Как написать объяснительную на работе в 2020 году

Ни один человек не застрахован от случайностей, в том числе и на работе. Нарушение дисциплины труда наказуемо, если отсутствует уважительная причина.

Как в 2020 году оформить объяснительную на работе? Несоблюдение трудовой дисциплины грозит работнику мерами дисциплинарного взыскания.

В некоторых случаях нарушение может стать причиной увольнения. При этом работник может повлиять на решение руководства, приведя уважительные причины допущенного нарушения. Как правильно в 2020 году написать объяснительную на работе?

Основные моменты

С любым работником может приключиться ситуация, когда он опоздает на работу, не сможет выполнить свои обязанности должным образом или будет вынужден прогулять рабочее время.

С позиции трудового права это будет признаваться нарушением трудовой дисциплины. Но при этом причины могут иметь как уважительный, так и неуважительный характер.

Исходя из объяснений сотрудника руководство примет решение относительно необходимости наказания работника.

Объяснить сложившуюся ситуацию работник должен в письменной форме. По общепринятым правилам составляется объяснительная записка.

Таковая может быть оправдательной или пояснительной. Объяснительная записка является официальным документом, и оформляться она должна надлежащим образом.

Основным назначением записки становится объяснение причин нарушения и возможность оправдания работника. Но изложить информацию нужно грамотно.

Что это такое

В законодательстве нет понятия «объяснительная записка». Однако упоминается «требование объяснений в письменном виде».

Речь идет о ситуациях, когда сотрудником совершены неправомерные действия либо по его вине нарушен производственный процесс.

Понятно, что сотрудник попытается пояснить обстоятельства в устной формы. Но такие пояснения в документообороте не применишь.

Таким образом, объяснительная записка это документ, в котором работник в письменной форме излагает причины, обусловившие нарушение трудовых норм.

То есть в ней просто излагается произошедший случай. Работник не делает никаких заявлений в объяснительной. Он не просит разобраться в сложившейся ситуации.

Этот факт отличает данную записку от прочих служебных документов, например, докладной или заявления. Объяснительная записка относится к документации информационного или справочного характера.

Согласно нормам ТК РФ работодатель перед вынесением решения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и наложением дисциплинарного взыскания обязан затребовать объяснение проступка в письменной форме.

Содержание объяснительной записки можно представить следующим образом:

1. Описание обстоятельств нарушения.
2. Оценка ситуации самим работником (прогул, опоздание, нарушение должностных обязанностей).
3. Причина допущения проступка.

Зачем это нужно

Потребоваться объяснительная записка может в разных ситуациях. Основанием для ее составления обычно становится распоряжение вышестоящего должностного лица.

Если сотрудник знает о свершенном нарушении, то инициировать подачу объяснительной он может и самостоятельно.

Главная задача документа – выяснить объективные обстоятельства допущенного нарушения в целях их оценки. Бланк объяснительной записки можно скачать здесь.

Исходя из содержания объяснительной, причина нарушения признается уважительной или неуважительной. И от этого зависит решение руководства и последующие действия в отношении нарушителя.

Важно! Работник вправе отказаться от составления объяснительной записки. Правовых последствий такой отказ не предусматривает, но может повлиять на решение руководителя.

Если сотрудник отказывается от объяснения, составляется соответствующий акт, с описанием ситуации и указанием на отказ и/или обоснование отказа.

На написание объяснительной записки работнику дается два дня с момента затребования руководством письменных объяснения.

После этого выносится решение о применении мер дисциплинарного воздействия, на основании записки или акта об отказе от письменного объяснения.

Правовая база

В соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить объяснительную записку работник должен до применения по отношению к нему мер дисциплинарного воздействия.

В течение двух дней с момента свершения/обнаружения нарушения работник дает объяснения или отказывается от предоставления объяснений.

При этом отсутствие объяснения не является основанием для того, чтобы избежать ответственности. В некоторых случаях предоставление объяснительной записки обязательно.

Например, об этом упоминается в ст.247 ТК РФ. Здесь указывается на необходимость письменного объяснения причины со стороны работника об образовавшемся ущербе для организации.

В основном же написание объяснительной записки это право, а не обязанность работника.

Согласно ст.193 и ст.246 ТК РФ отказ работника оформляется посредством акта. Для работника отказ становится отягчающим обстоятельством при принятии решения о наказании.

Как правильно написать объяснительную на работе

Для составления объяснительной записки используется лист формата А4. При этом стиль изложения должен быть приближен к деловому.

То есть четко излагается основная суть обстоятельств и приводятся исключительно обоснованные аргументы.

Никакие домыслы и предположения для данного документа неприемлемы. Только «сухое» изложение фактов.

К числу рекомендаций, полезных при оформлении объяснительной записки, можно отнести следующие советы:

Детали обстоятельств	Ставших причиной совершения правонарушения, излагаются подробно и последовательно
Работник должен оценить свои действия	С точки зрения их правомерности
Необходимо отметить признание	Или отрицание собственной вины
Желательно указать обстоятельства	Которые способствовали свершению нарушения
Рекомендуется выразить мнение	Относительно последствий проступка и согласие/несогласие с привлечением к ответственности

Спорным является пункт о необходимости оценки своих действий. Но если работник признает виновность деяния, то на это нужно указать. Можно одновременно с этим уточнить, что в будущем такого нарушения допущено не будет.

Почему возникает такая необходимость

Основанием для написания объяснительной записки становятся любые причины нарушения трудового законодательства.

При этом в одних случаях работодатель имеет право потребовать объяснений, а в других обязан получить объяснение или отказ от такового.

Обстоятельства, выступающие основанием для составления записки, могут отличаться, но сводятся они к таким нарушениям дисциплины, как:

Опоздание на работу	При этом в законе не указано, какие причины считаются уважительными. Решение принимается руководством
Неисполнение работником непосредственных трудовых обязанностей	Либо ненадлежащее исполнение, ставшее причиной негативных последствий для производственной деятельности предприятия
Отсутствие на рабочем месте	В рабочее время без уважительной причины и предварительного согласования с руководством
Получение сотрудником травмы на производстве	Обусловленное несоблюдением техники безопасности
Невыполнение работником поручения	Данного руководителем, если исполнение такого задания не относится к прямым обязанностям по должности
Присутствие на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения	Причем факт опьянения должен быть подтвержден медицинским заключением
Не предоставление непосредственному начальнику	Достоверной информации о состоянии вверенного оборудования

При этом существует два вида объяснительных записок:

• объясняющие поведение иных лиц;
• оправдывающие собственное поведение.

В отношении третьих лиц объяснения дается, если причиной нарушения стали действия посторонних лиц. В документе такого плана описывается ситуация, в которой субъект не участвовал.

Второй вариант записки предусмотрен для изложения обстоятельств нарушения трудовой дисциплины, допущенного по вине самого работника.

Видео: объяснительная

Нужно уточнить, что до разбора случившейся ситуации работник не может быть признан виновным, поскольку для российского законодательства характерна презумпция невиновности.

Поэтому объяснительную записку нужно составить так, чтобы адресат мог понять причину нарушения и суть ситуации, от чего зависит окончательный вердикт.

Как грамотно составить

Утвержденного образца для объяснительной записки не предусмотрено. Также отсутствуют единые требования к заполнению и содержанию. Но все же следует придерживаться общепринятых правил.

В частности примерная схема объяснительной записки выглядит так:

1. Кому адресована – должность и Ф.И.О. должностного лица.
2. От чьего имени полается документ – должность и Ф.И.О. работника.
3. Наименование акта – «Объяснительная записка».
4. Прилагаемые документы (при необходимости), подтверждающие указанные причины.
5. Подпись работника, дата составления документа.
6. Основное содержание

• суть обстоятельств нарушения
• последствия свершенного деяния
• причины, повлекшие проступок
• оценка работником своих действий
• признание/непризнание вины

Если нет вины

В случае отсутствия вины работника в свершенном нарушении должны указываться причины, которые позволяют доказать невиновность.

Например, сотрудник не смог выполнить свои обязанности надлежащим образом вследствие невозможности исполнения.

Здесь излагаются обстоятельства, ставшие причиной неисполнения:

• неисполнение обязанностей иными лицами;
• неисправность оборудования;
• ненадлежащее оснащение рабочего места и т.д.

В констатирующей части записки работник указывает, что виновным себя не признает, поскольку сложившиеся обстоятельства не давали возможности предотвратить нарушение.

Руководитель оценивает объективность указанных причин и оценивает, действительно ли вина работника отсутствовала.

За невыполнение работы

Аналогичным образом объясняется причина невыполнения работы. Указываются причины свершенного нарушения, но при этом работник может признать свою частичную или полную вину.

Например, сотрудник имел возможность выполнить работу, но не воспользовался ею. В любом случае следует детально изложить обстоятельства:

• суть неисполненной работы;
• причину невыполнения;
• обстоятельства, способствовавшие невыполнению;
• степень своей виновности в случившемся;
• оценку последствий с собственной точки зрения.

Если работник сможет доказать, что выполнить работу он не мог по вполне объективным причинам, то он сможет избежать мер дисциплинарного взыскания.

Но если виноват сотрудник, то он имеет возможность частично оправдаться в объяснительной записке.

За ошибку

Иногда нарушение, допущенное в работе, становится следствием невнимательности работника. К примеру, сотрудник проигнорировал ряд обязательных действий, указанных в должностной инструкции.

Или же работник неправильно оценил возможные последствия своих действий. В объяснительной записке отображаются не только причины нарушения, но и предпосылки, повлекшие наступление ситуации.

Также указываются обстоятельства, способствовавшие возникновению невнимательности к деталям работы. Как написать объяснительную по поводу ошибок в работе?

Перекладывать свою ответственность на коллег не рекомендуется, однако и признавать отсутствующую вину не следует.

Как пример, работник допустил ошибку при работе на новом оборудовании. Можно сослаться, конечно, на ненадлежащий инструктаж. Но лучше сослаться на отсутствие должного опыта.

За отгул

Не следует путать понятия «отгула» и «прогула». Отгул предоставляется руководством по просьбе работника или в качестве поощрительной меры.

Кроме того отличается прогул от временного отсутствия на рабочем месте. Определение «прогул» разъясняется в пп. «а» п.6 ст.81 ТК РФ.

Это отсутствие на работе в течение всего рабочего дня или более четырех часов подряд в течение одной рабочей смены.

Прогул без уважительной причины может стать поводом для расторжения трудового договора. Потому работник крайне заинтересован в том, чтобы подробно рассказать о невыходе на работу.

Уважительными, как правило, считаются:

• болезнь самого работника или близких родственников, подтвержденная медицинской справкой;
• смерть члена семьи;
• несчастный случай;
• авария;
• стихийное бедствие.

В любом случае уважительной причина признается только при наличии документального подтверждения.

За опоздание

В случае опоздания объяснительная записка потребуется, если ее запросит непосредственный руководитель. При разовом опоздании факт нарушения можно урегулировать устно, объяснив причину.

Но если работник опаздывает не впервые, следует знать, что систематические опоздания являются весомым поводом для расторжения трудового договора.

В объяснительной записке нужно указать, что факт опоздания действительно имел место, но поводом послужило уважительное обстоятельство. Если есть возможность, желательно представить подтверждающий документ.

Но в основном причины опоздания становятся случайностью, которая подтверждается только объяснением работника или свидетельским показаниями.

Потому решение полностью зависит от лояльности руководителя. Как правильно написать объяснительную на работе? 

Фото: объяснительная записка

Объяснительная записка подлежит регистрации в специальном журнале. Причем в соответствии с Постановлением № 587, такие документы хранятся в течение трех лет.

Если впоследствии вновь возникнут вопросы по поводу свершенного нарушения, записка работника подтвердит наличие или отсутствие его вины.

Как написать объяснительную на работе за прогул

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

• Для жителей Москвы и МО — +7 (495) 332-37-90
• Санкт-Петербург и Лен. область — +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Что делать, если вы не вышли на работу без справки, не предупредив начальника? В этом случае потребуется объяснительная с изложением ситуации. Как написать объяснительную за прогул, чтобы избежать неприятностей? Разберемся, как она составляется, какие основания для прогула будут уважительными, а какие нет. То есть, если работник, к примеру, пропустил два часа, потом явился, и в конце дня пропустил ещё три — это, конечно, всё равно может послужить поводом для разбирательства, но не в связи с прогулом. Однако если всё же случился прогул, то какие причины будут сочтены уважительными?

Регистрация Вход.

В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда работник не присутствовал на своем трудовом месте без основательных причин, не поставив в известность начальство. Дорогие читатели!

Как писать объяснительную на работе

Акция месяца 8 88 Объяснительная за прогул на работе — документ, на основании которого работодатель определяет степень вины сотрудника. Как и когда составляется объяснительная за прогул, расскажем в статье. Прогул — отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины в течение четырех часов подряд или всего рабочего дня п. Перерыв на обед не учитывается. Трудовой кодекс трактует прогул как нарушение работником обязательств, оговоренных правилами внутреннего распорядка или трудовым договором.

Доказанный факт такого нарушения не может оставаться без последствий, поскольку речь идет о несоблюдении трудовой дисциплины. Прогул является основанием для наложения дисциплинарного взыскания даже в виде увольнения по инициативе работодателя. Это всегда конфликтная ситуация, которая может завершится судебным разбирательством. Поэтому особенно важно, чтобы процедурные нюансы, оговоренные ТК РФ, были четко соблюдены.

В качестве подтверждения работник должен представить соответствующие документы: справку из медицинской организации, больничный лист, повестку в суд и пр. Объяснительная за прогул входит в пакет обязательных документов в любом случае, независимо от того, насколько уважительной была причина отсутствия работника.

Написать ее он должен в течение двух рабочих дней с момента получения запроса от работодателя. Работодатель до принятия решения о применении дисциплинарного взыскания должен истребовать у работника объяснительную за прогул. Эта обязанность предусмотрена ст. Работодатель должен учесть, что срок применения дисциплинарного взыскания ограничивается одним месяцем.

Поэтому за это время нужно не только получить объяснительную за прогул на работе, но и проанализировать причины проступка и действия работника, а также принять решение. Отсчет срока начинается с того дня, когда непосредственному руководителю стало известно о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Взыскание будет считаться незаконным, если работодатель не затребовал от сотрудника объяснительную за прогул. В случае, когда сотрудник так и не появился на работе, можно направить заказное письмо с уведомлением о вручении. Увольнение за прогул — самая строгая мера дисциплинарного взыскания, которую применяют за отсутствие сотрудника на работе. Как разобраться в сложных ситуациях по увольнению за прогул и не допустить восстановления сотрудника на работе, подскажет новая специальная подборка материалов от редакции Системы Кадры.

Когда у работника имеется уважительная причина, объясняющая его отсутствие на рабочем месте, писать объяснительную записку он, как правило, не отказывается. Объяснительная за прогулы без уважительной причины вызывает больше проблем. Когда по истечении двух рабочих дней документ сотрудник так и не предоставил, этот факт отразите в акте. При составлении акта должны присутствовать минимум два свидетеля ч.

Акт об отказе от представления объяснительной составьте в произвольной форме образец оформления. Смотреть пример. Если работник впервые допустил нарушение и не знает, как писать объяснительную за прогул, помогите ему правильно составить этот важный документ. Законом не предусмотрена его унифицированная форма. Универсальная объяснительная за прогул на работе, образец которой использовался бы во всех случаях, также не может быть разработана по понятным причинам.

Но есть общие требования, которыми руководствуются при составлении текста. Чтобы описание случившегося было последовательным и логичным, посоветуйте работнику заранее обдумать, что написать в объяснительной за прогул, восстановить ход событий.

Образец документа вы можете скачать в начале статьи. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем.

Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Все изменения в кадрах в этом году: как учесть в работе. О сайте Контакты Ввести код доступа. А еще Статьи Прогул. Объяснительная за прогул.

Темы: Прогул. В статье:. Объяснительная за прогул Если сотрудника нет на месте более 4-х часов. Спецподборка: увольняем за прогул. Совет от редакции сайта kdelo. Популярные материалы: План проверок ГИТ на год Что делать, если вы нарушили закон о персданных данных Роскомнадзор: проверки в году Изменения в трудовом законодательстве таблица Что делать, если вы нарушили трудовой договор Защита персональных данных: пошаговая инструкция ГПХ с иностранцем: скачать Как подготовить приказ об увольнении.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы относитесь к перекурам на работе? Они помогают отвлечься от рутины.

Я — против. Это вредно для здоровья и отнимает много времени. Мне все равно, я не курю. Категорически против. Почему одни работают, а другие отдыхают на перекурах. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Новости по теме. ВС: дистанционного работника нельзя уволить за прогул. Написал некорректное заявление об увольнении и не вышел на работу? Можно уволить за прогул. ВС: не выйти на работу сотрудник может и без разрешения работодателя.

Сотрудник вышел на работу после прогула, который длился 27 лет. Работодатель нарушил процедуру увольнения за прогул — суд восстановил работника. Статьи по теме. Вынужденный прогул: порядок оформления. Увольнение за прогул: пошаговая инструкция. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя. Работник длительное время не выходит на работу: выясняем причину. Сложные ситуации при увольнении за прогул.

Вопросы по теме. Как возместить расходы и уволить сотрудника, который начал прогуливать работу во время командировки? Если работник отсутствует на работе длительное время, можно его уволить текущей датой или все-таки надо увольнять его последним рабочим днем? Что считается прогулом и как правильно за него уволить? Как сделать отметку о прогуле в табеле учета рабочего времени?

Считается ли прогулом травма, полученная за границей и не оформленная должным образом? Получить демодоступ или сразу подписаться. Подписка Рекламодателям Контакты Обратная связь kd action-media. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью.

Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте.

Что написать в объяснительной за прогул?

Работодатели часто встречаются с сотрудниками, которые прогуливают свою работу. И каждый раз они задаются вопросами: по какой причине сотрудник прогулял работу и уважительная ли его причина? Как правило, с таких работников сразу должна взыскаться объяснительная записка. С юридической точки зрения, прогулом называют отсутствие работника на своем рабочем месте более четырех часов. Не стоит забывать, что данная выходка грозит увольнением, о котором также говорится в Трудовом Кодексе Российской Федерации. А объяснительной запиской юристы называют документ, в котором работник пишет и объясняет причины своей неявки на работу в случае с прогулом.

Объяснительная за прогул

Если сотрудник компании предприятия без уважительной причины отсутствовал на рабочем месте более 4 часов, это считается прогулом. По этому факту работодатель обязан взять с работника объяснительную, в которой последний разъясняет причины своего поступка. Объективно эти причины делятся только на два типа: уважительные и неуважительные. По факту отсутствия на рабочем месте более 4 часов сотрудник предприятия обязан написать объяснительную. Это письменное разъяснение того, что с ним случилось, причины поступка. Трудовое законодательство четко различает два вида причин, которые подразделяются на уважительные и неуважительные. В зависимости от того, какая из причин будет отражена в документе, написанном работником, зависит алгоритм последующих действий работодателя.

Как написать объяснительную записку о прогуле на работе

К сожалению, некоторые наши привычки с детства невозможно изменить. В том числе и те, которые связаны с риском. К примеру, любители прогуливать школу остались себе верны и очень часто задумываются о том, как бы прогулять работу за что обычно следует соответствующее наказание. Для того, чтобы ваш прогул не стал последним, можно написать объяснительную записку и изложить в ней душещипательную историю о том, как вы вот-вот уже собирались выходить на работу, но, к преогромнейшему сожалению, случилось непоправимое. Форма объяснительной записки произвольная, то есть составлять ее по всем правилам необязательно. Но для пущей убедительности, лучше придерживаться нескольких пунктов, которые обязательны в каждом объяснительном документе: дата, подпись, инициалы — они необходимы для того, чтобы все было составлено правильно. В самой объяснительной записке вы должны указать предполагаемую причину временного отсутствия. Разумеется, она должна быть логичной и, желательно, похожей на правду, так как это играет немаловажную роль в рассмотрении вашей кандидатуры на дальнейшем пребывании в компании. Если же суть данного случая является причастной к уважительным, вам никто не устроит выговор, и тем более не уволит.

Как написать объяснительную за прогул на работе

В жизни случается немало форс-мажорных обстоятельств, которые невозможно предугадать. По некоторым из них по неволе приходится пропускать один либо даже два дня работы. Как быть, если вы не вышли в свою смену, а справки подтверждающей недуг, у вас нет? Что написать в этом случае в объяснительной, чтобы вас не выгнали за прогул, и чтобы не иметь неприятностей на своем трудовом предприятии? Эти и другие вопросы обсудим далее в статье.

Акция месяца 8 88 Объяснительная за прогул на работе — документ, на основании которого работодатель определяет степень вины сотрудника.

Объяснительная по поводу опоздания на работу. Исправления в больничном листе работодателем.

.

.

.

.

.

Писать ли объяснительную если не виноват

В случае совершения служащим противоправных действий или любых нарушений трудового договора работодатель вправе затребовать письменное разъяснение ситуации. В этом случае составляется объяснительная записка. Однако, не все знают, как именно ее грамотно составить, что следует указывать и в какие сроки она должна быть написана.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что из себя представляет объяснительная записка?

Объяснительная записка является внутренним документом компании. Она служит для изложения определенных событий, характер которых носит неопределенный характер. Этот документ помогает осветить причинно-следственную связь в каком-либо деле, произошедшем на предприятии.

Как правило, последствия случившегося носят негативный характер. Чтобы определить степень вины всех участников события, работодатель (или любой начальник в компании) может затребовать написание объяснительной записки.

Составитель данного документа просто излагает суть произошедшего, не делая никаких выводов. Задача автора объяснительной осветить ситуацию со своей точки зрения, донести до руководства возможные причины, приведшие к негативным последствиям.

Не стоит путать объяснительную записку с пояснительной. Последняя пишется в качестве приложения к какому-либо проекту, когда нужно дать более детальную характеристику одному из документов. Объяснительная же записка часто носит форму оправдательного характера. Ее написание руководство может затребовать в случае какой-либо провинности работника.

В каких случаях пишется?

Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель имеет право возложить на работника дисциплинарное взыскание за какой-либо проступок. В качестве наказания сотрудник может получить замечание, выговор или же быть уволен.

Чтобы мера наказания носила справедливый характер, работодатель обязан разобраться в произошедшем и понять причины, приведшие к нежелательным последствиям. Именно для этого и составляется письменное разъяснение работником, виновном в сложившихся обстоятельствах.

Зачем нужна объяснительная записка читайте у нас в
статье.

Обстоятельствами, приведшими к нарушению трудовой дисциплины, могут являться следующие ситуации:

• опоздание на работу,
• прогул,
• невыполнение плана продаж,
• нарушение правил безопасности на рабочем месте,
• невыполнение своих обязанностей, поручения руководителя, что повлекло за собой негативные последствия,
• нахождение на рабочем месте под влиянием алкоголя или наркотиков,
• сокрытие какой-либо информации,
• халатное поведение на производстве, повлекшее за собой травмы других сотрудников или какие-либо нарушения в работе,
• указание неверных данных в деловых документах,
• потеря или повреждение корпоративного имущества,
• растрата вверенных средств предприятия.

Причины, повлекшие за собой не желательные последствия, могут быть как уважительные, так и нет. Работодатель самостоятельно решает, насколько сильно виновен сотрудник в случившемся и какую меру наказания к нему применить.

Сроки написания

Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.

При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.

На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня. Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.

На чье имя адресовать?

В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.

Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании.

Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.

Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт, в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.

Порядок оформления и содержание текста

Единая форма написания данного документа не утверждена законом, поэтому в компаниях используются внутренние бланки. Если говорить о том, стоит ли оформить от руки или на компьютере, то оба варианта будут верными. Однако, некоторые работодатели требуют именно рукописное свидетельство произошедшего от своих сотрудников.

Это связано с тем, что в случае попадания дела в суд, невозможно будет оспорить авторство записки. Если же она будет составлена на компьютере, то по одной подписи графологической экспертизе будет либо сложно, либо и вовсе невозможно определить подлинность документа. В этом случае работник может оспорить текст, заявив, что подписал его по принуждению.

Во избежание подобных трудовых споров в напечатанном тексте от руки желательно указывать:

• полные имя, фамилию и отчество,
• личную подпись,
• название должности сотрудника.

Как вся деловая переписка, записка имеет некоторые обязательные стандарты оформления. Структура документа может выглядеть следующим образом:

Текст располагается в правом верхнем углу документа. Сначала указывается наименование адресата, т.е. должность, а в следующие строке – фамилия, имя и отчество человека полностью. В третьей строке пишется наименование составителя (должность), а в четвертой – его фамилия, имя и отчество полностью. При этом предлог «от» по правилам делового письма можно упустить.

В данном случае ставится «Объяснительная записка». Если текст был набран на компьютере, то название пишется полностью заглавными буквами без точки в конце. Если текст написан от руки, то заголовок начинается с заглавной буквы и продолжается строчными. Точка в конце не ставится. Располагается название в центре листа сразу же под шапкой.

Здесь виновник событий описывает все произошедшее от первого лица. Нет никаких ограничений или правил, как именно должен быть составлен текст. Однако, следует помнить, что это деловой документ, поэтому важно придерживаться корректности в формулировках, избегать любой разговорной лексики, обвинений и бездоказательных утверждений.

События важно изложить максимально точно. Если вина служащего очевидна, то ни в коем случае не следует ее отрицать и каким-либо образом себя выгораживать.

При составлении объяснительной работник может приложить любые другие документы, свидетельствующие о его невиновности. Например, при опоздании на работу можно предоставить распечатанную схему опоздания движения поездов или новости с городского портала о перебоях движения общественного транспорта.

Если в потере имущества виновен не сотрудник, а имело место быть кража, то любые показания свидетелей или заявление в полицию также должны быть предъявлены.

Даже самую обычную ссору между коллегами можно представить в выгодном для виновника свете, если удастся собрать какие-либо доказательства правомерности его поступков (письменные или устные).

Дата ставится в левом нижнем углу документа, а напротив справа ставится подпись. Под личным автографом располагается расшифровка.

Важно проследить, чтобы записка была принята под роспись с указанием даты и должности сотрудника, кто ее получил.

Если работник будет не согласен с решением руководства, он может оспорить его действия в следующих инстанция:

Либо внутри предприятия созвать комиссию по трудовым спорам и рассмотреть дело. В сложных ситуациях работнику необходимо предоставить все документы, а самое главное, аргументированно представить в письменном виде данные в свое оправдание.

Примеры

В реальной жизни редко случаются экстраординарные ситуации. Наиболее частой причиной написания оправданий в свой адрес на работе являются семейные обстоятельства.

Образец объяснительной записки по семейным обстоятельствам скачивайте здесь.

Очень часто написание объяснительной записки вызывает затруднение. Никому не хочется получить дисциплинарное взыскание и открыто признавать свою вину или же доказывать свою непричастность.

Какие бы ни были причины, важно правдиво описать свою точку зрения. В связи с тем, что шапка и заголовок носят неизменный характер, приводим различные примеры изложения событий самого текста объяснительной:

Если служащий отказывается назвать причину своего проступка, он может обратиться к руководству с просьбой отнестись к его ситуации с пониманием в виду его предыдущих заслуг:

«9 марта 2015 года я опоздала на работу на 1 час по личным причинам, которые не могу озвучить. Я прошу вас учесть, что за 5 лет службы я никогда не опаздывала более, чем на 10-15 минут, свою работу всегда выполняю исправно и уже второй год являюсь лучшим продавцом по результатам года».

Сотрудник может иметь собственное мнение касательно произошедших событий. Важно его донести до руководства:

«Начальник группы Яковенко В.М. дал мне задание составить план продаж на январь 2016 года. В связи с тем, что составление планов не входит в мои непосредственные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором от 10.05.2004 года, я от данного задания отказался.
Вместо этого я выполнял свои непосредственные обязанности, а именно уехал на встречу с ключевым клиентом ИП Антонюк, в ходе которой заключил с ним договор о пролонгации наших услуг на следующий календарный год».

Может так случится, что сотруднику помешали выполнить свои трудовые обязанности третьи лица. Пример разъяснения о невыполнении плана может выглядеть так:

«Я, Макаров Андрей Николаевич, хочу донести до сведения руководства, что невыполнение плана связано в том числе с банкротством нашего ключевого клиента ООО «Оазис».
Данная компания серьезно повлияла на распространение негативных слухов о нашей фирме в ведущих СМИ города, распространяя информацию, что мы не смогли оказать им вовремя юридические услуги.
В связи с этим от услуг нашей компании отказались несколько клиентов, которые находились в моей юрисдикции, а также новые клиенты не желают подписывать с нами договора. Прошу вас опровергнуть слухи о нашей не компетенции и халатном отношении к клиентам».

Когда и как составляется акт об отказе писать объяснительную записку?

Согласно законодательству, прежде, чем вынести сотруднику дисциплинарное взыскание, руководитель обязан запросить у него объяснение сложившийся ситуации.

Если же работник по каким-либо причинам отказался написать объяснительную записку, то с целью соблюдения закона должен быть составлен акт об отказе. Данный документ составляет специально собранная комиссия.

В ее состав могут входить служащие данной компании. Количество человек, входящих в комиссию, не должно быть менее трех. Это может быть руководитель фирмы и ее работники.

Акт является также внутренним документом, поэтому каких-либо закрепленных в законодательстве форм не существует. Как и все деловые документы, акт составляется в соответствии с внутренним регламентом компании, либо в произвольной форме с соблюдением правил деловой переписки.

Образец акта об отказе написать записку вы найдете здесь.

Многие боятся писать объяснительные записки, даже если совершенно не виноваты в ситуации. Этого не стоит делать. Важно подойти к написанию этого документа со всей ответственностью, т.к. в последствии события могут принять совершенно неожиданный оборот.

А вот документально закрепленные факты написания объяснительной помогут грамотно разрешить любые сложные ситуации как работодателю, так и сотруднику. Тем более, что чаще всего этот документ помогает сотруднику избежать не желательного наказания.

Посмотрите видео и возможно вы узнаете еще что-нибудь интересное по этой теме:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Как правильно написать объяснительную при ДТП ( примеры объяснительных)

23 сентября 2019 года в 17:05 я ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ, управляя автомобилем шевроле-ланос г.н. Н432СР99, двигался по ул. Декабристов, со скоростью 40 км/ч (т.е. не превышал и учитывал дорожные и метеорологические условия), дорога была сухой. Из двора, между домов 23 и 25, не предоставив мне преимущество, выехал водитель ПЕТРОВ ПЕТР ПЕТРОВИЧ на автомобиле ВАЗ 21093 г.н. Н234СР99. Я не мог предотвратить столкновение, так как дистанция между автомобилей не позволяла остановиться. Не меняя своей полосы, как только я увидел опасность для движения, я применил экстренное торможение, но столкновения избежать не удалось. Виновным в ДТП себя не считаю, правил дорожного движения я не нарушал.

Однозначных советов тут нет и желательно до того как писать объяснительную посоветоваться с юристом. Очевидно что прямо на месте ДТП сделать это не получиться поэтому вы в праве отказатьс от дачи объяснений ссылаясь на ст 51 корнституции РФ. Соответвенно ваша объяснительная по ДТП в этом случае должна быть написана примерно вот так:

Как правильно написать объяснительную если не виноват

Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.
И все эти причины, безусловно, имеют право котироваться как в высшей степени уважительные. В глазах самого провинившегося сотрудника. В то время как работодатель, каким бы чутким и лояльным он ни был, имеет полное право на диаметрально противоположное мнение, а также на реализацию этого права в виде малоприятных для работника штрафных санкций или даже его увольнения. Что же делать? В данной ситуации, пожалуй, лучшим выходом станет написание объяснительной записки. Но как ее писать правильно? Законодательно закрепленного для объяснительной записки образца, увы, нет, но общие правила ее составления все же существуют. Они носят скорее рекомендательный, нежели директивный, характер, однако составленная в соответствии с ними объяснительная имеет больше шансов стать «спасательным кругом» для нерадивого сотрудника, нежели «утопить» его окончательно.

А также объяснительная дает пояснения любых сложившихся ситуаций на работе с неоднозначным на первый взгляд толкованием причин, приведших к некому (не совсем ожидаемому для руководства) результату. Образцы таких ситуаций можно посмотреть в комментариях после статьи. Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.).

Как составить объяснительную

Объяснительная записка любой формы и содержания служит средством для информирования руководителя о сути какого-то события. Причем, все произошедшее будет в ней описано именно с точки зрения составителя. Иногда функцией объяснительной записки бывает пояснение другого документа (отчета, проекта, работы). В таком случае она составляется в произвольной форме, излагается понятным языком и прилагается к основному документу. Но в большинстве случаев объяснительную требуют от подчиненного, допустившего нарушение трудовой дисциплины или не выполнившего свои обязанности. В такой ситуации очень важно написать объяснительную правильно. Старайтесь придерживаться таких правил.

Если кроме вас задействован еще кто-то из сотрудников, будьте объективным в описании этого факта. Не перекладывайте вину на других, если вы виноваты тоже, и не пытайтесь свести личные счеты: таких поступков коллектив не прощает. Излагайте факты максимально сдержанно, сухо, как-бы со стороны.

Как писать объяснительные грамотно

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера — выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Объяснительная по факту выявленных нарушений

С ситуациями, когда приходится в письменном виде предоставлять объяснения по поводу той или иной ошибки, допущенной в рабочем процессе, сталкивается практически каждый работающий человек. Обычно такую пояснительную записку начальство просит предоставить в том случае, когда осуществленное нарушение значительно – т.е. произошло нарушение трудовых или же должностных обязанностей, и необходимо удержать из заработной платы сотрудника дисциплинарное взыскание. И тогда у «нарушителя» возникает вопрос как правильно написать объяснительную по поводу ошибок в работе чтобы не вызвать еще больший гнев вышестоящего руководства.

Лучше составлять вышеуказанный документ на компьютере, а затем после сверки распечатать, подписать и предоставить руководству. Это необходимо для того, чтобы сохранить секрет о том, как вы волновались при написании записки. Если документ будет составляться вручную, директором предприятия может быть разоблачено ваше излишнее волнение, которое стопроцентно отобразится на почерке (кривые буквы, неровность при написании текста в строке и т.д.), что тоже может отобразиться на том, как вас накажут – штрафом или лишь выговором.

Как написать объяснительную на работе

Одной из распространенных мер наказания работника и, в тоже время, эффективным способом разобраться в сложной ситуации для руководства является требование написать объяснительную по поводу опоздания на работу, прогула либо другого проступка.Конечно, неприятно оказаться в такой ситуации. Но если сотрудник на самом деле не виноват, он с большой долей вероятности сумеет это доказать в объяснительной. К примеру, сотрудник пришел на работу с опозданием потому, что у него заболел ребенок и нужно было срочно вызывать ему врача и везти в больницу. Затем пришлось покупать лекарства для больного ребенка, поэтому на работу он явился на два часа позже. Как писать объяснительную на работу в этом случае?

Аккуратно написанная объяснительная произведет благоприятное впечатление на шефа и немного смягчит его настрой.Классический вариант объяснительной подразумевает использование официально-делового стиля речи, беспристрастного изложения случившегося и соблюдения правил орфографии и пунктуации. Нужно позаботиться и о соответствии содержания текста форме, так как указание слишком фантастичных причин и обстоятельств случившегося вроде «я опоздал на работу по причине того, что меня похитил марсиане» неминуемо настроит босса против выдумщика.

Как писать объяснительную на работу — правила написания

Цель составления записки: прояснение сложившейся ситуации главным лицом. Он может быть виновным или не виновным. Она составляется для проведения внутреннего разбирательства. Выявить причины и прийти к нахождению виновного или, наоборот, его оправдания.

Я, Звенцова Оксана Константиновна, опоздала 25.06.14 на работу на 3 ч. Утром, спускаясь по лестнице из квартиры многоэтажного дома, стала свидетелем драки. Подъехавшие полицейские в принудительной форме попросили стать свидетелем происшествия. С ними проехала в полицейский участок №3, по улице Ромашкина, д.1. Составление протокола заняло 2,5ч. После этого я отправилась на работу. О своем опоздании был предупрежден заместитель директора Иванов Олег Викторович. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Нарушение дисциплины на рабочем месте: пишем объяснительную

Работников трудовое законодательство наделяет правом отказаться от написания объяснительной, но при этом у руководителей остаётся право назначить дисциплинарное наказание без всяких пояснений со стороны сотрудника. Так что в отдельных случаях написать внятное объяснение своих поступков будет в интересах самого работника.

Любая объяснительная записка является деловым документом внутреннего (локального) типа, находящимся во внутреннем обращении предприятия, организации или учреждения. Такой документ содержит пояснение тех или иных действий работника (проясняет причинно-следственные связи), по факту приведших к дисциплинарному проступку.

Как правильно написать объяснительную записку (образец)

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника. В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства.

1. В правом верхнем углу укажите имя руководителя или иного должностного лица, которому вы подаете объяснение. Например: «Директору ООО «Ромашка» Булочкину Василию Леонидовичу».
2. Ниже, под адресатом, указываете свое имя и должность: «от старшего инженера Сидорова Петра Ивановича».
3. По центру указываете наименование документа: «Объяснительная».
4. В основной части вашей объяснительной записки идет изложение конкретных фактов, которые привели к ситуации, требующей разъяснений. Вот пример объяснительной: «09.01.2019 я не вышел на работу в связи с тем, что у меня дома прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную службу, я принимал меры к тому, чтобы остановить поток воды, а также минимизировать ущерб. По неизвестным мне причинам аварийная служба прибыла на объект только через 4 часа после звонка, то есть в 12:00. Ремонтная бригада перекрыла водоснабжение и приступила к ремонтным работам в 12:30. В связи с тем что порыв был сильным, общая продолжительность работ заняла 3,5 часа, то есть закончились они только в 16:00. Все это время я не мог покинуть квартиру ввиду того, что живу один, и обеспечить доступ работников в квартиру больше было не кому. Ремонтная бригада собрала оборудование и уехала только в 16:30. Ввиду того что рабочий день заканчивается в 17:00, я принял решение не выходить на работу в этот день. Позвонить и сообщить о случившемся я не мог, так как в связи с прошедшими снегопадами произошел порыв на линиях связи, и стационарный телефон не работал, а мобильного телефона я не имею. К объяснительной прилагаю справку, подтверждающую факт произошедшей аварии и проведения ремонтных работ».
5. В самом конце объяснительной записки об опоздании на работу проставляете дату подачи документа и свою личную подпись: «09.01.2019, Сидоров П. И.».

Объяснительная записка: как написать, образец

Следовательно, можно сделать вывод, что написание объяснительной записки – это в первую очередь, хорошая возможность для самого работника избежать или смягчить ответственность, в случае уверенности в своей невиновности. И от того, насколько грамотно составлена объяснительная, будет зависеть поведение работодателя.

Я, Сбруев Кондрат Рашидович, отсутствовал на рабочем месте 17.01.2019 года в связи со следующими обстоятельствами.
Согласно моей должностной инструкции, моим непосредственным руководителем является руководитель филиала ООО «Илита» Семенов К.К. Согласно должностной инструкции, я, как работник, обязан исполнять поручения руководителя филиала.
17.01.2019 года руководителем филиала Семеновым К.К. мне было дано поручение осуществить выезд в командировку в город Урюпинск, в связи с чем я отсутствовал на рабочем месте.

Как написать Объяснительную.

«Объяснительная» или Письменные объяснения – документ, который работник может предоставить работодателю, в случае если он подозревается в совершении некого проступка. Требование работодателя о предоставлении письменных объяснений (объяснительной) говорит о запуске в отношении вас процедуры дисциплинарного взыскания, установленной ст. 193 ТК РФ. В дальнейшем вам может быть вынесено Замечание или Выговор. При наличии 2 дисциплинарных взысканий, после 3 нарушения вы можете быть уволены по п.5 ст. 81 ТК РФ (виновные действия). Необходимо, отметить, что данная статья массово используется работодателями, когда надо «убрать» неугодного сотрудника, подробней об этом можно почитать здесь.

От содержания ваших объяснений в 90% случаев зависят последствия. Этот момент настолько важен, что, например, у нас в профсоюзе, все письменные объяснения членов профсоюза готовятся только юристами профсоюза. Поэтому, если вас просят написать объяснения, первое что вы должны сделать — связаться с профсоюзным представителем и получить юридическую консультацию по поводу ваших дальнейших действий.

Предоставление письменного объяснения это право работника, а не обязанность.

Вас не могут наказать за отказ предоставить объяснения, в виду того, что отказ от свидетельствования против себя это ваше конституционное право. В таком случае работодатель может составить акт об отказе дать письменные объяснения. Расписываться в указанном акте вы тоже не обязаны. Иногда лучше не писать ничего, чем написать то, что потом будет использовано против вас.

Давайте объяснения только на основании письменного распоряжения работодателя. Вам, под роспись, должен быть вручен приказ (распоряжение, требование) в котором описан некий предполагаемый факт нарушения которое вам вменяется и прямое требование дать объяснения. На документе должна стоять подпись директора. Если вам не выдан на руки подобный документ — предоставлять письменные объяснения не нужно. На любые устные требования дать объяснения, отвечайте: «пожалуйста, изложите письменно, что именно я должен объяснить и я напишу ответ».

Не торопитесь, что-либо писать, даже если работодатель настаивает.

Согласно ст. 193 ТК РФ вам на это дается 2 ваших рабочих дня. При этом дни считаются целиком. Например, если вы работаете 2 через 2, и смены приходят на понедельник, вторник, пятницу и субботу, то, получив требование о даче объяснений во вторник, вы должны их будете дать до конца своей смены в субботу. У вас будет достаточно времени, чтобы проконсультироваться с представителем профсоюза или иным юристом.

Желательно, чтобы объяснения были напечатаны, особенно если у вас не каллиграфический почерк. Не важно, как вы назовете свое послание: «объяснительная», «служебная записка» или «письмо» — суть от этого не изменится. Адресовывать объяснения необходимо тому лицу, которое у вас письменно эти объяснения запросило Приказом (распоряжением). Соблюдайте деловую этику, придерживайтесь уважительного тона, вы же не хотите в последующем, в случае обжалования, выглядеть в глазах Судьи нарушителем и хамом.

Объяснения необходимо распечатать в 2 экземплярах. Первый подается работодателю, на втором ставится отметка работодателя о получении. О том, как правильно вести переписку с работодателем, подробно изложено в другой нашей статье.

Ни в коем случае не стоит оправдываться и признавать свою вину.

Разбираться в ситуации, оценивать обстоятельства, выявлять виновных будет Работодатель. Помните, подобные запросы имеют одну цель — «накопать на выговор». Не нужно облегчать менеджменту задачу, давая признательные показания. Если дело дойдет до Суда, то обязанность доказывания вашей вины будет возложено на Работодателя. Ограничитесь сухими формулировками: «такого то числа выполнял работу в строгом соответствии со своими трудовыми функциями», «Пришел на работу во время» или «по существу вопроса сообщить ничего не имею». В идеале, письменные объяснения должны готовиться профессиональным юристом.

Помните, что в случае вынесения вам дисциплинарного взыскания Вы имеете право обжаловать его в Суде. В таком случае Профсоюзом вам бесплатно будет предоставлен юрист.

Желаю Вам безопасной и высокооплачиваемой работы

Объяснительная за прогул — правила составления

В жизни случается немало форс-мажорных обстоятельств, которые невозможно предугадать. По некоторым из них по неволе приходится пропускать один либо даже два дня работы. Как быть, если вы не вышли в свою смену, а справки подтверждающей недуг, у вас нет? Что написать в этом случае в объяснительной, чтобы вас не выгнали за прогул, и чтобы не иметь неприятностей на своем трудовом предприятии? Эти и другие вопросы обсудим далее в статье.

Как правильно написать объяснительную за прогул на работе?

Каждый трудоустроенный гражданин должен знать, что прогул является весовым аргументом для увольнения его с занимаемой должности. В соответствии с законом, прогулом можно считать пропуск рабочей смены либо выход на нее с четырехчасовой и более задержкой. При этом не имея документа из медицинского учреждения подтверждающего факт болезни. Однако, законодательство допускает отсутствие на работе по другой, не связанной с недугом, уважительной причине. Данную причину работник должен в лаконичной форме изложить в таком административным документе, как объяснительная. О том, как ее правильно написать, вы узнаете далее.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Можно ли уволить за прогул без объяснительной?

Трудовое законодательство России допускает возможность пропуска рабочей смены по уважительной причине. Однако при этом закон не дает точных указаний, какие именно обстоятельства можно считать уважительными и какие влекут за собой увольнение. В любом случае, если произошел такой эпизод, сотруднику необходимо написать объяснительную на имя руководителя своего предприятия с указанием причины пропуска рабочего дня. При этом составление данного документа вовсе не является обязательным условием, но служит смягчающим обстоятельством для вынесения решения по вопросу о дальнейшем пребывании такого работника на предприятии.

Итак, имеет ли право работодатель уволить своего сотрудника по причине прогула без пояснительной записки? Да, такое право у руководителя организации есть. Поэтому, чтобы на практике не допустить такой ситуации, связанной с потерей работы, гражданин должен продумать, как правильно составить объяснительный акт в оправдание пропуска своей смены. О том, какие весомые аргументы можно привести начальнику организации в объяснительной обсудим далее.

Законные основания для прогула

Административная трудовая практика организаций и предприятий содержит немало примеров объяснительных актов, поданных работниками в оправдание своих прогулов. При этом есть и довольно комичные аргументы, которые, тем не менее, руководством были засчитаны, как смягчающие пропуск обстоятельства. Примеры таких причин прогулов в объяснительных из практики:

• Затопил соседей и предпринимал меры по ликвидации последствий;
• Был закрыт женой дома и не смог выйти по причине отсутствия ключа;
• Принимал роды у кошки;
• Опоздал на единственный автобус и добирался на работу пешком;
• Был втянут в драку, в результате чего оказался в полиции;
• Стал свидетелем аварии и давал соответствующие показания инспектору;
• Был на митинге в поддержку Путина;
• Муж не отпустил на работу по причине приступа ревности.

Серьезными же основаниями для пропуска работы считаются:

• По семейным обстоятельствам — отвозил жену в роддом, сидел с заболевшим ребенком;
• Подготовка к экзаменам — в учебное заведение, в автошколу;
• Вызов в суд — в качестве свидетеля правонарушения, по делу о разводе либо разделе имущества;
• Встреча родственников, друзей, невесты — на вокзале, в аэропорту;
• Болезненное состояние — сильная зубная либо головная боль, желудочные колики.

Существуют и другие причины, которые могут служить весомыми основаниями для пропуска работы и будут учтены руководством предприятия. К примеру, труженик, направляясь на смену, увидел тонущего в реке человека и бросился его спасать. В любом случае в записке следует указать правдивое обстоятельство, которое имело место быть. Поскольку ваш начальник вполне может захотеть проверить, правду вы ему сказали или нет и тогда недостоверные сведения сыграют не в вашу пользу.

Образец объяснительной записки о прогуле на работе

Пояснительная записка о прогуле является важным административным актом, поэтому ее необходимо уметь правильно составлять. Несмотря на то что документ пишется в произвольной форме, во избежание увольнения, некоторые требования к нему все же следует учитывать. Объяснительная имеет следующую структуру:

• В верхнем правом углу указывается наименование организации и ФИО ее руководителя;
• По центру документа пишется слово «Объяснительная»;
• Далее в краткой форме излагается причина отсутствия на работе и указывается точная дата пропуска;
• В конце проставляется текущие число, месяц и год и ставится подпись составителя.

Скачать образец объяснительной записки о прогуле на работе

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Как писать отличные процедурные тексты

ЧТО ТАКОЕ ПРОЦЕДУРНЫЙ ТЕКСТ?

Процедурный текст инструктирует вашу аудиторию о том, как выполнить конкретную задачу. Как правило, это делится на две категории: как что-то сделать и как что-то сделать.

Цель процедурного текста — предоставить упорядоченную информацию или указания, чтобы люди могли успешно выполнять действия безопасным, эффективным и подходящим способом.

Вы можете столкнуться с процедурным письмом, также называемым ОПРОС АНАЛИЗА ПРОЦЕССА , в некоторых частях мира.Этот заголовок дает студентам лучшее понимание их цели анализа процесса и записи его в виде простой ПРОЦЕДУРЫ , которой должен следовать читатель.

В СОЕДИНЕННЫХ ШТАТАХ И ДРУГИХ СТРАНАХ ПРОЦЕДУРНАЯ ПИСЬМЕНА ТАКЖЕ НАЗЫВАЕТСЯ КАК ЭССЕ АНАЛИЗА ПРОЦЕССА.

Рецепты и научные эксперименты — обычные примеры процедурных текстов. В них используются заголовки и подзаголовки, которые можно структурировать следующим образом.

Некоторые распространенные формы процедурных текстов.

• Маршрут — Как добраться? Очень конкретные инструкции, включая названия и названия мест. Требуется формальный язык, и добавление карты облегчит понимание ваших инструкций.
• Инструкции — Как мне что-то сделать? Ваш язык должен соответствовать потребностям вашей аудитории, и вам может потребоваться включить диаграмму, если вам нужно заполнить сложные элементы.
• Рецепты — Как приготовить что-нибудь? Рецепты — это универсальный текст.Публика очень четко ожидает, поэтому никогда не отклоняйтесь от сути. Важны ингредиенты, метод и несколько визуальных эффектов.
• Правила игр — Как в это играть? Осознавайте свою аудиторию и пишите на понятном для них стиле и на языке. Вам почти гарантированно потребуются наглядные материалы в этом стиле письма.
• Руководства — Как с этим работать? Есть ли какие-либо предупреждения, о которых мне нужно знать, прежде чем продолжить? Будьте очень конкретны в своих объяснениях.
• Повестки дня — Чем мы занимаемся? Когда мы это делаем? Кто ответственный?

Очевидно, что хорошее владение этим типом письма имеет множество возможных практических применений для наших студентов. К счастью для такого важного жанра, процедурные тексты — один из тех жанров, которые легче преподавать и для успешного производства в студенчестве.

Как сравнительно простой жанр документальной литературы, процедурные тексты во многих их формах часто легче понять тем учащимся, которые не обладают естественной склонностью к письму, чем некоторые из более творческих жанров письма.Изучение ряда критериев гарантирует, что даже более слабые студенты смогут создавать последовательные и успешные процедурные тексты.

ПРОЦЕДУРНЫЕ И ПОЯСНИТЕЛЬНЫЕ ТЕКСТЫ — В ЧЕМ РАЗНИЦА?

Текст объяснения похож на процедурный текст, и его часто можно спутать, однако процедурный текст объясняет, как и почему стоит процесс, такой как

• Что вызывает цунами?
• Почему исчезают наши тропические леса?
• Процесс производства алюминия.

Процедура обычно инструктирует аудиторию, как что-то приготовить или сделать, например рецепт. Хотя у них есть сходство, это две очень разные письменные задачи.

Прочтите наше руководство по , как написать здесь текст объяснения .

ПОЛНЫЙ БЛОК НА ПРОЦЕДУРНЫХ ТЕКСТАХ

Этот ОГРОМНЫЙ ПАКЕТ предлагает 97 СТРАНИЦ практических, печатных и цифровых медиаресурсов. Ваши ученики будут иметь НАПИСАНИЕ процедур с СТРУКТУРА, ПРОВЕРКА И ЗНАНИЯ , как никогда раньше.

• Краткое руководство для учеников класса или самостоятельного обучения .
• Понимание четырех столпов всех процедур
• Структура и особенности эффективных процедур
• Более 20 Процедурных действий . (Как независимые, так и групповые задачи
• Несколько шаблонов и графические организаторы

• образцовых методических образцов.
• Видео и визуальные процедуры письменные подсказки
• Процедурные Контрольные списки для написания
• Оценка Рубрики
• Плакаты для процедурных классов ПЛЮС МНОГОЕ ДРУГОЕ.

ПРОЦЕДУРНЫЙ ТЕКСТ СТРУКТУРА

ЗАГОЛОВКИ Заголовки указывают цель или цель вашей процедуры.

РАЗДЕЛЫ Держите все в порядке и порядке.

ПОДЗАГОЛОВКИ Подзаголовки, такие как материалы, что делать дальше, предупреждения указывают этапы процедуры.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ Все организовано в той последовательности, в которой должно происходить, и каждый новый шаг должен начинаться с новой строки.

ПРОЦЕДУРНЫЕ ТЕКСТОВЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ

СЛОВАРЬ Используйте технические и специальные термины в процедурном тексте. Не говори глупостей.

НАПРЯЖЕНИЕ Всегда пишите в вневременном настоящем времени

FLOW Используйте связки и союзы, относящиеся ко времени, чтобы указать хронологический порядок действий.

ПОДРОБНОСТИ Детали важны для процедуры. Предполагайте очень мало.

VISUALS Значительное улучшение процедурного текста и усиление технических инструкций. Карты, схемы и фотографии необходимы.

ЧЕТЫРЕ ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТОВ ПРОЦЕДУРНОГО ТЕКСТА

Давайте взглянем на четыре основных раздела, которые образуют процедурный текст, чтобы наши студенты получили широкий обзор. Затем мы можем более внимательно рассмотреть некоторые из более мелких деталей.

1. Цель / цель

Этот компонент обращается к , что штуки. Это будет относиться к тому, что нужно сделать или сделать. Очень часто это также обеспечивает заголовок самого текста. Часто это будет выражено в форме предложения «как сделать» или названия того, что нужно сделать само собой. С более техническими процедурными текстами заголовки могут быть более общими и стандартизированными, например, просто Руководство по эксплуатации или Руководство пользователя или в его самой простой форме, Инструкции .

Чтобы помочь вашим ученикам понять важность заголовка и его связь с целью текста, предоставьте им набор процедурных текстов с удаленными заголовками. В группах предложите им провести мозговой штурм для различных заголовков текста. Когда они будут закончены, покажите исходное название текста и сравните его с предложениями, внесенными группой. Вскоре они начнут видеть, как паттерн развивается, и это поможет им, когда они придут создавать и называть свои собственные процедурные тексты.

2. Ресурсы

Обычно составляется в виде списка, этот компонент также может иметь название Материалы , Оборудование , Ингредиенты , Необходимые предметы и т. Д. И довольно понятны. Этот компонент содержит список вещей, необходимых для выполнения процедуры, описанной в тексте. Что касается рецепта, это, очевидно, будет включать такие вещи, как ингредиенты, но также может включать такие вещи, как приборы и инструменты, необходимые для выполнения этого рецепта до конца.Для плоской мебели, например, таких предметов, как отвертка, гаечный ключ, клей образует эту секцию. Процедурные тексты научного эксперимента будут включать такие устройства, как горелки Бунзена, пробирки, лакмусовая бумага и т. Д. Независимо от конкретной цели рассматриваемого текста ресурсы, перечисленные в этом разделе, обычно будут представлены в том порядке, в котором они будут использоваться, насколько это возможно. насколько это актуально или возможно.

3. Ступеньки

Это суть процедурного текста, поскольку в нем поэтапно излагается методология, которой необходимо следовать в самой процедуре.Опять же, название этого раздела процедурного текста может варьироваться в зависимости от конкретного типа написания. Более длинные руководства пользователя и инструкции будут содержать сложный и обширный список шагов, которые необходимо выполнить, в которых будут использоваться субтитры и подразделы для объяснения микропроцессов в рамках описываемой более широкой процедуры. Более простые тексты, такие как рецепты, будут иметь гораздо менее сложную структуру. Важно побудить студентов очень логично мыслить о процессе, который они пытаются изложить в своих письмах.Слишком часто студенты пишут себя в углы, пытаясь описать сложные процедуры, борясь с техническими трудностями построения грамматически правильных предложений. Хорошее практическое правило для студентов-писателей — использовать много коротких и простых предложений при написании сложных идей. Мы поговорим об этом аспекте более подробно, когда обсудим особенности языка более подробно.

4. Заключение

Заключение процедурного текста предлагает читателю руководство о том, как он может оценить успех процедуры, которой следовали.Это может иметь форму, например, описания готовой еды для текста рецепта или описания собранной мебели в инструкции по эксплуатации в плоской упаковке. В зависимости от типа рассматриваемого текста часто можно использовать иллюстрации, чтобы показать, как будет выглядеть успешно выполненная процедура.

ЯЗЫКОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕДУРНОГО ТЕКСТА

Учитывая широкий спектр форм, которые может принимать процедурный текст, не следует ожидать, что вся описанная структура и функции будут одинаково применяться к каждому типу текста.Тем не менее, следующее — это несколько ценных общих советов, которые студенты должны иметь в виду, когда они рассматривают языковые регистры своего текста.

Процедурные тексты — один из немногих письменных жанров, в которых регулярно используется местоимение от второго лица, обращающееся к читателю в общем виде. Часто это «вы» будет подразумеваться посредством использования императивов в начале предложения или рядом с ним.

Учитывая характер этих типов текста, простое настоящее время является предпочтительным для этого типа письма.В этом отношении он предлагает прекрасную возможность сосредоточиться на глагольной работе, особенно на императивах. Эти командные или властные слова, такие как сократить , взять , удержать , часто используются, чтобы дать читателям приказы следовать, когда они шаг за шагом проходят через процесс, описанный в тексте.

Это жанр документальной литературы, и это должно быть отражено в выборе языка. Здесь почти нет места для полетов воображения или образных фраз.Студенты должны придерживаться простых, понятных структур предложений и выбора слов. Они должны включать подробные фактические описания вещей, если это улучшит понимание читателем; форма, размер, цвет, количество должны быть включены там, где это улучшит понимание.

Предложения

также должны содержать подробную информацию о том, как выполняет каждый из этапов описанного процесса. Например, удалите осторожно , а не просто удалите — когда для удовлетворительной работы требуется осторожность, убедитесь, что это явно указано.

Действия следует описывать последовательно, и можно использовать временные связки, чтобы упорядочить необходимые шаги в хронологическом порядке. Например, использование наречных временных слов, таких как: первый , второй , перед , затем , после . Призовите студентов сосредоточиться на ответах на вопросы , где и , когда каждого из действий, которым они инструктируют читателя, следовать.

ВОПРОСА, ЧТО СЛЕДУЕТ РАССМОТРЕТЬ ПЕРЕД «ПРОИЗВОДСТВОМ»

• Что делать? Какая цель или цель? Какое у вас может быть название?
• Что нужно для этого? Материалы, ингредиенты, инструменты и так далее.
• В каком порядке это делать? Какие шаги в этом процессе? Как лучше всего их организовать и представить?
• Что вы добавите к своему письменному тексту, чтобы помочь аудитории лучше понять? (схемы, иллюстрации, рисунки и т. д.)

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАГОЛОВКИ, ЧТОБЫ УДЕРЖАТЬ СЧИТЫВАТЕЛЕЙ НА ДОРОГЕ

Рецепт — подзаголовки (пример)

• Состав
• Метод
• Рекомендации по обслуживанию

Научный отчет — подзаголовки (пример)

• Цель / гипотеза
• Аппарат
• Метод; Результаты
• Заключение

ДУМАЙТЕ ЛОГИЧЕСКИ И ПРИНИМАЙТЕ ОЧЕНЬ МАЛЕНЬКОЕ.

Задача написания хорошего процедурного текста состоит в том, чтобы изложить ваши инструкции логически. Убедитесь, что ваши инструкции прямо по делу и что вы, как автор, понимаете, чего пытаетесь достичь. Вы действительно хотите ответить на три вопроса вашей аудитории.

• Что мне понадобится для выполнения этой задачи?
• Что мне нужно сделать, чтобы выполнить эту задачу?
• Как я узнаю, правильно ли выполнил задачу?

Убедитесь, что вы также четко понимаете свою аудиторию, так как это окажет большое влияние на язык, который вы используете.

ИЛЛЮСТРАЦИИ: КАРТИНЫ, НАПИСАННЫЕ ТЫСЯЧИ СЛОВ

МАРКИРОВАННЫЕ ДИАГРАММЫ СПАСИТ ВАМ БОЛЬШОЙ СДЕЛКУ ОБЪЯСНЕНИЯ

Часто бывает трудно описать действия словами — даже для опытных писателей. Беглый взгляд на спортивные страницы газеты быстро покажет важность визуального представления в передаче информации. Вы найдете фотографии, которые передают приверженность спортсмена своему виду спорта и его жертву, намного лучше, чем большинство из нас способны передать с помощью наших скудных языковых навыков.Поговорка старого газетчика Картина рисует тысячу слов может быть столь же верной и для процедурных текстов. Но фотографии — не единственное визуальное средство усиления письменного слова в процедурных текстах. Студенты могут, в зависимости от характера текста, использовать диаграммы, схемы, таблицы и даже карикатуры! Как и в случае с письменным текстом, эти изображения часто упорядочиваются последовательно вместе с соответствующим текстом и обычно имеют метку или сопровождаются подписью.

Но о чем писать?

Одна из вещей, которые делают процедурные тексты доступным жанром письма для наших студентов, — это одна из вещей, которые также могут сделать этот жанр скучным для учащихся, то есть его фактическая, прямолинейная природа.Есть причина, по которой мы не сидим всю ночь, читая руководства пользователя! Развлечение читателя не является приоритетом процедурного текста, и это видно.

Итак, как мы можем вызвать у наших студентов достаточно сильный интерес, чтобы провести их через процесс создания законченного текста? Один из способов — проявить творческий подход к названиям процедурных текстов, которые мы просим их создать. Например, если мы обучаем написанию рецептов, ваши ученики могут быть немного менее взволнованы, если им поручат написать рецепт «Как приготовить яичницу-болтунью».Почему бы не добавить к этому немного воображения? Как насчет «Как приготовить самый отвратительный бутерброд в мире» — теперь, разве это не интереснее? Конечно, никто на самом деле не сделает конечный продукт — в любом случае, кому нужен бутерброд со стрижкой ногтей на ногах, украшенный бугерами? Но студенту все равно придется организовать свой текст в соответствии с описанными выше структурами. Им придется учитывать одни и те же языковые особенности и оценивать успешность написания в соответствии с теми же критериями более невозмутимой процедурной темы текста.

Еще один способ обеспечить участие студентов в написании процедурных текстов — это указать им тему, которая конкретно соответствует их собственным интересам. Это может быть спортивный интерес — Как выполнить штрафной удар , музыкальный — Как настроить гитару или задание, основанное на декоративно-прикладном искусстве — Как сделать бумажный самолетик . Все, что необходимо, — это тема, которая интересует учащегося и в которой он обладает определенной компетенцией.

Даже если ученик выбирает то, в чем у него нет компетенции, и если это не слишком сложно, он может пожелать воспользоваться возможностью обучения и исследовать что-то новое с целью написания процедурного текста на основе того, что они узнают.Это может быть полезно для долгосрочных проектов, а также может быть связано с тем, что они узнали по другим предметам в школе. Подобная реконструкция обучения предлагает учителю множество скрытых возможностей оценивания, предоставляя ценную информацию для будущего планирования и предоставляя данные для записи и отчетности.

КРИТЕРИИ И ОЦЕНКА ПРОЦЕДУРНОГО ТЕКСТА

В начале этого руководства мы очертили четыре основных компонента процедурного текста, последним из которых было заключение.Заключение, как мы заявили, «предлагает читателю руководство о том, как он может оценить успех процедуры, которой следовали». Точно так же, обучая наших студентов создавать процедурные тексты, мы должны предложить им средства оценки того, успешно ли они выполнили задание сами. Один из способов добиться этого — использовать контрольный список критериев успеха . Функции, которые учащиеся должны включить, могут быть перечислены в столбце слева и в правом столбце, учащиеся могут проверить, есть ли у них функция, или процитировать пример в качестве доказательства из самого текста.Например:

Для того, чтобы учащиеся могли успешно создавать свои собственные письменные произведения, они должны усвоить особенности этого письменного жанра. Для этого они должны познакомиться с удачными и неудачными примерами жанра, чтобы развить хорошее критическое чутье. Оценка коллег — хорошее средство для достижения этой цели. Предложите учащимся обменяться своими работами друг с другом, и, используя шаблон, аналогичный приведенному выше, они смогут оценить работу друг друга. Это отличный способ дать вашим студентам практические навыки, необходимые для усвоения критериев успешного процедурного письма.Варьирование количества и сложности пунктов в контрольном списке критериев также является удобным средством удовлетворения требований разного возраста и способностей.

Доказательство в пудинге

Более практичный способ оценки эффективности процедурного текста состоит в том, чтобы учащиеся поменяли местами свои тексты, а затем строго выполняли инструкции в тексте своего одноклассника. Если они могут правильно выполнить задачу исключительно в соответствии с этими письменными инструкциями, то написание было успешным, по крайней мере, на чисто практическом уровне.Конечно, этот метод не учитывает множество технических элементов, которые учителю все равно нужно будет проверить, но это может быть очень весело и дает ученикам возможность поделиться своими знаниями и интересами друг с другом.

Если сначала у вас не получится…

Как я уже говорил в этой статье, процедурные тексты — один из наиболее простых жанров письма, которым студенты могут овладеть. Тем не менее, мастерство приходит только с целенаправленной практикой.Хотя структурно этот жанр довольно прост для понимания учащимися, есть еще много языковых особенностей, которые необходимо учитывать, и стилистических соглашений, которых следует придерживаться. Кроме того, существует значительное разнообразие сложности различных типов процедурных текстов; от простых рецептов до сложных руководств пользователя. Все это требует значительной практики, поэтому важно, чтобы учащимся регулярно предлагались возможности оттачивать широкий спектр навыков, необходимых для хорошего письма. Часть этого обучения будет проходить на отдельных занятиях, посвященных написанию процедурных текстов, но многие навыки будут развиваться во время работы над общими языковыми навыками, независимо от того, сосредоточены ли они на глаголах, временах, пунктуации, чтении и т. Д., Будет полезно сделать ссылки на общие принципы с различными жанрами письма по мере их возникновения.

СОВЕТЫ ПО НАПИСАНИЮ БОЛЬШОГО ПРОЦЕДУРНОГО ОТЧЕТА

• Прежде всего объясните, что нужно делать.
• Держите все в порядке.
• Перечислите все предметы, которые потребуются для выполнения задачи.
• Ваши инструкции должны быть краткими, точными и по существу.
• Используйте правильный язык и термины.
• По возможности найдите или создайте несколько помеченных диаграмм.
• Используйте абзацы эффективно. Каждый новый элемент вашего информационного отчета должен начинаться с нового абзаца.Обязательно ознакомьтесь с нашим полным руководством по написанию идеальных абзацев здесь.
• Процедурные тексты всегда пишутся в настоящем времени и от третьего лица.

Инструменты и ресурсы

Используйте ресурсы и инструменты ниже со своими учениками, чтобы улучшить их письменные навыки с помощью проверенных стратегий обучения.

ШАБЛОН ПРОЦЕДУРНОГО ТЕКСТА ГРАФИЧЕСКОГО ОРГАНИЗАТОРА (ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЛАЙДЕР)

Пример процедурного текста (образцы письменных работ учащихся)

Ниже представлены образцы написания студентами процедурных текстов.Щелкните изображение, чтобы увеличить и изучить его подробнее. Пожалуйста, найдите время, чтобы прочитать не только процедуры, но и руководства для учителей и учеников, которые выделяют некоторые ключевые элементы написания процедуры, прежде чем начинать.

Пожалуйста, поймите, что эти образцы письменного текста учащихся не предназначены для использования в качестве идеальных примеров для каждого возраста или уровня обучения, а представляют собой образец письменного текста для учащихся и учителей, который они могут вместе изучить и критически проанализировать, чтобы улучшить навыки письма учащимся и углубить их понимание процедурного написания текста.

Мы бы порекомендовали прочитать пример на год выше и ниже, а также оценку, с которой вы в настоящее время работаете, чтобы получить более широкое представление об этом типе текста.

КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ ПРОЦЕДУРНОГО НАПИСАНИЯ

ПОЛНАЯ ЕДИНИЦА РАБОТЫ НАД ПРОЦЕДУРНЫМИ ТЕКСТАМИ?

Мы гордимся тем, что являемся лучшим Интернет-ресурсом для обучения студентов и учителей тому, как писать отличные процедуры, и ценим тот факт, что вы нашли время, чтобы прочитать наши подробные руководства, чтобы понять основы написания последовательности действий или событий.

Мы также понимаем, что у некоторых из вас нет роскоши времени или ресурсов для создания действительно интересных ресурсов, когда они вам нужны.

Если у вас мало времени и вы ищете всестороннее решение, охватывающее все концепции, изложенные в этой статье, я настоятельно рекомендую взглянуть на Perfect Procedural Writing Unit.

Работая в партнерстве с Innovative Teaching Ideas, мы с уверенностью рекомендуем этот ресурс как универсальное решение для обучения процедурному письму.

В этом разделе вы найдете более 70 страниц увлекательных и новаторских идей обучения.

ПРОЦЕДУРНЫЕ ТЕКСТЫ ОБУЧАЮЩИЕ ВИДЕО

ДРУГИЕ БОЛЬШИЕ СТАТЬИ, КАСАЮЩИЕСЯ ПРОЦЕДУРНЫХ ТЕКСТОВ

Изучите основные навыки, необходимые для овладения процедурным письмом за одну неделю.

Объяснение процесса письма Понимание процесса письма дает студенту четкую пошаговую процедуру, которой он может следовать. Это означает, что они могут воспроизвести процесс независимо от того, какой тип научно-популярного текста их просят написать.В этой статье мы рассмотрим простую и мощную структуру из 5 частей, которая…

НАПИСАНИЕ ВЫСОКОКАЧЕСТВЕННОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОТЧЕТА Неудивительно, что информационным текстам отводится первостепенное место в большинстве учебных программ английского языка — мы в конце концов, мы живем в информационном веке. От стандартов ELA Общего ядра США до требований к грамотности национальной учебной программы для Англии, жанры научно-популярной литературы в целом включают…

ЧТО ТАКОЕ ОПИСАТЕЛЬНЫЙ ТЕКСТ? Описательный текст обычно фокусируется на описании одного места, объекта, события, человека или места.Он пытается задействовать все пять чувств читателя, чтобы вызвать образы, звуки, запахи, вкусы и ощущения предмета текста. Как и во всех жанрах письма, мы можем направить наших студентов по…

---

Контент для этой страницы написал Шейн Мак Доннчайд. Бывший директор международной школы и преподаватель английского языка в университете с 15-летним опытом преподавания и администрирования. Последнюю книгу Шейна « Полное руководство по написанию научной литературы » можно найти здесь.Редактирование и поддержка этой статьи были предоставлены командой literacyideas.

Какой пример пояснительного письма? — MVOrganizing

Какой пример пояснительного письма?

Другими словами, пояснительное письмо — это предоставление читателю информации о конкретной теме или предмете. Цель — просто информировать — предоставлять информацию. Примеры пояснительного письма: Этим утром в 9 утра школьный автобус столкнулся с автомобилем на пересечении улиц Джонс и Херд.

Что означает объяснительный?

Определение объяснительного — это нечто, предназначенное для объяснения или описания. Эссе, предназначенное для объяснения ряда событий, является примером пояснительного эссе.

Какие элементы пояснительного текста?

Элементы пояснительного текста

• описание — основная идея и детали.
• последовательность событий — порядок, в котором события происходят.
Эффект
• — результат определенных действий.
Перечисление
• — список терминов в произвольном порядке.
• проблема / решение — проблема и одно или несколько решений.
Классификация
• — разделение на категории.

Что такое пояснительное резюме?

Пояснительное резюме — это форма письма, которая стремится объяснить и резюмировать что-либо, например, исследование или литературное произведение. Чаще всего он используется в классе колледжа.

Что такое пояснительная записка?

Объяснительное эссе описывает ваше мнение о чем-либо, идеи другого человека, процесс, которому нужно следовать, или произошедшее событие.Вместо того, чтобы критиковать информацию или обсуждать ее достоверность, вы просто объясняете ее и упрощаете понимание читателем.

Пояснительный и пояснительный письма — это одно и то же?

Объяснительное эссе предназначено для объяснения процесса, ситуации или привычки. В отличие от предыдущего, пояснительное эссе представляет информацию по конкретной теме и анализ наиболее важных элементов, а не только исходное объяснение.

Что такое информативный пояснительный текст?

Написание информативного и пояснительного текста — это четкое применение Стандарта письма 2, который призывает студентов «писать информативный / пояснительный текст для изучения и четкого и точного изложения сложных идей и информации…».«В младших классах это может быть просто написание некоторых фактов по теме, в то время как в…

Как написать информативное объяснительное эссе?

Этапы написания эссе

1. Выберите подходящую тему.
2. Изучите и соберите идеи по предмету.
3. Составьте список этих важных фактов.
4. Создайте план, который логически упорядочит ваши факты.
5. Напишите эссе на основе созданного вами плана.
6. Вычитайте и редактируйте свою работу.

Сколько абзацев должно быть в информативном или разъяснительном эссе?

пять абзацев

Что такое тезис в информативном эссе?

Изложение тезиса — это одно предложение, которое выражает основную идею исследовательской работы или эссе, например, пояснительного или аргументированного эссе. Он заявляет, прямо отвечая на вопрос. Как правило, ваш тезис может быть последней строкой первого абзаца в вашей исследовательской работе или эссе.

Какой из них лучше всего описывает сильный исследовательский вопрос для информативного эссе Brainly?

Ответ: Сильный исследовательский вопрос выходит за рамки общеизвестного, пробуждает любопытство и может быть обсужден в нескольких абзацах.

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

• описывают назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
• предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
• с учетом сценария напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть чисто информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на ужин!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Сильный абзац состоит из трех отдельных компонентов:

1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем идет речь. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Вы достаточно уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

2. Содержит тему и позицию автора по ней.

3. Понятно и легко понять.

4. Не включает дополнительных подробностей.

5. Привлекает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «бомбят».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет я мучился от сильного беспокойства каждый раз, когда сдавал экзамен. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Сопровождающие предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку для них не требуется бензин, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

• Справочник
• Энциклопедия
• Сайт
• Биография / автобиография
• Карта
• Словарь
• Газета / журнал
• Интервью
• Предыдущий опыт
• Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм являются одними из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно результатам этого исследования, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное наблюдение о контролирующей идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, также, кроме того, первоначально и впоследствии.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор могла бы переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для вспомогательных предложений
прежде всего	но	например	в частности	кроме того	впоследствии
также	наоборот	далее	позже	тем не менее	следовательно
помимо	соответственно	однако	аналогично	с одной стороны	для начала
одновременно	например	дополнительно	между тем	наоборот
Для заключительных приговоров
все-таки	с учетом всех обстоятельств	вкратце	итого	в целом	подвести итог
всего	наконец	в заключение	на балансе	таким образом	в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев для соединения одного предложения с другим, а также находятся в начале и в конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, в то время как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Электронная почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронные письма

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может показаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

• Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение было случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Уважаемая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
• Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
• Закрываем подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
• Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
• Будьте краткими.
• Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
• Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным, плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
• Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
• Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, если только ваше сообщение не обязательно должно быть прочитано всей группой.
• Не используйте заглавные буквы. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
• Тестовые ссылки.
• Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
• Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Давайте рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шон Карлсон, менеджер физического завода, XYZ Corporation
От: Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Перебои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, прогуливались по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.около
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел внутри организации. Он часто написан с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и для нее характерны слухи, сплетни и инсинуации. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример памятки:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

3. Для покупки, включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, официальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

У письма пять основных областей:

1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании делового письма, состоящего из нескольких блоков, помните о следующих рекомендациях:

• Применяйте одинарный интервал по всему
• Используйте поля от 1 до 1 ½ дюйма
• Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Руководство)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который по-прежнему будет востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

Почтовое уведомление (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
• Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
• убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
• сформировать полное сообщение
• Избегайте ошибок при написании

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный имидж вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

1. Сообщайте новости просто и прямо.
2. Назовите причины / подробности.
3. Закрытие с выпиской гудвила . *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.

• сделать новости понятными,
• сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
• оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
2. Назовите причины.
3. По возможности дайте альтернативу.
4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое заявление о гудвилле? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил мистера Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

1. Начните с оператора буфера.*
2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферная инструкция? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

• Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
• , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
2. Сообщите плохие новости.
3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить вовремя каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

• Не вводите в заблуждение читателя слишком позитивным открытием.
• Обращайтесь к как можно короче.
• Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
• Не избегайте отрицательных слов и фраз.
• Не заканчивайте искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.

---

14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
St. Augustine, FL 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем об особых друзьях, таких как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо за то, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий

---

Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

• Название или логотип компании
• Дата
• Имя и факс получателя
• Имя, факс и телефон отправителя
• Количество страниц
• Тема *
• Сообщение *
• Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип	Функция
Отчет о проделанной работе	Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях	Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет	Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

• Определите, чего вы достигли
• Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
• Обозначьте, что еще осталось

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш босс мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет сосредоточен на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор действий.

Как организованы отчеты? Отчеты

различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
3. Место изучаемого предмета
4. Когда изучаемый предмет произошел
5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Стр.	Элемент	Функция
1.Крышка	Название и изображение	Как и обложка книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly	Только заголовок	Дополнительно
3. Титульная страница	Ярлык, отчет, название функции, автор, место работы, дата, а иногда и то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание	Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Аннотация	Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение	Представляет тему отчета
7. Корпус	Ключевые элементы корпуса включают: Фон Методология Результаты Анализ и рекомендации
8.Вывод	Краткое изложение результатов	Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы	Библиография или цитируемые работы	Список цитирований
10. Приложение	Сопутствующие вспомогательные материалы	Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

1. Отчет учитывает потребности аудитории
2. Форма соответствует функции отчета
3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
4. Информация является точной, полной и задокументированной
5. Информация легко читается
6. Термины четко определены
7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
11. Результаты четкие и лаконичные
12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
Отчет
13. представляет ваши лучшие усилия
14. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

• Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
• Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
• Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
• Разделите абзацы пробелами
• Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Где они помогут в объяснении чисел или другой информации, которую трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

FAST: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: а что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к чувству, которое ваша аудитория испытает, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает вспомнить важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к сути!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и коротких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

• Тематическое предложение
• кузов
• выводы

Документы рабочего места

• Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
• Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Заметки — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
• Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержимом, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
• Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

Аннотирование текста — Хантер Колледж

Аннотирование текста

Аннотирование текста или пометка страниц примечаниями — отличный, если не необходимый, способ извлечь максимальную пользу из чтения, которое вы делаете для курсов в колледже.Аннотации позволяют быстро найти важную информацию, когда вы оглядываетесь назад и просматриваете текст. Они помогают вам ознакомиться как с содержанием, так и с организацией того, что вы читаете. Они дают возможность начать обсуждение идей и проблем напрямую через комментарии, вопросы, ассоциации или другие реакции, которые возникают у вас во время чтения. Во всех этих случаях аннотирование текста делает процесс чтения активным, а не просто фоном для написания заданий, но неотъемлемым первым шагом в процессе написания.

Хорошо аннотированный текст выполняет все следующие действия:

• четко определить, где в тексте находятся важные идеи и информация
• выражают основные идеи текста
• проследить развитие идей / аргументов по всему тексту
• познакомить читателя с некоторыми мыслями и реакциями.

В идеале, вы должны прочитать текст один раз, прежде чем делать основные аннотации. Вы можете просто обвести незнакомую лексику или понятия.Таким образом, у вас будет более четкое представление о том, где в тексте находятся основные идеи и важная информация, а ваши аннотации будут более эффективными.

Краткое описание и обсуждение четырех способов аннотирования текста — выделение / подчеркивание, перефразирование / резюме основных идей, описательный план, и комментариев / ответов — и образец аннотированного текста:

ВЫДЕЛЕНИЕ / ПОДКЛЮЧЕНИЕ

Выделение или подчеркивание ключевых слов, фраз или основных идей — наиболее распространенная форма аннотирования текстов.Многие люди используют этот метод, чтобы упростить просмотр материала, особенно на экзаменах. Выделение также является хорошим способом выбора определенного языка в тексте, который вы, возможно, захотите процитировать или процитировать в тексте. Однако чрезмерно полагаться на выделение неразумно по двум причинам. Во-первых, есть тенденция выделять больше информации, чем необходимо, особенно когда это делается при первом чтении. Во-вторых, выделение — наименее активная форма аннотирования. Вместо того, чтобы быть способом начать думать и взаимодействовать с идеями в текстах, выделение может стать отсрочкой этого процесса.

С другой стороны, выделение — это удобный способ пометить части текста, о которых вы хотите сделать заметки. Также рекомендуется выделить слова или фразы в тексте, на которые ссылаются другие ваши аннотации.

ПАРАФРАЗ / РЕЗЮМЕ ОСНОВНЫХ ИДЕЙ

Выход за рамки поиска важных идей и умение уловить их смысл с помощью перефразирования — это способ укрепить ваше понимание этих идей. Это также отличная подготовка к любому письму, которое вам может понадобиться на основе вашего чтения.Серия кратких заметок на полях рядом с важными идеями дает вам удобное резюме прямо на страницах самого текста, и если вы можете взять суть предложения или абзаца и сжать его в несколько слов, у вас не будет проблем ясно демонстрируя свое понимание рассматриваемых идей в собственном письме.

ОПИСАНИЕ

Описательный план показывает организацию текста с разбивкой на части, чтобы показать, где идеи вводятся и где они развиваются.Описательная схема позволяет вам увидеть не только основные идеи, но и детали, факты, объяснения и другие виды поддержки этих идей.

Описательный план сосредоточится на функциях отдельных абзацев или разделов в тексте. Эти функции могут включать любое из следующего:

• резюмируя тему / аргумент / и т. Д.
• представляем идею
• добавление объяснения
• с примерами
• с предоставлением фактических данных
• расширение или ограничение идеи
• с учетом противоположной точки зрения
• отвергая противоположное мнение
• создание перехода
• с заключением

Этот список вряд ли является исчерпывающим, и важно понимать, что некоторые из этих функций могут повторяться в тексте, особенно те, которые содержат более одной основной идеи.

Составление описательного плана позволяет вам проследить построение аргументов писателя и / или процесс его / ее мышления. Это помогает определить, какие части текста работают вместе и как они это делают.

КОММЕНТАРИИ / ОТВЕТЫ

Вы можете использовать аннотацию, чтобы выйти за рамки понимания смысла и организации текста, отмечая свои реакции — согласие / несогласие, вопросы, связанный с ними личный опыт, связь с идеями из других текстов, обсуждения в классе и т. Д.Это отличный способ начать формулировать свои собственные идеи для написания заданий на основе текста или любых идей, которые в нем содержатся.

Разработка окончательного проекта | Пояснительный текст

При редактировании исследовательского эссе также важно убедиться, что вы правильно процитировали источники и отформатировали свой документ в соответствии с указанными правилами. На это есть две причины. Прежде всего, правильное цитирование источников гарантирует, что вы отдали должное другим людям за идеи и информацию, которые помогли вам в вашей работе.Во-вторых, при правильном форматировании ваша работа станет вкладом одного учащегося в работу, разработанную академическим сообществом и для большого академического сообщества. Руководства по стилю Американской психологической ассоциации (APA) все чаще становятся стандартом для многих академических областей. Ассоциация современного языка (MLA) также является стандартным стилем во многих областях. Используйте Контрольный список 12.5 ниже, чтобы проверить цитаты и форматирование.

Подробные инструкции по цитированию и форматированию APA и MLA см. В главе 13 «Документация и форматирование APA и MLA».

В процессе редактирования и редактирования Хорхе внес изменения в содержание и стиль своего эссе. Он также дал окончательный обзор документа, чтобы проверить его на общую правильность и, в частности, на правильность цитирования и форматирования APA или MLA. Прочтите окончательный вариант его эссе.

Вне всякой рекламы: оценка низкоуглеводных диет
Хорхе Рамирес
Anystate University

Beyond the Hype: оценка низкоуглеводных диет

Представьте себе: вы стоите в проходе местного продуктового магазина и видите рядом толстого мужчину, который смотрит на выставленные на витрине кетчупы нескольких марок.Поразмыслив немного, он тянется к бутылке со словами «Низкоуглеводный!» отображается на этикетке на видном месте. Делает ли он разумный выбор, который поможет ему похудеть и улучшить здоровье, или он просто покупается на последнюю модную диету?

За последнее десятилетие все большее число американцев перешло на подножку низкоуглеводных продуктов. По оценкам исследователей, на 2004 год около 40 миллионов американцев, или около одной пятой населения, пытались ограничить потребление пищи с высоким содержанием углеводов (Sanders & Katz, 2004).Сторонники низкоуглеводных диет говорят, что они не только являются наиболее эффективным способом похудеть, но и приносят пользу для здоровья, такую ​​как снижение артериального давления и повышение уровня холестерина. Между тем, некоторые врачи утверждают, что низкоуглеводные диеты переоцениваются, и предупреждают, что их долгосрочные последствия неизвестны. Хотя соблюдение низкоуглеводной диеты может принести пользу некоторым людям, эти диеты не обязательно являются лучшим вариантом для всех, кто хочет похудеть или улучшить свое здоровье.

Предполагаемые преимущества низкоуглеводной диеты

Чтобы понять популярный энтузиазм по поводу низкоуглеводных диет, важно понимать утверждения сторонников о том, как они работают.Любой план питания включает в себя баланс трех макроэлементов — белков, жиров и углеводов, каждый из которых необходим для здоровья человека. Разные продукты содержат эти макроэлементы в разных пропорциях; стейк — это в первую очередь источник белка, а тарелка пасты — в первую очередь источник углеводов. Никто не рекомендует полностью исключить любую из этих трех групп макроэлементов.

Однако эксперты расходятся во мнениях относительно того, какое соотношение белков: жиров: углеводов лучше всего для оптимального здоровья и поддержания здорового веса.С 1970-х годов Министерство сельского хозяйства США рекомендовало, чтобы наибольшая часть ежедневных калорий поступала из углеводов — хлеба, макаронных изделий и злаков — при умеренном потреблении белков и минимальном потреблении жиров. Продукты с высоким содержанием углеводов составляют основу «пищевой пирамиды», знакомой студентам-диетологам.

Однако те, кто придерживается философии низкого потребления углеводов, утверждают, что этот подход ошибочен. Они утверждают, что лишний вес происходит из-за нарушения метаболизма, который, в свою очередь, можно объяснить чрезмерным потреблением продуктов с высоким содержанием углеводов, особенно рафинированных углеводов, таких как белая мука и сахар (Atkins, 2002; Sears, 1995; Agatson, 2003).Организм быстро усваивает сахар из этих продуктов, повышая уровень глюкозы в крови. Это запускает высвобождение инсулина, доставляя энергетическую глюкозу в клетки и сохраняя часть избытка в виде гликогена. К сожалению, печень превращает остаток этой избыточной глюкозы в жир. Таким образом, приверженцы низкоуглеводного подхода часто классифицируют продукты в соответствии с их гликемическим индексом (ГИ) — показателем того, насколько быстро определенная пища повышает уровень глюкозы в крови при потреблении. Продукты с высоким содержанием рафинированных углеводов — например, сахар, картофель, белый хлеб и макаронные изделия — имеют высокий гликемический индекс. ¹

Люди, сидящие на диете, которые сосредоточены исключительно на сокращении потребления жиров, могут не осознавать, что потребление рафинированных углеводов способствует проблемам с весом. Аткинс (2002) отмечает, что диеты с низким содержанием жиров, рекомендуемые многим, кто хочет похудеть, по определению обычно содержат много углеводов и, следовательно, вряд ли будут успешными.

Что еще хуже, регулярное употребление продуктов с высоким содержанием углеводов может со временем нанести ущерб системам организма, регулирующим уровень сахара в крови и выработку инсулина.У некоторых людей частые скачки уровня сахара в крови и инсулина приводят к тому, что организм становится инсулинорезистентным — менее способным использовать глюкозу для получения энергии и с большей вероятностью превращать ее в жир (Atkins, 2002). Это, в свою очередь, помогает объяснить связь между ожирением и диабетом 2 типа. Напротив, сокращение потребления углеводов якобы помогает организму более эффективно использовать пищу для получения энергии. Дополнительные преимущества, связанные с этими диетами, включают снижение риска сердечно-сосудистых заболеваний (Atkins, 2002), снижение артериального давления (Bell, 2006; Atkins, 2002) и снижение риска развития некоторых видов рака (Atkins, 2002).

Учитывая противоречивые рекомендации экспертов, неудивительно, что пациенты не понимают, как правильно питаться для оптимального здоровья. Некоторые могут предположить, что следует избегать даже умеренного потребления углеводов (Harvard School of Public Health, 2010). Другие могут использовать низкоуглеводный подход для оправдания употребления большого количества продуктов с высоким содержанием насыщенных жиров — яиц, стейков, бекона и т. Д. Между тем, низкоуглеводные диеты и продукты стали многомиллиардной отраслью (Hirsch, 2004).Соответствует ли этот подход обещаниям его приверженцев?

Исследования низкоуглеводных диет и похудания

Ряд клинических исследований показали, что низкоуглеводные диеты действительно очень эффективны для похудания. Gardner et al. (2007) сравнили результаты среди женщин с избыточным весом и ожирением, которые следовали одному из четырех популярных планов диеты: Аткинс, Зона, LEARN или Орниш. Через 12 месяцев группа, которая следовала низкоуглеводному плану Аткинса, потеряла значительно больше веса, чем участники трех других групп.Макмиллан-Прайс и др. (2006) сравнили результаты среди молодых людей с избыточным весом и ожирением, которые следовали одному из четырех планов, все из которых были с низким содержанием жира, но содержали различные пропорции белков и углеводов. Они обнаружили, что за 12-недельный период наиболее значительная потеря жира в организме происходила при приеме пищи с высоким содержанием белка и / или низким содержанием продуктов с «высоким гликемическим индексом». Совсем недавно Американская кардиологическая ассоциация (2010) сообщила об израильском исследовании, которое показало, что испытуемые, соблюдающие низкоуглеводную и высокобелковую диету, теряли больше веса, чем те, кто следовал плану с низким содержанием жиров или средиземноморскому плану, основанному на овощах, зерна, а также минимальное потребление мяса и полезных жиров. ² Другие исследователи также обнаружили, что диета с низким содержанием углеводов приводит к увеличению потери веса (Ebbeling, Leidig, Feldman, Lovesky, & Ludwig, 2007; Bell, 2006; HealthDay, 2010).

Хотя эти результаты обнадеживают, они могут быть недолговечными. Люди, сидящие на диете, которым удается похудеть, часто изо всех сил стараются удержать вес — и, к сожалению, низкоуглеводные диеты не являются исключением из правила. HealthDay News (2010) цитирует исследование, недавно опубликованное в Annals of Internal Medicine, в котором сравнивали людей с ожирением, соблюдающих диету с низким содержанием углеводов и диету с низким содержанием жиров.Первая группа постоянно теряла в весе — и обеим группам было трудно удерживать вес. Точно так же швейцарские исследователи обнаружили, что, хотя люди, сидящие на низкоуглеводной диете, изначально теряли больше веса, чем те, кто следовал другим планам, различия со временем выравнивались (Bell, 2006). Это говорит о том, что низкоуглеводные диеты могут быть не более эффективными, чем другие диеты, для поддержания здорового веса в долгосрочной перспективе.

Одна из вероятных причин заключается в том, что низкоуглеводной диете, как и любой ограничительной диете, трудно придерживаться в течение длительного периода времени.Комментируя исследование Гарднера, эксперты Гарвардской школы общественного здравоохранения (2010) отметили, что женщины во всех четырех диетических группах испытывали трудности с соблюдением плана. Поскольку людям, сидящим на диете, трудно придерживаться плана питания с низким содержанием углеводов, первоначальный успех этих диет недолговечен (Heinz, 2009). Медицинские работники предупреждают, что многим людям трудно постоянно придерживаться низкоуглеводных диет и что для поддержания здорового веса людям, сидящим на диете, следует стараться выработать привычки питания и физических упражнений, которые они могут включить в свою жизнь в долгосрочной перспективе (Mayo Clinic, 2008). .Зарегистрированный диетолог Дана Квон (2010) комментирует: «Для некоторых людей [низкоуглеводные диеты] хороши, но для большинства любой разумный план питания и упражнений будет работать так же хорошо» (Kwon, 2010).

Прочие долгосрочные последствия для здоровья

Независимо от того, являются ли низкоуглеводные диеты наиболее эффективными для похудания, их потенциальную пользу для похудания необходимо сопоставить с другими долгосрочными последствиями для здоровья, такими как гипертония, риск сердечных заболеваний и уровни холестерина. Результаты исследований в этих областях неоднозначны.По этой причине людей, планирующих придерживаться низкоуглеводной диеты для похудения, следует предупредить о потенциальных рисках, связанных с этим.

Исследования того, как низкоуглеводные диеты влияют на уровень холестерина, неубедительны. Некоторые исследователи обнаружили, что низкоуглеводные диеты повышают уровень ЛПВП, или «хорошего» холестерина (Ebbeling et al., 2007; Seppa, 2008). К сожалению, они также могут повышать уровень ЛПНП или «плохого» холестерина, что связано с сердечными заболеваниями (Ebbeling et al., 2007; Reuters, 2010).Особое беспокойство вызывает тот факт, что по мере того, как люди, сидящие на диете, придерживающиеся низкоуглеводной диеты, увеличивают потребление мяса и молочных продуктов — продуктов с высоким содержанием белков и жиров — они также могут потреблять повышенное количество насыщенных жиров, что приводит к закупорке артерий и повторному увеличению их потребления. риск сердечных заболеваний. Исследования людей (Bradley et al., 2009) и мышей (Foo et al., 2009) выявили возможные риски для здоровья сердечно-сосудистой системы, связанные с низкоуглеводной диетой. Американская кардиологическая ассоциация (2010) и Гарвардская школа общественного здравоохранения (2010) предупреждают, что врачи еще не могут оценить, как соблюдение низкоуглеводной диеты влияет на здоровье пациентов в долгосрочной перспективе.

Некоторые исследования (Bell, 2006) показали, что соблюдение низкоуглеводной диеты помогает снизить кровяное давление у пациентов. Однако, опять же, чрезмерное потребление продуктов с высоким содержанием насыщенных жиров может со временем привести к развитию закупорки артерий и увеличению риска гипертонии. Выбирая нежирное мясо вместо мяса с высоким содержанием жира и дополняя рацион углеводами с высоким содержанием клетчатки и низким гликемическим индексом, такими как листовые зеленые овощи, люди, сидящие на диете, должны придерживаться более здорового плана.

Возможно, самое удивительное, что низкоуглеводные диеты не обязательно полезны для пациентов с диабетом 2 типа.Брэдли и др. (2009) обнаружили, что пациенты, соблюдающие низкоуглеводную или обезжиренную диету, имели сопоставимые результаты как по снижению веса, так и по инсулинорезистентности. Национальный информационный центр по диабету (2010) рекомендует диабетикам тщательно контролировать уровень сахара в крови и консультироваться со своим врачом, чтобы разработать план здорового питания. Тем не менее, рекомендации по питанию, которые он дает в качестве отправной точки, строго следуют пищевой пирамиде Министерства сельского хозяйства США.

Заключение

Низкоуглеводные диеты привлекли много положительного внимания, и это не совсем незаслуженно.Эти диеты действительно приводят к быстрой потере веса, и они часто приводят к большей потере веса в течение нескольких месяцев, чем другие планы диеты. Люди с избыточным весом или ожирением могут найти низкоуглеводные диеты наиболее эффективными для похудения и снижения рисков, связанных с переносом лишнего жира. Однако, поскольку некоторым людям трудно придерживаться этих диет и поскольку их потенциальные долгосрочные последствия для здоровья все еще обсуждаются, они не обязательно являются идеальным выбором для тех, кто хочет похудеть.Человеку с умеренным избыточным весом, который хочет сбросить всего несколько фунтов, лучше всего выбрать тот план, который поможет ему оставаться активным и постоянно потреблять меньше калорий, независимо от того, включает ли это кетчуп с низким содержанием углеводов.

Список литературы

Агацон, А. (2003). Диета Саут-Бич . Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: грифон Святого Мартина.

Американская кардиологическая ассоциация. (2010). Американская кардиологическая ассоциация комментирует исследование по снижению веса, в котором сравниваются диеты с низким содержанием углеводов и высоким содержанием белка, средиземноморский стиль и диеты с низким содержанием жиров.http://americanheart.mediaroom.com/index.php?s=43&item=473

Аткинс, Р. К. (2002). Революция диеты доктора Аткинса . Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: М. Эванс и компания.

Белл, Дж. Р. (2006). Низкоуглеводная диета на недолгий срок превосходит диету с низким содержанием жиров в отношении преждевременных потерь. OBGYN News, 41 (12), 32. doi: 10.1016 / S0029-7437 (06) 71905-X

Брэдли, У., Спенс, М., Кортни, СН, МакКинли, М.К., Эннис, К.Н., Макканс, Д. Р.… Хантер, С.Дж. (2009. Диеты для снижения веса с низким содержанием жиров в сравнении с низкоуглеводными: влияние на вес потеря, инсулинорезистентность и сердечно-сосудистый риск: рандомизированное контрольное исследование [Аннотация]. Диабет, 58 (12), 2741–2748. http://diabetes.diabetesjournals.org/content/early/2009/08/23/db09-0098.abstract

Эббелинг, К. Б., Лейдиг, М. М., Фельдман, Х. А., Ловески, М. М., и Людвиг, Д. С. (2007). Эффекты низкой гликемической нагрузки по сравнению с диетой с низким содержанием жиров у молодых людей с ожирением: рандомизированное исследование. Журнал Американской медицинской ассоциации, 297 (19), 2092–2102. http://jama.ama-assn.org/cgi/content/full/297/19/2092?maxtoshow=&hits=10&RESULTFORMAT=&fulltext=ebbeling&searchid=1&FIRSTINDEX=0&resourcetype=HWCIT

Фу, С.Ю., Хеллер, Э. Р., Викшиковска, Дж., Салливан, К. Дж., Мэннинг-Тобин, Дж. Дж., Мур, К. Дж.… Розенцвейгац, А. (2009). Сосудистые эффекты низкоуглеводной высокобелковой диеты. Proceedings of the National Academy of Sciences of America, 106 (36), 15418–15423. DOI: 10.1073 / pnas.05106

Гарднер, К. Д., Киазанд, А., Альхассан, С., Ким, С., Стаффорд, Р. С., Балис, Р. Р.…. Кинг, А. С. (2007). Сравнение диет Аткинса, Зона, Орниша и LEARN на предмет изменения веса и связанных факторов риска среди женщин с избыточным весом в пременопаузе. Журнал Американской медицинской ассоциации, 297 (9), 969–977. http://jama.ama-assn.org/cgi/content/full/297/9/969#AUTHINFO

Гарвардская школа общественного здравоохранения (2010 г.). Источник питания. Углеводы: правильные углеводы — лучший выбор. http://www.hsph.harvard.edu/nutritionsource/what-should-you-eat/carbohydrates-full-story/index.html#good-carbs-not-no-carbs

HealthDay. (2010). Диеты с низким содержанием жиров в долгосрочной перспективе побеждают низкоуглеводные диеты. http://www.nlm.nih.gov/medlineplus/news/fullstory_95861.html

Хирш, Дж. (2004). Эволюция низкоуглеводных продуктов: реагируйте на низкоуглеводные продукты, но проактивно относитесь к питанию. Мир нутрицевтиков . http://www.nutraceuticalsworld.com/contents/view/13321

Фонд Мейо медицинского образования и исследований (MFMER). (2010). Варианты похудания: 6 распространенных диет. http://www.mayoclinic.com/print/weight-loss/NU00616/METHOD=print

Макмиллан-Прайс, Дж., Петоч, П., Аткинсон, Ф., О’Нил, К., Самман, С., Стейнбек, К.….Дж. Бранд-Миллер (июль 2006 г.). Сравнение 4 диет с различной гликемической нагрузкой для снижения веса и снижения риска сердечно-сосудистых заболеваний у молодых людей с избыточным весом и ожирением: рандомизированное контролируемое исследование. Архив внутренней медицины , 166 (14), 1466–1475. http://archinte.ama-assn.org/cgi/content/full/166/14/1466

Национальный институт диабета, болезней органов пищеварения и почек. (2010). Национальный информационный центр по диабету: что мне нужно знать о еде и диабете.http://diabetes.niddk.nih.gov/dm/pubs/eating_ez/index.htm

Reuters Health. (2010). Низкоуглеводная диета может повысить уровень плохого холестерина. http://www.nlm.nih.gov/medlineplus/news/fullstory_95708.html

Сеппа, Н. (2008). Пойдите против злаков, исследования диеты показывают: низкоуглеводные продукты лучше обезжиренных в снижении веса, холестерина. Science News, 174 (4), 25. http://www.sciencenews.org/view/issue/id/34757

Предупреждение

: когда вы должны цитировать

ВСЕГДА CITE, в следующих случаях:

1. Когда вы дословно цитируете два или более слов или даже одно слово, если оно используется способом, уникальным для источника.Пояснение
2. Когда вы представляете факты, которые вы нашли в источнике. Пояснение
3. Когда вы перефразируете или обобщите идеи, интерпретации или выводы, которые вы найдете в источнике. Для получения дополнительных объяснений см. Справедливый парафраз.
4. Когда вы вводите информацию, которая не является общеизвестной или может считаться общеизвестной в вашей области, но читатель может ее не знать. Для получения дополнительной информации см. Общие знания.
5. Когда вы заимствуете план или структуру большей части аргументации источника (например, используя теорию из источника и анализируя те же три тематических исследования, которые использует источник).Пояснение
6. Когда вы опираетесь на чужой метод, найденный либо в источнике, либо в результате совместной работы в лаборатории. Пояснение
7. Когда вы создаете компьютерный код на основе чужой программы или на малоизвестном алгоритме. Пояснение
8. Когда вы сотрудничаете с другими в производстве знаний. Пояснение

ВСЕГДА CITE, в следующих случаях:

1. Когда вы дословно цитируете два или более слов или даже одно слово, если оно используется способом, уникальным для источника.

Большинство писателей понимают, что они должны указывать источник, цитируя запоминающуюся фразу или предложение. Они обязательно должны сослаться на Марка Твена, цитирующего: «Самая холодная зима, которую я когда-либо проводил, была летом в Сан-Франциско». И вы, вероятно, также понимаете, что вам не нужно цитировать слова, которые очень распространены по вашей теме. Когда вы пишете о Гамлете, вам не нужно заключать слова «Гамлет» или «Шекспир» в кавычки или цитировать их источник, даже если вы, возможно, читали источники, в которых используются эти слова.Но когда одно или два слова используются особым образом, так что автор создает новую концепцию или применяет ее к новой теме, вы должны указать источник. Когда Джон Бейкер переопределяет значение теста с зеркалом, говоря, что осознание шимпанзе своего отражения — это не полное сознание, а ограниченная «кинестетическая самооценка», становится ясно, что эти два слова, как специализированные термины искусства, должны появиться в кавычки в вашей статье. Хотя ни «кинестетика», ни «самооценка» не являются необычными сами по себе, как выражение они принадлежат автору.Но даже один неспециализированный термин, такой как «согласованность», может быть привязан к автору (в данном случае, Э. О. Уилсон) через влиятельную публикацию, и в этом случае вы должны заключить отдельное слово в кавычки, по крайней мере, при первом упоминании об этом в тексте.

---

2. Когда вы представляете факты, которые вы нашли в источнике.

Факты, которые являются общедоступными (например, дата Декларации независимости), не нужно ссылаться на конкретный источник, но как только вы подниметесь на один уровень детализации по информационной лестнице, вам, вероятно, придется процитировать источник ( количество людей, подписавших Декларацию, например).И обратите внимание, что следует процитировать общеизвестные факты, обнаруженные в конкретном или необычном контексте, чтобы читатель знал, как на ваш аргумент мог повлиять контекст, в котором вы его нашли. Для получения дополнительной информации см. Общие знания.

---

3. Когда вы перефразируете или резюмируете идеи, интерпретации или выводы, которые вы найдете в источнике. Для получения дополнительных объяснений см. Справедливый парафраз.

---

4. Когда вы вводите информацию, которая не является общеизвестной или может считаться общеизвестной в вашей области, но читатель может ее не знать.Для получения дополнительной информации см. Общие знания.

---

5. Когда вы заимствуете план или структуру большей части аргументации источника (например, используя теорию из источника и анализируя те же три тематических исследования, которые использует источник).

Возможно, вы не привыкли думать, что план источника является собственностью его автора, но если вы слишком внимательно следите за планом источника, не признавая, что вы сначала видели его там, вы представляете как свой собственный анализ, который кто-то другой сформированный.Например, если вы используете обсуждение Марком Хаузером знания приматов о разуме других людей из Wild Minds , и вы обсуждаете те же три эксперимента, которые он анализирует, то вы должны признать свой долг. Самый простой способ сделать это — сказать: «Как и Марк Хаузер, я считаю, что три эксперимента, проведенные группами X, Y и Z, полезны при рассмотрении степени осведомленности шимпанзе». Еще лучший способ — поскольку он подчеркивает вашу индивидуальность как писателя — состоит в том, чтобы различать различные варианты использования, которым вы будете подвергать анализ.Если, например, вы сосредотачиваетесь на социальных навыках приматов, а не только на их осведомленности о других умах, вы можете написать: «Марк Хаузер исследует три эксперимента, проведенных X, Y и Z, чтобы узнать, что они могут рассказать нам о знаниях. других умов. Однако для моих целей эти же эксперименты пролили важный свет на социальные способности приматов ». Эти утверждения могут быть включены в дискурсивную сноску или в основной текст, хотя, если утверждение отличает ваш аргумент от аргумента источника, оно играет важную роль в основной части аргумента.

См. Gordon Harvey, Writing With Sources , Chapter 3, где прекрасное обсуждение несправедливого заимствования чужого плана.

---

6. Когда вы опираетесь на чужой метод, найденный либо в источнике, либо в результате совместной работы в лаборатории.

Полагаться на чей-то исследовательский метод аналогично пункту 5 выше — заимствовать план или структуру текста. Если ваш подход к проблеме основан на чьей-то работе над аналогичным или аналогичным случаем, отметьте автора.Использование чужой работы уместно и желательно, но методы, такие как конкретные слова и фразы, являются формой интеллектуальной собственности.

---

7. Когда вы строите компьютерную программу на основе чужой программы или малоизвестного алгоритма.

Хотя написание кода может показаться отличным от написания статей, применяются те же стандарты подтверждения. Если вы полагаетесь на чужую программу, вы должны отдать должное этому человеку. Некоторые программные алгоритмы настолько хорошо известны, что достигают уровня общих знаний.Программисты используют такие фрагменты кода без уведомления. Но если код плохо известен, кто-то, читающий вашу программу, может подумать, что вы заимствовали части, которые были заимствованы. Полезный пример несанкционированного заимствования кода см. На этой странице веб-сайта Принстонского университета.

---

8. Когда вы сотрудничаете с другими в производстве знаний.

Иногда вы можете стать соавтором статьи или другого текста во время учебы в колледже; эти возможности чаще встречаются в профессиональном мире.Когда два или более человека вносят существенный вклад в произведение, они обычно перечисляют все свои имена в качестве авторов. Но бывают случаи, когда кто-то оказывает помощь, которая не достигает уровня соавторства. Если вы работаете с партнером по лаборатории, например, над организацией эксперимента, но запускаете и анализируете результаты самостоятельно, вам следует указать партнера по лаборатории в сноске или по ссылке в своем документе. Точно так же, если вы и ваш партнер представляете сцену из спектакля, а позже вы пишете статью, используя некоторые идеи, полученные во время постановки, вы должны отдать должное другому актеру.

Университетская жизнь устроена так, что ваши идеи будут постоянно проверяться и уточняться в обсуждениях с другими. Вам не нужно цитировать в своих статьях каждый разговор об идеях или доказательствах. Но вам нужно выработать суждение о том, какие разговоры являются случайными, а какие приводят к идеям, заслуживающим упоминания в ваших текстах. Если вы воспользуетесь этим предупреждением как возможностью и попытаетесь выявить след своего мышления в сносках и благодарностях, вы скоро научитесь правильно оценивать сотрудничество.

Как стать техническим писателем: руководство для начинающих

Техническое письмо — очень ценный навык. Это имеет решающее значение для всех, кто работает в сфере технологий, для инженеров и ученых, которые делятся своими знаниями, а также для людей, которые ищут оплачиваемую работу на полную ставку в качестве писателей.

Итак, что включает в себя технический писатель, и как вы можете стать техническим писателем?

Техническое письмо — это не просто понимание технической информации и ее запись в документе.Техническое письмо берет высокоуровневую информацию и превращает ее в удобоваримый контент для определенной аудитории. В этой статье будет описан и определен процесс технического написания, передовые практики и шаги для начала вашей карьеры технического писателя.

Что такое технический текст?

Техническое письмо в широком смысле определяется Обществом технической коммуникации как «любая форма общения, которая демонстрирует одно или несколько из следующих качеств:

• Общение на технические или специализированные темы, такие как компьютерные приложения, медицинские процедуры или экологические нормы.
• Общение с использованием технологий, таких как веб-страницы, файлы справки или сайты социальных сетей.
• Предоставление инструкций о том, как что-то сделать, независимо от того, насколько технически задача или даже от того, используются ли технологии для создания или распространения этого сообщения ».

Этот стиль письма охватывает любой тип текста, цель которого — объяснить подробную информацию. Технический писатель общается таким образом, чтобы представить техническую информацию, чтобы читатель мог использовать эту информацию по назначению.

Определение стиля

Технический текст имеет ясный, прямой и нейтральный стиль. Текст должен представлять информацию максимально профессионально и доступно.

Роль

Технический текст используется всегда, когда техническая информация должна быть передана в виде текста. Текст объяснит научные или специализированные детали и подскажет читателю, как использовать эту информацию. Из-за высокотехнологичного характера рабочих мест и повседневной жизни техническое письмо становится все более распространенным.

Преимущества

Технические писатели получают огромное преимущество, становясь учениками на протяжении всей жизни. Чтобы передать содержание, вы должны (или стать) хорошо разбираться в этой области. Таким образом, с каждым новым техническим документом вы становитесь экспертом в этом вопросе.

Хотя читателю не нужно знать все подробности, вам нужно обладать глубокими знаниями, чтобы выбрать только самые важные элементы для включения. Широкое понимание гарантирует, что текст будет точным и наиболее эффективно передает необходимые данные.

Растущий спрос

По данным Бюро статистики труда США, прогнозируется, что спрос на технических писателей вырастет на 10 процентов с 2014 по 2024 год. Рост занятости в этой области превысит средний национальный показатель для других профессий из-за продолжающегося роста научно-технической продукции.

Выдающиеся области технического письма

Есть много профессий, требующих сильного технического письма, например, финансовые услуги, производство, энергетика, консалтинг, медицинский бизнес и инженерия.

Техническая документация не ограничивается этими доменами. В век информации способность давать четкие инструкции или информацию для целевой аудитории важна как никогда. Технические писатели работают в области программного обеспечения, консалтинга, академических кругов, правительства, телерадиовещания, транспорта, энергетики, телекоммуникаций, здравоохранения, безопасности, издательского дела, и этот список можно продолжать.

Процесс технической записи

Вы можете удивиться, обнаружив, что процесс написания технической документации может занять столько же (или больше!) Времени на планирование и рассмотрение, чем на написание.Этап планирования настраивает вас на успех и делает ваше письменное время более эффективным. Этап проверки важен для обеспечения технической точности вашего документа и его доступности для аудитории.

Прежде чем вы начнете печатать одно слово, необходимо выполнить важные подготовительные шаги, которые определят ваш документ. Если вы начнете писать, а затем попытаетесь отредактировать свой путь в пригодный для использования технический документ, вы только вызовете головную боль. Начните с умной подготовки.

Используйте следующий процесс технического написания, чтобы наилучшим образом разработать свои документы.

1. Подготовка проекта

Процесс планирования проекта начинается, когда запрашивается технический документ. Этот шаг может быть инициирован работодателем, коллегой или клиентом. (Для удобства чтения человек, который запросил документ, будет называться просто клиентом в этом руководстве.) В запросе определяются начальные требования: тип документа, предметная область / содержание, цель, объем и аудитория.

Не все эти важные аспекты могут быть сначала четко определены.Иногда ваш клиент может даже не быть уверен в своих требованиях! Управляемый разговор о документе неоценим для того, чтобы убедиться, что вы, как автор, понимаете проект. С помощью вдумчивых вопросов вы можете получить эту информацию, чтобы проект был ясным и хорошо спланированным с самого начала.

2. Анализ аудитории

После первоначального планирования проекта с клиентом самым важным фактором письма является аудитория.

Аудитория всегда находится в авангарде ума технического писателя.Читатель определяет текст. Как правило, техническая информация не меняется. Единственное, что меняется, — это то, как эти факты передаются. Хороший технический писатель корректирует текст в зависимости от контекста читателя.

3. Понять пользователя

Чтобы знать, для кого вы пишете, вы должны собрать как можно больше информации о том, кто будет использовать этот документ. Важно знать, обладает ли ваша аудитория опытом в данной области, является ли эта тема для них совершенно новой или они находятся где-то посередине.

У аудитории тоже будут свои ожидания и потребности. Вы должны определить, что читатель ищет, когда он начинает читать документ. Цель читателя будет направлять весь процесс написания, поскольку документ должен удовлетворять их потребности и отвечать на их вопросы.

Например, если вы пишете финансовое предложение для пилотной программы НИОКР по удаленному управлению отоплением дома со смартфона, вашей аудиторией может быть руководитель, определяющий бюджет компании на следующий год.Чтобы правильно подготовить техническое предложение, вам необходимо знать знания руководителя в области исследования. Кроме того, было бы полезно знать его или ее основные финансовые проблемы, бизнес-факторы, которые обычно используются при принятии решений, и сроки.

Эта исполнительная аудитория полностью отличается от конечного пользователя дистанционно управляемой программы отопления дома. Возможно, R&D выпускает новое программное обеспечение для удаленного управления отоплением дома со смартфона.В данном случае аудитория читает руководство пользователя программного обеспечения. Как писатель, вы должны понимать, что средний, незнакомый пользователь этого программного обеспечения знает об использовании своего смартфона и домашней системы отопления. Вам нужно знать их начальные вопросы, возможные проблемы и наиболее эффективные решения, чтобы написать полезный документ.

Эти примеры содержат одинаковую техническую информацию. Однако у них две очень разные аудитории, и поэтому они создают два совершенно разных документа.

Чтобы понять своего читателя, прежде чем подготовить документ, задайте себе следующие вопросы, адаптированные из материала Technical Communication Today:

• Кто они?
• Что им нужно?
• Где они будут читать?
• Когда они будут читать?
• Почему они будут читать?
• Как они будут читать?

Только после того, как вы ответите на эти вопросы, вы сможете приступить к подготовке документа.

4.Пользовательский опыт

Пользовательский опыт так же важен в техническом документе, как и для удобства использования интернет-магазина на мобильных устройствах.

Теперь, когда вы знаете свою аудиторию и ее потребности, вспомните, как сам документ удовлетворяет их потребности. У экспертов может быть тенденция составлять документ, демонстрирующий глубину их знаний, и составлять его таким образом, чтобы это было привлекательно для их собственной группы коллег. Это простая ошибка, игнорирующая то, как настоящий читатель будет использовать документ.

По мере подготовки постоянно отступайте и просматривайте документ как читатель.Спросите себя: доступно ли это? Как бы они это использовали? Когда они будут его использовать? Легко ли ориентироваться?

Всегда пишите документ, который будет полезен пользователю.

Планирование вашего документа

С четко определенными запросом документа и аудиторией вы можете концептуализировать свой документ.

Техническая информация сложна. Необходимо учитывать множество факторов, но не все они будут включены в конечный продукт. Хотя есть разные способы обработки всей этой информации, мы рекомендуем разработать ее в виде интеллект-карты.

С помощью интеллект-карты вы можете включить широкий спектр информации, выделить взаимосвязи и получить высокоуровневый визуальный обзор, прежде чем начать писать.

FreeMind — удобный бесплатный инструмент для создания вашей интеллект-карты. Видео ниже быстро покажет вам, как это использовать. Независимо от того, какой инструмент вы используете, убедитесь, что он прост в использовании. Цель состоит в том, чтобы быстро записать ваш мозговой штурм, чтобы не увязнуть в привлекательных, но громоздких функциях.

На этом этапе также будут выделены области, которые вам не знакомы и требуют дальнейшего изучения.Выделите все тематические области, которые вам нужно изучить, прежде чем писать.

Очень важно наладить этот процесс. Чтобы увидеть процесс планирования в действии, посмотрите следующее видео. Как отрывок из нашего курса по написанию технического отчета, в нем освещается процесс планирования технического отчета с использованием интеллект-карты:

Консультации со специалистами

Ни один технический писатель не знает всех технических деталей.

Консультация специалистов критична.Эксперты предоставят дополнительную или параллельную информацию, которая сделает ее более полезной для конечного читателя. Это могут быть коллеги, контакты с клиентами или внешние эксперты, авторитетные в вашей теме.

Взаимодействуйте с профильными экспертами на ранних этапах процесса. Поддерживайте контакт на протяжении всего процесса, потому что они могут повысить ценность на разных этапах, особенно во время проверки.

Подготовка документов

После того, как интеллектуальная карта подготовлена, важно выбрать правильный тип технического документа.Возможно, ваш клиент уже указал желаемый тип, а может быть, это очевидно. Однако на этом этапе стоит вернуться назад и подтвердить тип документа. Существует широкий выбор видов. Этот список не является исчерпывающим, но дает обзор основных:

1. Технические отчеты

Технические отчеты написаны для предоставления информации, анализа, инструкций и / или рекомендаций. Эти отчеты предоставляют читателю достаточно информации по теме, чтобы быть информированным и потенциально принимать решения.

Пример: технический отчет об одном этапе производственного процесса компании. Отчет включает информацию о том, как этот этап влияет на продукт, сам процесс и рекомендации по оптимизации.

2. Технические руководства

Технические руководства содержат инструкции по использованию устройства или программы. Читатель — это пользователь или иногда разработчик этого продукта.

Примеры: руководство по эксплуатации автомобиля; инструкция по эксплуатации будильника; руководство разработчика программы для ЭВМ

3.Электронная почта

Электронные письма

— это краткая форма общения, которая зависит от цели. Как правило, они намерены делиться информацией с потенциальным дополнительным использованием для убеждения или наставления.

Пример: электронное письмо, отправленное всем сотрудникам с обновленной информацией об изменениях политики управления персоналом.

4. Технические предложения

Технические предложения представляют собой введение в новый проект. В нем описываются цель, запланированные этапы или задачи, используемые методы, ожидаемые результаты и выгоды, а также бюджет.Предложение действует как набросок проекта, если принято. Предложения не обязательно должны иметь бюджет, так как он может предлагать бесплатные изменения.

Примеры : техническое предложение от франчайзи розничной компании об открытии нового места. Предложение включает подробные сведения о недвижимости, планах ремонта и операций, ожидаемых доходах и стоимости проекта.

5. Технические характеристики

Спецификации — это подробное описание структуры, дизайна, материалов, упаковки и стандартов продукта или процесса с уровнем детализации, который позволяет внешней стороне построить или реконструировать его.

Пример: архитектор предоставляет строительному подрядчику спецификации на строительство дома.

6. Лист технических данных

Таблицы технических данных

содержат технические характеристики, характеристики с уровнем детализации, который позволяет внешней стороне включить их в другую систему.

Пример: производитель компьютеров предоставляет техническое описание персонального компьютера с подробной информацией о его операционной системе, портах и ​​совместимости, чтобы клиент мог подключить компьютер к сети своей компании.

7. Руководства и справочники

Руководства и справочники — это ссылки или наборы инструкций в легко доступной форме.

Пример: Справочник MLA предоставляет краткое справочное руководство для определенного стиля написания исследований.

8. Стандартная рабочая процедура

Стандартная операционная процедура (СОП) — это набор пошаговых инструкций, обычно предназначенных для сотрудников, для выполнения рутинных процессов. СОП направлена ​​на повышение согласованности, качества и соответствия повторяющихся операций.

Пример: сотрудников лаборатории используют стандартную рабочую процедуру для выполнения анализа питьевой воды.

Написание правильного стиля

Наконец-то можно начинать писать! Пройдя этот вдумчивый процесс планирования, написание станет проще и эффективнее.

Хотя содержание теперь будет ясным, вам необходимо убедиться, что стиль написания подходит для технического документа. Письмо должно быть доступным, прямым и профессиональным.Цветочный или эмоциональный текст не приветствуется в техническом документе. Чтобы ваш текст соответствовал этому стилю, включите в свой текст следующие ключевые технические характеристики:

Активный голос

Активный голос легче читать и понимать, чем пассивный. По возможности выбирайте активный голос в предложениях. В активном голосе субъект предложения — исполнитель действия.

Пассивный Пример: Счетчик электроэнергии снимается шесть раз в год обученным специалистом.

Активный Пример: Обученный техник считывает счетчик шесть раз в год.

Точный выбор слов

Тщательно подбирайте слова. Используйте лучшее слово для контекста. Включите необходимые детали, которые сделают текст понятным и точным. Избегайте чрезмерного использования местоимений, таких как «это» и «это», поскольку читателю может быть сложно определить антецедент.

Пример: Если индикатор мигает, инициируйте жесткий перезапуск, нажав кнопку питания.

Улучшено: Если красный индикатор мигает на мониторе более десяти секунд , то инициируйте жесткий перезапуск, нажав серую кнопку питания .

Целевой подход

Многие технические документы содержат инструкции для читателя. Следовательно, подход, основанный на задачах, упрощает понимание контента. При написании учитывайте порядок шагов в процессе. Этот поток обеспечивает естественное руководство для вашего письма.

Структура предложения

Всегда помещайте наиболее важную информацию в основное предложение. Читатель лучше усвоит приоритетную информацию.

Пример: Исследователи высказали предварительные опасения, но испытание антибиотика было успешным.

Улучшено: Испытание антибиотика прошло успешно, несмотря на предварительные опасения исследователя.

Будьте краткими. Комбинируйте предложения или удаляйте ненужные слова в предложениях, чтобы текст был как можно более лаконичным.Технический текст должен быть ясным и прямым, чтобы не было необходимости добавлять цвет или сложность.

Пример: Крайне важно сливать воду из водяного насоса после каждого использования. Если не слить, насос подвергнется коррозии.

Улучшено: Важно сливать воду из водяного насоса после каждого использования, чтобы избежать коррозии.

Пример: Q1 продемонстрировал продажи ниже ожидаемых из-за политической нестабильности в регионе.

Улучшено: Продажи в первом квартале снизились из-за политической нестабильности в регионе.

Избегайте жаргона

Жаргон — ловушка для технического писателя. Если вы эксперт в своей области, вы можете легко использовать жаргон, знакомый вашей теме или офису, не осознавая, что это может сбивать с толку других читателей. Неэксперт может использовать жаргон как злонамеренную попытку обратиться к экспертам. Не попадитесь в эту ловушку. Следует избегать жаргона и использовать его только тогда, когда он подходит для конкретной аудитории.

При использовании незнакомых или технических терминов определите термин, когда он используется в тексте впервые. При использовании сокращений выпишите термин полностью, а затем в скобках укажите аббревиатуру при первом использовании. Эти определения служат ориентирами в тексте для незнакомого читателя.

Пример: ВОЗ дает четкие директивы по использованию лекарств от малярии.

Улучшено: Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) дает четкие директивы по использованию лекарств от малярии.

Использовать простой язык

Plain language имеет собственный набор международных руководств. Главный вывод — писать так, чтобы любой читатель мог понять текст.

Использование меньшего количества слов или более простых вариантов слов передаст читателю то же значение, но при этом будет более доступным.

Пример: В настоящее время наши исследования сосредоточены на использовании этого препарата для полной ликвидации кори.

Улучшено: В настоящее время , наши исследования сосредоточены на использовании препарата для ликвидации кори.

Визуальное форматирование

Хотя сердцем технического документа является его текст, не следует забывать о визуальном отображении. Стену текста трудно читать. Даже самые четкие инструкции могут быть потеряны в документе с плохим визуальным представлением.

Продуманное форматирование, шаблоны и изображения / диаграммы сделают ваш текст более полезным для вашей аудитории.

Четкость форматирования

Стиль технического документа переносится на этап форматирования.Форматирование должно быть чистым и профессиональным. Правильно подобранные, читаемые шрифты, размер и макет помогут читателю понять текст. В более крупных документах следует учитывать оглавление, разделы и включение приложений, чтобы лучше структурировать информацию.

шаблоны

Многие компании и отдельные технические писатели полагаются на шаблоны для технических документов. Шаблоны следует разрабатывать для ясности и с учетом аудитории. После разработки шаблоны экономят время и предоставляют ранее утвержденное руководство по стилю.Для повторяющихся проектов может быть полезно разработать шаблон (или спросить, есть ли у вашего клиента предпочтительный шаблон).

Улучшение с соответствующей графикой

Говорят, картинка стоит тысячи слов. Эта фраза звучит правдоподобно даже в технической литературе. Однако не любое изображение достойно технического документа.

Техническую информацию сложно передать одним текстом. Правильно расположенное изображение или диаграмма могут помочь автору в объяснении. Изображение должно иметь прямую релевантность и иметь четкие ссылки как в тексте, так и в пояснительной подписи.

Изображения, используемые в декоративных целях, никогда не должны использоваться в техническом документе. Они отвлекают внимание и не выдерживают четкого нейтрального стиля.

Для более глубокого обсуждения прочтите наш пост о графике для технического письма.

Внимательно изучите

Хорошее письмо любого типа не должно содержать орфографических и грамматических ошибок. Это очевидно, но не всегда легко, особенно с объемными документами.

Не волнуйтесь — вы не одиноки. Есть ряд программных инструментов, которые могут помочь вам в грамматическом обзоре.Мы предлагаем два наиболее полезных инструмента:

Мы рекомендуем запустить ваш текст в обеих этих программах, чтобы дважды проверить его правильность.

Эти проверки следует выполнить в первую очередь, а затем провести тщательный анализ собственными глазами. Программное обеспечение не может охватить все контексты или несоответствия. В этом обзоре чтение вслух потенциально сложных отрывков поможет проверить, насколько они доступны или неудобны.

Технический обзор

После того, как текст будет лингвистически правильным, вам нужно будет убедиться, что он правильный и технически.Отойдите от документа и вернитесь к нему с точки зрения целевой аудитории. Если ваш документ представляет собой руководство пользователя, следуйте инструкциям по эксплуатации продукта. Если ваш документ представляет собой новое деловое предложение, прочтите его как клиента, помня об их приоритетах.

Цикл проверки

После завершения вашей личной проверки документ должен быть просмотрен другими. Рецензент может быть коллегой, руководителем или экспертом в предметной области.

Этот цикл проверки будет зависеть от компании или клиента.Обычный процесс следует за первым черновиком, исправленным черновиком и окончательным черновиком / версией документа. Каждый обзор будет уточнять и улучшать документ. Следовательно, более длинный или более важный документ потребует дополнительных раундов проверки.

Этот процесс проверки также важен для вас как технического писателя. Внешняя обратная связь улучшит не только текущий текст, но и ваше письмо в будущем.

Хорошее письмо — это процесс. Пересмотр, исправление и редактирование не должны быть запоздалыми размышлениями, а должны быть тщательно включены в вашу работу по написанию технической документации.

• Начните свое путешествие по техническому письму
• Создайте свой портфель
• Уточните свое резюме

CV — это технический документ. Нет лучшего места, чтобы начать применять свои навыки технического письма. Следуйте рекомендациям по стилю технического письма и подчеркните свою карьеру и достижения.

Карьерный совет

Вам нужна степень в области технического письма?

Нет! Хотя по этой дисциплине существует множество ценных программ, прямых требований к получению степени или диплома нет.Практический опыт и письменное портфолио будут столь же полезны, чтобы получить работу или произвести впечатление на работодателей.

Просто начните писать

Не ждите вашего первого технического письменного задания, чтобы создать свое портфолио. Практикуйте этот стиль, создавая новые документы для существующих программ или проектов.

Есть ли приложение для повышения продуктивности, которое вы любите использовать, но его документация плохо написана? Напишите свой собственный и поделитесь им в Интернете для получения отзывов. Ваш офис боялся подготовки годового отчета о безопасности и охране труда? Практикуйте свои навыки технического письма, чтобы подготовить этот отчет, становясь героем офиса.

Каждый из этих документов станет отличным дополнением к портфолио вашего технического писателя.

Знай, чего ты стоишь

По мере того, как эта область растет, появляется все больше информации о ее потенциальном доходе. При планировании контрактов с фрилансером или ежегодного обзора важно понимать ценность технического писателя.

Министерство труда США сообщает, что средняя зарплата технического писателя в США в 2016 году составляла 69 850 долларов или 33,58 доллара в час.

Сосредоточьтесь на своей нише

Большинство технических писателей выбирают область для своей работы. Чем точнее вы определите свою нишу, тем яснее будет ваш идеальный клиент или работодатель.

Выбор отрасли — важный первый шаг в выборе. Технические документы в области финансов сильно отличаются от документов в области фармацевтики или туризма. Можно писать для нескольких отраслей, но вы будете наиболее эффективны, если выберете область, которая соответствует вашим интересам и вашему опыту.

Внештатный сотрудник по сравнению с штатным сотрудником

Технические писатели могут быть как независимыми фрилансерами, так и штатными сотрудниками.

Фрилансеры работают с рядом клиентов над подготовкой технической документации. Как фрилансер, вы можете выбирать своих клиентов и тематические области. Кроме того, фрилансеры несут ответственность за свой бизнес и рабочее время. С ростом потребности в технических письмах и онлайн-платформах для фрилансеров существует множество контрактов, доступных как для новых, так и для опытных фрилансеров.

Внутренние сотрудники передают свои навыки одной компании либо в качестве технического писателя на полную ставку, либо в качестве технического персонала с письменными обязанностями. Технические писатели, работающие на полную ставку, вместе с профильными экспертами в компании разрабатывают ряд необходимых документов. Компании обычно предпочитают, чтобы штатные сотрудники обладали навыками технического письма, потому что они часто знают технические детали лучше, чем кто-либо другой. Они эксперты в предметной области! Возможность сообщить об этом в письменной форме очень желательна для работодателей.

Для технических сотрудников, таких как инженеры и аналитики, есть большое преимущество, если они добавят техническое письмо к своим навыкам. Коммуникация является проблемой для многих компаний. Трудно принимать оптимальные бизнес-решения без четко переданной информации из технических отделов. Сотрудник, способный преодолеть разрыв между техническим и деловым, будет очень ценным для большинства компаний.

Где искать работу

Как фрилансер, технические писательские вакансии можно найти на нескольких онлайн-платформах.К наиболее популярным относятся:

• LinkedIn
• Upwork
• Remoteok.io

Конечно, ваша профессиональная сеть, вероятно, станет хорошим источником возможностей для написания технической документации.

Как штатный сотрудник, обсудите свой интерес со своим руководителем и предложите свои письменные навыки во время встреч по планированию проекта.

Дополнительное образование

Технические писатели всегда учатся. Погружаясь в новые предметные области и получая внешнюю обратную связь, хороший писатель никогда не перестает оттачивать свое мастерство.

Для получения дополнительных образовательных результатов доступно множество курсов. Офлайн-курсы технического письма доступны во многих общественных колледжах или технических школах. В Интернете есть бесплатные и платные ресурсы для уточнения ваших технических текстов.

Например, в Викиверситете есть бесплатный вики-курс по написанию технической документации. Мы предлагаем онлайн-курс написания технических отчетов под руководством инструктора, чтобы улучшить техническое письмо (в дополнение к другим нашим курсам делового письма).Этот курс представляет собой практикум; в ходе курса вы создадите актуальный технический отчет.

Конечно, хорошие писатели — тоже ненасытные читатели. Нет, технические документы не слишком увлекательны для чтения, но если вы просматриваете часто читаемые или часто используемые документы, ваше собственное письмо улучшится.

Присоединяйтесь к профессиональной ассоциации

Профессиональные ассоциации демонстрируют уровень компетентности и предлагают широкий спектр возможностей для профессионального развития и установления контактов. В настоящее время крупнейшей ассоциацией технических писателей является Общество технической коммуникации, и уровень платного членства зависит от многолетнего опыта написания технических текстов.

Заключительные мысли

Техническое письмо — ценный и прибыльный навык. Это ценный титул, независимо от того, хотите ли вы сменить карьеру или добавить эту способность к своей нынешней должности. Помните, что любой сотрудник, который может передавать техническую информацию на работе, очень ценен для компании.

No related posts.