Графики отпусков сотрудников предприятия . Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

На каждом предприятии должен вестись график отпусков сотрудников предприятия. Это необходимо с целью планирования деятельности предприятия и недопущения ситуации, когда, например, все одновременно сотрудники какого-то отдела оказываются в отпуске, или когда одновременно уходят в отпуск сотрудники, которые должны заменять друг друга, и т. п. Рассмотрим, как осуществляется формирование и ведение графика отпусков в программе «Отдел кадров».

Переход в режим работы с отпусками осуществляется с помощью кнопки График отпусков, которая находится внизу основного рабочего интерфейса программы (см. рис. 2.3). При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.99.

Рис. 2.99. Планирование отпусков сотрудников предприятия

Структура данного окна такова: слева вверху отображается список сформированных ранее графиков отпусков. Справа вверху расположены параметры настройки фильтра на отображаемые данные (можно установить фильтр по сотруднику или по позиции штатного расписания). В нижней части окна в области Работа с графиком отображается содержимое графика, на котором в списке графиков установлен курсор.

В общем случае алгоритм действий при формировании графика отпусков выглядит так: вначале формируется сам график, после чего в него включаются позиции. Каждая позиция содержит сведения о планируемом отпуске конкретного сотрудника.

Чтобы создать новый график отпусков, нажмите кнопку Создать новый, которая находится под списком графиков. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.100.

Рис. 2.100. Создание графика отпусков

В данном окне вводятся основные сведения о создаваемом графике. В поле Номер графика вводится порядковый номер графика, а в поле Дата составления из раскрывающегося списка выбирается дата его формирования. В поле На год с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указывается год, в течение которого будет действовать создаваемый график, а в поле Дата утверждения указывается дата утверждения графика руководством предприятия.

В поле Организация отображается наименование организации, с которой в данный момент ведется работа, следовательно – в которой будет действовать сформированный график отпусков. Такие параметры, как должность и ФИО руководителя предприятия, а также должность и ФИО руководителя кадровой службы заполняются автоматически в соответствии со значением поля Организация: необходимые сведения берутся из карточки организации (см. рис. 2.2), которая заполняется при вводе в программу сведений об организации.

Если кадровая политика предприятия предусматривает согласование графика отпусков с профсоюзной организацией, то в полях Мнение профсоюзного органа от и № указывается соответственно дата и номер документа, в котором зафиксировано решение профсоюзного органа по данному вопросу.

Завершается ввод основных сведений о графике отпусков нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Если впоследствии потребуется изменить основные реквизиты графика отпусков, то для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции списка. В результате на экране откроется окно редактирования, которое полностью идентично окну ввода (см. рис. 2.100), в котором выполняются необходимые корректировки.

Для удаления графика из списка выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом нужно соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы заполнить график позициями, нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Добавить сотрудника или Добавить подразделение. При добавлении сотрудника на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.101.

Рис. 2.101. Добавление сотрудника в график отпусков

В данном окне в поле Сотрудник нужно указать сотрудника, который включается в график. Для этого нажмите кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите требуемого сотрудника щелчком мыши и нажмите кнопку Выбрать. После этого автоматически заполнится поле Место работы – в нем отобразится название должности, которую занимает данный сотрудник. После нажатия в данном окне кнопки Создать в графике отпусков появится позиция для данного сотрудника. Чтобы перейти к планированию его отпуска, нужно дважды щелкнуть мышью на этой позиции (о дальнейших действиях мы расскажем чуть позже).

Если вы хотите сформировать график отпусков для всех сотрудников какого-либо подразделения, то нажмите кнопку Добавить подразделение. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.102.

Рис. 2.102. Добавление в график сотрудников подразделения

В данном окне в поле Подразделение нужно из раскрывающегося списка выбрать название структурного подразделения предприятия, сотрудников которого нужно включить в график отпусков. После нажатия в данном окне кнопки Создать для каждого сотрудника в графике будет создана отдельная позиция.

Как мы уже отмечали чуть выше, чтобы приступить к планированию отпуска сотрудника, нужно дважды щелкнуть на соответствующей позиции списка мышью. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.103.

Рис. 2.103. Планирование отпуска сотрудника

В данном окне осуществляется ввод и редактирование сведений об отпуске сотрудника. В верхней части окна отображается ФИО сотрудника, название структурного подразделения предприятия, в котором он работает, а также название занимаемой им должности. Эти данные показываются справочно и не редактируются.

В поле Количество дней отпуска с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика указывается планируемое количество дней отпуска сотрудника в данном году. В поле Запланированная дата указывается дата, с которой по плану у сотрудника должен начаться отпуск. Что касается поля Фактическая дата, то оно заполняется либо в случае, когда приходится заранее откорректировать запланированную дату начала отпуска, либо после того, как сотрудник ушел в отпуск – в соответствии с реальной датой начала его отпуска. Отметим, что порядок заполнения поля Фактическая дата может определяться спецификой постановки кадрового учета на конкретном предприятии.

Иногда могут возникать ситуации, когда отпуск сотрудника приходится переносить на другой срок. Это может быть обусловлено, например, производственной необходимостью, форс-мажорными обстоятельствами, временной нетрудоспособностью работника, который должен был замещать ушедшего в отпуск сотрудника, и т. д. В этом случае в поле Основание перенесения отпуска нужно с клавиатуры ввести причину или основание перенесения отпуска, а в поле Дата предполагаемого отпуска указать предполагаемую дату начала перенесенного отпуска.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к отпуску данного сотрудника. здесь можно указать, например, информацию о работнике, который будет замещать ушедшего в отпуск сотрудника, или координаты, по которым сотрудника можно будет найти во время отпуска, либо иные сведения, которым не нашлось места в других полях данного окна.

Завершается планирование отпуска сотрудника нажатием в данном окне кнопки Сохранить. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить сотрудника из графика отпусков (например, по причине его увольнения, либо в других случаях), нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Удалить сотрудника. При этом нужно действовать внимательно и осторожно, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет сотрудника из графика без возможности восстановления. Аналогичным образом с помощью кнопки Удалить всех можно быстро очистить график отпусков от всех позиций (опять же, подтверждение удаления программа не запрашивает).

Чтобы распечатать график отпусков сотрудников, нажмите кнопку Печать, которая находится в левом нижнем углу окна. При этом на экране откроется уже знакомое нам окно выбора печатной формы документа (рис. 2.104).

Рис. 2.104. Выбор печатной формы графика отпусков

В данном окне вы можете выбрать один из двух видов документа: график отпусков сотрудников по утвержденной форме № Т-7, или такой же график с сортировкой сотрудников по ФИО. Требуемый вариант выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции в левом верхнем углу окна.

Вы можете сразу отправить на принтер оба вида документа – для этого нажмите кнопку Напечатать все. Чтобы сразу распечатать только тот документ, который открыт в окне, нажмите копку Печать. Если же вы перед отправкой документа на печать хотите посмотреть, как он будет выглядеть в печатном виде на листе бумаги – откройте окно предварительного просмотра, просто щелкнув мышью на этом документе. На рис. 2.105 показано окно предварительного просмотра графика отпусков по форме № Т-7.

Рис. 2.105. График отпусков сотрудников предприятия

При необходимости вы можете перейти в режим редактирования печатной формы документа с помощью кнопки Правка, или в режим просмотра и редактирования параметров страницы с помощью кнопки Поля. Чтобы отправить документ на печать, нажмите кнопку Печать, которая находится в инструментальной панели данного окна.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2021: пошаговые инструкции

Кадровые документы необходимы для учета труда и заработной платы. К их составлению работодатель должен отнестись со всей ответственностью, поскольку за нарушения в кадровом делопроизводстве положены крупные штрафы. Наши юристы подготовили для вас пошаговые инструкции для изучения кадрового делопроизводства с нуля. Ознакомьтесь с ними, чтобы не допускать ошибок и чувствовать себя уверенно во время проверок налоговой и трудовой инспекции.

Кадровые процедуры и документы

Вне зависимости от правового статуса работодателя многие кадровые процедуры – обязательны. В нашем конструкторе документов вы найдете все необходимые кадровые процедуры. Среди самых распространенных: аттестация сотрудника, составление графика отпусков, разработка штатного расписания, оформление командировки и выплата премии.

Список всех кадровых процедур:

• составление штатного расписания;
• проведение аттестации;
• составление графика отпусков;
• поручение дополнительной работы;
• направление в командировку;
• замена отпуска;
• поощрение работника и мотивация;
• привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
• внесение изменений в трудовой договор;
• прием на работу;
• предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком;
• назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Организация работы сотрудников компании осуществляется путем оформления локальных нормативных актов. У работодателя должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. С помощью пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству вы сможете составить все необходимые документы быстро и грамотно.

Ведение личных дел сотрудников в частных компаниях рекомендуется, но не обязательно. Обязанность вести личные дела работников распространяется на служащих государственных организаций. В личное дело можно вносить: копии документов при приеме на работу, копии пенсионного страхового свидетельства, свидетельства о браке, свидетельства о рождение детей, документов об образовании и т.п.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2021 году: пошаговые инструкции

Кадровые документы могут быть унифицированными и иметь разные сроки хранения. В нашем конструкторе вы можете найти следующие их виды:

• акты и журналы;
• заявления, приказы и уведомления;
• договоры;
• должностные инструкции и прочие кадровые документы.

К прочим документам относятся: авансовый отчет, докладная записка, график отпусков, личная карточка работника, объяснительная, штатное расписание.

Кроме того, у работодателя должны присутствовать документы по охране труда. Ими являются:

• журнал инструктажа;
• журнал прохождения сотрудником медицинского обследования;
• инструкция по охране труда по профессиям.

Если у вас нет опыта составления перечисленных документов , советуем использовать пошаговую инструкцию по кадровому делопроизводству.

В соответствии с подп. «а»  ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые заявления и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Предлагаем вам ознакомиться с пошаговыми инструкциями по кадровому делопроизводству с нуля и скачать актуальные на 2021 год документы в формате Word или PDF.

Что нужно учесть при составлении графика отпусков на 2021 год | Статьи компании «РосКо»

Не позднее 17 декабря 2020 г. работодатели должны распланировать время и определить очередность предоставления работникам отпусков в 2021 году. Как составить и ознакомить работников с графиком отпусков?

Несколько слов о том, для чего нужен график отпусков. Составление графика отпусков является обязанностью работодателя и относится к числу истребуемых документов при проведении проверок соблюдения трудового законодательства.

Однако значение графика отпусков не ограничивается только возможными санкциями со стороны трудовой инспекции за его отсутствие либо ненадлежащее оформление.

Важно!

Грамотно составленный график отпусков позволит работодателю запланировать предстоящие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные производственные процессы.

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».

Заполненная по каждой организационной структуре форма «Планирование отпусков» далее передается в Отдел кадров для проставления льготных категорий работников.

При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент.

На сегодняшний день при увольнении работника работодатель не всегда может удержать долг по излишне выплаченным отпускным. В том случае если работодатель не удержал при окончательном расчете с работником «отпускной» долг, то вероятность взыскания долга в судебном порядке очень мала (Определения ВС РФ от 25.10.2013 г. №69-КГ13-6, от 28.05.2010 г. №18-В10-16, письмо   Минтруда РФ от 22.10.2018 г. №14-1/ООГ-8142).

Для исключения проблемных ситуаций в будущем, в момент планирования графика отпусков, бухгалтерии желательно произвести расчет по каждому работнику, за исключением категорий работников, которым нельзя не предоставить «авансовый» отпуск, заработанных дней отпуска.

Услуги кадрового делопроизводства

Как документально оформить график отпусков?

Несмотря на то, что благодаря статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ работодатели получили свободу выбора в использовании тех или иных унифицированных форм — главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, большинство работодателей по-прежнему используют привычную форму №Т-7.

Важно!

График отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2020 г. (ч.1 ст.123 ТК РФ – не позднее чем за две недели до наступления 2021 года).

Работодатель должен учитывать, что для некоторых категорий работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Например, работники в возрасте до 18 лет, мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, почетным донорам.

Образец графика отпусков представлен ниже:

Ознакомление работников с графиком отпусков

Несмотря на то, что напрямую в ТК РФ не установлена обязанность работодателя с ознакомлением графиком отпусков, работодатель обязан довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков как локальный нормативный документ, связанный с трудовой деятельностью работников.

Трудовым законодательством не регламентирована форма ознакомления работников с графиком отпусков.

КАК РАБОТНИКУ ИЗВЛЕЧЬ ВЫГОДУ ПРИ УХОДЕ В ОТПУСК

Возможно 3 варианта ознакомления работников с графиком отпусков:

1 вариант — ознакомительная подпись работника в графике отпусков.

Для этого в график отпусков вводят дополнительный столбец.

2 вариант — специальное извещение, направляемое работнику не менее чем за две недели до начала отпуска, либо служебная записка, адресованная работнику о дате начала отпуска.

Но это усложняет документооборот для работодателей с большой численностью работников.

3 вариант — Приказ об отпуске работника.

Такой вариант исключает излишний документооборот. Работник должен быть ознакомлен с приказом не менее чем за две недели до начала отпуска. То есть приказ должен быть подготовлен заблаговременно.

Кадровое делопроизводство

Включается ли в график отпусков графа «ознакомление работников с графиком»? Какова процедура ознакомления с утвержденным руководителем графиком отпусков? Принципиальным и необходимым ли является предоставление работником заявления на отпуск, если графиком отпусков предусмотрены конкретные даты начала и окончания отпуска?

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Унифицированная форма графика отпусков включена в «Унифицированную систему организационно-распорядительной документации» (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, с изменениями и дополнениями от 24 марта 2008 г. № 16. В данной форме отсутствует графа «Ознакомление работника с графиком», т.к. соответствующее требование не предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими данный вопрос.

Вместе с тем УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости. Например, форма графика трудовых отпусков может быть дополнена графой, предусматривающей дату окончания трудового отпуска, графой «отметка об ознакомлении работника с графиком» и др. Работники могут быть ознакомлены с графиком трудовых отпусков также в порядке, установленном для ознакомления работников с приказами по личному составу. В этом случае отметка об ознакомлении с графиком трудовых отпусков будет включать слова «С графиком трудовых отпусков ознакомлены», собственноручные подписи работников, расшифровку подписей (инициалы, фамилии), даты ознакомления. Оформляется эта отметка в графике трудовых отпусков ниже реквизита «Подпись» (при наличии грифа согласования с профсоюзом –– ниже этого грифа) либо на отдельном листе, который прилагается к графику.

При этом следует помнить, что в соответствии со ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

Согласно ст. 168 ТК утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (приказа, распоряжения, записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется.

В то же время необходимость составления заявления о предоставлении отпуска может быть обусловлена установленной в организации процедурой разработки графика трудовых отпусков. Например, в случае отсутствия профсою­за до утверждения графика заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником.

В ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (такое уведомление оформляется в виде заявления). Заявления о предоставлении отпуска необходимы при оформлении различных категорий социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков не отражены. В частности, ст. 185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка.

В примерной записке об отпуске не предусмотрен пункт «основание предоставления отпуска». Можно ли самостоятельно включать в записку об отпуске данный пункт и не будет ли это ошибкой?

Предоставление отпуска –– юридически значимое действие, связанное в том числе с финансовыми вопросами, поэтому оно должно оформляться правовым актом. Именно этот принцип документирования всех аспектов трудовых отношений заложен в ТК. К числу правовых актов относятся распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления) и организационные документы (инструкции, правила, положения, договоры, графики отпусков и др.). Все эти документы, издаваемые в рамках организации, в юридической практике в последние годы определяются как локальные правовые акты.

Наряду с традиционно издаваемыми правовыми актами, указанными выше, ТК допускает оформлять предоставление отпуска запиской, что представляется не совсем грамотным. Записка (любая — об отпуске, докладная, объяснительная, пояснительная) по определению является справочно­информационным документом, который не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций. Возможность оформления отпуска запиской, предусмотренная ст. 152 ТК, по всей видимости, является следствием механического переноса в действующий Трудовой кодекс существовавшей еще во времена СССР практики.

Примечание. Обратим внимание, что еще до принятия Трудового кодекса Республики Беларусь унифицированная форма записки об отпуске была исключена постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (с дополнениями от 28 июня 1990 г. № 94). В Российской Федерации при переработке указанных форм в середине 1990-х гг. записка об отпуске была исключена как вид документа, не соответствующий юридическому значению документируемой в данном случае функции управления. Оформление отпусков согласно действующей в России унифицированной системе первичной учетной документации осуществляется только приказами (распоряжениями). В Республике Беларусь унифицированная система первичной учетной документации до настоящего времени не переработана, а соответствующее постановление Госкомстата СССР отменено постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359.

Несмотря на изложенное, действующий Трудовой кодекс допускает оформление отпуска запиской об отпуске. По поручению Правительства Республики Беларусь Министерство финансов Республики Беларусь разработало и постановлением от 18 октября 2000 г. № 110 утвердило примерную форму записки об отпуске. В связи с внесением в 2007 г. изменений и дополнений в Трудовой кодекс были исключены понятия «основной минимальный отпуск» и «основной удлиненный отпуск» данная форма нуждается в корректировке.

Так как форма записки об отпуске является примерной, то не будет являться ошибкой включение в нее отдельной строки, в которой будет указано основание предоставления отпуска (соответствующая статья ТК или иного нормативного правового акта о труде) либо основания для издания записки по аналогии с изданиями приказов или распоряжений (заявление работника, график трудовых отпусков и др.).

Являются ли черно­-белые гербовые бланки бланками строгой отчетности?

Согласно п. 14 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Тре­бования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в организации допускается изготавливать как цветные, так и черно­белые бланки. Ни цветные, ни черно­-белые бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь не являются бланками строгой отчетности.

Особенности подготовки и использования гербовых бланков установлены Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями и утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями.

В соответствии с указанными документами бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на этих бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале). Лицо, ответственное за их учет, использование и хранение, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям.

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь по акту с отметкой в журнале (карточке). Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь должны храниться в организациях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Следует ли с каждого нового года заводить новый журнал регистрации обращений граждан?

Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан регулируются постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» с последующими изменениями и дополнениями. Указанным постановлением, а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена необходимость ежегодного заведения нового журнала регистрации обращений граждан.

По общему правилу делопроизводства регистрационные формы (журналы, книги) ведутся до их полного заполнения. С началом нового делопроизводственного (календарного) года регистрируемым в них документам должны присваиваться регистрационные номера, начиная с первого. Для удобства поиска регистрация документов в новом делопроизводственном году начинается в журнале с нового листа.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 2 (97), февраль 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Кадровое делопроизводство | Администрация города Бердска Новосибирской области

Нормы Трудового кодекса Российской Федерации предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например, обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др.

Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов.

Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия — делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие «кадровое делопроизводство» — совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом.

Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации, (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299), можно дать следующую классификацию кадровой документации:

1. документация по приему на работу — трудовой договор, приказ о приеме на работу;
2. документация по переводу на другую работу — соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе;
3. документация по увольнению с работы — заявление об увольнении, приказ об увольнении;
4. документация по оформлению отпусков — заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска;
5. документация по оформлению поощрений — представление о поощрении, приказ о поощрении;
6. документация по оформлению дисциплинарных взысканий — письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания.

В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов.

 

В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 09.03.2021) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 08.12.2020) «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 30.12.2020) «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами.

Статья: «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» (4-е издание, переработанное и дополненное) В.В.Семенихин («ГроссМедиа», «РОСБУХ» 2019)

Статья: «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» (3-е издание, переработанное и дополненное) В.В.Семенихин («ГроссМедиа», «РОСБУХ» 2017)

как избежать споров и штрафов»

Что такое бюрократия? Прежде всего это следование определенным правилам, а в кадровом делопроизводстве это следование Трудовому законодательству.

Первоначально термин «бюрократия» не имел негативного оттенка. Он был введён в XVIII веке французским экономистом Гурнэ, который использовал его для обозначения исполнительной власти. В науку он вошёл в XIX веке благодаря немецкому историку, социологу и экономисту Веберу.

Под этим термином Вебер подразумевал:

• Жёсткую организацию властных структур.
• Правила и предписания, которые позволяют работать рационально.
• Эффективный инструмент управления обществом.

Сегодня социологи высказывают мнение о том, что основным минусом бюрократии является факт превращения средств в цель деятельности. В результате, жёсткая иерархия, строгая дисциплина и исполнение инструкций без осмысливания конкретной ситуации становятся тормозом на пути рациональной деятельности.

Но на практике строгое следование определенным правилам дает возможность чётко обозначить права и обязанности сторон трудового договора, что дает возможность избежать споров в суде. А при помощи правильно оформленных документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.

Строгое следование трудовому законодательству при оформлении документации о трудовой деятельности работника является социально значимым.

Для примера — расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию). Данный расчет производится на основании записей в трудовой книжке. И если записи будут оформлены с ошибками или нарушениями, будущему пенсионеру придется восстанавливать данные о своей трудовой деятельности, или, в случае закрытия компании, собирать данные по архивам.

Для организации действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения правил ведения караются штрафными санкциями.

В кадровом делопроизводстве присутствует большое количество документов, которые должны обязательно храниться на бумажном носителе.  Работники всегда очень удивляются зачем подписываются документы в таком количестве.

1. При трудоустройстве с работником обязательно нужно:

• подписать соглашение о неразглашении персональных данных;
• под роспись ознакомить с локально-нормативными актами;
• заключить трудовой договор и подписать приказ о приеме на работу.

Все это документы на бумажном носителе, которые должны храниться и в компании, и у работника согласно трудовому законодательству

Основанием для трудовых отношений является трудовой договор.

Если работник допущен к работе уполномоченным лицом, договор считается заключенным. Оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу работодатель обязан не позднее трех рабочих дней.

Ситуация: Работник допущен к работе неуполномоченным лицом, отработал некоторое время, но трудовой договор с ним не был заключен, запись в трудовую книжку не внесена, зарплата не выплачена. При обращении в суд гражданин получил отказ в удовлетворении требований.

Что было сделано неправильно?

Трудовой кодекс Российской Федерации, гласит, что трудовые отношения возникают на основании заключения трудового договора или фактического допущения к работе уполномоченным лицом (статья 16 ТК РФ). Работодатель обязан ознакомить работника с локально-нормативными актами и правилами трудового распорядка до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Подписать с будущем работником соглашение о неразглашении персональных данных и ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись.

Трудовой договор между истцом и ответчиком не заключался, приказ о приёме на работу руководителем организации не издавался, с локальными актами истец под роспись не знакомился. Фактический допуск к работе осуществлён не уполномоченным на то лицом, в то время как работодатель подобных распоряжений не давал. Гражданин лишь периодически приходил в организацию, знакомился с её работой и наблюдал, как работает персонал.

Подтвердить выполнение трудовых обязанностей истец документально не смог. Поэтому его требования об установлении трудовых отношений и взыскании заработной платы являются необоснованными.

2. Оформление отпуска.

Немаловажный момент при трудовой деятельности — отдых работников.

Каждому сотруднику гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск. И если компания большая, спланировать работу поможет заранее составленный график отпусков. Данный документ обязателен к исполнению как работодателем, так и работником.  График отпусков составляется так, чтобы в течение года не было провалов в производстве, и работники могли полноценно отдохнуть.

Обратимся к законодательству:

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника

Пример: За консультацией обратилась сотрудница.

Вопрос: Скажите пожалуйста, как мне перенести ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, если по графику он в июле, а мне надо в мае?

Перенос отпуска возможен только в случаях, определенных трудовым законодательством. В иных случаях отпуск может быть перенесен только по согласованию с работодателем. Работодатель может быть не согласен с переносом отпуска, поскольку есть вероятность сбоя в производстве.

Объяснение: Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отдыха. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя.

Судебная практика: Как указал Санкт-Петербургский городской суд в определении от 13.09.2010 N 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

Вывод: Если работник решит перенести свой отпуск, работодатель всегда сможет ему отказать, сославшись как раз на то, что график обязателен не только для компании, но и для работника. Но это правило может сыграть и против компании, если, например, завершение важного проекта совпадет с началом отпуска работника.

Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, должны быть точными и соблюдать законодательство.

Все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Есть возможность не регистрировать заявления, хотя по требованию сотрудника регистрируют и их.

Что можно использовать для регистрации

Это могут быть бумажные или электронные журналы. Но если выбирается электронный учет, нужно защитить его от несанкционированной корректировки присваиваемых номеров. Это поможет в доказательстве последовательности записей.

На данный момент бумажные журналы более распространены в компаниях, т.к. они более защищены от изменений «задним числом».

Пока законодательно не введен электронный кадровый документооборот достоинства бюрократии в отношении к составлению и ведению кадровых документов неоспоримы.

Они заключаются в четкости, постоянстве, унифицированности, уверенности в предотвращении конфликтов. Что ведет к защите прав и работника, и работодателя.

HR-tv.ru

График отпусков — KADROVIK.ORG

Светлана Емельянова, Москва

Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ)

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В статье 123 ТК РФ речь идет именно о сроках утверждения работодателем графика, но разработка этого документа должна начаться раньше.

Необходимо ли планировать в графике время предоставления отпуска женщинам, находящимся на момент утверждения графика в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет?

Действительно, планирование отпуска в этом случае вызывает затруднения. Женщина в любое время может выйти на работу, прервав отпуск, и будет иметь право на ежегодный оплачиваемый отпуск. На практике многие работодатели включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Другие рассуждают следующим образом: женщины не работают достаточно длительное время, работа планируется с учетом их отсутствия. Даже если они выйдут на работу из отпуска по уходу за ребенком и будут использовать ежегодный отпуск не в соответствии с графиком, на работе организации и структурного подразделения это никак не отразится.

Так как этот вопрос законодательно не урегулирован, считаем, что при составлении и утверждении графика отпусков допустимо и то и другое: планировать даты предоставления отпуска таким работникам или не учитывать их в этом документе, а в случае выхода на работу предоставлять им ежегодный отпуск по заявлениям.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы. Работники отдела кадров несут ответственность за его составление и оформление. Желательно, чтобы порядок работы был закреплен работодателем на локальном уровне, например в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае работодателю не требуется ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В график отпусков должны быть включены все сотрудники, в том числе лица, работающие по совместительству. Обратите внимание, что в график включаются только работающие в организации на момент утверждения графика. Лица, с которыми будет заключен трудовой договор после утверждения графика отпусков, используют отпуск в первом рабочем году по правилам, предусмотренным ч. 2 ст. 122 ТК РФ. Право на использование отпуска у таких работников возникает через шесть месяцев их непрерывной работы у работодателя, и отпуск им предоставляется на основании заявлений. Вносить изменения в утвержденный график отпусков при этом не требуется.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты при составлении графика отпусков принимаются во внимание положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Задача работодателя – составить график отпусков так, чтобы временное отсутсвие сотрудников не влияло на нормальный ход работы.

В трудовом законодательстве не сказано, что очередность отпусков определяется по соглашению сторон. Однако большинство работодателей организуют работу по составлению графика таким образом, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании. При этом могут использоваться разные формы учета пожеланий работников – опросные листы, ведомости, анкеты, заявления и др. (пример 1).

Пример 1

Анкета. Пожелания о времени использования отпуска

К положениям действующего законодательства относятся:

• общие правила предоставления и определения продолжительности отпусков, предусмотренные трудовым законодательством;
• особенности предоставления отпуска отдельным категориям работников;
• особая продолжительность отпуска отдельных категорий работников;
• особенности использования отпуска работниками организации в прошлом календарном году.

По общему правилу ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет продолжительность 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Однако некоторые работники (табл. 1) имеют право на удлиненный основной оплачиваемый отпуск или на дополнительный отпуск определенной продолжительности.

Таблица 1

Продолжительность отпуска отдельных категорий работников

Категория работников	Вид и продолжительность отпуска	Основание
Работники в возрасте до 18 лет	Ежегодный основной отпуск – 31 календ. день	Статья 267 ТК РФ
Инвалиды	Ежегодный основной отпуск – не менее 30 календ. дней	Статья 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»
Работники производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда	Ежегодный дополнительный отпуск – не менее 7 календ. дней	Постановление Правительства РФ от 20.11.2008 № 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда»
Работники с ненормированным рабочим днем	Ежегодный дополнительный отпуск – не менее 3 календ. дней	Часть 1 ст. 119 ТК РФ
Работники, работающие:   в районах Крайнего Севера	Ежегодный дополнительный отпуск – 24 календ. дня	Статья 321 ТК РФ, статья 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»
в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера	ежегодный дополнительный отпуск – 16 календ. дней
в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате	ежегодный дополнительный отпуск – 8 календ. дней

При составлении графика заполняются только графы 1–6, а графы 7–10 заполняются в течение календарного года лицом, ответственным за ведение графика

Обратите внимание, что при планировании отпусков следует, во-первых, суммировать основной и дополнительный отпуск (если он положен работнику), во-вторых, необходимо учитывать продолжительность отпуска каждого работника.

Отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, определенной графиком отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Отдельные категории работников (табл. 2) имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

Таблица 2

Особенности предоставления отпуска отдельным категориям работников

Особенности предоставления отпуска отдельным категориям работников	Основание
Мужчины имеют право использовать отпуск в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК РФ
Женщины имеют право использовать отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком	Статья 260 ТК РФ
Работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Статья 267 ТК РФ
Лица, работающие по совместительству, используют отпуск одновременно с отпуском по основной работе	Часть 1 ст. 286 ТК РФ
Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право использовать отпуск или его часть для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего и высшего профессионального образования, расположенные в другой местности	Часть 5 ст. 322 ТК РФ
Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Пункт 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»
Супруги военнослужащих могут использовать отпуск одновременно с отпуском военнослужащих	Пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Статья 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
Ветераны и иные участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, ветераны труда имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Статьи 14–20 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»
Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России», имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Статья 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142–1 «О донорстве крови и ее компонентов»
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301–1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»
Участники ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь, другие заболевания, и инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы имеют право использовать отпуск в удобное для них время	Статьи 14 и 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244–1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»

При планировании отпуска указанным работникам следует полностью учитывать их пожелания. Обратите внимание, что, если работник, имеющий право на использование отпуска в удобное для него время, в течение календарного года изменит свое решение о времени использования отпуска, отпуск будет предоставлен по заявлению работника в указанные им даты.

Как и указано в ч. 1 ст. 123 ТК РФ, мы 15 декабря 2008 г. утвердили график отпусков на 2009 г. В марте 2009 г. у нас была проверка ГИТ, которая потребовала, чтобы мы включили в этот график тех работников, с которыми трудовой договор заключен после утверждения графика (например, это касалось работников, принятых в нашу организацию 20 декабря 2008 г.). Правомерно ли это?

В данном случае требование ГИТ необоснованно. Частью 1 ст. 123 ТК РФ установлено, что график отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Вы это требование законодателя выполнили. Нормы, предусматривающей дополнение графика отпусков, в законодательстве нет, следовательно, нарушений при составлении графика не допущено. Кроме того, график отпусков – документ, устанавливающий очередность их предоставления. Для работника, который только заключил трудовой договор, данная очередь никакого значения не имеет, так как по общему правилу, установленному ч. 2 ст. 122 ТК РФ, право на отпуск за первый год работы он может использовать по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

При планировании отпуска на следующий календарный год необходимо учитывать, когда отпуск предоставлялся работникам в предыдущем году. Так, отпуск работника мог быть перенесен на следующий рабочий год в соответствии с положениями ч. 3 ст. 124 ТК РФ или использовался им частично по разным причинам, в том числе в связи с отзывом из отпуска по правилам ч. 2 ст. 125 ТК РФ и т.д. В любом случае отпуск (часть отпуска), не использованный работником в предыдущем рабочем году, должен быть предоставлен работнику не позднее следующего рабочего года, и это нужно учитывать при составлении графика.

Рабочий год работника: 10.11.2008–09.11.2009. Работник в сентябре 2009 года был отозван из ежегодного оплачиваемого отпуска. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска продолжительностью 10 календарных дней должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Работник пожелал, чтобы неиспользованная часть отпуска была предоставлена ему в следующем рабочем году (10.11.2009–09.11.2010). В графике отпусков на 2010 год работнику должно быть запланировано предоставление отпуска продолжительностью 38 дней (10 календарных дней отпуска, неиспользованных в прошлом рабочем году, и 28 календарных дней отпуска за текущий рабочий год).

Информация о времени использования отпусков поступает в кадровую службу способом, установленным работодателем. Во многих организациях, например, руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Нередко учет подобных пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений ведут работники кадровой службы.

Все предварительные сведения о планируемых датах отпусков, поступившие в кадровую службу, корректируются с учетом указанных выше положений.

График отпусков – сводный график, в котором отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф (пример 2).

Пример 2

График отпусков

В графу 1 таблицы вносятся наименования структурных подразделений. Как правило, они указываются в графике в последовательности, предусмотренной классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем. При отсутствии такого классификатора наименования структурных подразделений могут приводиться в алфавитном или в любом другом порядке.

В графу 2 таблицы «Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию» названия должностей переносятся без сокращений из штатного расписания. В графе 3 также без сокращений указываются фамилии, имена, отчества работников. В графу 4 вписываются табельные номера работников из табеля учета рабочего времени.

В графе 5 проставляют общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Также в графе 5 должна быть указана продолжительность отпуска, не использованного работником по какой-либо причине в прошлом году.

В графу 6 таблицы вписывается запланированная дата отпуска.

После заполнения таблицы со сведениями о работниках и планируемых датах отпусков оформляются следующие реквизиты унифицированной формы № Т-7:

1. Наименование организации – указывается в соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах (пример 3).

Пример 3

Унифицированная форма № Т-7, наименование и код организации

2. Код организации, включающий 8 знаков, проставляется в зоне кодирования по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (пример 3).

3. Дата составления. Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Кроме даты составления в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график отпусков.

Дата составления	На год
01.12.2009	2010

В графе 6 таблицы унифицированной формы № Т-7 должны быть указаны точные даты отпуска или можно указывать только месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержится положение о том, что форма графика отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. В самой же форме графа 6 таблицы называется «Отпуск. Дата запланированная». Из-за противоречивых положений одного документа (постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) на практике и возникает вопрос о том, каким образом указывать в графике запланированную дату отпуска.

При составлении графика отпусков нужно учитывать следующее: при указании точной даты начала отпуска (или периода отпуска) в течение календарного года отпуск будет предоставляться работнику по графику, поэтому заявление от работника с уточнением даты начала отпуска не требуется. В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Выполнить это требование закона работодатель может только в том случае, когда в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска. Поэтому желательно планировать отпуск работников, указывая в графе 6 унифицированной формы № Т-7 точную дату его начала.

Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза.

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Работодатель перед принятием решения направляет проект графика отпусков и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.

Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект.

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на графике отпусков делается отметка о том, что мнение учтено при планировании отпусков (пример 4).

Пример 4

Отметка о том, что мнение выборного органа первичной профсоюзной организации учтено при планировании отпусков

В график отпусков при составлении включаются только работники, для которых это место работы основное, или внешние совместители также учитываются?

Согласно ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Однако трудовым законодательством не предусмотрено право работодателя требовать от совместителя справку с основного места работы о периоде запланированного по графику отпуска. Получается, что работник-совместитель при подготовке графика отпусков имеет право указать любую желаемую дату предполагаемого отпуска. Но не факт, что запланированный отпуск совместителя будет совпадать с периодом предоставления отпуска по основной работе. Кроме того, возможна ситуация, когда на работе по совместительству работник отпуск использовал, а затем подает заявление с просьбой предоставить ему еще один отпуск (пусть и без сохранения среднего заработка) одновременно с отпуском по основному месту работы. Возникает резонный вопрос: зачем тогда совместителей включать в график отпусков? Ведь одна из целей его составления – обеспечить нормальное функционирование организации, запланировать использование работниками отпусков таким образом, чтобы не нарушался ход работы организации, а в этом случае цель не достигается.

Но так как ТК РФ не содержит исключения из общего правила составления графика отпусков, то включение в него работника-совместителя является для работодателя обязательным.

После этого график отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (пример 5).

Пример 5

График отпусков. Реквизит «Подпись»

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения (пример 6).

Пример 6

График отпусков. Реквизит «Гриф утверждения»

ТК РФ не содержит прямой нормы о том, что работников необходимо ознакомить с графиком отпусков. Однако ч. 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления законодательством не предусмотрена. Работодатель может использовать журнал ознакомления с графиками отпусков, который желательно вести в течение нескольких лет. Можно дополнить унифицированную форму № Т-7 графой об ознакомлении работников с графиком, что разрешено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

Когда документ полностью готов и заполнен, все подписи собраны, на нем проставляют отметку об исполнении и направлении в дело. Данный реквизит подписывается и датируется исполнителем документа.

В дело № 06-09

Иванкова    20.12.2009

Согласно п. 356 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, графики предоставления отпусков хранятся в организации 1 год.

Как улучшить график работы вашей команды в праздничные дни

Конец года — неспокойное время для большинства предприятий. В преддверии праздников сотрудники ищут заслуженный перерыв в работе и время для отдыха с друзьями и семьями.

Для владельцев бизнеса и руководителей команд создание справедливой политики планирования отпусков может показаться проблемой. Учесть пожелания всех сотрудников и в то же время уравновесить потребности вашего бизнеса может быть довольно сложно.

График работы в праздничные дни часто является деликатным вопросом, который может иметь большое влияние на моральный дух ваших сотрудников, а также на общую продуктивность команды. Это также одна из самых распространенных проблем с расписанием для предприятий, независимо от отрасли.

Это одна из проблем, в которой небольшое планирование и проактивное общение могут иметь большое значение. С помощью твердой, четко сформулированной политики в сочетании с полезными инструментами можно составить практичный и справедливый график работы. Вот простые стратегии, которые вы можете использовать для начала.

Сделайте свой рабочий день ярче

Достигайте целей быстрее с помощью учета рабочего времени и управления работой.

Как составить справедливый график сотрудников

Как вы управляете отпусками сотрудников? Это вопрос на миллион долларов для руководителя группы каждый праздничный сезон — и даже в остальное время года. Эти практические советы избавят вас от некоторых головных болей, которые в противном случае были бы неизбежны.

1. Начните с консультации со своими сотрудниками

Поскольку настройка календаря выходных для сотрудников — дело тонкое, лучше всего начать диалог с командой на ранней стадии.Поступая таким образом, вы можете вовлечь людей в процесс, позволяя им выражать свои пожелания и узнавать мнение компании непосредственно от вас. Такой подход создает ощущение командной работы и единства, вместо того, чтобы заставлять каждого следовать своим собственным планам.

Вот некоторые из вопросов, которые вы можете задать своим сотрудникам:

• Какие праздники наиболее значимы для каждого человека?
• Готовы ли люди работать в одни праздники в обмен на то, что другие отдыхают?
• Как лучше всего подавать заявки на отпуск заранее?

Этот разговор также является хорошим моментом, чтобы сообщить вашей команде, если вы намерены в течение определенных дней работать, несмотря ни на что, чтобы люди помнили их, прежде чем строить свои собственные планы.Четкие ожидания теперь сводят к минимуму неприятности в будущем. Держать сотрудников в курсе дел — это ключевая тактика, обеспечивающая их информированность и заинтересованность, даже если требуются некоторые компромиссы.

После того, как вы собрали предпочтения людей, вы можете использовать их для составления предварительного расписания. Этот актив может постепенно превратиться в централизованного планировщика всех ваших графиков работы в праздничные дни. Если в запросах на отпуск много совпадений, вы также можете подумать о том, чтобы попросить сотрудников выработать между собой хороший вариант, прежде чем отправлять вам свои официальные запросы.

2. Баланс между праздниками весна / лето и осень / зима

Вопрос о том, как организовать праздники сотрудников, возникает не только на Рождество и Новый год. Важные религиозные и культурные праздники проходят в течение всего календарного года, и, кроме того, сотрудникам необходимы регулярные перерывы в работе, чтобы набраться сил и получить немного личного времени. Вот почему неплохо иметь круглогодичный отпуск по выходным.

Практический подход — сбалансировать время отпуска каждого сотрудника по сезонам — как на весенне-летний период, так и на осенне-зимний.Когда вы собираете отзывы людей, вы можете увидеть самые важные праздники для членов команды в двух соответствующих половинах года. Затем вы можете настроить расписание с учетом их предпочтений и убедиться, что у каждого человека есть перерыв как в первой, так и во второй половине года.

3. По возможности закройте свой бизнес на большие праздники.

Неизбежно, что работа в праздничные дни имеет решающее значение для розничной торговли и ряда других секторов. Однако, если ваш вид бизнеса позволяет это, подумайте о том, чтобы объявить определенные дни корпоративными праздниками.День благодарения, Рождество и Новый год часто воспринимаются как дни для семейного отдыха, поэтому ваши сотрудники будут рады, если у вас будет свободное время. Вы также можете включить несколько других дней, связанных с фактическими праздниками, но это решение будет зависеть от вашей бизнес-стратегии и процессов.

Хотя это может показаться преувеличением для чистой прибыли компании, это вложение в благосостояние ваших сотрудников. Чем больше ваши люди видят, что вы заботитесь, тем больше они будут мотивированы в своей повседневной работе в течение года.Более того, полноценный отдых всегда положительно влияет на общую продуктивность команды.

4. Минимизировать смены персонала в другие праздничные дни

Посоветовавшись с членами вашей команды, какие праздники для них важны, вы можете составить план на не такие важные праздники. Как правило, например, предприятия предпочитают не закрываться на День труда. Если вы тоже так считаете, подумайте о сокращении количества сотрудников, необходимых в такие дни в офисе. Обычно они легче справляются с задачами, и некоторые люди предпочли бы поработать в эти менее важные праздники, а затем получить выходной в другое время, которое им подходит.

Лучший подход — определить минимальное количество людей, которое вам нужно на определенный праздник. Затем вы должны принять во внимание, какие члены команды должны быть на дежурстве в соответствии с их навыками и должностью. Помня об этих факторах, вы можете составить несколько хорошо спланированных комбинаций и снять бремя с остальной команды. Вы также можете предложить сокращенное рабочее время, если знаете, что вам нужно какое-то страховое покрытие, но все же хотите снизить рабочую нагрузку в определенные дни.

5. Используйте практическое программное обеспечение для планирования

Установить график выходных для ваших сотрудников, даже если у вас есть вся информация и вы пошли на компромиссы друг с другом, все еще может быть непросто.При планировании всегда нужно помнить о многом, поэтому упростить процесс с помощью платформы для отслеживания и планирования времени, такой как Hubstaff, станет большим подспорьем. Помимо планирования выходных, инструмент также обрабатывает расчет заработной платы, ведение журнала и составление бюджета, а также множество других функций.

Hubstaff предлагает удобное расписание для сотрудников, которое вносит ясность в вашу команду и в планирование вашей работы в отпуске. Он также превратится в незаменимого партнера в управлении вашей политикой отпускных PTO. Люди могут легко проверить, когда им нужно работать, и они могут делать это на ходу с любого устройства.Вы можете установить временные ограничения для разных членов команды, а также получить обзор индивидуальных графиков сотрудников в дополнение к общему расписанию команды. Лучше всего то, что вы экономите драгоценное время и можете напрямую просматривать и утверждать запросы сотрудников на отпуск прямо на платформе.

6. Подготовьте сотрудников к разделению обязанностей

Подготовка к праздничному графику — хорошая возможность убедиться, что достаточное количество людей в вашей команде знает, как справляться с определенными группами задач.Это позволит членам команды взять перерыв, не беспокоясь о том, кто их прикрывает, пока их нет.

Если вы сокращаете штат сотрудников на праздники или создаете график ротации, важно, чтобы ваша команда разделилась и передала обязанности. Если только определенные люди знают, как выполнить задачу, они должны либо проинструктировать остальных, либо быть запланированными таким образом, чтобы один из них всегда был рядом. Обдумывание этих деталей заранее избавит вас от лишнего стресса.

---

Упростите планирование сотрудников

Используйте Hubstaff для создания и управления расписаниями сотрудников, контроля посещаемости, отслеживания времени и многого другого.

---

7. Бонусы за праздничную работу

Людям будет легче работать в праздничные дни, если вы предоставите им какие-либо стимулы. Естественно, самый прямой — предложить оплачиваемую работу на каникулах. Более крупная зарплата гарантирует, что у вас будет достаточно сотрудников для очень желанных праздников.Другие стимулы могут включать дополнительный выходной после праздников или другие выплачиваемые бонусы, такие как оплата сверхурочной работы.

8. Дайте возможность удаленной работы

Если ваш бизнес позволяет, то предложение сотрудникам работать из дома и во время праздников может быть беспроигрышным для всех. Людям понравится возможность проводить больше времени дома, заниматься делами между рабочими задачами или путешествовать и работать совершенно из другого места. Это также дало бы им гибкость, которой часто не хватает на постоянной работе.В то же время вы будете уверены, что проекты не будут отставать в праздничные дни.

Хотя для некоторых владельцев бизнеса удаленная работа кажется слишком сложной, в этом нет необходимости. Используя программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете просматривать графики и рабочие часы своих сотрудников, даже если они не в офисе. Тестирование работы из дома во время праздников может даже вдохновить вашу компанию на новую, более либеральную политику удаленной работы до конца года.

9. Настройте график ротации праздничных дней

В некоторых областях закрытие на праздники просто невозможно — например, для медицинского персонала и розничной торговли.Для этих профессионалов нет ничего необычного в том, что они работают в праздничные дни и даже берут дополнительные смены, когда нагрузка в праздничные дни повышается. Единственный подход в этих случаях — составить график справедливой ротации.

Как запланировать ротацию в праздничные дни? Вы должны убедиться, что это бремя не ложится только на нескольких человек и оно распределяется равномерно. Также важно отслеживать, кто какие праздники из года в год покрывает, чтобы каждый год разные сотрудники получали ключевые даты, такие как Рождество, раз в два года.Вы также можете рассмотреть возможность использования готовых шаблонов праздничной ротации, если они подходят вашему стилю работы.

О правилах оплаты отпусков читайте в нашем руководстве здесь.

Начните формировать график отпуска

Создание справедливого графика выходных для сотрудников может быть сложной задачей. Однако с помощью нескольких основных тактик вы можете гарантировать, что члены команды не расстроятся и что вы сможете продолжать вести свой бизнес так, чтобы все были довольны. Ключевые моменты, о которых следует помнить, — это установить двустороннюю связь с людьми и использовать программное обеспечение для планирования работы сотрудников.

Держите всех под контролем, будьте в курсе расписаний, и вы позаботитесь о том, чтобы все праздники были счастливыми.

Как правильно управлять графиком выходных дней сотрудников

Владельцу малого бизнеса достаточно сложно оставаться в здравом уме во время праздников. А с сотрудниками у вас есть дополнительный стресс, связанный с управлением их отпуском в ваше самое загруженное время года. Но планирование праздников и подбор персонала не обязательно должны быть постоянным источником стресса до Нового года.

Следуйте нашим советам, и в этом сезоне вы можете сосредоточиться на продажах, а не на расписании.

Установить ранний крайний срок для запросов на отпуск.

Лучший способ избежать стресса при составлении расписания — это завершить работу над календарем как можно раньше. Вместо того, чтобы составлять расписание по принципу «первым пришел — первым обслужен», установите крайний срок для всех сотрудников, чтобы они могли получить свои заявки на отгул. Таким образом вы можете составлять график выходных всех сразу, а не по частям, что сэкономит ваше время. в долгосрочной перспективе.

Дайте понять сотрудникам, что они должны получить свои запросы к установленному сроку и что, как только график установлен, он уже установлен. Вам решать, хотите ли вы разрешить сотрудникам меняться сменами друг с другом, но если вы это сделаете, дайте им понять, что они обязаны следить за тем, чтобы их смены были покрыты.

(И убедитесь, что вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, которое может помочь вам отслеживать оплачиваемый отпуск и больничные.)

Начните работу с Square Payroll

Обработке заработной платы доверяют тысячи.

Создание закрытых дат.

Если есть определенные дни и смены, когда вам нужны все работники, сообщите об этом своим сотрудникам как можно раньше — до истечения срока подачи заявок на отпуск. Если вы с самого начала заранее заявляете о своих планах, вы сможете избежать сложных разговоров позже.

Получите программное обеспечение для планирования работы сотрудников.

Программа для составления расписания сотрудников может быть спасением в этот праздничный сезон. В Square App Marketplace есть ряд решений (например, Homebase, TSheets, When I Work, Later и Humanity), которые вы можете подключить к своей учетной записи Square.Эти инструменты позволяют вам управлять своими календарями смен, отслеживать часы и планировать работу своей команды из любого места. Если вы используете Square для своего программного обеспечения для расчета заработной платы, вы можете синхронизировать табели учета рабочего времени и автоматически импортировать их часы, чтобы вы могли легко запустить расчет заработной платы.

Разделение обязанностей.

Когда у вас будет график, определите, какое покрытие вам нужно. Если есть только один сотрудник, который знает, как выполнить определенную задачу, убедитесь, что он обучил других, как справиться с ней, задолго до выходных.

Четко проясните правила планирования перед наймом сезонных сотрудников.

Когда вы проводите собеседование с временными работниками, чтобы они помогли им во время праздников, заранее сообщите им, чего вы ожидаете с точки зрения времени. Если они недоступны, когда они вам нужны больше всего, перейдите к следующему кандидату. Весь смысл найма сезонных сотрудников заключается в том, чтобы ваш бизнес работал более гладко, поэтому не привлекайте людей, которые только усилят ваш стресс.

Разрешить сотрудникам работать из дома.

Если ваш бизнес не зависит исключительно от присутствия сотрудников, предложите вариант удаленной работы. Ваши сотрудники оценят гибкость, позволяющую выполнять такие вещи, как выполнение дел в течение дня или работа из другого города, а вы можете продолжать работать в напряженное время.

Стимулировать сотрудников к работе менее желательными сменами.

Это праздники — есть определенные дни, когда каждый хочет отдохнуть. Чтобы у вас не было недостатка в кадрах, когда вам больше всего нужна помощь (скажем, если вы работаете в кондитерской и сейчас день накануне Дня благодарения), стимулируйте своих сотрудников работать в эти смены, предлагая им платить больше за эти часы.Вы также можете побаловать себя дополнительным отпуском в следующем году или другими привлекательными бонусами.

Фотография предоставлена: «Ciurila» Кристиана Бортеса, Flickr, лицензия CC на 2.0, кадрировано и отредактировано с оригинала

Как правильно назначать сотрудников на выходные и праздничные дни

Менеджеры предприятий, которым требуется, чтобы персонал работал в выходные или праздничные дни, часто беспокоятся о том, как правильно распланировать сотрудников. Их опасения, безусловно, справедливы. Когда сотрудники замечают даже намек на фаворитизм в отношении того, кто получает лучший график, это неизбежно приводит к расстроенным чувствам, которые влияют на производительность труда.

Лучший способ справедливого расписания сотрудников — это составить недельное расписание сотрудников, в котором сотрудники равномерно меняются на выходные. Тем не менее, работодатели должны учитывать стаж сотрудников при составлении графика выходных, позволяя тем сотрудникам с наибольшим стажем иметь право первого выбора.

Вот что следует учитывать при составлении четкого графика выходных, праздников и отпусков:

Чередование выходных дней

Независимо от того, нужен ли малому бизнесу сотрудник для работы каждые выходные или один выходной в месяц, менеджеры должны учитывать важность последовательности, позволяя людям планировать личные встречи и задачи.Если рабочая нагрузка такова, что бизнес требует укомплектования персоналом каждые выходные, менеджеры должны предоставить тем, кто проработал два выходных дня подряд в течение недели. Это не только облегчает планирование для сотрудников, но также дает им возможность расслабиться и расслабиться, прежде чем вернуться на работу.

Последовательность также важна, когда имеется достаточно персонала для распределения обязанностей по выходным. В качестве примера предположим, что в компании четыре сотрудника, которые меняют освещение в выходные дни. Назначение им одного и того же уик-энда каждый месяц помогает поддерживать более постоянный баланс между работой и личной жизнью.Конечно, этот сценарий требует творческого мышления в течение тех нескольких месяцев в году, в которых пять выходных.

Работодатели также должны проявлять справедливость при планировании ротации на выходных. Человек с наибольшим стажем должен иметь право выбора, в какие выходные он хочет работать, вплоть до работника с наименьшим стажем. Руководители должны обязательно обращать внимание тех, кто находится в нижней части шкалы трудового стажа, что они в конечном итоге будут продвигаться вверх, когда сотрудники увольняются и их заменяют новые.Компания может также рассмотреть вопрос о добавлении надбавок в выходные дни, чтобы в первую очередь привлечь сотрудников к работе.

Как запланировать ротацию в праздничные дни

Напряженность вокруг офиса может стать особенно высокой, когда несколько сотрудников хотят уйти с работы в один и тот же праздничный день, но компании необходимо сохранить страховое покрытие в эти дни. Помимо фактических праздников, таких как День благодарения и Рождество, многие люди хотят добавить несколько дней PTO, чтобы как можно дольше проводить время вне офиса.К сожалению, согласие на эту договоренность может привести к тому, что малый бизнес останется с нехваткой персонала и недовольными клиентами. Вот несколько шагов, которые работодатели могут предпринять, чтобы график отпусков был как можно более справедливым:

1. Укажите крайний срок для запросов на отпуск в период праздников и придерживайтесь его. Было бы несправедливо по отношению к сотрудникам, которые вовремя получают свои запросы, терять отпускное время перед кем-то, кто отправил запрос с опозданием.
   
2. Сообщите сотрудникам, какие дни являются выходными для компании, а какие им нужно будет использовать личные дни заранее.Не забудьте указать дни, когда офис закроется раньше, например, в канун Рождества или Нового года.
3. Создайте график, который максимально равномерно распределяет рабочую нагрузку. Некоторые варианты определения того, у кого какие выходные дни, — это трудовой стаж, система лотереи или выбор дней отпуска в первую очередь, — переходят к человеку с наибольшей производительностью в этом месяце.
   
4. После того, как менеджеры составят график освещения праздников, они должны распределить его заранее, чтобы сотрудники могли планировать свои праздничные мероприятия в связи с работой.

Когда сотрудники должны работать в настоящий отпуск, стремитесь к последовательной и справедливой ротации отпусков. Например, подсчитайте количество сотрудников, которые, как ожидается, будут работать в праздничный день, и конкретные праздничные дни, когда предприятие должно оставаться открытым. Затем менеджеры могут разделить группу и назначить им праздничное освещение на основе факторов, о которых им сообщили ранее.

Многие компании полагаются на трудовой стаж, когда речь идет о чем-то, что может вызвать недовольство сотрудников, например, о работе в отпуске. Работодатели, решившие пойти по этому пути, должны понимать, что одни и те же сотрудники не могут запрашивать один и тот же отпуск несколько лет подряд независимо от стажа работы.

Запросы на отпуск

Помимо отпусков, лето — особенно популярное время для сотрудников, когда они хотят освободиться от работы. Работодатели всегда должны пересмотреть политику PTO с сотрудниками до наступления сезона отпусков, пользующегося спросом. Вот несколько рекомендаций по организации отпуска в офисе.

1. Поощряйте команды делиться друг с другом своими планами на отпуск.

2. Убедитесь, что сотрудники понимают критерии, используемые для утверждения или отклонения запросов на PTO, будь то трудовой стаж, производительность труда, кто первым запросил отпуск, или другой метод.

3. Менеджеры должны дать краткое объяснение, когда они должны отказываться от выходных дней, чтобы избежать неправильных представлений со стороны сотрудников.

4. Работодатели всегда должны заранее сообщать соискателям о любых ограничениях в отпуске, которые они должны соблюдать.

5. В отношении особо востребованного отпуска менеджеры должны потребовать от всех сотрудников представить свои запросы перед рассмотрением любого из них.

Сотрудники с возможностью гибкого расписания часто более склонны отвечать за услугу, когда работодатель требует гибкости в отношении расписания отпусков.Когда манипулирование запросами на PTO становится слишком проблематичным, компания может рассмотреть такие стимулы, как предложение дополнительной оплаты за откладывание планов отпуска до более медленного или менее востребованного времени года. Для работодателей особенно важно дать понять, что они поддерживают свободное от работы время, и наложить ограничения на то, когда люди могут использовать заработанное свободное время только в случае необходимости.

Как управлять графиком выходных дней сотрудников

Как сохранить высокий уровень продуктивности и сотрудников во время курортного сезона?

Праздники прекрасны, но они также могут быть напряженным временем — для предприятий, пытающихся достичь целей на конец года, и для сотрудников, пытающихся справиться с напряженным временем года, несмотря на весь блеск и добрые пожелания .

Вот несколько советов по управлению потребностями сотрудников в отпуске во время праздников, чтобы они не выглядели как настоящий Скрудж:

График с умом.

Установите одинаковый крайний срок для всех своих сотрудников, чтобы они могли отправлять запросы на отпуск в праздничный период, вместо того, чтобы пытаться выполнять декабрьское расписание в порядке очереди. Это не только будет справедливее для всех, но и сэкономит ваше время, поскольку вы создадите свое расписание сразу, а не по частям.

• Сообщайте о любых закрытых датах заранее. Если есть определенные дни, когда требования клиентов не позволяют вам предоставить выходной, сообщите эту информацию заранее, прежде чем спрашивать сотрудников о том, какое время они предпочитают. Это поможет в дальнейшем избежать неприятных столкновений.

Обеспечьте стимулы.

Как никогда ранее, сотрудникам необходим баланс между работой и личной жизнью во время курортного сезона. Делайте людей счастливыми и создавайте себе репутацию работодателя, отвечая на эту потребность, а также предоставляя дополнительные стимулы для тех, кто должен работать, когда они предпочитают делать покупки, упаковывать подарки, колядовать, кататься на лыжах или иным образом отмечать сезон.

• По возможности разрешайте людям работать из дома. Члены вашей команды это искренне оценят. Они могут даже рассказать об этом своим друзьям и знакомым, как лицом к лицу на своих праздничных вечеринках, так и через свои каналы в социальных сетях.
• Стимулируйте сотрудников работать менее желательными сменами. Например, в канун Нового года вторая смена, но вам все равно нужна помощь колл-центра. Предложите людям платить больше, чтобы укомплектовать эту смену, или, если это более желательно, предложите привлекательный бонус или дополнительную плату за работу в новом году.
• Рассмотрим плавающие праздники. Таким образом, люди смогут уважать свои религиозные и культурные традиции с оплачиваемым отпуском. Хотя большинство компаний по-прежнему предлагают оплачиваемые праздники на Рождество и Новый год, будьте внимательны и не упускайте из виду Рамадан, Хануку, Кванзу и другие праздники. Плавающие праздники позволяют поддерживать бесперебойную работу вашего бизнеса и в то же время сохранять разнообразие и взаимное уважение. Кстати, составьте компанию праздничным торжествам, декорациям, музыке и прочим традициям мультикультурности.

Используйте временных сотрудников, чтобы облегчить нагрузку.

Временный сезонный персонал может стать праздничным подарком для вашей компании и для вас самих, облегчая потребности бизнеса в это напряженное время года. Работайте с квалифицированной кадровой компанией, которая знает вашу отрасль и ваш рынок для достижения наилучших результатов.

• При собеседовании с временными сотрудниками проясните свои ожидания. Если они не могут быть доступны именно тогда, когда они вам нужны, переходите к следующему кандидату.Не пренебрегайте целью — нанять людей, которые обеспечат бесперебойную работу вашего бизнеса в течение всего сезона, а не усугубят ваш стресс.

Станьте партнером Frontline Source Group!

Поскольку вы управляете графиком отпусков, а также выбираете размер, необходимый для удовлетворения бизнес-потребностей 365 дней в году, подумайте о партнерстве с Frontline Source Group, независимо от того, являются ли ваши потребности временными, временными или постоянными сотрудниками на полную ставку. Ищете кадровое агентство в Остине, штат Техас? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше.Чтобы найти ближайший к вам филиал, нажмите здесь.

---

Tagged Кадровое агентство, Временное агентство
Опубликовано 20 декабря 2018 г.

График официальных выходных для

сотрудников | Отдел кадров Великобритании

(1 июля 2021 г. — 30 июня 2022 г.)

В Университете Кентукки соблюдаются следующие праздники, за исключением случаев, когда непрерывное обслуживание необходимо, в соответствии с Политикой и процедурами № 83 Великобритании в области управления персоналом.0 — отпуск. Чтобы иметь право на университетский отпуск, в том числе на Рождество и Новый год, сотрудник должен иметь оплачиваемый статус за несколько дней до и на следующий день после праздника. Пожалуйста, обратитесь к HRP&P № 83.0 для получения подробной информации об отпуске.

День отдыха	Дата наблюдения	Наблюдаемый день	Дата отпуска загружена в SAP
День независимости****	5 июля 2021 г.	понедельник	23 мая 2021 г.
День Труда	6 сентября 2021 г.	понедельник	18 июля 2021 г.
День Благодарения	25 ноября 2021 г.	четверг	10 октября 2021 г.
День после Дня благодарения *	26 ноября 2021 г.	Пятница	10 октября 2021 г.
Рождество***	24 декабря 2021 г.	Пятница	24 октября 2021 г.
Особые праздники / бонусные дни ** Чтобы получить специальные праздники, вы должны работать на постоянной должности не позднее 24 октября 2021 года .	27 декабря 2021 г.	понедельник	24 октября 2021 г.
	28 декабря 2021 г.	вторник	24 октября 2021 г.
	29 декабря 2021 г.	среда	24 октября 2021 г.
	30 декабря 2021 г.	четверг	24 октября 2021 г.
День нового года***	31 декабря 2021 г.	Пятница	24 октября 2021 г.
Мартин Лютер Кинг младший.День	17 января 2022 г.	понедельник	5 декабря 2021 г.
день памяти	30 мая 2022 г.	понедельник	10 апреля 2022 г.
Июня ****	20 июня 2022 г.	понедельник	10 апреля 2022 г.
День независимости	4 июля 2022 г.	понедельник	22 мая 2022 г.

* Сотрудникам UK HealthCare, которые обычно не считают пятницу после Дня благодарения выходным днем, вместо этого календарного дня предоставляется «плавающий» выходной.

** Чтобы получить эти дни, сотрудники должны быть наняты на постоянную должность не позднее 24 октября 2021 года. Постоянным сотрудникам с ЭПЗ 0,5 или более предоставляются (4) особые оплачиваемые отпуска на пропорциональной основе. Сотрудники, которые увольняются с работы в Великобритании до 3 января 2022 года, не имеют права на специальные праздники.

*** Рождество и Новый год приходятся на субботу; следовательно, праздники — в пятницу.

**** День независимости и 19 июня приходятся на воскресенье; следовательно, праздники — в понедельник.

Вопросы, касающиеся отпуска, следует направлять в отдел кадров отдела по работе с сотрудниками по телефону (859) 257-8758.

Код явки / отсутствия	Описание
1005	ОТРАБОТАННЫЕ ЧАСЫ
1007	ВРЕМЯ ПЕРЕРЫВА ВЫКЛЮЧЕНО
1008	БЕСПЛАТНОЕ ВРЕМЯ
1009	ВСТРЕЧИ И ОБУЧЕНИЕ
1010	КОСВЕННЫЙ / НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ ТРУД
1013	ADDTL ЧАСЫ РАБОТЫ
1025	НЕРАБОЧИЙ ДЕНЬ — HRS WRKD
1080	ОРИЕНТАЦИЯ
1081	ОБУЧЕНИЕ ICIS
1083	LIGHT DUTY
3311	РАЗНАЯ ВЕЧЕРНЯЯ СМЕНА
3312	DIFF NIGHT SHIFT
3320	DIFF WEEKEND DAY
3321	РАЗЛИЧНЫЙ ВЕЧЕР ВЫХОДНЫХ
3322	НОЧЬ РАЗНЫХ ВЫХОДНЫХ
3331	ЗВОНОК ОПЛАТИТЬ
3333	ЗАРПЛАТА НА ДИФФЕРЕНЦИАЛЬНОМ РЫНКЕ
3390	РАЗНЫЕ ОПАСНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3400	ПЛАТА ЗА ОБУЧЕНИЕ
3410	РАЗНООБРАЗНАЯ ПЛАТА
7151	ПРАЗДНИК-4 июля
7152	ПРАЗДНИК-День Труда
7153	HOLIDAY-Pres Выборы
7154	ПРАЗДНИК-День Благодарения
7155	ПРАЗДНИК-Special
7156	ПРАЗДНИК-Рождество
7157	ПРАЗДНИК-Новый год
7158	HOLIDAY-MLK День
7159	ПРАЗДНИК-День памяти
7161	ИЮНЬЕТНЫЙ
7170	ОТПУСК
7172	ОТПУСК — 12 мес., Факультет
7174	ОТПУСК-10/11 Пн Факультет
7178	ОТПУСК — Администратор факультета
7180	ПОЛНАЯ ПРОДАЖА (TDL) — EMP
7182	ПОЛНАЯ ПРОДАЖА (TDL) — FAM
7402	ВОЕННЫЙ ОТПУСК — ОБУЧЕНИЕ
7403	РАЗЛИЧНЫЙ ОТПУСК
7405	ПОХОРОННЫЙ ОТПУСК
7406	ОБЯЗАННОСТИ ЖЮРИ
7407	АВАРИЙНОЕ ЗАКРЫТИЕ
7409	ОТДЕЛ РАБОТНИКА КОМП.
7410	ОТПУСК ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ
7411	ОФИЦИАЛЬНЫЙ ПРОФ LV / ПУТЕШЕСТВИЯ
7413	КОМП. РАБОТНИКА FMLA с оплатой
7414	FMLA ПРАЗДНИК W / PAY
7415	FMLA TDL EMP W / PAY
7416	FMLA TDL EMP WO / PAY
7417	ОТПУСК FMLA с оплатой
7418	FMLA ДРУГИЕ WO / PAY
7419	НЕОПЛАТНЫЙ ОТПУСК — TDL
7420	НЕОПЛАЧИВАЕМЫЙ ОТПУСК
7422	НЕОПЛАЧЕННЫЙ ОТПУСК СПЕЦИАЛЬНЫЙ
7423	НЕОПЛАЧЕННЫЙ ОТПУСК КОМП
7425	FMLA TDL FAM W / PAY
7426	FMLA TDL FAM WO / PAY
7431	FMLA HOL-4 июля
7432	FMLA HOL-День труда
7433	Выборы FMLA HOL-Pres
7434	FMLA HOL — День Благодарения
7435	FMLA HOL-Special
7436	FMLA HOL-Рождество
7437	FMLA HOL-Новый год
7438	День FMLA HOL-MLK
7439	FMLA HOL — День памяти
7441	FMLA HOL-июнь
7450	ОТДЫХ ОТ ПОДДЕРЖКИ Ж / Д ПОДДЕРЖКИ
7452	DEPT W / C SUPP TDL
7454	ОТПУСК ОТДЫХА С ПОДДЕРЖКОЙ
7457	ОТДЕЛ W / C WO / PAY
7491	НЕСАНКЦИОНИРОВАННОЕ ОТСУТСТВИЕ

График работы

сотрудников: передовой опыт на 2021 год

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены. На этом все не заканчивается: расписание сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми сотрудниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание и удовлетворенность сотрудников.В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на удовлетворенность сотрудников, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров.Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени. Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».

87 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

55 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты деятельности, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству. Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских автопроизводителей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписаний сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1 доллар.5 миллионов ненужных сверхурочных в течение первого года реализации.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1. Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко определите, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей.Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения. Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно определить точные ресурсы, необходимые для каждой роли, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Есть бесчисленное множество способов определить местоположение (например,g., отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы четко и последовательно классифицируете местоположения. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо планировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса.Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите необходимые квалификации

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной.Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас есть нужные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2. Оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько труда вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.Помимо почасовой оплаты, на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в мастер-графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Программное обеспечение для планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3: Определите правила планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны.Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем это разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Стаж

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли для определенных смен персонал, прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены.Места и время уже должны быть определены на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые соответствуют потребностям в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в отношении своих графиков работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменений расписания. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для того, чтобы сотрудники были довольны, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

Вероятно, у вас есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программу для планирования работы сотрудников, убедитесь, что она поддерживает данные вашего профиля.

Автоматическое назначение смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, а уточнить все детали — непросто. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Некачественное расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5: Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с момента публикации до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Качели спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного расписания с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать в последнюю минуту — это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут сверхурочных.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — отличный способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

Интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более удовлетворены, чем те, у кого нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозов

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, если вы заметите всплеск количества совпадающих запросов на отпуск, это поможет вам заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы вместе с другими планировщиками, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В посменной рабочей среде график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и выявления идей. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение

для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями.Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на рабочие места, работающие посменно.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и имеющие на это право люди.
• Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким делом, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
• Узнайте больше о том, как программное обеспечение для планирования сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.

Как организовать график отпусков в вашем бизнесе

Если есть одна вещь, которая гарантированно вызовет бурю на рабочем месте, так это организация графиков отпусков. От всех, кто хочет одинаковых двух недель в августе, до семей, желающих только школьных каникул, проблемы могут вызвать напряженность и привести к проблемам, если планирование не будет выполнено справедливо.

Вот как вы можете не сбиться с пути, правильно организовать график отпусков и получить счастливую рабочую силу.

Создание лимитов

Один из самых простых способов заставить людей брать отпуск в разное время года — убедиться, что только определенное количество сотрудников отсутствует одновременно.Это гарантирует, что вы покрыли кадровые потребности вашего отдела и что отпуск распределяется в течение года. Он устанавливает некоторые основные правила для персонала и способствует совместной работе, побуждая сотрудников составлять графики, подходящие для всех.

Вы можете использовать программное обеспечение для создания этих ограничений, которые физически не позволяют бронировать отпуск за один раз в количестве, превышающем установленное, или необходимом количестве предварительных уведомлений, прежде чем кто-то возьмет отпуск.

Используйте программу планирования сотрудников

Программа планирования сотрудников проста в использовании и экономит ваше время.Загрузка расписаний и обеспечение адекватного набора навыков занимает считанные минуты. Программное обеспечение устанавливает ограничения, устанавливает ротацию, а также может отправлять расписание на телефон сотрудника. Время, которое вы вернетесь, можно использовать, чтобы сосредоточиться на развитии вашего бизнеса.

Homebase — это пример программной системы планирования сотрудников, которая поможет вам контролировать свои затраты на рабочую силу и эффективно определять свои ожидания в отношении персонала.

Без повторов

Есть некоторые сотрудники, которые ожидают одни и те же даты отпуска каждый год.В загруженной организации вы должны быть справедливыми по отношению ко всем и обеспечивать продуктивность бизнеса.

При составлении расписания вы можете вспомнить прошлогодний список и отдать предпочтение другим сотрудникам, которым могут понадобиться эти желанные свидания. Программное обеспечение упрощает этот тип задач, блокируя даты для одних людей и разрешая их для других. Не забывайте работать с семьями и теми, кто заботится о пожилых родственниках. Вы хотите, чтобы они могли организовать свое расписание в соответствии со школами и услугами по уходу.

Ищите образцы

К сожалению, есть некоторые сотрудники, которые берут отпуск по болезни, когда они не могут получить желаемые даты отпуска. Это разрушительно для отделов, которые затем должны искать людей для прикрытия смены пропавшего без вести.

Предоставьте сотрудникам доступ

Одним из преимуществ программного обеспечения для планирования работы сотрудников является то, что ваши сотрудники могут отслеживать свои расписания с помощью приложения и запрашивать даты с помощью простых инструментов. Это означает, что они могут видеть, когда другие свидания заняты, чтобы они могли изучить другие варианты, которые для них открыты.Это дает персоналу ощущение гибкости. Кроме того, это освободит ваше время, чтобы сосредоточиться на других вопросах.