Форма журнала регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящих документов

Содержание

Журнал регистрации входящих документов — Энциклопедия по экономике

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 10.1).  [c.256]
Рис. 10.1. Форма журнала регистрации входящих документов

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 6.4, журнал регистрации входящих документов приведен в п. S.8.2.  [c.152]

С помощью СУБД можно относительно просто создавать базу данных (БД) с различными структурами, удобными для работы с документами, вносить в них необходимые изменения и дополнения. СУБД позволяют хранить данные в одном или более файлах. Они могут быть связаны между собой или независимы друг от друга. Данные в БД хранятся в матричной (табличной) форме. Каждый файл данных состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Например, в файле БД, созданном для регистрации входящих документов, полями будут графы Журнала регистрации входящих документов , а записями — сведения о документах, внесенные построчно в графы журнала.

 [c.199]

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 2.4., журнал регистрации входящих документов приведен на рис. 35.  [c.85]

Рассмотрите структуру таблицы Входящие (рис. 18.43). Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов, описанной в теоретическом курсе. В ней содержится поле Фамилия, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.  [c.399]

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.170]

Приложение 54 Образцы регистрационных журналов ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ  [c.111]

Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.  [c.47]

Осуществить регистрацию письма делового партнера как входящего, записать в Журнал регистрации входящих писем, наложить резолюцию, заполнить регистрационно-контрольную карточку (РКК), отметить постановку документа на контроль, отметить за исполнителя факт исполнения документа, направить его в соответствующее Дело.  [c.201]

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела (1-3), в которое подшивается документ.  [c.131]

В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после — в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге.

Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В — для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.  [c.11]

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных.  [c.399]

Определяются правила учета и хранения органами Федерального казначейства документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений. Порядок распространяется на организацию указанных работ в отношении документов по исполнению исполнительных листов и судебных приказов об обращении взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства. Учет и хранение указанных документов обеспечиваются путем ведения в электронном виде Журнала учета и регистрации исполнительных документов. Поступивший на исполнение в орган Федерального казначейства исполнительный документ подлежит регистрации в Журнале не позднее следующего дня после его поступления. Дата, зафиксированная при регистрации исполнительного документа в качестве входящей корреспонденции, указывается в Журнале датой  [c.

52]

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» (рис. 9.2). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф КТ . Все листы журналов, учитывающих документы КТ, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).  [c.166]

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем » или «чего «, например «Приказ… о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол заседания Совета директоров», «Договор аренды».  [c.45]

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром ( пролисты-ванием ) журнала или по разным ключам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).  [c.155]

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).  [c.107]

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах, поступащих в организацию от корреспондентов.

Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции


Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:

  • ГОСТы, ОСТы, ТУ.
  • Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  • Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация.
  • Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
  • Научные работы.
  • Нормы и нормативы расхода материалов.
  • Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
  • Поздравительные письма, телеграммы.
  • Пригласительные билеты.
  • Прейскуранты.
  • Программы конференций, совещаний.
  • Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения).
  • Учебные планы, программы.
  • Формы и банки (кроме строгой отчетности).

Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям.

Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»).

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см.Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх .№ 185/03 (03 – бухгалтерия).

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.И.О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение).

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.

Карточка регистрации входящих и исходящих документов образец. Журнал регистрации входящих документов: основы правильного учета

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

  • Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
  • Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
  • Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
  • Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

  • Приказов руководства.
  • Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

  • Корреспондент.
  • Исполнитель.
  • Содержание.
  • Вид документа и его дата.
  • Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

  • Объяснительные и служебные записки.
  • Распоряжения.
  • Заявления.
  • Письма.
  • Телеграммы.
  • Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

  • Количество листов документа и метод его доставки.
  • Номер дела.
  • Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

  • ФИО, занимаемая должность.
  • Период работы.
  • Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

  1. Регистрационный номер.
  2. Дата получения.
  3. Отправитель (корреспондент).
  4. Получатель (адресат).
  5. Вид документа.
  6. Содержание.
  7. Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

Дополнительными графами могут быть:

  • количество листов документа;
  • метод его доставки;
  • приложения;
  • примечания;
  • отметка об исполнении;
  • резолюция.

В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция — это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела — входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника — составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции — дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами — принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ — в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6. 30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции — это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Он позволяет :

  • учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
  • своевременно исполнять решения руководства;
  • контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
  • проводить продуктивную справочную работу по документам.

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.

Руководство определяет самостоятельно:

  • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
  • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

Электронная форма журнала

Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

Система электронного документооборота

Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Основные графы журнала регистрации входящих документов

Существуют основные графы журнала:

  • регистрационный номер
  • дата документа
  • вид документа
  • корреспондент
  • содержание
  • исполнитель.

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

  • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  • третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

  • 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
  • 100-25/02
  • 100-25/03 и т. д.

Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

  • письма
  • телеграммы
  • заявления
  • служебные записки
  • объяснительные записки
  • распоряжения
  • справки.

Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

  • резолюция
  • отметка об исполнении.

После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

  • Иванову П.П. Для ознакомления
  • Иванову П.П. Собрать информацию
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.

Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30. 01.2014.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

В журнал также допускается включение граф

  • в дело №
  • примечание
  • способ доставки документа
  • количество листов документа.

В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

Основные правила заполнения журнала

До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

  • Ф.И.О.
  • должность
  • документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
  • период работы
  • подпись.

С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

  • Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
  • Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
  • Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
  • Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.

Об имеющихся в делопроизводстве определенных правилах уже было сказано раньше, и начат рассказ в предыдущей статье. В случае если знакомство с темой начато вами именно с этой статьи, то для более полного уяснения вопроса необходимо вернуться и перечитать предыдущую. Кроме того, весьма полезной может быть информация о .

На современном этапе правила делопроизводства допускают регистрацию входящей корреспонденции как в бумажном журнале, так и на карточках (бумажных или в электронном виде с помощью СЭД). Чтобы осознанно сделать выбор в пользу подходящей именно вам формы регистрации, стоит рассмотреть преимущества и недостатки каждого.

Регистрация входящих документов в бумажном журнале

Для такого вида регистрации входящих документов изначально использовали простой бумажный журнал. Нормативно-правовые акты, касающиеся делопроизводства, не устанавливают его конкретную форму, предоставляя, таким образом, каждой организации свободу действий. Компания также сама решает, в каких журналах, и какого рода документы будут регистрироваться.

Как правило, руководствуются следующими принципами:

  • для исходящих, входящих и внутренних документов создают отдельные журналы регистрации;
  • на практике чаще всего стараются не смешивать отдельные категории документов при регистрации: например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.;
  • регистрирование документации проводят в одном месте;
  • если группа достаточна большая, то допустимо разбить ее еще на несколько подгрупп, например, входящие письма из какой-либо конкретной организации, филиала или по тематике (определенному вопросу).

Ниже вашему вниманию представлен образец журнала регистрации входящей документации, и продемонстрирован пример его заполнения (допустима корректировка, добавление некоторых граф или их названий):

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Подпись о получении

ООО «Стопор»

о своевременной оплате услуг

Достаточно часто можно встретить графы о наличии приложения в документе, количестве листов, о содержании поручения и о том, в какие сроки его необходимо исполнить.

Пожалуй, самый главный недостаток такого журнала — неэффективность справочной работы. Потому что для получения о нужном документе какой-либо информации придется последовательно и внимательно изучать каждую страницу журнала, что может занять достаточно длительное время.

  • объем документооборота достаточно мал, когда количество входящих документов едва достигает нескольких сотен за год;
  • для отдельной категории документов специальным нормативно-правовым актом установлена именно такая форма регистрации;
  • необходимо обеспечить дополнительную надежность и защиту данных, особо ценных документов, чаще всего они имеют длительный срок хранения.

Регистрация входящей документации в электронном журнале

Значительно более продуктивной и удобной, а кроме того занимающей гораздо меньше времени, является регистрация входящей корреспонденции в электронном журнале. Притом, что заполнение формы происходит по аналогии. На каждую отдельную группу документов создается отдельный файл.

Несомненный плюс заключается в экономии времени и гораздо более быстром поиске необходимой информации, даже если все записи ведутся в формате.doc или.xls. Используя функции поиска и фильтра, вы можете по заданным параметрам (к примеру, автор, номер, содержание и т.д.) в любой момент найти все, что нужно.

Нет никакой необходимости распечатывать электронный журнал или дублировать его в бумажном варианте, что, кстати говоря, до сих пор многими практикуется. Бумажный вариант может понадобиться только в том случае, если необходимо проставить подпись исполнителя, чтобы иметь на руках доказательство направления на исполнение определенного документа.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный и удобный подход — это регистрация документов в , но для этого необходимо иметь уже настроенную и используемую СЭД. Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

О преимуществах и уже было рассказано достаточно подробно, кто интересуется, тот может прочитать. Резюмировав все сказанное, можно сказать кратко только одно — это крайне удобная система поиска и одновременно регистрации в единой базе несколькими исполнителями. Кроме того, есть функции проверки регистрации каждого документа на повторность и возможности контролировать работу с любым документом на любом этапе, а так же возможность составлять отчеты автоматизировано и много других полезных приложений и функций.

В тех случаях, когда форма регистрации в бумажном журнале не подходит, а СЭД не установлена, то допустим вариант с использованием бумажных карточек. Некоторое неудобство заключается в том, что их необходимо классифицировать и систематизировать, используя различные основания, например порядковый номер, автор и т.д.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel. Использование бумажных журналов и карточек давно себя изжило, устарело и попросту неэффективно.

Как заполняется журнал входящей документации

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал — обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации исходящих документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации. Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах. Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения допускается удалить, добавить или изменить наименование графы :.

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения. Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию надо последовательно изучить каждую страницу.

Гораздо более продуктивный подход — использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы — аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов. Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе группе документов по заданному параметру например, номеру, автору, содержанию и т.

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Самый современный подход — это регистрация документов в системе электронного документооборота СЭД , но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка РК документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля.

Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно.

Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое. Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно — долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется. Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде — образец приведен Word, Excel.

Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в книгу входящих документов внесена ошибочная запись, как правильно ее аннулировать?

Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Соответственно, дабы исправить ситуацию ОД хочет завести новый журнал так сказать, с чистого листа начать. Возникает вопрос: правомерно ли это?? Или как правильно тогда провести данную работу по передаче из одного структурного подразделения далее СП в другое, дабы не попасть в будущем впросак из-за безалаберности сотрудников бухгалтерии.

Как быть? Передачу журнала учета печати и штампов из одного структурного подразделения в другое надо оформить приказом. В журнале надо проставить оттиски всех действующих в организации печатей и штампов, указать должности, ФИО ответственных за каждую печать штамп ; выдавать их под роспись. Как ей доходчиво аргументировать? И обязательно ли на него ставить сургучную печать! Либо что-то другое, в зависимости от ситуации в вашей организации.

Вам лучше знать. Если все отказываются, назначьте приказом распоряжением. Какие тут могут быть аргументы? Сургучная печать не ставится! Спасибо Вам за ответы и разъяснения. Я извиняюсь, но я не совсем поняла, что все-таки писать в распорядительной части данного приказа? Решили с нового года обращения граждан регистрировать отдельно от других входящих.

Какая форма журнала регистрации обращений граждан должна быть? Можно использовать обычный журнал регистрации входящих? Надо ли его прошивать?

Помимо личных обращений граждан в наше учреждение, вышестоящая организация пересылает нам обращения граждан, которые поступили к ним с просьбой дать пояснения по заявлению, разобраться в ситуации и пр. В каком журнале нужно регистрировать их? В журнале регистрации входящей документации или обращений граждан? Методические документы по делопроизводству рекомендуют выделять регистрацию жалоб и обращений граждан в отдельный массив.

Прошивать журналы не надо. Форму регистрации можно взять на сайте. По поводу второго вопроса. Если ответ заявителю дает не ваша организация, а вышестоящая, то лучше регистрировать такие документы в общем журнале регистрации поступающих документов. Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить пустые неиспользованные листы перед закрытием журнала в связи с новой формой ведения журнала после записи о количестве записей и использованных листов?

Нужно ли заводить отдельные журналы регистрации выдачи копий приказов в бухгалтерию и финансово-экономический отдел, то есть 2 журнала либо в одном можно вести данную регистрацию?

Нет необходимости вести такие журналы, достаточно составлять список рассылки приказов. Мы рассылаем приказ по внутр. В году мы все поступающие в организацию документы регистрируем в одном журнале. С года думаем начать вести новый журнал по регистрации обращений граждан и соответственно отдельную папку куда будут они подшиваться.

Как правильней поступить? Завести журнал регистрации и учета обращений граждан с Подскажите, пожалуйста! Если в журнал регистрации с нового года по ошибке продолжила нумерацию за прошлый год.

Как исправить ошибку? Подскажите, пожалуйста, у журнала учета поступающих документов должен быть свой номер? Может ли он соответствовать номеру дела такого журнала согласно номенклатуре дел организации? Журналу присваивается индекс дела по номенклатуре дел согласно заголовку дела.

Этот индекс проставляется на обложке журнала. Подскажите, пожалуйста, как закрыть и открыть новый журнал регистрации входящих документов, если это произошло в середине года? Надо просто начать регистрировать документы в новом журнале, нумерация должна продолжаться. Подскажите, пожалуйста, в журнале заявок в середине года по каким-то причинам прекратили вести нумерацию заявок. Теперь подняли вопрос, чтоб восстановить нумерацию в июне года. Как правильно это сделать? Журналы регистрации входящей и исходящей документации хранятся по номенклатуре 5 лет и только электронно в системе.

Обязаны ли мы в конце года распечатывать журналы, подшивать и хранить в бумажном виде 5 лет или достаточно хранить в системе электронно? Каким официальным документом этот момент регламентирован?

Документы временного срока хранения можно хранить в электронном виде, не распечатывая. Журнал регистрации ВХ корреспонденции начат в январе г. Как исправлять нам теперь, подскажите, пожалуйста. Если нет места, то ничего и не пишите. Для журнала регистрации входящих документов, срок хранения которого 5 лет, итоговую запись оформлять не обязательно.

Завели новый журнал как продолжение года получается. Правильно ли мы сделали? Если журнал закончился в середине года, можно начать новый журнал. Главное, чтобы нумерация продолжалась. С нового календарного года нумерация начинается с первого номера, даже если регистрация продолжается в старом журнале. Можно ли продолжать заполнять журнал исходящих и входящих по окончанию года?

Папку вход. Журнал можно продолжить, но с нового календарного года регистрацию документов следует начать с первого номера. На предприятии документы дск регистрируем валовой нумерацией ежегодно, то есть в январе нумерацию начинаем не с цифры 1, а продолжаем. Подскажите, на сколько это неправильно? Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, журнал исходящих документов нужно менять каждый год или можно вести один? Регистрационный журнал можно вести в течение нескольких лет, пока не закончится.

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения. К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:. Другими словами, данный журнал — это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

.

.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

.

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации.

.

.

.

.

.

.

Настройка входящих документов — Business Central

  • Статья
  • 2 минуты на чтение
Полезна ли эта страница?

Пожалуйста, оцените свой опыт

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Если вы создаете строки общего журнала из записей входящих документов, вы должны указать на странице Настройка входящих документов , какой шаблон журнала и пакет использовать.

Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, пока документы не будут предварительно утверждены, вы должны настроить утверждающих рабочих процессов.

Чтобы преобразовать файлы PDF и изображения в электронные документы, которые можно преобразовать, например, в счета-фактуры на покупку в Business Central, необходимо сначала настроить функцию OCR и включить службу. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и/или страны/региона. Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.

Когда функция «Входящие документы» настроена, вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги. Дополнительные сведения см. в разделе Обработка входящих документов.

Чтобы настроить функцию «Входящие документы»

  1. Выберите значок, введите Настройка входящих документов и выберите соответствующую ссылку.
  2. Заполните необходимые поля. Наведите курсор на поле, чтобы прочитать краткое описание.

В рамках настройки вы должны решить, хотите ли вы требовать утверждения входящих документов.Чтобы требовать утверждения, необходимо настроить утверждающих и рабочие процессы утверждения. Если ваша организация не намерена требовать утверждения, вы можете пропустить следующий раздел.

Наконец, если вы используете службу для преобразования файлов PDF или изображений, представляющих входящие документы, вы должны ее настроить. В противном случае вы также можете пропустить этот раздел.

Для настройки утверждающих записей входящих документов

При необходимости настройте процесс утверждения входящих документов. Утверждающие входящие документы должны быть настроены как пользователи рабочего процесса утверждения.

Прежде чем создавать рабочие процессы, включающие этапы утверждения, необходимо настроить пользователей рабочего процесса, которые участвуют в процессах утверждения. На странице Approval User Setup вы также устанавливаете предельные суммы для конкретных типов запросов и определяете замещающих утверждающих, которым делегируются запросы на утверждение, когда исходный утверждающий отсутствует. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка пользователей утверждения.

Чтобы настроить службу OCR

  1. Выберите значок, введите Настройка службы OCR и выберите соответствующую ссылку.
  2. Заполните необходимые поля. Наведите курсор на поле, чтобы прочитать краткое описание.

Примечание

Данные для входа автоматически шифруются.

Дополнительные сведения см. в разделе Использование оптического распознавания символов для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы.

См. также

Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central

Business Central в Microsoft Learn

Работа с входящими документами — Business Central

  • Статья
  • 2 минуты на чтение
Полезна ли эта страница?

Пожалуйста, оцените свой опыт

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Некоторые бизнес-операции не записываются в Business Central с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это характерно для покупок, где такие файлы входящих документов представляют собой квитанции об оплате расходов или мелких покупок.

Из файлов PDF или изображений, представляющих входящие документы, внешняя служба OCR (оптическое распознавание символов) может создавать электронные документы, которые затем можно преобразовать в записи документов внутри Business Central. Выберите пакет услуг, подходящий для вашей организации и/или страны/региона. Кроме того, вы можете создавать записи вручную для представления внешних документов.

На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Процесс входящего документа может состоять из следующих основных действий:

  • Запишите внешние документы в Business Central, создав строки на странице Входящие документы одним из следующих способов:
    • Вручную, используя простые функции, либо с ПК, либо с мобильного устройства, одним из следующих способов:
      • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ . Файл автоматически прикрепляется.
      • Используйте кнопку Новый , а затем заполните соответствующие поля на странице Входящий документ и вручную прикрепите соответствующий файл.
      • На планшете или телефоне используйте кнопку Создать с камеры , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем отправить изображение, например, в службу OCR.
    • Автоматически, получая документ из службы OCR в виде электронного документа после того, как вы отправили соответствующий PDF-файл или файл изображения в службу OCR по электронной почте.Экспресс-вкладка Финансовая информация автоматически заполняется на странице Входящий документ .
  • Используйте службу OCR для преобразования файлов PDF или изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Business Central.
  • Создайте новые документы или строки общего журнала для записей входящих документов, вводя информацию, которую вы читаете из файлов входящих документов.
  • Прикрепите входящие файлы документов к документам покупки и продажи любого статуса, в том числе к поставщику, клиенту и записям главной книги, которые являются результатом разноски.
  • Просмотр записей входящих документов и их вложений из любого документа или записи о покупке и продаже или поиск всех записей главной книги без записей входящих документов на странице Плана счетов .
До См.
Настройте функцию «Входящие документы» и службу OCR. Настройка входящих документов
Создание записей входящих документов, прикрепление файлов, использование OCR для преобразования PDF-файлов в электронные документы, преобразование электронных документов в записи документов, проверка записей входящих документов из размещенных документов о продажах и покупках. Обработка входящих документов

См. также

Закупки
Работа с Business Central

Business Central в Microsoft Learn

Документация о доходах: пособие по безработице в связи с пандемией

Испанский

Запрос на подтверждение дохода

EDD может потребовать от вас предоставить документы, подтверждающие ваш доход для подачи заявления на пособие по безработице в связи с пандемией (PUA).

У вас есть 21 день с даты уведомления по электронной или бумажной почте, чтобы подтвердить свой доход за 2019 год для заявления PUA в 2020 году или подтвердить свой доход за 2020 год для заявления PUA в 2021 году и избежать уменьшения суммы вашего еженедельного пособия.

Соберите документы

Приемлемые документы о доходах за 2019 или 2020 год, в зависимости от года подачи заявления, могут включать один или несколько из следующих документов:

  • Федеральная налоговая декларация (Форма IRS 1040, Приложение C или F).
  • Государственная налоговая декларация (форма CA 540).
  • W-2.
  • Квитанции о зарплате.
  • История расчета заработной платы.
  • Банковские квитанции.
  • Деловые записи.
  • Контракты.
  • Счета-фактуры и соответствующие документы.
  • Любые другие документы, подтверждающие ваш доход за 2019 год.

Для самозанятости в документах должен быть указан ваш чистый доход (общая сумма, выплаченная после уплаты налогов и вычетов из заработной платы). Если вы допустили ошибку в отношении своего дохода в своем заявлении, отправьте письмо с любой необходимой документацией, объясняющей вашу ошибку. Предпочтительны налоговые документы, такие как IRS 1040 и соответствующее Приложение C.

Для постоянного трудоустройства в документах должен быть указан ваш валовой доход (общая сумма, выплаченная до вычета налогов и отчислений из заработной платы), например, W-2.Предоставление чековых квитанций, показывающих ваши доходы каждый квартал, также было бы полезно.

Если ваш доход получен как от самозанятости, так и от постоянной работы, вы можете предоставить документы, отражающие чистый и валовой доход. Мы проверим все документы, чтобы определить подтверждение дохода.

Примечание: Форма IRS 1099-MISC не является приемлемым документом о доходах.

В UI Online выберите Нет на вопрос «Есть ли у вас документы для загрузки?»

Если вы получили уведомление по почте, напишите «Документов о доходах за 2019 год» над строкой для подписи, прежде чем поставить подпись, поставить дату и отправить уведомление обратно в EDD.

После получения вашего ответа мы рассмотрим вашу претензию и примем решение относительно суммы вашего вознаграждения. Мы свяжемся с вами, если произойдут какие-либо изменения в размере вашего еженедельного пособия.

Отправьте документы

Рекомендуется: Войдите в свою учетную запись UI Online и перейдите в раздел «Загрузить документы о доходах для PUA » на главной странице, чтобы предоставить необходимые документы.

Если вы предпочитаете отправлять документы по почте, четко напишите свой 10-значный номер счета клиента EDD (EDDCAN) вверху каждой страницы. Ваш EDDCAN был отправлен вам по почте Департамента занятости, уведомление о номере счета клиента (DE 5614).

Затем отправьте документы по адресу:

.

Отдел развития занятости
PUA 2019 Подтверждение дохода
Почтовый ящик 989726
Западный Сакраменто, Калифорния 95798-9726

Важно: Не отправляйте документы по почте, если вы отправляете их через Интернет, так как это может привести к задержке обработки.

Если вы получили уведомление по почте, следуйте инструкциям в уведомлении и отправьте его вместе с документами о доходах.

После получения ваших документов мы рассмотрим вашу заявку и внесем необходимые коррективы.

Важно: Если у вас есть открытое заявление на пособие по безработице, вы должны подтверждать получение пособия каждые две недели.

Офис регистратора колледжа

Апелляция об отказе в проживании. Эта форма предназначена для студента, желающего обжаловать отказ в проживании в целях обучения.Студент должен обратиться за классификацией/реклассификацией в кампусе до подачи запроса в общеколледжский апелляционный комитет.

Изменение с кредита на аудит — эта форма облегчает запрос учащегося на изменение статуса регистрации курса с кредита на аудит.

Обратите внимание: Изменение статуса аудита должно быть запрошено не позднее последнего дня, когда учащийся может отказаться.

Запрос на перевод класса — эта форма облегчает запрос учащегося на перевод из одного класса в другой после периода добавления/исключения.

Обратите внимание: Запрос должен быть вызван смягчающими обстоятельствами (должны быть представлены документы, подтверждающие обстоятельства), и студент должен проконсультироваться с обоими преподавателями до подачи этой формы.

Форма резидента Флориды. Эта форма предназначена для новых, возвращающихся или продолжающих обучение студентов, которые хотят заявить о первоначальной классификации или реклассификации проживания во Флориде.

Форма

для нерезидентов Флориды. Эта форма предназначена для новых или вернувшихся студентов, которые не соответствуют требованиям жителей Флориды для целей обучения.

Florida Classroom Teacher Tuition Fee Waiver — Освобождение от платы за обучение учителей, работающих полный рабочий день в школьном округе штата Флорида.

Освобождение от платы за обучение для служащих штата Флорида. Эта форма предназначена для служащих штата Флорида, желающих освободиться от платы за обучение на курсах, пройденных в Broward College. Студенты, желающие получить этот отказ, должны заполнить заявление на поступление в Broward College и выполнить все требования для поступления. Регистрация государственных служащих Флориды начинается в дату, указанную в календаре дат регистрации.

Homeless Exemption Certification — Отказ от платы за обучение и сборов для бездомных студентов. Документы, предоставляемые общественным агентством, должны быть на фирменном бланке, подписаны должностным лицом агентства и датированы не более чем за 30 дней до даты платежа. Те, кто предоставляет документацию в соответствии с H.E.A.R.T. программа/Закон МакКинни Венто. Должен предоставить документацию в течение года поступления и может быть использован в течение 1 семестра.

Аффидевит об окончании домашней школы — Учащийся, который утверждает, что требования к окончанию домашней школы выполнены.

Обратите внимание: Аффидевит домашней школы должен быть заполнен родителем или законным опекуном учащегося. После перехода по ссылке для доступа к форме родитель или законный опекун учащегося должен создать учетную запись в Dynamic Forms. (Если учащийся уже вошел в систему Broward College One Access, он должен выйти из нее.)

Изменение имени — учащийся, официальное имя которого изменилось, может запросить обновление информации о своем учащемся. В качестве подтверждения внесения изменений требуются юридические подтверждающие документы.

Изменение SSN. Учащийся, чей номер социального страхования изменился, может запросить обновление информации о своем учащемся. В качестве подтверждения внесения изменений требуются юридические подтверждающие документы.

Правила для неиммигрантов. Иностранные граждане с классификацией неиммиграционной визы могут иметь право на участие и могут иметь право на получение вида на жительство во Флориде для целей обучения.

Аффидевит о семейных связях под присягой — студент, заявивший о родственных связях с Флоридой в поддержку классификации вида на жительство во Флориде.

Самостоятельная сертификация образования — Учащийся, который не может получить стенограммы из предыдущего учебного заведения по уважительным причинам (т. е. школа навсегда закрыта, школьные записи были уничтожены в результате стихийного бедствия и т. д.). Необходимо личное заявление с объяснением смягчающих обстоятельств и доказательством попыток получить копию стенограммы из Министерства образования (если школа находится в Соединенных Штатах) или Министерства образования (если школа находится в другой стране). быть отправлены с этой формой.

Формы, перечисленные ниже, предназначены только для студентов, обучающихся по программе Broward College за пределами США.

Изменение программы для международных партнеров. Студент международного партнерства, который желает изменить свою основную академическую цель.

Запрос на дубликат или замену диплома. Студент международного партнерства, желающий заказать дубликат или замену ранее полученного диплома.

Запрос на изменение имени — студент международного партнерства, чье имя неправильно отображается в информационной системе студентов Broward College.

Запрос на отказ от кредита — Студент международного партнерства, который хочет запросить отказ от коммерческой оценки своих иностранных стенограмм.

Ходатайство о превышении максимальной нагрузки на курс — студент международного партнерства, желающий записаться на более чем 18 кредитных часов за семестр.

Входные требования к здоровью | Служба здравоохранения Вадена

Крайние сроки соблюдения медицинских требований для новых студентов

Для студентов, поступающих в университет в осенний квартал, важно, чтобы вы выполнили вступительные медицинские требования к установленному сроку:

Пожалуйста, внимательно прочтите приведенную ниже информацию.

Требования к здоровью перед поступлением в Стэнфорд (для новых студентов)

Что делать

  • Соберите информацию о своем здоровье; названия и дозы лекарств, которые вы принимаете, аллергии, которые у вас есть, и т. д.
  • Просмотрите и узнайте больше об истории здоровья членов вашей семьи
  • Заполните необходимые формы ниже.   Подробные инструкции приведены в формах. Для подтверждения прививок вы можете отправить электронную копию из вашей текущей медицинской карты ИЛИ использовать форму, которую мы вам предоставим.
  • VadenPatient, можно найти по адресу vadenpatient.stanford.edu — это безопасный веб-портал вашей электронной медицинской карты, где вы можете получить доступ к веб-формам, приведенным ниже. Вам понадобится ваш SUNet ID и пароль.

Обязательная форма

Местоположение веб-формы

Распечатайте, заполните и отправьте Вадену

Медицинский центр Vaden Уведомление о соблюдении конфиденциальности ВаденПациент  

Согласие на лечение

ВаденПациент

 

История болезни

ВаденПациент

 

Прививки для студентов немедицинских специальностей

Это трехэтапный процесс:

  1. Получите подтверждение прививок от поставщика медицинских услуг, либо предоставив электронную копию из вашей текущей медицинской карты, либо отправив форму, которую мы предоставляем здесь.

  2. Введите проверенные даты в свою веб-форму через VadenPatient.

  3. Загрузите информацию непосредственно в вашу медицинскую карту Vaden через портал VadenPatient (предпочтительный метод) или отправьте заполненную форму Vaden (другие варианты отправки см. ниже).

ВаденПациент

Форма иммунизации для студентов-немедиков

Прививки для студентов-медиков и ассистентов врачей

Это трехэтапный процесс:

  1. Получите подтверждение прививок от поставщика медицинских услуг, либо предоставив электронную копию из вашей текущей медицинской карты, либо отправив форму, которую мы предоставляем здесь..

  2. Введите проверенные даты в свою веб-форму через VadenPatient.

  3. Загрузите информацию непосредственно в вашу медицинскую карту Vaden через портал VadenPatient (предпочтительный метод) или отправьте заполненную форму Vaden (другие варианты отправки см. ниже).

ВаденПациент

Форма иммунизации для студентов-медиков и ассистентов врачей

Скрининг на туберкулез

ВаденПациент

Инструкции по тестированию/разрешению на туберкулез

(Обязательно, если ваши ответы на вопросник для скрининга туберкулеза указывают на риск)

 

Если вы не можете загрузить свои формы, вы можете отправить заполненные формы по адресу:
Факс: 650-498-1118
Электронная почта: [email protected]
Почтовая почта: Vaden Health Center
Attn: Medical Records
866 Campus Drive
Stanford, CA 94305-8580

Мы не можем подтвердить получение ваших документов, однако вы можете проверить, были ли ваши формы проверены с помощью портала VadenPatient (вам потребуется ваш идентификатор SUNet и пароль). Сотрудникам медицинского центра может потребоваться до 30 дней для проверки вашей информации.

По вопросам о медицинских требованиях:

Свяжитесь с персоналом Центра здоровья Vaden по телефону [email protected]образование ; не забудьте использовать свою учетную запись электронной почты @stanford.edu при отправке запроса по электронной почте.

Освобождение от прививок:

Учащийся может запросить освобождение от требования о вакцинации по медицинским или религиозным соображениям. Для осеннего квартала 2021–2022 гг. крайний срок подачи запроса на исключение — 23 июля 2021 г. Отношение, убеждения или предпочтения, которые носят исключительно личный характер, не являются основанием для исключения.

Форма для медицинского исключения должна быть заполнена поставщиком медицинских услуг учащегося, и ее можно найти по адресу

.

 Медицинское освобождение от вакцинации 05.06.2021

Форму для запроса религиозного освобождения от обязательных прививок можно найти по телефону

.

Заявление об освобождении от обязательных прививок по религиозным мотивам 05.06.2021

Дополнительные соображения перед прибытием в кампус

Ниже мы приводим несколько советов, которые помогут сделать ваш переход в Стэнфорд гладким.

  • Возьмите с собой лицевые покрытия (одноразовые или тканевые версии, которые можно стирать или кипятить), закрывающие рот и нос
  • Принесите копию важной медицинской документации
  • Посетите своего врача, чтобы обсудить/завершить/перенести любое лечение в ожидании вашего прибытия в университетский городок
  • Посетите стоматолога
  • Пополните свои рецепты
  • Соберите все основные безрецептурные лекарства, которые вы обычно используете
  • Соберите базовую аптечку (бинты, ножницы и т. д.).) — не забудьте включить термометр
  • Купите запасную пару очков и/или контактных линз и возьмите с собой копию рецепта (ов), связанного со зрением
  • Не забудьте упаковать велосипедный шлем
  • Положите карточку медицинского страхования в бумажник или сумочку.
По вопросам медицинского страхования:

Посетите веб-сайт Vaden по адресу vaden.stanford.edu/insurance или отправьте заявку HelpSU.

Часто задаваемые вопросы

  1. В чем разница между «обязательным» и «обязательным»?«рекомендуемые» прививки?

    • Обязательные прививки обязательны для поступления в школу; Стэнфорд требует , чтобы все учащиеся сделали 2 прививки (от кори, эпидемического паротита, краснухи) после своего первого дня рождения.

    • Рекомендуемые прививки важны для вашего здоровья. Они не требуются для поступления в Стэнфорд. Причина необходимости вакцинации

    1. , чтобы убедиться, что у всех студентов есть надлежащий иммунитет, чтобы избежать распространения болезни/болезни в сообществе кампуса

    2. , чтобы гарантировать, что студенты защищены в случае любой вспышки в университетском городке.

  2. Нужно ли мне пройти медицинский осмотр перед поступлением в Стэнфордский университет?

  3. Что делать, если я не могу уложиться в установленные сроки?

    • Если вы не заполните медицинские формы вовремя, ваша регистрация будет приостановлена. Если Vaden Heath Center не снимет блокировку, вы можете понести дополнительные регистрационные сборы, потерять предварительно выбранные классы, а проверка кредита и / или стипендии может быть прервана.Важно, чтобы вы выполнили требования по охране здоровья к установленному сроку

      .
  4. Я не могу найти свои записи о прививках или мой врач ушел на пенсию. Нужно ли мне делать необходимые прививки?

    • Если вы не можете найти свои записи о прививках, у вас есть два варианта:

      • Вы можете пройти повторную иммунизацию или

      • Обратитесь к врачу по поводу: анализа крови для определения иммунитета к кори, эпидемическому паротиту и краснухе.

    • Обратите внимание, что если ваш анализ крови показывает, что вы не  невосприимчивы, или результат отрицательный или сомнительный, вам необходимо пройти повторную иммунизацию до установленного срока.

  5. Мои записи о прививках, результаты анализов крови и/или отчеты о рентгеновских снимках написаны не на английском языке, примет ли их Ваден?

    • Нет, записи о прививках, результаты анализов крови, отчеты о рентгеновских снимках и соответствующая медицинская информация должны быть переведены на английский язык официальным переводом, прежде чем они будут приняты.

  6. Что, если я заполню онлайн-формы, но не отправлю форму иммунизации, подписанную врачом/поставщиком медицинских услуг?

    • Вы можете предоставить информацию о прививках, которая была распечатана из вашей текущей медицинской карты, но она должна содержать название учреждения и поставщика. В качестве альтернативы вы можете использовать предоставленную нами форму, которая должна быть подписана вашим провайдером. Информация об иммунизации требуется и должна быть представлена.Если он не будет представлен, вы можете быть приостановлены.

  7. Что такое удержание?

  8. Как отправить заполненную форму иммунизации в Ваден? Должен ли я отправлять свои формы по факсу или по электронной почте?

    • Предпочтительным способом отправки форм является загрузка их напрямую с помощью защищенного веб-портала VadenPatient, который помещает их в вашу медицинскую карту Vaden. Выберите только одну форму доставки; загрузить (предпочтительно), факс, почта, электронная почта.Для документов, отправленных по факсу, на каждой странице должно быть указано ваше официальное имя (на английском языке) и дата вашего рождения. Титульный лист не требуется.

  9. Что делать, если у меня есть дополнительные прививки после того, как я отправил форму о прививках?

    • Вы можете предоставить дополнительную информацию так же, как и исходную информацию. Предпочтительным способом отправки информации является ее загрузка напрямую через безопасный веб-портал VadenPatient, который помещает ее в вашу медицинскую карту Vaden.Если вы отправляете или отправляете по факсу копию обновленной записи в Медицинский центр Vaden, приложите заявление, объясняющее, что это обновление.

  10. Я в ожидании. Что мне теперь делать?

    • Свяжитесь с Центром здоровья Vaden или сообщите нам об этом по адресу [email protected] edu, чтобы получить инструкции о том, что вам нужно будет делать. Только центр здоровья Vaden может снять запрет. Поскольку в этом процессе может быть задействована ваша защищенная медицинская информация, мы , а не  обсудим ваш статус блокировки с третьими лицами, такими как администрация школы, преподаватели, родители или кто-либо еще, без вашего явного согласия.

  11. Если я соглашусь, удержание будет снято автоматически?

    • Процесс , а не  автоматический, удержания удаляются вручную. Обычно снятие запрета занимает около 24 часов после того, как вы соблюдаете требования. Важно: обратите внимание, что запреты можно снимать только с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

  12. Я бывший студент Стэнфордского университета, возвращающийся, чтобы начать новую академическую программу (например,г., от бакалавриата до магистратуры). Эти требования я уже выполнил. Должен ли я заполнить их снова?

  13. Если я не могу пройти QFT (Квантифероновый анализ крови на туберкулез) или прививку от кори, эпидемического паротита и краснухи там, где я сейчас живу; Могу ли я сделать это по прибытии в кампус?

  14. Что делать, если мне сделали прививку БЦЖ?

    • История иммунизации БЦЖ  не соответствует этому требованию, и  не исключает необходимости прохождения анализа крови на туберкулез.Мы рекомендуем пройти QFT (примерами принятых тестов являются Quantiferon-Tuberculosis Gold или кровь T-spot). Мы принимаем результаты QFT из любой страны.

  15. Что произойдет, если результат анализа крови на туберкулез окажется положительным?

    • Предоставить результаты анализа крови на туберкулез. Требуется рентген грудной клетки.

    • Обратите внимание: рентген грудной клетки необходимо сделать в течение 6 месяцев до даты поступления в Стэнфордский университет. Отчет должен быть на английском языке. Если вы лечились от латентного или активного ТБ, предоставьте документацию о дозе лекарства, продолжительности терапии и дате завершения. Эта информация также должна быть на английском языке.

  16. Должны ли учащиеся, родившиеся на Тайване или в Гонконге, пройти тестирование на туберкулез и получить разрешение?

шаблонов журнала документов | 7+ бесплатных форматов Word, Excel и PDF для печати, образцы, примеры, формы

Все шаблоны журналов документов очень важны в каждой области, особенно в бизнесе, потому что они обеспечивают отслеживание всех взаимодействий пользователей с документами, и о них можно сообщить в любое время.Обычно это упрощает ведение каждого делового дела в организованном порядке и ведет хороший учет всех важных документов. Когда-то журнал документов можно было вести вручную, и это очень сложная и трудоемкая работа, но сегодня, когда все так широко доступно в Интернете, эти документы также поддерживаются с помощью различных программ или шаблонов. Он упорядочивает документы таким образом, что каждый может легко найти нужные документы, а также намного быстрее, чем ручной поиск документа.

Эти шаблоны журнала документов обеспечивают постоянный учет всех документов, а ведение точного журнала будет держать вас в курсе, а также поможет проанализировать ход бизнеса. Эти документы весьма полезны для должностных лиц, занимающихся документацией. При разработке журнала документов в организации или компании для удобства можно добавить следующие заголовки, такие как дата создания, время создания, название документа, источник документа, тип документа, соответствующий отдел, торговое лицо, предпринятые действия и замечания.Как правило, существует несколько типов журналов документов, таких как полученные документы, отправленные документы, мультимедийные документы, преобразованные документы, конфиденциальные документы и проверенные документы.

Создание шаблона журнала контроля документов является требованием современного бизнеса и очень важно для всех видов деятельности. Он используется для повышения производительности труда сотрудников и сотрудников. Еще одна проблема — отсутствие связи между сотрудниками, что привело к повышению производительности. Как только все действия и шаги записываются в шаблон журнала, вероятность потерь и потерь снижается до номинального уровня.Ведение журнала помогает в управлении временем и затратами. Это очень эффективный инструмент тайм-менеджмента. Здесь важно отметить, что тайм-менеджмент — важнейший сегмент любого бизнеса. Такие шаблоны журнала документов помогают в управлении временем, что повышает эффективность и производительность сотрудников.

Изображения шаблонов журнала документов



www.logtemplate.com
wordxltemplates.ком
национальный paralegal.edu
ymaws.com
dps.mn.gov

Электронная регистрация и доступ к делам для людей без адвокатов | Центральный округ Калифорнии

Лица, не представленные адвокатами, могут получить доступ к судебным системам, которые позволяют выполнять или настраивать определенные функции в режиме онлайн, в том числе:

Информация о каждой из этих функций представлена ​​ниже вместе с некоторыми часто задаваемыми вопросами по этим темам.

Если вы хотите иметь доступ к информации о делах и просматривать документы, поданные по этим делам, в Интернете, вам необходимо открыть учетную запись в PACER (система «Общий доступ к электронным записям суда»). Посетите веб-сайт PACER (www.pacer.gov) или позвоните в сервисный центр PACER по телефону (800) 676-6856, чтобы зарегистрировать новую учетную запись. Если у вас возникнут трудности с входом в систему PACER, обратитесь в сервисный центр PACER.

Информация о деле не может быть получена по телефону из суда .PACER предоставляет онлайн-доступ к информации о делах за плату в размере 0,10 доллара США за страницу, хотя первые 30 долларов США за квартал на пользователя не взимаются. Суд также предоставляет бесплатный доступ к PACER через общественные терминалы в канцелярии клерков в каждом здании суда Центрального округа.

Если у вас есть учетная запись PACER, вы можете в любое время просмотреть информацию о деле в федеральном суде. Тем не менее, вы должны искать его. Если вы являетесь стороной дела в Центральном округе Калифорнии и хотите подписаться на получение автоматического уведомления по электронной почте всякий раз, когда по вашему делу подается новый документ, вы можете сделать это, если вы:

1.иметь одно или несколько дел, находящихся на рассмотрении в Центральном округе Калифорнии;

2.   не представлены адвокатом; и

3. В настоящее время не находятся в заключении.

Вам не нужно регистрироваться для получения электронной услуги — регистрация необязательна. Если вы решите не регистрироваться, ваши бумажные копии будут отправлены вам по почте США, поэтому вы можете не узнать о том, что суд вынес постановление по вашему делу, так быстро, как если бы вы подписались на уведомление по электронной почте. .

Обратите внимание, что если вы запросите электронную доставку документов, вы больше не будете получать бумажные копии документов, поданных судом или стороной по любому из ваших дел, находящихся на рассмотрении в Центральном округе Калифорнии. Вы получите уведомление о подаче документов по электронной почте с возможностью доступа к самим документам в Интернете. Обратите внимание, что:

1.   Если вы не загрузите свой документ в течение 15 дней с даты отправки вам уведомления по электронной почте, с вас будет взиматься плата за просмотр документа.

2.   Вы сможете получить доступ к своему документу ОДИН РАЗ бесплатно, но вы должны загрузить или распечатать документ при первом просмотре. За повторный доступ к документу будет взиматься плата.

3.  Вы НЕ сможете подать свои документы в электронном виде (если только вы не получите отдельное разрешение на это от судьи по конкретному делу).

4.  Вы НЕ сможете вручить свои документы по электронной почте противоположной стороне.

5.  Вы ДОЛЖНЫ немедленно сообщить суду о любом изменении вашего адреса электронной почты.

Чтобы подписаться на электронную услугу по делам Центрального округа, вам сначала необходимо получить учетную запись PACER, как описано выше. Затем вам необходимо привязать свою учетную запись PACER к электронной системе подачи документов Суда (система управления делами/электронной подачи или CM/ECF). Вам не нужно запрашивать разрешение у судьи, ответственного за ваше дело. Просто нажмите здесь и следуйте инструкциям, чтобы связать свою учетную запись.

Существует два электронных способа подачи документов в суд для подачи.Как описано ниже, вы можете подать заявку на получение разрешения на подачу документов по делу в электронном виде непосредственно в Систему управления делами/электронной подачи документов («CM/ECF»). Вы также можете подать документы в Суд, используя Систему подачи электронных документов («EDSS»). Вам не нужно запрашивать разрешение на использование EDSS, но она не предоставляет всех возможностей электронной подачи документов. Для получения дополнительной информации о EDSS нажмите здесь.

После первого появления в деле истец pro se, не находящийся в заключении (т. е. лицо, являющееся стороной судебного дела, но не представленное адвокатом и не находящееся в настоящее время под документы в электронном виде (e-file). (См. Местное правило 5-4.1.1.) Чтобы подать документы в электронном виде, вы должны сначала продемонстрировать Суду, что вы соответствуете всем техническим требованиям, необходимым для доступа и использования онлайн-системы подачи документов Суда. Просмотрите и выполните следующие шаги, чтобы получить доступ к электронной системе подачи документов Суда.

Для соответствия критериям электронной подачи документов необходимо иметь:

  1. ЕЖЕДНЕВНЫЙ ДОСТУП к учетной записи электронной почты для получения уведомлений от суда и уведомлений из системы электронной подачи документов; и
  2. РЕГУЛЯРНЫЙ ДОСТУП к следующему:
  1. Компьютер с выходом в интернет.
  2. Сканер для преобразования документов только в бумажном формате в электронные файлы (т. е. экспонаты).
  3. Принтер или копировальный аппарат для создания необходимых бумажных копий, таких как копии камер.
  4. Текстовый редактор для создания документов.
  5. Программа для чтения и записи PDF для преобразования документов обработки текста в формат PDF, единственный электронный формат, в котором документы могут храниться в электронном виде.

Если вы соответствуете этим требованиям, перейдите к шагу 2 ниже.

Вы должны подать заявление на получение разрешения на подачу электронного дела по вашему делу, а затем дождаться, пока судья удовлетворит ваше заявление. Вам рекомендуется использовать образец формы заявления Суда CV-05. Нажмите здесь, чтобы загрузить пустую форму. Вы должны подать это заявление в бумажном виде. Если судья отклонит ваше заявление, вы не сможете подать заявление в электронной форме. Если судья удовлетворит ваше заявление, перейдите к шагу 3 ниже.

У вас должна быть учетная запись PACER, чтобы просматривать список дел и получать документы.Если у вас уже есть учетная запись PACER, перейдите к шагу 4. Если у вас ее нет, посетите веб-сайт PACER (www.pacer.gov) или позвоните в сервисный центр PACER по телефону (800) 676-6856, чтобы зарегистрировать новую учетную запись.

После того, как судья предоставит вам разрешение на подачу электронного файла, вы должны заполнить онлайн-форму регистрации Суда, чтобы активировать свои привилегии электронной подачи по этому делу в файловой системе Суда (система управления делами/электронной подачи, или CM/ECF). . Это необходимо сделать в течение пяти (5) дней с момента получения заказа.   Нажмите здесь, чтобы перейти к онлайн-форме.

Прежде чем пытаться отправить какие-либо документы по вашему делу в электронном виде, вам следует уделить немного времени изучению онлайн-инструкций и руководств, представленных на веб-сайте Суда. Доступ к учебникам можно получить, нажав здесь. Для адвокатов были разработаны онлайн-учебники; тем не менее, большинство из них также применимы к юридическим лицам, которым предоставлено разрешение на подачу документов в электронном виде. Некоторые снимки экрана в учебных пособиях могут не совпадать со снимками экрана в системе CM/ECF в точности из-за периодического обновления программного обеспечения.Пожалуйста, не обращайте внимания на любые ссылки на «Общий приказ», поскольку Общий приказ, касающийся подачи документов в электронной форме, был заменен Местным правилом.

Вам также следует посетить страницу электронной подачи документов в суд, чтобы ознакомиться с другими соответствующими материалами и часто задаваемыми вопросами.

В.  Могу ли я подать новую жалобу или уведомление об удалении в электронном виде?

Нет, вы можете подавать в электронном виде последующие документы по вашему делу только после того, как вы вручную подали жалобу или уведомление об удалении. Однако вы можете подать свою жалобу или уведомление о выдворении в суд в электронном виде, используя Систему подачи электронных документов.

В. Могу ли я подавать документы в электронном виде под печатью?

Нет, вы можете подавать в электронном виде только обычные незапечатанные документы. Проверьте процедуры и графики вашего назначенного судьи, чтобы определить, что ваш судья требует для подачи запечатанных документов, которые не могут быть поданы в электронном виде. Если иное не требуется по указанию вашего судьи, вы можете подать запечатанные документы в суд в электронном виде, используя Систему подачи электронных документов.

В. Что делать, если у меня возникнут технические проблемы или проблемы во время процесса электронной подачи?

Служба поддержки CM/ECF Суда доступна по телефону или электронной почте с понедельника по пятницу с 8:00. м. до 17:00

Телефон: (213) 894-0242

Адрес электронной почты: [email protected] (ссылка для отправки электронной почты)

В. Если у меня несколько дел, нужно ли мне подавать заявку в электронном файле в каждом случае?

Да, вы должны вручную подать заявку на получение разрешения на электронную подачу в каждом случае, когда вы хотите подать электронную заявку, а затем нажать здесь, чтобы активировать свои привилегии электронной подачи после того, как заявка будет предоставлена.

В.Могу ли я подавать документы для других людей, используя мой логин и пароль?

Нет. Ваши права на подачу документов в электронной форме предоставляются вам и только вам. Вы можете подавать электронные документы только в своем собственном деле. Любая попытка подачи документов для других сторон может привести к тому, что суд аннулирует ваши права на подачу документов в электронной форме.

В. Когда мне предоставлены права на подачу документов в электронном виде, нужно ли мне подавать все свои документы в электронном виде?

Нет, электронная подача документов не является обязательной для сторон, которые не представлены адвокатами.Несмотря на то, что вам предоставлен доступ к электронному файлу, вы все равно можете отправить документы для подачи по почте или с помощью системы подачи электронных документов. Если суды открыты, вы также можете подать документы лично в окна подачи документов по гражданским делам.

В. Буду ли я по-прежнему получать бумажные копии документов, поданных по моему делу?

Нет. Регистрируясь в электронном файле, вы дали согласие на получение электронной службы документов по электронной почте.

В.Должен ли я предоставить судье бумажную копию моего заявления?

Да, если назначенный судья не распорядился иначе. Одна обязательная копия каждого документа, поданного в электронном виде, должна быть доставлена ​​в кабинет назначенного судьи или в указанное место не позднее 12:00 следующего рабочего дня.

Похожие записи

Вам будет интересно

Что можно сдать в москве за деньги – Как за один день в Москве заработать на еду и ночлег

Объяснительная пишется от руки или печатается: Объяснительная пишется от руки \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко