Оформление приема на работу

Условно подразделяется на три стадии:

1. Заключение трудового договора

2. Издание приказа или распоряжения о приеме на работу

3. Оформление трудовой книжки

Приказ издается в соответствии с основными обязательными условиями трудового договора и должен иметь соответствовать. Приказ объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию такого приказа. Формы приказа (распоряжения) установлены постановлением ГосКомСтата РФ об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате от 5 января 2004 года №1.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с ПВТР, иными локальными нормативными актами непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (должностная инструкция, правила техники безопасности и другие), а также с коллективным договором если он имеется.

Порядок оформления трудовой книжке постановлением правительства РФ 2003 года «о трудовых книжках», а также инструкцией по заполнению трудовых книжек утвержденным постановлением МинТруда и СоцРазвития РФ в 2003 году. Записи в книжку вносятся на основании и точном соответствии с приказом (распоряжением) о приеме на работу не позднее недельного срока. Все записи производятся без каких либо сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе или увольнению работодатель обязан ознакомить работника под расписку с его личной карточкой, в которой повторяется запись, введенная в книжку.

Вступление трудового договора в силу

Смотреть самостоятельно – статья 61 кодекса.

Часть 4 статьи 61 предусматривает право работодателя аннулироватьтрудовой договор, если работник не приступил к работе в установленный день начала работы. Аннулированный договор считается незаключенным. При этом аннулирование договора не лишает работника права получения выплат по обязательному страхованию в том случае если наступил страховой случай со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Поскольку аннулирование договора является правом работодателя, а не каким то автоматически наступающим событием, то для вступления в силу последствий необходимо издание приказа. Представляется также что должна быть исключена возможность аннулирования трудового договора если работник не приступил к работе по уважительной причине.

Испытательный срок при приеме на работу

Испытание устанавливается в целях проверки соответствия работника поручаемой работе. Устанавливается только по оглашению сторон и только при заключении трудового договора. При этом в договоре должно быть отражено условие об испытании. Отсутствия такого условия означает, что работник принят на работу без испытательного срока. В случае, когда работник фактически допущен без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в трудовой договор только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала фактического допущения к работе.

В период испытании на работника распространяются положения трудового законодательства и НПА содержащих нормы трудового права в полном объеме, а также положения актов социального партнерства и естественно локальных нормативных актов.

Запрещено устанавливать испытания при приеме на работу для следующих лиц:

1. Избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, если конкурс проводится в порядке установленным НПА

2. Беременных женщин и женщин имеющих детей в возрасте до полутора лет.

3. Несовершеннолетних работников

4. Выпускников имеющих гос. аккредитацию образовательных учреждений начального, среднего, высшего профессионального образования в первые поступающих на работу по полученной специальности в течение 1 года со дня окончания учреждения.

5. Избранных на выборную должность на оплачиваемую работу

6. Приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.

7. Для работников заключающих трудовой договор до трех месяцев

8. Для иных лиц, если это предусмотрено ТК РФ, ФЗ, или коллективным договором.

Срок испытания не может превышать 3 месяцев – это общее правило, более длительный срок установлен для руководителей организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, для руководителей обособленных структурных подразделений максимально допустимый срок испытания 6 месяцев. Более короткий срок установлен для лиц заключивших трудовой договор от 2 до 6 месяцев – максимальный срок здесь 2 недели. В срок испытания не засчитывается период временной нетрудоспособности работника и иные периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе (например, ходил в суд и другие).

В случае если установлены условия об испытании у работодателя появляется дополнительное основание для увольнения работников, а именно увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по данному основанию до истечения испытательного срока предупредив работника о расторжении в письменной форме не позднее, чем за 3 дня до расторжения. В уведомлении в обязательном порядке указываются конкретные причины, послужившие основания для признания результата испытания неудовлетворительным, то есть это увольнение является мотивированным.

При увольнении по данному основанию не учитывается мнение органа первичной профсоюзной организации и не выплачиваются никакие выходные пособия. Если после истечения испытательного срока работник продолжает работать то он автоматически считается выдержавшим испытание (для признание этого факта издание каких-либо актов, приказов со стороны работодателя не является необходимым).

Последующее расторжение трудового договора может производиться только на общих основаниях.

В рамках испытательного срока работник вправе уволиться по собственному желанию в том случае если полагает, что предложенная работа не является для него подходящей. Об этом он обязан предупредить работодателя в письменной форме не менее чем за 3 дня (пример установления более коротких сроков уведомления работодателя при увольнении работника по собственному желанию).

studfile.net

Оформление приема на работу

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

— трудовой договор,

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1 а),

— табель учета рабочего времени,

— личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4),

— документы личного дела,

— трудовая книжка.

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1) вид документа (трудовой договор),

2) дата регистрации,

3) регистрационный номер,

4) место составления документа,

5) текст,

6) реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Индивидуальный приказ о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников) -Т-1 а

 

После издания приказа о приеме на работу по усмотрению организации на работника может быть заведено личное дело. Личное дело — совокупность документов, содержащие наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными актами. Как правило, личные дела, ведутся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Первоначально в личное дело, группируются документы оформляющие процесс приема на работу, а в последствии — все основные документы, характеризующие трудовую деятельность работника в организации.

Наиболее рациональным представляется следующий СОСТАВ И ПОРЯдок расположения документов при заведении личного дела

1) внутренняя опись документов деле

2) дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

3) личный листок по учету кадров (анкета)

4) автобиография;

5) копии документов об образование

6) трудовой договор:

7) копия приказа о приеме на работу

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность, и в какую организацию поступает работник.

Так как личные дела имеют длительный срок хранения не желательно включать в них документы второстепенного характер с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения (например справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т. д.).

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Следует обратить внимание кадровиков, что заведение личного дела на работника не является обязательным, за исключением отдельных категорий работников (например, госслужащие)

Перечень документов, которые могут входить в состав личного дела, является открытым

 

Документы, включаемые в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию

 

После издания приказа о приеме на работу сведения о работнике включаются в табель учета использования рабочего времени. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Эти формы предназначены для учета использования рабочего времени в организациях с повременной системой оплаты труда. Табель по форме Т-12 заполняется вручную, по форме Т-13 — в автоматизированном режиме.

В небольшой организации ведется единый табель на всех работников. В крупной организации табель учета использования рабочего времени может заполняться в структурных подразделениях. В последнем случае в заголовочной части табеля указывается не только наименование организации, но и наименование структурного подразделения.

Ведение табеля может быть возложено на работника, для которого учет рабочего времени является основной обязанностью (табельщика). или одного из работников структурного подразделения, совмещающего эту работу с выполнением своих основных обязанностей (бухгалтера, секретаря и т. д.).

Полученная от работника трудовая книжка регистрируется в кадровой службе в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена новая форма этой книги, которая теперь включает 13 граф. При заведении каждой новой книги учета проставление регистрационных номеров трудовых книжек продолжается с учетом нумерации в предыдущей книге.

В трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу. В соответствии с п. 3.1 Инструкции в графе 3 разд. «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Согласно постановлению Правительства РФ oт 16.04.03N 225 с каждой вносимой трудовую книжку, записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку

В.И.АНДРЕЕВА

канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права Российской академии правосудия

hr-portal.ru

Порядок оформления приема на работу

Прием на работу является завершающей ступенью найма и подтверждается оформлением отношений начальника и подчиненного. Оформление приема на работу достаточно трудоемкий процесс, имеющий массу тонкостей. Попробуем разобраться в них по порядку.

Порядок оформления

Содержание страницы

На основании существующего Трудового кодекса РФ, а именно 67 статьи, наниматель должен произвести надлежащее оформление трудовых взаимоотношений с соискателем письменно в 2 экземплярах, закрепленных подписями сторон (1 – остается в компании, другой передается работнику). Когда в какое-либо подразделение компании необходим оригинал договора, то может потребоваться 3 и более экземпляров.

Общие данные по оформлению прописаны в 68 статье Кодекса. Данная статья говорит о том, что прием осуществляет на основании приказа или распоряжения нанимателя, издаваемом по информации из подписанного сторонами трудового договора (ТД).

Приказ – не замена ТД, а только его закрепление, т.е. внутренний файл фирмы, оставляемый в ее пределах. Огласить приказ обязаны на протяжении 3 дней, после принятия на работу. Ознакомившись — соискатель ставит подпись, на руки он получает лишь надлежащим образом заверенную копию (при желании).

Трудовой договор – прекрасное основание для начала рабочих отношений, его заключение является обязательным с 01.02.2002 года. Подписание ТД осуществляется не только при найме на основную должность, но и при совместительстве, работе на дому, сезонном труде. Будет различаться лишь «начинка» ТД.

Документы для оформления ТД, согласно 65 ст. Кодекса

1. Документ, подтверждающий личность, например, паспорт.
2. Трудовая книжка (не нужна книжка при совместительстве или на первом трудовом месте).
3. СНИЛС.
4. Военно-учетная документация.
5. Данные об уровне образования (диплом, свидетельство и т.д.).
6. Полис ОМС.

Все вышеуказанные документы будут возвращены сотруднику, кроме трудовой книжки (она остается на хранение у работодателя, к которому вы поступаете на основное место работы, согласно Правил хранения и ведения книжек). При необходимости, представитель отдела кадров снимет копии и оставит их для подшивания в личное дело.

Работодатель имеет право запросить работника предоставить и иную информацию, но это лишь с его согласия. Надобность предоставления дополнительных сведений должна обязательно регулироваться ТК РФ или иными законодательными актами. Если в законодательстве нет какой-либо документации, то соискатель ее предоставлять не обязан.

Перечень дополнительной документации

1. Свидетельства о рождении детей (ребенка).
2. Справка о беременности жены.
3. Документ, подтверждающий заключение брака.
4. Наличие ученой степени или иного звания.
5. Справка о наличии группы инвалидности.
6. Документ, подтверждающий присутствие в радиационной зоне при аварии на Чернобыльской АЭС.

Документация из указанного перечня дает гарантию предоставления льгот, предусмотренных законом, но требовать их обязательного приложения к общему перечню – нельзя.
Составление заявления о принятии на работу обычно не обязательно, кроме принятия на государственную или муниципальную службу.

Порядок приема и оформления на работу

• Ознакомление с трудовым распорядком, данными по охране труда, при наличии – коллективным договором и локальными нормативными актами под роспись.
• Предъявление соискателем документации, необходимой для оформления ТД.
• Обсуждение, составление и подписание ТД.
• Выдача полагающегося сотруднику экземпляра ТД.
• Выпуск приказа или распоряжения о принятии на работу.
• Оглашение приказа, заверение, выдача копии (если нужно).

Трудовой договор и приказ хоть и главные документы, необходимые для поступления на работу, но не единственные.

Приказ – основание для оформления дальнейшей документации

• Оформление новой трудовой книжки (если первая работа) или внесение записи в уже существующую книжку.
• Создание и оформление личной карты.
• Открытие Л/С (лицевого счета) бухгалтерами.
• Заполнение Табеля учета рабочего времени (ТУ).
• Создание личного дела, когда это присуще данной фирме.
• Запись в Журнал регистрации ТД.
• Пометка в Книге учета Распоряжений.
• Запись в учетном Журнале карт сотрудников (личных дел, когда они заводятся).
• Обязательно заполняется учетная книга движения книжек и вкладышей.

Во главе предприятия может стоять президент, гендиректор, просто директор, глава и т.д. В каждом из перечисленных случаев порядок оформления будет разниться, и зависеть от самой организации, ее учредительной документации, внутренних правил, а также существующего закона.

Порядок заключения трудового договора

Понятие трудового договора четко прописано в 56 ст. Кодекса. Заключить ТД может минимум 2 стороны – сотрудник и работодатель.

Ответственность за соблюдение порядка заключения ТД всегда лежит на нанимателе. Если Правила нарушаются, вследствие чего работа не может быть продолжена, то ТД прекращается согласно 11 пункту 77 статьи Кодекса.

Содержание договора

Содержание ТД – условия, обговоренные и принятые обеими сторонами в процессе заключения.
Договор содержит обязательные условия, без которых он недействителен, а также дополнительные, включаемые на усмотрение участников.

Чтобы та или иная сторона могла понести ответственность за свои действия, в ТД включаются индивидуализирующие данные.

О сотруднике:

1. Ф.И.О. полностью.
2. Данные из документа, подтверждающего личность.

О работодателе:

1. Наименование работодателя. Если юридическое лицо (ЮЛ), то название фирмы с использованием огранизационно-правовой формы и Ф.И.О. лица, на которого возложены права и обязанности нанимателя. Если работодателем является физическое лицо (ФЛ), то указываются только его Ф.И.О.
2. Для ФЛ – данные документа, подтверждающего личность.
3. ИНН для всех, кроме ФЛ, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП).
4. Если договор подписывал представитель, то указывается основание, наделившее его такими полномочиями и сведения о данном лице.

Также необходимо указание реквизитов (дата, место) относительно заключения ТД. Место жительства, юр. адрес, почтовый адрес, а также другие данные указываются в заключительной части договора.

Обязательные условия ТД по 57 статье ТК РФ

• Место работы (если это филиал, подразделение в отдаленной местности или же представительство, то указываются особенности обособленности, месторасположение).
• Трудовая функция (должность по штатному расписанию, квалификация, род деятельности в рамках данной компании).
• Дата начала работы. Если договор срочный – длительность и причины его заключения. Когда в договоре не указана дата, когда работник должен приступить выполнению своих обязанностей, то по умолчанию – это следующий день, после вступления ТД в силу.
• Условия оплаты (ставка, оклад, премирование, надбавки, возможные поощрения).
• Режимы труда и отдыха подробно указываются только в том случае, когда они разнятся с общими правилами, установленными в компании. Если режимы те же, то достаточно сослаться на внутренний распорядок компании.
• Выплата компенсаций за тяжкий труд или работы в опасной для жизни обстановке (если таковые имеются).
• Характер работы (в случае, когда требует разъездов, командировок, подвижности в работе и т.д.).
• Условия социального страхования.
• Иные условия. Пункт «иные условия» дает понять, что по закону в перечень «обязательных» могут быть внесены дополнения.

Факультативные (доп.) условия

1. Если про наличие испытания ничего не сказано, то испытательного срока (ИС) нет. Также следует запомнить, что данный срок может быть не больше 3 месяцев, для руководящего персонала, главбухов и их заместителей – 6 месяцев (если нет каких-либо ограничений в ФЗ). При заключении ТД на срок 2-6 месяцев – ИС не более 2 недель. ИС не включает периоды пребывания на больничном и иные дни, когда сотрудник фактически не находился на рабочем месте. По завершению ИС человек, продолжающий работу, зачисляется в штат, так как он прошел испытание. Если работодателя не устраивают результаты деятельности сотрудника во время ИС, то договор расторгается без выходного пособия.
2. Неразглашение охраняемой тайны (коммерческой, служебной и т.д.).
3. Обязанность отработки определенного срока, после обучения за счет предприятия.
4. Дополнительное страхование (если имеется).
5. Иные условия.

Можно заметить, что последний пункт также отставляет список дополнительных условий открытым.

Прием на работу без испытательного срока по 70 статье ТК РФ

• Люди, избранные на конкурсной основе для замещения.
• Беременные и женщины, у которых имеются дети до 1,5 лет.
• Несовершеннолетние.
• Лица, впервые поступающие на работу по имеющейся специальности не позднее 1 года после окончания.
• Люди выборных должностей с оплатой труда.
• Приглашенные лица, по согласованному нанимателями переводу с предыдущего места работы.
• При заключении договора на срок менее 2 месяцев.
• Иные лица, согласно ТК РФ, ФЗ или коллективным договором компании.

Трудовой договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатью компании. Условия ТД могут быть изменены по соглашению сторон, кроме случаев, указанных в ТК.

Когда весь перечень документов оформляется надлежащим образом – начинаются трудовые взаимоотношения. Если соблюдать вышеуказанный порядок оформления документов, то проблем не возникнет, как и оснований для расторжения или внесения дополнений в трудовой договор. Будьте внимательнее – соблюдайте установленный порядок!

kadryprof.ru

2. Порядок оформления документов при приеме на работу

При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)):

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются кадровиком. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в организации свыше пяти дней.

Обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста 18 лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ. Поэтому работодатель вправе потребовать предъявления соответствующей справки о состоянии здоровья. Так, при поступлении на работу в продовольственные магазины, рестораны, кафе, в магазины по продаже детских вещей (одежды, обуви, игрушек) работники (продавцы, повара и др.) обязаны предъявить администрации медицинскую справку о состоянии здоровья. Такое требование обусловлено интересами охраны здоровья населения (покупателей) (ст. 213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от поступающих могут потребовать и такие документы, как трудовая рекомендация ВТЭК (при приеме на работу инвалидов). От лица, поступающего на работу, сопряженную с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну, работодатель вправе потребовать представления дополнительных документов для оформления допуска к государственной тайне.

3.Порядок оформления документов при увольнении работника

Прекращение трудового договора — это окончание действия трудового договора. Прекращение трудовых отношений может иметь место только по основаниям, предусмотренным ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора предусмотрены в ст. 77 ТК РФ.

Прекращение (расторжение) трудового договора с работником (увольнение) оформляется приказом (распоряжением) по унифицированной форме № Т-8 (при одновременном увольнении нескольких работников — по форме № Т-8а) . Приказ заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденные указанным выше Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Согласно ст. 80 ТК РФ работники имеют право расторгнуть трудовой договор, предупредив работодателя в письменной форме за две недели. По соглашению работника и работодателя трудовой договор может быть расторгнут и до истечения этого срока. Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника

Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе работодателя. Мотивы увольнения в каждом случае должны соответствовать конкретной статье ТК РФ, а при увольнении работников, на которых распространяется действие других нормативных актов, — требованиям этих актов.

Расторжение трудового договора по соглашению сторон предусмотрено п. 1 ст. 77 и ст. 78 ТК РФ. Расторжение срочного трудового договора в связи с истечением его срока предусмотрено п. 2 ст. 77 и ст. 79 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работника предусмотрено п. 3 ст. 77 и ст. 80 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя предусмотрено п. 4 ст. 77 и ст. 81 ТК РФ.

Статья 64 ТК РФ устанавливает, что работнику, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, не может быть отказано в приеме на работу в течение одного месяца со дня его увольнения с прежнего места работы. При этом конкретная дата, с которой работник обязан приступить к новой работе, определяется его соглашением с новым работодателем.

При переходе работника на выборную должность его трудовые отношения прекращаются в соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ. Работнику, освобожденному от работы в организации в связи с избранием его на выборную должность в профсоюзный орган данной организации, после окончания срока его полномочий предоставляется прежняя работа (должность), а при ее отсутствии — с согласия работника — другая равноценная работа (должность) в той же организации. В случае отказа работника от предложенной работы (должности) трудовой договор с ним расторгается по п. 7 ст. 77 ТК РФ (ст. 375 ТК РФ).

Трудовые правоотношения при смене собственника имущества организации, изменении подведомственности организации, ее реорганизации регламентируются ст. 75 ТК РФ.

При изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) трудовые отношения с согласия работника продолжаются.

studfile.net

Инструкция по кадровому делопроизводству: прием на работу

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Оформление приема на работу
Рубрика: Заполняем без ошибок

«Справочник кадровика» рассматривал вопросы организационного обеспечения деятельности кадровой службы, а также порядок приема–передачи кадровой документации при смене работников данного структурного подразделения.

Порядок выполнения отдельных процедур в процессе документирования работы с персоналом должен быть закреплен в соответствующем локальном нормативном акте – Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом номере речь пойдет об отражении в Инструкции процедуры документирования приема на работу.

Инструкция по кадровому делопроизводству должна содержать характеристику кадровой документации, применяемой в данной организации: виды документов, особенности их оформления, придания им юридической силы, технологию работы с документами, их систематизацию и организацию оперативного и архивного хранения.

К Инструкции должны прилагаться: Табель форм документов кадровой службы, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов, График документооборота кадровой службы.

В тексте Инструкции в соответствующих разделах должны быть подробно охарактеризованы все реквизиты кадровых документов, порядок их оформления, общие вопросы обработки и хранения. В специальном разделе Инструкции закрепляются особенности создания, движения и хранения кадровых документов по отдельным кадровым функциям с учетом специфики деятельности, организационной структуры, численности работников кадровой службы и пр.

Так, в разделе Инструкции «Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам» выделяется подраздел «Прием на работу» (приложение 1).

В Табеле форм документов кадровой службы определяется необходимое и достаточное количество форм документов для юридического оформления приема на работу (приложение 2).

В Альбом форм документов кадровой службы включаются все формы, перечисленные в Табеле; например, типовая форма трудового договора, форма заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 3), формы других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

В Сборник типовых и трафаретных текстов включаются типовые тексты таких документов, как трудовой договор, отдельные виды актов, протоколов и т. п., а также трафаретные тексты приказов по личному составу, заявления об оформлении новой трудовой книжки (приложение 4), тексты других документов, создаваемых кадровой службой при оформлении приема на работу.

Все действия, осуществляемые с документами при приеме на работу, фиксируются в Графике документооборота кадровой службы (приложение 5).

Приложение 1

Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству

Приложение 2

Пример оформления Табеля форм документов кадровой службы

Приложение 3

Пример оформления Альбома форм документов кадровой службы

Приложение 4

Пример оформления Сборника типовых и трафаретных текстов документов кадровой службы

Приложение 5

Пример оформления Графика документооборота кадровой службы

Приложение 5

Окончание

hr-portal.ru