Должностные инструкции кадровика с обязанностями делопроизводителя. Должностная инструкция специалиста по кадрам

Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.

Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.

Образец типовой должностной инструкции специалиста отдела кадров

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

• кадровую политику организации;
• организационно-штатную структуру учреждения;
• методы подбора, оценки кадров;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• условия на рынке труда;
• правила заключения и оформления договоров;
• нормы делового этикета и общения;
• основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
• правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
• правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
• отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

• данной должностной инструкцией;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
• законодательными актами РФ;
• Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ. Права

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Должностные требования, предъявляемые кадровику

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

• Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
• Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
• Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
• Управление механизмом поощрения и наказания.
• Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
• Оформление трудовых книжек и договоров.
• Разработка графика и мониторинг его исполнения.
• Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
• Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

• Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
• Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
• Оформление трудовых книжек и их хранение.
• Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
• Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
• Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
• Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
• Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

• Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
• Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
• Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
• Проведение аттестации и анализа ее итогов.
• Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
• Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
• Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
• Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
• Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

• Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
• Заполненное заявление по образцу.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

• Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
• Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
• Действующее трудовое законодательство.
• Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
• Правила ведения персональных данных работников.
• Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Права специалиста отдела кадров

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

• Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
• Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
• Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
• Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

• В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
• В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
• В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

• Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
• Отсутствие личных дел.
• Отсутствие составленного графика отпусков.
• Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

• Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
• Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

К негативным следует отнести следующие:

• Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
• Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
• Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
• Монотонность.
• Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
• Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Положения

Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.

Знания

Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.

Другие знания

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Задачи

В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.

Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.

Другие задачи

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.

Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.

Функции

Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.

Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.

Обязанности

В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.

Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.

Другие функции

По кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.

Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.

Другие обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.

Прочие функции

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.

Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.

Прочие обязанности

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.

Права

Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.

Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.

Ответственность

Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.

Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.

Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Ведет учет личного состава, разрабатывает положения, правила внутреннего распорядка компании и должностные инструкции работников, выдает справки о трудовой деятельности работников, вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях. В образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству включены требования к сотруднику, а так же перечислены должностные обязанности.

Образец должностной инструкции с пециалиста по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Материал подготовлен и проверен нашими экспертами

На чтение 6 мин. Просмотров 215 Опубликовано 12.08.2018

Кадровая служба является одним из главных структурных подразделений каждой организации. Задачей работников, трудящихся в этом отделе, является управление трудовыми ресурсами. Среди функциональных обязанностей кадровых работников следует отметить такие задачи как оформление документов о приеме и увольнении сотрудников, подготовка распоряжений о кадровых перемещениях между отделами, а также составление графиков трудовой деятельности. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, чем занимается специалист отдела кадров и тщательно изучить должностную инструкцию данного сотрудника.

Кадровик — это специалист службы персонала компании

Специалист по кадрам: суть профессии

Должность специалиста кадрового отдела подразумевает работу с документами, связанными с персоналом компании . Сфера деятельности этих работников включает в себя как учет трудовой деятельности каждого работника, так и элементы делопроизводства. Важно обратить внимание на то, что в современном бизнесе существует несколько должностных позиций, которые имеют высокую схожесть с рассматриваемой профессией. К таким позициям можно отнести:

• администратор кадрового отдела;
• управляющий персоналом;
• HR-менеджер.

Первые кадровые работники появились во времена СССР. Их основной задачей являлось заполнение личных дел трудящихся, осуществление контроля над соблюдением правил безопасности трудового процесса. Помимо этого, в обязанность специалистов входило составление должностных инструкций для остальных работников предприятия. На сегодняшний день, должностные обязанности специалиста по кадрам включают в себя гораздо больше различных функций. Главной причиной нововведений является повсеместное внедрение современных технологий в производственный процесс.

Плюсы работы

Каждая компания, имеющая в своем штате более пятидесяти работников, нуждается в организации кадрового отдела. Работники, представляющие это подразделение, берут на себя часть документооборота компании, занимаясь ведением личных дел персонала. Помимо этого, задачей «кадровиков» является разработка кадровой политики, направленной на повышение профессиональных навыков сотрудников.

Главным плюсом этой профессии является её востребованность. Как показывает практика, менеджеры по управлению персоналом требуются каждой компании, вне зависимости от её структуры или выбранной сферы деятельности. Еще одним достоинством этого направления является отсутствие необходимости получения специального образования. С повседневными задачами кадровика может справиться человек, как с техническим, так и гуманитарным образованием.

Единственным требованием многих работодателей является прохождение короткого обучающего курса на специальных лекциях, предназначенных для переподготовки специалистов.

Данная работа подразумевает стандартную пятидневную рабочую неделю. Главной задачей кадрового работника является формирование различных документов, начиная от служебных уведомлений и заканчивая приказами от имени руководства.

Существуют разные названия этой профессии — менеджер или директор по управлению персоналом, администратор отдела кадров, HR-менеджер

Минусы деятельности

Несмотря на все вышеперечисленные достоинства, работа с кадрами имеет ряд значимых недостатков. Для того, чтобы получить рассматриваемую должность, претенденту на вакансию необходимо тщательно изучить действующий Трудовой Кодекс. Незнание нормативов, установленных органами контроля, может привести к ошибке, нарушающей правила, установленные законодательством. Такая ошибка может обернуться судебными разбирательствами, что негативно отразится на имидже компании.

Кадровый сотрудник выступает в качестве связывающего звена между рядовыми работниками и администрацией компании. Именно этот фактор становится причиной того, что менеджеры по управлению персоналом часто сталкиваются с конфликтными ситуациями. Назначение дисциплинарных взысканий, оформление выговоров и увольнение работников приводит к неизбежным конфликтам, что иногда перерастают в судебные тяжбы. Важно обратить внимание на то, что руководители данного отдела являются материально ответственными лицами . В случае нарушения правил, установленных законодательством, руководителя кадровой службы ждут штрафные санкции.

Работники данной службы должны соответствовать высоким профессиональным стандартам. Профессиональный стандарт — определенный уровень квалификации, необходимый для ведения трудовой деятельности.

Должностные обязанности кадровика

Должностная инструкция специалиста по кадрам различается в зависимости от занимаемой им должности . Это означает, что обязанности труженика, занимающего рядовую должность, будут отличаться от обязательств руководителя отдела.

Специалист отдела кадров

Для начала предлагаем рассмотреть должностную инструкцию рядового специалиста. Первостепенной задачей менеджера по управлению персоналом является учет личного состава. Это означает, что кадровые работники отвечают за формирование личных документов, выдачу различных справок и актов. Одной из задач «кадровиков» является оформления отпусков и фиксация перемещения работников между разными отделами.

Как уже говорилось выше, в задачу HR-отдела входит оформление трудовых книг и распоряжений руководства. После издания приказа, ведущий специалист рассматриваемого отдела обязан ознакомить всех тружеников с содержанием документа. Нередко, работникам поручается составление штатного расписания и разработка графиков трудовой деятельности.

Инспектор по кадрам

Согласно установленным правилам, данную должностную позицию может занять претендент, не имеющий профессионального стажа . Внутренняя инструкция является своеобразным регламентом, регулирующим круг обязанностей должностного лица.

Название профессии — «кадровик» — идёт из советских времён

Специалист по кадрам – профстандарт, установленный для кадровых инспекторов:

1. Учет кадровых операций.
2. Формирование личных дел работников.
3. Внесение изменений и корректив в документы личного состава.
4. Обработка поступающих документов.
5. Обработка документации, связанная с назначением выходных пособий, компенсационных выплат и пенсий.
6. Формирование электронной базы данных и архивирование документации.

Все вышеперечисленные функциональные обязанности относятся к делопроизводству. Помимо этого, кадровый инспектор проводит собеседования с претендентами на свободные должностные позиции, проверяя их уровень профессиональных знаний.

При ведении учета кадровых операций используется специальный расчетчик. Расчетчик для специалиста по кадрам – специальное ПО, позволяющее в максимально короткий срок рассчитать величину компенсационных выплат, продолжительность отпуска, количество рабочих дней в отчетном периоде и величину страхового стажа работника.

Начальник отдела кадров

Занять пост руководителя отдела может работник, имеющий высшее образование. Помимо этого, для вступления в должность необходимо иметь определенный практический опыт. Как правило, назначением работника на пост руководителя занимается лично гендиректор компании. Также высшему руководству организации предоставляются функции контроля деятельности начальника кадровой службы.

В задачу данного работника входит управление личным составом и разработка внутренней политики компании в отношении наемных сотрудников. Нередко данному должностному лицу поручается проведение анализа потребности компании в реструктуризации или перемещении персонала. Помимо вышеперечисленных функций, начальник ОК занимается проведением аттестации работников с целью выявления уровня профессионального соответствия занимаемой должности.

Как правило, на начальство возлагается функция контроля над вверенным ему отделом. Это означает, что руководитель ОК должен проводить систематический анализ деятельности работников с целью выявления сотрудников с высокой результативностью трудовой деятельности. На основе данного анализа составляется список работников, которым положена премиальная выплата либо другое поощрение.

Все документы, предназначенные руководителю компании, тесно взаимосвязанные с кадровыми вопросами, должны быть в обязательном порядке утверждены руководителем кадрового отдела. Также уровень компетенции руководства структурного подразделения распространяется на решение различных вопросов, связанных с деятельностью личного состава. Работник, занимающий данный пост, должен отлично знать все нормы Гражданского и Трудового Кодекса. Данные нормативы должны в обязательном порядке учитываться при формировании документов и регулировании различных конфликтов между работниками и топ-менеджментом.

Профессия специалиста по кадрам стала очень актуальной в связи с появлением в России множества западных фирм, вместе с которыми пришло понятия корпоративной этики

Выводы (+ видео)

Вконтакте

Должностная инструкция делопроизводителя 2021 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

 

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

 

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2021 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

 

Должностные Инструкции? Мы пробовали — толку мало!

Автор: Роман Вишневецкий,

основатель «РосБизнесРесурс»

Или «Почему не получается создать работающие должностные инструкции»

Перефразируя А.С. Пушкина: «Вы их писали – не отпирайтесь!» Конечно же писали! И эта статья для тех, кто уже напряг свой персонал на тему: «Пишите должностные инструкции!», возможно сам впрягся в этот увлекательный процесс, но «не выходит каменный цветок»! Инструкции персоналу раздали, а ожидаемого эффекта не получили.
Я считаю, что продуктом внедрения должностной инструкции должен быть «сотрудник, работающий именно так, как от него ожидается». Все остальные прелести, вроде «получше стали работать» или «ну, теперь по крайней мере у нас есть хоть что-то» мы уже имеем. Для этого напрягаться нет необходимости.

Существуют 5 ключевых ошибок, из-за которых тех, кто пытался создать инструкции для персонала, ждало разочарование:

1-я ключевая ошибка: ВМЕСТО ТЕХНОЛОГИИ ОПИСЫВАЕТСЯ ФУНКЦИОНАЛ.

Когда в какой-либо компании решают создать должностные инструкции, зачастую руководители прикидывают, какие функции должен выполнять сотрудник, например, бухгалтер. Разговор идёт примерно так:

— У нас же Ольга Александровна бухгалтер. Что она делает?
— Ну… она принимает деньги наличные и безналичные, приходует их, она производит все выплаты по счетам, начисляет заработную плату, подшивает документы, оформляет трудовые книжки и прочие документы при приёме на работу…

Всё это аккуратно заносится в должностную инструкцию в виде функций и получается, не должностная инструкция бухгалтера, а «Должностная инструкция Ольги Александровны».

Обратите внимание, она, наряду с функциями бухгалтера, выполняет обязанности кассира (приём и оприходование наличных денег) и функции кадровика-делопроизводителя. Всё смешивается в одну кучу.

Не всегда происходит именно так, но должностные инструкции по изложенному выше образцу создаются настолько часто, что это можно назвать обычной практикой.
Другой вариант: «Давайте опишем функционал, который мы хотим, чтобы должность выполняла». Это лучше, но тоже не будет работать так, как вам надо. В инструкции не заложена технология работы – последовательность действий, реальные бизнес-процессы, которые успешный сотрудник уже выполняет.
Другими словами, описывайте технологию, а не разрозненный функционал.

2-я ключевая ошибка: ВЫ СЧИТАЕТЕ ИХ УМНЫМИ!

При всём цинизме фразы, когда пишут инструкции и хотят, чтобы у человека, их изучившего, всё получилось – пишут с высокой степенью детализации. Нет такого: «Ну уж этого писать не будем, они же не дураки – сами догадаются!» НЕ ДОГАДАЮТСЯ!!!

Когда вы приобретаете, какой-либо бытовой прибор, вы хотите, чтобы инструкцию к нему для вас написали, как для умного, дескать «сам додумается – не дурак» или разложили бы всё по полочкам, расписав каждый этап, сопроводив всё картинками или хорошими фотографиями? Ответ очевиден!

3-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИНГ-ЦЕНТРА

Какие бы распрекрасные инструкции мы бы не написали, какого бы уровня детализации не достигли – наша главная задача, чтобы содержимое наших замечательных инструкций без искажения перешло в головы сотрудников. Для этого в компании должен быть центр передачи информации. Если его нет – остаётся уповать на сознательность сотрудников. Лично я бы не рисковал!

4-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ ТРЕНИРОВОК

На каждой должности требуется куча навыков. Каждый навык должен быть оттренирован. Если сотрудник по должности должен улыбаться – тренируйте естественную улыбку, чтобы ваших клиентов не отпугивал звериный оскал. Если секретарь или личный помощник должен в 10:00 вносить шефу чашку ароматного кофе по-турецки – тренируйте его варить именно такой кофе, который любит руководитель! Если сотрудник должен проводить интервью – тренируйте его!
Обучение так и должно проходить: теория > навык > тренировка.

5-я ключевая ошибка: ОТСУТСТВИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ

И КОРРЕКЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Обратите внимание, речь идёт именно о СИСТЕМЕ контроля! Со временем даже у лучших сотрудников «замыливается глаз», они могут что-то забыть, даже что-то исказить. Контроль и коррекция – гарантируют вас от таких неприятностей.

Учтя эти ошибки, вы имеете шанс создать работающие должностные инструкции.

А если Вы хотите узнать больше о должностных инструкциях, запишитесь на личную консультацию, заполнив форму ниже.

Должностная инструкция делопроизводителя (рус.). Должностные инструкции на Jobs.ua

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ I. Общие положения Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица). Делопроизводитель должен знать: — Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии. — Основные положения Единой государственной системы делопроизводства. — Структуру предприятия и его подразделений. — Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. — Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов. — Основы организации труда. — Правила эксплуатации вычислительной техники. — Законодательство о труде. — Правила внутреннего трудового распорядка. — Правила и нормы охраны труда. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется: — Положением о ____________ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении). — Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии. — Настоящей должностной инструкцией. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _____________. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. _________________________________________________________________. _________________________________________________________________. II. Должностные обязанности Делопроизводитель: Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. _________________________________________________________________. _________________________________________________________________. III. Права Делопроизводитель имеет право: Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. _________________________________________________________________. _________________________________________________________________. IV. Ответственность Делопроизводитель несет ответственность за: ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины. _________________________________________________________________. _________________________________________________________________.

Должностная инструкция специалиста по кадрам 2021: образец заполнения

Должностная инструкция специалиста по кадрам –  инструкция, устанавливающая обязанности, права и ответственность работника. В этой статье предлагаем скачать образец оформления должностной инструкции для кадрового специалиста.

Должность кадрового специалиста относится к категории инженерно-технических работников. На такую работу могут претендовать кандидаты, имеющие высшее образование. Что должен уметь, знать, что обязан делать, за что может быть наказан и на что может рассчитывать кадровый специалист – все эти вопросы должны быть раскрыты в бланке должностной инструкции.

При приеме человека на должность кадровый специалист (кадровый работник) его обязательно знакомят с должностной инструкцией и с рядом других документов.

На заметку! Скачайте должностные инструкции: → главного бухгалтера, → кассира, → кладовщика, → уборщика, → секретаря, → офис-менеджера, → заведующего складом, → водителя, → менеджера по продажам, → экономиста, → менеджер по персоналу, → делопроизводителя.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Должностная инструкция специалиста по кадрам. Как составить?

Должностная инструкция специалиста по кадрам: основные элементы

Кадровый специалист должен иметь представление:

• О методиках управления коллективом, ознакомленным с нормативно-правовыми и законодательными актами и знать трудовое законодательство.
• Уметь рассчитывать и формировать наличие рабочих мест с учетом перспектив развития предприятия.
• Кадровый специалист обязан уметь проводить аттестационные и направленные на повышение квалификации, испытания.
• Тщательно формировать и сохранять все документальные материалы, связанные с кадрами предприятия.
• Обязательными считаются знания основ психологии и экономики, направленные на управление коллективом и организацию продуктивного производства.
• Внутренние трудовые правила организации и нормативы по технике безопасности и охране труда.

В должностные обязанности кадрового специалиста, помимо подбора и расстановки профессиональных работников, входят и другие виды деятельности:

• По результатам аттестации оценивать профпригодность работников. Контролировать и распределять, с учетом потребностей производства, вакансии и внутренние перемещения кадровых единиц.
• Отслеживать рынок труда с целью привлечения на производство молодежи инженерных и рабочих специальностей и способствовать их скорейшей адаптации в коллективе.
• Анализировать, контролировать и способствовать улучшению производственной дисциплины.

Специалист по кадрам обязан контролировать:

• Оформление и хранение документации о приеме, переводе, увольнении работника. Выдачу необходимых справок. Подготовку необходимой документации для начисления льгот и пенсионных выплат.

Помимо служебных обязанностей в должностной инструкции кадрового специалиста также должны быть прописаны его права. Специалист по кадрам имеет право:

• Вносить конструктивные предложения касающиеся деятельности производства.
• Требовать от сотрудников предоставления документов, информации и помощи, необходимых для выполнения специалистом своих обязанностей.
• Интересоваться подготовленными решениями руководства, связанными с изменениями деятельности специалиста.

Обязательным разделом должностной инструкции является также ответственность, которую несет работник. Специалист по кадрам понесет ответственность:

• При ненадлежащем выполнении своих обязанностей, прописанных в должностной инструкции.
• При совершении правонарушений, связанных с его деятельностью, как специалиста.
• При нанесении своими действиями материального ущерба предприятию.

При приеме нового работника на работу его в обязательном порядке знакомят с его должностной инструкцией, а также с правилами трудового распорядка в организации.

Скачать должностную инструкцию специалиста по кадрам. Образец заполнения

Должностная инструкция делопроизводителя

Делопроизводитель – это специалист, отвечающий за организацию документооборота в фирме любого масштаба. Он занимается принятием, обработкой, хранением документации, а также иной бумажной работой и отвечает за ее результаты. Должностная инструкция делопроизводителя подготавливается отделом кадров, ее должен утвердить руководитель организации.

Особенности должности

Как и любой подобный документ инструкция определяет направления работы специалиста и устанавливает перечень его обязанностей. Ее применение упрощает взаимодействие между работником и работодателем, так как данный локальный акт конкретизирует права и обязанности участников трудовых отношений.

Стандартная должностная инструкция делопроизводителя на предприятии разрабатывается на основе Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда. Согласно справочнику, не предъявляются требования к квалификации этого специалиста, а также к стажу его работы. Для получения должности достаточно иметь полное среднее или начальное профессиональное образование, а также прослушать специальные курсы.

Делопроизводитель является материально ответственным лицом – он отвечает за состояние вверенной ему офисной оргтехники, а также телефонных аппаратов. В отличие от секретаря, этот специалист занимается документооборотом всего предприятия, в небольших компаниях часто функции этих двух работников совмещаются. Должностные обязанности делопроизводителя фиксируются документально, он должен ознакомиться с ней под роспись в момент трудоустройства.

Что входит в инструкцию

Должностная инструкция – это документ, определяющий права и обязанности сотрудника и работодателя в организации. Его структура не регламентирована, поэтому инструкция может составляться в свободной форме. Однако в большинстве случаев в ней присутствуют следующие разделы:

Раздел инструкции	Содержание раздела
Общие положения.	Необходимо обозначить название должности и ее место в общей иерархии предприятия. Указываются обязательные требования для получения данной вакансии, прописывается порядок приема на работу и увольнения, указывается подчинённость сотрудника и знания, которыми он должен обладать.
Задачи сотрудника.	Если в штате большого предприятия несколько делопроизводителей, в инструкциях необходимо обозначить сферу деятельности каждого из них, перечень функций необходимо обозначить максимально полно и подробно. Если в небольшой компании только один делопроизводитель, совмещающий функции секретаря, необходимо также прописать все его обязанности.
Права работника.	Указывается право на предоставление информации из отделов, право на информирование о распоряжениях руководства, предоставление доступа к информационным системам предприятия, ознакомление с проектами решений, право на содействие со стороны руководителя в решении деловых вопросов.
Ответственность сотрудника.	Он несет материальную, дисциплинарную, административную и уголовную ответственность за совершение соответствующих нарушений.

Также в инструкции можно отдельным пунктом указать, что делопроизводитель несет ответственность за разглашение коммерческой тайны. В этом документе могут присутствовать и другие пункты в соответствии со спецификой работы фирмы.

В любом случае она должна быть максимально подробной: это позволяет точнее определить обязанности сотрудника и предупредить возникновение трудовых споров. В момент принятия на должность сотрудник должен ознакомиться со своей инструкцией под роспись.

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец должностной инструкции делопроизводителя. Составленный на основе профстандарта документ доступен для скачивания на сайте.

 

Секретарь – на все руки мастер?

Как правило, в настоящее время секретарь совмещает несколько должностей, таких как делопроизводитель, кадровик, офис-менеджер, помощник руководителя, а также помощник юриста и бухгалтера. Безусловно, позиция работодателя в подобных случаях просматривается совершенно ясно: это колоссальная экономия на персонале. Если один человек способен справиться со всеми вышеперечисленными должностными обязанностями, то, скорее всего, штат никогда не пополнится новым специалистом, например кадровиком или офис-менеджером. Так и приходится секретарю тянуть свою нелегкую лямку…

Но где же все-таки та граница, за которой заканчивается компетенция секретаря и наступает ответственность других работников офиса? Вопрос сложный, поскольку затрагивает как минимум два аспекта: юридический и психологический.

Согласно договору…

Прежде всего, следует остановиться на юридической составляющей проблемы, поскольку только документирование взаимоотношений между работником и работодателем может обезопасить работника от так называемой «рабской эксплуатации», а работодателя – от чрезмерного «качания прав» со стороны первого. Главное при трудоустройстве – четко обсудить с будущим начальником все важные моменты, после чего согласиться или не согласиться с тем перечнем функциональных обязанностей, которые предлагает выполнять руководитель за определенную плату, и что еще важнее, задокументировать этот перечень. Обязанности работника, режим рабочего времени и другие важные моменты фиксируются в трудовом договоре, который заключается с работником. Кроме того, одним из важнейших документов, регламентирующих работу любого сотрудника компании, является должностная инструкция. Именно в ней подробно разъясняется круг обязанностей, ответственность работника за их невыполнение.

Трудовой договор и должностная инструкция впоследствии могут являться доказательством при судебном разбирательстве. Поэтому не стоит пренебрегать ими, полагая, что руководитель сам решит, когда и как ознакомить сотрудника с основными нормативными документами, устанавливающими отношения между работником и работодателем.

 

– У меня был достаточно неудачный опыт трудоустройства, – говорит Наталья, бывший секретарь. – Я устраивалась на работу в коммерческую фирму. Мой будущий руководитель был слишком занят, чтобы проводить длительное собеседование, разъясняя мне мой фронт работы, и отделался формулировками «стандартные обязанности секретаря: делопроизводство, телефонные переговоры и так далее». Впоследствии выяснилось, что под словами «и так далее» подразумевался еще с десяток обязанностей. Например, мне приходилось составлять доверенности по каждому запросу юриста и бухгалтера, вести кадровое делопроизводство. О подобных нюансах руководитель не удосужился рассказать, и уже через некоторое время я печатала для бухгалтера товарные накладные, попутно рассчитывая в них проценты и выводя суммы, и занималась оформлением виз для руководителя и его семьи, а также вела переписку с банком. И все это из-за того, что в должностной инструкции все было прописано очень косноязычно и нечетко: казалось, что оформление товарных накладных и доверенностей тоже входит в мои обязанности. Спустя какое-то время мне пришлось покинуть эту компанию.

К слову сказать, подобные ситуации совсем не редкость, секретарю часто приходится слышать о том, что в его обязанности входит оформление документов для юриста и бухгалтера, несмотря на то что для этого нужно обладать определенным уровнем знаний. Именно нечеткие формулировки в договоре и должностной инструкции, как правило, позволяют манипулировать работником секретариата. И если ему сложно разобраться в собственных функциях, необходимо обратиться за помощью и разъяснениями к руководителю, поскольку в такой ситуации у других работников может возникнуть соблазн «поэксплуатировать» секретаря в собственных интересах.

– Однажды менеджеры нашей компании обратились ко мне с «поручением» помыть кулер у них в кабинете, – рассказывает Елена, помощник руководителя. – Я ответила, что свяжусь со службой уборки офиса и передам их замечание по поводу кулера. На что я услышала заявление юриста, что в договоре с клиринговой компанией такая обязанность уборщицы, как помывка кулера, не значится. Получается, что это моя обязанность? Мне пришлось ответить в достаточно резкой форме, что секретарь и уборщица – это совсем разные должности, и у меня, как у помощника руководителя, выполнение клиринговых функций тоже ни в одном документе не прописано. По всей вероятности, мой отказ сотрудники восприняли негативно, и конфликты на этой почве возникали еще не раз.

Имею законное право отказаться!

Часто сложно отказаться от выполнения определенной работы, которая, может быть, вовсе не связана напрямую с трудовыми функциями. Безусловно, здесь главную роль играет психологический фактор. Порой люди руководствуются боязнью конфликта – отказ может обидеть обращающегося с просьбой, и тогда ссоры не избежать. Особенно сложно секретарю-новичку: он полагает, что в организации так принято, и «старожилы» часто этим пользуются. Но не стоит забывать, что, говоря «нет», человек не всегда поступает некорректно по отношению к окружающим. Наоборот, он заведомо защищает себя от разнообразных лишних просьб со стороны любителей «прокатиться за чужой счет».

Между прочим, в главном руководстве по трудовому законодательству – Трудовом кодексе Российской Федерации – есть отдельная Глава 59 «Самозащита работником трудовых прав», посвященная этой проблеме. Статьи 379 «Формы защиты» и 380 «Обязанность работодателя не препятствовать работникам в осуществлении самозащиты» содержат основные правовые нормы, позволяющие любому работнику не согласиться выполнить ту или иную работу, которая не входит в его должностные обязанности.

Извлечение

из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 379. Формы защиты

В целях самозащиты трудовых прав работник, известив работодателя или своего непосредственного руководителя либо иного представителя работодателя в письменной форме, может отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, а также отказаться от выполнения работы, которая непосредственно угрожает его жизни и здоровью, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. На время отказа от указанной работы за работником сохраняются все права, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права. […]

 

В свою очередь, в соответствии со ст. 380 ТК РФ работодатель не имеет права препятствовать работнику отстаивать свои права.

Чужие обязанности – собственная ответственность

Можно без сомнений сказать, что закон полностью на стороне «эксплуатируемого» работника. Поэтому, иногда потворствуя сотрудникам офиса в выполнении за них их же работы, секретарь негласно отрицает возможность самозащиты своих прав, чем в некоторой степени сам же и нарушает свои собственные права. Как ни банально это звучит, но человек – сам строит свою судьбу, в том числе и рабочие отношения. Стоит задуматься и над тем, что, позволяя другим перекладывать на себя трудовые обязанности, секретарь также берет на себя ответственность за выполнение этой работы: в случае ошибки в документе или при неправильном, некомпетентном его оформлении все шишки полетят, конечно же, на того, кто этот документ составил. Подобная ситуация может неблагоприятно сказаться на дальнейшей карьере. Если человек не обладает определенным уровнем знаний, ему сложно выполнить ту или иную работу, а следовательно, соглашаясь ее исполнить и затем допустив ошибки, можно легко заработать отрицательную репутацию.

Опыт никогда не помешает

Но есть еще один немаловажный аспект: как правило, секретарь, который берется за чужую работу и с успехом ее выполняет, приобретает огромный опыт и впоследствии ему легче переквалифицироваться. Например, если секретарь сталкивался с кадровым делопроизводством, он может впоследствии стать менеджером по персоналу или сотрудником отдела кадров. Не секрет, что работа секретаря порой воспринимается как стартовая ступенька в карьерной лестнице. И здесь тоже все зависит от самого работника, а точнее, от того, какой опыт он сумеет приобрести, поэтому некоторые секретари сознательно идут навстречу другим сотрудникам, особенно если они квалифицированные специалисты, и помогают им с целью получения новых знаний и навыков.

А.Е. Жаркова, референт

Должностная инструкция клерка [Обновлено в 2021 году]

Немедленное интервью

Подайте заявку на [веб-сайт], выберите Мемфис, штат Теннесси, и перейдите к клерку Mynt Coin

.

Клерки Mynt Coin работают как члены команды отдела обработки наличных. Вы несете ответственность за эксплуатацию, техническое обслуживание, диагностику и ремонт монетоприемника Mynt; также перемещение запасов монет после завершения роботизированного процесса. Предпочтение отдается погрузочно-разгрузочным работам, вилочным погрузчикам и машинному оборудованию.

Доступна смена:

13:00 — 21:30

Обязанности и обязанности

Работайте с автоматизированным передовым роботизированным оборудованием в быстро меняющейся производственной среде, где соблюдение стандартов объема является обязательным.

Последовательно и правильно эксплуатируйте, обслуживайте, диагностируйте и ремонтируйте оборудование в течение 8-часовой смены. Перемещайте запасы монет после завершения роботизированного процесса.

Автоматизированная цепочка управления запасами монет.

Соблюдать все предписания и политики, требуемые руководителем.

Устно общаться с коллегами и руководством.

Требуемые навыки

Эта должность требует высокой самоотдачи и ответственности.

Должен быть мотивирован и время от времени иметь возможность работать без присмотра.

Сильные механические способности со способностью выполнять основной механический ремонт и регулировку, устранять неисправности и диагностировать механические и электрические проблемы с помощью, общаться с технической поддержкой с высоким уровнем детализации.

Возможность толкать / тянуть вагоны, тележки, багги, тележки с грузом весом до нескольких сотен фунтов.

Неограниченная способность стоять, ходить, наклоняться, приседать.

Способность многократно поднимать мешки с монетами весом от 30 до 55 фунтов с уровня земли на высоту не менее 4 футов, примерно один (1) мешок в минуту.

Способность поднимать коробки со скрученными монетами (весом до 12-25 фунтов) с конвейерной ленты и размещать на стойке на уровне от 6 дюймов до 3 футов от уровня пола.

Умение считать, складывать и вычитать; номера записей и подписи; считывать веса и различать номиналы монет.

Loomis предлагает комплексный пакет льгот, который включает автоматический план 401K для всех сотрудников и ряд льгот, охватывающих стоматологические, зрительные, медицинские, долгосрочные нетрудоспособные, гибкие счета расходов и пожизненные планы AD&D для сотрудников и их иждивенцев. Мы ищем кандидатов в возрасте не менее 18 лет, имеющих постоянный трудовой стаж и способных пройти комплексную проверку биографических данных, которая включает проверку судимости и проверку на наркотики перед приемом на работу.

Полный рабочий день с льготами

14,25 долл. США в час

Тип работы: 14,25 доллара США актуально: 1 год (предпочтительно)

Описание работы офисного клерка [Обновлено в 2021 году]

Чем занимается офисный клерк?

Клерки

Office могут работать в любой офисной среде, чтобы улучшить работу и облегчить другим членам своей команды выполнение своей работы. Они обрабатывают файлы и документацию от имени отдела или группы и следят за тем, чтобы каждый мог легко получить доступ к необходимой информации.Офисные клерки обрабатывают входящую и исходящую почту, включая отправку счетов-фактур, перенаправление сообщений нужному человеку и регистрируют потребности отдела доставки и почтовых расходов. Они также помогают отслеживать бюджет, собирая и сортируя квитанции в зависимости от того, к какому проекту они принадлежат.

Навыки и квалификация офисного делопроизводителя

Офисный клерк использует множество навыков межличностного общения, чтобы обеспечить наиболее полную и эффективную поддержку, в том числе:

• Отличные коммуникативные способности, в том числе говорение, письмо и активное слушание
• Эффективные навыки организации и управления временем, такие как расстановка приоритетов, многозадачность и планирование
• Отличные навыки обслуживания клиентов, включая представительный и позитивный настрой
• Высокая скорость и точность набора текста
• Хорошие навыки работы с компьютером, включая базовое устранение неполадок и использование приложений для обработки текста, электронных таблиц, презентаций и электронной почты
• Способность решать проблемы, критически мыслить и принимать решения
• Способность работать независимо и практически без присмотра
• Внимание к деталям

Ожидаемая заработная плата офисного делопроизводителя

Офисные клерки

зарабатывают в среднем 13 долларов.93 в час. Ставка заработной платы может зависеть от уровня образования, опыта и географического положения.

Требования к образованию и обучению офисных делопроизводителей

Кандидаты

Office Clerk должны иметь как минимум аттестат средней школы или GED. Некоторые кандидаты начального уровня могут пройти курс делового администрирования, бухгалтерского учета или другие подготовительные курсы в муниципальном колледже или техническом училище. Роли с более сложными задачами или в специализированных отраслях могут выиграть от кандидатов со степенью младшего специалиста или бакалавра в соответствующей области.Большинство офисных клерков проходят обучение на рабочем месте по определенным офисным политикам и методам.

Требования к опыту офисного клерка

Кандидаты в офисные клерки начального уровня могут соответствовать только минимальным требованиям к образованию и должны пройти обучение на рабочем месте под руководством более старшего административного специалиста или офисного персонала. Другие кандидаты начального уровня могут иметь 1 или несколько лет опыта работы в сфере обслуживания клиентов, административной поддержки или в любой другой сфере.Опытные кандидаты могут иметь 2-летний опыт работы в этих областях, а кандидаты с 4-летним опытом могут подходить на руководящие должности.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если это недостаточно точно соответствует описанию вашей вакансии, рассмотрите другой образец описания вакансии в Indeed:

Должностные обязанности офисного клерка, обязанности и работа

Базовое описание должности:

Выполнять обязанности, слишком разнообразные и разноплановые, чтобы их можно было отнести к какой-либо конкретной канцелярской профессии, требующей ограниченного знания систем и процедур офисного управления.Канцелярские обязанности могут быть назначены в соответствии с офисными процедурами отдельных заведений и могут включать в себя сочетание автоответчика, бухгалтерского учета, набора текста или обработки текста, стенографии, работы с офисной машиной и хранения документов.

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знания

Должностные обязанности и задачи для: «Делопроизводитель»

1) Сбор, подсчет и выдача денег, ведение базового бухгалтерского учета и выполнение банковских операций.

2) Общайтесь с клиентами, сотрудниками и другими лицами, чтобы отвечать на вопросы, распространять или объяснять информацию, принимать заказы и рассматривать жалобы.

3) Отвечайте на телефонные звонки, звоните и принимайте сообщения.

4) Компиляция, копирование, сортировка и хранение записей офисной деятельности, деловых операций и других действий.

5) Заполните и отправьте по почте счета, контракты, политики, счета-фактуры или чеки.

---

---

6) Управляйте офисной техникой, такой как копировальные аппараты и сканеры, факсимильные аппараты, системы голосовой почты и персональные компьютеры.

7) Вычисление, запись и проверка данных и другой информации, такой как записи или отчеты.

8) Ведение и обновление систем хранения, инвентаризации, рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера.

9) Открытие, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты.

10) Просматривайте файлы, записи и другие документы, чтобы получить информацию для ответа на запросы.

11) Доставлять сообщения и выполнять поручения.

Быть офисным клерком

— ваш лучший выбор карьеры?

Наш тест на интерес к карьере покажет вам, какая карьера соответствует вашим интересам.

Наш бесплатный тест личности покажет вам, какая профессия соответствует вашей личности и почему.

12) Инвентаризация и заказ материалов, принадлежностей и услуг.

13) Полное расписание работы, управление календарями и назначение встреч.

14) Обработка и подготовка документов, таких как деловые или государственные формы и отчеты о расходах.

15) Контролировать и направлять работу клерков нижнего уровня.

16) Печатайте, форматируйте, корректируйте и редактируйте корреспонденцию и другие документы с помощью заметок или диктофонов, с помощью компьютеров или пишущих машинок.

17) Подсчитайте, взвесьте, измерьте и / или систематизируйте материалы.

18) Обучите других сотрудников выполнять работу, например, пользоваться компьютерными приложениями.

19) Готовьте повестки дня собраний, посещайте собрания, делайте записи и расшифровывайте протоколы.

20) Устранение проблем с офисным оборудованием, например компьютерным оборудованием и программным обеспечением.

21) Организация поездок для офисного персонала.

Описание вакансии «Офисный клерк» продолжается здесь…

Часть 1
Обязанности / Задачи Часть 2
мероприятия Часть 3
Навыки и умения Часть 4
Способности Часть 5
Знания

«Офисный клерк» Голландия / Карьерный код RIASEC: C-R-E SOC: 43-9061,00

---

Щелкните здесь, чтобы увидеть вакансию «Офисный клерк»

См. Перспективы на будущее и требования к образованию для «офисного клерка»

---

---

---

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью.Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 68dc65ca9f

f.

Шаблон описания должности клерка

Этот шаблон

описания должности офисного клерка включает список наиболее важных обязанностей и ответственности офисного клерка .Он настраивается и готов к публикации на досках вакансий. Используйте его, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.

Профиль должности офисного клерка

Офисный клерк — это специалист по административным вопросам, отвечающий за выполнение различных административных и канцелярских задач, обеспечивающих эффективное и бесперебойное выполнение повседневных офисных операций.

Чтобы привлечь офисного клерка, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, очень важно написать ясное и точное описание должности офисного клерка.

Описание работы офисного клерка

Вы трудолюбивый офисный клерк и ищете возможность карьерного роста?

Если у вас есть позитивный настрой даже во время стресса и кризиса, и вы можете преуспеть в быстро меняющейся обстановке, у нас есть для вас идеальная работа!

Нам нужен надежный офисный клерк, готовый помочь компании работать изо дня в день, чтобы сотрудники могли работать с максимальной отдачей. Если вы хотите присоединиться к компании и оказать непосредственное влияние на общее здоровье и счастье ее сотрудников, мы будем рады услышать от вас!

Обязанности и ответственность офисного клерка

• Поддерживать файлы и записи, чтобы они оставались обновленными и легкодоступными
• Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты (конверты, пакеты и т. Д.))
• Отвечайте на телефонные звонки и помогайте звонящим с запросами
• Используйте офисную технику, такую ​​как копировальный аппарат, принтеры и т. Д., И компьютеры для обработки текстов, создания электронных таблиц и т. Д.
• Ведение календаря встреч и планирование встреч соответственно
• Выполнение основных бухгалтерских задач и выставление счетов-фактур , чеки и т. д.
• Делайте протоколы встреч и диктовки
• Полные точные ежедневные отчеты
• Ведение таблиц для различных отчетов
• Помощь в управлении офисом и организационных процедурах
• Отслеживайте запасы канцелярских товаров (скрепки, канцелярские принадлежности и т. д.)) и сообщать о нехватке
• Содействовать в организации поездок и бронировании мест для конференций и мероприятий
• Выполнять другие служебные обязанности в соответствии с назначением

Требования и квалификация офисного клерка

• Предыдущий опыт работы в качестве офисного клерка для (x ) год (лет)
• Глубокие знания офисных процедур и основных принципов бухгалтерского учета
• Применимые знания офисных устройств и процессов
• Практический опыт стенографии и диктовки
• Отличные коммуникативные и межличностные навыки
• Отличные организационные навыки и время менеджмент
• Многозадачность

Вы используете современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, то вы упускаете.Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft.

Начать бесплатную пробную версию

Информация о вакансиях, карьере, заработной плате и образовании

Информация о карьере, заработной плате и образовании

Чем они занимаются: обычные офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Рабочая среда: хотя офисные клерки работают почти во всех отраслях, многие работают в школах, медицинских учреждениях и государственных учреждениях.Некоторые работают неполный рабочий день.

Как стать им: Обычным офисным служащим обычно требуется аттестат средней школы или его эквивалент. Большинство из них приобретает навыки на работе.

Заработная плата: Средняя почасовая оплата офисных клерков составляет 16,98 долларов США.

Перспективы работы: Согласно прогнозам, в течение следующих десяти лет занятость офисных клерков сократится на 5 процентов. Тем не менее, в целом возможности трудоустройства должны быть хорошими из-за необходимости замены работников, покидающих эту очень крупную профессию.

Родственные профессии: сравните должностные обязанности, образование, рост занятости и заработную плату обычных офисных клерков с аналогичной профессией.

Ниже приводится все, что вам нужно знать о карьере офисного клерка, с большим количеством деталей. В качестве первого шага взгляните на некоторые из следующих вакансий, которые являются настоящими вакансиями у реальных работодателей. Вы сможете увидеть вполне реальные требования к карьере для работодателей, которые активно нанимают сотрудников. Ссылка откроется в новой вкладке, и вы сможете вернуться на эту страницу, чтобы продолжить чтение о карьере:

Топ-3 должностей клерка общего офиса

• Офисный клерк — ITS Conglobal — Бенисия, Калифорния

  Офисный клерк * Поддерживает общие бизнес-операции через канцелярские обязанности * Выполняет канцелярские задачи, такие как переписка по телефону и электронной почте и ведение клиентских файлов * Эффективно общается…

• Главный офисный клерк — Фарли Вада Витт — Портленд, ИЛИ

  Фарли Вада Витт, юридическая фирма среднего размера, расположенная в центре Портленда, имеет вакансию штатного КЛЕРКА ГЕНЕРАЛЬНОГО ОФИСА. Это беспроигрышная оплачиваемая должность, которая должна работать с 9 утра …

  .
• Сезонный офисный клерк — Antonini Enterprises, LLC — Huron, CA

  … Офис-менеджер. Эта должность работает в тесном сотрудничестве с бухгалтерским отделом. чтобы гарантировать своевременность и … широкую общественность. Требования к должности: Образование: · аттестат о среднем образовании, GED или профессиональное училище …

Просмотреть все вакансии Главный офисный клерк

Офисные клерки общего назначения выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Обязанности главных делопроизводителей

Офисные служащие обычно делают следующее:

• Ответить и передать телефонные звонки или принять сообщения
• Сортировка и доставка входящей почты и отправка исходящей почты
• Назначение встреч и прием клиентов или посетителей
• Предоставлять общую информацию персоналу, клиентам или общественности
• Тип, формат или редактирование служебных записок или других отчетов
• Копирование, хранение и обновление бумажных и электронных документов
• Составление и оформление счетов и других офисных документов
• Сбор информации и ввод данных

Вместо того, чтобы выполнять одну специализированную задачу, у обычных офисных клерков есть обязанности, которые часто меняются ежедневно в соответствии с текущими потребностями работодателя.

Некоторые служащие подают документы или отвечают на телефонные звонки; другие вводят данные в компьютеры или выполняют другие задачи с помощью программных приложений. Они также часто используют копировальные аппараты, сканеры, факсы и другое офисное оборудование.

Конкретные обязанности, возложенные на клерков, будут зависеть от типа офиса, в котором они работают. Например, главный офисный клерк в колледже или университете может обрабатывать материалы заявки и отвечать на вопросы потенциальных студентов, в то время как клерк в больнице может хранить и извлекать медицинские записи.

Клерки общего офиса занимают около 3,1 миллиона рабочих мест. Крупнейшие работодатели офисных служащих:

Образовательные услуги; государственные, местные и частные	12%
Здравоохранение и социальная помощь	12%
Правительство	9%
Административные и вспомогательные услуги	8%
Профессиональные, научные и технические услуги	8%

Офисные клерки обычно работают в офисах.

График работы главного делопроизводителя

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Получите необходимое образование: Найдите школы для клерков главного офиса рядом с вами!

Обычным офисным служащим обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, и они приобретают свои навыки прямо на работе.

Для этой формы требуется javascript.

Обучение клерков общего назначения

Служащим общего офиса обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент.

Курсы по использованию компьютерных приложений, таких как текстовые редакторы и электронные таблицы, могут быть полезны для тех, кто еще не знаком с ними.

Обучение клерков главного офиса

Офисные клерки обычно осваивают свои навыки прямо на работе. Их обучение обычно длится до одного месяца и может включать инструкции по офисным процедурам, правильному телефонному этикету и использованию офисного оборудования.

Повышение квалификации клерков главного офиса

Клерки главного офиса могут перейти на другие административные должности с большей ответственностью, например секретарей и помощников по административным вопросам.

Возможности продвижения по службе часто зависят от опыта работы.

Важные качества для главных офисных служащих

Навыки обслуживания клиентов. Клерки общего офиса часто предоставляют общую информацию сотрудникам компании, клиентам или общественности. Они должны быть вежливыми и быстро отвечать.

Детально. Офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, требующих внимания к деталям, например, подготовка счетов.

Организационные навыки. Клерки общего офиса хранят и извлекают записи. Им необходимо вести записи в порядке, чтобы иметь к ним быстрый и эффективный доступ.

Средняя почасовая оплата офисных клерков составляет 16,98 долларов. Средняя заработная плата — это заработная плата, при которой половина рабочих по профессии зарабатывала больше этой суммы, а половина — меньше. Самые низкие 10 процентов заработали менее 10,59 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 27 долларов.47.

Средняя почасовая заработная плата обычных офисных служащих в ведущих отраслях, в которых они работают, составляет:

Правительство	$ 18,59
Профессиональные, научные и технические услуги	$ 17,56
Здравоохранение и социальная помощь	$ 16,69
Образовательные услуги; государственные, местные и частные	15 долларов США.90
Административные и вспомогательные услуги	$ 15,80

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

По прогнозам, в течение следующих десяти лет занятость офисных клерков сократится на 5 процентов.

Некоторые офисные клерки потребуются для выполнения административных обязанностей в определенных отраслях, таких как здравоохранение и социальная помощь, но растущее использование технологий, автоматизирующих задачи по подготовке документов, приведет к тому, что для выполнения этой работы потребуется меньше обычных офисных клерков.Например, многие организации ведут электронные документы или используют автоматизированные телефонные системы, что снижает потребность в некоторых обычных офисных клерках. Кроме того, электронные системы хранения и программное обеспечение для обмена файлами позволяют другим офисным работникам выполнять задачи обычных офисных клерков, что еще больше снижает занятость офисных клерков.

Перспективы работы для офисных клерков

Несмотря на сокращение занятости, ежегодно в среднем за десятилетие в этой очень крупной профессии планируется открыть около 317 500 вакансий для офисных клерков.

Ожидается, что эти вакансии возникнут в результате необходимости замены работников, которые переходят на другую работу или покидают рабочую силу, например, выходят на пенсию.

Прогнозы занятости для служащих главного офиса, 2019-29 гг.

Титул	Занятость, 2019	Прогнозируемая занятость, 2029 год	Изменение, 2019-29
			Процент	Числовой
Офисные служащие, общие	3,126,300	2 970 400 90 4 34	-5	-155 900

* Некоторые материалы использованы с разрешения Бюро статистики труда, U.С. Департамент труда.

Другие вакансии:

Все вакансии или Поиск вакансий по категориям Профиль карьеры клерка главного офиса

| Описание работы, заработная плата и рост

Офисные клерки общего назначения выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Обязанности

Офисные служащие обычно делают следующее:

• Ответить и передать телефонные звонки или принять сообщения
• Сортировка и доставка входящей почты и отправка исходящей почты
• Назначение встреч и прием клиентов или посетителей
• Предоставлять общую информацию персоналу, клиентам или общественности
• Тип, формат или редактирование служебных записок или других отчетов
• Копирование, хранение и обновление бумажных и электронных документов
• Составление и оформление счетов и других офисных документов
• Сбор информации и ввод данных

Вместо того, чтобы выполнять одну специализированную задачу, у обычных офисных клерков есть обязанности, которые часто меняются ежедневно в соответствии с текущими потребностями работодателя.

Некоторые служащие подают документы или отвечают на телефонные звонки; другие вводят данные в компьютеры или выполняют другие задачи с помощью программных приложений. Они также часто используют копировальные аппараты, сканеры, факсы и другое офисное оборудование.

Конкретные обязанности, возложенные на клерков, будут зависеть от типа офиса, в котором они работают. Например, главный офисный клерк в колледже или университете может обрабатывать материалы заявки и отвечать на вопросы потенциальных студентов, в то время как клерк в больнице может хранить и извлекать медицинские записи.

Это правильная карьера для вас?

Не знаете, как выбрать для себя лучшую карьеру? Теперь вы можете предсказать, какая карьера удовлетворит вас в долгосрочной перспективе, пройдя научно подтвержденный тест карьеры. Обретите ясность и уверенность, которые приходят благодаря пониманию своих сильных сторон, талантов и предпочтений, а также знанию того, какой путь действительно подходит вам.

Пройди тест

Рабочая среда

В 2018 году штатные сотрудники офиса занимали около 3,2 миллиона рабочих мест.Крупнейшими работодателями канцелярских служащих были:

Образовательные услуги; государственные, местные и частные	12%
Здравоохранение и социальная помощь	11
Правительство	9
Административные и вспомогательные услуги	9
Профессиональные, научные и технические услуги	8

Офисные клерки обычно работают в офисах.

График работы

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Образование и профессиональная подготовка

Клеркам общего офиса обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, и они осваивают свои навыки прямо на работе.

Образование

Служащим общего офиса обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент.

Курсы по использованию компьютерных приложений, таких как текстовые редакторы и программы для работы с электронными таблицами, могут быть полезны для тех, кто еще не знаком с ними.

Обучение

Офисные клерки обычно осваивают свои навыки прямо на работе. Их обучение обычно длится до одного месяца и может включать инструкции по офисным процедурам, правильному телефонному этикету и использованию офисного оборудования.

Продвижение

Клерки главного офиса могут перейти на другие административные должности с большей ответственностью, например секретарей и помощников по административным вопросам.

Возможности продвижения по службе часто зависят от опыта работы.

Личность и интересы

В соответствии с Кодексом Голландии, офисные клерки обычно интересуются областями интересов «Строительство», «Убеждение» и «Организация». Область интересов «Строительство» указывает на то, что вы сосредоточены на работе с инструментами и машинами, а также на изготовлении или ремонте практических вещей. Область «Убеждение» указывает на то, что вы сосредоточены на влиянии, мотивации и продаже других людей. Область интересов «Организация» указывает на сосредоточение внимания на работе с информацией и процессами, чтобы все упорядочено в упорядоченных системах.

Если вы не уверены, есть ли у вас интерес, связанный со строительством, убеждением или организацией, который может соответствовать вашей карьере обычного офисного клерка, вы можете пройти тест карьеры, чтобы определить свои интересы.

Офисные служащие также должны обладать следующими специфическими качествами:

Навыки обслуживания клиентов. Клерки часто предоставляют общую информацию сотрудникам компании, клиентам или общественности. В результате они должны быть вежливыми и быстро отвечать.

Детально. Многие административные задачи, такие как корректура документов и составление расписаний, требуют особого внимания к деталям.

Организационные навыки. Организованность помогает офисным служащим быстро и эффективно находить файлы и другую важную информацию.

Заработная плата

Средняя почасовая оплата обычных офисных клерков составляла 16,37 долларов в мае 2019 года. Средняя заработная плата — это заработная плата, при которой половина рабочих зарабатывала больше этой суммы, а половина — меньше.Самые низкие 10 процентов заработали менее 10,16 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 26,59 долларов.

В мае 2019 года средняя почасовая заработная плата обычных офисных служащих в ведущих отраслях, в которых они работали, составляла:

Правительство	$ 17,90
Профессиональные, научные и технические услуги	16,83
Здравоохранение и социальная помощь	16.14
Образовательные услуги; государственные, местные и частные	15,33
Административные и вспомогательные услуги	15,16

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Перспективы вакансий

Предполагается, что с 2018 по 2028 год занятость офисных служащих сократится на 4 процента.

Некоторые офисные клерки будут необходимы для выполнения административных обязанностей, связанных со сложными счетами и обработкой медицинского страхования, но все более широкое использование технологии, которая автоматизирует задачи подготовки документов, приведет к тому, что для выполнения этой работы потребуется меньше обычных офисных клерков.Например, многие организации ведут электронные документы или используют автоматизированные телефонные системы, что снижает потребность в некоторых обычных офисных клерках. Кроме того, электронные системы хранения и программное обеспечение для обмена файлами позволяют другим офисным работникам выполнять задачи обычных офисных клерков, что еще больше снижает занятость офисных клерков.

Перспективы работы

Ожидается, что перспективы трудоустройства будут хорошими из-за необходимости замены рабочих, которые покидают рабочую силу или эту крупную профессию.

FAQ

Откуда взялась эта информация?

Приведенная выше информация о карьере взята из Справочника по профессиональным прогнозам Бюро статистики труда.Этот отличный ресурс для профессиональных данных публикуется Министерством труда США каждые два года. Truity периодически обновляет наш сайт информацией из базы данных BLS.

Я хотел бы процитировать эту страницу для отчета. Кто автор?

Для этой страницы нет опубликованного автора. Пожалуйста, используйте правила цитирования для веб-страниц без указания автора.

Мне кажется, я нашел ошибку или неточную информацию на этой странице. С кем мне связаться?

Эта информация взята непосредственно из Справочника по перспективам занятости, опубликованного Бюро статистики труда США.Truity не редактирует информацию, в том числе изменяет информацию, которая, по мнению наших читателей, является неточной, потому что мы считаем BLS авторитетным органом в области профессиональной информации. Однако, если вы хотите исправить опечатку или другую техническую ошибку, вы можете связаться с нами по адресу [email protected].

Я не уверен, что эта карьера мне подходит. Как я могу решить?

Существует множество отличных инструментов, которые позволят вам измерить ваши интересы, составить профиль вашей личности и сопоставить эти черты с подходящей карьерой.На этом сайте вы можете пройти экзамен по профилированию карьеры, экзамен по Голландскому кодексу или викторину по фото-карьере.

.