Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: Должностная инструкция секретаря и делопроизводителя- скачать образец — SNOW DIGITAL AGENCY — агентство полного цикла в сфере интернет-маркетинга

Содержание

Общие — Инструкция Секретаря-Делопроизводителя — mb-folder141

Инструкция Секретаря-Делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря -машинистки ( делопроизводителя) Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании.

Чем полезна профессия секретаря -референта? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности.

Образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г. 1. Общие положения 1.1. Делопроизводителя относят к категории технических исполнителей. 1.2. Делопроизводителя назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании. 1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется ачальнику документационного обеспечения/генеральному директору организации/заведующему канцелярией. 1.4. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации. 1.5. Назначается на должность делопроизводителя лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — среднее специальное, неполное высшее, полное высшее, знание делопроизводства, стаж аналогичной работы от полугода, программ Microsoft Office. 1.6. Делопроизводитель руководствуется в собственной деятельности: — данной должностной инструкцией — нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии; — Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка; — распоряжениями и приказами начальства. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель выполняет такие должностные обязанности: 2.1. Регистрирует и принимает корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. 2.2. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки. 2.3. Ведет картотеку учета документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает справки, которые необходимы, по зарегистрированным документам. 2.4. Отправляет по адресатам исполненную документацию. 2.5. Ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, хранит и систематизирует документы текущего архива. 2.6. Снабжает быстрый и удобный поиск документов. 2.7. Сдает в архив предприятия и подготавливает документальные материалы, оконченные делопроизводством, компьютерные банки данных или регистрационную картотеку, составляет описи дел, которые передаются на хранение в архив. 2.8. Принимает на подпись документы начальника отдела документационного обеспечения/заведующего канцелярией, проверяет правильность их оформления и составления. 2.9. Снабжает сохранность служебной документации. 2.10. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника. 3. Права делопроизводителя Делопроизводитель имеет право: 3.1. Ознакомляться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности. 3.2. Вносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями, которые предусмотрены настоящей инструкцией. 3.3. Запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей. 3.4. Требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав. 4. Ответственность делопроизводителя Делопроизводитель ответственен: 4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ. 4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны. 4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности. Делопроизводитель — служащий, ведущий делопроизводство, канцелярские дела. Большой компании нужен хорошо регламентированный и организованный оборот документов, а значит, необходим четкий образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя — лица, которое будет отвечать за данный участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут отличаться зависимо от величины компании, штата канцелярии, структуры и так далее. В данном образце должностной инструкции делопроизводителя, главными задачами является контроль за внутренним документооборотом и работа с входящей корреспонденцией компании.

Должностная инструкция делопроизводителя-секретаря :: все бесплатно :: информационно-образовательный портал — школьникам, учителям, студентам, абитуриентам, родителям

Должностная инструкция делопроизводителя — секретаря :: Информационно- образовательный портал. Обзоры, новости, методики, докуметация и.

«УТВЕРЖДАЮ» «УТВЕРЖДАЮ» Директор _________________ (название общеобразовательного заведения) ________________________ (подпись) ________________________ (Ф. И.О.) «_____ »_____________ 200___г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ-СЕКРЕТАРЯ _____________________________________________________________ (название общеобразовательного заведения) _____________________________________________________________ (Ф. И. О.) 1. Общие положения 1.1.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя обычно подписывается как дополнение к трудовому соглашению, причем один экземпляр.

Должностные обязанности Секретарь — делопроизводитель и инструкции. Ищите работу по должности Секретарь — делопроизводитель и находите ее на.

Оглавление: Требования к секретарю с функциями делопроизводителя; Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Образец должностной инструкции (обязанностей) делопроизводителя инструкция секретаря -референта · Должностная инструкция секретаря.

Должностная инструкция делопроизводителя, должностные обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции делопроизводителя.

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф. И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.

1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.

5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.

1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.

• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.

• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.

• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.

• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.

• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.

3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.

4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6. 1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Что входит в обязанности секретаря руководителя в 2020 году

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Обязанности

Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.

При составлении должностной инструкции необходимо соблюдать и правила русского языка. Неправильно писать «обязанности секретарши». Должность будет называться «секретарь», независимо от пола сотрудника.

Права

Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.

Ответственность

Каких-либо особенностей в ответственности делопроизводителя нет. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными и материальными. Все зависит от того, какие правила нарушены и какой был причинен вред.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом. Все важные моменты должны быть указаны в трудовом договоре. Но если вы все-таки решили разработать такой документ, то нужно быть очень внимательными. С момента утверждения его исполнение становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

Скачать

Должностная инструкция делопроизводителя: права и обязанности

Делопроизводитель организации относится к техническому персоналу. Предъявляемые к данной должности квалификационные требования предполагают наличие начального профессионального или общего среднего образования. Для выполнения обязанностей достаточно пройти подготовку по специальной программе обучения. Должностная инструкция делопроизводителя не требует наличия стажа работы. Назначение и освобождение от должности обычно производится приказом руководителя организации.

Для выполнения обязанностей делопроизводитель должен знать нормативно-методические документы, локальные акты организации, а также быть знакомым с основными распоряжениями и приказами руководства. Кроме этого, ему необходимо обладать знаниями об организационной структуре, специализации и профиле предприятия, схеме документооборота, знать архивное дело.

Работник обязан руководствоваться правилами трудового внутреннего распорядка, владеть информацией о сроках хранения документов, порядке их оформления, применять в своей деятельности унифицированные формы и стандарты управленческой документации, а также знать нормы и правила охраны труда. Кроме этого, необходимо уметь работать со средствами вычислительной техники, связи и коммуникаций, которые применяются в документационном менеджменте.

Должностные обязанности делопроизводителя включают:

— выполнение работы по документообороту с использованием новейших технологий и технических средств, прогрессивных приемов и методов ее осуществления;

— прием, обработку, учет и регистрацию внутренней и входящей деловой корреспонденции. Делопроизводитель должен направлять письма и другие документы на рассмотрение директору или структурным подразделениям, а исполненные документы помещать в дела организации;

— прием, учет, регистрацию, подготовку к отправке и отправку исходящей деловой корреспонденции в назначенные адреса, помещение контрольных экземпляров в дела предприятия;

— ведение учета движения внутренней, исходящей и входящей деловой корреспонденции, отображение соответствующих сведений в контрольной регистрационной документации (карточках, книгах, журналах) и базах данных по документации;

— осуществление систематизации и текущего хранения документов, их выдачу во временное пользование, обеспечение сохранности дел, контроль за своевременным возвращением.

Должностная инструкция делопроизводителя обязывает его производить работу по созданию и совершенствованию поисковой и справочной систем, обеспечивающих быстрый и удобный поиск документов.

Делопроизводитель подготавливает к передаче и передает документы и материалы в архив, составляет описи дел, отправляемых на хранение. Работник должен взаимодействовать с коллегами в целях обеспечения наибольшей эффективности деятельности, а также выполнять различные указания и поручения администрации.

Должностная инструкция делопроизводителя содержит сведения о правах работника.

Он имеет право на обращения к администрации с предложениями, что направлены на совершенствование документооборота. Делопроизводитель принимает обоснованные решения, касающиеся вопросов мероприятий документационного менеджмента. Он может участвовать в протокольных мероприятиях, где рассматриваются вопросы его работы и другие моменты по организации управления документами.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя позволяет работнику требовать от ответственных исполнителей возвращения ранее выданных документов, а при необходимости делать им соответствующие напоминания.

Делопроизводитель несет ответственность за нарушение организации документооборота, невыполнение служебных поручений по своей компетенции. Должностная инструкция делопроизводителя запрещает ему разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, а также использовать предоставленные полномочия не по назначению и в личных целях.

Образец должностной инструкции секретаря

Этот бесплатный образец описания должности секретаря поможет вам привлечь новаторского и опытного секретаря. в вашу компанию. Мы делаем процесс найма на один шаг проще, предоставив вам шаблон, чтобы просто разместить на нашем сайте. Не забудьте добавить требования, преимущества и привилегии, характерные для роли и вашей компании.

Резюме работы секретаря

Мы ищем опытного и эффективного секретаря для решения наших административных задач.Ваша канцелярская и административная поддержка поможет офисному персоналу и оптимизирует рабочий процесс. В должностные обязанности входят ответы на телефонные звонки, систематизация файлов, планирование встреч, организация поездок, ведение заметок на встречах, набор документов, ввод информации в нашу базу данных и обеспечение наличия канцелярских товаров. Наш идеальный кандидат целеустремлен и имеет не менее одного года опыта работы секретарем или помощником по административным вопросам.

Обязанности и ответственность секретаря

Отвечать на звонки, электронные письма и обычные письма; прямые запросы соответствующему лицу
Организовывать, координировать и планировать встречи; подготовить документы для встречи
Организация командировок для сотрудников офиса
Поддерживать систему управления контентом
Отслеживайте запасы канцелярских товаров и заказывайте больше при необходимости
Пишите и распространяйте рутинную корреспонденцию
Собираем данные и готовим отчеты
Поддерживать актуальную контактную информацию сотрудников компании, поставщиков и клиентов

Требования и квалификация секретаря

Диплом средней школы или эквивалент
желателен опыт работы секретарем от 1 года
Профессиональное поведение и отношение
Знание технологий организации офиса.
Хорошо организованный, ориентированный на детали
Отличные коммуникативные навыки и навыки тайм-менеджмента
Владею Microsoft Office

Связанные должностные инструкции Примеры шаблонов

Разместить вакансию
Образец должностной инструкции секретаря

Этот шаблон предоставляется только в информационных целях.Окончательная ответственность за выбор точного и не вводящего в заблуждение названия должности и описания, а также обеспечение того, чтобы объявление о вакансии не нарушало иным образом какие-либо применимые законы или Условия использования ZipRecruiter, лежит исключительно на работодателе. ZipRecruiter не делает никаких заявлений относительно того, точно ли приведенный выше шаблон описывает объявление о вакансии работодателя. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими Условиями использования и Правилами публикации вакансий для получения дополнительной информации.

10 лучших шаблонов описания работы секретаря с образцами PDF

Краткое описание работы секретаря 1

В качестве секретаря вы возьмете на себя канцелярскую и административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочие процессы в офисе.Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации. Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.

Обязанности и ответственность секретаря 1

специальное предложение

Скачать все 10 должностных инструкций секретаря

Скачать pdf сейчас

Бесплатное руководство:

Полное руководство
по набору персонала

Скачать бесплатно

Требования и навыки секретаря 1

Краткое описание работы секретаря 2

Секретарь эффективно управляет несколькими заданиями и расставляет приоритеты одновременно под минимальным контролем, выполняя задания точно и своевременно. Секретарь эффективно общается с персоналом, поставщиками и другими внешними организациями. Эта роль также предполагает здравый смысл и умеренную степень осмотрительности, а также соблюдение конфиденциальности.

Обязанности и ответственность секретаря 2

Требования и навыки секретаря 2

Краткое описание работы секретаря 3

Наш офис в настоящее время принимает заявки на должность секретаря в нашем отделе обслуживания клиентов. Успешный кандидат будет выполнять квалифицированную канцелярскую работу и оказывать секретарскую поддержку администраторам отдела.Секретарь будет нести ответственность за помощь в расчете заработной платы отдела, ведение документации и обеспечение связи между отделами компании. Эта должность идеальна для тех, кто мотивирован, способен расставлять приоритеты в рабочих заданиях по мере их поступления и способен работать без надзора.

Обязанности и ответственность секретаря 3

Требования и навыки секретаря 3

Краткое описание работы секретаря 4

Ищем организованного секретаря, способного выполнять административные задачи, а также встречать гостей и клиентов в офисе. Секретарь отвечает за ответы на телефонные звонки, ответы на электронные письма и планирование встреч. Чтобы добиться успеха в качестве секретаря, вы должны уметь работать в режиме многозадачности. Хороший секретарь обладает отличными навыками межличностного общения, а также административным опытом.

Обязанности и ответственность секретаря 4

Требования и навыки секретаря 4

Краткое описание работы секретаря 5

Мы ищем опытного и эффективного секретаря для решения наших административных задач.Ваша канцелярская и административная поддержка поможет офисному персоналу и оптимизирует рабочий процесс. В должностные обязанности входят ответы на телефонные звонки, систематизация файлов, планирование встреч, организация поездок, ведение заметок на встречах, набор документов, ввод информации в нашу базу данных и обеспечение наличия канцелярских товаров. Наш идеальный кандидат целеустремлен и имеет опыт работы секретарем не менее одного года.

Обязанности и ответственность секретаря 5

Требования и навыки секретаря 5

Краткое описание работы секретаря 6

Секретарь оказывает услуги офису отдела и проявляет больше здравого смысла и инициативы, чтобы определить подход или действие в нестандартных ситуациях. Этот человек также предоставляет услуги административной поддержки для различных функций, включая безопасность, координацию перемещений, наставничество других подрядчиков административной поддержки, а также отслеживание и регистрацию записей об имуществе.

Обязанности и ответственность секретаря 6

Составление корреспонденции по административным вопросам и общим правилам офиса.
Подготовка материалов, необходимых персоналу для конференций, переписки, встреч, совещаний, телефонных звонков, и информирование представителей организации о вопросах, которые необходимо рассмотреть.
Прочтите организационные публикации, положения и директивы и примите меры или обратитесь к соответствующему персоналу.
Подготовка специальных или разовых отчетов, сводок или ответов на запросы путем выбора соответствующей информации из различных источников, таких как отчеты, документы, корреспонденция или другие учреждения.
Информировать административный персонал в подчиненных офисах о любых новых административных процедурах; запрашивать информацию, необходимую от подчиненного(ых) офиса(ов) для периодических или специальных конференций, отчетов, запросов; и удовлетворить потребности в административной рабочей нагрузке.
Проверка телефонных звонков, посетителей и входящей корреспонденции; лично отвечать на запросы о предоставлении информации о канцелярских процедурах; и определить, какие запросы должны обрабатываться соответствующим представителем организации или другими подразделениями.
Назначайте предварительные встречи без предварительного разрешения. Организуйте участие в конференциях и при необходимости соберите установленные справочные материалы. Организуйте встречи и соберите установленные справочные материалы по мере необходимости.Может присутствовать на собраниях, чтобы записывать и докладывать о слушаниях. Ознакомьтесь с рутинными/стандартными собраниями организации.
Проверка исходящих материалов и корреспонденции на предмет внутренней согласованности и соответствия организационным процедурам и стандартам, а также обеспечение получения надлежащих разрешений и согласований, когда это необходимо.
Собирать информацию из файлов или сотрудников для обычных запросов по офисным программам или периодическим отчетам и направлять нестандартные запросы представителю или персоналу организации. Объясните требования организации в отношении офисных процедур, согласуйте кадровые и административные формы для офиса и направьте на обработку.
Отвечать на рутинные телефонные запросы со стандартными ответами и направлять звонки и посетителей соответствующим сотрудникам. Предоставление почтовых услуг, обеспечение своевременного ответа персонала и отправка стандартных писем.
Предоставление услуг ксерокопирования, отправки факсов и сканирования. При необходимости подготовьте заявку на полиграфию и графические работы.
Подготовьте официальные внутренние и международные проездные документы, используя текущее программное обеспечение для поездок, используемое организацией.
В соответствии с инструкциями вести календари представителей организаций, назначать встречи и организовывать конференц-залы.
- Ведение повторяющихся внутренних отчетов, таких как учет рабочего времени и посещаемости, списки офисного оборудования, контроль корреспонденции и планы обучения.
- Запрос расходных материалов, полиграфии, обслуживания офиса или других офисных услуг, а также создание и ведение офисных файлов/записей.
- Убедитесь, что общее офисное оборудование (копировальные аппараты, принтеры, факсимильные аппараты, многофункциональные устройства и т.) должным образом обслуживаются и снабжены соответствующими расходными материалами.

Требования и навыки секретаря 6

Краткое описание работы секретаря 7

Отвечает за секретарскую и административную поддержку различных должностей и отделов. Обязанности включают, помимо прочего, ответ/проверку телефонных звонков и посетителей, назначение встреч, подготовку документов и отчетов, получение и ответы на запросы и запросы, ввод и извлечение данных с помощью компьютера.

Обязанности и ответственность секретаря 7

Предоставлять секретарскую и административную поддержку различным администраторам и отделам, отвечая на звонки, принимая сообщения, приветствуя и просматривая личные и телефонные контакты, назначая встречи, делая копии, отправляя/получая факсы и электронные письма и/или сортируя и доставка почты.
- Печатайте в текстовом режиме, компилируйте и/или составляйте заметки, письма, списки, реестры, расписания, отчеты, обзоры, справочники, брошюры, оценки, документацию, телефонные списки, повестки дня, протоколы и другую связанную информацию.Координировать или предоставлять информацию по запросу или в случае необходимости другим окружным отделам и запрашивающим информацию.
- Ввод и/или получение данных с помощью компьютера, информационной системы учащихся, районной финансовой или другой автоматизированной системы.
- Выполнение других обязанностей по назначению.

Требования и навыки секретаря 7

Краткое описание работы секретаря 8

Секретарь обеспечивает общую секретарскую поддержку повседневной деятельности офиса.

Обязанности и ответственность секретаря 8

Требования и навыки секретаря 8

Краткое описание работы секретаря 9

Ищем Секретаря в нашу команду! Вы будете выполнять канцелярские и административные функции, чтобы способствовать успеху компании.

Обязанности и ответственность секретаря 9

Требования и навыки секретаря 9

Краткое описание работы секретаря 10

В качестве секретаря вы будете выполнять функции административного исполнительного помощника и оказывать поддержку и личную помощь директору и заместителю директора.

Обязанности и ответственность секретаря 10

Требования и навыки секретаря 10

Какова роль секретаря?

Роль Секретаря заключается в поддержке Председателя в обеспечении бесперебойной работы Управляющего комитета.

Таким образом, секретарь отвечает за:

Обеспечение эффективной организации совещаний и ведения протоколов
Ведение эффективной документации и администрирование
Соблюдение юридических требований руководящих документов, закона о благотворительности, закона о компаниях и т. д. (если применимо).
Связь и корреспонденция

Важно отметить, что, хотя секретарь обеспечивает выполнение этих обязанностей, большая часть работы может быть делегирована оплачиваемому персоналу или волонтерам.

Учитывая эти обязанности, Секретарь часто выступает в качестве информационного и справочного центра для Председателя и других членов комитета: разъясняет прошлую практику и решения; подтверждение требований законодательства; и получение соответствующей документации.

Определение роли в вашей организации

Что это означает на практике, зависит от стиля и размера организации:

Там, где нет оплачиваемых сотрудников…

… Секретарь сам будет выполнять все эти обязанности, а также может играть более важную роль в повседневном управлении организацией. Это может стать трудоемкой ролью. В некоторых руководящих комитетах есть более одного человека, формально ответственного за выполнение секретарских задач (например,г. секретарь протоколов, секретарь по переписке и секретарь по членству). Другие делегируют некоторые административные обязанности волонтерам вне руководящего комитета, чтобы уменьшить нагрузку.

Там, где есть оплачиваемые сотрудники.

…можно делегировать многие виды деятельности (например, ведение документации, ведение протоколов, ведение корреспонденции, информирование о деятельности и т. д.). Затем секретарь обеспечивает выполнение своих обязанностей, но меньше участвует в их фактическом выполнении.

Каждый комитет управления будет действовать по-своему, и то, как распределяется работа, также может зависеть от навыков, интересов или количества времени, которое человек может предложить. Всегда следите за тем, чтобы описание роли вашего секретаря соответствовало текущей динамике вашей организации. (см. ссылки ниже или щелкните здесь, чтобы узнать больше о разработке описаний ролей).

Основные обязанности секретаря

Обязанности Секретаря Руководящего Комитета изложены ниже:

1.Обеспечение эффективной организации совещаний и протоколирования

Взаимодействие с Председателем для планирования совещаний
Прием вопросов повестки дня от членов комитета
Распространение повестки дня и отчетов
Ведение протоколов (если нет секретаря протоколов)
Распространение утвержденных протоколов
Проверка выполнения согласованных действий.

Подробнее о роли секретаря на собраниях

2. Ведение эффективного учета и администрирования

Поддержание актуальной контактной информации (т.е. имена, адреса и номера телефонов) руководящего комитета и (в соответствующих случаях) рядовых членов организации.
Оформление протоколов и отчетов
Составление списков имен и адресов, полезных для организации, включая списки соответствующих должностных лиц или должностных лиц добровольных организаций.
Ведение учета деятельности организации
Ведение дневника будущей деятельности

3. Соблюдение требований законодательства

Выполнение функций хранителя руководящих документов организации
Проверка наличия кворума на собраниях
Обеспечение проведения выборов в соответствии с установленными процедурами
Обеспечение соответствия деятельности организации ее целям
Обеспечение соблюдения требований закона о благотворительности и компаниях (если применимо, если нет отдельного секретаря компании)
Присутствие в комиссиях по оценке, найму и дисциплинарным взысканиям по мере необходимости.

Подробнее о руководящих документах
Подробнее о законе о благотворительности
Подробнее о законе о компаниях

4. Связь и корреспонденция

Ответы на всю корреспонденцию комитета
регистрация всей полученной корреспонденции комитета и отправленных копий ответов
ведение учета любых публикаций организации (например, листовок или информационных бюллетеней) и
информирование членов, прессы и общественности о деятельности организации и будущих программах (если нет сотрудника по информации или связям с общественностью).
Подготовка отчета о деятельности организации за год к годовому общему собранию.

Воспользуйтесь приведенными ниже ссылками для доступа к дополнительным статьям и ресурсам, которые помогут вам понять роль секретаря и подготовить собственное описание роли или характеристику человека:

Секретарь компании

*С апреля 2008 г. частные компании больше не обязаны иметь секретаря компании, но Регистрационная палата должна быть проинформирована, если секретарь компании не назначен, и вы должны убедиться, что это соответствует вашему Уставу

Если ваша организация зарегистрирована как компания с ограниченной ответственностью (например,г. компании с ограниченной ответственностью или компании с общественными интересами), у вас также может быть секретарь компании*, который отличается от роли почетного секретаря. Эта должность несет большую ответственность, чем почетный секретарь, за обеспечение соблюдения требований Закона о компаниях.

Секретарь фронт-офиса Информация о карьере и специальностях колледжа

Важность	Деятельность
	Общение с руководителями, коллегами или подчиненными — Предоставление информации руководителям, коллегам и подчиненным по телефону, в письменной форме, по электронной почте или лично.
	Установление и поддержание межличностных отношений — Развитие конструктивных и совместных рабочих отношений с другими людьми и поддержание их с течением времени.
	Получение информации — Наблюдение, получение и иное получение информации из всех соответствующих источников.
	Организация, планирование и расстановка приоритетов в работе — разработка конкретных целей и планов для расстановки приоритетов, организации и выполнения вашей работы.
	Общение с лицами вне организации — Общение с людьми вне организации, представление организации перед клиентами, общественностью, правительством и другими внешними источниками.Данной информацией можно обмениваться лично, в письменной форме, по телефону или электронной почте.
	Выполнение административной деятельности — Выполнение повседневных административных задач, таких как ведение информационных файлов и обработка документов.
	Взаимодействие с компьютерами — использование компьютеров и компьютерных систем (включая аппаратное и программное обеспечение) для программирования, написания программного обеспечения, настройки функций, ввода данных или обработки информации.
	Планирование работы и мероприятий — Планирование мероприятий, программ и мероприятий, а также работы других лиц.
	Обновление и использование релевантных знаний. Постоянное обновление технических знаний и применение новых знаний в своей работе.
	Обработка информации. Сбор, кодирование, категоризация, расчет, табулирование, аудит или проверка информации или данных.
	Идентификация объектов, действий и событий — Идентификация информации путем классификации, оценки, распознавания различий или сходств и обнаружения изменений в обстоятельствах или событиях.
	Документирование/регистрация информации — ввод, расшифровка, запись, хранение или ведение информации в письменной или электронной/магнитной форме.
	Креативное мышление — разработка, проектирование или создание новых приложений, идей, отношений, систем или продуктов, включая творческий вклад.
	Принятие решений и решение проблем — анализ информации и оценка результатов для выбора наилучшего решения и решения проблем.
	Помощь и забота о других — Предоставление личной помощи, медицинской помощи, эмоциональной поддержки или другой личной помощи другим, например, коллегам, клиентам или пациентам.
	Мониторинг процессов, материалов или окружения — Мониторинг и анализ информации о материалах, событиях или окружающей среде для обнаружения или оценки проблем.
	Оценка информации для определения соответствия стандартам — использование соответствующей информации и индивидуальных суждений для определения того, соответствуют ли события или процессы законам, правилам или стандартам.
	Координация работы и деятельности других — Привлечение членов группы к совместной работе для выполнения задач.
	Разрешение конфликтов и ведение переговоров с другими — Рассмотрение жалоб, урегулирование споров, разрешение жалоб и конфликтов или иное ведение переговоров с другими.
	Выступление для публики или работа напрямую с публикой — Выступление для людей или работа непосредственно с публикой.Это включает в себя обслуживание клиентов в ресторанах и магазинах, а также прием клиентов или гостей.
	Оценка качества вещей, услуг или людей. Оценка ценности, важности или качества вещей или людей.
	Интерпретация значения информации для других — Перевод или объяснение того, что означает информация и как ее можно использовать.
	Развитие и создание команд — Поощрение и укрепление взаимного доверия, уважения и сотрудничества между членами команды.
	Анализ данных или информации. Определение основных принципов, причин или фактов информации путем разбиения информации или данных на отдельные части.
	Обращение с предметами и их перемещение. Использование рук и рук при перемещении, установке, размещении и перемещении материалов, а также манипулировании вещами.
	Мониторинг и контроль ресурсов — Мониторинг и контроль ресурсов и надзор за расходованием денег.
	Коучинг и развитие других — выявление потребностей других в развитии и обучение, наставничество или иная помощь другим в улучшении их знаний или навыков.
	Разработка целей и стратегий. Постановка долгосрочных целей и определение стратегий и действий для их достижения.
	Оценка количественных характеристик продуктов, событий или информации — Оценка размеров, расстояний и количеств; или определение времени, затрат, ресурсов или материалов, необходимых для выполнения рабочей деятельности.

Шаблон должностной инструкции лучшего секретаря

Секретарь Описание работы

Секретари выполняют канцелярские задачи от имени своего менеджера и остальных членов команды. Их работа освобождает время для других сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на своих приоритетах. Роль секретаря может варьироваться от компании к компании. Однако обычно это включает в себя координацию различных календарей, ответы на звонки и их направление, отправку электронных писем и подготовку к встречам и презентациям.

Секретари также должны будут приветствовать посетителей офиса и направлять их соответствующим образом. Чтобы преуспеть в этой роли, требуются сильные навыки многозадачности, оптимистичный настрой и некоторые базовые технические навыки. Сотрудники на этой должности, которые хорошо работают, могут сделать карьеру помощника руководителя, офис-менеджера или секретаря-менеджера.

Секретарь Образец должностной инструкции

Наш офис ищет квалифицированного секретаря, который присоединится к нашей команде. Кандидаты должны иметь предыдущий опыт работы в аналогичной должности и восторженное поведение.В качестве нашего секретаря вам будет предложено выполнить некоторые канцелярские задачи наших сотрудников. Это может включать копирование и печать, отправку факсов и управление канцелярскими принадлежностями.

Эта должность также будет включать в себя прямое общение с нашими клиентами в нескольких качествах. Во-первых, вы будете отвечать на телефонные звонки и направлять их соответствующим сторонам. Вас также попросят приветствовать клиентов, когда они входят в наш офис, и показать им, куда идти. Наконец, вас также могут попросить отправить электронные письма и письменные сообщения нашим клиентам.

Другие задачи могут включать ввод данных, управление календарями и многое другое. Чтобы добиться успеха на этой должности, вам необходимо обладать сильными навыками многозадачности и коммуникативными навыками. Если ваша квалификация соответствует тому, что мы ищем, мы будем рады увидеть вашу заявку.

Обязанности секретаря:

Ответы и прямые телефонные звонки соответствующим сотрудникам
Управление календарями и организация поездок по мере необходимости
Приветствие клиентов, когда они входят в дверь, и направление им соответствующих указаний
Составление и отправка электронных и письменных сообщений клиентам
Поддержание канцелярских принадлежностей
Разработка и поддержание отличной системы хранения документов
Отслеживание, документирование и хранение офисных расходов

Требования к секретарю:

Предыдущий опыт работы на аналогичной должности
Диплом средней школы или GED
Техническое владение продуктами Microsoft Office, а также офисной техникой, такой как копировальные аппараты и факсимильные аппараты
Приятный настрой и профессиональный внешний вид
Сильные коммуникативные навыки и многозадачность
Формальное обучение офисному администрированию будет преимуществом

Часто задаваемые вопросы секретаря 9006 9

Какие задачи выполняет секретарь?

Секретарям может быть предложено выполнить множество различных задач в зависимости от потребностей их работодателей. В их обязанности входит отвечать на телефонные звонки и приветствовать клиентов и клиентов, когда они проходят через двери. Как правило, роль секретаря заключается в выполнении канцелярских обязанностей в офисе, чтобы другие члены команды могли сосредоточиться на своих приоритетах.

Что должно включать в себя объявление о поиске секретаря?

Начните объявление о вакансии с общего обзора вакансии. Используйте привлекательный язык, чтобы ваша реклама выделялась. После этого создайте два списка, которые охватывают обязанности и требования должности соответственно.Чем конкретнее вы можете быть при их создании, тем лучше.

Могу ли я использовать ваш шаблон должностной инструкции секретаря в качестве отправной точки?

Безусловно! Мы рекомендуем вам ссылаться на то, что мы здесь написали, когда вы начинаете составлять свое объявление. При этом вы захотите в некоторой степени настроить свое объявление. Это даст вам возможность предложить соискателям больше информации о специфике вашей должности секретаря. Это может помочь отсеять неквалифицированных кандидатов и привлечь квалифицированных кандидатов.

Должностная инструкция секретаря (2021) — Algrim.co

Бесплатная должностная инструкция секретаря. Секретарь — это административный специалист, который помогает управленческим командам и руководителям выполнять общие административные обязанности, управление проектами, управление офисом, управление командой и многое другое. Секретарю поручено управлять рутинной детальной работой для руководителей высшего звена, менеджеров или руководителей.

Секретаря иногда называют исполнительным секретарем, медицинским секретарем, административным помощником, исполнительным помощником, административным секретарем и юридическим секретарем. Или исполнительный помощник по административным вопросам и администратор в зависимости от отрасли и направления работы. И при этом названия должностей и обязанности могут различаться. Как правило, обязанности секретарей обычно носят административный характер.

Образец должностной инструкции секретаря

Наша команда высшего руководства ищет опытного секретаря, который поможет с административными обязанностями и административными задачами, чтобы обеспечить эффективность команды и компании.Повседневная деятельность секретаря может измениться. От обработки текстов до проверки канцелярских принадлежностей. И от ответов на телефонные звонки до обеспечения работоспособности оргтехники. Идеальный кандидат легко адаптируется и может взять на себя любой уровень ответственности.

Обязанности и ответственность секретаря

Пример должностных обязанностей и обязанностей секретаря:

Надзор за хранением и организацией документов.
Тесно сотрудничайте с нашим исполнительным персоналом.
Раздайте информационные записки персоналу и команде.
Назначать встречи и организовывать поездки для руководящего персонала.
Помощь с электронной почтой. Отвечайте на электронные письма. И убедитесь, что переписка с бизнес-профессионалами поддерживается.
Завершите запросы по мере необходимости. И вовремя. Поддерживайте доверие клиентов. И защитить операции, сохраняя конфиденциальность информации.
Готовьте отчеты, проводя исследования, собирая информацию и разговаривая с профессионалами в бизнесе.
Выполнение регулярных задач обслуживания информационной базы данных. В том числе резервное копирование информации. И обеспечение того, чтобы все проекты были доступны между командами.
Владеть процессом планирования встреч для всего руководящего персонала.
Делайте заметки во время встречи и переносите информацию в цифровой документ.
Отвечайте на телефонные звонки и помогайте покупателям и клиентам.
Наблюдать за проблемами обслуживания клиентов.
Принимайте запросы менеджеров на административную помощь и выполняйте каждую назначенную задачу.
Контролируйте медицинские записи и следите за надлежащей регистрацией каждого пациента.

Требования к секретарю

Квалифицированные кандидаты должны иметь следующее:

Аттестат о среднем образовании или его эквивалент.
Высокая степень коммуникативных навыков, организаторских способностей и навыков работы с компьютером.
Желательна способность набирать 130 слов в минуту.
Предыдущий опыт работы на административной должности приветствуется.
Предыдущий опыт работы секретарем приветствуется.
Компьютерная грамотность, например использование продуктов Microsoft Office (Excel, Word и др.).
Острые речевые навыки общения. Умение координировать и назначать встречи. Организуйте документы. И наращивайте ресурсы компании.

Зарплата секретаря

По данным Salary.com, секретарь зарабатывает в среднем 39 954 доллара в год. При этом верхний процентиль зарабатывает в среднем 49 674 доллара в год. И работники начального уровня, зарабатывающие в среднем 31 613 долларов в год.

Связанные должностные инструкции

Загрузите бесплатный шаблон описания работы секретаря в формате PDF. И используйте образец должностной инструкции секретаря, чтобы сделать эффективную публикацию о вакансии для вашей компании. Для получения дополнительной информации посетите Бюро статистики труда США.

Шаблон должностной инструкции секретаря

Получите наш шаблон должностной инструкции в формате Word или PDF.Мгновенно бесплатно. Электронная почта не требуется.

Получить шаблон

Все должностные инструкции

Связанные ресурсы по найму

Об авторе

Патрик Алгрим является сертифицированным профессиональным составителем резюме (CPRW), сертифицированным консультантом по карьере NCDA (CCC) и экспертом по общей карьере. Патрик прошел Сертификационную программу коучинга NACE (CCP). И был опубликован как эксперт по карьере в Forbes, Glassdoor, Entrepreneur (Profile), Dice.com, WorkWise, American Express, Reader’s Digest, LiveCareer, Zety, Yahoo, Recruiter.com, SparkHire, SHRM.org, Process.st, FairyGodBoss, HRCI.org, Университет Св. Эдвардса, Университет штата Северная Каролина, IBTimes.com, Thrive Global, TMCnet.com, Work It Daily, Workology, Career Guide, MyPerfectResume, College Career Life, The HR Digest, WorkWise, Career Cast, Elite Staffing, Women in HR, All About Careers, Upstart HR, The Street, Monster, The Лестницы, Introvert Whisperer и многие другие. Найдите его в LinkedIn.

Профиль работы секретаря/администратора | Перспективы.ac.uk

Работая секретарем или администратором, вы находитесь на ответственной должности и должны оставаться организованными и сосредоточенными

Секретарь или администратор оказывает как канцелярскую, так и административную поддержку профессионалам либо в составе команды, либо индивидуально. Вы будете заниматься координацией и внедрением офисных процедур и часто будете нести ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях вы можете контролировать и контролировать работу младшего персонала.

Роль сильно различается в зависимости от сектора, размера работодателя и уровня ответственности. Большая часть вашей работы включает в себя как письменное, так и устное общение, обработку текстов и набор текста, и требует соответствующих навыков, таких как ИТ, организационные навыки и навыки презентации, а также способность работать в режиме многозадачности и хорошо работать в условиях стресса. В некоторых случаях, например, в юридической секретарской работе, могут потребоваться специальные знания или квалификация.

Эта роль часто может совпадать с ролью личного помощника.

Обязанности

В качестве секретаря/администратора вам необходимо:

использовать текстовый редактор, такой как Microsoft Word
аудио и копировать
писать письма система электронной почты (например, Microsoft Outlook)
ксерокопирование и печать различных документов, иногда от имени других коллег
систематизация и хранение документов, документов и компьютерной информации
создание и ведение файлов и других офисных систем
ведение дневников и систематизация назначение
планирование и посещение совещаний, составление повестки дня и ведение протоколов — для этого может потребоваться стенография
бронирование помещений для совещаний и конференц-залов
поддержание связи с сотрудниками других отделов и внешними контактными лицами
заказ и техническое обслуживание канцелярских принадлежностей и оборудования
организация проезда и проживания персонала и других контакты.

В зависимости от сектора и компании вы также можете выполнять следующие обязанности:

использовать различные программные пакеты (включая Microsoft Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций
использовать управление контентом системы (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
управление и ведение бюджетов и выставление счетов
сортировка и распределение входящей почты, а также организация и отправка исходящей почты (для этого может потребоваться использование франкировальной машины)
набор, обучать и контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости
обрабатывать статистические данные
организовывать внутренние и внешние мероприятия
организовывать обучение сотрудников.

Заработная плата

Работа в средствах массовой информации, некоммерческих секторах и малых организациях находится в нижней части шкалы заработной платы. Занятость в банковских, финансовых, имущественных и юридических фирмах, как правило, находится на верхнем уровне. Ожидайте стартовую зарплату в районе от 16 000 до 19 000 фунтов стерлингов для должностей за пределами Лондона и от 20 000 до 24 000 фунтов стерлингов для работы в столице.
С опытом и возросшей ответственностью заработная плата может вырасти до 20 000 фунтов стерлингов, а иногда и до 40 000 фунтов стерлингов.

Получение чартера или дополнительная квалификация или трудоустройство в компании Financial Times Stock Exchange (FTSE) 100 может привести к более высокой заработной плате.В некоторых секторах существуют годовые бонусы и бонусы, связанные с результатами.

Данные о доходах предназначены только для справки.

Рабочее время

Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, при этом рабочий день обычно длится с 8:00 до 18:00. Гибкий график иногда доступен в зависимости от организации.

Обычны временные, неполный рабочий день и временные должности. Перерывы в карьере возможны при сохранении навыков, особенно ИТ.

Чего ожидать

Работа почти полностью связана с офисом, и необходимость в поездках возникает редко, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от сектора, в котором вы работаете.
Это традиционно женская роль, и большинство секретарских должностей по-прежнему занимают женщины.
Суть этой роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя руководство проектами самостоятельно, что может вызвать разочарование.
Временами эта роль может вызывать стресс, поскольку работа всегда сосредоточена на потребностях менеджера или команды. Сроки могут устанавливаться внезапно, что требует гибкости и изменения приоритетов рабочей нагрузки.
Вакансии доступны во всех регионах Великобритании, и возможности для них широко распространены.

Квалификация

Для этой должности требуются различные уровни квалификации в зависимости от работодателя и отрасли. Некоторых может больше интересовать предыдущий опыт и навыки, в то время как другим может потребоваться формальная квалификация.

Для ролей с большей ответственностью следующие степени и предметы HND могут увеличить ваши шансы:

бизнес или менеджмент
бизнес с языками
правительство или государственное управление
право
секретарские исследования.

Секретарские курсы, специально предназначенные для выпускников, часто доступны в частных колледжах. Специальное секретарское обучение полезно для поступления на юридические или медицинские должности.

Навыки

Вам потребуется:

сильные организаторские способности
навыки презентации и внимание к деталям
способность планировать свою работу, проявлять инициативу и соблюдать сроки противоречивые требования и расставлять приоритеты в задачах и рабочей нагрузке
способность принимать и понимать инструкции
навыки устной и письменной коммуникации
тактичность, благоразумие и соблюдение конфиденциальности
приятное, уверенное общение по телефону
умение работать в команде
надежность и честность
навыки управления проектами
для некоторых должностей может потребоваться иностранный язык.

Опыт работы

Соответствующий опыт часто ценится выше, чем секретарская квалификация, хотя отличные навыки работы с информационными технологиями и набор текста (обычно требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будут важным требованием. Работодатели ценят опыт и зрелое отношение к этой сфере деятельности, поэтому устоявшийся опыт работы, вероятно, будет полезен для более высоких должностей.

Обычно работу находят через секретарские агентства, но обращение непосредственно в организации, которые вам нравятся, может быть эффективным.Временная работа часто может привести к получению постоянных должностей и даст возможность попробовать различные виды секретарской или административной работы.

В этой области работы много возможностей, поэтому конкуренция не должна быть проблемой. Однако некоторые компании и области занятости могут быть более конкурентоспособными, чем другие.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и доступных стажировках.

Работодатели

Поскольку секретарская и административная работа очень разнообразны, работу можно найти практически во всех секторах, включая:

академические учреждения, включая школы, колледжи и университеты
творческие отрасли, такие как реклама или издательское дело
правительство
больницы и общая врачебная практика
юридические и финансовые услуги
управленческий и стратегический консалтинг
маркетинг и коммуникации
частные компании
имущество
общественные организации, включая местные органы власти и благотворительные организации

Характер и разнообразие выполняемой вами работы зависит от размера предприятия, в котором вы работаете. В крупных организациях может быть больше рутинной работы, но они могут предложить больше возможностей для продвижения по службе и получения опыта в других отделах.

Некоторые малые предприятия могут ожидать, что вы будете выполнять очень традиционную административную функцию, но другие могут возложить на вас дополнительную ответственность, если у них есть только небольшой штат, который может дать дополнительный полезный опыт.

Ищите вакансии по телефону:

Большое количество кадровых агентств, таких как Office Angels и Adecco, специализируются на секретарских и административных должностях.

Секретарь / администратор Работа

Административный сотрудник (академическое управление)

Университетский колледж недвижимости
Чтение
£ 24 501- £ 27 000

Закупка Администратор книги

JISC
Различные места
£ 24 501 -£27,000

Стажировка в бизнес-услугах

KPMG
Различные офисы
Конкурентоспособная заработная плата

Посмотреть все административные должности

Профессиональное развитие

Первоначальное обучение обычно состоит из обучения компанииПридя на работу, ваш работодатель может предложить вам пройти обучение для получения дополнительной квалификации, или вы можете пожелать пройти обучение самостоятельно, чтобы повысить свои шансы на повышение квалификации.

Вы можете пройти соответствующую квалификацию, включая различные NVQ, сертификаты и дипломы по таким предметам, как:

транскрипция аудио
бизнес и администрация
ИТ
набор текста.

Квалификации присуждаются многими органами, включая:

Для поступления в более специализированные области, такие как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация.Диапазон необходимых вам ИТ-навыков будет зависеть от вашей конкретной роли, но вы можете пройти обучение по Microsoft PowerPoint, Excel, Access или статистическим пакетам или веб-авторству и дизайну.

Перспективы карьерного роста

Вы можете развивать свою карьеру несколькими способами. Вы можете специализироваться в одной отрасли или области, например, работать секретарем по юридическим или медицинским вопросам, или стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера. Если у вас есть языковые навыки, вы можете решить, что хотите перейти на более специализированную должность, например, на двуязычного секретаря. Или вы можете использовать свои организаторские способности в качестве офис-менеджера или секретаря группы, координируя работу других сотрудников отдела или организации.

В некоторых секторах, таких как благотворительность и недвижимость, можно продвигаться вверх через внутренние вакансии и возможности или, возможно, перейти в другие области компании, такие как продажи или маркетинг. Таким образом, работа в администрации в интересующем вас секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив.

Чтобы расширить возможности карьерного роста, присоединитесь к профессиональной организации, такой как Институт административного управления (IAM). Вы также можете улучшить перспективы продвижения по службе, став дипломированным секретарем ICSA. После получения диплома и значительного опыта можно перейти на такие должности, как секретарь компании, исполнительный директор или директор по юридическим услугам.

В качестве альтернативы вы можете развить другие специальные навыки для определенных ролей. Например, вы могли бы использовать свои навыки стенографии, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и фиксировать результаты.

Узнайте, как Айлиш стала администратором Британского фонда сердца на BBC Bitesize.

Авторы редакторов AGCAS

Июнь 2021 г.

Посмотрите, насколько хорошо вы соответствуете этому профилю работы и более чем 400 другим.