Что такое автоматизация бизнес процессов

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Инструменты для автоматизации бизнес-процессов
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Полезные ссылки

Автоматизация бизнес-процессов — это перенос рутинных, простых задач в сервисы для автоматизации. Благодаря этому, принимать заказы, выставлять счета, отправлять товары и многое другое можно на автомате, без участия людей.

Пример автоматизации бизнес-процесса «Подбор персонала» с помощью системы bpm’ online от Terrasoft. Система помогает вести кандидатов по разным сценариям и автоматизирует работу рекрутера

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов нужна, чтобы масштабировать бизнес. Когда компания растет, объемы работ также сильно увеличиваются. Выставить вручную 10 счетов — это совсем не то же самое, что выставить 1000 счетов. Такая же ситуация с другими процессами в компании: от подбора персонала до управлением закупками.

Чем автоматизация будет полезна любой компании:

Увеличить прибыль. Автоматизация бизнес-процессов позволяет обслуживать бОльшее количество клиентов меньшим количеством сотрудников. Когда рутинные задачи организованы с помощью специальных программ, участие человека нужно только в нестандартных ситуациях. Прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Сотрудники могут получать бОльшую зарплату, так как успевают обрабатывать больше клиентов.

Сэкономить время. Некоторые задачи, например, распределение заказов между менеджерами, вообще не приносят компании деньги, но делать их нужно, иначе все процессы остановятся. Автоматизация таких задач помогает сотрудникам больше заниматься делами, которые требуют творческого подхода или приносят прибыль.

Повысить эффективность и точность процессов. Есть процессы, в которых очень важна точность. К примеру, оформление накладных в службе доставки интернет-магазина. Лучше дать пользователю выбрать нужное почтовое отделение из списка, чем заставить менеджера принимать заказы по телефону. Менеджер устанет и ошибется, посылку отправят не туда и клиент не получит заказ в срок по вине магазина.

Улучшить процессы. Некоторые бизнес-процессы или очень дорого, или вобще нереально обработать вручную. К примеру, обзвонить всех участников конференции на 1000 человек и напомнить им, что конференция завтра. Но им можно отправить SMS и email или сделать обзвон с помощью робота. Автоматизация выводит компанию на новый уровень персонализации в работе с клиентами.

Сравните, насколько проще выставлять счет в интернет-магазине, если подключить автоматизацию:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Менеджер получает заявку.	1. Клиент оставляет заявку, указывая реквизиты для выставления счета.
2. Звонит клиенту, уточняет реквизиты для оплаты.	2. Клиенту на почту автоматически приходит счет с реквизитами, указанными клиентом (без ошибок в сумме и дате).
3. Вручную делает счет в Excel, скопировав старый счет. Может ошибиться.	3. Когда клиент оплачивает счет, менеджеру приходит уведомление. Товар уезжает со склада.
4. Отправляет счет клиенту.
5. Менеджер идет или звонит в бухгалтерию, просит проверить, оплачен ли счет и так несколько раз.
6. После того, как деньги получены, менеджер отправляет товар.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж: контроль оплат от клиентов и прогнозирования выручки.

Пример прогнозирования продаж в Excel

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Сотрудник переставляет задачу из одной колонки в другую — все участники проекта получают уведомление, что он начал работать. Не нужно писать в чат: ну что, когда начнешь?

Продукты 1С и бухгалтерские системы. 1C, Delovod — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, зарплаты, расчет налогов, создание актов и других документов.

Синхронизация счетов в 1С

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Hurma автоматически считает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации пришлось бы уточнять у hr-ов или руководителя и проводить самостоятельные расчеты

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки — о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

В amoCRM мы ведем клиента по такой воронке продаж

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании. Самая известная ERP-система — это SAP. Она гибкая, но долго внедряется и настраивается. Этой программой пользуются такие большие организации, как, например Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

SAP для сельскохозяйственной компании

ESP-системы. Системы для отправки массовых рассылок, такие как UniSender — это тоже инструмент автоматизации, в данном случае маркетинговых процессов. Раньше нужно было вручную верстать письмо и отправлять его каждому пользователю. Теперь можно создать макет в блочном редакторе, загрузить список контактов и отправить email сразу всей базе.

Еще более продвинутая автоматизация — это серии писем. В зависимости от того, как пользователи отреагировали на письмо, им приходят новые email. Вручную такой процесс повторить очень сложно.

Пример приветственной цепочки сообщений. Если пользователь прочитал, ему отправляется одно письмо, если нет — другое

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Админ-панель WordPress — редактирование главной страницы

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — долгий процесс. Сначала нам нужно прописать процессы, подлежащие автоматизации. Затем оптимизировать их, если это возможно. И только после этого выбирать программы и внедрять автоматизацию.

Есть два основных способа автоматизировать процессы предприятия: сделать проект силами персонала компании или обратиться к консультантам. Рассмотрим оба варианта.

Автоматизировать все самостоятельно. В компании создается рабочая группа по автоматизации конкретных бизнес-процессов. Эта группа прописывает задачи, выбирает инструменты и проводит внедрение. Если нужно — привлекает аутсорсеров и другие отделы компании для решения конкретных задач.

Плюсы	Минусы
Нет больших дополнительных расходов. Вы платите ту же самую зарплату сотрудникам.	Нет опыта в автоматизации. У них нет опыта в автоматизации бизнеса, или есть, но небольшой.
Сотрудники хорошо знают специфику компании и отрасли. Вам не придется доносить контекст и особенности рынка.	Нет мотивации закончить быстро. Сотрудники и так работают у вас в компании, им некуда спешить.
Полная конфиденциальность. Вам не придется рассказывать самые тонкие детали бизнеса людям, которые в нем не участвуют.	Сотрудники не успевают делать свою работу. Основные задачи этих сотрудников провисают — их некому делать.
	Не до конца знают все инструменты для автоматизации. Смогут использовать те инструменты, которые легко найти или которые на слуху.

Обратиться к команде на аутсорсе. Вы можете привлечь аутсорсеров: агентства или частных консультантов.

Плюсы	Минусы
Опыт в автоматизации. Специалисты в автоматизации видели много компаний и проектов и знают, как избежать типичных ошибок.	Дополнительные расходы. За этот проект придется заплатить отдельно и немало.
Мотивация сделать все быстро. Вы рассчитаетесь с ними, как только проект будет закончен.	Аутсорсеры не знают специфику компании и сферы бизнеса. Решения аутсорсеров могут быть неадекватны вашей специфике бизнеса.
Сотрудники не отвлекаются от своих задач. Ваш персонал может делать свою основную работу.	Нет гарантий надежности. Даже самое сильное портфолио не гарантирует исполнительность и качество работы. А от своей команды вы знаете, чего ожидать.
	Будут навязывать свой продукт или стек решений. Нередко консультанты имеют личные предпочтения в использовании тех или иных продуктов, которые не обязательно подойдут именно вам.

Мы рекомендуем автоматизировать внутренние процессы (производство, склад, разработку) силами внутренней команды. В этих сферах нужно хорошо знать нюансы бизнеса, аутсорсеры могут не справиться. Стандартные процессы типа учета времени персонала или бухгалтерии можно доверить внешним специалистам. В этом случае взгляд со стороны и советы экспертов — ключ к оптимизации.

Вы зашли на сайт сервиса email-рассылок UniSender. Мы пишем о том, как делать полезные письма для людей: без спама и серых схем. Если вам интересно, как сделать рассылку по электронной почте, узнайте больше на главной странице.

Полезные ссылки

Как автоматизировать бизнес-процессы
Первые шаги к автоматизации бизнеса
Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов. Какую систему выбрать?

Когда возникает задача автоматизировать бизнес-процессы предприятия, неизбежны сомнения, какое решение выбрать – ECM (систему управления контентом), BPM (систему управления бизнес-процессами) или иной класс систем. Но управление процессами неотделимо от создания контента, поэтому грань между возможностями продуктов часто очень тонкая.

Каждое ИТ-решение на рынке по мере развития охватывает функциональные возможности соседних классов систем. Особо тонкая грань между ECM- и BPM-продуктами. Производители BPM заявляют, что в их продуктах предусмотрены ECM-модули – то есть решаются задачи по управлению контентом. В то же время производители ECM предлагают встроенный инструмент, который закрывает потребности управления бизнес-процессами компании.

Неудивительно, почему у многих заказчиков выбор программы автоматизации бизнес-процессов вызывает сложности. Разберемся, что действительно имеет значение?

Управление изменениями в автоматизированных бизнес-процессах

Правила, регламенты и функциональные роли часто меняются, поэтому просто автоматизировать бизнес-процесс недостаточно, нужно управлять изменениями – и это непрерывная работа.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с аналитики и описания существующей структуры. Проектирование новой схемы взаимодействия с помощью инструментов моделирования позволяет схематично представить все этапы и предусмотреть возможные «узкие места» в типовых маршрутах.

ECM DirectumRX уже в базовой поставке содержит основной набор возможностей, характерный для систем автоматизации бизнес-процессов. Схема маршрута, как конструктор, собирается из отдельных блоков с помощью удобного графического редактора. Её можно последовательно отладить и быстро скорректировать.

Цель составления схемы – максимальная типизация рабочих маршрутов с контролем каждого шага и задачи. Разные инструменты используют различные виды схем, но их общая цель – определить, по какому принципу должна выполняться каждая задача, шаг за шагом проработать все возможные ситуации.

Исполнение и наполнение процесса

В ходе процесса всегда создается какой-либо контент: документ, запись справочника, распоряжение или служебная записка и т.д. При этом контент может появиться как на старте исполнения, так и в конце – оформление заявления, выдача справки и т.п.

Процесс и контент неразрывны, поэтому программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь инструменты комфортной работы с контентом:

• с документами и архивом;
• возможность создания структуры папок;
• простой и быстрый поиск;
• правильные маршруты движения документов и т. д.

Нужно учитывать, что пользователи не всегда совершают действия только в рамках заданных процессов. Без возможности быстро обратиться к нужной информации, которая хранится в системе, решение вряд ли можно назвать полноценным и удобным.

Как контролировать и анализировать автоматизированные бизнес-процессы?

Отслеживать ход исполнения процессов и этапов работ можно, если в системе развит механизм workflow. Каждый бизнес-процесс – это задача в системе от сотрудника-инициатора одному или нескольким исполнителям. У каждой задачи существует свой срок, последовательность действий и обязательные участники.

Руководителям доступны общие отчеты по объемам задач, исполнительской дисциплине подразделений или отдельных сотрудников. Благодаря комплексной картине легко выявить слабые места – лишние участники, длительные сроки на незначительные действия и т.п.

Так, какую программу автоматизации бизнес-процессов предприятия выбрать?

Чтобы информация попадала в нужное время и в правильные руки, необходимо решение, которое сможет совместить функции традиционного управления контентом (быстрый поиск, конфиденциальность и надлежащее хранение информации и т. д.) и управления процессами компании.

Функциональность ECM-систем и BPM должна работать в связке, благодаря чему:

1. Исключаются ошибки из-за человеческого фактора.
2. Увеличивается прозрачность бизнес-процессов.
3. Повышается эффективность работы за счет сокращения времени на выполнение задач.
4. Легко устраняются проблемные места.
5. Соблюдаются правила хранения документов.
6. Возможность самостоятельного проектирования процессов.

Разница между функциональными возможностями современных ECM- и BPM-систем минимальна. Заказчикам нужны комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов и управления контентом, и производители стремятся предоставить им такие возможности.

Функция	ECM	BPM
Редактор процессов	+	++
Исполнение процессов	+	+
Произвольные задачи	++	+
Анализ процессов	+	+
Работа с контентом	++	+

Выбирая решение, стоит отталкиваться от задач бизнеса. В ECM-системах наилучшим образом реализованы процессы, связанные с контролем исполнения задач, созданием и обработкой большого количества контента:

В свою очередь, модули автоматизации бизнес-процессов или отдельные BPM-системы идеально справляются со сложными многоступенчатыми процессами, в которых есть множество условий и разветвлений. Кроме того, большая часть ECM и BPM-систем подразумевает возможность интеграции со сторонними сервисами для расширения функциональности.

что это такое за система, цели, этапы, технологии комплексной автоматизации

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это – часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели – в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process – это концепция развития организации. Ее основная задача – внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем – ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя – повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы.  Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи 

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель – контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами – главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь – понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов – пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг – CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании – бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Организация работы предприятия 

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

• воспользоваться готовым типовым продуктом;

• заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

• Что конкретно нужно автоматизировать?

• Справится ли с задачами?

• Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

• Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

• Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

• Возможны ли интеграции с другими программами?

• Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

• Как работатет техподдержка?

• Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

• какие задачи должно решать;

• разновидность – встраиваемая/типовая;

• сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

• объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее – обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов – возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 18031

Автоматизация бизнес-процессов предприятия и их оптимизация

Автоматизация бизнес-процессов – это перевод типовых бизнес-задач и стандартных операций под контроль программно-аппаратного комплекса. В результате высвобождаются ресурсы, что позволяет увеличить производительность труда и эффективность стратегического управления. Для оптимизации работы организации используют системы моделирования и оптимизации исполнения бизнес-процессов. Как вы видите, актуальность автоматизации бизнес процессов очень высока.

Содержание:

 

Виды автоматизации

Автоматизация важных бизнес-процессов может проводиться в двух направлениях:

• Работа над основными бизнес-процессами (общение с клиентами, управление продажами). Цель автоматизации данной сферы – повышение качества выпускаемой продукции, увеличение объема продаж, повышение доходности бизнеса.
• Упрощение поддерживающих процессов. В качестве таких процессов может выступать бухгалтерский учет, делопроизводство, отчетность. Автоматизация этих действий не повлияет на увеличение доходов напрямую, однако поможет уменьшить время на выполнение рутинной работы.

Удобная система, в которой часто выполняется автоматизация бизнес-процессов – Битрикс 24, а также другое программное обеспечение: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».

Задачи автоматизации бизнеса

Автоматизация исполнения рутинных бизнес-процессов на предприятии с применением Битрикс 24 или других систем выполняется для решения следующих задач:

Поддержка оперативной деятельности организации, упрощение контроля и учета;

• Быстрая подготовка различной документации для деловых партнеров. Пример: счет-фактуры, накладные, акты сверки;
• Оперативное получение отчетов с информацией о состоянии дел в организации за любой отрезок времени;
• Сокращение затрат на персонал, повышение эффективности рабочего процесса благодаря освобождению работников от рутинных действий;
• Минимизация влияния на важные бизнес-процессы человеческого фактора;
• Повышение качества обслуживания;
• Безопасное хранение информации.

Автоматизация бизнес-процессов

Преимущества автоматизации бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия с использованием Битрикс 24 или другого программного обеспечения поможет повысить качество выпускаемой продукции, оптимизировать управление компанией.

Внедрение автоматической системы для моделирования и исполнения важных процессов обеспечит следующие преимущества:

• Ускорение обработки информации, упрощение решения повторяющихся задач;
• Автоматизация ручного труда;
• Повышение прозрачности бизнеса;
• Увеличение согласованности работы сотрудников, повышение качества работы;
• Контроль больших объемов информации;
• Уменьшение числа ошибок, повышение точности управления, возможность параллельного выполнения нескольких задач;
• Оперативное принятие решений в типовых ситуациях.

Автоматизация бизнес-процессов – это возможность для руководителя оперативно получать подробную информацию в виде аналитических отчетов, благодаря чему управление компанией происходит с максимальным учетом внутренних и внешних показателей организации.

Как выполнить автоматизацию бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов, пример которой вы без труда найдете в многочисленных материалах, выполняется с использованием современных технологий. В таблице мы собрали основные примеры автоматизации и оптимизации бизнеса.

Инструмент	Особенности
Облачные технологии	Отсутствие необходимости в собственном сервисе компании. Оптимально подходит для малого бизнеса благодаря низкой стоимости.
Автоматизация инструментов маркетинга	Использование CRM-систем, программ для автоматизации BI-систем и контекстной рекламы.
M&M, межмашинное взаимодействие	Обеспечивает минимальное участие человека в моделировании и исполнении процессов, в которых он не всегда может адекватно, оперативно реагировать на изменения.
Big Data	Бизнес-аналитика на основе большого количества данных. Решение для крупных компаний: для обработки значительных объемов данных нужно специализированное оборудование.
Анализ информации в режиме реального времени	Возможность выполнения полностью синхронизированных операций благодаря эволюции систем автоматизации бизнеса в системы обработки транзакций в реальном времени.

 

Автоматизация бизнес-процессов является важным условием успеха организации любых масштабов, независимо от сферы деятельности или структуры. Быстро меняющаяся экономическая ситуация, необходимость снижения рисков, высокие скорости принятия решений – все это требует современных подходов. Благодаря использованию автоматики появляется возможность высвободить ценные ресурсы и сосредоточить максимум усилий на ключевых направлениях деятельности.

Бизнес-процессы предприятия

В бизнес-процессы включается последовательность этапов, шагов, функций и прочих действий, а также все взаимодействующие между собой участники организации (руководители, сотрудники, клиенты). Работа любого предприятия представляет собой ряд связанных бизнес-процессов.

Существует четыре основных вида бизнес-процессов:

• Ключевые. Создают ценность товаров/услуг, повышают их цену на стадии монтажа, производства или другой промежуточной ступени;
• Поддерживающие. Представляют ресурсы, важные для ключевых процессов, поддерживают инфраструктуру компании;
• Процессы развития. Предоставляют возможности для усовершенствования будущей работы предприятия. В процесс включают обучение или повышение квалификации персонала, а также планирование дальнейшей деятельности компании;
• Управляющие. Решают задачи компании при помощи оперативного управления, планирования, обучения, мотивации персонала.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия пройдет успешно лишь в случае, если руководитель умеет эффективно управлять этими процессами. Директор должен выстраивать работу компании так, чтобы бизнес-процессы выполнялись строго по составленной схеме и без сбоев. В идеале не должно уходить много времени на обработку документации.

Существует множество эффективных способов организации бизнеса. Наиболее рациональный вариант – комплексная автоматизация процессов на базе собственной или адаптированной модели информационной системы. Использование систем автоматизации позволяет увеличить прибыльность производства и значительно сократить издержки.

Существует ряд симптомов, которые указывают на необходимость комплексной автоматизации бизнес-процессов (в их числе и процессов снабжения) компании:

• Фирма работает с перебоями, сотрудники не могут координировать действия и выполнять их слаженно;
• В компании имеют место регулярные задержки, искажения и потери информации;
• При выполнении повседневной работы специалисты компании не могут отодвигать собственные интересы на второй план;
• Задачи фирмы выполняются неэффективно, клиентоориентированность развита очень слабо;
• У сотрудников нет четкого понимания того, как их деятельность сказывается на показателях организации;
• Нет явного распределения, кто из сотрудников отвечает за конкретные цели и функции предприятия;
• Отсутствуют временные рамки для выполнения задач;
• Компания не всегда работает в интересах клиентов.

Если хотя бы несколько из описанных признаков присутствуют в вашей компании – значит, требуется автоматизация бизнес-процессов, чтобы сделать деятельность предприятия более продуктивной и успешной.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

1. Определение целей автоматизации.

Прежде чем начать действия по автоматизации процессов бизнеса, необходимо поставить перед собой конкретные стратегические цели. Обдумайте, чего вы хотите достичь, какие задачи вам должна помочь решить автоматизация управления бизнес-процессами. Например, автоматизация бизнес процессов управления снабжением отличается от автоматизации работы с клиентами. Если в первом случае вам надо заняться оптимизацией логистики, прием\отправка груза и т.д. То во втором случае вам необходимо отслеживать другие показатели: звонки, эффективность воронки продаж и т.д.

2. Формализация бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов требуется определить, какие в них присутствуют подпроцессы, как движется информация, в какой последовательности выполняются мероприятия, какие есть ограничения и какими ресурсами вы сможете воспользоваться.

3. Оптимизация бизнес-процессов.

После разработки модели специалисты анализируют их, чтобы затем перевести из желаемой в реальную. Затем составляется план по достижению заданных целей с использованием процессов. В итоге выстраивается бизнес-процесс, из которого исключены лишние операции и задержки.

4. Разработка технического задания.

Определяются точные задачи, которые не могут быть решены без участия владельца.

5. Кодирование информации, разработка должностных инструкций.

Организация, которая занимается внедрением автоматических решений, выполняет кодирование информации. На данном этапе рекомендуется также начать разработку служебных инструкций, чтобы упростить обучение персонала в будущем.

6. Обучение сотрудников.

Этот этап требуется только тогда, когда структура рабочего процесса изменяется или планируется изменять состав сотрудников.

7. Опытная эксплуатация.

Оценить продуктивность системы автоматизации можно только одним способом: применить ее на практике. Этот этап поможет отладить рабочий процесс и избежать ошибок.

Бизнес-процессы: трудности перехода

Система автоматизации бизнес-процессов не всегда внедряется быстро и легко: в процессе могут возникать определенные проблемы и трудности. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них.

Затягиваются сроки реализации проекта.

Часто это случается, когда процессы не разбиты на управляемые блоки и контрольные точки не выделены. Решить эту проблему можно выделением общих логических схем, установкой последовательности операций внедрения системы автоматизации процессов бизнеса.

Отсутствуют логические рамки проекта.

Процесс не будет затягиваться, если в утвержденном документе будут четко прописаны временные ограничения. В роли последних могут выступать проектные решения или технические задачи.

Ресурсы привлекаются не своевременно, а их качество оставляет желать лучшего.

Оцените, какой объем ресурсов вам необходим и как быстро можно их вовлечь. Найдите компромиссное решение между необходимыми ресурсами, их реальным наличием и конкретным сроком реализации проекта.

Персонал компании не принимает нововведения.

Воспользуйтесь различными информационными ресурсами, чтобы сообщить сотрудникам об автоматизации процессов бизнеса. Особое внимание уделите важности внедрения. Если уладить конфликт не удастся, увольте организатора протеста.

Отсутствует реальное тестирование функциональных возможностей автоматизированных бизнес-процессов.

Для организации рабочего процесса требуется выделять положительные результаты. Для этого проанализируйте результаты после определенного временного периода, при необходимости доработайте полученные показатели до идеала.

Нет эффективной системы управления.

Решить эту проблему поможет приглашенный специалист по конфликтологии. Он поможет разрешить конфликты и споры между работниками и урегулировать сложные ситуации.

У проекта низкий приоритет, и его выполнение происходит по остаточному принципу.

Найдите и устраните причины небрежного отношения к проекту. Если ситуация не изменяется – замените исполнителя.

Цели проекта не определены, отсутствуют критерии достижения целей или оценки результатов.

Критерии оценки требуется составлять индивидуально, учитывая направление проекта. Определив конкретные цели проекта, вы упростите реализацию поставленных задач и быстрее добьетесь положительных результатов.

Автоматизация бизнес-процессов управления снабжением или других процессов в конечном итоге поможет вам оптимизировать работу предприятия, сделать ее эффективной.

разработка, внедрение, управление и автоматизация

Если вы не способны описать то, что делаете, как процесс – вы не знаете, что делаете. 

Эдвардс Деминг

2020 год войдет в историю как один из переломных периодов, повлиявших на жизнь и существование человечества. Пандемия привела к существенному кризису таких отраслей как авиаперевозки и туризм, повлияла на формат работы предприятий из других сфер. Не каждый бизнес смог преодолеть эти испытания, а менеджмент приспособиться к новым реалиям. Однако, если оценить компании, которые «выстрелили», то можно заметить несколько объединяющих их характеристик:

• продукты или услуги, предоставляемые такими компаниями, являются относительно новыми для рынка,
• компания достаточно быстро сумела перестроить свою работу под новые условия.

Высокая скорость адаптации бизнеса на изменения рынка может быть реализована при эффективной организации работы компании через правильную систему бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов помогает бизнесу чувствовать сбя увереннее в турбулентной среде. 

Понятие бизнес-процесса, основные виды бизнес-процессов

Бизнес-процесс (БП) — это реализуемый компанией алгоритм действий по преобразованию ресурсов для достижения определенных целей или KPI.

Существует три основные группы бизнес-процессов:

• Основные — процессы, описывающие основную деятельность компании. Обычно подобные действия составляют цепочку создания стоимости, в которой каждый шаг добавляет ценность  в создаваемый компанией продукт и в конечном счете образует конечную ценность для потребителя. Стоит также отметить, что эффективность данных процессов напрямую влияет на финансовые результаты деятельности компании.
• Вспомогательные процессы направлены на создание инфраструктуры, пригодной для организации основных бизнес-процессов. К вспомогательным относятся процессы, описывающие порядок организации работы в компании, проведения закупок, подготовки отчетности и др. Данные процессы не оказывают влияние на доход компании, но помогают ей нормально функционировать.
• Процессы управления в отличие от предыдущих типов, не включают в себя создание какого-либо продукта. Основная цель управленческих процессов заключается в координации, организации и контроле действий на всех этапах реализации основных и вспомогательных бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов в компании может происходить разными способами (см. рисунок).

Эволюция бизнес-процессов в компании 

Рассмотрим разные типы бизнес-процессов.

Важно отметить, что некоторые модели бизнес-процессы могут объединять в себе характеристики нескольких видов.

Предположим, что команда инициативных студентов создала старт-ап, который уже через год показал отличные результаты. При организации бизнеса, студенты-коллеги поняли, что расходы, которые каждый из них несет необходимо фиксировать – процесс формируется стихийно. В идеале, они могли создать таблицу в Google Docs, выделить несколько категорий расходов и вносить свои расходы ежемесячно, но на практике, скорее всего это будут заметки в телефоне у каждого из фаундеров.

С ростом компании и числа сотрудников в ней возникает необходимость формирования устава или правил внутреннего распорядка. Подобные документы могут служить примером описанных бизнес-процессов. Однако если начало рабочего дня в 9.00 по местному времени «написано пером», но на практике сотрудники подтягиваются ближе к обеду, сложно говорить о развитости процессного подхода в этой компании.

При увеличении объема бизнеса многие компании начинают использовать специальное ПО или приложения для трекинга заявок или клиентов. Подобные решения позволяют экономить время обработки данных и ускоряют процесс принятия бизнес-решений. Также сотрудников проще контролировать через различные сервисы мониторинга. У подобных процессов есть существенный недостаток: если использование программ или приложений вызывает неудобство у сотрудников, существуют риски некорректного отражения предоставляемой информации, потери ее актуальности, что в результате оказывает существенное влияние на принятие управленческих решений.

Важным этапом в становлении процессного подхода в компании является интеграция бизнес-процессов между подразделениями. В данном случае выстраивается рабочая система, которая позволяет обеспечить передачу информации между подразделениями с минимальными потерями. Организация процесса работы и взаимодействия становится проще и понятнее.

Высшая стадия развития бизнес-процессов в компании достигается, когда сотрудники начинают интуитивно действовать в рамках определенного процесса, а культура коммуникаций в компании располагает к организации деятельности определенным образом. Однако подобного поведения можно достигнуть только в случае выполнения нескольких условий:

• не стоит изобретать колесо. Бизнес-процесс должен быть основан на уже устоявшихся действиях. Так, например, если в компании для организации встреч успешно используется календарь, при описании и постановке БП следует это учитывать, а не искать или, еще хуже, изобретать альтернативу успешно работающему инструменту.
• вовлекайте сотрудников. При постановке БП следует провести работу с потенциальными исполнителями для каждого этапа работы. Важно оценить, какие сложности при получении и передаче информации между подразделениями существуют, выявить факторы, которые могут стопорить и драйвить процесс.
• в случае, если процесс реализуется на практике после описания, важно его протестировать. Лучше создать рабочую группу, которая, работая в рамках данного бизнес-процесса, сможет определить блоки для корректировки.

В дальнейшем бизнес-процесс может преобразовываться и изменяться в соответствии с работой и развитием компании.

При постановке бизнес-процессов компании преследуют несколько целей. Так отлаженный бизнес-процесс позволяет обеспечить экономию на расходах. Более того при правильной организации бизнес-процессов имеет место повышение качества производимой продукции, сокращение времени на ее создание, повышение производительности персонала.  

Алгоритм постановки бизнес-процесса

На верхнем уровне любой бизнес-процесс можно представить как “черный ящик”, в котором ресурсы с использованием технологий и труда преобразуются в продукт для конечного потребителя (рисунок 2).

«Черный ящик» бизнес-процесса 

По такому же принципу можно рассмотреть бизнес-процессы внутри компании. При этом в качестве ресурсов имеет место выделить информацию, к клиентам могут быть отнесены сотрудники отдела.

Постановку бизнес-процессов рекомендуется начинать с выделения основных видов деятельности. Важно отметить, что в некоторых компаниях имеют место несколько основных процессов. Так если компания распространяет свою продукцию в розницу и оптом, следует рассматривать два обособленных бизнес-процесса.

Наиболее эффективно выделить в основном бизнес-процессе от 7 до 12 шагов. Меньшее количество этапов может не в полной степени раскрыть бизнес-процесс, большее – слишком сильно детализировать его.  

Далее каждый этап рассматривается отдельно и при необходимости выделяются его подпроцессы. Важно также определить, как реализуются этапы процесса: некоторые действия идут последовательно либо параллельно.

Затем для каждого этапа процесса и подпроцесса выделяются ресурсы и средства, необходимые для его выполнения, назначаются исполнители и сроки.

После определения основных процессов следует таким же образом определить и описать вспомогательные и процессы управления в компании.

Если для постановки бизнес-процесса в компанию приглашается внешний консультант, для “поиска” процессов можно использовать штатное расписание сотрудников и их должностные инструкции, внутренние регламенты и положения, а также законодательные акты на которые опирается компания в процессе работы. Показатель эффективности этой работы — понятная для всех система процессов. 

Способы описания бизнес-процессов

Начинать постановку БП следует с его описания.

Существует несколько способов представления действий, которые были отмечены при описании алгоритма постановки БП. Рассмотрим наиболее используемые из них.

Текст

Наименее эффективный способ описания бизнес-процесса. Существует несколько недостатков у применения данного инструмента обособленно от других: 

• для подробного описания БП может понадобится большое количество времени,
• сложность восприятия информации, определения закономерностей и причинно-следственных связей между действиями.

Однако важно отметить, что некоторые БП могут быть описаны в текстовом формате. Так, например, при постановке управленческого учета в компании создается учетная политика, в которой детально описаны способы начисления и списания расходов и т.д. Также данный формат используется как при разработке бизнес-процессов в организации, так и в разработке регламентов либо устава компании.

Таблица, в которой обычно записываются входы (ресурсы) процесса, операция, проводимая над ними, исполнители и выход (результат) процесса.

Преимуществом подобного представления является простота формирования. Однако из недостатков стоит отметить сложность полного выстраивания понимания бизнес-процесса, а также отсутствие возможности отслеживания и системы контроля порядка операций, степени загрузки сотрудников на каждом шаге процесса. 

• Более удобным вариантом представления БП является графическое изображение.
• Для описания БП в графическом виде часто используются такие программы как MS Visio, XMind, EDraw и др.
• Форматы графического представления БП, применяемые консультантами, называются нотациями. 

Нотация IDEF0

Стандарт IDEF0 (ICAM DEFinition) был разработан в 1981 году в рамках обширной программы автоматизации бизнес-процессов промышленных предприятий ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing), предложенной департаментом Военно-Воздушных Сил США.

Методология IDEF0 – это технология, согласно которой система или процесс в целом рассматривается как множество взаимозависимых действий или функций.

Методология IDEF0 принята в качестве стандарта функционального моделирования в ряде стран, среди которых:

• США,
• Российская Федерация,
• Республика Беларусь.

Принцип описания процесса в данной нотации состоит в следующем: действие располагается в центре, а входы, ресурсы и технологии для его реализации располагаются по разные стороны от него (см рисунок).

Пример описания БП в нотации IDEF0

Далее процесс разбивается на подпроцессы и для каждого из них аналогичным образом прописываются ресурсы.

Детализация процесса в нотации IDEF1

Этапы процесса детализируются в зависимости от сложности процесса, однако, наиболее часто «погружение» происходит до 2 уровня.

В данной форме представления процесса наименования блоков – глагол, отглагольное прилагательное и т.д. Для обозначения стрелок обычно используются существительные.

Нотация eEPC.

extended Event-driven process chain (eEPC) – расширенная цепочка процесса, управляемого событиями. Нотация eEPC была разработана в конце 80-х специалистами компании IDS Scheer AG (Германия). eEPC относится к классу work flow нотаций (описания потоков работ). 

Иллюстрация процесса с использованием данной нотации является наиболее “приятной глазу”, поскольку каждый элемент процесса отображается специальным знаком или формой. Данная нотация позволяет описывать сразу несколько уровней процесса, что упрощает восприятие процесса.

Таблица — Основные значения для описания процесса.

пример описания процесса в нотации eEPC

Если процесс описывается исключительно для внутреннего пользования компании, могут быть использованы и другие способы представления информации. Однако представленные нотации можно считать “единым” языком, используемым при описании БП, а правильное и уместное их использование для описания БП – профессиональным этикетом.

Автоматизация БП

Цель автоматизации — закрепить описанные бизнес-процессы. В период развития информационных технологий постановка бизнес-процессов  в компании стала значительно проще. Существуют разные методы автоматизации, доступные компаниям разного уровня. На рынке существует множество программных решений, позволяющих автоматизировать отношения фирмы с внешним миром. Так для организации взаимодействия с поставщиками и клиентами, участвующими в цепочке создания стоимости, а также для обеспечения корректного перетока информации между подразделениями компании используют CRM (customer relationship management) и BPM ( business project management) системы.

CRM — это программа, цель внедрения которой состоит в сборе информации от поставщиков и клиентов и ее аналитике для увеличения эффективности бизнеса. Также CRM системы являются инструментом для автоматизации для анализа маркетинговой стратегии компании, воронки потребителей, взаимоотношений с клиентами и др. Подобные программы оптимально использовать, если компания работает с широкой сетью поставщиков или покупателей, собирает о них информацию (big data) на регулярной основе и упорядочивает ее определенным образом для дальнейшего анализа.    Пример аналитики CRM.

Некоторые CRM также позволяют собирать данные о степени готовности и объеме продукции компании.При выборе CRM следует обратить внимание на специфику бизнеса компании, интеграцию ПО с другими используемыми в деятельности организации продуктами. Также важно учитывать, что для организации процессов в компании с применением CRM понадобиться время: важно не только перенести имеющиеся данные, что может быть довольно сложной и длительной процедурой, но и научить сотрудников использовать CRM, дать им привыкнуть к нововведению. 

Если собирать метрики нет необходимости, внутри компании достаточно использовать программы для организации работы и взаимоотношений между сотрудниками либо подразделениями — project management systems. Такие программные решения позволяют в т.ч. мониторить время сотрудников проведенное в интернете, сроки подготовки документов и ход работы над проектами.

Ответственному за постановку процесса в компании следует быть готовым к тому, что внедрение бизнес-процессов может быть воспринято “в штыки” сотрудниками. Сгладить данный процесс можно за счет постепенной имплементации ПО в работу, организацию обучения по его использованию, объяснения необходимости внедрения такой системы. Порой может помочь даже информирование об успешных кейсах, покажите, как другие компании автоматизировали процессы и на какие показатели это повлияло. 

На практике некоторые компании начинают подкреплять поставленные процессы административным ресурсом. Несомненно, в этом есть смысл, однако наказание сотрудников за невыполнение каких-либо действий может иметь место при соблюдении некоторых условий:

• новый поставленный процесс согласован и одобрен руководителем,
• все ответственные за его выполнение сотрудники уведомлены о своей вовлеченности и знают каким-образом они должны участвовать в процессе, какие инструменты и формы отчетности для этого используются.

Однако более действенно применять инструменты контроля в комплексе с элементами поощрения. На первых порах следует дополнительно мотивировать, и не обязательно материально, сотрудников на организацию работы новым образом.

Автоматизация бизнес процессов компании | предприятия

Автоматизация бизнес процессов предприятия в широком смысле — это процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде как физическом, так и интеллектуальном. Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса: от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, «Agora» предлагает целый набор решений по автоматизации и оптимизации бизнес процессов: создание B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков, системы управления контентом сайта интернет-магазина, отраслевых b2b-решений и др.

Сегодня расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашей компании или предприятию.

Автоматизация бизнес процессов: что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017 года сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будут автоматизированы к 2055 году. Это «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь в первую очередь идет о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация бизнес процессов это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, — ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже несколько доводов для тех, кто считает, что автоматизация бизнес процессов компании им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов — от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов — стоит денег. Теоретически их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как опять же считают в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле. По итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизированных решений в денежном выражении превышают затраты в 3—10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора», в том числе в тех индустриях, где без человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков Agora Optima, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10—15%.

Конечно же, это не означает что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые нужно будет интегрировать между собой, работе с которыми придется учиться. А это гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся рутинных процедур — их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации бизнес процессов могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами. Например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн — вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения: убежденности, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет: затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека — не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций, как ее выполнять, — меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит вице-президент BiggerPockets Брэндон Тернер:
 

«Я не знал, что конкретно должен делать [мой] персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было. В итоге этот человек просто сидел без работы».

Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять, как ее выполнять и каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен — вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Разумеется, речь не идет о том, что решения по автоматизации бизнес процессов лучше людей. Это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам не о чем беспокоится. Их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию и оптимизацию бизнес процессов — желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя». Он проявляется у руководителей предприятий, которые хотят чувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и все бизнес процессы компании. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время — невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых, — избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя». Как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив. Ведь никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Но это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы — не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к врачу-специалисту. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же. Компании, для которых решение таких задач — основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности. Но она точно будет надежной, ведь до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит

1. Экономия на автоматизация и оптимизация бизнес процессов — это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время — свое или сотрудников — которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию и оптимизации бизнес процессов компании с рутинных и понятных задач.
2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника предприятия работу, которую может сделать машина. Машину не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными и творческими вопросами.
3. Не бойтесь, что решения по автоматизации и оптимизации бизнес процессов лишат вас возможности контролировать ситуацию. Они сэкономят вам время, и вы займетесь действительно важными управленческими задачами. Кроме того, вы всегда сможете следить за сводными аналитическими показателями. Это гораздо полезнее для развития компании, предприятия чем выполнять всех работ вручную.
4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис. В том числе потому, что уже помог многим компаниям.

Во второй части статьи мы расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов компании и предприятия это не помощник для ленивых и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует — и это нормально.

Автоматизация бизнес процессов

Современный бизнес в некоторой степени отличается от бизнеса предыдущих поколений, если говорить о мире в целом, и в корне, кардинально – от предпринимательской деятельности в нашей стране, где было достаточно просто выполнять свою работу и производить определенный «плановый» продукт, без оглядки на внутреннюю эффективность. Но изменение политической ситуации в стране, мировой технический прогресс вместе с конкуренцией изменили вектор построения компаний, по сути, вынудив предпринимателей новой эры концентрировать свои усилия, в первую очередь, на продуктивности работы. Произошло сразу несколько серьезных преобразований бизнеса, бизнес-инструментов и бизнес-систем, одним из которых стало появление таких понятий, как процессное управление и бизнес-процессы.

О том, почему процессное управление сегодня – самый продуктивный метод управления бизнес-цепочками внутри компании, какую роль бизнес-процессы и их автоматизация играют в компаниях, каким образом, собственно, возможно автоматизировать процессы и что дает с точки зрения результативности система автоматизации бизнес-процессов компании – поговорим в сегодняшнем материале.

Развитие бизнес-процессов в современном мире

В некотором смысле бизнес-процессы существовали еще на заре предпринимательской деятельности. Интуитивно люди, которые занимались торговлей, уже выстраивали некоторые упорядоченные наборы последовательных действий, чтобы достигнуть какого-то результата в плане экономической эффективности. Тогда для них, скорее всего, это выглядело просто логичным или удобным способом организации своей предпринимательской деятельности. Поэтому термин «бизнес-процесс» вошел в употребление, означая нечто понятное на интуитивном уровне любому, кто занимается бизнесом.

Изначально бизнес процессы фактически представляли собой инструкции, фиксировавшие наиболее корректное описание того, как надо выполнять определенные действия. Технически это были разрозненные регламенты того, как компания выполняет те или иные процедуры. Позже предприниматели осознали необходимость работы с этими документами на более глубоком уровне. Это был первый опыт исследования бизнес-процессов, чтобы повысить их продуктивность.

В 20-х годах XX века процессы начали описывать не только словами и последовательностью, но простейшими блок-схемами с графическим оформлением взаимосвязей на подобии: «если сделать так – будет это, если сделать иначе, будет то». Потом пришло время связанных алгоритмов, вместе с которыми бизнес-процессы, как элемент управления эффективностью и предприятием в целом, все более формализуется и закрепляется в качестве MUST HAVE во всех отраслях предпринимательской деятельности.

С приходом компьютерной эры и открытием новых возможностей в части технического сопровождения бизнес-процессов, начались попытки перевода бизнес процессов в электронный вид, формирования устойчивых горизонтальных и вертикальных связей между различными процессами, а вместе с этим и первые попытки автоматизации небольших участков деятельности.

Все это и являлось прародителем будущей тотальной автоматизации бизнес-процессов, направленной на повышение эффективности компании. Впоследствии целый ряд разработчиков, увидевших потенциал автоматизации бизнеса и возможность разработки решения, которое можно будет внедрять фактически неограниченное количество раз в разных компаниях, вышли на рынок автоматизации и стали предлагать бизнесу различные решения в области бизнес процессов, применимые для любых функциональных уровней бизнеса.

Началось тотальное моделирование бизнес-процессов, появились электронные системы контроля и учета, качества, развились процедуры стандартизации и регламентирования нормативных показателей и путей минимизации отклонений от них.

Так сформировалась и продолжила свое развитие идея о необходимости строить ориентированный на результат бизнес, опирающийся на определенные стандарты. Фактически, это был ответ на вызов времени и необходимости повышать свою конкурентоспособность, это «ответ на вызов потребителей» и логичное развитие компаний и рынка.

Бизнес-процесс как ключ к успеху

Любая коммерческая компания ориентируется на единственный результат – заработок денег. Для достижения этой цели в компании, в зависимости от сферы ее деятельности и размера, осуществляется определенное количество действий. Все они при этом должны иметь определенный конечный результат, а совокупность этих результатов в итоге приводит компанию к реализации поставленной задачи и получению прибыли. Поэтому любая компания независимо от вида ее бизнеса, отрасли, географии и других характеристик будет представлять собой систему взаимосвязанных бизнес-процессов независимо от того, чем эта компания занимается.

Любой бизнес-процесс в компании, в свою очередь, имеет владельцев и цепочку участников, совместная работа которых в рамках определенного запланированного стандарта обеспечивает достижение нормативного результата. Помимо этого каждый процесс имеет заданные точки контроля, по которым владельцы процессов могут контролировать промежуточные результаты и при необходимости принимать управленческие корректирующие меры.

Именно в совокупности результатов различных процессов компании и заключается цель основной деятельности.

Сегодня управление бизнес-процессами стало не просто важной, а скорее неотъемлемой частью бизнеса эффективных предприятий. Сложно представить себе по-настоящему прогрессивную и экономически эффективную компанию, система организации которой не базировалась бы на процессном подходе к бизнесу. Составными частями бизнес-процессов регламентируются нормативные производственные показатели, расходы финансовых и производственных ресурсов, продуктивность персонала и фактически экономический потенциал предприятия.

Рис.1 Управление бизнес-процессами в рамках ECM

Параллельно бизнес-процессы стали выполнять и еще одну важнейшую функцию: нейтрализацию влияния человеческого фактора. Независимо от степени технической оснащенности компании или уровня технического прогресса в компаниях все равно работают люди, а не роботы, поэтому на определенном организационном уровне влияние человеческого фактора проявляется в любом случае. Для того чтобы возникла возможность нормативного контроля действий персонала, в бизнес-процессах прописываются ключевые показатели эффективности для сотрудников компании, степень их ответственности и фактической продуктивности в рамках рассматриваемого процесса. Таким образом, обеспечивается органическое функционирование системы, в которой «все на своих местах» и контроль ведется не только за итоговой результативностью процесса, но и за вкладом в процесс каждого включенного в него звена бизнес цепочки.

С аналитической точки зрения система бизнес-процессов становится источником индикаторов, метрик и знаний для менеджмента организации, поскольку позволяет не только контролировать текущий статус, но и формировать прогнозы и сценарии для повышения эффективности компании в перспективе. Аналитика бизнес процессов, или как это принято называть в экономической литературе – исследование бизнес процессов, позволяет максимально детально рассматривать бизнес с точки зрения ориентира на продуктивность. Менеджмент при правильном подходе к модернизации процессов может постепенно улучшать практически все ключевые показатели компании:

• Улучшить производственный процесс с точки зрения его скорости, стоимости и качества продукции;
• Повысить продуктивность и эффективность персонала, а также вытекающие из этого вопросы личной финансовой мотивации и общего фонда расходов труда на персонал;
• Оптимизировать административный блок процессов и расходов операционного характера;
• Повысить качество внутренней структуры, порядка документооборота и внутренней операционной дисциплины в компании;
• Улучшить качество внешних и внутренних коммуникаций компании.

Вообще, процессный подход предполагает постоянное улучшение и стремление к бесконечной оптимизации компаний, поэтому перечислить все функциональные центры, работу которых можно улучшать на основе аналитики процессов этих центров – невозможно. Поэтому необходимо в первую очередь руководствоваться логикой и ориентироваться на специфику конкретной организации, здраво оценивая реальный потолок улучшения того или иного процесса. Улучшение ради улучшения не имеет никакого смысла с точки зрения повышения экономической эффективности. Индивидуальные особенности конкретного бизнеса гораздо лучше определят необходимость и правильный путь для оптимизации, чем шаблонные улучшения, пропитанные философией бесконечного повышения эффективности.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталья Севорина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Автоматизация бизнес процессов как путь в будущее

Эра цифровой экономики дала бизнесу множество новых возможностей для повышения собственной процессной эффективности. Ведущие бизнес-аналитики активно трудились над разработкой темы процессного управления и оптимизации бизнес процессов в последние десять лет. Было разработано множество различных подходов и принципов управления компаниями, основанных на методике бизнес-процессов, и каждый из них заслуживает особого внимания (в частности внедрение 1С для автоматизации также подразумевает возможность управления бизнес процессами). Они могут обладать разной степенью эффективности для конкретной компании, поскольку в какой-то мере зависят от вида бизнеса, масштаба и других характеристик экономики предприятия, но все они позволяют сделать вывод, что автоматизация бизнес процессов – это самый короткий путь к прогнозируемой модели управления и развития бизнеса.

На этом пути автоматизация бизнес процессов дает возможность повысить конкурентоспособность через увеличение продуктивности конкретного участка бизнес цепочки, облегчая ряд совершенно стандартных операционных процедур:

1. Автоматизация упростит вопросы учета и отчетности, первичного бухгалтерского учета, ввода больших массивов информации, контроля товарных остатков и прочих математически/вычислительных процедур, которые традиционно являются преимущественно ручным блоком трудоемких операций. Чаще всего это достигается внедрением в практику использования автоматизированных IT-технологий, ориентированных на обработку документов и самостоятельное проведение операций, замены ввода данных на различные элементы сканирований и прочие упрощения таких рутинных процедур.
2. Автоматизация процессов позволяет сократить или оптимизировать основные издержки предприятия. Основными расходными статьями традиционно являются производственный процесс и персонал компании, а автоматизация процессов даст возможность выделить основные узкие места и ключевые неэффективные звенья кадрового состава, а также добиться снижения расходов за счет исключения этих составляющих из операционной деятельности.
3. Автоматизация процессов дает возможность повышать качество выпускаемой продукции за счет соблюдения нормативных требований и реализации мероприятий внутреннего контроля.
4. Автоматизация процессов дает возможность высвободить интеллектуальный ресурс управленческого звена и ключевых специалистов компании, перенаправив их усилия с выполнения трудоемких и рутинных ручных операций на развитие компании.

Рис.2 Выгоды от автоматизации бизнес процессов

Главный принцип любой автоматизации заключается в том, что она должна быть интегрирована на все уровни организационной структуры, связанные с данным (автоматизированным) бизнес-процессом. Нельзя автоматизировать процесс документооборота, не включив в него курьерскую службу компании и секретариат. Или, например, автоматизировать какой-либо цикл производственного процесса, но не автоматизировать вопросы логистики или работы с рекламациями клиентов. Если бухгалтеры продолжают считать платежки руками на калькуляторе, имея автоматизированный процесс согласования счетов и визирования оплаты, то бизнес процесс можно считать автоматизированным не полностью. А это, в какой-то мере, лишает его смысла вообще, потому что в случае возникновения ошибки (человеческий фактор), отследить ее вовремя не получиться, и она повлияет на последующие процессы.

Компании сталкиваются с разными сложностями при автоматизации бизнес процессов в зависимости от своих внутренних особенностей.

Например, ведение ручной бухгалтерии и разрозненного финансового учета табличного вида, по сути, тоже имеет определенное количество процессов внутри своей структуры, но внедрение комплексной автоматизации в это рабочее поле вызовет определенные проблемы, обусловленные не только техническими особенностями, но и противодействием со стороны персонала.

Поэтому проекты по автоматизации бизнес процессов почти всегда разрабатываются с нуля, так как невозможно, не погружаясь в специфику компании, определить те проблемы, которые могут всплыть в отдельно взятой организации. Случаются ситуации, когда менеджмент принимает решение об автоматизации, не приняв в расчет, что компания к ней попросту не готова, и реализовать проект не представляется возможным в принципе. Для того чтобы этого избежать, следует отчетливо представлять цель, которую необходимо достичь в результате автоматизации, определить, какие ресурсы нужны для достижения цели, какой персонал будет вовлечен в реализацию автоматизированного бизнес процесса, и какие рыночные тенденции могут оказать влияние на бизнес процесс в краткосрочной перспективе.

Только проработанная стратегия автоматизации процесса может обеспечить конечный результат и исключить риск работы ради работы. Всем известны примеры полной неработоспособности бизнес-процессов после их «автоматизации» или ситуации, когда невозможно завершить проекты по автоматизации из-за внутренних факторов. Поэтому немного остановимся на типичных проблемах, с которыми сталкиваются компании, занимающиеся внедрением 1С для автоматизации документооборота и бизнес процессов:

1. Ошибки при переносе процесса в автоматизированную систему – самая частая проблема, вызванная желанием сэкономить. Неопытные менеджеры, чаще всего сами держатели процесса, пытаются перенести свою работу в информационное поле и автоматизировать. В результате – потеряны детали, нарушена или вообще не соблюдается логика, нет последовательности автоматических действий, а весь автоматизированный процесс можно назвать разве только «костылем». Это логичный результат, потому что профессионалы продаж не могут быть профессионалами в области построения автоматизированных бизнес процессов. Такая работа требует особой квалификации и опыта, а результат может быть достигнут только совместными усилиями узких специалистов и владельца процесса. Если речь идет о процессе распространяющимся за рамки одного подразделения или компания решила автоматизировать сложный процесс (закупочный, производственный и т.п.), то только квалифицированная команда способна детально исследовать процесс «как есть» и создать работоспособную автоматизированную схему.
2. Саботаж автоматизации – это проблема, которая делит пальму первенства с ошибками при переносе процесса в автоматизированную систему. Команда, понимая, что автоматизированный процесс высвобождает у них временной ресурс, начинает мешать внедрению автоматизации, руководствуясь инстинктом самосохранения или элементарным нежеланием что-то менять в работе и учиться новому. Эту проблему достаточно сложно нивелировать на сто процентов, хотя при грамотном менеджменте и наличии реальных планов на ресурс в лице персонала, можно донести до команды, почему менеджмент принял решение об автоматизации, и какую роль в дальнейшем будет играть тот или иной специалист. Конечно, это не сработает, если ключевая цель автоматизации – сокращение издержек на персонал (а для многих компаний персонал по-прежнему остается самым дорогостоящим звеном).
3. Техническая неподготовленность персонала – проблема, которая проявляется, как правило, либо в самом начале автоматизации, либо, наоборот, когда проект закончился и уже запущен. Вопрос торможения автоматизации в связи с техническими затруднениями, по сути, меньшее из зол, с которым можно столкнуться в этой сложной работе, поскольку всегда есть возможность произвести обучение персонала и создать в компании внутреннюю систему наставничества во избежание таких проблем в будущем.
4. Не рассчитали свои силы – проблема инвестиционного характера. Планы на автоматизацию формулировались колоссальные, ресурсы компании были посчитаны неверно, и поэтому в какой-то момент стало очевидно, что на реализацию проекта не хватает ресурсов. Что делать? Оптимизировать сам процесс внедрения (время, скорость), искать ресурсы (заемные, отсрочки), менять условия (добиваться скидок, менять подрядчиков, сокращать объемы команд) и искать возможности для завершения процесса автоматизации любыми доступными способами, если он в итоге сулит компании прибыль.

Если указанные выше ошибки бизнесу удалось преодолеть, поскольку проблемные ситуации были проработаны заранее, перед ним встанет вопрос, как правильно отрегулировать автоматизированный бизнес процесс. Рассмотрим свойства таких бизнес-процессов поподробнее:

• Автоматизированный бизнес процесс должен обладать целью и задачами, которые компания решает в рамках этого бизнес процесса. Это значит, что любой пользователь процесса и менеджер компании, взглянув на бизнес процесс, может понять, какова конечная цель бизнес процесса, какие задачи необходимо выполнить, а также кто возьмет на себя ответственность за их выполнение на пути к этой цели. Например, если автоматизированный бизнес процесс – кросс-сейл товарных остатков прошлого года, то глобальная цель такого проекта заключается в том, чтобы распродать залежавшийся товар. Задачи на пути к достижению этой цели: формирование товарного ассортимента, написание скрипта на сайт, прикрепляющего товары по особому алгоритму в рекомендации покупателям, е-мейл рассылка по установленным правилам, установление скидок на товар прошлой коллекции и прочие действия, за каждым из которых закрепляется ответственный специалист или подразделение.
• Четкий автоматизированный процесс должен быть отрегулирован во времени. Это фактически главный принцип процессного управления: все действия и организация работы должна укладываться в какое-то регламентное время. Соответственно, говоря о первом примере с распродажей остатков, у такого проекта должен быть определен диапазон активности и скорость продуктивности. Диапазоном будет ограничено время начала работы и подведения результатов по процессу в целом, а скорость продуктивности (также измеряемая временем) даст возможность анализировать вклад каждого звена процесса в общий результат, контролируя при этом нарушение сроков исполнения работ, не обоснованное объективными причинами.
• Автоматизированный бизнес процесс должен иметь разделение на этапы и точки контроля. Это помогает контролировать ход выполнения процесса в зависимости от его стадии или фазы, распределять ответственность между участниками процесса и дополнительно оперативно анализировать процесс на этапе неполного завершения. Важно заметить, что внутри этапов команде предоставлена максимальная свобода действий и последовательности их активностей, но на точках контроля требуется жесткая отчетность по нормативному результату этапа и беспрекословное соблюдение назначенных сроков.
• Система нормативов автоматизированного бизнес процесса должна содержать достаточно сведений для возможности контролировать ход процесса. Процесс обязательно регламентируется набором документов и отчетностью. Совокупность этих элементов управления процессом позволяет команде искать выходы из затруднительных ситуаций в рамках установленного поля, а не просто следуя инструкции.
• Автоматизированный бизнес процесс можно рассмотреть не только с точки зрения указанных ранее аспектов, но и в разрезе используемых для его реализации ресурсов: рабочих часов, финансов, оборудования, технологий и прочего. Все эти вопросы должны быть изначально продуманы и рассмотрены на этапе внедрения бизнес процесса с учетом неких прогностических изменений ситуации, чтобы гарантировать завершение бизнес-процесса запланированным результатом.
• Ответственные за исполнение и результативность бизнес процесса люди. Насколько бы ни была совершенной система автоматизации бизнес-процессов, ей нужен живой контролер, способный смотреть на ситуацию глобально и критически. Поэтому любой автоматизированный бизнес процесс должен быть обеспечен ответственными за его исполнение сотрудниками, задача которых заключается не только в предметной функции, но и в контроле ключевых точек процесса.
• Информирование участников – важнейший элемент взаимосвязанной системы бизнес процессов, который является также и инструментом контроля. Наибольшую продуктивность показывают системы автоматического информирования обо всех происходящих в бизнес процессе действиях, построенные по принципу точек, на которых система сама генерирует уведомления и информирует особый список участников. Конечно, ручное информирование тоже работает, но требует дисциплины и очень часто дает определенные сбои.

Рис. 3 Свойства эффективных бизнес-процессов

Исходя из вышеперечисленного, очевидно, что автоматизация бизнес процессов, вне зависимости от локации, отрасли, рынка или направления бизнеса, то есть для любой компании – это принципиально новый уровень ведения бизнеса. Переоценить выгоды от внедрения автоматизированных бизнес-процессов невозможно, поскольку в эпоху жесточайшей конкуренции и цифровой экономики они становятся абсолютной необходимостью для тех компаний, которые хотят сохранить и приумножить свою долю рынка. Внедряя у себя автоматизированные бизнес процессы, компания не просто получает в свой актив определенный набор очевидных преимуществ по сравнению с конкурентами, она выводит свой бизнес на принципиально новый уровень ведения бизнеса. Отчасти этот процесс можно назвать мировоззрением, ориентированным на внутреннюю результативность и повышение эффективности. В двадцать первом веке ручной труд больше не является основой экономики, и компании могут ускорить свое развитие, увеличить продуктивность и скорость своей работы, улучшить показатели качества обслуживания или снизить затраты за счет интеллектуальных достижений человечества в области автоматизации бизнес-процессов.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (АБП) — это использование технологий для автоматизации повторяемых повседневных задач. Он ускоряет выполнение работы за счет направления информации нужному человеку в нужное время с помощью определенных пользователем правил и действий. BPA помогает организациям оптимизировать такие процессы, как прием на работу сотрудников, кредиторская задолженность, управление контрактами и многое другое.

Ключевые элементы для определения процесса автоматизации:

• Процесс требует согласованности во всей организации
• Процесс повторяется
• В процессе не должно быть ошибок, каждый раз

Это не просто замена бумага с PDF-файлами — Автоматизация бизнес-процессов стремится сделать процессы более рентабельными, оптимизированными, защищенными от ошибок и прозрачными.Благодаря автоматизированным процессам организации экономят время и обеспечивают внедрение передовых практик для повышения общей операционной эффективности. Ниже приведены три распространенных бизнес-процесса и то, как организации добились положительных изменений за счет автоматизации:

Подбор кадрового персонала

Пример: Инженерный колледж Техасского университета A&M
Задача процесса: Колледж взял на себя инициативу, которая увеличила бы набор студентов более чем на 65 процентов к 2025 году.Это означало, что колледжу необходимо было нанять новых сотрудников, чтобы справиться с притоком студентов при одновременном снижении затрат. Однако прежний процесс адаптации персонала был бумажным и требовал много времени. Если колледж собирался достичь своей цели, ему необходимо было устранить неэффективность и упростить процесс адаптации сотрудников.

Автоматизация адаптации персонала с помощью Laserfiche позволила Инженерному колледжу нанять более 3400 сотрудников чуть более чем за год. Другие отделы также начали реинжиниринг собственных процессов и делятся успехами в масштабах всего кампуса. Новая система создала новую культуру сотрудничества и инноваций для максимально эффективных процессов.

Щелкните здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации управления персоналом.

Счета к оплате

Пример: Город Бока-Ратон
Проблема процесса: Процесс расчета кредиторской задолженности в городе Бока-Ратон в значительной степени основывался на бумажных счетах и ​​копиях, направляемых вручную. Иногда бумажные копии терялись или задерживались на чьем-либо столе, что приводило к неоплаченным счетам и расстраивало поставщиков.Оформление документов и ответы на телефонные звонки от поставщиков отнимали время сотрудников, которое лучше было бы потратить в другом месте.

Благодаря своей автоматизации город отслеживает все счета с момента их получения до окончательного платежа. Город значительно сократил количество ошибок обработки, повысив удовлетворенность клиентов в результате более быстрого и эффективного процесса.

Щелкните здесь, чтобы получить полное руководство по автоматизации счетов к оплате.

Управление контрактами

Пример: Heifer International
Задача процесса: Heifer International стремится вывести 4 миллиона семей из бедности к 2020 году.Для этого некоммерческой организации необходимо было повысить эффективность и упростить сотрудничество между своими командами и партнерами по всему миру. Имея документы, составленные на основе 70 лет работы, и сотни контрактов, требующих проверки для каждого проекта, Heifer необходимо было централизовать информацию и оптимизировать процессы управления контрактами, чтобы быстрее помогать большему количеству людей.

Члены команды телок по всему миру теперь могут совместно работать над проектами, которые помогают семьям, независимо от того, находятся они в Арканзасе или Непале. Юридическая экспертиза контрактов упрощена, что ускоряет выполнение проектов, включая доставку продуктов питания и принадлежностей. Heifer продолжает выявлять дополнительные операции вспомогательного офиса, которые можно сделать более эффективными и высвободить ресурсы для программных инициатив.

Готовы узнать больше о технологии BPA? Загрузите это бесплатное руководство , чтобы узнать, как автоматизация процессов повышает эффективность рабочего места и экономит время и ресурсы на предприятии.

Все об автоматизации бизнес-процессов

Приходя из самых разных компаний, наши эксперты предлагают широкий спектр мнений о текущем и будущем состоянии BPA.Некоторых беспокоит революционная технология, которую может принести BPA (в отношении робототехники и искусственного интеллекта), в то время как некоторые довольны тем, что она помогает улучшить их бизнес.

Она продолжает:

• Удалите процесс, т. Е. Удалите ненужные или повторяющиеся шаги. Начните снова с голых костей.
• Упростите процесс. Ищите способы объединить шаги, минимизировать шаги или оптимизировать весь процесс.
• Стандартизируйте процесс. Сделайте процесс повторяемым (и, надеюсь, автономным) и задокументируйте передовой опыт.
• Поддерживать процесс. Продолжайте совершенствоваться, потому что идеального процесса не бывает!

Робертс отмечает: «Оптимизация процессов — это мой опыт, поэтому у меня здесь большой опыт. Вот один общий пример: я работал над процессом управления техническими рисками, который включал оптимизацию процесса и устранение неполадок. Сбои в процессе были в два-три раза больше, чем планировалось. Удовлетворенность персонала была низкой. Годовые бизнес-цели не были выполнены. После автоматизации и оптимизации этого процесса количество сбоев в процессе сократилось до 10% от плана.Удовлетворенность персонала увеличилась на 20 процентов. Компания начала выполнять поставленные задачи и сэкономила более 3 миллионов долларов за счет повышения эффективности. Поговорим о серьезных результатах от автоматизации!

«Что касается будущего автоматизации бизнес-процессов, я вижу, что компании все больше склоняются к автоматизации на основе компьютеров, чтобы в максимальной степени исключить действия человека. Вмешательство человека потребуется только для комплексного устранения неполадок, анализа более высокого уровня, надзора и стратегического мышления ».

«Я использую Zapier для автоматизации своей работы и сбора пользовательских историй для публикации в блогах.После составления списка пользователей, к которым нужно обратиться в таблице Google, я настроил автоматизацию между своими таблицами Google и Gmail. Затем, каждый раз, когда я обновляю строку в своем листе Google, система отправляет пользователю персонализированное электронное письмо с использованием созданного мной шаблона. В электронном письме есть ссылка на опрос Typeform с парой вопросов. После того, как пользователи отправят опрос, их ответы автоматически отправляются обратно в Google Sheet. Благодаря этой автоматизации я могу тратить больше времени на создание части контента и меньше времени на сбор информации, которую я собираю вручную.”

«Лучший способ оптимизировать автоматизацию маркетинга — соединить ее с платформой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Если ваш бизнес приносит доход за счет объединения маркетинговых и торговых кампаний, ваша система должна быть интегрирована. Подключение вашей платформы автоматизации маркетинга к CRM поможет маркетологам в вашей команде связать важные стратегии кампании с финансовыми результатами. Это обеспечит вашим продавцам лучшее представление о потенциальных клиентах и ​​потенциальных клиентах.Это также позволяет вашей маркетинговой команде передавать потенциальных клиентов в отдел продаж, ничего не экспортируя вручную ».

«Я работал со многими клиентами, чтобы повысить эффективность их бизнес-процессов. Основной способ достижения эффективности — интеграция финансовых и операционных приложений. Есть много способов использовать облачные приложения, чтобы избавиться от избыточности, уменьшить задержку / доступность данных и, исключив вмешательство человека, повысить точность сбора данных.Вы часто будете замечать, что человек, вводящий или перемещающий данные в процессе, подвержен неточностям и задержкам в офисной жизни. Автоматизируя эти процессы, вы уменьшаете или устраняете неточности и можете значительно сократить время, необходимое для получения данных, которые можно предпринять.

«Например, автоматизация одного процесса касалась дистрибьюторской компании, которая продавала в первую очередь крупным розничным торговцам. В старом состоянии у организации не было окна с информацией о том, что заказывают клиенты, до тех пор, пока склад не выполнит заказ.Кроме того, они получали отчет раз в неделю, что требовало от кого-то вручную манипулировать данными и импортировать данные в бухгалтерское программное обеспечение.

«В новом состоянии каждый раз, когда клиент размещает заказ, он мгновенно создается в бухгалтерском программном обеспечении. Затем он отправляется на склад для исполнения. После выполнения он автоматически конвертируется в счет, который может быть отправлен клиенту. Это позволяет руководству в режиме реального времени видеть, что было заказано, что не выполнено, что было отгружено и когда компании заплатили. Все эти данные доступны на любом устройстве, подключенном к Интернету, и не требуют вмешательства человека. Излишне говорить, что исполнительной команде нравятся новые идеи!

«Я думаю, что в ближайшем будущем мы увидим, что BPA изменится. Мы увидим более широкое распространение ИИ, что позволит отклониться от бинарного процесса. Сейчас существуют приложения, которые могут справиться со многими из этих задач. Однако из-за финансовых ограничений внедрение в небольших компаниях чрезвычайно сложно.По мере того, как технология становится более развитой, а стоимость снижается, искусственный интеллект станет гораздо более популярным ».

«Мы помогаем нашим клиентам решить технологические проблемы. После того, как они определили свои процессы автоматизации, мы позволяем им реализовывать эти процессы поверх облачных систем, которые они используют. Например, автоматизация маркетинга через электронную почту, социальные сети и мобильные каналы для привлечения потенциальных клиентов, автоматизация процесса продаж на основе CRM клиента, внедрение программного обеспечения для совместной работы и использование документов для сокращения цикла продаж и привлечения большего числа потенциальных клиентов. С технологической точки зрения существует множество инструментов, способствующих использованию BPA: искусственный интеллект, боты и инструменты автоматизации / интеграции (например, наши). В 2016 году вокруг того же самого было много шума. Это упростит достижение BPA, когда позаботятся о людях и частях процесса ».

«Итак, я задаю себе вопрос: Что происходит в обществе, основанном на потребителях, когда потребители постепенно вытесняются с рынка труда из-за технологий, основанных на искусственном интеллекте? И следствие: кто работает над этой частью уравнения так же быстро, как эволюция смещения? Другими словами, где создаются новые рабочие места со скоростью, даже отдаленно приближающейся к потерям? Сейчас мы видим, что низкооплачиваемые рабочие места с неполным рабочим днем ​​и в сфере услуг заменяют карьеру.

«К сожалению, никто, по крайней мере, насколько я могу судить, не обращает внимания на этот факт. Все меньше и меньше людей требуется для предоставления товаров и услуг многим. Продлите эту тенденцию на десятилетие, два десятилетия. Посмотрите, что вы придумали! »

«Мы представили автономный киоск сканирования Plustek eScan нескольким компаниям, которым необходимо быстро преобразовать бумажные документы в цифровые. Этот сканер позволяет им входить в систему и отправлять информацию в заранее заданные места одним нажатием кнопки.Это не только экономит массу времени, но и обеспечивает максимально безопасное решение, поскольку пользователь не может отправить файлы в другое место ни намеренно, ни случайно.

«Многие компании также используют зональное распознавание текста и сканирование штрих-кода для автоматизации хранения документов. Зональное распознавание текста позволяет пользователю установить заранее определенную область, из которой информация автоматически собирается, индексируется и добавляется в конкретную базу данных. Многие компании используют зональное распознавание текста в своих заказах на покупку, так что при сканировании документа номер счета, а также информация о доставке и выставлении счетов передаются непосредственно в базу данных. Добавление распознавания штрих-кода к документу автоматизирует процесс регистрации, сообщая компьютеру, где и как хранить документ и его содержимое. Эти возможности помогают этим крупным, устоявшимся компаниям конкурировать сегодня ».

«В качестве решения мы автоматизировали этот охват с помощью нашего программного обеспечения RepuGen, получая отзывы клиентов и превращая положительные комментарии в обзоры. Второй способ, которым я автоматизировал свой бизнес, был, когда я создал онлайн-портал для своей компании, предоставляющей услуги онлайн-транскрипции, GMR Transcription.Этот онлайн-портал устранил ручной процесс получения и загрузки аудиофайлов, а вместо этого позволил клиентам делать это самим ».

«С помощью таких инструментов автоматизации, как программное обеспечение CRM, стало проще быстро разрешать жалобы клиентов. Автоматизация помогает вам доставлять превосходные продукты и услуги с эффективностью робота: быстрое выполнение заказов, более быстрое предоставление услуг и бесперебойная логистика. Как агентство цифрового маркетинга, мы всегда используем программное обеспечение SEO, такое как Screaming Frog или Xenu, для BPA.Это помогает уменьшить наши усилия и улучшить оптимизацию страницы. Большинство компаний тратят значительное количество времени, усилий и денег на обучение новых сотрудников их способу ведения дел.

«В будущем BPA позволит организациям определять свои собственные процессы и последовательность операций. Это наделяет сотрудников возможностью единого входа в комплексное решение, обеспечивая беспрецедентный доступ, который нужен людям. Внедрение автоматизации бизнес-процессов почти полностью устранит предположения о делегировании полномочий и ответственности, поскольку прямые обязанности каждого будут четко определены и интегрированы в платформу.”

Что такое автоматизация бизнес-процессов (BPA) [4+ практических примера]

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это автоматизация бизнес-процессов с помощью технологий, позволяющая предприятиям сократить расходы и повысить производительность.

Когда вы слышите слова « автоматизация », первое, что приходит вам на ум, — это роботы , которые строят автомобили (и крадут ваши рабочие места). Однако это промышленная автоматизация, которая полностью отличается от BPA. В то время как IA фокусируется на автоматизации физического человеческого труда (например, сборка продуктов), BPA означает автоматизацию процессов и рабочих процессов (процесс утверждения документов, процесс адаптации сотрудников и т. Д.).

Чтобы дать вам лучшее представление о том, как работает автоматизация бизнес-процессов, мы более подробно рассмотрим, что это такое, что может от этого получить ваш бизнес и как внедрить это в своей организации.

Что такое автоматизация бизнес-процессов (АБП)?

BPA — это средство автоматизации повторяющихся бизнес-процессов с помощью программного обеспечения и интеграции различных приложений. Это означает, что вместо того, чтобы заставлять ваших сотрудников выполнять простые и простые задачи, вы просто позволяете программе позаботиться об этом.

Хотя это довольно широкое определение (заставить программное обеспечение что-то делать), вот несколько конкретных примеров того, как может работать BPA …

Служба поддержки клиентов — Если у вас есть какой-либо веб-сайт, у вас, вероятно, есть какой-то Программное обеспечение поддержки клиентов Настройка . Хотя программное обеспечение имеет тенденцию различаться по функциональности, большинство из них позволяет автоматизировать реакцию на запросы клиентов. Например, если у вашего программного обеспечения есть проблемы с входом пользователей в систему через LinkedIn, и это 90% заявок клиентов .Вы можете просто создать автоматический ответ на любое сообщение, в котором упоминается «LinkedIn», говоря, что это известная проблема и скоро будет решена. Это позволяет вашей группе поддержки обращаться к менее известным тикетам.

Управление утверждениями — Допустим, вы работаете в отделе закупок и заказываете новое оборудование. Для выполнения заказа он должен пройти одобрение 5 различных генеральных менеджеров . Без автоматизации вам пришлось бы выслеживать каждого члена руководства и просить подписи.При использовании программного обеспечения для управления утверждениями все, что вам нужно сделать, это нажать «начать процесс утверждения».

Адаптация сотрудников — В какой бы отрасли вы ни работали, вы, вероятно, уже занимались адаптацией сотрудников раньше. Процесс обычно очень структурирован (заполните документ A, B, отправьте электронное письмо человеку C и т. Д.) — поэтому вместо того, чтобы делать все с нуля, вы можете позволить программному обеспечению управления рабочим процессом руководить всем процессом.

И вот что интересно — примеры, которые мы упомянули выше, — лишь горстка.Скорее всего, каким бы ни был ваш бизнес-процесс, его можно автоматизировать, если он a) повторяющийся и b) включает в себя серию предсказуемых шагов.

Автоматизация бизнес-процессов может быть полностью автономной (автоматизация нескольких процессов компании) или быть частью более крупной инициативы, такой как…

• Улучшение бизнес-процессов (BPI) — поиск неэффективных процессов и их улучшение. В BPI автоматизация может быть либо его большой частью (общее улучшение за счет автоматизации), либо просто крошечной частью головоломки (автоматизация шага в процессе).
• Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) — BPR работает примерно так же, как BPI, с основным отличием в том, что он направлен на разрушение и восстановление процессов с нуля. Автоматизация, как правило, играет большую роль в инициативах BPR; в большинстве случаев, если вы полностью изменяете процесс, это происходит из-за новых технологий.
• Управление бизнес-процессами (BPM) — BPM — это методология постоянного улучшения — в отличие от BPI или BPR, которые являются одноразовыми инициативами, BPM — это то, что компания делает систематически. Соответственно, BPA может сыграть роль в оптимизации и автоматизации старых процессов.

3 главных преимущества автоматизации бизнес-процессов

Возможно, вы все еще не знаете, подходит ли вам BPA или нет — и мы вас поймем. Это все еще (более или менее) новая концепция, и есть некоторые популярные заблуждения по этой теме. Вы, наверное, даже слышали, что это не имеет смысла — что это очень сложно и дорого реализовать.

На самом деле это могло быть правдой около 10 лет назад, когда устаревшее программное обеспечение было дорогим и сложным в установке даже с помощью команды ИТ-специалистов.Однако сегодня автоматизация намного проще. Большая часть программного обеспечения для автоматизации легко доступна в Интернете, и вы можете установить и использовать его без каких-либо инструкций.

Сегодня практически нет недостатков в использовании программного обеспечения BPA — само слово «автоматизация» является синонимом эффективности. Чем больше вам удастся автоматизировать свой бизнес, тем больше ваши сотрудники смогут сосредоточиться на своей работе. Это означает, что успешная автоматизация может привести к…

• № 1: Повышение ценности за работу — Автоматизация бесполезных процессов означает, что вашим сотрудникам больше не придется иметь с ними дело.Это означает, что они смогут сосредоточиться на работе, которая создает большую ценность (и приносит на больше денег ) для вашего бизнеса.
• # 2: Повышение удовлетворенности сотрудников — Любой, кто когда-либо занимал должность стажера, знает, что черновые, роботизированные задачи крайне вредны для мотивации и получения удовольствия от работы. Независимо от того, как вы на это смотрите, никому не понравится весь день заниматься тяжелой работой. Если такие вещи можно автоматизировать, и вы (см. , пункт 1, ), и ваши сотрудники будете счастливее (выполняя более значимую работу).
• # 3: Минимизация человеческих ошибок — Независимо от того, сколько внимания уделяют деталям ваши сотрудники, они все равно остаются людьми. Всегда есть небольшая вероятность, что кто-то что-то забудет, письмо останется неотправленным и т. Д. Последствия здесь могут быть любыми, от незначительных до катастрофических. Правильное программное обеспечение будет напоминать вам о ваших задачах на регулярной основе.

Примеры использования автоматизации бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете, как работает BPA, вы, вероятно, ожидаете, что какое-то чудо-программное обеспечение справится со всем этим за вас.К сожалению, такого нет. В зависимости от того, какой тип процессов вы хотите автоматизировать, вы выберете другое программное обеспечение.

Например, то же программное обеспечение, которое вы используете для автоматизации социальных сетей, нельзя использовать для оптимизации бизнес-операций. Вам, вероятно, придется потратить некоторое время на исследования, если вы хотите найти подходящий инструмент для любой работы, но, чтобы облегчить вам задачу, вот несколько примеров использования.

# 1: Управление операциями

Без соответствующих технологий управление операциями может быть очень сложным. Вы не можете точно сказать, как продвигаются ваши проекты или процессы, не связавшись с руководителем группы или руководителем, и даже в этом случае любое недопонимание может привести к кучей ошибок.

Программное обеспечение для управления бизнес-процессами помогает отслеживать все операции — кто, что и откуда ваш бизнес. Это позволяет оцифровать рабочие процессы, по сути автоматизируя всю логистическую часть процесса.

То есть процесс по сути живет сам по себе.Сотрудник завершает задачу, и система автоматически уведомляет следующего человека в рамках рабочего процесса о новой задаче

Это делает управление операциями намного проще и эффективнее. Как руководитель, вы получаете информационную панель, которая показывает, над чем работают все ваши сотрудники и как они это делают. Так что, если кто-то опаздывает с установленным сроком или в процессе есть узкое место, вы сразу узнаете об этом и сможете исправить это.

Хотите узнать больше о программном обеспечении для управления бизнес-процессами? Прочтите наше руководство по различным инструментам BPM и узнайте, как выбрать подходящий для вашего бизнеса.

# 2: Управление задачами или проектом

«Дэйв, ты послал Кристине электронное письмо по поводу рекламного бюджета?»

«Подождите, разве это не должна была делать Джанет?»

«Я попросил Джоша позаботиться об этом вместо меня»

«Где Джош?»

«О, он позвонил больным»

Если вы работали в компании, которая не использует какое-то программное обеспечение для управления задачами, вы, вероятно, были в такой ситуации.Электронная почта, информация, файлы, задачи — все может быть потеряно из-за недопонимания, если у вас нет программного обеспечения, чтобы предотвратить это.

Программное обеспечение для управления задачами — это, по сути, информационная панель с задачами каждого, которая может выступать в качестве цифровой доски канбан.

# 3: Служба поддержки клиентов

Если вы компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения, у вас, вероятно, есть онлайн-форма поддержки клиентов на вашем веб-сайте (или, что еще лучше, специальный инструмент для этого). Допустим, в новом обновлении обнаружена ошибка, затрагивающая большую часть ваших пользователей.

В течение дня ваш почтовый ящик службы поддержки будет забит сотнями или тысячами сообщений с жалобами на проблему — и ваша группа поддержки ни за что не сможет обо всем этом позаботиться. Если вы используете программное обеспечение поддержки клиентов, такое как Intercom, вы можете автоматизировать большинство ответов.

Если заявка клиента содержит ключевое слово о новой ошибке или проблеме, вы можете отправлять автоматический ответ на каждую новую заявку с извинениями и объяснением, в чем проблема.

Или вы можете даже автоматизировать 90% поддержки клиентов, если проведете небольшое исследование.Вы можете объединить список часто задаваемых вопросов о программном обеспечении и определить несколько упомянутых ключевых слов. Затем создайте отдельные сообщения, которые вы можете отправлять пользователям всякий раз, когда они жалуются на ключевое слово, и вуаля! Это большая часть вашей работы по поддержке клиентов.

# 4: Управление социальными сетями

Скорее всего, у вас уже есть один или два стажера, отвечающих за ваши учетные записи в социальных сетях, которые создают новые сообщения каждые два часа. Или, если вы представляете малый бизнес или стартап, все может быть еще хуже — вы можете тратить драгоценное время своих немногих сотрудников на что-то, что можно автоматизировать.

Вы можете освободить это время, используя инструменты автоматизации социальных сетей, такие как Buffer. Этот инструмент позволяет вам планировать публикации на день, неделю или месяц в зависимости от ваших предпочтений.

Или вы можете полностью автоматизировать социальные сети — такая услуга, как социальная сеть за 99 долларов, берет на себя ваш маркетинг в социальных сетях всего за 99 долларов в месяц.

Эти инструменты автоматизации — это только начало! Вы можете использовать автоматизацию бизнес-процессов для множества различных случаев. Если вы хотите узнать больше, ознакомьтесь с нашей статьей о более чем 15 инструментах автоматизации бизнеса.

Заключение

Когда компании внедряют автоматизацию бизнес-процессов, они освобождают себя и своих сотрудников для выполнения работы , которая имеет значение.

Автоматизация также позволяет устранить любой риск человеческой ошибки, что приводит к созданию лучшего продукта или услуги.

Все это, конечно же, влияет на чистую прибыль компании — более высокая производительность приводит к более высокой прибыли.

Определение автоматизации бизнес-процессов (АБП)

название компании Страна AustraliaCanadaIndiaUnited KingdomUnited Штаты —— AfghanistanAlbaniaAlgeriaAmerican SamoaAndorraAngolaAnguillaAntarcticaAntigua и BarbudaArgentinaArmeniaArubaAustriaAzerbaijanBahamasBahrainBangladeshBarbadosBelarusBelgiumBelizeBeninBermudaBhutanBoliviaBonaire, Синт-Эстатиус и SabaBosnia и HerzegovinaBotswanaBouvet IslandBrazilBritish Индийский океан TerritoryBrunei DarussalamBulgariaBurkina FasoBurundiCambodiaCameroonCape VerdeCayman IslandsCentral африканских RepublicChadChileChinaChristmas IslandCocos (Килинг) IslandsColombiaComorosCongoCongo, Демократическая Республика theCook IslandsCosta RicaCroatiaCubaCuraçaoCuraçaoCyprusCzech RepublicCôte D’IvoireCôte D’IvoireDenmarkDjiboutiDominicaDominican РеспубликаЭквадорЕгипетЭль-СальвадорЭкваториальная ГвинеяЭритреяЭстонияЭфиопияФолклендские (Мальвинские) острова Фарерские островаФинляндияФранцияФранцияФранцузская ГвианаФранцузская ПолинезияФранцузские Южные территорииГабонГамбияГрузияГерманияГанаГибралтарГрецияГренландияГвинеяГвинеяГвина Бисау, Гайана, Гаити, Херд, острова Макдональд. HondurasHong KongHungaryIcelandIndonesiaIran, Исламская Республика ofIraqIrelandIsle из ManIsraelItalyJamaicaJapanJerseyJordanKazakhstanKenyaKiribatiKorea, Корейская Народно-Демократическая Республика ofKorea, Республика ofKuwaitKyrgyzstanLao Народная Демократическая RepublicLatviaLebanonLesothoLiberiaLibyaLiechtensteinLithuaniaLuxembourgMacaoMacedonia, бывшая югославская Республика ofMadagascarMalawiMalaysiaMaldivesMaliMaltaMarshall IslandsMartiniqueMauritaniaMauritiusMayotteMexicoMicronesia, Федеративные Штаты ofMoldova, Республика ofMonacoMongoliaMontenegroMontserratMoroccoMozambiqueMyanmarNamibiaNauruNepalNetherlandsNetherlands AntillesNew CaledoniaNew ZealandNicaraguaNigerNigeriaNiueNorfolk IslandNorthern Mariana IslandsNorwayOmanPakistanPalauPalestine, Государственный ofPanamaPapua Новый GuineaParaguayPeruPhilippinesPitcairnPolandPortugalPuerto RicoQatarRomaniaRussian FederationRwandaRéunionRéunionSaint BarthélemySaint BarthélemySaint Helena, Вознесение и Тристан-да-КуньяСент-Китс и НевисСент-ЛюсияСент-Мартен (Франция) ч часть) Сен-Пьер и MiquelonSaint Винсент и GrenadinesSamoaSan MarinoSao Томе и PrincipeSaudi ArabiaSenegalSerbiaSerbia и MontenegroSeychellesSierra LeoneSingaporeSint Маартен (Голландская часть) SlovakiaSloveniaSolomon IslandsSomaliaSouth AfricaSouth Джорджия и Южные Сандвичевы IslandsSouth SudanSpainSri LankaSudanSurinameSvalbard и Ян MayenSwazilandSwedenSwitzerlandSyrian Arab RepublicTaiwanTajikistanTanzania, Объединенная Республика ofThailandTimor-LesteTogoTokelauTongaTrinidad и TobagoTunisiaTurkeyTurkmenistanTurks и Кайкос Острова ТувалуУгандаУкраинаОбъединенные Арабские ЭмиратыМалые отдаленные острова СШАУругвайУзбекистанВануатуВатикан Венесуэла, Боливарианская Республика ВьетнамВиргинские острова, Британские Виргинские острова, СШАСан-Уоллис и Футуна Западная Сахара Йемен Замбия Зимбабве Аландские острова Аландские острова

Что такое автоматизация бизнеса?

---

А как насчет традиционной автоматизации и управления бизнес-процессами?

Отдельно от интегрированного решения по автоматизации бизнеса, автоматизация бизнес-процессов (BPA) и BPM остаются автономными стратегиями, которые можно использовать для повышения эффективности и снижения затрат в своей организации.

Автоматизация бизнес-процессов включает в себя множество движущихся частей.Длинные цепочки электронных писем, противоречивые копии документов и кажущиеся незначительными ошибки могут заставить заинтересованные стороны почувствовать себя потерянными в хаосе ненаправленного общения, перезаписи, задержки сроков и общего разочарования. Автоматизация бизнеса упрощает эти процессы, чтобы не терять детали, время и ответственность. Внедрение многократно используемой и расширяемой стратегии автоматизации бизнеса позволяет вашему бизнесу контролировать эти процессы, высвобождая время и ресурсы, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно.

Чем BPA отличается от BPM?

Автоматизация бизнес-процессов происходит всякий раз, когда вы автоматизируете рутинный бизнес-процесс. BPA может быть отдельной стратегией для повышения эффективности вашей организации или эффективно сочетаться с комплексными инициативами по управлению бизнес-процессами. В то время как BPM — это методология, которая позволяет вашей организации лучше понимать ваши сквозные бизнес-процессы, BPA можно использовать для постоянной проверки и повышения эффективности ваших процессов с учетом этих инициатив. Комбинация BPA и BPM может быть мощной, как описывает BPM и предоставляет архитектуру для отображения и автоматизации всех бизнес-процессов, но этот подход также может быть медленным для реализации в начале.

Как работает BPA?

Автоматизация бизнес-процессов расширяет вашу ИТ-систему за счет автоматизации процессов, специально адаптированных к потребностям вашей организации. Поскольку адаптация к автоматизации может быть дорогостоящей и трудоемкой, специализированные компании предоставляют программные решения для выявления и соответствия конкретным потребностям вашей организации.Решения BPA все чаще используют технологии искусственного интеллекта для лучшего понимания и адаптации к неструктурированным базам данных. Это позволяет улучшить взаимодействие с пользователем, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователей без посредничества технического специалиста.

---

Улучшение управления приложениями AI / ML

Получите экспертные мнения о том, как упростить развертывание и управление жизненным циклом приложений искусственного интеллекта / машинного обучения (AI / ML), чтобы вы могли быстрее создавать, сотрудничать и публиковать модели машинного обучения и приложения AI. с этой серией вебинаров.

---

Зачем автоматизировать бизнес-процессы?

Использование технологий для автоматизации бизнес-процессов стало популярным благодаря движущейся сборочной линии Генри Форда в 1913 году. Сборочная линия Ford сократила время, необходимое для производства автомобиля, с более чем 12 часов до 2 с половиной часов. Сегодняшнее программное обеспечение и приложения для автоматизации бизнес-процессов делают то же самое для современных бизнес-потребностей, сокращая процессы разработки и развертывания от нескольких месяцев до часов. Автоматизация бизнес-процессов продолжает это наследие.Он использует программное обеспечение и приложения для упрощения и ускорения сложных рабочих процессов, обеспечивая при этом прозрачность и контроль над всеми частями процесса, освобождая вас от рутины, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном.

---

Как автоматизация бизнеса улучшает бизнес-процессы?

Повышение прозрачности и контроля

Автоматизация позволяет собирать все части рабочего процесса на одной информационной панели, чтобы вы всегда могли видеть свои процессы на их текущем этапе. Вы сохраняете контроль над процессом, управляя обзорами задач, утверждениями, доступом и сроками.Оптимизируя информацию, собранную на всех этапах рабочего процесса, автоматизация бизнеса позволяет вам принимать обоснованные решения и предоставлять четкие графики заинтересованным сторонам. Знайте, кто что делает, когда и что должно произойти дальше для достижения ваших целей.

Ускорьте процессы и уменьшите количество ручных ошибок

Устали от бесконечных цепочек писем, которые скрывают детали вашего рабочего процесса? Автоматизированные бизнес-процессы заменяют ручные, административные и бумажные задачи. Изготовление копий, сбор подписей, передача документов и обработка документов — все это важные, но избыточные бизнес-потребности, отнимающие время и силы.Даже небольшие ошибки в этих рабочих процессах могут дорого обходиться, вынуждая компании тратить время и ресурсы на повторение задач, в то же время удерживая заинтересованные стороны. Автоматизация сокращает количество человеческих ошибок и экономит время за счет централизации процесса.

Освободите место для построения взаимоотношений и творческих результатов

Автоматизация бизнес-процессов в конечном итоге сводится к одному: дать вам время и энергию для решения более интеллектуальных задач. Автоматизация работает с алгоритмами, чтобы лучше организовать бизнес-процессы, чтобы люди могли делать то, что люди делают лучше всего — решать задачи более высокого уровня.Если автоматизация ускорит и оптимизирует ваши рутинные процессы, у вашей организации будет больше времени и энергии, которые она может потратить на удовлетворение потребностей клиентов, налаживание отношений и работу над следующей важной задачей.

Автоматизация бизнес-процессов (АБП) — что это?

Недавний опрос рабочих показал, что сотрудники тратят примерно треть своего рабочего дня на выполнение административных задач. «Деловая работа» — это не просто потеря рабочего времени, она быстро приводит к значительным потерям доходов, составляющим почти 534 миллиарда долларов в год. Как умным организациям удается выбраться из-под этих барьеров производительности? С автоматизацией бизнес-процессов — сокращенно BPA.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это технология, которая помогает организациям уделять больше времени важной работе. BPA автоматизирует повторяющиеся повседневные действия, перекладывая ответственность за выполнение задачи с человека на машину.

BPA может помочь вашей команде:

• Сократите время, необходимое для выполнения повседневных операций
• Более быстрое принятие обоснованных решений
• Устранение узких мест в процессе, отнимающих время и доход
• Снижение нормативных рисков
• Ускорьте общую цифровую трансформацию, отказавшись от бумажных документов

От продаж до человеческих ресурсов, автоматизация процессов может иметь огромное влияние на все аспекты вашей организации.Представьте себе представителя отдела кадров, который тратит не менее часа каждый день, вручную подсчитывая запросы сотрудников на отпуск и готовя документы для утверждающего менеджера. Дополнительное время уходит на повторные письма менеджерам, которые еще не ответили на вчерашние запросы. Наконец, они вручную обновляют электронную таблицу, показывая прогресс каждой отправки, напоминая себе, с кем еще раз связаться на следующий день.

Automation может помочь вашей команде превратить подобные действия в более эффективные и динамичные рабочие процессы.Вместо того, чтобы бродить по устаревшим и архаичным процессам, вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи, чтобы навсегда избавиться от занятой работы.

Задачи, которые лучше всего подходят для автоматизации, а не

Мы каждый день наполняем наши списки задачами, постоянно меняя приоритеты, чтобы добиться максимальной отдачи. Но есть печальные факты: 9 из 10 человек не справляются со своими ежедневными делами.

Автоматизация бизнес-процессов может помочь вашей команде выбраться из непосильной тяжести бесконечного списка дел.Автоматизируя многие повторяющиеся задачи, вы можете высвободить больше времени в день для основных видов деятельности, приносящих доход, таких как развитие бизнеса, привлечение потенциальных клиентов и развитие отношений. Обратите внимание на эти обычные занятия, отнимающие время:

• Частые и повторяющиеся задачи
• Копирование и вставка данных между системами
• Ручные формы или заявки
• Составление отчетов
• Планирование охвата продаж
• Согласование согласования

Хотя автоматизация — мощный инструмент, есть некоторые процессы, которые просто не соответствуют требованиям.Например, любые обновления вашего клиентского опыта должны сделать процесс более быстрым и удобным. Автоматизированное телефонное дерево может показаться привлекательным на первый взгляд, но если оно превратит взаимодействие с клиентом в длительный, запутанный и разочаровывающий процесс, это может сэкономить время вашей команды, но в конечном итоге приведет к потере клиентов.

Частота — еще один важный фактор. Некоторые процессы могут занимать много времени, но если они не выполняются часто, они не подходят для автоматизации.Вы хотите выбрать процессы, которые позволят значительно сэкономить время в течение каждого рабочего дня, в отличие от тех, которые выполняются только раз в квартал.

Начните с автоматизации бизнес-процессов сегодня

Как начать автоматизацию бизнес-процессов

Теперь, когда вы вооружены списком отличных идей автоматизации, пришло время подумать, как лучше всего их реализовать. Во-первых, BPA не может быть разговором за дверями зала заседаний. Внедрение новой технологии требует хореографии всех заинтересованных сторон в организации, включая самих сотрудников, ответственных за выполнение задачи.

Какие задачи занимают больше всего времени? Какие узкие места в производительности мешают сотрудникам переключаться на более важные рабочие функции? Чтобы узнать это, вам нужно выйти за пределы C-Suite.

Запланируйте интервью с другими членами команды, чтобы определить задачи, наиболее подходящие для автоматизации. В некоторых случаях может помочь незаметно понаблюдать за их движениями в течение дня. Обратите особое внимание на задачи, которые соответствуют следующим критериям:

• Уровень обработки данных: Требует ли задача манипулирования или обработки данных? Например, сотрудник тратит час, просто перетаскивая числа и данные с внутреннего портала в электронную таблицу отчетов.
• Степень повторяемости: Это задача, которая требует каждый раз одних и тех же точных шагов? Задачи с простыми правилами идеально подходят для перехода к автоматизации.
• Взаимодействие с пользователем: Можно ли создать более эффективный пользовательский интерфейс, переложив ответственность на клиента? Например, онлайн-портал, на котором клиент может заполнить собственное приложение, делает его более удобным и доступным, а также экономит время для вашей команды.
• Допустимая погрешность: Знаете ли вы, что 90% электронных таблиц содержат ошибки? У некоторых задач меньше возможностей для ошибок. Например, необходимость повторного ввода номера социального страхования клиента в разные базы данных имеет решающее значение для ведения точных записей — он должен быть правильным в 100% случаев.

Вы не хотите, чтобы ваш план автоматизации оказался среди паутины забытых бизнес-инициатив. Сотрудничество со всей вашей командой не только помогает составить исчерпывающий список желаний автоматизации, но и увеличивает вероятность того, что ваша команда поддержит новую стратегию.Увеличивая чувство ответственности за проект, ваша команда с большей вероятностью примет новые модели процессов.

Какой пример совместного автоматизированного бизнес-процесса?

Автоматизация бизнес-процессов — это эффективный способ реализации стратегии улучшения бизнес-процессов и поощрения сотрудничества между всеми отделами вашей организации. Задачи не должны располагаться отдельно друг от друга, а должны легко связываться между всеми вашими системами, чтобы обеспечить максимальное удобство для вашего клиента.

Вот пример того, как вы можете автоматизировать обязанности отдела продаж, бухгалтерского учета и обслуживания клиентов, когда дело доходит до подключения нового клиента:

Команды продаж тратят значительную часть своего дня на административные задачи. Составление отчетов, создание списков потенциальных клиентов и составление контрактов приводит к ежедневным потерям почти шести из девяти рабочих часов . Одним из аспектов цикла продаж, созревшего для автоматизации, является заключение контрактов.

1. Без автоматизации отдел продаж должен вручную подготовить окончательное соглашение, когда пришло время закрыть новый аккаунт.Во-первых, они должны войти в свою CRM, чтобы скопировать и вставить данные клиента в предварительно отформатированный документ Word.
2. Далее звонят в бухгалтерию для согласования условий оплаты. Затем они вводят эти данные в несколько разных полей контракта.
3. Затем они распечатывают контракт и идут по коридору в офис менеджера для окончательного утверждения.
4. Затем они должны отправить окончательную информацию о клиенте по электронной почте в бухгалтерский отдел, который затем сможет создать необходимые учетные записи в отдельном бухгалтерском программном обеспечении.
5. Наконец, информация отправляется в службу поддержки клиентов, чтобы они знали о новом клиенте на тот случай, если они позвонят по телефону для устранения неполадок. К сожалению, они ошибочно набирают номер счета, поэтому менеджер по продажам даже не узнает о серьезной проблеме в будущем.

Автоматизированная серия задач не только сокращает общее количество ручных шагов, но и с помощью BPA вы можете соединить все ваши разрозненные системы, чтобы «общаться друг с другом».

1. Одним нажатием кнопки вы можете быстро создавать контракты, вставляя данные в предварительно отформатированный шаблон.
2. Запускает последовательность задач, которые выполняются параллельно друг другу. Новый профиль автоматически создается как в бухгалтерском программном обеспечении, так и в программе обслуживания клиентов. Система автоматически добавляет шаг, который будет предупреждать менеджера по работе с клиентами, если из этой компании поступят звонки в службу поддержки клиентов.
3. Контракт автоматически распределяется по лестнице утверждения. У менеджеров есть возможность нажать «Одобрить» в теле письма, даже не покидая своего почтового клиента.

Хотя сторонний наблюдатель может отследить ручной процесс за тридцать или шестьдесят минут, это время, которое продавец мог бы потратить на закрытие еще одной горячей сделки. Используя автоматизацию, вы можете высвободить время своих лучших продавцов, чтобы они могли использовать свои таланты для того, что у них получается лучше всего, — для закрытия продаж.

Автоматизация бизнес-процессов — мощный способ повысить продуктивность вашей команды. Если процессы в вашем бизнесе связаны с бумажной работой, ненужными электронными письмами, утомительными электронными таблицами и ручным сбором физических утверждений, у сотрудников мало времени для выполнения своих должностных функций, которые действительно влияют на рост и успех вашей организации. BPA меняет эту картину, сокращая ручные задачи и увеличивая скудные 25% времени, которое сотрудники в настоящее время тратят на важные дела.

Что такое RPA? Революция в автоматизации бизнес-процессов

Все больше ИТ-директоров обращаются к новой технологической практике, называемой роботизированной автоматизацией процессов (RPA), для оптимизации операций предприятия и снижения затрат. С помощью RPA предприятия могут автоматизировать рутинные бизнес-процессы на основе правил, позволяя бизнес-пользователям уделять больше времени обслуживанию клиентов или другой более важной работе.Другие рассматривают RPA как временную остановку на пути к интеллектуальной автоматизации (IA) с помощью инструментов машинного обучения (ML) и искусственного интеллекта (AI), которые можно обучить делать суждения о будущих результатах.

Здесь CIO.com рассматривает, что на самом деле представляет собой роботизированная автоматизация процессов и как ИТ-директора могут максимально использовать RPA в соответствии с бизнес-целями.

Что такое роботизированная автоматизация процессов?

RPA — это приложение технологии, управляемое бизнес-логикой и структурированными входами, направленное на автоматизацию бизнес-процессов.Используя инструменты RPA, компания может сконфигурировать программное обеспечение или «робота» для захвата и интерпретации приложений для обработки транзакций, манипулирования данными, инициирования ответов и взаимодействия с другими цифровыми системами. Сценарии RPA варьируются от простого создания автоматического ответа на электронное письмо до развертывания тысяч ботов, каждый из которых запрограммирован на автоматизацию заданий в системе ERP.

Операционные директора, работающие в компаниях, оказывающих финансовые услуги, были в авангарде внедрения RPA, выясняя способы использования программного обеспечения для упрощения бизнес-процессов без увеличения численности персонала или затрат, говорит Регина Виадро, вице-президент EPAM Systems и советник по практике внутреннего аудита компании.Виадро работала над проектами RPA для клиентов в сфере финансовых услуг, здравоохранения, розничной торговли и человеческих ресурсов, демонстрируя широту использования RPA сегодня.

Каковы преимущества RPA?

RPA дает организациям возможность сократить расходы на персонал и уменьшить количество человеческих ошибок. Дэвид Шацки, управляющий директор Deloitte LP, указывает на опыт банка по внедрению RPA, в котором банк изменил процесс обработки требований, развернув 85 ботов для запуска 13 процессов, обрабатывающих 1,5 миллиона запросов в год.По словам Щатски, банк увеличил емкость, эквивалентную более чем 200 штатным сотрудникам, примерно за 30% от стоимости найма большего числа сотрудников.

Боты, как правило, недороги и просты в использовании, не требуют специального программного обеспечения или глубокой системной интеграции. Щацкий говорит, что такие характеристики имеют решающее значение, поскольку организации стремятся к росту, не добавляя значительных расходов или трений между работниками. «Компании пытаются получить некоторую передышку, чтобы они могли лучше обслуживать свой бизнес за счет автоматизации малоценных задач», — говорит Щацкий.

Предприятия также могут усилить свои усилия по автоматизации, внедрив в RPA когнитивные технологии, такие как машинное обучение, распознавание речи и обработка естественного языка, автоматизируя задачи более высокого порядка, которые в прошлом требовали способности восприятия и суждения людей.

Такие реализации RPA, в которых можно автоматизировать от 15 до 20 шагов, являются частью цепочки создания стоимости, известной как интеллектуальная автоматизация (IA), говорит Виадро. «Если бы мы сегментировали все крупные предприятия и спросили их, что у них на повестке дня на 2018 год, почти 100% сказали бы, что интеллектуальная автоматизация», — говорит Виадро.

К 2020 году автоматизация и искусственный интеллект снизят требования к сотрудникам в бизнес-центрах совместного использования на 65 процентов, согласно данным Gartner, который заявляет, что к 2020 году рынок RPA превысит 1 миллиард долларов. К тому времени 40 процентов крупных предприятий будут иметь внедрили программный инструмент RPA, по сравнению с менее чем 10 процентами сегодня.

Для более глубокого изучения преимуществ RPA см. Разделы «Почему боты могут подорвать работу предприятия» и «Автоматизация роботизированных процессов — потрясающее приложение для когнитивных вычислений.”

Какие подводные камни у РПА?

RPA не для каждого предприятия. Как и любая технология автоматизации, RPA может устранить рабочие места, что ставит перед ИТ-директорами проблемы с управлением талантами. В то время как предприятия, использующие RPA, пытаются перевести многих работников на новые рабочие места, по оценкам Forrester Research, программное обеспечение RPA будет угрожать средствам к существованию 230 миллионов или более интеллектуальных работников, или примерно 9 процентов глобальной рабочей силы.

Даже если ИТ-директора решат головоломку с человеческим капиталом, реализации RPA чаще всего терпят неудачу.«Несколько программ робототехники были приостановлены, или ИТ-директора категорически отказались устанавливать новых ботов», — заявили в отчете за май 2017 года Алекс Эдлич и Вик Сохони, старшие партнеры McKinsey & Company.

По словам Эдлиха и Сохони, установка тысяч ботов заняла намного больше времени, сложнее и дороже, чем ожидало большинство организаций. Платформы, на которых взаимодействуют боты, часто меняются, а необходимая гибкость не всегда настраивается в боте. Более того, новое постановление, требующее незначительных изменений в форме заявки, может свести на нет месяцы работы в бэк-офисе над ботом, работа над которым приближается к завершению.

Недавнее исследование Deloitte UK пришло к аналогичному выводу. «Только три процента организаций смогли масштабировать RPA до уровня 50 и более роботов», — говорят авторы Deloitte UK Джастин Уотсон, Дэвид Райт и Марина Гордеева.

Более того, экономические результаты внедрения RPA далеко не гарантированы. По словам Эдлиха и Сохони, хотя можно автоматизировать 30% задач для большинства профессий, это не означает полного сокращения затрат на 30%.

Чтобы обеспечить плавный переход к RPA, см. «8 ключей к успешной реализации RPA».

Какие компании используют RPA?

Walmart, Deutsche Bank, AT&T, Vanguard, Ernst & Young, Walgreens, Anthem и American Express Global Business Travel относятся к числу многих предприятий, внедряющих RPA.

Директор по информационным технологиям Walmart Клей Джонсон говорит, что гигант розничной торговли развернул около 500 ботов для автоматизации всего, от ответов на вопросы сотрудников до получения полезной информации из аудиторских документов.«Многие из них пришли от людей, которые устали от работы», — говорит Джонсон.

Дэвид Томпсон, директор по информационным технологиям American Express Global Business Travel, использует RPA для автоматизации процесса отмены авиабилетов и возврата средств. Томпсон также планирует использовать RPA для облегчения рекомендаций по автоматическому перебронированию в случае остановки аэропорта и для автоматизации определенных задач по управлению расходами.

«Мы взяли RPA и обучили его тому, как сотрудники выполняют эти задачи», — говорит Томпсон, который реализовал аналогичное решение в своей предыдущей должности ИТ-директора в Western Union.«Список того, что мы можем автоматизировать, становится все длиннее и длиннее».

Но поскольку многие ИТ-директора думают о RPA, CIO.com обратился к некоторым консультантам за советом о том, как ИТ-руководители могут справиться с этой технологией.

10 советов по эффективной автоматизации процессов с помощью роботов

1. Устанавливайте ожидания и управляйте ими

С помощью RPA возможны быстрые победы, но продвижение RPA к масштабированию — совсем другое дело. Дэйв Кудер, руководитель Deloitte Consulting LLP, говорит, что многие сбои RPA происходят из-за плохих ожиданий руководства.Смелые заявления о RPA от поставщиков и консультантов по внедрению не помогли. Вот почему для ИТ-директоров крайне важно придерживаться осторожно оптимистичного мышления. «Если вы войдете с открытыми глазами, вы будете намного счастливее с результатом», — говорит Кудер.

2. Учитывайте влияние на бизнес

RPA часто используется в качестве механизма повышения окупаемости инвестиций или снижения затрат. Но Крис Фитцджеральд, технический директор NTT Data Services, считает, что большему количеству ИТ-директоров следует использовать его для улучшения качества обслуживания клиентов.Например, на таких предприятиях, как авиалинии, работают тысячи агентов по обслуживанию клиентов, но клиенты все еще ждут в очереди, чтобы ответить на звонок. Чат-бот может немного облегчить ожидание. «Вы помещаете туда этого виртуального агента, и не будет простоев, болезней и плохого отношения», — говорит Фицджеральд. «Опыт клиента — это флаг, который нужно поразить».

3. Привлекайте ИТ-специалистов на раннем этапе и часто.

Главные операционные директора изначально купили RPA и уперлись во время внедрения, что побудило их попросить ИТ-специалистов о помощи (и прощении), говорит Виадро.По словам Кудера, теперь «гражданские разработчики» без технических знаний используют облачное программное обеспечение для реализации RPA прямо в своих бизнес-подразделениях. Часто ИТ-директор вмешивается и блокирует их. Кудер и Виадро говорят, что руководители предприятий должны с самого начала привлекать ИТ-специалистов, чтобы обеспечить получение необходимых ресурсов.

4. Плохой дизайн, управление изменениями может нанести ущерб

Многие реализации терпят неудачу из-за плохого управления дизайном и изменениями, — говорит Санджай Шривастава, директор по цифровым технологиям Genpact.В спешке с развертыванием чего-либо некоторые компании игнорируют обмен данными между различными ботами, который может нарушить бизнес-процесс. «Прежде чем приступить к реализации, вы должны подумать о проекте операционной модели», — говорит Шривастава. «Вам нужно наметить, как вы ожидаете, что различные боты будут работать вместе». С другой стороны, некоторые ИТ-директора не будут обсуждать изменения, которые новые операции внесут в бизнес-процессы организации. ИТ-директора должны планировать это заранее, чтобы избежать сбоев в работе.

5. Не падайте в кроличью нору данных

Банк, развертывающий тысячи ботов для автоматизации ручного ввода данных или для отслеживания операций программного обеспечения, генерирует тонны данных. Это может заманить ИТ-директоров и их коллег по бизнесу в неблагоприятный сценарий, когда они попытаются использовать данные. Сривастава говорит, что компании нередко запускают ML для данных, генерируемых их ботами, а затем запускают чат-бота, чтобы пользователи могли более легко запрашивать данные. Внезапно проект RPA превратился в проект машинного обучения, который не рассматривался как проект машинного обучения.«Шайба продолжает двигаться», и ИТ-директора изо всех сил пытаются ее догнать, — говорит Шривастава. Он рекомендует ИТ-директорам рассматривать RPA как долгосрочную дугу, а не как отдельные проекты, которые превращаются в нечто громоздкое.

6. Управление проектом имеет первостепенное значение.

Еще одна проблема, которая возникает в RPA, — это неспособность спланировать определенные блокпосты, говорит Шривастава. Сотрудник клиента Genpact изменил политику паролей компании, но никто не запрограммировал ботов на настройку, что привело к потере данных.ИТ-директора должны постоянно проверять наличие узких мест, где их решение RPA может зависнуть, или, по крайней мере, установить систему мониторинга и оповещения, чтобы следить за сбоями, влияющими на производительность. «Вы не можете просто освободить их и позволить бегать; вам нужны командование и контроль», — говорит Шривастава.

7. Контроль поддерживает соответствие

Существует множество проблем управления, связанных с созданием одного бота в среде, не говоря уже о тысячах. По словам Кудера, один клиент Deloitte провел несколько встреч, пытаясь определить, является ли его бот мужчиной или женщиной. Это правильный гендерный вопрос, но он должен учитывать человеческие ресурсы, этику и другие аспекты соответствия требованиям бизнеса.

8. Постройте центр передового опыта RPA

Наиболее успешные реализации RPA включают центр передового опыта, укомплектованный людьми, которые несут ответственность за обеспечение успеха программ повышения эффективности в организации, говорит Виадро. Однако не у каждого предприятия есть на это бюджет. Центр передового опыта RPA разрабатывает бизнес-кейсы, рассчитывает потенциальную оптимизацию затрат и рентабельность инвестиций, а также измеряет прогресс в достижении этих целей. «Эта группа, как правило, довольно небольшая и подвижная, и она масштабируется вместе с техническим персоналом, который сосредоточен на фактическом внедрении автоматизации», — говорит Виадро.«Я призываю всех ИТ-руководителей из разных отраслей искать возможности и понимать, изменит ли [RPA] их бизнес».

9. Не забывайте о влиянии на людей

Обладая блестящими новыми решениями, некоторые организации настолько сосредоточены на внедрении, что пренебрегают циклом в HR, что может создать кошмарные сценарии для сотрудников, которые находят свои повседневные процессы и рабочие процессы нарушены. «Мы забываем, что прежде всего люди», — говорит Фицджеральд.

10. Включите RPA в весь жизненный цикл разработки

ИТ-директора должны автоматизировать весь жизненный цикл разработки, иначе они могут убить своих ботов во время большого запуска. «Звучит легко запомнить, но люди не делают это частью своего процесса».

В конечном счете, волшебной пули для внедрения RPA не существует, но Шривастава говорит, что для этого требуется дух интеллектуальной автоматизации, который должен стать частью долгосрочного пути предприятий.

No related posts.