Чем отличается докладная от служебной записки: Что писать: докладную или служебную записку?

Содержание

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

 

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка.

Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

 

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

 

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее

составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет

докладная записка.

Ольга Полякова, юрист

Чем отличается служебная записка от докладной


Больше бумаги – чище совесть. Именно с этой мыслью пишется большинство документов, регулирующих работу организации. В какой срок нужно ответить на докладную, чем отличается служебная записка от докладной, как правильно ее написать – все это в данной статье.

Законодательные основы

Сразу выложим все карты на стол: законодательно для служебных и докладных бумаг никаких норм не прописано. Да, докладная упоминается в ОКУД, но только как средство проинформировать руководителя о факте нарушения трудовой дисциплины.

В то же время служебная записка – территория полной неизвестности. Тем не менее, она упоминается в различных нормативных актах и из этого можно сделать вывод, что такой вид служебной переписки имеет место быть.

Что такое докладная записка

Докладная бумага представляет собой официальный документ, который направляется вышестоящему руководству.

Это может быть начальник отдела либо управления – да кто угодно. В тексте описывается некая проблема, которая требует незамедлительного решения. Могут излагаться причины, приведшие к настоящему состоянию дел. В конце предлагаются способы разрешения данной ситуации.

Надо сказать, что данную записку можно отослать не только на имя руководителя. Она также направляется в вышестоящую организацию. Скажем, от филиала в головной офис. Главный принцип докладной записки «снизу – вверх» все равно будет соблюден.

Функции докладных

Чаще всего взаимоотношения «сотрудник – начальник» подчиняются устному принципу: «сделай то, принеси это». Редко, но руководитель может письменно изложить свои соображения на бумаге и уже официально обязать сотрудника выполнить какое-то задание.

А что же сам работник? Ведь может случиться такая ситуация, когда ему также нужно будет официально проинформировать своего руководителя о чем-либо: довести свою точку зрения до начальства, если случился конфликт с коллегами, не согласен с позицией или решениями руководства, возможно, как-то улучшить производственный процесс с помощью определенных нововведений.

И хотя считается, что докладная – это лишняя волокита и никому не нужная бумажка, в действительности она может послужить защитой или подстраховкой для своего составителя.

Классификация и назначение докладных

Докладная бумага может классифицироваться по той цели, какую она преследует.

Таблица 1. Виды докладных.

Наименование

Назначение

Инициативная

Ее составляют, чтобы заставить своего адресата принять какое-то решение по нужному делу, с этой целью в тексте документа излагаются обстоятельства и факты, вносятся предложения, рекомендации или выводы.

Информационная

Как уже ясно из названия, доводит до сведения руководства информацию о том, как выполняется работа – то есть саму методику. Составляется оно на регулярной основе.

Отчетная

Доводит до руководства, что завершен определенный этап работы, выполнено задание или указание начальства.

Однако, помимо классификации по назначению, докладные записки могут быть разделены по адресату.

Видео с существенными различиями:

Внутренняя записка

Такая докладная записка адресуется его руководству подразделения и не выходит за его пределы. Пишется она на обычной бумаге и подписывается человеком, который ее и написал.

Ее примерная структура такова:

  1. Название организации.
  2. Что это, собственно, за документ – докладная записка.
  3. Дата; если есть, то регистрационный номер.
  4. На чье имя пишется докладная записка – его адресат.
  5. Заголовок, который кратко описывает, о чем будет документ.
  6. Сам текст.
  7. В конце написавший ставит подпись и указывает свою должность – ведь это не анонимка.

Внешняя записка

Если докладная отправляется за пределы организации, скажем, в вышестоящую структуру, то ее пишут на фирменном бланке.

Вот ее примерная структура:

  1. Название организации-отправителя.
  2. Обозначение, что это за документ – докладная записка.
  3. Дата.
  4. Почтовый индекс.
  5. Место составления.
  6. Адресат.
  7. Заголовок, который освещает содержание документа.
  8. Сам текст.
  9. Подпись руководителя организации.
  10. Фамилия исполнителя (то есть докладная составляется сотрудником, а заверяется подписью начальника).
  11. Номер телефона исполнителя.

Автор записки

С внутренними докладными все понятно – ее может написать любой сотрудник организации. Внешняя представляет собой переписку между подразделениями, организациями и автором здесь может быть не абы кто, а определенный человек.

Как правило, исполнителем назначается сотрудник, непосредственно занятый делом, о котором будет идти речь в докладной. Ведь руководство не может быть информировано обо всех тонкостях процесса, это невозможно физически.

Как грамотно составить

По умолчанию, докладная должна писаться в единственном числе от первого лица. Это означает, что в тексте должны быть выражения типа «довожу до Вашего сведения», «предлагаю», «прошу» и тому подобные.

Сама докладная подразделяется на составные 3 части:

  1. В первой озвучивается проблема и обстоятельства, которые к ней привели.
  2. Во второй части, которая, к слову, не обязательна, ситуация анализируется и приводятся возможные решения.
  3. Последняя часть докладной записки содержит конкретные предложения по решению проблемы.

Рекомендации к оформлению

Датой оформления докладной считается день, когда ее отправили внешнему адресату, а если он находится в том же структурном подразделении – то дата составления. Пишется дата арабскими цифрами. Регистрационный номер проставляется рядом с датой.

Название документа пишется по центру строки прописными заглавными буквами.

Чтобы правильно составить заголовок, нужно помнить, что он должен отвечать на вопрос: «О чем записка?», то есть начинаться с предлога о/об.

Если в качестве приложения к докладной идет пакет документов: акты, заявления, схемы и тому подобное – то они указываются до подписи отправителя.

Внутреннюю докладную подписывает сам составитель, а внешнюю – начальник подразделения. Если докладная внутренняя, но предназначена для начальника чуть повыше, ее также подписывает руководитель написавшего сотрудника.

Бывает, что докладная может растянуться на несколько листов. В этом случае каждая страница нумеруется.

Апофеозом докладной будет считаться тот момент, когда адресат напишет на ней свою резолюцию. В этом случае он уже обязан предпринять какие-то действия.

Образцы докладных записок

Ниже представлены примеры докладных:

На что надо обратить внимание

Если планируется, что докладная будет рассмотрена несколькими должностными лицами, то в нижней части документа можно оставить место для визы с указанием должности и ФИО визирующего.

По докладной работника можно даже уволить с работы, поэтому к ее составлению, так же, как и к информации, содержащейся в ней, нужно относиться предельно внимательно.

Рассмотрение

Каких-либо четких временных рамок, в течение которых должны быть предприняты действия в ответ на докладную записку, не существует. Тем не менее, минимальный срок начинается от 10 дней и может быть продлен на несколько месяцев: все зависит от сложностей, с которыми придется столкнуться ответчику при реагировании.

Что такое служебная записка

Предприятие или организация – это организм, состоящий из нескольких органов: отделов, управлений, заводов, цехов. Когда все налажено, как швейцарские часы, они взаимодействуют между собой строго по инструкциям и формулярам. Однако в силу различных причин (материально-технического, организационного, информационного или хозяйственного характера) возникает необходимость во взаимодействии нескольких отдельных структурных подразделений.

Именно для этих целей и существуют служебные записки.

По сути это служебная переписка внутри организации.

Хотя она и не имеет законодательных норм и нигде практически не упоминается, но в современных реалиях применяется почти везде, где численность отделов превышает десяток человек.

Когда, кем и для каких целей составляется

Служебная записка чаще всего содержит какую-либо просьбу или конкретное предложение и поддерживает производственную связь по горизонтали. То есть это означает, что ее может составить практически любой сотрудник или начальник отдела, но главное, чтобы он адресовал ее равному себе по должности.

Как составить

Составляется служебка ровно так же, как и докладная:

  1. Наименование организации.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Адресат (их может быть несколько: все зависит от тематики проблемы).
  4. Заголовок.
  5. Сам текст бумаги.
  6. Если есть приложения, то указываются, на скольких листах и какого характера (схема, акт и тому подобное).
  7. Подпись составителя (если служебка направляется конкретному сотруднику) или руководителя (если документ направлен в другое структурное подразделение организации).
  8. В последнем случае указывается еще и составитель и его номер телефона.

Ответ на служебную записку

Ответить на поступивший документ можно не сразу: законодательно сроки ответа нигде не оговорены, однако их может установить сам работодатель. В любом случае, сроки должны быть разумны и не откладываться в долгий ящик.

Ответ начинают с обращения типа «в ответ на вашу просьбу сообщаю, что…» или с чего-то похожего. Как правило, вместо заголовка пишется пояснение «В ответ на служебную записку №…. от 01.09.2019».

Регистрация в организации

Зарегистрировать служебную можно как в месте отправления, так и в месте получения. Нередки случаи, когда полученная служебка имеет два номера: присвоенный отправителем и внутренний, который ему присвоил уже адресат.

Служебная записка регистрируется в специальном журнале произвольной формы, куда записывается его порядковый номер, дата, заголовок, адресат.

Чем отличается служебная записка от докладной

Если организация – это большой организм, тогда докладные и служебные записки – это его кровь и плоть, основа документооборота, но преследуют они разные цели.

Докладная поддерживает связь в организации по вертикали, в то время как служебная – по горизонтали, и является строго внутренней перепиской, не предназначенной для внешних адресатов.

Особенности электронного документа

Чем больше организация – тем больше бумажной волокиты. На достаточно крупных предприятиях количество ежедневной служебной корреспонденции может идти на несколько тысяч и проконтролировать ее поток довольно сложно.

С этой целью сейчас усиленно внедряется система электронного документооборота, которая значительно облегчает работу подразделений. Он может быть как полностью автоматизирован (без бумажного носителя), так и частично – в этом случае бумажный оригинал остается у отправителя, а к адресату отправляется его электронный аналог. Каждая организация решает данный вопрос сугубо в частном порядке.

Небольшая фирма с численностью сотрудников до десяти человек может ограничиться одной лишь бухгалтерской книгой, а возникающие вопросы решать устно либо с глазу на глаз. Другое дело, если число сотрудников идет на сотни: здесь уже придется вводить документооборот, как способ защиты сотрудников и руководства от произвола.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов. Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк. В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Чем отличается докладная записка от служебной

Взаимодействие сотрудников корпорации друг с другом может осуществляться посредством использования докладных и служебных записок. В чем их особенности?

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Что представляет собой служебная записка?

Под служебной запиской принято понимать документ, который адресуется:

  1. составившим его сотрудником тем лицам, которые находятся примерно на одном с ним уровне по должностным полномочиям;
  2. руководством фирмы тем подразделениям, которые находятся в подчинении;
  3. руководствами отделов, служб, подразделений тем сотрудникам, которые работают в соответствующих структурах фирмы.

Круг вопросов, отражаемых в служебных записках, может быть очень широким. Посредством них в рамках компании осуществляется обмен практически любой информацией. В служебных записках, как и в докладных, могут отражаться значимые для жизни компании события, а также предложения и рекомендации касательно реагирования на них.

Отметим, что посредством служебной записки руководитель фирмы может направлять на уровень подчиненных структур те или иные управленческие распоряжения. Обычно они оформляются приказами, но в ряде случаев составить записку проще. Как правило, подобные распоряжения не имеют статус локального нормативного акта и потому, строго говоря, каких-либо санкций за их неисполнение не предполагается. Но неофициально во многих фирмах служебные записки приравниваются по обязательности исполнения к приказам.

По своей структуре рассматриваемый документ в целом схож с докладной запиской. Но стоит отметить, что он практически не используется при переписке между разными компаниями — вне зависимости от того, являются ли они юридически равнозначными субъектами или находятся в соподчинении.

Для этого существуют другие типы источников — например, письма, оферты, уведомления.

к содержанию ↑

Сравнение

Главное отличие докладной записки от служебной в том, что первый документ адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы, а второй — одними сотрудниками другим или же направляется руководством в адрес подчиненных структур и сотрудников. Кроме того, докладная записка может направляться от одной фирмы к другой, а служебная, как правило, используется только во внутреннем документообороте компании.

Структура обоих источников может совпадать — часто бывает, что различия между ними сводятся только к названию, а также к соотношению полномочий составителя и адресата.

Определив, в чем разница между докладной и служебной запиской, отразим выводы в таблице.

к содержанию ↑

Таблица

Докладная записка Служебная записка
Что общего между ними?
Оба документа могут иметь одинаковую структуру (существенно отличаться только названием, соотношением полномочий составителя и адресата)
В чем разница между ними?
Адресуется сотрудниками начальству или руководству фирмы Адресуется одними сотрудниками другим, руководством — подчиненным структурам и работникам
Может использоваться компанией для переписки с другим юридическим лицом (как правило, вышестоящей структурой в рамках группы компаний) Практически всегда используется только во внутреннем документообороте компании

thedifference. ru

Что представляет собой докладная записка?

Под докладной запиской принято понимать документ, который адресуется сотрудниками фирмы на вышестоящий уровень управления организацией. Составляется он в целях информирования компетентных лиц фирмы о значимых событиях и фактах в жизни компании, а также направления начальству рекомендаций касательно реагирования на те или иные ситуации.

Докладная записка может быть направлена не только человеку, занимающему вышестоящую должность в управленческой структуре компании, но также и в адрес другой организации, по отношению к которой фирма, где работает составитель документа, является дочерней.

В докладной записке предполагается присутствие:

  • заголовка;
  • даты составления;
  • ФИО и должности лица, которому направляется документ;
  • текстового блока о фактах, ставших поводом для написания записки;
  • текстового блока о выводах касательно соответствующих фактов;
  • текстового блока о рекомендациях и предложениях руководству относительно реагирования на события, о которых сказано в записке;
  • ФИО, должности и подписи составителя.

Докладная записка также может дополняться различными приложениями. В этом случае в ее структуре должен присутствовать еще один текстовый блок — с указанием источников, прилагаемых к записке.

Если документ предполагается направить в другую организацию — вероятнее всего, это будет вышестоящая структура (например, главный офис холдинга), то подписывает в этом случае записку чаще всего руководитель фирмы, в которой документ составляется.

к содержанию ↑

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

  • ФИО адресата.
  • Полное название документа, номер записки и дату написания.
  • Тему записки.
  • Описание сложившейся ситуации.
  • Должность автора, его ФИО.
  • Подпись.


Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

Печать на служебной записке не ставится.

Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

к содержанию ↑

Разница между деловой запиской и деловым письмом | Малый бизнес

Стив Милано Обновлено 28 января 2019 г.

Деловые записки — это внутренние документы, отправляемые сотрудникам для передачи информации о компании, а деловые письма — это внешние сообщения, часто связанные с продажами или потребностями клиентов, или с запросом поставщика или государственное агентство. Форматирование отличается для каждого, и изучение того, как правильно создавать каждое из них, поможет вам более эффективно донести свое сообщение.

Деловые записки для сотрудников

«Записка» — это сокращение от «меморандум», которое относится к напоминанию или уведомлению о важном событии. Записки часто рассылаются, чтобы уведомить сотрудников о встрече или новой политике, которая, по мнению компании, является достаточно важной, чтобы оправдать ее распространение не только из уст в уста. Записки часто бывают неформальными, с меньшим вниманием к структуре, форматированию, грамматике и, в случае печатных заметок, качеству бумаги.

Деловые письма, отправленные за пределы компании

Письма — это более официальные документы, отправляемые людям за пределами вашей компании.Они могут включать запросы информации или разъяснений от государственного учреждения; ответы на жалобы или запросы клиентов; или передачи или предложения поставщикам, клиентам или средствам массовой информации. Письма обычно пишутся на качественной бумаге, а не на копировальной бумаге, и тщательно вычитываются, чтобы избежать даже малейшей ошибки.

Заголовки, используемые в служебных записках и письмах

Служебная записка не обязательно должна быть на фирменном бланке или содержать название вашей компании, логотип, адрес или другие элементы, обычно встречающиеся на фирменных бланках.Записка часто включает заголовок в верхней левой части бумаги, который включает четыре строки, обозначающие, кто отправляет записку, кто ее получает, тему, которую охватывает записка, и дату.

Письмо обычно пишется на бланке с указанием даты под бланком в левой части страницы. Пустая строка отделяет дату и адрес получателя, который включает имя, должность и адрес получателя. После еще одной пустой строки появляется приветствие, например, «Уважаемый господин!Смит.

Содержание, используемое в письмах и служебных записках

В служебной записке указывается цель коммюнике в первом предложении, за которым следует краткая информация о том, кто, что, где, почему, когда и как в содержании. В служебной записке, которая часто предшествует встрече или содержит краткое объявление, содержится мало поддержки или подробностей. Если у компании есть подробные или сложные новости для объявления, она проведет конференцию или представит более длинный отчет. Получатели служебной записки могут связаться с отправителем служебной записки или руководителем, если им нужна дополнительная информация.

Письмо начинается с причины написания, а затем указывается причина. Письмо обычно содержит больше деталей, поддержки и обоснования, чем служебная записка, поскольку автору письма часто приходится продавать или отвечать на вопрос.

Завершение служебной записки или письма

В служебной записке не обобщается и не резюмируется содержание, часто она заканчивается призывом к действию, например просьбой указать дату предстоящей встречи в календаре или выполнить рекомендованное действие в памятке.Письмо часто заканчивается заключением, выражает благодарность, просит читателя связаться с автором и включает имя и должность отправителя. Многие письма содержат постскриптум или постскриптум, который помогает выделить один факт или часть информации.

Разница между отчетом и памяткой

Отчет и памятка

Отчет и Памятка — это факты, предназначенные для хранения и информации для связи, или выступающие в качестве записи. Их обычно называют документами. Эти документы обычно касаются правительства и делового администрирования.Они обычно печатаются в газетах или в онлайн-формате.

Отчет

Это документы, которые содержат целенаправленный и актуальный контент для определенной аудитории. Обычно он используется для отображения результатов опроса, исследования или эксперимента. Аудитория может быть отдельным лицом, общественностью или частными лицами. Отчеты обычно используются в образовании, науке, правительстве, бизнесе и некоторых других областях. Этот тип документа использует убедительные элементы, такие как голос, изображения или графика, чтобы убедить аудиторию совершить действие.

Памятка

Сокращенное слово для меморандума, который является документом, который помогает запоминанию, делая наблюдения по определенной теме или записывая события, которые используются в бизнес-офисе. Он может быть написан в любом формате или иметь определенные форматы в зависимости от конкретного учреждения или офиса. В нем записываются условия контракта, сделки и меморандума о соглашении, меморандума об ассоциации или меморандума о взаимопонимании.

Разница между отчетом и памяткой

Отчеты обычно содержат введение, подзаголовки, метки и изображения, диаграммы или диаграммы для поддержки предоставленной информации, в то время как заметки обычно начинаются в следующем формате: Дата, Кому, От и Тема.Цель отчетов состоит в том, чтобы убедить читателя в том, что было написано в отчете, в то время как меморандум в основном пишется не для информирования читателя, а для защиты автора. Отчеты охватывают широкий спектр тем из бизнеса, науки или правительства, в то время как служебная записка охватывает только деловые операции или вопросы. Отчеты очень лаконичны и тщательно проработаны, в то время как меморандумы предназначены для отдачи приказов, решения проблем или изменения политики.

Отчеты и заметки присутствуют в повседневной жизни большинства людей.Эти документы существуют для предоставления информации или документирования определенных событий или изменений.

Кратко:

• Отчет и памятка содержат факты, предназначенные для хранения и передачи, или действуют как запись, они обычно известны как документы.

• Отчеты представляют собой документы, которые содержат релевантное содержание и ориентированы на определенную аудиторию.

• Памятка – это сокращенная форма слова. Меморандум – это документ, помогающий запоминанию посредством наблюдений по определенной теме или записи событий, которые используются в офисе.

12 Разница между памяткой и письмом с примерами

Что такое меморандум (памятка)?

Меморандум или «памятка» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Записка часто предназначена для информирования, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Предприятия часто используют памятки, чтобы информировать сотрудников и внутренних заинтересованных лиц о политиках, процедурах, проектах, событиях и командной деятельности организации.Формат меморандума может варьироваться в зависимости от офиса или учреждения.

Записка имеет заголовок, в котором четко указано, кто отправил и кто предполагаемые получатели. Дата и тема также присутствуют, а затем сообщением, содержащим декларацию, обсуждение и резюме. Декларация в начале использует повествовательное предложение, чтобы объявить основную тему. Дискуссия уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой и заключением служит подведением итогов, предлагая читателю указать дату предстоящей встречи на свой календарь или продолжить действие, рекомендованное в служебной записке.

Что вам нужно Знать о меморандуме

  • Памятка используется внутри организации, движущейся вверх, вниз или по горизонтали. Он никогда не отправляется наружу.
  • Памятка не требует обратного адреса, приветствия или комплиментарной оговорки. Он использует: Кому, От, Дата и Заголовок темы.
  • Памятка может использовать технический жаргон и аббревиатуры, потому что их значение понятно людям в организации.
  • Информация в служебной записке краткая и прямолинейная.
  • Записка обычно носит неформальный характер.
  • Меморандумы пишутся для информирования или руководства отделом или рядом сотрудников по определенному вопросу, поэтому обычно они пишутся с точки зрения всех, например, средств массовой информации.
  • Памятка не требует подписи в конце сообщения.
  • Памятка обычно имеет короткий текст.
  • Памятка обменивается между сотрудниками в организации.
  • Записка обычно имеет заголовок организации.
  • Памятка отправляется получателю(ям) курьером организации и, как правило, не в конверте.
  • Заметки не содержат адресов.
  • Существуют различные типы заметок, такие как запрос информации, подтверждение, периодический отчет, заметки с предложениями и результатами исследования.

Что такое письмо?

Письмо – это письменное сообщение, переданное от одного лица (или группа людей) другому через медиума. Термин обычно исключает письменное материал, предназначенный для чтения в оригинальном виде большим количеством людей.А письмо может быть формальным или неформальным с меньшим вниманием к структуре, форматированию и грамматика.

Письмо может быть написано от руки или напечатано на бумаге с датой появляется под фирменным бланком в левой части страницы. Пустая строка разделяет дату и адрес получателя, который включает имя, титул и адрес. В письме обычно содержится более подробная информация; поддержка и обоснование, чем служебная записка, так как автору писем часто приходится доказывать, искать уточнение или дать ответ (ответить на вопрос).

Обычно отношения между отправителем и получателем играет значительную роль в определении общего стиля письма. составляется. Письмо может включать запросы информации или разъяснений от государственное учреждение; ответы на жалобы или запросы клиентов или предложения или предложения поставщикам, клиентам или средствам массовой информации.

Что вам нужно Знайте о письме

  • Буквы используются для внутренних и внешних коммуникация. Он также широко используется за пределами организации.
  • В письме требуется внутренний адрес, т.е. приветствие и комплиментарная оговорка.
  • Письма избегают использования технических жаргонов и термины, которые не так легко понять.
  • Буквы более подробные и часто сложные больше о важных вопросах, которые необходимо решить или решить.
  • Письмо может быть официальным или неофициальным по своему характеру.
  • Письмо является частным, так как оно адресовано конкретному сторона или клиент, так что это форма межличностного общения один на один.
  • Письмо требует подписи в конце сообщение.
  • Письмо может быть длинным или коротким по тексту в зависимости от намерение сообщения.
  • Письмо обменивается между клиентом бизнеса или между друзьями или от сотрудников до высшего руководства организация.
  • Письмо может иметь или не иметь заголовок, указывающий его происхождение.
  • Письма обычно вкладывают в конверты и отправляют по почте через почту.
  • Письма, такие как деловые письма, содержат оба адрес отправителя и получателя.
  • Существуют различные типы служебных записок, например официальные/официальные письмо, неофициальное или личное письмо, деловое письмо, социальное письмо, отчет письмо, письмо-уведомление, циркулярное письмо, письмо-заказ, письмо-жалоба, справка с места работы и т. д.

Разница Между памяткой и письмом в табличной форме

ОСНОВА СРАВНЕНИЯ ПАМЯТКА ПИСЬМО
Описание Памятка используется внутри организации, движущейся вверх, вниз или горизонтально.Он никогда не отправляется наружу. Письма используются для внутреннего и внешнего общения. Он также широкое использование за рамками организации.
Характеристики Памятка не требует обратного адреса, приветствия или комплимента. пункт. Он использует: Кому, От, Дата и Заголовок темы. В письме требуется внутренний адрес, т. е. приветствие и приветствие. пункт.
Технические жаргоны Мемо может использовать технический жаргон и аббревиатуры, потому что их значение понятно людям в организации. Письма избегают использования технического жаргона и терминов, которые не легко понять.
Ясность Информация в служебной записке краткая и прямолинейная. Письма более подробны и часто более подробно раскрывают важные вопросы, которые необходимо решить или решить.
Природа Памятка обычно носит неформальный характер. Письмо может быть официальным или неофициальным по своему характеру.
Канал Меморандумы пишутся, чтобы информировать или направлять, отдел или количество сотрудников по определенному делу и так обычно пишется от одного ко всем точки зрения, такие как массовая коммуникация. Письмо является частным, поскольку оно адресовано определенной стороне или клиенту, так что это форма межличностного общения один на один.
Подпись Памятка не требует подписи в конце сообщения. Письмо требует подписи в конце сообщения.
Содержание/текст Памятка, как правило, краткая по тексту. Письмо может быть длинным или коротким по тексту в зависимости от намерения отправителя. сообщение.
Объем сообщения Памятка обменивается между сотрудниками в организации. Письмо обменивается между клиентом бизнеса или между друзьями или от сотрудников до высшего руководства организации.
Заголовок Памятка обычно имеет заголовок организации. Письмо может иметь или не иметь заголовок, указывающий на его происхождение.
Отправка Памятка отправляется получателю(ям) мессенджером организации и обычно не в конверте. Письма обычно вкладывают в конверты и отправляют по почте.
Адреса Заметки не содержат адресов. Письма, такие как деловые письма, содержат как отправителя, так и получателя. адрес.
Предыдущая статья12 Разница между зерновыми и бобовыми с примерамиСледующая статья12 Разница между капитализмом и коммунизмом

Глава 9. Разработка организационной структуры инициативы | Раздел 9. Понимание и составление контрактов и меморандумов о соглашениях | Основной раздел

Узнайте, как правильно составлять и читать контракты и меморандумы о соглашениях.

 

  • Что такое контракты и меморандумы о соглашениях?
  • Когда можно использовать каждый документ?
  • Как вы читаете и понимаете контракт или меморандум о соглашении?
  • Как составить контракт или меморандум о соглашении?

Когда вы сотрудничаете с другими группами, нанимаете консультантов или нанимаете организации для предоставления услуг вам или вашей целевой группе, вам часто будет полезно «получить это в письменном виде».Этот раздел поможет вам читать, понимать и составлять контракты и меморандумы о соглашениях — два вида документов, которые требуются большинству организаций в своих отношениях с другими.

Что такое контракты и меморандумы о соглашениях?

Самая большая разница между контрактом и меморандумом о соглашении заключается в том, что контракт является юридическим документом и подлежит исполнению в суде, тогда как меморандум о соглашении не является ни тем, ни другим. Мы кратко рассмотрим каждый из них по очереди, а также посмотрим на места, где различия между ними стираются.

Контракт

Как указано выше, договор является юридическим документом. Проще говоря, это заявление о соглашении между двумя или более сторонами, которое включает «обмен ценностями». Это могут быть деньги или обмен товарами, услугами, пространством или каким-то другим товаром. Если есть соглашение предоставить что-то в обмен на что-то другое, это считается договором.

С юридической точки зрения договор не подлежит исполнению без возмещения , т.е.е. без того, чтобы что-то предлагалось в обмен на что-то другое. Кроме того, условия контракта должны быть достаточно четкими, чтобы суд мог обеспечить их исполнение. Если в контракте говорится, что одна организация будет платить другой за «сотрудничество и поддержку» в программе, это может быть недостаточно конкретным, чтобы иметь законную силу. Суд должен был иметь некоторые доказательства того, что обе стороны точно знали, что на самом деле означало «сотрудничество и поддержка», чтобы обеспечить соблюдение условий контракта.

Контракт может быть письменным, а может и не быть, хотя письменный контракт является более ясным и гораздо более легким в исполнении, чем устный, поскольку письменный документ облегчает доказательство существования контрактного соглашения. Это не должно быть помечено как контракт, если ясно, что обе стороны намереваются сделать его официальным документом, и это требует рассмотрения. Это может быть очень просто, если намерение ясно. (За сумму в 500 долларов Фред Смит покрасит амбар Джона Джонса снаружи, включая всю отделку, оконные створки, двери, оконные и дверные рамы и окантовку, двумя слоями красной краски.)

В сфере здравоохранения, социальных услуг и общественных работ распространены субконтракты . Субконтракт — это контракт, используемый, когда организация или физическое лицо, у которого уже есть контракт на предоставление услуг или товаров, нанимает другое лицо для выполнения части работ по этому контракту. Например, организация, у которой есть контракт на проведение комплексной программы профессионального обучения, может заключить субподряд с программой повышения грамотности взрослых, чтобы обеспечить участников базовыми навыками, или с профессионально-техническим учебным заведением, чтобы обеспечить определенные виды профессиональной подготовки.

Меморандум о соглашении

Меморандум о соглашении не является юридическим документом и не подлежит принудительному исполнению в суде. В большинстве случаев, называя документ меморандумом о соглашении, подписавшие его стороны показывают, что не намерены пытаться обеспечить соблюдение его условий.

В сфере здравоохранения и общественных работ меморандумы о соглашении обычно используются для уточнения и/или уточнения условий сотрудничества или соглашения о сотрудничестве с участием двух или более организаций. Они могут быть связаны, например, с разделением пространства, с совместной работой для достижения общих целей, с тем, что каждая организация вносит свой вклад в общее дело, или с соглашениями о работе в советах директоров друг друга.

Целью меморандума о соглашении может быть демонстрация доброй воли со стороны обеих сторон или помощь им в отслеживании того, о чем они договорились. Соглашение может помочь прояснить отношения между двумя организациями и прояснить, за какие услуги в сообществе каждая из них отвечает.

Иногда спонсоры, пытаясь способствовать сотрудничеству, требуют, чтобы вместе с предложениями о финансировании были представлены меморандумы о договоренности с конкретными учреждениями или организациями.В этих соглашениях, как правило, указывается обязательство подписавшего работать с организацией, подающей заявку на финансирование, определенным образом, например, направляя участников, принимая рекомендации или работая в консультативном совете.

Серые зоны

Хотя эти определения кажутся достаточно ясными, в ряде ситуаций картина становится неясной. Например, если меморандум о соглашении предусматривает обмен на денежную сумму, он почти всегда будет считаться договором в соответствии с законом.Кроме того, существуют два других юридических условия, при которых меморандум о соглашении или вообще отсутствие официального соглашения может рассматриваться как договор.

  • Если одна сторона понесет убытки — в деньгах, общественном положении и т. д. — из-за того, что другая согласилась, а затем не сделала что-то, первая сторона может подать в суд.

Две организации могут подписать меморандум о соглашении о сотрудничестве по программе. Один из них по договоренности тратит грантовые деньги на создание программы, а затем другой, без участия которого программа не может быть запущена, отступает.Затем от первой организации могут потребовать вернуть деньги гранта, потому что они были потрачены на программу, которая так и не состоялась. В этом случае, даже если в первоначальном соглашении не было контракта или обмена, вторая организация может быть обязана по закону вернуть деньги первой организации… а может и нет. Это будет зависеть от обстоятельств и мнения судьи — вот почему это серая зона.

  • Если конкретный обмен стал обычным, независимо от того, существует ли на самом деле контракт, охватывающий его, можно предположить, что контракт существует.

Участник убирал офисы некоммерческой поликлиники каждый месяц в течение года и получал за это регулярную сумму, скажем, 100 долларов каждый раз. Потом ни с того ни с сего месяц он убирает кабинет, а директор клиники отказывается платить, говоря, что не просила его убирать. По закону он, вероятно, мог бы утверждать, что клиника создала обычай платить ему за эту услугу и что этот обычай подразумевает договор. Если судья согласится, клиника должна будет заплатить ему 100 долларов.00 за уборку, которую он уже сделал. (Они не должны будут продолжать его услуги, но они должны дать ему понять, что они больше не хотят, чтобы он убирался.)

Когда можно использовать каждый документ?

В одних случаях и обстоятельствах уместно использовать контракт, а в других — меморандум о соглашении имеет смысл.

Использовать контракт или субконтракт:

Всякий раз, когда речь идет о деньгах

Даже если сумма небольшая, важно иметь договор, а не меморандум о соглашении или вообще отсутствие документа.Разумно предположить, что больше профессиональных партнерских отношений, сотрудничества и других организационных и личных отношений разрушается из-за денежных проблем, чем из-за следующих десяти причин вместе взятых. Причина часто либо в том, что стороны по-разному интерпретируют ожидаемое, либо в том, что одна сторона просто игнорирует понимание между двумя, что другая мысль была высечена в камне.

В контракте указано:

  • Что соглашение важно.
  • Именно таковы ожидания и обязанности каждого.
  • Что существует серьезное — и юридическое — обязательство для всех сторон выполнять условия контракта.
  • Что с деньгами не может быть никакой свободы действий. (Если есть, это тоже должно быть прописано в контракте.)

Некоторые примеры контрактов и субконтрактов в сфере здравоохранения и общественных работ, связанных с деньгами:

  • Финансирующее агентство заключает договор с организацией на предоставление определенного объема определенного вида услуг либо за установленную общую плату, либо за установленную плату за единицу услуги.(Единицей может быть час или другое количество времени; каждый отдельный человек, обслуживаемый; конкретная процедура, такая как скрининг артериального давления или тест на профессиональную пригодность; место в программе и т. д.)
  • Ведущее агентство, то есть агентство, которое получает грант или контракт непосредственно от спонсора, может заключать субподряд с другой организацией на предоставление товаров или услуг в соответствии с условиями гранта или контракта, присужденного ведущему агентству.
  • Организация с субподрядом может, в свою очередь, передать часть своей работы в субподряд еще одной организации.
  • Одна организация может просто нанять другую для предоставления услуг или товаров без привлечения внешнего финансирования.
  • Организации могут заключить договор — например, договор аренды — в случае, если речь идет об использовании пространства или имени, торговой марке или каком-либо другом нематериальном объекте.
  • Организация может нанять человека в качестве подрядчика для оказания определенных услуг.
  • Организации могут заключить договор, регулирующий совместное использование персонала, если каждая из них оплачивает часть рабочего времени сотрудника.

Ситуации, связанные с неденежным обменом

Даже если деньги не переходят из рук в руки, иметь контракт может быть важно, когда две организации тесно сотрудничают, и успех их усилий зависит от бесперебойной работы биржи. Если каждая из них оказывает услуги участникам другой, например, или если одна использует пространство в обмен на услуги, контракт может помочь гарантировать, что каждая организация выполняет свои обязательства.

В общем, если успех работы зависит от такого типа сотрудничества и от надлежащего выполнения каждой стороной своих обязанностей, то, вероятно, договор подходит.Помните, однако, что договор подлежит исполнению только в том случае, если он предполагает четко определенный обмен.

Использовать меморандум о соглашении:

Для определения отношений между организациями, которые соглашаются делать что-то совместно или предоставлять что-то помимо товаров или услуг.

Некоторые примеры вещей, на которые могут согласиться организации:

  • Предоставлять членов советов директоров друг друга.
  • Для направления участников друг к другу.
  • Для участия или участия в определенной деятельности, такой как комплексная оценка сообщества.
  • Чтобы воспользоваться услугами конкретной организации, если эти услуги необходимы (например, если участнику вашей программы молодежного лидерства требуется профессиональная оценка, вы направите его для ее получения в программу экономического развития местного сообщества, а не куда-то еще .)
  • Для оказания поддержки (рекомендации, реклама, материалы и т. д.) для новой или текущей программы или инициативы.

Согласие на аффилирование определенным образом

Это может включать в себя некоторые виды деятельности, описанные выше, но также может повлечь за собой более официальное соглашение об объединении некоторых элементов вашей организации или о совместной работе определенным образом.

Например, если одна организация по запросу спонсора согласилась действовать в качестве проводника денег для другой организации, которая еще не получила статус освобожденной от уплаты налогов по федеральному законодательству. Первая организация просто запрашивала деньги у спонсора через определенные промежутки времени и передавала их второй.В такой ситуации целесообразно составить и подписать меморандум о соглашении, описывающий, как именно будет работать эта договоренность.

Согласиться поделиться чем-либо

Это может быть помещение или оборудование, или может быть покрыта долгосрочная ссуда на мебель или оборудование.

Договориться о совместной работе определенным образом или о сотрудничестве, если представится возможность

Поставщики услуг могут согласиться, например, участвовать в совместном обучении или повышении квалификации персонала или искать возможности взаимного финансирования.

Например, группа различных организаций, в том числе женский кризисный центр, организация по обслуживанию пожилых людей, программа повышения грамотности взрослых, общественный театр, программа планирования семьи и поставщик услуг для молодежи, объединились для поиска возможностей финансирования. которые могут включать два или более из них. Их целью было создание творческих программ и поиск новых и различных источников финансирования для всех организаций. Они составили меморандум о соглашении, подробно описывающий их отношения и описывающий, как они будут искать совместное финансирование и как совместное финансирование может работать в различных обстоятельствах.

Как вы читаете и понимаете контракт или меморандум о соглашении?

Вероятность того, что ваша организация будет получателем контракта или ее попросят подписать уже составленный меморандум о соглашении, так же высока, как и вероятность того, что вы его напишете. Прежде чем мы обсудим, как составить проект одного из этих документов, мы рассмотрим, как его читать.

Чтение контракта

Большинство контрактов, которые некоммерческие организации просят подписать, исходят от спонсоров.Вероятно, вы не вносили никакого вклада в контракт спонсора. Если спонсором является ветвь правительства или государственное учреждение, контракт, вероятно, будет стандартным, длинным, напечатанным очень мелким шрифтом и полным юридических формулировок («юридический» — термин, часто используемый для этой юридической версии английского языка). Поначалу вы можете испугаться, но если будете следовать нескольким простым правилам, то сможете убедиться, что подписание контракта не принесет вам потом сожалений.

Внимательно читайте каждое слово.

Ваши родители, вероятно, говорили вам никогда ничего не подписывать, не прочитав, и они были правы.Не думайте, что это всего лишь жаргон или что вы знаете, что там есть, потому что вы и спонсор говорили об этом. Никогда, никогда не подписывайте ничего, что вы не прочитали и не поняли полностью.

Особенно в упомянутых выше длинных, напечатанных мелким шрифтом стандартных контрактах важные условия часто скрыты в странных местах. Многие государственные спонсоры требуют, чтобы вы хранили любые записи, связанные с контрактом, в течение определенного периода времени, обычно пяти лет. По условиям контракта они могут запросить эти записи в любое время в течение этого периода, и если вы не можете их предоставить — особенно если вы не можете доказать, что вы потратили деньги так, как вы сказали, — вы можете обязаны вернуть средства! Важно убедиться, что вы понимаете все условия контракта, а не только те, которые конкретно относятся к предоставляемым вами услугам.

Во время чтения убедитесь, что вы понимаете каждый пункт или условие, прежде чем переходить к следующему. Делайте заметки по каждому пункту своими словами, чтобы у вас был четкий и понятный план того, что именно вы обязуетесь делать, если подписываете.

Не пугайтесь и не отталкивайте юридический язык.

Это может показаться тарабарщиной, но на самом деле большая часть этого понятна, если вы замедлитесь и внимательно посмотрите на это. Контракты большинства спонсоров и крупных организаций или учреждений насыщены, но пункты, которые они делают, и условия, которые они устанавливают, часто не так уж сложны.

Ознакомьтесь со стандартными положениями и формулировками, которые вы, вероятно, увидите в ряде контрактов.

Лицо или организация, получающие контракт, т.е. например, вас обычно называют подрядчиком. Это определение может быть представлено или не представлено в начале документа. Вы обнаружите, что определенные пункты — те, которые описывают, например, как любая из сторон может выйти из контракта с должным уведомлением, — встречаются во многих контрактах, которые вы видите.Все контракты с государственными органами могут содержать одни и те же пункты (например, требование хранить записи в течение пяти лет). Чем лучше вы ознакомитесь с этими стандартными условиями, тем легче вам будет читать договор.

Если у вас возникли проблемы с пониманием какой-либо части контракта, обратитесь за разъяснениями или помощью.

Спонсор должен быть в состоянии ясно объяснить все, что вы не понимаете. Если спонсор не помогает или если вы предпочитаете получить второе мнение, найдите юриста, ветерана-директора организации или кого-то еще со знаниями и опытом, чтобы обсудить с вами контракт и объяснить все, что вам не понятно. понимать.(Это одна из причин, по которой многие некоммерческие и общественные организации имеют юристов в своих советах.)

Убедитесь, что вы согласны со всеми условиями контракта или, по крайней мере, можете его соблюдать, прежде чем подписывать его.

Когда вы читаете контракт, вы должны постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Все ли условия возможны для вашей организации — т.е. можете ли вы выполнить их так, как описано в договоре? Можете ли вы сделать это, например, в указанное время?
  • Опасно ли что-либо в контракте для функционирования или жизни вашей организации? Будет ли это стоить вам денег, которых у вас нет? Вводит ли это вас в противоречие с принципами вашей организации или требует от вас использования метода, в который вы не верите?
  • Являются ли ресурсы, указанные в контракте (финансовые или иные), достаточными для выполнения работы? Достаточна ли компенсация для оплаты всего, что вам нужно делать? Если вам нужно сначала потратить деньги, а затем представить счет на возмещение, можете ли вы справиться с денежным потоком?
  • Предусмотрены ли средства защиты для вас, а также для спонсора в случае разногласий или обвинений в нарушении договора?
  • Являются ли ограничения и правила, если таковые имеются, разумными и не нарушают общую работу вашей организации? Есть ли ограничения, которым вы можете служить, например, что затруднило бы другие части вашей работы?
  • Что-нибудь в договоре отличается от того, что вам сказали ранее?

Если у вас есть вопросы или проблемы по одному или нескольким пунктам, не бойтесь задавать их перед подписанием.

Большинство контрактов подлежат обсуждению, по крайней мере, в некоторой степени. Если есть что-то, что не подходит для вашей организации или кажется несправедливым или излишне ограничивающим, предложите альтернативу, которая подойдет вам. Вашей организации предлагают контракт, потому что спонсор считает, что вы можете сделать хорошую работу. Разумно сделать все возможное, чтобы убедиться, что спонсор прав.

Чтение меморандума о соглашении

Меморандум о соглашении обычно отличается от контракта.Вероятно, в нем не много юридических терминов, он, скорее всего, будет короче и обычно содержит мало условий, если таковые имеются, которые не имеют прямого отношения к самому соглашению. В результате его часто легче читать и понимать, чем контракт.

Еще одно существенное отличие заключается в том, что вы можете внести свой вклад в меморандум о соглашении. Это зависит от ситуации. Например, если спонсор просит заявителей включить в предложение меморандумы о договоренности с другими организациями, у спонсора также может быть форма или фактическая формулировка этого меморандума. Если, с другой стороны, вы заключаете ранее обсужденное соглашение с другой организацией, вы, вероятно, уже совместно проработали большую часть деталей.

Хотя меморандум о соглашении может не иметь юридической силы, он представляет собой обещание со стороны обеих сторон сотрудничать или иным образом работать вместе. К нему следует относиться так же серьезно, как и к контракту, независимо от его юридического статуса. По этой причине, как и в случае с контрактом, вы должны быть уверены, что понимаете и согласны со всеми его условиями, прежде чем подписывать его.

Рекомендации по чтению меморандума о соглашении во многом аналогичны правилам для контракта:

Внимательно читайте каждое слово.

Неважно, насколько хороши ваши отношения с другими вовлеченными организациями, убедитесь, что вы точно понимаете, на что соглашаетесь.

Если у вас возникли проблемы с пониманием какой-либо части соглашения, обратитесь за разъяснениями или помощью.

Как и в случае с контрактом, попросите другую сторону объяснить все, что вам непонятно.Если вы все еще не удовлетворены тем, что ясно понимаете, или если у вас есть какие-то подозрения, найдите адвоката или другого знающего человека, которому вы доверяете, чтобы помочь вам.

Убедитесь, что вы согласны со всеми условиями меморандума о соглашении или, по крайней мере, можете его принять, прежде чем подписывать его.

Читая документ, вы должны постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Все ли пункты разумны?
  • Если вы обсуждали соглашение ранее, отражает ли оно ваши ожидания и то, с чем вы уже согласились?
  • Рассматривает ли документ ситуацию или проблему так, как вы поддерживаете?
  • Обещают ли какие-либо стороны соглашения, включая вас, что-то, чего они не могут выполнить?
  • Все ли в соглашении выполнимо — можете ли вы сделать это с помощью доступных ресурсов, например, и в течение необходимого периода времени?
  • Вас просят согласиться на что-то, что наносит ущерб вашей организации или противоречит ее принципам?

Если вы не согласны с какими-либо условиями соглашения или у вас есть вопросы или проблемы с ним, поднимите их перед подписанием.

Пришло время обсудить, хотите ли вы что-то изменить.

Как составить контракт или меморандум о соглашении?

Мы рассмотрели, что вам нужно знать о контрактах и ​​меморандумах о соглашениях, если вы являетесь подрядчиком или подписываетесь. Что, если вы являетесь спонсором или работодателем, или если вы организация, которая просит других заключить меморандум о соглашении? В таких случаях вам нужно знать, как составить документ, и убедиться, что в нем написано именно то, что вы хотите.

Нижеследующее в целом относится к относительно небольшим организациям, которые не используют юристов для составления контрактов. (Более крупные организации — образовательные учреждения, госорганы, фонды и т.д. — если требуют договора, то почти всегда имеют для них стандартную форму, написанную юристом организации или юридическим отделом, на юридическом языке, защищающую их от всего и вся, в том числе актов Если у вас есть юридическая помощь, вы можете сделать то же самое. )

Набор инструментов исходит из того, что большинство небольших организаций, разрабатывающих контракты или соглашения, уже обсудили условия с подрядчиком (подрядчиками) или лицом, подписавшим контракт, и что ни для кого не будет сюрпризов в итоговый документ. Такой открытый процесс сотрудничества облегчает жизнь всем и увеличивает шансы на выполнение условий контракта или соглашения.

Контракты

Составление договора – это, по сути, логичный пошаговый процесс.Вам не обязательно нужен юрист, и договор не обязательно должен быть написан юридическим языком: он просто должен быть абсолютно ясным. Старайтесь писать простым английским языком и как можно конкретнее абсолютно обо всем, что вы ожидаете.

Как правило, вы не ошибетесь, если будете слишком подробны. Хитрость заключается в том, чтобы не ограничивать деятельность настолько, чтобы никакие инновации или гибкость не были возможны. Контракт не должен рассматриваться как возможность микроуправления, но в то же время он должен быть достаточно конкретным, чтобы все стороны делали то, что они должны делать, и чтобы каждая сторона имела возможность обратиться за помощью в случае возникновения проблемы.

Если вы считаете себя недостаточно логичным или хорошим писателем, чтобы правильно составить контракт, найдите кого-нибудь еще в вашей организации, чтобы работать с вами — возможно, члена правления, который является юристом, или кого-то, у кого больше опыта с контрактами, чем у вас. Стоит потрудиться, чтобы придумать документ, который говорит, что это значит, и охватывает все возможности.

Объясните, кто является сторонами договора, и период времени, на который распространяется договор.

Используйте официальные названия организаций, предприятий или отдельных лиц.

Пример:

«В этом документе Инициатива по развитию молодежи Портерсберга заключает контракт с Молодежным центром Портерсберга, Inc. на предоставление следующих услуг в период с 1 июля 2001 г. по 30 июня 2002 г. (2002 финансовый год):…»

Не забудьте указать всех и каждую организацию, с которой вы напрямую заключаете договор. Если вы знаете, что подрядчик собирается передать субподряд всю или часть своей работы, это не относится к этому вопросу.Это между подрядчиком и субподрядчиком. (Вы можете сделать исключение, если хотите, чтобы работу выполнял сам подрядчик, или готовы принять только определенных субподрядчиков.)

Как можно подробнее объясните расположение с обеих сторон.

Включите какой объем услуг, продуктов или другого обмена, кто должен быть вовлечен, как это должно быть выполнено, когда это должно быть сделано (сроки контракта) , и , где будет иметь место, если это актуально.Изложите точно , что подрядчик , как ожидается , будет делать . Например, если речь идет об услуге, описание услуг должно включать, где это уместно:

.
  • Что именно представляют собой услуги, включая любые конкретные методы или функции, которые предполагается использовать
  • Целевая группа
  • Минимальное и/или максимальное количество обслуживаемых лиц, если применимо
  • Соотношение персонала к числу участников
  • Как часто, как долго каждый раз, в течение какого периода времени и когда будут предоставляться услуги

Например:

«Обучение развитию лидерских качеств не менее чем для 30 молодых людей из групп риска в возрасте от 14 до 20 лет в течение календарного года. Это обучение будет включать, помимо прочего, вечерние курсы (с использованием прилагаемой учебной программы) по решению проблем, разрешению конфликтов и посредничеству, а также межличностному общению. Каждый курс будет ограничен не более чем десятью (10) участниками на одного инструктора и будет включать в себя не менее шести (6) двух (2) часов обучения, обсуждения и практического применения (всего 12 часов). Кроме того, обучение будет включать для каждого стажера не менее пятнадцати (15) часов практических занятий под наблюдением в одной из областей курса по выбору стажера после завершения всей курсовой работы.»

Другие области могут быть включены, если они важны для вас, или некоторые из включенных могут быть исключены, если они зависят от подрядчика. Стратегии найма исключены из приведенного выше примера, например, исходя из предположения, что подрядчик найдет 30 участников по-своему. Если бы время проведения курсов зависело от доступности участников, вы бы не указали конкретное время в контракте, но могли бы указать, что время зависит от расписания участников.

Если речь идет о деньгах, объясните подробности платежа.

Эти детали, вероятно, будут включать:

  • Общая сумма платежа в договоре — либо точная сумма, либо диапазон, с максимумом.
  • Как определяется оплата — единовременно, или столько за единицу (за час, с человека, за лечение и т.д.), или выплаты за каждый этап программы и т.д.
  • Как подрядчик может запросить оплату. Возможности включают все сразу; ежемесячно или ежеквартально; или в качестве компенсации за потраченные деньги.
  • Как документируется запрос на оплату. В некоторых случаях вам может понадобиться форма с указанием того, что уже было потрачено, или точное документальное подтверждение расходов (квитанции о покупке материалов или оборудования, подсчет часов работы и т. д.)
  • Отчетные обязательства подрядчика — документация о расходах, финансовые отчеты, копии его годового аудита, окончательный отчет о гранте в конце года и т.д.
  • Ваши обязательства как спонсора — например, своевременные платежи.
  • На что именно могут быть использованы деньги, и условия, при которых использование финансирования может измениться — переговоры, утверждение изменения направления, запросы на изменение бюджета и т. д.

Объясните любые другие обязательства каждой стороны.

Может существовать любое количество других обязательств, которые волнуют вас или подрядчика.

Некоторые общие договорные обязательства включают:

  • Признание спонсора или подрядчика в любой публикации другой стороны о работе
  • Упоминание источника финансирования в любом общедоступном сообщении подрядчика о финансируемой деятельности
  • Требование или ограничения на использование официального названия или логотипа любой из сторон
  • Права на публикацию любых результатов финансируемой деятельности
  • Право собственности на определенные методы, продукты или результаты, полученные в результате финансируемой деятельности
  • Своевременность определенных мероприятий (например, начало набора участников достаточно рано, чтобы начать программу к определенной дате)
  • Состав персонала (меньшинства, носители определенных языков и т. д.)
  • Политический нейтралитет
  • Использование определенного пространства или определенного вида пространства
  • Ответственность за связи с общественностью и рекламу

Объясните, как будет оцениваться работа подрядчика.

Критерием успеха может быть количество обслуженных людей, конкретные результаты (ни один из молодых людей, попавших в беду с полицией во время участия в программе), доставка обещанных товаров вовремя и без повреждений и т. д.Если оценка важна, она должна быть прописана в контракте вместе с указанием того, кто будет ее выполнять. (Платите ли вы за внешнего оценщика? Приемлема ли самооценка?)

Например:

Производительность считается удовлетворительной, если:

  • Услуги предоставляются не менее 46 недель в финансовом году.
  •  По крайней мере, 25 молодых людей из 30 предложенных действительно обслуживаются.
  •  Не менее 20 человек завершили все курсовые работы со средней посещаемостью 75 % или выше.
  •  Не менее 16 участников проходят практику под наблюдением.

Объясните последствия, если одна из сторон не выполнит то, о чем договорилась.

В общем, неудовлетворительное исполнение само по себе, при условии, что подрядчик добросовестно приложил усилия для выполнения условий контракта, не является неисполнением обязательств. Вы можете решить больше не финансировать этого человека или организацию, но если они сработают, вы, вероятно, не откажетесь платить.

Но что, если он не выполнил работу или не выполнил работу в оговоренные сроки? Что, если он потратит деньги на что-то другое или просто не выполнит некоторые или все обещанные программы? Точно так же, что, если бы это сработало, а у вас не было бы денег, чтобы заплатить?

В контрактах должно быть четко указано, что происходит в подобных ситуациях.Таким образом, все заранее знают, каковы будут последствия, а если случится самое худшее, и вы окажетесь в суде, то и закон будет ясен.

Например:

«Если подрядчик не выполняет программу или тратит деньги несогласованным образом, от него может потребоваться вернуть любые деньги, уплаченные ему за эту услугу, или вернуть ту часть средств, которые были потрачены несогласованным образом».

(«Может» в приведенном выше предложении умышленно. Это дает спонсору некоторую свободу действий при принятии решения о том, следует ли принудительно вернуть деньги или обсудить какой-либо другой вариант с подрядчиком.)

Объясните условия, при которых контракт может быть расторгнут («расторгнут» — официальный термин) любой из сторон.

Большинство контрактов содержат пункт, объясняющий, что любая из сторон может принять решение о расторжении контракта без конкретной причины с уведомлением за определенное время, обычно за 30 дней. Кроме того, часто существуют условия, при которых та или иная сторона может расторгнуть договор немедленно или почти немедленно по определенным причинам. К ним обычно относятся неисполнение условий контракта, нецелевое расходование денег, неспособность или неплатежи со стороны спонсора и подобные обстоятельства, которые могут помешать выполнению соглашения.

Пункты о расторжении также могут включать объяснение того, что произойдет с любыми оставшимися деньгами, если контракт будет расторгнут досрочно. В зависимости от обстоятельств спонсор может потребовать, чтобы были возвращены все деньги (например, если кажется, что деньги были потрачены не по назначению) или чтобы была возвращена только неизрасходованная часть денег.

Например:

«Любая из сторон может расторгнуть настоящий договор с уведомлением за тридцать (30) дней без конкретной причины.

«Контракт может быть расторгнут [имя спонсора] с уведомлением за три (3) дня по следующим причинам:

  • Невыполнение подрядчиком услуг или поставка товаров, предусмотренных контрактом
  • Незаконная или неприемлемая деятельность [например, дискриминация] со стороны подрядчика
  • Нецелевое использование контрактных средств
  • Неспособность сторон договориться о взаимоприемлемом разрешении спора по поводу условий договора или осуществления деятельности, указанной в договоре

«Контракт может быть расторгнут [имя подрядчика] с уведомлением за три (3) дня по следующим причинам:

  • Неуплата средств по контракту
  • Существенное изменение объема работ по контракту, делающее невозможным или чрезвычайно затрудняющим выполнение подрядчиком деятельности по контракту, как указано
  • Неспособность сторон договориться о взаимоприемлемом разрешении спора по поводу условий договора или осуществления деятельности, указанной в договоре»

Условие о «невозможности согласования решения» здесь может быть запутанным. Как долго вы должны пытаться договориться, прежде чем сдаться? И на что вы должны пойти, прежде чем добросовестно приложить усилия? Например, нужно ли вам привлекать внешнего посредника? Такого рода вопросы делают потребность в полной ясности еще более очевидной.

Объясните условия, при которых договор может быть изменен (в данном случае «измененный» — это технический термин).

Это может быть как небольшая проблема, например, изменение статьи бюджета (для которой у вас уже может быть предусмотрена процедура в контракте — см. выше), так и большая, например, изменение всей сущности деятельности, охватываемой контрактом.Как правило, такие изменения требуют согласия обеих сторон, и, вероятно, следует предусмотреть некоторые переговоры.

Некоторые изменения могут быть встроены в контракт. Если вы доверяете подрядчику как эксперту в области, в которой он работает, вы можете указать, что он может определить наилучший план действий для выполнения условий контракта и что он может изменить этот курс, если увидит причину, по которой его первоначальный план вряд ли увенчается успехом. Вы можете позволить подрядчику тратить деньги так, как он считает нужным, если деньги предназначены для деятельности по контракту.

В целом, однако, любые существенные изменения в контракте должны быть обсуждены и одобрены обеими сторонами, и контракт должен быть переписан, чтобы отразить эти изменения. В противном случае вы можете получить что-то совершенно отличное от того, что вы хотели и ожидали, когда впервые составляли черновик документа.

Когда закончите, покажите контракт другим, чтобы убедиться в его точности.

Особенно важно включить тех, кто участвовал в первоначальных обсуждениях с подрядчиком, чтобы увидеть, говорит ли он о своих намерениях и четко ли охватывает все детали, которые вы хотите обсудить.

Отдайте контракт подрядчику и будьте готовы вести переговоры по некоторым его частям.

Переговоры не являются негативными: они предназначены для того, чтобы гарантировать, что все стороны удовлетворены контрактом, который они в конечном итоге подпишут, и что контрактная деятельность будет происходить так, как они все этого хотят. Помните также, что даже после подписания контракта его можно изменить, если обе стороны согласны.

Меморандумы о соглашении

Поскольку это не юридический документ, и обычно он не связан с деньгами или иным обменом, меморандум о соглашении дает немного больше свободы действий, чем договор.С другой стороны, чем конкретнее вы можете быть, тем лучше по ряду причин:

  • Чем подробнее все прописано, тем меньше путаницы в том, на что вы соглашаетесь.
  • Конкретность помогает избежать недоразумений, которые могут перерасти в неприязнь и вражду там, где изначально было доверие и сотрудничество.
  • Ясность в соглашении дает представление о вашей работе или деятельности. Вы можете использовать меморандум о соглашении, чтобы указать, что вам действительно нужно делать.
  • Четкое соглашение отражает ясность ожиданий каждого. Если вы сможете составить четкий и конкретный меморандум о соглашении, который будет принят всеми, ваше предприятие, вероятно, увенчается успехом, потому что все участники находятся в согласии.

Таким образом, составление меморандума о соглашении очень похоже на составление контракта, за исключением того, что условия соглашения, вероятно, будут заранее обсуждены всеми сторонами. Большинство меморандумов о соглашении представляют собой не более чем попытки четко изложить в письменной форме то, что стороны уже разработали и согласовали на встречах.Если это не так, стороны обычно обсуждают уже составленный меморандум и улаживают любые разногласия до его подписания.

Меморандум о соглашении, как объяснялось ранее, не является юридическим документом и не будет иметь силы в суде. Вы не можете использовать его — кроме как с моральной точки зрения — чтобы заставить другую организацию выполнить то, что она обещала. Но вы можете использовать его как руководство, напоминание, побуждение к действию.

Ящик с инструментами рекомендует вам подходить к его составлению точно так же, как вы подходите к составлению контракта.Это уменьшает недопонимание или непреднамеренное нарушение соглашения и дает всем уверенность в том, что они не обещали ничего, что нанесет вред их организации или подвергнет их ожиданиям, о которых они ранее не знали.

Вкратце

Когда вам нужно «получить это в письменной форме», варианты обычно представляют собой контракт или меморандум о соглашении.

Контракт — это юридический документ, подлежащий исполнению в суде, который регулирует отношения, связанные с «вознаграждением» — обменом денег или какого-либо другого товара на товары, услуги или что-либо другое, имеющее ценность.Субконтракт — это контракт между подрядчиком (организацией или физическим лицом, которому непосредственно платят или финансируют оказание услуги или поставку продукта) и другой организацией или физическим лицом, которому подрядчик платит за предоставление части рассматриваемой услуги или продукта.

Меморандум о соглашении не имеет юридической силы, но описывает условия соглашения между двумя или более сторонами о сотрудничестве или сотрудничестве каким-либо образом. Эти соглашения не предполагают обмена — если бы они были, это были бы контракты.

Контракт или субконтракт следует использовать в любых отношениях, связанных с обменом, особенно с деньгами. Меморандум о соглашении более уместен в ситуациях, связанных с организациями, сотрудничающими в оказании услуг, соглашающимися направлять участников друг к другу, предлагающими взаимную поддержку или участвующими в совместной деятельности.

При чтении контракта старайтесь следовать этим рекомендациям:

  • Внимательно прочитайте весь документ
  • Не пугайтесь юридического языка
  • Изучите стандартные фразы и условия, которые вы, вероятно, найдете в ряде контрактов, особенно от государственных спонсоров
  • Если вы чего-то не понимаете, обратитесь за разъяснениями к составителю договора и/или уточните у юриста или другого знающего человека, которому вы доверяете, чтобы убедиться, что вы знаете, что подписываете
  • Убедитесь, что условия контракта приемлемы для вас, не обещайте того, что вы не можете сделать, и не угрожайте нанести ущерб вашей организации
  • Обсудите любые сомнительные моменты, прежде чем подписывать

Рекомендации по чтению меморандума о соглашении практически не отличаются. Обычно они написаны не на юридическом языке и могут быть довольно простыми, поэтому их чтение и понимание может быть намного проще. Несмотря на то, что меморандум о соглашении не является юридическим документом, он представляет собой обещание, и подписанты должны относиться к нему так же, как к договору: вы должны считать себя связанными им, и, если вы подписываете его, вы должны приложить все усилия. выполнять его условия.

Пробным камнем для составления хорошего контракта или меморандума о соглашении является абсолютная ясность во всем, что касается документа.В случае контракта это означает точное описание кто, что, как, когда и где обмена, а также:

  • Особенности платежа
  • Любые другие обязательства или условия любой стороны
  • Оценка подрядчика
  • Прекращение договора любой стороной по причине или без причины
  • Все остальное, что важно для любой из сторон

Если контракт будет иметь силу в суде, его ожидания должны быть достаточно ясными, чтобы их можно было обеспечить. (Если это возможно, рекомендуется согласовать детали контракта с подрядчиком. Таким образом, гораздо более вероятно, что условия контракта будут и выполнимыми, и приемлемыми, а шансы на то, что результат будет именно таким, как желаемый, намного выше. выше.)

Составление меморандума, как и его чтение, обычно намного проще, чем составление контракта. Тем не менее, Tool Box рекомендует подходить к процессу таким же образом, стремясь к максимальной ясности и конкретности.Таким образом, не будет недоразумений или плохих предчувствий по поводу того, что включает в себя соглашение. Этот результат еще более вероятен, если вы и другие стороны соглашения составите его вместе.

Если вы сможете следовать этим рекомендациям, ваши контракты или меморандумы о соглашении, независимо от того, кто их пишет или подписывает, имеют отличные шансы на достижение результатов, на которые вы надеетесь.

В чем разница между указами, меморандумами и прокламациями с юридической точки зрения?

Первая неделя президента Трампа была напряженной. За первые семь дней новая администрация издала 17 распоряжений, меморандумов и прокламаций, приняв меры по вопросам от государственных школ и трубопроводов до иммиграции и национальной безопасности.

Так что же на самом деле делают все эти действия президента и чем они отличаются?

Исполнительные указы

Исполнительный указ — это официальное, юридически обязывающее поручение президента федеральным агентствам исполнительной власти, содержащее рекомендации по толкованию и обеспечению соблюдения федерального закона.В соответствии с Конституцией президенты обладают «исполнительной властью» для управления повседневной деятельностью федерального правительства, и хотя исполнительные указы конкретно не рассматриваются в документе, большинство согласны с тем, что такие указы являются законными до тех пор, пока «президент имеет авторитет в области политики, и эта политика является разумной интерпретацией судебного прецедента».

Однако некоторые суды временно или постоянно приостанавливают исполнение некоторых исполнительных распоряжений. Исполнительные распоряжения печатаются в Федеральном реестре и последовательно нумеруются для публикации, и считается, что это способ информировать общественность о политических директивах.

Меморандумы

Исполнительный меморандум фактически является исполнительным приказом. Они также интерпретируют существующее законодательство и прецеденты и консультируют агентства о том, как действовать. Единственная реальная разница заключается в том, что не существует установленного процесса о том, как президенты издают или публикуют исполнительные меморандумы. Например, меморандумы не должны представляться в Федеральный реестр и могут быть выпущены без публикации.

Прокламации

Прокламации в основном используются в церемониальных целях и, как правило, не несут никакой юридической силы.Например, первое заявление Трампа состояло в том, чтобы объявить прошедшую неделю «Национальной неделей выбора школы», в течение которой родители должны «оценивать возможности получения образования, доступные для их детей», а законодатели штата и федеральные органы должны работать над тем, чтобы «расширить выбор школ для миллионов дополнительных школ». ученики.» (Прокламация была выпущена 26 января, всего за два дня до окончания установленной недели.)

Связанные ресурсы:

Вам не нужно решать это самостоятельно – обратитесь за помощью к юристу

Встреча с юристом может помочь вам понять, какие у вас есть варианты и как наилучшим образом защитить свои права.Посетите наш каталог адвокатов, чтобы найти рядом с вами адвоката, который может помочь.

Различия между официальными меморандумами и циркулярами — управленческий взгляд

Автор: Клаудия Джеффри

Существует множество видов делового общения, различающихся по своей цели, будь то внутреннее или внешнее общение. Это влияет на то, как компании общаются внутри, а также с другими каналами для обмена информацией.Существуют различные его формы, такие как меморандумы, проспекты, годовые отчеты, выпуски новостей и т. д. Все они имеют свое значение и играют важную роль в стабильности бизнеса.

Что такое памятка?

Меморандум, обычно известный как служебная записка, может быть определен как краткое сообщение или запись, используемая для внутренней коммуникации в любой организации. Их можно использовать для простого и быстрого информирования целевой аудитории о важном объявлении или изменении политики.Он также может сообщать об изменениях процедур, повышении цен, напоминаниях для команд, кратком изложении условий соглашения и т. д.
Они служат своей цели, уведомляя аудиторию об информации или заявляя о них при призыве к действию, например, посетить собрание или применить изменение в производственный процесс. Помимо цели, которой они служат, они очень эффективны в соединении писателя с читателем.

Что такое циркуляр?

Циркулярами можно назвать те письма, которые распространяются среди большей группы людей в одно и то же время.Он передает конкретное сообщение или указание, которое следует соблюдать в будущем. Это прямой и прибыльный подход к доставке информации, который гарантирует, что она будет получена всеми получателями одновременно. Основными целями этих циркуляров являются вопросы бизнеса, и они подчеркивают, что руководство предприятия должно уделять больше внимания.
Считается, что использование циркуляра всегда в деловом аспекте для передачи информации между организациями, например, для разговора внутри отдела.Он считается эффективным инструментом делового общения, поскольку одновременно распространяет сообщение среди большой группы.

Разница между официальными меморандумами и циркулярами

В каждой организации управленческой точке зрения придается большое значение, поскольку она отражает всеобъемлющую точку зрения. Это обеспечивает эффективную коммуникацию на рабочем месте, что помогает сотрудникам и отделам обмениваться информацией.
Вообще, многие люди считают меморандумы и циркуляры одинаковыми и обмениваются ими, не понимая разницы между ними.Тем не менее, эти термины достаточно различны по тематике и подходу к ее распространению среди аудитории. Чтобы уточнить это различие, требуется управленческий подход. Он обеспечит углубленный подход, который определяет и различает эти два типа делового общения.
Здесь кратко обсуждается разница между меморандумами и циркулярами.

Разница в теме и содержании

Записка имеет ограниченное содержание или тему.Поэтому официальные служебные записки используются как более исключительный аспект в природе. Они служат напоминанием кому-то или определенной группе людей в организации о выполнении задачи или действия и могут варьироваться по количеству слов в зависимости от необходимости. Отправитель может передать любую идею или схему, просто отправив записку предполагаемым получателям, учитывая важность количества слов .
С другой стороны, в отличие от служебной записки, циркуляр состоит из нескольких тем и дел, которые обсуждаются либо для того, чтобы подчеркнуть их важность, либо для того, чтобы предложить преодоление недостатка.Кроме того, циркуляр распространяется на общие темы, относящиеся к повседневной деловой рутине.

Разница в распределении

Деловое общение происходит между отправителем, которому необходимо доставить сообщение, и получателем, который получает сообщение. Эти разговоры могут происходить в больших масштабах, не только внутри отдела, но и на внутриведомственном уровне.
Что касается распространения, служебная записка не является широко распространенной по сравнению с циркуляром.Может случиться так, что служебная записка внутри организации или отдела будет отправлена ​​только человеку или группе, работающей над определенной задачей. Он предоставляется в соответствии с требованием, ограниченным только теми, кто связан с ним в какой-либо степени, такой как выдача типичного уведомления.
Что касается распространения циркуляра, то он имеет гораздо более широкий спектр и охватывает большую группу людей. Он предоставляет сравнительно общую информацию или объявление. По этой причине он чаще используется в рекламных целях бизнесом, компанией или агентством в качестве официального публичного заявления. Информацию или объявление можно распечатать на больших баннерах или раздать в виде раздаточных материалов на простой бумаге в виде листовок или флаеров. Основная идея состоит в том, чтобы распространить сообщение для широкой публики или для максимально широкой группы людей.

Характер содержания в меморандуме

И последнее, но не менее важное: иногда меморандум (краткосрочный меморандум) может также относиться к любому юридическому аспекту или нормативной документации, такой как MOA (меморандум об ассоциации), MOU (меморандум о взаимопонимании) и т. д.
Циркуляры больше связаны с бизнес-ориентированными вопросами и никоим образом не охватывают юридический аспект. Он часто содержит различные темы, но все они связаны с предметами внутренних процедур организации, такими как ежегодная распродажа запасов, приглашение на церемонию, допуск нового партнера и т. д.

В двух словах

Эти два способа делового общения несколько различаются по тематике и способу распространения этих сообщений среди целевой аудитории. Разница между официальными меморандумами и циркулярами с управленческой точки зрения четко определяет стиль, цель и целевую аудиторию обоих. Его можно резюмировать следующим образом:

 Образец циркуляра, предписывающего сотрудникам своевременно отчитываться

Вот образец циркуляра, который дает общее представление о его деятельности. Этот фиктивный циркуляр от отдела кадров инструктирует сотрудников производственного отдела быть пунктуальными, поскольку количество несвоевременных отчетов становится все больше.

Дата: 18.09.2019
Кому: Производственный отдел
От кого: Отдел кадров
Тема: Инструкция по своевременной отчетности
За последний месяц замечено, что количество сотрудников производственного отдела, опаздывающих на работу, значительно увеличилось. Следовательно, всему отделу сообщается, что нужно приходить вовремя. Время входа на фабрику должно быть ровно 8 утра, допускается отсрочка 5 минут. Мы надеемся, что весь отдел будет следить за пунктуальностью времени.
С уважением,

Образец служебной записки о встрече

 Чтобы лучше понять концепцию официального меморандума, ниже приведен пример созыва встречи руководителем отдела соответствующей команде.

Кому: Группе входящего маркетинга
От кого: С.К. Мэтью, руководитель отдела маркетинга
Дата: 18 сентября 2019 г.
Тема: Ежемесячный отчет об эффективности
Поскольку август закончился, давайте запланируем совещание команды для ежемесячного отчета об эффективности с указанием достигнутых целей и областей, над которыми нужно работать.Пожалуйста, будьте готовы к цифрам продаж, отзывам клиентов и новым клиентам.
С нетерпением жду конструктивных результатов этой встречи,
С уважением

Отчет против Памятки — VS Pages

Разница между отчетом и памяткой

Меморандум и отчет – это факты, которые предназначены для хранения и передачи информации, либо служат записью. Их обычно называют документами. Эти документы обычно посвящены правительству и управлению предприятиями. Обычно они печатаются на бумаге или в онлайн-формате.

Отчет

Это документы, ориентированные на конкретную аудиторию и соответствующие содержанию. Обычно он используется для отображения результатов расследования, запроса или эксперимента. Адресатом может быть физическое лицо, общественное или частное лицо. Отчеты обычно используются в образовании, науке, правительстве, бизнесе и других областях. Этот тип документа имеет убедительные преимущества элементов, таких как голос, изображения или графическое отображение, чтобы убедить аудиторию принять меры.

Памятка (Меморандум)

Короче говоря, известный как меморандум, это документ, который помогает памяти, наблюдая за определенными темами или записывая события, которые используются в бизнес-офисе. Он может быть написан в любом формате, или он может быть основан на определенных форматах конкретного учреждения или офиса. В нем записываются условия сделки, контракта, MOA (меморандум об ассоциации) и MOU (меморандум о взаимопонимании).

Похожие записи

Вам будет интересно

Стратегия горизонтальной диверсификации это: Стратегия горизонтальной диверсификации

Акционным: Недопустимое название — Викисловарь

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко