Бережливое производство 5с в офисе: Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Содержание

Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Практическая часть

Как сделать 5S рабочих мест в офисе:

1

Вытащить всё со своих мест, в том числе из всех  закоулков. (Для крупных помещений можно частями, но нежелательно).

2

Вытереть, вымыть, удалить грязь.

3

Выкинуть лишнее, или отложить его в зону карантина, или пометить «красным ярлыком», если предмет пока некуда переместить и предмет на виду.

Идея «внедри-сегодня»:

зона карантина

Нужно: 1 коробка, 3 минуты (офис) либо 1-2 квадратных метра, 5 минут (производство).

Помещайте в зону карантина предметы, которые неизвестно, нужны или нет. Если в течение 1 месяца предмет не потребовался — его надо удалить.

4

Выделить «зону хаоса»

Идея «внедри-сегодня»:

Зона хаоса

Нужно: любой способ отмаркировать место (например, изолента или открытая коробка).

Выделите место и разводите бардак только там. Со временем уменьшайте это место.   Важно! Не в ящике стола!!! — надо там, где бардак виден.

5

Запланировать, где что будет лежать. Можно сразу делать по частям (может быть придется переделать) или сначала обсудить общее расположение предметов и нарисовать общий план. Это уж как удобнее конкретным людям.   Размещение предметов нужно обсудить со всеми, кто будет пользоваться.  Этот момент -самое то, чтобы передвинуть также столы, шкафы, зоны. Выслушайте идеи всех участников обсуждения. очень часто в коллективе гораздо больше хороших решений, чем кажется.

Важно: планировать должны те, кто будет пользоваться. Дело не в том, чтобы всё внешне смотрелось красиво, а в том, чтобы было максимально удобно использовать

, то есть для каждой вещи нужно найти наилучшее место.

Это значит, что своё индивидуальное рабочее место человек должен планировать сам. И ничего страшного, если у каждого работника оно будет организовано по-разному.

А вот например общий шкаф с документами, принтер, рабочее место, которым пользуется несколько человек и т.п. — нужно обсудить вместе. Заранее выберите руководителя, который будет принимать решения,  если консенсус не получится.

6

Разложить вещи примерно так, как будет, и по мере раскладывания подправить план.

Советы

•  Зоны удобно выделять цветной изолентой. Почему? Изолента удобна, чтобы перемещать зоны, пока они не устоялись. Да, может так оказаться, что то, что придумали вначале, окажется не наилучшим. Зачем нужна зона? Чтобы было видно, что предмет на месте.

•  Когда много бумаг, скрепляйте степлером или скрепкой бумаги по одной теме и надпишите их. Так  вместо 100 бумаг получилось 14 кучек по 14 вопросам, психологически гораздо легче.

•  Что чаще используется — лежит ближе. Обратите внимание также, на какой высоте это размещено (не надо тянуться), под правую или под левую руку повешено.

•  Хранение в точке использования — это идеальное решение для часто используемых предметов (да и вообще для всех, если получится).

Заводсков Сергей Вадимович

7

Сделать маркировку (создайте файл, которым будете всегда пользоваться, тогда у вас будут одинаковые шрифты и не придется нигде записывать, какой у них размер и пр.)

Советы

•  Чтобы не портить стену, используйте белый малярный скотч, и также можете прикрепить к стене бумагу, чтобы нанести на неё контуры предметов. Белый малярный скотч подойдет и для нанесения надписей на стену. В этом случае, пока всё не устоялось, Вы сможете поменять местами предметы, передвинуть надпись.

8

Сделать «приспособления» там, где они нужны (например, разграничители, коробки и пр.).Со временем вы сможете их улучшить и сделать более красивыми. На начальном этапе достаточно вырезать из картона и склеить скотчем, так как первое время Вы будете их перемещать и менять.

  • До:

    Заводсков Сергей Вадимович
  • После:

    Заводсков Сергей Вадимович
Советы

•  Не страшно, если сначала Ваши «приспособления» будут выглядеть грубовато. До того как их «изваять в камне», нужно будет их переделать раз по 5 🙂

•  Контурные формы можно вначале вырезать из картона, а затем уже из фанеры

•  Вам пригодятся картонные коробки и пластиковые контейнеры

•  «Удобно» всегда лучше, чем «красиво».

Экономьте каждое движение, и тогда Вы действительно будете убирать предметы на место.

9

Пусть каждое рабочее место будет индивидуальным. Не пытайтесь все места сделать одинаковыми, каждый делает под себя. Пусть предметы будут там, где Вам нужно, но пусть у них будет продуманное место.

Важно! Несоблюдение этого принципа в разы повышает сопротивление сотрудников. И наоборот, соблюдение этого принципа может подтолкнуть работников найти интересные решения, сравнивать между собой и в целом гордиться сделанной работой.

Заводсков Сергей Вадимович

Заводсков Сергей Вадимович

10

Надпись учит нас ставить предмет на место, поэтому нужна!

Кажется, глупо писать «телефон», «чашка». Но, например, раньше я клал сумку куда попало, она все время мешала, иногда терялась. Затем я выделил место для нее, но не сразу привык класть её туда. А когда есть надпись (или другая маркировка, например, контур предмета) — сразу видно, куда положить, и сразу видно, если что-то не на месте. Можете сделать надпись так, чтобы предмет, стоящий на месте, закрывал её.

Когда речь идет о большом количестве предметов, можно использовать не надпись, а их контуры, или выдавленные в соответствующем материале формы и т.п.

Особенно это актуально, когда многие люди используют один комплект инструмента или других каких-либо вещей.

Обязательно кладите каждый предмет на отмаркированное место. Это совсем не долго, если места эти продуманы и удобны. Если предмет не ясно, куда положить, положите его в зону хаоса.

11

Закрепите провода, а также всё, что может упасть, разбиться, нанести травму.

12

Содержите свое место в чистоте! Это займет всего несколько минут в день, а настроение будет гораздо лучше.

13

Стандарт рабочего места и ответственный за содержание рабочего места (или другой зоны, например, шкафа с образцами и т.п.) позволяют проверять друг друга. Стандарт может выглядеть в виде фото с изображением предметов так, как они должны быть расположены, или схемы. Например, так:

Заводсков Сергей Вадимович

14

Регулярно проводите аудиты друг у друга, и ставьте оценку по результатам. Поощряйте лучших.

Для рабочих мест складских помещений и производства применяется несколько более расширенная технология, об этом будет рассказано в конце статьи.

ШАГ Консалтинг — Почему система 5S не работает в офисе

Почему система 5S не работает в офисе

В этом посте я объясню, почему система 5S не работает в офисе, основываясь на своих собственных размышлениях и многолетнем опыте работы с ней. Для тех, кто еще незнаком с системой 5S: она представляет собой инструмент бережливого производства, связанный с организацией рабочего места.

На самом деле, 5S – это аббревиатура для 5 японских слов: seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke. Их обычно переводят на английский как sorting, или сортировка (ненужные вещи должны быть удалены с рабочего места), straightening, или соблюдение порядка (каждый из оставшихся предметов должен быть на своем месте), cleaning, или содержание в чистоте (реальная уборка, например, бумажными полотенцами), standardization, или стандартизация (предыдущие три пункта должны выполняться систематически), и sustain, или совершенствование (постоянное выполнение этих правил). Компании тратят огромные средства на внедрение этой системы в производство, чтобы заложить основу для других инструментов бережливого производства, таких как TPM (всеобщий уход за оборудованием) и SMED (быстрая переналадка). Они справедливо считают, что организованное рабочее место – залог дальнейшего совершенствования. В действительности, любое организованное рабочее место лучше, чем неорганизованное, поскольку степень организованности в производственной среде влияет на две причины возникновения вопросов к качеству в производстве (ошибки и чрезмерные отклонения).

В связи с популярностью этой системы и с тем фактом, что ее грамотное применение приводит к большей организованности рабочего пространства, в один прекрасный момент кто-то решил, что было бы неплохо воспользоваться системой 5S в офисе. И так началось неверное использование этого инструмента бережливого производства, которое в иных условиях работает очень даже хорошо. Сегодня во многих компаниях можно встретить людей, терпеливо объясняющих посетителям, как офисная система 5S способствовала повышению организованности, снижению издержек, а также прочие магические эффекты, в которые верит руководство компании, которому должно быть виднее. Правда такова, что при внедрении офисной программы 5S обычно проводится тренинг, за которым следуют уборка и организация, а затем кто-то один (или группа людей) начинает проводить аудит 5S в офисе. Видите ли, нельзя эффективно контролировать что-либо, если не можешь это измерить (тут я иронизирую, поскольку подобное умозаключение – одно из самых вредоносных во всей деловой сфере).

Люди с планшетами снуют вокруг и постоянно беспокоят офисных работников, тщательно обследуя их рабочие столы, проверяя, находятся ли их степлеры на обозначенных клейкой лентой местах, а иногда даже выдвигая ящики и подсчитывая количество ручек внутри. Все ради усовершенствования. Для тех, кто ведет счет, или для тех, чей бонус зависит от цифр, и для вышестоящего руководства, которому не виднее, эти меры представляются тесно взаимосвязанными с теми волшебными усовершенствованиями, которых ожидаешь от обычного применения хорошей идеи в другой области бизнеса. Для остальных же это, в лучшем случае, веселый повод отвлечься, а в худшем – полнейшая бестактность и пустая трата времени. Я это знаю, потому что мне довелось побывать на обеих сторонах аудита 5S: как в качестве аудируемого лица, так и в качестве аудитора. Могу честно сказать, что даже не знаю, на какой из сторон хуже.

5S в качестве инструмента для организации рабочего пространства на производстве – идея неплохая: это просто проявление немного структурированного «здравого смысла». Те, кто работают на производстве (операторы, технические специалисты и контролеры), способны оценить ту ограниченную значимость, которую привносит такая организованность, и у них обычно с этим нет никаких проблем. Бессмысленные аудиты, которыми должна сопровождаться подобная инициатива (иначе как руководству узнать, что рядовые сотрудники справляются со своей работой?), являются необходимым злом для достижения чуточки чистоты и организованности. И вот, в чем суть: для повторных операций и/или тех операций, которые зависят от точного следования подробным рабочим инструкциям, сохранение рабочего места в чистоте и порядке может способствовать сокращению количества ошибок и отклонений, что неизбежно приводит к повышению качества. Однако подобные повторные операции в офисе, как правило, не осуществляются, а отсюда и отсутствие ценности системы 5S для офиса. Позвольте мне объяснить…

Представьте себе, что Вы – начальник производственного отдела на фабрике с сотнями сотрудников и около 100 миллионов долларов годового объема продаж. Ваш типичный рабочий день может включать утреннее совещание с Вашей командой, за которым следуют несколько часов на производственном участке, в течение которых Вы смотрите, что произошло за предыдущий день, и наблюдаете за различными операциями. У Вас может быть встреча с инспектором для обсуждения ежемесячного объема производства и с руководителем службы техники безопасности, чтобы разобрать новое постановление местных органов власти. Вы перекусываете на ходу, перепроверяете свою электронную почту, беседуете несколько минут с директором предприятия, а затем отправляетесь обратно на производственный участок, чтобы посмотреть, что происходит в начале второй смены. Возможно, Вы обнаружите поломку относительно важной детали оборудования и начнете работу с начальником службы технического контроля над составлением соответствующей документации по отклонению от стандартного течения процесса, а также с главным инженером – над подготовкой запасного оборудования. Наконец, Вы завершаете свой рабочий день короткой встречей с менеджером по персоналу касательно системы оценки производительности труда сотрудников на следующий год, прежде чем отправиться домой с наступлением темноты. Вы вкалывали сегодня более 10 часов и нацелились сделать еще больше дел завтра.

Ни в один момент в течение Вашего рабочего дня не имело совершенно никакого значения, что степлер на Вашем рабочем столе лежал в пределах, обозначенных тонкой клейкой лентой желтого цвета, или что в ящике Вашего рабочего стола было точно три ручки. Такой динамичной и подвижной работе ничуть не способствуют нанесение необходимой разметки на рабочем столе и наличие конкретных точек для расположения этой книги или того ящика для документов. Никто не запоминает результаты последних офисных аудитов 5S, увиденные на информационном стенде. Для людей, выполняющих такой вид работ, офисная система 5S очень быстро попадает в категорию пустой траты времени. Такие люди выполняют работу, которая практически противоположна повторяющимся действиям, и ей ни на йоту не способствует использование концепции, заключающейся в нанесении разметки из клейкой ленты на рабочих столах сотрудников и подсчете количества ручек в их ящиках. Конечно, профессиональная деятельность начальника производственного отдела должна вписываться в рамки определенной системы. Именно поэтому у нас есть ISO 9001 и прочие стандарты системы управления, но применение концепции, предназначенной для производственной сферы, в подобной рабочей среде, в действительности, вредит тем людям, которые занимаются ключевыми видами деятельности для поддержания бизнеса в рабочем состоянии.

А что Вы думаете о применимости системы 5S в офисе?

18 октября 2017

Разделы:

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Как и почему бережливое производство терпит крах в офисе?

Когда компании пытаются применить методы бережливого производства в офисах, или в сфере услуг, очень многие останавливаются, едва лишь “распахнув дверь”.

Сюжет историй может отличаться от того, что я опишу ниже, но в целом все идет по одному и тому же сценарию.

Кто-то в компании, заразившись примерами оптимизации производства, приносит идею “а давайте мы и в офисе сделаем так же круто!”.

С песнями и плясками директор по персоналу организует тренинг для офисных сотрудников, где их знакомят с основами лин, и предлагают засучив рукава взяться за дело. Половина народу отправляется в новоназванную гембу “наводить 5S”, вторая садится за картирование потока создания ценности. Дело кипит…

А через пару месяцев кто-то из руководителей спрашивает: “ну что, чего удалось добиться?”

В ответ ему показывают стройные ряды карандашей, чистое от фотографий мотиваторов и демотиваторов пространство стен, уклеенное простынями с непонятными иероглифми и стрелочками, и трёх-четырёх невыспавшихся энтузиастов, против которых заточили перьевые ручки уже буквально все сотрудники офиса. Экономического результата никто показать не может, и руководитель явным или неявным образом закрывает проект, перебрасывая бесценные ресурсы на более важные задачи. Внедрение завершено, офис возвращается к обычному состоянию дел.

Привести в порядок офис – задача не очень-то и сложная, если честно. И даже эффект эта работа может дать вполне приличный. Однако деталей в процессе столько, что дьявол из них выскакивает практически обязательно.

Организация порядка в офисе

Издательство ИКСИ выпустило книгу Тома Фабрицио и Дона Теппинга “5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место“. Хорошая книга, чтобы начать внедрение.

В этой книге достаточно подробно описывается процесс внедрения 5s в непроизводственной сфере: как подготовить проект, как провести стартовый анализ, что делать на этапах сортировки и удаления ненужного (1 этап), рационального расположения и определения границ (2), уборки и проверки (3), стандартизации и обмена информации (4), поддержания достигнутого и совершенствования (5).

Однако когда 5S внедряется в офисе, очень важно найти баланс разумного. Не каждая компания может его соблюсти и это может привести к неприятным последствиям. В русских традициях это описывается пословицей “заставь дурака богу молиться, он и лоб расшибёт”. Когда неподготовленная компания пытается поднять степень организованности на совершенно невероятную высоту, люди взрываются.

“Это бред” – в данном случае это было бы самым мягким высказыванием В ТОМ СЛУЧАЕ, если вы потребуете обозначить АБСОЛЮТНО ВСЕ предметы на самых первых этапах работы.

Тем не менее часто неофиты бережливого производства требуют убрать из рабочего пространства абсолютно всё лишнее, всё личное и всё неотносящееся к работе.

В худшем случае это может привести к тому, что сотрудники начинают увольняться.

И это логично, потому что условия работы неожиданно становятся совершенно невыносимыми. Там, где раньше можно было повесить фотографию с отпуска, сегодня должна остаться чистая стена. Там, где раньше в органайзере стояло десять заточенных карандашей на любой случай, сегодня допускается наличие только одного. И главное – никто не может толком объяснить, зачем это надо.

Объяснения “это всё – потери” не принимаются. Может быть даже никто и не спорит, что лишние карандаши в карандашнице – это лишние потраченные деньги компании, но всё равно все сопротивляются со страшной силой. И если вы не догадываетесь, почему так происходит, посмотрите вокруг. Пока вы убираете лишние карандаши, люди тратят часы рабочего времени на совершенно бессмысленную и бесполезную работу: они неделями согласуют заказы с полудюжиной директоров, они носятся по отделам в надежде хоть ненамного ускорить выполнение срочного заказа, они пишут многостраничные отчеты, которые никто не читает, они заполняют сотни журналов и бланков, вместо того, чтобы делать свою основную работу.

И поэтому попытка сократить потери компании путем  сокращения количества ручек или введением правила “использовать обратную сторону бумаги для печати черновиков” всегда выглядит как игра в бирюльки.

Экономия двух пачек бумаги на десятерых сотрудников класса “офисный планктон” в месяц в данном случае выглядит как издевательство над здравым смыслом.

Потоки работ в офисе

Это в производстве всё более-менее “по правилам”. Прежде чем собрать готовое изделие надо сначала сделать все детали. А для этого купить сырье. А перед этим разработать конструкцию. В офисе же всё обычно идет как попало. Сначала вас просят выставить счет, потом вы думаете о спецификации услуги, а потом начинаете придумывать, где взять ресурсы и время на то, чтобы выполнить то, за что уже заплачен аванс.

И хорошо, если только это.

Каждый сотрудник офиса если и представляется “офисным планктоном”, то определенно должен будет вырасти в осьминога, поскольку одновременно делает триста сорок семь работ. “И швец, и жнец, и на губе дудец”. Только человек садится сделать обзвон самых ненавистных клиентов, только собирается с силами, так именно в этот момент приходит коллега из другого отдела и требует срочно уделить ему “пять минуточек” драгоценного времени. А через три часа возвращается к взмыленному исполнителю и спрашивает: “ну ты чего так долго, там дел-то всего на час было???”.

“Зачем ты меня дергаешь каждые полчаса? Я же сказала – через пять минут всё будет готово!”

Работа большинства сотрудников офиса не укладывается в производственную парадигму потоков. И это быстро обнаруживается при попытках нарисовать карту потока. Потока нет. Но карту надо нарисовать. Энтузиасты, особо вдохновленные своими учителями, даже способны прогрызть себе путь в офисных лабиринтах и все-таки нарисовать процесс прохождения отдельных задач. Но с поправками на то, что “другие аналогичные задачи выполняются совершенно не так”, “есть три категории сложности”, “эту работу делает только Петрович и только когда он свободен” и “а если начальник в отпуске, то всё делается совсем не так” оказывается, что анализировать этот процесс совершенно бесполезно. Скорее всего такая карта потока создания ценности описывает карту потока создания сферической ценности в вакууме при отсутствии всей остальной вселенной и может служить только пугалом для последующих поколений новобранцев под лозунгом: “вот так делать нельзя ни в коем случае!”

В чем корень проблем

Источник всего этого угрожающего взрывами раздражения сотрудников и несусветной путаницы в потоках один. И мне остается только и повторять одно и то же: пока не определена ценность деятельности, которая ведется в офисе, любые усилия по внедрению методов бережливого производства потерпят крах. Не потому, что методы бережливого производства не работают в офисе или не работают без отсутствия ценности. Работают. Но дают такой результат, который никому не нужен. Все равно, как закручивать крестовой шуруп простой шлицевой отверткой: можно закрутить, но потратишь кучу сил и скорее всего сорвешь резьбу.

К сожалению, ценность работы многих офисов очень сложно обнаружить. В том числе и потому, что закон удвоения административной верхушки Паркинсона продолжает неумолимо действовать даже в цифровую эру. Поэтому те крохи ценности, которые создаются отдельными выдающимися офисными осьминогами, очень сложно обнаружить и собрать в единый поток. А сама деятельность часто напоминает не поток, а омут с сильными подводными течениями, в которых может пропасть все что угодно.

Чтобы вычленить эти элементы ценности потребуется несколько нетривиальных методов, о которых я буду рассказывать на мартовском семинаре “Бережливый офис 2.0. За пределами простого наведения порядка“, в том числе расскажу о стандартизации, о том, как находить элементы ценностей в запутанных потоках, об управлении всем разнообразием офисных задач, о том, как привлечь всех обитателей офиса на свою сторону.

Пока еще у желающих принять участие в семинаре есть возможность ознакомиться с подробностями программы и выслать заявку на участие. Но с каждым днем количество свободных мест медленно но неумолимо сокращается. Поэтому поторопитесь.

Копирайты

Фото в начале статьи взято отсюда.

Фото ручки с ярлыком – из истории о невероятно организованном офисе компании Гранд Гифт.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…

Методика внедрения системы «5С офис»

1. МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ «5С офис»

МЕТОДИКА ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ «5С ОФИС»

2. ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

Цель : сформировать навык применения одного из инструментов
«Бережливого производства» – системы 5C в своей рабочей среде
понять преимущества применения системы 5C
узнать , как повысить свою эффектиивность за счет грамотной
организации рабочего пространства
разобраться что необходимо сделать для сокращения времени на
поиск необходимых для работы предметов, документов
грамотно организовать свое рабочее пространство
применить 5С на только на работе, но и дома

3.

СИСТЕМА 5С для офисаСИСТЕМА 5С ДЛЯ ОФИСА
5С – это система организации рабочего места , которая позволяет:
значительно повысить эффективность
и управляемость рабочего
места
улучшить корпоративную культуру
повысить производительность труда
сохранить время
Это один шагов на пути создания Бережливого производства

4. КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ 5С

1.
2.
3.
4.
5.
Сортировка – удаление ненужного
Упорядочивание — определение для каждой вещи своего места
Соблюдение чистоты – систематическая уборка, проверка
Стандартизация процессов, операций
Совершенствование порядка и самодисциплины
ВЫГОДЫ ОТ ВНЕДРЕНИЯ 5S
Для работника
• Поддержание постоянного
порядка на рабочем месте
• Рост удовлетворенности
работой
• Сокращение времени на
поиски, ожидания и другие
потери
Для руководителя
• Повышение скорости
выполнения задач
• Снижение количества ошибок
работников
• Повышение
производительности труда

5.

ЦЕЛИ 5СУнификация и стандартизация рабочих мест
Повышение производительности труда за счет сокращения рабочего
времени поиска предметов в рамках рабочего пространства
1 ЭТАП «СОРТИРУЙ»
Цель этапа: освободить рабочее пространство от ненужных предметов
Задача : Классификация предметов, на степени их необходимости на
рабочем месте
Рассортируйте все предметы на нужные и ненужные
Частота использования предмета
Статус
Решение о хранении
Низкая
Ненужный
Удалить
Не использовался в течение
последнего года
Использовался только один
раз в течение последних 3 12 месяцев
Средняя
Использовался только один
раз в течение последних 2-3
мес
Хранить вне рабочей зоны
на известном расстоянии
Нужный не
срочно
Используется более одного
раза в месяц
Высокая
Используется раз в неделю
Используется ежедневно
Используется ежечасно
Нужный
Хранить в пределах
рабочей зоны на среднем
расстоянии
Хранить близко к рабочей
зоне, либо носить при
себе
1 ЭТАП «СОРТИРУЙ»
ЗОНА «КАРАНТИНА»
Если не можете сразу определить нужна вещь или нет :
Повесьте на вещь красный ярлык с датой
Поместите предмет с ярлыком в специально созданную зону
«карантина»
Если предмет из зоны карантина потребовался в работе, то ярлык
снимается и он переводится в рабочую зону
Предметы оставшиеся в зоне карантина более 30 дней подлежат
утилизации, переработке или продаже
Все ненужные вещи складируйте в выделенной зоне
Пример этапа «Сортировка»
Комната Мастеров ООО Жилстрой
До
Сортировка
Итог
2 ЭТАП «УПОРЯДОЧИВАНИЕ»
Цель этапа: рационально разместить предметы. Сделать визуализацию,
так чтобы брать и класть предметы на место было легко
Правила
Общие правила
Каждый предмет имеет свое место
Ящики для канцтоваров не должны быть глубокими, запрещается хранение навалом
Быстрый поиск и доступ к предметам
Предметы используемые часто располагаем ближе к месту использования
Предметы которые используем совместно, размещаем вместе
Предметы удаленные друг от друга располагаем, так чтобы сократить возможность лишних
перемещений
Каждый работник должен иметь возможность найти или положить на место нужные документы в
течение 30 секунд
Пример этапа «УПОРЯДОЧИВАНИЕ»
Комната Мастеров ООО Жилстрой
До
После сортировки
Итог
Пример этапа «УПОРЯДОЧИВАНИЕ»
Комната Мастеров ООО Жилстрой
До
После сортировки
Итог
3 ЭТАП «СОДЕРЖИ В ЧИСТОТЕ»
Цель этапа: Содержание офисных помещений в полной чистоте.
Устранение неисправностей для поддержания комфортных и безопасных
рабочих мест.
Задача: Регулярная проверка своего рабочего места для поддержания
порядка; привлечение к устранению неполадок соответствующих служб.
Стандарт ежедневной уборки
рабочего места
Стандарт генеральной уборки
кабинета
Утром
Ежемесячно, последняя пятница
месяца
Удаление пыли на рабочем месте
Рабочее место, офисная техника (пыль,
загрязнения)
(стол, офисная техника, полки)
Шкафы открытые и закрытые (отсутствие пыли ,
порядок)
Вечером
Размещение всех предметов и бумаг на свои
места (сверка со стандартом на фото)
Визуализация порядка (сверка рабочего места со
стандартом на фото)
Чистота в помещении (пол, потолок, стены, двери,
окна, …).
Комплектность и техническое состояние
помещения (предметы интерьера, мебель, лампы,
розетки, выключатели, радиаторы и т.д.)
4 ЭТАП «СТАНДАРТИЗАЦИЯ»
Цель этапа: Зафиксировать достижения и предотвратить откат к
предыдущей ситуации, когда рабочие места постепенно будут приходить в
состояние хаоса
Задача: Самые эффективные решения необходимо закрепить стандартом
Стандартизация – это превращение процедур сортировки, рационального
расположения и уборки в привычку
Стандарт рабочего места мастера
Стандарт уборки
5 ЭТАП «СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ»
Цель этапа: поддержание выполнения установленных процедур первых
этапов , чтобы предотвратить откат назад
Совершенствование – это личная инициатива людей и оно может
проявляться только в их поведении
Инструменты и методы совершенствования системы 5S
Самооценка, проверка руководителем
Лозунги 5 S
Рассылки 5S
Взаимный обмен лучшими практиками
Конкурсы

15.

Спасибо за внимание!СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Внедрение бережливого производства по шагам

Применение инструментов бережливого производства в офисе происходит по тому же алгоритму, что и на производственных предприятиях. Однако здесь есть своя специфика, начиная от внедрения lean до последующего его применения в вашей компании. В этом номере мы постараемся заложить лишь небольшой камень фундамента для реализации идей бережливого офиса.

Шаги на пути к бережливому офису

Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса — это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Рассмотрим два вида ошибок, которые допускают компании на данном этапе. В первом случае lean production насаждается топ-менеджментом сверху, можно сказать, принудительно. Во втором — инициатива исходит от сотрудников, но при этом руководство лишь формально или вообще не заинтересованно в предложенных коллективом изменениях. В итоге, при различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал. Поэтому оптимальный вариант внедрения бережливого офиса для компании — это совместное с сотрудниками обсуждение проблем компании и выставление приоритетных целей для улучшения работы.

Нуждаетесь в трансформации вашего бизнеса? Рекомендуем заказать сессию стратегического планирования на основе прорывных решений и ТОС-решений.

Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов Lean. Заключительный этап внедрения бережливого офиса — процесс непрерывного совершенствования. По мере того как будет меняться поведение ваших сотрудников, вам потребуется ввести систему поощрений, чтобы как-то отметить происходящие изменения. Люди, легко адаптирующиеся к переменам, быстро примут новую систему. Они сразу же увидят ее преимущества. Те, кто адаптируется к переменам медленно, возможно, будут сопротивляться и держаться за старые принципы. Будьте терпеливы: рано или поздно новая концепция скажет все сама за себя, и сотрудники почувствуют на себе ее преимущества. К бережливому офису нельзя перейти одним махом. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов.

Инструменты бережливого офиса

Остановимся боле подробно на предлагаемом инструментарии бережливого офиса. Традиционно все инструменты можно поделить на инструменты анализа потерь и их устранения. Как уже было отмечено выше, бережливый офис — это средство борьбы с потерями, поэтому вопрос классификации и выявления потерь является ключевым. Так, аналогично потерям при производстве продукции в сфере услуг можно выделить те же семь видов потерь: брак, запасы, излишняя обработка, перемещение, движение, ожидание перепроизводство (лишняя работа). В дополнение к существующим видам в бережливом офисе добавляют новые потери, связанные с нерациональным использованием рабочей силы. В качестве примеров можно привести следующие: нарушение сроков выполнения проектов, неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала, частые прогулы и текучесть кадров, неадекватная система управления результативностью, недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

На представленной диаграмме (рис.1) вы можете увидеть, сколько времени уходит на потери и создание ценности для компании, клиента.

Рис. 1. Структура времени

Как мы видим, большая часть рабочего времени уходит на потери, и лишь 1/8 — на создание ценности и, соответственно, на получение прибыли. Перейдем теперь к инструментам по борьбе с потерями в офисе.

5S

Самый распространенный инструмент — система 5S — система рационализации рабочего места. Пошаговое ее выполнение звучит так: сортируй, соблюдай порядок, содержи в порядок, стандартизируй и сохраняй достигнутое.

Расчет времени такта

Расчет времени такта. Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребностей клиента. Соответственно, работа офиса должна соотноситься с темпом работы ваших потребителей. Данный показатель рассчитывается индивидуально по специальной формуле. Это влияет на рабочие процессы, происходящие в течение дня. Например, при расчете по формуле подача коммерческого предложения должна занимать всего три минуты, составление счета — две минуты и т.д.

Питч

Питч — оптимальное количество времени для продвижения определенного количества работы через поток создания ценности. Расчет питча заключается в определении времени такта и оптимального объема работ для передвижения потоку. Если время такта равно 8 минутам и оптимальный объем работ 30 листов, то питч будет равен 240 минут.

Стандартизация рабочего места

Стандартизация рабочего места — важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Выравнивание рабочей нагрузки

Выравнивание рабочей нагрузки. Важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность как работника во время рабочего дня, так и разных работников в организации. Эта проблема особенно актуальна в России. И суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения между всеми сотрудниками.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — условное представление всех операций в потоке создания ценности. Данные инструмент используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Кроме того, это мощный инструмент обучения новых сотрудников и нейтрализации конфликтов. Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации и превратить узкоспециализированного работника в работника способного выполнять все виды работ в офисе, что является непременным условием выравнивания нагрузки и тем самым повышения качества работы всей организации.

Короткие организационные совещания

Короткие организационные совещания позволяют равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить общие задачи. Часто такие совещания еще называют планерками. При этом для эффективности таких совещаний необходимо соблюдать ряд правил, важнейшими из которых являются: время проведения не более 10 минут, концентрации на делах предстоящих сегодня и посещения планерок всеми сотрудниками. Кроме практического значения по постановке задач носит и поддерживающее мотивирующее значение, связанное с признанием достижений и результатов работы каждого. Обсуждение может касаться менеджмента управления проектами или другие темы.

Система документооборота

Система документооборота — в силу специфики работы в офисе важным является определить виды и формы используемых документов, а также сформировать пути прохождения документов по организации и проинформировать об этих путях каждого сотрудника. Это позволит избежать потерь связанных с поиском пропавших документов и повышает производительность работы всей организации.

Канбан

Канбан — система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах (документах, канцелярских принадлежности) и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

Описанные инструменты позволяют бороться с потерями. В частности в таблице ниже закрашенные темным цветом ячейки обозначают инструменты, которые устраняют те или иные потери. То есть потери в ожидании решаются с помощью питча, системы 5S и карты потока создания ценности.

Рис. 2. Матрица «потери-инструменты» бережливого офиса

В качестве заключения необходимо отметить, что инструментарий бережливого офиса будет полезен любой организации. Результаты применения Lean в офисе таковы. Уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади.


Виктор Васильевич Вальчук К. ф-м.н., бизнес-тренер, модератор более 60 стратегических сессий. Сертифицированный консультант TOCICO по Теории ограничений. Подробнее… Организации: «АРБ-Консалтинг», Школа бизнеса «Управляй будущим» Звоните: +7 (351) 245-03-03 Пишите: [email protected] Присоединяйтесь:

 

Поделитесь этой публикацией:

Семинар «Бережливый офис. 5S на рабочем месте»

ПРОГРАММА

1. Содержание Системы 5S 
·         Сортировка
·         Создание порядка
·         Стандартизация
·         Подробное рассмотрение различных стратегий в системе 5S
·         Визуальный менеджмент

 2. Система организации и рационализации рабочих мест 5S в офисе

·         Принципы построения системы организации и рационализации рабочих мест 5 S
·         Эффект от внедрения системы 5S
·         Этапы внедрения системы 5S
·         Сортировка
·         Рациональное расположение
·         Регулярная уборка. Содержание в чистоте
·         Стандартизация
·         Дисциплина и совершенствование
·         Анализ проектов по организации и рационализации рабочих мест 5 S, реализованных зарубежными и российскими компаниями
 
Практикум: Разработка плана проекта по внедрению системы 5 S в офисе

3. Визуализация. Примеры решений по визуализации
 
·         Оконтуривание
·         Цветовая маркировка
·         Цветовая индикация оборудования
·         Метод дорожных знаков
·         Разметка
·         Графические рабочие инструкции. Проекты на одном листе
·         Визуализация планирования и контроля
·         Примеры решений по визуализации, реализованных на российских и зарубежных компаниях
 
Практикум: Разработка плана проекта по визуализации работ по улучшению процессов

 4. Борьба с основными видами потерь. Программы сокращения затрат
 
·         Анализ видов потерь
·         Организация работы рабочих групп по оценке и минимизации потерь
·         Анализ инструментов, направленных на сокращение потерь
·         Примеры инициатив по борьбе с потерями, реализованные в западных и российских компаниях

 5. Внедрение проекта «Бережливое производство» в офисе
 
·         Основные понятия
·         Основные бизнес-процессы в офисе
·         Виды потерь
·         Оптимизация и улучшение офисных бизнес-процессов
·         Организация рабочего пространства
·         Способы применения системы 5S в офисе

6. Повышение вовлеченности персонала в процессе внедрения решений бережливого производства
  
·         Методы преодоления сопротивления персонала изменениям
·         Принципы сбалансированного предложения

 7.  Подходы к внедрению бережливого производства
 
·         Типичные ошибки при подготовке и внедрении решений бережливого производства
·         Основные этапы внедрения
 
Практикум: Разработка для компаний слушателей перечня мероприятий, направленных на сокращение затрат и скрытых потерь.
 
Практикум: Разработка плана внедрения бережливого производства для компаний слушателей.

 8. Результаты применения концепции “бережливого производства” в компании
 
·         Трудности, с которыми сталкиваются компании при внедрении “бережливого производства”
·         Опыт успешных предприятий.
 
·         Решение кейсов.
 
Подведение итогов работы на семинаре
 
! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
 
! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.
 
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

5С, организация рабочих мест — Leanbase

Описание

Вам необходима эта книга, если

  1. Вы делаете первые шаги в направлении Бережливого производства
  2. Вам необходимо обучить и вовлечь большое кличество персонала в организацию рабочих мест
  3. Вы понимаете, что хаос и беспорядок на рабочих местах мешает выполнению плана и негативно сказывается на качестве
  4. Вы понимаете необходимость сокращения потерь на рабочих местах, но не знаете, как это сделать

 

Краткое описание книги:

Книга «5S. Организация рабочих мест» по логике должна была бы выйти первой в серии современных книг о Бережливом производстве, т.к. метод 5S (или 5С) является базовым методом, с которого начинается развёртывание Бережливого производства в организации. В настоящее время на русском языке существует ряд книг, так или иначе, описывающих этот метод. Поэтому приведу несколько особенностей, отличающих настоящую книгу от остальных.

  • Во-первых, материал данной книги не ограничен лишь описанием шагов 5С: сортировки, соблюдения порядка, содержания в чистоте, стандартизации, совершенствования. Он гораздо шире. Материал учитывает подготовительную и заключительную часть работ по выстраиванию и налаживанию системы рациональной организации рабочих мест. Вы узнаете как выбрать пилотный участок, как организовать развитие и оценку прогресса, как разработать процедуру, регламентирующую отношения вокруг организации рабочих мест и многое другое. Кроме этого, в книге приведён ценный материал, отражающий психологические особенности человека при изменениях.

 

  • Во-вторых, в книге приводится широкий набор примеров из практики. Книга насыщена реальными фотографиями отечественных и зарубежных предприятий, демонстрирующими читателю как можно сделать. Несколько разделов книги посвящены полностью описанию примеров.

 

Содержание книги:

  • Что такое 5S?
  •  Цели и задачи 5S
  • Взаимосвязь организации рабочих мест с потерями
  • Условия применения 5S
  • Эффект от применения 5S
  • Первый шаг — Сортировка
  • Кампания красных ярлыков
  • Второй шаг — Соблюдение порядка
  • Третий шаг — Содержание в чистоте
  • Четвертый шаг — стандартизация
  • Пятый шаг — совершенствование
  • Выбор пилотного участка
  • Правила для улучшений
  • Психология изменений
  • Обеспечение контроля
  • Фотографии «было — стало»
  • Эргономика рабочего места
  • Примеры визуализации рабочих мест в производстве
  • Примеры стандартизации рабочих мест в производстве
  • Примеры организации рабочих мест
  • Особенности реализации 5S в офисах
  • Примеры визуализации рабочих мест в офисе
  • Примеры организации рабочих мест в офисе
  • Примеры стандартизации рабочих мест в офисе
  • Развитие 5S
  • Как оценить прогресс?
  • Общие стандарты по организации рабочих мест
  • Алгоритм развёртывания 5S
  • Как обучить персонал lean?

Работа в направлении улучшения рабочих мест является наиболее популярной при развёртывании Бережливого производства в нашей стране. Поэтому, эта книга будет полезна руководителям и специалистам любого уровня.

 

Характеристика книги:

 

 

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

5S — Каковы пять «S» бережливого производства?

Глоссарий качества Определение: пять S (5S)

5S определяется как методология, результатом которой является чистое, незагроможденное, безопасное и хорошо организованное рабочее место, помогающее сократить отходы и оптимизировать производительность. Он разработан, чтобы помочь создать качественную рабочую среду, как физически, так и морально. Философия 5S применима в любой рабочей области, подходящей для визуального контроля и бережливого производства. Состояние 5S на рабочем месте имеет решающее значение для сотрудников и является основой первых впечатлений клиентов.

Инструмент качества 5S образован от пяти японских терминов, начинающихся с буквы «S», используемых для создания рабочего места, подходящего для визуального контроля и бережливого производства. Основы 5S просты в освоении и важны для реализации:

  • Seiri: Для отделения необходимых инструментов, деталей и инструкций от ненужных материалов и удаления ненужных.
  • Seiton: Для аккуратного размещения и идентификации деталей и инструментов для простоты использования.
  • Seiso: Провести очистительную кампанию.
  • Seiketsu: Ежедневно проводить seiri , seiton и seiso для поддержания рабочего места в идеальном состоянии.
  • Сицукэ: Чтобы сформировать привычку всегда следовать первым четырем S.

Ниже японские термины переведены на англоязычную версию 5S.

Японский

Переведено

Английский

Определение

Сейри

организовать

сорт

Удалите все ненужное, отделив необходимые инструменты, детали и инструкции от ненужных материалов.

Сейтон

упорядоченность

комплект под заказ

Организуйте все, что осталось, аккуратно расположив и обозначив детали и инструменты для простоты использования.

Seiso

чистота

блеск

Очистите рабочую зону, проведя кампанию по уборке.

Seiketsu

стандартизировать

стандартизировать

Запланируйте регулярную очистку и техническое обслуживание, ежедневно проводя seiri , seiton и seiso .

Сицукэ

дисциплина

сустейн

Сделайте 5S своим образом жизни, сформировав привычку всегда следовать первым четырем S.

Преимущества внедрения программы бережливого производства 5S включают:

  • Повышенная безопасность
  • Повышенная доступность оборудования
  • Меньше брака
  • Сниженные затраты
  • Повышенная маневренность и гибкость производства
  • Повышение морального духа сотрудников
  • Лучшее использование активов
  • Повышение имиджа предприятия для клиентов, поставщиков, сотрудников и руководства

Five S (5S) Пример: контрольный список диагностики сканирования на рабочем месте

5S, пример

Во время встреч с внутренними и внешними заинтересованными сторонами группа проекта по регистрации в программе Medicaid Kaiser Permanente Colorado использовала инструмент Lean 5S для улучшения шаблона регистрации, а также процесса шаблонов. Они реализовали столпы 5S следующим образом:

  • Поля были отсортированы , ненужные поля удалены.
  • Поля были установлены в порядок на основе ввода заинтересованных сторон.
  • Команда осветила , создав базу данных Microsoft Access, которая не допускала дублирования записей.
  • Электронная таблица была стандартизирована , защищая ее и делая из нее шаблон.
  • Самоподдерживающаяся система была создана с использованием Microsoft Access (для управления форматом данных и дублированием) и шаблонов Microsoft Excel (для управления форматом и порядком электронных таблиц).

Прочтите полный пример исследования: Оптимизированная сеть регистрации дает большие результаты для лидера здравоохранения (PDF)

Вы также можете искать статьи, тематические исследования и публикации по ресурсам 5S.

Книги

5S для сервисных организаций и офисов

Бережливые больницы

Статьи

Все — 5S: простой, но эффективный подход к рациональному использованию, применяемый в центре предварительного тестирования ( Журнал управления качеством, ) Центр предварительного тестирования применил 5S к процессу потока пациентов, оптимизируя этапы и устраняя потери. Результаты показывают, что структура 5S является эффективной и простой моделью для разработки и улучшения процессов.

Эффективность офиса ( Quality Progress ) Метод бережливого производства 5S часто используется в производстве, но его можно адаптировать к офисным условиям, чтобы сделать информационные рабочие процессы более эффективными. В частности, лучшая организация и управление информационным потоком позволяет работникам умственного труда принимать более обоснованные решения о расстановке приоритетов и выполнении задач.

Видео

Использование 5S в повседневной жизни Член ASQ Александр Такер, химик из Capsugel, использовал инструмент 5S в своей домашней жизни.Вы не перестанете улыбаться, когда он с юмором рассказывает о том, как он организовал свою ванную комнату, запланировал поездки в продуктовый магазин и даже научил свою собаку быть качественной собакой.

Адаптировано из Quality Essentials: Справочное руководство от А до Я , ASQ Quality Press.

Повышение производительности офиса с помощью 3 принципов бережливого производства

Принципы бережливого производства часто применяются при производстве таких товаров, как автомобили, бытовая техника и мебель. Однако, когда мы смотрим на офисные процессы или на человека за столом, составляющего отчеты, бюджеты или планы, принципы бережливого производства часто не применяются.

Почему нет? Эти процессы принимают входы и преобразуют их в выходы для клиента. Этот процесс лежит в основе бережливого производства и помогает производителям производить больше продукции с меньшими затратами труда за счет удаления отходов. Мы также можем применить эту концепцию на уровне офиса и на индивидуальном уровне.

При участии офиса есть три основных принципа бережливого производства, которые могут быть реализованы для повышения производительности офиса. Это:

  1. Практические 5s
  2. Стандартизированные рабочие задачи
  3. Сделайте рабочий процесс

Принцип бережливого производства № 1: Практический 5S

Понятие бережливого производства 5S связано с поддержанием аккуратного, организованного рабочего пространства. 5S означает «Сортировка», «Установить по порядку», «Сиять», «Стандартизировать» и «Выдержать». 5S гарантирует, что у всех сотрудников будет быстрый и легкий доступ к информации и ресурсам, которые им необходимы для выполнения своей работы.

Когда компании внедряют 5S в рамках инициативы бережливого производства:

  • они убирают все ненужные рабочие инструменты и расходные материалы из рабочего пространства (Сортировка),
  • все необходимые инструменты (компьютер, монитор, клавиатура, файловая система) имеют свои определенные места (упорядочены),
  • рабочих мест очищаются по мере выполнения работы (блеск),
  • методов очистки применяются последовательно (стандартизация),
  • и что практика 5S постоянно совершенствуется и проверяется (Sustain) .

Недавно мы работали с одним клиентом над созданием большой доски в офисе, на которой отображались все заказы, которые в настоящее время находятся за пределами предприятия, у нескольких субподрядчиков. Доска отображает статус каждого заказа, количество и ожидаемую дату возврата. Теперь, когда эта информация отображается на большом, удобном для чтения дисплее, в отличие от электронной таблицы, спрятанной где-то в компьютерном файле, критическая информация теперь готова, позволяя другим управлять всеми последующими процессами на основе возврата работа от субподрядчиков.Визуальная доска не позволяет людям постоянно искать конкретную информацию вокруг стола или экранов компьютеров. 5S Sort and Set помогли улучшить информационный поток.

Принцип бережливого производства № 2: стандартизация рабочих задач

Производители автомобилей разрабатывают стандартные способы сборки автомобилей, вплоть до того, как конкретная рука используется при поднятии компонента приборной панели и усилие, необходимое для его фиксации на месте. Эти стандарты соблюдаются каждым оператором, чтобы контролировать последовательность, время и качество процесса.Однако в офисном мире есть рутинная работа, которую можно стандартизировать почти до этого уровня. Например, документирование стандартных способов выставления счетов, процесса проверки кредитоспособности, регистрации, проверки электронной почты или выполнения обзора бюджета. Офисный процесс можно улучшить, разработав стандарты для контроля последовательности, сроков и предотвращения ошибок или упущений.

Принцип бережливого производства № 3: Обеспечьте рабочий поток

В любой момент производственного процесса, когда производство останавливается, это дорого и расточительно.Производство разработало процессы, гарантирующие, что поток материала на производственной линии редко останавливается. Если мы сопоставим эффективный производственный цех с офисной средой, мы редко увидим, как персонал вовлекается в свои процессы. Их постоянно отвлекают, будь то электронная почта или коллеги. Это влияет на концентрацию и производительность. Используя принцип, согласно которому вся работа должна идти в потоке, сотрудники офиса могут разрабатывать структуры поддержки и соглашения об уровне обслуживания, которые позволяют сотрудникам иметь необходимые периоды времени для выполнения поставленных задач с правильным уровнем концентрации.

TXM может помочь вашей организации в повышении производительности офиса с помощью практической программы 5S, семинаров по разработке стандартных работ и мероприятий по картированию потока создания ценности — свяжитесь с нами сегодня.

Lean in Office Tutorial | Simplilearn

Добро пожаловать в шестую главу учебника по бережливому менеджменту (часть тренинга по сертификации бережливого управления).

Здесь мы подробно поговорим о «бережливом производстве в офисе».

В следующем разделе мы начнем с повестки дня, о которой мы собираемся рассказать в этом уроке, а затем подробно расскажем о бережливом производстве в офисе.

Цели

Кратко рассмотрим темы

.
  • История бережливого производства в офисе, тогда поговорим о

  • Внедрение бережливого производства в офисе с соответствующими

  • Примеры 5 и отходы

В следующем разделе мы начнем с бережливого производства в офисе.

Фон

В этом разделе мы рассмотрим, как принципы бережливого производства применяются для внедрения бережливого производства в офисе.Это основано на принципах оригинальной производственной системы Toyota и адаптировано, переопределено в контексте офиса.

Целью Lean in office является «оптимизация и устранение потерь из административных процессов и добавление стоимости». Офис берет информацию, работает с ней и преобразует ее в другую форму информации; это ничем не отличается от любой другой формы производства. Немного подумав, мы можем применить в этом процессе любой из инструментов бережливого производства.

Этот процесс бережливого производства может улучшить в таких областях, как время выполнения заказа, больше, чем в любой другой области.Вы также часто обнаруживаете, что в большей степени ваши задержки и проблемы связаны с процессами вашего офиса, чем с процессами в цехе. Как часто ваши производственные специалисты жалуются на то, что они получают уведомления только за несколько дней из 6-недельного срока, указанного клиентом?

В следующем разделе мы конкретно поговорим о бережливом производстве в офисе и рассмотрим некоторые инструменты, а также выявление и устранение отходов в офисе.

5S в офисе

Можно задаться вопросом, как 5S используется в офисе.5S применяется в офисе так же, как и в любых других помещениях производственного цеха. Организация рабочего места важна независимо от типа рабочего места.

Некоторые люди могут подумать, что инструменты бережливого производства, такие как 5S, предназначены только для производственного процесса, но они применимы к любому процессу, а офис — это просто еще один процесс.

5S направлен на повышение эффективности рабочего места за счет устранения всего ненужного беспорядка, эргономичной и безопасной компоновки оставшихся предметов, а также сохранения и постоянного улучшения этих изменений.

В следующих разделах описывается каждый этап Office 5S и то, как их можно применить в офисной среде. Лучше всего это сделать с помощью эксперта, который проведет обучение персонала 5S, а также мотивирует и обучит их в процессе.

Сейри (сортировка в экономичном офисе)

Первый шаг 5S применим в офисе, там часто есть старые документы, файлы, каталоги, части оборудования, старые образцы и множество другого беспорядка на столах, спрятанных внутри и за шкафами и обычно занимающих место и получающих на нашем пути.

Будьте тверды с тем, что снимаете, если это не нужно, выбрасывайте его. Слишком много людей хранят такие вещи, как накопления, старые каталоги только потому, что они могут однажды пригодиться, но как часто они могут пригодиться? Не слишком часто!

Выполните тот же процесс, что и для любой другой реализации 5S в производственных процессах, выбросьте очевидный мусор, поместите неизвестные элементы в карантинную зону, пометьте красным все элементы, которые невозможно легко удалить, если они не требуются или не работают. (Да, вы можете оставить растение в горшке, но держите его подальше от работы!).

Вспомните характеристики, использованные для идентификации Сейри из урока «Инструменты». После того, как вы удалили очевидный беспорядок, просмотрите элементы, помещенные в карантин, и договоритесь о расположении в команде, если это что-то, что необходимо, поместите его в место, где это необходимо, если это можно заархивировать, сделайте это и т. Д. по каждому пункту.

Seiton (Набор для экономичного офиса)

Это тот момент, когда многие люди отклеиваются и в некоторых случаях заходят слишком далеко, мы не стремимся маркировать каждый дырокол и степлер и наклеивать на стол небольшие квадратики, определяющие их место для каждого сотрудника офиса, хотя это может быть разумным шагом для стола рядом с копировальным аппаратом, если люди всегда ищут здесь степлер!

Смысл офиса состоит в том, чтобы рассмотреть процесс и поток в офисе, а не части канцелярских принадлежностей, которые есть у каждого человека.Подумайте, какая информация поступает в офис и где, организованы ли у вас лотки для входящих сообщений на каждом столе, распределяется ли работа в систему «голубятня».

Однако все организовано, подумайте, как это будет течь к человеку, который в этом нуждается. Помните, что мы хотим приблизить вещи к тому месту, где они нужны. Примите во внимание расположение офисного оборудования: фотокопировальный аппарат застрял в дальнем углу, где все должны идти к нему, а бумага для аппарата находится в противоположном углу из-за нехватки места.Хранится ли тонер на складе, так как его слишком дорого оставлять без дела?

Отнесите все это в лучшее место для тех, кто в них нуждается. Посмотрите на офисные принтеры, есть ли они у всех или вы похожи на большинство современных офисов с несколькими сетевыми принтерами, находятся ли они в нужном месте и являются ли они расходными материалами для них под рукой, чтобы не ходить за вещами.

Убедитесь, что картотечный шкаф организован правильно и расположен там, где это необходимо. Его нельзя хранить в ряд на противоположной стороне офиса, т.е.е., файлы должны быть организованы таким образом, чтобы люди могли легко находить брошюры и каталоги, и это не должно быть библиотекой, в которую им нужно идти пешком.

Файлы цветовой кодировки и т.п. для определенных областей работы, например, когда все файлы заказов клиентов становятся красными, файлы поставщиков — синими и т. Д. Это позволит сразу понять, что есть, что и где это должно быть.

Рассмотрите виртуальный офис и его «картотечные шкафы». Сколько из ваших людей действительно знают, как организовать свои документы на своих компьютерах?

Сколько раз вы просили что-то, а затем ждали, пока кто-нибудь будет искать в своих каталогах документ, не зная, куда они положили (как часто вы это делали сами?)

Из-за всех этих настроек экономичный офис становится незаменимым.

Seiso (Блестите и проверяйте в экономичном офисе)

Как и в производственной зоне, тщательно очистите место и держите его в таком состоянии, распределите обязанности и точно определите, что нужно сделать.

Сэйкэцу (Стандартизация в экономичном офисе)

Для стандартизации в офисе применяются те же принципы, что и на заводе. Аналогичные принципы проектирования и подход к аудиту используются для обеспечения того, чтобы сотрудники содержали офис в чистоте и стандартизированном состоянии.

Люди даже проводят конкурсы на лучшее рабочее место в офисе. Нередко фотографировать лучшее рабочее место и самое неопрятное рабочее место во время аудитов и демонстраций в местах общего пользования.

Сицукэ (Поддержание экономичного офиса)

Часто самая сложная задача в офисе, как и на заводе, — это поддерживать внесенные нами улучшения 5S и сделать их частью нашей повседневной жизни. Слишком часто мы терпим неудачу на этом этапе, и внесенные нами изменения и созданные улучшения постепенно начинают исчезать, пока мы не теряем выгоды, которые мы получили.

Важно, чтобы все предыдущие шаги повторялись и поддерживались, чтобы вы не потеряли преимущества проделанной работы.

Убедитесь, что новые сотрудники обучены принципам бережливого производства и 5S и полностью понимают, как они могут способствовать функционированию компании в целом.

Виды отходов в офисе

На предыдущем уроке вы слышали о 7 основных типах отходов и еще парочке.В этом разделе мы рассмотрим первые 7 потерь и еще один — недоиспользование навыков.

Хотя можно было бы поговорить о нескольких примерах, мы перечислили несколько из них, чтобы вы могли составить представление.

Дефекты : Дефекты не подходят ни для какой среды, они вызывают переделку, брак и т. Д., Некоторые из примеров — ошибки при вводе данных, ошибки ценообразования, потеря файла или записи, содержащих важную информацию, или некорректная информация распечатывается в отчете или документе.

Перепроизводство : это типичный вид отходов, который можно встретить во многих местах. Например, создание отчетов, которые никто не читает или которые не нужны, печать документов до того, как они кому-то понадобятся, обработка документов до того, как к ним будет готов следующий человек, или печать большего количества копий уведомления или проспекта, чем необходимо, и т. Д.

Инвентарь : можно увидеть, что этот тип отходов широко распространен в офисных помещениях. Такие вещи, как канцелярские товары, коммерческая литература, отчеты и т. Д., являются одними из инвентарных видов отходов.

Обработка без добавления ценности : Это усилия, которые не добавляют ценности продукту или услуге с точки зрения клиентов.

Некоторыми примерами такой траты являются повторный ввод данных, дополнительные копии некоторых документов или отчетов, чрезмерная проверка чего-либо или несколько раундов согласований или подписей.

Ожидание : Как часто нужно ждать, чтобы что-то случилось? Это довольно распространенное явление в офисных помещениях.Промежуток времени, затрачиваемый на ожидание чего-то или готовность к чему-то, — это ожидаемый вид потерь.

Примеры включают медленное время отклика системы или простои, ожидание утверждения перед началом работы или переход в процесс, ожидание завершения предыдущего шага процесса или ожидание инструкций.

Extra Motion : это чрезмерные или ненужные электронные письма и документы; электронные письма пересылаются несколько раз, иногда с большими вложениями из-за нескольких групп рассылки.

Транспортировка : Можно подумать, какие отходы будут в офисном помещении для транспортировки. Есть множество отходов, которые попадают в эту категорию, некоторые из них связаны с плохой планировкой офиса, людям, возможно, придется много ходить, чтобы встретиться с кем-то, с кем они работают, факсами, копировальными аппаратами, разложенными слишком далеко, или кофеваркой. далеко пр.

Если ваш офис находится в нескольких местах или занимает несколько этажей, если рабочие группы разделены, это приведет к дополнительным потерям.

Недостаточное использование : Когда люди выполняют некоторую работу, которую могут выполнять люди с более низкими навыками, они попадают в этот тип отходов.

Примером может быть, когда сотрудник отвечает за некоторую работу с ограниченными полномочиями или ответственностью даже за основные задачи, это добавляет накладные расходы на утверждения. Это приведет к недоиспользованию навыков. Если у руководства слишком много командования и контроля, это также ведет к недоиспользованию.

Неадекватные или недоступные бизнес-инструменты также могут привести к недоиспользованию некоторых навыков сотрудников.

Далее мы подведем итог тому, что мы узнали в этом уроке.

Резюме

Вот что мы рассмотрели в этом уроке.

Заключение

Далее, в седьмой главе, мы узнаем о бережливых показателях.

5S Office; Внедрение экономичного офиса

Внедрение Lean 5S в офисе

Принципы бережливого производства применимы как в сфере услуг или в ваших административных офисах, так и в производстве; на самом деле в некоторых случаях даже важнее.Применение бережливого мышления и инструментов бережливого производства в офисных процессах часто дает большую экономию времени выполнения заказов и других проблем, чем вы могли бы когда-либо надеяться получить на своем производстве.
Рассмотрим обработку заказов большинства компаний; Сколько раз вы наблюдали, как шесть недель производственного цикла занимали 5 недель в офисе и одну неделю панического производства? К сожалению, в этом нет ничего необычного, поэтому применение идей и инструментов бережливого производства должно быть шагом вперед.
Так же, как и в наших производственных помещениях, часто лучше иметь программу 5S для наших офисных помещений, принципы и идеи одинаковы с теми же целями; организованный, безопасный, чистый, эффективный и повторяемый рабочий процесс.Работайте, чтобы предотвратить отходы Муда, Мура и Мури и устранить эти семь отходов в вашем офисе.

Шаги 5S для экономичного офиса

5 шагов 5S

Те же 5 шагов 5S, которые вы применяли на своих производственных участках, применимы в ваших административных процессах. Как и в производственных процессах, вы должны начинать с обучения, а команда должна состоять в основном из тех людей, которые работают в той области, в которой вы проводите 5S.

5S Seiri для офиса (Сортировка, Расчистка, Классификация)

Беспорядок в офисных помещениях.

Так же, как и в ваших производственных процессах с 5S Seiri для офиса, мы стремимся убрать весь ненужный беспорядок на вашем рабочем месте. Это означает просмотр каждого шкафа, стеллажа, картотеки, под и за столами и так далее. Команда должна постараться удалить все ненужные повседневные предметы.
На этом этапе обычно мы удаляем старые каталоги (я обнаружил, что некоторые из них старше 20 лет — никогда не открывались), старые образцы, компоненты, устаревшие документы, непонятные части оборудования, которые никто не может идентифицировать или использовать, и многое другое.
Поместите очевидный мусор в корзину (или утилизируйте) и поместите ненужные, но имеющие ценность, в карантинную зону так же, как если бы вы находились в своих производственных зонах. Красные метки также можно использовать для удаления предметов, требующих посторонней помощи.
Ваши комнатные растения и другие эстетические предметы, хотя они и могут быть строго излишками, можно сохранить, но, пожалуйста, постарайтесь, чтобы это огромное фиговое дерево не прерывало поток документов из одного места в другое.

5S Seiton для офиса (Выпрямить, Упростить, Привести в порядок, Настроить)

Во многом так же, как 5S Seiton внедряется в производственных помещениях, нам теперь нужно организовать все оставшиеся элементы. Я не защищаю маркировку и «печать ног» на вашем столе для расположения степлеров рядом с точилкой для карандашей, как я видел, как это делают некоторые люди. Мы должны учитывать поток информации и оформление документов, чтобы гарантировать его эффективность.
Нам нужно подумать, какие столы должны быть расположены, чтобы можно было легко передавать документы и чтобы нужные люди могли работать вместе. Эффективно ли иметь «отделы», в которых все люди с одной и той же должностной функцией сидят вместе, или нам следует реорганизовать так, чтобы у нас были процессы?
Примите во внимание расположение таких вещей, как принтеры (часто вызывающие беспокойство во многих офисах), есть ли на каждом столе небольшой дешевый принтер или компания инвестировала средства в сверхэффективный цветной лазерный принтер высшего класса, который находится в типографии 200 ярдах от вашего стола? Принципы использования маленьких машинок применимы как в офисе, так и в цехе. Большой суперпринтер часто означает, что вам приходится ждать в очереди за своими документами и ходить по офису несколько раз в день.
Подумайте и о расходных материалах для таких вещей, как принтеры. Это картриджи с тонером, хранящиеся в комнате в отдельном здании под замком, на случай, если кто-то решит забрать их домой для своего суперпринтера, которым они делятся со своей супругой и тремя детьми ?
Посмотрите на вещи, которые вам нужны на рабочем месте, часто обращайтесь к файлам, аккуратно разложенным на полках на вашем столе перед вами, где вы можете быстро и легко добраться до них. Менее используемые предметы на полках, к которым вы можете легко добраться, а те, которые вам редко нужны, могут отправляться в картотечные шкафы в зоне хранения.
Цветовое кодирование файлов также может помочь здесь, вы можете раскрасить его по линейкам продуктов, поставщикам или множеством других способов, но подумайте, что поможет вам больше всего, чтобы помочь вам сразу же выбрать нужный файл без поиска.

5S Seiso для офиса (подметание, блеск, скраб, чистка и проверка)

5S Seiso так же важен в офисе, как и на производстве. Чистый и хорошо организованный офис также может быстро показать, когда что-то идет не так.Либо из-за скопления документации, либо из-за переполненного мусорного ведра рядом с принтером; все необычное будет очевидным и укажет вам направление для улучшения.

5S офисные видео

5S Seiketsu для офиса (стандартизация, стабилизация, соответствие)

Стандартизация практики вашего офиса с помощью 5S Seiketsu может дать огромные преимущества в отношении эффективности и сокращения времени выполнения заказа.Такие простые вещи, как цветовое кодирование файлов и потоков документов, могут принести реальную пользу.
Также подумайте о том, чтобы полностью взглянуть на поток процессов, как в 5S Seiton; нам необходимо разработать стандартные рабочие процедуры для этих процессов. У большинства компаний есть офисные инструкции, но чаще всего они организованы по отделам, а не по фактическим процессам, таким как перевод заказа клиента в производственный заказ. Настоящая выгода может быть получена, если вы наметите рассматриваемый процесс и удалите все бесполезные шаги; действительно ли вам нужно столько согласований, действительно ли все необходимые данные, которые один отдел передает другому, должны ли они быть в «той» форме, в процессе работы вам на ум придет множество вопросов и задокументируйте лучший и наиболее эффективный способ завершения процесса.

5S Shitsuke для офиса (устойчивость, самодисциплина, обычаи и практика)

5S Shitsuke в офисе такая же, как и в производственной зоне, у нас должны быть раскадровки 5S для рекламы сделанных улучшений. У нас должен быть хозяйственный аудит и награды, но, что не менее важно, нужно видеть, чтобы все применяли принципы 5S, начиная с генерального директора и ниже.

5S в офисе так же, если не больше, важен, как 5S в ваших производственных помещениях.

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно 5S Office или вы хотите поделиться своим мнением о том, как внедрить Lean Office, или если у вас есть несколько историй успеха, пожалуйста, оставьте сообщение ниже.

Lean.org — Институт бережливого предпринимательства | Бережливое производство | Бережливое производство | LEI

Lean.org — Институт бережливого предпринимательства | Бережливое производство | Бережливое производство | LEI | Бережливые услуги

Онлайн-обучение

Код

LEI предлагает индивидуальные или интерактивные онлайн-курсы под руководством инструктора, разработанные с использованием различных методов обучения, включая видео, коучинг и мероприятия.

Получите доступ к последним достижениям в области бережливого лидерства и управления

Один платеж. Неограниченное количество регистраций.

Давайте вместе разработаем план бережливого обучения для вас, вашей команды или вашей организации.

Подробнее о партнерских отношениях »

Код

LEI позволяет адаптировать и проводить практически любые наши популярные и специализированные семинары, чтобы помочь в достижении ваших краткосрочных и долгосрочных целей или разработать индивидуальную программу для повышения потенциала вашей команды.

И с чего начать свой путь бережливого производства

Основанный на цели, процессе и уважении к людям, бережливое производство способствует созданию максимальной ценности для клиента при минимизации затрачиваемых ресурсов, времени, энергии и усилий.

Вы решаете проблему или ее симптом?

Практика повторного запроса , почему , всякий раз, когда возникает проблема, чтобы выйти за рамки очевидных симптомов и обнаружить первопричину.

Что такое бережливая разработка продуктов и процессов (LPPD)?

LPPD — это мощная система для разработки новых продуктов, доказавшая свою эффективность в больших и малых компаниях в различных отраслях промышленности.

Просмотрите веб-семинары, подкасты, видео и другие материалы по кодам LEI

Это удобные способы поделиться с вами и членами вашей команды практическими знаниями от опытных руководителей, практиков и коучей по бережливому производству.

Рабочие тетради для обучения и обучения других

Фонд стипендий и благотворительности Джеймса П. Вомака

Подпишитесь на нашу рассылку новостей »

Что такое экономичный офис? Не только 5S, но и ценность для клиентов.

Вы работаете в офисе и хотите «экономичный офис»?

Прочтите ниже, и вы откроете для себя кое-что интересное.

В каждой компании есть офисы, в которых выполняют административные задачи.

Честно говоря, Я держу пари, что все, что у меня есть, что у вас есть , очень мало административных задач , что проходит гладко.

Не правда ли?

Это причина того, что новая ветвь Lean становится все более и более важной.

Они называют это приложение «Бережливым офисом».

Прежде чем идти дальше, посмотрите это видео.

Lean Office — это не только 5S.

В основном это ошибка относительно того факта, что у вас есть Lean Office, когда вы выполнили 5S.

Только использование 5S при применении бережливого производства в офисе.

Это НЕПРАВИЛЬНО.

Конечно, 5S очень важен и является базой для экономичного офиса, но — это только отправная точка.

На самом деле, вы должны сосредоточиться на процессе и увидеть , где 7 потерь находятся в ваших задачах.

Что такое экономичный офис?

Как обычно, непросто найти однозначное определение.

Во-первых, я предлагаю прочитать наше определение бережливого производства, чтобы понять основные принципы.

Всего:

1) Lean Office — это приложение Lean Management в офисной среде.

Это означает установить метрику, разместить доски и привлечь команду.

Например, в качестве метрики можно указать:

  • Сколько времени нужно , чтобы ответить на предложение после запроса клиента?
  • Какие задачи с без добавленной стоимости и сколько минут мы тратим на выполнение этих задач ?
  • Сколько запросов клиентов мы можем удовлетворить ежедневно, ежемесячно, ежегодно.

2) Lean Office — это , ориентированная на определение и выполнение правильных административных задач с правильными процессами.

Чтобы понять, как определить правильный процесс, вы можете прочитать нашу публикацию «Как создать экономичный процесс».

3) Lean Office должен обеспечить добавленную стоимость для конечного пользователя . Отсутствие добавленной стоимости означает расточительство.

Как создать экономичный офис

Во-первых, чтобы создать Lean Office, вы должны знать, что говорят эксперты.

Это важный первый шаг, потому что обычно мы не видим отходов.

, например, я помню, что я был вынужден ежемесячно заполнять 3-страничный отчет .

Тогда я спросил себя: «Кто читал этот отчет? Кто мой покупатель? »

Неожиданно я обнаружил, что покупатель не прочитал весь отчет , а только бегло просмотрел какую-то важную тему.

Итак, мы согласовали 1-страничный отчет , содержащий только полезную информацию .

Это было беспроигрышное улучшение , потому что:

  • Я сэкономил , написав 2 страницы , что никому нет дела.
  • He сэкономил время при поиске информации в одностраничном документе, а не в трехстраничном.

Вы видите преимущества?

Как вы думаете, есть ли в вашем офисе некоторые области, которые можно улучшить?

Итак,

, я предлагаю следующие шаги:

  1. Начните спрашивать себя и команду, какие этапы процесса с добавленной стоимостью и без добавленной стоимости .
  2. Свяжитесь с клиентами (как внутренними, так и внешними), чтобы понять их потребности.
  3. Установите метрику и следуйте инструкциям Lean Management.
  4. Постоянно улучшать процесс.

Принципы бережливого офиса

В сотрудничестве с Lean4U.net я создал это видео с 3 принципами бережливого офиса.

Заключение

Lean Office — это не только 5S!

Вы должны начать с наверняка с 5S , но затем вам нужно сосредоточиться на процессе и спросить, какие шаги с добавленной стоимостью являются .

Я должен подчеркнуть, что для сопоставить административный процесс , потому что информация неосязаема и идет по разным каналам как:

  • Голос
  • Телефон
  • Почта
  • Факс
  • и т. Д.

Итак, единственный способ стать экспертом в Lean Office — это попробовать , начиная прямо сейчас!

Здесь вы можете найти видеоролики с примерами экономичного офиса.

Бережливое мышление и методы — 5S | Устойчивость

Введение

5S — это система для сокращения отходов и оптимизации производительности за счет поддержания порядка на рабочем месте и использования визуальных подсказок для достижения более стабильных результатов работы.Реализация этого метода «очищает» и организует рабочее место в основном в его существующей конфигурации, и, как правило, это первый метод бережливого производства, который внедряют организации.

Столпы 5S, Сортировка ( Seiri ), Установить порядок ( Seiton ), Shine ( Seiso ), Стандартизация ( Seiketsu ) и Sustain ( Shitsuke ), обеспечивают методологию для организации и очистки , развитие и поддержание производительной рабочей среды. В повседневной работе компании процедуры, поддерживающие организацию и порядок, необходимы для бесперебойного и эффективного потока действий.Этот метод бережливого производства побуждает рабочих улучшать условия труда и помогает им научиться сокращать отходы, незапланированные простои и производственные запасы.

Типичная реализация 5S приведет к значительному сокращению квадратных футов пространства, необходимого для существующих операций. Это также приведет к организации инструментов и материалов в помеченных и отмеченных цветом мест хранения, а также к «комплектам», которые содержат только то, что необходимо для выполнения задачи. 5S обеспечивает основу, на которой могут быть внедрены другие методы бережливого производства, такие как TPM, сотовое производство, производство точно в срок и шесть сигм.

Начало страницы

Метод и подход к реализации

5S — это циклическая методология: отсортировать, упорядочить, осветить, стандартизировать, выдержать цикл. Это приводит к постоянному совершенствованию.

Столпы 5S
1

Сортировать. Sort, первая S, направлена ​​на устранение ненужных элементов на рабочем месте, которые не нужны для текущих производственных операций. Эффективный визуальный метод идентификации этих ненужных элементов называется «красная маркировка», которая включает оценку необходимости каждого элемента в рабочей области и соответствующее обращение с ней.Красная бирка размещается на всех элементах, которые не важны для операций или которые находятся в неправильном месте или количестве. После того, как элементы с красной меткой идентифицированы, эти предметы перемещаются в центральную зону хранения для последующей утилизации, переработки или переназначения. Организации часто обнаруживают, что сортировка позволяет им освободить ценную площадь и устранить такие вещи, как сломанные инструменты, лом и избыточное сырье.


Блеск.
После того, как беспорядок, засоряющий рабочие зоны, устранен и оставшиеся предметы организованы, следующим шагом будет тщательная уборка рабочей зоны.Для поддержания этого улучшения необходима ежедневная последующая чистка. Работа в чистой среде позволяет работникам замечать неисправности в оборудовании, такие как утечки, вибрации, поломки и перекосы. Эти изменения, если их оставить без внимания, могут привести к отказу оборудования и производственной остановке. Организации часто устанавливают цели, задачи, методы и инструменты сияния перед тем, как приступить к работе с сиянием. Комплект в порядке. Set In Order фокусируется на создании эффективных и действенных методов хранения, позволяющих упорядочить предметы так, чтобы их было легко использовать, и пометить их, чтобы их было легко найти и убрать.Установить в порядке можно только после того, как первый компонент, Сортировка, очистит рабочую область от ненужных элементов. Стратегии эффективного набора в порядок включают покраску полов, прикрепление этикеток и табличек для обозначения надлежащих мест и методов хранения, обозначение рабочих зон и мест, а также установку модульных стеллажей и шкафов.

Стандартизация. После внедрения первых трех 5S следующим столпом станет стандартизация лучших практик в рабочей области. Стандартизация, метод поддержания первых трех столпов, создает последовательный подход к выполнению задач и процедур.Этот процесс состоит из трех этапов: назначение должностных обязанностей 5S (сортировка, установка порядка, чистота), интеграция обязанностей 5S в обычные рабочие обязанности и проверка обслуживания 5S. Некоторые из инструментов, используемых при стандартизации процедур 5S: диаграммы рабочего цикла, визуальные подсказки (например, знаки, табло, табло с результатами), планирование «пятиминутных» периодов 5S и контрольные списки. Вторая часть стандартизации — это предотвращение — предотвращение накопления ненужных предметов, предотвращение поломки процедур и предотвращение загрязнения оборудования и материалов.

Сустейн. Устойчивость, выработка привычки правильно поддерживать правильные процедуры, часто является самым сложным S для реализации и достижения. Изменить укоренившееся поведение может быть сложно, и часто возникает тенденция вернуться к статус-кво и зоне комфорта «старого образа жизни». Sustain фокусируется на определении нового статус-кво и стандарта организации рабочих мест. Без столпа устойчивости достижения других столпов не продлятся долго. Инструменты для поддержки 5S включают вывески и плакаты, информационные бюллетени, карманные руководства, проверки команд и руководства, обзоры эффективности и экскурсии по отделам.Организации обычно стремятся усилить сообщения 5S в различных форматах, пока они не станут «привычными делами».

Правильная дисциплина держит круг 5S в движении.

Начало страницы

Влияние на экологические показатели

Возможные преимущества:

  • Окраска машин и оборудования в светлые тона и мытье окон, часто выполняемые под колонной Shine, уменьшают потребность в энергии, связанную с освещением.
  • Окраска и очистка позволяют рабочим быстрее заметить разливы или утечки, тем самым снижая эффективность реагирования на разливы. Это может значительно снизить образование отходов в результате разливов и очистки.
  • Устранение препятствий и разметка основных проездов снижает вероятность несчастных случаев, которые могут привести к разливу и сопутствующему образованию опасных отходов (например, пролитого материала, впитывающих прокладок и материалов для очистки).
  • Регулярная чистка, входящая в состав Shine pillar, снижает накопление стружки, стружки, грязи и других веществ, которые могут загрязнить производственный процесс и привести к дефектам.Уменьшение количества дефектов имеет значительные экологические преимущества (например, исключение материалов, отходов и энергии, необходимых для производства дефектного продукта; отсутствие необходимости утилизировать дефектный продукт).
  • Внедрение
  • 5S может значительно уменьшить площадь, необходимую для работы, за счет организации и утилизации неиспользуемого оборудования и расходных материалов. Чем меньше места для хранения, тем меньше энергии, необходимой для обогрева и освещения помещения.
  • Размещение оборудования, деталей и материалов таким образом, чтобы их было легко найти, может значительно сократить ненужный расход.Сотрудники с большей вероятностью закончат одну партию химикатов или материалов перед тем, как открыть или заказать еще, что приведет к сокращению срока годности химикатов или материалов, требующих утилизации.
  • Визуальные подсказки
  • 5S (например, знаки, табло, табло, ламинированные процедуры на рабочих станциях) можно использовать для повышения понимания сотрудниками надлежащих процедур обращения с отходами и управления ими, а также опасностей на рабочем месте и соответствующих процедур реагирования на чрезвычайные ситуации. Методы 5S можно использовать для улучшения маркировки опасных материалов и отходов.Кроме того, экологические процедуры часто отделены от рабочих процедур и труднодоступны для рабочей станции. Внедрение 5S часто приводит к легко читаемым, ламинированным процедурам, размещенным на рабочих станциях. Интеграция с визуальными подсказками и рабочими процедурами 5S может улучшить экологический менеджмент сотрудников.

Возможные недостатки:

  • Регулярная покраска и чистка машин и оборудования может привести к увеличению использования красок и чистящих средств.Краски и чистящие средства могут содержать растворители и / или химические вещества, которые могут привести к выбросам в атмосферу или увеличению образования отходов.
  • Утилизация ненужного оборудования и материалов приводит к краткосрочному всплеску образования отходов. В некоторых случаях могут быть немаркированные отходы, которые могут быть опасными. Отсутствие участия экологического персонала в обращении с отходами может привести к неправильной утилизации некоторых отходов или к потере возможностей утилизации или переработки.

Начало страницы

Полезные ресурсы

Грейф, М.. Визуальная фабрика: обеспечение участия посредством совместной информации (Портленд, Орегон: Пресса о продуктивности, 1995).

Хирано, Хироюки. 5 столпов визуального рабочего места (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1995).

Петерсон, Джим, Роланд Смит, доктор философии. Карманный справочник 5S (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1998).

Поясек, Роберт Б. «Пять СС: инструмент, который готовит организацию к изменениям». Управление качеством окружающей среды (осень 1999 г.) 97-103.

Команда разработчиков прессы для продуктивности. 5S для операторов: 5 столпов визуального рабочего места (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1996).

Команда разработчиков прессы для продуктивности. 5S для набора средств обеспечения безопасности: создание безопасных условий с помощью системы 5S (Портленд, Орегон: Productivity Press, 2000).

Команда разработчиков прессы для продуктивности. 5S для безопасности: новые глаза для цеха (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1999).

Симбун, Никкан Когио, изд. Системы визуального контроля (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1995).

Tel-A-Train и группа повышения производительности. Система 5S: Стандартизация рабочих мест (видео) (Портленд, Орегон: Productivity Press, 1997).

Начало страницы

Сноски

1 . Группа разработчиков прессы для продуктивности, 5S для операторов: 5 столпов визуального рабочего места (Портленд, Орегон: Пресса для продуктивности, 1996).

.

Похожие записи

Вам будет интересно

Тип конкуренции: виды, типы, функции + нагляные примеры

Порядок оформления листка нетрудоспособности 2019 – порядок и правила, какие документы нужны

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко