Как составить план проекта: 7 шагов к успешной реализации

Содержание

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа.

В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как Составить План Проекта: Подробное Руководство

В основе каждого проекта лежит фаза планирования. На этом этапе закладывается фундамент, от прочности которого зависит, насколько успешно и своевременно команда завершит работу.

По данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA, 2019), только 19% организаций успешно завершают проекты на регулярной основе, 30% укладываются в установленные сроки и 36% не превышают бюджет.

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Во время работы над ней менеджер собирает подробную информацию о готовящемся к запуску проекте и размещает ее в плане-графике проекта.

Что значит план проекта? В нашей статье вы получите ответ на этот вопрос, а также узнаете, как грамотно составить календарный план реализации проекта, и в чем его преимущества.

Итак, приступим.

Что такое план проекта

План проекта — это документ, содержащий подробную информацию о проекте: его объемах и целях, исполнителях и задачах, сроках и бюджетах.

Документ является конечным результатом этапа планирования, утверждается до начала любых работ и становится самым главным и достоверным источником информации о грядущем проекте. 

Одним из инструментов, который менеджеры используют при создании графика проекта, является диаграмма Ганта. Она упрощает обмен информацией с заинтересованными сторонами и помогает участникам иметь перед глазами общую рабочую картину. 

Однако существуют и другие способы создания и визуализации календарного плана проекта: 

В пятом издании «Руководства по управлению проектами» говорится, что процесс составления графика проекта состоит из создания вспомогательных планов:

  • Управления человеческими ресурсами в команде проекта, учитывая их доступность и профессиональные навыки.  
  • Управления расходами, включая всевозможные закупки и обязательства перед подрядчиками. 
  • Процессов коммуникации с указанием того, как, когда и в каком формате будет происходить общение с командой и заинтересованными лицами.
  • Работы с возможными рисками.
  • Оценки качества, в котором указаны основные показатели качества для проекта.

Немного пугающий объем документации, правда? На самом деле, менеджеры редко оформляют такие отдельные документы. В этом нет особого смысла. 

Чтобы составить удачный график, достаточно в одном документе рассказать обо всех перечисленных выше элементах.

Документ обычно включает информацию о:

  • Требованиях к проекту.
  • Его сроках.
  • Объемах работ.
  • Заинтересованных сторонах.
  • Выделенном бюджете.
  • Задействованных ресурсах.
  • Потенциальных рисках на проекте.

Цель плана проекта

В основном график проекта используется для документирования договоренностей, облегчения взаимодействия между заинтересованными сторонами, а также фиксирования объемов работ и финансовых вложений.

Документ должен содержать ответы на 4 вопроса:

  • Почему? Почему на него нужно выделить средства? Какую проблему он решит?
  • Что? Что нужно сделать, чтобы достичь поставленных целей?
  • Кто? Кто будет вовлечен в рабочий процесс и какими будут их обязанности?
  • Когда? Когда будут завершены основные вехи, каковы сроки реализации проекта?

Пример плана проекта

Опытные менеджеры для создания графиков проекта используют системы управления проектами. Такие решения автоматизируют многие процессы, тем самым экономя рабочее время и облегчая контроль за ходом работы.

Использование программного обеспечения для управления командой проекта и рабочими процессами — дело довольно привычное для многих менеджеров, особенно в крупных компаниях.

И не зря: согласно исследованиям PWC (PricewaterhouseCoopers, международная консалтинговая и аудиторская компания) 77% высокоэффективных проектов используют ПО для управления рабочими процессами.

Перед вами пример плана в онлайн диаграмме Ганта GanttPRO.

С помощью инструмента вы сможете:

  • Создавать задачи и подзадачи.
  • Назначать на них одного или нескольких исполнителей.
  • Управлять виртуальными ресурсами.
  • Задавать стоимость ресурсам.
  • Создавать зависимости и вехи.
  • Следить за прогрессом каждой задачи.
  • Управлять рабочей нагрузкой каждого члена команды.
  • Создавать персональные календари.
  • Делиться графиком с помощью ссылки.
  • Создавать отчеты.
  • Работать с портфелями проектов. 
  • Экспортировать график в популярные форматы.
  • Создавать персональные рабочие календари.
  • Оставлять комментарии и описания к задачам, упоминать коллег, прикреплять файлы 
  • и многое другое.

Онлайн диаграмма Ганта GanttPRO

Планируйте, создавайте и работайте с проектами любой сложности и профессиональной области.

Попробуйте бесплатно

Шаблон плана проекта

Готовые шаблоны помогут вам не начинать этап планирования с нуля каждый раз. В GanttPRO вы найдете бесплатные шаблоны диаграммы Ганта, которые подойдут многим профессиональным индустриям:

  • Разработка ПО.
  • Строительство.
  • Организация мероприятий.
  • Маркетинг.
  • Торговля.
  • Производство.
  • Дизайн
  • и многим другим.

Кроме того, в нашем планировщике онлайн вы найдете шаблоны планов проекта для различных сфер в Excel и Google Таблицах.

Каждый шаблон вы всегда можете скачать в популярных форматах PDF и PNG. Также вы можете сохранить любой ранее созданный документ и использовать его в будущем.

Как составить план проекта

Опытный менеджер знает все о команде и ее участниках. Кроме того, он готов ответить на все возможные вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса.

Итак, давайте приступим к созданию календарного плана-графика проекта, чтобы быть уверенными в максимальной проработке и подготовке каждого его этапа.

1. Познакомьтесь с участниками проекта

Общение — главный помощник в достижении успеха. Познакомьтесь с теми, с кем будете работать, представьте участников друг другу и обсудите организационные моменты. Оцените потребности и ожидания коллег, а также обсудите, как в ходе работы реализовывать обратную связь между командой и клиентами.

В будущем это поможет минимизировать недопонимания и поддерживать приятную рабочую атмосферу.

2. Определите основные цели проекта

Менеджер должен иметь четкое представление, для чего нужен этот проект, какие цели он преследует и почему стоит вложенных денег. Ответы на эти вопросы помогут команде, руководству, инвесторам и другим заинтересованным лицам убедиться, что идея достойна внимания, а ее реализация принесет не только удовлетворение, но и выгоду.

3. Определите объемы работ

Определение объема — ключевой элемент разработки документа. На этом этапе менеджер:

  • Обозначает конечный результат.
  • Определяет длительность проекта.
  • Разбивает его на основные фазы, создает вехи.
  • Выбирает методологию управления проектом. 
  • Определяет технические требования и ограничения.
  • Дает оценочную стоимость.

4. Создайте детальный план проекта

Вы определили цели, сроки и фазы проекта, а также обозначили его ключевые моменты. Самое время создать подробный график, в котором будет прописана каждая задача и время на ее выполнение. 

Не будьте слишком оптимистичными, моделируя наилучшую возможную ситуацию. Реально оценивайте силы коллег, не забудьте об отпусках, праздниках и возможных задержках по другим причинам.

5. Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы

Ресурсы — это сотрудники либо привлеченные специалисты, а также средства, необходимые для достижения бизнес-целей компании. Выделите и назначьте сотрудников на задачи, четко сформулируйте область ответственности и ожидания, которые на них возлагаете. 

Учитывайте опыт каждого специалиста, их профессиональные качества и так называемые «soft skills». Все это способствует грамотному распределению и управлению ресурсами, а также повышает эффективность команды.

6. Оцените риски

Опытный менеджер всегда заранее предусматривает возможные внештатные ситуации и обдумывает пути их решения. Это могут быть:

  • Дополнительные расходы.  
  • Привлечение сторонних специалистов.
  • Задержка выполнения задачи или нескольких.
  • Болезнь или увольнение сотрудника.
  • Срочные командировки,
  • и многое другое.

Заранее обсудите возможные риски с командой, чтобы сотрудники были к этому готовы. 

Итак, детальный план реализации проекта готов. Проведите презентацию, ознакомьте с ним абсолютно каждого участника и коллегу. Теперь это основной документ, содержащий самую точную и свежую информацию о проекте.

Поделитесь документом с сотрудниками и заинтересованными сторонами. В этом вам поможет инструмент управления рабочими процессами онлайн. С ним каждый получит круглосуточный доступ к документу, а также сможет вносить корректировки и следить за изменениями в режиме реального времени.

Заключение

Планирование — неотъемлемая часть работы каждого менеджера. Без заранее составленного детального графика сложно представить работу команды слаженной, завершенной успешно и в заданные сроки.

Участие членов команды в нескольких проектах, а также работа с международными организациями и удаленка требуют еще более тщательных процессов планирования и управления.

Подробный план проекта станет отличным решением. С ним менеджер может быть уверен, что сотрудники и заинтересованные стороны имеют общие бизнес-цели и видение рабочих процессов, а также будут в курсе всех изменений.

5 3 голоса

Рейтинг статьи

Рабочий план реализации проекта

 

План проекта — это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта. Разработка реального календарного графика работ основано на планировании развития и использования ресурсов, выстраивании организационной структуры проекта и академическими правилами  управления    процессами.  Такой подход нами выбран не случайно.  При использовании технологии управления проектами определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками.

Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями.                                                                                                                          

Организационная структура проекта

  

Взаимосвязь процессов управления проектами:

 

Для разработки рабочего плана реализации проекта используются правила сетевого планирования, которое предоставляет менеджерам проекта гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Сетевой график реализации проекта

 

Основные события

сроки

1.

Разработка нормативной базы проекта

— положение о деятельности площадки;

— дополнительная профессиональная образовательная программа;

— соглашения о сотрудничестве с партнерами площадки

— приказы и распоряжения по кадрам

 

Июнь-август 2011 г.

Сентябрь 2011 г.

 

Сентябрь 2011 г.

По мере необходимости

2.

Формирование команды специалистов, участвующих в реализации проекта

Август – сентябрь

2011 г.

3.

Распределение функциональных обязанностей между специалистами площадки

Сентябрь-октябрь

2011 г.

4.

Подготовка помещений для работы стажировочной площадки

Август-декабрь

 2011 г.

5.

Подготовка оборудования, технологических ресурсов

Август- декабрь

2011 г.

Январь 2012 г.

6.

Подготовка и ведение информационного обеспечения проекта

с октября 2011 года  и в течение всего проекта

7.

Маркетинговые исследования, диагностика образовательных потребностей потенциальных участников стажировки

Январь 2012 и по мере начала стажировок

8.

Реализация образовательной программы стажировки

Ежемесячные циклы

по 6 дней

в соответствии

с графиком КПК

9.

Рефлексия результатов реализации образовательных программ

1 неделя после стажировки

10.

Мониторинг реализации проекта и оценка его эффективности

2 недели после стажировки

11.

Коррекция процессов реализации проекта: отслеживание выполнения сетевого графика и актуализация составленных ранее планов

До начала следующего цикла

12.

Включение нового цикла реализации программ стажировки

 

         * Графическое представление рабочего плана реализации проекта в приложении 5.  

Технология сетевого планирования включает и работу с рисками. Обычно она предусматривает два этапа: первый – определение рисковых событий и оценка их последствий, второй – планирование превентивных мероприятий и разработка сценариев дальнейших действий. Часть рисков можно нейтрализовать, если заранее предусмотреть.

№ п\п

Возможные риски проекта

Пути минимизации или снятия рисков

1.

Несоответствие уровня содержания стажировки ожиданиям слушателей

Предварительная диагностика запросов

2.

Отсутствие спроса  на заявленную тему

 

 

Разработка и планирование проекта

Прежде чем приступать непосредственно к разговору о разработке и планировании проектов, стоит немного освежить в памяти понимание планирования как такового. Суть планирования заключается в постановке целей и определении способов их достижения посредством создания комплекса мероприятий и действий, необходимых для выполнения, использовании способов и путей осуществления мероприятий и действий, увязки ресурсов, требующихся для выполнения и согласовании функций, выполняемых участниками проекта. Именно с вопроса планирования мы и начнем первый урок (сразу сделаем небольшую оговорку: информации по разработке и планированию проектов очень много, поэтому мы представим ее в концентрированной форме, останавливаясь подробно лишь на наиболее важных моментах).

Планирование проекта

Работа по составлению плана включает в себя все стадии создания и выполнения проекта. Начинается она с разработки концепции проекта руководителем (проект-менеджером), продолжается выбором стратегических решений, разработкой деталей, заключением контрактов и выполнением работ, и заканчивается завершением проекта.

На стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. К ним относятся:

  • Продолжительность каждого контролируемого элемента проекта
  • Необходимость в ресурсах (финансовых, материально-технических и трудовых)
  • Сроки поставки необходимого оборудования, комплектующих, материалов, сырья и т.п.
  • Сроки и объемы привлечения организаций (строительных, проектных и т.п.)

Любой процесс и любая процедура планирования проекта должны гарантировать осуществляемость проекта в нужные сроки и с соблюдением всех требований, включая стоимость, нормативы и качество. Кроме того, в грамотно организованном проекте за выполнение каждой функции и достижение каждой цели должен нести ответственность отдельный орган: за миссию проекта – проект-менеджер, за частные цели – ответственные лица и т. д. Именно для этого принято разрабатывать матрицу ответственности, определяющую функционал исполнителей и конкретизирующую комплекс их работ.

И здесь мы предлагаем вам поупражняться в планировании проекта и выполнить интересное задание.

Задание на взаимопроверку

Выше вы узнали, что на стадии планирования устанавливаются основные параметры осуществления проекта. Предложите свой план небольшого проекта. При этом обязательно укажите:

  • Продолжительность каждого контролируемого элемента проекта.
  • Необходимость в ресурсах (финансовых, материально-технических и трудовых).
  • Сроки поставки необходимого оборудования, комплектующих, материалов, сырья и т.п.
  • Сроки и объемы привлечения организаций (строительных, проектных и т.п.)

Это задание на взаимную проверку, поэтому сначала вам нужно проверить 2 работы других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужих работ необходимо оценить проекты на предмет детализации, расчета сроков и ресурсов, а также качество выполнения задания в целом.

Уверены, теперь тема планирования проектов стала вам несколько ближе, а потому изучать дальнейшие материал будет интереснее. Давайте же продолжим.

Чем выше уровень управляющего органа, тем более обобщенные он принимает решения по управлению нижестоящими подразделениями. По мере повышения иерархического уровня увеличиваются временные промежутки между постановкой задач, контролем их выполнения и т.д. В этих промежутках нижестоящие подразделения должны работать самостоятельно и вне зависимости от равных им подразделений. Их независимая работа обеспечивается запасами ресурсов, которые также нужно планировать.

Главная цель планирования – это построение модели реализации проекта, необходимой для координации действий причастных к проекту лиц. Благодаря этой модели устанавливается порядок, согласно которому будут проводиться работы и т.д.

На первой стадии планирования проекта разрабатываются первоначальные планы, служащие основой составления проектного бюджета, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта и т. д. Планирование всегда предшествует контролю и считается базой его применения, т.к. позволяет сравнивать плановые и фактические показатели.

Планирование – это наиболее важный для проекта процесс, ведь от него зависит результат. Объем и детализация планирования зависят от полезности информации, которая может быть получена в процессе реализации и обусловлена замыслом самого проекта. Процесс планирования нельзя полностью автоматизировать, т.к. в нем имеется масса переменных параметров. Плюс на него могут влиять случайные факторы.

В дополнение ко всему планирование проекта состоит из ряда основных и вспомогательных процессов.

Основные процессы (присутствуют всегда):

  • Планирование, документирование и описание содержания проекта
  • Определение основных этапов реализации проекта и разбиение их на более мелкие составляющие
  • Составление сметы и оценка стоимости ресурсов, требующихся для реализации проекта
  • Определение и составление пошагового плана действий, обеспечивающих достижение целей проекта
  • Определение последовательности работ
  • Определение технологических зависимостей и ограничений на работы
  • Оценка продолжительности работ, трудозатрат и прочих ресурсов, требующихся для выполнения отдельных работ
  • Планирование ресурсов (определение типа ресурсов для работ проекта и их объема)
  • Определение сроков выполнения работ при условии ограниченности ресурсов
  • Формирование бюджета и привязка затрат по смете к конкретным видам работ
  • Разработка плана проекта
  • Сбор результатов прочих процессов планирования и их компоновка в единый документ

Вспомогательные процессы (присутствуют по мере необходимости):

  • Планирование и установление стандартов качества, и определение путей их достижения
  • Организационное планирование, включающее в себя определение и распределение функционала, ответственности и норм субординации
  • Подбор людей, необходимых для реализации проекта, и формирование команды
  • Установление коммуникационных и информационных потребностей членов проекта
  • Идентификация, оценка и документирование рисков проекта (установление факторов неопределенности и степени их влияния на проект, определение благоприятных и неблагоприятных сценариев реализации проекта)
  • Логистическое планирование (что, когда, где и как закупать и поставлять)

Представляющие собой результаты планирования планы (сети и графики) в итоге должны выстраиваться в пирамидальную структуру, включающую в себя всю необходимую информацию, дифференцированную по уровням, срокам и т. д. Планирование проекта и систематизация планов выстраиваются по принципам «обратной связи», которые обеспечивают регулярное сравнение плановых и фактических сведений и придают работе больше эффективности, актуальности и гибкости.

Принципы проектного планирования

Принимаемые решения и предпринимаемые действия в сфере проектного планирования основываются на нескольких важных принципах:

  • Принцип целенаправленности. Выражается в том, что проект направляется на достижение конечной цели инициатора проекта (человека, группы людей, организации и т.д.)
  • Принцип системности. Предполагает, что проект управляется как единое целое со своими особенностями формирования и развития, но в то же время может быть разбит на подсистемы с последующим их изучением, т.к. все они взаимосвязаны и воздействуют друг на друга и на весь проект. Это позволяет найти и создать полезные связи подсистем и их эффективные соотношения, представить качественные и количественные оценки процесса реализации всего проекта и его отдельных элементов.
  • Принцип комплексности. Согласно ему, явления рассматриваются с учетом их зависимости и связи, применяются разные методы и формы управления, рассматривается вся совокупность целей проект-менеджмента на различных уровнях и в различных звеньях, отдельные элементы увязываются между собой и соотносятся с основной целью проекта.
  • Принцип обеспеченности. Означает, что все предусматриваемые проектом мероприятия должны быть укомплектованы всеми требующимися для их реализации ресурсами.
  • Принцип приоритетности. Говорит о том, что при разработке проекта и его реализации основное внимание должно уделяться первостепенным задачам, обусловленным общей концепцией стратегического развития.
  • Принцип экономической безопасности планируемых мероприятий. Экономическую безопасность следует рассчитывать, беря за основу вероятность возникновения потерь и убытков как итога неосуществления события, намечавшегося проектом. Никакие нововведения в работе не могут исключать риска, по причине чего в практике разработки и планирования проекта нужно не избегать рисков, а сознательно идти на оправданные риски с целью их снижения до максимально возможного уровня.

Кроме принципов, которые мы назвали, важно учитывать еще и согласованность задач и интересов всех задействованных в разработке и реализации проекта лиц и своевременность достижения поставленных целей в назначенные сроки.

Учитывая особенности планирования проекта и вышеназванные принципы, можно переходить к следующему не менее важному вопросу – разбиению проектных работ на составляющие.

Структура разбиения работ, матрица ответственности, статьи затрат

Структура разбиения работ (СРР) представляет собой иерархическую структуру последовательной разбивки проекта на подпроекты и комплексы детальных работ разного уровня. СРР – это главное средство по созданию системы управления проектом, позволяющее решать разные организационные проблемы, распределять ответственность, оценивать стоимость, создавать систему отчетности, поддерживать сбор данных о выполнении работ и отображать их результаты. Также с помощью СРР удобно согласовывать план проекта с нуждами заказчика.

Для руководителя проекта СРР не менее важна, т.к. позволяет:

  • Определять работы и комплексы работ по достижению промежуточных целей
  • Быть в курсе того, будут ли достигнуты все цели проекта
  • Создавать подходящую структуру отчетности
  • Определять контрольные точки продвижения проекта
  • Распределять ответственность среди исполнителей
  • Обеспечивать членам команды объективное понимание всех задач и целей проекта

Комплексы (пакеты) работ соответствуют, как правило, нижнему уровню детализации СРР и включают в себя детальные работы, которые в свою очередь могут состоять из шагов. Детальные работы и шаги не являются элементами СРР.

СРР можно разрабатывать сверху-вниз (от главного к частному) и снизу-вверх (от частного к главному), либо с применением обоих подходов. Информация для разработки СРР может выявляться при помощи метода мозгового штурма. Итоговая СРР должна учитывать все цели проекта и предпосылки для его реализации.

Детализация СРР зависит от содержания проекта, опыта и навыков команды, системы управления, принципов распределения ответственности, системы отчетности и т.д. Для создания СРР нередко используют функциональные и технические спецификации с общими требованиями к работе.

Благодаря иерархической структуре проекта, основой которой служит СРР, можно использовать процедуры сбора и обработки данных о ходе выполнения проектных работ в соответствии с контрольными точками, пакетами работ и т.д. Также она позволяет обобщать сведения по срокам, ресурсам, затратам и графикам.

Составление СРР может выстраиваться на следующих основаниях:

  • Этапы жизненного цикла проекта
  • Особенности организационной структуры
  • Компоненты результата (товара, услуги и т.п.), получаемого после реализации проекта
  • Функциональные или процессные элементы деятельности организации, которая реализует проект
  • Географическое расположение (если проекты распределены пространственно)

В практической деятельности почти всегда применяются комбинированные СРР, созданные с применением нескольких оснований, и СРР должна включать в себя все работы проекта, включая детальные работы и шаги.

Одним из важнейших этапов построения СРР является анализ ее полноты, так что если в проекте есть работы, которые контролирует не только проект-менеджер, но и заказчик, они тоже должны быть включены в состав СРР – это и обеспечит полноту структуры.

С учетом информации о плане проектных мероприятий осуществляется разбиение СРР по критериям и признакам проекта. Разбиение происходит до тех пор, пока все важные работы и элементы проекта не будут выделены так, чтобы было возможно их спланировать, определить их бюджет, составить график и план действий по их контролю. Чтобы упростить и автоматизировать СРР, всем ее элементам нужно присвоить идентификатор, соответствующий номеру уровня. Идентификаторы должны отражать критерии разбиения работ.

Не менее важно избегать ряда ошибок при структуризации проекта, а именно нельзя:

  • Пропускать стадию структуризации и переходить к поиску решения текущих проблем
  • Использовать в процессе структуризации только организационные подразделения, фазы или функции, а не конечные продукты или применяемые ресурсы
  • Забывать о том, что СРР должна охватывать проект целиком, упуская начальную и конечную фазы проекта и работу отдельных подразделений
  • Повторять элементы структуры
  • Забывать интегрировать структуру проекта с системой подготовки проектной документации и системой ведения финансовой отчетности
  • Чрезмерно или недостаточно детализировать структуру
  • Создавать структуру так, чтобы она не подлежала компьютерной обработке (все элементы или уровни плана должны иметь соответствующую кодировку)
  • Не учитывать «неосязаемые» конечные продукты, например, услуги, сервис и т. п.

СРР – есть основа понимания членами команды сути и зависимостей проектных работ, обеспечивающая последующую согласованную и скоординированную работу всех подразделений.

Упомянутая выше матрица ответственности и структурная схема организации (ССО), реализующей проект, – это два инструмента, помогающие руководителю проекта создавать команду, соответствующую задачам и целям проекта. Применение ССО и СРР при построении матрицы ответственности наглядно отображено на нижеследующем рисунке:

Состав и план проведения проектных работ в огромной степени влияют на форму организационной структуры, необходимой для реализации целей проекта.

Матрица ответственности позволяет обеспечить и согласовать структуры ответственности членов команды (подразделений) за выполнения работ. По сути, это форма описания распределения ответственности за проведение проектных работ, где указываются роли членов команды и/или подразделений. Одна ось матрицы ответственности отображает список пакетов работ по СРР, а другая – список исполнителей, ответственных за их выполнение.

Элементы матрицы – это коды видов работы из составленного заранее списка (также в матрицу можно вносить стоимость работ). Объем видов ответственности обусловлен спецификой проекта и его организации, однако рекомендуется использовать небольшой набор простых для понимания и описания видов деятельности. Ниже представлен пример матрицы ответственности:

В матрице ответственности могут отображаться виды ответственности руководителей и роли людей, помогающих в реализации проекта, но прямого участия в этом не принимающих. Если матрица составлена грамотно, она станет прекрасным инструментом, обеспечивающим и эффективное выполнение работ, и успешную поддержку внутренними и внешними ресурсами.

Ответственные за исполнение работ лица назначаются еще при планировании проекта, т.к. иметь представление о доступных ресурсах нужно еще до принятия мер по реализации плана. После определения ресурсов нужно определить, как они могут быть получены; в частности это касается трудовых ресурсов.

Назначение сотрудников осуществляется поэтапно – сначала формируется рабочая группа, а затем команда проекта, т.к. именно рабочая группа станет костяком будущей команды. Состав же рабочей группы обусловлен задачами и целями проекта. Почти всегда группа состоит из управляющих, авторитетных участников и основного персонала.

Рабочая группа принимает участие в инициации проекта и его планировании. На этом этапе еще нельзя определить ресурсы, т.к. имеются лишь общие сведения о проекте, и более подробные данные будут получены после проведения детальных работ и создания СРР. Итоговое назначение исполнителей и определение их функционала состоится только после окончательной разработки и утверждения плана.

Чтобы правильно назначить ответственных лиц, необходимо знать о нескольких типах ресурсов, которые могут быть использованы:

  • Трудовые ресурсы
  • Финансовые средства
  • Оборудование
  • Техническое оснащение
  • Технологии и информация
  • Поставщики и материалы

Несмотря на то, что не всегда исполнители обладают всеми рычагами управления и применения ресурсов, знание семи типов ресурсов значительно упрощает процесс описания проекта и решения вопроса о распределении ответственности, ведь, как уже и был сказано, пакеты работ должны быть обеспечены всем необходимым для их выполнения. А чтобы это сделать, важно ответить на два вопроса:

  • Какие конкретно ресурсы требуются для реализации всех работ по проекту (список требований можно получить, используя график работ и СРР)?
  • Что из необходимого уже есть?

Как только ответы на эти вопросы будут получены, можно проводить окончательное распределение ответственности.

Здесь же мы должны сказать о дополнительном средстве планирования проектных работ – структуре статей затрат. Ее не следует путать с бухгалтерскими счетами, т.к. по включенным в нее статьям происходит классификация и сбор неподтвержденной документально управленческой информации, необходимой для принятия управленческих решений (имеется в виду, что документации, подтверждающей фактические затраты, нет, но есть предварительные данные об использованных ресурсах, выполненных работах и т.д.).

Статьи затрат – это инструмент управления, который используется с целью сбора данных о фактических затратах выполненных работ и последующего их сравнения с затратами по плану. Эти же статьи применяются для планирования и контроля времени и стоимости, т.к. включают в себя сведения о работах, назначенных, исходя из СРР. Ниже вы можете увидеть пример формирования статей затрат по пакетам работ, за которые ответственны конкретные подразделения (исходя из СРР):

Статьи затрат могут включать в себя данные по множеству пакетов работ, составленных по различным основаниям, таким как:

  • Ответственные лица
  • Структура счетов
  • Сроки выполнения
  • Содержание работ

Подытоживая все вышесказанное о статьях затрат, остается лишь отметить, что они способствуют формированию и мониторингу проектного бюджета, осуществлению текущего управленческого учета и оценке возможных затрат после окончания проектных работ.

Теперь мы можем перейти к рассмотрению наиболее эффективных методов планирования проектов, позволяющих обеспечить своевременное осуществление как проекта в целом, так и отдельных его этапов.

Сетевое планирование проектов

Методы сетевого планирования проектов или, как их еще называют, сетевые диаграммы (граф сеть, PERT-диаграмма) представляют собой графическое отображение проектных работ и имеющихся между ними зависимостей. Понятие «сеть» здесь обозначает полный комплекс работ и контрольных точек проекта с установленными зависимостями между ними.

Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в виде графика с рядом вершин, которые соответствуют работам, а связывающие их линии отображают взаимосвязи между этими работами. Граф, часто именуемый диаграммой предшествования-следования или сетью типа «вершина-работа», считается самым распространенным отображением сети. Ниже можно увидеть пример фрагмента такого графа:

Есть также тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина-событие», но в практической работе его применяют не так часто. В этом случае работа имеет вид линии, соединяющей два события (узлы графа), отображающие начало и конец определенной работы. Хорошим примером такой диаграммы является PERT-диаграмма – вот она:

Сетевые диаграммы часто путают с блок-схемами, но это не совсем верно, т.к. отличие сетевой диаграммы состоит в том, что она отображает лишь логические зависимости работ, в то время как блок-схема показывает входы, выходы и процессы. Также в диаграмме нет повторяющихся циклов (петель).

Методами сетевого планирования называют методы, нацеленные на максимальное сокращение продолжительности проекта. Их основой служат метод критического пути (МКП или CPM (от англ. Critical Path Method)) и метод оценки и пересмотра планов (PERT (от англ. Program Evaluation Review Technique)).

Под критическим путем понимается максимально продолжительный путь в сети, а работы, имеющиеся на этом пути, называются критическими. От продолжительности критического пути зависит минимальная продолжительность проектных работ. Общую продолжительность проекта можно сократить посредством сокращения критических работ. Таким образом, задержки по выполнению работ влекут за собой и увеличение продолжительности проекта.

Благодаря методу критического пути можно рассчитать примерные календарные графики выполнения пакета работ, основываясь на логической структуре сети и оценках продолжительности выполнения работ по-отдельности, а также установить общий критический путь для проекта.

Есть также понятие полного резерва (запаса) времени. Это разность между датами позднего и раннего начала или окончания работ. Управленческая суть запаса времени состоит в том, что есть возможность для урегулирования финансовых, ресурсных или технологических ограничений, и руководитель проекта может приостановить работу на имеющийся в резерве срок, не опасаясь отрицательно повлиять на конечный срок завершения проекта. Резерв времени критических работ равен нулю.

Горизонтальная линейная диаграмма, где проектные задачи представлены временными отрезками с конкретными временными параметрами (началом, окончанием, задержками и т.д.) называется диаграммой Гантта, и она тоже является неотъемлемой частью сетевого планирования. Вот ее пример:

Для эффективного планирования удобно использовать и PERT-диаграммы, и граф сети, и диаграмму Гантта. Само же сетевое планирование подразумевает описание всей проектной работы в виде комплекса работ с конкретными взаимосвязями между ними. Чтобы рассчитать и проанализировать сетевой график, обычно применяют набор сетевых операций, называемых процедурами метода критического пути.

Сетевая модель разрабатывается поэтапно:

  • Определяются списки проектных работ
  • Оцениваются параметры работ
  • Устанавливаются зависимости между работами

Списки работ нужно определить, чтобы описать всю деятельность по проекту, включая все детали. Работа – это главный элемент сетевой модели. Пакеты работ обуславливают деятельность, которая должна быть выполнена для достижения проектных результатов. Результаты обычно выделяются контрольными точками.

Перед разработкой сетевой модели нужно удостовериться, что нижний уровень СРР включает все работы, гарантирующие достижение частных проектных целей. Сетевая модель – это результат определения зависимостей между работами и добавления связующих событий и работ. В самой общей форме представленный подход основывается на предположении, что любая работа призвана помочь достичь частной цели. Связующие же работы совсем необязательно должны быть направлены на достижение материального результата, т.к. их целью может быть организация проведения того или иного мероприятия и т.п.

Основная задача проект-менеджера – оценить параметры работ. Для этого могут привлекаться другие участники проекта, ответственные за выполнение отдельных заданий проекта. Оценка продолжительности работ и потребности в финансовых средствах и ресурсах самым прямым образом влияет на актуальность ресурсных и стоимостных планов и календарных графиков, которые составляются после анализа сетевой модели. Такую оценку нужно проводить для каждой из работ. Затем на ее основе обобщаются и формируются уровни СРР в проектном плане.

Чтоб отдельные этапы проекта и весь проект в целом были реализованы своевременно, необходимо также планировать проект по временным параметрам. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Планирование проекта по временным параметрам

Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.

Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.

Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:

  • Концепция управления проектом по временным параметрам
  • Календарное планирование проекта
  • Контроль хода проектных работ
  • Анализ и урегулирование хода работ
  • Закрытие управления проектом

Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.

Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.

Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.

Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:

  • Ненадлежащее управление качеством и составлением смет
  • Отсутствие резервного плана при непредвиденных затратах
  • Некачественное распределение рисков среди участников проекта
  • Отсутствие структуры в системе коммуникаций
  • Трудновыполнимая система проектной отчетности

А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к. он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.

Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:

или так:

В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.

Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.

И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты.

Организация работ по проектному планированию

Планирование проекта является процессом формирования решений, которые определяют последовательность проектных работ и мероприятий. Оно играет главенствующую роль в проект-менеджменте, представляя собой организующее начало процесса реализации проекта.

Проектное планирование включает в себя несколько этапов:

  • Постановку целей и задач
  • Расчет ресурсов
  • Создание графика продолжительности работ
  • Оптимизацию графика выполнения работ
  • Организацию выполнения работ
  • Создание календарного плана нарастания трудоемкости работ
  • Контроль хода работ
  • Корректировку хода работ

План осуществления проекта – это комплексный план, содержащий исчерпывающую систему задач и целей, детальных работ, действий и мероприятий по достижению главной цели проекта. Составлению плана реализации нужно уделять повышенное внимание, стремясь избегать типичных ошибок, таких как:

  • Постановка ошибочных целей
  • Использование неполной информации
  • Игнорирование прошлого опыта
  • Игнорирование вопроса доступности ресурсов
  • Недостаток внимания координации участников проекта
  • Игнорирование мотивации исполнителей
  • Чрезмерное внимание детализации плана
  • Составление плана ради плана и игнорирование контроля следования плану

Несмотря на достаточно большое количество ошибок и их специфичность, обойти их стороной помогает учет всех элементов планирования, о которых мы вам рассказали. Важно только помнить, что планирование проекта – это систематизированное упорядочивание задач, целью которого является достижение основного результата – реализации проекта. А с учетом того, что план всегда содержит в себе указания к действиям и сами действия, его можно смело считать эталоном или ориентиром, с которым будут сравниваться фактические показатели. Если же в результате подобных сопоставлений будут найдены какие-либо расхождения, необходимо предпринимать меры по корректировке плана.

Во втором уроке мы поговорим о другом важном для руководителя элементе проект-менеджмента – управлении командой. Будут рассмотрены такие вопросы, как состав участников проекта, функции проект-менеджера, особенности формирования и развития проектной команды, признаки и состав команды, урегулирование конфликтов и ряд других.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Как составить план управления затратами

Опубликовано: 2021-03-08

Вы знаете, как это происходит — у вас осталось несколько месяцев до крайнего срока, а ваша команда и близко не подошла к завершению проекта. У вас быстро заканчивается бюджет и время, и вы начинаете нервничать.

Стоит ли сообщить заинтересованным сторонам или подождать еще немного?

Что ж, по крайней мере, вы не одиноки, ведь такая ситуация случается более чем с 45% всех крупных ИТ-проектов. Для многих это наносит ущерб как графику проекта, так и конечному продукту: 56% проектов приносят меньшую ценность, чем предполагалось. Ой. Как можно этого не допустить? План управления расходами может помочь.

Что такое план управления затратами?

План управления затратами — это метод выработки стратегии планирования и исполнения бюджета проекта. Конечно, это делается для того, чтобы завершить ваш проект в срок и в рамках бюджета. Однако без надлежащего плана управления затратами обе эти вещи будут давать сбои, что дорого обойдется вам и вашей организации.

Более того, успех проекта зависит от управления затратами, поскольку затраты являются основным определяющим фактором успеха или неудачи предприятия в целом.

Как вы составляете план управления затратами?

Управление затратами иногда также называют более конкретными названиями подзадач, такими как управление расходами, прозрачность затрат и учет затрат. Обычно он состоит из четырех процессов: планирование ресурсов, оценка затрат, составление бюджета и контроль затрат.

1. Планирование ресурсов

Начиная с плана ресурсов, менеджеры проектов обычно используют иерархическую структуру работ, чтобы показать проект и его результаты в иерархии от наиболее важных до наименее важных. Эта часть помогает руководителям проектов понять, куда пойдет основная часть затрат и какие компоненты проекта потребуют наименьших затрат.

2. Оценка стоимости

Второй этап, оценка стоимости, — это итеративный процесс, то есть он предназначен для изменения по мере изменения проекта. На этом этапе используется множество различных методов оценки, которые определяются концептуальными целями, историческими знаниями, экспертным заключением, детерминирующими методами или покомпонентной базой.

Исторически сложилось так, что детерминантные методы оказались наиболее точными. Однако этот процесс имеет смысл использовать только после того, как будут обозначены все детали проекта, включая объем и конечные результаты. Для проектов, в которых отсутствует мелкий шрифт, на этом этапе все равно будут полезны менее точные методы оценки затрат.

3. Составление бюджета

На этапе оценки затрат могло показаться, что вы уже наметили свой бюджет, но на самом деле вы просто наметили чертежи своего бюджета. Бюджет вашего проекта будет немного более точным с учетом этого показателя и позволит проекту действительно добиться успеха.

Бюджеты формируются и утверждаются после этапа оценки и обычно выпускаются для проекта в несколько этапов в зависимости от хода проекта. Это поможет проекту достичь вех в рамках каждой бюджетной фазы, вместо того, чтобы пытаться соответствовать общему бюджету проекта.

4. Контроль затрат

Это просто — вы будете измерять эффективность вашего проекта в долларовом выражении по отношению к вашим общим затратам и срокам. Это поможет обеспечить ориентир на протяжении всего процесса проекта.

Во-первых, ваши требования устанавливаются заранее, на этапе планирования проекта. Затем они используются как метод для выяснения причин изменения стоимости. Это поможет скорректировать курс, если расходы вырастут за пределы бюджетного диапазона, и не даст проекту выйти из-под контроля.

В конечном итоге ваш план управления затратами поможет вам как спланировать стоимость проекта, так и управлять стоимостью проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. По мере реализации вашего проекта расходы по проекту будут тщательно документироваться на протяжении всего проекта, чтобы ваш проект не выходил за рамки бюджета.

Определение терминов и формул плана управления затратами

При составлении плана управления затратами вам нужно будет проделать множество различных расчетов, попрактиковаться в многих формулах и трижды проверить свои математические расчеты, когда вы закончите. Но при этом эти действия носят много конкретных названий. Давайте определим их.

  • Иерархическая структура работ. Подобно каскадному методу или простой иерархической блок-схеме, это ориентированная на продукт схема работы, задач и действий, которые должны выполняться членами команды.
  • Базовый план затрат: он создается путем оценки ваших затрат по сравнению с общим периодом времени, в течение которого будет осуществляться ваш проект. Базовый уровень затрат — это, в конечном счете, то, что вы будете использовать для сравнения своей производительности, обычно это показано на S-образной кривой.
  • Контрольный порог: так же, как вы устанавливаете базовый план, ваш порог затрат — это самый высокий или самый низкий уровень расходов, которые разрешены для вашего проекта. Все, что выше или ниже, считается неприемлемым.
  • Уровень точности: эта единица измерения покажет, насколько крутым будет округление вашей оценки затрат в большую или меньшую сторону. Ваш уровень точности будет дополнительно определяться объемом и общим размером вашего проекта.
  • Измерение освоенной стоимости: это уравнение помогает руководителям проектов как можно точнее измерить объем работы, которая уже была выполнена по указанному проекту.
  • Трехточечная оценка: Используя эту формулу, вы получите трехзначную оценку . Первое будет вашим лучшим предположением (BG) о количестве работы, которую потребует действие, если оно будет выполнено 100 раз. Вторая — ваша пессимистическая (P) оценка , которая показывает , сколько времени займет проект и сколько он будет стоить, если возникнут все негативные риски. И третья — это ваша оптимистическая (О) оценка, если все положительные риски произошли.
  • Оценка снизу вверх: эта формула включает использование меньших оценок вашего проекта, а затем их агрегирование в общую сумму для определения общей оценки стоимости проекта.
  • Аналогичная оценка: эта оценка рассчитывается путем сравнения всех оценок затрат по прошлым проектам и измерения их со временем и стоимостью текущего проекта. Обычно это делается, когда доступно мало деталей проекта.
  • Параметрическая оценка: эта оценка рассчитывается путем привязки стоимости к каждой задаче и сопоставления этой стоимости с графиком проекта. Сколько бы ни было задач, вы сможете рассчитать общую смету. Это можно сделать в ProjectManager.com с помощью нашей онлайн-диаграммы Ганта. Здесь вы можете назначить стоимость для каждой задачи, и по завершении проекта общая стоимость автоматически рассчитывается и сравнивается с бюджетом.
ProjectManager.com позволяет вам планировать и отслеживать проекты и их затраты — попробуйте бесплатно

Как правильно отслеживать результаты

Половина вашего плана управления затратами — это, в общем, управление затратами на протяжении всего жизненного цикла проекта.

При мониторинге стоимости вашего проекта используйте контрольные показатели, поскольку они будут ключом к определению того, идет ли ваш проект по графику, отстает от бюджета или превышает его. Из-за этого вы захотите видеть свой запланированный прогресс в сравнении с достигнутым, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути. Многие люди используют свой рабочий процесс управления проектами (будь то каскадная методология, диаграмма Ганта или инструмент канбан) для измерения этого показателя.

Как

ProjectManager.com помогает в планировании и отслеживании затрат

Независимо от того, является ли ваш следующий проект большим или маленьким, вам необходимо убедиться, что ваша оценка затрат максимально точна и проста в управлении в долгосрочной перспективе.

С ProjectManager.com у вас будет возможность настроить отчетность по проекту, чтобы получать только необходимые данные, а также вы сможете видеть фактический прогресс проекта по членам команды и их задачам.

И независимо от того, используете ли вы детерминирующие методы, исторические данные, аналогичную оценку или трехточечную оценку для оценки сметы затрат по проекту, у вас будет инструмент, который может подключить данные вашего проекта и рассчитать ваши оценки за вас. Кроме того, с нашими панелями мониторинга в реальном времени вы сможете получить визуальное представление о предполагаемых контрольных показателях вашего проекта, чтобы вы могли видеть, опережаете ли вы график или отстаете от него, одним нажатием кнопки.

ProjectManager.com позволяет отслеживать проекты в режиме реального времени с помощью наших онлайн-панелей и автоматических отчетов.

Оценка ваших затрат и получение точных показаний до начала проекта — один из наиболее важных компонентов для обеспечения успеха проекта. Вот почему ProjectManager.com предоставляет командам программное обеспечение, необходимое для планирования сметы затрат, применения плана управления и эффективного взаимодействия независимо от того, где они находятся. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com сегодня.

Как мне составить план проекта ERP?

План проекта планирования общеорганизационных ресурсов (ERP) требует нескольких шагов, чтобы быть полным и выполнимым. Первые шаги обычно требуют, чтобы менеджеры и разработчики программного обеспечения, клиенты и руководство обсуждали и договаривались об основных аспектах и ​​целях плана. После того, как основные пункты определены, разработчики и все, кто работает над проектом, могут начать заполнять детали и выяснять, как они планируют достичь определенных целей и сроков. Наконец, каждому отделу и сотруднику поручены конкретные задачи, которые помогут упростить процесс и обеспечить выполнение плана проекта ERP вовремя и в рамках бюджета.

На начальных этапах плана проекта ERP обычно участвуют все стороны, имеющие запасы в результате плана. Это означает много разговоров и встреч с инвесторами, клиентами и разработчиками. Любой, у кого есть причина быть заинтересованным в успехе плана, должен быть проконсультирован.

Этот процесс включает в себя понимание того, чего хочет каждая сторона, а затем создание целей и этапов проекта, которые понравятся всем. Может быть трудно привести в соответствие взгляды и ожидания каждого, но это важно, чтобы избежать серьезных проблем, как только план будет продвигаться вперед. На этом этапе также прогнозируются такие вещи, как бюджет проекта и временные ограничения, и остается место для ошибок или непредвиденных проблем.

Следующая часть плана проекта ERP обычно должна включать только тех, кто будет выполнять план и управление. На этом этапе общая схема и бюджет плана пересматриваются, и заполняется подробная информация о том, как команда достигнет каждой цели или срока. Точно решено, что и когда должно произойти, чтобы лучше завершить проект вовремя и с наименьшим количеством возможных ошибок. Должности для менеджеров проектов и подразделений, если они еще не назначены, должны быть назначены в это время, чтобы все знали, кто отвечает за организацию их конкретной части проекта.

Наконец, конечная часть плана проекта ERP требует, чтобы отдельные команды, люди или отделы наметили участки, за которые они несут ответственность. Команды могут назначать каждому отдельному человеку определенные обязанности для выполнения к определенным датам или просить, чтобы несколько человек сотрудничали, чтобы удостовериться, что все сделано хорошо в течение времени Затем части складываются по мере их завершения, чтобы весь отдел уложился в срок для своей части плана. Для каждой команды или отдельного лица очень важно иметь четкое понимание того, что ожидается и когда следует избегать превышения бюджета или несоблюдения сроков.

Часто ERP размещается и поддерживается сторонней компанией. Одна компания нуждается в услугах ERP и может нанять команду или компанию, которая специализируется именно на том, что им нужно. В этой ситуации крайне важно, чтобы две компании постоянно общались, поэтому ожидания четко поняты и оправданы. Если хостинг ERP осуществляется в рамках одной компании, все равно очень важно, чтобы отдел включил высшее руководство в план проекта ERP, чтобы впоследствии на него не накладывалось вето или не было организовано дезорганизация.

ДРУГИЕ ЯЗЫКИ

Как составить хороший план. Время

Как составить хороший план

Теперь можно сосредоточиться на особенностях составления хорошего плана разработки ПО. В этом процессе три основных этапа: определение задач, объединение задач в группы, называемые базовыми уровнями, и группировка последних в этапы проекта.

Ниже я приведу пример типичного плана с описанием основных структур проекта, необходимых для разработки плана. Легко заметить, что целью планирования не является «микроуправление» каждой деталью проекта. Просчитать, чем будет заниматься каждый член команды в течение шести месяцев, начиная с сегодняшнего дня, скорее всего невозможно. Вместо этого нужно составить план со списком чётко определённых задач, плавно сменяющих друг друга по ходу цикла разработки. Такой план позволяет контролировать работу команды над каждой задачей, а также отслеживать ход реализации проекта со значительной определённостью.

Задачи

На первом этапе следует определить все задачи, решение которых позволяет реализовать некоторую функцию. Суммарное время выполнения этих задач составляет общее время реализации функции. Сначала надо спланировать реализацию необходимых функций и лишь затем переходить к планированию желательных и возможных функций. Такой метод позволит как можно скорее получить жизнеспособную программу.

Затем следует распланировать задачи групп тестирования, обучения пользователей, разработчиков пользовательского интерфейса и технологов. У каждой группы должен быть свой набор задач, определяемый на основе частей проекта, за разработку которых отвечает группа. Эти задачи должны быть организованы так, чтобы их можно было интегрировать и их реализация не слишком отставала от реализации функций разработчиками.

Базовые уровни

Базовые уровни определяют срок реализации группы связанных функций. Каждые 2-3 недели должен быть готов очередной базовый уровень. Помните: соответствующий фрагмент ПО должен устанавливаться с помощью программы установки, а его функциональность должна быть доступна для разработчиков. Реализация базовых уровней — важные краткосрочные цели, на достижении которых необходимо сосредоточить внимание и усилия команды. Вообще ничто не может быть важнее своевременного завершения очередного базового уровня. Если он запаздывает, можно официально говорить об отставании проекта от плана, что требует немедленных корректирующих действий. Ниже приводится ряд базовых уровней (из продукта BoundsChecker, разработанного NuMegaдля обнаружения ошибок в программах).

• Создана библиотека исходных текстов, выполнена первая ежедневная сборка программы, закончена установочная процедура для «скелета» программы.

• Программа позволяет активизировать основные функции для работы с памятью и вести регистрацию их работы.

• Программа выводит первое сообщение об ошибке при работе с памятью с помощью прототипа пользовательского интерфейса.

• Программа успешно обнаруживает утечки памяти типа 1 и 2.

• Программа успешно обнаруживает утечки памяти типа 3 и 4.

• Программа успешно обнаруживает утечки памяти типа 5 и 6.

• Появляется реальный пользовательский интерфейс программы, но без поддержки печати, сортировки и фильтрации.

• Закончена поддержка печати, сортировки и фильтрации.

• Программа интегрируется с другими программами пакета.

Промежуточные этапы

Промежуточный этап — это группа базовых уровней, представляющих законченную часть программы. Необходимо равномерно распределить их завершение по ходу работы над проектом. Например, если для проекта определено 4 промежуточных этапа, то каждому из них должны соответствовать 25% реализации проекта. Очевидно, что чем сложнее проект, тем больше у него промежуточных этапов.

У каждого промежуточного этапа должен быть период стабилизации и интеграции (см. главу 6). Напоминаю, что в это время (обычно 1-2 недели) вся команда концентрируется на решении проблем, обнаруженных в реализованных функциях. Периоды стабилизации жизненно важны для проекта, поскольку в это время проводится тестирование, исправление ошибок, устранение неполадок в структуре и интеграции, проводится оценка производительности, т.е. все мероприятия, способствующие стабилизации программы. Не приступайте к реализации новой функции, пока не убедитесь, что только что законченные функции работают хорошо. Помимо всего прочего, периоды стабилизации очень удобны для разного рода доработок. В это время отставшие участники или подразделения команды могут наверстать упущенное и догнать остальных, чтобы вновь работать синхронно.

Внешние промежуточные этапы

В завершении внешних промежуточных этапов участвуют люди или группы, не работающие над проектом постоянно. Внешние промежуточные этапы знаменуют собой критические точки проекта. Вот самые распространённые внешние промежуточные этапы:

альфа-версия — выпуск, в котором реализован лишь ряд критических функций программы; альфа-версии не предназначены для широкого использования, однако могут быть полезны для демонстрации прогресса проекта или сбора внешних отзывов о работе критических функций;

бета-версия — выпуск, в котором реализованы если не все, то большинство функций; бета-версии передаются клиентам для испытаний и оценки;

кандидат на выпуск — в случае успешного окончания тестирования этот выпуск будет передан в производство для тиражирования; появление кандидата на выпуск — знак того, что проект почти закончен и выпуск ПО состоится;

передача в производство — к этому времени рабочий выпуск будет передан в производство для тиражирования (или опубликован в Web, в зависимости от назначения ПО).

Любой из внешних промежуточных этапов требует распространения ПО за пределами команды или даже компании. Так как это очень важное событие, перед каждым промежуточным этапом нужен период стабилизации. Он позволяет команде сосредоточиться на его качестве, интеграции; выполнить «подгонку» частей и устранить оставшиеся неполадки перед выпуском продукта. (Подробнее о бета-версии и кандидате на выпуск см. главы 13 и 14)

Пример

Чтобы закрепить основы, давайте шаг за шагом рассмотрим подробный пример (табл. 11-1). В таблице показано упрощённое описание проекта, откуда удалена часть информации, обычно имеющейся в нём. Тем не менее, этот пример достаточно детализирован, чтобы продемонстрировать стыковку всех частей проекта. Ниже приводится ряд допущений, сделанных при планировании этого примера.

• Принципы планирования.

* С каждой функцией связан список технических задач. В этом примере они не показаны, однако их легко перечислить в реальном плане. На выполнение одной задачи отводится не более 2 недель, а на большинство — неделя или даже меньше. В зависимости от приоритетных требований к ПО, в первую очередь реализуются необходимые функции, а затем — менее важные.

* Тестирование функций осуществляется по мере завершения их разработчиками. Тестирование некоторых функций будет автоматизировано, другие же придётся тестировать вручную. Подробное описание испытаний приводится в плане тестирования.

* Специалисты по обучению пользователей составляют описания функций по мере их завершения. Работа по составлению документации должна как можно меньше отставать от реализации функции. Подробно эти действия описаны в плане обучения пользователей.

* Специалисты по инженерной психологии оценивают качество реализации всех функций пользовательского интерфейса, консультируют по поводу внесения изменений и контролируют впечатление от продукта по мере реализации проекта. Детали работы специалистов по инженерной психологии описаны в специальном плане.

* Во время работы над выпуском ПО сразу же создаётся простая сборка программы и установочная процедура. Затем сборка и установочная процедура будут регулярно пополняться новыми функциями, таким образом, они будут включать все большую долю функциональности готовой программы. Они также поддерживают подключение новых функций по мере их готовности. Конкретные усовершенствования функций и возможностей программы будут описаны в плане работы над выпуском.

• Участники работы над проектом:

— Мэтт — ведущий разработчик, занятый полное рабочее время;

— Джон — программист;

— Джим — ведущий тестировщик, также отвечает за автоматизацию;

— Фрэнк — тестировщик, исполняет автоматизированное и ручное тестирование функций;

— Сара — ведущий специалист по обучению пользователей;

— Кенни — ведущий специалист по инженерной психологии;

— Боб — ведущий технолог.

• Промежуточные этапы, внешние и внутренние.

— План проекта состоит из 4 базовых уровней, на реализацию которых отводится по 2 месяца, и 2-х главных промежуточных этапов. Будут выпущены 2 бета-версии, 1 версия — кандидат на выпуск и 1 версия для тиражирования.

— Каждый промежуточный этап образован 2 базовыми уровнями. Первому промежуточному этапу будет соответствовать наполовину законченный проект, а второму этапу — полностью законченный проект.

— Работа над бета-версией 1 займёт 1 месяц. Функции 14 и 15 будут добавлены во время работы над бета-версией 1, а оставшееся время будет потрачено на тестирование, настройку и исправление ошибок. У каждого участника группы есть некоторый список действий на время работы над бета-версией 1.

— В бета-версии 2 не будет новых функций по сравнению с бета-версией 1. Внесение значительных изменений в главные функции не допускается, разрешено лишь тестирование, настройка и исправление ошибок. У каждого члена группы есть список задач на это время.

• Кандидат на выпуск.

Версия — кандидат на выпуск будет готова к концу работы над бета-версией №2, если её тестирование пройдёт успешно и не будет обнаружено серьёзных ошибок.

• Контрольные собрания.

— Проведение собраний для контроля за состоянием проекта запланировано на каждый понедельник. Если достигнуть базового уровня вовремя не удалось (или все говорит об этом), придётся вносить изменения, чтобы наверстать упущенное.

Табл. 11. Примерный план.

Цифрами обозначены функции, состояние функций обозначено следующими буквами:

Ф — функция запрограммирована, выполнено блочное тестирование и завершены все связанные с ней технические задачи;

А — тестирование функции автоматизировано:

Р — функция протестирована вручную;

Д — функция документирована:

И — проверена простота использования функции.

Добавления в бета-версии

Легко заметить, что реализация двух задач в этом примере запланирована на период работы над бета-версией 1. Во время работы над любой бета-версией надо воздерживаться от добавления новых функций, особенно важных и сложных. Однако иногда есть смысл планировать включение в первую бета-версию функций, реализация которых не требует больших затрат и не вносит особого риска. Чем дольше задерживается передача программы в руки бета-тестеров, тем больше времени займёт сбор отзывов о качестве реализации и работе функций программы. Часто польза от раннего цикла бета-тестирования превышает риск включения небольших функций после начала программы бета-тестирования.

Хотя включить несколько дополнительных функций время работы над первой бета-версией ещё допустимо, в период работы над последней бета-версией реализацию дополнительных функции лучше не планировать. При работе над последней бета-версией функции остаются неизменными, и усилия команды концентрируется на качестве, производительности и интеграции. (О тестировании бета-версий см. главу 13.)

Неожиданные проблемы

Создавая план согласно описанным в этой главе принципам, вы, вероятно, будете планировать проект, как обычно. Однако разработка ПО — это не точная наука, и до проблем всегда рукой подать. Чтобы заметить малейшее отклонение проекта от намеченного пути, нужно регулярно проверять ход выполнения плана и после завершения каждого промежуточного этапа сравнивать фактическое состояние проекта с планом. Если работа отстаёт от плана, надо определить проблему, изменить план и постараться завершить очередной промежуточный этап в срок. Все так просто? Однако это та самая ситуация, когда от менеджера проекта и ведущих специалистов требуется полная самоотдача. Поскольку очень сложно вести работу над проектом, не отставая от графика, в третьей части основное внимание уделено именно этому вопросу.

Как создавать и использовать шаблоны плана проекта как Pro

Независимо от того, насколько велик или мал, каждый проект выигрывает от наличия шаблона. Шаблон плана проекта помогает вашим проектам бесперебойно работать от начала до конца. От задач до зависимостей процесс начальной настройки проекта занимает много времени. После того, как вам удалось реализовать успешный проект, зачем воссоздавать колесо, когда появляется подобное? Шаблон позволяет легко воспроизводить успех снова и снова без необходимости начинать с нуля.

Так как же должен выглядеть этот шаблон? Достаточно ли просто иметь контрольный список в таких инструментах, как Word или Excel? Если вся информация о вашем проекте находится в этих инструментах, где участники должны сотрудничать и общаться? Как мне написать план проекта? Где живут активы? В переписке по электронной почте? Ой.

Независимо от того, создали ли вы планы для тысячи проектов или это ваш первый, использование шаблонов в инструменте совместного планирования ресурсов поднимет вас до профессионала в области управления проектами. Здесь, в Wrike, мы хотим дать вам возможность создать шаблон плана проекта, соответствующий лучшим отраслевым практикам.Хотя мы уже создали для вас образцы шаблонов планов проектов в Wrike, вот пошаговое руководство о том, как создать план управления проектом и использовать профессиональный шаблон проекта — независимо от того, какое решение вы используете.

Как создать шаблон плана проекта

Шаг 1. Создайте папку проекта

Здесь вы разместите все похожие проекты, поэтому каждый из них документируется в центре. Например, если у вас есть серия похожих мероприятий, таких как выставки, и вы хотите провести их вместе, все они могут находиться в одной папке.Вы даже можете сделать папку для всех ваших замечательных шаблонов!

Шаг 2: Создайте проект

Назовите проект так, чтобы члены команды легко понимали, над чем они работают. В этом примере мы назовем наш шаблон «Проект» — мы знаем, что он такой креативный. Создавая шаблон проекта, вы определяете общий рабочий процесс, чтобы он копировался для каждого проекта. Это поможет вам каждый раз одинаково отслеживать прогресс и продолжать оптимизировать свой шаблон.

Шаг 3. Составьте список задач и сроков выполнения

Затем перечислите задачи, которые необходимо выполнить каждый раз при выполнении этого проекта. Назначьте сроки выполнения и контрольные точки, чтобы вы могли представить себе, сколько дней или недель займет проект. Например, если на написание электронной книги обычно уходит 3 дня, установите задачу на 3 дня. Когда вы копируете шаблон, просто настройте его так, чтобы он соответствовал фактической дате, когда вы хотите выполнить задачу.

Вы также можете начать добавлять зависимости между задачами и подзадачами.Зависимости указывают, когда задача должна начинаться или заканчиваться по отношению к другим задачам. Например, если вы делаете электронную книгу, вам нужно закончить копию, прежде чем можно будет приступить к дизайну. В Wrike, когда вы переназначаете задачу с зависимостями, все зависимые задачи автоматически переносятся, что экономит ваше время и сохраняет вашу гибкость.

Шаг 4: Добавьте детали подзадачи

Если задача требует этого, разбейте ее на подзадачи, чтобы помочь вам более точно спланировать временную шкалу. Думайте об этом как о вехах в задаче.Убедитесь, что каждая подзадача имеет временные рамки и четкое описание того, что происходит при каждом использовании шаблона. Например, если вы создаете электронную книгу и вам нужно сделать несколько рекламных баннеров, имеет смысл добавить подзадачу, в которой указывается количество символов и размер изображения, которые вам будут нужны каждый раз.

Как использовать шаблоны плана проекта

Шаг 1. Скопируйте свой шаблон и настройте даты

Теперь, когда вы создали свой шаблон, пора его использовать.Просто продублируйте свой шаблон, укажите специфику проекта и обновите фактические даты. Используйте представление диаграммы Ганта, чтобы увидеть, как выглядит временная шкала, и убедитесь, что все зависимости выровнены.

Шаг 2: Назначьте задачи членам проектной группы

Когда вы будете готовы назначить членов команды для выполнения задач, мы рекомендуем назначать только человека, который будет отвечать за выполнение задач. В Wrike владелец задачи может @ упоминать коллег по мере необходимости для совместной работы и добавлять исполнителей по мере необходимости.

Шаг 3. Проверьте распределение ресурсов

Теперь, когда члены команды назначены, используйте панель управления ресурсами, чтобы наглядно понять, как рабочая нагрузка членов команды повлияет на задачи, которые им назначены. Это поможет вам выявить потенциальные препятствия и заранее скорректировать сроки выполнения, чтобы обеспечить некоторую подкрепление.

https://www.wrike.com/blog/wrike-resource-a-powerful-new-resource-management-tool/

Шаг 4. Совместная работа и предоставление обратной связи — все в одном инструменте

Даже самые тщательно продуманные планы проектов сталкиваются с узкими местами, особенно если в вашем инструменте управления работой нет возможностей для совместной работы.С помощью Wrike команды могут @ упоминать друг друга, получать утверждения по активам и получать доступ к отчетам об управлении проектами в одном месте. Усилия по поддержанию коммуникации по проекту в Wrike улучшат наглядность и помогут всем не сбиться с пути.

https://www. wrike.com/content/uploads/2018/11/1_proofing.svg

Бонусный совет! Упростите создание новых проектов с помощью динамических форм

Теперь, когда ваш шаблон настроен на постоянный успех, вы готовы приступить к дальнейшей работе. В наиболее успешных компаниях есть команды, которые могут сотрудничать в кросс-функциональном плане.Хотя вы можете отвечать за этапы рабочего плана проекта, когда речь идет о проектах вашей собственной команды, каждый может столкнуться с трениями, которые возникают, когда две команды работают вместе. Избавьтесь от разочарования по поводу входящих запросов от других команд, внедрив динамические формы запросов.

Формы запросов

Wrike помогут вам отсортировать входящую работу, чтобы вы могли легко сбалансировать рабочую нагрузку своей команды. Персонализируйте формы запроса, чтобы собрать всю информацию, необходимую для выполнения работы заранее. Формы запросов Wrike также могут автоматически запускать шаблон проекта и автоматически назначать работу в зависимости от того, как запрашивающий заполняет форму.

Используете ли вы шаблоны Wrike для создания следующего большого проекта или хотите создать свои собственные формы запросов, вот 10 примеров форм запросов, которые помогут вам начать работу. В качестве небольшого тизера …

3 шаблона плана проекта, которые мы создали для вас в Wrike:

1. Управление профессиональными услугами

Как пользоваться:

Имея профессиональные услуги, вы должны быть в состоянии обеспечить видимость для клиента. Принесите структуру и организацию на каждый этап проекта: инициирование, планирование, выполнение, завершение проекта.

Вы можете:

  • Разбейте проекты на задачи и назначьте их как команде, так и клиентам
  • Планируйте проекты, отслеживайте эффективность и устанавливайте контрольные точки с помощью диаграмм Ганта
  • Отслеживайте и составляйте отчеты о оплачиваемых часах с помощью журнала времени
  • Используйте информационные панели для отслеживания прогресса и измерения результатов

Включает шаблон:

1 проект, 4 папки, 4 примера задач, 1 информационная панель

2.

Шаблон управления мероприятиями

Как пользоваться:

Wrike упрощает планирование успешных мероприятий. Не ограничивайтесь простым контрольным списком и таблицей Excel и отслеживайте все свои задачи, ресурсы, совместную работу и график в Wrike.

Вы можете:

  • Разбейте задачи события и назначьте их нужным членам команды
  • Просматривайте прогресс планирования мероприятия с помощью Dashboards
  • Держите все логистические, творческие и последующие усилия в одном месте

Включает шаблон:

1 проект, 5 папок, 10 примеров задач, 1 дашборд

3.Запуск продукта

Как пользоваться:

Запуск продукта сложен, требует нескольких этапов и совместной работы команд. Собирая всю вашу информацию в одном месте, Wrike поддерживает согласованность команд в рамках единого процесса и гарантирует, что все соблюдают график.

Вы можете:

  • Используйте этот шаблон плана проекта для предварительного запуска, запуска и после запуска, используя папки для каждого этапа.
  • Разбейте запуск продукта на задачи, затем расставьте приоритеты и распределите их между командами.
  • Отслеживайте ход выполнения плана проекта с помощью панели управления и просматривайте прогресс в каждой области с помощью панели мониторинга.

Включает шаблон:

1 проект, 3 папки, 19 примеров задач, 1 дашборд

Готовы приступить к созданию плана вашего проекта?

Загрузите любой из наших шаблонов рабочего плана проекта и начните бесплатную 14-дневную пробную версию Wrike уже сегодня!

Эти бесплатные образцы планов проектов содержат папки и задачи, которые помогут вам легко запустить любой проект.Wrike упрощает совместную работу, от встраивания проектных запросов в вашу рабочую нагрузку до оптимизации процессов утверждения на протяжении всего проекта. Все наши шаблоны Wrike также помогают вам измерять прогресс и влияние проекта с помощью интерактивных диаграмм Ганта, динамических календарей и нескольких рабочих представлений. Начни сегодня!

Как написать план проекта за 6 шагов

Планы проекта часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике. Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и действий заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

Это 6-шаговое руководство высокого уровня поможет вам составить план проекта и предоставит рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

Что такое план проекта?

План вашего проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, такие как:

  • Временные рамки и диаграммы Ганта для ключевых этапов
  • Коммуникационные планы
  • Иерархическая структура работ, особенно если вы иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться Планировщик проекта)
  • Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, наличные деньги, фрилансеры и многое другое.

Короче говоря, план проекта служит центральным узлом для определения, организации, расстановки приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Почему планы проекта важны?

Более половины всех проектов сталкиваются с так называемым смещением объема работ. Здесь команда выполняет больше работы, чем планировалось изначально. Этого можно избежать, учитывая непредвиденные задержки или изменения обстоятельств в плане вашего проекта.План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектом может иметь положительное влияние: 50% проектов не выполняются вовремя, а 45% проектов превышают бюджет. План проекта может помочь сократить чрезмерный перерасход средств и задержку сроков выполнения работ за счет раннего выявления этих проблем.

План проекта может помочь сократить чрезмерный перерасход средств и задержку сроков выполнения работ за счет раннего выявления этих проблем.

Попробуйте планы проекта monday.com

Присоединяйтесь к более чем 125 тысячам команд, которые используют monday.com

Начать работу

Как создать план проекта за 6 шагов

Нет жестких правил для плана проекта . Однако мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

1. Стоит ли начинать с резюме?

Краткое изложение находится в начале вашего плана проекта и должно, , резюмировать ключевые моменты плана проекта .Он должен повторно сформулировать цель плана проекта, выделить основные моменты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

Несмотря на то, что он находится в начале вашего плана проекта, вы напишете его в последний раз, , , поскольку вы будете извлекать основные моменты из остальной части вашего плана.

Это не должно быть больше страницы, предлагающей краткий обзор:

  • Цели и задачи проекта
  • Выбранная вами методология / структура проекта
  • Окончательные результаты и критерии приемки
  • Ключевые риски и меры противодействия
  • Сводка этапов
  • Обзор графика проекта и рисков на основе графика
  • Оценка ресурсов и расходов

Этот снимок вашего проекта упрощает работу ключевых заинтересованных сторон, которые не принимают активного участия в механике проекта чтобы понять это.Для руководителей проектов краткое изложение служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, масштабах, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно проверяли план проекта, чтобы не сбиться с пути.

2. Каковы масштабы проекта?

Нет ничего хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он разлетелся. Определяя масштаб проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания относительно результатов и того, кто утверждает запросы, а что заслуживает одобрения, на протяжении всего проекта.

Это также включает в себя описание потенциальных рисков, связанных с удовлетворением этих ожиданий, и обеспечение контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

Этот шаг поможет вам предотвратить расползание объема работ, или то, как требования проекта имеют тенденцию расти в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что у половины всех их проектов наблюдается расползание масштабов, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания оценочного документа.

3. Как вы будете структурировать свой проект?

Есть несколько структур, которые вы можете использовать для руководства своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса, а также на то, как создаются и назначаются результаты.

Например, если вы используете фреймворк «водопад», вы все планируете заранее, прорабатывая каждый этап разработки последовательно, а руководители специализированных задач выполняют свою работу в определенное время.

Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно повлиять на успех, поэтому постарайтесь разработать способы, которыми группы могут работать автономно для своевременного достижения результатов.Также полезно учитывать, сколько утверждающих необходимо для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите коммуникативные структуры, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

4. Какие ресурсы у вас есть?

Определите ресурсы, которые у вас есть для этого проекта:

  • Команда
  • Время
  • Бюджет
  • Технология
  • Физические ресурсы

При оценке того, что вам нужно, нужно быть точным, иначе вы печете торт из неправильных ингредиентов. Этим может руководить менеджер ресурсов или руководитель проекта.

Например, когда в командах есть нужные высококвалифицированные люди, вероятность успеха проектов на 30% выше. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — это рецепт неудачи.

Количество членов команды также важно — если соотношение количества работы и доступного персонала не соответствует норме, эффективность и качество пострадают. Если вы хотите эффективно распределять ресурсы в соответствии с ожиданиями, вам нужно реалистично оценивать ограничения ресурсов.

Это может означать, например, корректировку сроков, если у вас мало персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

5. Как выглядит ваша временная шкала?

Организации, которые устанавливают временные рамки в планы проектов, имеют больше шансов на успех 52% . Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Вероятно, поэтому 43% организаций говорят, что они редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

В этом смысле целесообразно добавить раздел расписания проекта в план проекта. Эта часть вашего плана должна устанавливать ожидания относительно того, когда вы будете работать и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

График вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какой фреймворк вы выберете.

Задачи, которые у вас есть, будут зависеть от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которое вы можете иметь в каждом столбце каждый раз.

6. Как вы будете управлять изменениями?

Организации ставят контроль изменений в свои 3 основные задачи проекта. Если вы не утвердите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать в случае возникновения незапланированных изменений. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым нужно следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае непредвиденных изменений.

Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS достаточно гибкая, чтобы помочь вам управлять всеми частями жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами.Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

Начало работы

5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам составить хороший план проекта

Шаблоны monday.com могут быть спасителями, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

1. Структурируйте свой проект

Ищете общий шаблон плана проекта? Эта панель обзора проекта особенно полезна, если вы используете платформу Waterfall.

Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным временным периодам и распределить подотчетный персонал для каждой фазы.

Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте график, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

2. Распланируйте свои ресурсы

Управление ресурсами — легкий ветерок с этим простым в использовании шаблоном от monday.com.

Используйте эту панель управления для организации всех ресурсов вашего проекта — от технологических инструментов до специалистов.

Вы можете распределить ресурсы между отдельными людьми и установить временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они отвечают на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому — и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

3. Рассчитайте бюджет проекта

Намного проще спланировать бюджет, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта с понедельника.com невероятно удобен.

Добавьте каждый подпроект и спланируйте прогнозируемые затраты, распределяя итоги по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

4. Нарисуйте график вашего проекта

Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

Хотя эта панель инструментов не совсем подходит, если вы работаете с фреймворком Kanban, она идеально подходит для тех, кто работает в рамках Waterfall или Scrum.

Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания прогресса. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что способствует сотрудничеству между командами.

Для проектов Scrum вы можете организовать панель управления по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

5. Определите потенциальные риски проекта

Визуализируйте весь объем вашего проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы выделить, какие товары представляют собой серьезно рискованный бизнес. Используйте цветные строки состояния, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска для объема и графика вашего проекта.

Вы даже можете классифицировать риски, добавить владельца риска и предложить стратегии снижения риска.Таким образом, другие члены команды проекта будут знать, что делать, если эти риски перерастут в настоящие сбои.

Оптимизируйте план управления проектами с помощью подходящего инструмента

Планы проектов — важная часть успеха вашей команды.

Несмотря на то, что они сложны и ориентированы на детали, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана по ходу дела и отслеживать все в режиме реального времени.

Начать работу

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — это сложный бизнес; в процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей.Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех — а это значит, что нужно написать план проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч проекта и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation. Планы проекта подобны карте; они четко описывают, как добраться от того места, где вы находитесь сейчас (начало проекта), к тому месту, где вы хотите идти (успешное завершение проекта), и написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в стадии разработки.

Но как именно вы это делаете? Давайте рассмотрим все тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Почему планы проекта важны?

Обо всем по порядку. Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно с самого начала понять, почему планы проекта так важны.

Основная причина, по которой планы проекта являются абсолютной необходимостью, заключается в том, что они позволяют визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода от пункта А к пункту Б.

«Планы проектов помогают нам разработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые будут влиять на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета и сроков выполнения графика, а также спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проектов

также помогают привлечь всех к работе, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проектов создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани.«В планах проекта устанавливаются четкие ожидания для … заинтересованных сторон, точно указывается, что … будет [выполнено] и когда оно будет выполнено».

Хорошо составленный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкие масштабы проекта, что может помочь вызвать заинтересованность и стимулировать взаимодействие, и то и другое имеет решающее значение для успеха проекта.

«В планах проекта … команды задаются целью и направлением», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество.”

Как написать план проекта

Очевидно, что планы проекта — обязательный элемент любого успешного проекта. Но как его написать?

1. Определите объем и показатели проекта

Первым шагом к написанию плана проекта является определение того, что конкретно представляет собой ваш проект, включая цель, параметры и задачи. «Четко определите масштаб или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно потратить время на определение объема вашего проекта; это поможет гарантировать, что остальная часть вашего плана проекта продвинет ваш проект в желаемом направлении. Но не менее важно, чем определение объема и цели вашего проекта, определить, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы идете по правильному пути по мере продвижения проекта.

«Определите, как вы будете измерять успех», — говорит Яздани. «Существуют ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение вашего проекта, его общей цели и того, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. идти.

2. Определение ключевых заинтересованных сторон

После того, как вы определили объем, цель и показатели своего проекта, пора четко определить, кто вам нужен, чтобы воплотить проект в жизнь, или, другими словами, определить основных заинтересованных сторон проекта.

«Перечислите людей или группы, на которых повлияет проект», — говорит Яздани.

Помимо определения , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены и на каком уровне.Например, предположим, что вы управляете кросс-функциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют сотрудники ваших отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ваших ключевых заинтересованных сторон вы можете создать разные списки в зависимости от ответственности или уровня вовлеченности в проект — например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут контролировать сотрудников в своем отделе) и творческих талантов (которые фактически будут создавать результаты кампании) от каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект — и как они собираются участвовать — поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда речь идет о создании и назначении задач).

3. Краткое описание результатов деятельности

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; Чтобы убедиться, что ваш проект выполняет свою задачу (и что вы достигли того, чего намеревались достичь), вам нужно сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к материальному.

Или, другими словами, вам нужно обрисовать в общих чертах все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, спроектировать, производить, выполнять или поставлять?», — говорит Яздани. «Четко опишите конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые необходимо реализовать в вашем проекте, поможет вам реконструировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь — что необходимо перед переходом к следующему шагу.

4. Разработка задач

После того, как вы четко определили конечные результаты своего проекта, вы можете развернуть эти результаты в практические задачи — задачи, которые затем можно назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты направят работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на более мелкие и мелкие компоненты, пока не доберетесь до практической задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; Таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

5. Назначение задач и сроков

После того, как вы выписали все свои задачи, пора назначить эти задачи вашей команде вместе с крайними сроками, когда каждая задача должна быть завершена.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед стабильными темпами, вы также хотите, чтобы ваши задачи и сроки поддерживали мотивацию и вовлеченность ваших команд.Поэтому при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки для выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделите даты, которые являются негибкими и учитывают зависимости задач. Добавьте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи ».

После того, как вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должно быть четкое представление о том, как и когда ваш проект будет реализован — а начальный процесс написания почти завершен.

Но это не значит, что план вашего проекта завершен! Есть еще один важный шаг в этом процессе.

6. Делитесь, собирайте отзывы и при необходимости корректируйте план проекта

Хотя шаги с 1 по 5 могут составить ваш начальный процесс написания, если вы хотите, чтобы план вашего проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой — и получить их мнение о том, как они думают, что это может быть быть улучшенным.

«Поделитесь планом с командой проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, соберите отзывы для внесения изменений и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые корректировки на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта вещи могут меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Ожидайте обновления своего плана по мере того, как вы собираете больше информации, сталкиваетесь с меняющимися требованиями и задержками, а также учитесь на отзывах и ошибках», — говорит Яздани. «Используя план проекта для управления своими действиями и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, настраивая задачи и сроки по мере разработки результатов.”

Советы по написанию эффективных планов проектов

Нужно еще вдохновение? Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши планы по проекту настолько сильными и эффективными, насколько это возможно:

Используйте другие планы проектов для вдохновения

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но не нужно изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого ищите вдохновение в других успешных планах проекта и используйте их в качестве руководства при написании плана для вашего проекта .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления собственного плана», — говорит Яздани.

Вовлеките свою команду в процесс

Вы можете быть инициатором проекта. Но это не означает, что вы должны — или даже должны — писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте со своей проектной командой и ключевыми заинтересованными сторонами при разработке плана проекта», — говорит Яздани.«Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

Не позволяйте идеальному быть врагом хорошего

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план проекта до тех пор, пока вы не получите точную карту всех деталей. Но если тратить слишком много времени на попытки сделать все «идеальным», это на самом деле может помешать проекту. Так что не позволяйте идеальному быть врагом хорошего — и вместо того, чтобы увлекаться идеальным с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать план вашего проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенстве плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый черновик нашего плана не требовал изменений, но при этом вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, наша цель не должна быть идеальным планом. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно реализовывать цели проекта. Отзывчивость на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее, чем безупречный план ».

Выполните следующие шаги для успеха плана проекта

Написание плана проекта, особенно если вы новичок в этом процессе, может показаться сложной задачей.Но теперь, когда вы знаете точные шаги для его написания, у вас есть все необходимое для создания сильного, связного плана с нуля — и в результате вы увидите, как ваш проект процветает.

Как составить простой план проекта и сократить сроки

Планирование проекта настолько же сложно, насколько и сложно! Вы имеете дело с огромным количеством информации и дедлайнами, вызывающими стресс. Это также требует определенного уровня знаний или применения навыков и знаний в области управления проектами.

Из-за проблем, связанных с планированием и реализацией проектов, некоторые источники утверждают, что 7 из каждых десяти проектов терпят неудачу.

Фактически, только 2,5% компаний видят, что их проекты завершены на 100% — другими словами; почти никто не доводит до все, что намечено. А согласно Harvard Business Review, экономика США ежегодно теряет до 150 миллиардов долларов из-за неудачных ИТ-проектов.

В основном просто сжигание денег.

Конечно, составить эффективный план проекта может быть непросто, но это возможно. Создание идеального плана проекта начинается с простоты. Речь идет о понимании сути проекта и упрощении процесса.

«Знание — это процесс накопления фактов; мудрость заключается в их упрощении ».

Мартин Х. Фишер

Имея это в виду, вот как составить простой план проекта.

Что такое план проекта?

Главное в первую очередь; что такое план проекта? В чистом виде план проекта — это документ, определяющий цели, задачи и объем проекта. Это первый и, возможно, самый важный шаг в управлении проектом.Он пытается ответить на такие вопросы, как:

  • О чем проект и каковы его действия / задачи?
  • Как вы достигнете целей?
  • Каков график занятий? И есть ли вехи завершения?
  • Кто чем занимается?

Пока ваш план проекта отвечает на эти фундаментальные вопросы, вы на правильном пути. Это суть того, как составить простой план.

Почему вы должны составлять простой план проекта?

Подождите … какой смысл в составлении простого плана проекта? Что не так с обычными планами? И что еще более важно, как это может вам помочь? Что ж, ответ довольно прост.’Простой план проекта позволяет:

  • Четкое представление об общей картине : простой план проекта позволяет лучше наметить необходимые процессы и этапы. Это позволяет вам действовать стратегически — с более четким видением общей картины.
  • Экономьте драгоценное время : Не входите в привычку слишком усложнять задачи. Простота экономит время! А в управлении проектами каждая сбритая секунда — это больше сэкономленных денег.
  • Убедитесь, что вы не пропустите основы. : Избавьтесь от беспорядка — i.е. ненужные детали, которые незначительно влияют на успех проекта. Это позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.
  • Помогает вам лучше предвидеть препятствия : Поскольку вы можете четко видеть более широкую картину и сосредоточить внимание на основных принципах, единственным логическим продолжением является способность предвидеть препятствия на пути управления вашим проектом. А в деловой среде, где проекты терпят поражение с поразительной скоростью, это может оказаться ключом к вашему успеху.

Вот как составить простой план проекта

Теперь, когда вы лучше понимаете, почему важен простой план проекта, давайте поговорим о том, как его создать, в том числе о некоторых приемах, позволяющих сократить сроки, как профессионал. ( PS: В соответствии с мантрой «простота» я постараюсь сделать процесс максимально простым ).

  • ШАГ 1. Запишите цели проекта

Знаете ли вы, что 37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей? По этой причине всегда следует начинать с четких целей и общего понимания проекта. Какова цель проекта? Какие ресурсы есть в вашем распоряжении? Какие результаты? И как лучше всего получить результаты? Сверхчеткие цели проекта закладывают основу вашего плана проекта.

  • ШАГ 2. Создание временной шкалы

Вы хорошо представляете объем и цель вашего проекта; Далее создается временная шкала. Грамотно составленный график служит руководством для всего процесса управления проектом, делая его самой важной частью плана проекта. Он показывает примерное время, которое каждый член вашей команды должен потратить на выполнение конкретной задачи. Если что-то не так с графиком — обречён и весь проект.

Обратите внимание, что проекты имеют тенденцию меняться в зависимости от различных обстоятельств. Следовательно, вы можете быть вынуждены время от времени корректировать временную шкалу — или даже отодвигать окончательный срок завершения.

  • ШАГ 3. Назначьте задачи

Представляем самую трудоемкую и трудоемкую часть составления плана проекта — назначение задач . При работе с большими проектами вам необходимо понять, кто для чего лучше всего подходит, и с каким объемом каждый член вашей команды может справиться, не перегружая их.

Правильное выполнение этого шага может превратиться в цельный проект, в то время как беспорядок — это средство от повторных назначений и потраченного времени. Чтобы упростить процесс, каждый член вашей команды должен подходить к поставленным задачам как к своему личному проекту. По мере того, как люди реализуют свои «проекты», они будут вносить свой вклад в общую картину — по частям.

  • ШАГ 4 — Установите важные вехи

Вехи позволяют разделить проект на более простые и достижимые сегменты.В зависимости от масштаба вашего проекта вы можете рассматривать каждую из этих вех как отдельный проект с использованием разных стратегий, бюджетов и результатов. Помните, что вехи должны быть тесно связаны с графиком проекта, назначенными задачами и целью.

  • ШАГ 5. Составьте контрольный список

Как вы отслеживаете прогресс или обязанности? Как узнать, какое мероприятие или веха будет следующим, включая те, которым следует уделить приоритетное внимание? Простой; создать контрольный список!

Это позволяет вам или другим членам команды беспрепятственно перемещаться по всему проекту.Это также служит источником мотивации — улучшая результат вашего проекта.

  • ШАГ 6. Выявление и оценка возможных рисков

Независимо от того, насколько хорошо вы планируете проект, всегда есть место для рисков — как предотвратимых, так и неизбежных. Некоторые общие риски включают: неожиданные изменения бюджета, отсутствие сотрудничества внутри команды, плохое общение, конфликт обязанностей и неверные оценки проекта (т.е., время, бюджет и объем).

Уловка, позволяющая снизить эти риски и увеличить ваши шансы на успех, заключается в вашей подготовке. Сделайте акцент на выявлении или оценке возможных рисков и разработайте эффективные планы резервного копирования для их снижения.

Последний шаг в том, как составить простой план проекта, — это предвкушение предстоящего путешествия. Сохраняйте позитивный настрой на то, что план вашего проекта будет реализован, и что вы не попадете в статистику «провалов проекта».

Уловки и уловки для сокращения сроков с помощью простого плана проекта

Вы обнаруживаете, что просматриваете лавину документов, мчась на время? Срочность во времени держит нас на грани, заставляя постоянно сверять часы с нулевой терпимостью ко всему, что отнимает секунды нашего времени.

Тем не менее, быстро приближающиеся сроки реализации проектов являются источником стресса и недостаточной работы. Согласно статье, опубликованной в журнале Entrepreneur , исследователи предполагают, что срочность во времени наносит ущерб рациональному принятию решений, продолжительности внимания и даже здоровью. Это создает иллюзию того, что вы заняты, когда на самом деле вы бежите на месте, а не вперед.

Чтобы избежать этой ловушки «временной срочности» в процессе управления проектами, вам необходимо научиться расставлять приоритеты задач.Вот несколько приемов, позволяющих составлять простые планы проектов, которые сокращают сроки:

  • C Выберите наиболее важные задачи (MIT) : Какие задачи являются наиболее важными в вашем проекте? Какие из них больше всего способствуют достижению целей вашего проекта? Какими бы они ни были, расставьте приоритеты!

    По словам автора Zen Habits , MIT — это то, что вы должны обязательно делать, независимо от того, что еще вы запланировали. Рассмотрите возможность включения этого подхода в график вашего проекта и назначение задач.
  • Используйте программное обеспечение для управления проектами : Программное обеспечение для управления задачами / проектами поставляется с множеством функций, включая напоминания о сроках, обзоры в реальном времени, доски Канбан и диаграммы Ганта. Эти инструменты управления проектами упрощают процесс планирования проекта, позволяя сокращать сроки и более эффективно достигать поставленных целей.

Taskworld отличается простотой и ясностью в высшей степени — вот почему у нас есть 4,5 / 5 на Capterra с более чем 200 отзывами.

Три самых распространенных слова, которыми люди нас описывают?

Интуитивно понятный. Гибкий. Мощный.

С нами очень легко создать простой план проекта.
  • Реализация принципа Парето : Согласно принципу Парето, на 20% вашей работы часто приходится 80% результатов. Идея состоит в том, чтобы определить задачи, которые представляют наибольшую ценность, и отфильтровать непродуктивные виды деятельности. Применяя эту идею на этапе планирования проекта, вы можете расставить приоритеты для задач и этапов, которые имеют наибольшее значение для достижения лучших результатов проекта.
  • Изучите искусство делегирования : Возникли проблемы с задачей? Почему бы вам не передать это тому, кто лучше подходит для выполнения поставленных задач? Вместо того, чтобы тратить часы драгоценного времени на борьбу с чем-то, в чем вы явно не разбираетесь, найдите кого-нибудь, кто поможет вам сократить сроки. Если это большой проект, это может включать в себя найм подрядчиков для решения технических задач.
  • Сосредоточьтесь на форме, а не на финише. : Цель любого проекта — его завершение, но это не должно быть вашей основной задачей.Отвлекитесь от финишной черты и сосредоточьте все свое внимание на текущем моменте. Выполняя каждую текущую задачу, вы сможете сделать намного больше.

Key Takeaway

Как показано в руководстве « как составить простой план проекта », создание плана проекта-победителя не должно быть слишком сложным. Вам не нужно быть гуру или жертвовать своими выходными — вам нужно только понять основные шаги. Это, в сочетании с несколькими советами и хитростями, позволяющими «заснуть до крайних сроков», повышает ваши шансы на успех.

Помните; G oals — T imeline — A ssign Задачи — M Iilestones — A Контрольный список активности — R isk Оценка — C торопится (GTA.MARC)… вот как сделать простой план проекта!

По словам Исаака Ньютона: « Природе нравится простота. И природа не пустышка ».

Напишите план проекта, которым вы гордитесь (+ примеры планов проекта)

Как создать идеальный план проекта за 10 шагов

Теперь давайте узнаем, как составить план проекта — такой, который работает в гармонии с тем, как мы управлять проектами в 21 веке.

Мы создали этот контрольный список плана управления проектом в качестве удобного руководства для создания плана проекта для любого проекта. Будь то большой торт, большой веб-сайт или что-то нецифровое, принципы и шаги одинаковы.

Вот краткое описание шагов в инфографике. Читайте подробные объяснения ниже.

Контрольный список плана управления проектом

В этом контрольном списке плана управления проектом мы упростили составление плана проекта до десяти простых шагов:

  1. Определите рабочий процесс
  2. Определите горизонт планирования
  3. Разбейте его
  4. Спросите, не угадайте
  5. Вопрос при допросе
  6. Дайте время для внесения исправлений
  7. План на это не планируется
  8. Окончание скважины
  9. Анализ и оптимизация после проекта
  10. Основные этапы и исходные данные

1.Определите свой рабочий процесс

Составьте приблизительный план. Набросайте общий ход вашего проекта от начала до завершения. Обозначьте каждую фазу проекта и возможные действия и задачи, необходимые на каждой фазе для завершения проекта.

При создании плана проекта иногда может возникнуть соблазн сразу погрузиться в инструмент планирования проекта и добавить туда все задачи, которые необходимо выполнить. Но прежде чем добавлять конкретные задачи и вехи проекта, убедитесь, что вы правильно поняли общую структуру проекта.Это означает, что сначала необходимо определить рабочий процесс и различные этапы работы. Если вы правильно поняли этот бит, это значительно упростит добавление конкретных задач впоследствии. На этом этапе вы думаете не о реальных задачах, а о том, как задачи можно сгруппировать вместе и о подгруппах работы в рамках каждой фазы.

2. Определите свой горизонт планирования

Насколько вы реалистичны? Определите, насколько далеко вы можете точно спланировать наперед. Подробно планируйте только то, что вы знаете, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта, чтобы не перегружать себя и свою команду.

Горизонт планирования — это промежуток времени, который можно и целесообразно спрогнозировать на будущее при составлении плана проекта. В целом продолжительность горизонта планирования определяется степенью неопределенности во внешней среде: чем выше неопределенность, тем короче горизонт планирования. Возможно, вообще невозможно спланировать весь проект в деталях, поэтому планируйте подробно только то, что вы знаете, на той стадии, в которой вы находитесь, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта.

3. Разбейте это на части

Разберитесь в деталях. Разбейте этапы и задачи проекта на небольшие подзадачи, каждая не более чем на несколько дней. Это упрощает определение отсутствия каких-либо шагов и упрощает оценку вашей команде.

После того, как рабочий процесс установлен, горизонт планирования определен, высокоуровневое планирование должно стать более детальным — оно должно быть разбито на как можно больше мелких подзадач. Когда вы пытаетесь точно оценить, сколько времени займет этап проекта, важно разделить задачи на как можно больше составных частей.Это означает принятие задачи и определение всех подзадач, составляющих сумму этой задачи, а для этих задач — делать то же самое, чтобы каждой подзадаче можно было назначить определенный временной масштаб.

4. Спрашивайте, не угадывайте

Не придумывайте сами. Дайте вашей команде контекст, приблизительную цифру для начала, и помогите им совместно провести правильную оценку. Делитесь предположениями, зависимостями и решайте, кто что и когда может делать.

Когда вам нужно составить план проекта, проще всего угадать, сколько времени может потребоваться для выполнения каждой из этих составляющих частей.Это вариант, но не особо умный. Гадание не только даст вам плохой план по времени, но и не даст вам основания для обсуждения с клиентом, и никто больше не будет разделять вину, если вы предположите неверно.

5. Вопрос при опросе

Когда ваша команда дает вам оценку, продолжайте спрашивать «почему» и «как», чтобы помочь им продумать свой подход, выявить любые возможности повышения эффективности и убедиться, что вы понимаете, что входит.

Помимо того, что вы просто просите кого-то оценить, сколько времени это займет, вам нужно помочь ему понять контекст, в котором его оценка. Бесполезно просто спрашивать кого-то, сколько времени займет изоляция. Поскольку они предоставят вам оценку графика проекта, вам нужно начать расспрашивать, как они пришли к этой цифре. Вы часто обнаружите, что, когда вы начнете разбираться в деталях их оценки, они начнут думать об элементах, которые они забыли включить, и вы начнете понимать зависимости между отдельными задачами.

6. Дайте время для внесения поправок

Поправки или изменения в проекте неизбежны. Найдите время для проверки и корректировки циклов как внутри компании, так и с клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами.

Одна вещь, которую часто упускают из виду при создании плана проекта, — это время на пересмотр и корректировку циклов. Поправки или изменения в проекте неизбежны. Клиенты любят что-то менять и вносить свой вклад в проект. Поэтому независимо от того, насколько тесно вы связаны со своим клиентом в проекте, вам необходимо внести поправки.

7. Планируйте, чтобы не планировать

Проекты никогда не идут по плану. Недостаточно просто спланировать наилучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

Поправить грань между оптимизмом и прагматизмом может быть сложно при создании плана проекта. Создание плана проекта, который дает гибкость для предотвращения непредвиденных изменений, имеет решающее значение для успеха проекта. Недостаточно просто спланировать наилучший сценарий или план А — вам также нужно включить в план А, План, Б и План С.

8. Хорошо завершите работу

Завершение проектов должным образом может быть непростым делом. Составьте надежный план и выделите достаточно времени для заключительных этапов вашего проекта, поскольку вы загружаете контент, проверяете качество, тестируете, получаете утверждения, вносите изменения в DNS и развернуть в производство.

Планирование заключительных этапов живого проекта может показаться одним из самых простых — завершите его и просто начните жить! Однако заключительные этапы проекта могут быть самыми сложными, так как зависимости полностью реализованы, и важно иметь надлежащий план, чтобы убедиться, что все может быть развернуто в реальном времени, а проект закрыт должным образом.

9. Послепроектная проверка и оптимизация

Реализация проекта — еще не конец. Включите в план проекта этап тестирования и анализа после запуска, чтобы измерить производительность, внести необходимые оптимизации и принять к сведению все извлеченные уроки.

Одна из самых упускаемых из виду частей проекта — это то, что происходит, когда он запускается. В эйфории и воодушевлении от реализации проекта планирование эффективного закрытия проекта иногда упускается из виду.Слишком часто план проекта заканчивается одной вехой — датой реализации проекта. Хотя проект может быть запущен, он еще не закончен. Фактически, окончание первой фазы проекта должно означать начало следующей фазы.

10. Основные этапы и исходные данные

Следите за ходом проекта, используя этапы, чтобы проектная группа и заказчик четко понимали ключевые даты. Следите за прогрессом с помощью базовых показателей, чтобы отслеживать прогресс по сравнению с исходным планом проекта.

Чтобы помочь вам отслеживать, выполняется ли ваш проект по расписанию, убедитесь, что ваш проект завален вехами. Когда проект начнется, всем будет ясно, как выглядит прогресс, и быстро станет ясно, отстает ли проект от графика. Если вы будете использовать инструмент управления проектами, вы обычно можете легко установить вехи с помощью перетаскивания, а программное обеспечение для управления проектами будет использовать их, чтобы вы могли быстро получить представление о статусе вашего проекта по мере продвижения.Использование контрольных точек гарантирует, что, когда проект начнется, проектная группа и клиент четко определят ключевые даты, в которые проект должен войти, чтобы не сбиться с пути.

Как создать план управления проектом (шаг за шагом)

Вот как составить план управления проектом, даже если у вас в этом нет опыта.

Независимо от того, являетесь ли вы новым руководителем проекта или тем, кто годами рушит игру, наличие правильного плана имеет важное значение для успеха вашего проекта. В конце концов, когда у вас все обрисовано в общих чертах и ​​аккуратно организовано, у вас будет гораздо больше шансов управлять проектом, который будет бесперебойно работать от начала до конца.

Плохие новости: именно этот шаг, собственно создание плана, сбивает с толку многих менеджеров. К счастью, с помощью сегодняшней статьи вы не попадете в эту ловушку. Я покажу вам все, что вам нужно знать о том, как создать план управления проектом, чтобы у вас была дорожная карта для работы.

Мы расскажем, как:

Итак, приступим.

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки управления проектами на новый уровень с помощью нашей всеобъемлющей (и бесплатной) электронной книги!

Как создать план управления проектом

Выполните следующие восемь шагов, чтобы создать надежный план управления проектом с нуля:

Шаг 1: Определите цель проекта

Чтобы построить что-нибудь существенное, первое, что вам нужно сделать, — это создать правильную основу.

Задайте себе эти вопросы, чтобы заложить основу:

  1. Почему вы создаете этот проект?
  2. Какова его цель?
  3. Как это повлияет на ваши заинтересованные стороны?
  4. А как насчет вашей команды?

И чтобы помочь вам ответить на эти вопросы, обязательно выполните следующие действия:

Исследования и домашние задания
  • Возможно, вы уже хорошо представляете, зачем вы создаете этот проект, но важно подкрепить это исследованиями.
  • Как дела у вашей компании сейчас? Что работает? Что не работает?
  • Достаточно ли ресурсов? Что еще нужно?
  • Выясните настоящую проблему и получите глубокое понимание текущих механик, прежде чем пытаться их улучшить.
Познакомьтесь с вашей командой для обратной связи
  • Встретьтесь со всеми, кто мог бы участвовать в этом проекте на этом этапе. Прежде чем сузить круг вопросов, обязательно поговорите со всеми сотрудниками, которые будут участвовать в этом проекте.
  • Вам нужно смотреть на вещи с их точки зрения, чтобы у вас было все подряд, когда придет время представить план заинтересованным сторонам.
  • Как только об этом позаботятся, вы сможете уверенно встречаться с заинтересованными сторонами.
Выяснить, кто является заинтересованной стороной
  • Конечно, у вас может быть совет директоров или другие заинтересованные стороны, но не забывайте, что это не единственные люди, которых следует учитывать.
  • Ваши клиенты и сотрудники также могут быть заинтересованными сторонами в этом проекте.
  • Короче говоря, любой, на кого могут повлиять эти изменения, является заинтересованной стороной и должен считаться таковым.
  • После того, как вы сформулируете свое «почему» и встретитесь со своей командой и всеми известными заинтересованными сторонами, вы будете готовы определить свои приоритеты и цели.
Определить приоритеты
  • Прежде чем приступить к поставленным целям, сначала подумайте о своих приоритетах. Что здесь важнее? Что можно отойти на второй план?
  • Определите свои приоритеты, прежде чем переходить к окончательной реализации целей.
Ставьте четкие цели
  • Как только вы взялись за все это, вы готовы ставить конкретные измеримые цели.
  • Эти цели служат основой вашего плана управления проектом, поэтому очень важно, чтобы вы потратили достаточно времени на их выяснение, прежде чем переходить к остальным шагам.

Вам нужно будет ответить:

  1. Чего вы здесь надеетесь достичь?
  2. Как вы это измерите?
  3. Что считается успехом?

Собрав эту важную информацию, вы можете наметить масштаб вашего проекта.

Шаг 2: Составьте план области

Если вы сравните свой план управления проектом со строительством дома, вашим первым шагом будет бетонный фундамент.

Следующий шаг — это план того, как все будет выполняться и как будет выглядеть ваш проект, когда он будет запущен.

Итак, прежде чем продолжить, ответьте на следующие вопросы:

Каков ваш бюджет?
  • Прежде чем вы создадите сложный объем проекта, который недостижим, вам нужно сначала рассмотреть свой бюджет.И я имею в виду не только ваши финансовые вложения.
  • Вы также должны принять во внимание другие ваши ценные ресурсы, такие как время и рабочая сила. Сколько из них вы можете себе позволить?
  • Обозначьте свой бюджет с точки зрения финансовых вложений, времени и необходимых ресурсов. Только тогда вы сможете создать реалистичный объем проекта, что также станет вашим следующим шагом.
Каковы масштабы вашего проекта?
  • Как и при постановке целей, важно расширить ваш проект до правильных границ.Вы не хотите заходить так далеко, что ваша команда не может достичь своих целей, но вы также не хотите создавать проект, который не дает многого.
  • Чтобы достичь правильного баланса, создайте кристально ясный масштаб проекта и очерчивайте все детали — как большие, так и мелкие.
  • Объем вашего проекта также должен включать ваши результаты и график результатов.
  • Чтобы узнать больше о том, как сохранить объем вашего проекта в определенных рамках, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по расширению масштабов.
Каковы ваши результаты?
  • Каждый в вашей команде должен знать, что и когда нужно доставить. Изложив это в рамках своего проекта, вы именно это и сделаете.
  • Этот список результатов не только создает рабочий процесс, которому может следовать каждый, но и помогает всем не сбиться с пути.
  • Вы также покажете заинтересованным сторонам или клиентам, чего они могут ожидать, что естественным образом включит подотчетность в ваш план управления проектом.
  • Итак, когда вы учитываете все результаты, за которые отвечаете, ваша следующая задача — составить график результатов.
Каков ваш график результатов?
  • Очень важно, чтобы на этом этапе вы не обещали слишком много. Сделайте это, и ваша команда перестанет работать на протяжении всего проекта, а качество ваших результатов пострадает.
  • Более эффективный подход — использовать исследование, проведенное на шаге 1, чтобы отточить реалистичный график доставки.
  • Если ваше исследование показало, что на выполнение задачи уходит 2 недели, не рекомендуется давать вашей команде только несколько дней и надеяться, что все каким-то образом встанет на свои места в более короткие сроки.
  • Также разумно добавить буфер в любые области, в которых вы не уверены, на всякий случай. Это дает вашему проекту и вашей команде передышку, необходимую для правильного выполнения работы.
  • Если вы беспокоитесь, что заинтересованные стороны будут беспокоиться о количестве необходимого времени, заверьте их, что для правильного выполнения работы с первого раза потребуется именно столько времени.В противном случае вы застрянете переделывать вещи на долгие месяцы.
  • Теперь, когда вы набросали все это, вы готовы создать первый черновик своего плана проекта.

Шаг 3. Разработайте схему или план

Ваш следующий шаг — создать схему и план действий на основе всего, что вы уже узнали.

Хотя на данный момент это только первый черновик, стоит доработать как можно больше (как если бы это была настоящая вещь), чтобы избежать многократных раундов исправлений.

В эту схему укажите:

  1. «Почему»
  2. Голы
  3. Заинтересованные стороны
  4. Бюджет
  5. Область применения
  6. Результаты работы
  7. График поставки

Вы также должны включить страницу о своем исследовании, чтобы выделить наиболее важные ключевые выводы и обсудить, как они повлияли на ваш план управления проектом.

Отполируйте свой документ, добавьте элементы брендинга, и вы будете готовы поделиться им со своей командой.

Шаг 4. Поделитесь этой первоначальной идеей со своей командой

Прежде чем вы будете слишком взволнованы и отправите свой документ всем заинтересованным сторонам, вам необходимо заранее согласовать его со своей командой.

Этот шаг — один из тех, которые многие руководители проектов упускают из виду ради экономии времени, и это серьезная и дорогостоящая ошибка.

Когда есть несоответствие между первоначальным планом и тем, как выполняется работа, вы столкнетесь с несколькими препятствиями на этом пути.

Вам лучше согласовать этот черновой план со своей командой, прежде чем он перейдет на этап утверждения.

Это гарантирует, что ваш проект будет работать так гладко, как вы мечтаете.

Итак, на этом этапе проведите стартовое собрание по адресу:

  • Разъясните тонкости проекта
  • Сообщите своей команде, чего от них ждут и когда
  • Устраните возможные перегибы

Особенно важно обратить внимание на последний момент.

Как бы вы ни старались охватить все свои базы, икота неизбежно появится в любом проекте.

Но при правильном планировании вы минимизируете проблемы настолько, насколько это возможно. Я подробнее расскажу об этом позже.

Шаг 5. Завершите разработку плана

Используя отзывы вашей команды, вы готовы доработать свой план.

Этот официальный план вы разошлете заинтересованным сторонам, поэтому здесь важно не торопиться.

Вам также следует добавить раздел о любых проблемах, которые могут возникнуть, в том числе о том, как вы планируете их решать.

Может показаться нелогичным подчеркивать возможные проблемы для заинтересованных сторон, но вы продемонстрируете им, что используете упреждающий, а не реактивный подход.Эта дальновидность всегда ценится.

Также идеально распределить роли на этом этапе плана проекта, чтобы заинтересованные стороны знали, как связаться с вашими контактными лицами на каждом этапе.

Наилучший способ отобразить этот тип информации как внутри компании, так и за ее пределами для заинтересованных сторон — это использовать диаграмму Ганта.

Шаг 6. Используйте диаграмму Ганта для упорядочивания вещей

Если у вас есть Excel, вы можете использовать этот бесплатный шаблон диаграммы Ганта для создания графика результатов.

Source

Этот полезный трекер гарантирует, что и ваша команда, и заинтересованные стороны знают, чего ожидать и когда.

По мере развития проекта обновляйте его в течение дня, чтобы любой мог видеть, где находится ваш проект в настоящее время.

После того, как вы закончили создание плана управления проектом и создали временную шкалу с помощью диаграммы Ганта, вы, наконец, можете поделиться своим планом со всеми.

Шаг 7. Распространите план управления проектом

Когда ваш план будет готов разослать заинтересованным сторонам и всем остальным в вашей команде, вы сможете ответить на вопросы и приступить к реализации плана.

Чтобы не сбиться с пути, сначала наметьте основные вехи, а затем то, как вы планируете достичь каждого из них, используя меньшие цели, такие как ежедневные, еженедельные или ежемесячные цели.

После этого вы просто управляете результатами и своей командой. Очень просто.

Теперь, прежде чем вы снова будете использовать этот шаблон в своем следующем проекте, проведите вскрытие проекта, как я вам покажу дальше.

Шаг 8: Проведите посмертное исследование проекта

Это похоже на стартовую встречу, за исключением того, что она происходит после завершения проекта.

Я подробно рассказал об этой теме в этом руководстве, поэтому буду краток. Если вам нужна дополнительная помощь, ознакомьтесь с этим руководством, когда закончите читать это.

При вскрытии проекта ваша цель — выяснить, как продвигался ваш проект от начала до конца, включая любые неровности на дороге, с которыми вы столкнулись.

  • Вы бежали по расписанию?
  • Если были пропущены какие-то этапы, что вызвало задержку? Можно ли предотвратить это в следующий раз?
  • С какими другими проблемами вы столкнулись?

Вам также следует сравнить, насколько ваши результаты соответствуют вашему первоначальному плану.

Обдумав это время, вы почти гарантируете, что ваш следующий проект не станет жертвой тех же ошибок.

Вы также хотите выделить то, что прошло хорошо, и воздать своей команде должное за хорошо выполненную работу.

Это поможет сохранить положительный импульс прямо в вашем следующем проекте.

Запишите все, что вы здесь обнаружите, чтобы вы могли использовать эту информацию для улучшения вашего следующего плана управления проектом.

Создайте план управления проектом прямо сейчас

Не позволяйте мысли о создании плана управления проектом с нуля утомлять вас.

Выполните эти 8 шагов, и у вас будет все необходимое для успеха вашего проекта уже сегодня!

Хотите освежить свои навыки управления проектами? Ознакомьтесь с курсами «Основы управления проектами» и «Управление проектами для членов команды», чтобы получить прочную основу для более эффективного управления своими проектами.

Подготовка к сертификации по управлению проектами

Начните обучение сегодня с курсами GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Как написать план управления проектом [+ примеры]

Были ли вы когда-нибудь частью проекта, который шел не так, как планировалось?

Мне нехорошо.

Потраченное время, потраченные впустую ресурсы. Это довольно неприятно для всех участников.

Вот почему так важно составить комплексный план управления проектом до того, как ваш проект сдвинется с мертвой точки.

В этом руководстве мы узнаем, как создать и разработать успешный план управления проектом.

Мы также продемонстрируем простые в настройке шаблоны, которые вы можете создать сегодня в нашем конструкторе планов управления проектами.

НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Что такое план управления проектом?

План управления проектом — это официальный документ, определяющий, как будет осуществляться проект.В нем излагаются объем, цели, бюджет, сроки и результаты проекта, и это важно для того, чтобы проект не сбивался с пути.

Вы пишете план проекта на стадии планирования проекта в жизненном цикле проекта, и он должен быть утвержден заинтересованными сторонами, прежде чем проект может перейти на стадию выполнения.

Если некоторые из этих терминов для вас новы, вы можете быстро ознакомиться с этим постом об условиях управления проектами.

Это означает, что план вашего проекта должен быть интересным, организованным и достаточно тщательным, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон.

ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН

Дополнительная информация : Новичок в управлении проектами? Читайте в нашем блоге о 4 этапах жизненного цикла проекта.

Какие части плана управления проектом?

Прежде чем вы начнете составлять свой собственный план, вы должны быть знакомы с основными компонентами типового плана проекта.

План управления проектом должен включать следующие разделы:
    • Краткое содержание: Краткое описание содержания отчета
    • Объем проекта и результаты: Схема границ проекта и описание того, как проект будет разбит на измеримые результаты
    • График проекта: Общий вид задач и этапов проекта (для этого удобны диаграммы Ганта)
    • Ресурсы проекта: Бюджет, персонал и другие ресурсы, необходимые для достижения целей проекта
    • План управления рисками и проблемами: Список факторов, которые могут сорвать проект, и план того, как проблемы будут выявляться, решаться и контролироваться
    • План управления коммуникациями: План того, как будет осуществляться коммуникация между командой и заинтересованными сторонами в ходе проекта

По сути, план проекта должен сообщать заинтересованным сторонам, что нужно сделать, как это будет сделано и когда это будет сделано.

Тем не менее, один размер не подходит всем. Каждый план управления проектом должен быть адаптирован к конкретной отрасли и обстоятельствам проекта.

Например, этот маркетинговый план ориентирован на клиента. Предназначен для продажи клиенту по агентству:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Принимая во внимание, что этот план коммерческого развития фокусируется на конкретных целях и подробных сроках:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Разобравшись с этими основами, давайте рассмотрим несколько советов по созданию плана управления проектом, который будет столь же увлекательным, сколь и профессиональным.

Дополнительная информация : Если вы хотите создать предложение, прочтите наше подробное руководство по бизнес-предложениям. Тогда попробуйте наши шаблоны предложений о работе или шаблоны бизнес-предложений.

Как написать план проекта?

1. Выделите ключевые элементы плана вашего проекта в резюме

Исполнительное резюме — это краткое описание основного содержания плана проекта.

Обычно это первое, что читают заинтересованные стороны, и он должен действовать как версия всего плана, сделанная Клиффом.

Он может касаться ценностного предложения, целей, результатов и важных этапов проекта, но должен быть кратким (в конце концов, это резюме). Во-первых, убедитесь, что вы разработали доказательство концепции.

В этом примере краткое изложение может быть разбито на столбцы, чтобы сопоставить существующую проблему с решением проекта:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Формат из двух столбцов с четкими заголовками помогает разделить информацию, что делает ее чрезвычайно простой для чтения с первого взгляда.

Вот еще один пример резюме плана управления проектом. На нем визуально выделены ключевые моменты с помощью крупных шрифтов и полезных значков:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

В этом случае выделенные факты и цифры особенно легко сканировать (что обязательно порадует ваших заинтересованных сторон).

Но ваше резюме не всегда будет таким простым.

Для более крупных проектов ваше резюме будет более длинным и подробным.

В этом шаблоне плана управления проектом есть исполнительное резюме с большим количеством текста, хотя жирные заголовки и разные цвета фона не дают ему выглядеть ошеломляющим:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Также неплохо разделить его на разделы с выделенным заголовком для каждого раздела:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Независимо от того, как вы организовываете свое резюме, оно должно дать вашим заинтересованным сторонам предварительное представление о том, что должно быть в остальной части плана управления проектом.

2. Постройте график проекта визуально с помощью диаграммы Ганта

Тщательно спланированный график проекта — ключ к успеху любого проекта. Без него ваш проект, скорее всего, рассыплется в кучу пропущенных сроков, плохого управления командой и смещения объема работ.

К счастью, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта и временные рамки проекта, упрощают создание расписания проекта. Вы можете визуально отобразить каждую задачу проекта, добавить основные вехи, а затем искать любые зависимости или конфликты, которые вы не учли.

Например, в этом шаблоне диаграммы Ганта описаны высокоуровневые мероприятия по проекту в течение всего квартала, а задачи выделены цветом по команде:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Дорожная карта высокого уровня, подобная приведенной выше, вероятно, будет достаточной для вашего плана управления проектом. Каждая команда сможет обращаться к этой временной шкале на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что она идет по правильному пути.

Но перед тем, как приступить к проекту, вам нужно будет вникнуть и разбить обязанности по проекту по отдельному члену команды, как в этом примере диаграммы Ганта:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

На более поздних этапах выполнения и мониторинга проекта вы поблагодарите себя за создание подробной визуальной дорожной карты , которую вы можете отслеживать и корректировать по мере изменения ситуации.

Вы также можете использовать инструмент управления проектами, чтобы ваша команда была организована.

Дополнительная литература: Наш пост с примерами диаграмм Ганта и дополнительными советами по их использованию для управления проектами.

3. Уточните структуру своей проектной группы с помощью организационной схемы группы

Один из самых сложных аспектов планирования проекта — собрать команду и привести ее в соответствие с видением проекта.

А согласование вашей команды — это все, что связано с общением — сообщением о целях проекта, сообщением о запросах заинтересованных сторон, обоснованием важных решений… этот список можно продолжить.

Вот где важна хорошая проектная документация! Вам необходимо создать документы, к которым ваша команда и заинтересованные стороны могут получить доступ, когда у них возникнут вопросы или им понадобится руководство.

Одна вещь, которую легко документировать визуально, — это структура вашей команды с помощью такой организационной схемы:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

В организационную диаграмму вы должны включить некоторую базовую информацию, такую ​​как иерархия команды и контактная информация членов группы. Таким образом, у ваших заинтересованных сторон будет под рукой вся необходимая информация.

Но в дополнение к этому вы можете указать высокоуровневые обязанности каждого члена команды и каналы связи внутри команды (чтобы ваша команда точно знала, за что они несут ответственность).

Вот еще один простой шаблон организационной структуры, который можно использовать в качестве отправной точки:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Создайте организационную схему с помощью нашего конструктора организационных диаграмм .

4.Организовать факторы риска проекта в иерархическую структуру рисков

Большая часть планирования проекта — это определение факторов, которые могут сорвать ваш проект, и разработка планов и процессов для устранения этих факторов. Обычно это называется управлением рисками.

Первым шагом в разработке плана управления рисками является перечисление всех задействованных факторов, в этом случае структура разбивки рисков пригодится. Иерархическая структура рисков — это иерархическое представление рисков проекта, организованное по категориям.

Этот шаблон иерархической структуры рисков, например, показывает риски проекта с разбивкой на технический, управленческий и внешний риск:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

После того, как вы построите структуру разбивки рисков, вы будете готовы глубоко погрузиться в каждый риск (чтобы оценить и спланировать любые триггеры и результаты).

5. Планируйте заранее: создавайте отчеты о состоянии проекта, чтобы сообщать о ходе работы заинтересованным сторонам

Как я уже упоминал ранее, коммуникация является основой любого проекта.

Но даже в этом случае менеджеры проектов часто упускают из виду план управления коммуникациями — план того, как команда проекта собирается общаться с заинтересованными сторонами проекта. Слишком часто коммуникация по проекту по умолчанию сводится к разовой электронной почте или встречам в последний момент.

Этого можно избежать, если спланировать заранее. Начните со стартового собрания проекта и включите шаблон отчета о статусе проекта как часть вашего коммуникационного плана.

Вот пример простого отчета о статусе проекта, который вы можете еженедельно отправлять заинтересованным сторонам:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Этот тип отчета бесценен для сообщения обновленной информации о ходе выполнения проекта.Он показывает, чего вы достигли, в четком и последовательном формате, который может помочь выявить проблемы до того, как они возникнут, укрепить доверие с вашими заинтересованными сторонами и упростить оценку эффективности проекта после того, как вы достигли своих целей.

Вы также можете включить более широкий отчет о состоянии для больших обновлений на ежемесячной или ежеквартальной основе, например этот:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Приведенный выше шаблон позволяет вам информировать заинтересованные стороны о более важных обновлениях, таких как новые бюджетные требования, пересмотренные даты завершения и рейтинги эффективности проекта.

Вы даже можете включить визуализацию текущих этапов проекта, как в этом примере ниже:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Хотите больше советов по созданию визуальных эффектов для улучшения вашего общения? Прочтите наше руководство по визуальной коммуникации для бизнеса.

Шаблоны планов управления проектами

План управления проектом, вероятно, является наиболее важным результатом, который ваши заинтересованные стороны получат от вас (помимо самого проекта).

Он содержит всю информацию, которую заинтересованные стороны будут использовать, чтобы определить, будет ли ваш проект продвигаться вперед или будет остановлен.

Вот почему рекомендуется начать с шаблона плана управления проектом. Использование шаблона может помочь вам организовать вашу информацию логически и гарантировать, что она достаточно интересна, чтобы привлечь внимание заинтересованных сторон.

Шаблон тендерного предложения на строительство

Ваше предложение на строительство, вероятно, конкурирует с несколькими другими участниками торгов. Итак, важно сделать это правильно.

Начните с подробного обзора проекта, как на второй странице этого шаблона:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Хотя вы можете подумать, что этот проект будет похож на другие, над которыми вы работали в прошлом, важно уточнить детали.

Это также поможет вам понять объем работ, чтобы вы могли правильно оценить затраты и прийти к расценке, которая не будет ни завышенной, ни заниженной. Ontario Construction News дает отличный совет по этому поводу.

Простой шаблон плана управления проектом

Этот простой шаблон плана управления проектом, в котором четко изложена вся информация, которая понадобится вашим заинтересованным сторонам:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Простой шаблон коммуникационного плана управления проектом

Ключевой частью управления проектами является обеспечение того, чтобы все были в курсе. План коммуникации проекта гарантирует, что каждый знает, как, где, с кем и когда команда будет общаться в ходе проекта.

Главное — понять, какие виды коммуникации важны для заинтересованных сторон, а какие просто подавляющие и не приведут к лучшим решениям.

В этом шаблоне четко очерчены все эти факторы, чтобы помочь управлять ожиданиями и устранить путаницу в отношении того, что и когда будет сообщено:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Шаблон плана проекта коммерческого развития

Приведенный ниже шаблон плана управления проектом прост и минимален, но все же использует уникальный макет и простые визуальные элементы для создания легко читаемого и легко читаемого обзора проекта.

Этот шаблон идеально подходит для строительства или управления строительством, а также любых технических проектов:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Выбирая шаблон плана проекта, ищите тот, который достаточно гибок, чтобы учесть любые изменения, которые могут потребоваться от заинтересованных сторон, прежде чем они утвердят проект. Никогда не знаешь, что может измениться на ранних этапах планирования проекта! Вы также можете использовать инструменты управления проектами, которые помогут вам в планировании!

Вывод: лучшие практики плана проекта
  • Используйте заголовки, столбцы и выделение, чтобы облегчить чтение резюме
  • Составьте график вашего проекта с помощью диаграммы Ганта (с задачами, выделенными цветом по отделам или членам группы)
  • Используйте наглядные пособия, такие как организационные диаграммы и структуры с разбивкой по рискам, для общения в вашей команде и с заинтересованными сторонами.

Похожие записи

Вам будет интересно

План сбыта в бизнес плане: Интерактивный портал Министерства труда и занятости Иркутской области

Компьютерный магазин бизнес план: Бизнес-план магазина компьютерной техники — «Жажда»

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко