Журнал регистрации исходящих документов — как зафиксировать отправленную документацию?
array(3) {
[0]=>
array(40) {
[0]=>
string(115) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
[1]=>
string(115) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
[2]=>
string(113) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
[3]=>
string(115) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
[4]=>
string(115) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
[5]=>
string(113) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
[6]=>
string(115) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
[7]=>
string(115) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d.jpeg"
[8]=>
string(115) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
[9]=>
string(115) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
[10]=>
string(115) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
[11]=>
string(113) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
[12]=>
string(115) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.
jpeg"
[13]=>
string(115) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
[14]=>
string(113) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
[15]=>
string(115) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
[16]=>
string(115) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
[17]=>
string(115) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
[18]=>
string(115) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
[19]=>
string(115) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
[20]=>
string(113) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
[21]=>
string(115) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
[22]=>
string(115) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
[23]=>
string(113) "b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7.png"
[24]=>
string(115) "1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
[25]=>
string(115) "cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
[26]=>
string(115) "56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
[27]=>
string(113) "d814b187711bded749bcaadaae5d5635. png"
[28]=>
string(115) "31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
[29]=>
string(115) "c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
[30]=>
string(115) "f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
[31]=>
string(115) "a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
[32]=>
string(113) "02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
[33]=>
string(113) "24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
[34]=>
string(113) "78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5.png"
[35]=>
string(115) "c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
[36]=>
string(115) "90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
[37]=>
string(115) "b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
[38]=>
string(115) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
[39]=>
string(115) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
}
[1]=>
array(40) {
[0]=>
string(63) "/wp-content/uploads/5/e/a/5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
[1]=>
string(63) "/wp-content/uploads/0/a/7/0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb. jpeg"
[13]=>
string(63) "/wp-content/uploads/4/2/e/42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
[14]=>
string(62) "/wp-content/uploads/3/b/e/3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
[15]=>
string(63) "/wp-content/uploads/8/f/e/8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
[16]=>
string(63) "/wp-content/uploads/5/a/b/5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
[17]=>
string(63) "/wp-content/uploads/8/d/2/8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
[18]=>
string(63) "/wp-content/uploads/c/2/0/c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
[19]=>
string(63) "/wp-content/uploads/0/6/3/063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
[20]=>
string(62) "/wp-content/uploads/c/3/c/c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
[21]=>
string(63) "/wp-content/uploads/1/9/2/1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
[22]=>
string(63) "/wp-content/uploads/1/f/c/1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e.jpeg"
[23]=>
string(62) "/wp-content/uploads/b/4/e/b4eb5e7f0c40c19deccf9c694ca50fa7. png"
[24]=>
string(63) "/wp-content/uploads/1/a/e/1ae062d899f4b993197b9e6907ceea59.jpeg"
[25]=>
string(63) "/wp-content/uploads/c/d/7/cd7934a86d61a1a1188c68a26b0ad5a3.jpeg"
[26]=>
string(63) "/wp-content/uploads/5/6/d/56d3cfd705ca05165fff89d651d231a4.jpeg"
[27]=>
string(62) "/wp-content/uploads/d/8/1/d814b187711bded749bcaadaae5d5635.png"
[28]=>
string(63) "/wp-content/uploads/3/1/f/31fced9b4fd1ef84c892999782d9f5de.jpeg"
[29]=>
string(63) "/wp-content/uploads/c/8/e/c8eea5fffafded63f89d0a3ca8ea1dee.jpeg"
[30]=>
string(63) "/wp-content/uploads/f/6/c/f6cbb05dc909061c6fe00bfafe7d3893.jpeg"
[31]=>
string(63) "/wp-content/uploads/a/1/9/a19a3f8c64bdd419b5bf692c4d218641.jpeg"
[32]=>
string(62) "/wp-content/uploads/0/2/8/02893350c72b1b1143425ea4f10730f2.png"
[33]=>
string(62) "/wp-content/uploads/2/4/a/24a0c4b4dc80bf879e801c96434a6965.png"
[34]=>
string(62) "/wp-content/uploads/7/8/2/78218d8b456df87f91fa16d0fb8bc3d5. png"
[35]=>
string(63) "/wp-content/uploads/c/1/6/c169be9fc82981d12fefe30de43ccb11.jpeg"
[36]=>
string(63) "/wp-content/uploads/9/0/0/90070983270e1c39ab90f478994c2fb7.jpeg"
[37]=>
string(63) "/wp-content/uploads/b/1/3/b13b71db64067dcf8ecc74943de164b5.jpeg"
[38]=>
string(63) "/wp-content/uploads/3/3/d/33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
[39]=>
string(63) "/wp-content/uploads/d/1/d/d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
}
[2]=>
array(40) {
[0]=>
string(37) "5ea3d62be21b4510c19d68998b4c8c3c.jpeg"
[1]=>
string(37) "0a7cf683163bfac2c8eafbfd5641daeb.jpeg"
[2]=>
string(36) "4db6700e41af14e2de5dec3f1f1691c0.png"
[3]=>
string(37) "64eaff1acca8733aab67869b05374d33.jpeg"
[4]=>
string(37) "4ec001fcd0546af51d287f2ad0d6c121.jpeg"
[5]=>
string(36) "9f9a45935d4e1d63d4edcc3bda7c7763.gif"
[6]=>
string(37) "0fd4fe1cb147c667abafd21b49e4f4bf.jpeg"
[7]=>
string(37) "a69d385b6d72954fc7518ba1e2d1021d. jpeg"
[8]=>
string(37) "a6dbb83a310bc4cac77423c949ec579c.jpeg"
[9]=>
string(37) "3232b75d71f379818cad6164260134d8.jpeg"
[10]=>
string(37) "a51de289d3f090cee43cddbf9710d512.jpeg"
[11]=>
string(36) "904868495672eecd5d1519d56e8ba7ae.gif"
[12]=>
string(37) "825f516f9baffec9484aac56714ade8a.jpeg"
[13]=>
string(37) "42e25b415da25f4c88d11aece8734b13.jpeg"
[14]=>
string(36) "3bea4df5a901138196d3504554bd7a7a.gif"
[15]=>
string(37) "8fe8c2e421f2ee828aff7c10211c9bd9.jpeg"
[16]=>
string(37) "5abb5c1957ad61736a65dbd81c373f57.jpeg"
[17]=>
string(37) "8d284e7adb44ae80a8a50d409ea2bb17.jpeg"
[18]=>
string(37) "c20a10aca48163945b0b6236f0e17c86.jpeg"
[19]=>
string(37) "063ce6db3559f323baaa19eb06bd5027.jpeg"
[20]=>
string(36) "c3cd42fbbefee2b4ca01b76e2daed161.png"
[21]=>
string(37) "1928b61c798acf516547ba0a1b476057.jpeg"
[22]=>
string(37) "1fc33da6da0e692f1e9376dff305594e. jpeg"
[38]=>
string(37) "33d426e55a3889d98533b051043cb125.jpeg"
[39]=>
string(37) "d1db8b33b29d0d6b4e55fd5f2ca18e4b.jpeg"
}
}
Содержание граф журнала
Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:
- номер регистрации;
- дата;
- отправитель;
- получатель;
- функциональная принадлежность корреспонденции;
- описание документа;
- исполнитель указанных в документе вопросов.
В качестве дополнительных граф можно указать:
- количестве листов в документе;
- способ отправки;
- приложения;
- примечания;
- резолюция и т. д.
Виды журнала: их преимущества и недостатки
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту
Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.
Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Как вести учет исходящей корреспонденции?
Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.
Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.
Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.
Журнал входящей корреспонденции срок хранения
К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей. Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения и пригласительные билеты;
- рекламные и подписные издания, каталоги;
- материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
- документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
- сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.
Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.
Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.
Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.
Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.
При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).
Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.
Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации. Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.
Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).
Несколько слов о правилах учета входящих документов
При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:
- Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
- Вся почта регистрируется в день поступления.
- Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
- Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.
Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.Журналы и бланки
БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов
Скачать образец документа
Скачать в .
doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Форма
Журнал
регистрации входящей электронной почты абонентского пункта
ГИС "Интернет" _________________________________________
(наименование центрального органа
военного управления)
----T---------T-----T------T-------T-----------T-----T-----T-----¬
¦ N ¦Наимено- ¦Наи- ¦Объем ¦Резуль-¦От кого по-¦Адрес¦Дата ¦Под- ¦
¦п/п¦вание ¦мено-¦инфор-¦тат ¦лучен доку-¦элек-¦и ¦пись ¦
¦ ¦подразде-¦вание¦мации ¦провер-¦мент, наи- ¦трон-¦время¦поль-¦
¦ ¦ления, ¦доку-¦в бай-¦ки на ¦менование ¦ной ¦полу-¦зова-¦
¦ ¦фамилия и¦мента¦тах ¦наличие¦подразделе-¦почты¦чения¦теля ¦
¦ ¦инициалы ¦ ¦ ¦вирусов¦ния, фами- ¦от- ¦доку-¦ ¦
¦ ¦пользова-¦ ¦ ¦ ¦лия и ини- ¦пра- ¦мента¦ ¦
¦ ¦теля ¦ ¦ ¦ ¦циалы отп- ¦вите-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦равителя ¦ля ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+-----+------+-------+-----------+-----+-----+------
Скачать в .
doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Журнал: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
- «Журнал регистрации входящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации исходящей электронной почты абонентского пункта глобальной информационной сети “Интернет
- Журнал регистрации носителей информации ГАС “Выборы”, содержащих персональные данные и иную конфиденциальную информацию (типовая форма)
- Журнал регистрации выдачи конкурсной документации открытого конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации запросов о разъяснении положений конкурсной документации конкурса на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе на разработку за счет средств федерального бюджета проектов технических регламентов
- Журнал регистрации заявок на выдачу сертификата качества муки, макаронных и хлебобулочных изделий при ввозе (вывозе) на территорию Российской Федерации, а также при поставке (закладке) муки в государственный резерв
- Журнал регистрации поступления заявок на участие в открытом конкурсе (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
- Журнал регистрации представителей участников размещения заказа (приложение к протоколу вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе на размещение заказов на поставку топографо-геодезической и картографической продукции, выполнение топографо-геодезических и картографических работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд Федерального агентства геодезии и картографии)
- Журнал регистрации поступления заявок на участие в предварительном отборе (приложение к протоколу рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
- Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на участие в предварительном отборе в целях составления перечня поставщиков для размещения у них заказа на поставки продукции, выполнение работ, оказание услуг, необходимых для оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера)
Графы журнала регистрации входящих документов
- Дата регистрации только текущая (фактическая).
- Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
- Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
- Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
- Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
- Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
- . Краткое изложение целевого назначения документа.
- Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
- Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
- Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов. При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
- Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
- Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
--------T---------------T-------------T---------T---------T----------¬
¦Дата ¦Регистрационный¦Корреспондент¦Дата ¦Номер ¦Краткое ¦
¦поступ-¦номер документа¦(автор) ¦документа¦документа¦содержание¦
¦ления ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+---------------+-------------+---------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+---------------+-------------+---------+---------+-----------
------------------------------------------T--------T---------T-------¬
¦ Резолюция или кому направлен документ ¦Дополни-¦Расписка ¦Отметка¦
+------T-------T------T-------T-----------+тельные ¦в получе-¦об ¦
¦Испол-¦Задание¦Срок ¦Автор ¦Дата ¦сведения¦нии ¦испол- ¦
¦нители¦ ¦испол-¦резолю-¦простановки¦о доку- ¦ ¦нении ¦
¦ ¦ ¦нения ¦ции ¦резолюции ¦менте ¦ ¦ ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+-------+------+-------+-----------+--------+---------+--------
Скачать в .
doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Журнал: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
- «Журнал регистрации входящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации исходящих документов (приложение к инструкции по делопроизводству)
- Журнал регистрации результатов органолептического, физического и химического контроля внутриаптечной заготовки, лекарственных форм, изготовленных по индивидуальным рецептам (требованиям лечебных учреждений), концентратов, полуфабрикатов, тритураций, спирта этилового и фасовки
- Журнал регистрации результатов контроля “воды очищенной”, “воды для инъекций
- Журнал регистрации результатов контроля лекарственных средств на подлинность
- Журнал регистрации результатов контроля отдельных стадий изготовления растворов для инъекций и инфузий
- Журнал регистрации режима стерилизации исходных лекарственных веществ, изготовленных лекарственных средств, вспомогательных материалов, посуды и прочее
- Журнал регистрации учетных документов при принятии боевого оружия и боеприпасов к нему
- Журнал регистрации курсов и кросс-курсов иностранных валют
- Журнал регистрации представлений об устранении нарушения бюджетного законодательства Российской Федерации, Московской области и решений о приостановлении санкционирования оплаты денежных обязательств бюджетного учреждения по лицевым счетам
- Журнал регистрации заявок о фиксации в единой государственной автоматизированной информационной системе сведений об объеме оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции
Документы, не подлежащие обязательной регистрации
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации.
Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.
Согласно, общим правилам можно не регистрировать:
- Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
Прессу и периодику.
Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.
), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции
Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).
Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.
02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение).
Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.
В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.
В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например: Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.
В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.
В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.
Журнал учета актов образец — Как учитывать договоры — Шаблоны и бланки
регистрации актов проверки документов и сведений
после выпуска товаров и (или) транспортных средств
Примечание.
1. Журнал регистрации актов проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств (далее — журнал актов Проверок) формируется и хранится в каждом структурном подразделении таможенного органа, проводящем проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств (в ФТС России: в главных управлениях и управлениях, в региональных таможенных управлениях и таможнях — в отделах и отделениях), кроме подразделения таможенной инспекции.
3. Информация в журнал актов Проверок вносится должностным лицом структурного подразделения таможенного органа в день составления акта проверки документов и сведений после выпуска товаров и (или) транспортных средств.
Журнал регистрации входящих документов: правила учета внешней корреспонденции
Оглавление:
Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты.
Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» — в бумажном журнале регистрации входящих документов.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии – сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую.
Какие документы нужно регистрировать, а какие – нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся:
д.)В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации.
Несколько слов о правилах учета входящих документов
При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил:
- Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации.
- Вся почта регистрируется в день поступления.
- Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем – то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.
- Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами.
Все идентичные документы и их копии должны проходить под одним регистрационным номером.Структура журнала входящих документов
Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации.
Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит:
- Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Аналогичный номер указывается на самом входящем документе: для этого предназначен правый нижний угол листа, где при получении ставится штамп или отметка о приеме.
- Дата получения документа.
- Отправитель письма.
- Название документа или его краткое описание – из содержания этого поля должно быть ясно, о чем идет речь в письме.
- Адресат – конкретный сотрудник или подразделение, для которого предназначена почта.
Если внутренних адресатов на предприятии много, желательно сделать столбец для отметок о передаче конечному получателю. Дополнительные графы, их число и наименования – на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Например, при активных коммуникациях с юридическими лицами и госорганами фиксируются и исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при осуществлении обратной связи.
Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. К дополнительным полям также относят перечень приложений, количество страниц, примечания и т.
д.
Оформление журнала регистрации
Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы:
- Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники. Ответственные лица назначаются распоряжением руководителя либо получают индивидуальный доступ к системе регистрации, если документооборот ведется программными средствами.
- Регистрационные номера присваиваются в порядке поступления корреспонденции, сплошной нумерацией с начала календарного года. Ежегодно нумерация начинается заново, но учет можно продолжать вести в том же журнале – чистый заводить не обязательно.
В остальном – учет входящей почты легко адаптируется под особенности делопроизводства организации. Предприятие само решает, в каком виде будет существовать журнал регистрации – «физическом» или электронном. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения.
Отмечать поступившие письма можно и в тетрадочке, но такая форма регистрации скорее подойдет маленькой частной фирме, а не серьезной компании с массой внешних коммуникаций. Искать нужный документ и отслеживать его судьбу в многостраничном «гроссбухе» довольно затруднительно, поэтому большинство предприятий отказываются от этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет.
Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах (Word, Excel). Журнал в виде компьютерной таблицы позволяет быстро осуществлять поиск, сортировку, вставлять гиперссылки на электронные сообщения, размещать сканированные копии писем и т.д. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами.
Однако полностью отказываться от обычного журнала не рекомендуется: его можно оставить для регистрации особо важных бумаг, подлежащих длительному хранению. Канцелярская книга, как долговременное хранилище данных о принятых документах, в данном случае предпочтительней, чем электронные носители.
Делопроизводство, регистрация документов, журнал регистрации
ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Делопроизводство, журналы регистрации
* Учетная кадровая документация
Регистрация документов, формы журналов
* Табель учета рабочего времени ф.Т-12
Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.
Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.
Регистрационно-учетные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности) и для упорядочения работы с кадровой документацией.
Практика отделяет понятия «учет» и «регистрация». Учет предполагает фиксацию факта или показателя, привязку его к дате или событию. Регистрация документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства).
Применительно к делопроизводству понятия «журналы» и «книги» не имеют нормативно закрепленных определений. Как правило, журналом именуется регистрационно-учетный документ книжного формата, заводимый на определенный период, по окончанию которого он считается законченным. Книгой часто именуют регистрационно-учетный документ альбомного формата, ведущийся постоянно, без привязки к календарным периодам.
Полный перечень регистрационно-учетных форм не определен ни одним законом или нормативным актом трудового законодательства.
Решение о ведении и содержании большинства из них самостоятельно принимает каждый работодатель. Исключение составляют только приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязанность их ведения возложена на работодателей Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N2 225 «О трудовых книжках».
Отделы кадров, как правило, используют следующие регистрационные формы:
— журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и с иными актами, связанными с трудовой деятельностью работников
— журнал регистрации трудовых договоров
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска
— журнал регистрации приказов о командировках работников
— журнал регистрации командировочных удостоверений
— журнал регистрации служебных заданий
— журнал регистрации локальных нормативных актов
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий
— журнал выдачи справок по личному составу
— журнал учета больничных листов.
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». С другой стороны, журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы и поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
При ведении учетно-регистрационной работы удобно пользоваться готовыми формами журналов, предлагаемыми производителями книжной продукции. Допускается и самостоятельное проектирование и изготовление канцелярских книг и журналов.
Обложка книги (журнала) проектируется и изготавливается в той же проекции, что и страницы — в книжной или альбомной. (наименование организации)
Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов.
Одним из них является журнал регистрации актов.
Основной целью создания журнала регистрации является фиксация факта создания документа и обеспечение его сохранности.
Акт – это документ, подтверждающий определенные факты или события.
В кадровом делопроизводстве акты могут создаваться при возникновении различных ситуаций, например: при отказе работника ознакомиться с различными документами (приказами, уведомлениями и т.д.), при нарушении работником трудового распорядка и дисциплины труда, при наступлении несчастного случая на производстве, при различных проверках и т.д. Записи вносятся сотрудниками кадровой службы.
Ведение журнала регистрации актов имеет следующий ряд преимуществ :
Содержание журнала регистрации актов
Журнал регистрации актов не имеет унифицированной формы . поэтому кадровые специалисты оформляют его произвольно.
Как правило, кадровые специалисты оформляют журнал в форме таблицы, где каждая строка несет информацию о каждом акте. В таблицу вносятся следующие данные:
Регистрация исходящих документов
Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов. о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов ).
Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.
Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.
Наиболее распространенный пример разделения:
На бланке письма. бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).
Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.
Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.
Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов ).
В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.
Форма журнала регистрации исходящих документов
Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.
Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).
Источники: www.docstandard.com, dezhur.com, www.bizneshaus.ru, www.quickdoc.ru, delo-ved.ru
Как сделать журнал регистрации входящих документов образец
Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта.
В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.
Это быстро и бесплатно!
Журнал регистрации входящих документов
Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.
Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.
Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.
Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.
В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.
Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.
Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.
Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.
Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?
По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.
Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.
В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности.
Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.
Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.
Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.
Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.
Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.
Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется «исполнителем». Отправитель или автор письма называется «корреспондентом». Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.
Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы «Отметка об исполнении» и «Резолюция».
Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.
Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.
Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.
До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.
Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.
Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.
Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.
Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.
Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством.
Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.
Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.
Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.
Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?
Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?
Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн
Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.
Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.
О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.
4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Как вести журнал входящей корреспонденции
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.
Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.
Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.
Журнал регистрации исходящих документов
В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.
.
.
Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.
.
.
.
.
.
.
Нюансы и образец заполнения журнала регистрации входящих документов
Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.
К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.
Для чего нужен данный документ на предприятии
Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам.
Перечислим их:
- Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
- Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
- Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
- Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
- Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.
Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.
Кто занимается его ведением
Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.
Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.
Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1).
Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от журнала регистрации приказов, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов.
На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.
Правила и порядок его заполнения
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:
- Дата получения.
- Регистрационный номер.
- От кого.
- О чём.
- Кому.
- Ответственный.
Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.
В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу.
Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.
Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».
Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:
Срок хранения
Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.
Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет.
Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется.
правила учета внешней корреспонденции. Как вести учет исходящей корреспонденции
Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.
Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.
Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .
Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала.
Для чего нужен?
Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:
Виды журнала: их преимущества и недостатки
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.
Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Документы, не подлежащие обязательной регистрации
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет.
Согласно, общим правилам можно не регистрировать :
- Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
- Прессу и периодику.
- Корреспонденцию анонимную , не подтвержденного происхождения ( без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
- Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы .
- Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
- Формы и бланки , кроме строгой .
- Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо .
Кто ведет?
Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем.
Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .
Оформление
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.
Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Основные графы
Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.
Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код , состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.
При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение , например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..
Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.
Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа .
Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.
Дополнительные графы
В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю . Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».
В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений , если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала , для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).
Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.
Правила заполнения
Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила :
- Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
- Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз . В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
- Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
- В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый .
Особенности ведения
В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.
В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).
Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. №132).
Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.
Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.
В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).
Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.
Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.
Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.
Он позволяет :
- учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
- своевременно исполнять решения руководства;
- контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
- проводить продуктивную справочную работу по документам.
Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.
В законодательстве РФ отсутствует утвержденный шаблон журнала.
Руководство определяет самостоятельно:
- в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
- какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.
Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.
Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.
Электронная форма журнала
Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.
Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.
Система электронного документооборота
Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.
Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.
В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.
Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.
Основные графы журнала регистрации входящих документов
Существуют основные графы журнала:
- регистрационный номер
- дата документа
- вид документа
- корреспондент
- содержание
- исполнитель.
Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.
- первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
- вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
- третья цифра – порядковый номер документа.
Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.
Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:
- 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
- 100-25/02
- 100-25/03 и т.д.
Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.
01.2014.
Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :
- письма
- телеграммы
- заявления
- служебные записки
- объяснительные записки
- распоряжения
- справки.
Исполнитель – назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.
Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов
Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:
- резолюция
- отметка об исполнении.
После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.
Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.
Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:
- Иванову П. П. Для ознакомления
- Иванову П.П. Собрать информацию
- Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
- Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.
П. Для ознакомленияОтметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.
Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.
Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».
Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).
В журнал также допускается включение граф
- в дело №
- примечание
- способ доставки документа
- количество листов документа.
В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.
Основные правила заполнения журнала
До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.
Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.
На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:
- Ф. И.О.
- должность
- документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
- период работы
- подпись.
И.О.С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.
Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:
- Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
- Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
- Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
- Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.
В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.
Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.
Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.
Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.
Основные правила регистрации корреспонденции
Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.
Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).
Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!
Своевременность фиксации
Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.
Однократность регистрации
Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз . Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.
Уникальность регистрационного номера документа
Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.
После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.
Виды журналов регистрации
Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.
Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества.
В этом случае удобен электронный журнал.
Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.
Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.
При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы . Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.
Основные правила заполнения и хранения
По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.
В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).
На последующих страницах размещается информация о лицах , ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.
Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.
На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.
Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:
Содержание и характеристика граф
Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.
Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:
- Регистрационный номер.
- Дата получения.
- Отправитель (корреспондент).
- Получатель (адресат).
- Вид документа.
- Содержание.
- Исполнитель.
Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).
Дата получения : день, месяц, год вхождения или отправления документа.
Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).
Вид документа означает его функциональную принадлежность.
Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.
Дополнительными графами могут быть:
- количество листов документа;
- метод его доставки;
- приложения;
- примечания;
- отметка об исполнении;
- резолюция.
В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и т.д.). Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа.
Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.
Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.
Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.
Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .
В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.
Виды журналов
- журнал регистрации входящих документов;
- журнал регистрации исходящих документов;
- журнал регистрации внутренних документов;
Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.
Форма ведения журнала
Форма ведения журнала определяется руководством:
Бумажная, журнальная или карточная
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках.
Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Электронная
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.
Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.
Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.
Плюсы электронного учета :
- минимум опечаток,
- удобный поиск и чтение,
- проверка программой на корректность вводимых данных,
- возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.
Графы журнала регистрации входящих документов
- Дата регистрации только текущая (фактическая).
- Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года. - Вид документа : приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д..
- Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
- Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
- Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
- Содержание . Краткое изложение целевого назначения документа.
- Количество листов , в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
- Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
- Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш. - Срок выполнения . Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
- Номер дела , в которое помещен документ, вписывают после исполнения.
Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации.
Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.
К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.
Для чего нужен данный документ на предприятии
Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их:
- Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола. При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг.
- Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
- Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.
- Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.
- Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.
Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел», т.е. дифференцировать входящие документы по степени значимости.
Кто занимается его ведением
Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации.
В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную. Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении.
Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему.
Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность. То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не должно. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1) .
Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках. В конце книги, в отличие от , не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи.
Правила и порядок его заполнения
В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General. Относительно порядка заполнения бумажной версии в нём указаны следующие правила:
- Пункт 9.4 говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.
- Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о …, доклад о …, извещение о …), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.
- Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается.
- Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.
Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами.В Российской Федерации не существует определённого шаблона журнала, поэтому каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму его заполнения. Однако обязательными должны быть следующие графы:
- Дата получения.
- Регистрационный номер.
- От кого.
- О чём.
- Кому.
- Ответственный.
Произвольная форма подразумевает наличие или отсутствие какой-либо графы, и каждое предприятие вносит свои дополнения в зависимости от своей специфики. С началом нового года нумерация в журнале вновь начинается с №1, даже если листы в нем практически заканчиваются.
В электронном виде он ведётся в формате XLS, DOC и DOCX, и тогда в бумажном виде фиксация не производится. На многих предприятиях существует автоматизированная система, позволяющая регистрировать входящую документацию в разных местах, объединяя всё в единую централизованную базу. Компьютерная программа автоматически присваивает зарегистрированному документу порядковый номер, и любой сотрудник организации сможет на своём рабочем месте найти необходимый документ.
Помимо стандартных граф, в электронной версии имеются графы «название структурного подразделения», «количество листов в документе и приложении», «вид документа».
Ведение фиксации документов в одной из специальных программ вы можете посмотреть на видео:
Срок хранения
Указом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утверждён Типовой перечень управленческих архивных документов, в котором указываются сроки их хранения. Под архивными документами понимаются все документы, которые образуются в ходе функционирования учреждения или организации любой формы собственности.
Согласно статьям 258, 538 и 683-А данного перечня, данный журнал хранится 5 лет . Решением Коллегии Росархива от 6.02.2002 г., статья 3.5 журнал, сдаваемый в архив, не прошивается и не нумеруется .
Подписаться на еженедельную рассылку eduction.ru
Создание записей входящих документов — Business Central
- Статья
- 2 минуты на чтение
Пожалуйста, оцените свой опыт
да Нет
Любая дополнительная обратная связь?
Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.
Представлять на рассмотрение
Спасибо.
В этой статье
На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.
Чтобы записать внешний документ в Business Central, необходимо сначала создать или заполнить запись входящего документа. Вы можете сделать это вручную или сфотографировать внешний документ, а затем создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.
Прежде чем вы сможете использовать функцию «Входящие документы», вы должны выполнить необходимую настройку. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка входящих документов.
Утвердить или отклонить входящий документ
Если вы хотите разрешить пользователям создавать счета или строки общего журнала из записей входящих документов, если они не утверждены, вы можете настроить утверждающих, которые должны утвердить записи, прежде чем их можно будет обработать.
- Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
- Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .
Если вы утверждаете запись входящего документа, в строке входящего документа устанавливается флажок Деблокировано . Пользователь, ответственный за создание, например, счетов за покупку, может приступить к обработке записи.
Создание записи входящего документа путем фотографирования
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.
На панели приложений выберите плитку Создать входящий документ с камеры , а затем перейдите к шагу 4.
Либо на панели приложений нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .
На странице Входящие документы нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Создать из камеры .Камера на планшете или телефоне активирована.
Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .
Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.
Для прикрепления изображения к записи входящего документа путем фотографирования
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central Tablet и Phone.
На панели приложений нажмите кнопку параметров, выберите Входящие документы , а затем выберите Все .
Открыть карточку существующей записи входящего документа.
На странице Входящий документ нажмите кнопку с многоточием, а затем выберите Прикрепить изображение с камеры .
Камера на планшете или телефоне активирована.Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку OK .
Изображение прикреплено к записи входящего документа.
Камера на планшете или телефоне активирована.Для создания записи входящего документа вручную
- Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
- Выберите действие Создать из файла .
- На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл автоматически прикрепляется.
- В качестве альтернативы выберите действие Новый .
- Чтобы прикрепить файл, выберите действие Прикрепить файл .
- На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
- На странице Входящий документ заполните необходимые поля. Наведите курсор на поле, чтобы прочитать краткое описание.
См. также
Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central
Business Central в Microsoft Learn
Создание записей входящих документов из документов — Business Central
- Статья
- 2 минуты на чтение
Пожалуйста, оцените свой опыт
да Нет
Любая дополнительная обратная связь?
Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.
Политика конфиденциальности.
Представлять на рассмотрение
Спасибо.
В этой статье
Вы можете хранить внешние бизнес-документы в Business Central, присоединяя файлы документов к соответствующим записям входящих документов. Если документ, например счет-фактура на покупку, не начал свое существование как запись входящего документа, вы все равно можете создать и подключить к нему запись входящего документа позже.Вы также можете прикреплять файлы входящих документов к учтенным документам покупки и продажи, а также к записям поставщиков, клиентов и главной книги, используя информационную панель Файлы входящих документов , например, на страницах Разнесенные счета-фактуры и Записи книги поставщиков . .
На страницах Плана счетов и Записи Главной книги можно использовать функцию поиска, чтобы найти записи Главной книги для учтенных документов покупок и продаж, которые не имеют записей входящих документов, а затем централизованно связать существующие записи или создать новые с прикрепленными файлами документов.
Дополнительные сведения см. в разделе Поиск опубликованных документов без записей входящих документов.
В следующих процедурах показано, как прикрепить файл к существующему счету на покупку, который не был создан из записи входящего документа, и как прикрепить файл к записи в книге поставщиков. Аналогичным образом работает прикрепление файла к разнесенным документам покупки или продажи.
Для создания и подключения записи входящего документа из счета-фактуры на покупку
- Выберите значок, введите Счета-фактуры , а затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите строку счета-фактуры на покупку, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Создать входящий документ из файла .
- Либо выберите строку счета-фактуры на покупку, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Прикрепить файл .
- На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
Для создания и подключения записи входящего документа из записи книги поставщиков
- Выберите значок, введите Записи книги поставщиков , а затем выберите соответствующую ссылку.
- Выберите строку для записи книги поставщиков, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Создать входящий документ из файла .
- Либо выберите строку для записи в книге поставщиков, к которой вы хотите прикрепить файл, а затем выберите действие Прикрепить файл .
- На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
Чтобы удалить связь из записи входящего документа с отправленным документом
Вы можете удалить вложения файлов из неопубликованных документов в любое время, удалив соответствующую запись входящего документа.Если документ разнесен, то сначала необходимо удалить связь из записи входящего документа.
- Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
- Выберите строку записи входящего документа, связанной с размещенным документом, который вы хотите удалить, а затем выберите действие Удалить ссылку на запись .
Связь с размещенным документом удалена. Теперь вы можете приступить к подключению другой записи входящего документа к опубликованному документу, как описано в этом разделе.
См. также
Обработка входящих документов
Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central
Business Central в Microsoft Learn
Журнал входящих/исходящих писем – Компас подрядчика
июль 2018 г.
Анвар Хафиз, SDC & Associates, Inc.
Чтобы субподрядчик был хорошо организован и эффективно управлял проектом и увеличивал свою прибыль, ему необходимо вести эти пять журналов, чтобы отслеживать информацию и быстро находить ее:
- Журнал отправки
- Журнал радиопомех
- Журнал заказов на изменение
- Журнал обратного заряда
- Журнал входящих/исходящих писем
В этой статье обсуждается наилучшая методология, которую следует использовать для подготовки, управления и отслеживания этих журналов, как указано ниже:
Журнал отправки
Почему владельцу требуются документы? Журналы отправки необходимы субподрядчикам для:
- Материалы, соответствующие контрактной документации.
- Координация с другими профессиями, особенно в области электротехники и механики.
- Производственные чертежи конструкционной стали, арматуры, столярных изделий и т. д.
- Требуется место для встраивания.
- Чертежи контуров, панели управления и т. д.
- Макеты.
Определенные материалы абсолютно необходимы, например, арматура, конструкционная сталь, заводские чертежи столярных изделий, потому что контрактные чертежи для них носят схематический характер, а рабочие чертежи готовы показать все сложные детали и стать производственными чертежами.Владелец должен исключить большинство представлений, на которых есть штамп на продукте, в котором указано, что было указано.
Типы документов
- Утверждение.
- Замена.
- На равных.
- Образца.
- Каталог Отрубы.
- Магазин чертежей.
Замена и/или равноценная подача должны быть отмечены в вашей Передающей форме — это может включать предоставление кредита — в противном случае подача считается соответствующей проектной документации заявки.В противном случае у вас возникнут проблемы, если вы представите некоторые продукты, на которые две стороны не заключили контракт, даже если подача будет одобрена.
Журнал радиопомех
Что такое RFI? RFI — это система запроса информации, позволяющая задавать вопросы, связанные с проблемами, возникающими при реализации строительных проектов, например:
- Дефектная договорная документация.
- Конфликты в договорных документах.
- Упущения в договорных документах.
- Неясности в договорных документах.
- Различные условия площадки.
- Устные указания.
- Координация работы на строительной площадке.
- Проблемы с конструктивными изменениями.
Система RFI является стандартной рабочей процедурой для строительных проектов, поскольку контрактная документация тем более, что дизайн большинства строительных проектов ухудшился, и проектировщики больше не выезжают на строительную площадку и, таким образом, они не узнают, как на самом деле строятся вещи. .
RFI — это уникальная форма связи. В отличие от писем, электронных писем или полевых заметок, вы можете получить или не получить ответ на заданный вами вопрос, но RFI представляет собой систему вопросов и ответов. Вы задаете вопрос, вы получаете ответ. Иногда вам может не понравиться ответ на вопрос, но вы все равно его получите.
Итак, для чего мы используем буквы? Написание договорных вопросов, таких как:
- Уведомление о задержках и дополнительных расходах в связи с ответами на ЗПИ, представлениями, разъяснениями.
- Отправка предложений по стоимости для заказов на изменение.
- Уведомление о подаче претензии.
Система RFI эффективна, если она правильно подготовлена и реализована. Вы можете написать RFI и повлиять на ответ, который вы хотите. Иногда вам не следует писать RFI, см. предыдущие статьи в Компас подрядчика Я написал о «Конфликтах и комиссиях».
Предположим, что начиная с завтрашнего дня вы решили, что каждый вопрос, который вы будете задавать, будет передаваться через RFI, а не через письма, электронные письма и полевые заметки.В чем преимущество?
- Все ваши вопросы и ответы, которые вы задали, находятся в одной системе, а не в четырех.
- Они пронумерованы и отслеживаются.
- Вам не нужно гадать, задали ли вы вопрос во время строительства — вы либо задали, либо нет.
- Информацию легко найти, и вся информация находится в одном месте.
- RFI — отличный источник для получения заказов на изменение и документирования задержек в проекте.
Ключи к выигрышной системе RFI
- Используйте его в качестве основного средства связи
- Установить систему приоритетов на совещании по подготовке к строительству:
- Приоритет 1 – ответ нужен в течение 1 рабочего дня
- Приоритет 2 — ответ нужен в течение 2 рабочих дней
- Приоритет 3 — ответ нужен в течение 5 рабочих дней
- Приоритет 4 — ответ нужен в течение 10 рабочих дней
- Ведите и контролируйте журнал RFI и напишите письмо с жалобой на проблемы с чертежами и спецификациями, а также на то, что проектировщики завершают свой проект во время строительства.
- Сохраняйте журнал RFI с перекрестными ссылками, как показано на рис. 2:
Последующая обработка журналов отправки и RFI
Вы должны отправлять следующее письмо своему контрагенту каждый понедельник утром. Вы можете запрограммировать свою электронную таблицу Excel или, если вы используете любое программное обеспечение для управления проектами, все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку печати и отправить следующее письмо с указанием:
- Обращаем ваше внимание, что следующие RFI не отвечают нам:
| RFI № | Дата отправки | Дата запроса ответа | Дата Поздняя |
- Обращаем Ваше внимание, что следующие Заявки просрочены в своем одобрении:
| Номер заявки | Дата отправки | Дата запроса ответа | Дата Поздняя |
Последствия несвоевременных ответов на запросы запросов и несвоевременного утверждения наших материалов заключаются в том, что этот проект будет связан с дополнительными задержками и/или затратами. Мы настоятельно просим вас ускорить получение ответов на RFI и утверждение наших представлений, перечисленных выше, а также других RFI и представлений, находящихся в вашем распоряжении.
Это то, что я называю «неустанным сопровождением», которое сообщает договаривающейся стороне, что вы активно пытаетесь выполнить проект вовремя.
Журнал заказов на изменение
Чтобы отслеживать ваши заказы на изменение (CO), поручите менеджеру проекта (PM) назначать номера CO после того, как другие сотрудники проекта убедит PM в том, что это законный CO, в противном случае ваша компания будет отправлять запросы на изменения, которые не имеют заслуги, что ухудшает отношения с контрагентом.Ваш PM должен вести этот журнал
Журнал обратной зарядки
Чтобы отслеживать заказы на изменение обратной оплаты (BCO), поручите менеджеру проекта (PM) назначать номера BCO после того, как другой персонал проекта убедит PM в том, что это законный BCO, иначе ваша компания будет отправлять BCO, которые не имеют смысла. и это ухудшает отношения с вашими поставщиками/субподрядчиками. Ваш PM должен вести этот журнал.
Этот журнал отличается от журнала CO тем, что в нем отслеживаются возвратные платежи/внутренние транзакции между вами и вашими собственными субподрядчиками, и он не имеет ничего общего с контрактом, который у вас есть для проекта.Используйте разные серии кодов кодов затрат для отслеживания затрат BCO — отдельно от затрат по контракту и затрат CO.
Журнал входящих/исходящих писем
Чтобы отслеживать входящие и исходящие письма, вам следует отслеживать исходящие и входящие письма стороне, с которой вы заключили договор. Таким образом, вы не потеряете ни одного письма и будете знать, на какие письма вы ответили и как и на какие письма вы решили не отвечать. Вы также знаете, что если вы получаете письма не по порядку, вам следует принять меры, чтобы получить недостающие буквы или узнать, что они были аннулированы.Я не рекомендую использовать этот журнал в небольших проектах, так как для этого требуется много работы
.Если вы используете программное обеспечение для управления проектами или интернет-систему управления проектами, настройте ее с помощью информации, представленной в этой статье, и/или добавьте то, что подходит для вашей компании. Если кому-то нужна копия «5 журналов» в формате Excel, отправьте запрос по электронной почте.
Вооружившись этими знаниями, субподрядчики принимают, внедряют и поддерживают 5 журналов, которые вы должны вести, которые сделают вашу работу более эффективной, сэкономят время и увеличат вашу прибыль!
Анвар Хафиз, президент SDC & Associates, Inc., консалтинговая фирма по строительным претензиям, которая подготавливает и согласовывает заказы/претензии на изменение, планирование CPM, а также проводит семинары по управлению проектами и заказам/претензиям на изменение. Для получения дополнительной информации посетите сайт www.sdcassociates.com , позвоните по телефону (800) 732-3996 или напишите по электронной почте [email protected] .
##
Примеры записей журнала потоков — Amazon Virtual Private Cloud
Ниже приведены примеры записей журнала потоков, фиксирующих определенный трафик. течет.
Сведения о формате записи журнала потоков см. в разделе Записи журнала потоков. Сведения о том, как создавать журналы потоков, см. Работа с журналами потоков.
Принятый и отклоненный трафик
Ниже приведены примеры записей журнала потоков по умолчанию.
В этом примере трафик SSH (порт назначения 22, протокол TCP) в сеть интерфейс eni-1235b8ca123456789 в учетной записи 123456789010 разрешен.
2 123456789010 ENI-1235B8CA123456789 172.31.16.139 172.31.16.21 20641 22 6 20 4249 1418530010 1418530070 Принять ОК В этом примере трафик RDP (порт назначения 3389, протокол TCP) к сети интерфейс eni-1235b8ca123456789 в учетной записи 123456789010 был отклонен.
2 123456789010 eni-1235b8ca123456789 172.31.9.69 172.31.9.12 49761 3389 6 20 4249 1418530010 1418530070 ОТКЛ.
Нет данных и пропущены записи
Ниже приведены примеры записей журнала потоков по умолчанию.
В этом примере данные не записывались в течение интервала агрегирования.
2 123456789010 eni-1235b8ca123456789 - - - - - - - 1431280876 1431280934 - NODATA
В этом примере записи были пропущены в течение интервала агрегирования. Поток VPC
Журналы пропускают записи, если не могут зафиксировать данные журнала потоков во время агрегации.
интервал, потому что он превышает внутреннюю емкость. Одна пропущенная запись может представлять
несколько потоков, которые не были захвачены для сетевого интерфейса во время
интервал агрегации.
2 123456789010 eni-11111111aaaaaaaaa - - - - - - - 1431280876 1431280934 - СКИПДАННЫЕ
Группа безопасности и сетевой ACL
правила
Если вы используете журналы потоков для диагностики чрезмерно ограничивающей или разрешающей безопасности
групповые правила или сетевые правила ACL, помните о сохранении состояния этих ресурсов.Группы безопасности сохраняют состояние — это означает, что ответы на разрешенный трафик
также разрешены, даже если правила вашей группы безопасности не разрешают это.
И наоборот, сетевые ACL не имеют состояния, поэтому ответы на разрешенный трафик
подчиняется сетевым правилам ACL.
Например, вы используете команду ping со своего домашнего компьютера.
(IP-адрес 203.0.113.12) к вашему экземпляру (сетевой интерфейс
частный IP-адрес — 172.31.16.139). Входящие сообщения вашей группы безопасности
правила разрешают трафик ICMP, но исходящие правила не разрешают трафик ICMP. Так как
группы безопасности сохраняют состояние, разрешен ответный эхо-запрос от вашего экземпляра. Ваш
сетевой ACL разрешает входящий трафик ICMP, но не разрешает исходящий трафик ICMP.Поскольку сетевые ACL не имеют состояния, ответный эхо-запрос сбрасывается и не достигает
ваш домашний компьютер. В журнале потоков по умолчанию это отображается как два журнала потоков.
записи:
Запись ACCEPT для исходящего эхо-запроса, разрешенного
как в сетевом ACL, так и в группе безопасности, и поэтому ему было разрешено
добраться до вашего экземпляра.
Запись REJECT для ответа на эхо-запрос, который сетевой ACL-список
отклонен.
2 123456789010 eni-1235b8ca123456789 203.0.113.12 172.31.16.139 0 0 1 4 336 14327 1432 2 ПРИНЯТЬ ОК 2 123456789010 eni-1235b8ca123456789 172.31.16.139 203.0.113.12 0 0 1 4 336 14324 14322 ОТКЛОНИТЬ OK Если ваш сетевой ACL разрешает исходящий трафик ICMP, в журнале потока отображаются два
ЗАПИСИ ACCEPT (одна для исходящего эхо-запроса и одна для
ответный пинг).Если ваша группа безопасности запрещает входящий трафик ICMP, журнал потока
отображает одну запись REJECT, потому что трафик не разрешен
чтобы добраться до вашего экземпляра.
IPv6-трафик
Ниже приведен пример записи журнала потоков по умолчанию.В примере SSH
трафик (порт 22) с адреса IPv6
2001:db8:1234:a100:8d6e:3477:df66:f105 на сетевой интерфейс
eni-1235b8ca123456789 на учетной записи 123456789010 разрешено.
2 123456789010 ENI-1235B8CA123456789CA123456789 2001: DB8: 1234: A100: 8D6E: 1234: A100: 8D6E: 3477: DF66: F105 2001: DB8: 1234: A102: 3304: 8879: 34CF: 4071 34892 22 6 54 8855 14778 14770 Принять ОК
Последовательность флагов TCP
Ниже приведен пример пользовательского журнала потоков, в котором фиксируются следующие
поля в следующем порядке.
версия vpc-id идентификатор подсети идентификатор экземпляра идентификатор интерфейса идентификатор учетной записи тип srcaddr dstaddr srcport dstport pkt-srcaddr pkt-dstaddr протокол байты пакеты start end action tcp-flags log-status
Поле tcp-flags может помочь вам определить направление
трафика, например, какой сервер инициировал соединение. В следующих
записей (начиная с 19:47:55 и заканчивая 19:48:53), два соединения были
запущенный клиентом на сервер, работающий на порту 5001.Два флага SYN (2)
были получены сервером от клиента из разных исходных портов на клиенте
(43416 и 43418). Для каждого SYN был отправлен SYN-ACK.
с сервера на клиент (18) на соответствующий порт.
3 vpc-abcdefab012345678 subnet-aaaaaaaa012345678 i-012345678456 eni-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 52.213.180.42 10.0.0.62 43416 5001 52.213.180.42 10.0.0.62 6 568 8 1566848875 1566848933 ПРИНЯТЬ 2 OK
3 vpc-abcdefab012345678 подсеть-aaaaaaaaa012345678 i-01234567898012345678456784567890B8CA123456789 123456789010 IPv4 10.0.0.62 52.213.180.42 5001 43416 10.0.62 52.213.180.42 6 376 7 1566848875 1566848933 Принять 18 ОК
3 vpc-abcdefab012345678 подсеть-aaaaaaaaa012345678 i-01234567845678456784567890B8CA123456789 123456789010 IPv4 52.213.180.42 10.0.0.62 43418 5001 52.213.180.42 10.0.0.62 6 100701 70 1566848875 1566848933 Принять 2 ОК
3 vpc-abcdefab012345678 subnet-aaaaaaaa012345678 i-012345678456 eni-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 10.0.0.62 52.213.180.42 5001 43418 10.0.0.62 52.213.180.42 6 632 12 1566848875 1566848933 ПРИНЯТЬ 18 ОК
Во втором интервале агрегации одно из соединений, которое было установлено
во время предыдущего потока теперь закрыт. Клиент отправил флаг FIN (1)
к серверу для подключения по порту 43418. Сервер отправил FIN
к клиенту через порт 43418.
3 VPC-abcdefab012345678 подсеть aaaaaaaa012345678 я-012345678456 ENI-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 10.0.0.62 52.213.180.42 5001 43418 10.0.0.62 52.213.180.42 6 63388 1219 1566848933 1566849113 ПРИНЯТЬ 1 OK
3 VPC-abcdefab012345678 подсети aaaaaaaa012345678 я-012345678456 ENI-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 52.213.180.42 10.0.0.62 43418 5001 52.213.180.42 10.0.0.62 6 23294588 15774 1566848933 1566849113 ACCEPT 1 OK
Для коротких соединений (например, несколько секунд), которые открываются и закрываются
в пределах одного интервала агрегации флаги могут быть установлены на одной и той же строке в
Запись в журнале потоков трафика в том же направлении.В следующем примере
соединение устанавливается и завершается в течение одного и того же интервала агрегации. В
первой строке значение флага TCP равно 3, что указывает на то, что
сообщение SYN и FIN, отправляемое клиентом на сервер. Во второй строке указан
Значение флага TCP равно 19, что указывает на наличие SYN-ACK и FIN.
сообщение, отправленное с сервера клиенту.
3 VPC-abcdefab012345678 подсети aaaaaaaa012345678 я-012345678456 ENI-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 52.213.180.42 10.0.0.62 43638 5001 52.213.180.42 10.0.0.62 6 1260 17 1566933133 1566933193 ACCEPT 3 OK
3 VPC-abcdefab012345678 подсети aaaaaaaa012345678 я-012345678456 ENI-1235b8ca123456789 123456789010 IPv4 10.0.0.62 52.213.180.42 5001 43638 10.0.0.62 52.213.180.42 6 967 14 1566933133 1566933193 ACCEPT 19 OK
Трафик через шлюз NAT
В этом примере экземпляр в частной подсети получает доступ к Интернету через
Шлюз NAT, который находится в общедоступной подсети.
Следующий настраиваемый журнал потока для сетевого интерфейса шлюза NAT фиксирует
следующие поля в следующем порядке.
идентификатор экземпляра идентификатор интерфейса srcaddr dstaddr pkt-srcaddr pkt-dstaddr
Журнал потоков показывает поток трафика с IP-адреса экземпляра (10.0.1.5)
через сетевой интерфейс шлюза NAT на хост в Интернете (203.0.113.5).
Сетевой интерфейс шлюза NAT — это сетевой интерфейс, управляемый запросчиком.
поэтому запись журнала потока отображает символ «-» для идентификатора экземпляра
поле. В следующей строке показан трафик от исходного экземпляра к шлюзу NAT.
сетевой интерфейс.Значения для dstaddr и
Поля pkt-dstaddr отличаются. Поле dstaddr
отображает частный IP-адрес сетевого интерфейса шлюза NAT и
В поле pkt-dstaddr отображается конечный IP-адрес назначения
хозяин в интернете.
- eni-1235b8ca123456789 10.0.1.5 10.0.0.220 10.0.1.5 203.0.113.5
Следующие две строки показывают трафик от сетевого интерфейса шлюза NAT к
целевой хост в Интернете и ответный трафик от хоста к NAT
сетевой интерфейс шлюза.
- eni-1235b8ca123456789 10.0.0.220 203.0.113.5 10.0.0.220 203.0,113,5
- eni-1235b8ca123456789 203.0.113.5 10.0.0.220 203.0.113.5 10.0.0.220
В следующей строке показан ответный трафик из сети шлюза NAT.
интерфейс к исходному экземпляру. Значения для srcaddr и
Поля pkt-srcaddr отличаются. Поле srcaddr
отображает частный IP-адрес сетевого интерфейса шлюза NAT и
Поле pkt-srcaddr отображает IP-адрес хоста на
Интернет.
- eni-1235b8ca123456789 10.0.0.220 10.0.1.5 203.0.113.5 10.0.1.5
Вы создаете другой настраиваемый журнал потоков, используя тот же набор полей, что и выше. Ты
создать журнал потока для сетевого интерфейса для экземпляра в приватном
подсеть. В этом случае поле instance-id возвращает идентификатор экземпляра.
экземпляр, связанный с сетевым интерфейсом, и нет никакой разницы
между полями dstaddr и pkt-dstaddr и
поля srcaddr и pkt-srcaddr.В отличие от сети
интерфейс для шлюза NAT, этот сетевой интерфейс не является промежуточной сетью
интерфейс для трафика.
i-012345678456 eni-1111aaaa2222bbbb3 10.0.1.5 203.0.113.5 10.0.1.5 203.0.113.5 # Трафик от исходного экземпляра к хосту в Интернете
i-012345678456 eni-1111aaaa2222bbbb3 203.0.113.5 10.0.1.5 203.0.113.5 10.0.1.5 # Трафик ответа от хоста в Интернете к исходному экземпляру
Трафик через транзитный шлюз
В этом примере клиент в VPC A подключается к веб-серверу в VPC B через
транзитный шлюз. Клиент и сервер находятся в разных зонах доступности. Следовательно,
движение
приходит на сервер в VPC B по eni-11111111111111111 и уходит
VPC B с использованием eni-22222222222222222.
Вы создаете пользовательский журнал потоков для VPC B в следующем формате.
версия идентификатор-интерфейса идентификатор-учетной записи идентификатор-подсети идентификатор-подсети идентификатор-экземпляра srcaddr dstaddr srcport протокол dstport tcp-flags тип pkt-srcaddr pkt-dstaddr состояние журнала действий
Следующие строки из записей журнала потока демонстрируют поток трафика на
сетевой интерфейс для веб-сервера.Первая строка — трафик запросов от
клиента, а последняя строка — ответный трафик веб-сервера.
3 ENI-33333333333333333 123456789010 VPC-abcdefab012345678 подсеть 22222222bbbbbbbbb я-012345678456 10.20.33.164 10.40.2.236 39812 80 6 3 IPv4 10.20.33.164 10.40.2.236 ACCEPT OK
...
3 eni-33333333333333333 123456789010 vpc-abcdefab012345678 subnet-22222222bbbbbbbb i-012345678456 10.40.2.236 10.20.33.164 80 39812 6 19 IPv4 10.40.2.236 10.20.33.164 ПРИНЯТЬ OK
В следующей строке указан трафик запроса на eni-11111111111111111, a
управляемый запросчиком сетевой интерфейс для транзитного шлюза в подсети
подсеть-11111111аааааааааа. Таким образом, запись журнала потока отображает
Символ '-' для поля идентификатора экземпляра. Поле srcaddr
отображает частный IP-адрес сетевого интерфейса транзитного шлюза и
Поле pkt-srcaddr отображает исходный IP-адрес клиента в
ВПК А.
3 ENI-111111111111111111 1234511111111111 123456789010 VPC-ABCDEFAB012345678 подсеть-11111111ААААААААА - 10.40.1.175 10.40.2.236 39812 80 6 3 IPv4 10.20.33.164 10.40.22.236 Принять ОК
Следующая строка представляет собой ответный трафик на eni-22222222222222222,
управляемый запросчиком сетевой интерфейс для транзитного шлюза в подсети
подсеть-22222222bbbbbbbb.Отображается поле dstaddr
частный IP-адрес сетевого интерфейса транзитного шлюза и
Поле pkt-dstaddr отображает IP-адрес клиента в VPC
А.
3 eni-22222222222222222 123456789010 vpc-abcdefab012345678 subnet-22222222bbbbbbbb - 10.40.2.236 10.40.2.31 80 39812 6 19 IPv4 1.0.30 10.3020.33.164 ПРИНЯТЬ ОК
Имя службы, путь трафика и поток
направление
Ниже приведен пример полей для пользовательской записи журнала потоков.
версия srcaddr dstaddr srcport dstport протокол начало конец тип пакеты байты идентификатор учетной записи идентификатор vpc идентификатор подсети идентификатор экземпляра идентификатор интерфейса регион az-id тип подлокации идентификатор подместности действие tcp-flags pkt-srcaddr pkt-dstaddr pkt- src-aws-service pkt-dst-aws-service traffic-path поток-направление log-status
В следующем примере версия равна 5, поскольку записи включают версию 5.
поля.Экземпляр EC2 вызывает сервис Amazon S3. Журналы потоков фиксируются на
сетевой интерфейс экземпляра. Первая запись имеет направление потока
вход, а вторая запись имеет направление потока
выход. Для выходной записи,
traffic-path равен 8, что указывает на то, что трафик проходит через
интернет-шлюз. Поле traffic-path не поддерживается для
входящий трафик.Когда pkt-srcaddr или
pkt-dstaddr — общедоступный IP-адрес, имя службы
показано.
5 52.95.128.179 10.0.0.71 80 34210 6 1616729292 1616729349 IPv4-14 15044 123456789012 VPC-abcdefab012345678 подсети aaaaaaaa012345678 я-0c50d5961bcb2d47b ENI-1235b8ca123456789 ар-юго-восток-2 apse2-AZ3 - - ACCEPT 19 52.95.128.179 10.0.0.71 S3 - - вход в порядке
5 10.0.0.71 52.95.128.179 34210 80 6 1616729292 1616729349 IPv4-7 471 123456789012 VPC-abcdefab012345678 подсети aaaaaaaa012345678 я-0c50d5961bcb2d47b ENI-1235b8ca123456789 ар-юго-восток-2 apse2-AZ3 - - ACCEPT 3 10.0.0.71 52.95.128.179 - S3 8 выхода ОК
Структурированное ведение журнала | Облачное ведение журнала | Облако Google
В этом документе обсуждается концепция структурированного ведения журнала и методы
добавление структуры в поля полезной нагрузки записи журнала.
Обзор
В Cloud Logging структурированных журналов относятся к записям журнала, которые используют jsonPayload , чтобы добавить структуру к своим полезным нагрузкам. Структурированное ведение журнала
относится к
пользовательские журналы.
Вы можете записывать структурированные журналы в Logging несколькими способами:
- Использование Cloud Logging API для записи записей журнала
- Использование инструмента командной строки
gcloud для записи записей журнала - Использование службы BindPlane для приема журналов
- Предоставление сериализованных объектов JSON агенту ведения журнала
Каждый из этих методов обсуждается в следующих разделах.
Используйте API ведения журналов
Если вы используете Cloud Logging API для записи записей в журнал, вы можете контролировать
структуру ваших полезных нагрузок, отправив полный Запись журнала структура с jsonPayload в Cloud Logging API.
Для получения дополнительной информации см. записей.написать ссылку.
Примеры кода см.
Ведение структурированных журналов.
Используйте инструмент
gcloud Если вы используете инструмент gcloud для записи записей журнала, вы
можете контролировать структуру ваших полезных нагрузок, отправляя полный Запись журнала структуру с jsonPayload в Cloud Logging API.
Примеры кода см. журнал gcloud записывает ссылку .
Использовать BindPlane
Если вы используете службу BindPlane для приема журналов, ваши полезные данные находятся в формате JSON.
формате и структурированы в соответствии с исходной системой. Для получения информации о
поиск и просмотр журналов, загруженных через BindPlane, см. документацию BindPlane
при поиске данных журнала.
Использовать агент ведения журнала
Если вы используете
Агент облачного ведения журналов для получения записей журнала,
вы можете указать, что агент ведения журнала преобразует ваши полезные нагрузки в
формат JSON.
Если вы используете Google Kubernetes Engine или гибкую среду App Engine, вы можете писать структурированные
журналы как объекты JSON, сериализованные в одну строку в stdout или stderr .
Затем агент ведения журналов отправляет структурированные журналы в
Облачное ведение журнала как jsonPayload Запись журнала структура.
Некоторые поля в объекте JSON распознаются как специальные
Агент ведения журнала и извлекается в Запись журнала структура.Эти специальные поля JSON можно использовать для установки следующих полей в Запись журнала :
-
серьезность -
spanId -
метки определенные пользователем -
httpЗапрос
Поскольку JSON более точен и универсален, чем текстовые строки, вы можете использовать JSON
объекты для написания многострочных сообщений и добавления метаданных.
Для создания структурированных записей журнала для ваших приложений с помощью упрощенного
формат см. в следующей таблице, в которой перечислены поля и их значения в формате JSON:
. Примечание: Каждое поле является необязательным. Журнал JSON
поле Запись журнала поле Облачное ведение журнала
функция агента Пример значения серьезность серьезность Ведение журнала
Агент пытается сопоставить множество
общие строки серьезности, которые включают
список LogSeverity
строки, распознаваемые
API ведения журналов. "серьезность": "ОШИБКА" сообщение текстПолезная нагрузка (или часть jsonPayload ) Сообщение, которое появляется в журнале
строка входа в Logs Explorer. "сообщение":"В приложении произошла ошибка." Примечание : сообщение сохраняется как textPayload , если это
единственное поле, оставшееся после регистрации
агент удаляет другие специальные поля и detect_json не был включен; иначе сообщение остается в jsonPayload . Если ваша запись в журнале содержит
трассировка стека исключений, трассировка стека исключений должна
быть установлен в этом поле журнала сообщения JSON, так что исключение
трассировку стека можно проанализировать и сохранить в отчетах об ошибках.
журнал (наследие
Гугл Кубернетес Движок
только) текстПолезная нагрузка Применяется только к устаревшему Google Kubernetes Engine:
если после зачистки специального назначения
поля, остается только поле журнала, то
этот журнал сохраняется как textPayload . httpЗапрос httpЗапрос Структурированная запись в формате
из LogEntry Поле HttpRequest . "httpRequest":{"requestMethod":"GET"} связанные со временем
поля время , отметка времени ,
и т.д. Для получения дополнительной информации,
см. Поля, связанные со временем. "время": "2020-10-12T07:20:50.52Z" logging.googleapis.com/insertId идентификатор вставки Для получения дополнительной информации,
см. insertId на странице LogEntry . "logging.googleapis.com/insertId":"42" logging.googleapis.com/labels этикетки Значение этого поля
должна быть структурированной записью.
Для получения дополнительной информации см. этикетки на
страница LogEntry . "logging.googleapis.com/labels": {"user_label_1":"value_1","user_label_2":"value_2"} регистрация.googleapis.com/operation операция Значение этого поля
также используется
Проводник журналов для
записи журнала, связанные с группой.
Чтобы получить больше информации,
см. операция на
страница LogEntry . "logging.googleapis.com/operation": {"id": "get_data", "producer": "github.com/MyProject/MyApplication", "первый":"истина"} logging.googleapis.com/sourceРасположение источникРасположение Расположение исходного кода
информация, связанная
с записью в журнале,
если есть.
Чтобы получить больше информации,
см. LogEntrySourceLocation на странице LogEntry . "logging.googleapis.com/sourceLocation": {"файл":"get_data.py","строка":"142","функция":"getData"} logging.googleapis.com/spanId spanId Идентификатор диапазона в пределах
след, связанный с
запись в журнале.Чтобы получить больше информации,
см. spanId на странице LogEntry . "logging.googleapis.com/spanId":"000000000000004a logging.googleapis.com/trace след Имя ресурса трассировки
связан с
запись в журнале
если есть.
Чтобы получить больше информации,
см. трассировка на странице LogEntry . "logging.googleapis.com/trace":"projects/my-projectid/traces/0679686673a" Примечание : если не выполняется запись в stdout или stderr ,
значение этого поля должно быть отформатировано как проектов/[PROJECT-ID]/трассировки/[TRACE-ID] ,
чтобы его можно было использовать в Logs Explorer и
средство просмотра трассировки для группировки записей журнала
и отображать их в соответствии с трассами.
Если autoformat_stackdriver_trace истинно и [V] соответствует формату ResourceTrace traceId поле LogEntry trace имеет значение . проектов/[PROJECT-ID]/трассировки/[V] .
logging.googleapis.com/trace_sampled трассировкаВыборка Значение этого поля
должно быть либо true , либо ложь .
Чтобы получить больше информации,
см. трассировку Образец на странице LogEntry . logging.googleapis.com/trace_sampled": ложь
Чтобы создать записи журнала в упрощенном формате, создайте JSON-представление
запись с использованием полей.Все поля являются необязательными.
Ниже приведен пример упрощенной записи журнала JSON:
{
"серьезность": "ОШИБКА" ,
"message": "В приложении произошла ошибка." ,
"httpRequest":{
"Метод запроса": "ПОЛУЧИТЬ"
},
"раз": "2020-10-12T07:20:50.52Z" ,
"logging.googleapis.com/insertId": "42" ,
"logging.googleapis.com/labels":{
"user_label_1": "value_1" ,
"user_label_2": "значение_2"
},
"протоколирование.googleapis.com/operation":{
"id": "get_data" ,
"производитель": "github.com/MyProject/MyApplication" ,
"первый": "правда"
},
"logging.googleapis.com/sourceLocation":{
"файл": "get_data.py" ,
"строка": "142" ,
"функция": "получить данные"
},
"logging.googleapis.com/spanId": "000000000000004a" ,
"logging.googleapis.com/trace": "projects/my-projectid/traces/06796866738c859f2f19b7cfb3214824" ,
"протоколирование.googleapis.com/trace_sampled": ложь
}
Ниже приведен пример результирующей записи в журнале:
{
"insertId": "42" ,
"jsonПайлоад": {
"сообщение": "В приложении произошла ошибка" ,
"раз": "2019-10-12T07:20:50.52Z"
},
"httpRequest": {
"requestMethod": "ПОЛУЧИТЬ"
},
"ресурс": {
"тип": "k8s_container",
"метки": {
"container_name": "привет-приложение",
"pod_name": "helloworld-gke-6cfd6f4599-9wff8",
"project_id": "стекдрайвер-песочница-288",
"namespace_name": "по умолчанию",
"местоположение": "нас-запад4",
"имя_кластера": "helloworld-gke"
}
},
"отметка времени": "2020-11-07T15:57:35.945508391З",
"серьезность": "ОШИБКА" ,
"метки": {
"user_label_2": "значение_2",
"user_label_1": "значение_1"
},
"logName": "проекты/стекдрайвер-песочница- 288/журналы/стандартный вывод",
"операция": {
"идентификатор": "получить_данные",
"производитель": "github.com/MyProject/MyApplication",
"первый": правда
},
"трассировка": "проекты/my-projectid/трассировки/06796866738c859f2f19b7cfb3214824" ,
"исходное расположение": {
"файл": "get_data.py",
"строка": "142",
"функция": "получить данные"
},
"receiveTimestamp": "2020-11-07T15:57:42.411414059З",
"spanId": "000000000000004a"
}
Конфигурация агента ведения журнала
Агент ведения журнала google-fluent является
Специальная для Cloud Logging упаковка
Сборщик данных журналов Fluentd.
Агент ведения журнала поставляется с конфигурацией Fluentd по умолчанию.
и использует плагины ввода Fluentd для извлечения журналов событий из внешних источников.
таких как файлы на диске, или анализировать входящие записи журнала.
Fluentd имеет список
поддерживаемые парсеры
которые извлекают журналы и преобразуют их в структурированные (JSON) полезные данные.
Настроив источник журнала в формате [PARSER_NAME] , вы можете использовать
встроенные парсеры, предоставленные Fluentd.
В следующих примерах кода показана конфигурация Fluentd, журнал ввода
запись и выходные структурированные полезные данные, которые являются частью Cloud Logging
запись в журнале:
Свободная конфигурация:
<источник>
@тип хвост
format syslog # <--- Здесь используется предопределенное регулярное выражение формата журнала с именем
# `системный журнал`.См. подробности на странице https://docs.fluentd.org/parser/syslog.
путь /var/log/syslog
pos_file /var/lib/google-fluentd/pos/syslog.pos
read_from_head истина
пометить системный журнал
Запись журнала (ввод):
<6> 28 февраля 12:00:00 192.168.0.1 fluentd [11111]: [ошибка] Тест системного журнала
Структурированная полезная нагрузка (выход):
jsonPayload: {
"при": "6",
"хост": "192.168.0.1",
"ident": "свободно",
"пид": "11111",
"message": "[ошибка] Тест системного журнала"
}
Дополнительные сведения о том, как работает анализатор системного журнала , см. в подробном
Свободная документация.
Стандартные парсеры включены по умолчанию
В следующей таблице перечислены стандартные синтаксические анализаторы, включенные в
агент, если вы включаете структурированное ведение журнала:
Имя парсера Файл конфигурации системный журнал /etc/google-fluentd/config.d/syslog.conf Nginx /etc/google-fluentd/config.d/nginx.conf апач2 /etc/google-fluentd/config.д/apache.conf ошибка_apache /etc/google-fluentd/config.d/apache.conf
Инструкции по включению структурированного ведения журнала при установке
Агент ведения журнала, см. Установка
раздел.
Установка
Чтобы включить структурированное ведение журнала, необходимо изменить конфигурацию по умолчанию
Агент ведения журнала при его установке или переустановке. Включение
структурированное ведение журнала заменяет ранее перечисленные файлы конфигурации, но
не изменяет работу самого агента.
При включении структурированного ведения журналов перечисленные журналы преобразуются в
записи журнала в другом формате, чем они были до того, как вы включили структурированные
журналы. Если журналы направляются в пункты назначения за пределами
При регистрации изменение может повлиять на любые приложения постобработки.
Например, если журналы направляются в BigQuery, BigQuery
отклоняет новые записи журнала на оставшуюся часть дня как имеющие
неправильная схема.
Инструкции по установке агента ведения журнала и включению
структурированное ведение журнала, см. Установка
агент.
Файлы конфигурации агента ведения журнала можно найти по адресу /etc/google-fluentd/config.d/ , который теперь должен включать
Стандартные парсеры включены по умолчанию.
Настройка формата журнала доступа Apache
По умолчанию агент ведения журнала сохраняет данные журнала доступа Apache в
поле jsonPayload . Например:
{
"имя_журнала": ...,
"ресурс": ...,
"httpRequest": ...,
"jsonПайлоад": {
"пользователь": "некоторый пользователь",
"метод": "ПОЛУЧИТЬ",
"код": 200,
"размер": 777,
"хозяин": "192.168.0.1",
«путь» : «/ некоторый путь»,
"реферер": "некоторый реферер",
"агент": "Опера/12.0"
},
...
}
Кроме того, вы можете настроить агент ведения журнала для извлечения
определенные поля в поле httpRequest . Например:
{
"имя_журнала": ...,
"ресурс": ...,
"httpRequest": {
"requestMethod": "ПОЛУЧИТЬ",
"requestUrl": "/некоторый-путь",
"requestSize": "777",
"статус": "200",
"userAgent": "Опера/12.0",
"IP-сервер": "192.168.0.1",
"реферер":"некоторый реферер",
},
"jsonПайлоад": {
"пользователь":"какой-то пользователь"
},
...
}
Настройка поля httpRequest , как показано в предыдущем примере, помогает
трассировка: облачная консоль представляет все журналы для данного HTTP-запроса.
в иерархии родитель-потомок.
Чтобы настроить это извлечение, добавьте следующее в конец /etc/google-fluentd/config.d/apache.conf :
<фильтр apache-доступа>
@type record_transformer
enable_ruby правда
<запись>
httpRequest ${ {"requestMethod" => запись['метод'], "requestUrl" => запись['путь'], "requestSize" => запись['размер'], "статус" => запись['код' ], "userAgent" => запись['агент'], "serverIp" => запись['хост'],
"реферер" => запись['реферер']} }
метод remove_keys, путь, размер, код, агент, хост, реферер
Дополнительные сведения о настройке записей журнала см.
Изменение записей журнала.
Настройка формата журнала доступа nginx
По умолчанию агент ведения журнала сохраняет данные журнала доступа nginx в
Поле jsonPayload . Например:
{
"имя_журнала": ...,
"ресурс": ...,
"httpRequest": ...,
"jsonПайлоад": {
"удаленный": "127.0.0.1",
«хост»: «192.168.0.1»,
"пользователь":"какой-то пользователь",
"метод": "ПОЛУЧИТЬ",
"путь":"/некоторый-путь",
"код":"200",
"размер": "777",
"реферер":"некоторый реферер",
"агент":"Опера/12.0",
"http_x_forwarded_for":"192.168.3.3"
},
...
}
Кроме того, вы можете настроить агент ведения журнала для извлечения
определенные поля в поле httpRequest . Например:
{
"имя_журнала": ...,
"ресурс": ...,
"httpRequest": {
"requestMethod": "ПОЛУЧИТЬ",
"requestUrl": "/некоторый-путь",
"requestSize": "777",
"статус": "200",
"userAgent": "Опера/12.0",
"remoteIp": "127.0.0.1",
"IP-сервер": "192.168.0.1",
"реферер":"некоторый реферер",
},
"jsonПайлоад": {
"пользователь":"какой-то пользователь",
"http_x_forwarded_for":"192.168.3.3"
},
...
}
Настройка поля httpRequest , как показано в предыдущем примере, помогает
трассировка: облачная консоль представляет все журналы для данного HTTP-запроса.
в иерархии родитель-потомок.
Чтобы настроить это извлечение, добавьте следующее в конец /etc/google-fluentd/config.d/nginx.conf :
<фильтр nginx-доступа>
@type record_transformer
enable_ruby правда
<запись>
httpRequest ${ {"requestMethod" => запись['метод'], "requestUrl" => запись['путь'], "requestSize" => запись['размер'], "статус" => запись['код' ], "userAgent" => запись['агент'], "remoteIp" => запись['remote'], "serverIp" => запись['host'], "referer" => запись['referer']} }
метод remove_keys, путь, размер, код, агент, удаленный, хост, реферер
Дополнительные сведения о настройке записей журнала см.
Изменение записей журнала.
Напишите свой собственный синтаксический анализатор
Если ваши журналы не поддерживаются стандартными парсерами, вы можете написать свой собственный
парсер. Парсеры состоят из регулярного выражения, которое используется для сопоставления
записи и наклейте этикетки на части.
В следующих примерах кода показана строка журнала в записи журнала, конфигурация
с регулярным выражением, указывающим формат строки журнала, и загруженный
запись в журнале:
Строка журнала в записи журнала:
РЕМОНТНАЯ МАШИНА $500
Конфигурация с регулярным выражением, указывающим строку журнала
формат:
$ sudo vim /etc/google-fluentd/config.d/test-structured-log.conf
$ cat /etc/google-fluentd/config.d/test-structured-log.conf
<источник>
@тип хвост
# Формат указывает, что журнал должен быть переведен из текста в
# структурированный (JSON) с тремя полями: «действие», «вещь» и «стоимость»,
# используя следующее регулярное выражение:
формат /(?<действие>\w+) (?<вещь>\w+) \$(?<стоимость>\d+)/
# Путь к файлу журнала.
путь /tmp/test-structured-log.log
# Путь к файлу позиции, который записывает, где в файле журнала
# мы уже обработали.Это полезно, когда агент
# перезагружается.
pos_file /var/lib/google-fluentd/pos/test-structured-log.pos
read_from_head истина
# Тег журнала для этого входа в журнал.
пометить структурированный журнал
Результирующая запись в журнале:
{
Идентификатор вставки: "eps2n7g1hq99qp"
jsonПайлоад: {
"действие": "РЕМОНТ"
"вещь": "АВТОМОБИЛЬ"
"стоимость": "500"
}
метки: {
Compute.googleapis.com/resource_name: "добавить структурированный-журнал-ресурс"
}
logName: "проекты/мой-образец-проект-12345/журналы/структурированный-журнал"
ReceiveTimestamp: "2018-03-21T01:47:11.475065313З"
ресурс: {
метки: {
instance_id: "39432219560274"
project_id: "мой-пример-проекта-12345"
зона: "us-central1-c"
}
тип: "gce_instance"
}
отметка времени: "2018-03-21T01:47:05.051
9Z"
}
Просмотр структурированных журналов
Чтобы искать журналы и просматривать записи журналов с помощью Cloud Console,
см. Использование обозревателя журналов.
Чтобы прочитать записи журнала с помощью инструмента командной строки gcloud или см.
Чтение записей журнала.
Чтобы прочитать записи журнала с помощью Logging API, см. entry.list метод.
Устранение неполадок
Для устранения распространенных проблем, возникающих при установке или взаимодействии с
Агент ведения журнала, см.
Устранение неполадок агента.
Понимание журналов SIEM | Мимкаст
Mimecast предлагает функцию расширенного ведения журнала, позволяющую программно загружать данные файла журнала из службы Mimecast.
Доступны следующие типы данных:
Журналы электронной почты
- Входящие — журналы сообщений от внешних отправителей внутренним получателям
- Исходящие — журналы сообщений от внутренних отправителей внешним получателям
- Internal — журналы сообщений между внутренними доменами
Эти журналы включены в разделе «Расширенное ведение журнала» на странице «Администрирование | Аккаунт | Настройки учетной записи в Консоли администрирования.После включения журналы становятся доступными с помощью функции /api/audit/get-siem-logs.
Исходным приложением этих файлов журналов является MTA Mimecast. В следующем списке описаны некоторые характеристики MTA, влияющие на ведение журнала:
.- MTA работает на многих серверах в нашей инфраструктуре, поэтому файлы журналов записываются на каждом сервере, обрабатывающем электронную почту для вашей учетной записи.
- В качестве первой точки входа и последней точки выхода для трафика электронной почты вашей организации существует 3 этапа, через которые проходит каждое электронное письмо:
- Квитанция — когда MTA получает новое соединение для электронной почты либо из инфраструктуры электронной почты вашей организации, либо из внешнего мира.
- Процесс — где политики Mimecast применяются к электронной почте.
- Доставка — когда MTA доставляет электронную почту предполагаемому получателю либо в инфраструктуру электронной почты вашей организации для входящих сообщений, либо на другой почтовый сервер для исходящих сообщений.
- В результате этого для каждого письма может быть до 3-х и более строк лога, по 1 на каждый этап. MTA хранит разные фрагменты информации на каждом этапе. В приведенных ниже таблицах описывается доступная информация или поля, которые вы можете ожидать для каждой строки.
- Для сообщений, первая попытка доставки которых не удалась, вы можете дополнительно ожидать новую строку для каждой последующей попытки доставки.
- Эти строки журнала разделены Mimecast, когда мы делаем файлы журнала доступными для загрузки. Каждый загружаемый файл будет содержать строки получения, доставки или процесса.
- Для клиентов, подписавшихся на наши функции Защита URL-адресов от целевых угроз и / или Защита вложений, доступны дополнительные строки журнала для вредоносных действий, обнаруженных Mimecast.
- Для защиты URL строка журнала записывается каждый раз, когда пользователь щелкает ссылку, которая была переписана Mimecast в электронном письме и признана вредоносной.
- Для защиты вложений строка журнала записывается для каждого файла, обработанного песочницей и признанного вредоносным.
- Поля, доступные для каждого события, задокументированы в таблицах ниже.
- Для каждого сообщения электронной почты, проходящего через MTA, мы сохраняем уникальный идентификатор (aCode), чтобы помочь сопоставить события журнала на каждом этапе пути сообщения электронной почты.
- Данные журнала сводятся и становятся доступными для загрузки каждые 30 минут в течение дня. Поскольку журналы записываются на все серверы Mimecast MTA, стоит чаще проверять наличие новых данных, например, каждые 10 минут.
- Данные журнала хранятся Mimecast только в течение 7 дней, однако после загрузки вы можете хранить данные столько времени, сколько вам нужно. Это, в сочетании с нашей системой на основе токенов, позволяет до 7 дней простоя вашей SIEM или платформы аналитики данных.
- Результаты доступны в формате с разделителями (по умолчанию) или JSON.
Описание полей журнала
Журналы приема
Имя поля Описание по Код учетной записи Mimecast для вашей учетной записи. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. Закон Действие, выполняемое на этапе получения. Корпус Шифр TLS, используемый, если сообщение электронной почты было получено с использованием TLS. дата-время Дата и время, когда сообщение электронной почты было получено MTA Mimecast. Директор Направление электронной почты в зависимости от отправляющего и принимающего доменов. Ошибка Информация о любых ошибках, возникших при получении. IP Исходный IP-адрес отправляющего почтового сервера. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Запись Получатель электронной почты. коллекторИз Адрес отправителя, указанный в заголовке сообщения электронной почты. RejCode Код отклонения, выдаваемый, если письмо было отклонено на этапе получения. РейИнфо Информация об отклонении, если электронное письмо было отклонено на этапе получения. RejType Тип отклонения, если электронное письмо было отклонено на этапе получения. Отправитель Отправитель электронной почты. Информация о спаме Информация от сканеров спама Mimecast для сообщений, признанных спамом. Спамлимит Лимит спама, определенный для данного отправителя и получателя. SpamProcessingDetail Детали обработки спама для DKIM, SPF, DMARC SpamScore Оценка спама, присвоенная письму. Субъект Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов. TlsVer Версия TLS, используемая, если сообщение электронной почты было получено с использованием TLS. Вирус Имя вируса, обнаруженного в сообщении электронной почты, если применимо.
Примеры строк журнала:
Сообщение успешно получено:
datetime=2017-05-26T16:47:41+0100|aCode=7O7I7MvGP1mj8plHRDuHEA|acc=C0A0|SpamLimit=0|IP=123.123.123.123|Dir=Internal|MsgId=|Subject=\тема сообщения\|[email protected]|[email protected]|[email protected]|SpamInfo=[ ]|Act=Acc|TlsVer=TLSv1|Cphr=TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_CBC_SHA|SpamProcessingDetail={"spf":{"info":"SPF_FAIL","allow":true},"dkim":{"info":"DKIM_UNKNOWN", "разрешить":true}}|SpamScore=1
Сообщение отклонено
datetime=2017-05-26T17:01:36+0100|aCode=cx9u0J0pOJGscX_KPpilkg|acc=C0A0|IP=123.123.123.123|RejType=\Invalid Recipient Address\|Error=\Failed Известный адрес проверки\|RejCode=550 |Dir=Inbound|headerFrom=|[email protected]|[email protected]|Act=Rej|RejInfo=\Недопустимый получатель\|TlsVer=TLSv1|Cphr=TLS_DHE_RSA_WITH_AES_256_CBC_SHA
Журналы процессов
Имя поля Описание по Код учетной записи Mimecast для вашей учетной записи. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. Закон Действие, выполняемое на этапе процесса. Внимание Количество вложений в сообщение электронной почты. AttSize Общий размер всех вложений в сообщение электронной почты. AttNames Имена файлов всех вложений в электронное письмо дата-время Дата и время обработки электронной почты. Холд Причина, по которой электронное письмо было помещено на проверку (помещено в карантин), если применимо. IPInternalName Для сообщений электронной почты, на которые распространяется защита от направленных угроз: защита от олицетворения, если было обнаружено, что сообщение электронной почты отправлено от внутреннего имени пользователя. IPNewDomain Для сообщений электронной почты, на которые распространяется защита от направленных угроз: защита от олицетворения, если было обнаружено, что сообщение электронной почты отправлено из нового домена. IPReplyMismatch Для электронных писем, на которые распространяется Целевая защита от угроз: защита от олицетворения, если в электронном письме обнаружено несоответствие в ответе на адрес. IPSimilarDomain Для электронных писем, на которые распространяется Целевая защита от угроз: защита от олицетворения, если было обнаружено, что электронное письмо отправлено из домена, аналогичного любому домену, который вы зарегистрировали как внутренний домен. IPThreadDict Для сообщений электронной почты, на которые распространяется защита от направленных угроз: защита от олицетворения, если было обнаружено, что содержимое сообщения содержит слова из словаря угроз Mimecast. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. размер сообщения Общий размер сообщения электронной почты. Отправитель Отправитель электронной почты. Субъект Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов.
Примеры строк журнала:
Сообщение успешно обработано с вложениями:
datetime=2017-05-26T19:36:48+0100|aCode=BY81J52RPjSmp7MrubnlZg|acc=C0A0|AttSize=1267|Act=Acc|AttCnt=2|AttNames=\"имя файла.docx", "filename2.xlsx"\|MsgSize=2116|MsgId=messageId@mssageId
Сообщение успешно обработано без вложений
datetime=2017-05-26T19:36:48+0100|aCode=BY81J52RPjSmp7MrubnlZg|acc=C0A0|AttSize=0|Act=Acc|AttCnt=0|AttNames=|MsgSize=2116|MsgId=messageId@mssageId datetime=2017-05-26T19:36:48+0100|
Сообщение отправлено на проверку
datetime=2017-05-26T19:24:18+0100|aCode=015vTYvNN-Wn30v7M5MzNw|acc=C0A0|Hld=Spm|AttSize=0|Act=Hld|IPNewDomain=false|IPReplyMismatch=false|AttCnt=0| IPInternalName=false|AttNames=|MsgSize=56442|MsgId=messageId@mssageId|IPThreadDict=false|IPSimilarDomain=false
Журналы доставки
Имя поля Описание по Код учетной записи Mimecast для вашей учетной записи. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. Внимание Количество доставленных вложений. Попытка Количество попыток, предпринятых MTA Mimecast для доставки электронной почты. AttSize Общий размер доставленных вложений. Корпус Шифр TLS, используемый при доставке, если электронное письмо было отправлено с использованием TLS. дата-время Была предпринята попытка доставки даты и времени. Доставлено Если электронное письмо было доставлено успешно или нет. Директор Направление электронной почты в зависимости от отправляющего и принимающего доменов. Ошибка Информация обо всех ошибках, возникших при попытке доставки. IP IP-адрес назначения для попытки доставки. Задержка Время в миллисекундах, затраченное на попытку доставки. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Запись Получатель электронной почты. Подтверждение получения Сообщение подтверждения получения, полученное Mimecast от принимающего почтового сервера. RejCode Код отклонения для сообщений, отклоненных принимающим почтовым сервером. РейИнфо Информация об отклонении сообщений, отклоненных принимающим почтовым сервером. RejType Тип отклонения для сообщений, отклоненных принимающим почтовым сервером. Маршрут Используемый маршрут доставки Mimecast. Отправитель Отправитель электронной почты. Субъект Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов. Снт Количество доставленных данных в байтах. TlsVer Версия TLS, используемая, если сообщение электронной почты было доставлено с использованием TLS. UseTls Если сообщение было доставлено с использованием TLS или нет.
Примеры строк журнала:
Сообщение успешно доставлено
datetime=2017-05-26T19:40:33+0100|aCode=9q_HeIHHPYejZTBsnipWmQ|acc=C0A0|Доставлено=true|IP=123.123.123.123|AttCnt=0|Dir=Inbound|ReceiptAck=\250 2.6.0 2.6.0 @mssageId [InternalId=25473608] Почта в очереди на доставку\|MsgId=messageId@mssageId|Тема=\Автоответ\|Задержка=5618|Отправитель=от@домена.com|[email protected]|AttSize=0|Attempt=1|TlsVer=TLSv1|Cphr=TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_CBC_SHA|Snt=28237|UseTls=Yes|Route=\Mimecast Exchange Route
Ошибка доставки сообщения
datetime=2017-05-26T19:40:06+0100|aCode=ClBDLlnTPH6-T-3KJayNew|acc=C0A0|Доставлено=false|Err=\Время ожидания подключения истекло\|RejType=\Сервер-получатель недоступен или занят\| AttCnt=0|Dir=Outbound|ReceiptAck=null|MsgId=messageId@mssageId|Subject=\тема сообщения\|Latency=34848442|Sender=<>|[email protected]|AttSize=0|Попытка=14|Snt=0|UseTls=Нет
AV-журналы
Имя поля Описание в соотв. Код учетной записи Mimecast, для которой было зарегистрировано событие. IP клиента Исходный IP-адрес — это один из авторизованных IP-адресов учетных записей или один из авторизованных IP-адресов, принадлежащих зонтичной учетной записи, если учетная запись использует зонтичную учетную запись. дата-время Дата и время события. файлExt Расширение файла. файлМим Mime-тип файла. IP IP-адрес источника исходного сообщения. мд5 Хэш MD5. MimecastIP-адрес Исходный IP-адрес является одним из IP-адресов Mimecast e.г. Персональный портал Mimecast Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Получатель Получатель исходного сообщения. Маршрут Маршрут сообщения. Отправитель Отправитель сообщения. Домен отправителя Домен отправителя. SenderDomainInternal Домен отправителя является зарегистрированным внутренним доменом. ша1 Хэш SHA1. ша256 Хэш SHA256. Размер Размер. Субъект Тема сообщения. Вирус Сигнатура вируса.
Образец строки журнала:
DateTime = 2021-03-05T16: 25: 17 + 0000 | акк = C0A0 | MimecastIP = ложь | имя_файла = Счет Прикрепленный для payment|sha256=efe51c2453821310c7a34dca3054021d0f6d453b7133c381d75e3140901efd12|Size=1648832|IP=0.0.0.0|Recipient=recipient@recipientdomain .tld|SenderDomain=senderdomain.tld|fileExt=xlsm|Subject=Invoice Attached for payment|MsgId=<[email protected]>|[email protected]|Virus=Anomali:Phishing|sha1= 816b013c8be6e57086 964b5d442c085041e|SenderDomainInternal=false|fileMime=application/vnd.ms-excel.sheet.macroEnabled.12|CustomerIP=true|Route=Inbound|md5=4dbe9dbfb53438d9ce410535355cd973
Журналы потоков спам-событий
Имя поля Описание в соотв. Код учетной записи Mimecast, для которой было зарегистрировано событие. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. дата-время Дата и время события. коллекторИз Адрес отправителя, указанный в заголовке сообщения электронной почты. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Получатель Получатель исходного сообщения. Маршрут Маршрут сообщения. Отправитель Отправитель сообщения. Домен отправителя Домен отправителя. IP-адрес источника IP-адрес источника исходного сообщения. Субъект Тема сообщения.
Образец строки журнала:
datetime=2021-03-05T18:18:39+0000|aCode=azYwczFKNga_v1sYBuJOvA|acc=C0A0|[email protected]|SourceIP=0.0.0.0|[email protected]|SenderDomain=bdomain.tld|Subject=Возможность стать вице-президентом|MsgId=|Route=Inbound|headerFrom=sender@adomain
Target Threat Protection — журналы Internal Email Protect
Имя поля Описание в соотв. Код учетной записи Mimecast, для которого было обнаружено событие. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. дата-время Дата и время обнаружения клика. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. ScanResultInfo Причина блокировки клика. Получатель Получатель исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. Маршрут Маршрут исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. Отправитель Отправитель исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. Субъект Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов. URL-адрес Нажат URL-адрес. Категория URL Категория URL-адреса, по которому был сделан щелчок.
Образец строки журнала:
datetime=2021-03-04T21:31:08+0000|aCode=vit87EEXMPaEyl22Lrb92A|acc=C46A75|[email protected]|UrlCategory=Фишинг и мошенничество|ScanResultInfo=Заблокированная категория URL|[email protected]|MsgId=|Subject=Coffee Briefing| .com/login/|Route=Внутренний
Targeted Threat Protection — журналы защиты от олицетворения
Имя поля Описание в соотв. Код учетной записи Mimecast, для которого было обнаружено событие. Код Уникальный идентификатор, используемый для отслеживания электронной почты с помощью различных типов журналов. Действие Действие, предпринятое для этого сообщения. Пользовательское имя Сообщение соответствует пользовательскому имени. CustomThreatDictionary Обнаружено, что содержимое письма содержит слова из пользовательского словаря угроз. дата-время Дата и время обнаружения клика. Определение Определение Просмотров Количество элементов, помеченных для сообщения. Внутреннее имя Было обнаружено, что электронное письмо отправлено от внутреннего имени пользователя. IP IP-адрес источника исходного сообщения. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Новый домен Было обнаружено, что письмо отправлено из нового домена Получатель Получатель исходного сообщения. Несоответствие ответа Адрес ответа не соответствует адресу отправителя. Маршрут Маршрут исходного сообщения. Отправитель Отправитель исходного сообщения. Аналогикустомэкстерналдомен Домен отправителя аналогичен пользовательскому списку внешних доменов. Анаксиинтерналдомен Домен отправителя подобен зарегистрированному внутреннему домену. АналогичноMimecastExternalDomain Домен отправителя подобен управляемому списку доменов Mimecast. Субъект Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов. TaggedExternal Сообщение помечено как отправленное из внешнего источника. TaggedMalicious Сообщение помечено как вредоносное. Словарь угроз Было обнаружено, что в содержании сообщения электронной почты содержатся слова из словаря угроз Mimecast.
Образец строки журнала:
Внутреннее имя пользователя было олицетворено
datetime=2020-07-27T00:39:59+0100|aCode=q4qBpkoTOt-iStR7G44w3g|acc=C0A0|Sender=sender@domain|Receipient=recipient@domain|IP=0.0.0.0|Subject=Возможность стать вице-президентом |Definition=Определение олицетворения по умолчанию|Hits=1|Action=Hold|TaggedExternal=false|TaggedMalicious=true|MsgId=|InternalName=true|CustomName=false|NewDomain=false|SimilarInternalDomain=false|SimilarCustomExternalDomain =false|SimilarMimecastExternalDomain=false|ReplyMismatch=false|ThreatDictionary=false|CustomThreatDictionary=false|Route=Inbound
Targeted Threat Protection — журналы защиты URL-адресов
Имя поля Описание в соотв. Код учетной записи Mimecast, для которого было обнаружено событие. дата-время Дата и время обнаружения клика. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. причина Причина блокировки клика. получатель Получатель исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. Маршрут Маршрут исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. отправитель Отправитель исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. домен отправителя Домен отправителя исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. исходный IP Исходный IP-адрес исходного сообщения, из которого была нажата ссылка. предмет Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов. адрес Нажат URL-адрес. urlКатегория Категория URL-адреса, по которому был сделан щелчок.
Образец строки журнала:
Пользователь щелкнул потенциально вредоносную ссылку
datetime=2017-05-26T19:22:37+0100|acc=C0A0|причина=вредоносный|url=http://bgmtechnology.com.au|route=inbound|sourceIp=123.123.123.123|sender=from@ домен.com|[email protected]|urlCategory=Blocked|senderDomain=domain.com
Targeted Threat Protection — журналы защиты вложений
Имя поля Описание по Код учетной записи Mimecast, для которого было обнаружено событие. дата-время Дата и время обнаружения файла как вредоносного. файлExt Расширение вредоносного файла. файлМим Обнаруженный MIME-тип вредоносного файла. имя_файла Имя вредоносного файла. IP Исходный IP-адрес исходного сообщения, содержащего вредоносный файл. мд5 Хэш md5 вредоносного файла. Сообщение Идентификатор интернет-сообщения электронной почты. Получатель Получатель исходного сообщения, содержащего вредоносный файл. Маршрут Маршрут исходного сообщения, содержащего вредоносный файл. Отправитель Отправитель исходного сообщения, содержащего вредоносный файл. Домен отправителя Домен отправителя исходного сообщения, содержащего вредоносный файл. ша1 Хэш sha1 вредоносного файла. ша256 Хэш sha256 вредоносного файла. Размер Размер (в байтах) вредоносного файла. предмет Тема сообщения электронной почты, не более 150 символов.
Образец строки журнала:
Песочница Mimecast обнаружила потенциально вредоносный файл:
datetime=2017-05-23T21:45:21+0100|acc=C1A1|fileName=1XCOLUMN.ПВХ | sha256 = 8746bb4b31ab6f03eb0a3b2c62ab7497658f0f85c8e7e82f042f9af0bb876d83 | Размер = 378368 | IP = 123.123.123.123 | [email protected] | SENDERDOMAIN = domain.com | fileExt = док | sha1 = a27850da9e7adfc8e1a94dabf2509fc9d65ee7e2 | [email protected] | fileMime = применение / vnd.ms-office|Route=Inbound|md5=7b52770644da336a9a59141c80807f37
Общие сведения об API журналов
Конечная точка API, используемая для загрузки журналов, — /api/audit/get-siem-logs. Эта функция предназначена для того, чтобы вы могли:
- Удобная загрузка данных журнала по типу.
- Журналы возвращаются в виде application/octet-stream, который многие http-клиенты понимают и могут легко преобразовывать обратно в текст для использования человеком или машиной.
- Тип и дата загрузки журнала указаны в заголовке ответа Content-Disposition.
- Только загружать новые данные каждый раз, когда вы делаете запрос.
- Каждый раз, когда вы делаете запрос к API, токен страницы предоставляется в заголовке ответа «mc-siem-token».
- Это значение этого поля следует использовать в параметре тела запроса «токен» при следующей отправке запроса на эту конечную точку, чтобы гарантировать, что вы получите журналы, записанные только после последнего загруженного файла.
- Легко узнать, когда больше нет журналов данного типа для загрузки.
Пример ответа JSON
{
"акк": "C0A0",
"Hld": "Спм",
"дата и время": "2017-05-26T19:24:18+0100",
"AttSize": 0,
«Действовать»: «Держать»,
"код": "015vTYvNN-Wn30v7M5MzNw",
"АттКнт": 0,
«Аттнамес»: ноль,
"Сообщение Размер": 5544,
"MsgId": "messageId@mssageId"
}
Настройка ведения журнала | НГИНКС Плюс
Собирать подробную информацию об ошибках и обработке запросов в файлы журналов либо локально, либо через системный журнал.
В этой статье описывается, как настроить ведение журнала ошибок и обработанных запросов в NGINX Open Source и NGINX Plus.
Настройка журнала ошибок
NGINX записывает информацию о возникших проблемах разного уровня серьезности в журнал ошибок. Директива error_log настраивает ведение журнала в определенный файл, stderr или syslog , и указывает минимальный уровень серьезности сообщений для регистрации. По умолчанию журнал ошибок находится по адресу журналов/ошибка.log (абсолютный путь зависит от операционной системы и установки), и в журнал заносятся сообщения всех уровней серьезности выше указанного.
Приведенная ниже конфигурация изменяет минимальный уровень серьезности сообщений об ошибках в журнале с ошибка на предупреждение :
error_log журналы/error.log предупреждение;
В этом случае регистрируются сообщения уровней предупреждение , ошибка крит , предупреждение и появление .
Настройка журнала ошибок по умолчанию работает глобально. Чтобы переопределить его, поместите директиву error_log в основной контекст конфигурации (верхний уровень). Настройки в основном контексте всегда наследуются другими уровнями конфигурации ( http , server , location ). Директива error_log также может быть указана на уровнях http, stream, server и location и переопределяет настройку, унаследованную от более высоких уровней.В случае ошибки сообщение записывается только в один журнал ошибок, ближайший к уровню, на котором произошла ошибка. Однако, если на одном уровне указано несколько директив error_log , сообщение записывается во все указанные журналы.
Примечание. Возможность указывать несколько директив error_log на одном уровне конфигурации была добавлена в NGINX Open Source версии 1.5.2.
Настройка журнала доступа
NGINX записывает информацию о клиентских запросах в журнал доступа сразу после обработки запроса.По умолчанию журнал доступа находится по адресу logs/access.log , а информация записывается в журнал в предварительно определенном формате в сочетании с . Чтобы переопределить настройку по умолчанию, используйте директиву log_format для изменения формата регистрируемых сообщений, а также директиву access_log для указания местоположения журнала и его формата. Формат журнала определяется с помощью переменных.
В следующих примерах определяется формат журнала, который расширяет предопределенный комбинированный формат со значением, указывающим коэффициент сжатия ответа gzip.Затем формат применяется к виртуальному серверу, который обеспечивает сжатие.
http {
log_format сжатие '$remote_addr - $remote_user [$time_local] '
'"$запрос" $статус $body_bytes_sent '
'"$http_referer" "$http_user_agent" "$gzip_ratio"';
сервер {
gzip включен;
access_log /spool/logs/nginx-access.log сжатие;
...
}
}
Другой пример формата журнала позволяет отслеживать разные значения времени между NGINX и вышестоящим сервером, что может помочь диагностировать проблему, если ваш веб-сайт замедляется.Вы можете использовать следующие переменные для регистрации указанных значений времени:
-
$upstream_connect_time — время, затраченное на установление соединения с вышестоящим сервером .-
$upstream_header_time — время между установлением соединения и получением первого байта заголовка ответа от вышестоящего сервера .-
$upstream_response_time – Время между установлением соединения и получением последнего байта тела ответа от вышестоящего сервера -
$request_time — общее время, затраченное на обработку запроса .
Все значения времени измеряются в секундах с миллисекундным разрешением.
http {
log_format upstream_time '$remote_addr - $remote_user [$time_local] '
'"$запрос" $статус $body_bytes_sent '
'"$http_referer" "$http_user_agent"'
'rt=$request_time uct="$upstream_connect_time" uht="$upstream_header_time" urt="$upstream_response_time"';
сервер {
журнал_доступа /spool/logs/nginx-access.log upstream_time;
...
}
}
При чтении результирующих значений времени имейте в виду следующее:
- При обработке запроса через несколько серверов переменная содержит несколько значений, разделенных запятыми
- При внутреннем перенаправлении с одной восходящей группы на другую значения разделяются точкой с запятой
- Когда запрос не может достичь вышестоящего сервера или не может быть получен полный заголовок, переменная содержит
0 (ноль) - В случае внутренней ошибки при соединении с апстримом или при получении ответа из кеша переменная содержит
- (дефис)
Ведение журнала можно оптимизировать, включив буфер для сообщений журнала и кеширование дескрипторов часто используемых файлов журнала, имена которых содержат переменные.Чтобы включить буферизацию, используйте параметр buffer директивы access_log, чтобы указать размер буфера. Затем буферизованные сообщения записываются в лог-файл, когда следующее лог-сообщение не помещается в буфер, а также в некоторых других случаях.[23] 0;
по умолчанию 1;
} журнал_доступа /путь/к/доступу.объединить журнал if=$loggable;
Вариант использования: выборка параметров TLS
Многие клиенты используют версии TLS старше, чем TLS 1.3. Хотя многие шифры объявлены небезопасными, старые реализации все еще используют их; Сертификаты ECC обеспечивают более высокую производительность, чем RSA, но не все клиенты могут принимать ECC. Многие атаки TLS полагаются на «человека посередине», который перехватывает рукопожатие согласования шифра и заставляет клиента и сервер выбрать менее безопасный шифр. Поэтому важно настроить NGINX Plus так, чтобы он не поддерживал слабые или устаревшие шифры, но это может исключить устаревшие клиенты.
Вы можете оценить данные SSL, полученные от клиента, и определить, какая часть клиентов будет исключена, если будет удалена поддержка старых протоколов SSL и шифров.
В следующем примере конфигурации регистрируются протокол SSL, шифр и заголовок User-Agent любого подключенного клиента TLS, при условии, что каждый клиент выбирает самый последний протокол и наиболее безопасные шифры, которые он поддерживает.
В этом примере каждый клиент идентифицируется по уникальной комбинации IP-адреса и User-Agent.
Определите пользовательский формат журнала sslparams , который включает версию протокола SSL ( $ssl_protocol ), шифры, используемые в соединении ( $ssl_cipher ), IP-адрес клиента ( $remote_addr ) и значение стандартного поля HTTP-запроса User Agent ( $http_user_agent ):
log_format sslparams '$ ssl_protocol $ ssl_cipher '
'$remote_addr "$http_user_agent"';
Определите хранилище ключей и значений, которое будет хранить IP-адрес клиента и его агента пользователя, например, клиентов :
keyval_zone zone=clients:80m timeout=3600s;
Создайте переменную, например, $seen для каждой уникальной комбинации $remote_addr и User-Agent заголовка:
keyval $remote_addr:$http_user_agent $seen zone=clients;
сервер {
слушать 443 ssl;
ssl_протоколы TLSv1 TLSv1.1 TLSv1.2;
ssl_ciphers HIGH:!aNULL:!MD5;
если ($ видели = "") {
установить $увиденное 1;
установить $logme 1;
}
журнал_доступа /tmp/sslparams.log sslparams if=$logme;
# ...
}
Просмотр файла журнала, созданного с этой конфигурацией:
TLSv1.2 AES128-SHA 1.1.1.1 "Mozilla/5.0 (X11; Linux x86_64; rv:45.0) Gecko/20100101 Firefox/45.0"
TLSv1.2 ECDHE-RSA-AES128-GCM-SHA256 2.2.2.2 "Mozilla/5.0 (iPhone; ЦП iPhone OS 9_1, например Mac OS X) AppleWebKit/601.1.46 (KHTML, как Gecko) Версия/9.0 Mobile/13B143 Safari/601.1"
TLSv1.2 ECDHE-RSA-AES128-GCM-SHA256 3.3.3.3 "Mozilla/5.0 (Windows NT 6.1; WOW64; rv:58.0) Gecko/20100101 Firefox/58.0"
TLSv1.2 ECDHE-RSA-AES128-GCM-SHA256 4.4.4.4 "Mozilla/5.0 (Android 4.4.2; планшет; rv:65.0) Gecko/65.0 Firefox/65.0"
TLSv1 AES128-SHA 5.5.5.5 "Mozilla/5.0 (Android 4.4.2; планшет; rv:65.0) Gecko/65.0 Firefox/65.0"
TLSv1.2 ECDHE-RSA-CHACHA20-POLY1305 6.6.6.6 "Mozilla/5.0 (Linux; U; Android 5.0.2; en-US; XT1068 Build/LXB22.46-28) AppleWebKit/537.36 (KHTML, как Gecko) Version/4.0 Chrome/57.0.2987.108 UCBrowser/12.10.2.1164 Mobile Safari/537.36"
Обработать файл журнала для определения распространения данных:
кошка /tmp/sslparams.log | вырезать -d '' -f 2,2 | сортировать | уникальный -c | сортировать -рн | perl -ane 'printf "%30s %s\n", $F[1], "="x$F[0];'
В этих выходных данных идентифицированы малообъемные, менее безопасные шифры:
ECDHE-RSA-AES128-GCM-SHA256 =========================
ECDHE-RSA-AES256-GCM-SHA384 ========
AES128-ША ====
ЭКДХЭ-РСА-ЧАЧА20-ПОЛИ1305 ==
ECDHE-RSA-AES256-SHA384 ==
Затем вы можете проверить журналы, чтобы определить, какие клиенты используют эти шифры, а затем принять решение об удалении этих шифров из конфигурации NGINX Plus.
Дополнительные сведения о запросах выборки с ведением условного журнала NGINX см. в записи блога.
Вход в системный журнал
Утилита syslog является стандартом для ведения журнала компьютерных сообщений и позволяет собирать сообщения журнала с разных устройств на одном сервере системного журнала. В NGINX ведение журнала в syslog настраивается с помощью префикса syslog: в директивах error_log и access_log.
Сообщения системного журнала можно отправлять на сервер = , который может быть доменным именем, IP-адресом или путем сокета UNIX-домена.Доменное имя или IP-адрес можно указать с портом, чтобы переопределить порт по умолчанию, 514 . Путь к сокету UNIX-домена можно указать после префикса unix: :
. error_log syslog:server=unix:/var/log/nginx.sock отладка;
access_log syslog:server=[2001:db8::1]:1234,facility=local7,tag=nginx,severity=info;
В этом примере сообщения журнала ошибок NGINX записываются в доменный сокет UNIX на уровне ведения журнала debug , а журнал доступа записывается на сервер системного журнала с IPv6-адресом и портом 1234 .
Параметр средство = указывает тип программы, которая регистрирует сообщение. Значение по умолчанию — local7 . Другие возможные значения: AuthPriv , AuthPriv , Daemon , Cron , CRON , FTP , LPR , Kern , Mail , Новости , Syslog , User , uucp , локальный0 ... локальный7 .
Параметр tag= применяет пользовательский тег к сообщениям системного журнала ( nginx в нашем примере).
Параметр серьезность = устанавливает уровень серьезности сообщений системного журнала для журнала доступа. Возможные значения в порядке возрастания серьезности: отладка , информация , уведомление , предупреждение , ошибка (по умолчанию), крит , предупреждение и emerg Сообщения регистрируются на указанном уровне и на всех более серьезных уровнях. В нашем примере уровень серьезности ошибка также позволяет регистрировать уровни crit , alert и emerg .
Мониторинг активности в реальном времени
NGINX Plus предоставляет интерфейс мониторинга активности в режиме реального времени, который показывает ключевые показатели нагрузки и производительности ваших вышестоящих серверов HTTP и TCP. Дополнительную информацию см. в статье Мониторинг активности в реальном времени.
Чтобы узнать больше о NGINX Plus, посетите страницу Продукты.
.Похожие записи
Вам будет интересно
Добавить комментарий
Комментарий добавить легко