Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Сегодня мы поговорим о том, как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в 2021 году. Приведем в пример актуальные образцы.

Смотрите в видео выше о первом оформление трудовой книжки.

Кадровые работники должны придерживаться правил заполнения трудовых книжек. Форма документа для записи сведений о работе, правила его ведения и хранения утверждены нормативными актами. Они регламентируются следующими документами:

• Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденный Приказом Минфина № 117н от 22.12.2003;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003.

Оформляя нового работника, сотрудник кадровой службы или уполномоченное лицо организации, на которое возложены обязанности по учету кадров, должен уточнить у него наличие трудовой книжки. Если она еще никогда не оформлялась (когда это первое место работы), то должна быть заведена работником по кадрам в недельный срок от даты приема на работу.

Документы, необходимые для записи в трудовую книжку

Основным документом, который требуется для того, чтобы внести запись о трудоустройстве в книжку, является соответствующий приказ руководителя организации. Для начала с новым работником заключается трудовой договор. Он и ложится в основу издания локального акта – приказа по личному составу, с указанием данных работника, должности и отдела, куда принимается.

Для того, чтобы правильно записать сведения в трудовую книжку, кадровику нужны следующие личные документы вновь принимаемого работника:

• гражданский паспорт или иной документ, удостоверяющий личность – для оформления новой трудовой книжки потребуется заполнить титульный лист, где указываются Ф.И.О. работника и дата рождения;
• документ об окончании учебного заведения – для принимаемых на работу специалистов после ВУЗов и СУЗов, запись из этого документа вносится строкой выше записи о приеме на работу;
• приказ о приеме нового работника, оформленный на основании договора и с подписью руководителя организации – для внесения его номера и даты.

В ситуации, когда на работу поступает сотрудник, имеющий трудовую книжку, но сменивший фамилию, потребуется предъявить документ-основание, например, свидетельство о заключении брака.

Отслужившим в армии и поступившим впервые на работу гражданам при оформлении трудовой книжки потребуется предъявить военный билет. Первой записью в ней будет строка со сведениями о службе.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Порядок действий

Следуя рекомендациям, изложенным в Инструкции № 69, при внесении записи о трудоустройстве необходимо соблюдать порядок действий:

• в разделе, содержащем Сведения о работе, заполняется полное или сокращенное название организации, допустимо поставить соответствующий штамп. Ниже указывается филиал или подразделение, где работник будет осуществлять трудовую деятельность, если это присутствует в приказе о приеме на работу;
• строкой ниже вносится номер записи по порядку (графа 1), при этом нумерация должна быть сплошной. Если книжка заведена впервые, запись будет иметь № 1;
• далее в графе 2 в одной строке с номером указывается дата начала работы в строгом соответствии с изданным приказом;
• графа 3 содержит информацию о наименовании должности, а также отдела, куда принят новый работник;
• графа 4 является местом, куда вносятся сведения об основании, где вписывается слово «приказ», его дата и номер.

Данные о трудоустройстве в трудовой книжке заверять печатью организации не требуется. Пропущенных между записями строк быть не должно.

При обнаружении ошибки в записи, потребуется ее исправить. Но произвести это правильно:

• запрещается зачеркивать или иным образом избавиться от записи;
• следует в строке ниже проставить следующий порядковый номер с указанием на то, что выше сведения ошибочны;
• под следующим номером будет внесена правильная запись.

При устройстве на работу в книжку вносится запись в недельный срок от даты приказа о приеме. Титульный лист может содержать дату более позднюю. Если трудоустройство первичное данные вносятся в присутствии работника. Эта норма следует из пункта 8 Правил ведения книжек.

Образец 2021 года

При всей простоте оформления кадровому работнику нужно понимать, что трудовая книжка с записями о работе является документом особой важности. Заполнение ее подчиняется строгим правилам, отступление от которых делает запись недействительной.

Приступающему к трудовой деятельности впервые гражданину трудовая книжка оформляется по первому месту работы. Для этого он обязан написать личное заявление с просьбой получить книжку, а также внести сумму, равную стоимости бланка.

Если книжка была потеряна или испорчена, гражданин вправе обратиться с заявлением об открытии книжки по новому месту работы. Предыдущие записи в этом случае не подлежат восстановлению. Гражданин обязан самостоятельно запросить сведения о своей трудовой деятельности в виде справок, приказов или договоров от работодателей, где осуществлял работу, или архивов. Их необходимо хранить до момента обращения за пенсией и предъявить для подтверждения трудового стажа.

порядок заполнения, основные правила, образец

Трудовая книжка является важным документом для каждого человека. Она содержит информацию обо всех организациях, где был официально трудоустроен гражданин. Поэтому необходимо правильное заполнение трудовой книжки, чтобы в ней были только актуальные и достоверные сведения. Процедура выполняется исключительно работодателями, которые могут вносить информацию в документ. Сюда относится информация о приеме на работу, увольнении, предоставлении разных наград или о переводе. Если изменятся фамилия или другие личные данные работника, то соответствующие изменения обязательно вносятся в книжку.

Понятие трудовой книжки

Она представлена небольшой книжкой синего цвета. Такой документ используется любым человеком, планирующим официальное трудоустройство. Процесс внесения сведений регулируется разными законодательными актами:

1. ТК содержит сведения о том, что такое трудовая книжка, кто занимается ее заполнением, а также каковы правила ее хранения и оформления.
2. ФЗ №195 устанавливает ответственность для работодателей за неправильное ведение документа.
3. ПП №225 утверждает форму документа и его вкладыша, а также приводятся нюансы хранения и ведения книжки.
4. Постановление Минтруда №69 определяет правильный порядок заполнения разных разделов книжки или исправлений недостоверных сведений.

Именно на эти нормативные акты должны ориентироваться должностные лица компаний, ответственные за ведение личной документации сотрудников. Только в этом случае обеспечивается правильное заполнение трудовой книжки.

Основные правила внесения сведений

Правильное заполнение трудовой книжки возможно только при учете некоторых нюансов. К ним относится:

• ответственность за достоверность вносимых сведений возлагается на руководителей компаний или уполномоченных лиц организаций;
• если человек впервые устраивается на работу, то работодатель должен внести первые записи в трудовую книжку;
• первая запись делается после того, как гражданин проработает в компании не меньше 5 дней;
• любая информация вносится в течение недели после определенного действия, представленного трудоустройством, увольнением, переводом или получением награды;
• каждая запись должна ссылаться на другой официальный документ, представленный приказом;
• информация вносится только на русском языке;
• не допускается использование сокращений, поэтому все сведения прописываются полностью;
• каждая запись обладает своим уникальным номером;
• книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых предназначен для внесения конкретной информации;
• если не остается места в каком-либо разделе для новой записи, то делается вкладыш.

Целесообразно ответственным лицам компании пользоваться образцами правильного заполнения трудовой книжки, чтобы не допустить ошибок во время работы.

Как заполняется титульный лист?

Если гражданин устраивается на работу впервые, то работодатель осуществляет заполнение титульного листа трудовой книжки. Он предназначен для личных сведений о наемном специалисте, поэтому вносятся следующие данные:

• Ф. И. О. гражданина, причем информация переписывается из паспорта;
• дата рождения работника;
• информация об имеющемся образовании;
• профессия или специальность работника;
• дата внесения сведений в трудовую книжку;
• далее ставится печать фирмы, где впервые начинает работу специалист.

Если даже при внесении сведений в титульный лист допускаются ошибки, то недостоверная информация просто перечеркивается, после чего вносятся верные сведения. С обратной стороны оставляется ссылка, доказывающая верность внесенных данных. Она удостоверяется подписью ответственного лица компании и печатью организации, так как только в этом случае гарантируется грамотное заполнение трудовой книжки. Титульный лист не изменяется, если человек меняет работу.

Кто занимается заполнением?

Ведением трудовой книжки занимается непосредственный работодатель или уполномоченное лицо в компании. Работодатель может самостоятельно назначать определенного работника компании, который будет ответственен за правильное заполнение трудовых книжек. Выбирается для этого сотрудник, который должен заниматься такой работой на основании должностной инструкции или трудового договора.

Назначается ответственный работник путем издания соответствующего приказа. Только после выполнения данного процесса специалист может приступать к внесению нужных сведений в трудовые книжки.

Нюансы создания записей

Правильное заполнение трудовой книжки предполагает использование гелевой или перьевой ручки. Можно пользоваться даже шариковыми ручками, так как в законодательстве отсутствуют четкие требования.

Все сведения должны быть сделаны аккуратным и понятным почерком. Не допускается исправлять ошибки красной ручкой.

Основания для внесения записей

Для внесения любой записи в документ требуется наличие основания. Для этого используются официальные документы:

• личная документация наемного специалиста, представленная паспортом, свидетельством о заключении брака, а также бумагами об образовании;
• приказы, на основании которых человек увольняется или принимается на работу.

При внесении записи обязательно делается ссылка на приказ, изданный руководителем компании.

Прием на работу

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается наиболее важной задачей для работодателя или уполномоченного лица. На основании ст. 66 ТК запись вносится только после того, как специалист отработает в компании не меньше пяти дней, если планируется трудоустройство в штат.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу предполагает внесение сведений:

• первая графа предназначается для номера записи;
• во второй графе ставится дата, с которой работник зачисляется в штат компании;
• третья графа используется для внесения информации о наименовании фирмы, куда устраивается на работу гражданин, а также указывается занимаемая должность и квалификация работника;
• четвертая графа предназначена для номера и даты издания приказа, на основании которого новый специалист зачисляется в штат организации.

Дополнительно ставится печать фирмы, подтверждающая официальное трудоустройство гражданина. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу считается простым процессом. Все сведения должны быть понятными и разборчивыми.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу можно изучить ниже.

Трудоустройство по совместительству

Многие люди предпочитают работать сразу в нескольких организациях. В одной компании они трудоустроены на основную должность, а во второй являются совместителями.

Если работник работает в нескольких компаниях, то регистрируется в трудовой книжке только одна организация, но разрешается фиксировать все текущие должности, занимаемые гражданином. Указание всех мест работы является предпочтительным для работника, так как увеличивается трудовой стаж.

Но внесение сведений о совместительстве разрешается только при наличии согласия от основного работодателя. Для создания записи специалист должен передать основному работодателю справку о наличии работы по совместительству. Только после этого делается отметка в трудовой книжке. В справке должна иметься информация:

• наименование компании, где гражданин трудится по совместительству;
• занимаемая в организации должность;
• дата трудоустройства;
• реквизиты фирмы.

Одновременно со справкой передается заявление, составленное в свободной форме. Если основной работодатель не против внесения данных, то в трудовой книжке отмечается работа гражданина по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу по совместительству можно изучить ниже.

Поощрения или награды

Трудовая книжка содержит даже информацию обо всех поощрениях, получаемых работником на месте трудоустройства. Благодарности и премии могут назначаться по разным основаниям, но они непременно фиксируются в официальных документах.

В трудовую книжку вносятся сведения о событиях:

• получение награды от государства;
• награждение дипломом или грамот;
• предоставление трудовых поощрений, предусмотренных компанией или ТК.

При внесении такой информации важно в третьей графе указывать все сведения, имеющиеся о полученном награждении. Прописывается дата его получения, а также заслуги, за которое было назначено поощрение. Указывается, кто именно выдавал награду, а также приводятся реквизиты приказа. Образец правильного заполнения трудовой книжки при предоставлении поощрения можно изучить ниже.

Правила внесения сведений об увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении осуществляется в последний день работы наемного специалиста в компании. Для этого вносятся в документ сведения:

• дата расторжения трудового договора;
• причина увольнения сотрудника;
• оставляется ссылка на приказ, на основании которого прекращаются трудовые отношения.

Запись обязательно подписывается руководителем компании, а также ставится печать фирмы. Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении гарантирует, что работник не сможет восстановиться в должности путем подачи иска в суд. Если же действительно расторгаются трудовые отношения без веских оснований со стороны работодателя, то такие действия компании могут быть оспорены в суде. При восстановлении работника в должности придется аннулировать прошлую запись.

Образец правильного заполнения трудовой книжки при увольнении можно изучить ниже.

Нюансы при сокращении штата

Некоторые компании вынуждены расторгать трудовые контракты с работниками в связи с необходимостью сокращения штата или должности. В трудовые книжки выбранных специалистов вносится запись о том, что они были сокращены.

Обязательно требуется наличие ссылки на приказ, изданный руководителем и содержащий сведения обо всех работниках, сокращенных в компании.

Нюансы восстановления в должности

Нередко между работодателем и наемными специалистами имеются разногласия относительно разных вопросов. Это приводит к тому, что руководитель компании старается уволить работника без веских оснований. Такое увольнение легко оспорить в суде.

Если работник сможет доказать, что был уволен без уважительных причин и с нарушением положений ТК, то он восстанавливается на работе. Он может потребовать в суде даже назначения компенсации за полученный моральный ущерб.

Если компания отказывается исполнять требования суда, то она привлекается к административной ответственности. Восстановление в должности обязательно указывается в трудовой книжке. В качестве документации, являющейся основанием, выступает исполнительный лист.

Как оформляется смерть работника?

Если сотрудник умирает, то ответственное лицо компании должно внести соответствующие сведения в трудовую книжку. Для этого выполняются следующие действия:

• руководитель компании издает приказ, на основании которого расторгается трудовой договор на основании смерти сотрудника;
• вносится запись в трудовую книжку, для чего используются сведения из паспорта умершего гражданина, свидетельства о смерти, уставных документов фирмы и бухгалтерских бумаг.

После этого документация передается родственникам умершего сотрудника. Если они отказываются приходить лично за документом, то он отсылается им по почте, но заранее надо получить разрешение на такой способ передачи книжки.

Как делается запись о переводе?

Нередко требуется в компании перевести конкретного специалиста на другую работу. Для этого вносятся сведения в трудовую книжку при учете правил:

• первоначально делается запись об увольнении переводимого сотрудника, причем указывается, что процесс выполняется по инициативе работника;
• если инициатором является работодатель, то указывается наличие согласия работника на перевод;
• новый работодатель делает запись в общем порядке, но указывается, что нанимается гражданин на работу после перевода.

Информация вносится даже при внутреннем переводе специалиста в одной фирме. Важно указывать сведения об основаниях для этого действия.

Нужно ли прописывать информацию о взысканиях?

Дисциплинарные взыскания никаким образом не отображаются в трудовых книжках. Поэтому не вносится информация о выговорах или замечаниях.

Но исключением является ситуация, когда человек увольняется в связи с прогулом или другим грубым нарушением трудового распорядка. В этом случае работодатель может не пользоваться выговорами или замечаниями, поэтому даже после одного такого проступка происходит увольнение гражданина по статье. Пример правильного заполнения трудовой книжки за прогул можно изучить ниже.

Как вносятся данные в дубликат?

Трудовая книжка по разным причинам может быть утеряна. Виновником может являться непосредственный владелец документа или работодатель. При утере книжки формируется дубликат в течение 15 дней после подачи заявления сотрудником. В дубликат обязательно вносится следующая информация:

• общий стаж работника до того момента, как он был трудоустроен в компании, но не требуется конкретизация;
• информация о работе в организации, выдающей документ;
• приводится дата оформления на работу, занимаемая должность и другие сведения о трудоустройстве.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки можно изучить ниже.

Изменение фамилии работника или названия компании

При изменении разных личных сведений о сотруднике необходимо подкорректировать титульную страницу. Процесс выполняется уполномоченным лицом. При этом делается ссылка на подтверждающий документ, который может быть представлен паспортом или каким-либо свидетельством.

Устаревшая информация зачеркивается, после чего вносятся новые данные. Удостоверяются правки печатью компании и подписью руководителя.

Если же изменяется название компании, то это не приводит к изменению условий труда. Поэтому первые две графы не заполняются, а в третью вносятся данные об изменении наименовании компании. В четвертой графе указываются реквизиты приказа и дата внесения корректировок.

Как аннулировать запись?

Если требуется исправить какую-либо запись, то нельзя просто зачеркивать недостоверные сведения. Поэтому делается новая запись, с помощью которой указывается, что прошлая информация является недействительной.

Повторно ставятся ссылки на приказ, на основании которого делается запись.

Правила хранения и учета

В каждой компании должна иметься специальная книга учета книжек и вкладышей. Заполняются сведения в этом документе работником кадрового отдела.

Назначается в фирме отдельный специалист, ответственный за хранение трудовых книжек, а также за внесение в них нужных сведений. Он же занимается учетом документации.

Заключение

Для каждого гражданина, заботящегося о своем стаже и будущей пенсии, важным документом считается трудовая книжка. Она содержит информацию обо всех компаниях, где он был трудоустроен. Заполняется только руководителями компании или ответственными лицами организаций.

Человек, вносящий запись в трудовую книжку, должен указывать причину внесения информации, а также оставлять ссылку на соответствующий приказ.

Заполнение трудовой книжки — образец

Трудовая книжка традиционно содержит множество данных о работнике, о предприятиях, где он трудился и продолжает делать это, срок работы в тех или иных организациях и так далее. Ошибки, допущенные при оформлении столь важных документов, влекут за собой проблемы в дальнейшем: сотрудник при назначении пенсии будет вынужден обращаться в администрацию предприятия для исправления и заверения данных.

Кроме того, правила заполнения документации, в том числе и вышеозначенной, периодически меняются. Каждый кадровик обязан быть в курсе этих изменений, чтобы не допустить досадных промахов в работе и не создавать неприятностей для работников в будущем.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Порядок заполнения трудовых книжек

Законодательство обязывает администрацию организаций, независимо от форм собственности, вести учет сотрудников, платить налоги, заводить и оформлять, а также своевременно вносить необходимые записи в личные документы. Даже в том случае, когда работник устроен временно или принят на сезонную работу, на замещение и так далее. Любой сотрудник, проработавший на предприятии более пяти дней, должен быть учтен и ему оформляется трудовая. Внесение данных в документ должно отвечать следующими требованиям:

• каждая запись должна быть пронумерована;
• информацию вносить на государственном языке РФ — русском. На иностранных предприятиях допускается дублирование на другом языке;
• в отметках не должно быть никаких сокращений;
• написание дат вести в формате ДД.ММ.ГГ., они прописываются арабскими цифрами;
• писать нужно черными, синими или фиолетовыми чернилами.

Каждая запись обязательно подтверждается официальной печатью организации.

Каким документом регламентируется порядок заполнения трудовых книжек?

Ведение книжек — строго регламентируемый процесс. Правила их оформления регулируются сразу несколькими документами, имеющими законодательную силу:

• В Постановлении Правительства Российской Федерации за номером 225 имеются инструкции по правильному хранению и ведению данных документов;
• Постановление № 69 Минтруда РФ содержит требования к их оформлению;
• Статьи 66, 83, 192 и 193 поясняют ответственность кадровика и руководства за недостоверность содержащихся сведений и порядок действий при увольнении работников;
• Письмо № 656-6-0 Роструда — об ответственности администрации при хранении документации;
• Статья 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях информирует о видах наказания за их утрату или порчу.

Закон гласит: ответственность за хранение книжки целиком лежит на главе предприятия. Но чаще всего он возлагает эту функцию на специалиста по кадрам. Тому нужно всегда помнить: даже если документ выдан на руки сотруднику, например, для предоставления в пенсионный фонд, отвечает за его сохранность кадровик.

При утрате трудовой работнику следует написать заявление на выдачу дубликата. Он должен быть оформлен не позднее пятнадцати рабочих дней. Титульный лист документа нужно снабдить пометкой “дубликат”. Кроме того, необходимость в восстановлении может возникнуть при сильном износе или наличии записей, отмененных в судебном порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

В случае, когда гражданин впервые устраивается на работу, необходимо заполнить титульный лист. Он содержит информацию об анкетных данных работника: фамилию, имя и отчество, дату рождения, образование, специальность. Проставляется число, когда сделана первая запись, работник подписывается, ниже пишется фамилия кадровика или руководителя. Документ обязательно должен быть утвержден печатью предприятия, с которого начал трудиться работник.

В первом разделе — вторая и третья страницы документа делаются записи соответственно графам: порядковый номер, дата, полное наименование организации. В последней колонке прописывается приказ по предприятию, на основании которого работник был принят.

Скачать образец заполнения

Заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2018 — образец

Важное условие для записей по поводу увольнения работников — чтобы дата записи в трудовой книжке точно совпадала с датой издания приказа об увольнении. За исполнением данного пункта строго следят контролирующие органы. На организацию могут наложить немалые штрафы за неправильное заполнение формы.

При увольнении необходимо внести дату, сделать запись о событии, ссылаясь на соответствующие статьи трудового законодательства. В последней колонке указать номер внутреннего приказа по предприятию, на основании которого произошел разрыв трудовых отношений с сотрудником.

Скачать пример записи

Согласно последним изменениям в законодательстве, организации, не имеющие круглой печати, могут заверять записи личной подписью руководителя.

Какие могут возникнуть ошибки при заполнении трудовых книжек?

Исправления, тем более зачеркивания в документе недопустимы. Как быть, если допущена неточность или внесена не ошибочная запись? Чаще всего кадровики допускают такие ошибки, как:

• неправильное заполнение анкетных данных сотрудника при первом приеме на работу. Этого легко избежать, если переписывать информацию строго из личного дела;
• использование римских цифр вместо арабских или проставление неполных дат;
• ошибки в данных об образовании, специальности или профессии;
• в графе “подпись владельца книжки” стоит фамилия работника вместо его личной росписи;
• отсутствие печати организации на титульном листе.

При обнаружении оплошностей нужно сделать новую запись, в которой указывается номер ошибочной и подпись “считать недействительной”. Если трудовая книжка полностью исписана, необходимо вставить вкладыш (приложение), к оформлению которого предъявляются те же требования, что и к титульному листу.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

образец заполнения, порядок действий, ответственность

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, который содержит записи о трудовой деятельности ее владельца. Она входит в состав первичных бумаг, необходимых при устройстве на работу любого гражданина нашей страны. К тому же наличие данного документа играет большую роль для оценки пенсионных прав сотрудника. Именно поэтому он требует особенно точного и аккуратного оформления.

Ошибки работодателя или кадровика, допущенные при заполнении трудовой книжки, могут очень дорого обойтись ее владельцу в дальнейшем. Зачастую может возникнуть ситуация, когда запись о переводе на другую должность попросту забыли внести. Это является довольно грубым нарушением законодательства, поэтому такую ошибку необходимо незамедлительно исправить сразу после ее обнаружения. В этой статье мы рассмотрим, как правильно внести пропущенную запись в документ работника, а также расскажем, что грозит работодателю за несвоевременное заполнение книжки.

Содержание статьи:

Как внести сведения?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:

• Данный документ ведется исключительно на русском языке;
• Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
• В документе не должно быть пропущенных строк;
• Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
• Все даты вписываются арабскими цифрами.

Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность. Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время. Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:

• Поставить номер порядковой записи;
• Указать дату внесения изменений;
• Вписать название компании, которая допустила ошибку;
• Внести пропущенную информацию;
• Ознакомить с данной записью сотрудника.

Чем руководствоваться при заполнении трудовой? На сегодняшний день существует несколько нормативно-правовых актов, которыми пользуются практически все сотрудники кадровых служб. В первую очередь, это Трудовой Кодекс и Инструкция по заполнению трудовых книжек – документы, в которых содержатся наиболее точные формулировки для данного документа. Руководствуясь ими, вы сможете безошибочно внести все нужные сведения в книжку работника.

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так,

• Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
• Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
• Подать заявление на подпись директору компании;
• Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
• Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
• Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

• Внутренние документы предприятия;
• Личная карточка сотрудника;
• Трудовой Кодекс РФ;
• Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

Ответственность за ошибки в заполнении

От того, насколько правильно заполнена трудовая книжка, зависит судьба не только ее владельца, но и его работодателя. Дело в том, что он несет ответственность за пропущенные в книжке сведения, в том числе и материальную. В этом случае руководитель компании должен возместить работнику заработок, который тот не получил из-за допущенной ошибки. Более того, неправильная или вовсе невнесенная запись может служить основанием для привлечения должностных лиц компании к административной ответственности.

кадровое делопроизводство, соответствие нормативным требованиям и образцы заполнения

Трудовая книжка является персональным документом, в котором отражаются данные о рабочей деятельности гражданина, его профессиональном стаже. Такое определение содержит в себе ст. 66 Трудового Кодекса РФ. Иная трактовка: документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Как его оформление, так и ведение, хранение — прерогатива отдела кадров компании учреждения, предприятия. Сегодня этот документ актуален, как и в прошлые времена, ведь от него зависит начисление будущей пенсии работнику. Ведение трудовой книжки обязательно в отношении всех официально трудоустроенных сотрудников.

Функции документа

Оформление трудовой книжки — это внесение определенных записей в документ образца 2004, 2003, 1973 или 1938 гг. Все они являются на сегодняшний день действительными и не нуждаются в замене.

Документ выполняет следующие важные функции:

• Хранит информацию о профессиональном стаже работника.
• Демонстрирует его карьерный рост.
• Содержит информацию о местах трудовой занятости.
• Кратко информирует о причинах увольнения.

Оформление трудовой книжки прежде всего необходимо самому работнику. Именно на базе данного документа будет рассчитываться пенсия. Но нельзя и забывать, что его ведение обязательно и для работодателя — как компании, учреждения, так и частного предпринимателя.

Первое и повторное оформление

Когда происходит оформление трудовой книжки? При трудоустройстве гражданина на первое рабочее место. Документ предоставляется ему в таком случае работодателем на основе письменного заявления самого сотрудника.

При оформлении трудовой сам гражданин должен присутствовать лично. Сам процесс отдел кадров обязан произвести в первые 5 рабочих дней нового трудящегося.

Как оформить трудовую книжку, если предыдущий документ был потерян или безнадежно испорчен? Сотрудники отдела кадров той организации, в которую гражданин с отсутствующим документом обращается, обязаны оформить новую ТК. В нее вписывается следующее:

• Подтвержденный соответствующими документами предыдущий трудовой стаж.
• Также подтвержденные документацией поощрения и благодарности из потерянной/испорченной ТК.

Платно или бесплатно?

Что касается платы за предоставление документа, то это бремя ложится на плечи самого работника. Такая информация содержится в пункте 47 Правил оформления документа.

Но в исключительных случаях трудовая книжка приобретается за счет работодателя:

• Купленный работником документ оформили неверно.
• Сотрудники отдела кадров потеряли трудовую гражданина.
• Трудовая книжка была уничтожена, испорчена, потеряна по независящим от нанимателя обстоятельствам. Например, при аварии, пожаре, стихийном бедствии.

Приобретение чистых ТК для подобных случаев — задача работодателя. Их покупают вне зависимости от количества вновь нанятых сотрудников, не имеющих трудовой книжки.

Что касается чистых бланков ТК, реализовывать их может только представитель официального производителя — «Госзнака». Закупка пустых трудовых книжек у третьих лиц является незаконной. И вместе с тем — нарушением Административного кодекса, которое ведет за собой наказание для работодателя (по ст. 5.27 КоАП).

Учет документации

Как оформить трудовую книжку, вы теперь знаете. Обязательства по учету данных документов берет на себя работодатель. Он должен вести два документа для этого:

• Журнал учета ТК. Он находится в отделе кадров организации. В журнал записывается дата трудоустройства каждого из сотрудников, его анкетные данные, должность, реквизиты трудовой книжки, номер приказа о принятии на работу.
• Приходно-расходная книга. Ведется уже бухгалтерией организации. В книге отражаются операции по закупке трудовых книжек, вкладышей к ним с указанием всех необходимых реквизитов.

В вышеуказанных документах страницы обязательно должны быть пронумерованы, а сами журналы — прошнурованы, иметь пломбу, печати и подписи руководства компании. Более подробная информация о ведении этих учетных документов содержится в п. 41 Правил российского правительства № 225 (2003).

Ведение ТК

Образцы оформления трудовой книжки также находятся в данной статье.

В любой организации должно быть назначено должностное лицо, которое будет ответственно за оформление и ведение ТК, а также личных карточек сотрудников. Оно утверждается на основе приказа в свободной форме (об этом сказано в п. 45 Правил правительства РФ № 225 за 2003 год).

В больших компаниях этим делом занимается конкретный сотрудник отдела кадров. Что касается небольших учреждений и организаций, там ведение, оформление трудового договора, трудовой книжки становится обязанностью отдела делопроизводства, бухгалтерии или секретариата.

Чтобы изменить должностное лицо, ответственное за ведение ТК, необходимо заключить соответствующее соглашение о приеме-передаче. В него вписываются личные данные работников-владельцев трудовых книжек, количество передаваемой документации. Соглашение считается действительным только при наличии подписей принявшего и сдавшего ТК.

Хранение документов

После оформления трудовой книжки при приеме работника документ продолжает храниться у работодателя. Место его нахождения должно быть недоступным для третьих лиц. Например, сейф или запирающийся ящик, шкаф. Если в процессе неправильного хранения ТК были испорчены, утеряны, то на организацию-работодателя накладываются штрафные санкции.

Срок хранения трудовых книжек — до ухода, увольнения сотрудника из организации. Что касается учетных документов по ТК, то тут введены следующие сроки:

• Учетная книга движения трудовых книжек — 75 лет.
• Приходно-расходный журнал по хранению чистых бланков ТК — 5 лет.
• Невостребованные уволившимися сотрудниками трудовые книжки — 5 лет.

Инструкции по ведению документа

Оформление без трудовой книжки нежелательно как для самого работника, так и для его нанимателя. Что касается первого, он не может рассчитывать в таком случае на полную защиту его положениями Трудового Кодекса. Для работодателей же вводятся штрафные санкции за сокрытие собственных сотрудников.

При оформлении нового работника, а также при внесении в трудовую книжку последующих записей сотрудник отдела кадров должен следовать данной инструкции:

1. Производить записи шариковой, перьевой, гелевой ручкой. Допустимый цвет чернил — черный, фиолетовый или синий.
2. Все записи должны производиться только на основе соответствующих приказов (в трудовую книжку обязательно вносится номер данного акта).
3. Каждая запись номеруется. Сокращения в словах не допускаются.
4. Все даты записываются только арабскими цифрами. Использование римских в данном случае неприемлемо.

Заполнение титульного листа

Работа без оформления трудовой книжки, к сожалению, до сих пор является частой практикой в Российской Федерации. Соглашаясь на такую занятость, гражданин не может быть уверен даже в получении оплаты труда в полном размере и своевременно.

Но все же немалая часть организаций и индивидуальных предпринимателей выстраивают свои отношения с сотрудниками по закону, как выглядит образец заполненной книги смотрите тут: https://www.syl.ru/article/261 381/new_oformlenie-trudovoy-knijki-obrazets-oformlenie-trudovoy-knijki-pri-prieme-na-rabotu. Если гражданин официально трудоустраивается впервые, то работник отдела кадров начинает заполнять его ТК с титульного листа:

1. Вписываются без сокращений фамилия, имя и отечество — точь-в-точь как в паспорте.
2. Дата рождения. По такому образцу: «6 февраля 1990 года». То есть дата — цифрами, месяц — название, год — цифрами.
3. Образование. Высшее профессиональное, среднее профессиональное или иной индивидуальный вариант.
4. Специальность гражданина. Указывается в именительном падеже. Например, «юрист».
5. Дата заполнения документа. Еще раз напомним, что трудовая книжка оформляется в течение первых пяти рабочих дней нового сотрудника.
6. Подпись и ее расшифровка — и ответственного работника, и владельца трудовой книжки.
7. Официальная печать организации, где гражданину была выдана ТК.

Внесение записей в документ о приеме

В первую очередь важно оформление трудовой книжки для пенсии. Поэтому в нее должна быть включена информация обо всех приемах/увольнениях, перемещениях, продвижениях по карьерной лестнице и проч.

При приеме нового сотрудника на работу работник отдела кадров делает в его трудовой соответствующую запись:

1. Первым делом ставит официальную печать организации. Затем необходимо письменно продублировать указанные на ней реквизиты.
2. Ставится порядковый номер записи в соответствующую графу.
3. В следующую графу вписывают дату трудоустройства гражданина.
4. Затем указывается: «Принята в (название отдела, цеха) на должность (соответствующее наименование)».
5. Далее идет графа, где ставит свою личную подпись сам владелец ТК — она подтверждает, что он согласен с произведенной записью.
6. Указание информации о приказе (обязательно следует прописать его номер).

Сведения о наградах и званиях

В трудовую книжку обязательно вносятся сведения обо всех наградах и званиях, которыми был удостоен данный сотрудник во время трудовых отношений с работодателем.

Такая информация обязательно должна быть подтверждена сведениями о приказе, дипломе или другом документе, согласно которому была вручена награда или присвоено звание. Также отмечается, кем награждался сотрудник, за какие заслуги.

Сведения о денежных премиях и вознаграждениях в трудовую книжку не вносятся.

О вкладышах

Если в каком-то разделе (к примеру, для указания благодарностей) закончилось место для внесения новых записей, то кадровому работнику необходимо вклеить в документ соответствующий вкладыш. Продолжать записи в разделах, предназначенных для иных сведений, недопустимо.

Вкладыш может вшиваться как в необходимый раздел, так и в конец трудовой книжки. После этого в ТК вносится информация о добавлении вкладыша, включающая его номер и серию.

Подобные вкладыши без «материнской» трудовой книжки считаются недействительными.

Исправления и изменения информации

Внесение изменений, исправлений в трудовую книжку допускается. Но при этом запрещаются стирания или закрашивания неправильной информации. Надписи «Исправленному верить» не допускаются.

Изменение должно вноситься кадровым работником только в отношении записи по настоящему месту работы гражданина. Что касается прошлых мест трудоустройства, то исправления делают только по получении официального документа от бывшего работодателя сотрудника.

Если изменить нужно информацию на титульном листе, то слово перечеркивается горизонтальной чертой, а сверху разборчиво пишется новое, актуальное.

Обязательно указать информацию по документам, на основе которых были произведены исправления. Эти сведения пишутся на последней странице трудовой книжки. Их должен заверить работодатель свой подписью и официальной печатью.

Если дополнения/изменения касаются последней записи, то они прописываются строкой ниже — без зачеркивания предыдущей. Запись верных данных допускается только после того, как получен документ, удостоверяющий, что ранее указанная информация является неверной.

Оформление дубликата трудовой книжки

Выдача копии ТК проводится отделом кадров в случае утери работником данного документа. Сделать дубликат необходимо в течение 15 дней с даты обращения сотрудника.

При оформлении копии трудовой книжки сотруднику кадрового отдела нужно помнить о следующем:

1. В копию вписывается суммарный трудовой стаж гражданина до трудоустройства в данную организацию.
2. Дублируются сведения о трудовой деятельности, награждениях, внесенных в предыдущую трудовую.
3. На титульном листе в таком случае или проставляется штамп «Дубликат», или прописывается это же слово вручную.

Совместительство и перевод

Записи о занятости по совмещению обычно в трудовую книжку не вносятся. Такие работы регулируются лишь отдельным договором с нанимателем. Если на том настаивает сотрудник, то кадровый работник указывает подобную информацию в его ТК.

Что касается перевода на иное постоянное место работы, эту информацию необходимо отражать. Запись делается в третьей графе раздела. Обязательно отражается, был ли перевод по инициативе самого трудящегося или по предложению работодателя.

На новом месте работы делают запись, что сотрудник работает там в результате перевода.

Внесение информации об увольнении

Увольнение работника из организации отражается в его трудовой следующим образом:

1. В следующей, второй строке от предыдущих записей записывается дата увольнения (последний трудовой день).
2. В третьей строке — повод окончания трудовых отношений с работодателем. Обязательно привязывается к соответствующей статье Трудового кодекса.

По ТК РФ трудовая книжка должна быть отдана бывшему работнику в день его увольнения. Если он не смог или отказался ее забирать, гражданину отсылается специальное уведомление. Задержка трудовой книжки по вине работодателя оборачивается для последнего компенсацией бывшему сотруднику неполучения прибыли за утерянное время.

Трудовая книжка — один из главных документов гражданина РФ. Ее стоит предъявлять при каждом трудоустройстве. Кроме того, кадровый работник при внесении записей должен соблюсти все вышеописанные правила.

Фото: incrussia.ru

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец 2020

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
• Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

Инструкция по ведению трудовых книжек

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют право дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

• Сведения о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата рождения, информация об образовании, профессии, специальности.
• Сведения о стаже. Наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответствующей графе, как показано на образце в конце статьи.

Для отражения информации о заслугах работника выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». На этих страницах описывают историю рабочей доблести: государственные награды, присвоение почетных званий, грамот, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрений.

Содержание записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
• Информация должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.
• Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
• Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
• Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

Образец заполнения трудовой книжки в 2021 году. Оформление записи в трудовой книжке

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на ЭТК (электронные трудовые) согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это означает для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

1. Номер записи.
2. Дата внесения.
3. Сведения о событии.
4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Нюанс 2

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3

Если предполагаются льготы, название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. Актуальный пример заполнения трудовой книжки — раздел «Сведения о работе»:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

• информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
• при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Подробнее: «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку».

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

Есть тонкости:

• как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
• при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Число разворотов для сведений о поощрениях в новом бланке ТК уменьшили до 7 страниц.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

Порядок такой:

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Об авторе статьи

Товстенко Светлана

Управление персоналом, кадровое делопроизводство, трудовое право

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Как создать заполняемую книгу в формате PDF для онлайн-семинара с помощью бесплатных инструментов

Ура! Вы проводите свой первый семинар, это так здорово! Интерактивный заполняемый рабочий лист или рабочая тетрадь помогут вашим участникам добиться лучших результатов, потому что они будут уделять больше внимания, когда делают заметки и прорабатывают шаги во время вашего семинара. Итак, давайте сделаем вашу рабочую тетрадь!

Как создать рабочую тетрадь в Canva

Создайте новый дизайн в Canva. Это может быть любой размер, который вам нравится, хотя обычно используются форматы US Letter или A4 (международные).На скриншотах ниже я использую размер А4.

Не хотите начинать с нуля? Получите один из моих шаблонов электронных книг / рабочих тетрадей, чтобы быстро начать работу! Доступны форматы US Letter и A4.

Щелкните Текст слева и добавьте заголовок, подзаголовок или основной текст или выберите один из текстовых шаблонов, которые предоставляет Canva. Измените шрифт и цвет, чтобы они соответствовали вашему бренду. Добавьте текст, чтобы представить свой рабочий лист, и объясните все, что кому-то нужно знать, прежде чем заполнять его.

Затем добавьте визуальные эффекты для ваших полей. Добавьте метки или вопросы для полей так же, как и любой другой текст. Добавьте фон поля, используя фигуры.

Когда вы закончите создавать свой рабочий лист, нажмите кнопку «Загрузить» в правом верхнем углу Canva. Загрузите его в формате PDF. Для наших целей не имеет значения, стандартное оно или печатное.

Не делайте эту дизайнерскую ошибку в своей рабочей тетради

Когда клиенты нанимают меня для изменения дизайна своих рабочих тетрадей, я замечаю одну распространенную ловушку, которую делают многие домашние мастера.Они создали строки, чтобы их ученики или участники могли писать, а затем добавили однострочные поля для ввода текста в каждой строке.

Почему не следует использовать строки для длинных ответов

Проблема в том, что люди не могут продолжать вводить текст, а вместо этого должны переходить к новой строке. Участникам вашего семинара легче заполнять в цифровом виде, если заполняемые части представляют собой поля с многострочными полями, поэтому они могут продолжать вводить текст, и он просто использует имеющееся пространство, вместо того, чтобы им приходилось нажимать на другую строку, если они набирают много текста.

Добавление заполняемых полей в книгу в PDFescape

Откройте бесплатный онлайн-редактор PDF от PDFescape. Выберите «Загрузить PDF-файл в PDFescape» и загрузите PDF-файл, который вы только что создали в Canva. В левом верхнем углу вы можете вставить поле формы. Вы можете выбрать один из следующих типов:

Текст — для одной строки текста, например имени или адреса электронной почты.

Text Paragraph — для абзаца текста, например поля для комментариев.

Флажок — для флажка «Да, я согласен» или, конечно, контрольного списка.

Radiobutton — для списка вариантов, в котором можно сделать только один выбор, например «Мужской / Женский».

Раскрывающийся список — для списка вариантов, в котором можно сделать только один выбор. Список отображается только в том случае, если его можно открыть, щелкнув стрелку. Полезно для большого списка вариантов, например стран или штатов США.

Список — похож на раскрывающийся список, но показывает сразу несколько параметров и позволяет выбрать несколько параметров.

Кнопка сброса — очищает ввод всех полей

Кнопка отправки — если вы хотите, чтобы форма была отправлена ​​куда-то

В моем примере я добавляю текста для первого вопроса, радиокнопок для двух вариантов, флажков для контрольного списка и текстового абзаца для примечаний.Для каждого поля перетащите углы, чтобы изменить размер поля и сделать его таким же, как поля, которые вы добавили в свой дизайн. Для переключателей и флажков щелкните внутри полей, чтобы установить / снять флажок по умолчанию, когда кто-то загружает и открывает ваш рабочий лист.

Наконец, щелкните зеленое поле с двумя белыми стрелками, указывающими вниз, чтобы сохранить и загрузить заполняемый PDF-файл.

Вот как выглядит полученный PDF-файл с возможностью заполнения:

Откройте загруженный PDF-файл, убедитесь, что все работает должным образом, вернитесь и внесите изменения, если необходимо, затем отправьте его участникам семинара!

Онлайн-справка — Руководство пользователя

 range r1 = [F1] F1! Wcol (j); // «j» - это индекс столбца.диапазон r2 = [F2] F2! wcol (j); 

Excel 2016: условное форматирование

Урок 24: Условное форматирование

/ ru / excel2016 / charts / content /

Введение

Допустим, у вас есть рабочий лист с тысячами строк данных.Было бы чрезвычайно трудно увидеть закономерности и тенденции, просто изучив необработанную информацию. Подобно диаграммам и спарклайнам, условное форматирование предоставляет другой способ визуализации данных и упрощения понимания рабочих листов.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше об условном форматировании в Excel.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет автоматически применять форматирование — например, цветов , значков и панелей данных — к одной или нескольким ячейкам на основе значения ячейки .Для этого вам нужно создать условное форматирование правило . Например, правило условного форматирования может быть таким: . Если значение меньше 2000 долларов, закрасьте ячейку в красный цвет . Применяя это правило, вы сможете быстро увидеть, какие ячейки содержат значения менее 2000 долларов.

Чтобы создать правило условного форматирования:

В нашем примере у нас есть рабочий лист, содержащий данные о продажах, и мы хотели бы увидеть, какие продавцы достигают своих ежемесячных целей по продажам.Цель продаж — 4000 долларов в месяц, поэтому мы создадим правило условного форматирования для любых ячеек, содержащих значение выше 4000.

1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
2. На вкладке Home щелкните команду Conditional Formatting . Появится раскрывающееся меню.
3. Наведите указатель мыши на нужный тип условного форматирования , затем выберите нужное правило в появившемся меню.В нашем примере мы хотим выделить ячеек , которые на больше, чем $ 4000.
4. Появится диалоговое окно. Введите желаемых значений в пустое поле. В нашем примере мы введем 4000 в качестве нашего значения.
5. Выберите форматирование стиль из раскрывающегося меню. В нашем примере мы выберем Зеленая заливка с темно-зеленым текстом , затем щелкните OK .
6. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам.В нашем примере легко увидеть, какие продавцы достигли цели продаж в 4000 долларов в месяц.

Вы можете применить несколько правил условного форматирования к диапазону ячеек или листу, что позволит вам визуализировать различные тенденции и закономерности в ваших данных.

Наборы настроек условного форматирования

Excel имеет несколько предустановленных стилей — или предустановок — которые можно использовать для быстрого применения условного форматирования к данным. Они сгруппированы в три категории:

• Полосы данных — это горизонтальные полосы, добавленные к каждой ячейке, очень похожие на столбчатую диаграмму .
• Цветовые шкалы изменяют цвет каждой ячейки в зависимости от ее значения. В каждой цветовой шкале используется двух- или трехцветный градиент . Например, в цветовой шкале Зеленый-Желтый-Красный самых высоких значений являются зелеными, средних значений — желтыми, а самых низких значений — красными.
• Наборы значков добавляет определенный значок в каждую ячейку в зависимости от ее значения.

Чтобы использовать предустановленное условное форматирование:

1. Выберите желаемых ячеек для правила условного форматирования.
2. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
3. Наведите указатель мыши на желаемую предустановку , затем выберите предустановленный стиль в появившемся меню.
4. Условное форматирование будет применено к выбранным ячейкам.

Удаление условного форматирования

Чтобы удалить условное форматирование:

1. Щелкните команду Условное форматирование . Появится раскрывающееся меню.
2. Наведите указатель мыши на Очистить правила, и выберите, какие правила вы хотите очистить. В нашем примере мы выберем Очистить правила со всего листа , чтобы удалить все условное форматирование с рабочего листа.
3. Условное форматирование будет удалено.

Щелкните Управление правилами , чтобы изменить или удалить отдельных правил . Это особенно полезно, если вы применили нескольких правил к рабочему листу.

Challenge!

1. Откройте нашу рабочую тетрадь.
2. Щелкните вкладку рабочего листа Challenge в нижнем левом углу книги.
3. Выберите ячейки B3: J17 .
4. Допустим, вы учитель и хотите легко видеть все оценки ниже проходных. Примените условное форматирование , чтобы подсвечивал ячейки , содержащие значения меньше 70 со светло-красной заливкой .
5. Теперь вы хотите сравнить оценки друг с другом. На вкладке Условное форматирование выберите набор значков под названием 3 символа (в кружке) . Подсказка : Имена наборов значков будут отображаться при наведении на них курсора.
6. Ваша электронная таблица должна выглядеть так:
7. С помощью функции управления правилами удалите светло-красную заливку , но оставьте набор значков .

/ ru / excel2016 / track-changes-and-comments / content /

Excel 2013: основные сведения о ячейках

/ ru / excel2013 / save-and-sharing-workbooks / content /

Введение

Каждый раз, когда вы работаете с Excel, вы вводите информацию — или содержимое — в ячеек .Ячейки — это основные строительные блоки рабочего листа. Вам нужно будет изучить основы ячеек и содержимого ячеек для расчета, анализа и организации данных в Excel.

Необязательно: загрузите нашу рабочую тетрадь.

Что такое ячейки

Каждый рабочий лист состоит из тысяч прямоугольников, которые называются ячейками . Ячейка — это пересечение строки и столбца .Столбцы обозначаются буквами (A, B, C) , а строки обозначаются цифрами (1, 2, 3) .

Каждая ячейка имеет собственное имя — или адрес ячейки — в зависимости от ее столбца и строки. В этом примере выбранная ячейка пересекает столбец C и строку 5 , поэтому адрес ячейки — C5 . Адрес ячейки также появится в поле Имя . Обратите внимание, что заголовки столбца ячейки и строки выделяются как , когда ячейка выбрана.