Если отсутствие стандартизации означает большую двусмысленность, одним из неизбежных последствий этого будет снижение надежности и стабильного качества.

Это связано с тем, что не все подходы к какой-либо задаче или процедуре одинаковы: есть лучшие и худшие способы ответить на звонок, получить важную информацию от клиента и отправить обновления статуса вашей команде.

Один из наиболее важных способов, с помощью которых стандартизация может помочь гарантировать качество, — это минимизировать вероятность того, что важные детали будут упущены из виду . Например, если у вас есть шаблон для документов политики и процедур, вы можете использовать его, чтобы снизить вероятность того, что кто-то пропустит важную информацию.

Стандартизируя процессы, от которых зависит ваша организация, и обеспечивая соблюдение этих стандартов, вы гарантируете качество конечного результата.

Стандартизация способствует повышению производительности

В общих чертах, стандартизация связана с более экономичной, более функциональной производительностью, что означает, что ваша организация может сократить отходы, а сделать больше с доступными ресурсами .

Стандартизация способствует повышению производительности за счет устранения неэффективности.Это результат устранения двусмысленности и обеспечения контроля качества: задачи выполняются более эффективно, и на меньше проблем с контролем качества из задач, которые не были выполнены правильно с первого раза.

Еще одним преимуществом устранения альтернативных процедур является сокращение нездоровой конкуренции и конфликтов .

Допустим, в вашей организации есть три разных полу -формальных системы для отслеживания рабочих процессов, каждая из которых имеет свою группу клиентов в организации.Три разные группы людей, три разные системы — конфликты неизбежны.

Даже если все три системы примерно равны по производительности, попытка координировать их в вашей организации, вероятно, приведет к конкуренции и конфликту между тремя различными фракциями.

Если все научатся одному и тому же способу работы и будут придерживаться его, командам будет легче работать вместе. Это означает большую продуктивность за счет синергии и меньше времени, затрачиваемого на попытки общения через пробелы в понимании и практике.

Безусловно, маловероятно, что три разные системы для отслеживания рабочих процессов или выполнения любой другой важной задачи будут одинаково эффективны. Даже если бы это было так, все равно имело бы смысл стандартизировать, чтобы уменьшить конфликт.

Стандартизация положительно влияет на моральный дух сотрудников

Главное, что нужно помнить о стандартизации и моральном духе сотрудников, — это то, что стандартизация поможет сотрудникам ощутить чувство достижения и гордости . Стандартизация не должна означать унылое однообразие и недостаток творчества; это может (и должно) означать стандарты, которые каждый может освоить и гордиться тем, что их оттачивают.

Как пишет Уолтер Макинтайр в книге Lean and Mean Process Improvement :

«При правильном управлении стандартизированная работа устанавливает отношения между людьми и их рабочими процессами. Эти отношения могут повысить чувство ответственности и гордость за качество выполнения работы. Результат — высокий моральный дух и продуктивность ».

Как правило, каждый хочет знать, хорошо ли он выполняет свою работу или нет, и они хотят знать, , как достичь этого различия.Незнание того, правильно ли человек выполняет свою работу, может быть очень стрессовым. Необходимость извиняться за неадекватную или неправильную работу может быть как унизительной, так и стрессовой. Если кто-то не понимает стандартов производительности с самого начала, это также может сильно расстраивать.

Если процессы регулируются стандартами, которые учат сотрудников выполнять эффективную и качественную работу, сотрудники с большей вероятностью будут испытывать чувство сопричастности и гордости за свою работу. Вместо неуверенности и неэффективности у сотрудника будет предписанный способ выполнения поставленных задач, который действительно работает.Результатом, вероятно, будет более высокий моральный дух сотрудников.

Это означает, что связь между стандартами и моральным духом сотрудников в основном заключается в том, чтобы сотрудники могли гордиться своими достижениями. Если стандартизованный процесс эффективен, позволяет избежать ненужного разочарования и направляет сотрудников к достижению чего-то значимого и стоящего, у сотрудников будут все основания гордиться своей работой.

Стандартизация означает лучшее обслуживание клиентов

Отличное обслуживание клиентов — это логический результат работы команды с меньшей двусмысленностью, более высоким качеством продукции, более высокой производительностью и повышенным моральным духом.

Стандартизация может решать вопросы обслуживания клиентов напрямую через стандартизированные процессы общения с клиентами и методы централизации информации.

В моем собственном бизнесе, например, у меня есть клиенты, которые регулярно заключают контракты на написание проектов, требующих серии заданий в пятинедельные блоки. Проекты очень чувствительны к срокам, поэтому я разработал серию стандартных процедур для уведомления их о завершении проектов каждую неделю.

Стандартизация может также косвенно улучшить обслуживание клиентов. Если ваша организация более продуктивна и эффективна, результатом будут лучшие результаты для ваших клиентов. Чем больше вы можете производить с имеющимися ресурсами, тем короче время выполнения заказа и тем счастливее вы можете сделать тех, кто полагается на вас и платит за ваши продукты и услуги.

Теперь, когда мы увидели некоторые преимущества стандартизации, давайте рассмотрим общие проблемы.

Ваше беспокойство по поводу стандартизации, на адрес

Несмотря на то, что стандартизация дает множество преимуществ, идея подчинить процессы и процедуры единому правильному способу выполнения вещей может вызывать тревогу у людей, которые к этому не привыкли.Общие опасения по поводу стандартизации обычно вращаются вокруг идеи о том, что стандартизация означает скуку и потери индивидуального творчества .

Как мы увидим, эти опасения неуместны…

Проблема №1: стандартизация означает однообразие и скуку

По определению, один правильный способ ведения дел означает единообразие. Для некоторых это неизбежно будет звучать однообразно и скучно.

Здесь важно понять, что, устраняя двусмысленность и устанавливая стандарт для оценки производительности, стандартизованные процессы могут помочь сотрудникам почувствовать, что они действительно выполняют задачи на работе.Гораздо более вероятно, что ваши сотрудники почувствуют повышенное чувство выполненного долга, а не скуки, если вы дадите им стандартные процессы, которые помогут им достичь того, что им нужно сделать.

Когда задача выполнена в соответствии с предписанными стандартами, она выполнена на 100%. И отметка квадратов дает нам долгожданный порцию дофамина!

Проблема № 2: стандартизация разрушает творчество

С этим связана идея о том, что если вы стандартизируете важнейшие процессы в своей компании, в результате получится рабочее место, которое не способствует инновациям и творчеству.Существенный страх здесь заключается в том, что стандартизация означает организационную культуру, которая вытягивает все индивидуальное мышление и новые идеи, заменяя яркое разнообразие менталитетом монокультуры.

Здесь важно не смешивать стандартизацию с отсутствием инноваций . Опять же, стандартизация — это устранение альтернатив, которые неэффективны и приводят к конфликтам. Устраняя неэффективность и ненужные конфликты в своей организации, вы можете помочь всем освободиться от ненужной траты своего времени и энергии , чтобы сосредоточиться на инновациях в тех областях, в которых это действительно важно.

Ирония в том, что на самом деле стандартизация хорошо для инноваций. Стандартизируя процессы, вы оптимизируете операции таким образом, чтобы помочь всем делать больше и быть более эффективными членами команды.

И, конечно же, если кто-то в организации обнаружит способ улучшить стандартизированный процесс, организация может изучить и, возможно, принять его. Нет причин, по которым стандартизированный процесс нельзя изменить с течением времени, если обстоятельства, опыт и инновации указывают на то, что действительно пора для изменений.

Как Process Street может помочь вам стандартизировать

Существует несколько способов, с помощью которых Process Street может помочь вам стандартизировать процессы, устранить неэффективность, повысить качество и делать больше того, что у вас получается лучше всего.

Три ключевых способа, которыми Process Street поможет вам стандартизировать вашу деятельность:

• Шаблоны документированных процессов
• Автоматизация рабочего процесса
• Повторяющиеся задачи

Шаблоны документированных процессов

Process Street предоставляет шаблоны для создания структурированных процедурных документов компании.Если вы хотите подготовить документ с политикой, руководство по эксплуатации или справочное руководство, создать план управления рисками или подготовить рабочее место сотрудника, шаблоны Process Street могут предоставить вам основу для создания структурированного документа за секунды.

Вы можете создавать свои собственные шаблоны или выбирать любой из сотен различных шаблонов в библиотеке Process Street. С помощью шаблонов Process Street вы можете стандартизировать любое количество задач на рабочем месте таким образом, чтобы сэкономить много времени, когда вам нужно их выполнять.

Автоматизация рабочего процесса

Некоторые задачи в вашей организации, такие как прием новых клиентов, адаптация сотрудников и продвижение нового контента, должны выполняться в более или менее случайное время. Вы можете использовать Process Street для создания «рабочих процессов на основе триггеров», которые позволят вам отслеживать свой прогресс, эффективно автоматизируя процедуру, чтобы вам не приходилось каждый раз заново изобретать колесо.

И чем больше работы вы можете дать машине, тем больше работы, как вы можете быть уверены, выполняется последовательно и предсказуемо.Узнайте больше о настройке автоматизации бизнес-процессов в этом руководстве.

Повторяющиеся задачи

Некоторые процессы в вашей организации должны выполняться в предсказуемое время: распространенные примеры — ежемесячные информационные бюллетени, адаптация и обзоры производительности. С помощью Process Street вы можете легко создавать стандартизированные шаблоны процессов и планировать их запуск с любым необходимым интервалом, гарантируя, что ваша команда всегда знает, что делать дальше.

Если вы хотите стандартизировать свои операции, повысить производительность и повысить моральный дух, зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Process Street сегодня.

Как оптимизировать бизнес-операции и увеличить прибыль — командная работа IQ

Компании, использующие повторяемые систематические процессы, как правило, более эффективны, масштабируемы и более прибыльны. Без эффективных систем и хорошо понятных стандартных операционных процедур бизнес-командам приходится решать, как решать свои задачи самостоятельно. Соответственно, команды должны тратить дополнительное время на выяснение того, как выполнить работу, и еще больше времени на координацию своих усилий специальными, неповторяемыми способами.Хуже того, когда важные шаги пропускаются из-за отсутствия стандартизованного процесса, страдает качество или приходится нести дополнительные расходы на переделку работы. необходимо переделать. Плохое качество работы наносит ущерб вашему бренду, снижает удержание клиентов и может повлиять на моральный дух сотрудников. Все это не годится для бизнеса.

Однако решение простое: менеджеры должны стандартизировать процессы и автоматизировать их, когда это возможно, для достижения оптимальной производительности, более высокой производительности и чистой прибыли.

Когда предприятие новое или очень маленькое, ему по сути не хватает систем.Однако в любой момент развития бизнеса менеджеры должны найти способы установить и оптимизировать стандартизированные процессы, чтобы бизнес мог расти. Создание процессов, которые другие люди могут повторять для получения высококачественных результатов, а также автоматизация и оптимизация этих процессов — это именно то, как масштабируется большинство предприятий.

В этой статье вы получите…

• Более глубокое понимание стандартизации процессов
• Как стандартизация процессов принесет пользу вашему бизнесу
• Стратегии внедрения стандартизации процессов
• Как добиться дополнительных преимуществ за счет объединения стандартизации процессов и автоматизации процессов

Что такое стандартизация процессов?

Стандартизация бизнес-процессов (a.k.a Стандартизация бизнес-процессов) — это практика определения и предоставления бизнес-командам возможности многократно использовать одну и ту же процедуру для последовательного и эффективного получения высококачественного результата.

Business Process Standardization часто используется, когда бизнес-командам не хватает согласованного процесса для своей работы, или когда разные бизнес-группы, выполняющие один и тот же тип работы, используют разные процессы для этой работы.

Стандартные рабочие процедуры (СОП) — это документация, являющаяся результатом стандартизации процессов.Документируйте свои стандартные процессы, чтобы облегчить обучение, обеспечить соответствие требованиям, обеспечить внимание и правильность выполнения важных аспектов работы, обеспечить более высокое качество работы и направлять выполнение работы с помощью простых пошаговых процедур.

Автоматизируйте выполнение стандартных процессов, чтобы обеспечить их соблюдение, распределяйте и отслеживайте выполнение работы, уменьшайте количество ошибок, повышайте производительность и прибыль бизнеса. Такое программное обеспечение, как TeamworkIQ, экономит ваше время и усилия вашей команды, позволяя быстро автоматизировать стандартизированные процессы, просто документируя их.

Какие бизнес-проблемы решает стандартизация процессов?

Преимущества стандартизированных процессов многочисленны. Вот некоторые из бизнес-проблем, которые помогает решить стандартизация процессов.

Устранение дорогостоящих ошибок

Разные члены команды выполняют свою работу по-разному. Результат? Некоторые работы качественные. Другой работы нет. Если компания документирует и обучает персонал использованию наилучшего процесса, можно достичь стабильно высококачественных результатов.Стандартизованные процессы могут включать этапы «контрольной точки» для проверки соответствия аспектов работы ожиданиям по качеству. Например, юридическому отделу может быть крайне важно изучить новые маркетинговые материалы перед их использованием. Если этот шаг пропустить, последствия могут быть серьезными. Стандартный процесс, который включает этот уровень детализации, помогает членам команды, выполняющим процесс, избежать таких проблем.

Эффективное высококачественное выполнение

Процессы часто кажутся простыми на первый взгляд, но на самом деле они зависят от многих деталей.Когда важные детали упускаются из виду, работа должна быть переделана, что задерживает ее выполнение и увеличивает затраты, связанные с продукцией работы. Плохо. Задокументированные стандартные процедуры проводят людей через шаги и детали, чтобы добиться правильного результата с первого раза. Это экономит время и деньги для бизнеса. Если вы описываете свои процессы в виде пошаговых процедур или контрольных списков, эти рабочие процессы можно легко автоматизировать и отслеживать с помощью простого программного обеспечения для автоматизации процессов, такого как TeamworkIQ.

Масштабируемое обучение

Стандартизированные процессы всегда документируются.Часто, когда команды небольшие, они работают на «племенных знаниях» — процессах, которые понятны с культурной точки зрения с помощью привычки и молвы, но не формализованы. По мере роста организации ей необходимо обучать новых членов команды тому, как лучше всего добиваться отличных результатов. Документированные стандартные процедуры позволяют новым членам команды понять, какой процесс лучше всего использовать для достижения цели. В свою очередь, обучение становится более эффективным, а бизнес быстрее масштабируется.

Управление изменениями

Стандартный процесс, который вы используете сегодня, вероятно, со временем будет развиваться.Будут открыты новые возможности для оптимизации процесса. Нормативные требования могут потребовать изменения процесса. Новые продукты и услуги, которые вы предоставляете, могут потребовать изменения ранее установленных процедур. Поддержание центральной библиотеки стандартизованных процессов дает вам возможность обновлять процедуры и сообщать всем о ключевых изменениях. Однако изменения в документации процесса — это только первый шаг. Изменения должны быть внесены в системы, которые помогают автоматизировать процедуры. Таким образом, выбор программных платформ, которые одновременно решают задачи документации и автоматизации, позволит вам работать более эффективно.

Какие области вашего бизнеса могут получить выгоду от стандартизации процессов?

Менеджмент

Сколько вашего рабочего времени сейчас тратится впустую? Большую часть времени на работе мы можем потратить на проверку электронной почты или погоню за сотрудниками. Молодым сотрудникам понадобятся советы и ответы на их вопросы. Иногда может казаться, что все, что администратор делает, вообще мешает продуктивной работе. Хорошая стандартизация процессов помогает решить эти проблемы. У сотрудников под рукой есть необходимая информация.Если что-то изменится, их можно быстро обновить, чтобы решить любые потенциальные проблемы.

Продажи

Идея о том, что хорошие продавцы рождаются с их талантами, не соответствует действительности. Безусловно, общительный подход к решению проблем — отличная черта для любого продавца, но большинство хороших продавцов также очень дисциплинированно распоряжаются своим временем. Они следят за процессами, которые делают их очень продуктивными, выявляя новый бизнес, часто и на ранней стадии квалифицируя потенциальных клиентов, а также используя свое время, чтобы иметь возможность сосредоточиться на обслуживании клиентов, с которыми они могут заключать краткосрочные сделки.Танги Таллон, тренер по продажам B2B в Bim-Accelerator, тщательно спланировала этот процесс, чтобы помочь предприятиям создать масштабируемые, воспроизводимые процессы продаж и помочь отделам продаж продавать больше.

Маркетинг

После определения целевых клиентов и ценностных предложений для продуктов и услуг многие аспекты кампаний и рекламных акций, предназначенных для охвата и мотивации существующих и потенциальных клиентов к действию, носят в некоторой степени процедурный характер. Чем систематически управляются SEO-кампании, реклама и реклама, тем более целенаправленными и эффективными становятся кампании.Только для SEO процессы на основе контрольных списков, предназначенные для проверки каждой детали, изображения, альтернативного тега, элемента метаданных и ссылки, могут быть довольно обширными даже для короткого сообщения в блоге. Для всего маркетингового контента и рекламных акций необходимы процедуры обеспечения согласованности каналов сообщений и соблюдения правовых норм, прежде чем деньги будут потрачены впустую на кампании, которые не соответствуют этим требованиям.

Финансы

Многие бухгалтерские и бухгалтерские процессы хорошо изучены. Но по мере того, как вы растете, координация этой работы в разных местах, филиалах или даже странах приводит к большей сложности.Стандартизированные процессы необходимы для определения того, как и когда необходимо собирать информацию и составлять отчеты для подготовки ежемесячных или ежеквартальных отчетов и анализа для руководства, инвесторов и других заинтересованных сторон. Документированные процедуры закрытия, основанные на контрольных списках, дают четкие ожидания для всех участников. Автоматизированные контрольные списки, подобные тем, которые используются в TeamworkIQ, предоставляют общее представление обо всех ролях и действиях, необходимых для согласования и закрытия бухгалтерских книг в каждый отчетный период, цикл расчета заработной платы или неделю розничной торговли.

HR, удержание сотрудников

Мы знаем, что большая часть того, что приводит к стрессу на рабочем месте, — это недопонимание. Каждый сотрудник должен чувствовать, что у него есть все необходимые инструменты, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом. При наличии ясности каждый сотрудник может работать эффективно и в меру своих возможностей. Это приводит к меньшему количеству случаев некачественной работы и срывов сроков. Руководство чувствует себя в большей безопасности, зная, что они могут отслеживать успехи своих сотрудников. Весь этот процесс может начаться с адаптации сотрудников — первого процесса, с которым сталкиваются новые сотрудники.Качественный опыт адаптации, которым разделяется вся компания, может привести к более высокому удержанию сотрудников, большему удовлетворению работой и более высокой производительности.

Инновации

Компании, сохраняющие конкурентное преимущество, являются новаторскими. Один из самых больших опасений менеджеров по поводу стандартизации процессов заключается в том, что она может убить творческий потенциал в команде. Они считают, что процессы задушат видение компании. Фактически, это далеко от истины.Пространство для дыхания, созданное процессами, позволяет идеям процветать. Лучшие процессы дают сотрудникам больше времени для высказывания своих мыслей. Фактически, по мере того, как ваши процессы становятся более развитыми, творческая ценность ваших сотрудников возрастает. Инновации ускоряются, и каждый сотрудник улучшает бизнес.

Бренд, репутация и обслуживание клиентов

Обеспечение высокого качества обслуживания клиентов ведет к долгосрочным преимуществам перед конкурентами. Довольные клиенты, чьи ожидания оправдались или превзойдены, расскажут другим о вашем бизнесе, и эта молва приведет к большему количеству клиентов.Однако, если результаты поступают с опозданием или низкого качества, такие рекомендации гораздо менее вероятны, что также приводит к плохому удержанию клиентов. Фактически, согласно исследованию ведущего сайта отзывов TrustPilot, клиенты, которые «полностью удовлетворены», потратят в 14 раз больше, чем те, кто был «несколько недоволен». Будь то привлечение новых клиентов или обеспечение высокого качества, безошибочности и своевременности работы для клиентов, стандартизованные процессы могут помочь укрепить ваш бренд, репутацию и лояльность клиентов.

Практически любая организация или бизнес-подразделение может мгновенно получить выгоду от стандартизации процессов.

Как объединить стандартизацию процессов с автоматизацией процессов для получения максимальных преимуществ

По мере роста организаций управление качеством и эффективностью становится все сложнее. Чтобы решить такие проблемы, бизнес обращается к стандартизации процессов. Однако стратегия, сочетающая стандартизацию процессов с их автоматизацией, может быстрее принести еще большие выгоды.

Хотя некоторые предприятия по-прежнему используют бумажные документы в папках процессов или онлайн-документах для записи и обмена стандартизированными процессами, проблема заключается в том, что эти справочные материалы хранятся вне поля зрения и вне поля зрения, а не включаются в ритм текущих операций. . Чтобы выполнить процесс, члены команды должны запомнить процесс и претворить его в жизнь. Часто члены команды начинают процесс на собрании или по электронной почте, а затем создают электронные таблицы или вручную вводят задачи в список дел или программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать все это.Комбинированный процесс выполнения процесса сам по себе требует времени для настройки и подвержен ошибкам, так как шаги или сообщения электронной почты пропускаются.

Эту проблему можно решить, объединив документацию процесса с автоматическим выполнением процесса. Когда процессы автоматизированы, сотрудники, выполняющие процесс, систематически проходят этапы. Система автоматизации следит за тем, чтобы ни один шаг в процессе не был пропущен, и определяет, идет ли работа вовремя или отстает от графика. Это требует времени, усилий и затрат на то, чтобы вручную продвигать работу вперед, и позволяет всем сосредоточиться и сосредоточиться на задаче.

Проблема с большинством систем автоматизации, однако, заключается в том, что рабочий процесс для процесса должен быть построен так, чтобы соответствовать требованиям процесса, а затем постоянно обновляться по мере развития процесса. Но представьте, если бы вы могли мгновенно превратить документы процесса, которые вы уже создали, в отслеживаемые автоматизированные рабочие процессы каждый раз, когда вам нужно запустить процесс. Затраты на автоматизацию процесса, который вы только что задокументировали, составят 1/100 затрат на автоматизацию другим способом. Это то, что делает TeamworkIQ.

Чтобы ваша компания продолжала эффективно двигаться вперед, вам нужна как документация по процессам, так и автоматизация процессов в одном, простом в использовании, интегрированном месте. Вот почему TeamworkIQ сочетает в себе документирование процессов и автоматизацию. Просто задокументируйте свой процесс, и позвольте интеллектуам TeamworkIQ автоматизировать его, чтобы создать практически любой процесс, который вам нужен:

Что мне нужно для начала?

1. Начните документировать процесс. Для начала вам потребуется общее представление о процессе, который вы хотите автоматизировать.Как только вы начнете его набирать, на ум приходят другие подробности. Мы предлагаем вам задокументировать процесс с помощью TeamworkIQ. Это сэкономит вам время позже. Вы можете получить бесплатную учетную запись TeamworkIQ на https://teamworkiq.com. Как только вы это сделаете, войдите в систему и создайте новый шаблон процесса. Вы сразу заметите, что TeamworkIQ выглядит как простой текстовый редактор. Он разработан, чтобы вы могли описать ваш процесс в виде простого маркированного списка. Используйте пронумерованные маркеры для пошаговых процессов и обычные маркеры для работы, которая может выполняться в любом порядке или параллельно.Отступайте маркеры для создания подзадач. Назначьте части схемы людям или ролям с помощью клавиши @. Добавьте сроки выполнения и относительные даты выполнения, просто набрав такие фразы, как «следующая пятница» или «через 3 дня после начала контрольного списка». Используйте эти символы для создания заполнителей для дат или текста, которые вы можете установить позже. Помните, что вы создаете шаблон, который будет использоваться снова и снова, но с разными значениями заполнителей при каждом запуске процесса.
2. Получите обратную связь и доработайте процесс. Попросите других людей, участвующих в процессе, помочь улучшить ваш черновик.Это поможет зафиксировать знания и нюансы, о которых вы иначе могли бы не знать.
3. Используйте его и вносите обновления по мере необходимости. Лучше начать с достаточно тщательной версии вашего процесса сейчас, чем откладывать и пытаться довести его до 100% идеального. Совершенствование процесса — это не то, что можно сделать заранее. Именно использование процесса дает больше предложений, идей и возможностей для его уточнения. Если затраты на автоматизацию процесса на начальном этапе были высоки или затраты на внесение изменений позже были высокими, то получение почти идеального результата имеет свои преимущества.Однако с TeamworkIQ затраты невелики, а время на внесение изменений минимально. Поэтому лучше начать и адаптироваться на ходу.

Вы также можете делать больше с TeamworkIQ:

• Поддерживать и развивать библиотеку документированных стандартных процессов.

• Запуск нескольких рабочих процессов в реальном времени из одного основного стандартного процесса.

• Ставьте задачи и следите за прогрессом

• Контролировать сроки и устанавливать напоминания

• Прикрепляйте файлы, вложения к фотографиям, видео и ссылки, чтобы помочь своим сотрудникам

• Добавьте шаги и процессы утверждения

• Добавить соответствующие комментарии, примечания и данные

• Добавить условную логику для управления более сложными процессами

Ознакомьтесь со всеми функциями TeamworkIQ здесь.

Готовы добиться оглушительного успеха в стандартизации процессов? Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы получить более простой и разумный способ повысить эффективность своих бизнес-процессов.

5 Преимущества стандартизации бизнес-процессов

Отсутствие четко определенной стандартной рабочей процедуры для решения проблем и вопросов может быть довольно проблематичным для представителей службы поддержки клиентов организации. Меньше всего любая компания хотела бы, чтобы ее представители службы поддержки использовали различные методы, чтобы помочь клиентам / покупателям.Хорошая новость заключается в том, что вы можете избежать этих проблем, внедрив процессы стандартизации.

‍

Если вы хотите, чтобы ваша организация работала как хорошо отлаженный механизм, убедитесь, что каждая задача, которую ваши сотрудники выполняют наилучшим образом. Это относится как к повседневным делам, так и к долгосрочным. Отсутствие руководства и организации всегда приводит к неблагоприятным результатам.

‍

Каждое действие требует определенного набора инструкций, чтобы проинформировать работников о методах, необходимых для достижения отличных результатов.С помощью стандартизации процессов вы можете упростить и упорядочить каждую задачу, которую выполняют ваши сотрудники. Это также поможет вам внимательно изучить качество вашей работы, а также различные проблемы клиентов или клиентов.

‍

Если вы хотите стандартизировать процессы своей компании, попробуйте использовать Ahoy Team, чтобы улучшить автоматизацию рабочих процессов и организовать различные процедуры с минимальными проблемами или без них.

‍

Как упоминалось ранее, внедрение рабочего стандарта было бы лучшим способом гарантировать высокое качество предлагаемых вами продуктов и услуг.Он может свести к минимуму или даже исключить ненужные процедуры и действия, позволяя поддерживать соответствие и рабочие процедуры при соблюдении требований к качеству. Кроме того, это также может помочь вам сохранить передовые производственные практики в долгосрочной перспективе.

Все больше и больше компаний используют стратегии стандартизации бизнес-процессов для создания принятых и проверенных процессов, которые позволяют им применять надежные методы. Однако это также инструмент, используемый для максимального использования технологий и человеческих ресурсов при сохранении постоянного ритма удовлетворения потребностей клиентов.

Подобная стратегия может изменить правила игры по многим причинам. Во-первых, это обеспечивает синергию между работниками, максимизируя их эффективность и увеличивая долгосрочную прибыльность. Самое лучшее в процессах стандартизации — это то, что вы можете применять их к любой части компании, но в большинстве случаев эти процессы идеально подходят для области операций.

‍

‍

Несмотря на то, что вы можете получить массу преимуществ, внедрив стандартизацию бизнес-процессов, давайте обсудим основные преимущества этой испытанной стратегии.

‍

Одним из основных преимуществ использования процессов стандартизации является повышение эффективности вашей организации. Предположения — это причина номер один, почему у большинства компаний медленные и некачественные процессы. Как только вы избавитесь от излишне сложных процедур, ваши сотрудники смогут работать быстро, сохраняя при этом высокий уровень качества.

Например, существует масса ситуаций, когда опытному сотруднику необходимо обучать новых сотрудников.Во многих случаях на то, чтобы научить новых сотрудников понять процесс, прежде чем они увидят достойные результаты, требуется много времени. Что еще хуже, стажеры все равно ошибаются. Благодаря стандартизации бизнес-процессов вам не придется беспокоиться о подобных вещах. Хорошо организованная структура избавит от большинства догадок, что приведет к положительным результатам.

Высокие эксплуатационные расходы могут существенно снизить краткосрочную и долгосрочную прибыльность компании.Стандартизация процессов, будь то что-то столь же простое, как создание соглашений об уровне обслуживания или окончательная поставка продукта, может помочь компаниям использовать одни и те же модели данных и определения между партнерами и внутри организации. Это приводит к снижению производственных затрат и значительно сокращает количество проб и ошибок.

Как уже неоднократно упоминалось, ошибки и догадки могут занять очень много времени, а устранение их без надлежащей структуры может быть еще более утомительным.Используя преимущества стандартизации бизнес-процессов, вы можете сократить время, необходимое для выполнения монотонных и длительных задач.

Это может даже минимизировать ресурсы и энергию, необходимые для выполнения определенной процедуры. Все пройдет гладко, и вы сможете использовать сэкономленное время и энергию для создания большего количества продуктов или устранения болевых точек. Стандартизация процессов также устраняет конкуренцию между офисами, что жизненно важно для повышения эффективности.

Обслуживание клиентов является важной частью любой организации, и без него добиться успеха практически невозможно. Стандартизация процессов в этой части вашей компании может значительно повысить эффективность решения запросов и проблем клиентов. Это может даже открыть двери для индивидуальных ответов и повышения персонализации.

Если в вашей компании уже есть продуктивные и эффективные сотрудники, для начала они дадут соответствующие и своевременные положительные ответы.Это не означает, что вы не должны включать стандартизацию бизнес-процессов в свой отдел обслуживания клиентов. Во всяком случае, его реализация повысит качество вдвое, и все выиграют.

Стандартизация процедур обслуживания клиентов включает ответы на повторяющиеся запросы недовольных клиентов / клиентов, указание вызывающим абонентам устранять неполадки в программном обеспечении и другие вещи в этом роде. Каждый подход будет иметь отдельную стандартную рабочую процедуру, чтобы представителям службы поддержки не приходилось тратить время на поиски правильного ответа.

Как и любой другой аспект бизнеса, представители должны знать правильные способы эффективного решения различных ситуаций, чтобы клиенты были довольны без ущерба для их морального духа. И стандартизация бизнес-процессов также может помочь в этом.

Не секрет, что в наши дни все больше и больше предприятий движутся в сторону автоматизации. Если ваша компания также рассматривает возможность автоматизации своих бизнес-процессов, стоит знать, что просто иметь автоматизированные процедуры недостаточно.Вам по-прежнему нужно все организовать по важности.

Здесь вам следует рассмотреть возможность использования преимуществ стандартизации бизнес-процессов.

Программное обеспечение для автоматизации, такое как AhoyTeam, может оказаться весьма полезным в таких случаях для устранения догадок и упрощения процесса.

С помощью рабочих процессов AhoyTeam вы можете упростить работу своей компании, настроив эффективные рабочие процессы и улучшив свои команды Microsoft и Slack. Эффективность, которую мы обеспечиваем, не имеет себе равных, и мы делаем это, помогая вам создать хорошо спланированный и организованный бизнес-процесс.

Стандартизация процессов для внесения изменений

Внесение изменений в организацию, особенно при внедрении нового метода улучшения, такого как «Шесть сигм», может происходить медленно — сотрудники могут рассматривать этот метод как «еще одну причуду». Из-за этого лидерам необходимо использовать подход к развертыванию, который запустит программу изменений и будет поддерживать ее.

Один из способов приблизиться к изменению — активно вовлекать владельцев процессов. Это может быть сделано путем создания стандартов того, как процесс должен быть завершен, с использованием информации владельца. Стандарты могут быть полезным инструментом для практиков, которые чувствуют, что люди в их организации не полностью вовлечены в новую полномасштабную программу изменений или которые считают, что у них нет времени для реализации полной программы изменений, но которые все же желают воспользоваться преимуществами.

Достижение согласованности

Для любого процесса, если его выполняет более одного человека, вероятно, будет использоваться более одного метода.Это может вызвать проблемы с согласованностью результатов и согласованности обучения. Один из способов преодоления этих проблем — работать с владельцами процессов над стандартизацией процесса, гарантируя, что каждый раз, когда процесс требуется, он выполняется одинаково.

Преимущества стандартного процесса заключаются в том, что организация может быть более уверена в достижении согласованных результатов процесса. Метод может быть развернут для новых сотрудников, что позволит обеспечить постоянство результатов.Кроме того, отдел внутреннего аудита или внешние регулирующие органы с большей вероятностью будут удовлетворены стандартным процессом, чем тем, который можно было бы выполнить различными способами. И как только стандартный процесс будет реализован, он может стать трамплином для дальнейших изменений в будущем.

Устанавливая стандарты

Чтобы начать стандартизацию, практикующим специалистам необходимо создать карту процесса с этапами его завершения. Эта информация собирается с использованием знаний людей, фактически участвующих в процессе.Имейте в виду, что эта карта может отличаться от того, как менеджер считает процесс завершенным или как процесс должен быть завершен. Это будет подробное описание того, что на самом деле происходит на передовой.

По мере того, как становится очевидным, что в процессе есть определенные разделы, которые выполняются по-разному, собравшимся людям нужно будет решить, какой способ выполнения этого шага является наиболее эффективным. В конце этого обсуждения появится лучший способ работы — по совету людей, выполняющих работу.

Карта процесса стандартного способа работы должна быть затем преобразована в руководство по эксплуатации. Эта бумажная или электронная копия может быть использована при обучении новых людей или для справки аудиторами или регулирующими органами. Его также можно использовать при проверке результатов работы людей по сравнению со стандартом.

Получение выгод

Составив карту стандартных процессов и превратив их в руководства по эксплуатации, организация может достичь двух целей: прочной основы для внесения некоторых улучшений и рабочего руководства, которое следует обновлять при внесении дальнейших изменений.При соблюдении стандартов можно ожидать увеличения производительности, улучшения качества и снижения затрат.

Что такое стандартизация процессов?

% PDF-1.7 % 1 0 объект > эндобдж 2 0 obj > поток 2017-04-07T13: 03: 15-07: 002017-04-07T13: 03: 15-07: 002017-04-07T13: 03: 15-07: 00Appligent AppendPDF Pro 5.5uuid: fcdfa59f-a57a-11b2-0a00- 782dad000000uuid: fcdfb016-a57a-11b2-0a00-e0094edffc7fapplication / pdf