Стандартизация бизнес процессов: Стандартизация бизнес-процессов: уровни развития системы

Содержание

5.4. Система стандартизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Читайте также

8. Моделирование бизнес-процессов

8. Моделирование бизнес-процессов Контент•  Модель процесса – прикладное представление на специализированном языке способа исполнения деятельности.•  Модель процесса верхнего уровня – прикладное представление верхнего уровня способа исполнения деятельности.• 

9. Регламентация и улучшение бизнес-процессов

9. Регламентация и улучшение бизнес-процессов КонтентРегламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность выполнения бизнес-процесса, ответственность и порядок взаимодействия участников бизнес-процесса (рис. 9.0.1).Клиент (потребитель) бизнес-процесса

3.

3.3. Система процессов компании как «блюдо спагетти»

3.3.3. Система процессов компании как «блюдо спагетти» Ряд консультантов, занимающихся описанием и автоматизацией бизнес-процессов, обходит стороной вопрос построения комплексной системы процессов компании. При выполнении проекта по мере необходимости выделяются

3.3.4. Система процессов компании по методу CBM IBM

3.3.4. Система процессов компании по методу CBM IBM Подход CBM (Component Business Model) компании IBM довольно интересен (табл. 3.3.2). Этот метод пока мало распространен в России, но некоторые крупные компании уже используют его для построения процессной модели бизнеса.Таблица 3.3.2.

5.4.1. Определение системы стандартизации бизнес-процессов

5. 4.1. Определение системы стандартизации бизнес-процессов Сформулируем определение системы стандартизации (ее можно также называть системой регламентации) бизнес-процессов: Комплекс процессов, методов, инструментов и элементов организационной структуры,

Приложение 1 Система процессов APQC

Приложение 1 Система процессов APQC В приложении представлен авторский перевод системы процессов организации APQC. Эта система процессов полезна как для освоения подходов к построению процессного дерева, так и для анализа и совершенствования системы процессов

Документирование бизнес-процессов

Документирование бизнес-процессов Представьте, что вы купили велосипед. Вы – превосходный велосипедист, отлично ездите и знаете его, казалось бы, до мелочей. Однако вот незадача – велосипед перед вами в разобранном виде, буквально до винтиков, а инструкции нет и в помине.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов Итак, если вы поняли, что тратите много времени на решение повторяющихся задач, что вам нужно описать и отдать определенные задачи сотрудникам и не заниматься ими самостоятельно, что надо описать процессы бизнеса для легкого

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов Растущая организация сталкивается с различными ситуациями, каждый раз порождая новые процедуры для принятия решений. Наконец, наступает момент, когда этих процедур становится слишком много или же они просто устаревают и перестают

Измеряемость бизнес-процессов

Измеряемость бизнес-процессов Абсолютно все в бизнесе подлежит измерению, особенно в сфере бизнес-процессов: если мы что-то не измеряем, значит, не можем этим управлять.

Очень важно знать, сколько клиентов приводит тот или иной вид рекламы. При этом нужно учитывать не

Стандартизация бизнес-процессов — СУПЕР-РОЗНИЦА

Стандартизация бизнес-процессов          розничного магазина  

 

Стандартизация бизнес-процессов розничного магазина  — проектная работа консультантов одновременно с обучающим консультированием сотрудников компании.

 

До начала работы по стандартизации консультантами проводится диагностический анализ существующих бизнес-процессов, особенностей организационной структуры компании и компетенции сотрудников, занятых в областях управления товаром,  персоналом, имеющейся системы автоматизации бизнес-процессов (IT).            По результатам диагностики формируется  отчет с рекомендациями по существующим бизнес- процессам. 

 

Далее работа проводится по трем областям:

 

1. Бизнес-процессы товародвижения (выбираются из списка):

— стандарт открытия нового магазина,

— управление ассортиментом (положение об ассортиментной политике, товарный       классификатор, ассортиментная матрица),

— работа с поставщиками (положение о работе с поставщиками, договор, журнал     регистрации, протокол встречи),

— работа с арендаторами (положение о работе с арендаторами, анкета арендатора,  договор аренды, требования к содержанию арендуемой площади),

— организация движения товара (заказ, поставка, отгрузка, прием, оприходование в базу даных, установление и изменение розничных цен, предпродажная подготовка, работа склада, списание, минимизация пересортицы, инверниаризация товара). 

 

2. Бизнес-процессы управления персоналом:

— стандарты работы и обслуживания покупателей, 

— правила внутреннего трудового распорядка, 

— система мотивации персонала и др. 

 

3. Автоматизации бизнес-процессов (IT). Выбор или отладка системы IT под новые стандарты бизнес-процессов товародвижения, управления персоналом.

 

Завершается проект процедурой внедрения стандартов, обучением персонала компании и разработкой системы контроля.

 

Связаться с руководителем проекта Новоселовой Наталией Алексеевной с запросом на консультирование и обсуждения подробностей проекта можно по телефону

+7 906 032 13 20 или по электронной почте:     

 

Хачковская А.А. Стандартизация бизнес процессов как инструмент бережливого производства

Хачковская Анна Александровна
Национальный Исследовательский Томский Политехнический Университет

Библиографическая ссылка на статью:
Хачковская А.А. Стандартизация бизнес процессов как инструмент бережливого производства // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 3 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2016/03/65702 (дата обращения: 21.05.2021).

В условиях глобализации и постоянного роста требований и ожиданий потребителей организации вынуждены постоянно адаптировать и улучшать свою организацию бизнеса.

Концепция бережливого производства может содействовать организациям в повышении их конкурентоспособности и эффективности бизнеса, предлагая комплекс методов и инструментов по всем направлениям деятельности, позволяющий производить товары и оказывать услуги в минимальные сроки и минимальными затратами с требуемым потребителем качеством. Применение данной концепции предполагает определенный способ мышления, рассматривая любую деятельность с точки зрения ценности для потребителя и сокращения всех видов потерь. [1]

Однако на данный момент нет единого алгоритма внедрения концепции бережливого производства, который бы подошел каждой организации. Анализируя опыт зарубежных и российских предприятий, которые за основу своего производства взяли концепцию бережливого производства, можно сделать вывод, что первым и наиболее важным шагом при внедрении данной концепции является стандартизация бизнес процессов.

Целью данной статьи является анализ стандартизации как одного из наиболее важных инструментов бережливого производства, который необходимо проводить на стадии внедрения концепции.

Данная цель достигается путем решения следующих задач:

  • Определить роль стандартизации в процессе внедрения концепции бережливого производства;
  • Определить бизнес процессы, которые необходимо стандартизировать в первую очередь;

Стандартизация является отправной точкой для реализации мероприятий по оптимизации деятельности. Применение стандартов в любой организации не только повысит качество за счет единообразия осуществления действий, но и упростит процесс адаптации нового сотрудника на месте, снизит операционные риски.

Кроме того, отсутствие стандартов требуют от руководителя постоянных указаний и контроля. Гибкое управление персоналом и нагрузкой так же представляет определенные сложности при отсутствии стандартизированных операций. Соответственно стандартизация всех процессов на предприятии также позволит повысить их управляемость.

Отсутствие стандартизации бизнес процессов приводит к целому ряду проблем:

  • Методы работы не очевидны;
  • Невозможно проверить качество выполненной работы;
  • Вариации процессов;
  • Рост дефектов;
  • Проблемы адаптации новых сотрудников.

Эффективность от внедрения стандартов также доказывает мировой опыт. На рисунке 1 представлена зависимость доходов населения страны от числа стандартов, приходящихся на 1млрд долларов, а также зависимость доходов населения от числа стандартов, приходящихся на 1 млн. человек. Анализ диаграммы позволяет сделает вывод, что развитые страны наиболее активны в разработке стандартов ввиду их необходимости в условиях современной экономики. [2]

Рисунок 1 Показатели деятельности по стандартизации на национальном уровне

Таким образом, можно сделать вывод, что для того, чтобы начать оптимизацию на предприятии необходимо сначала произвести стандартизацию всех бизнес процессов, что позволит фиксировать результаты оптимизации, сократить все виды потерь, затем перейти к внедрению других инструментов бережливого производства.

Введение стандартов необходимо начинать с тех деловых операций, которые постоянно повторяются. Например, заключение типовых договор, логистика, продажа. Низкий уровень стандартизации характерен для нетиповых операций или процессов, которые каждый раз значительно отличаются друг от друга.

Также важно стандартизировать все сложные и многоступенчатые процессы, выполняемые в компании. Сложность процесса определяется количеством операций с одним и тем же продуктом. Ошибка на одном участке процесса создания продукта может привести к браку целой партии. Кроме того, прозрачность сложность процессов позволит организации более оперативно реагировать на изменение рыночной ситуации. [3]

На мой взгляд, стандартизация бизнес процессов — это не только эффективный шаг к внедрению бережливого производства, но и фундамент для инновационного развития предприятия.


Библиографический список
  1. Розенко Н. Стандартизация — универсальный инструмент улучшений. [Электронный ресурс] // Эффективные производственные Лин Системы. 2015. URL: http://leansystems.ru/knowledge/articles/article12/
  2. Зажигалкин А.В. Экономические преимущества стандартизации: некоторые подходы. [Электронный ресурс] //  Ростест-Москва. 2014. URL: http://www.rostest.ru/services/expert/21_century/02.wsd2012-zazhigalkin.pf
  3. Внутрифирменные стандарты деятельности – необходимость и преимущества внедрения [Электронный ресурс] // Международная on-line выставка бизнес партнер 2016. 2014. URL: http://www.cfin.ru/management/strategy/orgstr/instand_criteria.shtml


Количество просмотров публикации: Please wait

Все статьи автора «Хачковская Анна Александровна»

Стандартизация бизнес-процессы в ресторане | ЛЕММА

BeBop Burgers. Подготовка франшизной документации. г. Ростов-на-Дону.

Mojo Bar. Структуризация предприятия. Описание бизнес-процессов для управляющей компании. Подготовка франшизной документации.  

Booster Coffeeshop. Структуризация. Стандартизация. Бюджет развития. Инвест-проект. г. Абакан.

Сеть Якитория. Оценка франшизного пакета для франчайзи. Описание внутренних бизнес-процессов. г. Ростов-на-Дону, г. Краснодар

Сеть Рязанские Сладости, Римские Каникулы. Структуризация. Стандартизация. План развития сети. Инвест-проект. г. Рязань

Загородный клуб «Графский Парк» 4*. Бизнес-планирование. Структуризация. Стандартизация. Курирование всех этапов работ по открытию. г. Ростов-на-Дону

Бутик-Отель «39» 5*. Бизнес-планирование. Структуризация. Стандартизация. Курирование всех этапов работ по открытию. г. Ростов-на-Дону

Сеть BonAmi. Реструктуризация. Описание бизнес-процессов. г. Якутск

Сеть Pizza Bella. Реструктуризация. Описание бизнес-процессов. г. Москва.

Сеть отелей Амакс. Аудит стандартов. Интенсивный комплекс тренинг для сетевого линейного менеджмента.  

RoCoCo. Упаковка франшизы. г. Ростов-на-Дону.

Global Cofix Russia. Аудит архитектуры IT базы с учетом особенности работы с франчайзи и наличием транзитной торговли.

АйДаПирог. Аудит имеющихся стандартов. Упаковка франшизы.

Dizengof 99, Москва. Стандартизация процессов.

Стандартизация деятельности служб гостиницы

Рано или поздно, но неизбежно в работе любой организации (сфера гостеприимства – не исключение) встают остро следующие вопросы:

  1. Кто и за что отвечает при выполнении тех или иных процедур, операций?
  2. Где определяется зона ответственности служб, сотрудников в случае, если операция затрагивает несколько служб?
  3. Как передается информация между службами: в каких форматах, в каких сроках?
  4. Как документируется та или иная операция?
Зачастую принято оперировать термином «Должностная инструкция». И, несомненно, они должны быть. Но это лишь часть процесса формализации деятельности организации.

Например, сложно, оперируя только терминами должностных инструкций, описать процесс закрытия чека ресторана на номер. Как минимум, в данной процедуре задействованы две службы: Служба питания (F&B) и Служба приема и размещения (Reception). Да, конечно, можно часть процесса описать в должностной инструкции одной службы, часть в другой. Но таких процессов и операций множество. Инструкции становится толстыми, плохо читаемые. В случае, если потребуется внести изменения в процедуру, потребуется изменить все действующие должностные инструкции – процесс становится трудоемким; изменения сложными.

Мы предлагаем подход, когда основные функции и обязанности прописываются в упомянутых ранее должностных инструкциях, а конкретные действия, процедуры и операции – в отдельных стандартах работы. Такой подход дает гибкость, прежде всего, при изменении той или иной процедуры вызванной, например, изменением законодательной базы или оптимизацией процесса.

Что дает вам стандартизация деятельности служб.


1. Каждый сотрудник любой службы четко представляет какие операции и в какое время он выполняет: минимизируется человеческий фактор, синхронизируется деятельность служб. Результатом становится:

      a.       улучшение качества обслуживания гостей вследствие снижения ошибок, возникших по причинам «я тут подумал…».
      b.      снижение финансовых и фискальных рисков вследствие правильного движения документов. Основной пример тут можно привести как неправильное оформление закрывающих документов для юридических лиц по причине того, что кто-то решил, что это сейчас не важно.
      c.       увеличение выручки, как результат правильной и своевременной обработки информации гостей, включая заявки контрагентов.

2. Упрощенный ввод новых сотрудников. Основные их обязанности уже прописаны в регламентирующих документах.

3. Появляются механизмы контроля персонала. Фраза «а мне об этом никто не говорил» — становится неуместной.

4. Следствием предыдущего пункта увеличивается дисциплина на предприятии.

5. Как правило, внедрение стандартов приводит к снижению административных издержек. Численность административного персонала может быть снижена за счет определения унифицированных форм отчетности и контроля.

Стандарты любого предприятия, как и стандарты гостиничного комплекса, формируются в процессе обследования. Результатом стандартизация могут стать изменения существующих бизнес-процессов; если же бизнес-процессы оптимальны, то они документируются для дальнейшего использования.

Состоит отметить, что в целом стандарты – «живые документы». Они могут и должны фиксировать произошедшие нетривиальные ситуации. С одной стороны, такие ситуации могут рождать изменения в существующих стандартах, с другой, в случае отсутствия подходящих документов, – рождать новые документы стандартов. Это позволит избежать эффекта наступления на «грабли», когда одну и ту же ситуацию разбирают несколько раз, тратят на это время, и как следствие деньги.

Количество и объем стандартов прямо пропорционально мощности вашего гостиничного комплекса, количеству бизнес-процессов, подлежащих стандартизации. Естественно, мы рекомендуем начинать стандартизацию с «больных» участков и с участков, являющихся центрами доходов и расходов.

Как стандартизировать процессы в digital, если вы не агентство из топ-100

Лайт-версия процессного подхода к управлению

Любое digital-агентство, которое стремится привлечь новых клиентов, должно иметь достаточно ресурсов, чтобы взять их в работу. Обеспечить соответствие объема ресурсов объему задач помогает масштабируемая бизнес-модель, которой посвящена одна из наших предыдущих статей.

Если вы ориентируетесь на масс-маркет и хотите получить больше разнообразных заказов, важным этапом ее создания станет стандартизация процессов. Все, кто сейчас вспомнил McDonalds и уверен, что создание четких регламентов — удел крупных состоявшихся компаний, могут не беспокоиться.

Небольшие развивающиеся агентства тоже могут воспользоваться всеми преимуществами стандартов, не внедряя их повсеместно. Для этого им понадобится альтернативный взгляд на процессную модель управления, который мы сегодня разберем.

От теории к реальности

Для начала немного теории. 

Процессный подход к управлению компанией — это делегирование полномочий и ответственности через бизнес-процессы. Под бизнес-процессом понимается устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (т. н. входы) в результаты (т. н. выходы).

Все, что происходит в компании — продажа товара, найм нового сотрудника, составление квартального отчета — рассматривается как процесс, у которого есть владелец и участники. Владелец отвечает за результат, а участники выполняют последовательность регламентированных действий — этапов процесса. Для выделения и описания этих этапов применяются особые методологии и стандарты (например, SADT, IDEF3, BPMN 2.0).

В идеале стандартизация должна охватить все процессы в агентстве, и каждый процесс должен иметь регламент, составленный по всем правилам. Это избавит от массы проблем при замене кадров и позволит более точно рассчитать себестоимость и цену услуг. Но в реальности полная стандартизация требует огромных затрат времени и труда компетентных специалистов, непосильных на ранних этапах жизни компании. 

Поэтому лучше не гнаться за идеалом, а действовать в рамках своих возможностей.

План стандартизации процессов

Традиционно описание бизнес-процесса начинается с обозначения его границ и определения этапов (операций или подпроцессов). После этого процессу назначаются участники и устанавливаются их роли. Мы предлагаем сделать все наоборот.

1 Определить роли

В растущем агентстве роли и зоны ответственности сотрудников почти всегда пересекаются. Это препятствует стандартизации процессов. К примеру, если утверждением стратегии для клиента занимаются и маркетолог, и креативщик, и веб-дизайнер, не понятно, чью работу взять за основу процесса.

Поэтому начать стоит с уточнения обязанностей каждой должности. Три основных момента, о которых нужно помнить:

  1. Каждому процессу нужен владелец. Тот, кто устанавливает дедлайны, утверждает настройки кампаний, представляет результаты клиенту, то есть отвечает за результат конкретной работы.

  2. Роли не пересекаются. То, что выполняет специалист по контекстной рекламе, не выполняет копирайтер и т. п.

  3. Роли охватывают все процессы. Нет задач, исполнитель которых не определен.

Последние два пункта соответствуют принципу MECE (mutually exclusive, collectively exhaustive), разработанному консалтинговой компанией McKinsey & Company. Согласно ему, любая структура должна описываться непересекающимися блоками, вместе составляющими полную группу событий.

Чтобы распределять зоны ответственности между сотрудниками было проще, можно для вдохновения изучить 23 организационные структуры крупных игроков digital.

2 Определить процессы

Большая ошибка при стандартизации процесса в условиях ограниченности ресурсов — пытаться моделировать его в желаемом, эталонном виде. Вместо этого стоит изучить реальную последовательность действий работников и зафиксировать ее.

Удобно изображать такие последовательности в виде блок-схем. Возьмем для примера процесс «Настройка таргетированной рекламы» и представим его схематически:

Блоками могут выступать отдельные действия или подпроцессы. Главное, чтобы у каждого из них был определен исполнитель, а весь бизнес-процесс заканчивался конкретным результатом (в примере — настроенной и работающей рекламной кампанией). Если вы обнаружите, что процесс содержит слишком много петлей обратной связи, или два исполнителя часто сменяют друг друга, скорее всего, от нескольких шагов лучше избавиться.

Приступая к описанию процессов, не нужно задаваться целью структурировать всю деятельность агентства. Расставьте приоритеты и действуйте последовательно. Начать имеет смысл с задач, которые:

  • относятся к основной деятельности и напрямую влияют на доход

  • основаны на взаимодействии с клиентом

  • включают больше рутинных операций, чем творческих

Так, если вы изначально контекстное агентство, приоритет будет у таких бизнес-процессов, как «Разработка стратегии для поисковиков», «Настройка контекстной рекламы». Хорошо, если со временем стандартизацию пройдут и другие процессы, но даже этот небольшой шаг поможет выйти на новый уровень развития агентства.

3 Задокументировать процессы

Мы добрались до самого сердца стандартизации — формализации процессов в виде документов. На этом этапе важно соблюдать баланс между технической точностью и простотой для тех, кто будет использовать их в работе.

Закрепить процессы можно в виде:

Лучше иметь все три типа документов, поскольку они применяются с разными целями.

Диаграммы

Блок-схемы — только черновик для визуализации бизнес-процессов. Чтобы их графическое изображение было исчерпывающим, простым и понятным любому пользователю, применяются стандартные нотации.

В число таких входит, например, стандарт документирования процессов IDEF3. Внешне диаграммы, созданные с его помощью, могут выглядеть так:

Они составляются из следующих элементов:

  • работы

  • стрелки/связи

  • перекрестки (слияния/разветвления работ)

  • объекты ссылок

  • элементы поведения (события, принятая решений и т. п.)

С полной инструкцией по применению IDEF3 можно познакомиться здесь. В качестве альтернативы удобно применять стандарт нотации BPMN 2.0. Его спецификация переведена на русский язык.

Диаграммы пригодятся вам, чтобы быстро познакомить сотрудников и руководителей с общей структурой работ в агентстве. Кроме того, наглядная визуализация помогает находить возможности для оптимизации процессов.

Рабочие регламенты

Сложные процессы полезно оформлять в виде отдельного регламента их выполнения, а простые — включать в положения о подразделении или отдельные должностные инструкции. Диаграммы послужат здесь хорошим приложением.

В этих документах элементы визуальных моделей подробно описываются словесно. Такая формализация помогает при разрешении спорных моментов и используется для контроля работы сотрудников. Фрагмент регламента может выглядеть, например, так:

Шаблон регламента бизнес-процесса доступен по ссылке.

Шаблоны для ПО

Процессный подход предполагает использование софта для управления проектами. Такие программы, как Trello, MeisterTask, Bitrix24 позволяют создавать задачи, назначать исполнителей и дедлайны в едином рабочем пространстве. В них все участники процесса видят, на какой стадии находится проект, кто отвечает за каждый его шаг, какая работа и насколько выполнена в данный момент.

Новые проекты в этих сервисах не обязательно создавать с нуля. Достаточно один раз подготовить шаблон дерева задач, в котором останется скорректировать сроки и описания. В Trello шаблоны имеют следующий вид:

Такие заготовки — еще один способ формализовать выделенные бизнес-процессы. Цель применения шаблонов исключительно практическая: они экономят время на подготовку к работе с новым клиентом.

Что дальше

Стандартизация процессов значительно упрощает работу сотрудников на всех уровнях — от специалистов до руководителей. Зная, из каких операций состоит процесс, сколько времени на реализацию они требуют, нетрудно рассчитать себестоимость его выполнения. Для агентства, ориентирующегося на масс-маркет, это базис для ценообразования. Клиенты приходят из разных отраслей и с разными целями, но если план работ разбивается на ряд понятных формализованных шагов с известной ценой, риск споров минимален.

Установленные бизнес-процессы должны четко следовать регламентам, но применять их на автомате не следует. Регулярный мониторинг как отдельных операций, так и процессов целиком поможет найти точки оптимизации и возможности дальнейшего развития всей бизнес-модели.

Не забывайте, что исполнителями этапов процесса не обязательно должны выступать люди. Это могут быть автоматизированные системы, которые в интернет-рекламе особенно актуальны. Например, при планировании процессов «Настройка контекстной рекламы» и «Настройка таргетированной рекламы» вы можете делегировать часть работ умной системе Click.ru.

Таким операциям, как подбор ключевых слов, анализ рекламы конкурентов, планирование бюджета, парсинг аудиторий ВКонтакте и т. п., потребуются только циклы контроля, но времени специалистов они практически не отнимут.

Анализ, стандартизация и оптимизация бизнес-процессов согласования договорных документов на примере крупной компании нефтегазовой отрасли


Please use this identifier to cite or link to this item: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/49144

Title: Анализ, стандартизация и оптимизация бизнес-процессов согласования договорных документов на примере крупной компании нефтегазовой отрасли
Authors: Джо, Карина Олеговна
metadata.dc.contributor.advisor: Лунёва, Елена Евгеньевна
Keywords: оптимизация; стандартизация; бизнес-процесс; договорные документы; анализ бизнес-процесса; optimization; standardization; buisness process; contractual documents; business process analysis
Issue Date: 2018
Citation: Джо К. О. Анализ, стандартизация и оптимизация бизнес-процессов согласования договорных документов на примере крупной компании нефтегазовой отрасли : бакалаврская работа / К. О. Джо ; Национальный исследовательский Томский политехнический университет (ТПУ), Инженерная школа информационных технологий и робототехники (ИШИТР), Отделение информационных технологий (ОИТ) ; науч. рук. Е. Е. Лунёва. — Томск, 2018.
Abstract: Работа направлена на оптимизацию бизнес-процессов согласования документов в крупной компании нефтегазовой отрасли. Процесс согласования договорных документов рассматривается на примере крупной компании нефтегазовой отрасли. Целью данной работы является анализ процессов согласования договорных документов, их стандартизация и оптимизация. Объектом исследования является бизнес-процессы по согласованию договорных документов.
The work is aimed at streamlining the business processes of approving documents in a large oil and gas company. The process of agreement of contractual documents is considered on the example of a large oil and gas company. The purpose of this work is to analyze the processes of agreement of contractual documents, their standardization and optimization. The object of the study is the business processes for the coordination of contractual documents.
URI: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/49144
Appears in Collections:Выпускные квалификационные работы (ВКР)

Items in DSpace are protected by copyright, with all rights reserved, unless otherwise indicated.

Стандартизация бизнес-процессов | Руководство от А до Я по стандартизации процессов

Что такое стандартизация бизнес-процессов?

Стандартизация бизнес-процессов — это любое усилие по унификации различных способов решения одной и той же проблемы организацией на нескольких этапах или филиалах организации.

Стандартизация бизнес-процессов направлена ​​на:

  • Определите многочисленные, разрозненные способы решения конкретной проблемы в организации
  • Разработайте единое решение этой проблемы
  • Внедрите это уникальное решение во всей организации

Целью стандартизации бизнес-процессов является сокращение количества проб и ошибок и потерь, связанных с решением проблем с нуля.С помощью модели единственного решения легко масштабировать результаты с уверенностью и делать больше с меньшими ресурсами.

В этой статье мы рассмотрим суть стандартизации бизнес-процессов, почему это важно для вашего бизнеса и как вы можете приступить к стандартизации процессов для повышения эффективности производства.

Как работает стандартизация бизнес-процессов?

Компартментализация — это ключевая концепция, которая заставляет работать стандартизацию бизнес-процессов.

Это просто усовершенствование решения таким образом, чтобы его можно было копировать и применять везде, где это необходимо.

Это создает решение, которое можно легко скопировать, как виджет, и вставить в любую часть организации, в которой это необходимо.

Компонентизация бизнес-процессов помогает организациям делать больше с меньшими затратами, поскольку теперь они могут сосредоточиться на совершенствовании одной системы и ее масштабном развертывании для решения одной и той же задачи, где бы она ни возникала в организации.

Почему важна стандартизация бизнес-процессов?

Сама суть стандартизации бизнес-процессов заключается в ее названии.

Стандартизация.

Стандартизация бизнес-процессов создает единообразный повторяемый план для выполнения задачи, так что всякий раз, когда она возникает — в любом отделе или на этапе операций организации — эту задачу можно было легко выполнить с минимальной двусмысленностью.

BPS создает стандарт и культуру уверенности и устраняет кривую проб и ошибок, чтобы вся организация могла выполнять повторяемые задачи с минимальным трением или без него.

Как стандартизировать бизнес-процессы

Стандартизация бизнес-процессов — это двухэтапный процесс, который обычно включает:

  • Определение наилучшего возможного процесса для достижения результата. Это включает в себя анализ дубликатов существующего процесса в организации и разработку единого решения, которое помогает достичь ваших целей быстрее и эффективнее, а также
  • Внедрение наилучшего процесса во всех случаях в организации, где это необходимо.

В совокупности элементы для обнаружения процессов и реализации и помогают командам разработать идеальную структуру процессов, которую затем можно масштабировать на всю организацию.

Обнаружение бизнес-процессов

На этапе обнаружения процесса группа управления процессами идентифицирует:

  • Все экземпляры в организации, где выполняется указанная задача,
  • Различные конфигурации процесса, используемые для выполнения задачи, упомянутой выше, и,
  • Возможности объединения различных конфигураций процессов в одну.

Получив обзор различных конфигураций процессов, используемых для достижения одного и того же результата во всей организации, группа может начать работу над созданием единой схемы процесса для использования в любом экземпляре этой задачи.

Здесь вы можете использовать ручку и бумагу, чтобы вручную определить, как будет выглядеть ваш новый, улучшенный процесс, но … удачи вам в достижении цели, когда вы делаете ошибку и решаете стереть ее.

С другой стороны, вместо этого вы можете использовать такой инструмент, как Kissflow.

Kissflow Workflow предлагает простой инструмент управления рабочим процессом, который умные компании используют для планирования унифицированных процессов. С Kissflow вы можете:

  • Пошаговое визуальное описание процессов,
  • Пригласите членов команды к виртуальному сотрудничеству — вместо того, чтобы раздавать распечатанные листы, и,
  • Управляйте использованием этих процессов во всей организации — все из одного простого интерфейса.

Kissflow Process упрощает рабочие процессы и процессы, поэтому ваша команда может тратить меньше времени на устранение хаоса процессов и больше времени на то, чтобы работать с ними наилучшим образом.

Внедрение процесса

Реализация процесса включает:

  • Информирование соответствующих сотрудников об изменениях в процессах, с которыми они будут работать, чтобы они могли наблюдать за изменениями
  • Требование от соответствующих членов команды и персонала применять улучшенные процессы и, прежде всего,
  • Формирование культуры постепенного улучшения процессов, используемых в вашей организации

Преимущества стандартизации бизнес-процессов

Стандартизация бизнес-процессов помогает организации перейти к единой системе для выполнения задач, где бы они ни возникали.В результате изменения можно создавать легко и быстро и дублировать на разных уровнях организации, где возникает такая необходимость.

Вот 4 основных преимущества стандартизации бизнес-процессов.

Повышение уровня удовлетворенности клиентов

В значительной степени удовлетворение потребностей клиентов всегда является первоочередной задачей каждой организации. Это связано с тем, что, когда потребности клиентов удовлетворяются, их бизнес приносит доход, который поддерживает работу и прибыльность компании.

Стандартизация бизнес-процессов использует лучший способ производства товаров или оказания услуг и делает его стандартом для всей организации. В результате клиентам гарантируется конкретный продукт или качество услуг, что заставляет их возвращаться.

Соответствие

Имея один способ выполнить конкретную задачу, где бы она ни появлялась, гарантируется, что внесенное изменение повлияет на каждую часть организации, где эта задача появляется.

Таким образом, команда может быть уверена, что любые принятые политики или нормативные акты будут полностью соблюдаться во всей организации, что гарантирует их соответствие применимым правилам и нормам.

Ресурсоэффективность

Стандартизация бизнес-процессов — это не только единый процесс выполнения задач. Он также ориентирован на выполнение этих задач с минимальными затратами ресурсов.

Это приводит к сценарию, в котором экономия ресурсов в одном филиале организации легко и быстро дублируется, многократно увеличивая экономию затрат.

Надежное управление знаниями

Стандартизация бизнес-процессов помогает организации создать единый источник достоверной информации для выполнения задач. Это приводит к ситуации, когда заметки и передовые практики, полученные из одного места, где применяется процесс, могут применяться несколько раз без необходимости создавать заново.

Заключение

Стандартизация бизнес-процессов предлагает каждой дальновидной организации возможность укротить хаос в процессах и добиться большего с помощью фиксированного стандарта.

Это сводит к минимуму трату ресурсов, повышает надежность производства и упрощает управление аналогичными процессами в масштабе, сохраняя при этом уверенность в качестве.

Стандартизация бизнес-процессов (BPS): определение, преимущества и инструкции

Стандартизация бизнес-процессов — это акт установления «лучших практик» того, как выполнять процесс, и обеспечения того, чтобы вся организация следовала ему.

Стандартизация может осуществляться либо отдельно из-за присущих ей преимуществ (которые мы немного объясним), либо как часть более крупной инициативы, такой как Управление бизнес-процессами.BPM — это методология, которая максимизирует эффективность процесса за счет постоянной переоценки и улучшения. В большинстве случаев стандартизация является предварительным условием BPM; Намного проще анализировать и улучшать один бизнес-процесс, чем пять.

Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование ваших процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить .Еще хуже — блок-схемы никто не смотрит.

Важное примечание

Вам, наверное, интересно, кто такие мы, . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы. В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за считанные секунды.

Выбор простых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать .Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают вам расти и становиться эффективными. Проекты и задачи — это спонтанный непредсказуемый хаос.

Перед тем, как продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями.Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

СМОТРИ ЗДЕСЬ

Преимущества стандартизации бизнес-процессов

У стандартизации процессов есть 3 основных преимущества.

Повышение производительности и отдачи — Стандартизация предполагает поиск «наилучшего» способа работы и применение его к остальной части компании.Имея более эффективные процессы, вы в конечном итоге повысите продуктивность всей организации.

Более легкое улучшение процессов — В конце концов, вы можете выполнить инициативу по улучшению бизнес-процессов (BPI). Стандартизация — это то, что вам нужно сделать, прежде чем вы действительно сможете пройти через BPI. Вместо того, чтобы оптимизировать каждый вариант процесса, вы в конечном итоге будете работать только над одним (что, в любом случае, лучше всего).

Более простая адаптация — Если у вас есть стандартный способ работы в компании, новым сотрудникам будет легче взять в руки веревку.В противном случае, работая в разных командах, им придется заново изучать некоторые этапы процесса.

Как сделать стандартизацию бизнес-процессов

Стандартизация бизнес-процессов — это двухэтапный процесс. Во-первых, вы выясняете, как лучше всего осуществить процесс.

Это означает, что из всех способов выполнения процесса вам нужно найти тот, который является самым дешевым, быстрым и приносит наибольшую пользу. Хотя редко можно найти что-то, что выполняет все три, лучший процесс, как правило, довольно легко обнаружить.

Затем вам необходимо убедиться, что вся ваша организация осведомлена о лучших практиках и действительно им следует. Эта часть может быть немного сложнее, если вы не используете правильные инструменты…

Дополнительное примечание

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Talking from the Trenches публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить. Вы будете умнее и лучше информированы автоматически. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … мы продолжим с того места, на котором остановились выше.

Картирование бизнес-процессов

Вы не можете просто однажды подойти к своим сотрудникам и сказать им: «Вот как вы теперь будете выполнять свою работу. Удачи! До свидания!» Скорее всего, они рано или поздно вернутся к прежнему образу жизни.

Отображение бизнес-процессов — это методология графического представления ваших процессов в виде «карты». Хотя есть несколько разных способов (отображение потока создания ценности, диаграмма зон и т. Д.) процессов сопоставления, в случае стандартизации вам нужно будет создать блок-схему, в частности. Другие типы карт больше предназначены для анализа и улучшения бизнес-процессов.

Самый простой способ составить карту — с помощью ручки и бумаги — внимательно посмотрите на процесс и просто нарисуйте его. Или, если вы хотите сделать это в цифровом виде, вы можете использовать программное обеспечение для блок-схем или…

Приложение рабочего процесса

Приложение рабочего процесса — это, по сути, карта процесса на стероидах.

Вместо того, чтобы раздавать своим сотрудникам физическую карту (или JPG), вы можете использовать программное обеспечение для рабочих процессов, чтобы процессы выполнялись в режиме реального времени.Вы можете спроектировать точный способ, которым вы хотите, чтобы процесс выполнялся онлайн, а система будет обеспечивать его соблюдение, гарантируя, что сотрудники делают все правильно.

Помимо стандартизации, программное обеспечение для управления рабочими процессами также может помочь в управлении вашими процессами. Без программного обеспечения вам пришлось бы вручную поддерживать связь с менеджерами процессов, чтобы видеть, как все идет. Однако программное обеспечение объединяет все ваши процессы в одну панель управления, а также позволяет аналитике определять эффективность.

Хотите начать работу с инструментом управления рабочим процессом, но не знаете, какой из них выбрать? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как выбрать лучшее программное обеспечение для вашего бизнеса.

Следующие шаги: управление бизнес-процессами

После того, как вы стандартизировали все процессы в компании, у вас может возникнуть соблазн прекратить это и сосредоточиться на других вещах, таких как маркетинг или рост.

Однако стандартизация процессов не означает, что каждый из них работает с максимальной эффективностью.Фактически, вы даже можете обнаружить, что простая оптимизация одного из ваших процессов может иметь большее влияние на ваши расходы и доходы, чем сосредоточение внимания на росте бизнеса.

Это означает, что для обеспечения максимальной эффективности бизнеса важно постоянно анализировать и переоценивать свои бизнес-процессы — никогда не знаешь, что можно найти.


Реализовали ли вы инициативу по стандартизации процессов в своей организации? Как прошло? Есть ли еще какие-нибудь методы, которые вы бы добавили в наш список? Дайте нам знать об этом в комментариях!

Почему стандартизация процессов улучшает качество, производительность и моральный дух | Процессная улица

Ниже приводится гостевой пост профессионального копирайтера и писателя-фрилансера Майкла Шультайса, владельца Inkwell Freelance.

Представьте, что у вашего обслуживающего персонала есть нет , устанавливающие правила обработки заявки.

Это как если бы вы собрали группу случайных людей с улицы, усадили их за службу поддержки и ожидали, что работа сделана хорошо.

Вместо хорошо выполненной работы это, вероятно, выглядело бы так:

По сути, это то, что вы позволяете, если не стандартизируете процессы. Операции вашей компании состоят из задач, которые необходимо выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно, чтобы обеспечить бесперебойную работу.Но если эти процессы не стандартизированы, вы навлекаете хаос.

Это могут быть основные процессы, такие как обработка запроса в службу поддержки, или задачи, которые повторяются реже, например, обновление сертификата SSL.

Каждая задача, независимо от того, как часто вы ее выполняете, требует правил , которые определяют объем, качество и методы, которым необходимо следовать. Если вы не стандартизируете эти правила, вы не сможете понять, обеспечиваете ли вы качество и сокращаете ли человеческий фактор.

Короче говоря, ведение бизнеса станет операционным кошмаром.

Чтобы помочь вам избежать этого, в этой статье мы рассмотрим стандартизацию процессов следующим образом:

  • Что такое стандартизация процессов?
  • Преимущества стандартизации
  • Общие опасения по поводу стандартизации
  • Как Process Street может помочь вам стандартизировать

Что такое стандартизация процессов?

По сути, стандартизация процессов описывает установление набора правил, регулирующих то, как люди в организации должны выполнять данную задачу или последовательность задач.Чтобы дать вам глупый пример, вот стандартный процесс рисования счастливой свиньи — популярное упражнение при изучении бережливого производства и шести сигм:

Стандартизация может применяться к любому процессу, любой задаче или процедуре, имеющей отношение к организации: ответ на телефонный звонок, расчет заработной платы, сбор информации о клиенте, отслеживание задач и т. Д.

Имея это в виду, давайте посмотрим на преимущества, которые вы получаете от стандартизованных процессов.

Преимущества стандартизации

По сути, стандартизация означает, что у ваших сотрудников есть установленный, проверенный временем процесс использования .

Если все сделано правильно, стандартизация может уменьшить двусмысленность и догадки, гарантировать качество, повысить производительность и повысить моральный дух сотрудников.

Некоторые преимущества стандартизации заключаются в следующем:

  • Повышает ясность — потому что стандартный процесс устраняет необходимость в догадках или дополнительном поиске
  • Гарантирует качество — потому что работа выполняется заранее определенным оптимизированным образом
  • Повышает продуктивность — вашим сотрудникам не нужно будет расспрашивать или изучать документацию, чтобы получить ответы.
  • Повышает моральный дух сотрудников — потому что сотрудники могут гордиться тем, что освоили процесс и отточили свои навыки
  • Улучшает обслуживание клиентов — потому что каждый билет обрабатывается наилучшим образом

Стандартизация уменьшает двусмысленность и догадки

(Источник)

Первое и наиболее очевидное преимущество стандартизации процессов состоит в том, что она снижает вероятность двусмысленности и догадок.

Любая сложная задача, вероятно, будет иметь или серых областей или крайних случаев. Проблема в том, что времени, потраченного на догадки, — это время, потраченное зря . Имея четкий набор инструкций, по которым можно работать, чтобы выполнить задачу, сотрудники будут тратить меньше времени на попытки разобраться в ней и больше времени на ее выполнение .

Подумайте о задачах, которым вы должны были научить других людей. Сколько времени и усилий вы потратили на то, чтобы научить их делать то, что естественно для вас благодаря многолетней практике? Сколько раз вам приходилось сталкиваться с ошибкой, которую кто-то совершал из-за того, что угадал, а угадал неправильно?

Раньше я нанимал других писателей, чтобы они помогали мне в различных проектах.Я обнаружил, что очень сложно научить других действовать в соответствии со стандартами, которые я постепенно выработал, особенно если эти стандарты находятся только в моей голове, а не на (цифровой) бумаге.

Вот здесь и появляется стандартизация. Эффективная стандартизация процедур означает, что существует один правильный способ выполнения конкретной задачи, который определяется в терминах четких, измеримых конечных результатов .

Стандартизация гарантирует качество

(Источник)

Если отсутствие стандартизации означает большую двусмысленность, одним из неизбежных последствий этого будет снижение надежности и стабильного качества.

Это связано с тем, что не все подходы к какой-либо задаче или процедуре одинаковы: есть лучшие и худшие способы ответить на звонок, получить важную информацию от клиента и отправить обновления статуса вашей команде.

Один из наиболее важных способов, с помощью которых стандартизация может помочь гарантировать качество, — это минимизировать вероятность того, что важные детали будут упущены из виду . Например, если у вас есть шаблон для документов политики и процедур, вы можете использовать его, чтобы снизить вероятность того, что кто-то пропустит важную информацию.

Стандартизируя процессы, от которых зависит ваша организация, и обеспечивая соблюдение этих стандартов, вы гарантируете качество конечного результата.

Стандартизация способствует повышению производительности

(Источник)

В общих чертах, стандартизация связана с более экономичной, более функциональной производительностью, что означает, что ваша организация может сократить отходы, а сделать больше с доступными ресурсами .

Стандартизация способствует повышению производительности за счет устранения неэффективности.Это результат устранения двусмысленности и обеспечения контроля качества: задачи выполняются более эффективно, и на меньше проблем с контролем качества из задач, которые не были выполнены правильно с первого раза.

Еще одним преимуществом устранения альтернативных процедур является сокращение нездоровой конкуренции и конфликтов .

Допустим, в вашей организации есть три разных полу -формальных системы для отслеживания рабочих процессов, каждая из которых имеет свою группу клиентов в организации.Три разные группы людей, три разные системы — конфликты неизбежны.

Даже если все три системы примерно равны по производительности, попытка координировать их в вашей организации, вероятно, приведет к конкуренции и конфликту между тремя различными фракциями.

Если все научатся одному и тому же способу работы и будут придерживаться его, командам будет легче работать вместе. Это означает большую продуктивность за счет синергии и меньше времени, затрачиваемого на попытки общения через пробелы в понимании и практике.

Безусловно, маловероятно, что три разные системы для отслеживания рабочих процессов или выполнения любой другой важной задачи будут одинаково эффективны. Даже если бы это было так, все равно имело бы смысл стандартизировать, чтобы уменьшить конфликт.

Стандартизация положительно влияет на моральный дух сотрудников

Главное, что нужно помнить о стандартизации и моральном духе сотрудников, — это то, что стандартизация поможет сотрудникам ощутить чувство достижения и гордости . Стандартизация не должна означать унылое однообразие и недостаток творчества; это может (и должно) означать стандарты, которые каждый может освоить и гордиться тем, что их оттачивают.

Как пишет Уолтер Макинтайр в книге Lean and Mean Process Improvement :

«При правильном управлении стандартизированная работа устанавливает отношения между людьми и их рабочими процессами. Эти отношения могут повысить чувство ответственности и гордость за качество выполнения работы. Результат — высокий моральный дух и продуктивность ».

Как правило, каждый хочет знать, хорошо ли он выполняет свою работу или нет, и они хотят знать, , как достичь этого различия.Незнание того, правильно ли человек выполняет свою работу, может быть очень стрессовым. Необходимость извиняться за неадекватную или неправильную работу может быть как унизительной, так и стрессовой. Если кто-то не понимает стандартов производительности с самого начала, это также может сильно расстраивать.

Если процессы регулируются стандартами, которые учат сотрудников выполнять эффективную и качественную работу, сотрудники с большей вероятностью будут испытывать чувство сопричастности и гордости за свою работу. Вместо неуверенности и неэффективности у сотрудника будет предписанный способ выполнения поставленных задач, который действительно работает.Результатом, вероятно, будет более высокий моральный дух сотрудников.

Это означает, что связь между стандартами и моральным духом сотрудников в основном заключается в том, чтобы сотрудники могли гордиться своими достижениями. Если стандартизованный процесс эффективен, позволяет избежать ненужного разочарования и направляет сотрудников к достижению чего-то значимого и стоящего, у сотрудников будут все основания гордиться своей работой.

Стандартизация означает лучшее обслуживание клиентов

Сохраненные ответы — это эффективный способ стандартизации службы поддержки клиентов, поскольку она позволяет отправлять наиболее оптимизированные и полезные сообщения каждый раз за секунды.

Отличное обслуживание клиентов — это логический результат работы команды с меньшей двусмысленностью, более высоким качеством продукции, более высокой производительностью и повышенным моральным духом.

Стандартизация может решать вопросы обслуживания клиентов напрямую через стандартизированные процессы общения с клиентами и методы централизации информации.

В моем собственном бизнесе, например, у меня есть клиенты, которые регулярно заключают контракты на написание проектов, требующих серии заданий в пятинедельные блоки. Проекты очень чувствительны к срокам, поэтому я разработал серию стандартных процедур для уведомления их о завершении проектов каждую неделю.

Стандартизация может также косвенно улучшить обслуживание клиентов. Если ваша организация более продуктивна и эффективна, результатом будут лучшие результаты для ваших клиентов. Чем больше вы можете производить с имеющимися ресурсами, тем короче время выполнения заказа и тем счастливее вы можете сделать тех, кто полагается на вас и платит за ваши продукты и услуги.

Теперь, когда мы увидели некоторые преимущества стандартизации, давайте рассмотрим общие проблемы.

Ваше беспокойство по поводу стандартизации, на адрес

Несмотря на то, что стандартизация дает множество преимуществ, идея подчинить процессы и процедуры единому правильному способу выполнения вещей может вызывать тревогу у людей, которые к этому не привыкли.Общие опасения по поводу стандартизации обычно вращаются вокруг идеи о том, что стандартизация означает скуку и потери индивидуального творчества .

Как мы увидим, эти опасения неуместны…

Проблема №1: стандартизация означает однообразие и скуку

По определению, один правильный способ ведения дел означает единообразие. Для некоторых это неизбежно будет звучать однообразно и скучно.

Здесь важно понять, что, устраняя двусмысленность и устанавливая стандарт для оценки производительности, стандартизованные процессы могут помочь сотрудникам почувствовать, что они действительно выполняют задачи на работе.Гораздо более вероятно, что ваши сотрудники почувствуют повышенное чувство выполненного долга, а не скуки, если вы дадите им стандартные процессы, которые помогут им достичь того, что им нужно сделать.

Когда задача выполнена в соответствии с предписанными стандартами, она выполнена на 100%. И отметка квадратов дает нам долгожданный порцию дофамина!

Проблема № 2: стандартизация разрушает творчество

С этим связана идея о том, что если вы стандартизируете важнейшие процессы в своей компании, в результате получится рабочее место, которое не способствует инновациям и творчеству.Существенный страх здесь заключается в том, что стандартизация означает организационную культуру, которая вытягивает все индивидуальное мышление и новые идеи, заменяя яркое разнообразие менталитетом монокультуры.

Здесь важно не смешивать стандартизацию с отсутствием инноваций . Опять же, стандартизация — это устранение альтернатив, которые неэффективны и приводят к конфликтам. Устраняя неэффективность и ненужные конфликты в своей организации, вы можете помочь всем освободиться от ненужной траты своего времени и энергии , чтобы сосредоточиться на инновациях в тех областях, в которых это действительно важно.

Ирония в том, что на самом деле стандартизация хорошо для инноваций. Стандартизируя процессы, вы оптимизируете операции таким образом, чтобы помочь всем делать больше и быть более эффективными членами команды.

И, конечно же, если кто-то в организации обнаружит способ улучшить стандартизированный процесс, организация может изучить и, возможно, принять его. Нет причин, по которым стандартизированный процесс нельзя изменить с течением времени, если обстоятельства, опыт и инновации указывают на то, что действительно пора для изменений.

Как Process Street может помочь вам стандартизировать

Существует несколько способов, с помощью которых Process Street может помочь вам стандартизировать процессы, устранить неэффективность, повысить качество и делать больше того, что у вас получается лучше всего.

Три ключевых способа, которыми Process Street поможет вам стандартизировать вашу деятельность:

  • Шаблоны документированных процессов
  • Автоматизация рабочего процесса
  • Повторяющиеся задачи

Шаблоны документированных процессов

Process Street предоставляет шаблоны для создания структурированных процедурных документов компании.Если вы хотите подготовить документ с политикой, руководство по эксплуатации или справочное руководство, создать план управления рисками или подготовить рабочее место сотрудника, шаблоны Process Street могут предоставить вам основу для создания структурированного документа за секунды.

Вы можете создавать свои собственные шаблоны или выбирать любой из сотен различных шаблонов в библиотеке Process Street. С помощью шаблонов Process Street вы можете стандартизировать любое количество задач на рабочем месте таким образом, чтобы сэкономить много времени, когда вам нужно их выполнять.

Автоматизация рабочего процесса

Некоторые задачи в вашей организации, такие как прием новых клиентов, адаптация сотрудников и продвижение нового контента, должны выполняться в более или менее случайное время. Вы можете использовать Process Street для создания «рабочих процессов на основе триггеров», которые позволят вам отслеживать свой прогресс, эффективно автоматизируя процедуру, чтобы вам не приходилось каждый раз заново изобретать колесо.

И чем больше работы вы можете дать машине, тем больше работы, как вы можете быть уверены, выполняется последовательно и предсказуемо.Узнайте больше о настройке автоматизации бизнес-процессов в этом руководстве.

Повторяющиеся задачи

Некоторые процессы в вашей организации должны выполняться в предсказуемое время: распространенные примеры — ежемесячные информационные бюллетени, адаптация и обзоры производительности. С помощью Process Street вы можете легко создавать стандартизированные шаблоны процессов и планировать их запуск с любым необходимым интервалом, гарантируя, что ваша команда всегда знает, что делать дальше.

Если вы хотите стандартизировать свои операции, повысить производительность и повысить моральный дух, зарегистрируйтесь и получите бесплатную учетную запись Process Street сегодня.

Как оптимизировать бизнес-операции и увеличить прибыль — командная работа IQ

Компании, использующие повторяемые систематические процессы, как правило, более эффективны, масштабируемы и более прибыльны. Без эффективных систем и хорошо понятных стандартных операционных процедур бизнес-командам приходится решать, как решать свои задачи самостоятельно. Соответственно, команды должны тратить дополнительное время на выяснение того, как выполнить работу, и еще больше времени на координацию своих усилий специальными, неповторяемыми способами.Хуже того, когда важные шаги пропускаются из-за отсутствия стандартизованного процесса, страдает качество или приходится нести дополнительные расходы на переделку работы. необходимо переделать. Плохое качество работы наносит ущерб вашему бренду, снижает удержание клиентов и может повлиять на моральный дух сотрудников. Все это не годится для бизнеса.

Однако решение простое: менеджеры должны стандартизировать процессы и автоматизировать их, когда это возможно, для достижения оптимальной производительности, более высокой производительности и чистой прибыли.

Когда предприятие новое или очень маленькое, ему по сути не хватает систем.Однако в любой момент развития бизнеса менеджеры должны найти способы установить и оптимизировать стандартизированные процессы, чтобы бизнес мог расти. Создание процессов, которые другие люди могут повторять для получения высококачественных результатов, а также автоматизация и оптимизация этих процессов — это именно то, как масштабируется большинство предприятий.

В этой статье вы получите…

  • Более глубокое понимание стандартизации процессов
  • Как стандартизация процессов принесет пользу вашему бизнесу
  • Стратегии внедрения стандартизации процессов
  • Как добиться дополнительных преимуществ за счет объединения стандартизации процессов и автоматизации процессов

Что такое стандартизация процессов?

Стандартизация бизнес-процессов (a.k.a Стандартизация бизнес-процессов) — это практика определения и предоставления бизнес-командам возможности многократно использовать одну и ту же процедуру для последовательного и эффективного получения высококачественного результата.

Business Process Standardization часто используется, когда бизнес-командам не хватает согласованного процесса для своей работы, или когда разные бизнес-группы, выполняющие один и тот же тип работы, используют разные процессы для этой работы.

Стандартные рабочие процедуры (СОП) — это документация, являющаяся результатом стандартизации процессов.Документируйте свои стандартные процессы, чтобы облегчить обучение, обеспечить соответствие требованиям, обеспечить внимание и правильность выполнения важных аспектов работы, обеспечить более высокое качество работы и направлять выполнение работы с помощью простых пошаговых процедур.

Автоматизируйте выполнение стандартных процессов, чтобы обеспечить их соблюдение, распределяйте и отслеживайте выполнение работы, уменьшайте количество ошибок, повышайте производительность и прибыль бизнеса. Такое программное обеспечение, как TeamworkIQ, экономит ваше время и усилия вашей команды, позволяя быстро автоматизировать стандартизированные процессы, просто документируя их.

Какие бизнес-проблемы решает стандартизация процессов?

Преимущества стандартизированных процессов многочисленны. Вот некоторые из бизнес-проблем, которые помогает решить стандартизация процессов.

Устранение дорогостоящих ошибок

Разные члены команды выполняют свою работу по-разному. Результат? Некоторые работы качественные. Другой работы нет. Если компания документирует и обучает персонал использованию наилучшего процесса, можно достичь стабильно высококачественных результатов.Стандартизованные процессы могут включать этапы «контрольной точки» для проверки соответствия аспектов работы ожиданиям по качеству. Например, юридическому отделу может быть крайне важно изучить новые маркетинговые материалы перед их использованием. Если этот шаг пропустить, последствия могут быть серьезными. Стандартный процесс, который включает этот уровень детализации, помогает членам команды, выполняющим процесс, избежать таких проблем.

Эффективное высококачественное выполнение

Процессы часто кажутся простыми на первый взгляд, но на самом деле они зависят от многих деталей.Когда важные детали упускаются из виду, работа должна быть переделана, что задерживает ее выполнение и увеличивает затраты, связанные с продукцией работы. Плохо. Задокументированные стандартные процедуры проводят людей через шаги и детали, чтобы добиться правильного результата с первого раза. Это экономит время и деньги для бизнеса. Если вы описываете свои процессы в виде пошаговых процедур или контрольных списков, эти рабочие процессы можно легко автоматизировать и отслеживать с помощью простого программного обеспечения для автоматизации процессов, такого как TeamworkIQ.

Масштабируемое обучение

Стандартизированные процессы всегда документируются.Часто, когда команды небольшие, они работают на «племенных знаниях» — процессах, которые понятны с культурной точки зрения с помощью привычки и молвы, но не формализованы. По мере роста организации ей необходимо обучать новых членов команды тому, как лучше всего добиваться отличных результатов. Документированные стандартные процедуры позволяют новым членам команды понять, какой процесс лучше всего использовать для достижения цели. В свою очередь, обучение становится более эффективным, а бизнес быстрее масштабируется.

Управление изменениями

Стандартный процесс, который вы используете сегодня, вероятно, со временем будет развиваться.Будут открыты новые возможности для оптимизации процесса. Нормативные требования могут потребовать изменения процесса. Новые продукты и услуги, которые вы предоставляете, могут потребовать изменения ранее установленных процедур. Поддержание центральной библиотеки стандартизованных процессов дает вам возможность обновлять процедуры и сообщать всем о ключевых изменениях. Однако изменения в документации процесса — это только первый шаг. Изменения должны быть внесены в системы, которые помогают автоматизировать процедуры. Таким образом, выбор программных платформ, которые одновременно решают задачи документации и автоматизации, позволит вам работать более эффективно.

Какие области вашего бизнеса могут получить выгоду от стандартизации процессов?

Менеджмент

Сколько вашего рабочего времени сейчас тратится впустую? Большую часть времени на работе мы можем потратить на проверку электронной почты или погоню за сотрудниками. Молодым сотрудникам понадобятся советы и ответы на их вопросы. Иногда может казаться, что все, что администратор делает, вообще мешает продуктивной работе. Хорошая стандартизация процессов помогает решить эти проблемы. У сотрудников под рукой есть необходимая информация.Если что-то изменится, их можно быстро обновить, чтобы решить любые потенциальные проблемы.

Продажи

Идея о том, что хорошие продавцы рождаются с их талантами, не соответствует действительности. Безусловно, общительный подход к решению проблем — отличная черта для любого продавца, но большинство хороших продавцов также очень дисциплинированно распоряжаются своим временем. Они следят за процессами, которые делают их очень продуктивными, выявляя новый бизнес, часто и на ранней стадии квалифицируя потенциальных клиентов, а также используя свое время, чтобы иметь возможность сосредоточиться на обслуживании клиентов, с которыми они могут заключать краткосрочные сделки.Танги Таллон, тренер по продажам B2B в Bim-Accelerator, тщательно спланировала этот процесс, чтобы помочь предприятиям создать масштабируемые, воспроизводимые процессы продаж и помочь отделам продаж продавать больше.

Маркетинг

После определения целевых клиентов и ценностных предложений для продуктов и услуг многие аспекты кампаний и рекламных акций, предназначенных для охвата и мотивации существующих и потенциальных клиентов к действию, носят в некоторой степени процедурный характер. Чем систематически управляются SEO-кампании, реклама и реклама, тем более целенаправленными и эффективными становятся кампании.Только для SEO процессы на основе контрольных списков, предназначенные для проверки каждой детали, изображения, альтернативного тега, элемента метаданных и ссылки, могут быть довольно обширными даже для короткого сообщения в блоге. Для всего маркетингового контента и рекламных акций необходимы процедуры обеспечения согласованности каналов сообщений и соблюдения правовых норм, прежде чем деньги будут потрачены впустую на кампании, которые не соответствуют этим требованиям.

Финансы

Многие бухгалтерские и бухгалтерские процессы хорошо изучены. Но по мере того, как вы растете, координация этой работы в разных местах, филиалах или даже странах приводит к большей сложности.Стандартизированные процессы необходимы для определения того, как и когда необходимо собирать информацию и составлять отчеты для подготовки ежемесячных или ежеквартальных отчетов и анализа для руководства, инвесторов и других заинтересованных сторон. Документированные процедуры закрытия, основанные на контрольных списках, дают четкие ожидания для всех участников. Автоматизированные контрольные списки, подобные тем, которые используются в TeamworkIQ, предоставляют общее представление обо всех ролях и действиях, необходимых для согласования и закрытия бухгалтерских книг в каждый отчетный период, цикл расчета заработной платы или неделю розничной торговли.

HR, удержание сотрудников

Мы знаем, что большая часть того, что приводит к стрессу на рабочем месте, — это недопонимание. Каждый сотрудник должен чувствовать, что у него есть все необходимые инструменты, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом. При наличии ясности каждый сотрудник может работать эффективно и в меру своих возможностей. Это приводит к меньшему количеству случаев некачественной работы и срывов сроков. Руководство чувствует себя в большей безопасности, зная, что они могут отслеживать успехи своих сотрудников. Весь этот процесс может начаться с адаптации сотрудников — первого процесса, с которым сталкиваются новые сотрудники.Качественный опыт адаптации, которым разделяется вся компания, может привести к более высокому удержанию сотрудников, большему удовлетворению работой и более высокой производительности.

Инновации

Компании, сохраняющие конкурентное преимущество, являются новаторскими. Один из самых больших опасений менеджеров по поводу стандартизации процессов заключается в том, что она может убить творческий потенциал в команде. Они считают, что процессы задушат видение компании. Фактически, это далеко от истины.Пространство для дыхания, созданное процессами, позволяет идеям процветать. Лучшие процессы дают сотрудникам больше времени для высказывания своих мыслей. Фактически, по мере того, как ваши процессы становятся более развитыми, творческая ценность ваших сотрудников возрастает. Инновации ускоряются, и каждый сотрудник улучшает бизнес.

Бренд, репутация и обслуживание клиентов

Обеспечение высокого качества обслуживания клиентов ведет к долгосрочным преимуществам перед конкурентами. Довольные клиенты, чьи ожидания оправдались или превзойдены, расскажут другим о вашем бизнесе, и эта молва приведет к большему количеству клиентов.Однако, если результаты поступают с опозданием или низкого качества, такие рекомендации гораздо менее вероятны, что также приводит к плохому удержанию клиентов. Фактически, согласно исследованию ведущего сайта отзывов TrustPilot, клиенты, которые «полностью удовлетворены», потратят в 14 раз больше, чем те, кто был «несколько недоволен». Будь то привлечение новых клиентов или обеспечение высокого качества, безошибочности и своевременности работы для клиентов, стандартизованные процессы могут помочь укрепить ваш бренд, репутацию и лояльность клиентов.

Практически любая организация или бизнес-подразделение может мгновенно получить выгоду от стандартизации процессов.

Как объединить стандартизацию процессов с автоматизацией процессов для получения максимальных преимуществ

По мере роста организаций управление качеством и эффективностью становится все сложнее. Чтобы решить такие проблемы, бизнес обращается к стандартизации процессов. Однако стратегия, сочетающая стандартизацию процессов с их автоматизацией, может быстрее принести еще большие выгоды.

Хотя некоторые предприятия по-прежнему используют бумажные документы в папках процессов или онлайн-документах для записи и обмена стандартизированными процессами, проблема заключается в том, что эти справочные материалы хранятся вне поля зрения и вне поля зрения, а не включаются в ритм текущих операций. . Чтобы выполнить процесс, члены команды должны запомнить процесс и претворить его в жизнь. Часто члены команды начинают процесс на собрании или по электронной почте, а затем создают электронные таблицы или вручную вводят задачи в список дел или программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать все это.Комбинированный процесс выполнения процесса сам по себе требует времени для настройки и подвержен ошибкам, так как шаги или сообщения электронной почты пропускаются.

Эту проблему можно решить, объединив документацию процесса с автоматическим выполнением процесса. Когда процессы автоматизированы, сотрудники, выполняющие процесс, систематически проходят этапы. Система автоматизации следит за тем, чтобы ни один шаг в процессе не был пропущен, и определяет, идет ли работа вовремя или отстает от графика. Это требует времени, усилий и затрат на то, чтобы вручную продвигать работу вперед, и позволяет всем сосредоточиться и сосредоточиться на задаче.

Проблема с большинством систем автоматизации, однако, заключается в том, что рабочий процесс для процесса должен быть построен так, чтобы соответствовать требованиям процесса, а затем постоянно обновляться по мере развития процесса. Но представьте, если бы вы могли мгновенно превратить документы процесса, которые вы уже создали, в отслеживаемые автоматизированные рабочие процессы каждый раз, когда вам нужно запустить процесс. Затраты на автоматизацию процесса, который вы только что задокументировали, составят 1/100 затрат на автоматизацию другим способом. Это то, что делает TeamworkIQ.

Чтобы ваша компания продолжала эффективно двигаться вперед, вам нужна как документация по процессам, так и автоматизация процессов в одном, простом в использовании, интегрированном месте. Вот почему TeamworkIQ сочетает в себе документирование процессов и автоматизацию. Просто задокументируйте свой процесс, и позвольте интеллектуам TeamworkIQ автоматизировать его, чтобы создать практически любой процесс, который вам нужен:

Что мне нужно для начала?

  1. Начните документировать процесс. Для начала вам потребуется общее представление о процессе, который вы хотите автоматизировать.Как только вы начнете его набирать, на ум приходят другие подробности. Мы предлагаем вам задокументировать процесс с помощью TeamworkIQ. Это сэкономит вам время позже. Вы можете получить бесплатную учетную запись TeamworkIQ на https://teamworkiq.com. Как только вы это сделаете, войдите в систему и создайте новый шаблон процесса. Вы сразу заметите, что TeamworkIQ выглядит как простой текстовый редактор. Он разработан, чтобы вы могли описать ваш процесс в виде простого маркированного списка. Используйте пронумерованные маркеры для пошаговых процессов и обычные маркеры для работы, которая может выполняться в любом порядке или параллельно.Отступайте маркеры для создания подзадач. Назначьте части схемы людям или ролям с помощью клавиши @. Добавьте сроки выполнения и относительные даты выполнения, просто набрав такие фразы, как «следующая пятница» или «через 3 дня после начала контрольного списка». Используйте эти символы для создания заполнителей для дат или текста, которые вы можете установить позже. Помните, что вы создаете шаблон, который будет использоваться снова и снова, но с разными значениями заполнителей при каждом запуске процесса.
  2. Получите обратную связь и доработайте процесс. Попросите других людей, участвующих в процессе, помочь улучшить ваш черновик.Это поможет зафиксировать знания и нюансы, о которых вы иначе могли бы не знать.
  3. Используйте его и вносите обновления по мере необходимости. Лучше начать с достаточно тщательной версии вашего процесса сейчас, чем откладывать и пытаться довести его до 100% идеального. Совершенствование процесса — это не то, что можно сделать заранее. Именно использование процесса дает больше предложений, идей и возможностей для его уточнения. Если затраты на автоматизацию процесса на начальном этапе были высоки или затраты на внесение изменений позже были высокими, то получение почти идеального результата имеет свои преимущества.Однако с TeamworkIQ затраты невелики, а время на внесение изменений минимально. Поэтому лучше начать и адаптироваться на ходу.

Вы также можете делать больше с TeamworkIQ:

  • Поддерживать и развивать библиотеку документированных стандартных процессов.
  • Запуск нескольких рабочих процессов в реальном времени из одного основного стандартного процесса.
  • Ставьте задачи и следите за прогрессом
  • Контролировать сроки и устанавливать напоминания
  • Прикрепляйте файлы, вложения к фотографиям, видео и ссылки, чтобы помочь своим сотрудникам
  • Добавьте шаги и процессы утверждения
  • Добавить соответствующие комментарии, примечания и данные
  • Добавить условную логику для управления более сложными процессами

Ознакомьтесь со всеми функциями TeamworkIQ здесь.

Готовы добиться оглушительного успеха в стандартизации процессов? Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы получить более простой и разумный способ повысить эффективность своих бизнес-процессов.

5 Преимущества стандартизации бизнес-процессов

Отсутствие четко определенной стандартной рабочей процедуры для решения проблем и вопросов может быть довольно проблематичным для представителей службы поддержки клиентов организации. Меньше всего любая компания хотела бы, чтобы ее представители службы поддержки использовали различные методы, чтобы помочь клиентам / покупателям.Хорошая новость заключается в том, что вы можете избежать этих проблем, внедрив процессы стандартизации.


Если вы хотите, чтобы ваша организация работала как хорошо отлаженный механизм, убедитесь, что каждая задача, которую ваши сотрудники выполняют наилучшим образом. Это относится как к повседневным делам, так и к долгосрочным. Отсутствие руководства и организации всегда приводит к неблагоприятным результатам.

Каждое действие требует определенного набора инструкций, чтобы проинформировать работников о методах, необходимых для достижения отличных результатов.С помощью стандартизации процессов вы можете упростить и упорядочить каждую задачу, которую выполняют ваши сотрудники. Это также поможет вам внимательно изучить качество вашей работы, а также различные проблемы клиентов или клиентов.


Если вы хотите стандартизировать процессы своей компании, попробуйте использовать Ahoy Team, чтобы улучшить автоматизацию рабочих процессов и организовать различные процедуры с минимальными проблемами или без них.

Что такое стандартизация бизнес-процессов?

Как упоминалось ранее, внедрение рабочего стандарта было бы лучшим способом гарантировать высокое качество предлагаемых вами продуктов и услуг.Он может свести к минимуму или даже исключить ненужные процедуры и действия, позволяя поддерживать соответствие и рабочие процедуры при соблюдении требований к качеству. Кроме того, это также может помочь вам сохранить передовые производственные практики в долгосрочной перспективе.

Все больше и больше компаний используют стратегии стандартизации бизнес-процессов для создания принятых и проверенных процессов, которые позволяют им применять надежные методы. Однако это также инструмент, используемый для максимального использования технологий и человеческих ресурсов при сохранении постоянного ритма удовлетворения потребностей клиентов.

Подобная стратегия может изменить правила игры по многим причинам. Во-первых, это обеспечивает синергию между работниками, максимизируя их эффективность и увеличивая долгосрочную прибыльность. Самое лучшее в процессах стандартизации — это то, что вы можете применять их к любой части компании, но в большинстве случаев эти процессы идеально подходят для области операций.

Преимущества стандартизации бизнеса

Несмотря на то, что вы можете получить массу преимуществ, внедрив стандартизацию бизнес-процессов, давайте обсудим основные преимущества этой испытанной стратегии.

1. Устранение догадок и путаницы

Одним из основных преимуществ использования процессов стандартизации является повышение эффективности вашей организации. Предположения — это причина номер один, почему у большинства компаний медленные и некачественные процессы. Как только вы избавитесь от излишне сложных процедур, ваши сотрудники смогут работать быстро, сохраняя при этом высокий уровень качества.

Например, существует масса ситуаций, когда опытному сотруднику необходимо обучать новых сотрудников.Во многих случаях на то, чтобы научить новых сотрудников понять процесс, прежде чем они увидят достойные результаты, требуется много времени. Что еще хуже, стажеры все равно ошибаются. Благодаря стандартизации бизнес-процессов вам не придется беспокоиться о подобных вещах. Хорошо организованная структура избавит от большинства догадок, что приведет к положительным результатам.

2. Процессы стандартизации сокращают эксплуатационные расходы

Высокие эксплуатационные расходы могут существенно снизить краткосрочную и долгосрочную прибыльность компании.Стандартизация процессов, будь то что-то столь же простое, как создание соглашений об уровне обслуживания или окончательная поставка продукта, может помочь компаниям использовать одни и те же модели данных и определения между партнерами и внутри организации. Это приводит к снижению производственных затрат и значительно сокращает количество проб и ошибок.

3. Значительный рост производительности

Как уже неоднократно упоминалось, ошибки и догадки могут занять очень много времени, а устранение их без надлежащей структуры может быть еще более утомительным.Используя преимущества стандартизации бизнес-процессов, вы можете сократить время, необходимое для выполнения монотонных и длительных задач.

Это может даже минимизировать ресурсы и энергию, необходимые для выполнения определенной процедуры. Все пройдет гладко, и вы сможете использовать сэкономленное время и энергию для создания большего количества продуктов или устранения болевых точек. Стандартизация процессов также устраняет конкуренцию между офисами, что жизненно важно для повышения эффективности.

4.Повышение качества обслуживания клиентов

Обслуживание клиентов является важной частью любой организации, и без него добиться успеха практически невозможно. Стандартизация процессов в этой части вашей компании может значительно повысить эффективность решения запросов и проблем клиентов. Это может даже открыть двери для индивидуальных ответов и повышения персонализации.

Если в вашей компании уже есть продуктивные и эффективные сотрудники, для начала они дадут соответствующие и своевременные положительные ответы.Это не означает, что вы не должны включать стандартизацию бизнес-процессов в свой отдел обслуживания клиентов. Во всяком случае, его реализация повысит качество вдвое, и все выиграют.

Стандартизация процедур обслуживания клиентов включает ответы на повторяющиеся запросы недовольных клиентов / клиентов, указание вызывающим абонентам устранять неполадки в программном обеспечении и другие вещи в этом роде. Каждый подход будет иметь отдельную стандартную рабочую процедуру, чтобы представителям службы поддержки не приходилось тратить время на поиски правильного ответа.

Как и любой другой аспект бизнеса, представители должны знать правильные способы эффективного решения различных ситуаций, чтобы клиенты были довольны без ущерба для их морального духа. И стандартизация бизнес-процессов также может помочь в этом.

5. Автоматизация бизнес-процессов

Не секрет, что в наши дни все больше и больше предприятий движутся в сторону автоматизации. Если ваша компания также рассматривает возможность автоматизации своих бизнес-процессов, стоит знать, что просто иметь автоматизированные процедуры недостаточно.Вам по-прежнему нужно все организовать по важности.

Здесь вам следует рассмотреть возможность использования преимуществ стандартизации бизнес-процессов.

Программное обеспечение для автоматизации, такое как AhoyTeam, может оказаться весьма полезным в таких случаях для устранения догадок и упрощения процесса.

С помощью рабочих процессов AhoyTeam вы можете упростить работу своей компании, настроив эффективные рабочие процессы и улучшив свои команды Microsoft и Slack. Эффективность, которую мы обеспечиваем, не имеет себе равных, и мы делаем это, помогая вам создать хорошо спланированный и организованный бизнес-процесс.

Стандартизация процессов для внесения изменений

Внесение изменений в организацию, особенно при внедрении нового метода улучшения, такого как «Шесть сигм», может происходить медленно — сотрудники могут рассматривать этот метод как «еще одну причуду». Из-за этого лидерам необходимо использовать подход к развертыванию, который запустит программу изменений и будет поддерживать ее.

Один из способов приблизиться к изменению — активно вовлекать владельцев процессов. Это может быть сделано путем создания стандартов того, как процесс должен быть завершен, с использованием информации владельца. Стандарты могут быть полезным инструментом для практиков, которые чувствуют, что люди в их организации не полностью вовлечены в новую полномасштабную программу изменений или которые считают, что у них нет времени для реализации полной программы изменений, но которые все же желают воспользоваться преимуществами.

Достижение согласованности

Для любого процесса, если его выполняет более одного человека, вероятно, будет использоваться более одного метода.Это может вызвать проблемы с согласованностью результатов и согласованности обучения. Один из способов преодоления этих проблем — работать с владельцами процессов над стандартизацией процесса, гарантируя, что каждый раз, когда процесс требуется, он выполняется одинаково.

Преимущества стандартного процесса заключаются в том, что организация может быть более уверена в достижении согласованных результатов процесса. Метод может быть развернут для новых сотрудников, что позволит обеспечить постоянство результатов.Кроме того, отдел внутреннего аудита или внешние регулирующие органы с большей вероятностью будут удовлетворены стандартным процессом, чем тем, который можно было бы выполнить различными способами. И как только стандартный процесс будет реализован, он может стать трамплином для дальнейших изменений в будущем.

Устанавливая стандарты

Чтобы начать стандартизацию, практикующим специалистам необходимо создать карту процесса с этапами его завершения. Эта информация собирается с использованием знаний людей, фактически участвующих в процессе.Имейте в виду, что эта карта может отличаться от того, как менеджер считает процесс завершенным или как процесс должен быть завершен. Это будет подробное описание того, что на самом деле происходит на передовой.

По мере того, как становится очевидным, что в процессе есть определенные разделы, которые выполняются по-разному, собравшимся людям нужно будет решить, какой способ выполнения этого шага является наиболее эффективным. В конце этого обсуждения появится лучший способ работы — по совету людей, выполняющих работу.

Карта процесса стандартного способа работы должна быть затем преобразована в руководство по эксплуатации. Эта бумажная или электронная копия может быть использована при обучении новых людей или для справки аудиторами или регулирующими органами. Его также можно использовать при проверке результатов работы людей по сравнению со стандартом.

Получение выгод

Составив карту стандартных процессов и превратив их в руководства по эксплуатации, организация может достичь двух целей: прочной основы для внесения некоторых улучшений и рабочего руководства, которое следует обновлять при внесении дальнейших изменений.При соблюдении стандартов можно ожидать увеличения производительности, улучшения качества и снижения затрат.

Вам также может понравиться

Что такое стандартизация процессов?

% PDF-1.7 % 1 0 объект > эндобдж 2 0 obj > поток 2017-04-07T13: 03: 15-07: 002017-04-07T13: 03: 15-07: 002017-04-07T13: 03: 15-07: 00Appligent AppendPDF Pro 5.5uuid: fcdfa59f-a57a-11b2-0a00- 782dad000000uuid: fcdfb016-a57a-11b2-0a00-e0094edffc7fapplication / pdf

  • Что такое стандартизация процессов?
  • Князь 9.0, версия 5 (www.princexml.com) AppendPDF Pro 5.5 Ядро Linux 2.6 64-битная 2 октября 2014 Библиотека 10.1.0 конечный поток эндобдж 5 0 obj > эндобдж 3 0 obj > эндобдж 8 0 объект > эндобдж 9 0 объект > эндобдж 10 0 obj > эндобдж 24 0 объект > эндобдж 25 0 объект > эндобдж 26 0 объект > эндобдж 27 0 объект > эндобдж 28 0 объект > эндобдж 37 0 объект > поток HWn8} WR͊K’m «@V (} PdV! ] ֛ ~ HpaCRe’M

    .

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Как приумножить свой капитал – Как приумножить деньги — 10 способов для новичков + примеры

    Своим происхождением понятие банкротство обязано: Банкротство — это… Что такое Банкротство?

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко