Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот документ был официально опубликован, и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.

Новые хранения документов стали гораздо, поэтому обязательно обратите внимание на них, и внесите изменения в номенклатуру дел.

Так, штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение устанавливается не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.

Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным.

Пример:

По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.

Очень жаль, что Росархив не подал документы на регистрацию в Минюст раньше, ведь почти все компании уже утвердили новую номенклатуру дел на 2020 год и установили там сроки по приказу Минкультуры № 558н.

Наименование документа по ОТ	Приказ № 236 Росархива (вновь принятый)	Приказ №» 558 Минкультуры (отменен)
Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте, журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда	45 лет (п. «а» п. 423)	10 лет
Карты СОУТ, сводные ведомости, перечни работ по улучшению условий и охраны труда, декларации соответствия, контракты (договоры) на проведение СОУТ, протоколы замеров, заключения эксперта СОУТ	45 лет (п. «а» п. 407) При вредных и опасных условиях труда: · 50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; · 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003	45 лет При вредных и опасных условиях труда – 75 лет
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда	50 лет – если документы окончены после 01.01.2003; 75 лет – если документы окончены до 01.01.2003 (п. 414)	75 лет
Наряд-допуск на работы с повышенной опасностью	1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 415)	В зависимости от вида работ, от 1 месяца до 1 года, согласно правилам по охране труда.
Журнал учета выдачи нарядов-допусков и распоряжений на работы с повышенной опасностью	1 год – после закрытия наряда-допуска; 45 лет – при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (п. 416)	В зависимости от вида работ, от 1 до 5 лет, согласно правилам по охране труда в отрасли.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве	45 лет (п. 424)	Постоянно

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.

Пример:

Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

• если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
• если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Скачайте таблицу полностью

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

• запах плесени
• неоднородные цветные пятна на листах, их мраморность
• разложение бумаг
• «склеенные» листы
• «ветхая» бумага
• грибницы (споры, пушистость) и следы черной плесени и т.п.

Обратите внимание! В некоторых случаях виной досрочной порчи документов по ОТ становятся непредвиденные ситуации, как например, затопление грунтовыми водами, промерзание стены углового кабинета, срабатывание дренчерной системы пожаротушения, и конечно, пожар.

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

• создать оптимальные условия хранения документов
• разместить документы в хранилище
• соблюдать порядок выдачи дел из архива
• учитывать документы, их проверку и состояние
• обеспечивать физико-химической сохранность документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

• предоставление для архива помещения и проведение его планово-предупредительного ремонта
• оборудование помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией
• применение специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т. д.)
• создание оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведение санитарно-гигиенических мероприятий

Справочник по отпуску по болезни для малого бизнеса

Это факт ведения бизнеса — сотрудники заболевают краткосрочно или длительно.

Предлагаемый оплачиваемый или неоплачиваемый отпуск по болезни может варьироваться в зависимости от компании, но сотрудникам неизбежно придется брать отпуск, чтобы позаботиться о своем здоровье.

Недавнее исследование показало, что 29% рабочей силы частного сектора Америки не имеют доступа к оплачиваемым больничным. Перед этими более чем 34 миллионами рабочих стоит выбор — работать во время болезни или потерять заработную плату.Для многих это может означать распространение болезни на других на рабочем месте или ухудшение их состояния.

Отпуск по болезни может принимать разные формы — от неполных выходных до недель (или даже месяцев) для лечения серьезного состояния здоровья.

Для бизнеса обязательным условием является наличие руководства по отпуску по болезни / отпуску.

Будет изложена строгая политика в отношении отпуска по болезни:

• Количество времени, доступного сотрудникам
• Будет ли это время оплачено или неоплачено (или их комбинация)
• Потребуется ли сотрудникам предоставить документы или получить разрешение на отпуск

Продленный отпуск по болезни, отпуск по болезни или даже пособие по болезни — это , а не , требуемые федеральным законом, если только работник не имеет права в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках.

FMLA предоставляет до 12 недель неоплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места для предприятий, в которых работает более 50 человек. Сотрудник, имеющий право на FMLA, проработает один год и проработает не менее 1250 часов.

Сотрудники, которые используют отпуск по болезни или болезни члена семьи, должны предоставить документацию о запросе и медицинской необходимости для отгула на работе, легких обязанностей или других возможных медицинских услуг.

Хотя это и не требуется федеральным законом, в 11 штатах и ​​многих городах (причем во многих частях страны действуют другие законодательные акты) обязывают предприятия предоставлять минимальный отпуск по болезни, выплаты по больничному листу и начисления по болезни.

Требуется ли оплачиваемый отпуск по болезни по закону?

Оплачиваемый отпуск по болезни предусмотрен законом в Аризоне, Калифорнии, Коннектикуте, Мэриленде, Массачусетсе, Мичигане, Нью-Джерси, Орегоне, Род-Айленде, Вермонте, Вашингтоне и Вашингтоне, округ Колумбия.

Законы регулируют количество дней в году, которые зарабатывают сотрудники, какие сотрудники имеют право использовать в качестве больничных дней и как они получают пособие по болезни.

Для предприятий без мандата федеральное законодательство не требует предоставления больничных листов или пособий по болезни, за исключением случаев, когда работник имеет право на неоплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с Законом о правах ребенка.

Как начисляется больничный?

Согласно законам штата и муниципалитета время по болезни начисляется (или зарабатывается) в зависимости от отработанного времени.

В Калифорнии, например, за каждые 30 часов работы сотрудник получает 1 час больничного. В течение года Калифорния позволяет предприятиям ограничивать количество получаемого сотрудником времени по болезни и использовать его до 24 часов в год.

В других штатах и ​​юрисдикциях, где действуют законы о начислении / использовании времени по болезни, количество заработанного и доступного времени варьируется.Для предприятий, не подпадающих под действие мандата, время по болезни также обычно начисляется на основе отработанного времени. Во многих компаниях в политике указывается количество заработанного времени, когда оно доступно, переносится ли какое-либо время на следующий год, а в некоторых случаях — минимальное количество используемого времени.

Создание политики больничного

Если это не требуется по закону, компания может разработать политику для собственных нужд. Примером может служить предоставление шести оплачиваемых дней по болезни в год. Сотрудники могут зарабатывать полдня за отработанный месяц; но компания может указать, что они не имеют права использовать отпуск до тех пор, пока не исполнятся 60 или 90 дней.

Например, политика может требовать от сотрудников использовать время, заработанное не менее чем с половиной дня, и позволять переносить часы по болезни на следующий год. Компании могут выбрать множество вариантов для разработки политики, отвечающей их потребностям и потребностям их сотрудников.

Аспект, который следует тщательно учитывать, — это перенос при разработке политики больничного. Большинство предприятий, предлагающих оплачиваемый отпуск по болезни, позволяют сотрудникам переносить неиспользованные дни в следующий год (годы).

Помните, что отпуск, взятый в будущем, может оплачиваться по более высокой ставке, если сотрудники получат повышение.

Еще один способ, которым компании могут помочь своим работникам, — это пожертвования на больничное. В некоторых организациях сотрудники могут жертвовать неиспользованное время нуждающимся коллегам. Хотя такая практика не получила широкого распространения, более 25% опрошенных компаний ее допускают.

В отличие от отпуска, накопленное время по болезни не оплачивается сотрудникам, если они увольняются из компании в соответствии с федеральными постановлениями. Из-за этого сотрудники часто оказываются в ситуации, когда нужно использовать или проиграть.

Если местное законодательство не предписывает ваш бизнес или политика вашей компании специально не предусматривает, что она будет оплачивать увольняющимся сотрудникам за любое неиспользованное накопленное время по болезни, по закону не требуется выплачивать компенсацию сотрудникам за больничные, которые они не использовали при увольнении.

В некоторых организациях политика предусматривает, что сотрудники, уволенные по причине, не получают выплаты по болезни, в то время как те, кто увольняются или уволены, могут иметь право на получение выплаты.

Могу ли я предложить общие правила отпуска вместо дней отпуска по болезни?

Новой тенденцией в бизнесе является предоставление отпуска по болезни / отпуск в рамках оплачиваемого отпуска (PTO). Это позволяет сотрудникам сообщать, когда они отвлекаются от работы, без необходимости обозначать это время как время болезни, личное время или отпуск.Компании, которые используют общую политику PTO, обычно делают это, потому что они хотят дать сотрудникам возможность гибко использовать свое время по своему усмотрению — для любых своих нужд.

Большинство работодателей выделяют отпуск по болезни отдельно, но все же возможны вариации по теме. Некоторые организации позволяют сотрудникам использовать время болезни для ухода за своими больными детьми; другие позволяют использовать время только для лечения собственной болезни сотрудника.

Работающим родителям может быть непросто определить, использовать ли доступное время по болезни для себя или своих детей.Треть работающих родителей опасаются, что они могут потерять работу или заработную плату, если останутся дома с больным ребенком: 31% говорят, что им не хватает заработанной платы по болезни, чтобы взять отпуск.

Это может означать отправку больных детей в школу или детский сад, где они могут передавать болезнь другим или видеть, как их собственное состояние ухудшается, что требует дополнительного времени на лечение.

Время по болезни против отпуска по болезни

Разница между временем по болезни и отпуском по болезни — это, как правило, продолжительность времени, в течение которого работник должен заботиться о своем здоровье.

Оплачиваемое время по болезни, как правило, сотрудники зарабатывают на работе. По данным Бюро статистики труда, в большинстве компаний сотрудник зарабатывает от 5 до 9 оплачиваемых дней по болезни в год. Бизнес также может выделить количество неоплачиваемых дней по болезни, которое сотрудник может использовать в год, не влияя на его занятость.

Почему важна политика больничных / отпусков

Когда доходит до привлечения и таланта, кандидаты ищут политику отпуска по болезни. Большинство работников считают, что оплачиваемое больничное время очень важно.Но отпуск по болезни приносит пользу бизнесу, когда дело касается удержания сотрудников. Смена персонала обходится дорого ⁠ — экономия времени и ресурсов, позволяющая сотруднику удовлетворять свои потребности в области здравоохранения, может быть минимальной по сравнению с затратами на замену сотрудника. Исследования показывают, что политика оплачиваемого больничного может снизить текучесть кадров на 50%.

На рабочем месте презентизм тоже проблематичен. Когда у сотрудников нет доступа к больничным, они часто приходят на работу больными. Это может снизить их собственную продуктивность и увеличить шанс распространения болезни на других.

Когда сотрудники не в лучшей форме, возрастает риск получения травм на работе. Кроме того, работники, взаимодействующие с населением, могут распространять болезнь за пределы рабочего места. По некоторым оценкам, презентеизм обходится американскому бизнесу в 160 миллиардов долларов в год.

Для многих предприятий малого и среднего бизнеса оплачиваемый отпуск по болезни может показаться просто расходом: но с более широкой точки зрения получение выгоды — это инвестиции. Привлечение и удержание талантов, продуктивность и сокращение вспышек заболеваний на рабочем месте — это лишь некоторые из окупаемости инвестиций в это столь востребованное преимущество.

Организационные изменения и риск отсутствия по болезни: продольный многоуровневый анализ изменений на уровне организационных единиц в больницах | BMC Health Services Research

В настоящем исследовании изучалась взаимосвязь между шестью различными организационными изменениями на уровне подразделения и отсутствием сотрудников по болезни до, во время и после изменения на уровне подразделения. Главный вывод заключался в том, что взаимосвязь между изменениями на уровне подразделения и отсутствием сотрудников по болезни является сложной и варьируется в зависимости от типа изменения и этапов изменения.

Увеличение размера подразделения — тип изменения, с которым сталкивается большинство сотрудников больницы, — был связан со снижением риска как краткосрочного, так и длительного отсутствия по болезни во время и после изменения. Эти результаты противоречили нашим ожиданиям о том, что организационные изменения на уровне подразделения связаны с увеличением количества пропусков по болезни. Однако результаты подтверждают предыдущие исследования, в которых наблюдалось снижение уровня отсутствия по болезни после увеличения и расширения штата [11, 50], и они подтвердили наше предположение о том, что различные типы организационных изменений по-разному связаны с отсутствием сотрудников по болезни.Снижение уровней отсутствия по болезни, относящееся к этому конкретному типу изменений, может отражать положительную оценку изменений сотрудниками [51]. Действительно, увеличение количества персонала может способствовать снижению требований, поскольку объем работы распределяется между большим количеством сотрудников. Такие положительные последствия могут способствовать и частично объяснять снижение риска отсутствия по болезни, связанного с этим типом изменений.

Тем не менее, важно отметить, что эти результаты также противоречат одному предыдущему исследованию, которое определило накопленное воздействие значительного расширения как значительный фактор риска длительного отсутствия по болезни [7].Различные контексты, в которых происходит увеличение размера, могут быть полезны для объяснения того, почему сотрудники, испытывающие похожие изменения, реагируют по-разному. Хотя Westerlund et al. [7] обнаружили поддержку увеличения продолжительного отсутствия по болезни, связанного с быстрым ростом во время финансового спада, наш результат уменьшения отсутствия по болезни, связанный с увеличением размера, был получен во время финансового процветания. Соответственно, отсутствие социальной нестабильности из-за финансового кризиса может оставить больше возможностей для заблаговременного планирования изменений, тем самым позволяя как работодателю, так и работникам подготовиться и создать готовность к изменениям [52, 53].Следовательно, мы можем ожидать, что увеличение размера в нашем исследовании с большей вероятностью будет связано с такими аспектами работы, как усиление гарантий занятости и благоприятная рабочая среда — факторы, которые действительно можно было бы ожидать, связанные с увеличением размера [7].

Результаты, относящиеся к сокращению штатов на уровне подразделения, показали, что риск краткосрочного отсутствия по болезни значительно увеличился во время и после изменения и значительно снизился в квартале, предшествующем изменению, по сравнению со стабильностью. Наибольший рост числа отсутствующих по болезни наблюдался в следующем квартале после сокращения штата, поскольку вероятность краткосрочного отсутствия по болезни увеличилась на 22%.Учитывая, что 39% сотрудников входили как минимум в один период краткосрочного отсутствия по болезни в течение квартала, увеличение шансов на 22% повлекло за собой повышенный риск примерно пяти дополнительных сотрудников на 100 сотрудников в случае краткосрочного отсутствия по болезни в течение квартала. Однако в логистической регрессии размеры эффекта следует интерпретировать с осторожностью [54].

Эти результаты, показывающие увеличение случаев отсутствия по болезни во время и после изменений, согласуются с более ранними исследованиями сокращения штатов на уровне организации [19] и изменений на уровне подразделения [15, 25, 26].Однако, в отличие от этих исследований, мы обнаружили повышенный риск краткосрочного отсутствия по болезни, а не длительного отсутствия по болезни. Характерные черты, связанные с этим типом изменений, такие как повышенные требования и снижение чувства контроля [3, 43], могут объяснить повышенный риск кратковременного отсутствия по болезни.

Однако результаты также показали, что вероятность отсутствия по болезни снизилась до сокращения штатов на уровне подразделения. В соответствии с результатами Whitehall II, наши результаты показали, что сотрудники часто реагируют на изменения еще до их внедрения [55].Однако, хотя Whitehall II показал ухудшение самочувствия до организационных изменений, наши результаты показали снижение отсутствия по болезни. Направленность наших результатов (то есть сокращение отсутствия по болезни) может быть объяснена восприятием незащищенности работы. В норвежских больницах сотрудников редко увольняют даже во время организационных изменений. Однако широкое использование временных контрактов может вызвать у сотрудников беспокойство по поводу того, что их контракты не могут быть продлены. Следовательно, неуверенность в перспективной занятости может вызвать у временных сотрудников большее желание идти на работу, несмотря на болезнь, тем самым, возможно, снижая уровень отсутствия по болезни и способствуя повышенному риску присутствия на работе по болезни [43, 56, 57].

Мы не обнаружили значительных эффектов на уровне значимости P <0,01 для взаимосвязей между слиянием на уровне единицы, выделением на уровне единицы и отсутствием по болезни. Однако отсутствие доказательств не обязательно свидетельствует об их отсутствии [58]. Это особенно важно отметить в случае слияния на уровне единиц, которое было бы значительным на уровне P <0,05. Слияние представляет собой тип изменений, который часто осуществляется в норвежском секторе здравоохранения [6], и ранее был связан с повышенным количеством случаев длительного отсутствия по болезни [26].

Использование аутсорсинга на уровне подразделения и инсорсинга на уровне подразделения было связано со снижением риска краткосрочного отсутствия по болезни, а вероятность длительного отсутствия по болезни снизилась в квартале, предшествовавшем аутсорсингу на уровне подразделения. Наибольшее сокращение отсутствия по болезни наблюдалось в квартале во время инсорсинга на уровне подразделения, поскольку вероятность краткосрочного отсутствия по болезни снизилась на 83%, что составляет примерно на 30 сотрудников меньше на 100 сотрудников, временно отсутствующих по болезни в течение квартала.В течение квартала, следующего за инсорсингом на уровне подразделения, вероятность краткосрочного отсутствия по болезни была на 52% ниже по сравнению со стабильностью, что указывает на то, что примерно на 16 сотрудников меньше на 100 сотрудников, которые временно отсутствовали по болезни в течение квартала.

Как и результаты, относящиеся к увеличению численности на уровне подразделения, эти результаты не подтвердили наши ожидания о положительной взаимосвязи между организационными изменениями на уровне подразделения и отсутствием болезни, но они подтверждают наше предположение о том, что различные типы организационных изменений по-разному относятся к отсутствие сотрудников по болезни.Чтобы объяснить уменьшение количества пропусков по болезни в связи с этими типами изменений, можно было бы подчеркнуть их способность вызывать положительный опыт сотрудников. В то время как предыдущие исследования часто фокусировались на способности всех изменений вызывать переутомление и потенциальное заболевание [3], недавние исследования показывают снижение уровней отсутствия по болезни после определенных типов изменений (например, смены работы) [24]. Основываясь на этих выводах, мы поэтому утверждаем, что важно подчеркивать потенциально положительные, способствующие укреплению здоровья аспекты изменений на уровне единиц.Например, возможно, что инсорсинг на уровне подразделения делает возможным более тесное и плодотворное сотрудничество между сотрудниками. Более того, аутсорсинг на уровне отделения в этой больнице может осуществляться таким образом, чтобы противодействовать потенциальному напряжению и опасностям, укрепляя представление сотрудников о безопасности работы и справедливости [59]. Такие положительные последствия могут способствовать и частично объяснять снижение риска отсутствия по болезни, связанного с этими типами изменений.

Организационные изменения и норвежский контекст

Как мы обсуждали во введении, взаимосвязь между организационными изменениями и отсутствием по болезни следует интерпретировать в контексте, в котором они происходят.Учитывая редкость увольнений в норвежских больницах [36], в сочетании с щедрой системой социального обеспечения, здоровым экономическим климатом и надежной защитой занятости, мы можем предположить, что любые неблагоприятные последствия организационных изменений для здоровья сотрудников будут смягчены в норвежском контексте. . Однако наш результат, согласно которому отсутствие по болезни все еще увеличивается после определенных типов изменений на уровне отделения, может указывать на то, что таких характеристик недостаточно для устранения напряжения, связанного с изменениями, среди сотрудников норвежских больниц.Кроме того, незащищенность работы не обязательно ограничивается опасениями по поводу безработицы, но может также включать предполагаемую утрату ценных условий на работе. Действительно, исследования показали, что реструктуризация, не связанная с увольнениями, также может серьезно и отрицательно повлиять на благосостояние сотрудников, ослабить отношения с коллегами и снизить приверженность организации [60, 61], и что она может повысить вероятность того, что медсестры прибегнут к отсутствию по болезни. [36].

Практическое значение для служб здравоохранения

Для менеджеров и практикующих врачей важными остаются повышение осведомленности и знаний о типах организационных изменений, которые приводят к увеличению расходов из-за отсутствия сотрудников по болезни.Например, во время сокращения штатов на уровне подразделения шансы вступить в период краткосрочного отсутствия по болезни увеличиваются на 11%. Учитывая, что 39% сотрудников были зарегистрированы как начинающие хотя бы один случай краткосрочного отсутствия по болезни в течение квартала, увеличение шансов на 11% равнялось трем дополнительным работникам на 100 сотрудников, которые временно отсутствовали по болезни в течение квартала. Однако не менее важно, чтобы менеджеры здравоохранения и практикующие врачи знали, что определенные типы изменений были связаны со снижением риска отсутствия сотрудников по болезни.Хотя необходимы дополнительные знания, чтобы лучше понять, почему риск отсутствия по болезни различается в зависимости от типов изменений, на основе результатов этого исследования предлагаются два основных практических вывода. Во-первых, определяя типы изменений, которые были связаны с увеличением числа случаев отсутствия по болезни, менеджеры здравоохранения и практикующие врачи могут заранее разработать индивидуальные целевые планы действий, чтобы ограничить невзгоды и напряжение, связанные с этими типами изменений. Во-вторых, определяя типы изменений, которые коррелируют со снижением отсутствия по болезни, такие как инсорсинг на уровне подразделения и увеличение размера подразделения, менеджеры здравоохранения и практикующие врачи могут определить и усилить характеристики изменений, которые потенциально могут защитить и укрепить здоровье, например обеспечение лучшего распределения рабочей нагрузки и содействие улучшению командной работы.

Сильные стороны и ограничения

В настоящем исследовании изучается влияние изменений на уровне подразделения на отсутствие сотрудников по болезни в долгосрочном плане. Важным преимуществом этого документа было то, что он объединил данные об организационных изменениях и отсутствии по болезни, полученные из больничных регистров. Эти данные не были искажены индивидуальным восприятием и, таким образом, облегчили измерение зависимых и независимых переменных объективно с течением времени с незначительными пропущенными данными. Кроме того, продольный многоуровневый метод позволил исследованию изучить индивидуальные корреляции между изменениями на уровне подразделения и отсутствием сотрудников по болезни до, во время и после изменения уровня подразделения по сравнению со стабильностью.Лонгитюдные исследования с многократным повторным измерением одних и тех же людей с течением времени считаются методологическим преимуществом [19]. Недостатком исследования было то, что объективные источники данных не давали никакой информации о потенциальных механизмах, влияющих на связь между изменениями на уровне подразделения и отсутствием сотрудников по болезни. Возможно, что дополнительные данные о восприятии сотрудников могут дать более подробные результаты. В будущих исследованиях следует рассмотреть вопрос о включении опыта сотрудников в качестве потенциальных посредников или модерирующих переменных в анализ.

Множественное статистическое тестирование более подвержено ошибкам типа I (ложные срабатывания). Чтобы противостоять риску случайных результатов и повысить вероятность надлежащего отклонения нулевой гипотезы, мы приняли критерий P <0,01 [49, 62]. Однако важно отметить, что взаимосвязь между слиянием на уровне подразделения в следующем квартале и в этом квартале и краткосрочным отсутствием по болезни имела значения P между 0,05 и 0,01.

Измерение организационных изменений было построено на основе данных сотрудников.Хотя объективные данные являются большим преимуществом, мы также считали такие данные ограничением, потому что мы не могли исключить возможность неправильной классификации при кодировании изменений (например, если большинство сотрудников в подразделении добровольно уволились в данном квартале без замены в текущем квартале. в том же квартале может показаться, что в этом конкретном квартале будет уменьшена численность подразделения). Однако некоторые типы изменений на уровне подразделения были легко идентифицированы и поняты в данных, например, аутсорсинг (например, все подразделение было перемещено одновременно).Другие типы изменений на уровне единиц, такие как уменьшение размеров, могут включать компоненты других типов изменений на уровне единиц (например, меньшее неопознанное слияние). Кроме того, мы не измеряли восприятие сотрудниками изменений на уровне подразделения. Следовательно, также возможно, что сотрудники испытали некоторые изменения на уровне подразделения, которые мы закодировали как одно изменение как несколько изменений.

Требования к экстренному отпуску и оплачиваемому отпуску по болезни в связи с COVID-19

Президент Трамп подписал масштабный закон в ответ на COVID-19: Закон Families First Coronavirus Response Act , который принимает меры и предусматривает дополнительные ассигнования для поддержки американцев во время вспышки COVID-19.Два из изменений в соответствии с новым законом, затрагивающие работодателей, — это расширение Закона о семейных и медицинских отпусках от 1993 года (FMLA) и новые требования к оплачиваемым отпускам по болезни работодателя, каждое из которых будет действовать в течение 15 дней после вступления в силу (2 апреля. , 2020) до 31 декабря 2020 г.

Экстренный отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни

— Применяется к работодателям частного сектора с менее чем 500 сотрудниками на каждый рабочий день в течение каждой из 20 или более календарных рабочих недель в текущем или предыдущем календарном году, а также к определенным сотрудникам государственного сектора.

— Охватываемые работодатели обязаны предоставлять до 12 недель экстренного отпуска для сотрудников, которые были наняты работодателем в течение 30 календарных дней и которые из-за чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения не могут работать (или работать удаленно), потому что им необходимо уход за ребенком в возрасте до 18 лет, чья начальная или средняя школа или место опеки закрыты, или из-за того, что поставщик услуг по уходу за ребенком (определяемый как «поставщик, который получает компенсацию за предоставление услуг по уходу за ребенком на регулярной основе») стал недоступен.

— Экстренный отпуск может быть неоплачиваемым в течение первых 10 дней. Сотрудники могут использовать накопленный отпуск, личный отпуск или отпуск по болезни на этот период, но работодатель не может требовать этого от них.

— После первых 10 дней экстренного отпуска работнику должна быть выплачена оплата за оставшуюся часть периода экстренного отпуска, как правило, в размере двух третей обычной ставки заработной платы работника и за количество часов, которые работник иначе было бы запланировано работать.Если работодатель не может с уверенностью определить количество часов, в течение которых работник мог бы проработать, следует использовать среднее значение за шестимесячный период, заканчивающийся в дату начала отпуска по чрезвычайным ситуациям. Если работник не работал в течение этого шестимесячного периода, то работодатель должен использовать количество обычно запланированных рабочих часов в день, разумно ожидаемое сотрудником на дату найма сотрудника.

— Не более 200 долларов в день и 10 000 долларов в общей сложности должны выплачиваться сотруднику за экстренный отпуск.

— По завершении отпуска по чрезвычайным обстоятельствам работодатель должен восстановить прежнюю должность работника (или эквивалентную должность). Исключение из этого требования доступно для работодателей с числом сотрудников менее 25, если:

o По окончании экстренного отпуска должность сотрудника больше не существует из-за экономических условий или других операционных изменений в бизнесе работодателя, вызванных чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения;

o Работодатель прилагает разумные усилия для восстановления работника на эквивалентной должности с эквивалентными льготами, оплатой и другими условиями найма; и

o Если эти разумные усилия не увенчаются успехом, работодатель прилагает разумные усилия, чтобы связаться с работником, если такая должность становится доступной в течение годичного периода, начинающегося в более раннюю из дат, на которую заканчивается необходимость в экстренном отпуске, или 12 недель после даты начала экстренного отпуска работника.

— Работодатель поставщика медицинских услуг или службы экстренной помощи может исключить этого сотрудника из положений об отпуске на случай чрезвычайной ситуации.

— Министр труда уполномочен издавать правила, разрешающие работодателям не предоставлять экстренный отпуск поставщикам медицинских услуг или службам экстренной помощи.

— Министр труда также может освободить работодателя с менее чем 50 сотрудниками от требования о предоставлении отпуска по чрезвычайным ситуациям, если предоставление отпуска «поставит под угрозу жизнеспособность бизнеса как непрерывного предприятия.”

Экстренный оплачиваемый отпуск по болезни

— Применяется к работникам частного сектора с численностью менее 500 человек и некоторым работникам государственного сектора.

— Немедленное право на участие (требование о предоставлении услуг в течение 30 календарных дней, применимое к правилам экстренного отпуска, не распространяется на положения об отпуске по экстренной болезни).

— Охватываемые работодатели обязаны предоставить оплачиваемый отпуск по болезни в экстренных случаях работнику, который не может работать из-за того, что работник:

o Подпадает под действие постановления о карантине или изоляции на федеральном, региональном или местном уровне в связи с COVID-19;

o Поставщик медицинских услуг посоветовал пройти самостоятельный карантин из-за COVID-19;

o Испытывает симптомы COVID-19 и ищет медицинский диагноз;

o ухаживает за лицом, которое подвергается карантину или изоляции, или которому поставщик медицинских услуг посоветовал пройти карантин из-за COVID-19;

o ухаживает за сыном или дочерью моложе 18 лет, школа или место ухода которых закрыты, или чьи услуги по уходу за детьми недоступны из-за мер предосторожности, связанных с COVID-19; или

o Испытывает любое другое по существу аналогичное состояние, указанное министром здравоохранения и социальных служб после консультации с министром труда и казначейством.

— Работодатель поставщика медицинских услуг или службы экстренной помощи может исключить этого сотрудника из положений о оплачиваемом отпуске по болезни в экстренных случаях.

— Министр труда был уполномочен освободить работодателя с менее чем 50 сотрудниками от требования оплачиваемого отпуска по болезни в экстренных случаях, когда выплата пособия по болезни может поставить под угрозу жизнеспособность его бизнеса.

— Работодатель не может потребовать от работника сначала использовать другой оплачиваемый отпуск, предоставленный работодателем, в качестве условия для получения работником этого оплачиваемого отпуска по болезни.

— Работники, занятые полный рабочий день, могут получать 80 часов экстренной выплаты по болезни, а работники, занятые неполный рабочий день, могут получать выплату экстренной помощи по болезни за среднее количество часов, которое работник работает в течение двухнедельного периода. Для работника, занятого неполный рабочий день, график которого меняется, когда работодатель не может с уверенностью определить количество часов, в течение которых работник работал бы, работодатель должен использовать среднее число за шестимесячный период, заканчивающийся в дату начала отпуска. Если работник не работал в течение этого шестимесячного периода, работодатель должен использовать количество обычно запланированных рабочих часов в день, разумно ожидаемое работником на дату найма работника.

— Размер пособия по неотложной болезни ограничен следующим:

o 511 долларов в день / 5110 долларов в совокупности на лечение или карантин сотрудника.

o 200 долларов в день / 2000 долларов в совокупности на заботу сотрудника о других / закрытие школ.

Налоговый кредит для работодателей

Работодатель, предоставляющий оплачиваемый отпуск и / или оплачиваемый по болезни, будет иметь право ежеквартально получать кредит на такие суммы из части налога на социальное обеспечение (6.2%), причитающийся с работодателя в размере заработной платы всех его сотрудников за этот квартал. Если сумма кредита за квартал превышает обязательство работодателя по налогу на социальное обеспечение за этот квартал, оставшаяся сумма кредита будет возвращена, как если бы работодатель произвел переплату по налогу на социальное обеспечение за этот квартал. Кредит также распространяется на индивидуальных предпринимателей с некоторыми изменениями.

Кроме того, оплачиваемый отпуск по чрезвычайным ситуациям и выплата по больничному листу не являются заработной платой для целей налога на социальное обеспечение, взимаемого работодателем, и части налога на медицинское страхование (1.45%), понесенные работодателем по этим платежам, увеличит размер квартального кредита работодателя.

Что думает Кон Резник?

Существует множество проблем и вопросов, требующих нормативного руководства. Например, существуют особые правила, которые будут применяться к требуемому объединению определенных общих или контролируемых работодателей для целей различных положений, основанных на количестве сотрудников работодателя. Вопрос, имеющий большое значение для работодателей с численностью менее 50 сотрудников, будет заключаться в конкретных требованиях к освобождению от отпуска по чрезвычайным обстоятельствам и требований к оплачиваемому отпуску по болезни, когда предоставление отпуска может поставить под угрозу жизнеспособность бизнеса как непрерывного предприятия.Мы продолжим отслеживать нормативные требования в этой области.

_{Любые советы, содержащиеся в этом сообщении, включая приложения и приложения, не предназначены для проведения тщательного и глубокого анализа конкретных вопросов. Этого также недостаточно, чтобы избежать налоговых штрафов. Это было подготовлено только для информационных целей и общего руководства и не является профессиональной консультацией. Вы не должны действовать в соответствии с информацией, содержащейся в этой публикации, без специальной профессиональной консультации.Не дается никаких заявлений или гарантий (явных или подразумеваемых) в отношении точности или полноты информации, содержащейся в этой публикации, и CohnReznick LLP, ее члены, сотрудники и агенты не несут ответственности и отказываются от любой ответственности за последствия, связанные с вами или кто-либо другой, действующий или воздерживающийся от действий, полагаясь на информацию, содержащуюся в этой публикации, или на любое решение, основанное на ней.}

Оплачиваемый отпуск по болезни для персонала самообслуживания: понимание законов о COVID-19

Жизнь кардинально изменилась в этом году из-за пандемии коронавируса.Компании были вынуждены приспосабливаться ко многим новым событиям, включая новое законодательство, касающееся персонала. Например, как оператор хранилища данных вы, возможно, задавались вопросом, что произойдет, если сотрудник должен будет пропустить работу из-за COVID-19, потому что он заболел или должен заботиться о том, кто заболел в своей семье.

18 марта Конгресс принял Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA) на подобные вопросы. Закон включает два отдельных закона, касающихся оплачиваемого отпуска. Срок действия обоих истекает декабря.31, но есть шанс, что они будут продлены. Они применяются к частным компаниям с менее чем 500 сотрудниками, поэтому операторы самостоятельного хранения должны понимать эти положения и то, как они влияют на работу объекта.

Закон об экстренном оплачиваемом отпуске по болезни (EPSLA)

EPSLA позволяет сотруднику брать оплачиваемый отпуск по болезни, если он не может работать (включая удаленную работу), потому что ему:

1. В соответствии с федеральным, государственным или местным постановлением о карантине или изоляции в связи с COVID-19
2. Медицинский работник посоветовал поместить себя в карантин
3. Обнаружение симптомов COVID-19 и поиск медицинского диагноза
4. Уход за лицом, находящимся на карантине или помещенном в карантин
5. Уход за ребенком, чья школа, детский сад или учреждение по уходу за детьми закрыты или недоступны из-за COVID-19
6. Испытывает любое другое по существу аналогичное состояние, указанное в U.S. Секретарь здравоохранения и социальных служб при консультации с министром труда США и министром финансов США

Согласно EPSLA, все сотрудники, занятые полный рабочий день, имеют право на оплачиваемый отпуск по болезни продолжительностью до 80 часов. Сотрудники, занятые неполный рабочий день, имеют право на оплачиваемое время, равное количеству часов, которые они проработали в среднем за двухнедельный период.

Если сотрудник берет оплачиваемый отпуск по болезни по причинам один, два или три, указанные выше, ему должны выплачиваться его обычная ставка заработной платы или применимая минимальная заработная плата, в зависимости от того, что выше, с максимальной ставкой 511 долларов в день и 5110 долларов за два -недельный период.Если он берет оплачиваемый отпуск по болезни по причинам четыре, пять или шесть, ему должны выплачиваться две трети его обычной ставки или две трети применимой минимальной заработной платы, в зависимости от того, что больше, с максимальной ставкой 200 долларов в день и 2000 долларов за два -недельный период.

Уведомление, содержащее информацию об EPSLA, должно быть размещено на вашем рабочем месте. Дополнительно:

• Экстренный оплачиваемый отпуск по болезни доступен всем сотрудникам, независимо от того, сколько времени они проработали в компании.
• Оплачиваемый отпуск можно брать с перерывами, если причина указана выше пяти (потеря ухода за ребенком).
• Работодатели не могут требовать от работника, ищущего отпуска, найти замену для покрытия его рабочего времени. Это ответственность работодателя.

Закон об экстренном семейном отпуске и расширении отпуска по болезни (EFMLEA)

EFMLEA позволяет сотрудникам брать экстренный отпуск за определенные отсутствия, связанные с COVID-19; но это касается только тех, кто проработал не менее 30 дней. Он распространяется на сотрудников, которым нужно время для ухода за ребенком, потому что школа или детский сад для ребенка закрылись, или поставщик услуг по уходу за ребенком недоступен из-за чрезвычайной ситуации, связанной с COVID.

Соответствующие критериям сотрудники могут получить отпуск продолжительностью до 12 недель в соответствии с EFMLEA. Первые 10 дней не оплачиваются, но в эти дни сотрудники могут использовать другой оплачиваемый отпуск, в том числе в рамках EPSLA. Сотрудникам, берущим отпуск по EFMLEA, выплачивается заработная плата по ставке, равной как минимум двум третям их обычной ставки, умноженной на количество часов в их средней рабочей неделе, с максимальной ставкой 200 долларов в день и общей суммой 10 000 долларов.

Сотрудникам, которые берут отпуск в соответствии с EFMLEA, как правило, гарантируется возвращение на ту же или практически эквивалентную должность у работодателя, если у него 25 или более сотрудников.Если в компании менее 25 сотрудников, она не обязана выполнять эти обязательства, если выполняется одно из следующих условий:

• Сотрудник взял отпуск по уходу за ребенком, уход которого был недоступен из-за COVID.
• Должность сотрудника больше не существует из-за экономических условий или других изменений, вызванных пандемией.
• Работодатель приложил разумные усилия, чтобы вернуть работника на аналогичную должность. Если эти усилия не увенчались успехом, работодатель должен приложить разумные усилия в течение определенного периода времени, чтобы связаться с сотрудником, если появится эквивалентная должность.

Компании с менее чем 50 сотрудниками могут быть освобождены от необходимости предоставлять оплачиваемый отпуск в соответствии с EPSLA или EFMLEA по следующим причинам:

• Закрытие школы или потеря ухода за детьми из-за COVID-19, если из-за отпуска расходы и финансовые обязательства работодателя превысят доступный доход от бизнеса и компания прекратит работу с минимальной производительностью
• Отсутствие работника может создать существенный риск для финансового здоровья или операционных возможностей работодателя из-за его специальных навыков, знания бизнеса или обязанностей
• Работодатель не может найти достаточно других способных, желающих и квалифицированных работников, которые будут доступны в то время и в месте, которые необходимы для выполнения работы или услуг, которые предоставляет работник, запрашивающий отпуск, и эти труд или услуги необходимы для работодатель работать на минимальной мощности

Отказ работника от работы

Что произойдет, если ваше хранилище открыто для работы, но сотрудник не хочет выходить на работу из-за боязни заразиться коронавирусом? Первый шаг — выяснить, почему он не хочет возвращаться, и посмотреть, сможете ли вы развеять его опасения.

Отказ работника от работы также может иметь последствия для федерального законодательства или законодательства штата. Например, Закон о безопасности и гигиене труда разрешает работнику отказываться от работы, если работник считает, что ему грозит неминуемая опасность, и у работодателя нет времени на ее устранение. Однако этот страх не может быть общим; Так что общего страха заразиться COVID может быть недостаточно. Кроме того, соблюдение федеральных, государственных и местных руководящих указаний по профилактике коронавируса поможет предотвратить иск сотрудников.

Если сотрудник входит в группу повышенного риска с уже существующими заболеваниями, он может иметь право на разумные условия работы в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями, такие как удаленная работа, разделители из оргстекла или другие препятствия для обеспечения минимального расстояния между клиентами. и коллеги. В таких ситуациях лучше проявить гибкость и найти разумное приспособление, позволяющее сотруднику продолжить работу.

Закон о национальных трудовых отношениях разрешает работникам, не состоящим в профсоюзах, заниматься защищенной согласованной деятельностью, которая включает отказ от работы из-за небезопасных условий.Таким образом, он защищает группу работников, не являющихся членами профсоюзов, которые отказываются работать из-за небезопасных условий, таких как отсутствие надлежащих средств индивидуальной защиты, от дисциплинарных мер работодателя или увольнения. Однако отказ сотрудников от работы должен быть разумным и добросовестным.

Для работодателей и сотрудников самостоятельного хранения важно понимать права на оплачиваемый отпуск, предоставляемые этими временными федеральными законами, а также любыми применимыми законами штата. В такие странные и непредсказуемые времена гибкость и понимание по отношению к вашим сотрудникам может иметь большое значение для построения и сохранения прочных рабочих отношений.

Эшли Облингер — поверенный в юридической фирме Weissmann Zucker Euster Morochnik & Garber в Атланте, ПК, где он специализируется на праве ведения бизнеса и самостоятельного хранения, консультирует операторов по всей стране по всем юридическим вопросам, включая подготовку договоров аренды, принудительное удержание и вопросы арендаторов , защита претензий арендаторов и политика занятости. Чтобы связаться с ним, позвоните по номеру 404.760.7434; электронная почта [email protected].

Политика вашего оплачиваемого отпуска повлияет на бренд вашего работодателя

Удаленная работа позволяет некоторым сотрудникам оставаться продуктивными во время пандемии COVID-19, но HR должен решать проблему оплачиваемого отпуска по болезни независимо от того, работают сотрудники из дома или нет.

«Заболел — оставайся дома!» Так поступает директива для работников по всему миру, поскольку число инфекций COVID-19 (коронавирус) растет. Но что, если отсутствие работы означает, что вам не платят?

В большинстве случаев постоянные служащие, которые были направлены на работу из дома, будут продолжать получать оплату в обычном режиме, и большинство из них получат какой-то оплачиваемый отпуск, к которому они могут получить доступ в случае болезни, независимо от того, работают они сейчас удаленно или нет. Но есть миллионы сотрудников, чьи работодатели не предоставляют отпуск по болезни — и, возможно, в этом нет необходимости, в зависимости от мелкого шрифта, даже в соответствии с государственной политикой, принятой во время пандемии.

Организации сейчас сталкиваются с этической дилеммой: предоставлять ли преимущества, которые они не обязаны предлагать по закону. То, как они отреагируют, может иметь огромное значение для бренда их работодателя, корпоративной репутации и даже их финансового выживания.

Подробнее: 10 вопросов для плана HR по пандемии

Повышение устойчивости посредством восстановления

Поддержите своих сотрудников и расставьте приоритеты во время COVID-19

Учитывайте свою долгосрочную репутацию с талантами

Планы обеспечения непрерывности бизнеса и реагирования на чрезвычайные ситуации большинства организаций, как правило, управляются бизнесом и ориентированы на разовые события, такие как кибератаки и стихийные бедствия, но COVID-19 может повлиять на работодателей в течение нескольких месяцев или даже дольше.Эта пандемия требует более активного участия HR, учитывая прямое и широкомасштабное воздействие на сотрудников.

Изначально руководители отдела кадров справедливо сосредоточились на том, как лучше всего защитить здоровье сотрудников, поддержать удаленную работу и обеспечить непрерывность операций. Теперь HR должен задуматься о долгосрочных последствиях.

По мере того как карантин и социальное дистанцирование закрывают еще больше предприятий и учреждений, все больше и больше сотрудников будут вынуждены брать отпуск. Финансовое бремя работников начнет сказываться не только на работниках, работающих неполный рабочий день и работающих по контракту, но и на постоянных сотрудниках.

Руководители обязаны искать способы минимизировать затраты и подготовиться к худшему, но известно, что инициативы по сокращению затрат и отказу от инвестиций наносят ущерб опыту сотрудников

Сотрудникам организации может потребоваться свободное время, чтобы позаботиться о своем здоровье или здоровье близких, что усугубляет и без того повышенную тревогу по поводу экономики и собственного финансового положения. Исходя из исторических тенденций, женщины-работники, вероятно, пострадают в непропорционально большой степени.

Даже там, где существуют правила отпуска по болезни и краткосрочной нетрудоспособности — и они остаются доступными для сотрудников, которые помещены в карантин и не могут работать удаленно, — отсутствие сотрудников может выходить за рамки имеющегося отпуска по болезни.А некоторые сотрудники, чьи офисы внезапно закрываются, могут не иметь права на существующие льготы.

Организации должны будут подготовиться ко всем подобным сценариям и решить, когда предоставлять преимущества. В условиях нестабильности фондового рынка и надвигающейся угрозы рецессии руководители предприятий вынуждены искать способы минимизировать расходы и подготовиться к худшему, но известно, что инициативы по сокращению затрат и отказу от инвестиций наносят ущерб опыту сотрудников, что имеет решающее значение для взаимодействия и производительность.Опрометчивые решения о затратах на льготы сейчас могут создать долгосрочные риски для талантов.

Подробнее: HR Под давлением, чтобы сократить расходы? Знайте, как защитить то, что важно

Защитите свой бренд как работодатель

Наш отчет Gartner Global Talent Monitor за 4 квартал 2019 года показал, что компенсация, баланс между работой и личной жизнью и уважение были одними из главных причин, по которым сотрудники бросили работу или присоединились к новому работодателю. Даже в обычные времена работники хотят, чтобы работодатели признавали их финансовые проблемы и уважали их уникальные семейные обстоятельства.Они хотят знать, что существуют системы и процессы, поддерживающие их эмоциональное благополучие, а также их способность хорошо выполнять свою работу.

В условиях кризиса работодатели должны подумать, как реагировать на такие требования, поскольку они становятся все более актуальными. Например, для организаций, в которых работают почасовые или неполные рабочие дни / или независимые подрядчики, это означает рассмотрение плюсов и минусов предоставления финансовой помощи сверх их юридических обязательств.

Для организаций, которые могут нести финансовое бремя, один из вариантов — это сделать то, что некоторые уже делают: выплачивать заработную плату тем, кто находится на карантине, не может работать или не имеет права на отпуск по болезни или краткосрочной нетрудоспособности.

То, как организации реагируют на потребности своих сотрудников во время этого кризиса, повлияет на их корпоративную репутацию

Microsoft, например, обязалась выплачивать почасовым работникам их обычную заработную плату, если они не могут работать из-за COVID-19. Facebook также взяла на себя обязательство платить своим временным работникам. Amazon, Uber, Lyft и DoorDash ввели ограниченную выплату по болезни в экстренных случаях.

Эта нынешняя дилемма также выявляет более широкую новую тенденцию: сотрудники хотят, чтобы их работодатели занимали позицию по социальным вопросам.Активизм сотрудников все чаще способствует изменениям и оказывает давление на руководителей высшего звена, чтобы они действовали более этично и демонстрировали социальную ответственность.

В эпоху радикальной прозрачности руководители отдела кадров должны тщательно продумать свою этическую позицию по таким вопросам, как оплачиваемый отпуск. То, как организации реагируют на потребности своих сотрудников во время этого кризиса, будет иметь последствия для их корпоративной репутации и бренда работодателя еще долгое время после того, как пандемия пройдет.

Отпуск по болезни — Служба кадров системы

Соответствующие критериям сотрудники могут использовать отпуск по болезни в связи с болезнью, травмой или необходимостью получить медицинскую или стоматологическую консультацию для сотрудника, супруги сотрудника, партнера по гражданскому союзу, однополого домашнего партнера, детей, родители, братья и сестры, внуки, бабушки и дедушки, а также члены семьи сотрудника.«Дети» включают биологических, приемных, приемных детей, приемных детей, опекунов, детей, за которых работает сотрудник Вместо родителей , и детей, которые являются членами домашнего хозяйства сотрудника. «Родитель» определяется как биологический родитель, отчим, свекровь или физическое лицо, заменявшее вместо сотруднику.

Отпуск по болезни может также использоваться во время беременности или после рождения или усыновления ребенка для ухода за ним, но не более 12 недель.

Выберите одну из следующих ссылок или прокрутите вниз для получения конкретной информации:

Право на участие
Начисления
Использование
Отчетность
Продолжение выплаты пособий
Перенос отпуска по болезни
Прекращение действия
Ресурсы

Право на участие

служащих государственной службы на стажировках, учениках, учениках, временных и статусных назначениях.

академических служащих, которые имеют право участвовать в пенсионной системе государственных университетов или федеральной пенсионной системе, имеют 50-процентное назначение и назначаются на срок не менее девяти месяцев.

Правительственный указ 13706 требует от определенных работодателей, которые заключают договор с федеральным правительством, предоставлять своим сотрудникам до пятидесяти шести (56) часов (семи рабочих дней) оплачиваемого отпуска по болезни ежегодно, в том числе для ухода за семьей и отсутствия в результате домашнего насилия, сексуального посягательства. и преследование. Соответственно, сотрудникам, выполняющим работу по федеральному контракту или в связи с ним, который регулируется Правительственным указом 13706 и которые не имеют права на получение пособия по болезни, будут выплачиваться пособия по болезни в соответствии с условиями этого Исполнительного указа.Министерство труда отметило, что федеральные субсидии исключены из сферы действия Указа 13706, а также сотрудники, которые выполняют работу в соответствии с покрываемыми контрактами менее двадцати процентов (20%) своего рабочего времени в конкретную рабочую неделю. Университет может ограничить количество оплачиваемых отпусков по болезни, которые сотрудники могут накапливать в соответствии с Правительственным указом 13706, до 56 часов в год, но должен разрешить этим сотрудникам переносить накопленные неиспользованные отпуска по болезни с одного года на другой. Университет также может ограничить количество оплачиваемых отпусков по болезни, накопленных сотрудниками, до 56 часов в любой момент времени.Сотрудники, имеющие право на отпуск по болезни в соответствии с Указом правительства 13706, могут использовать этот отпуск в связи с отсутствием, вызванным (1) физическим или психическим заболеванием, травмой или состоянием здоровья сотрудника, (2) получением диагноза, медицинской или профилактической помощи от поставщика медицинских услуг. со стороны сотрудника, (3) забота о медицинских потребностях любого другого человека, связанного кровью или родством, чья тесная связь с сотрудником эквивалентна семейным отношениям, или (4) домашнее насилие, сексуальное насилие или преследование, если отсутствие предназначено для целей медицинского обслуживания, получения дополнительных консультаций, переезда, обращения за помощью в организацию по оказанию помощи жертвам, возбуждения судебного иска или для оказания помощи ребенку сотрудника, родителю, супруге, домашнему партнеру или любому другому лицу, имеющему отношение по крови или родству, чья тесная связь с сотрудником эквивалентна семейным отношениям при участии в любом из этих видов деятельности.

Начисления

служащим государственной службы получают отпуск по болезни без ограничения по ставке 0,0462 часа за каждый час, не считая сверхурочной работы, в течение которого работник находится в оплачиваемом статусе (приблизительно 12 дней в году для статуса с полной занятостью).

Академические сотрудники зарабатывают 12 кумулятивных и 13 не совокупных дней отпуска по болезни за год назначения. Назначения на неполный рабочий день получают пропорциональную долю. В случае назначения на срок менее полного года, 12-дневный кумулятивный отпуск и 13-дневный некумулятивный отпуск распределяются пропорционально.При приеме на летнее время дополнительный отпуск по болезни не взимается.

Использование

Сотрудники должны получить разрешение от своих руководителей на оплату отсутствия в счет накопленного отпуска по болезни. Начальник сотрудника может потребовать от сотрудника предоставить доказательства, подтверждающие причину отсутствия, включая справку врача или медицинское свидетельство FMLA, если применимо. Использование отпуска по болезни для семейного отпуска и отпуска по болезни (FML) или отпуска по экономической безопасности и защите потерпевших (VESSA) не расширяет права на FMLA или VESSA.

Ведомственные процедуры уведомления о необходимости использования отпуска по болезни могут различаться. Свяжитесь с вашим непосредственным руководителем, чтобы узнать о конкретных процедурах в вашем отделе.

Начисленный больничный лист нельзя использовать для отпуска.

После исчерпания отпуска по болезни сотрудники, зарегистрированные в Программе общих пособий, могут иметь право на получение дополнительных пособий по болезни.

Отчетность

служащих государственной службы сообщают об использовании отпусков по болезни каждые две недели при заполнении своего обычного отчета о времени и посещаемости.

Академическая отчетность проводится два раза в год, в мае и августе. Отчетность может происходить чаще в соответствии с ведомственными процедурами.

Продолжение льгот

При использовании отпуска по болезни сотрудники продолжают получать те же государственные и университетские льготы, что и при активной работе. Все уплаченные государством взносы продолжаются.

Передача отпуска по болезни

Когда сотрудник переходит из одной группы сотрудников в другую (из академической в ​​госслужбу или наоборот), отпуск по болезни будет переведен.Все переводы отпуска по болезни требуют представления соответствующих записей, подтверждающих накопленный и неиспользованный отпуск по болезни до перевода. Для получения помощи с переносом отпуска по болезни сотрудники отдела найма должны обратиться в отдел кадров кампуса.

Сотрудники не имеют права на получение денежных выплат по начисленным кредитам на отпуск по болезни при переводе.

Перевод отпуска по болезни из другого государственного агентства или других учреждений, подпадающих под систему государственной службы государственных университетов

Имеющие право на льготы сотрудники, которые переводятся из государственного агентства или другого учреждения, подпадающего под действие SUCSS, могут потребовать перевода отпуска по болезни в Университет Иллинойса.Чтобы запросить перевод, перерыв в обслуживании между уходом из предыдущего государственного агентства / учреждения и поступлением в Университет Иллинойса не может превышать 120 дней. Сотрудник должен связаться с соответствующим офисом в предыдущем агентстве / учреждении, которое может проверить информацию об отпуске и заполнить форму запроса на перевод накопительного / некомпенсируемого отпуска по болезни:
Запрос на перевод накопительного / некомпенсируемого отпуска по болезни

Университет Иллинойса не принимает оплачиваемые отпуска по болезни от других агентств / учреждений.Сотрудникам должна была выплачиваться компенсация за оставшийся отпуск по болезни на момент увольнения. Некомпенсируемый отпуск по болезни может быть перенесен и будет зачислен на некомпенсируемый баланс сотрудника в Университете Иллинойса. Перенос отпуска не принимается в Университете Иллинойса.

Формы

Форма отказа от отпуска по болезни

Прекращение

Выплата отпуска по болезни
На момент увольнения сотрудники с неиспользованным накопленным отпуском по болезни, полученным в период с 1 января 1984 г. по 31 декабря 1997 г., могут выбрать получение компенсации в размере до половины суммы.

Все неиспользованные отпуска по болезни, накопленные до 1 января 1984 г., 1 января 1998 г. или после этой даты и / или накопленные, не имея права на компенсацию в соответствии с Законом о государственных финансах, не подлежат оплате, но могут быть использованы в качестве кредита за обслуживание в соответствии с правила пенсионной системы государственных университетов.

Ссылки на политику государственной службы
Политика и правила — Выход на пенсию
Политика и правила — Продолжение группового страхования после выхода на пенсию
Политика и правила — Компенсация за отпуск по болезни при увольнении

Выплата отпуска по болезни
Половина всех неиспользованных накопленных компенсируемых отпусков по болезни, заработанных в период с 1 января 1984 г. по 31 декабря 1997 г., выплачивается при выходе на пенсию.Остаток используется для предоставления кредита на обслуживание в SURS. Если сотрудники предпочитают, они могут выбрать, чтобы все неиспользованные дни отпуска по болезни, оставшиеся после 1 января 1984 года, использовались в качестве кредита за обслуживание в пенсионной системе.

Когда сотрудники покидают университет до завершения своего контракта, отпуск по болезни должен распределяться пропорционально проработанной части года. Если на дату увольнения сотрудники использовали больше отпусков по болезни, чем они заработали, стоимость использованных незаработанных дней будет вычтена из последней зарплаты сотрудника.Если сумма погашения не вычитается из окончательного чека, сотрудник должен будет возместить Университету стоимость использованных незаработанных дней.

Ссылки на академическую политику
Урбана: Административное руководство кампуса — Отпуск по болезни
Чикаго: Выплата окончательных льгот для академических сотрудников
Спрингфилд: обратитесь в отдел кадров кампуса.

Если вы выйдете на пенсию в течение 60 дней после увольнения с работы в рамках SURS или одной из других систем, подпадающих под действие Закона о взаимных пенсионных системах штата Иллинойс, ваш неиспользованный / неоплачиваемый отпуск по болезни будет преобразован в дополнительный кредит за обслуживание, максимум до одного год.

От 20 до 59 полных рабочих дней = 0,25-летняя дополнительная скидка на обслуживание
От 60 до 119 полных рабочих дней = 50-летняя дополнительная кредитная карта за обслуживание
От 120 до 179 полных рабочих дней = 0,75-летняя дополнительная скидка за обслуживание
180 или более полных рабочих дней = 1 кредит на дополнительные услуги на полный год

---

Ресурсы

Для получения конкретной информации выберите соответствующий университетский городок и / или группу сотрудников. Хотя в политике нет прямых ссылок на зарегистрированных однополых домашних партнеров, Университет принял решение распространить многие из этих льгот на сотрудников и их зарегистрированных однополых домашних партнеров.Посетите страницу внутреннего партнера в NESSIE для получения дополнительной информации о преимуществах для внутреннего партнера.

Отчетность об отпусках и отпусках по болезни (AVSL) для профессорско-преподавательского состава, других преподавателей и преподавателей

Политики университетской системы
Общие правила, касающиеся организации и процедур университета

Политика и правила для сотрудников государственной службы
Отпуск по болезни
Программа общих пособий

Политика университета

Urbana
Отпуск по болезни для академического персонала
Перевод отпусков по болезни и отпускных кредитов
Отчетность о ежегодных отпусках и отпусках по болезни — академики
Политика общих пособий (отпуск по болезни) для академического персонала

Чикаго
Отпуск по болезни для вспомогательного персонала
Отпуск по болезни для академических сотрудников
Отпуск и перевод отпуска по болезни в университете
Отпуск по болезни и перевод в отпуск из других государственных учреждений
Восстановление отпуска по возвращении в университет
Отпуск по болезни, предоставленный Канцлер
Отчетность об отпусках для академических профессиональных сотрудников
Программа совместного вознаграждения

Спрингфилд
Листья отсутствия

Конфиденциальность и медицинская информация на рабочем месте

При запросе медицинской информации у сотрудников могут возникнуть проблемы с конфиденциальностью.Сотрудники имеют право сохранять конфиденциальность и конфиденциальность своей медицинской информации. Но работодатели также имеют право знать о болезни или инвалидности своих сотрудников, а также имеют право запрашивать медицинскую информацию, чтобы предоставить им соответствующее жилье. Итак, как мы можем уравновесить два?

В Альберте раздел 17 Закона о свободе информации и защите конфиденциальности (FOIP) предусматривает, что раскрытие некоторой личной информации, в том числе медицинской информации, считается необоснованным вторжением в частную жизнь.Без согласия такая информация будет раскрыта только в исключительных обстоятельствах.

За исключением случаев, когда это требуется или разрешено законом, работодатель не может искать, а врач не может выдавать какую-либо медицинскую информацию пациента без добровольно предоставленного пациентом осознанного разрешения и согласия. Раздел 3 Закона о защите личной информации (PIPA) охватывает сбор, использование и раскрытие личной информации. PIPA уравновешивает право человека на защиту его или ее личной информации и потребность организации в сборе, использовании или раскрытии личной информации в разумных целях.Согласно PIPA , хотя вам может потребоваться сбор, использование и раскрытие определенной личной информации, вы должны, в соответствии с законодательством о конфиденциальности, объяснить причину сбора информации и способы ее использования или раскрытия (см .: A Guide for Business и Организации, действующие в соответствии с Законом о защите личной информации № ).

Закон о медицинской информации также регулирует раскрытие медицинской информации в Части 5.

Личная медицинская информация сотрудника обычно считается частной и конфиденциальной.Однако хорошо известно (и должно быть очевидно), что работодатель имеет право на доступ к достаточной информации в законных целях. Это включает в себя уверенность в том, что сотрудник может продолжить работу или вернуться к ней, или предоставить необходимое соответствующее жилье, чтобы гарантировать, что сотрудник может работать, не подвергая опасности свою безопасность или безопасность других сотрудников. Работодатель имеет право на минимум такой информации, необходимой для этой цели, и от работника, как правило, не следует требовать раскрытия своих медицинских карт или даже диагноза или лечения.Однако то, что именно требуется, будет зависеть от обстоятельств и цели — и вполне может включать диагноз, лечение или другую информацию ( Complex Services Inc v Профсоюз государственных служащих Онтарио, местный 278 , 2012 CanLII 8645 (ON LA) в п. 84) ..

Работодатели могут запрашивать медицинскую информацию при различных обстоятельствах, в том числе для поддержки:

Работодатель не имеет права запрашивать независимую медицинскую экспертизу (IME), чтобы не допустить медицинского эксперта работника.Работодатель имеет законный интерес в поиске информации, связанной с прогнозом работника и его способностью регулярно посещать работу. Работодатель имеет право потребовать от работника предоставить медицинскую информацию, а затем рассмотреть, какое влияние эта информация оказала на его обязанность по размещению работника на рабочем месте, если таковая имеется. Для работодателя нет ничего изначально дискриминационного в том, чтобы запрашивать справку от врача у служащих для обоснования запроса на отпуск по болезни ( Стюарт против Дистрибьютора Брюэрса и еще , 2009 BCHRT 376, параграф 48).

Трибунал по правам человека Онтарио заявил, что работник, который ищет места для работы, обязан сотрудничать в процессе приспособления, предоставляя своему работодателю разумный объем информации об их физических и / или умственных ограничениях в работе и потребностях, связанных с инвалидностью. чтобы работодатель мог оценить, можно ли и каким образом удовлетворить потребности работника без чрезмерных трудностей ( Боттиглиа против Совета католической школы Оттавы, , 2015 HRTO 1178 (CanLII) в параграфе 99, подтверждено ONSC 1517 (CanLII) 2017).

Обязанность по размещению требует, чтобы лица, ищущие жилье, предоставляли своему работодателю такие сведения о своем медицинском состоянии, которые необходимы для доказательства инвалидности, а также для проектирования и реализации жилья. В некоторых случаях это может включать информацию о диагнозе или лечении, но каждый случай зависит от его собственных обстоятельств ( Peace Country Health v United Nurses of Alberta, 2007 CanLII 80624 (AB GAA)).

Личная медицинская информация сотрудника обычно считается частной и конфиденциальной.Однако хорошо известно (и должно быть очевидно), что работодатель имеет право на доступ к достаточной информации для законных целей. Обязанность по размещению распространяется на сотрудников, которые употребляют медицинскую марихуану, подтвержденную медицинской справкой, на рабочем месте. Могут ли работодатели увольнять сотрудников, употребляющих медицинскую марихуану, с должностей, требующих соблюдения безопасности? В деле Калгари (город) против Канадского союза государственных служащих арбитражный совет заявил, что, если нет доказательств того, что использование жалобщиком марихуаны в медицинских целях имело какое-либо влияние на его или ее способность выполнять обязанности, связанные с безопасностью, в сейфе Таким образом, работодатель не может перевести подателя жалобы на должность, не связанную с безопасностью ( Калгари (город) против Канадского союза государственных служащих (Купе 37), 2015 CanLII 61756 (AB GAA)).Однако работодатель, уволивший сотрудника, работающего в лесозаготовительной отрасли, за курение марихуаны, не имея медицинского разрешения на законное хранение и использование марихуаны в медицинских целях и не проинформировав своего работодателя, не подвергал дискриминации своего сотрудника ( French v Selkin Logging , 2015 BCHRT 101 (CanLII)).

В чисто техническом смысле этого слова сотрудник имеет «абсолютное» право хранить свою конфиденциальную медицинскую информацию в тайне. Но если работник использует это право таким образом, что препятствует осуществлению работодателем его законных прав или обязанностей или делает невозможным предоставление работодателем соответствующего необходимого жилья, вероятны последствия.Это связано с тем, что работник не имеет права на отпуск по болезни или проживание, если работник не предоставит достаточно надежных доказательств, подтверждающих, что он имеет право на пособие или что у него есть инвалидность, которая фактически требует проживания и необходимого жилья. Хотя работодатель не может наказать сотрудника за отказ раскрыть конфиденциальную медицинскую информацию, сотруднику может быть отказано в выплате пособия по болезни, или работодателю может быть целесообразно отказать сотруднику в продолжении работы или возвращении на работу до тех пор, пока такая информация не будет предоставлена ​​( Complex Services Inc. в пункте 86).

Обязанность по размещению распространяется на сотрудников, употребляющих медицинскую марихуану, подтвержденных медицинской справкой, на рабочем месте. В определенных обстоятельствах процедурный аспект обязанности работодателя по предоставлению услуг позволит или даже потребует от работодателя запросить второе медицинское заключение, если у работодателя были разумные и добросовестные причины сомневаться в адекватности и надежности информации. предоставлено медицинским экспертом его сотрудника . Работодатель не имеет права запрашивать независимое медицинское освидетельствование (IME), чтобы уточнить мнение медицинского эксперта работника. Работодатель имеет право потребовать, чтобы сотрудник прошел IME только в том случае, если работодатель не может разумно рассчитывать на получение необходимой информации от эксперта сотрудника в рамках обязанности работодателя по размещению ( Bottiglia v Ottawa Catholic School Board , 2017 ONSC 2517 (CanLII) в пунктах 76-77).

Однако работодатели должны получить разрешение работника для сбора и использования личной информации.Таким образом, работодатель не может связаться с врачом сотрудника без его согласия. В простом существовании трудовых отношений нет ничего, что давало бы работодателю какое-либо неотъемлемое право принуждать своих сотрудников к нарушению своего законного права на сохранение конфиденциальности личной медицинской информации. Работодатель имеет право на конфиденциальную медицинскую информацию сотрудника только в той степени, в которой это прямо предусмотрено законодательством, коллективным договором или другим трудовым договором, или если это явно требуется и разрешено законом для конкретной цели.За исключением случаев, когда это требуется или разрешено законом, работодатель не может запрашивать, а врач не может выдавать какую-либо медицинскую информацию пациента без добровольно предоставленного осознанного конкретного разрешения и согласия пациента ( Hamilton Health Sciences v Ontario Nurses ‘Association, 2007 CanLII 73923 (ONLA) в пункте 21).

Нет ничего изначально дискриминационного в том, что работодатель запрашивает у сотрудников справку врача для обоснования запроса на отпуск по болезни. Кроме того, существуют некоторые ограничения права работодателя на получение медицинской информации.Работодателям не разрешается использовать и раскрывать полученную медицинскую информацию любым способом. Неправильное раскрытие медицинской информации сотрудника может представлять собой нарушение PIPA . Обсуждение работодателем медицинской информации сотрудника с другими сотрудниками неуместно. Сотрудники, которые раскрыли свою медицинскую информацию в целях размещения, имеют право на конфиденциальность. Медицинская информация, которой они делятся со своим работодателем, должна оставаться конфиденциальной, если только они не дадут работодателю согласие на раскрытие этой информации.На рабочем месте те, кому нужен доступ, могут включать сотрудника, руководителя сотрудника и других сотрудников, занимающихся бухгалтерским учетом, расчетом заработной платы, удержаниями, льготами или связанными с этим вопросами (см. Руководство работодателя по правилам занятости).

Сотрудники имеют право хранить свою медицинскую информацию в тайне. Но для того, чтобы их разместили на рабочем месте, они должны предоставить соответствующую медицинскую информацию. Работодатели обязаны размещать сотрудников в условиях чрезмерных трудностей, поэтому они имеют право при необходимости запрашивать медицинскую информацию.