Внесение на расчетный счет депонированной заработной платы: оформление документов

Зарплата переводится на карты персоналу по безналичному расчету или выдается через кассу фирмы. Во втором случае иногда работник не в состоянии забрать деньги вовремя. Невостребованные суммы отправляются на сохранение в кредитную организацию. Внесение на расчетный счет фирмы депонированной заработной платы оформляется бухгалтерией предприятия. Этот процесс регулируется действующим законодательством.

Зарплата переводится на карты персоналу по безналичному расчету.

Что такое депонирование заработной платы

Хранение средств на депоненте практикуется в организациях, где ЗП получают наличными. Не каждый сотрудник забирает деньги своевременно. Часть суммы для выдачи персоналу задерживается в кассе. Если в отведенное время зарплата в полном объеме не выплачена, остаток начисленной суммы возвращается на р/с предприятия (п. 6.5 Указаний БР № 3210-У).

То есть на р/с фирмы хранятся деньги, которые не успели забрать рабочие. Это депонированная зарплата. Она уже не принадлежит к активам предприятия и хранится, пока не будет востребована.

Налоговое законодательство в отношении депонирования

Заработная плата — это доход гражданина, полученный на территории РФ или за пределами страны (п.п. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Поэтому она подлежит налогообложению, согласно п. 1 ст. 209 НК РФ, т. к. налогооблагаемые граждане обязаны платить налог на доходы физических лиц (п. 1 ст. 207 НК РФ).

Предприятия и организации, которые оплачивают труд наемных работников, выполняют для них роль налоговых агентов, согласно п.п. 1, 2 ст. 226, п.п. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ. Работодатели обязаны вычесть из ЗП сотрудников сумму налога на доходы физических лиц и отправить ее в бюджет. Это относится и к суммам, выплаченным за трудовую деятельность, которые находятся на депоненте.

НДФЛ

По отношению к доходу в виде вознаграждения за труд налоговая ставка составляет 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Денежную сумму для сотрудников по оплате труда фирма получает:

1. Из банка. НДФЛ переводится одномоментно с получением денег (той же датой) до начала раздачи зарплаты персоналу (п. 6 ст. 226 НК РФ).
2. Из наличных средств от выручки. Налог изымается непосредственно при выплате ЗП сотрудникам. Перечисление НДФЛ проводится на следующий день (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Работодатели обязаны вычесть из заработной платы сотрудников сумму налога.

Отчисления в ПФР, ФСС и ФОМС не увязаны с установленными числами для получения зарплаты и ее депонированием. Руководство обязано отдавать положенные суммы на пенсионное, социальное и медицинское страхование рабочих. Эти взносы оплачиваются до середины следующего месяца (ч. 5 ст. 15 ФЗ № 212).

Удержанные налоги с зарплаты (НДФЛ) поступают в бюджеты соответствующего уровня (федеральный, региональный, городской и т.д.). Они тратятся на поддержку бюджетных организаций (противопожарной охраны, силовых структур, детских садов, больниц и т. п.).

Где хранить депонированную зарплату: в банке или в кассе

В кассе работодателя наличность хранится в сумме, не превышающей принятого верхнего значения. Лимит определяется кредитной организацией. В начале года фирма договаривается с банком о величине кассового лимита. С этого момента запрещено превышать количество денег в кассе сверх оговоренного значения.

Исключение из этого правила представляют наличные, полученные в кредитном учреждении на ЗП, пособия по социальному страхованию и стипендии. Величина этих целевых средств высчитана заранее, поэтому они вправе храниться в кассе с превышением верхнего предела 3-5 дней, пока работодатель не рассчитается с коллективом. По прошествии срока, отведенного для выплат, излишки денег переправляют в банк.

Зарплату, положенную на депонент, оставляют на сохранение в помещении кассы, если не превышен установленный предел наличных. Иначе задепонированные средства подлежат отправке в банк, где у фирмы оформлен р/с.

Депонированную зарплату можно хранить в кассе предприятия.

Срок хранения

Депонированные средства хранятся 3 года (ст. 196 ГК РФ). По окончании отведенного периода времени ЗП с депонента считается доходом работодателя, т. к. остается невостребованной.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

По процедуре, прописанной в п. 2 Указаний БР № 3210-У, малые предприятия и ИП вправе не согласовывать верхний предел наличности в кассе. Поэтому зарплату, которую рабочие не забрали, эти предприниматели хранят в сейфе.

Не розданная ЗП трактуется как задержанная по причине непрофессионализма руководства, если в зарплатном списке нет записей (штампов) о депонировании.

Чтобы не получить штраф, фирмы, работающие в этом сегменте экономики, все равно вынуждены делать бухгалтерские переводы остающегося вознаграждения за труд на депонент.

Как оформить депонирование заработной платы

В Указаниях БР № 3210-У прописана схема действий по переводу ЗП на депонент:

1. Кассир, закончив раздачу зарплаты сотрудникам, пишет «депонировано» (или ставит печать) в полях списка на выдачу напротив Ф.И.О. лиц, которые не явились за деньгами. В конце платежной ведомости он прописывает израсходованные денежные суммы и остаток наличных.
2. После сверки данных по списку и фактического остатка наличных он визирует зарплатную ведомость, которая будет сдана в бухгалтерию.
3. Бухгалтер делает проводку: Дт 70 Кт 76.04. Это означает, что невостребованные деньги со счета № 70 (сч. для расчетов по оплате труда) переводятся на спецсчет для ЗП, отправленной на депонент № 76.

Кассир оформляет депонирование заработной платы.

Денежный перевод Дт 70 Кт 76.04 применяется, когда заработанные деньги не переданы работнику ввиду его отсутствия.

Как выдать депонированную зарплату

Порядок получения денег с депонента прописан во внутренних распоряжениях по организации. Чаще всего эти выплаты приурочены к авансу или следующей зарплате. Для этой цели может быть предусмотрено и выделенное время.

Действия работника

Рабочий, который хочет снять деньги с депонента, должен подойти к секретарю или бухгалтеру с просьбой о выдаче причитающихся средств. Согласно принятому распорядку, заявление об этом он может сделать в произвольной форме (устно или письменно). В назначенный день деньги будут выданы наличными или переведены на зарплатную карту.

Действия бухгалтера

Заявка на снятие денег с депонента регистрируется главным бухгалтером. Эти деньги учитываются как дополнительные поступления. Нужная сумма заказывается в банке бухгалтером по зарплате (кассиром), если выдача происходит наличными (проводка в кассу Дт 76.04 Кт 50). Если деньги с депонента перечисляется кредитной организацией на зарплатную карту сотрудника, то делается перевод Дт 76.04 Кт 51.

Уведомление о депонировании зарплаты

Если заработанные деньги ушли на депонент, бухгалтер уведомляет об этом рабочего. Уведомление составляется в произвольной форме. Это заверенная в бухгалтерии справка с информацией о перечислении денег на депонент.

Что делать, если работник так и не получил депонированную заработную плату

Иногда граждане не приходят за трудовым вознаграждением в течение задекларированного периода сохранения. Если 3 года истекли, то рабочий не вправе требовать возвращения суммы, которая лежала на депоненте (ст. 196 ГК РФ). Эти средства обращаются в доход фирмы. Операция оформляется бухгалтером в виде проводки Дт 76.04 Кт 91.01. Счет 91 предназначен для расчетов по депонентам, а п. 1 счета создан для списания с депонента ЗП по истечении времени сохранения.

Со списанных с депонентов средств взимается налог с прибыли, т. к. эти деньги числятся в качестве дохода по основному профилю фирмы.

47. Депонированная заработная плата

В каждой платежной ведомости кассир указывает выплаченную и депонированную сумму заработной платы. Аналитический учет невыданной зарплаты, премии и т. д. ведется по каждому работнику в книге учета депонированной заработной платы. После выплаты депонированной заработной платы в книге делается об этом соответствующая отметка — указание даты и номера расходного ордера, по которому выдана соответствующая сумма. Депонированные средства сдаются в учреждение банка, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Депонированная заработная плата переносится со счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на котором для этих целей открывается субсчет «Депоненты». На депонируемую сумму делается проводка:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Депонированные суммы должны сдаваться в банк на расчетный счет организации, что отражается в бухгалтерском учете «проводкой:

Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 50 «Касса». Получение депонированной ранее заработной платы с расчетного счета в банке на оплату депонентов отражается записью:

Д-т 50 «Касса»

К-т 51 «Расчетные счета».

Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам.

При этом производится запись:

Д-т 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »,

субсчет «Расчеты по депонированным суммам» К-т 50 «Касса».

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет. По истечении этого срока неполученные суммы относятся в доход организации, что отражается проводкой:

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»,

субсчет «Расчеты по депонированным суммам» К-т 91 « Прочие доходы и расходы ».

48. Порядок расчета заработной платы работников торговли

На выплаты работникам начисляется единый социальный налог, направляемый в государственные внебюджетные фонды.

Предприятия обязаны по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты, вести учет начисленных сумм, а также относящегося к ним сумм налога.

Фонд социального страхования, образованный за счет отчислений предприятий, используется для выплаты пособий по государственному страхованию.

На предприятии за счет соответствующих отчислений выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ним до достижения им возраста 1,5 лет, и др. Также соответствующие средства могут быть направлены на санаторно-курортное обслуживание работников и их детей.

Взносы в Пенсионный фонд РФ предназначены для выплаты пенсий, пособий, поэтому перечисляемые предприятием суммы в Пенсионный фонд РФ уменьшаются на рассчитанные бухгалтерией и подлежащие к выплате за истекший месяц пенсии, пособия, которые фиксируются в отдельных ведомостях.

Для учета расчетов по социальному страхованию и обеспечению предназначен пассивный счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Он кредитуется на суммы отчислений, подлежащие перечислению в составе единого социального налога в соответствующие фонды. При этом суммы, начисленные за счет предприятия, подлежат включению в издержки производства, расходов на продажу -дебетуются соответствующие счета (20, 44 и др.

). По дебету счета 69 проводятся суммы, перечисленные с расчетного счета в корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета»; а также суммы, выплачиваемые за счет этих отчислений в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; выплачиваемые из кассы пособия за счет фондов, такие как: по беременности и родам, при рождении ребенка, пособия на детей и другие в соответствии с законодательством — в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

Выплата заработной платы | НалогОбзор.Инфо

Отражение в бухгалтерском учете выплаты заработной платы в денежной форме.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы работникам по расходным кассовым ордерам
1	50-1	51	Получены в банке наличные денежные средства на выплату заработной платы
2	70	50-1	Выплачена заработная плата из кассы организации по расходным кассовым ордерам
Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы работникам по платежным (расчетно-платежным) ведомостям
1	50-1	51	Получены в банке наличные денежные средства на выплату заработной платы
2	70	50-1	Списана сумма выплат заработной платы из кассы организации по платежным (расчетно-платежным) ведомостям
Бухгалтерские проводки при перечислении денежных средств на карточный счет работника, если вознаграждение (комиссию) банку организация уплачивает за счет собственных средств
1	70	51	Перечислена заработная плата с расчетного счета организации на карточки работников
2	91-2	51	Списана с расчетного счета организации сумма комиссии банку. Сумма комиссии банку за перевод заработной платы отнесена к прочим расходам организации
Бухгалтерские проводки при перечислении денежных средств на карточный счет работника, если вознаграждение (комиссию) банку организация удерживает из заработной платы работников
1	70	60, 76	Удержана сумма комиссии банка за перечисление денежных средств с согласия работников организации
2	70	51	Перечислена заработная плата с расчетного счета организации на карточки работников за минусом суммы комиссии банку
3	60, 76	51	Перечислена сумма комиссии банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников

Отражение в бухгалтерском учете перечисления коммерческим банком ежемесячной суммы заработной платы на карточные счета работников, на основании договора со Сбербанком. Сбербанку перечислена предоплата за годовое обслуживание карточных счетов работников с расчетного счета организации, открытого в коммерческом банке. Коммерческим банком ежемесячно перечисляется в Сбербанк сумма заработной платы работников организации. За перечисление предоплаты за обслуживание карточных счетов и месячной заработной платы коммерческим банком взимается комиссия.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при перечислении Сбербанку предоплаты за годовое обслуживание карточных счетов работников
1	60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»	51	Перечислена с расчетного счета организации предоплата за годовое обслуживание карточных счетов работников Сбербанком
2	91-2	51	Отражено комиссионное вознаграждение коммерческому банку за перевод предоплаты в Сбербанк
Бухгалтерские проводки при ежемесячном перечислении заработной платы коммерческим банком в Сбербанк
1	57 субсчет «Переводы в пути»	51	Перечислена с расчетного счета организации месячная заработная плата работников в Сбербанк
2	91-2	51	Отражено комиссионное вознаграждение коммерческому банку за перевод заработной платы в Сбербанк
3	70	57 субсчет «Переводы в пути»	Отражено зачисление заработной платы на карточные счета работников на основании извещения Сбербанка
4	91-2	60	Ежемесячная стоимость услуг Сбербанка за обслуживание карточных счетов включена в состав прочих расходов организации
5	60	60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»	Отражен зачет части предоплаты в погашение задолженности по оказанным услугам Сбербанка за текущий (отчетный) период

Отражение в бухгалтерском учете передачи товаров, готовой продукции в счет заработной платы работнику организации.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при начислении задолженности работнику по оплате переданных ему товаров, продукции
1	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	90-1	Отражена (начислена) продажная стоимость переданных (реализованных) товаров, продукции с учетом всех налогов в составе выручки от продаж
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	90-3	68 субсчет «Расчеты по НДС»	Начислена задолженность бюджету по НДС с оборота по реализации товаров, продукции
Бухгалтерские проводки при списании переданных товаров, если их учет ведется по стоимости приобретения, готовой продукции
1	90-2	41-1, 43	Списана фактическая (покупная) стоимость переданных (реализованных) товаров, фактическая или нормативная (плановая) производственная себестоимость переданной (реализованной) готовой продукции, по которым была признана выручка на себестоимость продаж
Бухгалтерские проводки при списании переданных товаров, если их учет ведется по продажной стоимости
1	90-2	41-2	Списана продажная стоимость переданных (реализованных) товаров, по которым была признана выручка на себестоимость продаж
2	90-2	42 субсчет «Торговая наценка: скидка, накидка»	Сторнирована торговая наценка по реализованным (проданным) товарам с себестоимости продаж
Бухгалтерские проводки при погашении (взаимозачете) задолженностей
1	70	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Выполнен зачет расчетов с работником организации по переданным товарам, готовой продукции и расчетов по оплате труда

Отражение в бухгалтерском учете передачи материалов в счет заработной платы работнику организации.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при начислении задолженности работнику по оплате переданных ему материалов
1	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	91-1	Отражена (начислена) продажная (договорная) стоимость переданных (реализованных) материалов с учетом всех налогов в составе прочих доходов организации
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	91-2	68 субсчет «Расчеты по НДС»	Начислена задолженность бюджету по НДС с оборота по реализации материалов
Бухгалтерские проводки при списании переданных материалов, учитываемых по фактурной стоимости
1	91-2	10	Списана фактическая себестоимость переданных (реализованных) материалов на прочие расходы организации
Бухгалтерские проводки при списании переданных материалов, учитываемых по учетной стоимости
1	91-2	10	Списана учетная себестоимость переданных (реализованных) материалов на прочие расходы организации
2	91-2	16 субсчет «Отклонение в стоимости материалов»	Списана положительная разница между учетной и фактурной стоимостью (перерасход) материала, отражаемая по дебету счета 16 или
	91-2	16 субсчет «Отклонение в стоимости материалов»	Сторнирована отрицательная разница между учетной и фактурной стоимостью (экономия) материала, отражаемая по кредиту счета 16
Бухгалтерские проводки при погашении (взаимозачете) задолженностей
1	70	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Выполнен зачет расчетов с работником организации по переданным материалам и расчетов по оплате труда

Отражение в бухгалтерском учете выполнения работ (оказания услуг) в счет заработной платы работнику организации.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при начислении задолженности работнику по оплате выполненных работ (оказанныхуслуг)
1	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	90-1 (91-1)	Отражена (начислена) стоимость выполненных работ (сумма оказанных услуг) к оплате с учетом всех налогов в составе выручки от продаж (прочих доходов организации)
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	90-3 (91-2)	68 субсчет «Расчеты по НДС»	С суммы работ (услуг) удержан (начислен) налог на добавленную стоимость
Бухгалтерские проводки при списании себестоимости выполненных работ (оказанныхуслуг)
1	90-2 (91-2)	20, 26	Списана фактическая себестоимость выполненных работ (оказанных услуг) на себестоимость продаж (на прочие расходы организации)
Бухгалтерские проводки при погашении (взаимозачете) задолженностей
1	70	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	Выполнен зачет расчетов с работником организации по выполненным работам (оказанным услугам) и расчетов по оплате труда

Отражение в бухгалтерском учете передачи товаров, готовой продукции в счет заработной платы работнику организации. Организация в расчетах не применяет счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при передаче работнику товаров, готовой продукции в счет заработной платы
1	70	90-1	Отражен факт выдачи заработной платы в натуральной форме – товарами, готовой продукцией. Продажная стоимость переданных (реализованных) товаров, продукции с учетом всех налогов отражена в составе выручки от продаж
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	90-3	68 субсчет «Расчеты по НДС»	Начислена задолженность бюджету по НДС с оборота по реализации товаров, продукции
Бухгалтерские проводки при списании переданных товаров, учитываемых по стоимости приобретения
1	90-2	41-1	Списана фактическая (покупная) стоимость переданных (реализованных) товаров, по которым была признана выручка на себестоимость продаж
Бухгалтерские проводки при списании переданных товаров, учитываемых по продажной стоимости
1	90-2	41-2	Списана продажная стоимость переданных (реализованных) товаров, по которым была признана выручка на себестоимость продаж
2	90-2	42 субсчет «Торговая наценка: скидка, накидка»	Сторнирована торговая наценка по реализованным (проданным) товарам с себестоимости продаж
Бухгалтерские проводки при списании переданной готовой продукции
1	90-2	43	Списана фактическая или нормативная (плановая) производственная себестоимость переданной (реализованной) готовой продукции, по которой была признана выручка на себестоимость продаж

Отражение в бухгалтерском учете передачи материалов в счет заработной платы работнику организации. Организация в расчетах не применяет счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при передаче работнику материалов в счет заработной платы
1	70	91-1	Отражен факт выдачи заработной платы в натуральной форме – материалами. Продажная (договорная) стоимость переданных (реализованных) материалов с учетом всех налогов отражена в составе прочих доходов организации
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	91-2	68 субсчет «Расчеты по НДС»	Начислена задолженность бюджету по НДС с оборота по реализации материалов
Бухгалтерские проводки при списании переданных материалов, учитываемых по фактурной стоимости
1	91-2	10	Списана фактическая себестоимость переданных (реализованных) материалов на прочие расходы организации
Бухгалтерские проводки при списании переданных материалов, учитываемых по учетной стоимости
1	91-2	10	Списана учетная себестоимость переданных (реализованных) материалов на прочие расходы организации
2	91-2	16 субсчет «Отклонение в стоимости материалов»	Списана положительная разница между учетной и фактурной стоимостью (перерасход) материала, отражаемая по дебету счета 16 или
	91-2	16 субсчет «Отклонение в стоимости материалов»	Сторнирована отрицательная разница между учетной и фактурной стоимостью (экономия) материала, отражаемая по кредиту счета 16

Отражение в бухгалтерском учете выполнения работ (оказания услуг) в счет заработной платы работнику организации. Организация в расчетах не применяет счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при передаче работнику результатов выполненных работ (оказанныхуслуг) в счет заработной платы
1	70	90-1 (91-1)	Отражен факт выдачи заработной платы в натуральной форме – работами (услугами). Стоимость выполненных работ (сумма оказанных услуг) к оплате с учетом всех налогов отражена в составе выручки от продаж (прочих доходов организации)
Бухгалтерские проводки при начислении НДС
1	90-3 (91-2)	68 субсчет «Расчеты по НДС»	С суммы работ (услуг) удержан (начислен) налог на добавленную стоимость
Бухгалтерские проводки при списании себестоимости выполненных работ (оказанных услуг)
1	90-2 (91-2)	20, 26	Списана фактическая себестоимость выполненных работ (оказанных услуг) на себестоимость продаж (на прочие расходы организации)

Отражение в бухгалтерском учете расчетов по депонированным суммам.

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при отражении начисленной, но не выплаченной заработной плате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям
1	70	76-4	Начислен депонент по невыплаченной заработной плате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям. Регистрация депонента по невыплаченной заработной плате работникам организации произведена в реестре депонированных сумм
2	51	50-1	Возвращен в банк остаток наличных денежных средств по невыплаченной заработной плате
Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы с депонента
1	50-1	51	Получены в банке наличные денежные средства на выплату заработной платы с депонента
2	76-4	50-1	Списана выданная (выплаченная) заработная плата работникам с депонента. Выдача депонированных сумм нескольким работникам может оформляться по платежной ведомости. Разовые выдачи денег производятся по расходным кассовым ордерам

Отражение в бухгалтерском учете переплаты работникам заработной платы в случае счетной ошибки (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права).

№	Дебет	Кредит	Содержание операции
Бухгалтерские проводки при отражении задолженности работникам организации по переплате заработной платы из кассы организации
1	70, 76-4	50-1	Сторнирована переплаченная работнику сумма заработной платы из кассы организации и одновременно
2	73-2	50-1	Начислена задолженность за работником по переплате заработной платы из кассы организации
Бухгалтерские проводки при отражении задолженности работника организации по переплате заработной платы перечислением денежных средств на карточный счет работника
1	70	51	Сторнирована переплаченная работнику сумма заработной платы, перечисленная с расчетного счета организации на карточку работника и одновременно
2	73-2	51	Начислена задолженность за работником по переплате заработной платы, перечисленной с расчетного счета организации на карточку работника
Бухгалтерские проводки при отражении задолженности работникам организации по переплате заработной платы в натуральной форме
1	70	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 90-1, 91-1	Сторнирована сумма заработной платы, излишне выплаченная работнику организации в натуральной форме готовой продукцией, полуфабрикатами, товарами, материалами и т. п. и одновременно
2	73-2	76 субсчет «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 90-1, 91-1	Начислена задолженность за работником по переплате заработной платы в натуральной форме
Бухгалтерские проводки при погашении задолженности работниками организации по переплате заработной платы
1	50-1	73-2	Внесена в кассу полностью или частично сумма переплаты заработной платы работниками организации (виновными лицами)
Бухгалтерские проводки при удержании из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. Излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана с работника на основании статьи 137 ТК РФ
1	70	73-2	Удержана из заработной платы работника организации (виновного лица) полностью или частично сумма, излишне выплаченная работнику вследствие счетных ошибок

ДЕПОНИРОВАННАЯ ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА — Энциклопедия по экономике

Документирование и учет депонированной заработной платы.  [c.51]

Заработная плата выдается обычно два раза в месяц в установленные дни. Например, за первую половину месяца—с 18-го по 20-е число, за вторую половину — с 5-го по 7-е число. Заработная плата, не востребованная в установленные дни выдачи, перечисляется на счет Расчеты по оплате труда (субсчет Депонированная заработная плата ). Для этого делается следующая запись  [c.177]

Субсчет Депонированная заработная плата .  [c.177]

Депонированная заработная плата  [c.333]

Депонированная заработная плата переносится со счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда на счет 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами , на котором для этих целей открывается субсчет Депоненты . На депонируемую сумму делается проводка  [c.267]

Депонированная заработная плата из кассы организации выдается, как правило, по расходным кассовым ордерам. При этом производится запись  [c.267]

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации в банке в течение трех лет.

По истечении этого срока неполученные суммы относятся на финансовые результаты деятельности организации, что отражается проводкой  [c.267]

На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись  [c.278]

Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации  [c.278]

Ответы 1. 2. 3. 4. Для отражения премий работникам. Для отражения удержаний из заработной платы. Для отражения депонированной заработной платы. Для отражения расчетов с работниками за товары, купленные в кредит, по предоставленным займам, по возмещению материального ущерба и т.д.  [c.388]

По статье Прочие кредиторы (стр. 628) отражается задолженность организации по расчетам, не нашедшим отражения по другим строкам подраздела Кредиторская задолженность (по внебюджетным платежам, по имущественному и личному страхованию, с депонентами, в том числе по депонированной заработной плате, по внутрихозяйственным расчетам и т. п.).  [c.73]

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены для регистрации ФХЖ в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы. Обязательными реквизитами книги считаются название предприятия период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре название счета (счетов).  [c.471]

Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке. Не выданная в течение трех дней заработная плата депонируется и сдается в банк. Кассир по истечении трех дней закрывает платежные ведомости. Порядок закрытия платежных ведомостей заключается в том, что кассир ставит в ведомости против фамилии не получившего заработной платы штамп Депонировано , затем переносит в реестр депонированных сумм данные по каждой отмеченной фамилии, а на основании реестра — в книгу учета депонированной заработной платы (типовая форма № 8). Выплата депонированной заработной платы в последующие дни производится по расходным кассовым ордерам, на основании которых в книге учета депонированной заработной платы делаются записи о ее выдаче.

 [c.201]

Депонированная заработная плата, не востребованная в течение трех лет, зачисляется организацией во внереализационные доходы.  [c.201]

Выдача депонированной заработной платы 76/2 50  [c.349]

На расчетный счет зачисляется выручка, поступившая от покупателей за реализованные готовую продукцию (работы, услуги), товары, материалы, объекты основных средств и другие ценности, также депонированная заработная плата. С расчетного счета организации перечисляется задолженность поставщикам за приобретенные у них ценности, погашаются долги по ссудам банка и кредитам другим юридическим лицам, обязательства перед бюджетом, снимаются наличные деньги для выдачи членам трудового коллектива начисленного заработка, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, для приобретения за наличные деньги горюче-смазочных материалов и на другие цели.  [c.350]

На расчетный счет банк принимает наличные деньги на основании письменного приказа владельца счета, представленного в виде объявления.

Объявление заполняется в одном экземпляре, в котором указывается характер вносимых денег (выручка за реализацию товаров, за услуги, депонированная заработная плата и др.). На сумму принятых денег банк выдает квитанцию, на основании которой выписывается расходный кассовый ордер.  [c.353]

Для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям, применяют процедуры  [c.516]

Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.  [c.518]

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по сч. 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера № 8 и № 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. № 1).  [c.581]

Расчеты по депонированной заработной плате  [c. 584]

Ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате  [c.584]

Применяются ли ПК для расчетов по депонированной заработной плате  [c.584]

Проверка депонированных сумм по заработной плате. Аудитор проверяет, как организован аналитический учет по сч. 76, субсчет Депонированная заработная плата . Он устанавливает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработной платы, куда относилась депонированная заработная плата после окончания срока исковой давности (трех лет) и т.п.  [c.590]

Ведомость № 8 Книга учета депонированной заработной платы Промышленность, строительство, наука, снабжение и сбыт  [c.261]

Выплачена невостребованная (депонированная) заработная плата за прошлый отчетный период………………………………. 1  [c.319]

Книга учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов 5 5  [c.156]

Выдана депонированная заработная плата на основании карточки депонента № 12 от 21. 12 4 220  [c.298]

Операция 32. Оформите платежные ведомости, заполнив данные о выплаченной и депонированной заработной плате, сделайте соответствующие бухгалтерские записи.  [c.21]

Депонированная заработная плата и выручка подлежат сдаче в банк. Заполните объявления на взнос наличными.  [c.21]

Кредит счетов 50 Касса — при взносе наличных денег на расчетный счет (депонированная заработная плата, выручка от продажи продукции, работ, услуг и пр.)  [c.45]

Ведомость № 8 Книга учета депонированной заработной платы .  [c.225]

При выплате депонированной заработной платы производится бухгалтерская запись  [c.332]

В процессе хозяйственной деятельности организация вступает в различные взаимоотношения с разными организациями по операциям некоммерческого характера, продаже приобретенных основных средств, с гражданами — за принятые от них продукты, скот, птицу для реализации, с персоналом — по депонированной заработной плате, по претензиям, имущественному и личному страхованию и т. д.  [c.408]

Особо изучаются переводы текущей и депонированной заработной платы, удержания по исполнительным листам. Обоснованность и правильность переводимых сумм устанавливают путем сверки с первичной учетной документацией и перечнем адресов получателей переводов.  [c.409]

Выплачена ранее депонированная заработная плата…………………. 76-3  [c.215]

Выдача ранее депонированной заработной платы . . . 76-3 50  [c.252]

Реестр депонированной заработной платы  [c.194]

ДЕПОНИРОВАНИЕ — передача на хранение в государствен-. ное учреждение, банк, нотариальную контору денег, ценных бумаг и депонирование заработной платы, командировочных, премий и т. д. Оно осуществляется, когда начисленные денежные средства не были получены работниками  [c.163]

На основании отчета кассира и записей в журнале-ордере № 1-е по мере выплаты и депонирования заработной платы в разработочной таблице формы № 3 заполняются строки 26 Выдано наличными по расчетам за прошлый месяц и 27 Перечислено в депоненты по расчетам за прошлый месяц .  [c.72]

Сумма депонированной заработной платы, числящейся в составе кредиторской задолженности (строки 136, 168). . . .  [c.269]

Особо следует остановиться на проверке обоснованности выплаты депонированных сумм. Все списываемые в расход по кассе выплаты депонированной заработной платы сопоставляются с записями в книге депонентов или реестре депонированных сумм. Это позволит выявить случаи повторного списания денег. Ревизор также должен выяснить, выплачены ли деньги тому лицу, которому они причитаются, особенно по суммам, по которым истекает срок депонентского учета. Это можно сделать различными действиями путем сопоставления под-  [c.158]

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».  [c.159]

Не полученная работниками в срок заработная плата депонируется. Аналитический учет депонированной заработной платы ведется по каждому работнику в реестре невыданной заработной платы, в специальной книге невыданной заработной платы или на депонентских карточках.  [c.267]

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки ее выдачи. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.  [c.159]

Учет депонированной заработной платы — AutoPark

Материал из AutoPark

Учет депонированной зарплаты на счете 70

На данный момент не существует однозначной точки зрения по вопросу бухгалтерского учета депонированной заработной платы. Т.к. в АвтоПарк учет заработной платы по каждому работнику ведется на отдельном лицевом счете, то нет необходимости учитывать невыданную заработную плату на отдельном счете: реализация учета долга предприятия/работника на счете 70 в АвтоПарке реализована в полностью автоматическом режиме (включая списание долга в прочие доходы/расходы по истечении трех лет) и соответствует нормативным правилам. Никаких дополнительных настроек со стороны пользователя для учета невыданной зарплаты на счете 70 не требуется.

В платежном документе на выдачу заработной платы строки по работникам, неполучившим зарплату, отмечаются состоянием «Не выдано».

Учет депонированной зарплаты на отдельном счете

Учет депонированной заработной платы вне счета 70 приводит к появлению дополнительной ручной учетной работы.

В платежном документе на выдачу заработной платы строки по работникам, не получившим зарплату, отмечаются состоянием «Депонент».

Заполнение справочников

Учетные разрезы

Депонированная зарплата

По счету 76 для учета в лицевом счете работника. Тип допустимого сальдо «Только кредитовое», назначение «Депонированная заработная плата».

Виды операций

Депонированная зарплата

Для оформления платежных документов на выдачу ранее задепонированной заработной платы. Тип «Зависит от документа».

Виды начислений и удержаний

На депонент

Для отражения в расчетном листе работника депонирования неполученной работником зарплаты. Тип «Удержание», учетный разрез «Депонированная зарплата».

С депонента

Для отражения в расчетном листе работника возврата неполученной ранее зарплаты с депонента. Тип «Начисление», учетный разрез «Депонированная зарплата».

Следует уведомить разработчиков

1. О месяце начала учета депонированной зарплаты на отдельном счете.
2. О введенных (см. выше) кодах видов начислений и удержаний.

Документооборот

Выдача депонированной зарплаты

В платежных документах на выдачу депонированной зарплаты применяется вид операции «Депонированная зарплата».

Проводка	Выдача депонированной зарплаты по РКО
Обороты	Сумма ссылки на ФЛ из ПД,  +,  0,  0, Недопустимо применение ‘Способа учета НДС’
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Физлицо, Только деньги, Указанный ‘Депонированная зарплата’
Кредит	р/с или касса, Только деньги, Указанный ‘Касса’

• Схема операций для выдачи по ИПП:

Проводка	Выдача депонированной зарплаты по ИПП
Обороты	Сумма ссылки на ФЛ из ПД,  +,  0,  0, Недопустимо применение ‘Способа учета НДС’
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Физлицо, Только деньги, Указанный ‘Депонированная зарплата’
Кредит	р/с или касса, Только деньги, Указанный ‘Расчетный счет’

Возврат с депонента через начисление

Существует возможность возвратить депонированную заработную плату через начисление в расчетном листе с тем, чтобы работник получил ее в очередную выдачу зарплаты. Для этого нужно оформить приказ о начислении и удержании по виду начисления «С депонента».

Списание в прочие доходы/расходы по истечении срока исковой давности

По истечении срока исковой давности (трех лет) депонированная заработная плата списывается в доход предприятия с помощью Жрн, в котором по каждому работнику оформляется проводка вида:

• дебет: Объект учета «Физлицо». Разрез ‘Депонированная зарплата’.
• кредит: Объект учета «СДР», на которой ведется учет доходов от списания депонентов. Разрез по счету 91, который указан в соответствующем СДР наборе учетных разрезов. При отсутствии подсистемы Учета расчетов объект СДР не указывается (остается пустым).

Ввод начальных остатков

Начальные остатки по депонированной зарплате оформляются с помощью документа ВхП с видом операций «Депонированная зарплата».

Проводка	Начальные остатки по депоненту
Обороты	Сумма ссылки на ФЛ из ПД,  +,  0,  0, Недопустимо применение ‘Способа учета НДС’
Специальное правило	Пустое, Параметры оставить пустыми
Дебет	Пустой, Пустая, Указанный ‘Фиктивный’
Кредит	Физлицо, 901, Указанный ‘Депонированная зарплата’

Депонирование заработной платы — что это такое, проводки и как отражается записью

В данной статье мы подробно расскажем о депонированной заработной плате, и о том с помощью каких проводок эту операцию можно отразить в бухгалтерских счетах.

Депонированная зарплата – это часть начисленной денег, которые были не получена в сроки установленные организацией для этих целей.

Общие правила выплаты заработной платы

Заработная плата – это эквивалентное денежное выражение выполненной работы, оказанных услуг, размер которой зависит от сложности работы, объема приложенного труда.

Выплату вознаграждения за выполненную работу следует проводить по нескольким правилам:

1. Выдача денежных средств, производится в наличном выражении в кассе предприятия;
2. Перечисление в безналичном выражении на банковский счет сотрудника, после предоставления документации с реквизитной информацией карты либо сберегательной книжки;
3. Заработная плата может быть выплачена в натуральном выражении, что должно производиться по договоренности работодателя и сотрудника, но объем натуральной оплаты не должен превышать 20% от общего размера, подлежащей к выдаче, заработной платы.

Перечисления и способы выплаты оплаты работы необходимо прописать в тексте трудового договора с работником.
Выдача денежного выражения оплаты труда производится лично сотруднику либо представителю при наличии соответствующей доверенности на получение оплаты труда.

Для обеспечения исполнения 136 статьи Трудового кодекса, выдачу заработной платы рекомендуется производить дважды за рабочий месяц. Однако, за предприятием остается право выбора без авансового расчета по оплате труда.

1. За первые 15 дней месяца организацией выплачивается аванс, в счет полагающейся оплаты за полный месяц. Из средств аванса не удерживаются суммы социальных начислений. В коллективном договоре либо в трудовом соглашении работодатель обязан указать:
   • Дату выплаты авансовой части и оставшейся заработной платы, а также максимальные сроки выдачи;
   • Денежное выражение размера выплачиваемого аванса по всем сотрудникам либо в отдельности по структурным участкам, но не выше месячного тарифного оклада или ставки. Для контроля сумм выплачиваемого аванса в расчетный отдел бухгалтерии табельщикам необходимо предоставить табеля учета отработанного времени два раза за отчетный период, до утвержденной даты авансовой выплаты и до дня полного расчета за месяц.
2. Если предприятие не практикует выдачу авансовых выплат, то расчет за месяц производится до 15 числа, последующего месяца за отчетным периодом. Удержание социальных начислений производится из общего размера оплаты труда за месяц.

Депонирование заработной платы

С депонированием чаще всего сталкиваются предприятия, производящие выплату денежных средств работникам в наличном выражении через кассу организации.

Понятие депонирования – это полагаемые к выплате средства, не полученные на руки в нормативные сроки в согласовании с коллективным контрактом. Сумма считается подлежащей для депонирования, только если не получена по вине служащего.

Отдельно, для каждого предприятий Банком России устанавливается, путем банковских расчетов, определенный лимит – ограничение, которое при хранении денежных активов в кассе учреждения, превышать нельзя.

Суммы для оплаты труда, полученные из банка, должны быть выданы в течение 3 суток, в условиях Крайнего Севера срок увеличивается еще на 48 часов.

Не полученную оплаты трудового отработанного времени, начисление следует депонировать и положить на хранение в банковскую организацию.

Причины

Аспекты возникновения сумм депонента:

• Нахождение служащего в производственной командировке;
• Если сотрудник находится в очередном либо внеочередном отпуске;
• При заболевании работника;
• Также, необходимо депонировать начисленную оплату работы погибшего сотрудника.

Срок и порядок

Денежные средства на расчет по оплате труда, превышающие установленный лимит, разрешается содержать в кассе не больше трех суток.

По пришествии нормативного срока следует:

1. Ведомость по оплате труда кассиру следует закрыть.
2. Оставшиеся, не выплаченными, суммы депонировать.
3. В строке с фамилией и депонентом следует сделать запись «Депонировано».
4. На сумму депонированной заработной платы следует составить расходный кассовый ордер, с отражением в нем, перечисление в банк.
5. На ту же сумму составить объявление на сдачу наличных денежных активов в банк.

Сроки хранения

1. Депонент сохраняется на банковском активе организации 3 летний срок. Если служащий в этот срок не обратился за получением депонента, то депонент зачисляется на прибыль организации.
2. Реестр депонированных сумм необходимо сохранять в течение пятилетнего срока. Отсчет начинается с начала года, следующего за тем годом, в котором появилась депонированная задолженность перед работником.

Учет

При депонировании сумм оплаты труда, у предприятия образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником.

Учет сумм депонированной заработной платы:

1. В период срока хранения учет не полученных сумм ведется на бухгалтерском счете 76-4.
2. После окончания трехлетнего срока сумма переводится на 91 счет.
3. Учет ведется в соответствующем кассовом реестре, в котором указывается:
   • Номер регистрации кассового расхода и сумма депонированной заработной платы;
   • Дата возникновения кредиторской задолженности перед служащим.

Реестр открывается на один календарный год, а остатки на конец отчетного года отражаются в графе остаток на начало года в новом кассовом реестре депонента следующего года.

В бухгалтерском балансе депонированную задолженность следует отражать по строке задолженность по оплате труда, а не кредиторскую задолженность перед прочими контрагентами.

Стоит отметить, что учет заработной платы по трудовым соглашениям тоже отражаются на 76 счете, и бухгалтеру нужно внимательно следить за раздельным ведением этой оплаты труда и депонированных сумм, так как в балансе эти статьи расходов отражаются по-разному.

Депонирование заработной платы, проводки

Начисление оплаты труда в бухгалтерских записях необходимо отражать непосредственно в текущем месяце, независимо будет ли она депонирована либо нет. Возникновение депонированной заработной платы следует отражать на бухгалтерских счетах организации приведенными проводками:

1. При неполучении платы, сумму оплаты труда надо перенести на счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»: Дт 70 Кт 76-4 – 10000.
2. Поступившие на счет «Касса», средства следует переместить на счет 51 «Расчетный счет»: Дт 51 Кт 50 – 10000.
3. Если работник востребовал депонент, то выдачу необходимо отразить:
   • Получение средств из банка обратно в кассу организации: Дт 50 Кт 51 – 10000;
   • Выдача сотруднику: Дт 76-4 Кт 50 – 10000.
4. По прошествии периода хранения невостребованных сумм составляется бухгалтерская корреспонденция: Дт 76-4 Кт 91 – 10000.

Налогообложение

Активы, невостребованной оплаты труда не влияют на налогообложение. До момента выдачи оплаты работы и депонирования, социальные налоги по законодательству необходимо оплатить в бюджет. При расчете и оплате налогов, предприятию не известно, возникнет ли кредиторская задолженность с депонентами, не востребовавшими оплаты работы.

• При оплате НДФЛ в бухгалтерии этот факт отражается проводкой: Дт 68 Кт 51.
• Оплата ФСС и взносов в ПФР: Дт 69 Кт 51.

Депонированные суммы оказывают влияние на формирование базы для налогообложения при применении системы упрощенного налогового учета «Доходы минус расходы», так как сумма по счету 76-4 входит в состав расходов предприятия. Стоит заметить, что заработный депонент для налогового обложения прибыли организации следует списывать по истечении трехлетнего срока.

Выдача

Руководителю при составлении коллективного соглашения, для оптимальной работы с потенциальными депонентами, следует указать определенные даты и сроки, в которые работник может обратиться за получением заработной платы, депонированной на банковское хранение.

Выплату следует произвести в указанные даты либо по обращению работника в ближайшие сроки, не откладывая до следующей выдачи заработной платы.

Действие сотрудника

Служащий может востребовать получение депонента в бухгалтерии организации. Для получения служащий имеет возможность оформить обращение в письменном запросе либо в устно.
В случае гибели работника за получением депонента может обратиться близкий родственник при предъявлении соответствующих документов.

Задание кассира

При обращении работника в кассу предприятия, кассиру необходимо:

1. Сформировать запрос, сообщая о появлении работника, требующем выплатить не полученные суммы депонента;
2. Оформить заявку, на получение наличных денежных средств, в обслуживающий банк;
3. Произвести выплату, отражая ее в расходном регистрационном ордере;
4. Отразить факт выплаты в книге учета депонированных пассивов;
5. Зафиксировать получение в кассовой документальной книге учета;
6. При получении доверенным лицом работника, в расходном ордере необходимо отразить данные сотрудника и лица, получившего депонент;
7. Сверить и осуществить подписание расходных документов главным бухгалтером либо директором.

Особые случаи

Работодатель обязан выплатить депонент при первом обращении работника. Если требование не выполняется, и работодатель задерживает выплату либо отказывается от оплаты, то работник имеет право обратиться за юридической помощью в инспекцию по труду либо в судебные органы для административного разбирательства.

Руководителю следует обращать особое внимание на учет депонента и строго контролировать его выдачу. При неправомерном выполнении указанных требований, органы по контролю над деятельностью предприятий, могут привлечь организацию к административной ответственности.

Статья была полезна?

0,00 (оценок: 0)

Ответы на вопрос «30. Расчеты с депонентами»

На счете 030402000 «Расчеты с депонентами» учитываются суммы заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий, не полученные в установленный срок.

Учет депонированных сумм по заработной плате и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

-суммы заработной платы и стипендий, не полученные в срок, отражаются по кредиту 030402730 “Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами” и дебету счета 030201830 “Уменьшение кредиторской задолженности по оплате труда”;

-суммы выданной депонентской задолженности отражаются по дебету счета 030402830 “Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами” и кредиту счета 020104610 “Выбытия средств из кассы”.

По истечении установленных сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся к получению работниками, невыданные суммы подлежат депонированию.

Депонированные суммы на следующий день после истечения предельного срока выдачи заработной платы должны быть возвращены на расчетный счет организации в обслуживающий банк. На сдаваемые суммы кассир оформляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на расчетный счет в банке, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер.

Необходимо учитывать, что депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства для выдачи были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе, неприбытии его для получения либо в случае, когда работник отказался получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 <#»justify»>Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 50 «Касса» — на сумму наличных денежных средств, выданных из кассы в счет оплаты депонированных сумм заработной платы; Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 51 «Расчетные счета» — на сумму денежных средств, перечисленных на лицевые счета работников в счет оплаты задолженности по депонированной заработной плате; Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 90 «Продажи», субсчет «Выручка» — на сумму погашения задолженности по депонированной заработной плате посредством натуральной оплаты труда.

Согласно ст.131 <#»justify»>в новых условиях хозяйствования важнейшими его задачами являются: в установленные сроки производить расчеты с персоналом по оплате труда; своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования; собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с органами социального страхования, Пенсионным фондом и фондом занятости;

формы и системы оплаты труда призваны обеспечивать учет в заработной плате количественных и качественных результатов труда, создавать у работников материальную заинтересованность в улучшении непосредственных результатов совей работы и общих итогов деятельности организации;

форма и системы оплаты труда различаются порядком начисления заработной платы в зависимости от его результативности. Система начисления должна быть простой и ясной, чтобы связь между производительностью труда, качеством продукции и выполнения работ, с одной стороны, и величиной заработной платы с другой стороны, могла быть доступна пониманию каждого рабочего и служащего.

Тема № 757 Формы 941 и 944 — Требования к депозиту

Как работодатель, вы, как правило, обязаны вносить налоги на заработную плату, указанные в Форме 941, КВАРТАЛЬНОЙ федеральной налоговой декларации работодателя или форме 944, ЕЖЕГОДНОЙ федеральной налоговой декларации работодателя. Обе формы содержат сведения о федеральном подоходном налоге, удержанном с ваших сотрудников, а также о долях работодателя и сотрудников в системе социального страхования и налоге на Medicare. Сумма налогов на трудоустройство, которую вы указали в своих формах 941 или 944, определяет, какой график депозита вы должны использовать — ежемесячно или раз в две недели.Термины «вкладчик с ежемесячным графиком» и «вкладчик с полунедельным графиком» не относятся к тому, как часто ваш бизнес платит своим сотрудникам или даже как часто вы должны делать вклады. Условия определяют, какой набор правил депозита вы должны соблюдать при возникновении налогового обязательства. Правила депозита основаны на датах выплаты заработной платы (кассовый метод), а не на том, когда начисляются налоговые обязательства для целей бухгалтерского учета. Правила подачи документов см. В теме № 758.

Обязательства менее 2500 долларов США: Если вам необходимо заполнить форму 941, а ваше обязательство по налогу на трудоустройство за предыдущий или текущий квартал составляет менее 2500 долларов США, вы можете уплатить налоги за текущий квартал по своевременно поданной декларации вместо депозитов, при условии, что вы не берете на себя обязательство по депозиту на следующий день в течение текущего квартала.

Точно так же, если вам необходимо подать форму 944, а ваши налоговые обязательства по найму за год составляют менее 2500 долларов, вы можете уплатить налоги за год вместе со своей своевременно поданной декларацией вместо внесения депозитов. Если от вас требуется подать форму 944, а ваше обязательство по налогу на трудоустройство за четвертый квартал составляет менее 2500 долларов, вы можете оплатить свои обязательства за четвертый квартал своевременной поданной декларацией, если вы внесли депозиты за первый, второй, и третий квартал в соответствии с применимыми правилами депозита. Работодатели ниже порога в 2500 долларов, которые не обязаны вносить депозиты, могут выбрать уплату налогов или уплату суммы, указанной в качестве причитающейся в форме 941 или форме 944, когда они заполняют эту форму, как предусмотрено инструкциями к форме.

Ответственность в размере 2 500 долларов и более: Если вы не имеете права производить платежи по декларации, вы должны внести свои налоги. Если вы заполняете форму 941 и не уверены, что ваши общие налоговые обязательства за текущий квартал будут меньше 2500 долларов (а ваши обязательства за предыдущий квартал не менее 2500 долларов), вносите депозиты, используя полунедельные или ежемесячных правил, поэтому вы не будете подвергаться штрафам за невыполнение депозита.

Когда вносить депозит

Вы должны делать депозиты в соответствии с одним из двух графиков депозита, ежемесячно или раз в две недели. График, который вы используете для текущего календарного года, зависит от суммы налогов на трудоустройство, которую вы указали в течение периода ретроспективного анализа . Если вы заполнили только форму 941, период ретроспективного анализа составляет 12 месяцев (охватывающих четыре квартала) и заканчивается 30 июня предыдущего года. Если вы подали форму 944 в один из двух предыдущих лет или форму 944 в текущем году, период ретроспективного анализа — это календарный год за два года до года, за который вы вносите депозит (см. Главу 11 Публикации 15. , (Циркуляр E), Руководство работодателя по налогам).

Ежемесячный вкладчик — Если вы сообщили о налогах в размере 50000 долларов или меньше в течение периода ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад, и вы, как правило, должны вносить свои налоги на заработную плату на платежи, сделанные в течение данного месяца, не позднее 15 числа. день следующего месяца. Например, вы должны внести налоги на платежи, сделанные в январе, до 15 февраля. Если 15-е число любого календарного месяца приходится на субботу, воскресенье или официальный праздник в округе Колумбия, депозит подлежит оплате до следующего рабочего дня. Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или официального праздника в округе Колумбия.

Вкладчик с еженедельным графиком — Если вы указали налоги на больше, чем $ 50 000 за период ретроспективного анализа, вы вносите вклады с полунедельным графиком и, как правило, должны вносить налоги на заработную плату в соответствии со следующим графиком:

1. Если ваш день выплаты жалованья приходится на среду, четверг и / или пятницу, вы должны внести эти налоги до следующей среды.
2. Если ваш день выплаты жалованья приходится на субботу, воскресенье, понедельник и / или вторник, вы должны внести эти налоги до следующей пятницы.

См. Раздел «Отсрочка внесения депозитов и платежей по налогу на трудоустройство до 31 декабря 2020 года» для получения информации об отсрочке депозита по налогу на трудоустройство и выплате доли работодателя в налогах на социальное обеспечение. См. Уведомление 2020-65 PDF и Уведомление 2021-11 PDF для получения информации, позволяющей работодателям отложить удержание и уплату доли налога на социальное обеспечение определенных сотрудников.

Если от вас требуется внести депозит в день, который не является рабочим днем, он считается своевременным, если вы внесете его до конца следующего рабочего дня. Например, если вам необходимо внести депозит в пятницу, и эта пятница является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, депозит будет считаться своевременным, если вы сделаете его до следующего понедельника (если этот понедельник является рабочим днем. ). Праздник в масштабе штата, который не является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, не откладывает дату уплаты федеральных налогов.У вкладчиков с полунедельным графиком есть не менее 3 рабочих дней после окончания полунедельного периода для внесения депозита. Если какой-либо из 3 рабочих дней после окончания полунедельного периода является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, у вас будет дополнительный день для каждого из этих дней, чтобы внести требуемый депозит.

Правило внесения депозита на следующий день в размере 100000 долларов — Независимо от того, вносите ли вы ежемесячный или полунедельный вклад, если вы накапливаете налоги в размере 100000 долларов или более в любой день в течение периода депозита, вы должны внести налоги до следующего дня. рабочий день после того, как вы накопите 100 000 долларов.Если это произойдет, вы станете вкладчиком, который будет вноситься раз в две недели как минимум на оставшуюся часть календарного года и на следующий календарный год. Подробнее о правиле депозита на следующий день в размере 100 000 долларов США см. В главе 11 публикации 15.

Новый работодатель — Если вы новый работодатель, ваши налоги в период ретроспективного анализа считаются равными нулю за любой квартал до того, как вы начали или приобрели свой бизнес. Следовательно, в первый год работы вы вносите ежемесячный вклад, если не применяется Правило внесения депозита на следующий день в размере 100 000 долларов США.

Как внести депозит

Вы должны делать все депозиты по федеральному налогу с помощью электронного перевода средств, как правило, с помощью EFTPS: электронной системы уплаты федеральных налогов. EFTPS — это бесплатная услуга, предоставляемая Министерством финансов. Чтобы ваш депозит EFTPS был вовремя, вы должны запланировать его до 20:00. Восточно-американское стандартное время за день до , когда должен быть внесен депозит. Посетите EFTPS.gov или позвоните по телефону 800-555-4477, чтобы зарегистрироваться. Вы также можете найти дополнительную информацию в публикации 966, Электронная федеральная система налоговых платежей, Руководство по началу работы в формате PDF.Если вы не хотите использовать EFTPS, вы можете попросить своего налогового специалиста, финансового учреждения, службы расчета заработной платы или другого доверенного третьего лица делать электронные депозиты от вашего имени. Услуги, предоставляемые третьей стороной, могут иметь плату и другое время отключения.

Если вам не удалось инициировать депозитную транзакцию на EFTPS до 20:00. по восточному поясному времени за день до даты платежа, вы все равно можете внести депозит вовремя, воспользовавшись Федеральной службой по сбору налогов (FTCS) для оплаты в тот же день.Если вы предполагаете, что вам когда-нибудь понадобится использовать способ оплаты в тот же день, обязательно договоритесь об этом заранее с вашим финансовым учреждением. Уточняйте наличие, сроки и стоимость в своем финансовом учреждении. Ваше финансовое учреждение может взимать комиссию за платежи, произведенные таким образом.

Вы должны внести 100% налоговых обязательств в срок или до истечения срока депозита. Штрафы могут применяться за просрочку депозита, внесение суммы меньше требуемой или за отправку платежей по почте непосредственно в IRS вместо внесения сумм.В определенных случаях IRS может отменить штрафы. См. Публикацию 15 для получения дополнительной информации о точности правил депозита и штрафах.

Дополнительная информация

Для получения подробной информации см. Публикацию 3151-A, Азбука УТД: Руководство по ресурсам для понимания федеральных налоговых депозитов PDF.

Что определяет, будете ли вы вносить зарплату раз в две или две недели?

Одним из многих обязательств работодателя по выплате заработной платы является требование вносить депозиты по налогу на заработную плату.Вкладчик заработной платы раз в две недели или ежемесячный вкладчик платежной ведомости, в зависимости от вашей классификации, — самый простой способ справиться с этой обязанностью.

Вопрос о том, когда делать взносы по заработной плате, определяется несколькими факторами. Вы должны делать периодические депозиты по налогу на заработную плату на основе совокупной суммы ваших фактических налоговых обязательств. Требуемый депозит состоит из федерального подоходного налога, удерживаемого из заработной платы сотрудников, удерживаемых налогов на социальное страхование и медицинское обслуживание, а также части налога работодателя на социальное обеспечение и медицинское обслуживание.

После учета кредитов, которые вы могли получить, у вас будет чистое обязательство. Эта сумма определяет, как часто вы вносите депозит как работодатель.

К счастью, вам не нужна эта информация, чтобы инвестировать в двухнедельный вкладчик заработной платы или ежемесячный вкладчик, если вы так классифицированы. Большинство программ для расчета заработной платы, такие как AMS Payroll (134 доллара США), имеют несколько вариантов для различных предприятий и работодателей.

Что говорит IRS?

IRS использует два разных набора правил депозита, чтобы определить, когда предприятия должны вносить взносы на социальное страхование, Medicare и удерживать федеральные подоходные налоги.Эти графики сообщают вам, когда следует внести депозит после того, как у вас будет день выплаты жалованья.

Ваш график вкладов не зависит от того, как часто вы платите своим сотрудникам. Ваш график депозитов зависит от общей суммы налоговых обязательств, указанных вами в форме 941 в течение предыдущего четырехквартального периода ретроспективного анализа (с 1 июля второго предшествующего календарного года по 30 июня прошлого года). См. Раздел 11 Pub. 15 (Циркуляр E) для получения подробной информации. Если вы подали форму 944 либо в 2011, либо в 2012 году, вашим периодом ретроспективного анализа является 2011 календарный год.

Перед началом каждого календарного года определите, какой тип графика депозитов вы должны использовать.

Если вы сообщили о налогах на сумму 50 000 долларов или меньше в течение периода ретроспективного анализа, вы являетесь ежемесячным вкладчиком.

Если вы сообщили о налогах на сумму более 50 000 долларов в течение периода ретроспективного анализа, вы являетесь вкладчиком с периодичностью раз в две недели.

См. Правило внесения депозита на следующий день в размере 100 000 долларов США в разделе 11 Pub. 15 (Циркуляр E), если вы накопите $ 100 000 или более налогов в любой день в течение периода депозита.//www.irs.gov/instructions/i941/ch01.html#d0e843

Внесение вкладов

Депозиты должны производиться с использованием электронной системы федеральных налоговых платежей EFTPS с использованием кредитной карты, дебетовой карты или банковского тратта. Однако самый простой из возможных вариантов — это программное обеспечение для расчета заработной платы, которое сделает всю работу за вас. Посетите www.1099-etc.com, чтобы загрузить наш модуль расчета заработной платы AMS, который позволит вам соблюдать свои правила расчета заработной платы.

Наш модуль расчета заработной платы AMS поддерживает федеральные формы расчета заработной платы, такие как 941, 940, 943, 944 и 1040 Sch H.

• Включает формы SUI для всех 50 штатов, округ Колумбия
• Электронная подача форм 941, 944 и 940.
• Экспортирует данные в W-2/1099 Forms Filer для обработки на конец года.
• Включает возможность магнитной / электронной подачи почти 30 квартальных отчетов штата.
• Информация о депозитах государственных и федеральных налогов, а также о выплатах может быть записана.
• Печатает письма клиентов.
• Сертифицированный отчет о заработной плате прилагается.

Чтобы ознакомиться с инструкциями IRS по правилам и положениям, касающимся ваших налоговых депозитов с заработной платы, посетите сайт www.IRS.gov.

Как и когда делать налоговые отчисления с заработной платы

Одна из ваших самых важных обязанностей по начислению заработной платы — убедиться, что федеральные налоги на заработную плату зачисляются в соответствии с требованиями IRS.

Процесс расчета заработной платы включает:

• Расчет и подготовка зарплат
• Учет сумм, удерживаемых из этих зарплат
• Внесение депозитов по налогам, удерживаемым из зарплаты
• Отчетность по удержанным налогам и сделанным депозитам.

Эта статья дает вам основы депозита в этом процессе.

Отсрочка уплаты налогов на заработную плату во время чрезвычайной ситуации с коронавирусом

Закон CARES 2020 позволяет работодателям отсрочить внесение депозита и уплату доли работодателя в налогах на социальное обеспечение. Налоги на социальное обеспечение являются частью налогов на социальное обеспечение в рамках налогов FICA, которые удерживаются из заработной платы сотрудников и подлежат уплате работодателем.

Отсрочка предназначена для всех работодателей, включая тех, кто подает заявку на получение налоговых льгот за оплачиваемый отпуск в связи с коронавирусом и льгот для удержания сотрудников (ERC). Если у вас есть ссуда в рамках Программы защиты зарплаты (PPP), вы не сможете воспользоваться этим сдерживающим фактором, в зависимости от того, прощен ли ваш ссуда.

Период отсрочки налога на заработную плату в соответствии с Законом о CARES длится с 27 мая 2020 года по 31 декабря 2020 года. Вы должны были внести не менее 50% отсроченной суммы до 31 декабря 2020 года, а оставшуюся сумму депонировать до 31 декабря, 2021. Вы будете использовать форму IRS 941, ежеквартальный отчет работодателя, чтобы отразить ваши общие налоговые обязательства по заработной плате за оставшуюся часть 2020 года.Взаимодействие с другими людьми

Чтобы получить приблизительную сумму, которую вы можете отложить, умножьте общую сумму заработной платы по социальному обеспечению для всех сотрудников на 6,2% — долю работодателя в части социального обеспечения налогов FICA.

Частные предприниматели могут отложить 50% налога на социальное обеспечение от налога на самозанятость в течение того же периода. Отсроченная сумма не используется для расчета предполагаемого подлежащего уплате налога.

Кредит удержания сотрудников

Помимо отсрочки в 2020 году, некоторые работодатели также имеют право на получение ERC.Этот кредит был введен Законом CARES, но он был продлен Законом о налогоплательщиках и налоговых льготах в случае стихийных бедствий, подписанным в декабре 2020 года. ERC доступен до 30 июня 2021 года. В 2021 году правомочные работодатели могут получить возмещаемую налоговый кредит на их долю налогов на социальное обеспечение в размере до 70% от заработной платы сотрудника.

Таким образом, работодатели могут уменьшить свои депозиты по налогу на трудоустройство в первом и втором кварталах 2021 года. Работодатели, в которых в среднем работает не более 500 штатных сотрудников, могут использовать форму 7200 для запроса предоплаты кредита после сокращения своих платежей.

Что такое налоги на заработную плату?

Во-первых, давайте определимся, что подразумевается под «налогами на заработную плату». Это налоги, которые вы должны платить на свою заработную плату (суммы, которые вы платите сотрудникам за проделанную ими работу). Они включают:

• Федеральный подоходный налог, удержанный вами из зарплаты своих сотрудников
• Налоги FICA (налоги на социальное обеспечение / медицинское обслуживание), удерживаемые вами с сотрудников, и соответствующая сумма, которую вы отложили из этой заработной платы, для выплаты вашей компании
• Федеральные налоги на безработицу, исходя из от вашей общей заработной платы брутто (сотрудники не платят этот налог, но он основан на оплате труда сотрудников)

IRS использует термин «налоги на занятость» для обозначения федеральных подоходных налогов, налогов FICA и налогов FUTA вместо более общего термина «налоги на заработную плату».»В этот термин также включены налоги на самозанятость.

Как IRS определяет даты уплаты налога на заработную плату

Чтобы найти правильные даты выплаты заработной платы для вашего бизнеса, необходимо выполнить несколько шагов:

Сначала найдите период ретроспективного анализа. График депозита, который вы используете, в основном зависит от суммы налогов на заработную плату, которую вы должны, исходя из прошлых периодов. IRS определяет график отчислений по налогу на заработную плату для работодателей на основе их общих валовых обязательств по социальному обеспечению / программе Medicare за 12-месячный период, заканчивающийся 30 июня.Этот период времени называется ретроспективным периодом.

Период ретроспективного анализа для подачи депозитов по налогу на трудоустройство в 2020 году составит 12-месячный период, заканчивающийся 30 июня 2019 года.

Затем найдите сумму к уплате налога. Лучший способ узнать суммы ваших налогов на заработную плату, уплаченных в течение периода ретроспективного анализа, — это просматривать вашу форму 941 (квартальная декларация о заработной плате и налоговая декларация) за каждый квартал. Перейдите к строке 12 (Общие налоги после корректировок и кредитов). Ваш график вкладов не зависит от того, как часто вы платите сотрудникам или делаете вклады.

Если вы сообщили о налогах в размере 50 000 долларов или меньше за период ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад. Если вы сообщили о сумме более 50 000 долларов, значит, вы вносите вклады каждые пол недели.

Если вы новый работодатель и у вас не было сотрудников в течение периода ретроспективного анализа, вы вносите ежемесячный вклад.

Сроки уплаты налога на заработную плату

Ежемесячный депозит должен быть сделан до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы платили сотрудникам.Например, если вы платили сотрудникам в июле, вы должны внести депозит не позднее 15 августа.

Еженедельные депозиты вносятся по следующему графику:

• Налоги на депозиты из фонда заработной платы, уплаченные в субботу, воскресенье, понедельник или вторник до следующей пятницы.
• Депозитные налоги с заработной платы уплачиваются в среду, четверг или пятницу до следующей среды.

Депозиты на следующий день. Если ваше налоговое обязательство по заработной плате составляет 100 000 долларов или больше, вы должны внести депозит на следующий день, и вы должны продолжать делать депозиты на следующий день до конца этого года и следующего года.

За ошибки при внесении депозита штраф не взимается, если они не превышают 100 долларов США или 2% от суммы налога на трудоустройство, который необходимо внести. Вы должны пополнить баланс к заранее определенному дню макияжа, чтобы избежать дальнейших штрафов.

Как сделать федеральный налоговый депозит

Вы можете произвести оплату с помощью формы 941, если ваша общая сумма налоговых обязательств за квартал составляет менее 2500 долл. Во всех других ситуациях вы должны внести депозит в электронном виде с помощью онлайн-системы IRS EFTPS.

Готовы к услуге расчета заработной платы или программе расчета заработной платы?

Если вся эта работа кажется непосильной, вы можете рассмотреть возможность расчета заработной платы или программного обеспечения для расчета заработной платы.

Программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь вам со всеми деталями и может вносить депозиты за вас, подключившись к вашему счету для расчета заработной платы. Убедитесь, что программа может напоминать вам о сроках оплаты.

Служба расчета заработной платы — это внешняя компания, которая берет на себя все ваши функции по начислению заработной платы, включая отправку отчетов и выплат, когда они подлежат оплате, как по федеральным налогам, так и по налогам штата.

Наличие программного обеспечения для расчета заработной платы или службы расчета заработной платы не дает вам возможности знать свои обязанности как работодателя.Вам по-прежнему необходимо знать, какие отчеты и платежи подлежат оплате и когда.

Когда определять график налогового депозита по трудоустройству

Существует два графика депонирования: ежемесячно и раз в неделю, для определения того, когда вы вносите налоги на социальное обеспечение и Medicare и удерживаете федеральный подоходный налог. Эти налоги сообщаются в IRS ежеквартально в форме 941 и называются налогами 941.

Назначение этих двух таблиц — сообщить вам, когда необходимо внести залог после возникновения налогового обязательства после дня выплаты жалованья.

Период ретроспективного анализа

Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какой из двух графиков депозита (ежемесячно или раз в две недели) использовать. График депозитов, который вы должны использовать, основан на общих налоговых обязательствах, которые вы указали в течение периода ретроспективного анализа в форме 941.

Два напоминания:
1. Эти правила не касаются , а не федерального налога на безработицу (FUTA).
2. Как часто вы платите своим сотрудникам или делаете вклады, не имеет отношения в вашем графике вкладов.

Как составить график уплаты налогов по трудоустройству (форма 941)

График депозита, который вы должны использовать, основан на общей сумме налоговых обязательств, которую вы указали в форме 941 в течение периода ретроспективного анализа , 12-месячного периода .

Три шага для определения графика депозита

1. Определите ваш период оглядки .
2. Добавьте общую сумму налогов, указанную в форме 941 за период ретроспективного анализа.
3. На основе шагов 1 и 2 определите, являетесь ли вы вкладчиком по расписанию ежемесячно или раз в неделю .

ШАГ 1. Определите период ретроспективного анализа формы 941.

Первый шаг к определению того, являетесь ли вы вкладчиком ежемесячно или раз в неделю , — это определить период ретроспективного анализа формы . Форма 941 используется для отчетности по налогам на социальное обеспечение и Medicare, а также для удержания федеральных налогов на прибыль.

Причина периода ретроспективного анализа состоит в том, чтобы позволить IRS точно увидеть, каковы были ваши налоговые обязательства за полных лет.

Как определить период ретроспективного анализа формы 941:

Период ретроспективного анализа — это 12-месячный период , заканчивающийся 30 июня из до года. Например, для 2016 календарного года период ретроспективного анализа составляет 12 месяцев: с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г.

Для 2016 календарного года период ретроспективного анализа:

• с 1 июля по 30 сентября 2014 г. (3 квартал 2014 г.)
• с 1 октября 2014 г. по 31 декабря 2014 г. (4 квартал 2014 г.)
• с 1 января 2015 г. по 31 марта 2015 г. (1 квартал 2015 г.)
• с 1 апреля 2015 г. по 30 июня 2015 г. (2 квартал 2015 г.)

ШАГ 2: Определите ваши общие налоговые обязательства за период ретроспективного анализа

Сложите общие налоговые обязательства, указанные в каждой форме 941, включенной в период ретроспективного анализа, чтобы определить общую сумму обязательств за этот годичный период.

ШАГ 3: Определите, являетесь ли вы ежемесячным вкладчиком или полунедельным вкладчиком .

Ежемесячный вкладчик

Вы вносите ежемесячный вклад, если:

• Форма 941 налоговые обязательства за четыре квартала периода ретроспективного анализа всего 50 000 долларов или меньше .

Новый работодатель:

• Если вы новый работодатель и не имели сотрудников в течение периода ретроспективного анализа, вы являетесь ежемесячный вкладчик.
• Если все ваши налоги за этот период составляют 50 000 долларов или меньше, вы ежемесячный вкладчик.

Когда вносить налоги:

• Ежемесячный вкладчик должен внести обязательство по налогу на заработную плату за каждый месяц до 15 числа из , следующего за месяцем .
• Например, июльские налоги на занятость подлежат оплате. не позднее 15 августа.
  • Примечание: Если заработная плата не выплачивается в течение какого-либо конкретного месяца, и, следовательно, нет налоговых обязательств за этот месяц, то депозит не требуется относительно этого месяца.Например, если вы не платили зарплату сотрудникам в течение всего августа, то 15 сентября (15 числа следующего месяца) залог не потребуется. Другими словами, вы соблюдаете график депозита, когда фактически выплачивается заработная плата.

Праздники:

Если срок платежа выпадает на выходной день, внесите депозит до следующего рабочего дня.

Депозитор с еженедельным графиком

Вы вкладываете средства с периодичностью полунеделя, если:

• Форма 941 налоговые обязательства за четыре квартала периода ретроспективного анализа всего более 50 000 долларов США .

Когда вносить налоги:

• Налоги на депозиты с заработной платы, уплаченные в субботу, воскресенье, понедельник или вторник, в следующую пятницу.
• Депозит налоги с заработной платы, уплаченные в среду, четверг или пятницу до в следующую среду.

Имейте в виду, что термины «ежемесячный график вкладчика» и «полунедельный график вкладчика
» определяют, какой набор правил вкладов вы должны соблюдать при возникновении обязательства по налогу на трудоустройство
(ежемесячный вкладчик, если общие налоги составляют 50 тысяч долларов или меньше в течение период ретроспективного анализа или график депонирования каждые две недели, если общая сумма налогов превышает 50 тысяч долларов в течение периода ретроспективного анализа).

Вопрос в том, когда возникает налоговое обязательство?

Налоговое обязательство возникает (срабатывает) в ДАТЫ фактически ВЫПЛАТЫ заработной платы (дни выплаты), а НЕ при НАЧИСЛЕНИИ налоговых обязательств по найму. Если заработная плата выплачивается только один раз в месяц, налоги вносятся только один раз в месяц в соответствии с графиком вкладов.

Например, предположим, что вы платите своим сотрудникам один раз в месяц, в последнюю пятницу ежемесячного платежного периода. Вы платите своим сотрудникам ежемесячную заработную плату в пятницу, 28 апреля 2017 г.Как вкладчик с полунедельным графиком, вы должны внести депозит в следующую среду, 3 мая 2017 года, потому что налоговые обязательства по месячной заработной плате, выплаченной в пятницу, должны быть депонированы в следующую среду для вкладчиков с полунедельным графиком.

Праздники:

Если срок возврата депозита приходится на выходной день, внесите депозит на следующий рабочий день.

Пример месячного и полунедельного расписания

Джанет Paycheck представила следующие налоговые обязательства по форме 941 за 2015 и 2016 годы:

2015 Период обзора:

• 3 квартал 2013 г . : 12 000 долл.
• , 4 квартал 2013 года: 12 000 долларов США
• 1 квартал 2014 года: 12 000 долларов США
• , 2 квартал 2014 года: 12 000 долларов США
• ИТОГО: 48 000 $

На 2015 год Джанет будет ежемесячным вкладчиком .Ее налоговые обязательства за четыре квартала в период ретроспективного анализа составили , а не более 50 000 долларов.

2016 Период ретроспективного анализа:

• 3 квартал 2014 г .: 12 000 долл. США
• , 4 квартал 2014 года: 12 000 долларов США
• 1 квартал 2015 года: 12 000 долларов США
• , 2 квартал 2015 года: 15 000 долларов США
• ИТОГО: 51 000 долларов США

На 2016 год Джанет будет вкладывать раз в неделю по графику . Ее налоговые обязательства за четыре квартала периода ретроспективного анализа составили на больше долларов США.

Правило депозита для налога на заработную плату в размере 100000 долларов

• Если ваш налог на заработную плату достигает 100 000 долларов, внесите средства в течение одного банковского дня и
• В остальное время года используйте еженедельный график для всех депозитов до 100 000 долларов.

Как исправить ошибку сообщения формы 941

Если вы обнаружите, что допустили ошибку в форме 941 при сообщении о своих налоговых обязательствах, используйте форму 941-X: КВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя или требование о возмещении , чтобы исправить ее.

Правило точности депозита

Вы должны внести 100% налоговых обязательств в срок или до истечения срока депозита. Однако штрафы не будут применяться за вклад менее 100%, если выполняются оба следующих условия:

1. Любая недостача депозита не превышает 100 долларов США или 2% от суммы налогов, которые в противном случае необходимо было бы внести.
2. Недостаточная сумма депозита выплачивается или депонируется до даты покрытия недостающей суммы (описывается далее).

Дата закрытия депозита

Депонент ежемесячного графика:

Депозит или оплатите недостающую сумму своим возвратом до установленного срока возврата. Вы можете оплатить недостающую сумму своим возвратом, даже если сумма составляет 2500 долларов или больше.

Депозитор с еженедельным графиком:

Депозит ранее из:

1. Первая среда или пятница, на которую выпадает не ранее 15 числа месяца, следующего за месяцем , в котором возник дефицит, или
2. Срок подачи вашей декларации (за период возврата налогового обязательства). Форма 941, форма 943, форма 944 и форма 945 подлежат оплате до последнего дня месяца , следующего за периодом, за который были сделаны отчеты. Форма CT-1 должна быть заполнена до последнего дня второго месяца, следующего за календарным годом.

Пример:

Если вкладчик, работающий на полунедельной основе, имеет дефицит депозита в течение июня 2016 , датой восполнения дефицита будет 15 июля 2016 года (пятница).15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникла недостача.

Однако, если дефицит произошел в требуемый срок оплаты депозита 1 апреля (пятница) для даты выплаты 29 марта (вторник), срок возврата для даты выплаты 29 марта (2 мая) наступит раньше 18 мая (среда ) Недостаток макияжа. В этом случае недостающую сумму необходимо погасить до 2 мая.

Расчет заработной платы онлайн!
Начните работу с программным обеспечением Intuit Online Payroll Software и упростите расчет заработной платы, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что любите.

	Безопасный импорт транзакций из вашего банка, кредитных карт, PayPal, Square и др. Автоматически сортируйте транзакции по налоговым категориям, чтобы максимизировать вычеты. Вы можете мгновенно увидеть, как работает ваш бизнес, с указанием прибылей и убытков и расходов прямо на панели инструментов.

У вас есть вопросы по бухгалтерскому учету? Отправьте его мне по электронной почте.

Что такое период ретроспективного анализа

Знаете ли вы, как часто вам нужно вносить федеральные налоги на доход, социальное обеспечение и медицинскую помощь? Вы не можете вносить налоги, когда захотите. Частота ваших депозитов основана на периоде ретроспективного анализа. Итак, что такое период ретроспективного анализа?

Что такое период ретроспективного анализа?

Период ретроспективного анализа — это временные рамки, которые работодатели используют для определения своего графика депозитов для удерживаемого налога FICA (социальное обеспечение и медицинское обслуживание) и федерального подоходного налога. Ваши налоговые обязательства в течение периода ретроспективного анализа определяют, будете ли вы вносить эти налоги на занятость ежемесячно или раз в две недели. Ваш период ретроспективного анализа IRS зависит от того, подаете ли вы форму 941 или форму 944.

О формах 941 и 944

Прежде чем мы углубимся в графики депозитов и периоды ретроспективного анализа, давайте вернемся к формам 941 и 944.

Как работодатель, вы должны сообщать либо о заработной плате сотрудников, либо о налогах на заработную плату в форме 941 или 944. Вы можете использовать форму 944 только в том случае, если об этом попросит IRS.

Форма 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» — это форма, которую работодатели используют для ежеквартальных отчетов о заработной плате и налогах сотрудников. Большинство работодателей используют эту форму.

Форма 944, ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя, представляет собой форму, которую работодатели используют для ежегодной отчетности о заработной плате и налогах сотрудников. Только очень малые предприятия используют эту форму.

График депозита заработной платы IRS

Независимо от того, подаете ли вы форму 941 или 944, вы будете вносить вклад ежемесячно или раз в полноту.Опять же, ваши общие налоговые обязательства в течение периода ретроспективного анализа определяют, какой график вы должны соблюдать.

Взгляните на разницу в налоговых обязательствах между ежемесячными и полунедельными вкладчиками:

• Ежемесячный вкладчик: Работодатели, заявившие о налоговых обязательствах в размере 50 000 долларов или меньше в течение периода ретроспективного анализа
• Вкладчик раз в две недели: Работодатели, заявившие о налоговых обязательствах на сумму более 50 000 долларов в течение периода ретроспективного анализа

Ежемесячные вкладчики должны вносить свои налоги на заработную плату, собранные и внесенные в течение месяца, до 15 числа следующего месяца.Например, вы должны внести налоги, собранные в июне, до 15 июля.

Срок погашения вкладов, вносимых раз в две недели, определяется днем ​​выплаты жалованья. Если день выплаты жалованья выпадает на среду, четверг и / или пятницу, внесите налоги до следующей среды. Если день выплаты жалованья приходится на субботу, воскресенье, понедельник и / или вторник, внесите налоги на депозит до следующей пятницы.

Вы не можете оплатить свои обязательства на основании предыдущего графика вкладов или того, как часто вы платите своим сотрудникам. Используйте период ретроспективного анализа, чтобы определить частоту депозита.

Составьте график депозита перед началом каждого календарного года. Как только вы определитесь со своим графиком депозитов, используйте его в течение всего года.

Период ретроспективного анализа для форм 941 и 944

Заполнители формы 941 используют четырехквартальный период ретроспективного анализа, который начинается в середине одного календарного года (1 июля) и заканчивается в середине следующего календарного года (30 июня).

Заполнители формы 944 используют годовой период ретроспективного анализа, в котором учитываются общие налоговые обязательства работодателя за календарный год (январь — декабрь).

Но на какие календарные годы вы смотрите? Давайте перейдем к деталям периода ретроспективного анализа IRS для подателей форм 941 и 944 ниже.

Каков период ретроспективного анализа для подателей формы 941?

Опять же, лица, подающие форму 941, ежеквартально сообщают о своих обязательствах по социальному обеспечению, программе Medicare и федеральному подоходному налогу.

Заполнители формы 941 имеют четырехквартальный период ретроспективного анализа, который охватывает период с 1 июля по 30 июня следующего года.

Допустим, вы хотите определить свой график депозитов на 2020 год.Вы должны рассчитать свои общие налоговые обязательства с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года.

3 квартал (2019)	4 квартал (2019)	1 квартал (2020) (2020) 3
1 июля — 30 сентября	1 октября — 31 декабря	1 января — 31 марта	1 апреля — 30 июня

Пример периода ретроспективного анализа формы 941

Допустим, Карен из компании Karen’s Pet Supply хочет знать, будет ли она вносить ежемесячный или полугодовой вклад в 2021 году.

Чтобы узнать график депозитов Карен на 2021 год, нам нужно посмотреть на ее налоговые обязательства в 3 и 4 кварталах 2019 года, а также в 1 и 2 кварталах 2020 года:

• 3 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 4 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 1 квартал 2020 года: 13000 долларов США
• 2 квартал 2020 года: 13000 долларов США

Общие налоговые обязательства Карен в период ретроспективного анализа 2021 года составляют 46 000 долларов. Поскольку эта сумма меньше 50 000 долларов, Karen’s Pet Supply вносит ежемесячный вклад.

Каков период ретроспективного анализа для подателей формы 944?

Опять же, лица, подающие документы на форму 944, ежегодно сообщают об обязательствах по социальному обеспечению, программе Medicare и федеральному подоходному налогу.

Если вы подаете форму 944 за текущий год или если вы подавали ее в любой из предыдущих двух лет, вашим периодом ретроспективного анализа является второй предшествующий календарный год. Например, период ретроспективного анализа IRS на 2021 год — это 2019 календарный год.

В зависимости от того, как вы подавали документы в прошлом, вам, возможно, придется просматривать форму 944 за этот год или все четыре квартала формы 941 за этот год.

Пример периода ретроспективного анализа формы 944

Допустим, Дэниел из компании Daniel’s Hauling Services хочет выяснить, будет ли он вносить вклады ежемесячно или раз в две недели на 2021 год. Он сообщил о следующих налоговых обязательствах в форме 944 в течение 2019 календарного года:

• Календарный год 2019: $ 1,000

Поскольку налоговые обязательства Дэниела в 2019 году составляли менее 50 000 долларов, его график вкладов на 2021 год является ежемесячным.

Как корректировки влияют на период ретроспективного анализа IRS

Ошибки случаются.Если вы допустили ошибку в форме 941 или 944, вам необходимо будет внести исправление, используя форму 941-X или форму 944-X.

Если вы сделаете корректировку, корректировки не повлияют на сумму налогового обязательства за предыдущие периоды. Вы должны использовать ту сумму, которую вы первоначально сообщили.

Пример настройки

Давайте снова посмотрим на период ретроспективного анализа для Karen’s Pet Supply на 2021 год:

• 3 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 4 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 1 квартал 2020 года: 13000 долларов США
• 2 квартал 2020 года: 13000 долларов США

На основании этой информации Karen’s Pet Supply вносит ежемесячный вклад.Однако, допустим, однажды в форме 941 была ошибка.

Второй квартал 2020 года, когда Карен сообщила о 13000 долларов, на самом деле должен был составить 18000 долларов:

• 3 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 4 квартал 2019 г .: $ 10 000
• 1 квартал 2020 года: 13000 долларов США
• 2 квартал 2020 г . : $ 18 000

Карен может заполнить форму 941-X, чтобы внести исправления в отчет за второй квартал в 2020 году.Однако бизнес должен использовать исходную сумму, указанную в период ретроспективного анализа. В результате бизнес остается ежемесячным вкладчиком вместо того, чтобы переходить на вкладчика раз в две недели.

Я новый работодатель. Какой у меня период ретроспективного анализа?

Если вы новый работодатель, очевидно, что вы раньше не платили социальное обеспечение, медицинское обслуживание и федеральный подоходный налог. Таким образом, ваши налоговые обязательства считаются нулевыми в период ретроспективного анализа.

Это делает вас ежемесячным вкладчиком в течение первого года работы в качестве работодателя.

Перед началом следующего календарного года обязательно изучите период ретроспективного анализа. Возможно, вам придется учитывать некоторые налоговые обязательства.

Дополнительную информацию о периоде ретроспективного анализа IRS см. В публикации 15.

Убедитесь, что налоги на заработную плату всегда уплачиваются вовремя, чтобы избежать штрафных санкций. Если вы используете программу расчета заработной платы с полным комплексом услуг Patriot Software, наша служба расчета заработной платы возьмет на себя всю налоговую отчетность и внесет депозиты. Начните бесплатную пробную версию, чтобы попрощаться с беспокойством о налогах на заработную плату!

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 24.04.2012.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Как и когда я могу внести федеральные налоговые обязательства по заработной плате?

За некоторыми исключениями, депозиты по федеральному налогу на заработную плату должны быть уплачены в Казначейство США посредством электронного перевода средств.

Форма 941: Единственное исключение для оплаты через EFTPS (система электронных платежей) — это если ваша общая сумма налоговых обязательств за квартал составляет менее 2500 долларов. Если ваша общая сумма налоговых обязательств за квартал составляет менее 2500 долларов США, вы можете оплатить налог с помощью формы 941.Включите в форму 941 чек, подлежащий оплате в «Казначейство США», и форму 941-V.

Форма 943: Здесь применяются те же правила, но «исключением» к оплате через EFTPS, если ваша общая сумма налоговых обязательств за год меньше 2500 долларов. Если вы не уверены, каковы будут ваши ежегодные налоговые обязательства, мы рекомендуем ежемесячные платежи через EFTPS.

График депозита: График депозита не зависит от того, как часто вы платите своим сотрудникам.Ваш график депозитов зависит от общей суммы налоговых обязательств, которые вы указали в форме 941 в течение предыдущего 4-квартального «периода ретроспективного анализа» (с 1 июля по 30 июня предыдущего календарного года). Если общее налоговое обязательство за «период ретроспективного обзора» составляет:

50 000 долларов или меньше: Ежемесячный вкладчик — должен уплатить налог до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором возникло обязательство. Например: налоговые обязательства за май месяц должны быть уплачены до 15 июня.

Более 50 000 долларов США: вкладчик раз в две недели — должен уплатить налог либо в среду, либо в пятницу (раз в две недели) в зависимости от того, когда выписаны чеки заработной платы:

Если дата получения зарплаты приходится на среду, четверг и / или пятницу, налог на депозит не позднее следующей среды.Если дата выплаты зарплаты приходится на субботу, воскресенье, понедельник и / или вторник, налог на депозит не позднее следующей пятницы.

ВНИМАНИЕ: Если вы накапливаете налоговое обязательство в размере 100,00 долларов США или более в любой день, вы должны внести налог до конца следующего рабочего дня.

Если вы являетесь ежемесячным вкладчиком и накапливаете налоговое обязательство в размере 100 000 долларов в любой день, вы становитесь вкладчиком, который будет вноситься каждые две недели на следующий день и останетесь им как минимум до конца календарного года и в течение следующего календарного года.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ EFTPS (система электронных денежных переводов): Если вам неудобно пользоваться EFTPS, вы можете попросить наш офис внести электронные депозиты от вашего имени. Если вам нужна помощь в создании вашей компании для электронной оплаты, пожалуйста, свяжитесь с одним из наших CPA по телефону (616) 642-9467 или запросите бесплатную консультацию по бухгалтерскому учету.

Общие сведения об уплате налога на заработную плату и требованиях к подаче

Майк Энрайт, менеджер по операциям, BizFilings

Работодатели должны уплачивать федеральный налог на заработную плату правительству, а также подавать надлежащую отчетность и информационные декларации.Работодатели также должны предоставлять сотрудникам и подрядчикам отчеты W-2 и 1099 с объяснением выплаченной компенсации и удерживаемых сумм. Могут быть и государственные требования. Правила могут быть сложными, а штрафы за несоблюдение — серьезными, поэтому администрирование налоговых обязательств по заработной плате часто передается на аутсорсинг малым предприятиям.

Надлежащее выполнение налоговых обязательств по заработной плате включает в себя обеспечение того, чтобы:

• ваши федеральные налоги и налоги штата уплачиваются и сообщаются в соответствующие налоговые органы
• вы правильно указываете доход, удержанные суммы и суммы, выплаченные от имени сотрудников и подрядчиков
• вы ведете необходимые федеральные и штатные записи

Точное и своевременное соблюдение требований — ключ к избежанию штрафов по налогу на заработную плату!

Начало работы с сотрудниками

Когда вы нанимаете своего первого сотрудника, вам необходимо получить федеральный идентификационный номер работодателя в IRS, если у вас его еще нет для вашего бизнеса.Вам также может потребоваться получить номера налоговых органов штата и местных налоговых органов. Помимо присвоения идентификационного номера работодателя (EIN) для использования во всей вашей корреспонденции, депозитах, декларациях и других документах, налоговые органы обычно предоставляют вам информацию о ваших конкретных налоговых обязательствах по заработной плате и могут предоставить формы, которые вам понадобятся. для использования при уплате налогов и подаче деклараций.

Для целей федерального налога на заработную плату у вас будут обязательства как по отчетности, так и по депонированию. Хотя они относятся к одному и тому же обязательству, налоговые декларации и налоговые депозиты обычно подаются отдельно:

• Депозиты федерального налога должны вноситься на периодической основе.
• Федеральные налоговые декларации должны подаваться ежеквартально или ежегодно.

Также важно отметить, что к подоходным налогам и налогам FICA (социальное обеспечение) и FUTA (федеральным налогам на безработицу) применяются разные правила депозитов.

Иногда бывает сложно рассчитать и запомнить несколько дат подачи и подачи. Чтобы предотвратить срыв сроков, IRS публикует годовой календарь сроков оплаты: налоговых календарей на 2019 год (публикация 509).

IRS также предоставляет бесплатный загружаемый налоговый календарь, который содержит все даты уплаты федеральных налогов за год, а также электронную систему напоминаний. Этот календарь доступен на сайте IRS.

Депозиты по федеральным налогам должны быть внесены в электронном виде

Депозиты федерального налога должны быть внесены в электронном виде, , если не применяется исключение для малого бизнеса.

Существует четыре метода, которые работодатель может использовать для электронного перевода налоговых платежей:

• Воспользуйтесь бесплатной электронной системой уплаты федеральных налогов (EFTPS) Министерства финансов в Интернете или в системе голосового ответа.
• Попросите свое финансовое учреждение инициировать кредитный платеж ACH от вашего имени.
• Попросите третью сторону, которой доверяют, например налогового специалиста или служащего по расчету заработной платы, произвести оплату за вас.
• В чрезвычайных обстоятельствах попросите свое финансовое учреждение перечислить за вас налоговый платеж в тот же день.

Ограниченное исключение из требований к электронной регистрации. Малые предприятия с федеральными налоговыми обязательствами менее 2500 долларов в квартал по-прежнему могут отправлять чек со своими квартальными отчетами по почте.

«Рабочие дни» и «праздничные дни».” Что делать, если дата, когда вы должны внести федеральный налоговый депозит, выпадает на нерабочий день? В этом случае у вас есть время до закрытия следующего рабочего дня, чтобы своевременно внести депозит. Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или официальных праздников. Для целей федерального налогообложения официальным выходным днем ​​считается федеральный выходной или официальный выходной в округе Колумбия. В другие праздничные дни, например официальные праздничные дни штата, срок оплаты не откладывается.

Если срок оплаты вашего депозита приходится на пятницу, которая является официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, у вас будет время для внесения депозита до конца следующего понедельника.

Своевременность вкладов. Поскольку вам могут быть начислены штрафы за неуплату налогового депозита в установленный срок, вы не хотите опаздывать со своими депозитами. Как правило, своевременность депозита определяется датой его получения.

Однако для немногих предприятий, которые все еще имеют право производить платежи, кроме электронного перевода средств, депозит, полученный после установленного срока, будет считаться своевременным, если вы можете установить, что он был отправлен по почте не менее чем за два дня до срока платежа.Это можно сделать, отправив депозит заказным или заказным письмом и запросив квитанцию ​​о вручении.

У большинства финансовых учреждений есть определенное дневное время окончания регистрации депозитов. Любые депозиты, полученные после этого времени, не будут зарегистрированы до следующего дня. Итак, если вы отвечаете требованиям малого бизнеса и планируете вносить депозиты лично, обязательно приходите до истечения срока.

Кроме того, если вы планируете делать вклады с использованием чеков, выписанных в банке, отличном от того, в котором вы делаете вклады, убедитесь, что банк-депозитарий будет рассматривать этот чек как немедленную уплату ваших налоговых депозитов.

Сроки оплаты депозита по налогам и сборам FICA

График депозита для ваших налогов на заработную плату зависит от размера ваших налоговых обязательств. Как правило, ближе к концу каждого года IRS сообщает вам, какой метод вы должны использовать в предстоящем календарном году. Возможны четыре варианта:

• ежегодно
• ежеквартально
• ежемесячно
• раз в неделю

Большинство работодателей будут обязаны делать депозиты раз в две недели или в месяц.Только самые маленькие работодатели смогут производить ежегодные выплаты.

Годовая налоговая декларация и депозит. Малые предприятия могут иметь возможность подавать годовую налоговую декларацию по заработной плате ( Форма 944 ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя ) и перечислять налоги вместе с этой декларацией.

Это «добровольная» программа, и вы должны запросить разрешение у IRS перед подачей годового отчета. Вы можете запросить согласие на участие в программе Form 944, если вы:

• имеют предполагаемое годовое обязательство по налогу на трудоустройство в размере 1000 долларов США или меньше за весь календарный год;
• не является сельскохозяйственным работодателем, который должен подавать форму 943, Годовую федеральную налоговую декларацию работодателя для сельскохозяйственных работников и
• не является домашним работодателем, который должен подавать форму 1040, Приложение H, Налоги на домашнюю занятость.

Чтобы подать форму 944 за 2016 календарный год, вы должны позвонить в IRS по телефону 1-800-829-4933 или 267-941-1000 (платный звонок) до 1 апреля 2016 года или отправить письменный запрос с почтовым штемпелем до 15 марта. 2016. Адрес зависит от того, где находится ваша компания.

• Предприятия в Коннектикуте, Делавэре, округе Колумбия, Флориде, Джорджии, Иллинойсе, Индиане, Кентукки, Мэн, Мэриленде, Массачусетсе, Мичигане, Нью-Гэмпшире, Нью-Джерси, Нью-Йорке, Северной Каролине, Огайо, Пенсильвании, Род-Айленде, на юге Каролина, Теннесси, Вермонт, Вирджиния, Западная Вирджиния, Висконсин должны отправить свой запрос по адресу: Министерство финансов. Служба внутренних доходов, Цинциннати, Огайо 45999-0038.
• Компании в Алабаме, Аляске, Аризоне, Арканзасе, Калифорнии, Колорадо, Гавайях, Айдахо, Айове, Канзасе, Луизиане, Миннесоте, Миссисипи, Миссури, Монтане, Небраске, Неваде, Нью-Мексико, Северной Дакоте, Оклахоме, Орегоне, Южной Дакоте, Техас, Юта, Вашингтон, Вайоминг должны отправить свой запрос по адресу: Министерство финансов, Служба внутренних доходов, Огден, UT 84201-0038.

Ежеквартальные депозиты для малых предприятий: Если ваши налоги на занятость за текущий или предыдущий кварталы меньше 2500 долларов, вы можете перечислить налоги вместе со своей квартальной декларацией (форма 941).Их не нужно вкладывать отдельно.

Взгляд назад для определения ежемесячных или полунедельных депозитов. Предполагая, что ваши общие налоги за квартал составляют 2500 долларов или больше, вы будете работать по ежемесячному или полунедельному графику. IRS определяет ваш график платежей на основе суммы дохода и налогов FICA, которые вы указали в течение определенного «ретроспективного периода».

Для каждого календарного года ретроспективным периодом является четырехквартальный период, заканчивающийся 30 июня предыдущего года. Для 2016 г. период ретроспективного анализа — с 1 июля 2014 г. по 30 июня 2015 г.

Если вы сообщили о налогах на сумму 50 000 долларов или меньше в течение отчетного периода, вы вносите депозит ежемесячно. В противном случае вы вносите депозит каждые пол недели. Однако все новые работодатели должны ежемесячно вносить налоги на заработную плату в течение первого календарного года.

Ежемесячный депозит. При ежемесячном депонировании вы должны вносить налоги, которые вы должны удерживать или выплачивать с заработной платы, выплачиваемой в течение календарного месяца, до 15 числа следующего месяца.Таким образом, суммы, удержанные или выплаченные по заработной плате за июнь, должны быть депонированы до 15 июля.

Требования к депозиту раз в две недели. При депонировании раз в две недели вы должны внести налоги, связанные с заработной платой, которую вы выплачиваете в среду, четверг или пятницу, к следующей среде. Вы должны внести налоги, связанные с заработной платой, которую вы платите в субботу, воскресенье, понедельник или вторник, до следующей пятницы. Однако ни в коем случае у вас не будет менее трех рабочих дней для внесения депозита.Рабочий день — это любой день, кроме субботы, воскресенья или «официального выходного дня» (т. Е. Федерального праздника и официального выходного дня в округе Колумбия).

Например, если вы были вкладчиком раз в две недели и платили заработную плату в пятницу, а следующий понедельник был официальным выходным днем ​​в округе Колумбия, вам нужно было бы внести депозит до следующего четверга (вместо среды).

Несвоевременное внесение полной суммы. Каждый раз, когда вы вносите меньше, чем требуется, вы рискуете получить штраф на недоплаченную сумму. Однако до тех пор, пока любой дефицит не превышает 100 долларов США или 2 процента от суммы, которую вы должны были внести, штраф за недоплату не взимается.

Ежемесячные вкладчики должны восполнить любую недостающую сумму до истечения срока их ежеквартального дохода. У вкладчиков, осуществляющих полунедельные вклады, есть срок до первой среды или пятницы (в зависимости от того, что наступит раньше), выпадающего после 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошла выплата, или, если раньше, срока выплаты квартального дохода.

Правила налогового депозита FUTA (Федеральная служба по безработице)

Как правило, вы должны вносить федеральные налоги по безработице ежеквартально. Однако, если ваше ежеквартальное налоговое обязательство FUTA составляет 500 долларов США или меньше, вам не нужно его вносить. Вместо этого вы можете перенести его на следующий квартал и добавить к своим обязательствам по FUTA на следующий квартал. Если ваши обязательства за последний квартал года (плюс любые невыплаченные суммы за предыдущие кварталы) составляют 500 долларов или меньше, у вас есть возможность либо внести налог, либо перечислить его вместе с годовой декларацией.

Если ваше ежеквартальное налоговое обязательство FUTA превышает 500 долларов США, вы должны вносить ежеквартальные депозиты FUTA до последнего дня месяца, следующего за концом каждого квартала:

Дата окончания квартала	Срок возврата депозита
31 марта	30 апреля
30 июня	31 июля
30 сентября	31 октября
31 декабря	31 января

Федеральные требования к возврату заработной платы

Помимо фактического внесения федеральных налогов на фонд заработной платы, вы также обязаны подавать периодические отчеты, показывающие, как вы рассчитывали свои налоговые обязательства.Как и в случае с депозитами, декларации, которые вы должны подавать по своим доходам и налогам FICA, отличаются от деклараций, которые вы подаете по налогам FUTA.

Требования к декларации о доходах и налоговой декларации FICA

Большинство работодателей должны подавать форму 941, Квартальная федеральная налоговая декларация работодателя, , чтобы указать как удержанные вами федеральные подоходные налоги, так и налоги FICA, которые вы удержали и уплатили в течение календарного квартала. (Работодатели, которые имеют право на получение годовой отчетности / выплаты, заполняют форму 944.)

Крайний срок подачи формы 941 — последний день первого месяца после окончания квартала. Однако, если вы своевременно вносили каждый из своих вкладов в течение квартала, вы имеете право на автоматическое 10-дневное продление. Никакие другие расширения для заполнения формы 941 не допускаются.

Если вы закроете свой бизнес или иным образом навсегда прекратите выплачивать заработную плату, которая облагает вас налогом на заработную плату, вы можете прекратить свое обязательство по подаче квартальной отчетности. Вы делаете это, определяя отчет за последний квартал, в котором вы платите налогооблагаемую заработную плату, как «окончательный» отчет, установив флажок в верхней части декларации.

Правила налоговой декларации FUTA (Федеральная служба по безработице)

В отличие от налоговых деклараций о доходах и FICA, которые подаются ежеквартально, декларация FUTA (федеральный налог на безработицу) является годовой. Крайний срок подачи формы 940, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице — 31 января после окончания календарного года. Однако «Правило субботы, воскресенья, выходных» применяется, если срок платежа приходится на нерабочий день. Например, крайний срок подачи налоговой декларации FUTA за 2015 г. — 31 января 2016 г.Но сегодня воскресенье, поэтому возврат должен быть произведен 1 февраля 2016 года.

Если вы своевременно вносили каждый из своих налоговых депозитов FUTA в течение года, вы имеете право на автоматическое 10-дневное продление. IRS может разрешить вам дальнейшее продление по вашему письменному запросу.

Государственная налоговая декларация и платежи по заработной плате

Обычно вам необходимо отправлять налоговые платежи и подавать декларации по двум типам государственных налогов на заработную плату: подоходному налогу и налогу на безработицу.

Общее правило для подоходного налога состоит в том, что каждый штат требует от работодателей подавать ежеквартальный отчет о налогах и заработной плате не позднее последнего дня месяца, следующего за календарным кварталом; в большинстве случаев, если срок выполнения приходится на субботу, воскресенье или праздничный день, срок платежа переносится на следующий рабочий день.

В некоторых штатах теперь требуется электронная подача определенных возвратов и платежей. Проконсультируйтесь с налоговым департаментом вашего штата для получения информации о необходимых декларациях и сроках перевода удержанного подоходного налога.Проконсультируйтесь с вашим государственным налоговым агентством по безработице, чтобы получить информацию и налоговые формы, касающиеся налогов по безработице.

Предоставление работникам формы W-2s и формы 1099s

В дополнение к вашему обязательству подавать налоговые декларации о заработной плате в налоговые органы, у вас есть обязательство отчитываться перед своими сотрудниками и вашими независимыми подрядчиками. По сути, вы должны сообщить сотрудникам, сколько вы заплатили им в качестве налогооблагаемой компенсации и сколько вы удержали из их заработной платы по федеральным подоходным налогам и налогам штата и налогам FICA.

Предоставление формы W-2s. Для целей федерального налогообложения вы должны предоставить Форму W-2, Отчет о заработной плате и налоге каждому сотруднику, который работает на вас в течение календарного года. Формы W-2 должны быть распределены до 31 января года, следующего за календарным. год, указанный в форме.

Для сотрудников, уволенных в течение года, применяются особые правила. Эти сотрудники могут потребовать, чтобы вы предоставили их W-2 раньше. Когда уволенный сотрудник запрашивает W-2 раньше, вы должны предоставить формы в течение 30 дней с момента запроса или, если позднее, в течение 30 дней с момента последней выплаты заработной платы сотрудникам.

Если по какой-либо причине вы не можете раздать W-2 сотруднику, обязательно сохраните недоставленную форму как часть своих записей.

Подача W-2. Вы должны подать копии W-2 ваших сотрудников в Управление социального обеспечения (SSA) до конца февраля. Если вы подаете в электронном виде, срок подачи W-2 для компенсации за 2013 год — 1 апреля 2014 г. При передаче форм вы должны заполнить форму W-3, Передача отчетов о заработной плате и налогах .

Исправление W-2. Если вам необходимо исправить или заменить форму W-2, которую вы передали сотруднику или подали в SSA, используйте форму W-2c, Отчет о скорректированных доходах и суммах налогов .

Независимые подрядчики получают форму 1099-MISC. Вы не предоставляете W-2 своим независимым подрядчикам, потому что вы обычно не удерживаете и не платите налоги на заработную плату в отношении них. Однако вы должны подать федеральную информационную декларацию (форма 1099-MISC) для любого независимого подрядчика, которому вы заплатили не менее 600 долларов в качестве компенсации за услуги. Копии декларации должны быть предоставлены подрядчикам до 31 января, а в IRS — до 28 февраля.

Государственная отчетность. В вашем штате также может потребоваться подготовка информационных отчетов для сотрудников и / или независимых подрядчиков. Для получения информации о требованиях в вашем штате проконсультируйтесь с налоговым департаментом вашего штата.

Ведение налогового учета заработной платы и избежание штрафов

После того, как вы уплатили налоги на заработную плату и подали все необходимые декларации и отчеты, вашей последней важной обязанностью является ведение записей, подтверждающих уплаченные вами налоги на заработную плату.

Для целей федерального налогообложения вы должны хранить записи в течение как минимум четырех лет после даты истечения срока возврата или даты уплаты налогов, в зависимости от того, что наступит позже. Аналогичное требование к ведению документации существует в каждом штате с разными периодами времени.

Типы записей. Нет особой формы, предписанной для надлежащего хранения записей. Однако записи должны вестись таким образом, чтобы позволить IRS и налоговым органам вашего штата установить, возникли ли какие-либо налоговые обязательства, и если да, то размер этих обязательств.

Типы информации, которую вы должны сохранить, включают:

• имя, адрес и номер социального страхования каждого сотрудника
• общая сумма и дата каждой выплаты компенсации
• период службы, покрываемый каждой выплатой компенсации
• часть каждой выплаты компенсации, составляющая налогооблагаемую заработную плату
• копии свидетельства об освобождении каждого сотрудника от удержания (форма W-4)
• даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов
• копии отправленных вами деклараций
• копии любой недоставленной формы W-2

Проверка IRS. Вы обязаны хранить все необходимые записи в удобных и безопасных местах, доступных для представителей IRS. И ваши записи должны быть всегда доступны для проверок IRS.

Штрафы по налогу на заработную плату могут быть серьезными

На самом деле не так уж много возможностей уменьшить вашу подверженность налогам на заработную плату. Если вы нанимаете сотрудников и выплачиваете им какую-либо компенсацию, это само собой разумеющееся, что у вас будут некоторые налоговые обязательства по заработной плате. Неразумно пытаться избежать обязательств по налогу на трудоустройство, классифицируя ваших сотрудников как независимых подрядчиков.IRS, Министерство труда и их государственные органы агрессивно преследуют работодателей, чтобы выявить неправильную классификацию, и налагают суровые наказания.

Возможно, ваша самая большая возможность для достижения любой реальной экономии — это убедиться, что вы выполняете каждое из своих обязательств и избегаете штрафов. Многие из потенциальных штрафов по налогу на заработную плату аналогичны тем, которые вы обнаружите, когда имеете дело с другими типами налогов. Например, существуют как уголовные, так и гражданские санкции за несвоевременную подачу налоговой декларации по заработной плате или своевременную уплату налогов, которые вы должны.

Однако существует пара штрафов, о которых вам следует особенно помнить при выполнении своих обязательств по налогу на заработную плату:

100-процентный штраф. Самый большой риск, с которым вы сталкиваетесь при администрировании своих обязательств по налогу на заработную плату, заключается в том, что вы можете быть привлечены к личной ответственности по всем подоходным налогам и налогам FICA , которые вы намеренно либо не удерживаете из заработной платы своих сотрудников, либо не платите в IRS и свою государственные налоговые органы.

Даже если вы избежите 100-процентного штрафа из-за того, что ваше поведение не было «умышленным», вы можете столкнуться с меньшими штрафами, если отказ от удержания был вызван тем, что вы неправильно классифицировали сотрудника как независимого подрядчика. В контексте налоговых штрафов своеволие требует, чтобы поведение человека было преднамеренным, осознанным и добровольным.

В некоторых случаях безрассудного пренебрежения очевидными фактами будет достаточно, чтобы проявить своеволие.

Форма W-2. Если вы не подготовите форму W-2 для своих сотрудников или умышленно предоставите неверные формы, вы будете подвергнуты штрафу за каждое заявление, которое должно было быть отправлено или составлено неправильно.

.