Расходный ордер это: Расходно-кассовый ордер. Бланк и образец заполнения 2021 года

Содержание

Расходный ордер

/Работа с документами /Расходный ордер

Для того чтобы сформировать расходный кассовый ордер, активизируйте закладку Расходный ордер и заполните следующие поля:

Поле предназначено для ввода номера документа (рис. 1). Номер расходного ордера можете ввести с клавиатуры. Если Вы нажмете на кнопку в этом поле, то номер документа увеличится на единицу. Это очень удобно при составлении нового документа. При двойном нажатии на кнопку, дата документа поменяется на текущую.


Рис. 1. Ввод номера

Поле для ввода даты документа (рис. 2). Дату составления документа можете ввести с клавиатуры, поставив курсор в окно и набрав нужную дату, например, 01.01.2008. Можете установить текущую дату, нажав на кнопку с изображением сегодняшнего числа. Есть возможность воспользоваться календарем и выбрать из него нужную дату.


Рис. 2. Ввод даты

Эти поля заполняются при необходимости путем ввода данных с клавиатуры.

Поле Организация (рис. 3) содержит реквизиты фирмы, которая выдает деньги (обычно — Ваше предприятие). Вы можете выбрать название организации в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз. Более быстрый способ — начать набирать на клавиатуре нужное наименование. Если такое наименование уже есть в списке, то курсор автоматически перейдет на него. Если эта фирма не обнаружилась, то читайте в разделе «Элемент работы со справочником», как сформировать список предприятий.


Рис. 3. Ввод названия фирмыСмотрите также раздел «Фирмы»

В этом поле указывается, кто принял сумму (рис. 4). Заполняется так же, как поле Организация.


Рис. 4. Ввод получателя

Поле содержит информацию о представителе получателя (ФИО и т.д.). У каждого получателя может быть несколько представителей, поэтому здесь предусмотрены те же функциональные элементы, что и в предыдущих полях.

Поставьте курсор в поле и введите с клавиатуры нужную сумму.

В это поле заносится информация о документе, на основании которого составляется данный расходный кассовый ордер. Вы можете заполнить это поле вручную или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 5).


Рис. 5. Ввод основания

Если Вам требуется указать дополнительную информацию, то можете заполнить это поле вручную с клавиатуры или воспользоваться кнопкой [Шаблоны] (рис. 5).

В этом поле указывается наименование, номер, дата, и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя. заполняется так же, как поля Основание, Приложение.

Создание документа, Архив документов, Печать документов и отчетов, Элементы управления.

Кто подписывает расходный кассовый ордер? —

Кто подписывает приходный кассовый ордер?

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер (РКО)

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации.

Как оформить расходный кассовый ордер в 1с?

Рекомендуемый клип · 111 сек.

Расходный кассовый ордер в 1С:Упрощенка (17/39) — YouTube

YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Что такое рко и Пко?

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма КО-1.

Как заполнить приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации.

  • Когда выписывается приходный кассовый ордер
  • В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера
  • Форма приходного кассового ордера

Ещё

29 апр. 2016 г.

Что такое квитанция к приходному кассовому ордеру?

Квитанция к приходному кассовому ордеру отдается на руки лицу, которое передало в кассу фирмы или ИП (если у него есть необходимость в оформлении кассовых документов) денежные средства. О том, как выглядит данная квитанция, вы узнаете из этой статьи.

Что такое код целевого назначения?

Графа Код целевого назначения заполняется в случае, когда деньги выдаются в порядке целевого финансирования (это ориентировано для некоммерческих организаций). Далее в графе бланка расходного кассового ордера Выдать указывается ФИО лица (физического или юридического), которому выдается денежная сумма из кассы.

Как в 1с отразить поступление денежных средств?

0:35

15:44

Рекомендуемый клип · 104 сек.

1С 8.3 Поступление на расчетный счет денежных средств

YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Как сделать кассовую книгу в 1с?

Рекомендуемый клип · 112 сек.

Кассовая книга — YouTube

YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Как отразить снятие наличных денежных средств с расчетного счета?

Рекомендуемый клип · 78 сек.

Как отразить снятие наличных со счета в 1С Бухгалтерия 8.3

YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Что такое расчетно кассовое обслуживание?

Расчетно-кассовое обслуживание (РКО) — одно из преимущественных направлений в банковских услугах, наряду со вкладами, кредитованием и инвестиционными операциями. Под РКО понимают открытие и обслуживание расчетных счетов (р/с) в национальной и иностранной валютах. В РКО входит: Интернет-банк и СМС-банкинг.

Что такое Рко в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.20 дек. 2016 г.

Как правильно вести кассовую книгу?

Рекомендуемый клип · 96 сек.

Как вести кассовую книгу? — YouTube

YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Мелкие наличные деньги для Восточной Европы и России — Finance | Dynamics 365

  • Чтение занимает 14 мин

В этой статье

Важно!

Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.

В этом разделе содержатся сведения о функциях мелких наличных деньги, которая позволяет пользователям в Эстонии, Литве, Чехии, Венгрии, Латвии, Польше и России отражать кассовые операции в системе.

Функцию мелких наличных денег можно использовать для автоматизации операций для приходов и расходов наличных, создания первичных документов и печати связанных отчетов. Функция мелких наличных денег позволяет выполнять следующие операции:

  • Учет прихода и расхода доступных наличных средств.
  • Создание типовых наличных форм: приходные кассовые ордеры, расходные кассовые ордеры и журнал регистрации кассовых ордеров.
  • Управление максимальной суммой наличных денег, которая допускается для операций с клиентами, поставщиками и т. д.
  • Отражение кассовых операций в различных валютах в системе.
  • Преобразование сумм операций с наличными средствами в иностранной валюте в валюту по умолчанию, чтобы обеспечить отчетность по учету.
  • Создание отчета Кассовая книга и отчета кассира.

Необходимые условия

Чтобы вы могли использовать функцию мелких наличных денег, необходимо выполнить следующие обязательные условия:

  • Настройка кассовых счетов.
  • Настройка профилей разноски кассы.
  • Настройка номерных серий для нумерации кассовых документов.
  • Настройка значений по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями.
  • Настройка имен кассовых журналов в главной книге.

Настройка кассовых счетов

Чтобы настроить кассу, откройте Управление банком и кассовыми операциями > Банковские счета > Кассы и введите следующие сведения.

Поле описание
Наличный расчет Введите код для идентификации кассового счета (кассы).
Наименование Введите описание кассового счета.
Валютное Выберите валюту по умолчанию для кассовых проводок.
Группа номерных серий Если нумерация кассовых документов должна отличаться от нумерации, которая указана в параметрах, введите код.
Разные валюты Установите этот флажок, чтобы разрешить разноску валюты, отличной от валюта учета.
Отрицательная касса Установите этот флажок, чтобы разрешить отрицательные денежные сальдо в любой валюте.

Чтобы настроить правила контроля сальдо денежных средств для кассового счета, выберите кассовый счет, затем на панели действий на вкладке

Кассовый счет в группе Лимит остатка щелкните Лимит остатка. Введите следующую информацию.

Поле описание
Тип валюты Выберите тип валюты:
  • Валюта учета — используется основной код валюты компании.
  • Указанная валюта — используется код валюты, отличный от основного кода валюты компании.
Валютное Если выбрано значение Указанная валюта
в поле Тип валюты, выберите код валюты. Это поле недоступно, если в поле Тип валюты выбрано значение Валюта учета.
Тип лимита остатка Выберите одно из доступных значений:
  • Максимум — сальдо денежных средств не должны превышать сумму Лимит остатка для кассового счета (верхняя граница).
  • Минимум — сальдо денежных средств не должны опускаться ниже суммы Лимит остатка для кассового счета (нижняя граница).
Проверка остатка Выберите, что происходит во время процесса утверждения для кассовых документов, если сумма Лимит остатка
для кассового счета превышена:
  • Принять — лимит может быть превышен.
  • Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Кассовый документ подтверждается или утверждается.
  • Ошибка — лимит не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, и кассовый документ не подтверждается или не утверждается.
Дополнительные сведения о процессе утверждения для кассовых документов см. в пункте «Утверждение и разноска кассовых проводок» далее в этом разделе.
Лимит остатка Введите лимит для сальдо кассового счета. Сумма должна быть в указанной валюте.

Настройка профилей разноски кассы

Профили разноски кассы определяют разноски в главную книгу. Чтобы настроить профиль разноски кассы, перейдите в пункт Управление банком и кассовыми операциями > Настройка > Профили разноски кассы и выберите или создайте профиль разноски. Введите следующую информацию.

Поле описание
Допустимый для Выберите, будет ли профиль разноски применяться к конкретному кассовому счету или ко всем кассовым счетам:
  • Таблица — если имеется строка профиля разноски для кассового счета, эта строка используется для разноски проводки по кассе.
  • Все – отсутствует строка профиля разноски для кассового счета.
Наличный расчет Если вы выбрали Таблица в поле Допустимый для, укажите кассовый счет. Это поле остается пустым, если вы выбрали Все в поле Допустимый для.
Счет ГК Введите номер счета учета для использования в качестве итогового счета для кассового счета.

Настройка номерных серий для кассовых документов

Чтобы настроить номерные серии для кассовых документов, перейдите в пункт Управление банком и кассовыми операциями > Настройка > Параметры управления банком и кассовыми операциями. На вкладке Номерная серия укажите коды номерных серий для документов Приходные кассовые ордера, Расходные кассовые ордера, Ваучер сторно по кассе и Курсовая разница, а также для Номер отчета по обор. по ден. счетам..

Настройка значений по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями

Чтобы настроить значения по умолчанию для параметров управления банком и кассовыми операциями для функции мелких наличных денег, перейдите к пункту Управление банком и кассовыми операциями > Настройка > Параметры управления банком и кассовыми операциями. На вкладке Касса введите следующие сведения.

Поле описание
Наличный расчет Выберите кассовый счет по умолчанию в журналах.
Разноска кассы Введите профиль разноски кассы по умолчанию, который используется, если не указан другой профиль разноски.
Контроль использования ваучеров Выберите, что происходит, если дублирование номеров обнаружено во время проверки номера кассового документа:
  • Запрещать дубликаты
  • Запрещать копии внутри финансового года
  • Принять дубликаты
  • Предупреждать в случае повторений
Проверка суммы операции Укажите, что произойдет при превышении лимита для операций с контрагентами:
  • Принять — лимит может быть превышен.
  • Предупреждение — лимит может быть превышен, но пользователь получает предупреждающее сообщение. Операция разнесена.
  • Ошибка — лимит не может быть превышен. Пользователь получает сообщение об ошибке, и операция не разносится.
Метод проверки Выберите метод проверки, который будет использоваться для управления превышением сумм лимитов по операциям:
  • Операция — проверка выполняется по проводкам
  • Соглашение — проверка выполняется отдельно по каждой проводке, для которой указан контракт с контрагентом.
Лимит операций Введите максимальную сумму, которая допускается для операций с контрагентами в наличных средствах.
Разноска на более раннюю дату Установите этот флажок, чтобы разрешить разнесение кассовых проводок до последней даты кассовой проводки.
Аналитики Введите аналитики в поля Код подразделения, Аналитический код и Код назначения. Форма печати для кассовых документов будет отражать эти сведения.
Использовать подтверждение Установите этот флажок для использования дополнительного статуса Подтвержден во время процесса утверждении для кассовых документов. (Дополнительные сведения см. в разделе «Утверждение и разноска кассовых проводок».)

Настройка имен кассовых журналов в главной книге

Чтобы создать журнал для разноски проводок по кассе, перейдите к пункту Главная книга > Настройки журнала > Имена журналов и создайте новую запись. В поле Тип журнала укажите Касса. Определите другие параметры журнала по умолчанию, как требуется.

Ежедневные кассовые операции через журнал кассовых ордеров

Чтобы создать кассовый документ через журнал кассовых ордеров, перейдите к пункту Управление банком и кассовыми операциями > Проводки по кассе > Журнал кассовых ордеров и создайте новый журнал. В области действий щелкните Строки. Добавьте новую строку и введите следующие сведения.

Поле описание
Дата Введите дату проводки.
Учетная запись Выберите кассовый счет. По умолчанию кассовый счет задается в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
описание Введите пояснительный текста для проводки.
Дебет и кредит Введите сумму кассового документа в одном из этих полей:
  • Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера.
  • Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
Тип корр. счета и корр. счет Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
Валютное Выберите код для валюты проводки.
Ваучер Это поле заполняется автоматически на основе настроек журнала.
Порядковый номер Если никакая другая номерная серия не настроена для кассового счета, это поле будет заполнено автоматически на основе номерной серии, которая указана в параметрах. Можно вручную ввести в этом поле требуемый порядковый номер. Чтобы исключить несоответствия в нумерации кассовых документов, применяется следующее правило: номер кассового документа, имеющего более раннюю дату операции, не может быть выше, чем номер кассового документа, который имеет более позднюю дату операции. Если это правило не требуется, установите флажок Разноска на более раннюю дату в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
Статус одобрения Статус первой проводки имеет значение Нет. Сведения о том, как задать статус проводки, см. в разделе «Утверждение и разноска кассовых проводок».
Вид документа Это поле на вкладке Кассовый ордер заполняется автоматически на основе суммы, введенной для кассового документа:
  • Приходный кассовый ордер — это значение используется в том случае, если вы ввели сумму в поле Дебет для кассового счета.
  • Расходный кассовый ордер — это значение используется в том случае, если вы ввели сумму в поле Кредит для кассового счета.
  • Коррекция — вы ввели отрицательную сумму в поле Дебет или Кредит для кассового счета.
Налоговая группа Укажите налоговую группу для расчета налогов для операции.
Налоговая группа номенклатур Укажите налоговую группу номенклатур для расчета налогов для операции.
Причина На вкладке Кассовый ордер введите текст, описывающий тему проводки. Этот текст печатается на бланке отчетности кассового ордера.
Дата документа Введите описание, номер и дату основного документа, который является основанием для проводки (например, авансовые отчеты, счет или ордер).
Тип представителя Это поле может содержать следующие значения:
  • Работник — поле поиска Представитель содержит список сотрудников, если в поле Корр. счет задано значение Главная книга или Банк, или список контактных лиц контрагента, если в поле Корр. счет задано значение Клиент или Поставщик. Чтобы настроить представителей, перейдите к пункту Основное > Настройка > Контакты > Контактное лицо.
  • Другие — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить получателей, которые не отображаются в таблице Клиенты или Поставщики, перейдите к пункту Главная книга > Получатели. Этот тип доступен только для Латвии. (Должен быть включен конфигурационный ключ CSELatvia.)
  • Поставщик — поле поиска Представитель содержит список других поставщиков. Для настройки поставщиков перейдите к Расчеты с поставщиками > Поставщики.
  • Клиент — поле поиска Представитель содержит список других клиентов. Чтобы настроить клиентов, перейдите к пункту Расчеты с клиентами > Клиенты.
Уполномоченный Выберите представителя типа, указанного в поле Тип представителя.
Имя Это поле заполняется автоматически на основе полей Корр. счет и Представитель. Форма печати для кассовых ордеров будет отражать эти сведения.
Удостоверение личности Это поле заполняется автоматически на основе данных карты удостоверения личности для контактного лица (представителя). Если в поле Тип корр. счета задано значение Подотчетное лицо, а в поле Корр. счет задан номер сотрудника, приходы и расходы денежных средств могут осуществляться от сотрудника или сотруднику. В этом случае поле Удостоверение личности заполняется автоматически с использованием данных для удостоверения личности из таблицы Сотрудник (Учет кадров > Таблица сотрудников).
Цель В таблице Назначение определите один или несколько кодов назначения для суммы проводки. Выберите код назначения в поле Назначение и введите пояснение в поле Текст проводки. В поле Сумма введите сумму в валюте проводки. Поле Процент показывает (в процентах) отношение суммы назначения к общей сумме проводки.
Остаток Рассчитанная сумма остатка. Обратите внимание, что коды назначения должны быть назначены всей сумме проводки.
Должностные лица На вкладке Должностные лица укажите имена и должности ответственных лиц: директор, главный бухгалтер и кассир. Значения Должность определяются настройкой должностных лиц на вкладках Общее и Главная книга страницы Должностные лица (Основное > Настройка > Контакты > Должностные лица).
Предоплата Этот флажок устанавливается, если проводка является предоплатой.
Профиль разноски Введите профиль разноски для кассового счета. По умолчанию используется профиль разноски, который указан в параметрах управления банком и кассовыми операциями.
Разноска по корр. счету Введите профиль разноски для выбранного корр. счета.
Итоговая сумма В группе полей Общая сумма в нижней части страницы поле Приход показывает общую сумму, которая вычисляется для всех приходных кассовых ордеров, которые введены в текущий журнал, а поле Расход показывает общую сумму для всех расходных кассовых ордеров.

Чтобы проверить записи журнала на панели операций щелкните Проверить.

Ежедневные кассовые операции через общий журнал

Для создания кассовой проводки через общий журнал, перейдите к пункту Главная книга > Записи журнала > Общие журналы и создайте новый журнал. В области действий щелкните Строки. Добавьте новую строку и введите следующие сведения.

Поле описание
Дата Введите дату проводки.
Тип счета Выберите Кассовые операции.
Учетная запись Выберите номер кассового счета.
Текст проводки Введите пояснительный текста для проводки.
Дебет и кредит Введите сумму кассового документа в одном из этих полей:
  • Дебет — это поле используется для регистрации поступления наличных денег и приходного кассового ордера.
  • Кредит — это поле используется для регистрации расходов наличных средств и расходного кассового ордера.
Тип корр. счета и корр. счет Выберите тип корр. счета и номер корр. счета.
Валютное Выберите код для валюты проводки.

На вкладке Накладная можно указать профили разноски для выбранного счета и корр. счета. Если зарегистрированная проводка является предоплатой, установите флажок Предоплата на вкладке Платеж. В группе полей Представитель заполните поля, как вы делали для строк журнала ордеров для печати отчета Касса. Чтобы проверить записи журнала на панели операций щелкните Проверить.

Утверждение и разноска кассовых проводок

Для проводок по кассе могут быть применены следующие статусы: Нет, Подтверждено, Утверждено и Отклонено. Параметр Использовать подтверждение на экспресс-вкладке Утверждение вкладки Касса на странице Управление банком и кассовыми операциями > Настройка > Параметры управления банком и кассовыми операциями позволяет активировать два дополнительных статуса: Подтверждено и Отклонено. Подтверждение удобно, когда выдаются кассовые документы, а кассовые приходные и расходные ордера являются общими для двух сотрудников: бухгалтер и кассир. Функция Сброс статуса меняет текущий статус проводки. Утверждено становится Подтверждено, а Подтверждено становится Нет. Записи в кассовом журнале могут редактироваться только в том случае, если они имеют статус Нет. Проводки по кассе могут быть отклонены только в том случае, если статус проводки имеет значение Подтверждено. Отклоненные кассовые документы включаются в отчет Журнал регистрации кассовых документов, но они отражаются в отчете Кассовая книга. Чтобы подтвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем щелкните Одобрение документов > Подтвердить. Создается номер ордера на основе указанной номерной серии. Статус проводки изменяется на Подтверждено, и изменять строку журнала больше нельзя. Сальдо кассового счета не изменяется. Чтобы отклонить кассовый документ, щелкните Одобрение документов > Отклонить. Этот вариант доступен только для документов со статусом Подтверждено. Чтобы утвердить проводку, выберите соответствующую строку журнала ордеров, затем щелкните Одобрение документов > Утвердить. Статус Утверждено указывает, что денежные средства получены или выданы. Кассовое сальдо изменяется. Можно разнести проводки по кассе. Чтобы отменить статус Утверждено и сбросить статус на Нет, щелкните Одобрение документов > Сброс статуса. Можно разносить только утвержденные проводки по кассе. Чтобы разнести журнал, щелкните Разноска > Разноска.

Печать кассового ордера

Чтобы напечатать кассовый ордер, выберите строку журнала ордеров, затем в области действий щелкните Печать > Отчет по кассовым ордерам. Система генерирует форму печати расходного кассового ордера или приходного кассового ордера, в зависимости от того, введена ли сумма в поле Дебет или Кредит для выбранной строки:

  • Если есть сумма в поле Дебет: приходный кассовый ордер
  • Если есть сумма в поле Кредит: расходный кассовый ордер

Строки журнала ордеров со статусом Подтверждено, Утверждено или Отклонено могут быть напечатаны. Можно также печатать документы кассовых ордеров с помощью пункта Управление банком и кассовыми операциями > Запросы и отчеты > Кассовый ордер.

Периодические задачи

Следующие задачи могут выполняться с помощью пункта Управление банком и кассовыми операциями > Периодические задачи.

Периодическая задача описание
Проверка остатка Проверьте сальдо для выбранного кассового счета на указанную дату и выведите результат в информационном сообщении. Только утвержденные проводки могут учитываться в расчет сальдо. Проводки, помеченные как На зарплату, не учитываются.
Пересчет баланса по кассе Используйте эту задачу, чтобы убедиться в том, что бухгалтерский баланс для кассовых счетов соответствует сальдо по кассе.
Создание кассового отчета (только для Польши) Создайте отчет Касса. Номер отчета Касса создается на основе номерной серии, которая настроена для Номер отчета. В диалоговом окне для задачи в поле До даты укажите последнюю даты, для которой проводки по кассе должны учитываться для отчета Касса. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать дополнительные критерии для ограничения выбора кассовых проводок. Эти критерии могут включать номера кассовых счетов и коды валют. В поле Создать по выберите пользователя, ответственного за создание отчета. Для просмотра созданного отчета Касса используйте кнопку Кассовые отчеты на странице Кассовые счета.
Касса — Курсовая разница ФИФО и ЛИФО (только для Польши) Расчет курсовой разницы по польским стандартам. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать кассовый счет, для которого требуется выполнить задачу. Установите флажок Пересчет, чтобы сделать полный перерасчет корректировки курсовой разницы для всех открытых периодов. Ниже указан порядок расчета курсовой разницы при использовании методов ФИФО (первым пришел, первым ушел) и ЛИФО (последним пришел, первым ушел):
  • Метод ФИФО — система выполняет поиск проводок расхода, которые имеют более раннюю дату проводки (меньший порядковый номер), и сопоставляет их с проводками прихода, которые имеют более раннюю дату проводки (меньший порядковый номер).
  • Метод ЛИФО — система выполняет поиск проводок расхода, которые имеют более позднюю дату проводки (больший порядковый номер), и сопоставляет их с проводками прихода, которые имеют более позднюю дату проводки (больший порядковый номер).
Сопоставленная сумма отражается в поле Сопоставлено в валюте на странице Проводки по кассе. Если имеется корректировка курсовой разницы, сумма отражается в поле Сумма курсовой разницы, и создается проводка с типом документа Курсовая разница в таблице Проводки по кассе. Счета ГК для проводок прибылей/убытков задаются в таблице Валюта (Финансовая прибыль от курсовой разницы и Финансовый убыток от курсовой разницы).
Переоценка в иностранной валюте — Касса Используйте эту задачу, чтобы получить адекватное сальдо в валюте по умолчанию на дату отчетности, когда операции вводятся в иностранных валютах. Используйте функцию Фильтр на вкладке Записи для добавления, чтобы указать кассовый счет, для которого требуется выполнить задачу. В диалоговом окне для задачи используйте поля Из валюты и В валюту, чтобы указать валюты проводки. Система сравнивает сумму в валюте, которая была конвертирована с использованием валютного курса на выбранную дату, с суммой в валюте по умолчанию. Разность этих сумм (за исключением предыдущей корректировки курсовой разницы) является рассчитанной курсовой разницей. Эта задача создает утвержденную проводку по кассе типа Курсовая разница. Эта проводка ГК формируется с использованием счета учета для кассы и счета учета, который указан в пункте Внереализационная прибыль или Внереализационный убыток в таблице Валюта.

Запросы и отчеты

Запрос или отчет описание
Просмотр проводок по кассе Для строки журнала ордеров используйте кнопку Запросы на панели действий для просмотра проводок по ГК, кассового сальдо и других сведений.
Проводки по кассе Выберите Управление банком и кассовыми операциями > Запросы и отчеты > Проводки по кассе для просмотра проводок по кассе. Используйте функцию Фильтр, чтобы указать дополнительные критерии для ограничения выбора кассовых проводок.
Журнал регистрации (для Эстонии и России) Отчет в пункте Управление банком и кассовыми операциями > Запросы и отчеты > Журнал регистрации отражает все приходных и расходные кассовые ордера, которые были выданы.
Кассовая книга (для Латвии, Литвы, России) Отчет в пункте Управление банком и кассовыми операциями > Запросы и отчеты > Отчет по кассовой книге отражает фактическое движение денежных средств (приходы и расходы).

Расходный кассовый ордер КО-2 (бланк и образец). Как правильно заполнять РКО

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Расходный кассовый ордер (РКО) используется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы организации.

Выдача наличных денег по данным ордерам может производиться только в день их составления.

При составлении РКО ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-2

Расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре. Его подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

Обратите внимание! В случае, когда к ордеру прилагается документ (заявление, счет и т.п.), имеющий разрешительную надпись руководителя, его подпись на расходном ордере не ставится.

При получении расходного ордера кассир обязан проверить:
— наличие подписи главного бухгалтера и руководителя;
— правильность оформления полученных документов;
— наличие прилагаемых документов.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Руководство для малого бизнеса

6 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Отчеты
  3. 6 шагов к созданию отчета о расходах: руководство для малого бизнеса

У нового малого бизнеса может не быть большого количества расходов, которые нужно отслеживать. Но по мере вашего роста ваши расходы умножатся. Вам нужно будет отслеживать, сколько вы тратите, с помощью формы отчета о расходах.

Отчет о расходах также поможет вам подготовиться ко времени уплаты налогов. Согласно The Balance, многие расходы могут быть вычтены из общей суммы задолженности.

Создание собственного отчета о расходах не должно быть сложной задачей. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как быстро и легко составить собственный отчет о расходах.

Не знаете, что такое отчет о расходах? В этой статье содержится прямое определение и обсуждается, почему отчеты о расходах важны для малого бизнеса.

В этой статье мы рассмотрим:

1. Выберите шаблон (или программу)

Чтобы составить отчет о расходах, вы должны использовать либо шаблон, либо программу для отслеживания расходов.Составление отчета о расходах с нуля может занять много времени.

Чтобы создать отчет о расходах в Excel, PDF, Word или других популярных программах, вам необходимо скачать шаблон. Вот несколько вариантов:

Настройте шаблон, указав название вашей компании, диапазон дат, за который вы составляете отчет, и свое имя.

Чтобы сэкономить время по мере роста вашего бизнеса (и количества расходов), вам нужно перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов. Свяжите свой банковский счет для бизнеса, чтобы расходы добавлялись по мере вашего продвижения.Или используйте соответствующее приложение, чтобы сфотографировать бумажные квитанции по мере их получения.

Вот образец отчета о расходах, созданный с помощью FreshBooks:

Источник: FreshBooks

2. Отредактируйте столбцы

В отчетах о расходах

FreshBooks есть стандартные столбцы, которые при необходимости можно использовать для адаптации шаблона отчета о расходах. В столбцах:

  • Дата: когда предмет был куплен
  • Поставщик: где был куплен предмет
  • Клиент: для какого клиента предмет был куплен
  • Проект: для какого проекта предмет был куплен для
  • Учетная запись: для обозначения клиента или проекта
  • Автор: кто купил товар
  • Примечания: примечания для объяснения расходов
  • Сумма: стоимость расходов

В столбцах должны отражаться общие расходы вашего бизнеса.Если вы регулярно водите клиентов на кофе или ужин, вам нужна колонка «Поездки и питание». Если вы управляете транспортным средством в служебных целях, вам понадобится столбец «Расходы на легковые и грузовые автомобили», согласно данным The Balance.

В отчетах о расходах можно разделить расходы по налоговым категориям, например по арендной плате. Это связано с тем, что IRS позволяет предприятиям заявлять о некоторых расходах в качестве вычетов и просит их разбить итоги по категориям (в этой статье есть дополнительная информация).

Эти категории включают:

  • Реклама
  • Расходы на легковые и грузовые автомобили
  • Программы льгот для сотрудников
  • Страхование
  • Проценты
  • Ипотека
  • Офисные расходы
  • Пенсионные планы и планы участия в прибыли
  • Аренда или аренда
  • Ремонт и техническое обслуживание
  • Проезд и питание
  • Коммунальные услуги
  • Заработная плата

3.Добавить расходы с разбивкой по статьям

Добавьте каждый расход в новую строку, не забывая заполнять как можно больше информации. Обязательно укажите, на какого клиента и на какой проект рассчитаны расходы, чтобы обеспечить точное отслеживание.

Введите свои расходы в хронологическом порядке, чтобы в конце были самые последние расходы. Добавьте сумму каждого расхода, включая налог.

4. Сложите общую сумму

Каждая категория содержит промежуточный итог в отчете о расходах, а затем общую сумму всех расходов.Вы можете добавить эту функцию в свой шаблон отчета о расходах, если хотите, чтобы лучше видеть, как вы тратите в каждой категории.

Затем найдите сумму. Учитывайте все предыдущие излишки или недоплаты, если вы возмещаете сотруднику.

5. Приложите квитанции, если необходимо

Сотрудникам, подающим отчеты о расходах на возмещение, необходимо обязательно приложить квитанции для обоснования своих требований. При печати отчета о расходах прикрепите квитанции к листу бумаги для принтера и сделайте ксерокопии, чтобы сохранить оригиналы.

При подаче отчета о расходах в электронном виде отсканируйте квитанции и прикрепите их в виде файлов. Только в этом случае сотруднику может быть выплачена компенсация.

Даже если вы являетесь владельцем компании, составляющим отчет о расходах для отслеживания расходов, вам необходимо сохранять соответствующие квитанции или счета. Если вы вычитаете свои расходы по налогам, вам нужна резервная копия на случай проверки, согласно The Balance.

6. Распечатать или отправить отчет

Теперь ваш отчет о расходах готов.Во-первых, дважды проверьте свою работу, особенно цифры и общую сумму.

Программа для отслеживания расходов

может экспортировать ваш отчет в Excel, чтобы вам было проще распечатать его или поделиться им.

Еще спрашивают:

Что входит в отчет о расходах?

Отчет о расходах обычно представляет собой электронную таблицу. В таблице расходов обычно можно найти следующие элементы:

  • Название компании
  • Ваше имя
  • Диапазон дат или период времени
  • Столбцы, такие как дата, описание или объяснение, код, столбцы категорий, такие как «топливо или пробег»
  • Список расходов
  • Итого
  • Итого
  • Зона для подписи менеджера по расходам

Как создать ведомость расходов?

Отчет о расходах — это то же самое, что и отчет о расходах.Чтобы создать отчет о расходах, выполните указанные выше действия.

Вкратце, шаги по созданию ведомости расходов:

  • Выберите шаблон или программу для отслеживания расходов
  • При необходимости отредактируйте столбцы и категории (например, аренда или пробег)
  • Добавьте подробные расходы с расходами
  • Сложите итоговую сумму
  • Приложите или сохраните соответствующие квитанции
  • Распечатать или отправьте отчет по электронной почте

Как управлять своими расходами в Excel?

Создание электронной таблицы отчета о расходах в Excel — простой способ управлять своими расходами.

У вас есть несколько вариантов. Вы можете скачать шаблон отчета о расходах в Excel. В Microsoft Office есть отличный шаблон для Excel. Он имеет типичные категории деловых и командировочных расходов и автоматически рассчитывает общую сумму.

Вы также можете создать свою собственную электронную таблицу Excel с нуля:

  1. Откройте новую таблицу Excel
  2. Напишите название вашей компании, отслеживаемый период времени и ваше имя в верхних полях слева.
  3. Оставьте одну строку черной.Создайте столбцы для категоризации информации о ваших расходах. Стандартные столбцы слева направо включают расходы, тип, дату и сумму.
  4. Составьте список своих расходов, от самых последних до самых последних
  5. Сложите все расходы и укажите сумму, указанную внизу. Напишите рядом с ним «Итого».
  6. Распечатайте или отправьте по электронной почте отчет о расходах

СМЕЖНЫЕ СТАТЬИ

Определение отчета о расходах — AccountingTools

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах — это форма, используемая для отслеживания коммерческих расходов.Чаще всего сотрудники заполняют список расходов, по которым они требуют возмещения. Квитанции обычно прилагаются к форме, если соответствующие суммы расходов превышают определенную минимальную сумму. Работодатель проверяет достоверность и достоверность представленных документов и выплачивает работникам запрошенные суммы. Затем работодатель может записать возмещенные суммы как коммерческие расходы, которые учитываются в сумме признанной бухгалтерской и налогооблагаемой прибыли.

Отчеты о расходах также можно использовать для детализации затрат, произведенных в счет начального аванса сотруднику.Если это так, работодатель по-прежнему учитывает представленные суммы как коммерческие расходы, но возмещения не производится; вместо этого работодатель вычитает расходы из суммы аванса работнику.

Информация, содержащаяся в отчете о расходах

Отчет о расходах может включать в себя ряд полей с информацией о компании, но обычно требует, по крайней мере, следующей основной информации:

  • Дата, когда были понесены расходы (совпадает с датой на соответствующую квитанцию)

  • Характер расходов (например, авиабилеты, питание или плата за парковку)

  • Сумма расходов (соответствует сумме соответствующей квитанции)

  • Счет для

  • Промежуточный итог по каждому виду расходов

  • Вычет любых предыдущих авансов, выплаченных сотруднику

  • Общая сумма запрошенной суммы возмещения

Путевые расходы и Политика в отношении развлечений

Форма отчета о расходах может включать краткое изложение политики работодателя в отношении поездок и развлечений, ich определяет, какие расходы не будут возмещены компанией (например, расходы на развлечения в номере).Политика должна выделять наиболее важные элементы, на которые сотрудники захотят ссылаться при заполнении формы. В идеале эти статьи должны быть указаны на лицевой стороне отчета о расходах, где сотрудники с большей вероятностью их увидят.

Отчет о расходах отдела

Концепция отчета о расходах может также относиться к подробному списку расходов, понесенных каждым отделом компании за отчетный период. Эта информация проверяется, чтобы увидеть, отличались ли какие-либо фактические расходы от ожидаемых, и в этом случае руководство может исследовать причины этих отклонений.

Сопутствующие курсы

Рекомендации по отчету о расходах

Оптимальный учет кредиторской задолженности

Управление кредиторской задолженностью

Как заполнить отчет о расходах

  • Отчеты о расходах показывают, сколько денег тратится в рамках всей компании, отдела или подразделения проект.
  • Они также могут использоваться сотрудниками для компенсации деловых расходов.
  • Большинство бухгалтерских программ предлагает возможность создавать отчеты о расходах.
  • Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят узнать больше о том, какие отчеты о расходах отслеживают и как их создавать.

Чтобы иметь полное представление о финансах вашего бизнеса, очень важно точно знать, на что тратятся ваши деньги. Отчеты о расходах помогают отслеживать все эти исходящие деньги. Эти отчеты могут дать вам точное представление о том, сколько денег тратится на ваш бизнес. Чтобы вести точный учет, важно понимать, что такое отчеты о расходах, как они используются, что в них включено и почему они важны.

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах отражает расходы для бизнеса, отдела, проекта или сотрудника. В этих отчетах могут учитываться конкретные расходы, понесенные на индивидуальной основе, или совокупные расходы за определенный период времени по категориям, получателям платежей или другим факторам.

Отчеты о расходах позволяют владельцам и менеджерам бизнеса отслеживать денежные затраты, что имеет решающее значение для оценки финансового состояния бизнеса, определения эффективности, а также измерения и увеличения прибыли.Отчеты о расходах также помогают сотрудникам, которым необходимо возместить утвержденные бизнес-расходы.

Что включается в отчет о расходах?

Отчеты о расходах бывают разных форм. Многие из них являются кумулятивными и показывают общие расходы компании или отдела за определенный период времени (например, за месяц, квартал или год).

Отчеты о расходах также могут быть более конкретными и документировать индивидуальные расходы для конкретного сотрудника или проекта. Эти отчеты включают:

  • Дата оплаты расходов
  • Получатель или продавец, на который пошли деньги
  • Распределение расходов между конкретным клиентом или проектом
  • Общая уплаченная сумма, включая налоги, комиссионные и сборы
  • Категория или тип расходов

Помимо этих кратких сведений, отчеты могут включать примечания либо об общей уплаченной сумме, либо о конкретных статьях, например, почему были понесены затраты, или любых дополнительных ожидаемых расходах, связанных с тем же клиентом или проектом. .

Ключевой вывод: Ключевые компоненты отчета о расходах включают дату, когда расходы были оплачены, кому были отправлены деньги, сколько конкретно было потрачено и тип расходов.

Почему важны отчеты о расходах

Отчеты о расходах важны, потому что они позволяют менеджерам отслеживать расходы компании, определенного отдела или команды, особенно затраты, связанные с конкретным клиентом или проектом.

Помимо помощи руководству, отчеты о расходах позволяют сотрудникам получить компенсацию за наличные расходы, которые они оплачивают, связанные с бизнесом, включая поездки, или для развлечения клиентов или потенциальных клиентов.

Некоторые общие варианты использования отчетов о расходах включают:

  • Отдел отслеживания и расходы компании и общий денежный поток
  • Расчет прибыли путем вычитания расходов из валовой выручки
  • Возмещение сотрудникам соответствующих бизнес-расходов
  • Отслеживание расходов, связанных с линейкой продуктов или конкретный проект или клиент

Разные компании используют отчеты о расходах для разных целей. Например, консультанты и юристы обычно используют эти отчеты для отслеживания расходов, связанных с конкретным клиентом, в то время как производственные компании отслеживают расходы, связанные с определенными линейками продуктов.Торговые представители используют их, чтобы сообщать о командировочных расходах и развлечениях и получать компенсацию.

Знаете ли вы? Отчеты о расходах используются предприятиями и индивидуальными предпринимателями в налоговых целях как способ документировать расходы, которые они могут вычесть из своих налоговых деклараций.

Арендные платежи или ипотечные платежи (желательно с разбивкой на платежи по основному долгу и процентам) за бизнес-объекты
Категория Примеры
Заработная плата сотрудников Заработная плата сотрудников и расходы на льготы

Офисные расходы

0003

Ремонт и техническое обслуживание Расходы на ремонт или обслуживание помещений или оборудования
Юридические и профессиональные Затраты, связанные с конкретным клиент или проект
Страхование Страхование общей ответственности, профессиональной ответственности или коммерческое автострахование — или страхование путешествий для деловых поездок
Налоги и лицензии Затраты на лицензирование и сборы за регистрацию бизнеса или другие налоги, уплачиваемые в местное правительство, правительство штата или федеральное правительство
Поездки и питание Авиабилеты, отели, аренда автомобилей и, возможно, непредвиденные расходы
Маркетинг и реклама Покупка рекламы, а также расходы на творчество

Расходы на рабочий транспорт

Расходы на бензин, страхование и техническое обслуживание служебных автомобилей

Совет: Малым предприятиям важно учитывать расходы во всех этих областях, а не только вести точный учет, чтобы требовать налоговых вычетов. квалифицирующие деловые расходы, но также для измерения прибыльности компании и ее конкретных видов деятельности.

Как создать отчет о расходах

При построении отчета о расходах основная цель — определить расходы, которые необходимо включить. Это может быть связано с получателем платежа, категорией расходов (типом расходов) или конкретным проектом или клиентом, с которым были связаны расходы. Или это может быть связано с сотрудником, который оплатил стоимость.

Процесс создания отчета о расходах довольно прост:

  1. Определите, какие расходы вы хотите включить в отчет.
  2. Перечислите расходы, соответствующие вашим критериям, включая перечисленные выше данные.
  3. Итого расходы, включенные в ваш отчет.
  4. Добавьте примечания о понесенных расходах или общей оплаченной сумме.
  5. Дата, номер и название отчета в зависимости от того, что он включает.

Отчет о расходах Часто задаваемые вопросы

Кто может отправить отчет о расходах?

Те, кто может отправлять отчет о расходах, зависят от бизнеса в зависимости от политики компании и того, как эти отчеты используются.Во многих случаях только менеджеры могут подавать отчеты о расходах, в то время как в других случаях любой, кто тратит деньги на утвержденные бизнес-цели и нуждается в возмещении, может их отправить. Иногда любой может отправить отчет, но сначала он должен быть одобрен менеджером.

Что такое программа для составления отчетов о расходах?

Большинство бухгалтерских программ можно использовать для подготовки отчетов о расходах. Все, что требуется для программного обеспечения, — это возможность экспортировать выбранные расходы, например, по получателю, категории, номеру чека или другим факторам.В дополнение к традиционному бухгалтерскому программному обеспечению, существуют программные пакеты, которые специально помогают сотрудникам в представленных расходах на возмещение. Программы для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, также можно использовать для подготовки отчетов о расходах вручную.

Что считается расходом?

Расход — это любой случай, когда представитель компании тратит деньги на деловые цели. Это может быть покупка оборудования, услуги или чего-то еще. Но — особенно в случае сотрудников, требующих возмещения — затраты должны быть фактическими расходами бизнеса.У многих компаний есть строгие правила в отношении этого, поэтому сотрудники должны понимать эти правила, прежде чем сообщать о расходах.

Если расходы учитываются только для общих отчетов о расходах (не связанных с возмещением расходов), то это подлежит обсуждению с финансовыми менеджерами в компании — цель состоит в том, чтобы составить отчеты, которые представляют руководству наиболее точное и последовательное представление о финансы компании или отдельного отдела или продуктовой линейки.

Что такое ежемесячный отчет о расходах?

В ежемесячном отчете о расходах подробно описываются расходы компании, выплаченные в течение данного месяца.Эти отчеты обычно используются не для возмещения расходов сотрудникам, а для отслеживания расходов компании или отдела, распределения расходов по конкретным проектам или клиентам и сравнения расходов с доходами для определения общей прибыльности компании. Эти отчеты обычно организованы по категориям или получателям, и могут быть чрезвычайно полезны для компаний при координации планирования, составления бюджета и требований к ресурсам.

Что такое отчет о расходах? (С загружаемым шаблоном на 2021 год)

Отчеты о расходах позволяют отслеживать и систематизировать рабочие расходы.Эти отчеты помогают сотрудникам получить компенсацию за деловые расходы, которые они оплатили собственными деньгами. И это может помочь организациям с включением бизнес-расходов в налоговую декларацию.

Короче говоря: отчеты о расходах — беспроигрышный вариант для сотрудников и предприятий!

Обычно сотрудники представляют такие отчеты после посещения рабочей конференции, управления личным транспортным средством по работе или понесения других связанных с работой расходов.

Типовые отчеты о расходах содержат подробные сведения обо всех расходах с указанием даты, суммы и т. Д. И подтверждают эти расходы прилагаемыми квитанциями.

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах — это документ, в котором перечислены все затраты, связанные с управлением компанией.

Для большинства предприятий определенные покупки необходимы для ведения бизнеса, например, поездки на конференцию, развлечения клиентов или сотрудников, использующих свой автомобиль для работы; не забываем упомянуть парковку, питание, бензин или отели!

Многие расходы, которые рабочие несут при работе в вашей компании, подлежат вычету, хотя все эти покупки необходимо тщательно задокументировать.Вот здесь и пригодится отчет о расходах.

Зачем мне нужен отчет о расходах?


Отчеты о расходах необходимы по разным причинам.

Возмещение сотрудникам быстрее

Как работодатель, если сотрудник платит за что-то из своего кармана и запрашивает возмещение, вам потребуется способ проверить правильность заявленных затрат. Это именно то, что позволяет вам делать подробный отчет о расходах.

Если вы как сотрудник оплачиваете деловые расходы из своего кармана, вы должны быть уверены в том, что вам возместят соответствующую компенсацию.

Отслеживание расходов за отчетный период

Отчеты о расходах позволяют увидеть, сколько денег вы тратите как компания на различные виды расходов в течение отчетного периода, обычно ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Эффективное налогообложение

Отчеты о расходах позволяют предприятиям отслеживать коммерческие расходы, понесенные в течение любого налогового периода.

Что должен включать отчет о расходах?


Отчет о расходах может содержать различную информацию, специфичную для вашего бизнеса.Однако есть несколько деталей, которые необходимо включить в отчет.

  • Дата — это дата, когда вы понесли расходы. Такая дата совпадает с датой, указанной в квитанции о таких расходах.
  • Сумма — это общая стоимость понесенных расходов, включая налоги. Такая сумма соответствует сумме, указанной в соответствующей квитанции.
  • Описание — Это краткое описание каждого из бизнес-расходов (обычно предоставляется Банком)
  • Цель / Категория работы: Это относится к типу понесенных расходов, таких как питание, авиабилеты, аренда автомобилей и др.


Другие часто используемые категории:

  • Торговец — это имя продавца, у которого вы приобрели конкретный товар или того, чьи услуги были предоставлены.
  • Счет — это счет, на который должны быть начислены такие расходы. Это заказчик, для которого были понесены такие расходы. Бизнес-субъекты обычно используют номера счетов для представления клиентов.

Если вы используете Everlance, ваш отчет о расходах также будет включать:

  • Цель — это относится к бизнес-направлению или целям, к которым классифицируются расходы.
  • Примечания — Сюда входят любые примечания, которые вы добавили к Транзакции
  • Квитанции — Сюда входят любые квитанции или счета, которые были добавлены к Транзакциям
  • Категории жалоб IRS по умолчанию — При регистрации расходов вы: Я хочу использовать терминологию IRS. К счастью для вас, Everlance уже включил эти категории в приложение!

Загружаемый шаблон отчета о расходах в формате PDF

Готовы ли вы создать отчет о расходах? Мы создали этот шаблон PDF, чтобы помочь вам быстро его создать.Загрузите этот шаблон или используйте его, чтобы создать свой собственный.

Чтобы загрузить этот шаблон, щелкните изображение правой кнопкой мыши и сохраните его на своем устройстве.

Чтобы сделать отчеты о расходах еще проще, обязательно используйте счетчик пробега и расходов, например Everlance.


Everlance — приложение №1 для регистрации квитанций, пробега автомобиля и коммерческих расходов, предлагая удобные для чтения данные и отчеты, когда это необходимо, одним нажатием кнопки.

И чтобы сэкономить часы администратора каждый месяц в вашей организации, используйте корпоративное решение, такое как Everlance Business.

Everlance Business предоставляет специализированные услуги, которые включают автоматизацию расходов, включая ведение учета и управление для всего вашего персонала. Компании, внедряющие решение для мониторинга расходов, такое как Everlance, экономят своим сотрудникам и финансовому отделу сотни часов, но также обеспечивают точность отчетов о расходах. Учет расходов вручную может занять много времени и создать много возможностей для ошибки. Квитанции сложно читать, они теряются, двойная запись является обычным явлением, и сотрудники часто несвоевременно регистрируют свои расходы.Вот почему автоматизированная система расходов, к которой имеют доступ все ваши сотрудники, может быть идеальным решением для успешного управления расходами.

Team Everlance

Мы помогаем людям экономить время и деньги. В Everlance мы стремимся расширить возможности мобильных сотрудников и предприятий. Иногда это приводит к обобщению налоговой информации. Члены команды Everlance не являются сертифицированными налоговыми специалистами. Если вам нужна помощь с вашей конкретной налоговой ситуацией, обратитесь к своему налоговому консультанту.

Просмотреть все сообщения

Значение, необходимость и как создать отчет о расходах?

Обычно сотрудники малого бизнеса несут различные коммерческие расходы из собственного кармана. Эти расходы неизбежны, поскольку они необходимы для ведения бизнеса.

Например, командировочные расходы, такие как авиабилеты, питание, аренда автомобилей, проживание и т. Д. Или другие деловые расходы, такие как питание, канцелярские товары или пробег, когда сотрудник использует свой автомобиль для деловых поездок.

Поскольку такие расходы являются частью коммерческих расходов, сотрудники запрашивают возмещение расходов у предприятия. Соответственно, такие запросы делаются в документе, известном как Отчет о расходах.

В этой статье мы обсудим, что такое отчет о расходах, что должны включать в себя отчеты о расходах, необходимость отчетов о расходах, шаги по подготовке отчетов о расходах и шаблон отчетов о расходах.

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах — это форма, которая используется для отчета о коммерческих расходах, которые должны быть понесены для ведения бизнеса.

Отчеты о расходах обычно используются сотрудниками компании для сообщения о различных коммерческих расходах, понесенных ими из своего кармана.

Таким образом, отчет о расходах — это форма, с помощью которой сотрудники запрашивают возмещение всех деловых расходов, понесенных ими от имени компании.

Сотрудники обычно прилагают квитанции о понесенных расходах, превышающих минимальную сумму, к Отчету о расходах.

Кроме того, субъект хозяйствования тщательно изучает отчеты о расходах, представленные сотрудниками, на предмет их правильности и достоверности.

Обнаружив, что это утвержденные коммерческие расходы, субъект хозяйствования может возместить суммы, запрошенные таким образом служащими через отчеты о расходах.

После возмещения хозяйствующий субъект может записать возмещенную сумму как хозяйственные расходы, которые влияют на бухгалтерскую прибыль и налогооблагаемую прибыль компании.

Что должен включать отчет о расходах?

Как указывалось ранее, Отчет о расходах — это документ, в котором перечислены или разбиты бизнес-расходы, понесенные сотрудниками от имени компании.

Кроме того, он требует, чтобы сотрудники приложили квитанции, связанные с такими расходами.

Отчет о расходах может включать различные подробности, характерные для вашего предприятия. Однако в отчет о расходах необходимо включать различные фундаментальные детали. Это следующие:

Это дата, на которую были понесены расходы. Такая дата совпадает с датой, указанной в квитанции о таких расходах.

Это имя продавца, у которого был приобретен конкретный товар, или того, чьи услуги были предоставлены.

Это относится к типу понесенных расходов, например, питание, авиабилеты, аренда автомобилей и т. Д.

Это общая стоимость понесенных расходов, включая налоги. Такая сумма соответствует сумме, указанной в соответствующем счете.

Это относится к счету, на который должны быть начислены такие расходы. Это заказчик, для которого были понесены такие расходы. Бизнес-субъекты обычно используют номера счетов для представления клиентов.

Это краткое изложение того, что представляет собой каждая из деловых расходов.

  • Промежуточная сумма по каждому расходу

Это промежуточная сумма для каждого типа деловых расходов, включенных в Отчет о расходах. Это оказывается удобным для бухгалтера для обновления такой информации в вашем бухгалтерском программном обеспечении.

6 шагов по созданию отчета о расходах: руководство для малого бизнеса

Если вы управляете малым бизнесом, у вас есть сотрудники, которые несут деловые расходы из собственного кармана. Следовательно, вам необходимо отслеживать эти расходы, чтобы знать, сколько вы тратите.

Здесь вам пригодится отчет о расходах. Во-первых, как малый бизнес вы можете контролировать свои расходы. Во-вторых, вы можете определить, сколько вашему бизнесу необходимо, чтобы возместить вашим сотрудникам понесенные ими коммерческие расходы.

Наконец, он предоставляет подробную информацию о конкретных расходах, чтобы ваш малый бизнес мог воспользоваться налоговыми вычетами. Это связано с тем, что многие коммерческие расходы не облагаются налогом.

Итак, подготовка отчета о расходах помогает вам детализировать каждую статью, чтобы ваш бухгалтер мог легко включить эти расходы в налоговые формы.

Важно отметить, что высшие налоговые органы различных стран определили стандартные категории расходов, которые они используют в налоговых формах. Таким образом, вы должны использовать эти категории расходов в своих отчетах о расходах, чтобы вы могли быстро отслеживать свои налоги.

Ниже приведены шаги для создания отчета о расходах.

  • Выберите шаблон или используйте программное обеспечение для бухгалтерского учета

Вы можете выбрать между шаблоном и программой отслеживания расходов для создания отчета о расходах.

Итак, для создания отчетов о расходах вы можете:

  • Скачать бесплатный шаблон отчета о расходах Microsoft Excel

Подготовка отчета о расходах с нуля требует больших усилий. Следовательно, многие компании выбирают шаблон отчета о расходах для создания отчета о расходах в Excel, PDF, Word или другом распространенном программном обеспечении.

Если вы выберете шаблон Excel, вы можете легко ввести данные по элементам в отдельные столбцы и добавить дополнительные столбцы для дополнительных категорий расходов.Кроме того, расчет выполняется быстро и точно, поскольку Microsoft Excel автоматически рассчитывает сумму в соответствующих столбцах.

Кроме того, в шаблоне отчета о расходах Microsoft Excel есть определенные категории деловых расходов по умолчанию. Они упрощают вашу работу и могут быть отредактированы по мере необходимости.

  • Используйте программное обеспечение для отслеживания расходов для создания отчетов о расходах

Как субъект малого бизнеса, составить отчеты о расходах в Microsoft Excel очень просто.Но по мере того, как ваш бизнес растет вместе с увеличением расходов, вам необходимо перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов.

Это связано с тем, что вы можете легко подключить свой банковский счет к программному обеспечению для отслеживания расходов, загружать транзакции, классифицировать и добавлять расходы и получать время на вашей стороне. Вы также можете захватывать изображения квитанций с помощью интеграции сторонних приложений, которые доступны с программным обеспечением для отслеживания расходов, которое автоматизирует процесс создания отчета о расходах.

Как упоминалось ранее, в шаблоне отчета о расходах Microsoft Excel есть стандартные категории расходов.Вы можете редактировать их в зависимости от типа расходов, которые несет ваше предприятие.

Например, если ваши сотрудники часто путешествуют по делам, вам понадобится столбец «Поездки и питание».

Таким образом, отчеты о расходах помогают разбить расходы по налоговым категориям. Это позволяет быстро отслеживать ваши налоги, поскольку существуют определенные категории расходов, вычеты по которым вы можете требовать как предприятие.

  • Отчет о расходах как отдельной статье

Убедитесь, что вы указываете каждый расход отдельно в отдельной строке и предоставляете как можно более подробную информацию.

Например, предоставьте такую ​​информацию, как клиент, для которого были понесены определенные расходы, чтобы вы могли эффективно отслеживать расходы.

Кроме того, укажите расходы в том порядке, в котором они были понесены, с самыми последними расходами ближе к концу.

После того, как все расходы будут учтены, добавьте сумму каждого расхода, включая сумму налога.

Как указывалось ранее, различные категории расходов имеют как промежуточную, так и общую сумму всех расходов.Добавление промежуточных и общих итогов в отчет о расходах упрощает отслеживание расходов. Это потому, что вы можете легко увидеть, сколько денег вы тратите на каждую категорию расходов.

  • Приложите сопутствующие квитанции

Отчеты о расходах — это запросы на возмещение расходов, понесенных сотрудниками, которые представляют такой отчет.

Следовательно, им необходимо предоставить подтверждение понесенных ими расходов, приложив квитанции о соответствующих расходах.

Они могут предоставить отсканированную копию квитанций или предоставить фотокопию в зависимости от того, подают ли они отчеты в электронном или печатном формате.

Проверьте итоги и промежуточные итоги перед печатью и отправкой отчета о расходах. Программное обеспечение для отслеживания расходов позволяет экспортировать отчеты о расходах в форматы Excel и PDF и отправлять отчеты по электронной почте.

Шаблоны отчетов о расходах

Шаблоны отчетов о расходах помогают быстро и легко отслеживать расходы.Однако вы захотите перейти на программное обеспечение для отслеживания расходов, чтобы получить время на вашей стороне, когда ваш бизнес растет и количество расходов увеличивается.

Вот некоторые из шаблонов отчетов о расходах, которые можно использовать для быстрого и простого создания отчетов о расходах:

Зачем нам нужны отчеты о расходах?

Отчеты о расходах необходимы для различных целей. К ним относятся:

  • Отслеживание расходов за отчетный период

Отчеты о расходах помогут вам понять, сколько вы тратите как коммерческое предприятие в отношении конкретных категорий расходов.

Таким образом, вы можете увидеть, приводит ли какая-либо конкретная категория расходов к увеличению ваших затрат.

Как упоминалось ранее, сотрудники малого бизнеса обычно несут расходы из своего кармана и требуют возмещения тех же расходов.

Таким образом, вам нужна надлежащая система, чтобы гарантировать, что требуемые претензии являются санкционированными коммерческими расходами.

Здесь вам пригодятся отчеты о расходах. Они перечисляют расходы, что дает вам представление о том, когда, где и как эти расходы были понесены.

  • Уплачивайте налоги эффективно

Многие расходы, понесенные вашими сотрудниками на работе, не подлежат налогообложению. Однако вы не можете требовать налоговых вычетов на такие расходы до тех пор, пока не получите доказательства того же.

С помощью отчетов о расходах вы можете отслеживать эти не подлежащие налогообложению расходы, которые могут не отражаться в истории вашего банковского счета.

Таким образом, вам будет проще требовать налоговых вычетов на такие коммерческие расходы во время налогового периода.

Как указывалось ранее, в вашем отчете о расходах должны использоваться категории расходов IRS, чтобы можно было быстро отслеживать ваши налоги.

Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вам необходимо использовать Приложение C для отчета о своих коммерческих расходах.

Таким образом, при подготовке отчетов о расходах убедитесь, что вы используете категории расходов, как указано в Приложении C.

Ниже приведены некоторые из категорий расходов, которые составляют часть Приложения C.

  • Реклама
  • Легковые автомобили и грузовики расходы
  • Комиссионные и сборы
  • Работа по контракту
  • Программы выплаты пособий сотрудникам
  • Страхование
  • Проценты
  • Ипотека
  • Юридические и профессиональные услуги
  • Офисные расходы
  • Пенсии и планы участия в прибылях
  • Ремонт
  • Аренда или аренда
  • и техническое обслуживание
  • Налоги и лицензии
  • Поездки и питание
  • Коммунальные услуги
  • Заработная плата

Как получить безбумажные отчеты о расходах?

Предприятия все чаще переходят на безбумажный формат.Это связано с такими преимуществами, как:

  • сокращение расходов на канцелярские товары
  • отсутствие дополнительных затрат на обработку физических отчетов
  • отсутствие обновления данных в электронной таблице
  • избавление сотрудников от хлопот с отправкой физических копий отчетов о расходах
  • нет недостающие квитанции и т. д.

Эти предприятия используют программное обеспечение для автоматизированных отчетов о расходах для создания безбумажных отчетов о расходах. Все, что нужно сделать сотрудникам, — это просто войти в свою учетную запись и заполнить отчет о расходах.Кроме того, они могут снимать изображения квитанций о расходах и загружать их, тем самым избавляясь от беспокойства о потере бумажных квитанций.

В дополнение к этому, коммерческие предприятия могут связать свои банковские счета с программным обеспечением для отслеживания расходов, классифицировать расходы, создавать и отправлять безбумажные отчеты о расходах в кратчайшие сроки.

Простой шаблон отчета о расходах

Простой шаблон отчета о расходах — это простой лист, в котором записываются дата, время расходов и общая сумма каждой из расходов.Далее расходы сообщаются постатейно с их общей суммой и рассчитывается сумма возмещения.

Вы можете вносить изменения в этот простой шаблон отчета о расходах, например добавлять новые столбцы для определенных типов расходов, изменять заголовки столбцов для классификации расходов и т. Д.

Шаблон ежемесячных доходов и расходов

Как следует из названия, вы можете использовать этот шаблон следить за доходами и расходами по месяцам. Эта таблица просто сообщает о доходах и расходах и рассчитывает общую сумму для каждого из них.

Вы даже можете настроить отчет о расходах, которые вы хотите контролировать. В дополнение к этому, эта электронная таблица позволяет очень легко регистрировать ежемесячные и годовые расходы, поскольку каждый месяц представляет собой отдельную электронную таблицу.

Шаблон ведомости расходов

Шаблон ведомости расходов снова представляет собой простую электронную таблицу, предназначенную для отслеживания деловых или личных расходов.

Он включает такие детали, как метод оплаты, дата платежа, выплаченная сумма, выплаченная сумма, описание и промежуточный итог каждой из категорий расходов.

Таким образом, он дает вам четкое представление о совершенных покупках и других понесенных расходах. Вы можете использовать эту ведомость расходов для подготовки ежемесячного отчета о расходах или использовать ее в справочных целях.

Шаблон бюджета мероприятия

Этот шаблон предоставляет подробную информацию о расходах и источниках доходов. Он сравнивает прогнозируемые цифры с фактической суммой, что дает вам четкое представление о разрыве между заложенными в бюджет и фактическими доходами и расходами.

В дополнение к этому, этот лист также включает круговую диаграмму, демонстрирующую различные расходы и проценты расходов.Эти процентные доли расходов показывают, какая часть общего бюджета используется таким типом расходов.

Шаблон еженедельного отчета о расходах

Есть некоторые коммерческие предприятия, которые требуют от своих сотрудников еженедельно представлять отчеты о расходах. Это сделано для того, чтобы субъекты хозяйствования отслеживали понесенные расходы и регулярно возмещали их своим сотрудникам.

Эта ведомость расходов содержит ежедневные отчеты о различных категориях расходов. Кроме того, вы можете вносить изменения в категории расходов в соответствии с вашими потребностями.Вы даже можете указать цель, для которой были понесены различные расходы, типы расходов и промежуточные итоги.

Шаблон бизнес-бюджета

В этой ведомости расходов записывается стоимость товаров и услуг, чтобы вы могли контролировать свои коммерческие расходы для своего малого бизнеса. Вы можете сравнить свои операционные расходы со своим доходом.

В дополнение к этому шаблон поможет вам составить отчет о предполагаемых и фактических доходах и расходах, что поможет вам спланировать свой бюджет.

Шаблон личного бюджета

Шаблон личного бюджета помогает ежемесячно сообщать о личных доходах, сбережениях и расходах по статьям. Он дает вам визуальное представление о ваших расходах, доходах и сбережениях, как на панели инструментов.

Таким образом, этот лист дает вам четкое представление о вашем финансовом положении, поскольку он сопоставляет ваши расходы с вашими доходами и сбережениями.

Шаблон баланса

С помощью шаблона баланса вы можете сравнить свои активы и обязательства и получить обзор финансового положения вашей компании.Соответственно, такой шаблон предоставляет полезную информацию о финансовом положении компании различным заинтересованным сторонам, таким как инвесторы и кредиторы.

Шаблон отчета о командировочных расходах

Предприятия, которым требуется, чтобы их сотрудники часто выезжали в командировки, могут использовать этот шаблон для анализа своих командировочных расходов. Этот шаблон предоставляет подробную информацию о расходах в командировке, таких как проживание, питание и питание, авиабилеты и т. Д.

Он также содержит раздел, в котором сотрудники могут сообщать о тех расходах, которые не вписываются в указанные категории расходов.

В дополнение к этому вы даже можете указать цель поездки, пункт назначения и контактные данные как работодателя, так и сотрудника.

Контрольная ведомость пробега для предприятий

Это простой в использовании шаблон для юридических лиц, которые возмещают своим сотрудникам стоимость пробега. Он включает в себя такие данные, как дата поездки, цель поездки, начальные и конечные показания одометра, общее количество миль и ставка возмещения.

Вы также можете включить столбец для дополнительных комментариев для сообщения о цели поездки.

Форма возмещения коммерческих расходов

Это простой шаблон отчета о расходах для записи типа коммерческих расходов, соответствующей суммы и даты, когда были понесены расходы.

Кроме того, вы можете настроить этот лист, чтобы включать больше столбцов по мере необходимости. Этот шаблон используется сотрудниками для запроса возмещения затрат и хозяйствующим субъектом для ведения записей о возмещении.

Шаблон денежного менеджера

Бизнес-субъект может использовать шаблон денежного менеджера для отслеживания расходов, а также для планирования бюджета.Он перечисляет доходы, расходы и сбережения по месяцам. Вы также можете сравнить фактический доход на конец месяца с прогнозируемым сальдо дохода на конец месяца и провести бюджетное планирование.

Шаблоны отчетов о расходах для Word

Это базовый шаблон отчета о расходах для Word, в котором перечислены расходы. Вы можете сообщить такие подробности, как дата, когда были понесены расходы, тип расходов, общие суммы и сведения о сотрудниках. Вы даже можете внести изменения в такой шаблон в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Откройте для себя лучший способ управления отчетами о расходах и финансовыми операциями

Отчеты о расходах — фундаментальная часть вашего бизнеса и достижения ваших финансовых целей.

Субъект хозяйствования должен эффективно вести отчетность по расходам. Это потому, что это позволяет фирме отслеживать свои расходы, должным образом возмещать своим сотрудникам и получать представление о фактических расходах по сравнению с запланированными в бюджете.

Соответственно, предприятиям необходимо программное обеспечение для отслеживания расходов, которое позволяет им делать именно это.Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерского учета QuickBooks поможет вам как юридическому лицу отслеживать свои доходы и расходы на ходу.

Подключите свои учетные записи

Он позволяет подключать свои банковские счета, кредитные карты, Paypal и т. Д. Для автоматического импорта транзакций.

Сортировка расходов

С Quickbooks Online вы даже можете автоматически распределять расходы по налоговым категориям. Это позволяет вам требовать налоговых вычетов, которых заслуживает ваш бизнес.

Организация квитанций о расходах

Quickbooks Online также помогает вам делать снимки квитанций и сохранять их, которые автоматически сопоставляются с вашими расходами.Таким образом, хранение квитанций в одном месте позволяет не упустить налоговый вычет.

Создание и отправка отчетов о расходах

Вы даже можете создавать отчеты о расходах в кратчайшие сроки и отслеживать свои финансы. Эти отчеты о расходах предоставляют вам полезную информацию для принятия ключевых решений и понимания прибылей или убытков вашего бизнеса.

Вы можете даже поделиться этими отчетами со своими бухгалтерами, чтобы лучше понять финансовое положение вашего бизнеса.

Что такое отчет о расходах?

Время чтения: 6 минут

В любой организации сотрудники могут нести деловые расходы, которые они в конечном итоге оплачивают из собственного кармана. Это варьируется от путевых расходов и обедов для клиентов до офисных принадлежностей или технических устройств. Поскольку эти расходы понесены от имени фирмы, сотрудники будут требовать возмещения любой уплаченной суммы, представив отчет о расходах.

Отчет о расходах содержит разбитый по категориям и детализированный список расходов, которые были произведены от имени организации.Этот отчет помогает работодателю или финансовому отделу определить, какие деньги были потрачены, что было куплено и какая часть расходов одобрена для возмещения. При этом существо отчетов о расходах не ограничивается требованиями о возмещении. Они также облегчают предприятиям подачу налоговых деклараций, получение налоговых вычетов и выполнение аудиторских проверок.

Из этого руководства вы узнаете все об отчетах о расходах — что они содержат, почему они важны и, что наиболее важно, как их создавать.

Что такое отчет о расходах?

Когда сотрудник запрашивает возмещение коммерческих расходов, которые он оплатил собственными деньгами, эти расходы указываются в бумажном или цифровом документе, который называется отчетом о расходах. Как правило, эти расходы организованы по категориям, таким как канцелярские товары, питание или пробег. Они также разбиты по статьям, так что несколько организаций указаны вместе с их индивидуальными затратами. Это позволяет проводить более подробный аудит в процессе утверждения, чем просто перечисление общей суммы понесенных расходов.Обычно также представляется отчет о расходах с соответствующими квитанциями для каждой детализированной покупки.

Отчеты о расходах помогают отслеживать бизнес-расходы и обычно создаются ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Отчетность о расходах

После того, как сотрудник или отдел представили отчет о расходах, их непосредственный руководитель или руководитель отдела проверяет его на достоверность и точность. На основе этой проверки они могут либо утвердить отчет и направить его финансовому отделу для возмещения, либо отклонить его в случае нарушения политики.После возмещения финансовая группа учитывает возмещенную сумму как коммерческие расходы, которые влияют на бухгалтерскую прибыль и налогооблагаемую прибыль фирмы. Квитанции и записи о расходах затем надежно хранятся для внешнего аудита.

Иногда сотрудникам предоставляется определенная сумма аванса для покрытия деловых расходов. В таких случаях отчеты о расходах используются для подсчета расходов, произведенных в счет авансового платежа. Финансовый отдел по-прежнему будет регистрировать возмещенную сумму как коммерческие расходы, но возмещения не будет, и финансовая группа просто вычтет общую сумму понесенных затрат из аванса сотрудника.

Содержание отчета о расходах

  • Информация о сотруднике, подающем отчет (ФИО, отдел, должность, контактные данные и т. Д.)

  • Дата и сумма для каждого расхода (соотносящиеся с датой и суммой в прикрепленной квитанции)

  • Вид расходов (питание, пробег, интернет и т. Д.)

  • Торговец или продавец, у которого был приобретен товар

  • Клиент или проект, за который он был куплен (если применимо)

  • Счет, на который должны быть списаны расходы в соответствии с планом счетов вашей фирмы

  • Дополнительные описания каждой статьи

  • Промежуточный итог по каждому типу расходов и общая стоимость расходов, включая налоги

  • Вычет из предыдущих авансов, выплаченных работнику (если применимо)

Зачем нужны отчеты о расходах?

Вот несколько преимуществ создания отчетов о расходах:

Облегчает эффективное отслеживание и контроль расходов

В идеале контроль затрат начинается с анализа данных отчета о расходах.Это помогает отслеживать расходы вашей компании с течением времени, давая вам более четкое представление о том, сколько денег тратится и на что. Вы также можете определить, сколько ваши сотрудники тратят по разным категориям расходов, проверить, какие категории увеличивают расходы, и выработать стратегию снижения или устранения этих затрат. Анализ этих отчетов также помогает выявить лазейки в политике расходов, которые приводят к увеличению расходов, и решить, каким поставщикам отдать приоритет, а каким отказаться.

Помогает при составлении бюджета

Бюджеты абсолютно необходимы для бесперебойного ведения бизнеса. Подробные и точные отчеты о расходах помогают составить надежный и информированный финансовый план для будущего вашей организации. Это позволяет выделять более подходящие бюджеты для различных проектов и отделов. С помощью последовательной отчетности о расходах вы можете проверить, соблюдают ли различные отделы или проекты свои пороговые значения бюджета, чтобы обеспечить финансовую безопасность вашего бизнеса в долгосрочной перспективе.

Обеспечивает точную компенсацию

Если сотрудник оплатил деловые расходы из своего кармана, он хотел бы получить точную и справедливую компенсацию. К счастью, вы также хотите убедиться, что запрос является справедливым, чтобы вы не платили больше, чем должны. Отчетность о расходах представляет собой стандартизированный процесс, в ходе которого сотрудники осведомлены о том, что можно, а что нельзя списать на расходы, а также дает организациям более быстрый способ определить, является ли претензия законной.Подробный отчет о расходах с приложенными квитанциями служит убедительным доказательством того, когда, где и как были понесены какие-либо расходы, а также соответствуют ли они политике расходов вашей организации.

Упрощает налоговые отчисления

Многие деловые расходы, понесенные вашими сотрудниками на работе, не облагаются налогом. Однако вы не можете требовать удержания расходов, если они не зарегистрированы должным образом с доказательством того, что они действительно были понесены. Некоторые владельцы бизнеса используют свой банковский счет или выписки по корпоративной карте в качестве источника для перечисления всех вычитаемых расходов.Но важно отметить, что эти ведомости могут не отражать все расходы. С другой стороны, отчеты о расходах упрощают весь процесс отслеживания вычитаемых расходов и их списания в течение налогового сезона. Все, что нужно сделать финансовой команде, — это сложить все расходы, которые могут быть списаны, и ввести их в соответствующие налоговые формы.

От получения до возмещения: процесс отчетности о расходах

Большинство фирм выбирают электронные таблицы, шаблоны и программное обеспечение для составления отчетов о расходах для создания и отслеживания отчетов о расходах.В этом разделе мы узнаем, как отчеты о расходах создаются двумя разными способами — вручную и с использованием программного обеспечения для составления отчетов о расходах.

Ручная отчетность о расходах с использованием настраиваемых шаблонов

Поскольку создание отчета о расходах с нуля каждый раз является утомительной задачей, некоторые организации снабжают своих сотрудников настраиваемыми готовыми шаблонами для подготовки отчетов в формате электронной таблицы или PDF. Вот шаги, необходимые для этого типа отчетов о расходах:

  1. Сотрудник документирует свое имя, контактную информацию, должность, охватываемый диапазон дат и бизнес-цель отчета.

  1. Затем они устанавливают нужное количество строк и столбцов для отчета о расходах. У некоторых фирм есть обязательные столбцы и категории, соответствующие столбцам и категориям расходов в формах налоговой декларации.

  1. Каждый расход вводится в хронологическом порядке с кратким описанием, причем самые последние расходы указываются в отчете последними.

  1. После того, как все расходы будут внесены в отчет, сотрудник должен вычислить промежуточные итоги всех категорий расходов, за которыми следует общая сумма.Промежуточные итоги помогают финансовой группе проанализировать, сколько тратится на каждую категорию расходов.

  1. Наконец, работник должен приложить соответствующие квитанции по всем упомянутым выше расходам. Они могут предоставить отсканированные копии квитанций или ксерокопии в зависимости от того, отправляют ли они отчет в цифровом виде или нет.

  1. Отчет передается линейному руководителю или руководителю отдела, который проверяет отчет и проверяет наличие нарушений политики или мошеннических заявлений.

  1. После получения их одобрения отчет направляется финансовому отделу для возмещения расходов.

Автоматизированная отчетность по расходам

Использование шаблонов отчетов о расходах — это быстрый способ отслеживать расходы малого бизнеса. Однако по мере расширения вашей фирмы это может занять слишком много времени. Поскольку несколько отделов обрабатывают несколько отчетов о расходах в день, вы захотите переключиться на решение для автоматизированной отчетности о расходах, чтобы отслеживать и управлять этими отчетами более эффективно.

  1. Благодаря системе управления расходами ваши сотрудники могут создавать отчеты о расходах на ходу всего несколькими щелчками мыши. Им нужно только заполнить обязательные поля в форме в приложении или получить квитанции в цифровом виде. В последнем варианте из этих квитанций извлекаются данные о расходах, и автоматически создаются детализированные претензии.

  1. После этого все требования о расходах можно сгруппировать в отчет и отправить одним нажатием кнопки.Некоторые приложения обладают достаточной надежностью, чтобы автоматически собирать неподтвержденные требования о расходах из определенного диапазона дат, группировать их и отправлять назначенному утверждающему.

  1. В качестве альтернативы ваши сотрудники могут подключить свой банковский счет, кредитную / дебетовую карту или корпоративную карту к программному обеспечению для составления отчетов о расходах. Выписки могут быть импортированы автоматически, или транзакции по карте могут быть получены непосредственно от провайдера карты. Это упрощает для ваших сотрудников преобразование этих транзакций в заявления о расходах.

  1. Линейный руководитель или руководитель отдела проверяет представленные им отчеты и проверяет наличие предупреждений или уведомлений о нарушениях политики, мошенничестве или дублирующих расходах. Утверждающие могут настроить автоматическое утверждение отчетов без предупреждений и автоматическое отклонение отчетов, не соответствующих критериям.

  1. После проверки утвержденный отчет направляется в финансовую группу, чтобы можно было распределить компенсацию.

Переход на программное обеспечение для составления отчетов о расходах

Сдача отчетов о расходах охватывает первую половину процесса управления расходами.Чтобы контролировать свои бизнес-расходы, также необходимо обеспечить соблюдение политик, своевременное возмещение расходов, успешный аудит расходов и многое другое. Здесь может помочь решение для управления расходами, такое как Zoho Expense. Он устраняет необходимость ручного ввода данных и бумажной работы, предоставляя несколько способов записи расходов на ходу. Расходы Zoho:

  • Автоматизирует создание и отправку отчетов

  • Поддерживает несколько политик расходов

  • Устраняет нарушения политики и мошеннические расходы

  • Повышает прозрачность расходов с помощью интуитивно понятных информационных панелей и аналитических отчетов

Все эти функции помогают сэкономить много времени и денег, сохраняя при этом продуктивность и удовлетворенность ваших сотрудников.Попробуйте Zoho Expense бесплатно сегодня, чтобы оптимизировать процесс управления расходами.

Редактирование отчета о расходах

Отчеты о расходах — это группа отдельных расходов, которые вы отправляете в свой компании для возмещения затрат.

Чтобы создать новый отчет о расходах, выберите Новый отчет о расходах в расходах. список. Чтобы отредактировать существующий отчет о расходах (до его утверждения), щелкните имя в списке расходов.

Первоначальной информацией, необходимой для отчета о расходах, является имя и дата. диапазон.Это может быть что угодно — командировка (гостиница, авиабилеты, и т. д.), месяц расходов — любая система, которую ваша компания использует для оплаты отчеты. Вы можете создать столько отчетов о расходах, сколько вам нужно, и каждый отчет о расходах может содержать столько сведений о расходах, сколько тебе нужно.

Когда вы создали отчет о расходах (или щелкнули имя, чтобы отредактировать существующий отчет), вам будет показан экран редактирования расходов. Это где вы можете добавить или отредактировать сведения о расходах.

Чтобы создать новую деталь расхода, нажмите «Новая деталь». За новый счет отчет, это сделано за вас. Реквизиты расходов имеют следующие поля:

  1. Дата : когда произошли расходы.
  2. Торговец : вот где расход произошел.
  3. Способ оплаты : это то, за что вы платили раньше Расходы. Что действительно важно, так это то, что это личный метод (с возмещением) или компания заплатила как кредитную карту компании (не возмещаемый).
  4. Город: местонахождение счета.
  5. Количество или Количество : сумма денег, которую вы потраченный. В зависимости от типа расходов сумма будет позволяет или количество.
  6. Reimbursable : если отмечено, вы с просьбой о возмещении вашей компанией этих расходов. Это не возможно для методов, оплачиваемых компанией, таких как корпоративные кредитные карты.
  7. Проект и Оплачиваемый : это позволяет вашему компания для отслеживания расходов по проекту и, возможно, для взимания расходов в другую компанию.
  8. Описание : эти поля предназначены для вас, а также для вашей компании, чтобы понять расходы, чтобы вы могли получить компенсацию.
  9. Отсутствует квитанция : обычно вы отправляете копии расходов вместе с данным отчетом о расходах. В этом поле указывается что у вас нет оригинала квитанции, и это будет зависеть от вашей компании если будет принято.
  10. Загрузить вложение после сохранения (если функция прикрепления включена) : после того, как вы сохранили свою информацию, появится окно вложения.

Нижняя часть экрана редактирования расходов — это подробный список расходов. Это сводный список всех деталей, содержащихся в этом отчете. Нажмите на значок в крайнем левом столбце, чтобы отредактировать эту деталь, или нажмите на кнопку удаления

Когда вы закончите добавлять и редактировать расходы детали для этого отчета, затем вам необходимо отправить его на утверждение и возмещение. Сделайте это, нажав на ссылку «Отправить сейчас». В Статус этого отчета в списке расходов изменится с «Не отправлено» на «Ожидает утверждения».Вы можете продолжать вносить изменения в отчет о расходах, пока он не будет утвержден.

Похожие записи

Вам будет интересно

Бесплатная реклама в интернете где разместить – 8 взрывных способа + Фишки

Как правильно начать бизнес: с чего начать свой бизнес, что для этого нужно, где можно сэкономить и какое направление выбрать

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко