Пример описания бизнес процессов компании: Описание бизнес-процессов: примеры

Содержание

Примеры бизнес-процессов в качестве учебной модели.

Указанные ниже примеры бизнес-процессов компании используются в ознакомительных целях и не применяются на практике без дополнительной доработки. В качестве учебной модели бизнес-процесса будет представлен процесс «Управление проблемами».


    Прописаны ли бизнес-процессы в вашей компании? Используетели вы приведенные ниже модели? Как данные модели могут помочь вам устарнить проблемы в вашем бизнес-процессе?

    Процесс управления проблемами предприятия имеет цель устранения ошибок, своевременного обнаружения проблем и формирования комплекса мер по их решению. Здесь приведена общая схема работ для получения эффективного результата бизнес-процесса.

     В начале бизнес-процесса поступает информация о зафиксированных ошибках по двум каналам:

  • Система наблюдения.
  • Service desk.

   Процесс выполнения бизнес-процесса:

  1. Информационная «Система принятия решений» собирает данные о зафиксированных ошибках, присваивает категорию, выставляет приоритет и сохранят в базе данных.
  2. Администратор, отвечающий за информационную систему, назначает ответственный персонал за заявку о возникшей проблеме.
  3. Ответственный работник проводит меры по устранению проблемы и фиксирует в заявке конечный результат.

   Окончание бизнес-процесса. Качественным результатом устранения проблемы является зафиксированное исполнение бизнес-процесса.

   На данных примерах бизнес-процессов компании можно уловить связь используемых объектов моделирования, например, связи и общий функционал между ними. Однако есть и отличия, которые связаны с различным использованием в областях применения управления процессами предприятия.

    IDEF

   При помощи графического инструмента gliffy.com можно смоделировать бизнес-процесс в IDEF нотации. В этом случае модель читают слева направо. По моделям в IDEF0 и IDEF3 удобно проводить анализ процессов изменений (трансформации) состояния объектов и субъектов в бизнес-процессах. Однако, нотация IDEF0 практический никак, не отражает реакцию участников на события внешней среды в процессе.

Из-за этого не получается оценить риски, связанные с изменениями во внешней среде и  смоделировать варианты отката. 

 

     EPC

    Обычно модель бизнес-процесса устранения проблем моделируют в визуальной EPC-совместимой нотации, в таком случае, чтение модели проходит сверху-вниз. По данной модели составляются не только требования к рабочему бизнес-процессу, но и формируется организационная структура для выполнения нескольких бизнес-процессов в компании. Широкий набор графических элементов является скорее недостатком, что оказывается сложным для понимания, в отличии от других нотацияий. Для разработки и чтения процессов в этой нотации необходима предварительная подготовка сотрудников.

        BPMN

    При моделировании бизнес-процесса в BPMN нотации с помощью сервиса bpmn.io, чтение модели происходит слева направо. Такую модель легко имплементировать в уже существующую информационную систему управления потоком работ (workflow tool). Нотация BPMN слишком сложная для восприятия , и даже специалистыс опытом ARIS/IDEF-моделирования вынуждены ее предварительно изучать.


ИС Дракон

 С помощью языка ДРАКОН можно построить целостную модел бизнесс-процессов в компании. Основой ДРАКОН-схемы является простой и понятный чертеж. С помощью ДРАКОН возможно изобразить процесс в ясной и доходчивой форме. Такая форма позволяет сократить умственные усилия, необходимые для восприятия, понимания и принятия решения относительно характеристик процесса по заданным требованиям. Так же облегчается понимание описываемых процессов и обеспечивается их однозначное толкование.

Чем язык ДРАКОН для описания бизнес-процесса лучше, нежели другие схемы?

  • Он понятный – легко воспринимается.
  • Он простой –  реально используется 5 значков, которые позволяют описывать всю  логику.
  • У других нотаций нет средств, которые  хранят код разработки.


    Данные нотации помогают заказчику принимать последовательные действия, позволяющие достичь идеального результата. Но самым простым и эффективным является Дракон, из-за простоты его восприятия, наглядностью действий и способностью получения запланированного результата.

     Остались вопросы? Хотите достичь положительных результтов для вашей компании? Звоните по номеру 290-92-14, напишите нам на [email protected]

 

Читайте также:

Схема бизнес-процессов: просто о сложном

Как оптимизировать бизнес-процесс в компании и заставить ее работать по-новому?

Как проанализировать бизнес-процессы?

описание и оптимизация бизнес-процессов с целью внедрения информационной системы

1. Системный подход к описанию бизнес-процессов с целью внедрения ИС
1.1. Системный подход к описанию бизнес-процессов Задание 1: Оценка уровня зрелости системы процессного управления.
  • Выполняется на примере компании обучаемого.
  • Правильный ответ или пример ответа для этого задания отсутствует.
1.2. Уровни, способы и форматы описания бизнес-процессов Задание 2: Задача Льва Толстого.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
1.3. Выделение бизнес-процессов верхнего уровня, определение владельцев процессов, должностных лиц, ответственных за автоматизацию процессов и функциональных заказчиков Задание 3: Разработка карты бизнес-процессов первого уровня с указанием ответственных.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
Задание 4: Формирование матрицы распределения ответственности за бизнес-процессы первого уровня.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
2. Методы обследования бизнес-процессов и организация работ по их обследованию
2.1. «Золотые правила» описания бизнес-процессов и методы сбора информации о процессах Задание 5: Рассмотрение диаграммы процесса на предмет поиска несоответствий «золотым правилам» процессного описания.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
2.2. Организация работ и организационная структура проекта по описанию бизнес-процессов с целью внедрения ИС Задание 6: Разработка плана по сбору информации о бизнес-процессе.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
3. Технология описания бизнес-процессов
3.1. Три этапа описания бизнес-процесса Задание 7: Разработка модели бизнес-процесса.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
Задание 8: Разработка модели границ (окружения) для выбранной функции бизнес-процесса.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
Задание 9: Разработка модели функции для выбранной функции бизнес-процесса.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
3.2. Использование логических операторов и ролей при описании процессов с целью внедрения ИС Задание 10: Поиск ошибок отображения логических операторов в модели функции.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
Задание 11: Составление ролевой матрицы и ролевой таблицы.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4. Современные нотации описания бизнес-процессов
4.1. Современные нотации описания бизнес-процессов и их основные отличия Задание 12: Определение количества различных нотаций, получающихся в результате комбинаций исходных вариантов их основных отличий.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4.2. Классическая нотация описания бизнес-процессов Задание 13: Сравнительный анализ способов отображения организационных единиц на модели функции.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4.3. Нотация VAD/EPC Задание 14: Поиск ошибок построения EPC-диаграмм.
  • Выполняется на представленном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4.4. Нотация BPMN Задание 15: Определение количества возможных комбинаций выполняемых действий после разветвления сложного шлюза нотации BPMN.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4. 5. Нотация IDEF0/IDEF3 Задание 16: Повышения наглядности и упрощение модели бизнес-процесса, разработанной в нотации IDEF0.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
4.6. Разработка соглашения по моделированию Задание 17: Определение нотации, соответствующей заданным отличительным характеристикам.
  • Выполняется на представленном примере.
  • Правильный ответ или пример ответа для этого задания отсутствует.
5. Разработка регламентов и инструкций по работе с ИС Задание 18: Разработка технологической инструкции на основе модели функции.
  • Выполняется на представленном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
6. Реинжиниринг и постоянное совершенствование бизнес-процессов
6. 1. Разработка ключевых показателей бизнес-процессов Задание 19: Определение и построение BSC-карты ключевых показателей бизнес-процесса.
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
Задание 20: Мониторинг и анализ ключевых показателей бизнес-процесса.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
6.2. Технологии анализа и оптимизации бизнес-процессов Задание 21: Анализ матрицы распределения ответственности за бизнес-процессы.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Предоставляется правильный ответ на это задание.
6.3. Методы реинжиниринга бизнес-процессов – BPR Задание 22: Расчет степени организационной фрагментарности.
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Правильные ответы на эти задания предоставляются вместе с пояснениями.
Задание 23: Реинжиниринг бизнес-процесса и расчет показателей его длительности и эффективности операционного цикла (PCE).
  • Выполняется на предложенном примере.
  • Правильные ответы на эти задания предоставляются вместе с пояснениями.
6.4. Методы постоянного совершенствования бизнес-процессов – CPI Задание 24: Причинно-следственный анализ ключевого показателя «Количество клиентов».
  • Выполняется на предложенном сквозном примере компании.
  • Предоставляется пример ответа на это задание.
Приложение 1. Описание бизнес-процессов с применением инструментов 1С

Услуга Описание бизнес-процессов

Описание услуги и результаты

Описывать процессы можно по-разному и для разных целей. Мы владеем всеми перечисленными здесь вариантами. Выбирайте, что Вам нужно.

В какой форме описываем бизнес-процесс?

Мы можем описать процесс разными способами:
•   регламент (стандартная форма)
•   только схемы (в различных нотациях: ePC, IDEF, WorkFlow и др. )
•   техническое задание на программу
•   специально разработанный формат

Описание бизнес-процесса может быть сделано в форме регламента, включающего в себя схемы и текстовые пояснения,  или только модели (схемы) бизнес-процесса в соответствии с любым из существующих стандартов (включая ГОСТ ИСО) или по Вашим требованиям.

Для кого описываем?

Если нужно описать процессы «для людей» (для объяснения, контроля сроков, распределения ответственности и др.) — у нас есть понятный стандарт (шаблон и правила). Нашими регламентами легко могут пользоваться неспециалисты. Часто новый работник может выполнить процесс, не задавая никому вопросов, а только читая наш регламент.

Бывает, нужно «перевести» с языка пользователей на язык айтишников — для этого у нас есть разные формы технических заданий, включающих разработку функционала, интерфейсов, описание внутренней архитектуры программ, анализ возможностей конкретной программы и описание нужных доработок.

Если же нужно просто внести ясность в работу сотрудника — то лучше выбрать услуги из раздела Нормирование.

Нужно не только описание процессов, но и анализ?

Иногда нужно выявление уязвимостей. Мы можем быстро  и понятно описать «как есть» один процесс, с выделением в нём «мутных мест», «дырок», основных потерь и написанием своих рекомендаций, как их устранить.

Объем описания — от одного процесса до всех процессов компании

Мы можем описать и всю деятельность компании с разной степенью глубины и подробности. При описании бизнес-процессов всей компании разрабатываем для Вас план на основе общего алгоритма регламентации.

Глубина описания — от общего к деталям

Мы можем описать как структуру процессов, их входы-выходы, взаимодействие и распределение ответственности на верхних уровнях, так и расписать всё подробно, до уровня рядовых специалистов.

Среди сопутствующих услуг у нас есть и очень подробное описание операций: стандартизация, хронометраж, посекундная оптимизация.

Образец и структура регламента


скачать
Результат, что вы получите

•  Регламент бизнес-процесса в электронном виде (word и pdf), сделанный по нашему стандарту или же по согласованному с Вами другому стандарту,
•   регламент согласован с владельцем процесса с Вашей стороны (что он отражает реальную ситуацию)
•  В регламенте указаны комментарии по всем найденным недостаткам и проблемным местам, и даны рекомендации (если заказывали анализ)
•  Исходники схем (модель) процесса в Visio (или другой среде на Ваш выбор). Вы можете выбрать любую нотацию из существующих, задать свою или использовать рекомендованную нами.

BPMN-процессы: примеры и моделирование бизнес-процессов

BPMN – Business Process Management Notation – это система условных обозначений для построения схемы протекания бизнес-процессов (моделирования бизнес-процессов). Моделирование бизнес-процессов играет важнейшую роль для управления предприятием. Если в компании работают более 50 человек, то собственник уже не способен лично контролировать всё происходящее, поэтому для него становятся “тайной” многие взаимодействия сотрудников, особенности производства, обслуживания клиентов.

Помимо этого, моделирование бизнес-процессов помогает создать нотации – схемы, инструкции, руководства для сотрудников. Когда каждый знает, в какой последовательности и что он должен делать с поступающими задачами, появляется возможность с помощью модернизации этих схем увеличить производительность труда, уменьшить затраты времени и других ресурсов на обработку задачи.

Моделирование бизнес-процессов незаменимо, если предприятие собирается автоматизировать систему управления. По мнению специалистов, невозможно автоматизировать хаос. Поэтому сначала потребуется зафиксировать, как всё работает на данный момент, и внести нужные изменения в схему работы.

Построение бизнес-процесса – не всегда простое дело, потому что требуется не только начертить некую схему (в употребление вошло понятие BPMN-диаграмма), но и продумать, как практически будет происходить тот или иной процесс, регламентировать его, донести этот регламент до каждого сотрудника, протестировать, как всё происходит на практике, подумать над недостатками и вариантами их исправления.

С более подробным описанием нотации BPMN вы можете ознакомиться в этой статье. Ниже мы подробнее остановимся на процессе построения схем BPMN-процессов и приведём примеры таких схем.

Как происходит моделирование бизнес-процессов BPMN

В основе любой схемы такого типа лежит событие. К событиям могут относиться:
  • Получение заявки от клиента (начальное событие).
  • Создание документа.
  • Согласование документа.
  • Отправка товара клиенту.
  • Получение отзыва от клиента (конечное событие, если не требуется обработать отзыв).
  • Другие события.
  Помимо событий, существуют шлюзы. Именно они позволяют получить конкретную схему бизнес-процесса, потому что они регламентируют движение процесса. Это многочисленные связки-переходы с логическими значениями «далее», «если», «и». Они позволяют бизнес-процессам ветвиться: от одного события (например, поступление заявки) отходят несколько шлюзов: фиксация заявки, обработка заявки, сбор контактных данных от клиента, и так далее.

Для моделирования бизнес-процесса в соответствии с нотацией BPMN чаще всего используется специальное ПО для моделирования бизнес-процессов или BPM-системы, способные не только составлять схемы, но и обеспечивать реальную работу бизнеса по этим схемам.

Одним из вариантов ПО, с помощью которого можно проводить как моделирование, так и автоматизацию бизнес-процессов, является Comindware Business Application Platform – отечественная Low-code платформа для моделирования и управления BPMN-процессами и цифровой трансформации предприятия.

Моделирование бизнес-процессов BPMN на примере взаимодействия с клиентами

Купив платформу Comindware, вы сможете создать любое ИТ-решение для своего бизнеса. Например, систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Создание практически любого решения для бизнеса, включая CRM, не обходится без создания бизнес-процессов. Среди важных возможностей платформы от Comindware – импорт бизнес-процессов, созданных в соответствии с нотацией BPMN 2. 0, из других систем. Например: компанией уже было проведено моделирование бизнес-процессов с помощью системы BPM, использовавшейся ранее. Импорт бизнес-процессов позволяет не проделывать повторно работу, которая уже была выполнена, и избежать лишних сложностей при внедрении CRM-системы на базе Comindware Business Application Platform.

Для примера, один из процессов BPMN, созданный в системе CRM на платформе от Comindware, может выглядеть так:

Также возможность импорта BPMN-процессов пригождается, если компания принимает решение приобрести у сторонних поставщиков шаблонные бизнес-процессы, вместо того чтобы моделировать их самостоятельно.

Стоит также отметить, что данная платформа относится к типу Low-сode, что обеспечивает минимальное участие IT-отдела в создании и запуске в работу бизнес-процессов, а также позволяет бизнес-аналитикам вносить необходимые правки в процессы «на лету», своими силами.

Моделирование бизнес-процессов BPMN на примере документооборота

Платформа от Comindware прекрасно подходит для упрощения и углубления автоматизации бизнес-процессов в рамках систем электронного документооборота (СЭД). Утверждение и подписание договора – наиболее типичный процесс в рамках документооборота любой компании. С помощью пользовательского инструмента от Comindware, входящего в функционал платформы и доступного из любого веб-браузера, появляется возможность без лишних сложностей собрать такой процесс в соответствии с BPMN 2.0.  Он может выглядеть, например, так, как показано на скриншоте ниже.

Важное достоинство Comindware Business Application Platform состоит в том, что разработанные на ней решения легко интегрируют собственно документооборот со сквозными бизнес-процессами компании, нацеленными на создание ценности для клиента или достижение бизнес-цели компании. Например, появление входящего документа может автоматически запускать конкретный бизнес-процесс, в зависимости от типа этого документа. Организация хранилища документов, автоматизация их оборота и управление статусами происходят при постоянном фокусировании на бизнес-целях, что помогает не только модернизировать документооборот, но и сократить до минимума его отрыв от реальности и бюрократии.

Эти примеры процессов BPMN иллюстрируют важные достоинства решений, которые можно создать на базе платформы от Comindware. Помимо этого, такие решения выгодны тем, что требуют минимальных затрат на этапе внедрения и дают возможность внедрять их постепенно, расширяя сферу применения от одной области (например, CRM) на всю работу предприятия. Это позволяет избежать потрясений при резкой смене ПО, понемногу обучить персонал и, что самое главное, сначала оценить реальные преимущества платформы, а затем углублять использование решений, созданных на её базе.

Закажите демо-версию бесплатно, чтобы оценить пользу Comindware Business Application Platrorm для вашего бизнеса.

Заказать демо

Анатолий Белайчук, признанный эксперт в области BPM и автоматизации процессов. Имеет свыше 20 лет опыта руководящей работы и консалтинга в области управления бизнес-процессами. Является президентом Российского отделения Международной ассоциации BPM-профессионалов — ABPMP Russian Chapter, а также соавтором перевода спецификации нотации BPMN.

https://www.facebook.com/anatoly.belaychuk

Реинжиниринг: выстраиваем бизнес-процессы заново — Сбербанк

Без осмысления каждого этапа бизнес-процесса руководство может считать, что проблема не в процессе, а в сотруднике на конкретной должности, и вместо реинжиниринга проводить кадровые перестановки.

Увольнение всех продавцов-консультантов не поможет, если проблема в организации процесса обучения новичков. Придут другие, но лучше не станет.

Товары из интернет-магазина A доставляют всего два курьера, которые часто опаздывают. У нового онлайн-магазина B шире ассортимент, больше курьеров, они вежливы и всегда приезжают в срок. В ответ на это в компании A создают отдел контроля за курьерами, которые постоянно им звонят, чтобы узнать местоположение. А нужно пересмотреть систему выдачи заказов курьерам и точнее рассчитывать фактическое время доставки.

Сотрудники проектной команды не заинтересованы в изменениях или слишком увлечены распределением ролей в команде, из-за чего долго определяют и классифицируют этапы бизнес-процессов и упускают цели, которых должны достичь.

Коллектив компании, из которого собиралась команда для реинжиниринга, до этого был не слишком сплочённым или не имел финансовой мотивации для того, чтобы работать качественно. В такой команде каждый сотрудник будет просто перетягивать одеяло на себя.

На это уходит больше времени и денег.

Продажи пекарни падают. Для того чтобы исправить ситуацию, владелец решает продавать не только круассаны, но и хачапури. Придётся сменить вывеску, дизайн заведения, меню, нанять новых поваров и уволить работающих сейчас, найти новых поставщиков, купить специальную печь. А ведь можно просто разработать стандарт общения с клиентами, создать программу лояльности и добавить сезонное меню.

Распространённая ситуация, когда руководство понимает, что у компании есть проблемы, но для радикальных изменений недостаточно ни штатных специалистов, ни денег на оплату услуг консультантов.

Предприниматель — производитель мыла ручной работы понимает, что нуждается в реинжиниринге, но весь штат состоит из технолога — создателя компании и его помощницы, которая выполняет механическую работу и подключается только в случае крупного заказа. Обороты не позволяют пригласить эксперта, а знаний одного сотрудника недостаточно для коренных изменений.

Руководство отступает, встречая сопротивление сотрудников, которые не видят необходимости в реинжиниринге или хотят избежать его последствий. Такое возможно, если управление строится не на принципах делового сотрудничества и финансовой мотивации, а на дружеских связях.

Двое приятелей открыли кафе. Один стал директором, другой — шеф-поваром. Через год работы первый заметил, что поток клиентов уменьшился, и обнаружил большое количество жалоб на качество блюд и сервис. Тогда он предложил партнёру провести реинжиниринг и изменить процессы на кухне. Но шеф-повар и его подчинённые отказались воспринимать критику «авторской концепции» кафе. Ещё через полгода владельцам пришлось закрыть заведение из-за убытков.

8 шагов, чтобы описать бизнес-процессы с помощью нотации BPMN

Найти общий язык с коллегами по отделу легко — все свои. Но чтобы бизнес рос и сохранял устойчивость, понимать друг друга должны все подразделения в компании. Для этого нужно наладить понятные каждому сотруднику процессы. Описать их можно даже без слов — с помощью нотации BPMN. 

Георгий Ржавин — руководитель BPM-направления в GlowByte Consulting и вице-президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами, более 10 лет помогает описывать процессы с помощью BPMN в компаниях из разных сфер.

Георгий рассказал, чему нужно научить сотрудников, чтобы начать использовать нотацию BPMN, и как этот инструмент поможет компании быстрее решать проблемы.

#1. Ответьте на вопрос: нужно ли это вашему бизнесу?

Итак, BPM (Business Process Management) — это управленческая дисциплина, набор знаний о том, как регулировать процессы в компании. А BPMN (Business Process Model and Notation) — инструмент описания бизнес-процессов в рамках BPM.

Считается, что маленьким компаниям и стартапам не нужно использовать нотацию BPMN. Но я все же вижу в этом смысл, если в организации уже есть более-менее понятная бизнес-модель и пройден этап ежедневных изменений. 

Когда планируется новое направление, можно еще «на берегу» побрейнштормить, посмотреть на бизнес-процессы с точки зрения клиента, описать их — и только потом запустить. 

Приведу пример из практики. Я внедрял BPMS в небольшой компании (20 человек) из сферы импорта/экспорта. Формально описывать процессы с помощью нотации BPMN было рано — команда сидит в одном помещении и легко синхронизирует работу. Но руководитель считал, что систематизация поможет им развивать бизнес. 

Мы описали и автоматизировали основные процессы, в том числе обслуживание клиентов. И это позволило быстро и безболезненно перейти на удаленку при карантине: люди сидят по домам, а процессы уже описаны и налажены.      

#2. Заручитесь поддержкой руководителей 

«Продать» идею использования нотации BPMN владельцу и топам может любой руководитель в компании. Для этого можно протестировать инструмент в своем подразделении. Локальный успех — это аргумент, чтобы масштабировать его применение на всю компанию. Например, если описание процессов по нотации BPMN позволило найти «бутылочное горлышко» в работе с клиентами, открывается возможность исправить его и улучшить результаты. 

Поддержка топ-менеджмента необходима. Появление нового инструмента — это перемены, и сопротивление может возникнуть даже в продвинутых командах. Без содействия топов любое изменение будет в лучшем случае локальным.

Но идеальный вариант, когда инициатор — даже не наемный менеджмент, а владелец. 

#3. «Продайте» выгоды BPMN команде

По сути, нотация BPMN — это общий язык для коммуникации между IT-специалистами, бизнес-подразделениями и программами (его хорошо понимают BPM-движки).  

Если вы начинаете использовать инструмент BPMN и в офисном коридоре услышите фразу «Процессы какие-то “кривые”» — это повод радоваться, а не отчаиваться, потому что бизнес начал мыслить процессами. В этом и заключается основная ценность нотации. 

Да, в бизнес-подразделениях все трансформируется в деньги. Но сначала необходимо наладить именно процессы — это помогает быстро меняться и решать проблемы.  

Если бизнес мыслит процессами, ему проще объяснить потребности компании IT-специалистам. А они, в свою очередь, лучше понимают и поддерживают бизнес. 

#4. Подготовьтесь к сложностям «на берегу»

Все компании разные, но препятствия, с которыми они могут столкнуться при внедрении BPM, — одинаковые:

#1. Сопротивление изменениям. Здесь необходима поддержка руководителей и «продажа» выгод использования BPMN сотрудникам.

#2. «Слом» мышления с функционального (привычен для 90% компаний) на процессный. Нужно учиться думать не только о своей роли, но и о том, как она связана с работой остальных подразделений. Например, если коллега из другого отдела отправляет сотруднику документ на 100 записей, а нужны только 3 — человек поднимет этот вопрос, чтобы упростить процесс. Никто не должен выполнять лишнюю работу. BPM вводит новые роли. Руководители становятся владельцами процессов, а значит, привыкают нести больше ответственности.

#3. Команде бывает сложно научиться обмениваться информацией в виде схем. Но именно так формируется процессное мышление. Описание процессов визуально и дублирование текстом — это только переходный этап. Например, в одной из компаний нотация BPMN использовалась годами. И когда я предложил все-таки завершить процесс — оставить только схемы и сноски, сотрудники стали жаловаться, что документы приходят с ошибками — мол, тексты с длинными описаниями исчезли. Оказалось, что на схемы никто и не смотрел. 

#5. Организуйте обучение 

Применение нотации BPMN — это микс теории и практики. Нужно выучить базовые понятия, а потом — анализировать процессы, описывать их и переводить в схемы. Этот навык, как и любые другие, формируется только на практике. Например, мой курс «Нотации BPMN» состоит из 10 занятий — для старта этого более чем достаточно.

Учебников по BPMN на русском языке с качественным переводом еще мало. Но есть общая «библия» для тех, кто хочет управлять процессами, — BPM CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge). 

Нотация BPMN живет не в вакууме, а в рамках управленческой дисциплины BPM. Это полезный инструмент, но сформировать процессное мышление поможет только изменение системы в целом. 

Из программного обеспечения подходят, например, Сawemo, Business Studio, Camunda-modeller, STORM.

#6. Начните с базового уровня 

Владение нотацией BPMN можно условно разделить на три уровня: базовый, средний и высокий. 

Чтобы запустить BPMN в компании, освойте начальный. Он включает основные термины и навыки, которых достаточно для описания процессов в подразделениях, общения с коллегами на первом этапе. И этого хватит, чтобы согласовывать процессы с руководством — с понятной логикой, но без погружения в детали. 

Например, базовый уровень в рамках моего курса включает такие пункты теории и практики:

  • Токен
  • Экземпляр процесса 
  • Развилка «И», развилка «ИЛИ/ИЛИ» 
  • Начальное и конечное событие
  • Абстрактная задача
  • Распределение ответственности: пулы и дорожки
  • Демонстрация создания схемы бизнес-процесса на базовом уровне BPMN в программе Cawemo
  • Моделирование простого процесса

Приведу самый простой пример описания процесса — «письмо от клиента»:

  • Начальное событие — получение письма от клиента.
  • Первая задача — «Что делать?»: прочитать письмо и принять решение, требуется ответ или нет. Если требуется, то назначить ответственного за его подготовку.
  • Вторая задача — ответственный, получив письмо, готовит и отправляет ответ клиенту.
  • Третья задача (опционально) — если ответственный нарушает SLA подготовки ответа клиенту, система сообщает о факте нарушения, а руководитель принимает соответствующие меры.

Для составления схем в нотации BPMN используется много специальных значков. Но только пара десятков нужны для работы постоянно: их легко запомнить, а редкие — при необходимости «подсмотреть» в глоссарии. 

Не пытайтесь «перепрыгнуть» базовый уровень и описать все процессы в компании сразу, да еще и детально. Я сталкивался с такими кейсами. Итог один: проходит год, и руководитель, ответственный за использование нотации BPMN, едва живой от усталости. В компании есть тысячи схем, но половина — уже не актуальны, потому что бизнес успел измениться. 

Запускайте использование BPMN поэтапно:

#1. Начните с «крупных мазков»: опишите общую архитектуру компании.

#2. Определите процессы трех категорий: основные, вспомогательные и процессы развития.

Основные сквозные процессы — те, на которых компания зарабатывает (в них всегда есть клиент и деньги). Например, это работа с лидами и клиентами, предоставление услуг. 

Вспомогательные процессы не приносят деньги напрямую, но необходимы для основных (например, бухгалтерия, маркетинг, HR) — обработка платежей, выплата налогов, наем сотрудников и пр. 

Процессы развития отвечают за то, чтобы компания оставалась современной и эффективной, например, разработка стратегии.

#3. Переходите к деталям: распределите процессы по степени важности в текущей ситуации и опишите их. 

#4. Регулярно сверяйте процессы со стратегией бизнеса и пересматривайте их. 

#7. Выберите подход к масштабированию ВPMN 

Это зависит от размеров компании. Например, в маленькой организации владелец может пройти обучение сам и передать знания команде. 

В среднем и крупном бизнесе есть два подхода запуска BPM и нотации BPMN как ее инструмента:

  • централизованный
  • децентрализованный

Централизованный: создается специальное подразделение, так называемый центр компетенций по BPM, куда приглашаются подготовленные специалисты или сотрудники компании, которые прошли обучение. Они транслируют свои знания всем подразделениям и помогают бизнесу описывать процессы. 

Децентрализованный: в этом случае отдельный бизнес-аналитик (или правильнее говорить — процессный аналитик) «прикреплен» к каждому большому подразделению. Но даже при таком подходе лучше иметь центр компетенций по BPM, чтобы создать общие правила игры, или «регламент регламентов» — документ с нюансами описания процессов в компании. 

Нотация BPMN — строгая, но без центра управления каждое подразделение может придумать «авторский стиль» ее реализации. Например, дорожки схем можно оформлять вертикально, а можно — горизонтально. Если все будут делать это по-разному — у IT-специалистов закружится голова. 

#8. Следите за прогрессом и повышайте левел 

Управление бизнес-процессами — это как ЗОЖ: игра в долгую, постоянное поддержание компании в хорошем тонусе. В отличие, например, от модного сейчас RPA (Robotic Process Automation), которое дает быстрые эффекты. В управлении бизнес-процессами нет финальной точки: нужно постоянно сверяться со стратегией, вносить изменения в описание, повышать уровень процессной зрелости.  

Чтобы определить, на каком уровне находится компания, можно использовать шкалу из стандарта CMMI (Capability Maturity Model Integrated):

#1. Начальный: процессы не идентифицированы, плохо контролируются, новые создаются в результате событий или по указанию руководства. 

#2. Управляемый: процессы определены на уровне проектов, формируется политика и процедуры.

#3. Определенный: описаны основные процессы (модели, жизненные циклы). 

#4. Управляемый на основе количественных данных: процессы мониторятся, контролируются и анализируются по общим критериям, все время улучшаются. Как правило, уже используется автоматизированная ВРМ-система.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

#5. Оптимизируемый: процессы «живут» — постоянно пересматриваются, совершенствуются, компания быстро адаптируется к внешним вызовам.  

Повышение уровня процессной зрелости увеличивает эффективность и конкурентоспособность компаний. Например, McDonald’s: рестораны открыты по всех регионах, меняют меню, поставщиков — но качество услуг одинаково высокое в каждом уголке планеты. 

Хороший пример — Dodo Pizza: российская сеть быстро захватывает новые рынки, от Китая до Европы, потому что в ядре ее бизнеса — информационная система с описанными и автоматизированными процессами. 

Когда процессы управляемы, описаны и понятны всем сотрудникам — компания готова к изменениям. Именно такие организации сохранили устойчивость и легче других адаптировались к коронакризису. 

Последние материалы

Технология описания бизнес-процессов компании

Каталог


Технология описания бизнес-процессов компании

Деятельность любой компании имеет основной производственный цикл. С точки зрения описания бизнес-процессов. Все частицы в компании движутся от терминала к терминалу претерпевают изменения и в конце этого цикла мы получаем ПРОДУКТ, который обмениваем на деньги.

Это происходит в любой организации государственной или коммерческой.

Предположим, что нам нужно что-то произвести. И нам нужно сделать, так чтобы добиться нужного нам качества. Для этого нам нужно иметь понимание технологии того что мы хотим произвести. Направить поток частиц в нужной последовательности и сделать так, чтобы потоки не перемешивались.

Для нас важно разложить технологию на составляющие этапы, шаги. Мы назовем эти шаги процессами. И описать каждый процесс от начала до конца, когда мы получим продукт. Частицы входят в организацию, претерпевают изменения и выходят из нее.

Бизнес-процесс— это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс должен иметь ответственного.

Блок-схема— распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями.

Отсутствие описания бизнес-процессов приводит к стихийному производственному процессу, к тому же изменяющемуся при появлении новых сотрудников и необязательно в лучшую сторону.

Описание бизнес-процессов — это та основа, при помощи которой компания может получать запланированные результаты.

Путаница– это бессистемный поток частиц. Частицы перемешиваются, сталкиваются и остаются внутри этой зоны. Если терминал не дает поток наружу, значит он ничего не производит.

При диагностике «как есть» всех этапов в производственном цикле компании мы получаем материал для обработки и анализа текущей картины в компании, а также видим проблемы, имеющиеся у сотрудников, и как они видят их решения. Эти этапы можно назвать подготовительными для реинжиниринга бизнес-процессов.
Каждый проект по описанию бизнес-процессов состоит из ряда шагов. В зависимости от того, с какой целью проводится проект, и какие результаты от него ожидаются, некоторые из этапов могут исключаться из проекта или наоборот добавляться.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Описание структуры компании «как есть».

Этап 2. Анализа модели организации «как есть».

Этап 3. Разработка структуры компании «как надо».

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.

Типы Бизнес-процессов

Бизнес-процессы организации начинаются за долго до того момента, как организация сформировалась, как компания, имеет посты и штатное расписание. Любой бизнес-процесс начинается с идеи, но этот аспект деятельности организации не является целью данной работы.

Бизнес-процесс, который мы будем рассматривать, начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Целью описания бизнес-процессов в компании является определение «слепых» зон, где, как правило, образуются «завалы», которые образуют путаницу, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.

Существуют три вида бизнес-процессов:

1. Управляющие— бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

2. Операционные— бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются, Производство, Маркетинг и Продажи.

3. Поддерживающие— бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка.

Бизнес-процесс может быть разложен на несколько подпроцессов, которые направлены на достижение цели основного бизнес-процесса.

Бизнес-процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать лишние действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов мы получаем ПОДПРОДУКТ, который является частью продукта компании.

У любого бизнес-процесса должно быть ответственное лицо.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания.

На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления.

На третьем шаге описывается организационная структура компании, и

На четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Пять шагов описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Основные правила:

  • При описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, нужно забыть про существующую структуру.

  • На одном уровне нужно «разложить» бизнес-процессы по одному критерию.

  • Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора .

Например, для компании «Альфа», которая занимается торговлей фруктами, соками и сухофруктами бизнес-направлений, состоящее из элементов:

построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 2).

Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании «Альфа».
Далее каждое направление разбивается на составляющие подпроцессы

Глубина описания бизнес – направлений.

Если предприятие имеет большую номенклатуру продукции.

То опускаться при разбиении бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы.

Это значит., что для каждого бизнес-направления, в дальнейшем, будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, линии и потоки, как бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Шаг 2. «Описание функций в бизнес-направлениях»

Вторым шагом описания организации «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые происходят в организации и которые прямым или косвенным образом поддерживают бизнес-направления. На данном шаге строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ.

При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая дробитьсяна работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют .

Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

  • работы ясны и понятны сотрудникам компании — являются элементарными,

  • понятен конечный результат работы и способы его достижения,

  • временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.

Далее в статье будут использоваться понятия: дерево функций и дерево бизнес-процессов. Давайте рассмотрим, что такое функция, бизнес-процесс и различия между ними. И функция и бизнес-процесс состоят из работ. Различие между ними заключено в том, что:

Функция состоит из работ однородных и является частью процесса;

Процесс–состоит из разнороднык функций и на выходе имеет результат или Подпродукт.

По своей сути функция и бизнес-процесс – это различные варианты объединения работ, реализуемых в компании. Более того эти понятия являются относительными.

Классификация бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «как есть» получается большое количество работ. Для того, что бы повысить эффективность обработки большого количества информации, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие в компании делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями .

  • Основные бизнес-процессы – генерируют доходы компании;

  • Обеспечивающие бизнес-процессы – поддерживают инфраструктуру компании,

  • Бизнес-процессы управления – управляют компанией,

  • Бизнес-процессы развития – развивают компанию.

Основные бизнес-процессы.

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания.

  • Процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента.

  • Процессы, прямой целью которых является получение доходов.

  • Процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Последнее определение предложили классики реинжиниринга бизнес-процессов М. Хаммер и Д. Чампи. Ими было предложено использовать данное определение как один из методов определения, того — является ли процесс основным или нет. Согласно этому методу у внешнего клиента нужно спросить готов ли тот платить деньги за данный бизнес-процесс или нет. Если клиент ответит «да», значит данный процесс является основным, если «нет», то процесс относят к одной из трех оставшихся групп.

Какова отличительная особенность основных бизнес-процессов, какова их роль, каково их предназначение? (Таблица 1) Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Далее это будет рассмотрено на практических примерах.

Основные бизнес — процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение и их ни в коем случае нельзя отдавать на аутсорсинг. Если их отдать на аутсорсинг, организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 1. Характеристики основных бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость продукта, предлагаемого компанией;

· Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов;

· Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

· Представляют «зеркальное отражение» бизнес — направлений деятельности;

· Являются источником генерирования доходов;

· Определяют профиль бизнеса;

· Имеют стратегическое значение;

· Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Давайте рассмотрим пример построения дерева основных бизнес-процессов на примере компании «Альфа». Первый вариант дерева бизнес-процессов состоит из следующих элементов:

  • Закупка

    • Закупка фруктов ;

    • Закупка соков ;

    • Закупка сухофруктов.

  • Хранение

    • Хранение фруктов;

    • Хранение сока;

    • Хранение сухофруктов.

  • Продажа

    • Продажа фруктов;

    • Продажа соков;

    • Продажа сухофруктов.

При построении данного варианта дерева основных бизнес-процессов на первом уровне дерева был применен критерий декомпозиции — функция», а на втором уровне – продукт (рис. 2).

Оказывается, что построение дерева бизнес-процессов не является однозначной задачей и имеет несколько решений. Для одной и той же компании можно построить несколько вариантов таких деревьев. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов для компании «Эврика» получается, если поменять последовательность применения критериев декомпозиции – функция и продукт.

  • Торговля фруктами.

    • Закупка фруктов;

    • Хранение фруктов;

    • Продажа фруктов.

  • Торговля соками.

    • Закупка соков;

    • Хранение соков;

    • Продажа соков.

  • Торговля сухофруктами.

    • Закупка сухофруктов;

    • Хранение сухофруктов;

    • Продажа сухофруктов.

Обратите внимание, что нижний уровень первого варианта и верхний уровень второго варианта дерева бизнес-процессов компании «Альфа» является зеркальным отражением дерева бизнес-направлений (рис. 3).

Рис. 3. Второй вариант дерева основных бизнес-процессов компании «Альфа»

Данный подход также согласуется с одним из принципов эффективного управления согласно которому любой сложный объект или задачу управления необходимо расщепить на ряд простых независимых.

Обеспечивающие бизнес-процессы.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности — это обеспечивающие процессы. В отличие от основных обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиент за них не готов платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т.д.

Давайте рассмотрим определение обеспечивающих процессов.

  • Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации.

  • Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые могут продаваться на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения (Таблица 2).

По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива — компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно в виду своей специализации и наличия больших компетенций и опыта.

Таблица 2. Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы;

· Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

· Выходы могут продаваться на внешнем рынке;

· Не имеют стратегического значения ;

· Могут превратиться в основной бизнес-процесс;

· Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи их исполнения на аутсорсинг.

Шаг 3. «Описание бизнес-процессов управления и развития»

Бизнес-процессы управления.

Третья группа бизнес-процессов это процессы управления. Процессы управления являются тоже обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

  • Процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность.

  • Процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческим процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» управляет объектом «клиент», бизнес-процесс «управление персоналом» — объектом «Персонал» и т. д. (Таблица 3).

Таблица 3. Характеристики бизнес-процессов управления.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации, регулируют ее текущую деятельность;

· Бизнес-процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

· Имеют типовую внутреннюю структуру:

· Планирование ;

· Организация ;

· Учет ;

· Контроль ;

· Регулирование .

· Различие между процессами управления определяется спецификой объектов управления, которыми процесс управляет:

· «Стратегия» ;

· «Деньги» ;

· «Персонал» ;

· «Потребитель» ;

· «Товарный запас» ;

· «Активы» ;

· и т.д.

Типовая структура бизнес-процессов управления представляется стандартной цепочкой управленческого цикла, который состоит из следующих этапов:

Этап 1. «Планирование». На данной этапе собирается информация, проводится ее анализ и разрабатывается план действий.

Этап 2. «Организация». После разработки плана нужно обеспечить его реализацию — довести мероприятия до сотрудников, замотивировать и обеспечить сотрудников необходимыми для реализации плана ресурсами.

Этап 3. «Учет». По истечении установленного периода нужно собрать фактическую информацию о выполнении запланированных работ и достигнутых результатов.

Этап 4. «Контроль». После проведения учета план сопоставляется с фактической информацией и проводится анализ план-фактных отклонений.

Этап 5. «Регулирование». На последнем пятом этапе принимается решение о последующих действиях — корректировки плана, поощрении или наказании сотрудников, которые эти планы реализовывали.

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее происходит реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т.д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.

В виду идентичной структуры и общности бизнес-процессов управления для наиболее распространенных процессов разработаны и эффективно применяются их типовые описания. Использование типовых схем процессов позволяет значительно ускорить, облегчить и повысить качество работ по описанию управленческой деятельности. Для этого нужно взять типовые описания, содержащие максимально возможный набор функций, сравнить с существующей деятельностью компании и методом вычеркивания составить описание управленческих бизнес-процессов предприятия «как есть». Использование типовых описаний также позволяет показать, каких функций и бизнес-процессов в компании не хватает для того, что бы перевести организацию в более оптимальное состояние «как надо».

Бизнес-процессы развития .

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть — это бизнес-процессы развития.

К этой группе относят следующие бизнес-процессы:

  • Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе.

  • Бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода (Таблица 4).

Отличительной особенностью бизнес-процессов развития является то, что они на 80% представляют из себя проектную деятельность. Что такое проект? Проект — это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену возникает новый проект и эта ситуация повторяется многократно. Бизнес-процессы развития — это на 80% проекты, а проекты требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами. Соответственно проекты предъявляют другие требования к сотрудникам компании, которые ими управляют и участвуют в их реализации. Проектный менеджер отличается от менеджера операционного по своим как профессиональным, так и личностным навыкам.

Таблица 4. Характеристики бизнес-процессов развития.

Определения

Отличительные особенности

· Бизнес-процессы целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;

· Бизнес-процессы целью которых является совершенствование и развитие деятельности организации.

· На 80% представляют из себя проекты – процессы, которые выполняются один раз;

· Требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами;

· Предъявляют иные требования к проектному менеджеру в отличие от требований к менеджеру операционному.

Шаг 3. Распределение функций «как есть».

Последним шагом описания деятельности «как есть» является описание распределения ответственности структурных звеньев за реализуемые в компании бизнес-процессы.

Часто схемы оргструктуры в компании уже имеются.

При опросе топ-менеджеров, руководителей подразделений описываются структурные подразделения, должности, и люди, которые работают в организации, распределяются по оргсхеме и ситуация фиксируется на бумаге.

На данном шаге необходимо указать, кто что делает и кто за что отвечает.

После этого отчет дается Заказчику.

Шаг 4. Распределение функций «как должно быть».

На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности «как есть» — соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой компании.

В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации.


Для того чтобы правильно написать оргсхему компании нужно:

  • Установить что является конечным продуктом;

  • Проработать последовательность создания продуктов в обратном порядке, чтобы установить более ранние продукты, складывая которые последовательно, мы можем получить конечный продукт;

  • Расставить посты на оргсхеме по вертикали так, чтобы продукт каждого следующего поста был ближе к завершению, чем продукт предыдущего.

  • Расписать действия в виде функций, которые необходимо совершить для получения каждого продукта,

  • Дать названия постам

  • Произвести назначения на посты

рис 4. Описание Оргсхемы компании.


Похожие статьи

14 примеров бизнес-процессов



Бизнес-процесс — это структурированный набор действий, которые приводят к результату. Процессы могут повторяться много раз, и часто они тщательно разрабатываются и постоянно оптимизируются для обеспечения эффективности и продуктивности. Ниже приведены распространенные примеры бизнес-процессов: процесс адаптации новых сотрудников с такими шагами, как предоставление им идентификатора сотрудника.

Банковское дело

В процессе расчетов в банке переводятся ценные бумаги после торговли акциями.На производственной линии велосипеды собираются в 12 последовательных этапов. Процесс заказа до выставления счета включает в себя все, что требуется для принятия заказа, оказания услуги и выставления счета клиенту. Процесс закупки до оплаты включает в себя шаги, необходимые для обеспечения безопасности деталей и материалов, таких как закупка, получение, сверка счетов и кредиторская задолженность.

Планирование продаж и операций

Процесс от планирования до инвентаризации включает в себя все шаги, необходимые для планирования уровней запасов на основе таких факторов, как потребительский спрос и производственная мощность.Процесс управления изменениями позволяет бизнес-подразделениям отправлять запросы на изменение систем. Каждое изменение оценивается, приоритизируется, разрабатывается, внедряется и проверяется. Процесс аудита информационной безопасности проверяет уязвимости в таких системах, как списки контроля доступа, которые включают неиспользуемые или ненужные разрешения. Процесс обслуживания клиентов исследует жалобы клиентов и определяет, должны ли они получить компенсацию. Этот процесс также способствует улучшению организации, поскольку сбои могут регистрироваться как проблемы и исправляться.В процессе обслуживания инфраструктуры ежегодно выполняется инженерная оценка всех мостов в состоянии для выявления рисков и необходимого обслуживания. Центр обработки данных выполняет процесс инвентаризации активов на ежегодной основе, в котором учитывается все оборудование на объекте. Все менеджеры на конкретном объекте. Компания несет ответственность за процесс управления эффективностью своих подчиненных. Процесс включает в себя постановку целей по эффективности в начале квартала и оценку результатов в конце квартала. Процесс от идеи до предложения включает в себя все необходимое для разработки и вывода на рынок нового продукта. Процесс от предложения до оплаты включает в себя шаги, необходимые для продажи клиенту, включая предложения, расценки, заказы, доставку и выставление счетов.

Бизнес-процессы

Это полный список статей о бизнес-процессах, которые мы написали.

Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable.



Список терминов бизнес-процесса.

Разница между возможностью и процессом.


Определение прозрачного бизнес-процесса.


Разница между оркестровкой процесса и хореографией.



Определение обработки событий, также известное как обработка сложных событий.

Разница между моделированием бизнес-процессов и картированием бизнес-процессов.



Определение отображения бизнес-процессов с несколькими примерами.

Несколько примеров общих пробелов в процессе.



Определение непрерывного улучшения с примерами.

Разница между временем выполнения заказа и временем цикла объяснена на примере.



Упрощенный справочник по бизнесу и технологиям.
Список интересных бизнес-теорий.
Определение работы со знаниями с примерами.
Список социальных процессов, нелепостей и стратегий, связанных с офисной политикой.
Руководство по разработке продукта.
Различия между типами знаний.

Обзор кормушки печали.



Список распространенных бизнес-моделей.
Достаточно большой список маркетинговых стратегий.
Список общих конкурентных преимуществ.
Самые популярные статьи о Simplicable за последний день.



Последние сообщения или обновления на Simplicable.



10 лучших бизнес-процессов: наш список лучших хитов | Процессная улица

Вопрос о том, является ли количество возможных бизнес-процессов конечным или бесконечным, является спорным. Надо ли говорить, что их много.

Вы можете начать с широкой и сложной дисциплины, такой как операции, наметить общий высокоуровневый процесс и продолжить создание огромного количества подпроцессов, подпадающих под одну и ту же область.

Степень детализации зависит от вас и зависит от того, что лучше всего подходит для вашего способа ведения бизнеса.

Однако существует ряд процессов, которые абсолютно необходимы для эффективного ведения любого вида бизнеса, независимо от его размера, отрасли или местоположения.

Процессы, которые без четкой документации и управления вызовут узкие места, сдерживающие рост, или, в худшем случае, заставят организацию закрыть свои двери.

В этом посте мы рассмотрим то, что мы здесь, на Process Street, определили как 10 основных бизнес-процессов, о которых вы должны заботиться и постоянно совершенствовать их.

Это большие собаки. Величайшие хиты.

Каждый процесс будет сопряжен по крайней мере с одним полностью настраиваемым шаблоном, который поможет вам начать работу или оценить и уточнить ваши текущие процессы в зависимости от того, на каком этапе вы находитесь в планировании и реализации своих собственных.

Я надеюсь, что вы не только извлечете ценную информацию из этой статьи, но и найдете способы применения предоставленных шаблонов таким образом, чтобы это было практично и полезно для вашей команды или организации в целом.

Давайте перейдем к делу.

Да, и имейте в виду, они не находятся в определенном порядке.

10 лучших бизнес-процессов: лучшие достижения

1. Разработка продукта

Давайте начнем с сердца каждого бизнеса — продукта (ов).

Почему важен процесс разработки продукта?

Короче говоря, потому что — это основополагающий процесс, который предоставляет вам прекрасную возможность максимизировать ценность, которую вы приносите клиентам, и помогать компании расти, не говоря уже о положительном влиянии на общество с помощью надежных и функциональных инструментов.

То, как ваша команда переходит от идеи и создания концепции к выводу продукта на рынок, иными словами, является критически важным для бизнеса процессом.

Источник

Это также тот, который всегда можно улучшить, потому что он зависит от времени.По мере роста вашего бизнеса линейки продуктов расширяются, а непредвиденные изменения рынка требуют от вас адаптации, а также оптимизации процесса разработки продукта.

«Проблемы на протяжении жизненного цикла продукта, такие как изменение маркетинга, изменение предпочтений клиентов, появление новых конкурентов, плохой дизайн продукта, стремление к неправильному целевому рынку, ценообразование, не соответствующее базовому плану, стратегия выхода на рынок не по назначению, а отсутствие исследований после запуска может привести к сокращению жизненного цикла продукта.Чтобы свести к минимуму эти проблемы, компаниям следует проводить исследования для определения идей, проверки, разработки стратегии выхода на рынок и после запуска ». — Insights Association, Важность процесса в разработке новых продуктов

Помимо проведения тщательного исследования и тестирования, крайне важно, чтобы группы разработчиков поддерживали тесную связь с клиентами на протяжении всего процесса разработки, чтобы улучшать продукт в соответствии с полученными отзывами.

The Wall Street Journal обсуждает важность этого пункта в Путь к разработке успешных новых продуктов .После опроса более 300 сотрудников 28 компаний они обнаружили, что более 80% лучших сотрудников заявили, что они периодически тестируют и подтверждают предпочтения клиентов в процессе разработки, по сравнению с 43% самых низких сотрудников.

Итак, ясно, что для успешной разработки нового продукта нужно очень много.

Приведенный ниже шаблон представляет собой базовый контрольный список для управления проектом, который обеспечивает основу для формирования процесса разработки продукта и может быть легко настроен по своему усмотрению.

2. Процесс продаж

Сердце не может биться без крови, а продукт нельзя использовать без продажи. После разработки продукта продажи — следующий гигант в нашем списке 10 лучших бизнес-процессов.

По данным Ассоциации управления продажами, 90% наиболее эффективных компаний используют формальный управляемый процесс продаж. Это убедительно, но вряд ли удивительно, особенно для тех из вас, кто на собственном опыте видел до и после внедрения формального процесса продаж.

Не зря он в нашем списке лучших хитов.

Источник

Процесс продаж — отличный пример того, что включает множество подпроцессов, все из которых одинаково важны для заключения сделки.

Процесс продажи проходит через различные этапы пути покупателя, наряду с определенной тактикой и рекомендациями, которым должны следовать продавцы на каждом конкретном этапе.

На каждом этапе есть различные другие процессы, которые можно определять, документировать и управлять ими для обеспечения высокого уровня производительности и продаж.Такие процессы включают в себя квалификацию лида, создание убедительной презентации, демонстрацию и, в конечном итоге, передачу нового клиента команде по работе с клиентами.

Приведенный ниже шаблон предназначен для стандартного квалификационного звонка по продажам BANT, чтобы помочь торговым представителям эффективно понять потребности потенциального клиента и определить лучший способ их удовлетворения.

Кроме того, вот еще несколько популярных шаблонов продаж, которые вы, возможно, захотите включить в свои процессы:

Все шаблоны Process Street можно интегрировать с программным обеспечением CRM, таким как Salesforce и Close.io, а также другие инструменты продаж для автоматической передачи данных туда и обратно, совместной работы с членами команды, выполнения задач и, в конечном итоге, повышения производительности продаж.

3. Закупки

Закупки — это намного больше, чем просто закупки. Он включает в себя выбор поставщиков, установление условий оплаты, стратегическую проверку и переговоры, а также фактическую закупку материалов.

Все эти процессы являются важными компонентами так называемого цикла от закупки до оплаты.

Источник

Оптимизированный процесс закупок дает много преимуществ для эффективности бизнеса.

Во-первых, вы хотите построить прочные доверительные отношения со своими поставщиками. Это устранит огромное количество неприятных и дорогостоящих недопониманий, возникающих из-за плохого общения.

Более того, прочные отношения с поставщиками с гораздо большей вероятностью позволят вам изучить потенциальные преимущества, такие как снижение цен в годовом исчислении, скидки за количество и улучшение качества.

«Вы не сможете стать устойчиво развивающейся компанией, если не будете строить и поддерживать прочные отношения с поставщиками в качестве одной из ваших основных стратегий. Бизнес не может расти в вакууме. Мы растем вместе, учась использовать ресурсы, которые каждый из нас приносит ». — Арлин Соренсен, основатель и генеральный директор Heartland Companies

Во-вторых, хорошо задокументированный и выполненный процесс закупок расширит вашу способность постоянно выявлять и оценивать возможности для более рентабельной стратегии, а также способность предвидеть потенциальные недостатки, которые могут замедлить производство и / или потребуют дополнительного персонала или внешняя помощь.

Другими словами, он позволяет отслеживать процесс закупок, чтобы определить, насколько фактическая производительность соотносится с запланированной деятельностью, и соответствующим образом уведомить соответствующие отделы о внесении коррективов.

Приведенный ниже шаблон представляет собой контрольный список рабочего процесса для заказа на покупку, который проведет вас через процесс создания заявки на покупку, получения утверждения (как внутри компании, так и от поставщика), создания официального заказа на покупку и подтверждения сведений о доставке.

Интегрируя этот контрольный список в свои текущие процессы, вы можете автоматически назначать задачи соответствующим лицам, передавать важные данные в инструменты управления поставщиками и от них, напрямую общаться с поставщиками и отслеживать выполнение каждого заказа на поставку в режиме реального времени.

Вот несколько дополнительных шаблонов, связанных с закупками, которые помогут вам оптимизировать другие компоненты цикла от закупки до оплаты:

4. Подключение клиента

Способ привлечения нового клиента во многом зависит от вашей отрасли, бизнес-модели, стратегии роста и многих других факторов. Тем не менее, это всегда должно быть основной областью внимания, учитывая растущее значение лояльности клиентов в современной цифровой экономике.

Исследование, проведенное Bain & Company, показало, что увеличение коэффициента удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль на 25-95%, и в сообществе SaaS широко распространено мнение, что стоимость привлечения нового клиента на 5-25% выше. чем сохранение существующего.

Компании, особенно в сфере SaaS, больше не могут позволить себе оставлять новых клиентов на своих собственных устройствах, как только они заключили сделку, поскольку они вполне могут почувствовать себя отстраненными и принять альтернативу еще до того, как у них даже будет шанс осознать ценность вашего продукта. Есть просто так много альтернатив, и клиенты могут отклониться от всего несколькими щелчками мыши.

Итак, нет никаких сомнений в том, что хорошо отлаженный процесс адаптации новых клиентов невероятно ценен.

Основная цель — сделать переход от продаж к успеху клиента как можно более плавным, за которым следует приветственный пакет и непрерывное обучение со стороны менеджера по работе с клиентами, чтобы продемонстрировать наилучшие способы использования продукта в соответствии с потребностями клиента. специфические потребности.

Источник

Мы знаем, как помочь вам в этом каждый раз без исключения.

Разработка и помощь в налаживании эффективных процессов адаптации клиентов — это наш хлеб с маслом.

У нас есть множество отраслевых шаблонов, от маркетинговых агентств до специалистов по финансовому планированию, которые предоставляют исчерпывающее действенное руководство по привлечению новых клиентов.

Это одни из самых популярных шаблонов, позволяющих таким компаниям, как DenaliTEK и Wodify, строить долгосрочные и плодотворные отношения с довольными клиентами.

Ниже приведен контрольный список клиентов для маркетинговых агентств. Контрольный список может быть интегрирован с вашей CRM для автоматического создания и заполнения нового контрольного списка данными о клиентах, когда статус интереса или другой триггер по вашему выбору изменяется для записи перехода от лида к клиенту.

Вы также можете настроить множество других правил автоматизации, чтобы назначать задачи, прикреплять файлы, добавлять комментарии и многое другое. Никакой ручной работы не требуется.

В списке представлены еще несколько наших шаблонов для адаптации клиентов. Вы можете найти полный список вместе с описанием каждого здесь.

5. Служба поддержки клиентов

В предыдущем разделе я упоминал, что после перехода от продаж к успеху клиента менеджер по работе с клиентами должен обучить клиента тому, как использовать продукт для извлечения максимальной выгоды.Что ж, это должно сочетаться с предложением постоянной поддержки самым информированным и отзывчивым способом.

Конечно, никто не хочет, чтобы его постоянно приставали предложениями помощи, я не об этом говорю.

Скорее, речь идет об управлении поступающими обращениями в службу поддержки наиболее эффективным способом и о готовности в течение получаса говорить по телефону для решения проблем, с которыми сталкивается клиент.
Эти процессы не должны быть сложными, они должны быть эффективными.

Однако, если вы считаете, что оказание поддержки на лету — это достаточно хорошо и вам не нужны формальные процессы, вот почему вы ошибаетесь.

Ниже приведен шаблон службы поддержки, который мы используем для управления обращениями в службу поддержки на Process Street.

Это коротко, просто и эффективно.

После заполнения основной информации о заявке представитель службы поддержки клиентов выбирает, какой «тип» заявки был получен, в зависимости от типа вопроса / проблемы, поднятого клиентом.

Это простой способ создать контрольный журнал всех заявок в службу поддержки и убедиться, что на них как можно быстрее реагируют.

Мы рекомендуем вам интегрировать контрольный список с вашим программным обеспечением поддержки, таким как Intercom, чтобы контрольный список автоматически создавался и передавался представителю службы поддержки при получении заявки.

Еще пара полезных шаблонов для обслуживания клиентов:

6. Прием на работу сотрудников

Остальные 10 процессов в нашем списке лучших результатов являются внутренними.Мы рассмотрели продажи и успех клиентов, а теперь основное внимание уделяется управлению процессами, которые обеспечивают бесперебойную работу вашего бизнеса и, надеюсь, его рост чрезвычайно быстрыми темпами!

Первая серьезная проблема, которую необходимо решить, — это адаптация сотрудников.

Проведенное исследование важности хорошего опыта адаптации, мягко говоря, убедительно.

По данным Общества управления исследованиями человека (SHRM):

  • 69% сотрудников с большей вероятностью останутся в компании в течение трех лет, если у них будет успешный опыт адаптации.
  • Новые сотрудники имели на 58% больше шансов остаться в организации более трех лет, если они прошли структурированную программу адаптации.
  • Организации со стандартным процессом адаптации получают от новых сотрудников на 50% больше производительности.

Трудно закрывать глаза на такие значащие цифры.

На данный момент мы разработали 6 контрольных списков для адаптации сотрудников, из которых вы можете выбрать формальный процесс.

Ниже приведен общий контрольный список для адаптации, который поможет вам принять на работу нового сотрудника, начиная с первого дня и до конца первого месяца.

Чтобы лучше понять, какое влияние наши контрольные списки для адаптации могут оказать на ваш бизнес, узнайте, как A-Team Lending сделала адаптацию сотрудников безбумажной и как Renegard использует Process Street для повышения производительности, контроля качества и адаптации сотрудников.

Несколько других шаблонов адаптации сотрудников:

7. Продвижение контента

Далее, одна из главных движущих сил маркетинга — продвижение контента.

В наши дни существует так много торговых точек, которые помогут вам привлечь потенциальных клиентов со всего мира, но как вы убедитесь, что эффективно используете каждый канал, который есть в вашем распоряжении?

Кроме того, какие шаги вы предпринимаете для оптимизации своего контента для SEO и распространения контента?

Формулирование четкого документа для управления процессом продвижения контента и включение его в цифровой контрольный список, основанный на автоматизации, означает, что вы можете убедиться, что каждый создаваемый вами контент готовится и продвигается именно так, как вы хотите.

Источник

Например, многое уходит на планирование, написание, рецензирование и публикацию сообщения в блоге, и нормально чувствовать, что тяжелая работа окончена, как только она будет опубликована.

Но это просто не так.

Самая важная работа с точки зрения маркетингового успеха начинается, как только вы нажимаете кнопку публикации. Подумайте об этом с точки зрения продаж. Покупатель только что подписал пунктирную линию, удивительно, вы заключили крупную сделку после нескольких месяцев напряженной работы. Но теперь начинается настоящая работа — адаптация клиента и оказание постоянной поддержки, чтобы удержать его как можно дольше.

То же самое и с сообщениями в блогах и другими формами контента. Их успех заключается в мерах, которые вы предпринимаете для продвижения после публикации.

Ниже приведен контрольный список продвижения контента, который проведет вас через комплексный процесс продвижения, от вставки прямых ссылок до публикации в социальных сетях и даже перепрофилирования вашего контента для максимизации его ценности как для внешних, так и для внутренних целей.

Несколько других удобных шаблонов для управления контентом:

8. Финансовое планирование

Мир финансов сложен.

Существует бесчисленное множество правил и положений, которые необходимо соблюдать, и его прибыльный характер делает эту отрасль привлекательной для работы для многих молодых людей, что, в свою очередь, повышает важность тщательного планирования и подготовки, чтобы восполнить недостаток опыта.

Более опытный финансовый менеджер, несомненно, будет иметь процесс для выполнения различных задач, но они, скорее всего, не имеют документации и не могут динамически отслеживаться с помощью цифрового контрольного списка, поэтому все еще есть возможности для улучшения.

И что может быть лучше для подготовки, чем проработка процесса, встроенного в контрольный список, который гарантирует, что вы делаете все, что вам нужно, и даже немного.

Приведенный ниже шаблон помогает венчурному капиталисту пройти процедуру комплексной проверки стартапа и оказался одним из наших самых популярных шаблонов.

Это исчерпывающий контрольный список, который проведет вас через различные аспекты, включая оценку команды основателей, финансовую жизнеспособность, конкуренцию и юридический анализ, в котором в общей сложности 43 задачи.

Несколько других шаблонов, связанных с финансами:

9. Бухгалтерский учет

Существует большая ответственность, связанная с управлением счетами компании и созданием отчетов, соответствующих закону, от бюджетов до отчетов о движении денежных средств и балансов.

Это непростой бизнес, и промахов просто не может быть. Если и когда они это сделают, поскольку человеческая ошибка неизбежна, это может иметь серьезные последствия для организации как в финансовом отношении, так и с точки зрения ее репутации.

Задачи такого рода, которые необходимо выполнять правильно, вовремя, каждый раз и в обязательном порядке, — это именно тот вид, для которого формальные процессы наиболее подходят и важны.

Хотя человеческую ошибку нельзя полностью исключить, ее можно минимизировать с помощью четких принудительных процессов, которые отслеживаются в режиме реального времени, чтобы предотвратить раскрытие любой ложной или неполной информации.

Мы работаем с рядом бухгалтерских фирм, чтобы помочь им гарантировать, что каждый процесс выполняется должным образом. В нашей библиотеке шаблонов у нас есть более десятка шаблонов бухгалтерского учета, которые варьируются от набора бухгалтерского персонала до выставления счетов клиентам, до выверки банковских счетов и отчетов на конец года.

Приведенный ниже шаблон представляет собой процесс расчета дебиторской задолженности, который разработан, чтобы помочь вам получить деньги как можно быстрее!

В шаблон встроена условная логика. Задача 3 требует, чтобы вы заполнили набор основных сведений о покупателе, а затем попросили вас ответить на два вопроса, которые будут добавлять или удалять задачи на основе вашего ответа.

Два вопроса:

  • Вы впервые ожидаете платеж от этого покупателя?
  • Предоставляете ли вы покупателю товары или услуги?

Если вы выберете «Да», например, для первого вопроса, то появятся 3 ранее скрытых задачи под подзаголовком «Установление кредитной практики».

Благодаря нашей интеграции с Zapier вы можете связать все эти контрольные списки с инструментами бухгалтерского учета, которые вы уже используете, такими как Quickbooks, Freshbooks и Xero.

Несколько других полезных шаблонов бухгалтерского учета:

10. Улучшение процесса

Бизнес-процессы создаются для постоянного совершенствования и должны адаптироваться к тому, как развивается ваша компания.

Некоторые процессы, естественно, будут менее подвержены изменениям, чем другие. Например, процессы адаптации клиентов и сотрудников с большей вероятностью потребуют корректировок, чем процесс создания годового финансового отчета.

Тем не менее, все они могут быть скорректированы для повышения эффективности, когда вы получите реальное представление о том, как они выполняются членами вашей команды и должны соответствовать меняющимся требованиям законодательства.

Следовательно, чрезвычайно ценно иметь надежный процесс оптимизации процесса, поскольку он позволяет точно оценить, насколько хорошо он работает, и определить области, которые можно настроить, не нарушая повседневных рабочих процессов.

Вы можете не только быстро внедрить изменения, но и выполнить простой процесс в виде цифрового контрольного списка, что означает, что каждое внесенное вами изменение будет записано вместе с тем, кто внес это изменение, когда, почему и как. Менеджеры могут рассмотреть каждую деталь, если и когда они захотят.

Таким образом, вы можете вносить изменения с минимальными потерями времени и усилий и в то же время повышать прозрачность бизнеса.

Ниже представлен шаблон для оптимизации процесса. Он начинается с ответа на ряд уместных вопросов, касающихся процесса, который вы хотите оптимизировать, например, действий, которые его продвигают, соответствующих отделов и членов команды, а также информации, которая переносится между этапами.

Затем он проведет вас через переосмысление используемых в настоящее время методов, удаление несущественных шагов и обдумывание того, какие шаги можно автоматизировать, чтобы свести к минимуму ненужную ручную работу.

Что вы думаете о нашем списке лучших хитов? Есть ли еще один зверь процесса, которого я пропустил? Как у вас дела с шаблонами контрольных списков? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Что такое бизнес-процесс [2+ практических примера]

Бизнес-процесс — это серия повторяемых шагов, предпринимаемых командой или компанией для достижения какой-либо бизнес-цели: управление поставками, сборка продукции, адаптация сотрудников и т. Д.

Ключевым аспектом бизнес-процесса является повторяемость — процесс не является одноразовым.

Допустим, это процесс адаптации сотрудников. Чтобы нанять сотрудника, ваша организация должна…

  1. Подготовить и раздать необходимые документы
  2. Назначить им роль в компании
  3. Подготовить все их технологии — доступ к коммуникациям, инструменты управления проектами и т. Д.
  4. Подготовьте рабочую станцию ​​
  5. Представьте своей команде и коллегам
  6. и т. Д.

Каждый шаг здесь структурирован и повторяем. Независимо от того, сколько сотрудников вы наняли, вам придется пройти через одни и те же шаги.Если шаг будет пропущен, это может привести к очень дезориентации сотрудника и непродуктивному рабочему дню. С другой стороны, этот процесс очень легко наметить или организовать с помощью программного обеспечения, возможно, даже превратить его в контрольный список.

Важное примечание

Вам, наверное, интересно, кто такие we . Tallyfy — это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы. В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса — вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за секунды.

Выбор базовых и дешевых инструментов для управления проектами или задачами — самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать . Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент — вы потеряете доллар. Потраченное впустую время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми — и помогают расти и становиться эффективными. Проекты и задачи — это спонтанный, непредсказуемый хаос.

Перед тем, как продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями. Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день — и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач с коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

Основное преимущество бизнес-процессов заключается в том, что они оптимизируют ваш бизнес. Вы можете, например, сказать своему руководителю, чтобы он «принял нового сотрудника», и, возможно, добьетесь определенных результатов. Или они могут забыть подписать какой-то важный документ и в конечном итоге получить судебный иск в течение года. С другой стороны, при структурированном бизнес-процессе менеджер точно знает, что ему нужно делать, шаг за шагом.

Это, в свою очередь, делает ваш бизнес намного более эффективным…

  • Более четкие обязанности — Все знают, над какой задачей они должны работать. Таким образом, у вас не будет сотрудников, работающих, например, над одной и той же задачей, или если задача останется невыполненной, потому что никто не подумал, что это их работа
  • Меньше ошибок — Поскольку все заняты своей работой, остается гораздо меньше места за человеческую ошибку
  • Повышение производительности — При правильном распределении задач по всей организации ваши сотрудники станут более продуктивными, так как меньше времени тратится на организационные вопросы
  • Снижение затрат — Благодаря повышенной производительности сотрудники будут имеют гораздо лучший «результат», поскольку они тратят меньше времени на бесполезную работу и больше на задачи, которые действительно имеют значение

Вы хотите документировать и запускать свои процессы?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже — на блок-схемы никто не смотрит.

ПОСМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ

Примеры бизнес-процессов

Есть бесчисленное множество примеров бизнес-процессов — это то, что можно найти в любой организации. Независимо от того, являетесь ли вы небольшим стартапом, занимающимся контент-маркетингом, или гигантской корпорацией, производящей ультрасовременные смартфоны, вы делаете все это с помощью бизнес-процессов.

Процесс адаптации клиентов

При приеме на работу новых клиентов агентство должно проявлять профессионализм, вежливость и опыт. Если вы в конечном итоге приобретете крупного клиента, последнее, чего вы хотите, — это чтобы ваша команда сидела и думала: «Хорошо, а что дальше?»

Однако, если у вас есть четкий, определенный процесс адаптации клиентов, это останется в прошлом. В качестве примера рассмотрим случай с маркетинговым агентством.

Примечания

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Talking from the Trenches публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить. Вы автоматически станете умнее и лучше проинформируете. Итак — не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … продолжим с того места, на котором остановились выше.

  1. Запланировать первую встречу . Узнайте о бизнесе клиента, о том, как работает отрасль, о конкуренции и т. Д.
  2. Оцените целей и активов компании . Знайте, чего хочет от вас ваш клиент, и как вы можете использовать его сильные стороны для достижения этих целей
  3. Определите KPI .Клиент захочет иметь способ измерить ваш прогресс, чтобы убедиться, что вы приносите результаты
  4. Создайте план действий . Что ваша команда собирается делать в течение недели, месяца, года и т. Д.
  5. Шаг для клиента. Посмотрите, нравится ли им предложенная стратегия. Если нет, начните заново. Если они это сделают, назначьте все задачи нужным членам команды.

Процесс контент-маркетинга

Контент-маркетинг может быть очень беспокойным, если вы не организуете его в четкие бизнес-процессы. Если вы не поработаете над этим, у вас будет 20 незавершенных статей, потерянных в подвешенном состоянии, очень сбитый с толку дизайнер и сбитая с толку база подписчиков, отчаянно ожидающих своей еженедельной статьи.

В зависимости от вашей стратегии существует множество различных способов создания рабочих процессов контент-маркетинга.

В качестве примера давайте рассмотрим очень простой процесс публикации…

  1. Автор контента берет и завершает первый черновик статьи. Включает описания любых пользовательских изображений, которые должны использоваться в статье.
  2. Маркетолог собирает контактную информацию влиятельных лиц, которая будет использоваться для рекламы и маркетинга после того, как статья будет готова.
  3. Редактор проверяет статью, делает замечания по грамматике, стиль, орфография и т. д.
  4. Дизайнер создает пользовательские изображения по запросу и отправляет их автору контента
  5. Автор принимает во внимание комментарии, исправляет любые ошибки и добавляет изображения в статью
  6. Эксперт по SEO следит за тем, чтобы статья соответствовала требованиям правильные передовые практики оптимизации и публикует статью
  7. Маркетолог использует комбинацию рекламы и рассылки по электронной почте, чтобы убедиться, что статья прочитана

Отображение бизнес-процессов, улучшение, реинжиниринг и автоматизация

Бизнес-процессы, по сути, являются , строительные блоки любой организации.

Дело в том, что для многих предприятий процессы неорганизованы и неявны. У каждого есть общее представление о том, что происходит и что нужно сделать, но это не на бумаге и не отслеживается с помощью программного обеспечения.

Чтобы получить максимальную отдачу от бизнес-процессов, вы можете сделать 4 вещи.

Отображение бизнес-процессов

Отображение бизнес-процессов довольно просто — вы, вероятно, имеете довольно хорошее представление о том, как работает ваш бизнес. Если вы занимаетесь этим какое-то время, то определенно знаете все тонкости!

Итак, вы хотите записать все свои процессы на бумаге.Вы можете использовать для этого настоящую бумагу, программное обеспечение для блок-схем или программное обеспечение для управления рабочим процессом. С этого момента вы можете использовать график для анализа или отслеживания ваших процессов.

Как известно, чем выше уровень вашего инструмента, тем больше преимуществ вы получите. Программное обеспечение рабочего процесса, например, не только для картографирования, но и позволяет отслеживать процесс в реальном времени.

Улучшение бизнес-процессов (BPI)

Как только у вас будут все процессы, вы получите еще лучшее представление о том, как работает ваш бизнес.Это в конечном итоге приведет вас к инициированию кампании улучшения бизнес-процессов (BPI) — если смотреть сверху вниз, очень легко обнаружить слабые места в ваших процессах. Иногда вы обнаруживаете совершенно бесполезные задачи, в других — вы найдете более эффективные способы их выполнения.

В некоторых случаях вы обнаружите, что некоторые задачи совершенно бесполезны и их можно пропустить. В других случаях вы можете найти гораздо лучший и более быстрый способ сделать это.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA)

Один из способов улучшить ваши бизнес-процессы — просто добавить технологии в микс — и здесь на помощь приходит автоматизация бизнес-процессов (BPA).Любая чрезвычайно черная задача — то есть слишком много ручного труда — есть шанс, что программное обеспечение может выполнять ее намного лучше и быстрее.

Скажем, например, член команды должен отправить электронное письмо человеку, который отвечает за следующий этап процесса. Вместо того, чтобы делать это вручную, программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) могло бы сделать это за них.

Хотите узнать больше о BPMS? Ознакомьтесь с нашим сравнением некоторых из лучших инструментов BPM!

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR)

В некоторых случаях вы поймете, что ваши процессы просто полностью устарели.Вместо того, чтобы брать что-то старое и складывать, будет намного проще просто полностью переделать их.

Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR) означает взятие старых процессов и поиск новых способов их выполнения. Это можно сделать, например, с помощью технологий. Вместо того, чтобы вручную вести бухгалтерский учет в виде физической бухгалтерской книги, вы могли бы использовать некоторое бухгалтерское программное обеспечение, которое сделает старый процесс полностью избыточным.

Более свежий пример — использование смарт-контрактов для BPR. DNN, децентрализованная новостная сеть, поддерживает свою издательскую систему с помощью смарт-контрактов. Представленные статьи должны быть рассмотрены разными читателями, чтобы выбрать лучшую и передать ее редакторам и, в конечном итоге, издателям. Смарт-контракты могут помочь вам перемещать статьи по конвейеру публикации, этап за этапом, снижая при этом предвзятость и повышая эффективность.

Заключение

Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, как работают бизнес-процессы, вы можете начать их картирование и, возможно, реализацию инициативы BPI или BPR.

И лучший способ сделать это — использовать ПО для управления рабочим процессом. Составьте карту, оптимизируйте и оптимизируйте свои процессы с помощью Tallyfy — просто приняв программное обеспечение, вы уже делаете первый шаг к повышению эффективности своих процессов.

Бизнес-процесс — определение, этапы жизненного цикла и важность

Все говорят о бизнес-процессах, но в отношении них остается много путаницы. Для большей ясности здесь представлена ​​вся необходимая информация о том, что это такое и почему вашему бизнесу необходимо их понимать.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия шагов, выполняемых группой заинтересованных сторон для достижения конкретной цели. Каждый шаг бизнес-процесса обозначает задачу, которая назначается участнику. Это фундаментальный строительный блок для нескольких связанных идей, таких как управление бизнес-процессами, автоматизация процессов и т. Д.

Хотя об управлении бизнес-процессами написано и сказано огромное количество, важно понимать, почему они так важны для вашего бизнеса.

Важность бизнес-процессов

Необходимость и преимущества бизнес-процесса очевидны в крупных организациях. Процесс является жизненно важным для любого бизнеса и помогает ему оптимизировать отдельные действия, обеспечивая оптимальное использование ресурсов.

Основные причины наличия четко определенных бизнес-процессов

  • Определите, какие задачи важны для ваших более крупных бизнес-целей
  • Повышение эффективности
  • Оптимизация общения между людьми / функциями / отделами
  • Установить утверждения для обеспечения подотчетности и оптимального использования ресурсов
  • Не позволяйте хаосу проникнуть в вашу повседневную деятельность
  • Стандартизируйте набор процедур для выполнения задач, действительно важных для вашего бизнеса

Шаг 1 : Определите свои цели

Какова цель процесса? Зачем он был создан? Как вы узнаете, что он успешен?

Шаг 2 : Спланируйте и составьте карту вашего процесса

Какие стратегии необходимы для достижения целей? Это общая дорожная карта для процесса.

Шаг 3 : Установите действия и назначьте заинтересованные стороны

Определите отдельные задачи, которые должны выполнять ваши команды и машины, чтобы выполнить план.

Шаг 4 : Протестируйте процесс

Запустите процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как он работает. Обратите внимание на зазоры и внесите корректировки.

Шаг 5 : Внедрить процесс

Запустить процесс в реальной среде. Правильно общайтесь и обучайте все заинтересованные стороны.

Шаг 6 : Отслеживайте результаты

Просмотрите процесс и проанализируйте его закономерности. Задокументируйте историю процесса.

Шаг 7 : повторить

Если процесс может достичь поставленных целей, скопируйте его для будущих процессов.

Пример бизнес-процесса

В качестве примера рассмотрим процесс приема на работу в отдел кадров. С момента публикации объявления о вакансии до адаптации сотрудника процесс состоит из нескольких этапов. Хотя это может варьироваться от организации к организации, простой рабочий процесс может выглядеть так:

  • Руководитель отдела кадров публикует обновление должности
  • Несколько кандидатов подают заявки на портал
  • Руководитель отдела кадров проверяет кандидатов и отфильтровывает наиболее подходящих
  • Отобранные кандидаты вызываются на следующие этапы набора
  • Правильный кандидат выбран на последнем этапе набора
  • Переговоры по зарплате и политике
  • Письмо с предложением отправлено, кандидат принимает

Затем следует длительный процесс адаптации сотрудников.

Каковы основные атрибуты идеального бизнес-процесса?

Есть 4 основных атрибута, которые составляют идеальный бизнес-процесс:

1. Конечный — Хороший бизнес-процесс имеет четко определенные начальную и конечную точки. Он также имеет конечное количество ступеней.

2. Повторяемый — Хороший бизнес-процесс можно запускать неограниченное количество раз.

3. Создает значение — он в конечном итоге направлен на преобразование создания ценности в исполняемые задачи и не содержит никаких шагов в процессе только ради этого.Другими словами, если какой-либо шаг в процессе не добавляет ценности, его не должно быть.

4. Гибкость — Он имеет встроенную природу, чтобы быть гибким к изменениям и не является жестким. Когда есть какие-либо возможности для улучшения, которые определены, процесс позволяет этому изменению быть поглощенным внутри себя, не затрагивая в операционной деятельности его заинтересованные стороны.

Какие термины относятся к бизнес-процессам?

Автоматизация бизнес-процессов — это технологически ориентированная стратегия автоматизации бизнес-процессов с целью их выполнения с минимальными затратами и в более короткие сроки.Это чрезвычайно полезно как для простых, так и для сложных бизнес-процессов. Некоторые области, где автоматизация бизнес-процессов очень полезна:

  • Повышение эффективности
  • Сокращение человеческих ошибок
  • Адаптация к меняющимся потребностям бизнеса
  • Уточнение должностных ролей и обязанностей

BPM — это систематический подход, призванный сделать процессы организации более эффективными и динамичными, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса. Непрерывное совершенствование — одна из основных философий, лежащих в основе BPM, и она направлена ​​на то, чтобы поставить его в центр всех инициатив BPM. BPM — это постоянный подход к постоянному улучшению выполнения бизнес-процессов. Для реализации BPM доступно несколько облачных и локальных программных решений.

Моделирование бизнес-процессов — это схематическое / структурное представление потока бизнес-операций в организации или функций внутри организации. Его основное предназначение — документировать и определять текущую последовательность действий, чтобы определять улучшения и улучшения для быстрого выполнения задач.Обычно они следуют такому стандарту, как нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN), который является общепринятым стандартом, с которым легко идентифицируется большинство профессионалов в области процессов. Однако программное обеспечение для моделирования процессов, такое как Kissflow, позволяет даже бизнес-пользователю моделировать процесс на основе бизнес-шагов без необходимости знать какие-либо обозначения моделирования.

Улучшение бизнес-процессов — это инициатива стратегического планирования, направленная на изменение бизнес-процессов в зависимости от операций, уровней сложности, навыков сотрудников и т. Д.чтобы сделать весь процесс более значимым, эффективным и способствовать общему росту бизнеса. Это довольно радикальный способ заново открыть для себя более эффективные способы выполнения бизнес-процесса, а не делать небольшие дополнительные шаги. Обычно он начинается с отображения процессов, и его основная цель — привести ИТ-ресурсы в соответствие с бизнес-целями организации. На рынке есть множество инструментов для улучшения процессов, которые помогут вам в этом.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это полная реинжиниринг бизнес-процессов после тщательного анализа с целью оказания значительного воздействия.Он включает в себя определение сути неэффективности, отбраковку задач, которые не добавляют никакой ценности, и даже внесение изменений сверху вниз в способ проектирования процесса, чтобы вызвать общую трансформацию.

Оптимизация бизнес-процессов использует существующий процесс и использует инструменты аналитики и анализа бизнес-процессов для устранения узких мест и других значительных недостатков в процессе.

Отображение бизнес-процессов — это процедура для документирования, уточнения и разбивки последовательностей процессов на логические этапы.Отображение выполняется либо в письменном формате, либо визуализируется с помощью блок-схем. Выберите программное обеспечение для картирования процессов, которое позволит бизнес-пользователям отображать все процессы на основе логических шагов с помощью интуитивно понятного визуального интерфейса.

Анализ бизнес-процессов — это процесс определения бизнес-требований и принятия решений, которые наилучшим образом решают бизнес-проблемы. Это может быть улучшение процесса, разработка политики, организационные изменения или стратегическое планирование.

Интеграция бизнес-процессов — это способность определять модель процесса, которая определяет последовательность, иерархию, события и логику выполнения, а также перемещение информации между системами, находящимися на одном предприятии.

Моделирование бизнес-процессов — это инструмент для анализа бизнес-процессов с целью измерения производительности, тестирования дизайна процесса, выявления узких мест, тестирования изменений и определения того, как процесс работает в различных условиях окружающей среды с разными наборами данных.

Трансформация бизнес-процессов — это термин, обозначающий радикальное изменение ряда действий, необходимых для достижения конкретной бизнес-цели. Это нацелено на то, чтобы сотрудники, цели, процессы и технологии компании соответствовали друг другу.

Поток бизнес-процесса — это представление процесса, который вы создаете. Обычно это выглядит как форма или блок-схема. Каждый поток бизнес-процесса состоит из этапов, и внутри каждого этапа есть поля (или этапы), которые необходимо заполнить.

Мониторинг бизнес-процессов — это активный мониторинг процессов и действий, помогающий руководству получить представление о важных транзакциях и процессах внутри предприятия. Это помогает руководству понять, как работают их процессы и соответствуют ли они бизнес-целям компании.

Преимущества использования ПО для бизнес-процессов

Решения

BPM специально разработаны для повышения эффективности процессов в вертикалях и организациях. Их внедрение дает ряд преимуществ для бизнеса, таких как:

Снижение рисков
Программное обеспечение

BPM помогает предотвращать и исправлять ошибки и узкие места, сводя к минимуму риски.

Устранение дублирования

Процессы мониторинга позволяют выявлять и устранять повторяющиеся задачи.Внедрение программного обеспечения BPM также улучшает распределение ресурсов, чтобы человеческие усилия вкладывались только в соответствующие задачи.

Минимальные затраты

Повышение прозрачности процессов помогает сократить неэффективные расходы. Таким образом, затраты сводятся к минимуму, а экономия увеличивается.

Улучшенная совместная работа

Прозрачность, обеспечиваемая программным обеспечением BPM, способствует сотрудничеству между внутренними командами, а также внешними поставщиками и покупателями. Всем известны обязанности, а также сроки и узкие места.

Ловкость

Оптимизированные процессы обеспечивают большую гибкость в операциях организации. Сведение к минимуму ошибок, узких мест и дублирования позволяет сократить время выполнения работ.

Повышенная производительность

Когда процессы налажены, утверждения проходят быстрее, а поиск информации упрощается. Задачи маршрутизируются последовательно без вмешательства человека. Эти преимущества значительно повышают продуктивность команд.

Более высокий КПД

Комплексные информационные панели в программном обеспечении BPM обеспечивают обзор производительности процессов с высоты птичьего полета.Это помогает менеджерам обеспечить короткие сроки выполнения работ и высокий уровень точности.

Более высокая степень соответствия

С программным обеспечением BPM проще и методичнее создавать контрольные журналы и соблюдать отраслевые нормы и стандарты.

Время создавать свои бизнес-процессы

Хорошо продуманные бизнес-процессы направляют ваши команды на путь к успеху. Все четко понимают свои роли и обязанности и работают с ясным видением конечной цели.

Ситуации, когда компании нанимали дорогих консультантов для разработки бизнес-процессов, исчезают. Вы же не хотите, чтобы другой человек создавал для вас бизнес-процесс, если вы эксперт, который знает, в чем суть вашего бизнеса.

Знаете ли вы, что с Kissflow можно создать бизнес-процесс за 15 минут? Платформа без кода упрощает работу, позволяя разрабатывать сложные бизнес-процессы. Попробуйте и убедитесь, насколько это просто.

Что такое бизнес-процесс? — Типы, преимущества и примеры

Как и любой другой процесс, бизнес-процессы также требуют, чтобы вы четко понимали, каких результатов вы хотите достичь.Это поможет вам создать основу вашего процесса и придать ему подходящее направление. Прикрепите к своей цели количественные показатели, чтобы вы могли узнать результаты после ее реализации.

Например, предположим, что у вас есть курьерский бизнес, и вы хотите подготовить бизнес-процесс для своих курьеров. Ваша цель может заключаться в сокращении времени в пути на 30 минут каждого из ваших курьеров. Вы должны определить эту цель и предпринять все дальнейшие шаги для достижения этой цели.

2. Создание и анализ альтернатив

После того, как вы определили, чего именно хотите, половина проблемы решена. Теперь вам нужно создать все альтернативы, которые вы можете придумать. С каждой из этих альтернатив будет потеря возможности. Задача — найти наиболее подходящий вариант с наименьшими альтернативными издержками.

Например, есть несколько решений, позволяющих сократить время в пути ваших курьеров, например, разделить их на смены, дать им скейтборды, настроить их маршруты таким образом, чтобы им не нужно было объезжать, но только некоторые из них будут подходящими и выполнимо.Выберите из них лучшее.

3. Привлечение и назначение заинтересованных сторон

Это один из самых важных шагов в создании бизнес-процесса. После того, как вы разработали процесс, исходя из всех альтернатив, вы должны вовлечь всех и заставить их понять процесс. Они принимают непосредственное участие в управлении процессом. Вот почему необходимо, чтобы они понимали все аспекты процесса. Это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе.

4.Протестируйте процесс

После того, как процесс полностью разработан, вы должны запустить его в меньшем масштабе. Практический опыт поможет вам найти пробелы, которые вы упустили при создании процесса. Вы можете заполнить эти небольшие пробелы решениями и сделать свой процесс официальным.

5. Запустить процесс

Заполнив все пробелы и устранив все мелкие неудобства, вам следует внедрить процесс в свой бизнес. Поскольку об этом знают участники процессов, шансы на расхождения будут сведены к минимуму.

6. Анализируйте результаты

Когда вы разрабатывали процесс, у вас была цель. Теперь, когда вы его внедрили, смогли ли вы достичь тех результатов, которые планировали получить? Вам нужно провести сравнение между предыдущим процессом и текущим. В этом вам поможет количественный показатель.

Например, вы можете сравнить время, затраченное вашим доставщиком до и после выполнения процесса. Это даст вам представление о том, смогли ли вы достичь желаемых результатов или нет.

Если результаты достигнуты, все готово. Созданный вами процесс работает эффективно. Если это не так, вам нужно что-то изменить, либо сделать ваши цели более достижимыми, либо сделать ваш процесс более эффективным. Одним словом, идите на оптимизацию бизнес-процесса. При достаточном количестве проб и ошибок вы сможете добиться оптимальных результатов.

Что такое бизнес-процесс? — Типы, важность и примеры

Успех бизнеса — конечная цель любого предпринимателя, хотя один неверный шаг может стать огромной проблемой, и исправление этой единственной ошибки может стоить целого состояния.

Бизнес-процесс — это те правильные шаги, которые играют жизненно важную роль в предоставлении предложения клиентам.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это серия взаимосвязанных шагов, которые назначаются каждой заинтересованной стороне для конкретной работы по доставке продукта или услуги клиенту.

Каждая заинтересованная сторона выполняет конкретную задачу, в которой они специализируются, для достижения конкретной цели. Эти шаги часто повторяются много раз несколькими пользователями стандартизированным и оптимизированным способом.

Примеры бизнес-процессов

Бизнес-процессы представлены как рабочий процесс или блок-схема логических шагов. Вот два примера бизнес-процесса, чтобы разобраться в этом:

Компания должна нанять подходящего человека на должность менеджера по продукции —

Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

  1. Сначала менеджер по персоналу опубликует объявление на портале вакансий, указав необходимые навыки и квалификацию подходящих соискателей.
  2. После того, как необходимое количество заявок будет получено, кто-то из команды свяжется с заинтересованными соискателями и попросит их прийти на собеседование.
  3. Будет проведено собеседование, на котором кандидаты должны пройти несколько раундов, чтобы получить работу.
  4. Наиболее подходящие кандидаты будут выбраны на основе заранее определенных проходных баллов и ожиданий.
  5. Менеджер по персоналу заставит отобранных кандидатов подписать определенные документы и контракты.
  6. Отобранные кандидаты будут обучены назначенными инструкторами в соответствии с должностными требованиями.
  7. Позже новому сотруднику будут переданы необходимые инструменты, учетные данные и документы.

Этот процесс будет повторяться стандартизированным и оптимизированным образом всякий раз, когда компании необходимо нанять нового сотрудника.

Компания, занимающаяся разработкой мобильных приложений, планирует запустить новое приложение для iOS.

Вот необходимые шаги, которые необходимо предпринять в этом процессе.

  1. Сначала будет проведено маркетинговое исследование, чтобы выяснить, чего хочет рынок.
  2. После исследования компания найдет наиболее эффективные ресурсы для разработки приложения в соответствии с потребностями рынка.
  3. Еще одно исследование рынка будет проведено для проверки гипотезы соответствия продукта рынку. Это будет включать выпуск MVP.
  4. Отзывы новаторов и первых пользователей будут использованы для дальнейшего уточнения и модификации предложения.
  5. После доработок компания построит маркетинговую стратегию продвижения приложения.
  6. Будет запущена бета-версия приложения для проверки модели дохода и других функций.
  7. В финале приложение выйдет в play store.

При каждом запуске нового мобильного приложения тот же процесс будет повторяться с некоторыми изменениями и реинжинирингом.

Типы бизнес-процессов

  1. Первичные процессы: Это фундаментальные процессы бизнеса, посредством которых компания доставляет конечный продукт заказчику.Каждый шаг, связанный с этими процессами, способствует увеличению стоимости окончательного предложения.
  2. Процессы поддержки: Процессы поддержки не повышают ценность конечного продукта напрямую, но создают среду для эффективной и действенной работы основных процессов. Эти процессы поддерживают повседневную деятельность организации.
  3. Управленческие процессы: Управленческие процессы определяют операции, корпоративное управление и стратегическое управление. Эти процессы устанавливают цели и стандарты, которые приводят к эффективной и действенной работе основных и вспомогательных процессов.Помимо планирования, эти процессы также включают мониторинг и контроль других бизнес-процессов. Управленческие процессы используются для управления бизнесом посредством стратегического, тактического и оперативного планирования.

Важность бизнес-процессов

Если вы не можете описать то, что делаете, как процесс, значит, вы не знаете, что делаете. — У. Эдвардс Деминг

Бизнес-процессы всегда играли жизненно важную роль в правильном функционировании организации и в ее структуре.Хорошо спланированный и выверенный бизнес-процесс поможет бизнесу следующим образом:

  • Снижение расходов и рисков: бизнес-процесс сокращает расходы и риски, уже предлагая наиболее эффективные способы выполнения работы с учетом потенциальных будущих недостатков.
  • Уменьшение человеческих ошибок: уменьшает человеческие ошибки, распределяя задачи между людьми, которые специализируются на этом.
  • Повышение эффективности: повышает продуктивность отдела, составляя планы действий и соответствующих шагов, которые лучше всего подходят для бизнеса.
  • Больше ориентированности на клиента: бизнес-процесс — это движение, ориентированное на клиента. Он постоянно информирует компанию о желаниях клиентов и отзывы о продукте / услуге.
  • Устранение пробелов в коммуникации: Устраняет разрыв в коммуникации между компанией и ее клиентами посредством обзоров и исследований рынка.
  • Лучшее управление временем: бизнес-процесс повышает эффективность использования времени за счет разработки стратегий и блок-схем, позволяющих минимизировать время, необходимое для выполнения определенных действий.
  • Адаптация к новым технологиям: бизнес-процесс часто меняется и со временем улучшается. Компания внедряет новые технологии, чтобы оставаться на ногах, совершенствуя бизнес-процессы в соответствии с новейшими технологиями.

Вышеуказанные преимущества могут быть достигнуты только в том случае, если все принципы и методы изложены оптимизированным и стандартизированным образом. Компания, которой это не удалось, столкнется со следующими проблемами:

  • Неспособность распознать какую-либо проблему: компания, которая не сосредотачивается на своих бизнес-процессах, часто не может распознать точную проблему, которая помешала ей достичь целей из-за ее неспособности установить стандартизированные процессы.
  • Низкая мотивация сотрудников: Из-за отсутствия грамотного бизнес-процесса сотрудники компании будут демотивированы, так как они могут попасть в подразделения, для которых у них недостаточно знаний.
  • Отсутствие внедрения изменений: компаний часто повторяют одни и те же ошибки снова и снова, поскольку не будет системы, которая распознавала бы проблему и вносила изменения в процесс.
  • Усилия, отнимающие много времени: без надлежащих блок-схем и рабочего процесса для выполнения конкретной работы потребуется больше времени, чем обычно.
  • Низкая эффективность: Если нет надлежащего бизнес-процесса, компания не может быть продуктивной, и ее эффективность будет ниже, чем у компании с правильным бизнес-процессом. Бизнес-процесс повышает эффективность за счет определения шагов и возможных способов выполнения задачи.
  • Высокий риск и повышенные расходы: компаний, у которых нет адекватного бизнес-процесса, они часто не видят будущих рисков, а также некомпетентны, чтобы найти рентабельный способ выполнения задачи.

После получения необходимых навыков и знаний о бизнес-процессах следующим шагом должен быть поиск подходящих инструментов BPR и BPM для создания процесса, который можно повторить несколькими способами.

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление бизнес-процессами фокусируется на обнаружении, оптимизации, моделировании, мониторинге и анализе бизнес-деятельности и управлении предыдущими бизнес-процессами. Его основная задача — управлять бизнес-процессом для достижения материальных и нематериальных целей.Управление бизнес-процессами ведет к другим этапам, таким как проектирование бизнес-процессов и моделирование бизнес-процессов.

Управление бизнес-процессами часто включает использование инструментов BPM, которые повышают ценность компании с точки зрения более высокой производительности, сокращения расходов, лучшего контроля и большей прозрачности.

Инструменты управления бизнес-процессами используются для оптимизации, измерения и автоматизации бизнес-процессов. Они эффективно помогают в управлении бизнес-процессом.Некоторые из лучших инструментов BPM, доступных на рынке, — это Appian, Comidor, Processmaker и Pega.

Продолжайте, скажите нам, что вы думаете!

Мы что-то упустили? Давай! Расскажите нам, что вы думаете о нашей статье о , что такое бизнес-процесс , в разделе комментариев.

Что такое бизнес-процесс? — Определение с сайта WhatIs. com

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, помогающий достичь бизнес-целей. Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO). Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.

Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса — i.е., контрольные показатели — или достижение конечной точки процесса. Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в установленные сроки или с помощью имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений. Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов для выявления проблем с производительностью или выполнением процессов.

Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как работают различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес.Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.

История и развитие

Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.

Смит, автор книги Богатство народов , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами — может привести к увеличению производительности.

Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.

Drucker, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.

Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата.По словам Давенпорта, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.

Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией

В то время как бизнес-процесс — это серия связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко определенный способ выполнения бизнес-процесса. Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.

Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.

Категории бизнес-процессов

В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто разбиваются на разные категории. Эти категории включают:

  • Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости.Эти процессы приносят пользу потребителю, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
  • Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации. Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте.Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят напрямую пользу клиентам.
  • Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью. Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в анализе со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.

Действия по управлению бизнес-процессами включают такие шаги, как моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.

Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем контроля и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.

Категории бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами и работают ли сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным, правильно.

Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.

Моделирование или отображение бизнес-процессов

Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Отображение или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.

Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.

  • Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы описаны в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет ряд действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее определенной временной шкалы.

Похожие записи

Вам будет интересно

Технология выращивания ячменя – Технология возделывания ячменя | Fermer.Ru — Фермер.Ру — Главный фермерский портал

Разводить уток как бизнес: Разведение уток как бизнес — выгодно или нет равзодить на мясо

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко