У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание! Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передумать и вернуться к бумажному формату он уже не может (письмо Минтруда России от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054).

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Прием сотрудника на работу в 1С 8.3

Оформление новых сотрудников на работу в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0) происходит с помощью документа «Прием на работу». Перейти в журнал «Приемы на работу» можно с вкладки «Зарплата и кадры» из раздела «Кадровый отчет»:

Также возможно оформление и общего журнала «Приемы, увольнения, переводы» из этого же раздела.

  

При создании нового документа необходимо указать правильный тип, из выпадающего списка выбираем «Прием на работу»:

Заполнение в обоих случаях идентичное: название организации, выбор подразделения, куда принимается новый сотрудник, на какую должность и данные сотрудника (ФИО).

Обратим внимание на важный момент. Одного и того же сотрудника можно принять на работу на разные должности (по совместительству). В этом случае процесс начисления будет отражаться по-разному, а налог НДФЛ должен удерживаться один раз. В этом случае можно воспользоваться справочником «Физические лица» и «Сотрудники».

Для создания карточки нового сотрудника, прямо в поле документа нажимаем ссылку «Создать».

После оформления карточки в справочнике «Сотрудники» запись в справочнике «Физические лица» создастся автоматически.

Заполняем данные на нового сотрудника (ФИО). В карточке обязательно нужно указать принадлежность к организации, название подразделения, должность, вид занятости и размер оклада.

Если эти данные не указывать, то они перенесутся из документа «Принятие на работу» (после проведения).

Карточка сотрудника заполнена, жмем «Записать и закрыть» и в принятии на работу отразится фамилия имя и отчество. Далее указываем дату приема, в табличную часть добавляем строку с начислением и размер оклада.

В нижней части документа можно сразу заполнить поле «Аванс» и указать размер в процентах или фиксированную сумму:

После чего нажимаем «Провести и закрыть». Сотрудник принят на работу.

Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция | Альянс Свободных Предпринимателей

Каждый предприниматель рано или поздно принимает на работу сотрудников, которым перепоручает часть своих дел, освобождая себя от рутинных задач в бизнесе для того, чтобы решать задачи стратегические.

Поэтому вопрос о том, как правильно оформить сотрудника на работу, становится актуальным практически для каждого предпринимателя. Если вы входите в их число, то внимательно читайте нашу статью!

Инструкция приема сотрудника на работу

Чтобы ни у предпринимателя, ни у сотрудника не возникло проблем с налоговой инспекцией или с трудовой комиссией, необходимо правильно оформить соответствующие документы.

Трудовой кодекс РФ (а именно главы 10,11) затрагивают вопросы заключения трудового договора. В статье 66 ТК РФ рассмотрен вопрос о порядке ведения трудовых книжек сотрудников. А в постановлении Государственного комитета статистики от 05.01.2004 № 1 утверждается приказ о приеме на работу, личной карточки сотрудника.

Прием сотрудника на работу по шагам

1. Подготовка. Прием заявления о приеме на работу и направление на медицинский осмотр при необходимости.

2. Договор. Предварительно следует ознакомить сотрудника с нормативными актами и коллективным договором при его наличии. Эта процедура согласно закону делается под роспись.

После чего заключается трудовой договор. Трудовой договор необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров и передать один экземпляр новоиспеченному сотруднику.

3. Договор о полной материальной ответственности. Процедура та же самая, заполняется шаблон договора о материальной ответственности и регистрируется в Журнале договоров о материальной ответственности, далее подписывается договор в двух экземплярах, один из которого передается сотруднику.

4. Приказ о приеме на работу. Этот документ составляется по формам Т-1 и Т-1а, далее подписывается у руководителя и регистрируется в Журнале регистрации приказов. Далее необходимо ознакомить сотрудника с приказом под роспись в течение 3-х дней после составления.

5. Трудовая книжка. Далее делается запись в трудовую книжку сотрудника и сведения регистрируются в Книге учета движения трудовых книжек.

6. Оформление личной карточки по унифицированной форме Т-2. Далее даем сотруднику ознакомиться со сведениями, которые внесли в личную карточку и в трудовую книжку.

Документы на прием сотрудника на работу

Оформляясь на любую работу, каждый сотрудник должен предоставить следующие документы:

1. Паспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность гражданина.

2. Свидетельство о государственном пенсионном страховании. При оформлении на работу сотрудника впервые, ему оформляют такое свидетельство.

3. ИНН.

4. Трудовая книжка. При оформлении на работу впервые, трудовую книжку оформляет предприятие. Если человек устраивается параллельно на вторую работу, то трудовая книжка хранится по основному месту работы.

5. Диплом об образовании.

Если должность работника требует наличия специальных знаний, то необходимо предоставить документы об образовании.

В некоторых случаях к этому пакету документов также прилагаются следующие документы — документы воинского учета в случае, если сотрудник подлежит призыву на воинскую службу.

Лица, работающие с наркотическими веществами, должны предоставить медицинскую справку о состоянии здоровья.

Граждане, устраивающиеся на муниципальную и государственную службу, должны предоставить заявление и анкету на трудоустройство.

Как ИП принять на работу сотрудника

Если с организациями при приеме на работу сотрудников все более мене понятно, то возникает вопрос, может ли ИП принимать на работу сотрудников?

Конечно может, но согласно трудовому законодательству не более 3-х человек в штат.

Чтобы ИП зарегистрироваться в качестве работодателя, необходимо в течение 30 дней после заключения трудового соглашения обратиться в Пенсионный фонд. Если ИП принимает сотрудников, заключая трудовые договоры, он должен в течение 10 дней зарегистрироваться в Фонде социального страхования с момента заключения первого трудового договора.

Прием сотрудников на работу — это процедура, которой в компании обычно занимается бухгалтер, потому как постоянно работает с соответствующими документами.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем

на открытой онлайн-встрече.

Регистрируйтесь здесь, чтобы получить дорожную карту развития вашего проекта, которая четко покажет, как прийти к результату.

_____________________________________________________________________________
Хотите, чтобы работа сотрудников в вашей компании была эффективной, а ошибки, приводящие к серьезным последствиям, минимальны?

Как это с делать, читайте в нашей статье «Контроль качества работ и учет ошибок новых сотрудников». 
Понравилась статья? Жмите Лайк!

Оформление сотрудника на работу в 1С

Приём сотрудника на работу в 1С

Приём на работу — первый шаг в процедуре оформления работника в программных продуктах 1С.

Поэтому отнестись к этому надо максимально серьезно — проверить точность и верность сведений о человеке. Т.к. эта информация будет лежать в основе всех расчётов и отчётов. Мы расскажем в этом материале как принять сотрудника на работу в ПП 1С.

Приём в 1С:Бухгалтерия 8
Алгоритм действий следующий:

1. Зайти в окно «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» — «Создать».

2. Табельный номер программа присвоит сама.

3. Заполнить «ФИО». Когда физ. лицо уже внесено в ПП 1С, то сервис предложит перенести автоматом имеющиеся сведения — жмем «Да, это тот, кто мне нужен». Но, когда вносят данные впервые, то нажать надо на «Нет, это другой человек».

4. Внести дополнительные сведения: пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, данные паспорта.

Чтобы добавить адрес, по которому человек прописан — кликаем «Заполнить» — откроется соответствующий раздел — заполнить его и нажать «ОК».

Обязательно обратите внимание на настройки учёта зарплаты.

5. «Администрирование» — «Параметры учёта» — «Настройка зарплаты».

6. Заполнить даты выплаты аванса и заработной платы. Можно выбрать подходящие числа для аванса (т. е. установить коллективу один и тот же день, либо индивидуально каждому).

7. Если остановились на дифференцированном варианте, то в разделе возникнет строка, в которой следует выбрать вариант выплаты аванса (т. е. либо это будет фиксированная сумма, либо % от оклада).

8. Нажать «Принять на работу».

В процессе заполнения параметров, идет и формирование вычетов по НДФЛ — «Налог на доходы».

9. Активировать «Вычеты не предоставляются, ставка 13% (резидент)», подобрать необходимые вычеты и внести параметры.

10. Провести документ, закрыть окно — «ОК» — произойдет возврат в раздел «Приём сотрудника».

11. Если работник имеет инвалидность, то заполнить «Условия страхования».

12. Раздел «Учёт расходов» заполнить в случае, если оплата труда распределяется по разным счетам. При этом в настройках не надо указывать способ отражения в бухгалтерском учёте.

Если же работаем с одним счетом, то надо заполнить способ отражения (раздел «Настройки зарплаты»), при этом в опции «Учёт расходов» оставить «Авто».

Приём в 1С:Зарплата и управление персоналом 8
В данном ПП 1С алгоритм оформления работника такой:

1. Зайти в строки «Кадры» — «Сотрудники» — «Создать».

2. Табельный номер программа внесет сама.

3. Заполнить «ФИО». В том случае, если сведения о физ. лице были ранее внесены в базу 1С, то сервис предложит автоматически использовать эти данные — выбрать «Отмеченный человек тот, кто мне нужен». В противном случае нажать на «Нет, это другой человек».

4. Если появится необходимость указать группы, то можно заполнить — в какую из них входит работник.

5. Внести дополнительные данные: Дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, данные паспорта.

5. Принять на работу.

6. Заполнить вкладки, указать стаж. Некоторые поля появятся, как только будет проделана операция приёма.

7. Перейти в «Налог на доходы» и оформить вычеты.

8. Для расчета больничных отразить зарплату за два предшествующих года: «Зарплата» — «Справки для учета пособий».

9. В разделе «Выплаты, учёт затрат» определиться с подходящим вариантом выплаты зарплаты. Будьте внимательны в этом разделе. Ведь, к примеру, если указать, что зарплату работник будет получать «Через кассу», а при этом создать «Ведомость в банк», то этого конкретно работника ПП 1С не добавит.

10. Для того, чтобы применять в работе штатное расписание необходимо создать следующие настройки: «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания».

11. Отметить галочками «Ведётся штатное расписание» и «Ведётся история изменений штатного расписания».

Итак, мы постарались коротко и наглядно показать алгоритм самой распространенной операции в бухгалтерии и кадровой службе: прием на работу работника в ПП 1С.


При возникновении каких-либо вопросов, рекомендуем обратиться на горячую линию МастерСофт.

Прием работника на постоянную работу по ТК РФ в 2021 году

Автор Виктория Ананьина На чтение 8 мин.

Постоянная работа является трудоустройством лица на вакантную должность предприятия. К работнику предъявляются требования по квалификации, соответствующей должности. Соискатель должен представить документы, подтверждающие личные данные, образование, стаж работы и другую необходимую для трудоустройства информацию. Право найма работников имеют организации и ИП, зарегистрированные в государственном реестре.

Документы, представляемые работником

При найме на работу лица должны представить ряд обязательных документов. Для граждан при трудоустройстве предусмотрен открытый перечень, расширение которого зависит от специфики должностных обязанностей. Дополнительные документы должны предоставить и лица, выделенные в отдельные категории – иностранные подданные, лица с инвалидностью, несовершеннолетние, пенсионеры. Документы, подтверждающие статус, позволяют произвести прием в соответствии с законодательством или предоставить дополнительные социальные гарантии лицам, имеющим право на льготы.

Документ	Описание
Удостоверение личности	Паспорт гражданина РФ, иностранного подданного
Трудовая книжка	Для работников без стажа документ будет выдан работодателем. При отсутствии в момент трудоустройства в книжке свободного места для записи производится выдача вкладыша
СНИЛС	Свидетельство для работника без стажа может быть оформлено по месту трудоустройства
Документы об образовании, военный билет, ИНН	Представляются при их наличии
Водительское удостоверение	При найме на работу с соответствующими требованиями

Документальные формы представляются в оригиналах с последующим их возвратом владельцу после снятия копий. Трудовая книжка хранится у работодателя с правом получения ее по заявлению на несколько дней. Для учета сдачи документа при приеме и получении при увольнении на предприятии ведется журнал, записи в котором подтверждаются кадровым работником и самим сотрудником.

Прохождение медосмотра при найме на постоянную работу

Установлен перечень специальностей, требующих обязательного прохождения медицинского осмотра (ст. 213 ТК РФ). Для должностей с необязательным прохождением осмотров предусмотрен добровольный порядок проверки состояния здоровья. При трудоустройстве необходимо иметь отметку в медицинской книжке о прохождении осмотра лицам, планирующим работать в пищевой промышленности, торговле, детских и здравоохранительных учреждениях и других, имеющих контакт с людьми. Медосмотры обязательны для лиц, не достигших совершеннолетия.

Кроме осмотров, обеспечивающих безопасность граждан, проверки состояния здоровья обязательны для соискателей на работы, связанные со сложными и вредными условиями труда. При осмотре определяется профпригодность соискателей. Работодатель не имеет право допустить работника к исполнению обязанностей по ряду должностей без медицинского освидетельствования (ст. 212 ТК РФ). Оплата медицинского осмотра, являющегося частью мероприятий по охране труда, производится за счет предприятия.

Оформление трудовых отношений

Основной документ при приеме сотрудника – трудовой договор. Процедура найма не требует подачи работником заявления, невзирая на использование документа в практике трудоустройства. В случае подачи заявления документ регистрируется в журнале поступающей корреспонденции с присвоением номера.

Подтверждением достижения согласования сторонами является заключение и подписание трудового договора. До заключения трудового договора необходимо:

• Ознакомить с требованиями внутреннего распорядка, условиями труда.
• Предоставить для ознакомления коллективный договор, положение об оплате труда, премировании, других приказов.
• Описать условия охраны труда, требования к поведению работников.
• Ознакомить с местом работы.
• Согласовать условия исполнения обязанностей, срока испытания, суммы оплаты, порядка предоставления социальных гарантий.

Договор при постоянной форме трудоустройства заключается на неопределенный срок. Для ряда должностей и видов работ при постоянном трудоустройстве допускается ограниченный период действия договора сроком до 5 лет. Перечень оснований для заключения срочных договоров по соглашению сторон указан в ст. 59 ТК РФ. Договор считается заключенным на неопределенное время при отсутствии указании о сроке.

Договор составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй вручается работнику. На протяжении трудовой деятельности форма документа сохраняется в первоначальном виде. Изменения вносятся в документ дополнительными соглашениями. При утрате работник имеет право запросить копию.

Заключение договора о материальной ответственности

При найме на должности, связанных с хранением и отпуском материальных ценностей, заключается договор о полной или ограниченной ответственности. Соглашение определяет условия:

• Описание обстоятельств, при возникновении которых наступает ответственность.
• Список документов, подтверждающих недостачу, и механизм их составления.
• Порядок компенсации ущерба, нанесенного работником или группой лиц.
• Основания, освобождающие от ответственности.

Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только с лицами, должности которых перечислены в Постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85. Без заключения договора возникает только частичная ответственность работника, предельная величина которой может быть лишь в пределах среднего месячного заработка.

Соглашение может быть заключено только после приема должности и ценностей на ответственное хранение. Для передачи материальных ценностей проводится инвентаризация. Предусмотрена индивидуальная или коллективная ответственность за нанесенный работодателю ущерб.

Издание приказа о найме работника

В соответствии с условиями заключенного договора на предприятии издается приказ по кадрам, имеющий отдельную нумерацию и подлежащий хранению в течение 75 лет. Срок издания приказа составляет не более 3 дней со дня заключения договора. Приказ составляется по форме Т-1 или образцу, разработанному самим работодателем. В распоряжении в обязательном порядке отражаются данные:

• О наименовании предприятия, отделе или подразделении, в структуру которого принимается работник.
• О работнике – фамилии, имени, отчестве в полном формате, должности.
• Об условиях найма – дате приема на работу, заработной плате, периоде испытания, основании – договоре и его реквизитов.

Данные вносятся в приказ в соответствии с документами – учредительными формами предприятия, паспортом нанимаемого лица, договора, штатного расписания. Распоряжение подписывает руководитель предприятия. Ответственное лицо, временно замещающее руководителя, должно иметь соответствующие полномочия для подписания документа, подтвержденные доверенностью и приказом. Работника знакомят с приказом под подпись.

О назначении испытательного срока условие оговаривается сторонами трудовых отношений, период вносится в договор. В ряде случаев испытательный срок не устанавливается, например, при найме беременных женщин, при служебном переводе, для несовершеннолетних, при конкурсном приеме и по другим основаниям, перечень которых приведен в ст.70 ТК РФ. При отсутствии условия об установлении периода работник считается принятым без проверки соответствия должности.

Работник М. был принят в СП «Протон» 15.08.2017. С лицом был заключен трудовой договор без указания условия о назначения испытательного срока. М. приступил к исполнению обязанностей 15.08.2017. В приказе от 18.08.2017 было внесено условие о назначении испытания в течение 3 месяцев. Работник опротестовал условие в трудовой комиссии СП «Протон».

Испытательный срок может назначен только при приеме на работу. После начала исполнения обязанностей, при переводе на другую должность испытание не назначается.

Скачать образец приказа о приеме на постоянную работу

Действия работодателя после издания приказа о найме

На основании приказа работодатель и ответственные лица предприятия осуществляют ряд обязательных действий.

Процедура	Описание
Заключение соглашения о неразглашении коммерческой тайны	Договор характеризует сведения, квалифицируемые как коммерческая тайна, разглашение которой приведет к ответственности работника. Составляется в 2 экземплярах
Внесение записи в трудовую книжку	Данные в документ переносятся из приказа. Книжка регистрируется в журнале учета
Заполнение личной карточки Т-2	Документ содержит личные данные о работнике, описывает этапы работы, перемещения, отдыха в период трудоустройства. Записи заверяются личной подписью работника

Сотруднику присваивается индивидуальный табельный номер, используемый при учете рабочего времени, внесении данных в расчетные и платежные ведомости. При наличии заработка в предыдущих периодах в бухгалтерию потребуется представить справки о доходах.

Инструктаж по охране труда

Вновь принятые лица не допускаются к исполнению обязанностей без прохождения инструктажа. С работником при трудоустройстве проводится инструктаж по охране труда в соответствии с разработанной на предприятии программой, включающей:

• Общие сведения о внутреннем распорядке, трудовом законодательстве, основах охраны труда.
• Порядок взаимодействия структур и отделов.
• Наличие вредных условий труда, порядок действий по предупреждению несчастных случаев.
• Средства защиты для предупреждения от производственных заболеваний.
• Правила пожарной, электрической защиты, оказания первой помощи.

Допуск к работе осуществляется после проверки полученных знаний о требованиях охраны труда на предприятии. О полученном во время инструктажа информации работник вносит подпись в журнал.

Распространенные ошибки при найме работника

Документальное оформление работника при найме может быть произведено с нарушениями. Кадровые ошибки чреваты получением штрафов, налагаемых на организацию и должностное лицо организации или ИП.

Условие найма	Неверная позиция	Верная позиция
Заключение договора	С нанимаемым работником заключается договор ГПХ	С работником постоянного трудоустройства можно заключить только трудовой договор. Формы ГПХ имеют ограничение по времени исполнения и объему работ или услуг
Период испытания	На испытательный срок договор не заключается	О периоде испытания вносится условие в трудовой договор бессрочного действия
Условия договора	Вносятся условия, противоречащие ТК РФ	В договоре не должны быть положения, идущие вразрез с законодательством

Оформление на постоянную работу лиц может быть основным и дополнительным видом трудоустройства. Прием по совместительству на постоянную работу по бессрочному договору не исключает возможности увольнения работника при трудоустройстве лица, для которой работа будет являться основной.

Прием основного работника на должность, занимаемую неосновным сотрудником (совместителем) может быть произведен переводом. При этом основным критерием возможности трудоустройства является, то, что для нового сотрудника работа будет основной. Перевод осуществляется в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ.

О порядке приема основного работника на должность, занимаемую совместителем, путем перевода указано в письме Минтруда и соцзащиты от 07.11.2017 №14-2/В-986. Документ утвержден заместителем директора Департамента Т.В. Маленко.

Вопрос № 1. Нужно ли дублировать в трудовом договоре все условия социальных гарантий, установленных ТК РФ?

Необходимость повторения положений трудового законодательства в договоре отсутствует. Достаточно указать, что социальные гарантии предоставляются в соответствии с ТК РФ. В договор потребуется внести условия, улучшающие условия труда по сравнению с законодательством. Ухудшить условия социальных гарантий работодатель не имеет право.

Контрольный список для

найма сотрудников | Справочник по малому бизнесу

Наймите подходящего человека на работу

Чтобы облегчить жизнь, вот 12 шагов, которые помогут убедиться, что вы соблюдаете федеральные нормы и правила штата до и после найма сотрудников.

1. Составьте четкое описание должности.

Убедитесь, что вы четко представляете тип человека, которого хотите нанять, требуемые навыки и сумму (или диапазон), которую вы готовы заплатить.На протяжении всего процесса приема на работу ведите точный учет каждого кандидата, включая его сильные и слабые стороны, ожидания и записи собеседований. Вам нужно будет снова обратиться к этому при выборе предпочтительного кандидата.

2. Определите, кто занимается набором персонала.

Сколько времени потребуется на набор каждого нового сотрудника? Подумайте обо всех задействованных задачах, включая:

• написание должностной инструкции
• реклама вакансии (онлайн и офлайн)
• общение с потенциальными кандидатами
• отвечает на вопросы о работе и вашем бизнесе
• собеседование и отбор соискателей
• общается с неудачными кандидатами.

У вас может не хватить времени на все это. Возможно, будет более эффективно передать это кому-нибудь из вашей команды или рекрутеру.

3. Подайте заявку на получение идентификационного номера сотрудника.

Получите свой идентификационный номер работодателя (EIN) в налоговой службе (IRS). Он также известен как налоговый идентификатор работодателя или форма SS-4. Это необходимо для уплаты налогов и отправки других документов в IRS. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн. Это налоговый номер, который вы, как работодатель, должны установить для ведения бизнеса — это не то, что вам нужно получать для каждого сотрудника.

4. Ведите точный налоговый учет.

По закону вы обязаны вести надлежащий налоговый учет в течение четырех лет. Важно, чтобы они были в безопасности, надежными и легкодоступными. Ваша бухгалтерская программа должна сделать это за вас.

Правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета также поможет вам контролировать финансовое и налоговое состояние вашего бизнеса в режиме реального времени — например, путем отслеживания вычитаемых расходов. Расходы, подлежащие вычету, — это коммерческие расходы, которые могут быть востребованы для уменьшения вашего общего налогового счета.

5. Следите за удержанием налогов.

IRS необходимо знать годовой доход каждого из ваших сотрудников. Таким образом, ваша компания обязана удерживать деньги из зарплаты каждого сотрудника (удерживаемый налог), чтобы ваши сотрудники могли платить налоги в конце финансового года.

Необходимо заполнить следующие формы:

• Форма W-4
  Каждый сотрудник должен заполнить форму W-4 перед тем, как приступить к работе. Эта информация используется вами, чтобы определить размер удерживаемого налога для каждого из ваших сотрудников.
• W-2 form
  Как работодатель, вы должны сообщать о доходах своего сотрудника как самому сотруднику, так и в IRS. Это делается с помощью W-2 для штатных сотрудников. Он включает их налогооблагаемый доход, пенсионные взносы и пособия.

В каждом штате есть отдельная налоговая форма, поэтому убедитесь, что вы выбрали подходящую для своего штата.

6. Помните ключевые даты и задачи.

Вот важные даты и задачи, связанные с IRS, которые вам нужно запомнить:

У IRS есть удобный онлайн-календарь для предприятий, который можно использовать для напоминаний.

7. Получите и разместите плакаты о правах сотрудников.

Все сотрудники имеют определенные минимальные права в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством. Однако многие сотрудники могут не знать о своих правах или не понимать их. Чтобы помочь своим сотрудникам, вы должны развешивать плакаты о правах сотрудников на своем рабочем месте.

Вы можете узнать больше о требованиях Министерства труда к плакатам для малых предприятий, а также загрузить необходимые плакаты.

8. Получите компенсационное страхование работников.

Все предприятия должны иметь страхование компенсации работникам. Это можно получить:

• у частного провайдера.
• через самострахование. Это когда вы решаете откладывать деньги от бизнеса на компенсационные выплаты вашим сотрудникам.
• через программу страхования компенсации работникам вашего штата. Узнайте больше об этих программах в Управлении программ компенсации работникам (OWCP) Министерства труда.

О страховании легко забыть — пока оно вам не понадобится. Когда вы ведете бизнес, дела не всегда идут по плану. Думайте об этом как о защите сейчас, если что-то пойдет не так в будущем.

9. Настройте систему расчета заработной платы.

Ваши варианты при настройке платежной ведомости включают:

• все делаю сам.
• передает настройку вашему бухгалтеру или бухгалтеру.

Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение может удовлетворить все ваши потребности в заработной плате.Добавление платежной ведомости в вашу бухгалтерскую программу должно сделать выплату сотрудникам безболезненной.

Найдите программное обеспечение, которое:

• упрощает соблюдение требований
• может эффективно платить вашим сотрудникам
• подает отчеты в налоговую службу (IRS)

10. Ведите дело на каждого сотрудника.

Важно вести актуальные и точные записи для всех ваших сотрудников, чтобы вы могли использовать их для расчета их заработной платы и прав.Вам также потребуются записи, которые вы можете передать своему сотруднику или его профсоюзу / представителю, если потребуется.

В досье каждого сотрудника должны быть указаны:

• ФИО, адрес и контактные данные
• Контактная информация для экстренных случаев
• подписанная копия трудового договора (полный или неполный рабочий день)
• налоговые реквизиты
• предпочтительный способ оплаты и реквизиты, например интернет-банкинг
• любая другая важная информация о них.

Создайте электронную версию этих сведений и сделайте резервную копию в облаке с помощью таких сервисов, как Box, Dropbox или Google Drive. Эти записи должны храниться не менее семи лет.

Если вы не уверены, какую информацию вы можете и должны собирать для каждого сотрудника, обратитесь к своему консультанту.

11. Упростите доступ сотрудников ко всем вашим облачным программам.

В зависимости от вашего типа бизнеса вашим сотрудникам может потребоваться доступ к неконфиденциальной информации компании, такой как политики, учебные руководства, процедуры или инструкции для конкретной работы.Рассмотрите возможность использования службы единого входа, например OneLogin, Okta или Google Cloud. Вы можете настроить каждого сотрудника с доступом к персонализированной информации. А если вы настроили себя как администратор, вы также можете ограничить их доступ, если вам нужно. Не забудьте убедиться, что вы можете изменить пароли к любым сторонним веб-сайтам — могут быть случаи, когда вашим сотрудникам больше не нужен доступ к этим веб-сайтам.

12. Четко сформулируйте цели и ожидания.

Даже если у вас всего один сотрудник, важно определить и согласовать, что от него ожидается с первого дня.У них уже должно быть хорошее представление об этом из процесса собеседования.

Верно и обратное. Сообщите им, что вы дадите взамен. Это профессиональные отношения, и они должны основываться на взаимном доверии, уважении и честности. Чем лучше вы относитесь к своим сотрудникам, тем усерднее они будут работать для вашего бизнеса.

Ваш персонал — ваш самый ценный актив — выбирайте с умом

Независимо от того, нанимаете ли вы одного или нескольких сотрудников, важно выполнить указанные выше действия.И не забывайте думать о том, как вы сохраните и вознаградите за отличную работу. Есть много способов сделать это, помимо зарплаты и заработной платы, например, стимулы и нефинансовые вознаграждения.

Помните, что ваши сотрудники — самый ценный актив вашей компании. Хороших людей найти сложно. А наем может занять много времени и дорого.

Если вы правильно сделаете процесс, вы убедитесь, что наняли нужных людей. А если вы позаботитесь о своих сотрудниках, они останутся с вами дольше, и ваш бизнес будет работать лучше.

Для получения дополнительной информации о найме ознакомьтесь с нашим Руководством по найму персонала.

Готовы нанять своего первого сотрудника? Подготовьтесь с помощью этих 6 шагов

Несмотря на пандемию, IRS получило более 7 миллионов запросов на новые идентификационные номера работодателя в период с января 2020 года по июнь 2021 года, согласно данным Бюро переписи населения США.

По мере роста этих предприятий многие из них достигнут важного рубежа: найма своих первых сотрудников. Вот шесть вещей, которые владельцы бизнеса должны сделать в первую очередь.

1. Убедитесь, что вам нужна помощь

Во-первых, обратите внимание на признаки того, что ваш бизнес не может развиваться без посторонней помощи.

Если вы «лично загружены» и получаете больше заказов, чем можете обработать, возможно, пришло время нанять кого-нибудь, — говорит Фелан Спенс, сотрудник по услугам и финансовому анализу JumpStart, некоммерческой организации из Кливленда, которая работает с предпринимателями. .

Найм также может быть на горизонте для владельцев бизнеса, которые срывают сроки, направляют жалобы клиентов или думают о том, чтобы взяться за большой проект.

2. Знайте свои номера

Перед тем, как нанимать сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день, ваш денежный поток должен быть достаточно стабильным, чтобы поддерживать регулярную зарплату.

Владельцы бизнеса должны планировать расходы, выходящие за рамки заработной платы, включая социальное обеспечение, медицинское обслуживание и налоги на заработную плату, а также, во многих штатах, компенсацию работникам. Такие льготы, как страхование здоровья, увеличивают расходы.

В то же время, привлечение нового сотрудника может помочь вам увеличить доход за счет расширения ваших производственных мощностей.

Спенс говорит, что такие показатели, как среднемесячные продажи и средний доход от продажи, могут помочь вам понять, как найм кого-то повлияет на ваши финансы и когда пора сделать этот шаг.

«(Наем) не обязательно привязан к дате — он действительно привязан к определенному количеству клиентов или количеству проектов, продуктов или услуг», — говорит Спенс.

3. Получите профессиональную поддержку

Внешние эксперты помогут вам сориентироваться в процессе приема на работу. В эту команду могут входить юрист, бухгалтер, бухгалтер и консультант по персоналу.

«Убедитесь, что вы получите совет профессионала, который проведет вас по пути», — говорит Энджел Вашингтон, владелец компании по выставлению счетов и кодированию в Кливленде, «Consult 2 Code». «Вы просто хотите быть уверены, что делаете все правильно с самого начала, чтобы вам не приходилось возвращаться и исправлять ошибки».

Консультации экспертов могут помочь вам соблюдать трудовое законодательство, например, понимание того, когда вы можете нанимать независимых подрядчиков и когда вам нужны сотрудники, и обеспечение того, чтобы новые сотрудники заполнили необходимые налоговые формы.

4. Настройка систем расчета заработной платы и бухгалтерского учета

Когда владелец бизнеса нанимает нового сотрудника, ему необходимо собрать определенные документы по налоговым и юридическим причинам. И когда они платят этому сотруднику, им нужно удерживать деньги на налоговые и страховые выплаты.

«На этом этапе действительно важно начать думать о своих системах и вкладывать в них немного времени и энергии», — говорит Спенс.

Эти системы могут включать программное обеспечение для расчета заработной платы, большинство из которых может автоматически удерживать средства из зарплатных чеков, или бухгалтерское программное обеспечение, которое вы можете использовать для организации ваших финансов по мере роста вашего бизнеса.

5. Располагайте новых сотрудников для успеха

«Ваш первый сотрудник — это первый человек, которому вы доверяете свое видение», — говорит Эйприл Д. Халлибертон, основатель и президент виртуальной HR-компании All-4-HR. Halliburton также является наставником-волонтером в SCORE, некоммерческой организации, которая предлагает владельцам бизнеса бесплатные ресурсы, в том числе вебинары и инструкции по найму сотрудников.

Начните с написания четкого описания должности, говорит Halliburton, и не полагайтесь полностью на шаблон, потому что «10 разных компаний будут иметь секретарей, которые будут работать 10 разными способами.”

Halliburton призывает владельцев бизнеса работать со специалистом по персоналу для создания справочника для сотрудников, чтобы сотрудники знали, как ориентироваться на рабочем месте. Также рассмотрите возможность создания руководств, которые помогут новым сотрудникам выполнить ключевые задачи.

«Я думаю, вы окажете наибольшее влияние в течение первых нескольких месяцев», — говорит Halliburton. «Последнее, что вы хотите сделать, — это не отдавать необходимые усилия и энергию … когда вы нанимаете своих сотрудников и увеличиваете свой штат и культуру».

6.Будьте готовы отпустить

Вашингтон начал Consult 2 Code в качестве индивидуального предпринимателя. Сейчас у нее есть команда из семи человек, включая сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, а также независимых подрядчиков.

Вашингтон считает, что большинство предпринимателей «хотят делать что-то сами … потому что наше имя — это бренд, а бренд — это наше имя».

Но наем команды позволил ей отойти от повседневных задач и сосредоточиться на ведении и развитии своего бизнеса.

«Было очень сложно расслабиться, — говорит Вашингтон.«Но как только вы все-таки отпустите, вы, наконец, сможете дышать».

Наймите своего первого сотрудника в Калифорнии за 11 шагов

Эй, новые работодатели в Калифорнии! Это большой шаг. Вы собираетесь нанять своего первого сотрудника сотрудник для вашего малого бизнеса. Вы, вероятно, знаете, что вам предстоит много бумажной работы, но вам не нужно слишком сильно беспокоиться. Мы разобрались с этим, и у нас есть куча ресурсов, готовых для вас Серьезно, у вас есть это

Давайте посмотрим, что вам нужно сделать:

Перед тем, как нанять

1.Будьте организованы

Прежде чем что-либо делать, составьте план. Наем в Калифорнии — это незнакомый процесс (который, к сожалению, требует большого количества документов), и вам нужно убедиться, что вы понимаете систему, чтобы не разбираться во всем на лету.

Итак, сначала избавьтесь от логистики. Сделайте все свое исследование прямо сейчас. Расчистите ящик в картотеке и создайте организационную систему. Загрузите все формы приема на работу, требуемые законодательством Калифорнии (ссылки на них можно найти в этой статье), и храните их все вместе.

Это также хорошее время, чтобы распечатать и опубликовать все документы, которые вам необходимо будет показать в своем офисе. Общие объявления о рабочих местах можно найти в Департаменте трудовых отношений Калифорнии. (Здесь также представлен их список отраслевых публикаций. Вы должны проверить его, чтобы узнать, есть ли в вашей отрасли дополнительные требования.)

2. Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя

Для подачи налоговой декларации вам понадобится идентификационный номер работодателя. (и для других деловых документов).Вы можете получить его здесь, заполнив эту форму IRS.

3. Будьте готовы к налогам на заработную плату

Краткая версия налогов на занятость? Получите номер налога на заработную плату, подавайте ежеквартальные отчеты, своевременно вносите депозиты по налогу на заработную плату и сообщайте обо всем в IRS. Кроме того, ведите учет всех налогов на трудоустройство не менее четырех лет.

Если это звучит устрашающе, наш лучший совет: бронируйте время с вашим бухгалтером. Вам нужно будет долго поговорить с экспертом, чтобы убедиться, что вы знаете, что вам нужно делать, чтобы соответствовать требованиям.Хороший бухгалтер поможет вам правильно настроить систему с самого начала, чтобы у вас не возникли проблемы позже. (К тому же они знают текущие требования по налогу на заработную плату лучше, чем любая статья в Интернете.)

Конечно, вы всегда можете узнать о федеральных налоговых требованиях в Руководстве по налогам для работодателя. А вот немного информации о ваших налоговых требованиях в Калифорнии. Но если серьезно, просто обратитесь за помощью к профессионалу. Это может быть сложно, и вам нужно все делать правильно.

4. При желании подготовьте справочник для сотрудников.

Конечно, это ваш первый сотрудник, но все же неплохо выразить свои ожидания в письменной форме. Руководства для сотрудников не требуются в штате Калифорния, но они могут помочь обучить сотрудников и избежать недоразумений. (Имейте в виду: если вы решите создать руководство для сотрудников, определенные разделы должны появиться в нем в соответствии с законодательством о занятости Калифорнии.)

Вам также не нужно писать руководство для сотрудников с нуля.Чтобы сэкономить время, вы можете найти в Google образцы руководств для сотрудников из Калифорнии, а затем адаптировать их для своего бизнеса.

5. Получите расценки на страхование рабочих мест

Страхование компенсации рабочим требуется по закону в Калифорнии, даже если у вас всего один сотрудник. Компенсация рабочего понадобится вам, как только ваш сотрудник приступит к работе, и за отказ от нее предусмотрены серьезные штрафы, так что не игнорируйте этот шаг.

Традиционный способ получить расценки на оплату труда работников может занять много времени, поэтому приступайте к делу, как только решите нанять.(Имейте в виду, что вы также можете использовать наш калькулятор для сотрудников и получить расценки на страхование бизнеса онлайн от Huckleberry примерно за пять минут.)

Процесс найма

6. Напишите и опубликуйте описание должности

Вот где вы получите конкретную информацию о том, кого вы действительно ищете. Просмотрите сайты о вакансиях, чтобы понять, что сделали другие, но не бойтесь проявлять творческий подход. Некоторая искра и индивидуальность действительно могут выделить описание должности.

Каким бы увлекательным ни было описание, обязательно включите конкретный, конкретный список ваших ожиданий и требований к должности.

Есть победитель? Разместите его в Интернете и начните читать приложения.

7. Выберите и собеседование с лучшими кандидатами

Об этом процессе написаны целые книги, поэтому мы просто скажем следующее: найдите человека, который (а) может выполнять эту работу и (б) с кем вам нравится находиться. Вы будете проводить много времени вместе. (Вот общий обзор процесса собеседования.Не забывайте рекомендовать и проверять биографические данные!)

8. Нанять и принять на работу вашего нового сотрудника

Вы нашли кого-то фантастического. Отлично! Приступим к оформлению документов.

Вот что вам понадобится, чтобы они подписали:

• Официальное письмо с предложением. Они понадобятся вам, чтобы подписать его для ваших записей.
• Форма персональных данных. Сюда входят основные сведения, такие как имя, дата рождения, контактная информация для экстренных случаев, номер социального страхования и т. Д. (Вы сделаете это самостоятельно, но шаблоны в Интернете легко найти.)
• Форма I-9 для подтверждения права на работу, подтверждающая их право на работу в США. Вам также необходимо собрать и физически изучить хотя бы один из документов из этого списка.
• Налоговая форма W-2.
• Налоговая форма W-4.
• A DE 4 Налоговая форма для расчета заработной платы в Калифорнии.
• Любые формы страхования. (Вы получите их у своей страховой компании или в государстве. Подумайте о вознаграждении работников, медицинском страховании и т. Д.)
• Форма самоидентификации по инвалидности, если применимо.(Имеет ли ваша компания какие-либо дела с правительством? Если да, попросите их заполнить эту форму.)
• Любые другие контракты или соглашения, характерные для вашей компании. Например, если вы имеете дело с конфиденциальной информацией, вы можете попросить сотрудника подписать соглашение о неразглашении, чтобы ему было запрещено делиться информацией компании.

Хорошо. Теперь, когда они все подписали, вам нужно предоставить им следующие документы.

• Руководство для сотрудников, если применимо, и любые письменные стандарты поведения.
• A DWC-1 Форма требования о компенсации рабочим для справок в будущем.
• Плакат DE 1857A, который информирует вашего сотрудника о том, что вы платите ему налоги, чтобы они получали различные виды льгот.
• DE 2515, который покрывает страхование по инвалидности.
• DE 2511, который покрывает страхование оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам.
• DFEH-185, в котором разъясняются законы о сексуальных домогательствах и дается информация о том, как сообщать о нарушениях.
• DFEH-188, охватывающий Закон штата Калифорния о правах семьи.
• Информационный листок о компенсации работникам «Время найма», который вы также можете получить у комплиментарной страховой компании.
• Форма DLSE-NTE в соответствии с Законом о предотвращении кражи заработной платы (если ваш сотрудник освобожден от уплаты налогов, вы можете пропустить эту форму).
• «Права жертв домашнего насилия, сексуального посягательства и преследований», еще один информационный листок о правах вашего сотрудника в случае домашнего насилия.
• Копии всех сообщений о рабочих местах, которые вы исследовали на шаге № 1 (как общих, так и отраслевых).
• Заявление о том, что вы следовали стандартам EEO по недискриминации при приеме на работу. (Это само собой разумеется, но дискриминация по возрасту, полу, национальному происхождению, сексуальной ориентации и т. Д. Незаконна.)
• Любые другие документы, требуемые вашим городом и округом.

Это целый список. Обратите внимание, что он актуален и точен, насколько это возможно, но вы должны обязательно перепроверить его на сайтах, посвященных законодательству штата и федерального правительства, чтобы убедиться, что вы получили самую свежую информацию.

9. Сообщите о своем найме с помощью Калифорнийской программы отчетности о новых наймах

Почти завершено. Теперь ваша очередь заполнить некоторые документы.

В течение двадцати дней с даты начала работы вашего сотрудника вам необходимо будет отправить отчет о новом сотруднике. (Вы можете сделать это в Интернете на сайте Калифорнийских электронных услуг для бизнеса.)

Это довольно простая форма. Вам просто понадобится ваш номер налогоплательщика, ваш EIN и некоторая информация, которую ваш сотрудник должен предоставить в форме личных данных.

Отлично. Похоже, ты это сделал! Теперь все, что вам нужно сделать, это следить за своими налогами, оставаться организованным и быть отличным работодателем. Мы верим в вас.

Привет, спасибо за чтение. У вас должно быть все готово для найма сотрудников для вашего бизнеса в ЦА! Сообщите нам, было ли это полезно.

Кроме того, если вы владелец малого бизнеса, который готов нанять сотрудников, вот еще одно дружеское напоминание: сначала вам нужно получить расчет рабочего! Если вы этого не сделаете, могут случиться очень неприятные вещи.(К счастью, получение информации о сотрудниках в режиме онлайн занимает около пяти минут.)

Простое руководство по найму первого сотрудника в Техасе

Готовы добавить сотрудника в свою команду? Поздравляю! Мы собрали все, что вам нужно знать, чтобы эффективно (и законно) нанять первого сотрудника. В части 1 мы поговорим о том, как подготовиться к найму, а во второй части мы поговорим о фактическом процессе найма (и о том, какие документы вам понадобятся для вашего нового сотрудника).

Быстрый указатель

Часть 1: Подготовка к найму первого сотрудника в Техасе

Часть 2: Как нанять сотрудников в Техасе

Хорошо, приступим.

Часть 1: Подготовка к найму первого сотрудника в Техасе

Получение нового сотрудника — это увлекательно, и у вас может возникнуть соблазн сразу же начать рекламировать свою новую работу. Но подожди! Прежде чем вы даже подумаете о размещении вакансии, вам нужно настроить свой бизнес на трудоустройство. Подготовить компанию несложно, но вам нужно оставаться организованным, чтобы не пропустить ничего важного. Вот как подойти к процессу:

1. Организуйтесь и составьте план

Во-первых, достаньте свой календарь и составьте план и график.Помните, что потребуется время, чтобы оформить документы о приеме на работу, оформить новое страховое покрытие и подготовить свой бизнес к приему сотрудника. Обязательно укажите время, необходимое для поиска кандидатов, сбора и сортировки их материалов для подачи заявок и проведения собеседований. Вам также следует оставить некоторое время между приемом на работу и приемом на работу — вашему новому сотруднику потребуется некоторое время для перехода.

Небольшой совет: все всегда занимает больше времени, чем вы думаете.(За исключением расчета заработной платы работников, что на может занять на меньше времени, чем вы думаете.) Поэтому, когда вы закончите рассчитывать прогнозируемый график, добавьте неделю — на всякий случай.

А пока настало прекрасное время познакомиться с веб-сайтом Комиссии по трудовым ресурсам Техаса.

2. Подайте заявку на получение идентификационного номера работодателя

Прежде чем продолжить, вам необходимо получить идентификационный номер работодателя от федерального правительства.Его часто сокращают до EIN , и именно так федеральное правительство теперь будет распознавать ваш бизнес.

Не беспокойтесь об этом шаге — получить EIN просто, и если у вас есть несколько минут, вы можете сделать это прямо сейчас. Получите свой идентификационный номер на сайте IRS.

3. Будьте готовы к налогам на заработную плату

Теперь, когда вы собираетесь нанять сотрудника, вы и ваш бизнес подпадаете под действие Закона штата Техас о компенсации по безработице, а это означает, что вам необходимо передать налоговые платежи по безработице в штат .

Для этого вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в Техасской комиссии по трудовым ресурсам. Это бесплатный онлайн-процесс, который занимает около 20 минут.

4. Подготовьте справочник для сотрудников

Не паникуйте — составление справочника для сотрудников звучит как огромная задача, но в этом нет необходимости! Это потому, что, когда вы переходите к основным принципам, руководство для сотрудников представляет собой просто набор письменной информации, которая помогает новым членам команды понять ожидания от вашего бизнеса.

Справочник сотрудника не требуется в штате Техас, поэтому он может быть сколь угодно коротким или длинным. Подготовка 3-4 простых и понятных страниц с основными правилами и политиками компании — это отличное место для начала, и она будет иметь большое значение для того, чтобы ваш новый сотрудник почувствовал себя комфортно.

Нужно вдохновение? (Ознакомьтесь с этой статьей, чтобы получить некоторые идеи о том, что включить в свой справочник нового сотрудника. Вы также можете найти в Google «образцы руководств для сотрудников Техаса», чтобы получить дополнительные рекомендации.)

5.Получите компенсацию работникам и другие покрытия занятости

Страхование компенсации рабочим — это покрытие, которое защищает вашего сотрудника в случае, если он когда-либо заболеет или получит травму на работе. Технически это не требуется в Техасе, но почти каждый малый бизнес должен его получить. (Без этого вы и ваш бизнес будете на крючке, чтобы оплатить любые медицинские счета — или судебные процессы — которые происходят из-за производственной травмы. И это может обойтись довольно дорого.)

Если вы выберете Гекльберри, это Шаг не должен занимать слишком много времени — большинство предприятий можно выполнить примерно за 5 минут, потому что все происходит онлайн и автоматически.(Однако, если вы выберете традиционный путь с другим страховщиком, не забудьте выделить несколько недель. Оформление документов может занять некоторое время.)

Еще одно покрытие, которое следует учитывать: Страхование ответственности в рамках трудовой практики (EPLI) . Он защищает ваш бизнес в случае, если вам когда-либо предъявят иск за несправедливую практику приема на работу (например, дискриминацию или домогательства). Это не обязательно, но может обеспечить некоторое душевное спокойствие, особенно если у вас нет нанятого адвоката по найму, который позаботился бы о любых юридических угрозах.

Кроме того, если вы не приобрели страховое покрытие общей ответственности штата Техас или полис для владельцев бизнеса, сейчас самое подходящее время. (Большинству малых предприятий нужен тот или иной вариант.)

6. Подготовка к выплате заработной платы

Заработать своему сотруднику не так просто, как просто выписать чек. Вам нужно будет платить своему сотруднику в соответствии с установленным государством графиком, точно управлять всеми его удержаниями и вести безупречный долгосрочный учет каждой транзакции, связанной с оплатой. Чтобы сделать все это эффективно, лучше всего настроить службу расчета заработной платы, такую ​​как Quickbooks, Gusto или Paychex.

Заработная плата — это дополнительные расходы, да, но она довольно доступна и сэкономит вам лота времени и разочарований. (Поверьте нам: не пытайтесь вести расчет заработной платы из электронной таблицы. Это того не стоит.)

Часть 2: Как нанять сотрудников в Техасе

Хорошо, вы завершили подготовку. Теперь давайте посмотрим на фактический процесс приема на работу — шаг за шагом.

1. Напишите и опубликуйте описание вакансии

Это большое задание. Чтобы привлечь подходящего кандидата для вашего бизнеса, вам нужно сделать две вещи:

Тщательно составить описание должности

Думайте о написанном вами описании должности как о первом впечатлении потенциального сотрудника о вашем бизнесе.И первое впечатление очень важно.

Итак, не забудьте описать свой бизнес так, чтобы это привлекло ваших идеальных соискателей. Что предлагает ваш бизнес, чтобы ваш идеальный сотрудник захотел? Поместите эти аспекты работы в центр своего описания работы. Если вам нужен сотрудник, который любит работать на открытом воздухе, выделите возможность работать на свежем воздухе. Если ваш идеальный сотрудник амбициозен, упомяните о возможности получить новые навыки и взять на себя руководящие роли.

Если вы застряли, взгляните на другие описания должностей в вашей области и спросите себя, как вы можете отличить от своего бизнеса .

Расскажите о своей работе

Затем проведите небольшую детективную работу, чтобы выяснить, как соискатели находят работу в вашем районе. Многие владельцы малого бизнеса размещают свои вакансии в Интернете, и это, безусловно, отличное место для начала. Но не останавливайтесь на достигнутом. Немного творчества может иметь большое значение для поиска идеального кандидата.Позвоните в местные колледжи и технические школы, чтобы разместить информацию о вашей работе в их центрах карьеры. Разместите листовки с вакансиями там, где обычно собираются люди из идеальной демографической группы.

Наконец, не забывайте о старомодном способе: молва. Отправьте описание должности друзьям и членам семьи, чтобы узнать, знают ли они каких-либо подходящих кандидатов. (Однако будьте осторожны: прием на работу кого-то, кого вы знаете лично, имеет ряд недостатков.)

2. Выберите и собеседование с лучшими кандидатами

Процесс собеседования и найма может составить целую книгу, поэтому мы просто Предложите этот совет: когда вы нашли подходящего кандидата на работу и подумываете о найме, спросите себя, понравится ли вам с этим человеком быть рядом.(Вы потратите много времени вместе.)

Нужны дополнительные советы? Мы рекомендуем это краткое руководство по процессу собеседования.

3. Нанять и принять на работу нового сотрудника

Как только вы найдете кого-то, кто отлично подходит для этой работы, самое время заполнить все документы. Вот список новых форм найма в Техасе, которые ваш сотрудник должен будет подписать .

Далее, вот все плакаты , которые вы обязаны печатать и демонстрировать по закону :

4.Сообщите о своем найме в штат Техас

Вы почти сделали это! Последний шаг в этом процессе — сообщить о найме. Вам нужно будет составить отчет в течение 20 календарных дней с момента найма. Если вы этого не сделаете, ваша компания может быть оштрафована.

Вот что вам нужно будет включить в отчет:

• Название вашей компании
• Ваш служебный адрес
• Ваш федеральный налоговый номер
• Имя сотрудника
• Номер социального страхования сотрудника
• Адрес сотрудника
• Дата начала оплачиваемой работы вашим сотрудником

(Для получения полной информации о том, как сообщать о новых приемах на работу в Техасе, посетите веб-сайт законов штата Техас о новых законах об отчетности.)

Ладно, вот и все. Надеемся, это было полезно. Помните: при приеме на работу нового сотрудника может потребоваться много бумажной работы, но получение рабочего вознаграждения не обязательно. Фактически, вы можете получить калькуляцию работника онлайн примерно за 5 минут — меньше времени, чем на приготовление чашки кофе.

6 шагов к найму первого сотрудника

Пришло время нанять первого сотрудника. Итак, как ты это делаешь?

Есть несколько этапов, каждый из которых соответствует законам штата, федеральным законам и нормативным требованиям.Вы можете часами (даже днями) исследовать и пытаться во всем разобраться самостоятельно. Это не займет много времени, чтобы понять, что есть причина, по которой в компаниях есть сотрудники и целые отделы, занимающиеся вопросами трудоустройства и управления персоналом (человеческими ресурсами).

Как новый стартап или владелец малого бизнеса, у вас может не быть ресурсов, чтобы платить офис-менеджеру на полную ставку. Вот 6 СОВЕТОВ для найма вашего первого сотрудника. Используйте эти шаги, чтобы создать повторяемый процесс, и вы также будете готовы к работе с сотрудником №2!

1.Подготовьте внутренние документы о трудоустройстве перед наймом первого сотрудника

Прежде чем расставить персонал, разработайте политику и процедуры компании. Новые сотрудники захотят знать, существует ли дресс-код, как начисляется оплачиваемый отпуск и как попросить выходной, какова политика компании в отношении наркотиков / алкоголя и какова политика компании в отношении конфиденциальности (контролируются ли компьютеры, могут ли компьютеры быть используется для личного пользования и т. д.). Лучше всего иметь политику и процедуры до того, как новый персонал приступит к работе, чтобы избежать путаницы и непоследовательности.Вам также могут понадобиться табели учета рабочего времени или другие механизмы для учета рабочего времени сотрудников. Также рассмотрите соглашения о конфиденциальности, соглашения о удержании заработной платы и руководства для сотрудников.

2. Выберите Службу расчета заработной платы или программное обеспечение

Существует множество сервисов, таких как Paychex (https://www.paychex.com) и другие сервисы, которые обрабатывают платежную ведомость и другие административные услуги. Существуют также компьютерные программы, такие как Quickbooks (https://quickbooks.intuit.com) и другие программы, которые позволяют вам самостоятельно рассчитывать заработную плату.Многие CPA-фирмы и бухгалтеры также предлагают услуги по расчету заработной платы и бэк-офису. Небольшое исследование должно показать, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса.

3. Откройте счет Комиссии по трудовым ресурсам штата Техас

Работодатели должны сообщать о новых приемах на работу, платить налоги штата и сообщать о прекращении трудовых отношений в Комиссию по трудовым ресурсам штата Техас. Для этого необходимо создать учетную запись. Учетную запись довольно легко создать в Интернете: https://www.twc.state.tx.us/busshops/unemployment-tax-registration.Веб-сайт также предлагает ценную информацию и ресурсы для работодателей.

4. Избрать или отказаться от выплаты компенсации работникам Техаса

Компенсационное покрытие работников предусматривает выплату заработной платы и медицинских льгот работникам, если они получили травмы на работе. За исключением случаев грубой небрежности, приведшей к летальному исходу, это также ограничивает ответственность вашей компании, если сотрудник подает иск о возмещении ущерба. Работодатели в Техасе не обязаны нести компенсацию работникам.Если ваша компания решает не осуществлять страховое покрытие, она считается «не подписчиком» и должна уведомить сотрудников о том, что ваша компания не предоставляет страховое покрытие. Информацию об уведомлениях, которые необходимо размещать на рабочем месте, направлять непосредственно сотрудникам и ежегодно подавать в Департамент страхования Техаса, можно найти здесь: https://www.tdi.texas.gov/wc/employer/employerresources.html .

5. Подтвердите право на трудоустройство (форма I-9)

Работодатели должны обеспечить надлежащее заполнение формы I-9 для каждого человека, которого они нанимают для работы в Соединенных Штатах, включая граждан и неграждан.Работодатель должен проверить право на трудоустройство и документ (ы), удостоверяющий личность, который представляет работник, чтобы определить, действительно ли документ (ы) кажется подлинным и связан ли он (а) с работником, и записать информацию о документе в Форме I-9. Работодатели должны хранить форму I-9 в течение определенного периода и предоставлять ее для проверки уполномоченным государственным служащим. Заполненные формы I-9 следует хранить вместе в файле отдельно от личного дела сотрудника. Эти формы должны быть обновлены / обновлены по истечении срока действия документа, удостоверяющего личность, предоставленного сотрудником.Даты продления формы I-9 должны быть указаны в календаре.

Форму I-9 можно получить в Министерстве внутренней безопасности: https://www.uscis.gov/i-9

6. Заверните

Есть несколько заключительных документов и отчетов, которые завершают процесс приема на работу:

• Сообщить о новом найме в Комиссию по трудовым ресурсам Техаса;
• Введите информацию о заработной плате (включая форму W-4) в свою программу расчета заработной платы или передайте в свою службу расчета заработной платы;
• Предоставить новым сотрудникам необходимые уведомления (включая страховое покрытие для работников);
• Обеспечьте подпись нового сотрудника соответствующими соглашениями и подтверждениями компании; и
• Подать документы в личное дело сотрудника и отдельно файл I-9 и дату продления календарного I-9.

Если у вас есть вопросы по любому из этих шагов или если вам нужна помощь в их выполнении, запланируйте бесплатную телефонную консультацию сегодня. Мы будем рады помочь.

15 шагов, которые помогут вам нанять

Если вы готовы нанять своего первого сотрудника, возможно, вы немного ошеломлены. В конце концов, процесс состоит из множества этапов и, казалось бы, бесконечного списка обручей, через которые нужно пройти.

Но если разобраться, все не так уж и сложно.Вам просто нужно быть организованным и с самого начала знать, с чем вы имеете дело.

Приступим.

Начните работу:

Перед тем, как начать собеседование с кандидатами, есть небольшая работа, о которой вам нужно позаботиться в первую очередь. Вот пункты, которые следует вычеркнуть из своего списка, прежде чем вы действительно начнете встречаться с потенциальными новыми сотрудниками.

1. Получите EIN

Перед тем, как нанять первого сотрудника, вам необходимо указать EIN или идентификационный номер работодателя.Также известный как идентификационный номер федерального налогоплательщика, это позволит признать вашу компанию в налоговых целях.

Вы можете прочитать все о процессе получения вашего EIN в нашей статье: Как подать заявление на получение федерального идентификационного номера налогоплательщика.

2. Зарегистрируйтесь в департаменте труда вашего штата

Вам необходимо зарегистрироваться в департаменте труда вашего штата, прежде чем вы начнете принимать сотрудников. Чтобы приступить к работе, посетите страницу Министерства труда США с разбивкой по штатам.

Кроме того, если у вас есть сотрудники, вы должны будете платить государственный налог на пособие по безработице. Чтобы сообщить о федеральном налоге на безработицу, вам необходимо заполнить форму IRS 940.

Придется ли вам платить этот налог, зависит от размера вашего бизнеса (хотя все, кроме очень малых предприятий, должны рассчитывать на оплату), поэтому прочтите это, чтобы убедиться, что вы знаете, где находится ваш бизнес.

3. Настройте страхование компенсации вашего работника

Вам нужно будет оформить страхование компенсации работнику на случай, если работник получит травму на работе.В то время как в некоторых штатах очень малые предприятия освобождаются от служебного талона, в целом неплохо предположить, что он вам понадобится, и заранее изучить варианты для своего бизнеса, прежде чем приступить к найму.

Скорее всего, вы можете оформить компенсационное страхование работника через свою нынешнюю страховую компанию, но все же неплохо было бы присмотреться к нему.

Помните, что, как и в случае со многими другими законами открытия бизнеса, законы различаются от штата к штату, поэтому убедитесь, что у вас есть страхование компенсации научных работников в вашем штате.Подстраница Министерства труда США о компенсации работникам — хорошее место для начала.

4. Выберите систему расчета заработной платы и ознакомьтесь с налоговыми удержаниями работодателя

После того, как вы начнете платить своим сотрудникам, вы будете нести ответственность за удержание части их дохода и перечисление ее в IRS, а также за уплату налогов в фонд социального обеспечения и Medicare.

На странице IRS «Депозиты и отчетность по налогам на трудоустройство» вы найдете краткое изложение форм, которые вам нужно будет заполнить.Вы также должны знать, что ваш штат может потребовать от вас удержания налогов, поэтому обязательно исследуйте ваш штат специально.

Что касается выбора системы расчета заработной платы, у вас есть множество вариантов. В Palo Alto Software мы являемся поклонниками Zenefits, но программа, которую вы выберете, в конечном итоге будет зависеть от ваших потребностей.

Ознакомьтесь с разделом «человеческие ресурсы» в нашей статье 85 лучших бизнес-инструментов для стартапов, чтобы узнать о дополнительных возможностях и информации.

Подготовка к найму:

Хорошо, теперь самое скучное.

А теперь самое интересное — встреча с потенциальными кандидатами.

Ваши новые сотрудники помогут вам расти и формировать ваш бизнес и, в свою очередь, внесут большой вклад в вашу культуру и компанию в целом, поэтому убедитесь, что вы можете серьезно потратить время и силы на то, чтобы найти идеальный вариант.

5. Напишите описание должности

Перво-наперво: вам нужно написать четкое и конкретное описание должности, на которую вы нанимаете.

Должностная инструкция не только поможет квалифицированным кандидатам подать заявку на вашу должность, но также послужит ориентиром, по которому вы сможете оценивать своего сотрудника в будущем.

Хотите знать, как написать описание должности? Вам повезло — наш главный редактор Кэндис Ландау недавно написала отличную подробную статью на эту тему. Поэтому перед тем, как продолжить, обязательно прочтите «Как написать свое первое описание работы».

6. Разместите объявление о вакансии

После того, как вы напишете описание должности и создадите отличное объявление для своей вакансии, вы захотите опубликовать его на соответствующих тематических сайтах.Indeed и Monster являются наиболее известными, но нельзя упускать из виду такие сайты, как CareerBuilder и Craigslist, а также любые отраслевые сайты.

Не забудьте также разместить вакансию на странице своей компании в LinkedIn; Использование LinkedIn может ускорить поиск ваших сотрудников, поскольку вы можете легко проверить опыт и рекомендации кандидата.

7. Знайте, какие вопросы вы можете и не можете задавать

Вы хотите получить полное представление о человеке, которого собираетесь нанять, но важно отметить, что некоторые вопросы запрещены законом.

Причина этого в значительной степени связана с дискриминацией, поэтому неплохо вспомнить, что есть, а что нет, и помните об этом, составляя список вопросов, которые вы планируете ответить.

Подробнее об этом читайте в нашей статье «Вещи, о которых никогда не следует спрашивать у соискателей».

8. Собеседование и найм

Поздравляю, вы почти у цели!

Пришло время назначить собеседование и нанять сотрудника.

Хотя большая часть трудной части уже позади, найм может быть непростым — следует ли вам искать кандидата с наибольшим опытом или с меньшим опытом, но с отличным отношением?

Чтобы ответить на этот вопрос, я обратился к членам Совета молодых предпринимателей в своей недавней статье «Как нанять своего первого сотрудника». Обязательно проверьте это, прежде чем начинать собеседование, чтобы получить мнение других предпринимателей, которые успешно прошли процесс приема на работу.

Оформить документы:

Как только вы нашли этого особенного человека, пора заявить об этом официально.

Вы сразу поняли, что это они, и готовы расписаться на пунктирной линии.

Подождите, я говорю об отношениях или сотрудниках? Что ж, оказывается, наем сотрудника чем-то похож на брак: это отношения, которые принесут пользу вам обоим, и для их официального оформления требуется немного документов.

9. Попросите вашего сотрудника заполнить формы W-4 и I-9

Перед тем, как приступить к работе, ваш сотрудник должен будет заполнить формы W-4 и I-9.

Что это значит для вас?

Как вы уже догадались — вам снова нужно приспосабливаться к веб-сайту IRS. Ознакомьтесь с их страницей по найму сотрудников, чтобы получить полное изложение и формы.

10. Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму вашего штата

В соответствии с Законом 1996 года о согласовании личной ответственности и возможностей работы, все работодатели обязаны сообщать о новых наймах или повторно нанятых сотрудниках в свой государственный справочник в течение 20 дней с момента приема на работу.

Это позволяет Управлению по обеспечению алиментов Министерства здравоохранения и социальных служб находить родителей, которые должны выплатить алименты. Чтобы найти отчетное агентство вашего штата, посетите страницу отчетов о новых приемах на работу Управления по обеспечению алиментов на детей или ознакомьтесь с их интерактивной версией карты штата.

Создайте свое рабочее место:

После того, как ваш сотрудник официально принят на работу и оформлены все документы, вам необходимо убедиться, что ваше рабочее место готово к работе.Это означает, что ваши сотрудники знают свои права и им созданы безопасные условия труда.

11. Размещать необходимые плакаты и объявления

Вы должны будете повесить несколько федеральных плакатов, предупреждающих сотрудников об их правах как рабочих. Посетите страницу советника по первому шагу Министерства труда, чтобы убедиться, что вы знаете, как соблюдать требования.

У

штатов также есть свои собственные требования к плакатам, поэтому обязательно изучите конкретные требования своего штата.

12. Принять меры безопасности на рабочем месте

Чтобы убедиться, что ваше рабочее место безопасно и позволяет сотрудникам выполнять свою работу безопасно и эффективно, вам необходимо соблюдать требования, изложенные в Законе о профессиональной безопасности и гигиене труда (OSHA). Чтобы убедиться, что вы знаете, как соблюдать стандарты и правила OSHA, посетите страницу работодателя OSHA.

Подготовьте сотрудников:

Осталось еще несколько «надеть» и «перечеркнуть», прежде чем ваш новый сотрудник будет готов к работе.

13. Посадите нового сотрудника на работу

Вы хотите, чтобы у вашего сотрудника были инструменты для выполнения своей работы в меру своих возможностей.

Как вы можете этого добиться? Убедившись, что они знают, чего от них ждут, а что нет в вашем офисе, а что нет.

Написание справочника для сотрудников может занять много времени, но потенциально может избавить вас от лишних трудностей, поэтому стоит подумать об этом.

Если у вас небольшая компания и вы нанимаете только одного сотрудника, вы всегда можете использовать простую версию и убедиться, что вы охватываете такие основы, как дресс-код, свою позицию в отношении своевременности и удаленной работы, а также скоро.

14. Храните личное дело вашего нового сотрудника

Убедитесь, что вы ведете учет всей важной документации сотрудников. Это будет включать в себя все, от их заявления, резюме, новых документов о найме, их W-4 и I-9, оценок производительности и так далее.

Когда дело доходит до доступа сотрудников к файлам персонала, законы варьируются от штата к штату, поэтому ознакомьтесь с законами вашего штата. Также неплохо хранить эти файлы в запирающемся шкафу, чтобы никому не было к ним доступа.

15. Установить выплаты сотрудникам

Если возможно, вам нужно будет встретиться со своими сотрудниками, чтобы они могли подписаться на медицинское страхование и план 401 (k).

Если вы ищете дополнительную информацию о том, как определить, какие медицинские обязательства будут перед новыми сотрудниками, ознакомьтесь с нашими статьями на эту тему: 5 способов сэкономить владельцам малого бизнеса на финансах здравоохранения и предложить медицинское страхование? Вопросы, которые следует задать малому бизнесу.

Вы также можете быть заинтересованы в запуске программы оздоровления или поощрении своих сотрудников за здоровые привычки, и в этом случае я бы порекомендовал свою статью «Действительно ли корпоративные программы оздоровления работают?

Хотя поначалу это может показаться немного сложным, наем сотрудников довольно прост; когда вы разбиваете процесс на управляемые шаги, он становится намного более выполнимым.

Удачи и удачного приема на работу!

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель. Ей нравится обсуждать бизнес, маркетинг и социальные сети, и она большая поклонница оксфордской запятой.Бри — жительница Портленда, штат Орегон, и ее нечасто можно найти в Твиттере.

шагов при приеме на работу

Если вы входите в стадию роста малого бизнеса, вам, вероятно, понадобится одно, чтобы вывести свой бизнес на новый уровень — помощь! Помните, что при приеме на работу в первый раз вы учитываете ряд юридических вопросов, связанных с налогами, безопасностью, льготами и конфиденциальностью.

В этой статье мы сосредоточимся на налоговых обязанностях работодателя для владельцев малого бизнеса.

Независимо от того, нанимаете ли вы сейчас или планируете на будущее, вот что вам нужно знать о налогах, когда вы решите, что пора начинать нанимать сотрудников.

Налоговые обязанности работодателя

Как только вы найдете подходящего человека с идеальным сочетанием навыков и опыта, вам нужно будет пройти через этот контрольный список.

1 — Надежно собирайте и храните записи о сотрудниках

Ведение документации должно быть приоритетом для владельцев малого бизнеса.Почему? Просто спросите IRS и различные другие правительственные агентства.

Записи о сотрудниках включают личные данные каждого сотрудника, а также данные, необходимые для надлежащего сбора и уплаты федеральных налогов и налогов штата.

Вы должны вести эту трудовую книжку, пока вы нанимаете физическое лицо на работу в течение четырех лет. Вам также необходимо, чтобы записи были доступны для IRS по запросу.

2 — Убедитесь, что каждый сотрудник имеет право работать в США.

Федеральный закон требует, чтобы каждый сотрудник, начинающий новую работу, прошел U.S. Форма I-9 Службы гражданства и иммиграции (USCIS), Проверка права на трудоустройство. Вы можете получить формы I-9 онлайн, в офисах USCIS или по телефону (800) 870-3676.

3 — Получите номера социального страхования каждого сотрудника

Вы должны получить имя каждого сотрудника и номер социального страхования (SSN), чтобы заполнить форму W-2 «Отчет о заработной плате и налоге» для каждого сотрудника. Это требование также применяется к иностранцам-резидентам и нерезидентам.

Вы не должны принимать индивидуальный налоговый идентификационный номер (ITIN) вместо SSN для идентификации сотрудника или для работы.Номера ITIN доступны только иностранцам-резидентам и нерезидентам, которые не имеют права на работу в США и нуждаются в идентификации для других целей налогообложения.

4 — Получите форму W-4 для удержания подоходного налога

Новые сотрудники должны заполнить форму IRS W-4, чтобы вы могли удержать соответствующий федеральный подоходный налог из их зарплаты. Используйте информацию, которую ваш сотрудник предоставляет в форме, для расчета своих федеральных налоговых удержаний.

Закон штата также требует, чтобы работодатели удерживали подоходный налог из заработной платы ваших сотрудников.

Выдайте новым сотрудникам Форму W-4, Свидетельство сотрудника об удержании налогов, чтобы заполнить ее и вернуть вам. Ваши сотрудники будут использовать форму W-4 для расчета своих удержаний, но вы также можете направлять сотрудников к оценщику налоговых удержаний IRS. Или, чтобы получить инструмент, который предоставляет заполненную форму, попросите их проверить калькулятор W-4 от H&R Block.

Затем вы определите, сколько удерживать, когда речь идет о федеральном подоходном налоге. Сумма зависит от статуса ваших сотрудников, дохода, информации W-4 и периода заработной платы.Это зависит от того, получают ли ваши сотрудники еженедельную, двухмесячную или ежемесячную зарплату.

Если новый сотрудник не предоставит вам заполненную форму W-4, вы должны удерживать налог, как если бы этот сотрудник был холостым. Возможно, вам придется удержать дополнительные налоги с заработной платы, выплачиваемой иностранцам-нерезидентам.

5 — Удержание налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание

Вы должны удерживать налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь из заработной платы ваших сотрудников, а также платить работодателю долю этих налогов. Они известны как налоги Федерального закона о страховых взносах (FICA).

Как правило, этими налогами облагаются все заработные платы сотрудников, независимо от возраста и от того, получают ли они пособие по социальному обеспечению. Даже пенсионные взносы, которые снизят налогооблагаемую заработную плату работника, по-прежнему облагаются налогами на социальное обеспечение и медицинское обслуживание.

Обратите внимание, что существует ограничение на размер годовой заработной платы или полученного дохода, подлежащего налогообложению, которое называется налоговым пределом. В 2021 году максимальная сумма дохода, облагаемого налогом на социальное обеспечение, составит 142 800 долларов США. Налог на бесплатную медицинскую помощь взимается со всей заработной платы.

6 — Внести все удержанные налоги

В рамках ваших налоговых обязательств по заработной плате вы должны вносить федеральные подоходные налоги, которые вы удерживаете из заработной платы своих сотрудников, а также налоговую часть налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь, взимаемую работодателем и работником. Вы должны внести эти федеральные налоговые депозиты в электронном виде.

Как делать электронные вклады

Большинство работодателей используют электронную систему федеральных налоговых платежей (EFTPS). Это бесплатная услуга, которую предоставляет Казначейство.Вы автоматически регистрируетесь, когда запрашиваете EIN в IRS. Если вы не хотите использовать EFTPS, вы можете попросить своего налогового специалиста, финансового учреждения, службы расчета заработной платы или другого доверенного лица сделать электронные депозиты за вас.

Существует два графика депозита: ежемесячный и полунедельный.

Перед началом каждого календарного года вы должны определить, какое расписание использовать. График основан на общих налоговых обязательствах, которые вы указали за последний год.В первый год, когда у вас есть сотрудники, вы, как правило, будете вносить налоги ежемесячно. В соответствии с графиком ежемесячных вкладов вы должны будете внести налог на трудоустройство до 15 числа следующего месяца.

Вам также необходимо будет подавать в IRS форму 941 «Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя» за каждый квартал, в который вы выплачиваете заработную плату, подлежащую удержанию подоходного налога (включая удержание на пособие по болезни и дополнительные пособия по безработице) или налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. . Это если вы не получите уведомление от IRS о том, что вы можете подать форму 944, ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя.

Помните: никогда не используйте депозиты федерального налога для других целей.

Если вы не отправите правительству требуемые депозиты по федеральному налогу, IRS будет заниматься погашением долга, и вы можете подвергнуться налоговым штрафам в дополнение к налоговому счету.

7 — Ежеквартально платить Федеральный налог по безработице (FUTA)

FUTA платит только работодатель; не удерживается из заработной платы сотрудников. На 2021 год ставка FUTA составляет 6% от первых 7000 долларов заработной платы, которую вы платите каждому сотруднику в течение года.Если ваш бизнес платит в государственную систему безработицы, сумма будет ниже, чем вы платите на федеральном уровне.

Вы должны внести FUTA до последнего дня первого месяца, следующего за концом квартала. Если срок внесения депозита приходится на субботу, воскресенье или официальный праздничный день, вы можете внести депозит на следующий рабочий день.

8 — Не забывайте о государственных налогах

В дополнение ко всем федеральным требованиям, вы должны соблюдать правила каждого штата, резидентов которого вы нанимаете, включая удержание налогов штата, где это применимо.Требования штата обычно аналогичны федеральным требованиям. Но штаты могут изменять свои требования, поэтому очень важно изучить требования штата, которые могут применяться к вам.

Сложно нанять сотрудников впервые — Поможем

Как видите, нанять сотрудников в первый раз сложно — и ставки высоки, если вы не поняли это правильно с налоговой точки зрения. Вот почему многие владельцы малого бизнеса обращаются за профессиональной помощью.

Если наем сотрудников входит в ваш список дел, убедитесь, что вашим следующим шагом будет помощь от Block Advisors по вопросам налогообложения малого бизнеса, бухгалтерского учета и выплаты заработной платы работодателю, чтобы вы могли вернуться к тому, что вам нравится в своем бизнесе.

Узнайте, как мы можем помочь с вашими потребностями в заработной плате, и ответьте на ваши вопросы о заработной плате.

Запишитесь на бесплатную консультацию по заработной плате сегодня .

.

No related posts.