Положение о ведении трудовых книжек: ПРАВИЛАВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯБЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Содержание

I. Общие положения / КонсультантПлюс

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей редакции)

Открыть полный текст документа

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Сейчас Чиновники Минтруда решил изменить правила ведения трудовых книжек. И подготовили проект постановления Правительства РФ. Он опубликован на Едином портале для размещения проектов нормативных-правовых актов. Вот основные факты, касающиеся проекта документа:

новые правила ведения трудовых книжек не будут требовать от работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
новые правила не предусматривают скрепления сургучной печатью или опломбирование приходно–расходную книги и книги учета трудовых книжек;

работодателю будет можно при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (отдела кадров).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Минтруд опубликовал проект нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который придет на смену Правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В целом Порядок по тексту дублирует Правила, за некоторыми исключениями:

Из разд. II исключена ссылка на необходимость определения порядка заполнения трудовых книжек другим нормативным актом (сейчас в этом качестве действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

В разд. IV появится указание о возможности заверки записей печатью организации (в т. ч. печатью кадровой службы) при ее наличии. Исключена норма о выдаче трудовой книжки на руки родственнику умершего работника под расписку.
Из разд. II и VI исключается упоминание о личной карточке работника. Для скрепления книги учета движения можно не использовать пломбирование и сургучную печать, достаточно подписей и печати (если она имеется).

Для справки. В соответствии со ст. 66 ТК РФ форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждаются органом, уполномоченным Правительством РФ.

Готовы новые правила ведения трудовых книжек

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.

Минтруд России упростит правила ведения трудовых книжек

Минтруд России разместил для общественного обсуждения на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов проект ведомственного приказа «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек», который со временем заменит действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

В соответствии с предлагаемыми изменениями работодателю не надо будет знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Также в новых правилах предусматривается отмена обязанности скреплять сургучной печатью или опломбировывать приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кроме того, работодателю будет предоставлена возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии печати).

Проект приказа подготовлен с целью реализации Плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда, утвержденного протоколами заседания Проектного комитета по основному направлению стратегического развития Российской Федерации «Реформа контрольной и надзорной деятельности».

Социальное партнерство и трудовые отношения

Новостная рассылка

Актуальная информация Минтруда у Вас на почте.

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.

Тем не менее в целом ряде статей Трудового кодекса РФ содержатся отсылки к другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.

Например, вопросы, связанные с установлением сокращенной продолжительности рабочего времени, рациональным использованием выходных и праздничных дней, перечнями производств, профессий и должностей, дающих право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, и многие другие регулируются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Всего в Трудовом кодексе РФ содержится около 50 норм, которые требуют разработки и принятия нормативных правовых актов Правительства РФ.

Среди них и ч. 2 ст. 66 ТК РФ, устанавливающая, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей отнесены к компетенции Правительства РФ.

16 апреля 2003 г. было принято постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 (далее — постановление № 225), которым были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В соответствии с п. 2 постановления № 225 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

При этом следует обратить внимание, что Правила ведения и хранения трудовых книжек введены в действие с 22 апреля 2003 г., т. е. со дня официального опубликования постановления № 225 в «Российской газете», поэтому их соблюдение работодателями и лицами, ответственными за ведение трудовых книжек, на настоящий момент является обязательным.

До принятия постановления № 225 действовал порядок ведения и хранения трудовых книжек, установленный постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (в ред. от 02.08.85 № 252, 31.03.87 № 201, 19.10.90 № 412). В соответствии со ст. 423 ТК РФ эти нормативные акты применялись в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

С введением в действие постановления № 225 постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 больше не применяется. Однако инструкция о порядке ведения трудовых книжек продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению № 225.

Постановлением № 225 даны поручения соответствующим федеральным органам исполнительной власти, связанные с изготовлением трудовых книжек и порядком обеспечения ими работодателей (Министерство финансов РФ), а также с разработкой и утверждением инструкции по их заполнению и обеспечению надлежащего контроля за их своевременным и правильным ведением и хранением (Министерство труда и социального развития РФ).

Часть 1 ст. 66 ТК РФ и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливают, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По записям в трудовой книжке устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым связаны возможности реализации определенных прав, а также льгот и преимуществ.

С момента вступления в силу Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», введением страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и индивидуального лицевого счета застрахованного лица одних записей в трудовой книжке недостаточно для подтверждения трудового стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

В будущем предполагается введение персонифицированного учета и в системе Фонда социального страхования (ФСС), в соответствии с данными которого будет учитываться стаж, необходимый, например, для исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности. Правила ведения и хранения трудовых книжек не распространяются на работодателей физических лиц.

Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек содержатся в Трудовом кодексе РФ, который устанавливает следующие требования:

Правила повторяют перечисленные положения Трудового кодекса РФ, касающиеся трудовых книжек, в некоторых случаях внося в них уточнения и дополнения, соответствующие его действующим положениям.

В разделе I «Общие положения»:

в п. 7 Правил положения ст. 62 ТК РФ об обязанности работодателя в 3-дневный срок выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, конкретизированы. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном по рядке выписку из трудовой книжки.

В разделе II «Ведение трудовых книжек «:

В разделе III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки»:

В разделе IV «Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)»:

в данном разделе существенным является то обстоятельство, что понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как синонимы;
принципиальным является положение, содержащееся в п. 35 Правил: при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Это положение обеспечивает большую правовую защищенность работника, позволяя ему своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой нарушенного права.

Необходимо обратить внимание на возможные последствия несоблюдения работодателями Правил для самих работодателей и для работников.

Нарушение Правил может повлечь привлечение работодателя (а также лица, ответственного за ведение трудовых книжек) к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях (штраф от 5 до 50 МРОТ, налагаемый должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда, а при повторном нарушении — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом).

Последствия нарушений работодателями Правил для работников трудно даже предсказать, поскольку внесение в трудовую книжку ошибочных или неправильных записей в определенных случаях могут лишить работника возможности трудиться, своевременного назначения пенсии, получения различных, предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы, и др.

В любом случае, работник вправе обратиться за защитой и восстановлением своих нарушенных прав, как в территориальные органы государственной инспекции труда, так и в комиссию по трудовым спорам (если таковая имеется в организации), или в суд. В случае обращения в суд работник вправе потребовать кроме восстановления нарушенного права также и возмещения морального вреда.

Т.А. Королькова,
Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы
Источник: Издательство «Бухгалтерский учет»

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Проект Приказа Минтруда России «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек»

25.04.2018 Порядок ведения и хранения трудовых книжек

I. Общие положения

II. Ведение трудовых книжек

III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)

V. Вкладыш в трудовую книжку

36. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
37. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек

43. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение настоящего Порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Правила ведения трудовых книжек

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Видео (кликните для воспроизведения).

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:
[3]

фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
дата рождения;
данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
специальность указывается в именительном падеже;
дата заполнения;
подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Как изменились Правила ведения и хранения трудовых книжек?

Уже довольно долго ведутся дискуссии, насколько необходимы трудовые книжки. Экспертное сообщество к единому мнению пока не пришло, и 1 марта 2008 года Правительство РФ приняло постановление, которым внесены поправки в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*. О том, что нового привнес документ, мы побеседовали с заместителем начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития России Кириллом МИНЕЕВЫМ.

– Кирилл Евгеньевич, чем были вызваны поправки в Правила ведения трудовых книжек?

– Прежде всего, они подготовлены в связи с изменениями, внесенными в Трудовой кодекс**, так как назрела необходимость привести указанные Правила в соответствие с действующим законодательством. Большинство положений претерпели лишь редакционные изменения, однако есть и существенные новации, которые затрагивают обязанности работодателя.

– Вы имеете в виду изменения, касающиеся работодателей физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями?

– Да. В соответствии с новой редакцией части третьей статьи 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (если такая работа является для работника основной). Это было сделано в целях обеспечения прав работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателями индивидуальными предпринимателями. Правила ведения трудовых книжек дополнены положением о том, что необходимо делать записи в трудовых книжках о времени работы.

– А в чем заключаются изменения, которые, как вы сказали, носят редакционный характер?

– Например, во многих пунктах Правил слово «организация» заменено словом «работодатель» в соответствующем числе и падеже (то есть, как мы уже говорили, правила распространяются теперь не только на юридических лиц, но и на работодателей физических лиц).

Из пункта 4 Правил исключен подпункт б, который говорил о том, что Минздравсоцразвития России следует обеспечить «надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек». Поскольку это министерство не наделено правом надзорно-контрольной деятельности в сфере трудового законодательства, оно контролирует деятельность находящихся в его ведении федеральных органов исполнительной власти***.

Кроме того, в пункте 7 Правил фраза «не позднее трех дней» дополнена словом «рабочих». Таким образом, уточнено, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее не позднее трех рабочих дней. В старой же редакции отсутствовало указание на рабочие дни. В то время как срок выдачи копий документов, связанных с работой, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса установлен в рабочих днях.

Если в трудовой книжке сотрудника обнаружена ошибка, которую сделал прежний работодатель, то он и должен ее исправить. Но если работник раньше трудился у предпринимателя, который на момент обнаружения ошибки прекратил свою деятельность, то поправить неточность должна компания, в которой сотрудник работает сейчас. Основание документ об исключении предпринимателя из госреестра.

– Каким образом изменен порядок хранения невостребованной трудовой книжки?

– Этот вопрос освещается в пункте 43 Правил, где установлена норма о хранении, уничтожении и выдаче трудовой книжки (ее дубликата), не полученной работником при увольнении (либо его ближайшими родственниками в случае смерти работника). Действующая ранее редакция нормы распространялась только на организацию, то есть на работодателя, являющегося юридическим лицом, и не применялась в отношении работодателя физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем.

Раньше невостребованную книжку нужно было хранить 52 года: два года в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек, а затем сдавать в архив организации, после чего уничтожать в установленном порядке. Теперь пункт 43 звучит так: «Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Окончил юридический факультет Московского государственного индустриального университета. В 2003 году начал профессиональную деятельность в Министерстве труда и социального развития Российской Федерации ведущим специалистом Управления оплаты, нормирования и производительности труда.
[1]

Работал государственным инспектором труда в г. Москве (по правовым вопросам), главным специалистом отдела развития социального партнерства. В 2005 году перешел на должность советника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России.

С 2006 года заместитель начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России. Член экспертного состава рабочей группы при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике по обобщению правоприменительной практики и подготовке предложений по дальнейшему совершенствованию трудового законодательства. Отмечен грамотой Минздравсоцразвития России за высокие результаты, достигнутые в решении вопросов социально-трудовой сферы.
[2]

– Кирилл Евгеньевич, готовит ли Минздравсоцразвития еще какие-либо нововведения? Можете поделиться?

– Конечно. В дополнение к тем поправкам, о которых мы сегодня говорили, планируется внести изменения в пункт 16 Правил, который касается расторжения трудового договора по инициативе работодателя и внесения в трудовую книжку записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса. Слова «на соответствующий пункт статьи 81» предлагается заменить словами «на часть первую статьи 71 и соответствующий пункт части первой статьи 81», поскольку помимо оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренных статьей 81 Трудового кодекса, часть первая статьи 71 предоставляет возможность работодателю расторгнуть с работником трудовой договор при неудовлетворительном результате испытания.

Также планируется исключить из Правил упоминание о непрерывном трудовом стаже, поскольку Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, не содержат определения понятия «непрерывный трудовой стаж».

Кроме того, Минздравсоцразвития России готовит проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69».

– Я надеюсь, читатели «Кадрового дела» узнают об этом первые?

Нужны ли трудовые книжки в качестве основного документа, подтверждающего трудовую деятельность?

* Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г.

** Федеральный закон от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ.

*** В соответствии с Положением о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. №321.

Опубликовано на сайте журнала «Главбух»

Минтруд обновит правила ведения трудовых книжек

Новый порядок должен облегчить работу с трудовыми книжками.

Среди предложенных Минтрудом изменений можно отметить отмену обязательного знакомства под подпись сотрудника с каждым изменением в его трудовой книжке, а печать кадровой службы может заменить печать компании. По мнению Роструда, подобная замена допускается и сейчас. При этом по общим правилам, если у компании нет печати, её заменяет подпись руководителя или ответственного лица.

Кроме того, при увольнении сотрудника не понадобится его подпись в личной карточке. Вместо неё будет достаточно подписи в книге учёта трудовых книжек. Записи в книге учёта можно будет заверять при помощи печати кадровой службы. Также книгу учёта трудовых книжек и приходно-расходную книгу не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

[ПРОЕКТ] Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

Минтруд опубликовал проект поправок в постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 и проект приказа о новом порядке ведения и хранения трудовых книжек сотрудников.

Проект предусматривает отмену обязанности работодателя:

знакомить работника под расписку в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу и книгу учета ТК.

При этом работодателю планируется предоставить право при увольнении работника заверять записи в трудовой книжке не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы.

Проект находится в стадии рассмотрения. В том числе предложения в него могут внести и сами работодатели и работники.

Изменения продиктованы тем, что всё больше кадровых документов переводятся в электронный формат.

О том, возможно ли внедрение электронных трудовых книжек, читайте здесь.

Новые правила оформления трудовых книжек уже действуют

Среди многочисленных функций отдела кадров одна из основных — работа с трудовыми книжками сотрудников. Но нормативные акты о трудовых книжках, которыми кадровики руководствовались последние 30 лет, порядком устарели и перестали соответствовать духу времени. И вот 16 апреля 2003 года Правительство РФ издало постановление № 225 «О трудовых книжках». Что же изменилось с его принятием в порядке ведения трудовых книжек? Об этом нам рассказывает заместитель руководителя правового департамента, начальник отдела правового регулирования труда Галина Васильевна РОИК.

— Галина Васильевна, расскажите, пожалуйста, вначале вкратце, какие вопросы регулирует постановление правительства о трудовых книжках.

— Постановление Правительства «О трудовых книжках» издано в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Этим постановлением утверждена форма трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ведения и хранения трудовой книжки, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Порядок обеспечения работодателей такими бланками (на платной основе) будет утверждаться Министерством финансов. А Министерству труда к 15 июля поручено подготовить и утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек.

— Значит теперь старые трудовые книжки будут обмениваться на новые?

Нет, в постановлении прямо сказано, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

— Когда вступают в силу Правила ведения трудовых книжек? Ведь в постановлении сказано, что новые трудовые книжки вводятся в действие только с 1 января 2004 года.

— Действительно, кадровиков волнует вопрос о том, можно ли применять Правила в настоящий момент. Многие считают, что пока нет трудовых книжек нового образца и инструкции по их заполнению, правила не могут использоваться. Но это ошибочное мнение. Правила уже действуют, их нужно применять сейчас, не дожидаясь выхода инструкции и появления трудовых книжек нового образца. Поскольку в самих Правилах не установлен срок вступления их в силу, действует общеустановленный порядок введения в действие нормативно-правовых актов правительства — по истечении семи дней со дня их первоначального официального опубликования в «Российской газете» или в «Собрании законодательства РФ». Напомним, что текст постановления правительства «О трудовых книжках» был опубликован в «Российской газете» 22 апреля 2003 года.

— В чем же особенности новых Правил?

— Нужно сказать, что эти Правила как бы сконцентрировали в себе два документа, которые действовали по вопросам ведения трудовых книжек. Это постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС «О трудовых книжках» от 06.09.73 № 656 и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162. В новые Правила, разумеется, были включены те положения, которые сохранили свою актуальность и жизнеспособность. Правила отражают концептуальные положения норм Трудового кодекса, касающихся трудовых книжек.

— А прежние постановление и инструкция еще действуют?

— Несмотря на то что постановление СМ СССР и ВЦСПС официально не признано не подлежащим применению, по данным вопросам нужно руководствоваться новым постановлением Правительства РФ. Что касается инструкции, то пока она действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

— Появились ли в Правилах какие-то принципиальные новшества?

— Прежде всего нужно отметить, что, как и раньше, трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Я обращаю на это особое внимание. В связи с экономическими преобразованиями в стране, с изменением законодательства (в частности пенсионного) еще при обсуждении проекта Трудового кодекса возникал вопрос, а нужны ли вообще трудовые книжки, если появится персонифицированный учет и страховой стаж? В результате трудовая книжка все же осталась. Но при работе над Правилами было принято решение минимизировать изменения по порядку ее ведения.

Второй вопрос, который тоже вызывал много разногласий, был связан с возможностью ведения трудовых книжек работодателями — физическими лицами. Теперь, как в статье 66 Трудового кодекса, так и в Правилах, однозначно сказано, что работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Тем не менее в Правилах много новшеств. И одно из них касается уточнения порядка выдачи работнику копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из нее. Здесь появилось указание на то, что работник обязан обратиться с таким заявлением в письменном виде, а работодатель не позднее трех дней со дня подачи заявления предоставляет требуемые документы.

— Изменилось ли что-нибудь в форме трудовой книжки, правилах ее заполнения?

— Новое положение содержится в подпункте «б» пункта 9 Правил. Оно состоит в том, что в трудовую книжку при ее оформлении теперь вносятся сведения о квалификации работника. Положение об этом включено и в форму трудовой книжки.

Хотелось бы упомянуть и о таком важном новшестве, как запрет сокращений в трудовой книжке. Он появился, чтобы снять неточности, неясности в записях сведений о работе. Поскольку сокращения, которые допускали кадровики при заполнении трудовых книжек, часто требовали уточнений, а порой приводили к конфликтам с работником. В Правилах четко установлено, что все записи в трудовой книжке теперь производятся без каких-либо сокращений.

— Значит, в трудовой книжке нельзя писать «ТК» вместо словосочетания «Трудовой кодекс»?

— Применять можно только те аббревиатуры, которые утверждены в установленном порядке. Аббревиатура «ТК» официально не принята, поэтому в трудовой книжке надо писать полностью «Трудовой кодекс».

— Разрешилась ли в Правилах заботившая всех проблема, на какую статью делать ссылку при увольнении работника?

— Вы задали вопрос, который с появлением нового Трудового кодекса был, пожалуй, самым актуальным. Да, этому посвящены пункты 15, 16, 17, 18, 19 Правил. Обычно кадровиков интересует, на какую статью ссылаться при увольнении по собственному желанию. И многие при этом делают ссылку на статью 80 Трудового кодекса, что неверно. Теперь в пункте 15 Правил четко прописано, что при расторжении трудового договора по инициативе работника ссылка делается на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

— А в порядке внесения изменений и исправлений в трудовую книжку появилось что-нибудь новое?

— Этому посвящен третий раздел Правил. И нужно сказать, что здесь появились вопросы, которые кадровики должны взять на вооружение в обязательном порядке. Например, пункт 27 Правил предусматривает, что при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится в той организации, где была сделана запись. Но теперь появилась возможность производить такие исправления и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Значение этого нововведения трудно переоценить.Представим, что работник, у которого обнаружена ошибка в трудовой книжке, работал во Владивостоке. Теперь не нужно будет ехать туда или пересылать туда его трудовую книжку для внесения исправлений. Достаточно запросить официальный документ у работодателя, допустившего ошибку.

— Предъявляются ли к форме такого документа какие-нибудь особые требования?

— Вполне возможно, что они будут в нашей инструкции. Ну а пока можно руководствоваться общеустановленными требованиями к документам такого рода. А именно: документ должен содержать номер, дату, печать, подпись, и если имеется приказ, то ссылки на соответствующий приказ — о приеме на работу, об увольнении.

— А кто исправляет неверные записи, если уже не существует той организации, которая их произвела?

— В пункте 28 Правил сохранилось прежнее положение: если организация, которая произвела неправильную запись в трудовой книжке, реорганизована, исправление этой записи производится ее правопреемником. А вот дальше — новшество. И заключается оно в том, что в случае ликвидации организации неправильная запись исправляется работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Правилами установлены случаи, при которых свидетельские показания могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Это записи, в отношении которых имеется судебное решение, и случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки при массовой утрате документов. Напомним, что по общему правилу свидетельские показания не могут быть основанием для исправления записей в трудовой книжке.

— Как теперь должен поступать работодатель, если требуется выдать дубликат трудовой книжки?

— В первую очередь разъяснился вопрос, каким образом работник должен обращаться к работодателю с просьбой выдачи дубликата — устно или письменно. Сейчас указано, что работник подает заявление. Это предполагает, конечно, письменную форму обращения. Поскольку работодатель не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления должен выдать ему дубликат трудовой книжки, вопрос о дате обращения, если оно было устным, играл весьма существенную роль.

Очень принципиальным, с моей точки зрения, является положение пункта 33 Правил. В нем говорится, что если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, то работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки. И в этот дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением недействительной. Будем надеяться, что и кадровики, и работники по достоинству оценят этот новый порядок, поскольку раньше была совершенно другая практика. Возможность внесения в дубликат записей на основании трудовой книжки не была предусмотрена законом. При выдаче дубликата производились записи о работе в той организации, которая его выдавала, а трудовая книжка с отметкой о том, что выдан дубликат, возвращалась ее владельцу.

— Вот мы и добрались до раздела о выдаче трудовой книжки при увольнении. Появилось ли в нем что-то новое?

— Здесь имеется очень важное новшество. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Теперь нужна и подпись самого работника. Кроме случаев, когда работнику не удается вручить трудовую книжку в день увольнения или он отказывается от ее получения. Подпись эта означает, что работник согласен с произведенной записью и что она соответствует законодательству. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Запись формулировки причины увольнения должна быть произведена в точном соответствии с федеральным законом.

Важным нововведением являются и некоторые правила, предусматривающие действия работодателя при задержке выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 Правил), в частности, положение о том, что со дня направления сотруднику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой работодатель освобождается от ответственности за задержку ее выдачи.

— Что предполагается рассмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек?

— Инструкция будет посвящена более подробному порядку заполнения трудовых книжек. В ней планируется привести конкретные примеры записей, к примеру, об увольнении работника

Видео (кликните для воспроизведения).

Елена Ширимова
Источник: Журнал «Кадровое дело»

Источники

Воронков, Ю. С. История и методология науки. Учебник / Ю.С. Воронков, А.Н. Медведь, Ж.В. Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 490 c.
Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.
Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.
Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия; СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2011. — 142 c.
Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Оценка 5 проголосовавших: 1

Здравствуйте. Я Владимир, мой стаж работы юристом составляет 15 лет. За данный промежуток времени получил большой опыт в юридической тематике, чем и хочу поделиться с вами.

Материалы для создания данного портала тщательно группировались для удобства и понимая у пользования. А вся информация изложена в доступном виде.

Проконсультируйтесь со специалистами перед применением прочитанного, т.к. законы меняются часто.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

В России вводятся трудовые книжки нового образца

Порядок изготовления новых трудовых книжек и обеспечения ими работодателей определит Минфин. При этом работники смогут без ограничений пользоваться прежними документами, будут действительны также бланки и вкладыши старого образца, которые хранятся в отделах кадров. Такое постановление кабмина подписал 30 июля премьер-министр Михаил Мишустин.

Старые документы не нужно будет переоформлять

Ранее Минтруд уже скорректировал форму бланка трудовой книжки, а также обновил инструкцию по её ведению и хранению. Из неё, например, исключили некоторые устаревшие положения о способах заполнения бланков и учёте книжек работодателем. Для сведений о работе теперь отвели 14 страниц вместо 10, а для информации о награждениях — 7 страниц вместо 10. Эта инструкция вступит в действие с 1 сентября 2021 года, пояснила «Парламентской газете» директор Института профессионального кадровика, юрист Валентина Митрофанова.

С 2023 года гражданам будут выдавать бумажные трудовые книжки нового образца. Согласно постановлению, опубликованному на сайте Правительства 30 июля, порядок их изготовления определит Минфин. Он же решит вопросы, связанные с обеспечением работодателей новыми документами. В кабмине подчеркнули, что работникам не придётся переоформлять свои старые трудовые книжки — они смогут без ограничений пользоваться ими. «То же касается бланков и вкладышей старого образца, которые хранятся у работодателей, — они также будут действительны», — отметили в пресс-службе Правительства.

«Сейчас в России идёт обновление всех нормативных актов, которые вступили в силу до 1 января 2020 года, в том числе и в трудовом законодательстве, — сказала Валентина Митрофанова. — Соответственно, обновляется и бланк трудовой книжки».

Сколько россиян выбрали электронный формат

С 1 января 2020 года работодатели вносят в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Сотрудникам дали право выбора между бумажной и электронной книжкой. Тем, кто выбрал цифровой формат, начальство выдало бумажные документы на руки. Их нужно хранить, так как они подтверждают весь предыдущий стаж, разъяснил Пенсионный фонд на своём сайте в январе 2021 года. Людям, которые впервые устраиваются на работу, трудовую оформят только в электронном виде. Информацию о своём стаже они могут найти в личном кабинете на сайте ПФР.

Читайте также:

• Чем удобна электронная трудовая книжка • В электронные трудовые книжки будут вносить больше подробностей • Какие документы перейдут в электронный вид

По данным Пенсионного фонда на начало 2021 года, из 58 миллионов работающих россиян 47 миллионов определились со способом ведения своей трудовой книжки. И только 6 миллионов выбрали электронный вариант. Принять такое решение работник может в любой момент, написав заявление в отдел кадров, но большинство пока больше доверяют традиционному, бумажному документу.

«С 2020 года вся трудовая деятельность ведётся в электронном виде, независимо от того, выбрал ли человек электронную книжку или решил сохранить бумажную», — отметил в комментарии «Парламентской газете» глава Комитета Госдумы по труду и соцполитике, замруководителя фракции ЛДПР Ярослав Нилов. Все эти данные находятся в системе персонифицированного учёта, которую ведёт Пенсионный фонд.

По словам Нилова, многие люди опасаются переходить на цифровые книжки из-за привычки, недоверия к новой системе и негативного опыта, который был в советское время.

«Когда разваливался Советский Союз, «сгорали» целые предприятия, бухгалтерия, отделы кадров, уничтожали трудовые книжки, и подтвердить стаж теперь невозможно, а это влияет на размер пенсии», — пояснил парламентарий. Он сам сохранил бумажный вариант документа. «При этом я понимаю, что цифровой формат — это удобно и современно», — сказал Ярослав Нилов.

Он подчеркнул, что даже если человек оставил бумажную книжку, все сведения о его работе параллельно фиксируют в электронном виде.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей постановление правительства РФ от 16-04-2003 225 (ред от 19-05-2008) о трудовых книжках (2021). Актуально в 2019 году

размер шрифта

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16-04-2003 225 (ред от 19-05-2008) О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2021) Актуально в 2018 году

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373)

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

—

приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н

В рамках т. н. регуляторной гильотины приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил новые форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Рассказываем, на какие изменения и новшества нужно обратить внимание.

Чем руководствоваться

Новые правила для трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н будут действовать до 1 сентября 2027 года. То есть, 6 лет.

Одновременно признаны утратившими силу прежние подзаконные акты по трудовым книжкам. Это:

Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021

Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 сентября 2021 года:

На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.

В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.

Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.09.2021. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.

Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.

Новое в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021

Записи в книжку Минтруд разрешил целиком или частично впечатывать либо вносить с помощью технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

То есть, одну запись можно одновременно и вписать, и снабдить штампом. Применимы оба способа.

Теперь лишь рекомендовано использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (до 01.09.2021 делать записи нужно перечисленным).

С 1 сентября 2021 года отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.

Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.

В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.09.2021 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Некоторые записи в трудовую книжку актуализированы в соответствии с требованиями новых федеральных законов или изменениями в действующие законы.

По-прежнему бумажную трудовую книжку нужно вести на каждого работника, который проработал в компании 5 дней и более.

Если работа дистанционная (на удалёнке)

С 01.09.2021 установлены особенности заполнения трудовой книжки дистанционного работника. Так, по его желанию работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Он может это сделать в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (кроме случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведется) (п. 2 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2021).

Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их бланков работодатель к 1 сентября 2021 года должен разработать и утвердить локальным актом свои формы соответствующих учётных книг или журналов.

Прежние формы из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 (Приложения № 2 и 3) утрачивают силу с 01.09.2021, но их можно спокойно брать за основу при генерации своей формы книги/журнала учёта трудовых книжек.

Соответствующие учетные реестры нужно заверить руководителю и печатью организации (при ее наличии). А скрепление сургучной печатью и опломбировка необязательны.

Новое в ознакомлении с трудовой книжкой с 01.09.2021

Теперь сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в трудовую книжку записью под роспись в личной карточке.

Также больше не нужно заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Новое в выдаче трудовой книжки с 01.09.2021

Установлен срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. С 01.09.2021 вернуть книжку надо не позже 3-х рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник подал такое заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, трудовую книжку ему выдают не позднее дня увольнения.

При выдаче бумажной трудовой книжки работодатель должен:

Сделать в ней последнюю запись – о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
Заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании (если есть) или кадровой службы.

Бумажные трудовые книжки на новом бланке нужно выдавать только в случае их утраты или существенной порчи. На впервые принятых на работу за свою жизнь оформлять эти книжки уже не нужно.

В остальном правила для трудовых книжек остались прежними.

Информация для работы по электронным трудовым книжкам.

Изменения в Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — один из основных внутренних документов организации. В нем закреплены все основные положения, регламентирующие труд работников на предприятии — права, обязанности, режим труда и отдыха, меры взыскания и поощрения.

Правила издаются в соответствии со ст. 189 и 190 ТК РФ, а также ст.372 ТК РФ. Их утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников (первичной профсоюзной организации) при ее наличии. Аналогичный порядок применяется и при внесении в них изменений, связанных с электронными трудовыми книжками.

Поскольку утвержденной стандартной формы ПВТР нет, каждый работодатель сам решает, в какой степени и в какой форме необходимо внести в этот документ изменения, связанные с внедрением электронных трудовых книжек.

Наиболее простой способ — отследить в тексте имеющихся ПВТР положения, связанные с трудовыми книжками, и дополнить их указаниями на их электронную форму. Ниже приведены образцы подобных формулировок в ПВТР:

Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности и/или трудовой книжки регулируется действующим законодательством Российской Федерации.
При приеме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника.
В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка или предоставляются сведения о трудовой деятельности в случае, если трудовая книжка не ведется по причине отказа работника от нее в установленном законом порядке или в случае, если работник был впервые принят на работу после 31 декабря 2020 года и ранее не имел трудового стажа.
Сведения о трудовой деятельности предоставляются работнику способом, который был затребован в его заявлении: в виде заверенного экземпляра на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Дополнительно можно включить в ПВТР положения, связанные с заменой бумажных трудовых книжек на электронные. Для этого необходимо продублировать установленный законом порядок уведомления работников, предоставления заявления и порядок выдачи трудовой книжки работнику.

Однако нужно учитывать, что указанные положения носят временный характер и требование об их включении непосредственно в ПВТР в законе отсутствует. Поэтому для целей осуществления перехода на ЭТК можно ограничиться изданием специального локального акта — приказа или распоряжения руководителя.

Дополнительное соглашение к коллективному договору.

Аналогичным с ПВТР образом сведения об электронных трудовых книжках вносятся и в коллективный договор. Там, где упомянуты обычные трудовые книжки, необходимо дополнить их упоминанием сведений о трудовой деятельности.

Согласно п. 1 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ, изменения в соглашения и коллективные договоры в связи с электронными трудовыми книжками должны приниматься после подготовки и обсуждения с уполномоченными представителями работников. Это соответствует обычному порядку внесения изменений в данный документ.

Вопрос о том, нужно ли изложить коллективный договор полностью в новой редакции, или заключить только дополнительное соглашение об изменении отдельного пункта, решается в каждой ситуации по-своему. Предлагаемые изменения и дополнения касательно только электронных трудовых книжек, скорее всего, окажутся не слишком значительными по объему. Поэтому допустимо внести их, заключив дополнительное соглашение к колдоговору. Если же весь текст коллективного договора устарел, может потребоваться полная его переработка.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки.

Если переходные положения о введении электронных трудовых книжек не были включены в ПВТР, они должны появиться в другом локальном нормативном акте. Его издание позволит соблюсти процедуру перехода, установленную действующим законодательством. В таком приказе будут назначены лица, персонально ответственные за соблюдение установленных норм.

Стандартной формы для подобных приказов не установлено. Поэтому его можно составить в любой удобной форме. Приказ должен содержать указания по важнейшим вопросам организации перехода на электронные трудовые книжки, в том числе:

назначение лиц, ответственных за взаимодействие с работниками, направление им уведомлений и сбор заявлений;
назначение ответственных за подачу форм СЗВ — ТД и СЗИ — ТД.

Приказ или распоряжение издается за подписью руководителя и оформляется по общим правилам документооборота и по принятой в организации форме. Ему присваивается порядковый номер, за которым он будет зарегистрирован в книге кадровых приказов или общей книге регистрации распоряжений руководителя по организации. Все упомянутые должностные лица подписывают уведомление об ознакомлении с ним.

Кто ответственное лицо?

Как правило, ответственным лицом за ведение электронных трудовых книжек назначается кадровик или бухгалтер организации (в малых предприятиях эти должности часто совмещаются).

Возможен также вариант, когда непосредственное взаимодействие с работниками относится к обязанностям специалиста кадровой службы, а сдача отчетности — к ведению бухгалтера.

Ведение электронных трудовых книжек должно быть внесено в должностную инструкцию этого лица.

Нужна ли доплата?

Вопрос о том, является ли ведение электронных трудовых книжек, рассылка уведомлений и прием заявлений от работников дополнительной обязанностью, за которую должна быть установлена доплата к окладу, является отрытым. В соответствии с п. 2 ст. 151 ТК РФ, доплата устанавливается за выполнение дополнительной работы, не предусмотренной трудовым договором в объеме, согласованном работником и работодателем.

Обязанности, указанные в должностной инструкции кадровика, обычно включают в себя заполнение всех видов кадровых документов, требуемых в соответствии с законодательством. Аналогично, должностная инструкция бухгалтера обычно включает сдачу всех требуемых видов отчетности. Исходя из этого, электронные трудовые книжки не потребуют доплаты.

Однако возможна и другая точка зрения, согласно которой действующие должностные инструкции не могут включать в себя обязанности, которые появились после их утверждения. Поэтому ведение электронных трудовых книжек — дополнительная обязанность, которая должна быть дополнительно оплачена.

С учетом возможных разногласий наиболее безопасным решением будет установить доплату сотрудникам, задействованным при оформлении электронных трудовых книжек.

В зависимости от организации, в связи с переходом на электронные трудовые книжки может потребоваться внесение изменений и в другие локальные нормативные акты.

Региональный портал государственных и муниципальных услуг

Вы можете изменить регион:

АбинскАбинский районАбрау-ДюрсоАгойскийАдагумскийАдлерскийАзовскийАлександровскийАлександровскийАлексее-ТенгинскийАлексеевскийАнапаАнапскийАнапский районАнастасиевскийАндрюковскийАпшеронскАпшеронский районАрмавирАрхангельскийАрхипо-ОсиповскийАтаманскийаул Агуй-Шапсугаул Большое Псеушхоаул Большой Кичмайаул Калежаул Коноковскийаул Кургоковскийаул Лыготхаул Малое Псеушхоаул Малый Кичмайаул Наджигоаул Псебеаул Тхагапшаул Урупскийаул ХаджикоАфипскийАхметовскийАхтанизовскийАхтарскийАхтырскийАчуевоАчуевскийБаговскийБакинскийБарановскийБатуринскийБезводныйБезымянныйБейсугскийБейсужекскийБелоглинскийБелоглинский районБелореченскБелореченский районБелохуторскойБеноковскийБерезанскийБерезовскийБесленеевскийБесскорбненскийБесстрашненскийБжедуховскийБлагодарненскийБойкопонурскийБольшебейсугскийБольшекозинскийБородинскийБратковскийБратскийБратскийБриньковскийБрюховецкийБрюховецкий районБузиновскийБураковскийВанновскийВарениковскийВарнавинскийВасюринскийВеликовечненскийВельяминовскийВенцы ЗаряВерхнебаканскийВерхнекубанскийВерхнелооскийВеселовскийВеселовскийВимовскийВиноградныйВладимирскийВоздвиженскийВознесенскийВолковскийВольненскийВоронежскийВоскресенскийВосточныйВосточныйВосточныйВыселковскийВыселковский районВышестеблиевскийГазырскийГайдукскийГайкодзорскийГеймановскийГеленджикГеоргиевскийГирейГлафировскийГлебовскийГолубая НиваГолубицкийГорькобалковскийГорячий КлючГостагаевскийГривенскийГригорьевскийГришковскийГубскийГулькевичиГулькевичский районДербентскийДжигинскийДжубга кпДжумайловскийДивноморскийДинскойДинской районДмитриевскийДнепровскийДолжанскийДружненскийДядьковскийЕйскЕйскийЕйский районЕйскоукрепленскийЕкатериновскийЕлизаветинскийЕремизино-БорисовскийЖелезныйЖуравскийЗабойскийЗаветныйЗападныйЗападныйЗапорожскийЗассовскийИвановскийИльинскийИльинскийИльскийим М ГорькогоИмеретинскийИрклиевскийКабардинскийКабардинскийКавказскийКавказский районКазанскийКаладжинскийКалининоКалининскийКалининскийКалининский районКалниболотскийКалужскийКамышеватскийКаневскийКаневский районКанеловскийКарасунскийКеслеровскийКиевскийКировскийКирпильскийКисляковскийКичмайскийКовалевскийКомсомольскийКоноковскийКонстантиновскийКопанскойКореновскКореновский районКоржевскийКоржовскийКостромскойКрасная ПолянаКрасноармейскийКрасноармейский районКрасногвардейскийКрасногвардейскийКраснодарКраснокутскийКрасносельскийКрасносельскийКрасносельскийКраснострельскийКропоткинКрупскийКрыловскийКрыловскийКрыловский районКрымскКрымский районКубанецКубанскийКубанскийКубанскостепнойКубаньКугоейскийКудепстинскийКуйбышевскийКуйбышевскийКуликовскийКурганинскКурганинский районКургоковскийКуринскийКурчанскийКутаисКутаисскийКухаривскийКущевскийКущевский районЛабинскЛабинский районЛадожскийЛазаревскийЛенинградскийЛенинградский районЛенинскийЛовлинскийЛосевскийЛучевойЛыготхскийЛьвовскийЛяпинскийМаевскийМаламинскийМалотенгинскийМарьинскийМарьянскийМахошевскийМаякскийМедведовскийМезмайскийМерчанскийМингрельскийМирскойМихайловскийМихайловскийМичуринскийМолдаванскийМолдовскийМоревскийМостовский районМостовскойМысхакскийНадежненскийНатухаевскийНезаймановскийНезамаевскийНезамаевскийНекрасовскийНефтегорскНижегородскийНижнебаканскийНижнебаканскийНиколаевскийНиколаевскийНиколенскийНовоалексеевскийНовобейсугскийНовоберезанскийНововеличковскийНововладимировскийНоводеревянковскийНоводжерелиевскийНоводмитриевскийНовоивановскийНовокорсунскийНовокубанскНовокубанский районНоволабинскийНоволенинскийНоволеушковскийНовомалороссийскийНовоминскийНовомихайловскийНовомихайловский кпНовомышастовскийНовониколаевскийНовопавловскийНовопашковскийНовопетровскийНовопластуновскийНовоплатнировскийНовопокровскийНовопокровскийНовопокровский районНовополянскийНоворежетскийНоворождественскийНовороссийскНовосельскийНовосельскийНовосергиевскийНовотаманскийНовотитаровскийНовоукраинскийНовоуманскийНовощербиновскийНовоясенскийОбразцовыйОктябрьскийОктябрьскийОктябрьскийОктябрьскийОльгинскийОтважненскийОтрадненскийОтрадненскийОтрадненский районОтрадо-КубанскийОтрадо-Ольгинскийп 8 Мартап Агрономп Андрее-Дмитриевскийп Артющенкоп Асфальтовая Горап Ахтарскийп Базы Отдыха «Ласточка»п Батарейкап Бейсугп Белозерныйп Береговойп Береговойп Березовыйп Бичевыйп Ближнеейскийп Ближнийп Большевикп Большелугскийп Ботаникап Братскийп Братскийп Бригадныйп Бугунжап Бурдатскийп Бурныйп Венцып Верхнебаканскийп Верхневеденеевскийп Верхнее Джеметеп Веселовкап Веселыйп Веселыйп Веселыйп Веселыйп Веселыйп Вимовецп Виноградныйп Виноградныйп Виноградныйп Вишневыйп Вишнякип Водныйп Водораздельныйп Возрождениеп Волнап Волна Революциип Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восточныйп Восходп Восходп Впередп Встречныйп Высокийп Высотныйп Высотныйп Газырьп Ганжинскийп Гаркушап Глубокийп Голубая Нивап Горныйп Горскийп Горькийп Гражданскийп Грачевкап Дальнийп Дальнийп Дальнийп Дальнийп Двубратскийп Десятихаткап Десятихаткап Дивныйп Дома Отдыха «Кубань»п Донскойп Дорожныйп Дружелюбныйп Дружелюбныйп Дружныйп Дружныйп Дубравныйп Дунайскийп Ерикп ж/д Платформы Коцебуп ж/д рзд Ачкасовоп ж/д рзд Впередп ж/д рзд Кара-Джалгап ж/д рзд Меклетап ж/д рзд Редутскийп ж/д рзд Тихонькийп ж/д рзд Чеконп Ж/д ст Васюринскаяп Ж/д ст Порошинскаяп Жемчужныйп Животноводп За Родинуп Забойскийп Заветноеп Заветныйп Заветы Ильичап Заводскойп Закубанскийп Западныйп Западныйп Западныйп Западныйп Западныйп Запрудныйп Заречныйп Заречныйп Заречныйп Заречныйп Заречныйп Зарождениеп Заряп Заряп Заряп Заряп Заряп Звездап Зеленопольскийп Зеленопольскийп Зеленыйп Зерновойп Знаменскийп Знаменскийп Зональныйп Зональныйп Зорькап Известковыйп Изобильныйп Ильичп им М Горькогоп Индустриальныйп Индустриальныйп Казачий Ерикп Каменныйп Кировскийп Кирпичныйп Кирпичныйп Кирпичныйп Кисляковкап Ключевойп Ковалевкап Колосистыйп Коммунарп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Комсомольскийп Коренная Балкап Кочетинскийп Красная Заряп Красноармейскийп Красноармейскийп Красноармейскийп Красноармейскийп Красногвардеецп Краснодарскийп Краснодарскийп Краснодарскийп Красное Полеп Краснолитп Краснополянскийп Краснофлотскийп Красныйп Красныйп Красныйп Красныйп Красный Борецп Красный Лесп Красный Октябрьп Крутойп Кубанецп Кубанская Степьп Кубанскийп Кубаньп Куйбышевап Кура-Промыселп Кура-Транспортныйп Кутаисп Кучугурып Лазурныйп Лазурныйп Лаштованныйп Лебяжий Островп Лесничествоп Лесничество Абрау-Дюрсоп Леснойп Леснойп Лесодачап Лесхозп Лиманскийп Луговойп Лучп Лучезарныйп Магистральныйп Майскийп Максима Горькогоп Малокубанскийп Малороссийскийп Малый Утришп Маякп Маякп Мезмайп Мирап Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирныйп Мирскойп Мирскойп Мичуринскийп Молодежныйп Морскойп Моторныйп МТФ N 1 клх им Ленинап МТФ N 2 клх им Ленинап МТФ N 8 клх «Путь к Коммунизму»п Набережныйп Набережныйп Найдорфп Незамаевскийп Нефтекачкап Нефтепромыселп Нефтепромысловыйп Нижневеденеевскийп Никитиноп Новоберезанскийп Новоивановскийп Новолабинскийп Новопетровскийп Новопокровскийп Новосадовыйп Новые Полянып Новыйп Новыйп Новыйп Новый Режетп Обильныйп Образцовыйп Овощной Отделения N 2 свх «Челбасский»п Огородныйп Озерныйп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Октябрьскийп Ордынскийп Орлово-Кубанскийп Отважныйп Отдаленныйп Отделения N 1 свх «Новосергиевский»п Отделения N 2 свх «Белоглинский»п Отделения N 2 свх «Новосергиевский»п Отделения N 2 СКЗНИИСиВп Отделения N 3 ОПХ КНИИСХп Отделения N 3 СКЗНИИСиВп Отделения N 4 свх «Пашковский»п Отделения N 4 свх «Пашковский»п Отделения N 5 свх «Новосергиевский»п Отделения N 6 свх «Новосергиевский»п Отрадо-Тенгинскийп Пансионата «Весна»п Пансионата «Гизельдере»п Пансионата «Небуг»п Пансионата «Ольгинка»п Пансионата «Южный»п Парковыйп Партизанскийп Пенькозаводп Первенецп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайскийп Первомайского Лесничествап Перевалкап Передовойп Пересыпьп Песчаныйп Планческая Щельп Плодородныйп Плодородныйп Победительп Победительп Подбельскийп Подгорныйп Подлесныйп Подлесныйп Подлесныйп Подсобного Производственного Хозяйства Биофабрикип Подсобного Производственного Хозяйства Биофабрикип Полевойп Полтавскийп Предгорныйп Приазовскийп Прибрежныйп Привольныйп Пригородныйп Пригородныйп Придорожныйп Прикубанскийп Прилиманскийп Приморскийп Приморскийп Приозерныйп Приреченскийп Приречьеп Прогрессп Прогрессп Пролетарийп Пролетарскийп Пролетарскийп Промысловыйп Просторныйп Проточныйп Прохладныйп Пчелап Пятихаткип Раздольныйп Раздольныйп Разьездп Рассветп Расцветп Режетп Решетиловскийп Рисовыйп Рисоопытныйп Ровныйп Рогачевскийп Родникип Розовыйп Российскийп Российскийп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Садовыйп Санатория «Агрия»п Санатория «Черноморье»п Саукдереп Светлыйп Светлыйп Светлый Путь Ленинап Свободныйп Свободныйп Северныйп Северныйп Северныйп Северныйп Северныйп Северныйп Северныйп Северо-Кавказской Зональной Опытной Станции ВНИИЛРп Селекционныйп Семеноводческийп Сеннойп Синегорскп Смелыйп Советскийп Советскийп Советскийп Советскийп Советскийп Совхозныйп Соленыйп Солнечныйп Сосновая Рощап Сосновыйп Соцгородокп Спортлагеря «Электрон»п Спутникп Станционныйп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Степнойп Стрелкап Суворов-Черкесскийп Таманскийп Темпп Теплыйп Терновыйп Транспортныйп Трудовойп Трудовойп Турбазы «Приморская»п Тюменскийп Узловойп Украинскийп Уманскийп Урожайныйп Урожайныйп Урожайныйп Урупскийп Уташп Утроп Целинныйп Центральной Усадьбы Опытной Станции ВНИИМКп Центральной Усадьбы свх «Восток»п Центральной Усадьбы свх «Юбилейный»п Центральныйп Центральныйп Челбасп Чибийп Чушкап Ширванская Водокачкап Широкая Балкап Широчанкап Шоссейныйп Щебенозаводскойп Щербиновскийп Элитныйп Юбилейныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южныйп Южный Склонп Янтарныйп ЯснопольскийПавловскийПавловский районПарковскийПашковскийПашковскийПервомайскийПервомайскийПервомайскийПервомайскийПервореченскийПервосинюхинскийПередовскийПереправненскийПереясловскийПесчаныйПетровскийПетропавловскийПластуновскийПлатнировскийПодгорненскийПодгорносинюхинскийПокровскийПолтавскийПолтавченскийПопутненскийПоселковыйПриазовскийПрибрежныйПривольненскийПривольныйПригородныйПридорожныйПрикубанскийПрикубанскийПрикубанскийПриморскийПриморскийПриморско-АхтарскПриморско-Ахтарский районПриреченскийПролетарскийПротичкинскийПротокскийПрочноокопскийПсебайПушкинскийПшадскийПшехскийРаевскийРаздольненскийРаздольненскийРаздольскийРассветовскийРисовыйРоговскийРодниковскийРодниковскийРудьевскийРязанскийс Абрау-Дюрсос Агойс Агойс Адербиевкас Аибгас Александровкас Александровкас Алексеевскоес Алексеевскоес Альтмецс Анастасиевкас Архипо-Осиповкас Архиповскоес Ахштырьс Ачуевос Барановкас Барановкас Баранцовскоес Безымянноес Бейсугскоес Белая Глинас Беноковос Берандас Береговоес Бестужевскоес Бжидс Бзогус Благодарноес Богушевкас Большие Хуторас Большой Бейсугс Большой Утришс Борисовкас Братковскоес Братскоес Бужорс Ванновскоес Варваровкас Варваровкас Вардане-Веринос Варнавинскоес Васильевкас Васильевкас Великовечноес Верхнеармянская Хобзас Верхнеармянское Лоос Верхневеселоес Верхнее Буус Верхнее Учдерес Верхнениколаевскоес Верхнерусское Лоос Верхнеякорная Щельс Верхний Юртс Верховскоес Веселоес Виноградноес Витязевос Владимировкас Возрождениес Волковкас Волконкас Вольноес Вольноес Воронцовкас Воскресенскоес Впередс Высокоес Гай-Кодзорс Гайдукс Галицынос Гвардейскоес Георгиевскоес Глебовскоес Гойтхс Горноес Горное Лоос Горскоес Горькая Балкас Гофицкоес Гришковскоес Грузскоес Гунайка Перваяс Гунайка Четвертаяс Гусаровскоес Дедеркойс Детляжкас Дефановкас Джигинкас Дзеберкойс Дивноморскоес Долиновскоес Ермоловкас Зареченскоес Заречноес Заречьес Заряс Зубова Щельс Ивано-Слюсаревскоес Измайловкас Изобильноес Илларионовкас Ильинскоес Индюкс Ириновкас Кабардинкас Казачий Бродс Калининос Калининос Калиновое Озерос Камышевахас Каткова Щельс Каштаныс Кепшас Кеслеровос Киевскоес Киевскоес Кирилловкас Кирпичноес Ковалевскоес Коноковос Краевско-Армянскоес Красная Воляс Красногоровкас Красноес Красноес Краснопартизанскоес Красносельскоес Кривенковскоес Криницас Кроянскоес Кулешовкас Леонтьевскоес Лермонтовос Лесноес Липникис Львовскоес Майкопскоес Маламинос Мамедова Щельс Марьина Рощас Марьинос Марьинос Медовеевкас Мерчанскоес Мессажайс Михайловский Перевалс Михайловскоес Молдавановкас Молдаванскоес Молдовкас Монастырьс Мысхакос Навагинскоес Небугс Нижнее Учдерес Нижняя Шиловкас Николаевкас Николенскоес Новоалексеевскоес Новое Селос Новоивановскоес Новомихайловскоес Новомихайловскоес Новопавловкас Новопокровскоес Новосельскоес Новосинюхинскоес Новоукраинскоес Новоурупскоес Новый Мирс Ольгинкас Ордынкас Орел-Изумрудс Осиновскоес Отрадноес Отрадо-Кубанскоес Отрадо-Ольгинскоес Пантелеймоновскоес Первомайскоес Первомайскоес Первореченскоес Петровскоес Пискуновскоес Пластункас Пляхос Погореловос Подхребтовоес Полтавченскоес Прасковеевкас Пригорноес Пригородноес Примакис Приозерноес Приречноес Прогрессс Пушкинскоес Пшадас Радищевос Разбитый Котелс Раздольноес Раздольноес Рудьс Русская Мамайкас Русскоес Садовоес Светлогорскоес Свободноес Северная Озереевкас Семеновкас Сергей-Полес Соколовскоес Соленоес Солохаулс Степноес Суворовскоес Суккос Супсехс Таврическоес Татьяновкас Текосс Тенгинкас Тешебсс Третья Ротас Трехсельскоес Тубыс Тхамахас Ударноес Украинскоес Унароковос Урмияс Успенскоес Фадеевос Фанагорийскоес Федотовкас Харциз Второйс Харциз Первыйс Харьково-Полтавскоес Хлеборобс Холодный Родникс Хребтовоес Цибанобалкас Цыпкас Чапаевос Чвижепсес Черешняс Черниговскоес Шабановскоес Шабельскоес Шаумянс Шевченковскоес Шедокс Шепсис Шереметьевскоес Широкая Балкас Школьноес Экономическоес Эстосадокс Южная Озереевкас Юровкас ЯгодноеСаратовскийСветлогорскийСвободненскийСвободныйСеверныйСеверскийСеверский районСеннойСергиевскийСкобелевскийСлавянск-на-КубаниСлавянский районСладковскийСмоленскийСоветскийСоколовскийСолохаульскийСочиСоюз Четырех ХуторовСпокойненскийСреднечелбасскийСреднечубуркскийст-ца Азовскаяст-ца Александровскаяст-ца Александроневскаяст-ца Алексее-Тенгинскаяст-ца Алексеевскаяст-ца Анапскаяст-ца Анастасиевскаяст-ца Андреевскаяст-ца Андрюкист-ца Архангельскаяст-ца Атаманскаяст-ца Ахметовскаяст-ца Ахтанизовскаяст-ца Баговскаяст-ца Бакинскаяст-ца Балковскаяст-ца Баракаевскаяст-ца Батуринскаяст-ца Березанскаяст-ца Бесленеевскаяст-ца Бесскорбнаяст-ца Бесстрашнаяст-ца Бжедуховскаяст-ца Благовещенскаяст-ца Бородинскаяст-ца Бриньковскаяст-ца Брюховецкаяст-ца Бузиновскаяст-ца Варениковскаяст-ца Васюринскаяст-ца Веселаяст-ца Владимирскаяст-ца Воздвиженскаяст-ца Вознесенскаяст-ца Воронежскаяст-ца Воронцовскаяст-ца Восточнаяст-ца Выселкист-ца Вышестеблиевскаяст-ца Геймановскаяст-ца Гладковскаяст-ца Голубицкаяст-ца Гостагаевскаяст-ца Гривенскаяст-ца Григорьевскаяст-ца Губскаяст-ца Гурийскаяст-ца Дербентскаяст-ца Динскаяст-ца Дмитриевскаяст-ца Днепровскаяст-ца Должанскаяст-ца Дядьковскаяст-ца Елизаветинскаяст-ца Еремизино-Борисовскаяст-ца Ереминскаяст-ца Журавскаяст-ца Запорожскаяст-ца Зассовскаяст-ца Ивановскаяст-ца Ильинскаяст-ца Имеретинскаяст-ца Ирклиевскаяст-ца Кабардинскаяст-ца Кавказскаяст-ца Казанскаяст-ца Каладжинскаяст-ца Калининскаяст-ца Калниболотскаяст-ца Калужскаяст-ца Каневскаяст-ца Канеловскаяст-ца Кирпильскаяст-ца Кисляковскаяст-ца Константиновскаяст-ца Костромскаяст-ца Косякинскаяст-ца Краснооктябрьскаяст-ца Крепостнаяст-ца Крупскаяст-ца Крыловскаяст-ца Крыловскаяст-ца Кубанскаяст-ца Кугоейскаяст-ца Куринскаяст-ца Курчанскаяст-ца Кутаисскаяст-ца Кущевскаяст-ца Кущевскаяст-ца Ладожскаяст-ца Ленинградскаяст-ца Лесогорскаяст-ца Линейнаяст-ца Ловлинскаяст-ца Малотенгинскаяст-ца Мартанскаяст-ца Марьянскаяст-ца Махошевскаяст-ца Медведовскаяст-ца Мингрельскаяст-ца Михайловскаяст-ца Надежнаяст-ца Натухаевскаяст-ца Неберджаевскаяст-ца Неберджаевскаяст-ца Незамаевскаяст-ца Некрасовскаяст-ца Нефтянаяст-ца Нижегородскаяст-ца Нижнебаканскаяст-ца Николаевскаяст-ца Новоалексеевскаяст-ца Новоархангельскаяст-ца Новобейсугскаяст-ца Новобекешевскаяст-ца Нововеличковскаяст-ца Нововладимировскаяст-ца Новогражданскаяст-ца Новодеревянковскаяст-ца Новоджерелиевскаяст-ца Новодмитриевскаяст-ца Новодонецкаяст-ца Новоивановскаяст-ца Новокорсунскаяст-ца Новолабинскаяст-ца Новолеушковскаяст-ца Новолокинскаяст-ца Новомалороссийскаяст-ца Новоминскаяст-ца Новомышастовскаяст-ца Новониколаевскаяст-ца Новопашковскаяст-ца Новопетровскаяст-ца Новопластуновскаяст-ца Новоплатнировскаяст-ца Новопокровскаяст-ца Новорождественскаяст-ца Новоромановскаяст-ца Новосергиевскаяст-ца Новотитаровскаяст-ца Новощербиновскаяст-ца Новоясенскаяст-ца Октябрьскаяст-ца Октябрьскаяст-ца Ольгинскаяст-ца Отважнаяст-ца Отраднаяст-ца Отраднаяст-ца Павловскаяст-ца Павловскаяст-ца Передоваяст-ца Переправнаяст-ца Переясловскаяст-ца Петровскаяст-ца Петропавловскаяст-ца Пластуновскаяст-ца Платнировскаяст-ца Плоскаяст-ца Подгорнаяст-ца Подгорная Синюхаст-ца Полтавскаяст-ца Попутнаяст-ца Приазовскаяст-ца Привольнаяст-ца Придорожнаяст-ца Прочноокопскаяст-ца Пшехскаяст-ца Пятигорскаяст-ца Раевскаяст-ца Раздольнаяст-ца Роговскаяст-ца Родниковскаяст-ца Рязанскаяст-ца Самурскаяст-ца Саратовскаяст-ца Северскаяст-ца Сергиевскаяст-ца Скобелевскаяст-ца Смоленскаяст-ца Советскаяст-ца Спокойнаяст-ца Спокойная Синюхаст-ца Ставропольскаяст-ца Старая Станицаст-ца Старовеличковскаяст-ца Стародеревянковскаяст-ца Староджерелиевскаяст-ца Старокорсунскаяст-ца Старолеушковскаяст-ца Староминскаяст-ца Старомышастовскаяст-ца Старонижестеблиевскаяст-ца Старотитаровскаяст-ца Старощербиновскаяст-ца Степнаяст-ца Суздальскаяст-ца Таманьст-ца Тбилисскаяст-ца Тверскаяст-ца Темижбекскаяст-ца Темиргоевскаяст-ца Темнолесскаяст-ца Тенгинскаяст-ца Терновскаяст-ца Троицкаяст-ца Убеженскаяст-ца Убинскаяст-ца Удобнаяст-ца Украинскаяст-ца Упорнаяст-ца Успенскаяст-ца Фастовецкаяст-ца Федоровскаяст-ца Фонталовскаяст-ца Хамкетинскаяст-ца Холмскаяст-ца Хоперскаяст-ца Чамлыкскаяст-ца Чебургольскаяст-ца Челбасскаяст-ца Чепигинскаяст-ца Черниговскаяст-ца Черноерковскаяст-ца Черноморскаяст-ца Чернореченскаяст-ца Шапсугскаяст-ца Ширванскаяст-ца Шкуринскаяст-ца Эриванскаяст-ца Эриванскаяст-ца Юго-Севернаяст-ца ЯрославскаяСтаровеличковскийСтародеревянковскийСтароджерелиевскийСтарокорсунскийСтаролеушковскийСтароминскийСтароминский районСтаромышастовскийСтаронижестеблиевскийСтаростаничныйСтаротитаровскийСтарощербиновскийСтепнойСтепнянскийСуворовскийСуздальскийСупсехскийТаманскийТбилисскийТбилисский районТверскойТемижбекскийТемиргоевскийТемрюкТемрюкский районТенгинскийТенгинскийТерновскийТимашевскТимашевский районТихорецкТихорецкий районТрехсельскийТроицкийТрудобеликовскийТрудовойТуапсеТуапсинский районТысячныйУбеженскийУдобненскийУманскийУнароковскийУпорненскийУпорненскийУрупскийУспенскийУспенскийУспенский районУсть-ЛабинскУсть-Лабинский районФастовецкийФедоровскийФонталовскийх Авиациях Адагумх Аджановках Аккерменках Акредасовх Албаших Александровскийх Александровскийх Алексеевскийх Алтубиналх Амосовх Ананьевскийх Анапскийх Анапскийх Ангелинскийх Андрющенкох Армянскийх Армянскийх Атаманках Аушедх Афанасьевский Постикх Афонках Бабиче-Кореновскийх Байбарисх Балка Грузскаях Балка Косатаях Бальчанскийх Бараниковскийх Барыбинскийх Батогах Беднягинах Безводныйх Безлесныйх Бейсугх Бейсужекх Бейсужек Второйх Белецкийх Беликовх Белыйх Белыйх Беляевскийх Бережиновскийх Бережнойх Бережнойх Березанскийх Беттах Благополучненскийх Богдасаровх Бойкопонурах Болговх Большая Лопатинах Большевикх Большевикх Большие Челбасых Большой Бродовойх Большой Разноколх Бондаренкох Бончковскийх Борвинокх Борец Трудах Борисовх Борисовскийх Бочаровх Братскийх Братскийх Братскийх Булгаковх Бураковскийх Бурсаких Васильевках Васильевскийх Вербинх Вербовыйх Веревкинх Верхнеадагумх Верхнеадагумх Верхние Тубых Верхнийх Верхнийх Верхнийх Верхний Ханчакракх Верхний Чеконх Верхняя Ставропольках Веселая Горах Веселая Жизньх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Веселыйх Вестникх Вишневскийх Внуковскийх Водныйх Водокачках Водяная Балках Водяная Балках Водянскийх Воздвиженскийх Возрождениех Воликовх Вольностьх Вольныйх Воробьевх Воровскогох Воронежскийх Воскресенскийх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточныйх Восточный Сосыкх Высокийх Гайх Галицынх Гапоновскийх Гапоновскийх Гарбузовая Балках Глебовках Гливенкох Гоголевскийх Годовниковх Головковх Горлачивках Горно-Веселыйх Горныйх Горныйх Горный Лучх Городокх Горькая Балках Гослесопитомникх Греблянскийх Греких Гречаная Балках Греческийх Грушевыйх Гуамках Губернаторскийх Гудко-Лиманскийх Дальнийх Даманках День Урожаях Дербентскийх Дербентскийх Деревянковках Державныйх Десятый Километрх Джанхотх Джумайловках Димитровах Добровольныйх Добровольныйх Долгогусевскийх Долгождановскийх Долиновх Домиких Дубовиковх Духовскойх Дюрсох Дюрсох Дятловх Евсеевскийх Ейскийх Екатериновскийх Екатеринославскийх Елинскийх Ереминх Еях Еях Жаркевичих Железныйх Желтые Копаних Журавлевх Журавлевках Журавскийх Зазулинх Зайчанскийх Занкох Западныйх Западныйх Западныйх Западный Сосыкх Заречныйх Зарьковх Зарях Зарях Заря Мирах Захаровх Звездочках Зеленая Рощах Зеленая Рощах Зеленскийх Зеленчукх Зеленчук Мостовойх Зиссермановскийх Знамя Коммунизмах Зозова Балках Зубовх Зуевох Ивановх Ивановках Ивановскийх Ивлевх Измайловх Ильичх им Тамаровскогох Имерницинх Иногородне-Малеваныйх Исаевскийх Кавказскийх Кадухинх Казаче-Борисовскийх Казаче-Малеваныйх Казачийх Казачийх Казачийх Калабатках Калининх Калининх Калининах Калининах Калининскийх Калининскийх Калиновка Втораях Калиновка Перваях Камчатках Каневецкийх Капустинх Капустинх Карасевх Карла Марксах Карла Марксах Карла Марксах Карсх Карскийх Карташовх Картушина Балках Каспаровскийх Киевках Кизинках Киновиях Кипячийх Кировах Кобловх Коваленкох Коваленкох Колесниковх Колосх Копанскойх Коржевскийх Коржевскийх Коржих Коробкинх Косовичих Кочергинх Кошарскийх Кравченкох Кравченкох Крайняя Щельх Красинх Красная Батареях Красная Горках Красная Горках Красная Звездах Красная Звездах Красная Звездах Красная Нивах Красная Полянах Красная Полянах Красная Полянах Красная Полянах Красная Скалах Красная Слободках Красноармейскийх Красноармейский Городокх Красноех Красное Знамях Краснооктябрьскийх Краснострелецкийх Красные Горых Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красныйх Красный Востокх Красный Гайх Красный Дагестанх Красный Зеленчукх Красный Курганх Красный Кутх Красный Октябрьх Красный Очагх Красный Партизанх Красный Партизанх Красный Поселокх Крижановскийх Крикунах Криницах Крупскийх Крупскойх Крупскойх Крупскойх Крутоярскийх Кубанская Колонках Кубанскийх Кубанскийх Кубанскийх Кубаньх Кубраньх Кувичинскийх Куликах Куликовскийх Культурах Куматырьх Кура-Цецех Курбацкийх Курчанскийх Кутокх Кушинках Лазарчукх Лантратовх Латыших Лебедевх Лебедих Лебяжийх Левченкох Ленинах Ленинах Ленинах Ленинах Ленинах Ленинодарх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинскийх Ленинский Путьх Ленинское Возрождениех Лиманскийх Лобова Балках Лободах Локх Лопатинах Лосевох Лотосх Лукашевх Лукинх Львовскийх Лютыхх Ляпинох Маевскийх Майоровскийх Майскийх Малаих Малеванныйх Малый Бродовойх Малый Дукмасовх Малый Разноколх Малый Чеконх Малькох Марьинскийх Марьинскийх Масенковскийх Машевскийх Мащенскийх Междуреченскийх Меккерстукх Меклетах Мигутых Милютинскийх Мирныйх Мирныйх Мирный Пахарьх Михайловх Михайловскийх Мовах Могукоровках Могукоровскийх Можарийскийх Молдаванскийх Молькинх Морозовскийх Москальчукх Мостовянскийх Набережныйх Нардегинх Науменковх Неелинскийх Незаймановскийх Некрасовх Некрасовах Некрасовскийх Непильх Несмашныйх Нехворощанскийх Нечаевскийх Нещадимовскийх Нижнеглебовках Нижнийх Нижний Ханчакракх Нижняя Гостагайках Нижняя Ставропольках Никитинскийх Николаенкох Новенькийх Новоалексеевскийх Новобатайскийх Нововладимировскиех Нововоскресенскийх Нововысоченскийх Новогурийскийх Новоекатериновках Новоивановскийх Новокалиновках Новокарскийх Новокрасныйх Новокрымскийх Новомихайловскийх Новонекрасовскийх Новониколаевках Новопавловскийх Новопеховский Первыйх Новопокровскийх Новоселовках Новоселовскийх Новостепнянскийх Новотроицкийх Новотроицкийх Новоукраинскийх Новоурупскийх Новые Лиманокирпилих Новыйх Новыйх Новыйх Новыйх Новыйх Новыйх Новый Мирх Новый Уралх Новый Урожайх Оазисх Об»ездная Балках Огонекх Октябрьскийх Октябрьскийх Октябрьскийх Ольгинскийх Ольховскийх Ольховскийх Орджоникидзех Орджоникидзех Орехов Кутх Орловх Осеннийх Осечких Островская Щельх Отрадо-Солдатскийх Отрубныех Павловскийх Память Ленинах Папоротныйх Папоротныйх Папоротныйх Партизанх Первая Синюхах Первокубанскийх Первомайскийх Первомайскийх Первомайскийх Первомайскийх Первомайскийх Первомайскийх Песчаныйх Песчаныйх Песчаныйх Петровскийх Пионерх Плавненскийх Плавних Победах Победах Подгорныйх Подгорныйх Подковскийх Подкугоейскийх Подлесныйх Подольскийх Подшкуринскийх Подых Покровскийх Покровскийх Полковничийх Полтавскийх Полтавскийх Полтавскийх Потаенныйх Потинх Прибрежныйх Привокзальныйх Привольныйх Привольныйх Привольныйх Привольныйх Привольныйх Пригибскийх Прикубанскийх Прикубанскийх Прикубанскийх Прикубанскийх Приречныйх Причтовыйх Причтовыйх Приютныйх Прогрессх Пролетарскийх Пролетарскийх Пролетарскийх Пролетарскийх Пролетарскийх Прорвенскийх Протичках Протоцкиех Прохладныйх Пушкинах Пятихатскийх Раздольныйх Раздольныйх Раковх Рассветх Рассветх Рашпильх Рашпильх Рашпылих Редантх Реконструкторх Рогачевх Рогачих Родниковх Родниковскийх Розановскийх Розы Люксембургх Розы Люксембургх Роккельх Романовскийх Романчуковх Ромашевках Ромашких Роте-Фанех Садких Садовыйх Садовыйх Садовыйх Садовыйх Садовыйх Садовыйх Садовыйх Самойловх Саньковх Саратовскийх Сборныйх Свердловскийх Светх Светлая Зарях Свободах Свободах Свободныйх Свободныйх Свободныйх Свободныйх Свободныйх Свободный Мирх Северинх Северныйх Северныйх Северныйх Северныйх Северныйх Северныйх Северокавказскийх Северокубанскийх Северскийх Сельский Пахарьх Семеновх Семеновках Семеновках Семенцовках Семигорскийх Семисводныйх Сербинх Сергеевскийх Серебрянках Серединскийх Сеятельх Синявках Сиротинох Славянскийх Сладкийх Сладкий Лиманх Слободках Соболевскийх Советскийх Согласныйх Соколихинх Соколовках Солдатская Балках Соленыйх Солодковскийх Сопова Балках Сорокинх Спасовх Спорныйх Средние Челбасых Средние Чубурких Среднийх Средний Дукмасовх Средний Челбасх Ставких Станциях Староармянскийх Старогермановскийх Старомавринскийх Старые Лиманокирпилих Старый Куринскийх Стебницкийх Степнойх Стефановскийх Столяровх Сторожи Вторыех Сторожи Первыех Стринскийх Стукановх Стукановскийх Суровох Сухие Челбасых Сухой Кутх Танцура Крамаренкох Тарусинх Тауруп Второйх Тауруп Первыйх Тверскойх Тегинх Телегинх Тельманх Тельманах Терзиянх Терновыйх Терско-Каламбетскийх Тетерятникх Тимашевках Тиховскийх Тихонькийх Тополих Травалевх Трактовыйх Троицкийх Троицкийх Трудх Трудобеликовскийх Трудовая Армениях Трудовойх Трудовойх Туркинскийх Турковскийх Тысячныйх Тыщенкох Убыхх Ударныйх Удобно-Зеленчукскийх Удобно-Покровскийх Украинках Украинскийх Украинскийх Улановскийх Ульяновох Ульяновскийх Ульяновскийх Упорныйх Урмах Урмах Усатова Балках Успенскийх Усть-Джигутинках Уташх Фадеевскийх Федоренкох Федоровскийх Федорянках Финогеновскийх Фокин Первыйх Фортштадтх Хабльх Ханьковх Харьковскийх Хачиваньх Херсонскийх Хлебодаровскийх Хлеборобх Хлопонинх Хоринх Хорошиловх Центральныйх Цукерова Балках Цуревскийх Чайкинх Чапаевх Чаплыгинх Чеконх Чекуновках Челбасх Челюскинецх Чембурках Черединовскийх Черкасскийх Черниговскийх Черниковх Чернобабовх Черноморскийх Черномуровскийх Черныйх Черный Ерикх Чехракх Чигринах Чкаловах Чкаловах Шапарскойх Шевченкох Шевченкох Шевченкох Шептальскийх Шефкоммунах Шибикх Широкая Пшадская Щельх Широкая Щельх Школьныйх Школьныйх Шубинках Шуваевх Щегловх Энгельсах Эрастовх Эриванскийх Южныйх Ясених ЯстребовскийХадыженскХарьковскийХолмскийХолмскийХоперскийХостинскийЦелинныйЦентральныйЦентральныйЦентральныйЧамлыкскийЧебургольскийЧелбасскийЧепигинскийЧерниговскийЧерниговскийЧерноерковскийЧерноморскийЧерноморскийШабановскийШабельскийШаумянскийШевченковскийШедокскийШепсинскийШирочанскийШкольныйШкуринскийЩербиновскийЩербиновский районЭриванскийЮго-СеверныйЮжно-КубанскийЮжныйЮжныйЯрославскийЯсенский

Соответствие требованиям трудовой книжки

Обзор

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, регулирующих некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила. Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам.Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное законодательство о труде по количеству сотрудников.

Работодатели создают и получают значительный объем документации, и для руководства важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями. Основные причины включают:

Контроль создания, роста и доступности документации компании.
Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Подразделение отдела кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с наймом на работу. Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность.Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с трудоустройством. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение трудовой книжки в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы работодатели обеспечивали наличие на их рабочем месте эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Сопоставление данных для защиты электронных записей.

Руководство по разработке политик

Эффективная политика ведения документации на рабочем месте — это план обеспечения соответствия федеральным законам и постановлениям и законам штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации.При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.


	Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.
	График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода. Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению записей можно найти на сайте SHRM. ресурсы соответствия.
	Доступ. Ограничьте доступ для тех, у кого есть законные бизнес-потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.
	Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.
	Безопасность и конфиденциальность. Обеспечить физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, для защиты конфиденциальности записей сотрудников и информации, содержащейся в них. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .
	Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению.Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.
	Последовательное внедрение политики и периодические проверки. Правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно для обеспечения соответствия. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает в себя документы и действия, предпринятые для найма на каждую должность. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и Каковы федеральные правила хранения записей для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не отбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единые руководящие принципы процедуры отбора сотрудников (UGESP) используются судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Соблюдение этих руководящих принципов убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики приема на работу.

См. Современные решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности. Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Записи о сотрудниках должны храниться в кадровых файлах

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в кадровых файлах сотрудников . Эти записи включают:

Предварительные документы о приеме на работу. Сюда входят должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.
Трудовая документация. Сюда входят записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсациям, служебным аттестациям, наградам или наградам за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любой контракт или письменное соглашение между работником и работодателем.
Разделение документов о приеме на работу. Сюда входят собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, письма об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, корреспонденция и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения?

Записи должны вестись отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадровых файлов , чтобы защитить права сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

Медицинский. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Сюда входят медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений на пособие по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, история компенсаций работникам, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе, оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.
Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.
Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.
Документы по жалобам и расследованиям. Сюда входят внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файле до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести учет в электронном виде, а не хранить бумажные файлы. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности принципам устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску подходящего HRMS

Какие факторы следует учитывать при переводе файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предусмотрено для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Окончательные правила, касающиеся использования технологий электронной связи и ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их кадрового файла.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), где работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
Будет ли разрешено сотрудникам делать фотокопии из своих файлов?
Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
Существуют ли ограничения для конфиденциальной информации, такой как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое заявление, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См .:

Должны ли работодатели показывать работникам свои кадровые дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников. Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год.Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать в случае компрометации медицинских данных сотрудника

Политика ведения учета: Сохранение номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Хранение записей

Хранение трудовых книжек регулируется многочисленными федеральными законами и законами штата.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило 7 лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя более короткие периоды хранения могут быть достаточными для некоторых записей, таких как формы I-9, а более длительные периоды могут применяться к другим записям, таким как записи о воздействии OSHA. SHRM имеет график федеральные требования к хранению документации, чтобы помочь в определении законодательных требований.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Ознакомьтесь с требованиями OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен.Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения. Этот единый закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план ликвидации.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны безопасно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация потребителя не могла быть прочитана или восстановлена.
Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политику ведения учета — ведение, хранение и уничтожение документации

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Содержание страницы

Это первая из трех статей о соблюдении заработной платы и рабочего времени.В сегодняшней статье исследуются федеральные и государственные требования к ведению документации для сотрудников, не подлежащих освобождению от налогов. Читайте вторую часть здесь , а третью часть здесь .

Сложные законы о заработной плате и часах являются источником как многих головных болей для HR, так и множества коллективных исков со стороны сотрудников. Даже когда работникам, не подлежащим освобождению от налогов, должным образом платят, предприятия могут оказаться в затруднительном положении, если они не будут вести надлежащий учет заработной платы. Вот несколько советов по соблюдению федеральных и государственных требований к ведению документации.

Прежде всего, необходимо, чтобы работодатель соблюдал федеральный Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), — сказал Джоэл Райс, поверенный Fisher Phillips в Чикаго. Как только это будет подтверждено, работодатели должны тщательно изучить требования штата для каждого места, в котором они работают, сказал он.

«Как правило, применяются более строгие требования, т. Е. Более удобные для сотрудников», — отметила Шерил Орр, адвокат компании Drinker Biddle & Reath в Сан-Франциско.«Многогосударственные или национальные работодатели должны работать со своими консультантами, чтобы получить рекомендации о том, что им нужно хранить, как долго и где».

[Набор инструментов только для членов SHRM : Соблюдение требований к записям рабочего места и отчетности ]

Федеральные правила

Требования FLSA к ведению документации просты и сосредоточены на информации, содержащейся в записях, а не на методе, порядке или форме этих записей, сказала Дена Соколов, поверенный компании Baker Donelson в Таллахасси, штат Флорида.Работодатели должны регистрировать и хранить конкретную информацию, чтобы продемонстрировать соблюдение положений FLSA, касающихся минимальной заработной платы, сверхурочной работы, равной оплаты и детского труда.

Записи должны храниться в безопасном и доступном месте либо на рабочем месте, либо в центральном офисе записи. В любом случае информация должна быть предоставлена представителям Министерства труда США в течение 72 часов с момента запроса.

Информационный бюллетень № 21 Министерства труда США содержит подробную информацию, которую работодатели должны хранить.Среди других данных записи должны включать:

Полное имя сотрудника и номер социального страхования.
Общее количество отработанных часов каждую неделю.
Основа выплаты заработной платы работнику.
Обычная почасовая оплата работника.
Общий дневной или еженедельный прямой заработок.
Итого сверхурочные заработки за рабочую неделю.

«FLSA требует, чтобы записи о заработной плате, среди прочего, велись работодателем не менее трех лет», — сказала Райс.«Другие записи, такие как табели учета рабочего времени, должны храниться в течение двух лет».

Существуют дополнительные правила учета рабочего времени и заработка сотрудников, получающих чаевые. Соколов сказал, что в ведомостях по заработной плате работник должен указывать на то, что он получает чаевые, и работодатели должны хранить:

Отчет о чаевых, полученных от сотрудника на еженедельной или ежемесячной основе.
Запись, отражающая начисленные чаевые.
Запись, показывающая, что любые изменения суммы начисленных чаевых давались сотруднику в письменной форме каждую неделю, когда это изменение произошло.

«Если работник выполняет как чаевые, так и работу без чаевых, работодатель должен вести отдельный учет отработанных часов по каждой классификации», — добавил Соколов.

FLSA не предписывает, какой конкретный метод учета рабочего времени работодатель должен использовать — например, часы или письменные записи. «Важно помнить, что время должно регистрироваться одновременно с выполняемой работой, чтобы обеспечить точность записей», — сказал Соколов.

Государственные законы

Законы штата могут отличаться от федеральных требований к ведению документации.Например, объем и продолжительность требований к ведению документации могут различаться, сказала Райс. Некоторые документы, которые могут подпадать под двухлетнее требование в соответствии с FLSA, могут подпадать под трехлетнее — или более продолжительное — требование в соответствии с действующим законодательством штата.

Хотя федеральный закон не требует, чтобы работодатель предоставлял сотрудникам квитанции о заработной плате, во многих штатах это требуется — независимо от того, напечатаны ли квитанции или электронные, — отметил Соколов.

В Калифорнии работодатели должны хранить точную информацию о каждом сотруднике на английском языке чернилами или в другой неизменяемой форме, сказал Орр.Информация должна быть датирована и храниться в файле не менее трех лет по месту работы или в центральном офисе в пределах штата. Работодатели должны записывать дополнительную информацию для сотрудников Калифорнии, не пользующихся правом, такую как периоды приема пищи и интервалы между сменами.

Если применимо, сдельная оплата или объяснение формулы плана мотивации должны быть записаны и предоставлены сотрудникам Калифорнии.

Баллы для работодателей

Работодатели должны работать с юрисконсультом, чтобы обеспечить соблюдение требований штата для каждого места, в котором они работают, — в той мере, в какой такие законы налагают более строгие требования, чем FLSA, — сказала Райс.

Орр отметил, что большинство поверенных составляют графики требований к хранению записей в различных юрисдикциях, чтобы определить, как долго правительственные учреждения и различные законы требуют хранения определенных записей о заработной плате.

Работодатели любого размера должны разработать программу управления записями, которая адресована тем, у кого есть доступ к записям, и форме, в которой они хранятся, включая руководство как по бумажной, так и по электронной документации, добавила она. «Также важно сделать все возможное для защиты конфиденциальности записей сотрудников и конфиденциальности содержащейся в них информации.»

Это была первая серия статей из трех частей о соблюдении заработной платы и часов. В следующем выпуске будут рассмотрены различия между федеральными и государственными требованиями к сверхурочной работе . В последнем сегменте будет обсуждаться федеральные законы и законы штата, которые применяются к сотрудникам, получающим чаевые .

Была ли эта статья полезной? SHRM предлагает тысячи инструментов, шаблонов и других эксклюзивных преимуществ для участников, включая обновления соответствия, образцы политик, консультации специалистов по кадрам, обучение скидки, растущее онлайн-сообщество и многое другое. Присоединяйтесь / продлите сейчас , и пусть SHRM поможет вам работать эффективнее.

Какие федеральные законы относятся к ведению делопроизводства сотрудников?

Краткий ответ

На самом деле нет короткого ответа, когда дело доходит до учета сотрудников, благодаря многочисленным федеральным законам, таким как Закон об американцах с ограниченными возможностями] (http: // www.ada.gov/), [Закон о справедливых трудовых стандартах] (http://www.dol.gov/whd/flsa/) и [Закон о семейном отпуске по болезни, и это лишь некоторые из них.

Общее правило

Как правило, вы должны вести учет за следующие годы:

Кадровый учет за 7 лет после увольнения
Медицинские услуги и льготы в течение 6 лет после даты плана
Формы I-9 на 3 года после увольнения
Записи о приеме на работу за 2 года после даты приема на работу

Исключения из сроков хранения, указанных выше

Если вы участвуете в каком-либо споре, связанном с трудоустройством, особенно с уволенным сотрудником, вы, очевидно, захотите хранить все записи до тех пор, пока спор не будет урегулирован.

Вам также следует вести медицинские записи и записи о пособиях сотрудников, которые подвергались профессиональным опасностям или заболеваниям в течение 30 лет.

Государственные законы могут отличаться

В
штатах также могут быть требования, которым вы должны следовать. Например, закон штата Миссури требует, чтобы вы вели записи в течение как минимум 3 лет:
Имя, адрес и род занятий
Ставка заработной платы, сумма, выплачиваемая за каждый платежный период каждому сотруднику, количество отработанных часов каждый день и каждую рабочую неделю сотрудника, а также
Любые товары или услуги, предоставленные вами сотруднику вместо заработной платы
Возможно, вы захотите поискать в Интернете «Законы [вашего штата] о сотрудниках» по ведению документации », чтобы узнать о конкретных требованиях в вашем штате.
Заключительные подсказки
Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) имеет удобную таблицу, в которой точно указывается, какие записи должны быть сохранены в соответствии с действующим федеральным законом и как долго каждая из них должна храниться.
Чтобы узнать о требованиях штата, посетите SHRM, чтобы ознакомиться с законами о ведении документации.
Полезные ссылки:
Информационный бюллетень о требованиях к ведению документации в соответствии с FLSA — DOL.gov — Министерство труда, в котором подробно описывается, какие записи должны вести работодатели.
Требования к ведению документации — EEOC.gov — Требования к ведению документации Комиссии США по обеспечению равных возможностей трудоустройства для работодателей
Доступ к медицинским записям и медицинским записям сотрудников — OSHA.gov — Требования Управления по охране труда и здоровья к доступу к медицинским записям после воздействия опасных веществ
Закладка ( 0 )
Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку
Еще нет аккаунта? Зарегистрировать
Об авторе
Лорен Пералес
В качестве консультанта по кадрам в Zenefits Лорен предоставляет рекомендации и передовые методы компаниям любого размера по любым вопросам, связанным с кадрами и соблюдением нормативных требований.В свободное время она любит читать и гнать своих трех собак.
Как долго хранить кадровые документы
В Соединенных Штатах несколько законов федерального правительства требуют от работодателей хранить все виды документов в течение разных периодов времени. Это так называемый график или политика хранения записей.
Сюда входят, помимо прочего, Раздел VII, Закон о дискриминации по возрасту при найме на работу, FLSA, FMLA, ERISA, Закон о равной оплате труда (EPA), а также OSHA.Каждый из этих файлов содержит личную информацию о сотрудниках для записей вашего работодателя. И у каждого из них есть определенный период хранения, который необходимо соблюдать, чтобы ваша организация оставалась в соответствии с требованиями штата и федеральными требованиями к хранению записей.
Ваша работа в качестве менеджера отдела кадров начинается еще до того, как вы нанимаете кого-либо. В отношениях «перед приемом на работу» вам действительно нужно сохранять заявки, резюме, проверки рекомендаций, анкетные данные и объявления о вакансиях. Это необходимо для обеспечения справедливости, недискриминации и равных возможностей для всех.
Во время трудовых отношений вам необходимо сохранить всю информацию, содержащуюся в пакете для нового найма (включая подтверждения правил и справочников), форму I-9 и медицинские документы. Отслеживание кадровых документов часто осуществляется системой управления документами сотрудников. Программное обеспечение для управления кадровыми документами позволяет безопасно систематизировать, отслеживать и составлять отчеты о сотрудниках. Независимо от того, отслеживаете ли вы документы в электронном или бумажном виде, важно понимать передовые методы ведения документации.
В бумажных системах учета кадров вы должны хранить каждую из них отдельно; один файл для записей персонала, один для записей I-9 и один для медицинских документов. После прекращения трудовых отношений записи, созданные в рамках увольнения, должны храниться в разделе, посвященном персоналу.
Так что же входит в файлы каждого сотрудника?
Записи в личном деле — Заявления, тесты перед приемом на работу, служебная аттестация, изменение ставок, изменение должности, увольнения, переводы, продвижение по службе, понижение в должности, документация о дисциплинарных мерах и должностных инструкциях
I-9 Records — Заполненная форма I-9 и сопроводительная документация
Медицинская документация — Записи, относящиеся к трудовому соглашению, FMLA, ADA, найму и проверке на наркотики
Каковы федеральные требования к хранению документации для HR?
Записи в личном деле сотрудников — 4 года после увольнения
Набор / записи о найме — 1 год
Интервью — 1 год
Формы I-9 — 3 года после даты найма или 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже
Медицинские записи — В зависимости от того, относится ли документ к FMLA или HIPAA, от 3 до 6 лет
W-4 Формы — 4 года
Равная оплата — Любая запись, на основании которой обосновывается разница в заработной плате между мужчинами и женщинами — два года
Записи по Разделу VII — 1 год
Заработная плата и налоговая отчетность — Документы, содержащие основные данные о сотрудниках, такие как имя, адрес, SSN, ставка заработной платы, количество отработанных часов ежедневно или еженедельно, заявленные надбавки и чистая заработная плата — 4 года (в некоторых штатах требуется 6 лет)
Примечание: Лилли Ледбеттер не предъявляет особых требований к хранению, однако работодателям рекомендуется хранить записи за 5 лет после увольнения.
Журналы OSHA — 5 лет
COBRA -6 лет
Планы вознаграждения сотрудников — 6 лет после прекращения действия плана
Форма 5500 и соответствующая корреспонденция — включая все приложенные таблицы, аудированную финансовую отчетность и заключения бухгалтеров, если применимо — 6 лет
Уволенные / уволенные сотрудники Кадровая документация — 1 год
Соблюдение графиков хранения кадровых записей — сложный и трудоемкий процесс.Однако, помимо соблюдения различных федеральных законов и законов штата, ведение качественных и хорошо организованных записей может быть очень полезным для документирования и поддержки действий вашей организации по трудоустройству.
Лучший способ убедиться, что ваши записи находятся в хорошем состоянии, — это разработать и опубликовать политику хранения записей и использовать подходящее программное обеспечение для управления персоналом, чтобы облегчить вашу жизнь.
Бухгалтерский учет: обязанности частных работодателей
Джеймс Ф.Дивайн, эсквайр. и Алекса Поттс
Ведение документации — важнейшая обязанность работодателя. Надлежащее ведение записей позволяет вести график и документацию по любым вопросам, которые могут возникнуть на рабочем месте. Более того, федеральный закон регулирует различные аспекты ведения документации, такие как продолжительность хранения записей и типы документов, которые работодатели должны иметь в деле.
Начнем с того, что работодатели, в которых работает пятьдесят (50) или более сотрудников, подпадают под действие Закона о семейном отпуске по болезни (FMLA).Записи, относящиеся к FMLA, регулируются требованиями к ведению записей Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA). 29 C.F.R. § 825.500 (а). Хотя в законе не оговаривается, каким образом должны храниться записи FMLA, работодатели обязаны хранить документы FMLA в течение как минимум трех (3) лет и предоставлять записи в Департамент труда (DOL) по запросу. Идентификатор. § 825.500 (b). В Кодексе федеральных нормативных актов содержится список документов, которые работодатели должны вести, включая, помимо прочего, даты использования отпуска по закону FMLA сотрудниками, имеющими право на FMLA, записи любых споров между работодателем и правомочным сотрудником относительно определения отпуска в качестве отпуска FMLA и копии уведомлений сотрудников об отпуске, предоставленных работодателю в соответствии с Законом о правах ребенка.Идентификатор. § 825.500 (c).
Работодатели с пятнадцатью (15) или более сотрудниками подпадают под действие Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Записи, относящиеся к ADA, должны храниться в течение одного (1) года с «даты создания записи или соответствующих действий персонала, в зависимости от того, что произойдет позже». Идентификатор. § 1602.14. Например, если работник представляет документацию работодателю с просьбой о разумном приспособлении, и впоследствии ему предоставляется разумное приспособление, документация должна храниться в течение одного (1) года с даты, когда разумное приспособление было реализовано, поскольку это произошло после Были представлены документы на проживание.Работодатели должны хранить все кадровые записи, касающиеся обвинения в дискриминации, до окончательного снятия обвинения или иска; то есть по истечении установленного законом срока для подачи иска. Идентификатор. Следует также отметить, что FMLA предусматривает, что действующий сотрудник, имеющий право на получение пособия, может взять отпуск на срок до пяти (5) лет и сохранить свое право на получение пособия в соответствии с Законом. Таким образом, хотя FLSA и FMLA могут предложить, чтобы три (3) года были установленным периодом для хранения записей, есть веские аргументы в пользу сохранения в течение как минимум пяти (5) лет после трудоустройства.
Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы все работодатели, подпадающие под действие федеральных антидискриминационных законов, вели весь личный или трудовой учет в течение одного (1) года. В случае принудительного увольнения сотрудника ведение документации в течение года начинается с даты увольнения. Работодатели должны хранить все записи о заработной плате не менее трех (3) лет, а любые записи, демонстрирующие, почему ставки оплаты труда мужчин и женщин различаются, должны храниться не менее двух (2) лет.Когда работник подает жалобу на работодателя, работодатель должен «хранить все кадровые записи, относящиеся к обвинению или действию, до окончательного снятия обвинения или действия». Идентификатор. § 1602.14.
Работодателям с менее чем десятью (10) сотрудниками не нужно хранить документацию в соответствии с Управлением по охране труда (OSHA), если это специально не указано OSHA. Идентификатор. § 1904.1. Работодатели с десятью (10) или более сотрудниками должны вести учет связанных с работой смертельных случаев, травм и заболеваний.Идентификатор. § 1904.4. Согласно закону, «травма или заболевание связаны с работой, если событие или воздействие в производственной среде либо вызвало, либо способствовало возникновению состояния, либо значительно усугубило ранее существовавшую травму или заболевание». Идентификатор. § 1904.5. Свод федеральных правил содержит подробные инструкции, чтобы помочь работодателям определить, следует ли регистрировать травму или заболевание для целей OSHA. Травмы и заболевания на рабочем месте должны регистрироваться в формах OSHA 300, 300-A и 301. Идентификатор. § 1904.29. Информация должна быть внесена в эти формы в течение семи (7) дней с момента получения информации. Идентификатор. И, наконец, эти журналы должны храниться в течение пяти (5) лет после окончания календарного года, охватываемого записями о сотрудниках. Идентификатор. § 1904.33.
Требования к ведению учета компенсаций работникам различаются в зависимости от штата, поскольку законодательные органы штата контролируют работу советов по компенсациям работников. Закон о компенсации работникам Пенсильвании не содержит требования о хранении документации, поэтому работодатели должны обратиться к другим применимым законам штата и федеральным законам.77 Па. Минусы. Стат. § 41 (2021 г.).
Работодатели также должны знать законы штата о ведении документации. Например, закон Пенсильвании требует, чтобы работодатели сохраняли данные о заработной плате не менее четырех (4) лет после того, как «взносы, относящиеся к этим записям, были уплачены». Работодатели Пенсильвании также должны вести дневник посещаемости в течение как минимум двух (2) лет. 34 Па. Кодекс § 63.64 (2021 г.). Таким образом, важно, чтобы работодатели осознавали тот факт, что законы штата также устанавливают требования к ведению документации, даже если некоторые федеральные законы не применяются к конкретному работодателю.Однако, если работодатели подчиняются федеральным законам и федеральные законы отличаются от законов штата или местных законов, работодатели должны соблюдать федеральные правила. 29 C.F.R. § 1602.29.
Некоторые работодатели предпочитают хранить записи в течение семи (7) лет, поскольку этот срок позволяет соблюдать большинство государственных и федеральных законов. Однако из-за легкости хранения записей в электронном виде работодатели должны рассмотреть возможность ведения записей в течение более длительных периодов времени. Проще говоря, работодатели с меньшей вероятностью столкнутся с юридическими проблемами, если записи будут легко доступны в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.Все работодатели должны оценить обязанности по ведению документации в зависимости от размера и объема базы найма и рабочих обязанностей, а также разработать политику и протокол для соответствующей программы хранения документации для своего бизнеса.
Если вам нужна помощь в проверке протокола ведения учета, обратитесь к одному из юристов нашей группы по трудовому праву по адресу [email protected] или 1-888-488-2638.
Как долго HR должен хранить записи о сотрудниках?
Хотя HR-команды и работодатели привыкли заполнять и хранить документы сотрудников, отслеживать записи сотрудников с течением времени может легко утомить их.После того, как сотрудник уволился из организации, как долго вам нужно хранить его записи, чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований?

Как долго HR должен хранить форму I-9 и записи о занятости?
Форма I-9 подтверждает, что сотрудник имеет право работать в США на законных основаниях. Работодатели обязаны хранить форму I-9 в файле на каждого сотрудника и сохранять форму через три года после найма сотрудника или через год после увольнения — в зависимости от того, какая дата наступает позже.
Согласно Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели обязаны хранить весь личный и трудовой учет, включая заявления о приеме на работу, запросы на разумные приспособления и многое другое — в течение одного года с даты увольнения. .
Как долго отдел кадров должен хранить записи о заработной плате, налогах и льготах?
Согласно Министерству труда, согласно Закону о справедливом труде и стандартах, работодатели должны хранить все ведомости заработной платы, коллективные договоры, записи продаж и покупок в течение не менее трех лет .Кроме того, DOL требует, чтобы записи о заработной плате, такие как табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, рабочие и временные графики, а также записи об изменениях заработной платы, хранились в течение двух лет.
Кроме того, налоговые записи сотрудников должны храниться в течение четырех лет и после увольнения, согласно IRS. Эти документы будут включать, но не ограничиваются, следующее:
Форма W-4 и / или Форма W-9
EIN-номера
Имена, адреса, SSN и занятия сотрудников
Формы W-2, которые были возвращены как не подлежащие доставке
Сроки приема на работу сотрудников
Записи о дополнительных выплатах и возмещении расходов сотрудникам
Как работодатели должны сохранять информацию о льготах?
Записи о льготах, такие как плановые документы, формы выборов, записи о выходе из плана и другая документация по льготам, должны храниться в течение шести лет после увольнения сотрудника из организации.Это также включает в себя пенсионные пособия, такие как формы 401 (k), а также документацию COBRA.
Как работодатели должны управлять записями?
Проведение кадрового аудита вашей организации может помочь определить сильные и слабые стороны вашей текущей системы ведения документации и пролить свет на то, что может помочь вашей компании поддерживать соответствие.
Хотя работодателям обычно разрешается вести записи в электронном или бумажном формате, большинство лидеров отрасли рекомендуют работодателям использовать безопасную систему HRIS для управления записями.HRIS компании должна быть неотъемлемой частью обеспечения соответствия организации и помогать контролировать соблюдение компанией основных правил управления персоналом и методов ведения документации.
Отделы кадров
обычно несут ответственность за рассылку массива уведомлений своим сотрудникам, которые часто требуют подтверждения сотрудником уведомления и записей посредством подписи. Система HRIS должна включать в себя опцию отчетности, которая позволяет администраторам экспортировать все подписанные уведомления и документацию, чтобы при проведении аудиторских проверок предприятие на 100% соответствовало требованиям.Этот вариант отчетности не только обеспечит соблюдение требований работодателями, но также сэкономит время и стресс, связанные с ручным сбором информации.

Законодательство о ведении документации и анализ соответствия требованиям персонала
Представленная здесь информация подчеркивает некоторые из наиболее важных требований к ведению документации, которые применяются к большинству работодателей, независимо от отрасли.
Работодатели должны помнить, что требования к хранению записей, изложенные в различных законах, являются минимальными.Поскольку эти записи имеют решающее значение для работодателя, если его соответствие федеральному законодательству или закону штата ставится под сомнение или если он должен защищаться от судебных тяжб, связанных с трудоустройством, работодатели могут пожелать хранить записи, связанные с трудоустройством, в течение гораздо более длительных периодов времени. Полная и точная документация часто является лучшей защитой работодателя от судебных тяжб, связанных с трудоустройством, и жалоб по заработной плате и часам.
Кроме того, в некоторых штатах действуют особые законы, относящиеся к ведению личных дел и других документов, для которых может потребоваться более длительный период хранения.
Safe Harbor Retention Periods В течение ограниченного времени получите БЕСПЛАТНЫЙ отчет HR по «Критически важному кадровому учету». Этот эксклюзивный специальный отчет охватывает записи о найме, трудовые отношения, записи о прекращении трудовых отношений, вопросы судебных разбирательств, проблемы с электронной информацией, советы по лучшему ведению учета, и список юридических требований Загрузить сейчас
В зависимости от юридических полномочий и типа записи, установленные законом требования к хранению могут варьироваться от 1 года до 30 лет после увольнения.Соблюдение этих индивидуальных требований и создание работоспособной системы «щекотки» для определения того, когда и какие записи могут быть безопасно уничтожены, может быть обременительным даже для небольших рабочих мест.
No related posts.

I. Общие положения / КонсультантПлюс

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Готовы новые правила ведения трудовых книжек

Что случилось?

Новые правила и бланк трудовых книжек

Минтруд России упростит правила ведения трудовых книжек

Новостная рассылка

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка

Порядок учета трудовых книжек

Общие правила ведения трудовых книжек

Порядок заполнения трудовых книжек

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

Проект Приказа Минтруда России «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек»

Правила ведения трудовых книжек

Для чего существует

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Общие правила

Титульный лист: правила заполнения

Ведение раздела о работе

Ведение раздела о награждениях

Как и где должны храниться

Копия: правила выдачи

Дубликат: правила заполнения

Когда выдается при увольнении

Как изменились Правила ведения и хранения трудовых книжек?

Минтруд обновит правила ведения трудовых книжек

[ПРОЕКТ] Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

Новые правила оформления трудовых книжек уже действуют

Источники

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

8 800 350 84 37

В России вводятся трудовые книжки нового образца

приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н

Чем руководствоваться

Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021

Новое в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021

Если работа дистанционная (на удалёнке)

Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021

Новое в ознакомлении с трудовой книжкой с 01.09.2021

Новое в выдаче трудовой книжки с 01.09.2021

Информация для работы по электронным трудовым книжкам.

Региональный портал государственных и муниципальных услуг

Вы можете изменить регион:

Соответствие требованиям трудовой книжки

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Федеральные правила

Государственные законы

Баллы для работодателей

Какие федеральные законы относятся к ведению делопроизводства сотрудников?

Краткий ответ

Общее правило

Исключения из сроков хранения, указанных выше

Государственные законы могут отличаться

Заключительные подсказки

Полезные ссылки:

Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку

Лорен Пералес

Как долго хранить кадровые документы

Так что же входит в файлы каждого сотрудника?

Каковы федеральные требования к хранению документации для HR?

Бухгалтерский учет: обязанности частных работодателей

Как долго HR должен хранить записи о сотрудниках?

Законодательство о ведении документации и анализ соответствия требованиям персонала

Перфекционист значение этого слова: Недопустимое название — Викисловарь

Медведь и бык на бирже – Чем отличаются быки и медведи на бирже