Организация рабочих мест по системе 5с – Организация рабочего пространства по принципу 5С — SNOW DIGITAL AGENCY — агентство полного цикла в сфере интернет-маркетинга

Содержание

Система 5S — эффективная организация рабочего места

Большинство сотрудников офисов, предпринимателей, бизнесменов и огромное количество других специалистов сегодня проводят большую часть дня за рабочим столом. Его организация очень важна для продуктивности сотрудника, потому что беспорядок или неправильная расстановка канцелярского оборудования помогает повысить функционал и эффективность работы. В этом вам поможет японская система организации рабочего места 5S.

Что такое система 5S и как ее используют?

Япония сегодня считается одной из самых развитых стран, которая имеет уникальную систему управления внутри компании, а также высокоэффективные производства. Но только по окончанию Второй мировой войны экономика Японии была в ужасном состоянии, потому что множество государств перестали с ней сотрудничать, промышленное производство было уничтожено, рабочих кадров очень мало, а сама страна была в долгах. Кроме того, существовали проблемы безработицы и дефицита товаров, поэтому жители страны начали требовать реформ и перемен.

Одним из таких предприятий, который уже находились на грани разорения, была компания Toyota. В этот период объемы сборки товаров упали до минимума, а количество сотрудников сократилось почти вдвое. И все изменилось практически за несколько лет, когда фирма начала зарабатывать несколько миллионов в год. Сегодня историю успеха Toyota ставят в пример другим корпорациям, которые начинают терять прибыль.

Первое, что сделали руководители и владельцы Toyota – изменили систему работы и разработали совершенно новые принципы. Именно благодаря им предприятие стало одним из самых успешных и крупных производителей автотехники в мире.

Один из новых механизмов, которые используются в Toyota, является методика организации рабочего процесса – это философия бережливого производства. Менеджеры этой компании выдали несколько книг и провели крупное исследование, после чего огромное количество других компаний тоже начали запускать такую же систему на своей фирме. В Toyota даже открыли специальный отдел, который занимался консалтинговыми услугами, чтобы помочь правильно организовать работу в других предприятиях. Кроме того, руководители отделов могут самостоятельно ознакомится с функционалом прямо в Toyota.

Владельцы компании утверждают, что они не создавали намеренно определенные принципы. Просто тогдашние руководители пытались срочно поменять систему производства, в результате чего появилась такая система. Из-за этого многие фирмы, которые пытаются наследовать механизм, не достигают таких успехов.

5 правил организации рабочего пространства

Основной сутью японской системы 5S является пять правил, которые используются владельцами рабочего стола. Весь механизм работы бережливого производства зависит от того, что каждый сотрудник прикладывает усилия для работы, при этом он реализует свои способности на полную и может сосредоточится именно на рабочем процессе.

5S состоит из пяти этапов.

Сортировка.

На рабочем столе размещается огромное количество предметов. Часто они могут быть незначительными или слишком маленькими и владельцу может казаться, что на самом деле со столом все в порядке. По сути предметы можно разделить на три категории:

Необходимые – это те предметы, которые обязательно должны быть на вашем столе. Их нужно размещать под руками, чтобы быстро дотянуться.
Нужны периодически – время от времени они могут понадобиться, но большую часть дня вам не нужно пользоваться этими вещами.
Ненужные предметы – это те вещи, которыми вы вообще не пользуетесь, и они неизвестно как попали на ваш стол. Естественно, эту категорию нужно убрать из рабочего стола.

Соблюдение порядка.

После того, как вы убрали лишнее, нужно рассортировать то, что осталось. Более важные предметы должны располагаться так, чтобы вы не тратили время на поиск и могли на уровне рефлексов достать изделие.

Можете воспользоваться такими правилами, которые предлагают в Японии:

Необходимые предметы лежат на видном месте.
Нужные вещи лежат так, чтобы вы могли достать их рукой, при этом не поднимаясь с места.
Предметы, которые используются постоянно, не берутся в руки тоже должны быть размещены так, чтобы в естественном положении их можно применять. Имеется в виду, например, клавиатура и мышка компьютера. Вы садитесь за стол и кладете руки так, чтобы они сразу легли на мышку и клавиатуру.
В течение дня после использования нужные предметы должны ставиться обратно на свое место.

Содержание в чистоте.

Японцы советуют разбить рабочее место на несколько зон, каждая из которых будет отвечать за определенные изделия. Например, центр стола – для ноутбука или компьютера; левая часть – для канцелярии; правая – для документов.

Стандартизация.

Чтобы такие принципы производства были действительно полезными и эффективными для всего предприятия, нужно ввести их как стандарт. Абсолютно все сотрудники должны этого придерживаться, как и того, что на работу нужно приходить в 9 часов утра.

Лучшим вариантом будет сделать специальный документ, с которым ознакомятся все сотрудники. После этого периодически можно проверять результаты. Кроме того, нужно прояснить причину такого строгого контроля.

Совершенствование.

Любое действие и особенности поведения человека можно сделать привычкой. Конечным этапом 5S является доведение всех правил до того, чтобы они выполнялись на автоматизме.

Если раздумывать над правилами поведения и организации рабочего места, то по сути Toyota не придумала ничего нового. Но если их придерживаться, то можно заметить этот результат. Кроме того, самодисциплина на рабочем столе повышает производительность и в обычной работе.

Кол-во просмотров: 4 939

kompanion.online

Японская система организации рабочего места 5S

Toyota знают во всем мире. Японское чудо знаменито тем, что за короткий срок компания превратилась в автомобильного гиганта с чистой прибылью, исчисляемой миллиардами долларов. В чем секрет успеха и можно ли его повторить в современных условиях.

После окончания Второй мировой войны экономика Японии оказалась в весьма плачевном состоянии. Большинство предприятий были закрыты. Инфляция, безработица, отсутствие необходимых товаров, резкое снижение уровня жизни японцев требовали немедленного проведения серьезных реформ и восстановления промышленности.

Неважно шли дела и в японской компании по производству автомобилей Toyota — объемы сборки упали до минимума. Но в 50-х годах прошлого века ситуация резко изменилась: за какое-то десятилетие, будто по мановению волшебной палочки, гадкий утенок превратился в прекрасного лебедя. О Toyota заговорили как о японском чуде, ведь за короткий срок она стала автомобильным гигантом с ежегодной чистой прибылью в несколько миллиардов долларов.

Но никакого волшебства здесь не было, просто в компании были разработаны абсолютно новые принципы работы, благодаря которым она стала крупнейшим автомобильным производителем в мире.

Японцы создали самое совершенное оружие — идеальную методику организации производственного процесса. Ее главный принцип основывается на философии бережливого производства и называется Toyota Production System (TPS). Казалось бы, сотрудники компании должны были бы бережно хранить секрет своего успеха, чтобы им не воспользовались конкуренты. Но они, наоборот, всячески популяризуют свою методику TPS и даже предлагают консалтинговые услуги желающим овладеть ею. Кроме того, они открыли технологический полигон, где можно ознакомиться с секретами TPS “изнутри”.

И все же никому не удается полностью постичь и воспроизвести уникальные принципы Toyota и сравниться с ней по эффективности. По словам ее руководителей, никто не формулировал их специально. Они сложились внутри компании сами по себе, самостоятельно, они были заложены внутри каждого работника, и понять их и проникнуться ими людям со стороны невероятно сложно.

Японский секрет

Составляющая японской философии бережливого производства — система 5S (или 5С). Благодаря этой системе сотрудникам компании удалось оптимизировать производственный процесс, а значит, и сделать свой труд более эффективным. Суть системы 5S — в правильной организации рабочего места.

“Организация рабочего места” — звучит сухо и невыразительно. Казалось бы, каких таких больших успехов можно добиться, если всего лишь держать свое рабочее место в порядке?! Это так скучно, как и “Копейка рубль бережет”. Наверняка имеется какой-то другой секрет, о котором предпочитают умалчивать!

Мы хотим получить волшебный совет, как быстро стать успешными и богатыми, а нам предлагают углубиться в нудные принципы тайм-менеджмента, один из которых — правильная организация своего рабочего места. Точно так же, как, заболев, мы ищем волшебную таблетку, которая мгновенно сделает нас здоровыми. И не хотим ничего слышать о здоровом образе жизни, который у многих ассоциируется с ботаниками и занудами.

Тем не менее, японская система 5Sстала необычайно популярной во многих странах мира, и это говорит о том, что она работает! Ее совсем не обязательно применять исключительно на производстве — она прекрасно подходит и для повышения личной эффективности.

В чем же ее суть?

Само название “система 5S” говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S (в русском языке – С). По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке. На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Сортировка

Все предметы, находящиеся на рабочем месте, нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, — это будут всегда необходимые вещи.

Ко второй категории отнесем вещи, которые могут нам понадобиться, а могут и не понадобиться. То есть мы ими пользуемся, но не всегда. И это будут вещи, которые нужны иногда.

И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи.

Вещи третьей категории нужно убрать туда, где им место, а вещи первой и второй категории разложить в порядке их надобности. Но об этом — далее.

Соблюдение порядка

Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:

Нужная вещь должна лежать на видном месте;
Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, — например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;

Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.

Содержание рабочего места в чистоте

Во-первых, его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности — другую, компьютерная техника — третью и т. д.

Во-вторых, в течение рабочего дня предметы таки имеют свойство “расползаться” по столу и “прятаться” так, что мы долго не можем их найти. Поэтому не ленимся возвращать их на свое место — лучше это делать в конце рабочего дня. Это займет каких-нибудь пять минут, а сэкономим мы намного больше.

Стандартизация

Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.

На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных целях, то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.

Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать продуктивно, пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд. Очевидно, что японцев не нужно было заставлять и уговаривать: им свойственно стремление к порядку, и они привыкли работать в команде, отвечая не только за себя, но и за остальных ее членов. Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.

Совершенствование

Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма — они должны стать необходимой привычкой, когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.

Казалось бы, ничего нового японцы не придумали. Ознакомившись с их “секретами”, мы испытываем разочарование: нам кажется, что над нами просто посмеялись. Ведь о том, что каждая вещь должна иметь свое место, мы знаем с детства и этому же учим своих детей. Но очевидно, что знать — мало. Секрет в том, чтобы никогда не отступать от этих правил. Однако практика показывает, что нет ничего сложнее, чем соблюдать простые правила. У японцев это получается так, как ни у кого больше!

Автор: Е. Тимошенко

Источник: материалы сайта bbf.ru

blog.iteam.ru

Организация рабочего места по системе 5С в офисе — примеры было/стало | Алгоритм

Организация рабочего места в офисе по системе 5С

Пример организации рабочего места по системе 5С в офисе, представленный Федеральным центром компетенций в сфере производительности труда (ФЦК) на международном форуме производительности (International Productivity Forum). Можно было не только все подробно посмотреть, но и поучаствовать в кейсе — попробовать выполнить задание на время на обычном рабочем месте и организованном по системе 5С.

Пытаюсь выполнить задание на рабочем месте не организованном по системе 5С. Очень сложно

Стенд был организован в двух комнатах. В одной представили рабочее место, где много лишних вещей, удаленное расположение предметов и мебели, «творческий беспорядок» и т.д. В другой — рабочее место по системе 5С.

Обычное рабочее место

Хаос на рабочем столе — лишние вещи

Хаос на рабочем столе компьютера — лишние вещи

Удаленное расположение принтера, лишний стол, лишние вещи, склад

Захламленный шкаф — непонятный состав и лишние вещи

Лишние вещи на шкафу

Использование уровня для бумаги в качестве закладки для книги

Рабочее место по системе 5С

Рабочий стол. Ничего лишнего

Рабочий стол на компьютере — ничего лишнего

Шкаф с продуманным доступом к подписанным документами и необходимым вещам

Уровень для контроля количества бумаги — красный, желтый, зеленый

Инфостенд организованный в рабочей зоне

Тумбочка разделенная на отсеки, сверху вниз — документы, канцелярии и личные вещи

Информация о сотруднике на рабочем месте

Видеообзор комнат

algoritminfo.ru

Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Практическая часть

Как сделать 5S рабочих мест в офисе:

Вытащить всё со своих мест, в том числе из всех закоулков. (Для крупных помещений можно частями, но нежелательно).

Вытереть, вымыть, удалить грязь.

Выкинуть лишнее, или отложить его в зону карантина, или пометить «красным ярлыком», если предмет пока некуда переместить и предмет на виду.

Идея «внедри-сегодня»:

зона карантина

Нужно: 1 коробка, 3 минуты (офис) либо 1-2 квадратных метра, 5 минут (производство).

Помещайте в зону карантина предметы, которые неизвестно, нужны или нет. Если в течение 1 месяца предмет не потребовался — его надо удалить.

Выделить «зону хаоса»

Идея «внедри-сегодня»:

Зона хаоса

Нужно: любой способ отмаркировать место (например, изолента или открытая коробка).

Выделите место и разводите бардак только там. Со временем уменьшайте это место. Важно! Не в ящике стола!!! — надо там, где бардак виден.

Запланировать, где что будет лежать. Можно сразу делать по частям (может быть придется переделать) или сначала обсудить общее расположение предметов и нарисовать общий план. Это уж как удобнее конкретным людям. Размещение предметов нужно обсудить со всеми, кто будет пользоваться. Этот момент -самое то, чтобы передвинуть также столы, шкафы, зоны. Выслушайте идеи всех участников обсуждения. очень часто в коллективе гораздо больше хороших решений, чем кажется.

Важно: планировать должны те, кто будет пользоваться. Дело не в том, чтобы всё внешне смотрелось красиво, а в том, чтобы было максимально удобно использовать, то есть для каждой вещи нужно найти наилучшее место.

Это значит, что своё индивидуальное рабочее место человек должен планировать сам. И ничего страшного, если у каждого работника оно будет организовано по-разному.

А вот например общий шкаф с документами, принтер, рабочее место, которым пользуется несколько человек и т.п. — нужно обсудить вместе. Заранее выберите руководителя, который будет принимать решения, если консенсус не получится.

Разложить вещи примерно так, как будет, и по мере раскладывания подправить план.

Советы

• Зоны удобно выделять цветной изолентой. Почему? Изолента удобна, чтобы перемещать зоны, пока они не устоялись. Да, может так оказаться, что то, что придумали вначале, окажется не наилучшим. Зачем нужна зона? Чтобы было видно, что предмет на месте.

• Когда много бумаг, скрепляйте степлером или скрепкой бумаги по одной теме и надпишите их. Так вместо 100 бумаг получилось 14 кучек по 14 вопросам, психологически гораздо легче.

• Что чаще используется — лежит ближе. Обратите внимание также, на какой высоте это размещено (не надо тянуться), под правую или под левую руку повешено.

• Хранение в точке использования — это идеальное решение для часто используемых предметов (да и вообще для всех, если получится).

Сделать маркировку (создайте файл, которым будете всегда пользоваться, тогда у вас будут одинаковые шрифты и не придется нигде записывать, какой у них размер и пр.)

Советы

• Чтобы не портить стену, используйте белый малярный скотч, и также можете прикрепить к стене бумагу, чтобы нанести на неё контуры предметов. Белый малярный скотч подойдет и для нанесения надписей на стену. В этом случае, пока всё не устоялось, Вы сможете поменять местами предметы, передвинуть надпись.

Сделать «приспособления» там, где они нужны (например, разграничители, коробки и пр.).Со временем вы сможете их улучшить и сделать более красивыми. На начальном этапе достаточно вырезать из картона и склеить скотчем, так как первое время Вы будете их перемещать и менять.

До:

После:

Советы

• Не страшно, если сначала Ваши «приспособления» будут выглядеть грубовато. До того как их «изваять в камне», нужно будет их переделать раз по 5 🙂

• Контурные формы можно вначале вырезать из картона, а затем уже из фанеры

• Вам пригодятся картонные коробки и пластиковые контейнеры

• «Удобно» всегда лучше, чем «красиво». Экономьте каждое движение, и тогда Вы действительно будете убирать предметы на место.

Пусть каждое рабочее место будет индивидуальным. Не пытайтесь все места сделать одинаковыми, каждый делает под себя. Пусть предметы будут там, где Вам нужно, но пусть у них будет продуманное место.

Важно! Несоблюдение этого принципа в разы повышает сопротивление сотрудников. И наоборот, соблюдение этого принципа может подтолкнуть работников найти интересные решения, сравнивать между собой и в целом гордиться сделанной работой.

Надпись учит нас ставить предмет на место, поэтому нужна!

Кажется, глупо писать «телефон», «чашка». Но, например, раньше я клал сумку куда попало, она все время мешала, иногда терялась. Затем я выделил место для нее, но не сразу привык класть её туда. А когда есть надпись (или другая маркировка, например, контур предмета) — сразу видно, куда положить, и сразу видно, если что-то не на месте. Можете сделать надпись так, чтобы предмет, стоящий на месте, закрывал её.

Когда речь идет о большом количестве предметов, можно использовать не надпись, а их контуры, или выдавленные в соответствующем материале формы и т.п.

Особенно это актуально, когда многие люди используют один комплект инструмента или других каких-либо вещей.

Обязательно кладите каждый предмет на отмаркированное место. Это совсем не долго, если места эти продуманы и удобны. Если предмет не ясно, куда положить, положите его в зону хаоса.

Закрепите провода, а также всё, что может упасть, разбиться, нанести травму.

Содержите свое место в чистоте! Это займет всего несколько минут в день, а настроение будет гораздо лучше.

Стандарт рабочего места и ответственный за содержание рабочего места (или другой зоны, например, шкафа с образцами и т.п.) позволяют проверять друг друга. Стандарт может выглядеть в виде фото с изображением предметов так, как они должны быть расположены, или схемы. Например, так:

Регулярно проводите аудиты друг у друга, и ставьте оценку по результатам. Поощряйте лучших.

Для рабочих мест складских помещений и производства применяется несколько более расширенная технология, об этом будет рассказано в конце статьи.

spb-progressor.ru

Система 5с в медицине

Все более популярной в России становится методика организации рабочего пространства под названием «система 5с». Она является инструментом бережливого производства и помогает создавать в кабинете, офисе или на предприятии такие условия, которые дают сотрудникам возможность экономить время и силы. Сейчас ее применяют и в медицинских организациях. О том, что подразумевает под собой система 5с в медицине и как реализовать ее в условиях клиники, расскажем далее.

Зачем нужна система 5с

В медицине главная идея применения программы 5с совпадает с идеей ее использования на любом другом рабочем месте. Суть в том, чтобы работа с уже имеющимися ресурсами приносила максимум пользы и требовала минимальных затрат. Минздрав России рекомендовал ее как безопасную и эффективную систему организации рабочих кабинетов врачей.

Оптимизируйте очередь пациентов с помощью онлайн-регистратуры. Разгружайте врачей, автоматизируя работу с документами. Эти возможности доступны в удобной программе Клиника Онлайн.

Попробовать Клинику Онлайн

Основные задачи, которые должна решить система 5с в медицине:

распределение входящего потока пациентов
оптимизация процесса записи к врачам через регистратуру
повышение качества оказания медицинских услуг.

ИНТЕРЕСНО
Для медосмотров и диспансеризации для , то здесь для ускорения процесса предлагается работать по принципу непрерывного потока пациентов с четко установленным временем, выделенным на каждого.

Какие инструменты внедряются в системе 5с:

Период внедрения

Переход на систему 5с в медицине с масштабной реорганизацией медицинского рабочего пространства занимает длительный период. Общее количество лет, отведенных на подготовку медицинского персонала и начало повсеместного использования, составляет 6 лет.

Рассказываем, как внедрение бережливого производства повысило удовлетворенность пациентов на 85%

Внедрение системы 5с началось еще в 2018 году в виде эксперимента, в котором приняло участие около 200 медицинских организаций. Сотрудники этих учреждений проходили соответствующее обучение и пытались привыкнуть к новым условиям.

К 2022 году планируется, что в проекте будет задействовано уже около 4 тысяч организаций здравоохранения. Предполагается, что в 2023 году инструмент 5с будет применяться по всей стране.

В процентном соотношении, планируемое количество задействованных в программе 5с медицинских учреждений будет выглядеть так:

к концу 2019 года – 50% медучреждений страны;
к концу 2020 года – 75% медучреждений;
в 2020 году – 95% медучреждений.

Сложности реализации проекта

В связи с тем, что система 5с новая для сферы медицины, и сотрудники клиник столкнулись с ней в первый раз, на преодоление некоторых трудностей понадобится время. Качество обслуживания увеличится не так же быстро, как время. Однако, это то, к чему стоит стремиться.

https://ru.freepik.com

Так как программа 5с внедряется в поликлиниках уже целый год, удалось выявить те трудности, с которыми столкнется практически каждый руководитель. Советуем обратить на них внимание сразу и уменьшить риски возникновения конфликтных ситуаций с вашим коллективом.

при ведении финансового плана клиники не включаются расходы на внедрение.
введение штрафных санкций за ошибки персонала при реорганизации медкабинетов влияет на зарплату сотрудников и отбивает у них всякое желание участвовать в этом дальше.
недостаток опыта работы с новой системой приводит к увеличению конфликтов с пациентами.
тот же недостаток опыта путает медперсонал, что приводит к неразберихе в выполнении функциональных обязанностей.
в некоторых учреждениях распределение обязанностей между персоналом было проведено неграмотно, что повлекло за собой конфликты на рабочем месте.
пациенты клиник в общем довольны, но сомневаются насчет качества предоставляемых услуг.

Что такое 5с

Для медицины – это способ оптимизации рабочего пространства для медицинского персонала, который поможет как ускорить процесс работы с пациентами, так и улучшить качество обслуживания. Более того, она направлена на облегчение работы самого врача или медсестры, так как уменьшает лишние действия.

Так почему 5с? Система работает благодаря пяти принципам, названия которых начинаются с буквы «С»:

сортировка – разделение вещей на «нужное-не нужное»;
соблюдение порядка – аккуратность;
содержание в чистоте – уборка;
стандартизация – установление норм и правил;
совершенствование – самодисциплина.

Благодаря следованию этим правилам рабочее место в поликлинике не просто выглядит аккуратно и прибрано, но и помогает обеспечить быструю и качественную работу персонала медицинского учреждения. Однако это не все. При наведении порядка зачастую обнаруживаются различные технические неисправности того или иного оборудования, неудобно и даже опасно размещенная мебель. Это значит, что устранение подобных неполадок повышает безопасность труда всего медперсонала и пациентов в том числе.

Дорожная карта проекта Бережливый стационар

Как происходит процесс внедрения

Система 5с внедряется в 5 этапов.

Этап 1. Сортируем

На этом этапе необходимо собрать все предметы на рабочем месте и проанализировать потребность в них. Наверняка, среди этого количества вещей найдутся те, которые нужны постоянно и те, которые не используются в работе вообще. Для их разделения понадобится маркировка.

Маркировку советуют проводить таким образом:

нужные предметы (постоянно используются) – маркируем зеленым ярлыком.
не нужные срочно (используются не постоянно) – маркируем желтым ярлыком.
ненужные (не используются совсем или крайне редко) – маркируем красным ярлыком.

Этап 2. Соблюдаем порядок

Здесь обращаем внимание на расположение каждой вещи в медицинском кабинете. Цель этого этапа системы 5с в здравоохранении – возможность найти необходимый документ или предмет в пределах 30 секунд. Причем это касается не только врача, которому принадлежит кабинет, но и любого, кто первый раз там находится.

Требования к ведению медицинской документации

Начать реорганизацию необходимо в следующем порядке:

мебель и стеллажи;
оргтехника;
документы.

ВАЖНО
Сразу выстроить идеальный порядок в кабинете невозможно. Для этого потребуется каждый раз, перемещая предметы в кабинете, создавать имитацию рабочего процесса. Не стоит искать специально идеального расположения для каждой вещи. С каждым воспроизведением работы будет становиться понятнее, что и куда положить или поставить.

Этап 3. Содержим в чистоте

При проведении реорганизации обязательно выявятся наиболее загрязненные места помещения. Основными причинами загрязнения обычно становятся труднодоступность некоторых мест и неисправная мебель. Схематично этот этап будет выглядеть так:

очистка оборудования в поликлинике;
уборка рабочего места;
выявление источников загрязнения;
устранение источников загрязнения.

Важно не ставить мебель и оборудование на место, пока их не починят. Также не забудьте убрать лишние провода и сделать труднодоступные участки легкодоступными. Не загромождайте пространство.

Этап 4. Стандартизуем

Тут главной задачей становится поддержание того порядка, который был установлен во время предыдущих трех этапов. Для этого будет необходимо создать визуальные стандарты.

Для начала мы смотрим и запоминаем, что где должно храниться. Затем согласно принципам системы 5с подписываем все контейнеры. Для лучшего понимания пространства поликлиники визуализировать нужно и места, где хранятся все нужные в работе предметы.

https://ru.freepik.com

Например, на полке, где должны располагаться стерильные перчатки, салфетки и материалы для инъекций, мы подписываем каждое место, на котором они должны стоять. Так нам будет легко вычислить, чего не хватает, а также легко будет составлять все обратно на свои места. Если в кабинете присутствует шкаф с непрозрачными дверцами, то визуализируем на дверцах все, что находится внутри.

Этап 5. Совершенствуем

Этот этап также направлен на поддержание порядка. Помимо постоянного обучения, здесь требуется соблюдать дисциплину и ежедневно применять принципы системы 5с в медицине. Также не переставайте организовывать ваше пространство. Например, обратите внимание на папки, возможно, их следует разложить в правильном порядке, подписать. Продумайте цветовую схему и памятки для всех рабочих зон.

Типология издержек

Так как система бережливой поликлиники все-таки подразумевает сокращение любых расходов и направлена на создание качественного и быстрого обслуживания в системе здравоохранения, то здесь не избежать издержек. В конце XX-го века Дж. Вумек и Д. Джонс в своей книге «Бережливое производство: Как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании» вывели классификацию, которую можно применить и относительно клиники.

Итак, виды издержек при работе с системой 5с в медицине:

1. Переработка или избыточные процедуры для достижения целей:

копирование документов;
повторение записей;
назначение ненужных процедур.

2. Лишние запасы:

инструментов и инвентаря;
лекарственных средств;
расходных материалов;
медицинских изделий.

3. Лишние временные затраты:

длинные очереди;
длительное ожидание среднего медперсонала, который ассистирует врачу в проведении манипуляции;
с момента обращения в клинику проходит много времени, прежде чем будет поставлен окончательный диагноз;
большой объем документов для заполнения.

4. Лишние перемещения в пределах организации:

удаленность медицинских кабинетов друг от друга;
неудобное размещение инструментов и оборудования.

5. Лишняя информация:

6. Недостатки в организации работы медперсонала:

ошибки в медицинских документах;
смешение потоков пациентов.

7. Неэффективная работа с персоналом:

нереализованный потенциал многих медицинских работников;
повторение функциональных обязанностей у младшего и среднего медперсонала.

www.dirklinik.ru

Система 5с в медицине

Система 5с в медицине – это одна из методик бережливого производства. Она содержит 5 шагов, которые позволяют рационально организовать рабочее пространство врача.

Так как модель бережливого производства уже работает в амбулаторном звене, предлагаем рассмотреть порядок внедрения системы 5С.

Какие правила заложены в ее алгоритмы и сколько будет стоить внедрение?

↯ Больше статей в журнале «Здравоохранение» Активировать доступ

Кроме того, время ожидания приема в поликлинике будет протекать для пациента в комфортных условиях. А диспансеризации и медосмотры планируется организовать по принципу непрерывного потока пациентов, с четко определенным нормативом на одного человека.

Активировать
Сроки проекта
Проект является долгосрочным, а основные его задачи планируется реализовать до 2023 года.
Сейчас проект уже запущен в 350 медицинских организациях в качестве эксперимента. К 2022 году работать по новой схеме должны будут уже около 4000 поликлиник по всей стране.
Разработаны механизмы реагирования на отклонения от сроков ожидания помощи.
Определены следующие сроки перехода к работе:
в 2019 году – 50%;

в 2020 году — 75%;

в 2022 году – 95%.

Трудности введения 5С
Переход на систему 5с в медицине не будет легким. Выделяют 5 самых распространенных трудностей:
Проблемы с выделением денежных средств и зарплатой специалистов.

Увеличилось число конфликтов с пациентами.

Неразбериха в функционале.

Пациенты довольны уровнем услуг, но качество приема снизилось.

Не соблюдается баланс при распределении обязанностей между специалистами.

Принципы бережливости
Система 5с в медицине – это эффективный инструмент, который позволяет организовать рабочее пространство в кабинете врача так, как этого требует Минздрав.
Суть инструмента изложена в 5 принципах, начинающихся на букву «С»:
соблюдай порядок;

сортируй;

совершенствуй;

стандартизируй;

содержи в чистоте.

Соблюдение этих принципов позволит не только поддерживать рабочее место в чистоте и порядке. Это также реальная возможность меньше уставать на работе и больше успевать.

Управлять потоком пациентов помогут способы бережливого производства. Изучите поток, перепланируйте помещения, измените работу регистратуры. Как выполнить каждый шаг, читайте в Системе Главный врач.

Кроме того, система 5с в медицине – это безопасность пациентов и медперсонала. Во время уборки в кабинете специалисты часто обнаруживают технические исправности, которые можно оперативно устранить – мелкие поломки оборудования, подтекающая сантехника, проблемы с проводкой и т.д.
И, наоборот, если помещение не продумано с точки зрения эргономики и удобства, врач или пациент могут получить травму или порвать одежду, зацепившись за острый предмет.

Гость, уже успели прочесть в новом номере журнала «Здравоохранение»?
Цена вопроса
Многие специалисты считают, что для того, чтобы внедрить такую систему в здравоохранении, требуются большие финансовые дотации. Однако это не так.

Эксперты из журнала «Здравоохранение» провели эксперимент – они создали рабочий бережливый проект без денежных вложений.

Как этого добиться? Секрет в грамотном распределении полномочий, назначении ответственных и фиксации необходимого порядка визуальными средствами.

Посмотрите фотографии и схемы от коллег

Алгоритм внедрения 5С
Рассмотрим основные этапы внедрения системы 5С в медицинской организации.
Шаг 1. Сортировка.
На этапе сортировки необходимо разделить все предметы в кабинете на необходимые и бесполезные. Соберите все предметы и распределите их по следующим группам:
нужные – применяются в работе постоянно. Маркируются зеленым ярлычком;

ненужные срочно – применяются в работе время от времени. Цвет ярлычка – желтый;

ненужные – используются крайне редко или не используются совсем. Маркировка – красная.

Шаг 2. Соблюдай порядок.
Определите свое место для каждой вещи, которая необходима вам в повседневной работе. Соблюдайте при этом следующую последовательность:
расставьте удобно мебель и стеллажи;

установите компьютерную технику;

разложите по местам документы.

Если на поиск того или иного предмета или документа тратится более 30 секунд – необходимо расположить его в более удобном месте. Помните, что с первого раза это может не получится, для решения этого вопроса потребуется время и определенные усилия.
При расстановке мебели попробуйте несколько вариантов и выберете самый удобный.
Шаг 3. Содержи в чистоте.
Система 5с в медицине предполагает, что рабочее оборудование и мебель всегда содержатся в чистоте. Поэтому не забывайте:
выявлять источники загрязнения и устранять их;

вовремя убирайте пыль и грязь с мебели и оборудования;

регулярно устраивайте влажную уборку пола и других поверхностей кабинета.

Шаг 4 и 5. Стандартизация и совершенствование.
Все решения, которые были выработаны на предыдущих трех шагах, должны найти свое отражение в едином стандарте.
Поэтому на последних двух шагах важно зафиксировать полученную информацию. Кроме того, в процессе составления стандарта могут возникнуть идеи того, как еще можно организовать рабочее пространство в кабинете.
Самое сложное на этих этапах – сделать визуальные памятки и схемы.

В журнале «Здравоохранение» мы подготовили для вас готовые решения и образцы памяток.

Скачать памятки

Издержки
Модель бережливого производства и система 5с в поликлинике основываются на снижении любых издержек и аккумулировании имеющихся ресурсов для создания ценности услуги в глазах пациента.
Применительно к сфере здравоохранения для анализа издержек можно воспользоваться классификацией Дж. Вумека и Д. Джонса.
Исследователи предложили разделить все виды издержек на 7 групп:
1. Переработка или избыточные процедуры для достижения целей:
создание копий документов;

внесение повторных записей;

назначение необоснованных процедур.

2. Лишние запасы:
инструментов и инвентаря;

лекарственных средств;

расходных материалов;

медицинских изделий.

3. Лишние временные затраты:
длительное ожидание в очереди;

длительное ожидание коллеги, который должен ассистировать врачу в проведении манипуляции;

долгое ожидание с момента обращения в поликлинику до установления окончательного диагноза;

большой объем заполняемой документации.

4. Лишние перемещения в пределах организации:
рабочие кабинеты удалены друг от друга;

инструменты и оборудование размещены неудобно.

5. Лишняя информация:
повторный сбор истории болезни;

дублирующий опрос пациента.

6. Недостатки в организации работы медперсонала:
ошибки в медицинских документах;

смешение потоков пациентов.

7. Неэффективная работа с персоналом:
потенциал многих специалистов остается нереализованным;

функционал среднего и младшего медперсонала дублируется.

После анализа всех существующих издержек система 5с в медицине предполагает их распределение по степени важности и значимости.

Материал проверен экспертами Актион Медицина
www.zdrav.ru
Японская система 5S, или Как улучшить свое рабочее место
Toyota знают во всем мире. Японское чудо знаменито тем, что за короткий срок компания превратилась в автомобильного гиганта с чистой прибылью, исчисляемой миллиардами долларов. В чем секрет успеха и можно ли его повторить в современных условиях.

Японская система 5S
После окончания Второй мировой войны экономика Японии оказалась в весьма плачевном состоянии. Большинство предприятий были закрыты. Инфляция, безработица, отсутствие необходимых товаров, резкое снижение уровня жизни японцев требовали немедленного проведения серьезных реформ и восстановления промышленности.
Неважно шли дела и в японской компании по производству автомобилей Toyota – объемы сборки упали до минимума. Но в 50-х годах прошлого века ситуация резко изменилась: за какое-то десятилетие, будто по мановению волшебной палочки, гадкий утенок превратился в прекрасного лебедя. О Toyota заговорили как о японском чуде, ведь за короткий срок она стала автомобильным гигантом с ежегодной чистой прибылью в несколько миллиардов долларов.
Но никакого волшебства здесь не было, просто в компании были разработаны абсолютно новые принципы работы, благодаря которым она стала крупнейшим автомобильным производителем в мире.
Японцы создали самое совершенное оружие – идеальную методику организации производственного процесса. Ее главный принцип основывается на философии бережливого производства и называется Toyota Production System (TPS). Казалось бы, сотрудники компании должны были бы бережно хранить секрет своего успеха, чтобы им не воспользовались конкуренты. Но они, наоборот, всячески популяризуют свою методику TPSи даже предлагают консалтинговые услуги желающим овладеть ею. Кроме того, они открыли технологический полигон, где можно ознакомиться с секретами TPS «изнутри».
И все же никому не удается полностью постичь и воспроизвести уникальные принципы Toyota и сравниться с ней по эффективности. По словам ее руководителей, никто не формулировал их специально. Они сложились внутри компании сами по себе, самостоятельно, они были заложены внутри каждого работника, и понять их и проникнуться ими людям со стороны невероятно сложно.
Японский секрет
Составляющая японской философии бережливого производства – система 5S (или 5С). Благодаря этой системе сотрудникам компании удалось оптимизировать производственный процесс, а значит, и сделать свой труд более эффективным. Суть системы 5S – в правильной организации рабочего места.
«Организация рабочего места» – звучит сухо и невыразительно. Казалось бы, каких таких больших успехов можно добиться, если всего лишь держать свое рабочее место в порядке?! Это так скучно, как и «Копейка рубль бережет». Наверняка имеется какой-то другой секрет, о котором предпочитают умалчивать!
Мы хотим получить волшебный совет, как быстро стать успешными и богатыми, а нам предлагают углубиться в нудные принципы тайм-менеджмента, один из которых – правильная организация своего рабочего места. Точно так же, как, заболев, мы ищем волшебную таблетку, которая мгновенно сделает нас здоровыми. И не хотим ничего слышать о здоровом образе жизни, который у многих ассоциируется с ботаниками и занудами.
Тем не менее, японская система 5Sстала необычайно популярной во многих странах мира, и это говорит о том, что она работает! Ее совсем не обязательно применять исключительно на производстве – она прекрасно подходит и для повышения личной эффективности.
В чем же ее суть?
Само название «система 5S» говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S (в русском языке – С). По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке. На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование.
Остановимся на каждом из них подробнее.
Сортировка
Все предметы, находящиеся на рабочем месте, нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, — это будут всегда необходимые вещи.
Ко второй категории отнесем вещи, которые могут нам понадобиться, а могут и не понадобиться. То есть мы ими пользуемся, но не всегда. И это будут вещи, которые нужны иногда.
И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи.
Вещи третьей категории нужно убрать туда, где им место, а вещи первой и второй категории разложить в порядке их надобности. Но об этом – далее.
Соблюдение порядка
Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:
Нужная вещь должна лежать на видном месте;
Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, — например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;
Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.
Содержание рабочего места в чистоте
Во-первых, его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности – другую, компьютерная техника – третью и т. д.
Во-вторых, в течение рабочего дня предметы таки имеют свойство «расползаться» по столу и «прятаться» так, что мы долго не можем их найти. Поэтому не ленимся возвращать их на свое место – лучше это делать в конце рабочего дня. Это займет каких-нибудь пять минут, а сэкономим мы намного больше.
Стандартизация
Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.
На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных целях, то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.
Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать продуктивно, пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд. Очевидно, что японцев не нужно было заставлять и уговаривать: им свойственно стремление к порядку, и они привыкли работать в команде, отвечая не только за себя, но и за остальных ее членов. Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.
Совершенствование
Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма – они должны стать необходимой привычкой, когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.
Казалось бы, ничего нового японцы не придумали. Ознакомившись с их «секретами», мы испытываем разочарование: нам кажется, что над нами просто посмеялись. Ведь о том, что каждая вещь должна иметь свое место, мы знаем с детства и этому же учим своих детей. Но очевидно, что знать – мало. Секрет в том, чтобы никогда не отступать от этих правил. Однако практика показывает, что нет ничего сложнее, чем соблюдать простые правила. У японцев это получается так, как ни у кого больше!
© Тимошенко Елена, BBF.RU
bbf.ru
No related posts.