Описание бизнес процессов блок схемами: Описание бизнес-процессов: стремление к простоте

Содержание

Зачем нужно рисовать блок-схемы бизнес-процессов? Конкретный пример… | Статья

Начнем с того что BPMN, EPC и IDEF — это умные слова и не более того. Попытка описывать ими бизнес-процессы приравнивается к попытке чесания ногой за ухом…

Если специалист говорит что описал процессы и в качестве результата будет показывать мне рисованные схемы, в Visio, Aris, в нотациях BPMN, EPC или IDEF и т д, то у меня в голове сразу включает сигнал тревоги: «умник прямо по курсу, от которого надо держаться по дальше».

Почему то в сообществе «специалистов по управлению / MBA / консультантов / экспертов / программистов» — нужно подчеркнуть, сложилось мнение что описание бизнес-процессов это аля рисование схемок и произношение умных слов.

Они так любят свои художества, что за этой влюбленностью не замечают их бесполезность. Им до ламочки тот факт, что эти схемы не позволяют контролировать результаты, собирать информацию или добиваться повышения качества продукции. Им просто нравится умничать и казаться умными. Причем учитывая уровень управленческих компетенций в нашей стране, им это часто удается.

Вот. Выговорился )))

Этот поток «комплиментов» относится именно к специалистам по BPMN/EPC/IDEF итд, но не к нотациям как таковым. Сами нотации — есть обычный инструмент. Но как и ножом — ими нужно уметь пользоваться и понимать где это нужно. К примеру бесполезно ножом есть суп, даже если у вас очень модный нож и вам очень сильно хочется им похвастаться.

За последний год, при том что удалось описать и информатизировать порядка 100 процедур, есть регламенты, инструкции и достаточно мощная информационная система, потребность в описании блок-схемы по процессу пока выявилась всего лишь 1 раз.

Задача косалась процедуры входящих документов. Там есть проблема с контролем (как выяснилось из-за ошибки в ПО ДИРЕКТУМ), которую нужно было найти, определить, обосновать руководству и поставить задачу программистам. Вот под эту конкретную задачу и понадобилось написать схему.

Восстановим хронологию событий:

1. Поставлена цель: отказ от бумаги

2. Начали проработку нового порядка действий

3. Выяснили, что отказаться от бумаги не можем, т.к. в ДИРЕКТУМе нет контроля исполнения РКК

4. Начали думать над постановкой контроля в ДИРЕКТУМе, чтобы видеть показатели типа: «Средняя длительность исполнения входящих документов», «Доля документов выполненных в сроки». Ну и увиедть конкретные записи по нарушениям. Например: РКК №123 — нарушение срока на 5 дней. Ответственный: Петров и Сидоров

5. Пытаюсь вывести отчет. Но не тут то было. В отчете есть план.дата, но в 99% записей нет факт.даты. А как посчитать среднюю длительность? И как узнать нарушен срок или нет? Никак! И те РКК, где План.дата меньше сегодняшней даты = просрочены. Хотя люди говорят что все выполнили и нажали Выполнено.

6. Начинаем разбирать ситуацию, почему в 1% записей факт дата есть, а в 99% — нет. Выясняем, что факт.дата проставляется и не проставляется в следующих вариантах:

6. 1. Факт дата проставляется, если реквизит «На контроле» = «Да», документы выполнен, отправлено задание контроль на руководителя и принято. Все!

6.2. А не проставляется во всех остальных случаях, включая:

6.2.1. Реквизит «На контроле» = «Да», но руководитель не принял задание-контроль. Факт дата = Пусто. Документ считается просроченным.

6.2.2. Реквизит «На контроле» = «Нет». В этом случае ПО вообще не ставит Факт.дату. Все поручения обозначаются как просроченные.

7. И тут получаем большую проблему, в части п.6.1 — руководство, которое отвечает за процедурный тип деятельности, вынуждено обрабатывать очень большой поток входящи документов (ставить резолюции), и кроме того что человеку идет несколько десятков входящих на резолюцию, сюда же наваливается нагрузка этих же документов по контролю и получаем завал. Руководитель перестает справляться с потоком. ТМ зависает на контроле. Все РКК видны как просроченные.

Именно эту картинку я и попытался отобразить в виде схемы.

Цель у этой схемы не описать процесс, а показать проблемную точку в процедуре, быстро поставить задачу программисту по поиску ошибки в ТМ и объяснить руководству, от куда завал.

Т.е. взята конкретная точка зрения на конкретное место в процессе и схема более или менее информативна.

А если при помощи таких схем описать процесс в целом, то получается каша и ноль полезной информации.

Бесплатное средство описания бизнес-процессов — Draw.io

Подбирая себе облачное решение для моделирования бизнес-процессов на обучении, я наконец то нашел то что искал. Бесплатное средство моделирования, которое поддерживает возможности описания бизнес-процессов — Draw.io

Draw.io  это инструмент для создания диаграмм и блок-схем онлайн. При этом огромное число шаблонов, которые позволяют нарисовать все что душе угодно. Инструментарий Draw.io очень напоминает MS Visio и возможно сделан под него, однако приложение от Microsoft программа платная, а онлайн сервис Draw. io — совершенно бесплатный, и главное не требует регистрации.

Подобный функционал уже есть в облачном исполнении — это система Gliffy.com, однако данная система платная, хотя подписка и стоит недорого, но против бесплатной тяжело соревноваться.

Мнение о

Draw.io

И хотя в данном инструменте не все так хорошо с точки зрения методологии, рисовать можно, особенно предварительно задав  соглашение по моделированию для слушателей учебного курса. И хотя инструмент не такой красивый как бесплатный ARIS Express, облачная реализация делает его конкурентным.

Чтобы создать блок модель онлайн, нужно всего-то создать новый документ в инструментарии.

В панели объектов, как и в MS Visio нужно выбрать категорию и перенести объект на поле модели, курсором  мыши. Объектов очень много, так что их вполне хватит для создания полноценной  модели бизнес-процесса (в отличии от ARIS Cloud, в котором набор объектов и моделей серьёзно ограничен).

Чтобы соединить объекты модели друг с другом, требуется выделить объект и навести указателем  мыши на другой, после чего появиться зеленый флажок, который  нужно перетащить на объект.

Самое главное, что после создания модель бизнес-процесса возможно экспортировать на свой компьютер в формате изображение (PNG, GIF, JPG, PDF) через меню: Файл – Экспортировать.

Ну и конечно облачная фишка  —  сервис Draw.io синхронизируется с Google Диском, что  дает возможность сохранять проект прямо на диск Google.

В целом инструмент мне понравился, похоже Draw.io вполне пригоден для отрисовки бизнес-процессов online.  И хотя в больших проектах федерального уровня пока конкуренции ARIS почти нет, для небольших компаний, которые описывают свои бизнес-процессы — вполне пригодный инструмент.

Скачивайте и вперед — ссылка

Урок 1: Ввод в нотацию BPMN

Нотация по моделированию бизнес-процессов BPMN (The Business Process Modeling Notation) — это новый стандарт для моделирования бизнес процессов и сетевых услуг, который впервые был выпущен BPMI Notation Working Group в мае 2004 года. Последняя версия нотации BPMN 2.0 вышла в 2010 году. Оригинальная спецификация (на английском языке) изготовлена группой компаний «Object Management Group».

Нотация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. BPMN ориентирована как на технических специалистов (разработчиков, ответственных за реализацию процессов), так и на бизнес-пользователей (бизнес-аналитиков, создающих и улучшающих процессы) и менеджеров, следящих за процессами и управляющих ими. Следовательно, BPMN призвана служить связующим звеном между фазой дизайна бизнес-процесса и фазой его реализации. Для этого язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции.

Людям, занимающимся бизнесом, крайне удобно работать с бизнес-процессами, отображаемыми в виде блок-схем. Множество бизнес-аналитиков проектируют и описывают бизнес-процессы компаний с помощью простых диаграмм в нотации BPMN, т. к. язык нотации понятен даже на уровне пользователя. При этом модели процессов, описанных в нотации BPMN, являются ИСПОЛНЯЕМЫМИ (т.е. реализуются в любой BPM-системе), а не только документируются. Для детального описания процессов существуют программные решения, которые способны преобразовать диаграммы в исполняемые процессы, эти процессы затем могут быть запущенны и работать в реальном времени.

Предлагаемый практический курс по описанию и чтению бизнес-процессов в нотации BPMN представляет собой серию Уроков, которые в доступном виде с многообразием практических примеров (реализованных в системе управления бизнес-процессов ELMA) познакомят всех интересующихся с популярной нотацией BPMN.

Компанией ELMA был проделан колоссальный труд по переводу оригинальной спецификации BPMN на русский язык, но её чтение для простых бизнес-пользователей является непростой задачей. Упрощенных материалов сейчас не найти в открытом доступе. Поэтому разработанный Курс – уникальный труд, описывающий основные нюансы работы с процессами, описанными в нотации BPMN.

Собственно перед вами первый такой труд, мы очень постарались сделать его простым, понятным, а главное полезным!

Урок 1

Одной из причин создания BPMN явилась необходимость построения простого механизма для проектирования и чтения как простых, так и сложных моделей бизнес-процессов. Для удовлетворения двух этих противоречащих требований был применен подход систематизации графических элементов нотации по категориям. Результатом явился небольшой перечень категорий нотаций, позволивший людям, работающим с диаграммами BPMN, без труда распознавать основные типы элементов и осуществлять корректное чтение схем.

С точки зрения легкости чтения и понимания процессов нотация BPMN 2.0 вне конкуренции. Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает пользователям быстро понимать логику процесса.

Любой процесс, описанный в нотации BPMN, представляет собой последовательное или параллельное выполнение различных действий (операций) с указанием определённых бизнес-правил.

Рассмотрим простой пример процесса «Обработка заказа», который может реализовываться в рамках продажи и аренды велосипедов через интернет-магазин.


Рис.1. Процесс «Обработка заказа»

Чтение процесса всегда начинается со Стартового события (зеленого кружка).


Рис.1.1. Стартовое событие

Как видно из названия, Стартовое событие указывает на то, в какой точке берет начало тот или иной процесс. В контексте потока операций Стартовое событие является начальной точкой в процессе; это означает, что никакой входящий поток операций не может быть соединен со стартовым событием.

Стартовое событие в нотации BPMN изображается в виде круга со свободным центром.

Примечание: стартовым событием процесса-примера является звонок или письмо от клиента на сайт компании (интернет-магазина).

Далее от Стартового события выполнение процесса идет по линиям (Поток операций) до Конечного события (красный кружок), их может быть несколько.


Рис.1.2. Конечное событие

Конечное событие указывает на то, в какой точке завершается тот или иной процесс. В контексте Потока операций Конечное событие завершает ход Процесса; это означает, что никакой Исходящий поток операций не может быть соединен с Конечным событием.

Конечное событие представляет собой круг, выполненный одиночной, жирной линией. Толщина линии должна быть жирной настолько, чтобы без труда можно было отличить Конечное событие от Стартового.

Примечание: в приведённом примере Стартовое и Конечное события для большего удобства различаются так же по цвету (дизайнер системы ELMA). Конечное событие процесса «Обработка заказа» отображает завершение процесса – выдачей заказанного товара.

Вся логика работы (ход) процесса выражается во всевозможных элементах, расположенных между Стартовым и Конечным событием. Основным элементом, отражающим деятельность, выполняемую внутри процесса, являются Действия. Действия – это точки выполнения работ в ходе Процесса. Они относятся к выполняемым элементам Процесса BPMN. Действие может быть как элементарным, так и неэлементарным (составным).

Элементарное Действие выражается в выполнении одной единственной Задачи. Графически Задача изображается в виде прямоугольника с закругленными углами. Самой распространённой Задачей является типичная для технологического процесса задача, где человек участвует в качестве исполнителя. Такие Задачи называются Пользовательскими.

Примечание: в рамках процесса «Обработка заказа» основными действиями являются задачи «Зарегистрировать и обработать заявку», «Оформить заявку на покупку» и «Оформить заявку на аренду».


Рис.1.3. Пользовательская задача

Другой элемент нотации, часто используемый в описании процессов – Шлюзы (Условия). Графический элемент Шлюза представляет собой небольшой ромб, используемый во многих нотациях схем бизнес-процессов для изображения ветвления и знакомый большинству инструментов моделирования. Фактически Шлюз — есть совокупность входов и выходов.


Рис.1.4. Шлюз

Шлюзы используются для контроля расхождений и схождений потока операций в рамках процесса. Термин шлюз подразумевает пропускное устройство, которое либо позволяет осуществлять переход через шлюз, либо нет.

Примечание: в приведённом примере, в зависимости от желания клиента (купить или арендовать велосипед), заявка оформляется в формате покупки либо аренды соответственно. В данном процессе Шлюз указывает, что процесс может пойти только в одном из описанных направлений, т.е. либо покупка либо аренда.

Даже самый сложный процесс, описанный в нотации BPMN, легко читается любым бизнес-пользователем, владеющим знанием основных элементов Процесса BPMN.

В рамках следующих практических Уроков по применению нотации в описании бизнес-процессов будут рассмотрены более подробно все виды графических элементов и условия их применения.

Каждый Урок даст вам практические знания о правилах использования основных элементов BPMN 2.0.

Дополнительно выполненные самостоятельные работы (с возможностью «подсмотреть ответ» и сверить его со своим решением) помогут в умении самостоятельно анализировать и моделировать простые бизнес-процессы с помощью BPMN.

<< Содержание Урок 2 : События и шлюзы в BPMN>>

Описание бизнес-процессов


Описание бизнес-процессов – важная составляющая построения модели предприятия в любой системе бизнес-моделирования. Не построив бизнес-процессы, Вы не сможете сгенерировать должностные инструкции, не увидите реальную загрузку персонала и не сможете провести полноценный анализ организационной структуры. Понимая важность построения процессной модели предприятия, мы уделили особое внимание простоте и удобству описания бизнес-процессов в программе Fox Manager.

Ниже перечислены основные конкурентные преимущества описания бизнес-процессов в системе бизнес-моделирования Fox Manager:

  • Удобная и функциональная нотация для построения процессов.
    Моделирование бизнес-процессов в виде простых и понятных блок-схем позволяет сотрудникам компании понимать построенные процессы без специальных знаний и дорогостоящего обучения, а бизнес-аналитику максимально быстро приступить к работе с процессной моделью.
  • Готовые шаблоны бизнес-процессов и заготовки стандартных функций.
    Программа уже содержит набор стандартных бизнес-процессов, которые могут быть быстро адаптированы под требования предприятия, а набор стандартных функций для каждого направления деятельности позволяет быстро формировать процессы из стандартных блоков.
  • Встроенный анализ процессной модели.
    Программа Fox Manager содержит встроенный блок анализа, который позволяет выявить стандартные ошибки, допускаемые при описании бизнес-процессов, например, отсутствие или неправильное распределение ответственности, ссылки на неутвержденные документы, несоответствие статуса должности выполняемым функциям, неверно заданное взаимодействие между процессами и многое другое.

  • Автоматически генерируемые схемы взаимодействий процессов верхнего уровня.
    Fox Manager – единственная система бизнес-моделирования, которая позволяет освободить пользователя от двойной работы по построению схем процессов верхнего уровня и дальнейшей декомпозиции. Программа позволяет генерировать процессы верхнего уровня полностью автоматически, использую информацию о взаимодействиях между процессами нижнего уровня.
  • Имитация выполнения бизнес-процессов
    Программа позволяет автоматически рассчитать приблизительное время и стоимость выполнения построенных бизнес-процессов исходя из частоты и времени выполнения функций в процессах и заработной платы сотрудников выполняющих эти функции.

На сегодняшний день наша компания активно сотрудничает с ведущими ВУЗами России, Украины и ближнего зарубежья, готовящими будущих специалистов в области менеджмента. Наше программное обеспечение применяется консалтинговыми фирмами, тренинговыми центрами и сертификационными органами в рамках обучения и выполнения проектов в области управленческого консалтинга.

Более 1200 предприятий уже сделали свой выбор в пользу Fox Manager в качестве инструмента для описания бизнес-процессов своей компании, присоединяйтесь!

Copyright © 2007-2021 Fox Manager. Все права защищены

9 программ для моделирования бизнес процессов

4. Camunda https://camunda.com/products/modeler/ 
Это BPM-движок для автоматизации бизнес-процессов.
— Открытые исходники позволяют однозначно понимать как работает софт, а отличная документация позволяет очень быстро разобраться, как интегрировать движок в свою инфраструктуру.
— Camunda поддерживает последнюю версию Java, или вообще любой JVM-язык.
— Отличная архитектура внутри — движок делает то, что от него ожидается самым очевидным и ожидаемым способом. Нет никаких лишних абстракций, которые необходимо изучать.
— Удобство разработки, тестирования и встраивания в CI\CD за счёт того, что Camunda можно использовать просто как библиотеку в Java-приложении. Camunda не ограничивает разработчика какими-то своими условиями. Используйте любые удобные инструменты — статистические анализаторы, тестовые фрейморвки, средства сборки, средства контроля версий.
Camunda — это также набор приложений Modeler, Task List, BPMN Engine, DMN Engine, Cockpit, Admin,Optimize.
Modeler — это приложение для создания моделей BPMN процессов. Эти модели нужны для других частей системы.
Task list — это веб-приложение, в котором исполнители выполняют задачи, поставленные на них бизнес-процессом.
BPMN Engine — это непосредственно движок, которые отвечает за интерпритацию BPMN в объекты JAVA, сохранение объектов в базе и реализацию других вещей (типа листенеров активностей), которые крутятся вокруг процессов.
DMN Engine — аналогично BPMN Engine, только для DMN (Decision Model and Notation)
Cockpit — это веб-приложение для просмотра состояния процессов. В бесплатной версии он сильно обрезан по функционалу.
Admin — это веб-приложение для управления правами пользователей и пользователями.
Optimize — это веб-приложение для анализа бизнес-процессов. Оно платное.

5. AllFusion Process Modeler http://www.ca.com/ru/default.aspx 
Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных, построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка.
Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).

Инструменты управления и моделирования бизнес процессов, анализ

Моделирование бизнес-процессов — не просто примитивная схема. С его помощью можно создать полную картину бизнеса, увидеть и исправить недостатки существующих процессов, ускорить и упростить взаимодействие с клиентом. Сегодня в статье дадим обзор 6 лучших инструментов моделирования бизнес-процессов, чтобы вы научились анализировать процессы самостоятельно и не тратили деньги на приглашенных специалистов. 

Для начала нужно разобраться с основными понятиями.

Бизнес-процесс — это логически завершенная последовательность действий (операций, процедур), направленных на решение узкой задачи бизнеса. Например, обработки заявки от клиента, организация доставки и т.д.

Модель бизнес-процесса — это описание самого процесса: из каких действий состоит, их последовательность, кто выполняет процедуры и несет за них ответственность, какая информация нужна для выполнения и какую получаем на выходе, регламентирующая документация, как оценивается выполнение процесса. Чаще всего модель выглядит как разветвленная блок-схема.

Моделирование бизнес-процесса — это процедура создания модели или ее анализ, если процесс уже описан. 

Нотация (метод, методология) моделирования бизнес-процессов — это совокупность принципов и стандартов описания: как именно мы будем описывать процесс, какие условные обозначения для элементов будем применять, правила чтения моделей и их элементов. Нотаций придумали много: VAD, TPC, BPMN, IDEF и другие, но мы не будем их рассматривать в рамках этой статьи 🙂

Подходы к моделированию бизнес-процессов

Существует множество методологий моделирования и по принципам работы их все можно «уложить» в три подхода:

  1. Функциональный. Когда бизнес-процесс описывается, как некая функция, имеющая входные данные и конечный результат. Например, процесс доставки начинается, когда заказ сформирован и готов к отправке по адресу (это входные данные) и заканчивается вручением заказа клиенту или сбором обратной связи по качеству обслуживания (конечный результат). То есть функциональное моделирование обращает внимание на то, что мы хотим получить в результате — без погружения во внутренние процедуры. 
  2. Процессный. Когда бизнес-процесс рассматривается как совокупность действий, приводящих к результату. То есть в отличие от функционального подхода здесь мы обращаем внимание на то, как именно мы будем добиваться желаемого результата. Если взять тот же пример с доставкой, то процесс начинается с готовности заказа, далее в мелочах описываются промежуточные операции (формирование маршрутных листов, созвон с заказчиком, вручение пакета и т.д.), участники (водитель, диспетчер), документация (накладная, чек и т.д.) и конечный результат (сбор обратной связи по качеству обслуживания).
  3. Ментальный. Когда бизнес-процесс представляется как совокупность связанных между собой понятий и характеристик. Описание происходит в свободной форме и оформляется в виде ментальной карты. Ментальное моделирование часто используют, чтобы «на пальцах» показать сущность процесса человеку, далекому от методов моделирования, или для себя, чтобы «разложить по полочкам» информацию, увидеть недостатки, найти решение.  

На самом деле, подходов к моделированию больше, но остальные по сути являются гибридами трех описанных в различных комбинациях. 

Основные способы моделирования бизнес процессов

Моделировать бизнес-процессы можно по-разному. Есть четыре основных способов моделирования:

  1. Текстовый. Когда процесс описывают словами на бумаге или в текстовом редакторе. Часто это произвольное неструктурированное изложение мыслей, которое может занимать десятки страниц. Удобно тем, что не нужно особых знаний, навыков и подготовки. Но результат — громоздкий текст, в котором сложно разобраться другому человеку.
  2. Табличный. Данные заносятся в таблицу (рукописную или электронную). Здесь уже информация выглядит более структурировано. Но и здесь нет наглядности: объемные таблицы невозможно увидеть целиком, нельзя отразить ответвления.
  3. Графический. Когда процесс представлен в виде блок-схемы, на которой видны мельчайшие вариации действий, есть текстовые пояснения к элементам, отражен порядок операций. Схему можно нарисовать от руки на бумаге или любом графическом редакторе.

Основные инструменты моделирования и управления бизнес процессами

Существуют специальные программы для моделирования. Внутри такого ПО можно совмещать в одной модели графики, текст, блок-схемы, использовать интерактивные элементы. 

Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.

Visual Paradigm

В программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц. Интерфейс удобный, интуитивно понятный, среду можно настроить под себя.

Здесь можно:

  • связывать между собой разные модели, чтобы видеть полную картину системы бизнеса компании;
  • программировать условия поведения каждого элемента;
  • создавать и настраивать шаблоны документов;
  • протестировать модель, чтобы увидеть недоработки и отладить модель;
  • автоматизировать генерацию необходимых документов;
  • выгрузить процесс в виде блок-схемы, графика, диаграммы;
  • «вытащить» модель в виде программного кода, чтобы в дальнейшем его автоматизировать.

Есть версии под Windows и Mac OS.

Недостатки: программа платная.

BizAgi Modeler

Бесплатная программа, которую легко освоить новичкам и удобно использовать уже опытным проектировщикам. Можно использоваться как самостоятельное приложение, а можно — в составе комплекса BizAgi Suite, в котором реализованы просто безграничные возможности моделирования вплоть до создания готового приложения, чтобы сотрудники могли управлять процессом.

Интерфейс простой и понятный, ничего лишнего. Есть поддержка русского языка. Поддерживает нотацию BPMN как самую распространенную и удобную.

Здесь можно:

  • тестировать модели;
  • автоматизировать создание документов;
  • задавать параметры для каждого элемента отдельно;
  • разрабатывать модели всей командой;
  • выгружать процессы в графическом виде.

Недостатки: при большом количестве элементов блоки и стрелки могут смещаться и «наползать» друг на друга.

ARIS Express

Тоже полностью бесплатная программа с простым и понятным интерфейсом. Возможности не такие обширные как в Visual Paradigm, но доступных инструментов достаточно для быстрого создания несложных моделей. Поддерживает нотации BPMN и eEPC.

Здесь можно: 

  • создавать карту процессов;
  • прописывать организационную структуру;
  • строить графики и диаграммы;
  • представлять модель в виде блок-схемы.

Недостатки: доступны только графические элементы, нет интерактивных возможностей. То есть нельзя связать разные модели между собой, задать условия поведения элементов и т.д.

Gliffy

У программы широкие возможности. В бесплатной версии есть некоторые ограничения по функционалу, но его с лихвой хватает для создания не самых простых моделей. Интерфейс тоже достаточно понятный и его можно настроить под себя.

Здесь можно:

  • создавать рабочие потоки;
  • строить диаграммы и карты сайтов;
  • работать над процессом коллективно;
  • связывать модели между собой.

Недостатки: программа платная, в бесплатной версии функционал ограничен.

BPsimulator

Упор в программе делается даже не на создание, а на возможность симуляции и отладки бизнес-моделей. 

Здесь можно:

  • тестировать модели;
  • оценивать затратность и продолжительность процессов;
  • выгружать отчеты по симуляциям;
  • сохранять отчеты и модели на компьютер или в облачные хранилища.

Недостатки: программа платная, в бесплатной версии есть реклама.

Draw io

Еще одна бесплатная программа с большим количеством доступных диаграмм и элементов. 

Здесь можно:

  • связывать модели между собой;
  • настраивать внешний вид элементов под себя;
  • строить диаграммы под разные нотации;
  • сохранять модели на компьютер или в облачных хранилища;
  • выгружать процессы в графическом виде;
  • подгружать файлы из облачных хранилищ.

Недостатки: нельзя работать коллективно. 

Рекомендация в заключение

Сегодня, несмотря на высокую конкуренцию в большинстве ниш, ценовые преимущества уходят на второй план. Клиенты и партнеры все больше ценят качество обслуживания, удобство взаимодействия, надежность и простоту отношений. Улучшить эти моменты в вашем бизнесе и выделиться на рынке поможет моделирование бизнес-процессов. Выбирайте инструменты из нашей подборки, осваивайте моделирование — этот навык может стать ключевым фактором роста вашего бизнеса.

Краткое описание BPMN с примером / Блог компании Trinion / Хабр

О том, что такое BPMN, написано очень много. Но проблема в том, что почти вся информация, которую можно найти в Интернет, ориентирована на людей, которые уже ранее сталкивались с BPMN или с другим стандартом моделирования бизнес-процессов. Я же предлагаю разобраться «с нуля» — что такое BPMN? В чем особенности и преимущества этой технологии и почему она появилась и оказалась столь востребованной, по крайней мере, за рубежом. Да и у нас в стране ей все больше и больше интересуются.

Также я хочу сразу обратить ваше внимание на то, что здесь я буду говорить именно о нотации BPMN, т.е. о языке моделирования бизнес-процессов. Я, конечно, постараюсь максимально просто описать основы BPMN так, чтобы они были понятны даже новичкам. Но также важно понимать, что здесь я буду говорить именно о языке, а не о методологии.

Методология моделирования бизнес-процессов — это понятие очень обширное, по сути, это та самая база, знания которой нужны для практического применения языков моделирования бизнес-процессов. О ней я буду говорить в будущих статьях и не раз. Почему я делаю на этом акцент? Многие люди (и я в свое время также) считают, что достаточно выучить язык бизнес-моделирования, и вы сумеете выстраивать бизнес-процессы.

Практика показывает, что без базовых знаний здесь не обойтись. И всем, кто только планирует изучение моделирования, я настоятельно советую сначала ознакомиться с методологией, понять общие принципы бизнес-моделирования, получить определенные навыки бизнес-анализа. И только потом приступать к изучению BPMN или любого другого языка.

А для понимания причин появления BPMN и всех нюансов моделирования при помощи этой системы нотаций, понадобится также знание основных проблем, которые решает BPMN, что для работы использовали до появления BPMN, и с какими сложностями сталкивались. Ведь появление новых систем и нотаций невозможно без понимания определенной проблематики. И я считаю, что этот аспект очень важен для понимания сути вопроса, что же такое на самом деле BPMN.

Лично я познакомился впервые с BPMN около восьми лет назад, когда начал изучать систему Bizagi Modeler. Заинтересовался я этой системой по причине того, что давно уже понимал всю важность моделирования. До этого я лично пользовался IDEF0 и IDEF3, но там я сталкивался с определенными ограничениями. Дело в том, что IDEF0 несколько ограничен по числу возможностей. А IDEF3 мне лично показался излишне строгим и «сухим», в нем было сложно моделировать многие виды бизнес-процессов с участием программных продуктов.

В то время Bizagi был относительно простым модулем, в котором присутствовал удобный редактор для моделирования (рисования) бизнес процессов, но еще не было никаких инструментов для исполнения бизнес-процессов. Но даже тогда строгие правила BPMN, принятые в системе Bizagi, помогали избегать значительного числа ошибок, столь частых при обычном «рисовании» бизнес-процессов в графических редакторах или на бумаге.

В поисках оптимального решения для себя я изучал ARIS, инструменты 1С для бизнес-моделирования, различные системы моделирования бизнес-процессов, которые были придуманы различными бизнес-консультантами, как российскими, так и зарубежными. И, конечно же, познакомился с нотацией BPMN.

При первом знакомстве BPMN мне во многом понравился, идея была очень хорошей, а вот исполнение на тот момент с моей точки зрения еще было «сырым». И полноценно пользоваться BPMN я начал около 3 лет назад, после того, как задачи, которые я стал решать, усложнились настолько, что IDEF0 применять полноценно никак не получалось. И оказалось, что нотация развивалась, и теперь я активно пользуюсь BPMN в своей работе.

BPM: ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Для того чтобы разобраться, что такое BPMN, нужно понимать, что часть этой аббревиатуры «BPM» имеет две расшифровки — Business Process Modeling и Business Process Management. В первом случае – это непосредственно моделирование бизнес процесса, а во втором – управление бизнес-процессами, т.е. общая система, частью которой и является Business Process Modeling.

При этом моделирование бизнес-процессов – является основой и основной целью. При помощи моделирования мы можем описать любой бизнес процесс, а исполняться они могут в самых разных системах управления.

Есть и еще одно понятие, о котором стоит сразу упомянуть – это «BPMS», т.е. Business Process Modeling System. Этот термин описывает те самые системы управления, в которых производится моделирование, а также исполнение бизнес-процессов.

Можно сказать, что BPMN является частью двух важнейших составляющих:

  • BPM (Business Process Modeling) – это та среда, где вы занимаетесь непосредственно моделированием. Самостоятельно или в команде.
  • BPMS (Business Process Modeling System) – это инструменты для исполнения созданных вами моделей. Это может быть Bizagi, Comundo,ELMA и пр.
  • Итак, основные понятия у нас есть. Подробнее о BPM я планирую поговорить в следующих статьях.

ЯЗЫК ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Когда впервые сталкиваешься с моделированием бизнес-процессов, очень тяжело понять, с чего же тут начать, где искать основу для понимания того, как строятся бизнес-модели. И я также с этим в свое время столкнулся.

А основой здесь является наличие языка описания бизнес-процессов. И важно понимать, что это действительно язык, как и языки программирования или даже языки, на которых говорят люди, он также прост на базовом уровне и сложен, если начинать изучать нюансы. У этого языка есть свои правила, семантика, орфография, свои законы, которые нужно изучить и строго им следовать. С другой стороны, как и любой искусственный язык, предназначенный не для живого общения, а для строгого и однозначного описания каких-то действий и процессов, он в своей основе проще “живых” языков, а его правила — строго логичны.

Кроме того, в силу ограниченности задач, которые стоят перед этим языком, он гораздо более определен в терминологии. Но все же и здесь имеется очень много нюансов, каких-то сочетаний «слов», которые несут собственную смысловую нагрузку. И очень важно строго следовать правилам сочетания разных элементов языка и знать ограничения (что с чем сочетать недопустимо, как начинать описание, чем заканчивать и пр.).

И как любой технологический язык, описание бизнес-процессов имеет собственные специфические конструкции, понять которые без определенного уровня технологических знаний будет крайне затруднительно. А потому для изучения языка описания бизнес-процессов также важно, в первую очередь, понимать сами технологии, для описания которых он предназначен.

Например, для моделирования бизнес-процессов вам понадобится знание таких понятий, как «условия», «цикл», «декомпозиция» и т.д.

Важно понимать: BPMN не является языком описания IT-систем. Эта нотация предназначена для описания предметной области реального бизнеса. И здесь могут быть задействованы как программные системы, так и люди (сотрудники компании, заказчики, поставщики). Это самое главное отличие этой нотации от графических инструментов для описания программ.

НЕМНОГО ИСТОРИИ BPMN

Для большего понимания особенностей моделирования бизнес-процессов и структуры языка моделирования, я хочу немного рассказать об истории появления нотации BPMN. Разработка системы моделирования бизнес-процессов и спецификаций для нее (языка моделирования) ведется относительно давно.

Первая версия BPMN 1.0 была выпущена в мае 2004 года компанией Business Process Management Initiative. Эта версия обладала ограниченными возможностями и была, так сказать, «пробным вариантом», который нуждался в многочисленных доработках.

Следующая версия BPMN 1.1 выходит в январе 2008, и здесь разработкой и поддержкой занималась уже Object Management Group, организация, появившаяся в результате слияния BPMI с другой компанией-разработчиком программного обеспечения.

Еще один релиз появляется всего через год, версия BPMN 1.2 выходит в свет в январе 2009. Разработчик OMG остается прежним. Команда, которая занимается продуктом, после слияния практически не меняется.

В январе 2011 года компания OMG выпускает версию BPMN 2.0, а в декабре 2013 выходит последний на данный момент релиз – BPMN 2.0.2. Именно эта версия предлагается всем пользователям и сегодня, так как система получилась стабильной, возможности моделирования в ней очень широкие, а язык моделирования (набор обозначений) по большей части понятен всем бизнес-пользователям – как бизнесменам, бизнес-консультантам, так и техническим специалистам.

Из истории можно сделать вывод что период изменений в этом языке миновал, и можно спокойно изучать и использовать его на практике.

Сегодня BPMN – это один из наиболее распространенных методов описания бизнес-процессов, которые сегодня уже «понимают» как бизнес-пользователи, так и программные продукты, предназначенные для работы с бизнес-моделями. Т.е. этот язык описания является стандартным также и для создания исполняемых алгоритмов в сфере управления бизнесом.

Я особенно хочу подчеркнуть этот момент, так как и сам столкнулся поначалу с непониманием, зачем те или иные вещи усложнять? Ведь для описания бизнес-процессов, например, при GAP-анализе (анализ разрывов) или для представления заказчику бизнес-модели в какой-то упрощенной форме, всего многообразия элементов BPMN вам не нужно. Но когда начинается автоматизация, когда бизнес-модель становится не просто удобной схемой, а может экспортироваться в другие программные продукты в качестве исполняемых данных, все становится на свои места. Последняя версия BPMN действительно стабильна и все требования к языку обоснованы.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ НОТАЦИЯ BPMN?

И здесь я хочу сделать небольшое отступление. Дело в том, что перевод терминов и понятий с английского языка на русский – занятие сложное. Найти наиболее точное слово обычно может специалист, но переводом занимается совсем другой человек, часто вообще не имеющий понятия о сути тех понятий, которые он переводит. В результате появляется множество неточностей, понятия усложняются, возникает путаница. Об особенностях перевода и сложностях применения терминов в сравнении с графикой я уже писал, например, в статье Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования (см. раздел “Несколько слов о преимуществах графики”).

Я в этой статье буду оперировать теми понятиями и терминами, которые использую сам на практике. И они не всегда будут совпадать с теми словами, которые вы встречали в Википедии или каких-то переведенных руководствах. Причина заключается именно в том, что я, как специалист, в некоторых случаях нашел для себя более точный перевод английского термина. И применение слова, которое выбрал для себя я, помогает понять суть процесса намного быстрее.

Конечно, я буду пояснять всю терминологию по мере необходимости. А потому думаю, что проблем с пониманием и терминами не возникнет. Но все же обратить внимание на этот момент, я считаю правильным.

Язык описания бизнес-процессов опирается на следующие базовые объекты:

  • Event – Событие;
  • Activity – Действия;
  • Gateway – Шлюзы или Развилки;
  • Flow – Поток.
  • Date – Данные;
  • Artefact – Артефакты;
  • Swimline – «плавательные дорожки»;
  • Pool (Пул) — набор.

Здесь я не буду рассказывать обо всех существующих элементах BPMN, их на самом деле очень много. И при необходимости вы всегда можете воспользоваться документацией по BPMN, где подробно описаны все существующие элементы.

Я же остановлюсь только на базовых элементах, без которых не обходится ни одна бизнес-модель. Для первого знакомства с BPMN и понимания основных принципов работы нотаций этого достаточно.

EVENT (СОБЫТИЕ)


Event – это то событие, которое произошло в описании процесса или хореографии (о ней я расскажу отдельно). Эти события могут быть начальными, конечными или промежуточными.

Например, опишем процесс получения заказа от клиента по телефону:

  • Событие Старт – это входящий звонок от клиента.
  • Событие Финиш – это отправка готового расходного документа на печать.

Конечными могут быть самые разные события. Здесь и запись перечня потребностей клиента, и сохранение документа заказа, и создание на его основе расходной накладной, налоговой и т.д.

ACTIVITY (ДЕЙСТВИЯ)


Activity – это те действия (задачи), которые должны быть выполнены на определенном этапе бизнес-процесса. Их при моделировании обычно обозначают в виде прямоугольников, в которые вписывают суть действия.

Действия могут быть элементарными, т.е. неделимыми на какие-то более простые действия, так и не элементарными, т.е. такими, которые при детализации делятся на последовательность определенных более простых действий.

Обычно действия делят следующим образом:

  • Процесс – крупное действие, которое требует дальнейшей детализации при моделировании.
  • Задача – элементарное действие, которое уже не может быть дальше детализировано.

GATEWAY (ШЛЮЗ, РАЗВИЛКА)


Gateway – это контрольный узел, который появляется в случае условного ветвления бизнес-процесса. Графически изображается в виде ромба.

Также шлюзы необходимы в случаях, когда порядок действий зависит от тех или иных факторов. Например, при работе с заказчиками шлюз появляется на этапе принятия клиентом решения о покупке – «да или нет». При положительном решении необходимо оформить покупку, при отрицательном – выяснить возможные причины отказа, провести работу с «отказом» и т.д.

FLOW (ПОТОК) И MESSAGE FLOWS (ПОТОК СООБЩЕНИЙ)


Поток Flow – это последовательность действий, обозначается как стрелка, и показывает, какое действие после какого необходимо совершить.

Message Flows – это пунктирные стрелки в бизнес-модели, которые показывают сообщения, которыми обмениваются участники бизнес-процесса. Например, если заказ переходит от клиента в обработку в отдел продаж, он сопровождается сообщением, которое содержит информацию об этом заказе. Также Message Flows могут связывать два отдельных пула в диаграмме.

Message Flows Association – еще один вид линий, в отличие от сообщений, которые являются пунктирными линиями, этот вариант отображается в виде последовательности не отрезков, а точек. Необходима для того, чтобы показывать артефакты (о них – ниже).

POOL (ПУЛ)


Пул – это объект описывающий какой-то один процесс на диаграмме. Он может быть не изображен на диаграмме, но он всегда есть. На одной диаграмме может быть несколько Пулов. Пул можно развернуть для просмотра деталей.

Пул может также содержать, так называемые, «дорожки». Они нужны для того, чтобы указать участников процессов, которые скрыты в пуле. Например, в процессе работы с клиентами участвует менеджер по продажам, руководитель отдела продаж, возможно, бухгалтер или кассир.

DATE OBJECT (ДАННЫЕ, ОБЪЕКТЫ ДАННЫХ)


Объекты данных – это элемент, который показывает, какие данные и документы нужны для того, чтобы какое-то действие запустилось, либо которые являются результатом выполненного действия. Объектом данных может быть сформированный заказ. Для менеджера это будет результат действий, а для склада, который получает заказ – началом действия (сбор товаров и отгрузка).

MESSAGE (СООБЩЕНИЕ)


Этот элемент необходим, чтобы показать коммуникацию между двумя участниками процесса. Это может быть Email, сообщения внутри системы совместной работы, переписка в каком-либо из мессенджеров, которыми пользуются участники процесса, коммуникации на сайте компании, sms-сообщения и т.д.

ARTEFACT (АРТЕФАКТЫ)

Под артефактами в BPMN понимают объекты, не являющиеся действиями и не связанные с действиями напрямую. Это могут быть любые документы, данные, информация, которая не влияет напрямую на исполнение процесса.

Выделяют два вида артефактов:

  • Object Group (Группа объектов)
  • Text Annotation (Текстовая аннотация)

Object Group (Группа объектов) – это еще одна возможность объединить под общим символом несколько элементов, чтобы сэкономить место на диаграмме и повысить простоту ее восприятия. Здесь собираются различные активности под одним общим названием. Группу объектов также всегда можно рассмотреть детально. Группа выглядит как прямоугольник с закругленными углами, выполненный штриховой линией с точками.

Text Annotation (текстовые аннотации) применяют для различных уточнений к диаграмме. Это могут быть комментарии, пояснения, другая информация, которая повысит читабельность диаграммы. Аннотации – это незакрытый прямоугольник, выполненный сплошной линией, от которого к объекту аннотации ведет линия, состоящая из точек.

ИСПОЛНЯЕМЫЕ И НЕИСПОЛНЯЕМЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

В бизнес-моделировании процессы можно условно разделить на два вида — исполняемые, которые действительно будут работать при помощи специального обеспечения, например, Bizagi, и неисполняемые, т.е.бизнес-модели, необходимые только для изучения и демонстрации вариантов работы предприятия.

В принципе, между их построением нет особой разницы, здесь важен исключительно желаемый результат. Либо бизнес-модель будет применяться только для облегчения взаимопонимания между заказчиком (руководителем) и консультантом (исполнителем). Либо эта нотация будет впоследствии использоваться в какой-либо программной среде для организации работы компании. В обычных руководствах вы этого разделения на две части не найдете. Но я лично считаю, что имеет смысл условно так делить бизнес-процессы, так как при различном желаемом результате потребуется различная глубина проработки деталей и выбор возможных инструментов для работы.

Исполняемые бизнес-процессы обязательно должны быть выстроены в строгом соответствие всем правилам нотации BPMN, так как в противном случае программное обеспечение не сможет работать корректно с составленной бизнес-моделью. Исполняемые процессы нужны, например, на предприятиях, где принят процессный подход к деятельности. Программное обеспечение позволяет вести контроль всех процессов в режиме реального времени, и на основе получаемых на каждом из этапов данных, руководитель компании и подразделений всегда смогут понимать, на каком этапе находится работа по тому или иному процессу. Подобный метод позволяет значительно повысить эффективность управления.

Неисполняемые бизнес-процессы нужны исключительно для демонстрации какой-либо бизнес-модели. Это может быть диаграмма, отображающая реальное положение дел на предприятии, может быть наглядной иллюстрацией к предложенным изменениям при реинжиниринге. В этом случае, конечно, можно использовать любые удобные инструменты, в том числе, традиционный для многих IDEF0. А соблюдение правил языка моделирование необходимо исключительно для достижения взаимопонимания.

Я рекомендую на начальном этапе работы с BPMN создавать неисполняемые бизнес-процессы. Это действительно очень удобная нотация для того, чтобы иллюстрировать свои идеи и предложения, демонстрировать «узкие места» в бизнесе, даже просто для себя разбираться в структуре работы той или иной компании очень удобно с использованием нотаций. Наглядная графика и строгие правила в этом очень помогают.

Исполняемый вариант требует глубоких знаний BPMN, а также внимательного отношения к каждой детали, так как вы, по сути, создаете программу (алгоритм) для компьютера, просто используете для этого не текстовый язык, а графические нотации. Это дело – для опытных специалистов.

ПОДХОДИТ ЛИ BPMN ДЛЯ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА?

Нотации BPMN можно и даже нужно использовать при работе с малым и средним бизнесом. Возможно, что вы не будете реализовать бизнес-модель на уровне программного обеспечения, так как это всегда — дополнительные затраты, и в условиях малого бизнеса нет необходимости в подобных инструментах контроля и анализа работы.

Но, тем не менее, на уровне неисполняемых бизнес-процессов я очень активно используют именно BPMN. Дело в том, что при всей сложности вхождения (т.е изучения и умения работать с нотациями), уровень понимания BPMN — низкий, т.е. для чтения нотаций не требуется вообще никаких особых знаний и навыков. Графические нотации понимаются интуитивно. И я еще не встретил ни одного человека, для которого бы прочесть нотацию было бы сложно. Эта нотация создавалась специально для того, чтобы найти общий язык между аналитиком и обычными бизнесменами (управленцами).

В результате, как я и писал выше, при помощи BPMN вы экономите свое время и время заказчика (руководителя) и добиваетесь максимально высокого уровня взаимопонимания. Нотации не позволяют “двойного прочтения”, а потому очень помогают в работе.

МИНУСЫ И ВАЖНЫЕ ОСОБЕННОСТИ BPMN

О том, насколько удобна BPMN, я сказал уже много. Но для выбора любого инструмента важно также понимать и возможные минусы. О них я сейчас и расскажу:

  • Система имеет значительное количество понятий и терминов, их нужно знать и применять грамотно.
  • Высокий уровень вхождения. Как и любой инструмент с широкими возможностями требует большего времени на изучение, по сравнению с другими нотациями (IDEF0, IDEF3).
  • Необходимо знание бизнес-анализа. В BPMN модели — это не просто картинки или схемы, которые вы можете нарисовать в любом графическом редакторе. Здесь очень важна грамотная структура и четкая последовательность.

ПРИМЕР ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ BPMN

Конечно же, без примера описание моделирования бизнес-процессов было бы неполным и не до конца понятным. Я решил в качестве примера взять процесс обеспечения заказов покупателей, так как этот этап работы присутствует практически в любом направлении бизнеса, а потому реализация этого процесса на практике будет понятна без дополнительных пояснений широкому кругу читателей.

Результатом этого процесса должно быть обеспечение покупателя необходимыми ему наименованиями товара.

Данный бизнес-процесс выполняется следующим образом:

  1. Менеджер по продажам получает информацию о потребностях клиента (заказ).
  2. В системе CRM создается документ Заказ покупателя.
  3. Если нужные товары есть в наличие, то менеджер создает расходный документ в программе учета. Если товара нет в наличии, менеджер делает запрос в отдел закупки.
  4. Отдел закупки оформляет запрос поставщикам на получение товара.

На этом мы будем считать бизнес-процесс завершенным, так как покупатель сейчас или после поступлений товаров от поставщиков, сможет купить все необходимое.

BPMN позволяет при моделировании бизнес-процессов опускать на определенном уровне те или иные реальные процессы. Так, в нашем случае мы оставляем «за скобками» получение заказа и согласование перечня товаров и их стоимости с клиентом. Это можно будет детализировать в случае необходимости отдельно. Также в этом примере мы оставили «за скобками» процессы оплаты товары, отгрузки, оформления расходных документов и т.д. А сейчас у нас другая задача – описать сам процесс обеспечения покупателя необходимыми товарами.

Точкой входа служит получение заказа от покупателя. Точкой выхода – «резервирование товара».

Обратите внимание, что после получения заказа стрелка ведет к этапу-ромбу, т.е. условию:

  • Если весь товар имеется в наличие, то менеджер выполняет подпроцесс «резервирование товаров». Я специально оформил эти действия именно подпроцессом, чтобы иметь возможность при необходимости детализировать действия менеджера. А потом – к точке выхода «Резервирование товаров проведено».
  • Если товаров в наличие нет, то менеджер выполняет запрос в отдел закупки. Информация о заказе переходит в отдел закупки к другому исполнителю – менеджеру по закупкам, что наглядно видно на схеме, и уже этот исполнитель создает заказ поставщику. На схеме также видно, что заказ поставщику создан на основе запроса на поставку и заказа поставщикам.

Зачем может понадобиться такое описание бизнес-процесса? В наглядной форме вы можете показать своим бизнес-клиентам каким образом функционирует или должна функционировать связь между отделами продаж и закупки с целью максимального удовлетворения потребностей покупателей. Также при помощи этого бизнес-процесса техническим специалистам будет намного проще создавать и настраивать программное обеспечение для автоматизации работы компании, так как на диаграмме наглядно видно, какие процессы в какой последовательности должны происходить, какая информация поступает на каком этапе, а также из каких источников, какие из пользователей должны иметь доступ к тем или иным процессам и документам.

При необходимости этот бизнес-процесс может быть детализирован, что также помогает увидеть, что и как работает (должно работать) для получения результата.

КАК РАЗРАБАТЫВАТЬ ДИАГРАММЫ BPMN НА ПРАКТИКЕ?

Здесь я хочу поделиться некоторыми советами о том, с чего начать и как производить разработку моделей бизнес-процессов. Мои советы основаны на знаниях особенностей бизнес-моделирования и личном практическом опыте.

  1. Необходимо запланировать начало и конец процесса. С этого начинается моделирование любого процесса. Так мы обозначаем рамки, в которых будем работать.
  2. Для начала лучше всего описать линейную последовательность действий: шаг за шагом движение от начала к финальному результату. Далее при необходимости добавляются ветвления. В таком порядке работать намного проще, чем ставить две или более ветвей одновременно и путаться в стрелках, что откуда и куда идет.
  3. Пришло время определить ответственных лиц. До этого мы работали с событиями «в чистом виде». Теперь у них появились исполнители и ответственные.
  4. Добавляем данные, сноски, комментарии.

Я лично создаю диаграммы именно в этой последовательности. В принципе, вы можете это делать как-то иначе. Главное, чтобы не возникало путаницы в процессе моделирования.

Что еще хотелось бы посоветовать:

  1. Создавайте диаграммы как можно менее разветвленные. Чем больше элементов окажется на вашей диаграмме, тем сложнее ее будет читать и вам, и вашим заказчикам.
  2. Используйте наиболее простую и понятную терминологию. Очень важно, чтобы ваши заказчики, а также технические специалисты, которые будут работать с диаграммами, без лишних пояснений понимали все (или почти все) термины.
  3. Все названия процессов должны быть максимально информативны и понятны. Иначе читабельность диаграммы также будет крайне низкой. Для названий процессов лучше всего подойдут либо термины, принятые в конкретной организации для описания работы, либо – просто понятные интуитивно фразы.
  4. Зоны ответственности также важно называть понятно для сотрудников компании, бизнес-модель работы которой вы описываете. Самое простое решение – выбирать названия среди существующих подразделений. А если необходимой должности или отдела в компании пока еще не существует, не бойтесь придумывать его сами. Но постарайтесь, чтобы название также было «говорящим», понятным для широкого круга бизнес-аудитории.
  5. Подпроцессов должно быть столько, чтобы избежать ненужной детализации, но не более того. Помните о чувстве меры. Если подпроцессов будет слишком мало, то действия, которые стоило бы спрятать в них, будут находиться в общем процессе, создавая дополнительные объекты, стрелки, ветвления и, как следствие, путаницу. Если вы перестараетесь с желанием убрать все в подпроцессы, то диаграмма потеряет свою информативность, а какие-то изменения в подпроцессе начнут ненаглядно влиять на результаты всего процесса.
  6. Не бойтесь ошибаться! Если вы ошибетесь в исполняемой методологии, это очень быстро выяснится в процессе исполнения (отладки) процесса. Если вы создаете просто наглядную схему, то мелкие ошибки не столь важны, главное, чтобы эта схема помогла вам и людям, для которых вы ее делаете (заказчики, технические специалисты), понять все нюансы вашей идеи. И в любом случае, на ошибках учатся, а исправления внести в бизнес-модель можно быстро и просто.

И, конечно же, независимо от того, какой вариант бизнес-моделирования вам нужен, не стоит бояться BPMN – выучить нотацию очень просто, а для чтения таких диаграмм вашим коллегам и клиентам даже минимальные знания не понадобятся, моделирование очень наглядно и готовые диаграммы понятны интуитивно. Попробуйте, у вас также обязательно все получится.

Еще статьи по данной теме:

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

Основное руководство по картированию бизнес-процессов

Ниже приведены советы, почерпнутые из Интернета, за которыми следуют мнения экспертов и советы по картированию бизнес-процессов.

  • Примените отображение бизнес-процессов к нужным типам процессов. Процессы, отражающие то, как принимаются решения, могут быть не лучшими процессами для сопоставления, поскольку они ограничены по шагам и могут не оказать наибольшего влияния на ваше время.
  • Четко сформулируйте цель отображения процесса. Иногда неэффективность ваших процессов связана с самим процессом. Тогда становится критически важным, чтобы вы также рассмотрели любые пересекающиеся (вторичные) процессы.
  • Стремитесь к лучшему. Нет идеального. Достаточно сказать.
  • Будьте осторожны при составлении схем процессов перекрестной ответственности. Эти типы карт процессов не идеальны, так как ведущую сторону сложно отобразить графически. Будьте внимательны при анализе, чтобы отличить лидера, когда процесс пересекает границы.
  • Попросите кого-нибудь из специалистов составить карту ваших процессов. Рассмотрите возможность помощи извне, если в настоящее время у вас нет специалистов, обученных картографированию.
  • Проверьте свои карты. Сразу после того, как вы их нарисуете, просмотрите их с участниками процесса, чтобы убедиться, что они верны.
  • Постоянно осознавайте свои предположения. Ваши предположения и предположения ваших сотрудников могут доставить вам неприятности. Продолжайте задавать вопросы, раскрывающие ваши предубеждения.
  • Не исправляйте процессы, пока они не будут полностью сопоставлены. Полностью определите свое состояние «как есть», чтобы убедиться, что вы видите полную картину, а затем лучше информированы об изменениях.
  • Помните, что всегда есть исключения и ошибки. Снимайте их, но помните, что они могут не быть нормой и могут не отражать реальную ситуацию как есть.
  • Люди, которые используют процессы, являются экспертами. Очень важно, чтобы у вас был соответствующий обзор, потому что некоторые люди могут быть слишком близки, чтобы изменить процессы, но они смогут сказать вам, есть ли у постулируемых изменений шанс сработать.
  • Соберите все документы по процессу улучшения. Проекты улучшения — это не только карта. Конечно, это важно, но, возможно, вам придется создать его заново.

«Мы на самом деле сейчас находимся в процессе BP Mapping для наших отделов продаж и маркетинга. Важно, чтобы мы связали эти разные отчеты с единой целью: рост. Для этого мы использовали некоторые строгие показатели в том, что мы называем планом роста 5×3. Но самый важный совет, который я могу дать компаниям, желающим инвестировать в BPM, — это ЗАПИСЫВАТЬ И КАРТИРОВАТЬ ВСЕ СВОИ ПРОЦЕССЫ, ПРЕЖДЕ ЧЕМ НАЧАТЬ ИХ МЕНЯТЬ.Сегодняшний мир маркетинга находится в потоке постоянных инноваций и оптимизаций. Из-за этого мы, маркетологи, часто торопимся внедрять, составлять отчеты и оптимизировать наши тесты одновременно. Это просто не работает. Я советую агентствам, использующим моделирование бизнес-процессов, притормозить и убедиться, что вы получаете полную и точную картину своего бизнес-процесса, прежде чем начинать вносить изменения. Ползите, прежде чем ходить — и идите, прежде чем ползать, — иначе вы в конечном итоге споткнетесь о собственных целях оптимизации.”

«Компании, которые решили составить карту своих процессов, должны сначала оценить три-пять основных процессов. В каждой компании есть несколько процессов, и все они требуют решения. Однако каждый процесс не может быть главным приоритетом. Компаниям лучше всего оценить основные болевые точки, влияющие на компанию, определить, какие точки требуют определения процесса, и структурировать процесс для решения этой болевой точки. Если есть процесс, приносящий доход или оказывающий негативное влияние, он должен занять первое место в списке приоритетов.Поскольку компания может развивать все больше и больше процессов, она вкладывает больше стабильности и потенциала роста.

«Первый процесс, выбранный для отображения, должен стать самой большой проблемой в бизнесе, которая ограничивает получение дохода. У каждого бизнеса будут препятствия и болевые точки для роста. Эффективно управляемый бизнес — это успешный бизнес, а успешный бизнес приносит значительную прибыль. Получение доходов поддерживает развитие бизнеса, поэтому компании следует устранить все препятствия, замедляющие получение доходов.”

«Технические возможности BPM значительно опередили уровень принятия или даже осведомленности в этой области. Большинство компаний никогда не занимались картированием процессов — даже неформально — и страдают от плохо определенных процедур, минимального участия персонала, а также значительных переделок и дублирования.

«Ваше время — самая важная инвестиция, и покупка программного обеспечения или найм консультантов не помогут, если ваша команда не привержена картированию процессов.Изучите одну или две формы UML. Я предлагаю использовать диаграммы случаев и диаграммы деятельности. Практикуйте их в увлекательных, нерабочих процессах, таких как планирование вечеринки или выигрыш в боулинге. Изучив технологию составления карты процессов, у вас появится шанс внедрить ее в своей организации.

«Мы составили схему процессов для всех типов организаций, от маркетинговых фирм до заводов и логистических компаний. В большинстве случаев опыт требует непосредственного общения с персоналом и наблюдения за его работой, чтобы узнать о процедурах.Это единственный точный метод документирования текущего состояния организации. Учебные материалы, руководства и даже то, что говорит руководство, обычно устарело или совершенно неверно.

«Хорошо выбрать процесс с малым воздействием и высокой видимостью, чтобы подчеркнуть возможности и полезность картографии. После этого следующим шагом будет разработка словаря для организации. Это терминология, которую люди используют для описания деятельности и рабочего продукта. Затем нас больше всего интересуют процессы, которые переключаются между командами или отделами.Обычно это та область, где больше всего разногласий и больше всего проблем ».

«Отображение бизнес-процессов — очень важная часть создания нового бизнеса или просто новой части бизнеса. Вы должны знать, кто что будет делать и с каким уровнем эффективности и качества, потому что, если они не будут удовлетворять эти потребности, ваш бизнес может сразу же потерпеть неудачу.
«Мой лучший совет — убедитесь, что у вас есть все намеченные мелочи, даже то, кто будет покупать кофе для офиса, вы хотите, чтобы ваш офис двигался как можно более плавно, чтобы не было перегибов. Особенно когда вы начинаете что-то новое, чтобы добиться успеха, оно должно развиваться быстро и эффективно.

«Мы только что закончили набор наших команд для нашего нового журнала Wundr Magazine, который является подразделением Wundr Media. При этом нам приходилось планировать все, от редакторов до журналистов и создателей контента, а также организовывать поездки и фотосессии, чтобы убедиться, что каждый выполняет свою работу на максимально высоком уровне. Я решил составить карту своих процессов, чтобы решить, что является наиболее важным, а что потерпит неудачу, если мы не сделаем это правильно с самого начала.Для нас, конечно, это был маркетинг. Если дерево падает в лесу и никто не слышит, издает ли оно звук? Или, если журнал запускается, и никто об этом не знает, он вообще существует? »

«Картирование бизнес-процессов занимало первое место в большинстве списков важных планов устойчивого роста бизнеса в течение последнего года. Это логичное продолжение осознанных инвестиций в улучшение бизнес-процессов. Спрос на отображение бизнес-процессов медленно и неуклонно растет.Владельцы и руководители бизнеса осознали ценность оптимизированных бизнес-процессов как неотъемлемую часть их общего успеха. Согласно недавнему исследованию AIIM, большинство предприятий рассматривают отображение бизнес-процессов как систематический подход к улучшению своих процессов. Однако менее половины владельцев бизнеса действительно знают все, что им нужно, о картировании бизнес-процессов. Хотя они демонстрируют положительное отношение к внедрению картографирования бизнес-процессов в своих компаниях, большинство из них называют «застревание» в процессе самой главной причиной неспособности внедрить картографирование бизнес-процессов.Однако повышение осведомленности об автоматизации бизнеса увеличивает масштабы принятия картографических схем бизнес-процессов среди лидеров бизнеса и технологий ».

В области маркетинга карты бизнес-процессов называются картами путешествий. Эти карты пути основаны на точке зрения клиента и преобразуют сложные данные в одностраничную визуальную диаграмму.

  • Приобретение — Как привлечь клиентов на наш сайт?
  • Активация — Как заставить их зарегистрироваться?
  • Удержание — как заставить их остаться?
  • Revenue — Как мы зарабатываем деньги?
  • Реферал — Как мы можем использовать этих клиентов, чтобы привлечь больше клиентов?

«Начиная с промежутка между посетителями нашего сайта и подпиской на нашу услугу, мы используем несколько различных инструментов, чтобы ввести их в путешествие.Наш чат и электронная книга находятся на переднем крае. Мы используем их, чтобы получить больше информации о том, кто они и какие у них болевые точки. Как только мы получаем их контактную информацию, мы отправляем их в путешествие, которое определит продавец или заполненная ими форма для потенциальных клиентов. Например, если они выполняют заказы внутри компании, мы отправим им информацию о том, как перейти на аутсорсинг и связанных с этим преимуществах, бесплатные консультации, подписи на аутсорсинг и т. Д. Если они используют другой центр выполнения, мы продадим то, что лучше всего делает ShipMonk.Если они только начинают работать, мы дадим им информацию о том, как начать работу самостоятельно и когда следует рассмотреть вопрос об аутсорсинге.

«После того, как мы убедили клиентов подписаться, мы сосредоточены исключительно на их удержании. Привлечение нового клиента обходится в пять-семь раз дороже, чем удержание текущего, поэтому это очень важно. Мы отправляем промежуточные электронные письма и вознаграждения каждый раз, когда клиент достигает определенного количества отправленных пакетов, и мы проверяем его каждые несколько месяцев, чтобы убедиться, что все идет так, как они надеялись.Мы активно стараемся опережать проблемы, прежде чем они выйдут из-под контроля. Все это делается с помощью автоматизации маркетинга и рассчитывается на основе поведенческого пути.

«Выручка. У нас есть партнеры, предоставляющие услуги, которые приносят пользу нашим клиентам, и если мы увидим возможность, которая в первую очередь принесет пользу нашим клиентам, мы отправим их в новый путь продвижения партнерских услуг. Если они не заинтересованы, мы немедленно снимаем их с пути и идем дальше. Наша цель — помочь нашим клиентам продавать и отправлять больше посылок.Если они продадут больше, мы отправим больше.

«Направление. Это довольно просто. Если у вас есть хороший продукт или услуга, люди будут готовы сообщить об этом другим и написать отзыв. Проблема в том, что большинство людей очень заняты и не думают писать обзор, если они не недовольны. Мы используем поездки, чтобы напоминать клиентам об обзоре и его значении для нашего бизнеса ».

«Моделирование и отображение бизнес-процессов поначалу может показаться сложной задачей. С какого процесса начать? Ответ: какой процесс требует наибольшего внимания? В игру вступают стратегии компании или инициативы, но они могут подсказать вам только общее направление движения.В этом случае или в случае инициатив, содержащих несколько процессов, рекомендуется уточнить поиск. Есть инструменты, которые мне нравятся для достижения фокуса: SIPOC и расчеты производительности и возможностей процесса. SIPOC может дать вам полное представление о вашем процессе. Часто, изучая взаимодействия сторон, поставщиков и потребителей, становится очевидным, какой процесс начать моделировать. Вычисления возможностей и производительности процессов дают нам общий язык для сравнения процессов друг с другом, даже если они сильно отличаются.Когда у нас будет способ количественно измерить процессы, мы сможем смоделировать процесс с наихудшими результатами, чтобы увидеть, как мы могли бы его улучшить, что затем улучшило бы все ».

«Составление схемы бизнес-процессов — отличный способ начать путь к постоянному совершенствованию. Как мы можем улучшить, если не знаем, с чего начать? Мы не можем! Итак, первый шаг — понять наш текущий уровень производительности. Для этого нам нужно знать, каковы наши текущие процессы и как измерить их эффективность.

«У каждой компании есть основные процессы, которые необходимы для достижения стратегии компании. Например, в страховой компании процесс рассмотрения претензий является абсолютно важным и может быть хорошей отправной точкой для картирования процесса. В производственной компании планирование и составление графиков имеют важное значение и могут стать отличной отправной точкой. Выберите что-то важное, чтобы время, потраченное на документирование и оценку процесса, считалось полезным.

«Чтобы составить карту процесса, работайте с командой людей, которые выполняют работу ежедневно.Именно они знают, как на самом деле работает процесс и каковы потенциальные проблемы. Вот некоторые ключевые вопросы, которые следует задать:

  • Каковы этапы процесса от начала до конца?
  • Какая функция отвечает за каждый шаг в процессе?
  • Как мы измеряем эффективность каждого процесса?

«Для начала работы не требуются никакие инвестиции. Команда может начать с простой стопки заметок на белой доске, и как только процесс будет определен, задокументируйте его для использования в будущем в программе, которую компания уже использует.В процессе работы с командой над составлением схемы бизнес-процессов всплывут многие идеи по улучшению процессов. Вы будете поражены всеми хорошими идеями, которые есть у членов команды о том, как можно было бы что-то сделать лучше. Сейчас идеальное время, чтобы начать! »

Диаграммы процессов

в Visio — служба поддержки Office

Диаграммы процессов — это визуализация любого вида пошагового процесса. Обычно они создаются в виде блок-схем с фигурами, представляющими шаги в процессе, соединенными стрелками, указывающими следующий шаг.

Visio имеет множество шаблонов схем процессов, но все они могут быть отнесены к одной из двух категорий:

Технологические схемы общего назначения

Если вы хотите изобразить процесс и у вас нет конкретной методологии, которой вы хотели бы следовать, один из этих трех шаблонов должен работать хорошо. Эти схемы поддерживаются в Visio Standard, Visio Professional и версиях Visio по подписке.

Чтобы найти эти шаблоны:

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Новый .

  3. Щелкните Блок-схема .

Базовая блок-схема

Шаблон базовой блок-схемы полезен для широкого круга бизнес-процессов, где каждый шаг может быть представлен с помощью простых геометрических фигур.

Функциональная блок-схема

Многофункциональная блок-схема — это то же самое, что и базовая блок-схема, но с добавленным элементом структуры: контейнерами, называемыми «дорожками», которые представляют людей или отделы, ответственные за каждый шаг.Фактически, шаблон кросс-функциональной блок-схемы использует тот же набор форм, что и шаблон базовой блок-схемы; Основное отличие состоит в том, что на страницу добавлено несколько дорожек, с которых вы можете начать.

Схема рабочего процесса

Схема рабочего процесса — это графическая диаграмма общего назначения. Он имеет формы для многих общих бизнес-отделов, объектов и ступеней. Вы можете использовать его вместо базовой блок-схемы, чтобы более наглядно показать, как процесс проходит через различные этапы.

Верх страницы

Диаграммы процессов для конкретных методологий

Диаграммы процессов, основанные на методологии, имеют более структурированную структуру, чем диаграммы общего назначения, и могут передавать более подробную информацию. Они часто используют символы, которые имеют определенное значение, или требуют, чтобы определенные виды данных сопровождали определенные формы, чтобы полностью реализовать процесс. Эти правила или рекомендации обычно формально описаны в спецификациях, большинство из которых доступно в Интернете. Эти схемы поддерживаются только в Visio Professional и Visio Plan 2.

Чтобы найти эти шаблоны:

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Нажмите Новый .

  3. Щелкните Блок-схема или Business .

Некоторые из шаблонов, включенных в Visio для поддержки схем методологии конкретных процессов, включают:

  • Схема обозначений моделирования бизнес-процессов

  • Диаграмма анализа дерева отказов

  • IDEF0 Схема

  • Схема ITIL

  • Рабочий процесс Microsoft SharePoint

  • Схема SDL

  • Диаграмма шести сигм

  • Диаграмма TQM

  • Карта потока создания ценности

Диаграмма BPMN

Вы можете создавать блок-схемы нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN), которые следуют за BPMN 1. 2 стандарт. Для получения дополнительной информации см. Создание процессов, совместимых с BPMN.

Диаграмма анализа дерева отказов

Используйте диаграммы Fault Tree для документирования бизнес-процессов, включая процессы Six Sigma и ISO 9000. Для получения дополнительной информации см. Создание диаграммы анализа дерева отказов.

IDEF0 Схема

Создавайте иерархические диаграммы для управления конфигурацией модели, анализа потребностей и выгод, определения требований и моделей непрерывного улучшения с помощью моделей диаграмм процессов IDEF0. Для получения дополнительной информации см. Создание диаграмм IDEF0.

Схема ITIL

Документ о передовых методах управления процессами обслуживания информационных технологий на основе стандарта библиотеки инфраструктуры информационных технологий. Для получения дополнительной информации см. Создание диаграммы ITIL.

Рабочий процесс Microsoft SharePoint

Вы можете создавать аннотированные схемы рабочих процессов для SharePoint 2010 в Visio, а затем экспортировать их для настройки в SharePoint Designer.

SDL Схема

Нарисуйте объектно-ориентированные диаграммы для систем и сетей связи и телекоммуникаций, используя язык спецификации и описания.

Диаграмма шести сигм

Используйте этот шаблон для создания блок-схемы «Шесть сигм» или диаграммы качества. Для получения дополнительной информации см. Создание блок-схемы Six Sigma или диаграммы House of Quality.

Схема TQM

Создавайте диаграммы общего управления качеством, включая причинно-следственные, нисходящие и кросс-функциональные схемы процессов для реинжиниринга бизнес-процессов и постоянного улучшения.

Карта потока создания ценности

Проиллюстрируйте поток материалов и информации в процессе бережливого производства с помощью карт потока создания ценности. Для получения дополнительной информации см. Создание карты потока создания ценности.

См. Также

Создавайте схемы Visio с помощью сенсорного экрана

Что такое отображение процессов | Знакомство с символами и примерами

Создание карты процесса — мощный метод понимания улучшения бизнес-процессов.Для новичков в этой задаче она может показаться чуждой и непосильной.

В этом руководстве по отображению процессов мы рассмотрим:

  • Что такое отображение процесса?
  • Преимущества
  • Примеры
  • Символы и элементы
  • Создание карты процесса

Что такое отображение процессов?

Отображение процессов — это инструмент управления, используемый для визуального отображения потока работы, а также шагов и людей, участвующих в бизнес-процессе.Эти карты также обычно называют блок-схемами или диаграммами рабочих процессов. Организации используют этот инструмент, чтобы лучше понять процесс и повысить его эффективность. Создавая простые для понимания диаграммы, заинтересованные стороны могут определить аспекты процесса, которые можно улучшить. Это включает в себя определение узких мест в рабочих процессах и других недостатков, таких как повторяющиеся задачи, которые идеально подходят для автоматизации.

Преимущества создания карты процесса

Отображение процессов дает множество преимуществ.Мы упомянули несколько преимуществ на абстрактном уровне — лучшее понимание процесса и повышение эффективности. Более конкретные преимущества создания карты процесса включают:

  • Повышение удовлетворенности работой. Сотрудники знают, чего ожидать, каковы их обязанности, и ценят прозрачность, которую обеспечивает карта процессов.
  • Повысьте производительность сотрудников. Сотрудники, которые понимают свои роли и знают, где найти помощь, когда они в ней нуждаются, работают более продуктивно.
  • Удобство для пользователя. Карты бизнес-процессов просты в использовании и идеально подходят для таких задач, как обучение сотрудников и мозговые штурмы. Программное обеспечение BPM позволяет легко разрабатывать и тестировать процессы, а также делиться ими с командой.
  • Сертификаты. Помогает организациям получать и поддерживать отраслевые сертификаты, такие как ISO 9000 и 9001.
  • Решение проблем. Карта бизнес-процессов позволяет организациям проверять гипотезы и «что, если», облегчая выявление проблем и потенциальных решений.

Общие примеры карт процессов

Существует много различных типов карт процессов. Какой из них вы будете использовать, во многом зависит от типа процесса, который вы хотите отобразить, и ваших бизнес-целей. Вот несколько часто используемых типов карт процессов.

Базовая блок-схема

Базовая блок-схема полезна для создания простой карты, которая иллюстрирует входы и выходы процесса. Некоторые идеальные варианты использования базовых блок-схем включают планирование новых проектов, анализ рабочих процессов и управление ими, а также улучшение сотрудничества между членами команды.Блок-схемы могут быть созданы вручную с использованием символов карты процессов, которые мы упомянули выше, или за считанные минуты с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами.

Карта процесса высокого уровня

Карта процесса высокого уровня или карта сверху вниз показывает, как процесс работает за ограниченное количество шагов. Они обеспечивают быстрый снимок того, что делает процесс, но не содержат подробных сведений о том, как выполняется процесс. Карты процессов высокого уровня идеально подходят для обсуждения процессов с руководством или третьими сторонами, которые не требуют подробностей.

Детальная карта процесса

Детали полезны для понимания тонкостей процесса. В отличие от высокоуровневой карты процессов, подробные карты также включают подпроцессы; делает это более полезным для выявления неэффективности и для документирования точек принятия решений в рамках процесса.

SIPOC

SIPOC — это аббревиатура, которая помогает заинтересованным сторонам идентифицировать ключевые элементы процесса. Акроним расшифровывается как поставщик — входы — процесс — выходы — заказчик. SIPOC больше похож на таблицу или диаграмму, чем на карту.Однако перечисление ключевых элементов является важным предвестником создания более подробной карты процесса. Диаграммы SIPOC также помогают определить объем сложных бизнес-процессов и полезны для заинтересованных сторон при обсуждении процесса.

Карты дорожек

Swimlanes, или кросс-функциональные карты, используются, чтобы показать, «кто что делает». Они разделяют действия на дорожки или каналы в зависимости от того, кто отвечает за выполнение задачи или процесса. Карты дорожек полезны для управления.Они идеально подходят для обучения новых сотрудников и повышения ответственности. Карты Swimlane также помогают заинтересованным сторонам понять рабочие процессы и то, как они связаны с другими бизнес-процессами и взаимодействуют с ними.

Карты потока создания ценности

Карты потока создания ценности

показывают шаги, необходимые для доставки продукта или услуги клиентам. Они используют систему символов для иллюстрации информационных потоков и задач. Карты потока создания ценности особенно полезны для выявления потерь внутри процессов и между ними.Они также играют важную роль в определении возможностей и планировании будущих проектов.

Символы и элементы карты процессов

Источник: Leanmethods.com

В картах процессов используется более 30 различных символов для обозначения определенных элементов. Эти символы процесса также обычно называют символами блок-схемы или формами блок-схемы. Символы взяты из унифицированного языка моделирования (UML). UML был создан инженерами-программистами, чтобы предоставить стандартизированный способ анализа и проектирования программ.Однако UML стал одной из самых популярных систем, используемых для моделирования бизнес-процессов.

Символы делятся на следующие категории:

  • Символы процесса / работы
  • Разветвление и управление символами потока
  • Символы ввода и вывода
  • Символы для хранения файлов и информации
  • Символы обработки данных

Для большинства организаций, однако, использования небольшой части наиболее распространенных символов будет достаточно для завершения карты процесса.Некоторые часто используемые символы включают:

Процесс- Прямоугольник используется для представления конкретного процесса, его действий и функций.

Отводная линия → Стрелка показывает как направление потока, так и связь между ступенями.

Терминатор — Терминатор показывает начало или конец потока процесса.

Decision- Указывает, что необходимо принять решение, после которого поток будет следовать заранее определенному пути, основанному на этом решении.

Документ (-ы) — Прямоугольник с волнистым основанием обозначает отдельный документ или информацию, которые могут быть прочитаны людьми. Наличие нескольких прямоугольников с волнистым основанием указывает на то, что существует более одного документа, который можно просмотреть.

Задержка — Символ задержки означает, что в процессе есть пауза перед продолжением потока.

Ручной ввод — Этот символ используется для обозначения того, что процедура будет выполняться вручную человеком.

Как создать карту процесса

Важно вовлечь в процесс все ключевые заинтересованные стороны.Каждый должен понимать цели организации и основы картографии. Ручное создание включает рисование вручную с использованием обозначений карты процесса, о которых мы упоминали выше. Чтобы упростить процесс и улучшить совместную работу, вы можете использовать программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Программное обеспечение позволяет легко разрабатывать и тестировать процессы, сохранять вашу работу и делиться ею с членами команды.

Определите процесс

Первым шагом является определение правильного бизнес-процесса.Это может быть слишком затратный процесс. Или тот, который включает ручные процессы и подвержен задержкам. Назовите процесс и укажите его в верхней части документа.

Собери свою команду

Один из наиболее важных аспектов процесса — включить в него тех, кто лучше всего знаком с его внутренним устройством. Вклад ключевых заинтересованных сторон гарантирует, что картирование процесса будет тщательным и что вы не упустите важные детали или соображения. С самого начала уделите время мозговому штурму своей команде.Определите, кто что делает, когда и как это делается.

Сбор данных

После первоначального мозгового штурма начните сбор соответствующих данных и информации. Определите, когда процесс начинается и когда заканчивается. Перечислите все шаги, необходимые для завершения процесса. Определите входы, выходы и вовлеченных людей.

Перечислить шаги в последовательном порядке

Когда у вас будет полный список задействованных шагов, поработайте со своей командой, чтобы расположить их в последовательном порядке.Определите событие, которое запускает процесс, а также действия и решения, которые приводят его к завершению.

Нарисуйте карту с помощью символов

Включите всю информацию, которую вы определили на предыдущих этапах, и используя символы процесса, которые мы определили ранее в этом руководстве. Например, используйте овал (терминатор), чтобы обозначить начало процесса. Это должно быть точное описание процесса в том виде, в каком он существует в настоящее время.

Анализировать

После того, как ваша карта процесса будет завершена, вы можете использовать ее для выявления узких мест и неэффективности.Ищите ручные задачи, которые можно улучшить за счет автоматизации. Определите шаги, которые можно устранить. Получите отзывы и предложения от каждого члена вашей команды.

Усовершенствуйте свой производственный процесс

Внедрите методы и инструменты сопоставления, которые вы определили на предыдущем шаге. Если улучшения и предложения окажут широкое влияние на процесс, не внедряйте их все сразу. Сделайте улучшения в приоритете. Начните с малого, чтобы избежать возможных сбоев в процессе. Следите за улучшениями.Определите, нужны ли дальнейшие улучшения.

ProcessMaker

Отображение процессов — невероятно эффективный инструмент для повышения операционной эффективности, предлагающий широкий спектр организационных преимуществ. Чтобы извлечь из этого максимальную пользу, попробуйте ведущее в отрасли программное обеспечение ProcessMaker для интеллектуального управления бизнес-процессами с низким уровнем кода. С легкостью создавайте бизнес-процессы корпоративного уровня и используйте мощные решения автоматизации ProcessMaker.

Как построить диаграмму вашего бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это набор действий или задач, которые достигают определенной цели организации.Благодаря автоматизации бизнес-процессов с помощью Laserfiche Workflow организации по всему миру повысили производительность и сократили расходы. Однако перед тем, как перейти к реализации рабочего процесса, жизненно важно составить схему бизнес-процессов, чтобы убедиться, что они максимально просты, логичны и согласованы.

Зачем мне составлять схему бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это дорожная карта для реализации — она ​​описывает ожидаемый результат и дает конкретные основания для построения.

Диаграмма бизнес-процесса:

  • Позволяет взглянуть на общую картину и учесть все типы потенциальных сценариев.
  • Помогает вам изучить и понять ваш процесс досконально, чтобы вы могли увидеть, как его можно изменить или улучшить при автоматизации.
  • Создает наглядное пособие, с которым может согласиться каждый, гарантируя, что все находятся на одной странице.
  • Помогает сократить количество предварительных ошибок и предотвратить ненужные изменения в будущем.

Как построить схему бизнес-процесса?

Схема бизнес-процесса состоит из трех шагов:

  1. Создание начальной схемы на основе предварительного обнаружения.
  2. Соберите дополнительные требования.
  3. Включите эти требования в диаграмму.

При необходимости повторите шаги 2 и 3, пока все не будут удовлетворены конечным результатом.

Создайте начальную диаграмму на основе предварительного обнаружения.

Начальная диаграмма — это общий обзор того, как заинтересованные стороны думают, как выглядит бизнес-процесс.Это общая диаграмма, которую вы будете «детализировать» на протяжении всего процесса построения диаграмм. Прежде чем составлять эту диаграмму, сядьте вместе с заинтересованными сторонами, чтобы придумать начальные общие этапы бизнес-процесса.

Вот пример начальной схемы процесса создания заказа на поставку:

Соберите дополнительные требования.

Сбор требований состоит из получения информации о бизнес-процессе от людей, участвующих на каждом этапе, таких как конечные пользователи, заинтересованные стороны, помощники по административным вопросам и руководители отделов.

На этапе сбора требований вы можете обнаружить, что сотрудники больше не соблюдают установленные процедуры или что текущий рабочий процесс в офисе вызывает крайнее разочарование. Вы также можете узнать, как фактически выполняются задачи, а не как они должны выполняться.

Ответьте на эти вопросы во время сбора требований:

  • Какова общая цель бизнес-процесса?
  • Что запускает процесс?
  • Что сигнализирует об окончании процесса?
  • Каковы действия на каждом этапе и кто участвует в каждом из них?
  • Есть ли альтернативные маршруты в процессе?

Обязательно используйте определенную терминологию при опросе пользователей и попросите их объяснить неоднозначные фразы.

Примеры:

  • «Файл» может означать отдельный документ или пакет отдельных документов.
  • «Отправка» документа может означать его отправку по электронной почте, сохранение в сетевой папке или транспортировку бумажной копии.

Некоторые другие термины, которые часто неправильно понимают и неправильно используют, включают:

  • Принесите / храните.
  • Может / не может получить доступ.
  • Обзор.
  • Принять.
  • Уведомить.
  • Процесс.

Диаграммы бизнес-процессов — прекрасная возможность улучшить то, как дела идут в вашей организации.

Спросите себя:

  • Есть ли в процессе какие-либо шаги, которые кажутся излишними?
  • Есть ли какая-то часть процесса, которую можно изменить для повышения эффективности?

Не бойтесь вносить изменения в текущий процесс и включать их в свою схему.

Включите эти требования в диаграмму.

После того, как вы собрали требования, включите их в свою диаграмму, конкретизируя каждый шаг.Не делайте предположений даже в отношении таких мелочей, как формат поля даты — диаграмма бесполезна, если она не является подробной, правильной и исчерпывающей.

Покажите эту диаграмму заинтересованным сторонам и конечным пользователям, чтобы убедиться, что они удовлетворены завершенным процессом. Пересматривайте диаграмму, пока все не останутся довольны окончательной версией, но убедитесь, что вы все время помните о цели процесса. Помните, что эта диаграмма должна быть завершена, когда она показывает процесс, который достигает этой цели, а не обязательно, когда выполняется желание каждого пользователя или отдела.

Окончательная диаграмма процесса создания заказа на поставку намного более детализирована, чем первоначальная:

Переосмыслить текущий процесс

Закупка Laserfiche дает прекрасную возможность усовершенствовать и оптимизировать существующие процессы, чтобы сделать их максимально плавными и эффективными. возможный. Когда у вас будет подробная схема, будет намного проще перевести бизнес-процессы в Laserfiche Workflow, потому что вы убедились, что они эффективны, понятны и подходят для всех участников.

Автоматизация бизнес-процессов — лишь одна из функций такой системы управления документами, как Laserfiche. Получите помощь в исследовании многих полезных функций управления документами с помощью нашего бесплатного руководства сегодня!


Блок-схемы — Навыки решения проблем от MindTools.com

Определите свой оптимальный процесс и сообщите о нем

Как часто вы думали об оптимизации процесса в своей организации, но не знали, с чего начать? Или, возможно, вы изо всех сил пытались понять процесс, когда он вам подробно описан.

Блок-схемы

— полезный инструмент в таких ситуациях, поскольку они упрощают понимание процесса с первого взгляда. Используя всего несколько слов и несколько простых символов, они ясно показывают, что происходит на каждом этапе и как это влияет на другие решения и действия.

В этой статье и видео мы рассмотрим, как создавать и использовать блок-схемы, и исследуем, как они могут помочь вам в решении проблем в ваших процессах.

Нажмите здесь для просмотра стенограммы этого видео.

Что такое блок-схема?

Блок-схемы

— это простые для понимания диаграммы, которые показывают, как этапы процесса сочетаются друг с другом. Широко распространено мнение, что американский инженер Фрэнк Гилбрет был первым, кто задокументировал последовательность операций, поскольку в 1921 году он представил Американскому обществу инженеров-механиков концепцию «технологической схемы».

Блок-схемы

обычно состоят из четырех основных символов, соединенных стрелками, указывающими направление потока:

1. Продолговатые круги, обозначающие начало или конец процесса.

2. Прямоугольники, обозначающие инструкции или действия.

3. Бриллианты, которые указывают, где вы должны принять решение.

4. Параллелограммы, показывающие ввод и вывод. Это могут быть материалы, услуги или люди.

Совет:

Вы можете использовать много других символов в блок-схеме, но помните, что эти диаграммы используются для связи . Если вы используете символы, которые понимают лишь несколько человек, вы можете не донести свое сообщение.Итак, постарайтесь не усложнять !

Когда использовать блок-схему

Все организации используют блок-схемы для:

  • Определите процесс.
  • Стандартизация процесс.
  • Сообщите о процессе.
  • Определите узкие места или отходы в процессе.
  • Решить проблему .
  • Улучшение процесса.

Например, разработчики программного обеспечения могут использовать их для определения того, как объединяются автоматизированная и ручная части процесса.Неопытные члены команды могут следовать блок-схеме, чтобы помочь им выполнять действия в правильном порядке. Производитель может гарантировать, что он придерживается своих ценностей, применив блок-схему контроля качества, в которой представлены вопросы и точки принятия решений. А HR-отдел может объединить блок-схему с органограммой. чтобы показать людям, к кому обращаться по вопросам и когда.

Зачем нужны блок-схемы?

Простота этого инструмента делает общение и документирование процесса быстрым и понятным, так что процесс, скорее всего, будет понят и применен правильно и последовательно.Это также может помочь вам оценить временные рамки процесса, поскольку вы сможете лучше оценить время, необходимое для каждой задачи. по пути. И вы, скорее всего, определите, кого вам следует привлечь и на каком этапе, например, высшее руководство или орган по соблюдению требований.

Но вы также можете извлечь выгоду из самого процесса создания блок-схемы, поскольку вы строите ее шаг за шагом. Вы сможете сосредоточиться на деталях каждого отдельного этапа, не отвлекаясь от остальной части процесса, а затем снова «уменьшить масштаб», чтобы увидеть более широкую картину.

Совет:

Если в вашем процессе или проекте задействовано несколько человек или команд, может оказаться более полезным использовать диаграмму плавательной дорожки. а не блок-схему — это поможет вам показать потоки процессов между людьми и командами.

Как создать блок-схему

Выполните следующие четыре шага:

Шаг 1. Определение задач

Начните с перечисления всех задач в процессе в хронологическом порядке. Задайте такие вопросы, как: «Что будет дальше в процессе?» или: «Вам нужно принять решение перед следующим шагом?» или: «Какие утверждения необходимы, прежде чем вы переходите к следующей задаче?»

Поставьте себя на место человека, использующего процесс, возможно, впервые.Поговорите с членами команды, которые работают с процессом напрямую, и узнайте их мнение о том, где можно улучшить. А еще лучше применить практический подход и самостоятельно выполнить процедуру, думая о практических аспектах каждого этапа. Использование карты впечатлений клиентов если ваша блок-схема ориентирована на обслуживание клиентов, чтобы вы могли лучше понять процесс.

Шаг 2. Организация и документирование задач

Затем начните свою блок-схему, нарисовав продолговатый круг и пометив ее «Старт».«

Затем проработайте весь процесс и покажите действия и решения в том порядке, в котором они происходят. Свяжите их стрелками, чтобы проиллюстрировать ход процесса.

Там, где вам нужно принять решение, нарисуйте стрелки от ромба решения к каждому возможному решению, а затем пометьте каждую стрелку принятым решением. Не забудьте показать конец процесса с помощью удлиненного круга с надписью «Готово».

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Шаг 3. Еще раз проверьте процесс

Когда вы закончите свою блок-схему, вернитесь к началу и попробуйте, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили. Проработайте каждый шаг и спросите себя, правильно ли вы представили последовательность действий и принимаемых решений. Нужно ли принимать дополнительные решения на определенных этапах?

Затем покажите вашу блок-схему другим людям, особенно тем, кто работает непосредственно с процессом.Попросите их проверить, работает ли он, и сообщить вам, есть ли какие-либо проблемы или упущения.

Шаг 4: Проверка блок-схемы

Наконец, вы можете улучшить процесс, а не просто записать его. Итак, посмотрите, не являются ли какие-либо из описанных вами шагов ненужными или чрезмерно сложными. Определите основные узкие места , и обработайте их, чтобы повысить производительность.

Есть ли какие-либо недостающие шаги, независимо от того, насколько они малы или кажутся незначительными, которые вы должны добавить? И назначили ли вы задачи и решения нужным людям или автоматизировали их там, где это наиболее целесообразно? Внесите любые изменения, а затем снова проверьте диаграмму.

Совет:

По мере того, как вы оспариваете свою блок-схему, вы также можете бросить вызов испытанным методам работы членов вашей команды. Итак, найдите время, чтобы заручиться поддержкой своих идей, и не ожидайте, что это изменит привычки людей. с ночевкой.

Вы можете обнаружить, что диаграммы SIPOC предоставит вам подробную информацию, необходимую для контролируемого и эффективного внедрения изменений.

Программное обеспечение для блок-схем

Скорее всего, вы начнете с рисования блок-схем вручную, но часто удобнее использовать приложение для создания диаграмм, чтобы сохранять, изменять и делиться своими диаграммами.

Такие приложения различаются от простых и бесплатных, таких как draw.io, creately и Pencil Project, до более сложных и платных, таких как gliffy ™, Lucidchart, SmartDraw ™ и Visio®.

Совет:
Блок-схемы

могут быстро стать длинными и сложными, так что вы не сможете представить их на одном листе бумаги. Здесь вы можете использовать «соединители» (показанные в виде пронумерованных кружков), чтобы связать поток при переходе с одной страницы на другую. Пользователь может следить за совпадающими числами, чтобы отслеживать ход процесса.

Пример

На изображении ниже показана часть блок-схемы того, как администраторы в примерной компании должны направлять входящие телефонные звонки в нужный отдел:

Ключевые моменты
Блок-схемы

— это простые диаграммы, которые отображают процесс, чтобы вы могли легко передать его другим людям. Вы также можете использовать их для определения и анализа процесса, построения его пошаговой картины, а затем его стандартизации или улучшения.

Чтобы нарисовать блок-схему, определите задачи и решения, которые вы принимаете в процессе, и запишите их по порядку.

Затем расположите эти шаги в формате блок-схемы, используя соответствующие символы.

Наконец, проверьте и проверьте свою блок-схему, чтобы убедиться, что она точно представляет процесс и показывает наиболее эффективный способ выполнения работы.

Блок-схемы, помогающие понять бизнес-процессы

«Без постоянного роста и прогресса такие слова, как улучшение, достижение и успех, не имеют значения» — Бенджамин Франклин

Время от времени организации стремятся оптимизировать свои бизнес-процессы.Иногда задача кажется довольно простой, а иногда знание, с чего начать, сводит с ума. Бизнес-процессы, даже если цель известна, могут быть трудными и сложными, что сбивает с толку ответственных за них. Отслеживание каждой детали в рамках бизнеса может быть сложной задачей и потенциально может оказаться беспорядочной. Те, кто стоит у руля бизнеса, должны искать способы понять и упростить бизнес-процессы, и среди этих подходов выделяются блок-схемы процессов. Эти диаграммы помогают организовать и наглядно представить бизнес-процессы сейчас и даже в будущем.Прелесть блок-схем заключается в их простоте и способности наглядно проиллюстрировать взаимосвязь между задачами и людьми, которым поручено выполнение этих задач — суть бизнес-процессов.

Блок-схемы

с первого взгляда отображают подробные бизнес-процессы, делая их простыми для понимания. Несколько слов, цветов, линий и простых символов эффективно показывают, что происходит на каждом этапе и как эти этапы влияют на дальнейшие действия и принятие решений. Большая часть блок-схем бизнес-процессов заключается в том, что любая организация может использовать их для определения и разъяснения любого процесса.Для бизнес-процесса блок-схемы помогают: определять, стандартизировать, общаться, идентифицировать блоки и отходы, предлагать способы решения проблемы и предлагать методы для улучшения процесса. Поскольку бизнес-процессы представляют собой совокупность задач с лицами, ответственными за предоставление результатов клиентам, необходимо, чтобы они были простыми и легкими для понимания и реализации.

Давайте посмотрим на пример — опытный разработчик программного обеспечения может использовать блок-схему бизнес-процесса, чтобы понять взаимосвязь и взаимосвязь автоматизированной и ручной частей процесса.Младшие члены команды и люди из других команд также смогут следить и выполнять все действия в соответствующем порядке, просто следуя шагам в блок-схеме. Другой пример: Объединив блок-схему и графическое представление организационной структуры, компания сможет четко показать своим сотрудникам, с кем они могут связаться по какой проблеме, какой процесс следует выполнять и когда.

Есть несколько общих бизнес-процессов, которые можно упростить и сделать понятными, изобразив их в виде блок-схем.

  • Процесс утверждения документа

Этот процесс определяет, должно ли действие быть утверждено, чтобы продолжить процесс, или действие должно быть отклонено, возвращая процесс к началу. Этот процесс выглядит следующим образом:

  • Подача документа
  • Утвержденный документ ведет к хранению документа / Отказ в документе приводит к отмене процесса
  • Электронное письмо, отправленное соответствующей стороне с информацией о решении
  • Процесс реагирования на инциденты

Владельцы бизнеса понимают, что любой бизнес — это уязвимы для рисков, которых чаще всего невозможно избежать.Конечно, есть возможность снизить эти риски за счет наличия надежного плана действий в чрезвычайных ситуациях / бизнес-процесса для предотвращения несчастного случая. Давайте разберемся, как показано ниже:

  • Появляется мошеннический клиент, представляющий угрозу / риск
  • Группа, ответственная за безопасность, оценивает угрозу
  • Если реальной угрозы нет, процесс будет прекращен
  • Если клиент представляет реальную угрозу, сообщение будет отправлено на адрес уведомить всех руководителей компании
  • Высшее руководство должно встретиться, чтобы предложить и внедрить решение
  • На этом процесс закончится
  • Процесс индукции сотрудников

Наем и привлечение новых сотрудников — критически важный процесс для любого бизнеса .Это должно происходить плавно и быстро, чтобы новые сотрудники не только быстро приступили к работе, но и делали это с полным пониманием организации и ее культуры. Процесс будет следующим:

  • Новые сотрудники получают форму и другие необходимые документы для подписания
  • Формы проверяются на достоверность и правильность
  • Новые сотрудники отправляются в компанию по электронной почте
  • Назначенный сотрудник помогает новым сотрудникам с расходными материалами, доступом к ИТ место для сидения и другая административная помощь

Это всего лишь несколько примеров того, что представляют собой основные бизнес-процессы, и очевидно, что блок-схема процесса будет полезна.Поскольку все согласованы в отношении этапов процесса, вероятность пробелов в понимании и сбоев в процессах минимальна.

Бизнес-процессы составляют основу компании, поэтому их простота для понимания и реализации имеет решающее значение. Таким образом, блок-схема бизнес-процесса — это инструмент, который не только обеспечивает простоту, но и ускоряет документирование и обмен информацией о процессе, делая его быстрым и точным, что упрощает реализацию. Рассматриваемая блок-схема позволяет выделить точные и реалистичные сроки для каждой задачи в рамках бизнес-процессов, обеспечивая минимальные задержки и ложные ожидания.Кроме того, четко сформулированный бизнес-процесс упрощает определение людей для каждого этапа, роли, которую они должны выполнять, и уровня стажа, необходимого для каждого этапа.

Эксперты рекомендуют, чтобы те, кто контролирует и участвует в бизнес-процессах, в идеале создавали необходимые блок-схемы. По мере того, как они поэтапно строят блок-схему, они будут лучше понимать процесс, что позволит им управлять текущими процессами, не чувствуя себя перегруженными. Блок-схема отображает общую структуру бизнес-процессов, а также отслеживает поток информации и лучшие методы работы с ними.Выделяя точки принятия решения и ключевых лиц, он также становится очень важным инструментом для улучшения процессов. Не только взаимосвязь, блок-схема бизнес-процесса также полезна для сбора данных и информации о конкретном процессе, что, в свою очередь, помогает принимать решения и оценивать производительность. Это также может помочь в выявлении и устранении ненужных шагов и лиц в рамках процесса. Человеческий капитал можно было бы использовать в других местах для большей эффективности.

Блок-схемы

— это инструменты проектирования, которые, хотя и относительно старше других инструментов, продолжают оставаться популярными для разработки бизнес-процессов, учитывая их простоту и эффективность.Программисты продолжают использовать блок-схемы для создания программ, помогающих и поддерживающих предприятия.

Успех бизнеса — главная и конечная цель любой компании / предпринимателя. Один неверный шаг или неверное решение могут превратиться в огромную проблему, решение которой может оказаться очень дорогостоящим. Понимание и закрепление бизнес-процессов в рамках блок-схемы может частично снизить риски. Поскольку управление бизнес-процессами направлено на обнаружение, анализ, оптимизацию, моделирование и мониторинг бизнес-операций, оно должно быть точным и надежным.Правильно сделанный этот шаг проложит путь для бесперебойной и бесперебойной бизнес-деятельности и более высокой эффективности задействованного человеческого капитала.

Для управления бизнес-процессами необходимы инструменты, которые увеличивают ценность компании с точки зрения повышения производительности, сокращения расходов, лучшего контроля и большей прозрачности. Блок-схемы являются одними из самых простых, но наиболее эффективных инструментов для оптимизации, измерения и автоматизации бизнес-процессов. Компаниям было бы полезно изучить и обучить своих сотрудников составлению блок-схем не только для бизнес-процессов, но и для других видов деятельности.

Диаграмма бизнес-процесса

— обзор

В двух словах: Введение в BPMN

BPMN утверждает, что ее легко понять — мы воспользуемся примером, чтобы передать основные концепции BPMN, чтобы вы могли сами убедиться, правда ли это . Затем вы можете перейти непосредственно к деталям. BPD состоит из действий, событий и шлюзов, которые поток последовательности помещает в последовательность потока. Действия, события и шлюзы обобщаются под термином объект потока .

Рисунок 6.1 описывает в BPMN, как компания по аренде автомобилей SpeedyCar составляет ежемесячный отчет для клиента, который включает все арендные платежи клиента.

Рисунок 6.1. Ежемесячный отчет

Чтобы назвать отдельные элементы BPMN на диаграмме, мы использовали множество комментариев. Комментарии обозначаются открытой квадратной скобкой в ​​BPMN и могут быть связаны с другими элементами модели с помощью ломаной линии, ассоциации.

Начальное событие отмечает начальную точку потока. События в BPMN могут иметь тип, указывающий на обстоятельства, при которых происходит событие, триггер.В этом примере процесс начинается с начала события конца месяца типа таймера. Как только наступает конец месяца, входящее событие запускает процесс Создание ежемесячной выписки для клиента.

Временное событие запускается в конкретный момент времени, например, 08/02/2008, 02:08 утра, или повторяющимся временным событием, например, в конце месяца. Сообщение — это еще один тип события. Например, входящий телефонный звонок или входящее электронное письмо типа сообщения может запустить процесс.

Как только процесс вызывается, стартовое событие получает маркер. Токен — это своего рода виртуальный шарик, который катится по процессу и, таким образом, имитирует рабочий процесс. В отличие от настоящего мрамора, жетон может размножаться или разрушаться. Процесс завершается, когда разрешается последний токен.

На рис. 6.1 токен запускается от начального события к задачам «Определение клиента для выставления счета», «Создание счета-фактуры» и «Разноска счета-фактуры» через последовательность операций. После задачи разноски счета поток последовательности входит в параллельный шлюз.Шлюз разделяет поток последовательности на две параллельные линии, что удваивает токен. Каждый поток последовательности получает токен.

BPMN предлагает два варианта для иллюстрации параллельных потоков: явный с использованием параллельного шлюза или неявный с использованием нескольких потоков последовательности, которые покидают действие. В обоих случаях каждый исходящий поток последовательности получает токен, и запускаются обе задачи «Отправить счет» и «Собрать прямой дебет» (см. Рисунок 6.2).

Рисунок 6.2. Ветвление в параллельных рабочих процессах

Параллельный шлюз может разделять или синхронизировать параллельные рабочие процессы.При синхронизации несколько потоков последовательности ведут в шлюз и только один ведет наружу (см. Рисунок 6.3). Шлюз ожидает, пока токен не станет доступным в каждом входящем потоке. Только после этого токены соединяются, и поток продолжается.

Рисунок 6.3. Объединение параллельных потоков

В этом примере параллельные операции «Отправить счет» и «Сбор прямого дебетования» синхронизируются в параллельном шлюзе. Только когда две задачи будут выполнены, поток продолжается.

На рисунке 6.1, затем токен переходит к конечному событию, которое отмечает конец процесса и уничтожает ровно один токен. Поскольку ни один другой токен не активен, создание ежемесячного отчета для процесса клиента завершено.

Теперь давайте усовершенствуем процесс: помимо оплаты прямым дебетом мы также включим оплату кредитной картой (см. Рисунок 6.4).

Рисунок 6.4. Ежемесячный отчет

Чтобы обозначить, что может быть выбрана ровно одна альтернатива, мы используем эксклюзивный шлюз. Клиент платит либо кредитной картой, либо дебетовой, но не обоими способами.

В эксклюзивном шлюзе маркер проходит по потоку последовательности, условие которого выполняется первым. Как уже следует из названия шлюза, выбирается только один поток последовательности.

После получения прямого дебетования или списания с кредитной карты поток последовательности снова объединяется с эксклюзивным шлюзом. Как только одна из двух задач будет завершена, токен мигрирует на шлюз и передает его без каких-либо задержек.

В качестве альтернативы эксклюзивному шлюзу поток последовательности также может быть объединен в действие.Если несколько потоков последовательности завершаются одним действием, каждый входящий токен запускает действие.

Например, как только будет выполнено получение прямого дебетования или списания с кредитной карты, начинается действие типа «Просмотр счета-фактуры» (см. Рисунок 6.5).

Рисунок 6.5. Объединение альтернативных потоков

Вместо использования эксклюзивного шлюза вы также можете смоделировать это поведение с помощью потока условной последовательности. Он обозначен маленьким ромбиком прямо на месте действия. Поведение двух нотаций идентично, если связанные условия исключают друг друга.Например, если клиент запрашивает доставку электронной почты, выполняется действие Создать электронное письмо со счетом (см. Рисунок 6.6).

Рисунок 6.6. Условный поток последовательности

Однако, если выполняется несколько условий, все связанные потоки последовательности получают маркер. Таким образом, поток может быть распараллелен в зависимости от условий. Это было бы так, если бы клиент выбрал доставку по электронной почте или по почте.

В случае монопольного шлюза или потока условной последовательности вы можете указать поток по умолчанию.Он получает токен, если ни одно из указанных условий не выполняется. Вы можете использовать поток по умолчанию, чтобы предотвратить остановку потока, если выполняется одно из требуемых условий (см. Рисунок 6.7).

Рисунок 6.7. Поток по умолчанию

Чтобы избежать моделирования сложного процесса по всем стенам (в буквальном смысле), вы можете разделить процесс на несколько процессов. На рисунке 6.8 отправка счета показана как подпроцесс. Знак «+» означает, что детализация отправки счета перенесена на отдельную схему.

Рисунок 6.8. Подпроцесс с детализацией

Процессы и бизнес-объекты тесно взаимосвязаны в бизнес-процессах. Процесс работает с бизнес-объектами; то есть он может создавать, изменять или уничтожать их. В BPMN бизнес-объекты моделируются как объекты данных и не влияют на поток последовательности.

На рисунке 6.9 объект данных счета связан с действием создания счета. Ненаправленная связь не указывает, входит ли счет в операцию или выходит из нее.

Рисунок 6.9. Примеры объекта данных

Во втором примере это отличается: если объект данных счета-фактуры имеет состояние «создано», он включается в действие «Отправить счет-фактуру», которое указывается с помощью направленной связи. Действие изменяет объект данных, устанавливая состояние «Отправлено».

В бизнес-процессах часто участвуют участники. Пулы используются для разделения процесса в зависимости от участвующих организаций. Примеры включают клиентов, предприятия или поставщиков.Рисунок 6.10, Отчет о повреждениях процесса, включает три пула: водитель, SpeedyCar и лицо, ответственное за бронирование. Если поток в пуле не имеет значения, пул может отображаться в виде черного ящика — как для лица, ответственного за бронирование. Внутренний поток в этом случае скрыт.

Рисунок 6.10. Отчет о повреждении процесса

Каждый пул отвечает за свой собственный процесс и может взаимодействовать с другими пулами через потоки сообщений. Водитель отправляет SpeedyCar сообщение о повреждении. Входящее сообщение запускает процесс в пуле SpeedyCar.

С дорожками вы можете структурировать организацию по-разному; например, по группам или ролям. В этом примере SpeedyCar включает в себя автомобильный пул и полосы агента колл-центра.

Похожие записи

Вам будет интересно

Предложения по дропшиппингу: ТОП-13 дропшиппинг поставщиков для интернет-магазина в 2021 году — российские и зарубежные дропшиппинг поставщики

Ндс составляет – Налог на добавленную стоимость — Википедия

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко