Оформление кассовой книги и отчета кассира: Кассовая книга: образец | Современный предприниматель

Содержание

Кассовая книга в 1С 8.3 — где находится, как сформировать

Ведение кассовой книги обязательно, если в организации не предусмотрен упрощенный учет кассовых операций. Для ее формирования применяется унифицированная форма КО-4.

Рассмотрим:

  • где находится кассовая книга в 1С 8.3;
  • как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3;
  • как вести кассовую книгу в 1С;
  • какие настройки этого отчета предусмотрены в программе;
  • нужно ли распечатывать кассовую книгу из 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Где находится кассовая книга в 1С 8.3

Отчет Кассовая книга формируется по кнопке

Кассовая книга из раздела Банк и касса — Касса — Кассовые документы.

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

С помощью данного отчета в 1С можно посмотреть остаток в кассе.

Кассовая книга образец заполнения.

Как сформировать кассовую книгу в 1С

Как сформировать отчет кассира в 1С 8.3? Укажите Период формирования кассовой книги и по кнопке Показать настройки задайте, по какой деятельности ведется книга.

Рассмотрим, какие настройки отчета предусмотрены в 1С.

Основание кассовых ордеров в кассовой книге

Если в кассовой книге выводите основания РКО и ПКО, тогда установите флажок Выводить основания кассовых ордеров

.

Нумерация кассовой книги

Листы кассовой книги в 1С нумеруются автоматически. Начальный номер задается в настройках.

По умолчанию программа 1С сама считает номера в зависимости от количества дней до начального значения периода, в которых проводились РКО и ПКО. При необходимости номер можно изменить вручную — тогда нумерация продолжится с этого номера.

Печать обложки и завершающего листа

Если в настройках 1С установлен флажок Формировать обложку и завершающий лист, то вместе с листами кассовой книги будет выведены на печать первый и последний листы кассовой книги. Общее количество листов программа определит из настроек (поле Нумерация листов кассовой книги) и сформированных листов в текущем отчете.

Подписи в кассовой книге

Подписи ответственных за ведение кассовой книги в 1С 8.3 устанавливаются по умолчанию в разделе Подписи карточке организации.

При необходимости скорректируйте их, указав в настройках других ответственных лиц.

Нужно ли распечатывать кассовую книгу из 1С

Кассовую книгу можно не распечатывать, а оформить в электронном виде с использованием электронной подписи (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Данный функционал 1С 8.3 Бухгалтерия не реализован. Можно сохранить кассовую книгу в файл и подписать его ЭП. Сохраненный файл можно прикрепить к журналу кассовых документов. Либо обратится к программистам 1С для написания внешней обработки.

Пошаговые инструкции по учету кассовых операций в 1С 8.3:

Мы рассмотрели где находится кассовая книга в 1С, как она формируется в программе и нужно ли распечатывать кассовую книгу из 1С.

См. также:

 

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как правильно сшить кассу. Инструкция и особенности заполнения кассовой книги. Образец оформления кассовой книги

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)? Какой должен быть порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО?

Вопрос: Подскажите пожалуйста как правильно сшивать отчет кассира с приложенными ПКО и РКО? Стоит ли его сшивать каждый день когда были операции по кассе? Или можно сшить поквартально.

Ответ: Порядок сшивания отчета кассира с приложенными ПКО и РКО может быть таким как Вам удобно. Сшивать каждый день не обязательно, можно поквартально.

О том, что нужно сшивать отчеты кассира не сказано ни в Указаниях Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У ни Указаниях по заполнению кассовой книги , утв. постановлением Госкомстата России от18 августа 1998г. №88. На практике с целью обеспечения сохранности документов организации сшивают отчеты кассира.

Обоснование

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;
  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Мы считаем, что это позволяет компании самой решить, как вести книгу. Можно предусмотреть, что книга, как и раньше, ведется в двух экземплярах, прошивается и пронумеровывается. А можно закрепить в приказе директора правило, что за каждый день кассир распечатывает только один лист кассовой книги. В любом случае штрафа за ведение книги в одном экземпляре быть не должно (подробнее об этом см. в вопросе № 16).

Об ошибках в расходах и кассовой книге

Несущественные ошибки на расходы не повлияют

Кассовую книгу ведут в одном экземпляре

В организации мало кассовых операций, поэтому в конце года распечатываем кассовую книгу в двух экземплярах. Один прикрепляем к отчету кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами, но не прошиваем. Второй прикрепляем к вкладному листу кассы и сшиваем. То есть указываем, сколько пронумеровано и прошнуровано листов. Правильно ли ведем кассовую книгу?

Порядок ведения кассовых операций… (утвержден указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) не требует вести кассовую книгу в двух экземплярах.

Периодичность, с которой распечатывают кассовую книгу, устанавливает руководитель организации. Но с учетом представляемой отчетности. Если отчетность квартальная, книгу надо распечатывать не реже чем раз в квартал до того, как представляете отчетность. Если полугодовая — не реже чем раз в полгода. Порядок хранения кассовых документов тоже определяет руководитель. Как удобно организации. Но чтобы по требованию она могла оперативно представить все документы.

Сколько листов распечатывать помимо главной кассы и куда все это подшивать или не подшивать, Центробанк не регламентирует. А налоговики контролируют лишь то, соблюдает компания порядок или нет. Главное, чтобы все операции были отражены в кассовой книге. И чтобы на них были оформлены соответствующие документы — расходные и приходные кассовые ордера и т. д.

На практике обычно компании поступают так.

Кассовые документы и два экземпляра листов кассовой книги распечатывают в момент, когда их создают. В те дни, когда кассовых операций нет, записи в кассовой книге не делают.

Документы с листом кассовой книги подшивают в папку в хронологическом порядке. Прошивать их не требуется. Достаточно того, что они хранятся в одной папке.

Саму кассовую книгу, то есть вторые листы кассовой книги (оба экземпляра одинаковые), прошивают и заверяют в конце года. Или чаще — с той периодичностью, которую установил руководитель организации

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Кассовая книга не требует регистрации в налоговых органах. Тем не менее ее правильное ведение – актуальная задача для всех бухгалтеров. О том, как сшивать кассовую книгу и отчет кассира, чтобы избежать штрафных санкций за несоблюдение финансово-кассовой дисциплины, речь пойдет ниже.

Как подготовить кассовую книгу к подшивке

Так как не существует единых требований к ведению данного документа, на практике используется несколько способов его подшивания.

Кассовая книга в компании или организации ведется в единственном экземпляре. Как правило, бухгалтеры заводят ее на один календарный год, однако в некоторых случаях ею могут пользоваться на протяжении всего лишь одного месяца или квартала. Это определяется интенсивностью использования документа и количеством записей об оборотах по кассе, вносимых в книгу.

Требование о подшивании книги обусловлено необходимостью сохранения в ней всех вносимых сведений и исключения манипуляций с информацией. После прошивки книги и пронумерования ее листов удалить их незаметно или заменить другими уже будет невозможно.

В зависимости от того, как ведется этот журнал, существует и несколько способов его прошивки. Рассмотрим их подробнее.

В том случае, когда кассовая книга является обычным журналом для ручного заполнения формы КО-4, изготовленным в соответствии с требованиями пост. Госкомстата № 88 (с горизонтальным расположением страниц, состоящих из двух частей), она нумеруется и подшивается следующим образом:

  • Нумерация листов дублируется на каждой половине листа.
  • Сшиваются только переплетные листы, т.е. те, которые скреплены при помощи клея или скоб.

Если документ предназначен для машинописного заполнения, то информацию в него необходимо вносить посредством предварительной ее обработки бухгалтерскими программами («1С: Предприятие» или Excel). Правильно это можно сделать следующим образом:

  • Если в течение дня производились кассовые операции, кассир должен распечатать предварительно оформленную в соответствующем электронном формате страницу. Распечатка осуществляется в двух экземплярах, один из которых представляет собой вкладной лист рассматриваемого документа, а второй – отчет кассира (это является и ответом на вопрос, нужно ли сшивать отчет кассира).
  • Распечатанные экземпляры нумеруются и прошиваются (нумерация страниц начинается с момента заведения книги, с начала года или отчетного периода).

Дублирующие вкладные листы отчета кассира можно заполнять ручным способом с использованием копирки.

Важно! Правила ведения (заполнения, нумерации и прошивки) являются составной частью учетной политики, поэтому должны утверждаться специальным приказом по предприятию (организации).

Прошивка книги

По завершении отчетного периода на последнем листе кассовой книги кассир обязан сделать отметку о количестве заполненных листов. Они должны быть проверены, подписаны и сохраняться на протяжении года. Брошюрование и прошивка листов производится после окончания книги или по завершении года (периода ведения документа).

Прошивочная нить, выходящая из последнего листа книги, должна быть заклеена пломбой, на которой необходимо:

  • Указать общее количество прошитых листов.
  • Поставить подпись главного бухгалтера (или руководителя организации).
  • Заверить печатью (ее оттиск должен частично перекрывать лист книги и пломбу).

Электронный образец кассовой книги не прошивается, а заверение такого документа осуществляется при помощи цифровой подписи руководителя или главбуха.

Некоторые советы по прошивке (для документа, оформленного по форме КО-4):

  • Сшивать книгу следует еще до того, как в нее внесены какие-либо записи.
  • Нумеровать страницы необходимо шариковой ручкой, начиная с первой страницы.
  • Следите за тем, чтобы номера на сшиваемом листе и отрывном талоне дублировались.
  • Для прошивки лучше всего использовать суровую нить и пользоваться шилом.
  • Титульный лист и обложка кассовой книги не прошиваются.
  • Не следует сильно затягивать петлю нити на последней странице, т.к. это затруднит пользование документом.
  • Части нити после узла необходимо запломбировать куском картона с наклеенным на него листом белой бумаги.
  • Надписи на пломбе о количестве прошитых листов выполняются от руки.

Важно! С 07.04.2015 АО и ООО разрешено не иметь печатей (если это не оговорено особо в их уставных документах). Поэтому в таких организациях оттиск на пломбе не ставится.

zhazhda.biz

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

Правильная организация хранения бухгалтерской документации – залог отсутствия штрафов за нарушение дисциплины. Несшитые листы важных документов позволяют проводить манипуляции с бумагами, то есть подлоги и замены. Поэтому работодателя обязывают по окончании отчетного периода приводить документы в порядок, то есть думать о том, как сшивать книгу.

Правила документооборота

Помимо общих рекомендаций, прописанных в инструкции по делопроизводству, установленных указаний по сшиванию документов не существует. Налоговики требуют, чтобы финансовые документы были защищены от возможности утери и подделки. К документам, вроде оборотно-сальдовых ведомостей и журналов-ордеров, таких требований не предъявляют, так как они, по сути, являются вторичными.

Но первичная документация обязательно должна подвергнуться процедуре скрепления. Обязательно прошивается кассовая книга и книга доходов. Но как сшивать книгу, если закон не прописывает правил?

Кассовая книга считается значимым инструментов в сфере учета движений денежных потоков, поэтому вести ее необходимо в рамках строгой дисциплины. Кассовая книга составляется в единственном экземпляре, и она должна быть на всех предприятиях, а также у индивидуальных предпринимателей, если они работают с наличностью.

Общие вопросы по ведению кассовой книги

Если у предприятия есть несколько подразделений, то оригиналы кассовых книг хранятся по месту работы с наличностью. В головное подразделение предоставляются только копии первичных документов. Вести кассовую книгу можно:

  • в бухгалтерской программе;
  • на бланке унифицированной формы электронно или от руки.

По правилам кассовой дисциплины книга ведется в течение года по нарастающей. Номера ордеров ежегодно начинаются с единицы. Используется сквозная нумерация. Ответственный должен выводить на печать листы в двух экземплярах – для отчета кассира и кассовой книги. Каждый лист должен быть пронумерован.

Если касса ведется в бухгалтерской программе, то данные действия не составляют труда. Программа автоматически проставляет нумерацию страниц, присваивает по порядку номера документам и выводит на печать уже готовый лист согласно унифицированной форме. В программе же формируется титульный лист книги, который должен содержать обязательные атрибуты:

  • ОКПО компании;
  • название компании или Ф.И.О ИП;
  • временной период;
  • наименование подразделения в случае наличия.

За какой период сшивать кассовую книгу

Раздумывая над тем, как сшивать кассовую книгу за год, сначала надо решить есть ли необходимость в установке такого временного отрезка. В зависимости от величины оборотов, кассовая книга может сшиваться за разные периоды:

  1. Ежемесячно.
  2. Ежеквартально.
  3. Раз в год.

Связано это с удобством работы, так как ни к чему все складывать в один неподъемный том, если много операций. Огромная толщина превратит действие «как сшить книгу своими руками» в тяжелый труд. Тонкости работы с документацией должны быть прописаны в учетной политике организации и в приказах по установлению кассовой дисциплины.

Если в организации за временной период принят не год, а месяц или квартал, то нумерация страниц в кассовой книге должна начинаться с самого начала по наступлению отчетного срока. Нумерации кассовых ордеров это правило не касается.

Как все сшить самим?

Однозначно запрещается скреплять книгу клеем, скотчем или скобами, допускаются только нитки. Как правильно сшивать кассовую книгу, если она ведется в бухгалтерской программе? Надо ежедневно распечатывать вкладной лист и отчет кассира. Вкладные листы составляют кассовую книгу, но сшить их вместе надо по окончании отчетного периода.

Необходимо сложить все листы по порядку, приложить сверху должным образом оформленный титул и взять в руки:

  • иглу;
  • шило;
  • дырокол.

Каким инструментом воспользоваться – зависит от толщины скрепляемой пачки. Нитки употребляются суровые. Если они будут недостаточно крепкие, то книга может рассыпаться.

Сколько нужно отверстий?

По поводу того, сколько сделать дырок в книге, существуют разные мнения. В принципе, если нет уверенности, что брошюра будет надежной, то можно проколоть 5 отверстий. Но не возбраняется сделать 3 отверстия. Многие организации обходятся двумя отверстиями, сделанными дыроколом. Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих.

Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально. Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито

В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью _____ листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Наклейка не должна быть слишком большой или маленькой. Ее размера должно хватать, чтобы закрыть узлы и часть нитей. Концы ниток немного торчат из-под наклейки. Желательно использовать хороший канцелярский клей, чтобы было сложно поменять этикетку. После того, как на наклейке будут проставлены количество листов и подпись уполномоченного лица, сверху ставят печать так, чтобы часть оттиска была на книге и на наклейке.

Как сшить кассовую книгу, если она не ведется в бухгалтерской программе? Процедура будет та же самая, только придется самостоятельно пронумеровать от руки каждый лист и заполнить титул. Когда надо сшить отчет кассира, надо помнить, что нумеруются не только лист с оборотами в кассе, но и все ордера с приложениями.

Если книга ведется вручную

Если кассовая книга ведется без помощи компьютера, то для этих целей покупается типовой журнал. Вопроса как сшивать книгу, заполняемую вручную, не возникает, так как журнал уже прошит. Все листы нумеруются и скрепляются печатью в начале заведения книги. Внутри журнала горизонтально располагаются вкладной лист и отчет кассира. Перед началом записи отчет кассира отрывается, и записи на нем дублируются с вкладного листа под копирку. Разумеется отчет кассира придется прошивать самостоятельно.

В случае большой трудоемкости процесса скрепления книги, можно воспользоваться типографскими услугами. Картонная обложка и твердый переплет придадут кассовой книге дополнительную сохранность. К тому же, невозможно будет разрезать переплет, чтобы заменить листы. Риск замены листов нельзя исключить, когда книга брошюруется самостоятельно. В конце концов, нитки можно вытащить и сложить все заново.

Нужно ли сшивать при электронном документообороте

В последнее время организации стали активно переходить на электронный документооборот с целью уменьшения бумажной работы. В электронном документообороте есть ряд преимуществ:

  • не надо носить бумаги на подпись;
  • нет необходимости тратить деньги на большое количество бумаги и тонера;
  • не нужна доставка документов.

Но при этом возникает вопрос по соблюдению кассовой дисциплины. Как сшивать книгу, если используется цифровая подпись? Изготовленная в системе электронного оборота кассовая книга не распечатывается и не сшивается. Существуют технические средства, с помощью которых книга защищается от вмешательства и скрепляется цифровой подписью.

Специально для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели, пользующиеся системой упрощенного налогообложения, обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Данный формат учета используется для исчисления налоговой базы. По закону предпринимателям запрещено менять данные в книге учета, так как это может привести к искажению налогооблагаемой суммы.

Закон четко регламентирует, как правильно сшивать книгу доходов и расходов. Существует специальный приказ Минфина, который утверждает формы учета и отчетности для индивидуальных предпринимателей, работающих на упрощенной системе и патентной. В приказе прописано, что книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью и печатью при наличии таковой.

Книга может вестись от руки или в электронном виде. Существует также возможность вести ее в бухгалтерской программе. Если книга ведется электронно, то в конце года она распечатывается. Все листы нумеруются, складываются аккуратной стопкой и сшиваются. Первым должен идти титульный лист.

Примечательно, что незаполненные листы книги также должны быть распечатаны и сшиты в общем ряду. Даже если организация или ИП сдают нулевые балансы и деятельность не ведут – книгу им все равно придется распечатывать и сшивать. Форма должна быть закреплена печатью и подписью руководителя (предпринимателя) на последнем листе. Для этого используется наклейка, содержащая такие же данные по подсчету листов, как на кассовой книге.

Форма учета при патентной деятельности

В случае, если предприниматели используют патентную систему, то ему нужно вести только книгу доходов. Данная форма учета применяется только для отражения доходов от патентов в момент их получения. Вопроса о том, как сшить книгу доходов можно избежать, если знать принципы сшивания ранее изученных документов. Порядок ничем не отличается. Книга также может вестись в электронном или рукописном варианте в течение года. Она должна:

  • нумероваться;
  • сшиваться;
  • скрепляться подписью и печатью руководителя.

Если у индивидуального предпринимателя, кроме патентной деятельности, существуют другие направления в работе, то параллельно он должен вести книгу учета доходов и расходов. В ней найдут отражение все операции, кроме доходов от патентов.

fb.ru

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

buh.ru

Кассовая книга как правильно вести 2018 как правильно подшивать из 1с

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Как правильно сшить кассовую книгу

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

Кассовая книга

Как правильно заполнить кассовую книгу

В лицевой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД. Реквизиты нормативного акта, которым утвержден унифицированный бланк, указываются только в бланке для НКО. В части сведений об организации: полное наименование учреждение, код ОКПО. Для бюджетных также указывается ИНН и структурное подразделение. В части отчетного периода, указывается информация о финансовом периоде, за который была составлена книга.

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. Скачать бланк кассовой книги можно на нашем сайте.

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Как подшить кассовую книгу

Порядок ведения кассовой книги содержится в Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Кассовая книга (форма КО-4) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88. Ее нужно прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывают общее количество листов книги цифрами и прописью. Как правильно подшить кассовую книгу узнаете далее.

Как правильно вести кассовую книгу по новым правилам с 2017 года

Внесением данных в книгу занимается кассир или лицо, его заменяющее, а проверкой внесенной информации – главный бухгалтер или руководитель предприятия (в зависимости от действующей структуры). Индивидуальный предприниматель может вести кассовую книгу лично.

Отчетность перед налоговыми органами является обязательным условием для ведения предпринимательской деятельности. Независимо от того, большим или малым бизнесом владеет предприниматель, он должен информировать о своей работе ФНС. Одним из мероприятий в рамках этого информирования является ведение кассовых книг.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

КК заполняется ежедневно, при этом необходимо правильно отражать все операции по движению денежных средств. В конце дня лицом, заполняющим документ, сверяются данные книги с поступившими кассовыми документами, подводится итог и высчитывается кассовый лимит, переходящий на следующий день, ставится подпись ответственного кассира и бухгалтера.

Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный пример заполнения товарного чека.

Кассовая книга (КО-4) в 1С 8

Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.

Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.

truejurist.ru

ᐉ Кассовая книга как правильно вести 2018. mainurist.ru

Кассовая книга как правильно вести 2018

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Заполнять кассовую книгу, как и проводить операции с наличными денежными средствами должен кассир, либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Если в штатном расписании бюджетного учреждения отсутствует ставка кассира, то должностные обязанности можно передать рядовому бухгалтеру или главбуху. В организациях, где трудится 1-2 человека, вести регистрацию кассовой дисциплины вправе руководитель учреждения или представитель сторонней организации, осуществляющей бухгалтерское обслуживание.

Официальное освобождение от составления документа имеют индивидуальные и частные предприниматели, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Данное право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России №3210-У.

Кассовая книга КО-4: как правильно вести в 2018 году

Книга КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Правила ведения Кассовой книги на предприятии

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Как правильно заполнить кассовую книгу

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:

Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Как правильно вести Кассовую книгу в 2017 – 2018 годах

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Кассовая книга

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах – приходных и расходных ордерах.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Как правильно сшивать кассовую книгу за год

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре. Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Порядок ведения кассовой книги образца КО-4 в 2018 году

На кассиров возлагается ответственность по ведению и оформлению кассовой книги образца КО-4. Какие существуют нюансы в виде норм ведения, образца заполнения вручную и в электронном виде? Кто именно должен заниматься этим документом? И как правильно вести его в 2018 году?

Образец квитанции заполнения

Для регистрации кассовых операций старшему кассиру выдается кассовая книга. Листы книги должны быть пронумерованы, книга прошнурована и подписана руководителем и бухгалтером и заверена печатью. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу.
Книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как организации, так и кассира. Каждый лист книги состоит из двух частей: первая – разлинованная; вторая – не разлинованная, является кассовым отчетом.
Исправления в книге разрешаются только корректурным способом. Они должны быть заверены подписью кассира и бухгалтера.
Кассовый отчет составляется ежедневно. Предварительные документы должны быть сгруппированы на приходные и расходные. Приходные складывают по порядку номеров, расходные – по возрастанию. Лист книги складываю пополам так, чтобы разлинованная часть была первым экземпляром. Номер листа является номером кассового отчета.
Из предыдущего отчета остаток на конец переносится в данный отчет как остаток на начало. Затем записываются приходные ордера с указанием: от кого получены деньги, основание, номер документа и сумма. В таком же порядке записывают и расходные документы. На каждый документ отводится одна строка, пропуски строк не разрешаются. В конце листа подсчитываются итоги по приходу и расходу и записывают их в строку перенос. На обратной стороне должны быть подсчитаны итоги за день: приход вместе с остатком и расход. От итогового прихода вычитают итоговый расход и получают остаток на конец дня.

Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде

Отчет подписывает кассир, указывая прописью количество приходных и расходных документов, сдает в бухгалтерию под роспись на одном экземпляре, который остается в кассовой книге.
Полученный кассовый отчет бухгалтер проверяет: на правильность заполнения документов; на законность операции; соответствие даты документов дате отчета; отсутствие арифметических ошибок. Проверенный отчет обрабатывают, то есть на каждом приложенном документе проставляют проводки или коды корреспондентских счетов. Эти же коды проставляются в кассовом отчете в колонке№3. Для осуществления аналитического учета одинаковые счета должны быть сгруппированы путем составления листа расшифровки.

Как правильно собирать кассовую книгу

Как сшивать отчет кассира

Советы Эксперта — Консультанта по финансовым вопросам

Фото по теме
Все денежные операции по приходным и расходным ордерам должны заноситься кассиром в кассовую книгу, на основе которой ежедневно формируется отчет кассира. Данный документ позволяет отследить и проверить правильность оформления документации и количество денежных средств в кассе на начало и конец рабочего дня.

Как нужно правильно сшить кассовую книгу

Как и любой бухгалтерский отчетный документ, отчет кассира должен быть пронумерован и сшит по установленным правилам. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.

Как составить отчет кассира — составление отчета кассира, оформить кассовый … 03.01.2012

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг — 1
Сформируйте кассовую книгу, которая заполняется по форме КО-4. Предприятие обязано вести только одну книгу, поэтому ее необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью предприятия. После этого она опечатывается и регистрируется в налоговой декларации. Каждый лист кассовой книги представлен двумя одинаковыми листами, при этом данные по движению наличных денег вносятся кассиром на первый экземпляр, которые переносятся на второй посредством копировальной бумаги. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг — 2
Отрежьте в конце рабочего дня второй экземпляр листа кассовой книги, из которого будет формироваться отчет кассира. Соберите все приходные и расходные ордера, а также подтверждающие документы, которые соответствуют указанным в течение дня операциям по кассе. Сложите оторванные листы кассовой книги и документы по порядку, чтобы сформировать отчет кассира. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Как сделать кассовую книгу — Кассовая книга, вкладной лист, документ. 27.12.2011

Шаг — 3
Передайте отчет кассира главному бухгалтеру на проверку. Если были допущены ошибки, то исправления вносятся в этот документ и в кассовую книгу. При этом аккуратно зачеркивается ошибка, записывается верная информация, после чего пишется «Исправленному верить», ставится текущая дата и заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Во время проверки бухгалтер подсчитывает число листов и полученных документов, после чего делает соответствующую запись на титульном листе. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг — 4
Сшейте отчет кассира по итогам отчетного периода. Для этого воспользуйтесь обычной ниткой и иголкой. Аккуратно пришейте листы и документы друг к другу. Оставьте примерно 10 см нитки и отрежьте. Поверх нее наклейте небольшой лист бумаги, на котором указывается текущая дата, количество листов и ставится подпись кассира, главного бухгалтера и руководителя предприятия. После этого заверьте документ печатью предприятия так, чтобы часть ее находилась на приклеенном листе, а часть на отчете кассира.

Отчет Кассира — Экономический словарь 05.10.2010 Отчет Кассира Определение, значение, понятие, термин, смысл в Экономическом словаре отчет, передаваемый кассиром компании в бухгалтерию. В О.к. входят: лист кассовой книги с приложением приходных и р

Надеемся ответ на вопрос — Как сшивать отчет кассира — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.

Ключевые теги: Финансы

Инструкция

Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах.

Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие . Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Обратите внимание

В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов. Главное правило раскладки документов по папкам — быстрый поиск. А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет

Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , чтобы они не путались и не терялись.

Инструкция

Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы , используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.

Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться , выравнивая каждый документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

Наилучший способ подшивки документов – это использование с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них не придется.

Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет с бумагами. Соединять многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше , да и пачка документов не имеет утолщений.

Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно с остальными документами.

Кассовая книга — это обязательный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть обязательно , прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью руководителя и бухгалтера. Используется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

Ведется кассовая книга по специальной утвержденной форме. В начале каждого года кассовая книга начинается заново. Ее нужно за каждый день, даже если совершалась только одна с . Можно приобрести в канцелярском журнал по установленной форме, в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и уже затем, каждый день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается количество листов в книге. Можно вести кассовую книгу в электронном виде в специальной , такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы будущей кассовой книги нужно за каждый день, когда было хотя бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью руководителя вашей организации и, если есть главный бухгалтер, то и его подписью тоже.

Кассовая книга общеутвержденной формы состоит обязательно из двух частей: кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с применением копировальной бумаги, получившийся другой экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

Если организация кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за каждый день должны распечатываться и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из двух абсолютно одинаковых по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц уже не надо. На последнем месячном вкладном листе ставится количество листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится количество листов за год.

Источники:

  • как передать кассу

Ведение бухгалтерской отчетности — довольно кропотливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров должны храниться в организации до десяти лет, поэтому подшивать их нужно так, чтобы в любой момент можно было найти нужный документ.

02.12.2016

Центральным банком РФ установлено, что предприятия и организации должны вести надлежащий учет своих кассовых операций . Все бланки строгой отчетности должны быть подписаны главным бухгалтером и кассиром, отвечающим за движение денежных средств , а потом подшиты в кассовую книгу.

В кассовой книге хранятся вторые экземпляры всех бланков, которые являются точной копией бланков, хранящихся в папке «Отчеты кассира». Требования к кассовой книге такие же, как и к любому документу: у нее должен быть правильно заполнен титульный лист, она должна быть прошита. После того как все бланки строгой отчетности были сформированы по датам, их необходимо пронумеровать, начиная с цифры «1» и заканчивая цифрой, соответствующей последнему листу. Далее пачка бланков прокалывается шилом в двух местах, рядом с корешком книги. Через отверстия продевается суровая нитка, концы которой должны оказаться на задней части книги. Нить завязывается и оставляются концы такой длины, чтобы при наклеивании на них сверху небольшого листа бумаги, так называемой пломбы, они оказались под бумагой.

Право собственности на товар передается покупателю путем его поглощения и уплаты полной суммы, указанной в счете-фактуре. Товары зарезервированы для вас в течение 5 рабочих дней, начиная со дня, следующего за уведомлением о том, что заказ готов для вас.

Если вы выберете способ доставки пакета в руки чешской почты, цена почтовой оплаты и упаковки при покупке до общей стоимости чешского крон составляет 179 чешских крон. Если вы выберете личную подписку в Праге 4, вы будете платить товар наличными при получении товара.

Доплата за почтовую доставку взимается с предметов, перевозимых чешской почтой, и составляет 30 крон. Если вы выберете этот способ оплаты, вы получите всю необходимую информацию о платеже в своем письме вместе с подтверждением своего заказа: номер счета, включая банковский код, сумму платежа и символ переменной оплаты. При банковском переводе всегда указывайте свой номер заказа в качестве переменного символа.

Из белой бумаги вырезается прямоугольник размером 5 на 10 см и приклеивается сверху на завязанную нить. На этом прямоугольнике необходимо написать, сколько листов находится в книге, например: «Пронумеровано и прошито 50 листов». Ниже этой надписи должно быть написано: «Директор Иванов И.И.» и предусмотрено место для подписи директора. После того как руководитель поставит свою подпись, ее необходимо заверить печатью предприятия. Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее оказалась на наклеенном листе, а часть — на задней части книги.


Кассовая книга прошивается для того, чтобы обеспечить сохранность первичных документов. Иногда недобросовестные сотрудники могут попытаться изъять или подменить документ, но прошивка книги, заверенная печатью, не позволит это сделать.

Ваш заказ будет отправлен, как только ваш платеж будет зачислен на наш счет и спарен в нашей учетной системе. Перед внесением платежа обязательно укажите правильный символ переменной в соответствии с информацией, полученной вами в электронном письме с подтверждением заказа. Если вы вообще не укажете символ переменной или указали неправильный символ переменной, мы не сможем определить ваш платеж и, следовательно, не отправим ваш груз.

Особенности оформления ПКО

Неспособность принять груз в почтовом отделении или другой транспортной компании, выбранной клиентом при заказе товара, считается серьезным нарушением Договора купли-продажи. В этом случае клиент обязан уплатить продавцу стоимость почтовых расходов, упаковки и всех других административных и других расходов, связанных с отправкой непроданной партии.

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы . Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Кассовая книга

Все операции по кассе организации отражаются в кассовой книге предприятия, которая ведется изо дня в день по всем видам деятельности. Данный регистр составляет кассир на основании приходных и расходных ордеров, а правильность ее заполнения контролирует главный бухгалтер. При проверке кассы банк и налоговые органы в первую очередь запрашивают именно этот документ, так как в нем содержится вся информация о наличных денежных потоках фирмы.

Оглавление статьи

Порядок ведения кассовых операций

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.

Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.

Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга. При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию. Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.

Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.

Кассовая книга заполняется на год.

В выходные и праздничные дни (если они согласно правилам внутреннего распорядка не являются рабочими), а также в дни, когда не было операций по кассе, вносить информацию в книгу не надо.

Оформление кассовой книги предприятия

В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.

Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира. Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером. При этом обязательно нужно указать количество листов.

Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями. В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку. С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.

Отчеты кассира (заполненные под копирку) отделяются каждый день и вместе кассовыми ордерами сдаются в бухгалтерию для проверки. Этот журнал хранится в кассе предприятия до завершения года, потом передается в архив.

Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру. По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации. Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.

Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день. При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.

Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.

Образец заполнения кассовой книги

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение. Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.

Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.

Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.

В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.

Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О. человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.

В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками. Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день». Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.

После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.

Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.

Особенности составления некоторых кассовых книг

В организации в зависимости от количества составляемых кассовых документов на один день может приходится несколько листов. В этом случае идет сквозная их нумерация. Например, за 24 апреля 2015 – листы 97 и 98, за 25 апреля — лист 99.

В кассовую книгу, заполненную вручную, можно вносить исправления. Если надо откорректировать данные, не связанные с пересчетом остатков денег, делается прочерк неправильной записи и указывается нужное значение. Исправление визируется подписями главного бухгалтера и кассира. В случае, если исправления влияют на остаток, необходимо перечеркнуть весь лист и сделать надпись «Аннулировано».

В течение трех дней на предприятии происходит выплата зарплаты. В это время допускается превышения лимита кассы, только необходимо заполнять строку «в т.ч. на заработную плату, выплаты», выделяя отдельно суммы оплаты труда.

Кассовая книга бланк

Скачать бланк кассовой книги по форме КО-4, Word.

Бланк кассовой книги КО-4 скачать, в формате Excel.

Кассовая книга образец заполнения, скачать в формате Pdf.

Вам также может понадобиться

Приходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер.

особенности заполнения и контроль за ведением. Вісник. Офіційно про податки

Особенности ведения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги установлен Положением № 637.

Пунктом 1.2 этого Положения определено, что касса — помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов. При этом не обязательно иметь отдельное помещение для работы кассира.

Руководители предприятий должны обеспечить надлежащее обустройство кассы и надежное хранение наличных денежных средств в ней (п. 4.1 Положения № 637).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений), а обособленные подразделения предприятий, осуществляющие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

 Таким образом, Положением № 637 предусмотрены две разновидности кассовых книгглавная кассовая книга предприятия и кассовые книги обособленных подразделений. Главная кассовая книга может быть только одна, кассовых книг обособленных подразделений может быть несколько, но выдаются и оформляются они централизованно головным предприятием.

Заполнение кассовой книги

Листы кассовой книги пронумеровывают, прошнуровывают и скрепляют оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Вместе с тем обособленные подразделения предприятий, которые в сответствии с Законом об РРО осуществляют наличные расчеты с применением РРО или расчетных книжек (далее — РК) и ведением книг учета расчетных операций, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут (абзац четвертый п. 4.2 Положения № 637).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры («Вкладні аркуші касової книги»), являющиеся неотрывной час-тью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры («Звіт касира»), являющиеся отрывной частью листа кассовой книги, — это документ, по которому кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или заменяющего его лица.

Согласно п. 4.3 Положения № 637 записи в кассовой книге проводятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления либо выдачи. Если движение наличных в кассе в течение дня отсутствует, записи в кассовой книге в этот день можно не делать.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир суммирует операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат, а закрытие вышеуказанных документов и выписка соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в п. 3.9 Положения № 637.

В случае если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, которое использует при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовую книгу, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятияюридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые осуществляют кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) в соответствии с требованиями законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

Ведение кассовой книги в электронной форме

Согласно п. 4.4 Положения № 637 предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств.

С помощью программного обеспечения для ведения кассовой книги осуществляются визуальное отражение и распечатка каждой из двух частей листа кассовой книги, которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов и должны вестись до начала следующего рабочего дня (то есть с остатком на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Ее страницы должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

 В случае распечатки «Вкладного аркуша касової книги» в конце месяца должны автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год.

После распечатки «Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладному аркуші касової книги».

«Вкладний аркуш касової книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от необходимости) он формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Контроль за ведением кассовой книги

Пунктом 4.5 Положения № 637 предусмотрено, что контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

Контролирующие органы согласно Налоговому кодексу осуществляют проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными. Во время проверок осуществляется контроль за выполнением предприятием требований Положения № 637, связанных с ведением кассовой книги и оформлением операций по приему и выдаче наличных из кассы, ведением соответствующих кассовых документов.

Выясняются наличие у предприятия кассовой книги, а также соответствие ее оформления требованиям законодательства Украины, проверяются правильность ведения кассовой книги, оформление в ней кассовых операций по приему и выдаче наличных денежных средств (в том числе по срокам), соответствие указанных в ней сумм принятых в кассу или выданных из нее наличных данным приходных и расходных кассовых ордеров, качество и своевременность записей кассира согласно указанным в кассовой книге кассовым документам, наличие подписи бухгалтера, проверившего записи в кассовой книге по количеству полученных им кассовых ордеров, правильность подсчета в кассовой книге фактического остатка наличных в кассе на конец дня и т. п.

Во время проверки выясняется правильность заполнения всех реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров и расходных ведомостей (проставление необходимых дат, номеров, сумм, указание оснований для их выписки, наличие подписей служебных лиц и получателей денежных средств, оттисков печатей и штампов, подписей о получении наличных, правильность оформления депонированных сумм и т. п.). По отдельным расходным ведомостям могут выборочно перечисляться суммы выплаченных наличных.

Устанавливаются также наличие у предприятия журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов и книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег и правильность их ведения, а также правильность отражения в кассовых документах номеров корреспондирующих счетов, соответствие между корреспонденцией счетов, внесенных в кассовую книгу и указанных в кассовых ордерах, наличие необходимых подтверждающих документов, прилагаемых к кассовым ордерам (заявления, накладные, счета, справки и т. п.), и отметок об их погашении.

В кассовых документах, вызывающих сомнение относительно их подлинности, проверяется достоверность подписей получателей денежных средств и служебных лиц, которые дают пояснения об этом.

Во время проверки полного и своевременного оприходования денежных средств, поступивших в кассу от осуществления хозяйственной деятельности, записи в кассовой книге сверяются по суммам и срокам с данными соответствующих приходных кассовых ордеров (с привлечением при необходимости следующих подтверждающих документов: расчетных документов, квитанций к приходным кассовым ордерам, счетов-фактур, товарно-транспортных и налоговых накладных и т. п.). Проверяется также проведение записей относительно регистрации указанных ордеров (по суммам и датам) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Органами контроля применяются соответствующие встречные документальные проверки, которые осуществляются непосредственно у предприятий-покупателей (заказчиков), уплативших наличные денежные средства, путем привлечения соответствующих первичных документов и взаимной сверки кассовых документов получателей денежной наличности с данными покупателей, для контроля за полным и своевременным оприходованием наличных конкретным предприятием.

Выявленные в результате проверки нарушения и заключения о ведении кассовой книги и кассовых документов указываются в акте о проверке.

27 Порядок ведения кассовой книги

Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу. (Приложение № 7).

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Лекция «Лекция 13» также может быть Вам полезна.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

Кассовая книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 2). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

Подшивать ли второй лист кассовой книги?

О порядке брошюрования кассовой книги, а также о том, требуется ли передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист, рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ираида Башкирова и Елена Королева.

 

Верно ли утверждение, что с 01.01.2012 отменено требование для кассовой книги, формируемой с применением технических средств, по оформлению в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», то есть теперь не нужно распечатывать и подшивать вкладной лист? В каком порядке подшивать листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств?

Листы кассовой книги, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах и подшиваются в хронологической последовательности, по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

В каком порядке брошюровать листы кассовой книги организация вправе определить самостоятельно.

Обоснование вывода. Согласно п. 5.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение), действующего с 1 января 2012 года, для учета поступающих в кассу наличных денег и выдаваемых из кассы юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее — технические средства).

Указания по заполнению кассовой книги (форма N КО-4) на бумажном носителе утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, согласно которым каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая — заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах (абзац пятый п. 2.5 Положения).

При этом распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

До 1 января 2012 года действовал Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (признан утратившим силу Указанием ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У). Пунктом 24 указанного Порядка было предусмотрено, что ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В действующем с 1 января 2012 года Положении требование о передаче в бухгалтерию в качестве отчета кассира второго листа кассовой книги отсутствует.

Такое требование предусмотрено только для обособленных подразделений пунктом 5.6 Положения, согласно которому обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги (в случае оформления кассовой книги на бумажном носителе) или второй экземпляр листа кассовой книги, распечатанный на бумажном носителе (в случае оформления кассовой книги с применением технических средств) головному предприятию.

Напомним, что в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (далее — ПБУ 1/2008) совокупность способов ведения бухгалтерского учета организации является ее учетной политикой. Одним из способов ведения учета является организация документооборота (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Согласно п. 4 ПБУ 1/2008 учетной политикой организации утверждаются в том числе правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Согласно п. 7 ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики организации по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством РФ и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Организация может самостоятельно разработать способ ведения бухгалтерского учета, если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.

Следовательно, организация вправе самостоятельно решить, в каком порядке подшивать листы кассовой книги, сформированные с применением технических средств и распечатанные на бумажном носителе и утвердить его в учетной политике организации в целях бухгалтерского учета.

По нашему мнению, первые листы кассовой книги, сброшюрованные не реже одного раза в календарный год, формируют непосредственно кассовую книгу.

Вторые экземпляры кассовой книги, оформленные с применением технических средств, распечатанные на бумажном носителе, могут служить отчетом кассира, который сдается кассиром в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в порядке, предусмотренном организацией.

2.2. Порядок ведения кассовой книги. Отчетность кассира

Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов [приложение 10].

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир [1].

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета [3] :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу [3]

Дебет

Кредит

Содержание операции

50

51

Оприходованы наличные деньги в кассу, полученные с расчетного счета

50

91

Потупила арендная плата

50

52

Оприходована наличная валюта в кассе

50

62,76

Получена выручка за реализацию продукции, оказанные услуги

50

62

Получен аванс от заказчика

50

76

Поступила выручка за реализованные основные средства и иное имущество

50

71

Оприходованы в кассу остатки подотчетных сумм

50

73

Поступили в кассу денежные средства в качестве возмещения причиненного материально вреда

50

90

Определена выручка от реализации продукции за наличный расчет

50

62

Оприходованы в кассе наличные деньги, полученные от покупателя за реализацию

50

90

Оприходованы излишки денежных средств в кассе, выявленные инвентаризацией

50

90

Отражается положительная курсовая разница при переоценке валютных средств

50

60

Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам

50

70

Возврат излишне выплаченной заработной платы

50

92

Поступление штрафов и других внереализационных доходов

50

86

Поступление денежных средств целевого характера

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы [3]

Дебет

Кредит

Содержание операции

60

50

Оплата счетов поставщиков

84

50

Выдача материальной помощи

04, 07, 08, 10, 41, 58, 60, 67, 76

60, 76, 50

Приобретение нематериальных активов, ценных бумаг, оборудования, материалов, товаров

51

50

Внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет

52

50

Внесена из кассы наличная валюта на валютный счет

70

50

Выдана из кассы заработная плата, премии, вознаграждения

71

50

Выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы

76

50

Выпущены из кассы наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции

70

50

Выплата из кассы материальной помощи

94

50

Отражается сумма недостачи наличных денежных средств, выявленная инвентаризацией кассы

90

50

Отражается отрицательная курсовая разница, возникшая при переоценке валютных средств в кассе

50

50, 51, 52, 71, 76

Оприходованы поступления в кассу денежных документов

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера [приложение 6].

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел расчетно-кассового обслуживания Ro le Administrator

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим. Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли.Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой денежных средств или руководителем пункта сбора денежных средств. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

  • Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
  • Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотделов.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только локальным диспетчером управления обработкой наличных и диспетчером пункта инкассации .

Подотдел Уровень

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и инспектор пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Поддерживайте строгий внутренний контроль за получением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защиты от потерь.
  • Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных денег и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
  • Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Контрольно-ревизионный контроль: Роли не совпадают, за исключением роли администратора по работе с наличными в отделе и руководителя пункта приема наличных .

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

  • Создание и отправка счетов-фактур.
  • Запишите соответствующие продажи.
  • Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

  • Проведение кассовых операций с покупателями
  • Предоставить клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
  • Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
  • Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
  • Подсчитайте наличные и отправьте кассовые и подтверждающую документацию начальнику пункта выдачи наличных в конце их смены.

Аудиторский контроль: Нет дублирования ролей, за исключением Составителя депозитов.

IV. Наблюдатель пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и менеджер по контролю за обработкой денежных средств Local Cash Handling Control Manager.

Описание роли

  • Монитор функций кассового поступления.
  • Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличности и Менеджер местного контроля обработки наличности.

V. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

  • Получение и подсчет кассовых чеков за рабочий день.
  • Подготовьте депозит.
  • Храните наличные в надежном месте до их внесения.
  • Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозита.
  • Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
  • Доставьте каждую подтвержденную депозитную квитанцию ​​/ форму электронного депозита посреднику.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Кассир пункта выдачи наличных.

VI. Реконцилятор

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Biller.

Описание роли

  • Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
  • Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
  • Нет доступа к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или сейфу.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Биллер.

Шаблон отчета о кассовом аппарате на конец дня — заполнить онлайн, для печати, заполняемый, пустой

Комментарии и помощь с ежедневным отчетом кассира

Видеоинструкция и помощь в заполнении и заполнении шаблона отчета кассы на конец рабочего дня

Инструкция и справка по кассовому аппарату ежедневная кассовая форма

Выверка банковского счета, часть 1 Джордж собирается выполнить выверку банковского счета, процедура для этого заключается в следующем шаге 1: сначала мы должны поставить галочку в выписке из банка в кассовой книге, это включает в себя идентификацию каждой позиции, записанной в выписке из банка, которая также появляется в в кассовой книге это делается путем проверки сумм и деталей в выписке, а в кассовой книге, где суммы и детали соответствуют, мы отмечаем позиции как в выписке, так и в кассовой книге, так что первая позиция, показанная в выписке из банка, которая также является в кассовой книге есть чек с номером 0 1 1 2 9 1, который является платежом, который мы сделали 2 жутких таймера, поэтому нам нужно отметить обе записи, поскольку они совпадают, мы просто продолжаем просматривать все квитанции и платежи и ставим галочку Выключив все те, которые показаны как в банковской выписке, так и в кассовой книге, после того, как мы отметим все элементы, которые мы можем перейти к следующему шагу, для шага 2 нам теперь нужно обновить кассовую книгу для все предметы t появляются в банковской выписке, но не отображаются в кассовой книге; обычно это такие элементы, как постоянные платежи, прямое дебетование банковских комиссий и процентов, которые мы не записываем в кассовую книгу до тех пор, пока не будет получена выписка из банка, поскольку мы не будем в этом уверены о подробностях, датах и ​​суммах, пока мы не увидим их в выписке, поэтому нам нужно найти все элементы в выписке из банка, которые мы не сняли, для каждой из них, которые нам нужно записать в кассовую книгу, относится к первому элементу на оплату прямым дебетом телефонные услуги 2sw за 220 фунтов и 15 пенсов, так что это первая запись для записи в кассовой книге, как только все нетипизированные элементы в выписке будут записаны в кассовую книгу, кассовая книга должна быть заполнена, мы тогда необходимо уравновесить кассовую книгу, чтобы сделать это, нам нужно определить, какая сторона кассовой книги является наибольшей с точки зрения денежной стоимости, в данном случае сторона получения, указывающая на то, что у нас есть деньги в банке, мы суммируем сторону получения и толще мы Прибыль сразу записывается как общая сумма как в квитанциях, так и в платежах, элементы на платежной стороне кассовой книги в настоящее время не складываются в общую сумму, которую мы только что зарегистрировали, поэтому, чтобы исправить это, нам нужно вычислить балансирующую цифру, поэтому добавьте увеличьте суммы на стороне платежа и вычтите эту цифру из общей суммы, эта цифра станет вашей цифрой переноса баланса, которая в данном случае составляет 706 фунтов и 18 P, мы переносим эту цифру в квитанцию ​​кассовой книги под общей суммой, и это приведенная цифра представляет собой сумму, которая у нас фактически есть в банке, то есть 706 фунтов стерлингов, а третий шаг — 18 P, чтобы убедиться, что то, что, по нашему мнению, находится на нашем банковском счете, совпадает с тем, что, по мнению банка, у нас на нашем банковском счете есть единственное Разницами должны быть один неоплаченный чек, то есть деньги, которые мы выплатили, но еще не погашены, что означает, что эти платежи еще не указаны в банковской выписке, и две незарегистрированные подачи, то есть деньги, которые мы выплатили на наш…

Процедура обработки наличных | SCC

Подразделение: Business Services
Номер политики SCC:
SPR5.3.9-P-1
Выпущено: 18.01.2005
Проверено: 26.03.2021
Исправлено: 28.06. 2021
Утвержденный президент / генеральный директор SCC: 28.06.2021
Ссылка Политика KCTCS: 5.3.9-P Учет и обработка наличных средств


Обзор

Цель данной процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к Бизнес-процедурам KCTCS, размещенным по веб-адресу https: // policy.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, инструкций и информационных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за операции с наличными деньгами, лучше понять и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными постановлениями и постановлениями штата и штата Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применение руководства

Это руководство предназначено для сотрудников, занимающихся обработкой наличных денег. Любой сотрудник колледжа, имеющий отношение к работе с наличными деньгами, обязан прочитать: понимать и соблюдать это руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать форма подтверждения в конце данного руководства. Копии формы подтверждения хранятся в досье в офисе колледжа.

Использование и изменения руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне вуза. принят KCTCS.Любые вопросы относительно содержания данного руководства или проблем при использовании этого руководства должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам колледжа. Время от времени это руководство будет пересматриваться, чтобы отразить изменения в государственных и федеральных законах. правила, изменения в политике и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренним и внешних аудиторов, а также изменения, одобренные руководством колледжа. Все дополнения, для удаления и изменения этого руководства требуется письменное разрешение вице-президента Администрация.Любой пользователь вручную, который определяет необходимость внесения изменений, должен отправить предложение в письменной форме на имя вице-президента администрации. Пользователи будут уведомлены об изменениях сделаны к мануалу.

За соблюдение процедур обращения с наличными деньгами Колледж несет ответственность проводить периодические проверки операций с наличными деньгами, чтобы определить, что все системы функционируют, как предполагалось, и что все применимые политики и процедуры последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на В банках США и написано в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, черновики продаж кредитных карт MasterCard, Visa и Discover. Иностранный при конвертации средств в доллары США взимается комиссия за обработку. В чистая выручка, часто конвертируемая из иностранных фондов, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общие правила обработки наличных денег

  1. Ответственность за обработку наличных денег возложена на отдельных сотрудников, которые участвуют в любой функции по работе с наличными деньгами и их руководителям. Любой сотрудник, который занимается наличные деньги ответственны за эти деньги. Руководитель любого сотрудника, работающего с наличными деньгами несет ответственность за соблюдение надлежащих и разумных мер предосторожности.Каждый сотрудник, задействованный в операциях с наличными деньгами, принимает на себя ответственность за истинное и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
  2. Доступ к наличным деньгам должен быть ограничен. Все средства должны всегда храниться в безопасности. Неавторизованный люди не допускаются в зоны обработки наличных денег, то есть в офис. При необходимости могут быть размещены знаки для предупреждения людей о запретной зоне.Вежливый устный предупреждение может также использоваться, если необходимо, в дополнение к указателям для поддержания надлежащего гарантии. Доступ к зонам, где производится подсчет или обработка наличных денег, должен быть ограничен только непосредственно вовлеченные лица. Сверка наличных денег в областях, видимых генералом общественность строго запрещена.
  3. Наличные деньги, находящиеся в распоряжении колледжа, должны храниться в сейфах, запираемых ящиках или ящики, или в закрытых ящиках кассовых аппаратов.Входные двери должны быть всегда заперты. в зонах обработки наличных денег. В рабочее время двери сейфов должны быть закрыты. и в остальное время должен быть заблокирован. Необходимо считать и обрабатывать крупные суммы наличных денег. вне поля зрения широкой публики.
  4. Наличные деньги нельзя оставлять без присмотра — это касается кассовых аппаратов и рабочих станций. Если сотрудник покидает рабочее место по какой-либо причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно защищены в запертом месте.
  5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек. Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств, это может быть предварительно напечатанная заранее пронумерованная письменная квитанция. или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции необходимо учитывать последовательно. и поддерживается для целей аудита. Аннулированные формы кассовых чеков должны быть сохранены для целей аудита.В случае признания недействительной квитанции белая и желтая копии аннулируются. направляется в Бизнес-офис, а розовая копия остается в кассовой книге.
  6. Чеки должны быть незамедлительно подтверждены ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
  7. Средства, хранящиеся в сейфе на ночь (офис колледжа), на выходных или дольше длительный отпуск должен быть разумным.
  8. Безопасные комбинации должны предоставляться минимальному количеству сотрудников и только тем, кто чьи функции требуют доступа к наличным деньгам. Безопасные комбинации должны быть изменены, когда сотрудник отдела увольняется.
  9. Оборотные фонды всегда должны быть сведены к абсолютному минимуму. Все остальные средства должны находиться в закрытом месте хранения.
  10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Персональные чеки не обналичить.)
  11. Все излишки и недостачи, превышающие 5 долларов США, должны быть подписаны на ежедневной кассовой наличности. сводный отчет заведующего отделом.
  12. Сверка ежедневного отчета по операциям с отчетом по кассовым операциям и ежедневным Депозитный билет должен быть изготовлен сотрудником, независимым от отдела обработки наличных. Кроме того, все записи кассовой книги будут проверяться физическим лицом, кроме кассира, как правило, менеджер по коммерческим операциям или его назначенное лицо.
  13. Для обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, работающие с кассовыми поступлениями, должны не выполняет функции дебиторской задолженности.

Порядок открытия и закрытия устройств хранения наличных

  1. Два человека должны присутствовать при открытии и закрытии устройств хранения наличных денег. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(потому что есть только один сотрудник) руководитель соответствующего места обработки наличных денег должен лично осуществлять контроль для поддержания надлежащего уровня безопасности, чтобы свести к минимуму возможные потери.
  2. Кассовые столы / ящики без присмотра должны быть закрыты, а кассовые аппараты / лотки для наличных заблокирован, с вынутым ключом, даже когда касса закрывается на время облегчения.
  3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно закреплены. заблокирован, и все сигналы тревоги включены.

Подсчет денег и внесение сдачи

  • Все полученные деньги должны быть пересчитаны, а сумма проверена перед тем, как они будут помещены в денежный ящик.
  • Валюта, для которой будет выдана сдача, должна быть размещена на виду у кассира. и клиент, пока транзакция не будет завершена.
  • Все изменения, внесенные в транзакцию, должны быть засчитаны клиенту.
  • Если во время подсчета / внесения изменений происходит прерывание, процесс должен начинать заново с самого начала.
  • Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными деньгами, что у него / нее было короткое замыкание транзакции, сотрудник должен немедленно уведомить супервайзера, чтобы касса можно уравновесить.

Вклады

  1. Допускается только персонал, подписанный на процедуры обработки наличных средств SCC. делать депозиты в бизнес-офисе.
  2. Должно быть произведено в соответствии с политикой.
  3. Квитанции необходимо сдавать ежедневно.
  4. Все полученные «наличные» подарки необходимо ежедневно сдавать в местное хранилище.
  5. Ежедневные депозиты требуются независимо от суммы транзакции для балансировки с Главной бухгалтерской книгой, созданной PeopleSoft.
  6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий день. рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
  7. Все кассовые чеки должны быть депонированы в целости и сохранности.Это означает, что чеки нельзя обналичить или произведенные выплаты, включая возмещение расходов по авансовым платежам, из поступлений.
  8. Все средства, внесенные в бизнес-офис другим отделом, должны быть выверены в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции на полученные средства.
  9. Ни при каких обстоятельствах личные средства не должны смешиваться с фондами колледжа.

Возвращенные чеки

  • Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа. На счет студента должно быть наложено финансовое удержание до тех пор, пока не будет возвращен чек. доволен.
  • Знак, указывающий размер комиссии за возвращенные чеки, должен быть размещен в отдел приема чеков и на видном месте, которое хорошо видно публика.
  • Если изготовителем возвращенного чека является учащийся, подразделение уведомит учащегося. из следующих:
    • То, что чек возвращен.
    • Причина возврата чека.
    • Дата возврата чека.
    • Что плата за обслуживание была начислена.
    • Общая сумма, причитающаяся Колледжу.
    • Этот платеж подлежит немедленной оплате.
    • То, что до оплаты студенческий счет будет заблокирован. Все стенограммы будут будет отказано, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие семестр до тех пор, пока делинквентность устраивает.
    • Оплата должна производиться наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. «Недостаточный денежный чек «не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но сумма чека, плюс плата за обработку, должна быть выплачена колледжу.
      • Если производитель возвращенного чека является физическим лицом или агентством, не входящим в Колледж, подразделение подготовит письмо изготовителю, содержащее те же первые шесть пунктов выше.В седьмом пункте следует указать, что если не будет произведена оплата в течение 10 дней, будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Гарантии

Требуемый уровень защиты при обращении с наличными деньгами зависит от уровня риска на это место.Централизованные пункты приема наличных обычно имеют более высокий уровень риска чем единицы, которые время от времени получают наличные. Для оценки уровня риска используются следующие необходимо учитывать факторы:

  1. Сумма задействованных денег.
  2. Физико-географическое положение.
  3. Часы работы.
  4. Прошлый опыт убытков.
  5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или стол), который оборудован хотя бы одним запорным устройством и не может легко удаляться из помещения. На начальника отдела возложена общая ответственность за обеспечение надлежащих мер безопасности.

Департаменты, получающие наличные от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность над наличными деньгами. Надлежащее обращение, надлежащие записи и физическая безопасность необходимо обращать внимание на каждого сотрудника, имеющего доступ к любому колледжу или отвечающего за него. активы, то есть денежные средства, товары, материалы и / или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Бланк входа в систему должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для сдачи теста. На листе регистрации учащийся должен отметить способ оплаты как наличные. или платежный ваучер. Администратор центра оценки ведет лист входа в систему и собирает деньги индивидуально со студентов. Каждому ученику нужно дать предварительно пронумерованная квитанция. Необходимо учитывать все поступления, даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, которые используют ваучер для оплаты экзамена с пометкой «списать» на квитанции.

Примечание: Администратор центра оценки выставит счет стороннему агентству на оплату экзамена. Копии квитанций об оплате могут быть использованы для мониторинга тестовых аккаунтов. дебиторская задолженность. См. Деловые процедуры KCTCS 7.4 для взыскания дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены и обработаны Бизнес-офисом. Задолженность на счетах записи должны вестись постоянно, и сотрудники бизнес-офиса будут проверять записи на постоянной импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть подсчитаны, проверены и выверены для входа в систему. простыня. Внизу таблицы общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. заносятся и сверяются с итогом по ведомости. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение инкассации и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги переводятся в Бизнес-офис в в тот же день (или не позднее, чем на следующий день, если тест проводится поздно день). Копия регистрационного листа передается кассиру в Бизнес-офисе. вместе с депозитом. Кассир бизнес-офиса обязан перед выдачей квитанции сверьте лист входа в систему с депозитом.Кассир отвечает за выдачу предварительно пронумерованной квитанции об общей сумме депозита для оценки Персонал центра. Персонал Центра аттестации должен хранить квитанции в файле по мере необходимости. в соответствии с графиком хранения записей, изложенным в Руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники, делающие вклады, никогда не должны покидать бизнес-офис, не получив квитанция.

Если тест проводится в выходные, денежный ящик запирается в безопасном месте. до тех пор, пока залог не поступит в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, обязаны обеспечить, чтобы вклады вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Расшифровка стенограммы

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники Приемной комиссии участник должен получить наличные, чек или денежный перевод.(ПРИМЕЧАНИЕ: для кредита карточные операции, физическое лицо должно быть направлено в бизнес-офис для совершения оплата.) Сбор оформляется в протоколе расшифровки и предварительно пронумерованной квитанции. выдается студенту. Если запрос транскрипции и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, помечаются «только для депозита» и вручаются доставлен в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны документально оформить коллекции в протоколе стенограммы (образец журнала см. в Приложении A) и выпуск / отправка по почте предварительно пронумерованная квитанция студенту, если требуется.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверять стенограмму. коллекций в журнал коллекций стенограммы, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен поставить свою подпись в журнале в строке подписи «проверено». Этот должны выполняться ежедневно, и копию заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить начальнику отдела для обеспечения соблюдения кассового процедуры обращения.

Если укомплектование персоналом не позволяет должным образом разделить обязанности, вице-президент по делам студентов, или назначенное лицо должны активно контролировать сбор сборов за стенограмму. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщать вице-президенту по делам студентов или назначенному лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном вице-президентом по делам студентов или назначенным лицом, и прилагается к кассовым чекам, принесенным в офис для депозита.А Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал как дополнительная проверка того, что деньги посчитаны и проверены. Вице-президент студента Отделы, в свою очередь, должны сообщать о перерасходе / дефиците вице-президенту колледжа по делам студентов. своевременно, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны отправляться в бизнес-офис каждый рабочий день ( до 15:00 с.м. ) для депонирования и записи в PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции, собранная наличность, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. всегда.

Процедуры, относящиеся ко всем остальным кампусам и центрам:

Сборы за стенограмму

взимаются только кассиром кампуса или представителем Центра. Кассир выдаст студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек в Приемную комиссию. Сотрудники Приемной комиссии выдадут стенограмма студенту.

Развитие (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым сотрудником колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти Управление институционального развития — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить на следующий день (в тот же день) в офис Институциональное развитие:

  1. Актуальный чек или письменное заявление о полученном имуществе.
  2. Копия письма дарителя с указанием цели.
  3. Ограничения в отношении подарков, если таковые имеются, и формы пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должны предоставить:

  1. Имя и номер счета, на который должен быть переведен подарок.
  2. Имя и адрес дарителя.
  3. Имя и адрес лица, получающего подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке благодарственного письма колледжа также должно быть предоставлено.

Управление институционального развития отвечает за определение наличия средств. полученные являются подарками вместо оплаты товаров или услуг.Частные подарки, полученные пользователем Офис институционального развития должен быть подтвержден посредством процесса получения. Для получения наличных / чеков потребуется выдача заранее пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих квитанций будут приложены в качестве резервной документации к кассовым сборам. журнал, подготовленный Управлением институционального развития и отправленный в кассу в Бизнес-офисе на депозит каждый день.Аннулированные формы квитанции должны быть включены со всеми другими формами квитанций, доставленными в бизнес-офис и включенными в дневную кассовый отчет, подготовленный Бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченного сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с квитанций.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в Управлении институционального развития. и включены в расписку в тот день.Чеки должны быть одобрены немедленно с использованием штампа подтверждения. Кассир Business Office посчитает наличные в присутствии сотрудника институционального развития и напишет квитанцию сотруднику за наличные. Все квитанции получены после 15:00. будет депонирован к делам на следующий день.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправленные Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Согласно общему правилу , обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Офис институционального развития будет:

  1. Выдать донору квитанцию ​​об оплате наличными, чеком или кредитной картой и / или натурой пожертвование.
  1. Соберите всю необходимую документацию для донорского файла:
    • Скопируйте чек, кассовый чек, квитанцию ​​по кредитной карте и оценочную квитанцию ​​в натуральной форме. пожертвование.Это включает любую дополнительную информацию, необходимую для правильной записи дарение подарка (соответствующая форма подарка, подарки на память и т. д.).
    • Заполните форму обработки подарка.
  1. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.
  1. Отправьте подарочную транзакцию в PeopleSoft Advancement.
  1. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в колледж. Офис.

Относительно получения подарков наличными — Бизнес-офис колледжа (касса) буду:

  1. После получения бланка обработки подарка и бланка денежной квитанции внесите чек / наличные деньги донора в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком ведения кассового учета.
  2. Бизнес-офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, подтверждая остатки депонированных средств по транзакции, зарегистрированной Управлением по продвижению. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Фонды отчислений

У каждого кассира есть кассовый лоток, и он должен работать только с ним.Денежные ящики не должны использоваться для обмена крупных денежных купюр. Изменить можно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его / ее денежный ящик без присмотра даже во время неожиданного пересчета наличных денег.

Выверка авансовых фондов должна быть представлена ​​в форме выверки KCTCS. Он будет сохранен при сверке банковской выписки и должен быть завершен к десятый день следующего месяца.Сотрудник Business Office, который подтверждает конец месяца. Счетные фонды могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное вице-президентом по административным вопросам, определит фонды изменения авансового платежа для аудита.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должен иметь подтверждающую квитанцию ​​/ документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должен быть ограничен до 100 долларов и должен соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок. (см. Приложение B для утвержденных счетов авансовых наличных средств).

Все выверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием Формы KCTCS. TM11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены вице-президентом администрации. не позднее 10-го рабочего дня следующего месяца .

Запросы на все расходы по авансовому фонду должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции / документы.Ежемесячная сверка проверяет наличие соответствующих квитанций / документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, вице-президент по администрации колледжа необходимо немедленно уведомить. Сумма авансовых покупок ограничена до 100 долларов США. Пожалуйста, проконсультируйтесь Процедуры закупок для квалифицированных покупок.

Стоимость обучения (зачетные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны оплачиваться на предприятии. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции. изложены в разделе о внутреннем контроле настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и соответствовать сумме денежных средств, собранных в конце каждого дня. день с балансировкой кассовых поступлений с отчетами по запросу.

Пожалуйста, смотрите Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ КАССИРОВКИ — КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

Спецодежда и недостачи должны быть сообщены вице-президенту по административным вопросам Колледжа, который день. Сумма начисленных сборов не может быть уменьшена без надлежащей документации, включая плату за обучение. отказы.

Тестирование медсестры

Все платежи за тестирование помощницы медсестры производятся через Бизнес-офис. касса.Кассир должен убедиться, что человек, сдающий тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоя до принятия платежа. После подтверждения финансового статуса кассир выдает сдающему тест рукописную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о лице и платеж в файле Excel, созданном Администратор тестирования медсестры и предоставлен бизнес-офису.

Администратор тестирования медсестры несет ответственность за то, чтобы запрос места для тестирования имеет право на тестирование до направления их в Бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования медсестры несет ответственность за проинформируйте каждого об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату проверки. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что плата не возвращается, и это отсутствие следующих инструкций, которые не позволяют человеку пройти тестирование, будет не гарантирует возврата уплаченных сборов.

Примечание: Администратор тестирования медсестры или помощник администратора выставит счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена.Копии квитанций об оплате могут быть использованы для контроля тестирование дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с Бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для получения информации. дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а Бизнес-офис Персонал будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

Решения для персонала

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения квалификации, помощь в обучении для промышленности и Lineman Training, а также для частных и общественных организаций Образовательные программы будут выполняться Отделом решений для персонала с использованием Программный модуль CampusCE.Somerset Community College будет следовать бизнесу KCTCS Процедуры обработки регистраций и платежей, связанных с некредитным обучением занесены в базу данных CampusCE. После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверка, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны быть доставляется в бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на заранее пронумерованных формах регистрации / оплаты взносов.Проверяет должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции должны быть всегда защищены. Поскольку офисы департаментов недостаточно оснащены для внесения изменений, валюта не приветствуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, совпадают ли коллекции с регистрациями. Сверка должна быть выполнена кем-то другим, кроме лица, выполнившего сбор сборов / регистрацию.Если укомплектование персоналом не позволяет такое разделение обязанностей, начальник отдела или назначенное ему лицо должен контролировать деятельность по сбору. Кроме того, Бизнес-офис проводит выборочные аудиты кассовой деятельности в отделе кадровых решений. это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже, чем раз в квартал. потребуется. Об излишках или недостатках необходимо немедленно сообщать в отдел. руководитель, который должен проверить сверку.Если установлено, что сборы закончились короче говоря, это заключение должно быть подписано начальником отдела и приложено к Форма кассового чека, когда средства вносятся на депозит в офис Колледжа (касса). Об избыточном или коротком сроке также необходимо сообщить вице-президенту по административным вопросам Колледжа. Собранные средства необходимо отправить в бизнес-офис колледжа (в кассу). за предыдущий рабочий день до 15:00 р.м. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека должен быть отправлен в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) будет подсчитывать средства в присутствие сотрудника Workforce Solutions и выдает ему письменную квитанцию. работник.

С 1 декабря 2015 г. будет сделано исключение для решений для персонала. офис только, чтобы разрешить сбор платежей за транзакции, обработанные с понедельника по Четверг состоится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет 500 долларов.В то время залог должны быть сделаны с бизнес-офисом и должны включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты о сверке данных CampusCE. Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год, чтобы определить необходимо продлить или прекратить действие в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату за обучение.

Штрафы за библиотеку

Сотрудники библиотеки должны разместить индикатор обслуживания в учетной записи студента, когда студент должен выплатить штраф или уплатить штраф за утерю книги. В индикаторе услуги указывается сумма причитается от студента. Студент будет направлен к окну кассира для расчета баланс, связанный с библиотечным трюмом. Кассир отправит платеж на студенческий счет, и будет включать оплату с ежедневным банковским депозитом.Один раз оплачен библиотечный штраф, кассир уберет индикатор обслуживания с учётная запись студента.

Торговые деньги

  1. Торговые автоматы необходимо опорожнять не реже одного раза в месяц.
  2. Два сотрудника должны присутствовать, чтобы опустошить кассовые боксы. Если это невозможно, супервайзер должен проверять всю работу.
  3. Валюта и монета должны быть подсчитаны отдельно, а итоговые суммы для обеих депозитный мешок.
  4. Затем средства должны быть доставлены в Бизнес-офис для проверки итоговых сумм, записи в PeopleSoft и депонированы. Кассир выдаст рукописный квитанция сотруднику, вносящему залог.

Процедуры обработки денежных средств, специфичные для местоположений центров SCC

С 1 июля 2013 г. должности кассиров в центрах были упразднены. Тем не мение, SCC признает сохраняющуюся потребность в обслуживании студентов в отношении оплаты обучения и обвинения. В случаях, когда оплата связана со счетом студента, Студент Вариант самообслуживания должен быть предпочтительным способом оплаты, и студенты должны быть рекомендуется использовать этот метод.В случаях, когда у студента нет возможность совершить онлайн-платеж, или оплата не взимается непосредственно в учетную запись студента, необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор центра и / или назначенное ему лицо, обученное процедурам работы с наличными деньгами, должны собирать выплаты от студентов / клиентов.Каждому студенту / клиенту дается предварительно пронумерованный, собственноручная квитанция от назначенного сотрудника Центра. Все поступления подлежат учету для даже тех, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белая и желтая копии должны быть отправлены в коммерческий офис, а розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Денежные средства должны всегда храниться в месте, недоступном для посторонних лиц. широкой общественности. Деньги должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают офис. Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита» — Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра должен проверить, что платежи сверить с суммой собранных наличных денег / чеков.Если суммы не сбалансированы, Директор центра отвечает за проверку ежедневных коллекций и связывается с Менеджер по коммерческим операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы остаток, назначенные сотрудники Центра заполняют квитанцию ​​о банковском депозите, первоначальную квитанцию ​​о депозите и перевезите депозит в местный банк. По завершении депозит у кассира банка, назначенный персонал должен проверить, что сумма депозита подтверждено кассиром банка, совпадает с суммой в билете о депозите колледжа.Все Расхождения должны быть устранены до выхода из банка.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал отсканирует и отправит электронное письмо квитанция о депозите колледжа и квитанция о банковском вкладе (если предоставляется отдельная квитанция банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал размещает все оригинальные документы, включая депозитные билеты, квитанции и всю другую соответствующую резервную документацию, в почте UPS / FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированные ежедневные депозитные документы, Лондонский кассир должен убедиться, что сумма депозита совпадает и что наличные и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными / чеками либо через модуль PeopleSoft Student, либо через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если для платежа требуется публикация в учетной записи студента через PeopleSoft Студенческий модуль, кассир Лондона должен убедиться, что используется правильный целевой ключ как показано ниже:

Ключ целевого показателя денежных средств McCreary Center

E2PAY

Ключ кассовой наличности Центра Клинтона

E3PAY

Russell Center Cash Target Key

E4PAY

Ключ кассы центра Кейси

E6PAY


Если для платежа требуется журнал денежных поступлений через PeopleSoft Financials модуль, кассир Лондона должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер расчетного счета McCreary Center

10740

Номер расчетного счета в Центре Клинтона

10738

Russell Center Cash Номер счета

10645

Номер денежного счета в Кейси Центре

10647


Лондонская касса обрабатывает все транзакции через PeopleSoft не позднее, чем на следующий рабочий день после получения электронных писем от Центра.После ежедневных транзакций завершены, лондонская касса пересылает электронные письма Центра указанным Персонал бизнес-офиса для обработки EFT (электронного перевода денежных средств) от местного депозитарий центрального депозитария КЦТК.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонская касса обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервную документацию, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Если лондонская касса и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и должен быть завершен полный аудит повседневной деятельности. В случае, если сумма денежных средств больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин расхождений и признание они были проинформированы об элементе сверки.Повторные случаи согласования проблемы будут основанием для лишения права обращения с наличными деньгами у этого конкретного лица, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми вице-президентом администрации.

После получения оригинальной документации из Центров кассир Лондона должен: прикрепите квитанции студентов PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и направить полный пакет назначенному сотруднику бизнес-офиса для аудита и проверка EFT.Папка ежемесячных депозитов должна вестись для каждого По центру, и после завершения всех ежемесячных операций, включая процесс EFT, папки должны быть отправлены Менеджеру бизнес-операций или назначенному завершение ежемесячной выверки банковских счетов и окончательный аудит всех транзакций.

Порядок работы с денежными средствами, относящийся к косметологическим программам

Для полной поддержки учебного плана и целей программы косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций с наличными деньгами.Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассирами для сбора сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. Семестр 2015 года.

Оценка рисков и подотчетность

В целях минимизации риска перерасхода и нехватки денежных средств кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона / клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы на услуги специально для программы косметологии. На программы косметологии необходимо приобрести все расходные материалы, необходимые для работы упомянутых кассовых аппаратов, то есть регистрационная лента. Если кто-либо из три программы закрываются, кассовые аппараты возвращаются в Бизнес-офис. Инструктор каждого объекта несет ответственность за управление ежедневной работой новые процессы обработки наличных, при этом Координатор программы имеет окончательные и конечная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности на сайте программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными деньгами и будет иметь ежедневную контроль кассовых операций. Чтобы каждый студент получил практический опыт при работе с кассовыми операциями салона инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы с кассовым аппаратом и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, которые возникают у ежедневных студенческих кассиров, следует сообщать. инструктору сайта, который попытается решить возникшие проблемы. Если инструктор сайта не сможет решить вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Деловые операции за помощью. В случае необходимости, менеджер по коммерческим операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы так, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же регистре.Инструктор сайта присваивает номера кассиров студенческие кассиры в каждый салон / клиентский день. Студенты подписывают протокол, подтверждающий их назначение кассира на день, и этот журнал должен быть включен в общий депозит отправляется в кассу бизнес-офиса. Студенческие кассиры регистрируют каждый транзакцию под своим конкретным номером кассира. Студенческие кассиры заберут деньги от клиентов в виде наличных или кредитной / дебетовой карты за услуги оказано.

По мере поступления денежных средств они будут помещены в кассу. Фонды должны быть в безопасности в любое время. Если на стойке регистрации нет персонала постоянно, Инструктор на месте назначает одного из кассиров студентов, в обязанности которого входит защита ключа от кассового аппарата, когда он не используется. Никто, кроме двух ежедневно кассиры студентов и инструктор сайта должны иметь в собственности кассовый аппарат ключ — без исключения !

Практика внесения сдачи для студентов, сотрудников или посетителей из кассы / сдачи фонд строго запрещен.Смена выдается только в случае оформления наличных платежей. от продажи услуг. Фонды сдачи не могут быть использованы для покупки расходных материалов для Программа Косметология. Расходные материалы должны быть заказаны через утвержденную систему закупок KCTCS. методы, либо через procard, либо через заказ на покупку.

В конце каждого дня салона / клиента должен быть завершен ежедневный процесс сверки. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличных средств, выданный Косметологической программе от Бизнес-офис будет отсчитан и удален из денежного ящика.Перемена средства будут храниться в надежном запертом ящике / шкафу до следующего дня клиента. На этом этапе распечатывается лента X кассового аппарата, и назначенные студенты-кассиры, вместе с инструктором сайта проверяет, что платежи отмечены на кассовом аппарате Лента X согласовывает сумму транзакций с наличными и дебетовыми / кредитными картами. Если остаток сумм, на кассовом аппарате должна быть распечатана лента Z для закрытия всех операций в реестре.Если суммы не сбалансированы, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и свяжется с менеджером по бизнес-операциям если невозможно сверить средства. После того, как суммы уравновешиваются, инструктор сайта заполняет ежедневный кассовый баланс и принимает бухгалтерский баланс, Журнал назначений студента-кассира, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет и деньги в кассу Business Office для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы Косметологии Центра Клинтона.Для Центр Клинтона, инструктор участка косметологии сдает ежедневный залог пакет директору центра или помощнику администратора для депозита.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, определяемое инструкторами сайта и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе косметологии должны быть обучены процедурам обработки наличных денежных средств KCTCS / SCC.Лист авторизации, подтверждающий Посещение этого тренинга будет проводиться каждый семестр и сохраняться в архиве. Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студенты не будут занимаются обработкой наличных денег до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из бизнес-офиса.

При получении дневного депозита от Косметологических программ Бизнес Кассир офиса (или директор центра / помощник по административным вопросам для Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласована с ежедневным балансом и что наличные и транзакции по кредитным картам были точно зарегистрированы.Кассир напишет собственноручная квитанция представителю косметологии о внесении ежедневного депозита. В Представитель косметолога должен приложить квитанцию ​​Business Office к своим документам. в качестве доказательства того, что депозит был подан для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассовые чеки. журнал в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир бизнес-офиса обнаружит какие-либо расхождения между депозитом количество и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы несет ответственность за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие. Если бизнес Кассир офиса и Инструктор сайта программы не могут определить решение, уведомить менеджера по бизнес-операциям и провести полный аудит ежедневного деятельность должна быть завершена.В случае, если сумма наличных больше или меньше общей суммы депозита, ответственность за документирование несет Инструктор сайта программы. причины расхождений и признать, что они были осведомлены о согласовании элемент. Неоднократное возникновение проблем с согласованием будет основанием для снятия наличных. обработка привилегий от этой конкретной программы или отдельного лица, с возможными дополнительными последствия, определяемые вице-президентом администрации.

Порядок работы с денежными средствами, относящийся к театральному отделу

Касса Предварительные продажи

Часы кассы

устанавливаются на усмотрение отдела и в основном основываются на расписание ассистента театра. Часы и даты продажи билетов должны быть опубликованы. на дверях кассы, как только они будут определены.Касса также открыта в фойе театра за час до занавеса в вечер представлений. Для предварительные продажи осуществляются в кассе, принимаются кредитные карты, а также наличными и чеком. Для продажи дверей разрешены только наличные и чеки.

Билеты и места

Все спектакли с билетами имеют определенные места.Ответственный за театральный помощник по изготовлению и печати билетов на каждое выступление.

Цены на билеты (включая налог с продаж штата Кентукки)

$ 5 Аванс
$ 8 Дверь

Подготовка билетов и схема рассадки

  1. Откройте «Stoner Tickets» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  2. Используйте функцию Ctrl + F, чтобы «Найти и заменить» информацию в шаблоне заявки: Заголовок, Дата и т. Д.
  3. Распечатайте билеты на цветном картоне, используя разные цвета для каждого выступления, чтобы помогают отслеживать билеты на каждую ночь.
  4. Нарезайте билеты с помощью ножа для бумаги.
  5. Сортировка билетов по дате, а затем по строке. Используйте резинки, чтобы держать их в порядке.
  6. Дважды проверьте наличие всех перечисленных номеров мест во время выступлений.
  7. Откройте «Stoner Seating Basic» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  8. Заблокируйте все недоступные места и обновите даты.Обратите внимание, что каждая дата имеет отдельный вкладка в книге. Это помогает выделить дату цветом, который соответствует ее билету. цвет.
  9. Сохранить.

Продам билеты заранее

При продаже будут соблюдаться следующие процедуры:

  1. Откройте таблицу рассадки, сохраненную для производства.
  2. Спросите у мецената, сколько билетов им нужно и на какой спектакль.
  3. Сверьтесь с таблицей, чтобы узнать, какие места доступны. Платье-хаус из центра дома наружу. Выделите места, которые вы хотите продать, с помощью кнопки заполнения на панели инструментов. В раскрывающемся меню выберите «Вставить комментарии» и введите текст в поле (а) комментариев выше. место (а) имя покупателя билетов.(Часто кто-то звонит вернуться позже и хотите, чтобы поблизости было дополнительное место, чтобы этот процесс прошел гладко.)
  4. Найдите соответствующий распечатанный билет (ы), дважды проверьте с клиентом, что они правильная дата.
  5. Напомните посетителю, что нужно прибыть за десять минут до занавеса, и чтобы дети младше 6 лет не разрешены.
  6. Принять оплату.
  7. Рекордная кассовая книга, предоставленная Business Office, включая имя патрона и номер телефона. Покровитель получает белую копию.
  8. Отрежьте корешок (-ы) билета и отметьте на нем тип совершенной продажи и укажите способ оплаты. (CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните квитанцию ​​для закрытия денежного ящика и внесения отчет о кассах в конце дня.
  9. После транзакции проверьте таблицу рассадки, чтобы убедиться, что нужные места имеют помечены как проданные и сохраните обновленный график.

Продажа билетов окончательна. После того, как заглушка была отрезана, была сделана продажа.

При распределении мест старайтесь оставлять свободные места открытыми группами по 2 или 3 человека.Сделать театр кажется более заполненным, постарайтесь распределить назначенные места среди центральной части и сначала перед боковыми секциями, оставляя пустые места между партиями, которые нужно заполнить более поздними покупателями билетов.

Некоторые посетители потребуют места побольше. Это переносные стулья и обозначаются на билетах «ПОРТ» или в таблице рассадки другим цветом. Попытайтесь приспособиться запросы на рассадку, когда это возможно.

Кредитные карты

Автомат для кредитных карт должен быть заблокирован, когда он не используется. При использовании кредит карточный автомат необходимо включить в розетку и подключить к сети. Несмотря на то что машина распечатывает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должна быть создан для бизнес-офиса. Прикрепите желтую копию к квитанции о кредитной карте, передать белую копию патрону вместе с копией квитанции о кредитной карте, и храните розовую копию в чековой книжке.

Расчетно-кассовая деятельность

Все лица, работающие с наличными деньгами, должны пройти обучение работе с наличными деньгами в офисе компании. Свяжитесь с менеджером по бизнес-операциям, чтобы запланировать обучение работе с наличными. Наличные получил необходимо сдавать в кассу ежедневно. Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, квитанция должна быть написанным, чтобы отслеживать это. Вам нужно будет проверить книги чеков в кассе.Они имеют серийный номер и должны храниться в закрытом шкафу, когда они не используются. Розовый копии квитанций всегда остаются в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в бизнес-офис. Когда обрабатываются наличные, дверь офиса должны быть закрыты и заперты. При покупке билетов следует соблюдать дополнительные меры предосторожности. поскольку они имеют денежную ценность.

Отчетность

  1. Каждый день заполняйте «кассовую форму» и забирайте весь полученный доход, соответствующий корешки билетов и соответствующие квитанции с указанием суммы денег по билету продажа в кассу.
  2. Кассир подтвердит, что депозит сбалансирован со всеми учтенными средствами / квитанциями, и выпишет сотруднику Театра квитанцию ​​о внесенной сумме.
  3. По завершении прогона и после того, как все деньги и непроданные билеты были депонированы в кассир в бизнес-офисе, создайте отчет о кассовых сборах для театрального режиссера.См. Предыдущие отчеты в папке «Квитанции кассовых сборов» для получения информации о форматировании отчета.

Продажа дверей касс

Продажа дверей начинается за час до занавеса. Все билеты стоят 8 долларов каждый, включая KY налог с продаж.

Предварительно проданные билеты будут храниться отдельно от имен посетителей.

Следите за обстановкой в ​​доме по таблице рассадки. Печатная копия Таблица рассадки предназначена только для справки. Не показывать посетителю схему рассадки. Если посетитель не настаивает, не позволяйте ему выбирать свои места. Сообщите им что вы предоставляете им лучшее из имеющихся мест. Если посетитель хочет посидеть с кем-то, кто уже купил билеты, проверьте, не вы можете приспособиться.Если нет, продайте им места ближе всех к другой стороне. Избегайте показа Покровитель график рассадки.

Продам билеты в подъезде

При совершении продажи необходимо следовать следующей процедуре:

  1. Спросите у посетителя, сколько билетов им нужно.
  2. Зачеркните карандашом места, которые вы продаете посетителю, в таблице рассадки.
  3. Найдите соответствующие распечатанные билеты.
  4. Принять оплату.
  5. Рекордная продажа при получении, включая имя и номер телефона покровителя. Покровитель получает белая копия. Желтые копии отправляются в бизнес-офис под залог. Розовые копии оставаться в чековой книжке.
  6. Отрежьте корешок билета и отметьте соответствующий квадрат на корешке и отметьте оплату. метод.(CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните квитанцию ​​для закрытия денежного ящика. и составление отчета о кассовых сборах в конце дня.

Продажа билетов окончательна. После того, как заглушка была отрезана, была сделана продажа.

Украшаем дом

Непроданные билеты и билеты, сданные обратно, следует продавать из центра дома. наружу.Заполните сначала центральную часть дома, а затем от проходов к стена. Разложите непроданные билеты в группах по два, три и четыре человека. Предварительно договориться эти группы продавать в момент покупки.

Некоторые посетители потребуют места побольше. Это переносные стулья и обозначаются на билетах «ПОРТ» или в таблице рассадки другим цветом. Попытайтесь приспособиться запросы на рассадку, когда это возможно.

Кредитные карты

Хотя аппарат печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должен быть создан для Business Office. Прикрепите квитанцию ​​о кредитной карте к желтую копию, белую копию отдайте патрону, розовую копию храните в квитанции книга.

Расчетно-кассовая деятельность

Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, необходимо выписывать квитанцию, чтобы отследить это.Тебе понадобится для проверки чековых книжек в кассе. Они предварительно пронумерованы и должны когда он не используется, хранить его в запертом шкафу. Розовые копии чеков всегда остаются в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в Бизнес. Офис. Во время обработки наличных денег дверь офиса должна быть закрыта и заперта. При обращении с билетами следует также соблюдать дополнительные меры предосторожности, поскольку они имеют денежную ценность.

Линия студенческого экстренного вызова

Когда откроется касса, будет сохранен список «очереди студентов», и студенты будут быть перечислены в порядке очереди. Каждый студент укажет свое имя и имя их учителя.

За пятнадцать минут до начала занавеса (или в любое более раннее время, установленное театром директор) невостребованные билеты будут бесплатно выдаваться студентам по программе «студент линия спешки ».Вычеркивайте их из списка по мере выпуска билетов. Отметьте заглушку соответствующим образом. Освободите билеты из непроданных групп, прежде чем выпускать предварительно проданные билеты.

Прочие фонды

Для получения прочих денежных средств необходимо использовать заранее пронумерованные квитанции. Достаточный документация должна быть приложена к ежедневному отчету о кассовых операциях с описанием цели средств.

Исключения

Любое исключение требует предварительного письменного одобрения вице-президентом администрации. Скорая медицинская помощь ситуации должны быть доведены до сведения вице-президента администрации, как только насколько возможно.

Приложение B
Счета авторизованных авансовых наличных по состоянию на 26 августа 2020 г.

Сомерсетский кампус

  • Бизнес-офис — 1000 долларов (проверка) — Эветта Томпсон
  • Бизнес-офис — 100 долларов (кассир) — Chelsey McCown
  • Бизнес-офис — 100 долларов (кассир) — Сара Эдмон-Бертон
  • Бизнес-офис
  • — 350 долларов (дополнительные средства для внесения изменений) — Эветта Томпсон
  • Приемная комиссия / стенограммы — 50 долларов (изменение) — Тина Уотсон
  • Косметология — 50 долларов (сдача) — Дженнифер Оуэнс
  • Assessment Center — 20 долларов США (изменение) — апрель Рассел

Лондонский кампус

  • Бизнес-офис — 100 долларов (кассир) — Мелисса Брей
  • Assessment Center — 30 долларов США (изменение) — Lora Acrey

Центр Клинтона

  • Косметология — 100 долларов (сдача) — Joni Upchurch

График 3

Контрольный список ежедневных кассовых операций

  1. Открытие (AM / PM) Кассир кампуса (также может быть главным кассиром) открывает кассу, открывается регистрирует и открывает кассиры с помощью функции копирования.Менеджер по бизнесу колледжа Операция создает / удаляет действующие регистры и при необходимости создает кассиров.
  2. Каждый кассир должен использовать кассовый аппарат для записи всех транзакций, включая оплату обучения. платежи. Каждому кассиру закреплены отдельные денежные ящики для собственных кассовых аппаратов. Совместное использование / смена ящиков между ящиками не допускается — БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ.
  3. Обрабатывать платежи, полученные по почте.
  4. Обработка любых возвращенных предметов из банка, обработка любых выплат студентам финансовой помощи потому что ученик выбыл из класса (-ов).
  5. Депозит любые фонды департамента, то есть стенограммы, торговые автоматы, B&I, библиотечные штрафы / квитанции, и копировальные чеки.
    1. Примечание. Любая услуга, счета за которую колледж должны проходить через Счетную базу данных. (AR) модуль.Журнал кассовых чеков может использоваться для денежных поступлений, не связанных с студенческий платеж или предметы, не относящиеся к сфере обслуживания, которые не требуется обрабатывать через Модуль AR.
  6. Обработка ваучеров на записи в журнале для этих депозитов или получение средств отдела через Модуль A / R. (Рекомендуется, чтобы эту задачу выполнял главный кассир.)
  7. Конец дня:
    • Кассир в каждой кампусе:
      • Создает отчет по запросу (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) и проверяет суммы кассиром и проверяет, что использовались правильные ключи цели / тендера.
      • Кассиры организуют квитанции или другую студенческую документацию, необходимую для балансировки.
      • Касси балансируют отдельные регистры, сверяют их с PeopleSoft и выдают квитанции и сопроводительную документацию для Главной кассы кампуса.
      • Отдельные кассиры несут ответственность за аннулирование и повторный прием при необходимости.
      • Если требуется отмена платежа и быстрая проводка платежа, менеджер по бизнесу Перед фактической разноской необходимо проконсультироваться с оператором.
      • Основная касса кампуса закрывает, уравновешивает и передает автомат для кредитных карт. итоги.
    • Каждая основная (заключительная касса) Кассир кампуса:
      • Выполняет отчет запроса (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) для запроса итоговой суммы тендерной заявки кассира и проверяет суммы по регистрам и проверяет, были ли использованы правильные целевые ключи.
      • Выполняет отчет о запросе (K_SF_RCPTS_BY_BUSDAY) для общего запроса кассового тендера и проверяет суммы по регистру.
      • Объединяет средства (деньги) всех кассиров и еще раз сверяет общую сумму в сравнении на запрос.
      • Готовит депозит (-ы) и ежедневный баланс. Если возникает несоответствие, основная касса кампуса выполняет дальнейшие запросы до тех пор, пока не появится несоответствие. расположен.
  8. После балансировки открытых кассиров главный кассир закрывает кассы, а затем закрывает кассу.
  9. Заключительная документация должна включать:
    • Электронная таблица Excel и любая лента счетной машины с полученными чеками, прикрепленными к депозит.
    • Копия квитанции о банковском вкладе.
    • Кассовые ленты.
    • Суммирующая машинная лента с наличными деньгами, которая должна быть четко прикреплена к детали депозита.
    • Подробный пакетный отчет кредитной карты.
    • Список всех обработанных возвращенных проверок, включая имя студента, номер идентификатора и количество возвращенный товар.
    • Вся документация должна быть приложена к заключительным отчетам по запросу.
  10. Депозиты обычно должны быть сделаны до 16:30. каждый день назначенным бизнесом офисный работник.
  11. Документация (баланс) направляется менеджеру по коммерческим операциям.
  12. Главный кассир ежедневно запускает отчет G / L Feed, чтобы проверить совпадение итоговых значений из журналов SF. Депозит.
  13. Перевод денежных средств вызывается, по крайней мере, еженедельно (пятница) или когда компенсационный баланс превышает 500 долларов США с местного банковского счета на денежный счет Колледжа в Системе Офис. (Особое внимание следует уделять ежедневным трансферам.)

Примечания:

  • Все студенческие платежи должны проходить через финансовую отчетность студента.
  • Все платежи по счетам за услуги, предоставляемые колледжем, должны проходить через AR модуль. Товары, не относящиеся к сфере обслуживания, по которым не может быть выставлен счет колледжа, могут быть разнесены. в Главную книгу через кассовый журнал.
  • Для финансовой отчетности студентов, в частности:
    • Во всех случаях, когда студенты получают квитанции, платежи должны применяться к конкретному срок.
    • Перед тем, как выйти из поля Target Key, кассиры должны убедиться в правильности платежа. тип на основе описания целевого ключа.
    • В случаях, когда студент оплачивает несколько семестров, следует позаботиться о том, чтобы что целевой и тендерный типы совпадают и равны, а предполагаемый срок указан.
    • Доступ к кассирам должен быть строго ограничен отдельными лицами, вошедшими в систему — Никаких паролей и экранов разглашать!

Политика и процедуры обработки наличных денег — Политики и процедуры — Бизнес

Перед обработкой наличных денег все отделы должны:

Сначала получить одобрение Контролера.При необходимости отделы могут запросить начальную наличность в офисе Контролера в письменной форме.

Получите бланк чековой книжки в кассе, если не используется кассовый аппарат. КНИГИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ПОЛУЧИТЬСЯ В КАССЕ. ДРУГИЕ КНИГИ ЗАПИСИ НЕ РАЗРЕШЕНЫ.

Получите запирающийся кассовый ящик, если нет подноса для наличных или другого защищенного устройства.

Иметь возможность хранить средства в сейфе или запирающемся картотеке, когда они не используются.

Имейте процедуру изменения комбинаций / ключей защищенных устройств при смене сотрудника.

Имейте по крайней мере одну запирающуюся сумку для денег для перевозки денег. Денежные мешки доступны в кассе.

Назначьте одного человека, ответственного за денежные средства.

Разработайте подробную политику отдела кассовых операций, которая соответствует политике университетского городка.

Расчетно-кассовое дело

Все транзакции должны быть подтверждены. Квитанцию ​​следует заполнить сразу после совершения транзакции.

1. Плательщику выдается оригинал квитанции, если используется чековая книга.Копию следует оставить в книге. Если квитанция аннулирована, оригинал квитанции должен быть приложен в чековой книге. Пропущенные чеки следует аннулировать, а оригинал хранить в чековой книге.

2. Кассовые аппараты должны быть размещены так, чтобы плательщик мог видеть, что ему звонят. Квитанцию ​​с машинной печатью необходимо передать плательщику.

3. При продаже билетов предварительно пронумерованный билет, выдаваемый плательщику, является квитанцией, и никакой другой квитанции не требуется.

4.Концессионные торговые автоматы являются исключением из правил, и квитанции не требуются. В этом случае контроль наличных средств осуществляется посредством жесткого инвентарного контроля. Новые концессионные операции должны связаться с Офисом Контролера, чтобы установить надлежащие процедуры.

Проверенные чеки должны быть выписаны в университетский городок и отдел, принимающий оплату, то есть чеки, проведенные в книжном магазине, должны быть выписаны в книжный магазин UW-Superior.

Выполняемые чеки должны быть незамедлительно скреплены печатью департамента «только для депозита».На штампе подтверждения должно быть указано название отдела, и он должен быть «только для депозита». Никакие другие штампы подтверждения не допускаются.

Чеки с датой поздней даты не принимаются к оплате. Долговые расписки, заимствованные под начальные денежные средства или необеспеченные расписки, запрещены.

Счета для обработки наличных денег предназначены для ведения бизнеса и не должны использоваться в качестве фонда для обналичивания чеков для студентов или сотрудников. У книжного магазина есть единственная авторизованная служба обналичивания чеков на территории кампуса.

Возврат средств не производится по квитанциям.Если требуется возврат, необходимо отправить запрос в Главную кассу с указанием номера квитанции, даты получения, суммы квитанции, суммы, подлежащей возврату, и объяснения, если необходимо. Единственное исключение из этого — если квитанция была только что написана, а оплата за эту квитанцию ​​еще не внесена. В этом случае квитанцию ​​нужно будет аннулировать, а оригинал квитанции приложить к книге квитанций. Если вы не можете получить оригинал квитанции, возврат необходимо произвести через кассу.

Никакие расходы не могут быть произведены непосредственно за счет поступлений. Все расходы, связанные с операцией, должны быть инициированы в соответствии с установленными процедурами закупок. Любые вопросы по этому поводу следует направлять агенту по закупкам.

Вклады

Квитанции должны быть депонированы в течение пяти рабочих дней после мероприятия, а чеки на сумму более 1000 долларов должны быть депонированы до конца следующего рабочего дня после мероприятия.

Все отделы должны заполнить стандартную квитанцию ​​о депозите при внесении наличных в кассу.Бланк депозита доступен на веб-сайте бизнес-офиса.

Необходимо заполнить имя и описание учетной записи. Подразделения, у которых нет отклонений в информации, должны заполнить данные на бланке квитанции и сделать копии для будущего использования. Вопросы по названию и описанию учетной записи следует адресовать кассирам, которые также предоставят кодовую информацию, учетную запись и класс детали.

Если общая сумма поступлений не равна общей сумме депозита, отклонение должно быть увеличено в строке «избыточное / короткое».Разница никогда не должна добавляться или вычитаться из начальных денежных средств в попытке уравновесить поступления и депозиты.

Департаменты, уполномоченные делать прямые депозиты в банк, по-прежнему должны отправлять депозитные квитанции в кассу.

Период, охватываемый депозитом, должен быть указан в поле для заметок депозитной квитанции.

Депозиты должны быть представлены кассирам с 9:00 до 14:30 с понедельника по четверг.

При использовании чековых книжек их следует отдавать кассирам вместе с депозитами для проверки.

При использовании кассового аппарата регистровую ленту следует датировать и хранить для проверки в отделении.

Когда используются билеты, в отделе должна храниться запись о количестве билетов, проданных для каждого депозита. Неиспользованные билеты следует хранить в надежном месте.

Отчеты о концессионных продажах / сокращении запасов по каждому событию должны храниться для аудита в отделе.

Бизнес-офис — единственный отдел, имеющий банковский счет.Всем другим отделениям кампуса и студенческим организациям запрещается открывать какие-либо банковские счета для депонирования государственных средств. Все квитанции, собранные любым отделом при выполнении возложенных на него обязанностей, считаются государственными фондами и должны депонироваться через кассу.

Все депозиты должны быть доставлены в закрытом денежном мешке. Ключ должен храниться в кассе.

Архивирование

Заполненные квитанции или квитанции любой другой формы должны храниться не менее шести лет.Их можно хранить в отделении или отдать в кассу на хранение.

Убытки

О краже или исчезновении наличных денег следует немедленно сообщать в офис контролера.

Мелкая кассовая книга (формат, пример) | Импрест и обычная система

Мелкая кассовая книга Значение

Мелкая кассовая книга — это бухгалтерская книга, которая используется для записи мелких денежных расходов, то есть расходов небольшой суммы, которые компания проводит в своей повседневной деятельности.

Мелкая кассовая книга может быть выражена как формальное обобщение мелких денежных расходов, которые относятся к обычным повседневным расходам бизнеса, которые не связаны с прямым видом деятельности. Это бухгалтерская книга, используемая для небольших и малоценных расходов.

Вы можете свободно использовать это изображение на своем веб-сайте, в шаблонах и т. Д. Пожалуйста, предоставьте нам ссылку с указанием авторства Ссылка на статью с гиперссылкой
Например:
Источник: Petty Cash Book (wallstreetmojo.com)

Как работает кассовая книга?

  • В основе бухгалтерского учета лежат три основных условия бухгалтерского учета и счета, которые составляют журнал, бухгалтерская книга в бухгалтерском учете, также называемая Второй книгой учета, представляет собой книгу, в которой суммируются все записи журнала в виде дебетов и кредитов для использовать для справок в будущем и создавать финансовые отчеты. читать дальше, и Междисциплинарная кассовая книга. Каждая транзакция, записанная в бухгалтерских книгах, проходит через эти три основных счета для фиксации.
  • Журнал является неотъемлемой частью бухгалтерского учета, который является отправной точкой бухгалтерского учета, и в нем регистрируются все бизнес-операции Бизнес-операция — это обмен товаров или услуг на наличные деньги с третьими сторонами (такими как клиенты, поставщики и т. Д.). У участвующих товаров есть денежная и материальная экономическая ценность, которая может быть отражена в финансовой отчетности компании. Подробнее. В отличие от этого, в книге «Мелкая касса» регистрируются операции, относящиеся к счету денежных средств.С момента запуска журнала подготавливается бухгалтерский счет, с помощью которого готовятся окончательные бухгалтерские книги компании.
  • Тем не менее, в ходе обычной деятельности происходит несколько операций, которые имеют очень незначительную и номинальную сумму и не регистрируются на счете кассовой книги. Для операций такого рода используется Мелкая кассовая книга.

Формат кассовой книги

Ниже приведен образец формата Книжки кассовой наличности.

05.04.2018

5 9702 970245 9702

5 9702 970245

Дата Номер ваучера Сведения Количество Сумма покупки Остаток
31.03.2018 Начальный баланс 1
    5 9702
123343 Кухонные принадлежности 1 -50 200
8.04.2018 123344 Торт ко дню рождения 1 -24.15 173,05
11.04.2018 123345 Обед с пиццей 1 -81,62 91,43
4/14/2018 -25 66,43
24.04.2018 123347 Газета 1 -10 56,43

Лицо, ответственное за регистрацию квитанций и платежей, называется мелким кассиром.В компании мелкая кассовая книга обычно ведется административным отделом компании, так как бухгалтерия обычно занята более значительными бизнес-операциями, а административный отдел несет ответственность только за такие расходы.

Книжные системы для мелкой кассы

Денежные средства сдаются в кассу по следующей схеме: —

# 1 — Система мелких расчетов

В рамках этой системы мелкой кассе выдается единовременная сумма наличных.Кассир отвечает за ведение учета всех расходов для проверки главного кассира и представление его перед запросом новых средств для повторного выполнения повседневных расходов

# 2 — Система авансовых платежей на мелкие платежи

В рамках системы авансового платежа по мелким денежным средствам Система IMPREST — это система финансового учета, предназначенная для отслеживания и документирования использования наличных денежных средств. Система мелкой наличности учитывает каждую операцию с мелкой наличностью, чтобы поддерживать равновесие в фонде, равное поступлению мелкой наличности и оставшимся дополнительным деньгам.подробнее, сумма мелкой кассы фиксируется на определенный период, который обычно составляет менее месяца или недели. В течение этого периода кассир должен вести счет мелкой наличности в рамках данного бюджета. В конце периода кассир представляет отчет, и потраченная им сумма возвращается, так что сумма становится равной начальному балансу на начало предыдущего месяца. В случае, если расходы превышают сумму, направляется специальный запрос, в котором указывается, что требование необходимо передать главному кассиру для пополнения средств на определенное время.Сумма авансового платежа Petty CashPetty наличными означает небольшую сумму, которая выделяется для повседневных операций. Неразумно выписывать чек на такие небольшие расходы и для управления одними и теми же хранителями, назначаемыми компанией. Читать далее Система широко применяется компаниями для ведения своего счета мелкой наличности.

Преимущества
  • При использовании этого метода системы мелкой кассы реальная потребность в денежных средствах реализуется эффективно. Например, если в течение месяца на такие расходы израсходовано только 1000 долларов, первоначальная сумма, направляемая ответственной стороне, может быть немедленно увеличена или уменьшена после анализа периода и характера возникновения расходов. любая ошибка, которая может произойти во время бухгалтерского учета, поскольку главный кассир периодически ее проверяет
  • Он был опробован и протестирован и является эффективным методом, который также требует меньше времени и эффективен
  • Этот метод также может принести фирме экономию затрат в зависимости от понесенной суммы мелкие денежные расходы тщательно анализируются и периодически проверяются, чтобы понять, сколько денег требуется и где компания может сократить расходы по мелким статьям. их ценность для старших, что они также могут рассматриваться как будущие менеджеры по кассовым операциям фирмы
Недостаток возраст
  • Использование этой системы иногда очень долгое, может потребовать много времени и часто требует определенных ресурсов для работы, которые также могут быть развернуты в некоторых других эффективных и полезных задачах
  • Систему необходимо периодически проверять снова, и каждый Зарегистрированная сумма должна быть сопоставлена ​​с каждым расходом, что может стать длительным процессом, если количество проводок составляет значительную сумму в бизнесе

Заключение

Мелкая кассовая книга — это ручная система учета расходов, которая часто подвержена ошибкам, а иногда становится обременительной задачей вести бухгалтерские книги и регистрировать каждую транзакцию, особенно в большой компании.Однако, чтобы преодолеть это в наши дни, многие компании отказываются от старой системы бухгалтерского учета. Они переходят на современную систему бухгалтерского учета, которая представляет собой корпоративные кредитные карты или использование программного обеспечения tally, которое представляет собой эффективную систему учета как номинальных, так и значительных сумм деловых операций.

Со временем учетная книга мелкой кассы потеряла свое значение, но ее все еще можно использовать в качестве удобного инструмента для ведения учета в компаниях, где современные технологии еще не применялись.

Рекомендуемые статьи

Эта статья была руководством к тому, что такое «Мелкая кассовая книга». Здесь мы обсуждаем формат книги мелкой кассы, типы систем мелкой наличности, включая обычную систему и систему авансовых платежей, а также ее преимущества и недостатки. Вы можете узнать больше об основах бухгалтерского учета из следующих статей —

Что такое кассовая книга и как ею пользоваться?

Что такое кассовая книга? Ответ на этот вопрос знают только специалисты.И в этой статье мы постараемся объяснить это так, чтобы понять даже ребенок. Уверяем вас, что вы найдете здесь много интересной и полезной информации о кассовой книге и о том, как правильно ею пользоваться!

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

Ни одна организация, осуществляющая кассовые операции, не может работать без этого документа. Одно из главных требований — его правильное исполнение. Какова цель этого финансового журнала и почему он так важен? Расскажем ниже.

Что такое кассовая книга и типы кассовых книг

Начнем с определения кассовой книги. Это бухгалтерский документ, в котором отражены все кассовые операции. Такая бухгалтерская запись должна быть на всех предприятиях, где есть кассовый аппарат. Исключение не составляют даже те юридические или физические лица, которые действуют по упрощенной системе налогообложения. Есть три типа кассовой книги. Рассмотрим подробнее каждую из них.

Читайте также

Ознакомьтесь с главными советами о том, как выписать чек

  1. Простая кассовая книга. Он состоит только из одного столбца (дебет и кредит), в котором указано количество платежей и поступлений. Заполнить такой журнал несложно. Вам просто нужно понимать правила транзакций, то есть с чего именно взимать плату и во что вводить.
  2. Кассовая книга в две колонки. Если компания занимается только бухгалтерскими операциями, то достаточно простой. Еще одна колонка нужна в случае учета банковских операций. Такая колонка называется банковской. Вот запись всех кассовых операций, которые проводятся через банк.
  3. Кассовая книга. Этот документ редко встречается в мире бизнеса и торговли. В этой книге собраны все расходы, от маленьких до больших. Такие платежи часто повторяются, потому что процедура несколько громоздкая. Чаще всего над таким журналом работают несколько кассиров или бухгалтеров.

Контроль за правильным ведением бухгалтерской книги осуществляет главный бухгалтер. По истечении срока действия финансового документа все бумаги переплетаются.Затем прошитые листы запечатываются последним слоем.

Читайте также

Узнайте, как подписать чек с помощью этих простых методов

Для чего нужна кассовая книга?

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Функции финансового менеджмента в организации

Основное назначение бухгалтерской книги — фиксация всех приходных и платежных операций со средствами организации. С помощью записей вы можете отслеживать движение денег.Ежедневная сверка остатка на кассе и наличной наличности позволяет своевременно выявить недостатки и излишки.

Этот документ заслуживает более пристального внимания, поскольку его регулярно проверяют представители различных регулирующих органов. По закону у каждой компании должна быть только одна кассовая книга. Но если мы говорим о большом предприятии, у которого есть отдельные подразделения, выделенные для разного баланса, то каждое подразделение ведет свою бухгалтерскую книгу.

Его оригинал находится в отдельном подразделении, а в головной офис передаются только копии первичных документов и этого финансового журнала.Все данные об остатках денежных средств отражаются в его балансе и учитываются при составлении сводного баланса предприятия.

Читайте также

Значение банковского тратта и то, как на самом деле работает этот способ оплаты.

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

Если вы планируете заниматься бизнесом, теперь вы должны вести такую ​​книгу. Это не только упростит подсчет всех наличных денег, но и избавит вас от наказания государства.

Записи кассовой книги

Теперь вы знаете, что этот документ является бухгалтерской записью, необходимой для регистрации всех кассовых операций.Такой финансовый журнал можно заполнять вручную или автоматически. Последнее допустимо, если субъект может обеспечить безопасность электронного учета и предотвратить несанкционированный доступ. Далее мы поговорим об этих двух методах.

Продолжайте читать, и вы узнаете, какой метод лучше. Это очень важно в бизнесе. От дальнейшего выбора зависит благополучие вашей организации.

Ручное обслуживание кассовой книги

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

В этом случае листы книги перед использованием должны быть пронумерованы, нанизаны и скреплены восковой или мастичной печатью.На последнем листе указывается общее количество и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Читайте также

Банковская гарантия: определение, виды, принципы работы и пример

Записи производятся сразу после получения или выдачи наличных по каждому документу (кредитному или дебетовому поручению). Все записи создаются в двух экземплярах через копировальную бумагу с помощью шариковой ручки. Первый экземпляр называется дополнительным листом, а второй — отдельной страницей.Первая и вторая копии пронумерованы одинаковыми цифрами.

В конце каждого рабочего дня кассир вычисляет результаты транзакций, зарегистрированных за день, а оставшиеся деньги отображаются на следующий день. Эти данные заносятся в финансовый документ, после чего вторая (отдельная) копия отрывается и передается в бухгалтерию в виде кассового отчета вместе с чековыми и платежными документами. Не допускаются грубые и неопределенные исправления.Они должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

Этот способ самый распространенный и удобный. Его используют многие компании и предприятия, потому что что может быть удобнее личного контроля и меньшей вероятности ошибки?

Читайте также

Вы знаете, что такое долговые обязательства? Откройте для себя объяснение

Автоматическое ведение кассовой книги

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

Также разрешено вести такой финансовый документ в автоматическом режиме.Листы формируются автоматически, на основании документов, зарегистрированных в программе. Следуя требованиям данной процедуры ведения книги, к началу следующего рабочего дня необходимо сформировать в программе и распечатать отдельные листы этого финансового журнала и отчет кассира.

Сформированные листы должны иметь одинаковое содержание и включать все данные, указанные в форме. Нумерация таких листов в программе должна производиться автоматически по возрастанию с начала года.

После распечатки этого отчета и отдельных бумаг кассир обязан проверить правильность документов, подписать их и отправить отчет вместе с кредитными и дебетовыми документами в бухгалтерию.

Сформированные отдельные страницы переплетаются в хронологическом порядке. Подписи руководителя и главного бухгалтера удостоверяют общее количество листов за год существования компании, и книга опечатывается. Главный бухгалтер предприятия контролирует правильное ведение бухгалтерской книги.

Читайте также

Основные факты, которые нужно знать о 5 кредитных рейтингах: значение и важность

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

Этот метод требует большего контроля и внимания, но также считается хорошим вариантом. Делать это вручную или автоматически — ваш выбор, но вы должны делать это ответственно.

В чем разница между кассовым счетом и кассовой книгой?

Этот вопрос считается наиболее часто задаваемым. Будем рады на него ответить.Итак, кассовый счет — это записи в книге. Эта учетная запись структурирована как книга, а не наоборот. Это не банковский счет и не какая-то программа. Мы также должны сказать, что такие журналы используют и состоят из фолио бухгалтерской книги. Напротив, в учетных записях используется только журнальный фолио.

Изображение: pexels.com
Источник: Depositphotos

Еще раз подчеркнем, что кассовая книга состоит из одноименного счета, то есть, другими словами, это записи в документе.

Осуществляя любую деятельность с использованием платежей, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо должны уделять внимание бухгалтерской дисциплине.Важно правильно оформить все сделки. Вам следует ознакомиться с кассовой книгой, изучить особенности ее обслуживания и правильно проводить кассовые операции.

Читайте также

Банковский прием: что это такое и как он может работать для вас

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что такое мелкая кассовая книга и как ее использовать

Источник: Legit.ng

Изменить Процедуры фонда

Изменить форму управления фондами и фондами ведомства

Какие деньги хранятся в ящике для разменного фонда?

Изменить фонд

Фонд сдачи — это деньги, авансированные ответственному лицу с целью выдачи сдачи для деловых операций, совершаемых внутри отдела.Обычно отдел, запрашивающий обменный фонд, занимается продажей товаров или услуг другим лицам.

Ведомственные фонды

Средства ведомства — это деньги, собранные отделом за продажу товаров / услуг. Они также могут включать сбор денег за нестандартные операции, такие как возмещение сотрудниками расходов на телефонную связь или использование фотокопий. Такие средства должны быть незамедлительно переведены в Финансовые службы.

Примечание: мелкие деньги / квитанции НЕ должны храниться в ящике для сдачи и наоборот! Пожалуйста, используйте кассовые боксы, специально отведенные для их целей! Если вы использовали мелкую наличность для внесения сдачи для клиентов и в настоящее время у вас нет утвержденного фонда для сдачи, пожалуйста, войдите и подайте заявку на получение сдачи.

Изменение формы фонда


Заявление на изменение фонда — это для долгосрочного использования фонда сдачи (например, для использования в новом торговом автомате).

Заявление на получение мелкой кассы — это для временного использования небольших покупок, возмещения или транзакций, в которых использование карт, CPO или PO не логично (например, для возмещения вступительных взносов на своп-встречу, используемых во время ориентации новых студентов).

Заявление на получение фонда временных изменений — оно было создано во время пандемии для отделов, которым требуется дополнительный фонд временных изменений, но они могут не понадобиться после того, как бизнес вернется к нормальной работе (например,грамм. Почтовому центру это было необходимо для покрытия своих средств в те дни, когда касса не могла их разместить).

Отнесите соответствующую заполненную форму в кассу, чтобы получить денежный фонд.

Что разрешено для получения наличных денег и чеков?

  1. Вспомогательным компаниям разрешено продавать товары и услуги.
  2. Отделениям разрешено получать чеки от доноров. Однако такие чеки следует немедленно пересылать в Управление развития, которое отвечает за депонирование средств в Финансовые службы и предоставление квитанции донору.Студентам и сторонним организациям также разрешается возмещать расходы на расходные материалы кафедрам. Они также могут получать наличные деньги и чеки для профессиональной деятельности (семинары, конференции, обеды, ужины и т. Д.).
  3. Все департаменты могут собирать средства для личного пользования копировальными аппаратами, междугородней телефонной связью, факсом и т. Д.
  4. Как правило, академические и вспомогательные отделы (не вспомогательные) не могут собирать наличные или чеки для продажи инвентаря или услуг без предварительного разрешения вице-президента по администрации.
  5. Как правило, в соответствии с требованиями налоговой отчетности студенческие и офисные принадлежности (книги, бумага, дискеты, компьютерная периферия и т. Д.) Должны продаваться только магазином BYUH, а не другими отделами.

Как следует обрабатывать сборы наличных?

  1. Выдайте покупателю чек! Все операции с наличными должны быть квитанциями. Если электронный кассовый аппарат, выдающий квитанцию, не используется, то отдел должен использовать двухэлементную квитанцию ​​BYUH с числовым программным управлением.Это правило не применяется к очень маленьким индивидуальным транзакциям, таким как возмещение за использование личных копий.
  2. Наличные и чеки должны быть всегда защищены.
    1. Ящики кассового аппарата или ящики для сдачи фондов должны оставаться закрытыми и запертыми, за исключением случаев ведения бизнеса.
    2. В отсутствие кассира все средства должны быть депонированы в Финансовых службах, заперты в сейфе отдела или в запертом шкафу для хранения документов.
  3. Каждый кассир отвечает за свой «денежный ящик».Процедуры закрытия смены должны выполняться каждый раз, когда сотрудник завершает работу в определенную смену.
  4. Процедуры закрытия смены включают:
    1. Кассир для подсчета всех наличных денег, чеков и кредитных карт.
    2. Кассир для сопоставления наличных денег и чеков с продажами (по кассовому аппарату или журналу).
    3. Кассир для учета лишних / коротких позиций.
    4. Кассир должен подготовить «Форму работы кассира в конце смены».
    5. Отдельная проверка (желательно инспектором) кассового / чекового счета и точности «формы кассира в конце смены».

Для чего используется журнал продаж?


При использовании чековой книжки вместо кассового аппарата необходимо вести журнал продаж. Это означает, что каждый раз при составлении квитанции в журнал вносится соответствующая запись. Журнал продаж служит документом о собранных денежных средствах. При внесении депозита в бизнес-офис приложите копию журнала. Общая сумма зарегистрированных продаж будет равна сумме депозита.

Хотя нет необходимости выписывать квитанцию ​​для очень мелких транзакций, таких как личные копии / распечатки собранных денег, транзакция должна быть записана в журнале.Достаточно просто записать дату, сумму и краткое описание того, на что были собраны деньги. Невозможно переоценить важность письменной документации, которая соотносится с полученными денежными средствами!

Каковы процедуры в отношении вкладов?

  1. Депонирование собранных наличных денег и чеков должно производиться в кассе не реже одного раза в неделю или всякий раз, когда собранные средства превышают 50 долларов.
  2. Наличные деньги или чеки никогда не должны храниться в течение выходных, за исключением тех отделов университетского городка, которые открыты для работы в выходные дни и были предварительно одобрены для хранения наличных денег и чеков.В таких обстоятельствах необходимо внести депозит в пятницу из всех средств, собранных ранее в течение недели.
  3. Форма депозита департамента BYUH должна сопровождать все депозиты, сделанные с помощью финансовых услуг. Форма депозита должна быть подготовлена ​​полностью и точно и должна быть подписана составителем и руководителем, который проверил правильность депозита. Проверка включает физический подсчет всех наличных денег и чеков.
  4. Чтобы обеспечить личную безопасность, вклады «в нерабочее время» должны сдавать в Финансовую службу два сотрудника.
  5. Депозиты могут быть внесены в кассу в обычные рабочие часы или могут быть внесены в ночную депозитную ячейку в любое время.

Контрольный список для внесения депозита

Полный депозит включает в себя следующее:

  • Точно заполненная ведомственная форма депозита BYUH.
  • Подтверждающая документация продаж: кассовая лента (и) или журнал продаж.
  • Наличные деньги и чеки в пластиковом депозитном пакете

Советы по использованию электронной формы ведомственного депозита

  1. Откройте форму депозита, сохраненную под _____________________________________
  2. .Наведите курсор на вкладку «Шаблон формы депозита».
  3. Щелкните вкладку правой кнопкой мыши.
  4. Когда появится меню, выберите «Переместить или скопировать».
  5. Установите флажок «Создать копию»
  6. Нажмите ОК
  7. Заполните форму — убедитесь, что вы работаете с КОПИЕЙ шаблона, а не с исходным пустым шаблоном!
  8. Распечатайте форму два раза (убедитесь, что составитель и проверяющий подписали обе копии) или, если подписание дважды кажется обременительным, сделайте фотокопию подписанной и заполненной формы.
  9. После печати щелкните правой кнопкой мыши «Шаблон формы депозита (2)».
  10. Когда появится меню, выберите «Удалить».
  11. Нажмите ОК.
  12. Теперь у вас должны быть две бумажные копии формы депозита и экран компьютера, на котором доступна только вкладка «Шаблон формы депозита».
  13. Отнесите свой депозит и обе копии формы депозита Рите, главному кассиру, у окна кассы. Она подписывает обе копии: одну для своих записей, а другую — для ваших.
  14. Сохраняйте учетную запись о депозите в файле.
  15. Теперь вы готовы начать весь веселый процесс заново!

Если вы хотите вести учет своего депозита на компьютере в дополнение к бумажной копии в файле, старый трюк «сохранить как» подойдет.

Похожие записи

Вам будет интересно

Вопросы для автобиографии: Как написать автобиографию? | Работа, карьера, бизнес

Самые высокооплачиваемые медицинские специальности: Самые высокооплачиваемые профессии врачей в России: список и заработок

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко