Контроль сотрудников: Контроль персонала: ТОП-10 наших методов

Содержание

Контроль персонала: ТОП-10 наших методов

Стань автором нашего блога. И зарабатывай на этом

“Кот из дома, мыши в пляс” – очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул.

Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребцом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь.

Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.

Типовая ситуация

Наша основная услуга это маркетинговый консалтинг. В ходе работы мы прорабатываем огромное количество зон, которые напрямую или косвенно влияют на увеличение прибыли. И вроде бы всё хорошо, инструменты приносят результат, но мы то знаем, что может быть лучше.

Причин улучшить нашу совместную работу – масса, тут скрывать нечего, всегда можно сделать лучше.

И один из главных и типовых случаев – это выполнение всей командой поставленных задач. В ход идут разного рода методы и способы мотивации персонала. Но замотивировать мало, нужно ещё контролировать их.

Именно из-за отсутствия контроля мы видим типовую ситуацию: собственники начинают срываться на своих сотрудников, так как не видят, что выполнено, а что нет.

По умолчанию в их голове мысль – “Ничего не выполнено!”, а в это время сотрудники расслабляются, так как понимают, что их работу не видят и в какой-то степени не ценят.

Базовые знания в контроле

Без контроля никуда. Какой вид контроля персонала Вы выберите – тотальный или простой, это второй вопрос.

Но то, что он должен быть, это точно. И сейчас мы с Вами рассмотрим несколько составляющих успешного контроля действий персонала. Ведь перед тем, как мы перейдём к конкретным способам, Вам нужно понять всю суть.

№1 Формат контроля

Есть три способа контроля деятельности персонала на предприятии. Первый и самый очевидный (самый старый) – устное взаимодействие, из серии “Петя, что сделал за сегодня?”. Вариант имеет место быть, но в случае очень маленькой компании и узнавания промежуточного состояния работы.

В остальном, это очень слабый инструмент, ведь есть универсальная “отмазка” от договорённостей – “Я этого не говорил”.

Второй способ – это документы. В государственном секторе это принято называть “бумажками”, ведь их там просто сотни тысяч.

Вполне допускаю, что в каждой компании есть целая комната с такими бумажками, куда, как Скрудж Макдак в мультфильме про Микки Мауса, можно запрыгивать и плавать.

Но это не отменяет факт наличия такого вида контроля, к тому же, он и вправду неплох, если оборот документов не сотни листов в день.

И третий, финальный способ – это контроль при помощи программных решений, начиная от обычной Excel таблицы, заканчивая CRM-системами.

Идеальный вариант для любой компании – это CRM. Но есть проблема, и она заключается даже не в стоимости и настройке, а в том, чтобы заставить работать всю команду в такой системе.

Как правило, именно на этом шаге всё сыпется. Всё это связано с тем, что нужно учиться, а учиться никто не любит.

№2 Время контроля

На этом пункте у Вас уже могут появиться мысли о том, какая система контроля персонала Вам подходит (в нашей статье мы будем говорить в большей мере про специалистов по продажам). Но помимо формата контроля, его ещё можно разделить на время.

Первая часть проверки – это перед началом работ. Тот случай, когда мы оцениваем концепцию и план работы. Второй случай проверки – это контроль во время выполнения действий.

Когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И последняя часть – это проверка по факту выполненных задач.

У нас в России принято проверять всё по факту. Когда сотрудник уже всё зафиналил, мы к нему подходим и начинаем стучать по голове за то, что он всё сделал неправильно и нужно переделывать.

Это плохо, господа. Ведь так мы теряем время и деньги. Поэтому нужно обязательно помогать в начале и в процессе.

№3 Всё остальное

Ещё контроль действий персонала можно разделить на гласный не гласный. Это когда Вы либо говорите и делаете всё публично, либо делаете это в тайне от сотрудников.

Также он ещё делится на территориальный (на работе, в жизни, на отдыхе) и организационный (за отделом, за бригадой, за сотрудником).

Но чаще всего это и так понятно. Главное, что Вам нужно запомнить из теоретической основы, это форматы и время.

И вот еще, пока Вы не следите за работой персонала, они работают на 40-80% от максимальной мощности. И с каждым месяцем они расслабляются, а Вы злитесь все больше и больше.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

10 МЕТОДов КОНТРОЛЯ

Вот Вы и прошли базовый теоретический курс про контроль персонала в организации. Но это же теория, которая лишь даёт понимание, что это.

Поэтому далее мы разберём с Вами самые актуальные методы контроля персонала. Те, что Вы можете взять и внедрить в ближайшее время. И те, что мы уже опробовали на своих клиентах.

Метод 1. Планёрки

Недавно я проводил консультацию для клиента, и он меня убеждал, что не видит необходимости в планёрке, так как им нечего обсуждать, ведь всё одно и то же из недели в неделю.

С одной стороны мысль вроде логичная, но с другой стороны это как в анекдоте:

Она: – Почему ты мне перестал говорить, что любишь меня?
Он: – Я уже один раз сказал, если что-то изменится, то я дам тебе знать.

Сотрудникам нужно говорить, что Вы их любите…тьфу! Их нужно мотивировать, показывать динамику выполнения плана и обязательно на таких стычках проверять по задачам.

Причём, не только по выполненным, но и по тем, которые планируются и находятся в процессе выполнения.

Метод 2. Видеонаблюдение (открытое и закрытое)

Классика жанра среди методов контроля персонала в организации. Ставите много-много камер и получаете 24/7 контроль над всеми в рабочей зоне.

Для усиления эффекта можно поставить камеру со звукопередачей,. Это поможет не только проверять факт работы, но и сам процесс. Например, работают ли они по скриптам и как общаются с клиентами в целом.

Видеонаблюдение Вы можете разместить гласно и негласно. Идеальная схема это и так, и так.

Чтобы про часть камер сотрудники знали, а про другую часть нет. И те, что снимают скрыто, нужны для того, чтобы выявлять особо тяжкие случаи.

Кстати, обязательно получите разрешение на съёмку от своих работников, а то влетите на штраф.

Метод 3. Тайный покупатель

Я обожаю проводить тайных покупателей. А вот сотрудники их просто терпеть не могут, так как считают, что таким образом мы сомневаемся в их эффективности.

Но благодаря тайным покупателям можно выявить массу моментов. Вы легко сможете проконтролировать, выполняют свои обязанности сотрудники или нет.

Для успешного внедрения этого метода оценки персонала, Вам обязательно нужно продумать легенду, по которой будет приходить наш секретный агент.

Нужно всё фиксировать на диктофон и конечно, доводить сделку до конца. Более подробно про правильную реализацию тайного покупателя смотрите в моём видео ниже:

Метод 4. KPI (нормирование труда)

В какой-то степени, это автоматический контроль качества работы сотрудника на любой должности.

Смысл заключается в том, что Вы ставите своим сотрудникам определённые KPI или нормативы, которые являются планкой, которую нужно либо достичь, либо наоборот не преувеличить.

Например, у продавцов, в качестве KPI, может быть количество контактов с новыми клиентами.

А у специалиста по тендерам будут нормативы, которые говорят, что на подбор 10 позиций должно уходить не более 5 часов.

Таким образом, сотрудники прекрасно понимают, что и как им нужно делать. Всё, что Вам необходимо, это усилить все дополнительным контролем.

котроль персонала метод kpiKPI

Метод 5. Мотивационная доска

Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений.

Название этому инструменту – мотивационная доска. Это в прямом смысле доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.

Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником.

Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель.

И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.

Метод 6. Прослушивание телефонных звонков

У нас все разговоры с клиентами записываются. Так мы получаем массу плюсов, главный из них – возможность прослушать спорную ситуацию.

Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя, как работают Ваши сотрудники.

Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков.

Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.

котроль персонала метод прослушивания звонковПривязка звонков

Метод 7. Отчёты

Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти дальше.

Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И Вам это поможет контролировать их направление.

А вообще, предлагаю сотруднику отчитываться о каждой выполненной задаче!

Я не сошёл с ума. Это сделать легко и просто. Всё, что Вам нужно, это чтобы каждую задачу (60-95% от всех) сотрудник фиксировал в CRM-системе.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан, и специально для Вас я подготовил промокод “Megastart”. Он дает скидку 10% + еще 14 дней бесплатного периода. Просто сообщите его специалисту -> megaplan.ru. Или протестируйте самую популярную CRM в России – Битрикс 24. 

Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по системе Канбан.

Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичок”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.

котроль персонала отчетыОтчет, вариант 1

Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в маркетинговом консалтинге используем Google Docs.

Там можно смотреть и редактировать файлы с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.

котроль персонала задачи на деньОтчет, вариант 2

Метод 8. Рабочее время и действия

Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой – поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе.

Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев).

В системе Битрикс24 есть функционал распознавания лиц с помощью камеры на планшете.

Более сложный подход в учёте рабочего времени – это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют, во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались, и сколько времени в каждой из них работал сотрудник.

Помимо времени Вы увидите и совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.

котроль персонала учет рабочего времениУчет времени

Метод 9. GPS

Для специалистов-путешественников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой.

В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).

В случае менеджеров, Вы сможете видеть, заезжал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу.

Также сможете понять, отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить, как они себя ведут. А уже после испытательного срока поздравить с успешным прохождением проверки.

Метод 10. Экзамены

Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства.

Сначала думаешь, а зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально. Но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему. Такие же промежуточные экзамены нужно реализовать Вам в своей компании.

Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть.

К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в книгу продаж компании, иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.

котроль персонала экзамены и тестыТест

ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ

Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упустили. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.

Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать для этого?

Была выявлена масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это нечестно. Поэтому осталось всего два.

Первый способ самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, вскипятить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась.

Не прошло и секунды, как лягушка почувствовала неладное и выпрыгнула.

Второй способ пошёл от отобранного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде.

Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь. Лягушка ничего не почувствовала и сварилась.

КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ

К чему была эта история про лягушку? Я просто хочу донести до Вас, что в контроле персонала на предприятии нужно все делать постепенно.

Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное. В случае бизнеса “неладное”- это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.

Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.

  • Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно. 

    Иначе расслабятся, ведь будут надеяться, что сегодня будет как всегда, и Вы не будете проверять.

  • Отсутствие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно. 

    Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.

  • Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, – помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу. 

    Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.

Коротко о главном

Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала.

Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали, как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают.

Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали именно то, что реально работает и проверено нами.

Хочу закончить материал такой мыслью – “Проверять нужно не нарушения, а победы”.

Фраза не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них. Она говорит о том, что людей лучше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.

По теме: Виды мотивации персонала. Кнут и пряник версия 2.0

Контроль сотрудников на рабочем месте: современные виды контроля

Успешность бизнеса во многом зависит от эффективности менеджмента. А одним из 5 базовых принципов последнего является контроль сотрудников. Он распространяется на разные сферы. Большое значение, в частности, имеет контроль сотрудников на рабочем месте: такие методы помогают рационально использовать человеческий ресурс, выявить должности, которые безболезненно для компании можно сократить, установить самых эффективных подчинённых. В этой статье вы узнаете о том, какими способами можно «держать руку на пульсе».

Виды контроля сотрудников

Учтите, что контроль за сотрудниками бывает разного вида. Хотя сама по себе классификация – теоретическая, у неё есть сугубо практические значение: так легче понять, какие у руководителя есть возможности. Итак, встречается контроль:

  • рабочего времени;
  • доступа;
  • выполнения задач;
  • использования Интернета;
  • действий.

О чём идёт речь? Контроль рабочего времени сотрудников позволяет отслеживать то, чем именно специалисты занимаются, насколько эффективно они решают те или иные задачи, сколько тратят на это ресурсов. Бывает постоянным или периодическим, например, во время проверок. Сюда же часто относят контроль прихода и ухода сотрудников, хотя иногда его рассматривают в качестве отдельной меры. 

Следить за предоставлением доступа – это зачастую не только право, но и обязанность работодателя, особенно если речь идёт о соблюдении техники безопасности. И нарушение установленного порядка может угрожать серьёзными последствиями, вплоть до уголовной ответственности. В частности, контроль доступа сотрудников проводится на производстве, связанном с повышенными рисками, перед началом работ на стройплощадках и т. д. Причём принятые меры должны достаточно строго фиксироваться, всё это изучается при проверках.

В современном мире большую популярность приобрёл контроль задач сотрудников, причём благодаря разным программам он может осуществляться и удалённо. Многие процессы автоматизируются. Например, ведётся электронный журнал контроля сотрудников, который регистрирует определённые выполненные операции (отправленное письмо, составленный отчёт и т. п.). Всё это существенно облегчает управление крупными компаниями, где штат может состоять из нескольких сотен человек.

Контроль действий сотрудников даёт возможность отслеживать то, чем именно они заняты, какое время посвящено непосредственно выполнению обязанностей, а сколько уходит на посторонние дела. Особенно важен для тех, у кого специалисты не находятся постоянно в офисе.

На современном предприятии трудно себе представить полноценное управление происходящим без контроля использования Интернета сотрудниками. Причём речь может идти как непосредственно о времени нахождения в Сети, так и о трафике, о том, чем именно те или иные специалисты занимаются в виртуальном пространстве. Часто принимаемые меры входят в контроль за деятельностью сотрудников, то есть один мониторинг перекрывает собой другой

Выше перечислены основные виды отслеживания ситуации, но далеко не все. По мере того, как деятельность специалистов становится всё более сложной и разнообразной, обрастает спецификой и система контроля сотрудников. И её нужно изучать, чтобы команда работала эффективно, приносила предприятию доход, а не просто приходила получать зарплату.

Средства контроля сотрудников

Но как именно это всё осуществляется? Для контроля времени сотрудников довольно активно используется СКУД. Правда, данную систему нужно внедрять, в том числе физически устанавливать соответствующее оборудование, что подразумевает серьёзные расходы. Плюс её эффективность непосредственно зависит от обслуживающего персонала. Если же тот окажется в сговоре с остальным коллективом, то владелец бизнеса может какое-то время и не подозревать о происходящем на предприятии.

Некоторые фирмы внедряют биометрический контроль. Это современное, но узконаправленное решение. Плюс оно требует существенных финансовых расходов.

Можно вместо этого выбрать учёт рабочего времени сотрудников через программу контроля сотрудников Kickidler. Вам не придётся ничего устанавливать, долго разбираться с сервисом: он доступен через сайт, а помочь вникнуть в детали способен и сотрудник техподдержки. Для отслеживания потраченного на те или иные операции или действия времени есть специальный табель, в котором всё фиксируется. На основании полученной информации руководитель сможет сделать выводы об эффективности работы конкретных менеджеров или других специалистов, выписать премию/штраф.

Для контроля за выполнением задач есть специальные планировщики. Их довольно много, причём некоторые позволяют следить за процессом, разбивать всё на этапы и т. п. Вполне эффективно личное присутствие руководителя в офисе. Некоторые владельцы бизнеса внедряют систему отчётов. Это не требует дополнительных расходов, но занимает время самих сотрудников, которое можно было бы использовать более рационально.

Для контроля действий в целом используют GPS-трекеры, камеры наблюдения и, опять же, специальные программы. Сейчас на рынке вполне реально найти множество интересного софта.

И среди представленного ПО выделяется Kickidler. Это особая программа контроля за сотрудниками, поскольку она предоставляет всё в комплексе. Она предлагает мониторинг сотрудников в режиме реального времени, учёт рабочего времени, анализ эффективности работников за компьютерами, запись видео с мониторов. Всё это значительно облегчит жизнь руководителю. Благодаря Kickidler контроль за работой сотрудников будет занимать меньше времени. В итоге владелец бизнеса сможет спокойно заниматься другими делами. 

Исследования показали, что мотивация и контроль сотрудников во многом связаны. Некоторым работникам так гораздо легче поддерживать постоянную дисциплину. В чём вы можете сами убедиться, когда начнёте использовать программу.

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам и т. д. Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

  • Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
  • Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
  • Обеспечение согласованности работы подразделений;
  • Достижение нужного уровня качества;
  • Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
  • Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
  • Наблюдение за внутренними процессами в организации;
  • Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
  • Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
  • Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
  • Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
  • Сохранение работоспособности организации;
  • Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы  — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые CRM-системы фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

GPS позволяют мониторить нахождение удаленных сотрудников: водителей, экспедиторов, курьеров, иногда торговых представителей. Для этого они обязаны носить с собой специальные трекеры или планшеты. Это эффективные системы для организаций, сфера деятельности которых связана с доставкой и перевозками, обслуживанием клиентов на определенной территории. Они позволяют контролировать расход топлива, целевое использование транспортных средств, маршруты передвижения сотрудников и пр.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник топ-менеджмента, линейных руководителей, HR-подразделения, службы безопасности.

StaffCop Enterprise

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на интернет-ресурсы и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник HR-подразделения может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

StaffCop Enterprise

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные бизнес-процессы и т. д.

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

кого, как и зачем контролировать

«Ground Control to Major Tom…»

David Bowie, “Space Oddity”

Для чего нужен контроль за сотрудниками? Кого и как контролировать? Как сделать так, чтобы важный элемент производственного процесса не превратился в банальную слежку с обратным эффектом? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в нашей статье.

Большой Босс следит за тобой

Начнём с двух аспектов, очевидного и не очень. 

Первое. Контроль – необходим. «Команда высококлассных профессионалов», полных энтузиазма работать и безостановочно покорять вершину за вершиной – это из разряда ненаучной фантастики. Людям свойственно ошибаться и лениться, иметь пробелы в знаниях и навыках, ставить на первый план свои заботы и личную жизнь. Потому без проверки, наставления, а порой и принуждения просто не обойтись. 
Второе. Цель контроля – не есть надзор за персоналом (хотя и это отчасти тоже). Контроль ради контроля – путь в никуда. Усилия руководителя по управлению рабочим процессом должны быть направлены на выявление его слабых и проблемных мест, их исправление и улучшение. И чем больше компания, чем сложнее она структурирована и организована, тем важнее контроль для её продуктивного функционирования. 

Что и как контролировать

Существуют три основных подхода к вопросам контроля сотрудников:

  1. Пристальное внимание к каждому этапу производственного процесса гарантирует решение поставленной задачи. Контролируя его шаг за шагом, можно быть уверенным в успехе.
  2. Важен результат. Каким образом он был достигнут – дело второстепенное. То есть прежде всего надо оценивать итог работы, а не её ход.
  3. Постоянный жёсткий контроль подчинённых на грани шпионажа со строгим наказанием за малейшую провинность.

Пункт номер три отметаем сразу. Подобные режимы эффективны в известных местах, от которых старинная русская пословица советует не зарекаться. Но в любом среднестатистическом коллективе он вызовет отторжение и породит параноидальную атмосферу. 
Оптимальным является комбинирование контроля над процессом и результатом. И здесь следует соблюдать баланс. Приверженцы «итогового» подхода воспринимают успех как должное – «значит, всё работает как надо…» В случае же неудачи, начинается запоздалый разбор полётов. Однако выявить допущенные ошибки по факту в разы труднее, чем во время работы. Поэтому важен системный контроль рабочего процесса. Он позволяет вовремя замечать проблемы, недочёты, слабые места и, соответственно, устранять их до того, как они навредят всему проекту.

Наиболее распространённые сбои в рабочем процессе:

Проблема

Пути решения

Недостаточная квалификация персонала

Курсы, тренинги, обучающие программы

Напряжённый рабочий график

Равномерно распределять обязанности и задачи между сотрудниками

Низкая мотивация

Понять причины: финансовые, личностные, профессиональные

Отсутствие должной координации на горизонтальных (между отделами) и вертикальных (между руководителями и подчинёнными) уровнях

Проанализировать структуру организации

Неверно сформулированные задачи, завышенная планка ожиданий

Проработать вопрос с руководителями подразделений

Индивидуальный подход

Как именно контролировать наёмных работников, на каком этапе — процессе или результате – заострять внимание, зависит как от их квалификации, так и от самой специфики работы.

— Молодые специалисты / новые сотрудники. Да, у них горят глаза, и они полны решимости проявить себя и без мотивации со стороны. Но недостаточная квалификация и отсутствие опыта (работы в данной конкретной организации), помноженные на излишний энтузиазм, способны привести к ошибкам. Во избежание их действия новичков следует контролировать пошагово. 

— Также внимательно надо контролировать персонал, ежедневно выполняющий, скажем так, конвейерные задачи. К ним относятся: бухгалтерия, аналитические и мониторинговые отделы, подразделения работы с клиентами (операционисты, колл-центры) и т.д. Сбои и срывы сроков в их работе способны застопорить весь процесс. 

— Особняком стоят представители креативных направлений. Под это определение попадает широкий спектр специалистов, от дизайнеров до программистов. Регламентировать их рабочий процесс сложно, а зачастую противопоказанно. В то же время оценка результата – вопрос весьма субъективный. Поэтому руководителю необходимо проявлять гибкость и находить нестандартные схемы контроля. 

Ч.Д.О. — часто допускаемые ошибки

Чтобы ваш контроль был максимально эффективным, избегайте распространённых среди руководителей ошибок.

  • «Доставай пистолет, только если твёрдо намерен стрелять». Золотое правило обращения с оружием применимо и к контролю. Если вы будете просто грозить пальцем, на деле не предпринимая никаких шагов по организации контроля, подчинённые быстро поймут, что соблюдать трудовую дисциплину незачем. 
  • Доверяйте профессионалам. Не стоит поручать гуманитарию налаживать покрасочную линию, а талантливому продажнику – руководить командой разработчиков. Контроль должны осуществлять специалисты в своей сфере.
  • Кнут без пряника. Если постоянно указывать (и наказывать) исключительно на ошибки, сломается даже самый крепкий сотрудник. А руководителя будут воспринимать как тирана. Выявлять негативные моменты в рабочем процессе крайне важно. Только не забывайте хвалить за успехи и отмечать достижения.
  • Рояль в кустах. Контроль за подчинёнными идёт скрытно, проявляясь только в моменты сбоев. Эффект от такого подхода минимален и скоротечен. Подчинённый быстро забудет, за что именно был наказан. А вот недовольство тем, что руководитель ему не доверяет и втихую следит, останется навсегда. 
Контроль удаленных сотрудников. Как управлять удаленной командой

В этом посте мы расскажем, как правильно осуществлять контроль удаленных сотрудников, учитывая психологические, мотивационные и организационные факторы, а также как эффективно управлять командой удаленных сотрудников.

Через четыре года половина ваших сотрудников будет работать удаленно. По данным некоторых исследований, 52% всех сотрудников работают удаленно как минимум раз в неделю. В современной экономике люди с нужными знаниями и опытом могут помочь развитию вашей компании. Конкуренция в том, что касается найма талантливых специалистов, вынуждает компании привлекать людей из других городов и стран. Отсюда и сложности с организацией и контролем, которые порой остаются незамеченными. Фриланс – это образ жизни, сейчас уже сопряженный с повышенными требованиями. 

И, по мере того, как все больший объем рабочей силы трудится из своих домов, коворкингов, интернет-кафетериев и других мест, меняется и роль руководителя. Управление удаленными сотрудниками совершенно отличается от того, как это устроено в офисе. То, что идеально подходит для условий офиса, не всегда равно успешно переносится в виртуальную среду, но, надеемся, что эти советы помогут вам лучше понять, какие подходы стоит использовать для управления удаленной командой. 

Удаленным сотрудникам приходится о многом беспокоиться

Удаленные взаимоотношения – это то, что приходится постоянно улучшать. Издание Harvard Business Review в ноябре прошлого года провело социсследование с участием более тысячи человек. По результатам был сделан вывод, что фрилансеры беспокоятся о том, что другие сотрудники за их спиной будут плохо о них отзываться, вносить изменения в проекты и лоббировать свои интересы. А на то, чтобы решить споры и разногласия на работе, уходит до нескольких дней (в 84% случаев), или даже недель (47%). 

По словам исследователей, эти проблемы не только влияют на взаимоотношения, но и в большей степени, чем для штатных сотрудников, сказываются на результате работы и продуктивности, увеличивают расходы, стресс, сроки реализации проектов приходится продлевать. И, как следствие, повышается текучесть кадров.  

Важно лично знать удаленных сотрудников

Важно выстроить доверительные отношения с каждым участником команды. Это избавляет от множества проблем, но не всегда достигается в разговорах о работе. Первый шаг, чтобы выяснить, что мотивирует того или иного фрилансера – узнать побольше о каждом из них, об их интересах, семьях. 

Вы потратите на это определенное время, но, в свою очередь, получите больше отдачи от удаленных сотрудников.

Некоторые любят, чтобы их хвалили публично, другие – чтобы им отдавали должное в личной беседе, третьим по душе и то и другое. Выяснив мотивацию каждого удаленного сотрудника, вы сможете оценить, какое время для них удобнее. Одни люди – жаворонки и наиболее эффективно работают по утрам, другим сложно начать день без чашки кофе. Вы можете мотивировать своих сотрудников, когда узнаете, в какое время суток они могут сделать больше, и разновидность мотивации, которая для них больше всего подходит. 

Что служит мотивацией для одного, не всегда будет уместно для другого. Руководящему составу может понадобиться время и усилия, чтобы поближе познакомиться с каждым сотрудником и выяснить их мотивирующие триггеры. 

Иногда неплохо задаться вопросом о том, почему ваши сотрудники отдают предпочтение удаленной работе. В большинстве случаев, это гибкий график и возможность сохранить баланс между личной жизнью и работой. 

Поэтому постарайтесь предоставить им как можно больше времени на выполнение определенной задачи, и, если они не сдают работу в срок, узнайте, есть ли у них прежняя мотивация. 

Многие фрилансеры со стажем говорят, что все дело в менеджере, который оказывает поддержку. Фрилансеру в первую очередь нужна самомотивация, но поддержка со стороны менеджера в разы повышает продуктивность. 

Знакомство

Когда в команде появляются новые сотрудники, важно ознакомить их с существующими требованиями, подготовить рабочее окружение и представить их коллегам. Этим не стоит пренебрегать, лишь потому что человек находится где-то в другом месте. Расскажите сотрудникам обо всем, что им нужно знать о вашей компании и спектре задач, выполнять которые им придется. Также важно чтобы в распоряжении у нового сотрудника был полный набор инструментов для работы. Это может быть почта, телефонные номера, приложения для видеоконференций и пр. 

Отслеживание рабочего времени сотрудников    

Когда сотрудник не находится с менеджером в одном офисе, сложнее установить, работает ли он на самом деле, или занят чем-либо еще. Некоторые люди могут воспользоваться тем, что над их плечом не стоит начальник с нагайкой, и отвлечься на что-то еще – отсюда потери рабочего времени. Технологические решения позволяют отследить, сколько времени ваши сотрудники действительно работают. 

Система контроля и отслеживания сотрудников Kickidler дает возможность быстро и эффективно подсчитывать рабочие часы персонала для начисления зарплаты и исключить ошибки как в пользу работника, так и работодателя.

Рекомендуем почитать: кейс об успешном опыте контроля команды удаленных сотрудников с помощью программы Kickidler.

Постоянная коммуникация

Помимо индивидуальных качеств – самомотивации и железной дисциплины фрилансера – необходимо искать и новые способы взаимодействий. А отлаженная коммуникация с менеджером становится ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи от удаленного сотрудника. 

Постоянная связь по электронной почте или в мессенджерах, обмен полезной информацией, полезные ресурсы, которыми менеджер может делиться с сотрудником, проверки, нужна ли помощь или подсказки относительно каких-либо вопросов, – все это существенно улучшает взаимодействие с удаленной командой. 

Менеджеры некоторых компаний делятся со своими фрилансерами отзывами клиентов, подсказывают, как улучшить качество работы. Это помогает сосредоточиться на качестве и достичь нужного результата. Постоянная мотивированность и фидбек – два важнейших фактора. 

Видеозвонки

Важно и то, как вы поддерживаете связь. Одним из лучших способов мотивировать человека может стать ежедневный видеозвонок. Исследования показывают, что больше половины всех коммуникаций между людьми происходят невербально. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, любой визуальный нюанс может подсказать, о чем он думает и что ему действительно нужно.

Возможно, вы попытаетесь узнать мнение об изменениях в планах, или просто, в каком настроении находится человек. Во время видеозвонка можно выяснить намного больше, чем во время телефонного разговора или текстового чата. 

Видео – это ключ к успешному сотрудничеству: обеим сторонам приходится готовиться и подходить к вопросу об отчетности со всей серьезностью. Во время беседы обычно обсуждается сделанное за прошлый день, план на текущий день и любые проблемные аспекты. Благодаря такому компоненту работы, как видеозвонок, и тому обстоятельству, что это происходит ежедневно, ваша отчетность будет очень подробной, а фрилансеры будут чувствовать, что их работа ничем не отличается от работы штатных сотрудников. Эффективная коммуникация – то, что улучшает взаимодействия с удаленной командой. 

Доверяйте своим инстинктам, когда вам кажется, что что-то пошло не так, найдите время, чтобы поговорить об этом. Все невербальные сигналы, которые можно заметить во время видеозвонка позволят устранить имеющиеся сложности.

Одними словами сложно выразить мнение по какому бы то ни было вопросу. Слова могут показаться несколько агрессивными или не произвести должного эффекта. Если человек сделал свою работу хорошо, или целая команда, потребите, например, соответствующую гифку и отправьте ее в сообщении. Обратный отклик будет куда сильнее, чем если бы вы просто отправили текстовое сообщение. 

Подходящее время

Как только вы начинаете активно сотрудничать с фрилансерами, в вашей команде появится много людей из разных временных зон. Отсюда и сложности с планированием видеоконференций. Для кого-то звонок в определенное время будет не очень удобен. Например, когда в Австралии 8 утра, в Москве и Санкт-Петербурге — полночь, у кого-то рабочий день только начинается, а другие уже давно закончили работать и готовятся ко сну.   

В таких случаях лучше заранее условиться о подходящем времени для звонка.  

Отмечайте хорошую работу

Внештатникам иногда не хватает поощрения за хорошую работу. Возможно, стоит выделять тех фрилансеров, которые по результатам прошедшего месяца потрудились на славу. Важно дать понять, что их работа важна для компании. 

Удаленная социализация 

Социализация на рабочем месте – то, чего лишены удаленные сотрудники. Поэтому, возможно, стоит создать специальный канал в рамках корпоративной соцсети, в котором сотрудники могли бы обмениваться впечатлениями помимо рабочих вопросов. Это может быть канал в мессенджере или же специальная ветка в электронной почте. С шутками, мемами, новыми треками, видеороликами и всем, что делает рабочее окружение менее формальным. В традиционных офисах функция таких каналов отводится специальным помещениям (курилкам, например), поэтому предоставьте удаленным сотрудникам такую же возможность, используя виртуальные средства. Но руководителям, конечно же, придется удостовериться, что такой канал не отвлекает от работы, и вместе с тем, позволяет удаленным сотрудникам, заходя на него время от времени, чувствовать себя частью команды. 

Удаленный happy hour

Устройте «удаленный happy hour». Если ваши сотрудники проживают в разных городах, это еще не значит, что они не могут время от времени собраться вместе и, к примеру, выпить. Организуйте такое мероприятие с вашей командой в местном баре в режиме видеоконференции. И хотя понадобится заранее все согласовать, новизна того, что удаленные сотрудники присутствуют с вами за бокалом какого-то напитка может сплотить команду. 

Встречи лицом к лицу хотя бы раз в год

Такие мероприятия обычно сопровождаются неожиданностями. «О! ты выглядишь совсем по-другому, чем на видео», – подобных возгласов и многого другого будет много.

Но куда важнее то, что эти встречи за несколько дней позволяют узнать человека лучше, чем за месяцы совместной удаленной работы. Британская компания KISSmetrics, например, устраивает такие мероприятия с раз в год, а многие другие компании отправляют свои команды в совместные путешествия в экзотические места, в ЮАР например. Иногда это затратно, но эти туристические поездки самоокупаются, ROI окажется достаточно высоким. Совместные поездки – это уникальная возможность обсудить с людьми, разбросанными по всему миру, будущее компании/команды, идеи, перспективы и культурные особенности. 

Подсчет эффективности работы с помощью метрик

Создайте систему коммуникации и подотчетности, посредством которой можно было бы подсчитывать производительность труда и вознаграждать за выполненные задачи, а не просто платить за рабочие часы. Многие менеджеры беспокоятся насчет того, что им не удается добиться от удаленных сотрудников работы по 40 часов в неделю. Но время в удаленной работе не столь важно, столько результат. 

Нужно знать, на что следует ориентироваться и какие метрики использовать. Проверьте, что ваши бизнес-процессы должным образом описаны и задокументированы, так вы сможете отследить, насколько эффективно все работает и контролировать удаленных сотрудников, проверять, придерживаются ли они установленных процессов и графиков. Одной из таких метрик могут быть отчеты по рабочему времени программы контроля сотрудников Kickidler.

И в заключение…

Большинство рекомендаций сводятся к тому, что постоянная связь – это ключевой фактор успешных взаимодействий менеджера с удаленной командой. Несмотря на то, что фрилансеры большей частью предпочитают тихую обстановку дома, где работа идет эффективней, важен и постоянный контроль. Если у удаленных сотрудников возникает ощущение, что о них совсем забыли, они, как правило, долго не задерживаются в компании. Поэтому стоит регулярно узнавать, как продвигаются их проекты, какого прогресса удалось достичь. На сайте компании мог бы появиться раздел под названием «встреча с командой», а если сотрудники живут неподалеку, старайтесь видеться с ними чаще. 

Система учёта рабочего времени

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.

Топ-7 лучших бесплатных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников 2020, рейтинг и сравнение

Из данного обзора систем учета рабочего времени вы узнаете, кто из производителей софта предоставляет своим клиентам бесплатную версию программы, и какие функции включают в себя freemium-версии продуктов.

Сразу хотелось бы уточнить, что абсолютно всё программное обеспечение для мониторинга персонала, как и любой другой B2B-продукт, создается исключительно в коммерческих целях. То есть, в конечном итоге всё оно является платным. Это и неудивительно. Поскольку у подобного софта нет таких мощностей, как у Google или YouTube, чтобы покрывать расходы на разработку и содержание штата специалистов за счет огромного количества пользователей.

Однако некоторые разработчики предоставляют пользователям бесплатные (Freemium) версии своих программ с ограниченной функциональностью, которой вполне может хватить для решения минимальных задач по автоматизации контроля сотрудников.

Учитывая этот факт, мы составили рейтинг и сравнение топ-7 лучших бесплатных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников по состоянию на 2019 год.

Предвосхищая вопрос, который обязательно должен возникнуть у пытливого читателя, почему программа Kickidler, разработчиками которой мы являемся, стоит на первом месте в рейтинге, отвечаем: мы учитывали только объективные характеристики, такие как допустимое количество подконтрольных сотрудников и перечень доступных функций в бесплатной версии. И по ним наш продукт реально предоставляет наиболее широкие возможности. В чем вы легко можете убедиться, внимательно изучив наш обзор.


Почему стоит доверять нашему рейтингу?

— Мы профессионалы в области ПО для мониторинга сотрудников, и, как никто другой, разбираемся в их спецификации и характеристиках. В отличие от любого другого портала, штампующего рейтинги лишь для привлечения трафика.

— Мы тестировали большинство из продуктов, упомянутых в данном рейтинге, поэтому имеем общее представление о данных программах.

— Мы не ставим своей целью занижение достоинств продуктов наших конкурентов и не утверждаем, что всем обязательно нужно выбрать нашу программу. Исходя из специфики бизнеса, кому-то больше подойдет что-то другое из нашего рейтинга, поскольку в нем представлены продукты с разным набором особенностей. В таком случае мы будем рады, что помогли вам сделать правильный выбор.

Итак, представляем вашему вниманию Топ-7 лучших бесплатных программ для мониторинга сотрудников.

Таблица сравнения функциональности бесплатных систем учета рабочего времени


1. Kickidler

О программе Kickidler и почему она на первом месте

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Основное предназначение – автоматизация функции контроля сотрудников в организации. Программа предоставляет мощный набор инструментов для мониторинга рабочих компьютеров и обнаружения нарушений рабочего распорядка.

Наша система учета рабочего времени Kickidler дает пользователям больше всех бесплатных функций c возможностью мониторинга самого большого количества пользователей. Помимо этого, наша программа предоставляет до 2-х недель на бесплатное использование своего полного функционала для мониторинга неограниченного количества ПК.

Доступные функции в бесплатном режиме:

  • Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, доступен многопользовательский режим).
  • Отчеты по рабочему времени сотрудников: учет рабочего времени, анализ эффективности, динамика активности, рейтинг сотрудников по продуктивности, рейтинг наиболее часто используемых приложений, детали дня. (с марта 2020 года функция недоступна в бесплатной версии)
  • Кейлоггер (сохранение истории нажатых клавиш).

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии Kickidler доступен мониторинг до 6 компьютеров сотрудников.

Какие функции доступны только в платной версии:

В платной версии программы доступны следующие функции: видеозапись и воспроизведение истории действий пользователя за компьютером, контроль нарушений (обнаружение и просмотр подозрительных действий пользователя), автоматические уведомления о совершаемых нарушениях, а также удаленное управление ПК сотрудников.

Видео:


2. ActivTrak

О программе ActivTrak и почему она на втором месте?

ActivTrak — это приложение, которое предназначено для мониторинга активности, аналитики производительности и поведения сотрудников за рабочими компьютерами, а также для обнаружения инсайдерских угроз. Это простое в использовании и установке решение для облачного мониторинга, которое также имеет локальную версию.

ActivTrak предоставляет своим пользователям бесплатную версию программы для мониторинга до 3 рабочих станций с ограничениями по функциональности и месту на облачном хранилище до 3 Гб.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг до 3 компьютеров сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, без многопользовательского режима).

  • Отчеты о рабочем времени.
  • Блокировка сайтов.
  • Кейлоггер.
  • Скриншоты экранов сотрудников (не более 1 снимка экрана для каждой активности).

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы не подразумевает каких-либо дополнительных функций, но предоставляет пользователю неограниченное место на облаке для хранения логов программы, а также – возможность мониторинга практически неограниченного числа сотрудников.

Видео:


3. Hubstaff

О программе Hubstaff и почему она на третьем месте

Hubstaff — это система отслеживания времени с функциями захвата экрана, мониторинга заданий, автоматической оплаты труда, расширенными отчетами, отслеживанием в режиме реального времени. Сервис интегрируется с более чем 30 популярными инструментами. Hubstaff немного отличается от двух предыдущих программ и больше подходит для удаленных команд, небольших копаний и фрилансеров.
Бесплатная версия программы Hubstaff позволяет вести мониторинг рабочей станции 1 сотрудника, а также имеет ограничения по функциональности. Ранее бесплатный Hubstaff позволял мониторить до 3-х сотрудников, однако недавно они отказались от этой стратегии.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Доступные функции в бесплатном режиме:

  • Отчеты о рабочем времени.
  • Отслеживайте уровня активности сотрудника на основе использования мыши и клавиатуры.
  • Скриншоты экранов сотрудников (ограничения по месту в хранилище).

Какие функции доступны только в платной версии:

Как уже говорилось, программа Hubstaff предназначена для работы с удаленными сотрудниками. В ней есть уникальные в своем роде инструменты для начисления заработной платы фрилансерам. Кроме этого, у Hubstaff есть функция GPS-отслеживания работников.

Видео:


4. DeskTime Pro

О программе DeskTime Pro

DeskTime — это онлайн-сервис с мобильными и десктопными приложениями для отслеживания рабочего времени, отслеживания прогресса в проекте, анализа различных показателей эффективности, генерации подробных отчетов. Как и Hubstaff, программа ориентирована на управление виртуальными командами.
Бесплатная версия программы DeskTime Pro предоставляет мониторинг одного пользователя с серьезными ограничениями по функциональности.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Отчеты по рабочему времени (отслеживание времени).
Отчеты по используемым приложениям.
Мобильное приложение.

Какие функции доступны только в платной версии:

Программа мониторинга сотрудников DeskTime Pro предлагает мощный инструментарий для контроля и управления удаленными командами с возможностью тонкой настройки под каждого пользователя. Наиболее интересны здесь функции подсчета заработной платы, отслеживания проектов и встроенного Pomodoro-трекера.

Видео: 


5. Toggl

О программе Toggl

Облачная программа Toggl относится к немного другой категории программ, чем все вышеперечисленные продукты. Это более демократичный софт, предназначенный больше для отслеживания времени и самоконтроля, чем для мониторинга сотрудников со стороны менеджеров. Программа работает как на десктопных, так и на мобильных устройствах. Toggle создает отчеты и графики об использованном времени, которые, при желании, можно экспортировать в формат Excel. Также в отличие от вышеперечисленных продуктов, Toggl дает целых 30 дней на бесплатное тестирование полного функционала.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг 5 рабочих машин сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

  • Отчеты по рабочему времени.
  • Встроенный Pomodoro-трекер.
  • Составление графиков работы.

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы состоит из двух пакетов: Стандарт и Премиум. В ней нет ограничений по количеству пользователей, также доступны расширенные функции по управлению проектами, составлению отчетов и управлению командой.

Видео:


6. Screenshot monitor

О программе Screenshot monitor

Основное предназначение программы Screenshot Monitor, как видно даже из названия, это периодические снимки мониторов сотрудников, которые отправляются руководителю. Количество скриншотов, производимых программой за час, зависит от выбранного тарифа. В бесплатной версии программы доступны 3 скриншота в час. Помимо скриншотов, в бесплатной версии программы есть функция учета рабочего времени. Программа весьма демократична по сравнению с вышеперечисленными продуктами, к примеру, у сотрудника есть возможность удалять скриншоты, на которые попала личная информация.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг до 3 компьютеров сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

  • Отчеты по рабочему времени.
  • Скриншоты экранов компьютеров сотрудников (3 скриншота в час).
  • Время хранения скриншотов – 2 недели.

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы позволяет анализировать уровни активности пользователей, приложения и используемые url. Pro-версия программы делает до 30 скриншотов в час и хранит их в течение года.


7. Tmetric

О программе Tmetric

Tmetric — это сервис отслеживания времени. Идеально подходит для фрилансеров и небольших команд, которые ищут простое решение для управления временем и задачами при работе с удаленными клиентами. С TMetric вы можете: устанавливать бюджеты для ваших проектов; установить ставки на любую задачу, клиента, проект или члена команды; создавать теги и устанавливать их для любой задачи; видеть свой рабочий день на временной шкале; получить подробные отчеты о времени и деньгах.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг 5 рабочих машин сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Отчеты по рабочему времени.
Неограниченные проекты и клиенты.
Интеграция практически со всеми известными веб-приложениями для бизнеса.

Какие функции доступны только в платной версии:

Все функции, связанные бюджетированием проектов и выставлением счетов, в программе являются платными. Отчеты по приложениям также доступны только в платной версии программы. Кроме того, в бесплатной версии недоступны синхронизация с JIRA и Redmine.

Видео:

 

Благодарим за внимание! Надеемся, что наш обзор поможет вам принять верное решение.


 

Как мы контролируем удаленных сотрудников / Блог компании Maxilect / Хабр
От перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками многие компании удерживает боязнь потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Казалось бы, решение – в инструментах слежения за пользователем: в системах учета рабочего времени, в контроле присутствия, съемке веб-камерой и т.п. Но мы в «Максилекте» принципиально не используем такие инструменты, действуя на ином, управленческом уровне.


(на фото — известный стритарт от Banksy, фотограф — Niv Singer)

Как мы держим руку на пульсе, чтобы работа компании была эффективной, и почему это работает – под катом.

Мы доверяем своим сотрудникам. Довольно банальное заявление для рассказа о контроле, но это действительно так. Вместе с тем я согласен с известной пословицей: «Доверяй, но проверяй». И мы доверяем, но контролируем. Однако углубиться в детали этого контроля нельзя без некоторого введения в первоначальные договоренности и задачи, которыми мы занимаемся.

О чем мы договариваемся на старте


При приеме на работу с сотрудником оговариваются все условия – мы придерживаемся политики максимальной прозрачности. Никаких «я подразумевал» – все нужно обсудить.

По каждому из пунктов мы стараемся быть гибкими – учитывать особенности жизни ребят из разных регионов, их личные пожелания. К примеру, у нас есть некий стандартный график – с 8-9 до 17-18 часов по Москве с учетом часового обеда по рабочим дням, в соответствии с производственным календарем РФ. Но иногда у сотрудника есть личные обстоятельства, из-за которых он хочет закрепить за собой, например, двухчасовой обед или перерыв в нестандартное время. Свои особенности могут быть и у проектов, на которых будут работать специалисты (предположим, клиент, с которым надо держать связь, находится в другом часовом поясе). Все это мы обсуждаем на старте.

Подробно обсуждается не только график работы, но и другие аспекты взаимодействия, к примеру обязательства относительно релизов (тот факт, что вся команда должна быть доступна в оговоренное время), возможность командировок один-два раза в год и т.п. По сути, мы договариваемся о рамках, внутри которых будем сотрудничать.

У нас есть условия, которые необходимо соблюдать в случае нарушения этих рамок. Если возникают обстоятельства, из-за которых нужно начать позже, закончить раньше или вообще не выйти в определенный день, все должно происходить открыто: сотрудник должен предупредить свою команду. Теоретически пропущенные часы необходимо отработать, но в корпоративной политике у нас предусмотрен некий временной люфт, за который никто не накажет: двое суток в году каждый сотрудник имеет право потратить на свои дела, не объясняя причин. Если «разрешенные прогулы» закончились, всегда можно взять день от оплачиваемого отпуска или отгул за свой счет, ну или отработать по согласованию с командой. Главное – предупредить. Гибкими условиями мы стараемся свести к минимуму необходимость как-то выкручиваться и нарушать договоренности.

Нет слежке!


Изначально выстраивая процессы удаленной работы, мы не стали тратить усилия на введение практики контролирующих звонков сотрудникам или внедрение инструментов микроменеджмента – средств контроля присутствия онлайн или видеонаблюдения через веб-камеры. С моей точки зрения, для интеллектуального труда они бессмысленны. Сначала требуется вложиться в покупку инструментов, потом тратить время и силы на разбор отчетов. Но ответа на главный вопрос – решил ли сотрудник поставленную задачу – они все равно не дают.

Наша позиция объясняется еще и тем, что сотрудники, у которых с самоорганизацией все в порядке, негативно относятся к подобным инструментам. «Результатники» испытывают дискомфорт, когда за ними пристально наблюдают. Снижается мотивация, а мы не можем этого допустить.

Мы не «процессники»,
мы – «результатники»!

В первый год работы «Максилекта» у нас даже был проект на Upwork, где мы отказали клиенту во включении средств контроля, т.к. считаем, что наши сотрудники не должны работать под счетчиками (на уровне Upwork он требовал скрин экрана нашего сотрудника раз в 10 минут). Несмотря на наш отказ, клиент согласился с нами работать и остался доволен итоговым результатом. Тогда мы сошлись на том, что трудозатраты будем списывать вручную, высылая короткие еженедельные отчеты. Вопросов по ним в итоге не было.

Контролируем результат


До сих пор речь шла только о наших договоренностях с сотрудниками. То, как мы контролируем их соблюдение, зависит от особенностей проекта.

«Максилект» в большей степени ориентирован на выполнение сложных задач под ключ. При такой постановке вопроса мы сами решаем, как прорабатывать проект, и декомпозируем задачи на элементарные составляющие. А дальше идет обычная работа проектного менеджера или тимлида (в некоторых проектах – их совместное участие) в соответствии с agile-методологией. Как и у всех, у нас тоже есть недельные спринты и ежедневные созвоны, позволяющие координировать разработку.

Мы предполагаем, что все заявленное время сотрудник занимается полезной работой. Исходя из этого, распределяются задачи, назначаются видеоконференции и т.п. Ведь рабочий процесс – это не просто получение задач на неделю и их выполнение в гордом одиночестве. Команды постоянно взаимодействуют – при удаленном формате работы это даже важнее, чем в офисе. Незаметно «исчезнуть» из всего этого взаимодействия невозможно.

Поскольку все происходит внутри команды, контроль на удаленке фактически ничем не отличается от контроля в офисах распределенных компаний, когда, например, одна часть команды сидит в регионе, а другая – в столице. Возможные накладки по срокам, отставания отдельных сотрудников и прочие неприятности если и возникают, то становятся заметны примерно в течение недели, что позволяет оперативно реагировать на ситуацию. Иными словами, никаких принципиальных сложностей здесь нет.

На некоторых проектах у нас есть учет рабочего времени для внутренних нужд. Он, естественно, реализован не через автоматическую слежку, а через ручную отчетность («одну задачу делал столько-то часов, другую – столько-то»).

Мы не используем распространенные способы оценки коллектива и его вовлеченности, например метод 360 градусов, поскольку перед нами не стоит задачи измерить работу наших сотрудников по HR-метрикам – они не дают нам необходимой информации. Все проектное общение идет неформально, на человеческом языке. Но чтобы видеть ситуацию более-менее объективно, по каждому сотруднику у нас есть план на ближайшие несколько месяцев, где указываются задачи, которые он должен решить, и личные цели, например изучение новых инструментов, технологий, языков программирования. Этот план формируется сотрудником совместно с его непосредственным руководителем.

Защищаясь от «выгорания» технических специалистов, мы даем возможность сотрудникам перейти в другой проект, если, например, «приелся» стек технологий. Компания изначально заявляет, что это нормальная практика, которая не приводит к экономическим или иным санкциям, поэтому о подобных проблемах сотрудник свободно сообщает на ранней стадии и мы можем провести замены на проекте с минимальными потерями, проговорив все перестановки и предусмотрев время на обучение нового специалиста.

Есть у нас отдельные проекты, где часть команды «Максилект» работает бок о бок со специалистами заказчика. И головной боли с точки зрения контроля они доставляют больше. Разница здесь принципиальная. В первом случае мы имеем обычную внутреннюю команду, а во втором – к части команды у нас просто нет доступа, да и влияние на проект ограничено установленными на старте рамками. В этой ситуации спасают взаимоотношения с заказчиком, выстроенные совместными усилиями.

Наш основной инструмент контроля решения задач – сбор обратной связи от клиентов, на чьих проектах работают сотрудники. Аккаунт-менеджеры общаются с клиентом не реже двух раз в месяц, обсуждая, решает ли каждый отдельный сотрудник в команде и команда в целом поставленную задачу:

  • качественно ли выполняется работа,
  • вовремя ли она выполняется,
  • есть ли недоработки,
  • что понравилось или не понравилось в работе за последнее время,
  • что нужно улучшить в работе конкретного специалиста.

Те же вопросы (только гораздо чаще) мы задаем команде – это позволяет менеджерам получить понимание того, в каком состоянии находится проект, как если бы это была внутренняя команда.
Выше я упоминал, что в рамках постоянных созвонов мы обсуждаем не только проект, но и личное развитие сотрудника. При работе сотрудника вместе со специалистами заказчика свои «пять копеек» в его личный план развития может внести и клиент, если, по его мнению, сотруднику не хватает некоторых технических компетенций.

В итоге получаем контроль на уровне ключевой метрики – качества (в контексте разработки – code style, сроки и т.п.) – без промежуточных и бесполезных для нас данных, вроде открытых на компьютере сотрудника сайтов или сотен фотографий его рабочего стола. А кроме того, все довольны. Пожелания клиента учитываются, работа идет. Сотрудник имеет определенный уровень вовлеченности в проект (не просто пишет код, а становится частью проектной команды) и получает необходимую ему обратную связь.

Все работает, но есть ограничения


Понятно, что не каждого сотрудника можно встроить в наш рабочий процесс так, чтобы его вклад был оценен участниками. Сотрудники должны быть организованными и обладать рядом софт-скиллов. Встретившись с проблемой, они не могут сидеть и ждать, пока она сама разрешится, а должны попробовать решить ее самостоятельно. Если же без стороннего участия решение невозможно, проблему необходимо озвучить. Это могут не все, поэтому мы учитываем необходимые нам софт-скиллы при найме (об этом мы недавно писали). И это еще один компонент нашей системы контроля: те, кто, по нашему мнению, не впишется в процесс, просто не пройдут собеседования.

Хочу оговориться, что какими бы софт-скиллами ни обладал сотрудник, у всех бывают моменты, когда голова не работает: во время болезни, семейных неурядиц и т.п. Для нас это не повод увольнять. Но мы ожидаем, что сотрудник сам нам сообщит о проблеме, и мы вместе найдем решение (например, предоставим незапланированный отпуск). Даже если явного разговора об этом нет, в ходе личного общения мы все равно видим изменения и пытаемся помочь. Контакт с сотрудниками важен еще и с этой точки зрения.

Бюджеты и сроки


Ошибки случаются у всех. Были промахи и у нашей системы контроля. Но мы строим все процессы так, чтобы цена ошибки была минимальной.

Любую задачу мы декомпозируем на фрагменты длительностью не более 32 часов. С одной стороны, это требует больших трудозатрат на этапе оценки. Учитывая это, мы не участвуем в конкурсах, тендерах и других оценках, где пресейл с малой вероятностью приведет к проекту. Но зато в тех переговорах, где дело дошло до расчета стоимости, стараемся получить на этом этапе максимальную детализацию. Дополнительные 8 часов, потраченные на детали, позволяют сэкономить бюджет проекта и уложиться в первоначально озвученные сроки. Это касается проектов обоих упомянутых типов.

Если по каким-то причинам сотрудник не справляется, мы узнаем об этом не через полгода, а через несколько дней, в самом худшем случае – через пару недель. Может быть, у сотрудника есть объективные проблемы или же он использует не самый оптимальный подход для решения – тогда мы подключимся и поможем.

У нас уже были такие ситуации, когда «съезжали» сроки, – это было видно и по количеству решенных сотрудником условно-одинаковых по трудоемкости задач, и по отзывам клиента (проблемы были как раз на проектах, реализуемых совместно с сотрудниками заказчика). И как раз тогда отработали все механизмы контроля на ранней стадии. Еще до того, как клиент открыто заявил о проблемах, были заметны первые звоночки внутри команды. В одном из кейсов у нас даже оказался небольшой запас времени на то, чтобы дать человеку исправиться. Ну а когда он не воспользовался шансом, мы все равно справились с ситуацией так, что это почти не отразилось на проекте. С сотрудником пришлось расстаться. Хотя, честно скажу, для тех, кто какое-то время проработал в компании и показывал результат ранее, увольнение рассматривается как крайняя мера. До него мы стараемся найти какие-то точки соприкосновения и разрешить ситуацию иным способом.

Вместо итогов хочу отметить, что наша схема вряд ли может быть внедрена в любой компании. Здесь необходимо прорабатывать всю, как это называется, корпоративную культуру, меняя фокус с процессов на результат. «Максилекту» было сравнительно легко, поскольку компания строилась так изначально. Хотя многие вещи пришлось изучать на собственном опыте. И мы продолжаем этот путь, улучшая процессы по мере приобретения нового опыта.

Автор статьи: Сергей Марина

P.S.: Мы публикуем наши статьи на нескольких площадках Рунета. Подписывайтесь на наши страницы в VK, FB или Telegram-канал, чтобы узнавать обо всех наших публикациях и других новостях компании Maxilect.

90000 Best Practices for Managing Remote Employees. Tips for Control Remote Team 90001 90002 Up to 90% of office employees dream about working remotely. The ability to work in a nice place with a schedule that’s convenient for you, devote more time to yourself and your family, save on transport and forget about endless traffic — all these things attract people and make them look for remote job vacancies. 90003 90002 Employers also benefit from having remote employees in their staff.Overhead costs, such as computers, communication and stationery, get reduced. Labor costs are also reduced, since most remote workers do not take official sick leave, do not ask for allowances and bonuses. As a rule, they get paid for the work done, often regardless of the time they’ve spent on the project. 90003 90002 Seems like everybody would benefit from it. However, the notorious human factor comes into play here. Often the employer has no idea whether his remote employee is actually working at any given moment.A person can swear that they’re working on a project, but actually they’d be sitting in a cafe or working on another task for another company. As a result, work is done past the deadline, and the company violates its obligations to their clients and partners. 90003 90002 Some employees can get particularly inventive. One of our clients had an interesting case, when five Indian employees were working in his technical support service and were paid for the hours they’d worked. After getting a number of complaints from his clients, our client investigated the situation and found out that in fact only one employee was present in the workplace instead of five people.They tricked the system with a simple scheme. Said employee connected to the computer of the second employee from his own computer using TeamViewer app, ran TeamViewer again and connected to the next computer. 90003 90002 Since the monitoring system classified TeamViewer as «productive», it indicated that all these staff members were working and carrying out their duties during the whole workday. However, in fact, only one specialist was present, and he simulated the work of the entire team. 90003 90012 How can you find out whether your remote employees are working? 90013 90002 It’s quite easy to trick an employer who’s far away and does not have direct tools, with which he can influence the work of his employees.In order to be protected from such situations and build a truly effective monitoring system for remote staff, you’ll need special tools that have been developed to address this very problem. 90003 90002 One of such tools is Kickidler — automated employee monitoring software that even employees themselves consider useful for optimizing business processes. Let’s take a look at Kickidler’s main features. 90003 90002 Kickidler’s tools for monitoring employees ‘productivity 90003 90012 Attendance records 90013 90002 Time and Attendance function allows you to count how much time your employees have spent working, monitor the programs they’ve used and calculate how much money they need to be paid.90003 90002 How does it work? 90003 90002 Kickidler in online mode keeps track of the time employees have spent doing their job. It also creates a list of all the programs and apps they’ve used. The program generates a convenient report for executives, where you can see the efficiency of each employee and accrue a salary depending on the hours they’ve spent working. This feature completely eliminates the situations when someone may try to take credit for the work that has not been done yet or receive money for the time they’ve spent doing something else.90003 90012 Productivity analysis 90013 90002 Kickidler software monitors all user actions on various sites and services. The system sorts all these actions into productive, unproductive and neutral. The program can show, for example, only those moments of the workday when an employee was working on a specific project or when he was using a certain program. At any time, the executive can view this data in a convenient chart and analyze the efficiency of each employee depending on the apps, programs, sites and services they’ve used.90003 90012 Desktop video recording 90013 90002 At any time, executives can see what any of their remote employees are doing at the moment and adjust their actions if necessary. All videos of employees ‘desktops are saved in the system. In addition to video recording of the screen, the program also records the history of keystrokes (keylogger). It allows you to study what exactly an employee’s been doing, the history of his interactions with a customer or with a certain program. This function is widely used when you need to figure out what error has been made, when an employee has entered the wrong command and everything stopped working or, for example, when he’s entered the wrong financial data in the report.90003 90012 Control of violations 90013 90002 Kickidler functionality allows you to detect violations of the work schedule in real time. This can include actions such as running specific programs, visiting certain sites, file titles, etc. Each detected violation can be investigated immediately using video recording from the screen and keylogger. This feature allows you to respond quickly to possible threats and prevent attempts to steal valuable company information. 90003 90012 Remote access 90013 90002 To build an efficient system of interaction between management and remote employees, remote computer management is available.In one click, executive or administrator can connect to another computer, configure programs, fix errors, restore changed data or block an employee from working in case of misconduct. 90003 90012 Kickidler is truly an indispensable tool for monitoring the work of remote employees. 90013 90002 Unlike vulnerable systems where executives trust created reports, Kickidler allows you to carry out a full efficiency analysis of remote employees, optimize interactions in the team and compare report data with a real picture on the screen.Watch the full video overview of the program’s features: 90003 90012 Kickidler Remote Employee Monitoring Software 90013 90002 90051 90052 90003 90002 90051 90052 90003 90012 Did you like this post? Follow us on social media. 90013 .90000 Top 10 Software To See If Remote Employees Are Working 90001 90002 Worried about whether your remote workforce is working or not? 90003 90002 Do not be! 90003 90002 With the right employee monitoring software, you can easily keep track of your remote workforce. These software track and monitor how much time a remote worker spends on a specific task, site or app. This helps you get a better idea of ​​what they’re up to during work hours. 90003 90002 In this article, we’ll give you 10 tools to monitor your remote employees and ensure they’re always productive.90003 90002 90003 90012 Here are the tools we’ll be covering: 90013 90002 We’ll be going over their features, integrations, pros and cons, pricing and customer reviews. Click on the links below to jump to a specific tool: 90003 90002 Let’s get started. 90003 90002 90003 90012 The Benefits Of Monitoring Remote Work 90013 90002 Before showing you the best tools to track your employees, let’s quickly go over the major benefits of having an employee monitoring tool for your remote workforce.90003 90002 Here are the benefits of a good employee monitoring system: 90003 90026 90027 Your employees will be held accountable for their output each day. This ensures that they’re motivated enough to produce results regularly. 90028 90027 With a good time tracking tool, freelancers and contractors have concrete proof of time spent when billing clients. 90028 90027 As there are records of time spent on each task, clients know exactly which remote work they’re being billed for. 90028 90027 Reduces the need for an office space as your employees can remain productive remotely.90028 90027 You’ll have fewer worries when hiring remote workers as the tool will ensure that they’re committed to your organisation. 90028 90027 A good remote employee monitoring software reduces the time spent on time-tracking and task management as the tool does it for you. 90028 90039 90002 Now that we’ve covered why you need a remote employee monitoring software, let’s go over the best options: 90003 90002 90003 90002 —————— 90003 90012 1. Time Doctor 90013 90002 90003 90002 Time Doctor is one of the most powerful time tracking tools for 2019.Used by companies like Apple, Verizon and PwC, it’s no surprise that Time Doctor is one of the best options for you and your team. 90003 90002 With Time Doctor, managers can calculate: 90003 90026 90027 The tasks your team is working on. 90028 90027 The time they’re spending on each task. 90028 90027 The sites they’re visiting. 90028 90027 The times they log in and log out. 90028 90027 Task management — task allocation based on how productive each employee is. 90028 90027 Attendance.90028 90027 Client billable hours. 90028 90039 90002 Time Doctor is the easiest way to keep your employees productive. Let’s take a closer look at some of the features that make Time Doctor special: 90003 90072 A) Simple Time Tracking 90073 90002 A major problem with most remote work tools are that they’re complicated to use. They require a lot of manual input which could be a big turnoff for most employees. 90003 90002 Luckily, Time Doctor is super easy to use. 90003 90002 All an employee has to do is start the timer before they start a task.TimeDoctor will quietly run in the background — calculating the time spent and sites accessed during this time. Your team does not have to manually enter anything — all they have to do is start and stop the timer! 90003 90002 Just because your employees are manually starting and stopping the timer does not mean that they can exaggerate their working hours! Time Doctor has features that make it nearly impossible to fake data. 90003 90002 Let’s take a look at them. 90003 90072 B) Poor Usage Monitoring 90073 90002 Worried that your employees maybe on social media and instant messaging sites when they’re supposed to be working? 90003 90002 With Time Doctor, you do not have to worry about that.90003 90002 Whenever an employee accesses unproductive sites like these, the app automatically sends them a pop-up asking them if they’re still working. This little nudge is usually enough to get them off the social media site and back to work. 90003 90002 90003 90002 Additionally, managers have access to a Poor Time Use report that details what sites an employee accessed and how long they spent there. 90003 90002 Time Doctor can also take screenshots of your employees ‘screen at random intervals to ensure that they’re on productive sites.This feature is optional and can be disabled at any time. 90003 90002 90099 Privacy Feature 90100 90003 90002 For privacy reasons, the employee can always delete a screenshot in case it contains any sensitive information. 90003 90072 C) Inactivity Tracker 90073 90002 Time Doctor ensures that your staff is actively working during their work hours through the in-built inactivity tracker. 90003 90002 When there’s been no keyboard or mouse activity for three minutes, Time Doctor automatically assumes that the worker is on a break and pauses the timer.90003 90002 This way, you’re employees can not pass off idle time as remote work. 90003 90072 D) Advanced Reports 90073 90002 Time Doctor gives you tons of detailed reports to make your time tracking process meaningful. Here’s a closer look at each of these reports: 90003 90116 90099 1. Timesheet Report 90100 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 This report shows you the total hours worked by your employees per day during a given time period — say a month or a week.90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 It’s a good way to take stock of how many hours each employee is working per day and the total hours worked during a month or week. 90003 90002 You can also export this report as a CSV or XLS file for safe storage. 90003 90116 90099 2. Time Use Report 90100 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 This report is a breakdown of the time spent on all tasks by an employee in a given period. You’ll be able to see what tasks they worked on and how long it took them.90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 Checking how each employee has spent their time on different tasks. For example, if you see that a task took too long, you could have a coaching session with that team member about how to do it faster the next time. 90003 90116 3. Timeline Daily Report 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 The timeline daily report gives you a complete breakdown of the time spent by all your employees in chronological order.You’ll know the sequence of tasks each team member was working on and how long each activity was for. 90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 This is useful while evaluating unproductive employees. By looking into how they are spending their day, you can advise them on how to become more productive. 90003 90116 4. Projects Report 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 The projects report gives you a breakdown of the total time spent on a project-wise basis.You’ll also see who’s worked on different tasks in the project and for how long. 90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 Useful for calculating how much time is being spent by an individual or a team on each task and project. It helps check if time estimates are being exceeded and even arrive at estimates for future projects. 90003 90002 Moreover, you can also use this for calculating billable hours for clients. 90003 90116 5. Attendance Report 90119 90002 90003 90002 The attendance report gives you a list of absentees in the week with their reasons for absence.It’s a simple way to keep stock of who’s been missing from work recently. 90003 90116 6. Web and App Usage Report 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 This report gives you a breakdown of each site and app an employee accessed during 90203 working hours only 90204. It also shows you how long they spent on each of these sites. 90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 This allows you to check if people are wasting time on irrelevant sites like shopping or social media.90003 90116 7. Poor Time Use Report 90119 90002 90003 90002 90099 What does this show? 90100 90003 90002 The poor time use report is a periodic report that shows you any distracting sites and apps an employee accessed in a day 90203 during working hours only 90204. Time Doctor automatically categorizes social media sites like Facebook and Twitter as distracting — however, you can edit this list to suit your needs (this feature can also be disabled if you like). 90003 90002 Whenever a remote worker accesses these blacklisted sites, Time Doctor will calculate how long they spent there and it’ll show up in this report.90003 90002 90099 What is it useful for? 90100 90003 90002 It’s a good way to deter your employees from breaking your policies and spending too long on social media and instant messaging sites. 90003 90072 E) Privacy Controls 90073 90002 An average remote worker is usually suspicious of any remote employee monitoring software. 90003 90002 Why? 90003 90002 They’re worried that their security may get compromised and they would not be able to maintain a healthy work-life balance. They’re concerned that they’ll be monitored during non-work hours as well.90003 90002 With Time Doctor, they can rest assured that their work-life balance will not be disrupted. The app immediately stops monitoring employees once the timer is switched off. There’s no way for it to track the sites and apps they access during their breaks or non work hours — giving them a sense of security over this matter. 90003 90072 Integrations 90073 90002 90003 90002 Time Doctor can integrate with tons of different tools such as GitHub, Asana and Zapier for added functionality.For the whole list of integrations, click here. 90003 90072 Pros 90073 90026 90027 Powerful automated time tracking capabilities. 90028 90027 Great website monitoring features with an integrated inactivity tracker. 90028 90027 Detailed reports to keep track of your staff and what they’re up to. 90028 90027 Strict privacy controls to ensure the security of your employees ‘information. 90028 90027 Loads of helpful integrations. 90028 90039 90072 Cons 90073 90026 90027 The chrome extension is limited — it’s best to use the desktop app.90028 90027 The tool may be more suited to companies than freelancers and solopreneurs. 90028 90039 90072 Pricing 90073 90002 Time Doctor starts at $ 7 / month per user with volume discounts. You can always sign up for a free 14-day trial without a credit card. 90003 90072 Customer Ratings 90073 90002 90099 G2Crowd 90100 — 4.3 / 5 (100+ reviews) 90003 90002 90099 Capterra 90100 — 4.5 / 5 (200+ reviews) 90003 90002 —————- — 90003 90012 2. Toggl 90013 90002 90003 90002 Toggl is a great virtual software to see if remote employees are working.With features and plans suited to smaller businesses and entrepreneurs, it’s effective for simple task management and time tracking. 90003 90072 Features 90073 90026 90027 Powerful browser extension that can track time on hundreds of different tools. 90028 90027 Advanced reporting features to help you analyze the time spent. Each report can be exported as a PDF, XLS or CSV file for easy storage. 90028 90027 Automated virtual timesheet management for easy access to detailed records. 90028 90027 Keyboard tracking to monitor your employees ‘activity.90028 90039 90072 Integrations 90073 90002 Toggl can integrate with over 100 different tools across a range of industries. It can seamlessly integrate with a to-do list app like Todoist as well as a project management software like Asana. 90003 90002 There’s a Toggl Zapier integration to help you automate workflows and integrate it with tons of other apps. 90003 90072 Pros 90073 90026 90027 Simple, intuitive user-interface for an easy onboarding process. 90028 90027 Good customer service.90028 90027 Supports auto time-tracking for tons of tools. 90028 90039 90072 Cons 90073 90026 90027 Even though it can integrate with Zapier, syncing between tools can be glitchy. 90028 90027 Does not show you the sites your staff has been spending time on. This limits it’s distraction management capabilities. 90028 90027 The starter plan is very limited; you’ll have to go for their more expensive variants for all the features. 90028 90039 90072 Pricing 90073 90002 Toggl has three pricing plans, with each variant offering you a different set of features.Here are the pricing plans: 90003 90026 90027 Starter ($ 9 / user per month) — gives you basic features like time tracking and reporting. No advanced features included. 90028 90027 Premium ($ 18 / user per month) — gives you all the features in the Starter plan + team management capabilities and real-time views. 90028 90027 Enterprise ($ 49 / user per month) — gives you access to all the features in Toggl such as advanced reporting and timesheet management. 90028 90039 90072 Customer Ratings 90073 90002 90099 G2Crowd 90100 — 4.3/5 (450+ reviews) 90003 90002 90099 Capterra 90100 — 4.5 / 5 (800 + reviews) 90003 90002 You can also check out our review of Toggl if you want a more comprehensive look at the software. 90003 90002 —————— 90003 90012 3. RescueTime 90013 90002 90003 90002 Unlike the other tools in the article, RescueTime is not a time-tracking app per se. It’s a web-based employee productivity platform that runs in the background. 90003 90072 Features 90073 90026 90027 Tracks the time you spend on a particular tool or website during your work hours.90028 90027 Can block sites that are considered distracting. This list of non-productive sites can be customized by you. 90028 90027 Lets you specify your productivity goals and notifies you if you’re spending too much time on a particular task. 90028 90027 Gives you detailed reports about time usage to help improve employee productivity levels. 90028 90039 90072 Integrations 90073 90002 RescueTime can integrate with tons of different tools in the market today. 90003 90002 It can integrate with popular project management tools and team communication apps like GitHub and Slack.With the Zapier integration, you can connect it with 50 more tools. 90003 90072 Pros 90073 90026 90027 Software is simple and easy to use. 90028 90027 The goals and alarms feature can help you reach your productivity goals. 90028 90027 Weekly email updates about your team’s activity can help you take stock of their productivity. 90028 90027 Can block distracting sites easily. 90028 90039 90072 Cons 90073 90026 90027 Can not log billable and non-billable hours separately — this makes it difficult to provide clients with accurate records.90028 90027 Can not track time spent on projects and tasks — it can only measure time spent on a particular tool or website. 90028 90027 No invoicing capabilities. 90028 90027 You can not operate RescueTime when you’re offline. 90028 90039 90072 Pricing 90073 90002 RescueTime has two pricing plans: 90003 90026 90027 Lite (free): this plan is aimed at solopreneurs who need a limited set of features. 90028 90027 Premium ($ 9 / user per month): includes all the premium features that a team would benefit from.90028 90039 90072 Customer Ratings 90073 90002 90099 G2Crowd 90100 — 4.1 / 5 (50+ reviews) 90003 90002 90099 Capterra 90100 — 4.5 / 5 (50+ reviews) 90003 90002 You can learn more about the software in our RescueTime Review. 90003 90002 —————— 90003 90012 4. Hours 90013 90002 90003 90002 Hours is a great app for simple time tracking. If all you’re looking for is a simple time tracker to measure how much time you’re spending, look no further than this. 90003 90072 Features 90073 90026 90027 Simple virtual timer that can measure the time you spend on different tasks.90028 90027 Notifications for when you start or stop the timer to ensure that you do not mistakenly log time. 90028 90027 The Mac web app can sync your data across your mobile device and Apple watch for flexible work patterns. 90028 90039 90072 Integrations 90073 90002 Hours can not integrate with any other apps. 90003 90072 Pros 90073 90026 90027 Clean and simple interface. 90028 90027 Supports a graphical breakdown of your time usage to make it easier to understand. 90028 90027 Powerful syncing capabilities for work flexibility.90028 90039 90072 Cons 90073 90026 90027 No integrations. 90028 90027 Only available for iOS and MacOS. 90028 90027 Can not handle higher-order time-tracking tasks. 90028 90027 Not suited for teams and most complex business operations. 90028 90039 90072 Pricing 90073 90002 Most of the features on Hours are available for free. However, with their Pro version ($ 7.99 / month), you get access to some collaboration features. 90003 90002 Customer Ratings 90003 90002 90099 G2Crowd 90100 — N / A 90479 90099 Capterra 90100 — N / A 90003 90002 —————— 90003 90012 5.Timely 90013 90002 90003 90002 Timely is another software to see if remote employees are working. A unique Timely feature is that it can categorize your time based on tasks, websites accessed and tools used. 90003 90072 Features 90073 90026 90027 Strong automated time-tracking capabilities that eliminate the need for manual intervention. 90028 90027 Can easily capture billable activity through detailed timesheets and reports. It can track non-billable activities as well. 90028 90027 Has an advanced dashboard that can help your team collaborate through activity feeds.90028 90039 90072 Integrations 90073 90002 Timely can integrate with loads of popular project management, communication and video chat apps. However, most of these integrations are only supported on their premium variants. 90003 90072 Pros 90073 90026 90027 Powerful automated time-tracking capabilities. 90028 90027 Can capture data across web and mobile devices with powerful data syncs for flexible work patterns. 90028 90027 Good advanced reporting capabilities. 90028 90039 90072 Cons 90073 90026 90027 It is expensive.90028 90027 Most of the features are limited to their premium variants. 90028 90027 The dashboard can be confusing to work with initially. 90028 90039 90072 Pricing 90073 90002 There are three Timely pricing plans: 90003 90026 90027 $ 7 / month for freelancers and solopreneurs with basic features. 90028 90027 $ 14 / user per month for teams with some collaboration centered features. 90028 90027 $ 21 / user per month for advanced collaboration features for teams. 90028 90039 90072 Customer Ratings 90073 90002 90099 G2Crowd 90100 — 4.7/5 (10+ reviews) 90003 90002 90099 Capterra 90100 — 4.6 / 5 (600+ reviews) 90003 90002 —————— 90003 90012 6. Harvest 90013 90002 90552 90003 .90000 Understanding Employee vs. Contractor Designation 90001 90002 FS-2017-09, July 20 2017 90003 90002 The Internal Revenue Service reminds small businesses of the importance of understanding and correctly applying the rules for classifying a worker as an employee or an independent contractor. For federal employment tax purposes, a business must examine the relationship between it and the worker. The IRS Small Business and Self-Employed Tax Center on the IRS website offers helpful resources.90003 90002 Worker classification is important because it determines if an employer must withhold income taxes and pay Social Security, Medicare taxes and unemployment tax on wages paid to an employee. Businesses normally do not have to withhold or pay any taxes on payments to independent contractors. The earnings of a person working as an independent contractor are subject to self-employment tax. 90003 90002 The general rule is that an individual is an independent contractor if the payer has the right to control or direct only the result of the work, not 90009 what 90010 will be done and 90009 how 90010 it will be done.Small businesses should consider all evidence of the degree of control and independence in the employer / worker relationship. Whether a worker is an independent contractor or employee depends on the facts in each situation. 90003 90014 Help with Deciding 90015 90002 To better determine how to properly classify a worker, consider these three categories — Behavioral Control, Financial Control and Relationship of the Parties. 90003 90002 90019 Behavioral Control: 90020 A worker is an employee when the business has the right to direct and control the work performed by the worker, even if that right is not exercised.Behavioral control categories are: 90003 90022 90023 Type of instructions given, such as when and where to work, what tools to use or where to purchase supplies and services. Receiving the types of instructions in these examples may indicate a worker is an employee. 90024 90023 Degree of instruction, more detailed instructions may indicate that the worker is an employee. Less detailed instructions reflects less control, indicating that the worker is more likely an independent contractor.90024 90023 Evaluation systems to measure the details of how the work is done points to an employee. Evaluation systems measuring just the end result point to either an independent contractor or an employee. 90024 90023 Training a worker on how to do the job — or periodic or on-going training about procedures and methods — is strong evidence that the worker is an employee. Independent contractors ordinarily use their own methods. 90024 90031 90002 90019 Financial Control: 90020 Does the business have a right to direct or control the financial and business aspects of the worker’s job? Consider: 90003 90022 90023 Significant investment in the equipment the worker uses in working for someone else.90024 90023 Unreimbursed expenses, independent contractors are more likely to incur unreimbursed expenses than employees. 90024 90023 Opportunity for profit or loss is often an indicator of an independent contractor. 90024 90023 Services available to the market. Independent contractors are generally free to seek out business opportunities. 90024 90023 Method of payment. An employee is generally guaranteed a regular wage amount for an hourly, weekly, or other period of time even when supplemented by a commission.However, independent contractors are most often paid for the job by a flat fee. 90024 90031 90002 90019 Relationship: 90020 The type of relationship depends upon how the worker and business perceive their interaction with one another. This includes: 90003 90022 90023 Written contracts which describe the relationship the parties intend to create. Although a contract stating the worker is an employee or an independent contractor is not sufficient to determine the worker’s status. 90024 90023 Benefits.Businesses providing employee-type benefits, such as insurance, a pension plan, vacation pay or sick pay have employees. Businesses generally do not grant these benefits to independent contractors. 90024 90023 The permanency of the relationship is important. An expectation that the relationship will continue indefinitely, rather than for a specific project or period, is generally seen as evidence that the intent was to create an employer-employee relationship. 90024 90023 Services provided which are a key activity of the business.The extent to which services performed by the worker are seen as a key aspect of the regular business of the company. 90024 90031 90014 Consequences of Misclassifying an Employee 90015 90002 Classifying an employee as an independent contractor with no reasonable basis for doing so makes employers liable for employment taxes. Certain employers that can provide a reasonable basis for not treating a worker as an employee may have the opportunity to avoid paying employment taxes. See Publication 1976, Section 530, Employment Tax Relief Requirements for more information.90003 90002 In addition, the Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) offers certain eligible businesses the option to reclassify their workers as employees with partial relief from federal employment taxes. 90003 90002 The IRS can help employers determine the status of their workers by using Form SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding. IRS Publication 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide, is also an excellent resource.90003 90002 Workers who believe an employer improperly classified them as independent contractors can use Form 8919 to figure and report the employee’s share of uncollected Social Security and Medicare taxes due on their compensation. 90003 90002 The IRS Small Business and Self-Employed Tax Center provides a multitude of resources for small businesses as well as self-employed independent contractors. 90003 90014 Additional Resources: 90015 .90000 How to Set Up Remote Work During the Coronavirus. Must-Have Solutions If Your Team Is Working Remotely 90001 90002 Telling your employees to work from home is a forced yet necessary measure during global pandemic. Many conscious executives understand that if even one office employee gets infected, it can paralyze the entire company for a long time. 90003 90002 But even that is nothing compared to the risk to people’s lives and their health, especially for those who’re over 45.90003 90002 We know a lot about transitioning employees to home office mode firsthand, seeing how we’ve been helping companies organize monitoring of remote employees for five years now. 90003 90002 Furthermore, over the past two weeks we had around a thousand organizations from all over the world approach us after they were faced with such challenges in relation to the events happening all around the world. 90003 90002 This article is our way to share our knowledge about transitioning employees to remote work and give some practical advice on how to make this process as painless as possible for your business.90003 90002 90013 90014 Note: 90015 In this article, we will be discussing the employees who work at the computer. 90016 90003 90018 How to organize the process of transitioning employees to remote work? 90019 90002 There are three main options for that: 90003 90022 90023 90014 Employees work on their own computers. 90015 It’s convenient if they do not need any specific software or if the software is located in the cloud. For example, sales manager only needs to have access to a couple of cloud bases, accountant — to 1С server; 90026 90023 90014 You give employees work computers.90015 This is a good option if they need specific software for work or if the worker does not have a computer at home. This approach is most convenient if your employees work on laptops, but over extended period of time (and, as you know, the quarantine can drag on) it’s not a problem to move even a stationary computer as well; 90026 90023 90014 You organize remote access to RDP via VPN. 90015 It’s a good intermediate option. Does your designer need access to corporate file storage and a computer with enough power? Run a remote desktop on their workstation and let them use it.90026 90035 90002 Keep in mind that if you provide employees with remote access to work servers or stations, you need to take care of corporate data security. This is especially true if you work with personal data that’s protected by law. Secure connection channels, filters by IP and MAC addresses, two-level authorization — by taking care of information security in the beginning, you insure yourself against many problems in the future. 90003 90002 Also pay attention to ensuring that the employee at home has quality broadband and high-speed Internet.If their Internet connection at home is not enough to complete tasks, you can suggest that employees connect a second provider with sufficient speed characteristics for the duration of their work. And it should be done at the expense of the organization, of course. 90003 90018 How to monitor remote employees? 90019 90002 Numerous studies suggest that employees work even more efficiently from home than they do in the office. For example, the Gallop study reports that when an employee gets switched to remote work, their performance increases by 20%.90003 90002 We have no reason to doubt such credible publication, but that study was focused only on the employees who transferred to remote work deliberately and willingly, knowing exactly what they will need and being sure they’ll find the strength for self-organization. 90003 90002 However, there is no research on the productivity of the employees who had to change their usual work routines and work from home because they were told to do so (for example, in the context of a global pandemic).In our experience, productivity of such workers will be significantly lower. 90003 90002 An employee who’s used to working in the office associates his home primarily with rest, so even the most motivated employees, while working from home, can start slacking and their productivity will inevitably get lower. Therefore, you should be prepared that transition to home office in your company will create an increased workload on management. 90003 90002 If your staff works on computers provided by the company — or through remote access to your own workstation — you have every right to download employee monitoring software Kickidler on these machines.Wherever a company-owned computer is, it remains the property of the company, and it’s meant to be used strictly for work. And you, of course, have the right to monitor how your equipment is being used. 90003 90002 As for the case when an employee works on a home computer, we recommend that the staff be offered the following framework: 90003 90022 90023 A person creates new user account that’s used exclusively for work; 90026 90023 They install all the programs they need and Kickidler module that tracks work activity — which is meant to be the same as on the office computer; 90026 90023 Employees work under work accounts and use personal accounts for private matters.90026 90035 90002 In this case, our program will monitor only the actions during the employee’s work hours without interacting with their personal data. That way, there’s no violation of privacy. 90003 90018 How to organize work with remote employees, and what should the manager be able to do? 90019 90002 Earlier we’ve discussed the technical side of transitioning to remote work, but what about the organization of the workflow itself? According to statistics, during the process of switching to remote work, workload on management almost doubles.We believe the most important thing here is to follow these three key tips: 90003 90068 Tip 1. Individual approach is the foundation of everything 90069 90002 While in the office, the person automatically adjusts to its rhythm, but at home they live the way they want to. Some people are more comfortable working precisely from 10 am to 6 pm, others prefer to approach work in several sittings a couple of hours each, still others become productive only around 8 pm. We are all different, and hence the main rule of remote work is as follows: 90003 90072 90002 If an employee’s habits do not interfere with work, do not ask them to change these habits 90003 90075 90002 Of course, sales manager should work according to a normal schedule, from morning to evening — the way most companies work.But programmers, accountants, engineers are not obliged to adhere to such schedule if the specifics of their work do not require it. Schedule a couple of staff meetings when it’s convenient for everyone — in most cases that’s enough to control your team remotely — and after that monitor not the amount of time a person spends working, but the results they achieve. 90003 90068 Tip 2. Create an atmosphere of trust and engagement 90069 90002 By offering employees an option to work remotely, you automatically give them certain benefits.More flexible schedule, more comfortable working conditions, less control — all these factors will work only if your subordinates are actually interested in carrying out their duties. 90003 90002 By experiencing a bit more freedom, a person quickly gets used to controlling their own schedule, but at the same time they begin to react more strongly to the acts of despotism. Unjustified (emphasis on that word) changes in work conditions, constant emergencies, tasks that have to be done right at the moment — all these things seriously strike at the motivation of remote employees, and with that their efficiency decreases as well.90003 90002 Try to perceive the remote worker not so much as a subordinate, but as a contractor or a partner. Explain to them the task and outline their KPI and then show them that you trust their ability to solve business problems. Yet … 90003 90068 Tip 3. Trust but verify 90069 90002 Motivation and trust — these things are obviously important, but you still need to track the amount of time your remote employees spend working. That will help you see at least who’s handling their tasks well.Here’s a simple example. Let’s say you have a programmer, James Brown, who handles his job well. He pushes the code on time, does not miss deadlines, and at a glance it seems that everything’s fine … Except James spends 12-13 hours daily on work tasks instead of scheduled 6-8 hours. At this rate, your employee will burn out in a month or two, and you’ll have to look for replacement — and that brings unnecessary hassle and unplanned expenses. 90003 90002 The problem with remote employees is that you do not see exactly how they work.In the office, the team leader would notice that James does not finish his tasks on time, and he would realize that this employee needs to be transferred to another task that matches his skills more. Yet when it comes to remote interaction … Well, trust us, you can notice such things remotely as well! 90003 90002 To do that, use time managers that help calculate the number of hours spent on a task. We have an instrument like that. It’s called Autokick, and it’s part of Kickidler’s functionality.This module tracks activity at the computer and automatically generates reports, helping you stay on top of everything. It’s definitely useful for both the manager and the employee. 90003 90018 What problems do employers of remote workers face and how to solve them? 90019 90002 So we’ve shared with you the ways you can organize remote work in your company, and now let’s talk about the problems you are likely to face. There are only three main ones: 90003 90068 Problem 1. Declining productivity 90069 90002 Previously we’ve talked about what advantages an employee gets from remote work.Individual schedule, comfortable work conditions — it’s all great, but … Unfortunately, practice shows that many people in an environment of independence quickly let their discipline slip. Not everyone is used to self-control. If a person worked all his life in the office, where they were under somebody else’s supervision and surrounded by colleagues, at home they will automatically be less productive. 90003 90002 There’s only one solution — do not weaken oversight. Your employees should know that work is work — no matter where they are, at home or in the corporate office.Monitor the KPI of each employee, try to figure out the reasons for any delays or errors as soon as possible and always keep the upper hand. Did you notice in Kickidler that manager’s lunch got extended over several hours? Call them; ask them what happened and why they are not doing their job. A couple of such calls, and the person will do better. 90003 90002 After transferring your office to remote work, control should become tighter than it was in the office — at least in the beginning. That’s why we recommend you use time management modules.If your people know that you’re monitoring all their workdays, it will be much easier for them to overcome procrastination and focus on their tasks. 90003 90068 Problem 2. Communication trouble 90069 90002 Even in the office environment, interaction between certain employees can often become a problem. Meetings where several departments are involved can be a real headache. You definitely know how hard it is to schedule such meetings so that it’s convenient for everyone. And then, when it comes to remote work, the simplest correspondence between teams can drag on for weeks.90003 90002 In order to avoid such problems, draw up a detailed description of all the standards, create a schedule and make sure that all employees adhere to it. Here’s an example for one week: 90003 90112 90113 90114 90115 90116 90023 Every day at 1 pm I’m expecting everyone to connect to the staff meeting through videoconferencing; 90026 90023 By Wednesday, by 6 pm, all Project A materials should be uploaded to the repository; 90026 90023 On Thursday, at 2 pm, I need a report on Project B, the presentation should be done; 90026 90023 I’m expecting replies to emails sent in the interval from 10 am to 6 pm within no more than an hour.90026 90125 90126 90127 90128 90129 90002 The more transparent and understandable all your requirements are, the easier it will be to manage a remote team. Sure, you’ll still have to plan the time for joint events by taking into consideration work schedules of the participants of such events. But once everything is settled, there can be no discussion. There’s a staff meeting planned? Everybody should attend it. 90003 90068 Problem 3. Decreasing involvement 90069 90002 When a person is working from home, alone with a computer, they quickly lose contact with their team.It’s especially true for people who are used to actively interacting with colleagues — communicating, generating ideas, creating something. Being in forced isolation, they quickly lose vitality and start moping around. 90003 90002 To avoid this, you need to maintain intra-corporate communication: 90003 90116 90023 Voice calls; 90026 90023 Videoconferences; 90026 90023 Group chats with emoji, stickers and other ways to express emotions. 90026 90125 90002 Remember that every person — wherever they are — is part of your company, an important member of your team.Be attentive to your people, stay in touch with them. That way, problems with remote employees will bypass you! 90003 90068 Kickidler Employee Monitoring Software 90069 90002 90151 90152 90003 90002 90151 90152 90003 90068 Did you like this post? Follow us on social media. 90069 .

Похожие записи

Вам будет интересно

Дропшиппинг поставщики для интернет – Дропшиппинг поставщики — Каталог 2019

Заявление о выплате пособия по больничному – Форма заявления о выплате пособия (оплате отпуска) и образцы заполнения заявления — Государственное учреждение

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о