увеличения оклада, в связи с оптимизацией

Содержание статьи

В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.

Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.

Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?

При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.

Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы.

Специалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта?

Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.

Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:

• на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
• руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
• случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
• нужно ввести/исключить вакантную должность.

Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:

• реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
• регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
• изменение существенных условий труда работников;
• перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.

Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.

То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.

Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?

Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников, если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.

В основе нововведений порой лежат результаты бухгалтерской деятельности, например, сведения о том, что прибыльность от основного вида деятельности снизилась, может стать поводом для проведения сокращения определенных специалистов.

А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц.

Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:

• издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
• составление нового документа.

Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.

Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина.

Если договор, регламентирующий взаимоотношения работодателя и работника, корректируется в связи с организационными или технологическими причинами, то специалист по кадрам (иное лицо, ответственное за кадровый состав на предприятии) должен уведомить об этом сотрудников не менее чем за 2 месяца до вступления в силу намечаемых изменений. При этом нужно соблюсти нормы и требования, установленные ст. 74 ТК РФ, а именно: предложить подчиненному иную должность, отвечающую его квалификационным характеристикам и уровню здоровья. Вслед за положительным ответом следует подписание дополнительного соглашения к основному договору о трудовых взаимоотношениях.

Если же работник в течение 2-х месяцев, так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение оклада

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях, например, сокращение штатных единиц. Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер. Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.

Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:

1. Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
2. Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
3. Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.

Каждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом, свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.

Переименование подразделения

Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании. Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания. Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.

Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов:

• пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
• распоряжение об осуществлении изменений;
• уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
• приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
• новое штатное расписание.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что занимаемая должность и отдел, в котором работник непосредственно трудится, должны отражаться в договоре, соответственно, их изменение можно произвести только при наличии согласия подчиненного, полученного с соблюдением ст. 72 ТК РФ. Это значит, что каждый труженик должен быть уведомлен о грядущих событиях заблаговременно, как того требует ст. 74 ТК РФ.

При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.

Сокращение штата

Сокращение штатного расписания предприятия представляет собой высвобождение вакантных рабочих единиц. Процедура является достаточно сложной и должна рассматриваться в разрезе многочисленных сопровождающих факторов.

Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.

Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ, объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».

Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:

• какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
• требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
• предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.

Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.

Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.

Образец приказа о внесении изменений.

Внесение серьезных правок

Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов, а иногда, и получением необходимых согласований.

Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.

Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:

• служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
• уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
• издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.

[docs]

Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?

Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях, если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.

Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.

В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

Изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности и вводится новое структурное подразделение

В соответствии с абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ обязательным для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Поэтому изменение наименования должности влечет за собой внесение изменений в штатное расписание и в трудовой договор.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление), штатное расписание (унифицированная форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Согласно Указаниям штатное расписание утверждается приказом, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им на это лица. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Что касается порядка внесения изменений, то возможно несколько вариантов действий. Если изменения носят единичный характер, целесообразнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае вносимые изменения можно зафиксировать в самом приказе, а в штатном расписании напротив исправленной позиции (в примечании) указать номер и дату приказа об изменении.

Если изменения коснулись не только наименования должности, но и структурных подразделений, целесообразнее издать новое штатное расписание.

Следует понимать отличие переименования от перевода на другую должность. При переводе на другую работу внутри одной организации происходит постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения. Переименование должности влечет за собой только изменение названия должности, но функция, закрепленная в трудовом договоре, не меняется.

Пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, предусмотрено, что изменения и дополнения, внесенные в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Таким образом, при внесении изменений в штатное расписание необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника на основании приказа руководителя.

Вывод. Для того чтобы внести изменение в штатное расписание, нужно издать приказ о внесении изменений либо утвердить новое штатное расписание. Если должность, название которой меняется, не вакантна, то при изменении штатного расписания необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение, в трудовую книжку, личную карточку работника на основании приказа руководителя.

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Вопрос: Каким образом вносятся изменения в штатное расписание и в организационную структуру, если меняется наименование должности («менеджер по работе с клиентами» на «специалист договорного отдела») и вводится новое структурное подразделение? (Консультация эксперта, 2010) {КонсультантПлюс}

Как правильно вносить изменения в штатное расписание?

Изменение штатного расписания возможно в любое время при возникновении такой необходимости. Как правильно это сделать, читайте в нашей статье.

Как выглядит и когда меняется штатное расписание 

Штатное расписание — это информация:

• о количестве и названиях отделов предприятия;
• числе и наименованиях штатных единиц/должностей;
• фонде заработной платы, т. е. точном размере выплат, совершаемых работодателем в качестве оплаты труда ежемесячно. 

Все это представляется в сводном виде в форме, выбранной работодателем: электронной или бумажной. Относительно формы в законодательстве ограничений не имеется.

Соответственно, при изменении одного из перечисленных пунктов должно быть произведено изменение штатного расписания.

Это может произойти в таких ситуациях, как:

• уменьшение или увеличение общего числа работников;
• изменение размеров зарплаты;
• проведение реорганизации;
• переименование должностей или отделов. 

Согласно письму Роструда № 428-6-1 изменения штатного расписания совершаются столько раз, сколько решит работодатель.

А вот всегда ли требуются изменения штатного расписания или достаточно издать приказ, дополняющий/обновляющий информацию в штатке, читайте в следующем разделе. 

Когда необходимо внесение изменений в штатное расписание 

Внести изменения в штатное расписание потребуется, если произошла новация названия должности или размера оклада/тарифа, т. е. условий труда. Это связано с тем, что указанные пункты являются информацией, которая обязательно отражается в трудовом договоре (ст. 57 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Соответственно, их изменение должно быть отражено и в штатке, и в трудовом договоре (для последнего оформляется допсоглашение).

Другой ситуацией, когда потребуются изменения штатного расписания, является регулирование числа штатных единиц в большую или меньшую сторону.

Во всех остальных случаях утверждать новую штатку необязательно, достаточно ограничиться приказом об изменении информации в ней.

Таким образом, изменения штатного расписания делаются не всегда. 

Как внести изменения в штатное расписание 

Возьмем частный случай изменения штатного расписания — изменение в связи с сокращением:

1. Работодатель принимает решение о проведении сокращения.
2. Он вносит изменения в штатное расписание, убирает оттуда лишние, на его взгляд, штатные единицы.
3. Попавшему под сокращение работнику работодатель предлагает все имеющиеся у него вакансии (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
4. Через 2 месяца после изменения штатного расписания и уведомления работника о предстоящем сокращении происходит его увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. 

Изменение штатного расписания осуществляется путем принятия соответствующего приказа. Подробнее об этом читайте в материале Как выглядит приказ об изменении штатного расписания. 

Итак, изменения штатного расписания возможны в любое время на усмотрение работодателя. В некоторых случаях это является обязательным, поскольку на основании измененного документа в дальнейшем происходят определенные действия со стороны кадровой службы или бухгалтерии.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

как изменить и где его найти

В 1С ЗУП реализована возможность работы со штатным расписанием. Рассмотрим пошаговую инструкцию как создать штатное расписание, как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, в частности как изменить оклад, добавить или удалить должность в штатном расписании.

Ведение штатного расписания в 1С ЗУП 3.1

Штатное расписание на предприятиях позволяет:

• Выстраивать организационную структуру;
• Закреплять численность сотрудников в подразделениях;
• Проследить плановый размер оплаты труда сотрудников;
• Установить размер надбавок;
• Упростить подбор вакансий.

Организация вправе сама выбрать – вести или не вести в программе 1С 8.3 ЗУП штатное расписание:

• В первом случае, когда штатное расписание не ведется, то при приеме на работу, а также при перемещении в другое подразделение работника, нужно выбирать должность из справочника Должности и полностью описывать его место работы, а также условия работы и размер оплаты.
• Во втором случае, когда штатное расписание в 1С ЗУП 8.3 ведется, то функции по описанию места работы, условиям и оплате берет на себя именно штатное расписание. Должность при этом выбирается из справочника Штатное расписание.

Как настроить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Где найти штатное расписание?

Настройка -> Кадровый учет -> Настройка штатного расписания:

• Ведется штатное расписание – устанавливается этот флажок, если в программе 1С ЗУП необходимо вести штатное расписание;
• Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию – установить этот флажок рекомендуется чтобы каждый документ приема или перевода сотрудника перед его записью проверялся: есть ли вакантное место в штатном расписании;
• Ведется история изменений штатного расписания – при установленном флажке организация может восстановить картину штатного расписания в 1С ЗУП на любой момент времени, и напротив, при отсутствии флажка история изменения кадровой расстановки не будет вестись или будет утеряна, если флажок сначала был установлен, а затем снят;
• Используется “вилка” окладов и надбавок – если при установке окладов используются минимальные и максимальные границы, необходимо установить данный флажок:

В позиции штатного расписания используются разряды и категории – для того чтобы не вносить в справочник должностей, например «Слесарь 4 разряда», а только “Слесарь”, а разряд устанавливать в описании позиции штатного расписания:

Как изменить оклад в штатном расписании 1С ЗУП

Доступ к штатному расписанию в программе 1С ЗУП 8.3 осуществляется: Главное -> Штатное расписание, также можно из раздела Кадры -> Штатное расписание.

Без ведения истории штатного расписания

Если в настройках штатного расписания отключено ведение истории штатного расписания, то:

• Единицы штатного расписания добавляются в сам справочник Штатное расписание:

• Изменение единицы штатного расписания производится в позиции справочника штатного расписания, старое значение нигде не сохраняется:

• Позиция закрывается в записи штатного расписания. Для закрытия позиции штатного расписания необходимо установить флажок Закрыта и больше не используется, а также указать дату, с которой позиция штатного расписания прекращает действовать:

При ведении истории штатного расписания

В случае ведения истории штатного расписания в 1С ЗУП 8.3, все изменения возможно оформлять только с помощью документов:

• Ввод штатного расписания в 1С ЗУП осуществляется документом Утверждение штатного расписания:

Изменения по штатному расписанию фиксируются документом Изменение штатного расписания. Позиции штатного расписания обозначены разными цветами:

• При нажатии кнопки Добавить позицию – в штатное расписание вводится новая позиция, которая подсвечивается зеленым цветом.
• Кнопка Изменить позицию предназначена для редактирования существующей позиции штатного расписания. После редактирования позиция штатного расписания подсвечивается синим цветом.
• Закрытие позиции осуществляется посредством кнопки Закрыть позицию. Закрытые позиции штатного расписания подсвечиваются красным цветом:

Для того чтобы вернуться к старой штатной расстановке, достаточно лишь отменить документ, фиксирующий изменения по штатному расписанию.

Что делать, если кадровый документ не проводится из-за несоответствия штатному расписанию 1С ЗУП рассмотрено в нашем видео уроке:

Отчеты по штатному расписанию

В 1С ЗУП 8.3 есть возможность печати штатного расписания. По нажатию кнопки Печать в форме штатного расписания открывается выпадающий список форм печати:

• Унифицированная форма Т-3:

• Штатное расписание на подпись – отчет с возможностями настройки отображения:

• Соблюдение штатного расписания:

• Анализ штатного расписания:

Более подробно как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП также можно изучить в нашем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье: Загрузка…

Дата публикации: Ноя 13, 2018

Поставьте вашу оценку этой статье:

Загрузка…

Как внести изменения в штатное расписание в связи с созданием обособленного подразделения?

автор ответа,

Вопрос

В организации создано обособленное подразделение: в том же городе, оборудованы рабочие места, на которых будут трудиться работники на постоянной основе. Как внести изменения в штатное расписание в связи с созданием обособленного подразделения?

Ответ

Действующее трудовое законодательство не устанавливает особого порядка внесения изменений в штатное расписание в зависимости от создания обособленного  подразделения. Данный порядок работодатель определяет самостоятельно и в зависимости от конкретных изменений при необходимости вносит изменения в штатное расписание (например, при введении новых должностей или увеличении штатных единиц).

Обоснование

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание (форма N Т-3) утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Согласно Письму Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1, штатное расписание является локальным нормативным актом организации, частоту и периодичность изменения в котором определяет сам  работодатель.

Действующее трудовое законодательство не устанавливает особого порядка внесения изменений в штатное расписание в зависимости от создания обособленного  подразделения. Данный порядок работодатель определяет самостоятельно и, в зависимости от конкретных изменений, при необходимости, вносит изменения в штатное расписание (например, при введении новых должностей или увеличении штатных единиц).

К сведению:

Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ работодателя, (не отдельного обособленного подразделения), рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Таким образом, Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание.

Итак, изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:

— исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;

— ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;

— сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;

— изменение окладов;

— переименование подразделений и должностей и др.

Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:

— изданием приказа о соответствующем изменении;

— утверждением нового штатного расписания.

На вопрос отвечала: И.В. Тарасова,    ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»

Как внести изменения в штатное расписание

«Все течет, все меняется», — это известная фраза Гераклита актуальна и сегодня. Многие ранее созданные предприятия на определенном этапе жизнедеятельности меняют свою структуру, оптимизируют численность персонала, разделяются или же наоборот объединяются с другими компаниями. И все эти перемены фактически начинаются с внесения изменений в штатное расписание. Вопросу правильности документального оформления этой процедуры следует уделить отдельное внимание.

Штатное расписание – это один из локальных нормативно-правовых актов, которым руководствуется предприятие в своей деятельности. В нем в табличном виде указывается перечень всех должностей на данном предприятии, количество ставок в соответствии с этими должностями, размеры месячных должностных окладов. Не являясь законодательно обязательным документом, штатное расписание, тем не менее, необходимо в работе с персоналом. Именно на основании него, правил внутреннего трудового распорядка и должностных инструкций работодатель принимает решение по персоналу: о принятии, переводе работников на другую работу, установлении должностных окладов. А отдел кадров на основании этого осуществляет подбор персонала, оформляет соответствующие документы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по его улучшению, оформляет в установленном порядке учетную и информационно справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Штатное расписание составляют в целом по предприятию и утверждают, как правило, на каждый календарный год до его начала. В течение года собственник вправе в любое время внести изменения в штатное расписание. В этом возникает необходимость в таких случаях:

• осуществление структурной перестройки предприятия, например, создание новых или ликвидации существующих структурных подразделений;

• изменения в организации производства и труда, вследствие чего изменяются размер заработной платы, разряды, классы, названия профессий, должностей;

• введение или выведение определенного количества штатных единиц, исходя из потребностей производства.

Количество и периодичность изменений в штатное расписание в течение года законодательством не ограничивается, а любые изменения, касающихся его, осуществляются только на основании приказа по предприятию.

Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит, прежде всего, от масштабности изменений. Если в компании несущественно меняется организационная структура, вводятся новые должности либо меняются оклады, то издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен содержать обоснования внесения изменений и формулировку данных изменений. При этом штатное расписание, изначально утвержденное на год, можно не заменять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание. Если же в течение календарного года структура компании модифицируется более глобально, а также массово изменяются должностные оклады, вводятся новые названия должностей, уместно издавать приказ об утверждении нового штатного расписания. В этом случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководством предприятия на момент внесения этих поправок.

Внесение поправок в штатное расписание традиционно означает начало определенной процедуры, которая приводит к последствиям для отдельных сотрудников (изменяется название должности, размер заработной платы, увольнение работника в связи с сокращением численности или штата и прочее). Все изменения условий труда работника, которые последуют за внесением изменений в штатное расписание, должны быть оформлены соответствующим образом. Если в штатное расписание вносятся изменения касательно ликвидации структурных подразделений, вывода из штатного расписания некоторых должностей, то дата введения штатного расписания в новой редакции должна быть такой, чтобы собственник предприятия успел предупредить высвобождаемых работников о планируемом увольнении в связи с сокращением не позже, чем за два месяца (часть 2 ст. 180 ТК РФ). С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении определенных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой — сотрудникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Эти же сроки должны быть соблюдены и при изменении существенных условий труда (размера должностных окладов, тарифных ставок, окладов, разрядов, классов, наименования должности, профессии).

В большинстве случаев, внесение поправок в штатное расписание влечет за собой выполнение работодателем конкретных действий, которые сопровождаются оформлением кадровых документов.

Прежде всего, надлежит ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание, ответственных за дальнейшие действия и оформление документов сотрудников, а также тех лиц, кого непосредственно затрагивают вводимые изменения.

Рассмотрим детальнее различные варианты изменений штатного расписания.

Внесение изменений в штатное расписание в связи с введением новых должностей.

Если работодателем принято решение о создании на предприятии нового структурного подразделения либо введении новых должностей, то руководителю предприятия необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание организации. В этом приказе предопределяются:

• название нового структурного подразделения;

• наименование должностей и количество соответствующих им ставок;

• размеры должностных окладов;

• дата вступления изменений в силу.

При этом приказ о создании нового подразделения или введении новых должностей может вступить в силу незамедлительно, поскольку никак не затрагивает интересы уже трудящихся на предприятии работников. С приказом о внесении изменений в штатное расписание необходимо под роспись ознакомить тех сотрудников, которые ответственны за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Внесение изменений в штатное расписание при увеличении зарплаты.

В ряде случаев руководители предприятий принимают решение о повышении должностных окладов работников, надбавок, доплат и с этой целью издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Такой приказ должен содержать:

• список должностей, для которых будет изменен размер тарифных ставок, надбавок, доплат;

• размеры тарифных ставок, надбавок, доплат с учетом повышения;

• дата вступления изменений в силу.

Ознакомление сотрудников под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание не тождественно его согласию на изменение условия трудового договора. Согласно части второй ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда обязательны для включения в трудовой договор. Следовательно, изменение размера заработной платы нужно оформлять таким же образом, как и изменение любых других условий трудового договора. А именно: после внесения поправок в штатное расписание с работниками, интересы которых затрагиваются, следует заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, оговаривающие изменения условия оплаты труда.

Из этого следует, что с приказом о внесении изменений в штатное расписание также нужно ознакомить под роспись сотрудников кадровой службы, поскольку они занимаются документальным оформлением изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание в случае ликвидации или сокращения.

Сокращение численности или штата работников влечет за собой ряд процедур. Одной из них является издание приказа о внесении изменений в штатное расписание. В данном приказе должны быть:

• обоснование целесообразности сокращения;

• наименование должностей, которые подлежат сокращению;

• количество штатных единиц, которые планируется сократить;

• дата вступления изменений в силу.

В случае, когда сокращаемые штатные единицы вакантны, то выполнение пунктов приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что кадровая служба не занимается подбором новых сотрудников на данные должности. Если же должности заняты, то занимающие их работники подлежат увольнению в связи с сокращением численности или штата, при этом получая все предусмотренные действующим законодательством гарантии и выплаты.

Процедурой увольнения в связи с сокращением занимается определенная группа сотрудников, включающая, как правило, работников планового отдела, службу персонала, представителей профсоюзных организаций. Их то и нужно ознакомить под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку именно им предстоит исполнять обязанности по процедуре высвобождения работников, доказывая объективность и целесообразность принятых решений, чтобы избежать конфликтных ситуаций.

Работников же подлежащих сокращению предупреждают о предстоящем увольнении при помощи письменных персональных уведомлений. Ознакомление их с приказом о внесении изменений в штатное расписание в данном случае не требуется.

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой организации. Внесение каких-либо дополнений в уже составленный бланк может предусматриваться случаями, описанными в трудовом законодательстве, а также по инициативе самого руководителя. При этом в каждом случае должен соблюдаться императивный порядок, в соответствии с которым должны оформляться поправки (ст. 57-я ТК РФ).

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Если речь идет о частичном дополнении, то основная часть действующей формы не затрагивается. Утверждается она на текущий год, поэтому в таких случаях целесообразно использовать дополнительные унифицированные документы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Оформление изменений в штатном расписании, составляемые на втором дополнительном бланке, начинается с указания обстоятельств, которыми вызваны подобные решения ответственного лица. После этого прежние нормы указываются как недействующее, а в дополнительном бланке дается ссылка на новые положения. Если уполномоченное лицо не имеет право проставления подписи, то уже готовые документы оно передает на подпись условному руководителю организации.

Кто может вносить изменения в штатное расписание?

Сделать это может как руководитель организации, так и любое уполномоченное лицо, являющееся сотрудником данного учреждения. Но в любом случае издавать должный приказ о внесении поправок должен только работодатель. Заполнение же самой формы может быть возложено на работника.

В какой срок вносятся изменения в штатное расписание?

Императивных сроков для обязательного внесения дополнений — нет. Но после их конечного отражения приказ должен быть вынесен не позднее 3-х суток (ст. 57). В зависимости от оснований данный срок может быть увеличен, но не более чем на оду неделю.

Издание приказа является конечным действием для ввода поправок в силу. После этого руководитель должен представлять сотрудникам образец уведомления об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — образец

Форма должна соответствовать методическим рекомендациям на этот счет, но бланк в каждом случае можно использовать отдельный для каждой организации. Вносить поправки допускается и по локальным правилам.

Скачать образец

Основания и варианты изменения штатного расписания

Такими основаниями могут являться:

• ввод новой должности;
• мероприятия по сокращению/увеличению текущего штата;
• переименование должности;
• увеличение/уменьшение окладной части;
• ликвидация штатной единицы;
• поправки в положения по региональному МРОТ.

Каждое из этих оснований обязательно прописывается в локальном приказе.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Для этого достаточно в общий реестр должностей добавить еще одну штатную единицу, если ее деятельность никак не влияет на рабочие обязанности остальных сотрудников. Если влияние предусматривается, то на это в документе проставляется соответствующая ссылка с указанием уже недействующего положения. Первый вариант применяется на практике намного чаще.

В связи с сокращением штата

В этом случае из реестра должностей исключаются все сокращенные должности, которые будут здесь формально фигурировать до начала следующего года. Об их недействительности в документе проставляется соответствующая ссылка (печать). Одновременно они исключаются и из ведомственного табеля. На следующий год данные локальные формы составляются уже с их исключением (ст. 57).

В связи с переименованием должности

В служебном реестре напротив с искомой должностью проставляется печать о переименовании с указанием нового наименования. Бланк будет действовать до конца текущего года именно в этом виде. На следующий год в процессе утверждения расписания штатная единица указывается уже в новом наименовании без каких-либо ссылок.

В связи с изменением оклада

Если оклад увеличивается/уменьшается в отношении одного сотрудника, то здесь нужно действовать по аналогии с процедурой переименования — используется действующий бланк с проставлением ссылки о новой величине оклада. Если поправки касаются всего штата, то вносить их можно только после того, как будет издан соответствующий приказ об изменении штатного расписания в связи с увеличением МРОТ.

В связи с ликвидацией должности

Действие уполномоченного лица в этом случае будут аналогичны случаю сокращения сотрудника. Основная часть реестра не затрагивается, потому что на текущий год достаточно указания обстоятельств, свидетельствующих о ликвидации. С нового года реестр составляется уже без исключенной ранее должности.

Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?

В диспозиции статьи 57-ой ТК РФ не обозначено каких-либо ограничений на этот счет. Соответственно, вносить поправки можно несколько раз за текущий год, предварительно издав приказ об их внесении. На следующий год реестр не должен содержать никаких дополнений по мере их внесения в соответствии с уже новыми потребностями организации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Анализ кадрового обеспечения тюрем

% PDF-1.6 % 16358 0 объект > / Метаданные 16355 0 R / AcroForm 16359 0 R / Страницы 16294 0 R / StructTreeRoot 1004 0 R / Тип / Каталог >> эндобдж 16355 0 объект > поток 2008-11-21T10: 06: 47-05: 002009-01-05T09: 48: 43-05: 00InDesign: pictwpstops filter 1.02009-01-05T09: 48: 43-05: 00 Приложение Acrobat Distiller 8.1.0 (Macintosh) / pdf

Министерство юстиции США, Национальный институт исправительных учреждений

Анализ кадрового обеспечения тюрем

508 PDF

uuid: 99f920b6-1a88-481e-8333-c663ed32c513uuid: 013b7607-1204-4528-b3d8-d1228ad1c794 конечный поток эндобдж 16359 0 объект > / Кодировка >>>>> эндобдж 16294 0 объект > эндобдж 1004 0 объект > эндобдж 1005 0 объект > эндобдж 1006 0 объект > эндобдж 1007 0 объект > / CM33 + 1> / CM57 + 1> / CM25 + 1> / CM49 + 1> / CM70 + 1> / CM17 + 1> / CM62 + 1> / CM30 + 1> / CM10> / CM78 + 1> / CM11> / CM12> / CM13> / CM14> / CM15> / CM16> / CM17> / CM18> / CM19> / CM22 + 1> / CM46 + 1> / CM100> / CM101> / CM102> / CM103> / CM104 > / CM105> / CM106> / CM107> / CM8 + 1> / CM108> / CM109> / CM14 + 1> / CM38 + 1> / CM20> / CM21> / CM22> / CM23> / CM24> / CM25> / CM26> / CM27> / CM28> / CM29> / CM75 + 1> / CM110> / CM111> / CM112> / CM113> / CM114> / CM115> / CM116> / CM117> / CM118> / CM43 + 1> / CM119 > / CM67 + 1> / CM5 + 1> / CM11 + 1> / CM35 + 1> / CM59 + 1> / CM30> / CM31> / CM32> / CM33> / CM34> / CM35> / CM36> / CM80 + 1> / CM37> / CM38> / CM27 + 1> / CM39> / CM120> / CM121> / CM122> / CM123> / CM124> / CM125> / CM126> / CM127> / CM128> / CM19 + 1> / CM129 > / CM40 + 1> / CM64 + 1> / CM40> / CM41> / CM42> / CM2 + 1> / CM43> / CM44> / CM45> / CM32 + 1> / CM46> / CM47> / CM56 + 1> / CM48> / CM49> / CM130> / CM131> / CM132> / CM133> / CM134> / CM135> / CM24 + 1> / CM136> / CM48 + 1> / CM137> / CM138> / CM139> / CM16 + 1 > / CM50> / CM51> / CM52> / CM53> / CM54> / CM61 + 1> / CM55> / CM56> / CM57> / CM58> / CM59> / CM140> / CM141> / CM142> / CM143> / CM53 +1> / CM77 + 1> / CM145> / CM146> / CM147> / CM148> / CM149> / CM21 + 1> / CM45 + 1> / CM69 + 1> / CM60> / CM7 + 1> / CM61> / CM62> / CM63> / CM13 + 1> / CM64> / CM37 + 1> / C M65> / CM66> / CM67> / CM68> / CM69> / CM150> / CM151> / CM82 + 1> / CM152> / CM153> / CM154> / CM155> / CM29 + 1> / CM156> / CM157> / CM158 > / CM159> / CM1> / CM50 + 1> / CM2> / CM3> / CM74 + 1> / CM4> / CM5> / CM6> / CM7> / CM8> / CM9> / CM70> / CM71> / CM42 + 1> / CM72> / CM66 + 1> / CM73> / CM74> / CM75> / CM76> / CM77> / CM78> / CM4 + 1> / CM79> / CM160> / CM10 + 1> / CM161> / CM162> / CM34 + 1> / CM58 + 1> / CM164> / CM165> / CM166> / CM167> / CM168> / CM169> / CM26 + 1> / CM71 + 1> / CM80> / CM81> / CM82> / CM18 + 1> / CM83> / CM84> / CM85> / CM86> / CM87> / CM88> / CM89> / CM170> / CM63 + 1> / CM171> / CM172> / CM173> / CM174> / CM175> / CM1 + 1 > / CM176> / CM178> / CM31 + 1> / CM55 + 1> / CM79 + 1> / CM23 + 1> / CM90> / CM47 + 1> / CM91> / ​​CM92> / CM93> / CM94> / CM95> / CM96> / CM97> / CM9 + 1> / CM98> / CM99> / CM15 + 1> / CM180> / CM39 + 1> / CM183> / CM185> / CM186> / CM187> / CM60 + 1> / CM188> / CM52 + 1> / CM76 + 1> / CM20 + 1> / CM44 + 1> / CM68 + 1> / CM192> / CM194> / CM6 + 1> / CM195> / CM196> / CM12 + 1> / CM198> / CM36 + 1> / CM81 + 1> / CM28 + 1> / CM73 + 1> / CM41 + 1> / CM65 + 1 >>> эндобдж 1008 0 объект > эндобдж 1009 0 объект > эндобдж 1010 0 объект > эндобдж 1011 0 объект > эндобдж 1012 0 объект > эндобдж 1013 0 объект > эндобдж 1014 0 объект > эндобдж 1015 0 объект > эндобдж 1016 0 объект > эндобдж 1017 0 объект > эндобдж 1018 0 объект > эндобдж 1019 0 объект > эндобдж 1020 0 объект > эндобдж 1021 0 объект > эндобдж 1022 0 объект > эндобдж 1023 0 объект > эндобдж 1024 0 объект > эндобдж 741 0 объект > / Font> / ProcSet [/ PDF / Text] / ExtGState >>> / Type / Page >> эндобдж 16354 0 объект > эндобдж 742 0 объект > поток HV] oH} + mTUBT%> t2 & 몘 6_wlU̜s = s أ qQeeRW1ѻvWh3 (hX _ ^ \ O! ~ E, # @ FӈBR (% (ր c0DYedL # A49) FazPX ر l \ oAjZJQL „#% irld» vLH.b, N Ray2 «ʜpě | v}; fq ٹ sC # CFh, GYvu * a & 4Tx3E + ERSIBCBNǐ 0V ߪ @ S 跏) b> ڤ y5˥ʒt ~ ˉuC5

Добавить персонал в отдел заказов | Документы Microsoft

• 26.08.2021
• 3 минуты на чтение

В этой статье

На странице «Персонал» в Bookings вы можете создать список сотрудников и управлять данными о сотрудниках, такими как имя, номер телефона и адрес электронной почты.Здесь вы также можете установить рабочее время для каждого сотрудника.

Прежде чем начать

Хотя Bookings — это функция Microsoft 365, не все ваши сотрудники должны иметь учетную запись Microsoft 365. У всех сотрудников должен быть действующий адрес электронной почты, чтобы они могли получать заказы и изменения в расписании.

Watch: добавляйте своих сотрудников в отдел бронирования

ступеней

1. Перейдите на страницу управления персоналом и выберите Добавить персонал

2. Нажмите кнопку Добавить персонал .

3. При добавлении сотрудников из вашей организации введите их имя в поле Добавить людей и выберите их, когда они появятся в раскрывающемся меню. Остальные поля заполнятся автоматически.

   После добавления сотрудника вы можете редактировать имя, которое отображается во всех сообщениях Bookings, выбрав x рядом с его именем и отредактировав поле Добавить людей . Это может быть полезно, если вы хотите, чтобы у сотрудников отображалось определенное название или имя для клиентов, например, чтобы Адель Вэнс была указана как «Dr.Вэнс, доктор медицины ».

4. Чтобы добавить сотрудников, не относящихся к вашей организации, вручную введите их адрес электронной почты и другую информацию.

   Примечание

   Персонал, не являющийся вашим арендатором, не сможет делиться информацией о свободном / занятом времени с Bookings.

5. Для каждого сотрудника выберите роль: администратор, наблюдатель или гость.

   • Администраторы могут редактировать все настройки, добавлять и удалять сотрудников, а также создавать, редактировать или удалять бронирования.
   • Зрители могут видеть все бронирования в календаре, но не могут изменять или удалять их. У них есть доступ к настройкам только для чтения.
   • Гости могут быть назначены для бронирований, но они не могут открыть почтовый ящик бронирования.

6. Выберите Уведомлять всех сотрудников по электронной почте о создании или изменении назначенного им бронирования , чтобы разрешить сотрудникам электронную почту. Ниже приведен пример электронного письма:

7. Выберите События в календаре Office 365, влияющие на доступность , если вы хотите, чтобы информация о свободном и занятом времени из календарей сотрудников влияла на доступность услуг бронирования через Bookings.

   Например, если у сотрудника назначена встреча группы или личная встреча, назначенная на 15:00 в среду, Bookings покажет, что этот сотрудник недоступен для бронирования в этот временной интервал. Это время будет отображаться как занятое или ориентировочное в представлении календаря Bookings, как показано в примере ниже.

Важно

Мы настоятельно рекомендуем оставить этот параметр включенным (он включен по умолчанию), чтобы избежать двойного бронирования и оптимизировать доступность ваших сотрудников.

8. Выберите Использовать рабочее время , чтобы все доступные для бронирования часы для ваших сотрудников приходились только в те рабочие часы, которые вы установили в разделе Рабочие часы на странице бизнес-информации.

   Сняв этот флажок, сотрудникам могут быть назначены специальные часы, которые дополнительно ограничивают время, когда они могут быть наняты. Это полезно для сценариев, когда сотрудник может находиться на объекте только по вторникам и средам, или они посвящают свое утро одному типу встреч, а после обеда — другим типам.

   Примечание

   Только первый 31 сотрудник, которого вы добавляете на свою страницу персонала, будет отображаться, когда вы назначите сотрудников для службы.

Сделать пользователя Bookings суперпользователем, не добавляя его в качестве персонала в Bookings

Вы можете добавить человека в свой список сотрудников в Bookings, не делая его доступным для клиентов или клиентов. Как только вы сделаете их суперпользователем, они станут администраторами почтового ящика бронирования. Быть администратором почтового ящика бронирования означает иметь полный доступ и разрешения на отправку почтового ящика бронирования.

Примечание

Эти шаги работают только в том случае, если добавляемому пользователю еще не назначена роль viewer в Bookings.

1. Подключитесь к Microsoft 365 с помощью PowerShell.

2. Используя PowerShell, назначьте полный доступ с помощью следующих команд:

     Add-MailboxPermission -Identity  -User  -AccessRights FullAccess -Deny: $ false
     

3. А затем запустите эту команду, чтобы назначить разрешения на отправку как.

     Add-RecipientPermission -Identity  -Trustee  -AccessRights SendAs -Confirm: $ false
     

Вот пример команды PowerShell для добавления Элли Беллью в почтовый ящик бронирования детских садов Contoso.

1. Сначала запустите эту команду:

     Add-MailboxPermission -Identity "[email protected]" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
     

2. Затем запустите эту команду:

     Add-RecipientPermission -Identity  -Trustee  -AccessRights SendAs -Confirm: $ false
     

Allie Bellew теперь имеет права администратора, но не отображается как персонал для бронирования в Bookings.

Бюджет и персонал для многоплатформенных министерств | Мультиплатформенные ресурсы: руководство | LeaderLab

Многие из нас с нетерпением ждут того дня, когда мы сможем побыть вместе лично. Но это не будет похоже на «щелкнуть выключателем.«В ближайшие месяцы некоторые действия будет проще и безопаснее выполнять лично, чем другие, и по ряду причин вы продолжите использовать некоторые онлайн-варианты даже после того, как на месте будут возможны собрания.

В рамках планов собраний на период после пандемии мы предлагаем некоторые рекомендации по составлению бюджета и укомплектованию персоналом.

Опции программ и событий

Прежде чем углубляться в детали, вы захотите рассмотреть ключевые вопросы о миссии, принятии решений, ориентации на технологии и многом другом.См. Раздел «Мультиплатформенность: выберите свое приключение».

Когда вы будете готовы начать принимать конкретные решения, связанные с программой, помните, что ваш выбор — это не просто «онлайн или лично». Ваш бюджет и укомплектование персоналом будут отражать особенности, такие как потребности в программировании на открытом воздухе и / или одновременное присутствие групп поддержки поклонения онлайн и лично (например, встречающие / ведущие).

Бюджетирование

Окружающая среда неопределенности затрудняет планирование. Составляя свой бюджет, вам нужно будет сделать разумные предположения и оценить затраты.Помните о своей миссии и о том, как сосредоточить внимание на потребностях наиболее уязвимых членов вашего сообщества.

Две стратегии, которые собрания использовали за последний год:

1. Бюджет на срок менее одного года. (Например, бюджет с июля по декабрь весной, с января по июнь осенью).
2. А пока создайте две, а то и три версии бюджета.

Доход

Если посмотреть на доходную часть вашего бюджета:

• Какие предположения могут помочь вам оценить доход от залога?
• Вы разговариваете с арендаторами до пандемии? Планируют ли они вернуться? Основываясь на вашей и их политике безопасности, когда вы оцениваете прибыль? Появляются ли новые возможности для получения дохода от аренды?
• На какие еще источники дохода вы полагаетесь? Как вы их оцениваете? Есть ли новые источники для изучения?

Расходы

Когда вы начинаете составлять бюджет на время, когда сбор возможен, у вас, вероятно, есть некоторые относительно фиксированные расходы, которые вы можете хорошо спланировать.Возможно, вы даже нашли некоторую экономию. Самая сложная часть — это, конечно, составление бюджета для новых и переменных расходов, в частности, статей, связанных с вашими программными решениями.

Идеи, иллюстрации и другой контент предлагаются как возможности, а не как руководство к действию. Решения о том, когда и как собираться, должны согласовываться с вашей собственной политикой и протоколом безопасности.Рекомендации UUA можно найти в нашем Руководстве по сбору.

На какие новые товары вам может понадобиться бюджет? Вот несколько категорий и примеров, которые следует учитывать:

• Технологии: дополнительного видеооборудования, подписки на прямые трансляции
• Структурные улучшения: модернизация вентиляции , перегородки из оргстекла
• Наружная инфраструктура: стульев и столов, тент с навесом, звуковая система
• Безопасность и гигиена: вывески, санитарно-гигиенические принадлежности, достаточное количество материалов RE для отдельных рабочих мест (для увеличения расстояния между детьми, вне зависимости от того, на улице или в помещении с хорошей вентиляцией)
• Персонал: Работа персонала (и волонтеров) значительно изменилась во время пандемии.По мере того, как собрания начинают открываться для личных занятий, сохраняя при этом присутствие в сети, потребности и обязанности придется еще раз переосмыслить. (Даже многие статьи расходов, не связанные с персоналом, такие как те, что указаны выше, потребуют от персонала времени для изучения и применения.) Давайте теперь более конкретно перейдем к укомплектованию персоналом.

См. Раздел «Многоплатформенные варианты: собрания больших групп» и «Варианты многоплатформенности: собрания малых групп» для получения информации о технологиях и включении.

Штат

Все мы знаем о «других назначенных обязанностях».»Да, мы ожидаем, что персонал будет приспосабливаемым, особенно в чрезвычайной ситуации. Учитывая то большое значение, которое мы придаем росту и обучению в унитарном универсализме, неудивительно, что многие сотрудники прихожан не только желают, но и стремятся развивать свои навыки и вносить свой вклад. своим общинам со временем по-новому.

Но когда обязанности добавляются, сотрудник и его руководитель должны обсудить рабочую нагрузку, приоритеты и потребности в обучении. Это временное задание или, скорее всего, оно будет долгосрочным? Есть ли у сотрудника инструменты, чтобы делать то, что от них просят? Какие еще задачи можно отбросить, чтобы высвободить время? Соответствуют ли новые обязанности в целом их обычному объему работы и цели — или это добавляет совершенно новое измерение их роли?

Работа в эпоху перемен и неопределенности делает крепкие отношения с руководителями и подлинные командные беседы более важными, чем когда-либо.См. Раздел «Коллективы конгрегации», где можно найти кураторские ресурсы по совместному лидерству, надзору и многому другому.

Часы

При оценке рабочего времени персонала и объема работы обязательно принимайте во внимание следующее:

• Исследование и принятие решений: Планируя новые способы работы, учитывайте время, необходимое персоналу для изучения вариантов, принятия решений и внедрения новых подходов.
• Обучение и перекрестное обучение: Просят ли сотрудников взять на себя новые обязанности? Обязательно выделите соответствующий бюджет на обучение (время и финансирование), а также время, необходимое для того, чтобы персонал быстро освоился.Составьте планы резервного копирования, чтобы более одного человека знали, как это сделать.
• Сниженная пропускная способность: Мы говорим об этом с начала пандемии, и сейчас стоит сказать еще раз. Когда мы перейдем к новому нормальному состоянию, все станет труднее и займет больше времени, чем обычно.
• Отгул: По эмоциональным и / или техническим причинам начало эпохи мультиплатформенности может быть трудным временем для министров и сотрудников. Регулярные выходные дни, а также время отпуска имеют важное значение для благополучия персонала.

Ставка заработной платы

Иногда дело не только в том, чтобы у сотрудника было достаточно оплачиваемых часов (и обучения). Что, если их постоянно просят работать «выше установленного им уровня заработной платы»? Мы рекомендуем вам разработать разумный и справедливый процесс проверки как часов, так и ставок заработной платы, возможно, вместе с ежегодными проверками производительности.

Кадровые изменения

Ваш нынешний персонал может переключить передачи или увеличить рабочее время для удовлетворения новых потребностей, но это не всегда реально.Если у вас есть краткосрочная техническая потребность, заключение контракта может быть хорошим вариантом. (Узнайте о юридических различиях между сотрудниками и независимыми подрядчиками.)

Если вы думаете о создании новой штатной должности или внесении существенных изменений в текущую штатную должность, имейте в виду, что мы ожидаем, что в течение некоторого времени мы будем находиться в нестабильной ситуации. Посмотрите на кадровые стратегии, которые позволяют вносить изменения по мере развития потребностей. Сюда могут входить временные должности, преднамеренное перекрестное обучение и совместное использование персонала.Ознакомьтесь с нашими ресурсами по найму персонала, включая шаблон описания должности и подбор персонала для разнообразия. Но, пожалуйста, знайте, что большая часть наших ресурсов разрабатывалась без учета краткосрочной изменчивости и долгосрочной гибкости.

Это сложные времена, времена адаптации. Мы все находимся в режиме обучения. Ценить свой персонал во время пандемии COVID-19 говорит о расширении возможностей вашего собрания, о самообслуживании сотрудников и соблюдении наших ценностей — все это как никогда важно.

Подача данных о персонале Журнал расчета заработной платы (PBJ)

Уже доступно! Наш новый каталог данных поставщиков упрощает для вас поиск и загрузку общедоступных данных. Мы также улучшили сайты сравнения Medicare.

Пожалуйста, периодически проверяйте раздел «Что нового» внизу этой веб-страницы, чтобы получать обновления о последних действиях.

CMS давно определила укомплектование кадрами как один из жизненно важных компонентов способности дома престарелых предоставлять качественный уход.CMS использовала данные о персонале для множества целей, чтобы более точно и эффективно оценить их влияние на качество ухода в домах престарелых. Мы публикуем информацию о персонале на веб-сайте CMS Nursing Home Compare, и она используется в пятизвездочной системе оценки качества для домов престарелых, чтобы помочь потребителям понять уровень и различия в укомплектовании персоналом в домах престарелых.

Раздел 6106 Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA) требует, чтобы учреждения представляли в электронном виде информацию о персонале для непосредственного ухода (включая персонал агентства и контрактного персонала) на основе заработной платы и других данных, подлежащих аудиту.Эти данные в сочетании с данными переписи затем могут быть использованы для составления отчетов об уровне штата в каждом доме престарелых, а также об текучести кадров и сроках пребывания в должности, что может повлиять на качество оказываемой помощи.

Поэтому CMS разработала систему для предприятий по предоставлению кадровой информации — Payroll-Based Journal (PBJ). Эта система позволяет собирать кадровую информацию на регулярной и более частой основе, чем собирались ранее. Подлежит проверке для обеспечения точности. Все учреждения длительного ухода имеют бесплатный доступ к этой системе.Информация о регистрации и обучении доступна в разделе «Загрузки» на этой странице ниже.

Первый обязательный отчетный период начался 1 июля 2016 года. Материалы должны быть получены до конца 45-го календарного дня (23:59 по восточному поясному времени) после последнего дня каждого финансового квартала, чтобы они считались своевременными.

Ниже приведены крайние сроки для каждого отчетного периода:

ФИСКАЛЬНЫЙ КВАРТАЛ	ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД	СРОЧНАЯ ДАТА
1	1 октября — 31 декабря	14 февраля
2	1 января — 31 марта	15 мая
3	1 апреля — 30 июня	14 августа
4	1 июля — 30 сентября	14 ноября

На этой веб-странице представлена ​​информация о том, как собираются данные и к кому обращаться, если у вас возникнут вопросы.Информация, размещенная ниже, является первым шагом в реализации раздела 6106 ACA и фокусируется на типе собираемых данных и способах их отправки в CMS. 1 ноября 2017 года CMS начала публиковать общедоступный файл, содержащий данные о персонале PBJ, предоставленные учреждениями долгосрочного ухода. Файл включает часы, в которые медсестринский персонал оплачивает работу каждый день для каждого учреждения. Категории медсестер включают директора по сестринскому делу, дипломированных медсестер с административными обязанностями, дипломированных медсестер, лицензированных практических медсестер с административными обязанностями, лицензированных практических медсестер, сертифицированных медсестер, помощников по медикаментам и помощников медсестер, проходящих обучение.Файл также включает данные переписи объекта за каждый день квартала, рассчитанные с использованием минимального набора данных (MDS). Файл публичного использования PBJ доступен по адресу https://data.cms.gov/. Для получения дополнительной информации см. Меморандум по освидетельствованию и сертификации SC 17-45.

Следующие файлы содержат информацию о политике, относящуюся к PBJ, и теперь доступны в разделе «Загрузки» на этой странице:

• Руководство по политике PBJ — Предоставляет общую справочную информацию и информацию о требованиях к представлению, например, образцы экранов подачи, крайние сроки подачи и определения категорий должностей.
• Руководство по политике PBJ Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• Краткая презентация PBJ

Изменения, внесенные в Руководство по политике и в документ часто задаваемых вопросов, выделены красным текстом.

Вопросы, касающиеся информации о политике PBJ, следует направлять по адресу [email protected].

Следующие технические элементы PBJ доступны в разделе «Загрузки» на этой странице:

• PBJ Errata V4.00.1 для спецификаций передачи данных PBJ (V4.00.0) 16.04.2020
• PBJ 4.00.0 Технические характеристики для выпуска
от 7 января 2020 г.
• NHPBJ XSD File 4.00.0 (предоставить данные о сотрудниках и кадрах)
• NHPBJADMIN XSD File 1.00.0 (отправьте идентификатор сотрудника, связывающий переход)
• PBJ Excel to XML Template — в разделе «Загрузка» доступен шаблон Excel для преобразования действительных данных PBJ Excel в формат 4.00.0

Спецификации подачи данных включают следующую техническую информацию:

1. Спецификации данных PBJ PDF-файлы ZIP — отчет о полных спецификациях данных и отчет о неповторенных изменениях, а также обзорный документ.
2. PBJ Data Dictionary ZIP — база данных Access, используемая для хранения элементов и редактирования, а также для создания отчетов.
3. Спецификации данных PBJ Файлы CSV ZIP — файлы значений элементов и значений элементов, разделенных запятыми.
4. Спецификации данных PBJ Файлы HTML ZIP — Набор файлов HTML, которые можно использовать для навигации по элементам и редактирования в браузере.

Вопросы, касающиеся спецификаций данных PBJ, следует направлять по адресу [email protected]. Разработчики или поставщики программного обеспечения, которые предоставляют такие услуги, как автоматизированный расчет заработной платы или системы учета рабочего времени, которые будут поддерживать электронные заявки, должны использовать этот адрес.Чтобы предоставить вам лучший сервис, мы предлагаем добровольную регистрацию поставщика по адресу https://www.qtso.com/vendor/post.php. Эта информация будет использоваться для связи с вами, чтобы сообщить важные новости PBJ, обновления и информацию для конференц-связи.

Обратите внимание, что CMS не может предоставить индивидуальный ответ на каждый запрос; тем не менее, CMS рассмотрит все соответствующие проблемы и комментарии через форумы Open Door, тренинги, звонки поставщикам или обновления информации, представленной на этой странице.

16 апреля 2020 г.

4.00.0 fileSpecVersion : CMS откладывает ранее сообщенную 1 июня 2020 года дату отклонения PBJ fileSpecVersions 2.00.0 и 2.00.3. Система PBJ продолжит принимать PBJ fileSpecVersions 2.00.0, 2.00.3 и 4.00.0 до дальнейшего уведомления от CMS. Подробности можно найти в разделе «Загрузки» ниже, см. Следующий документ: Errata V4.00.1 для спецификаций передачи данных PBJ (V4.00.0) 04-16-2020.

9 января 2019 г.

Пересмотренная версия спецификаций данных PBJ (версия 4.00.0) доступен Пользователям. В новом выпуске спецификаций данных согласованы изменения в макете файла, fileSpecVersion 4.00.0. Теги переписи были удалены из версии 4.00.0 из-за того, что CMS больше не собирает данные переписи из PBJ с апреля 2018 года. Никаких немедленных изменений не требуется при использовании текущего файла представления PBJ fileSpecVersions (2.00.0 и 2.00.3), однако пользователям рекомендуется начать использовать PBJ fileSpecVersion 4.00.0. XML-файлы, отправленные 2 июня 2020 г. в версиях, отличных от 4.00.0, будут отклонены.Обратите внимание, это не относится к формату административного файла представления PBJ. Пользователи, которые используют этот формат файла для связи сотрудников, должны продолжать использовать fileSpecVersion 1.00.0.

Новые 4.00.0 fileSpecVersion и PBJ Data Specifications можно найти в разделе Downloads внизу этой страницы. Для тех, кто использует шаблон Excel для создания файлов XML, новый шаблон можно найти в разделе «Загрузки» ниже.

18 апреля 2019 г.

Пересмотренная версия спецификаций данных PBJ (версия 3.01.0), Руководство пользователя PBJ и Руководство пользователя отчетов PBJ CASPER. Технические характеристики данных приведены ниже, а руководства пользователя можно найти на веб-сайте QTSO по адресу https://qtso.cms.gov/.

По состоянию на 18 апреля 2019 г. в файлы XML, содержащие данные переписи, записи переписи больше не загружаются в PBJ. Никаких технических изменений в структуру XML-файла не требуется.

Напоминаем, что пользователям настоятельно рекомендуется предпринять дополнительные шаги после загрузки своих данных, чтобы обеспечить успешную отправку.Таким образом, после загрузки данных появится следующий набор слов, отражающий рекомендуемые следующие шаги:

1. Проверьте страницу «Мои материалы». Эта функция покажет статус zip-файла.
2. Проверьте CASPER на предмет созданного системой отчета о проверке окончательного файла PBJ в течение 24 часов. Если FFVR не отображается, запустите отчет о проверке окончательного файла отправителя PBJ, чтобы проверить свой файл на наличие ошибок.
3. Запустите отчеты PBJ 1702D (по работодателю) или 1703D (по типу работы), чтобы убедиться, что квартальные данные PBJ отражают ваши записи.
4. Для получения дополнительной помощи обращайтесь в службу поддержки QIES по адресу [email protected].

3 марта 2019 г.

С 3 марта 2019 г. ссылка на страницу переписи PBJ для ручного ввода данных более доступна. В апреле 2018 года CMS начала использовать данные переписи жителей, полученные на основе оценок MDS. Следовательно, представление данных переписи в PBJ больше не будет использоваться.

7 декабря 2018 г.

«Руководство по политике PBJ (V2.5) 19-11-2018 »и« Часто задаваемые вопросы о руководстве по политике PBJ 11-19-2018 »были обновлены, чтобы предоставить расширенное руководство по политике перерывов на обед и часам отчетности для« Universal Care Workers ». Изменения обозначены красным текстом. Обратите внимание, что это не изменения в политике. Мы уточняем ранее выпущенные рекомендации по политике на основе вопросов и отзывов, полученных от поставщиков. Документы можно найти в разделе «Загрузки» ниже.

Два новых отчета CASPER теперь доступны для поставщиков, чтобы гарантировать точность передачи данных.Всего отчетов:

1704S Ежедневный сводный отчет по переписи MDS: позволяет пользователям получать данные ежедневной переписи жителей на основе MDS (т. Е. Подсчет жителей) за каждый день квартала.

1704D Ежедневный подробный отчет переписи MDS: позволяет пользователям получать список жителей, из которых состоит перепись на основе MDS на заданную дату или даты.

Более подробную информацию об этих отчетах можно найти по адресу:

https://qtso.cms.gov/reference-and-manuals/casper-reporting-users-guide-pbj-providers

Информация, указанная ниже в разделе «Загрузки», может быть изменена.CMS будет сообщать о любых изменениях в этих материалах на этой странице, а также через форумы Open Door, организованные CMS.

10 ключей к составлению расписания сотрудников

Интеллектуальные методы составления расписания могут помочь работодателям управлять расходами и удовлетворять потребности компании, клиентов и сотрудников. Вот несколько советов по управлению расписанием сотрудников:

# 1: Делайте точные прогнозы.

Делайте прогнозы на основе объема и типа работы, которую необходимо выполнить, когда она должна быть выполнена, и имеющихся у вас талантов.Фактор роста бизнеса (например, если продажи увеличиваются на 10 процентов, ваши кадровые прогнозы должны это отражать). После этого вернитесь и оцените, были ли ваши прогнозы точными, и при необходимости внесите поправки.

№ 2: Обеспечьте надлежащий баланс кадров.

Слишком много новых или неопытных сотрудников в смену может стать причиной стресса как для клиентов, так и для других сотрудников. Во время каждой смены убедитесь, что у вас достаточно руководителей и опытных сотрудников, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

# 3: Будьте готовы к особым обстоятельствам.

Многие предприятия имеют часы пик каждый день, неделю или сезон, но особые обстоятельства также могут привести к росту бизнеса. Например, кафе в центре города может видеть большую часть своего бизнеса в течение рабочей недели, но специальное мероприятие, такое как парад на выходных, может привлечь больше посетителей. Знайте, что происходит в вашем районе и как это может повлиять на потребности бизнеса.

# 4: Следите за сверхурочной работой.

Согласно федеральному закону, работодатели должны оплачивать сверхурочные работникам, не освобожденным от уплаты налогов (1.В 5 раз превышающую обычную ставку заработной платы) всякий раз, когда они работают более 40 часов в рабочую неделю. В некоторых штатах, например в Калифорнии, при дополнительных обстоятельствах требуется сверхурочная работа. Продолжительная сверхурочная работа может привести к увеличению затрат на рабочую силу и снижению производительности и морального духа. Внимательно следите за сверхурочной работой и учитывайте ее влияние при составлении расписания сотрудников.

№ 5: Обеспечьте достаточное количество перерывов между сменами.

Обеспечьте сотрудников достаточным отдыхом между сменами, особенно на должностях, требующих соблюдения техники безопасности.Определенные федеральные, государственные и местные законы устанавливают ограничения на количество часов, которые сотрудник может работать в неделю, а также на то, сколько свободного времени должно предоставляться между сменами. Например, медсестрам, определенным водителям и другим типам работников должно быть предоставлено определенное количество свободного времени между сменами. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с действующим законодательством.

# 6: Опубликуйте расписания заранее.

Сообщайте сотрудникам как можно больше об их графиках, желательно не менее чем за две недели.Это даст им больше времени для планирования встреч и других обязательств в соответствии с их рабочим графиком. Если появятся дополнительные часы или вам нужно внести изменения в расписание, также опубликуйте их.

№ 7: Отслеживайте отпуск, больничный и другое оплачиваемое время.

При составлении расписания сотрудников вам необходимо знать, кто был утвержден на отгул, чтобы вы не включили их по ошибке в расписание. Кроме того, если вы не планируете плановые отсутствия, оплачиваемое время сотрудника может привести к сверхурочной работе для других сотрудников.Чтобы спланировать наперед, внимательно отслеживайте запросы на отпуск и ищите определенное время года или дни недели, когда количество запросов резко возрастает.

# 8: Используйте пилотные проекты для запуска новых продуктов или услуг.

Если вы не уверены, как новый продукт или услуга может повлиять на ваши кадровые потребности, рассмотрите возможность использования пилотного проекта, чтобы оценить влияние. Например, если вы готовитесь к запуску обновления продукта, вы можете сначала выпустить его для выбранной группы клиентов, чтобы помочь определить объем поддержки, которая потребуется клиентам.

# 9: Привлекайте сотрудников.

Когда вы вовлекаете сотрудников в процесс планирования, вы можете учитывать внешние конфликты. Учитывайте доступность ваших сотрудников, предпочтительные смены и желаемое количество часов в неделю. Кроме того, предложение сотрудникам гибких графиков работы или вариантов работы на дому может помочь им лучше управлять своей работой и личными обязанностями. Хотя гибкий график работы может быть практичным не для каждой работы, рассмотрите возможность оценки таких запросов в каждом конкретном случае.

# 10: Рассмотрите возможность смены смен и перекрестное обучение.

Разрешение сотрудникам менять смены может облегчить поддержание адекватного уровня укомплектования штатов и дать сотрудникам гибкость при возникновении конфликтов между работой и личной жизнью. Рассмотрите возможность перекрестного обучения сотрудников, чтобы упростить поиск поддержки на случай незапланированного отсутствия. Кроме того, установите и сообщите сотрудникам правила, касающиеся смены смены, например, требование о том, чтобы они заранее подавали письменные запросы.

Заключение

Эффективные методы планирования могут принести пользу вашим клиентам, сотрудникам и чистой прибыли.Имейте в виду, что в некоторых юрисдикциях (включая Сиэтл (действует с 1 июля 2017 г.) и Сан-Франциско) приняты законы, устанавливающие правила распределения сотрудников в определенных отраслях. Ожидается, что другие юрисдикции рассмотрят аналогичные законы.

Управление запросами и оптимизация использования ресурсов — Clarizen Success

Целевая аудитория — Менеджеры ресурсов

В качестве менеджера ресурсов вы можете управлять запросами, выявлять узкие места в ресурсах, перемещать и обновлять ресурсы, а также назначать ресурсы из модуля планирования мощности.

Примечание: Только пользователи с ролью диспетчера ресурсов имеют доступ к модулю планирования мощности.

Посмотреть видео

На этой странице:

Знакомство с рабочей областью планирования мощности

Вы можете получить доступ к модулю планирования мощности из главного меню навигации.

Модуль планирования мощности

Внутри модуля планирования мощности

Все группы предоставляет полную картину текущей доступности, емкости и запросов всех ресурсов. Вы можете развернуть эту панель, чтобы отфильтровать изображение для определенной группы или именованного ресурса.
	Тепловая карта и графики Гистограммы отображают запросы и назначения. На линейной диаграмме отображается емкость ваших ресурсов. Тепловая карта под диаграммами отображает потребность в ресурсах и емкость. Цвета на тепловой карте представляют нагрузку в процентах от емкости, начиная с синего для нагрузки менее 51% и до красного, указывающего на перегрузку или потребность, превышающую 100% емкости. Примечание: Настройки пороговых значений по умолчанию можно изменить, например, красный цвет может применяться к потреблению, превышающему 110% вместо 100%. Нажмите здесь, что прочитать подробнее. Запрошенная потребность в сравнении с доступностью — диаграммы отображают запросы / оставшуюся доступность ресурсов. На тепловой карте начните с просмотра итогов в верхней части столбца. Значок означает, что общий спрос и статус доступности могут быть в порядке, однако более глубокое изучение ресурсов / названий вакансий / пользователей ниже покажет, что один из ресурсов перегружен или этот же ресурс перегружен в течение меньшего периода времени (например, , измените вид с месяцев на недели).Это означает, что есть узкие места или конфликты, и рекомендуется перераспределить ресурсы. Красный прямоугольник в итоговых значениях означает общую перегрузку ресурсов за период времени. Спрос и емкость — диаграммы показывают открытые и утвержденные запросы, а также назначенную работу / общую мощность ресурса. Просмотр тепловой карты полезен при внесении изменений после назначения ресурсов, поскольку он отображает текущую нагрузку. После назначения ресурсов утвержденные часы вычитаются из оставшейся доступности и добавляются к назначенной / утвержденной работе на гистограмме. Совет: Сосредоточьтесь на пользователях, группах или названиях должностей, щелкнув значок фильтра рядом с ресурсом, пользователем или названием должности. На тепловой карте выделена соответствующая строка ресурса, а в таблице спроса отображаются только связанные проекты и ресурсы.
Таблица спроса Таблица спроса отображает запросы на подбор персонала по проекту. Здесь вы можете утверждать и обновлять запросы, а также назначать именованные ресурсы.Щелкните название проекта, чтобы просмотреть запросы ресурсов. Состояние проекта отображается справа от имени проекта, например: Активный Щелкните три точки, чтобы просмотреть дополнительные сведения о проекте. Синяя линия представляет продолжительность проекта. Чтобы отсортировать проекты по приоритету, убедитесь, что поле Project Priority содержит значение. (Вы можете щелкнуть имя проекта, чтобы открыть сведения о проекте и внести изменения, в том числе в приоритет.) Если хотя бы один проект имеет значение, отличное от 500, приоритеты будут перечислены рядом с именами проектов. В настройках таблицы вы можете выбрать, какие детали проекта отображать. Для просмотра описаний запросов на укомплектование персоналом вы должны отображать хотя бы один дополнительный столбец с информацией о проекте, а ваш запрос на укомплектование персоналом должен содержать описание.	Щелкните имя проекта, чтобы просмотреть запросы. Приоритеты указаны рядом с названием проекта. Щелкните значок шестеренки, чтобы добавить до 5 столбцов дополнительных сведений о проекте. Примечание. Чтобы просмотреть подробные сведения о запросе, необходимо отобразить хотя бы один дополнительный столбец с информацией о проекте, а запрос на укомплектование персоналом должен иметь описание.
Числа серого цвета представляют назначенные часы, которые сейчас не входят в сферу действия. Например, если проект должен был работать до конца месяца, но теперь он будет работать до середины месяца, половина часов будет за рамками.
Запросы на обновление и просмотр изменений на тепловой карте по мере их выполнения. Переключайтесь между запросами , , , доступностью, и , спросом и емкостью , чтобы увидеть, как ваши изменения влияют на емкость. Затем вы можете: Запрос — Изменяет состояние одобренного запроса обратно на открытие Утвердить (группы пользователей и должности) — одобряет запрос. Ресурс зарезервирован, и его часы вычитаются из его доступности Назначить (только именованные ресурсы) — назначает ресурс проекту и удаляет запрос из Запрошено Спрос и доступность представление Просмотр и назначение — открывает окно Назначить ресурс , в котором можно выбрать и назначить именованные ресурсы Reject — отклоняет запрос и удаляет его из таблицы Demand Щелкните Подробнее , чтобы просмотреть дополнительные сведения о ресурсе. Щелкните значок фильтра, чтобы просмотреть все запросы или только открытые запросы, утвержденные запросы или назначенные ресурсы.	Действия и информация о ресурсах Параметры фильтра
Временно исключите проект, чтобы просмотреть влияние на укомплектование персоналом и производственные мощности, и легко включить проект обратно в процесс. Исключенные ресурсы проекта не будут отображаться на тепловых картах, а проекты не будут отображаться в таблице спроса. Запросы на укомплектование персоналом не будут включены в расчеты ресурсов, и отправка изменений не повлияет на запросы в исключенных проектах и ​​не отклонит их.
	Команды и пользователи В разделе Все группы перейдите к определенным группам и именованным ресурсам.График, тепловая карта и запросы обновляются соответственно. Примечание: Емкость группы пользователей суммируется из всех участвующих ресурсов в группе и подгруппах.
Ресурсы, только для пользователей, должности Просмотр ресурсов по типу ресурса: Только пользователи отображает именованные ресурсы из выбранной группы. Не назначено представляет потребность (запрошенную или назначенную) на заполнители для названия должности или группы, которые не были назначены конкретному именованному пользователю. Названия вакансий отображает потребность (запрошенную или назначенную) на конкретную должность (заполнитель или должность, назначенную пользователю). Не указано представляет все дополнительные потребности, не связанные с какой-либо конкретной должностью. Примечания: Заполнители относятся к заголовку должности или заполнителю группы, а не к заполнителю $ Resource (фактическим пользователям). Работоспособность группы или название должности основывается на календарях ресурсов в группе или с должностью.
	Отправить Внесение изменений в запросы обновляет диаграмму и тепловую карту «на лету». Чтобы отправить запрос на обновления и назначение ресурсов, нажмите Отправить . Ваши обновления будут отражать запросы и задания проекта в соответствующих представлениях проекта. Отменить — отменяет все обновления до последнего действия «Отправить».
Единицы планирования ресурсов Отображение работы в FTE, часах или человеко-днях
	Временные рамки Выберите временное разрешение и временной интервал
Фильтры Отфильтруйте проект по категориям. Щелкните значок фильтра. Щелкните три точки, а затем Управление . Выберите категории и добавьте в Ваш выбор . Нажмите ОК . После добавления категорий на панель «Фильтры» откройте каждую категорию и выберите элементы для фильтрации. Щелкните Применить .
	Поделитесь представлением с помощью ссылки или виджета только для чтения (полезно для пользователей, не имеющих доступа к модулю планирования мощности, например, для менеджеров, не связанных с ресурсами).

Оптимизация использования ресурсов

Давайте рассмотрим подробнее, пройдя пошаговый рабочий процесс.

1. Начните с выбора Все группы , чтобы увидеть текущее состояние ваших запросов для всех ресурсов во всех проектах.
2. Выберите Запрошено Спрос и доступность . Используйте тепловую карту, чтобы просмотреть открытые запросы и оставшуюся доступность.
3. В разделе Запрошено / Доступно выберите Ресурсы , Пользователи или Заголовки вакансий .Например, в представлении Resources вы можете увидеть частичную перегрузку (затененное поле со значком). Переход к представлению Только для пользователей покажет, какой ресурс перегружен (красное поле).
   
4. Перейдите к Спрос против емкости , чтобы увидеть полную мощность ресурсов, включая уже назначенную работу. Это хорошая отправная точка для обновления запросов, а затем их утверждения или отклонения.
5. В таблице Требование откройте проекты, чтобы увидеть, как ресурсы распределяются во времени.
6. Просмотрите тепловую карту, чтобы сравнить доступность ваших ресурсов. В разделе Все группы вы можете выбрать команды или ресурсы для подробного обзора доступности и мощности ресурсов.
7. Внесите изменения в запрашиваемые суммы.

   
   

8. Теперь вы можете утвердить ресурсы или назначить именованные ресурсы.
   • Чтобы утвердить запрос, выберите 3 точки, а затем Утвердить . Чтобы выбрать несколько ресурсов, установите флажки рядом с ресурсами и нажмите Отметить как > Утверждено .Ресурсы зарезервированы, и их часы вычитаются из их доступности.
     
   • Чтобы назначить именованные ресурсы, выберите Назначить .
   • Чтобы просмотреть доступные ресурсы и назначить дополнительные ресурсы, выберите Просмотреть и назначить .
9. В окне Назначить ресурс просмотрите запросы и выберите ресурсы для назначения. Их часы работы будут закреплены за проектом.

10. Если ваши ресурсы полностью зарезервированы и / или вы хотите использовать ресурсы из других групп, щелкните значок «Фильтр», чтобы просмотреть ресурсы в группе или подгруппе , а затем просмотреть дополнительные ресурсы.
    Вы также можете фильтровать по навыкам, чтобы быстро увидеть, какие соответствующие ресурсы доступны, и назначить их проектам.
    Примечание: Навыки должны быть включены в запросы на подбор персонала, чтобы они отображались в окне Назначение ресурсов . По умолчанию в окне «Назначение ресурсов» ресурсы уже фильтруются по требуемым навыкам. Чтобы отфильтровать ресурсы по дополнительным навыкам или удалить фильтр, щелкните значок фильтра и разверните Навыки.
    
11. При необходимости обновите номера присвоений.Выберите все ресурсы и нажмите Добавить и применить к проекту .
12. Повторите описанный выше процесс по мере добавления новых запросов.
13. Нажмите Отправить . Это выделит ресурсы проектам и удалит запросы из представления Запрошено Требование и доступность .
    Назначения проекта могут быть видны Менеджеру проекта на панели «Назначение проекта» в представлении «Проект». См. Раздел «Назначение проектов и задач».
14. Снова перейдите к Спрос и емкость , чтобы просмотреть использование ресурсов, включая назначения и открытые запросы.Продолжайте оптимизировать план по мере необходимости.

Уведомления по электронной почте

Менеджеры ресурсов

ежедневно получают уведомления о запросах, ожидающих утверждения, и запросах, ожидающих назначения.

Вы можете включить / отключить ежедневные уведомления на системном уровне или для отдельных пользователей в пользовательских настройках.

Обсуждения

Обсуждайте запросы со своим менеджером проекта, используя функцию обсуждений Clarizen. Вы можете добавить обсуждение на уровне проекта или кадрового запроса.

Для запросов обсуждение будет доступно по запросу на панели Staffing Request в представлении проекта. Для проекта он будет доступен на обычной панели «Обсуждения » в представлении «Проект».

Для добавления обсуждения по Проекту / запрос:

1. Нажмите на 3 точки рядом с проектом или запросом и Дополнительная информация .
2. Щелкните меню Гамбургер.
3. Выбрать Обсуждения .
4. Щелкните Добавить , чтобы создать новое обсуждение.

3 совета и 1 инструмент

Ваша служба поддержки сталкивается с достаточным количеством проблем и в лучшие времена. Будь то слишком много звонков из слишком большого числа каналов, длительное время решения, потерянные проблемы или повторяющиеся, отнимающие много времени задачи, никогда не бывает легко обеспечить отличное обслуживание клиентов с прибылью.

Но это будет намного проще, если вы спланируете правильную численность персонала.

Из-за потрясений 2020 года непросто предсказать, что принесет 2021 год (после того, как мы узнали о хорьках-зомби, мы больше не пытаемся угадывать). Однако, когда дело доходит до уровня укомплектования персоналом службы поддержки, анализ правильных переменных поможет вам разработать надежный план — такой, который позволит вам оседлать любые странные волны, которые могут возникнуть в наступающем году.

Вот три основных момента, которые следует учитывать при планировании численности персонала службы поддержки.

1. Часы работы и пропускная способность

COVID-19 продолжит влиять на вашу кадровую модель в 2021 году, хотя бы по той причине, что тип поддержки, предоставляемой вашей службой поддержки, будет по-прежнему отличаться от той, которую вы обычно предоставляете.Помогая сотрудникам настроиться на работу из дома… или помогая им вернуться на работу из дома , в офис из дома… или помогая им вернуться к работе из дома снова … ну, все это требует времени.

Вы заметите разницу лучше всего при увеличении времени разговора. Среднее время разговора в большинстве справочных служб составляет от 5 до 10 минут. С COVID-19 все эти переходы и изменения означают, что вы можете ожидать, что среднее время разговора увеличится до 10-20 минут.

Очень важно, что это означает для ваших часов покрытия и пропускной способности. Если вы работали со средним временем разговора 10 минут, а теперь вы внезапно перешли на среднее значение 20 минут, вы, по сути, просто вдвое сократили свой кадровый резерв, сократив количество доступных агентов службы поддержки. перспектива рабочей нагрузки.

Чтобы точно спланировать, подумайте о том, что происходит сейчас, что отразится на 2021 году. У вас, вероятно, по-прежнему будут те же требования к поддержке для людей, работающих удаленно.Всегда будут новые привлекательные облачные инструменты и приложения, которые сотрудники захотят опробовать (и с ними может потребоваться помощь). И в зависимости от того, как обстоят дела в вашей организации в прошлом году, может произойти увеличение количества сотрудников, принятых на работу… или уволенных.

Хороший план не только смотрит вперед, но и учитывает прошлое. Какова была нагрузка на вашу службу поддержки в 2020 году? Где были пики и впадины не только ежемесячно или ежегодно, но и ежедневно? И повторится ли в 2021 году те же самые условия, вызывающие эти пики или спады?

Например, в некоторых отраслях, таких как здравоохранение, в течение 2020 года наблюдалось значительное увеличение потребностей в поддержке и рабочих нагрузок — и эти потребности, вероятно, не уменьшатся в ближайшее время.Другие отрасли, которые участвовали в великой смене работы из дома в 2020 году, могут оказаться старыми в этом деле к 2021 году, а это означает, что объем службы поддержки может вернуться к цифрам до COVID. Но время может измениться: многие из наших клиентов, которые перешли на удаленную работу, были вынуждены внести серьезные изменения в свою службу поддержки из-за изменения сроков пикового объема. Некоторые видят, что 50% звонков поступают в течение двухчасового окна в начале дня, а в остальное время — только тонкая струйка. Это означает, что им пришлось серьезно изменить конфигурацию, когда дело доходит до расписания службы поддержки, даже если их штатное расписание не изменилось.

2. Типы поддержки и каналы связи

Следующим фактором при планировании численности персонала службы поддержки на 2021 год должны быть предлагаемые вами каналы поддержки. На какой контактный канал вы хотите направить громкость? Это телефон, чат, текст или электронная почта?

Поддержка по телефону требует значительных ресурсов, но имеет более высокий потенциал решения при первом обращении. Электронная почта обычно принимает несколько сообщений туда и обратно для решения проблемы, хотя агенты могут выполнять несколько задач одновременно.Обновление билетов самообслуживания, которые могут отправляться по электронной почте, также требует довольно много взаимодействий, но обычно они быстро решаются. Кроме того, вы можете использовать готовые ответы и шаблоны, чтобы облегчить рабочую нагрузку.

Чтобы определить правильное сочетание каналов, просмотрите исторические тенденции использования каналов и сопоставьте их со своей текущей ситуацией. Следите за изменениями в использовании канала, рабочей нагрузке и рабочем процессе.

Кроме того, учтите, что вы можете привести лошадь к воде, но не можете заставить ее пить.Если вы хотите направить большую часть своего трафика, например, на самообслуживание или чат, спланируйте, как вы собираетесь сделать этот вариант максимально привлекательным и удовлетворительным для конечного пользователя. Перед составлением плана рассмотрите возможность проведения опроса, чтобы узнать, что людям нравится и не нравится в различных каналах. Таким образом, вам будет легче определить, что вам нужно сделать, чтобы управлять трафиком так, как вы хотите.

3. Рабочая нагрузка и много ролей

То, как вы планируете укомплектовать штат службы поддержки на 2021 год, также зависит от размера вашего ИТ-магазина.Если у вас небольшая ИТ-команда, у ваших сотрудников может быть несколько ИТ-ролей, помимо простого обслуживания запросов на поддержку. Скорее всего, им поручили проектную работу, которую они должны выполнить, чтобы свет оставался включенным. Или они посвящают время каждой смене новым выпускам или другим приоритетам.

Чтобы получить точную картину уровня вашего персонала, вы должны рассчитать процент своего рабочего дня, который сотрудники могут посвятить принятию входящих звонков. Чтобы выполнить это упражнение, разберитесь, как выглядит обычная смена для сотрудников службы поддержки.Например, они, вероятно, получают некоторые звонки, которые невозможно исправить по телефону. Они должны покинуть свои рабочие места и посетить клиента, чтобы решить проблему. Естественно, это означает, что они больше не могут отвечать на входящие звонки в службу поддержки. Это важный фактор, который следует учитывать, о чем многие компании забывают.

Давайте поработаем сценарий. Предположим, ваша команда получает 500 заявок в месяц, тратит два часа на обработку каждой заявки и шесть дней на ее решение … но они могут потратить только 75% своего дня на поддержку.Если вы не примете это число во внимание, ваша теоретическая максимальная пропускная способность на одного агента будет сильно завышена, и вы будете недоукомплектованы кадрами.

Инструменты для построения ваших кадровых планов

Хотите быстро получить представление о том, как может выглядеть ваш персонал службы поддержки в 2021 году? Перейдите к Call Center Helper и введите свои числа в его калькулятор Erlang, чтобы рассчитать количество сотрудников, которые вам нужны для достижения уровня обслуживания.

Самое близкое к хрустальному шару

COVID-19 научил нас тому, что предсказывать будущее непросто.