В Национальных архивах также существует тенденция рассматривать широкие предметные области в качестве руководства на этом уровне организации, но это может быть больше кажущееся, чем реальное. Сама государственная организация обычно в значительной степени следует предметным областям. Тематические области вряд ли могут быть контролирующими руководство, но они могут быть вспомогательным соображением. Также важны такие вопросы, как размер и расположение складских помещений, физическое характер самих записей (часто требующие специальных областей в случае технических записей, таких как карты, изображения и пленки), ссылка активность записей, степень защиты, которую они должны обеспечить, а также количество и квалификацию персонала, необходимого для работы с ними.Из-за всего Учитывая эти соображения, это первое разделение записей обычно осуществляется на высшем административном уровне и воплощается в выпусках, утвержденных руководитель агентства. Персонал более низкого ранга обычно не участвует в принятии решений и не несет за них ответственности. Малые архивные хранилища могут не испытывать потребности в разделе своих владений на этом уровне; но с годами, поскольку переводы продолжаются от все большего числа агентств и офисов, необходимость рассмотреть такое разделение почти наверняка возникнет.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НА УРОВНЕ РЕКОРДНОЙ ГРУППЫ

Основной принцип Respect des fonds требует, чтобы записи о различных учреждениях и офисах велись отдельно и никогда смешанный. Согласно этому принципу архивное учреждение должно:

(1) решает, какие создавающие агентства и офисы представлены записями и
(2) идентифицирует все записи как принадлежащие тому или иному агентству.

В первые годы существования архивов беспокойство по этим вопросам может показаться несколько академическим, поскольку представленные агентства широко известны. для персонала и идентификация записей с конкретными агентствами довольно очевидна.Однако рано или поздно возникнут споры и решения будут востребованы. Как долго архивное учреждение может «прожить» без тщательного разделения своих фондов на четко разграниченные «записи»? группы », если использовать термин, введенный в обращение в Национальном архиве в 1941 году — будет зависеть от того, как далеко назад и через сколько реорганизаций агентств его владения расширяются, и сколько чердаков и подвалов заполнено скоплениями этих записей, запутанных многими перемещениями за эти годы, он вычистили.

До того, как Национальный архив начал использовать термин «группа записей», Государственный архив Великобритании использовал термин «архивная группа» для обозначения назначать отчеты всего агентства, независимо от его размера, включая отчеты целых министерств. Мы считали, что британская практика, если применяемые в Национальном архиве, иногда могут приводить к слишком большим группировкам для удобства администрирования. Мы подумали, что лучше разделить записи таких крупных «агентств», как отделы, в несколько отдельных групп записей, обычно отражающих бюро внутри отделов и «удобный размер» для администрирования.

На континенте широко использовался французский термин « fonds d’archives », означающий совокупность или запас записей единицы, создающей записи. известен в архивной литературе и принят за основу аранжировки работ. (Голландский термин « archief » также широко использовался из-за влияние голландского руководства.) На практике записи любого подчиненного офиса, в котором велись записи, независимо от того, насколько маленький офис, были считается « фонд «.«Это было противоположной крайностью« удобного размера »и принципа« записывающая группа », как это определено в Национальном Архивы объединяли записи подчиненных офисов под их вышестоящими офисами, обычно до уровня бюро. Также записи небольших, хотя По сути, независимые спутниковые агентства часто включались в записи основных агентств, с которыми они были связаны. Много меньших fonds , такие как отчеты комиссий по рассмотрению претензий или арбитражных комиссий, были сгруппированы вместе в так называемый коллективный отчет группы », ряд которых был создан.В противном случае было бы тысячи долларов долларов. Таким образом, Национальный архив, частично для административное удобство, была нацелена на средний уровень при создании своих учетных групп. В 1943 г. было установлено 206 таких рекордных групп. его тогдашние холдинги. С тех пор были созданы дополнительные рекордные группы, и их количество, учитывая все владения Национальной Служба архивов и документации, сейчас приближается к 350.

Хотя термин «группа звукозаписи» никогда не казался автору удачным для концепции, никто не предложил лучшего, и как термин, так и эта концепция, похоже, распространяется в других архивных хранилищах в Соединенных Штатах и ​​Канаде.Не факт, что этот термин всегда определяется точно так же, как в Национальном архиве, и, возможно, в этом нет необходимости — при условии, что определение применяется последовательно на протяжении всего учреждение. Такая концепция необходима во всех архивных хранилищах, где хранятся записи, созданные множеством различных агентств и организаций. организации. После создания группы записей обычно являются основными единицами административного контроля; то есть для расположения, описания, справочная служба, статистический учет и отчетность.

Поскольку записи каждой группы записей должны храниться отдельно от записей всех других групп записей, любая единица записей — независимо от того, связана ли она. том, серия отдельных листов, отдельный лист бумаги или карта или что-то еще — должны быть идентифицированы как составляющие часть одной группы записей и никакую другую. Перекрытия быть не может, поскольку записи нельзя физически размещать в двух разных местах. Каждое новое присоединение должно быть отнесено к его собственному группа записей; если таковой не существует, необходимо создать новую группу записей и найти для нее надлежащее место в хранилище.По возможности все содержимое группы записей должно храниться вместе в одном месте в стопках. Для технических записей часто приходится делать исключения. Поскольку решения на высшем уровне регулируются больше административными, чем профессиональными соображениями, создание группы записи с определение границ — первая настоящая профессиональная операция по мере продвижения вниз в функции аранжировки. Невозможно обсудите здесь все многочисленные соображения, определяющие решения о распределении записей той или иной группе.Они изложены четко и подробно, что касается Национального архива, в его информационном бюллетене для персонала № No. 15,

Контроль записей на уровне группы записей .

Рекомендации по созданию новых учетных групп и их разграничению обычно выносятся начальниками филиалов или подразделений старшего звена. уровня архивариуса и требуют утверждения руководителя архивного агентства или специально назначенного помощника. Высшие должностные лица также должны решить на какое подразделение или филиал следует возложить ответственность за группу записей.Начальник отдела или филиала, или в некоторых случаях вышестоящее должностное лицо, должен решить, где в областях ответвлений физически должна располагаться группа записей. Объем использования записей, количество дополнительные записи, которые следует ожидать в группе записей, и другие соображения могут повлиять на решение относительно области, в которой группа записей должна быть отложенным. Физические ограничения штабелей и оборудования могут не позволить полностью реализовать идеальную компоновку, и в этом случае необходимы компромиссы. быть сделано.

Все естественные подгруппы также должны быть признаны на этом уровне организации и учтены в регистрационном заявлении, подготовленном для записи. группы и хранятся отдельно физически как подразделения группы записей, когда она размещается в стопках. Подгруппы должны быть идентифицированы и их принадлежность определяется при установлении границ рекордной группы; в противном случае определение подгрупп может составить отдельную уровень в расположении.

Во многих более простых группах записей, некоторые из которых могут быть значительными, нет подгрупп.Определение подгруппы может быть выполнено быстро, за исключением случаи коллективных учетных групп или записей агентства, которое подвергалось частым реорганизациям и многочисленным изменениям полевых офисов, для записи каждого полевого офиса следует правильно рассматривать как подгруппу. Более того, если записи с годами стали сильно искажены, определение существующих подгрупп может оказаться наиболее трудным. Распутывание самих записей, возможно, придется отложить до следующего уровня расположение, идентификация и выделение серий.Выявление подгрупп и рекомендации по порядку их расположения. в группе записи — это работа среднего профессионального уровня или выше, которая утверждается руководителем подразделения или филиала, в ведении которого находится запись группы.

Хотя в отношении групп записей приходится принимать решения по многим трудным проблемам, и решения имеют большое значение, время, потраченное на организация на уровне группы записи настолько мала, что составляет почти ничтожную часть всего времени, которое архивное агентство должно уделять функция аранжировки.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СЕРИЙ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ГРУППЕ

Это расположение на трех уровнях внутри группы записей, что представляет собой трудоемкую работу. Рекордные группы в Национальном архиве в среднем почти 3000 кубических футов каждый (содержимое почти 500 картотек с 4 ящиками). В других архивных хранилищах средний показатель может быть меньше. Некоторые группы записей настолько велики и сложны, что содержат тысячи серий во многих подгруппах. Эти серии должны быть идентифицированы и упорядочены. в некотором логическом порядке по отношению друг к другу, так что всей группе записей дана упорядоченная последовательность на полках.

Несмотря на то, что с помощью схем классификации и практики подачи документов агентство могло окончательно упорядочить документы и подающие единицы внутри каждой серии он почти никогда не устанавливал последовательную аранжировку для множества разных серий, которые он создавал. Никогда не требовалось серия должна была идти первой, определенная другая — последней, и каждая из остальных должна была занять свое место в какой-то определенной точке между ними. Этот более крупная последовательность классификации — это то, что архивист должен установить для каждой группы записей.Это операция, требующая полного знания принципы архивного устройства и знание административной истории агентства или агентств, чьи записи задействованы. Во многих отношениях это суть архивной работы, потому что инвентарь и все другие вспомогательные средства просто отражают этот уровень организации и привязаны к нему. Человек, которому поручена работа, должен быть хорошо обучен и иметь опыт и должен подготовиться к своему конкретному заданию, прочитав законы. и положения, регулирующие организацию и программы рассматриваемого агентства; его годовые отчеты, специальные отчеты и другие публикации; а также все серьезные исторические и аналитические исследования его работы и достижений.Он должен обращать особое внимание на изменения в его функции и организация: они обычно отражаются в записях и в течение долгого времени будут значительными. Он должен знать историю агентства-предшественники, записи которых могли быть унаследованы, а также агентства-преемники или ликвидирующие организации, которые вели учетные записи и которые могут избавились от одних, реорганизовали другие, поглотили некоторых в свои собственные архивы или иным образом усложнили картину. Он должен учиться особенно способ ведения записей агентством.Если он изучит также сами записи, он многому научится из них, что не печатается или не печатается. в противном случае доступно. Собрав воедино знания, полученные из всех источников, он сможет идентифицировать и интерпретировать множество серий. и дать им расположение, которое не только логично, но и раскрывает историю и достижения агентства. Его схема расположения должна иметь два измерения. Он должен представлять не только серию, поддерживаемую агентством в любой момент времени, но и во времени, независимо от того, существовала ли она 10 лет или 150. годы.

Этот процесс согласования намного проще осуществить, если архивист ознакомился с записями в агентстве до того, как они будут присоединены. Идеально, записи должны быть взяты архивистом непосредственно из файловой комнаты агентства, как только они станут достаточно неактивными для передачи в архив депозитарий. Возможно, у агентства было центральное досье, но были разрешены некоторые важные исключения из централизации. Возможно, у агентства есть имел ряд файловых комнат или станций хранения документов, отражающих основные функции или организационные единицы.Возможно, всеобщая децентрализация была практика, если не правило. Всегда полезно знать, как агентство сгруппировало свои записи, потому что исходные группировки должны быть отражены в окончательная договоренность. В наши дни, когда существуют центры промежуточной документации, архивариусу менее вероятно увидеть эту картину. И никакие степень по отношению к более старым записям агентств, которые существовали за десятилетия до создания архивного хранилища. Эти агентства могут иметь бесчисленное количество раз перемещали свои неактивные записи из здания в здание, прежде чем передать их в хранилище архивов, каждый раз дальше сбивает с толку любое расположение записей, которое могло иметь место, когда они были активными и растущими файлами.Но даже в этом случае возможность архивариуса проверить старые записи на чердаках или в других местах хранения, особенно если они все еще находились в оригинальных контейнерах с оригинальными этикетками, могут иметь научил его многому о них. В этом смысле договоренность начинается до присоединения, и знания, полученные на этом этапе, должны отражаться постольку, поскольку возможно в описи, подготовленной при присоединении. Архивист, который участвовал в процессе присоединения, всегда имеет фору. по договоренности, если он может выполнять свои функции консультанта или надзора до тех пор, пока записи не будут на полках.

Следующим шагом является определение различных серий, которым должен быть присвоен заказ. Это подводит нас к определению слова «серия», один из основных технических терминов в словаре архивариуса. Пока архивист не поймет этот термин и не сможет распознать серию, он должен не проводить работы по организации на этом уровне.

Настоящая серия состоит из одинаковых единиц хранения, расположенных в последовательном порядке, внутри которого каждая из единиц хранения занимает свое надлежащее место.В серия имеет начало и конец, и все между ними имеет определенную взаимосвязь. Шаблон может быть простым — алфавитным, числовые, или хронологические, или сложные, как, например, годовые отчеты, упорядоченные сначала по годам, затем по штатам, а затем по округам в пределах Состояния. Это может дополнительно осложняться практикой ведомства по подаче отчетов государственных должностных лиц в определенном порядке на государственном уровне и должностные лица округа в установленном порядке в каждом округе.Такой порядок регистрации может соблюдаться из года в год, пока записи не заполнят несколько тысячи футов стеллажей, но независимо от того, насколько сложен узор, пока он повторяется, у нас все равно остается одна серия. Другой серия может состоять всего из нескольких футов отчетов, относящихся к территориям в несколько ином порядке. Границы этих истинных рядов никогда не сложно определить; пробелы и разногласия легко распознать.

Иногда будет серия, состоящая только из одной файловой единицы.Возможно, это чаще касается книжных записей, например, когда какая-то особая запись хранится в единственном томе, не имеющем преемников. «Серия» может показаться неподходящим словом в таких случаях, если только кто-то не думает о предмете. как начало запланированной серии, которая не продвинулась дальше первого блока. В недолговечном агентстве таких сериалов может быть много. Это могло бы кажется, что некоторые из этих однотомных серий можно было бы объединить в конце группы пластинок, но это было бы равносильно отказу от в определении их правильного местоположения.Они не были бы вместе, если бы у них не было общего происхождения. Вместо этого они могли бы принадлежать должным образом широко разделенные части группы записи, некоторые из них, возможно, между сериями несвязанных бумаг, которые они могли бы помочь прояснить.

Также будут случаи, когда для определенных групп документов не существует видимой закономерности, хотя предмет или транзакция отношения очевидны. Часто действительно есть просто скопление или агрегирование документов, относящихся к какому-либо вопросу, потому что, по-видимому, агентство не нашло времени, чтобы рационализировать их расположение.Эти скопления сложно назвать сериями в строгом смысле слова, но произвольно мы относимся к ним как к таковым — точно так же, как мы в некоторой степени произвольны в отношении того, что составляет группу записей. Они представляют собой блок материала, который должно быть отведено место в аранжировке. Нет последовательности файловых единиц и, следовательно, нет очевидного начала или конца, так что специальный Проблема для этого типа ряда состоит в том, чтобы определить его границы. Нужно искать общий знаменатель в предмете или происхождении, который разделяет это скопление из других истинных или искусственных серий.Возможно, эти бумаги или другие материалы были собраны каким-то исследователем, потому что они полезно в особом деле, которым он занимался. Возможно, они связаны с какой-то внезапно завершившейся спецоперацией. Какой бы ни была их история и цель, они должны быть идентифицированы своими границами и сохранены отдельно, если они когда-либо должны быть поняты и назначены их места по отношению к весь.

Различные серии, как только они идентифицированы, являются элементами группы записей, которым на этом уровне организации следует присвоить значимый физический порядок, который позже будет отражен в порядке инвентарных записей на бумаге.Действительно, записи инвентаризации (которые являются серии), вероятно, на этом этапе находятся на бумаге в виде карточек или бланков, которые можно перемешивать по мере проработки аранжировки.

Хотя записывающие группы и подгруппы должны были быть созданы, а их порядок определен на втором уровне организации, окончательный распределение серий по подгруппам (если не перераспределение по другим группам записей), возможно, придется дождаться подробной идентификации серий, которая поступает в третий уровень аранжировки.После того, как все серии назначены группам и подгруппам записей, чтобы окончательно установить их границы, архивариус просматривает группу или подгруппу и разрабатывает логическую последовательность расположения для назначенных таким образом серий. Надо признать, что там не является одной идеальной последовательностью аранжировки для серий. Существенные различия возможны в любой большой группе записей, и никакие два архивариуса, как бы то ни было. опытный, примет те же решения. Но есть и лучшие условия, и худшие, и с более бедным нужно бороться до тех пор, пока это приемлемо.

Организация серий — относительно простая задача, если записи создаются небольшим объединенным агентством. Такая группа или подгруппа записей, следовательно, может быть назначен на обучение к более молодому архивисту. Он будет опираться на несколько общепринятых принципов, таких как голландское правило, устанавливающее приоритет перед последовательностью корреспонденции, если только не существует «основной» серии, от которой зависит все остальное. Индексы и другие агентства, созданные поисковые средства обычно предшествуют серии, которую они индексируют.Учетные записи по содействию и ведению домашнего хозяйства, если они сохраняются, обычно идут в последнюю очередь. Между функциями и последовательность действий внутри функций может определять группировку серий. В больших группах записей серии могут быть сгруппированы по хронологические периоды, по крупным сбоям в системах хранения или на функциональной основе, и эти группы также становятся основными подразделениями или сбоями полученного инвентаря.

Однако в большинстве рекордных групп любого возраста и размера почти наверняка будет много осложняющих факторов.Это может быть вызвано:

(1) изменения в организации;
(2) изменения в функциях;
(3) изменения в схемах подачи документов;
(4) наличие записей от одного или нескольких предшествующих агентств, которые не были или были включены лишь частично в серию записей. создано более поздним агентством; а также
(5) записи, которые были реклассифицированы или иным образом реорганизованы по уважительным причинам, которые были реорганизованы не полностью (какая-то амбициозная схема не доведены до завершения), или которые были просто подделаны потенциальными «методистами» перед передачей в архив депозитарий.

В голландском руководстве приведены правила работы с этими и многими другими осложнениями, которые здесь невозможно описать. Хотя младшие архивисты с некоторый опыт может идентифицировать серии в сложных группах записей так же, как и в более простых, это обычно необходимо для более опытных архивариус возьмет на себя управление и разработает рациональную схему. От человека с опытом можно ожидать, что он не только сделает свою работу лучше, но и сделает ее быстрее. Наем работника слишком низкого ранга для работы по найму на этом уровне — пустая трата времени и денег.Окончательно принятая договоренность должна быть утвержденным руководителем подразделения или филиала, отвечающим за группу записи.

РАСПОЛОЖЕНИЕ БЛОКОВ В СЕРИИ

Хотя единицы хранения в серии могут быть отдельными документами или отдельными документами с приложениями и приложениями, они, скорее всего, будут совокупность документов, относящихся к какой-либо транзакции, человеку, делу или предмету, в зависимости от политики или системы подачи документов, используемых агентством. В Политика подачи документов, в свою очередь, скорее всего, будет зависеть от характера операций агентства.В прошлом эти единицы хранения обычно контролировались в системе регистров и указателей, которые запутанным, но упорядоченным образом связывали все тело вместе; и оперативное обслуживание записей сейчас, как и тогда, обычно зависит от содержания тела в одном и том же порядке, чтобы все современные вспомогательные средства поиска оставались действительными в качестве указателей. Эти Системы реестров продолжают использоваться, особенно в судах и регулирующих органах, а также во многих других агентствах, которые в основном работают по делу или система проектов.Однако в других агентствах они были заменены секретными файлами без контроля реестра или с частичным реестром. контролирует. В этих современных случаях регистрационные номера не влияют на порядок подачи заявок. Вместо этого единицы хранения — это папки, созданные для классы классификационной схемы. Встречаются всевозможные комбинации.

Аранжировка на этом уровне, очевидно, не является оригинальной аранжировкой; это довольно простая, но трудоемкая операция проверки для проверки первоначальный порядок и исправление очевидных перемещений, имевших место за эти годы.Это необходимо для эффективной и достоверной справочной службы. Ни один архивист не может контролировать свои записи без этого, и задержка может скоро стоить больше времени, если записи вообще активны, чем требуется для их хранения. сразу после присоединения. Причем лучше всего это делать в связи с упаковкой и маркировкой. Это не означает, что если группа записей без немедленной важности с точки зрения обслуживания, или если он никогда не будет очень активным, такая договоренность не может быть отложена или даже без: когда принимается подобное решение, записи помещаются в рамки и маркируются без тщательной проверки.Хотя ничто так не потеряно, как неверно размещенный файл, можно отложить проверку единицы файла до тех пор, пока не станет ясно, что записи достаточно активны, чтобы оправдать работу. Высокоактивный серии в группе записей должны пройти более тщательную проверку. Эти решения, включая определение приоритетов, должны приниматься руководителей филиалов на основании рекомендаций своих опытных профессиональных помощников. Если серия состоит из нумерованных или буквенных томов нет ничего проще, чем расположить их по порядку на полках.Это может сделать рабочий, как только будет определено место для него. Только в том случае, если полоса или другие опознавательные знаки отсутствуют, так что нужно определить последовательность по внутренним свидетельствам, нужен архивист или Вызов субпрофессионального сотрудника в зависимости от сложности проблемы. Алфавитные, числовые или иным образом обозначенные файлы (скрепляются между собой различными устройствами) или папки, содержащие отдельные бумаги, выстраиваются в ряд и проверяются на порядок и полноту по мере их размещения в ящиках архивов, и список ящиков готовится для целей маркировки.Это становится больше, чем рутинная работа, только если файловая система агентства сложным или если внешнее устройство было нарушено намеренно, в результате несчастного случая или небрежности. Случайные нарушения могут потребовать значительная детективная работа над самими записями и с внешними источниками, чтобы прийти к объяснению. Только когда факты известны, архивисты решают, оставить ли место для того, что кажется пропавшим, или оставить то, что кажется инопланетным вторжением там, где он его обнаружит.Некоторые проверки на наличие нарушений могут быть выполнены более умными и внимательными работниками и, конечно, непрофессиональным персоналом. Это больше эффективно и надежно выполняется последним, если системы регистрации сложны, поскольку есть больше элементов, за которыми нужно следить. Возможно, три четверти аранжировку на этом уровне могут выполнять опытные субпрофессионалы; степень необходимого опыта зависит от сложности файловая система.

Часто этот уровень организации требует интеграции файлов, взятых из разных хронологических блоков.Центральные файлы агентства могли быть присоединены в трех хронологических блоках — например, 1905-10, 1911-15 и 1916-20 с таким большим перекрытием, что они не могут быть обслуживается качественно. Первоначально сохраняемые в агентстве как одна серия, они были произвольно разбиты на блоки периодов, так как более старые файлы стал менее активным, чтобы облегчить временное хранение в архивном центре. Теперь постоянное хранение и частое использование для исследований требуют восстановления записи в исходном порядке.По мере того как это делается, некоторые категории, от которых можно избавиться, выпадают; другими словами, три или четыре задачи могут выполняться одновременно. В идеале, чтобы записи можно было отложить на полку, все, что нужно сделать с серией, должно быть сделано за один раз. многоцелевая операция, прежде чем она будет помещена в рамку и помечена. Нет ничего более расточительного, чем повторять одни и те же записи, потому что все операции не планировались и не проводились сразу. Для таких многоцелевых проектов требуется как минимум субпрофессиональный персонал более высокие разряды или профессиональные работники в начальных классах.

Во многих группах записей есть крысиные гнезда из связок, бумаг нестандартного размера или других групп, которые, по-видимому, никогда не включались. в систематически организованные и контролируемые серии или которые были извлечены из таких серий для забытых целей и никогда не возвращаются, возможно потому что файловый клерк не знал, где они. Чем дольше записи хранились на чердаке или в подвале — так с годами они обслуживались многими разными людьми, большинство из которых не знакомы со старыми файловыми системами — более крупными крысиными гнездами.Тем не менее, они часто состоит из довольно важных записей. Их прохождение требует навыков архивариуса, хорошо знакомого не только с группой звукозаписи. в вопросе, но также и связанные группы записей. Действительно, если ответственное лицо не знает досконально группу записей, ему лучше держаться подальше от крысиное гнездо. Это трудоемкая организационная работа, которую необходимо выполнять, если только беспорядок не будет увековечен, но никогда не делается должным образом и эффективно кем угодно, кроме опытного архивиста не ниже среднего уровня.

Последний тип операции, с которой можно встретиться при расположении файловых единиц, — это преднамеренная реорганизация этих единиц в случаях, когда расположение, отличное от первоначального, может показаться более эффективным для удовлетворения долгосрочных требований. Например, агентство часто лениво позволяет накапливать отчеты год за годом, собирая отчеты за каждый год вместе в некоторой повторяющейся схеме, расположенной, возможно, в алфавитном порядке юрисдикция. В справочной службе, однако, отчеты почти всегда запрашиваются юрисдикцией, что означает, что архивист должен составить их из стольких мест, сколько могут потребоваться годы.Переупорядочить отчеты так, чтобы все для юрисдикции вместе по порядку. Это, конечно, физическая перестановка, но это простейший вид перестановки, который на самом деле не нарушает целостность файлов. Его можно поручить субпрофессиональному персоналу под надлежащим контролем.

Может быть принято решение о более сложной реорганизации, если записи были настолько разбиты, что исходная организация не может быть полностью восстанавливается с уверенностью, если не тратить слишком много времени на исследования.Совершенно нелегко решить полностью реорганизовать серию, потому что в конце концов работа может оказаться более сложной, чем ожидалось. Придумать новую схему непросто; записи не впишутся ни в какую схему реорганизация так же, как они вписались в первоначальную схему; и они не будут одним и тем же корпусом записей при таком изменении порядка, даже если все документы были переработаны в новый порядок. В случаях, когда агентство разрешило накопление записей без организации, архивист должен решить, оставить ли записи в этом неорганизованном состоянии (что он, вероятно, сделает, если они не пользуются большим спросом), или разработать организация для них.Обычно это короткие серии, и организация может быть относительно простой; например, в хронологическом порядке, по алфавиту или по личное имя. Некоторая организация является обязательным условием для микрофильмирования записей. Планирование такой организации или реорганизации должно осуществляться профессиональные архивисты высокого уровня и большого опыта. Его могут проводить архивисты среднего звена, работающие под надзором.

Очевидно, что организационная работа на уровне картотеки имеет разную степень сложности и требует времени персонала различные разряды от грамотных рабочих до субпрофессиональных классов и от младших профессиональных разрядов до средних.А профессиональный архивариус должен контролировать организационные работы, выполняемые работниками любого уровня подготовки в смысле выборочной проверки, присутствуя для ответа вопросы, расследование пробелов и несоответствий, принятие решений о том, следует ли продолжать работу, несмотря на нарушения, доведение более серьезных вопросов до внимание начальства и тому подобное. Организация планирования и контроля на этом уровне — работа большой сложности и ответственности. и должны выполняться архивистами среднего уровня и выше. Наконец, такие проекты до их открытия должны быть одобрены старшими архивариусами и даже начальников подразделений, в зависимости от количества задействованного оборудования и рабочей силы или отсутствия руководящего прецедента.

РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФАЙЛОВЫХ ЕДИНИЦАХ

Том в переплете может содержать много отдельных документов, но их расположение было зафиксировано на момент записи; они не могут выйти из строя, ни можно ли изменить их порядок. Отдельные документы — другое дело. На протяжении многих лет было испробовано множество способов сохранить документы, относящиеся к единице файла. вместе и в каком-то порядке, но ни один из них не является полностью удовлетворительным. Во времена, когда еще не было плоских файлов, порядок поддерживался складыванием бумаг. вместе.Современные способы сохранения порядка включают использование канцелярских скрепок, проволочных скоб или заклепок — последние две связаны с крышкой и подкладочные листы — или папки и металлические застежки различного типа внутри папок. Во времена свернутых рекордов — примерно перед Первой мировой войной — вложения складывались внутри сопроводительных писем, а вложения часто складывались внутри них. Сопроводительное письмо может охватывать многие вольеры, некоторые из которых имели собственные вольеры. Это особенно верно в отношении юридических документов, ваучеров и отчетов.Когда такие записи сплющенный, значительная изобретательность, тщательная проверка и использование папок или конвертов — все это необходимо для обеспечения надлежащего хранения документов вместе и, таким образом, их отношения сохраняются. Архивист, вероятно, разовьет сильное восхищение старой системой складчатых документов и разоблачающие одобрения на среднем сгибе, и он вряд ли захочет разворачивать их навсегда, пока физическое состояние записей требует, чтобы он это сделал.Повышенное внимание к поиску и тщательному изучению сплющенных подтверждений может привести к более быстрому ухудшению качества, чем если бы записи был оставлен нескладным.

Частично это связано с выравниванием записей, поэтому требуется обеспечить, чтобы надлежащие документы и отдельные листы бумаги хранятся вместе и в последовательном порядке.

Другой важный процесс, требующий упорядочивания внутри файлового блока и вплоть до отдельного документа, связан с микрофильмированием.Там в наши дни это количество увеличивается, так как:

(1) ученые беспечно заказывают фильм на сотни долларов с записями, которые они не видели,
(2) мы стараемся включать все больше и больше наших лучших и наиболее ценных записей в публикации на микрофильмах,
(3) мы снимаем огромное количество записей либо с целью уничтожить оригиналы, либо, наоборот, чтобы сохранить их, поощряя использование микрофильмов, а не оригиналов.

Тот, кто использует пленку вместо оригиналов, в лучшем случае страдает от многих недостатков, и если записи не в идеальном порядке и сняты в постоянном таким образом, чтобы, например, на первом месте были одобрения, а вложения были в правильном порядке, а все листы многостраничного документа были в порядок — пленка приходит в негодность, а значит, и бесполезна.Есть много примеров, когда фильмы были сняты, но никогда не использовались в государственных учреждениях, потому что записи не были тщательно организованы заранее.

Обычно не идут в папки или коробки, чтобы расположить оригинальные документы, если они собираются сохранить и использовать в их первоначальной форме. Если есть беспорядок, обычно по размеру или цвету листов можно увидеть, какие из них принадлежат друг другу, и может, если он интересуется именно этими листами. записи, разгадывать их расположение быстрее и увереннее, чем он мог бы, если бы они были помещены на микрофильм в том же беспорядке.

Таким образом, компоновка на этом нижнем уровне выполняется в основном в связи со сглаживанием и микрофильмированием (часто и тем и другим одновременно). Это может быть сделано опытные субпрофессиональные сотрудники или более низкого разряда, то есть менее опытные профессиональные работники. Обычно это хорошее задание для новичка. потому что он одновременно знакомит его с методами хранения и содержимым файлов. Всегда под рукой должен быть более опытный архивист, поскольку супервайзер, чтобы ответить на вопросы и решить проблемы.Часто размещение файловых единиц и отдельных документов выполняется одновременно, особенно, когда записи готовятся к микрофильмированию. Обычно это экономит время и труд, но, поскольку процесс усложняется, может потребоваться человек более высокого ранга. Если единицей хранения является документ, что происходит в некоторых файлах, расположение на уровне единицы файла и на уровень документа становится одной и той же задачей, обычно относительно простой.

КОРОБКИ, СТЕНКИ И МАРКИРОВКА

Пять уровней организации, описанные выше, связаны с анализом и идентификацией записей, а также с их проверкой для определения их правильное расположение.Предположительно решения были приняты и зафиксированы на бумаге или иным образом хорошо поняты. Теперь мы должны обсудить исполнение решений. Это может быть сделано в относительно короткие сроки разнорабочими, машинистками и субпрофессиональным персоналом более низкого уровня, работающим под субпрофессиональный или профессиональный надзор более высокого уровня, в зависимости от сложности работы. Обычно профессиональный персонал, отвечающий за решения о размещении должны контролировать их исполнение, чтобы время не тратилось на определение подгрупп и серий и определение их границ. все сначала.Проверка аранжировки на уровне файловых единиц и боксирование серии может продолжаться одной бригадой, в то время как супервайзер работает над общей аранжировка сериала. Укладка упакованных серий в определенном порядке является последней операцией, за исключением набора и прикрепления этикетки.

Бокс

Обычно только отдельные бумаги помещаются в «коробки», то есть помещаются в архивные контейнеры, которые затем помещаются на полки. При передаче файла в эти контейнеры, каждый пытается разделить его на естественные разрывы (если возможно, между файловыми единицами) и все же не упаковывать коробку так плотно, чтобы записи не может быть извлечен или вставлен без повреждений или настолько неплотно, что бумага сползает и сгибается, а пространство теряется.Один проверяет расположение файла единиц, помещенных в коробку, и записывает необходимые данные, обычно начальный и конечный номера файлов, для метки. Прилагаются усилия, чтобы положить конец серии в одной коробке, не тратя лишнего места, и начать новую серию в новой коробке. Если порядок серий не был определен заранее с окончательным оформлением и сериями в коробках по порядку, этим упакованным сериям, конечно же, будут предоставлены только временные позиции на полках. Только с меньшие и более простые группы записей или образцы, вполне вероятно, что все можно будет сразу положить на полку.Бокс может быть делом полноценного чернорабочие или непрофессиональные сотрудники. Профессиональный персонал требуется редко, если одновременно не проводятся сложные организационные работы и это действительно управляющая операция, в которой бокс — несущественная часть.

Стеллаж

Обе коробки, содержащие отдельные бумаги и переплетенные тома, должны быть поставлены на полки. Когда расстановка их содержимого будет завершена, ящики можно будет разложены рабочими на полках в местах и ​​в порядке, определенном профессиональными архивариусами.Это во многом физическая операция. Стеллажи для томов, особенно всех размеров, сложнее. Хотя это будет сделано с помощью разнорабочих, это должно будет находиться под пристальным наблюдением профессионалов или опытных субпрофессионалов, если нет больших тиражей томов, хорошо маркированных и одинакового размера для размещения на полках. Надзорный орган должен решить, слишком ли большие объемы или слишком плохо связаны, чтобы стоять на них вертикально. полки. Он должен очень внимательно следить за порядком, если есть много серий из нескольких томов или из одного тома каждая.Он должен одобрить любое снятие тома вышли из строя, решая, когда можно сэкономить достаточно места, чтобы гарантировать это, или когда состояние томов этого требует, или, возможно, когда нарушение последовательности указателей и регистров, чтобы их можно было разместить возле столов или сделать доступными для поисковиков в поисковой комнате. желательно, чтобы сэкономить время или позволить определенную степень самообслуживания. Эти нарушения в установленном порядке должны быть обозначены перекрестными ссылками в правильные места.

Маркировка

Маркировка бывает двух видов:

(1) контейнеров,
(2) ряда заканчиваются в областях штабеля после того, как стеллажирование было завершено.

Обычно на первом месте идет маркировка тары. Списки содержимого коробки должны были быть составлены во время бокса. На этикетке контейнера должен быть указан имя и номер группы записей, имя любой подгруппы, имя серии и конкретное содержимое ящика. Он также должен иметь номер, чтобы показать место коробки в группе или подгруппе записей или, по крайней мере, в последовательности серий. Первые два или три элемента, если они распространяются более сотни емкостей и более, следует набирать на трафаретах, чтобы этикетки можно было обрабатывать в листах; если это будет сделано, только содержимое отдельных ящиков необходимо будет напечатать на отдельных этикетках.Иногда подгруппы не будет. Если подгруппа хорошо известна, то там должен быть показан только номер группы записей, частью которой он является. Метки конца строки должны быть напечатаны полностью, так как каждая из них сильно различается в формулировка. Этикетки могут быть разработаны профессиональным персоналом более низкого уровня или субпрофессиональным персоналом более высокого уровня, но они должны быть проверены профессионалы более высокого уровня, прежде чем время будет потрачено впустую на обработку и набор текста. Наклейка этикеток может быть произведена грамотными и внимательными работниками, если работа проверяется высококлассными субпрофессионалами или низкопрофессиональными специалистами.Назначение работника ниже или выше определяется сложность работы.

Разумеется, существуют работы по переупаковке, перестановке и перемаркировке, которые следуют после внутренней утилизации присоединенных материалов, чтобы консолидировать пространство, полученное при такой утилизации. Они могут обрабатываться теми же классами персонала, которые выполняли первоначальную работу такого рода. Иногда происходят серьезные преобразования холдингов в группу записей, или несколько из них назначаются в разные области.Такие смещения позволяют возможность улучшить расположение и исправить любые ошибки, которые могли быть сделаны изначально. Планирование такой смены с целью получения максимальной за пределами доступного пространства в новых областях обычно выполняется работа на профессиональном уровне, но выполнение может осуществляться разнорабочими и под надзором со стороны опытный субпрофессиональный персонал.

ОТЧЕТНОСТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ СОСТАВЛЕНИЯ В НАПИСИ

Для каждого уровня организации, кроме самого низкого, вероятно, будет получен какой-то архивный инструмент:

1. Депозитарный уровень — административная выдача.
2. Уровень группы записей — заявление о регистрации группы записей или сводка для каждой установленной группы записей.
3. Уровень серии — перечень группы записей, в которой каждая серия отображается как пронумерованная запись.
4. Контрольные списки единиц хранения для важных серий. Эти контрольные списки иногда для очень длинных и важных серий предлагаются как отдельные документы, но чаще они представлены в виде приложений к описи учетных групп.Очень короткие серии и серии меньших Важность считается достаточно учтенной в самой инвентаризации.

На уровне документа письменное заявление, отражающее договоренность, обычно не составляется.

Большинство этих архивных инструментов служат двойной цели, хотя на самом деле они производятся как контрольные документы для учета авуаров и показывают их расположение, они служат также и в качестве вспомогательных средств. В каком-то смысле можно сказать, что документ уровня депозитария указывает поисковику, какой путь повернуться, когда он войдет в хранилище, запись группы сообщает ему, какой порог перейти, инвентарь сообщает ему, в какой части комнаты чтобы посмотреть, и список единиц хранения сообщает ему, какую единицу следует снять с полки, поскольку она может содержать документ или документы, которые он хочет видеть.В искатель не предпримет эти шаги, кроме как в воображении, когда он сверяется с документами по поиску помощи, но какой-то сотрудник архива должен принять их физически, если документы должны быть доступны для поисковика в центральной поисковой комнате.

Будет видно, что в отношении документов по оказанию помощи, которые отражают договоренность, которые мы можем обозначить в качестве основных средств поиска, настоящая работа вовлечено определение договоренности. Представление этой договоренности в письменной форме впоследствии является дополнительным видом деятельности.Есть, конечно, архивные поиск вспомогательных средств, которые не следуют шаблону расположения записей, но пересекают эти шаблоны в виде индекса. Их можно обозначить как вспомогательные средства поиска. Они должны появиться позже, потому что сначала должны существовать установленные единицы организации с фиксированными обозначениями, для которых единицы запись во вторичных вспомогательных средствах поиска может сослаться. Таким образом, размещение — это основная внутренняя деятельность архивного учреждения. Все остальные внутренние деятельность зависит от ее надлежащего выполнения.

Примечание: Эта веб-версия была подготовлена ​​в 1999 году на основе:
Оливер У. Холмс, Архивная система — пять различных операций на пяти разных уровнях , опубликовано Обществом американских архивистов в Американский архивист , том 27, номер 1 (январь 1964): 21-41.
С разрешения Общества американских архивистов.
Эта версия может отличаться от печатной.

Как оцифровать ваши самые важные документы

Хотя Всемирный день резервного копирования на этой неделе обычно отмечается больше всего производителями жестких дисков и службами хранения данных, он должен побудить людей не забывать о резервном копировании своих компьютеров.Но даже если вы уже выполняете резервное копирование своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования для ваших единственных в своем роде документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге — например, свидетельств о рождении, свидетельств о браке и документов о увольнении из армии?

При сканировании копий ваших личных документов создается цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте. И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени.Вот руководство по началу работы.

Шаг 1. Организуйте работу

Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. Помимо важных записей, подумайте о других документах, которые вы сохранили за долгие годы и которые, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, вырезки из газет, семейные фотографии из семейных реликвий и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках. (Имейте в виду, что хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их самостоятельно для быстрой справки.)

Сканирование большой стопки документов является повторяющимся процессом, но это происходит быстрее, когда вы организовываете стопку документов и работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Раскручивайте свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но избегайте открытых напитков поблизости, которые могут пролиться на ваши бумаги.

Шаг 2. Используйте сканер (если он у вас есть)

У вас есть принтер, который продавался как «многофункциональное» устройство, но который вы никогда не использовали больше, чем для печати? Найдите руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и делать ксерокопии.Возможно, вам потребуется установить служебную программу или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

После настройки откройте крышку сканера в верхней части принтера и поместите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз. Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

Шаг 3. Сканирование с помощью мобильного приложения

Если у вас нет сканера, ваш смартфон может его заполнить. Просто просмотрите свой магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования.Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на ваш телефон или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

Wirecutter, сайт обзора продуктов, принадлежащий The New York Times, рекомендует сканировать несколько раз. приложения для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud.Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, связанных с идентификацией, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro за 5 долларов для Android и iOS), может предложить больше спокойствия.

Позвольте нам помочь вам защитить вашу цифровую жизнь

Шаг 4. Сканируйте старые фотографии с помощью телефона

Некоторые приложения для сканирования документов также могут захватывать фотографии, что удобно, если вы пытаетесь скопировать старые отпечатки, прочно застрявшие в старых альбомах . Или вы можете просто сфотографировать фотографию камерой своего телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и коррекции цвета. PhotoScan от Google Фото, бесплатно для Android и iOS, является одним из вариантов. Одноименное приложение Photo Scan by Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов в месяц, чтобы получить более высокое качество изображения и другие функции.

Шаг 5. Защита и безопасное хранение файлов

Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита паролем ваших файлов повышает уровень безопасности.Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, и коммерческие программы шифрования — еще один вариант. Программы редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

Если вы хотите сохранить документы в сети с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой.Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флеш-накопителе в безопасном месте. В Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, включая шифрование жесткого диска компьютера.

Надеюсь, вам никогда не придется вызывать свой цифровой архив в серьезных ситуациях. Но заранее спланировав, когда у вас есть такая роскошь, вы можете быть уверены, что копии ваших документов будут там, когда они вам понадобятся.

Создание цифрового архива ветхих бумажных документов, сохраняющего многовековые записи о порабощенных людях

Бумажные документы по-прежнему остаются бесценными записями прошлого даже в цифровом мире.Первичные источники, хранящиеся в местных архивах по всей Латинской Америке, например, описывают многовековое полиэтническое общество, борющееся с вопросами расы, класса и религии.

Однако бумажные архивы уязвимы для наводнений, влажности, насекомых и грызунов, а также других угроз. Политическая нестабильность может отрезать деньги, используемые для обслуживания архивов, а институциональное пренебрежение может превратить ценные документы в заплесневелый мусор.

Тесно сотрудничая с коллегами со всего мира, я создаю цифровые архивы и специализированные инструменты, которые помогают нам извлекать уроки из этих записей, которые прослеживают жизни свободных и порабощенных людей африканского происхождения в Северной и Южной Америке с 1500-х по 1800-е годы.Наша работа, Цифровой архив обществ рабов, является одним из многих гуманитарных проектов, в которых собраны значительные коллекции цифровых изображений бумажных документов.

Цель состоит в том, чтобы обеспечить доступность этой информации, в том числе некоторых из документов, которые больше не существуют физически, для будущих поколений.

Но сохранение истории путем фотографирования многовековых документов с высоким разрешением — это только начало. Технологический прогресс помогает таким ученым и архивариусам, как я, лучше сохранять эти записи и извлекать уроки из них, но не всегда облегчает эту задачу.

Сбор документов

С 2003 года Цифровой архив обществ рабов собрал более 700 000 оцифрованных изображений исторических записей, документирующих жизнь миллионов африканцев и лиц африканского происхождения в Северной и Южной Америке.

Члены основной группы из университетов США.С., Канада и Бразилия, посещают проектные площадки по всей Латинской Америке, где обучают местных студентов и архивистов оцифровке церковных и государственных документов из своих сообществ. Мы даем этим общинам фотоаппараты, компьютеры и другое оборудование, необходимое им для цифрового хранения документов, сложенных в углах церковных подвалов 18-го века или собирающихся выбросить измученным пространством муниципальным архивам.

Мы также обучаем их важнейшим навыкам архивирования и поиска: как создавать метаданные, описательную информацию, которая помогает людям находить то, что их интересует, например, является ли документ свидетельством о браке или записью о крещении, а также год и город, в котором он находится.Хорошие метаданные позволяют посетителям веб-сайта проекта, например, искать все записи о крещении в Колумбии 17-го века.

От оцифровки к сохранению

Со временем мы стали намного лучше оцифровывать документы. На старых изображениях нередко можно увидеть, как палец фотографа сбивается со стороны кадра.Некоторые из этих старых изображений хранятся в виде файлов JPEG с относительно низким разрешением — формата, который сжимает размер файла изображения, удаляя некоторые данные при сохранении. Большинство этих файлов по-прежнему полностью читаемы даже при увеличении изображения, но некоторые из них нет, и в будущем их нужно будет снова оцифровать.

Наша последняя консервация соответствует строгим стандартам Британской библиотеки, которая финансирует большую часть нашей работы. Эти изображения сделаны в очень высоком разрешении и сохранены в различных форматах файлов, включая TIFF, который остается стандартом архивирования.

Преобразование коллекции оцифрованных изображений в настоящий цифровой архив — это трудоемкая задача, ориентированная на детали. В начале этого процесса мы столкнулись с любопытной проблемой, связанной с фотографиями, сделанными во время наших первых нескольких попыток оцифровки. Современное программное обеспечение часто неверно интерпретировало ориентацию этих изображений, в результате чего страницы были повернуты на 90 градусов вправо или влево или даже полностью перевернуты. В случаях, когда весь том был повернут таким же неправильным образом, он мог быть исправлен автоматически, но другие с рядом ошибок приходилось исправлять вручную, чтобы исследователям было легче работать с материалом.

Мы также обнаружили, что имена файлов данных могут вызывать проблемы. Многие камеры присваивают изображениям имена по умолчанию, например DSCN9126.jpg, которые бесполезны для определения того, что это за изображения. Мы должны переименовать каждое изображение стандартным образом, чтобы указать, как оно вписывается в нашу коллекцию.

На данный момент мы выбрали простую последовательную нумерацию изображений в каждом томе; Другой разумный вариант — добавить к каждому из этих чисел префикс ID, относящийся к тому, из которого происходит изображение.

Это не являются серьезными препятствиями, но они и другие подобные проблемы требуют некоторого времени, чтобы разобраться и устранить должным образом. Но эти усилия окупаются, когда людям, надеющимся изучить коллекцию, легче находить и использовать наши изображения.

Где их хранить?

После того, как мы сделали снимки, нам нужно их где-нибудь сохранить.

В настоящее время коллекция Цифрового архива рабовладельческих обществ составляет около 20 терабайт — примерно столько места, сколько требуется для хранения всего текста в Библиотеке Конгресса.

Немногие учреждения обладают ресурсами, персоналом или опытом, необходимыми для хранения гуманитарных данных в таких больших масштабах. Хранение данных не является чрезмерно дорогим, но и недешевым, особенно когда к данным нужно обращаться регулярно, а не в статической резервной или архивной копии.

В течение многих лет библиотека университета Вандербильта хранила данные, но мы переросли то, что могла себе позволить эта организация.Мы делали резервные копии многих из наших самых важных записей в Digital Preservation Network, консорциуме университетов, который объединил ресурсы для финансирования надежной цифровой системы хранения для научной продукции. Но эта организация закрылась в конце 2018 года после консультаций с каждой членской организацией, чтобы гарантировать, что никакие данные не будут потеряны.

Наш путь привел к облаку, компьютерам в огромных серверно-складских зданиях технологических компаний, к которым мы получаем удаленный доступ для хранения и извлечения информации.На данный момент несколько копий всего нашего набора данных хранятся на серверах на противоположных сторонах Северной Америки. В результате у нас гораздо меньше шансов потерять наши данные, чем на любом предыдущем этапе истории проекта.

Открытие доступа

Хранение этих записей в защищенных системах — еще одна часть уравнения, но мы также должны убедиться, что они доступны для людей, которые хотят их видеть.

Наши документы, обычно написанные на архаичном испанском или португальском языках, очень трудно читать. Даже носителям языка требуется специальная подготовка, чтобы понимать, что они говорят.

В течение нескольких лет мы производили ручные транскрипции некоторых из наших самых примечательных записей, таких как том крещений из Гаваны конца 16 века. Но это занимает от 10 до 15 минут на страницу, а это означает, что расшифровка всей нашей коллекции займет более 100 000 часов.

В других проектах добровольцы выполняли аналогичную работу, но такой подход вряд ли станет решением для нашего архива из-за языковых навыков, необходимых для чтения наших документов.

Мы изучаем возможность автоматизации процесса транскрипции с помощью технологии распознавания рукописного ввода. Эти системы требуют дополнительной доработки, особенно при работе с многовековыми стилями почерка, но некоторые исследователи уже добились прогресса.

Мы также ищем способы идентифицировать людей и места, упомянутые в наших записях, делая их доступными для поиска и связывая их с другими подобными наборами данных.

По мере того, как мы и другие исследователи объединяем нашу работу, истории, содержащиеся в этих старых документах, оживут и принесут новое понимание современным ученым.

[ Глубокие знания, ежедневно. Подпишитесь на рассылку новостей The Conversation. ]

Руководство по эффективному исследованию

Лора Шмидт

Архивы существуют как для сохранения исторических материалов, так и для того, чтобы сделать их доступными для использования. Это руководство направлено на вторую цель, описывая функции и процедуры архивов, и предназначено как для начинающих пользователей архивов, так и для ученых, которые уже проводили исследования в архивах.Содержимое охватывает:

• Как работают архивы
• Как определить подходящие архивы для вашего исследования
• Как получить доступ к историческим материалам и исследованиям в архиве

Репозитории, их объемы и методы сбора данных могут отличаться, но принципы, изложенные в этом руководстве, должны помочь вам в достижении ваших исследовательских целей в любом архивном учреждении.

Содержание

Библиотеки в городах (публичные библиотеки) или университетах (академические библиотеки) обычно можно определить как «коллекции книг и / или других печатных или непечатных материалов, организованные и поддерживаемые для использования.• Посетители этих библиотек могут получить доступ к материалам в библиотеке, через Интернет или получить их для домашнего использования. Библиотеки существуют для того, чтобы сделать свои коллекции доступными для людей, которым они служат.

Архивы также существуют, чтобы сделать свои коллекции доступными для людей, но отличаются от библиотек как типами материалов, которые они хранят, так и способом доступа к материалам.

• Типы материалов: Архивы могут содержать как опубликованные, так и неопубликованные материалы, и эти материалы могут быть в любом формате.Некоторыми примерами являются рукописи, письма, фотографии, движущиеся изображения и звуковые материалы, произведения искусства, книги, дневники, артефакты и цифровые эквиваленты всех этих вещей. Материалы в архивах часто являются уникальными, специализированными или редкими объектами, что означает, что их очень мало или они единственные в своем роде.

  Примеры архивных материалов: письма, написанные Авраамом Линкольном (Президентская библиотека и музей Авраама Линкольна, Спрингфилд, Иллинойс), архитектурные чертежи Фрэнка Ллойда Райта (Библиотека архитектуры и изящных искусств Эйвери, Колумбийский университет, Нью-Йорк), фотографии, подтверждающие строительство Панамский канал (Коллекция истории транспорта, Особые коллекции Мичиганского университета) и видеоматериалы из телевизионных эпизодов I Love Lucy (Центр СМИ Палей, Нью-Йорк и Лос-Анджелес).

• Доступ к материалам: Поскольку материалы в архивных коллекциях уникальны, люди (архивисты), отвечающие за эти материалы, стремятся сохранить их для использования сегодня и для будущих поколений исследователей. В архивах есть конкретные инструкции о том, как люди могут использовать коллекции (которые будут обсуждаться позже в этом руководстве) для защиты материалов от физического повреждения и кражи, сохраняя их и их содержимое доступными для потомков.

  Пример: извлечение книги из библиотеки приводит к ее износу, и затем библиотека покупает новую копию той же книги.Проверка рукописного дневника исторической личности из архива вызовет такое же физическое ухудшение, но дневник незаменим.

Обратите внимание, что между архивами и библиотеками много общего. Архив может иметь библиотеки как часть своего имени, или архив может быть отделом в библиотеке.

Пример: читальный зал исполнительского искусства в Библиотеке Конгресса.

^{* Джоан М.Reitz, ODLIS — Online Dictionary for Library and Information Science (Libraries Unlimited, 2010), http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_l.aspx .}

Существует много разновидностей архивов, и типы материалов, которые они собирают, также различаются. Определение темы исследования и знание того, какие материалы вы ищете, помогут вам определить соответствующие учреждения, с которыми можно связаться. Вот краткий обзор типов репозиториев:

• Архивы колледжей и университетов — это архивы, в которых хранятся материалы, относящиеся к определенному учебному заведению.Такие архивы могут также содержать раздел «специальные коллекции» (см. Определение ниже). Архивы колледжей и университетов существуют сначала для обслуживания своих родительских учреждений и выпускников, а затем для обслуживания населения.

  Примеры: архивы Стэнфордского университета, архивы колледжа Маунт-Холиок.

• Корпоративные архивы — это архивные отделы компании или корпорации, которые управляют и хранят записи этого бизнеса. Эти репозитории существуют, чтобы обслуживать потребности сотрудников компании и продвигать бизнес-цели.Корпоративные архивы обеспечивают разную степень публичного доступа к своим материалам в зависимости от политики компании и наличия архивного персонала.

  Примеры: архивы Ford Motor Company, архивы Kraft Foods.

• Государственные архивы — это хранилища материалов, относящихся к местным, государственным или национальным правительственным организациям.

  Примеры: Национальное управление архивов и документации (NARA), Президентская библиотека и музей Франклина Д. Рузвельта, архив штата Нью-Йорк, архив города Бостона.

• Исторические общества — это организации, которые стремятся сохранить и продвинуть интерес к истории региона, историческому периоду, неправительственным организациям или предмету. Коллекции исторических обществ обычно сосредоточены на государстве или сообществе и могут также отвечать за ведение некоторых правительственных записей.

  Примеры: Историческое общество Висконсина, Национальное историческое общество железных дорог, Историческое общество долины Сан-Фернандо.

• Музеи и архивы разделяют цель сохранения предметов исторического значения, но музеи, как правило, уделяют больше внимания экспонированию этих предметов и поддержанию разнообразных коллекций артефактов или произведений искусства, а не книг и бумаг.Любой из типов репозиториев, упомянутых в этом списке, может включать в себя музей, или музеи могут быть автономными учреждениями. Точно так же автономные музеи могут содержать библиотеки и / или архивы.

  Примеры: Музей искусств Метрополитен, Смитсоновский национальный музей авиации и космонавтики.

• Религиозные архивы — это архивы, относящиеся к традициям или учреждениям основной веры, конфессиям внутри веры или отдельным местам отправления культа. Материалы, хранящиеся в этих репозиториях, могут быть общедоступными или могут существовать исключительно для обслуживания членов веры или учреждения, которым они были созданы.

  Примеры: Архивы Объединенной методистской церкви, Американские еврейские архивы.

• Специальные коллекции — это учреждения, содержащие материалы от отдельных лиц, семей и организаций, которые считаются имеющими значительную историческую ценность. Темы, собранные в специальных коллекциях, широко варьируются и включают медицину, право, литературу, изобразительное искусство и технологии. Часто специальное хранилище коллекций представляет собой отдел в библиотеке, в котором хранятся самые редкие или наиболее ценные оригинальные рукописи, книги и / или коллекции местной истории для соседних общин.

  Примеры: Центр исследования специальных коллекций Чикагского университета, Библиотека Американского философского общества.

Как вы находите архивы, в которых могут быть материалы, подходящие для вашего исследования? Помимо использования поисковых систем в Интернете, таких как Google, можно воспользоваться следующими ресурсами:

Обратитесь к библиографии и работам, процитированным разделам в книгах по вашей теме. Откуда взялась информация?

Связаться с другими экспертами в этой области.Какие репозитории они посетили для своих исследований?

Найдите веб-сайтов , посвященных вашей теме. Они перечисляют какие-нибудь архивы?

Поговорите со справочным библиотекарем в вашей местной библиотеке о доступе к базе данных WorldCat , которая включает списки архивных материалов, хранящихся в библиотеках по всему миру.

Проверьте Archive Finder на http://archives.chadwyck.com/home.do. Этот сайт содержит списки из тысяч американских и британских архивов (требуется покупка или подписка).

Проверьте ArchiveGrid на http://beta.worldcat.org/archivegrid/. Эта база данных содержит почти миллион описаний коллекций из тысяч библиотек, архивов и музеев.

Проверьте ARCHIVESCANADA.ca на http://www.archivescanada.ca/. Этот шлюз к архивным ресурсам из более чем восьмисот репозиториев по всей Канаде содержит связанные базы данных архивных репозиториев для каждой провинции.

Проверьте Archives Wiki по адресу http: // archiveswiki.historyians.org/index.php/Main_Page. Эта страница, спонсируемая Американской исторической ассоциацией, содержит ссылки на несколько архивов со всего мира и содержит комментарии об архивах с точки зрения исследователя.

Просмотрите веб-сайт Библиотеки Конгресса по адресу http://www.loc.gov/index.html. Библиотека Конгресса — это национальная библиотека Америки и крупнейшая в мире.

Посетите веб-сайт Национального управления архивов и документации (NARA) по адресу http: // www.archives.gov/. NARA наблюдает за сохранностью материалов федерального правительства США. Есть два дополнительных ресурса, к которым можно получить доступ через NARA:

AAD (доступ к архивным базам данных) на http://aad.archives.gov/aad/ — это поисковая машина для некоторых электронных записей NARA.

ARC (Каталог архивных исследований) на http://www.archives.gov/research/arc/ — это онлайн-каталог общенациональных фондов NARA в Вашингтоне, округ Колумбия, региональных архивов и президентских библиотек.

Выполните поиск в каталоге Национального союза коллекций рукописей (NUCMC) по адресу http://www.loc.gov/coll/nucmc/. NUCMC предоставляет описания рукописных и архивных коллекций из самых разных американских хранилищ. Информация, производимая NUCMC, передается в базу данных WorldCat (упомянутая выше).

Изучите архив Смитсоновского института по адресу http://siarchives.si.edu/. Архив Смитсоновского института ведет учетную запись Смитсоновского института, собирая, сохраняя и предоставляя доступ к официальным документам 19 музеев Смитсоновского института, девяти исследовательских центров и Национального зоопарка.

Следующим шагом является определение объема материалов, соответствующих вашим исследовательским потребностям, в отдельных архивах. Поскольку каждое хранилище отличается (по размеру, финансированию, технологическому прогрессу, часам работы, областям сбора, правилам и т. Д.), Даже опытные исследователи должны ознакомиться с тем, как данное хранилище описывает свои запасы. Использование перечисленных ниже инструментов поможет обеспечить тщательную оценку архивов:

Веб-сайты : проверьте веб-сайты архивов, которые вы оцениваете, на которых часто будут перечислены сильные стороны основных коллекций репозитория и темы, на которые обращаются материалы.Следите за обновлениями веб-сайтов, такими как описания новых коллекций и добавление цифровых ресурсов.

Каталоги и базы данных : Определите, есть ли у архивов, которые вы оцениваете, на своем веб-сайте ссылка на каталоги или базы данных (аналогичные тем, что есть в библиотеке), что позволяет вам искать фонды по теме, ключевому слову, названию, автору и т. Д. Многие каталоги а базы данных свяжут вас с вспомогательными средствами поиска (см. ниже), которые предоставят более подробную информацию о том, что содержит конкретная коллекция.Если поиск по каталогам — это новость для вас, обратитесь за помощью к библиотекарю-справочнику в местной библиотеке.

Вспомогательные средства поиска : Вспомогательные средства поиска (иногда называемые инвентарным списком, списком коллекций, регистром или календарем) — это текстовый документ, содержащий описание содержания коллекции, точно так же, как оглавление обрисовывает в общих чертах содержание книги. Используя вспомогательное средство поиска, исследователь получает представление о коллекции в целом, видит отношения между ее составными частями и находит части коллекции, имеющие отношение к исследованию.Вспомогательные средства поиска иногда предоставляют повествовательные части, описывающие предысторию коллекции (как и когда она была сформирована, как архивы ее приобрели и т. Д.), И как сотрудники архива расположили или упорядочили материалы в коллекции.

Если архивы, которые вы оцениваете, предоставляют прямой доступ к средствам поиска на своем веб-сайте, просмотрите или выполните поиск средств поиска содержания, относящегося к вашему исследованию. См. Приложение к этому руководству, чтобы найти образец средства поиска с аннотациями.

Примеры различных средств поиска можно просмотреть на следующих веб-сайтах консорциумов помощи при поиске:

Интернет-архивы Аризоны http: // azarchivesonline.org
Интернет-архив Калифорнии http://www.oac.cdlib.org/
Archives West http://archiveswest.orbiscascade.org
Интернет-архив Rocky Mountain http://rmoa.unm.edu
Архивные ресурсы Техаса в Интернете http://lib.utexas.edu/taro

Обратите внимание, что средства поиска бывают самых разных форматов. В некоторых архивах есть только бумажные копии для использования на сайте, в то время как в других есть текстовые документы, PDF или средства поиска HTML / XML, которые можно просматривать на их веб-сайтах. Параметры загрузки и печати зависят от репозитория.Некоторые архивы могут предоставлять цифровые копии справочных материалов по запросу.

Цифровые коллекции : Многие архивы оцифровывают материалы (фотографии, протоколы встреч, отчеты, письма, аудиовизуальные записи и т. Д.) Из своих коллекций и размещают их на своих веб-сайтах. Оцифровка позволяет исследователю просматривать материалы, не посещая архивы лично. Некоторый цифровой контент поддерживает полнотекстовый поиск, что позволяет вводить слова, имеющие отношение к вашему исследованию (например, имена или термины), в поле поиска, а затем выполнять поиск в документе, чтобы увидеть, появляются ли экземпляры этих слов.Изучите веб-сайт репозитория, каталоги, базы данных и средства поиска, чтобы узнать, существуют ли ссылки на цифровые коллекции. Тем не менее, имейте в виду, что цифровые коллекции часто отражают лишь небольшую часть общих фондов репозитория . В том же учреждении могут быть нецифрованные материалы, которые также имеют отношение к вашему исследованию. Тщательно ищите в списках холдингов и обращайтесь к сотрудникам архива за помощью в доступе к нецифрованному контенту.

Обратите внимание, что при поиске в цифровых коллекциях в Интернете иногда может быть неясно, представляют ли просматриваемые вами элементы полную коллекцию или являются частью более крупной коллекции.Постарайтесь определить наивысший уровень сбора для наиболее полного обзора связанных предметов.

Примеры оцифрованных коллекций можно увидеть на веб-сайте Миннесотской цифровой библиотеки http://www.mndigital.org/reflections/.

Сотрудники архива: Один из наиболее важных способов оценить фонды архива — обратиться к специалисту по архивам, который курирует коллекции. Сотрудники архива могут указать вам на ресурсы, которые вы, возможно, упустили. Должности для таких штатных должностей включают архивариуса, библиотекаря, архивиста-справочника, библиотекаря-справочника, хранителя и менеджера документации.После того, как вы изучите каталоги, средства поиска и веб-сайт архива, позвоните или отправьте электронное письмо в хранилище, чтобы подтвердить свои выводы и заключения. Если во время поиска вы обнаружите конкретные материалы, которые кажутся особенно важными, запишите названия, номера телефонов или другие уникальные методы идентификации из этих материалов и поделитесь ими с персоналом. Спросите, следует ли назначить время для посещения и просмотра материалов.

Пример: «Я выполняю исследовательский проект, включающий [опишите цель, предысторию и контекст вашего проекта].Я уже просматривал следующие [средства поиска, каталоги и т. Д.] На вашем веб-сайте и подумал, что эти конкретные ресурсы будут полезны для моего исследования: [Перечислите вспомогательные средства поиска или названия коллекций, названий книг и т. Д., Которые вы нашли. Будьте как можно более конкретными.] Есть ли у вас какие-либо рекомендации относительно других релевантных материалов в ваших коллекциях? Могу я посетить ваше хранилище в следующую среду днем, чтобы посмотреть эти предметы? »

В случае архива, который не перечисляет коллекции на своем веб-сайте (или не имеет веб-сайта), контакт с персоналом является единственным способом выяснить его фонды.Сообщите персоналу о своем исследовательском проекте и намерениях, попросите их пояснить, какие материалы хранятся в хранилище, и спросите, как исследователи получают доступ к материалам. Если вы не получаете необходимой помощи от одного сотрудника, попробуйте другого в том же учреждении.

После того, как вы определили материалы, которые помогут в вашем исследовании, возникает вопрос, как получить к ним доступ. Политики доступа к архивам различаются, но вот несколько вопросов, которые следует задать себе или сотрудникам архива, чтобы определить, можете ли вы получить доступ к материалам, не посещая архивы лично:

Доступны ли материалы, которые вы хотите видеть, через межбиблиотечный абонемент , что означает, что архивы отправят их в ближайшую к вам библиотеку, где вы сможете их просмотреть или взять на время? Некоторые архивы предоставляют взаймы избранные материалы (например, печатные материалы или микрофильмы), но редко предоставляют первичные или оригинальные документы.

Доступны ли материалы, которые вы хотите , в библиотеках , кроме репозитория, в котором вы их нашли? В частности, в случае опубликованных и печатных материалов, другие библиотеки могут владеть теми же материалами и разрешать их сдавать во временное пользование. База данных WorldCat (упомянутая в разделе «Поиск и оценка архивов» этого руководства) является отличным ресурсом при поиске альтернативных библиотек для аренды.

Будет ли в архиве сканов или фотокопий материалов, с которыми вы хотите ознакомиться? Какая плата за эти услуги? Есть ли ограничения на количество запрашиваемых материалов? Ознакомьтесь с правилами фотокопирования и цифрового воспроизведения на веб-сайте репозитория или свяжитесь с сотрудником и спросите.

Позволят ли архивы научному сотруднику получить доступ к материалам от вашего имени? В некоторых архивах могут быть рекомендованы помощники или исследовательские услуги, доступные для посетителей, не имеющих возможности посетить архивы лично. В противном случае лучшим вариантом для удаленного доступа может стать найм кого-нибудь для помощи в вашем исследовании. Подумайте о том, чтобы нанять местного аспиранта или спросить друга, живущего рядом с хранилищем.

Есть ли у вас простой вопрос , на который можно ответить, попросив сотрудников архива просматривать материалы от вашего имени? Архивисты обычно отвечают на справочные вопросы исследователей, поэтому, если нужная информация может быть получена за короткий промежуток времени, есть большая вероятность, что они смогут передать ее вам без вашего личного присутствия.

Если вы не можете просмотреть нужные вам материалы через веб-сайт репозитория или с помощью вышеупомянутых методов, вам необходимо посетить архивы лично. Если вы путешествуете на большое расстояние, чтобы посетить архивы, или посещаете местный архив, всегда полезно заранее спланировать свой визит. Вот некоторые меры, которые следует учитывать:

Сообщите сотрудникам архива дату (даты), которые вы собираетесь посетить, и материалы, которые вы хотели бы увидеть. Персонал может уведомить вас о любых особых обстоятельствах, когда объект или материалы недоступны.Многие архивы хранят материалы вне помещений, как правило, из-за нехватки места. Если запрашиваемые вами материалы хранятся вне офиса, их получение может занять несколько часов или дней. Уведомление персонала о вашем посещении и материалах, которые вы хотите увидеть, может позволить вам получить доступ к этим материалам по прибытии, вместо того, чтобы ждать их.

Подтвердить запланированное часов посещения хранилища . Есть ли какие-то особые закрытия в те даты, которые вы собираетесь посетить? Если часы слишком ограничены, чтобы соответствовать вашему графику, можно ли организовать какие-либо альтернативные мероприятия? Многим репозиториям не хватает персонала и финансирования, необходимых для работы в рабочее время, но некоторые могут предлагать варианты для удовлетворения потребностей исследователей.Если в хранилище есть выходные и вечерние часы, профессиональные сотрудники архивов могут не присутствовать в это время. Это может ограничить доступные услуги (например, ксерокопирование, поиск материалов и т. Д.), Поэтому спросите, не ограничиваются ли какие-либо услуги в эти часы. Кроме того, поинтересуйтесь, есть ли вступительных взносов для проведения там исследования.

Изучите доступные варианты жилья, питания и транспорта . В архивах могут быть специальные устройства, которыми могут пользоваться исследователи.Если вы везете с собой автомобиль, поинтересуйтесь про стоянку возле хранилища.

Проверьте, существуют ли какие-либо ограничения на количество материалов , которые вы можете запросить, или конкретные запросов раз . Некоторые архивы могут позволить вам иметь несколько коробок с материалами одновременно; другие — только по одной коробке, книге или папке за раз. Количество материалов, к которым вы можете получить доступ, может повлиять на ваш рабочий процесс и время, затрачиваемое на архивы, поэтому лучше заранее узнать об ограничениях на запросы материалов.Время, когда могут быть размещены запросы на материалы, также может варьироваться в зависимости от репозитория.

Ознакомьтесь с инструкциями по использованию материалов в архивах. Поищите, чтобы они были размещены на веб-сайте репозитория, или спросите сотрудника. Типичные рекомендации по репозиторию будут объяснены более подробно в следующем разделе, но рекомендации для разных архивов будут отличаться.

Изучите политики воспроизведения архивов. Правила и сборы за запрос ксерокопий, сканированных изображений, цифровой фотографии, микрофильмирования и воспроизведения фотографий и аудиовизуальных материалов различаются в зависимости от архива.

Проверить, предлагает ли архив доступ в Интернет, и вмещает ли персональные портативные компьютеры , и уточнить процедуры доступа в Интернет. Если доступ в Интернет недоступен, определите ближайшее место, где исследователи могут получить доступ к Интернету.

Спросите, распространяются ли какие-либо материалы из коллекции или предоставлены взаймы . Есть ли поблизости другие библиотеки, которые предлагают учетные записи гостевых библиотек? Иногда в местной библиотеке есть ресурсы для помощи в ваших исследованиях, которые можно взять напрокат или получить, когда архивы закрыты.

Поинтересуйтесь, есть ли в архивах какие-либо возможности для грантов на исследования или финансирования . Обширные исследовательские проекты могут потребовать много времени на работу с одним или несколькими архивами. Некоторые репозитории (или связанные с ними организации или академические учреждения) могут предлагать исследователям финансовую помощь.

Запланируйте дополнительное время для неожиданного . Открытия и новые вопросы, обнаруженные в ходе исследования, могут привести вас к другим путям, чем вы изначально ожидали.Некоторые задачи — например, расшифровка трудночитаемых рукописных документов или исследование первичных материалов — могут занять больше времени. Также рассмотрите вариант повторного посещения архивов, если вам нужно проверить информацию, проверить дополнительные материалы или заняться чем-то, о чем вы раньше не думали.

Первоначально исследователи могут быть удивлены тем, насколько отличается использование материалов в архивах от публичных или академических библиотек. У архивов есть инструкции по доступу, разработанные как для сохранения материалов, так и для защиты их от кражи, таким образом гарантируя, что они останутся доступными для будущих исследователей.В этом разделе будут перечислены некоторые типичные правила использования, найденные в архивах, и их причины. Рекомендации в разных репозиториях будут отличаться, поэтому всегда проверяйте, какие правила существуют в архивах.

Реестр и личная идентификация: Многие архивы просят исследователей заполнить заявку, регистрационную карточку, онлайн-форму или получить карточку исследователя, прежде чем они начнут использовать материалы. Формы обычно включают имя, адрес, институциональную принадлежность, материалы, которые будут использоваться, и описание исследовательского проекта.Также могут быть запрошены удостоверения личности с фотографией. Такая практика регистрации знакомит сотрудников архива с исследователями, чтобы лучше удовлетворять их исследовательские потребности и интересы, а также может использоваться для помощи в расследовании уголовных дел в случае обнаружения кражи. Некоторые архивы также требуют выдачи рекомендаций или специальных разрешений перед допуском исследователей.

Снятие куртки и сумок: Другой метод, используемый для предотвращения кражи, заключается в том, что исследователи должны снимать громоздкую верхнюю одежду и хранить кошельки, сумки, папки и чехлы для ноутбуков за пределами области исследования.Во многих архивах есть шкафчики или другие контролируемые зоны, которые исследователи могут использовать для хранения личных вещей. Если единственным вариантом хранения является небезопасная среда, например общественная вешалка для верхней одежды, не забудьте вынуть из сумок и карманов ценные предметы, такие как ключи и кошельки.

Запрещается есть, пить или жевательная резинка: Это руководство разработано, чтобы помочь сохранить коллекции. Разливы могут нанести непоправимый ущерб документам или потребовать дорогостоящего ремонта специалистом по консервации. Присутствие пищи также может привлекать насекомых или грызунов, заражающих архивные материалы.

Используйте только карандаш: Это практика сохранения на случай, если на архивных материалах будут сделаны случайные отметки; карандаш можно стирать, а следы пером — нет.

Формы запросов: Формы используются в самых разных ситуациях, от «бланков звонков», в которых указываются коробки или книги, которые исследователь хотел бы видеть, до форм, запрашивающих репродукции (например, фотокопии). Некоторые формы имеют очень практическое применение, например, для проверки правильности извлечения материалов, расчета сборов или отслеживания использования в статистических целях и в целях сохранения.Бланки с точным указанием того, какие материалы и кем использовались, также могут служить средством предотвращения кражи. Наконец, формы могут быть полезны для уведомления исследователя о любых юридических требованиях, которые необходимо учитывать при использовании материалов. Пример. Фотокопии неопубликованных материалов, предоставленные исследователю, могут потребовать дополнительных разрешений перед публикацией. Подпись исследователя на форме запроса указывает на то, что подписавшая сторона прочитала и поняла эти положения и что архивное хранилище выполнило свой долг, проинформировав исследователей о существовании этих условий.

Перчатки: В большинстве случаев для работы с материалами достаточно чистых рук, свободных от лосьонов или парфюмерии. Перчатки могут потребоваться для работы с объектами или фотографиями, чтобы защитить материалы от масел и других остатков, оставленных руками. В архивах должны быть перчатки, если они требуются.

Ноутбуки, сотовые телефоны, камеры, записывающие устройства и персональные сканеры: Многие архивы разрешают использование фотоаппаратов, портативных компьютеров и других персональных цифровых устройств, но могут существовать ограничения.Для воспроизведения материалов могут потребоваться разрешения, а освещение, используемое камерами и сканерами, может привести к выцветанию текста и изображений на документах, если они будут передержаны. Следовательно, рекомендации в этих областях предназначены для обеспечения безопасности и сохранности, а также для обеспечения того, чтобы все исследователи могли работать в относительно тихой обстановке, не отвлекая внимание. Сотрудники архива также могут попросить осмотреть любые устройства, которые исследователи приносят с собой, перед тем, как войти или покинуть зону исследования.

Бережное обращение и поддержание порядка: Чтобы обеспечить сохранность материалов для будущего использования, все архивы просят исследователей осторожно обращаться с материалами.В то время как старые материалы обычно считаются более хрупкими, даже с новыми материалами нужно обращаться осторожно, чтобы они оставались доступными для следующего поколения исследователей. В архивах могут быть специальные инструменты, например подушки для книг, которые помогут сохранить материалы во время использования.

Также важно, чтобы материалы оставались в том порядке, в котором их получил исследователь, чтобы их можно было найти позже и рассмотреть в надлежащем контексте. Неправильное заполнение или изменение порядка может привести к тому, что сотрудники архива могут предположить, что элементы отсутствуют, и доставят неудобства будущим исследователям.В хранилищах обычно есть маркеры мест, чтобы помочь исследователю хранить материалы в порядке и отмечать предметы, запрашиваемые для фотокопирования. Для архивов могут быть предусмотрены дополнительные инструкции, такие как удаление одной папки из ящика за раз, передача их на хранение сотрудникам архива и т. Д.

В некоторых случаях доступ к материалам может быть закрыт или могут быть оговорены условия использования и доступа. Причины ограниченного доступа к материалам обычно делятся на три категории:

Авторские права: Законодательство об авторском праве в США защищает авторов оригинальных произведений в любой форме, включая литературные, драматические, живописные, музыкальные и т. Д.Владелец авторских прав имеет право контролировать использование, воспроизведение и распространение этих произведений, а также возможность получать от них денежные или иные выгоды. Архивы должны соблюдать эти законы, которые могут быть сложными. Другими словами, даже если архивы физически владеют определенным документом, авторские права на документ и положения о том, как его можно использовать, могут управляться другим лицом или учреждением. Несмотря на то, что в закон об авторском праве были внесены поправки, чтобы помочь архивам и библиотекам лучше обслуживать исследователей, все еще существуют ограничения на то, какие хранилища материалов могут предоставлять.

Архивы могут потребовать от жертвователей передать как собственность, так и авторские права на архивы при пожертвовании. Однако доноры могут передавать в архивы авторские права только на созданные ими материалы, поэтому многие документы в коллекциях остаются под авторским правом. Исследователи обязаны найти правообладателя для публикации или цитирования материалов.

Примеры: Фотокопирование всей защищенной авторским правом книги, которую исследователь может купить или получить другими способами, было бы нарушением закона об авторском праве.Публикация неопубликованного стихотворения без согласия автора стихотворения или имущества этого автора также является нарушением закона об авторском праве. Еще одним примером нарушения может быть размещение фотографии, защищенной авторским правом, на веб-сайте без согласия правообладателя.

Ограничения: Ограничения бывают разных видов, но обычно они существуют, потому что архивы должны служить интересам какой-либо другой группы или организации и, следовательно, не могут позволить исследователям получить доступ к определенным материалам.Причины ограничений включают:

Донор , который первоначально передал материалы в архивы, установил временные рамки или определенные условия относительно того, как эти материалы могут быть использованы, как правило, из соображений конфиденциальности или конфиденциальных материалов.

Существуют законы или другие законодательные акты , которые определяют, как можно использовать определенные материалы.
Примеры: Закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) защищает медицинские записи людей. НАС.Записи переписи ограничиваются семидесяти двумя годами, прежде чем они станут доступны исследователям для защиты личной информации. Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) защищает конфиденциальность данных об образовании учащихся.

Материалы могут считаться классифицированными как , если они угрожают безопасности государственного органа (например, федерального правительства или правительства штата), или если они ставят под угрозу здоровье коммерческой компании (например, планы проектирования автомобиля или рецепт товарного пищевого продукта).Большинство материалов с ограниченным доступом будут доступны исследователям для просмотра после того, как условия ограничения больше не будут сочтены необходимыми или истекут по прошествии определенного времени. В некоторых случаях исследователи могут получить доступ к материалам с ограниченным доступом, если они подадут петицию или запросят разрешение у соответствующей организации.

Необработанные коллекции: Эти коллекции содержат материалы, полученные сотрудниками архива, но еще не изученные, идентифицированные и организованные для использования исследователями.Работа, которую делают архивисты по подготовке материалов для использования в исследованиях, называется «обработкой». Вот несколько причин, по которым материалы требуют обработки перед использованием:

Архивистам необходимо идентифицировать и описать материалов, чтобы они могли создавать вспомогательные средства поиска, записи в базе данных и другие инструменты, которые помогут исследователям находить материалы для помощи в своих исследованиях.

Некачественные методы хранения могут способствовать быстрому ухудшению качества материалов, поэтому архивисты часто удаляют резиновые ленты, металлы, пластмассы, коробки, папки и другие предметы, которые наносят вред материалам, заменяя их стандартными для архивов вложениями (например, кислотными). бесплатные папки), которые будут поддерживать потребности в сохранении.

Загрязняющие вещества, которые представляют определенный риск для здоровья человека, такие как плесень или химические вещества, могут присутствовать в материалах, поступающих в архивы. Архивисты обучены выявлять эти проблемы и обращаться с материалами так, чтобы их можно было безопасно использовать.

В целом, обработка делает материалы безопасными для использования исследователями, а также помогает защитить и сохранить эти материалы для долгосрочного использования в архивах. Существуют репозитории, которые могут позволить исследователям использовать необработанные материалы, в зависимости от индивидуальной коллекции и политики учреждения.Если вам известно о необработанной коллекции, которую вы хотите использовать, поговорите с сотрудниками архива как можно раньше до вашего визита и узнайте о правилах использования.

После того, как вы перешли в архив, вот несколько вещей, которые следует учесть, чтобы максимально сэкономить ваше время и эффективность, а также помочь процессу исследования пройти гладко:

Расставьте приоритеты для ваших запросов: Какие материалы вам было бы наиболее полезно просмотреть? Планируйте увидеть их первыми и как можно скорее попросите их предоставить архивный персонал, чтобы убедиться, что у вас есть время, чтобы увидеть их.Это особенно важно для материалов, которые больше нигде не достать. Есть ли у вас какие-либо вопросы, которые необходимо решить, прежде чем можно будет выполнить другую работу? Разберитесь с ними в первую очередь.

Согласуйте свой рабочий процесс с политиками архивов: Ознакомившись с политиками архивов, вы сможете лучше адаптировать свой рабочий процесс к этим критериям при проведении исследования.
Примеры. Потребуется ли время для извлечения определенных материалов? Нужно ли подавать запросы на фотокопии за двадцать четыре часа до их начала? Планирование просмотра некоторых материалов в ожидании прибытия других и отправка запроса на фотокопию за день до отъезда помогает вам достичь целей исследования и соблюдать политику, изложенную в архивах.

Обратитесь за помощью: Сотрудники архива готовы помочь вам. Если есть вопросы, задавайте их. Вы ваш первый и лучший сторонник достижения своих целей.

Принесите подходящие принадлежности: Имейте под рукой карандашей , бумаги для записей и точилку для карандашей . Некоторые архивы могут предоставить вам эти вещи, но не предполагайте, что они будут предоставлены. Носите с собой увеличительное стекло на тот случай, если вы столкнетесь с трудным почерком или вам нужно изучить какие-то мелкие детали.А поскольку книги и бумаги лучше сохраняются при более низких температурах, в архивах иногда бывает прохладно. Имейте под рукой легкий свитер на случай, если вам станет холодно.

Тщательно цитируйте: Во время работы убедитесь, что вы цитируете полностью материалы, которые вы просматриваете, включая любую уникальную идентификацию, присвоенную материалам в архивах, такую ​​как номер телефона, название коллекции и т. Д. Если вам нужно вернуться и снова сослаться на что-то в этих материалах, или если другой исследователь позже попытается отследить ваши источники из опубликованной работы, это поможет сотрудникам архива найти материалы.

Укажите исправления: Иногда возникают ошибки или упущения при поиске вспомогательных средств, веб-сайтов и описаний материалов. Если вы, исследователь, заметили некоторые из этих ошибок или являетесь экспертом в определенной области и можете заполнить некоторые информационные пробелы, укажите их сотрудникам архива. Если возможно, процитируйте другой авторитетный источник в поддержку своих исправлений.

Свяжитесь с другими исследователями: Архивы — это уникальные места, где собираются специалисты со всего мира.Представьтесь другим исследователям и посмотрите, разделяет ли кто-нибудь вашу интересующую вас тему. Никогда не знаешь, какие будущие выгоды могут принести улыбка и приветствие. Также сообщите сотрудникам архива, если вы хотите найти других исследователей, работающих над вашей темой исследования. Они могут связать вас с людьми, которые разделяют ваши интересы. Однако учтите, что архивисты хранят в тайне имена исследователей, проекты и записи запросов на материалы и не разглашают такую ​​информацию без согласия.

При хорошей подготовке и понимании того, как работают архивы, архивные исследования могут быть очень полезными. В архивах есть невероятные материалы, которые ждут вас для изучения, и архивисты готовы помочь. Удачи вам в исследованиях, куда бы вы ни отправились.

Дополнительные ресурсы

Вот несколько дополнительных материалов, сгруппированных по темам, которые могут быть интересны:

АРХИВНАЯ ПРОФЕССИЯ

Глоссарий терминологии архивов и документации Общества американских архивистов, http: // www2.archivists.org/glossary. Очень подробный ресурс, в котором излагаются термины и определения, используемые в профессии архивариуса.

«Итак, вы хотите быть архивариусом: обзор архивной профессии», http://www2.archivists.org/careers/beanarchivist. Информация о том, чем занимаются архивисты, и небольшой видеоролик «Один день из жизни архивиста».

ДОСТУП

Чут, Тамар Г. и Эллен Д. Суэйн. «Навигация в неоднозначных водах: обеспечение доступа к студенческим записям в университетских архивах.” Американский архивист 67, no. 2 (осень – зима 2004 г.): 212–33.

Кокс, Дуэйн. «Повышение конфиденциальности: государственные суды по вопросам доступа к публичным архивам в середине двадцатого века». Американский архивист 68, вып. 2 (осень – зима 2005 г.): 312–22.

Джонсон, Кэтрин А. и Венди М. Дафф. «Беседа с архивариусом: социальный капитал и исследователь». Американский архивист 68, вып. 1 (Весна – Лето 2005 г.): 113–29.

Пью, Мэри Джо. Предоставление справочных услуг для архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов, 2005.

Рэмси, Алексис Э., Венди Б. Шарир, Барбара Л’Эплаттенье и Лиза С. Мастранджело, ред. Работа в архивах: методы, источники, истории . Карбондейл, Иллинойс: Издательство Южного Иллинойского университета, 2010.

Из конференции «Доступ к архивам: практика Японии и Америки», состоявшейся в Токио, Япония, 9–11 мая 2007 г .:

Дэвид Дж.Менгель, «Доступ к правительственным архивам США в Национальном управлении архивов и документации США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/07_David_MENGEL.pdf

Марк Грин, «Доступ к институциональным архивам и коллекциям рукописей в колледжах и университетах США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/08_Mark_GREENE.pdf

Ричард Пирс-Мозес, «Пойманный посередине: доступ к документам правительства штата в США», http: // www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/09_Richard_Pearce-MOSES.pdf

Бекки Хаглунд Туси и Элизабет У. Адкинс, «Доступ к бизнес-архивам: философия доступа США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/10_B-TOUSEY_E-ADKINS.pdf

Труди Хаскэмп Петерсон, «Отношение и доступ в Соединенных Штатах Америки», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/11_Trudy_PETERSON.pdf

РЕСУРСЫ СЕМЕЙНОЙ ИСТОРИИ

Мерриман, Бренда Дугалл. Генеалогические стандарты доказательств: Руководство для семейных историков (Справочная полка специалиста по генеалогии). Торонто: Дандурн, 2010. Методическое руководство по генеалогии.

Кристиан, Питер. Интернет-генеалог . Четвертое издание. Суррей, Англия: Национальный архив Англии, 2009. Книга о том, как использовать онлайн-ресурсы по генеалогии.

Ancestry.com , www.ancestry.com. Один из крупнейших в мире онлайн-ресурсов по семейной истории, содержащий исторические записи, фотографии, рассказы, семейные деревья и информацию о сообществе, состоящем из миллионов людей (требуется покупка или подписка).

Ellis Island Records , http://www.ellisisland.org/. Онлайн-доступ к различным иммиграционным документам.

FamilySearch , https://www.familysearch.org/. Крупнейшая генеалогическая организация в мире, представленная Церковью Иисуса Христа Святых последних дней.

US Census Records , http://www.archives.gov/research/census/. Найдите имена, возраст, происхождение, занятия, семейное положение и многое другое.

USGenWeb Project , http: // www.usgenweb.org/. Группа добровольцев, работающих вместе, чтобы предоставить бесплатные генеалогические веб-сайты для генеалогических исследований в каждом округе и каждом штате США.

КОНСЕРВАЦИЯ

Ритценталер, Мэри Линн и Дайан Л. Фогт-О’Коннор. Фотографии: Архивная забота и управление. Чикаго: Общество американских архивистов, 2006.

Ритценталер, Мэри Линн, Сохранение архивов и рукописей . 2-е изд. Чикаго: Общество американских архивистов, 2010.

Уильямс, Дон и Луиза Джаггер. Спасение вещей: как ухаживать и сохранять свои предметы коллекционирования, реликвии и другие ценные вещи . Нью-Йорк: Fireside, 2005. Справочник по сохранению материалов в домашних условиях, написанный старшим консерватором Смитсоновского института.

Conserve-O-Grams , http://www.nps.gov/museum/publications/conserveogram/cons_toc.html. Краткие онлайн-руководства, распространяемые Службой национальных парков, в которых обсуждаются методы ухода за всеми видами материалов.См. Раздел Conserve-O-Gram 19/3 «Использование редких книг и обращение с ними».

CoOL (Conservation OnLine) , http://cool.conservation-us.org/. Сайт спонсируется Фондом Американского института сохранения исторических и художественных произведений (FAIC), охватывающий широкий спектр тем по сохранению.

Северо-восточный центр сохранения документов , http://www.nedcc.org/home.php. Веб-сайт с информацией и ресурсами по сохранению бумажных материалов.

Сохранение 101 , https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-101. Онлайн-руководство по сохранению бумажных и медиа-коллекций.

Stored Alive , http://www.imagepermanenceinstitute.org/resources/stored-alive. Интерактивный веб-сайт, показывающий, как время и среда хранения влияют на разные объекты.

Образец вспомогательного средства поиска с аннотациями

Ниже приведен пример справочного пособия с описанием архивной коллекции.Эта аннотированная модель предназначена для помощи в определении отдельных частей вспомогательного средства поиска и стандартного форматирования средств поиска в архивах. Не все средства поиска будут включать эти элементы, но эта выборка должна отражать ряд вариантов, с которыми могут столкнуться исследователи при поиске форматов помощи.

[ Титульная страница : Начало средства поиска включает название архивного хранилища, название архивной коллекции, информацию о создании средства поиска и диапазон дат для материалов в архиве.«Групповые даты» относятся к диапазону дат, откуда происходит большая часть материалов коллекции.]

Помощь в поиске
Отчетов Торговой палаты Коринфа
Диапазон дат: 1921-2005 гг.
Массовые даты: 1975-1997 гг.

Finding Aid, созданная Лаурой Шмидт, 2010 г.
Copyright Corinth Historical Society

[ Сводная информация : В этом разделе перечислены создатель материалов в архиве, размер и объем коллекции (в прямоугольниках и линейных футах), номера телефонов и места хранения, язык (языки), представленные в коллекции, и краткое описание (аннотация) содержания коллекции.]

Создатель: Коринфская торговая палата

Объем: 2,5 погонных фута (2 коробки и 1 большой альбом для вырезок)

Резюме: Записи Коринфской торговой палаты включают переписку, файлы событий, протоколы собраний, вырезки из газет, касающихся общественных проектов, и альбом фотографий.

Телефонный номер: 85741 PUm — 2-й этаж и негабаритный участок

Язык: Материал на английском языке

[ Доступ и использование : Если существуют какие-либо ограничения, наложенные на архивную коллекцию, их следует указать здесь.Другая информация в этом разделе включает в себя, как архивы получили коллекцию, а также примечания об авторских правах и цитировании.]

Информация о приобретении: Эти записи поступили в историческое общество в 2008 году и депонированы Коринфской торговой палатой (донор № 1297). Ожидается, что записи будут пополнены в будущем.

Ограничения доступа: Группа записей открыта для исследования.

Авторское право: Авторское право принадлежит Коринфской торговой палате.

Укажите как : [предмет], папка, ящик, записи Коринфской торговой палаты, Коринфское историческое общество.

[ Общая информация : В этом разделе подробно рассказывается об истории или биографической информации, относящейся к коллекции и о том, как она была создана.]

История : Коринфская торговая палата была основана в 1922 году и призвана помогать бизнесу Коринфа расти и способствовать экономическому развитию региона.Палатой управляет сочетание волонтеров и профессиональных сотрудников. Палата также спонсирует местные мероприятия и мероприятия. Эти записи были созданы и депонированы Коринфской торговой палатой.

[ Объем, содержание и расположение : В этом разделе представлен обзор типов материалов в коллекции и их расположения. Различные разделы коллекции (серии и подсерии) упорядочивают содержимое коллекции по типу материала, формату, теме или какой-либо другой файловой системе, определяемой сотрудниками архива и / или первоначальным создателем коллекции.]

Объем и содержание : Записи Коринфской торговой палаты включают корреспонденцию, файлы событий, протоколы собраний, вырезки из газет, касающихся общественных проектов, и один альбом для вырезок. Сила коллекции — это переписка, протоколы встреч и серии газетных вырезок. Эти серии дают исторический обзор участия и влияния палаты в городе Коринф.

Переписка Серия охватывает период с 1921 по 1996 год и включает корреспонденцию от сотрудников, местных владельцев бизнеса и других общественных деятелей, упорядоченную по датам.Особого внимания заслуживает переписка с мэром Таддеусом Гладстоном (1945–1959 гг.), Который во время своего пребывания в должности очень тесно сотрудничал с Палатой по благоустройству города.

Файлы событий содержат материалы, относящиеся к различным мероприятиям, спонсируемым палатой с 1965 по 2005 год, включая ежегодный городской рождественский спектакль. Размещение сначала по дате, а затем по названию мероприятия.

Протокол заседаний — это ежеквартальные заседания Совета директоров, поданные по дате.

Газетные вырезки серии содержат широкий спектр статей по общественным проектам, спонсируемым палатой и ее деятельностью, с разбивкой по датам.

Альбом для вырезок был создан персоналом палаты и хранится отдельно от остальной коллекции. Он содержит фотографии витрин и событий города с 1926 по 1965 год.

[ Тематические термины : Этот раздел включает список терминов, тем и т. Д., Охватываемых коллекцией и обычно связанных с каталогом библиотеки, чтобы предоставить исследователю материалы в аналогичных категориях.]

Темы:

• Торговые палаты — Коринф
• Коринф — История
• Муниципальное управление — Коринф
• Коринф — Общественная жизнь и обычаи — 20 век

[ Сопутствующие материалы : Этот раздел справочника указывает исследователю на другие предметы в архивах (или где-либо еще), которые тесно связаны с коллекцией, описанной в справочнике. Предметы могут быть связаны по происхождению, тематике и т. Д.]

Связанные материалы:

Исследователи, интересующиеся этим архивом, могут также пожелать ознакомиться со следующими ресурсами в фондах Коринфского исторического общества:

Corinth Community Park Project Records — коллекция, документирующая проект ландшафтного дизайна, частично спонсируемый Коринфской торговой палатой

Коллекция фотографий Коринфа — содержит фотографии местных домов и предприятий

К темам этого архива могут относиться и другие материалы в фондах исторического общества.Обратитесь к архивисту за помощью в дальнейших исследованиях.

[ Список содержимого : Иногда также называется «содержимое контейнера». Это поэтапный список материалов, хранящихся в коллекции. Уровень детализации в этом разделе может варьироваться в зависимости от объема сбора и практики отдельных репозиториев.]

Папка № Описание

1 Переписка, 1921–1931

2 Переписка, 1932–1940

3 Переписка, 1941–1955

4 Переписка, 1956–1967

5 Переписка, 1968–1975

6 Переписка, 1976–1985

7 Переписка, 1985–1996

Файлы событий (1965–2005)

8 Рекламные ролики, программы и корешки рождественских спектаклей, 1965–1975

9 Рождественские игровые материалы, продолжение, 1978–1993

10 «Вечеринка в парке» Посвящение общественному парку Коринфа, 1994.Включает рекламу, стенограмма

выступления городского головы и 6 фотографий.

Проект благоустройства Мэйн-стрит, 11, 1994–1996 гг. Включает плановые документы, предметы из гранда

церемонии открытия, и кусок ткани от церемонии разрезания ленточки.

12 Рождественских игровых материалов, продолжение, 1995–2005

Протокол заседания (1935–2005)

13 Протокол заседания Совета директоров, 1935–1952 гг.

14 Продолжение протокола заседаний, 1956–1963

15 Продолжение протокола заседаний, 1964–1975

16 Продолжение протокола заседаний, 1976–1984 гг.

17 Продолжение протокола заседаний, 1985–1996 гг.

КОРОБКА 2

18 Продолжение протокола заседаний, 1997–2000 гг.

19 Продолжение протокола заседаний, 2001–2003 гг.

20 Продолжение протокола заседаний, 2004–2005 гг.

Газетные вырезки (1945–2003)

21 Статьи, касающиеся событий и деятельности Торговой палаты, 1945–1963 гг.

22 Продолжение статей, 1969–1975

23 Продолжение статей, 1976–1977 гг.

24 Продолжение статей, 1979–1985 гг.

Продолжение 25 статей, 1987–1995 гг.

26 Продолжение статей, 1996–2000

27 Продолжение статей, 2001–2003 гг.

Альбом для вырезок (1926–1965)

Содержит фотографии витрин и событий города с 1926 по 1965 год.Хранится отдельно от коллекции в негабаритном разделе. Обратитесь за помощью к сотрудникам архива.

Оцифровка документов — HURIDOCS

Легко отказаться от приоритета работы с бумажной коллекцией отчетов, писем, книг, вырезок из прессы, изображений и многого другого, накопленной за долгие годы. Но от улучшения доступности до повышения безопасности есть несколько веских причин, по которым стоит приложить усилия для оцифровки бумажных архивов.

Оцифровка по сути означает сканирование физического документа для создания цифровой копии, которая может храниться в цифровом виде.Типичный процесс оцифровки, скорее всего, будет включать следующие шаги:

1. Определите цель и объем
2. Оцените, что находится в вашем архиве
3. Определите, как будут доступны документы
4. Определите и найдите человеческие ресурсы и оборудование
5. Протестируйте образец ваших документов
6. Сканируйте, сохраните и индексируйте документы

Есть четыре основные причины для оцифровки: улучшить доступность, повысить безопасность, сэкономить место и разрешить совместное использование.

1. Повышение доступности : Найти нужный документ в комнате, заполненной бумагами, непросто. Оцифровка может помочь, потому что вы можете разместить свою документацию на онлайн- или автономном сервере, а также в частной или публичной цифровой библиотеке, что сделает ее легко доступной для персонала или общественности. Оцифровка неизбежно потребует от вас лучшей реорганизации документов, использования соглашения об именах файлов для переименования документов, проведения инвентаризации, группировки их в коллекции и выбора метаданных, таких как категории или теги.
2. Повышение безопасности : Есть ли у вас риск того, что злоумышленники могут попытаться уничтожить или конфисковать ваши документы? Содержат ли ваши документы конфиденциальную информацию об источниках или свидетелях, нуждающихся в защите? Или ваши документы зависят от условий хранения (влажность, насекомые, грызуны), что делает цифровое сохранение необходимым? Если на любой из этих вопросов вы ответили утвердительно, то стоит потратить время на оцифровку ваших документов или, по крайней мере, их части.
3. Экономия места : Если ваш офис переполнен коробками и папками, оцифровка может быть способом сэкономить офисное пространство.(Примечание: это не обязательно может быть более экономичным решением по сравнению с физическим хранением бумажных документов, и во многих случаях простое удаление ненужных документов также сэкономит много места.)
4. Разрешить совместное использование : Ваш работа может выиграть от возможности легко обмениваться документами с коллегами в вашей организации, с другими организациями или с более широкой аудиторией.

Цель — это краткое определение цели проекта.Это для защиты конфиденциальной информации? Поделиться судебной перепиской? Чтобы сохранить ценную информацию о нарушениях, собранную десятилетия назад, для будущей комиссии по установлению истины? Сделать ключевые документы общедоступными в электронной библиотеке? Это заявление о цели должно быть согласовано и поддержано ключевыми заинтересованными сторонами в самом начале проекта.

Вам не обязательно оцифровать всех ваших документов. Чтобы определить объем этого проекта, важно определить , какие вам нужно оцифровать, а почему, , исходя из целей, перечисленных выше.Например, вы можете оцифровать:

• Только документы, содержащие конфиденциальную информацию.
• Подборка документов, которые необходимо опубликовать на своем веб-сайте или в электронной библиотеке.
• Коллекция документов, имеющих историческую ценность, которые необходимо сохранить.
• Все свидетельства и интервью, чтобы их можно было сохранить в цифровом хранилище, а оригиналы уничтожить.
• Судебные решения по вашим старым судебным делам, чтобы можно было опубликовать полную коллекцию в Интернете.

Начните с практического понимания того, какие документы у вас есть. Это та информация о вашем архиве, которую вы захотите изучить:

• Количество : Если у вас есть стопки бумаг, один из способов определить, сколько у вас документов, — это подсчитать, сколько метров документов у вас есть, а затем выбрать несколько полок или коробок, чтобы подсчитать среднее количество страниц на метр или коробка. Например, : ваши документы хранятся в 50 ящиках для архивирования, в среднем по 2000 двусторонних страниц в ящике. Следовательно, у вас есть 50 x 2 000 = 100 000 страниц. Например, : ваши документы хранятся вертикально на стеллажах длиной 10 метров, примерно 100 односторонних страниц на сантиметр, тогда у вас 10 x 100 x 100 = 100 000 страниц.

• Система классификации : полезно понимать существующую систему классификации бумажных документов.Например, документы могут быть упорядочены по годам, затем по регионам, а затем по событиям. То по теме, то по году, то по расследованию. Или по годам, потом по делу.
• Физическое качество : Изучите образец документации или не менее 10%, чтобы определить физическое состояние документации. Например, какая часть была повреждена влажностью или грызунами?
• Типы документов : Это письма с документами, тематические отчеты, годовые отчеты, интервью, свидетельские показания, книги, файлы расследований, файлы судебных дел, периодические издания, серая литература, вырезки из прессы…?
• Право собственности : Документы созданы и являются собственностью организации, которая их держит, или были частью коллекции, полученной от других организаций? В последнем случае вам нужно будет выяснить, были ли добавлены условия в отношении публикации и конфиденциальности материала.
• Требования к хранению документов : Существуют ли документы, которые следует хранить по юридическим причинам? Например, национальное законодательство может требовать от вас хранения оригиналов (бумажных) подписанных документов из ваших судебных дел или финансовых отчетов в течение 10 лет.

Для проведения этой оценки важно физически поработать с документацией. Вы можете быть удивлены тем, что накопилось за эти годы или чего не хватает и что необходимо найти.Эти выводы должны быть описаны в кратком, но очень точном документе, который будет полезной основой для дальнейших решений. Мы делимся несколькими примерами наших собственных документов по оценке архивов, чтобы вы могли увидеть, какие подробности будут полезны:

1. Это документ, который мы подготовили для Международной комиссии юристов для их проекта оцифровки (2012 г.). HURIDOCS оказал содействие Международному суду правосудия, отсканировав и оцифровав более 800 публикаций за период с 1952 по 2007 год.
2. Это краткая оценка, которую мы подготовили для архива документов по правам человека KontraS (Комиссия по пропавшим без вести и жертвам насилия) (2012).Архив KontraS стал доступен в Интернете в марте 2016 года.

После того, как все документы будут отсканированы, вам понадобится способ для людей получить к ним доступ, будь то только для вашей команды или для общественности. Это может означать создание простой общей папки на определенном сервере, реализацию программного обеспечения, которое позволяет вам создавать и совместно использовать коллекцию документов (например, инструмент Uwazi, разработанный HURIDOCS), или партнерство с учреждением, которое курирует архивы прав человека, например Архив открытого общества или Архив прав человека Университета Дьюка.

Независимо от того, будет ли доступ к вашим документам открыт для всех или только для вашей группы, вам нужно будет разработать соглашение об именах , которое может быть реализовано по мере их сканирования.

Теперь, когда вы лучше понимаете файлы в вашем физическом архиве и знаете цель и объем этого проекта, вы можете начать определять, какие ресурсы потребуются для выполнения ваших усилий по оцифровке.

Прежде всего, вам необходимо выбрать и приобрести подходящий сканер для вашего проекта. Что искать в сканере:

• Он должен иметь высокий рабочий цикл , что означает, что вы должны иметь возможность сканировать весь день, пять дней в неделю, без перегрева сканера.
• Он должен иметь лоток подачи , позволяющий сканировать 50- или 100-страничные документы за один раз.
• Это должно быть дуплекс , что означает, что он может сканировать двусторонние документы.
• Это должно быть быстро — то есть не менее 30 страниц в минуту.

Потребуется ли для вашего проекта программное обеспечение для оптического распознавания символов (OCR) ? Программное обеспечение OCR поможет вашему компьютеру анализировать печатный текст и переводить его во что-то, что он может обработать. Это особенно полезно для цифровых архивов документов, поскольку позволяет искать текст в отсканированных документах. Некоторые сканеры поставляются с версией этого программного обеспечения, но для вашего проекта может потребоваться что-то более надежное.

Сколько человек будут работать над проектом? Оцифровка — трудоемкая задача. Возможно, вам понадобится два человека на каждый сканер (один для подачи документов, а другой для присвоения имен цифровым файлам). В зависимости от ваших временных рамок вам может потребоваться выделить больше человеческих ресурсов для выполнения этой задачи.

Как и любой другой вид деятельности организации, проект оцифровки необходимо планировать, управлять и составлять бюджет, и для его успеха необходимо соответствующее вложение времени и / или ресурсов.

Учитывая всю собранную вами информацию, вы можете предсказать, что если, например, у вас есть 200 000 страниц для сканирования и ваш сканер может реально сканировать около 2 000 страниц в день, то это займет 100 дней с одним человеком. а также сканер и компьютер. Или, если вы работаете с двумя командами, каждая со сканером и компьютером, это займет 50 дней.

Но этот пример является лишь предположением и предполагает оптимальные условия.Реальное количество времени может быть намного больше. Это будет зависеть от качества бумаги, качества печати, скорости сканера и компьютера, а также скорости и точности ваших сотрудников. Например, нестандартные документы могут потребоваться постраничное сканирование вручную, в то время как обычную бумагу формата A4 легче обрабатывать через лоток подачи.

В конце концов, только пилотный тест с образцом ваших документов покажет вам, сколько времени потребуется на сканирование и присвоение имени.

Теперь вы готовы приступить к работе! Начиная этап сканирования, помните о нескольких вещах:

Именование документов: Помните, что каждому документу должно быть присвоено систематическое имя в соответствии с разработанным вами соглашением об именовании файлов. Имена должны быть присвоены во время сканирования документа.

Добавление метаданных : Метаданные — это описательная информация, хранящаяся в ваших оцифрованных документах, например автор, дата создания или тематические категории.Не пропускайте этот шаг: наличие хороших метаданных поможет вам и другим пользователям находить ваши документы в будущем.

Перед сканированием:

• Проверить, есть ли страницы с текстом на лицевой и оборотной сторонах (страницы с текстом на лицевой и оборотной страницах)
• Проверить, есть ли страницы на особенно тонкой бумаге — их следует сканировать одну за другой
• Проверить, есть ли страницы в формате больше, чем A4 — если да, уменьшите формат (либо у сканера есть эта опция, либо в противном случае используйте копировальный аппарат)
• При сканировании книг проверьте, есть ли еще несколько копий.В этом случае вы можете удалить переплет и сканировать с помощью лотка подачи, что намного быстрее, чем сканирование страницы за страницей.

После сканирования:

• Убедитесь, что документы правильно сшиты сразу после сканирования
• Убедитесь, что физические документы возвращены вскоре после сканирования в соответствующую папку
• Убедитесь, что папки возвращены вскоре после сканирования на нужную полку

5 шагов к разработке стратегии архивирования данных

Сегодня редко упоминается архивирование данных, только резервные копии данных.Эти службы могут звучать как одно и то же, но это не так. Каждая служба отличается, но они работают в тандеме. Вместе архивирование данных и резервное копирование данных обеспечивают полное и безопасное решение для хранения конфиденциальной информации вашей компании.

В чем разница между резервным копированием и архивированием данных?

• Резервное копирование данных используется для сохранения и хранения изменяющихся данных, а также восстановления и восстановления потерянных файлов. Когда данные изменяются и должны постоянно обновляться, это называется динамическими данными.
• Архивирование данных используется для хранения статических данных для будущего обнаружения. Статические данные — это данные, которые не изменятся после записи. Думайте об этом как об официальных документах, которые у вас есть дома, свидетельстве о рождении, свидетельстве о браке, карточке социального страхования или водительских правах. Как только любой из этих документов был записан, он стал статичным.

5 шагов стратегии архивирования данных

1. Инвентаризация и определение данных, которые необходимо архивировать

При инвентаризации и принятии решения о том, какие данные следует архивировать, подумайте, какой тип данных вы хотите сохранить в базе данных архива с возможностью поиска.Например, вы хотите, чтобы ваши электронные письма были доступны для обнаружения? Затем укажите это в своем инвентаре как архивный материал с возможностью поиска.

Прежде чем вы начнете перечислять данные для архивации, помните, что не существует единого руководства, подходящего для всех при выборе данных для архивации. Итак, возьмите с собой команду юристов и составьте план архивации для каждого отдела.

2. На основании нормативных требований назначьте график хранения для каждой категории

Если вы работаете в такой отрасли, как здравоохранение, юриспруденция или правительство, вы знаете, что существуют жесткие правительственные постановления о надлежащем хранении определенных данных.Например, федеральные нормативные акты HIPAA требуют, чтобы все медицинские практики и учреждения хранили конфиденциальные данные пациентов в течение определенного периода времени в соответствии с руководящими принципами каждого штата или правительства.

У вас должна быть возможность архивировать пациентов или клиентов, которые больше не активны из-за смены поставщика медицинских услуг, переезда или смерти. Несмотря на то, что индивидуальные записи пациентов должны оставаться нетронутыми по юридическим причинам, если они больше не активны, требуемые резервные копии могут не потребоваться.

3.Разработайте комплексную архивную политику

Для лиц, связанных с вашим бизнесом, мы рекомендуем вам создать архивную политику. Политика включает формализованный и всеобъемлющий набор процедур и правил. Цель состоит в том, чтобы создать документ, который можно было бы применять и управлять.

Этот документ должен включать:

• Продолжительность хранения данных
• Тест для архивирования данных
• Различные носители, используемые для хранения данных
• Механизмы, упрощающие процесс хранения данных
• Правила, для которых должен быть доступ к архивным файлам
• Принципы, при каких обстоятельствах им разрешен доступ

4.Проактивная защита целостности архива данных

Необходимо сохранить строгие меры безопасности для ваших архивных данных. Это особенно верно при выборе компании, которая будет обрабатывать конфиденциальную информацию вашего клиента, компании и персонала.

Если вы не знаете, архивирование данных не обеспечивает защиту информации на уровнях нормативных требований. Именно здесь в игру вступает ваша служба безопасного резервного копирования данных. Используйте надежное шифрование для защиты личных документов.

5. Выбор продукта архива данных

Перед тем, как выбрать какой-либо продукт или услугу по архивированию данных, составьте контрольный список всех функций, которые вам нужны. Прежде всего, вы хотите найти хранилище данных самого высокого качества. Ниже приведены наши рекомендации о том, что искать:

• Программа поиска и обнаружения — Должна содержать упорядоченную и гибкую поисковую систему для вызова архивных данных
• Многоплатформенное программное обеспечение поддержки — должно работать без проблем с популярными платформами и приложениями
• Программное обеспечение Data Deduplication Engine — отслеживает дублированные данные.

  No related posts.