Как сшить документы для архива образец: Переплет документов, архивный переплет, подшивка дел

Содержание

Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов

Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные документы. Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве. Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы документа и сшивать их.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Законодательная основа

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

К ним относятся:

  1. Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
  2. ГОСТ Р 51141;
  3. Инструкция ЦБ РФ;
  4. Методические рекомендации по делопроизводству.

Главная трудность, с которой сталкивается предприниматель во время выполнения процесса – отсутствие единого стандарта. Каждый орган, требующий сшивать документы перед подачей, имеет свою инструкцию по выполнению процесса и предъявляет свои требования.

Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.

Требования к обложке

Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.

Выделяют два вида обложек – обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.

Выполнение нумерации

Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.

К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:

  1. Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
  2. Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
  3. Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
  4. Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
  5. Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Какую нить выбрать

Перед тем, как приступать к процессу, следует подобрать подходящий материал. Нитки для сшивания документов бывают разных видов.

Различают:

  • обычные швейные нитки;
  • прошивные нитки;
  • капроновые нитки;
  • банковский шпагат.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Если предпринимателю требуется сшить пакет документов, который будет сдан в архив, лучше использовать прошивную или капроновую нить. Банковский шпагат используется для большого количества бумаг.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 2 дырки

Сшивание дела в 2 дырки – самый простой способ скрепить документ. Он применяется для бумаг, которые не имеют особой важности. Облегчить процесс поможет схема: как прошить документы в 2 дырки.

Чтобы начать сшивание, необходимо:

  1. Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола. Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
  2. Нить следует пропустить через оба прокола. Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
  3. Концы нити следует связать друг с другом.
  4. С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник, заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.

Для заверения бумаги владелец организации должен написать фамилию и инициалы на наклеенном куске бумаги, а затем поставить подпись и печать.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 3 дырки

Задавшись вопросом, как правильно прошить документы нитками в три дырки, фото упростит выполнение процесса. Чтобы начать осуществление процедуры, человек, на которого возложено ее выполнение, должен обзавестись дыроколом или толстой иглой.

Выполнять проколы следует с левой стороны листа. Дырки должны находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.

Лучше не полениться и отмерить расстояние. На положенном месте можно нанести точку карандашом. Это облегчит процедуру сшивания.

Отмерив расстояние, предприниматель может начинать выполнять проколы.

Для этого необходимо:

  1. Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.
  2. Начинать сшивание документа следует с середины. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.
  3. Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.
  4. Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку. Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
  5. Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.

Сшитый документ нуждается в заверении. Для этого требуется нанести на бумажный прямоугольник фамилию и инициалы предпринимателя.

Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать. Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.

Какие документы нужно сшивать

Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:

  • сдаются в архив;
  • участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
  • участвуют в кадровом делопроизводстве;
  • сдаются для проверки в государственные органы.

Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.

Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.

как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?

В работе с документами присутствуют и теория, и практика. Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу. Поэтому сначала – ответ практический.

В делопроизводстве многостраничные документы в случае необходимости прошиваются на 3 прокола. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Если в момент составления и оформления документа вы уже знаете, что он должен быть прошит и скреплен, то рекомендуем оставлять для левого поля 35 мм, а не 20 мм.

Но и при стандартном размере левого поля необходимо представить, что лист документа делится горизонтально пополам. В середине левого поля (на этой горизонтальной линии) намечается первый (средний) прокол. Верхнюю и нижнюю части листа мысленно (или с помощью линейки, но ничего не прочерчивая) делим каждую еще раз пополам. На левом поле на этих мысленных горизонтальных линиях намечаются верхний и нижний проколы. Сами проколы делаются с помощью любых доступных средств оргтехники – толстой иглы, шила, сверла или на специальном оборудовании – сшивателе. Для прошивания должны использоваться натуральные льняные, шелковые или хлопковые нитки или тесьма без добавления искусственных волокон.

Многостраничный документ (своеобразная «пачка») кладется лицевой стороной вниз, и со стороны последнего листа в верхний и нижний проколы продевается нитка. «Пачка» переворачивается, и концы нитки из верхнего и нижнего проколов одновременно продеваются в средний прокол. «Пачка» опять кладется лицевой стороной вниз, и концы нитки в среднем проколе перекрещиваются и затягиваются так, чтобы в узел вошла нитка, ранее продернутая через крайние проколы. Свободные концы нитки на обороте сшива оставляют такой длины, чтобы они выходили хотя бы на 2-3 см из-под отдельно наклеиваемого листа бумаги с оформленной заверительной (удостоверяющей) надписью. Этот лист наклеивается так, чтобы закрыть узел сшива и часть свободных концов нитки. Его лучше наклеивать универсальным клеем ПВА, поскольку речь идет о сшивании многостраничного подлинника, и ни в коем случае не силикатным клеем. Клеящий карандаш и самоклеющиеся этикетки могут применяться для наклеивания заверительной (удостоверяющей) надписи на

копиях многостраничного документа.

Заверительная (удостоверяющая) надпись оформляется на отдельном листе бумаги (см. Пример 1). Если весь текст надписи или его часть (например, количество листов цифрами и прописью, дата) оформляются от руки, то лучше, чтобы это было сделано той же ручкой, что и подпись удостоверяющего этот сшив уполномоченного лица. Печать организации проставляется так, чтобы ею затрагивалась часть приклеиваемого листа с заверительной надписью и часть оборотной стороны последнего листа самого сшива.

Пример 1. Оформление заверительной надписи на обороте сшива

А теперь – теория вопроса. Документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Предметную сущность документа составляет единство формы (бумажной – журналы, книги, листы стандартных форматов, бланки; электронной – форматы представления электронных документов), формуляра (состав реквизитов документа и отметок на нем) и содержания (структура и правила изложения текста документа того или иного вида, лексика и грамматика). Самыми главными его признаками являются информационная природа, материальный носитель и юридическая сила. Причем все эти признаки взаимосвязаны и составляют природу самого документа.

Вопросы сшивания или иного скрепления документов, которые создаются как многостраничные подлинники, рассматриваются исключительно в аспекте обеспечения целостности материального носителя документа, защиты его от подлога, подмены и замены листов. Самый простой способ обеспечения целостности носителя многостраничных документов – нумерация его страниц и простое скрепление скобами степлера. Во «внутренней» деловой среде организации такой способ «защиты» целостности документа обычно считается достаточным.

Если многостраничный документ будет существовать не только внутри организации, но и во «внешней» среде, то помимо нумерации страниц (начиная со второй) и простого скрепления листов может применяться еще один способ защиты целостности – парафирование каждой страницы. Параф – это особая форма визы, состоящая только из сокращенной подписи (личного росчерка) инициатора, исполнителя или уполномоченного лица по данному виду документа или сделки, «защищающая» целостность многостраничного документа. Пример – парафирование договоров перед их подписанием, когда на каждом листе оформляются подписи инициаторов или исполнителей от каждой из сторон. И третьим способом обеспечения целостности материального носителя является сшивание / прошивание многостраничного документа.

Обязательность сшивания или иного скрепления листов в момент оформления и подписания документов, которые по форме будут являться многостраничными оригиналами, а также техника сшивания напрямую не регламентируются ни общими правилами делопроизводства, ни Правилами нотариального делопроизводства.

Вопросы обеспечения целостности подлинника многостраничного документа и его защиты от подмены, подлога, замены листов решаются организацией самостоятельно и закрепляются в инструкции по делопроизводству или в регламентах издания или работы с документами определенного вида. Рекомендуем, например, в регламенте издания организационных документов или регламенте договорной работы специально оговорить вопрос о способе и технике скрепления / сшивания многостраничных документов, с учетом их возможного последующего представления во «внешнюю» деловую среду или для нотариального удостоверения, а также для государственной регистрации.

Требования, которые предъявляются действующими нормативными правовыми актами к форме скрепления многостраничных документов, устанавливают в общем виде лишь необходимость сшивания или прошивания и нумерации листов оригиналов, предъявленных для нотариального удостоверения, некоторых видов ежегодной отчетности, книг и журналов или копий документов.

Пример 2. Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать

Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (ст.16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»).

Все листы заявки на участие в конкурсе и все листы тома заявки на участие в конкурсе должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии со ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

А федеральные органы исполнительной власти, представляя на государственную регистрацию в Минюст России изданные ими нормативные правовые акты, должны обеспечить, помимо сшивания документа и нумерации листов, проставление на обороте каждого листа оригинала нормативного правового акта визы руководителя юридической службы федерального органа исполнительной власти (приказ Минюста России от 04.05.2007 № 88 в ред. от 26.05.2009 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»).

Таким образом, организация (и ее служба делопроизводства) самостоятельно устанавливает и соблюдает правила обеспечения целостности документов в своей «внутренней» деловой среде и, безусловно, исполняет подобные требования, устанавливаемые государственными органами и органами местного самоуправления.

Как правильно сшивать документы. Типография своими руками или “Делаем твёрдый переплёт для любимых книжек”

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Правила сшивания документов ГОСТ
  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив


  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.



Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.


  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.


Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи


Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.


На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.


Правильно прошитый документ: тыльная сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
    Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.




Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.


Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа












Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны









Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

  • Проставляем на листах арабские цифры
  • Используем для этого простой карандаш
  • Ставим цифры по возрастанию
  • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  • Приложения нумеруем в общем порядке
  • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  • На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.


Как сшивать документы для налоговой

  • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  • Документы нумеруются.
  • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.


Для прошивки можно использовать такие материалы:

  • банковский шпагат
  • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  • тонкий длинный шнурок
  • суровая или прошивная нить
  • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

  • готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Переплет своей книги

Книгу, скачанную из Интернета, которой предполагается часто пользоваться, например учебник или справочник удобно распечатать.
Интересный роман, который также хочется держать у себя на полке, есть смысл распечатать. Собираясь на отдых, можно не покупать ширпотребовские детективы, а распечатать несколько произведений.
Написанный вами роман желательно распечатать.
Имя принтер и некие навыки работы с программами обработки текстов распечатать скачанный текст или ваш роман в виде стопки бумаги совсем несложно и здесь я не предложу ничего нового.
Но стопка бумаги, покрытая печатными буквами это еще не книга. Чтобы стопка бумаги стала книгой её нужно переплести.
Уверен, что автор, написавший роман, захочет подержать в руках переплетенный томик. Хотя бы для собственного удовольствия, чтобы на вес ощутить масштаб своего творения.
Издательские фирмы сейчас предлагают много вариантов переплета, как традиционного, так и с помощью клея и всяких колец, спиралей, зажимов и т.п.
Я предпочитаю делать переплет по самой простой технологии с помощью скрепок.
Ниже я расскажу, как это сделать, используя минимум инструментов и материалов.
Вам понадобятся: картонная коробка от конфет, 3 скрепки, острый нож, ножницы, плоскогубцы, цыганская игла, кусочек строительного скотча.

1) Первым делом я распечатывают весь текст в А5 формате на белой офсетной бумаге плотностью 70 г/м 2 . Такая бумага стоит дешевле, чем офисная плотность 80 г/м 2 , и книга по плотности бумаги получается такой же, как и обычная книга.
При печати из Word, следует установить параметры страницы А5, поля слева 2.5 см., справа 1.5 см. Поля сверху и снизу по усмотрению автора. Не забудьте установить опцию «зеркальные поля» и нумерацию страниц «снаружи». Форматирование и художественное оформление текста на усмотрение автора.

2) Бумага в формате А5 обычно не продается и придется разрезать стандартные листы. 2-3 листа бумаги формата А4 складываются пополам и режутся острым ножом. Здесь удобно применить острый строительный нож. При печати следует так заправлять бумагу в принтер, чтобы обрезанный край в последствии оказался со стороны переплета.

2) Теперь следует найти однослойный и красивый картон для обложки. Хорошо подойдет картон от разного рода упаковочных коробок. Например, от шоколадных конфет или от обуви. Картон для таких упаковок уже имеет окраску и оригинальные рисунки, а потому вашу книгу будет легко находить на полке.

3) Вырезается две обложки по размеру распечатанных листов. Здесь надо обратить внимание на следующее. Чтобы книга в дальнейшем хорошо раскрывалась необходимо вдоль переплета заранее предусмотреть перегиб. Поэтому обложку постарайтесь вырезать так, чтобы использовать уже имеющиеся перегибы картонной коробки. Перегиб должен находиться на расстоянии примерно 1 см от края со стороны переплета.

4) Теперь нужны скобки. Скобки удобно сделать из металлических канцелярских скрепок, согнув их плоскогубцами. Понадобиться 3 скрепки шириной ~ 1 см и высотой на 3-5 мм длиннее, чем толщина вашей книги.

5) Теперь самая сложная операция. Делаем отверстия в стопке бумаги. Один лист бумаги используйте в качестве шаблона и разметьте положение отверстий для скрепок. Отверстия должны находиться на расстоянии ~ 5 мм от края. Теперь сбив стопку бумаги примерно в 10 листов толщиной, и прижав её плотно к столу, пробивайте отверстия цыганской иглой, постукивая по ней плоскогубцами или молотком. Не забудь, подложить толстый журнал, чтобы не повредить стол. Когда стопка бумаги и обложки будут пробиты, останется собрать все вместе, вставить скрепки и загнуть концы скрепок.
Операция по пробиванию отверстий требует аккуратности и точности, иначе могут возникнуть перекосы и края книги получатся не ровными. В принципе это не страшно и можно обрезать неровности или даже весь край, используя острый нож и металлическую линейку. Но это более сложная операция, и потому её лучше избежать.

6) Остается сделать последний штрих. На торец книги необходимо наклеить полоску строительного или иного красивого скотча. Книга готова.

Я обещал описать самый доступный способ, без применения особых инструментов. Но если у вас есть дрель или строительный степлер, то можно упростить работу. Электродрель позволяет просверлить всю стопку бумаги с одной установки. Для этого необходимо взять сверло диаметром 1.6 — 2 мм. При сверлении не старайтесь сразу просверлить на всю толщину, иначе сверло может намертво застрять и дрель порвет бумагу. Сверлите понемногу, несколько раз вынимая сверло и очищая его от бумаги.
Строительным степлером можно сшить стопку бумаги до 150 страниц толщиной.


Таким способом можно сшить и листы А4 формата. Мне довелось сшивать книгу А4 формата объемом 250 листов. Получилось отлично. Но книги в формате А5 удобнее хранить на полке.

Должен заметь, что такой способ переплета применяют и профессионалы. Только у них есть специальные станки, в том числе и для обрезки краев. Часто в мелких издательских фирмах вам сделают такой же переплет используя цветной картон для обложки плотностью 120 -160 г/м 2 , сшив стопку строительным степлером и наклеив на корешок полоску цветной бумаги. Поэтому можно заказать переплет и не следовать моим советам.

Преимущества данного способа переплета состоят в том, что он доступен всем, кто в состоянии хотя бы ровно забивать гвозди.
Я описал самую простую, на мой взгляд, технологию переплета книги. Конечно, предложенный способ имеет и свои недостатки. В частности совсем не обсуждается то, как удержать стопку распечатанных листков вместе и не давать им расползаться во время сверления или пробивания дырочек.
При сверлении достаточно, сбив стопку прижать её к столу линейкой и удерживая одной рукой, другой рукой с помощью дрели сверлить отверстия. Если вы мужчина, и руки у вас растут откуда надо, то все у вас получиться.
В противном случае пусть у вас есть помощник, который будет придерживать стопку, пока вы будете бороться с дрелью .
При пробивании дырочек иглой таких усилий прилагать не надо, но все равно стопка бумаги норовит расползтись по столу. Всякие попытки прижать её томом энциклопедии приводят к тому, что все равно стопка получается не ровной.
Однако можно предложить простое приспособление для фиксации стопки бумаги.
Берете две деревянные линейки длиной 25 или 30 см и связываете концы линеек резинкой от трусов. Аналогично готовите второе такое же кольцо, но на линейки пока его не одеваете. Вкладываете стопку бумаги между линеек, и сжимает её, надев второе резиновое кольцо. Теперь, когда стопка сжата можно либо сверлить отверстия, либо пробивать дырочки с помощью иголки.
Если будущая книга толстая (больше 100 листов), то линейки будут выгибаться дугой. В этом случае можно предложить вставить между концами линеек какую-нибудь прокладку, например из обрезков картона. Деревянные линейки жестче, чем пластмассовые и поэтому их использовать предпочтительнее.
При пробивании действуете таким образом. Сжав стопку линейками и наметив карандашом места для будущих дырочек. Ставите иглу и ударяете по ней молотком или плоскогубцами 2-3 раза в намеченных местах, прикидывая, что в результате игла проникла хотя бы на 10 листов бумаги. Затем аккуратно разъединяете линейки с одно стороны и извлекаете пробитые листы, откладывает их в сторону. Снова сжимает стопку. Далее уже по следам от иглы пробивает следующую порцию бумаги.
Понятно это способ ориентирован на тех, у кого нет в хозяйстве электродрели.

Второй способ

После опубликования этого материала появился отклик от коллеги по СИ, который предложил несколько иной метод скрепления листов (см. комментарии).
Суть способа в том, что стопка бумаги предварительно стягивается нитками по специальным прорезям, а затем все проклеивается клемм ПВА. Прорези пропиливают ножовкой по металлу с мелким зубом, а лучше так называемой шлицовочной ножовкой.
Для переплета по этому методу вам понадобится: «суровые» нитки или любые другие прочные нитки, ножовка по металлу, струбцина, одна или две деревянные планки (толстые фанерки), клей ПВА.
Заготовка будущей книги сжимает между двумя деревянными планками с помощью струбцины или с помощью одной планки и струбцины прижимается на краю стола (который не жалко поцарапать ). В торце со стороны переплета ножовкой пропиливаются канавки на глубину примерно 2-4 мм. Канавки пропиливают не перпендикулярно, а под углом, наискось. Затем, не вынимая заготовку из зажима, в канавки наматывают нитки, укладывая их в канавки, и густо-густо промазывают клеем ПВА. Когда клей чуть-чуть подсохнет можно поверх наклеить и полоску цветной бумаги, которая прикроет безобразие ниточного переплета. Это все. Остается только дождаться, когда высохнет клей.
Если в результате этих операций переплет сильно распушился, то можно пока окончательно не высох клей стянуть струбциной сам участок переплета. Чтобы это все не приклеилось к дереву можно проложить полиэтиленовую пленку.

Дополнения

Не у всех в хозяйстве найдется струбцина. Часто струбцину можно заменить мясорубкой «допотопного» образца. Там был зажим для прикручивания мясорубки к столу.
Я применил другой способ. Сделал зажим из доски и планки, которые можно стянуть шурупами (рис.). Взял толстую струганную доску по размеру чуть большую, чем размер книги и струганную планку. В планке просверлил два отверстия, а в доске просверлил четыре отверстия. Все отверстия попарно соосные. Теперь планку и доску можно стянуть шурупами или саморезами, сжав между ними стопку бумаги. Отверстия в планке по диаметру чуть больше чем диаметр применяемых шурупов, а доске отверстия чуть меньше, чтобы шуруп вкручивался туго.
Четыре отверстия в доске сделаны для расширения функциональных назначений этого зажима.
При переплете край доски и планки совпадают. Однако можно прикрутить планку отступив от края доски примерно на 2-3 см. Тогда данное приспособлении можно применить для разрезания бумаги формата А4 на формат А5. Для этого стопка бумаги А4 формата в 10-50 листов вкладывается под планку. Сверху накладывается сложенный пополам листок бумаги, который служит шаблоном. Все вместе укладывается точно под обрез планки, которая используется в качестве линейки. Шурупы затягиваются. Далее стопка режется острым строительным ножом (рис.)

Точно также можно обрезать края вашей книги после переплета.

Трудно сказать, какой из двух приведенных способов лучше. Первый способ требует меньше затрат времени и книга готова сразу. Второй способ требует ожидания, пока высохнет клей. С другой стороны книга с проклеенным переплетом лучше раскрывается. Однако неизвестно насколько надежным у вас получиться переплет. В этом плане скобки гарантируют надежное скрепление.

Предлагайте новые идеи.


На мой взгяд удобно распечатать и переплести первый вариант будущего шедевра, чтобы его прочитать, так как будет читать его читатель. Заметив ошибки и ляпы несложно разогнуть скрепки, вынуть неудачный фрагмент и вставить на его место новый. При желании можно дать почитать вашу книгу товарищу. Ведь не все имеют время и желание читать ваши произведения на «Самиздате». Наконец вы может подарить свой томик просто хорошему человеку.

рыцарь со стволом 3 апреля 2011 в 01:55

Привет, хабралюди!
Прочитал на Хабре про сшивку книги и понял — не одному мне интересна тема. Душа встрепенулась: предложенный метод классической прошивки даёт качественную книжку, но затраты сил и времени, вложенные в этот трудовой подвиг, осилит не всякий. Плюс нужна немалая сноровка — никто не сможет сделать более-менее качественную книгу с первого раза. Чего стоит один только срез блока — вы и вправду думаете, что хоть раз в жизни сможете сделать это ровно для блока от 200 листов с помощью канцелярского ножа? А если хочется делать не единственную книгу в год, а хотя бы 2-3 в неделю? Нам бы методы попроще, и желательно не менее эффективные. Делюсь!

Метод 1
При объеме до 40 листов (а это уже 80 страниц!) сшиваем простым поворотным степлером посередине листов, делая обычную тетрадку (типа ученической). Для этого покупаем поворотный степлер, рассчитанный на скобу большой глубины. Его рабочая часть способна поворачиваться на 90 градусов, а скоба большой глубины (не ширины, а именно глубины) способна легко пробить до 40 листов. За несколько секунд имеем аккуратно сшитую книжку.

Метод 2 (практически без ограничения объёма книги)
Распечатываем книгу на бумаге формата А4 или меньше. Берём канцелярский дырокол, и отбирая из стопки по 20-25 листов, делаем в них отверстия. Здесь очень важно, чтобы дырочки находились на всех листах на одинаковом расстоянии, как от края листа, так и сверху-снизу. Для этого нужно иметь дырокол со встроенной линейкой выравнивания. Стоит такой дырокол ровно столько, сколько и без линейки, но позволит вашей будущей книге выглядеть довольно аккуратно. Полученные таким образом листы с отверстиями мы просто вставляем в заранее приобретённую папку-скоросшиватель. Всё разнообразие таких папок сводится к таким видам: скоросшиватели на ползунках, на верёвках, на скобах. Мы выбираем папку на скобах, обращая внимание на следующее:
:: Размер скобы должен быть чуть больше, чем вам требуется для вставки всех листов. Листы не должны вмещаться впритык! После вставки страницы должны свободно переворачиваться.
:: Скобы должны разъединяться как можно туже.
:: Когда скобы соединены, между ними не должно быть малейшего зазора, иначе лист не выпадет, но будет цепляться при переворачивании, что очень раздражает.
:: Желательно, чтоб скобы разъединялись руками — на разрыв, или с помощью язычков внизу и вверху папки. Не покупайте папку, где скобы разводятся громоздким механизмом — будет не удобно пользоваться, пропадёт ощущение «книги».
:: Обложку папки желательно выбрать мягкую. Её размер должен быть больше, чем помещаемые туда листы. Лучшая обложка — из пластика.
Просто вставьте листы в такую папку — и книга готова. И не нужно думать, что это примитив: я встречал такие книги, выпущенные зарубежными издательствами (правда, скобы там неразъёмные). Сначала думал, что надо мной просто смеются. Ан нет — забугорские обитатели воспринимают такие «книги» как книги. Ну, для них и МакДональдс — ресторан.

Метод 3
Покупаете тетрадку для записей подходящего размера и объема (они бывают вплоть до 200 листов, это 400 страниц), на пластиковой или на металлической пружине, обязательно с чистыми листами (никакого «в клетку» или «в полоску»). Аккуратно снимаете пружину (без каких бы то ни было инструментов). Печатаете на полученных листах книгу. Вставляете назад. Очень аккуратно обжимаете пружину пальцами, равномерно надавливая на каждый «зубец». Не пережмите и не помните зубцы (иначе у книги будет неопрятный вид), листы и так не выпадут. Книжка приличного качества готова.

Метод 4
Распечатываем книгу. С помощью канцелярского дырокола, как в методе №2, делаем отверстия. Но теперь делаем ряд из 4 отверстий — 2 повыше, 3 пониже. Не забываем таким же образом подготовить нижнюю и верхнюю обложку. В хозяйственном магазине покупаем устройство для посадки заклёпок или люрексов. Через полученные отверстия с помощью заклёпок или люрексов соединяем страницы и обложки. Если обложки из картона или полукартона — нужно с помощью линейки обжать обложку по линии раскрытия до первого раскрытия книги. Если обложка из пластика — нужно по линии раскрытия гвоздём сцарапать половину глубины пластика — по этой линии она и будет открываться (с первого раза сделать аккуратную бороздку может не получиться). Разумеется, такая книга не будет раскрываться «до самого корешка» — это нужно учитывать при распечатке содержимого. Получается очень удобная и красивая книга. При определённой сноровке можно сделать обложку из единого куска материала — тогда снаружи не будет виден «корешок».

Метод 5
Покупаем машинку для переплёта на пластиковую пружину (такая «пружина» мало похожа на пружину). Стоит машинка от 30$, и пользоваться ею не сложнее, чем тостером. С помощью пластиковых пружин можно сшить до 500 листов. Бывают аналогичные машинки для сшивания на металлическую пружину, но они и пружины для них стоят дороже, и сошьют вам не более 130 листов. Полученными книжками очень удобно пользоваться. Правильное название таких машинок «Биндер для переплёта на пластиковую (металлическую) пружину». При покупке обратите внимание на следующее: корпус и ручки должны быть металлические; ножи должны отключаться по отдельности — чем больше, тем лучше; должна быть регулировка отступа от края; выбирайте машинку, рассчитанную на максимально количество прошиваемых страниц, и на максимум одновременно перфорируемых страниц — здесь не экономьте; все ножи должны двигаться синхронно и без малейшего зацепа; остальное, включая фирму-производителя — не имеет особого значения для индивидуального пользователя.

Метод 6
Будем делать настоящие книги. «Настоящие» бывают двух видов: сшитые и склеенные. Сшитые — это самые качественные, но и самые сложные в изготовлении, а значит — не в теме этой статьи. Склеенные — наиболее распространённые, загляните на свою книжную полку: если страницы книги в области корешка, под обложкой, соединены полумиллиметровым слоем затвердевшего клея — это именно она. Вот такие книги, причём профессионального качества, и без проблем мы и будем делать дома. Для этого понадобится купить машинку для термопереплёта за 50$ и термоклей. Машинка растапливает изначально твёрдый термоклей. После распечатки и обрезки, блок листов вставляется внутренней стороной в машинку, и обжимается нею. На готовый блок книги вручную клеится обложка. Вот и всё. Этим методом можно сшивать до 700 листов (в зависимости от толщины бумаги).

Метод 7
Переплет металлическим каналом (металбинд) обещает высокое качество, мгновенность и дешевизну переплёта толщиной до 300-600 листов А4 80г/кв.м в домашних условиях. Аппарат ценой около 200$ сжимает блок металлической скобой вдоль всего блока. По отзывам — очень надёжно. Интересная особенность — скобу можно разжать, и использовать повторно, до 10-20 раз.

Примечание:
Все эти методы (кроме металбинда) я опробовал сам. Имею массу сшитых таким образом книг. Это просто, быстро, и действительно доступно каждому. Удачи!

Теги: переплёт, книги

В интернете достаточно много материала о том, как скрепить листы в книгу , однако они включают в себя такие малоприятные вещи как металлические скрепки и клей. Скрепки имеют свойство со временем ржаветь, при этом добавляя неравномерность толщине переплету, а клей «морщит» бумагу, если не использовать пресс.

Я объясню, как без лишних заморочек, пресса, клея и скрепок , сделать красивый переплет , используя практически подручные материалы.

Итак,для того чтобы скрепить листы в книгу нам понадобится: желание, листы, плотный картон, принтер, правильные настройки печати, дрель со сверлом 1.5 мм, зажимы для бумаги, капроновые нитки.

Первый этап, который займет много времени — верстка. Здесь самое важное правильно рассчитать внутреннее поле — оно должно быть не менее 2-х см, в противном случае, текст может уйти в переплет. Впрочем, данный пункт наглядно рассмотрен в предыдущей подобной статье:

Саму книгу мы будем печатать «тетрадями». Запарка в том, что данный способ не слишком интуитивен. Ранее требовалось составлять целый калькулятор в Excel, чтоб не запутаться. Нам повезло больше, ведь есть прекрасная программа Acrobat Reader , которая сама все посчитает. Конечно же, для этого понадобится файл в формате pdf , но и это не проблема, ведь последние версии MS Word умеют конвертировать документы в pdf.

Далее работа происходит в диалогом окне Acrobat Reader, что видно на скришоте. В поле «масштабирование страницы» выбираем «печать брошюры », печатаем только с лицевой стороны , в прямом порядке с 1 по 16.

После этого перекладываем листы из приемного в подающий лоток, ничего при этом не переворачивая, и печатаем те же странички с 1-16, на сей раз «только с тыльной стороны » и в обратном порядке.

В итоге должна получится тетрадь, которую надо лишь сложить пополам.

Не поленитесь и на всякий противопожарный случай проверьте порядок печати на ненужной бумаге в черновом режиме, чтобы потом не запутаться.

После того как завершится печать, сложите все в правильном порядке и прижмите чем-нибудь. Я использовал три больших зажима для бумаги. Не забудьте измерить толщину блока и записать, так как эта информация будет нужна, когда дело дойдет до обложки.

В качестве обложки неплохо зарекомендовал себя цветной картон , но не тот что для «детского творчество», а брутальный, взрослый картон. Хотя, на любителя. Тут важно, чтоб обложка не оказалась меньше по размеру, чем сама книга. То есть листа А4 будет недостаточно, потому как блок имеет еще и свою толщину.

На рисунке продемонстрирован наглядный пример , как можно сделать обложку из 2-х листов картона: обрезать оба с длинной стороны примерно на 18 сантиметров и завернуть на корешок внахлест.

Делая дизайн обложки — дайте волю фантазии. После оформления, самое время заняться переплетом.

Разметьте с внутренней стороны обложки карандашом середину листа, находим то, где вы записали толщину сжатого блока, делим пополам, добавляем 1 миллиметр и проводим линию на этом расстоянии от середины листа (сам блок + 2 мм на его разжатие).

Настало время сгибать обложку! Для того чтобы лист легче сгибался, можно провести не пишущей ручкой, например, или чем-то подобным.

Теперь вам предстоит втолкать блок корешком в обложку. Это достаточно сложное занятие: тетради будут съезжать друг относительно друга, вообще все будет перекашиваться… Но в конце концов все получится.

Я надеюсь, что Вы также как и я любите читать книги. Будь то техническая литература, художественная или какая-либо еще, всегда, скорее всего у каждого, найдутся книги в электронном виде. Не знаю как Вам, а мне почему-то гораздо удобнее читать книги в бумажном виде, да еще и зрение падает при чтении книги с экранов. Все интересные книги купить довольно таки сложно, тем более, если большая часть на английском языке (одна такая книга в оригинале может обойтись как 4 книги). А просто распечатав 700-800 страничную книгу мы получаем много макулатуры, которая теряется, мнется и т.п. Примерно с год назад я нашел одну интересную статью, в которой описывался метод создания, так называемой “домашней типографии”. Мне это показалось очень интересным, но как-то руки до дела так и не дошли. В этом году я все-таки нашел ту же самую статью, в которой подробно описан процесс создания твердого переплета для распечатанной книги. Я надеюсь, что автор не сильно обидится на меня за копипаст. Весь текст оставляю без изменений.

Делаем твёрдый переплёт для любимых книжек

Небольшое вступление

В последнее время на Хабре появилось несколько статей о том, как можно удобно читать техническую и художественную литературу. Разгорались горячие споры об электронных читалках и способах печати нужного материала.
В своей статье мне хотелось бы поподробнее остановиться на вопросах собственно печати (как сделать этот процесс быстрым и удобным) и изготовления книги из доступных материалов.

Большое вступление

Некоторое время назад мне захотелось прочитать цикл Дугласа Адамса «Автостопом по галактике». Я попробовал почитать несколько переводов и не один меня не устроил. Поэтому было принято решение — читать на английском! Найти эти книги в оригинале в наших книжных магазинах довольно сложно. А если и есть, то только первая часть цикла. В электронном виде найти несколько проще. Но я предпочитаю читать с бумаги (читалку на E-ink куплю обязательно — очень нравятся), поэтому книги я распечатываю.

Первые две книги выглядели так:

Я их прочитал с огромным удовольствием, но выглядели они не очень хорошо. И я решил, что «Life, the Universe, and Everything » нужно делать книжкой.
Процесс с картинками и комментариями под катом. Осторожно, действительно много картинок.

Печать

Казалось бы, что может быть проще, чем напечатать книгу? Но тут есть несколько важных моментов.
Во-первых, нужно правильно выбрать бумагу. Вся бумага, которая производится промышленным способом на ЦБК, имеет четко выраженное направление волокон. Абсолютному большинству читателей доступны только принтеры, которые могут печатать на листах не больше А4 формата. Почти вся бумага такого формата (я пробовал около 20 марок) имеет направление волокон вдоль длинной стороны (короткая-к-короткой-стороне гнётся значительно хуже, чем длинная-к-длинной). Попробуйте сами и сразу поймёте о чём речь. Нам же в идеале нужно, чтобы волокна были вдоль короткой стороны. К сожалению, упаковка обычной офисной бумаги по этому параметру не маркируется. Из тех 20 марок все были «неподходящими». Взято в кавычки потому, что результат не сильно ухудшается, и я считаю, что если у вас нет нужной бумаги, то переживать не имеет смысла и печатать на той, которая есть.
Во-вторых, страницы на книжных листах идут не по порядку.
Мы будем делать классическую книгу. Это означает, что в каждой тетради книжного блока у нас будет 16 страниц формата А5 — 4 листа А4 запечатанные с обеих сторон и согнутые пополам.
Начинаем с создания макета. Я пользовался OpenOffice Writer (далее — OOW). Выбираем нужную гарнитуру и кегль шрифта, задаем поля, нумеруем страницы. Обращаю внимание, что кегль должен быть побольше желаемого. Чуть позже станет понятно почему. Сохраняем и экспортируем в PDF.
OOW не умеет печатать страницы в произвольном порядке. То есть если задать номера страниц 16 и 1, то он напечатает сначала первую страницу, а потом шестнадцатую. А вот Foxit Reader, которым я пользуюсь для просмотра и работы с PDF, делает всё как нужно. В настройках принтера выбираем альбомную ориентацию листа, а в настройках печати FoxitReader — две страницы на одном листе. Тут нам и пригодится увеличенный размер шрифта, ведь реальный размер страницы уменьшится.

Каждые две строчки обозначают порядок печати страниц одной тетради. Сначала печатаем одну сторону (8 страниц), потом переворачиваем бумагу и печатаем вторую сторону.
Калькулятор можно взять у меня.
Печатать больше, чем одну тетрадь за раз может быть рискованно. Сначала нужно разобраться в особенностях подачи бумаги конкретным принтером. Да и работать нам потом с тетрадями. Так что печать по одной тетради — наш выбор.

Собираем книжный блок

Вот что у нас получилось:

В моём случае это 8 тетрадей.
Способов изготовления переплёта и сшивания книжного блока существует много, я буду рассказывать о тех, которыми пользуюсь сам.
Приступим.
Сначала нужно согнуть тетради пополам. Вот тут нам особенно пригодились бы листы с правильным направлением волокон. Можно сгибать каждый лист в отдельности, а можно — тетрадь (4 листа) целиком. Я предпочитаю второй вариант. Мне кажется, что так тетрадь получается более цельной. Ложка на предыдущей фотографии не осталась от обеда — ей очень удобно прижимать линию сгиба.

Дальнейший шаг желателен, но не обязателен. Неплохо бы зажать согнутый край всех тетрадей в специальный пресс. Но без фанатизма, иначе есть риск помять тетради.

Пока тетради под прессом, нам нужно разметить шаблон для прокалывания отверстий. Берём кусок картона. Обозначаем края (210 мм — по формату листа). Для шитья книжного блока будем использовать ленту шириной 5 мм. Для того, чтобы книжный блок был очень крепким, будем шить его на три ленты. Расстояния между отверстиями под ленты возьмём 6-7 мм. И по отверстию на расстоянии 10 мм от края. На картинке всё хорошо видно.

Размечаем по сгибу каждую тетрадь.

Прокалываем шилом отверстия изнутри. Вот что у нас получится снаружи.

Бёрем кусочки ленты и приклеиваем их на нужном расстоянии друг от друга скотчем. Клеим на самый край стола. Так удобнее всего.

С какой тетради (с первой или последней) начать — неважно. Главное, не перепутать их порядок. За номерами страниц надо внимательно следить. Иначе придётся переделывать. Хочу сразу обратить внимание, что до самого момента склейки книжного блока мы можем изменить всё, что захотим.
Тут можно сделать перерыв, немного расслабиться. Потому что шитьё блока — очень важная часть сборки книги.
Шьём! Для шитья я использую нитки для вышивания. Они прочные, послушные, разноцветные, достаточно толстые и их очень просто найти. Вы когда-нибудь видели книгу, сшитую сиреневой нитью? Я тоже не видел. Вот именно поэтому берём яркую. Индивидульность — одна из причин всем этим заниматься.

Использование груза очень желательно. Тетради не будут ездить одна относительно другой.
Ленты обшиваются снаружи.

Вот мы почти сшили две тетради. Закрепляем нить обычным двойным узлом.

С третьей и до последней тетради закрепляем нить таким способом.

Последнюю тетрадь снова закрепляем узлом.

Наш книжный блок почти готов!

Используем либо такой зажим, как у меня, либо обычный тяжёлый груз сверху.
Закрепляем блок так, чтобы край немного выступал. Промазываем клеем ПВА (канцелярский вполне подойдёт). Клея надо совсем немного, ровно столько, чтобы он чуть-чуть проник между тетрадями. И зажимаем под грузом, чтобы тетрадки склеились. Сильно затягивать не надо.

Тут важно, чтобы всё полностью высохло. Пока сохнет, нам надо приготовиться к обрезке блока.

Старая пластиковая папка, кусок ламината, струбцина и нож. Если у вас такой же нож, обязательно смените лезвие на свежее. Нож должен быть очень острым. Нет, не острым, а ОСТРЫМ. Полностью высохший блок зажимаем так, как показано на фото. Давим всем весом на край ламината, где лежит нож. Чёткими движениями обрезаем край. 3-4 листа за проход. Расслабляться нельзя, иначе блок «уедет». С первого раза может не получиться аккуратно. И, боюсь, что без подобной конструкции сложно будет обойтись. Простую линейку не удержать. Если есть друзья в типографии, то можно попросить их обрезать на гильотине.

Вот такая вот красота получилась.

Следующий этап — завершение сборки книжного блока. Сначала наклеиваем на торец слой марли. Ещё хорошо использовать фильтрующую бумагу. Цель — армировать торец, чтобы книга прослужила долго.

Чтобы защитить углы книжного блока, на них нужно наклеить капталы. Это кусочки ленты, у которой одна кромка толще другой. Можно наклеить чуть больше, чем нужно. Потом обрежем.

Оставляем всё сохнуть.

Делаем переплёт

Для переплёта нам понадобятся две картонки. По размеру они должны быть на несколько миллиметров больше с каждой стороны, чем обрезанный книжный блок. Переплётный картон можно купить в художественных магазинах (там его, правда, раскупают быстро) либо можно разобрать архивную папку. Я так и поступил. Строго говоря, эти картонки остались у меня от одного из предыдущих переплётов.

В этот раз я решил делать переплёт с тканью. В первый раз можно (да и нужно) взять кусок старых обоев. Будет красиво и всё замечательно приклеится. Если решили брать ткань, не забудьте её погладить.

Между толстыми картонками лежит полоска тонкого картона. Это будет торец книги. Расстояние между ними — 4–5 мм. Для надёжность проклеиваем середину конструкции фильтрующей бумагой. Ткань размечается. Картон приклеивается к ткани.

Переплёт готов!

Собираем книгу

Как ни странно, это один из самых простых этапов.
Примериваем книжный блок и переплёт друг к другу. Отмечаем самое хорошее положение.
Между сгибами форзаца вклыдваем листы чистой бумаги, чтобы клей не расстекался. Промызваем клеем форзац и обложку. Используем кисточку, чтобы не было сухих мест.

Проделываем ту же операцию и с другой стороны.

Помещаем книгу под груз.

Через пару часов вынимаем и даём полностью высохнуть.
Наша книга готова.

Читаем, получаем удовольствие и помним главное правило «Don’t panic!»

Маи ашипки

Или что можно было сделать по-другому, чтобы результат был лучше.
Я взял слишком светлую и неплотную ткань. Темнее и плотнее было бы наряднее.
Форзац получился в складках.

Я налил слишком много клея. И бумага для форзаца у меня была недостаточно плотной. В идеале были бы видны только следы лент, на которые шился блок.
Первые страницы с внешних краёв немного пошли волной. Это из-за большого количества клея и из-за направления волокон.

Заключение

Конечно, было бы проще просто напечатать и прочитать. Или прочитать с экрана. Но мне просто нравится сам процесс создания книги. Можно выбрать шрифт, бумагу, оформление переплёта, а не пользоваться тем, что предложит издатель. Получается уникальная книга. Это, с моей точки зрения, один большой плюс.
К минусам можно отнести достаточную трудоёмкость. На одну книгу у меня ушёл почти целый день.
И прошу прощения за неровное качество фото. Освещение в течение дня сильно менялось.

А как Вы печатаете и переплетаете свои книги?

Как правильно сшивать документы

  • Почему работодателям пора регулировать общение сотрудников в мессенджерах?

    Мессенджеры, к счастью или сожалению, прочно вошли в нашу жизнь. Кажется, иногда многим женщинам не так страшно потерять мужа, как телефон, в котором хранится почти вся твоя жизнь. Основное общение перешло в чаты: это удобно, ведь поддержать диалог можно в любой момент. Но в мессенджеры перешла не только дружба, но и рабочие отношения. Например, руководитель создает чат с сотрудниками отдела и общается в нем.

  • Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

    Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

  • Что надо знать о приеме на работу подростков?

    Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
    Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

  • Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

    Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

  • Удержания по исполнительным листам

    При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

  • Геолокация – на защите интересов работодателей?

    Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

  • Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

    Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

  • Социальный налоговый вычет

    Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

  • Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

    В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

  • Смерть ИП, работника, учредителя

    Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

  • Банкротство работодателя за долги по зарплате

    Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

  • Локальные нормативные акты компании — как избежать ответственности при проверках

    Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

  • Замещение должностей и внутреннее совместительство

    Понятия «и.о.» или «врио» действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

  • Локальные нормативные акты компании

    Конец года — самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

  • Вакантные места для сокращаемого сотрудника

    Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

  • Оформляем изменение личных данных сотрудника

    Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

  • Когда и как проводить кадровый аудит

    Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

  • Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

    Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

  • Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

    Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

  • Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

    Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
    Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

  • Как сделать из внешнего совместителя основного работника

    Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

  • Документы, которые должен представить работник

    По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

  • Положение об оплате труда

    Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

  • Меняем название должности работника

    Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

  • Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

    Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

  • Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда По материалам книги-справочника «Зарплата и другие выплаты работникам» под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/)
  • Принимаем на работу водителя

    Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

  • Изменения и исправления в трудовой книжке

    Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала «Актуальная бухгалтерия» и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

  • Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

    Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

  • Приказы: форма, нумерация, исправления

    Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

  • В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

    Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее — Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

  • Кто в штатном расписании… Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

    Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

  • Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)

    Данная программа позволяет рассчитать график работы на 12 месяцев, в том числе производственный календарь на любой год (с 1950 г. по 2050 г.). Для расчёта графика можно задать любой режим работы — нормальная продолжительность рабочего…

  • Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

    Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

  • Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

    Рядом особенностей обладает работа у работодателей — физических лиц. Принципиально все работодатели — физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

  • Какие кадровые документы должны быть на предприятии

    Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

  • Права работника при продаже предприятия-должника

    Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

  • Подтверждение трудового стажа

    При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

  • Временный перевод на другую работу

    В N 8 журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения» за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

  • Требования к оформлению реквизитов документов

    Примерный образец

  • Работники-пенсионеры

    Сотрудники-пенсионеры ответственны и надежны. Квалифицированный и опытный работник — настоящий клад для любого работодателя. В статье мы расскажем о некоторых особенностях трудовых отношений с пенсионерами. В Российском законодательстве выделяются три категории пенсионеров:…

  • Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

    Краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме

  • Перевод работника на другую работу

    Иногда сотрудника по собственному желанию, состоянию здоровья или в силу производственной необходимости нужно перевести на другую работу. В статье мы расскажем о процедуре перевода и ее документальном оформлении.

  • Как закрепить делегирование полномочий по работе с кадрами

    Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы.

  • К вопросу о применении дисциплинарных взысканий к работникам

    По материалам семинара «Актуальные вопросы трудового законодательства. Дисциплинарные взыскания» (организатор — компания «Что делать консалт», лектор И.В. Журавлева — Научный редактор журнала «Кадровые решения» (www.profiz.ru). Открыла первую и, по сути, единственную в России «Школу Кадровика»…

  • Особенности защиты трудовых прав руководителей

    В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы.

  • Прекращение трудового договора с руководителем предприятия

    Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ…

  • Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

    Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

  • Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

    Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

  • Визит трудовой инспекции

    Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

  • Внештатный работник: «Опасные» моменты для работодателя и работника

    Во времена СССР под «внештатными работниками» понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус «внештатного работника». Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда «внештатных работников» в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  • Служебные командировки и права работников

    Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа «выездного», проблемы.

  • Оформляем беременность

    В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и… кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

  • Есть такая работа — болеть!

    Работодатель часто сталкивается с тем. что сотрудники злоупотребляют своим правом на оплачиваемую временную нетрудоспособность и гарантию сохранения за ними рабочего места на этот период. Понятие «купленный больничный» давно уже никого не удивляет.
    Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное — его распознать.

  • Что делать с документами при ликвидации организации

    Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

  • Делопроизводство в кадровой службе

    Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

  • Типичные заблуждения

    Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

  • Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Related Articles

    Замена водительского удостоверения в связи с окончанием цена

    Как оформить брачный договор 2019

    Как наказать продавца за обвешивание

    Это быстро и бесплатно! Оглавление:

    Как правильно сшивать документы

    Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Таким образом, один край уже готов.

    Как правильно сшить документы

    Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

      ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения».
    Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация.

    Нумерация страниц производится только простым карандашом.

    Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений.

    Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

    Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».

    Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

  • В документах письма хранятся в конвертах.
  • Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

    Прошивка документов: нормы гост и практические советы

    Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Основные принципы сшивания документов

    Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

    Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

    На обложке проставляются данные:

    Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

    Нумерация листов

    Способы прошивки документов

    Сшить документы можно несколькими способами:

    Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

    Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

    Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

    При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4.

    Как правильно сшить документы

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

    Кстати, этот вариант предпочтительнее.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Подходит для документов небольшого объема.

    С помощью переплетного станка и автонумератора.

    Документ вложен в файл значит прошит составе документов

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

    В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см.

    Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

    Номера страниц не должны задевать текст документа.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Их не нужно дублировать на бумаге.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение.

    Создание документов и электронных форм

    Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами.

    Во вкладке Структура нажмите кнопку Показать документ (см.

    В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла ().

    Как прошивать документы

    Для чего сшивать документы нитками

    Как прошить документы

    Образец оформления прошитой документации

    Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

    Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

    Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

    Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

    • утвержденные штаты;
    • состав личного и общего приказа.

    Бухгалтера должны сшивать:

    Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

    Вариант скрепления документов по ГОСТу

    Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

    • название документа, дата;
    • перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

    Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

    Пошаговая инструкция прошивки документов

    В две дырки

    Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

    В три дырки

    В четыре дырки

    Образец прошивки в 4 дырки

    В пять дырок

    Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

    Как прошить конверт с секретными документами

    Такие документы сшиваются крест-накрест.

    Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

    Как правильно сшивать документы: советы и рекомендации

    В делопроизводстве компании обычно фигурируют тысячи бумаг, которые ежедневно появляются и выходят из применения. Но закон обязывает юридических лиц правильно структурировать и хранить каждый документ, поэтому существуют определенные методики как правильно сшивать документы для последующей передачи в соответствующие органы или архив.

    В 2018 году основные правила остаются прежними: нужно нумеровать, прошивать листы, составлять опись и заверять у руководителя. Однако процедура может различаться в зависимости от типа бумаг, будь то бухгалтерские, кадровые или налоговые документы.

    Как сшиваются документы для налоговой инспекции

    На данный момент законодательство не обязывает предпринимателя сшивать документы для налоговой, как это было раньше при сдаче отчетности. Теперь достаточно аккуратно и упорядоченно по датам сложить их в папку-скоросшиватель. Но если вы сдаете документы о том, что произошли какие-то нововведения в организации, то их нужно сшить в присутствии нотариуса и заверить. Учредительные документы также желательно прошить – так они будут надежно храниться и не потеряются.

    Как правильно сшить документы с описью

    В случае, когда организация ликвидируется или просто сдает документацию в архив, нужно соблюсти ряд установленных процедур. Они обычно описаны в методичках по каждому принимающему органу и типу бумаг. Но в целом процесс сшивания документов с описью сводится к следующим операциям:

    • разложить бумаги по датам так, чтобы самая старая дата была внизу стопки;
    • пронумеровать документы по очереди – проставить арабские цифры простым карандашом в правом верхнем углу каждой бумаги;
    • составить опись документов – внести в таблицу установленного образца количество бумаг по каждой категории и распечатать на листе формата А2;
    • поместить опись поверх всех документов, но не нумеровать ее;
    • также распечатать титульный лист установленного образца для каждого дела, указав содержание папки и срок хранения;
    • прошить листы при помощи ниток и иголки.

    Ошибки при подготовке бумаг для сдачи в архив

    Если вы нарушите процедуру прошивки, архив может не принять бумаги на хранение. Чаще всего допускают следующие ошибки при подшивании дел.

    Путают разные документы между отдельными категориями. Складывая и нумеруя документы в одном деле, следите, чтобы они относились к строго определенной категории, перечень которых есть в методической инструкции архива.

    Ошибаются с нумерацией и указывают неверное количество бумаг в описи. Главное – не нумеровать опись, дважды проверять собственные пометки, не пропускать листы, конверты, фотографии (если есть).

    Неправильно сшивают нитками: делают слишком короткие расстояния между отверстиями, оставляют конец нити недостаточной длины. Найдите пошаговую инструкцию, в которой указано – в каких местах и в какой очередности делать проколы иглой.

    Неправильно заклеивают нить: это нужно сделать прямоугольником бумаги, на котором указаны данные о документах и ФИО руководителя. Необходимо поставить печать и подписать наклейку так, чтобы одновременно захватить и ее, и дело.

    Если вам предстоит закрытие ИП и вы не имеете желания или времени подготавливать и сшивать бумаги для архива, обращайтесь к нашим специалистам.

    Как прошивать журнал регистрации приказов фото

    В делопроизводстве необходимо постоянно работать с кучей документации, являющейся доказательством хозяйственной деятельности предприятия. И любой делопроизводитель обязан знать, как правильно прошить журнал для учёта документооборота. И главное в ведении журналов — это непрерывное фиксирование документов, с обязательной регистрацией в журналах входящих и исходящих бумаг предприятия.

    Как правильно прошить журнал

    Журнал прошивается по левому полю так, чтобы нитки не мешали работать с документом. Для этого слева, симметрично по всей высоте листов, по вертикали, шилом пробивается 3 отверстия. Затем нитками или банковским шпагатом прошиваются все листы журналы, желательно 2 раза. Кончики ниток, не менее 6-7 см, выпускаются на обороте журнала или на последнем листе, если обложка слишком толстая и не пробивается шилом.

    Эти свободные концы приклеиваются бумажной наклейкой размерами 3-4 см так, чтобы она закрыла собой только часть ниток. Концы должны быть видимы. На наклейке необходимо сделать заверительную надпись, в которой указывается буквально следующее: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество листов (дата, подпись)». Это должна быть подпись руководителя или лица, в чьи полномочия входит регистрация документооборота в данном журнале. Затем ставится печать, которая должна оставить оттиск как на бумажной наклейке с заверительной надписью, так и на обложке или листе журнала, к которому приклеены свободные концы ниток.

    Как прошить журнал регистрации

    Любой журнал в обязательном порядке должен быть пронумерован, начиная с первой страницы. Можно пронумеровать конкретно каждую страницу журнала, а можно пронумеровать сшитые в журнале листы. В первом случае, в заверительной надписи, делается пометка «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью N-ное количество страниц (дата, подпись)», а во втором – «листов». Количество страниц или листов указывается, как в числовом значении, так и прописью.

    При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

    Ответственность

    Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации — это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

    Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

    Поделись, пожалуйста, ссылкой

    Вконтакте

    Facebook

    Twitter

    Одноклассники

    При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

    В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

    Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и книгу жалоб, и книги учёта приказов, и журналы для отметок о входящей/исходящей корреспонденции и прочего.

    Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

    Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

    На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

    Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

    Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

    Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

    Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.

    Нить для прошивки

    Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

    Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется капроновая нить, которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

    Чем делать дырки?

    В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

    Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

    Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

    После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

    Длина нити

    Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

    Контрольный лист

    Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

    Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

    Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

    Полезные советы

    1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
    2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
    3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
    4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
    5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

    Где купить журналы?

    Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

    Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет — все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда — это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с правилами техники безопасности.

    Информация кадровику

    А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журнал для внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

    Некоторые итоги

    Повторим основные правила, озвученные выше:

    • Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
    • Определиться с «колющим» инструментом.
    • Не прокалывать обложку (только сами листы).
    • Не делать отверстия далеко от обложки — журнал будет неудобно открывать.
    • Нить должна быть прочной.
    • Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
    • Журнал пронумеровать.
    • Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
    • Скрепить печатью.

    Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

    

    Смотрите также:

    Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

    Для чего нужны регистрационные книги

    Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

    Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

    Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

    Среди целей ведения журнала можно выделить:

    • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
    • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
    • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

    В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

    Какие локальные акты регистрируются в журнале

    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

    • вопросы хозяйственной деятельности;
    • систему планирования;
    • порядок и структуру отчетности;
    • выстраивание стратегии продаж;
    • задачи по расширению бизнеса.

    Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

    • назначении директора;
    • создании филиала;
    • введении штатного расписания;
    • утверждении правил трудового распорядка;
    • обеспечении коммерческой тайны;
    • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

    Образец книги приказов по основной деятельности

    Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

    Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

    На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

    Содержание граф примерно следующее:

    1. Порядковый номер документа.
    2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
    3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
    4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
    5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
    6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

    Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

    Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

    Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

    Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

    В ней не должно быть:

    • исправлений;
    • подчисток;
    • необоснованных зачеркиваний;
    • откорректированных записей;
    • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

    При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

    Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

    Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

    Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

    Как правильно и какими нитками подшить документы.

    Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

    • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
    • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

    Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

    Правила сшивания документов ГОСТ

    • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
    • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
    • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Правила сшивания документов ГОСТ

    • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
    • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

    Какие документы прошиваются?

    • Кадровая документация по итогам текущего года
    • Документация бухгалтерии
    • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    • Документы для налоговой
    • документы для сдачи отчетности в ПФР
    • документы в различные отделы банка
    • документы на тендер
    • копии уставных документов
    • документы при заключении особо важных соглашений
    • книги учета прибыли
    • нотариально удостоверенные копии и переводы
    • при подготовке документации к сдаче в архив

    Какие документы подшиваются

    • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
    • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
    • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
    • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

    Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

    Брошюровочная машина

    Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

    • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
    • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

    Какими нитками сшивать документы?

    • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
    • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
    • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
    • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

    Какой нитью сшивать документы

    • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
    • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
    • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

    Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

    Как прошивать документацию ниткой

    Подготовка принадлежностей:

    • иглы с нитью подходящей толщины
    • документов, которые необходимо прошить
    • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    • печати организации
    • клея канцелярского

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
    • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
    • Сшиваем
    • Оформляем сопроводительную надпись.
    • Готовим внутреннюю опись.
    • Заверяем готовое дело

    Готовим документ Прошиваем Связываем концы нити узелком Заверяем

    Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    • упустить этап систематизации документов
    • распределить документы без нумерации
    • возможна подача документов без заверительной надписи

    Прошитые документы заверяются

    Этап 1:

    • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
    • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
    • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

    • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
    • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

    Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

    • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

    Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

    • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
      Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
    • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
    • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
    • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
      Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

    Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

    Видео: Как сшить диплом три дырки?

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
    • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

    Как прошить папку с 4 дырками: схема

    На что стоит обратить внимание:

    • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
    • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
    • граница от края листа составляет 1,5-2 см
    • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

    Делаем отверстия Вводим иглу с тыльной стороны второго от края отверстия Вводим иглу в то отверстие, которое находится ближе к ранее пройденному отверстию Продеваем нить как в первом шаге Вводим иглу с лицевой стороны в расположенное рядом отверстие Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны Через лицевую сторону вводим в отверстие, которое проходили в шаге четвертом Соединяем концы нитей Немного натягиваем, чтобы нить плотно прилегала Завязываем узелок Обрезаем лишнюю длину

    Видео: Как прошивать документы?

    Как сшить документы на уголок: схема

    Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

    Видео: Как сшить документы?

    Источники: elhow.ru, fb.ru, ppt.ru, heaclub.ru

    Ваш личный проект архивации: с чего начать?

    «Упростите, упростите». — Генри Дэвид Торо, Walden .

    До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

    Большинство из нас прочесывают пожизненную коллекцию личных бумаг и фотографий либо когда у нас много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего любимого человека. Слишком часто работа кажется настолько пугающей и подавляющей, что наша естественная реакция — разочаровываться и говорить: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком; Я сделаю это как-нибудь в другой раз »или того хуже:« Я просто избавлюсь от всего этого.”

    В Библиотеке Конгресса архивисты обрабатывают все виды коллекций, которые только можно вообразить. Они часто приобретают — наряду с научными и историческими работами — личные бумаги и сувениры, вещи, которые имели особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, вырезки из газет и документы, испачканные напитками. В одной из недавних коллекций был кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие — в самодельных контейнерах. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинаются? И что мы можем узнать из их работы и применить к нашим личным проектам архивирования?

    Для этой истории я поговорил с Лорой Келлс и Мег Макалир, двумя старшими архивариусами из Отдела рукописей Библиотеки Конгресса.Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые появились в результате многолетней работы с постоянным потоком часто неупорядоченных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда об исходном заказе или что делать, когда ваша коллекция прибывает в мусорные баки».]

    Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

    Меня поразило, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то должно быть сделано. Вместо этого они предложили опытные советы по архивированию, но оставили решение на усмотрение отдельного человека.В конце концов, их основная идея заключалась в следующем: если вы хотите завершить проект и не сводить себя с ума и унывать по нему, начните просто , сначала разделите элементы в целом и, в конце концов, примите свои окончательные решения по сортировке как «достаточно хорошо.»

    Начни просто

    Во-первых, рассматривайте свою коллекцию как единое целое. Не останавливайтесь пока на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе связанных вещей. Келлс сказал: «Вы напугаетесь, если подумаете:« У меня есть двести вещей.«Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

    Комки

    Подумайте о том, чтобы вытащить свою коллекцию в дождливые выходные. На данный момент вы будете исследовать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «кучками». Это ваш первый проход, поэтому просто сгруппируйте вещи по общим категориям, таким как письма и фотографии. Вы определяете свои категории. Будьте последовательны, но примите тот факт, что категории могут частично совпадать.Если вы хотите классифицировать скопления по годам, прекрасно. Или фазы жизни человека. Или праздники. Или вид материалов (письма, фото).

    «Что вы пытаетесь сделать, так это определить уже существующие скопления», — сказал Макалир. «И, надеюсь, образование комков происходит естественным образом. Например, вы могли получить все бумаги своей бабушки после ее смерти. Это комок. Поездки? Это комок. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это куча ».

    ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь.Не поддавайтесь искушению насладиться чем-нибудь прямо сейчас. «Если вы начнете работать с отдельными предметами на этом этапе, вы проиграете», — сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, каким бы прекрасным оно ни было, положите его в его законный комок и вернитесь к нему позже.

    Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

    Реалистично относитесь к рабочему пространству и времени

    Есть две важные вещи, которые вы должны решить с самого начала: пространство и время.Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы ее просеиваете, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете — комнату или угол комнаты — или запланируйте распаковку и повторную упаковку вашей коллекции для каждого сеанса сортировки. «В домах большинства людей не так много места, чтобы долго сидеть на месте», — сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится этот обеденный стол для ужина».

    Не ешьте и не пейте на рабочем месте.Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас будут большие стопки, вы достанете свой стакан и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы пролите кофе на все документы или фотографии ». Макалир сказал: «Это происходит мгновенно. Никто из нас этого не ожидает. Это может быть трагично ».

    Что касается времени, Макалир сказал: «Не , а начинайте с обязательства, что каждый отдельный предмет в этой коллекции будет организован идеально». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения.Просто начните со слов: «Я хочу улучшить организацию».

    Нет ничего идеального

    Разложив коллекцию по кускам, вы можете разложить все по конвертам или другим контейнерам и радоваться своему прогрессу. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали, — сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но просто идентифицируя, маркируя и упаковывая эти комки, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ним, которого у вас не было раньше.”

    Вы можете оставить проект на этом или продолжить, от грубой сортировки до очищенной сортировки . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете поэтапно и продолжаете улучшать ее», — сказал Келлс. «Затем вы можете оценить, сколько у вас есть времени и сколько места у вас есть для этого. Все новое — подливка ».

    Письма отсортированы по корреспондентам. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

    Например, вы можете отсортировать письма по дате или по теме или отсортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии.«Это вопрос постоянного совершенствования, когда со временем вы будете получать все больше и больше информации о контенте», — сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить дом, а затем добавляете мебель в каждую комнату ».

    Это тоже хорошее время, чтобы выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, аннулированные чеки или списки продуктов. Макалир сказал: «В конечном итоге просто сохраните то, что вы собираетесь ценить с течением времени. Вам решать, насколько глубоко вы просверлите материал с точки зрения размещения материала.В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было. Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я наложил на него определенную организацию, и это сделает его более доступным ».

    Сканирование

    Сканирование — отличный способ сохранять и делиться цифровыми версиями документов и фотографий. Библиотека Конгресса США объясняет основы сканирования в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям почти так же, как если бы вы писали их на обратной стороне бумажной фотографии.

    Также сканируйте вырезки из газет. Газета плохо стареет, в сложенном состоянии может рваться в складках и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна бумажная копия. Компьютерная бумага стареет лучше, чем газета.

    Еще одна причина сканировать фотографии — спасти их. Фотографии могут выцветать из-за химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды.) «Не поддавайтесь идее создания рамок», — сказал Макалир. «Они действительно не должны находиться на свету слишком долго. Вы можете сделать копию и рамку, но держите оригинал подальше от света ».

    Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

    Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может оказать на вас давление. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы действовать избирательно и сканировать только специальные фотографии или документы, которые вы цените больше всего.У большинства организаций нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может тебе тоже стоит.

    Диски и цифровые носители информации

    Если в коллекцию входят компьютерные диски, перед открытием содержимого проверьте их на вирусы. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его копию и откройте копию, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, если вы что-то напутаете, у вас останется оригинал.

    Если на дисках есть файлы в старом формате, к которому у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную услугу, чтобы открыть их, либо когда-нибудь вы найдете ресурс, который позволит вам их открыть.

    Цифровая консервация

    Правильно сохраняйте цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и сделайте их резервную копию на отдельном диске. Если вы приобретаете неорганизованные компьютерные файлы, как можно лучше организуйте беспорядок в файловой системе.Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимое.

    Архивирование истории жизни

    Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», — сказал Макалир. «Увеличение и уменьшение одной конкретной истории или одного конкретного элемента может иметь немного большее влияние».

    Келлс сказал: «Старые письма дают вам представление о людях, даже если в письмах и открытках нет ничего особенного.Это показывает вам, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали ». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

    Что было в ее бумажнике или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике есть какие-то вещи, которые рассказывают историю», — сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.

    «Не все ценят этот материал, но если вы его заархивируете, он будет там для кого-то в более позднем поколении.Возможно, найдется человек, который действительно заботится о своей семейной истории и будет рад ее иметь ».

    Для получения дополнительной информации посетите :

    Ресурсы для управления архивами и записями

    Оливер У. Холмс (1964)
    [ Примечание к веб-версии ]

    Архивы уже устроены — предположительно. То есть договоренность была предоставлена ​​им агентством происхождения, пока оно строило их день. день за днем, год за годом, как систематический отчет о своей деятельности и как часть ее операций.Ожидается, что это расположение архивариуса уважать и поддерживать. Аранжировка встроена в архивы; это одна из неотъемлемых характеристик «архивов», отличающая их от неархивный материал.

    Теоретически в архивах правительственного агентства или любой организации — и, следовательно, в архивном хранилище, которое хранит такие архивы — каждый документ имеет свое место, естественное место, так что его связь и связь со всеми другими документами, созданными или полученными создающее агентство остается ясным.Архивариус сохраняет и использует порядок, предоставленный записями агентства происхождения, исходя из теории, что это договоренность имела логику и значение для агентства, и если бы сотрудники агентства могли находить и использовать записи, когда они были активны, в связь с многочисленными ежедневными операциями агентства, архивист наверняка может сделать то же самое, используя современные регистры, индексы, и другие вспомогательные средства, которые поставлялись с записями как их часть. Таким образом, искусственные средства поиска, которые должно создать архивное учреждение, являются сведено к минимуму.Система регистрации, используемая агентством, возможно, была не лучшей из тех, что можно было придумать с самого начала, или же она могла не подходить. были эффективно выполнены. Возможно, он даже сильно сломался из-за неэффективной регистрации, внезапного расширения или смещения программ без адекватная помощь в архиве или по другим причинам. Тем не менее, ни одному крупному архивному учреждению никогда не дадут денег на пересмотр файловых систем. Ему придется уживаться с тем, что он унаследовал, в лучшем случае внося незначительные изменения.

    Однако, помимо таких практических соображений, как нехватка времени и денег для создания новых систем, более важна истина, если архивное Агентство могло реорганизовать записи, пытаться сделать это было бы неразумно и нежелательно. Возможно, никакие два архивариуса не смогли бы договориться о договоренности. концепция, которая будет встроена в любую новую систему. Более того, то, что агентство создало в прошлом, сегодня ни один мужчина не может полностью разорвать на части. Невозможно, например, разорвать тома на части. Этот автор видел, как такой процесс на самом деле пробовал с печатными буклетами, но с минутными книгами или счетами. книги становится невозможным.В той мере, в какой это можно было сделать с помощью разрозненных бумаг, исходные группировки, которые имеют смысл сами по себе, будут Потерянный; последовательность операций и событий было бы трудно или почти невозможно реконструировать; эффективность или неэффективность само агентство будет скрыто; и все регистры, индексы и другие вспомогательные средства, созданные на протяжении многих лет агентством, за большие деньги в людские ресурсы и деньги станут бесполезными. (Здесь мы рассматриваем физическую перестановку, а не перестановку на бумаге, которую архивариус волен делать то, что душе угодно, если найдет для этого время и деньги.Перестановка бумаги архивистом может с пользой дополнить физический договоренность, установленная агентством происхождения; они не могут его вытеснить.)

    Энергичному новициату, который обычно хочет начать систематизировать и каталогизировать все документы в некоторой собственной схематической структуре, эти наблюдения должны звучать странно — как выход ленивца. Но это знает каждый профессиональный архивист. Он узнал их от опыт или от архивистов, которые имели опыт.Эти уроки часто излагаются в архивной литературе. Классическое выражение они есть в руководстве голландских архивистов Сэмюэля Мюллера, Дж. А. Фейта и Р. Фруина 1898 г., переведенном на английский язык Артуром Х. Ливиттом (Руководство по организации и описанию архивов ; 1940). Они воплощены также в известных трактатах на английском языке сэра Хилари Дженкинсона. (Руководство по управлению архивами ; ред., 1937) и Т. Р. Шелленберг (Современные архивы: принципы и методы ; 1956).Они были вписаны в учебные материалы Национального архива, в частности информационных документов для персонала №№. 15 и 18, озаглавленные соответственно Контроль записей на уровне группы записей и Принципы организации.

    Общий принцип, рассмотренный выше, конечно же, то, что архивисты называют «принципом происхождения». На верхнем уровне это обозначено французское выражение Respect des fonds (сохранение естественных архивных органов создания агентств или офисов отдельно друг от друга) и на более низком уровне, то есть в пределах фонда , по фразе респект для л’ордре примитив (уважение к первоначальному порядку).Таким образом, для записей любого агентства организация превращается в задачу определения и проверки первоначального заказа, заполнения и маркировки документов. архивы тары для ее отражения и стеллажи из тары в установленном порядке.

    Но если это все, что нужно для организации, это может показаться относительно простым и даже несколько рутинным — возможно, в основном это физическая операция. Первым ответом на такое наблюдение было бы то, что, хотя теоретически устройство является простым, на практике оно всегда создает много проблем.Почти Все руководство Мюллера, Фейта и Фруина посвящено изложению этих проблем и предлагаемым решениям для них. Второй ответ что эти авторы занимаются только частью функции организации, систематизацией записей агентства — любого агентства — тогда как архивисты в в Национальном архиве и в большинстве государственных архивных учреждений хранятся записи сотен агентств, более или менее связанных с каждым из них. Другие. Должны существовать, во-первых, общие правила организации, включающие группирование этих ведомственных записей, и, во-вторых, средства контроля для реализации политики.Другими словами, в любом крупном депозитарии есть много решений, которые необходимо принимать выше уровня фонда .

    Автор считает, что большой путаницы, возникающей при обсуждении функции упорядочивания, можно было бы избежать, если бы ее можно было распознать с самого начала. что термин «организация» охватывает несколько различных типов операций разной степени сложности, в значительной степени зависящих от уровня на которые они выполняются. Идентификация этих уровней и некоторый анализ операций на каждом уровне, начиная с верхнего уровня и движение вниз — порядок, в котором должен быть установлен контроль, — может привести к лучшему пониманию этой функции как архивариусами, так и неспециалистами.Пытаясь провести этот анализ, автор имел в виду, что аудитория в основном будет — архивариусами (и классификаторами позиций), но он надеется на то, что Написанное также будет иметь смысл и будет звучать правдоподобно для тех, кто часто пачкал руки, фактически выполняя аранжировку.

    УРОВНИ РАСПОЛОЖЕНИЯ

    Во всех крупных архивных хранилищах обычно можно выделить не менее пяти уровней организации:

    1. Организация на уровне депозитария — разделение всех активов депозитария на несколько основных подразделений в самом широком возможен знаменатель и физическое размещение владений каждого такого крупного подразделения с максимальной выгодой в областях стека здания.Этот крупный разделение холдингов обычно отражается в параллельных административных единицах (подразделениях или филиалах в депозитарной организации, которым ответственность за эти основные группировки).
    2. Организация на уровне рекордной группы и подгруппы — разбивка владений административного подразделения или филиала (поскольку они могут иметь были установлены на первом уровне) в группы записей и их физическое размещение в некоторой логической схеме в областях стека, назначенных для подразделение или филиал.Этот уровень должен включать идентификацию естественных подгрупп и их отнесение к установленным группам записей.
    3. Расположение на уровне серий — разбивка группы рекордов на натуральные серии и физическое размещение каждой серии по отношению к другие серии в некоторой логической схеме.
    4. Организация на уровне единицы хранения — разбивка серии на компоненты единицы хранения и физическое размещение каждого компонента по отношению к другим компонентам в некоторой логической последовательности, последовательность, обычно уже установленная агентством, так что архивист просто проверяет и принимает это.
    5. Организация на уровне документов — проверка и упорядочение в каждой единице хранения отдельных документов, приложений и приложений, и отдельные листы бумаги, которые вместе составляют единицу хранения и физическое размещение каждого документа по отношению к другим документам в некоторые приняты, последовательный порядок.

    Вышеупомянутые пять шагов относятся к расположению самих записей, независимо от их контейнеров. Они устанавливают порядок или последовательность в которых записи должны быть помещены в контейнеры и в которых контейнеры должны быть помечены и размещены на полках.

    Когда все эти шаги будут завершены, можно сказать, что архивные фонды хранилища находятся под контролем. Этот контроль никогда не может быть установлена ​​полностью (иногда договоренность на уровне единицы хранения или документа может никогда не быть полностью осуществлена), но она должна быть создана для приемлемая степень, прежде чем работа по описанию записей возможна, потому что средства поиска должны ссылаться на указанные единицы в установленном договоренность.

    РАЗМЕЩЕНИЕ НА УРОВНЕ ДЕПОЗИТОРИЯ

    Большое архивное хранилище, в котором хранятся записи сотен различных агентств, каждое из которых считается группой записей, требует первого подразделения его владения выше рекордного уровня группы, в основном для административных целей.Таким образом, каждое такое подразделение содержит несколько групп записей. Этот деление может быть:


    (1.) в хронологическом порядке перерывы часто случаются при серьезных изменениях в организации правительства (как в странах Латинской Америки, где обычно находит как минимум колониальную часть и часть национального периода, иногда между разделами периода независимости)
    (2.) на иерархической основе, в соответствии с основными организационными подразделениями правительства (как в Национальном архиве, где административные подразделения сначала были организованы вокруг записей одного или двух основных департаментов наряду с записями связанных независимых агентств, хотя через лет эти границы продолжают меняться)
    (3.) на основе уровней власти (как центрального, так и местного); или
    (4.) некоторая комбинация вышеперечисленного.

    В Национальных архивах также существует тенденция рассматривать широкие предметные области в качестве руководства на этом уровне организации, но это может быть больше кажущееся, чем реальное. Сама государственная организация обычно в значительной степени следует предметным областям. Тематические области вряд ли могут быть контролирующими руководство, но они могут быть вспомогательным соображением. Также важны такие вопросы, как размер и расположение складских помещений, физическое характер самих записей (часто требующие специальных областей в случае технических записей, таких как карты, изображения и пленки), ссылка активность записей, степень защиты, которую они должны обеспечить, а также количество и квалификацию персонала, необходимого для работы с ними.Из-за всего Учитывая эти соображения, это первое разделение записей обычно осуществляется на высшем административном уровне и воплощается в выпусках, утвержденных руководитель агентства. Персонал более низкого ранга обычно не участвует в принятии решений и не несет за них ответственности. Малые архивные хранилища могут не испытывать потребности в разделе своих владений на этом уровне; но с годами, поскольку переводы продолжаются от все большего числа агентств и офисов, необходимость рассмотреть такое разделение почти наверняка возникнет.

    РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НА УРОВНЕ РЕКОРДНОЙ ГРУППЫ

    Основной принцип Respect des fonds требует, чтобы записи о различных учреждениях и офисах велись отдельно и никогда смешанный. Согласно этому принципу архивное учреждение должно:

    (1) решает, какие создавающие агентства и офисы представлены записями и
    (2) идентифицирует все записи как принадлежащие тому или иному агентству.

    В первые годы существования архивов беспокойство по этим вопросам может показаться несколько академическим, поскольку представленные агентства широко известны. для персонала и идентификация записей с конкретными агентствами довольно очевидна.Однако рано или поздно возникнут споры и решения будут востребованы. Как долго архивное учреждение может «прожить» без тщательного разделения своих фондов на четко разграниченные «записи»? группы », если использовать термин, введенный в обращение в Национальном архиве в 1941 году — будет зависеть от того, как далеко назад и через сколько реорганизаций агентств его владения расширяются, и сколько чердаков и подвалов заполнено скоплениями этих записей, запутанных многими перемещениями за эти годы, он вычистили.

    До того, как Национальный архив начал использовать термин «группа записей», Государственный архив Великобритании использовал термин «архивная группа» для обозначения назначать отчеты всего агентства, независимо от его размера, включая отчеты целых министерств. Мы считали, что британская практика, если применяемые в Национальном архиве, иногда могут приводить к слишком большим группировкам для удобства администрирования. Мы подумали, что лучше разделить записи таких крупных «агентств», как отделы, в несколько отдельных групп записей, обычно отражающих бюро внутри отделов и «удобный размер» для администрирования.

    На континенте широко использовался французский термин « fonds d’archives », означающий совокупность или запас записей единицы, создающей записи. известен в архивной литературе и принят за основу аранжировки работ. (Голландский термин « archief » также широко использовался из-за влияние голландского руководства.) На практике записи любого подчиненного офиса, в котором велись записи, независимо от того, насколько маленький офис, были считается « фонд «.«Это было противоположной крайностью« удобного размера »и принципа« записывающая группа », как это определено в Национальном Архивы объединяли записи подчиненных офисов под их вышестоящими офисами, обычно до уровня бюро. Также записи небольших, хотя По сути, независимые спутниковые агентства часто включались в записи основных агентств, с которыми они были связаны. Много меньших fonds , такие как отчеты комиссий по рассмотрению претензий или арбитражных комиссий, были сгруппированы вместе в так называемый коллективный отчет группы », ряд которых был создан.В противном случае было бы тысячи долларов долларов. Таким образом, Национальный архив, частично для административное удобство, была нацелена на средний уровень при создании своих учетных групп. В 1943 г. было установлено 206 таких рекордных групп. его тогдашние холдинги. С тех пор были созданы дополнительные рекордные группы, и их количество, учитывая все владения Национальной Служба архивов и документации, сейчас приближается к 350.

    Хотя термин «группа звукозаписи» никогда не казался автору удачным для концепции, никто не предложил лучшего, и как термин, так и эта концепция, похоже, распространяется в других архивных хранилищах в Соединенных Штатах и ​​Канаде.Не факт, что этот термин всегда определяется точно так же, как в Национальном архиве, и, возможно, в этом нет необходимости — при условии, что определение применяется последовательно на протяжении всего учреждение. Такая концепция необходима во всех архивных хранилищах, где хранятся записи, созданные множеством различных агентств и организаций. организации. После создания группы записей обычно являются основными единицами административного контроля; то есть для расположения, описания, справочная служба, статистический учет и отчетность.

    Поскольку записи каждой группы записей должны храниться отдельно от записей всех других групп записей, любая единица записей — независимо от того, связана ли она. том, серия отдельных листов, отдельный лист бумаги или карта или что-то еще — должны быть идентифицированы как составляющие часть одной группы записей и никакую другую. Перекрытия быть не может, поскольку записи нельзя физически размещать в двух разных местах. Каждое новое присоединение должно быть отнесено к его собственному группа записей; если таковой не существует, необходимо создать новую группу записей и найти для нее надлежащее место в хранилище.По возможности все содержимое группы записей должно храниться вместе в одном месте в стопках. Для технических записей часто приходится делать исключения. Поскольку решения на высшем уровне регулируются больше административными, чем профессиональными соображениями, создание группы записи с определение границ — первая настоящая профессиональная операция по мере продвижения вниз в функции аранжировки. Невозможно обсудите здесь все многочисленные соображения, определяющие решения о распределении записей той или иной группе.Они изложены четко и подробно, что касается Национального архива, в его информационном бюллетене для персонала No. 15,

    Контроль записей на уровне группы записей .

    Рекомендации по созданию новых учетных групп и их разграничению обычно выносятся начальниками филиалов или подразделений старшего звена. уровня архивариуса и требуют утверждения руководителя архивного агентства или специально назначенного помощника. Высшие должностные лица также должны решить на какое подразделение или филиал следует возложить ответственность за группу записей.Начальник отдела или филиала, или в некоторых случаях вышестоящее должностное лицо, должен решить, где в областях ответвлений физически должна располагаться группа записей. Объем использования записей, количество дополнительные записи, которые следует ожидать в группе записей, и другие соображения могут повлиять на решение относительно области, в которой группа записей должна быть отложенным. Физические ограничения штабелей и оборудования могут не позволить полностью реализовать идеальную компоновку, и в этом случае необходимы компромиссы. быть сделано.

    Все естественные подгруппы также должны быть признаны на этом уровне организации и учтены в регистрационном заявлении, подготовленном для записи. группы и хранятся отдельно физически как подразделения группы записей, когда она размещается в стопках. Подгруппы должны быть идентифицированы и их принадлежность определяется при установлении границ рекордной группы; в противном случае определение подгрупп может составить отдельную уровень в расположении.

    Во многих более простых группах записей, некоторые из которых могут быть значительными, нет подгрупп.Определение подгруппы может быть выполнено быстро, за исключением случаи коллективных учетных групп или записей агентства, которое подвергалось частым реорганизациям и многочисленным изменениям полевых офисов, для записи каждого полевого офиса следует правильно рассматривать как подгруппу. Более того, если записи с годами стали сильно искажены, определение существующих подгрупп может оказаться наиболее трудным. Распутывание самих записей, возможно, придется отложить до следующего уровня расположение, идентификация и выделение серий.Выявление подгрупп и рекомендации по порядку их расположения. в группе записи — это работа среднего профессионального уровня или выше, которая утверждается руководителем подразделения или филиала, в ведении которого находится запись группы.

    Хотя в отношении групп записей приходится принимать решения по многим трудным проблемам, и решения имеют большое значение, время, потраченное на организация на уровне группы записи настолько мала, что составляет почти ничтожную часть всего времени, которое архивное агентство должно уделять функция аранжировки.

    РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СЕРИЙ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ГРУППЕ

    Это расположение на трех уровнях внутри группы записей, что представляет собой трудоемкую работу. Рекордные группы в Национальном архиве в среднем почти 3000 кубических футов каждый (содержимое почти 500 картотек с 4 ящиками). В других архивных хранилищах средний показатель может быть меньше. Некоторые группы записей настолько велики и сложны, что содержат тысячи серий во многих подгруппах. Эти серии должны быть идентифицированы и упорядочены. в некотором логическом порядке по отношению друг к другу, так что всей группе записей дана упорядоченная последовательность на полках.

    Несмотря на то, что с помощью схем классификации и практики подачи документов агентство могло окончательно упорядочить документы и подающие единицы внутри каждой серии он почти никогда не устанавливал последовательную аранжировку для множества разных серий, которые он создавал. Никогда не требовалось серия должна была идти первой, определенная другая — последней, и каждая из остальных должна была занять свое место в какой-то определенной точке между ними. Этот более крупная последовательность классификации — это то, что архивист должен установить для каждой группы записей.Это операция, требующая полного знания принципы архивного устройства и знание административной истории агентства или агентств, чьи записи задействованы. Во многих отношениях это суть архивной работы, потому что инвентарь и все другие вспомогательные средства просто отражают этот уровень организации и привязаны к нему. Человек, которому поручена работа, должен быть хорошо обучен и иметь опыт и должен подготовиться к своему конкретному заданию, прочитав законы. и положения, регулирующие организацию и программы рассматриваемого агентства; его годовые отчеты, специальные отчеты и другие публикации; а также все серьезные исторические и аналитические исследования его работы и достижений.Он должен обращать особое внимание на изменения в его функции и организация: они обычно отражаются в записях и в течение долгого времени будут значительными. Он должен знать историю агентства-предшественники, записи которых могли быть унаследованы, а также агентства-преемники или ликвидирующие организации, которые вели учетные записи и которые могут избавились от одних, реорганизовали другие, поглотили некоторых в свои собственные архивы или иным образом усложнили картину. Он должен учиться особенно способ ведения записей агентством.Если он изучит также сами записи, он многому научится из них, что не печатается или не печатается. в противном случае доступно. Собрав воедино знания, полученные из всех источников, он сможет идентифицировать и интерпретировать множество серий. и дать им расположение, которое не только логично, но и раскрывает историю и достижения агентства. Его схема расположения должна иметь два измерения. Он должен представлять не только серию, поддерживаемую агентством в любой момент времени, но и во времени, независимо от того, существовала ли она 10 лет или 150. годы.

    Этот процесс согласования намного проще осуществить, если архивист ознакомился с записями в агентстве до того, как они будут присоединены. Идеально, записи должны быть взяты архивистом непосредственно из файловой комнаты агентства, как только они станут достаточно неактивными для передачи в архив депозитарий. Возможно, у агентства было центральное досье, но были разрешены некоторые важные исключения из централизации. Возможно, у агентства есть имел ряд файловых комнат или станций хранения документов, отражающих основные функции или организационные единицы.Возможно, всеобщая децентрализация была практика, если не правило. Всегда полезно знать, как агентство сгруппировало свои записи, потому что исходные группировки должны быть отражены в окончательная договоренность. В наши дни, когда существуют центры промежуточной документации, архивариусу менее вероятно увидеть эту картину. И никакие степень по отношению к более старым записям агентств, которые существовали за десятилетия до создания архивного хранилища. Эти агентства могут иметь бесчисленное количество раз перемещали свои неактивные записи из здания в здание, прежде чем передать их в хранилище архивов, каждый раз дальше сбивает с толку любое расположение записей, которое могло иметь место, когда они были активными и растущими файлами.Но даже в этом случае возможность архивариуса проверить старые записи на чердаках или в других местах хранения, особенно если они все еще находились в оригинальных контейнерах с оригинальными этикетками, могут иметь научил его многому о них. В этом смысле договоренность начинается до присоединения, и знания, полученные на этом этапе, должны отражаться постольку, поскольку возможно в описи, подготовленной при присоединении. Архивист, который участвовал в процессе присоединения, всегда имеет фору. по договоренности, если он может выполнять свои функции консультанта или надзора до тех пор, пока записи не будут на полках.

    Следующим шагом является определение различных серий, которым должен быть присвоен заказ. Это подводит нас к определению слова «серия», один из основных технических терминов в словаре архивариуса. Пока архивист не поймет этот термин и не сможет распознать серию, он должен не проводить работы по организации на этом уровне.

    Настоящая серия состоит из одинаковых единиц хранения, расположенных в последовательном порядке, внутри которого каждая из единиц хранения занимает свое надлежащее место.В серия имеет начало и конец, и все между ними имеет определенную взаимосвязь. Шаблон может быть простым — алфавитным, числовые, или хронологические, или сложные, как, например, годовые отчеты, упорядоченные сначала по годам, затем по штатам, а затем по округам в пределах Состояния. Это может дополнительно осложняться практикой ведомства по подаче отчетов государственных должностных лиц в определенном порядке на государственном уровне и должностные лица округа в установленном порядке в каждом округе.Такой порядок регистрации может соблюдаться из года в год, пока записи не заполнят несколько тысячи футов стеллажей, но независимо от того, насколько сложен узор, пока он повторяется, у нас все равно остается одна серия. Другой серия может состоять всего из нескольких футов отчетов, относящихся к территориям в несколько ином порядке. Границы этих истинных рядов никогда не сложно определить; пробелы и разногласия легко распознать.

    Иногда будет серия, состоящая только из одной файловой единицы.Возможно, это чаще касается книжных записей, например, когда какая-то особая запись хранится в единственном томе, не имеющем преемников. «Серия» может показаться неподходящим словом в таких случаях, если только кто-то не думает о предмете. как начало запланированной серии, которая не продвинулась дальше первого блока. В недолговечном агентстве таких сериалов может быть много. Это могло бы кажется, что некоторые из этих однотомных серий можно было бы объединить в конце группы пластинок, но это было бы равносильно отказу от в определении их правильного местоположения.Они не были бы вместе, если бы у них не было общего происхождения. Вместо этого они могли бы принадлежать должным образом широко разделенные части группы записи, некоторые из них, возможно, между сериями несвязанных бумаг, которые они могли бы помочь прояснить.

    Также будут случаи, когда для определенных групп документов не существует видимой закономерности, хотя предмет или транзакция отношения очевидны. Часто действительно есть просто скопление или агрегирование документов, относящихся к какому-либо вопросу, потому что, по-видимому, агентство не нашло времени, чтобы рационализировать их расположение.Эти скопления сложно назвать сериями в строгом смысле слова, но произвольно мы относимся к ним как к таковым — точно так же, как мы в некоторой степени произвольны в отношении того, что составляет группу записей. Они представляют собой блок материала, который должно быть отведено место в аранжировке. Нет последовательности файловых единиц и, следовательно, нет очевидного начала или конца, так что специальный Проблема для этого типа ряда состоит в том, чтобы определить его границы. Нужно искать общий знаменатель в предмете или происхождении, который разделяет это скопление из других истинных или искусственных серий.Возможно, эти бумаги или другие материалы были собраны каким-то исследователем, потому что они полезно в особом деле, которым он занимался. Возможно, они связаны с какой-то внезапно завершившейся спецоперацией. Какой бы ни была их история и цель, они должны быть идентифицированы своими границами и сохранены отдельно, если они когда-либо должны быть поняты и назначены их места по отношению к весь.

    Различные серии, как только они идентифицированы, являются элементами группы записей, которым на этом уровне организации следует присвоить значимый физический порядок, который позже будет отражен в порядке инвентарных записей на бумаге.Действительно, записи инвентаризации (которые являются серии), вероятно, на этом этапе находятся на бумаге в виде карточек или бланков, которые можно перемешивать по мере проработки аранжировки.

    Хотя записывающие группы и подгруппы должны были быть созданы, а их порядок определен на втором уровне организации, окончательный распределение серий по подгруппам (если не перераспределение по другим группам записей), возможно, придется дождаться подробной идентификации серий, которая поступает в третий уровень аранжировки.После того, как все серии назначены группам и подгруппам записей, чтобы окончательно установить их границы, архивариус просматривает группу или подгруппу и разрабатывает логическую последовательность расположения для назначенных таким образом серий. Надо признать, что там не является одной идеальной последовательностью аранжировки для серий. Существенные различия возможны в любой большой группе записей, и никакие два архивариуса, как бы то ни было. опытный, примет те же решения. Но есть и лучшие условия, и худшие, и с более бедным нужно бороться до тех пор, пока это приемлемо.

    Организация серий — относительно простая задача, если записи создаются небольшим объединенным агентством. Такая группа или подгруппа записей, следовательно, может быть назначен на обучение к более молодому архивисту. Он будет опираться на несколько общепринятых принципов, таких как голландское правило, устанавливающее приоритет перед последовательностью корреспонденции, если только не существует «основной» серии, от которой зависит все остальное. Индексы и другие агентства, созданные поисковые средства обычно предшествуют серии, которую они индексируют.Учетные записи по содействию и ведению домашнего хозяйства, если они сохраняются, обычно идут в последнюю очередь. Между функциями и последовательность действий внутри функций может определять группировку серий. В больших группах записей серии могут быть сгруппированы по хронологические периоды, по крупным сбоям в системах хранения или на функциональной основе, и эти группы также становятся основными подразделениями или сбоями полученного инвентаря.

    Однако в большинстве рекордных групп любого возраста и размера почти наверняка будет много осложняющих факторов.Это может быть вызвано:

    (1) изменения в организации;
    (2) изменения в функциях;
    (3) изменения в схемах подачи документов;
    (4) наличие записей от одного или нескольких предшествующих агентств, которые не были или были включены лишь частично в серию записей. создано более поздним агентством; а также
    (5) записи, которые были реклассифицированы или иным образом реорганизованы по уважительным причинам, которые были реорганизованы не полностью (какая-то амбициозная схема не доведены до завершения), или которые были просто подделаны потенциальными «методистами» перед передачей в архив депозитарий.

    В голландском руководстве приведены правила работы с этими и многими другими осложнениями, которые здесь невозможно описать. Хотя младшие архивисты с некоторый опыт может идентифицировать серии в сложных группах записей так же, как и в более простых, это обычно необходимо для более опытных архивариус возьмет на себя управление и разработает рациональную схему. От человека с опытом можно ожидать, что он не только сделает свою работу лучше, но и сделает ее быстрее. Наем работника слишком низкого ранга для работы по найму на этом уровне — пустая трата времени и денег.Окончательно принятая договоренность должна быть утвержденным руководителем подразделения или филиала, отвечающим за группу записи.

    РАСПОЛОЖЕНИЕ БЛОКОВ В СЕРИИ

    Хотя единицы хранения в серии могут быть отдельными документами или отдельными документами с приложениями и приложениями, они, скорее всего, будут совокупность документов, относящихся к какой-либо транзакции, человеку, делу или предмету, в зависимости от политики или системы подачи документов, используемых агентством. В Политика подачи документов, в свою очередь, скорее всего, будет зависеть от характера операций агентства.В прошлом эти единицы хранения обычно контролировались в системе регистров и указателей, которые запутанным, но упорядоченным образом связывали все тело вместе; и оперативное обслуживание записей сейчас, как и тогда, обычно зависит от содержания тела в одном и том же порядке, чтобы все современные вспомогательные средства поиска оставались действительными в качестве указателей. Эти Системы реестров продолжают использоваться, особенно в судах и регулирующих органах, а также во многих других агентствах, которые в основном работают по делу или система проектов.Однако в других агентствах они были заменены секретными файлами без контроля реестра или с частичным реестром. контролирует. В этих современных случаях регистрационные номера не влияют на порядок подачи заявок. Вместо этого единицы хранения — это папки, созданные для классы классификационной схемы. Встречаются всевозможные комбинации.

    Аранжировка на этом уровне, очевидно, не является оригинальной аранжировкой; это довольно простая, но трудоемкая операция проверки для проверки первоначальный порядок и исправление очевидных перемещений, имевших место за эти годы.Это необходимо для эффективной и достоверной справочной службы. Ни один архивист не может контролировать свои записи без этого, и задержка может скоро стоить больше времени, если записи вообще активны, чем требуется для их хранения. сразу после присоединения. Причем лучше всего это делать в связи с упаковкой и маркировкой. Это не означает, что если группа записей без немедленной важности с точки зрения обслуживания, или если он никогда не будет очень активным, такая договоренность не может быть отложена или даже без: когда принимается подобное решение, записи помещаются в рамки и маркируются без тщательной проверки.Хотя ничто так не потеряно, как неверно размещенный файл, можно отложить проверку единицы файла до тех пор, пока не станет ясно, что записи достаточно активны, чтобы оправдать работу. Высокоактивный серии в группе записей должны пройти более тщательную проверку. Эти решения, включая определение приоритетов, должны приниматься руководителей филиалов на основании рекомендаций своих опытных профессиональных помощников. Если серия состоит из нумерованных или буквенных томов нет ничего проще, чем расположить их по порядку на полках.Это может сделать рабочий, как только будет определено место для него. Только в том случае, если полоса или другие опознавательные знаки отсутствуют, так что нужно определить последовательность по внутренним свидетельствам, нужен архивист или Вызов субпрофессионального сотрудника в зависимости от сложности проблемы. Алфавитные, числовые или иным образом обозначенные файлы (скрепляются между собой различными устройствами) или папки, содержащие отдельные бумаги, выстраиваются в ряд и проверяются на порядок и полноту по мере их размещения в ящиках архивов, и список ящиков готовится для целей маркировки.Это становится больше, чем рутинная работа, только если файловая система агентства сложным или если внешнее устройство было нарушено намеренно, в результате несчастного случая или небрежности. Случайные нарушения могут потребовать значительная детективная работа над самими записями и с внешними источниками, чтобы прийти к объяснению. Только когда факты известны, архивисты решают, оставить ли место для того, что кажется пропавшим, или оставить то, что кажется инопланетным вторжением там, где он его обнаружит.Некоторые проверки на наличие нарушений могут быть выполнены более умными и внимательными работниками и, конечно, непрофессиональным персоналом. Это больше эффективно и надежно выполняется последним, если системы регистрации сложны, поскольку есть больше элементов, за которыми нужно следить. Возможно, три четверти аранжировку на этом уровне могут выполнять опытные субпрофессионалы; степень необходимого опыта зависит от сложности файловая система.

    Часто этот уровень организации требует интеграции файлов, взятых из разных хронологических блоков.Центральные файлы агентства могли быть присоединены в трех хронологических блоках — например, 1905-10, 1911-15 и 1916-20 с таким большим перекрытием, что они не могут быть обслуживается качественно. Первоначально сохраняемые в агентстве как одна серия, они были произвольно разбиты на блоки периодов, так как более старые файлы стал менее активным, чтобы облегчить временное хранение в архивном центре. Теперь постоянное хранение и частое использование для исследований требуют восстановления записи в исходном порядке.По мере того как это делается, некоторые категории, от которых можно избавиться, выпадают; другими словами, три или четыре задачи могут выполняться одновременно. В идеале, чтобы записи можно было отложить на полку, все, что нужно сделать с серией, должно быть сделано за один раз. многоцелевая операция, прежде чем она будет помещена в рамку и помечена. Нет ничего более расточительного, чем повторять одни и те же записи, потому что все операции не планировались и не проводились сразу. Для таких многоцелевых проектов требуется как минимум субпрофессиональный персонал более высокие разряды или профессиональные работники в начальных классах.

    Во многих группах записей есть крысиные гнезда из связок, бумаг нестандартного размера или других групп, которые, по-видимому, никогда не включались. в систематически организованные и контролируемые серии или которые были извлечены из таких серий для забытых целей и никогда не возвращаются, возможно потому что файловый клерк не знал, где они. Чем дольше записи хранились на чердаке или в подвале — так с годами они обслуживались многими разными людьми, большинство из которых не знакомы со старыми файловыми системами — более крупными крысиными гнездами.Тем не менее, они часто состоит из довольно важных записей. Их прохождение требует навыков архивариуса, хорошо знакомого не только с группой звукозаписи. в вопросе, но также и связанные группы записей. Действительно, если ответственное лицо не знает досконально группу записей, ему лучше держаться подальше от крысиное гнездо. Это трудоемкая организационная работа, которую необходимо выполнять, если только беспорядок не будет увековечен, но никогда не делается должным образом и эффективно кем угодно, кроме опытного архивиста не ниже среднего уровня.

    Последний тип операции, с которой можно встретиться при расположении файловых единиц, — это преднамеренная реорганизация этих единиц в случаях, когда расположение, отличное от первоначального, может показаться более эффективным для удовлетворения долгосрочных требований. Например, агентство часто лениво позволяет накапливать отчеты год за годом, собирая отчеты за каждый год вместе в некоторой повторяющейся схеме, расположенной, возможно, в алфавитном порядке юрисдикция. В справочной службе, однако, отчеты почти всегда запрашиваются юрисдикцией, что означает, что архивист должен составить их из стольких мест, сколько могут потребоваться годы.Переупорядочить отчеты так, чтобы все для юрисдикции вместе по порядку. Это, конечно, физическая перестановка, но это простейший вид перестановки, который на самом деле не нарушает целостность файлов. Его можно поручить субпрофессиональному персоналу под надлежащим контролем.

    Может быть принято решение о более сложной реорганизации, если записи были настолько разбиты, что исходная организация не может быть полностью восстанавливается с уверенностью, если не тратить слишком много времени на исследования.Совершенно нелегко решить полностью реорганизовать серию, потому что в конце концов работа может оказаться более сложной, чем ожидалось. Придумать новую схему непросто; записи не впишутся ни в какую схему реорганизация так же, как они вписались в первоначальную схему; и они не будут одним и тем же корпусом записей при таком изменении порядка, даже если все документы были переработаны в новый порядок. В случаях, когда агентство разрешило накопление записей без организации, архивист должен решить, оставить ли записи в этом неорганизованном состоянии (что он, вероятно, сделает, если они не пользуются большим спросом), или разработать организация для них.Обычно это короткие серии, и организация может быть относительно простой; например, в хронологическом порядке, по алфавиту или по личное имя. Некоторая организация является обязательным условием для микрофильмирования записей. Планирование такой организации или реорганизации должно осуществляться профессиональные архивисты высокого уровня и большого опыта. Его могут проводить архивисты среднего звена, работающие под надзором.

    Очевидно, что организационная работа на уровне картотеки имеет разную степень сложности и требует времени персонала различные разряды от грамотных рабочих до субпрофессиональных классов и от младших профессиональных разрядов до средних.А профессиональный архивариус должен контролировать организационные работы, выполняемые работниками любого уровня подготовки в смысле выборочной проверки, присутствуя для ответа вопросы, расследование пробелов и несоответствий, принятие решений о том, следует ли продолжать работу, несмотря на нарушения, доведение более серьезных вопросов до внимание начальства и тому подобное. Организация планирования и контроля на этом уровне — работа большой сложности и ответственности. и должны выполняться архивистами среднего уровня и выше. Наконец, такие проекты до их открытия должны быть одобрены старшими архивариусами и даже начальников подразделений, в зависимости от количества задействованного оборудования и рабочей силы или отсутствия руководящего прецедента.

    РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФАЙЛОВЫХ ЕДИНИЦАХ

    Том в переплете может содержать много отдельных документов, но их расположение было зафиксировано на момент записи; они не могут выйти из строя, ни можно ли изменить их порядок. Отдельные документы — другое дело. На протяжении многих лет было испробовано множество способов сохранить документы, относящиеся к единице файла. вместе и в каком-то порядке, но ни один из них не является полностью удовлетворительным. Во времена, когда еще не было плоских файлов, порядок поддерживался складыванием бумаг. вместе.Современные способы сохранения порядка включают использование канцелярских скрепок, проволочных скоб или заклепок — последние две связаны с крышкой и подкладочные листы — или папки и металлические застежки различного типа внутри папок. Во времена свернутых рекордов — примерно перед Первой мировой войной — вложения складывались внутри сопроводительных писем, а вложения часто складывались внутри них. Сопроводительное письмо может охватывать многие вольеры, некоторые из которых имели собственные вольеры. Это особенно верно в отношении юридических документов, ваучеров и отчетов.Когда такие записи сплющенный, значительная изобретательность, тщательная проверка и использование папок или конвертов — все это необходимо для обеспечения надлежащего хранения документов вместе и, таким образом, их отношения сохраняются. Архивист, вероятно, разовьет сильное восхищение старой системой складчатых документов и разоблачающие одобрения на среднем сгибе, и он вряд ли захочет разворачивать их навсегда, пока физическое состояние записей требует, чтобы он это сделал.Повышенное внимание к поиску и тщательному изучению сплющенных подтверждений может привести к более быстрому ухудшению качества, чем если бы записи был оставлен нескладным.

    Частично это связано с выравниванием записей, поэтому требуется обеспечить, чтобы надлежащие документы и отдельные листы бумаги хранятся вместе и в последовательном порядке.

    Другой важный процесс, требующий упорядочивания внутри файлового блока и вплоть до отдельного документа, связан с микрофильмированием.Там в наши дни это количество увеличивается, так как:

    (1) ученые беспечно заказывают фильм на сотни долларов с записями, которые они не видели,
    (2) мы стараемся включать все больше и больше наших лучших и наиболее ценных записей в публикации на микрофильмах,
    (3) мы снимаем огромное количество записей либо с целью уничтожить оригиналы, либо, наоборот, чтобы сохранить их, поощряя использование микрофильмов, а не оригиналов.

    Тот, кто использует пленку вместо оригиналов, в лучшем случае страдает от многих недостатков, и если записи не в идеальном порядке и сняты в постоянном таким образом, чтобы, например, на первом месте были одобрения, а вложения были в правильном порядке, а все листы многостраничного документа были в порядок — пленка приходит в негодность, а значит, и бесполезна.Есть много примеров, когда фильмы были сняты, но никогда не использовались в государственных учреждениях, потому что записи не были тщательно организованы заранее.

    Обычно не идут в папки или коробки, чтобы расположить оригинальные документы, если они собираются сохранить и использовать в их первоначальной форме. Если есть беспорядок, обычно по размеру или цвету листов можно увидеть, какие из них принадлежат друг другу, и может, если он интересуется именно этими листами. записи, разгадывать их расположение быстрее и увереннее, чем он мог бы, если бы они были помещены на микрофильм в том же беспорядке.

    Таким образом, компоновка на этом нижнем уровне выполняется в основном в связи со сглаживанием и микрофильмированием (часто и тем и другим одновременно). Это может быть сделано опытные субпрофессиональные сотрудники или более низкого разряда, то есть менее опытные профессиональные работники. Обычно это хорошее задание для новичка. потому что он одновременно знакомит его с методами хранения и содержимым файлов. Всегда под рукой должен быть более опытный архивист, поскольку супервайзер, чтобы ответить на вопросы и решить проблемы.Часто размещение файловых единиц и отдельных документов выполняется одновременно, особенно, когда записи готовятся к микрофильмированию. Обычно это экономит время и труд, но, поскольку процесс усложняется, может потребоваться человек более высокого ранга. Если единицей хранения является документ, что происходит в некоторых файлах, расположение на уровне единицы файла и на уровень документа становится одной и той же задачей, обычно относительно простой.

    КОРОБКИ, СТЕНКИ И МАРКИРОВКА

    Пять уровней организации, описанные выше, связаны с анализом и идентификацией записей, а также с их проверкой для определения их правильное расположение.Предположительно решения были приняты и зафиксированы на бумаге или иным образом хорошо поняты. Теперь мы должны обсудить исполнение решений. Это может быть сделано в относительно короткие сроки разнорабочими, машинистками и субпрофессиональным персоналом более низкого уровня, работающим под субпрофессиональный или профессиональный надзор более высокого уровня, в зависимости от сложности работы. Обычно профессиональный персонал, отвечающий за решения о размещении должны контролировать их исполнение, чтобы время не тратилось на определение подгрупп и серий и определение их границ. все сначала.Проверка аранжировки на уровне файловых единиц и боксирование серии может продолжаться одной бригадой, в то время как супервайзер работает над общей аранжировка сериала. Укладка упакованных серий в определенном порядке является последней операцией, за исключением набора и прикрепления этикетки.

    Бокс

    Обычно только отдельные бумаги помещаются в «коробки», то есть помещаются в архивные контейнеры, которые затем помещаются на полки. При передаче файла в эти контейнеры, каждый пытается разделить его на естественные разрывы (если возможно, между файловыми единицами) и все же не упаковывать коробку так плотно, чтобы записи не может быть извлечен или вставлен без повреждений или настолько неплотно, что бумага сползает и сгибается, а пространство теряется.Один проверяет расположение файла единиц, помещенных в коробку, и записывает необходимые данные, обычно начальный и конечный номера файлов, для метки. Прилагаются усилия, чтобы положить конец серии в одной коробке, не тратя лишнего места, и начать новую серию в новой коробке. Если порядок серий не был определен заранее с окончательным оформлением и сериями в коробках по порядку, этим упакованным сериям, конечно же, будут предоставлены только временные позиции на полках. Только с меньшие и более простые группы записей или образцы, вполне вероятно, что все можно будет сразу положить на полку.Бокс может быть делом полноценного чернорабочие или непрофессиональные сотрудники. Профессиональный персонал требуется редко, если одновременно не проводятся сложные организационные работы и это действительно управляющая операция, в которой бокс — несущественная часть.

    Стеллаж

    Обе коробки, содержащие отдельные бумаги и переплетенные тома, должны быть поставлены на полки. Когда расстановка их содержимого будет завершена, ящики можно будет разложены рабочими на полках в местах и ​​в порядке, определенном профессиональными архивариусами.Это во многом физическая операция. Стеллажи для томов, особенно всех размеров, сложнее. Хотя это будет сделано с помощью разнорабочих, это должно будет находиться под пристальным наблюдением профессионалов или опытных субпрофессионалов, если нет больших тиражей томов, хорошо маркированных и одинакового размера для размещения на полках. Надзорный орган должен решить, слишком ли большие объемы или слишком плохо связаны, чтобы стоять на них вертикально. полки. Он должен очень внимательно следить за порядком, если есть много серий из нескольких томов или из одного тома каждая.Он должен одобрить любое снятие тома вышли из строя, решая, когда можно сэкономить достаточно места, чтобы гарантировать это, или когда состояние томов этого требует, или, возможно, когда нарушение последовательности указателей и регистров, чтобы их можно было разместить возле столов или сделать доступными для поисковиков в поисковой комнате. желательно, чтобы сэкономить время или позволить определенную степень самообслуживания. Эти нарушения в установленном порядке должны быть обозначены перекрестными ссылками в правильные места.

    Маркировка

    Маркировка бывает двух видов:

    (1) контейнеров,
    (2) ряда заканчиваются в областях штабеля после того, как стеллажирование было завершено.

    Обычно на первом месте идет маркировка тары. Списки содержимого коробки должны были быть составлены во время бокса. На этикетке контейнера должен быть указан имя и номер группы записей, имя любой подгруппы, имя серии и конкретное содержимое ящика. Он также должен иметь номер, чтобы показать место коробки в группе или подгруппе записей или, по крайней мере, в последовательности серий. Первые два или три элемента, если они распространяются более сотни емкостей и более, следует набирать на трафаретах, чтобы этикетки можно было обрабатывать в листах; если это будет сделано, только содержимое отдельных ящиков необходимо будет напечатать на отдельных этикетках.Иногда подгруппы не будет. Если подгруппа хорошо известна, то там должен быть показан только номер группы записей, частью которой он является. Метки конца строки должны быть напечатаны полностью, так как каждая из них сильно различается в формулировка. Этикетки могут быть разработаны профессиональным персоналом более низкого уровня или субпрофессиональным персоналом более высокого уровня, но они должны быть проверены профессионалы более высокого уровня, прежде чем время будет потрачено впустую на обработку и набор текста. Наклейка этикеток может быть произведена грамотными и внимательными работниками, если работа проверяется высококлассными субпрофессионалами или низкопрофессиональными специалистами.Назначение работника ниже или выше определяется сложность работы.

    Разумеется, существуют работы по переупаковке, перестановке и перемаркировке, которые следуют после внутренней утилизации присоединенных материалов, чтобы консолидировать пространство, полученное при такой утилизации. Они могут обрабатываться теми же классами персонала, которые выполняли первоначальную работу такого рода. Иногда происходят серьезные преобразования холдингов в группу записей, или несколько из них назначаются в разные области.Такие смещения позволяют возможность улучшить расположение и исправить любые ошибки, которые могли быть сделаны изначально. Планирование такой смены с целью получения максимальной за пределами доступного пространства в новых областях обычно выполняется работа на профессиональном уровне, но выполнение может осуществляться разнорабочими и под надзором со стороны опытный субпрофессиональный персонал.

    ОТЧЕТНОСТЬ РЕЗУЛЬТАТОВ СОСТАВЛЕНИЯ В НАПИСИ

    Для каждого уровня организации, кроме самого низкого, вероятно, будет получен какой-то архивный инструмент:

    1. Депозитарный уровень — административная выдача.
    2. Уровень группы записей — заявление о регистрации группы записей или сводка для каждой установленной группы записей.
    3. Уровень серии — перечень группы записей, в которой каждая серия отображается как пронумерованная запись.
    4. Контрольные списки единиц хранения для важных серий. Эти контрольные списки иногда для очень длинных и важных серий предлагаются как отдельные документы, но чаще они представлены в виде приложений к описи учетных групп.Очень короткие серии и серии меньших Важность считается достаточно учтенной в самой инвентаризации.

    На уровне документа письменное заявление, отражающее договоренность, обычно не составляется.

    Большинство этих архивных инструментов служат двойной цели, хотя на самом деле они производятся как контрольные документы для учета авуаров и показывают их расположение, они служат также и в качестве вспомогательных средств. В каком-то смысле можно сказать, что документ уровня депозитария указывает поисковику, какой путь повернуться, когда он войдет в хранилище, запись группы сообщает ему, какой порог перейти, инвентарь сообщает ему, в какой части комнаты чтобы посмотреть, и список единиц хранения сообщает ему, какую единицу следует снять с полки, поскольку она может содержать документ или документы, которые он хочет видеть.В искатель не предпримет эти шаги, кроме как в воображении, когда он сверяется с документами по поиску помощи, но какой-то сотрудник архива должен принять их физически, если документы должны быть доступны для поисковика в центральной поисковой комнате.

    Будет видно, что в отношении документов по оказанию помощи, которые отражают договоренность, которые мы можем обозначить в качестве основных средств поиска, настоящая работа вовлечено определение договоренности. Представление этой договоренности в письменной форме впоследствии является дополнительным видом деятельности.Есть, конечно, архивные поиск вспомогательных средств, которые не следуют шаблону расположения записей, но пересекают эти шаблоны в виде индекса. Их можно обозначить как вспомогательные средства поиска. Они должны появиться позже, потому что сначала должны существовать установленные единицы организации с фиксированными обозначениями, для которых единицы запись во вторичных вспомогательных средствах поиска может сослаться. Таким образом, размещение — это основная внутренняя деятельность архивного учреждения. Все остальные внутренние деятельность зависит от ее надлежащего выполнения.

    Примечание: Эта веб-версия была подготовлена ​​в 1999 году на основе:
    Оливер У. Холмс, Архивная система — пять различных операций на пяти разных уровнях , опубликовано Обществом американских архивистов в Американский архивист , том 27, номер 1 (январь 1964): 21-41.
    С разрешения Общества американских архивистов.
    Эта версия может отличаться от печатной.


    Смотрите также:

    Как оцифровать ваши самые важные документы

    Хотя Всемирный день резервного копирования на этой неделе обычно отмечается больше всего производителями жестких дисков и службами хранения данных, он должен побудить людей не забывать о резервном копировании своих компьютеров.Но даже если вы уже выполняете резервное копирование своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования для ваших единственных в своем роде документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге — например, свидетельств о рождении, свидетельств о браке и документов о увольнении из армии?

    При сканировании копий ваших личных документов создается цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте. И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени.Вот руководство по началу работы.

    Шаг 1. Организуйте работу

    Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. Помимо важных записей, подумайте о других документах, которые вы сохранили за долгие годы и которые, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, вырезки из газет, семейные фотографии из семейных реликвий и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках. (Имейте в виду, что хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их самостоятельно для быстрой справки.)

    Оцифровка документов по своей сути не является захватывающей задачей, но она может выполняться быстрее, если ваши документы сложены и готовы к сканированию. Biersdorfer

    Сканирование большой стопки документов является повторяющимся процессом, но это происходит быстрее, когда вы организовываете стопку документов и работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Раскручивайте свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но избегайте открытых напитков поблизости, которые могут пролиться на ваши бумаги.

    Шаг 2. Используйте сканер (если он у вас есть)

    У вас есть принтер, который продавался как «многофункциональное» устройство, но который вы никогда не использовали больше, чем для печати? Найдите руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и делать ксерокопии.Возможно, вам потребуется установить служебную программу или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

    После настройки откройте крышку сканера в верхней части принтера и поместите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз. Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

    Шаг 3. Сканирование с помощью мобильного приложения

    Если у вас нет сканера, ваш смартфон может его заполнить. Просто просмотрите свой магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования.Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на ваш телефон или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

    В дополнение к сканированию документов стандартного размера приложение Adobe Scan работает с негабаритными объектами, такими как сертификаты и дипломы. Кредит … New York Times

    Wirecutter, сайт обзора продуктов, принадлежащий The New York Times, рекомендует сканировать несколько раз. приложения для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud.Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, связанных с идентификацией, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro за 5 долларов для Android и iOS), может предложить больше спокойствия.

    Позвольте нам помочь вам защитить вашу цифровую жизнь

    Шаг 4. Сканируйте старые фотографии с помощью телефона

    Некоторые приложения для сканирования документов также могут захватывать фотографии, что удобно, если вы пытаетесь скопировать старые отпечатки, прочно застрявшие в старых альбомах . Или вы можете просто сфотографировать фотографию камерой своего телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

    Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и коррекции цвета. PhotoScan от Google Фото, бесплатно для Android и iOS, является одним из вариантов. Одноименное приложение Photo Scan by Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов в месяц, чтобы получить более высокое качество изображения и другие функции.

    Шаг 5. Защита и безопасное хранение файлов

    Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита паролем ваших файлов повышает уровень безопасности.Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, и коммерческие программы шифрования — еще один вариант. Программы редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

    Если у вас нет сторонней программы шифрования для защиты ваших личных файлов от посторонних глаз, есть другие методы. Например, пользователи Mac могут сохранить папку как зашифрованный образ диска с помощью программы Disk Utility. Кредит … The New York Times

    Если вы хотите сохранить документы в сети с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой.Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флеш-накопителе в безопасном месте. В Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, включая шифрование жесткого диска компьютера.

    Надеюсь, вам никогда не придется вызывать свой цифровой архив в серьезных ситуациях. Но заранее спланировав, когда у вас есть такая роскошь, вы можете быть уверены, что копии ваших документов будут там, когда они вам понадобятся.

    Создание цифрового архива ветхих бумажных документов, сохраняющего многовековые записи о порабощенных людях

    Бумажные документы по-прежнему остаются бесценными записями прошлого даже в цифровом мире.Первичные источники, хранящиеся в местных архивах по всей Латинской Америке, например, описывают многовековое полиэтническое общество, борющееся с вопросами расы, класса и религии.

    Однако бумажные архивы уязвимы для наводнений, влажности, насекомых и грызунов, а также других угроз. Политическая нестабильность может отрезать деньги, используемые для обслуживания архивов, а институциональное пренебрежение может превратить ценные документы в заплесневелый мусор.

    Тесно сотрудничая с коллегами со всего мира, я создаю цифровые архивы и специализированные инструменты, которые помогают нам извлекать уроки из этих записей, которые прослеживают жизни свободных и порабощенных людей африканского происхождения в Северной и Южной Америке с 1500-х по 1800-е годы.Наша работа, Цифровой архив обществ рабов, является одним из многих гуманитарных проектов, в которых собраны значительные коллекции цифровых изображений бумажных документов.

    Цель состоит в том, чтобы обеспечить доступность этой информации, в том числе некоторых из документов, которые больше не существуют физически, для будущих поколений.

    Но сохранение истории путем фотографирования многовековых документов с высоким разрешением — это только начало. Технологический прогресс помогает таким ученым и архивариусам, как я, лучше сохранять эти записи и извлекать уроки из них, но не всегда облегчает эту задачу.

    Архив на Кубе содержит бумажные сокровища, которые трудно использовать и изучать — даже лично. Цифровой архив рабских обществ, CC BY-ND

    Сбор документов

    С 2003 года Цифровой архив обществ рабов собрал более 700 000 оцифрованных изображений исторических записей, документирующих жизнь миллионов африканцев и лиц африканского происхождения в Северной и Южной Америке.

    Члены основной группы из университетов США.С., Канада и Бразилия, посещают проектные площадки по всей Латинской Америке, где обучают местных студентов и архивистов оцифровке церковных и государственных документов из своих сообществ. Мы даем этим общинам фотоаппараты, компьютеры и другое оборудование, необходимое им для цифрового хранения документов, сложенных в углах церковных подвалов 18-го века или собирающихся выбросить измученным пространством муниципальным архивам.

    Мы также обучаем их важнейшим навыкам архивирования и поиска: как создавать метаданные, описательную информацию, которая помогает людям находить то, что их интересует, например, является ли документ свидетельством о браке или записью о крещении, а также год и город, в котором он находится.Хорошие метаданные позволяют посетителям веб-сайта проекта, например, искать все записи о крещении в Колумбии 17-го века.

    Многие люди участвуют как в обучении, так и в обучении правильному фотографированию документов. Цифровой архив рабских обществ, CC BY-ND

    От оцифровки к сохранению

    Со временем мы стали намного лучше оцифровывать документы. На старых изображениях нередко можно увидеть, как палец фотографа сбивается со стороны кадра.Некоторые из этих старых изображений хранятся в виде файлов JPEG с относительно низким разрешением — формата, который сжимает размер файла изображения, удаляя некоторые данные при сохранении. Большинство этих файлов по-прежнему полностью читаемы даже при увеличении изображения, но некоторые из них нет, и в будущем их нужно будет снова оцифровать.

    Наша последняя консервация соответствует строгим стандартам Британской библиотеки, которая финансирует большую часть нашей работы. Эти изображения сделаны в очень высоком разрешении и сохранены в различных форматах файлов, включая TIFF, который остается стандартом архивирования.

    Преобразование коллекции оцифрованных изображений в настоящий цифровой архив — это трудоемкая задача, ориентированная на детали. В начале этого процесса мы столкнулись с любопытной проблемой, связанной с фотографиями, сделанными во время наших первых нескольких попыток оцифровки. Современное программное обеспечение часто неверно интерпретировало ориентацию этих изображений, в результате чего страницы были повернуты на 90 градусов вправо или влево или даже полностью перевернуты. В случаях, когда весь том был повернут таким же неправильным образом, он мог быть исправлен автоматически, но другие с рядом ошибок приходилось исправлять вручную, чтобы исследователям было легче работать с материалом.

    Мы также обнаружили, что имена файлов данных могут вызывать проблемы. Многие камеры присваивают изображениям имена по умолчанию, например DSCN9126.jpg, которые бесполезны для определения того, что это за изображения. Мы должны переименовать каждое изображение стандартным образом, чтобы указать, как оно вписывается в нашу коллекцию.

    На данный момент мы выбрали простую последовательную нумерацию изображений в каждом томе; Другой разумный вариант — добавить к каждому из этих чисел префикс ID, относящийся к тому, из которого происходит изображение.

    Это не являются серьезными препятствиями, но они и другие подобные проблемы требуют некоторого времени, чтобы разобраться и устранить должным образом. Но эти усилия окупаются, когда людям, надеющимся изучить коллекцию, легче находить и использовать наши изображения.

    При соблюдении осторожности цифровое сохранение может вдохнуть новую жизнь в рушащиеся документы. Цифровой архив рабских обществ, CC BY-ND

    Где их хранить?

    После того, как мы сделали снимки, нам нужно их где-нибудь сохранить.

    В настоящее время коллекция Цифрового архива рабовладельческих обществ составляет около 20 терабайт — примерно столько места, сколько требуется для хранения всего текста в Библиотеке Конгресса.

    Немногие учреждения обладают ресурсами, персоналом или опытом, необходимыми для хранения гуманитарных данных в таких больших масштабах. Хранение данных не является чрезмерно дорогим, но и недешевым, особенно когда к данным нужно обращаться регулярно, а не в статической резервной или архивной копии.

    В течение многих лет библиотека университета Вандербильта хранила данные, но мы переросли то, что могла себе позволить эта организация.Мы делали резервные копии многих из наших самых важных записей в Digital Preservation Network, консорциуме университетов, который объединил ресурсы для финансирования надежной цифровой системы хранения для научной продукции. Но эта организация закрылась в конце 2018 года после консультаций с каждой членской организацией, чтобы гарантировать, что никакие данные не будут потеряны.

    Наш путь привел к облаку, компьютерам в огромных серверно-складских зданиях технологических компаний, к которым мы получаем удаленный доступ для хранения и извлечения информации.На данный момент несколько копий всего нашего набора данных хранятся на серверах на противоположных сторонах Северной Америки. В результате у нас гораздо меньше шансов потерять наши данные, чем на любом предыдущем этапе истории проекта.

    Если вы умеете это читать, значит, вы очень хорошо обучены. Снимок экрана разговора из файла цифрового архива Slave Society, CC BY-ND

    Открытие доступа

    Хранение этих записей в защищенных системах — еще одна часть уравнения, но мы также должны убедиться, что они доступны для людей, которые хотят их видеть.

    Наши документы, обычно написанные на архаичном испанском или португальском языках, очень трудно читать. Даже носителям языка требуется специальная подготовка, чтобы понимать, что они говорят.

    В течение нескольких лет мы производили ручные транскрипции некоторых из наших самых примечательных записей, таких как том крещений из Гаваны конца 16 века. Но это занимает от 10 до 15 минут на страницу, а это означает, что расшифровка всей нашей коллекции займет более 100 000 часов.

    В других проектах добровольцы выполняли аналогичную работу, но такой подход вряд ли станет решением для нашего архива из-за языковых навыков, необходимых для чтения наших документов.

    Мы изучаем возможность автоматизации процесса транскрипции с помощью технологии распознавания рукописного ввода. Эти системы требуют дополнительной доработки, особенно при работе с многовековыми стилями почерка, но некоторые исследователи уже добились прогресса.

    Мы также ищем способы идентифицировать людей и места, упомянутые в наших записях, делая их доступными для поиска и связывая их с другими подобными наборами данных.

    По мере того, как мы и другие исследователи объединяем нашу работу, истории, содержащиеся в этих старых документах, оживут и принесут новое понимание современным ученым.

    [ Глубокие знания, ежедневно. Подпишитесь на рассылку новостей The Conversation. ]

    Руководство по эффективному исследованию

    Лора Шмидт

    Введение

    Архивы существуют как для сохранения исторических материалов, так и для того, чтобы сделать их доступными для использования. Это руководство направлено на вторую цель, описывая функции и процедуры архивов, и предназначено как для начинающих пользователей архивов, так и для ученых, которые уже проводили исследования в архивах.Содержимое охватывает:

    • Как работают архивы
    • Как определить подходящие архивы для вашего исследования
    • Как получить доступ к историческим материалам и исследованиям в архиве

    Репозитории, их объемы и методы сбора данных могут отличаться, но принципы, изложенные в этом руководстве, должны помочь вам в достижении ваших исследовательских целей в любом архивном учреждении.

    Содержание

    Библиотеки в городах (публичные библиотеки) или университетах (академические библиотеки) обычно можно определить как «коллекции книг и / или других печатных или непечатных материалов, организованные и поддерживаемые для использования.• Посетители этих библиотек могут получить доступ к материалам в библиотеке, через Интернет или получить их для домашнего использования. Библиотеки существуют для того, чтобы сделать свои коллекции доступными для людей, которым они служат.

    Архивы также существуют, чтобы сделать свои коллекции доступными для людей, но отличаются от библиотек как типами материалов, которые они хранят, так и способом доступа к материалам.

    • Типы материалов: Архивы могут содержать как опубликованные, так и неопубликованные материалы, и эти материалы могут быть в любом формате.Некоторыми примерами являются рукописи, письма, фотографии, движущиеся изображения и звуковые материалы, произведения искусства, книги, дневники, артефакты и цифровые эквиваленты всех этих вещей. Материалы в архивах часто являются уникальными, специализированными или редкими объектами, что означает, что их очень мало или они единственные в своем роде.

      Примеры архивных материалов: письма, написанные Авраамом Линкольном (Президентская библиотека и музей Авраама Линкольна, Спрингфилд, Иллинойс), архитектурные чертежи Фрэнка Ллойда Райта (Библиотека архитектуры и изящных искусств Эйвери, Колумбийский университет, Нью-Йорк), фотографии, подтверждающие строительство Панамский канал (Коллекция истории транспорта, Особые коллекции Мичиганского университета) и видеоматериалы из телевизионных эпизодов I Love Lucy (Центр СМИ Палей, Нью-Йорк и Лос-Анджелес).

    • Доступ к материалам: Поскольку материалы в архивных коллекциях уникальны, люди (архивисты), отвечающие за эти материалы, стремятся сохранить их для использования сегодня и для будущих поколений исследователей. В архивах есть конкретные инструкции о том, как люди могут использовать коллекции (которые будут обсуждаться позже в этом руководстве) для защиты материалов от физического повреждения и кражи, сохраняя их и их содержимое доступными для потомков.

      Пример: извлечение книги из библиотеки приводит к ее износу, и затем библиотека покупает новую копию той же книги.Проверка рукописного дневника исторической личности из архива вызовет такое же физическое ухудшение, но дневник незаменим.

    Обратите внимание, что между архивами и библиотеками много общего. Архив может иметь библиотеки как часть своего имени, или архив может быть отделом в библиотеке.

    Пример: читальный зал исполнительского искусства в Библиотеке Конгресса.

    * Джоан М.Reitz, ODLIS — Online Dictionary for Library and Information Science (Libraries Unlimited, 2010), http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_l.aspx .

    Существует много разновидностей архивов, и типы материалов, которые они собирают, также различаются. Определение темы исследования и знание того, какие материалы вы ищете, помогут вам определить соответствующие учреждения, с которыми можно связаться. Вот краткий обзор типов репозиториев:

    • Архивы колледжей и университетов — это архивы, в которых хранятся материалы, относящиеся к определенному учебному заведению.Такие архивы могут также содержать раздел «специальные коллекции» (см. Определение ниже). Архивы колледжей и университетов существуют сначала для обслуживания своих родительских учреждений и выпускников, а затем для обслуживания населения.

      Примеры: архивы Стэнфордского университета, архивы колледжа Маунт-Холиок.

    • Корпоративные архивы — это архивные отделы компании или корпорации, которые управляют и хранят записи этого бизнеса. Эти репозитории существуют, чтобы обслуживать потребности сотрудников компании и продвигать бизнес-цели.Корпоративные архивы обеспечивают разную степень публичного доступа к своим материалам в зависимости от политики компании и наличия архивного персонала.

      Примеры: архивы Ford Motor Company, архивы Kraft Foods.

    • Государственные архивы — это хранилища материалов, относящихся к местным, государственным или национальным правительственным организациям.

      Примеры: Национальное управление архивов и документации (NARA), Президентская библиотека и музей Франклина Д. Рузвельта, архив штата Нью-Йорк, архив города Бостона.

    • Исторические общества — это организации, которые стремятся сохранить и продвинуть интерес к истории региона, историческому периоду, неправительственным организациям или предмету. Коллекции исторических обществ обычно сосредоточены на государстве или сообществе и могут также отвечать за ведение некоторых правительственных записей.

      Примеры: Историческое общество Висконсина, Национальное историческое общество железных дорог, Историческое общество долины Сан-Фернандо.

    • Музеи и архивы разделяют цель сохранения предметов исторического значения, но музеи, как правило, уделяют больше внимания экспонированию этих предметов и поддержанию разнообразных коллекций артефактов или произведений искусства, а не книг и бумаг.Любой из типов репозиториев, упомянутых в этом списке, может включать в себя музей, или музеи могут быть автономными учреждениями. Точно так же автономные музеи могут содержать библиотеки и / или архивы.

      Примеры: Музей искусств Метрополитен, Смитсоновский национальный музей авиации и космонавтики.

    • Религиозные архивы — это архивы, относящиеся к традициям или учреждениям основной веры, конфессиям внутри веры или отдельным местам отправления культа. Материалы, хранящиеся в этих репозиториях, могут быть общедоступными или могут существовать исключительно для обслуживания членов веры или учреждения, которым они были созданы.

      Примеры: Архивы Объединенной методистской церкви, Американские еврейские архивы.

    • Специальные коллекции — это учреждения, содержащие материалы от отдельных лиц, семей и организаций, которые считаются имеющими значительную историческую ценность. Темы, собранные в специальных коллекциях, широко варьируются и включают медицину, право, литературу, изобразительное искусство и технологии. Часто специальное хранилище коллекций представляет собой отдел в библиотеке, в котором хранятся самые редкие или наиболее ценные оригинальные рукописи, книги и / или коллекции местной истории для соседних общин.

      Примеры: Центр исследования специальных коллекций Чикагского университета, Библиотека Американского философского общества.

    Как вы находите архивы, в которых могут быть материалы, подходящие для вашего исследования? Помимо использования поисковых систем в Интернете, таких как Google, можно воспользоваться следующими ресурсами:

    Обратитесь к библиографии и работам, процитированным разделам в книгах по вашей теме. Откуда взялась информация?

    Связаться с другими экспертами в этой области.Какие репозитории они посетили для своих исследований?

    Найдите веб-сайтов , посвященных вашей теме. Они перечисляют какие-нибудь архивы?

    Поговорите со справочным библиотекарем в вашей местной библиотеке о доступе к базе данных WorldCat , которая включает списки архивных материалов, хранящихся в библиотеках по всему миру.

    Проверьте Archive Finder на http://archives.chadwyck.com/home.do. Этот сайт содержит списки из тысяч американских и британских архивов (требуется покупка или подписка).

    Проверьте ArchiveGrid на http://beta.worldcat.org/archivegrid/. Эта база данных содержит почти миллион описаний коллекций из тысяч библиотек, архивов и музеев.

    Проверьте ARCHIVESCANADA.ca на http://www.archivescanada.ca/. Этот шлюз к архивным ресурсам из более чем восьмисот репозиториев по всей Канаде содержит связанные базы данных архивных репозиториев для каждой провинции.

    Проверьте Archives Wiki по адресу http: // archiveswiki.historyians.org/index.php/Main_Page. Эта страница, спонсируемая Американской исторической ассоциацией, содержит ссылки на несколько архивов со всего мира и содержит комментарии об архивах с точки зрения исследователя.

    Просмотрите веб-сайт Библиотеки Конгресса по адресу http://www.loc.gov/index.html. Библиотека Конгресса — это национальная библиотека Америки и крупнейшая в мире.

    Посетите веб-сайт Национального управления архивов и документации (NARA) по адресу http: // www.archives.gov/. NARA наблюдает за сохранностью материалов федерального правительства США. Есть два дополнительных ресурса, к которым можно получить доступ через NARA:

    AAD (доступ к архивным базам данных) на http://aad.archives.gov/aad/ — это поисковая машина для некоторых электронных записей NARA.

    ARC (Каталог архивных исследований) на http://www.archives.gov/research/arc/ — это онлайн-каталог общенациональных фондов NARA в Вашингтоне, округ Колумбия, региональных архивов и президентских библиотек.

    Выполните поиск в каталоге Национального союза коллекций рукописей (NUCMC) по адресу http://www.loc.gov/coll/nucmc/. NUCMC предоставляет описания рукописных и архивных коллекций из самых разных американских хранилищ. Информация, производимая NUCMC, передается в базу данных WorldCat (упомянутая выше).

    Изучите архив Смитсоновского института по адресу http://siarchives.si.edu/. Архив Смитсоновского института ведет учетную запись Смитсоновского института, собирая, сохраняя и предоставляя доступ к официальным документам 19 музеев Смитсоновского института, девяти исследовательских центров и Национального зоопарка.

    Следующим шагом является определение объема материалов, соответствующих вашим исследовательским потребностям, в отдельных архивах. Поскольку каждое хранилище отличается (по размеру, финансированию, технологическому прогрессу, часам работы, областям сбора, правилам и т. Д.), Даже опытные исследователи должны ознакомиться с тем, как данное хранилище описывает свои запасы. Использование перечисленных ниже инструментов поможет обеспечить тщательную оценку архивов:

    Веб-сайты : проверьте веб-сайты архивов, которые вы оцениваете, на которых часто будут перечислены сильные стороны основных коллекций репозитория и темы, на которые обращаются материалы.Следите за обновлениями веб-сайтов, такими как описания новых коллекций и добавление цифровых ресурсов.

    Каталоги и базы данных : Определите, есть ли у архивов, которые вы оцениваете, на своем веб-сайте ссылка на каталоги или базы данных (аналогичные тем, что есть в библиотеке), что позволяет вам искать фонды по теме, ключевому слову, названию, автору и т. Д. Многие каталоги а базы данных свяжут вас с вспомогательными средствами поиска (см. ниже), которые предоставят более подробную информацию о том, что содержит конкретная коллекция.Если поиск по каталогам — это новость для вас, обратитесь за помощью к библиотекарю-справочнику в местной библиотеке.

    Вспомогательные средства поиска : Вспомогательные средства поиска (иногда называемые инвентарным списком, списком коллекций, регистром или календарем) — это текстовый документ, содержащий описание содержания коллекции, точно так же, как оглавление обрисовывает в общих чертах содержание книги. Используя вспомогательное средство поиска, исследователь получает представление о коллекции в целом, видит отношения между ее составными частями и находит части коллекции, имеющие отношение к исследованию.Вспомогательные средства поиска иногда предоставляют повествовательные части, описывающие предысторию коллекции (как и когда она была сформирована, как архивы ее приобрели и т. Д.), И как сотрудники архива расположили или упорядочили материалы в коллекции.

    Если архивы, которые вы оцениваете, предоставляют прямой доступ к средствам поиска на своем веб-сайте, просмотрите или выполните поиск средств поиска содержания, относящегося к вашему исследованию. См. Приложение к этому руководству, чтобы найти образец средства поиска с аннотациями.

    Примеры различных средств поиска можно просмотреть на следующих веб-сайтах консорциумов помощи при поиске:

    Интернет-архивы Аризоны http: // azarchivesonline.org
    Интернет-архив Калифорнии http://www.oac.cdlib.org/
    Archives West http://archiveswest.orbiscascade.org
    Интернет-архив Rocky Mountain http://rmoa.unm.edu
    Архивные ресурсы Техаса в Интернете http://lib.utexas.edu/taro

    Обратите внимание, что средства поиска бывают самых разных форматов. В некоторых архивах есть только бумажные копии для использования на сайте, в то время как в других есть текстовые документы, PDF или средства поиска HTML / XML, которые можно просматривать на их веб-сайтах. Параметры загрузки и печати зависят от репозитория.Некоторые архивы могут предоставлять цифровые копии справочных материалов по запросу.

    Цифровые коллекции : Многие архивы оцифровывают материалы (фотографии, протоколы встреч, отчеты, письма, аудиовизуальные записи и т. Д.) Из своих коллекций и размещают их на своих веб-сайтах. Оцифровка позволяет исследователю просматривать материалы, не посещая архивы лично. Некоторый цифровой контент поддерживает полнотекстовый поиск, что позволяет вводить слова, имеющие отношение к вашему исследованию (например, имена или термины), в поле поиска, а затем выполнять поиск в документе, чтобы увидеть, появляются ли экземпляры этих слов.Изучите веб-сайт репозитория, каталоги, базы данных и средства поиска, чтобы узнать, существуют ли ссылки на цифровые коллекции. Тем не менее, имейте в виду, что цифровые коллекции часто отражают лишь небольшую часть общих фондов репозитория . В том же учреждении могут быть нецифрованные материалы, которые также имеют отношение к вашему исследованию. Тщательно ищите в списках холдингов и обращайтесь к сотрудникам архива за помощью в доступе к нецифрованному контенту.

    Обратите внимание, что при поиске в цифровых коллекциях в Интернете иногда может быть неясно, представляют ли просматриваемые вами элементы полную коллекцию или являются частью более крупной коллекции.Постарайтесь определить наивысший уровень сбора для наиболее полного обзора связанных предметов.

    Примеры оцифрованных коллекций можно увидеть на веб-сайте Миннесотской цифровой библиотеки http://www.mndigital.org/reflections/.

    Сотрудники архива: Один из наиболее важных способов оценить фонды архива — обратиться к специалисту по архивам, который курирует коллекции. Сотрудники архива могут указать вам на ресурсы, которые вы, возможно, упустили. Должности для таких штатных должностей включают архивариуса, библиотекаря, архивиста-справочника, библиотекаря-справочника, хранителя и менеджера документации.После того, как вы изучите каталоги, средства поиска и веб-сайт архива, позвоните или отправьте электронное письмо в хранилище, чтобы подтвердить свои выводы и заключения. Если во время поиска вы обнаружите конкретные материалы, которые кажутся особенно важными, запишите названия, номера телефонов или другие уникальные методы идентификации из этих материалов и поделитесь ими с персоналом. Спросите, следует ли назначить время для посещения и просмотра материалов.

    Пример: «Я выполняю исследовательский проект, включающий [опишите цель, предысторию и контекст вашего проекта].Я уже просматривал следующие [средства поиска, каталоги и т. Д.] На вашем веб-сайте и подумал, что эти конкретные ресурсы будут полезны для моего исследования: [Перечислите вспомогательные средства поиска или названия коллекций, названий книг и т. Д., Которые вы нашли. Будьте как можно более конкретными.] Есть ли у вас какие-либо рекомендации относительно других релевантных материалов в ваших коллекциях? Могу я посетить ваше хранилище в следующую среду днем, чтобы посмотреть эти предметы? »

    В случае архива, который не перечисляет коллекции на своем веб-сайте (или не имеет веб-сайта), контакт с персоналом является единственным способом выяснить его фонды.Сообщите персоналу о своем исследовательском проекте и намерениях, попросите их пояснить, какие материалы хранятся в хранилище, и спросите, как исследователи получают доступ к материалам. Если вы не получаете необходимой помощи от одного сотрудника, попробуйте другого в том же учреждении.

    После того, как вы определили материалы, которые помогут в вашем исследовании, возникает вопрос, как получить к ним доступ. Политики доступа к архивам различаются, но вот несколько вопросов, которые следует задать себе или сотрудникам архива, чтобы определить, можете ли вы получить доступ к материалам, не посещая архивы лично:

    Доступны ли материалы, которые вы хотите видеть, через межбиблиотечный абонемент , что означает, что архивы отправят их в ближайшую к вам библиотеку, где вы сможете их просмотреть или взять на время? Некоторые архивы предоставляют взаймы избранные материалы (например, печатные материалы или микрофильмы), но редко предоставляют первичные или оригинальные документы.

    Доступны ли материалы, которые вы хотите , в библиотеках , кроме репозитория, в котором вы их нашли? В частности, в случае опубликованных и печатных материалов, другие библиотеки могут владеть теми же материалами и разрешать их сдавать во временное пользование. База данных WorldCat (упомянутая в разделе «Поиск и оценка архивов» этого руководства) является отличным ресурсом при поиске альтернативных библиотек для аренды.

    Будет ли в архиве сканов или фотокопий материалов, с которыми вы хотите ознакомиться? Какая плата за эти услуги? Есть ли ограничения на количество запрашиваемых материалов? Ознакомьтесь с правилами фотокопирования и цифрового воспроизведения на веб-сайте репозитория или свяжитесь с сотрудником и спросите.

    Позволят ли архивы научному сотруднику получить доступ к материалам от вашего имени? В некоторых архивах могут быть рекомендованы помощники или исследовательские услуги, доступные для посетителей, не имеющих возможности посетить архивы лично. В противном случае лучшим вариантом для удаленного доступа может стать найм кого-нибудь для помощи в вашем исследовании. Подумайте о том, чтобы нанять местного аспиранта или спросить друга, живущего рядом с хранилищем.

    Есть ли у вас простой вопрос , на который можно ответить, попросив сотрудников архива просматривать материалы от вашего имени? Архивисты обычно отвечают на справочные вопросы исследователей, поэтому, если нужная информация может быть получена за короткий промежуток времени, есть большая вероятность, что они смогут передать ее вам без вашего личного присутствия.

    Если вы не можете просмотреть нужные вам материалы через веб-сайт репозитория или с помощью вышеупомянутых методов, вам необходимо посетить архивы лично. Если вы путешествуете на большое расстояние, чтобы посетить архивы, или посещаете местный архив, всегда полезно заранее спланировать свой визит. Вот некоторые меры, которые следует учитывать:

    Сообщите сотрудникам архива дату (даты), которые вы собираетесь посетить, и материалы, которые вы хотели бы увидеть. Персонал может уведомить вас о любых особых обстоятельствах, когда объект или материалы недоступны.Многие архивы хранят материалы вне помещений, как правило, из-за нехватки места. Если запрашиваемые вами материалы хранятся вне офиса, их получение может занять несколько часов или дней. Уведомление персонала о вашем посещении и материалах, которые вы хотите увидеть, может позволить вам получить доступ к этим материалам по прибытии, вместо того, чтобы ждать их.

    Подтвердить запланированное часов посещения хранилища . Есть ли какие-то особые закрытия в те даты, которые вы собираетесь посетить? Если часы слишком ограничены, чтобы соответствовать вашему графику, можно ли организовать какие-либо альтернативные мероприятия? Многим репозиториям не хватает персонала и финансирования, необходимых для работы в рабочее время, но некоторые могут предлагать варианты для удовлетворения потребностей исследователей.Если в хранилище есть выходные и вечерние часы, профессиональные сотрудники архивов могут не присутствовать в это время. Это может ограничить доступные услуги (например, ксерокопирование, поиск материалов и т. Д.), Поэтому спросите, не ограничиваются ли какие-либо услуги в эти часы. Кроме того, поинтересуйтесь, есть ли вступительных взносов для проведения там исследования.

    Изучите доступные варианты жилья, питания и транспорта . В архивах могут быть специальные устройства, которыми могут пользоваться исследователи.Если вы везете с собой автомобиль, поинтересуйтесь про стоянку возле хранилища.

    Проверьте, существуют ли какие-либо ограничения на количество материалов , которые вы можете запросить, или конкретные запросов раз . Некоторые архивы могут позволить вам иметь несколько коробок с материалами одновременно; другие — только по одной коробке, книге или папке за раз. Количество материалов, к которым вы можете получить доступ, может повлиять на ваш рабочий процесс и время, затрачиваемое на архивы, поэтому лучше заранее узнать об ограничениях на запросы материалов.Время, когда могут быть размещены запросы на материалы, также может варьироваться в зависимости от репозитория.

    Ознакомьтесь с инструкциями по использованию материалов в архивах. Поищите, чтобы они были размещены на веб-сайте репозитория, или спросите сотрудника. Типичные рекомендации по репозиторию будут объяснены более подробно в следующем разделе, но рекомендации для разных архивов будут отличаться.

    Изучите политики воспроизведения архивов. Правила и сборы за запрос ксерокопий, сканированных изображений, цифровой фотографии, микрофильмирования и воспроизведения фотографий и аудиовизуальных материалов различаются в зависимости от архива.

    Проверить, предлагает ли архив доступ в Интернет, и вмещает ли персональные портативные компьютеры , и уточнить процедуры доступа в Интернет. Если доступ в Интернет недоступен, определите ближайшее место, где исследователи могут получить доступ к Интернету.

    Спросите, распространяются ли какие-либо материалы из коллекции или предоставлены взаймы . Есть ли поблизости другие библиотеки, которые предлагают учетные записи гостевых библиотек? Иногда в местной библиотеке есть ресурсы для помощи в ваших исследованиях, которые можно взять напрокат или получить, когда архивы закрыты.

    Поинтересуйтесь, есть ли в архивах какие-либо возможности для грантов на исследования или финансирования . Обширные исследовательские проекты могут потребовать много времени на работу с одним или несколькими архивами. Некоторые репозитории (или связанные с ними организации или академические учреждения) могут предлагать исследователям финансовую помощь.

    Запланируйте дополнительное время для неожиданного . Открытия и новые вопросы, обнаруженные в ходе исследования, могут привести вас к другим путям, чем вы изначально ожидали.Некоторые задачи — например, расшифровка трудночитаемых рукописных документов или исследование первичных материалов — могут занять больше времени. Также рассмотрите вариант повторного посещения архивов, если вам нужно проверить информацию, проверить дополнительные материалы или заняться чем-то, о чем вы раньше не думали.

    Первоначально исследователи могут быть удивлены тем, насколько отличается использование материалов в архивах от публичных или академических библиотек. У архивов есть инструкции по доступу, разработанные как для сохранения материалов, так и для защиты их от кражи, таким образом гарантируя, что они останутся доступными для будущих исследователей.В этом разделе будут перечислены некоторые типичные правила использования, найденные в архивах, и их причины. Рекомендации в разных репозиториях будут отличаться, поэтому всегда проверяйте, какие правила существуют в архивах.

    Реестр и личная идентификация: Многие архивы просят исследователей заполнить заявку, регистрационную карточку, онлайн-форму или получить карточку исследователя, прежде чем они начнут использовать материалы. Формы обычно включают имя, адрес, институциональную принадлежность, материалы, которые будут использоваться, и описание исследовательского проекта.Также могут быть запрошены удостоверения личности с фотографией. Такая практика регистрации знакомит сотрудников архива с исследователями, чтобы лучше удовлетворять их исследовательские потребности и интересы, а также может использоваться для помощи в расследовании уголовных дел в случае обнаружения кражи. Некоторые архивы также требуют выдачи рекомендаций или специальных разрешений перед допуском исследователей.

    Снятие куртки и сумок: Другой метод, используемый для предотвращения кражи, заключается в том, что исследователи должны снимать громоздкую верхнюю одежду и хранить кошельки, сумки, папки и чехлы для ноутбуков за пределами области исследования.Во многих архивах есть шкафчики или другие контролируемые зоны, которые исследователи могут использовать для хранения личных вещей. Если единственным вариантом хранения является небезопасная среда, например общественная вешалка для верхней одежды, не забудьте вынуть из сумок и карманов ценные предметы, такие как ключи и кошельки.

    Запрещается есть, пить или жевательная резинка: Это руководство разработано, чтобы помочь сохранить коллекции. Разливы могут нанести непоправимый ущерб документам или потребовать дорогостоящего ремонта специалистом по консервации. Присутствие пищи также может привлекать насекомых или грызунов, заражающих архивные материалы.

    Используйте только карандаш: Это практика сохранения на случай, если на архивных материалах будут сделаны случайные отметки; карандаш можно стирать, а следы пером — нет.

    Формы запросов: Формы используются в самых разных ситуациях, от «бланков звонков», в которых указываются коробки или книги, которые исследователь хотел бы видеть, до форм, запрашивающих репродукции (например, фотокопии). Некоторые формы имеют очень практическое применение, например, для проверки правильности извлечения материалов, расчета сборов или отслеживания использования в статистических целях и в целях сохранения.Бланки с точным указанием того, какие материалы и кем использовались, также могут служить средством предотвращения кражи. Наконец, формы могут быть полезны для уведомления исследователя о любых юридических требованиях, которые необходимо учитывать при использовании материалов. Пример. Фотокопии неопубликованных материалов, предоставленные исследователю, могут потребовать дополнительных разрешений перед публикацией. Подпись исследователя на форме запроса указывает на то, что подписавшая сторона прочитала и поняла эти положения и что архивное хранилище выполнило свой долг, проинформировав исследователей о существовании этих условий.

    Перчатки: В большинстве случаев для работы с материалами достаточно чистых рук, свободных от лосьонов или парфюмерии. Перчатки могут потребоваться для работы с объектами или фотографиями, чтобы защитить материалы от масел и других остатков, оставленных руками. В архивах должны быть перчатки, если они требуются.

    Ноутбуки, сотовые телефоны, камеры, записывающие устройства и персональные сканеры: Многие архивы разрешают использование фотоаппаратов, портативных компьютеров и других персональных цифровых устройств, но могут существовать ограничения.Для воспроизведения материалов могут потребоваться разрешения, а освещение, используемое камерами и сканерами, может привести к выцветанию текста и изображений на документах, если они будут передержаны. Следовательно, рекомендации в этих областях предназначены для обеспечения безопасности и сохранности, а также для обеспечения того, чтобы все исследователи могли работать в относительно тихой обстановке, не отвлекая внимание. Сотрудники архива также могут попросить осмотреть любые устройства, которые исследователи приносят с собой, перед тем, как войти или покинуть зону исследования.

    Бережное обращение и поддержание порядка: Чтобы обеспечить сохранность материалов для будущего использования, все архивы просят исследователей осторожно обращаться с материалами.В то время как старые материалы обычно считаются более хрупкими, даже с новыми материалами нужно обращаться осторожно, чтобы они оставались доступными для следующего поколения исследователей. В архивах могут быть специальные инструменты, например подушки для книг, которые помогут сохранить материалы во время использования.

    Также важно, чтобы материалы оставались в том порядке, в котором их получил исследователь, чтобы их можно было найти позже и рассмотреть в надлежащем контексте. Неправильное заполнение или изменение порядка может привести к тому, что сотрудники архива могут предположить, что элементы отсутствуют, и доставят неудобства будущим исследователям.В хранилищах обычно есть маркеры мест, чтобы помочь исследователю хранить материалы в порядке и отмечать предметы, запрашиваемые для фотокопирования. Для архивов могут быть предусмотрены дополнительные инструкции, такие как удаление одной папки из ящика за раз, передача их на хранение сотрудникам архива и т. Д.

    В некоторых случаях доступ к материалам может быть закрыт или могут быть оговорены условия использования и доступа. Причины ограниченного доступа к материалам обычно делятся на три категории:

    Авторские права: Законодательство об авторском праве в США защищает авторов оригинальных произведений в любой форме, включая литературные, драматические, живописные, музыкальные и т. Д.Владелец авторских прав имеет право контролировать использование, воспроизведение и распространение этих произведений, а также возможность получать от них денежные или иные выгоды. Архивы должны соблюдать эти законы, которые могут быть сложными. Другими словами, даже если архивы физически владеют определенным документом, авторские права на документ и положения о том, как его можно использовать, могут управляться другим лицом или учреждением. Несмотря на то, что в закон об авторском праве были внесены поправки, чтобы помочь архивам и библиотекам лучше обслуживать исследователей, все еще существуют ограничения на то, какие хранилища материалов могут предоставлять.

    Архивы могут потребовать от жертвователей передать как собственность, так и авторские права на архивы при пожертвовании. Однако доноры могут передавать в архивы авторские права только на созданные ими материалы, поэтому многие документы в коллекциях остаются под авторским правом. Исследователи обязаны найти правообладателя для публикации или цитирования материалов.

    Примеры: Фотокопирование всей защищенной авторским правом книги, которую исследователь может купить или получить другими способами, было бы нарушением закона об авторском праве.Публикация неопубликованного стихотворения без согласия автора стихотворения или имущества этого автора также является нарушением закона об авторском праве. Еще одним примером нарушения может быть размещение фотографии, защищенной авторским правом, на веб-сайте без согласия правообладателя.

    Ограничения: Ограничения бывают разных видов, но обычно они существуют, потому что архивы должны служить интересам какой-либо другой группы или организации и, следовательно, не могут позволить исследователям получить доступ к определенным материалам.Причины ограничений включают:

    Донор , который первоначально передал материалы в архивы, установил временные рамки или определенные условия относительно того, как эти материалы могут быть использованы, как правило, из соображений конфиденциальности или конфиденциальных материалов.

    Существуют законы или другие законодательные акты , которые определяют, как можно использовать определенные материалы.
    Примеры: Закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) защищает медицинские записи людей. НАС.Записи переписи ограничиваются семидесяти двумя годами, прежде чем они станут доступны исследователям для защиты личной информации. Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) защищает конфиденциальность данных об образовании учащихся.

    Материалы могут считаться классифицированными как , если они угрожают безопасности государственного органа (например, федерального правительства или правительства штата), или если они ставят под угрозу здоровье коммерческой компании (например, планы проектирования автомобиля или рецепт товарного пищевого продукта).Большинство материалов с ограниченным доступом будут доступны исследователям для просмотра после того, как условия ограничения больше не будут сочтены необходимыми или истекут по прошествии определенного времени. В некоторых случаях исследователи могут получить доступ к материалам с ограниченным доступом, если они подадут петицию или запросят разрешение у соответствующей организации.

    Необработанные коллекции: Эти коллекции содержат материалы, полученные сотрудниками архива, но еще не изученные, идентифицированные и организованные для использования исследователями.Работа, которую делают архивисты по подготовке материалов для использования в исследованиях, называется «обработкой». Вот несколько причин, по которым материалы требуют обработки перед использованием:

    Архивистам необходимо идентифицировать и описать материалов, чтобы они могли создавать вспомогательные средства поиска, записи в базе данных и другие инструменты, которые помогут исследователям находить материалы для помощи в своих исследованиях.

    Некачественные методы хранения могут способствовать быстрому ухудшению качества материалов, поэтому архивисты часто удаляют резиновые ленты, металлы, пластмассы, коробки, папки и другие предметы, которые наносят вред материалам, заменяя их стандартными для архивов вложениями (например, кислотными). бесплатные папки), которые будут поддерживать потребности в сохранении.

    Загрязняющие вещества, которые представляют определенный риск для здоровья человека, такие как плесень или химические вещества, могут присутствовать в материалах, поступающих в архивы. Архивисты обучены выявлять эти проблемы и обращаться с материалами так, чтобы их можно было безопасно использовать.

    В целом, обработка делает материалы безопасными для использования исследователями, а также помогает защитить и сохранить эти материалы для долгосрочного использования в архивах. Существуют репозитории, которые могут позволить исследователям использовать необработанные материалы, в зависимости от индивидуальной коллекции и политики учреждения.Если вам известно о необработанной коллекции, которую вы хотите использовать, поговорите с сотрудниками архива как можно раньше до вашего визита и узнайте о правилах использования.

    После того, как вы перешли в архив, вот несколько вещей, которые следует учесть, чтобы максимально сэкономить ваше время и эффективность, а также помочь процессу исследования пройти гладко:

    Расставьте приоритеты для ваших запросов: Какие материалы вам было бы наиболее полезно просмотреть? Планируйте увидеть их первыми и как можно скорее попросите их предоставить архивный персонал, чтобы убедиться, что у вас есть время, чтобы увидеть их.Это особенно важно для материалов, которые больше нигде не достать. Есть ли у вас какие-либо вопросы, которые необходимо решить, прежде чем можно будет выполнить другую работу? Разберитесь с ними в первую очередь.

    Согласуйте свой рабочий процесс с политиками архивов: Ознакомившись с политиками архивов, вы сможете лучше адаптировать свой рабочий процесс к этим критериям при проведении исследования.
    Примеры. Потребуется ли время для извлечения определенных материалов? Нужно ли подавать запросы на фотокопии за двадцать четыре часа до их начала? Планирование просмотра некоторых материалов в ожидании прибытия других и отправка запроса на фотокопию за день до отъезда помогает вам достичь целей исследования и соблюдать политику, изложенную в архивах.

    Обратитесь за помощью: Сотрудники архива готовы помочь вам. Если есть вопросы, задавайте их. Вы ваш первый и лучший сторонник достижения своих целей.

    Принесите подходящие принадлежности: Имейте под рукой карандашей , бумаги для записей и точилку для карандашей . Некоторые архивы могут предоставить вам эти вещи, но не предполагайте, что они будут предоставлены. Носите с собой увеличительное стекло на тот случай, если вы столкнетесь с трудным почерком или вам нужно изучить какие-то мелкие детали.А поскольку книги и бумаги лучше сохраняются при более низких температурах, в архивах иногда бывает прохладно. Имейте под рукой легкий свитер на случай, если вам станет холодно.

    Тщательно цитируйте: Во время работы убедитесь, что вы цитируете полностью материалы, которые вы просматриваете, включая любую уникальную идентификацию, присвоенную материалам в архивах, такую ​​как номер телефона, название коллекции и т. Д. Если вам нужно вернуться и снова сослаться на что-то в этих материалах, или если другой исследователь позже попытается отследить ваши источники из опубликованной работы, это поможет сотрудникам архива найти материалы.

    Укажите исправления: Иногда возникают ошибки или упущения при поиске вспомогательных средств, веб-сайтов и описаний материалов. Если вы, исследователь, заметили некоторые из этих ошибок или являетесь экспертом в определенной области и можете заполнить некоторые информационные пробелы, укажите их сотрудникам архива. Если возможно, процитируйте другой авторитетный источник в поддержку своих исправлений.

    Свяжитесь с другими исследователями: Архивы — это уникальные места, где собираются специалисты со всего мира.Представьтесь другим исследователям и посмотрите, разделяет ли кто-нибудь вашу интересующую вас тему. Никогда не знаешь, какие будущие выгоды могут принести улыбка и приветствие. Также сообщите сотрудникам архива, если вы хотите найти других исследователей, работающих над вашей темой исследования. Они могут связать вас с людьми, которые разделяют ваши интересы. Однако учтите, что архивисты хранят в тайне имена исследователей, проекты и записи запросов на материалы и не разглашают такую ​​информацию без согласия.

    При хорошей подготовке и понимании того, как работают архивы, архивные исследования могут быть очень полезными. В архивах есть невероятные материалы, которые ждут вас для изучения, и архивисты готовы помочь. Удачи вам в исследованиях, куда бы вы ни отправились.

    Дополнительные ресурсы

    Вот несколько дополнительных материалов, сгруппированных по темам, которые могут быть интересны:

    АРХИВНАЯ ПРОФЕССИЯ

    Глоссарий терминологии архивов и документации Общества американских архивистов, http: // www2.archivists.org/glossary. Очень подробный ресурс, в котором излагаются термины и определения, используемые в профессии архивариуса.

    «Итак, вы хотите быть архивариусом: обзор архивной профессии», http://www2.archivists.org/careers/beanarchivist. Информация о том, чем занимаются архивисты, и небольшой видеоролик «Один день из жизни архивиста».

    ДОСТУП

    Чут, Тамар Г. и Эллен Д. Суэйн. «Навигация в неоднозначных водах: обеспечение доступа к студенческим записям в университетских архивах.” Американский архивист 67, no. 2 (осень – зима 2004 г.): 212–33.

    Кокс, Дуэйн. «Повышение конфиденциальности: государственные суды по вопросам доступа к публичным архивам в середине двадцатого века». Американский архивист 68, вып. 2 (осень – зима 2005 г.): 312–22.

    Джонсон, Кэтрин А. и Венди М. Дафф. «Беседа с архивариусом: социальный капитал и исследователь». Американский архивист 68, вып. 1 (Весна – Лето 2005 г.): 113–29.

    Пью, Мэри Джо. Предоставление справочных услуг для архивов и рукописей . Чикаго: Общество американских архивистов, 2005.

    Рэмси, Алексис Э., Венди Б. Шарир, Барбара Л’Эплаттенье и Лиза С. Мастранджело, ред. Работа в архивах: методы, источники, истории . Карбондейл, Иллинойс: Издательство Южного Иллинойского университета, 2010.

    Из конференции «Доступ к архивам: практика Японии и Америки», состоявшейся в Токио, Япония, 9–11 мая 2007 г .:

    Дэвид Дж.Менгель, «Доступ к правительственным архивам США в Национальном управлении архивов и документации США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/07_David_MENGEL.pdf

    Марк Грин, «Доступ к институциональным архивам и коллекциям рукописей в колледжах и университетах США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/08_Mark_GREENE.pdf

    Ричард Пирс-Мозес, «Пойманный посередине: доступ к документам правительства штата в США», http: // www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/09_Richard_Pearce-MOSES.pdf

    Бекки Хаглунд Туси и Элизабет У. Адкинс, «Доступ к бизнес-архивам: философия доступа США», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/10_B-TOUSEY_E-ADKINS.pdf

    Труди Хаскэмп Петерсон, «Отношение и доступ в Соединенных Штатах Америки», http://www.archivists.org/publications/proceedings/accesstoarchives/11_Trudy_PETERSON.pdf

    РЕСУРСЫ СЕМЕЙНОЙ ИСТОРИИ

    Мерриман, Бренда Дугалл. Генеалогические стандарты доказательств: Руководство для семейных историков (Справочная полка специалиста по генеалогии). Торонто: Дандурн, 2010. Методическое руководство по генеалогии.

    Кристиан, Питер. Интернет-генеалог . Четвертое издание. Суррей, Англия: Национальный архив Англии, 2009. Книга о том, как использовать онлайн-ресурсы по генеалогии.

    Ancestry.com , www.ancestry.com. Один из крупнейших в мире онлайн-ресурсов по семейной истории, содержащий исторические записи, фотографии, рассказы, семейные деревья и информацию о сообществе, состоящем из миллионов людей (требуется покупка или подписка).

    Ellis Island Records , http://www.ellisisland.org/. Онлайн-доступ к различным иммиграционным документам.

    FamilySearch , https://www.familysearch.org/. Крупнейшая генеалогическая организация в мире, представленная Церковью Иисуса Христа Святых последних дней.

    US Census Records , http://www.archives.gov/research/census/. Найдите имена, возраст, происхождение, занятия, семейное положение и многое другое.

    USGenWeb Project , http: // www.usgenweb.org/. Группа добровольцев, работающих вместе, чтобы предоставить бесплатные генеалогические веб-сайты для генеалогических исследований в каждом округе и каждом штате США.

    КОНСЕРВАЦИЯ

    Ритценталер, Мэри Линн и Дайан Л. Фогт-О’Коннор. Фотографии: Архивная забота и управление. Чикаго: Общество американских архивистов, 2006.

    .

    Ритценталер, Мэри Линн, Сохранение архивов и рукописей . 2-е изд. Чикаго: Общество американских архивистов, 2010.

    Уильямс, Дон и Луиза Джаггер. Спасение вещей: как ухаживать и сохранять свои предметы коллекционирования, реликвии и другие ценные вещи . Нью-Йорк: Fireside, 2005. Справочник по сохранению материалов в домашних условиях, написанный старшим консерватором Смитсоновского института.

    Conserve-O-Grams , http://www.nps.gov/museum/publications/conserveogram/cons_toc.html. Краткие онлайн-руководства, распространяемые Службой национальных парков, в которых обсуждаются методы ухода за всеми видами материалов.См. Раздел Conserve-O-Gram 19/3 «Использование редких книг и обращение с ними».

    CoOL (Conservation OnLine) , http://cool.conservation-us.org/. Сайт спонсируется Фондом Американского института сохранения исторических и художественных произведений (FAIC), охватывающий широкий спектр тем по сохранению.

    Северо-восточный центр сохранения документов , http://www.nedcc.org/home.php. Веб-сайт с информацией и ресурсами по сохранению бумажных материалов.

    Сохранение 101 , https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-101. Онлайн-руководство по сохранению бумажных и медиа-коллекций.

    Stored Alive , http://www.imagepermanenceinstitute.org/resources/stored-alive. Интерактивный веб-сайт, показывающий, как время и среда хранения влияют на разные объекты.

    Образец вспомогательного средства поиска с аннотациями

    Ниже приведен пример справочного пособия с описанием архивной коллекции.Эта аннотированная модель предназначена для помощи в определении отдельных частей вспомогательного средства поиска и стандартного форматирования средств поиска в архивах. Не все средства поиска будут включать эти элементы, но эта выборка должна отражать ряд вариантов, с которыми могут столкнуться исследователи при поиске форматов помощи.

    [ Титульная страница : Начало средства поиска включает название архивного хранилища, название архивной коллекции, информацию о создании средства поиска и диапазон дат для материалов в архиве.«Групповые даты» относятся к диапазону дат, откуда происходит большая часть материалов коллекции.]

    Помощь в поиске
    Отчетов Торговой палаты Коринфа
    Диапазон дат: 1921-2005 гг.
    Массовые даты: 1975-1997 гг.

    Finding Aid, созданная Лаурой Шмидт, 2010 г.
    Copyright Corinth Historical Society

    [ Сводная информация : В этом разделе перечислены создатель материалов в архиве, размер и объем коллекции (в прямоугольниках и линейных футах), номера телефонов и места хранения, язык (языки), представленные в коллекции, и краткое описание (аннотация) содержания коллекции.]

    Создатель: Коринфская торговая палата

    Объем: 2,5 погонных фута (2 коробки и 1 большой альбом для вырезок)

    Резюме: Записи Коринфской торговой палаты включают переписку, файлы событий, протоколы собраний, вырезки из газет, касающихся общественных проектов, и альбом фотографий.

    Телефонный номер: 85741 PUm — 2-й этаж и негабаритный участок

    Язык: Материал на английском языке

    [ Доступ и использование : Если существуют какие-либо ограничения, наложенные на архивную коллекцию, их следует указать здесь.Другая информация в этом разделе включает в себя, как архивы получили коллекцию, а также примечания об авторских правах и цитировании.]

    Информация о приобретении: Эти записи поступили в историческое общество в 2008 году и депонированы Коринфской торговой палатой (донор № 1297). Ожидается, что записи будут пополнены в будущем.

    Ограничения доступа: Группа записей открыта для исследования.

    Авторское право: Авторское право принадлежит Коринфской торговой палате.

    Укажите как : [предмет], папка, ящик, записи Коринфской торговой палаты, Коринфское историческое общество.

    [ Общая информация : В этом разделе подробно рассказывается об истории или биографической информации, относящейся к коллекции и о том, как она была создана.]

    История : Коринфская торговая палата была основана в 1922 году и призвана помогать бизнесу Коринфа расти и способствовать экономическому развитию региона.Палатой управляет сочетание волонтеров и профессиональных сотрудников. Палата также спонсирует местные мероприятия и мероприятия. Эти записи были созданы и депонированы Коринфской торговой палатой.

    [ Объем, содержание и расположение : В этом разделе представлен обзор типов материалов в коллекции и их расположения. Различные разделы коллекции (серии и подсерии) упорядочивают содержимое коллекции по типу материала, формату, теме или какой-либо другой файловой системе, определяемой сотрудниками архива и / или первоначальным создателем коллекции.]

    Объем и содержание : Записи Коринфской торговой палаты включают корреспонденцию, файлы событий, протоколы собраний, вырезки из газет, касающихся общественных проектов, и один альбом для вырезок. Сила коллекции — это переписка, протоколы встреч и серии газетных вырезок. Эти серии дают исторический обзор участия и влияния палаты в городе Коринф.

    Переписка Серия охватывает период с 1921 по 1996 год и включает корреспонденцию от сотрудников, местных владельцев бизнеса и других общественных деятелей, упорядоченную по датам.Особого внимания заслуживает переписка с мэром Таддеусом Гладстоном (1945–1959 гг.), Который во время своего пребывания в должности очень тесно сотрудничал с Палатой по благоустройству города.

    Файлы событий содержат материалы, относящиеся к различным мероприятиям, спонсируемым палатой с 1965 по 2005 год, включая ежегодный городской рождественский спектакль. Размещение сначала по дате, а затем по названию мероприятия.

    Протокол заседаний — это ежеквартальные заседания Совета директоров, поданные по дате.

    Газетные вырезки серии содержат широкий спектр статей по общественным проектам, спонсируемым палатой и ее деятельностью, с разбивкой по датам.

    Альбом для вырезок был создан персоналом палаты и хранится отдельно от остальной коллекции. Он содержит фотографии витрин и событий города с 1926 по 1965 год.

    [ Тематические термины : Этот раздел включает список терминов, тем и т. Д., Охватываемых коллекцией и обычно связанных с каталогом библиотеки, чтобы предоставить исследователю материалы в аналогичных категориях.]

    Темы:

    • Торговые палаты — Коринф
    • Коринф — История
    • Муниципальное управление — Коринф
    • Коринф — Общественная жизнь и обычаи — 20 век

    [ Сопутствующие материалы : Этот раздел справочника указывает исследователю на другие предметы в архивах (или где-либо еще), которые тесно связаны с коллекцией, описанной в справочнике. Предметы могут быть связаны по происхождению, тематике и т. Д.]

    Связанные материалы:

    Исследователи, интересующиеся этим архивом, могут также пожелать ознакомиться со следующими ресурсами в фондах Коринфского исторического общества:

    Corinth Community Park Project Records — коллекция, документирующая проект ландшафтного дизайна, частично спонсируемый Коринфской торговой палатой

    Коллекция фотографий Коринфа — содержит фотографии местных домов и предприятий

    К темам этого архива могут относиться и другие материалы в фондах исторического общества.Обратитесь к архивисту за помощью в дальнейших исследованиях.

    [ Список содержимого : Иногда также называется «содержимое контейнера». Это поэтапный список материалов, хранящихся в коллекции. Уровень детализации в этом разделе может варьироваться в зависимости от объема сбора и практики отдельных репозиториев.]

    Папка № Описание

    КОРОБКА 1
    Переписка (1921–1996)

    1 Переписка, 1921–1931

    2 Переписка, 1932–1940

    3 Переписка, 1941–1955

    4 Переписка, 1956–1967

    5 Переписка, 1968–1975

    6 Переписка, 1976–1985

    7 Переписка, 1985–1996

    Файлы событий (1965–2005)

    8 Рекламные ролики, программы и корешки рождественских спектаклей, 1965–1975

    9 Рождественские игровые материалы, продолжение, 1978–1993

    10 «Вечеринка в парке» Посвящение общественному парку Коринфа, 1994.Включает рекламу, стенограмма

    выступления городского головы и 6 фотографий.

    Проект благоустройства Мэйн-стрит, 11, 1994–1996 гг. Включает плановые документы, предметы из гранда

    церемонии открытия, и кусок ткани от церемонии разрезания ленточки.

    12 Рождественских игровых материалов, продолжение, 1995–2005

    Протокол заседания (1935–2005)

    13 Протокол заседания Совета директоров, 1935–1952 гг.

    14 Продолжение протокола заседаний, 1956–1963

    15 Продолжение протокола заседаний, 1964–1975

    16 Продолжение протокола заседаний, 1976–1984 гг.

    17 Продолжение протокола заседаний, 1985–1996 гг.

    КОРОБКА 2

    18 Продолжение протокола заседаний, 1997–2000 гг.

    19 Продолжение протокола заседаний, 2001–2003 гг.

    20 Продолжение протокола заседаний, 2004–2005 гг.

    Газетные вырезки (1945–2003)

    21 Статьи, касающиеся событий и деятельности Торговой палаты, 1945–1963 гг.

    22 Продолжение статей, 1969–1975

    23 Продолжение статей, 1976–1977 гг.

    24 Продолжение статей, 1979–1985 гг.

    Продолжение 25 статей, 1987–1995 гг.

    26 Продолжение статей, 1996–2000

    27 Продолжение статей, 2001–2003 гг.

    Альбом для вырезок (1926–1965)

    Содержит фотографии витрин и событий города с 1926 по 1965 год.Хранится отдельно от коллекции в негабаритном разделе. Обратитесь за помощью к сотрудникам архива.

    Оцифровка документов — HURIDOCS

    Легко отказаться от приоритета работы с бумажной коллекцией отчетов, писем, книг, вырезок из прессы, изображений и многого другого, накопленной за долгие годы. Но от улучшения доступности до повышения безопасности есть несколько веских причин, по которым стоит приложить усилия для оцифровки бумажных архивов.

    Оцифровка по сути означает сканирование физического документа для создания цифровой копии, которая может храниться в цифровом виде.Типичный процесс оцифровки, скорее всего, будет включать следующие шаги:

    1. Определите цель и объем
    2. Оцените, что находится в вашем архиве
    3. Определите, как будут доступны документы
    4. Определите и найдите человеческие ресурсы и оборудование
    5. Протестируйте образец ваших документов
    6. Сканируйте, сохраните и индексируйте документы

    1. Определите цель и область действия

    Есть четыре основные причины для оцифровки: улучшить доступность, повысить безопасность, сэкономить место и разрешить совместное использование.

    1. Повышение доступности : Найти нужный документ в комнате, заполненной бумагами, непросто. Оцифровка может помочь, потому что вы можете разместить свою документацию на онлайн- или автономном сервере, а также в частной или публичной цифровой библиотеке, что сделает ее легко доступной для персонала или общественности. Оцифровка неизбежно потребует от вас лучшей реорганизации документов, использования соглашения об именах файлов для переименования документов, проведения инвентаризации, группировки их в коллекции и выбора метаданных, таких как категории или теги.
    2. Повышение безопасности : Есть ли у вас риск того, что злоумышленники могут попытаться уничтожить или конфисковать ваши документы? Содержат ли ваши документы конфиденциальную информацию об источниках или свидетелях, нуждающихся в защите? Или ваши документы зависят от условий хранения (влажность, насекомые, грызуны), что делает цифровое сохранение необходимым? Если на любой из этих вопросов вы ответили утвердительно, то стоит потратить время на оцифровку ваших документов или, по крайней мере, их части.
    3. Экономия места : Если ваш офис переполнен коробками и папками, оцифровка может быть способом сэкономить офисное пространство.(Примечание: это не обязательно может быть более экономичным решением по сравнению с физическим хранением бумажных документов, и во многих случаях простое удаление ненужных документов также сэкономит много места.)
    4. Разрешить совместное использование : Ваш работа может выиграть от возможности легко обмениваться документами с коллегами в вашей организации, с другими организациями или с более широкой аудиторией.

    Цель — это краткое определение цели проекта.Это для защиты конфиденциальной информации? Поделиться судебной перепиской? Чтобы сохранить ценную информацию о нарушениях, собранную десятилетия назад, для будущей комиссии по установлению истины? Сделать ключевые документы общедоступными в электронной библиотеке? Это заявление о цели должно быть согласовано и поддержано ключевыми заинтересованными сторонами в самом начале проекта.

    Вам не обязательно оцифровать всех ваших документов. Чтобы определить объем этого проекта, важно определить , какие вам нужно оцифровать, а почему, , исходя из целей, перечисленных выше.Например, вы можете оцифровать:

    • Только документы, содержащие конфиденциальную информацию.
    • Подборка документов, которые необходимо опубликовать на своем веб-сайте или в электронной библиотеке.
    • Коллекция документов, имеющих историческую ценность, которые необходимо сохранить.
    • Все свидетельства и интервью, чтобы их можно было сохранить в цифровом хранилище, а оригиналы уничтожить.
    • Судебные решения по вашим старым судебным делам, чтобы можно было опубликовать полную коллекцию в Интернете.

    2. Оцените, что находится в вашем архиве

    Начните с практического понимания того, какие документы у вас есть. Это та информация о вашем архиве, которую вы захотите изучить:

    • Количество : Если у вас есть стопки бумаг, один из способов определить, сколько у вас документов, — это подсчитать, сколько метров документов у вас есть, а затем выбрать несколько полок или коробок, чтобы подсчитать среднее количество страниц на метр или коробка. Например, : ваши документы хранятся в 50 ящиках для архивирования, в среднем по 2000 двусторонних страниц в ящике. Следовательно, у вас есть 50 x 2 000 = 100 000 страниц. Например, : ваши документы хранятся вертикально на стеллажах длиной 10 метров, примерно 100 односторонних страниц на сантиметр, тогда у вас 10 x 100 x 100 = 100 000 страниц.
    • Система классификации : полезно понимать существующую систему классификации бумажных документов.Например, документы могут быть упорядочены по годам, затем по регионам, а затем по событиям. То по теме, то по году, то по расследованию. Или по годам, потом по делу.
    • Физическое качество : Изучите образец документации или не менее 10%, чтобы определить физическое состояние документации. Например, какая часть была повреждена влажностью или грызунами?
    • Типы документов : Это письма с документами, тематические отчеты, годовые отчеты, интервью, свидетельские показания, книги, файлы расследований, файлы судебных дел, периодические издания, серая литература, вырезки из прессы…?
    • Право собственности : Документы созданы и являются собственностью организации, которая их держит, или были частью коллекции, полученной от других организаций? В последнем случае вам нужно будет выяснить, были ли добавлены условия в отношении публикации и конфиденциальности материала.
    • Требования к хранению документов : Существуют ли документы, которые следует хранить по юридическим причинам? Например, национальное законодательство может требовать от вас хранения оригиналов (бумажных) подписанных документов из ваших судебных дел или финансовых отчетов в течение 10 лет.

    Для проведения этой оценки важно физически поработать с документацией. Вы можете быть удивлены тем, что накопилось за эти годы или чего не хватает и что необходимо найти.Эти выводы должны быть описаны в кратком, но очень точном документе, который будет полезной основой для дальнейших решений. Мы делимся несколькими примерами наших собственных документов по оценке архивов, чтобы вы могли увидеть, какие подробности будут полезны:

    1. Это документ, который мы подготовили для Международной комиссии юристов для их проекта оцифровки (2012 г.). HURIDOCS оказал содействие Международному суду правосудия, отсканировав и оцифровав более 800 публикаций за период с 1952 по 2007 год.
    2. Это краткая оценка, которую мы подготовили для архива документов по правам человека KontraS (Комиссия по пропавшим без вести и жертвам насилия) (2012).Архив KontraS стал доступен в Интернете в марте 2016 года.

    3. Определите, как будут доступны документы

    После того, как все документы будут отсканированы, вам понадобится способ для людей получить к ним доступ, будь то только для вашей команды или для общественности. Это может означать создание простой общей папки на определенном сервере, реализацию программного обеспечения, которое позволяет вам создавать и совместно использовать коллекцию документов (например, инструмент Uwazi, разработанный HURIDOCS), или партнерство с учреждением, которое курирует архивы прав человека, например Архив открытого общества или Архив прав человека Университета Дьюка.

    Независимо от того, будет ли доступ к вашим документам открыт для всех или только для вашей группы, вам нужно будет разработать соглашение об именах , которое может быть реализовано по мере их сканирования.

    4. Определите и получите необходимые человеческие ресурсы и оборудование

    Теперь, когда вы лучше понимаете файлы в вашем физическом архиве и знаете цель и объем этого проекта, вы можете начать определять, какие ресурсы потребуются для выполнения ваших усилий по оцифровке.

    Прежде всего, вам необходимо выбрать и приобрести подходящий сканер для вашего проекта. Что искать в сканере:

    • Он должен иметь высокий рабочий цикл , что означает, что вы должны иметь возможность сканировать весь день, пять дней в неделю, без перегрева сканера.
    • Он должен иметь лоток подачи , позволяющий сканировать 50- или 100-страничные документы за один раз.
    • Это должно быть дуплекс , что означает, что он может сканировать двусторонние документы.
    • Это должно быть быстро — то есть не менее 30 страниц в минуту.

    Потребуется ли для вашего проекта программное обеспечение для оптического распознавания символов (OCR) ? Программное обеспечение OCR поможет вашему компьютеру анализировать печатный текст и переводить его во что-то, что он может обработать. Это особенно полезно для цифровых архивов документов, поскольку позволяет искать текст в отсканированных документах. Некоторые сканеры поставляются с версией этого программного обеспечения, но для вашего проекта может потребоваться что-то более надежное.

    Сколько человек будут работать над проектом? Оцифровка — трудоемкая задача. Возможно, вам понадобится два человека на каждый сканер (один для подачи документов, а другой для присвоения имен цифровым файлам). В зависимости от ваших временных рамок вам может потребоваться выделить больше человеческих ресурсов для выполнения этой задачи.

    Как и любой другой вид деятельности организации, проект оцифровки необходимо планировать, управлять и составлять бюджет, и для его успеха необходимо соответствующее вложение времени и / или ресурсов.

    5. Протестируйте образец своих документов

    Учитывая всю собранную вами информацию, вы можете предсказать, что если, например, у вас есть 200 000 страниц для сканирования и ваш сканер может реально сканировать около 2 000 страниц в день, то это займет 100 дней с одним человеком. а также сканер и компьютер. Или, если вы работаете с двумя командами, каждая со сканером и компьютером, это займет 50 дней.

    Но этот пример является лишь предположением и предполагает оптимальные условия.Реальное количество времени может быть намного больше. Это будет зависеть от качества бумаги, качества печати, скорости сканера и компьютера, а также скорости и точности ваших сотрудников. Например, нестандартные документы могут потребоваться постраничное сканирование вручную, в то время как обычную бумагу формата A4 легче обрабатывать через лоток подачи.

    В конце концов, только пилотный тест с образцом ваших документов покажет вам, сколько времени потребуется на сканирование и присвоение имени.

    6.Сканирование, хранение и индексирование документов

    Теперь вы готовы приступить к работе! Начиная этап сканирования, помните о нескольких вещах:

    Именование документов: Помните, что каждому документу должно быть присвоено систематическое имя в соответствии с разработанным вами соглашением об именовании файлов. Имена должны быть присвоены во время сканирования документа.

    Добавление метаданных : Метаданные — это описательная информация, хранящаяся в ваших оцифрованных документах, например автор, дата создания или тематические категории.Не пропускайте этот шаг: наличие хороших метаданных поможет вам и другим пользователям находить ваши документы в будущем.

    Перед сканированием:

    • Проверить, есть ли страницы с текстом на лицевой и оборотной сторонах (страницы с текстом на лицевой и оборотной страницах)
    • Проверить, есть ли страницы на особенно тонкой бумаге — их следует сканировать одну за другой
    • Проверить, есть ли страницы в формате больше, чем A4 — если да, уменьшите формат (либо у сканера есть эта опция, либо в противном случае используйте копировальный аппарат)
    • При сканировании книг проверьте, есть ли еще несколько копий.В этом случае вы можете удалить переплет и сканировать с помощью лотка подачи, что намного быстрее, чем сканирование страницы за страницей.

    После сканирования:

    • Убедитесь, что документы правильно сшиты сразу после сканирования
    • Убедитесь, что физические документы возвращены вскоре после сканирования в соответствующую папку
    • Убедитесь, что папки возвращены вскоре после сканирования на нужную полку

    Далее ресурсы

    5 шагов к разработке стратегии архивирования данных

    Сегодня редко упоминается архивирование данных, только резервные копии данных.Эти службы могут звучать как одно и то же, но это не так. Каждая служба отличается, но они работают в тандеме. Вместе архивирование данных и резервное копирование данных обеспечивают полное и безопасное решение для хранения конфиденциальной информации вашей компании.

    В чем разница между резервным копированием и архивированием данных?

    • Резервное копирование данных используется для сохранения и хранения изменяющихся данных, а также восстановления и восстановления потерянных файлов. Когда данные изменяются и должны постоянно обновляться, это называется динамическими данными.
    • Архивирование данных используется для хранения статических данных для будущего обнаружения. Статические данные — это данные, которые не изменятся после записи. Думайте об этом как об официальных документах, которые у вас есть дома, свидетельстве о рождении, свидетельстве о браке, карточке социального страхования или водительских правах. Как только любой из этих документов был записан, он стал статичным.

    5 шагов стратегии архивирования данных

    1. Инвентаризация и определение данных, которые необходимо архивировать

    При инвентаризации и принятии решения о том, какие данные следует архивировать, подумайте, какой тип данных вы хотите сохранить в базе данных архива с возможностью поиска.Например, вы хотите, чтобы ваши электронные письма были доступны для обнаружения? Затем укажите это в своем инвентаре как архивный материал с возможностью поиска.

    Прежде чем вы начнете перечислять данные для архивации, помните, что не существует единого руководства, подходящего для всех при выборе данных для архивации. Итак, возьмите с собой команду юристов и составьте план архивации для каждого отдела.

    2. На основании нормативных требований назначьте график хранения для каждой категории

    Если вы работаете в такой отрасли, как здравоохранение, юриспруденция или правительство, вы знаете, что существуют жесткие правительственные постановления о надлежащем хранении определенных данных.Например, федеральные нормативные акты HIPAA требуют, чтобы все медицинские практики и учреждения хранили конфиденциальные данные пациентов в течение определенного периода времени в соответствии с руководящими принципами каждого штата или правительства.

    У вас должна быть возможность архивировать пациентов или клиентов, которые больше не активны из-за смены поставщика медицинских услуг, переезда или смерти. Несмотря на то, что индивидуальные записи пациентов должны оставаться нетронутыми по юридическим причинам, если они больше не активны, требуемые резервные копии могут не потребоваться.

    3.Разработайте комплексную архивную политику

    Для лиц, связанных с вашим бизнесом, мы рекомендуем вам создать архивную политику. Политика включает формализованный и всеобъемлющий набор процедур и правил. Цель состоит в том, чтобы создать документ, который можно было бы применять и управлять.

    Этот документ должен включать:

    • Продолжительность хранения данных
    • Тест для архивирования данных
    • Различные носители, используемые для хранения данных
    • Механизмы, упрощающие процесс хранения данных
    • Правила, для которых должен быть доступ к архивным файлам
    • Принципы, при каких обстоятельствах им разрешен доступ

    4.Проактивная защита целостности архива данных

    Необходимо сохранить строгие меры безопасности для ваших архивных данных. Это особенно верно при выборе компании, которая будет обрабатывать конфиденциальную информацию вашего клиента, компании и персонала.

    Если вы не знаете, архивирование данных не обеспечивает защиту информации на уровнях нормативных требований. Именно здесь в игру вступает ваша служба безопасного резервного копирования данных. Используйте надежное шифрование для защиты личных документов.

    5. Выбор продукта архива данных

    Перед тем, как выбрать какой-либо продукт или услугу по архивированию данных, составьте контрольный список всех функций, которые вам нужны. Прежде всего, вы хотите найти хранилище данных самого высокого качества. Ниже приведены наши рекомендации о том, что искать:

    • Программа поиска и обнаружения — Должна содержать упорядоченную и гибкую поисковую систему для вызова архивных данных
    • Многоплатформенное программное обеспечение поддержки — должно работать без проблем с популярными платформами и приложениями
    • Программное обеспечение Data Deduplication Engine — отслеживает дублированные данные.

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Выгодно ли разводить кур несушек: инструкция, бизнес-план, рентабельность, доходность разведения кур

    Кумулятивная маржа: Что такое кумулятивная маржа. Что такое маржа в торговле? термин, обозначающий разницу между ценами товаров, процентными ставками, курсами валют и ценных бумаг, также маржа является показателем деятельности предприятия, который используется в маржинальном

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко