Коллективная докладная записка на руководителя образец. Как правильно составить докладную о некорректном и хамском поведении работника? Наименование структурного подразделения

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка — это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым по двум причинам:

1. По инициативе самого работника.
2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это — мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

• периодическая отчетность;
• разовое предоставление информации по интересующему вопросу.

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором — для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка — это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме. Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

• опоздание на работу;
• прогул;
• невыполнение обязательств;
• конфликт между сотрудниками;
• изложение результатов проведенной проверки;
• доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
• угроза срыва выполнения планового задания;
• информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства. Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение. Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства — не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание. Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
4. Номер документа.
5. Место составления.
6. Заголовок.
7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет.

Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой. Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам. К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления — тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.

Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый — составитель, второй — директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов. В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам. Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия. Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки. Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством. Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка , и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы

Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:

«шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;

информационно-уведомительной части — раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;

резолютивной части — часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;

подписи должностного лица и даты составления документа.

Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В. »

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание — замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф. »

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Некорректное написание служебного документа

Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.

Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию — оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П. »

Ошибки в написании приведенного образца:

не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;

не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;

не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

• докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
• докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

• полное название предприятия, направляющего документ;
• реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
• инициалы и фамилия руководителя;
• название документа, раскрывающее его основное содержание;
• текст;
• должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
• фамилия исполнителя и его телефон;
• дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

• должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
• название записки, раскрывающее её суть;
• текст;
• должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
• подпись служащего;
• дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

1. Нарушение трудовой дисциплины.
2. Премирование или отказ от выдачи премии.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
4. Антисоциальное поведение работника.
5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

• порядковый номер записки;
• должность и фамилия ведущего журнал работника;
• тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.

В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.

К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.

К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Видео: докладная записка в делопроизводстве

Составление докладных записок является частью трудовых отношений. Оформление таких записок в соответствии с правилами делопроизводства ускоряет и облегчает решение поднятых в них вопросов.

Несоблюдение правил трудовой дисциплины и внутреннего распорядка организации грозит работнику дисциплинарным взысканием, лишением премии и даже увольнением. Любое нарушение работником установленных правил должно быть документально оформлено в соответствии с нормами действующего законодательства. Статья познакомит читателя с основными документами, которые должны быть сформированы при фиксации нарушения, а также с ключевыми особенностями оформления каждого из них.

Порядок регистрации нарушения трудовой дисциплины

Статья 21 Трудового Кодекса РФ устанавливает основные обязанности работника, неисполнение которых влечет за собой правомерное наказание.

“Работник обязан:

• добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;
• соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
• соблюдать трудовую дисциплину;
• выполнять установленные нормы труда;
• соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
• бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
• незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества)”.

Закон предусматривает несколько видов взыскания за дисциплинарный проступок. Право выбора наказания принадлежит руководителю. При этом, действия работодателя не должны противоречить законодательству .

Статья 192 Трудового Кодекса РФ. Дисциплинарные взыскания

“За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям”.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Процедура оформления дисциплинарного нарушения установлена Трудовым кодексом. На первом этапе работодатель должен зафиксировать факт несоблюдения правил, подкрепив его документально . В случае опоздания сотрудника, доказательством может стать табель учета рабочего времени или докладная записка . Образец этого документа имеет единую форму, где в произвольной форме указывается факт нарушения дисциплины конкретным сотрудником с подробным изложением сути вопроса.

В записке указывается наименование организации, адресат, дата и номер документа, а также предложение о мере взыскания. Бумага заверяется личной подписью составителя. В случае, если имеются документы, подтверждающие нарушение, они должны быть указаны в тексте записки. Например, объяснительная виновника, копии ТТН или других внутренних документов предприятия.

Пример докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Служебная записка — один из частных видов докладной. Но если последняя оформляется “по старшинству ” — от подчиненного к руководителю, то служебная записка носит информационный характер и может быть адресована работодателем своим сотрудникам. Законодательством не закреплена форма этого документа, поэтому достаточно будет утверждения правил ее оформления на уровне предприятия — во внутреннем распорядке и правилах делопроизводства.

Образец служебной записки о нарушении трудовой дисциплины

Работодатель вправе потребовать от сотрудника объяснительную записку , в которой должны содержаться пояснения о причинах, которым вызвано нарушение. В случае отказа работника предоставить объяснительную, руководителем составляется соответствующий акт , который впоследствии станет аргументом в процессе рассмотрения дела дисциплинарной комиссией.

ТК РФ, Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий

“До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.”

Образец объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины

По факту нарушения руководителем структурного подразделения составляется акт. Он является внутренним документом предприятия и подтверждает факт несоблюдения правил работником. Чтобы документ имел законную юридическую силу, он должен быть составлен должностным лицом при непосредственном участии других сотрудников , подтверждающих факт нарушения своими подписями.

Кроме этого, все факты, указывающие на дисциплинарный проступок, должны быть отражены в акте. В документ следует внести пояснения виновного и ознакомить его с текстом документа. Если сотрудник отказывается ставить подпись, об этом делается соответствующая отметка .

Образец акта о нарушении трудовой дисциплины

После получения всех необходимых документов работодатель принимает решение об избрание меры наказания для сотрудника. При этом должны учитываться все обстоятельства: степень тяжести проступка, количество ранее имеющихся дисциплинарных нарушений, причины и обстоятельства, при которых оно было совершено, а также все последствия этих действий.

Приказ о нарушении правил внутреннего трудового распорядка не имеет единого образца и зависит от вида наказания, выбранного для служащего. В нем должны отображаться персональные данные работника (ФИО), его должность, описание совершенного им проступка, его степень тяжести и вид выбранного дисциплинарного взыскания.

Образец приказа выговора за нарушение трудовой дисциплины

Денежные штрафы, как один из видов взыскания при нарушении дисциплины труда, российским законодательством не предусмотрены .

Статья 192 Трудового Кодекса РФ

“Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине”.

Поэтому приказ о штрафах за нарушение трудовой дисциплины считается неправомерным , даже в случае, если такие санкции предусмотрены внутренним коллективным договором.

Регистрация нарушений трудовой дисциплины — сложный и многоступенчатый процесс. Консультация профессиональных правоведов поможет грамотно подготовиться к этой процедуре. Опытные юристы с многолетним стажем работы с трудовым законодательством подробно разъяснят права и обязанности каждой из сторон, участвующих в процессе.

Как писать докладную записку на сотрудника образец. Докладная записка образец

В статье рассказывается, как составить и оформить докладную записку, а также приводятся универсальные шаблоны записок.

Из статьи вы узнаете:

Для чего нужна докладная записка

Руководитель не всегда может лично зафиксировать происшествие или нарушение работником трудовой дисциплины. Как правило, о такой ситуации ему докладывают сотрудники, которые присутствовали при происшествии, или коллеги нарушителя. В некоторых компаниях обязанность сообщать об инцидентах и нарушениях правил работодатели закрепляют в локальных актах.

Многие специалисты, особенно работающие на государственных предприятиях, считают докладные формальностью, отголоском бюрократии, отнимающим время и место. Тем не менее, это распространенное мнение во многом ошибочно. В некоторых случаях соблюдение подобных формальностей может защитить сотрудника от несправедливости со стороны работодателя, помочь подстраховаться от возможных неприятностей. Как показывает практика, устные просьбы не всегда воспринимаются всерьез и быстро забываются. Официальное обращение подтверждает сам факт взаимоотношений. Оно регистрируется как исходящий документ, поэтому менее вероятно, что оно потеряется. Кроме того, такой подход свидетельствует о серьезности намерений работника, его ответственном отношении к работе.

Для чего нужен документ

Если ситуация требует конкретных решений, например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник обязан доложить о произошедшем в письменном виде. Для этого используют докладную записку . Работники пишут ее как по своему желанию, так и по требованию. Адресуют документ руководителю подразделения или организации.

Унифицированных форм записок нет. Поэтому организация может разработать собственный шаблон и включить в него реквизиты по рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Кто составляет

С позиции отдела кадров, докладные делятся на входящие и исходящие. В первом случае их составляют сотрудники других отделов, а во втором – записки оформляет сам кадровик. Так, работники отдела кадров могут проинформировать генерального директора о нарушении линейными руководителями установленных правил, например, о несвоевременной сдаче табелей учета рабочего времени. Однако чаще в отдел кадров попадают докладные линейных руководителей. Они сообщают, что сотрудники не соблюдают дисциплину, и требуют принять меры, например, отстранить от работы, вынести дисциплинарное взыскание.

Что нужно писать

Как правильно оформить докладную записку

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. Обязательно оставляют поля – не менее 10 мм по правому краю и не менее 20 мм – по прочим сторонам (п. 4.1 ГОСТ Р 6.30-2003). Это важно, так как документ потом нужно подшить в дело для хранения. Если документ займет более одной страницы, их нумеруют. Номер страницы указывают сверху посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003). Допустимо писать документ от руки, но чаще используют печатную форму.

После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. Он может быть как в бумажном, так и в электронном виде. Укажите дату, когда документ поступил или когда его отправили, а также регистрационный номер. В инструкции по делопроизводству работодатель определяет, где присваивать регистрационный номер документа: по месту, где документ составили или где получили. Как правило, чтобы присвоить номер, используют хронологический порядок составления документации, буквенное обозначение структурного подразделения.

об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно. Чтобы работники меньше допускали ошибок в докладных, разработайте и утвердите шаблон, который они смогут использовать в дальнейшем.

Оформляйте докладные записки по правилам ГОСТа

Документ должен иметь в правом верхнем углу шапку (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Здесь нужно указать наименование адресата и составителя. Также при необходимости можно вписать наименование структурного подразделения, чтобы руководитель смог идентифицировать, откуда поступил документ. Ниже по центру нужно указать наименование вида документа (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). Под наименованием укажите место, где составили документ, дату и регистрационный номер (п. 3.11, 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Ниже впишите заголовок, который отражает краткое содержание документа. ГОСТ допускает их расположение как по центру, так и по левому краю документа. Далее идет текст документа и приложения (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Внизу обязательно должна стоять подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Полезные советы, как составить докладную записку, можно найти в статье «Что вы тут понаписали». Используйте наши шаблоны для идеальных докладных и служебок

Чем отличается служебная записка от докладной

Служебная записка по назначению близка к докладной, но имеет исключительно внутренний характер.

Для чего нужен документ

Составляют записки на обычном листе бумаги формата А4. После того как составили или получили докладную, зарегистрируйте ее в журнале учета внутренней документации. об опоздании работника, отсутствии его на рабочем месте вместе с актом, объяснениями сотрудника и пояснениями коллег служит основанием для дисциплинарного взыскания, в том числе и увольнения, поэтому должна быть составлена корректно.

Служебная записка помогает решать хозяйственные, организационные и прочие внутренние вопросы, но в отличие от докладной обеспечивает взаимодействие в компании в двух направлениях: информация идет снизу вверх от работников к руководству или между подразделениями.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

• докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
• докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

• полное название предприятия, направляющего документ;
• реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
• инициалы и фамилия руководителя;
• название документа, раскрывающее его основное содержание;
• текст;
• должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
• фамилия исполнителя и его телефон;
• дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

• должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
• название записки, раскрывающее её суть;
• текст;
• должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
• подпись служащего;
• дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

1. Нарушение трудовой дисциплины.
2. Премирование или отказ от выдачи премии.
3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
4. Антисоциальное поведение работника.
5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

• порядковый номер записки;
• должность и фамилия ведущего журнал работника;
• тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении.
В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника.
К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества.
К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

Докладная часто составляется в случае, если начальнику отдела нужно доложить вышестоящему руководству о прогуле работника. В этой статье мы расскажем вам, как составляется докладная записка о прогуле работника. Образец смотрите ниже.

Для чего она необходима?

Прогул считается серьезным нарушением трудовой дисциплины, являющимся основанием для увольнения. Согласно , отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, а также отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд в течение рабочего дня — является причиной, по которой работодатель имеет полное право .

Этот поступок работника нельзя оставить без внимания. Недобросовестный сотрудник, не явившийся на рабочее место без уважительной причины, должен понести ответственность за такое поведение. Сообщить работодателю о прогуле работника может непосредственный руководитель с помощью официального документа.

Докладная о прогуле работника (образец смотрите ниже) может составляться как по указанию работодателя, так и по собственному желанию сотрудников. С ее помощью можно сообщить о нарушении трудовой дисциплины работником, выразить недовольство тем, как он относится к выполнению своих трудовых обязанностей а также изложить свою точку зрения на ситуацию. Поэтому составителю документа важно правильно сформулировать свою позицию и привести доводы в ее пользу.

Готовый документ передается работодателю.

Правила составления докладной о прогуле

В случае невыхода на работу составляется записка, а также акт об отсутствии на рабочем месте. Эти документы направляются на рассмотрение руководителю. После их рассмотрения он будет принимать решение о дальнейших действиях. Если будет принято решение об увольнении, оно будет оформлено соответствующим .

После возвращения сотрудника на работу, он будет изложить причину своего отсутствия в объяснительной и передать ее руководителю.

Докладная за прогул (образец смотрите здесь) состоит из следующих пунктов:

в шапке указывается наименование организации, в которой работает сотрудник;

ФИО работодателя;

указывается название документа — докладная.

далее пишется формулировка, содержащая в себе описание ситуации. Обязательно нужно указать должность и ФИО сотрудника, не явившегося на рабочее место, а также период его отсутствия на работе. В документе следует обратиться к руководителю с просьбой рассмотреть инцидент и принять меры;

ниже указывается ФИО человека, написавшего докладную, его должность и дата.

В организациях для обеспечения дисциплины сотрудников и повышения производительности труда принято излагать имеющие отношение к рабочим процессам факты, предложения, жалобы в письменном виде.

Одним из наиболее распространенных документов является докладная записка на сотрудника. О том, зачем и как писать данный документ, и пойдет речь в нашей статье.

Что это за документ, цели его написания и виды

Докладная записка представляет собой письменный документ, составленный в установленной форме, излагающий факты или информацию по конкретному вопросу. Целью его написания является побуждение руководителя или вышестоящего по должности лица принять решение по изложенному вопросу.

Записка бывает нескольких видов. В зависимости от содержания она может быть:

• информативного характера;
• инициативного характера;
• отчетного характера.

Информативный характер выражается в изложении фактов касаемых, например, завершения поручения, поставленных задач, работ или о ходе их осуществления конкретным сотрудником или рабочей группой.

Инициативный характер выражается в изложении автором предложений или рекомендаций в отношении работника и его трудовой деятельности. В основном, это сообщение о нарушении дисциплины конкретным лицом: о хамском поведении, опоздании, нахождении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и т. д.

Отчетная докладная своей целью имеет донесение до начальника сведений об окончании выполнения поручения конкретным лицом или рабочей группой.

Служебная записка также может быть двух видов в зависимости от предполагаемых последствий за совершение или не совершение действий, касаемых дисциплины или трудовых обязанностей конкретного человека:

• с вынесением предложения на поощрение;
• с вынесение предложения о взыскании (дисциплинарном или материальном).

В зависимости от того, кому она адресуется, она может быть внутренней (в пределах организации или структурного подразделения) или внешней (за пределы предприятия, в вышестоящую структуру). Инициатором написания могут быть как сами работники любой из структур компании, так и ее руководитель.

Особенность документа в том, что он направляется строго в порядке прямого подчинения от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

Основания

Основаниями для составления документа могут послужить следующие факты:

• ухудшение производственных процессов по вине сотрудника или группы лиц;
• улучшение производственных процессов благодаря особой работе и достижениям работника или группы лиц;
• поддержание контакта между руководителем предприятия и ответственными за выполнение конкретного поручения лицами;
• изложение точки зрения при возникновении разногласий между сотрудниками по вопросам, касаемых непосредственно рабочего процесса;
• выражение несогласия с решением, принятым вышестоящим лицом в структурном подразделении или непосредственно в организации.

Форма и структура документа

Докладная записка – это официальный документ, излагаемый на бумаге формата А4 или на бланке в зависимости от ее вида. В полном варианте она должна состоять из следующих частей: причины и события ее написания, анализ ситуации, выводы и предложения решения возникшей проблемы. В некоторых случаях вторая часть может отсутствовать: в таком случае сразу за изложением фактов или событием следуют конкретные предложения по принятию мер в сложившихся обстоятельствах.

С юридической точки оформления записка должна содержать определенные реквизиты. В случае, если она внутренняя, это:

• наименование структурного подразделения, в котором работает инициатор докладной;
• наименование документа;
• дата написания;
• адресат с указанием должности и ФИО;
• непосредственно текст с заголовком;
• подпись и полная расшифровка подписи.

В случае, если она внешняя, к реквизитам добавляются:

• наименование организации, в которую она направляется;
• исходящий регистрационный номер;
• город составления и место составления (организация и структура).

Заголовок в докладной обязателен. Из него должно быть понятно, о чем пойдет речь. Так, это может быть:

• «О невыходе на работу»;
• «Об опоздании»;
• «О хамстве на рабочем месте»;
• «О ходе проведения работ»;
• «О повышении производительности труда»;
• «О премировании» и т. д.

Внутренняя записка может быть оформлена в более свободной форме. Внешняя же должна быть оформлена на бланке установленного образца.

Если документ составляется рядовым сотрудником структурного подразделения, то перед поступлением на рассмотрение непосредственно к руководителю предприятия ее визирует (подписывает) начальник этого структурного подразделения или отдела. Если он предназначен непосредственно начальнику структурного подразделения или отдела, то подпись ставит ее составитель.

Докладная оформляется, как правило, машинописным способом. Однако внутренняя записка может быть написана от руки с соблюдением установленных норм и требований.

Если она не помещается на одном листе, то каждый последующий лист нумеруется согласно существующим правилам нумерации: в верхней правой части арабскими цифрами. Если она имеет приложения, они перечисляются согласно правилам оформления деловой документации с приложением копий.

Виды и формы записок одинаковы для предприятий и организаций любых форм собственности, государственных или частных, и любых видов деятельности. Документ, составленный с нарушениями, не имеет юридической силы и не является основанием для принятия руководителем предприятия или начальником структурного подразделения мер для решения изложенной проблемы или вопроса.

Рекомендуем также

Доповідна записка | Bitlex Украина

В трудовых отношениях часто возникает необходимость в доведении до сведения руководства определенной информации. Это осуществляется в форме докладной записки.

Таким образом, докладная записка – это служебный документ, который пишется от имени работника на имя руководителя. В тексте докладной указывается информация о ситуации, что сложилась, дополнительно указываются имеющиеся факты, определенные события, явления, о проделанной работе с выводами и предложениями автора, о выполнении отдельных задач, служебных поручений и прочее.

Докладная записка в Украине может составляться как по инициативе работника, так и по требованию руководителя. Как правило, такой документ побуждает работодателя принять решение в сложившейся ситуации на предприятии. Согласно этой цели, текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части констатируются произошедшие факты, ситуация, события, а во второй части происходит изложения предложений или просьб.

Национальное законодательство Украины разделяет такие докладные записки на внешние и внутренние. В соответствии с видом записки, каждая из них имеет особенности по оформлению.

Внутренняя докладная записка пишется от руки к руководителю структурного подразделения и подписывается лично работником. Докладная внешнего характера составляется от имени руководителя подразделения и направляется к высшему руководству. Последняя должна быть напечатана и подписанная руководителем подразделения.

Таким образом, для того, чтобы составить докладную записку, рекомендуем Вам воспользоваться соответствующей формой на сайте нашей компании, приведенной ниже, и создать индивидуальную юридически грамотную докладную записку.

Сначала заполните сведения о названии и типе организации. Укажите ФИО и должность руководителя, к которому направляется докладная записка. В соответствии с указанной выше информацией, в тексте записки изложите основные положения, предложения и просьбы. В конце документа укажите инициалы и должность лица, от имени которого составляется соответствующий документ.

Если Вас заинтересовала данная информация, рекомендуем Вам составить такой документ, следуя подсказкам наших юристов, указанным ниже. А после указания необходимых данных Вы получаете возможность скачать документ, который необходимо будет только распечатать и подписать.

Так как документация в Украине ведется на украинском языке, заполнение документа также будет осуществляться на украинском языке.

Відомості про адресата (одержувача) та адресанта

Вказати посаду особи, якій адресується доповідна записка

Вказати організаційно-правову форму та назву компанії

Вказати прізвище, ім’я та по батькові посадової особи (в давальному відмінку)

Вказати посаду особи, яка подає доповідну записку

Вказати прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає доповідну записку (в знахідному відмінку)

Викласти інформацію на виконання доручення керівника або довести до відома керівника певну ситуацію, що склалася та зазначити пропозиції щодо її вирішення, тощо

Загальна інформація про доповідну записку

Дата подання доповідної записки

Прізвище та ініціали підписанта

ДОВІДКОВО:
Доповідна записка — це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.
Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на дві частини:
– перша – констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація
– друга – викладення пропозицій чи прохань
Доповідні записки поділяють на внутрішні та зовнішні.
Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні — виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.
Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню – керівник установи.

Создать документ

Образец докладной записки

В данной статье мы поговорим о том, как составить докладную записку. Мы предложим вашему вниманию не только всю необходимую информацию о составлении такого документа, но и его образец. На практике необходимость написания докладной записки возникает достаточно часто.

Докладная записка составляется на имя руководства и содержит выводы и предложения по тому или иному вопросу. Иными словами, это коммуникация по вертикали, которая проводится с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Принятое решение может быть оформлено как резолюция руководителя. В некоторых случаях докладная записка может носить чисто информационный характер.

Назначение докладной записки весьма близко к служебной записке и, как правило, тоже относится к внутренним. По адресу вышестоящей организации чаще всего направляется служебное письмо на официальном бланке организации.

Докладную записку следует начинать с того, что сообщаются факты или причины, касающиеся определенного вопроса. Затем может идти анализ, однако это часть не обязательна. Текст докладной записки завершается предложениями и выводами.

Если докладная записка адресуется руководителю предприятия или его заместителю, то документ должен подписать начальник отдела (структурного подразделения). Если документ подается на имя начальника отдела, то подписать докладную записку может сотрудник данного отдела.

В состав данного документа должны входить определенные реквизиты. Проще всего понять необходимые для составления этого документа реквизиты можно будет благодаря примеру докладной записки.

Образец докладной записки – пример о направлении сотрудников на тренинг

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННОЙ	Директору ООО «Параллель»
БЕЗОПАСНОСТИ	А.Ю. Ковалькову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
18.08.2014 № 06-22/87
О направлении специалистов
на тренинг

В связи с предстоящим внедрением в работу программы «Стоп-сигнал» и приглашением посетить проводимый ЗАО «Новые охранные технологии» тренинг по эффективной эксплуатации данного программного обеспечения прошу направить на тренинг специалистов отдела Маслова Е.Г. и Ситтель В.В. в г. Москву с 25.08.2014 по 27.08.2014.

Начальник отдела

А.Н. Протопопов

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины

ОТДЕЛ БУХГАЛТЕРСКОГО	Генеральному директору
УЧЕТА	ЗАО «Ватрушка»
	К.П.Завадскому
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
17.11.2014 № 09-16/204
О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что в пятницу 14.11.2014 в течение 4-х часов с 10:00 и до 14:00 специалист отдела бухгалтерского учета Афанасьева Галина Романовна отсутствовала на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих о наличии уважительной причины отсутствия, Афанасьевой Г.Р. не представлено.

В связи с допущенным нарушением и учитывая его неоднократный характер, предлагаю Афанасьевой Г.Р. объявить выговор.

Начальник отдела

М.Д. Онуфриева

На основе образцов докладных записок, которые были приведены в нашей статье, вы без труда сможете составить необходимые вам документы.

Консультация юриста

как составить, для чего нужна

Зачем нужна докладная записка

Законодательство обязывает документально фиксировать отдельные факты трудовой деятельности. Одним из документов для подобных случаев является докладная записка.

Она составляется в свободной форме, но с учетом определенных требований к оформлению и содержанию. В частности, адресатом докладной записки может быть только руководитель организации или структурного подразделения. Напротив, написать докладную может любой сотрудник, вне зависимости от должности.

О чем сообщают в этом документе

Существует несколько видов докладных записок:

• информационные — фиксируют факты (например, нарушение требований охраны труда),

• отчетные — представляют отчет по определенному вопросу (скажем, о реализации плановой проверки знаний требований охраны труда),

• инициативные — с предложениями специалиста по тому или иному вопросу (приобрести наглядные пособия для занятий по безопасности труда и т.п.).

Законодательство не ограничивает круг вопросов, по которым сотрудник может подать докладную записку. Но работодатель имеет право ограничить темы докладных внутренним нормативным актом.

Как правильно составить докладную

Практика показывает: чаще всего докладные записки оформляются по фактам нарушения трудовой дисциплины. Докладная в данном случае носит обязательный характер, поскольку ее наличие служит основанием для требования у работника объяснений. Или привлечения его к дисциплинарной ответственности.

Важно, чтобы докладная была составлена правильно — иначе наказание сотрудника могут признать незаконным.

Поясним на примере. При нарушении требований охраны труда в записке должны быть указаны:

• данные сотрудника — ФИО, место работы и т.д.,

• обстоятельства нарушения — подробно, со ссылкой на конкретные положения нормативных документов,

• причины нарушения,

• последствия,

• приложение (фотоматериалы, схемы и т.п.).

Докладная записка в обязательном порядке приобщается к результатам служебной проверки и указывается в распоряжении о применении дисциплинарного взыскания.

Роль докладной в расследовании несчастного случая

Докладную записку также могут включить в расследование несчастного случая на производстве. Например, при установке причины происшествия выявляется факт, что ранее работник или сотрудник по охране труда обращались к руководству по какому-то вопросу, он не был решен, что и стало причиной случившегося.

Своевременно направленная руководителю докладная записка — в отличие от устного обращения — может стать доказательством, что специалист по охране труда выполнял свои обязанности надлежащим образом. Таким образом в проблемных ситуациях специалист сможет избежать наказания.

Докладную записку следует подавать в двух экземплярах — с обязательной регистрацией в специальном журнале и проставлением отметки о том, что докладная принята.

Работодатель может вернуть документ, вписав в него резолюцию — например, распоряжение о подготовке дополнительного документа (сметы с расчетом затрат). Резолюция может содержать и отказ. В любом случае, следует хранить документ, так как записка послужит определенной защитой от возможных обвинений специалиста по охране труда в невыполнении должностных обязанностей.

Как писать докладную о невыполнении работником должностных обязанностей в 2021 году

Автор Ольга Петрова На чтение 3 мин.

При выполнении трудовых функций сотрудник обязан соблюдать должностные инструкции, которые он подписывает при приеме на работу. В процессе деятельности могут произойти ситуации, приводящие к материальным убыткам предприятия из-за невнимательности, халатности работника. В таком случае, руководитель структурного подразделения уведомляет о происшествии директора организации путем составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей работником. Образец такой докладной скачайте бесплатно ниже.

Предназначение докладной записки

Основными функциями локального документа является донесение информации до руководства компании и побуждение его к дальнейшим действиям.

Главные функции докладных записок:

• урегулирование производственных неполадок;
• внесение рационализаторских предложений по улучшению итогов производственной деятельности;
• донесение до начальника компании мнения по какому-либо принятому решению;
• пояснение собственной позиции при конфликтных ситуациях;
• отчетные мероприятия о ходе трудовой деятельности;
• жалобы на подчиненных, отказывающихся исполнять свои должностные обязанности и нарушающих распорядок труда и отдыха;
• совершение положительных моментов, требующих реакции директора;
• разбирательства о неправомерном разделении обязанностей.

Бумага передается через секретаря для фиксирования входящего номера докладной записки.

Образцы других докладных записок на сотрудника:

Как составляется докладная записка о невыполнении обязанностей

Верхняя часть записки содержит информацию о наименовании организации, должности руководителя, а также о составителе бумаги.

Название документа (докладная записка) записывается по центру страницы. Далее указываются факты, которые заявитель хочет донести до руководителя организации или другого сотрудника необходимой компетенции. Заголовок кратко отражает суть обращения – поясняет, что определенным сотрудником не выполняются должностные обязанности.

Текстовая часть бланка докладной включает себя 3 блока:

• фактический — излагается сама проблема и сопутствующие ей обстоятельства;
• аналитический — раскрываются реальные и потенциальные последствия совершенного поступка;
• рекомендательный — заявителем предлагается директору применить какие-либо меры наказания.

К примеру, если работник принят на новую должность с испытательным сроком, руководитель структурного подразделения может не дать рекомендации для его оформления на постоянное рабочее место.

Если рекомендательная часть записки содержит информацию об увольнении специалиста, подписавшего трудовой контракт, составитель документа должен тщательно сопоставить проступок работника и причины расторжения трудового контракта по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ). Если действия трудящегося не являются поводом для увольнения, следует применить менее строгие меры наказания — строгий выговор.

В завершении на бланке докладной составитель ставит личную роспись и дату составления записки о невыполнении должностных обязанностей.

К документу прилагаются факты, подтверждающие слова заявителя о неисполнении обязанностей работником (неправильно оформленные бумаги, записи с камер наблюдения). Спорные вопросы в поведении обвиненного работника решаются при помощи внутренней служебной проверки.

Докладная записка может быть внешнего и внутреннего вида. Внешняя отправляется руководителю другой компании, внутренняя — вышестоящему лицу внутри предприятия.

Неверно составленная докладная записка признается юридически недостоверной, и ее сила теряется при решении спорных моментов.

Прежде чем наказывать сотрудника, следует получить с него объяснительную записку о причинах невыполнения обязанностей, объяснительная может быть написана по такому образцу.

Пример оформления о невыполнении трудовых обязанностей должности (нажмите для увеличения):

Нажмите для увеличения

Кто может составить докладную на работника

На практике при составлении записки должна соблюдаться субординация. Руководитель отдела составляет документ на имя директора предприятия. Нижестоящие работники решают рабочие моменты со своим непосредственным руководителем. Если он решит довести данную информацию до генерального директора, то эти действия производит самостоятельно. Допускается прямое взаимодействие с руководством, но при этом на обращении должна быть зафиксирована виза руководителя отдела.

Скачать образец

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей – скачать.

Еще один образец докладной о неисполнении обязанностей работником – скачать.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

При невыполнении своих прямых рабочих обязанностей сотрудник нарушает условия трудового договора. Это влечет за собой подачу докладной в адрес руководства компании, оформлением которой занимается руководитель отдела (подразделения). Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей причисляется к категории инициативно-информационных документов. Как оформляется записка – об этом в нашем материале.

Что должно быть в документе

По сути, докладная записка на работника – это официальная жалоба руководству за халатное отношение подчиненного к работе. Она уведомляет высшее руководство о невыполнении конкретным сотрудником его рабочих обязанностей. Служебная записка такого вида является основанием для взыскания или увольнения.

Данный документ оформляется не всегда. Он направляется руководству исключительно в случае умышленного игнорирования своих рабочих обязанностей или грубого нарушения трудового режима. В процессе выяснения основных моментов по происшедшему инциденту докладная не оформляется. После сбора и анализа доказательств вины сотрудника руководитель отдела принимает решение о направлении записки руководящему звену компании.

Рассмотрим пример. Работник игнорирует приказ начальника выполнить наладку оборудования, в результате чего останавливается работа всей бригады. Начальник выясняет причины, повлекшие за собой такой сбой. Выясняется, что один из сотрудников не выполнил свою работу. В процессе сбора доказательств начальник проводит беседу с сотрудниками. Выясняется умышленное неисполнение работы и халатное отношение одного работника к своим обязанностям. На основании доказательств начальник составляет официальную докладную записку и направляет ее руководству.

Докладные записки подразделяются на несколько категорий, в зависимости от получателя и содержания. Различают следующие виды докладной:

• Внешняя. Затрагивает руководство нескольких организаций, оформляется на гербовом бланке и заверяется главой компании.
• Внутренняя. Направляется руководителю одной организации и не выходит за пределы компании.
• Информационная. Составляется регулярно и оповещает руководство о проводимых работах.
• Отчетная. Служит подтверждением завершения конкретных мероприятий.
• Инициативная. Выступает в роли побуждающего фактора к совершению действий для решения ситуации.

Невыполнение работы сотрудником должно быть официально подтверждено. Другими словами, при оформлении лица на работу в трудовом договоре должны четко указываться обязанности наемного работника, и под ними обязана стоять его подпись об ознакомлении. В противном случае работник-нарушитель может избежать взыскания.

Правила оформления докладной записки

Законодательно шаблон докладной не утвержден. Составляющий должен применять инструкцию по делопроизводству, действующую в компании. Документ может формироваться в любом варианте: его можно написать от руки или напечатать в электронном формате. Данный документ относится к инициативному виду записок.

Требования к оформлению:

• Записка составляется на стандартном листе форматом А4, можно использовать фирменный (гербовый) бланк предприятия.
• Указываются реквизиты организации (правовая форма, адрес, ИНН, название, КПП).
• В правой угловой части помечается адресат, должность.
• В левой стороне бланка указывается название документа.
• Формируется текст записки. Указывается фамилия нарушителя, излагается факт нарушения, указываются пункты внутренней инструкции, которые были игнорированы сотрудником.
• Если имеет место ущерб, причиненный компании по вине сотрудника, его размер также указывается.
• Прописывается мера наказания для нерадивого сотрудника, не допускающая в дальнейшем повторных нарушений с его стороны. Дисциплинарное взыскание назначается согласно трудовому законодательству.
• Документ заверяется подписью заявителя, указывается его должность, Ф.И.О.
• До поступления записки руководству она регистрируется, ей присваивают номер, указывается дата регистрации.

Образец составления можно посмотреть здесь.

Учет документов данного вида ведется отделом, выполняющим обязанности регистрации и ведения внутренней (внешней) переписки на предприятии. Регистрация происходит в журнале или в базе организации путем внесения номеров через компьютер.

При решении проблемы, изложенной в докладной записке, начальник может потребовать от нарушителя письменное объяснение отказа от выполнения рабочих обязанностей. Если работник не изъявляет желание составить объяснительную, начальник вправе составить акт, подтверждающий данный факт, и направить ее руководству.

Докладная записка о неисполнении сотрудником своих обязанностей должна сохраняться на предприятии в архиве. В случае если сотрудник подаст в суд для восстановления своих прав, записка будет выступать доказательством причины увольнения (взысканий) сотрудника в пользу компании.

памяток: стиль для студентов | Техническое письмо

Если вас просят подать письмо в виде памятки, значит, вы пишете профессиональный документ, который имеет целенаправленный характер и ориентирован на определенную аудиторию.

УНИВЕРСИТЕТ ОНЛАЙН
Памятка

ДАТА: 9 августа 2019 г.
Кому: Пользователи стиля для студентов в Интернете
ОТ: Джо Шалл
ТЕМА: Написание заметок для ваших классов

Эта памятка содержит советы по написанию памяток для занятий с особым вниманием к аудитории памятки, формату, организации, содержанию, тону и стилю.

Аудитория меморандума
Полезно начать с рассмотрения того, что меморандум — это, по сути, общение один на один между писателем и читателем. Хотя памятка может быть написана для группы людей или для различных аудиторий, обычно это очень целенаправленное общение между людьми, которым необходимо делиться информацией. Если вас просят написать докладную записку профессору в аудитории, вы очень похожи на сотрудника, которому поручено исследовать проблему и сообщить об этом руководителю.Поэтому ожидается, что вы предоставите конкретную информацию, даже информацию, которую руководитель, возможно, уже знает, в форме, которая проясняет идеи и помещает их в контекст.

Стандартный формат заметки
Общий формат заметки можно разбить на заголовок, текст и заключительные примечания. Ниже приводится краткое описание каждого компонента.

Заголовок
Заголовок состоит из двух частей: первая часть включает две центрированные строки в верхней части страницы 1, идентифицирующие название компании или учреждения в первой строке, со словом «меморандум» во второй строке; вторая часть включает строки «ДАТА», «ДО», «ОТ» и «ТЕМА» на левом поле, заполненные соответствующим образом.

Тело
Тело меморандума следует за введением и обычно представлено в виде абзацев с одинарным интервалом с пропуском строки между каждым абзацем. Первые строки новых абзацев могут отображаться на левом поле или с отступом в пять пробелов.

Заключительные примечания
Заключительные обозначения, используемые для обозначения таких вещей, как вложения, появляются на левом поле на две строки ниже текста последнего абзаца. Просто набрав слово «Вложение» в качестве заключительного обозначения, вы автоматически направите читателя к любому вложению, например, карте, набору расчетов, электронным таблицам или странице справочной информации.

Как организованы меморандумы
Общая организация меморандума отражает структуру эссе: введение, за которым следуют основные абзацы, за которыми следует заключение. Однако первый абзац памятки обычно используется как средство прогнозирования. Обратите внимание, как первый абзац этой памятки определяет ее функцию и отражает ее организацию. Разумно открывать памятки для ваших классов таким же образом, сначала прямо указав цель памятки, затем излагая организацию и отмечая, как можно использовать памятку.

Структура заметки обычно характеризуется использованием заголовков разделов и коротких абзацев. Абзацы не должны быть слишком объемными — обычно идеально пять или шесть на странице. На уровне предложения вы должны в полной мере использовать те же организационные инструменты, которые вы используете при написании эссе: содержательные предложения по теме; тщательно подобранные слова перехода; сфокусированные заголовки разделов; блоки цитируемого текста с отступом; маркированная серия примеров; сильные знаки препинания, такие как двоеточие, точка с запятой и тире.

Выбор и цитирование содержания
Содержание заметки, конечно же, определяется заданием и необходимыми исследованиями. При представлении контента важно помнить, что избирательность и актуальность имеют большое значение. Ваша задача — выбрать и представить самую актуальную и актуальную информацию, доступную вам. Не стесняйтесь, конечно, позволить содержанию вашей заметки в значительной степени основываться на вашем исследовании, но также предоставьте свою собственную интерпретацию и организацию этого исследования.

Как и в любом эссе, вы должны задокументировать источники вашей информации, чтобы ваш читатель мог при желании найти первоисточник информации. Если в вашей заметке используются источники, предоставьте библиографическую информацию, относящуюся к вашим источникам, на странице «Ссылки» в виде вложения в конце заметки.

Тон и стиль памятки
Записки для ваших занятий требуют очень информативного и прямого тона, но допускают несколько неформальный стиль по сравнению с эссе.Использование «я» и «вы» удобно, поскольку они обеспечивают простой способ общения, но вы должны быть осторожны, чтобы не злоупотреблять этими терминами. Стильная проза — это ключ к хорошему написанию заметок, и вы не должны бояться использовать активные, интерпретирующие наречия и глаголы, а также конкретные, тщательно подобранные прилагательные и существительные.

Записку не нужно писать сухо и скучно; скорее, он должен подражать тем же стилистическим стандартам, которых всегда придерживалась хорошая проза. Эти стандарты аккуратно резюмированы в популярном руководстве по стилю The Elements Of Style , а именно:

Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац не должен содержать ненужных
предложений по той же причине, по которой рисунок не должен содержать ненужных линий
, а машина — ненужных частей (Strunk and White 1979).

Как следует из этой цитаты, хорошая проза может добиться элегантности благодаря своей ясности, эффективности и целеустремленности.

Заключение
Заключение служебной записки не должно просто содержать краткое изложение всего содержания служебной записки, но должно быть истинным заключением, то есть четко сформулированным приговором, вынесенным на основе представленных доказательств. Заключительный абзац — это место, где читателю разъясняется нижняя строка. Вот несколько советов, которые следует запомнить:

• Изучите и используйте стандартный формат памятки для представления вашего текста;
• Используйте внутренние организационные инструменты, такие как заголовки разделов, тематические предложения, переходные слова и мощные знаки препинания, чтобы усилить поток идей;
• Пишите с той же ясностью, изяществом и эффективностью, которых вы ожидаете от любого эссе.

Список литературы

Странк, Уильям-младший и Уайт, Э. Б., 1979: Элементы стиля. Macmillan Publishing
Company, Inc., Нью-Йорк, 92 стр.

Формат меморандума

заголовок

Заголовок меморандумов предназначен для читателя понять, на что он смотрит, и быстро решить, следует ли он или она должны это прочитать. Заголовок состоит из четырех или пяти частей, появляющихся в этом порядке.«Тема» должна быть краткой, но ясной.

Из:

Тема:

Дата:

куб.см:

назначение

Поскольку многие сообщения попадают на стол читателя (или компьютер экран) ежедневно, первое, что она, вероятно, спросит, увидев один это «Следует ли мне это прочитать?» Раздел «Цель» отвечает на этот вопрос.Очень прямое начало вроде «Цель этой записки — …» — это вполне приемлемо. Может быть адресовано мне.

сводка

Резюме — это краткое изложение всей записки, включая обсуждение / предысторию, выводы и рекомендации. Его размещение во втором разделе позволяет читателю, который не нуждается в чтобы узнать подробности, прекратить читать.

Справочная информация / обсуждение

Обсуждение / предыстория описывает метод, с помощью которого вывод был сделан. В этом разделе представлена ​​подробная информация по теме и обоснование вывода. Практически во всех случаях это это самый длинный раздел памятки — (например, пять абзацев памятка из восьми абзацев или две страницы памятки из трех страниц). Он направлен тем, кому нужно знать подробности — лаборантам и служащим персонал, например.

В случае отчета о проделанной работе в этот раздел будут включены оценочные затраты, возможный персонал, имеющиеся помещения и материалы. Это может принять повествовательную форму.

вывод / действие

Это делает какой-то вывод из проблем и проблемы, описанные в разделе «Предпосылки / Обсуждение». Это также описывает, куда вы собираетесь двигаться дальше.

Как правильно отформатировать памятку?

Записки — важные документы для внутреннего делового общения. Но у многих людей не так уж много опыта написания памяток до того, как они присоединятся к рабочей силе. Если вас когда-нибудь попросят написать записку, вы можете растеряться. К счастью, есть несколько простых советов и практических правил для создания эффективных заметок.

Как написать памятку?

При написании памятки самое важное, о чем следует помнить, — ее цель — сформулировать ключевые моменты.Поскольку памятка — это чисто функциональная форма общения, ее формат определяется общей целью четкого и эффективного общения. Для написания памятки выполните следующие действия:

• Введите MEMORANDUM вверху страницы крупным жирным шрифтом.
• На следующей строке укажите адрес памятки в формате «Кому: [Аудитория]». Например, памятка для всех сотрудников компании будет выглядеть так: «Кому: всем сотрудникам».
• Добавьте дополнительных получателей, не входящих в основную аудиторию, в строке CC, используя формат «CC: [Person]».«Например, CC может потребоваться, чтобы информировать кого-то о проблемах, которые вы решаете в памятке.
• Напишите свое собственное имя в строке FROM в формате« FROM: [Ваше имя] ». Вы также можете включить здесь укажите название вашей должности.
• Включите дату, указанную полностью [Месяц ДД, ГГГГ формат]. Запишите ее в формате «ДАТА: [Месяц ДД, ГГГГ]».
• Добавьте тему памятки в формате «SUBJECT: [Topic]».
• В теле заметки четко и кратко изложите информацию, касающуюся заметки, как можно эффективнее.
• Завершите призыв к действию, если это необходимо.Многие меморандумы призывают читателей действовать по определенной проблеме. Если это относится к вашей заметке, она должна закрываться на этой заметке.
• Закройте заметку кратким изложением из 1–3 предложений, которое заканчивается на положительной ноте.
• Подпишите памятку.

Как отформатировать заметку?

Правильно отформатированная памятка состоит из нескольких важных компонентов:

Фирменный бланк для памятки или деловой бланк.

В некоторых организациях могут быть специальные фирменные бланки, предназначенные для служебных записок — если это так в вашей организации, вам следует написать на нем служебную записку.Если у вас нет фирменного бланка для служебной записки, но у вас есть фирменный бланк, вам следует использовать его.

Легко читаемое форматирование.

Заметки должны быть написаны стандартным шрифтом (Times New Roman или Arial) размером 12. Поля со всех сторон должны составлять один дюйм.

Абзацы должны быть написаны «блочным» стилем, что означает оставление строки между абзацами и отсутствие отступа в первой строке.

Корректура.

Перед окончательной доработкой заметки автор должен обязательно просмотреть и отредактировать ее, чтобы убедиться в отсутствии ошибок, с правильным орфографическим, грамматическим и пунктуационным принципами.Заметки также следует редактировать с учетом ясности, краткости и последовательности в языке. По возможности следует избегать чрезмерно академических терминов или технического жаргона.

Подписано или подписано автором.

Автор служебной записки должен быть либо подписан автором в конце, либо иметь свои инициалы по имени в блоке заголовка.

Какой длины должна быть записка?

При написании заметки лучше меньше, да лучше. Вы хотите изложить свою точку зрения максимально сжато, чтобы получатели записки прочитали их как можно быстрее.В предложениях должно быть в среднем менее 20 слов, а в абзацах — менее семи строк. Полная памятка должна занимать не более одной страницы.

Примеры форматов заметок.

Следующие форматы могут использоваться для трех распространенных типов заметок: заметки без CC, заметки с CC и заметки с вложениями.

Памятка без CC

МЕМОРАНДУМ

Кому: [Аудитория]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения]

Меморандум с CC

MEMORANDUM

Кому: [Аудитория]

CC: [Имя] [Фамилия]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения]

Памятка с приложением

МЕМОРАНДУМ

Кому: [Аудитория]

От: [Имя] [Фамилия], [Должность]

Дата: {Месяц} [ДД], [ГГГГ]

Тема: [Краткая строка темы]

[Текст сообщения ]

Вложения: [Описание вложений с точкой с запятой между вложениями, если несколько]

Пример

Не пропустите подобные статьи.Подписаться!

—

Лорелей Янг — консультант и внештатный писатель / исследователь из Нью-Йорка. Найдите ее в Twitter и LinkedIn .

Части памятки | Lexico

Хорошая памятка систематизирует информацию, которую нужно передать как для удобства читателя, так и для простоты понимания, а также для наиболее эффективного достижения цели писателя.

Перейти к:

Заголовок

Открытие

Резюме

Параграф (ы) обсуждения

Ваше закрытие

Вложения

Заголовок

Заголовок каждой заметки имеет тот же основной формат:

: [Имя читателя и должность]

cc: [Перечислите тех, кто получает копии]

ОТ: [Ваше имя и должность]

ДАТА: [День, месяц и год, прописано]

ТЕМА: [Тема меморандума]

Тема сообщения должна быть краткой, не более нескольких слов, но явной, чтобы исключить возможность недопонимания.« Заказ пиццы» в качестве темы, например, может заставить ваших читателей подумать, что в вашей записке будут содержаться инструкции по правильной процедуре заказа еды на вынос поздно вечером в офисе, когда на самом деле вы передаете жалобы. от уборщиков о томатном соусе на ковре и коробках, разбросанных по полу. Что-то вроде «Убери свой беспорядок перед отъездом». объявляет основной смысл памятки.

Открытие

Начальные предложения или абзацы памятки рассказывают читателям контекст проблемы, предлагаемое задание или задачу и цель памятки:

Контекст

Контекст, который вы описываете, — это событие, ситуация или предыстория проблемы или вопроса , которые вы решаете.Будет ли это предложение или абзац, будет зависеть от сложности ситуации. Например, контекст может начинаться с:

Клининговая компания жаловалась, что мыть наши полы занимает слишком много времени…

Говорите ясно и прямо, предоставляя ровно столько информации, сколько нужно вашим читателям.

Задача

Ваша задача или инструкция о назначении описывает то, что вы делаете для решения проблемы, проблемы или ситуации .Если ваш читатель попросит вас действовать, вы можете сказать:

Вы попросили меня взглянуть на…

Если вы хотите представить альтернативы для рассмотрения сотрудниками, вы можете сказать:

Нам нужно рассмотреть альтернативы, которые будут Удовлетворите клининговую компанию без…

Цель

Заявление о цели объясняет , почему вы пишете памятку , и ведет к остальной ее части. Вы должны быть прямыми и избегать попыток преуменьшить значение информации.Ваше заявление может начинаться с:

В этой записке описывается мое понимание жалобы клининговой компании, предлагается несколько способов приспособиться к этим людям и мои собственные рекомендации по решению проблемы.

Если заметка будет такой длинной, что добавление заголовков разделов упростит отслеживание организации информации, обязательно сделайте это.

Когда цель заметки — убедить ваших читателей в том, что существует реальная проблема, не вдавайтесь в подробности, которых требует ситуация.Если вы обнаружите, что не можете описать задачу, возможно, вам придется подумать еще раз, прежде чем писать записку. Если вы решили разбить записку на сегменты, убедитесь, что они самые важные моменты.

Резюме

Подождите, пока вы напишете основную часть заметки, чтобы написать сводный раздел. Если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, краткое изложение может не понадобиться. Однако если вы затронули несколько важных вопросов или событий или ваш анализ достаточно подробен, краткий абзац уместен.

Если памятка представляет собой краткий отчет об исследовании, которое вы провели по проблеме или для проекта, это хорошее место для обобщения методов и источников, которые вы использовали до сих пор. Однако помните, что это обобщение. Будьте краткими и не повторяйте без нужды подробную информацию.

Обсуждение, абзацы

После того, как вы адекватно осветили основную презентацию вашей темы, здесь вы излагаете все детали — факты, статистику, гипотезы, — которые подтверждают идеи, которые вы обсуждали.В этом разделе вы продемонстрируете свою способность мыслить творчески и критически, представив свои идеи.

Начните с самого важного или самого важного , рассказывающего информацию, начиная от самого сильного факта до самого слабого (или, если вы предоставляете историческую справку, от самой старой до новейшей информации).

В этих параграфах вы также делаете свои рекомендации, принимаете рекомендации других и описываете будущие проблемы, которые могут возникнуть, и то, как ваши предложения будут гарантировать, что таких проблем просто не произойдет.

Часто помогает занести важные факты или детали в нумерованные или маркированные списки, снова переходя от самого сильного к самому слабому.

Ваше заключение

После того, как вы предоставили своим читателям всю информацию, имеющую отношение к теме вашей заметки, используйте вежливое завершение, описывающее действия, которые вы хотите, чтобы они предприняли, и укажите, как эти действия принесут пользу всем. Это завершение одним абзацем может начинаться с:

Мы можем обсудить мои рекомендации более подробно на нашей следующей встрече …

или

Если вам понадобится дополнительная информация, я буду рад … .

Приложения

Предоставьте любую документацию или дополнительную информацию, которая понадобится вашим читателям, чтобы прийти к их собственному пониманию события, проблемы или проблемы, которые вы описали, и перечислите такие приложения в конце.

Например, если был обмен письмами по вашей теме, включите их копии (если это не приведет к нарушению конфиденциальности или если они содержат информацию, которую ваши читатели должны знать). Если вы создали графики фактов, статистики или диаграммы, иллюстрирующие физические отношения, прикрепите их.Вы также можете сослаться на такие графики, диаграммы или иллюстрации в соответствующих местах своей памятки.

Не прикрепляйте материалы, не имеющие прямого отношения к теме памятки.

Вернуться на Написание деловой памятки.

Вас также может заинтересовать :

Написание делового электронного письма

Подробнее см. Типы делового письма

Как написать эффективную памятку?

Вы хотели убедиться, что важная информация о компании и электронные письма не пропущены? Один из лучших способов сообщить важные новости в вашей организации — это деловая записка или меморандум.

Памятка — это краткий документ, который обычно содержит срочную информацию. Этот документ может быть использован не только для информирования, но и для формирования юридически обязывающего соглашения для надлежащей структуры передачи.

Четко определенные памятки могут помочь организациям успешно внедрять новые политики, решать проблемы и поддерживать прозрачность на рабочем месте. Однако создание памятки может занять время.

Вот почему мы создали шаблон заметки, который поможет вам структурировать заметку, передать свое сообщение и получить ценную информацию.Но прежде чем мы углубимся в шаблон, важно понять, что такое памятка, почему она важна и какие элементы следует включить в этот документ.

Поехали!

Что такое памятка?

Памятка — это важное сообщение, которое обычно исходит от руководства, генерального директора, совета директоров, юридического отдела, отдела комплаенс, отдела кадров и т. Д.

Это более официальное сообщение, чем простое электронное письмо, и его цель — пролить свет на что-то очень важное и привлечь внимание аудитории.Писатель должен сосредоточиться на одной теме при написании памятки.

Конструктивная памятка должна быть:

• Краткая
• Простая навигация
• Прямо к делу

Почему памятка важна?

Основная цель памятки — обеспечить быстрое общение с сотрудниками или другими членами организации. Памятка обычно используется вместо обычного электронного письма для внутреннего общения.

Организациям необходимо отправлять служебные записки для различных целей.Их можно использовать для обмена информацией об изменениях в структуре управления, политике, слияниях и поглощениях, негативной прессе, отраслевых изменениях, влиянии на рынок и т. Д.

По мере роста организаций в разных географических точках, часовых поясах и удаленной работе эта важная информация становится жизненно важной. выделяется. В рабочие дни сотрудников переполняют все виды общения, а памятки помогают снизить вероятность того, что важная информация будет упущена.

Прочтите: Как написать эффективный протокол заседания

Что следует включать в заметки?

Заголовок: Руководитель меморандума

Название компании: Зарегистрированное наименование организации

Кому: Полномочия получателя

От: Полномочия адресов

CC: Полномочия другого получателя

Дата отправки: Дата отправки напоминания.

Тема: Введение, в котором определяется намерение записки

Конфиденциально — только для предполагаемых сторон (необязательно)

Открытие: Перейдите к сути начального абзаца. Делайте вещи простыми и короткими.

Краткое содержание: Предоставьте достаточно информации для понимания всем читателям, но не усложняйте ее.

Заключение: Закончите призывом к действию.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Должность, название компании]

[Адрес электронной почты, номер телефона]

Правильно создавайте эффективную памятку с Бит

Все готово для создания памятки для эффективного общения в вашем бизнесе? Что ж, у нас есть идеальный инструмент для вас!

Бит.ai — это интеллектуальный инструмент для совместной работы с документами и на рабочем месте нового поколения, который помогает всем сотрудникам организации сотрудничать, создавать и обмениваться знаниями. Платформа Bit начинается с рабочих пространств, которые можно структурировать вокруг отделов, команд, проектов, клиентов и партнеров.

Каждую рабочую область можно настроить с помощью собственного набора сотрудников, чтобы знания были защищены и передавались тем, кому нужен доступ к ним. Внутри каждой рабочей области сотрудники могут создавать интеллектуальные документы и хранить любые типы цифрового доступа.

Интеллектуальные документы

Bit позволяют каждому внедрять в свои документы все типы цифрового контента для эффективного взаимодействия. Создаете ли вы памятки, учебные пособия, маркетинговые стратегии, исследования конкурентов, отчеты для клиентов и т. Д., Вы можете добавить внутрь таблицы Google, блоки кода, вложения файлов, видео и многое другое!

Перенесите любой цифровой контент в свои документы и наблюдайте, как он оживает! Если вы создаете документ для внешнего мира, вы можете отслеживать уровни вовлеченности.Платформа

Bit проста в использовании и навигации, что упрощает ее масштабирование в масштабах всей организации. Давайте рассмотрим еще несколько потрясающих возможностей Bit:

Совместная работа в реальном времени: Несколько пользователей могут одновременно работать над смарт-документом Bit в режиме реального времени. Они могут работать вместе, оставлять встроенные комментарии и @ упоминания соавторов. На вопросы отвечают быстрее, решения принимаются быстрее, а обратная связь улучшает ситуацию!

Minimalistic Editor: не отвлекающий редактор Bit позволяет командам сосредоточиться на работе, которую они делают.Во время написания просто выделите свой текст, чтобы превратить его в стиль заголовка, цитату, список флажков и многое другое.

Поддержка Markdown: Bit поддерживает Markdown внутри редактора, чтобы помочь разработчикам и писателям быстро писать, не касаясь их мыши 🙂 Кроме того, вы можете импортировать файлы Markdown и превращать их в документы Bit, а также экспортировать документы Bit в Markdown . Это полезно для технической документации, которая поступает и выходит из таких платформ, как GitHub.

Smart Widgets: Пока вы работаете в редакторе, за вами будет следовать значок (+).Щелкните этот значок в любое время, чтобы добавить в свои документы цифровой контент любого типа:

• Вложения файлов
• Веб-ссылки и превратить их в визуальные закладки
• Rich встраивает, например, Google Таблицы, видео YouTube, опросы Typeform и контент из почти 100 популярных Приложения.
• Таблицы
• Кодовые блоки
• Математические уравнения и многое другое!

Автоматизированное оглавление: Bit также имеет автоматизированное оглавление, основанное на заголовках, которые вы добавляете в свой документ.Это поможет вам и вашей аудитории быстро переходить к различным разделам документа.

Множественные параметры общего доступа: Bit-документы могут совместно использоваться в режиме реального времени, что означает, что все изменения, которые вы вносите в документ, будут обновляться в реальном времени. Более того, такие опции, как отслеживание ссылок, защита паролем, срок действия и встраивание, открывают множество возможностей для обмена знаниями.

Вот некоторые преимущества использования Bit:

1. Интеллектуальный поиск, который позволяет любому искать и находить любые файлы, изображения, документы и т. Д.быстро.
2. Свяжите свои заметки и другие документы между собой
3. Полностью адаптивные документы, которые отлично смотрятся на всех устройствах
4. Создавайте личные заметки, видимые только вам или вашей команде
5. Отслеживайте участие в общих заметках с коллегами, клиентами, партнерами и т. Д.
6. 100 + мультимедийные интеграции.

Теперь, когда вы узнали все о памятке и о том, как ее создать, пора взглянуть на образец шаблона от Bit.

Чтобы упростить процесс создания памятки, мы создали для вас готовый шаблон! Проверьте это ниже:

Как использовать шаблон памятки с Bit

Процесс создания памятки на Bit действительно прост! Просто выполните эти четыре простых шага, чтобы создать памятку.документ быстро:

Шаг 1: Создайте учетную запись Bit

Перейдите на домашнюю страницу Bit.ai и нажмите «Начать бесплатно» или «Зарегистрироваться», чтобы начать работу. Введите свой адрес электронной почты , чтобы зарегистрироваться. Зайдя, вы можете создать свой личный профиль.

Шаг 2. Создание рабочего пространства

Рабочие пространства — это место, где выполняется работа. Нажмите кнопку «Создать рабочее пространство» справа. Появится всплывающее окно с предложением добавить имя для вашей новой рабочей области.

Вы можете создать рабочее пространство вокруг команды, отдела, большого проекта, клиента, партнера и т.д. активы — веб-ссылки, файлы, облачные файлы, расширенные встраиваемые файлы и т. д.).

Шаг 3. Добавление участников группы

Bit позволяет членам вашей команды сотрудничать в режиме реального времени и выполнять работу. Сотрудничество начинается на уровне рабочего пространства.

По умолчанию вы создаете частные рабочие области. Однако вы можете пригласить других присоединиться к вам внутри рабочего пространства и совместно работать над знаниями, проектами, документами и контентом внутри рабочего пространства.

Шаг 4: Создайте желаемый документ

Как только вы окажетесь в рабочем пространстве, нажмите кнопку « Create New» . В раскрывающемся списке выберите «Из шаблона» . Появится всплывающее окно, позволяющее выбрать шаблон из галереи.

В поле поиска в верхнем левом углу вы можете найти «шаблон заметки». Когда появится нужный шаблон, щелкните его и нажмите кнопку «Использовать шаблон » в правом нижнем углу.

Вот и все! Ваш памятный документ готов к использованию!

Заключение

Независимо от того, обновляете ли вы сотрудников или детализируете новое изменение политики, памятки — мощный способ распространения информации в вашей компании. Основное содержание заметки должно быть кратким, с четкой строкой темы, а сообщение должно оставаться профессиональным, несмотря на негативные новости!

Bit упрощает создание заметок и помогает добиться единообразия бренда.Использование шаблона памятки может значительно сократить время и энергию, необходимые для создания этих важных документов, особенно если у вас мало времени. Если вам нужна помощь с шаблоном памятки или вы хотите узнать, как Bit может помочь вашему бизнесу, дайте нам знать, написав нам в Твиттере @bit_docs. Ваше здоровье!

Дополнительная информация:

памятка

Как написать идеальную памятку

Пожалуйста, посмотрите видео ниже для инструкция, как написать типичную деловую записку.Предложение: нажмите на значок шестеренки в правом нижнем углу и выберите 720p для просмотра видео в HD.

Контрольный список памяток

Видео Выписка
Один из самых распространенных деловых документов сегодня меморандум или меморандум .. Это формат, с которым у большинства пользователей есть опыт, читая их, если нет уже пишу их. А также это одна из ловушек формата заметок — он настолько знаком и обычное дело, что мы склонны считать само собой разумеющимся, что можем сделать приемлемую памятку уже.

Но как и другая форма обычное деловое общение, электронная почта, это предположение иногда может заставить нас в беду. Возможно это лучше всего начать с основ и выяснить, что именно мы делаем и чего не делаем знать о различных типах записок. Что не начинать с определение:

Три ключа Memo Traits
Во-первых, это внутреннее документ. Это полезно, потому что вы с большей вероятностью будете знать как основная аудитория (те, кто кому он адресован) и вторичной аудитории (те, кто может его прочитать без вашего ведома).Что больше глубокое знание аудитории дает вам преимущество по сравнению на письма, которые вылетают за пределы офиса и сразу становятся достоянием общественности документы.

Во-вторых, записка краткая. Обычно одна страница, максимум две страницы. Конечно есть особые виды это может быть на
длиннее, но лучше думайте о записке как об одностраничном, длиннее, чем электронное письмо, но обычно не сложный многостраничный документ
.

В-третьих, это служебная записка полезность в компании или подразделении — из обычных отчетов и уведомления к меморандуму предложения и даже меморандуму понимание — вид юридического документа.

Как Актуальны ли сегодня памятные записки?
Но, спросите вы, не написаны памятки вроде реликвий прошлого, вроде транзисторных радиоприемников или Commodore компьютеры?
Да и нет. Конечно, сегодня формы электронного общения преобладают на рабочем месте — от электронной почты до IM, сообщения в блогах в Skype чаты.
Но есть еще конкретные причины и случаи, когда вам нужно будет составить письменный памятка. Некоторые из
этих причин и поводов являются:

Когда хочешь встать в потоке цифровых коммуникаций.Кого не подавляет электронная почта каждые
дней на рабочем месте? Но сколько привлекательных печатных документов бережно ложится на наши столы?

Два, напечатанных документ заставляет получателя оторвать руки от клавиатуры, держать реальная работа в их актуальных руки, сядьте и прочтите это. А теперь честно: вы читаете все электронные письма или вы сканируете большинство из них? Иногда даже не открывать их в зависимости от темы?

Три, с сегодняшним передовое программное обеспечение для обработки текста, вы можете точно контролировать, как документ выглядит,
а иногда и определенный вид это то, что вам нужно, чтобы выразить свою точку зрения или завоевать аудиторию.Имея эта способность также позволяет вы можете контролировать уровень формальности, который вам нужен, в то время как большинство электронная почта по определению обычно считается неформальной, прежде чем она будет открыт.

Правила аудитории
Говорят, есть только одно правило для написания: НЕТ ПРАВИЛ. Это потому что ПРАВИЛА АУДИТОРИИ. Другими словами, то, что лучше всего передает ваше цель для данной аудитории — это именно то, как вы должны писать, и именно что ты должен включить в письмо.

Когда дело доходит до памятки письменной форме — которая, помните, является внутренним документом — есть три потенциал
аудиторий:

• выше
• равно
• подчиненный.

Итак, что бы еще ни было, всегда выбирайте лучший способ решения эти три основные аудитории, когда вы применяете эти стандарты памяток — и не забывайте никогда не говорить вплоть до подчиненного.

Правила компании
Правит не только аудитория, но и компания, когда дело доходит до написание служебных записок.Что ваша компания или рабочая группа установили стандартом для заметок стиль — или любой другой тип письма — это именно то, чему вы должны следовать, независимо от того, какое видео или учебник вам подсказывает.

Иногда эти правила называется House Style, а некоторые организации даже предоставляют руководства по стилю ты должен следовать. Если там не опубликованы какие-либо правила, тогда вам следует просто посмотреть на недавние записки от уважаемых. успешный сотрудников и узнайте ответы на такие вопросы, как:

• Если вы используете компанию фирменные бланки для вашей первой страницы (на фирменных бланках обычно нет продолжился после первого страница служебной записки)?
• Для получателей следует вы указываете полные имена (имя и фамилию) или только фамилию и инициалы?
• Следует ли включать работу названия после имени получателя (названия вакансий добавляют дополнительную информацию Это может сделать записку больше полезно для будущих читателей)
• Какой шрифт (шрифт) а размер пункта предпочтительнее?
• Стоит ли писать от руки ваши инициалы рядом с вашим именем в строке «От»?
  

Комментарий к образцу меморандума
Давайте взглянем на стандартную служебную записку, затем определите ее части и передовой опыт, помня, что стиль дома конкретной компании всегда должен иметь приоритет.

Здесь мы видим красивую типовая памятка, начинающаяся на первой странице на фирменном бланке.

Образец памятки от Bovee & Thill, Деловое общение сегодня (11-е изд.). Пирсон, 2012.

Выравнивание заголовка: одно распространенная ошибка — не использовать выровненные столбцы для заголовков TO, FROM и SUBJECT, который является стандартным, так как заголовки выделены жирным шрифтом. Иногда компания может предпочесть RE: или Касательно.ДАТА: Если нет фирменного стиля например, поместив его по центру под словом Меморандум, также поместите его в столбец заголовков.

Выравнивание получателя: После каждого заголовок — это двоеточие, а затем элемент, на который он указывает. Эти предметы также должны быть выровненным по столбцу

Тема письма: Это одна из самых важных частей. вашей памятки. Он должен:

Будьте конкретны: тема должна быть такой же конкретной. насколько возможно.Считайте это кратким изложением меморандума без предложения. Например:

«Возмещение расходов»
«Возмещение затрат на январский семинар 401K»
«Порядок оплаты Компенсация — Январь 401K Семинар »

Использование заглавные буквы заголовка: строка темы пишется с заглавной буквы, как если бы были заголовком, что означает, что первые и последние слова, независимо от того, что они есть, являются заглавные. Все основные слова между ними также пишутся с заглавной буквы, кроме статьи (a, an, the) и предлоги (для, к, из).

Заявление о цели: Далее, начало ваша памятка с четким изложением цели. Это нормально писать как ваш первое предложение: «Цель этого меморандума. . . . » Помните аксиому: «Сначала проясни, тогда ты сможешь быть умным ». В два исключения из правила определения цели:

• , если предполагаемый читатель нужна справочная информация, чтобы подготовить почву перед тем, как перейти к мясо записки
• , если ты знаешь своего читателя настроен скептически, враждебно или иным образом не согласен.Тогда вам нужно Софт продай работу немного более.
  

Назначение глаголов: для вашего предмета заголовок и цель, найдите время, чтобы выбрать точное Слово «цель». Держать список под рукой. Целью служебной записки может быть:

обзор оценить предложить рекомендовать оценить	объяснить описать схему сообщить прогноз	разрешить проиллюстрировать отчет предложение обобщить

Субтитры / подзаголовки: Используйте четкие субтитры или подзаголовки, чтобы обозначить организацию памятка.Все субтитры должны быть стилизованы. то же самое, включая одинаковые интервалы до и после.

Абзацы: используйте короткие абзацы из 5-8 предложений, что является предпочтительным деловым стилем, вместе со списками и таблицы, когда уместно вместо предложений. Примеры — список для предоставления шаги в процедуре или таблицу дат и производственных номеров.

Шаги действий: Закончите шагами действий. Что произойдет дальше? Что вы хотите, чтобы читатели сделали? Или что будет ты сделаешь?

Без закрытия: Один из основных разница между письмом и служебной запиской заключается в том, что у служебной записки нет дополнительного закрытия или подпись.

Как написать напоминание о встрече | Работа

Автор: Лайни Петерсен Обновлено 1 июля 2018 г.

Хорошо составленная памятка встречи помогает гарантировать, что получатели подготовятся к встрече и посетят ее. В меморандумах следует учитывать время и энергию участников, поскольку они должны быть прямолинейными и четко сообщать детали встречи, а также то, что ожидается от всех участников. Другие соображения включают отправку памятки в то время, когда люди, скорее всего, ее получат, и запрос ответа у участников.

Время для заметок

Подумайте о сроках для заметок. Если вы столкнулись с чрезвычайной ситуацией, вам, возможно, придется немедленно отправить сообщение. Однако, если нет срочности, подумайте о сроках вашей записки. Например, многие люди в понедельник утром заняты перепиской по электронной почте поздней пятницы или выходных. Например, если вы решите отправить памятку в середине вторника, вы можете обнаружить, что больше людей прочитают ваше приглашение и ответят на него.

Выберите сильную тему сообщения

В наши дни большинство записок отправляется по электронной почте. Чтобы ваше сообщение заметили и открыли, создайте четкую тему, которая привлечет внимание получателей и даст им некоторое представление о том, о чем идет речь.

• Встреча для обсуждения визита генерального директора 12 марта
• Прощальный обед для Анны
• Сессия по стратегии работы с клиентами Williams
• Экстренная встреча всех участников

Предоставьте подробности заранее

Уважайте время получателей, указав важные сведения о встрече, включая время, дату и место.Это позволяет получателю принять меры, не тратя много времени на чтение всей записки:

Группа логистики соберется 16 марта в 13:00 в конференц-зале G для обсуждения последних новостей, касающихся Гринфилда. учетная запись. Мы ожидаем, что встреча продлится не более часа.

Включите инструкции

Если предполагается, что приглашенные будут готовиться к встрече, принося идеи, документы или проводя какое-то исследование, включите эту информацию в свой меморандум.

При подготовке к встрече прочтите, пожалуйста, прилагаемую статью, в которой описывается, что сделала одна компания при составлении плана действий в чрезвычайных ситуациях для своего офиса.

На этой встрече будет предоставлено много информации, включая контактную информацию тех, кто будет руководить этим проектом. Пожалуйста, возьмите с собой ручку и бумагу, чтобы вы могли делать записи.

Мы просим всех присутствующих подготовить три разных предложения по теме нашего ежегодного пикника.

Спросите подтверждения

Убедитесь, что ваши коллеги знают, что их участие во встрече важно. Лучший способ сделать это — попросить их как можно скорее подтвердить свое присутствие или непосещение.

Ваше участие в этой встрече очень важно. Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее, но не позднее 12 марта, если вы сможете присоединиться к нам.

Мы собираемся заказать обед для всех, поэтому, пожалуйста, получите свой ответ в ближайшее время и дайте мне знать, предпочитаете ли вы салат «Цезарь» или бутерброд с индейкой.

Я знаю, что это короткий срок, но если вы можете изменить свое расписание и присутствовать, сообщите мне об этом до 17:00. Cегодня.

Если вы не можете присутствовать на встрече, сообщите мне как можно скорее, если вы будете доступны 18 или 19 марта.

Подсказка

Ваша офисная почтовая система может включать функцию событий, которая автоматически запрашивает RSVP от приглашенных на встречу, а затем импортирует информацию о встрече в их онлайн-календари.