Как прошить документы в 3 дырки в 2019 году

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

• при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
• очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
• документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий 

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Следует учесть, что самый простой способ – сделать дырки с помощью дырокола, а потом вдеть в них нити, применяя все правила. Если делать дырки с помощью шила, можно повредить бумаги, а с их заменой зачастую возникает проблема.

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.
4. Следующий шаг – провести иглу с ниткой в первое отверстие, по центру документа, и вывести нить с другой стороны.
5. Когда прошиты полностью три дырки, нужно подтянуть нити таким образом, чтобы они плотно стягивали все листы, которые были прошиты, после чего завязывается прочный узел. Сверху на него нужно наклеить небольшую бумажку.
6. На этой бумажке заблаговременно следует напечатать следующее: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на … листах». Бухгалтер указывает общее количество листов в папке.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

Видео по теме:

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

juristampro.ru

Переплет книги своими руками из подручных материалов

Решил как-то попробовать себя в форексе, скачал кучу электронных книг, остановился на одной очень хорошей и достаточно объемной по количеству листов (400 страниц). 

Читать это все с компьютера монитора не очень удобно и глаза быстро устают + в печатной книге можно делать пометки и записи. Да и вообще читать напечатанную книгу куда приятнее.

Решил распечатать электронную книгу и сделать твердый переплет.
Электронная книга у меня была в формате .dejvu 

Самое главное  напечатать страницы так как надо. 

 

Настройки печати: 

печать 2-х страниц на одной стороне листа А4 — это формат А5.

Делаем необходимые поля для того чтобы можно было беспроблемно сшить. Также я сделал разметку — вертикальную линию между листами, для удобства разрезания  листа А4 пополам.

Распечатываем листы с двух сторон. Но прежде я немного поэкспериментировал, чтобы распечатывалось все как надо. Каждый лист я подавал в принтер в ручном режиме. На это у меня ушло где-то минут 20-30. 

Режем листы на и сортируем на страницы.

Далее разрезаем листы и бегло поверяем  правильно ли они рассортированы. Я их сортировал на этапе резки.

Ровняем стопку листов. Листы у нас получились все по отдельности (не тетрадками).  

Приступаем к скреплению листов между собой в книжный блок. 

Для этого нам понадобится небольшой, естественно, самодельный  пресс и клей ПВА.

Пресс, как вы видите я сделал из 2-х кусков половой доски и 2-х шпилек (от тяг автомобиля), в общем из того, что было под рукой.

Выглядит он как показано на фото.

Стопку листов выравниваем и зажимаем в пресс. Сторону, которая подлежит сшиванию обильно промазываем клеем ПВА несколько раз и даем клею полностью высохнуть. Это делается, чтобы первоначально скрепить листы и легче работалось с блоком. После проклейки нужно некоторое время на высыхание.

Далее нам понадобится лобзик, толстые нитки (их еще называют технические), клей ПВА, ткань (до этого момента я подготовил и выреза из ткани корешок).

Берем нашу заготовку книги, и там где первый раз проклеивали, делаем лобзиком пропилы на глубину 3-4 мм.

Кусочки нитки я обильно пропитывал клеем ПВА и плотно заталкивал в пропилы.

После того как с нитками закончил, еще раз обильно промазал эту поверхность клеем.  Наложил на клей ткань и плотно прижал. Ткань сверху промазал клеем. 

В таком виде я все положил в теплое место. 

Осталось сделать форзацы и обложку.

Так как книга у меня не на выставку а чисто для себя, то с твердой обложкой я решил не заморачиваться, а использовал обложку от старой книги подходящего размера.

После высыхания наружный край книжного блока необходимо обрезать, чтобы поровнять листы, сделать форзац и приклеить обложку.

Край книги обрезаем не вынимая из пресса, подложив для жесткости кусок фанеры.

Форзац я сделал, опять же, из того что было под рукой — из плотной визиточной бумаги  (где были напечатаны визитки 🙂 ) — 2 листа А4. Можно из ватмана.

Свернув листы бумаги пополам, я приклеил их так: первый разворот  одной стороной в первому листу книги (а вторая сторона — для приклеивания к обложке, ее клеим чуть позже). То же самое я проделал с последним разворотом книги.

То что было напечатано на визиточной бумаге — пошло внутрь, так что не видно всего этого безобразия :).

Ждем немного когда клей подсохнет, после чего приклеиваем обложку. 

Корешок вместе с первым разворотом книги приклеиваем к обложке.

После всех этих манипуляций я на несколько часов книгу положил под большую стопку других книг.  

Высохло! Книга готова!

Форзац приклеился хорошо, ровно.

Обложка говорит о многом…

Вообще получилось довольно забавно!

Книга про торговлю на форексе, а на обложке надписи:«Библиотека пионера, личное счастье и т.д…»

Обложке много лет…

Переплет книги я делал где-то полтора года назад от даты публикации.

Сейчас в интернете встречаю более лучшие способы переплетов книг, где листы печатают тетрадками, а потом сшивают нитками. И это тоже можно сделать своими руками дома.

В статье «Делаем качественный переплёт для любимой книги в домашних условиях» более подробно описано как делать такой переплет. Рекомендую прочесть и её. Там же рассказано и об изготовлении обложки для книги.

Как вариант, тонкие книги можно делать с мягкой обложкой и прошивать сразу все листы.  Книги до 30-ти листов я простреливал в 2-х местах строительным степлером. Получалось  тоже не плохо.

sdelay.tv

Как прошить документы

Инструкция

При совершении регистрационных действий очень важным моментом является правильная прошивка документов. Подавляющее большинство отказов в регистрации происходит именно из-за некорректной сшивки.

Для этой процедуры понадобится несколько инструментов:

• ножницы;
• катушка с нитками;
• файл сшивки, откуда вы возьмёте листы для скрепления;
• клей — карандаш;
• дырокол.

Шаг 1 — Распечатайте документы на принтере

Шаг 2 — Пробейте дыроколом отверстия для сшивки

Шаг 3 — Проденьте нитку и свяжите её с обратной стороны

Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки.

Шаг 4 — Из файла сшивки вырежьте лист и приклейте его с обратной стороны.

После этого заполните поля и распишитесь на листе сшивки. Подпись должна выходить за края листа, таким образом, чтобы если этот лист оторвать, то части подписи остались бы на основном документе.

Документ готов

Готовите документы для регистрационных действий в налоговой?

Больше нет необходимости искать и вручную заполнять заявления, протоколы, договоры, приказы и другие документы.
Простой и удобный мастер поможет Вам быстро создать необходимые документы, которые полностью соответствуют действующему законодательству Российской Федерации.

www.documentoved.ru

Как самому сделать книгу в домашних условиях: как сшить листы а4

Как переплести книгу. Два простых способа переплета книг и журналов в домашних условиях

Хотел бы рассказать о двух достаточно простых способах переплета журналов и книг, а также отдельных листов из различных журналов с нужными вам статьями, например, о кулинарии. Со временем из таких сброшюрованных в виде книг журналов получится отличная библиотека. Я в годы застоя, когда хорошие книги были в дефиците, собирал «фантастику», публиковавшуюся в журналах «Техника молодежи» и «Уральский следопыт», в которых интересующие меня рассказы и повести печатались с продолжениями. Способы переплета, которые хочу здесь предложить, я еще нигде в литературе не встречал. Я, конечно, не сам их придумал, а подсмотрел у одного специалиста из города Приуральска.

Как переплести книгу в домашних условиях

Рис. 1. Блок (стопка листов), зажатый между двух досок.

Обычно при переплете отдельные листы складывают в стопку, в которой, отступив от края корешка, пробивают, просверливают или протыкают отверстия, а затем листы сшивают, используя эти отверстия. Однако в результате подобной технологии часть текста оказывается трудно прочесть, особенно на тех листах, текст на которых расположен очень близко к краю листа со стороны корешка будущей книги.

Книга, сформированная из листов по предлагаемой ниже технологии, в какой-то степени избавлена от подобного недостатка. На начальной стадии переплетных работ и в том и в другом случае осуществляют одинаковые операции: складывают листы в стопку, подравнивают их по нижней и передней кромкам, верхнюю кромку можно подрезать потом. Ведь, как известно, листы даже из одного журнала, но из разных номеров обычно не совпадают по формату. Затем стопку сжимают с помощью пресса, тисков или струбцины. Простейший вариант зажима — это две ровные доски (два уголка из металла), стянутые с двух сторон болтами (рис. 1). Зажимают стопку (со стороны корешка) в тисках так, чтобы самый узкий лист выглядывал из тисков примерно на 5 мм (см. рис. 1). Затем крупным напильником зачищают корешок, удаляя сильно выступающие края листов, а затем пропиливают ножовкой по металлу или лобзиком в корешке поперечные пазы (число пазов – на свое усмотрение) на глубину 1,5…2 мм. В этом и заключается главная особенность предлагаемой технологии переплета. Ведь если листы пробивать или сверлить на таком расстоянии от края, то вдеваемые в отверстия нитки неизбежно прорвут края листов. Так что располагать отверстия от края блока можно на расстоянии не менее 1…1,5 см, что обязательно приведет к «захвату» текста.

Рис. 2. Крепление листов блока с помощью вложенных в пазы корешка отрезков нитей (а), а также в результате и стягивания листов одной нитью (б).

Сделав пропилы, блок (пакет) устанавливают корешком вверх. Далее промазывают корешок клеем ПВА (или бустилатом), разведенным пожиже, чтобы он проник в промежутки между листами, а также в пропилы. Затем укладывают в пропилы отрезки капроновой или другой прочной нити, чтобы концы выходили за пределы корешка примерно на 2…3 см (рис. 2, а) или же (кому как нравится) стягивают корешок одной длинной нитью (рис. 2 ,б). В заключение весь корешок еще раз промазывают клеем. Когда клей высохнет, концы ниток обрезают и делают блоку легкую обложку, то есть просто приклеивают к корешку обложку из плотной бумаги и вклеивают форзацы. (Форзацы — первые, а также последние двойные листы блока, соединяющие его с обложкой. — Примечание редактора.) Из такой книги листы уже выскакивать не будут, как из дешевых магазинных книг в мягких обложках. Подобным способом укрепляют и рассыпавшиеся вышеупомянутые магазинные книги. Но все же и в том и в другом случае лучше сделать вместо мягкой обложки твердую.

Рис. 3. Подготовка блока (стопки) к переплету в твердую обложку: 1 — каптал; 2 — корешковый материал.

При изготовлении твердой обложки на корешок блока наклеивают с помощью поливинилацетатной эмульсии кусок материи или марли (рис. 3), чтобы за боковые края корешка выходили части куска материи шириной 2…3 см. На верхний и нижний края корешка приклеивают капталы, то есть кусочки отделочной тесьмы с валиком на краю (подойдут и сложенные вдвое яркие матерчатые лоскутки). Впрочем, можно каптал и не делать. Далее вырезают из картона две крышки обложки. Ширина каждой крышки должна равняться ширине склеенного блока. Есть много разных вариантов изготовления крышек, но я хочу предложить самый, как мне кажется, простой.

Вырезав картонные крышки, подбираю красивую ткань, клеенку, лидерин и т. п. Из переплетного материала вырезают заготовку одежки книги, не забыв предусмотреть 2…3-сантиметровые припуски-поля со стороны верхнего, нижнего и переднего обрезов. Расстояние между крышками равно ширине корешка плюс 2×8 мм (рис. 4, а). Между крышками на заготовке из материала можно приклеить отстав – полоску из плотной бумаги или ватмана (ширина полоски равна ширине блока). Крышки тщательно промазывают ПВА и приклеивают на заготовку одежки, хорошо разгладив, чтобы не было пузырей. Затем края заготовки заворачивают на крышки (рис. 4, б), приклеивают к ним и сушат готовую обложку под прессом.

Рис. 4. Формирование твердой обложки: а — распределение элементов обложки на заготовке из переплетного материала; б — склеенная обложка; 1 — крышка; 2 — заготовка; 3 — отстав.

Далее сформированный ранее блок из листов ставим по центру обложки (рис. 5) и приклеиваем к крышкам обложки края ткани, укрепленной на корешке.

Рис. 5. Вклейка блока (стопки листов) в обложку: 1 — каптал; 2 — корешковый материал.

Готовим два форзаца, каждый из которых представляет из себя согнутый пополам белый лист бумаги. Одну половину листа приклеиваем к крышке (рис. 6), а другую — к наружному листу блока, причем форзац приклеивают к листу не полностью, оставляя без клея полоску шириной 1 см, примыкающую к сгибу форзаца.

Рис. 6. Приклеивание форзаца.

Все, переплет закончен, и книгу кладут под пресс. Конечно, я не знаю профессиональных терминов, но мне кажется, что изложил все понятно.

Еще хочу предложить тетрадочный способ переплета журналов. Он несколько отличается от традиционного, когда по корешковым краям журналов формируют отверстия, например, дыроколом, и стягивают журналы шнурком. Понятно, в данном случае часть текста не всегда удается прочесть. Мой тетрадочный способ лишен этого недостатка, так как весь переплет выполнен на наружной стороне корешка.

Сначала складывают все журналы в стопку и отмечают в корешках по линейке места будущих проколов (рис. 7).

Рис. 7. Проколы (отмечены точками) в корешках журналов, подготовленных к переплету. В местах проколов также завязывают узлы, стягивая журналы между собой.

Затем берут последний номер журнала и большой иглой по отметкам прошивают его через середину, формируя три или пять стежков (рис.

Способы переплета книг дома своими руками

8, а). Замечу, что при такой прошивке «родные» металлические скрепки журналов можно даже удалить. Следующий журнал, уложенный сверху, прошивают точно так же, но в обратную сторону. После каждой прошивки нить натягивают, убирая люфт (слабину). Окончив прошивку второго журнала нить (с иглой) связывают с концом нити, торчащим из нижнего журнала (рис. 8, б). Понятно, третий журнал прошивают аналогично первому, а в конце шва связывают его нить с нитью шва второго журнала, поддевая иглой первый стежок шва этого журнала.

Рис. 8. Так сшивают журналы в стопку.

Для прочности провязывают нити швов всех журналов в местах их входа и выхода (см. рис. 7). В принципе такой подшивкой можно уже пользоваться. Но лучше зажать сшитую стопку в прессе (тисках) и промазать корешок жидким клеем ПВА. После сушки уже получается прочный блок. Ну и конечно, лучше изготовить для стопки твердый переплет, как описано выше. Края желательно обрезать, но если журналы одинаковые, то можно этого и не делать. А то без тренировки срез получится кривой.

все материалы раздела «Идеи мастеру»

Предыдущие публикации:

Порекомендуйте эту страницу друзьям или добавьте в закладки:

steptosleep.ru

Как скрепить много отдельных листов / Habr

Добрый вечер.

Наконец-то жаркая погода загнала меня домой и выдалось немного времени на написание следующего топика.

В первой своей статье я рассказал, как из довольно подручных материалов можно сделать книгу. Ту книжку я сейчас и читаю (кстати, неровности на форзаце почти полностью разгладились, когда клей высох совсем).

В комментариях встречались вопросы в стиле «как забучить отдельные листы?» Об этом я расскажу сегодня.

Конечно, результат будет совсем не похож на книжку. К сожалению, у меня под рукой не было достойного материала, который можно было бы вставить в мягкий переплёт. Но кому-то может оказаться полезным тем не менее.

Сначала традиционно пару слов о волокнах.

Волокна в офисной бумаге располагаются так, как показано на фото. Почему это хорошо? Это хорошо потому, что если у нас есть куча листов, то когда мы их сошьём, наша «книжка» будет хорошо открываться и листаться, ведь волокна бумаги будут располагаться вдоль корешка.

Следует отметить, что OpenOffice Writer имеет одну очень интересную функцию (я был бы очень благодарен, если бы кто-нибудь в комментариях написал, есть ли подобное в MS Word). Он умеет выставлять поля зеркально. На картинке будет яснее:

Таким образом, мы можем выставить внутренние поля чуть больше внешних, ведь они нам будут нужны для сшивания.

Нам понадобятся:
1. Сами листы (я взял заготовку от моего старого учебного запороть-не-страшно сшитого блока).
2. Лобзик. Можно взять ножовку с тонким полотном. Но лобзик даёт ещё более тонкий и аккуратный пропил. Однако, толстый блок им будет трудновато пилить.
3. Знакомый вам по первой статье зажим «две-деревяшки-с-дырками-скреплённый-двумя-болтами-с-барашковыми-гайками».
И, пожалуй, без зажима тут никак не обойтись. Благо все его составные части стоят копейки.

Аккуратно собираем нашу стопку листов и зажимаем между деревяшками. Стопка должна выступать на 5–6 мм.

Берём в руки лобзик и пилим. Нам нужно сделать парные пропилы в виде разделённой буквы «V». В данном случае в моей стопке около 60 листов и я делаю пропилы на глубину 3–4 мм. Если стопка больше, то пилим чуть глубже — на 4–5 мм (на забудьте задать внутренние поля чуть побольше!). На длинную сторону листа формата А4 будет достаточно 6 парных пропилов.

Теперь у нас есть стопка листов с пропилами. Берём капроновую нить — она тонкая и прочная. Используя пропилы как клинья, связываем листы в один блок.

И чуть покрупнее.

Промазываем торец клеем, следим, чтобы клей попал в пропилы. Зажимаем блок между деревяшками (не забудьте проложить чистые листы, чтобы блок не приклеился к прессу). Ждём пока высохнет. При необходимости обрезаем края так, как это описано по ссылке выше.

Получается такой разворот.

Всё, уже можно читать.

Как сделать переплёт для такой книжки, замечательно рассказано тут.
Если это слишком сложно, то берём лист ватмана. В знакомой типографии просим сделать биговку (продавливание канавки) по измерениям из статьи и приклеиваем обложку из ватмана.

Максимальное количество листов, которые я сшивал таким способом — около 130. Блок легко раскрывается и довольно крепкий. Конечно, если такой блок целенаправленно разрушать, то он разрушится. Но просто читать очень комфортно. Про большее количество листов говорить не буду — боюсь соврать.

Хороших вам книжек, качественных pdf’ов и приятного чтения!

habr.com

Как сшивать документы нитками правильно

Подшивка по форме

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз.книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых – из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной — для хранения документов на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа, для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы, четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные, то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность, к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным, другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: “Лист 5, карта-склейка на восьми листах”.
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: “На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне”.
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

consultwork.ru