Как правильно писать должности в документах – Как писать название должностей | Агентство копирайтинга Text iS

Содержание

Как писать название должностей | Агентство копирайтинга Text iS

Как часто вы сталкиваетесь с горделивым написанием должностей с прописной буквы, например: Генеральный Директор, Заместитель Начальника отдела, Главный Бухгалтер?

Спорим, что такое написание встречается практически повсеместно? Это утверждение так же верно, как и то, что использование заглавной буквы в большинстве случаев — ошибка. Не отрицаю, любая должность предполагает определенный статус и долю ответственности, но преувеличивать ее в письменной речи, используя прописные буквы, — значит, противоречить правилам русского языка.

На самом деле, современных нормативных документов, регламентирующих употребление заглавной и строчной буквы в названии должностей нет, поэтому составители справочников на данный момент руководствуются Правилами русской орфографии и пунктуации, утвержденными еще в 1956 году. Следовательно, просто принимаем следующую информацию как данность и запоминаем!

С заглавной буквы в тексте пишутся только названия государственных должностей высшего ранга, как то: Президент, Полномочный Посол, Председатель Правительства и другие.  Полный список при желании не составит труда найти в сети. Да, при всем моем уважении к генеральным директорам и главным бухгалтерам, их должности не относятся к должностям государственной важности. Но при этом, как и в любом правиле, здесь есть несколько важных исключений.

Исключение № 1

Заглавная буква при написании высших государственных должностей используется только в официальных документах и документах международного или государственного уровня. Например: «Указ Президента…», «накануне Президент Российской Федерации утвердил…»; для неофициальных публикаций допускается написание со строчной буквы «президент в ходе рабочего визита посетил…». Но помните: если речь идет о президенте как главе компании, то верным будет только: «президент компании «Чип энд Дейл» предложил…».

Исключение № 2

Ведомственные инструкции, в особых случаях, могут самостоятельно регулировать правила написания должностей. Так, правильным считается написание «Мэр Москвы», с прописной буквы, но при этом все остальные должности данной структуры пишутся по правилам (заместитель Мэра Москвы).

Исключение № 3

Это даже не исключение, а больше напоминание: в рамках документа, при оформлении реквизита «подпись», написание должности с заглавной буквы будет верным в том случае, если указание должности стоит первым словом (реквизиты являются самостоятельным элементом оформления документов).

 

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Отправить

Оценить статью

Загрузка…

textis.ru

правила написания, норма произношения и основы делового русского языка

В современном русском языке в последние годы произошло несколько довольно значимых реформ. Тогда как в разговорном и литературном стилях человек может позволить себе проигнорировать некоторые уставы грамматики, в деловом стиле, при оформлении официальных документов, необходимо придерживаться нормативов, сформированных в различных сводах правил и грамматических словарях. Один из самых животрепещущих вопросов, связанных с этой сферой человеческой деятельности, – как пишется «генеральный директор» в официальных документах и деловой переписке.

Проблемы с написанием

Если внимательно изучить различные форумы и сайты, где люди обращаются за помощью в вопросах русской грамматики, можно понять, что у многих носителей языка возникают проблемы с написанием словосочетания «генеральный директор», нет четкой уверенности в том, стоит ли писать его с большой или со строчной буквы.

Иногда люди, обращающиеся за помощью, уверены в том или ином написании словосочетания, однако не могут четко и последовательно обосновать свою точку зрения. Всех этих проблем с тем, как пишется «генеральный директор», можно легко избежать, внимательно изучив и запомнив простые правила написания названий официальных должностей в деловых документах.

Общие правила

В общих чертах правила употребления строчной и прописной буков при написании названий официальных должностей можно сформулировать так: с большой буквы пишутся только наивысшие должности, например: Президент США, Председатель правительства Российской Федерации, Премьер-министр Великобритании.

Во всех остальных случаях, когда говорится об официальной должности, употребляется строчная буква на письме в официальных документах. Например: министр, председатель, директор.

Отдельные случаи

Однако есть и некоторые подводные камни в этих правилах написания. Если говорится о наивысшей должности, но в неофициальном документе, то допустимо писать слово со строчной буквы. Например: император Японии, канцлер Германии.

Однако написание любых должностей, в том числе и генерального директора, возможно и с большой буквы, если речь идет о частных организациях или отдельных ведомствах, где в уставе отдельно прописано именно такое написание. Поэтому с вопросом, как правильно пишется «генеральный директор», в некоторых случаях можно обратиться и к уставу организации.

Также есть и несколько других подводных камней. Когда речь идет о подписи на официальном документе, то правила делового стиля современного русского языка рекомендуют писать «генеральный директор» с большой буквы. Как пишется название этой должности в самом документе, декларируется уже с помощью общих правил русского языка или нормативных документов компании или ведомства.

Нормативные документы и история

Все эти правила сформулированы в «Правилах русской орфографии и пунктуации», выпущенных в 1956 году совместно Академией наук СССР, Министерством образования и Министерством просвещения. Все составители грамматических словарей и школьных учебников в качестве источника отсылаются именно к этому нормативному документу, именно им и стоит руководствоваться, когда вы пытаетесь понять, как пишется «генеральный директор».

С 1956 года правила написания названий официальных должностей в документах не менялись.

Примеры употребления

Вот несколько примеров того, когда и как пишется «генеральный директор» с маленькой буквы и употребления его в предложении:

  • Виктор Иванович был назначен на должность генерального директора в декабре 2012 года.
  • Вчера прошла встреча совета директоров с генеральным директором.
  • Вас вызывает к себе в кабинет генеральный директор.

Правила произношения и грамматические свойства

Словосочетание «генеральный директор» является устойчивым, поэтому в предложении выступает в роли именной группы и может быть подлежащим.

По поводу правил произношения вопросов у людей в целом возникает гораздо меньше, чем по поводу того, с какой буквы пишется «генеральный директор». В слове «генеральный» ударение падает на третий слог, а в слове «директор» — на второй. В интернете при необходимости легко можно найти специальные сайты, где носители языка произносят словосочетание четко и разборчиво.

В разговорной речи также часто можно встретить сокращенную версию «гендир» или просто «гендиректор». В таком случае слово выступает в роли существительного второго склонения. Употребление такого варианта недопустимо в деловом стиле русского языка, однако повсеместно встречается в разговорном стиле и иногда в литературном, когда автор намеренно употребляет просторечие. Судя по информации из словарей и справочной литературы, такой вариант сокращения появился в девяностых годах прошлого века.

Частые ошибки

Часто сотрудники при составлении официальных документов намеренно игнорируют общепринятые правила русского литературного языка и пишут словосочетание «генеральный директор» с большой буквы, даже если не существует нормативных документов компании, которые диктуют такой вариант написания. Происходит это, вероятнее всего, в качестве выражения своего уважения к начальству, однако такая практика стремительно сходит на нет и сегодня все реже и реже можно встретить такой вариант написания этого словосочетания в официальных документах.

Стоит отметить, что несмотря на неграмотность такого подхода, на юридическую силу документа написание «генерального директора» с большой буквы не влияет. Тем не менее игнорирование общепринятых правил современного русского языка в официальных документах компании может негативно сказаться на ее имидже.

Сложные случаи

Даже после того, как вы окончательно разобрались в том, как пишется «генеральный директор», все равно могут возникнуть неожиданные трудности, связанные с изменениями в руководящем составе организации. В таком случае важно также знать, как правильно писать в официальных документах такие формулировки, как «исполняющий обязанности» и «временно исполняющий обязанности».

Когда генеральный директор освобождает свою должность, на его место временно назначается исполняющий обязанности. В таком случае очень важно различать два варианта написания должности нового руководителя.

Если генеральный директор покинул должность временно, известен срок его возвращения к работе, например, по причине болезни, по семейным обстоятельствам, просто ушел в отпуск, то человек, заменяющий его на время отсутствия, называется временно исполняющим обязанности генерального директора.

Если же старый генеральный директор уволен со своей должности, ушел по собственному желанию, его возвращение не планируется, то на его место назначается другой сотрудник, до назначения нового генерального директора или, если должность является выборной, до выборов нового руководителя. В таком случае употребляется формулировка «исполняющий обязанности генерального директора». Стоит упомянуть, что законодательно разница между двумя этими выражениями не сформулирована, однако по негласным правилам делового стиля употреблять их стоит именно так.

Нормальной практикой является употребление сокращения «и.о.» и акронима «врио». Акронимом называется вид аббревиатуры, составленный из первых букв всех слов выражения. Как пишется «врио генерального директора» – большая проблема для многих носителей русского языка. Данный акроним пишется без точек, всегда со строчной буквы (кроме случаев, когда стоит в начале предложения).

Как пишется «ио генерального директора» – вопрос куда проще. Это общепринятое в русском языке сокращение, которое можно встретить куда чаще. Между двумя буквами сокращения ставятся точки, оно пишется со строчной буквы.

Склонение по родам

Также проблемы могут возникнуть при использовании женского рода при написании должностей, особенно генерального директора, у многих возникают проблемы со склонением этого слова. Как пишется «генеральный директор» в женском роде? По правилам русского языка, название должности мужского рода, не имеющее парного образования женского рода, даже при имени и фамилии женского рода после него, не изменяется. Однако сказуемое в таком случае ставится в женском роде.

В разговорной речи иногда можно встретить употребление просторечия «директорша», однако в деловом стиле и официальных документах употребление такой формы недопустимо и является грубым нарушением норм. В целом, даже в разговорной речи стоит избегать подобных слов, они несут часто пренебрежительную, негативную окраску.

Если изучить все правила, запомнить их и периодически применять на практике, можно с легкостью запомнить, как пишется «генеральный директор», и никогда больше не задаваться этим вопросом. В официальных документах всегда нужно в первую очередь руководствоваться нормативными документами, в которых сформулированы правила современного русского языка, а не своими личными ощущениями и понятиями о том, как то или иное слово должно быть написано.

Также нужно внимательно изучить корпоративный устав или другой нормативный документ, особенно если вы недавно начали работать в новой организации, дабы избежать неприятных ошибок при написании словосочетания «генеральный директор» и других руководящих должностей.

fb.ru

Написание должностей в мужском и женском роде. Все правила русского языка


   

На что ориентироваться при записи работника в документах — на его пол или занимаемый пост? Ответ на этот вопрос сложен, особенно в условиях динамичного стремления языка к феминизации.

Понятие феминизации в языке означает, что людей обозначают в женском роде. Например, «людини», «гинекологиня», «авторка». Сегодня мы рассмотрим все варианты написания должностей и наконец-то определимся, как и в каком роде нужно их употреблять. 

Мужской и женский род: 5 правил написания

В оформлении документации, статей, где упоминаются должности с людьми разного пола, правила остались консервативными:

  1. Если пост \ род деятельности упоминают без имени человека, который его занимает, должность обозначается мужским родом. Он же зависимые слова по «мужскому» типу.

Главный бухгалтер выдал аванс.

       

Примечание: Когда имя собственное опущено, но на письме надо подчеркнуть пол действующего лица, в предложении после должности \ рода деятельности употребляется сказуемого с женским окончанием.

Лаборант подготовила все необходимое для опыта.

  1. Когда рядом с названием должности появляется фамилия женщины, которая ее занимает, предложение строится под влиянием женского рода.

Главный бухгалтер М. И. Иванова выдала аванс.

Примечание: Если сказуемое стоит перед словами «действия» и именем сотрудницы, то предложение останется «мужским».

В состав комиссии включен главный бухгалтер М. И. Иванова.

  1. Нельзя употреблять в речи и в официальных документах такие конструкции: «старшая технолог», «генеральная директор». Только: «независимый эксперт (Петрова)», « младший лаборант (Кольцова)».
  2. Для обозначения в официальной речи слов «балерина», «актриса» применяют «артист балета», «артист театра и кино».
  3. Если фамилия сотрудника несклоняемая — например, Ленских, предложение строят по женскому типу, если важно указать род человека.

 

Добра вам! 

 
 

Копирайтер-филолог, преподаватель русского языка с большим стажем


petr-panda.ru

Оформление подписи в документах — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг»         Личная подпись                  М.А. Демченко 

Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор                            Личная подпись                                       М.А. Демченко 

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель 

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но  правильно (!) все-таки будет: 

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

Директор                                    Личная подпись                                             Л.И. Киселев 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                                         И.Д. Вильченко 

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал»                                                            Директор ЗАО «Стержень» 

А.П. Силин                                                                             С.И. Михеев 

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии                                   Личная подпись                       С.И. Николаев 

Члены комиссии                                              Личная подпись                       П.С. Рахимова 

                                                                      Личная подпись                       Т.И. Кораблева 

                                                                      Личная подпись                       Р.Ю. Савельев 

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор                                 Темников                                                            С.С. Комиссаров 

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.  

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

naar.ru

Наименование должности. Юридическая консультация

Как правильно написать наименование должности с точки зрения закона?

Не будем долго теоретизировать и обратимся к первоисточнику. Статья 57 Трудового кодекса гласит, что: «Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид получаемой работнику работы). Если в соответствии в соответствии с настоящим кодексом (Трудовой кодекс РФ), иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот, либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемым в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации».

В основном сложности с наименованием должности возникают из за следующих непонятностей:

1. Из за несоответствия  должности, прописанной в квалификационном справочнике по своему роду (мужскому или женскому) полу работника

По этому поводу можно пояснить следующее: основополагающим принципом при написании должности в трудовом договоре, приказах и трудовой книжке и везде где бы то ни было, является точное соответствие написания должности ее написанию в квалификационном справочнике.

Род должности, женский или мужской, в официальном наименовании должности должен писаться так как это прописано в тарифно квалификационном справочнике, вне зависимости от пола работника.

Так, если сотрудник – женщина в соответствии со своими трудовыми обязанностями: «…получает по нарядам, заявкам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.). Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры и транспортные средства для их доставки. В соответствии с установленным порядком выполняет работу по закупке товарно-материальных ценностей. Отправляет грузы в адрес предприятий или сопровождает их в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке. Следит за соблюдением требований охраны труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением», то ее должность в соответствии с квалификационным справочником называется «агент» а не агентша.

А если в трудовые обязанности работника мужчины входит «Вязание одноцветных изделий: носков, платков, шапок, шарфов и варежек гладью или изнаночным переплетением с окантовкой двухцветным узором, и деталей изделий в производстве игрушек вручную спицами, крючком или на специальном приспособлении. Подготовка пряжи, перематывание ее в клубки в несколько сложений в соответствии с видами переплетения и плотностью вязания. Подбор спиц или крючков. Соблюдение заданного размера изделия при вязании», то каким бы мачо по жизни он не был в его трудовом договоре, трудовой книжке и прочих документах о работе он будет именоваться «Вязальщица трикотажных изделий, полотна» и никак иначе.

2. Наименование должности не отраженной в тарифно – квалификационном справочнике.

Бывает откроешь газету с объявлениями о приеме на работу, так некоторые названия должностей натощак и не выговоришь, а уж уяснить, что же требуется от потенциального работника вообще проблематично.

Законодательно это не запрещено. Единственным условием для таких работодателей, которым целого ЕТКС не хватает статья 57 ТК РФ ставит следующее: если для занятия данной должности не требуется каких либо ограничений (по здоровью, полу, возрасту и т.п.), и работа по данной должности не дает каких либо, предусмотренных законом льгот, то ради бога, обзывайтесь как хотите.

Теперь немного личного мнения.

По нашему мнению с помощью русского языка вполне можно  отразить все грани требуемой профессии. Поэтому нужно обязать работодателей писать объявления исключительно с учетом особенностей предполагаемой работы, чтоб у людей  не возникало никаких иллюзий по поводу трудовых обязанностей. Согласитесь, что наши родные обозначения должностей вроде «решайло», «мальчик (девочка)» несут в себе более глубокую смысловую нагрузку, нежели эти бесконечные менеджеры с непереводимыми и нечитаемыми (и непонятными) иностранноязычными приставками.

Тогда и в объявлениях о поиске сотрудников все будет просто и понятно: «Солидной развивающейся компании на должность ведущего мальчика требуется молодой человек с в/о, без в/п…» А вместо банальных и ничего не отражающих тактико – технических характеристик вроде: «стремление работать на результат и умение работать в команде» прописать «…пронырливый и добычливый». И все. В этой фразе сразу все трудовые права и обязанности  предполагаемого кандидата. И не надо больше бумагу марать.

Ну и напоследок про наименование профессии, вынесенное в заголовок. Юрисконсульт – одна из самых распространенных юридических профессий. Уж ее то за пять лет обучения можно запомнить. Но нет. как только ее не пишут: и юрисТконсульт и юрист – консульт. Правильно: юрисконсульт.

 

www.kosopuzy-lawyer.ru

Как правильно заполнить должность работника в трудовой книжке

Работодатель обязан всем работникам, которые трудятся у него больше пяти дней, оформить трудовые книжки. Ведутся они по основному месту работы. Как заполнить должность в трудовой книжке, должен знать кадровик. Физические лица-предприниматели трудовые книжки на работников не заводят.

В обязанности кадровика также входит проверка подлинности трудовых книжек и оформления вкладышей, если они есть. Личную информацию о работнике нужно вписывать согласно данным паспорта, вычитывая их очень внимательно, побуквенно. Если будет выявлена ошибка, то запись производить нельзя. Без подписи и печати трудовая книжка считается недействительной. Прежде чем делать запись о приеме, нужно убедиться, что предыдущая запись (с прежнего места работы) закрыта.

Общие правила заполнения трудовых книжек

К общепринятым правилам относятся:

  • Любой кадровик или работник, уполномоченный работодателем заполнять трудовые книжки, обязан знать, что все цифры должны быть арабскими. Число и месяц указываются двухзначным числом, год – четырехзначным. Любые сокращения в данном документе запрещены. Все записи необходимо делать аккуратным и разборчивым почерком. Перечеркивать и записывать неподтвержденную информацию запрещено.
  • Если возникла необходимость исправить данные, то делать это нужно следующим образом. В первом столбце указывается номер по порядку, во второй графе – дата, когда вносится запись. В третьем столбце необходимо указать «Запись под таким-то номером является недействительной». Далее следуют правильные данные. В четвертом столбце записываются реквизиты и название документа, который подтверждает правомерность исправления.
  • По требованию работника ему должны предоставить дубликат трудовой, который не должен содержать неправильной записи. На новом документе обязательно в правом верхнем углу должна быть пометка «Дубликат». В трудовой книжке на титульной странице нужно отметить, что документ имеет дубликат, указать его серию и номер.

Как правильно заполнять данные о работнике

Фамилию, имя и отчество нужно писать полностью, внимательно переписывая из паспорта или другого документа, который подтверждает личность работника. Дата рождения пишется арабскими цифрами.

Образование указывается на основании документов, которые его подтверждают, например, диплом или аттестат. В том случае, если у работника неоконченное высшее образование, то ему необходимо предоставить подтверждающие документы. Специальность, квалификация и профессия заполняются точно так, как указано в подтверждающем документе.

После того, как все данные внесены, работник должен лично ознакомиться с ними и проверить их правильность. Подтверждением того, что все заполнено точно, будет подпись работника.

Первую страницу трудовой заполняет кадровик или лицо, которое имеет полномочия вносить данные. Если трудовая книжка заполняется первый раз, то печать организации подтверждает достоверность внесенной информации.

Если фамилия или другие личные данные меняются, то все изменения необходимо осуществлять только на основании подтверждающих документов. Обязательно нужно указывать реквизиты этих документов.

Устаревшие данные зачеркиваются одной сплошной линией, рядом вписываются новые. На обратной стороне нужно указать серию и номер документов, которые подтверждают правомерность исправлений. Все изменения работник должен заверить своей подписью, а затем организация ставит свою печать.

Как правильно делать запись о работе

Кадровикам необходимо знать, как заполняются записи в трудовой книжке. Всю информацию о работе необходимо вносить в раздел «Сведения о работе», столбец номер три. Наименование организации пишется в качестве заголовка. Следующей строкой в первом столбце проставляется порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу. В третью графу записывается вся информация о работе:

  • должность,
  • структурное подразделение,
  • разряд или квалификация, если они есть.

В том случае, когда компания очень большая, целесообразнее более подробно указать отдел или цех, куда устроен работник. Это поможет избежать путаницы в будущем. В четвертом столбце указываются реквизиты документа, согласно которому осуществляется прием, а также его название. Важным нюансом является тот факт, что название должности должно полностью соответствовать штатному расписанию компании.

Если должность, на которую принимали работника по трудовому договору, была переименована, то необходимо внести изменения в штатную сетку. В первой графе указывается порядковый номер, во второй – дата изменения должности. В третьем столбце запись имеет приблизительно такой вид: «Должность … переименована в должность …». В четвертой графе указываются название и реквизиты документа, который подтверждает переименование.

Все изменения штатного расписания, если они есть, должны доводиться до сведения работника и вноситься в трудовую книжку. Также нужно указывать документ, который подтверждает правомерность исправлений. Все дополнения, которые касаются категории или разряда, также вносятся в трудовую.

Делать ли отметку в трудовой книжке о временном переводе на другую должность?

Сотрудники кадровой службы должны четко понимать, что является переводом: работник выполняет обязанности на другой должности и согласно другой профессии. Если работник переходит в другую организацию на такую же должность – это тоже считается переводом.

С любым переводом необходимо ознакомить работника и получить его согласие. Оно не требуется только в том случае, когда условия труда не меняются, работа не несет угрозу жизни и не вредит здоровью.

Запись в трудовую книжку о временном переводе на другую должность не делается, отображаются переводы только на постоянной основе. Если организация нуждается в работнике на определенный период времени, заключается гражданско-правовой договор или срочный контракт.

Все работы по совместительству, которые выполняет сотрудник, могут быть зафиксированы в трудовой книжке по его желанию. Запись осуществляется по основному месту работы, необходимо предъявить подтверждающий документ.

В первом столбце ставится номер по порядку, во втором – дата первого рабочего дня в роли совместителя. В третье графе нужно указать название должности по совместительству, указать, где проводились данные работы, при необходимости – обозначить разряд или квалификацию. В четвертом столбце нужно написать, на основании какого документа проводились работы по совместительству, указать его номер и дату.

В том случае, когда переименовывается название организации, запись в трудовой книжке должна иметь такой вид: «С такого-то числа организация … переименована в …». В следующей графе обязательно указываются название и реквизиты документа, который это подтверждает.

Информация о награждениях

Все данные о награждениях работника фиксируются в трудовой книжке. В разделе «Сведения о награждениях» в третьем столбце пишется полное название организации в виде заголовка. В первом столбце указывается номер по порядку, во втором – дата награждения. В третьем столбце необходимо описать, за что, кем и как награжден работник, обязательно указать, какая награда была вручена. В четвертом столбце указать название, номер и дату документов, которые подтверждают награждение.

Сведения об увольнении

Факт увольнения работника должен быть зафиксирован в трудовой книжке. Производится он по аналогии с приемом на работу. В первом столбце ставится порядковый номер, во втором – дата увольнения. В третьем столбце описываются причины увольнения. В четвертом указывается вся информация о документе, на основании которого делается запись.

Если дополнительным соглашением или законом не предусмотрена иная ситуация, то датой расторжения трудового контракта является последний день, когда сотрудник выполнял свои обязанности.

Как правильно заполнить дубликат

Если сотрудник работал в разных организациях, то в дубликате указывается его общий стаж. Это делается в разделе «Сведения о работе» в третьей графе. Вся информация должна быть подтверждена документально. Стаж указывается без названий организаций и должностей.

Самое важное требование к ведению трудовых книжек, которое должен знать и соблюдать каждый кадровик, – это тщательная проверка всех данных и наличие документов, которые подтверждают истинность сведений.

В четвертом столбце необходимо указать название документа, на основании которого сделаны все записи в дубликате. Работодатели, у которых трудился работник, обязаны способствовать восстановлению всех записей и предоставлять документы, которые подтверждают работу в конкретной организации. Все оригиналы после создания дубликата возвращаются владельцу.

Если трудовая книжка полностью заполнена, информацию о работе нельзя вписывать в раздел «Сведения о награждениях». В этом случае нужно завести вкладыш. Делает это лицо, ответственное за заполнение и ведение трудовых книжек. Оформляется вкладыш по аналогии с трудовой. Вкладыш действителен только тогда, когда есть в наличии трудовая книжка. При выдаче вкладыша в трудовой книжке в обязательном порядке указывается сверху на титульном листе его серия и номер. Нумерацию во вкладыше не нужно начинать с единицы, она продолжается в том же порядке, как указано в трудовой книжке.

Правильное оформление записей в трудовой книжке по ТК РФ имеет очень большое значение, так как этот документ необходим работнику на протяжении всей жизни.

hr-portal.ru

Похожие записи

Вам будет интересно

Впредь обязуемся не допускать подобных нарушений – Как написать объяснительную? Образец объяснительной

Что такое пожизненная рента – что это, плюсы и минусы

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о