Как правильно оформить возврат товара поставщику документы: учет у покупателя и поставщика

Содержание

Оформить возврат поставщику | СБИС Помощь

Оформить возврат поставщику

Если товар, который вы получили, оказался некачественным, пришел в другом количестве или не в той упаковке, что заявлена в документах, вы можете вернуть его поставщику. Для этого создайте в СБИС документ «Возврат поставщику», укажите позиции, которые хотите вернуть, и их цены.

Сформируйте документ возврата одним из способов.

В разделе «Бизнес/Закупки/Расходы»

Из документа «Поступление»

  1. Перейдите на вкладку «Закупки» и нажмите «Возвраты».
  2. Кликните и выберите «Возврат поставщику».
  3. В поле «Поставщик» выберите организацию. Если покупатель и грузополучатель — разные компании, нажмите «Еще» и укажите контрагента, которому будет отгружен товар.

    У документа появится статус «Облагается НДС» или «без НДС».

  4. Нажмите и выберите наименование. В документ нельзя добавить позиции «Без учета», например работы, услуги или неисключительные права.
  5. Укажите основание для возврата, если вы ведете учет по партиям:
    • общее для всех позиций — если товар из одной партии;
    • для каждой позиции — когда товары из разных реализаций.

    Проверьте наименование и количество, их можно изменить. Если в документе указано основание, вы не сможете поменять цену.

    Если основание не выбрано, в поле «Цена» укажите закупочную цену. Она будет отражена в акте сверки. Себестоимость рассчитается в зависимости от установленного метода расчета.

  6. Нажмите «Провести» — товар будет списан со склада. СБИС рассчитает сумму НДС, исходя из того, какая ставка указана в типе номенклатуры этого товара.

В документе «Поступление» появится ссылка на документ возврата.

  1. В разделе «Бизнес/Закупки/Расходы» перейдите в блок «Закупки/Поступление» и откройте документ, по которому получили товар.
  2. Создайте документ возврата одним из способов:

    СБИС создаст документ и загрузит все товары, их количество и цены.

  3. В поле «Поставщик» укажите контрагента. Если покупатель и грузополучатель — разные компании, нажмите «Еще» и выберите контрагента, которому отгружаете товар.
  4. В блоке «Наименования» оставьте только те позиции, которые возвращаете.
  5. Нажмите «Провести» — товар будет списан со склада. В документе «Поступление» появится ссылка на документ возврата.

Чтобы распечатать документ, нажмите или откройте меню кнопкой и выберите «Распечатать».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как правильно оформить возврат товара ненадлежащего качества?

Возврат поставщику товара ненадлежащего качества может быть оформлен расходной накладной, актом о выявленных расхождениях товара

05.05.2021Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Российская организация закупила за границей судовое оборудование. Без ввоза товара на территорию РФ, действуя в качестве транзитного поставщика, организация продала оборудование своему покупателю (конечному получателю). Реализация оборудования состоялась, когда оно находилось за пределами территории РФ. Конечный получатель самостоятельно ввез и растаможил товар.

В оборудовании был выявлен брак. Стороны согласовали замену некачественного товара на товар надлежащего качества. Покупатель самостоятельно вернет дефектное оборудование первоначальному поставщику, минуя транзитного поставщика.

Как правильно оформить возврат товара ненадлежащего качества? Какие налоговые последствия возможны у транзитного поставщика (применяет общий режим налогообложения), учитывая, что обратная продажа отменена? Какие последствия наступят у транзитного поставщика в целях налогообложения прибыли, если вместо замены товара покупателю будет возвращена сумма оплаты за бракованный товар?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Возврат поставщику товара ненадлежащего качества может быть оформлен расходной накладной, актом о выявленных расхождениях товара. Также поставщику может быть направлено требование (претензия) о замене бракованного товара на товар, соответствующий условиям договора. К требованию следует приложить полученный от последующего покупателя документ, который свидетельствует о выявленных нарушениях требований к качеству товара (акт, заключение экспертизы и т.д.).

В данном случае в связи с заменой бракованного товара у организации не возникает налоговых обязательств.

Обоснование позиции:

Гражданско-правовые аспекты

В соответствии с п. 1 ст. 518 ГК РФ покупатель (получатель), которому поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 ГК РФ, за исключением случая, когда поставщик, получивший уведомление покупателя о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит поставленные товары товарами надлежащего качества.

В свою очередь, п. 2 ст. 475 ГК РФ предусматривает, что в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе по своему выбору:

— отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы;

— потребовать замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.

Отметим, что согласно п. 1 ст. 484 ГК РФ покупатель обязан принять переданный ему товар, за исключением случаев, когда он вправе потребовать замены товара или отказаться от исполнения договора купли-продажи.

В рассматриваемом случае, как следует из вопроса, обязанность поставщика по передаче товара в собственность покупателя (п. 1 ст. 454, ст. 506 ГК РФ) не исполнена надлежащим образом, в связи с чем происходит замена товара ненадлежащего качества на товар, соответствующий условиям договора. Иными словами, речь идет об устранении нарушения, допущенного поставщиком, в рамках действующего договора поставки. Сказанное относится к обоим договорам поставки: к договору между первоначальным поставщиком и организацией-покупателем (транзитный поставщик) и к договору между транзитным поставщиком и покупателем, которому был поставлен товар (получатель товара).

Конкретного порядка оформления документов в связи с возвратом поставщику некачественного товара законодательство не устанавливает. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) содержит общие требования к составлению первичных учетных документов, которыми оформляются факты хозяйственной жизни. В частности, обязательные реквизиты первичного учетного документа приведены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В соответствии с ч. 4 той же статьи формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

То есть организация самостоятельно, с учетом общих нормативных требований, устанавливает форму первичного учетного документа, который составляется при возврате поставщику некачественного товара.

Согласно п. 2.1.9 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5) возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

С учетом изложенного полагаем, что в настоящей ситуации возврат товара может быть оформлен (в том числе транзитным поставщиком) расходной накладной с пометкой «возврат товара». Поскольку несоответствие товара требованиям к качеству установлено получателем товара, полагаем, что первоначальному поставщику необходимо направить документы (или их копии), полученные транзитным поставщиком от его покупателя, которые свидетельствуют о ненадлежащем качестве товара (например, акт о выявленных расхождениях, заключение экспертизы). На основании сведений, полученных от покупателя, транзитный поставщик вправе составить собственный акт об установлении расхождений по качеству товара и (или) требование (претензию) о замене бракованного товара товаром надлежащего качества.

Налоговые последствия

Налог добавленную стоимость

Действительно, обратная реализация при возврате товара, принятого на учет покупателем, утратила актуальность с 01.04.2019 в связи с внесением изменений в налоговое законодательство. Как указывает в своих разъяснениях Минфин России, начиная с 01.04.2019 у покупателя, являющегося плательщиком НДС, отсутствует обязанность по выставлению счетов-фактур по возвращаемым товарам, принятым им на учет. В связи с этим с 01.04.2019, а при возврате покупателем товаров, принятых им на учет до 01.04.2019 и после указанной даты, продавцом выставляются корректировочные счета-фактуры (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-07-09/4850, от 16.07.2019 N 03-07-09/52435, от 10.04.2019 N 03-07-09/25206).

Однако выставлять корректировочный счет-фактуру в настоящей ситуации у продавца нет необходимости, поскольку стоимость отгруженных товаров не уменьшается (пп. 1, 2 ст. 169 НК РФ), а имеет место замена бракованного товара, кроме того, как следует из вопроса, реализация товара его конечному получателю в этом случае не являлась объектом налогообложения НДС, так как товар был реализован за пределами РФ без его ввоза на территорию РФ транзитным поставщиком.

Налог на прибыль организаций

Для целей налогообложения прибыли при замене бракованного товара на товар надлежащего качества у поставщика не возникает доходов или расходов, поскольку отсутствуют поступления от покупателя, образующие экономическую выгоду для поставщика (ст. 41 НК РФ), равно как и выплаты в пользу покупателя. Кроме того, из вопроса следует, что транзитный поставщик не несет расходов на хранение бракованного товара и его возврат первоначальному поставщику, поскольку возврат будет осуществлен конечным получателем. Как отмечается в письме Минфина России от 03.06.2015 N 03-07-11/31971, в случае, если производится замена по гарантии бракованного основного средства на исправное, эта операция не признается отдельной сделкой, а осуществляется в рамках первоначального договора поставки, поэтому в учете организации не происходит ошибок (искажений), не возникает доходов и расходов. Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 14.06.2016 N 03-03-06/3/34278.

Полагаем, что эти разъяснения применимы и к настоящей ситуации.

Иные последствия наступили бы в ситуации возврата покупателю денежных средств, уплаченных за бракованный товар, без замены его на товар надлежащего качества. Минфин России в своих разъяснениях неоднократно отмечал, что при одностороннем отказе покупателя от исполнения договорных обязательств поставщик отражает в составе внереализационных расходов отчетного (налогового) периода, в котором произошел такой отказ, сумму возвращенной покупателю оплаты за поставленный некачественный товар как убытки прошлых налоговых периодов, выявленные в текущем отчетном (налоговом) периоде (подп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ). Одновременно в доходах, учитываемых при налогообложении прибыли, налогоплательщик отражает стоимость возвращенного покупателем товара ненадлежащего качества, на которую был уменьшен доход от реализации данного товара, как доходы прошлых лет, выявленные в отчетном (налоговом) периоде на основании п. 10 ст. 250 НК РФ (письма Минфина России от 25.07.2016 N 03-03-06/1/43372, от 03.06.2010 N 03-03-06/1/378).

Вместе с тем, по нашему мнению, включение в налоговую базу по налогу на прибыль дохода от реализации товара, не переданного в собственность покупателя в соответствии с условиями договора по причине выявления брака, может рассматриваться как искажение налоговой базы за соответствующий налоговый (отчетный) период. Поскольку такое искажение привело к излишней уплате налога на прибыль, поставщик вправе будет пересчитать налоговую базу за период, в котором покупатель вернул некачественный товар, на основании п. 1 ст. 54 НК РФ.

Как правильно оформить возврат товара поставщику в 2019 году

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь»

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

 

2.Обязанности Сторон

 

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — [email protected]

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

 

3.Ответственность Сторон

 

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

 

4.Иные положения

 

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

 

Дата публикации: 01.12.2016г.

 

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

 

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

 

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

 

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

 

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

 

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

 

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: [email protected]

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Как оформить возврат товара поставщику

На чтение 4 мин.

Нередко возникают ситуации, когда товар необходимо вернуть поставщику. Причём касаться это может как качественной продукции, так и некачественных товаров.

Порядок возврата товара поставщику описывается в правовой и договорной документации, касающейся деятельности сторон.

Законодательное регулирование

Процесс возврата товаров регулируется Гражданским Кодексом РФ (например, статьи 475 – 483) Дополнительные условия могут быть прописаны в соглашении о поставке.

Документационное оформление возврата зависит от причин, по которым продукция оказалась не нужна покупателю. В общих случаях можно выделить 2 группы поводов для возврата товара:

  1. Партия не соответствует заказу по качеству, комплектности, упаковке или количеству изделий.
  2. Груз возвращается по соглашению сторон без каких-либо претензий.

В первом случае компания имеет право произвести возврат товара поставщику с требованиями о его замене или возвращении денежных средств.

Во второй ситуации изделия могут быть переданы обратно только по договору обратной поставки, т.к. оснований для прямого возврата нет.

Сопроводительная документация в случае обнаружения недостатков

Оформить возвращение товаров ненадлежащего качества можно несколькими способами. Выбор подходящего варианта зависит от конкретной ситуации.

Наиболее простым вариантом выступает выявление недостатков в момент приёмки товара, если он поставлен не по предоплате. Сотрудник компании сверяет принимаемый груз с накладной и вычёркивает позиции, если какие-то изделия оказались некачественными.

В момент приёмки можно обнаружить следующие недостатки:

  1. Истёк срок годности или срок службы продукции.
  2. Повреждена или отсутствует упаковка, инструкция или прочие сопроводительные документы.
  3. Части позиций из накладной не оказалось в грузе.

Любые изменения в накладную должны быть внесены в присутствии уполномоченного лица (представителя поставщика), который имеет право подтвердить правки своей подписью и забрать непринятые предметы.

Более сложной является ситуация, когда возврат товара в момент приёмки невозможен. В этом случае сотрудник компании должен принять весь груз, а при обнаружении явных недостатков, оформить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 в присутствии представителя поставщика.

Скачать (forma-torg-2.doc, 133KB)

В акте следует отразить расхождения между накладной на товар и самим грузом по качеству или количеству предметов. Форма ТОРГ-2 предназначена для российской продукции, а ТОРГ-3 используется для импортированной.

После размещения спорной партии на складе, сотрудники, на основании акта о расхождениях, оформляют следующие документы:

  1. Накладную на возвращение товара.
  2. Претензионное письмо.

Накладная на возврат товара поставщику составляется по форме ТОРГ – 12. В неё вносится перечень возвращаемой продукции с описанием недостатков и указанием закупочной цены. Накладная оформляется двумя экземплярами, один из которых остаётся у покупателя.

Скачать (LAW23886_11_20170920_141524.xls, 42KB)

Претензионное письмо пишется в свободной форме. В нём следует изложить суть выявленной проблемы и привести соответствующие требования. При возврате товара ненадлежащего качества покупатель может требовать:

  1. Замены бракованных позиций.
  2. Доукомплектования изделий.
  3. Возвращения денежных средств.

После оформления документации формируется комиссия из представителей обеих заинтересованных организаций, которая проводит учёт и, при необходимости, присутствует при экспертизе изделий.

Бланки необходимых документов и образцы стандартизированных форм можно найти в автоматизированных системах управления (например, в 1С) и на сайте.

Кроме того, компания может возвратить поставщику изделия, полученные обратно от розничных покупателей. Но следует учитывать, что права покупателя, гарантированные Законом РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей» (ЗоЗПП), на отношения юридических лиц действовать не будут.

Срок возвращения некачественной продукции

Организация может вернуть бракованные изделия в течение всего срока их годности или гарантийного периода, если они установлены.

Если на предметы длительного использования гарантийный период не установлен, то претензии по ним должны приниматься на протяжении 2 лет с даты их реализации потребителю.

Возвращение качественной продукции

Возврат качественных товаров поставщику возможен в следующих случаях:

  1. Доставлено больше предметов, чем было заказано.
  2. Поставка задержана или задерживается систематически.
  3. Ассортимент не соответствует заказу.
  4. Отсутствует сопроводительная или комплектная документация.
  5. Упаковка нарушена или не соответствует стандартам.

Дополнительно договором поставки может быть предусмотрено возвращение нереализованных изделий по окончанию сезона или по результатам прибыли, оказавшейся ниже определённого уровня. Также законодательными актами возможность обратной реализации ограничена для крупных торговых сетей и в отношении алкоголя.

В таких случаях правильно будет говорить об обратной реализации. Документы оформляются, как на обычную продажу. Однако, налог на прибыль для таких операций начисляться не будет.

Сторонам необходимо сформировать накладную на передаваемые позиции и счёт-фактуру, бланки которых можно найти в автоматизированной системе управления или скачать на сайте.

Если стороны торговых отношений не знают, каким образом вернуть продукцию поставщику и как оформить возврат в управленческом документообороте, следует проконсультироваться с грамотными бухгалтерами или товароведами. Важно, чтобы все операции были чётко отражены в декларации по налогу на добавленную стоимость. Правильная регистрация всех сопутствующих возврату документов позволит не начислять налог на прибыль от операций обратной продажи и за возвращённые товары.

Помогла вам статья?

Бухгалтерии – Учет без забот

Опубликовано 18.01.2020 22:06
Автор: Administrator
Просмотров: 17190

С 2019 года процедура возврата товаров существенно упростилась. Согласно нововведениям, покупатель больше не оформляет данную операцию как обратную реализацию и не выставляет счет-фактуру. Все, что необходимо сделать покупателю — это оформить накладную или акт возврата с отметкой «Возврат товаров». Таким образом оформляется возврат как бракованного, так и качественного товара, не зависимо от даты его приобретения.

В соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы (письмо от 23.10.2018 № СД-4-3/[email protected]), продавец при получении возвращаемого товара, выставляет корректировочный счет-фактуру, который покупателю следует отразить в книге продаж. То есть восстановление ранее принятого к вычету НДС по возвращенному товару производится на основании корректировочного счет-фактуры, полученного от продавца.

Разберем на практическом примере в 1С: Бухгалтерии предприятия оформление возврата поставщику товаров, купленных и принятых на учет в 2019 году.

Данная операция найдет отражение в документе «Возврат товаров поставщику».

В строке «Документ поступления» необходимо выбрать документ, которым было отражено поступление товаров, подлежащих возврату.

Особое внимание необходимо уделить ставке НДС. С 2019 года ставка НДС равна 20%. Но если товар был куплен до 2019 года, то ставку НДС в документе «Возврат товаров поставщику» указываем равной 18%, то есть ставка НДС при возврате товаров будет такой же, как при покупке.

В нашем примере покупка товаров была осуществлена в 2019 году, значит, ставка НДС при возврате товаров будет равна 20%.

В печатной форме товарной накладной (форма ТОРГ-12) строка «Основание» требует особого внимания покупателя. Здесь, помимо отметки «Возврат товаров», необходимо вручную прописать реквизиты договора поставки, товарных накладных и иных документов, имеющих прямое отношение к данной хозяйственной операции.

При получении корректировочного счета-фактуры от поставщика покупатель регистрирует его в том же документе «Возврат товаров поставщику», которым оформлялся возврат товаров и возвратная товарная накладная.

Обращаем внимание, что документ формирует проводки с использованием счета 76.02 «Расчеты по претензиям».

Возврат товара поставщику отражается в книге продаж с кодом вида операции 18.

В декларации по НДС возврат поставщику отражается по строке 080 Раздела 3.

Автор статьи: Марина Аленина

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов


Добавить комментарий

Возврат товара поставщику: какие документы оформлять

Автор статьи: Судаков А.П.

Торговые отношения между участниками сделки регулируются положениями нормативно-правовых актов, регламентирующих защиту прав потребителей. Покупатель вправе инициировать процедуру возврата продукции по ряду причин. Для ее реализации необязательно отражение прав приобретателя в договорных отношениях. В проблемной ситуации он может рассчитывать на законодательную защиту. Итак, рассмотрим, если необходимо произвести возврат товара поставщику, какие документы оформлять?

Возврат товара

При возникшей необходимости возврата товара следует оформить соответствующий акт. В некоторых ситуациях составляется претензионное письмо. Что это за документы, в каких случаях актуально их оформление и какие нюансы процедуры?

Вероятные причины возврата покупки

Приобретатель вправе предъявить претензию к поставщику в ситуациях, прямо предусмотренных в законодательных актах. Основными причинами инициации события могут стать:

  • несоответствие товара заявленным характеристикам;
  • недоброкачественная продукция;
  • нарушение сроков;
  • поставка продукта в ином количестве, чем предусмотрено в договоре.

Торговая операция между сторонами всегда оформляется документально. Покупатель совершает покупку товара с определенными характеристиками, поскольку именно они подходят ему для решения личных или предпринимательских целей. Несоответствие ассортиментного ряда или параметров приобретения может сделать покупку бесполезной, поэтому в праве покупателя оформить возврат или замену товара.

Схема взаимоотношений участников сделки

Если после приемки груза был выявлено, что в комплекте несоответствующее количество предметов, то действия покупателя зависят от обстоятельств. Превышение количества продукции оговоренного параметра в договоре, является поводом для возврата излишков. При поставке товара в недостаточном количестве, приобретатель вправе выбрать способ решения проблемы. Он может оформить возврат всей партии или вести переговоры о допоставке недостающего количества.

При выяснении факта некомплектности товара, покупатель вправе оформить возврат, если его требование о доукомплектовании или об уменьшении цены, было проигнорировано.

При нарушении сроков доставки продукции, на момент поставки она может быть уже не актуальна, поэтому покупатель вправе ее вернуть. При допущении оплошности приобретателя, выраженной в приемке товара и неоформлении своевременного отказа, возврат не может быть оформлен.

Причиной возврата продукции могут быть не только законные основания. Определенные обстоятельства, при которых возможно оформление процедуры, инициация которой не связана с правонарушениями, должны быть отражены в договоре. Обычно они связаны с возникшими проблемами у приобретателя, связанными с реализационными трудностями. В соглашении могут быть предусмотрены и другие причины возврата товара, в том числе ничем не обоснованные.

Оформление возврата

Возврат после остановки на баланс

При обнаружении фактов нарушения договоренности, покупатель должен направить поставщику уведомление и получить его согласие на приемку возвращаемого товара. При наличии в нормативных актах или в разделах договора определенных положений, отсутствует необходимость оформления дополнительного соглашения к сделке. Во всех остальных ситуациях документ необходимо оформлять, особенно если обратная передача товара осуществляется на основании устной договоренности.

Возврат товара может быть оформлен несколькими способами:

  • составлением акта сдачи-приемки товара поставщику;
  • оформлением товарной накладной возвратного типа;
  • заключением самостоятельной сделки, по которой покупатель поставляет товар поставщику, что оформляется товарной накладной.

Проблемы операции по обратной отгрузке

Поставка несоответствующей продукции может быть не единственной проблемой приобретателя. Поставщик может отказаться от получения возвращаемого товара в письменном виде. В такой ситуации покупатель по документам принимает его на ответственное хранение, а по истечении указанного в уведомлении срока, вправе реализовать его по собственному усмотрению или вернуть поставщику. Все расходы покупателя на хранение, реализацию или возврат взыскиваются с поставщика или удерживаются из вырученной суммы.

Обратная сделка может быть признана неактуальной ввиду подписи документа неуполномоченными лицами. Полномочия подписантов должны быть подтверждены приказом по предприятию или оформленной доверенностью. Во избежание документальных проблем, рекомендуется к договорам, дополнительным соглашениям, уведомлениям и актам подкладывать копии доверенностей.

Правовые последствия

Процедура обратной отправки продукции возможна только на основании причин, предусмотренных законом или договором. Вместо акта может быть оформлен другой документ, подтверждающий обратную отправку.

Практика показывает, что товар несоответствующего качества возвращается поставщику с целью его замены на качественную продукцию или для проведения ремонтных работ при условии применения скидки на его стоимость. Если выявленные недостатки незначительны, то в компетенции покупателя принять решение о безвозвратной передаче товара поставщику или требовать от него возмещения уплаченных денег на проведение работ по восстановлению регламентируемых параметров.

Акт возврата

В большинстве случаев, поставщик не отказывается принять возвращаемый товар. Если между сторонами не достигнута договоренность о правовых последствиях решения, то при составлении акта можно не указывать требования сторон в отношении товара, поскольку его дальнейшая судьба может быть определена позже, в зависимости от обстоятельств. В законодательных нормах определена возможность разрыва партнерского договора о поставке в случае возврата товара по акту.

Возврат товара по договоренности часто сопровождается возмещением уплаченных за него денег и понесенных расходов.

Однако невозможно зачесть сумму, подлежащую возврату поставщиком покупателю за возвращенный по акту товар в ситуации, когда стороны связаны факторинговыми обязательствами. Они связаны с оказанием авансовых услуг, оплата за которые на момент получения продукта не была произведена, что свидетельствует о сформированной задолженности и со сложностью возврата средств, которые не были перечислены.

Акт о возврате товара и его функциональность

Документы по возврату товара составляются по официально утвержденной нормативной документацией форме. Положениями закона допускается самостоятельная разработка бланков, внешний вид и содержание которых должны быть утверждены руководителем субъекта хозяйствования. Акт составляется группой людей, которые на предприятии объединяются в комиссию. Все их подписи должны быть на документе, поскольку, таким образом они подтверждают факт возврата товара поставщику.

Правильно оформленная документация является гарантией сохранения денежных средств, потраченных на приобретение продукта.

Чтобы не допустить ошибок и включить в содержание документа все вопросы, которые должны быть в нем отображены, лучше его оформлять, используя готовый образец акта возврата товара поставщику. Если причиной процедуры является обнаруженный дефект или брак, то к акту необходимо оформить приложение в виде перечня единиц товара, не отвечающих требованиям качества.

В ситуации, когда товар был принят по товарной накладной, и к нему отсутствуют претензии, но по истечении определенного временного периода приобретатель не смог его реализовать, то по предварительной договоренности с поставщиком комиссией покупателя, в которую включается независимый специалист, составляется акт по стандартной форме, принятой для оформления на конкретном предприятии. В документе необходимо отразить все подлежащие возврату позиции. Такая производственная ситуация актуальна в случае, если приобретатель специализируется на продажах специфической сезонной продукции.

Образец акта возврата товара поставщику

Претензия

Для возврата продукции поставщику недостаточно оформления акта. К нему необходимо приложить обосновывающие правоту покупателя документы. Обязательной бумагой является накладная, в которой отображен перечень возвращаемого товара и претензионное письмо. К его оформлению отсутствуют специальные требования, поэтому его можно составить на фирменном бланке в свободной форме. В текстовой части письма важно отобразить суть претензии и способы ее решения. Готовый образец письма на возврат товара поставщику позволит оперативно оформить процедуру.

При выявлении дефектов при предварительном осмотре объекта приобретения, следует их зафиксировать и оформить ТОРГ-2, в котором отображается количество поставленной продукции без учета бракованных экземпляров. При такой схеме оформления бумаг акт составлять не нужно. Если поставщик является субъектом, осуществляющим предпринимательскую деятельность за пределами Российского государства, то составляется накладная по форме ТОРГ-3. При выявлении дефектов после оприходования партии, составляется накладная ТОРГ-12, в которой нужно сделать отметку о том, что партия товара относится к категории возврата.

Как составить акт

Перед составлением акта руководитель субъекта хозяйствования, получивший товар и планирующий его вернуть ввиду ненадлежащего качества, должен создать комиссию, уполномоченную подписывать документацию при оформлении процедуры.

Для составления акта понадобится заранее подготовленный бланк, на котором необходимо отразить все реквизиты предприятия, его названия и данные руководителя. В акте указывается дата и место составления документа. Если поставщиков несколько, то для каждого оформляется отдельная бумага. В акте должны подписаться члены комиссии, независимый эксперт, руководитель компании, а также представители поставщика и перевозчика.

Нормативно-правовыми источниками регламентированы сроки, в который можно оформить акт на возврат некачественного товара поставщику. Акт хранится в архиве на протяжении трех лет. Если на нем не указан срок годности, то поставщик обязан принять продукцию в любое время на протяжении двух лет с даты поставки. Если на продукцию распространяется гарантийный срок, то она может быть возвращены не позднее крайней даты регламентированного производителем времени.

Счет-фактура на возврат

Счет-фактура выставляется покупателем в случае, если уже принятая на учет продукция возвращается поставщику. Если она еще не была оприходована, то продавец выставляет корректировочную форму счет-фактуры.

Поставщик может уплатить налог в бюджет сразу же после оформления счет-фактуры еще до отгрузки товара. В такой ситуации ему придется корректировать уплаченное НДС. Налог подлежит восстановлению, однако процедура требует сложного документального оформления.

Все выставленные счета-фактуры подлежат регистрации в книге продаж. Расчет суммы налога производится только на основании зарегистрированных документов. После принятия товара на учет, покупатель должен выставить продавцу возвратную счет-фактуру, оформленную по принципу обратной реализации. При неполном возврате или изменения в цене или в количестве, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру.

Документооборот осуществляется на основании заключенных соглашений, накладных и документального подтверждения согласия продавца принять возвращаемый товар или оформить скидку. Корректировочный документ также должен быть зарегистрирован в периоде, когда произошел возврат. При возвратной реализации при взятии товара на учет, в книге покупок регистрирует входящий документ, а в книге продаж указывает сумму корректировки и обосновывающую ее счет-фактуру.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Как оформить возвратную ВСД в «Меркурии»

Если полученная партия товара частично или полностью содержит некачественные или просроченные продукты, не нужно ее принимать. Такой груз можно вернуть поставщику. При этом необходимо оформить ветеринарный и транспортный сертификат на возврат. Расскажем, как оформить возвратную ВСД в «Меркурии».

Работать с ВСД можно только зарегистрированным пользователям системы «Меркурий», которые вошли в личный кабинет подсистемы «Меркурий.ХС» под своим логином и паролем. При этом пользователь должен иметь право на оформление ВСД. Если у него есть только право на гашение, оформить возврат он не сможет. При входе в личный кабинет нужно выбрать обслуживаемое предприятие.


Как оформить возвратную ВСД при неполной приемке товара


  • Откройте журнал входной продукции предприятия в «Меркурии.ХС», выберите раздел «Входящие» и подраздел «Оформленные». Найдите в списке нужную ВСД и нажмите на значок просмотра.

  • Если часть товара некачественная, необходимо погасить ВСД частично. Для этого нажмите на кнопку «Погасить» внизу документа.

  • В открывшемся окне укажите дату гашения и поставьте флажок «Разделить партию», в поле «Объем» укажите количество продукции, которое вы принимаете, и сохраните изменения.

В результате в статусе ВСД отобразится, что вы приняли только часть продукции. На всю остальную продукцию, которую нужно вернуть поставщику, автоматически сформируется транспортная ВСД по возврату части товара

Чтобы отклонить всю партию, в поле «Объем» укажите значение «0».


Как оформить возвратную ВСД при наличии ошибок в полученном документе


  • Откройте журнал продукции предприятия в «Меркурии.ХС», выберите раздел «Входящие» и подраздел «Оформленные». Найдите в списке нужную ВСД и нажмите на значок просмотра.

  • Если часть товара некачественная, необходимо погасить ВСД частично. Для этого нажмите на кнопку «Погасить» внизу документа.

  • В открывшемся окне исправьте ошибочную информацию: например, укажите правильный номер транспорта или ТТН.

  • Введите дату оформления ВСД и сохраните изменения.

В результате формируется акт несоответствия, а в ВСД появится статус проведенной операции «Отправлена».


Как оформить возвратную ВСД в «Астрал.Меркурии»

В сервисе «Астрал.Меркурий» можно гасить и отклонять электронные ВСД в один клик. Чтобы вернуть весь товар поставщику, нажмите на значок запрета справа от названия документа в списке. Это все, что нужно сделать пользователю — после этого автоматически сформируется транспортный ВСД на возврат.


Сервис позволяет также принять товар частично. В графе «Принято» укажите тот объем продукции, который вы принимаете. На все остальное сформируется возвратный ВСД.


Управление возвратами (Глава 8) R20B

Возврат

Возврат полученных строк — это процесс перемещение полученного на складе материала обратно поставщику, клиент или получение. Перед обработкой у вас должен быть действующий чек. возвращается.

Эти аспекты важны при возврате квитанций:

Право на возврат

Следующие аспекты определяют, квитанция подлежит возврату:

  • Статус заказа на поставку: можно вернуть товар поставщику, если заказ на поставку не находится ни в Отмененном, ни в Окончательном Закрытый статус.

  • Сопоставление неупорядоченного чека: Вы должны сопоставьте неупорядоченные квитанции, прежде чем их можно будет вернуть.

  • Тип источника: вы не можете вернуть квитанцию строки с видами внутренних источников (межорганизационные перевозки).

  • Статус RMA : Вы не можете вернуть RMA клиенту, если материал доставлен на склад.

Возвращаемое количество

Если выбрать товар для возврата, то количество возврата должно быть меньше или равно зарегистрированному количеству. Если ваша организация не допускает отрицательных остатков, а возврат количество приведет к отрицательному количеству в наличии, тогда вы не сможете продолжить транзакцию.

У вас есть возможность ввести полное или частичное возвращение. Если вы возвращаете только часть строки квитанции, возврат количество будет меньше зарегистрированного количества. Если вы вернетесь всю строку поступления, то количество возврата будет равно зарегистрированному количество.

Информация о партии и серийном номере

Если вы выберете строку для возврата и соответствующий товар контролируется партиями или серийно, тогда вы должны ввести партию и серийная информация.Если полная строка чека соответствует единая партия или серийный диапазон, затем вы можете обновить партию и серийный номер информацию прямо на странице «Строки возврата» или «Линия возврата». Если нет, то вы можете выбрать партии записей. и пункт «Серийные номера» в меню «Действия» для ввода новых партий и серийных номеров. Ты не может генерировать новые номера партий или серийные номера во время возврата.

Дополнительные запасы и локаторы

При возврате товаров на прием у вас есть возможность выбора вспомогательного инвентаря и локатора, а также возврат из вспомогательного инвентаря и локатора.Если вы не выберете вспомогательный инвентарь и локатор, приложение использует субинвентарь получения по умолчанию и локатор для склада.

Дебетовые авизо

В зависимости от настройки дебетового авизо для сайт поставщика, приложение может автоматически создавать дебетовое авизо при обработке возврата для строки поступления.

Вы также можете вручную создать дебетовое авизо для возврат транзакции.

Примечание. Невозможно автоматически создать дебетовое авизо для возврат отправленных предметы .

Обработка возврата

Обработка возврата различается в зависимости от того, вы возвращаете товары поставщику, покупателю или получаете:

  • Поставщик: при возврате товаров в поставщик, Oracle Fusion Receiving создает транзакцию «Возврат к получению» и «Возврат поставщику».

    При получении также повторно открывается связанный заказ на поставку для количества возврата путем уменьшения количества исходного поступления.

  • Клиент: Когда вы возвращаете товары в клиент, Oracle Fusion Receiving создает как транзакцию возврата к получению, так и транзакцию возврата клиенту.

    Для возврата покупателем, если вы вернете товар обратно в Клиент, получивший, обновляет RMA, чтобы отразить возвращенное количество.

  • Получение: при возврате товаров для получения вы можете дополнительно выбрать вспомогательный инвентарь и локатор. Если вы не выберете вспомогательный инвентарь и локатор, приложение будет использовать вспомогательный инвентарь-получатель и локатор склада по умолчанию.

Заказы на перевод

Когда вы запрашиваете возврат по платежному поручению, процесс возврата связывает транспортный заказ на возврат с исходный заказ на передачу, и физический возврат материала по желанию.

Следующие исключения применяются к возврату против заказы на перевод:

  • Вы не можете выполнять операции возврата для заказов на перевод в пункт назначения.

  • После того, как вы инициируете возврат против заказ на перемещение, вы больше не можете исправить возвращенное количество.

  • Вы не можете объединить перевод строки возврата заказа с другим заказом на покупку или строки возврата RMA на та же квитанция о вручении.

  • Вы не можете выполнять операции возврата для внутриорганизационного перевода.

Возврат товарных линий

Вы можете вернуть как отправленную, так и собственную квитанцию линий. Строки консигнации — это строки поступления, содержащие позиции, которые находится во владении одной стороны, но остается собственностью другой вечеринка.Как только товарная линия израсходована, она переходит к собственному положение дел. Вы можете вернуть товарные строки поставщику или получение.

Эти аспекты важны при возврате квитанций. с отправленными строками:

  • Возврат поставщику или получение

  • Возврат, содержащий оба отправленных и находящиеся в собственности предметы

  • Дебетовые авизо

  • Информация о партии и серийном номере

Возврат поставщику или получение

Обработка возврата для линий отправки отличается в зависимости от того, возвращаете ли вы товар поставщику или получаете:

  • Поставщик: Вы можете вернуть товар с отправкой товары обратно поставщику.Когда вы возвращаете товар поставщику, Oracle Fusion Receiving создает как возврат к получению, так и возврат к сделке с поставщиком. При получении также повторно открывается связанная покупка заказ на количество возврата, уменьшив исходное количество поступления.

  • Получение: отправленные предметы, которые получены и сданы в инвентарь, могут быть возвращены на прием.Вы выполняете двухэтапный процесс, который включает возврат элементов в получение, а затем возврат товара поставщику. Когда ты возвращать товары на прием, при желании можно выбрать вспомогательный инвентарь и локатор. Если вы не выберете вспомогательный инвентарь и локатор, приложение использует субинвентарь-получатель и локатор по умолчанию для склад.

Примечание: строки накладной не применяются к возврату клиента. Вы не можете вернуть отправленные товары покупателю.

Возврат, как отправленных, так и находящихся в собственности предметов

Вы можете вернуть строки квитанции, содержащие как отправленные, так и не отправленные (находящиеся в собственности) предметы. Когда вы выбираете строка поступления для возврата, если эта строка приема содержит оба отправленных и принадлежащие им товары, на странице отображаются две отдельные строки возврата.В приложение автоматически устанавливает флажок Отправлено для строка возврата, содержащая отправленные товары. Вы указываете количество для возврата по каждой строке отдельно и отправки транзакции.

Количество возврата должно быть меньше или равно полученное количество. Транзакция возврата учитывает как доступные собственные и отправленные количества индивидуально.

Дебетовые авизо

Вы можете создавать дебетовые авизо для возврата потребляемые предметы. Потребленные товары находятся в статусе В собственности. В зависимости от настройка дебетового авизо для сайта поставщика, приложение может автоматически создать дебетовое авизо при обработке возврата за израсходованные строка квитанции. Вы также можете вручную создать дебетовое авизо для израсходованных возврат транзакции.

Невозможно создать дебетовое авизо для позиций, которые в статусе Отправлено. Поставщик уже владеет товарами в Консигнации. положение дел. Таким образом, нет существующего счета-фактуры, по которому можно было бы создать дебетовое авизо.

Информация о партии и серийном номере

Если вы выберете строку для возврата и соответствующий отправляемый товар контролируется партиями или серийно, тогда вы должны ввести информация о партии и сериале.Если вся строка чека соответствует к отдельной партии или серийному диапазону, тогда вы можете обновить партию и серийный номер информацию прямо на странице «Строки возврата» или «Линия возврата». Если нет, то вы можете выбрать партии записей. и пункт «Серийные номера» в меню «Действия» для ввода новых партий и серийных номеров. Ты не может генерировать новые номера партий или серийные номера во время возврата.

Возврат заказа на перевод

Подход к возврату внутреннего материала передача начинается в Oracle Fusion Receiving.Вы можете запросить возврат против платежного поручения через пользовательский интерфейс «Управление возвратами».

Эти аспекты важны при возврате перевода заказы:

  • Процесс возврата транспортного заказа

  • Возврат физического материала

  • Исправления в возвращенном переводе заказы

  • Возврат исключений для перевода заказы

Процесс возврата транспортного заказа

Сотрудник, получающий заказы на возврат возврата с исходный заказ на передачу и физический возврат материала не является обязательным.

Когда вы инициируете возврат по транспортному поручению, приложение создает новый транспортный заказ с типом перевода заказа на возврат. Если требуется физический возврат материала, заказ на передачу передается в Oracle Fusion Shipping. Если физический возврат материала не требуется, транспортная инструкция не проходит на «Доставка», а вместо этого устанавливается статус «закрыто».

В процессе возврата служба получения рассчитывает цена и налог на возврат платежного поручения перед отправкой линии для обработки. Приложение получает суммы налогов и цен. из исходного транспортного поручения и создает их в обратном порядке.

Возврат физического материала

Возвращение физических материалов Обязательный флажок отображается в пользовательском интерфейсе «Строки возврата».Если отменить выбор этого поля, возврат будет считаться бухгалтерским. только возврат. Если вы выберете это поле, транзакции будут созданы для физический возврат материала.

Для возврата, не требующего физического возврата материал, строки отгрузки и резервирования не создаются. Перевод строка заказа устанавливается в статус закрытой автоматически, а заявка не обновляет отгруженное или полученное количество.Вы можете использовать документ с поручением на передачу для целей налогового, бухгалтерского учета и контрольного следа.

Для возврата, требующего физического возврата материала, Создаются строки отгрузки и резервирования. Вы можете собрать, упаковать и отправка физического материального возврата.

Исправления к возвращенным транспортным поручениям

После размещения материала из транспортного заказа, вы не можете исправить количество прихода.Однако вы можете исправить количество поступления по транспортному поручению до размещения сделка.

Исключения возврата для заказов на перемещение

Вот исключения для возвратов против перевода заказы:

  • После того, как вы инициируете возврат против заказ на перемещение, вы больше не можете исправить возвращенное количество.

  • Вы не можете объединить заказ на перемещение строки возврата с другим заказом на покупку или строки возврата RMA на та же квитанция о вручении.

  • Вы не можете выполнять операции возврата для внутриорганизационного транспортного заказа, который перемещает материал из субинвентарь в субинвентарь внутри организации.

  • Приложение не запускается транзакции возврата транспортного заказа, если материал физически не доступный. Например, если для того же материала существуют другие резервирования.

  • Вы можете вернуть только инвентарь по месту назначения заказы на перевод.Вы не можете вернуть заказы на перевод расходов по назначению.

Как оформляется возврат к операциям поставщика с товаросопроводительными документами

Когда вам нужно вернуть товар поставщику, вы можете распечатать товаросопроводительные документы для транспортировки возвращенного товары обратно поставщику. Возврат может потребоваться, когда покупатель отклоняет товар из полученной посылки, обнаруживается внутренний дефект, и так далее.Чтобы распечатать товаросопроводительные документы для возврата, следуйте инструкциям двухэтапный процесс возврата, который начинается в Oracle Fusion Receiving и продолжается до Oracle Fusion Shipping.

Настройки, влияющие на возврат к сделкам с поставщиками

Для печати товаросопроводительных документов для возврата поставщику транзакции выберите Печать отгрузочных документов для возврата поставщикам в разделе «Управление получением» Страница параметров.

Примечание: распечатанные товаросопроводительные документы для опции «Возврат поставщикам» — это однократный этап настройки. для вашей организации. Вы не устанавливаете это для каждой транзакции.

Как вернуться к поставщику обрабатываются сделки

Транзакции возврата поставщику обрабатываются в два шага:

  1. Создание транзакции возврата поставщику в Oracle Fusion Receiving.

    Агент-получатель имеет автономное взаимодействие с поставщиком для получения возврата номер разрешения на возврат материала. Тогда получение агент создает транзакцию возврата поставщику, предоставляя детали например, возвращенное количество и разрешение на возврат материала (RMA) количество. Наконец, агент-получатель отправляет транзакцию на обработку. и транзакция переходит в раздел «Доставка».

  2. Создайте и подтвердите возврат в поставки поставщика в Oracle Fusion Shipping.

    При отгрузке товары по транзакции возврата поставщику рассматриваются как отгрузка без инвентаря и этапы товаров без создания отгрузки. Отгрузки, не связанные с товарными запасами, не создают складских операций и не влияют на наличные остатки.Поэтому приложение пропускает такие действия, как невыполненный заказ, счетчик циклов, выпуск подборки и запись серийных номеров, поскольку эти действия не применимы к отгрузкам, не относящимся к запасам. Доставка менеджер ищет операции возврата, назначает возврат на линия поставщика к отгрузке и выполняет подтверждение отгрузки. На корабле Подтвердите, Доставка создает товаросопроводительные документы для клиента, и автоматически создает и отправляет автоматические уведомления об отправке (ASN) поставщику.

Исправления для возврата к сделкам с поставщиками С отгрузочными документами

Вы можете вносить исправления вернуться к сделкам с поставщиками. Исправления отражены на товаросопроводительных документах до тех пор, пока возвращенные товары не будут отправлены в течение приложение Доставка. Если вы вносите исправления после продуктов отправлены, изменения по-прежнему принимаются в разделе «Получение».Получение поддерживает автоматизированные интерфейсы с Oracle Fusion Payables, Oracle Fusion Cost Management и Oracle Fusion Purchasing, чтобы поделиться скорректированная информация о количестве. В таблице поясняется, когда вносятся изменения. разрешено в приложении «Доставка» в зависимости от типа исправления. к транзакции возврата поставщику и связанной с ней отгрузке положение дел.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с увеличением количества.

Отправлено

В конце принимается увеличение количества доставки и создается новая линия доставки.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с увеличением количества.

Не отгружается

Обновления принимаются в доставке.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с увеличением количества.

Частично отгружено

Обновления принимаются в доставке для неотправленных линий. Обновления для уже отгруженных линий не принимаются.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с уменьшением количества.

Отправлено

При доставке обновления не принимаются.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с уменьшением количества.

Не отгружается

Обновления принимаются в доставке.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление с уменьшением количества.

Частично отгружено

Обновления принимаются в доставке для неотправленных линий. Обновления для уже отгруженных линий не принимаются.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление что уменьшает количество до нуля.

Отправлено

При доставке обновления не принимаются.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление что уменьшает количество до нуля.

Не отгружается

Доставка принимает изменение, но устанавливает количество на ноль отменяет отправку при отправке.

Транзакция возврата поставщику отправляет обновление что уменьшает количество до нуля.

Частично отгружено

Обновления принимаются в доставке для неотправленных линий. Другие строки не принимаются, потому что эта часть отгрузки отменяется.

Транзакция возврата поставщику выполняет дальнейшую обновляется после установки количества на ноль.

Отменено

Вы не можете вносить дальнейшие обновления в транзакцию это уже отменено. Вы должны создать новый возврат поставщику сделка.

Пример

Когда заказчик вашей организации инициирует возврат, они возвращают товар вашей организации.После этого ваша организация должна отправить товары обратно. стороннему производителю или поставщику. Поэтому вместо ваши клиенты возвращают товары напрямую поставщикам, ваши товары клиента направляются через вашу организацию в вашу организацию поставщики. В этом случае вы должны создать товаросопроводительные документы для транспортировка товаров обратно поставщикам.

Связанные темы

Часто задаваемые вопросы по возврату

Как я могу вернуть часть строки квитанции?

Введите количество для возврата при возврате Страница линий.Если вы возвращаете часть строки квитанции, введенный количество возврата отличается от зарегистрированного количества. Если ты возврат всей строки поступления, тогда количество возврата равно записанное количество.

Почему мой заказ на покупку не отображается в результатах поиска на странице «Квитанции о возврате»?

В заказе на поставку должно быть указано:

Что произойдет, если я возвращаю строки поступления, которые контролируются партиями или сериями?

Необходимо указать номера партий и серийные номера.

Выберите партии записей и Элемент Серийные номера из меню Действия на странице Строки возврата для записи применимого лота и серийные номера. Вы не можете сгенерировать новые номера партий или серийные номера при оформлении возврата.

Что произойдет, если я верну уже израсходованный материал?

Настройка дебетового авизо на сайте поставщика Считается.Если в этом параметре указано создание дебетового авизо, тогда приложение создает дебетовое авизо автоматически, так как потребление совет уже сформирован. Вы также можете вручную создать дебетовое авизо для израсходованной обратной транзакции.

Что означает возврат к сделке с поставщиком?

Транзакция, которую вы используете для возврата товаров. поставщику и получите кредит на товары без взаимодействия напрямую с поставщиком.Возврат проходит через организацию. стороннему производителю или поставщику. Организация отправляет товары обратно поставщику.

Что произойдет, если я установлю флажок «Требуется возврат физического материала»?

Сделки созданы для физического Возврат материала, создаются строки отгрузки и резервирования.Вы можете забрать, упаковать и отправить возвращенные материалы.

Если вы не установите этот флажок, возврат будет считается только бухгалтерским возвратом. Очереди отгрузки и бронирование не создаются, переводному поручению автоматически присваивается статус закрыто, а отгруженное или полученное количество не обновляется.

В чем разница между физическим и только бухгалтерским возвратом внутреннего перемещения материала?

Если требуется физический возврат материала, заказ на перемещение связан с Oracle Fusion Shipping.

Если физический возврат не требуется (только для бухгалтерского учета) возврат внутреннего перемещения материала), транспортный заказ не сопряжен в Oracle Fusion Shipping.

Тип транспортного поручения Возврат создается для обоих сценарии (с физическим возвратом или без него).

В чем разница между возвратом заказа на покупку и возвратом заказа на поставку прямой доставки?

Для обычного возврата заказа на покупку вы может вернуть товар либо получателю, либо поставщику.

Для возврата заказа на прямую поставку вы может только вернуть товар поставщику. Вы не можете вернуть товар в получение.

Могу ли я инициировать возврат по платежному поручению?

Да. Вы можете вернуть место назначения инвентаря заказ на перевод, но вы не можете вернуть перевод в пункт назначения порядок.Заказы на перемещение в пункт назначения запасов имеют тип назначения. стоимость инвентаря. Пункт назначения расходов заказы на перемещение имеют значение типа назначения Расходы.

заказов на поставку: все, что вам нужно знать

Использование заказов на покупку может помочь организации восстановить контроль над своими расходами, оптимизировать процесс приобретения товаров и услуг и создать культуру упреждающих расходов, которая улучшает чистую прибыль.

Эффективная система заказов на закупку (PO) также позволяет членам группы (например, финансовым отделам) следить за незавершенными и будущими покупками, прежде чем будут выделены дополнительные деньги.

В этом блоге мы объясняем, что такое заказы на закупку, как они работают и как создать эффективную систему заказа на поставку, которая идеально подходит для ваших нужд.


Содержание

Что такое заказ на поставку?

Кажется логичным начать это руководство с ответа на простой вопрос: что такое заказ на поставку? Вот что вам нужно знать:

Определение
Заказы на покупку (ЗП) — это документы, отправляемые покупателем поставщику с запросом на заказ.В каждом ЗП будут указаны особенности запроса на закупку, включая описание заказа, количество товаров, а также согласованную цену и условия оплаты. Они также идентифицируют номер заказа на поставку (ЗП).


Когда продавец — например, поставщик или продавец — принимает заказ на поставку, между двумя сторонами заключается юридически обязывающий договор.

Хотя заказы на покупку добавляют несколько дополнительных шагов к процессу покупки, они помогают обеспечить бесперебойную транзакцию между покупателем и продавцом.Они также помогают снизить риск выполнения неполного или неправильного заказа. Короче говоря, эти документы дают покупателю возможность ясно и недвусмысленно передать свой запрос продавцу.

Вдобавок к этому, если покупатель откажется от оплаты при поставке товара или услуги, продавец будет защищен, поскольку заказ на поставку действует как обязательный договор между обеими сторонами.

Наконец, некоторые коммерческие кредиторы будут использовать заказы на покупку в качестве справочного материала для оказания финансовой помощи организации.

Как работают заказы на покупку?

Чтобы упростить покупку товаров и услуг, необходимых организации для успешной работы, заказ на поставку должен следовать строгой пошаговой процедуре, известной как процесс заказа на поставку.

В этом разделе мы объясним, кто и что участвует в этом процессе в организации.

Понимание этапов процесса заказа на поставку

Процесс заказа на поставку — это путь, который проходит заказ на поставку от создания до закрытия и всего, что между ними.В зависимости от характера компании (размер, отрасль, человеческие ресурсы, организационная структура, товары и услуги, которые она приобретает и т. Д.), Процесс заказа на поставку также может быть изменен, чтобы включать дополнительные необходимые шаги, такие как проверки качества, утверждение бюджета, договорные отношения. одобрение и многое другое.

Вот шаги в процессе заказа на поставку:
  1. Создание заказа на покупку
  2. Утверждение заказа на покупку
  3. Отправка заказа на покупку поставщику
  4. Получение заказа на поставку (договор, имеющий обязательную силу)
  5. Получение товаров или услуг
  6. Выставление счетов
  7. 3-стороннее согласование
  8. Авторизация и организация платежа
  9. Закрытие заказа на поставку

Давайте подробно разберем эти шаги.

1. Создание заказа на поставку

Когда компания (т. Е. Покупатель) решает купить продукт или услугу, она создает заказ на покупку, в котором подробно указывается, что запрашивается у продавца, а также цены и условия оплаты.

2. Утверждение заказа на поставку

Перед отправкой заказа на покупку его необходимо утвердить. Процесс утверждения компании будет определять, кто в компании должен утверждать заказ на поставку перед его отправкой поставщику. Современные компании, как правило, упрощают этот шаг, требуя (и утверждая) сначала заявку на покупку.Этот процесс устраняет необходимость утверждения заказа на поставку и упрощает процесс для группы закупок.

3. Заказ на покупку отправляется поставщику

После утверждения заказ на покупку отправляется продавцу. Для софтверных компаний, которые делают покупки в Интернете, этот шаг может показаться излишним. Однако заказы на покупку также служат внутренним документом, который упрощает сверку для бухгалтерии после получения счета. Таким образом, хотя отправка заказа на поставку поставщику не является обязательной, рекомендуется сохранять его для внутренних целей.

4. Получен заказ на поставку [обязывающий договор]

Поставщик / продавец получает заказ. Как только поставщик сообщает компании, что он может выполнить заказ, заказ на покупку становится обязательным контрактом. Инструменты электронных закупок, такие как Procurify, предлагают отправлять заказы на покупку через систему онлайн-закупок, что упрощает отслеживание того, что электронные письма с запросами на покупку были отправлены компанией и получены поставщиком.

5. Получение товаров или услуг

Продавец отправляет заказ, прикрепляя номер заказа к упаковочному листу.Это помогает покупателю узнать, какой заказ прибыл.

6. Выставление счета-фактуры

Продавец также выставляет счет-фактуру по заказу, не забудьте указать номер заказа на поставку в счет-фактуру.

7. Трехстороннее сопоставление

Компания использует трехстороннее сопоставление для подтверждения того, что номер заказа на поставку и детали заказа (количества и цены заказанных товаров и услуг) совпадают в Заказе на закупку, Счет-фактуре и Упаковочный лист.

8. Авторизация и организация платежа

Если все прошло проверку и компания довольна заказом, компания утверждает счет-фактуру и организует оплату продавцу (в соответствии с согласованными условиями оплаты).

9. Закрытие заказа на закупку

После выполнения вышеуказанных шагов отметьте заказ на закупку как закрытый.

Кто оформляет заказ на поставку?

Покупатель несет ответственность за создание и оформление заказа на поставку. В более крупных компаниях заказ на поставку обычно оформляется отделом закупок или закупок. В небольших компаниях заказ на поставку может оформить владелец бизнеса, менеджер по операциям или финансовый менеджер.

Также важно отметить, что роль создания и выпуска заказа на поставку может быть возложена на центрального покупателя для определенной группы.Например, в компании-разработчике программного обеспечения офис-менеджер может создавать заказы на поставку.

В конечном итоге , который выдает заказ на поставку, сводится к тому, как компания решает настроить процесс закупок.

Кто утверждает ЗП?

Один или несколько человек могут утверждать заказы на закупку в зависимости от текущего процесса закупок. В более крупных компаниях, которые определили процессы закупок, утверждения заказов на закупку обычно структурированы по местоположениям и отделам с привязкой к определенным пороговым значениям в долларах.

Например, если менеджер по цифровому маркетингу в компании-разработчике программного обеспечения запрашивает новый рекламный бюджет, маршрут утверждения заказа на поставку может включать директора по маркетингу и финансового директора (или другую роль, отвечающую за бюджет компании).

В небольших компаниях финансовый директор или генеральный директор может быть окончательным утверждением любого вида расходов, что может привести к возникновению узких мест при утверждении.

Что содержится в заказе на поставку?

В общем, вот что содержит заказ на поставку:

  • Покупаемые продукты или услуги
  • Приобретенное количество
  • Конкретные торговые марки, артикулы или номера моделей
  • Цена за единицу
  • Дата доставки
  • Место доставки
  • Платежный адрес компании
  • Согласованные условия оплаты (например,грамм. при доставке, в течение 30 дней и т. д.)

Эти позиции могут быть строгим требованием или опцией, в зависимости от процессов закупок и закупок в организации. Кроме того, заказы на поставку можно настроить в соответствии с потребностями бизнеса, поэтому этот список не является исчерпывающим.

С помощью программного обеспечения для электронных закупок, такого как Procurify, вы можете добавлять коды счетов на этапе подачи заявки. Добавление этой информации упростит процесс сверки и упростит передачу информации в вашу систему бухгалтерского учета.

Как выглядят заказы на покупку?

Компании обычно имеют стандартизированный документ на поставку с информацией о запасах для обеспечения единообразия.

Вот пример заказа на покупку, который показывает, как выглядит заказ на покупку:

Пример заказа на закупку Procurify

Заказ на покупку и счет-фактура: в чем разница?

Если вы новичок в использовании заказов на покупку, вам может быть интересно: чем они отличаются от счета-фактуры? Ну, для начала, эти документы создают разные члены команды.

Покупатели создают ЗП и отправляют их поставщикам. В свою очередь, это побуждает поставщика принять заказ на поставку и отправить счет-фактуру обратно покупателю.

Обычно в заказе на покупку и в счете-фактуре содержатся похожие сведения. В счете-фактуре обычно указывается номер заказа на поставку вместе с номером счета-фактуры, чтобы подтвердить, что оба документа содержат одинаковую информацию и соответствуют друг другу.

Вот удобная таблица, объясняющая основные различия между заказами на покупку и счетами-фактурами:

Заказ на поставку Счет-фактура
Кто это создает? Покупатели несут ответственность за создание заказов на покупку. Поставщики несут ответственность за создание счетов.
Когда отправлять? Необходимо одобрить и отправить поставщику перед покупкой или сохранить для внутреннего учета. Создайте и отправьте счет после получения платежа.
Какую информацию он содержит? — Подробная информация о покупках (продукты / услуги и запрошенное количество)

— Артикулы, номера моделей и торговые марки каждого товара
— Цена

— Дата доставки

— Место доставки

— Платежный адрес

— Условия оплаты

— Номер заказа

— Номер счета-фактуры

— Подробная разбивка заказа со стоимостью

Пример

Вот пример, который поможет вам понять, как использовать ЗП и счет в процессе покупки:

Дэвид работает ИТ-менеджером в компании, производящей программное обеспечение.Ему нужно купить ноутбуки для новых сотрудников. Он составляет заказ на поставку, в котором указывается все, что необходимо, включая количество и любые конкретные требования (например, количество ноутбуков, модели ноутбуков и т. Д.).

Компания, отвечающая за продажу ноутбуков, получает заказ на покупку. После того, как они подтвердят, что могут поставить ноутбуки с необходимыми характеристиками, они выполнят заказ. Они отправляют ноутбуки с указанием даты доставки и прилагают счет-фактуру.

Когда Дэвид получает ноутбуки, он должен проверить доставку.

Сара, менеджер по бухгалтерскому учету компании, проведет трехстороннее сопоставление после получения счета. Если все совпадает, Сара может отправить счет на утверждение, а затем произвести оплату продавцу.

После завершения важно отметить ЗП как закрытое, а счет как оплаченный.

Является ли заказ на поставку договором?

Да, если заказ на поставку принят поставщиком, он является юридически обязывающим контрактом.

Продавцы «принимают» заказ на покупку, сообщая покупателю, что они могут выполнить заказ.Продавцы могут «отклонить» заказ на покупку, сообщив покупателю, что они не могут выполнить заказ.

В качестве альтернативы, если запрос предложения (RFQ) является частью процесса, поставщик может просто не принять запрос предложения, чтобы указать, что он не может выполнить заказ.

Преимущества использования электронных заказов на покупку

Если вы используете бумажные заказы на покупку, вы создаете для себя больше работы, чем вам нужно. Вы также подвергаетесь ряду потенциальных ошибок, которых можно избежать с помощью электронных заказов на покупку.

Платформы электронных закупок, такие как Procurify, могут упростить закупки компании и обеспечить большую прозрачность на каждом этапе процесса закупок.

Вот преимущества перехода на электронную систему заказов на закупку и программное обеспечение для электронных закупок:

1. Централизованные заказы на поставку

В средах закупок, ориентированных на облачные технологии, управление заказами на поставку в организации централизовано на одной онлайн-платформе. Команды и менеджеры получают полную информацию о том, на каких этапах находятся заказы на поставку, в режиме реального времени.Поскольку программное обеспечение для электронных закупок находится в облаке, заказы на покупку надежно хранятся, но при этом остаются доступными из любого места в любое время.

2. Ускоренный процесс утверждения заказа на закупку

Утверждающие члены группы немедленно уведомляются, когда запрос на покупку отправляется в систему. Бумажные рабочие процессы утверждения часто приводят к неэффективности, что приводит к возникновению узких мест.

3. Лучшая прозрачность бюджетов

Менеджеры по закупкам и закупкам знают, на что идут расходы.Незавершенные, но еще не утвержденные покупки известны и учитываются до утверждения дополнительных расходов.

4. Вы можете избежать ненужных расходов и мошенничества

Платформы электронных закупок, поскольку они предлагают более совершенные системы утверждения и автоматическое трехстороннее сопоставление, могут снизить вероятность того, что ваша компания заплатит за вещи, которые не были получены. Они также позволяют командам выявлять поддельные счета до оплаты.

5. Эффективное ведение документации и меньше места для административных ошибок

Хорошее ведение документации необходимо при закупках и закупках.Бумажные записи легко потерять, повредить или случайно уничтожить. Часто бывает трудно обнаружить повторяющиеся запросы, покупки, счета-фактуры или недостающие транзакции — все это может стоить вашей компании времени и денег. Использование бумаги также требует эффективной и регулярно обновляемой файловой системы, которая требует много места и человеко-часов для эффективной работы.

Цифровые записи устраняют все эти проблемы. При управлении в облаке более одного человека из финансового отдела могут получить доступ к каждому заказу на покупку.Короче говоря, эти жизненно важные документы не лежат на столе у ​​одного человека, и они не пропадут. Это не только лучше для сквозной видимости закупок, но и для повышения эффективности закупок.

6. Устойчивое развитие

Меньше бумажной работы означает уменьшение выбросов углекислого газа для вашей компании.

Плюсы и минусы использования заказов на покупку

Заказы на покупку важны , потому что они могут помочь компаниям:

  • Избегайте дублирования заказов
  • Избегайте неожиданных счетов
  • Отслеживайте входящие заказы
  • Поймайте неожиданное повышение цен
  • Улучшение финансового положения и точность инвентаризации
  • Соблюдение требований аудита
  • Более разумный бюджет: команды по закупкам могут закупать только на доступные средства, для которых требуется одобрение
  • Улучшение (и даже ускорение) сроков доставки, поскольку заказы на поставку помогают планировать доставку, когда это необходимо покупателю
  • Обеспечьте четкую связь с поставщиками
  • Действуйте как юридически обязательная документация

Тем не менее, важно оценить конкретные потребности вашей компании, прежде чем вводить систему заказов на покупку, поскольку использование заказов на поставку имеет административный недостаток.

К недостаткам использования заказов на покупку можно отнести:

  • Заказы на покупку создают дополнительную бумажную работу, которая может раздражать при небольших покупках и отнимать много времени для небольших команд
  • Хотя они не действуют как юридический договор между поставщиком и поставщиком поставщика, кредитные карты могут заменить заказы на покупку, чтобы помочь в ведении учета и документировании покупок. (Имейте в виду, что если компания действительно использует кредитные карты для покупок, заказы на покупку могут облегчить процесс согласования кредитных карт для бухгалтерии.)

Следует ли использовать заказы на поставку в вашей организации?

Использование форм заказа на покупку может помочь компании перевести культуру расходов из реактивного состояния в проактивное. Так следует ли вам использовать заказы на покупку в своем бизнесе или нет?

Чтобы ответить на этот вопрос и создать подход к закупкам, который работает для вашей компании, вам нужно сделать шаг назад и понаблюдать за тем, как ваша организация в настоящее время занимается закупками.

заказов на покупку дают вам представление о расходах вашей компании.Они помогают членам команды совершать покупки эффективно и упрощают процесс покупки. Они также помогают бухгалтерам согласовывать расходы.

Вот что вам следует оценить, прежде чем интегрировать систему заказов на закупку в своей компании.

Заявки на закупку: полезны или нет?

Предполагая, что ваша организация в настоящее время не использует заказы на покупку, также вероятно, что вы не управляете запросами членов вашей команды, когда они хотят что-то купить. Большинство организаций просто позволяют членам своей команды отправить менеджеру свой запрос по электронной почте, а затем этот человек совершит необходимые покупки.

Неформальный процесс утверждения покупки, вероятно, не проблема, если ваша компания небольшая, а командные расходы не превышают ваш бюджет. Но по мере роста вашей компании и увеличения числа команд, приобретающих товары и услуги, возникнет необходимость в более строгом контроле над расходами компании. Вот здесь и пригодятся заявки на покупку.

Заявки — это заказ на поставку, который члены вашей группы делают для материалов или предметов, необходимых им для работы. Утверждение или отклонение заказа на покупку происходит, когда член группы отправляет запрос своему руководителю или непосредственно группе закупок.

Формализовав процесс запроса на покупку чего-либо, вы можете исключить чрезмерные и ненужные расходы и получить контроль над расходами вашей компании.

Имейте в виду, что введение заявок на покупку — это еще один шаг в процессе закупки. Поэтому подумайте, перевешивают ли преимущества этот недостаток, прежде чем двигаться дальше.

Бюджеты

Если получение контроля над бюджетами является приоритетом для вашей компании, вы должны знать, что добавление запросов на поставку дает два важных преимущества: возможность управлять бюджетом для командных расходов и возможность воспользоваться оптовыми скидками на большие заказы.

Когда участники группы начнут составлять заявки на покупку, вы сможете рассчитывать средние ежемесячные расходы и отслеживать, что покупают ваши команды. Это означает, что вы можете начать анализировать, как они используют расходные материалы, и определять возможности экономии. Утверждающим будет лицо, управляющее бюджетом. Если команды превышают бюджет, утверждающий может не утвердить все заявки на покупку, которые не нужны немедленно.

Оптовые скидки

Есть ли шанс, что оптовые закупки могут принести вам лучшие скидки от продавцов? Если это так, то, вероятно, будут полезны заказы на закупку и заявки на покупку.

Как только ваши команды начнут подавать заявки на закупку, утверждающий также может легко определить модели закупок. Затем утверждающий может отправлять оптовые заказы и запрашивать скидки у поставщиков. Если запросы являются цифровыми, это может значительно сократить время обработки, поскольку команды могут добавлять часто запрашиваемые элементы в каталог от лучшего поставщика по лучшей цене.

Заказы на закупку

Закупки выходят из-под контроля? Есть ли у вас четкое и прозрачное представление о том, кто что покупает и у каких поставщиков вам следует покупать? Можете ли вы получить доступ к финансовой отчетности в режиме реального времени, которая скажет вам, сколько вы (и ваши команды) можете потратить на покупки в любой момент времени?

Ваши ответы на эти вопросы помогут понять, нужна ли вам система заказов на покупку в вашем бизнесе.

Если да, то у нас есть хорошие новости: создание процесса заказа на поставку, вероятно, так же просто, как связаться с поставщиками и сообщить им, что с этого момента вы будете отправлять заказ на покупку перед отправкой оплаты за товары. Поставщик, скорее всего, обрадуется этому, потому что это значительно поможет обеим сторонам.

Покупатель заполнит форму заказа на поставку и отправит ее поставщику, когда утвержденный запрос будет готов для покупки. Если есть какие-либо проблемы или проблемы с покупкой, продавец четко об этом сообщит.После получения оплаты они отправят товар и выставят счет.

Внедрить процесс заказа на закупку еще проще для вас, ваших отделов и поставщиков, если вы используете программное обеспечение для электронных закупок.

Сводка

Многие организации избегают использования заказов на покупку, потому что не хотят иметь дело с лишними документами или замедлять свои существующие процессы. Но за исключением случаев, когда ваш бизнес небольшой и ежемесячно совершает лишь несколько покупок у нескольких поставщиков, вы, вероятно, не пользуетесь многими преимуществами, которые система заказов на покупку может принести вашей компании и ее прибыли.

Заказы на покупку предлагают поставщикам четкие юридические инструкции и инструкции по закупкам. Для организации они предлагают контрольный журнал. Финансовые руководители могут ссылаться на это, когда что-то идет не так.

Получайте ежемесячный контент, который доставляется каждый месяц прямо на ваш почтовый ящик. Никакого спама, только контент.

Процесс и процедуры заказа на поставку (ЗП)

]

Заказы на закупку (ЗП) занимают центральное место в процессе закупок и играют важную роль в контроле деловых закупок.В этом посте мы определим, что такое заказ на покупку, опишем, какую информацию он включает, выделим ключевые преимущества использования заказов на покупку и объясним ключевые этапы процесса заказа на покупку. Но сначала ответ на вопрос «что такое заказ на поставку?» Будет хорошим началом.

Что такое заказ на поставку?

Заказ на покупку — это официальное подтверждение заказа, отправленного покупателем продавцу товаров или услуг. Это документ, который покупатель отправляет поставщику, который разрешает покупку.

Какую информацию включает заказ на поставку?

Хотя некоторая информация может отличаться, заказы на покупку обычно включают название компании, покупающей товары или услуги, дату заказа, дату доставки, описание и количество товаров или услуг, цены, номера позиций в каталоге поставщика, почтовый адрес, условия оплаты, адрес для выставления счета и номер заказа на покупку (или номер заказа на поставку).

Почему компании используют заказы на закупку?

Заказы на закупку используются по нескольким причинам:

  1. Они устанавливают четкие ожидания — Заказы на закупку позволяют покупателям уточнить свои потребности перед поставщиками.Это не только гарантирует, что вы встанете на правильную ногу, но и обе стороны могут использовать это как формальную проверку на случай, если заказы не будут доставлены должным образом.
  2. Они помогают управлять заказами — Многие компании назначают определенных лиц для управления запасами, что обычно включает обработку входящих заказов. Эти люди обычно занимаются закупками, финансами или операциями. Заказы на покупку предоставляют этим лицам официальную документацию о входящих или ожидающих поставках, что позволяет им более эффективно отслеживать заказы и управлять ими.
  3. Они помогают с составлением бюджета — После создания заказа на поставку покупатели могут немедленно учесть эти затраты в бюджетах компании. Компаниям выгодно иметь четкие записи о том, сколько денег тратится и куда они идут.
  4. Они имеют обязательную юридическую силу — Нас часто спрашивают, является ли заказ на поставку юридически обязательным контрактом. Официально ответ — да, заказы на поставку являются юридическими документами, согласно судебному делу 2014 года, MidAtlantic International Inc.по сравнению с AGC Flat Glass North America Inc. В этом деле федеральный суд постановил, что заказы на поставку являются подлежащим исполнению контрактом между двумя сторонами. При отсутствии официального контракта заказ на поставку может служить юридически обязательным документом только после того, как он принят поставщиком.
  5. Они являются ключевой частью контрольных журналов — аудиторы внимательно следят за финансовыми несоответствиями. Они будут особенно заинтересованы в поступающих товарах и услугах и исходящих платежах. Выдача, обработка и запись заказов на поставку — отличный способ порадовать аудиторов.

Вышеуказанные преимущества ориентированы на покупателей, но заказы на покупку также являются важными документами для поставщиков. Продавцы используют их для выполнения заказов и обработки платежей.

Всегда ли предприятиям нужны заказы на поставку?

Нужны ли предприятиям заказы на поставку, зависит от нескольких факторов, но в целом хорошей деловой практикой является поддержание порядка в кредиторской задолженности.

В современном мире общение происходит со скоростью света. Заказы делаются по телефону, по электронной почте и даже в текстовых сообщениях.Отказ от официального подтверждения заказа означает, что вы или ваш поставщик можете забыть важные детали заказа.

Некоторым учреждениям не требуется заказ на покупку определенных товаров. Мы проиллюстрируем использование требований небольшого частного университета, которые перечислены на его веб-сайте. ЗП не требуется для следующих расходов:

  • Межведомственные расходы (книжный магазин, типография и т. Д.). Вместо этого эти платежи оплачиваются ежемесячно.
  • Возмещение командировочных расходов.Вместо этого используется форма запроса на проверку.
  • Продление годового членства и подписки. Вместо этого требуется запрос на возмещение расходов.
  • Заказ канцелярских товаров через Интернет у официального поставщика университета.

Во всех остальных случаях университет четко заявляет, что может отказать в оплате без авторизованных заказов на покупку.

Каков процесс оформления заказа на поставку?

Ниже приведены шаги в процессе заказа на поставку.Обратите внимание, что процесс заказа на поставку является частью более широкого процесса закупок, который включает в себя все, от определения потребности в товаре или услуге до оплаты. Прочтите нашу запись в блоге обо всем процессе закупок здесь. Многие компании внедряют систему заказов на закупку

  • Шаг 1: Покупатель создает заявку на покупку — Процесс заказа на покупку начинается с заявки на покупку, документа, который создается покупателем и отправляется в отдел, контролирующий финансы для утверждение заказа на закупку.Считайте, что это часть процесса, когда вы поднимаете палец вверх, чтобы купить нужные вам товары и услуги. На самом деле вы ничего не заказываете, вы получаете на это разрешение. Утверждающие могут одобрить, отклонить или пометить ваш запрос для дальнейшего обсуждения. Ключевое различие между заявками на покупку и заказами на покупку заключается в том, что заявка на покупку связана с разрешением, а заказы на покупку относятся к закупке. Прочтите нашу запись в блоге о заявках на покупку и заказах на покупку для подробного описания этих двух документов.
  • Шаг 2: Покупатель выдает заказ на покупку — После утверждения заявки на покупку отдел закупок выдает заказ поставщику. По сути, заказ на поставку размещают. Заказы на покупку обычно создаются с помощью программного обеспечения для заказов на покупку, такого как PLANERGY, которое позволяет предприятиям отслеживать заказы на покупку и отправлять их в электронном виде.
  • Шаг 3: Поставщик утверждает, отклоняет или отправляет ЗП на обсуждение — Поставщик тщательно проверяет заказ на поставку, уделяя особое внимание количеству, ценам, общей сумме к оплате и условиям.После того, как поставщик утверждает заказ на поставку (обычно по электронной почте или с помощью программного обеспечения для электронных закупок), он готовит товары или услуги к доставке. Если у них нет товара, который покупается, или если есть другие проблемы с заказом, он помечается и отправляется обратно покупателю для дальнейшего обсуждения.
  • Шаг 4: Покупатель записывает заказ на поставку — Последний шаг в процессе заказа на поставку состоит в том, что покупатель записывает заказ на поставку. Как упоминалось ранее, подача заказов на поставку — хорошая привычка в случае аудита.

После завершения этих шагов в процессе заказа на поставку товары или услуги доставляются и проверяются. После этого поставщик выставляет счет финансовому отделу покупателя, если, следуя передовой практике, трехстороннее сопоставление счета-фактуры с ЗП и документами поставки, платеж будет произведен и транзакция завершена. Это завершит полный процесс Procure-to-Pay.

Чем заказ на покупку отличается от счета-фактуры?

Хотя они могут показаться похожими, заказы на покупку и счета-фактуры сильно отличаются.Счет-фактура требует оплаты покупки и отправляется от продавца покупателю. Они включают ту же информацию, что и в заказе на покупку, а также номер счета-фактуры, контактную информацию поставщика, любые кредиты или скидки за досрочные платежи, график платежей и общую сумму, причитающуюся поставщику.

Основные различия между двумя документами заключаются в том, что заказ на поставку требует создания счета-фактуры. Заказ на покупку отправляется от покупателя поставщику, а счет-фактура отправляется от поставщика покупателю.Кроме того, заказ на поставку официально «заказывает» товары или услуги у поставщика, а в счете-фактуре запрашивается оплата заказа.

Почему вам следует автоматизировать процесс заказа на поставку?

Процесс заказа на поставку важен, но в отсутствие системы электронных закупок он, несомненно, требует ручного труда и требует много времени. Компании часто внедряют ручную систему заказов на закупку, чтобы управлять этим на начальном этапе — форма заказа на покупку с подтверждением, часто подписываемым по телефону или электронной почте, это часто сочетается с электронной таблицей отслеживания заказов на покупку в Excel.Есть много проблем с процессом закупок вручную, в том числе из-за человеческой ошибки. В такой системе, как PLANERGY, за счет автоматизации весь процесс становится более эффективным. Вот почему вам следует автоматизировать этот процесс:

  • Все закупочные документы централизованы в одном месте и доступны из любого места. — Ссылка на заявки на закупку и заказы на закупку намного менее болезненна с помощью решения для электронных закупок. Вы можете получить доступ к любой нужной информации в любое время в одном месте.
  • Автоматизированные каталоги поставщиков упрощают оформление заявок на закупку — Вы можете создавать заявки на закупку, используя стандартизированную онлайн-форму, используя наши автоматизированные каталоги поставщиков. Нет необходимости листать устаревшие бумажные каталоги товаров и услуг. Онлайн-каталоги позволяют легко найти нужный товар по разумной цене у предпочтительных поставщиков, сокращая при этом ввод данных вручную. Вы также можете хранить предметы, чтобы сэкономить и сделать покупки более удобными.
  • Утверждение происходит быстрее — Получение утверждения заявок на закупку происходит быстрее и проще с автоматизированной системой. Вы можете отправить их напрямую лицу, отвечающему за их утверждение, через систему, что уменьшит количество узких мест. Настроить рабочий процесс утверждения так же просто, как нажать кнопку. Как только этот человек будет назначен утверждающим, он немедленно начнет получать автоматические запросы на утверждение, которые запускают создание заказа на покупку. Утверждения можно выполнять на ходу — больше не нужно задерживать заказы.
  • Заказы на закупку легко создавать и публиковать — Как и заявки на закупку, заказами на закупку также легко управлять с помощью программного обеспечения для электронных закупок. Вам больше не нужно беспокоиться о формате заказов на покупку, потому что все они предварительно заполнены. Кроме того, вы можете отправлять их поставщикам в любом формате.
  • Больше прозрачности расходов — С помощью систем электронных закупок вы можете управлять полным жизненным циклом Procure-to-Pay и иметь доступ к аналитическим данным, которые помогут вам более эффективно управлять бизнес-расходами.Соответствующие члены команды видят влияние заявок на покупку до того, как вы их утвердите, а бюджеты автоматически обновляются после отправки заказа на покупку.
  • Быстрый просмотр статуса заказа — Возможность видеть статус всех ваших заказов в одном месте является огромным преимуществом для автоматизации процесса заказа на поставку. Вы можете легко увидеть важные моменты в процессе заказа на поставку, например, какие заявки на покупку были утверждены или отклонены, и какие заказы на покупку были отправлены.
  • Сокращение времени цикла утверждения счетов — Финансовый отдел может тратить меньше времени на поиск подтверждения того, что счет должен быть оплачен, и упростить выставление счетов за счет сопоставления с утвержденными заказами на покупку с полной видимостью в контрольном журнале.Когда управление заказами на закупку осуществляется в цифровом формате, не нужно копаться в бумажном следе!

Процесс заказа на поставку важен для бизнеса. Разработка и поддержание профессионального процесса заказа на поставку, помимо других ценных преимуществ, отлично подходит для построения оптимальных отношений с поставщиками, ведения контрольного журнала и соблюдения бюджета. Его автоматизация может помочь упростить коммуникацию и минимизировать финансовые риски.

Узнайте, как PLANERGY может улучшить процесс заказа на закупку и контролировать коммерческие закупки

Узнайте, как загрузить PDF

Что такое товарная накладная (GRN) и зачем она вам

Закупки вашей организации — важная часть ваших финансов.В нем рассказывается о том, как вы используете бизнес-фонды для приобретения материалов, необходимых для работы, у лучших поставщиков и по самым выгодным ценам.

Учитывая, что закупки напрямую влияют на доход организации до 70%, очевидно, насколько тесно закупки связаны с финансовыми операциями вашей организации. В итоге вам необходимо:

  • Обеспечение эффективности всего процесса закупок
  • Постоянно искать возможности экономии на расходах
  • Построить долгосрочные взаимовыгодные отношения с поставщиками, а
  • Следите за данными о поставках для использования в будущем

Одна из таких точек данных, которую вам нужно получить, — это приток товаров в вашу организацию с использованием GRN.

Уведомление о получении товаров, также известное как GRN, представляет собой двусторонний документ, подтверждающий доставку товаров поставщиком и их получение покупателем. Когда клиент оформляет заказ на поставку, поставщик обязан доставить его в соответствии с условиями своего контракта.

После доставки заказчик выдает три копии накладной в отдел, запрашивающий поставки, оставляет копию для финансового отдела и передает одну поставщику.

Детали поставки подтверждаются тремя сторонами перед авторизацией.

Уведомления о получении товаров подтверждают, что заказ был доставлен и получен и удовлетворяет все заинтересованные стороны.

Зачем нужна расписка о получении товара?

Товарная накладная действует как средство, подтверждающее соблюдение обеими сторонами своей части контракта, и сохраняет эту запись для дальнейшего использования, если это потребуется или возникнут разногласия. К таким ситуациям относятся:

Проверка качества и количества поставок

Когда поставщик осуществляет доставку заказанных товаров, предполагается, что это было сделано добросовестно, т.е.е. при условии, что все доставленные товары соответствуют требуемым спецификациям и проходят проверку качества.

Но покупатель не может просто поверить поставщику на слово.

Отдел закупок / финансов затем передает поставленные товары запрашивающему отделу для проверки их соответствия спецификациям и критериям качества.

Если рассматриваемые поставки являются приемлемыми, контрагентам выдаются ноты о получении товаров, подтверждающие, что поставки соответствуют стандартам, и помогающие избежать будущих разногласий по поводу качества или количества поставленных товаров.

Контроль качества и управление проблемами

Допустим, после доставки некоторых материалов отдел запрашивающей организации осознает проблему, на которую они сначала не указали.

Теперь при внимательном рассмотрении полученного товара видно, что работоспособность проверена и работает безотказно.

На этом этапе поставщик освобождается от ответственности и может либо заменить добросовестные поставки, либо настоять на том, чтобы покупатели нашли способ обойти это, поскольку товары были в отличном состоянии на момент доставки.

Проверка счетов при трехстороннем сопоставлении

Трехсторонний процесс сопоставления предлагает высокоэффективный инструмент для сокращения и устранения мошенничества при выставлении счетов в организациях любого размера.

Используя трехсторонний процесс сопоставления, счета-фактуры поставщиков сопоставляются с накладными на поставку и полученными товарами. Вместе они подтверждают, что:

  • Заказчик запросил поставку определенного количества и качества (примечания к заявке на поставку)
  • Поставщик удовлетворительно доставил запрошенные материалы (примечание о получении товаров), а
  • Поставщик выставляет счет за поставленные материалы в указанном количестве и по указанным ценам.

Используя этот метод, легко обнаружить нарушения и отловить поддельные счета-фактуры.

Управление запасами и обновление уровней запасов

Среди прочего, квитанции о получении товаров являются свидетельством того, что организация приняла поставку требуемых материалов.

Затем это должно отразиться на складских показателях поставленной поставки. Таким образом, квитанции о получении товаров используются для управления запасами и ведения точных складских данных по мере производства поставок.

Какая информация требуется в сообщении о получении товара?

Уведомление о полученных товарах помогает клиентам и поставщикам заключить и соблюдать обязательные соглашения, а также дает организациям возможность вести складские запасы.Вот функции, которые он использует для этого.

  • Название организации поставщика
  • Подробная информация о продукте, такая как название, размер, тип, технические характеристики и т. Д.
  • Срок и дата доставки
  • Количество товара
  • ФИО и подпись представителя поставщика
  • Название принимающей организации
  • ФИО и подпись получателя
  • Номер заказа на поставку

Суммирует информацию, необходимую в накладной о получении товаров, чтобы иметь возможность вести записи, для которых она предназначена.

Проблемы, связанные с обработкой товаров, поступивших нот

Как и во всем, что касается закупок, всегда может возникнуть проблема.

Разумный подход состоит в том, чтобы предвидеть эти проблемы и создавать системы и процессы для их решения, что дает обеим сторонам беспрепятственный опыт в отношениях между заказчиком и поставщиком.

Вот некоторые из проблем, с которыми вы можете столкнуться при обработке квитанций о полученных товарах, независимо от того, заказываете ли вы или поставляете товары.

Медленное время обработки

Обычно GRN выдается, когда поставщик осуществляет поставку.Но во многих случаях это не так, поскольку отдел внутри организации, который заказывает товары, должен наладить дело с поставленными расходными материалами и убедиться, что они соответствуют стандартам.

Это может вызвать проблемы с поставщиками, которые должны ждать, пока заказчик не выполнит должную осмотрительность. Хуже того, если это более крупная организация, так как выдача GRN может занять до недели.

Своевременное общение с поставщиками относительно запасов

Скажите в процессе пробного запуска поставленных товаров, что закупающая организация обнаруживает заминку с доставленными ей товарами.

Небольшие организации могут сразу связаться с поставщиками и проинформировать их.

Более крупные организации, с другой стороны, могут просто занести это в журнал проблем, чтобы некоторые сотрудники могли их обработать.

Это создает ненужную задержку в операциях как клиента, так и поставщика, поскольку закупающая организация застряла с непригодными для использования товарами, в то время как поставщик имеет как свои запасы, так и денежные средства, связанные с покупателем.

Ошибки записи, приводящие к задержке выставления счетов

Три копии GRN выдаются отделу заказов, отделу закупок и поставщику соответственно.

В процессе записи одна команда может легко упустить крошечную деталь в своей собственной копии, а когда приходит время оплачивать счет поставщика, это создает задержки, пока они не будут распутаны вручную.

Хуже того, это может привести к перерасходу, что приведет к начислению процентов по счетам поставщиков за просрочку платежа.

Управление рабочей нагрузкой администратора, необходимой для решения проблем с GRN

Управление GRN — тяжелая работа администратора. Управление проблемами с GRN, тем более.

А теперь представьте ситуацию, когда вся эта работа возлагается на отдел закупок, чтобы они распутали каждую проблему, вручную связываясь с отделами заказов и поставщиками, чтобы попытаться найти золотую середину.

Это усложняет выполнение закупок административной нагрузки, не добавляя ничего к чистой прибыли.

Оспаривание недостоверных запасов

Независимо от того, насколько строгими являются ваши процессы проверки, может случиться так, что одна плохая часть инвентаря останется незамеченной.

И когда это произойдет, вы, по понятным причинам, попытаетесь получить компенсацию от своих поставщиков.

Это может быть проблемой, поскольку соответствующий поставщик уже провел обширные проверки для обеспечения соответствия количеству и качеству.

Таким образом, может быть трудно переварить стоимость этих проблем, обнаруженных в будущем.

Интеллектуальное управление GRN с помощью Kissflow Procurement Cloud

Kissflow Procurement Software разработано, чтобы дать вашей организации возможность управлять всеми процессами закупок, особенно GRN. Используя Kissflow, вы можете:

  • Создавайте собственные процессы с помощью нашего конструктора перетаскивания
  • Управляйте поставщиками прямо из одного места
  • Интеграция с остальной частью вашего бухгалтерского стека
  • Общайтесь и сотрудничайте со своей командой с помощью чата, уведомлений и комментариев
  • Назначайте задачи по закупкам и управляйте ими на протяжении всего рабочего процесса
  • Совместное использование и хранение документов и активов

Kissflow упрощает весь процесс закупок, так что вы действительно можете поддерживать свои бизнес-операции, сокращая повторяющуюся административную работу.

Узнайте больше о том, как Kissflow может изменить вашу систему закупок здесь.

Получение в процессе закупки

Закулисный взгляд на процесс поступления товаров

Салим Халифе, основатель и генеральный директор

Важное событие в процессе закупок происходит, когда товары, которые вы заказали, прибывают на ваш склад. Вы получили нужный товар? Это того качества, на которое вы рассчитываете? Было ли доставлено правильное количество? Возможно, это простые вопросы, но то, как ваша компания систематически отвечает на них, может иметь большое влияние на эффективность, продуктивность и, в конечном итоге, прибыльность.В нашей продолжающейся серии статей, посвященной основным этапам цикла закупок, мы изучаем процесс получения товаров — что в него входит и почему это важно.

Где это начинается и заканчивается?

Процесс поступления товаров совпадает с товарами, которые компания получает с заказом на поставку, который вы отправили поставщику, подтверждая, что полученные товары соответствуют заказанным и не имеют повреждений. Процесс начинается с заказа на поставку (ЗП) и заканчивается успешной передачей товаров заказчику и выставлением счета в отдел кредиторской задолженности.По сути, процесс получения товара состоит из трех этапов:

  1. Осмотр товаров
  2. По сравнению с ПО
  3. Обновление количества и проводка поступления

Часто счет поставщика поступает после того, как товары были получены, и в этом случае существует дополнительный этап сопоставления счета-фактуры с документами получения. Мы рассмотрим сопоставление счетов более подробно в одной из следующих публикаций.

Проверка товаров: количество и качество

Когда прибудет посылка, важно подтвердить, что вы получили нужные товары в нужном количестве.

Насколько тщательно вы проверяете полученное количество, вероятно, будет зависеть от количества задействованных упаковок и важности их содержимого. Если пакетов много, и в каждом из них много элементов, полный подсчет потребует очень много времени. В таких случаях может быть лучше использовать выборку для определения полученного количества. Отбор образцов нескольких упаковок может производиться по весу, физическим размерам или индивидуальному подсчету — в зависимости от того, какой метод наиболее целесообразен для конкретного продукта.

В зависимости от важности продукта и его предполагаемого использования проверки качества могут проводиться или не проводиться в процессе получения. В некоторых отраслях производства продуктов питания, например, продукты могут быть помещены в карантин для прохождения строгих испытаний качества и состава. Однако обычно проверка качества проводится в процессе получения, чтобы выявить повреждения, возникшие во время транспортировки.

По сравнению с заказом на покупку: платить только за то, что вы получаете

Естественно, вам нужно будет платить продавцам только за правильные товары, полученные в надлежащем количестве и приемлемого качества по согласованной цене, поэтому вам нужно будет сравнить полученные документы с заказом на покупку.

Если отгрузка прибывает без счета-фактуры поставщика, этот шаг покрывается в процессе проверки. Однако важно, чтобы в вашем отделе кредиторской задолженности была документация, подтверждающая успешное получение платежа, до утверждения платежа. Документы, включая заказ на поставку, отчет о получении, отборочную ведомость и счет поставщика, могут быть поданы вместе (предпочтительно в электронном формате) и прикреплены во время процесса получения, чтобы они были легко доступны, когда счет будет получен и счета будут оплачены.

Запись квитанции: инструменты для правильной обработки

После того, как вы проверили поступающие товары и подтвердили, что товары и их количество соответствуют заказу на поставку, вам нужно будет официально зарегистрировать квитанцию ​​против заказа на поставку. Использование программного обеспечения для электронных закупок (eProcurement) для регистрации и отслеживания процесса получения товаров повышает эффективность и помогает формировать передовые методы несколькими способами.

Использование программного обеспечения eProcurment избавляет персонал от необходимости повторно вводить информацию о товарах; они могут просто подтвердить полученные количества для обновления заказа на поставку.Решения EProcurement также могут выполнять автоматическое двух- или трехстороннее сопоставление счета-фактуры поставщика с заказом на покупку и документами приема. После того, как товар зарегистрирован как полученный в вашем программном обеспечении для электронных закупок, он может быть включен в ваш счетчик наличия запасов, предоставляя точную информацию для службы поддержки клиентов, закупок и персонала склада. Стоимость полученных товаров или услуг регистрируется в вашей системе бухгалтерского учета и ожидает сверки при получении счета-фактуры. Кроме того, программное обеспечение для электронных закупок может автоматизировать рабочие процессы, обеспечивая соблюдение надлежащих процедур и предоставляя предупреждения и уведомления, чтобы поддерживать процесс и уведомлять заинтересованные стороны о важных событиях и изменениях в процессе.

Невозможно недооценить преимущества программного обеспечения для электронных закупок в процессе получения, поэтому мы кратко изложили их здесь:

  • Свести к минимуму риск оплаты товаров, которые вы не заказывали, или переплаты за те, которые вы заказывали.
  • Поддержание точного и актуального уровня складских запасов
  • Отслеживание стоимости товаров и услуг, которые были получены, но еще не выставлены счета
  • Ускорение, оптимизация и повышение точности обработки кредиторской задолженности
  • Сообщите закупочной группе / покупателям, что строка заказа на закупку закрыта
  • Автоматически уведомлять запрашивающего о том, что товары прибыли (или не прибыли в срок)

Заинтересованы в улучшении цикла закупок вашей компании? Посмотрите здесь Paramount WorkPlace в действии.

Об авторе:

Салим Халифе — основатель, президент и генеральный директор Paramount WorkPlace, технологической компании, которая разрабатывает, продает и поддерживает передовые веб- и мобильные программные решения для заявок, закупок и расходов для организаций среднего размера. Компания представила свое первое облачное приложение для запросов SaaS в 1997 году и с тех пор продолжает вводить новшества и расширять свои партнерские отношения и интеграции. Узнайте больше на www.paramountworkplace.com.

Сделки поставщика

Экран счета-фактуры поставщика показан ниже.

Окно состоит из четырех частей:

  • В разделе заголовка выберите счет поставщика или добавьте нового поставщика. Вы также можете быстро запросить учетную запись поставщика, щелкнув значок информации. Затем вы вводите или выбираете один из нескольких адресов доставки и другую информацию, например дату документа. Налоговый номер вашего поставщика появится в поле налоговой справки.Также в разделе заголовка вы можете выбрать заказ на поставку для связи со счетом-фактурой, используя поле From PO. Строки, обработанные в заказе на поставку, будут скопированы в счет-фактуру. В этом разделе также подробно описывается статус документа.
  • В разделе заголовка у вас есть возможность выбрать формат счета, когда он будет отправлен поставщику.

В разделе заголовка доступны две дополнительные опции:

Отправить

Доступны следующие варианты:

  • Отправьте документ клиенту по электронной почте
  • Предварительный просмотр документа
  • Распечатайте и отправьте документ
  • по электронной почте
Опции

Вы можете преобразовать документ клиента в один из следующих вариантов:

  • Создать возврат поставщику для документа
  • Создание возврата поставщика для документа и повторного счета-фактуры
  • Создание платежа для документа
  • Скопируйте детали документа и вставьте их в новый документ

Можно добавить дополнительные документы, заметки и добавить ожидаемый платеж.Вы также можете добавить в счет дополнительные определяемые пользователем поля.

  • Установите флажок «Использовать инклюзивные суммы», чтобы ввести инклюзивные цены, и снимите флажок, чтобы ввести эксклюзивные цены в разделе «Строки».
  • Раздел строк экрана, который вы будете использовать для обработки позиций и других сборов (которые не являются частью вашей основной торговой деятельности с поставщиком, например, проценты по просроченным счетам).
    • В столбце «Тип» вы укажете, покупаете ли вы товар или платите дополнительную плату.
    • В столбце «Выбор» выберите элемент или учетную запись. Вы можете добавлять новые элементы или учетные записи, используя раскрывающееся меню. Вы также можете искать товары по коду или по имени, используя это раскрывающееся меню.
    • Вы вводите каждую позицию или счет в отдельной строке с требуемым количеством и ценой, которые вы покупаете на этапе обработки документа поставщика.
    • Выберите тип НДС, который вы хотите использовать.
НДС Тип Пояснение
НДС вручную (капитальные товары) Учет и отчетность позволяет создать вид НДС со 100% ставкой налога.Вы используете это для корректировки НДС. Когда вы используете этот вид НДС, полная сумма, которую вы вводите для транзакции, является НДС. Например, когда вы обрабатываете покупки, ваш поставщик может округлять НДС иначе, чем в бухгалтерском учете. Если есть разница в округлении, ее можно ввести как проводку только с НДС.
Руководство по НДС Учет и отчетность позволяет вводить собственную сумму НДС по проводке, выбирая тип НДС вручную. Опять же, когда вы, например, обрабатываете покупки, ваш поставщик может округлять НДС иначе, чем в бухгалтерском учете.Если есть разница, вы можете ввести конкретную сумму НДС, выбрав тип НДС вручную.
Стандартный номинальный Стандартный НДС облагается налогом в размере 15%.
Нулевой рейтинг / освобождение Это относится к товарам (например, продуктам питания и книгам), которые облагаются налогом, но по нулевой ставке.
  • Вы также можете обрабатывать проекты, отделы и коды затрат для каждой технологической линии.
  • Используйте кнопку, чтобы добавить строку, и кнопку, чтобы удалить строку.
  • Щелкните кнопку примечания слева от строки, чтобы добавить примечание.
Дополнительная калькуляция счетов-фактур

У вас есть возможность добавить дополнительные расходы в счет-фактуру поставщика. Дополнительные расходы — это расходы разных поставщиков, такие как транспортные расходы или таможенные сборы. Эти затраты необходимо добавить к номеру, не влияя на количество в наличии. Как только вы получите счета-фактуры на дополнительные расходы, указанные ниже, вы сможете распределить эти дополнительные расходы по каждой позиции в исходном счете-фактуре поставщика.

Вам нужно будет прокрутить вправо по сетке предметов, чтобы увидеть столбец дополнительных затрат.

Эти дополнительные строки затрат создадут отдельные счета-фактуры поставщика, и вам необходимо убедиться, что все дополнительные затраты относятся к отдельным позициям, указанным в исходном счете-фактуре поставщика.

  • В разделе нижнего колонтитула вы можете ввести сообщение или дополнительный текст для печати на документе. В этом разделе также приводится общая информация по документу.
  • Статус документа отображается внизу экрана.
  • Внизу экрана четыре варианта:
    • Сохранить — чтобы сохранить документ и вернуться к тому экрану, на котором вы были.
    • Сохранить и создать — чтобы сохранить документ и очистить поля, чтобы можно было ввести другой документ.
    • Предварительный просмотр — для предварительного просмотра версии документа для печати.
    • Электронная почта — отправка копии документа в формате PDF поставщику.
Редактирование обработанного счета-фактуры

Бухгалтерия позволяет редактировать счета-фактуры поставщика после их печати:

При редактировании счета поставщика вы получите следующее сообщение:

Если вы отредактируете счет-фактуру, Бухгалтерия будет отслеживать историю счетов-фактур поставщика, если вы нажмете кнопку «Параметры», а затем опцию «История счетов-фактур»:

Показать дополнительные поля, определенные пользователем

Учет и отчетность позволяет добавлять дополнительные поля на экраны обработки.Эти поля можно использовать, когда вам нужно отобразить дополнительную информацию в счете-фактуре, например, медицинская компания может добавить номер своей медицинской практики и т. Д.

Вы можете добавить эти дополнительные поля, нажав кнопку «Параметры», а затем — параметр «Показать поля, определенные пользователем»:

Эти поля будут отображаться в счете-фактуре только в том случае, если вы добавили их в дизайн счета-фактуры в Custom Layout Designer.

P2P Часто задаваемые вопросы | UR Procurement

Счет-фактура и вопросы оплаты

Мне был начислен налог с продаж. Следует ли отправлять поставщику форму освобождения от налогов?

Если в счете-фактуре взимается налог с продаж, имейте в виду, что AP не будет оплачивать налоговую часть счета.Чтобы поставщик не продолжал взимать налог с продаж, ему необходимо отправить форму освобождения от налогов. Запросите форму освобождения от уплаты налогов, отправив электронное письмо в почтовый ящик AP, указав полное имя поставщика и адрес электронной почты поставщика, если он у вас есть. Обратите внимание, что AP может предоставить освобождение от налогов только поставщикам, которые в настоящее время участвуют в нашей системе, то есть поставщикам, которые мы платили ранее.

Формы освобождения от налогов не должны быть необходимы поставщикам, с которыми у нас есть контракты и заказы на поставку, поскольку заказы на поставку содержат нашу информацию о освобождении от налогов.Таким образом, вы можете уменьшить необходимость запрашивать формы для освобождения от уплаты налогов, если вы делаете заказ через форму заявки Workday.

Как мне получить бланк освобождения от уплаты налогов поставщику, с которым я хотел бы вести дела? Я хочу быть уверенным, что с меня не взимается налог с продаж?

Если это поставщик, которому модуль расчетов с поставщиками оплатил ранее (поставщик находится в рабочем дне), вы можете запросить форму освобождения от налогов в модуле расчетов с поставщиками. Запросите форму освобождения от налогов, отправив электронное письмо в почтовый ящик AP и указав полное имя поставщика.Если это новый поставщик, которому AP не платила раньше, вы можете позволить поставщику выставить нам счет с включенной суммой налога. Когда счет попадает в раздел «Счета к оплате», мы не будем включать налоговую часть из общей суммы. Поскольку этот поставщик теперь будет добавлен в нашу систему, вы можете запросить форму налоговых льгот в отделе счетов к оплате. См. «Мне был начислен налог с продаж» в разделе часто задаваемых вопросов, чтобы получить дополнительные инструкции о том, как запросить форму освобождения от налога в модуле Счета к оплате.

Если вам нужна форма для освобождения от налогов для штата, отличного от Нью-Йорка, свяжитесь с: taxdept

Бланки освобождения от налогов, необходимые для покупок, оплачиваемых с помощью Pcard, следует запрашивать у Натана Ходжа, администратора Pcard.

Что мне делать, если я считаю, что в модуле Счета к оплате возникла ошибка при вводе счета-фактуры, или если проводку счета-фактуры необходимо переместить?

Если счет-фактура был оплачен неправильно, и ошибка была сделана AP при обработке счета-фактуры, то ошибка должна быть исправлена ​​отделом расчетов с поставщиками. Чтобы отправить запрос в Отдел расчетов с поставщиками, отправьте электронное письмо с указанием ФАО и SC, которые должны были быть списаны, счет-фактура, к которому это относится, и копию бухгалтерской книги, в которой это списание.Если ошибка не была допущена AP, то для переноса обвинений это должен быть отдел, который отправит запись журнала в финансовый офис своего подразделения. Точно так же, если проводка счета-фактуры должна быть перенесена из одной ФАО в другую, перенос может быть выполнен с помощью записи журнала AP только в том случае, если AP допустила ошибку, в результате которой была произведена оплата не той FAO.

Сценарии, при которых ошибка была сделана в AP, включают, но не ограничиваются: счет-фактура был выставлен на счет другого FAO / SC, чем тот, который указан в счете-фактуре, правила BO не были соблюдены, ведомственные инструкции в счете-фактуре относительно того, где выставлять счет-фактуру не соблюдались и т. д.Пример этого показан ниже:

Счет-фактура закодирована с использованием этого кода ФАО и SC:

Но он был выставлен на счет этого ФАО и SC AP при вводе счета:

Чтобы отправить запрос в Отдел расчетов с поставщиками, отправьте электронное письмо, указав ФАО, с которой должна была быть произведена оплата, счет-фактура, к которому это относится, и копию бухгалтерской книги, в которой произведена оплата. Ниже показан образец электронного письма:

Если ошибка не была сделана AP, то для перемещения сборов необходимо будет отправить запись журнала в отдел.Сценарии, при которых ошибка не была сделана AP, включают, но не ограничиваются: AP оплачивает счет по каждому заказу, но департамент намеревался взимать плату с другого FAO / SC, о чем AP не было сообщено путем написания этой информации в счете, или отправив заявку или изменив заказ на изменение учетных кодов в Заказе на закупку.

Куда я могу задать вопросы о возмещении деловых расходов сотрудникам и студентам?

(Этот ответ применим до тех пор, пока в 2020 финансовом году не будет реализована функция «Расходы на рабочие дни». ) Все вопросы о возмещении расходов сотрудникам следует направлять в отдел расчетов с поставщиками и обрабатывать Эрин Джонсон. [email protected] или 275-3483 вариант 2.

Возмещение студентам Все вопросы о возмещении студентам следует направлять в отдел расчетов с поставщиками и обрабатывать Эрин Джонсон. [email protected] или 275-3483 вариант 2.

Куда я могу задать вопросы о возврате средств на счет студента?

С любыми вопросами относительно возврата средств со студенческого счета следует обращаться в офис Bursar.

Телефон: (585) 275-3931

Линия помощи Bursar: [email protected]

Куда я могу задать вопросы о пациентах и ​​страховых фондах?

С любыми вопросами, касающимися возмещения пациентам и страховых возмещений, следует обращаться в Финансовую службу для пациентов.

Телефон: (585) 758-7650 или 1 (888) 925-4301 для звонящих за пределами Рочестера, штат Нью-Йорк

Я что-то купил, и у меня есть счет.Как мне оплатить счет?

Есть 3 способа заплатить за то, что вы купили:

Если стоимость покупки меньше 2500 долларов, вы можете использовать свою P-Card. Обратите внимание, что для получения дополнительной информации о том, как совершать покупки с помощью P-Card, вам следует перейти по ссылке ниже:

https://www.urmc.rochester.edu/purchasing/how-to-purchase/purchasing-card.cfm

Вы также можете заплатить за что-либо, получив заказ на поставку, отметив его в счете и отправив его в модуль расчетов с поставщиками, BOX 278958 для обработки для оплаты.

Третий вариант — запросить платеж, отправив запрос счета-фактуры поставщика. Это можно сделать с помощью задачи «Создать запрос счета-фактуры поставщика» в Workday.

Обратите внимание, что также существуют инструкции о том, что можно оплатить с помощью P-Card, заказа на покупку и запроса счета-фактуры поставщика.

Я отправил счет в отдел расчетов с поставщиками, как я могу определить, когда он будет оплачен?

Workday можно использовать для определения того, где в процессе находится счет.Это можно сделать с помощью задачи «Найти счета-фактуры поставщика». Вы можете заполнить любое поле и нажать «ОК», чтобы получить результаты поиска. После того, как вы нашли счет-фактуру, по которому вы ищете статус, щелкните по нему, чтобы отобразить подробности, затем нажмите «История обработки», чтобы узнать, от кого счет-фактура ожидает утверждения.

Сколько времени обычно требуется для оплаты счетов?

После того, как счет находится в статусе «Утверждено», он будет выплачен за 1 день до установленной даты.Срок оплаты рассчитывается на основе даты выставления счета и условий оплаты, которые можно увидеть, если поискать счет в Workday. Обратите внимание, что если счет-фактура не находится в статусе «Утверждено», вам нужно будет увидеть, какой этап утверждения задерживает процесс, просмотрев историю процесса.

Что делать, если поставщику нужно платить в иностранной валюте?

Если платеж осуществляется через SIR, вы должны указать тип платежа EFT в ответах на анкету, после чего появится вопросник EFT.

Если оплата производится через заказ на покупку (PUR), вам будет предложено заполнить анкету EFT, когда вы создаете заявку в Workday.

Вопросы по запросу счета поставщика (SIR)

Какая подтверждающая документация требуется для запроса счета-фактуры поставщика (SIR) или формы F-4?

Наряду с запросом счета-фактуры поставщика (SIR) необходимо включить все резервные копии в качестве поддержки.Включите такую ​​же поддержку, как если бы вы заполняли бумажную форму F4. Для поставщиков должна быть приложена копия счета, который вы собираетесь оплатить. Если у вас есть только ценовое предложение, вам необходимо запросить копию фактического счета у поставщика, прежде чем прикреплять его к своему SIR. Если у вас есть только выписка, вы должны запросить копию счета у поставщика, прежде чем прикреплять его к своему SIR. Для участников исследования: если есть резервная копия, приложите ее к запросу. Для любых других платежей, не связанных со счетами поставщика, любая документация, которая может быть предоставлена, должна быть включена в качестве обоснования того, почему вы просите Счетов к оплате произвести указанный платеж.

Могу ли я оплатить несколько счетов-фактур с помощью запроса счета-фактуры поставщика (SIR) или формы F-4, или мне нужно делать по одному для каждого счета?

Каждый счет-фактура, который вы хотите оплатить, должен быть представлен в отдельном запросе счета-фактуры поставщика.

Если я не распознаю транзакцию в своей бухгалтерской книге и хочу просмотреть резервную копию документации, могу ли я получить копию транзакции со счетом-фактурой поставщика?

Если в счете-фактуре есть URL-адрес в разделе «Ссылка на документ», вы должны иметь возможность щелкнуть эту ссылку, войти в систему и получить PDF-копию резервной копии, связанной со списанием.
В некоторых случаях также может быть вложение, которое можно найти, щелкнув вкладку «Вложение».

Для счетов EDI810 предоставляется вариант исходного счета, доступ к которому можно получить, щелкнув ссылку на документ (см. Выше). Если этого недостаточно, можно связаться с поставщиком для получения копии счета-фактуры.

Для поставщиков SOLO с поставщиком можно связаться, используя приведенный ниже список электронных счетов. Обратите внимание: если поставщик является поставщиком SOLO, AP также не имеет копий счетов.Если вы отправляете электронное письмо на почтовый ящик AP, все, что мы можем сделать, это отправить ваше электронное письмо поставщику, используя приведенный ниже список и скопировав вас в электронное письмо. Чтобы избежать задержек, лучше всего направить поставщику электронное письмо по номеру

.

http://www.rochester.edu/adminfinance/urfinancials/presentations/electronic-invoice-listing/

По вопросам оплаты P-Card необходимо связаться с отделом и / или держателем карты. Ссылка выше также предоставляет эту информацию.

Для оплаты FedEx необходимо использовать номер 1-800, указанный в списке электронных счетов, для получения резервной копии. У Fedex нет адреса электронной почты для копий счетов-фактур, поэтому во избежание задержек лучше всего связаться с FedEx напрямую, а не отправлять запрос AP по электронной почте.

Есть ли ограничение на количество цифр в номере счета-фактуры поставщика?

Ограничение составляет 31 символ, но обратите внимание, что в этом поле указывается то, что будет напечатано на чеке, чтобы поставщик мог применить платеж к правильному счету.

Можно ли поместить анкету для SIR в виде шаблона, чтобы мне не приходилось каждый раз заполнять ее целиком?

В настоящее время невозможно сохранить ответы в SIR для использования в будущем.Вы можете увидеть свои ответы от предыдущих SIR, набрав номер SIR в строке глобального поиска и щелкнув синий номер SIR. Прокрутите вниз, чтобы увидеть ответы на анкету.

Могу ли я создать SIR в ФАО в нескольких компаниях?

Нет, эта функция в настоящее время недоступна для SIR. Вам следует отправить Форму F4 для Счета к оплате, если вам нужно взимать плату с ФАО с нескольких компаний.

Что мне делать, если поставщик, которого я хочу использовать для моего SIR, неактивен?

Вы можете отправить запрос в сервисный центр P2P с просьбой активировать поставщика и предоставить подтверждение его имени и адреса (т.е. W9, электронное письмо от поставщика, счет-фактура)

Общие вопросы по рабочим дням

Что мне делать, если я не знаю, какую категорию расходов использовать для SIR или запроса?

В Workday можно запустить отчет «Найти категории расходов». Просто введите это имя в строке глобального поиска и нажмите Enter. Щелкните синее название отчета, а затем щелкните OK. Вам не нужно ничего заполнять до нажатия кнопки ОК. После запуска отчета вы можете щелкнуть серый заголовок любого столбца и ввести поисковый запрос в поле «Значение».Затем нажмите фильтр для поиска категорий расходов по выбранному вами термину. Вы также можете фильтровать использование закупок или использование счета-фактуры поставщика, в зависимости от того, собираетесь ли вы создать заявку или запрос счета-фактуры поставщика. Если вы знаете, что будете создавать заявку, вы также можете запустить отчет аудита категории расходов на закупку и отфильтровать условия поиска таким же образом, как описано выше.

Что делать, если поставщик недоступен?

Для создания SIR требуется поставщик.Вам следует искать своего поставщика в строке глобального поиска с помощью префикса поставщик :. Выполните поиск по упрощенной версии названия поставщика. Отис против Отис Лифт Компани. Если Компания указана в системе только как Co, вы не найдете поставщика, выполнив поиск по всему имени. Если вашего поставщика нет, вам нужно будет инициировать задачу «Создать запрос поставщика». Заполните имя поставщика БЕЗ ОСОБЫХ СИМВОЛОВ. Включите их адрес и номер телефона, если он у вас есть. Приложите документацию, чтобы подтвердить их адрес.Электронное письмо от поставщика или копия счета-фактуры принимаются. Вам все равно нужно будет прикрепить счет к вашему SIR.

Что мне делать, если я пытаюсь создать запрос поставщика для физического лица и существует запись с таким же именем; однако они разные люди и имеют другой адрес?

Рекомендуется использовать инициалы от середины или ставить номер улицы или ящика после имени. то есть: Алекс Джонс 235

Сколько вложений разрешено для заявок и SIR?

Существует ограничение на размер вложений, но это число очень велико, и вы вряд ли достигнете этого лимита.Прикрепляйте разные документы как отдельные приложения вместо того, чтобы включать все в одно сканирование. Это позволит выбрать конкретные документы (например, расценки) для отправки поставщику вместе с заказом на поставку.

Есть ли ограничение на количество вложений, которые могут быть загружены в SIR и заявки?

Лимита нет

Как прикрепить документ к SIR или заявке?

Система предложит вам прикрепить документы, показывая вам следующие варианты:

Сохраните файлы для загрузки в файл на вашем компьютере, где вы сможете легко найти их при создании документов в Workday.

Как долго данные будут храниться в Workday?

Данные в Workday не могут быть удалены

Как утверждающие будут уведомлены о том, что им нужно утвердить транзакцию?

По умолчанию Workday настроен на отправку уведомления по электронной почте для утверждения. Однако push-уведомления можно отправлять на ваш телефон, щелкнув значок «Облако», щелкните «Моя учетная запись», а затем щелкните «Изменить настройки».

Если мне нужно отправить кому-то транзакцию, могу ли я добавить примечание?

Да, это обязательное поле.

Можно ли разделить фрахт и налог между счетами?

Да, они будут такие же, как и разделение строк

Можете ли вы утвердить заявку из электронного уведомления, отправляемого Workday?

Нет. Вы можете перейти к экрану входа в Workday, и откроется окно с запросом на просмотр задачи.

Когда исчезают уведомления об ошибках?

Когда конечный пользователь исправляет ошибку и повторно отправляет транзакцию.

Можно ли разделить расходы между двумя или более компаниями?

Не сейчас

Могут ли утверждающие использовать свое мобильное устройство для утверждения транзакций?

Да, если они загрузили приложение Workday.

Прошла обучение. Когда я получу свой логин и доступ к Workday?

Вам будут предоставлены права на дату запуска. Ваш NetID потребуется для доступа к Workday

.
У меня есть роль в Workday.Получу ли я другую роль в Procure to Pay?

Да. После обучения и после запуска вы увидите значок панели управления закупками на своей домашней странице. Это означает, что вы были активированы и теперь у вас есть роли P2P.

Могут ли люди иметь несколько ролей в Workday?

Да, у кого-то может быть несколько ролей. Например, кто-то может быть заказчиком и запрашивающим счет-фактура поставщика.

Будет ли мой логин P2P таким же, как и логин UR Financials?

Да, это будет ваш NetID

В моем отделе несколько ФАО.Могу ли я начать заявку или SIR и оставить поле ФАО пустым, чтобы его мог заполнить кто-то другой?

Нет, заказчик или поставщик счета-фактуры должны заполнить всю информацию, включая ФАО и категорию расходов, прежде чем они смогут отправить запрос.

Могут ли несколько человек выступить инициаторами создания ФАО?

Есть

Обязательно ли мне участвовать в P2P? Мне нравится текущий процесс, и я не хочу изучать новую систему.

Да, все должны участвовать в P2P; тем не менее, мы будем работать с вами над сроками ввода в эксплуатацию.

Смогу ли я по-прежнему использовать 312 заявок для внутренних покупок, таких как UR Tech Store и Dining Services?

Вы продолжите использовать 312 заявок для внутренних закупок. Внутренние закупки в настоящее время не входят в объем.

Если мне нужно вернуть что-то поставщику на Marketplace, как мне это сделать?

Вам необходимо связаться с отдельными поставщиками, чтобы согласовать возврат ваших товаров.Обратитесь в сервисный центр P2P, чтобы узнать, как оформить возврат в системе.

Могу ли я быть настроен на заказ в разных ФАО?

Да, большинство инициаторов будут настроены на уровне центра затрат, поэтому, если будут добавлены новые ФАО, вам не нужно будет запрашивать дополнительную безопасность.

Может ли наш центр затрат потребовать одобрение, даже если наша компания не требует одобрений на сумму менее 500 долларов США?

Департаменты могут выбрать внедрение ручных процессов вне P2P, если они хотят управлять утверждениями, отличными от их отдела или центра затрат; однако утверждения устанавливаются на уровне компании в P2P и не могут быть настроены для каждого отдела.

Многие поставщики, которых мы используем, не представлены на Торговой площадке (Jaggaer), поэтому нам приходится делать некаталог, может ли кто-либо из них стать частью Торговой площадки (Jaggaer)?

Да, если вы регулярно пользуетесь услугами поставщика и хотите, чтобы они были включены, дайте им знать. Отправляйте свои запросы на [email protected]

Что мне делать, если кто-то уходит из моего отдела?

Лучше всего инициировать изменения в Workday до того, как сотрудник навсегда уволится.Любой человек с ролями инициатора или утверждающего в Workday должен будет отправить форму безопасности, чтобы удалить эти роли из своего профиля Workday. Кроме того, человеку, который принимает на себя эти роли, также необходимо будет отправить форму безопасности, чтобы добавить их. Чтобы увидеть роли, которые нужно удалить, пользователь должен ввести «Просмотр моих назначений ролей» в строке глобального поиска в Workday. Они увидят список всех своих ролей, и им следует перенести их все в свою форму безопасности. Рекомендуется сохранить копию формы, чтобы те же роли можно было назначить заменяющей.После того, как о ролях позаботились, необходимо предпринять дополнительные шаги, если уходящий сотрудник был инициатором. Отделу необходимо будет передать все свои задачи в Workday новому пользователю, чтобы исключения совпадений и другие уведомления могли отправляться нужному человеку для их решения. Сервисный центр P2P может инициировать передачу, но для этого им нужна информация. См. Раздел «Общие документы по самопомощи P2P» «Что делать, если кто-то покидает ваш отдел»

Вопросы о заявках на рабочие дни

Могу ли я утвердить заявки из электронного письма, отправленного Workday?

№Вы можете перейти к экрану входа в Workday, и откроется окно с предложением просмотреть задачу.

Если я создам заявку от имени другого лица, будет ли это лицо уведомлено о том, что я это сделал?

Да. Если вы создадите заявку, они получат уведомление по электронной почте о том, что вы это сделали. Они также будут иметь полный доступ к заявке и будут обязаны разрешать любые исключения из соответствий, возникающие из нее.

Если в моей цитате 40 строк, придется ли мне вводить все?

У группы разработчиков есть шаблон для построения электронной интеграции, который можно использовать для загрузки нескольких строк в заявку.Обратитесь в сервисный центр P2P для получения более подробной информации по этому поводу.

Как искать поставщиков при создании заявки?

При использовании очень распространенных названий поставщиков (например, начинающихся с Rochester) поиск часто прерывается, прежде чем он будет найден. Чтобы этого избежать, при добавлении поставщика рекомендуется ввести suppler: перед названием поставщика. В противном случае просто введите часть имени поставщика в поле поставщика и нажмите Enter. Если вы заранее искали поставщика и записали идентификатор поставщика, вы также можете ввести его в поле «Поставщик».

Раньше я мог прикрепить цитату к 312 и сказать «см. В приложении». Смогу ли я сделать это в Workday или мне придется вводить все в цитате?

Чтобы получить более точные данные для согласования более выгодных цен для Университета, рекомендуется ссылаться на каждую позицию в предложении как на отдельную позицию.

Как отправить предметы из одной заявки в разные места доставки?

Вы можете указать адрес доставки для каждой строки в заявке

Что мне делать, если поставщик, которого я хотел бы использовать, недоступен?

Поле поставщика не является обязательным, его можно оставить пустым.Вы можете связаться с сервисным центром P2P по телефону 275-2012, и они свяжут вас с соответствующим менеджером по категориям, чтобы помочь с поиском товаров или услуг, которые вам необходимо заказать.

Все ли заявки требуют утверждения? Не все заказы SOLO в настоящее время одобрены.

Менее 500 долларов США большинство заявок компании не требуют утверждения. Только ESM, MAG, SON и Warner School требуют утверждения всех заявок.

Как создать общий заказ в Workday?

Есть несколько вариантов, включая использование строк товаров, не входящих в каталог, или служебных строк.Если ваш поставщик находится на торговой площадке, вы можете создать заявку по каталогу и при необходимости заказать у этого поставщика. Если вам нужна дополнительная помощь и информация, вы можете связаться с сервисным центром P2P по телефону 275-2012

.
Что мне делать, если нужного мне товара от поставщика торговой площадки нет в его каталоге?

Для этого поставщика можно создать заявку вне каталога.

В настоящее время я захожу на сайт Staples, когда мне нужно разместить заказ.Придется ли мне делать то же самое с P2P?

Вам нужно инициировать заявку в Workday и перейти на веб-сайт Staples вместо прямого перехода на их веб-сайт

Как мне узнать, следует ли мне создавать заявку вне каталога или заявку на торговую площадку?

Рекомендуется проверить торговую площадку, чтобы узнать, есть ли там поставщик, у которого вы хотите сделать заказ. Если поставщика там нет, следует создать заявку, не относящуюся к каталогу.

Можно ли создать заявку со строкой обслуживания и строкой товара?

Да. Заявки могут иметь любую комбинацию строк товаров и строк услуг.

Какие приложения необходимы для заявок?

Вложения необходимы для всех заказов на услуги или товаров на сумму более 2500 долларов США.
Заполненная форма обоснования цены поставщика и информации о конфликте (SPJCI) требуется для всех заявок на сумму свыше 25 000 долларов США.

Потребуются ли утверждения для всех транзакций на Торговой площадке?

Большинству отделов не требуется одобрение операций на сумму менее 500 долларов США. Есть несколько компаний, которые отказались от этого и требуют одобрения всех транзакций. Для грантовых закупок не требуется одобрение на сумму менее 1500 долларов США.

Вопросы по заказу на поставку в рабочие дни

Поставщик требует разъяснений по полученному заказу на поставку? Кто предоставляет эту информацию?

Если поставщику необходимы разъяснения по полученному ЗП / заказу, его необходимо направить к заказчику этого ЗП / заказа.Вы можете определить подателя заявки, выполнив поиск по PUR # в Workday и посмотрев, кто инициировал запрос. ЗП нужен для того, чтобы определить, кто разместил заказ. Для этого получите PUR # у поставщика и введите его в поле поиска в «Рабочий день», затем нажмите «Закупки» или «Весь рабочий день» в разделе «Категории». Щелкните результат PUR и просмотрите раздел контактной информации, чтобы найти подходящее контактное лицо для этого Заказа на покупку.

Я создал заказ на поставку не для того поставщика. Могу ли я сменить поставщика?

Нет, вам нужно будет отменить заказ на поставку и создать новую заявку для правильного поставщика.

Мне нужно отменить заказ на покупку. Что мне нужно сделать?

Сервисный центр Procure to Pay несет ответственность за отмену заказов на покупку. Отправьте запрос через службу поддержки https://service.rochester.edu/servicedesk/customer/portal/41 , включая номер заказа на закупку, номер заявки и поставщика. Как только заказ на покупку будет отменен, вы получите уведомление о том, что запрос был выполнен, через ваш билет службы поддержки.

Если фрахт не указан в предложении, но есть в счете-фактуре, что мне нужно делать?

Вы можете выполнить заказ на изменение, чтобы добавить фрахт, если он указан в счете-фактуре. Покупатели получат уведомление об исключении совпадения для транспортных расходов, превышающих 25 долларов США, и они также могут утвердить транспортные расходы. Если вы ожидаете, что поставщик будет взимать плату за фрахт, лучше ввести сумму фрахта, даже если это приблизительная сумма, чтобы она не направлялась в Закупку в качестве исключения совпадения

Могу ли я сменить поставщика в заказе на закупку после того, как он был создан?

№После создания заказа на поставку изменить поставщика невозможно. Вам нужно будет связаться с сервисным центром P2P, чтобы отменить исходный заказ на покупку, и вы можете скопировать заявку из старого заказа на покупку, чтобы создать новую заявку.

Похожие записи

Вам будет интересно

Ннн это – Что такое ИНН и где его взять? Что нужно для получения ИНН?

Бик код – : | .

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко