Отменить приказ (приказание) имеет право только командир (начальник), его отдавший, либо вышестоящий прямой начальник.

45. Если военнослужащий, выполняющий приказ, получит от старшего командира (начальника) новый приказ, который помешает выполнить первый, он докладывает об этом начальнику, отдавшему новый приказ, и в случае подтверждения нового приказа выполняет его.

Начальник, отдавший новый приказ, сообщает об этом начальнику, отдавшему первый приказ.

Военнослужащий в целях успешного выполнения поставленной ему задачи обязан проявлять разумную инициативу.

«Будущий» или «будуЮщий», как правильно пишется?

Слово «буду­щий» пра­виль­но пишет­ся с суф­фик­сом «ущ».

Образование слова «будущий»

Чтобы понять, как пра­виль­но пишет­ся «буду­щий» или «буду­ю­щий», с бук­вой «ю» или нет, узна­ем, как было обра­зо­ва­но это сло­во и выяс­ним его мор­фем­ный состав.

Имеем в виду, что в язы­ке, как живом орга­низ­ме, все свя­за­но: пра­во­пи­са­ние и мор­фо­ло­гия, фоне­ти­ка, сло­во­об­ра­зо­ва­ние. Сейчас в этом убе­дим­ся на при­ме­ре инте­ре­су­ю­ще­го нас слова.

Когда-то сло­во «буду­щий» было при­ча­сти­ем, обра­зо­ван­ным от гла­го­ла «быть» пер­во­го спря­же­ния. Оно обо­зна­ча­ло при­знак пред­ме­та, сопря­жен­ный с действием.

Вспомним, как обра­зу­ют­ся дей­стви­тель­ные при­ча­стия насто­я­ще­го вре­ме­ни. Нам помо­жет в этом вот такой алгоритм:

Окончание этих форм насто­я­ще­го или про­сто­го буду­ще­го вре­ме­ни гла­го­ла -ут-/-ют для пер­во­го спря­же­ния, -ат/-ят для вто­ро­го под­ска­жет нам напи­са­ние суф­фик­са причастия.

Убедимся в этом на примерах:

• посе­ять (пер­вое спря­же­ние) — они посеют — посеющий;
• вер­теть (вто­рое спря­же­ние) — они вертят — вертящий.

А теперь про­ве­рим, как рабо­та­ет этот алго­ритм в обра­зо­ва­нии и напи­са­нии форм гла­го­ла «быть»:

быть — они будут — бу́дущий.

Это сло­во име­ет мор­фем­ный состав:

будущий — корень/суффикс/окончание

И отку­да в фор­ме гла­го­ла «буду­щий» взять­ся бук­ве «ю»? Как види­те, неоткуда.

Завершим наши иссле­до­ва­ния одно­знач­ным выводом.

Бу́дущий род­ствен­ник всем понравился.

Впоследствии при­ча­стие «бу́дущий» поте­ря­ло свой гла­голь­ный при­знак дей­ствия и ста­ло само­сто­я­тель­ной частью речи при­ла­га­тель­ным, обо­зна­ча­ю­щим толь­ко при­знак пред­ме­та так же, как и сло­во «бле­стя­щие» в паре со сло­вом «спо­соб­но­сти».

В совре­мен­ном рус­ском язы­ке при­ла­га­тель­ное «бу́дущий» зна­чит «пред­сто­я­щий», «такой, какой сле­ду­ет за насто­я­щим».

Чтобы усво­ить пра­виль­ное напи­са­ние ана­ли­зи­ру­е­мо­го сло­ва, про­чтем при­ме­ры предложений.

Примеры предложений

Бу́дущий год насту­пит ров­но через неделю.

Бу́дущий новый дом будет постро­ен на этом месте вме­сто старого.

Бу́дущий лет­ний отпуск обя­за­тель­но про­ве­дем у моря.

Наш Алексей — бу́дущий журналист.

Надеемся, что наш бу́дущий про­ект ока­жет­ся удачным.

В бу́дущий втор­ник мы идем на кон­церт сим­фо­ни­че­ско­го оркестра.

Все приветствия в английском языке

Приветствия на все случаи жизни

Как переводится «привет» на английский, вы наверняка уже знаете. Универсальное и всем известное Hello! будет уместным в совершенно любой ситуации. Оно обозначает как официальное «здравствуйте», так и дружеское «привет». Как пишется по-английски «здравствуйте», тоже стоит запомнить раз и навсегда: hello пишется с двумя буквами «l».

В зависимости от времени суток можно поприветствовать знакомых фразами good morning/afternoon/evening (доброе утро/день/вечер). Каждая из этих фраз окажется уместной, будь вы в компании друзей или на встрече с новыми клиентами.

Приветствия в Англии и Австралии не отличаются от приветствий в Америке и Канаде. Однако не путайте good afternoon с good day: первое — это приветствие, а второе в стране туманного альбиона и на зеленом континенте широко используется для прощаний и означает «доброго дня»

Tom: Good day, Jerry! — Доброго дня, Джерри!
Jerry: Bye, Tom! — Пока, Том!

Приветствия на ходу

Когда в суматохе дня времени на полноценный разговор нет, то улыбнуться знакомому на улице и пожелать доброго дня будет проявлением хорошего тона. Можно просто с улыбкой сказать «hello» или «hi», пожать руку или помахать рукой, окажись вы по разные стороны улицы.

Население англоязычных стран очень часто пользуется выражением How are you? взамен приветствия. Используйте how are you как риторический вопрос, а не как приглашение рассказать вам про подробности своей личной жизни. Если таким образом поприветствовали вас, то отвечайте вопросом на вопрос и продолжайте идти туда, куда вы направлялись.

John: Hi Mary! How’re you? — Привет, Мэри! Как дела?
Mary: Hello John! How’re you?

Дружеские приветствия

Сказать «привет» другу или хорошему знакомому можно несколькими способами. Воспользуйтесь разговорными словечками и сленговыми выражениями, как Сэм в диалоге ниже.

Диалог на английском. Приветствие

Sam: Hey, Julia! What’s up?
— Приветики, Джулия! Как жизнь?
Julia: Hello there, Sam, not much. How are you doing? I’ve heard you bought yourself a new car! Tell me about it.
— Привет, Сэм, да так, нормально. Как ты? Я слышала, ты купил себе новую машину! Расскажи про нее.
Sam: Yeah, I bought a new Mercedes GLE and I could not be happier!
— Ага, я купил новый Мерседес GLE и все не нарадуюсь!

Многие иностранцы, впервые услышав фразу «what’s up?», теряются и не знают, как на нее ответить. Чтобы подобной ситуации не произошло с вами, запомните, что what’s up означает то же самое, что и «what’s going on?». На русский это переводится «как поживаешь?», «как жизнь?», «что нового?». На подобный вопрос чаще всего отвечают: nothing (ничего), nothing special (ничего особенного), not much (не слишком много всего).

Если вы хотите узнать, как у друга идут дела, можно использовать одно из этих выражений:

• How are you? — Как дела? Как ты?
• How are you doing? — Как поживаешь?
• How is everything? — Как оно?
• How are things going? — Как все идет?
• How are you getting on? — Как идут дела?

Как именно ответить на такие вопросы, если они адресованы вам, зависит от обстоятельств встречи. Иногда это может быть описание последних дней и новостей или краткое I’m good (все хорошо), I’m fine (все здорово) или I’m great (все замечательно).

Особая версия приветствия на английском языке для детей берет свое начало из распространенной на весь мир игре «Ку-ку!», когда взрослый как бы прячет от ребенка лицо за своими ладонями, а потом раскрывает их и говорит «Peekaboo!»

В Англии среди подростков очень популярным приветствием является сокращенная версия фразы What’s going on? — Wagwan («как жизнь?»).

Вот еще несколько сленговых вариантов, как можно написать на английском «привет»:

• Howdy!
• Hiya!
• Yo!
• G’day (используется в Австралии и Англии)

Приветствия после разлуки

Вот как можно узнать, что же нового случилось в жизни знакомого человека на английском:

Приветствия на вечеринке

На вечеринках и различных ивентах (events) принято сначала поприветствовать хозяев (hosts) и знакомых (acquaintances), а потом познакомиться с теми, кого вы видите впервые. Для начала следует представиться.

Hi, my name is Ellen Grime. What’s your name? — Привет, меня зовут Эллен Грайм. Как тебя зовут?

Если вы пришли не одни, то следует познакомить хозяев вечеринки и гостей со своим спутником или спутницей. Вот как можно представить человека на английском:

1. — Josh, let me introduce you to my girlfriend Lizzie. — Джош, позволь тебе представить мою девушку Лиззи.
   — Lizzie, meet Josh, my high school friend. — Лиззи, познакомься с Джошем, моим другом со старшей школы.
2. — Josh, I don’t think you’ve met Lizzie, my girlfriend. — Джош, думаю, ты еще не знаком с Лиззи, моей девушкой.
   — Lizzie, this is Josh, my high school friend. — Лиззи, это Джош, мой друг со старшей школы.

При знакомствах на вечеринках обычно практикуют

• Можно отметить замечательный стол, который накрыли хозяева

The food looks great. I can’t wait to dig in. — Еда выглядит отлично. Не могу дождаться, когда можно будет попробовать.

• Или прокомментировать красиво украшенный зал:

These decorations are absolutely gorgeous. I love the flowers/balloons/table cloth. — Эти украшения просто великолепные. Мне так нравятся эти цветы/шары/скатерти.

• Или сделать комплимент новому знакомому:

I really like your shirt/dress/tie. Where did you get it from? — Мне очень нравится твоя рубашка/платье/галстук. Где ты ее/его купил?

• Еще один вариант темы для small talk — это спросить, откуда человек знаком с организаторами вечеринки:

How do you know Max? — Откуда ты знаешь Макса?

Приветствия в гостях

Узнаем несколько полезных фраз для знакомства с новыми людьми.

Деловые приветствия

При знакомстве с новыми деловыми партнерами стоит представиться полным именем и назвать свою должность в компании:

Hello, my name is Julia Willards, I am the sales manager at Google. — Здравствуйте, меня зовут Джулия Уиллардс, я менеджер по продажам в Гугл.

Важно не забывать про основные правила этикета и использовать слова please и thank you. Если вы задаете вопрос другой стороне, используйте более официальную форму модального глагола

Could you please elaborate on this topic, Mr Smith? — Не могли бы вы рассказать поподробнее об этой теме, мистер Смит?

Известную многим со школы фразу how do you do? («здравствуйте») используют исключительно в официальных ситуациях, например на приеме у президента или королевы. Фраза эта довольно чопорная и в повседневном английском употребляется разве что с сарказмом.

Рассмотрим несколько выражений, которые пригодятся при деловом разговоре:

Деловая переписка

В наши дни посылать имейлы на английском уже не кажется чем-то необычным и экстраординарным. Чтобы лучше разбираться в правилах написания деловых писем англоязычным коллегам, давайте разберем этикет деловых писем и полезные фразы.

Приветствие в официальном письме на английском

Отношения сугубо деловые

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования. Именно с этой фразы стоит начать письмо, если имя адресата неизвестно или если вы пишете первое обращение в общественную организацию.

Dear Sir/Madam — Уважаемый сэр / Уважаемая мадам. Данное приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата в компании, но не его/ее имя.

Dear Mr Smith — Уважаемый мистер Смит.

Используйте обращение Miss Rondy, если адресат — незамужняя девушка, Ms Rondy или Mrs Rondy, когда девушка замужем.

Отношения деловые, но дружеские

Dear colleagues/team — Дорогие коллеги/команда. Такое приветствие будет как раз кстати, если вы пишете письмо группе людей.

Dear Albert/Millie — Дорогой Альберт/Дорогая Милли. Такое обращение менее формально и используется в переписке с коллегами.

Вступление

За приветствием в письме на английском должна следовать вступительная фраза. Имейте в виду, что выбор фразы напрямую зависит от цели письма и от того, начинаете ли вы переписку или посылаете ответное письмо.

• Когда вы впервые пишете адресату, то можно начать с традиционного приветствия:

I hope this email finds you well. — Я надеюсь, что это письмо вы получили в добром здравии.

I hope you are well. — Я надеюсь, что вы в добром здравии.

Однако все больше и больше в бизнес-среде подобные выражения считаются устаревшими. Многих они даже раздражают. Чтобы идти в ногу со временем, напишите что-то более персональное, например:

Hope you had a great weekend. — Надеюсь, что вы отлично провели выходные.

I hope you and your family had a splendid time during Christmas holidays. — Я надеюсь, вы и ваша семья замечательно провели рождественские каникулы.

• Если контакт с адресатом уже налажен, то письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I hope your day is going great. — Надеюсь, что у вас хороший день.

I trust your week is off to a good start. — Хочется верить, что ваша неделя началась отлично.

I’m glad to connect with you again. — Я рад снова с вами связаться.

• В случае, если вы отвечаете на имейл, а не инициируете переписку, то пригодится одна из этих фраз:

Thank you for your prompt reply. — Спасибо за ваш быстрый ответ.

I really appreciate you getting back to me. — Я очень ценю, что вы мне написали.

Объясните цель своего письма

Далее следует объяснить цель своего письма. Здесь вам могут помочь следующие фразы и выражения:

I am writing to you in regards to… — Я пишу вам по поводу …

This is just a quick/friendly reminder… — Это просто быстрое/дружеское напоминание, что …

I wanted to let you know that…— Я хотела дать вам знать, что …

I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/check/invite you to/to update you on/ask for a favor… — Я пишу вам, чтобы спросить / дать вам знать / подтвердить / проверить / пригласить вас / уведомить вас / попросить одолжения.

After having received your contact information from … , I … — Я получил ваши контактные данные от… и хотел бы…

Основная часть письма

Какой бы ни была цель вашего письма: просьба, жалоба, уведомление о вложенных файлах, хороших или плохих новостях, ниже вы найдете несколько полезных фраз для каждого случая.

Конец письма

Письмо всегда следует заканчивать запросом к действию. То есть можно попросить адресата связаться с вами, если у него возникнут вопросы или ему понадобится больше информации.

Please don’t hesitate to contact me if you have any questions. — Пожалуйста, напишите мне, если у вас есть какие-либо вопросы.
Please let me know If you require more information. — Если вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.

Подпись отправителя

Прощаться следует в соответствии со вступительной частью и общим тоном письма. При использовании официального языка в начале и в основной части текста, воспользуйтесь одной из этих фраз, чтобы завершить свое письмо:

Your sincerely / Sincerely yours — Искренне ваш

Respectfully/ Sincerely — С уважением

В случае, если тон вашего письма неофициальный, то можно попрощаться, написав:

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями

Заключение

Теперь вы знаете, как сказать «привет, все хорошо!» на английском, как пишется слово «привет» на английском языке, перевод его многочисленных вариаций, а также правила деловой переписки.

Читаем дальше:

Как начать разговор на английском?

А вы умеете тактично закончить разговор на английском?

100 популярных разговорных фраз на английском

300 фраз для туристов

Когда должность пишется с большой буквы? —

Какие должности пишутся с заглавной буквы?

Из § 95 Правил следует, что названия должностей, кроме высших, пишутся со строчной буквы.

Поэтому такие названия должностей, как директор, генеральный директор, руководитель департамента, директор департамента, начальник управления, заведующий отделом и др., следует писать со строчной (маленькой) буквы.

Как пишется главный врач?

Как пишется слово Главный врач С большой буквы — если слово первое в строке, а обычно — оба слова с маленькой прописной буквы. Это два слова, они так и пишутся «Главный врач». Хотя, в некоторых случаях, правидьнее было бы писать «Главный РВАЧ».

Как пишется генеральный директор?

Названия должностей, званий, титулов пишутся со строчной буквы, напр.: президент, канцлер, председатель, министр, премьер-министр, заместитель министра, мэр, император, королева, хан, шейх, генеральный секретарь, заслуженный деятель культуры, лауреат Нобелевской премии, посол, атташе, директор, генеральный директор,

Как пишется должность с большой или маленькой буквы?

В публицистических текстах слово, обозначающее должность, пишется с маленькой буквы (наш президент; премьер-министр). Тенденция писать названия должностей как государственных, так и коммерческих организаций с прописной свидетельствует о желании пишущего подчеркнуть значимость, особое уважение к называемой должности.23 июл. 2012 г.

Как писать начальник управления?

Начальник пишется с маленькой буквы а вот Управление или Департамент всегда пишутся с большой и название тоже этого Управления или Департемента, а писать слово начальник с большой буквы придумали подлизы!

Как пишется строчная буква А?

Стро́чна́я бу́ква — буква, размер которой меньше прописных. Строчные буквы используются по умолчанию для написания текстов во всех случаях, за исключением тех, где по правилам требуется использование прописных (больших) букв. Например, буква «а» — строчная, а «А» — прописная.

Как пишется акционерное общество?

Название организационно-правовой формы (закрытое акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.) пишется со строчной буквы; фирменное наименование организации пишется с прописной буквы, и, как правило, заключается в кавычки: закрытое акционерное общество «Восток», открытое акционерное общество «

Как пишется Председатель правительства?

1. Официальные наименования высших должностей и званий пишутся с прописной буквы: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Федеральный канцлер ФРГ, Премьер-министр Великобритании, Чрезвычайный и Полномочный Посол Российской Федерации в… 2.

Как пишется президент?

С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей и титулов (Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Генеральный прокурор Российской Федерации, Чрезвычайный и Полномочный Посол и т. п.) в текстах официальных документов, например: Указ Президента Российской

Как пишется слово президент с большой или маленькой буквы?

Прописная используется в названиях высших государственных должностей (Президент РФ, Председатель правительства) только в официальных текстах, документах государственного и международного уровня. В публицистических текстах слово, обозначающее должность, пишется с маленькой буквы (наш президент; премьер-министр).

Что нужно писать с большой буквы?

Прописная буква С прописной буквы пишутся: Фамилии, имена, отчества, псевдонимы, прозвища – все собственные наименования, кроме нарицательных существительных, обозначающих родовые понятия. Например: Николай Алексеевич Иванов, тётя Маша, парень по прозвищу Рыжий, Янка Купала.

Как пишется слово министр?

Наименования должностей, званий и титулов пишутся со строчной буквы: министр здравоохранения, заместитель министра обороны, генеральный директор, президент компании, мэр, посол, атташе, генерал-майор, герцог, лорд, действительный статский советник, тайный советник, паша, хан, шейх и др.

Как пишется слово республика с большой буквы?

Если это первое слово в предложении, то с большой. Если нет, то с маленькой, а само название республики (если есть) — с большой. Например: 1)Республика Белорусь закупила 1000т. зерна. 2) Всех в республике Казахстан интересует территориальный вопрос .

Чем отличаются строчные и прописные буквы?

Буквы, отличающиеся от строчных высотой, а иногда и формой. (заглавные) , буквы, отличающиеся от строчных (см. Строчные буквы) высотой, а иногда и начертанием (например, русские «А», «Б», «Г»; латинские G, Q, R). С П. б. пишут первое слово в начале предложения, имена собственные, различные заголовки.

Что такое строчные и прописные буквы?

Прописные буквы — (заглавные) буквы, отличающиеся от строчных (см. Строчные буквы) высотой, а иногда и начертанием (например, русские «А», «Б», «Г»; латинские G, Q, R).

Как правильно строчная или строчная буква?

Ударение в слове СТРОЧНАЯ

В слове «строчная» ударение может иметь любую из двух позиций: на первый слог – стрОчная и на второй слог – строчнАя.

Когда Бог пишется с большой буквы?

С прописной буквы рекомендуется писать слово Бог как название единого верховного существа (в монотеистических религиях). Слово бог в формах множественного числа, а также в значении одного из множества богов или в переносном значении пишется со строчной буквы, напр.: боги Олимпа, бог Аполлон, бог войны.

Когда Солнце пишется с большой буквы?

Слова солнце, земля, луна пишутся с прописной буквы, когда они употребляются в терминологическом значении, например: протуберанцы на Солнце; различные теории происхождения Земли; фотоснимки обратной стороны Луны (но: взошло солнце, комок земли, свет луны).

Как писать название должностей | Агентство копирайтинга Text iS

Как часто вы сталкиваетесь с горделивым написанием должностей с прописной буквы, например: Генеральный Директор, Заместитель Начальника отдела, Главный Бухгалтер?

Спорим, что такое написание встречается практически повсеместно? Это утверждение так же верно, как и то, что использование заглавной буквы в большинстве случаев — ошибка. Не отрицаю, любая должность предполагает определенный статус и долю ответственности, но преувеличивать ее в письменной речи, используя прописные буквы, — значит, противоречить правилам русского языка.

На самом деле, современных нормативных документов, регламентирующих употребление заглавной и строчной буквы в названии должностей нет, поэтому составители справочников на данный момент руководствуются Правилами русской орфографии и пунктуации, утвержденными еще в 1956 году. Следовательно, просто принимаем следующую информацию как данность и запоминаем!

С заглавной буквы в тексте пишутся только названия государственных должностей высшего ранга, как то: Президент, Полномочный Посол, Председатель Правительства и другие.  Полный список при желании не составит труда найти в сети. Да, при всем моем уважении к генеральным директорам и главным бухгалтерам, их должности не относятся к должностям государственной важности. Но при этом, как и в любом правиле, здесь есть несколько важных исключений.

Исключение № 1

Заглавная буква при написании высших государственных должностей используется только в официальных документах и документах международного или государственного уровня. Например: «Указ Президента…», «накануне Президент Российской Федерации утвердил…»; для неофициальных публикаций допускается написание со строчной буквы «президент в ходе рабочего визита посетил…». Но помните: если речь идет о президенте как главе компании, то верным будет только: «президент компании «Чип энд Дейл» предложил…».

Исключение № 2

Ведомственные инструкции, в особых случаях, могут самостоятельно регулировать правила написания должностей. Так, правильным считается написание «Мэр Москвы», с прописной буквы, но при этом все остальные должности данной структуры пишутся по правилам (заместитель Мэра Москвы).

Исключение № 3

Это даже не исключение, а больше напоминание: в рамках документа, при оформлении реквизита «подпись», написание должности с заглавной буквы будет верным в том случае, если указание должности стоит первым словом (реквизиты являются самостоятельным элементом оформления документов).

Поделиться

Твитнуть

Поделиться

Отправить

Оценить статью

Что такое РАПОРТ и как правильно его написать.

Что такое РАПОРТ и как правильно его написать.

Такой документ, как рапорт, относится к служебной документации. Поэтому знать, как его правильно писать, нужно практически каждому. В данной статье пойдет речь именно об этом. Что собой представляет рапорт? Существуют ли особенности составления подобных документов? Для более понятного разъяснения наши эксперты подготовили образец рапорта с пояснительными комментариями.

Что такое «рапорт»

Само слово «рапорт» имеет французские корни, в дословном переводе означает «докладывать». И действительно, такой документ является в первую очередь донесением или докладом, который предоставляется вышестоящему руководящему работнику в устном или письменном варианте. Чаще всего такие доклады используются в военном деле (например, командир принимать рапорт от военнослужащего, имеющего звание ниже).

Рапорт стоит писать, в зависимости от цели просьбы или изложения фактов:

1. Для получения:

• отпуска;
• компенсации за съем жилья;
• подъемного пособия.

1. На подписание контракта:

• до определенного возраста;
• сверх установленного предельного возраста;
• на три года, пять лет, десять лет.

1. На увольнение по завершении контрактных условий.
2. Для приема дел и должности.
3. Для оплаты расходов на приобретение чего-либо.
4. Постановке в очередь на получение жилья.
5. Для выезда за пределы воинского гарнизона/части.

Помимо перечисленных видов рапорта, на каждом производстве существуют свои индивидуально установленные документы подобного типа. Поэтому чтобы научиться правильно писать рапорт, нужно знать его особенности, относящиеся конкретно к определенной сфере, в которой он используется (это может быть и военная сфера деятельности, и хозяйственная, и производственная, и экономическая). Так, в гражданском делопроизводстве рапорт принято называть «заявлением». Но смысл документа от этого не меняется, только название.

Учимся правильно писать рапорт

Как уже говорилось, рапорт представляет собой устное или письменное донесение о чем-либо, которое составляется по специальной форме. Что же нужно знать для того, чтобы правильно составить подобный документ? Дело в том, что устная форма не очень отличается от письменной. Но специалисты рекомендуют сначала подготовить письменный вариант документа, который позже использовать при устном докладе.

Его особенности написания заключаются в следующем:

1. В верхнем правом углу указываются данные адресата (то есть кому рапорт подается), с указанием должности руководящего работника, Ф. И. О.
2. Ниже записываем свои данные – от чьего имени ведется доклад (с указанием своей должности, Ф. И. О.).
3. Посередине строчки указывается название данного документа (в нашем случае «Рапорт»).
4. С абзаца следующей строчки начинают излагать суть самого донесения или доклада, в зависимости от темы изложения (например, это может быть просьба о предоставлении отпуска или отчет о проделанной ранее работе за отчетный период времени).
5. Внизу текста слева с начала строки указывается дата написания этого документа – ДД/ММ/ГГ (например, 16.01.2018 или 15.02.2018).
6. Справа на этой же строке, где отмечается дата, ставится подпись докладчика.

Основные условия написания рапорта:

• не нужно многословности и расплывчатости;
• текст должен быть кратким и содержать самую суть доклада;
• мысли излагаются без лирических отступлений.

Придерживаясь данных правил, вы сможете правильно писать рапорт на различные темы.

Обычно образцы оформления служебной документации находятся в кадровых органах управления, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Наши специалисты подготовили несколько образцов, как писать подобные документы на различную тематику.

№ 1: образец — прием дел и должности

Начальнику отдела

Ф. И. О.

(от) ______________

Если у Вас, по каким либо причинам нет возможности написать РАПОРТ или вы всё-же не знаете как, для вашего конкретного случая его написать, обратитесь к нашим специалистам военного права и в кратчайшие сроки вы получите готовый, юридически грамотный документ. телефон: +7-342-234-19-18 или отправит свой запрос на электронную почту [email protected]

Рапорт

Докладываю, что дела и должность начальника отдела кадров принял.

15.01.18                                                                                  Бухгалтер/Подпись/Петров.

№ 2: образец на получение отпуска

Начальнику отдела

Ф. И. О.

(от)______________

Рапорт

Прошу Вас предоставить мне, Михайлову Леониду Васильевичу, отпуск основного типа за 2015 год сроком на 28 дней с 12 октября 2016 года с учетом времени на дорогу.

Отпуск собираюсь проводить (указать точное место).

Прошу о выплате денежной компенсационной суммы, рассчитанной на санаторно-курортное лечение, а также материальную помощь за прошлый 2015 год на трех человек – на меня и членов моей семьи.

Состав семьи:

1. Жена – Михайлова Екатерина Андреевна, 1989 г. р.
2. Сын – Михайлов Виктор Леонидович, 2012 г. р.

Исполнение обязанностей начальника отдела кадров прошу временно передать бухгалтеру Киселевой Валентине Семеновне.

10.01.18                                                            Начальник отдела кадров /Подпись/ Михайлов.

№ 3: образец предоставление служебного жилья

Начальнику

Ф. И. О.

(от кого)____________

Рапорт

Прошу предоставить мне, а также проживающим совместно со мной членам семьи (жене и сыну) служебное жилое помещение по месту назначения прохождения контрактной воинской службы согласно с ФЗ – закон «О статусе военнослужащих» (статья № 15, часть 1). По месту назначения прохождения контрактной службы жилого помещения для проживания не имею.

05.12.2017                                                                                      Подпись

№ 4: образец по накопительно-ипотечной системе

Начальнику

Ф. И. О.

(от кого)_____________

Рапорт

Прошу Вас представить на меня, капитана Васильева Павла Геннадьевича, 1975 г. р. (паспортные данные), участника накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих с 5 января 2014 г (регистрационный номер), информацию для получения целевого займа на жилье с целью заключения в установленном законодательством порядком договора на приобретение жилья.

Этим документом я подтверждаю свое согласие на истребование уполномоченным органом федерального значения из доверительного управления накоплений для обеспечения жильем, которые учтены на накопительном счете на мое имя сроком до трех месяцев с момента подписания свидетельства о праве участника накопительно-ипотечной системы по обеспечению жильем военнослужащих для получения целевого займа на покупку жилья.

С правами и обязанностями участника накопительно-ипотечной системы, установленными Федеральным законом «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2008 г. № 370 «О предоставлении участникам накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих целевых жилищных займов, а также погашения целевых жилищных займов», ознакомлен.

Жилье буду приобретать в г. Воронеже.

Контактные телефоны:…

Информацию следует передать по адресу:…

10.04.2017                                                 Капитан/Подпись/Васильев

Как написать электронное письмо своему боссу (с шаблонами и примерами)

Отправка электронного письма своему боссу — это эффективный способ сообщить о любых изменениях, вопросах и важной информации, касающейся задач и проектов. Если ваша должность требует, чтобы вы обратились к своему руководителю, вам может быть полезно знать, как составить профессиональное электронное письмо. В этой статье мы обсудим, почему вам, возможно, придется написать электронное письмо своему боссу, объясним, как его написать, и предоставим шаблоны и примеры, которые вы можете использовать при написании.

Зачем писать электронное письмо своему боссу?

На рабочем месте обычно обращаются к своему руководителю с любыми вопросами или просьбами. Вот несколько причин, по которым вы можете написать своему боссу электронное письмо:

• Запрос свободного времени
• Задание вопроса, связанного с рабочим местом
• Подтверждение выполненной задачи
• Запрос продления срока выполнения задачи
• Благодарность и выражение благодарности
• Обмен важной информацией о задаче или проекте

Как написать электронное письмо своему руководителю

Чтобы помочь вам написать электронное письмо своему руководителю, выполните следующие действия:

1.Определите причину написания электронного письма

Прежде чем писать электронное письмо, определите причину, по которой вы обращаетесь к своему руководителю. Это поможет вам не сбиться с пути при составлении электронного письма и гарантировать, что вы включите всю необходимую информацию. Например, если вы хотите запросить изменение крайнего срока для проекта, убедитесь, что вы указали предыдущий крайний срок, новый запрошенный крайний срок и причину изменения.

Связанный: Как написать профессиональный адрес электронной почты

2.Добавьте соответствующую строку темы

Строка темы вашего электронного письма должна кратко излагать причину вашего сообщения. Отправка соответствующей темы поможет вашему руководителю найти письмо, понять, чего ожидать, и расставить приоритеты по электронной почте в зависимости от важности и срочности. Вот несколько примеров тем, которые вы можете включить в электронное письмо своему руководителю:

• [Название проекта или задачи] завершено [дата]
• Вопрос по [теме]
• Запрос на перерыв с [дата] по [дата]
• Запрос на продление [название проекта]
• Спасибо за [причину]

3.Добавьте приветствие

Приветствие — это первая строка вашего электронного письма сразу после темы. Определите имя и титул, которые ваш руководитель предпочитает, чтобы вы им называли, и включите его в приветствие. Например, если ваш руководитель предпочитает, чтобы его называли по имени, вы можете обращаться к нему именно так. Если вы не уверены, какое имя и титул предпочитает ваш руководитель, вы можете использовать его фамилию. Вот несколько примеров приветствий:

• Уважаемый г-н.Смит
• Здравствуйте, мисс Гарсиа
• Добрый день, Марк

Связано: Профессиональные приветствия по электронной почте: советы и примеры

4. Укажите причину получения электронного письма

После приветствия сделайте вступительное слово предложение, в котором указана причина вашего электронного письма. Если вы откроете электронное письмо с объяснением вашей аргументации, оно будет кратким и ясным. Вот несколько примеров вступительного предложения:

• Сегодня я отправляю электронное письмо, чтобы поблагодарить вас за [причину].
• Я обращаюсь к вам, чтобы подтвердить, что [название задачи или проекта] было завершено [дата и время].
• Я хочу запросить перерыв с [дата] по [дата].
• Моя команда и я хотели бы запросить продление [название задачи или проекта] с [первоначального крайнего срока] до [нового крайнего срока].

5. Предоставьте объяснение

Если возможно, предоставьте подробную информацию или объяснение относительно причины вашего электронного письма. Может быть полезно дать объяснение, чтобы ваш руководитель понимал контекст ситуации, хотя вы можете опустить любую не относящуюся к делу или личную информацию.Вот несколько примеров:

• Это важно, потому что [укажите причину].
• Ваша помощь была полезна [объяснение льгот].
• Это изменение необходимо, поскольку [укажите причину].

6. Перечислите действия, которые необходимо выполнить вашему руководителю.

После объяснения обязательно включите информацию о любых задачах, которые ваш руководитель должен выполнить при просмотре электронной почты. Это может включать в себя утверждение предложения по проекту или изменение сроков, проверку вашего отпуска или принятие решения по проекту.Вот несколько примеров:

• Ознакомившись с прилагаемой информацией, пожалуйста, [описание необходимых действий].
• Дайте мне знать [информация по теме].

7. Добавьте закрывающую

Закрытие — это последняя строка вашего электронного письма, где вы можете поблагодарить своего руководителя за потраченное время, повторить важную информацию или предложить им задать любые вопросы относительно содержания вашего электронного письма. . Вот несколько примеров закрывающих строк:

• Благодарим вас за время, потраченное на рассмотрение этого письма.
• Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.
• Вы можете обратиться ко мне с дополнительными вопросами или для получения дополнительной информации.

Связано: Как завершить электронное письмо (с закрывающими примерами)

8. Включите подпись

В своей подписи укажите свое полное имя и должность, чтобы ваш руководитель мог вас идентифицировать. Вот несколько примеров подписей электронной почты:

• С уважением, Карен Джонс, старший представитель службы поддержки клиентов
• Еще раз спасибо, Дэниел Самсон, младший инженер-программист
• С уважением, Эндрю Тури, технический специалист по ИТ

Связано: Как создать подпись корпоративного электронного письма с 10 примерами

Советы по написанию электронного письма своему руководителю

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при составлении электронного письма своему руководителю:

Сохраняйте краткость

Сохраняйте содержание вашего электронного письма, включая ключевые моменты и исключение ненужной информации.Старайтесь использовать короткие и простые предложения, которые передают сообщение, чтобы ваш руководитель мог быстро понять причину вашего электронного письма.

Используйте свой рабочий адрес электронной почты

Отправляя электронное письмо своему руководителю, лучше всего использовать рабочий адрес электронной почты, чтобы оставаться профессиональным и гарантировать своевременное получение вашего электронного письма вашим руководителем. Некоторые рабочие места отфильтровывают электронные письма, поступающие из личной учетной записи электронной почты человека.

Убедитесь, что его легко понять

Поскольку руководители получают различные электронные письма в течение дня, убедитесь, что ваша электронная почта легко понимается на случай, если им потребуется просмотреть ее или быстро прочитать.Вы можете попросить коллегу, которому вы доверяете, прочитать его, чтобы увидеть, насколько легко они его поймут.

Корректура

Перед отправкой электронного письма обязательно вычитайте его, чтобы найти орфографические, грамматические ошибки и проблемы с форматированием. Отправка безошибочного электронного письма вашему руководителю демонстрирует профессионализм и гарантирует, что ваш руководитель понимает ваше сообщение.

Шаблоны электронной почты

Вот несколько шаблонов, которые вы можете использовать, чтобы направлять вас при создании электронного письма своему руководителю:

Благодарственное письмо

Тема письма: Спасибо за [причину]

Уважаемый [ Имя руководителя],

Я пишу сегодня по электронной почте, чтобы выразить свою благодарность за [причину].Ваша помощь в [название проекта или задачи] помогла нашей команде [перечислить преимущества их помощи]. Просмотрите прикрепленную информацию, содержащую [описание информации]. Благодарим вас за время, потраченное на рассмотрение этого письма.

С уважением,
[Ваше имя и должность]

Запрос на отгул

Тема: Запрос на перерыв с [дата] по [дата]

Уважаемый [имя руководителя],

Я пишу сегодня по электронной почте запросить перерыв с [дата] по [дата].У меня есть [задание, которое вы выполнили, чтобы подготовиться к отгулу]. Пожалуйста, обращайтесь с любыми вопросами относительно моего отгула. Спасибо за уделенное время.

С уважением,
[Ваше имя и должность]

Подтверждение выполненной задачи

Тема: [Название проекта или задачи] завершено [дата и время]

Уважаемый [имя руководителя],

Я электронное письмо сегодня, чтобы подтвердить, что моя команда выполнила [название задачи] в [дата и время]. В проект включены [включить соответствующую информацию о проекте].Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами относительно проекта.

С уважением,
[Ваше имя и должность]

Запрос на изменение крайнего срока

Строка темы: [Название проекта] запрос на изменение крайнего срока с [дата] до [дата]

Уважаемый [имя руководителя],

I Сегодня я отправляю электронное письмо с просьбой продлить крайний срок [название проекта] с [дата] до [дата]. Это изменение необходимо, чтобы у моей команды было достаточно времени для выполнения [задачи] и [задачи].Уверен, что мы сможем завершить проект к заявленному сроку. Просмотрите прикрепленную информацию, содержащую [описание информации]. Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и обращайтесь ко мне с любыми вопросами.

С уважением,
[Ваше имя и должность]

Обмен информацией

Тема: [Тип информации, которой вы делитесь] для [Название проекта или задачи]

Уважаемый [Имя руководителя],

I хочу сообщить вам о [информации] о [название проекта].Эта информация показывает, что [предоставьте объяснение]. Важно помнить, что [предоставьте подробную информацию о проекте]. Из-за этого я считаю, что нам следует [предлагаемое изменение из-за информации]. Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и обращайтесь ко мне с любыми вопросами относительно этой информации.

С уважением,
[Ваше имя и должность]

Примеры электронных писем

Вот несколько примеров электронных писем от сотрудника своему руководителю:

Благодарственное письмо

Тема письма: Спасибо за дополнительные материалы по проекту

Уважаемая Елена,

Сегодня я отправляю электронное письмо, чтобы выразить благодарность за дополнительные материалы, которые вы предоставили для исследовательского проекта моей команды.Ваша помощь в исследовательском проекте помогла нашей команде провести вдвое больше тестов и наблюдений, чем мы обычно делаем. Просмотрите прикрепленную информацию, содержащую благодарственные письма от каждого члена команды. Благодарим вас за время, потраченное на рассмотрение этого письма.

С уважением,
Кара Смит, ведущий разработчик проекта

Запрос на отгул

Тема: Запрос на перерыв с 10 по 15 июня

Уважаемый господинSharp,

Сегодня я отправляю электронное письмо, чтобы запросить перерыв с 10 июня 2021 года по 15 июня 2021 года. Я уже связался с членами моей команды по поводу моего отсутствия в это время. Пожалуйста, обращайтесь с любыми вопросами относительно моего отгула. Благодарим вас за время, потраченное на рассмотрение этого письма.

С уважением,
Фред Ковальски, младший специалист по кодированию

Подтверждение выполненной задачи

Тема: Расчет заработной платы завершен 3.10.21 в 17:15.м.

Уважаемая Кэтрин,

Сегодня я отправляю электронное письмо, чтобы подтвердить, что моя команда выполнила последний платежный период 10 марта 2021 года в 17:15. В проект также были включены все сотрудники, нанятые после 16 февраля 2021 года, и все сотрудники, которые недавно внесли изменения в свое рабочее время. Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами относительно проекта.

С уважением,
Ханна Лоури, младший бухгалтер

Запрос на изменение крайнего срока

Тема: Запрос на изменение крайнего срока анализа затрат периода продаж с 5.10.21 по 13.05.21

Уважаемый РС.Маршалл,

Сегодня я отправляю электронное письмо с просьбой продлить срок выполнения проекта анализа затрат в весенний период продаж с 10 мая 2021 года до 13 мая 2021 года. Это изменение необходимо для того, чтобы у моей команды было достаточно времени для оценки всех продаж. и точно выполняем наши расчеты. Уверен, что мы сможем завершить проект к заявленному сроку. Просмотрите прилагаемую информацию, содержащую обновленное руководство по проекту в соответствии с обновленным сроком. Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и обращайтесь ко мне с любыми вопросами.

С уважением,
Сандра Армстронг, финансовый консультант

Обмен информацией

Тема: Маркетинговая информация о линии осенней одежды

Уважаемая Регина,

Я хочу сообщить вам маркетинговая статистика по запуску осенней линии одежды. Эта информация показывает, что наша целевая аудитория на 40% чаще просматривает нашу рекламу в социальных сетях, чем на телевидении.Важно помнить, что наша реклама в социальных сетях обычно дешевле, чем наша телевизионная реклама. Из-за этого я считаю, что нам следует подумать о переносе всей нашей рекламы в социальные сети, поскольку именно там находится основная часть нашей аудитории. Благодарим вас за время, потраченное на изучение этого письма, и обращайтесь ко мне с любыми вопросами относительно этой информации.

С уважением,
Лорен Глисон, специалист по маркетингу

Как написать письмо или электронное письмо своему боссу — english-at-home.com

Вы должны проявлять осторожность и говорить вежливо и дипломатично, когда пишете людям с высоким статусом, например своему начальнику или клиенту. Убедитесь, что вы используете правильные формы глаголов, чтобы не звучать слишком прямо. Вот несколько советов и примеров для вежливого письма.

1. Сделайте предложение, а не совет.

«Мы должны заказать отчет» превращается в « Возможно, мы могли бы заказать отчет ».

2. Просите, а не говорите то, что думаете.

«Я не израсходовал всю свою годовую зарплату» превращается в « Я был бы признателен, если бы мог взять пять выходных в следующем месяце, чтобы израсходовать свою годовую зарплату».

«Нам нужно обсудить мою зарплату» превращается в « Можно ли обсудить мою зарплату?»

Вот пример того, что вы можете написать, если хотите попросить своего начальника о встрече для обсуждения повышения заработной платы:

Уважаемый XX

Можно ли назначить время для обсуждения моей компенсации? / чтобы получить оценку производительности?
(Или: я был бы признателен за возможность встретиться, чтобы обсудить обзор производительности.)

Пожалуйста, дайте мне знать, когда для вас будет удобное время?

(Ваше имя)

3. Вместо того, чтобы отдавать приказы, сделайте запрос.

«Я хочу, чтобы вы подписали это письмо» превращается в « Не могли бы вы подписать это письмо?»

4. Вовлекайте другого человека, а не сосредотачивайтесь на собственных потребностях.

«Нам нужно встретиться с поставщиками» превращается в « Как вы думаете, мы должны / могли бы встретиться с поставщиками?» Или « может быть полезно встретиться с поставщиками.”

5. Напомните начальнику, почему это важно.

Часто бывает полезно поместить цель вашего электронного письма или письма в контекст для вашего начальника. Почему ему / ей важно это прочитать? Какую бизнес-проблему вы решаете с помощью электронной почты или письма? В начале можно использовать следующие фразы:

«Я слежу за проектом / встречей с клиентом».
«Как вы, вероятно, знаете, у нас возникли проблемы с… и я хотел бы предложить решение…»
«Я хотел позволить вам передать / передать вам…» (Продолжите с того, что вы поделиться с начальником, например, «последними данными о продажах», «результатами нашей маркетинговой кампании» и т. д.)

Дополнительная помощь

См. Также «Как писать вежливо», чтобы узнать о других фразах.

Как написать электронное письмо своему боссу

Следуйте этим 6 советам, чтобы написать своему боссу электронное письмо, которое будет хорошо принято, расставлено по приоритетам и быстро исполнено. Нажмите на любой из этих советов, чтобы прыгнуть вперед:

1. Сначала закройте самую важную информацию
2. Начните с вопроса
3. Используйте правильный тон
4. Будь по делу
5. Рассмотрите их предпочтительный способ связи
6. Четко сформулируйте следующие шаги

Вы пишете важное электронное письмо своему боссу, и в нем должны быть указаны все нужные заметки.Вы хотите, чтобы к теме вашего электронного письма относились серьезно. Вам нужен быстрый ответ. И вы хотите подойти к предмету с должным профессионализмом.

Но вы знаете, что ваш босс занят, и если ваше электронное письмо слишком многословно, требует слишком много или недостаточно ясно, вам, вероятно, придется долго ждать ответа от него. Хуже того, они могут отвергнуть вашу идею просто потому, что не понимали, о чем вы спрашиваете, или потому, что вам потребовалось слишком много времени, чтобы перебрать вашу электронную почту и перейти к сути.

К счастью, если вы поставите себя на место начальника и составите письмо с учетом его предпочтений (и их плотного графика), ваше сообщение будет гораздо более эффективным.

Вот несколько стратегий, которые помогут вам научиться писать электронное письмо своему боссу, которое с большей вероятностью будет хорошо принято, расставлено по приоритетам и быстро отреагирует.

1. Сначала дайте самую важную информацию

Когда вы пишете электронное письмо своему начальнику, возникает соблазн переполниться формальностями и любезностями.Вы хотите выглядеть вежливым, компетентным и невзыскательным. Кроме того, если вы обращаетесь с важной просьбой, вы можете даже немного нервничать, поэтому можете попытаться быть излишне почтительным.

Это совершенно понятно. Но ходить вокруг да около не пойдет вам на пользу.

Итак, подумайте о том, чтобы оформить свое электронное письмо так, чтобы самая важная информация располагалась как можно ближе к началу сообщения.

Вам не нужно полностью отказываться от вежливости, но не предлагайте несколько абзацев светской беседы или контекста, прежде чем перейти к сути вашего сообщения.Начните с приветствия и переходите к делу.

Допустим, вы пишете своему боссу электронное письмо, чтобы сообщить ему о результатах проекта, над которым вы работали.

Это электронное письмо может выглядеть примерно так:

Привет, мистер Смит,

Я хотел сообщить вам результаты проведенного мною A / B-теста: мы видели, что версия A значительно превзошла версию B. Версия A показала рейтинг кликов 4,5%, по сравнению с версией B 1,8%.

Имея это в виду, вот как мы продвигаемся вперед: [Продолжение контекста и дальнейшие шаги по мере необходимости].

Этот пример начинается с вежливого приветствия и быстро переходит к главному: результатам проекта. Оттуда вы можете при необходимости перейти к более подробным сведениям, но вы поместили главную мысль впереди и в центре, так что вашему боссу не придется рыскать вокруг, чтобы найти ключевой вывод.

2. Начните с вопроса

Вы просите прибавки? Предлагаете новый инструмент, который поможет вашей команде лучше управлять своей работой? Требуете перерыва? Что вам нужно ?

Иногда мы настолько увлекаемся описанием наших обстоятельств, что «спросить» теряется.

Рассмотрим простой пример. Допустим, вы отправляете электронное письмо вышестоящему руководству, чтобы обсудить продвижение. Скорее всего, вы докажете, почему вы этого заслуживаете, свой опыт, свои успехи и т. Д. Вы, вероятно, также захотите заявить, что хотели бы встретиться, чтобы обсудить это дальше.

Это все ценные вещи, и их необходимо включить, но не забудьте четко указать, что вы запрашиваете рассмотрение предложения по продвижению по службе. Четко и заранее сформулируйте вопрос или запрос в письме, чтобы они не терялись в контексте.

Итак, вы можете начать свое электронное письмо так:

Привет, Дженнифер,

Надеюсь, ваша неделя идет хорошо.

Я пишу вам сегодня по электронной почте, так как хочу, чтобы меня рассматривали на должность менеджера, которая только что открылась в нашем отделе. За последние несколько лет я продемонстрировал свои лидерские качества с помощью [примеров, которые квалифицируют вас], и я сыграл ключевую роль в [проектах, которые вы инициировали]. [Продолжение контекста и дальнейшие убедительные сообщения].

В таком электронном письме «просьба» — рассмотреть вопрос о назначении руководящей роли — находится в центре внимания. После четкой формулировки запроса в электронном письме могут быть подробно изложены детали и убедительные аргументы в пользу того, почему запрос важен и должен быть удовлетворен.

Говоря о убедительных аргументах, если вы говорите кратко и по существу, это не означает, что вам следует избегать убедительных формулировок. Считайте коммерческие электронные письма для вдохновения; они должны быть максимально убедительными, но при этом быстро привлекать внимание читателя.Это также верно и для писем своему боссу: вы хотите привлечь его внимание, быть кратким и убедительно аргументировать.

Итак, если вы просите о продвижении по службе, убедительность может выглядеть так, как если бы вы сформулировали свой вопрос так, чтобы вы четко подчеркнули, какую выгоду получит компания (в отличие от того, какую выгоду это принесет вам лично). Или, может быть, вы предлагаете новую технологию; Можете ли вы включить убедительное «социальное доказательство», показывающее, какую выгоду получают ваши конкуренты от использования этой технологии в своем бизнесе?

Чтобы получить больше идей о том, как сделать ваши электронные письма более убедительными, эта статья Hubspot, посвященная написанию убедительных коммерческих писем, является хорошим местом для начала.

3. Используйте правильный тон

То, что вы пишете электронное письмо своему боссу, не означает, что вам нужно излишнее почтение и формальность.

Какой голос и тон уместны в вашей компании? Вы используете только титулы и фамилии или указываете только имя?

Каким бы ни был прецедент в вашей организации, при общении по электронной почте с начальством все равно можно следовать тем же правилам. Итак, будьте вежливы и отложите, если это отношения — но вы также можете быть менее формальным (но все же вежливым), если у вас более непринужденные отношения.

Компания Palo Alto Software (создатели Outpost) придерживается довольно неформальной корпоративной культуры. Примечательно, что наш главный операционный директор Ноа Парсонс в целом предпочитает меньше формальностей в электронной почте. Для Ноя это часто означает отказ от использования заглавных букв, подписей и начала светской беседы. Я обсуждал причины этого (и формальности электронной почты в целом) более подробно здесь.

Итак, когда дело доходит до письма своему боссу, обратите внимание на его предпочтительный стиль общения. (Если возможно, то, что вся ваша команда напишет свои собственные руководства пользователя, является отличным упражнением и способом прояснить предпочтительные стили общения; в этой статье я немного подробнее расскажу о руководствах.)

Например, если я отправляю Ною электронное письмо, я знаю, что не стоит слишком много болтать и спросить его, как прошли его выходные, прежде чем перейти к сути. Он предпочитает краткость, поэтому я следую его примеру. Я также совершенно уверен, что наш директор по маркетингу, Джон Прокопио, посмотрел бы на меня так, как будто у меня выросла вторая голова, если бы я обратился к нему как «Мистер. Прокопио ». Поскольку наш стиль общения более повседневный, это не является частью корпоративной культуры. Итак, все электронные письма начинаются с «Привет, Джон» или «Привет, Джон», или просто погружаются в них и начинаются с причины электронного письма.

Главный вывод: когда дело доходит до тона, не нужно быть слишком формальным, если это не типично для вашего бизнеса. Тот факт, что вы отправляете электронное письмо начальнику, не означает, что вам нужно выбросить из головы стандартный способ взаимодействия вашей компании.

4. Доведите до точки

Электронная почта важна, но с ней также может быть трудно справляться ежедневно. Перебирать почтовый ящик занимает много времени, и легко заблудиться в кроличьих норах, пытаясь решить проблемы и ответить на вопросы.

Вы наверняка это испытали. А теперь представьте, что чувствует ваш босс. Они испытывают отстой по электронной почте так же, как и вы, но они испытывают дополнительное давление, заключающееся в необходимости одобрять (или отказываться) запрос за запросом, тушить пожары, предпринимать необходимые шаги для перемещения задач, чтобы не стать узкое место и так далее.

Исследование, проведенное Университетом штата Мичиган, показало, что электронная почта не только мешает менеджерам, но также может отрицательно сказаться на их лидерских способностях.Когда электронная почта берет верх, страдает лидерство. Иными словами, чтобы освободить место для постоянно расширяющегося почтового ящика, менеджеры сокращают углы в другом месте. Они становятся более сосредоточенными на задачах и менее ориентированными на лидерство.

Зная это, важно, чтобы ваши электронные письма были по существу и как можно более краткими.

Мы уже обсудили, как поставить самую важную информацию на первое место и начать с общей картины «спросить». В дополнение к этим элементам, сосредоточьтесь на том, чтобы держать все письмо в курсе.Что означает «Tl; dr» в вашем электронном письме? Какой контекст вы можете позволить себе опустить? Не увлекайтесь объяснением каждой мелочи; при необходимости, попросите о встрече для дальнейшего обсуждения темы.

Помните, каждая минута, которую ваш босс тратит на чтение и ответ на электронную почту, — это минута, когда ему не нужно сосредотачиваться на том, чтобы быть сильным, эффективным лидером и управлять своей командой. Итак, будьте в курсе и делайте электронные письма как можно короче.

5. Определите предпочтительный способ связи.

Расширяя обсуждение только с помощью электронной почты, подумайте вот о чем: как ваш босс больше всего предпочитает общаться? Что им лучше всего подходит? Какой тип взаимодействия позволит получить ответ на ваш вопрос наиболее легко и эффективно?

Может быть, они предпочитают иметь возможность отправить быстрое сообщение одобрения через Slack.Или, может быть, они предпочли бы обсудить все на собрании. Может быть, они лучше всего справляются с назначенной им задачей Basecamp, со всеми подробностями и материалами, четко зарегистрированными и включенными, чтобы они могли все просмотреть, когда у них будет время.

Катери Коста, наш управляющий редактор и стратег по контент-маркетингу здесь, в Palo Alto Software, говорит, что она ценит, когда люди открыты для получения ответа на свою электронную почту через другой канал — например, сообщение Slack, во время встречи и так далее.«Я обнаружил, что если я отправлю кому-то электронное письмо со сложным вопросом или просьбой, если я предлагаю ему не писать полный ответ, если это неудобно, моя потребность часто удовлетворяется раньше. Приятно иметь возможность думать о запросах, но не увязнуть в составлении ответа из 500 слов, который учитывает каждую переменную », — говорит она.

Не заблуждайтесь, существует множество случаев, когда электронная почта необходима и является лучшим способом передачи информации. Я вряд ли предлагаю вам задавать важные вопросы своему боссу о Slack только потому, что они этого хотят.Но подумайте о том, чтобы написать в своем письме , понимающий этого предпочтения, и предложите им возможность ответить другим способом связи, если он им больше подходит.

Это может означать закрытие вашего электронного письма словами: «Я назначу встречу, чтобы мы могли обсудить, как мы собираемся двигаться вперед», если они предпочитают прямой устный диалог, или «Я заеду. твой рабочий стол в 13:00 сегодня, чтобы высказать свои мысли », если вы знаете, что они свободны в течение этого времени, и предпочитаете быстрое вмешательство.

Сочетание следующих шагов с их предпочтительным стилем общения позволяет вашему начальнику понять, чего ожидать, и оставляет ему пространство для ответа, отвечающего их потребностям. Это не только вызовет более благоприятный отклик и сохранит расположение вашего начальника, но и будет уважительным, простым и понятным.

6. Четко сформулируйте следующие шаги

Говоря о следующих шагах, закройте письмо, четко указав, как вы хотите двигаться дальше.

Что вам от них нужно? Вам нужно их одобрение — чтобы продолжить работу над проектом, взять отпуск или что-то подобное? Вам нужно встретиться и что-то обсудить? Вам нужна ключевая информация?

Четко сформулируйте, что именно вам нужно и какого ответа вы ждете. Это может быть так же просто, как закрыть свое электронное письмо, сказав: «Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я назначить встречу где-нибудь на этой неделе» или «Если у меня есть ваше согласие на это, я сразу же приступлю к работе.”

В совокупности эти стратегии направлены на то, чтобы уважать время вашего начальника и давать ему путь наименьшего сопротивления.

Подумайте об этом так:

На какое электронное письмо вы с большей вероятностью ответите, как только прочитаете его — на одно, требующее длинного, сложного, напечатанного ответа, или на которое просто нужно ответить «да, звучит хорошо»?

Будучи ясным, кратким, уважительным к своему времени и внимательным к их предпочтениям, гораздо легче написать электронное письмо своему начальнику, которое будет хорошо принято и быстро адресовано, вместо того, чтобы оставлять его в своем почтовом ящике на неопределенный срок.

Опубликовано в: Корпоративная культура Электронная почта

Бриана Моргейн

Бриана — специалист по контенту и цифровому маркетингу, редактор и писатель. Ей нравится обсуждать бизнес, маркетинг и социальные сети, и она большая поклонница оксфордской запятой. Бри — жительница Портленда, штат Орегон, и ее нечасто можно найти в Твиттере.

Как написать отчет боссу | Работа

Лиза МакКуэрри Обновлено 1 июля 2018 г.

В какой-то момент вашей карьеры вам, вероятно, придется написать отчет своему боссу.Хотя содержание, объем и формат будут различаться в зависимости от предмета, цели и ваших внутренних передовых методов, все отчеты содержат несколько общих элементов, которые важно учитывать. Помимо содержания, важны своевременность, точность и хорошо проверенный документ, очищенный от ошибок.

Резюме

Независимо от темы вашего отчета, начните с краткого обзора, который подробно описывает, на что идет отчет и каковы основные выводы. В крупномасштабном проекте, таком как годовой отчет, этот раздел будет называться исполнительным резюме, но в кратком отчете он может называться обзором или резюме. Пример:

Отчет об исследовании поставщиков кейтеринга

Ниже приводится подробный анализ четырех различных предварительно одобренных корпорациями предприятий общественного питания. Отчет включает в себя краткие обзоры продуктов, услуг, доступности и структуры цен для каждой одежды.

Только факты

Простой отчет следует быстро прочитать и легко понять. Каждый раздел должен начинаться с введения, за которым следует список, а затем краткое изложение результатов. Пример:

Профиль кейтеринга Good Eats Catering

Эта кейтеринговая компания работает уже четыре года и регулярно предлагает 10-процентную скидку на 12-месячный контракт на коммерческое обслуживание. Другие преимущества:

• Широкий выбор блюд, включая вегетарианское и кошерное
  
• Варианты обедов в коробке
  
• Кейтеринг для мероприятий
  
• Исключительный обслуживающий персонал
  

• Не имеет лицензии на продажу спиртных напитков и не будет может предоставлять услуги для вечерних мероприятий, такие как сетевые функции и программы награждения.
  

Общий анализ

Завершите отчет, включив в него краткое изложение результатов и, если необходимо, рекомендаций, касающихся действий. Пример:

После опроса членов исполнительного комитета по планированию мероприятий, для компании Good Eats Catering была дана рекомендация при условии, что они могут заключить договор и контролировать обслуживание бара по мере необходимости. Возможный контракт будет действовать с 1 июня 2018 года по 1 июня 2019 года. Правление запрашивает одобрение контракта до 15 мая.

Завершите со ссылкой на соответствующие приложения.

Приложения

Хотя отчет вашему боссу должен быть кратким, подробным и по существу, может быть целесообразно включить вложения на тот случай, если он или она захочет более подробно и подробно изучить результаты отчетов . Например:

Для справки, пожалуйста, приложите полный отчет по каждой кейтеринговой компании, копию предлагаемого контракта и рекомендации от сотрудников, занимающихся планированием мероприятий.

Как написать официальное письмо своему боссу

Написание официального письма пугает. Написание официального письма своему боссу может показаться необычным. Будь то просьба о перерывах в работе или подача заявления об увольнении, это хороший навык, которому нужно научиться, когда вы выходите в рабочий мир. Помните, что шаблон очень поможет вам на этом пути.

Подумайте о своем намерении

На чем вы здесь сосредоточены? Каким должен быть конечный результат? Четкое понимание не только того, что вы хотите сказать, но и того, почему вам нужно это сказать, помогает при письме начальнику.Важно честно говорить о том, что вы хотите донести.

Ваша контактная информация

В правом верхнем углу вы должны разместить всю свою контактную информацию. Он должен выглядеть следующим образом:

• Имя
  
• Адрес компании.
  
• Прямая телефонная линия вашей компании.
  
• Адрес электронной почты.
  

Это дает очень четкое представление о том, кто вы и кто ваш непосредственный руководитель или ваша команда.

Контактная информация начальника

Напротив контактной информации разместите контактную информацию начальника в том же формате, что и выше:

• Имя
  
• Адрес компании.
  
• Его прямая телефонная линия компании.
  
• Адрес электронной почты.
  

Датируйте письмо

В одной строке под контактной информацией укажите дату письма. Он должен быть датирован днем, когда вы хотите оставить его своему боссу, а не тем днем, когда вы начали писать свое письмо. Это также позволяет определить временные рамки для ответа.

Открыть с приветствием

Сразу под датой разместите приветствие: «Уважаемый господин / госпожа / доктор. [имя босса] сразу после запятой.Напишите, как именно ваш босс предпочитает, чтобы к нему обращались.

Первый абзац

Начните с краткого описания того, кто вы есть. Независимо от того, большая ваша компания или маленькая, идентифицировать себя — правильный способ сделать это. Ваша должность, ваш точный отдел и как долго вы работаете в компании. Здесь вы также хотите четко указать цель написания этого письма своему начальнику, например: «Я пишу это письмо, чтобы запросить отпуск по болезни, начиная с шести недель, с сегодняшнего дня, с 15 мая по 5 июня.

Второй абзац

Здесь вы конкретизируете заявление, которое вы сделали в предыдущем абзаце. Продолжая пример необходимости отпуска по болезни, вы можете написать что-то вроде: «Моя причина отпуска по болезни заключается в том, чтобы сделать операцию по назначению врача. У меня есть пятинедельный оплачиваемый отпуск. Могу ли я взять свой оплачиваемый отпуск полностью, а также еще одну неделю неоплачиваемого отпуска? » Очень важно использовать правильный тон в своем письме. Вы никогда не захотите выглядеть требовательным, но вопрошающим и информативным.В конечном итоге вы хотите, чтобы ваш начальник чувствовал, что вы уважаете его положение и авторитет решать, что ему позволено. Также важно добавить, что вы открыты для обсуждения этого вопроса лично или любым другим способом, с которым они могут с вами связаться.

Третий абзац

Вкратце, поблагодарите своего начальника за то, что он уделил время чтению вашего письма.

Завершите свою подпись

Завершите вежливо и профессионально. «С уважением» и «С уважением», за которыми следует запятая, — хороший стандартный выбор.Оставьте большое поле и введите свое имя, чтобы при печати вы могли подписать букву в этом поле.

Какой бы ни была цель вашего официального письма к начальнику, обязательно напишите его заранее, если оно требует сроков. Независимо от того, покидаете ли вы компанию на время или подаете заявление об увольнении, оперативность и вежливость имеют первостепенное значение.

Идеальных шаблонов электронной почты для общения с вашим начальником

Наслаждайтесь БЕСПЛАТНОЙ очисткой почтового ящика и получите 14-дневную бесплатную пробную версию при подписке на SaneBox.

Если вы не лучший банан в своем бизнесе, каждую неделю будет множество случаев, когда вам нужно будет написать своему боссу электронное письмо. Будь то предоставление им обновлений, обмен информацией, просьба о перерыве, получение ответов или (глоток!) Признание ошибки, вот шаблоны электронной почты, которые вам нужны.

Мы рассмотрели общие принципы отправки электронной почты вашему боссу в нескольких предыдущих статьях:

Как отправить электронное письмо своему боссу и улучшить рабочие отношения.

Как написать своему боссу по электронной почте и попросить выходной.

Мы рекомендуем вам сначала прочитать эти статьи, чтобы у вас был полезный контекст для этих шаблонов и когда вы могли бы использовать каждый из них. Мы работали с нашими хорошими друзьями в Recruiterbox, чтобы собрать их вместе, поскольку они кое-что знают о том, как помогать людям эффективно работать вместе. Если вам нужны эффективные бизнес-руководства, которые очень просто реализовать, не смотрите дальше.

шаблонов электронной почты, которые вы найдете здесь

Это темы, которые будут охватывать эти шаблоны писем.

Подтверждение того, что вы выполнили задачу.

Регулярный обмен информацией.

Запрос продления.

Признание ошибки или ошибки.

Прошу информации и ответы на вопросы.

Спасибо вашему боссу.

Просят перерыва.

Общее руководство по письму своему боссу

Стиль и тон, который вы используете, будут зависеть от ваших отношений с начальником, будь то профессиональные и формальные, неформальные и болтливые или промежуточные.

Выберите стиль и тон, которые лучше всего «подойдут» вашему боссу, учитывая тип электронного письма, которое вы собираетесь написать.

Держите строки темы короткими и лаконичными и включайте в них самую важную информацию.

Беритесь сразу к делу, избегайте болтовни.

Используйте короткие абзацы и убедитесь, что вы охватываете только один или два пункта в каждом абзаце.

Используйте маркированные или нумерованные списки, если это имеет смысл.

В завершение поставьте «спасибо» или «всего наилучшего».”

для подтверждения выполнения задания

Цель — сообщить начальнику, что вы выполнили одноразовую или обычную задачу, о которой ему нужно знать.

Строка темы — Задача выполнена — [название задачи и краткое описание]

«[Имя начальника],

Задача, которую вы мне назначили [название задачи] [описание задачи], была выполнена [дата].

[Включите сюда любую дополнительную информацию, которая будет полезна вашему начальнику, например, проблемы, следующие действия, сроки или зависимости.]

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, в противном случае ответа не потребуется.

Спасибо,

[Ваше имя] »

Шаблон электронного письма для обмена информацией

Цель — дать вашему начальнику доступ к определенной информации и идеям.

Строка темы — FYI — [тип информации, которой вы делитесь] [требуется действие] [уникальный идентификатор, например дата или номер]

«[Имя начальника],

Я делюсь с вами следующей информацией. [ссылка на информацию, вставьте в электронное письмо, если оно короткое, или прикрепите его].

Эта информация показывает [дайте краткое описание с кратким обзором и двумя или тремя ключевыми моментами].

После того, как вы ознакомитесь с этой информацией, не могли бы вы [перечислить любые действия, которые необходимо предпринять вашему начальнику, или вопросы, которые у вас есть].

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, в противном случае ответа не потребуется.

Спасибо,

[Ваше имя] »

Шаблон сообщения электронной почты

для запроса расширения

Цель — запросить больше времени для выполнения конкретной задачи или проекта.

Строка темы — Запрос на продление [задачи или проекта] до [новый крайний срок]

«[Имя начальника],

Мне нужно запросить продление для [название задачи или проекта] [описание проекта].

Я хотел бы предложить новый крайний срок [новый крайний срок], и я уверен, что к этому времени работа будет завершена.

Мне нужно запросить продление, потому что [перечислите причины продления, например.грамм. другие приоритеты, изменение объема и т. д.]

Я уже предпринял следующие действия, чтобы продвинуть эту задачу вперед. [список действий].

Сообщите мне, согласны ли вы на это продление или у вас возникнут вопросы.

Спасибо,

[Ваше имя] »

Шаблон сообщения электронной почты

о признании ошибки или ошибки

Цель — признать свою ошибку или ошибку.

Строка темы — Проблемы с [областью], предпринимаемые действия для решения.

«[Имя начальника],

К сожалению, мне не удалось выполнить [название задачи], [описание задачи] в согласованные [время, качество, скорость и т. Д.].

Причины этого: [список причин]. Я предпринял шаги, чтобы решить эту проблему и предотвратить ее повторение, в том числе [перечислите шаги, которые вы предпринимаете].

Я ожидаю, что задача будет завершена к [дата].

Я прошу прощения за то, что не смог выполнить эту задачу, как ожидалось, и постараюсь избежать подобных проблем в будущем.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы или вам понадобится дополнительная информация.

Спасибо,

[Ваше имя] »

Шаблон электронного письма для запроса информации

Цель — запрос информации и ответов у начальника

Строка темы — Необходимая информация [область и краткое описание информации]

«[Имя начальника],

Мне нужно, чтобы вы прислали мне информацию о [конкретизировать информацию, которая вам нужна].В частности, меня интересует [перечислить все ключевые области, в которых вам нужна конкретная информация].

У меня есть следующие вопросы [перечислите ключевые вопросы], и я уже использовал следующие ресурсы, чтобы попытаться ответить на них [перечислить ресурсы].

Пожалуйста, пришлите мне информацию и дайте мне знать, если вы сможете ответить на эти вопросы.

Спасибо,

[Ваше имя] ».

Шаблон электронного письма

для благодарности начальнику

Цель — поблагодарить начальника за то, что он сделал

Строка темы — Спасибо за [область списка, за которую вы благодарны]

«[Имя начальника],

Спасибо за вашу помощь с [область].Ваша помощь с [конкретными действиями, которые они предприняли] означала [вы чему-то научились, смогли более эффективно выполнять работу или другие преимущества].

Я ценю, что вы потратили свое время и опыт, чтобы помочь мне, и позволили мне [развить свои навыки, выполнить задание и т. Д.]

Спасибо,

[Ваше имя] »

Шаблон сообщения электронной почты для запроса перерыва

Назначение — попросить отгул

Строка темы — Запрос на перерыв [дата от и до] включительно

«[Имя начальника]

Я хочу взять перерыв между [датой начала и датой окончания].

Я уже разговаривал с [имена коллег], чтобы убедиться, что мое свободное время не противоречит чьему-либо другому. В мое отсутствие [имя коллеги] будет исполнять обязанности моего заместителя и освещать мою работу. Я полностью проинструктировал и обучил их.

Я также буду продвигаться вперед по своей работе, прежде чем уйду, и ожидаю, что сделаю следующее до моего отпуска. [перечислите ожидаемый статус ключевых проектов, задач или работ].

Я позабочусь о том, чтобы вся моя рабочая нагрузка выполнялась должным образом в мое отсутствие.

Спасибо,

[Ваше имя] »

Итак, у вас есть семь суперполезных шаблонов для электронных писем своему боссу, как профессионал! Помните, что для получения более полезной информации о бизнес-руководствах, наборе персонала и построении лучших деловых отношений перейдите на страницу Recruiterbox.

Как это:

Нравится Загрузка …

7 советов по написанию рабочих писем, как босс

В наши дни электронная почта по-прежнему играет ключевую роль при таком большом количестве возможностей для рабочего общения.Согласно опросу Gallup 2017 года, сотрудники тратят в среднем 25% своего времени на работе, отправляя и отвечая на электронные письма, связанные с работой, поэтому успешное общение с коллегами, руководителями и клиентами по электронной почте является ключевым навыком для продвижения по службе. ваша карьера.

Когда электронная почта находится прямо у вас под рукой с клавиатуры вашего iPhone, ее легко использовать слишком небрежно и небрежно. Возможно, у вас просто есть определенные привычки, связанные с вашим стилем электронной почты (чрезмерно усердные пользователи смайликов, мы смотрим на вас), которые могут незаметно повлиять на вашу эффективность и рост в компании.

Улучшение электронного общения может быть той небольшой дополнительной вещью, которая поможет вам преуспеть на нынешней должности и показать, что вы готовы к следующему уровню. Независимо от того, являетесь ли вы начальником или идете в этом направлении, эти советы помогут вам заполнить свой почтовый ящик эффективными разговорами и произвести впечатление на всех, с кем вы вступаете (виртуальный) контакт.

1. Немедленно приступайте к делу.

Все заняты, в том числе и вы, поэтому иногда лучше сразу перейти к делу.Философия соучредителя компании Managing People Better, LLC Ли Стира заключается в том, чтобы перейти к теме письма и к первому абзацу электронного письма. Начните с «призыва к действию» в строке темы, например « Входные данные необходимы для проекта XYZ к пятнице, 24.08.19, к концу дня », предупреждая читателя о том, какую именно задачу необходимо выполнить.

Нельзя сказать, что вы не можете начать электронное письмо с быстрого личного дружеского приветствия, чтобы обратиться к человеку. Но чтобы стимулировать наиболее эффективный ответ, начните с нижней строки, например с запроса или вопроса, который необходимо обсудить, прямо в верхней части сообщения.Затем Стир рекомендует указать дополнительные сведения в маркированном списке или в отдельных абзацах, чтобы не пропустить ни одной части запроса.

2. Знайте свою аудиторию.

В некоторых случаях вам следует настроить свой тон в зависимости от того, отправляете ли вы электронное письмо коллеге по работе или сотруднику старшего звена. С менеджером или руководителем аналогичного уровня начните с более формального тона, отмечает сертифицированный эксперт по вопросам карьеры и рабочего места в Zety Майкл Томашевски. Затем вы можете изменить свой тон, чтобы продолжить разговор на основе их ответа.

Стир идет еще дальше, говоря, что лучше проявить осторожность, независимо от того, к кому вы обращаетесь в организации. «Вы никогда не знаете, когда менеджер может увидеть ваши электронные письма, поэтому пишите так, как будто ваш менеджер будет видеть ваши электронные письма коллегам, клиентам или любому другому заинтересованному лицу», — говорит она. «Используйте профессиональный язык, без сленга, сокращений и т. Д. Во всех деловых письмах коллегам и руководителям.

Если вы обращаетесь к руководителю, который намного старше вас (скажем, к начальнику вашего начальника), Стир предлагает сначала проинформировать об этой идее напрямую вашего начальника, прежде чем составлять формальную, но краткую записку.Также было бы неплохо попросить начальника вычитать сообщение, если только дело не связано с поведением вашего начальника; В таком случае, — советует Стир, — сразу обратитесь в отдел кадров. «И документально подтвердите, что вы это сделали», — добавляет она. «С такими вещами лучше всего справляться посредством личных встреч, а не по электронной почте».

3. Адаптируйтесь к стилю электронной почты вашей компании.

Профессиональные электронные письма не обязательно должны лишать вас индивидуальности, но ваш тон, стиль электронной почты вашей компании, может помочь вам быть более эффективным коммуникатором.Если вы работаете в быстро меняющейся среде стартапов, стиль электронной почты вашей компании может иметь более повседневный тон, но если вы работаете в корпоративной среде, он, скорее всего, будет более формальным, особенно при обращении к клиентам.

В вашей собственной команде, если вы потратите время на изучение индивидуального стиля электронной почты ваших коллег или менеджера, это может действительно помочь вам более эффективно справляться с электронной почтой. «Некоторым может понравиться маркированный список, кто-то может ответить простым« хорошо », независимо от запроса или проблемы, а некоторые могут проигнорировать что-либо после первых трех информационных предложений», — говорит консультант Red Clover по персоналу Эрик Мохнач.«Как только вы познакомитесь со стилями электронной почты своих коллег, начните корректировать свой стиль соответствующим образом и по мере необходимости».

4. Сохраняйте спокойствие.

Это должно быть несложно, но мы не можем повторить это в достаточной степени: «Даже если вы очень серьезно относитесь к проблеме, не рекомендуется излагать свои чувства в электронном письме», — говорит KIS Finance HR and Business консультант Сью Эндрюс. Вы почти всегда будете сожалеть о том, что послали в вспыльчивой виртуальной тираде.

При необходимости разместите все это на странице (ну, на экране) в виде черновика (вы можете удалить адрес получателя, чтобы случайно не отправить эту версию).Но затем сделайте паузу — всего 10 минут или целый день. «Вернитесь к этому, когда у вас будет возможность тщательно обдумать и обдумать проблему», — говорит Эндрюс.

5. Знайте, когда отправлять электронное письмо «офлайн» или в Slack.

Если вы менеджер, вам нужно будет позвонить, какие разговоры следует вести лично, а какие — по электронной почте. «Если обмен электронной почтой начинается достаточно просто, но начинает нарастать, всегда рекомендуйте следующий телефонный звонок или личное общение», — говорит Мохнач.«Это помогает избежать недопонимания или неверно истолкованного тона, особенно если корреспонденты защищаются».

Но для критических разговоров о производительности сотрудников придерживайтесь электронной почты, поскольку они являются важной частью процесса документации для управления этой обратной связью. Вам нужно будет записать сообщение в электронном письме с отметкой времени, а затем, возможно, даже назначить встречу.

Решая менее серьезные вопросы, вы можете сэкономить время своих коллег и избавить их почтовый ящик с помощью быстрой проверки связи в приложении чата, таком как Slack.«В нашей компании мы используем Slack для более повседневных задач, таких как заказ еды, сигнализация наличия и т. Д., Потому что это быстрый способ связаться с кем-то», — говорит Томашевски.

6. Помните, что рабочая электронная почта не всегда конфиденциальна.

Что-то, о чем новички часто забывают, так это то, что ваша рабочая электронная почта технически принадлежит вашей компании, а не вам, и ее можно полностью контролировать. А в эпоху социальных сетей провокационное электронное письмо можно легко опубликовать за секунды (сколько раз это происходило в Твиттере?).Это еще одна причина, чтобы сохранить профессиональную электронную почту на работе!

Эндрюс добавляет: «Рабочие электронные письма являются частью официальных письменных документов вашей компании и могут использоваться в качестве допустимых документов в суде». Таким образом, этими сообщениями электронной почты можно делиться в рамках любого судебного разбирательства, которому подвергается ваша компания, и даже они могут быть использованы непосредственно против вас. Поэтому будьте особенно осторожны при отправке по электронной почте любой конфиденциальной информации или комментариев о любом другом сотруднике или клиенте.

7. Избегайте плохих шаблонов электронной почты.

Наконец, есть несколько тревожных приемов электронной почты, которые заклеймят вас как новичка, поэтому постарайтесь их избегать.

• Перестаньте извиняться и начинать электронные письма со слов «Извините за беспокойство…». Стир говорит: «Сама отправка электронного письма — это небольшое вторжение во время читателя. Если вам действительно нужно общаться по электронной почте, говорите по делу, без извинений ». А извинения в письме только мешают изложить вашу точку зрения и подрывают доверие к вам как к отправителю.

• Не рассылайте коллегам несколько писем каждый раз, когда у вас появляется новая мысль.

  No related posts.