Как писать докладную записку директору образец: об отсутствии на рабочем месте, о некорректном поведении, о невыполнении должностных обязанностей и т.д.

Содержание

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, способствующий повышению эффективности управления кадрами на предприятии, поскольку он позволяет руководству фирмы поддерживать должный уровень информированности о фактах пренебрежения сотрудниками своей работой. Как правильно составить данную записку? Ответ на этот вопрос рассмотрим в материале далее.

Что фиксируется в документе?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — документ, в котором отражается обнаруженный ответственным лицом организации факт пренебрежения выполняемой работой кем-либо из сотрудников (как правило, тех, что подчиняются данному лицу).

Документ чаще всего направляется руководителю отдела кадров, начальнику отдела, в котором работает лицо, составившее записку, либо директору фирмы, поскольку именно у них есть полномочия принимать решения по дисциплинарным вопросам.

Структура и содержание докладной записки

В верхней части докладной записки о невыполнении должностных обязанностей указываются сведения о составителе документа, а также о сотруднике организации, в чей адрес она направляется.

Далее фиксируется название документа — «Докладная записка». Затем от лица составителя документа указываются факты, о которых он считает нужным уведомить руководителя фирмы или иного компетентного сотрудника.

Указав соответствующие факты, составитель докладной записки может рекомендовать руководству принять в отношении сотрудника, который пренебрег качеством своей работы, те или иные дисциплинарные меры или кадровые решения. Например, если человек находится на испытательном сроке, руководству может быть рекомендовано не оформлять его на постоянной основе.

Что касается рекомендаций по увольнению человека, уже подписавшего трудовой договор с фирмой, составителю записки стоит внимательно сопоставить сущность проступка подчиненного с допустимыми причинами для увольнения по инициативе работодателя, которые перечислены в ст. 81 ТК РФ. Если действия подчиненного явно не подходят под те, что прямо указаны в Трудовом кодексе, то лучше обойтись менее радикальными рекомендациями для руководства — такими, например, как вынесение строгого выговора.

Далее в докладной записке о невыполнении должностных обязанностей составитель указывает дату формирования документа, свои Ф.И.О., должность, а также ставит подпись.

К докладной записке могут прилагаться документы, подтверждающие факты нарушения сотрудником трудовой дисциплины, допущенные ранее. Например, это могут быть копии приказов генерального директора о дисциплинарном взыскании.

При неоднократном невыполнении должностных обязанностей, сотрудника можно уволить. Как оформить увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Путеводитель по  кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Где можно ознакомиться с образцом докладной записки о невыполнении должностных обязанностей?

Скачать образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей вы можете на нашем портале.

Скачать образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Итоги

Докладная играет важную роль с точки зрения своевременного информирования руководства о качестве трудовой дисциплины в различных подразделениях фирмы. Документ предполагает обязательное указание всех фактов, свидетельствующих о пренебрежении тем или иным сотрудником качеством выполнения обязанностей, а также рекомендаций составителя записки относительно последующих кадровых решений.

Ознакомиться с иными нюансами кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Докладная записка о прогуле. Образец

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

[adinserter block=”13″]

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

[adinserter block=”1″]

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

  • Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
  • ФИО руководителя и его должность.
  • Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

  • Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
  • Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
  • ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

[adinserter block=”9″]

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Докладная записка на ученика за хамское поведение образец.

Докладная записка – это письменный документ, который адресуется вышестоящему руководству и содержащий какую-либо информацию, которую нужно донести до руководства. В данной статье предлагаем скачать образец докладной записки на ученика за хамское поведение.

Если между учеником и учителем возник конфликт, который не может быть урегулирован его участниками, то учитель может написать докладную записку на ученика (если его хамское поведение является причиной конфликта). Докладная записка направляется руководству учебного заведения для рассмотрения данного вопроса и принятия каких-либо мер.

Докладная записка всегда пишется вышестоящему начальству. Если записка передается равнозначному по должности коллеге, то ее именуют служебной.

Скачать образцы других докладных записок:

Как написать докладную записку на ученика за хамское поведение?




Документ адресуется руководству школы (директор, завуч) – его ФИО и точная формулировка должность в родительном падеже пишется в правом верхнем углу.

Ниже указывается должность и ФИО лица, от которого она пишется.

По центру пишется название документа.

Текст составляется в свободной форме — кратко излагаются произошедшие событие, повлекшие обращение к руководству.

Начать можно, например, с фразы «Довожу до вашего сведения…».

Далее в свободной форме пишется, что именно плохого сделал ученик – нарушил дисциплину, не посещает занятия, мешает проводить урок, оскорбляет учителей или учеников и т.д.

Необходимо привести конкретные факты и даты.

На основании изложенного может быть выдвинуто предложение совершить определенные действия, направленные на улучшение ситуации, например, проведение воспитательной беседы, вызов родителей ученика к директору школы, перевод ученика в другой класс или школу и т.д.

Пример оформления докладной записки на ученика при его хамском поведении можно скачать ниже.

Образец оформления

Докладная записка на ученика за хамское поведение образец – скачать.

Как пишется докладная записка образец?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.
Видео (кликните для воспроизведения).

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

  1. Виды докладных записок
  2. Структура документа
  3. Докладные записки на сотрудников
  4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

  • информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
  • отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
  • инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[2]

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

  1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
  2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
  3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т. д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

  • причину отлучки;
  • наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
  • общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
  • тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

  1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
  2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
  4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
  5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
  6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Кабинет и квартира В.И. Ленина в Кремле. Набор из 8 открыток. — М.: Изогиз, 2016. — 297 c.
  2. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
  3. Королев, А. Н. Комментарий к Федеральному закону от 26 декабря 2008 года №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. — М.: Деловой двор, 2009. — 160 c.

Как пишется докладная записка образец?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем сайте. Я Сергей Кузнецов. В настоящее время я уже более 5 лет являюсь юрисконсультом. Я считаю, что являюсь специалистом в этом направлении, хочу помочь всем посетителям сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю необходимую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Служебная записка 2020 и 2021 — образец написания

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

  1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  1. Сотрудник создает служебку.
  2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
  5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

  1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
  2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
  3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

И.И. Иванову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

П.П. Петров

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Служебная записка образец написания.

Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.

 

 

○ Что такое служебная записка?

Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).

В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Когда может понадобиться?

Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.

Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.

Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа  признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Правила составления служебной записки.

Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

✔ Содержание.

Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:

  • Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
  • Наименование документа и его номер.
  • Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
  • Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
  • ФИО составителя, дата и подпись.

✔ Требования к оформлению.

Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.

Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.

Обязательные требования к оформлению:

  • Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
  • Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
  • Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.

Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.

✔ Образец служебной записки.

Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.

В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.

Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html

✔ Особенности электронной служебной записки.

Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.

Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.

Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.

При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Порядок рассмотрения.

После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Сроки для рассмотрения.

Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.

Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.

Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.

Вернуться к содержанию ↑

 

○ Советы юриста:

✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?

Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.

✔ Должен ли руководитель составлять документ?

Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.

Вернуться к содержанию ↑

 

В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.

Вернуться к содержанию ↑

Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ 

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT». Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу по запросу»… «. Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вам нужно заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность для более подробного изучения.

Параграф второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту.Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях ».

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить свой конкретный запрос каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите меня с вопросами «.

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время.«Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на записку.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

Как создать памятку (с шаблоном и примерами)

Записки — распространенный метод общения на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, памятка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясняем компоненты памятки и даем руководство по созданию хорошо написанной памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса.Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминания сотрудникам о существующих правилах и общего информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.

Цели записки

Заметки должны быть информативными и содержать краткое, ясное и прямое сообщение. Хотя многие памятки имеют похожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

  • Документирование политики компании
  • Информирование сотрудников о ситуации
  • Объяснение процедур
  • Инструктаж персонала по использованию нового оборудования
  • Информирование сотрудники компании меняются
  • Объявление о смене роли или повышении в должности

    Связанное: Документация на рабочем месте

Части служебной записки

Все сообщения, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику имеют одинаковые основные части.Записки могут различаться по длине, но в большинстве случаев это одна или две страницы, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя следующие элементы:

  1. Заголовок
  2. Строка темы
  3. Декларация
  4. Обсуждение
  5. Резюме (необязательно)

1. Заголовок

Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки. Заголовок включает в себя, кому адресовано сообщение и от кого оно, а также справочные примечания, такие как дата, время или место.Включение заголовка в заметку помогает вести точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения в компании вступили в силу.

2. Строка темы

Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одной теме. Тема должна быть короткой и ясной, предлагая основную тему вместо полного объяснения. Если ваша памятка будет храниться для справки, точная и простая тема письма поможет упорядочить ваш офис.

3. Объявление

Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы рассказываете о цели памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

4. Обсуждение

Обсуждение части памятки объясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительные детали.В зависимости от цели вашей памятки вы также можете использовать этот раздел, чтобы попросить отзыв или попросить своих коллег предпринять определенные действия. В этом разделе следует сосредоточить внимание на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.

5. Резюме (необязательно)

Некоторые заметки включают краткое изложение, которое возвращается к теме. В резюме можно также перечислить последние напоминания и поблагодарить сотрудников за их тяжелую работу и сотрудничество.

Как создать заметку

Создание хорошо написанной заметки, которая содержит четкую информацию, может сэкономить вам время, необходимое для разъяснения запутанных сообщений.Чтобы создать памятку, выполните следующие действия:

1. Перечислите свою основную идею

Вы должны четко понимать свое сообщение, чтобы объяснять его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в своей памятке. Если их слишком много, подумайте об использовании формата отчета или разделении сообщения на несколько более конкретных заметок.

2. Поймите свою аудиторию и тон.

Памятка с объявлением о вечеринке компании или ежегодных бонусах, вероятно, будет иметь более веселый и непринужденный тон, чем памятка, объявляющая о большом изменении в политике компании.Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.

3. Используйте шаблон

Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.

4. Делайте абзацы короткими

Напишите свои заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. Если возможно, используйте маркированный список и списки, чтобы выделить ключевую информацию.

5. Корректура

Перед отправкой памятки перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям и ваша тема соответствует сообщению.

6. Раздайте памятку

Разместите памятку своевременно, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют памятки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию памятки для файлов на тот случай, если вам понадобится к ней обратиться.

Шаблон памятки

На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат памятки, но большинство памяток, как правило, можно создать с помощью шаблона служебной памятки. Вот один пример шаблона для основной служебной записки:

* Кому: Получатель (и) записки *

* От: Лицо или группа, отправляющие записку *

* Дата: дата выпуска *

* Тема: Строка темы *

[В первом абзаце памятки четко изложите свою основную идею.Перечислите всю важную информацию, которая напрямую влияет на получателя записки.]

[Ваш второй абзац должен расширить основную идею и поделиться дополнительными деталями. Подведите итоги любого обсуждения темы вашей служебной записки и попросите сотрудников, если возможно, внести свой вклад.]

[Вы можете включить дополнительный третий абзац, резюмирующий памятку. После этого раздела поставьте вежливое закрытие и свою подпись.]

[Закрытие, например, С уважением / С уважением / Спасибо,]

[Ваше имя]

[Контактная информация, если применимо]

Вложения: [Перечислите любые документы, на которые есть ссылки в служебной записке]

Примеры служебных записок

Возможно, вам будет полезно прочитать служебные записки, которые были отправлены другими сотрудниками вашей организации.Соответствие тона и формата вашей памятке другим, которых вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры памяток, чтобы направлять процесс написания:

Пример 1: Объявление о повышении

* Кому: Все сотрудники *

* От: Мико Томпкинс, директор по персоналу *

* Дата : 6 августа 2019 г. *

* Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету *

Начиная с августа.10 ноября 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету. Любые новые проекты будут переданы остальной части бухгалтерской группы во время этого перехода.

За три года работы нашим главным бухгалтером Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы надеемся, что он окажет влияние на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.

Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с этой акцией.

С уважением,

Miko Tompkins

Пример 2: Напоминание о правилах

* Кому: Отдел продаж *

* От: Дж’ная Берроуз, руководитель отдела продаж *

* Дата: 21 сентября 2019 г. *

* Тема: Процесс возмещения *

Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов.Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму продаж и отправить ее в бухгалтерию до последнего дня месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.

Благодарим за своевременное представление всех путевых расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем оплатить все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

Спасибо,

J’naya

* Приложения: Форма коммерческих расходов *

Меморандумы и письма | Техническое письмо

Цели обучения

  1. Обсудите цель и формат памятки.
  2. Узнайте об эффективных стратегиях создания деловых заметок.
  3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
  4. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Он часто написан с точки зрения общедоступности (например, массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один.Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и для нее часто характерны слухи, сплетни и намек.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений.Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. [1]

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок
Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении памятки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если меморандум будет размещен и распространен внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя оно может содержать запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры, и, например, может ссылаться на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и краткой. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней Дня благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторое письменное деловое общение позволяет выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. [2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют бизнес или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, а отчеты обычно состоят из трех или более страниц.

Хотя электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы изучим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описываются общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание Указания
1. Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает фирменный бланк с этой информацией, либо в заголовке (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2. Дата Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Поставка (опция) Иногда вы хотите указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
6. Приветствие Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели, как правило, обращают внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в теле письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение Эмфатическое завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и пригласить его связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10. Закройте «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные утверждения обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то обычно используются инициалы, например MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к бесплатным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, он указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).
Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

  1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
  • каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
  • каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
  • части письма должны образовывать законченное сообщение;
  • письмо не должно содержать ошибок.
Основные выводы
  • Заметки — это краткие деловые документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно бизнес-решений относительно политики, процедуры или действий.
  • Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

  1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
  2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
  3. Напишите памятку, информирующую ваш класс о предстоящем празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
  4. Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
  5. Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.

[1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

[2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Prentice Hall.

Написание деловой памятки | Ashford Writing Center

Записки должны быть краткими, поясняющими, однотонными документами. Они могут быть доставлены по электронной почте или отправлены по внутренней почте, но независимо от формы меморандум (он же «меморандум») всегда будет следовать формальному организационному образцу. Обычно служебные записки используются для внутреннего общения, а деловые письма — для контактов за пределами организации.Тем не менее, если вы работаете в тесном сотрудничестве с внешними клиентами в течение длительного времени, записка может быть более подходящей.

Прежде чем ломать голову над требованиями к форматированию заметки, давайте рассмотрим несколько советов, которые пригодятся вам при выходе на бизнес-арену.

  1. Знай свою аудиторию

    В зависимости от вашей аудитории тон вашей памятки может сильно различаться. Например, если вы писали служебную записку своим подчиненным, приглашая их и их семьи на корпоративную вечеринку, которая состоится в местном зоопарке, вам следует использовать более неформальный стиль письма.Использование формального стиля письма для такой памятки может привести к прямо противоположному результату и непреднамеренно предположить, что корпоративная вечеринка может показаться еще одним днем ​​в офисе.
  2. Знай свою цель

    Иногда писатель отправляет небольшую записку с конкурирующими темами, и получатель записки остается в недоумении и задается вопросом, какая из этих тем является наиболее важной? Обязательно укажите в своей памятке одну тему / проблему / цель, а не просите читателя решить, какая тема наиболее важна.
  3. Добраться до точки

    Деловые записки должны быть простыми, доступными и краткими. Как правило, они не превышают одну страницу с одинарным интервалом и имеют шрифт Times New Roman размером 11 или 12. Помните, что слово «меморандум» в основном определяется как сжатое и заслуживающее внимания. Таким образом, важно, чтобы ваше сообщение было кратким и актуальным. Если вы отправляете несколько служебных записок в день, которые на самом деле мало что говорят (например, при обсуждении корпоративной вечеринки вы отправляете памятку о вкусе торта, который будет подан), ваши коллеги, скорее всего, не потрудятся прочитать ваш памятки в будущем.

Как отформатировать деловую памятку

  • Не указывайте адреса (обратные или почтовые), так как служебные записки предназначены для внутреннего общения.
  • Нет необходимости во вступительном приветствии, например Уважаемый доктор Купер, или заключительная фраза, например С уважением.
  • Отметьте «Заметка» вверху страницы.
  • При создании записки электронной почты или бумажной копии для внутренней почты, включите краткую и конкретную тему в строку темы.
  • Вы можете отформатировать заметку самостоятельно (следуя нашему образцу заметки) или использовать один из шаблонов Microsoft Office.

Посмотреть образец

Как написать деловую записку: формат, шаблоны и примеры

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя способ распространения заметок изменился — электронные письма заменили печатные заметки и физические доски объявлений компании — они по-прежнему играют решающую роль в удержании всех сотрудников на одной странице.

Давайте углубимся в то, что такое деловая записка и как ее эффективно написать.

Что такое деловая записка?

Заметка — это заметка или документ, распространяемый внутри организации для обмена информацией . Термин происходит от латинского слова «меморандум», что означает «значительный» или «памятный».

Заметки часто используются для передачи идей, решений, запросов или объявлений большим группам сотрудников, например всему вашему отделу или всем в компании — например, введение новой внутренней политики, напоминание о необходимости убрать общую комнату отдыха или приглашение на коллективную вечеринку.

Памятка позволяет компаниям распространять информацию среди своих команд асинхронно, без необходимости планировать дополнительные встречи или сообщать важные объявления по одной строке за раз в Slack.

Вот пример деловой заметки, созданной в Nuclino, инструменте совместной работы с документами и обмена знаниями для команд:

Деловая заметка во внутренней вики (созданной в Nuclino)

Формат деловой заметки

Хотя они могут принимать разные бланки, деловые записки — это всегда краткие, понятные, однотонные документы.Они имеют простую структуру и обычно включают следующие разделы:

  • Дата: Включите полную дату напоминания.

  • Кому: Укажите имя и должность каждого получателя. Если вы обращаетесь к группе — команде, отделу или всей компании — просто укажите название группы.

  • От: Укажите свое имя и должность.

  • Тема: Держите тему краткой и ясной.

  • Корпус: Кратко опишите проблему.

Деловые записки обычно довольно дружелюбны и неформальны. Подпись обычно не включается, но она может быть уместной в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании.

Как написать деловую памятку

Когда дело доходит до написания служебных записок, следует помнить о нескольких простых правилах, которые следует и не следует делать:

  • Немедленно переходите к делу. Структурируйте заметку так, чтобы самая важная информация была в начале.Не пишите подробных вступлений и не давайте обширных обзоров темы, начните с причины, по которой вы пишете эту памятку.

  • Используйте маркированные точки. Если вам нужно осветить несколько вопросов, составьте их в виде маркированного списка. Это упростит чтение и усвоение заметки.

  • Используйте заголовки. Если заметка длиннее одного абзаца, подумайте о том, чтобы разделить ее на несколько частей, чтобы читатели могли быстро просмотреть содержимое.

  • Будьте лаконичны. Сосредоточьте записку на одном главном моменте. Если вы хотите предоставить своим читателям больше информации, сделайте ссылку на другие ресурсы и храните документ не более 1-2 страниц.

  • Используйте шаблон: Когда вы найдете формат, который подходит вашей компании или вашей команде, придерживайтесь его и используйте его последовательно. Создайте шаблон памятки и поделитесь им со своими коллегами.

  • Не распечатывайте: Избегайте распространения распечатанных заметок — в конечном итоге важные записки будут скрыты под другими документами на столах ваших сотрудников, а устаревшие записки создадут путаницу.Вместо этого поделитесь заметкой в ​​Интернете, например, через внутреннюю вики-страницу или интранет компании.

  • Не выбрасывайте старые заметки: Еще одна веская причина иметь специальный инструмент для ваших заметок — например, вики или базу знаний — заключается в том, что это дает вам одно центральное место для организации всех ваших заметок. Скорее всего, вы захотите вернуться к старой заметке в будущем, и вы не захотите тратить время на поиски в своем почтовом ящике.

Если у вашей компании нет вики, вы можете легко создать ее в Nuclino.Nuclino — это рабочее пространство для совместной работы, которое не только упростит обмен записками с вашей командой, но также позволит вашим коллегам внести свой вклад.

Ваша команда может задавать вопросы и делиться своими отзывами прямо в документе, так что вы можете быть уверены, что ваша заметка передала сообщение. Используйте комментарии и упоминайте отдельных участников или группы, чтобы отправить им уведомление и привлечь их внимание.

Шаблон деловой заметки

Обязательно создайте шаблон для своих заметок и используйте его всей командой.Если все ваши заметки будут иметь единый стиль и структуру, их будет намного легче написать и понять.

Когда дело доходит до написания записок, не существует универсального решения, но большинство компаний используют аналогичный формат. Скопируйте и настройте этот шаблон памятки для своей команды:

Шаблон служебной памятки (создан в Nuclino)

Написание служебных записок может показаться тривиальной задачей, но это фундаментальная часть внутренней коммуникации для каждой организации.

Если меморандум не достигает своей целевой аудитории или написан нечетко, это может привести к путанице и ненужным встречам только для того, чтобы собрать всех на одной странице.Однако, если все сделано правильно, памятка может стать одним из наиболее эффективных способов поделиться информацией и сохранить единство вашей команды.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь с помощью вдумчивых подробных рецензий и не тратьте меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов вашего проекта.

  • Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать

Как написать памятку

Предоставлено Дином Градусом, консультантом по городам-побратимам


Общие правила

Меморандум или меморандум — это письменная корреспонденция, часто используемая в бизнесе. настройка. В таких условиях это часто пишется на фирменном бланке организации: который представляет собой документ с официальным логотипом и цветом организации. схема. Однако с резким увеличением использования электронной почты заметки, похоже, все больше быть написанным по электронной почте.В этой ситуации необходимо следить за тем, чтобы распространение и обслуживание, поскольку служебные записки обычно имеют официальный статус, например, чтобы интерпретироваться как официальное сообщение от высшего руководства. В следующих статьях представлены различные точки зрения на заметки.

Меморандум

(Википедия)
Как сделать Напишите хорошую и ясную памятку
Как для оформления бизнес-меморандума
Как написать Эффективная памятка
Что такое Формат памятки?
Как вы сочиняете Памятка? Какие части? Как это выглядит?
Заметки: Назначение и формат
Примеры меморандума

Образец меморандума

Медицинский

Medical Products, Inc.
Межведомственная записка


Кому:

Откуда:

Дата:

Тема:

Минди Грейпфрут

Джо Эндив

30 января 1996 г.

Заявка на покупку кофеварки

копии в:

Джордж Грейп

Джон Апельсин

Майк Селдерей

Джин Редис

Минди, последнее собрание нашего отдела неделю, я согласился изучить покупку кофеварки за отделение.Исследование дало явное предпочтение, и Готов совершить покупку.

Возможные варианты использования кофеварки включают обслуживание
— Групповые встречи
— Гости
— Любители кофе

Consumer Reports рекомендуют три конкретных кофеварки. Модели и цены указаны в таблице 1.

Таблица 1. Опции кофеварки
Тип Размер Производитель
и номер модели
Цена
Капельный 12 чашек Коричневый K345-6 39 долларов.95
Перколятор 12 чашек Тостмейкер 89123 24,00 $
Мгновенный резерв 15 чашек Бенн H001-A2 $ 89,50
Опрос кафедры дал подавляющее предпочтение для кофеварки быстрого приготовления. Люди в нашем отдел считают, что потребность в скорости и простоте использования перевешивает вопрос стоимости.

Подпишите приложенную заявку на мгновенный резерв. кофеварка, написанная для Slade’s Hardware против нашего бюджета №50.Кофе можно купить за мелкие деньги. Я остановлюсь на по дороге с работы домой купить кофеварку и пару разновидности кофе — в том числе французской обжарки, которая вам так нравится.

Мы все будем наслаждаться чашкой или двумя кофе на утреннем собрании персонала.

«Люди рассчитывают на нашу качество »


Также учтите
Словарь
Орфография
Грамматика

Связанные темы библиотеки

Узнайте больше в блоге библиотеки по этой теме

В дополнение к статьям на этой странице см. Следующие блог, в котором есть сообщения по этой теме.Сканируйте блог страницу, чтобы увидеть различные сообщения. Также см. Раздел «Недавний блог. Сообщения »на боковой панели блога или нажмите« Далее » внизу сообщения в блоге.

Блог библиотеки


Для категории коммуникаций (Деловая переписка):

Чтобы расширить свои знания по этой теме библиотеки, вы можете просмотреть некоторые связанные темы, доступные по приведенной ниже ссылке. Каждая из связанных тем включает бесплатные онлайн-ресурсы.

Также отсканируйте рекомендованные книги, перечисленные ниже. Они были выбраны за их актуальность и практический характер.

Связанные темы библиотеки

Рекомендуемые книги


Как написать памятку [Примеры и шаблоны памяток]


Автор: Abs | Последнее обновление: 11 января 2021 г., 20:42 | Чтение 4 мин.

Мир становится цифровым, и большинство офисных задач теперь выполняется с помощью новейших цифровых инструментов.Однако, когда дело доходит до внутренней коммуникации, большинство менеджеров делает ставку на скромный меморандум.

Короче говоря, мы называем это памяткой. Написание памятки становится утерянным искусством, и многие профессионалы, кажется, борются с этим. Вот почему я придумал пошаговое руководство, которое отвечает на вопрос — как написать памятку.

Давайте сначала разберемся, в чем польза памятки. Записка или меморандум — самый полезный способ издавать инструкции и напоминания.Его можно распространять по электронной почте или, в редких случаях, размещать на портале для сотрудников компании. Хотя это началось в виде печатной копии, но сегодня такая форма заметок редка и неактуальна.

Хороший шаблон меморандума должен учитывать следующее —

  1. Ясность
  2. Меморандум должен быть четким и кратким. Это классический способ корпоративного общения, который всегда краток и по делу. Однако краткость не означает просто «несколько строк», и вполне возможно, что записка может занимать несколько страниц или больше.Идея состоит в том, что он должен исключить любой посторонний материал.

  3. Precision
  4. Памятка обычно имеет конкретную, определенную цель. Записка не только отправляется, но и может быть запрошена для изменения некоторых аспектов бизнеса, которые могут повлечь за собой определенные риски. Таким образом, подчиненные довольно часто ищут записку, чтобы защитить себя.

  5. Идентификация автора
  6. Может случиться так, что аудитория меморандума не описана должным образом, но автор обязательно должен это сделать.В служебной записке должны быть указаны имя автора и его официальное название в организации, которая позволяет им выпускать памятку.

Давайте углубимся и ответим на вопрос — как написать профессиональную памятку.

Идеальный образец формата меморандума будет включать следующее —

  • Заголовок
  • Вверху будет слово — Меморандум. Это должно сопровождаться названием и адресом компании и другими соответствующими данными.Эти детали добавляют достоверности памятке.

  • Получатель
  • Когда вы учитесь писать деловую записку, помните, что имена получателей являются ее важной частью. Обычно записки предназначены только для нескольких человек, и получатели обеспечивают уровень секретности их содержимого.

  • Дата
  • Как и любой другой официальный документ или сообщение, важно добавить дату в меморандум.

  • Содержание
  • Здесь описывается цель памятки и сформулированы цели упражнения.

Дело не в том, что меморандум должен иметь уникальный или определенный формат. Записки представляют собой внутреннее общение и не являются юридическим документом. Таким образом, если вы напишете четкие инструкции и укажете получателей, дату и содержание, цель будет достигнута. Если у вас есть что-то, мы рекомендуем использовать инструмент для снятия изображений с записок, которые вы встречаетесь с коллегами, онлайн-примеры и т. Д., И добавлять их в приложение, такое как Evernote, чтобы в следующий раз, когда вам нужно написать приложение, у вас было какое-то вдохновение.

Но если вы ищете вдохновения, то при обычном поиске в Google можно найти несколько памятных примеров.

Вот несколько меморандумов, которые помогут вам начать работу.

  • Legal
  • Если у вас возник вопрос, как написать юридическую записку, вы можете найти ответ, проконсультировавшись с правовой базой юрисдикции.

    Обычно в юридической записке указываются имена истца и ответчика, а также указывается номер дела и суд, в котором оно рассматривается.Если вы хотите знать, как написать юридический меморандум, имейте в виду, что аффидевит также может потребоваться с каждым таким меморандумом.

  • Политика
  • Часто можно услышать от занятых руководителей, что они не знают, как написать служебную записку. Программный меморандум должен быть составлен или выпущен старшим руководителем, но обычно его разрабатывает кто-то, кто работает на него / нее.

    Вопрос или меморандум, касающийся деловой политики, имеет большое значение, так как он влияет на будущее направление всей организации.Особое внимание следует уделять тому, чтобы используемые фразы никоим образом не вводили в заблуждение или не были двусмысленными.

  • Объясните контекст
  • Хорошая памятка должна иметь четкое введение, чтобы предлагать контекст. Не все получатели могут быть знакомы с тем, что обсуждается, поэтому небольшой контекст помогает.

    Например, кто-то из отдела продаж может не иметь полного представления о проблеме, связанной с внутренним возвратом в бухгалтерском учете.

    Задайте тон с помощью вступления, которое составляет не более одной пятой всего контента, но содержит достаточно информации, чтобы собрать всех на одной странице.

  • Подумайте о читателях
  • Является ли читатель заметок старшим руководителем, знакомым с бизнес-жаргоном, или продавцом-консультантом в магазине, менее знакомым с этими типичными терминами? Язык и содержание памятки должны быть адаптированы к получателю, его уровню понимания и освещенности.

    Создание записки излишне технического — такая же ошибка, как и попытка упростить сложную проблему.

    Определите аудиторию, поймите ее, а затем приступите к написанию служебной записки.

  • Разбейте его на части
  • Структура и поток памятки должны быть разбиты на следующие предлагаемые разделы, формулировку проблемы, возможные результаты, предлагаемые результаты и раздел, в котором запрашиваются исходные данные.

    Каждый из этих разделов имеет жизненно важное значение. Поскольку памятка находится в письменном виде, она может привести в движение колеса, которые впоследствии может быть трудно откатить назад.

    Чем крупнее организация и чем больше разрыв между генеральным директором и младшим вице-президентом (в буквальном смысле), тем выше вероятность путаницы.

    Вот почему в большинстве крупных организаций есть опытные составители меморандумов, которые используют свой обширный опыт для создания наиболее подходящих каналов связи.

Меморандум

Кому: Руководителям групп исходящих вызовов

От: Джон Дир, старший вице-президент по корпоративным продажам, Delta Communications

CC: Салли Дарлингтон, младший вице-президент по персоналу, Delta Communications

Дата: 15-е Фев 2020

Тема: Обучение работе с новым программным обеспечением CRM

Мы представили новый пользовательский интерфейс программного обеспечения CRM, разработанный Zen Plus.Это дополнительный уровень систем на основе PHP, которые используются в настоящее время.

Мы собираемся сосредоточить внимание на полном переходе всех команд на новый пользовательский интерфейс в период с марта по апрель 2020 года.

Перед тем, как любому сотруднику будет разрешено работать с новым пользовательским интерфейсом, будет проведено всестороннее обучение и сертификация.

Стажеры будут получать инструкции в конце каждого рабочего дня в течение двух часов, и весь модуль будет длиться девять часов, за исключением сертификации.

На этот период будет предоставлена ​​соответствующая компенсация в соответствии с преобладающими условиями.

Любезно сотрудничать с HR и соблюдать графики обучения.

Конечно, есть бесконечные варианты ответов на вопрос, как подготовить памятку. Многое из этого будет варьироваться в зависимости от бизнеса, цели и аудитории. Однако вышеперечисленные пункты всегда распространены и широко применяются во всем деловом мире.

При соблюдении он обеспечивает четкую и четкую коммуникацию, что упрощает выполнение всех заданий.

Вам также может понравиться:

Погрузитесь глубже в цифровую экосистему и начните расширять свой бизнес с помощью следующих полезных ресурсов: ✖ Об авторе

Основатель и генеральный директор Appy Pie, Abs имеет совокупный опыт работы более 10 лет в мире технологического развития и предпринимательства.Его глубокие познания в технологии разработки мобильных приложений и его проницательные наблюдения вносят ценный вклад в блог.

Похожие записи

Вам будет интересно

Мотив определение: Мотив. Что такое «Мотив»? Понятие и определение термина «Мотив» – Глоссарий

Как правильно написать на: Проверка орфографии онлайн, проверить правописание пунктуации текста

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко