Как оформлять электронные больничные листы – ФСС — Электронный листок нетрудоспособности

Содержание

фото, принцип работы, оформление в 2019 году

Электронный больничный лист – новый документ, который заменит бумажный вариант. Он упрощает систему расчета с сотрудником, исключает вероятность подделок. Пока нововведение распространено не во всех учреждениях, не все знают, как должен выглядеть документ и способы его использования.

Содержание статьи:

Принцип работы нового документа

Принцип работы нового документа

Принцип работы нового документаНовый документ был введен на основании ФЗ №86 от 1 мая 2017 года. В 2019 году началась выдача электронных листов нетрудоспособности.

Закон отмечает, что документ может быть оформлен работнику после получения от него согласия. Поэтому право на использование обычного экземпляра остается.

Получение нового больничного возможно только при подключении медицинской организации к единой системе информации. После этого работа проводится в несколько этапов.

  1. Лечащий врач создает в программе лист нетрудоспособности.
  2. Он передается в ЕИИС «Соцстрах».
  3. Больному называется индивидуальный номер документа.
  4. Гражданин должен обратиться в бухгалтерию и назвать ответственному сотруднику номер.
  5. Работник бухгалтерии легко идентифицирует файл в системе и вносит сведения в нужные поля.
  6. После внесения данных больничный передается в ФСС.
  7. Начинается работа по расчету стоимости и перечислению средств сотруднику.

В каких субъектах работает электронный лист?

С 1 июля больничный в электронном виде появился в 85 регионах страны. До этого времени использовать документ в тестовом режиме начали в Москве, Астраханской и Белгородской областях, республике Крым. В этих регионах к моменту полноценного введения программа уже действовала давно.

Процедура проводится постепенно, так как для ввода нужно соблюсти ряд условий.

  1. В медучреждении должно быть подключено специальное программное обеспечение.
  2. Новинка должна использоваться работодателем.
  3. Сотрудники должны дать разрешение на подготовку листа нетрудоспособности в электронном виде.

Обязательно ли использовать электронный лист?

Принцип работы нового документа

Принцип работы нового документаНа данный момент от бумажных листов нетрудоспособности полностью не отказались. Врачи продолжают оформлять привычные бланки. Электронный и бумажный вариант считаются равноправными.

По закону электронный больничный не является обязательным документом.

Потому что работа с ним ведется медицинскими сотрудниками, организациями, которые должны дать согласие на использование системы.

Также для этого потребуется:

  • установить специальные программы на компьютер;
  • провести обучение персонала;
  • получить подписи в электронном виде усиленного квалифицированного типа;
  • подписать соглашение с ФСС.

Последний пункт важен, так как при отсутствии договора выдача и обработка электронных листов будет невозможна.

Случается, что пациент согласен на подготовку больничного в электронном виде, врач его создает. Но работодатель не может в силу отсутствия программы принять его. Потребуется выдача обычного бумажного листа.

Как выглядит электронный больничный?

Несмотря на то, что уже несколько месяцев назад был введен электронный больничный лист, как выглядит он, знают не все. Это обусловлено тем, что подготовкой и расчетом по листу занимаются несколько учреждений:

  • медицинская организация;
  • бухгалтерия работодателя;
  • Фонд соцстрахования.

Если хотя бы одна из организаций не имеет доступа к программе по оформлению электронных документов, получить больничный в таком виде не удастся. Новый документ, как можно увидеть на фото, внешне не отличается от обычного бумажного варианта. В нем имеются те же самые поля, графы.

Отличием является то, что заполняется он с использованием специальной программы.

Порядок работы работодателя с электронным документом

Внедрить электронный документооборот в действие можно при подключении к единой системе. Работодателю нужно пройти несколько этапов.

Подготовка

Перед началом использования листа работодателю необходимо:

  • Порядок работы работодателя с электронным документомПорядок работы работодателя с электронным документомподписать договор с региональным отделением Фонда соцстрахования;
  • провести регистрационные процедуры в ЕИИС «Соцстрах»;
  • провести обучение сотрудников бухгалтерии по пользованию системой;
  • оформить для ответственного работника цифровую подпись;
  • оснастить компьютер программным обеспечением для проверки ЦП;
  • довести до сотрудников новшество.

Руководитель организации должен осознавать, что новинка поможет упростить порядок документооборота. Бухгалтерам и сотрудникам кадровой службы понадобится меньше времени и сил на расчет больничного.

Основная работа

После того, как работник предоставляет номер больничного листа, бухгалтер вводит его в ЕИИС «Соцстрах». Далее вносятся данные в графы, которые должны заполняться работодателем.

Он имеет аналогичные старому варианту графы:

  • сумма среднего заработка, на основе которой начисляется пособие;
  • страховой стаж;
  • общий размер начисленных средств;
  • дата выхода на работу.

После внесения данных нужно сохранить документ, заверить его электронной подписью. Бумага автоматически направляется в ФСС. Оплата производится в том же режиме, что и раньше.

Преимущества нового больничного листа

Электронный больничный лист уверенно входит в документооборот. Это обусловлено его достоинствами перед традиционным вариантом:

  • Преимущества нового больничного листа
    Преимущества нового больничного листабыстрое и простое заполнение;
  • невозможность утраты или порчи листа;
  • отсутствие необходимости транспортировать и хранить;
  • простота исправления ошибок;
  • отсутствие риска подделки документа;
  • оформление без необходимости проставления печатей в медучреждении.

Недостатки электронного листа

Как и любое нововведение, электронный больничный лист имеет некоторые недостатки:

  • необходимость оснащения компьютерами медицинских учреждений;
  • вероятность утечки данных при вирусных или хакерских атаках;
  • невозможность оформление в момент вызова врача на дом;
  • отсутствие возможности оформления листа при сбоях в программе.

Но все эти недостатки легко исправляются. Важно оснастить учреждения специальными программами и пользоваться ими.

Электронный больничный лист выглядит как обычный бумажный документ. Но его оформление, при соблюдении всех требований по программному обеспечению, значительно легче.

 

trudovie-prava.ru

Электронный больничный лист в 2019 году

Электронный больничный лист в 2019 году — документ, который стал полноценным заменителем традиционного бумажного варианта. Использование такого больничного значительно упрощает документооборот, а также исключает возможность подделки. В этом материале расскажем, как выглядит электронный больничный, как с ним работать и как его получить.

Согласно пункту 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, листок нетрудоспособности может быть оформлен как в бумажном, так и в цифровом виде. Оба формата наделены равной юридической силой, начиная с 01.07.2017. Такая норма закреплена в Федеральном законе от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Оформление документа в цифровом варианте возможно, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия.

Электронный больничный лист: как выглядит

Недавно исполнился ровно год, как был введен в действие в ФСС электронный больничный лист. Но далеко не каждый его видел «вживую». Это связано с тем, что в оформлении и оплате листка нетрудоспособности задействовано несколько инстанций:

  • больница или поликлиника;
  • работодатель;
  • ФСС.

Но далеко не все работодатели и лечебные учреждения уже подключены к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система). То есть если из цепочки «лечебное учреждение — работодатель — ФСС» выпадает хотя бы одно звено, работник не сможет воспользоваться цифровым листком.

Что касается внешнего вида этого документа, то он мало чем отличается от традиционного бумажного варианта. Ведь в него включены все те же поля и графы, просто они заполняются в специальной программе. Ниже представлен электронный больничный лист (личный кабинет вымышленного предприятия).

Бумажный листок нетрудоспособности

Плюсы нововведения

Работа с цифровыми листами нетрудоспособности имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бумажными вариантами.

Во-первых, бумажные бланки этих листков относятся к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча бланка доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, а также позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Во-вторых, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской необоснованных болезнью работника документов. В любом случае вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теперь теряет актуальность. Ведь контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, а внести правки в него он не может.

В-третьих, сокращается количество работы для кадровиков. Ведь им не надо будет заботиться о передаче бумажных документов в ФСС, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества, которые несут внедренные ФСС электронные больничные. Стоит еще добавить сокращение времени обработки и получения документации, что немаловажно при работе предприятия.

Электронный больничный лист: инструкция

Чтобы начать пользоваться всеми преимуществами нового формата листков нетрудоспособности, необходимо выполнить несколько подготовительных этапов:

  1. Заключить соглашение о взаимодействии с региональным ФСС.
  2. Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах».
  3. Обучить бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
  4. Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
  5. Сообщить сотрудникам о нововведении.

Прежде всего работодатель должен понимать, что внедрение новой технологии значительно упрощает документооборот, экономит время и силы кадровиков и бухгалтеров. А также снижает риски необоснованных выплат пособий. Выбор бумажного или цифрового документа остается за работником. Ведь по закону, именно пациент должен изъявить письменное желание о получении цифрового листка нетрудоспособности. Нельзя сказать, что электронные больничные листы в 2019 году обязательны, но они весьма предпочтительны для всех звеньев цепи «лечебное учреждение — работодатель — ФСС».

Электронный больничный: как он работает

После того как на предприятии завершены подготовительные мероприятия, возникает вопрос: как получить электронный больничный лист работодателю. Далее работа осуществляется по следующему алгоритму:

  1. Врач формирует листок нетрудоспособности в системе ФСС и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
  2. Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
  3. Работник передает номер в бухгалтерию работодателя.
  4. Бухгалтер по полученному номеру находит листок в ЕИИС «Соцстрах» и заполняет необходимые поля.
  5. После завершения заполнения бухгалтером листок поступает в ФСС.
  6. ФСС занимается расчетом и выплатой пособия.

Как работать с электронными больничными работодателю

Работа с цифровым документом начинается с ознакомления с ним. Как посмотреть электронный больничный лист? Достаточно ввести предоставленный работником уникальный номер в ЕИИС «Соцстрах». Поиск можно также производить по СНИЛС сотрудника. После получения листка нетрудоспособности необходимо внести данные в раздел «Заполняется работодателем». Он содержит все те же графы, что и бумажный бланк. В частности, это поля:

  • средний заработок для начисления пособия;
  • страховой стаж;
  • итого к начислению;
  • дата начала работы.

После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в ФСС.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он ничем не отличается от оплаты бумажного варианта.


Форма информированного согласия на формирование ЭЛН

ppt.ru

ФСС рассказал все об электронных больничных

ФСС РФ выпустил справочник об электронных листках нетрудоспособности.

Организационные вопросы

1. Как работодатель узнает об электронном больничном? 

После того как электронный листок нетрудоспособности закрыт, сотрудник сообщает его номер своему работодателю. Компания запрашивает в инфосистеме ФСС ЕИИС «Соцстрах» документ по его номеру и СНИЛС сотрудника. Далее надо заполнить данные о работнике, компании, а также данные о стаже и заработке и отправить их в ЕИИС «Соцстрах», заверив квалифицированными ЭЦП главбуха, руководителя и работодателя-юрлица.
Сообщить номер электронного больничного граждане могут по телефону, e-mail или предоставить талон с номером. Однако ФСС РФ отмечает, что сам по себе талон с номером не является документом, на основании которого назначаются страховые выплаты. Он служит только для того, чтобы граждане узнали о сформированном листке.

2. Как и где проверяют подлинность больничного? 

Чтобы проверить электронный больничный, можно обратиться в территориальное отделение ФСС РФ по месту регистрации компании или в региональное отделение по адресу медорганизации, чьи реквизиты указаны в больничном.

3. Зачем переходить на электронные больничные? 

Электронный больничный невозможно потерять, испортить или подделать. Вся информация о нем хранится в системе соцстраха, и страхователь может запросить ее неоднократно. Электронный больничный не надо предъявлять при проверках ФСС РФ. Также стоит отметить ,что при использовании электронного больничного работодатель может взаимодействовать с фондом соцстраха посредством бухгалтерских программ.

4. Можно ли получить больничный задним числом?

Следуя порядку выдачи листков нетрудоспособности, утвержденному Минздравом РФ, больничные выдает медработник после осмотра гражданина и записи о его здоровье в карте больного. Если граждане лечатся в поликлинике, то больничный выдается в день обращения. Если лечение происходит в больнице, то лист нетрудоспособности гражданин получает в день выписки. В исключительных случаях больничный можно получить за прошедшее время.

5. Что требуется для замены на российский больничный заграничных медицинских документов? 

Иностранные документы, которые подтверждают болезнь гражданина, должны быть переведены на русский язык, а перевод нотариально заверен. Также для замены таких бумаг на российский больничный они должны быть легализированы, а записи в них должны подтверждать состояние здоровья гражданина.
Единственной формальностью для удостоверения подлинности документа является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.
Чтобы заменить иностранный документ на российский больничный, заявитель может обратиться в медорганизацию либо лично, либо по доверенности.

6. Планирует ли ФСС РФ в дальнейшем полностью перейти на электронную документацию, а за отказ в оформлении цифровых больничных взыскивать штрафы? 

Сейчас электронные больничные равнозначны бумажным. Если у работодателя есть техническая возможность принять документ в цифровом виде, а он отказывается это сделать, то это считается нарушением прав работника. Однако обязанности переходить только на цифру в законодательстве РФ нет.

Особенности работы с электронными больничными

7. Что надо указать в поле «Место работы», если у организации есть обособки или филиалы? 

В поле «Место работы — наименование организации» указывают название компании-работодателя, зарегистрированной как страхователь в региональном отделении ФСС РФ. Если подразделение не является работодателем застрахованного лица, то название такого подразделения в больничном не указывается. Если же договор у работника заключен с подразделением, то вписывается название подразделения.

8. Нужно ли распечатывать и хранить цифровые больничные вместе с традиционными БСО? 

Так как электронные больничные имеют юридическую силу и хранятся в инфосистеме ФСС РФ, у работодателя нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.

Информация для граждан

9. Где гражданин может узнать номер своего больничного или то, оплачен ли он? 

Данные об электронных больничных доступны в личном кабинете получателей услуг на сайте ФСС РФ. Для входа в кабинет можно воспользоваться логином и паролем с сайта госуслуг. Если работодатель гражданина находится в регионе, в котором проходит проект «Прямые выплаты», то в личном кабинете человек может получит информацию о расчете пособий и об их выплате.

10. Может ли безработный получить электронный больничный? 

В формировании электронных больничных участвуют страховщик, страхователь и медорганизации. Так как у безработных граждан страхователя нет, им выдается обычный, бумажный больничный.

11. Что делать, если оформлен электронный больничный, а работодатель требует бумажный? 

ФСС РФ напоминает, что электронные и бумажные больничные равнозначны, а форму выбирает пациент. Электронный больничный оформляется только с его письменного согласия. Однако если работодатель технически не готов принять электронный листок нетрудоспособности, то больничный оформляют в бумажном виде. Если документ уже оформлен в цифре, то с помощью специальной программы фонда «Подготовка расчетов для ФСС» можно распечатать бумажную копию. Кроме того, работодатели, работающие с рядом бухгалтерских программ, с середины прошлого года могут работать с электронными больничными. Эта возможность встроена непосредственно в программу.

 

www.klerk.ru

Россия переходит на электронные больничные

— Почему я вообще должен оформлять электронный больничный? В чем выигрыш для пациента?

— Снижается вероятность ошибок, из-за которых до сих пор Фонду приходилось переоформлять до полутора миллионов бумажных больничных ежегодно. На первом месте были неточности в названии организации-работодателя. Теперь же данные переносятся в электронную форму больничного автоматически из справочника медицинской информационной системы, что позволяет исключить случаи опечаток. Достоверность названия работодателя обеспечивается тем, что эта информация берется из базы Фонда соцстраха, где зарегистрированы все российские работодатели.

Остальные очевидные плюсы: исключаются походы в регистратуру, возможные очереди, особо щепетильное хранение бумажного бланка, его доставка в отдел кадров — словом, работник перестает быть курьером и остается пациентом с правом на более простое и безболезненное оформление бюллетеня.

— Если я оформлю электронный больничный — могут ли на работе узнать мой диагноз?

— Из электронного больничного — нет. Диагноз в ЭЛН проставляется в виде кода, но работодатель доступа к этой информации не имеет. Он видит только причину временной нетрудоспособности: общее заболевание, уход за членом семьи, травма на производстве.

— Как оформить электронный больничный?

— Врач предлагает вам подписать согласие на оформление ЭЛН. Далее, если пациент подписал согласие, врач открывает специальную программу на своем рабочем компьютере и запрашивает у Фонда социального страхования РФ номер для формирования ЭЛН. Получив необходимую информацию (за считанные секунды), доктор заполняет минимум пунктов в электронном бланке больничного: дату его открытия и код заболевания. Остальная информация — ФИО и дата рождения пациента, название организации работодателя уже есть в информационной системе медицинской организации и вносится в ЭЛН автоматически, позволяя избежать ошибок.

Когда приходит срок завершить пребывание на больничном, врач, как обычно, осматривает пациента, убеждается в его выздоровлении, и закрывает электронный листок нетрудоспособности — так же, на компьютере, заверяя данные своей квалифицированной электронной подписью. Пациенту, чтобы подтвердить своему работодателю факт болезни и оформления больничного, достаточно сообщить номер ЭЛН (доктор озвучивает его сразу, при открытии бюллетеня, и также может выдать бумажный квиток с номером).

— Подскажите: можно ли где-то посмотреть-проверить все данные о своих больничных?

— Посмотреть информацию о ваших листках нетрудоспособности, и в том числе при желании распечатать сведения об ЭЛН, вы можете с помощью сервиса «Личный кабинет получателя услуг». Этот ресурс располагается на портале Фонда (fss.ru). Для входа используются те же логин и пароль, что и для портала Госуслуг. Кстати, в личном кабинете можно узнать данные не только о больничных, но и о многих других услугах, которые оказывает ФСС: оплата родовых сертификатов, обеспечение людей с инвалидностью техническими средствами реабилитации и др.

— Объясните: какие перспективы с введением электронных больничых у работодателей? Что нас ждет?

— На сегодня свыше 133 тысяч работодателей, у которых трудится более 42% работающих граждан в нашей стране, уже перешли на электронные листки нетрудоспособности. И неспроста, потому что работодателям такая система дает ощутимые преимущества.

Крупные организации заинтересованы в первую очередь в силу того, что централизуют свою деятельность. Они размещают бухгалтерию в одной точке, и гораздо удобнее не со всей страны отправлять туда больничные листы в бумажном виде — это дорого и долго — а загрузить за несколько секунд в систему. В то же время у нас подключились к системе выдачи электронных больничных уже почти 2,5 тысячи индивидуальных предпринимателей, оформивших своих сотрудников по трудовому договору. Очень активны и муниципальные организации.

Работодателям при новом подходе не нужно хранить бумажные бланки, предъявлять их при проверке. За счет этого экономятся ресурсы. Не требуется переносить информацию с бумажного листа (для передачи данных на оплату в Фонд соцстраха), что опять же минимизирует ошибки, поскольку данные автоматически загружаются в систему.

Кстати, все версии бухгалтерских программ, вышедшие с июля прошлого года, уже были адаптированы для того, чтобы принимать электронные листки нетрудоспособности (к примеру, 1С, Парус, СБИС, Контур, Компас). Кроме того, предусмотрен вариант взаимодействия через кабинет ФСС РФ для страхователя, размещенный в Интернете. И у нас есть бесплатный программный продукт, который можно скачать на сайте Фонда www.fss.ru С его помощью по номеру больничного и СНИЛСу работодатель может загрузить к себе в систему электронный листок нетрудоспособности.

— Выдадут ли электронный больничный, если лечишься в частной клинике?

— И государственные, и ведомственные, и частные медицинские организации имеют равные возможности подключения к системе выдачи электронных больничных. Главное — наличие лицензии на медицинскую деятельность, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности.

— Я думаю, что электронные больничные — это сервис только для продвинутых, больших городов. В сельской местности и Интернет-то толком не работает, какие электронные больничные?!

— Мы отслеживаем выдачу электронных больничных, которые называем «юбилейными». Каждый стотысячный, скажем. И хочу отметить, что некоторые кратные ста тысячам «цифровые» листки выдавались в очень небольших населенных пунктах. Например, в поселке Усогорск республики Коми, где население пять с половиной тысяч человек. Или в республике Башкортостан, там были три юбилейных листка, и они тоже были выданы в сельской местности.

Так что речь идет вовсе не только о крупных городах и районных центрах.

— Подскажите, пожалуйста, отличается ли оформление для заболевшего человека и для матери заболевшего ребенка?

— Нет. В программе есть поле, где указывается причина нетрудоспособности, просто там будет отмечено, что это больничный лист по уходу за больным членом семьи.

— Если человеку в поликлинике готовы выдать электронный больничный, но его работодатель еще не принимает такие больничные — что делать?

— Мы принимаем различные меры, чтобы создать удобства и заинтересовывать работодателей. Скажем, все версии бухгалтерских программ, вышедшие с июля прошлого года, уже адаптированы для того, чтобы принимать электронные листки нетрудоспособности. Если используется версия, которая обновляется бесплатно, то это без проблем можно сделать. Кроме того, мы предусмотрели варианты взаимодействия через наш кабинет для страхователя на сайте fss.ru. Есть бесплатный программный продукт, который можно скачать на нашем сайте, и с его помощью загрузить по СНИЛСу и номеру больничного к себе этот электронный листок нетрудоспособности.

Конечно, бывают случаи, что работодатель отказывается. Тогда наши сотрудники в региональных отделениях и в филиалах объясняют, какие есть возможности, как сделать все просто и удобно. И работодатели, как правило, идут на встречу.

— Я слышал, что вроде бы при оформлении электронных больничных гораздо меньше ошибок в названии работодателей. Правда ли это и если да, то за счет чего?

— При оформлении электронного листка нетрудоспособности идет проверка по системе ФСС РФ, где зарегистрированы работодатели. Благодаря этому ошибок мы избегаем. Кстати, в бумажных носителях самое большое количество ошибок именно в названиях работодателей, из-за чего приходилось переделывать больше полутора миллионов больничных в год.

— Подскажите, что будет в такой ситуации: человек с приступом попадает в больницу, минуя поликлинику. Потом его отправляют к участковому терапевту. Кто будет выписывать электронный больничный — стационар или уже врач в поликлинике?

— Электронные листки нетрудоспособности могут оформлять и поликлиники, и больницы, и женские консультации, и родильные дома. Ограничений нет. Более того, электронный листок также можно выдать в продление бумажного (и наоборот).

www.kp.ru

Похожие записи

Вам будет интересно

Как правильно заполнять резюме – Как написать резюме: образец, структура, советы…

Предложения по дропшиппингу – 24 интересных и выгодных дропшиппинг-поставщиков

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о