Примеры и образцы докладной записки
Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.
Пример докладной записки
Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.
В верхней части справа размещаем информацию об адресате:
Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.
Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.
Докладная записка образец
Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.
В правом верхнем углу:
Руководителю ЗАО «Стойка».
Ниже по центру: Докладная записка.
Далее дата и номер: 07.05.2013
Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.
Докладная записка на ученика
Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.
Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.
Докладная записка о прогуле
Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.
Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.
Форма докладной записки
Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.
Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.
Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)
Просмотров: 6 167
Образец докладной записки | Делопроизводство
Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.
Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.
Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.
В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.
Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.
Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.
Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар
ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
16.11.2014 № 08-18/93
О командировании специалистов
на семинар
В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.
Начальник отдела О.Л. Барабанко
Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»
И.Т. Избушкину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
09.12.2014 № 10-23/158
О нарушении трудовой дисциплины
Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.
Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.
В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.
Начальник отдела Е.С. Любимчикова
На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 668 комментариев
что это такое, для чего нужна, кто пишет, правила составления, образец
Последнее обновление:
Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.
Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу
Назначение докладных записок
Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.
Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.
Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.
В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:
- для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
- предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
- предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
- информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
- доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
- выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:
Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.
Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.
Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева
Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной
Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:
- служебных записок;
- обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.
Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.
Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.
Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.
Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.
Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.
С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.
Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.
Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.
Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:
Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)
Объяснительная записка
«__»_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).
Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.
Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».
Образец служебной записки:
Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.
Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.
Во время пребывания в командировке проживала у родственников.
Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.
Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.
Приложение:
- кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
- кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
- отчет о проделанной работе.
27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк
Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:
| Вид записки | Цель | Кому адресуют | Суть содержания | Примеры |
|---|---|---|---|---|
| Докладная | Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения. | Вышестоящему должностному лицу. | 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы. | Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее. |
| Служебная | Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. | Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу. | Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее. | |
| Объяснительная | Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий. | Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. | Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб. | Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное. |
Классификация докладных записок
В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:
- внешними – когда информируют вышестоящие организации;
- внутренними – поданными на имя руководителя организации.
Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:
- информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
- отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
- инициативные, когда работники вносят свои предложения.
Образец докладной записки
Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:
- по охране труда на рабочих местах;
- соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
- техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
- организации и производства работ повышенной опасности.
По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:
- «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
- «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
- «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.
19.04.2019 г.
Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева
Кто может написать докладную и куда ее подавать?
Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.
На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.
В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.
В каких случаях пишется докладная?
Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.
Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.
Содержание и правила составления докладной записки
Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.
Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:
- в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
- текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
- закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.
Оформление внутренней докладной
Образец, как можно написать докладную записку
Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.
Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.
Образец:
Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И.
Докладная записка
По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:
- не подключены к центральному водоснабжению;
- не имеют полной комплектации.
Прошу принять меры для устранения неполадок.
11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев
Оформления внешней докладной
Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.
Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:
- полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
- адреса регистрации и местонахождения;
- номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.
Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.
В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.
Особенности написания докладной
Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:
- кому направлен документ;
- кто его заявитель;
- суть проблем, требующих решения.
В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.
Результат рассмотрения докладной
Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.
Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.
Образцы докладных записок
Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.
«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.
Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.
При некорректном поведении
«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.
Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.
Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.
Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»
При нарушении трудовой дисциплины
«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.
18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.
Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.
Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»
При невыполнении профессиональных обязанностей
Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование
Скачать образец докладной записки Заказать бесплатную консультацию юристаКак написать докладную на ученика?
Система оказания педагогических услуг, так и любая другая отрасль, имеет свои нормативные документы, статуты и уставы, докладная, которая, кстати, может быть написана не только на ученика, но и на педагога, работника администрации или классного руководителя, является одним из документов внутреннего оборота.
Докладная на ученика – документ, который можно редко встретить в архивах образовательных учреждений, поскольку те, кто должны быть их авторами, считают неуместным ставить в известность администрацию о проблемах на уроке. Речь идет о большинстве педагогов, которые предпочитают находить другие способы устранения проблемных ситуаций, а образец докладной на ученика используют только как элемент привлечения внимания во время конфликтов. Правда, есть и такие учителя, которые и не подозревают о том, что они обладают столь мощным инструментом, помогающим решить множество конфликтов, причем за короткий срок. Что же представляет собой докладная, как правильно её составить и кому следует предъявлять?
Докладная на ученика общеобразовательного учреждения – это документ, подтверждающий акт правонарушительных действий, повлекших за собой срыв урока, нанесение материального ущерба и ставшего причиной проблем со здоровьем. Стоит сразу сказать, что докладная – крайняя мера, она не может подаваться без действительно стоящих причин, поскольку должна быть зарегистрирована в журнале документооборота. Докладная на ученика, образец которой практически нереально найти в папке с шаблонами у школьного секретаря, на самом деле может быть написана в произвольной форме, но есть общие правила, такие, как написание заголовка документа или место написания даты и подписи.
Практически все документы, и докладная не является исключением, обязательно должны иметь группу верхних реквизитов, то, что в простонародье называют «шапкой», где должны быть указаны адресант и адресат, должность и название учебного учреждения. Далее в обязательном порядке стоит написать слово «Докладная», этот документ требует заголовка в отличии от заявления или служебной записки. Отступив полтора-два сантиметра необходимо начинать непосредственно изложение документа, которое целесообразно начать словами «Довожу до вашего сведения» или «Ставлю вас в известность». Стоит заметить, что в связи с последними орфографическими изменениями, слово вас в обращении к начальству пишется с маленькой буквы, ведь само это местоимение, в отличии от «ты» уже показывает уважительное отношение к человеку.
Что касается содержания, то докладная записка на ученика должна обязательно быть обоснованной, мелкие нарушения дисциплины или одноразовое отсутствие домашнего задания фиксируются в дневнике, докладная же – результат неординарных или систематических негативных действий ученика. В документе должны быть обязательно причины, которые повлекли за собой создание этого документа, хорошо, если они будут иметь зафиксированное подтверждение (аудио- или видеозапись, фотофакты), которое должно быть указано в содержании. Совершенно очевидно то, что суть проблемы, возникшей на уроке или во внеурочное время, должна быть описана максимально подробно и ясно, помимо этого, содержание документа не должно быть перенасыщенным литературными приемами или примерами нецензурной лексики, если именно она стала причиной написания документа.
После описания событий, важно указать действия, предпринимаемые учителем для устранения конфликтной ситуации, хорошо, если в документе будут также подтверждения того, что педагог действовал согласно статуту школы, должностной инструкции или же нормативным документам. Это не только обезопасит работника сферы образования, но и покажет его компетентность, знание юридической базы, говоря иными словами, грамотно составленный текст докладной, как бы между строк говорит о том, что педагог знает свои права и готов их защищать. Естественно, все указанные приказы, акты или другие документы должны быть актуальными и соответствовать действительности, иначе авторитет учителя может быть подорван.
Докладная на ученика — документ, который составляется в случае экстраординарной ситуации на уроке или во внеурочное время, повлекший за собой срыв урока, порчу имущества или же нанесение ущерба здоровью участникам образовательного процесса. Ответные действия после регистрации документа в журнале внутреннего документооборта должна проводить администрация школы в лице завуча или директора.
Докладная о вызывающем поведеннии обучающихся
Войти через uID. Характеристика — документ, в котором отображается оценка психологических, социальных, коммуникативных и других качеств обучающегося. Характеристика на воспитанника детского дома с девиантным поведением в суд. Педагогическая характеристика на учащегося средней школы для предоставления на комиссию по делам несовершеннолетних. Предлагаю вашему вниманию четыре характеристики на учащихся классов.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные запискиДорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
>>> Образец докладная на ученика о плохом поведении
Школа начала 21 века свела к минимуму возможные действия учителя по отношению к ученику с целю воспитания. Если раньше можно было хлопнуть линейкой или выгнать ученика из класса, то сейчас ничего такого учитель делать не вправе.
Хотя сильно ли нам повредил родительский ремень, применённый за дело? Зато знали, что так делать нельзя. Ребёнок может заявиться пьяным в класс, не выполнять задания, мешать другим учащимся. Но ни в каких документах и должностной инструкции не сказано, что учитель должен устанавливать дисциплину в классе, справляться и т. Учитель должен давать знания, предусмотренные программой и воспитывать теми средствами, которые предусмотрены школьным курсом.
Что же тогда делать? Почти год назад я написала свои размышления о том, почему в классе может не быть дисциплины. Это очень хорошая статья для родителей, чтобы лишний раз вспомнить, что воспитание в главной степени зависит от родителей, но никак не от школы. Обратите пожалуйста, на неё ваше внимание ещё раз — почему в классе нет дисциплины. В иных случаях педагогу остается одно — доложить директору о сложившейся ситуации. Сделать это желательно письменно, так как это будет доказательством перед родителями, что претензии к ним и их ребенку не голословны.
Теперь перейдем к вопросу статьи — как написать докладную на имя директора школы. Пишут её обычно учителя и другие работники школы. Для того, чтобы сообщить о сложившейся ситуации в одном или нескольких классах, о дисциплине, о нарушении распорядка в школе и о других проступках. В ситуациях, выделенных жирным, вы обязаны написать докладную как можно скорее, чтобы снизить последствия и свести вашу ответственность к минимуму.
Обо всех проблемах с классом также нужно оповестить классного руководителя , чтобы он мог оперативно связаться с родителями. Директор школы. Докладная фиксируется в книге входящей корреспонденции, что делает её обязательной к рассмотрению. Докладная передается в зависимости от ситуации, но если дело касается нарушения дисциплины, то её передадут заместителю директора по воспитательной работе, социальному педагогу, психологу и классному руководителю.
Всё зависит от ситуации. Как правило, в ближайшее время, так как задержки в решении проблем могут привести к плачевным результатам, чего никто не желает. Докладная пишется как обычное заявление на имя директора школы , на листе А4 можно даже на тетрадном от руки или на компьютере. Образец для вас. Удачи вам в решении школьных проблем! Комментируйте и ставьте лайки. Подписывайся на новые статьи через форму! Полагаю, для этого нужно освидетельствование в определенном учреждении с согласия законных представителей ребёнка.
В противном случае, вам показалось… А не будете ли вы виновны, хотя бы за клевету?.. В любом случае, если что-то случается с ребенком, сразу вызывают родителей. Поэтому полиция в школе имеет дело сразу с законными представителями. Что делать , если мы сдали все книги , а в начале года оказалось , что галки отметили поставили не на все книги. И теперь нам выдали не все книги. Я написала список выданных и попросила кл,руков. Кому жаловаться и как?
Что делать если пропустила один урок за 8 лет никому не сказав и на тебя хотят написать докладную?? На моего ребенка пишут докладные, он конечно не сахар, но там явно перегибают палку.
Могу ли я в ответ писать докладные на имя директора школы? Здравствуйте, на моего ребенка постоянно пишут докладные, в ситуации никто не разбирается, всегда виноват он.
Могу ли я как родитель написать докладную на имя директора с просьбой установления справедливости? И что делать, если я периодически замечаю ошибки педагога: записки в дневнике написаны с ошибками, правильное исправлено на неправильное в работе…? Докладная -это внутренний документ между работником и работодателем.
Как родитель вы можете написать заявление,в котором просите разобраться в ситуации и можете указать ваши замечания. Здравствуйте, Татьяна! Подскажите, пожалуйста, может ли Председатель родительского комитета класса с разрешения классного руководителя написать докладную на ученика на имя директора школы?
А на имя классного руководителя? Или возможна только форма заявления? Заранее благодарна за ответ! На имя классного руководителя не пишется. Докладная-внутренний документ школы.
Председатель родительского комитета может написать заявление на имя директора,при этом никакого разрешения классного руководителя не требуется. У меня такая ситуация- в классе обучается ребенок с шизофренией об этом родители скрывают. Этот ребенок нанес незначительные телесные повреждения другому ребенку кинул ножницы. Какие предпринять действия учителю, чтобы защитить себя при разбирательствах в присутствии полиции,когда могут быть значительные телесные повреждения других учеников.
Написать докладную? А дальше? Ну поговорит с ним директор…а дальше…ждать когда другого ребенка увезут на скорой помощи? Подскажите пожалуйста. Заранее благодарю. Подскажите как правильно составить докладную на ребенка директору. Подозреваю психические отклонения, боюсь как бы не пострадал в классе никто. Медицинских данных, осмотра нет ни от одного врача. Можно ли родителям написать жалобу, чтобы такого ученика удалили из класса? Напишите заявление на имя директора, опишите все случаи с данным ребенком и его действия,которые могут привести к нехорошим последствиям.
Попросите разобраться в данной ситуации. Возможно ли добиться перевода такого ребенка в другую школу или заставить пройти психиатра? Учащиеся являются несовершеннолетними,поэтому защищать их интересы должны родители.
На основании этого заявления школа должна провести расследование,пригласить родителей ученика,на которого вы пишете жалобу. Подскажите пожалуйста как мне быть. Я начинающий завуч. По ходу работы написала несколько докладных записок на учителя , который нарушил инструкцию заполнения классном журнале , но директор не принял меры.
Как должен рассматривать директор докладную записку. Пишите докладные в двух экземплярах, один с входящим номером оставляйте себе. Это будет доказательством того, что вы доносили данную информацию и к вам не было претензий.
Обратитесь к директору, чтобы вам разъяснили, какие меры должны в данном случае предприниматься. Татьяна, одна мама травит моего сына 1 класс и заявила, что будет писать докладные, пока его не выгонят из школы. Провели разные советы, кл. Помогите, пожалуйста, разобраться, в Вашем чате я впервые увидела профессиональный разбор ситуаций: 1.
Для чего пишутся докладные, что должно происходить дальше 2. Здесь скорее всего имеются в виду заявления и жалобы докладные могут исходить только от учителей, то есть работников школ. Так как они написаны на имя директора, то вас могут с ними и не знакомить, могут только сказать, что на вас поступила жалоба.
Все подобные обращения должны фиксироваться в книге входящей корреспонденции. Помочь в вашей ситуации смогут характеристики желательно письменные от учителей, классного руководителя, других родителей. Здравствуйте на мое имя написали рапорт,что я часто опаздываю на уроки, прогуливаю или же просто не прихожу на занятия. Дело в том что учеба началась месяц назад. У меня одно опоздание и два прогула по семейным обстоятельствам к.
Могу ли я как нибуть расторгнуть рапорт? Вы нет,но лучше по каждому пропуску предъявлять письменные доказательства справки, заявление родителей и т. Моя дочь перешла в 5 класс. У ребёнка есть свои особенности поведения и защиты. Вот и в этом классе классный руководитель приглашала обсудить поведение дочери. И я обращалась к школьному психологу. Но, в это время в школьной группе Ватсапп одна из родителей учениц, написала что возмущена поведением моей дочери, так как с ее дочерью у них произошёл инцидент.
И что в классе не осталось ни одного человека, который бы не пострадал от моей дочери. И задала вопрос в Ватсапп- Что делать то? На что другой родитель ответила , что она ходила по этому поводу к классному руководителю и узнала, что моя дочь и уроки срывает и много чего ещё. Что слышала что очки кому то разбила, на что мама ребенка ответила что с очками все впорядке.
На что та ответила- и телефон хотела разбить вашему сыну.
Пример докладной на ученика нарушающего дисциплину
В прошлом году, получив двойку на уроке математики, публично обозвал меня, учителя математики, и моего сына козлами. Можно ли родителям написать жалобу, чтобы такого ученика удалили из класса? Поэтому у него большие пробелы по предмету указать предмет. Кажется, что и без наших учительских жалоб у администрации проблем хватает. Главное, вы должны быть уверены в своей правоте и готовы отстаивать собственную точку зрения на проблему и не сдаваться.
Если ученик плохо себя ведет, оскорбляет учителей, срывает уроки, нарушает дисциплину, мешает заниматься другим ученикам, то учитель этого ученика классный руководитель может написать руководству учебного заведения докладную записку. Докладная записка — это, как правило, крайняя мера.
Школа начала 21 века свела к минимуму возможные действия учителя по отношению к ученику с целю воспитания. Если раньше можно было хлопнуть линейкой или выгнать ученика из класса, то сейчас ничего такого учитель делать не вправе. Хотя сильно ли нам повредил родительский ремень, применённый за дело? Зато знали, что так делать нельзя.
Образец докладной записки на руководителя за предвзятое отношение
Как при утере восстановить водительские права? Для восстановления утерянных водительских прав потребуются такие документы: ИНН; Паспорт; Справка об окончании водительских курсов. Если экзамены были сданы недавно, тогда можно просто обратиться в автошколу, и если вы еще числитесь в базе данных, то вероятней всего будет сделана новая справка. В противном случае, нужно будет все сдавать повторно. Если документы были украдены, нужно получить справку из полиции. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Возврат прав после лишения: Расстаться с водительским удостоверением легко, а ведь его нужно еще получить обратно.
Как написать докладную записку директору
Образец докладной записки В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим. Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите. Львиная доля исков традиционно касалась оплаты труда, на втором месте — требования о восстановлении на работе. В большинстве случаев суды их удовлетворяли. Дорогие читатели!
.
Восстановление прав после лишения украина 2019
.
.
.
Докладная о вызывающем поведеннии обучающихся · Нужно ли в трудовом договоре указывать класс труда. Комментариев: Олег. в
.
.
.
.
.
.
Докладная записка на ученика образец пример. Как написать докладную записку, ее образцы
Штамп школы
(указать число,
месяц, год
и номер документа)
Начальнику
(окружного, городского)
управления образования
(Ф. И.О. начальника)
от директора школы №
(Ф. И.О. директора)
Докладная записка
Уважаемый (ая)
(имя, отчество)
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 25 марта 2004 года, на перемене после второго урока в 10 часов 20 минут в школе произошел несчастный случай с учеником 4 «Б» класса Мельниковым Михаилом.
Мальчик бежал в раздевалку первого этажа, споткнулся на лестнице и упал. Сильно разбито лицо и ушиблена голова. Мишу перенесли в медицинский кабинет, немедленно вызвали скорую помощь, сообщили о случившемся на работу его матери. Машина скорой
помощи прибыла через 37 минут. В сопровождении учителя
(Ф. И.О.)
мальчика отвезли в детскую городскую больницу № . Врачи поставили диагноз сотрясение мозга и ушибы мягких тканей. Его состояние оценивается как состояние средней тяжести.
Во время перемены на II этаже дежурили
(Ф. И.О. дежурных учителей)
Дежурные учителя находились на своих постах. Дежурный учитель
(Ф. И.О.)
остановил Мишу, когда он бежал по коридору и сделал ему замечание.
Состоялось внеочередное заседание комиссии школы по предупреждению травматизма. Происшествие занесено в «Журнал учета несчастных случаев с учащимися школы». Составлен акт по форме Н-2. Классные руководители получили задание провести беседы по правилам поведения учащихся во время перемен.
Директор школы
(подпись) (расшифровка подписи)
Хотел бы заметить, уважаемый коллега , что во второй докладной записке Вы сообщаете о случившемся, т. к. в соответствии с пунктом 1 статьи 51 закона РФ «Об образовании», «образовательное учреждение создает условия, гарантирующие охрану и укрепление здоровья обучающихся, воспитанников».
По двум служебным запискам можно выделить главные требования к этой форме:
В записке должна быть изложена суть случившегося и последовательность событий.
Обязательно подробно должны быть перечислены меры, которые предприняты лично Вами и коллективом, которым Вы руководите.
Перед отправкой докладной записки в управление образования ее реквизиты должны бать зафиксированы в «Журнале исходящей корреспонденции».
Таким образом в «Докладной записке» Вы довели до сведения своего руководства то, что произошло в школе.
Считаю необходимым особо подчеркнуть, что первым, кто должен узнать о происшедшем в школе ЧП сначала по телефону, а потом и в виде докладной записки, должен быть Ваш непосредственный начальник, уважаемый коллега. И чтобы Вы не думали, что это просто формальность, прошу Вас представить ситуацию, когда на совещании директоров школ, начальник управления говорит, например, о каком-то происшествии в Вашей школе, просит, чтобы Вы объяснили произошедшее, а Вы и понятия об этом не имеете, потому что Ваши работники ничего Вам об этом не докладывали!
Отправляемые «бумаги» регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале входящих и исходящих документов», или отдельно в «Журнале исходящих документов», если Вы ведете отдельно «Журнал входящих документов» и «Журнал исходящих документов».
Под докладной запиской на студента понимается информационно-справочный документ, адресующийся представителю администрации.
Цель такого документа – поставить в известность о выходящем за рамки дозволенного поведения и невозможности купировать ситуации на уровне «студент-педагог». Например, когда дело не исчерпывается парой «хвостов» или несданным вовремя чертежом.
Справка! Для обращения «наверх» причины должны быть более серьезные – систематические нарушения или когда очевидно, что догнать сверстников учащийся уже не может.
Кому и кто пишет?
Обычно куратор или педагог адресует документ декану, ректору или проректору. Также автором может быть например староста группы – если студент не уживается ни с кем в коллективе, причем дело не в сходстве характеров, а в недопустимом плохом поведении – в виде оскорблений, к примеру.
Унифицированной формы для такой бумаги не существует . Тем не менее, в отдельных организациях (и к учебным заведениям это также относится) в локальной документации обычно содержатся образцы докладных записок.
Какие сведения в ней должны присутствовать:
Основные правила
- Докладная записка является элементом делового письменного общения, соответственно, стиль написания должен быть деловой.
- Не нужно использовать громоздких, ломаных и двусмысленных фраз, язык должен быть грамотным и лаконичным, без эмоциональной окрашенности, иначе получится, что вы просто сводите счеты.
- Не допускаются орфографические, пунктуационные, другие ошибки в написании.
- «Шапка» пишется по устоявшимся правилам в правом верхнем углу листа. Обычно в колонтитуле содержится полное наименование учебного заведения, соответственно в «шапке» можно указать принятое сокращенное название – например ПТУ №26 им. Чкалова.
- По центру пишется заголовок – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и регистрационный номер.
- Ниже следует информационная часть, начинается, как правило, со стандартной фразы – «Довожу до вашего сведения, что…» – и далее описывается суть проблемы.
- Далее нужно обязательно упомянуть, чем вы подтверждаете свои слова – например, табель. К этому пункту вообще нужно подойти с особенной серьезностью- в противном случае, вашу докладную записку просто оставят без внимания, ибо нет доказательства неправомочности поведения студента.
Плюс такая неподготовленность нанесет серьезный удар по реноме жалобщика – никто же не хочет стать персоной нон-грата и быть заподозренным в собирании личной армии против неугодного лица.
А то и вовсе лишиться рабочего места – ведь неизвестно, какие ответные меры примет студент, которого вызовут «на ковер», заставят изрядно понервничать, но так и не убедят ректора, что с данным учащимся нужно что-то делать.
- После этого упоминается, для чего вы обращаетесь к вышестоящим лицам с запиской, какова ее цель? Например – прошу применить дисциплинарные меры к такому-то или такой-то. После этого – подпись с расшифровкой.
Приведем пример, как должен выглядеть такой документ:
Директору ПТУ № 24
г Серпухов Московской Области
Сидорову Петру Ивановичу
от Сергеевой Елены Сергеевны
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 9
Довожу до вашего сведения невозможность перевода студентки Никифоровой Алены Герасимовны 01.02. 2000 г.р,(группа 101, факультет товароведческий) в связи с непрохождением ею аттестации по 8 предметам из 20. Кроме того, студентка Никифорова была своевременно поставлена в известность о последствиях такого отношения, но никаких усилий к выправлению ситуации не приложила.
Прошу вас издать приказ об отчислении Никифоровй А. Г.
С уважением,
декан Сергеева Елена Сергеевна (подпись)
Последствия такого документа для студента
Это будет зависеть от тяжести проступка студента и от возможности выправить ситуацию. Если дело в том, что человек просто «загулялся», воспользовавшись «взрослостью» и тем, что его уже далеко не так контролируют, как в школе, но при этом ситуация решаема и для общей аттестации не критична – пропускающему занятия студенту просто поставят на вид.
Как правило, предупреждают родителей. Могут обойтись и без этого – если например, имидж человека, в котором он ходит на занятия (лекции, или практические), чересчур эпатажен.
Но совсем другое дело, если у него или у нее неаттестация по большей части предметов или пропусков уроков слишком много. Или же проступок совершен далеко выходящий за рамки обычной дисциплины учебного заведения. В этом случае студенту грозит отчисление, о чем незамедлительно уведомляется военкомат. Нетрудно догадаться, что за этим следует.
Важно! Лучший способ избежать случаев и неприятностей с руководством учебного учреждения – это не нарушать внутренний распорядок и вовремя сдавать все зачеты.
В конце концов, если в школе ребенок учится во многом для родителей, то после окончания школы каждый учится для себя.
Докладная записка – это документ информационного характера, который пишется работником вышестоящему руководству или в вышестоящие инстанции с целью сообщить какую-либо информацию, высказать свои предложения идеи, просьбы.
Докладная записка во многом схожа со служебной запиской. Однако служебная записка пишется одним работником предприятия другому в случае, если они находятся на одном уровне, на равнозначных должностях, например, от работника одного подразделения – другому.
Докладная пишется вышестоящему руководству: от работника отдела (подразделения) – начальнику этого подразделения или от начальника – руководителю организации.
В случае, если докладная записка передается между работниками внутри одной организацией, она имеет внутренний характер. Однако, часто она может быть направлена в вышестоящие инстанции, в этом случае она составляется от руководителя организации и носит внешний характер.
В данной статье предлагаем скачать несколько образцов оформления докладной записки, ссылки для скачивания бланков в формате doc представлены в конце статьи.
Как написать докладную записку?
Если документ направляется за пределы организации и носит внешний характер, то для оформления может быть использован фирменный бланк организации. Если же берется обычный лист, то нужно указать наименование организации, от имени которой пишется докладная записка.
Если документ предназначен для внутреннего использования, то необходимо указать название подразделения, работник которого оформляет бланк.
Вверху бланка пишется дата оформления, а при направлении докладной в другие организации указывается также место оформления.
Также обязательным реквизитом являются сведения об адресате: ФИО лица, которому предназначен бланк, а также его должность.
Документ должен иметь название «Докладная записка», а также заголовок «о…».
Основная часть бланка докладной – это текст. Текст должен быть построен по следующему принципу: описание ситуации (причина написания) потом просьбы, выводы, предложения, идеи на основе описанной ситуации.
Иногда текст записки носит просто информативный характер, а иногда требуется вмешательство руководство, выполнение с их стороны каких-либо действий. Например, докладная записка о прогуле работника должна сообщать об отсутствии сотрудника на своем рабочем месте и просьбу применить к виновному дисциплинарное взыскание.
Для примера предлагаем скачать некоторые варианты данного документа:
Скачать образец докладной записки о прогуле – ссылка.
Образец докладной о невыполнении должностных обязанностей – ссылка.
Докладная об оскорблении на рабочем месте – скачать.
О нарушении трудовой дисциплины – скачать.
Как написать докладную?
Как написать докладную? Нет ничего проще. Главное, вы должны быть уверены в своей правоте и готовы отстаивать собственную точку зрения на проблему и не сдаваться. Докладная записка – это деловой документ и оформляется в соответствии с ГОСТом 6.30–2003. Существует три основных правила, как написать докладную записку.
Подготовка
План обычно он состоит из 3 частей:
Создание текста
Чтобы правильно написать докладную, необходимо использовать служебно-деловой язык переписки. Он не должен содержать эмоциональных высказываний и художественных описаний ситуации. Его форма – четкость, краткость и последовательность изложения. И главное для документа – достоверность и факты, а не ваше личное мнение. Нельзя писать докладную под воздействием эмоций!
В делопроизводстве вашей организации наверняка есть унифицированные формы документов, образцы деловой переписки, которые можете использовать в качестве наглядного примера. Но если таковые отсутствуют, то, к примеру, рассмотрим, как написать докладную на ученика:
«О необходимости перевода учащегося.
В соответствии с Вашим распоряжением о создании психологического комфорта среди учащихся мною, классным руководителем 5 «В» класса Шубиной Еленой Викторовной, проведен ряд воспитательных мероприятий. В результате обстановка в коллективе класса значительно улучшилась. Вместе с тем учениками негативно воспринимается Иванов И.И. из-за систематического хамского отношения к девочкам, что существенно влияет на микроклимат коллектива.
Дальнейшее обучение Иванова И.И. в настоящем классе нецелесообразно также по причине слабой успеваемости ученика. С учетом действующего в школе класса с учебно-производственным уклоном, полагаю целесообразным перевести в него Иванова И.И. для дальнейшего обучения».
Реквизиты
Соблюдайте реквизиты. Важно помнить о требованиях составления документов. Ведь это не просто лист с информацией, а форма оказания воздействия на ситуацию.
Основных реквизитов всего 8:
- название вашей организации – располагается в верхнем левом углу
- наименование документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – заглавными буквами по центру или 2 интервала от левого поля
- дата – 12.12.2012 или 12 декабря 2012 года
- номер регистрации – на одном уровне с датой
- заголовок – «о необходимости перевода ученика» – от границы левого поля
- непосредственно текст – шрифт Times New Roman, размер – 14, интервала – 1.5, отступ красной строки – 1.25, межстрочный интервал – 1, выравнивание – по ширине текста.
- адресат – в правом верхнем углу в именительном падеже для организаций и в дательном – для должностных лиц
- реквизиты и подпись исполнителя.
Теперь вы знаете, как написать докладную директору, но если вы работаете не в школе, а в другой организации, от вас все ровно потребуется строгое соблюдение правил подготовки деловых документов.
Докладная записка на сотрудника
Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.
Пример докладной записки
Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.
Директору ООО «Сфера».
Павлову Н.П.
Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
По центру: Докладная записка.
В правой – место: г. Москва.
Ниже — заглавие: О замене картриджа.
Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
Докладная записка образец
Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.
Ниже по центру: Докладная записка.
Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.
С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.
Докладная записка на ученика
Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.
Например: О необходимости перевода учащегося
Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.
В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.
Докладная записка о прогуле
Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.
Например: О нарушении трудовой дисциплины.
Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.
Форма докладной записки
Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.
Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.
Докладная записка
Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.
Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.
Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.
Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя — на имя руководителя вышестоящей инстанции.
Как написать докладную записку
По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.
Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:
Образцы и примеры докладной записки
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка о прогуле
Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление
Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.
1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.
Образец докладной записки о премировании
Как написать докладную записку?
Для донесения определенного вида информации до руководящего состава организации составляется докладная записка. Данный документ носит информационно-справочный характер и составляется от работника организации.
В докладной записке может быть изложена информация любого вида, предложения, жалобы и другие вопросы, касающиеся работы данной организации и взаимоотношений коллектива, может быть просто информационной – сообщать о выполнении какого-либо поручения или распоряжения, совершении определенного действия.
Несколько образцов написания докладной записки предлагаем скачать по ссылкам в конце статьи.
Докладная записка пишется работником вышестоящему руководству с одной целью – донести до начальства какую-либо важную информацию, требующую вмешательства руководства. При этом документ носит внутренний характер.
Кроме этого, в ряде случае докладная записка может быть написана в вышестоящие инстанции – в этом случае она будет носить внешний характер.
Какова бы ни была причина написания, необходимо соблюдать определенные правила при составлении.
Как написать докладную записку?
В бланке докладной записки необходимо указать название подразделения организации (отдела), работником которого является автор документа. Если бланк направляется в вышестоящие инстанции, то пишется наименование организации.
Если бланк докладной записки адресован за пределы организации, то необходимо указать место составления документа – наименование населенного пункта.
Обязательно пишется ФИО и должность лица, которому направляется записка.
Ниже пишется непосредственно текст докладной записки, содержащий описание ситуации, которую необходимо донести до вышестоящего руководства, далее могут быть прописаны предложения, выводы, пути решения вопросов, просьбы в зависимости от причины написания докладной записки.
В целом, написание докладной записки очень похоже на написание служебной записке за одной лишь разницей. Докладная пишется на имя вышестоящего руководства, а служебная направляется равнозначному работнику.
Для примера предлагаем скачать несколько образцов написания докладных записок для различных случаев:
Образец докладной записки на работника за оскорбление – скачать.
Образец докладной о нарушении трудовой дисциплины – скачать.
О невыполнении должностных обязанностей – скачать.
На ученика за хамское поведение — образец.
Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.
Форма и виды докладных записок
Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.
Текст докладной записки
Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:
Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.
Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки
Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.
Докладная записка о прогуле
При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.
Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.
Образец докладной записки
Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.
Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:
1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.
Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.
Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.
Ф.И.О. директора
ФИО. учителя, предмет
объяснительная.
(Ф.И. учащегося) не успевает по предмету, например, по биологии в III четверти в 8 классе. Образовательный уровень невысокий. Желания и стремления учиться у подростка нет. Школьник в этой четверти много пропустил уроков по биологии (указать число пропущенных уроков) по неуважительной причине. Поэтому у него большие пробелы по предмету (указать предмет). А когда бывал на уроках, то классную работу выполнял на листочках, так как не носил в школу учебники, тетради и школьные принадлежности. На уроках не работал, отвечал очень редко, так как имеет крайне малый запас слов и знаний по биологии.
Живет у старшего брата. Все условия дома для нормальной учебы созданы. Воспитанием подростка никто не занимается. Поэтому из — за слабого контроля со стороны взрослых, подросток много времени проводит на улице, предоставлен сам себе.
Школьник часто пропускал уроки без причины (указать количество пропущенных уроков в четверти).
Но главные причины его неуспеваемости: нежелание учиться.
В связи свыше сказанным приходилось беседовать с подростком, старшим братом и классным руководителем о его нежелании учиться, не выполнении домашних заданий по биологии. Но положительного результата не наблюдалось. Он каждый раз давал обещания, но о которых быстро забывал.
Планирую продолжить работу с подростком по закреплению пройденного материала, усилить контроль за выполнением домашних заданий, работе ученика на уроке и индивидуально.
Я считаю поставленную двойку объективной.
Планирую продолжить работу с подростком на каникулах:
26 .0 3 . Кровеносная система.
27.03. Дыхательная система.
28.03. Пищеварительная система.
работать индивидуально на уроках и внеурочное время.
Директору (полное название школы)
Ф.И.О. директора
Ф.И.О. учителя, предмет
объяснительная.
(Ф.И. учащейся) не успевает по биологии во III четверти в 10 классе. Образовательный уровень невысокий. Пришла в 10 класс из колледжа. На занятия в школу в основном приходит с невыполненными домашними заданиями. Не выполняет не только устные, но и письменные задания по предмету. На уроках не работает. Все зачеты, контрольные работы, тестовые задания выполняла на оценку «неудовлетворительно». Часто пропускала занятия без уважительной причины (указать число пропущенных уроков).
В связи свыше сказанным приходилось беседовать с ученицей, родителями и классным руководителем, но положительного результата не наблюдалось. В третьей четверти много пропустила, не посещала дополнительные занятия по предмету.
Главные причины её неуспеваемости – нежелание учиться.
Я считаю поставленную двойку (указать предмет), например, по биологии объективной.
Планирую продолжить работу с подростком на каникулах и в III четверти:
по закреплению пройденного материала по изученным темам:
26.03. C пособы размножения клеток .
27.03. Гаметогенез. Онтогенез.
28.03. Законы наследственности Менделя.
усилить контроль за выполнением домашних заданий в IV четверти со стороны учителя предметника, классного руководителя и родителей ученицы;
работать индивидуально внеурочное время.
Учитель – предметник (название предмета): Ф.И.О. учителя
Как адресовать памятку своим сотрудникам | Малый бизнес
Барбара Бин-Меллингер Обновлено 21 июля 2020 г.
Может показаться, что служебная записка — сокращенно от «меморандум» — это документ, который можно быстро отбросить, не задумываясь о нем. Но хотя записки по своей природе краткие (не более двух страниц), вы можете и должны вложить в них много информации, чтобы их стоило прочитать. Также это зависит от того, кому адресована записка; в служебной записке президенту или сотрудникам писатель может сфокусироваться не только на своей команде.Независимо от того, передаете ли вы информацию или запрашиваете ответы, следование проверенному формату гарантирует, что вы предоставите всю информацию, которая нужна вашим получателям.
Начните с того, кому адресована памятка
Заголовок стоит первым в памятке, и это важно, потому что он сообщает получателям, о чем памятка и кто еще получает; Другими словами, кому адресована служебная записка — отправляет ли автор служебную записку сотрудникам в целом или, например, только своей команде — и почему они должны ее прочитать.Согласно Lexico, образец заголовка должен включать:
- Кому: Имя и должность физического лица
- Копия: Все остальные получатели
- ОТ: Ваше имя и должность
- ДАТА: Месяц, день, год без сокращений
- ТЕМА: Конкретный тема служебной записки
Онлайн-лаборатория письма (OWL) Университета Пердью подчеркивает, что, хотя записки не являются самым формальным способом общения, вы все равно должны называть получателей их полными именами, даже если их псевдонимы используются в масштабах всей компании.Поэтому к сотрудникам, которых все называют «Рыбками» или «Красными», следует обращаться по их настоящим именам в адресной строке.
Понимание важности темы
Можно надеяться, что записка президента компании, генерального директора или собственного менеджера сотрудника будет полностью прочитана всеми получателями. Но многие читатели заметок автоматически смотрят на строку темы, чтобы быстро рассказать им, о чем эта заметка. Они хотят оценить, насколько на самом деле важна для них записка и нужно ли им ее читать.Строка темы также дает читателям ориентир, позволяющий отвлечь их внимание от того, что они делали ранее.
Согласно Purdue’s OWL, тема письма должна точно соответствовать реальному содержанию заметки. Да, он должен быть кратким, но четко указывать, что находится в служебной записке. Чтение примеров недостаточно конкретных тем и способов их улучшения может помочь вам понять разницу и улучшить свои темы, чтобы привлечь больше читателей:
- ТЕМА: Безопасность ИЗМЕНЕНИЕ: Защитите свои личные вещи от кражи в офисе.
- ТЕМА: Канцелярские товары ИЗМЕНЕНИЕ: Новый метод заказа канцелярских товаров.
- ТЕМА: Недавние выпускники ИЗМЕНЕНИЕ: На следующей неделе недавние выпускники отправятся в турфирму.
Сначала сформулируйте главную мысль
Заметки — это простые формы общения, а не дразнилки, которые доводят до сути. После прочтения строки темы большинство читателей сразу же переходят к первому предложению, чтобы увидеть основную мысль заметки, поэтому поместите основную мысль в начало, желательно в первую строку.В статье о написании деловых заметок на веб-сайте Центра письма Университета Джорджа Мейсона говорится, что наиболее важным моментом при написании заметок является начало заметки с вашей основной мысли. Это позволяет читателю сразу узнать, о чем говорится в памятке.
Если ваша тема — «Защитите свои личные вещи от кражи в офисе», первая строка записки может быть такой: «В последнее время было несколько сообщений о краже личных вещей в офисе». Теперь вы привлекли их внимание.Тема письма была не просто предложением; в вашем офисе действительно произошли кражи. Затем добавьте дополнительные предложения, содержащие информацию, например: «Нам не удалось установить, кто несет ответственность за эти кражи, и из-за большого количества посетителей в наших офисах решение этой проблемы может занять некоторое время. Поэтому мы просим, чтобы вы либо запираете личные вещи на столе, либо берете их с собой каждый раз, когда покидаете свое место ».
Если читатели захотят получить дополнительную информацию, они будут продолжать читать ваши вспомогательные тезисы.Но если вы предоставите самую важную информацию заранее, больше читателей узнают, о чем эта памятка, даже если они не будут читать дальше. Ваши сотрудники заняты своей работой и в течение дня могут получать сотни электронных писем и служебных записок, которые они не могут прочитать полностью. Однако, если они знают, о чем ваша записка, они, скорее всего, не забудут вернуться к ней после срочных встреч, телефонных звонков клиентов и сроков.
Используйте подзаголовки для направления читателей
Некоторые читатели любят просматривать документы, включая заметки, для поиска основных моментов, согласно Университету Джорджа Мейсона.Чтобы помочь им в этом, используйте информативные подзаголовки по всей заметке, чтобы, если все, что они прочитают, — это строка темы и подзаголовки, они ушли, понимая суть заметки. Убедитесь, что ваши подзаголовки сильны и понятны, как и тема. Здесь не место быть умным и загадочным.
Продолжая свою памятку о офисных кражах, вы можете написать подзаголовок для каждой резервной точки, которую вы хотите сделать, и выделить их жирным шрифтом, например:
- Кражи произошли за последние две недели
- Есть другие объяснения исключено
- Действия, которые вы должны предпринять сейчас
Разверните каждый подзаголовок в абзаце под ним.В первом подзаголовке о времени краж укажите фактические даты совершения краж или соответствующую информацию, например, что все они произошли по пятницам. По второму предмету объясните, что возможность того, что предметы были просто потеряны, обсуждалась, но исключалась, поскольку произошло слишком много инцидентов, расположенных слишком близко друг к другу.
Рассмотрите возможность добавления резюме
После написания основной части вашей заметки, если она занимает целых две страницы и содержит много информации, вы можете добавить краткое изложение — иногда называемое исполнительным резюме — которое читатели могут сканировать, чтобы получить необходимую им информацию.Это необязательное резюме идет в начале памятки, поэтому вы фактически даете читателям предварительный просмотр того, что охватывает меморандум, хотя, согласно Purdue OWL, оно написано как резюме.
Начните с основного пункта памятки, затем следуйте пунктам, поддерживающим вашу основную идею, в том порядке, в котором они изложены в памятке. Затем четко укажите, какие действия вы хотите, чтобы читатели предприняли. Некоторые читатели предпочитают записки с резюме, потому что они могут прочитать заголовок и тему, затем резюме и точно знать, о чем идет речь в заметке, не читая целые две страницы.Однако, если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, вам не нужно добавлять резюме.
Открывать, закрывать и правильно форматировать
Мэри Каллен, тренер по написанию руководящих кадров и основатель Instructional Solutions, отмечает, что служебные записки являются внутренними документами, а деловые письма — внешними, а электронные письма — и тем и другим. Однако иногда, если вы тесно работали с клиентом над проектом, при общении с ним могут использоваться памятки. Записки не начинаются с приветствия и не заканчиваются заключительной подписью.
Purdue OWL объясняет, что, поскольку служебные записки являются деловыми документами, абзацы должны соответствовать деловому формату и быть выровнены по левому краю, а не с отступом, как в академическом письме. Строки должны иметь одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. В заключение Каллен предлагает закончить записку сильным призывом к действию. Скажите читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то изменить способ выполнения процедуры, дать отзыв о теме заметки или просто запомнить информацию, когда она им понадобится.
Руководство по написанию меморандумов с советами и примерами
Меморандум или меморандум — это письменный документ, который компании используют для передачи объявления или уведомления. Если когда-то записки были основной формой письменного внутреннего общения в компании, теперь они обычно отправляются в форме электронной почты.
Из этой статьи вы узнаете больше о том, как написать заметку с советами, которые помогут сделать ваши заметки четкими, краткими и эффективными.
Что такое памятка?
Памятка — это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальных бизнес-политик и процедур внутри компании.Записки обычно предназначены для массовой коммуникации для всех членов организации, а не для личного сообщения один на один.
Когда следует писать памятку
По большей части цель написания памятки — информировать. Однако записки могут иногда включать призыв к действию или убедительный элемент.
Вот несколько примеров того, когда памятка может быть полезна:
- Информирование сотрудников о политике компании или изменениях процессов
- Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
- При объявлении компании, например о повышении по службе или новый найм
- Чтобы напомнить сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
- Сделать запрос всем сотрудникам
- Когда вы передаете сообщение, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация
Заметки также являются эффективным способом передачи кратких, но важных сообщений широкой аудитории в компании.Это может включать изменения продукта, расписания встреч, изменения процедур, дополнения к политике, краткое изложение условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить памятку, если хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.
Типы заметок
Есть несколько основных типов заметок, которые вы можете написать в зависимости от ваших потребностей и содержания вашего сообщения. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов заметок.
- Отчетная записка: Обычно отправляется для обновления или отчета о ходе выполнения.
- Записка: Отправлено как запрос определенному человеку или группе. Убедительный язык хорошо работает в записках запроса.
- Записка-подтверждение: Письменное подтверждение соглашения, заключенного между двумя сторонами.
- Полезная записка: Обычно отправляется руководством с просьбой предоставить сотрудникам информацию о том, как решить определенную проблему.
Как написать заметку
Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ.Как и многие другие профессиональные деловые документы, служебные записки будут включать введение, основной текст и заключение.
Начните с заголовка , который четко указывает, что сообщение является меморандумом, предполагаемыми получателями, отправителем, датой и темой.
Напишите введение , в котором декларативное предложение используется для объявления основной темы памятки.
Включите основной абзац с темами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой заметки.Чтобы вашу заметку было легче читать, пишите короткие абзацы и разбивайте информацию на более мелкие, более управляемые куски. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, вам также следует по возможности использовать подзаголовки и маркированные списки.
Завершите записку , указав всю оставшуюся информацию после основного абзаца. Это краткое изложение памятки, которое должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.
Закройте , указав свое имя, адрес электронной почты и номер телефона на случай, если кому-то понадобится с вами связаться.
Если предполагаемым получателям потребуется обратиться к другой информации, например к графику, изображению или диаграмме, вы можете включить ее в качестве вложения под концом заметки.
Советы по написанию эффективных заметок
Вот несколько советов, которые следует учитывать, чтобы улучшить свои заметки:
Всегда учитывайте свою аудиторию при написании заметки. Хотя аббревиатура или аббревиатура обычно используются в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу.Если вы пишете памятку для всей компании, используйте понятный и лаконичный язык, доступный каждому.
Используйте профессиональный язык и тональность. Отправляя сообщение в масштабе компании, вы говорите от имени организации. Используйте формальный деловой язык с понятными словами и понятиями.
Напишите тему прямо и ясно. Например, если вам нужно отправить памятку, объявляющую о соблюдении праздника, укажите название и дату праздника в строке темы.Отправьте памятку как минимум за неделю до мероприятия или срока, чтобы у людей было время соответствующим образом скорректировать свои планы.
Шаблон памятки
Ниже приведен образец памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:
Меморандум
Кому: Имена предполагаемых получателей
От: Ваше имя , Заголовок
Дата: Месяц День, ГодТема: Тема служебной записки
Начните записку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете.Он должен быть очень коротким — около одного или двух предложений. Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если напоминание предназначено для ответа или продолжения по определенной теме или ситуации, включите это в первый абзац.
- Маркированный список для перечисления важной информации.
- Маркированный список для перечисления важной информации.
- Маркированный список для перечисления важной информации.
Используйте несколько последних предложений, чтобы завершить записку.Убедитесь, что вы включили запрос о любых действиях, которые вам нужно предпринять после прочтения заметки.
Спасибо,
[Ваше имя]
[Ваш адрес электронной почты]
[Ваш номер телефона]Приложение: Приложение с изображением, графиком или диаграммой, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.
Заметки — важная форма общения внутри компании. Теперь, когда вы понимаете определение меморандума и у вас есть несколько четких советов о том, как написать памятку, вы можете создавать памятки, которые будут эффективно сообщать то, что вам нужно, чтобы люди знали.
Меморандумов и писем | Техническое письмо
Цели обучения
- Обсудите цель и формат памятки.
- Разберитесь в эффективных стратегиях создания служебных записок.
- Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
- Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.
Заметки
Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации.Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение. Его также можно использовать для информирования группы о действиях в рамках данного проекта или для информирования определенной группы внутри компании о событии, действии или соблюдении.
Назначение памятки
Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи.Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.
Один из эффективных способов борьбы с неофициальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой.Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. [1]
Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.
Формат памятки
У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.
В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. Обсуждение уточняет или перечисляет основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.
Давайте рассмотрим образец служебной записки.
Рисунок 9.3
Пять советов по созданию эффективных деловых заметок
Ориентация на аудиторию
Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без двусмысленности.
Professional, формальный тон
Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.
Предметный акцент
Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».
Прямой формат
Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.
Письма
Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. [2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют компанию или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.
В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.
Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Существует много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.
Письмамогут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».
Таблица 9.1 Элементы делового письма
| Содержание | Указания |
| 1. Обратный адрес | Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты. |
| 2. Дата | Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или фирменного бланка. |
| 3. Ссылка (Re 🙂 | Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа. |
| 4. Доставка (опционально) | Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов). |
| 5. Примечание получателя (необязательно) | Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным. |
| 6. Приветствие | Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем поставить двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если с вашим письмом дело обстоит иначе, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента. |
| 7. Введение | Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание. |
| 8. Корпус | Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной. |
| 9. Заключение | Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и пригласить его связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель. |
| 10. Закрыть | «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением, |
| 11. Подпись | Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно). |
| 12. Линия подготовки | Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вас), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc. |
| 13. Корпуса и принадлежности | Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает на то, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы. |
| 14. Любезно предоставленные копии или «CC» | Аббревиатура «CC» раньше обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа. |
| 15. Логотип / контактная информация | Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы). |
Стратегии эффективных писем
Помните, что у буквы есть пять основных областей:
- Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
- Введение, устанавливающее цель
- Тело, в котором формулируется сообщение
- Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
- Строка подписи, иногда включающая контактную информацию
Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».
Рисунок 9.5 Образец делового письма
Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,
- быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
- каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
- каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
- части письма должны образовывать законченное сообщение;
- письмо не должно содержать ошибок.
Основные выводы
- Записки — это краткие бизнес-документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно бизнес-решений относительно политики, процедуры или действий.
- Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
- Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.
Упражнения
- Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
- Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
- Напишите памятку, информирующую ваш класс о приближающемся празднике. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
- Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
- Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.
[1] Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece
.[2] Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.
Формати примеры — Zippia
Были ли вы когда-нибудь на работе, когда вам нужно сообщить важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотели беспокоить всех планированием встречи? А как насчет того времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но невозможно было согласовать расписание всех встреч?
В подобных ситуациях отличным решением будет написание заметки и ее отправка.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вам нужно поделиться, но не столь громоздки, как планирование встречи.
Кто угодно может написать памятку, и важно знать, как ее написать, чтобы вы были готовы к работе, когда представится возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Хотя некоторые роли, такие как координаторы или администраторы, возможно, придется писать чаще.
Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец заметки.Прочтите наше руководство, и вы сразу же напишете эффективные заметки.
Что такое памятка?
Заметки— это вид коммуникации для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией внутри компании. Обычно они короткие и по существу, поскольку могут заменить официальные встречи и освещать обновления команды, напоминания о правилах и быстрые корпоративные обновления.
Размышляя о том, нужно ли вам писать записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Записки — это что-то среднее между официальными профессиональными письмами и электронными письмами с быстрым обновлением.
Если вы хотите просто написать коллеге по электронной почте или написать сообщение, вам, вероятно, не нужно писать официальную памятку. Если ваша информация немного важнее и ее увидят многие люди внутри и за пределами вашей компании, письмо может быть лучшим вариантом.
Важен ли формат памятки?
Памяткиимеют свой собственный уникальный тип связи, поэтому важно соблюдать формат памятки. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.
Он также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку вы знаете его и понимаете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.
Как выбрать формат памятки
Существует несколько типов памяток, которые обычно отправляются, поэтому знание того, что вы пишете, является ключом к написанию четких и эффективных заметок. Самыми популярными типами являются заметки с отчетами, напоминания о запросах, напоминания о подтверждении и напоминания с предложениями. Каждый из них имеет свое предназначение и может изменить способ форматирования заметки, поэтому взгляните и решите, что лучше для вас.
Отчетная записка. Они предназначены для обновления проекта или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и кратко описать, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.
Запросить памятку. Если вам нужна помощь со стороны другого товарища по команде или целого отдела, вы должны написать служебную записку. Обычно они должны объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.
Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько хорошо ваш получатель знает о проблеме при написании.
Памятка с подтверждением. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; напоминания о подтверждении — отличный способ сделать это. Вы можете суммировать свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной странице и знали, что в целом происходит и какова их роль.
Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы запросить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда менеджерам нужна помощь в поиске лучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить помощи у других.
Формат памятки
Независимо от того, какую заметку вы пишете, существует один формат заметки, который поможет вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по своему усмотрению, но этот шаблон — отличный способ убедиться, что вы передаете всю свою информацию организованным образом:
Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.
Вы должны постараться быть точным в названии вашей темы, так как ваш получатель может получить много заметок в день, и если вы уточните, они могут точно знать, чего ожидать от вашей заметки.
Открытие. В первом абзаце следует указать, почему вы пишете памятку, дать некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем объяснить обновление, задачу или вопрос, которые у вас есть.
Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он собирается прочитать позже в заметке. Позже вы можете пойти более подробно, но сделайте здесь хорошее резюме и обзор.
Контекст. Это место, где можно углубиться и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей памятки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, как возникла ваша проблема, или дать контекст более широкого проекта, над которым вы работаете.
Когда вы пишете этот раздел, важно помнить о своем читателе. Если вы пишете своему близкому партнеру, который вместе с вами работал над всем проектом, вам потребуется меньше знаний, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.
Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Убедитесь, что вы подробно объяснили, в чем состоит ваша задача, и можете попросить других помочь в этом разделе.
Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить получателя посоветовать лучший следующий шаг.
Сводка. Если у вас длинная записка, вы можете включить раздел с кратким изложением. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и действиях. Раздел со сводкой нужен только в том случае, если ваша заметка занимает более одной или двух страниц, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.
Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть памятки и включают в себя все факты, данные и детали, поддерживающие остальную часть памятки. Вы можете углубиться здесь и предоставить столько информации, сколько считаете необходимой для поддержки вашего аргумента или запроса в оставшейся части памятки.
Рекомендуется начать с общей информации, а затем перейти к конкретным деталям и систематизировать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так вашему читателю будет легче бегло просмотреть и понять ключевые части вашего аргумента.
Закрытие. После того, как вы записали все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все свои основные моменты. Это хороший раздел, в котором можно включить любые действия, которые должен выполнить ваш читатель, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения памятки.
Заключение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.
Дополнительное навесное оборудование. Если у вас есть что-то, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете включить это как дополнительное вложение в конце заметки.Эта часть является необязательной, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем умещается в заметке.
Пример памятки
Вот образец памятки для общекомандного обновления. Это соответствует общему формату памятки и передает информацию в виде памятки к отчету.
От: Джейн Смит, директор по персоналу
Кому: Отдел разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме персонала на разработку продуктовИз-за недавних изменений в бюджетах найма мы не можем продолжать поиск нового дизайнера продуктов в соответствии с запросом отдела разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.
Административная группа приостановила все приемы на работу, так как финансы компании находятся на рассмотрении. Мы понимаем, что команда по разработке продуктов подала запрос о новом найме, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжить этот процесс.
Мы будем хранить все полученные резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда администрация разрешит нам продолжить.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать рассмотрение кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс приема на работу, пока административная команда не даст нам одобрения.
Если вы хотите внести какие-либо изменения в описание должности (прилагается ниже), сообщите нам об этом.
Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы оказались, и сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь для поддержки команды разработки продуктов в этот период.Мы будем держать вас в курсе, когда что-нибудь изменится.
(сюда можно прикрепить описание должности)
Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать
Написание деловой памятки | UAGC Writing Center
Заметки — это краткие, поясняющие, однотонные документы. Они могут быть доставлены по электронной почте или по внутренней почте, но независимо от формы меморандум (он же «меморандум») всегда будет следовать формальному организационному образцу.Обычно служебные записки используются для внутреннего общения, а деловые письма — для контактов за пределами организации. Тем не менее, если вы работаете в тесном сотрудничестве с внешними клиентами в течение длительного времени, записка может быть более подходящей.
Прежде чем ломать голову над ожиданиями форматирования заметки, давайте рассмотрим несколько советов, которые пригодятся вам при выходе на бизнес-арену.
Знай свою аудиторию
В зависимости от вашей аудитории тон вашей памятки может сильно различаться.Например, если вы писали служебную записку своим непосредственным подчиненным, приглашая их и их семьи на корпоративную вечеринку, которая состоится в местном зоопарке, вам следует использовать более неформальный стиль письма. Использование формального стиля письма для такой памятки может привести к прямо противоположному результату и непреднамеренно предположить, что корпоративная вечеринка может показаться еще одним днем в офисе.Знай свою цель
Иногда писатель отправляет небольшую записку с конкурирующими темами, и получатель записки остается в недоумении и задается вопросом, какая из этих тем является наиболее важной? Обязательно укажите в памятке одну тему / проблему / цель, а не просите читателя решить, какая тема наиболее важна.Добраться до точки
Деловые записки должны быть простыми, доступными и краткими. Как правило, они не превышают одну страницу с одинарным интервалом и имеют шрифт Times New Roman размером 11 или 12. Помните, что слово «меморандум» в основном определяется как сжатое и заслуживающее внимания. Таким образом, важно, чтобы ваше сообщение было кратким и актуальным. Если вы отправляете несколько заметок в день, которые на самом деле мало что говорят (например, при обсуждении корпоративной вечеринки вы отправляете заметку о вкусе торта, который будет подан), ваши коллеги, скорее всего, не потрудятся прочитать ваш памятки в будущем.
Как отформатировать деловую записку
- Не указывайте адреса (обратные или почтовые), так как служебные записки предназначены для внутреннего общения.
- Нет необходимости во вступительном приветствии, например Уважаемый доктор Купер, или заключительная фраза, например С уважением.
- Отметьте «Заметка» вверху страницы.
- При создании заметки по электронной почте или бумажной копии для внутренней почты включите краткую и конкретную тему в строку темы.
- Вы можете отформатировать заметку самостоятельно (следуя нашему образцу заметки) или использовать один из шаблонов Microsoft Office.
Посмотреть образец
примеров памяток | Scribendi
Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть. Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.
При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:
- Адресовано ли оно нужной аудитории?
- Точно ли в теме письма передается его содержание?
- Предвидит ли он потенциальные возражения и устраняет их?
- Отформатирован ли он четко и последовательно?
При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.В первом абзаце должна быть повторена цель заметки, указанная в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.
Памятка Пример 1: Общая служебная памятка
МЕМОРАНДУМ
Кому: Все сотрудники
От: Менеджер
Дата: 27 мая 2010 г.
Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle
Коллеги,
Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка — напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.
Согласно недавней статье, расчетная дневная стоимость людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляет более 120 миллионов долларов, что рассчитано на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).
Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.
Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.
Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не принесем прибыли, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.
Спасибо,
Менеджер
Артикул:
Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man — 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/
.Меморандум, Пример 2: Ведомственный меморандум
МЕМОРАНДУМ
Кому: Отдел компьютерного программирования
От кого: Вице-президент Lumbergh
Дата: 19 февраля 2016 г.
Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS
Напоминаем отделу, что, начиная с сегодняшнего дня, мы заполняем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.
Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено резюме отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.
Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.
Обязательно следуйте этой новой процедуре.
С уважением,
Вице-президент Lumbergh
Заключение
Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей переписке.
Как отформатировать памятку, чтобы ее могли прочитать
Я потерял счет, сколько раз видел, как люди шокированы, когда им рассказывают о важном совещании в отделе или о новой политике компании.
«Вы не получили записку?» Я бы спросил.
Естественно, что нет. Но я знаю, что проверка журналов электронной почты компании подтвердит, что они ее получили. Они просто не читали. В этом блоге я объясняю, как написать служебную записку, которую они будут читать и использовать.
Что такое памятка?
Меморандумы, или, для краткости, служебные записки — это форма массовой коммуникации, используемая внутри организации для информирования получателей о политиках, процедурах, новостях компании и событиях или другом виде официального бизнеса.Хотя его основная цель — информировать, записка может иногда включать призыв к действию.
Запискичасто воспринимаются как нежелательная электронная почта в цифровую эпоху. Мы их получаем, но не всегда их читаем. Это происходит по ряду причин:
- Большинство заметок доставляются по электронной почте, где они присоединяются к списку сообщений, требующих нашего внимания. Мы можем дойти до них — или нет.
- Они редко, если вообще когда-либо, персонализированы. Когда мы заняты, все, что не имеет нашего имени, попадает в наш список «Get Around To It».
- В сегодняшнюю эпоху информационной перегрузки мы можем быть пассивно-агрессивными по отношению к сообщениям, которые мы не запрашивали.
Раньше записки почти всегда были печатными сообщениями. Сегодня их можно вставить в тело электронного письма или, если они включают диаграммы или графики, добавить в краткое электронное сообщение в виде вложения.
Что включает в себя памятка?
Деловые записки обычно состоят из шести разделов. Это следующие:
- Заголовок. Заголовок идентифицирует отправителя и получателя (получателей) и включает дату и тему напоминания. Если эта тема срочна, в заголовок включается пометка СРОЧНО или ОТВЕТИТЬ ДО КОНЦА ДНЯ.
- Обзор. Обзор суммирует содержание памятки. В нем описывается цель, например крайний срок RSVP на праздничной вечеринке в офисе или новости о том, что компания переходит на новую телекоммуникационную систему и задержки могут привести к отправке и получению звонков или электронных писем.
- Контекстный раздел. Также известная как раздел фона, эта часть памятки предоставляет контекст для отправляемой информации. Например, «Многие сотрудники еще не ответили на приглашение на праздничную вечеринку» или «Проблемы с нашим текущим поставщиком интернет-услуг заставили компанию XYZ принять решение о переходе на ABC Internet Corporation».
- Раздел действий или разрешения. Этот раздел позволяет получателю узнать, что он должен делать или какое действие предпринимается.Например: «Все сотрудники, которые будут присутствовать на вечеринке, должны пройти RVSP до 17:00. Пятница »или« Джо из ИТ-отдела в понедельник утром обойдет все отделы, чтобы убедиться, что все рабочие станции без проблем подключаются к Интернету ».
- Заключение. Все записки должны сопровождаться заключением, в котором получатель должен позвонить или написать отправителю по электронной почте, если ему потребуется дополнительная информация. Если прилагается подтверждающая документация, в заключении обычно указывается факт.
- Сопроводительная документация. Примеры сопроводительной документации могут включать копию исходного запроса RSVP или список инструкций о том, как запрограммировать свой телефон для настройки новой системы голосовой почты.
Как написать памятку
Написать эффективную памятку несложно, но когда они написаны запоздалой мыслью, получатели будут относиться к ним именно так. Я представил несколько советов и рекомендаций ниже, прежде чем переходить к примерам памяток.
Укажите правильный адрес
Даже при наличии самых лучших спам-фильтров нас часто засыпают спамом, поэтому мы, как правило, удаляем все сообщения, которые не адресованы нам или нашему отделу. Чтобы предотвратить быстрое отправление в папку для мусора, адресуйте заметку как можно точнее. Например: «Весь персонал складского помещения, занятый неполный рабочий день» или «Все графические дизайнеры, использующие Adobe Creative Suite CS5».
Используйте подходящую тему
Тема письма должна дать читателю непосредственное представление о цели заметки.Слова «Привет всем» и «Новости крупных компаний» не подойдут, хотя я встречал такие общие темы чаще, чем вы можете себе представить. Будьте более конкретными: например, «Последний призыв к участию в праздничной вечеринке» или «Смена места проведения весеннего симпозиума».
Сделайте цель ясной с самого начала
Сначала сформулируйте основную мысль. Получатели должны быть в состоянии быстро понять значение и содержание заметки с самого начала. Другими словами, вспомогательная информация должна следовать за введением памятки, а не предшествовать ему.
Например, если вы объявляете, что все графические дизайнеры, использующие определенную версию Adobe Creative Suite, будут обновлены до последней версии, укажите, когда это произойдет и что эти дизайнеры должны сделать, чтобы подготовиться. Любые пошаговые инструкции можно включить в соответствующее вложение электронной почты.
Подробную информацию вложить в приложение
Если содержание заметки подкреплено более подробной информацией, такой как инструкция, анкета или обновленная информация о ценах, включите ее как вложение.Люди более склонны читать краткие записки, отформатированные для удобства чтения, что означает:
- Короткие абзацы
- Множество пробелов
- Списки с отступами или маркированными списками
Избегайте плотного изображения, из-за которого слишком много текста. Сохраните более техническую или подробную информацию во вложении.
Укажите контактное лицо
При закрытии подтвердите призыв к действию в записке (если таковой имеется) и укажите, с кем следует связаться, если у получателей возникнут какие-либо вопросы или проблемы.
Образец деловой записки
Ниже приведен образец деловой памятки в формате, который я обычно использую. Не стесняйтесь изменять детали в соответствии со своими потребностями.
Кому: Все графические дизайнеры, работающие по совместительству
От кого: Сьюзан Смит, директор отдела кадров
Дата: 13 июня 2019 г.
Тема: Должность открыта с сентября
Мы рады сообщить, что с 1 сентября в графическом отделе будет открыта постоянная должность.
XYZ Agency переживает успешный 2019 год: рекордное количество новых клиентов зарегистрировалось, а существующие клиенты увеличили количество запросов на услуги по ребрендингу. Поэтому было решено расширить отдел графики еще одним штатным дизайнером.
Несмотря на то, что мы намерены опубликовать эту информацию о вакансиях во внешних каналах, мы настоятельно рекомендуем нашим сотрудникам, которые хотят работать полный рабочий день, подавать заявки.
Успешный кандидат войдет в команду по ребрендингу клиентов и будет отвечать за предоставление свежего взгляда на все визуальные элементы бренда.
Чтобы претендовать на эту роль, вы должны иметь не менее трех лет опыта использования Adobe Creative Suite, желательно в агентстве, и быть заинтересованы в получении дополнительных сведений о разработке визуальных элементов, рассказывающих историю бренда.
К этому письму прилагается полное описание вакансии. Чтобы подать заявку на эту должность, ответьте на это письмо до 1 августа.
Если у вас есть какие-либо вопросы по должности, обращайтесь в отдел кадров.
Шаблоны заметок
Я взял некоторые памятки, которые мы используем в моем агентстве, и преобразовал их в шаблоны, которые вы можете изменить для использования в своей компании.
Ежемесячное напоминание о собрании персонала
Кому: [ введите имя получателя ]
ОТ: [ укажите свое имя ]
ДАТА: [ дата вставки ]
ТЕМА: Ежемесячное напоминание о собрании персонала
Уважаемый [ введите имя получателя ],
Я отправляю эту памятку, чтобы напомнить вам, что [вставить название отдела] будет храниться [ вставить дату ] в [ вставить местоположение ].
Я приложил повестку дня вместе с протоколом последнего собрания. Пожалуйста, не стесняйтесь добавлять любые элементы, ответив на это письмо до [ вставить дату до встречи ].
Если вы не сможете присутствовать, свяжитесь со мной и обязательно назначьте соответствующего представителя, который сможет представить важные новости отдела от вашего имени.
С уважением,
[ укажите свое имя]
Приглашение к встрече с новым клиентом
Кому: [ введите имя получателя ]
ОТ: [ укажите свое имя ]
ДАТА: [ дата вставки ]
ТЕМА: Обед для приветствия нового клиента
Уважаемый [ введите имя получателя ],
Агентство XYZ с гордостью и радостью сообщает, что [ вставьте имя клиента ] присоединилось к нашей растущей команде клиентов в [ вставьте индустрию ].
Основанная в [ вставьте год получателя ], [ вставьте имя клиента ] является всемирно известным поставщиком [ вставьте продукты ]. Некоторые из их самых известных торговых марок включают [ вставьте торговые марки ]. К этому электронному письму прилагается предварительный пресс-релиз, в котором объявляется об этом стратегическом партнерстве.
[ введите имя агента ], который будет нашим контактным лицом по счету, посетит агентство XYZ [, введите дату ] для экскурсии по агентству, стартовой встречи и обеда с обслуживанием, который будет подан в [ вставить расположение комнаты ] в 12 часов дня.Все приглашаются к участию.
Присоединяйтесь к нам, чтобы [ вставить имя агента ] почувствовал себя желанным гостем.
С уважением,
[ укажите свое имя]
Когда следует отправлять памятку вместо электронного письма?
Электронная почталучше всего подходит, если вы отправляете быстрое сообщение, которое получатели могут быстро отреагировать и удалить. Вам не нужно посвящать целый PDF-файл, чтобы объявить, что в столовой для персонала есть бесплатная доставка пончиков.Вы также можете отправить по электронной почте прикрепленную памятку.
Запискирекомендуются для официальных и более подробных сообщений, которые получателям может потребоваться просмотреть более одного раза или распечатать для дальнейшего использования. Если вам нужно представить таблицы, графики или изображения вместе с текстом, обязательно отправьте памятку по электронной почте с поддержкой HTML. Большинство смартфонов оснащены программами для чтения PDF-файлов.
Заключение
Написать памятку легко, но написание памятки, которую люди захотят прочесть, требует некоторого планирования и проницательности.Хотя не существует специальной формулы, которая приведет к большему количеству кликов, чем удалений, привлекающая внимание тема, за которой следуют ключевые моменты, перечисленные ясным и кратким языком, обеспечит эффективное общение, которое получатели захотят прочитать.
Добавить комментарий
Комментарий добавить легко