Кадрового делопроизводство это ключ к развитию бизнеса

Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия в 2020 году начинается с корректной деятельности отдела кадрового производства, с организации и регулирования работы с документами и информацией о сотрудниках.

Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала. По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием параметров заработной платы.

Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников. К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.

Кадровое делопроизводство и важность его ведения

Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда. Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот. Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.

Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм. Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров. Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.

Документы кадрового делопроизводства

Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:

• документы внутреннего трудового распорядка;

• документы по защите прав работника;

• документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.

Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.

К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.

График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.

Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:

1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;

2. подписание приказа, касающегося приема на работу;

3. заполнение личной карточки нового сотрудника;

4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.

Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.

Организация кадрового делопроизводства

Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами. В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным. Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.

Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.

Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.

Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:

• ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;

• разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;

• разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.

Как ведется кадровое делопроизводство

В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

А для новичков мы крайне рекомендуем к прочтению нашу статью про управление персоналом что это за профессия и кем можно работать в этой сфере, а главное, почему она так перспективна и сулит отличный карьерный рост.

Другие статьи на нашем сайте

Должностная инструкция — Специалист по кадровому делопроизводству — katalog-rus.ru

Каталог компаний

• Главная
• О каталоге
  • Как работает каталог
  • Категории
    • Акции, скидки, бонусы
    • База поставщиков 2020 БЕСПЛАТНО
    • Бизнес, финансы, юридические услуги
    • Гостиницы, отели
    • Жилье
    • Искусство & Развлечения
    • Интернет, Связь, Информационные технологии
    • Интернет — магазины
    • Досуг&Питание
    • Отдых
    • Мебель, Материалы, Фурнитура
    • Медицина
    • Металлопрокат, металлы, металлоизделия
      • Кованые изделия, художественное литье
      • Металлические резервуары, емкости, цистерны
      • Металлобрабатывающее оборудование и инструмент
      • Металлообработка
      • Металлическая тара, контейнеры
      • Метизы, крепежные изделия, пружины
      • Металлоконструкции
      • Порошковая металлургия
      • Листовой прокат
      • Руды металлов, ферросплавы, чугун
      • Трубопроводная арматура, фитинги
      • Трубы металлические
      • Тросы и цепи, изделия из проволоки
    • Предприятия торговли и питания
      • Аптеки, оптики, товары для здоровья
      • Все для бани
      • Вязаная одежда и сувениры
      • Производство и продажа удобрений
      • Производство и продажа алкогольных напитков
      • Производство и продажа шлагбаумов
      • Производство и продажа тротуарной плитки
      • Производство и продажа бетона
      • Производство и продажа постельного белья
      • Продажа сценической, студийной и музыкальной аппаратуры
      • Продажа комплектующих для пластиковых окон
      • Продажа женских толстовок оптом
      • Кроссовки оптом
      • Магазины для рыболовов
      • Магазины сигар
      • Магазины табака и курительных принадлежностей
      • Магазины товаров легкой промышленности
      • Магазины мелко-оптовой торговли
      • Магазины промышленного оборудования и транспорта, сырья, материалов, изделий
      • Магазины мебели и предметов интерьера
      • Магазин нижнего белья
      • Магазины электроники, компьютерной, бытовой и оргтехники
      • Магазины шин и дисков
      • Магазины цветов, растений, животных, товаров для них
      • Поставщики фермерской продукции
      • Предприятия питания
      • Базы торговые, склады
      • Обои
      • Оптовая продажа рыбы и рыбной продукции
      • Магазины продовольственных товаров
      • Магазины бытовых и хозяйственных товаров
      • Товары для инвалидов и пожилых людей
      • Магазин здорового питания
      • Сладости
      • Сантехника
      • Тепличное хозяйство
      • Торгово-закупочные предприятия
      • Художественное оружие
      • Электронная торговля
    • Реклама, полиграфия, СМИ
    • Оборудование
      • Банковское оборудование
      • Буровое оборудование
      • Весовое оборудование
      • Гаражное и авторемонтное оборудование
      • Деревообрабатывающее оборудование
      • Оборудование для парикмахерских и салонов красоты
      • Оборудование для шиномонтажных мастерских, автосервисов и владельцев автомобилей
      • Отопление
      • Редукторы, механические приводы
      • Пожарное оборудование
      • Строительное оборудование
      • Спортивное оборудование
      • Вентиляция
      • Горное, нефтяное, газовое, химическое оборудование
      • Лабораторное оборудование и измерительные приборы
      • Электрооборудование
      • Камнеобрабатывающее оборудование
      • Климатическое оборудование
      • Гидравлические и пневматические узлы и агрегаты
      • Насосы
      • Запасные части и инструменты для установок гидроабразивной резки
      • Оборудование для обработки стекла
      • Оборудование для сварки, пайки и резки
      • Оборудование для легкой промышленности
      • Оборудование для упаковки, фасовки, сортировки
      • Оборудование для кафе, баров, ресторанов
      • Оборудование для склада
      • Оборудование для пищевой промышленности
      • Оборудование и комплектующие для клининга, химчисток и прачечных
      • Оборудование для тех. обслуживания авиационных аккумуляторных батарей
      • Очистное и утилизационное оборудование
      • Подъемно-транспортное оборудование
    • Образование, работа
    • Промышленные изделия, инструмент, приборы
    • Санатории, Профилактории
    • Строительство, недвижимость
      • Автодорожное и ж/д строительство, ремонт
      • Автоматические ворота и ограждения
      • Автоматизация инженерных систем
      • Автоматизация производственных процессов
      • Аренда помещений
      • Архитектурное проектирование
      • Быстровозводимые полнокомплектные здания
      • Бурение
      • Геодезические, геофизические, гидрогеологические работы
      • Дизайн интерьеров
      • Высотные и верхолазные работы
      • Ландшафтная архитектура, дизайн
      • Инжиниринговые услуги
      • Загородное строительство
      • Кадастровые работы, техинвентаризация
      • Климатические системы, установка, монтаж
      • Кровельные работы
      • Недвижимость
      • Новостройки
      • Обслуживание систем отопления, водоснабжения, канализации
      • Остекление лоджий, балконов
      • Производство рольставней и жалюзи
      • Проектирование и строительство бань & саун & хамаммов & комплексов СПА
      • Ремонт окон
      • Продажа земельных участков, малоэтажных домов
      • Промышленное строительство
      • Сварка
      • Строительство
      • Строительство, обслуживание систем отопления, водоснабжения, канализации
      • Системы отопления, водоснабжения, канализации
      • Ремонт и отделка помещений
      • Проектирование инженерных коммуникаций
      • Строительство и ремонт инженерных коммуникаций
      • Фасадные работы
      • Фасадное освещение
      • Экспертиза зданий, коммуникаций
      • Электромонтаж
      • Укладка напольных покрытий
    • Сырье и материалы
    • Транспорт
    • Услуги для населения, бизнеса
  • Политика конфиденциальности
  • Пользовательское соглашение
  • Правила обработки персональных данных
• Компании
• Полезная информация
• Гость
• Добавить компанию

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, должностные обязанности специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству, образец должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

Специалист (менеджер) по кадровому делопроизводству организует своевременное оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании. Также он ведет учет личного состава, занимается разработкой положений, правил внутреннего распорядка компании и должностных инструкций работников, производит выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, производит подсчет трудового стажа, хранение и заполнение трудовых книжек, своевременно вносит в трудовые книжки записи о переводах, перемещениях, поощрениях и т. д. Этот специалист должен быть коммуникабельным, внимательным, обладать хорошей памятью и быть терпеливым. Представляем вам образец

должностной инструкции специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.

3. Права специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству

Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

К списку должностных инструкций

Ведение кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства. Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем. Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

Главная особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

• права и обязанности работодателя и подчиненных;
• порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
• условия выхода в отпуск;
• оформление несчастных случаев на работе;
• и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет. Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

• самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
• наем специалиста кадрового администрирования;
• аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

Главная проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться. Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы. Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы — глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации. Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера. В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена. Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки. Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

• оформление приема/увольнения работников;
• составление приказов кадрового характера;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• составление штатного расписания, графика отпусков;
• разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

• составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
• внесение изменений в действующие трудовые договоры;
• расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

• создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
• постановка фирмы на учет;
• составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

• составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
• ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
• оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

• уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
• ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
• ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
• индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
• вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
• возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
• консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
• уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
• возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Организация и ведение кадрового делопроизводства — прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров — сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

• переобучение на базе второго высшего образования;
• получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
• обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
• практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

• Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
• законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
• нормативные акты местного значения;
• различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
• внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
• приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

• агентства и бюро по трудоустройству;
• государственная служба занятости;
• ярмарки вакансий;
• учебные заведения;
• доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
• другие организации;
• знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

• заключение трудового контракта;
• издание приказа о приеме;
• внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
• оформление личной карточки;
• если в организации принято – заведение личного дела;
• ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

• регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
• регистрации приказов;
• регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
• регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
• регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
• книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

• копии приказов о работнике;
• копии заявлений;
• копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
• анкета;
• характеристики и отзывы;
• справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство :: BusinessMan.ru

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие — регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

• ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• регистрации кадровых приказов;
• регистрации приказов о приеме на работу;
• регистрации приказов по очередным отпускам;
• учета больничных листов;
• регистрации трудовых договоров;
• учета командированных работников;
• учета рабочего времени;
• учета движения трудовых книжек;
• учета личных карточек;
• учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
2. Разработать внутренние нормативные документы.
3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

Обязанности по ведению учета | Управление персоналом

Юридическая ответственность

Чтобы иметь спонсорскую лицензию, Университет должен соблюдать необходимые обязанности по ведению документации для лиц, спонсируемых по Уровню 2 (Общий) и Уровню 5 (GAE). Команда по соблюдению нормативных требований выполняет большинство необходимых обязанностей. Однако есть некоторые обязанности, которые требуют помощи департаментов / учреждений для выполнения этих требований.

Контактные данные всех спонсируемых лиц

Личные контактные данные

UK Visas and Immigration (UKVI) обязывает нас хранить историю личных контактных данных спонсируемых лиц.Сюда входят посетители уровня 5, а также сотрудники уровня 2 и уровня 5. Всех спонсируемых лиц следует попросить предоставить университету актуальные контактные данные из Великобритании по прибытии (даже если они включают временный адрес), и им следует напомнить о требовании обновлять их каждый раз, когда они меняются. Они могут предоставить эти данные через систему самообслуживания для сотрудников или в отдел кадровых поправок через местного администратора.

HR-процесс для поиска контактных данных спонсируемых лиц можно найти здесь.

Рабочие контактные данные

HR ведет учет рабочих адресов физических лиц. Они должны обновляться для всех сотрудников, но это особенно важно для спонсируемых лиц, поскольку мы должны сообщать об изменениях в UKVI в течение десяти рабочих дней после изменения. Вы должны проинформировать отдел кадров по внесению изменений об изменении адреса UMS до , когда это произойдет.

Отсутствие на рабочем месте

UKVI обязывает спонсоров:

• Вести учет отсутствия спонсируемых лиц (включая отсутствие по болезни, отпуск, декретный отпуск)
• Сообщите в UKVI
о несанкционированном отсутствии на работе более десяти рабочих дней.

Во время аудитов сотрудники отдела комплаенс UKVI часто просят встретиться с названными спонсируемыми лицами.Им не нужно заранее уведомлять о таких запросах. Поэтому важно, чтобы университет мог быстро находить спонсируемых лиц.

Процедура

Для всех спонсируемых лиц должны соблюдаться обычные университетские процедуры в отношении отсутствия, такие как отсутствие по болезни, отпуск по беременности и родам и ежегодный отпуск. Кроме того, учреждения должны немедленно сообщать HR-отделу о любом несанкционированном отсутствии спонсируемого лица в течение 10 или более рабочих дней.

Для сотрудников и посетителей с докторской степенью — то есть всех спонсируемых лиц, подпадающих под следующие коды SOC: 2111, 2112, 2113, 2114, 2119, 2150, 2311 — это все, что нужно сделать.

Для других сотрудников , учреждения должны вести учет лиц, спонсируемых по визам Уровня 2 или Уровня 5 в кодах SOC без докторской степени, когда они работают вне Кембриджа в течение одного дня или более.

Один из способов ведения учета отсутствия — заполнить шаблон отсутствия спонсируемого персонала.Учреждения должны заполнять шаблон на протяжении каждого семестра и во время последующего отпуска и предоставлять его Группе по соблюдению требований в начале следующего семестра.

Обратите внимание, однако, что учреждения могут использовать альтернативные способы мониторинга местонахождения персонала. Например, если у человека есть электронный календарь, он может поделиться им с другим сотрудником по имени. Сообщите Compliance обо всех используемых вами альтернативных методах.

Здесь можно найти HR-процесс для отслеживания отчетов об отсутствии спонсируемых лиц.

.

Хранение кадровых записей | Информационные бюллетени

Существует значительный объем законодательства Великобритании, которое влияет на сохранение персонала и других связанных кадровых записей. Примеры, относящиеся к определенным категориям записей, приведены ниже.

Доступ, хранение, форматирование и уничтожение

С 25 мая 2018 г. существующие обязанности по защите данных в Великобритании были ужесточены, чтобы адаптироваться к быстрому расширению технологий и сбору данных. Новый Закон о защите данных 2018 (DPA) включает согласованные положения Общего регламента ЕС по защите данных (GDPR) и применяется к большинству кадровых записей, хранящихся в бумажном или цифровом формате.

Данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для законной цели, и не должны быть чрезмерными. Акцент делается на том, чтобы работодатель (контролер данных) имел системы, определяющие, как долго данные должны храниться, а когда записи должны быть уничтожены.

Как компьютеризированные, так и ручные системы могут подпадать под действие закона: для этого ручные системы должны быть организованы в «соответствующую файловую систему». Все работодатели должны обеспечить соблюдение требований по защите данных и, возможно, потребуется назначить сотрудника по защите данных, что может включать обучение и повышение квалификации существующего персонала.Дополнительную информацию можно найти в нашем информационном бюллетене о защите данных и GDPR на рабочем месте.

За некоторыми исключениями в соответствии с DPA, сотрудники имеют право доступа к своим записям, и работодатель должен обеспечить точность данных. Прежде чем передавать данные третьей стороне, работодатель должен получить разрешение человека.

DPA и GDPR прямо не изменяют сроки хранения и не устанавливают никаких конкретных минимальных или максимальных периодов.

Помимо правил DPA, в судебном процессе могут потребоваться некоторые документы, такие как трудовые договоры, журналы регистрации несчастных случаев и другие записи персонала.Оригиналы документов обычно должны быть доступны, или работодатель должен объяснить, что произошло с оригиналами, подкрепив так называемым «утверждением истины».

Когда работодателям больше не нужно хранить определенные данные, их уничтожение должно происходить надежно и эффективно, например, путем измельчения.

Члены CIPD могут узнать больше о юридических аспектах защиты данных, включая разницу между ведением записей и возможностью действовать в соответствии с ними, в наших вопросах и ответах по закону о защите данных, слежке и конфиденциальности на рабочем месте.

Записи в государственном секторе

В государственном секторе Великобритании существует множество подробных правил хранения записей. Часть 1 нормативного кодекса практики по управлению записями устанавливает передовую практику управления записями государственных органов. Часть II посвящена проверке государственных архивов и передаче в Национальный архив.

Многие правительственные ведомства публикуют свои политики хранения и удаления всех записей, которые пересматриваются ежегодно и определяют, как долго записи должны храниться, прежде чем они будут либо уничтожены, либо переданы в Национальный архив.

Прочие особые положения

Другие особые положения могут повлиять на хранение данных или доступ к ним. Например, широко разрекламированный Закон о полномочиях расследователей от 2016 года (IPA), получивший название «Хартия слежки», касается определенных аспектов хранения данных, но также содержит положения, распространяющиеся на перехват сообщений. Разделы, касающиеся хранения данных, уже применяются, но остальные положения были оспорены законом. Телекоммуникационные компании должны вести журналы телефонных разговоров в течение одного года.Интернет-провайдеры должны хранить данные связи (включая доступ в Интернет, электронную почту и телефонные звонки — мобильные и стационарные) в течение одного года. IPA позволяет конкретным государственным органам получать доступ к записям о подключениях к Интернету, включая информацию о том, какие веб-сайты посещал пользователь (их история просмотров в Интернете). Для доступа к фактическому содержанию любого сообщения требуется специальный ордер. В апреле 2020 года правительство представило законопроект, направленный на увеличение числа органов, которые могут получать данные связи от британских провайдеров телефонной, мобильной и широкополосной связи.

Закон о границах Великобритании 2007 года и Закон об иммиграции, убежище и гражданстве 2006 года могут разрешать доступ к кадровой документации при определенных обстоятельствах, касающихся иммиграционных проверок.

.

повседневных обязанностей и задач отдела кадров | Малый бизнес

Автор: Дачелл МакСвин Обновлено 6 февраля 2019 г.

Специалисты по персоналу — неотъемлемая часть практически любой крупной организации. Владельцы малого бизнеса нуждаются в специалистах по персоналу для управления сотрудниками в организации и решения вопросов обучения, оплаты труда и кадрового обеспечения. Важность роли HR трудно переоценить. Отдел кадров привлекает и ориентирует новых сотрудников и держит всех ваших сотрудников в курсе политики компании и новых разработок в вашей сфере деятельности.

При приеме на работу специалиста по персоналу следует искать кандидатов с хорошими разговорами, навыками принятия решений и обслуживания клиентов. Обычные должности в отделе кадров — это специалист по персоналу, специалист по подбору персонала, менеджер по персоналу и интервьюер.

Набор новых сотрудников

Одна из основных обязанностей HR-специалистов — это набор новых сотрудников. Специалисты по персоналу ищут новых сотрудников, тщательно составляя должностные инструкции, чтобы привлечь кандидатов с навыками, опытом и ожиданиями в отношении заработной платы, которые требуются вашей компании.HR также играет ведущую роль в размещении объявлений о вакансиях, посещении ярмарок вакансий и колледжей и университетов. Они опрашивают соискателей об их опыте и информируют о вакансиях.

Специалисты по персоналу должны обращаться к рекомендациям и проверять анкетные данные кандидатов. После того, как кандидат принят на работу, сотрудник отдела кадров проводит для сотрудников инструктаж, предоставляя информацию о льготах и ​​условиях работы.

Ведение политик и кадрового учета

Специалисты по персоналу поддерживают политику найма в организации, касающуюся дискриминации, кадровых правил и программ.Работая с другими офисами, HR также обычно играет активную роль в разработке такой политики для всего, от времени и посещаемости до использования туалетов трансгендерами. Они должны быть осведомлены о законах о человеческих ресурсах и государственных постановлениях на национальном уровне.

Руководители отдела кадров обычно отвечают за встречи с другими руководителями для обсуждения обновлений этих политик. После того, как эти политики установлены, они информируют персонал о любых изменениях. Специалисты по персоналу также ведут учет всех сотрудников.Они используют программное обеспечение для управления персоналом для обработки и подачи документов о соискателях и сотрудниках.

Администрирование компенсаций и программ компании

После встречи с руководящим составом специалисты по персоналу занимаются компенсацией и льготами для всего персонала. Они несут ответственность за установление заработной платы для определенной должности и организацию льгот, таких как здравоохранение и пенсии. Они также создают новые преимущества для сотрудников, такие как абонемент в спортзал и скидки в розничных магазинах для сотрудников.Специалисты по персоналу организуют для сотрудников такие мероприятия компании, как организация команды по софтболу или спонсирование пикника.

По мере того, как люди уходят из компании либо в связи с выходом на пенсию, либо в связи с переходом на другую работу, HR будет способствовать плавному переходу, убедившись, что будущий сотрудник знаком с пенсионными выплатами, планами медицинского страхования и на другие льготы влияет изменение статуса.

Работа с проблемами сотрудников

Когда у сотрудников возникают проблемы с руководителями или другими сотрудниками, они могут назначить встречу со своим отделом кадров.Специалисты по персоналу часто выступают в роли арбитров между сотрудниками для разрешения общих споров на рабочем месте. Многие руководящие сотрудники отдела кадров встречаются с другими руководителями, чтобы защищать интересы сотрудников и обсуждать любые серьезные проблемы, возникающие в компании.

Они также решают различные вопросы занятости, включая увольнение и дисциплинирование персонала. HR все чаще приходится решать сложные вопросы, такие как сексуальные домогательства или дискриминация на рабочем месте. Специалисты по персоналу также несут ответственность за ответы на вопросы, касающиеся заработной платы, льгот и правил работы в компании.

.

Каковы типичные стратегические обязанности отдела кадров и каковы типичные задачи отдела кадров и административные обязанности? | Малый бизнес

Успех вашего бизнеса зависит от людей, которые на вас работают. Двусторонний подход к человеческим ресурсам сочетает в себе концептуальное планирование с практическими действиями. Стратегические HR-обязанности носят упреждающий характер, что позволяет согласовывать кадровый резерв сотрудников с долгосрочными целями. Административные задачи по управлению персоналом — это ответные, постоянные обязанности, которые продвигают передовой опыт и предотвращают превращение кадровых проблем в трудоемкий и дорогостоящий кошмар.В совокупности два аспекта HR повышают производительность и снижают ответственность.

Общая картина

Стратегические обязанности в области управления персоналом стимулируют творчество и инновации, играя важную роль в постоянном улучшении, направляя нужных людей на правильные должности. Типичные обязанности включают определение навыков вашего персонала, того, что он хочет, что вам нужно, и как это вписывается в вашу бизнес-модель. Стратегическая деятельность в сфере управления персоналом объединяет иерархию компании снизу вверх. Типичные обязанности включают координацию программ обучения и развития; разработка систем оценки эффективности сотрудников; поиск путей улучшения коммуникации; и создание операционных структур, обеспечивающих правдивую, позитивную и вежливую атмосферу.Руководители могут организовывать фокус-группы сотрудников для выявления и решения проблем. Программы оздоровления на рабочем месте — еще один популярный пример стратегического управления персоналом в действии.

Повседневная динамика

Задачи управления персоналом претворяют в жизнь концепции, разработанные в ходе стратегического планирования. Помимо набора, найма и предоставления сотрудникам подробной информации об их обязанностях, условиях труда и льготах, HR также ведет учет занятости и обрабатывает широкий спектр необходимых документов, от форм заявлений о приеме на работу до табелей учета рабочего времени и командировочных.Другие основные продукты включают сексуальные домогательства; инвалидность / разумное приспособление; предупреждение насилия и ответные меры; и дисциплинарная политика. Большая часть необходимых оснований может быть освещена в справочнике для сотрудников, в котором рассматриваются все мыслимые непредвиденные обстоятельства. Примеры справочников для сотрудников, проверенных корпорациями, разбирающимися в вопросах ответственности, широко доступны. Эти шаблоны могут быть адаптированы для вашего бизнеса. Чтобы убедиться, что это безотказно, попросите трудового поверенного проверить язык.

Объединяйтесь

Как владелец бизнеса вы привыкли носить много шляп.Если возможно, назначьте HR кому-нибудь другому. Вы по-прежнему можете заниматься кадровыми делами настолько, насколько позволяет ваш график, но у вас будет буферная и звуковая панель, обеспечивающая соответствие вашего бизнеса всем применимым местным, государственным и федеральным законам. Задачи, которые сложно выполнить владельцу, находящемуся в условиях ограниченного времени, не уходят на второй план, когда имеется адекватно укомплектованная кадровая программа.

Удержание и вознаграждение

Как стратегические, так и административные кадровые обязанности признают превосходство персонала.Внутренние программы стимулирования поощряют командную работу, повышают уровень продаж и укрепляют брендинг. Признание дней рождения, юбилеев и праздников напоминает работникам, что их ценят на личном уровне. Как бы вы ни хотели выразить благодарность за хорошо выполненную работу, сделайте это выражение искренним. Нерешительная, избитая программа «Сотрудник месяца» или награждение фирменными безделушками может иметь неприятные последствия: закатывание глаз — верный признак того, что вам нужно придумать лучший «приз». Создайте четко определенную лестницу для продвижения по службе и повышения заработной платы, побуждая самых лучших и талантливых людей стремиться к вершине.

Обучение инструкторов

Менеджеры по персоналу нуждаются в обучении для эффективной работы. Создание и поддержка качественной программы может быть ближе и дешевле, чем вы думаете. Местные ресурсы включают инкубаторы малого бизнеса, торговые палаты, близлежащие университеты и группы экономического развития. У Управления малого бизнеса США есть несколько офисов в каждом штате, где можно получить консультации и пройти обучение. В соответствии со своей миссией по оказанию помощи работодателям в понимании, предотвращении и устранении дискриминации Комиссия по равным возможностям трудоустройства предлагает работодателям ограниченное бесплатное обучение.Другое обучение, в том числе программы на месте, доступно за дополнительную плату.

Информация о зарплате специалистов по персоналу за 2016 г.

Специалисты по персоналу получали среднюю годовую зарплату в размере 59 180 долларов США в 2016 году, согласно данным Бюро статистики труда США. Что касается нижнего предела, специалисты по персоналу получали зарплату 25-го процентиля в размере 44 620 долларов, что означает, что 75 процентов зарабатывали больше этой суммы. Заработная плата 75-го процентиля составляет 78 460 долларов, то есть 25 процентов зарабатывают больше. В 2016 г. в США было занято 547,8 тыс. Человек.С. как кадровики.

.