Бизнес схема: Описание бизнес-процессов: стремление к простоте

Содержание

Что такое бизнес-процесс? Основые понятия и описание процессов.

Существует несколько определений бизнес-процесса, мы считаем наиболее корректным:

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Простыми словами, можно сказать — бизнес-процессом считается любая логическая последовательность действий, которая регулярно повторяется и приводит к бизнес-результату, который индивидуален для каждого вида деятельности. Стоит отметить, что бизнес-процесс не обязательно должен быть коммерческим

Стоит отметить, что бизнес-процесс используется не только для достижения коммерческого результата. Например, процессы взаимодействия персонала внутри компании (различные заявки от сотрудников, приём/увольнение с работы, отпуск, перевод и др.) также считаются бизнес-процессами.

Описание бизнес-процесса

Самым популярным способом для описания Б-П считается блок-схема, реже используют текстовое или табличное описание последовательности шагов для выполнения. Рассмотрим все 3 способа на одном примере.

Блок-схемное описание

бизнес-процесса оформления заказа в интернет-магазине после обращения  клиента:

Текстовое описание аналогичного бизнес-процесса (сокр. Б-П):

  1. Старт Б-П после звонка клиента, поиск клиента по базе, если клиента нет в базе – регистрация нового, если есть – переход к следующему этапу.
  2. Проверка наличия товара.
  3. Если нет в наличии уточнение — готов ли клиент ждать, если да – перевод в ожидание, если нет – закрываем Б-П.
  4. Если товар в наличии, проводим презентацию товара и переходим к этапу продажи.
  5. Клиент готов заказать – оформляем заказ и передаём в службу доставки.
  6. Если во время презентации клиента не устраивают характеристики/стоимость/другие параметры.
  7. Клиент готов подумать и просит связаться позже, переводим клиента на стадию взращивания (повторное взаимодействие и предложение выгодных условий покупки) до момента готовности к заказу.
  8. Если клиент категорически отказывается, закрываем Б-П.

Табличное описание аналогичного бизнес-процесса:

Какой тип описания использовать? Каждая компания решает самостоятельно, однако, наиболее популярным считается описание с помощью блок-схемы. Блок-схемы используются и в тематических BPM-системах для возможности быстрого изменения и масштабирования.

Виды бизнес-процессов

Определяют 3 вида Б-П:

УправляющиеОперационныеПоддерживающие
Процессы, связанные с управлением функционированием системы — риск-менеджмент, стратегический менеджмент, корпоративное управление.Процессы, связанные с: продажами, маркетингом, сервисом, снабжением, производством и другие Б-П, которые формируют основной бизнес компании.Процессы, связанные с поддержанием деятельности компании — бухгалтерия, подбор и работа с персоналом, административная часть, техническая поддержка и др.

Бизнес-процесс — основные характеристики

Существуют три основные характеристики бизнес-процесса – стоимость, длительность, уровень удовлетворенности потребителя продуктом.

ДлительностьСтоимостьУдовлетворенность
Чем выше скорость выполнения процесса — тем лучше продуктивность компании. Однако, стоит не забывать, что качество результата не должно снизиться за счет сокращения времени. Для снижения срока выполнения процесса используют различные технические и ИТ-решения, способные ускорять бизнес.Стоимость выполнения бизнес-процесса всегда должна стремиться к минимальным показателям. Данный подход относится и к производственному процессу, и к предоставлению услуг. Компания, которая оптимизирует и снижает стоимость зарабатывает больше, а значит -развивается быстрее.Результат бизнес-процесса = продукт. От качества итогового результата во многом зависит успех компании и лояльность клиентов. Крайне важно собирать обратную связь от клиентов для улучшения процессов, также собственный контроль качества будет несомненным преимуществом компании.

Управление бизнес-процессами — BPM

Для создания, настройки и работы с бизнес-процессами созданы специализированные BPMS (Business Process Management System, система управления бизнес-процессами). В удобном графическом интерфейсе вы можете работать с Б-П компании, описание производится в блок-схемном типе.

 

Что такое BPMN?

BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) – нотация или система условных обозначений для моделирования бизнес-процессов в различных системах. Данная нотация используется ведущими разработчиками тематических решений и систем для стандартизации обозначений, которые будут понятны всем пользователям. Другими словами, BPM-система, построенная на нотациях BPMN, имеет аналогичное отображение структурных обозначений бизнес-процесса. Человек, который единожды пользовался такой системой может без проблем перейти на другую.

Примеры бизнес-процессов

Приведем несколько примеров популярных бизнес-процессов, которые присущи большинству крупных компаний.

Блок-схемы в системе bpm’online:

Выход сотрудника на работу Увольнение сотрудника

 

Закрытие продажи

 

Блок-схемы в системе в elma

:

Поиск сотрудника Регистрация обращения

Больше примеров вы найдете в наших статьях и обзорных материалах!

Схема бизнес-процессов

Схема бизнес процессов – это деятельность предприятия, нарисованная на листе бумаги. Это доступное изображение в графиках пошаговой деятельности всего производств с отражением блоков всех подразделений, а также их входящей и исходящей документации. И если вы хотите, чтобы схема бизнес-процессов была по-настоящему работающей, то она должна быть читабельной, максимально лаконичной и информативной.

Какой может быть схема бизнес-процессов?

   Каждое предприятие выбирает свою, наиболее эффективную для данной организации схему. Выделим наиболее часто применяемые на предприятиях.

Вариант 1: Простая схема бизнес-процессов

   Конечный результат такой схемы — блок решений, промежуточные блоки — это этапы передвижений документации к решению.

Данная схема бизнес-процессов довольно наглядна, все логические процессы прозрачны, и это безусловный плюс.

Однако информационная перегруженность приводит к тому, что данная схема бизнес-процессов может запутать, к тому же не всегда будет уместным блок с решением.

 

Вариант 2. Еще одна простая блок-схема бизнес-процессов.

   Данная схема бизнес-процессов очень проста и понятна любому, однако она не содержит в себе отображения документов и в ней отсутствует такой блок, как решение. Эта схема может читаться любым пользователем, если только он в состоянии будет понять логику принятия управленческих решений, которая из данной схемы не проистекает, а потому не гарантирован правильный итог чтения такого варианта «схема бизнес-процессов». Вместе с тем такая схема бизнес-процессов является довольно распространенной , ею пользуются и сотрудники, и разработчики.

Вариант 3: «Процедура».


   На вид это довольно усложненная схема бизнес-процессов. Она имеет расширенную и усложненную структуру, множество функций, включающих в себя расширенные возможности. Внешне такая схема бизнес-процессов выглядит довольно затейливо за счет разных геометрических фигур в качестве оформления блоков, однако эта затейливость и делает ее гораздо нагляднее. Последовательность действий проходит по стрелке, при этом направление стрелки позволяет увидеть направление движения документации. Привязка к стрелке конкретных документов дает возможность увидеть всю картину в более целостном виде.

Положительное то, что данная схема бизнес-процессов довольно хорошо акцентирует внимание на том, как исполняется конкретная операция, в ней очень много имеется полезной и нужной информации. Вместе с тем наименование стрелок неоднозначно, что запутывает читателя, а блок решения не декомпозируется.

Вариант 4: Схема бизнес-процессами, разработанная по ARIS EPC.

   Этот метод разработки схем, сразу скажем, довольно сложен, он создает схемы, которые не сможет прочесть неподготовленный человек, которые не ориентирован в данной организации и не имеет навыков чтения схем. Кроме того, представленная схема бизнес-процессов внушительная по своим размерам, а потому еще и этим более сложна и громоздка.

Вместе с тем у ее есть ряд положительных моментов — она имеет выдержанную, строгую, хоть и не сразу визуально понятную логику процессов, в ней четко определены события. Минусы мы уже перечислили ранее — создается усложнено, плохо читается неподготовленным человеком.

   Таким образом, схема бизнес-процессов может быть самой разной по информативности, структуре, логике. Самой эффективной и простой можно признать первую, изложенную в самом начале. С ее помощью даже неопытный и неподготовленный человек сможет все понять о том, как организована работа на производстве. Между тем любая схема всегда уникальна, она в самых разных видах используется на разных предприятиях в разных вариантах, и довольно порой эффективно.

  Остались вопросы? Звоните по номеру 290-92-14, напишите нам на [email protected] или свяжитесь с нами по скайпу tubr221

Читайте также:

Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация предприятия

Как оптимизировать бизнес-процесс в компании и заставить ее работать по-новому?

Схемы процессов в Visio — Служба поддержки Office

Схемы процессов — это визуализации любого пошагового процесса. Обычно они создаются как фигуры с фигурами, которые представляют этапы процесса, соединенные стрелками, которые указывают на следующий шаг.

Visio много шаблонов схем процессов, но их можно поместить в одну из двух категорий:

Общие схемы процессов

Если вы хотите составления схемы процесса, но не хотите использовать конкретную методологию, один из этих трех шаблонов должен работать хорошо. Эти схемы поддерживаются вVisio стандартный,Visio профессиональный и версиях Visio.​​​​

  • Простая блок-схема

  • Функциональная flowchart

  • Схема рабочего процесса

Чтобы найти эти шаблоны:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Щелкните Создать.

  3. Выберите Блок-схема.

Простая блок-схема

Шаблон Простая flowchart полезен для широкого круга бизнес-процессов, где каждый шаг можно представить с помощью простых геометрических фигур.

Функциональная flowchart

Функциональная flowchart — это то же самое, что и базовая, но с дополнительным элементом структуры: контейнеры под названием «плавающие пути», которые представляют людей или отделы, отвечающие за каждый шаг. На самом деле в шаблоне «Функциональная flowchart» используется тот же самую фигуру, что и в шаблоне «Базовая flowchart». Основное различие заключается в том, что на страницу добавлены некоторые плавания, с помощью которые можно начать с.

Схема рабочего процесса

Схема Flow трудоемких работ — это общая схема. Она имеет фигуры для многих отделов, объектов и этапов бизнеса. Ее можно использовать вместо простой flowchart, чтобы более демонстрировать способ перемещения процесса по различным стадиям.

К началу страницы

Схемы процессов для конкретных методологий

Схемы процессов, основанные на методологии, имеют более структурную структуру, чем схемы общего назначения, и могут передавать более подробные сведения. Они часто используют символы, которые имеют определенное значение, или требуют, чтобы определенные типы данных сопровождали определенные фигуры для полной реализации процесса. Эти правила или рекомендации обычно формально описываются в спецификациях, большинство из которых доступны в Интернете. Эти схемы поддерживаются только вVisio профессиональный и Visio, план 2.

Чтобы найти эти шаблоны:

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Щелкните Создать.

  3. Нажмите кнопку Flowchart (Бизнес) или Flowchart (Бизнес).

Некоторые шаблоны, включенные в Visio для поддержки определенных схем методологии процессов, включают:

  • Схема нотации моделирования бизнес-процессов

  • Диаграмма «Дерево ошибок»

  • Схема IDEF0

  • Схема ITIL

  • Рабочий SharePoint Microsoft

  • SDL Diagram

  • Six Sigma Diagram

  • Схема TQM

  • Схема потока создания стоимости

Схема BPMN

Вы можете создавать на их примере flowcharts (BPMN), которые следуют за стандартом BPMN 1.2. Дополнительные сведения см. в теме Создание процессов, совместимых с BPMN.

Диаграмма «Дерево ошибок»

С помощью дерева ошибок можно документировать бизнес-процессы, включая шесть сигм и процессов ISO 9000. Дополнительные сведения см. в этойтеме.

Схема IDEF0

Создавайте иерархические схемы для управления конфигурацией моделей, анализа потребностей и преимуществ, определений требований и моделей непрерывного улучшения с помощью моделей диаграмм iDEF0. Дополнительные сведения см. в теме Создание схем IDEF0.

Схема ITIL

Документ: методики управления процессами обслуживания информационных технологий на основе стандарта библиотека инфраструктуры информационных технологий. Дополнительные сведения см. в статью Создание схемы ITIL.

Рабочий SharePoint Microsoft

Вы можете создать в SharePoint 2010 схемы с примечаными Visio, а затем экспортировать их для настройки в SharePoint Designer.

SDL Diagram

Нарисуйте объектно-ориентированные схемы для коммуникационных и телекоммуникационных систем и сетей на языке спецификации и описания.

Six Sigma Diagram

Используйте этот шаблон для создания схем шести сигм или схем с качеством. Дополнительные сведения см. в дополнительныхсведениях в этой теме.

Схема TQM

Создавайте схемы управления качеством всего качества, включая схемы бизнес-процессов с причинно-техническими, сверху вниз и функциональными схемами процессов для повторной разработки бизнес-процессов и непрерывного улучшения.

Схема потока создания стоимости

Иллюстрирует потоки материалов и информации в производственном процессе с использованием карт потока создания стоимости. Дополнительные сведения см. в теме Создание карты потока создания стоимости. 

См. также

Создание схем Visio с помощью сенсорного экрана

Схема Бизнес процесса закупки в Битрикс24

Схема Бизнес процесса закупки в Битрикс24


В данной статье я опишу внедрение автоматизированного бизнес-процесса на платформе Битрикс24, который выполняется во всех, более-менее крупных организациях. Не все, конечно же, используют для этого систему Битрикс24. Но я вижу высокую эффективность и гибкость этого программного обеспечения для решения такой задачи. Я применю в этой работе немного другой приём, по сравнению с тем, который я описывал в предыдущей статье.

Заявки на снабжение в службу информационных технологий поступают как угодно. Начиная от устного «мне (ему) надо поменять клавиатуру», звонка по телефону, письма по электронной почты, заканчивая официальной внутренней бумагой с «большими» визами руководства и резолюцией «срочно». Обратная связь со складом в данном случае отсутствует. Текущее состояние склада, хотя и известно, но не понятно, каковы будущие потребности и состояние заказов на снабжение.


1.2 Что должно быть

Внедрённая автоматизированная система учета заявок на снабжение, со складской системой и системой документооборота по данной тематике. Сопутствующие задачи я описывать не стану в данной статье, так как они, хотя и решались на практике, не входят в рамки статьи.




2 Схематизация бизнес-процесса закупки

В процессе документооборота заявки на снабжение зафиксированы роли.
  •       Регистратор первого и второго уровня. Это аналог специалиста первого и второго уровня технической поддержки службы информационных технологий.
  •       Согласующие. В процессе обработки заявок могут быть из разных подразделений организации, в зависимости от типа заявки.
  •       Координатор (ответственное подразделение). Фактически – роль утверждающего заявку.
  •       Заявитель. Автор-инициатор заявки.
  •       Исполнитель.
Представители всех ролей являются пользователями системы. В случае, если у Заявителя нет аккаунта в системе, его роль выполняет Регистратор первого уровня. Типы заявок.
  •       Сервисная Заявка. Это любая заявка, поступающая в службу технической поддержки организации. Может не подразумевать поставку оборудования и/или комплектующих.
  •       Родительская Заявка на снабжение. Содержит от одной позиции, требуемой к поставке со склада. При отсутствии на складе решается вопрос о закупке.
  •       Дочерняя Заявка на снабжение. Заявка, формируемая от от родительской, и содержащая всего одну позицию (наименование) оборудования или комплектующей, необходимой для поставки или установки.
Для определения жизненного цикла сущностей Заявок в системе я применяю диаграммы состояний (StateChart) в нотации UML.


2.1 Описание схемы бизнес-процесса

Ниже я привожу разработанную схему бизнес-процесса в нотации BPMN (1). Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс.

Заявка в Битрикс24 возникает в результате её создания любым пользователем системы или Регистратором первого уровня по телефонному звонку, сообщению по электронной почте или по бумажной заявке.
Сервисные Заявки не предусматривают поставку оборудования и служат для решения вопросов службой технической поддержки пользователей. Однако, их ведение в нашей системе необходимо, так как позволяет регистрировать первоначальную причину возникновения потребности в снабжении.
Родительская Заявка на снабжение возникает как связанная с Сервисной Заявкой или как самостоятельная сущность системы. Она может содержать несколько позиций, запрашиваемых Заявителем для поставки и/или установки.
Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

Поскольку каждая из позиций заявки может иметь собственный маршрут согласования и утверждения, то к каждой Родительской Заявке на снабжение, имеющей более одной позиции в заказе, создаётся соответствующее количество Дочерних Заявок на снабжение. Этот процесс не подлежит формализации, поэтому он выполняется квалифицированным Регистратором первого или второго уровня.

Постоянный набор полей Заявки выглядит следующим образом.
  •            Фамилия, Имя, Отчество Заявителя.
  •            Тип заявки.
  •            Должность и/или VIP-флаг (булевское значение).
  •            Подразделение.
  •            Отдел.
  •            Описание.
  •            Связанный номер родительской Заявки, при наличии таковой.

Справочник типов заявок состоит из следующих значений и может расширяться.
  •            IT-техника.
  •            Телефония.
  •            Программное обеспечение.
  •            Мебель.
  •            Бытовая техника.

Далее, если требуется согласование, Регистратор устанавливает согласующего и отправляет документ на согласование.

Следующим этапом Заявка отправляется на утверждение Координатору. В случае, если позиция в Заявке на снабжение присутствует на складе и может быть выдана, Заявка передается Регистратору второго уровня, который назначает исполнителя. Иначе, Заявка на снабжение передается в закупки, что является отдельным бизнес-процессом и выполняется в организации на основании регламента Государственных Закупок (ГЗ).

После назначения Исполнителя, Заявка поступает ему.  Исполнитель определяет из складской системы конкретную единицу, которая будет выдаваться со склада по Заявке и формирует соответствующие складские документы.


3 Имплементация

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24
в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе закупки в Битрикс24.





3.2 Создание диаграмм состояний сущностей системы

Я считаю одной из самых полезных активностей при создании Технического Задания и описания бизнес-процесса разработку диаграмм состояний сущностей жизненного цикла. Такие UML диаграммы я создал для всех типов заявок, они приведены ниже (2, 3, 4).


Рисунок 2. Диаграмма состояний Сервисной Заявки


Рисунок 3. Диаграмма состояний Родительской Заявки на снабжение.


Рисунок 4. Диаграмма состояний Дочерней Заявки на снабжение.

В системе я реализую имплементацию бизнес-процесса. Статусы будут определяться с помощью определённого мной поля «Статус» задачи и использоваться в шаблоне последовательного бизнес-процесса.




3.3 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса     

     

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

В своей предыдущей статье, опубликованной на сайте компании Пинол, я описывал создание и исполнение бизнес-процесса в документообороте небольшой организации.

По созданному Техническому Заданию с описанием бизнес-процессов (которое практически полностью приведено в данной статье), включая схемы, я создаю рабочий процесс в системе для сущности «Задача» CRM Битрикс24.

Категории: Бизнес-процесс в Живой ленте

array(6) { [«ID»]=> string(3) «226» [«IS_RED»]=> string(1) «N» [«LINK»]=> string(68) «/wiki/Category:Бизнес-процесс в Живой ленте/» [«TITLE»]=> string(52) «Бизнес-процесс в Живой ленте» [«NAME»]=> string(52) «Бизнес-процесс в Живой ленте» [«IS_SERVICE»]=> string(1) «N» }

0

Моделирование бизнес-процессов, модели и нотации бизнес-процессов

Определение: Модель бизнес-процессов — это схематическое изображение процессов компании.
В более сложных моделях учитывается большее количество параметров (например, ресурсы, сроки, документооборот).

Когда и зачем нужна модель бизнес-процессов?

Что у нас нового?

Для моделирования бизнес-процессов разработано специальное программное обеспечение, с которым работают специалисты. Моделирование может быть очень сложным и детальным, оно избыточно для большинства практических задач. Сложное моделирование бизнес-процессов мы применяем редко, по пожеланиям Клиентов. 

В практике мы используем простые модели бизнес-процессов в виде схемы и таблицы.

Упрощенная модель бизнес-процессов достаточна для того, чтобы

1

Видеть процессы, происходящие в компании, системно, в их последовательности, связи и взаимной вложенности, таким образом можно распределить процессы по важности, определить, откуда нужно начать регламентацию

2

Согласованная модель позволяет всей управленческой команде предприятия «говорить на одном языке»: одинаково понимать и одинаково называть процессы, происходящие в компании, и следовательно, одинаково понимать, где и чья ответственность

3

На основе модели формируется представление о взаимодействии процессов, о внутренних клиентах и внутренних поставщиках

4

На основе модели можно вести разграничение ответственности, а также увидеть недостатки в распределении ответственности (пересечение / отсутствие ответственности)

5

На основе модели можно выявить, какие процессы нужно регламентировать в первую очередь, понять сложность, трудоемкость работ по регламентации, а также составить план таких работ

6

Модель позволяет выявить, кого из сотрудников нужно привлекать для разработки требований к тому или иному процессу, и к его регламентации

7

В ходе составления модели выявляется много сведений о сбоях, конфликтах и проблемных ситуациях, что ценно при дальнейшей работе

Минимальная модель бизнес-процессов

Минимальной формой модели является схема основного бизнес-процесса (который связан с обслуживанием клиента и приносит деньги). Такая схема обязательно составляется, чтобы увидеть взаимосвязь процессов в компании. Процесс может изображаться в виде алгоритма. Дополнительно мы указываем вход и выход для каждого подпроцесса или процедуры.

Заводсков Сергей Вадимович

Пример минимальной модели бизнес-процессов (швейное производство)

Модель может составляться на разную глубину. Если речь идёт о верхнем уровне, то составляется одна схема. Либо же внутри каждого «квадратика»-подпроцесса ещё по одной схеме, и так далее, пока не опустимся на уровень операций.

Нотации моделирования. Краткий обзор нотаций описания бизнес-процессов

Определение: Нотация — это форма и правила записи бизнес-процесса.

Нотация кросс-функциональная схема cross-functional flowchart)

Шире всего мы используем нотации кросс-функциональная схема (cross-functional flowchart) и bpmn 2.0. Первая весьма удобна для восприятия неподготовленным читателем, и используется нами везде, где это важно.
Это нотация класса workflow — исполнителей действий. Видно, кто что делает.

поток «работ», то есть действий. Вместе с графическими элементами, применяемым в обычных алгоритмах, используются дорожки, обозначающие должности или подразделения — исполнителей действий. Видно, кто что делает.

Примеры нотации кросс-функциональная схема cross-functional flowchart):

Заводсков Сергей Вадимович

Пример №1 нотации кросс-функциональная схема

Заводсков Сергей Вадимович

Пример №2 нотации кросс-функциональная схема


Нотация bpmn 2.0

Нотация bpmn 2.0 отличается тем, что:
•    содержит не только действия, но и события (причем выделяет разные типы событий)
•    содержит указание на документы и хранилища данных
•    может исползоваться для «запуска», например, в программах Bizagi
•    она различает, когда действие выполняется человеком, а когда — системой, т.е. её удобно использовать при автоматизации

Она несколько сложнее для восприятия, но позволяет выразить больше нюансов. Её мы рекомендуем тогда, когда пользоваться документами будут более высококвалицицированные сотрудники, либо когда планируется автоматизация (особенно самописная или с доработками, т.е. не привязаная к жёстко заданному функционалу систем.

Заводсков Сергей Вадимович

Пример нотации bpmn 2.0

Ну а, к примеру, широко применяемая нотация IDEF достаточно трудна для восприятия неспециалистами, перегружена лишней информацией (потоки информации, ресурсов, управляющие воздействия), поэтому мы применяем её только для процессов верхнего уровня или тогда, когда нужно описать управленческие воздействия на процесс.

Индивидуальные нотации моделирования бизнес-процессов

Нам приходилось также разрабатывать индивидуальные «нотации» под конкретных клиентов. Два удачных примера приведены ниже.

Эта нотация одновременно показывает и процесс, и зоны ответственности, и связи со внешней средой. А если на стрелочках написать названия документов, то будет виден и документооборот

Вот запись бизнес-процесса на карточках, она удобна, чтобы анализировать связи и находить упущенные куски

Нотация типа IDEF

Для процессов верхнего уровня обычно используется методология IDEF. Это методология моделирования, позволяющая создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.

Особенности нотации
•    возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов.
•    выделение четырех типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход. (Эти возможности используются только при необходимости, т.е. не стоит цель изобразить все эти потоки на одной схеме).
Нотация IDEF0 используется для создания верхнего уровня модели бизнес-процессов. Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.

Мы можем сделать модель в любой нотации.

Модель бизнес-процессов создаётся в ходе обследования бизнес-процессов или в ходе описания бизнес-процессов, и может быть выполнена в более простом и дешевом варианте или полностью на всю компанию.

Создание бизнес-процессов на предприятии: как не наделать ошибок?

 

Из этого материала вы узнаете:

Как создание бизнес-процессов может помочь в деле развития крупной компании или небольшой фирмы? Что вообще подразумевается под этим термином? Если особо не усложнять, то бизнес-процессы – это определенная последовательность действий, приводящая к конкретному, заранее запланированному результату.

К сожалению, многие руководители предприятий до сих пор не вполне понимают, что такое процессный менеджмент и как его использовать на практике. Одно дело – вставлять время от времени модную формулировку в деловой разговор, и совсем другое – грамотно разработать бизнес-процессы, а затем использовать их в организации повседневной работы предприятия. Давайте разберемся, как это можно осуществить, не наделав по ходу процесса досадных ошибок.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс – это набор определенных действий, процедур, операций, которые тесно взаимосвязаны между собой и повторяются с заданной регулярностью. При этом в ход идут существующие внешние ресурсы, а результатом становится некий ценный продукт, необходимый потребителю. Как правило, управляющим и ответственным лицом за создание системы бизнес-процессов является единый менеджер.

Продукт может создаваться для внешнего потребителя (который не является частью компании-производителя) либо для внутреннего (того, что входит в состав организации).

При создании бизнес-процессов важно заранее знать, кто будет потребителем. Ведь именно от последнего зависит (прямо или косвенно), каким будет этот процесс, и вообще, есть ли в нем необходимость.

[expert]

К примеру, пусть речь идет о компании, выпускающей шины. Основным бизнес-процессом здесь как раз и является производство этих шин. Тут налажено последовательное выполнение ряда операций, используются необходимые ресурсы в виде непосредственно сырья, а так же рабочей силы, электроэнергии и прочее. На выходе потребитель получает нужные ему шины. Кто потребитель? Это оптовые фирмы (одна или больше), скупающие товар и распространяющие его по торговым точкам, где его и приобретают все желающие.

Теперь еще один пример: предприятие закупает сырьевые ресурсы, необходимые для выпуска этих самых шин. Тут тоже выполнены все процедуры, характерные для создания бизнес-процессов, однако речь уже идет о внутреннем потребителе, а именно – о собственных производственных цехах этой же компании, где подготавливается резиновое сырье, выполняется обрезинивание металлокорда и прочее.

Важным показателем любого бизнес-процесса является именно конечный результат. Если его нет, то какой тогда вообще смысл что-то делать? Причем результат должен быть именно тот, которого ожидает потребитель. А вот расходы на сам процесс будут зависеть от того, насколько грамотно он построен.

Разновидности бизнес-процессов

Существующие современные бизнес-процессы различаются по своему назначению и бывают следующими:

Имеются в виду те процессы, ради которых и создаются предприятия. Главная задача при этом – производство необходимого товара (услуги) и получение прибыли. Если речь, к примеру, идет о заводе древесно-стружечных плит (и сопутствующих деталей), то здесь в качестве основного бизнес-процесса выступает именно производство этих самых ламинированных древесно-стружечных плит.

• Сопутствующие

Имеются в виду процессы, которые формируются наряду с основным производством и как бы закономерно вытекают из него, принося при этом дополнительную прибыль. К примеру, автотранспортная компания может на своих ремонтных базах оказывать платные услуги по ремонту любых авто, это как раз и будет сопутствующим процессом.

• Вспомогательные

Это процессы, благодаря которым становится возможным создание и реализация основных бизнес-процессов. Например, организация службы по обеспечению работоспособности необходимого оборудования (проще говоря, это ремонтные работы) является вспомогательным процессом для ТЭС и ГЭС.

• Обеспечивающие

Те, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов, а также поддержание их универсальных особенностей. Вне зависимости от сферы деятельности, к обеспечивающим бизнес-процессам относится финансирование, работа с кадрами и инженерно-технической базой и т. д.

• Связанные с управлением

Они затрагивают все управленческие функции, как в отдельно взятых бизнес-процессах, так и целиком во всей системе. К этой категории относится планирование (все его разновидности, текущее, стратегическое, оперативное), а также организация и реализация любых действий, касающихся управления структурой.

• Развивающие бизнес-процессы

Те, которые способствуют улучшению конечного продукта производства (его разновидностей), оптимизируют технологические процессы, совершенствуют оборудование. В машиностроении, например, это может быть организация специальных исследований, опытов, так называемых НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). А в электроэнергетике – это процесс обновления технической базы.

Описание, создание и управление бизнес-процессами

На этапе запуска небольшого нового бизнеса многие предприниматели не уделяют достаточного внимания описанию бизнес-процессов, и напрасно. Со временем компания разрастается, увеличиваются производственные мощности, координировать слаженную работу всех отделов становится достаточно трудно. А между тем, именно от этого зависит успешность и эффективность всего бизнеса, и объем доходов от него.

И тут одни руководители принимают решение работать как раньше, боясь новых методов, а другие приступают к созданию и описанию системы бизнес-процессов, чтобы не позволить более продвинутым конкурентам обойти себя.

Описание бизнес-процесса представляет собой глубокое изучение всех производственных процессов, их грамотная квалификация и последовательное расположение в логическом порядке.

Все эти действия необходимо начинать выполнять на самых ранних этапах формирования бизнеса, но подобные меры могут понадобиться и в процессе работы, если:

  • Компания расширяется, мощности растут.
  • Производственный процесс достаточно сложен.
  • Планируется продажа франшизы.
  • Поднимается вопрос о снижении затрат.
  • Компания ориентирована на активное развитие.

По сути, формирование бизнес-процессов представляет собой выработку определенных стандартов и действий, благодаря которым в бизнесе будут достигнуты намеченные цели. И многим предпринимателям, возможно, такая задача покажется «не по зубам». Для упрощения процедуры создания бизнес-процессов можно порекомендовать поэтапную разработку:

  1. Действия. Сначала обдумайте, а затем назовите перечень конкретных действий, которые должны стать частью вашего бизнес процесса.
  2. Последовательность. Продумайте каждый шаг предстоящего процесса, наметьте, в каком порядке будут выполняться действия, необходимые для выполнения поставленных задач.
  3. Результат. Пропишите точные результаты, к достижению которых вы идете.
  4. Управление. Наметьте перечень мероприятий, с помощью которых вы собираетесь контролировать, анализировать и улучшать все протекающие в организации процессы.

Помните, что управлять – это не значит лишь контролировать. Цель создания и реализации бизнес-процессов – постоянное совершенствование, внесение изменений, оптимизация всех процессов. Необходимо определить критерии качества, в соответствии с которыми должны выполняться работы, без нарушения их последовательности и отведенных временных границ.

Создание схемы бизнес-процесса

Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.

Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:

  1. Наметьте границы бизнес-процесса. Но не общие для всего проекта, а для отдельных мини-процессов. К примеру, «клиент оставил заявку» — это начало, а «заявка отправлена на обработку в службу доставки» — конец (такова и была поставленная цель).
  2. Пропишите, в каком порядке должны выполняться операции, чтобы получить намеченный результат. Сделайте это для каждого процесса.
  3. Рассмотрите несколько вариантов. Если на БП есть воздействие извне, необходимо продумать, как может реагировать клиент в том или ином случае. Тут можно использовать статистические данные, либо пофантазировать самостоятельно.
  4. Распределите роли. Человек может быть активным участником определенного бизнес-процесса, или вообще никак на него не влиять, вне зависимости от его должности в компании.
  5. Определите конкретные стандарты, по которым будет оцениваться эффективность каждого из этапов.
  6. Обязательно документируйте выполнение всех операций. Можете считать, что вы ничего не делаете, если у вас нет описаний процессов.
  7. Позаботьтесь о программном обеспечении. Подумайте, что вы будете использовать, из того что у вас уже есть, и какие еще программы учета придется подключить для того, чтобы обеспечить автоматическое выполнение процессов.
  8. Определите показатели эффективности, которые так или иначе будут использоваться в процессе работы, и разместите их на схеме.
  9. Подумайте, как составленная схема будет совмещаться с другими текущими процессами в вашем бизнесе.

Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.

Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере

Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов. Ниже приведен простой пример, как это сделать в очень маленькой компании, где всего один человек занимается изготовлением свечей и продает их мелкими оптовыми партиями.

1. Определите, кто будет у вас покупать

Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом. У взятого в качестве примера свечного мини-завода потребителем будут сети розничных магазинов вроде «Товары для дома».

2. Что будет вашим основным продуктом

Что конкретно вы собираетесь продавать? В приведенном примере это свечи, изготовленные из воска. Подробно детализировать не нужно.

3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты

Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.

4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности

Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.

  • Главный ваш процесс – это производство, именно от него будет зависеть качество выпускаемых свечей, их цена и ассортиментный перечень.
  • Далее – упаковка, это ваш второй основной процесс.
  • Третий – логистика, то есть схема и способ доставки товара потребителю. Для небольшого свечного предприятия можно использовать маленький фургон.

Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.

5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства

В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов. В рассматриваемом примере производство заканчивается готовым продуктом, это «Свечи», а вот завершение процедуры упаковки дает на выходе «Свечи, готовые к отгрузке».

6. Определите вспомогательные процессы

Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства? Возвращаясь к примеру, чтобы изготавливать свечи, нужно сырье, специальное оборудование и инструментарий. Заводик небольшой, работает лишь один человек, значит, о персонале речь не идет. Далее, во что-то нужно упаковывать, а это – еще материалы. Для осуществления доставки есть авто, следует лишь следить за его техническим состоянием.

Следующий шаг – определиться, какие конкретно вспомогательные процессы придется осуществить, чтобы получить все вышеназванное. Понятно, что понадобится закупка необходимых для процесса производства (и упаковки) материалов и инструмента.

Тут получится всего два вспомогательных процесса: закупки и техническое обслуживание (чтобы машина и используемый инструмент всегда были исправны).

7. Спланируйте процессы управления

Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием. Если речь идет об изготовлении свечей, то здесь, к примеру, вы управляете составлением рецептуры и самой технологией производства. Выпускать более качественную продукцию можно за счет поиска и использования новых рецептов. Опять же, ваша задача –спланировать расход ресурсов, плюс ведение учета и отчетной документации. Итак, получилось три процесса управления: отслеживание показателей качества и забота об их повышении, планирование процесса производства и поставок, ведение документов.

Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.

2 отличных онлайн-сервиса для создания схем бизнес-процессов

Функциональные возможности платных инструментов моделирования, конечно, гораздо шире, чем у сервисов, находящихся в свободном доступе в онлайне. Тем не менее, последние не так уж плохи, и ими вполне успешно можно пользоваться. Ниже приведены описания двух схожих между собой систем Diagram.ly и yWorks.

По сути, в Diagram.ly есть практически те же функциональные возможности, что и у популярных десктопных сервисов. Вот что доступно пользователям Diagram.ly:

  • большой список стенсилов, отлично подходящих для работы;
  • инструменты для форматирования текстов;
  • несколько способов изображения стрелок. Можно выбирать изгиб линий, сделать их сплошными или пунктирными, толще или тоньше;
  • кликом по правой кнопке мыши вызывается специальное контекстное меню.

Как только пользователь начинает использовать сервис, ему предоставляются для просмотра справочные материалы, так называемые tips and tricks, хотя, в принципе, можно обойтись и без них. С помощью технологии drag-n-drop можно располагать на доске выбранные объекты. В качестве инструмента для перемещения выступает специальная стрелка, которая возникает при наведении курсора на нужный элемент. Плюс правой кнопкой мыши открывается контекстное меню (на случай, если панель инструментов вверху экрана осталась незамеченной).

Данная программа для создания схем бизнес-процессов позволяет осуществлять предпросмотр. Картинка, которая у вас получается, все время видна слева внизу в отдельном окошке (его масштаб можно менять). Кроме того, есть кнопка «Просмотр» (на панели инструментов), с помощью которой открывается соседняя вкладка с текущим вариантом схемы (можно сразу бросить на печать).

В возможностях yWorks заложен минимальный комплект стенсилов и инструментария для их использования.

Панель инструментов тут гораздо скромнее и позволяет выполнять лишь самые необходимые операции вроде отмены или повтора действия, открытия, сохранения, печати получившейся схемы. Доступно изменение масштаба и общего вида, использование буфера обмена.

Здесь для работы не предлагается большой набор блоков, однако их вполне хватает, чтобы выстроить UML-, ER- диаграмму, создать схему бизнес-процессов. Есть возможность вставлять кастомные блоки.

Тут предусмотрен особый формат работы с загружаемыми объектами, а именно – они должны иметь расширение .Graphml. Сохранение созданных графиков возможно без расширения, система его и не предлагает. Можно экспортировать файлы в виде растовых изображений (формат PNG). При этом доступна настройка параметров экспорта.

Предпросмотр расположен слева вверху, и прямо тут можно внести изменения в части схемы, которые вы видите в текущий момент времени.

Хорошо еще и то, что здесь есть примеры готовых схем. Это отлично помогает тем, кто ни разу не пользовался подобным инструментом, или привык в работе опираться на уже существующий образец.

Большое достоинство данного сервиса состоит в том, что широкий ряд свойств блоков можно менять на свое усмотрение. Это тип блока, его размер и местоположение на схеме (с пиксельной точностью), текст, границы фона, его цвет. В качестве фона можно даже использовать загруженное изображение.

Создание модели бизнес-процесса на предприятии

Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.

Для построения модели важны следующие моменты:

  • какой ожидается результат от планируемого бизнес-процесса;
  • как между участниками процесса распределены действия;
  • в каком порядке они должны выполняться;
  • какой документацией будет сопровождаться процесс;
  • насколько он (процесс) надежен;
  • каковы перспективы на расширение либо видоизменения деятельности.

Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.

Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.

Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:

  • посмотреть, какие действия необоснованно дублируются, есть ли противоречия в системе;
  • выявить, какие существуют ограничения в процессе;
  • определить сложившиеся взаимосвязи;
  • наметить изменения, если в них есть необходимость.

Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.

Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.

Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.

Платные и бесплатные программы для создания модели бизнес-процесса

1. Программа Bizagi Process Modeler

Инструмент, за который не нужно платить. Отлично подходит для использования в небольших фирмах. С его помощью выстраиваются диаграммы с отражением распределения приоритетов. Функциональные возможности достаточно обширны. Можно запускать проверку созданной схемы, менять атрибутику составляющих частей, вставлять собственные блоки, запускать на печать. Сопутствующая документация генерируется на автомате. Есть русскоязычный вариант программы и возможность одновременного участия нескольких пользователей в создании схемы бизнес-процессов.

2. Программа Visual Paradigm

Это платный инструмент. Тут можно выстроить сразу общую карту всех бизнес-схем предприятия, где составляющие ее части будут взаимосвязаны между собой. Доступно тестирование, формирование описаний для заданных блоков. Можно запрограммировать бизнес-правила для поведения каждого объекта схемы.

Платный софт. Работу созданной с его помощью схемы можно отслеживать в реальном времени. Есть возможность распределения задач по выполнению отдельных бизнес-процессов между сотрудниками предприятия. Доступна работа с документацией, внедрение 1С.

Программа для создания карты бизнес-процессов с возможностью составления планов. Позволяет осуществлять контроль выполнения намеченных задач (какая часть сделана и насколько качественно), оценивать, эффективность отдельных задачи и в целом процесса работы (который тоже можно заранее смоделировать).

Бесплатный софт, с помощью которого можно строить и модели, и карты. Доступно использование инструмента Smart Design, когда вы заполняете таблицу нужными данными, а программа на автомате выдает готовую схему. Есть минус – созданные отдельные модели нельзя объединить в одну общую схему.

Продукт российских разработчиков, созданный в 2004 году. Дает возможность осуществлять контроль выполнения задач, взаимодействует с другими сервисами. На автомате генерирует сопутствующую документацию.

Порядок внедрения бизнес-процессов на предприятии

Под внедрением бизнес-процессов понимают перестройку производственных процессов предприятия с внедрением более продуктивных алгоритмов работы для сотрудников. Создание бизнес-процессов – это лишь часть важной задачи, необходимо еще и грамотно внедрить разработанную схему. Это особенно актуальная задача для давно работающих предприятий, где все процессы выполняются сотрудниками, что называется «по накатанной колее».

По сути, внедрение бизнес-процессов – это тоже самостоятельный процесс, состоящий из определенных последовательных этапов:

  1. Знакомство. Расскажите сотрудникам о предстоящей новой системе работы.
  2. Привлечение. Опишите все достоинства нового алгоритма.
  3. Проверка. В виде теста запустите новую программу на каком-либо участке производства (или испытайте на отдельном работнике).
  4. Учеба. Получив результаты тестирования, изложите всем сотрудникам новые правила, обязанности, расскажите, какие появляются функциональные возможности.
  5. Внедрение новой схемы. Когда обучение выполнено, можно внедрять новый алгоритм.
  6. Осуществление контроля. Обязательно контролируйте, как сотрудники справляются с новыми обязанностями и работают ли в рамках установленных стандартов.

Необходимо донести до членов коллектива, что новая схема теперь обязательна для всех. А ответственный подход к ее реализации позволит не только упростить выполнение каждодневных задач, но и увеличить доход предприятия, а значит, и заработок каждого работника.

Пример удачного внедрения бизнес-процессов

Ниже приведены примеры того, как создание и внедрение бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу коллектива.

Предположим, на предприятии в отделе продаж трудится восемь человек. Их задача – реализовывать товар. Они самостоятельно распределяют свое рабочее время между телефонными переговорами в офисе и выходом в поля. Проблема обозначилась в том, что менеджеры жаловались на чрезмерную перегруженность, а уровень продаж, между тем, был низок и отставал от средних рыночных показателей. Кроме того, уволенные сотрудники «перетаскивали» за собой клиентов в другие фирмы. Руководство изучило обстановку и, с целью повышения эффективности работы, приняло решение о внедрении следующих мер:

  1. Всех менеджеров поделили на две группы, двоих оставили в офисе, а шестерых назначили на полевые работы.
  2. Для каждой из групп создали бизнес-процессы, с описанием требуемых стандартов по общению с клиентами:

    • для тех, кто работает в офисе – скрипты телефонных переговоров, готовые алгоритмы взаимодействия, бизнес-процессы, касающиеся оформления и движения документации;

    • для тех, кто выходит в поля – своя территория у каждого, план встреч, стандартные схемы взаимодействия с заказчиками.

  3. Назначили Старшего менеджера (новая сформированная должность). Поставили ему задачу – отслеживать работу менеджеров в полях, не допускать нарушения ими принятых стандартов.

В результате внедренных преобразований объемы продаж за полгода возросли вдвое.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии

Экономическая среда, в которой приходится работать современным компаниям, меняется очень стремительно. Имеются в виду законы, финансовая обстановка, показатели спроса, активность конкурентов, ресурсы и проч. И тут важно уметь быстро перестраиваться, оперативно корректировать управление бизнес-процессами.

Оптимизация БП подразумевает совершенствование как организационных, так и управленческих мер в работе компании. Это обеспечит предприятию необходимую гибкость и успешность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды существования.

И тут есть возможность не только использовать существующие современные методики организации и ведения бизнеса, но и вырабатывать свои собственные. Выработанная система управления со временем устаревает и уже не приносит должных результатов. Почему? Производство развивается, ассортиментный перечень растет, меняется сама структура компании и т.д. Наступает необходимость в оптимизации используемых подходов к работе.

Итак, бизнес-процессы требуют оптимизации, если:

  • Производство растет.
  • Необходимо повысить качество продукта (обслуживания).
  • Есть отдельные процессы, требующие улучшения.
  • Вы сокращаете штат и не хотите, чтобы это повлияло на качество производства.
  • Уменьшается объем производственных мощностей.
  • Конкуренция стала жестче.

Тут перечислен далеко не полный перечень обстоятельств, при которых может понадобиться пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов.

Чем реинжиниринг бизнес-процессов отличается от оптимизации

Реинжиниринг означает кардинальный пересмотр и преобразование всех протекающих бизнес-процессов с целью получения большего дохода и преимуществ перед конкурентами.

Реинжиниринг бизнес-процесса становится необходимым, если в компании намечается полное реформирование, упрощение всех существующих процессов, принятие новых стандартов. Оптимизация подразумевает изменение буквально в паре бизнес-процессов, в одной-двух сферах. К примеру, нужно пересмотреть схему доставки, или сократить слишком объемный документооборот. Бывает, что работа над одной проблемой вскрывает и целый ряд нерешенных других. И тогда реинжиниринг становится необходим.

Реинжиниринг бизнес-процессов дает следующие результаты:

  • Эффективность работы предприятия растет за счет четкой постановки задач и выявления уже непригодных, малоэффективных бизнес-процессов.
  • Уменьшаются затраты. Это достигается благодаря оптимизации производства, а не за счет снижения объемов работ или увольнений.
  • Каждый член коллектива максимально вовлекается в процесс производства.
  • Сокращаются сроки реализации бизнес-процессов.
  • Бизнес в целом растет, улучшается и укрепляет свои позиции на рынке. Все эти изменения возможны лишь при полной перестройке работы компании, небольшие изменение локального характера глобальных результатов не дадут.

Реинжиниринг бизнес-процессов: пошаговая инструкция

Стоит отметить, что единой схемы абсолютно для всех нет. Каждая компания сама по себе уникальна, имеет свои задачи и проблемы, способы работы с клиентами и т.д. В качестве примера реинжиниринга бизнес-процессов можно рассмотреть работу магазина.

Первый шаг: выявить назревшие потребности, причины для проведения реинжиниринга

Важно разобраться, что идет не так в бизнес-процессах, почему понадобились изменения. Следует проанализировать потребности и определить направление движения для всех заинтересованных сторон. Если речь идет о магазине, то изложите сотрудникам суть проблем: за последние шесть месяцев объемы выручки снизились почти вдвое, магазины конкурентов торгуют успешнее и т.д. В противном случае перемены будут вызывать у работников беспокойство, им будет казаться, что преобразования повлекут за собой увольнения, иные неприятности и трудности. Многие, возможно, будут противиться переменам, а для реинжениринга очень важна сплоченность всех участников.

Второй шаг: подготовить команду

Это могут быть и работники предприятия, и приглашенные извне специалисты. Тут все зависит от объема предстоящих перемен, сопутствующих обстоятельств. Подбирая состав группы, ориентируйтесь на такие моменты:

  • В команду должны входить лишь люди с управленческим опытом, или необходимы разные сотрудники, непосредственно исполнители бизнес-процессов?
  • Сколько людей следует включить в состав группы?
  • Требуется ли тесное взаимодействие в команде, или предпочтительнее автономные действия?

Если весь коллектив магазина 15-20 человек, то реинжинирингом могут заниматься 5-6. Если предприятие больше, то можно включить в группу и до 10 членов. Хорошо, если это будут не только начальники, но и рядовые сотрудники.

Третий шаг: наметить бизнес-процессы

Тут требуется скрупулезный подход, выявление назревших проблем, определение целей и задач предприятия, понимание потребностей клиентов и степени их удовлетворения. Возвращаясь к примеру с магазином, здесь создание бизнес-процессов представляет собой организацию двух основных действий: закупка товаров и их реализация. Если торговый объект крупный, то добавятся еще операции на складе (нанесение маркировок, переучеты) и работа по проведению переоценок, применению скидок. Таким образом, рабочая группа изучает состояние данных процессов на текущий момент, ищет проблемные места.

Четвертый шаг: изменить подход к созданию и реализации бизнес-процессов

Здесь нет каких-то четких указаний или правил. Команда творит, генерирует идеи, меняет подход, ищет новые технологии для выполнения сформированных бизнес-процессов. Перед командой стоит задача не просто улучшить работу старой схемы, но, если понадобится, то и целиком поменять способы ее реализации.

Пятый шаг: подключить всех членов коллектива. Теперь самое время протестировать, каковы будут результаты работы после реинжиниринга и получить обратную связь от непосредственных исполнителей операций.

Назначение оптимизации и реинжиниринга – получить более высокие результаты в работе предприятия. Оба метода относятся к категории управленческих. Однако именно реинжиниринг инициируется руководством и действуя сверху вниз, затрагивает все, даже самые мелкие рабочие процессы в компании. В этом его преимущество перед другими подходами, когда преобразования проводятся локально, исправляя одну-две проблемы по мере их назревания.

Что такое Бизнес-Процессы? Визуальная схема? Примеры?

Определение с сайта Битрикс24:
Бизнес-процесс — это некоторая последовательность шагов, которая автоматизирует типовые операции внутри компании.

Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение заданного результата.

Наше определение:
Бизнес-процесс — это некоторая автоматическая последовательность шагов и действий, направленных на получение заданного результата и эти действия предназначены для автоматизации типовых процессов внутри компании.

Что такое визуальная схема?
Визуальная схема бизнес-процесса — это описание бизнес-процесса с помощью условных элементов и символов.

В каких компаниях нужна визуальная схема?
  • В компаниях любого размера.
  • Чем быстрее начнете описывать процессы, тем больше шансов стабильно развиваться, масштабироваться и увеличивать прибыль.
  • Схема делает процессы в компании прозрачными и доступными.
  • Дает быстрый, визуальный однозначный ответ: кто, когда, зачем, почему и как влияет на бизнес-процесс.

Бизнес-процесс и его визуальная схема — это первый шаг к наведению порядка в компании и это 33% успеха во время внедрения любой автоматизации или CRM.

Где можно создавать визуальную схему?

В специализированном ПО, на бумаге, в экселе 😉

С кем согласовывать бизнес-процесс?

Обязательно согласовать и обсудить со всеми участниками процесса.

Поймут ли схему сотрудники?

Да, если схема будет составлена из простых элементов, сопровождена пояснительными записями и прокомментирована видеороликом.

Как «рисовать» и что использовать?

Все давно придумано за нас, поэтому нужно использовать стандарты и методологии. Мы разрабатываем визуальные схемы опираясь на методологию BPMN 2.0

Ключевые блоки в наших визуальных схемах

  • Дорожки — это горизонтальные прямоугольники, которые обозначают роли в бизнес-процессе.
  • Роли — это могут быть сотрудники, отделы, программное обеспечение и т.д.
  • Т.к. у дорожки есть границы мы сразу видим, где заканчиваются и начинаются зоны ответственности разных ролей.
  • Колонки – определяются границы статусов бизнес-процесса и временные интервалы.
  • Дорожки и колонки показывают кто, за что и когда отвечает в процессе.
  • Колонки определяют старт, промежуточные стадии, конечный этап процесса и какой результат достигнут при завершении.

Ключевые элементы в наших визуальных схемах

Старт бизнес-процесса — это зеленый, окрашенный круг с многогранником внутри. Это начала бизнес процесса, когда Старт может наступать по любому триггеру.

Триггер — это событие. Например: оставили заявку на форме обратной связи, создали заказ на сайте, позвонили по телефону и т.д.

Стрелка — это связь и ее острие стрелки указывает направление перехода.

Ромб пустой — это регулируемый перекресток (условие ИЛИ).

Ромб с плюсом — перекресток, который служит для разветвления параллельных потоков или для объединения нескольких потоков в один.

Часы — это пауза.

Каждый бизнес процесс имеет начало и конец.

Завершение бизнес-процесса обозначается красным заштрихованным кругом.

Подпроцесс — это отдельный бизнес-процесс, который свернут на общей схеме.

Красный заштрихованный круг означает, что в этом направлении и в этом месте бизнес-процесс прерывается.

Закрашенным (голубой) прямоугольник — это действие, например: задача менеджеру.

Уведомления, задачи и задания позволяют описать любой бизнес-процесс от работы автомата по приготовлению кофе, до строительства межпланетного космического корабля, с неограниченным количеством участников процесса.

Пример чтения схемы бизнес-процесса:

3 роли, 3 участника Робот, Менеджер и Руководитель отдела продаж.
Старт, проехали перекресток, поток разделился на три параллельных потока.

Один поток запустил уведомление Менеджеру о том, что поступил новый ЛИД и его нужно обработать. Если менеджер не преступил к работе в течение 15 минут, то уведомление придет повторно.
Второй поток включил паузу на 60 минут и если Менеджер в течение этого срока не обработал ЛИД, то его руководитель узнает об этом из уведомления. Если менеджер не успевает, тогда руководитель поручит обработку нового ЛИДа новому сотруднику или поможет текущему.
Третий поток проверил включен ли режим обучения менеджера. Если включен — показывает видеоролик, иначе ничего не показывает.

Схема бизнес-процесса

: что это такое и примеры

Что такое диаграмма бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это визуальное представление одного из ваших основных бизнес-процессов. Он показывает на экране, что происходит при передаче данных от одной задачи к другой, пока она не будет завершена.

Зачем вам нужно схематизировать бизнес-процесс?

Практически у каждого есть ответ на вопрос: «Как должен работать этот процесс?». Но если ваше объяснение основано только на словах или тексте, вы многое упускаете.

Создавая визуальную блок-схему бизнес-процесса, вы разблокируете свой разум, чтобы увидеть невидимый путь, по которому перемещаются ваши данные.

Пример диаграммы бизнес-процесса — обратите внимание на разницу между вводом этого процесса:

> Заполните форму запроса PTO
> Получите одобрение от менеджера
> Отправьте в отдел кадров для ведения учета
> Отправьте в расчет заработной платы для документации
> Добавьте выходные дни в общий календарь

И увидев этот визуал:

Диаграмма вашего бизнес-процесса может быстро показать последовательность задач, если они являются условными, если они выполняются одновременно, если они являются системными задачами или назначены человеку.

4 шага для создания схемы бизнес-процесса

  1. Сделайте набросок на бумаге Часто бывает полезно начать с легко редактируемого изображения того, как, по вашему мнению, должна выглядеть диаграмма бизнес-процесса.
  2. Получите мнение заинтересованных сторон Каждый, кто участвует в процессе, сможет поделиться своим мнением.
  3. Оцифровка процесса Введите информацию в инструмент BPM, чтобы показать взаимосвязь между задачами.
  4. Назначьте роли и условия Кто должен выполнять каждую задачу? Это должен быть человек или система? Должны ли задачи выполняться каждый раз?

Как создать диаграмму бизнес-процесса

Создание диаграммы бизнес-процесса может быть простым или сложным в зависимости от того, какой инструмент вы используете. Если вы используете программное обеспечение, использующее BPMN 2.0, вам нужно будет выучить все символы и знаки, которые показывают, как данные должны передаваться от задачи к задаче.

Однако, если вы используете что-то более простое, например Kissflow, вы можете сделать диаграмму бизнес-процесса интуитивно понятной без какого-либо обучения.Просто добавляйте новые задачи и меняйте их порядок с помощью интерфейса перетаскивания. Вы также можете воспользоваться этими функциями:

  • Ограничить людей, которые могут инициировать процесс
  • Назначение задач группам, а не отдельным лицам
  • Динамически назначать задачи менеджеру или начальнику отдела
  • Добавить крайние сроки и SLA на основе формул
  • Создать условия для определения момента возникновения задачи
  • Создание уведомлений для отправки другим
  • Создание параллельных ветвей для одновременных задач
  • Создание двух или более потоков для элемента, на который следует подписаться
  • Добавить системные действия, такие как веб-перехватчики или обновления данных
  • Начать новый процесс на основе условия
  • Переход к элементам вперед или назад на основе данных
  • … и многое другое!

Использование Kissflow для диаграмм бизнес-процессов

Существует множество вариантов, но нет ничего более простого в использовании, а также содержит все лучшие функции, как Kissflow Process.Попробуйте это сегодня, чтобы проверить блок-схемы своих бизнес-процессов и увидеть, насколько это весело!

9 лучших моделей бизнес-анализа

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Роль бизнес-аналитика (BA) требует не только тщательного анализа данных, но и эффективного моделирования данных. Правильная визуальная модель упрощает данные и позволяет заинтересованным сторонам на каждом уровне определять и понимать стратегии, отношения и обязанности проекта.

В прошлом моделирование данных означало выписывание процессов в виде обычного текста или рисование базовой диаграммы.

К счастью, те времена прошли.

Сегодня хороший BA вооружен разнообразным набором стратегий и техник визуального моделирования, которые помогают им добиваться успешных результатов проекта.

Читая больше о моделях бизнес-анализа, помните, что Lucidchart помогает создавать элегантные диаграммы с помощью интуитивно понятных дизайнерских решений, готовых библиотек форм для согласованной нотации, а также четкого связывания и форматирования данных для динамического моделирования и совместного использования данных.

Выберите один из множества шаблонов бизнес-анализа, чтобы приступить к следующему проекту уже сегодня. (Обратите внимание, что некоторые шаблоны содержат расширенные функции, для которых требуется платная подписка на Lucidchart.)

Что такое модель бизнес-анализа?

Проще говоря, модель бизнес-анализа описывает шаги, предпринимаемые бизнесом для завершения определенного процесса, например, заказ продукта или прием на работу нового сотрудника. Моделирование (или отображение) процессов является ключом к повышению эффективности процессов, обучению и даже соблюдению отраслевых норм.

Поскольку в рамках бизнеса существует множество различных видов процессов, организаций и функций, бизнес-аналитики используют различные визуальные модели для отображения и анализа данных.

Взгляните на эти девять основных моделей бизнес-анализа, которые нужно включить в свой набор инструментов.

1. Диаграммы действий

Диаграммы действий — это тип диаграммы поведения UML, который описывает, что должно происходить в системе. Они особенно полезны для передачи информации о процессе и процедуре заинтересованным сторонам как из бизнес-команды, так и из команды разработчиков.

BA может использовать инструмент диаграммы UML, такой как Lucidchart, для создания диаграммы действий, отображающей процесс входа на веб-сайт или завершения транзакции, такой как снятие или внесение денег.

Диаграмма деятельности для банкомата (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

2. Ментальные карты характеристик

Бизнес-диаграммы предназначены не только для анализа или документирования на поздних стадиях. Они также полезны на начальном этапе мозгового штурма проекта. Ментальные карты функций помогают БА организовать иногда беспорядочный процесс мозгового штурма, чтобы идеи, проблемы и запросы были четко зафиксированы и распределены по категориям.

Этот визуальный элемент гарантирует, что начальные детали и идеи не пропадут без проблем, поэтому вы сможете принимать обоснованные решения о направлении, целях и масштабах проекта в дальнейшем.

Базовая интеллектуальная карта (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

3. Дорожные карты продукта

Дорожная карта продукта (или функции) описывает разработку и запуск продукта и его функций. Они представляют собой целенаправленный анализ эволюции продукта, который помогает разработчикам и другим заинтересованным сторонам сосредоточиться на инициативах, которые приносят непосредственную пользу пользователю.

Прелесть дорожных карт продуктов заключается в их гибкости и разнообразии приложений. BA могут создавать различные дорожные карты продукта для иллюстрации различной информации, в том числе:

  • Техническое обслуживание и исправления ошибок
  • Выпуски функций
  • Высокоуровневые стратегические цели продукта

Хотя дорожные карты продукта обычно используются внутри внутри команд разработчиков, они также полезны ресурсы для других групп, таких как продажи.

Определенный план продукта и график помогают продажам оставаться на той же странице, что и разработчики, поэтому они могут предоставлять точную и обновленную информацию своим потенциальным клиентам и клиентам.Из-за своей универсальности и широкого применения в командах и организациях дорожные карты продуктов являются основной частью набора инструментов аналитика.

В Lucidchart вы можете связать данные и установить условное форматирование в дорожной карте вашего продукта, чтобы быстро отслеживать ваш прогресс. Ознакомьтесь с шаблоном ниже!

Пример дорожной карты продукта (Щелкните изображение, чтобы увеличить его в Lucidchart)

4. Организационные диаграммы

Организационная диаграмма очерчивает иерархию бизнеса или одного из его отделов или команд.Это особенно полезные справочные таблицы для сотрудников, которые позволяют быстро понять, как организована компания, и определить ключевые заинтересованные стороны и точки соприкосновения для проектов или запросов.

Кроме того, организационные диаграммы полезны для анализа заинтересованных сторон и моделирования новых групп и команд после организационных изменений.

Пример маркетинговой организационной диаграммы (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

5. SWOT-анализ

SWOT-анализ — это фундаментальный инструмент в арсенале BA.SWOT означает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. SWOT-анализ оценивает сильные и слабые стороны бизнеса и выявляет любые возможности или угрозы для этого бизнеса.

SWOT-анализ помогает заинтересованным сторонам принимать стратегические решения в отношении своего бизнеса. Цель состоит в том, чтобы извлечь выгоду из сильных сторон и возможностей при одновременном снижении воздействия внутренних или внешних угроз и слабостей.

С точки зрения визуального моделирования SWOT-анализ довольно прост.Типичная модель будет иметь четыре блока или квадранта — по одному для каждой категории — с маркированными списками, в которых указаны соответствующие результаты.

SWOT-анализ (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

6. Каркас пользовательского интерфейса

Еще одна важная бизнес-диаграмма — это каркас пользовательского интерфейса. Команды разработчиков программного обеспечения используют каркасы (также называемые макетами или прототипами), чтобы визуально обрисовать и спроектировать макет для конкретного экрана. Другими словами, каркасы — это чертежи веб-сайта или программного обеспечения.Они помогают заинтересованным сторонам оценить навигационные потребности и опыт для успешного практического применения.

Уровень детализации прототипов варьируется от низкого до высокоточного. Каркасные кадры с низкой точностью представляют собой самые простые контуры, отображающие только скелетную структуру экрана. Каркасные модели с высокой точностью обычно визуализируются на более поздних этапах планирования и включают определенные элементы пользовательского интерфейса (например, кнопки, раскрывающиеся строки, текстовые поля и т. Д.) И представляют, как окончательная реализация должна выглядеть на экране.

Каркас базовой домашней страницы (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

7. Блок-схема процесса

Блок-схема процесса (PFD) обычно используется в химической и технологической инженерии для определения основного потока производственных процессов, но ее также можно использовать в других областях, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять, как работает их организация.

PFD лучше всего использовать для:

  • Документирования процесса.
  • Изучите процесс, чтобы внести изменения или улучшения.
  • Улучшение понимания и коммуникации между заинтересованными сторонами.

Эти диаграммы сфокусированы на общих высокоуровневых системах, а не на аннотации второстепенных деталей процесса.

Диаграмма бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

8. Анализ PESTLE

Анализ PESTLE часто идет рука об руку с SWOT-анализом. PESTLE оценивает внешние факторы, которые могут повлиять на эффективность бизнеса. Этот акроним обозначает шесть элементов, влияющих на бизнес: политический, экономический, технологический, экологический, правовой и социологический.

Анализ PESTLE оценивает возможные факторы в каждой категории, а также их потенциальное воздействие, продолжительность воздействия, тип воздействия (т.д., отрицательный или положительный) и уровень важности.

Этот тип бизнес-анализа помогает заинтересованным сторонам управлять рисками, стратегически планировать и анализировать бизнес-цели и производительность и потенциально получить преимущество перед конкурентами.

Диаграмма анализа PESTLE (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

9. Диаграмма сущность-связь

Диаграмма сущность-связь (ER-диаграмма) показывает, как сущности (например, люди, объекты или концепции) связаны друг с другом в системе . Например, логическая ER-диаграмма наглядно показывает, как термины в бизнес-глоссарии организации соотносятся друг с другом.Диаграммы

ER состоят из трех основных частей:

  • Объекты
  • Отношения
  • Атрибуты

Атрибуты применяются к объектам, описывая дополнительные сведения о концепции. Отношения — это то место, где возникают ключевые идеи из диаграмм ER. В визуальной модели отношения между объектами проиллюстрированы либо численно, либо с помощью нотации «гусиные лапки».

Эти диаграммы чаще всего используются для моделирования структур баз данных в программной инженерии и информационных системах для бизнеса и являются особенно ценными инструментами для BA в этих областях.

П.С. В Lucidchart вы можете автоматически создавать ERD при импорте баз данных и схем. Следуйте этому руководству, чтобы попробовать его, или вручную создайте ERD с помощью шаблона ниже!

Пример диаграммы сущность-взаимосвязь (нотация UML), (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Начать визуальное моделирование с помощью Lucidchart

Существует множество вариантов визуального моделирования. Лучшие бизнес-аналитики будут иметь разнообразный набор диаграмм бизнес-анализа, чтобы они могли сопоставить правильные модели для каждого сценария, будь то простая организационная схема для новых сотрудников или углубленный SWOT-анализ и PESTLE-анализ для руководителей и заинтересованных сторон высокого уровня.

Lucidchart упрощает вашу работу, предоставляя гибкие готовые шаблоны, функции динамического дизайна и множество вариантов совместного использования, чтобы ваша команда могла оставаться в курсе событий, и вам не нужно было упускать момент. От простых блок-схем до сложных визуальных моделей со связыванием данных и условным форматированием — Lucidchart является незаменимым ресурсом для опытного бизнес-аналитика.

Выберите модель бизнес-анализа, которая подходит именно вам, и начните строить диаграммы в Lucidchart уже сегодня!

Начало работы

Бизнес-диаграммы: что это такое и зачем их использовать

Автор: Emily Finlay


Люди — существа визуальные.Понимать рабочие процессы или применять данные для принятия решений становится проще, когда вы видите упрощенную форму информации, с которой работаете. Особенно это касается построения диаграмм бизнес-процессов.

Эти визуализации данных разбивают ваши операции на более мелкие, более понятные фрагменты информации. Затем вы можете использовать эти диаграммы и графики для изучения сильных и слабых сторон ваших процессов. Вы также можете более эффективно работать со своей командой над поиском решений, когда все находятся на одной волне.

Но какую бизнес-диаграмму следует использовать для достижения наилучших результатов?

В этом руководстве мы познакомим вас с типами бизнес-диаграмм, их использованием и преимуществами, которые они предлагают.

Что такое бизнес-диаграммы?

Бизнес-диаграммы наглядно представляют ваши бизнес-процессы. Эти инструменты, также называемые картированием бизнес-процессов, показывают этапы выполнения ваших процедур. Бизнес-диаграммы, используемые для чего угодно, от производственных процессов до адаптации сотрудников, четко отображают все, что связано с вашими операциями.

Поскольку у каждой отрасли и компании свой собственный подход, существует множество вариантов создания бизнес-диаграммы. В следующем разделе мы рассмотрим каждый из визуальных элементов, которые вы можете использовать для отображения своих процессов.

Типы диаграмм бизнес-моделей

Блок-схемы

Блок-схемы используются для визуализации процессов или систем. На этих диаграммах используются различные формы, такие как овалы, прямоугольники и ромбы, для изображения различных этапов или частей этих процессов.Используя стрелки, показывающие, как каждый этап переходит в следующий, вы можете лучше понять и проанализировать последовательность ваших систем.

Интеллектуальные карты

Интеллектуальные карты помогают организовать данные вокруг центральной идеи. Например, если вы хотите отобразить свой процесс обеспечения качества, вы можете использовать интеллектуальную карту, чтобы наметить различные действия, которые вы предпринимаете для обеспечения качества на протяжении всего производственного процесса.

Создание интеллект-карты начинается с большой фигуры в центре, представляющей основную тему.Затем вы можете использовать линии или стрелки, чтобы переместить пользователей к шагам или идеям, включенным в эту центральную идею. Вы также можете добавить дополнительные уровни или изображения и текст для дальнейшего объяснения этих шагов.

Организационные диаграммы

Организационные диаграммы отображают структуру вашей организации или команды. Большой прямоугольник вверху показывает лидера, либо босса, либо менеджера команды. Затем линии ведут вниз к прямоугольникам, которые показывают следующий уровень лидерства, и повторяются до тех пор, пока организация не будет полностью обозначена.Эти диаграммы помогают зрителям понять структуру персонала. Их также можно использовать для иллюстрации вашей цепочки подчинения и иерархии принятия решений.

Карты процессов

Для диаграмм, требующих большого количества текста, карта процесса — отличный выбор. Эти графические изображения используют комбинацию текста и визуальных элементов, чтобы направлять читателей через процесс. Если вы хотите изобразить путь клиента через вашу компанию, вы можете использовать инфографику с блок-схемой.Включение блоков текста для объяснения каждого этапа и руководства пользователя предлагает больше информации, чем стандартная блок-схема, а также опирается на визуальные эффекты, чтобы прояснить концепции.

Диаграммы дорожек

Когда процессы охватывают несколько отделов, диаграммы дорожек четко отображают эти процессы для облегчения понимания. Помещенные в горизонтальные или вертикальные ряды (каждый из которых представляет разные отделы), фигуры и стрелки обозначают этапы ваших процедур.Диаграммы дорожек показывают, как ваши процессы проходят в каждой области и за какие шаги отвечает каждый отдел. Эти диаграммы могут улучшить как общение, так и сотрудничество.

Диаграммы рабочего процесса

Диаграммы рабочего процесса похожи на блок-схемы, но они сосредоточены исключительно на конкретной задаче или процессе, используемом одним человеком. Используя различные формы и стрелки, вы можете использовать этот рисунок для обозначения необходимых шагов. Диаграммы рабочего процесса — отличный способ показать новым сотрудникам, как выполнять задачи.Их также можно использовать для поиска слабых мест в ваших процессах.

Как я могу использовать бизнес-диаграммы?

Бизнес-диаграммы разработаны, чтобы помочь вам и вашей команде улучшить и понять ваши процессы. Хотя вы можете подумать, что ваши процедуры оптимизированы и эффективны, эти визуальные эффекты раскрывают области, которые могут нуждаться в улучшении. Они также дают вам идеи, необходимые для согласования ваших процессов с вашими основными целями.

Описание процедур позволяет вашей команде работать более эффективно и результативно во всем, что они делают.Вместо того, чтобы сохранять статус-кво, вы можете найти способы сэкономить на затратах и ​​времени, оптимизируя каждый процесс.

Примеры использования блок-схемы бизнес-процессов

Во многих ситуациях бизнес-диаграммы являются ценными активами. В этом разделе мы расскажем вам о некоторых способах использования визуализации данных для развития вашего бизнеса и превышения ожиданий клиентов.

Внутренний аудит

Есть много причин для проведения аудита внутри вашего бизнеса.Возможно, вы получили жалобу на свой продукт или хотите проверить соответствие отраслевым нормам. Независимо от причины, первым шагом должно быть построение диаграмм ваших процессов.

При планировании этапов вы можете четко увидеть области, которые могут замедлять производство или влиять на качество. Вы также можете использовать диаграмму, чтобы убедиться, что сотрудники соблюдают надлежащие процедуры. Вооружившись своим гидом, вы не пропустите ни одной проблемы, которая может существовать.

Прием на работу новых сотрудников

Предложение схемы, на которой показаны шаги, необходимые для выполнения задачи вашим новым сотрудникам, расширяет возможности их работы и экономит ваше время.Вам не нужно будет проводить их через весь процесс или направлять их соответствующим соавторам. Вместо этого они могут быстро понять и приспособиться к выполняемой работе.

Подготовка к запуску

Независимо от того, запускаете ли вы новый продукт или открываете новое место, блок-схема вашего бизнес-процесса будет обеспечивать бесперебойную работу. Ваша команда будет подготовлена ​​заранее и готова выполнять свои обязанности. Если что-то пойдет не так, вы можете использовать свою диаграмму, чтобы найти лучший путь вперед.Вы можете сосредоточиться на том, чтобы удивить своих клиентов, будучи уверенными в своем плане.

Преимущества использования диаграммы бизнес-анализа

Когда бизнес использует диаграмму процесса, он может получить доступ к своим данным по-новому. От встреч до улучшения продаж — есть бесконечные способы извлечь выгоду из этих визуальных эффектов. Чтобы помочь вам понять, как бизнес-диаграммы могут поддержать ваш бизнес, ознакомьтесь с преимуществами, которые они предлагают ниже.

1. Улучшение коммуникации

Нечеткие коммуникативные процессы — один из самых простых способов создать хаос в команде и организации.Если ваши сотрудники не знают, к кому обратиться, ни один из ваших проектов не пойдет гладко. Вместо этого несколько человек получат одну и ту же информацию, и она может никогда не добраться до людей, которые в ней больше всего нуждаются.

Описание ваших процессов показывает, как вы ожидаете, что сотрудники будут передавать данные. Вы не рискуете упустить ключевую информацию, и ваша команда сможет двигаться вперед быстрее. Это также укрепляет ваши процедуры для будущих проектов. Ваша команда может сделать больше за меньшее время, если будет работать вместе более эффективно.

2. Оптимизация процессов

Регулярный анализ процессов помогает вашей команде работать лучше с течением времени. Когда вы впервые создаете процедуру, построение диаграмм поможет вам найти наилучшие способы ее выполнения. Со временем вы сможете использовать свои диаграммы, чтобы определять новые способы улучшения.

Это также усиливает вашу реакцию на изменения. Независимо от сдвига, вы можете определить идеальные повороты для поддержания и развития вашего бизнеса.

3. Поддерживайте последовательность

Людям нравятся выкройки.Построение этапов процедур создает надежный ритм и рутинную работу, которую вы выполняете. Подобно хорошо работающей машине, вы можете установить процессы, способствующие повышению производительности. Последовательность также гарантирует, что ваша команда сможет обеспечить одинаковый уровень качества во всем, что они делают. Все будут точно знать, чего от них ждут и что им нужно делать, чтобы добиться успеха, чтобы ваши результаты были надежными и исключительными.

4. Соблюдайте нормативные требования

Когда компании нарушают правила, это часто происходит из-за отклонений от политики, которые не улавливаются руководством.Диаграмма бизнес-процесса сводит к минимуму этот риск, четко показывая, что требуется для выполнения каждой задачи. Даже когда к вашей команде присоединяются новые сотрудники, вы можете быть уверены, что они точно будут следовать вашим шагам, чтобы ваш бизнес работал в рамках нормативных требований.

5. Победи конкурентов

Бизнес, который хорошо работает внутри страны, также будет лучше работать в своей отрасли. Вы не потеряете деньги из-за неэффективности, что даст вам больше ресурсов для расширения. Объединение вашей команды с помощью отличных коммуникационных стратегий и четких ролей даст им возможность работать с максимальной отдачей.Ваш бизнес будет работать так, как задумано, сверху донизу, что позволит вам предлагать своим клиентам лучшие в отрасли результаты.

Самое главное, улучшения будут внесены в каждую область ваших бизнес-процессов. Ваша организация всегда будет сосредоточена на том, чтобы делать лучше и делать больше, одновременно помогая вашим клиентам добиться успеха. Постоянно работая над улучшением своих процессов, вы продемонстрируете рынку, что вы лучший из имеющихся вариантов.

Диаграмма бизнес-процесса | Руководство пользователя Enterprise Architect

Диаграмма бизнес-процесса является частью модели и нотации бизнес-процесса (BPMN) и является основным типом диаграммы для определения бизнес-процессов.Схема может включать в себя начальные, промежуточные и конечные события, бизнес-процессы, действия, шлюзы, пулы и дорожки и многое другое. Элементам можно дать имя, а в примечания можно добавить подробные описания. Соединяя объекты потока с соединителями, последовательность действий, шлюзов и событий может описывать бизнес-процесс.

Иерархия процессов может быть построена путем вложения бизнес-процессов и действий в обозревателе проектов и использования функций дочерних диаграмм для перехода от уровня цепочки создания стоимости к процессам самого нижнего уровня.

Лента: Дизайн> Диаграмма> Вставить> BPMN x.y> Бизнес-процесс

Панель инструментов браузера проекта

: значок новой диаграммы> BPMN x.y> Бизнес-процесс

Контекстное меню обозревателя проектов | Добавить диаграмму …> BPMN x.y> Бизнес-процесс

Диаграммы бизнес-процессов

могут использоваться для моделирования бизнес-процессов во всей организации или части организации.Бизнес-процессы могут быть созданы для представления текущего или будущего состояния организации на любом уровне детализации от цепочки создания стоимости до уровня исполнителя процесса. Обычно определяется иерархия процессов, которая устанавливает стандарты количества уровней, наименования, организации процессов и т. Д.

Диаграммы бизнес-процессов

могут быть нарисованы на разных уровнях формальности, от схемы в стиле базовой блок-схемы, используемой для представления простого бизнес-процесса, до сложной диаграммы, в которой используются многие маркеры событий и действий для описания сложных бизнес-процессов.Существует набор инструментов, который содержит ряд элементов, взаимосвязей и шаблонов для создания моделей.

Диаграмма бизнес-процесса также может использоваться для создания языка выполнения бизнес-процессов (BPEL), который представляет собой язык XML, который можно использовать с помощью ряда инструментов.

Диаграмму бизнес-процесса (как и любую диаграмму) можно рассматривать как список элементов, что упрощает работу со свойствами элементов.

Фильтры диаграмм

также можно использовать при представлении диаграмм, чтобы привлечь внимание к частям диаграмм.

7 случаев использования диаграммы Венна в бизнесе, о которых вы, возможно, не знали, несколько примеров диаграммы Венна и шаблоны диаграммы Венна для бизнеса

Немного предыстории…

Диаграммы Венна возникли в 19 веке и до сих пор пользуются большой популярностью. Будь то деловой мир или наша повседневная жизнь, диаграммы Венна продолжают оказывать значительное и мощное визуальное воздействие на рассматриваемую аудиторию.

Чтобы понять больше, в математике диаграммы Венна происходят из подмножества, называемого теорией множеств.Они были разработаны Джоном Венном в 1981 году для объяснения связей между объектами и установления отношений между ними. Этот метод оказался очень полезным инструментом, и его широко применяют в самых разных областях и областях.

Что такое диаграмма Венна
Данные и концепции в деловом мире часто связаны с интересными взаимосвязями. Просто печатать их на слайдах может быть скучно и однообразно. Диаграммы Венна помогают должностным лицам и профессионалам творчески организовывать данные, чтобы они могли видеть взаимосвязи между различными или несколькими наборами объектов самым простым из возможных способов.Диаграммы Венна позволяют легче различать сходства и различия. Диаграмма Венна включает пересечение, перекрытие или слияние кругов или фигур для упрощения информации. Каждая из фигур включает в себя все компоненты набора. Общие компоненты набора показаны в виде перекрытия фигур. Очень простой и доступный способ продемонстрировать основные бизнес-стратегии.

Основы диаграмм Венна

1. Все является частью супер-вещи
2.У этих двух вещей нет ничего общего.
3. У вещей есть общие черты

Примеры диаграмм Венна:
1. Категоризация и количественная оценка размера аудитории или любого пересекающегося набора идей

3-сторонняя схема Венна

Просмотр трехсторонней схемы Венна

2. Демонстрация сладких пятен

Схема Венна, 4 направления

Просмотр четырехсторонней схемы Венна

3. Отображение ландшафтов и понимание перекрытий

Шаблон диаграммы Венна с 3 кругами

Посмотреть шаблон схемы Венна с 3 кругами

4.Отображение дублирования ролей компании

6 Шаблон диаграммы Венна

Посмотреть 6 шаблонов диаграмм Венна

Трехкружная диаграмма Венна

Посмотреть трехкружную диаграмму Венна

5. Отображение целевых рынков и развитие фокуса

5-круговая диаграмма Венна

Вид 5-круговой диаграммы Венна

Шаблон трехкружной диаграммы Венна

Посмотреть шаблон диаграммы Венна с тремя кругами

6. Понимание бизнес-процессов

Диаграмма Венна

Посмотреть диаграмму Венна

7.Разработка тактических действий

Четырехсторонняя диаграмма Венна

Посмотреть четырехстороннюю схему Венна

Типы диаграмм Венна
Хотя круговые диаграммы являются наиболее распространенными, все чаще мы видим, что в диаграммах Венна используются и другие формы. Некоторые примеры диаграмм Венна:

1. Треугольная

Диаграмма Венна PPT

Просмотр диаграммы Венна PPT

2. 3D формы

Шаблон трехкружной диаграммы Венна

Посмотреть шаблон диаграммы Венна с тремя кругами

3.Примеры других фигур на диаграмме Венна

Слайд диаграммы Венна

Посмотреть слайд с диаграммой Венна

Цветок Венна Диаграмма

Просмотреть диаграмму Венна Цветка

Диаграммы Венна также могут быть созданы для более чем 3 фигур. Они имеют тенденцию становиться немного сложными, поэтому мы не рекомендуем использовать более трех фигур, но на всякий случай у нас есть несколько примеров диаграмм Венна, пожалуйста, обратитесь к нашей коллекции диаграмм Венна PowerPoint. Узнайте больше о том, как использовать шаблоны диаграмм Венна для ваших презентаций.

Желаю вам всего наилучшего в презентации и надеюсь, что вы нашли это содержание полезным при принятии решения, использовать ли диаграмму Венна для ваших слайдов.

Теперь вам не нужно искать в Интернете подходящие шаблоны. Загрузите наши шаблоны PowerPoint из PowerPoint. Смотри как?

О компании SlideUplift:

SlideUpLift — это онлайн-платформа, которая помогает профессионалам делать убедительные презентации, используя принципы науки о видении и повествования.Платформа содержит онлайн-библиотеку предварительно разработанных шаблонов презентаций, которые можно использовать в разных отраслях и функциях.

Ознакомьтесь с нашей библиотекой бесплатных шаблонов PowerPoint, которые еженедельно обновляются, чтобы удовлетворить потребности профессионалов в презентациях. Вы обнаружите простоту и легкость загрузки редактируемого шаблона, наполнения его своим контентом и создания презентаций мирового класса всего за несколько щелчков мышью.

Что такое диаграмма рабочего процесса: определение и 3+ примера

Визуализация может быть очень полезным инструментом для более глубокого понимания того, как работает ваш бизнес.Это помогает сделать ваши процессы более прозрачными, а также более простыми для понимания и анализа. Диаграмма рабочего процесса — один из самых популярных методов визуализации: ее легко проектировать, читать и понимать одновременно.

Что такое диаграмма рабочего процесса?

Диаграмма рабочего процесса — это визуальное представление бизнес-процесса (или рабочего процесса), обычно выполняемое с помощью блок-схемы. Он использует стандартные символы для описания точных шагов, необходимых для завершения процесса, а также для обозначения лиц, ответственных за каждый шаг.«Рабочий процесс», который мы знаем сегодня, можно проследить до двух американских инженеров-механиков, Генри Ганта и Фредерика Уилсона Тейлора. Оба были известны своим вкладом в развитие научного менеджмента. Сама по себе диаграмма рабочего процесса может быть чрезвычайно полезна при анализе. Наблюдая за тем, как работает бизнес с точки зрения сверху вниз, вы можете определить его потенциальные недостатки, слабые места и области, требующие улучшения. Кроме того, диаграмма рабочего процесса может быть чрезвычайно полезной для ваших сотрудников, поскольку она позволяет перепроверить, что нужно сделать, кто несет ответственность и т. Д.

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Его также можно использовать в сочетании с методологиями управления процессами, такими как Business Process Management (BPM) или Business Process Improvement ( БПИ). С помощью схемы рабочего процесса вы определяете слабые места и потенциальные улучшения. Используя правильную методологию, вы разовьете потенциальные идеи о том, как улучшить.

Немного о Tallyfy

Хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к оставшейся части статьи!

Подобные инструменты и термины

Рабочие процессы, BPM, отображение, блок-схемы и т. Д. В отрасли существует множество модных словечек, поэтому то, что именно означает каждый термин, может быть немного запутанным. Вот чем диаграмма рабочего процесса отличается от аналогичных терминов:

Блок-схема — диаграмма рабочего процесса может быть в форме блок-схемы, но это не обязательно так. Он также может быть в виде диаграммы SIPOC, дорожки и т. Д.

Отображение бизнес-процессов — диаграмма рабочего процесса представляет собой графическое изображение одного процесса.С другой стороны, отображение бизнес-процессов находится на гораздо более высоком уровне. Это может означать отображение различных типов процессов, данных, систем, а также задействованных сотрудников.

Моделирование бизнес-процессов — хотя это и связано с использованием диаграмм рабочих процессов, это не совсем то же самое. В то время как диаграмма представляет собой просто визуализацию процесса, моделирование означает принятие диаграммы процесса как есть (например, как процесс сейчас), поиск потенциальных улучшений и создание будущего (каким должен быть процесс). в будущем).

Схема рабочего процесса Сценарии и примеры

Изначально рабочие процессы использовались специально для производства. Однако сегодня его можно применить практически в любой отрасли, если в нем есть повторяющиеся процессы.

Как правило, он используется для трех целей…

  1. Анализ и улучшение процессов — Благодаря визуализации вы получаете гораздо больше понимания того, как работает определенный бизнес-процесс. Затем эту информацию можно использовать для поиска потенциальных слабых мест или улучшений.
  2. Технологическая инструкция — Многие ноу-хау в вашей компании основаны на знаниях племен. Это означает, что если ключевой сотрудник покидает организацию, остальные могут запутаться в том, как выполнять конкретный процесс. Однако, если вы визуализировали это, они могут просто проконсультироваться с документом.
  3. Отслеживание и управление — Программное обеспечение рабочего процесса, помимо помощи в отображении процессов, можно использовать для отслеживания процесса в режиме реального времени. Это означает, что вы можете видеть, кто за что отвечает, каков крайний срок, есть ли задержки и т. Д.

Как вы уже догадались, все это может быть выгодно любой организации, ведь сложно найти компанию, у которой нет процессов.

Примеры реальных рабочих процессов

Как мы уже упоминали, вы можете использовать рабочие процессы для любой отрасли или процесса. Тем не менее, вот несколько примеров рабочего процесса для конкретной отрасли…

Электронная коммерция — Наиболее частым использованием здесь является отслеживание заказа.

  1. Заказчик размещает заказ.
  2. Сделка подтверждена, деньги получены.
  3. Ответственный сотрудник забирает товар и отправляет его партнеру по выполнению
  4. Товар отправлен клиенту

Контент-маркетинг — В большинстве случаев контент-маркетинг может быть беспокойным. Он предполагает сотрудничество между писателем, дизайнером, маркетологом и, возможно, несколькими другими сотрудниками.

  1. Писатель создает черновик статьи и отправляет его редактору.
  2. Редактор либо утверждает статью и передает ее дизайнеру, либо отправляет ее обратно автору с инструкциями по исправлению.
  3. Редактор в соответствии с писателем. инструкции, создает соответствующие визуальные активы.Отправляет его маркетологу для настройки
  4. Маркетолог загружает статью на WordPress или CMS, оптимизирует ее для поиска, делится ею с влиятельными лицами и т. Д.

Хотите начать использовать рабочие процессы для управления вашим контентом, но не уверены когда начать? Прочтите наше руководство по рабочим процессам контент-маркетинга

Адаптация сотрудников — Важно, чтобы ваш новый сотрудник начал работу правильно. Структурирование и оптимизация процесса значительно упрощают эту задачу.

  1. HR отправляет все документы сотруднику
  2. Сотрудник отправляет обратно заполненные документы
  3. HR передает их руководству компании на подпись и утверждение
  4. Офис-менеджер обеспечивает соответствие рабочего места и программного обеспечения компании оба готовы к работе с новым сотрудником
  5. После появления нового сотрудника начинается «ориентация сотрудников».

Как создать диаграмму рабочего процесса

Символы и инструменты

Прежде чем вы сможете создать диаграмму рабочего процесса, вы должны иметь базовое понимание того, как работают символы.Однако символы различаются. Существует множество способов документирования рабочих процессов, некоторые из которых сложно выучить и запомнить (например, BPMN). Вот простая шпаргалка, которая поможет начать работу…

Хотя список, который мы упомянули выше, не является исчерпывающим (в зависимости от сценария использования может быть много разных символов), это простой способ начать. Затем, когда у вас есть символы, вам нужно будет выбрать правильный инструмент.

Ручка и бумага — самый простой (и самый простой) вариант.Просто возьмите ручку и бумагу и нарисуйте процесс либо по памяти, либо проконсультировавшись с руководителем процесса.

Программное обеспечение для построения диаграмм — программное обеспечение, специально предназначенное для построения графиков. Поскольку вы, вероятно, все равно будете хранить диаграммы в Интернете, это избавляет от лишнего шага сканирования.

Программное обеспечение для управления рабочим процессом — примерно то же самое, что и программное обеспечение для блок-схем, но с несколькими значительными преимуществами. Программное обеспечение, помимо визуализации, позволяет отслеживать рабочий процесс в режиме онлайн, автоматизировать определенные шаги, выявлять узкие места с помощью аналитики и т. Д.

5 шагов к созданию диаграммы рабочего процесса

Теперь, когда вы знаете, как работают технические детали, вот как создать диаграмму, которая будет одновременно удобочитаемой и полезной.

Шаг №1: Выберите процесс для построения графика

Прежде всего, вам нужно определить, какова цель диаграммы. то есть это для адаптации? анализ и улучшение процесса? В зависимости от того, что вы собираетесь делать, вам нужно будет включать разные типы информации. Например, для анализа вам нужно будет более конкретно описывать этапы процесса, упоминая такую ​​информацию, как ввод ресурсов, вывод и т. Д.При адаптации вам просто нужно упомянуть роли, обязанности и точные задачи.

Вам также следует подумать, кто будет видеть рабочий процесс. Если это клиент, не следует упоминать слишком конфиденциальную информацию о компании. Наконец, убедитесь, что рабочий процесс четко определен — где он начинается и где заканчивается. Это гарантирует, что вы не переусердствуете и наметите точный процесс, с которым хотите работать.

Шаг № 2: Сбор информации

Какой бы ни была ваша роль в организации, скорее всего, вы не знаете всего, что нужно знать о каждом процессе.

Проконсультируйтесь с нужными людьми и узнайте как можно больше. Задавайте вопросы, например…

  1. Кто за какие действия или задачи отвечает?
  2. Каковы сроки процесса?
  3. Возможны ли отклонения?
  4. Какие задачи задействованы на каждом этапе процесса?
  5. Есть ли задержки в процессе? Возможные улучшения? Узкие места?
Шаг № 3: Разработка рабочего процесса

Теперь, когда у вас есть хорошее представление о том, как работает процесс, вы, наконец, можете его спроектировать.Используйте полученную информацию, чтобы наконец визуализировать процесс как есть.

Если вы используете схему рабочего процесса для адаптации или инструкции по процессу, все готово. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что все нужные сотрудники имеют доступ к графику. Если вместо этого вы собираетесь анализировать или улучшать процесс, переходите к следующему шагу.

Шаг №4: Анализ и улучшения

Теперь, когда вы уже визуализировали процесс, вы, вероятно, уже знаете кое-что, что можно улучшить.Если сейчас вы можете задать себе несколько вопросов…

  • Есть ли какие-либо этапы процесса, которые отстают? Узкие места? Задачи, отнимающие больше времени, чем следовало бы?
  • Какие действия являются наиболее важными для успеха процесса? Как они влияют на конечный продукт? Можете ли вы сделать их более эффективными за счет автоматизации? Вырезание ступенек? Менять вещи?
  • Некоторые шаги более опасны, чем они должны быть? Пропущенные сроки?
  • Можете ли вы определить процессы, которые стоят дороже, чем они должны быть разумно?
Шаг № 5: Создание будущего процесса

После того, как вы определились с улучшениями, вы захотите отразить это на диаграмме рабочего процесса.Хотя вы можете просто приступить к выполнению этой задачи, гораздо эффективнее иметь что-то, что можно показать своим сотрудникам.

Таким образом, они с гораздо большей вероятностью будут придерживаться нового метода, чем возвращаться к старому, когда вы не смотрите. Или, если вы используете программное обеспечение для управления рабочими процессами, все, что вам нужно сделать, это внести изменения в шаблон процесса, чтобы гарантировать, что каждый раз, когда сотрудники запускают процесс, это будет последняя версия.

Типы диаграмм рабочих процессов

Существует несколько различных способов создания диаграмм рабочих процессов, из которых 4 являются наиболее популярными.

Блок-схема процесса — самый простой (и наиболее понятный) тип — все, что вам нужно сделать, это отобразить процесс в хронологическом порядке (что следует за чем).

BPMN — очень специфический способ создания блок-схем. Разница в том, что BPMN использует стандартизированные символы и элементы, что упрощает понимание диаграммы другими людьми или компаниями.

Swimlane — работает примерно так же, как обычная блок-схема.Единственное отличие состоит в том, что процесс разделен на разные отделы.

SIPOC — аббревиатура от поставщиков, входов, процессов, выходов, клиентов. В отличие от блок-схемы, SIPOC не имеет никакого отношения к порядку шагов в процессе. Скорее, он фокусируется на анализе наиболее важных аспектов рабочего процесса.

Автоматизация рабочих процессов с помощью программного обеспечения

Хотя документирование рабочих процессов полезно, автоматизация их еще лучше.

Программное обеспечение для управления рабочими процессами помогает направлять задачи между разными сотрудниками, устраняя необходимость в хаосе электронных писем.

На стороне сотрудника вы получаете панель задач и дел.

Как менеджер, с другой стороны, у вас есть вид сверху вниз на все ваши рабочие процессы, а также на сроки, узкие места и т. Д.

И что самое лучшее? Это бесплатно для 5 пользователей. Попробуйте Tallyfy и посмотрите, как это программное обеспечение повышает эффективность из первых рук.

Не знаете, как использовать программное обеспечение для рабочего процесса? Мы подготовили для вас подробное руководство! С другой стороны, если вы застряли между выбором разных поставщиков, узнайте, как выбрать правильную систему управления рабочим процессом.

Как создать отличную диаграмму рабочего процесса — и зачем она вам нужна

Этот пост был первоначально опубликован 12 марта 2019 г. и последний раз обновлялся 26 июля 2020 г.

Схема рабочего процесса — это пошаговое линейное представление бизнес-процесса от начала до конца. Он показывает, как отдельные задачи, действия или ресурсы передаются между разными людьми или группами. Он также показывает, что нужно сделать, чтобы эта задача была завершена.

Задачи обычно представлены в виде прямоугольников и ромбов, хотя также можно использовать изображения или изображения из реальной жизни.Каждая фигура или изображение затем соединяются с другой стрелкой, которая показывает, как эти задачи связаны друг с другом и как каждая задача должна выполняться.

Диаграммы рабочего процесса

также дают общий обзор бизнес-процесса, что означает, что они часто используются в качестве трамплина для других более детализированных диаграмм процессов, таких как диаграммы потоков данных, блок-схемы и т. Д.

Для чего полезны диаграммы рабочего процесса?

Чтобы создать диаграмму рабочего процесса, вам сначала нужно провести анализ рабочего процесса.По сути, это глубокое погружение в текущий способ выполнения задач вашей командой или организацией, включая порядок, в котором выполняется работа, и обязанности различных сотрудников.

Собранные данные помогут вам составить исходную схему рабочего процесса. Независимо от того, является ли ваша цель стандартизовать определенные процессы, определить критически важные для проекта задания или выявить слабые места и узкие места, визуализация рабочего процесса поможет расширить контекст ваших планов.

Quick визуальные эффекты также помогают каждому члену команды понять не только то, что они делают, но и то, как они с первого взгляда вписываются в более широкий бизнес-процесс, повышая уровень сплоченности и сотрудничества между отделами.

Диаграмма рабочего процесса и диаграмма потока данных и диаграмма

Диаграммы рабочих процессов, диаграммы потоков данных и блок-схемы включают в себя различные формы и стрелки. И все они требуют, чтобы читатель прошел по ним слева направо и / или сверху вниз. Но все они делают разные вещи.

Блок-схема проведет вас через серию действий, вещей или вариантов выбора, необходимых для принятия сложного решения. Идея состоит в том, чтобы привести вас к правильному окончательному ответу, разбив большую проблему на более мелкие, управляемые части.

Диаграмма потока данных (или для краткости DFD) показывает, как процессы проходят через систему, с учетом того, откуда они берутся, по какому маршруту они проходят, где они заканчиваются, и сам процесс.

И диаграмма рабочего процесса — это тип блок-схемы, которая изображает перемещение задач или действий от одного человека или группы к другому.

Если вы хотите узнать больше о блок-схемах, ознакомьтесь с нашим Руководством по блок-схемам.

Когда вы должны его использовать?

Рабочие процессы зародились в обрабатывающей промышленности примерно в конце 1880-х годов, когда рабочая сила переживала трансформацию: профессионал в области научного менеджмента Фредерик Уинслоу Тейлор вместе с консультантом по менеджменту Генри Ганттом (отцом диаграммы Ганта) возглавили движение к организации труда и разработке. способы улучшить управление качеством с помощью ряда процессов, одним из которых была диаграмма рабочего процесса.

Этот простой инструмент вместе с другими методами улучшения процессов (включая «Шесть сигм») помог организациям улучшить процессы и сохранить конкурентоспособность на растущем рынке.

Однако это не означает, что рабочие процессы предназначены только для производства. Теперь организации всех видов применяют его, чтобы дать им четкое представление о процессах в их бизнесе. Вот четыре примера, но их можно использовать для отслеживания и улучшения любого процесса в любой отрасли.

Например:

  • Электронная коммерция — Диаграмма рабочего процесса может показывать шаги, предпринимаемые клиентом на пути к покупке, включая предпродажные и послепродажные решения, отправку заказа, отгрузку и доставку.
  • Образование — Схема рабочего процесса может показать этапы, через которые проходит студент при выборе университета, от дней открытых дверей до онлайн-регистрации и т. Д.
  • Медицина — Схема рабочего процесса может показать этапы, через которые проходит пациент во время обследования, от бронирования до прибытия в больницу и получения результатов.
  • Разработчик приложения — Схема рабочего процесса может показывать этапы, через которые проходит приложение, от мозгового штурма и планирования до разработки каркаса, проектирования, программирования, запуска и постоянного исправления ошибок.

Что означают символы и фигуры?

Хотя стандартные формы диаграмм рабочего процесса обычно используются и легко понимаются, вы также можете использовать изображения или другие символы.

Овал: Обозначает начало и конец процесса. Вы найдете их по краям диаграммы.

Прямоугольник: Здесь вы помещаете инструкции или действия.

Алмазы: Означают решения. Как и в блок-схеме, они содержат вопрос, который приводит к ответу «да» или «нет», который вы должны выбрать, чтобы продолжить.

Стрелки: Соединяют фигуры. Следуйте стрелкам к следующему шагу.

Круг: Круги используются как соединители; они используются, когда читателю необходимо перейти от одного раздела к другому, минуя другие этапы. Они связаны стрелками.

Основные компоненты схемы рабочего процесса

Каждая фигура и стрелка представляют собой сцену. И каждому из этих этапов может быть присвоен один из этих трех статусов.

Ввод

Это относится к чему-то, что влияет на следующий шаг.Это может относиться к действию, оборудованию, решению, некоторой информации или капиталу.

Например, если вы работали в маркетинговом агентстве, одним из входных данных может быть «создать дизайн логотипа». Если вы используете фигуры, поместите их в прямоугольник. Если следующим этапом будет «добавить слова к логотипу», то следующим вводом будет «команда копирования, создание слогана». Эти задачи были бы связаны стрелкой.

Преобразование

Это относится к изменениям, через которые входы проходят, чтобы достичь выхода.Это может относиться к изменению физических характеристик (например: дизайн преобразуется в цифровое приложение), изменению местоположения (например, покупатель переходит с улицы в магазин) или смене владельца или цели.

Выход

Это готовый продукт; это то, что происходит после трансформации.

Различные типы диаграмм рабочего процесса

Существует несколько различных типов диаграмм рабочего процесса. Вот краткий обзор самых популярных стилей.

Технологическая схема

Это самый простой тип схемы технологического процесса. Просто запишите процесс рабочего процесса в хронологическом порядке. И вуаля!

Схема плавательных дорожек

Эта диаграмма рабочего процесса разделяет два или более потока внутри организации, сохраняя при этом ощущение взаимосвязанности. Он предлагает широкий обзор различных процессов и подчеркивает их взаимодействие, включая положительные стороны и недостатки.

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

В этой диаграмме бизнес-процесса используются стандартные символы, чтобы облегчить понимание всем — будь то технические пользователи или бизнес-пользователи.

Поставщики Входы Процессы Выходы Клиенты (SIPOC)

Данная версия представляет собой диаграмму дорожек, в которой анализируются различные аспекты рабочего процесса и выделяются уровни их важности. В отличие от традиционных рабочих процессов, упор делается не на порядке шагов. Вместо этого он показывает, кто создает и получает данные.

Как создать диаграмму рабочего процесса

Хорошо, готовы создать собственную схему рабочего процесса? Давайте начнем.

1.Выберите свой процесс

Во-первых, вам нужно решить, какой процесс вы собираетесь отслеживать и, что наиболее важно, почему. Что вы надеетесь открыть? Это проинформирует вас о выборе типа диаграммы. Также важно помнить, кто будет видеть и использовать эту диаграмму. Если это увидят нетехнические люди, вы можете создать диаграмму BPMN, чтобы все понимали, что означают символы.

Также важно различать, отражает ли ваш рабочий процесс процесс в его нынешнем виде или будущее, которое вы надеетесь реализовать.

2. Определите начальную и конечную точки

Что бы ни случилось между ними, зависит от вас, но убедитесь, что у вас есть четкая начальная точка и конечная цель.

3. Соберите информацию

Здесь вы общаетесь с разными людьми и отделами и собираете информацию, чтобы ваш рабочий процесс был максимально точным. Обозначьте, какие действия задействованы на каждом этапе, и отметьте, кто отвечает за эти решения или задачи.

Вы также должны отметить сроки процесса, отклонения, потенциальные узкие места и потенциальные улучшения.

4. Устранение неэффективности.

Затем взгляните на свои задачи и разделите их на «обязательные», «полезные», «полезные» и «ненужные». Это поможет вам оптимизировать процесс и назначить работу соответствующим людям.

Чтобы помочь вам распределить задачи по категориям, вернитесь к своей общей цели и общей цели компании. Способствует ли достижению этой цели конкретная задача? Если это не так, подумайте о том, чтобы поместить его в стопку «ненужных».

5.Разработка рабочего процесса

Пришло время превратить все эти данные в прекрасные визуальные эффекты. Независимо от того, используете ли вы ручку и бумагу или инструмент для построения диаграмм, решать вам. Но какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что им легко делиться, редактировать и просто использовать.

6. Проанализируйте свои результаты

Есть ли узкие места? Некоторые процессы занимают слишком много времени или некоторые этапы стоят дороже, чем следовало бы? Можете ли вы повысить эффективность за счет автоматизации? Это все важные вопросы, которые стоит рассмотреть.

Заключительные мысли

После того, как вы изменили схему рабочего процесса и настроили процессы, просмотрите свои задачи и, при необходимости, повторите процесс еще раз через несколько месяцев (или лет), чтобы постоянно улучшаться по мере продвижения. Обязательно поделитесь своими диаграммами со своей командой и попросите их поделиться идеями и предложениями, чтобы сделать каждую итерацию вашего рабочего процесса максимально эффективной. Чтобы упростить задачу, попробуйте использовать облачный инструмент для построения диаграмм, с которым может работать вся ваша команда одновременно.Чем больше глаз будет смотреть на ваши диаграммы, тем больше у вас шансов создать безупречный процесс.

Похожие записи

Вам будет интересно

Слоганы салона красоты – Слоганы для салона красоты и парикмахерской

Кто покупает в интернете: развеиваем мифы о гендерных различиях в онлайн продажах

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко