В чем заключается работа отдела кадров – : , ,

Содержание

что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  • Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  • Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  • Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  • Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
  • Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
  • Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  • Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  • Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  • выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  • ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  • оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
  • иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  • Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
  • Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

  • выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  • собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
  • консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

  • Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  • Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

« » _________ 201_ г.

 

  • Папка корпоративных приказов.
  • Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  • Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  • Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  • Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  • Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  • Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
  • Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  • Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
  • Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

  • Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  • Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
  • Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
  • Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич

Независимый HR-эксперт

hr-portal.ru

в чем состоит и кто ей занимается

Работа с кадрами является основной составляющей деятельности любого предприятия. Узнайте, что входит в кадровую деятельность и как наладить работу с персоналом в своей компании.

Вы узнаете:

  • Что такое кадровая работа.
  • Кто должен заниматься работой с кадрами на предприятии.
  • Какие документы регламентируют работу с кадрами.

На протяжении многих лет кадровая работа в России зависела от таких факторов, как влияние государственных органов и национальная идеология. Поэтому целый ряд процессов проходил вне непосредственного участия руководителя кадровой службы предприятия. Сегодня кадровая деятельность и управление персоналом являются основой эффективного использования трудовых ресурсов – главного источника процветания компании.

Что включает в себя кадровая работа

Кадровая работа – это совокупность способов воздействия на работников для повышения их эффективности и достижения задач, поставленных компанией.

Главной целью кадровой работы является развитие кадрового потенциала фирмы, создание эффективной и производительной команды, достижение наилучших результатов деятельности компании. Для обеспечения максимально эффективной деятельности организации персонал должен отвечать ряду требований в области компетентности, надежности и работоспособности.

Работа с персоналом включает в себя:

  1. Кадровое планирование.
  2. Подбор кадров в соответствии с потребностями фирмы.
  3. Распределение работников предприятия по отделам и должностям.
  4. Создание кадрового резерва компании.
  5. Обеспечение повседневной работы сотрудников компании.
  6. Оценка персонала, как каждого работника в отдельности, так и целого отдела или департамента в общем.
  7. Мотивационные и стимулирующие меры руководства.
  8. Мероприятия, направленные на обучение и профессиональное развитие работников.

Кто ответственный за кадровую работу

Управлением персоналом в большинстве организаций занимается отдел кадров. Это не только функциональная единица фирмы, но и ее лицо: именно с этого отдела будущий работник начинает знакомство с предприятием.

Функции отдела кадров

  1. Анализ существующей ситуации на предприятии, определение потребности в кадрах, подбор работников.
  2. Анализ текучести персонала. Если уровень текучести выше норматива, необходимо разработать методы борьбы с этой проблемой. Например, ввести накопительную систему льгот, использовать собственную пенсионную программу и т. д.
  3. Разработка и внедрение систем мотивации труда работников.
  4. Разработка штатного расписания.
  5. Оформление личных дел, при необходимости выдача сотрудникам справок.
  6. Работа с трудовыми книжками работников – прием, заполнение, хранение, выдача.
  7. Учет отпусков и рабочего времени в соответствии с трудовым законодательством.
  8. Проведение тестирования и аттестации сотрудников.
  9. Разработка планов обучения и повышения квалификации работников компании.
  10. Создание кадровых технологий.

Недорогие игры для сотрудников, которые поднимут их производительность

Если стандартная мотивация уже не работает, а денег на дорогую геймификацию нет, не отчаивайтесь. Ваши коллеги нашли решение проблемы. Предлагаем ознакомиться с идеями, которые подняли производительность сотрудников, в статье электронного журнала «Генеральный Директор».

Сохранить идеи для игр

Какие процессы входят в кадровую работу

Работу по управлению кадрами можно условно разделить на несколько пунктов.

  1. Кадровое делопроизводство. Сюда входит весь документооборот, касающийся перемещения работников:
    1. прием, увольнение, перевод на другую должность;
    2. оформление командировок;
    3. оформление отпусков;
    4. регистрация больничных;
    5. ведение учета сотрудников.
  2. Аналитика. Анализируются критерии эффективности сотрудников, на основе этих данных формируется отчетность и выносятся рекомендации по дальнейшей кадровой работе.
  3. Обучение персонала. Оно может быть:
    1. плановое, которое можно проводить без отрыва от производства;
    2. в формате тренингов;
    3. в виде курсов или повышения квалификации в профильных учебных учреждениях.
  4. Обеспечение компании кадрами с соответствующим опытом и квалификацией.
  5. Формирование кадровой политики – главный пункт работы с кадрами. Политика формируется специалистами отдела кадров, руководителем компании, линейными менеджерами.

В каждом компании эти пункты и направления могут расширяться в зависимости от специфики работы фирмы.

План по кадровой работе

Главным документом системы кадрового менеджмента является план по работе с персоналом. Чаще всего в компании есть два плана – оперативный и стратегический. Рассмотрим их подробнее.

Оперативный план

В оперативном плане содержатся идеи по текущей работа с кадрами. Документ составляется на отдельные периоды, от месяца до года, в зависимости от краткосрочных и среднесрочных целей компании. План составляется с упором на определенном процессе либо по конкретному направлению работы с кадрами.

К примеру, в оперативный план может входить планирование:

  • потребности компании в специалистах с определенной квалификацией;
  • обучения персонала;
  • сокращения сотрудников компании на заданный промежуток времени;
  • формирования кадрового резерва;
  • затрат на подбор и содержание персонала.

Стратегический план

Стратегический план составляется на пять лет и более и формирует кадровую политику. Содержание документа тесно связано с общим стратегическим планом развития компании.

Планы могут (и даже должны) меняться в контексте влияния внешних и внутренних факторов. Например, поводом для корректировки плана может стать смена владельца фирмы или обвал национальной экономики.

Документы, регламентирующие работу с кадрами

Регламентирующие документы создаются по мере роста и развития компании. В небольших компаниях, где работает около 20 сотрудников, такие документы не обязательны – достаточно периодически проводить общее собрание. В крупных компаниях регламенты обязательны, они позволяют систематизировать и оптимизировать кадровую работу.

В основе кадровой работы лежат следующие регламентирующие документы:

  1. Положение о работе с персоналом. Документ закрепляет за каждым подразделением определенный набор функций, определяет ответственность каждого участника и регулирует взаимоотношения между отделами.
  2. Правила трудового распорядка. Локальный документ, разрабатываемый для определенных целей:
    1. поддержание на высоком уровне трудовой дисциплины;
    2. организация трудового процесса;
    3. оптимальное распределение рабочего времени;
    4. гарантия качества труда.
  3. Должностная инструкция. Документ, регламентирующий трудовую деятельность сотрудника. В него включены следующие пункты:
    1. список должностных обязанностей;
    2. область ответственности;
    3. порядок взаимоотношений сотрудников с определенными подразделениями;
    4. правила замещения отсутствующего сотрудника.
  4. Штатное расписание. В документ включаются данные о численности персонала, прописываются оклады, премии, бонусы.
  5. Положение о формировании кадрового резерва. Документ используется в крупных организациях, где стратегические планы требуют развития кадрового резерва. В него могут быть включены кандидаты и из внутренних ресурсов, и из внешнего рынка.
  6. Положение об этапах адаптации. Документ определяет систему профессиональной, психологической и социальной адаптации персонала на предприятии. Эффективная адаптация позволяет уменьшить текучесть кадров и увеличить качество работы начинающих сотрудников.
  7. Положение по подбору и отбору персонала. Документ, закрепляющий алгоритм подбора и отбора работников компании. На выполнение каждой операции устанавливается конкретный срок, между участниками подбора кадров распределяется ответственность.

Кроме этого, в каждой компании могут существовать собственные локальные документы, определяющие алгоритм в заданном направл

www.gd.ru

Как устроена кадровая служба организации

Кадровая служба (КС) организации – структурное объединение, выполняющее обязанности по контролю над персоналом. Первоначальная задача – оптимизация процесса труда.

Отдел кадров

Уровень компетентности КС и пределы полномочий разделяют так:

  • Полная подчиненность административному управляющему (все координирующие схемы находятся в единой подсистеме).
  • Прямое подчинение директору предприятия.
  • Имеет статус второй ступени в вертикали после руководителя.
  • В управление предприятием включена КС.

Организационная схема службы зависит от:

  • деятельности;
  • количества работников по штату;
  • уровня управленческого потенциала КС.

Организационная структура отдела персонала

  • Быстрое реагирование на изменения, дополнения.
  • Оптимизация функций сотрудников с передачей прямого контроля нижнему управленческому звену.
  • Распределение, закрепление назначений внутри организации.
  • Регулирование рационального количества работников, находящихся в подчинении у управленца.
  • Соблюдение прав, обязанностей работников.
  • Четкое распределение организационных полномочий.
  • Минимизация трат управленческой структуры.

Это неполный список. На схему работы влияют группы факторов:

  • Особенности устройства организации.
  • Технологии, вид производства.
  • Стиль корпоративной этики.
  • Разработка или следование эффективным существующим схемам.

На проектирование организационного устройства службы может влиять один или несколько факторов. За исходные данные берут показатели:

  • Количество ступеней руководства.
  • Штат.
  • Тип управления.

Структура отдела кадров объединяет два уровня – функциональный и линейный. Первый тип управления отображает разделение между руководящим составом предприятия и другими звеньями. Для его построения, закрепления технологической последовательности производства за каждым руководителем (или уполномоченным лицом) применяют принцип матрицы.

Работа кадровиков

Должностные обязанности этих специалистов сформулированы в ТК РФ.

Основное внимание уделяют эффективному управлению штатными ресурсами:

Эти функции требуют регулярных внутренних нововведений, подготовки специалистов для службы, разработки программ, тренингов.

Действия обусловлены необходимостью качественного выполнения ряда функциональных задач:

  • Установление квалификационного уровня в соответствии с текущими экономическими требованиями.
  • Контроль увеличения трат на рабочий процесс.
  • Формирование корпоративной политики с учетом установленного многонационального сочетания сотрудников.
  • Отдел по персоналу занимается урегулированием рабочих отношений по с ТК РФ.
  • Внедрение удаленного доступа к ресурсам организации.

Условно выделяют два функциональных направления КС:

  1. Контроль отношений в коллективе.
  2. Документальное фиксирование трудового договора.

Первый пункт означает:

  • Штатное планирование.
  • Укомплектование персонала предприятия.
  • Оценка соответствия занимаемой должности.
  • Обучение, карьерный рост работников.
  • Система поощрения в социальной сфере.
  • Соблюдение безопасных условий работы.

Условия трудового соглашения должны быть зафиксированы в документах отдела персонала:

  • Распоряжения, приказы.
  • Заполнение установленных учетных информационных форм.
  • Оформление и ведение трудовой документации.
  • Формирование личного дела.
  • Консультационные услуги.
  • Расчет графика рабочего времени.
  • Выдача документов для выплат (льготы, пособия).

Функциональный ряд КС требует качественного подбора ее сотрудников.

Организация работы кадрового отдела

Количество специалистов для КС обосновано рациональным разграничением и стабилизацией трудового процесса каждого отдельного предприятия. Для этого используют «Квалификационный справочник», в котором обозначены должности:

  • управленческий состав;
  • специалисты;
  • технические исполнители.

По каждой есть характеристика, включающая предписания:

  • круг обязанностей;
  • специальные знания;
  • квалификационные требования.

Организация работы отдела кадров происходит в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных задач. Каждый сотрудник должен обладать знаниями и навыками:

  • Полное владение информацией о специфике предприятия.
  • Управленческие и лидерские качества.
  • Обучаемость.
  • Владение основами финансового формирования.
  • Дипломатические навыки.

КС организаций предоставляют следующие вакансии:

  1. Руководитель службы управления персоналом.
  2. Менеджер:
    • по кадровой работе;
    • социальным льготам;
    • компенсациям;
  3. Специалист:
    • по работе с соискателями;
    • обучению;
    • трудоустройству;
    • кадрового делопроизводства.

Наличие должностей определяется спецификой предприятия и функциональными задачами службы персонала.

ktovdele.ru

Задачи и функции отдела кадров на предприятии

В этом материале рассмотрим все нюансы работы и список обязательных документов кадрового отдела.

Вы узнаете:
  • Зачем нужен кадровый отдел компании.
  • Какие функции выполняет отдел кадров предприятия.
  • Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров.
  • В чем заключаются основные отличия отдела кадров от HR-отдела.
  • Какова структура кадрового отдела.

Кадровый отдел на предприятии

Отдел кадров – это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства: оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Сотрудники этого отдела являются посредниками между работодателем и сотрудниками, они обеспечивают должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Отдел кадров является ключевым звеном в общей системе любой компании, так как именно кадровики влияют на то, кто и на каких основаниях работает в фирме.

Есть теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник, это как раз данное подразделение.

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом. Но обязанности отдела кадров не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т.п.

Обязанности персонала отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор новых сотрудников, составление резервной базы и постоянная работа с коллективом.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами.

Цель отдела кадров – это способствование достижению целей организации путем обеспечения необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

В зоне обязанностей отдела кадров в рамках управляющей компании находятся функции:

  • Организационная. Выражается в организации трудового процесса, осуществлении найма и вовлечении в работу нового персонала. Специалисты также занимаются ведением внутренней документации, которая связана с трудовыми отношениями.
  • Процессуальная. Подразумевает под собой практическое ведение делопроизводства, согласно правилам законодательства, и реализацию установленных нормативов в целях предотвращения привлечения организации к ответственности.
  • Связующая. Обеспечивает взаимосвязь остальных структурных участков между собой, а также обеспечивает поиск и отбор сотрудников в фирму.

Данные функции являются основными и относятся к большей части кадровых отделов. Помимо них кадровые отделы могут выполнять также и дополнительные функции:

  • Инновационная. Внедрение в принципы работы отдела кадров новых методик и инструментов, которые качественно улучшат политику кадров и документооборот компании.
  • Социальная. В современных условиях работа кадровых работников заключается не только в реализации нормативов для проформы. Необходимо действовать во всех сферах и зонах ответственности, а именно: управление персоналом, реализация и поддержание благоприятного психологического микроклимата, подъем мотивации сотрудников для продуктивной работы.

Рассмотрим частные примеры должностных обязанностей отдела кадров и его сотрудников:

  • Выявление потребностей организации в новых сотрудниках. Основываясь на запросах других структурных подразделений, отдел кадров принимает решение о необходимости и финансовой возможности найма рабочей силы в компанию.
  • Поиск необходимых кадров и прием их в штат. Кадровики проводят поиск сотрудников на определенные должности, осуществляют первичную проверку знаний потенциальных работников. На этой ступени важную роль играет взаимодействие с другими отделами, которые нуждаются в новых сотрудниках.
  • Ведение штатного расписания. Кадровый отдел поддерживает непрерывную работу предприятия посредством составления штатного расписания. Кадровик должен учитывать ситуации отсутствия работника на его рабочем месте (отпуск, больничный, увольнение и т.д.) и в соответствии с этим регулировать расписание.
  • Работа с трудовыми книжками. Одной из основных функций отдела является ведение, хранение, внесение записей, а также выдача трудовых книжек.
  • Оформление локальных правовых актов. Кадровая служба работает с внутренней документацией компании, предварительно получив одобрение вышестоящего руководства.
  • Повышение квалификации сотрудников. Выявление знаний сотрудников, а также обеспечение роста их профессиональной квалификации посредством прохождения специальных обучающих курсов.
  • Ведение воинского учета в организации. Согласно законодательству, на предприятии нужно организовывать обособленный стол воинского учета. Часто в организациях данные функции также возлагаются на кадровый отдел.
  • Ведение документооборота в кадровой сфере. При отсутствии отдела канцелярии, их непосредственные функции также могут выполняться кадровым отделом: предоставление сотрудникам справок и документов об их трудоустройстве, учет и архивирование приказов вышестоящего руководства.
  • Исследование кадровой политики и нынешней кадровой системы компании. Отдел кадров должен осуществлять выявление и сбор информации об эффективности работы наемных сотрудников, а также внесение предложений по оптимизации и повышению производительности.
  • Контроль дисциплины в компании. По согласованию с кадровым отделом сотрудникам выносятся взыскания и поощрения.
  • Исследование текучести персонала. Отбор инструментов для снижения ее уровня.
  • Ведение регистрации отпусков, создание графиков, утверждение и оформление отпусков согласно нормативно-правовым нормам.
  • Включение программ мотивации сотрудников.
  • Составление расписания штатов компании.
  • Ведение личных дел работников, предоставление сотрудникам справок и документов оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов
  • Осуществление аттестации сотрудников штата.
  • Осуществление профессиональной оценки работников, создание и подготовка программы карьерного роста.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров – правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также к задачам отдела относятся:

  • Осуществление выбора, приема и найма сотрудников нужной специализации и в необходимом количестве.
  • Формирование качественной структуры штата.
  • Создание и осуществление карьерных программ сотрудников.
  • Создание кадровых технологий.

Также отделу кадров необходимо осуществлять подачу данных работников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, налоговую и миграционную службы.

Метод оценки кадров, основанный на физиогномике

Как сотруднику отдела кадров по внешнему виду определить психотип кандидата на должность? 

В этом поможет метод оценки, основанный на физиогномике, о котором подробно рассказывает электронный журнал «Коммерческий директор» в статье по ссылке.

Узнать о методе оценки кадров

Структура отдела кадров

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. Практика показывает, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на 100 работников приблизительно. Если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации.

На небольших предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным. Распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе на условиях аутсорсинга.

Структура отдела кадров организации и количество кадровых специалистов определяется руководителем фирмы, который в своем решении опирается на количество сотрудников и специфику деятельности компании.

В фирмах, где количество человек составляет от 100 до 500, оптимальным вариантом будет 3-4 работника кадрового отдела.

В больших организациях, где объем кадровой наполненности начинается от 500 человек, отдел будет насчитывать от 7 до 10 специалистов.

Отличия отдела кадров от HR-отдела

Часто термин «кадровый отдел» и «HR» в сфере предпринимательства воспринимаются как равнозначные, но это мнение ошибочно. Главная цель кадрового отдела – это соблюдение нормативно-правовых норм законодательства. Тогда как отдел HRM (human resource management) осуществляет руководство сотрудниками, организует и контролирует трудовую деятельность штата. В жизни часто деятельность двух разных структур осуществляется одной системой. Однако профессиональный рост сотрудников посредством вебинаров, курсов и узкоспециализированных школ, нормализация микроклимата в коллективе не является прямой непосредственной обязанностью отдела кадров. А HR- работников нельзя обязать к знанию правой базы законодательства в области кадров. Их основной функцией является руководство сотрудниками, повышение качества их деятельности, а не документооборот.

Другие нюансы деятельности кадрового отдела

Один из нюансов мы уже выяснили в процессе изучения основных функций деятельности кадровых работников. Это взаимодействие с другими системами. Причем взаимодействие идет как с управленческо-административной частью штата, так и сотрудниками непосредственного производства. В процессе взаимодействия с другими подразделениями чаще всего отдел кадров контактирует с:

  • Руководителями других подразделений компании. На базе нормативных документов других руководителей осуществляется поиск и подбор штата сотрудников, а также прекращение действия трудовых отношений, посредством разрыва трудового договора. Также на основании документальных указаний проводятся дисциплинарные взыскания и поощрения.
  • Бухгалтерией. Подача бухгалтерии информации о составе и количестве работников, с указанием их должностных окладов и фиксированных премий. Помимо этого, кадровики опираются на бухгалтерские сведения в сфере подбора сотрудников, назначении заработной платы и премий.
  • Юридическим отделом. Различные правовые столкновения при увольнении или приеме в штат персонала, осуществляются кадровым отделом при правовой поддержке юристов, что обеспечивает качественное разрешение спорных ситуаций.

Руководитель отдела кадров отвечает за совершенствование и реализацию системы кадрового учета и кадровой документации. Управление отделом кадров должно осуществляться таким образом, чтобы всячески содействовать реализации задач, стоящих перед компанией, путем ее наполнения профессиональными кадрами и качественного использования данных сотрудников.

Руководителя отдела кадров можно назвать универсальным специалистом. Он должен не только безупречно знать трудовое законодательство и правила оформления кадровых документов, но и владеть вопросами управления персоналом, помогать руководителю организации принимать стратегические решения, касающиеся работы с кадрами.

Должностная инструкция отдела кадров включает следующие разделы:

  • Общее положение.
  • Должностные обязанности начальника отдела кадров.
  • Права начальника отдела кадров.
  • Ответственность начальника отдела кадров.

Контроль отдела кадров осуществляется в соответствии с уровнем сложности и объемом поставленных перед отделом задач. Каждый работник должен обладать специализированными знаниями и навыками. Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом это ведет к снижению эффективности работы всей компании.

Документы для отдела кадров

Список основных документов для отдела кадров:

  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Положение об оплате труда.
  • Трудовой договор.
  • Приказы по личному составу.
  • Штатное расписание.
  • График отпусков.
  • Личная карточка работника.
  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
  • Трудовая книжка.
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Журнал учета мероприятий по контролю.
  • Заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.

Отчеты отдела кадров

В круг функциональных обязанностей специалистов кадровых служб, как правило, включается обязанность заполнять и сдавать обязательную отчетность по кадрам организации. Отчетность по кадрам можно разделить на:

  • Внешнюю (обязательную) отчетность, установленную законодательством.
  • Внутреннюю отчетность, установленную приказом в рамках конкретного нанимателя.

В какие контролирующие организации и как часто нужно сдавать отчеты? Стандартный перечень таких отчетов следующий:

  • Если организация принимала на работу или увольняла иностранного работника – отчет в МВД (по мере необходимости).
  • Если трудоустроены военнообязанные граждане – в Военкомат (по мере необходимости).
  • Если планируется ликвидация организации или массовые сокращения – в Службу занятости.

Раз в месяц специалист отдела кадров предоставляет следующие отчеты:

  • В Службу занятости – о наличии свободных мест.
  • В ПФР – о застрахованных лицах.
  • В Росстат – данные и статистика по сотрудникам.

Вывод

Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Взвешенные решения сп

www.kom-dir.ru

Кадровая служба — Википедия

Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Кадровая служба (также отдел кадров предприятия) — совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами — руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия.

К кадровым службам относятся кадровые агентства, агентства поиска сотрудников, компании по повышению квалификации. Функции кадровых служб во многом схожи с отделами кадров на предприятиях, но в то же время несколько шире них.

Приём сотрудников[править | править код]

Для успешного развития бизнеса необходим квалифицированный персонал. Разработайте должностные инструкции, указав основные функции и характеристики для каждой позиции. Поиск и отбор квалифицированных кандидатов становится важнейшим элементом в практике управления персоналом. Убедитесь, что ваши практики приёма соответствуют законам.

Этапы приёма сотрудников кадровой службой предприятия
  • Заказ на поиск от линейного менеджера.
  • Получение детальной информации о позиции, требованиях к соискателю, сроках.
  • Поиск с использованием собственной базы, интернета, рекламы в СМИ, прямого поиска и услуг кадровых агентств.
  • Первоначальный отбор: собеседование по телефону, личное собеседование, оценка и тестирование соискателя, подготовка соискателя к собеседованию с линейным менеджером.
  • Проверка рекомендаций.
  • Составление предложения о работе, контроль выхода на работу[1].

Встреча персонала[править | править код]

Для ознакомления сотрудников с вопросами политики в области управления персоналом компании может быть «Справочник сотрудника». Этот справочник разъясняет ведение бизнеса и цели, которые ставятся перед персоналом компании. Ознакомившись с ним, сотрудники будут иметь четкое представление о бизнесе, ценностях организации и желаемых результатах.

Справочник сотрудника должен:

  • определять кадровые практики в соответствии со спецификой вашего бизнеса;
  • соответствовать современному трудовому законодательству;
  • улучшать моральное состояние сотрудников и снижать текучку кадров.

Дайте каждому работнику этот справочник, прочитайте его с ними и предоставьте работникам возможность задать вопросы. Попросите их расписаться в листе ознакомления с данным руководством, чтобы подтвердить, что они прочитали и поняли этот справочник.

Адаптация новых сотрудников[править | править код]

Про этот элемент при приеме на работу и обучении часто забывают. Многих будущих проблем трудовой деятельности и поведения можно избежать с помощью адаптации, которая включает в себя изучение офисных правил, процедур и практик. Кроме того, убедитесь, что каждый новый сотрудник получает «Справочник сотрудника» и после его прочтения имеет возможность задать вопросы по содержанию.

Поощрение сотрудников[править | править код]

Поощрение сотрудников включают в себя то, как работодатель мотивирует сотрудников для эффективной работы с помощью окладов, системы премирования и социального пакета. Важно развивать и совершенствовать базовую заработную плату (оклады) и стимулирующие выплаты. Изучите, что является отраслевым стандартом в той сфере, в которой функционирует бизнес.

Здоровье и безопасность[править | править код]

Обеспечение безопасности труда предотвращает несчастные случаи и травмы на работе. Кроме того, в последнее время выросло значение программ укрепление здоровья, способствующих здоровому образу жизни и безопасности на рабочем месте. Если компания не может оплатить полис ДМС, то может помочь сотрудниками приобрести корпоративные пакеты медицинских услуг. Здоровые сотрудники меньше отсутствуют и более эффективно работают. Кроме того, сверьтесь с законодательством, чтобы убедиться в том, что Вы соблюдаете юридические требования в вопросах охраны труда.

Равные возможности занятости[править | править код]

Ко всем членам вашей команды надо относиться одинаково во всех рабочих вопросах. Также надо помнить, что дискриминация по признакам возраста и пола является незаконной. Хотя многие из законов не слишком рьяно соблюдаются, руководство компании любого размера должны быть знакомы с законами и нормами трудового права, чтобы быть уверенными в том, что их деловая практика не является дискриминационной.

Отношения между сотрудниками[править | править код]

Общение между сотрудниками должно быть основано на взаимном уважении и взаимопомощи.

  • Марк А. Хьюзлид, Дэйв Ульрих, Брайан И. Беккер. Измерение результативности работы HR-департамента. Люди, стратегия и производительность = The HR Scorecard: Linking People, Strategy, and Performance. — М.: «Вильямс», 2007. — С. 304. — ISBN 1-57851-136-4.
  • Дэйв Ульрих. Эффективное управление персоналом: новая роль HR-менеджера в организации = Human Resource Champions: The Next Agenda for Adding Value and Delivering Results. — М.: «Вильямс», 2006. — С. 304. — ISBN 0-87584-719-6.

ru.wikipedia.org

Функции кадровой службы в организации 2019

Задать вопрос эксперту ClubTK