Прием сотрудников на работу пошаговая инструкция: Страница не найдена – Налоги и бухгалтерия

Содержание

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу — СКБ Контур

Проверка документов

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

  1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
  2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее. Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
  3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
  4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
  5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
  6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
  7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Знакомство продолжается

Вы проверили документы будущего коллеги, самое время раскрыть свои карты, т. е. представить все нормативные локальные акты, которые будут касаться его деятельности. Это позволит ему максимально полно оценить будущие условия работы, режимные моменты, систему оплаты труда.

В перечень нормативных локальных актов могут войти положение о премировании, положение о командировках, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка ― их количество определяет сам работодатель, исходя из своих потребностей. Закон здесь носит лишь рекомендательный характер. Единственное требование ― эти документы не должны ухудшать условия труда работника по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Важно, чтобы будущий работник обязательно документально подтвердил тот факт, что он с локальными актами ознакомился. Это может быть расписка или подпись в специальном журнале, за каждый акт отдельно или за все сразу ― на выбор работодателя. Главное, чтобы это было сделано до заключения трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Подписываем и заполняем

Следующий шаг ― познакомить работника с содержанием трудового договора. Помните, что трудовой договор ― это «соглашение», а значит, все его условия должны удовлетворять не только работодателя, но и работника. Нежелание идти навстречу будущему сотруднику может обернуться для компании потерей нужного специалиста.

Содержание документа регламентирует ст. 57 ТК РФ, она содержит минимальный перечень сведений о нанимающей стороне и о нанимаемом работнике, а также обязательные и дополнительные условия. Подробно о тонкостях составления трудового договора мы будем говорить в одном из следующих материалов. Здесь лишь напомним, что документ должен быть составлен в двух экземплярах. Непременно возьмите с работника расписку о получении его экземпляра на руки. И помните: от того, как составлен трудовой договор, во многом зависят ваши последующие отношения с работником.

Сразу после того, как трудовой договор подписан, оформите приказ о приеме на работу. Унифицированные образцы документов отменили в 2013 году, поэтому вы можете составить свою форму, главное, чтобы ее содержание соответствовало трудовому договору. В течение трех дней с момента выхода нового сотрудника на работу вы обязаны ознакомить его с приказом. Он со своей стороны должен оставить подпись, подтвердив, что все данные ему понятны и вопросов не вызывают.

Ведите кадровый учет в Контур-Персонале. Программа позволяет оформлять любые виды приказов, составлять трудовые договоры и личные карточки, рассчитывать занятые ставки и вакансии.

Узнать больше

Один из последних этапов ― запись в трудовую книжку. Она вносится в течение первых пяти дней фактической работы нового сотрудника. Если человек не приступил к своим обязанностям, не появился на своем месте, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор. Запись в трудовую ни о приеме, ни об увольнении делать в таком случае не нужно.

С этого момента вам остается только заполнить личную карточку работника. Придерживаться унифицированной формы тоже не обязательно, но работодатели редко придумывают оригинальные бланки. В личную карточку вносятся основные данные работника на основе представленных им документов: фамилия-имя-отчество, дата и место рождения, образование и полученная специальность и пр. 

Читайте также:

Прием работников на работу. Пошаговая инструкция по трудоустройству граждан

Прием на работу представляет собой определенные процедуры. Проведение собеседования, содержание трудового договора, необходимость медицинского осмотра — вот лишь некоторые из условий, с которыми нужно ознакомиться.

Прием работника на работу: пошаговая процедура

Оформлению приема на работу предшествовать могут некоторые этапы, которые предусмотрены законом. Это избрание на должность, это медицинское обследование это избрание по конкурсу и многое другое.

Что касается медицинского обследования работника при приеме на новую работу, то согласно Трудовому кодексу РФ ст. 69 обязательному предварительному осмотру медицинскому (иначе обследованию) при заключении любого трудового договора подлежат следующие лица.

  • это лица, которые еще не достигли возраста восемнадцати лет.
  • это иные лица в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом России.
  • это иные лица в случаях, которые предусмотрены также федеральными законами.

Для того чтобы отправить работника на медицинский осмотр ему необходимо выдать бланк письма-направления на обязательный медицинский осмотр. Кроме того, работодателю сообщаются и другие обязательные сведения.

Так, к примеру, согласно Трудовому кодексу РФ статья 64.1 граждане, которые замещали должности, перечень которых устанавливается уже нормативными правовыми актами России, после увольнения с любой государственной или же муниципальной службы в течение пары лет обязаны при заключении новых трудовых договоров сообщать своему новому работодателю сведения об их последнем месте службы.

При приеме на работу, сотрудник предъявляет ряд документов, которые просит работодатель. Эти документы работодатель внимательным образом рассматривает и принимает окончательное решение о приёме представленного работника на работу.

Шаги при оформлении работника на новое место работы

Шаг 1. Получение от потенциального работника заявления с просьбой о приеме на работу. Этот шаг не является для большинства организаций обязательным, потому как Трудовой кодекс совсем не предусматривает подачи работником данного заявления.

Впрочем, подача заявления обязательна, если работник поступает на государственную или же муниципальную службу. Если заявление с просьбой о приёме на работу определенным работником всё же было подано и принято работодателем, значит, его регистрируют у работодателя в установленном порядке.

Шаг 2. Ознакомление работника со всеми локальными нормативными актами. В соответствии со ТК РФ ст. 68 при приеме на новое место работы работодатель в обязательном порядке ознакомить своего нового работника под роспись с основной должностной инструкцией, основными правилами внутреннего трудового распорядка, с иными нормативными локальными актами, связаны которые непосредственно с трудовой деятельностью данного работника, с коллективным договором.

Шаг 3. Заключение с новым работником трудового договора, а также при наличии оснований еще договора о материальной ответственности. Трудовой договор оформляется в двух экземплярах обязательно в письменной форме. Он подписывается двумя сторонами. Заключение же договора о материальной ответственности не является обязательным шагом, если на это нет оснований.

Шаг 4. Регистрация трудового договора, а также договора о материальной ответственности. Например, трудовой договор регистрироваться может в Книге (либо журнале) регистрации таких трудовых договоров.

Шаг 5. Вручение работнику одного экземпляра трудового договора. Один экземпляр договора трудового в обязательном порядке передается данному работнику, другой же хранится у работодателя. Получение новым работником экземпляра трудового договора обязательно должно подтверждаться подписью данного работника на экземпляре договора, который хранится у работодателя.

Шаг 6. Издание приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу. Приказ (иначе распоряжение) о приеме работника на работу имеет строго унифицированную форму – № Т-1 (о приеме одного работника) либо № Т-1а (о приеме нескольких работников).

Шаг 7. Регистрация приказа (иначе распоряжения) о приеме нового работника на работу заносится в Журнал регистрации приказов.

Шаг 8. Ознакомление вновь принятого работника с приказом (иначе распоряжением) о приеме нового работника на работу под роспись.

Приказ (иначе распоряжение) работодателя о приеме нового работника на работу объявляется данному работнику под роспись со дня фактического начала его работы в трехдневный срок.

Шаг 9. Внесение записи о приеме в трудовую книжку. Работодатель ведет трудовые книжки каждого своего работника, проработал который у него больше, чем пять дней. Когда у работника трудовой книжки нет, то работодатель должен ее оформить.

Шаг 10. Внесение сведений в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним. Все сведения вносятся в обязательную Книгу учета движения всех трудовых книжек, а также вкладышей к ним.

Шаг 11. Оформление личной карточки работника. Работника под роспись знакомят с записью в личной карточке, а также записью, которая внесена в трудовую книжку.

Шаг 12. Оформление личного дела на работника, когда в отношении его должности его работодателем установлена обязательность ведения такого личного дела. Для очень многих работодателей ведение личных дел вовсе не является обязанностью.

Шаг 13. Сообщение бывшему работодателю информации о заключении с работником трудового договора, когда принятый работник является бывшим служащим государства или бывшим муниципальным служащим.

© Анна, BBF.RU

Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция

Любая организация, оформленная, как юридическое лицо, обязана вести кадровую работу и подавать отчетность в социальную службу.

Как правило, в небольшой организации учет кадровой документации, ведет главный бухгалтер.

Можно ли принять сотрудника в выходные дни

Молодые и неопытные специалисты часто задаются вопросом: можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный?

Оформление сотрудника на работу производится в любой рабочий день компании. Количество рабочих дней и график работы определяет руководство.

Внимание! Организация вправе оформить работника в официальный выходной день, если это не противоречит Уставу.

Но следует учитывать специфику назначения и включения работника в штатное расписание: вне зависимости от того, когда сотрудник получил договор на руки, первым официальным рабочим днем считается ближайший будний.

Если выход на работу приходится на праздничный день, то работник будет считаться принятым на работу по факту прихода на рабочее место.

Работодатель имеет право взять на работу с условием прохождения испытательного срока. Как правило, оформляется типовой трудовой договор, в котором прописываются сроки и условия оплаты.

Важно! Информацию о том, как принять на работу сотрудника, можно получить на главном сайте Налоговой инспекции.

Если по истечении времени одна из сторон пожелала изменить условия договора, то оформляется дополнительное соглашение, которое является частью трудового договора и вносится в личное дело.

Согласно Законодательству, вне зависимости от специфики работы, максимальный испытательный срок при приеме на работу составляет 3 месяца.

Для должностей с повышенной ответственностью руководство может назначить испытательный срок по своему усмотрению, но максимально – до 6 месяцев, а для контрактников, взятых на работу сроком до 6 месяцев, испытательный срок составляет до 2 недель.

Внимание! По желанию работника, период, при котором он будет проходить испытание, может не заноситься в трудовую книгу и не учитываться при подсчете трудового стажа.

Существуют категории граждан, которые вправе отказаться от внесения испытательного срока в договор:

  1. Несовершеннолетние.
  2. Специалисты, закончившие учебное заведение и направленные по распределению.
  3. Беременные сотрудницы.
  4. Срочники, выполняющие определенный объем работ, принятые на работу на короткий промежуток времени.

Для того чтобы организация избежала штрафов и взысканий, необходимо правильно оформлять кадровые документы.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прежде чем оформлять кого-либо на должность с материальной ответственностью, следует уточнить, как правильно принимать на работу сотрудника: обычно его проверяют на наличие судимостей, статей или правонарушений. Это поможет избежать неприятностей, а также минимизирует потенциальные проблемы.

После прохождения всех этапов проверки можно приступать к оформлению сотрудника.

Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу

Стандартное заявление о приеме на работу пишется от руки, куда вносится вся информация о работнике и должность, на которую его принимают.

На данном этапе, у сотрудника проверяют трудовую книжку и медицинскую карту, если работа связана с общепитом или продуктами питания. Проводится идентификация личности по паспорту и ксерокопируются главные страницы документов, подтверждающих личность.

По надобности, работник может предъявить следующие документы и их копии:

  1. Документ об образовании.
  2. Водительские права.
  3. Сертификаты о прохождении курсов.
  4. Рекомендательные письма.
  5. Характеристики с места учебы и работы.
  6. Справку с МВД о том, что сотрудник не состоит на учете, и т.д.

Далее, кадровик обязан ознакомить работника с условиями труда и особенностями производственных технологий.

Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами

Каждый сотрудник, перед тем, как приступить к выполнению своих должностных обязанностей, должен пройти ознакомительный инструктаж и расписаться в журнале учета.

Внимание! В зависимости от специфики деятельности организации, количество нормативных актов и их содержание может отличаться.

Для упрощенного инструктажа на месте работы можно использовать опросный лист: данные вносятся вручную, где проставляется подпись и дата прохождения инструктажа.

Важно! Составление и ведение журналов для любого юридического лица – обязательно! Это объясняется возможностью отстоять свои права в суде, в случае несчастного происшествия.

Особенно ведение учетной документации актуально для строительных организаций. Таким образом с юридического лица снимается уголовная ответственность за нарушения, которые совершил работник в рабочее время.

Шаг 3. Оформить трудовой договор

Трудовой договор заключается в течение 3-х дней с момента начала трудовой деятельности сотрудника.

Важно! В случае если по каким-либо причинам руководство не успело заключить трудовой договор в отведенные сроки, то это не считается нарушением, если организация выполняет все обязательства перед сотрудником.

Внимание! Для обеспечения безопасности своих прав работник должен иметь один подписанный экземпляр на руках.

Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор

Регистрация договора производится только после проставления подписи руководителем. Запись о введении новой единицы в штатное расписание заносится в специальный журнал, напротив даты составления договора.

Каждый трудовой договор имеет входящий номер, позволяющий идентифицировать сотрудника по группам: например, для работников основного производства могут использоваться номера, начинающиеся с цифры 1 и т.д.

Важно! Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве юридического, может взять к себе на работу сотрудника: регистрация договора осуществляется в местном исполкоме или сельском совете.

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу

После того, как все аспекты трудового договора разъяснены, кадровик обязан составить приказ о приеме на работу. Разрешается использовать печатную версию-бланк, которая может отличаться от законодательно разрешенного варианта.

На основании приказа о приеме на работу работодатель имеет право:

  1. Повышать в должности сотрудника.
  2. Переводить его в другие отделы и т. д.
  3. Отправлять на обучение, получать сертификат о прохождении курсов и т.д.
  4. Отправлять в командировку.

После проставления подписей и печатей в договоре основная информация переносится в приказ. Работник обязан ознакомиться и поставить роспись.

Государственный бланк представлен в виде Формы Т-1, а если на работу принимается бригада из нескольких человек (например, для выполнения определенного вида строительных работ), то заполняется форма Т-1а.

Номер документа – это атрибут, с помощью которого ведется учет входной и выходной документации организации. Поэтому потенциальному работнику следует обратить внимание на соответствие номера в журнале и в приказе.

Шаг 6. Зарегистрировать приказ

Приказ, как отдельную единицу документооборота, следует зарегистрировать в журнале приказов. Единый регистр содержит перечень всех приказов, подписанных директором или его доверенным лицом.

На больших предприятиях существует отдельные виды регистров для каждого типа приказа: для уволенных, принятых на работу, для декретных и т.д.

По желанию, директор или главный бухгалтер может вести электронный журнал регистрации приказов. Это не запрещено законом, и достаточно удобно для проведения инвентаризации.

Компания вправе добавить или убрать любую из строк государственного образца по своему усмотрению. Однако общая информация должна быть неизменной: паспортные данные или реквизиты физического лица, дата, должность, номер входящего заявления и т.д.

Ведение внутреннего учета не должно касаться работника: все бланки заполняются для дальнейшего составления и оформления годовых деклараций и отчетности для подачи в социальные фонды.

Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке

Законодательством установлены нормы записи в трудовую книжку новому сотруднику: оформление осуществляется после 5 дней с даты официального принятия на должность.

Однако бывают случаи, когда сотрудник сам не желает получить запись в трудовую. Это вполне законно, и не является поводом для увольнения. Другой вопрос состоит в том, что руководителю данный факт не выгоден: это говорит о том, что служащий не желает долго задерживаться на рабочем месте.

Правила заполнения трудовой:

  1. Запрещается использовать цветные ручки, замазку, сокращать слова или переносить.
  2. Разрешается писать ручкой со стержнем синего цвета, разборчиво и внятно.
  3. Не рекомендуется ставить печать для документов: печать должна быть с реквизитами организации и иметь полное название юридического лица.
  4. Запрещается использовать подпись-шаблон в виде печати.

Внимание! Если работник трудоустраивается впервые, то работодатель обязан оформить трудовую книжку и заполнить все поля, согласно законодательству.

В первую очередь заполняется титульный лист, а затем прописываются сведения, касающиеся образования и места жительства. По желанию работника, в трудовую может внестись контактный телефон.

Важно! Прежде чем вносить в трудовую книжку дополнительную информацию, следует спросить разрешения у работника: возможно, он не желает, чтобы некоторые особенности его деятельности или наличие стажа были отражены в документе.

Стандартные сведения должны быть взяты из приказа и трудового договора.

Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек

Согласно закону, трудовая книга должна находиться у работодателя. Как правило, для сохранности ее складывают в сейф или в специальный кабинет, оборудованный видеонаблюдением.

Внимание! Работодатель несет полную ответственность за хранение всей документации и, в случае утери, обязан выплатить работнику компенсацию и восстановить трудовую.

Учет книжек осуществляется с помощью журнала, в который вносятся все номера документов и ФИО их владельцев.

Для регистрации используется форма, установленная Министерством труда РФ.

Важно! При заполнении журнала следует учитывать, что любая запись должна производиться только построчно.

Для больших предприятий часто используется система сквозной нумерации, поэтому в журнале разрешается оставлять пустые строки.

Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника

Внутренний учет сотрудников ведется через карточку Формы Т-2. Личная карточка сотрудника – это документ, в котором отражается вся деятельность сослуживца: перевод, повышение, выход в декрет, увольнение и т.д.

Внимание! Как показала практика, проверяющие органы уделяют особое внимание именно ведению внутренней кадровой документации. Это объясняется желанием государства получать достоверные статистические данные, касающиеся трудовой деятельности населения.

Данный бланк можно заполнить вручную или на компьютере, однако, в таком случае, не стоит забывать про сохранность персональных данных. Компьютер, на котором производится кадровая работа, должен защищаться внешним и внутренним паролем.

Лучше всего заполнить карточку сразу, после составления приказа, – это удобно и практично, так как после оформления часть документов сразу пойдет в сейф.

Перечень реквизитов, которые вносятся в личную карту сослуживца:

  1. Номер документа об образовании и название учебного заведения.
  2. Номер трудовой.
  3. Номер ИНН и СНИЛС, если есть в наличии.
  4. Документы, подтверждающие личность.
  5. Номер счета в банке, для начисления заработной платы, и другие документы, по желанию сослужителя.

Шаг 10.Оформить личное дело

Личное дело на сотрудника составляется сразу, по факту приема на работу. Для этого используется отдельная папка-скоросшиватель, в которую вкладываются ксерокопии и оригиналы документов.

Обложка папки представляет собой «визитку» коллеги: там указываются полное ФИО, порядковый номер, должность, дата приема на работу и т.д.

В процессе работы в папку могут помещаться дополнительные документы, такие как: свидетельство о прохождении курсов, повышения квалификации, тестирования и т.д.

Обязательно в личное дело включается следующий перечень бумаг:

  1. Автобиография, написанная работником в свободной форме от руки.
  2. Фотографии.
  3. Подписанная должностная инструкция.
  4. Характеристики, рекомендательные письма.
  5. Заявление о предоставлении отпуска и т.д.

Важно! Кадровик обязан провести опись и зафиксировать в перечне все поступившие документы. Перечень крепится в папке и служит официальным документом для проведения ревизий. Изъятие любого документа из личного дела возможна только с разрешения начальника кадровой службы или директора.

Какие документы при приеме на работу можно запрашивать, а какие нет

Запрашивать документы для приема на работу имеют право директор, главный бухгалтер, главный инженер и кадровик.

Обязательные документы

Существует определенный перечень документов, которые обязательно следует предоставлять:

  1. Документ, удостоверяющий личность: паспорт, вид на жительство и т.д.

Если на работу хочет устроиться несовершеннолетний ребенок, то он должен предоставить разрешение от родителей, заверенное у нотариуса, а также свидетельство о рождении. При желании, работодатель может запросить характеристику из школы, колледжа. При замене паспорта надругой, гражданин вправе показать справку, полученную в паспортном столе.

  1. Медицинскую книжку. Условие является обязательным для всех видов работ, связанных с питанием. Срок годности медицинской книги составляет 1 год, поэтому работник обязан постоянно проходить обследование. В некоторых случаях сан.книжку оплачивает организация.
  2. Трудовая книжка или трудовые договора. В случае совместительства необходимо предоставить справку с другого места работы.
  3. СНИЛС. Представляет собой карточку с номером страхового счета. Оформляется работником самостоятельно или по усмотрению работодателя.
  4. Военный билет (призывник). Предоставляется военнообязанными, как до 27 лет, так и после.
  5. При наличии, предъявляются документы об образовании: аттестат, сертификат, диплом и т.д.
  6. Для некоторых вакансийтребуется справка об отсутствии судимостей и открытых уголовных дел.

Дополнительные документы

На основании закона, работодатель вправе затребовать дополнительные документы, которые есть в перечне нормативных актов.

Список дополнительных справок:

  1. О наличии опыта работы в местах с вредными условиями труда.
  2. Из наркологического диспансера о том, что коллега не состоит на учете.
  3. С налоговой службы: сюда относится декларация о доходах, а также об имуществе сотрудника.
  4. Об отсутствии беременности.
  5. О составе семьи и общем доходе.
  6. Копии документов, подтверждающих несовершеннолетие детей.
  7. О доходах, с других мест работы (оформляется на бланке 182-Н).

Документы, которые работодатель не вправе требовать

Существует список документов, которые работник может и не предоставлять:

  1. Регистрацию. Согласно законодательству, любой человек имеет право регистрироваться не только по месту жительства, но и по месту временного пребывания.
  2. ИНН. Чаще всего спорные ситуации возникают тогда, когда работник религиозен, и не соглашается оформлять на себя регистры с нумерацией.

Прием на работу в 1С 8.3 ЗУП (редакция 3.1)

Для рассмотрения приема на работу в 1С ЗУП 8.3 возьмем демонстрационную конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» редакция 3.1 (далее ЗУП), которая входит в комплект поставки. В ней уже заведены четыре пользователя: «Генеральный директор», «Начальник отдела кадров», «Начальник расчетного отдела» и «Системный программист». Я специально подчеркнул наличие нескольких ролей, так как у каждой из них имеется свой интерфейс  «Начальной страницы».

Часто бывает, что в небольших организациях учет кадров и расчет зарплаты ведет один человек и ему необходим доступ ко всем разделам учета. В этом случае нужно обратиться к специалисту с правами администратора, чтобы он завел пользователя с полными правами.

Если вы работаете в 1С Бухгалтерия 8.3, рекомендуем к просмотру данное видео:

Заведение нового Сотрудника в 1С ЗУП

Так как прием на работу сотрудника осуществляет отдел кадров, зайдем в систему 1С ЗУП под пользователем «Начальник отдела кадров». Попадаем на начальную страницу:

Как видим, в системе уже занесены некие данные. Не обращаем на них внимания и нажимаем на ссылку «Новый сотрудник»:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

В программе можно вести учет по нескольким организациям, поэтому в поле «Организация» обязательно нужно указать, куда принимается новый сотрудник (даже если организация одна).

Поле «ФИО» заполняется одной строкой. Программа сама разложит эту строку на три слова (соответственно Фамилия, Имя, Отчество). Даже если в «ФИО» больше трех слов, все равно заполняем одной строкой.

Пример:

Важно! Программа разбивает «ФИО» по пробелам, поэтому двойные фамилии нужно писать строго целиком, иначе получится вот что:

Редактирование «ФИО» необходимо производить только в поле «ФИО». Рядом стоящая ссылка «Изменить» используется при реальных изменениях в «ФИО», и эти изменения попадают в «Историю изменения ФИО».

Далее заполняем по порядку все необходимые поля. Обращу внимание, что поля «ИНН» и «СНИЛС» не являются обязательными на данном этапе, и программа даст сохранить карточку сотрудника, но при этом сотрудник попадет в раздел «Не хватает данных». Однако оформить и провести документ «Прием на работу», распечатать трудовой договор и так далее программа позволит. Но все же стоит сразу заполнить все личные данные, они нужны в первую очередь для отчетности.

После заполнения данной страницы перейдем по ссылке «Личные данные». Там нужно заполнить данные документа, удостоверяющего личность, адрес и так далее.

Итак, все личные данные сотрудника заполнены. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Будет создана карточка «Сотрудника», и автоматически создастся карточка «Физического лица».

Разница между сотрудником и физическим лицом в 1С 8.3

Здесь следует сделать небольшое, но важное отступление. Попробуем разделить понятия «Сотрудник» и «Физическое лицо» и выяснить, для чего нужны два типа карточек.

Дело в том, что у одного физического лица может быть несколько трудовых договоров. Например, одна должность основная, вторая по совместительству.

Расчеты по каждому договору ведутся по-разному, а по законодательству НДФЛ платится по физическому лицу сводно. Это один из примеров, когда необходимо иметь несколько карточек «Сотрудника», которые «привязаны» к одной карточке «Физического лица». Кроме того, в карточке «Физического лица» хранятся все личные данные по нему: сведения о документе, удостоверяющем личность, адрес, ИНН и тому подобное. Это удобно при заключении второго и последующих договоров, так как эти сведения не нужно вводить снова.

Важно! Совершенно недопустимо, чтобы у одного и того же физического лица появилось несколько карточек «Физическое лицо». Такое дублирование приведет к неправильному расчету НДФЛ и другим нежелательным последствиям!

Поэтому при вводе нового сотрудника необходимо следить за тем, чтобы, если он уже занесен ранее в систему, был «привязан» именно к «своему» физическому лицу.

При вводе нового сотрудника программа автоматически производит поиск в справочнике «Физические лица» схожих данных с карточкой нового сотрудника и, если есть совпадения, предупреждает об этом.

Самым надежным способом завести в 1С ЗУП 8.3 вторую и последующие «Карточки сотрудника» является ввод непосредственно из справочника «Физические лица».

Пример:

Заходим в справочник «Физические лица»:

Откроется список физических лиц. Ищем нужного нам человека и заходим в его карточку. В ней есть ссылка «Работа». Переходим по ссылке и нажимаем «Новое место работы». Нам откроется окно создания нового сотрудника с уже заполненными личными данными.

При таком способе ввода новый сотрудник обязательно будет «привязан» только к данному физическому лицу.

Если все же по какой-то причине произошло дублирование физического лица, в системе предусмотрена специальная обработка «Объединение карточек с личными данными». Она доступна только сотрудникам с определенными правами доступа.

Итак, нового сотрудника завели. Он попадает в раздел «Не оформлены трудовые отношения».

Оформление на работу нового сотрудника в 1С ЗУП

Чтобы создать документ «Прием на работу», щелкаем правой кнопкой мышки на строку с работником и выбираем «Оформить прием на работу»:

Откроется окно создания нового документа 1С:

На первой закладке обязательно должны быть заполнены поля «Подразделение», «Должность», «График работы». Без их заполнения документ не проведется.

Сумма в поле «ФОТ» формируется по данным в закладке «Оплата труда». На нее и перейдем:

Если на закладке «Главное» мы указали должность, а в справочнике «Штатное расписание» уже прописаны виды и суммы начислений, таблица с показателями заполнится автоматически. Можно добавить дополнительные начисления вручную. Также указываем «Порядок пересчета» и способ расчета «Аванса».

На последней закладке «Трудовой договор» указываем данные трудового договора.

Нажимаем «Провести и закрыть».

Итак, мы завели и приняли на работу нового сотрудника:

Теперь можно производить начисление и выплату заработной платы и другие действия с новым сотрудником.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Прием на работу в 1С 8.3 редакция 3.1 ЗУП

Рассмотрим, в виде пошаговой инструкции как принять на работу сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Прием на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Шаг 1. Добавить нового сотрудника в справочник «Сотрудники»

Прием на работу по трудовому договору в 1С 8.3 ЗУП всегда начинается с создания нового элемента в справочнике Сотрудники

В первую очередь обязательно указать Полное имя сотрудника, остальные поля карточки сотрудника можно заполнить и позже.

При записи нового элемента справочника сотрудники обычно создается новый элемент и в справочнике Физические лица.

В справочнике Физические лица хранится личная информация человека, а в справочнике Сотрудники информация о его работе в организации. Для одного и того же физического лица может быть создано несколько элементов справочника Сотрудники. Например, если человек работает в организации по основному месту работу и по совместительству.

При заполнении полей справочника Сотрудники программа сама анализирует справочник Физические лица, и если будет обнаружен человек с похожими данными, то появится специальное окно, в котором нужно выбрать тот же самый это человек или другой

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

Можно пойти и другим путем: создать сначала Физическое лицо (Кадры – Физические лица), а затем принять его на работу. Либо уже существующее Физическое лицо принять на новое место работы. Для этого в карточке физического лица следует перейти по ссылке Работа. Если сотрудник уже работает в организации, то в открывшейся форме будет показана информация о текущем рабочем месте. По ссылке Новое место работы можно добавить новой элемент справочника Сотрудники, связанный с текущим физическим лицом

«Задвоение» физических лиц в 1С может приводить к ошибкам по учету НДФЛ и взносам, т.к. их расчет производится в разрезе физических лиц. Если для одного и того же человека было создано два физических лица, то можно воспользоваться специальным сервисом Объединение личных карточек (Кадры — Сервис — Объединение личных карточек).

Шаг 2. Ввод личных данных сотрудника

В карточке сотрудника по ссылке вверху формы водится информация о сотруднике:

  • по ссылке Личные данные можно ввести паспортные данные, данные о месте рождения, гражданстве, а также адрес и другую контактную информацию.

Эту информацию лучше ввести до регистрации приема на работу в 1С ЗУП, так как она потребуется при распечатке Трудового договора с работником

  • По ссылке Страхование можно ввести статус иностранного гражданина, сведения о наличии инвалидности
  • По ссылке Трудовая деятельность можно ввести информацию о различных стажах, в том числе и о страховом стаже сотрудника

Шаг 3. Ввод документа «Прием на работу»/«Прием на работу списком»

Теперь можно переходить к вводу документа Прием на работу или Прием на работу списком.

Прием на работу — индивидуальный документ, позволяющий принять одного сотрудника и сформировать печатную форму приказа по форме Т-1.

Прием на работу списком предназначен для оформления приема сразу на нескольких сотрудников, с возможностью печати унифицированной формы Т-1а. Работа с каждой строкой аналогична работе при вводе документа Прием на работу по одному сотруднику.

Документы Прием на работу и Прием на работу списком доступны в журнале Кадры — Приемы, переводы, увольнения

Ввести документ Прием на работу можно также из справочника Сотрудник:

  • По ссылке Принять на работу в карточке нового сотрудника
  • Из формы списка справочника Сотрудники – для чего выделить нужного сотрудника и нажать кнопку Оформить документ — Кадры — Прием на работу

Обратите внимание, в поле Дата указывается дата кадрового приказа о приеме на работу сотрудника, а в поле Дата приема – дата приема, начиная с которой сотрудник приступает к работе в организации.

В поле Номер устанавливается номер, автоматически сформированный 1С 8.3 ЗУП

Если в организации принята своя нумерация кадровых приказов, отличная от автоматической, то номер приказа Приема на работу необходимо указать в поле печатать как

Этот же номер приказа попадет в СЗВ-ТД.

Разделена нумерация «электронного» кадрового документа и печатных приказов (ЗУП 3.1.10.416 / 3.1.13.188)

Если сотрудник принимается с испытательным сроком, то продолжительность испытательного срока в месяцах задается в поле Испыт. срок (мес).

В ЗУП версии КОРП реализовано отслеживание прохождения сотрудниками испытательного срока. Ознакомиться с этим функционалом можно в статье  Учет прохождения испытательного срока (ЗУП КОРП 3.1.7).

В поле Подразделение нужно указать структурное подразделение, с которое принимается сотрудник.

А в поле Должность – должность либо позицию штатного расписания, на которую принимается сотрудник. Это зависит от того, ведется ли в программе штатное расписание. Если ведется, то выбор осуществляется из справочника Штатное расписание, если же не ведется, то из справочника Должности.

Подробно описание работы со штатным расписанием смотрите в статье — Штатное расписание в ЗУП 3.1 – пошаговая инструкция

Поле Трудовая функция автоматически заполняется значением из выбранной в документе позиции штатного расписания, если «штатка» ведется или же из Должности, если штатное расписание не ведется.

При необходимости Трудовую функцию можно перевыбрать вручную.

В поле Наименование документа следует указать наименование документа-основания для СЗВ-ТД. По умолчанию поле заполняется значением Приказ. Другой тип документа-основания можно выбрать из специального справочника.

Также в 1С ЗУП есть возможность указать второй документ-основание. Для этого в настройках кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) должен быть установлен флажок Использовать для мероприятий прием, перевод, увольнение два документа основания

При установленном флажке в документе появляется ссылка, при нажатии на которую открываются поля для ввода реквизитов второго документа-основания

Флажок Начало трудовой деятельности необходимо устанавливать для сотрудников, устраивающихся на первую в своей жизни работу после 31.12.2020 г. На таких сотрудников не нужно заводить бумажную трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде без права выбора

Для сотрудников, принимаемых на работу не впервые, следует заполнить Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы

Поле Колич. ставок доступно, если в настройках кадрового учета (Настройки – Кадровый учет) установлен флаг Используется работа по неполной ставке

В противном случае поле не отображается и считается, что сотрудник принимается на 1 целую ставку.

При нажатии на ссылку Колич.ставок открывается специальная форма ввода, позволяющая указать ставку в долях, либо указать десятичной дробью

График работы – график работы сотрудника. По умолчанию заполняется по данным позиции штатного расписания, а также из настроек подразделения либо настроек организации.

Вид занятости – выбор из списка: Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутреннее совместительство.

При проведении документа программа проверяет корректность заполнения поля Вид занятости и выдаст ошибку, если оно заполнено неверно. Нельзя, например, принять сотрудника дважды по Основному месту работы или оформить сотрудника по Внутреннему совместительству, если он не работает в организации по Основному месту работы

Поле ФОТ – справочное, заполняется по данным на вкладке Оплата труда.

Если в программу не внесен страховой стаж, то будет отображаться информационная ссылка, сигнализирующая о том, что пособия могут быть заполнены неверно. Щелкнув по ней можно перейти в форму ввода стажа

Также на вкладке Главное отображается информационная надпись о положенных сотруднику ежегодных отпусках. По ссылке Редактировать права на отпуск можно скорректировать.

Согласно коллективному договору, работникам положен Дополнительный отпуск продолжительностью 3 календарных дня в год. Необходимо зарегистрировать право на отпуск при приеме.

Следует нажать на ссылку Редактировать и в открывшейся форме добавить право на дополнительный отпуск

Изменения отразятся в информационной надписи

На вкладке Оплата труда указываются положенные сотруднику плановые начисления. Начисления по умолчанию заполняются по данным позиции штатного расписания, но могут быть скорректированы вручную

В нижней части формы в поле Порядок пересчета указывается способ пересчета оклада в стоимость дня и часа для последующего расчета оплаты за работу в выходные/праздничные дни, сверхурочные и ночные часы

Порядок пересчета, установленный по умолчанию, подтягивается в Прием на работу из настроек расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты)

Если в организации для каких-то сотрудников требуется использовать порядок пересчета, отличный от заданного по умолчанию, то тогда нужное значение следует выбрать в Приеме на работу в реквизите Порядок пересчета

Также необходимо указать способ расчета аванса в поле Аванс

На вкладке Трудовой договор заполняются данные, используемые при печати трудового договора

Шаг 4. Печать приказов о приеме и трудовых договоров

Из документа Прием на работу по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1) можно распечатать приказ по унифицированной форме Т-1, а также трудовой договор

Из документа Прием на работу списком по кнопке Печать – Приказ о приеме (Т-1а) можно распечатать приказ по форме Т-1а, а также трудовые договора сотрудников

Стандартные макеты трудовых договоров можно скорректировать в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм.

Как оформить прием на работу в 1С 8.3 ЗУП при разграничении прав пользователей

Если базе работают несколько пользователей с ограниченными правами, то доступность и видимость полей документа может быть ограничена.

Концепция взаимодействия пользователей

В 1С 8.3 ЗУП документы Прием на работу или Прием на работу списком могут оформляться:

  • специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (без доступа к зарплате), который не может видеть и вносить информацию по начислениям;
  • специалистом кадровой службы с профилем Кадровик (с доступом к зарплате), который может видеть и вносить информацию по размерам начислений.

Пользователю же с правами Расчетчика недоступно редактирование кадровой информации. Например, в приказе о приеме заблокировано поле Дата приема

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как оформить сотрудника на работу

При трудоустройстве новичка часто встает вопрос: как правильно оформить нового работника? В статье — краткая пошаговая инструкция.

Примечание от редакции «Клерка»: перечень обязательных документов, предъявляемых работником при приеме не работу, определен статьей 65 Трудового Кодекса РФ. Необязательными, к примеру, считаются фотография, справка о зарплате за 2 последних года.

Подробнее о процедуре приема сотрудника — в нашем онлайн-курсе «Все о кадровом учете».

Шаг 1. Заполнение заявления о приеме на работу

Законодательство не обязывает работодателей требовать от новичков заявления о приеме на работу. Для трудоустройства достаточно оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу. Эти документы подтверждают согласие сотрудника с работодателем (ст. 56, ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Однако на практике работодатели зачастую просят новых сотрудников заполнять это заявление для удобства ведения кадрового учета. Такая практика не противоречит закону и может применяться организациями и индивидуальными предпринимателями.

Типовой бланк заявления о приеме на работу в законе не предусмотрен, поэтому такой документ можно составить в произвольной форме. Обычно в заявлении сотрудник указывает свою должность и дату приема.

Шаг 2. Прохождение медицинского осмотра при приеме на работу

Работодатели за свой счет проводят предварительные медицинские осмотры при приеме на работу новичков, которые будут работать во вредных и опасных условиях или обязаны проходить осмотры по закону (абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, письмо Минфина РФ от 24.01.19 № 03-15-06/3786).

При этом направлять на предварительный медосмотр работников, которые обязаны его проходить, нужно и в тех случаях, когда принимаете их на работу повторно, по новому трудовому договору. Дата увольнения неважна (ст. 213 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 28.04.17 № 15-2/ООГ-1224).

Цель предварительного медицинского осмотра заключается в том, чтобы определить, может ли кандидат претендовать на ту или иную должность по состоянию здоровья. По результатам медосмотра принимается решение — заключать трудовой договор с новичком или нет.

Важно учитывать, что предварительные медосмотры не нужно проводить, если рабочее место сотрудника с допустимыми или оптимальными условиями труда и по закону его работа не требует таких медосмотров.

Шаг 3. Составление приказа о приеме на работу

Приказ о приеме на работу можно составить на фирменном бланке или по типовой форме № Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

В любом случае в документе необходимо продублировать условия трудового договора с сотрудником — дату начала работы, структурное подразделение, должность, характер работы, оклад, надбавки.

С итоговым вариантом приказа о приеме на работу нового сотрудника необходимо ознакомить под подпись. Крайний срок для ознакомления — три дня с момента, когда новичок фактически приступил к выполнению своей работы (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 4. Заключение трудового договора

Работодатель вправе заключить трудовой договор с новым сотрудником в произвольной форме. Главное — предусмотреть в бланке все обязательные сведения и условия. Например, информацию о зарплате, должности, режиме рабочего времени.

Также можно подписать с новичком трудовой договор по типовой форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 07.08.16 № 858. Этим правилом могут воспользоваться микропредприятия и другие работодатели. Типовая форма позволяет упростить кадровый учет, и заполнить ее несложно.

Примечание от редакции «Клерка»: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

  • с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • положением об оплате труда;
  • положением о защите персональных данных;
  • иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан внести данные о трудоустройстве в трудовую книжку нового сотрудника.

Срок — шестой рабочий день с даты, когда новичок фактически приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.21 № 320н, далее — порядок № 320н).

Запись в трудовой сотрудника делают следующим образом. Сначала в графе 3 указывают наименование работодателя. Затем на следующей свободной строке в графе 1 проставляют порядковый номер записи, а в графе 2 записывают дату выхода на работу.

Далее в графе 3 делают запись о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию, с указанием квалификации. В самом конце в графе 4 вписывают дату и номер приказа или решения, на основании которого вносят запись о приеме.

Такие правила устанавливает пункт 10 порядка № 320н.

Порядок приема на работу иностранных граждан

Иностранцев, приехавших в РФ с целью трудоустройства довольно много. Государство борется с нелегальными тружениками, в связи с чем усилился контроль и штрафы для предприятий. Как правильно организовать трудоустройство нерезидентов РФ, какие бумаги для этого нужны, далее в этой статье.

Порядок заключения трудового договора при приеме на работу

Трудовой контракт заключается на двух языках: русском и на понятном будущему сотруднику языке — родном, возможно, английском и в двух экземплярах. В нем указывают:

Бесплатная консультация юриста по телефону:

  • Профессиональную категорию;
  • Обязанности;
  • Порядок оплаты, премии, надбавки и иные компенсации;
  • Основания для удержаний с заработной платы;
  • Переезд и проживания семьи работника;
  • Оплата расходов для возвращения в родную страну после завершения контракта;
  • Срок действия контракта. Это важный пункт, так как он не должен быть дольше срока патента на работу. Иначе это расценивается как нарушения работодателем миграционного порядка и грозит штрафом.

Трудовое законодательство на работников-иностранцев, распространяется страны непосредственного работодателя. Но есть исключения, например, граждане Польши, имеют право выбирать по каким трудовым законам им работать.

Правила приема на работу иностранных граждан в 2018 году

Порядок приема на работу иностранных граждан заключается в соблюдении ими правил и требований по пересечению границы РФ, регистрации и официального трудоустройства согласно Трудовому Кодексу РФ. Правила трудоустройства для иностранцев постоянно изменяются, работодателям необходимо отслеживать все изменения, чтобы не платить штрафы и не подвести своего же работника. Так например, при трудоустройстве обязателен трудовой договор. Обе стороны, обязаны уведомить об этом ФМС. Если работодатель забудет им сообщить об этом, трудовой контракт, считается неподтвержденным, патент работнику аннулируют и возможна депортация и запрет на дальнейший въезд в РФ.

Порядок оформления зависит от юридического положения иностранного резидента: временно пребывающий или временно проживающий. Временно пребывающих можно принять только с учетом квот, которые меняются каждый год. Временно проживающие иностранцы более свободны: не требуется их постановление на миграционный учет; имеют право самостоятельно сообщить о своем рабочем месте и проживании.

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции

Прием иностранных граждан на работу – пошаговая инструкция

Порядок оформления приема на работу зарубежного резидента, начинается с соблюдения правил прохождения границы. Инструкция состоит из не одного этапа, не соблюдение одного из них грозит аннулированием патента и депортацией с запретом на последующее посещение страны.

Итак, по порядку, с самого начала, что необходимо нерезиденту РФ для официального трудоустройства в РФ.

1. Наличие действующего загранпаспорта.

2. Заполнить при переходе таможни миграционную карту. При пересечении границы поездом, автобусом и на машине это делается лично, цель визита необходимо указать фактическую – Работа. Внести реквизиты загранпаспорта. Внесенные лично данные, после прохождения границы, уже изменить невозможно, поэтому необходимо быть очень внимательными. При пересечении границы самолетом, выдают уже оформленную карту, необходимо проверить правильность внесенных данных, при необходимости, обратиться на таможне к сотрудникам, чтобы внесли в нее изменения.

3. Оформить добровольный страховой полис для иностранных граждан. Сделать это необходимо в день пересечения границы.

4. После перехода границы необходимо оформить трехмесячную (временную) регистрацию. Юридическим языком это называется встать на миграционный учет. Время становления на учет – семь дней, для граждан Таджикистана, исключение – пятнадцать. Учет оформляют по рабочему адресу или адресу проживания. Если будет зарегистрирован иным способом – аннуляция в любой момент и запрет на дальнейший въезд на территорию России.

5. Для официального трудоустройства требуется патент. Срок оформления – 30 календарных дней.

Процедура получения патента, включает в себя:

  • Медкомиссию;
  • Экзамен по русскому языку, истории и законам;
  • Страхование;
  • Оплату налога на патент за один месяц;
  • Заверение паспорта нотариусом;
  • Дактилоскопическую экспертизу;
  • Фотографирование, оформление заявлений.

6. Официально приступить к трудовой деятельности можно только при наличии на руках патента. Фактическое рабочее место должно быть аналогично указанному в разрешении (патенте).

7. Далее, в течение двух месяцев, необходимо трудоустроиться. Обязательным, является оформление трудового контракта. Копии, нужно предоставить (по почте или лично) в Федеральную Миграционную Службу. Работодатель, должен эту службу уведомить о вашем трудоустройстве, иначе ваше разрешение на работу отменят. Компания-работодатель также имеет право запросить у нерезидента РФ для трудоустройства – Идентификационный Налоговый Номер (ИНН) и Страховой номер индивидуального лицевого страхования (СНИЛС).

8. Патент необходимо поддерживать ежемесячными взносами, нарушение сроков оплаты даже в один день, приводит к его аннулированию.

9. Для дальнейшей трудовой деятельности патент необходимо продлевать.

Порядок оформления документов при приеме на работу иностранных граждан

Прием на работу иностранного гражданина с видом на жительство оформляется через трудовую книгу. Патент им не нужен. Шаблон книжки используют принятый в РФ. По желанию сотрудника, ему может быть продублирована запись в трудовую книгу его страны. На них распространяются те же нормы, что и на граждан РФ.

Необходимые бумаги для оформления:

  • Миграционная карта;
  • Страховой полис;
  • Военный билет – не нужен.

Подписывается трудовой контракт, в котором указываются все условия работы.

Заявление о приеме на работу иностранных граждан в порядке перевода

Прием на работу в порядке перевода из другой организации проводят по инициативе работодателя или самого сотрудника. При инициативе работодателя, он направляет запрос в письменном виде, предприятию, где сейчас работает сотрудник. Работодатель с сотрудником обсуждает этот вопрос и принимает решение. Если инициатива перевода исходит от работника, он пишет заявление, которое предоставляет своему руководителю по основному месту работы. Согласно ТК РФ, отказать в переводе работодатель не имеет права.

В заявлении указывают:

  • Реквизиты предприятия, к которому обращаются;
  • ФИО работника;
  • Предприятие и должность, на которую хотят перевести;
    дату перевода.

Если это инициатива работника, к заявлению необходимо приложить письмо-приглашение от нового работодателя.

Скачать образец заявления

Приказ о приеме на работу в порядке перевода – образец

Запись в трудовую книжку о переводе на другую должность могут сделать только на основании соответствующего приказа. Он содержит:

  • Дату и место составления;
  • ФИО сотрудника;
  • Название должности;
  • Дату перевода;
  • Размер оклада;
  • Номер и дату трудового договора;
  • Дату письма о переводе.

Для составления приказа используется унифицированная форма Т-8. После оформления распоряжения, сотруднику дают ознакомиться с условиями трудового договора, где гражданин ставит свою подпись. В заключение вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Образец приказа скачать 

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Как нанять сотрудников: 8 шагов процесса найма

Вы построили свой бизнес с нуля. Но один человек может масштабироваться только на определенное время. В какой-то момент вам понадобится нанять сотрудников. Но нужно больше, чем просто найти нужного человека. Наш гид может помочь вам определить, как нанимать сотрудников и проводить процесс найма.

8 шагов процесса найма

Чтобы упростить процесс приема на работу, мы объединили их в 8 простых шагов по набору, собеседованию и найму сотрудников в любой компании.

  1. Учитывайте требования законодательства
  2. Определите роли и обязанности для каждой работы
  3. Найдите своих идеальных кандидатов
  4. Проведите собеседование с квалифицированными кандидатами
  5. Выберите вашего кандидата
  6. Уведомить кандидата о предложении работы и компенсации
  7. Сообщите о приеме на работу в государственное агентство занятости
  8. Создать систему заработной платы

Когда вы становитесь работодателем, ведение бизнеса — это совершенно другая игра.Здесь есть чем заняться, поэтому не бойтесь проконсультироваться со специалистом по персоналу или экспертом по трудовому праву относительно вашей ситуации.

Шаг 1. Примите во внимание требования законодательства

Существуют определенные числа, документы и положения, которые вам необходимо принять во внимание, чтобы быть готовым нанять сотрудников. И можно легко упустить из виду важные шаги из-за местных, государственных или федеральных требований.

Для найма сотрудников вам понадобится:

  • Идентификационный номер работодателя (EIN): IRS необходимо будет выдать вам уникальный идентификационный номер работодателя (EIN) или налоговый идентификационный номер (TIN).Сотрудники будут использовать ваш EIN при подаче налоговой декларации. И он понадобится вам для отчетности и подачи налогов, связанных с заработной платой. Вы можете подать заявку на получение EIN онлайн.
  • Чтобы зарегистрироваться в налоговом управлении штата: Хотя процессы регистрации и идентификационные номера налогоплательщиков штата различаются, во многих штатах для целей налогообложения используется номер счета работодателя (EAN). Чтобы получить более подробную информацию о вашем штате, посетите налоговый или налоговый отдел вашего штата или проконсультируйтесь с налоговым специалистом.
  • Чтобы зарегистрироваться в вашем государственном департаменте труда: Чтобы нанять сотрудников, вам необходимо зарегистрировать свой бизнес в качестве работодателя в вашем государственном департаменте труда.Министерство труда США (DOL) опубликовало руководство для государственных департаментов труда. Заглянув в департамент труда штата, обратите внимание на государственные пособия по безработице и требования к сообщению о новых сотрудниках.
  • Для расчета удерживаемого налога с каждого сотрудника: Для расчета удерживаемого налога сотрудникам необходимо заполнить форму W-4. Расчет ставок подоходного налога для ваших сотрудников — это всего лишь один шаг. Удержание налогов и их уплата в соответствующие налоговые органы — гораздо более сложная задача.Программное обеспечение для автоматизированного расчета заработной платы может помочь вам упростить этот процесс по мере набора сотрудников.
  • Для выдачи Формы I-9 каждому новому сотруднику: Каждый сотрудник должен подтвердить свое право на участие в Форме I-9. Эта форма гарантирует, что сотрудник является тем, кем он является, и что он имеет право работать в США. Вы должны предоставить форму I-9 для каждого нанятого вами сотрудника, включая граждан США и других стран.

Шаг 2. Определите роли и обязанности для каждой работы

Установив флажки в юридических полях, пора определить должностные роли и обязанности.При создании роли и описании должностных обязанностей спросите себя: какие проблемы я пытаюсь решить? Какие навыки и действия помогут решить эту проблему?

Как только вы ответите на эти вопросы, переведите их в описания должностей. Избегайте расплывчатых описаний или ролей, которые охватывают слишком много вопросов. Расставьте приоритеты в своих болевых точках и определите роли, которые будут привлекать кандидатов, которые могут удовлетворить потребности вашего бизнеса.

На этом этапе вы также можете провести исследование рынка и заработной платы для вашей работы.Если вы платите слишком мало за сложную работу, вы можете не привлечь нужных кандидатов. Важно сформировать реалистичные ожидания относительно того, сколько вы можете заплатить за новую роль.

Шаг 3. Найдите своих идеальных кандидатов

Ваши будущие сотрудники повсюду: в социальных сетях, на выставках, на сайтах карьеры. Вы должны найти их там, где они есть, и побудить их присоединиться к вашему бизнесу. Это означает, что вам нужно размещать свои вакансии там, где их найдут ваши идеальные кандидаты.

Вот 3 места для поиска кандидатов на работу:

  • Доски вакансий и сайты вакансий: В этих сайтах нет недостатка, и может быть сложно выделить вашу вакансию среди конкурентов.Однако люди на этих сайтах активно ищут работу. Если вы не представлены на сайтах вакансий, возможно, вы упускаете самый простой способ найти кандидатов.
  • Ваша сеть: Независимо от того, насколько наш мир связан с Интернетом, ваша личная сеть может быть лучшим источником для квалифицированных кандидатов. Сильная сеть может помочь вам найти надежных рефералов.
  • LinkedIn: Если вы публикуете новые вакансии или расширяете свою сеть, LinkedIn — это то место, где кандидаты и работодатели ожидают встречи в современном мире.

Ключевой вывод: Хотя размещение сообщений на онлайн-форумах по трудоустройству может помочь нанять множество соискателей, воспользуйтесь преимуществами своей сети через такие платформы, как LinkedIn, чтобы подключиться к широкому кругу соискателей.

Как только вы найдете подходящих кандидатов на должность, начинается собеседование и процесс предложения работы. Выделение лучших кандидатов из группы соискателей может оказаться трудным испытанием, но мы изложили шаги, чтобы упростить этот процесс.

Шаг 4.Провести собеседование с квалифицированными кандидатами

Не приходите на собеседование без плана. Вы должны подходить к собеседованию так же стратегически, как и к определению своих должностей и поиску кандидатов. Сохраняйте настрой на решение проблем и составьте список вопросов, которые вы можете задать всем кандидатам.

Не существует идеального набора вопросов для собеседования, но следующие помогут вам понять, насколько каждый кандидат может удовлетворить потребности вашего бизнеса.

  • Какие три основных навыка позволяют вам занять эту должность?
  • Какой первый проект или задача вы бы хотели решить?
  • Как вы можете помочь развитию бизнеса?
  • Что бы вы сделали, чтобы улучшить или изменить свой бизнес?

Эти вопросы помогут вам определить, понимает ли кандидат ваш бизнес и как они могут повлиять на него.А сейчас самое время обсудить ожидания каждого кандидата в отношении заработной платы, основанные на их опыте, образовании и наборе навыков.

Сравните цифры, представленные вашими кандидатами, с данными, полученными вами при исследовании рынка и заработной платы. И не забывайте сразу же не увольнять кандидата, если его ожидания по зарплате выше, чем вы ожидаете. Более высокое число может означать, что вам необходимо изменить должностные обязанности или стимулировать идеального кандидата дополнительными льготами и льготами.

Шаг 5.Выберите своего кандидата

Не существует формулы для выбора лучшего кандидата. Квалификация и образование важны, но не менее важны характер и основные ценности кандидата. Иногда одни только навыки и опыт не помогут. Правильный кандидат привнесет в бизнес правильную квалификацию и ценности. И они принесут уровень интеллекта и творчества, о котором вы еще не мечтали.

Перед тем, как уведомить кандидата о предложении о работе, обязательно сообщите ему, что вы будете проводить проверку биографических данных.Проверка биографических данных позволяет вам увидеть судимость и водительские права сотрудника, которые потенциально могут повлиять на ваш бизнес. Это часто делается через службу проверки биографических данных, чтобы убедиться, что вся предоставленная вами информация верна.

Шаг 6. Уведомить кандидата о предложении работы и компенсации

Когда вы готовы продлить предложение о работе, оставайтесь позитивными и поздравляющими в своих сообщениях, но убедитесь, что вы не даете кандидату неограниченное время для принятия предложения.Вы можете сделать свое предложение зависимым от ответа к определенной дате и предложить или спросить их предпочтительную дату начала. Когда вы расширяете предложение о работе, будьте позитивны, но знайте, что это нормально — ставить потребности вашего бизнеса на первое место.

В письме с предложением о работе вы должны указать информацию о компенсационном пакете кандидата. Если компенсация, которую вы предлагаете, ниже, чем то, что кандидат выразил на собеседовании, расскажите о льготах и ​​преимуществах вашей компании. Вы также можете указать путь продвижения, чтобы кандидат мог оценить ваши ожидания в отношении улучшения и более высокой компенсации.

Ключевой вывод: Предоставьте новым кандидатам на работу письмо с конкретным предложением о работе, в котором описывается компенсационный пакет и преимущества работы в вашей организации.

Наем первых сотрудников — знаковое достижение, но работа на этом не заканчивается. Убедитесь, что вы предприняли необходимые шаги для успешной адаптации новых сотрудников, некоторые из которых мы рассмотрели ниже.

Шаг 7. Сообщить о приеме на работу в государственную службу занятости

Теперь, когда вы наняли лучших кандидатов, вам нужно сообщить о них в агентство по трудоустройству вашего штата.В зависимости от того, в каком штате работает ваш бизнес, процесс может отличаться, поэтому обязательно изучите требования вашего штата к найму.

Сообщение о новых сотрудниках штата необходимо для целей налогообложения заработной платы, и вам необходимо будет предоставить такую ​​информацию, как номер налогового счета вашего работодателя, код отделения, ваш EIN, название компании и адрес, а также вашу контактную информацию. Вам также необходимо будет получить полное имя вашего сотрудника, SSN, домашний адрес и дату начала работы, чтобы отправить его в агентство по трудоустройству вашего штата.

Шаг 8: Создание системы расчета заработной платы

Чтобы сотрудники получали компенсацию за свою работу, а также уплачивали соответствующие налоги, компаниям необходима система расчета заработной платы. Хотя расчет заработной платы можно проводить независимо, вы также можете нанять бухгалтера или воспользоваться службой расчета заработной платы. Многие владельцы бизнеса выбирают систему расчета заработной платы, поскольку вы можете объединить эту услугу с платформой управления персоналом, а также позаботиться о сложном процессе уплаты налогов.

Лучший способ найма сотрудников: 5 лучших практик от ведущих компаний

В Интернете нет недостатка в передовых методах найма.Но какие передовые практики заслуживают внимания? Вы можете посмотреть на некоторые ведущие компании и почерпнуть вдохновение из того, что они делают.

1. Создайте колоду культуры для кандидатов на вакансию

Netflix считает, что его успех зависит от культуры. С первых дней своего существования Netflix публиковал культуру, в которой излагается, чего он ожидает от сотрудников. Эта колода помогает кандидатам и сотрудникам понять ожидания и понять, что нужно для достижения успеха в компании.

Ключевой вывод: Визуальное представление о том, каково это работать в вашей компании, может побудить кандидатов подать заявку, если они лучше понимают ваше видение бизнеса и миссию.

2. Прослушивание кандидатов вместо собеседования с ними

После некоторой базовой проверки Automattic — создатели WordPress, системы управления контентом — в значительной степени отказались от традиционных интервью. Вместо этого компания платит потенциальным сотрудникам за работу на должностях, на которые они претендовали. Это больше похоже на прослушивание, чем на интервью. Подумайте, как прослушивание вакансий, а не собеседование, будет работать для вашего бизнеса.

Ключевой вывод: Преобразование процесса собеседования может показать кандидатам, что ваш бизнес ценит инновации и новые идеи.

3. Запустить рекрутинговую кампанию

Chipotle и McDonald’s — два примера компаний, которые успешно провели масштабные кампании по набору персонала. Возможно, вы не готовы нанять тысячи сотрудников одновременно, но эта концепция позволяет вам продвигать свой бизнес среди более широкой аудитории. Если вам нужно заполнить несколько вакансий, кампания по набору персонала может помочь вам привлечь больше кандидатов.

Ключевой вывод: Инвестируя в рекрутинговую кампанию, вы можете охватить больше кандидатов, чем вы могли бы в противном случае.

4. Приоритет разнообразия и инклюзивности

Обязательно подумайте о том, как вы обращаетесь к кандидатам с различным опытом во время процесса приема на работу. Платформа обмена сообщениями Slack публично поделилась демографическими данными своих сотрудников, включая гендерную идентичность, этническое происхождение и другие меньшинства. Чтобы улучшить свои усилия по представлению и вовлечению в компанию, Slack также сотрудничал с некоммерческой организацией по программированию под названием Code2040, чтобы помочь студентам, изучающим информатику из числа темнокожих и латиноамериканцев, преуспеть в своей карьере.

Ключевой вывод: Если вы продемонстрируете кандидатам, что их представительство и участие важны для вашей компании, они увидят вашу организацию как место, где их голос будет услышан и оценен.

5. Соберите отзывы кандидатов

Кандидаты, подающие заявку в DocuSign, проходят опрос об опыте работы кандидатов независимо от того, получили ли они предложение поделиться своим опытом работы со своим рекрутером или нет. В ходе опроса у кандидатов спрашивали, дал ли их рекрутер удовлетворительный обзор компании, их ценностного предложения, того, как с ними обращались, и своевременно ли они получали обновленную информацию о статусе своей заявки.Показ кандидатам, что их опыт имеет значение, может побудить их подавать заявки на вакансии в долгосрочной перспективе.

Ключевой вывод: Сделать так, чтобы ваши кандидаты чувствовали себя услышанными во время процесса приема на работу, позволяет наладить позитивные отношения с компанией для дальнейшего общения.

Советы по найму удаленных сотрудников

Теперь, когда мы рассмотрели передовые методы в процессе найма, мы рассмотрим некоторые передовые методы, которые применимы конкретно к найму удаленных сотрудников.

  • Используйте видеоконференцсвязь. Платформы , такие как Zoom, Google Meet и Microsoft Teams, представляют собой отличное программное обеспечение для видеоконференцсвязи, которое можно использовать для проведения видео-интервью. Это помогает дополнить личное общение, которое теряется в процессе виртуального найма, и дает вам лучшее представление о том, кем на самом деле является кандидат.
  • Сосредоточьтесь на том, что делает хорошего удаленного работника. Удаленная работа требует от сотрудников самостоятельности, организованности и хороших навыков цифрового общения.Убедитесь, что ваши критерии приема на работу включают навыки, специфичные для удаленной работы, чтобы кандидаты точно понимали, чего от них ждут.
  • Попробуйте использовать оценку навыков. Интернет-форумы по трудоустройству, такие как LinkedIn, часто проводят оценку навыков вместе с определенными заявлениями о приеме на работу. Это может помочь определить, обладает ли кандидат необходимыми навыками до адаптации, чтобы соответствовать ожиданиям, предъявляемым к должности. Оценка навыков может охватывать все, что угодно, от определенного программного обеспечения, такого как Microsoft Word, до технических навыков, таких как кодирование.

Ключевой вывод: Удаленный прием на работу может быть более сложной задачей, чем прием на работу лично, но менеджеры по найму все равно могут получить четкое представление о навыках кандидата с помощью видеоконференцсвязи и оценки навыков.

Принимайте оптимальные решения о найме для своего бизнеса

Независимо от того, нанимаете ли вы первого сотрудника или улучшаете способ найма следующего, не торопитесь. Не стоит торопиться нанимать кого угодно — вы нанимаете члена команды, человека, который разделяет вашу страсть к развитию вашего бизнеса.Ваши решения о приеме на работу, особенно решения о приеме на работу на раннем этапе, являются одними из самых важных для вашего бизнеса. Будьте стратегическими и составьте план, который можно масштабировать по мере роста.

Как нанять сотрудников за 5 простых шагов

Наем отличных сотрудников — ключ к развитию вашего бизнеса. Продуманный процесс приема на работу включает в себя хорошо написанные описания должностных обязанностей, эффективные объявления о найме и строгие процедуры собеседований, которые должны способствовать продвижению ваших ценностей и культуры и соблюдению справедливой трудовой практики.

ZipRecruiter может сделать найм более легким. Около 80% работодателей, которые размещают вакансии на ZipRecruiter, получают качественного кандидата через сайт в течение первого дня, и вы можете размещать свои вакансии БЕСПЛАТНО.

Посетите ZipRecruiter

1. Создайте описание вакансии

Описание должности поможет вам связаться с квалифицированными кандидатами, а также прояснить их ожидания в отношении работы после приема на работу. Прекрасное описание должности также включает требования к корпоративной культуре, образованию и опыту, а также предоставляет преимущества.

Описание вакансии

Перед обсуждением должностных обязанностей основная информация часто указывается в верхней части описания должности. Например:

  • Логотип компании
  • Должность
  • Статус (полный, неполный, временный)
  • Место работы (удаленное, город / область)
  • Диапазон заработной платы

Внизу этого раздела можно добавить краткое описание должности, которое дает краткое (от четырех до шести предложений) описание должности.Здесь вы рассказываете потенциальным кандидатам об основах должности; Более подробная информация может быть приведена ниже в описании должностных обязанностей, в котором излагаются конкретные обязанности и ответственность.

Подробная информация о местоположении

Это область описания должности, в которой вы детально определяете работу, ее обязанности и ответственность. Нередко выделяют более 10 основных функций работы, перечисленных в порядке важности или основных обязанностей. Чем более детально вы изобразите позицию, тем больше квалифицированных кандидатов вы привлечете.

Основные функции

Обязательно включите все основные функции позиции. Это обязанности, которые сотрудник должен уметь выполнять, с разумными приспособлениями или без них. Комиссия США по равным возможностям трудоустройства (EEOC) управляет тем, что считается важной функцией, частично через Закон о поправках к Закону об американцах с ограниченными возможностями от 2008 года (ADAAA).

Некоторые из этих функций могут включать:

  • Способность сидеть или стоять в течение длительного времени
  • Может поднять определенную величину (т.е., 50 фунтов)
  • Языки, необходимые для успешной работы
  • Требуемый проезд
  • Возможность использования общего оргтехники

Навыки

При создании описания должности убедитесь, что вы описываете навыки, необходимые кандидату для успешного выполнения этой должности. Это могут быть приобретенные навыки, такие как владение определенным программным обеспечением, или мягкие навыки, такие как личное развитие.

Образование

Большинство владельцев бизнеса при приеме на работу перечисляют минимальные требования к образованию в своих должностных инструкциях в зависимости от должности.Например, компания, занимающаяся установкой солнечных батарей, может пожелать, чтобы ее работники имели хотя бы высшее образование или высшее образование, чтобы иметь возможность читать сложные инструкции. Фирма CPA может предпочесть, чтобы ее партнеры имели степень бакалавра или магистра в области бизнеса или бухгалтерского учета, а испытательному центру Biomed может потребоваться докторская степень. кандидаты на лицензирование.

Однако, когда вы думаете о том, как нанять сотрудников, спросите себя, действительно ли необходима степень. В противном случае пропустите требование о высшем образовании в описании должности и вместо этого сосредоточьтесь на навыках и способностях, которые вы ищете в сотруднике.

опыта

Подумайте, какой опыт работы вы хотели бы получить у нового сотрудника. Помимо образования и обучения, многие навыки приобретаются на работе. Например, ведущий специалист по продажам может никогда не закончить колледж; графический дизайнер, веб-разработчик или повар могут быть полностью самоучками; и так далее. Вместо этого подумайте об опыте и навыках, которыми вы предпочитаете, чтобы они обладали. В большинстве случаев лучше уточнить, что «требуется», а что «предпочтительнее» с точки зрения опыта, образования и навыков.

Вот несколько примеров заявлений об опыте, которые вы, возможно, захотите включить в описание своей должности:

  • Четыре года опыта работы с клиентами в быстро меняющейся среде продаж; Предпочтительно два года в ИТ-продажах.
  • Пятилетний опыт работы дизельным механиком или два года (при наличии сертификата ASE).
  • Десятилетний менеджмент нескольких ресторанов или бывший GM, управляющий продажами не менее 100 000 долларов в месяц.
  • Опыт диспетчерской перевозки грузов с терморегулятором 3 года; опыт перевозки в общепите предпочтительнее.
  • Шесть лет технического или руководящего опыта в строительной сфере; упомянутые три года установки солнечных панелей.

Культура компании

Это раздел описания вашей должности, в котором вы можете позволить своему бизнесу сиять. Определите культурные и управленческие ценности вашей компании. Объясните, какую пользу сотрудники могут получить от работы на вас. Опишите ценности вашей компании и то, как вы начали свой бизнес. Расскажите подробнее о бренде вашего работодателя.Это подчеркивает, как ваша компания воспринимается потенциальными и действующими сотрудниками как онлайн, так и на месте. А позитивный брендинг работодателя может снизить затраты на найм за счет привлечения большего количества кандидатов на каждую вакансию.

Федеральное трудовое законодательство, применяемое EEOC, обеспечивает справедливую трудовую политику во всем спектре занятости, от объявления о вакансиях, собеседований и найма до и продолжения работы. Обязательно используйте недискриминационный язык при составлении должностных инструкций.

2.Рекламируйте и нанимайте

После того, как вы создали описание вакансии, самое время опубликовать или рекламировать свою вакансию. Многие компании используют доски объявлений для приема на работу. Использование службы объявлений о вакансиях, такой как ZipRecruiter, не только повысит видимость, что, в свою очередь, может привлечь кандидатов высшего уровня, но и предлагает шаблоны, которые помогут вам создать объявление о вакансии.

Разница между описанием вакансии и объявлением о вакансии невелика. Объявление о вакансии начинается с самых важных деталей описания должности, но также добавляет маркетинговые детали и призыв к действию, чтобы побудить соискателей подать заявку.Например, он может содержать информацию о культуре вашей компании, демонстрировать преимущества, которые вы предлагаете, или включать бонус за найм. Однако нет необходимости перечислять все обязанности, которые требует работа — это можно обсудить во время собеседования.

Вы можете разместить на своем предприятии вывеску, чтобы привлечь новых соискателей, но наиболее распространенным способом поиска квалифицированных кандидатов на работу является использование онлайн-доски объявлений для найма сотрудников. После того, как вы опубликуете вакансию, вы можете поделиться ею в социальных сетях или по электронной почте людям, которые, как вы надеетесь, подадут заявку.Кроме того, некоторые работодатели предпочитают использовать бесплатную систему отслеживания кандидатов, чтобы отслеживать, где размещены их вакансии и кто подал заявку на каждую вакансию.

Сотрудники — отличный источник неиспользованных талантов, поскольку они могут знать людей, обладающих необходимыми навыками, чтобы присоединиться к вашей компании. Если вы разместите свою вакансию на сайте, где размещены вакансии, вы можете поделиться ссылкой и описанием должности с существующими сотрудниками и попросить их помочь вам нанять следующего сотрудника.

Вот несколько советов, как максимально использовать рекомендации сотрудников:

  • Станьте предпочтительной компанией: Это повысит вероятность того, что члены вашей команды будут рекомендовать вакансии людям в своей сети.
  • Расскажите о своем энтузиазме: Говоря об открытых ролях и возможностях, поделитесь своим энтузиазмом, который может помочь заинтересовать и привлечь друзей и семью сотрудников к подаче заявки.
  • Сосредоточьтесь на возможности: Подчеркните, насколько прекрасна эта роль и насколько она важна для компании.
  • Вознаграждайте сотрудников: Когда вы нанимаете сотрудника, рекомендованного вам существующим членом команды, подумайте о том, чтобы предложить члену вашей команды реферальный бонус.

Еще один популярный вариант для малого бизнеса — нанять кадровую фирму, обладающую опытом поиска кандидатов. Обычно рекрутер взимает с вас процент (в диапазоне от 20% до 35%) от зарплаты нового сотрудника за первый год. Например, если вы хотите заполнить вакансию с зарплатой в 40 000 долларов, это обычно будет стоить около 8 000 долларов в качестве гонорара. Но это может стоить того, чтобы получить первоклассного кандидата, которого вы, возможно, не нашли самостоятельно.


3.Оценить резюме

Как только вы начнете получать заявления о приеме на работу, начинается процесс отбора соискателей. Если вы используете сайт объявлений о вакансиях, например ZipRecruiter, он предоставляет онлайн-инструменты для предварительной оценки квалификации соискателя. В противном случае вы начнете с чтения заявок и резюме, чтобы определить, с какими кандидатами провести собеседование.

Вдумчиво прочитать резюме

Выберите время в течение дня, когда вы можете полностью сосредоточиться на резюме. Прочтите их полностью и поищите любые навыки или опыт кандидата, которые соответствуют вашей должностной инструкции.Вы должны искать прошлый опыт работы, который аналогичен должности, навыки, которыми обладает кандидат, которые могут помочь ему выполнять работу, и все «лишнее», что кандидат может принести к столу (например, сертификаты).

Сортировать резюме

Вы обнаружите, что большой процент соискателей бросает резюме, не обращая внимания на то, соответствуют ли их навыки рекламе. Проще всего отложить их в кучу «нет» или «не соответствует требованиям», как только вы поймете, что кандидаты не подходят для вашей роли.

Сортировка ваших резюме по трем группам — отличный способ понять, с какими кандидатами вы, возможно, захотите следить. Часто у вас есть стопка «да», стопка «может быть» и стопка «нет». Стопка «Нет» обычно будет самой большой, за ней следует стопка «Может быть», а затем стопка «Да». Ваша конечная цель — собрать небольшую группу из трех-пяти человек для собеседования.

4. Кандидаты на собеседование

После того, как вы закончите сортировку, пора назначить собеседование.Убедитесь, что у вас налажен хороший процесс собеседования, который всегда должен включать не только менеджера по найму или представителя отдела кадров.

Кроме того, важно знать, что вы можете и не можете спрашивать на собеседовании. Соблюдайте осторожность при собеседовании, поскольку существуют законы о труде на федеральном уровне и уровне штата, которые могут ограничивать типы вопросов, которые вы можете задавать, например, криминальное прошлое и историю заработной платы.

График собеседований

Рассмотрите возможность проведения быстрого телефонного собеседования, чтобы оценить интерес каждого соискателя к должности, прежде чем посвятить себя или своих менеджеров полному процессу собеседования.Некоторые кандидаты, возможно, уже приняли работу в другой фирме, в то время как другие могут не подходить так хорошо, как кажется на бумаге. Наиболее распространенные формы собеседований включают:

  • Телефонные интервью: Телефонные интервью обычно короткие. Вы связываетесь с кандидатом, благодарите его за заявку и спрашиваете, не возражают ли они ответить на несколько вопросов. То, как они отреагируют, многое расскажет об их истинном интересе к роли.
  • Видеоинтервью: Видеоинтервью отлично подходят для командных собеседований (с более чем одним из ваших менеджеров) или удаленных кандидатов и кандидатов для работы на дому.Не беспокойтесь, если у вас еще нет программного обеспечения для видеоконференцсвязи (многие из них бесплатны).
  • Личное интервью: Личное собеседование — это наиболее распространенное явление, о котором думают менеджеры типа собеседования, когда они представляют собеседование с новым сотрудником. Но личные собеседования заведомо неэффективны и могут привести к выбору кандидата на основании того, насколько они похожи на вас, а не того, насколько они квалифицированы.

Спасибо, Candidates

!

Лучшая деловая практика — признать тех кандидатов, которые нашли время, чтобы подать заявку на вашу открытую вакансию.Не забывайте общаться с теми, кто не прошел, так же быстро, как и с теми, кто это сделал. Тем, кому вы собираетесь отказываться, вы можете отправлять письма с отказом или использовать доску объявлений, такую ​​как ZipRecruiter, которая позволит вам рассылать массовые электронные письма кандидатам, включая запросы на собеседование и письма с отказами.

Выберите лучшего человека для работы

Лучшим человеком для работы является человек, который наиболее точно соответствует требованиям работы и имеет наибольшие шансы на успех на должности в вашей организации.Если кандидат будет работать в определенном отделе, было бы неплохо позволить непосредственному руководителю высказать свое мнение о том, какой кандидат подходит для этой должности.

Также рекомендуется связаться с предыдущими работодателями и проверить рекомендации кандидата, чтобы понять его сильные стороны. Взгляните на профиль вашего кандидата в LinkedIn, чтобы убедиться, что он соответствует атрибутам, указанным в их резюме. В некоторых ролях, таких как финансы или уход за детьми, также важно провести проверку биографических данных и / или проверку на наркотики перед приемом на работу после того, как вы выберете человека для найма, и после того, как он согласится в письменной форме (с помощью подписанного письма с предложением).

5. Составьте предложение о работе

Ваш последний шаг в приеме на работу нового сотрудника — написать официальное письмо с предложением о работе. В этом письме следует указать, в чем состоит роль, когда она начинается и за что рассчитывается. Описывая свою компанию и предлагаемую должность, убедитесь, что проявляются индивидуальность и культура вашей компании. Включите преимущества, а также уникальную миссию вашей компании. Также неплохо сделать предложение о работе зависимым от успешной проверки биографических данных, необходимых медосмотров, тестов на наркотики или любых других требований перед приемом на работу.

Не удивляйтесь, если кандидат на работу не примет ваше первое предложение о работе. Будьте готовы к переговорам, если вы просто не можете заплатить ни копейки больше. Многие новые сотрудники готовы пройти обучение вне офиса, получить несколько дополнительных дней оплачиваемого отпуска (PTO) или работать удаленно в обмен на зарплату ниже желаемой.

Рекомендации после приема на работу

Как только ваш новый сотрудник согласится с вашим предложением о работе, самое время спланировать его прием на работу. Кроме того, когда вы принимаете во внимание расходы на набор персонала и затраты на обучение новых сотрудников, удержание хороших сотрудников является наиболее выгодным способом сохранить ваш бизнес полностью укомплектованным.

  • Адаптация вашего нового сотрудника
  • Сохранение нового сотрудника
  • До первого дня: Оставаться на связи — хорошая идея. Сообщите им, где появиться, в какое время, как одеться, где припарковаться и что взять с собой. Например, оформление документов часто является приоритетом в их первый день, поэтому убедитесь, что они настроены на вашей программной платформе HR и могут получить прямой депозит в день выплаты жалованья.
  • Первый день сотрудника: Используйте контрольный список для нового найма, чтобы обеспечить его надежный прием и дать ему хорошее начало.Контрольный список напомнит вам обо всем, что вам нужно сделать в первый день работы сотрудника.
  • Ориентация и обучение: Ориентация на сотрудников — это больше, чем просто вручение новому сотруднику справочника для чтения. Это может включать в себя ознакомление с политиками компании, обучение нового сотрудника использованию вашего программного обеспечения или ответы на вопросы о процессе и процедуре. Хорошая ориентация и адаптация повышают шансы вашего нового сотрудника добиться успеха на работе.
  • Поделиться Отзывы постоянных сотрудников: Сотрудники ценят индивидуальные отзывы об их сильных сторонах и возможностях роста.Надежный процесс управления производительностью с 360 обзорами производительности может помочь им чувствовать себя более защищенными и счастливыми в долгосрочной перспективе. Это приведет к тому, что они останутся дольше. Программное обеспечение для управления производительностью может упростить вам мотивацию и заинтересованность сотрудников с максимальной производительностью.
  • Содействовать обучению сотрудников: Сотрудники ценят актуальное и качественное обучение. Это увеличивает их шансы на успех и показывает, что вы заботитесь об их профессиональном росте. Некоторые требования к обучению предусмотрены на уровне штата, например, обучение по борьбе с дискриминацией в Нью-Йорке и Делавэре и обучение по борьбе с домогательствами для руководителей в Калифорнии.
  • Пусть сотрудники знают, что их ценят: Одна вещь, которая может демотивировать сотрудников, — это отсутствие признательности за их тяжелую работу. Разработайте программу, которая при необходимости обеспечивает признание сотрудников.
  • Убедитесь, что сотрудники вовлечены и мотивированы: Более заинтересованный сотрудник — более счастливый сотрудник. Разработайте программы, способствующие этому взаимодействию, такие как возможности для роста волонтеров, командные мероприятия по формированию культуры и / или приложения для похвалы коллег.

Итог

Поиск отличных сотрудников для развития вашего бизнеса и продвижения вашего бренда является важным строительным блоком в основе вашей компании для устойчивого успеха.Найдите время, чтобы найти человека, который, с наибольшей вероятностью, добьется успеха в работе, на основе резюме кандидата, собеседований и рекомендаций по трудоустройству. Сохраняйте ясное видение при наборе и выборе нового члена команды.

Рассмотрите возможность использования ZipRecruiter, чтобы найти следующего ведущего сотрудника. Он может помочь со всем процессом найма — шаблоны описания вакансии, размещение вакансий на более чем 100 сайтах, собеседование, отслеживание и прием на работу.

Посетите ZipRecruiter

Простое руководство из 10 шагов для ваших первых сотрудников

Наем сотрудников — непростая задача из-за большого количества правовых норм, защищающих обе стороны.Прочтите наше руководство о том, как легко нанять первых сотрудников за 10 шагов. 6 мин. На чтение

Если вы подошли к моменту, когда вашему бизнесу нужны сотрудники для выполнения работы, вам нужно предпринять несколько шагов. Вы, очевидно, захотите сделать такие вещи, как создание справочника для сотрудников, создание собственных кадровых файлов сотрудников и создание мер безопасности для защиты своих сотрудников. Однако эти базовые задачи неверно отражают длительный процесс найма сотрудника.Фактически, вам придется столкнуться с множеством юридических вопросов, чтобы убедиться, что вы соблюдаете государственные и федеральные нормы.

1. Получите идентификационный номер работодателя

Первое, что вам нужно сделать, это установить идентификационный номер работодателя (EIN). Вам нужно будет подать заявку на это через налоговую службу (IRS). Этот номер будет использоваться, когда вы и ваши сотрудники подаете налоговую декларацию. Это также требуется для ряда других важных документов для IRS и государственных агентств.Вы можете подать заявку на получение EIN здесь или позвонить в IRS по телефону 1-800-829-4933, чтобы получить помощь с настройкой EIN.

2. Удовлетворять требованиям федеральной и государственной налоговой отчетности

Работодатели должны классифицировать рабочих как наемных работников или независимых подрядчиков. Эта категоризация определяет размер уплачиваемого вами налога на безработицу, а также требования к подаче документов для каждого работника. Независимый подрядчик, фрилансер или консультанты несут ответственность за отчетность и уплату налогов на социальное обеспечение и подоходный налог.Вам все равно придется платить налоги федеральному правительству за независимых подрядчиков (см. Форму IRS 1099).

Если вы нанимаете сотрудников, занятых полный или неполный рабочий день, вашим сотрудникам необходимо будет заполнить свидетельство об освобождении от удержания (форма W-4) не позднее даты приема на работу, чтобы определить надлежащую сумму федерального подоходного налога, удерживаемого из их заработной платы. Вам нужно будет подать эту форму в IRS. Вам следует создать систему расчета заработной платы, которая может точно управлять и отслеживать налоговые удержания и платежи (включая налоговые платежи по социальному обеспечению и программе Medicare).

IRS требует от вас вести учет удерживаемого налога с работы для сотрудников в течение как минимум четырех лет. Возможно, вам придется удерживать налоги штата, но требования и порядок подачи документов различаются в зависимости от штата. Вы должны быть готовы подать декларацию о заработной плате и налогах (форма W-2) для каждого сотрудника, которому вы выплачиваете какую-либо компенсацию. Это для отчетности о выплаченной заработной плате и удержанных налогах с каждого сотрудника. Копию А формы W-2 необходимо подать в Управление социального обеспечения. Более подробная информация о требованиях к подаче документов в Администрацию социального обеспечения доступна здесь.

Если вы выплачиваете заработную плату в размере 1500 долларов США или более в любом календарном квартале или имеете сотрудника в платежной ведомости в течение любых 20 недель в году, вам также потребуется отчет и уплата федеральных налогов по безработице, а также годовая федеральная декларация по безработице работодателя (FUTA). (Форма 940) каждый год.

Эти формы также может потребоваться подать в Департамент труда или налогообложения вашего штата.

3. Будьте готовы выполнить требования к подаче документов

Найдите время, чтобы также изучить правила штата, касающиеся требований к подаче документов.Ваши государственные и местные обязательства различаются в зависимости от того, где находятся ваши сотрудники. Вы можете узнать больше о ваших государственных и местных налоговых обязательствах здесь. Эти налоги взимаются в каждом отдельном штате, а не на федеральном уровне. Это означает, что то, что вам нужно подать в Калифорнии, может быть совершенно другим, чем во Флориде. Вы можете узнать эти правила в департаменте труда вашего штата. Вам нужно будет зарегистрироваться в этом отделе, прежде чем нанимать сотрудников, поэтому вам не придется изо всех сил стараться получить информацию.

4. Проверка права сотрудников на работу

Федеральный закон требует от работодателей проверять право работника на работу в США. Вам нужно будет заполнить форму подтверждения права на трудоустройство (Форма I-9) для каждого нанятого вами сотрудника в течение трех дней после приема на работу. Вам необходимо будет изучить приемлемые формы документации каждого сотрудника (указанные в форме I-9), чтобы подтвердить их гражданство или право на работу в США. Форму не нужно подавать в IRS, но вам необходимо хранить ее в течение трех лет после даты найма сотрудника или одного года после увольнения этого сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.

Работодатели также могут в электронном виде проверить правомочность вновь нанятых сотрудников, зарегистрировавшись в системе E-Verify здесь.

5. Избегайте потенциально плохих сотрудников

Теперь, когда большинство юридических вопросов решено, вам нужно убедиться, что вы нанимаете правильных сотрудников. Хотя это не обязательно, вы можете захотеть провести проверку биографических данных и тесты на наркотики, но убедитесь, что ваше тестирование соответствует законам штата. Обязательно звоните бывшим работодателям и проверяйте рекомендации.

6. Знайте, какие вопросы разрешены

Задавая вопросы вашим возможным сотрудникам, вы можете узнать, подходят ли они компании. Вы должны убедиться, что соблюдаете федеральные законы и законы штата, регулирующие разрешенные вопросы.

Вы не можете принимать решения о приеме на работу на основании возраста, пола кандидата (включая гендерную идентичность, сексуальную ориентацию и беременность), семейного положения, религиозной принадлежности, инвалидности, расы, национального происхождения или генетической информации.Если в процессе приема на работу будут обнаружены признаки предвзятости или дискриминации, вы можете столкнуться с серьезной ответственностью. Прочитав и изучив Закон о возрастной дискриминации в сфере занятости, Раздел VII Закона о гражданских правах, Закон об американцах с ограниченными возможностями и Закон о семейном отпуске по болезни, вы сможете избежать множества проблем. Веб-сайты Министерства труда США, Комиссии по равным возможностям трудоустройства и MyEmploymentLawyer.com помогают понять, как соблюдать требования.

7.Получите необходимую информацию для US DOL

Министерство труда США (DOL) также требует от вас хранить определенную информацию о ваших сотрудниках. Эта информация должна храниться все время, пока они работают. Никакой специальной формы не требуется, но вам необходимо сохранить эту информацию:

  • Полное имя и номер социального страхования сотрудника;

  • Полный почтовый адрес;

  • Ставка заработной платы;

  • Как часто получают зарплату сотруднику;

  • Если сотруднику меньше 19 лет, вам понадобится его дата рождения;

  • Пол и род занятий;

  • Время и день недели, когда у сотрудника начинается рабочая неделя;

  • часов, отработанных сотрудником в день и в рабочую неделю;

  • Суммы сверхурочной работы;

  • Дата выплаты зарплаты и период выплаты заработной платы;

  • Общая сумма выплаченных сумм за каждый платежный период;

  • Удержания и прибавки к заработной плате; и

  • Отработано

    часов «прямое время» (нормативное количество отработанных часов в период оплаты труда).

8. Государственная регистрация программы отчетности о приеме на работу

В вашем штате есть реестр, в который вы должны сообщать о своих недавно нанятых и повторно нанятых сотрудниках. Вы должны подать информацию о новом найме в директорию штата в течение 20 дней с момента его найма. Здесь вы можете найти информацию о вашем штате.

9. Получите страховку компенсации рабочим

Согласно федеральному закону, все предприятия, на которых работают сотрудники, должны иметь страховое покрытие компенсации работникам.Это защитит вас и вашу компанию от несчастных случаев со смертельным исходом на рабочем месте. Без этой защиты вы можете разориться, заплатив за травму или нетрудоспособность сотрудника, полученного на рабочем месте. В каждом штате свои требования к компенсации работникам, поскольку эти льготы распределяются на уровне штата. Проверьте здесь требования для каждого штата.

10. Размещение обязательных уведомлений на рабочем месте

Перед тем, как привести сотрудников, вам необходимо показать определенные объявления в офисе.Они должны быть размещены в месте, где их будут видеть все сотрудники. На странице плакатов Министерства труда на рабочем месте перечислены конкретные плакаты федерального уровня и штата, которые необходимо разместить. Их можно бесплатно получить в федеральных агентствах по трудоустройству и занятости штата. Вам также следует проверить правила Управления по охране труда (OSHA), чтобы узнать, какие уведомления по технике безопасности требуются.

Если вы готовы нанять своих первых сотрудников и вам нужна помощь, опубликуйте свои юридические потребности на торговой площадке UpCounsel.Юристы на UpCounsel имеют в среднем 14-летний опыт работы. А поскольку 95 процентов юристов отсеиваются, вы будете получать советы только от самых ярких юристов юридических школ, таких как Йельский и Гарвардский.

Как нанять сотрудников за 14 простых шагов

Business Advice

Если вы читаете о том, как нанимать сотрудников, вы должны быть готовы перейти к следующему важному этапу в своем бизнесе. Поздравляю! Наем персонала имеет решающее значение для развития вашей компании, независимо от того, нанимаете ли вы своего первого или сотого человека.

Если вы хотите, чтобы процесс приема на работу прошел гладко, вам нужно подойти к каждой части процедуры отдельно, как при открытии бизнеса. Все этапы приема на работу вписываются в следующие разделы:

  • Перед приемом на работу

  • Как нанять сотрудников

  • После приема на работу

Короче говоря, перед приемом на работу рассматриваются юридические вопросы, как нанять сотрудников охватывает поиск нужных людей, а после приема на работу покрывает дополнительные юридические вопросы.

После того, как вы протестировали и стандартизировали свой процесс, вы можете использовать тот же план из трех частей в любое время, когда вам понадобится нанять новых сотрудников. Независимо от того, насколько сильно меняется мир бизнеса, как вы принимаете платежи по кредитным картам или как выглядит ваша бизнес-модель, вам все равно нужно знать, как нанимать сотрудников.

Перед приемом на работу

Некоторые из этих шагов будут наиболее полезны для малого бизнеса, нанимающего своих первых сотрудников, но каждый должен пройти мимо них.

Шаг 1. Настройте свой EIN

Если у вас нет своего EIN (идентификационного номера работодателя), пора его настроить.EIN — это девятизначный номер, который идентифицирует ваш бизнес и позволит вам начать наем сотрудников на законных основаниях. Вы начнете с веб-сайта IRS, который является их предпочтительным методом подачи заявки, но вы также можете подать заявку по факсу, телефону или обычной почте.

Тем, кому все еще необходимо получить бизнес-лицензии и разрешения, необходимо сделать это до получения EIN.

Шаг 2. Напишите описание работы

Перед тем, как начать процесс приема на работу, вам также понадобится отличное описание должности для привлечения лучших талантов.Если вы не знаете, как написать описание должности, вы можете сэкономить время и поручить выполнение этого шага сторонним специалистам. Это одна из самых важных частей обучения тому, как находить хороших сотрудников: незаурядные таланты будут искать отличные описания должностей.

Шаг 3: Решите, кто будет заниматься набором

Набор на работу — это трудоемкий процесс, который требует от вас рекламы вакансии, общения с кандидатами, ответов на вопросы, собеседований / отбора кандидатов и информирования неудачливых кандидатов.Если вы слишком заняты для всего этого, вам придется делегировать это.

Шаг 4: Настройка налоговой отчетности

Ни одно руководство по найму не будет полным без информации о настройке учетных записей для удержания налогов. Вам нужно будет подать документы для следующих налоговых деклараций о найме на работу:

Вы не хотите заниматься всем этим после того, как вы наняли своих сотрудников. Хотя вам понадобится номер сотрудника (или SSN) каждого человека для отчетности, это будет позже. Речь идет о составлении налоговой отчетности перед наймом работников.

Как нанять сотрудников

Шаг 5: Найдите кандидатов

Начните поиск кандидатов, попросив ваших лучших сотрудников дать рекомендации. Никогда не полагайтесь только на рекомендации (это может привести к тому, что рабочее место станет менее разнообразным), но они — отличное место для начала. Затем вы захотите расширить сеть, разместив описание своей должности на таких сайтах, как LinkedIn, Indeed, Idealist и даже Craigslist.

Убедитесь, что ваше сообщение содержит заявление о том, что вы являетесь работодателем равных возможностей.Кроме того, рассмотрите возможность использования слепого набора, когда имена, образование и многолетний опыт ваших кандидатов скрыты, чтобы преодолеть неосознанную предвзятость.

Шаг 6: Проведите собеседование

Если у вас есть команда, выберите по крайней мере трех человек из вашего бизнеса для проведения собеседований, а затем начните обращаться к лучшим кандидатам. Это защищает разнообразие, но это не имеет большого значения, если вы нанимаете первых сотрудников прямо сейчас. Вы можете сначала запланировать короткое телефонное собеседование с каждым человеком, чтобы убедиться, что он по-прежнему заинтересован и подходит.

Затем вы готовы назначить видео или личное собеседование с теми, кто прошел этап собеседования по телефону. Личные встречи обычно сохраняются на последнем этапе приема на работу. Это гарантирует, что кандидат так хорош, как кажется по телефону и видеоинтервью.

На этом этапе не забудьте подтвердить право сотрудника на работу, если вы еще этого не сделали.

Шаг 7: Выберите лучшего человека для работы

Сохраняя других лучших кандидатов в коротком списке, выберите лучшего человека для работы, посоветовавшись со всеми, кто участвует в процессе приема на работу.Посмотрите на их конкретные навыки и на то, как они проявили себя во время собеседования, чтобы определить, кто из них будет лучше всех.

Прежде чем делать предложение кандидату, самое время выполнить проверку биографических данных, связаться с предыдущими работодателями и проверить их рекомендации.

Шаг 8: Напишите предложение о работе

Напишите четкое предложение о работе, которое нужно доставить кандидату. Это позволяет избежать путаницы в отношении того, сколько платит роль, когда она начинается и что влечет за собой. Если вы отдаете процесс найма на аутсорсинг, это будет несложно, но если нет, вы захотите поручить этой задаче своего лучшего писателя.

После того, как предложение о работе будет готово, доставьте его кандидату и подождите, чтобы увидеть, согласны ли они. Не удивляйтесь, если вам придется вступить в переговоры о возможностях свободного времени, заработной платы, обучения и удаленной работы. Если ваш первый кандидат по-прежнему отказывается от предложения, перейдите к следующему выбору и вернитесь к предыдущему шагу.

После приема на работу

Шаг 9: Сообщите о своем новом сотруднике

Отчетность о новом найме имеет решающее значение. Вам нужно будет сообщать о новых приемах на работу в агентство по трудоустройству вашего штата в соответствии с требованиями штата.Вы также должны сообщать о повторно нанятых сотрудниках.

Шаг 10: Создание страховки компенсации работникам

Большинство штатов требует, чтобы работодатели имели страховой полис для работников, которые получили травмы или заболели в результате воздействия на рабочем месте. Изучите требования вашего штата и найдите план, который подходит вашему бизнесу, оставаясь в рамках этих требований.

Шаг 11: Создайте свою систему расчета заработной платы

Имея даже одного сотрудника, вам понадобится система расчета заработной платы, которая позаботится о удержании налогов и обеспечении их выплаты.Выбор установленной службы расчета заработной платы — самый эффективный и надежный метод для большинства владельцев бизнеса, которые не знают, как настроить расчет заработной платы.

Некоторые службы расчета заработной платы могут даже обрабатывать отчеты о новом найме, интеграцию страхования компенсаций работникам и другие полезные опции.

Это также отличное время для создания любых льгот для сотрудников, которые вы предлагаете.

Шаг 12: Заказ плакатов на рабочем месте

Министерство труда США требует, чтобы работодатели размещали на своем рабочем месте уведомления, чтобы информировать сотрудников о правах и обязанностях.Эти плакаты доступны бесплатно в электронном виде или вы можете приобрести их у сторонних поставщиков.

Шаг 13: Попросите вашего сотрудника заполнить необходимые документы о новом приеме на работу

Каждому сотруднику необходимо будет заполнить формы нового сотрудника, включая форму IRS W-4 и свидетельство об удержании пособия. Вам также нужно будет заполнить форму I-9 и для вашего нового сотрудника. После заполнения этих форм сохраните их в файловой системе, созданной на шаге 4.

Шаг 14: спланируйте свое обучение и ориентацию

Вы, наконец, готовы приступить к планированию своего обучения и ориентации.Обучаете ли вы кассира пользоваться устройством для чтения карт или финансового менеджера для работы с вашим программным обеспечением для выставления счетов, обучение является важной частью ориентации. Вы также можете подумать о разработке нового справочника для сотрудников, чтобы не допустить путаницы с корпоративной культурой или руководящими принципами.

В вашем справочнике может быть информация о том, как работает ваш виртуальный терминал, как получить доступ к облачному программному обеспечению компании и обо всем остальном, что понадобится сотруднику для достижения успеха. Это идеальное место для включения контрольного списка нового сотрудника.

Бонус! Шаг 15: Назначьте новых сотрудников на SumUp

Устройство SumUp Air Lite Card Reader позволяет малым предприятиям принимать кредитные, дебетовые и бесконтактные платежи с помощью одного устройства.

Если вы используете SumUp для обработки кредитных карт, вам также потребуется создать новые учетные записи сотрудников. Наши учетные записи сотрудников позволяют каждому сотруднику входить в систему и анализироваться индивидуально на одном и том же банковском счете.

Ваши сотрудники не смогут войти в вашу учетную запись SumUp, изменить данные вашей учетной записи или добавить отдельный банковский счет.Они смогут принимать платежи по кредитным картам и проверять свою историю продаж только с помощью приложения SumUp.

Следующие четыре шага помогут вам создать новые учетные записи сотрудников:

  1. Посетите sumup.me, чтобы войти в свою учетную запись SumUp.

  2. Выберите «Сотрудник» в левом меню.

  3. Выберите «Добавить нового сотрудника» в правом верхнем углу.

  4. Создайте логин (адрес электронной почты) и пароль сотрудника, которые они будут использовать для доступа к SumUp.

В заключение

Наем новых сотрудников не должен быть трудным, особенно если вы будете следовать нашему руководству по найму. Теперь, когда вы хорошо знаете, как нанимать сотрудников, этот процесс будет более комфортным при каждом последующем найме.

Если вы хотите оптимизировать все аспекты своего бизнеса, подумайте о том, чтобы включить SumUp Card Reader в свой процесс. Мы предлагаем прозрачные цены, отличную поддержку клиентов и простое в использовании программное обеспечение, обеспечивающее бесперебойную работу бизнеса.Мы также предоставляем финансовые отчеты, чтобы вы могли легко отслеживать продажи и даже просматривать продажи каждого сотрудника по отдельности.

Готовы продолжать учиться, как помочь вашему бизнесу процветать? Ознакомьтесь с этими статьями, чтобы узнать больше:

5 шагов к найму подходящего сотрудника

Каждой компании нужны самые лучшие сотрудники; но знает ли каждая компания, как найти лучших сотрудников? Чтобы найти подходящего сотрудника для конкретной работы, необходима эффективная система, которая не только привлекает сотрудника по выбору компании, но и настраивает нового сотрудника на плавный переход на новое рабочее место.Следующие 5 шагов разбивают этот процесс:

Шаг 1. Создание описания работы:

Должностная инструкция — ключ к привлечению нужного сотрудника. Все в этом описании должно быть точно определено, чтобы гарантировать, что эта информация является отражением сотрудника, которого вы пытаетесь достичь. Должностная инструкция должна соответствовать этим критериям:

  • Определите должность: Укажите основные обязанности должности. Это поможет вам отсеять людей, которые не подходят для выполнения должностных обязанностей.
  • Перечислите основные квалификации и навыки: Этот список должен быть четким и кратким, чтобы кандидат мог быстро просмотреть список, чтобы узнать, подходит ли ему должность.
  • Выразите «чувство» компании: У каждой компании своя собственная атмосфера, уникальная для других. Обязательно передайте культуру компании, чтобы кандидат мог понять, что эта компания ему подходит.
  • Укажите зарплату и льготы: Это очень важно для определения правильных ожиданий соискателей.Отсутствие ожиданий по заработной плате может привести к притоку соискателей, которым может потребоваться более высокая стартовая база.
  • Включите резюме и сопроводительное письмо: Параметры подачи — убедитесь, что кандидат знает эту информацию, чтобы он мог предоставить вам нужные документы.
  • Включите контактную информацию: В описании должен быть номер телефона или адрес электронной почты, если кандидат решит подать заявку.

Шаг 2. Расскажите о своей вакансии Открытие:

После того, как описание вакансии создано, вам необходимо сообщить соответствующему кругу людей о вакансии и обо всем, что с ней связано.Вот несколько способов рассказать о вашей вакансии нужным людям:

  • Рекламные объявления: Это может включать многие формы средств массовой информации, такие как газеты, отраслевые журналы, рассылки по электронной почте, веб-сайты и социальные сети. Поскольку большинство объявлений о вакансиях в настоящее время являются цифровыми, это позволит вам размещать рекламу на многих веб-сайтах и ​​в социальных сетях, чтобы как можно быстрее распространить информацию.
  • Ярмарка вакансий: Это прекрасная возможность лично встретиться с потенциальными кандидатами и посмотреть, подходят ли они для компании.
  • Молва: При разговоре с деловыми партнерами, нынешними сотрудниками или профессионалами отрасли это может дать работодателю возможность получить надежные рекомендации от своих коллег по выбору подходящего потенциального сотрудника.

Шаг 3. Подготовка к интервью:

Не только потенциальный сотрудник должен готовиться к собеседованию. Работодатель должен убедиться, что они следуют правильному протоколу, чтобы выбрать подходящего кандидата:

  • Просмотрите их резюме: Это не только позволит вам узнать, подходит ли человек для работы, но также поможет вам настроить собеседование так, чтобы задать правильные вопросы кандидату.
  • Знайте, о чем вы хотите спросить соискателя: Вы хотите узнать его навыки? Вы хотите, чтобы они проявляли новаторский подход и выходили за рамки должностных требований? Вы должны иметь четкое представление о том, чего вы ожидаете от своего потенциального сотрудника, чтобы выбрать правильного кандидата.
  • Сделайте приятный разговор: Собеседник должен чувствовать себя комфортно, разговаривая с вами. Это не допрос. Вы хотите узнать от соискателя как можно больше, чтобы его комфорт позволял ему / ей правильно выражать свои мысли.

Шаг 4. Проверка перед приемом на работу:

На данном этапе вы знаете о заявителе ровно столько, сколько он вам сказал. Важно копнуть глубже и узнать как можно больше о ком-то, кто будет представлять вашу компанию. Предварительные проверки перед приемом на работу позволяют узнать важную информацию о вашем потенциальном сотруднике. Следующие параметры скрининга очень полезны:

  • Сведения о судимости: Важно знать, были ли у ваших сотрудников какие-либо нарушения закона, которые могли бы помешать их должности.Полезно знать, имел ли ваш новый водитель в прошлом уголовные правонарушения, связанные с вождением.
  • Образование, сертификаты и лицензии: Есть ли у вашего кандидата учетные данные, которые, как они утверждают, имеют? Важно знать, настолько ли он квалифицирован, как они говорят.
  • Физические способности: Здоров ли ваш потенциальный сотрудник? Могут ли они физически / морально выполнять свои должностные обязанности? В зависимости от уровня физических потребностей должности, работодатели могут выбрать выполнение теста функциональной способности, чтобы оценить физическую способность кандидатов выполнять задачи.
  • Тестирование на наркотики: Работодателю будет полезно знать, злоупотреблял ли кандидат в настоящее время или недавно какие-либо запрещенные вещества. Тестирование на наркотики позволяет работодателям узнать о запрещенных наркотиках, таких как героин и кокаин, а также о злоупотреблении лекарствами, отпускаемыми по рецепту, которые могут повлиять на выполнение работы соискателем.

Шаг 5. Настройте нового сотрудника на новую работу:

После того, как ваш новый сотрудник выбран, вы должны убедиться, что у него есть инструменты, необходимые для выполнения своих служебных обязанностей.Некоторые из этих инструментов могут включать:

  • Рабочее пространство: Будь то стол, телефон, компьютер, оборудование и / или одежда, сотруднику потребуются некоторые или все эти вещи для выполнения своих задач.
  • Доступ к сети: От карточек-ключей до подключения к Интернету, работодатель должен будет предоставить то, что, по его мнению, необходимо сотруднику для выполнения своей работы.
  • Файлы / программное обеспечение: Для выполнения своих задач сотруднику может потребоваться доступ к файлам, формам и информации, необходимым для его работы.Если они используют компьютер, им потребуется программное обеспечение, необходимое для выполнения их служебных обязанностей.
  • Обучение: Новый сотрудник может иметь квалификацию для работы, но ему может потребоваться дополнительное обучение, чтобы понять свою новую должность. Это может повлечь за собой изучение продуктов, процедур компании и даже жаргона, используемого в офисе.

Этот пошаговый процесс приема на работу может помочь компании отсеять неквалифицированного кандидата при выборе кандидата, подходящего для вакантной должности.После того, как новый сотрудник занял свое место и получил необходимые инструменты, он может стать ценным членом организации.

Автор: Брайан Анеланте работает в отделе маркетинга MobileHealth.net. Mobile Health — это организация по охране труда, специализирующаяся на проверке сотрудников. Mobile Health принимает 200 000 человек в год на проверки сотрудников, и мы являемся ведущим поставщиком медицинских услуг в Нью-Йорке.

5 шагов для найма сотрудников | Малый бизнес

Сотрудники предприятия выполняют повседневные задачи, которые поддерживают его повседневную работу, а также создают и влияют на корпоративную культуру предприятия.Выбор сотрудников, которые обладают необходимыми навыками для работы, которую они будут выполнять, и которые вписываются в уже существующую бизнес-структуру, является проблемой для владельцев и специалистов по персоналу, которые принимают решения о найме.

Создайте контрольный список приема на работу

При наличии всех ваших бизнес-консультантов, наставников и тематических веб-сайтов у вас вряд ли возникнет недостаток совета, когда дело доходит до процесса приема на работу. У каждого источника есть свое количество шагов и передовых методов поиска идеального сотрудника.Согласно Inc.com, наем сотрудников на самом деле является стратегическим решением, которое может повлиять на конкурентоспособность бизнеса. В начале процесса составьте контрольный список с наиболее важными для вас качествами сотрудника. Также перечислите шаги, которые вы планируете предпринять в процессе найма, чтобы они могли служить руководством при начале поиска.

Напишите описание вакансии

Как только вы узнаете тип кандидата, которого ищете, вы можете опубликовать описание вакансии или помочь объявить о вакансии в строке вакансии.Это означает, что вы должны сначала написать описание должности, которая будет полезна для привлечения квалифицированных и заинтересованных кандидатов. Это должностное описание может помочь вам прояснить ожидания в отношении работы и прояснить, когда придет время обучать вашего нового сотрудника. Администрация малого бизнеса США отмечает важность установления руководящих принципов для сотрудников, соответствующих требованиям трудового законодательства. Например, если в вашей должностной инструкции указано использование тяжелой техники, укажите, что должны подавать заявки только работники с надлежащими полномочиями.

Проведение собеседований

После того, как вы получите резюме от заинтересованных кандидатов на работу, вы можете начать проводить собеседование. Этот этап процесса зависит от количества кандидатов, которых вы хотите рассмотреть. Например, если на вашу вакансию претендует всего несколько человек, лучше всего подойдет индивидуальное собеседование. Если подали заявки сотни, вы можете сэкономить время, проведя короткие телефонные собеседования, прежде чем переходить к индивидуальным собеседованиям с лучшими кандидатами, а затем вторые собеседования с вашими лучшими кандидатами.Inc.com отмечает важность адаптации вопросов для собеседований к вашему конкретному бизнесу. Сайт также предлагает использовать форму оценки кандидата, чтобы отметить, насколько хорошо каждый кандидат выполняет на каждом этапе процесса отбора и собеседования.

Согласование предложения о работе

После того, как вы выбрали кандидата, которого хотите нанять, вы должны сделать официальное предложение о работе. Это может иметь форму письменного контракта или устного предложения, которое создает подразумеваемый контракт. Кандидат может пожелать договориться о более высокой заработной плате, более полных льготах или о другой дате начала, чем вы планировали.Администрация малого бизнеса США отмечает важность начала с руководящих принципов минимальной заработной платы и пособий, которые исходят из законов штата и федеральных законов о занятости, чтобы гарантировать, что предлагаемая вами компенсация является справедливой и законной. Прежде чем делать предложение, определите, сколько человек стоит для вашего бизнеса и сможет ли следующий в очереди кандидат удовлетворить потребности открытия.

Follow Up

Даже после того, как вы наняли сотрудника, процесс найма не закончен. Чтобы подготовиться к будущему найму и убедиться, что новый работник хорошо интегрируется с существующей рабочей силой, настройте процесс последующих действий.Обратитесь к своему новому работнику через месяц или через месяц обслуживания, чтобы обсудить все нерешенные вопросы о трудоустройстве или проблемы на рабочем месте. Вы также должны убедиться, что рабочее место вашего нового сотрудника соответствует правилам безопасности в соответствии с Управлением по делам малого бизнеса США.

Когда сотрудник увольняется, проведите собеседование при увольнении, чтобы узнать, почему ваши сотрудники предпочитают уйти в другое место. Используйте эту информацию в будущем, чтобы выбрать кандидатов, которые будут лояльными и подходят для вашей должности и вашего бизнеса.

Пошаговое руководство по процессу найма на работу

Согласно недавнему исследованию Gallup, две трети опрошенных американских рабочих заявили, что в настоящее время они работают «на своей лучшей работе».

Естественно, это затруднит подбор лучших специалистов из других организаций и затруднит процесс найма. Во многих отношениях процесс приема на работу представляет собой равное сочетание проверки кандидатов и их впечатления преимуществами, возможностями и компенсацией вашей компании.

По мере того, как эта динамика меняется, меняется и весь процесс найма. Вам нужно будет уделять больше времени любезностям и убедиться, что за то короткое время, которое вы проводите с ними, они получат четкое представление о том, чем ваша компания занимается и почему так здорово там работать.

Чтобы все было сбалансировано, вот пошаговое руководство по освоению процесса найма в вашей организации:

Пошаговое руководство по процессу найма

Процесс найма может показаться простым , но в нем больше движущихся частей, чем можно было ожидать.Каждый из них важен сам по себе, и пропуск шага или несерьезное отношение к нему может помешать процессу найма.

Имея это в виду, вот восемь шагов, которые вам нужно будет освоить, чтобы привлечь и закрыть лучшие таланты:

1. Определите свои потребности в найме

Есть хороший шанс, что вы уже знаете, что вам нужна эта роль заполнен, но если есть какие-то сомнения, неплохо было бы сбавить обороты и обдумать это.

Посмотрите на цифры и определите, можете ли вы обойтись без этой роли.Могут ли обязанности быть делегированы другим ролям? Возможно, на аутсорсинге? Есть много возможностей для автоматизации или искусственного интеллекта, который также поможет устранить или автоматизировать определенные задачи.

Может быть, вам нужна эта роль, но сейчас она вам не нужна. Возможно, вы могли бы подождать еще квартал или возобновить процесс найма в следующем году? Это может быть выгодно. В любом случае, чем яснее вы понимаете свои потребности, тем легче будет сделать следующий шаг.

2.Составьте описание должности

Кандидатам нужно немного узнать о ваших вакансиях, иначе вы, вероятно, не вызовете большого интереса. Здесь вам пригодится тщательно составленное описание должности.

Хорошо составленная должностная инструкция заранее формирует правильные ожидания. В нем говорится, что это за роль, чем она не является, и, что наиболее важно, как эта роль может развиваться. Люди хотят знать, что есть возможности для продвижения по службе. Описание должности определенно является местом, где можно добавить такие детали.

Элементы отличного описания должности включают роли, ответственность и обязанности, требуемый опыт, желаемые навыки межличностного общения, компенсацию и льготы, а также сведения о компании. Чем больше подробностей, тем лучше, потому что вы можете использовать это в целях подотчетности, когда они в роли.

Большинство описаний должностей имеют одинаковую структуру, что не всегда позволяет им выделяться. Однако нет никаких ограничений в отношении того, что вы можете использовать, чтобы сделать описание своей должности более заметным. Взгляните на этот список вакансий в TEAM Industrial Services — он использует статистику, графики и чат-бота для привлечения квалифицированных кандидатов и предоставления как можно большего количества информации о доступных вакансиях.Кроме того, эти функции повышают доверие к работодателю.

3. Рекламируйте открытую позицию

Независимо от того, внутренняя это или внешняя позиция, вы должны сообщить об этом людям. Чем больше усилий вы приложите на этом этапе, тем больше у вас будет кандидатов, что обычно означает больше возможностей для поиска высококвалифицированных людей.

Если он внутренний, вы, скорее всего, разместите его на внутренней доске объявлений или на веб-сайте своей компании. Вы можете легко создать веб-сайт с помощью конструктора веб-сайтов, если у вас его нет.Также не помешает разослать об этом электронные письма компании или всего подразделения. Опять же, здесь вы продаете возможность, и чем шире охват, тем больше возможностей.

Он также будет размещен на веб-сайте вашей компании, если он внешний, но не останавливайтесь на достигнутом. Разместите его в аккаунтах вашей компании в социальных сетях. Попросите своих сотрудников также поделиться вашим постом. В зависимости от необходимой квалификации вы даже можете разместить его на университетских досках по трудоустройству или на Craigslist. Если вы ищете кандидатов более высокого уровня, часто стоит платить за публикации на таких сайтах, как Indeed, LinkedIn или CareerBuilder.

4. Изучите заявки

Важно внимательно проверять каждое полученное заявление сотрудника. Их беглый просмотр может привести к тому, что отличные кандидаты будут упущены из виду. При просмотре каждого заявления поднимайте описание должности, чтобы сопоставить свой опыт и квалификацию с тем, что вы ищете.

Ищите очевидные красные флажки, которые могут потребовать дополнительных вопросов. Яркими примерами здесь являются люди, которые обычно не остаются на работе более года или имеют большие пробелы в своих резюме.Ищите людей с большим количеством опечаток. Отсутствие внимания к деталям может не подходить для вашей открытой должности.

Обратите внимание также на разделы навыков. Согласно исследованию McKinsey, многие компании работают над «программами переподготовки» для повышения квалификации своих сотрудников. Некоторые желательные навыки включают критическое мышление, принятие решений, лидерство, расширенный анализ данных и управление проектами. Если у них уже есть перечисленные навыки, то, вероятно, с ними стоит пройти собеседование.

5.Запланируйте предварительные звонки и собеседование

Заявка и сопроводительное письмо многое говорят о человеке, но это не значит, что он хорошо подходит для вашей организации. На собеседовании вы сможете увидеть их в действии и, что еще более важно, под небольшим давлением

Вам понадобится здоровое сочетание вопросов для проверки учетных данных и биографических данных, чтобы вы могли получить полный опыт кандидата. Вы также захотите задать открытые вопросы, связанные с компетенциями и поведенческими особенностями, чтобы вы почувствовали, как они справляются с ситуациями реального мира.Наконец, вы захотите поиграть в некоторые гипотетические сценарии, чтобы увидеть, резонирует ли их образ мышления с тем, что вы ищете в кандидате.

6. Проявление должной осмотрительности

Чтение резюме и проведение собеседований — отличный способ познакомиться с кем-то, но лучше всего нанять подходящего человека, который будет немного внимательнее. При необходимости выполните фоновые проверки и справочные проверки. Не стесняйтесь провести небольшое исследование своего кандидата. Простой поиск в Google может выявить профили в социальных сетях, личные веб-сайты и даже новостные статьи о них.

Перекрестные интервью — еще один отличный способ узнать точки зрения других лидеров, чтобы убедиться, что вы ничего не упускаете. В наши дни становится все более популярным проводить собеседование на рабочем месте, чтобы увидеть, как на самом деле выглядит повседневная работа.

7. Представление предложений

Самое интересное — это составление предложения и его представление. После должной осмотрительности лучше всего представить предложение как можно быстрее — вы никогда не узнаете, проводит ли кандидат собеседование в других компаниях.

После того, как кандидат займет должность, вы можете связаться с другими кандидатами, чтобы сообщить им о своем решении. Лучше всего дать этим кандидатам какой-нибудь совет. Сообщите им, что они сделали хорошо, как они могли бы улучшить, и выразите, что вы хотели бы, чтобы они применялись снова в будущем (если вы действительно имеете это в виду). Эти небольшие моменты могут создать цепочку квалифицированных кандидатов, к которым вы сможете обратиться позже, что бесценно.

8. График адаптации сотрудников

Наем хорошего специалиста — далеко не последний этап процесса найма.Успешные кандидаты — это те, кто проходит тщательную адаптацию. Это означает начальное обучение, назначение наставника и проведение периодических оценок, чтобы убедиться, что у них есть все необходимое для успеха.

Не забывайте о слишком важном шаге — привязке к форме информации о сотруднике. Вам понадобится гораздо больше информации, чем предоставленное резюме.

9. Обеспечение долгосрочного успеха сотрудников с помощью наставничества

Найти подходящего сотрудника для работы — сложная задача.Но работа еще не закончена, как только они закончат адаптацию. Согласно опросу Jobvite, проведенному в 2018 году, 30% соискателей увольняются с работы в течение 90 дней после начала работы. Расходы на текучесть кадров у вас могут быть огромными, если треть ваших новых сотрудников увольняются до завершения их адаптации.

Как сделать так, чтобы мы не только выбирали нужных людей, но и держали их при себе? Наставничество. Большинство миллениалов и сотрудников GenZ — будущая рабочая сила — ценят свое обучение и развитие почти так же высоко, как и свою зарплату.В отчете LinkedIn об обучении на рабочем месте за 2021 год указано, что 76% GenZ считают обучение ключом к успеху в карьере.

Цель наставничества — привлечь более старших сотрудников в качестве наставников, чтобы направлять и делиться своим богатым опытом с более младшими сотрудниками.

Похожие записи

Вам будет интересно

Основные стратегии развития организации: Что такое стратегия развития? 21 определение и анализ

Нормальные профессии: Творческие профессии

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко