Оптимизация персонала: что, как и сколько?

Для сотрудников любой организации слово «оптимизация» звучит как нечто неизведанное и, несомненно, пугающее. Все дело в том, что мало кто в полной мере представляет, каким образом может, а главное – будет происходить эта пресловутая оптимизация персонала или, другими словами, сокращение численности сотрудников.

 

Обсудим  актуальную тему вместе с HR-экспертом Маргаритой Митюшкиной.

Давайте рассмотрим, что же такое оптимизация. Предлагаю несколько определений:

1. Оптимизация – это поиск наилучшего решения для достижения целей компании в заданных условиях.
2. Оптимизация численности – это сокращение затрат на содержание персонала (как путем уменьшения количества работников, так и путем снижения уровня дохода персонала). 

Не секрет, что любая организация функционирует с единственной целью – получение прибыли при минимально возможных издержках. Поэтому, когда речь заходит о реструктуризации и последующей оптимизации, многие владельцы бизнеса начинают с сокращения расходов по тем структурным подразделениям, которые являются «потребляющими» — то есть те, которые не приносят видимой (прямой) прибыли компании. Обычно это административно-управленческий блок (управление персоналом, АХО, бухгалтерия).

Как показывает практика, работодатели часто грешат тем, что начинают «резать» персонал, начиная с «ненужного» (по их мнению) обслуживающего персонала.

В итоге общая численность сотрудников компании, переживающей  период кризиса, принципиально не меняется. Но при этом оказывать услуги, сопутствующие любой предпринимательской деятельности, просто-напросто некому. Ведь в первую очередь решили избавиться от support staff, и то – выборочно, «экспертным» методом. Что мы получаем на выходе? Конечно же, негатив со стороны персонала, как выбывшего, так и работающего, потому что все мы люди и в такие моменты испытываем сильнейший стресс. Что касается самой компании, то она как работодатель подрывает свою репутацию и имидж на рынке труда.

Распространены также ситуации, когда руководство компании прибегает к таким мерам:

• стимулирование сотрудников преклонного возраста досрочно выходить на пенсию,
• перевод работников на другие (как правило, нижестоящие и нижеоплачиваемые) должности или же перевод в другие структурные подразделения,
• стимулирование отдельных категорий работников увольняться по собственному желанию или с определенными выплатами (при увольнении по соглашению сторон).

Кроме того, часто практикуется перераспределение работников внутри одного департамента/отдела/сектора при объединении, например, двух отделов в один. И тогда сотрудникам, которые ранее занимали руководящие посты, ничего не остается, как перейти на рядовые должности, предложенные в рамках оптимизации, или же другой вариант – увольняться.

У нас оптимизация. Что  делать?

Когда компания решает оптимизировать персонал, процесс всегда и для всех проходит болезненно: будь то руководитель, которому необходимо выбрать, кто же останется с ним работать дальше, а кому придется покинуть компанию, или же рядовой специалист, который находится в подвешенном состоянии, пока не будет, так сказать, оглашен весь «черный» список.

Психологически задача взять и уволить какое-то количество людей, конечно же, очень сложная. Как правило, самый мучительный шаг – сообщить индивидуально каждому работнику о решении руководства, выпадает на долю HR-менеджеров. Как вести себя в такой ситуации? Прежде всего, оставаться людьми! Поговорив по-человечески, вы априори будете выше всех тех руководителей, которые предпочли промолчать и переложить на вас свою ответственность.

Самое главное правило при проведении оптимизации: компания должна четко понимать, что она получит в результате всех процедур. Очень важно все грамотно просчитать и продумать, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Это правило включает в себя несколько крупных блоков:

• Определение перспективных целей компании, постановка задач;
• Оптимизация существующих бизнес-процессов;
• Разработка новой организационной структуры компании;
• Определение численности персонала;
• Проработка процедуры вывода персонала;
• Непосредственное сокращение численности;
• Утверждение новой организационной структуры и нового штатного расписания.

Кроме того, необходимо учитывать, что при сокращении численности может страдать качество работы. Чтобы минимизировать подобные риски, важно при утверждении новой цепочки обязательных к выполнению бизнес-процессов, провести нормирование труда, что далеко не всегда делается в компаниях.

Для реализации перечисленных выше блоков организации нередко нанимают отдельного специалиста, так называемого антикризисного менеджера, перед которым стоит задача в кратчайшие сроки вывести компанию из коллапса. Зачем это делается? Ведь новый человек — это неизбежное увеличение затрат, что абсолютно нелогично в данной ситуации. Все просто:  стороннему человеку, не имеющему никакого отношения ни к компании, ни к персоналу, гораздо легче по причине здорового цинизма решить все проблемы «без сердца», что не всегда под силу руководителям, проработавшим бок о бок с этими людьми много лет.

Как будем оптимизировать?

После того как определены дальнейшие приоритеты развития бизнеса и есть понимание того, как все должно выглядеть, стартует сама процедура сокращения персонала. Давайте рассмотрим наиболее распространенные варианты развития событий.

1. Увольнение по собственному желанию или соглашению сторон.

2. Предложение занять конкретную позицию в новой структуре компании.

Есть множество нюансов, связанных с проведением оптимизации в «белой» компании. Ведь Трудовой кодекс ни в коем случае нарушать нельзя — иначе проблем, помимо кризиса, станет еще больше. И вот здесь самую важную роль играет HR, чья миссия  — уберечь компанию-работодателя от подобного рода нарушений. Это было небольшое лирическое отступление J

Итак, вам необходимо уволить часть персонала, как говорится, «без шума и пыли». Выше мы выбрали два пути: по соглашению сторон и по сокращению штатов (как правило, работодатель выступает за расторжение Трудового договора по соглашению сторон). Оба пути законны и подробно описаны в Трудовом кодексе. Однако зачастую работодателю проще и быстрее «отделаться» от части сотрудников, договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Нюанс этого варианта в том, что если договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не будет достигнута, возможно давление со стороны руководства на сотрудника, который не хочет покидать компанию. Согласитесь, не очень приятный поворот событий. Если же идти по пути наименьшего сопротивления, и сокращать штат в классическом исполнении закона, работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.

И при одном, и при другом раскладе возникают определенные сложности, разногласия и споры. Однако выстраивать действия организации по букве закона означает защитить права обеих сторон: как работника, так и работодателя. Ведь без соответствующих документов работодателю будет проблематично спросить со своего сотрудника, если тот не исполняет надлежащим образом свои функции.

Таким образом, законодательная база предоставляет право выбора каждой из сторон. Осталось только определить, куда сворачивать: направо или налево.

У нас есть новая структура и другая численность людей. Что дальше?

Итак, большая часть сложного пути пройдена. Но стресс еще не отступил, а работать и достигать вновь поставленных целей надо. Как мотивировать оставшийся персонал? Казалось бы, все просто. Ты остался при работе, так иди и выполняй свою работу хорошо, чтобы не попасть под раздачу в следующий раз. Тут, на мой взгляд, какого-то общего правила, совета или руководства к действию не существует. Как я уже говорила, всегда надо оставаться человеком. В этом и состоит задача HR-службы: подставить плечо, дать поплакать в жилетку, успокоить, помочь, сказать какие-то слова поддержки, ну и, конечно, быть честными, ибо любой человек всегда почувствует, лукавите вы или нет. 

Думаю, коллеги, работающие в сфере управления персоналом, согласятся, что тема оптимизации и сокращения численности никого не оставляет равнодушным. Все мы надеемся, что участь проводить такие процедуры не постигнет нас никогда, ну или, по крайней мере, в ближайшее время.

Поэтому хочу пожелать всем прочитавшим мою статью удачи, и пусть работа приносит вам максимум удовольствия, ведь:

Когда вы что-то делаете без любви и непрофессионально – это халтура,

Когда вы что-то делаете без любви, но профессионально – это ремесло,

Когда вы что-то делаете не профессионально, но с любовью – это хобби,

Когда вы что-то делаете профессионально и с любовью – это искусство.

Так пусть каждый из вас занимается именно искусством!

Митюшкина Маргарита, HR-эксперт. Опыт работы: IT (системная интеграция), фармацевтика, ж/д логистика. 

hrdocs.ru

Оптимизация штата сотрудников: легально и эффективно

Вы узнаете:

• В чем заключается оптимизация штата сотрудников в компании.
• Какие этапы включает оптимизация и какова процедура сокращения.
• Как уменьшить штат, уволив сотрудников по соглашению сторон.
• Можно ли уменьшить затраты на персонал без сокращений и увольнений.

К оптимизации штата нередко вынуждены обращаться даже в успешной компании. Разберемся, какие способы легальной оптимизации существуют, как провести сокращение штата грамотно и максимально безболезненно для всех участников, а также как уменьшить расходы на персонал без увольнения.

Суть оптимизации штата работников

В определенных ситуациях работодатель вынужден искать варианты снижения затрат на персонал, то есть проводить оптимизацию штата сотрудников.

Основные правовые способы уменьшения затрат на персонал можно разделить на 2 группы:

• Связанные с увольнение. По соглашению сторон, сокращение численности или штата работников.
• Не связанные с увольнением сотрудников. Введение «простоя», снижение заработной платы, введение режима неполного рабочего времени.

Разберем более подробно каждую группу. Начнем с наиболее распространенного и сложного пути – сокращения персонала.

Сокращение штата в связи с оптимизацией

Деятельность любой организации направлена на получение прибыли при минимальном количестве издержек. Если речь заходит об оптимизации, чаще всего руководитель начинает с уменьшения численности штата тех подразделений, которые являются потребляющими, то есть не приносят реальной прибыли компании. Сюда относятся работники бухгалтерии, отдела кадров, административно-хозяйственного отдела и т.п.

Такой подход не всегда является оптимальным. Общая численность сотрудников не меняется принципиально, выборочное сокращение приводит к негативу со стороны персонала, подрывается имидж компании на рынке труда.

Руководитель при оптимизации штата работников может прибегать к следующим мерам:

• Стимулирование отдельных категорий сотрудников к увольнению по собственному желанию или по соглашению сторон.
• Склонение работников пенсионного возраста к выходу на пенсию.
• Перевод сотрудников на иные должности или иные структурные подразделения компании.
• Объединение двух или более отделов/департаментов.

Сокращение штата подобным методом – стрессовая ситуация и для руководителя компании, и для его подчиненных. Провести процедуру оптимизации штата максимально безболезненно для всех участников – задача, основное правило которой – грамотно продумать и рассчитать ту модель эффективной команды, которая должна получиться при оптимизации.

Процедура оптимизации численности штата должна включать этапы:

• Постановка задач и определение целей развития предприятия.
• Разработка новой организационной структуры компании, которая поможет сделать деятельность максимально эффективной.
• Определение численности персонала.
• Разработка процедуры вывода/сокращения персонала.
• Непосредственное проведение процедуры сокращения.
• Утверждение новой организационной структуры предприятия и нового штатного расписания.

Часто сам руководитель не в силах грамотно провести все перечисленные этапы оптимизации, тогда к сотрудничеству привлекается сторонний специалист в этой области – антикризисный менеджер (управляющий).

Как выявить лишние должности при оптимизации штата

Иногда руководителю трудно сразу понять, какие именно единицы штата сотрудников необходимо сократить.

В этом поможет алгоритм от электронного журнала «Генеральный Директор», позволяющий грамотно оптимизировать численность персонала.

Смотреть алгоритм

Процедура сокращения численности штата работников

Процедура увольнения по данному основанию достаточно трудоемка и включает следующие элементы:

• Уведомление под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
• Предложение вакантных должностей (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) с учетом норм о преимущественном праве оставления на работе (ст. 179 ТК РФ).
• Выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка (ст. 178, 318 ТК РФ), а также выплата заработка на период трудоустройства на срок до 3 месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

Даже если увольнение по сокращению штата было произведено без очевидных нарушений, риск его оспаривания в суде крайне высок. Чаще всего бывшие работники ссылаются на то, что:

• не предложены все имеющиеся вакансии;
• не соблюдено преимущественное право на оставление в компании;
• не выплачен средний месячный заработок.

Среди преимуществ данного способа следует отметить его универсальность – это законный способ увольнения сотрудников в условиях, когда нет каких-либо иных оснований для расторжения трудового договора.

Длительность и сложность процедуры увольнения, необходимость выплаты выходного пособия и компенсации среднего месячного заработка на период трудоустройства — все это создает риски для работодателя.

В связи с тем, что минусов у данного способа существенно больше, чем плюсов, до принятия решения о сокращении штата в связи с оптимизацией важно оценить его экономическую целесообразность и быть готовым к четкому соблюдению процедуры увольнения.

Ниже приведен образец приказа оптимизации штатов, который используется при необходимости сократить число штатных единиц по определенной должности. По этому приказу не увольняют конкретных сотрудников, а определяют, с какого времени и какое количество штатных единиц подлежит сокращению по должности.

 Скачать образец приказа оптимизации штата

Оптимизация штата путем увольнения по соглашению сторон

Согласно закону трудовой договор может быть в любое время прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором может быть при этом как работник, так и работодатель. Какой-либо специальной процедуры увольнения по данному основанию не установлено.

У работодателя нет обязанности при увольнении работника по соглашению сторон выплачивать последнему какие-либо пособия или компенсации, если стороны об этом не договорились.

Плюсом данного способа оптимизации штата является то, что такое увольнение сложно оспорить в суде. Если это происходит, то в случаях, когда стороны не составили никакого дополнительного соглашения к трудовому договору, содержащего сведения обо всех их договоренностях. Поэтому такое дополнительное соглашение лучше составлять и подробно прописывать в нем все условия увольнения, иначе суд может признать факт незаконным.

К преимуществам этого способа можно отнести гибкие условия и «сжатые» сроки прекращения трудового договора. Стимулировать сотрудника к такому методу расставания можно финансово (выплата компенсации) либо нефинансово (хорошие рекомендации при дальнейшем трудоустройстве).

Если стороны пришли к обоюдно выгодному решению, особое внимание следует обратить на составление грамотного и полного текста соглашения о расторжении трудового договора. В нем нужно указать дату увольнения (последний день работы), основание расторжения (соглашения сторон), размер и сроки выплаты согласованной компенсации.

Чаще всего работодатель выступает за расторжение трудового договора по соглашению сторон, а не за длительную и сложную процедуру сокращения штата. Оба эти пути законны и подробно описаны в ТК РФ. Однако руководителю проще и быстрее расстаться с частью сотрудников, письменно договорившись с каждым о конкретной сумме выплаты.

Если же договоренность между работодателем и работником о денежной компенсации не может быть достигнута, то стоит идти по пути сокращения штата. При этом работодателю придется запастись терпением, поскольку процедура продлится несколько месяцев.

Оптимизация штата путем снижения заработной платы

Это еще один способ оптимизировать штат компании, никого не увольняя.

Легальными будут всего 3 варианта снижения заработной платы:

• По письменному соглашению сторон в любое время и независимо от причин (ст. 72 ТК РФ).
• Невыплата премии, если в компании применяется система оплаты труда, включающая премирование.
• Изменение условий трудового договора работодателем в одностороннем порядке по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).

Если работодатель хочет провести оптимизацию посредством снижения заработной платы сотрудников, он должен продумать легальное обоснование для этого шага. Например, изменить производство таким образом, чтобы сократился объем работы, а также время, которое тратит работник на ее выполнение.

Вывод

Есть несколько легальных возможностей уменьшить затраты на персонал, у каждой из которых свои преимущества и недостатки. Если сопоставить плюсы и минусы каждого из рассмотренных способов, можно дать руководителю следующие рекомендации:

• Для начала важно проанализировать состав затрат на персонал и отказаться от неэффективных сотрудников.
• Можно попытаться достичь соглашения с работниками об уменьшении заработной платы либо об увольнении по соглашению сторон с выплатой разумной компенсации.
• Объяснить коллективу, что у компании тяжелые времена и придется идти на уступки.
• При невозможности соглашения с работниками, в негативном случае придется либо изменять условия трудового договора в одностороннем порядке, либо сократить численность или штат работников.

www.gd.ru

Что такое оптимизация персонала

О том, что такое оптимизация персонала знают и многие сотрудники, и тем более, кадровые специалисты. Однако отдельные тонкости данного процесса известны не каждому – так, оптимизация численности персонала на предприятии далеко не всегда является актуальным решением насущных проблем, либо должна в принципе подразумевать сокращение работников. Учитывая современные тенденции кадрового делопроизводства, оптимизации персонала и его численности должен уделять пристальное внимание каждый руководитель или HR-специалист.

Что такое оптимизация персонала

Процесс оптимизации в целом – это поиск наилучшего решения, которое по факту принесет как можно больший результат при наименьших затратах. Соответственно, оптимизация персонала – это процесс, в котором обеспечивается наилучшее соотношение расходов на поддержание штата и эффективности ведения его экономической деятельности. При этом методики проведения оптимизации могут быть разнообразными – современные достижения кадрового делопроизводства предусматривают огромное количество возможных вариантов действий для руководителей или HR-специалистов.

Необходимо разделять понятия оптимизации персонала и оптимизации численности персонала. Во втором случае подразумевается конкретное проведение кадровых мероприятий, изменяющих численность работников на предприятии или между его отдельными структурными подразделениями. В то время как комплекс мер по оптимизации персонала в целом может и не предусматривать изменения штатного расписания, а задействовать иные аспекты трудовой деятельности.

В целом, оптимизация персонала как процесс, может позволить:

• Снизить затраты работодателя на обеспечение трудовой деятельности. Проведение процедур оптимизации в большинстве случаев направлено именно на уменьшение затрат. Достигаться эта цель может различными способами.
• Повысить фактическую квалификацию сотрудников. Процедура оптимизации часто связана с повышением квалификации работников и улучшением их эффективности трудовой деятельности.
• Избавиться от неэффективных сотрудников. Кадровый состав любого предприятия нуждается в периодическом обновлении и удалении из него неэффективных работников – такие меры легче всего производить в рамках оптимизации персонала.
• Улучшить организационную структуру. Оптимизация персонала позволяет значительно упростить системы управления кадрами и дает возможность решить множество управленческих аспектов деятельности.

Это – лишь краткий перечень примеров позитивных аспектов оптимизации. Однако при ее проведении следует помнить о том, что неправильная оптимизация кадров может не только не поспособствовать достижению ожидаемых результатов, но и напротив – ухудшить общие экономические показатели компании, её имидж и состояние её работников.

Даже сейчас, во многих случаях, под понятием оптимизации персонала, как работники, так и работодатели подразумевают непосредственное проведение сокращений штата или его численности. Однако на практике, одно только сокращение не является эффективным инструментом оптимизации само по себе и может применяться лишь в комплексе с иными мерами, а может и не использоваться вовсе. Поэтому и работникам, и работодателям необходимо знать о том, что оптимизация персонала далеко не всегда угрожает кому-либо перспективами увольнения.

Как проводится оптимизация персонала на предприятии

Порядок проведения оптимизации персонала на предприятии во многих аспектах зависит от того, по какой методике она будет выполняться. Так, классический подход к оптимизации персонала выглядит достаточно простым мероприятием, однако имеет множество недостатков и не является актуальной методикой в современном HR-менеджменте. Однако многие работодатели прибегают именно к нему, поэтому ознакомиться с ним следует каждому участнику трудовых взаимоотношений.

Оптимизация численности персонала предприятия по стандартному методу предусматривает избавление от тех сотрудников, которые не участвуют непосредственно в формировании прибыли предприятия, либо вклад которых в ее формирование минимален. При этом иногда могут применяться достаточно жесткие меры в виде массовых сокращений с учетом сугубо экономических показателей. В таком случае негативными сторонами данного процесса может стать снижение продуктивности оставшегося персонала, удаление работников, которые косвенно позитивно влияли на эффективность труда, снижение имиджа предприятия и иные риски.

Современный подход к оптимизации численности персонала предусматривает более комплексное проведение всех связанных с ним процедур. Они разрабатываются индивидуально, с учетом всех особенностей конкретной организации, однако в целом пошаговая процедура может выглядеть следующим образом:

1. Работодатель должен определить перспективные цели компании в целом и её задачи на ближайший период. В зависимости от этого будут изменяться и требования к процедуре оптимизации численности сотрудников. Например, если текущие цели компании предполагают снижение затрат для уменьшения негативного воздействия кризиса, но в обозримом будущем предполагается расширение бизнеса, увольнение работников будет не лучшей идеей – вместо него можно сократить их рабочее время.
2. Оптимизация существующих бизнес-процессов. Прежде, чем обращать внимание на штат, особенно при перспективе его сокращения, следует оптимизировать и иные аспекты деятельности компании, пересмотреть все процессы.
3. Разработка новой организационной структуры. Хорошим вариантом оптимизации кадров является изменение организационной структуры. Совмещение отделов или наоборот – их переформирование, объединение должностей, выдача новых задач – всё это является отдельными сторонами оптимизации.
4. Определение необходимой численности работников. В соответствии с новой организационной структурой разрабатывается и оптимальное штатное расписание, на основании которого отдельные должности могут быть сокращены, другие – введены в действие, и именно под данное штатное расписание и будет оптимизироваться персонал.
5. Проработка методик оптимизации численности штата. Работодателю следует заранее определить, каким именно образом будет проходить оптимизация, разработать механизмы ее практического проведения с минимизацией всех рисков.
6. Фактическое проведение процедуры. В данном случае у работодателя будет вся необходимая информация для оптимизации, и сам проведение процедуры потребует лишь процессуального исполнения.
7. Введение в действие новой структуры и штатного расписания. Новое штатное расписание следует внедрять или параллельно с оптимизацией персонала, или уже после проведения означенной процедуры.

Необходимо понимать, что сокращение штата требует от работодателя большого количества компенсационных выплат. Более того, необходимо озаботиться тем, чтобы не имело место фиктивное сокращение штата, например – нельзя вводить заново сокращенные ранее должности в течение года после проведенной процедуры.

Оптимизация численности персонала – рекомендации для работодателей

Чтобы эффективно провести оптимизацию численности персонала и нивелировать все возможные риски, работодателям следует придерживаться некоторых правил. Эти простые советы помогут избежать возможных проблем и минимизируют издержки проведения оптимизации:

1. Разработка процедуры оптимизации персонала предусматривает использование индивидуального подхода к увольнению. Так, вместо организации сокращения штатов, требующей значительных издержек, работодатель может стимулировать сотрудников уволиться по собственному желанию или соглашению сторон.
2. Работники, при их согласии, могут быть направлены на время кризисного периода в неоплачиваемый отпуск.
3. Если какие-то сотрудники должны быть уволены, служащие кадрового отдела или HR-менеджеры, должны объяснить им, почему это происходит. Индивидуальный подход к каждому работнику позволит как не потерять ценные кадры, так и сохранить репутацию компании.
4. Одним из методов оптимизации персонала может стать использование таких правовых механизмов, как совместительство и повышение квалификации имеющихся работников.
5. Процедуру оптимизации персонала следует проводить регулярно и закрепить в нормативных документах предприятия – это позволит снизить общую психологическую нагрузку на работников и поддерживать должный уровень дисциплины и мотивации. При этом следует помнить, что оптимизация не всегда должна сопровождаться увольнениями.
6. Удобными механизмами оптимизации кадров могут стать аутсорсинг, аутстаффинг и лизинг персонала – для решения некоторых задач может быть выгоднее наем внештатных исполнителей.

Загрузка…

delatdelo.com

Правильная оптимизация работы персонала без увольнений

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что значит оптимизация работы персонала?
• С чего начать оптимизацию работы персонала?
• Из каких этапов состоит оптимизация?
• Как оптимизировать персонал за счет персонифицированной производительности?
• Как произвести оптимизацию рабочего времени персонала?

В любой компании возникают периоды, когда приходится оптимизировать трудовые ресурсы. Если в организации наступает критический момент, а деятельность перестает приносить прибыль, то руководство приходит к решению о необходимости уменьшения кадровых затрат, а значит сокращения численности сотрудников. О том, что такое оптимизация работы персонала и как проводить связанные с ней мероприятия, расскажем в данной статье.

Что значит оптимизация работы персонала

Прежде всего стоит разобраться с тем, что такое оптимизация. Существует несколько определений данного термина:

1. Оптимизация – выбор из всех возможных вариантов наиболее оптимального решения, которое позволит достигать предприятию поставленных целей в существующих экономических условиях.
2. Оптимизация численности – это уменьшение расходов, связанных с содержанием работников организации и оплатой их труда. Достигается это одним из двух способов – увольнением некоторого количества рабочих единиц либо сокращением ФОТ.

Деятельность любой организации нацелена на извлечение прибыли при условии, что затраты сведены к минимуму. Когда топ-менеджмент понимает, что реструктуризации и дальнейшей оптимизации не избежать, то в первую очередь сокращение затрат идет по тем направлениям, которые не являются «доходными», то есть не приносят компании доходов. Чаще всего «придаточными» подразделениями являются те, где сосредоточены административные работники: секретари, бухгалтеры, специалисты по кадрам, юристы и пр.

Как показывает практика, большинство владельцев бизнеса и наемные управленцы начинают сокращение тех кадровых единиц, которых считают «ненужными». И чаще всего к таковым относится обслуживающий персонал.

Однако проведенные мероприятия в большинстве случаев не дают каких-либо кардинальных изменений. Штатная численность существенно не меняется, однако работу, без которой невозможно функционирование ни одного предприятия, выполнять некому. Руководство избавляется от вспомогательного и технического персонала, причем делает это интуитивно, без аргументированной необходимости. В результате недовольство и стресс испытывают и оставшиеся работники, и те, с кем пришлось попрощаться. От таких преобразований страдает и репутация компании, поскольку ее положение на рынке труда выглядит неустойчивым.

Другими распространенными управленческими решениями являются:

• ситуации, когда работников предпенсионного возраста вынуждают раньше срока выходить на пенсию;
• перемещение сотрудников с одной ставки на другую в рамках одного отдела или в другой, при котором не предполагается повышение в должности и окладе, а возможно и понижение;
• увольнение по инициативе работника или по соглашению сторон (с выплатой компенсации).

В компаниях также часто практикуются кадровые перестановки, когда несколько подразделений формируются в одно. В условиях такой оптимизации руководители отделов вынуждены либо увольняться, либо переходить на должности рядовых специалистов.

С чего начать оптимизацию работы персонала на предприятии

Кадровые изменения в организации никогда не проходят безболезненно, причем независимо от того, кто проводит работу по оптимизации персонала. Топ-менеджеру сложно принимать решение о том, с кем компании придется попрощаться. Рядовые сотрудники вынуждены находиться в стрессовом состоянии до «оглашения приговора».

Кадровые сокращения – это сложная задача, выполнять которую безэмоционально практически невозможно. Самое сложное в данной ситуации – сообщить каждому работнику, что он уволен. Чаще всего эта обязанность выпадает на долю HR-специалистов. Важно помнить, что при любом раскладе нужно оставаться людьми и разговаривать откровенно. Небольшим утешением для менеджеров по кадрам будет то, что в глазах коллектива они покажутся более достойными, нежели руководители, которые предпочли остаться в стороне.

При проведении оптимизации компания должна понимать, каковы цель мероприятий и ожидаемый результат. До принятия решений необходимо выявить все риски, чтобы в конечном счете не получился обратный эффект.

Алгоритм, которого стоит придерживаться, когда работу персонала необходимо оптимизировать:

• определение стратегической цели и задач, с помощью которых она будет достигаться;
• анализ текущих бизнес-процессов;
• разработка нового штатного расписания;
• определение потребностей в трудовых ресурсах;
• разработка плана мероприятий по сокращению штата;
• процедуры по увольнению работников;
• утверждение нового штатного расписания.

Нельзя забывать о том, что сокращение персонала не должно сказаться на качестве производственных процессов. Чтобы избежать рисков, еще до проведения мероприятий по оптимизации необходимо задуматься о нормировании труда и определить способы эффективного использования трудового потенциала компании. На практике эти меры выполняются крайне редко.

Иногда руководство неспособно самостоятельно провести оптимизацию работы персонала, поэтому обращается за помощью к стороннему специалисту – антикризисному менеджеру. Казалось бы, зачем в условиях кризиса нанимать еще одного человека? Однако причина проста. Антикризисный менеджер выполняет свою работу без каких-либо эмоций и четко придерживается утвержденного плана, что исключает человеческий фактор. Зачастую руководителям психологически тяжело увольнять сотрудников, которые много лет трудились в компании.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Оптимизация работы персонала своими силами

Схема, которая необходима при проведении оптимизации работы персонала любой компании, стандартна:

1. Составление перечня задач, которые выполняются конкретным подразделением. Для более детального анализа включите в него обязанности каждой отдельной должности, в результате должен получиться список функций каждого работника в отделе.
2. Оценка компетенции и результативности. Сравните показатели работы каждого сотрудника с плановыми. В ходе данного мероприятия можно обнаружить, что с обязанностями не справляется какая-то отдельная рабочая единица. Однако, как показывает практика, невыполнение поставленных задач характерно для всех специалистов в отделе.
3. Поиск причин, по которым возникла ситуация, описанная в предыдущем пункте. Человеческий фактор часто вмешивается в производственный процесс. Например, если «слабым звеном» оказался человек, который регулярно не соблюдает дедлайн. Оптимизация работы персонала в таком случае будет заключаться в том, чтобы его обязанности возложить на более ответственных и скорых коллег.
4. Выявление корпоративного духа и его влияние на результативность работы. Рабочая атмосфера, несомненно, сказывается на бизнес-процессах. Любое напряжение в коллективе негативно отразится на деятельности всей компании.

Существуют и другие внутренние факторы, которые неэффективны в бизнес-процессах, однако при этом требуют не оптимизации персонала, а иных управленческих решений. К ним относятся:

• Неавтоматизированный труд, например, большой объем бумажной работы, необходимость вести документацию вручную и пр.
• Пробелы в должностных инструкциях.
• Выполнение одной и той же задачи несколькими сотрудниками.
• Подчинение одного работника двум начальникам одновременного.
• Влияние негативных факторов, которые появляются независимо от деятельности персонала конкретного подразделения. Например, нарушение сроков предоставления документов смежным департаментом.

5. Анализ нормы времени. Следует определить временные затраты, необходимые работнику на выполнение единицы работы. Поняв, кто и как использует рабочее время, можно сделать выводы о результативности работы каждого специалиста.
6. Для оптимизации трудовых ресурсов на предприятии могут пригодиться и предложения сотрудников по улучшению работы подразделения. Вряд ли вы получите масштабные результаты, однако мнение коллектива необходимо учитывать.
7. Возложение однотипных задач на одного сотрудника. Это позволит избавить специалистов от рутинной работы и повысить их производительность. Иными словами, это будет оптимизация работы персонала, занятого монотонным трудом.

Примеры таких решений:

• специалист «горячей линии», который будет получать весь трафик входящих звонков, а затем распределять по конкретным отделам;
• делопроизводитель, который будет вводить в ПК первичные данные, тем самым избавляя от рутины более квалифицированных работников.

8. Автоматизация бизнес-процессов. Электронные базы данных, CRM-системы позволят сократить время на коммуникации между отделами и поиск нужной информации (документов, отчетов, контактов и пр.).
9. Повышение квалификации персонала и организация корпоративного обучения. Эти меры положительно скажутся не только на производительности труда, но и на атмосфере в коллективе, повысят лояльность сотрудников к руководству. Однако затраты на образовательные процессы оправданы лишь в том случае, если на предприятии нет текучки кадров. Иными словами, отправлять на переподготовку следует только тех, кто проработал в компании достаточное время. И главное – не забывайте после этого оценивать результативность обучения.

Оптимизация рабочего времени персонала

Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.

Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы. Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека. Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.

Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.

Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.

Если на предприятии отсутствует система нормирования труда, то рано или поздно встанет вопрос о необходимости оптимизации рабочего времени персонала. Введение контроля является дисциплинирующим мероприятием. Если в компании разработана система учета рабочего времени, то вряд ли сотрудники станут тратить его на решение личных проблем.

Постановка любой задачи должна сопровождаться так называемым дедлайном. Если подчиненный не успевает выполнить поручение в установленный срок по объективным причинам, то в следующий раз следует выделить больший временной промежуток.

Для простых и часто повторяющихся задач можно устанавливать нормативы времени. При реализации больших проектов необходимо составлять план-график работы. Если у сотрудников не получается его придерживаться, то руководителю проекта следует решить эту проблему и найти варианты оптимизации работы персонала.

Важно соблюдать чередование времени работы и отдыха. Некоторые начальники слишком фанатично подходят к организации труда своих подчиненных, например, не разрешают делать перерывы и требуют активности в течение всего дня. Элементарная усталость становится причиной невнимательности, что в итоге сказывается на результате работы.

В этом случае не может идти речь об оптимизации кадров. Руководителю следует учитывать индивидуальные особенности своих сотрудников, их личные ритмы. Так, «жаворонкам» можно доверять ответственные поручения в первой половине дня, в то время как «сов» до обеда лучше не напрягать трудом, который требует существенных умственных усилий.

Важно правильно организовать рабочий процесс и чередовать труд и отдых. Ежечасная пауза в 5-7 минут только повысит производительность труда. От эмоционально и физически утомленных работников нет смысла ждать продуктивной деятельности.

Вынужденные простои также требуют внимания со стороны начальства и решений по оптимизации рабочего времени персонала. Гибкие графики помогут снизить издержки, связанные с временным приостановлением производственного процесса. Оптимальное использование рабочего времени – заслуга грамотного и внимательного руководителя.

Оптимизация труда персонала за счет персонификации производительности

Приняв решение о необходимости оптимизации работы персонала, топ-менеджеру или собственнику бизнеса необходимо быть готовым к вынужденным увольнениям. Сокращение штата вызывает необратимые последствия во всей кадровой деятельности предприятия, поскольку и увольнения, и поиск новых сотрудников – сложный и трудоемкий процесс. Перед тем как оптимизировать трудовые ресурсы, следует провести анализ текущей деятельности компании.

1. Нужно выделить центральное «ядро» сотрудников, которые непосредственно принимают участие в производстве продукции или создании услуги, а также «периферию» – вспомогательный персонал.

Под вспомогательным персоналом стоит понимать не только АХО или службу клининга.

Необходимо распределить по степени важности существующие рабочие места, а затем принять решение, какие ставки можно сократить «безболезненно» для предприятия. Также следует понять, какие подразделения считать неприкосновенными, то есть на каком участке нельзя проводить оптимизацию без ущерба для производственного процесса.

2. Нужно выявить, какую долю в годовую прибыль компании вносит каждое подразделение, а затем проранжировать, постепенно уменьшая масштаб.

Чтобы достичь наиболее показательной картины, следует детализировать анализ, то есть понять «значение» каждой штатной единицы. Для этого стоит использовать систему, описанную в пункте № 1 – «ядро» и «периферия».

Тщательный анализ невозможно провести, если в компании нет эффективно работающего финансового учета. Проводить «персонификацию долей выручки» можно только в том случае, если руководство четко видит всю структуру доходов. Очевидно, что градация отделов и персонала по степени «прибыльности» – весьма субъективный процесс. Поэтому использование приблизительных данных и вовсе может привести к ложным выводам.

Данное мероприятие требует времени для нахождения правильного решения, которое лучше принимать коллегиально. Оптимизация штатного расписания нуждается и в определенных усилиях со стороны кадровой службы.

3. Аналогичным способом необходимо «персонифицировать» и затраты.

Расходы на содержание структурных подразделений следует ранжировать по тому же принципу, что и в случае с доходами. Распределение таких издержек, как аренда помещения или доля в структуре ФОТ, не вызовет сложностей. Однако косвенные затраты, например, на рекламу, уже персонифицировать непросто. Перед руководством встает вопрос, как быть в случае с прямыми издержками?

Логика и в данном случае понятна. Возьмем в качестве наглядного примера менеджеров по продажам. Выручка от работы данного персонала складывается из суммы закрытых сделок (проданных товаров), а все затраты и дополнительные расходы (например, на проведение рекламной кампании) следует относить к себестоимости.

Выбирая критерии оценки, нужно придерживаться последовательности алгоритма. И сейлз-менеджеры, и рабочие производственного цеха имеют единую базу по доходу, которая получается из суммы совершенных продаж, однако сумма затрат у них разнится. Задача персонификации – найти те должностные функции, для выполнения которых не потребуется дополнительная рабочая единица.

Здесь еще раз возникает необходимость в детальном и структурированном финансовом учете, который позволил бы ранжировать статьи затрат не только по показателям, принятым в бухгалтерии, но и по более прикладным характеристикам.

4. На финальном этапе каждому подразделению (в идеале – каждому должностному лицу) присваиваются баллы:

• 1 значение – доход, который возникает при выполнении рабочих обязанностей;
• 2 значение – расходы, связанные с их выполнением.

Для наглядности данные можно оформить в виде таблицы с тремя столбцами: отдел/должность, доходы, расходы. Получив картину текущего состояния, можно приступать к анализу и дальнейшим выводам. Стандартная ситуация может быть следующей:

• значения в столбце с выручкой существенно превышают показания в столбце с затратами;
• столбец расходов получается большим, нежели столбец с доходами.

Не стоит воспринимать «убыточные» подразделения (и сотрудников) как тяжелую ношу предприятия. Представьте, что организация – это тело человека. От какого органа можно было бы с легкостью избавиться?

Описанный метод позволяет выявить, для каких обязанностей требуется дополнительная рабочая единица, а в чью деятельность вмешиваться не нужно.

На основе вышесказанного можно сделать вывод, что изменения в тех отделах, которые показывают высокую доходность, не требуются. Более того, если между «генераторами» прибыли и топ-менеджментом существует устойчивая система коммуникаций, то не следует менять правил игры. Дополнительные регламенты и формы отчетности могут негативно сказаться на результативности работы. Оптимизация численности персонала может проводиться только путем ее увеличения, то есть включения в процесс большего количества сотрудников. Важно, чтобы это были высококвалифицированные кадры.

Практика показывает, что прием на работу в эффективно работающий департамент новичков неизбежно влечет падение его показателей. Однако не стоит отказывать в трудоустройстве кандидатам без опыта работы. Если соискатель имеет хорошую рекомендацию, то он со временем начнет проявлять себя и продвигаться с условно убыточной должности на более «прибыльную».

Гораздо сложнее обстоят дела с теми, у кого столбик затрат выше, чем столбец выручки.

• Если такая ситуация характерна для работника «центрального ядра», то нужно еще раз проверить, насколько объективны показатели «прибыли» и «издержек». Возможно, что проблема более фундаментальна, то есть предприятие само по себе убыточно.
• Стандартная ситуация – сотрудник с отрицательной условной прибыльностью находится в «периферии». Решение о его сокращении формируется на основе следующего принципа: чем больше разница между условными расходами и получаемым доходом, тем выше риск его увольнения.

Два примера оптимизации труда персонала

Пример 1. Строительная компания.

Бригада, работающая на участке по распилу древесины, состояла из шести штатных единиц:

• Оператор распиловочного станка – один человек;
• Разнорабочие – четыре человека;
• Водитель автопогрузчика – один человек.

Очевидно, что оператор и водитель погрузчика – те работники, без которых производственный процесс невозможен. Рабочие же были легко заменяемы. В дальнейшем руководство приняло решение о применении механизированной системы укладывания распиленной древесины, в результате чего под сокращение попали четыре работника.

Пример 2. Дочернее предприятие.

В результате расширения деятельности у компании образовалось дочернее предприятие с численностью 65 человек. По итогам работы первых шести месяцев выяснилось, что деятельность филиала была убыточной. Для поиска причин руководство решило проанализировать работу проектно-конструкторского бюро, в котором находились 28 сотрудников, то есть 43 % от общей штатной численности.

В результате анализа выполнения функций персоналом ПКБ и достижения контрольных показателей деятельности выяснилось, что именно данное подразделение было убыточным – ФОТ превышал прибыль от результатов работы.

Параллельно с этим топ-менеджмент оценивал кадровый потенциал проектировщиков и конструкторов и выявил «ядро», в результате чего принял решение провести сокращение штата и попрощаться с теми работниками, кто попал в «периферию» (порядка 40 %). Для снижения рисков невыполнения плановых показателей была достигнута договоренность с политехническим вузом и архитектурной академией, студенты которых проходили в компании производственную практику. Подобный подход со временем оправдал себя, и предприятие перестало работать в убыток.

5 советов по оптимизации работы сотрудников

1. Эффективное управление невозможно без понимания особенностей работы каждой рабочей единицы. Грамотный руководитель должен видеть способности каждого своего подчиненного, уметь равномерно распределять нагрузку и время. Это поможет оптимизировать работу персонала.
2. Чтобы избежать сокращений в моменты кризиса, «убыточным» сотрудникам можно предложить временный отпуск без сохранения заработной платы.
3. Систему оптимизации необходимо утвердить в локальных нормативных актах, при этом следует акцентировать внимание сотрудников на том, что оптимизировать не значит увольнять. Такие меры позволят достичь высоких показателей мотивации и дисциплины.
4. Эффективная деятельность компании невозможна без здорового корпоративного духа. Мотивация, взаимное уважение и внимание к каждому члену коллектива – такие меры требуются со стороны руководителя. Склочный начальник-интриган, решающий кадровые вопросы за спиной у подчиненных, способен разрушить даже самую профессиональную команду специалистов.
5. Добиться оптимизации на предприятии можно с помощью современных инструментов – аутсорсинга, аутстаффинга и привлечения фрилансеров. Для решения некоторых задач будет выгоднее использовать услуги сторонних специалистов, нежели нанимать штатный персонал.

Перед оптимизацией персонала топ-менеджмент компании должен принять все иные возможные меры по улучшению результативности. Следует помнить, что сокращение штата – крайняя мера, которая применяется, когда все другие способы неэффективны.

rdv-it.ru

Оптимизация численности персонала на предприятии: методы сокращения штата (видео)

Оптимизация численности персонала направлена на минимизацию расходов и увеличение прибыли. Чтобы провести оптимизацию численности работников, нужно знать, по каким критериям все это будет проводиться. Оптимизация — это процесс, при котором проводится оценка работы, принимается решение по дальнейшим мерам в отношении предприятия.

Формы оптимизации:

1. Сокращение денежных затрат на сотрудников.
2. Повышение доли квалифицированных рабочих среди персонала.
3. Проведение мероприятий с целью повышения опыта работников, их творческих способностей и т.д.

Выбор формы зависит от предприятия и от его возможностей: насколько материально независима корпорация, какие задачи и цели стоят перед организацией, влияние внутренних и внешних факторов.

Методы же проведения оптимизации могут быть различные, если говорить о традиционных, то вот их малая часть:

1. Увольнение некоторых работников, с целью сокращения мест.
2. Отдельные подразделения могут быть расформированы.
3. Аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала.

О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?

Данные методы очень хорошо практикуются на западе, в нашей же стране они только набирают обороты, но еще применяются не везде:

1. Аутстаффинг — данный метод предусматривает выведение работающего персонала за пределы хозяйствования. Работники могут быть оформлены как работники другой компании, при этом осуществляют свои прежние функции.
2. Аутсорсинг — В этом случае за пределы хозяйствования выводится не персонал, а рабочий процесс. Часто этот процесс не профильный, но без него не будет правильно функционировать весь бизнес. Предприятия функционируют путем организации его в одном направлении или нескольких сферах. При этом размеры предприятия могут быть сокращены и ресурсная нагрузка снижена.
3. Лизинг персонала — такой метод длится не один день, он предусматривает наем с последующим правом выкупа. То есть, если предприятие не имеет возможности в данное время взять в штат сотрудника, оно сотрудничает с ним неофициально, с правом в дальнейшем взять его уже как официального работника. Имеются также категории работников, которые постоянно числятся в лизинге, это консультанты, подрядчики, технические специалисты. Данные работники зарегистрированы в другой компании-провайдере.

В каких ситуациях необходима оптимизация численности персонала?

1. При сокращении товарного производства или сокращения объема услуг. Приходится экономить издержки, чтобы не сокращалась рентабельность предприятия.
2. Объемы продаж увеличены, но компания не считает нужным увеличивать рабочие места.
3. Предприятие имеет лишнюю численность, а в резерве имеется запас производительности труда.
4. Проводится организация структуры и распределение функций между подразделениями.
5. Предприятие пытается найти внутреннее финансирование и резервы для осуществления своих планов, пытается сократить оборотный капитал.
6. Появляется потребность в более дорогих специалистах и отказ от дешевой рабочей силы. От чего требования к работникам возрастают.

Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении

К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу. Первым шагом по оптимизации должна стать диагностика всех дел предприятия, направленная на выявление качественной производительности труда и количества сотрудников.

После этого оптимальная численность специалистов подсчитывается именно в направлении качества их работы во всех сферах деятельности, будь то производственная или административная работа. Следующим шагом будет выбор кандидатов, которых необходимо будет сократить. Кого сократить — выбор не трудный, труднее ответить на вопрос — как это сделать, ведь у каждого сотрудника свои обстоятельства и необходимость работать на предприятии.

При выборе людей, которых следует оставить в штате, прежде всего, учитываются следующие достижения:

1. Те, которые постоянно принимают участие в основных бизнес процессах компании.
2. Люди, которые своей работой приносят дополнительный доход предприятию или минимизируют издержки.
3. Те работники, у которых выше квалификация и рабочие навыки.
4. Такие сотрудники, которым в силу их квалификации трудно найти замену.
5. Работники, демонстрирующие большой потенциал и возможность профессионального роста.

Методы сокращения штата

В настоящее время выделяют два основных метода сокращения штата. Это мягкий метод и жесткий метод. Жесткий подход к сокращению представляет собой классическое увольнение. То есть работников заранее предупреждают о сокращении, делается это за два месяца до увольнения с выплатой соответствующей трудовому кодексу компенсации. Такое увольнение происходить за кроткие сроки и с наименьшими потерями. Но не все так просто, данный метод сокращения имеет несколько существенных недостатков:

1. Возможны конфликтные ситуации, как с самим персоналом, так и в отношении профсоюзов.
2. Такие сокращения негативно влияют на социализацию общества.
3. Внутри трудового коллектива ухудшается моральная обстановка.
4. Возможно снижение производительности труда.

Мягкий подход предусматривает сокращение персонала более лояльным способом без прямого участия администрации. В организации создаются определенные условия, когда увольнение становится необходимым шагом. Все мягкие виды сокращения условно делятся на три подгруппы:

1. Исключение «естественным» путем.
2. «Мягкие» сократительные меры.
3. Управление численностью работников без увольнения.

При естественном выбытии персонал самостоятельно увольняется, задача предприятия — подготовить условия для подобных мер. Например, на некоторых предприятиях практикуется метод временного запрета брать на работу новых сотрудников. В это время некоторые работники могут уволиться самостоятельно или выйти на пенсию, таким образом, произойдет естественное сокращение персонала.

Также практикуются и другие методы более жесткого характера естественного выбытия — это ужесточение аттестации, лишение премии за любую провинность и т.д.

Если говорить о мягком сокращении, то здесь применяются следующие методы:

1. Применение досрочных льгот для работников предпенсионного возраста.
2. Перевод части сотрудников в дочерние предприятия.
3. Предприятие может обещать уволившимся работникам дальнейшие перспективы в виде хорошей компенсации и последующем трудоустройстве.

http:

В итоге, если проводится правильная оптимизация численности персонала, можно добиться высокой производительности труда, сокращаются расходы не только на работников, но и на производство. При этом совершенствуются производственные процессы, неэффективные операции сводятся к нулю. Появившиеся бизнес-процессы реализуются быстрее за счет наименьших затрат на персонал. Так как снижено количество потерь, то продукция будет более качественной. Внутри трудового коллектива создается благоприятная обстановка и сплоченность, а это способствует росту бизнеса.

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Загрузка…

1popersonalu.ru

Как эффективнее оптимизировать численность персонала

ПРИЧИНЫ ИЗЛИШНЕЙ ЧИСЛЕННОСТИ

Штатная численность разрастается на предприятиях, где не продуманы до мелочей должностные инструкции, не разделены зоны ответственности отдельных сотрудников и целых структурных подразделений. Также серьезным фактором излишней численности персонала на ряде отечественных предприятий является изношенное оборудование и не самые современные технологии, благодаря чему требуется содержать большое количество ремонтного и обслуживающего персонала.  В то же время сегодня существует объективная необходимость снижения издержек, в т.ч. расходов на персонал, потребность во   внедрении новых технологий и оборудования, проведении организационных преобразований, оптимизации бизнес-процессов, изменении направлений хозяйственной деятельности. Понятно, что вышеназванные и другие причины побуждают руководство и заинтересованные службы привлекать новых специалистов (с нужной квалификацией), перераспределять функции среди оставшегося персонала, увольнять сотрудников, не принимающих и не понимающих суть перемен.

Глава государства в последнее время неоднократно требовал согласовывать сокращения персонала с местными органами власти и решать с ними же, куда их трудоустроить. В то же время, по мнению многих экспертов, масштабных изменений на рынке труда Республики Беларусь в 2018 году не ожидается. Речь идет, в первую очередь, об отсутствии массовых сокращений и росте безработицы.

 

К сведению 

На конец марта 2018 г. в органах по труду, занятости и социальной защиты зарегистрированы в качестве безработных 22,9 тыс. человек, что на 47,2% меньше, чем за аналогичный период прошлого года.  Уровень зарегистрированной безработицы составил 0,5% к численности экономически активного населения (на конец марта 2017 г. – 1%). Национальным статистическим комитетом Республики Беларусь проведено выборочное обследование домашних хозяйств для изучения проблем занятости населения. При этом было использовано принятое во всем мире определение безработного как человека, активно ищущего работу и готового приступить к ней в ближайшее время. В стране численность фактически безработных (5,1%) оказалась выше численности официально зарегистрированных нетрудоустроенных. Среди мужчин уровень фактической безработицы в I квартале 2018 г. составил 6,8%, среди женщин – 3,3%. 

Количество безработных в странах Европейского союза, где методика их подсчета отличается от применяемой методики в Беларуси, составляет в среднем около 10%, в США – 5,5%.  Считается, что социально допустимые пределы безработицы составляют около 5%. Безработица в таких масштабах является не только показателем устойчивого развития экономики, но и своеобразным стимулятором конкуренции на рынке труда, мотивирует людей к высокоэффективному труду, своему постоянному инновационному развитию.  Это, в свою очередь, приводит к росту производительности и качества труда на предприятиях.

 

СОХРАНЕНИЕ КАДРОВОГО ПОТЕНЦИАЛА

И ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ

Для дальнейшего развития предприятий реального сектора экономики Республики Беларусь необходимо решить двуединую задачу: во-первых, сохранить кадровый потенциал, во-вторых, кардинально повысить эффективность использования трудовых ресурсов. Анализ динамики количественного состава крупнейших машиностроительных холдингов страны показывает, что по состоянию на 1 января 2018 г. по сравнению с 2016 годом практически повсеместно на предприятиях, входящих в их состав, продолжилось снижение численности персонала. Его рост в прошлом году был на предприятиях холдинга «БЕЛАЗ-ХОЛДИНГ», в акционерных обществах «Белпромимпэкс», «БелТАПАЗ», «Промагролизинг» и в некоторых других организациях.

Уменьшение количества персонала в промышленности связано, прежде всего, с совершенствованием организационной структуры на предприятиях, оснащением производства современным оборудованием и технологическими процессами, а также со снижением на ряде предприятий объемов выпуска продукции и, как следствие, необходимостью обеспечения оптимального баланса с трудовыми ресурсами. В ближайшее время в связи со сворачиванием в стране деятельности убыточных предприятий, сокращением работников аппарата управления вряд ли стоит ожидать резкого изменения направленности данного процесса.

Сегодняшние жизненные реалии, в т.ч. современные требования к профессиональным компетенциям заставляют каждого работника трудиться с полной отдачей, дорожить своей работой, постоянно повышать квалификацию и профессиональное мастерство.

 

К сведению 

Например, в 2017 году в отрасли машиностроения и металлургии нашей страны в общем количестве работающих в отрасли свыше 12% – руководители, 18,5% – специалисты, около 70%   – рабочие. Доля лиц с высшим образованием составила 26,8% от общей численности, что на 0,6 процентного пункта выше, чем в 2016 году. Здесь трудится 19,2% работников со средним специальным образованием, 23,2% – с профессионально-техническим образованием, 29% – с общим средним образованием.  Уменьшилось количество сотрудников, имеющих общее среднее образование, и рабочих, имеющих общее базовое образование.

 

В то же время, по данным Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, в настоящее время спрос на рабочую силу несколько повысился, выросло количество вакансий.  В постоянно меняющихся сегодня экономических условиях высокоэффективную работу своей организации работодатель может обеспечить только за счет привлечения и удержания высококвалифицированной и мобильной рабочей силы. Но есть негативные тенденции, мешающие данному процессу.

Это, во-первых, высокая степень неудовлетворенности в настоящее время определенной части молодежи сложными условиями труда и режимом работы в производственной сфере, что зачастую не компенсируется более высоким заработком и возможностью предоставления социальных льгот. Сегодня более престижна работа в сфере услуг. Так, на предприятиях, подведомственных Министерству промышленности Республики Беларусь, за последние годы количество работников в возрасте до 29 лет уменьшилось по всем категориям персонала как в абсолютных, так и удельных показателях, а доля работников в возрасте старше 50 лет в общем количестве персонала растет. Средний возраст персонала в отрасли вырос с 43 лет в 2011 году до 44,7 года в 2017 году.

Во-вторых, недостаточный еще уровень подготовки специалистов в высших и средних специальных учебных заведениях Республики Беларусь, особенно по профилю новых технологий и оборудования. Поэтому на производстве часто возникают проблемы с заменой увольняемых на пенсию высококвалифицированных специалистов.

В-третьих, низкий уровень лояльности части сотрудников предприятию и своей работе.

         Изучение передового практического опыта отечественных организаций показывает, что взят курс на оптимизацию численности персонала, в т.ч. и его сокращение, повышение занятости остающихся, привлечение и закрепление молодых специалистов и предотвращение оттока высококвалифицированных кадров. В первую очередь, сокращается и обновляется управленческий аппарат, имеющий «природную» склонность к расширению, персонал ремонтных и других вспомогательных служб, а интенсивность их работы и, соответственно, заработная плата – возрастают. Кроме этого, в организациях продолжают работу по избавлению от непрофильной инфраструктуры, в первую очередь социальной сферы.

      Главная задача руководства и заинтересованных служб организаций при проведении оптимизации численности персонала, всегда требующей деликатности, внимания к людям, использования всех внутренних резервов, не допустить так называемой «шоковой терапии». Необходимо стремиться при возможности провести не просто сокращение численности или штата работников, а перераспределение их внутри предприятия. Ведь после каждого кризиса наступает период экономического роста, когда нужен дополнительный подготовленный персонал. К тому же предприятие, «выбрасывающее на улицу» в массовом порядке работников, ухудшает свой имидж работодателя на рынке труда, к нему с осторожностью начинают относиться инвесторы и партнеры.

            Управление численностью и расходами на персонал без проведения или при минимальном количестве сокращений – наиболее перспективный путь для того, чтобы избежать необходимости увольнения по инициативе администрации. Например, для временных или сезонных работ лучше использовать срочные трудовые договоры. Разумеется, пользоваться этим инструментом следует очень аккуратно – надо быть готовым при необходимости обосновать, что работы действительно носят временный характер. Также на определенные работы можно привлекать специалистов по договорам подряда, а также задуматься о том, чтобы часть функций вообще передать на аутсорсинг. Текущими резервами оптимизации численности персонала может быть и увольнение нарушителей трудовой дисциплины, использование неполной вынужденной занятости и гибких графиков работы, прекращение или замораживание нового найма работников.

Отдельно нужно остановиться на работающих пенсионерах. Иногда можно услышать такое мнение: мол, надо предложить уйти с предприятия на пенсию всем работающим пенсионерам, т.к. они уже социально защищены, и проблема оптимизации численности будет решена. Это, по мнение автора, неверно. Среди работающих пенсионеров (а их в среднем на предприятиях несколько процентов) есть прекрасные специалисты, в первую очередь в числе наладчиков, ремонтников, слесарей-инструментальщиков, без которых ни один завод пока не обойдется. Кроме того, нужно не забывать об одном из золотых правил кадровой политики – о разумном сочетании в коллективе опыта и молодости, о преемственности поколений. Да и средний белорус по данным государственной статистики стал за последние несколько десятилетий жить на пять лет дольше.  А пенсионный возраст у нас, несмотря на некоторое увеличение с 2017 года, один из самых низких в мире, т.е. у нынешнего молодого пенсионера наряду с опытом еще остается достаточно энергии, креативности и здоровья.  Поэтому нужно разработать четкую программу использования труда людей пенсионного возраста на всех специальностях и учесть при этом возможности и разработать критерии, позволяющие или не позволяющие использовать их труд на каждой конкретной должности или специальности. В условиях рынка главное конкурентоспособность рабочей силы, а не возраст работника. Тем более, как уже отмечалось, престижность работы на многих предприятиях реального сектора экономики нашей страны среди молодежи пока значительно ниже, чем, например, в сфере услуг или торговле.

 

ПРОЦЕСС ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ

Если только вышеназванными мерами ограничиться нельзя, то к подготовке процесса предстоящей оптимизации необходимо отнестись как к системной комплексной работе. То есть необходимо тщательно продумать  состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи. Практика показывает, что мероприятия по повышению эффективности использования трудовых ресурсов организаций и по сокращению численности обычно разрабатываются заинтересованными службами совместно с профсоюзными организациями, местными властями в регионах, службами занятости и обязательно проходят предварительное обсуждение в трудовых коллективах. Это помогает предотвратить рост социальной напряженности и снижение степени социальной защищенности работников, повысив при этом экономическую эффективность деятельности предприятия.

            Проведение организационно-технических мероприятий, направленных на оптимизацию численности, требует большой подготовительной работы. Необходимо исследовать состояние местного и регионального рынков труда (это особенно важно для крупных градообразующих предприятий), а также оценить перспективы развития предприятия.  В числе прочих нормативных документов нужно использовать Методические рекомендации по проведению кадровой диагностики организаций с целью выявления потенциально избыточной численности персонала, разработанные совместно международными и национальными экспертами и утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 декабря 2010 г. № 181.  В них заложены такие требования, как получение комплексной и достоверной оценки (поэтому используются стоимостные, натуральные, трудовые измерители), практическая применимость.  Используя данные рекомендации, наниматель сможет определить потенциал высвобождения, составить списки работников, находящихся под риском увольнения, и разработать соответствующие кадровые мероприятия. Кадровая диагностика способствует оптимизации затрат на персонал, совершенствованию организационной структуры и в результате – повышению конкурентоспособности организаций. Она состоит из следующих этапов:

·         анализ основных экономических показателей организации;

·         оценка потенциально избыточной численности персонала;

·         определение направлений оптимизации численности персонала.

Источниками информации для проведения кадровой диагностики являются данные государственной статистической отчетности, ведомственной статистической отчетности и оперативного учета в организации.  Также могут изучаться нормативные документы, регламентирующие работу подразделений, работников, утвержденный бизнес-план развития организации, выявляться основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов, анализироваться размеры превышения запасов нереализованной продукции над нормативным значением и т.д.

Можно сравнить численность персонала своего предприятия с аналогичными (причем успешными) в отрасли. Например, для производственных предприятий будет не лишним сравнить процентное соотношение количества работников, занятых на основном производстве, и вспомогательного персонала. Поскольку ключевой бизнес – производство, то должно быть больше (как минимум в два раза) производственного персонала. Весь персонал можно поделить на категории (например: административный, вспомогательный персонал, персонал, участвующий в создании добавленной стоимости). Для каждой категории можно установить квоты (или пропорции в общей численности).

Затем необходимо провести диагностику текущего состояния дел в сфере производительности труда и численности персонала в разрезе подразделений, с учетом выполняемых каждым из них функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы). Для этого используются внешние или внутренние аудиторы. Результатом такого анализа могут быть не только увольнения, но и перераспределение персонала по структурным единицам, если обнаружится необходимость усилить отдельные подразделения.

Учитывая опыт отечественных, российских и украинских предприятий по оптимизации численности персонала, можно предложить следующую схему деятельности. Для координации всей этой работы создается рабочая группа из специалистов важнейших служб предприятия, возглавляемая одним из заместителей генерального директора.  Аналогичные рабочие группы создаются в цехах и отделах под председательством руководителей структурных подразделений. Каждая из этих групп предоставляет общей комиссии анализ численности по подразделениям и проработанные варианты оптимизации.

Одновременно экономическая, производственная и маркетинговая службы представляют рабочей группе данные о предполагаемых объемах производства всех видов выпускаемой предприятием продукции на предстоящий период: по номенклатуре, производственным мощностям и т. д.  На основании этих данных рассчитывается норматив численности рабочих и технологов (как основных, так и вспомогательных цехов). Инженерные и другие заинтересованные службы представляют данные об изменении объемов и условий выполнения ремонтных работ, технологических обслуживаний, изменениях в энергокомплексе, а также представляют бизнес-планы по пусковым, вновь вводимым и расширяемым объектам. Экономическая служба готовит еще информацию об ожидаемых финансово-экономических показателях работы предприятия в целом, предложения по направлениям оптимизации расходов, экономические обоснования и предложения по работе нерентабельных участков, непрофильных видов деятельности. Социальная служба представляет перспективы развития непромышленных объектов и социальной сферы.

В результате всей этой работы выявляется потенциал избытка персонала и масштабы предстоящего высвобождения. Готовятся задания по оптимизации численности персонала или размер лимитов экономически необходимой численности работников для рабочих групп структурных подразделений.

Проекты лимитов доводятся до подразделений с целью не только их ознакомления, но и получения встречных предложений.

Ведь только за счет реорганизации структуры управления цехами, отделами, службами с целью упразднения излишних звеньев управления, централизации и концентрации ремонтных, обслуживающих, технических и других функций деятельности предприятий можно добиться заметного повышения эффективности использования трудовых ресурсов. Не секрет, что сегодня на ряде предприятий численность руководителей, специалистов, вспомогательных рабочих отнюдь не является оптимальной по отношению к основным рабочим, т.е. тем, кто выпускает конкретную продукцию. Предложения рабочих групп структурных подразделений по реализации установленных лимитов рассматриваются общей комиссией.

         Понятно, что механически отсекать часть коллектива нельзя. Главной целью должно быть не высвобождение, а повышение эффективности занятости. Поэтому целесообразно пересмотреть нормы труда, оценить необходимость повышения квалификации и переподготовки работников, применить внутренние перемещения, усилить связь с учреждениями образования, органами государственной службы занятости.

Перераспределение численности в большей степени на предприятиях касается инженерно-технических работников. Заинтересованным службам, руководству структурных подразделений нужно определить в цехах рабочие места, на которых можно использовать труд специалистов с высшим образованием. Это, как правило, наиболее сложные, уникальные и ответственные виды работ, требующие высокой квалификации и специальной подготовки. На Западе рабочий с высшим образованием – это уже не исключение, а часто правило, требование времени. И в нашей стране только в машиностроении на местах рабочих трудятся около четырех тысяч сотрудников, имеющих высшее техническое и экономическое образование, которое зачастую им по профилю работы и не нужно. Нужно внимательно проанализировать количество рабочих, приходящихся на одного мастера, на разных участках производства. Здесь также зачастую можно обнаружить цифры, в несколько раз уступающие требованиям нормативов.  Значит, участки и службы необходимо укрупнять и объединять.

           Следует еще раз проанализировать список тяжелых работ и работ с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых запрещается привлечение к труду женщин. При этом нужно иметь в виду, что в 2014 году данный список был утвержден в новой редакции. Если в предыдущем списке было 252 позиции, то в новом – 181 вид работ.  

Не нужно забывать и о естественном оттоке работников, иначе говоря, текучести кадров. За год она в среднем достигает около 10%. И если на предприятие прекращается прием работников извне, то появляющиеся вакансии будут занимать, при условии переобучения, высвобождаемые с других участков специалисты и рабочие. Таким образом и будет происходить процесс перераспределения численности. Да, он для кого-то может оказаться болезненным. Необходимо будет преодолеть определенный моральный барьер, нежелание переучиваться, менять коллектив. От руководителей и специалистов требуются определенные усилия по преодолению еще существующего, к сожалению, негативного отношения у определенной части работающих к профессиональному обучению как к делу ненужному и лишнему. Нужно научиться доходчиво и настойчиво убеждать людей, и не только высвобождаемых с тех или иных участков производства, о жизненной необходимости повышения квалификации, получения второй и далее профессии.

            Необходимо также расширить сферы совмещения профессий и зон обслуживания, обеспечить дальнейшее усовершенствование организации производства, т.е. устранить повторяющиеся технологические операции, оптимизировать размещение рабочих мест, минимизировать численность персонала на участках с недозагруженными производственными мощностями и работающими с убытком, улучшить условия труда, внести изменения и дополнения в коллективный договор, направленные на создание и развитие социальных стимулов к снижению численности персонала и др.

            При реализации такого социально значимого проекта, как оптимизация численности персонала, важно организовать эффективную работу по его информационному обеспечению. Следует привлекать к сотрудничеству отраслевые профсоюзы, широко освещать в корпоративных и региональных СМИ необходимость и преимущества предложенных решений. Это помогает предотвратить рост социальной напряженности и снижения степени социальной защищенности работников, повысив при этом экономическую эффективность деятельности предприятия.

           Главной целью проведения всех вышеназванных мероприятий должно быть не высвобождение численности, а повышение эффективности занятости. Поэтому службы предприятия должны разработать не только проекты лимитов численности, но и рекомендации по повышению эффективности работы сотрудников.             Логичным итогом всей подготовительной работы является подготовка приказа о реально необходимом сокращении численности или штата работников, а также внесение изменений и дополнений в штатное расписание и его утверждение. Следующая стадия – это подготовка списка работников, намеченных к сокращению. Это очень ответственное дело, поэтому, исходя из своего более чем десятилетнего опыта работы заместителем генерального директора по труду и кадрам крупного машиностроительного предприятия, хочу отдельно остановиться на правовых аспектах работы по сокращению штатов.

 

ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ СОКРАЩЕНИЯ ЧИСЛЕННОСТИ ИЛИ ШТАТА РАБОТНИКОВ

При изменении штатного расписания топ-менеджерам, работникам заинтересованных служб, руководителям структурных подразделений необходимо помнить требование ст. 45 ТК, в которой установлены критерии, позволяющие правильно выбрать работника, чья должность подлежит сокращению. В ней сказано, что преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Более высокая производительность труда, зависящая от количества и качества изготовленной продукции, выполненных работ или оказанных услуг, должна быть документально подтверждена зафиксированными показателями работы за последние годы. Более высокая квалификация подтверждается дипломом об окончании высшего или среднего специального учебного заведения, наличием ученой степени, звания, фактом повышения квалификации, материалами проведенной аттестации специалистов, приказами о поощрении и т.д.

            Безоговорочное преимущество при этом имеют беременные женщины, женщины, имеющие детей до 3 лет, одинокие матери, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет).  В соответствии со ст. 268 ТК их квалификация и производительность труда значения не имеют. Также преимущественное право на оставление на работе независимо от производительности труда и квалификации в соответствии с частью третьей ст. 45 ТК имеют инвалиды, работающие в организациях обществ слепых, глухих и т.д., а также в цехах и на участках для использования труда инвалидов других организаций.

             При равной производительности труда и квалификации преимущественное право на оставление на работе имеют сотрудники, заболевшие и перенесшие лучевую болезнь, ставшие инвалидами вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, принимавшие участие в ликвидации ее последствий (ст. 325 ТК). В коллективные договоры, соглашения могут включаться отдельные статьи, содержащие положения о предпочтении при равных квалификации и деловых качествах у сотрудников в оставлении на работе при сокращении штата. Например, это могут быть работники, другие члены семьи которых не имеют самостоятельного заработка, предпенсионного возраста, имеющие длительный стаж работы у данного нанимателя, и т.д.

             Высвобождаемому работнику наниматель обязан предложить другую работу (вакантную должность) в той же организации, соответствующую его квалификации. Не нужно упускать из виду возможность предложения ему должностей временно отсутствующих работников (в связи с отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возрасти, длительная командировка и т.д.). Предлагая другую работу, необходимо указать новые обязанности, размер оплаты труда. Причем необходимо помнить, что предлагать имеющиеся вакансии нужно не только в день увольнения или в день предупреждения, но и в течение действия всего срока предупреждения, если в организации появляются новые вакансии, на которые работник может претендовать. Нужно еще иметь в виду, что наниматель имеет право перевести более квалифицированного работника, чья должность сокращается, с его согласия на другую должность той же специальности, а уволить по сокращению штата менее квалифицированного работника, занимающего данную должность.

            В период срока предупреждения работник может выбирать себе новую работу, обращаясь в службу занятости и к другим работодателям. Для этого ему, согласно ст. 43 ТК, дается один день в неделю без сохранения заработной платы. На ряде предприятий в коллективные договоры включен пункт о том, что работнику в период срока предупреждения предоставляется один свободный день в неделю с сохранением заработной платы для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей. Это же можно сделать и по договоренности с нанимателем.

            Увольнение работника до истечения этого срока без его согласия считается недопустимым. В то же время наниматель вправе с письменного согласия работника заменить ему предупреждение о предстоящем высвобождении выплатой компенсации в размере двухмесячного среднего заработка и уволить его по п. 1 ст. 42 ТК без соблюдения двухмесячного срока предупреждения. Работник также может по письменному заявлению быть уволен до истечения срока предупреждения, и наниматель не вправе ему в этом препятствовать. В ТК предусмотрено, что расторжение трудового договора по этому основанию производится после предварительного, но не позднее чем за две недели, уведомления профсоюза.

Вопросы обеспечения занятости населения, в т.ч. работников, работающих в режиме вынужденной неполной занятости, и высвобождаемых сотрудников, решаются в рамках реализации подпрограммы «Содействие занятости населения» Государственной программы о социальной защите и содействии занятости населения на 2016-2020 годы. Службы занятости Республики Беларусь оказывают содействие в трудоустройстве безработных на созданные рабочие места и имеющиеся вакансии, частично компенсирует затраты предприятий на профессиональное обучение работников, подлежащих высвобождению, в целях их последующей занятости, а также безработных, принятых на работу на данное предприятие по направлению службы занятости, при условии высвобождения их другими нанимателями, переселяют их на новое место жительства и работы, оказывают содействие в организации предпринимательской деятельности  безработным и т.д. В Общереспубликанском банке вакансий аккумулируются сведения о наличии свободных рабочих мест на предприятиях страны, в т.ч. с возможностью предоставления жилого помещения. Работает портал государственной службы занятости населения, который позволяет нанимателям самостоятельно в онлайн-режиме размещать сведения о наличии у них вакансий.

            Судебная практика свидетельствует, что расторжение трудового договора (контракта) по сокращению численности или штата работников будет являться правомерным при соблюдении следующих условий:

            — имело в действительности место сокращение штата или численности работников;

            — были учтены производительность труда и квалификация работника;

            — учтены при равной производительности труда и квалификации преимущественные права и предпочтения работника;

            — приняты со стороны нанимателя все меры к трудоустройству увольняемого работника;

            — предварительное (не позднее 2 месяцев, если более продолжительные сроки не предусмотрены коллективным договором, соглашением) предупреждение работника о предстоящем увольнении;

            — уведомление государственной службы занятости о предстоящем высвобождении работника нанимателем с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда.

 

            При этом, рассматривая иски о восстановлении на работе лиц, уволенных по п. 1 ст. 42 ТК, суды не вправе обсуждать вопрос целесообразности факта сокращения численности или штата работников, поскольку это право нанимателя. 

            В заключение необходимо отметить, что оптимизация численности персонала – это очень болезненный метод сокращения затрат производства. Если применять его продуманно и взвешенно, он будет эффективно работать и давать положительные результаты.  Каждое конкретное управленческое решение, связанное с изменением численности персонала, должно быть крайне ответственным. Оно, как правило, необратимо для организации.

Геннадий Владимирович ЧИМАНСКИЙ

Менеджер по персоналу

aqm.by

Почему мы боимся оптимизации? — работа Иваново

Оптимизация штатной численности на предприятии — мера неприятная, но чаще всего, вынужденная.

21 Августа 2013, 13:24 11200

Когда по офису проползает слух о том, что грядет оптимизация, все сотрудники почему-то вдруг начинают суетиться, демонстрировать чрезмерное рвение своему руководству, лебезить и подхалимничать. Молодые и малоопытные работники не всегда понимают суть происходящего — ведь оптимизация — это хорошее, позитивное слово, а, следовательно, будет оптимизирован = улучшен рабочий процесс. Но прожженые офисные сидельцы знают, что за словом «оптимизация» обычно скрывается увольнение и сокращение штата.

Для чего нужно проводить оптимизацию.

Оптимизация численности персонала подразумевает приведение штатной численности работников в соответствие с реальными потребностями в персонале. Иными словами, суть оптимизации — сократить количество работников и, соответственно, фонд заработной платы, до такого предела, когда предприятие сможет качественно выполнять свои обязанности при минимальном числе сотрудников.

Оптимизация уместна, если в организации раздутый штат. Несмотря на жесткие условия бизнеса, и сейчас такая ситуация сохраняется во многих компаниях. Где-то так сложилось исторически, скажем, некогда организация обслуживала 5000 клиентов, через некоторое время стала обслуживать 2000, а штатную численность никто не пересмотрел. Раздутые штаты часто встречаются в государственных учреждениях, где расходы на содержание персонала никто не экономит — отсутствует личная заинтересованность. Случается, что в частной конторе многие места создаются под близких и родственников, которые мало что делают. Нередко штат сотрудников раздувается, чтобы скрыть неэффективность работы предприятия. «Ах, мы не получаем прибыли? Да это потому, что у нас нет директора по просчету зависимости сезонных колебаний на рынке сбыта от снега, дождя и ураганов!» Так появляется новый директор, под него набираются сотрудники и т. д. Еще одной причиной раздувания штатов может стать разветвленная сеть филиалов. Например, компания имеет представительство в каждом районном городе. Сначала там работает только узкопрофильный специалист, потом туда становится необходим бухгалтер, потом — плановик, потом — секретарь и так далее. При этом функции дублируются в головном офисе, а работники на местах мало что делают.

Часто штат разрастается из-за того, что принять человека на работу просто, а сократить — сложнее. Многие руководители и кадровики просто не желают связываться с этим неприятным процессом, он влечет множество сложностей и проблем. Так и укореняются на рабочих местах не самые необходимые для организации люди.

Оптимизацию проводят, если на содержание штата предусматривается определенная сумма, которая не может быть увеличена. В таком случае увольнения персонала может и не происходить. Возможно просто сокращение количества ставок. Такого рода процессы часто происходят в учебных заведениях: человек ведет работу на две ставки, получая соответствующее материальное вознаграждение, одну ставку сокращают, человек остается работать, но теряет в зарплате.

Еще одной причиной оптимизации часто становятся изменения в корпоративной культуре, которую не хотят принимать старые сотрудники. Это касается и изменений условий труда, и совершенствования средств производства, и необходимости проведения инноваций в организации.

— Когда в компании ввели электронную базу данных, которая самостоятельно осуществляла расчеты с нашими потребителями, — говорит работник коммунальной сферы Сергей, — оказалось, что для обслуживания системы не требуется такого количества работников, как было раньше. Оптимизация штатной численности стала вынужденной мерой, и под нее попали, в первую очередь, сотрудники, которые не сумели, да и не захотели освоить довольно-таки сложный интерфейс нашей новой программы.

Что нужно сделать для проведения оптимизации

Чаще всего оптимизацию проводят «новые метлы». Во-первых, у каждого босса есть свое видение организации труда, во-вторых же, мало кто из вновь назначаемых руководителей бывает доволен работой предшественника. При этом на практике весьма редко просчитывается процент работников, которых действительно необходимо уволить. Обычно оптимизация проходит либо по эмоциональным критериям (нам не нужен человек из «старой гвардии»), либо по принципу теории вероятности — каждый второй из департамента или по два человека из филиала, а кто — решают руководители на местах. Обычно «под нож» идут сотрудники вспомогательного персонала, а также подразделений, которые в кризис наименее востребованы.

— В нашей компании в 2008 году в связи с кризисом провели «оптимизацию», — говорит инженер строительной компании Александр. — Уволили всех «непрофильных» работников: маркетолога, редактора корпоративной газеты, а также человека, отвечавшего за питание в организации. И на одного человека уменьшили каждый отдел. Честно говоря, никто из оставшихся никак х изменений не заметил — внутри компании все осталось как было, но зато на плаву мы смогли удержаться.

В идеале, проводить оптимизацию нужно, предварительно осуществив кадровый аудит. Необходимо составить подробную карту, где надо отразить все особенности ныне работающих сотрудников: образование, возраст, опыт работы и пр. Отразив в такой карте функциональные обязанности каждого, можно увидеть, кто конкретно в компании лишний.

Не лишним может быть и проведение внутренней аттестации персонала. Она поможет выявить способности каждого и показать, кто действительно нужен на своем рабочем месте, а кто зря просиживает штаны на работе.

Имеет смысл понять, какие функции можно отдать на аутсорсинг. Например, если компания дважды в год заказывает рекламные кампании в СМИ, держать в постоянном штате специалиста по рекламе нерационально. Проще дважды в год обращаться в профильные агентства.

Сравните свою штатную численность с ситуацией у успешных конкурентов. Если они получают прибыль больше, при этом обходясь меньшим количеством сотрудников, то стоит задуматься.

Процесс оптимизации штатной численности требует, помимо просчета существующей ситуации, еще и определенной дальновидности. Сколько раз бывало, что, сократив все «ненужные» единицы, затем происходила, скажем, реорганизация компании и появлялись незаменимые должности, где идеально бы смогли работать те самые, уволенные. Но об этом редко кто и когда думает.

Методы проведения оптимизации

Существует два основных метода проведения оптимизации — жесткий и мягкий. Жесткий подразумевает авторитарное поручение руководства по сокращению части персонала. Все осуществляется по трудовому кодексу в установленные сроки. Однако у такого метода больше недостатков, чем достоинств. Во-первых, это негативно сказывается на имидже компании; во-вторых, при такой системе оптимизации велик риск допустить ошибку; в-третьих, процесс сокращения отрицательно сказывается на эмоциональном состоянии коллектива и не является стимулирующим к работе фактором; в-четвертых, увольнять «своих» — это не так просто, как полагают многие руководители.

Лучше при необходимости проведения оптимизации пользоваться мягкими методами увольнения. Среди них такие:

• стимулирование увольнения лиц, достигших пенсионного возраста, за счет введения для них специальных льгот;
• перевод работников в другие бизнес-единицы, обеспечение им альтернативных мест работы, организация централизованного поиска работы для сотрудников;
• стимулирование увольнения отдельных категорий сотрудников по собственному желанию (с выплатой им значительных премиальных сумм) и пр.

Тем не менее, хочется отметить, что чаще всего руководство организаций при необходимости оптимизации пользуется третьей группой способов — «выдавливанием» работников. Кому-то создаются невыносимые условия труда, где-то урезают зарплату или в разы увеличивают количество обязанностей; в некоторых компаниях просто пускают слухи о грядущем сокращении и многие сотрудники сами начинают искать новую работу. Часто работника просто приглашают к боссу и говорят «Если вы не уволитесь, то у вас будут проблемы». Человек понимает, что ему не справиться с авторитетом и возможностями руководителя, и пишет заявления «по собственному».

Как правило, проведение оптимизации в компании — мера вынужденная и крайняя. Но встречаются и ситуации, когда начальство проводит оптимизацию с целью перестраховки или исключительно из любви к искусству. Таким руководителям хочется напомнить, что нередко способом повышения эффективности работы предприятия может стать перераспределение функций. Помимо того, что эта мера может способствовать увеличению прибыли, ротация персонала еще и расширяет рабочие навыки, и в результате сотрудник способен совмещать выполнение различных функций, что способствует взаимозаменяемости, и в случае крайней необходимости позволит осуществить сокращение штатной численности в компании без серьезных потерь качества. 

Автор: Софья Асафьева

Фото: yandex.ru

Заметили ошибку? Выделите мышкой фрагмент текста с ней и нажмите Ctrl-Enter.

www.37.ru