Прошивка документов.

При сдаче документов на архивное хранение требуется их специальная подготовка. Сначала необходимо их разобрать в соответствии с назначением, а затем подготовить для сшивания. Для этого, прежде всего, нужно проверить наличие свободного левого поля, размером не менее 20 мм, используемого для прошивки листов. Если этого поля нет, то текст может быть нечитаемым. Такой документ нельзя сдать на архивное хранение, его необходимо привести в соответствие с требованиями.

Предварительно подготовленные материалы складывают стопкой. При этом удаляются все скрепки, проверяется каждый лист. Полученная стопка документов выравнивается по левому краю. Все работы проводят с особой тщательностью. В подавляющем большинстве случаев в архив сдаются бумаги формата А-4. Если в стопке есть листы большего размера, их необходимо свернуть, оставив свободным левое поле. Первым листом в папке должна быть опись подготовленных документов.

Технология архивного переплета

Для этих целей используется специальный станок. Если его нет, документы можно прошить вручную. Для этого стопку помещают под пресс, оставив свободным левый край. Затем при помощи шила или дрели делают четыре прокола на расстоянии трех сантиметров друг от друга. Далее документы скрепляют, используя для этих целей толстую иглу и прочную нить. Работу начинают с верхнего отверстия. При этом на лицевой стороне оставляют свободный край нити. Игла последовательно вставляется в каждое отверстие, двигаясь с обратной стороны стопки, захватывает свободную нить лицевой стороны и возвращается назад. Таким образом, в каждом отверстии образуется узелок. В последнем проколе обе нити соединяются и выводятся на заднюю стенку стопки. Они тщательно натягиваются, завязывается последний узелок, свободные края нити крепят к последнему листу. В результате получается дело, готовое для сдачи в архив.

Опечатывание архивных документов

В заключение архивной работы по прошивке документов необходимо провести опечатку полученного дела. Для этого на бумажный квадрат размером 4 см х 4 см равномерно наносят канцелярский клей с каждого края и наклеивают его на нити. Можно использовать для этих целей сургучную печать. На полученной «заплатке» предварительно пишут количество прошитых листов, дату и подпись ответственного лица. Иногда ставится печать предприятия.

Варианты прошивки бухгалтерских документов

Бумаги необходимо систематизировать, прошить по всем правилам, а в некоторых случаях и переплести. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены рядом законодательных актов: «О бухгалтерском учете», «Об архивном деле в Российской Федерации», Налоговым кодексом РФ.

Варианты подшивки в зависимости от сроков хранения

Дела постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет) нужно переплетать в картонную обложку, корешок оклеивать тканью – коленкором.

Какова основная задача подшивки

Основная задача подшивания – предотвратить возможность замены листов в прошитом деле. Прошивка бухгалтерских документов требует специальных знаний, навыков и четкого соблюдения инструкции по подготовке документов к передаче на хранение. Если организация оказывает услуги, ведет продажи, то объем бухгалтерской отчетности и текущих материалов особенно велик. В таком случае бухгалтер, которому поручено подшивать документы, будет оторван от основной работы длительное время.

Доверьте прошивку документов бухгалтерии профессионалам

Профессионалы освободят ваших бухгалтеров от выполнения несвойственных им задач. Мы предлагаем услуги по прошивке бухгалтерских документов. В маленькой фирме, где нет архивного отдела, и на крупном предприятии с разветвленной сетью филиалов быстро по всем требованиям законодательства приведем в порядок, прошьем документы бухгалтерии. Наши специалисты имеют профессиональную подготовку и опыт работы с сотнями компаний, поручивших нам прошивку бухгалтерских документов, их переплетение. В результате работы вы получите точно по описи документы бухгалтерии в подшитом или переплетенном виде. В любое время быстро найдете в делах нужный документ.

Что включает в себя услуга по прошивке

За год даже в небольшой компании накапливается масса бухгалтерских документов. Перед тем, как отправить их храниться в архив или поставить законченное дело на полку в кабинете, документы бухгалтерии нужно разобрать и систематизировать. Вы можете заказать комплексную услугу, включающую предварительную систематизацию документов бухгалтерии в соответствии с архивным законодательством, а затем прошивку. Получите гарантию соответствия документов в деле его названию, периоду, сроку хранения.

Схема работы специалистов:

• Корректировка дел в соответствии с описью (проверка полистно документов, выборка и перемещение подшитых ошибочно, расположение документов по датам).
• Выделение дел постоянного хранения (с годовой отчетностью, реестрами сведений о доходах физлиц и других).
• Переплетение дел постоянного хранения.
• Подготовка дел временного хранения в прошивке (удаление скрепок, закладок).
• Прошивка документов.

Только прошивка

Специалисты нашей компании приедут к вам в офис, быстро и аккуратно прошьют бухгалтерские дела временного хранения в соответствии с требованиями, а дела постоянного хранения переплетут.
Услуги компании «Архивный Эксперт» сберегут время ваших сотрудников и позволят вам не беспокоиться о сохранности бухгалтерских документов.

Как правильно сшивать документы: советы и рекомендации

В делопроизводстве компании обычно фигурируют тысячи бумаг, которые ежедневно появляются и выходят из применения. Но закон обязывает юридических лиц правильно структурировать и хранить каждый документ, поэтому существуют определенные методики как правильно сшивать документы для последующей передачи в соответствующие органы или архив.

В 2018 году основные правила остаются прежними: нужно нумеровать, прошивать листы, составлять опись и заверять у руководителя. Однако процедура может различаться в зависимости от типа бумаг, будь то бухгалтерские, кадровые или налоговые документы.

Как сшиваются документы для налоговой инспекции

На данный момент законодательство не обязывает предпринимателя сшивать документы для налоговой, как это было раньше при сдаче отчетности. Теперь достаточно аккуратно и упорядоченно по датам сложить их в папку-скоросшиватель. Но если вы сдаете документы о том, что произошли какие-то нововведения в организации, то их нужно сшить в присутствии нотариуса и заверить. Учредительные документы также желательно прошить – так они будут надежно храниться и не потеряются.

Как правильно сшить документы с описью

В случае, когда организация ликвидируется или просто сдает документацию в архив, нужно соблюсти ряд установленных процедур. Они обычно описаны в методичках по каждому принимающему органу и типу бумаг. Но в целом процесс сшивания документов с описью сводится к следующим операциям:

• разложить бумаги по датам так, чтобы самая старая дата была внизу стопки;
• пронумеровать документы по очереди – проставить арабские цифры простым карандашом в правом верхнем углу каждой бумаги;
• составить опись документов – внести в таблицу установленного образца количество бумаг по каждой категории и распечатать на листе формата А2;
• поместить опись поверх всех документов, но не нумеровать ее;
• также распечатать титульный лист установленного образца для каждого дела, указав содержание папки и срок хранения;
• прошить листы при помощи ниток и иголки.

Ошибки при подготовке бумаг для сдачи в архив

Если вы нарушите процедуру прошивки, архив может не принять бумаги на хранение. Чаще всего допускают следующие ошибки при подшивании дел.

Путают разные документы между отдельными категориями. Складывая и нумеруя документы в одном деле, следите, чтобы они относились к строго определенной категории, перечень которых есть в методической инструкции архива.

Ошибаются с нумерацией и указывают неверное количество бумаг в описи. Главное – не нумеровать опись, дважды проверять собственные пометки, не пропускать листы, конверты, фотографии (если есть).

Неправильно сшивают нитками: делают слишком короткие расстояния между отверстиями, оставляют конец нити недостаточной длины. Найдите пошаговую инструкцию, в которой указано – в каких местах и в какой очередности делать проколы иглой.

Неправильно заклеивают нить: это нужно сделать прямоугольником бумаги, на котором указаны данные о документах и ФИО руководителя. Необходимо поставить печать и подписать наклейку так, чтобы одновременно захватить и ее, и дело.

Если вам предстоит закрытие ИП и вы не имеете желания или времени подготавливать и сшивать бумаги для архива, обращайтесь к нашим специалистам.

Как правильно сшить документы в архив образец

как правильно сшить документы в архив образец

Нумерация документов

Работа с документами, формируемыми в ходе хозяйственной деятельности компаний, подразумевает выполнение множества действий. В их числе — такие, как сшивание и нумерация документов, а также составление описей. Выполнять перечисленные выше операции, как правило, приходится перед передачей документов куда-либо (в архив, налоговую инспекцию, стороннему бухгалтеру, руководителю).

Сшивать и нумеровать нужно далеко не все документы

О том, какие именно деловые бумаги нуждаются в выполнении этих действий, и в каких случаях необходимо осуществлять нумерацию дел и отдельных документов, мы поговорим в настоящем обзоре.

Ответы на вопросы

Ответы на поставленные выше вопросы можно почерпнуть, проанализировав отечественное отраслевое законодательство. Речь, в частности, идёт о таких нормативно-правовых актах, как ГОСТ Р 51141, утверждённые Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 18.04.2003 г. «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов», утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. «Методические рекомендации по делопроизводству», а также некоторых других.

Дела и документы, подлежащие нумерации

Законодательство обязывает выполнять нумерацию дел, передаваемых в архивы и предназначенных для:

• постоянного хранения;
• временного (сроком свыше 10 лет) хранения.

В отдельных случаях должна выполняться нумерация документов, находящихся в оперативном документообороте организации.

Речь идёт о:

• кассовых и главных книгах;
• журналах регистрации счетов-фактур, платёжных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров;
• некоторых других документах.

В случае если тот или иной документ не нуждается в нумерации листов, из которых он состоит, его целесообразно отсканировать и внести в существующую в организации учётную систему.

Требования, предъявляемые к нумерации документов

• номера должны наноситься на правые верхние углы листов, арабскими цифрами, по возрастанию, начиная с 1;
• при нумерации документов в архиве или в других случаях номера нужно присваивать листам, а не страницам;
• при нумерации дел, которые состоят из нескольких томов, её нужно осуществлять отдельно по каждому тому. В случае если дела имеют приложения, оформленные как самостоятельные тома, они также должны нумероваться отдельно;
• при наличии в делах документов из нескольких листов, которые имеют собственную нумерацию (одним из примеров являются периодические печатные издания), их, тем не менее, также нужно нумеровать в общем порядке.

Отдельные случаи

В случае если в делах имеются письма в конвертах, следует сначала нумеровать конверт, затем — поочерёдно все листы, из которых состоит письмо.
Листы больших форматов, имеющиеся в документах, разворачиваются и нумеруются в общем порядке (в правом верхнем углу).
Существует множество других правил нумерации папок, дел и отдельных документов, при этом все они должны неукоснительно соблюдаться.

Услуги нашей компании — основа безупречного качества исполнения

Вы хотели бы, чтобы документы, имеющиеся в вашей компании, были пронумерованы в строгом соответствии со всеми действующими правилами, но не желаете отвлекать своих сотрудников на их изучение? Обратитесь в нашу компанию, профессионально оказывающую услугу нумерации дел и отдельных документов. Мы выполним соответствующую работу оперативно и с безупречным качеством, а цены, установленные нами на оказываемые услуги, вас непременно порадуют.

5 главных советов по архивированию бумажных документов и управлению ими

Эффективный и прибыльный бизнес зависит от того, насколько хорошо вы управляете своими документами, и одним из аспектов эффективного управления документами является архивирование. Если вы не организованы в отношении того, как вы ведете процесс архивирования записей, это может привести к замедлению повседневных операций, юридическим проблемам и недовольству клиентов. Вот основные советы по архивированию бумажных документов.

1. Сначала удалите ненужные файлы

Архивирование бумажных документов выполняется быстрее и проще, если вы начнете с очистки файлов.Начните с избавления от файлов, срок хранения которых превышает установленные законом. Профессиональная служба уничтожения упрощает для вас процесс очистки файлов. Мешки для безопасного уничтожения документов сбрасываются на вашем предприятии до начала вашего проекта очистки, а затем собираются, когда они наполняются. Весь процесс уничтожения осуществляется проверенными профессионалами, которые соблюдают строгий протокол цепочки поставок во время сбора и измельчения. Сертификат об уничтожении предоставляется после уничтожения ваших документов.

2. Проверка сроков хранения записей

Архивные документы имеют определенные «сроки хранения», поэтому важно ознакомиться с инструкциями по хранению, чтобы обеспечить архивирование в течение правильного периода времени. Перед окончательной доработкой политики хранения записей обратитесь за советом к партнеру по управлению документами, который понимает как нюансы вашего бизнес-сектора, так и соответствующие требования соответствия.

3. Выделите подходящее место для хранения

Большинство архивных бумажных документов редко доступны до их уничтожения, но тем временем они должны храниться в месте, где они должным образом защищены и сохранены.Бумажные документы особенно уязвимы для непоправимого ущерба в результате пожаров, наводнений и стихийных бедствий. В результате архивирование должно происходить в безопасном удаленном помещении.

Профессиональный архивный центр специально разработан для защиты ваших документов от катастроф, которые могут случиться с вашим учреждением. Все файлы хранятся на стеллажах высокой плотности, защищающих их от пыли, мусора и влаги. Кроме того, архивный центр оснащен следующими функциями для обеспечения долгосрочной защиты и сохранения документов:

• Климат-контроль
• Системы обнаружения и предотвращения пожара
• Пожарный надзиратель

4.

Вам могут не понадобиться ваши архивные записи очень часто, но когда вы это сделаете, их поиск должен быть быстрым и эффективным. Большинство локальных архивных систем плохо организованы и требуют рыться в ящиках, чтобы найти важную информацию. Когда ваши архивные записи хранятся вне офиса в центре документации, они получают штриховой код и отслеживаются для быстрого доступа и оперативно извлекаются, когда они вам нужны.

5. Оцифруйте свои активные файлы

Архивирование бумажных документов также означает наличие решения для наиболее активных записей.Оцифровка ваших активных файлов избавляет от трудоемких поисков одного важного документа в нескольких комнатах и ​​картотеках. В профессиональной службе сканирования документов во время обработки изображений используется приложение оптического распознавания символов (OCR), поэтому ваши оцифрованные файлы можно быстро найти с помощью простого поиска по ключевым словам. Активные документы будут на расстоянии одного щелчка мыши, а не в углу вашего офиса.

Следуйте этим советам, чтобы начать работу сегодня. И обращайтесь к нам, если вам понадобится помощь.

Archive Document Data Storage (ADDS) предоставляет решения по управлению записями и информацией для предприятий в Лондоне, Бристоле, Бате и Суиндоне. Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по телефону или заполните форму на этой странице.

6 способов архивирования документов в SharePoint

Это неизбежно. Несмотря на все ваши усилия по контролю над библиотекой документов SharePoint, в какой-то момент она превратится в монстра. Это как твой вес. У вас есть план оставаться в форме, и это ваше новогоднее решение и все такое, но через 6 месяцев пора снова покупать новые брюки, потому что вы позволяете себе расслабляться и ежедневно есть нездоровую пищу, смотря фильмы на диване.

В SharePoint аналогией может быть количество документов в библиотеке документов. Поскольку организации сотрудничают в рамках отделов и проектов, нам также нужен эффективный метод «держать дом в чистоте» и архивировать документы, которые важны, но больше не требуются на постоянной основе. Поэтому в этом посте я хотел бы объяснить различные варианты архивации документов в SharePoint.

Вариант 1: Перемещение / удаление вручную

Конечно, самый простой способ сохранить контроль над библиотекой — это регулярно проверять наличие устаревшего или нерелевантного контента и вручную удалять или перемещать файлы и папки на другой сайт / библиотеку (т.е.е., архивная библиотека документов какая-то). Новая операция копирования / перемещения в современной библиотеке документов делает это очень просто.

Плюсы

Минусы

• Требует ручного вмешательства пользователя

Вариант 2: Политика хранения

Другой вариант сохранения контроля над библиотекой документов — установка политик хранения при удалении на основе возраста документа (т. Е. Даты последнего изменения или создания).Вы должны определить их в Центре соответствия требованиям Office 365 , а затем опубликовать их на соответствующих сайтах. Вы можете удалить старые (устаревшие) документы на уровне всего сайта, библиотеки, папки или даже на уровне файла. Я задокументировал шаги здесь .

Если быть точным, это не метод архивирования как таковой, а скорее уловка, позволяющая держать размер библиотеки под контролем, свежей и актуальной, поскольку документы определенного возраста просто удаляются / перемещаются в корзину Recycle Bin .

Плюсы

• Современный способ поддерживать чистоту, актуальность и актуальность сайтов / библиотек

Минусы

• Требуется установка
• Не совсем архивный метод, так как он просто удаляет документы на основе возраста

Вариант 3: Рабочие процессы

Еще один вариант архивирования документов в SharePoint — использовать решение для рабочих процессов, встроенное в Power Automate . Это требует сложной настройки, поэтому предполагается, что вам удобно работать с приложением Power Automate. Джоанн Кляйн написала фантастический пост с инструкциями по теме. Пожалуйста, проверьте здесь .

Плюсы

Минусы

• Требуется значительная настройка
• Настройка должна быть реплицирована для всех библиотек / сайтов — много ручной настройки

Вариант 4: Обрезка безопасности

Этот метод — скорее «обходной путь», а не настоящий метод архивирования, но я все же хотел предоставить его как вариант, поскольку в некоторых случаях он может работать.

Идея этого подхода заключается в том, что вы устанавливаете уникальные права доступа для определенных папок, которые необходимо «архивировать», таким образом делая их невидимыми для конечных пользователей. Так что на самом деле папки все еще будут там, только скрытые. Я объяснил, как установить уникальные разрешения для файлов и папок здесь .

Таким образом, в отличие от всех вышеперечисленных вариантов, вы не будете физически перемещать контент куда-либо, а просто скроете его из поля зрения. Это отличный вариант, если вам нужно быстро спрятать данные, не беспокоясь о реорганизации контента.

Плюсы

• Относительно простой в реализации

Минусы

• Не совсем архивный метод, поскольку он просто скрывает документы от просмотра
• Папки / файлы нельзя скрыть от владельцев сайтов / администраторов семейства сайтов. Всего участников и посетителей сайта

Вариант 5: специальные метаданные / фильтрация

Другой метод обхода «архивации» документов включает использование метаданных. Это похоже на трюк выше, но вместо того, чтобы скрывать файлы и папки с помощью безопасности, мы будем скрывать их с помощью пользовательских метаданных .

Идея этого метода заключается в том, что вам нужно будет создать настраиваемый столбец метаданных в библиотеке под названием «Статус» (или как вы хотите его назвать) с несколькими раскрывающимися вариантами (например, Активный / Неактивный). После добавления тегов это позволит вам отфильтровать (скрыть) неактивные файлы.

Плюсы

• Относительно простой в реализации

Минусы

• Не совсем архивный метод, поскольку он просто скрывает документы от просмотра
• Может помечать только файлы, не папки
• Требуется согласованность в тегах, если вы хотите использовать на нескольких сайтах / библиотеках

Вариант 6: Организатор контента

Существует еще один вариант архивирования документов в SharePoint и единственный реальный вариант, если вы не в SharePoint Online и все еще используете Локальная версия SharePoint (более старые версии SharePoint).В таких случаях вы должны использовать функцию Content Organizer , которая является устаревшей функцией, которая позволяет нам создавать правила и направлять документы в различные места с помощью правил Content Organizer. Эта статья объясняет эту функцию более подробно. Если вы находитесь в SharePoint Online (Office 365) — не имеет особого смысла использовать современные способы / варианты, которые я описал выше.

Плюсы

Минусы

• Требуется значительная настройка

Я посвящаю этот пост памяти Рут Бейдер Гинзбург, американской либеральной иконы, которая выступала за права и равенство женщин.

«Сражайтесь за то, что вам небезразлично. Но делайте это так, чтобы к вам присоединились другие ».

— Рут Бадер Гинзбург, 1933-2020 гг.

Руководство по архивированию документов в 2021 году

Вам когда-нибудь требовалось старое предложение или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и рылись в гору ящиков на редко используемом складе?

Если у вас есть что-то связанное или если вы хотите, чтобы это не происходило, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам приступить к использованию передовых методов управления документами.

Обзор: Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь — «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.

Например, если вы заключаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом.Однако после подписания контракта это постоянная статическая запись.

Различие между фиксированными и динамическими также является важным различием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые часто предполагают одно и то же.

В этом разница: архивные документы не меняются, резервная копия данных носит временный характер и предназначена для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, в рамках управления вашей сетью или веб-сайтом.

Знание разницы между резервным копированием данных и архивным хранилищем является ключевым моментом в управлении бизнес-документами.

Вы получите много преимуществ от внедрения процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:

• Освобождает ресурсы — Доступ к большинству данных в сетях компаний не осуществлялся как минимум в течение года , поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
• Снижает затраты — Хранение архивных данных стоит меньше, чем основное хранилище, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных.А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
• Соответствует требованиям — Будь то IRS, другие правительственные учреждения, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь с множеством стандартов хранения и безопасности документации, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других штрафов.

Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов

Архивирование документов — это не разовое мероприятие.Вы должны выделить ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной строкой в ​​вашем бизнес-бюджете, но описанные выше преимущества более чем оправдывают и компенсируют затраты.

Шаг 1: Первоначальная оценка

Определите вашу текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли это формальным, специальным или их комбинацией? Это будет включать в себя создание, получение, обработку, хранение и удаление каждой записи.

Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество.Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемные и т. Д.

Шаг 2: Определите цели и роли

Явно определите цели архивирования ваших документов. Вы хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований к ведению записей и безопасности данных?

Разрешить повседневным офисным процессам работать более эффективно? Имеете более легкий доступ к более старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?

Конечно, вам, вероятно, понравятся все эти вещи, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию не прекращались.

Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать начальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?

Шаг 3. Внедрение графика хранения

После того, как вы узнаете свои цели архивирования и определите, кто будет внедрять и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.

Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и документы, но почти любой другой документ имеет срок действия не более 10 лет.

Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые правила, которым вы должны следовать. Вы должны знать одно практическое правило: храните все налоговые и налоговые документы в течение как минимум семи лет.

Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут постоянно храниться, например, спам, каталоги поставщиков и дубликаты.

Чтобы снизить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.

Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов

Вы сократите расходы и необходимое пространство для хранения, улучшив организацию и упростив доступ, за счет оцифровки всех ваших бумажных файлов. Вы можете хранить записи в бумажном виде, но также оцифровать их для сохранности.

Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика хотя бы для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого стажёра в офисе.

Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.

Если вы сохраняете файлы в собственном формате, возможно, вы не сможете открывать их в будущем, потому что программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.

Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.

Использование метаданных облегчит организацию файлов и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую ​​информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, щелкнув файл правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства» или «Получить информацию», в зависимости от используемой операционной системы.

Метаданные PDF помогут вам организовать документы и восстановить их позже.

Шаг 5: Выберите поставщика хранилища

Самый безопасный метод архивирования документов — это удаленная бумажная копия или электронное хранение данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от множества техногенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.

Надежный архив защищает ваши записи лучше, чем долговременное хранение в вашем офисе или другом учреждении.

Электронное хранилище данных предоставляет вам три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, относящиеся к долгосрочной целостности, безопасности и простоте доступа для программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме для обеспечения избыточности данных.

Шаг 6. Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища

Хранение и архивирование документов — это непрерывный процесс. В рамках общей политики пересматривайте свои процедуры каждый год, чтобы видеть, насколько хорошо они работают, и вносить необходимые коррективы.

Все сотрудники должны вносить свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодный курс повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.

Наконец, периодически проверяйте доступ к архивным материалам и их целостность. Меньше всего вам нужна информация для судебного дела, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить, что с вашим архивным хранилищем возникла проблема.

Ваш личный проект архивирования: с чего начать?

«Упростите, упростите». — Генри Дэвид Торо, Walden .

До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Большинство из нас прочесывают пожизненную коллекцию личных бумаг и фотографий либо когда у нас много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего любимого человека. Слишком часто работа кажется настолько пугающей и непосильной, что наша естественная реакция — разочаровываться и говорить: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком; Я сделаю это как-нибудь в другой раз »или того хуже:« Я просто избавлюсь от всего этого. ”

В Библиотеке Конгресса архивисты обрабатывают все виды коллекций, которые только можно вообразить. Они часто приобретают — наряду с научными и историческими работами — личные бумаги и сувениры, вещи, которые имели особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, вырезки из газет и документы, испачканные напитками. Одна недавняя коллекция содержала кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие — в самодельных контейнерах. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинаются? И что мы можем узнать из их работы и применить к нашим личным проектам архивирования?

Для этой истории я поговорил с Лорой Келлс и Мег Макалир, двумя старшими архивариусами из отдела рукописей Библиотеки Конгресса.Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые появились в результате многолетней работы с постоянным потоком часто неорганизованных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда об исходном заказе, или что делать, когда ваша коллекция прибывает в мусорные баки». ]

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Меня поразило, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то должно быть сделано. Вместо этого они предложили опытные советы по архивированию, но оставили решение на усмотрение отдельного человека.В конце концов, их главный посыл был таков: если вы хотите пройти проект и не сводить себя с ума и унывать по нему, начните просто , ​​сначала разделите элементы в целом и, в конце концов, примите окончательные решения по сортировке как «достаточно хорошо.»

Начни просто

Во-первых, рассматривайте свою коллекцию как единое целое. Не останавливайтесь пока на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе связанных вещей. Келлс сказал: «Ты напугаешь себя, если подумаешь:« У меня есть двести вещей.«Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

Комки

Вы можете посвятить дождливые выходные вывозу своей коллекции. На данный момент вы будете исследовать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «кучками». Это ваш первый проход, поэтому просто сгруппируйте вещи по общим категориям, таким как письма и фотографии. Вы, , ​​определяете свои категории. Будьте последовательны, но примите тот факт, что категории могут частично совпадать.Если вы хотите классифицировать комочки по годам, прекрасно. Или фазы жизни человека. Или праздники. Или вид материалов (письма, фото).

«То, что вы пытаетесь сделать, — это определить уже существующие скопления», — сказал Макалир. «И, надеюсь, образование комков происходит естественным образом. Например, вы могли получить все бумаги своей бабушки после ее смерти. Это комок. Поездки? Это комок. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это куча ».

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь.Не поддавайтесь искушению насладиться чем-нибудь прямо сейчас. «Если на этом этапе вы начнете заниматься отдельными предметами, то вы проиграете», — сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, каким бы прекрасным оно ни было, положите его в его законный комок и вернитесь к нему позже.

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Реалистично относитесь к рабочему пространству и времени

Есть две важные вещи, которые вы должны решить с самого начала: пространство и время.Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы ее просеиваете, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете — комнату или угол комнаты — или запланируйте распаковку и повторную упаковку вашей коллекции для каждого сеанса сортировки. «В домах большинства людей не так много места, чтобы долго сидеть на месте», — сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится обеденный стол для ужина».

Не ешьте и не пейте на рабочем месте.Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас будут большие стопки, вы достанете свой стакан и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы пролите кофе на все документы или фотографии ». Макалир сказал: «Это происходит мгновенно. Никто из нас этого не ожидает. Это может быть трагично ».

Что касается времени, МакАлир сказал: «Начните с , а не с , ​​взяв на себя обязательство, что каждый предмет в этой коллекции будет организован идеально». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения.Для начала просто скажите: «Я хочу улучшить организацию».

Нет ничего идеального

Разложив коллекцию на куски, вы можете разложить все по конвертам или другим контейнерам и радоваться своим успехам. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали, — сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но просто идентифицируя, маркируя и упаковывая эти комки, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ними, которого у вас не было раньше.”

Вы можете оставить проект на этом или продолжить, от грубой сортировки до уточненной сортировки . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете поэтапно и продолжаете улучшать ее», — сказал Келлс. «Тогда вы сможете оценить, сколько у вас есть времени и сколько места у вас есть для этого. Все новое — подливка ».

Письма отсортированы по корреспондентам. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Например, вы можете отсортировать письма по дате или по теме или отсортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии.«Это вопрос постоянного совершенствования, когда со временем вы будете получать все больше и больше информации о контенте», — сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить дом, а затем добавляете мебель в каждую комнату ».

Это тоже хорошее время, чтобы выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, аннулированные чеки или списки продуктов. Макалир сказал: «В конечном итоге просто сохраните то, что вы собираетесь ценить с течением времени. Насколько глубоко вы просверлите материал, зависит от вас.В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было. Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я ввел в него некоторую организацию, и это сделает его более доступным ».

Сканирование

Сканирование — отличный способ сохранять и обмениваться цифровыми версиями документов и фотографий. Библиотека Конгресса США объясняет основы сканирования в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям почти так же, как если бы вы писали их на обратной стороне бумажной фотографии.

Также сканируйте вырезки из газет. Газета плохо стареет, в сложенном состоянии может рваться в складках и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна бумажная копия. Компьютерная бумага стареет лучше, чем газета.

Еще одна причина сканировать фотографии — спасти их. Фотографии могут выцветать из-за химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды. ) «Не поддавайтесь идее создания рамок», — сказал Макалир. «Они действительно не должны находиться на свету слишком долго. Вы можете сделать копию и рамку, но держите оригинал подальше от света ».

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может оказать на вас давление. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы действовать избирательно и сканировать только специальные фотографии или документы, которые вы цените больше всего.У большинства учреждений нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может тебе тоже стоит.

Диски и цифровые носители информации

Если в коллекцию входят компьютерные диски, перед открытием содержимого просканируйте их на наличие вирусов. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его копию и откройте ее, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, если вы что-то напутаете, у вас останется оригинал.

Если на дисках есть файлы в старом формате, к которому у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную услугу по их открытию, либо когда-нибудь найдете ресурс, который позволит вам их открыть.

Цифровая консервация

Правильно сохраните ваши цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и сделайте их резервную копию на отдельном диске. Если вы приобретаете неорганизованные компьютерные файлы, как можно лучше организуйте беспорядок в файловой системе.Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимое.

Архивирование истории жизни

Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», — сказал Макалир. «Увеличение и уменьшение масштаба одной конкретной истории или одного конкретного элемента может иметь немного большее влияние».

Келлс сказал: «Старые письма дают вам представление о людях, даже если в письмах и открытках нет ничего особенного.Это показывает, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали ». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

Что было в ее бумажнике или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике есть какие-то вещи, которые рассказывают историю», — сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.

«Не все ценят этот материал, но если вы его заархивируете, он будет там для кого-то в более позднем поколении.Возможно, найдется человек, который действительно заботится о своей семейной истории и будет рад ее иметь ».

Для получения дополнительной информации посетите :

Как внедрить систему архивации документов

Архивирование документов — это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве, и это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Компании в различных отраслях и сферах практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но которые все еще необходимо хранить, в хранилище.

Документы могут храниться по разным причинам, в том числе:

• Юридические требования
• Деловые записи
• Налоговая отчетность
• Освобождение места

Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие предприятия переходят с бумажных документов на цифровые, а также на управление и архивирование документов, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции.Архивирование данных — важная часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы облегчить их поиск, если они понадобятся вам в будущем.

Важно отметить разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервные копии данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все равно нужно держать их под рукой.

Способы архивирования документов

Существует несколько методов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы определить, что можно получить или потерять, выбрав любой из них. (Необязательно выбирать только один метод; часто бывает несколько архивов и диверсификация.)

Хранение бумаги

Самый старый метод — это, конечно, традиционное хранение бумаги — картотеки, заполненные документами или копиями. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, и невероятно сложно редактировать физически заархивированную информацию, не оставляя следов.

Главный недостаток хранения бумаги в том, что он громоздкий и медленный в использовании. Компьютер может открывать цифровые документы, искать их содержимое, сортировать и каталогизировать информацию за секунды. Поиск той же информации с бумажными документами может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага добавляет безопасности, но приносит в жертву эффективность.

Цифровые архивы

Цифровое хранилище, пожалуй, самый распространенный метод архивирования сегодня. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или любой другой компьютерной системе.Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Это причины, по которым они были изобретены.

Обратной стороной цифровых архивов является то, что они могут быть взломаны или взломаны. Кроме того, если они недостаточно дублируются на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в результате одного инцидента.

Сканировать по запросу

Другой распространенный метод хранения — сканирование по запросу. Он служит гибридом цифрового и бумажного архивирования. Сканирование по запросу — это служба, которая хранит вашу информацию в виде бумажных документов, но также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов.Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает устранение недостатков обоих. Сканирование по требованию далеко не так быстро, как в цифровых архивах, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.

Что такое документооборот?

Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к регистрации и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди членов вашей организации.

Примечание редактора. Ищете программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Преимущества архивирования документов для вашего бизнеса

Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, он позволяет вам систематизировать важные файлы и обеспечивает простой способ их повторного поиска, если они когда-либо понадобятся.

Ваш бизнес будет производить много данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы как владелец малого бизнеса обязаны следить за тем, чтобы данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать.

Архивирование документов может принести пользу вашему бизнесу несколькими способами:

• Освобождает офисные и складские помещения. Если ваш бизнес использует физическое управление документами, велики шансы, что большая часть вашего офисного пространства будет занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просмотр которых уходит часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивирование может освободить место для хранения активных документов.
• Обеспечивает безопасность. Многие компании имеют дело с документами, которые необходимо хранить в безопасности, особенно в таких отраслях, как здравоохранение, юриспруденция или финансы. Решения для архивирования документов и DMS часто имеют встроенные меры безопасности, которые управляют доступом пользователей, отслеживают изменения и контролируют пароли.
• Документы защищены от физических опасностей. Ящики с физическими документами особенно подвержены физическим бедствиям или опасностям, таким как пожар, наводнение или кража. Архивирование ваших документов в цифровом виде или в облаке дает уверенность в том, что ваши файлы и документы в безопасности, несмотря ни на что.
• Повышает эффективность вашего бизнеса. Мир все больше переходит на цифровые технологии, и компаниям, которые все еще используют аналоговые системы, становится все труднее удовлетворять спрос. Использование системы цифрового архивирования может улучшить ваш рабочий процесс, позволяя вам и вашим сотрудникам вызывать любой документ всего несколькими щелчками мыши, избавляя от необходимости сортировать ящик за ящиком.
• Это способствует соблюдению требований. Для предприятий юридической, медицинской или финансовой отраслей часто существуют строгие правила хранения данных и информации клиентов, соблюдение которых может оказаться трудным, если вы в основном обрабатываете и храните бумажные копии. Системы цифрового архивирования часто поставляются с автоматизированными мерами соответствия, чтобы помочь вашим бизнес-документам соответствовать требованиям.

Как реализовать архивирование документов в малом бизнесе

Архивирование документов и управление записями важны и, как таковые, не являются быстрым делом. Вы должны уделять время и ресурсы и делать все правильно, чтобы получить максимальную пользу.

Есть шаги, которым вы можете следовать, чтобы сделать процесс максимально безболезненным с минимальным временем простоя.

1. Оцените свою текущую систему.

Во-первых, взгляните на вашу текущую систему управления документами. Существует ли формальная система или документы обрабатываются на разовой основе? Посмотрите, как каждый документ создается, получается, обрабатывается, хранится и удаляется. Отметьте, что работает хорошо, а что нет.

Затем вам нужно будет провести инвентаризацию существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде). Вам также необходимо распределить инвентарь по функциям, таким как финансы, персонал, бюджеты и т. Д.

2. Определите свои цели.

Ваш следующий шаг — решить, что ваша система должна делать за вас. Вы хотите снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить систему, которую проще использовать? Автоматизировать меры соответствия?

Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор за этой новой системой и управлять ею, и включить их в свое планирование.

3. Составьте график хранения.

График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. У некоторых документов есть графики хранения, регулируемые извне, другие соответствуют передовой практике, поэтому важно, чтобы вы сделали это ключевой частью своей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или сделок с недвижимостью, а все налоговые и налоговые документы должны храниться не менее семи лет.

Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации уничтожения информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.

4. Оцифруйте все бумажные документы.

Это может занять много времени и утомительно, но преобразование бумажных документов в цифровые файлы в конечном итоге окупится. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить на физическом хранилище, одновременно улучшив доступ к важным документам.Вы можете по-прежнему хранить бумажные копии некоторых документов, но также оцифровывать их в целях безопасности.

Для оцифровки бумажных документов можно использовать сканер, входящий в комплект поставки принтера, или мобильное приложение для сканирования. Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим архивным документам — отсканировать их как файлы PDF.

5. Выберите поставщика хранилища.

Хотя вы можете сами хранить файлы на компьютерах своей компании, если у вас очень маленький бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас.Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и они могут помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.

6. Оцените процессы и хранение.

Архивирование документов — это активный непрерывный процесс, требующий постоянного внимания, чтобы обеспечить его правильную работу. Сделайте частью политики вашей компании, чтобы все процедуры управления документами и архивирования ежегодно пересматривались и вносили необходимые корректировки.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают процесс от начала до конца, сделав его частью вашего процесса адаптации, и предложите ежегодное повышение квалификации для сотрудников, которые этого хотят.

Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы гарантировать безопасность и доступность информации, а также проверять, у кого есть — а у кого нет — доступ к этим документам.

Передовой опыт архивирования документов

Архивирование документов и управление ими — это постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировок.Сделайте ваш архив документов наилучшим с помощью этих методов.

1. Знать требования к хранению записей.

Ознакомьтесь с правилами, определяющими, как долго следует хранить каждый тип документа. Общее эмпирическое правило, исключая документы, определенные финансовые отчеты и налоговые документы, составляет 10 лет, но многие отрасли и организации имеют определенные правила и положения.

2. Определите, что составляет деловую запись.

Каждый бизнес индивидуален; документ, необходимый для архивации одной компании, может быть не так важен для вашей компании.С самого начала определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она велась), и убедитесь, что это различие ясно для ваших сотрудников.

3. Иметь четкую систему хранения.

После того, как вы определили, какие записи будут храниться, тщательно продумайте систему , как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функциям, группе или клиенту и соответственно называть файлы. Что бы вы ни решили, добавьте это в список политик вашей компании и убедитесь, что они применяются в масштабах всей компании.

4. Определитесь с политикой хранения документов.

Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам документов, пока они работают в вашей компании. Вы сами решаете, кто какие документы видит или редактирует, и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.

Политики

должны определяться в зависимости от уникального использования и потребностей вашей компании, но это некоторые общие политики, связанные с управлением документами и архивированием:

• Сохранение электронной почты
• Принесите собственное устройство
• Управление мобильным устройством

5.Учитывайте свои потребности в безопасности.

Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия. В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются правительственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.

Когда вы знаете требования, вы захотите провести аудит безопасности файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архива профессиональным группам, что часто является хорошим способом определить слепые зоны, которые легко пропустить при внутреннем аудите.

Как решить, какие файлы архивировать

Хотя вы должны по своему усмотрению определять, какие файлы необходимо заархивировать, вы можете руководствоваться этими двумя практическими правилами для принятия своих решений:

• Архивируйте все, что от вас требуется по закону или отраслевым нормам, и храните эти файлы в записи до тех пор, пока этого требуют правила.
• Храните все, что жизненно важно для создания, продолжения и жизни вашего бизнеса, например, документы о собственности, копии лицензий, налоговые декларации и формы приема на работу сотрудников, а также налоговую отчетность.

12 вещей, которые нужно знать об архивировании документов

Традиционно «архивирование» означает сохранение исторических записей. Хранящиеся записи уникальны, в отличие от книг в библиотеке, которые обычно имеют много экземпляров в обращении. Архивы служили первоисточником для исследований по определенным темам. Например, Coca Cola имеет исторический архив, в котором записана история компании, и может использовать детали, чтобы пережить старые воспоминания и повысить привлекательность своего бренда.

1. В современном программном обеспечении электронного документооборота архивирование имеет особое значение.Это может означать перенос мало используемых данных с дорогостоящего основного хранилища на менее дорогие устройства вторичного хранения. Выгруженные данные по-прежнему доступны при необходимости.
2. Такая стратегия архивирования не только снижает расходы, но и улучшает производительность системы, которая в противном случае может замедлиться. Было подсчитано, что до 80 процентов производственных данных могут не иметь критически важного значения и, следовательно, не должны быть доступны немедленно.
3. При архивировании электронных данных часто используются автоматизированные программы, которые выявляют малоиспользуемые записи и перемещают их на вторичные устройства хранения, которые все еще могут быть доступны онлайн. Например, данные могут быть перемещены в сторонние веб-хранилища.
4. Электронное архивирование может включать объединение многих файлов, часто их сжатие и шифрование. Такая практика может снизить требования к пространству для хранения, а шифрование может сделать данные доступными только для тех, у кого есть ключ для доступа.
5. Обеспечение целостности архивных данных очень важно, и алгоритмы обнаружения ошибок обычно используются для проверки того, что копия такая же, как оригинал.
6. В то время как архивирование производственных данных направлено на снижение затрат и повышение производительности, непроизводственные данные обычно архивируются в соответствии с нормативными требованиями (в дополнение к истории записи).Правительственные постановления требуют, чтобы определенные записи, такие как финансовые счета, хранились в течение определенного количества лет.
7. Сохранение электронных данных сталкивается с некоторыми уникальными проблемами. Технологический прогресс в индустрии информационных технологий идет чрезвычайно быстро, и это приводит к тому, что аппаратное и программное обеспечение, используемое для создания данных, быстро устаревает.
8. Носители данных становятся все более компактными, и новые носители, использующие другие форматы файлов, могут быть не в состоянии читать данные, созданные на старых носителях.Также регулярно появляются новые версии программного обеспечения, чтобы воспользоваться преимуществами технологических улучшений, а текущие версии могут быть не в состоянии читать данные, созданные старыми версиями.
9. Было предложено несколько стратегий для решения проблем читабельности, связанных с архивными данными. К ним относятся регулярное копирование старых данных на новые носители, регулярное преобразование старых данных в новые форматы и разработка программ эмуляции, которые могут позволить текущим системам моделировать более ранние среды и читать данные, созданные в этих средах.
10. Архивирование электронных данных должно решать проблемы с удобочитаемостью, и это часто решается путем пометки каждого документа политикой хранения. Данные, которые прошли свой установленный законом срок полезного использования, могут быть удалены навсегда, что позволяет сэкономить на поддержании старых данных в удобочитаемом формате.
11. Архивирование включает оценку того, почему и как долго следует хранить каждый документ. Также необходимо определить способ удаления просроченных данных.
12. Учитывая, что одной из основных целей архивирования является соблюдение законодательных требований, решение проблемы удобочитаемости становится еще более важным.В противном случае бизнес может столкнуться с серьезными проблемами, например, когда электронное обнаружение определенных документов, необходимых для судебного разбирательства или аудита, становится невозможным.

Архивирование документов — важная функция управления документами. Это может сэкономить средства, повысить производительность системы и предотвратить серьезные юридические проблемы для бизнеса. Особое внимание следует уделять обеспечению читабельности архивных электронных данных в течение всего срока их службы, поскольку данные могут легко стать нечитаемыми, когда старая технология заменяется новой.

Архивация и разархивирование документов вручную

Архив библиотеки — это область в FileHold, где хранятся документы, которые больше не используются, но которые все еще нужно хранить для целей исторической записи. Преимущество архивации заключается в том, что она сохраняет ваши текущие документы в библиотеке, а результаты поиска не загромождены старой или устаревшей информацией. После того, как документы помещены в архив библиотеки, их все еще можно будет искать с помощью флажка Включить архив в поиск в области расширенного поиска.

Документы можно заархивировать двумя способами:

Пользователи с ролью администратора кабинета и выше могут вручную перемещать электронные документы из библиотеки в архив библиотеки. Администраторы кабинетов и библиотек должны быть владельцами шкафов в архивной зоне библиотеки, чтобы перемещать документы в архив и из него.

Есть очень ограниченные операции, которые можно выполнять с архивными документами. Документы, размещенные в разделе архива библиотеки системы управления документами, могут быть:

• Осталось в архиве библиотеки на неопределенный срок.

• Удалено из архива библиотеки с помощью расписания событий.

• При необходимости перенесено обратно в библиотеку вручную.

• Посмотреть или получить копию.

• Искать с помощью расширенного поиска

При отправке документов в архив библиотеки структура шкафа / ящика / группы папок / папок автоматически дублируется. Нет необходимости воссоздавать структуру.Также сохраняются настройки безопасности на уровне шкафа и папки.

Чтобы отправить документ, шкаф, ящик, группу папок или папку в архив библиотеки

1. Выполните одно из следующих действий:

2. Документы и / или папки отправляются в архив документов, а также копируется структура шкафа / ящика / группы папок / папок.

Чтобы переместить заархивированные элементы обратно в библиотеку

1. В архиве библиотеки выберите документ или папку и выберите Копировать или Переместить .

2. Выберите Переместить файлы в новое место в опции «Библиотека » и нажмите Далее .

   No related posts.