Как правильно вести кассу в бухгалтерии: КАК ПРАВИЛЬНО ВЕСТИ КАССУ ПРЕДПРИЯТИЯ

Содержание

Ведение бухгалтерского учета денежных средств


Отчет о движении денежных средств обязаны составлять все организации, ведущие бухучет. Из общего правила есть одно исключение: не оформлять отчет вправе компании, которые ведут учет по упрощенной форме. Например, малые предприятия (ст. 6 закона № 402-ФЗ, п. 6 Приказа Минфина РФ от 02.07.10 № 66н).

Форма отчета о движении денежных средств утверждена Приказом Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н, а правила по ее заполнению предусмотрены в ПБУ 23/2011. Расскажем подробнее о том, как заполнять отчет.

В отчете о движении денежных средств необходимо отразить все поступления и платежи организации, а также остатки средств на начало и конец отчетного периода (п. 6 ПБУ 23/2011).

Отчет состоит из трех разделов, которые содержат информацию о денежных потоках от текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Денежные потоки считают поступление и выбытие денежных средств, а также денежных эквивалентов (п. 6 ПБУ 23/2011).

Для того чтобы заполнить форму, по каждой группе денежных потоков необходимо определить, сколько денег за период поступило и сколько выбыло, а также посчитать итоговый результат. В случае если классифицировать денежный поток не получается, его относят к группе денежных потоков от текущих операций (п. 12 и 13 ПБУ 23/2011).

Остатки денег на начало и конец отчетного года определяют в целом по организации с учетом филиалов и представительств. Показатели отчетного года отражают напротив аналогичных данных, которые были посчитаны за предыдущий год.

Показатели в отчете формируют на основании данных бухгалтерского учета. Для этого используют дебетовые и кредитовые обороты по следующим счетам:
• 50 — «Касса»;
• 51 — «Расчетный счет»;
• 52 — «Валютный счет в банке»;

• 55 — «Специальные счета в банках»;
• 57 — «Переводы, которые находятся в пути»;
• 58 — «Финансовые вложения в ценные бумаги».

Теперь расскажем, как заполнить отчет по разделам.

В разделе 1 отчета записывают денежные потоки от текущих операций. К ним относят денежные потоки, которые связаны с основной деятельностью организации. Как правило, такие потоки напрямую связаны с формированием финансового результата от продаж (п. 9 ПБУ 23/2011).

В разделе 2 указывают денежные потоки от инвестиционных операций. К таким потокам относят операции, которые связаны с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов, которые приобретались с целью получения прибыли в будущем (п. 10 ПБУ 23/2011).

В разделе 3 отражают денежные потоки от финансовых операций. Это потоки, которые связаны с привлечением организацией дополнительного финансирования, приводящего к изменению величины и структуры капитала и заемных средств организации. Как правило, это кредиты, займы и прочие операции (п. 11 ПБУ 23/2011).

В самом конце отчета записывают остаток денег от текущей, инвестиционной и финансовой деятельности по строке 4400. Его получают путем сложения показателей строк 4100, 4200 и 4300. По строке 4450 указывают данные об остатке денег на начало года, а данные на конец года отражают по строке 4500. Определить остаток на конец года можно при сложении цифр в строках 4400 и 4450, а также с учетом данных, которые отражены в строке 4490.

По строке 4490 отражают разницу, которая возникла при пересчете денежных потоков и остатков денежных средств в иностранной валюте по курсам на разные даты. Если показатель получился отрицательным, то данные записывают в скобках (п. 19 ПБУ 23/2011).

Наши специалисты составили образец отчета о движении денежных средств. Скачайте его по ссылке: пример отчета о движении денежных средств.

Заполненный отчет сдают в налоговую инспекцию по итогам отчетного года вместе с годовой отчетностью. Отчетность представляют в инспекцию в электронном виде, бумажные варианты инспекторы больше не принимают.

Срок сдачи отчетности — не позднее трех месяцев после окончания отчетного года, то есть крайний срок сдачи отчета — не позднее 31 марта года, следующего за отчетным. (ч. 5 ст. 18 закона № 402-ФЗ, пп. 5.1 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Секреты профессиональной работы с «1С:Бухгалтерией 8» (ред. 3.0). Банк и касса». Издание 3

Описание

В настоящем пособии рассматривается порядок учета банковских и кассовых операций, расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и описываются «секреты», позволяющие вести учет таких операций правильно, профессионально и эффективно.

Пособие ориентировано на бухгалтеров-пользователей программы «1С:Бухгалтерия 8», студентов и преподавателей, слушателей учебных курсов центров сертификационного обучения фирмы «1С», изучающих информационные технологии бухгалтерского и налогового учета в типовых решениях на платформе «1С:Предприятие 8», а также специалистов по внедрению программы «1С:Бухгалтерия».

Пособие рекомендовано УМО по образованию в области финансов, учета и мировой экономики в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Мировая экономика», «Налоги и налогообложение». Предназначено также для магистрантов и слушателей ИПК по изучению дисциплин «Информационные системы в экономике, «Бухгалтерские информационные системы», «Проектирование бухгалтерских информационных систем».

Рекомендуется как один из материалов для подготовки к экзаменам 1С:Профессионал и 1С:Специалист-консультант по внедрению «1С:Бухгалтерии 8».

Иллюстративный материал основан на редакции 3.0 типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия».

Оглавление

Введение

Глава 1. Банковские операции

  • Организация учета банковских операций
    • Синтетический и аналитический учет безналичных денежных средств
    • Используемые прикладные объекты
    • Схема учета банковских операций
  • Ведение справочников
    • Справочник «Банки»
    • Справочник «Банковские счета»
    • Справочник «Статьи движения денежных средств»
    • Справочник «Валюты»
  • Банковские расчетные документы
    • Документ «Поступление на расчетный счет»
    • Документ «Платежное требование»
    • Документ «Платежное поручение»
    • Документ «Списание с расчетного счета»
  • Журнал «Банковские выписки»
  • Обработка «Обмен с клиентом банка»
  • Отчеты по банковским операциям
    • Карточка счета по дням
    • Оборотно-сальдовая ведомость по счету
    • Анализ счета
  • Тестовые задания для проверки знаний

Глава 2. Кассовые операции

  • Организация учета кассовых операций
    • Процедура учета кассовых операций
    • Синтетический и аналитический учет кассовых операций
    • Используемые прикладные объекты
    • Схема учета кассовых операций
  • Кассовые документы
    • Приходный кассовый ордер
    • Расходный кассовый ордер
  • Журнал кассовых документов
  • Отчеты по кассовым операциям
    • Журнал регистрации кассовых документов
    • Кассовая книга
    • Карточка счета 50 по дням
    • Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50
    • Анализ счета 50
  • Учет денежных документов
    • Справочник «Номенклатура денежных документов»
    • Документ «Поступление денежных документов
    • Документ «Выдача денежных документов
  • Журнал денежных документов
    • Отчеты по денежным документам
  • Тестовые задания для проверки знаний

Глава 3. Расчеты с подотчетными лицами

  • Организация учета расчетов с подотчетными лицами
    • Синтетический и аналитический учет расчетов
    • Схема учета расчетов с подотчетными лицами
  • Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег
  • Авансовый отчет
    • Составление документа «Авансовый отчет»
    • Авансовый отчет по командировочным расходам
    • Авансовый отчет по приобретению запасов
    • Авансовый отчет на оплату поставщику
  • Отчеты по расчетам с подотчетными лицами
    • Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
    • Анализ счета 71
  • Тестовые задания для проверки знаний

Глава 4. Отражение отдельных операций

  • Получение наличных денежных средств в банке
  • Сдача наличных денежных средств в банк
  • Инкассация выручки
  • Перечисление средств на другой счет
  • Расчеты по платежным картам
  • Перечисление средств по финансовому распоряжению поставщика
  • Особенности проведения валютных банковских и кассовых документов
  • Покупка иностранной валюты
  • Продажа иностранной валюты
  • Учет кассовых операций платежного агента

___________________________________________________________________________

4. Порядок ведения кассовой книги и обязанности кассира Общий раздел Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (утратило силу) | Нормативная база Украины

4.1. С целью обеспечения осуществления расчетов наличными предприятия должны иметь кассу, а их руководители должны обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Если по вине руководителей не были созданы надлежащие условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то они несут за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке.

Хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещается.

4.2. Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Обособленные подразделения предприятий, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением их приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги — «Вкладные листы кассовой книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются по движению денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления сделаны, то они подтверждаются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.

4.3. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными кассовыми ордерами под роспись в кассовой книге. Наличные, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат (согласно пункту 2.10 настоящего Положения), а закрытие вышеуказанных документов и выписывание соответствующих расходных кассовых ордеров осуществляются в порядке, определенном в пункте 3.9 настоящего Положения.

Если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия — юридического лица.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) согласно требованиям законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п.

4.4. Предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме при помощи компьютерных средств. Программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатывание каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.

Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовую книгу должны вноситься до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.

В случае распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года — их общее количество за год.

После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладном листе кассовой книги».

«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По завершении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица).

По завершении календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

4.5. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем.

4.6. Старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег (приложение 6), которую ведет старший кассир.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличных, выданных из кассы предприятия доверенному лицу, выплачивающему заработную плату в течение установленного срока, и возврата им имеющихся наличных и кассовых документов.

4.7. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и знакомит его под роспись с требованиями настоящего Положения.

4.8. Кассир согласно законодательству Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены выполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.

При отсутствии кассира (в связи с болезнью и т. п.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возлагать согласно письменному распоряжению руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

4.9. На предприятиях, имеющих обособленные подразделения или обслуживающихся централизованными бухгалтериями, оплату труда, выплаты пособий в связи с временной нетрудоспособностью, стипендий и премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор, предусмотренный пунктом 4.7 настоящей главы, и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров настоящим Положением.

4.10. С целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Для проведения инвентаризации кассы, которая должна осуществляться согласно приказу руководителя, назначается комиссия, которая по завершении инвентаризации кассы составляет акт о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 7).

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, имеющихся в кассе, ценных бумаг, чековых книжек и т. п. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у материально ответственного лица.

До начала инвентаризации все материально ответственные лица (лица, отвечающие за сохранность средств) дают расписку, определенную в приложении 7.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии).

Инвентаризация касс проводится на каждом предприятии в сроки, установленные руководителем, с покупюрным пересчетом всех наличных средств и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе. Остаток наличных в кассе сверяется с данными учета по книгам учета. Наличные, хранящиеся в кассе, но не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличных в кассе. В случае применения предприятием в расчетах РРО сверяется сумма имеющихся наличных на месте проведения кассиром расчета с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО). При выявлении в ходе инвентаризации недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и выясняются обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается согласно законодательству Украины, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход соответствующего предприятия.

При автоматизированном ведении кассовой книги следует проводить проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Вышестоящие организации (при их наличии) на всех подведомственных предприятиях, а также аудиторы (аудиторские фирмы) согласно заключенным договорам в ходе проведения документальных ревизий обязательно проводят инвентаризацию касс и проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций. В хозяйственных обществах, если это предусмотрено их уставом, такие ревизии проводят ревизионные комиссии.

Проверки соблюдения порядка ведения операций с наличными осуществляют определенные законодательством Украины органы контроля согласно их компетенции (далее — органы контроля).

Оформление кассовой книги – как общаться с наличными вежливо

Редкая организация может обойтись в своей работе без кассовых операций, проводя все расчеты в безналичном порядке. И даже сейчас, когда все кругом компьютеризируется, остаются операции, когда без общения с наличными не обойтись. Самый распространенный случай – получение наличной выручки от покупателей. Да и мелочевка набегает – то подотчетник долг возвратил, то наоборот – на канцтовары деньги нужны и т.д.

Как ни крути, а оформление кассовой книги остается вопросом, которой неизменно задает себе каждый бухгалтер-новичок, столкнувшись с операциями по кассе. Об этом и пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга – это бухгалтерский регистр, который помогает  отразить движение наличных денежных средств в кассе организации (унифицированная форма № КО-4). В него записывается информация о поступлении и выбытии денег в кассу.

Основной регламентирующий документ здесь – Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Бланк кассовой книги для знакомства и распечаткискачивайте здесь.

Ведение кассовой книги – обязанность кассира, а контролирует его главный бухгалтер. Если нет отдельного кассира, то книгу ведет бухгалтер, на которого возложена обязанность учета наличных.

Структура кассовой книги

Лист распечатанной кассовой книги состоит из двух частей:

— собственно кассовой книги;

— отчета кассира (к нему потом подшиваются ПКО и РКО, ведомости, доверенности).

Независимо от того, в каком виде ведется книга, кассир должен заносить информацию в нее сразу после совершения кассовой операции – приходной или расходной, когда у него на руках есть первичный документ (ПКО или РКО). В бумажных книгах записи удобно вести под копирку, чтобы они отражались и в книге, и в отрывном отчете.

По окончании дня информация, внесенная в книгу, проверяется и выводится остаток на конец дня.

 

Образец заполнения кассовой книги

 

Порядок ведения кассовой книги

Вы можете вести кассовую книгу в бумажном виде или в электронном. Если вы выбрали первый вариант, то кассовую книгу типографского изготовления вы можете купить в магазине, или распечатать самостоятельно отдельные листы книги и скрепить их.

С 1 июня 2014 года прошивать кассовую книгу не требуется.

Мы можете вести кассовую книгу только в электронном виде. Если вы ее подпишете электронной подписью, распечатывать книгу не нужно. Если у вас нет такой возможности, то при наличии операций за день распечатывайте в конце дня заполненный листок книги. Отрезную часть книги (отчет кассира) кассир сдает бухгалтеру (при наличии такового) вместе с ПКО и РКО. Листы самой кассовой книги собирайте в отдельную папку.

При использовании программы 1С: Бухгалтерия для введения бухгалтерского учета, оформление кассовой книги происходит автоматически. Она формируется в программе по введенным документам. Ваша задача – своевременно распечатывать ее, причем на печать выводятся на отдельных листах кассовая книга и отчеты кассира.

Как заполнить расходный кассовый ордер, читайте здесь . Как правильно провести инвентаризацию кассы, смотрите тут .

А кто занимается ведением кассовых операций в вашей организации? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Управленческий учет денежных средств

Для ведения учета денег в 1С:Управляющем можно создать сколь угодно много касс и расчетных счетов. При этом «кассой» может считаться любое место, используемое для хранения и учета денег (касса бухгалтерии, сейф директора, кошелек менеджера и т. д.). В отличие от программ регламентированного бухгалтерского учета, в 1С:Управляющем необязательно «привязывать» кассы к юридическим лицам предприятия. Благодаря этому в программе можно получить сводную финансовую информацию по бизнесу в целом.

Ограничение доступа к кассам и расчетным счетам В управленческом учете денег не последнее место занимает конфиденциальность информации. Чтобы обеспечить доступ сотрудников лишь к той информации, которая для них предназначена, в 1С:Управляющем реализована система настройки прав доступа.

С ее помощью «Управляющий» сможет указать, к каким кассам или расчетным счетам получат доступ обычные пользователи программы. О существовании же других касс (например, «Кассы директора») они даже не будут знать. В частности, это позволит руководителю быть уверенным в том, что операции по своей кассе вводит только он сам.

Ввод операций с деньгами Чтобы вести учет денежных средств в программе 1С Управляющий, не требуется специального финансового образования. Программа разработана так, чтобы даже у неопытного пользователя ввод операций с наличными, безналичными и подотчетными деньгами занял не более пары минут.

В один документ 1С:Управляющего за день заносятся все операции по кассе (или расчетному счету), совершенные в течение дня. Такой способ заполнения документов в разы увеличивает скорость ввода данных в программу. В случае же с банковскими операциями этот процесс можно дополнительно ускорить, загрузив данные о движениях по расчетному счету непосредственно из файла «Клиент-банка».

Вводить операции с деньгами в программу не только быстро, но и очень просто. Для заполнения документа не нужно знать корреспонденцию счетов или разбираться в бухгалтерской терминологии — все написано понятным, «русским» языком.

Планирование денежных средств Для тех предприятий, у которых возникла необходимость планирования денежных средств, в 1С:Управляющем предусмотрены бюджет движения денег, система казначейских заявок и платежный календарь. С помощью бюджета движения денег можно ввести запланированные поступления и платежи на месяц, квартал или год, а затем сравнить их с фактическими показателями в «План-фактном анализе». Для оперативного контроля за исполнением бюджета в режиме «реального времени» предназначаются казначейские заявки. Наконец, благодаря «Платежному календарю» можно эффективно бороться с «кассовыми разрывами».

Читайте также:

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)


Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.


Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо распечатать все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также распечатать первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».

Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)


Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)

Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)


Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).


Рис. 7

Все нюансы заполнения кассовой книги :: PROУчет

Должен ли вести кассовую книгу «упрощенщик», можно ли заполнять листы книги не каждый день, а еженедельно, сколько кассовых книг нужно вести организации, имеющей филиалы? На эти и другие вопросы, посвященные заполнению кассовой книги, вы найдете ответы в нашем материале.

Кто должен вести кассовую книгу

Наша организация находится на упрощенной системе. Должны ли мы формировать кассовую книгу?

Да, должны.

Кассовую книгу должны вести все организации, которые работают с наличностью. Об этом сказано в пункте 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, который утвержден Решением Совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок).

Для организаций, применяющих упрощенную систему никаких исключений нет. Более того, в пункте 4 статьи 346.11 Налогового кодекса РФ сказано, что «для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняются действующие порядок ведения кассовых операций».

Обращаем особое внимание на то, что индивидуальный предприниматель, находящийся на общей или упрощенной системе также должен вести кассовую книгу. Это следует из Указаний Банка России от 17.07.2006 N 08-17/2540 (доведено Письмом ФНС России от 30.08.2006 N ММ-6-06/[email protected]). Там сказано, что при совершении кассовых операций индивидуальные предприниматели должны соблюдать Порядок ведения кассовых операций в РФ.

***

Организация продает товары за наличный расчет. Можно ли не вести книгу кассира-операциониста, если ведется кассовая книга?

Нет, нельзя.

В соответствии с пунктом 3 Порядка для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. При этом наличие кассовой книги у налогоплательщика не освобождает его от обязанности вести книги кассира-операциониста по каждой контрольно-кассовой машине (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 30.07.1993 N 745), так как это не предусмотрено законодательством РФ.

***

Как заполнять кассовую книгу

Банк назначил нашей организации проверку кассовой книги, авансовых отчётов и т.д. В связи с этим у нас несколько вопросов: надо ли вшивать в кассовую книгу приходные и расходные кассовые ордера и как правильно пронумеровывать листы? За какой период подшивается и опечатывается кассовая книга? Учет мы ведем в 1С.

Унифицированная форма кассовой книги утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (форма № КО-4).

Если учет ведется автоматизированным способом, листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Об этом сказано в пункте 25 Порядка ведения кассовых операций. Таким образом, приходные и расходные кассовые ордера вшивать в книгу не надо. Они хранятся отдельно.

Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Кассовая книга прошнуровывается и опечатывается по истечении календарного года.

***

Покупатель расплатился с организацией за товар с использованием кредитной карты. Нужно ли отражать в кассовой книге такую выручку?

Нет, не нужно. Оплата товаров с помощью кредитных карт относится к безналичным расчетам (п. 5.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104). А в кассовой книге необходимо учитывать поступление и выдачу только наличных денег.

***

У индивидуального предпринимателя бывает всего 1-2 операции с наличностью в день. Можно ли заполнять листы кассовой книги не ежедневно, а делать это, например, раз в неделю?

Кассовую книгу надо заполнять каждый день, когда предприниматель осуществлял операции с наличными деньгами.

В пункте 24 Порядка сказано, что кассир (его обязанности может выполнять и сам предприниматель) ежедневно в конце рабочего дня подсчитывает итоги за день, выводит остаток на следующее число и оформляет отчет кассира (второй отрывной лист кассовой книги), подшивая к нему приходные и расходные ордера.

***

У нашей организации есть обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс, находящееся в том же городе. И в подразделении и в головном офисе есть наличные расчеты. Как нам лучше вести кассовую книгу?

В соответствии с пунктом 22 Порядка каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, вне зависимости от наличия у нее обособленных подразделений Организация, имеющая в своем составе подразделение, может организовать ведение кассовой книги и кассовых операций следующим образом.

Вести по месту нахождения подразделения раздел единой кассовой книги. При этом на титульном листе нужно указать наименование подразделения. Раз в месяц подразделение будет передавать свой раздел кассовой книги с оригиналами первичных кассовых документов. На основании разделов книги подразделения и головного офиса будет сформирована общая книга по всему предприятию.

***

Если год закончился, а больше половины кассовой книги не заполнено. Нужно ли начинать новую кассовую книгу?

Да, нужно.

В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций по окончании календарного года машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов кассовой книги за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, после чего книга опечатывается.

Таким образом, в начале нового календарного года следует завести новую кассовую книгу.

***
 

Кроме того, вы можете узнать, какие замечания банков, предъявляемые к организациям, обоснованны, а какие нет.

А также проверить, правильно ли вы заполняете отчет кассира. 

 

 

Кассовый и внутренний контроль | Финансовый учет

Поскольку наличные деньги являются наиболее ликвидным из всех активов, бизнес не может выжить и процветать, если он не имеет адекватного контроля над своими денежными средствами. Денежные средства — это актив, который имеет наибольшие шансы «пропасть без вести», и поэтому мы должны обеспечить надежный внутренний контроль, построенный вокруг кассового процесса. Поскольку во многих деловых операциях используются наличные деньги, они являются жизненно важным фактором в работе бизнеса. Из всех активов компании с денежными средствами легче всего обращаться не по назначению — в результате кражи или по неосторожности.Для контроля и управления своими денежными средствами компании необходимо:

  • Точно учитывайте все операции с денежными средствами, чтобы была доступна правильная информация о денежных потоках и остатках.
  • Убедитесь, что имеется достаточно наличных денег для оплаты счетов в срок.
  • Избегайте держать слишком много свободных денежных средств, потому что излишки денежных средств могут быть инвестированы для получения дохода, например, процентов.
  • Предотвратите потерю денежных средств из-за кражи или мошенничества.

Необходимость контроля наличных денег очевидна и имеет много аспектов.Без правильного распределения денежных потоков и защиты свободных денежных средств бизнес не может выжить.

Компании защищают свои активы с помощью (1) разделения обязанностей сотрудников, (2) распределения конкретных обязанностей для каждого сотрудника, (3) смены должностных обязанностей сотрудников и (4) использования механических устройств. В этом видео рассказывается о проблемах и средствах контроля, необходимых при работе с наличными:

Когда мерчандайзинговая компания продает свои товарные запасы, она может получить наличные сразу или через несколько дней или недель.Клерк принимает наличные сразу через прилавок, записывает их и помещает в кассовый аппарат. Присутствие покупателя во время продажи обычно гарантирует, что кассир внесет правильную сумму продажи в кассовый аппарат. В конце каждого дня магазины сверяют наличные деньги в каждом кассовом аппарате с кассетной лентой или компьютерной распечаткой для этого регистра.

Знаете ли вы? Самый дешевый и простой тест внутреннего контроля — это вовлечение общественности.Если компания требует, чтобы все транзакции регистрировались в кассовом аппарате, компания может провести «продвижение», которое подтвердит, что сотрудники следят за этим. Рекламные акции будут выглядеть примерно так: «Если у квитанции есть красная звездочка, получите бесплатное печенье» или «Если вы не получите квитанцию, получите бесплатный напиток». Звучит знакомо? Теперь публика ищет квитанцию ​​для каждой транзакции и будет спрашивать, не получили ли они ее. Выгода от обнаружения кражи перевесит затраты на раздачу небольшого количества бесплатной еды.

Платежи, полученные позже, почти всегда производятся в виде чеков. Магазины готовят учет полученных чеков сразу после их получения. У некоторых мерчандайзинговых компаний клиенты отправляют платежи непосредственно в банк, а не в саму компанию. Хотя предприятия варьируют свои конкретные процедуры контроля денежных поступлений, они обычно соблюдают следующие принципы:

  • Подготовьте запись всех денежных поступлений, как только они будут получены. Большинство краж наличных денег происходит до того, как в квитанции сделана запись.После того, как сделана запись, легче отследить кражу.
  • Депонируйте все денежные квитанции в неизменном виде как можно скорее, предпочтительно в день их получения или на следующий рабочий день. Незаполненные денежные средства более уязвимы для незаконного присвоения.
  • Организуйте обязанности так, чтобы сотрудник, который занимается кассовыми поступлениями, не записывал поступления в бухгалтерские записи. Эта функция управления соответствует общему принципу разделения обязанностей, приведенному ранее в этой главе, как и следующий принцип.
  • Распределите обязанности таким образом, чтобы работник, получающий наличные, не выдавал их. Эта мера контроля возможна во всех компаниях, кроме самых маленьких.

Компании также нуждаются в контроле за выплатой денежных средств. Поскольку компания тратит большую часть своих наличных денег по чекам, многие механизмы внутреннего контроля за выплатой наличных связаны с чеками и разрешениями на оплату наличными. Основной принцип разделения обязанностей также применяется при контроле за выплатой денежных средств. Ниже приведены некоторые основные процедуры контроля денежных выплат:

  • Все выплаты производите чеком или наличными.Получите надлежащее одобрение для всех выплат и создайте постоянный учет каждой выплаты. Многие розничные магазины возвращают деньги за возвращенные товары через кассу. При соблюдении этой практики клерки должны иметь билеты на возмещение, утвержденные руководителем, прежде чем возмещать наличные.
  • Требовать, чтобы все чеки были пронумерованы по порядку, и ограничить доступ к чекам для сотрудников, имеющих право выписывать чеки.
  • Требовать две подписи на каждом чеке на существенную сумму, чтобы одно лицо не могло снять средства с банковского счета.
  • Организуйте обязанности так, чтобы сотрудник, санкционирующий оплату счета, не подписывал чеки. В противном случае чеки могут быть выписаны друзьям для оплаты фиктивных счетов.
  • • Требовать утвержденных документов для подтверждения всех выписанных чеков.

Щелкните изображение, чтобы увеличить

  • Дайте указание сотруднику, разрешающему выплату наличных, убедиться, что платеж для законной цели произведен на точную сумму и надлежащему лицу.
  • Поставьте отметку на подтверждающих документах, оплаченных при оплате обязательств, и укажите дату и номер выписанного чека.Эти процедуры уменьшают вероятность выплаты одного и того же долга более одного раза.
  • Организуйте обязанности таким образом, чтобы те сотрудники, которые подписывают чеки, не имели доступа к аннулированным чекам и не готовили банковскую выверку. Эта политика затрудняет сокрытие кражи сотрудником.
  • Попросите сотрудника, у которого нет других кассовых обязанностей, ежемесячно готовить банковскую выверку, чтобы ошибки и недостачи можно было быстро обнаруживать.
  • Аннулировать все неправильно подготовленные чеки.Отметьте эти чеки как недействительные и сохраните их во избежание несанкционированного использования.

В следующем разделе мы обсудим текущий банковский счет. Если у вас есть личный текущий счет, часть этой информации будет вам знакома.

Щелкните изображение, чтобы увеличить

Мелкие наличные и денежные ящики

Контроль и процедуры кассового фонда мелкой кассы и кассы гарантируют, что фонды мелкой кассы / кассы должным образом созданы, поддерживаются и что активы университета находятся в надлежащей сохранности.

Мелкие денежные средства могут быть созданы для оплаты мелких или нечастых расходов, если получение университетского чека или использование карты закупок по иным причинам нецелесообразно.

См. Также: Политика университета 3.21 Авансы (включая мелкие денежные средства и дебиторскую задолженность)

Определение мелких денежных средств

Минимальная сумма наличных денег для оплаты мелких расходов (25 долларов и меньше), когда нельзя использовать карту закупок. Выверку средств следует проводить не реже одного раза в месяц и каждый раз, когда запрашивается ваучер на выплату (DV) для пополнения фонда.

Управление счетами мелкой наличности и кассовых ящиков

  1. Все небольшие суммы денежных средств следует запереть в сейфе и хранить в надежном месте.
  2. Крупные денежные суммы наличных денег должны быть в сейфе.
  3. На все платежи из мелкой наличности должны выдаваться квитанции. В квитанциях должны быть указаны дата, имя лица, получающего наличные, сумма денежных средств и коммерческая цель.
  4. Денежные средства нельзя использовать на личные расходы.
  5. Выверка фонда мелкой наличности / денежного ящика должна выполняться и периодически проверяться надзорным органом хранителя.
  6. Надзорный орган должен проводить периодические необъявленные проверки фонда мелкой наличности / денежного ящика.
Обязанности хранителя и надзорного органа

Кастодианы (роль менеджера по работе с клиентами) несут ответственность за:

  1. Хранение средств.
  2. Ведение квитанций и подробных записей для поддержки всех транзакций.
  3. Поддержание надлежащего остатка наличности в кассе.
  4. Обеспечение того, чтобы денежный ящик / кассовый ящик всегда находился в балансе (кассовая наличность и поступления равны общей сумме мелкой наличности).
  5. Завершение ежемесячной сверки. См. Формы ниже для шаблона сверки.
  6. Ежегодное подтверждение в бухгалтерском учете того, что остаток средств равен остатку на счете, что они по-прежнему являются хранителем и что выверка фонда проводится не реже одного раза в месяц.

Супервизоры (роль супервизора) отвечает за:

  1. Периодическая проверка сверки.
  2. Проведение внеплановых проверок фонда (поступления и касса).
  3. Ежегодное подтверждение с помощью бухгалтерского учета баланса мелкой наличности / денежного ящика, а также периодического аудита баланса и выверки. Бухгалтерия будет отправлять напоминания в мае каждого года.

Верх

Создание новой кассы / кассы

  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы. Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения одобрения от отдела бухгалтерского учета запросите новый счет мелкой кассы / денежного ящика.См. Инструкции в разделе Настройка учетных записей и управление ими.
    1. Прикрепите к запросу электронное письмо с подтверждением, полученным от Бухгалтерии.
    2. Используйте следующую информацию для завершения вашего запроса:
      1. Субфонд — БАЛШТ
      2. HEFC — PCSH для мелкой наличности и CDRW для денежного ящика
      3. Менеджер по работе с клиентами — Хранитель (см. Обязанности ниже)
      4. Управляющий счетом — Супервайзер хранителя (см. Обязанности ниже)
      5. Текст расхода — «Расходы не допускаются»
      6. Текст о доходах — «Доходы не разрешены»
      7. Целевой текст — разрешенная сумма и цель i.е. «Фонд мелкой наличности в размере 200 долларов США для… компенсации небольших покупок».
  3. Настройте хранителя мелкой наличности в качестве типа поставщика хранителя мелких денежных средств (RF).
    1. Позволяет использовать причину платежа «Пополнение у хранителя мелких денежных средств», для которой доступно больше кодов объектов, чем для причины платежа «Возмещение наличных расходов».
    2. Изоляция хранителей мелкой наличности как отдельных типов поставщиков не позволяет нам отправлять налоговую форму 1099.
  4. Заполните DV, указав причину платежа «Z» хранителю (используя запись его сотрудника вместо записи поставщика) для счета мелкой наличности / денежного ящика. Сумма равна первоначальной сумме мелкой кассы / кассового фонда.
    1. Для этой транзакции используйте код объекта 1100-мелкая касса или 1101-кассовый ящик
    2. .
    3. Номер счета — это новый счет мелкой кассы / денежного ящика.
    4. Используйте имя хранителя для оплаты в качестве сотрудника (это отличается от возмещения, описанного ниже).
  5. Обналичьте чек при его получении. Наличные деньги становятся мелкой наличностью или денежным ящиком.
Бухгалтерские записи

Используется для записи первоначальной стоимости мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100

Верх

Увеличение / уменьшение суммы наличных денег / денежного ящика или закрытие счета

Увеличение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения разрешения на увеличьте ваш мелкий денежный ящик / кассовый ящик, заполните DV с причиной платежа «Z» для дополнительных средств, используя запись сотрудника вместо записи продавца мелкой наличности. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для регистрации увеличения утвержденного баланса мелкой наличности / денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «Z» и произведите выплату хранителю счета мелкой наличности / денежного ящика.Приложите копию разрешения.

Счет наличности

1100

150 долларов США

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

150 долларов США


Уменьшение средств
  1. Заполните форму создания новой мелкой наличности / наличности в кассовом фонде или изменения начальной суммы.Заполнение формы отправит запрос в Бухгалтерию, где запрос будет одобрен или отклонен.
  2. После получения разрешения на уменьшить вашу мелкую наличность / денежный ящик, заполните электронный документ о предварительном депозите (AD) и внесите наличные деньги. Код объекта для этой транзакции — 1100- мелкая наличность или 1101- кассовый ящик.
  3. Если есть квитанции, которые необходимо зачислить на счет, подготовьте электронный документ о распределении доходов и расходов (DI) и прикрепите квитанции в качестве резервной копии.
Бухгалтерские записи

Используется для уменьшения наличного денежного ящика. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика. Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

В электронном документе AD пополните счет мелкой наличности / денежного ящика.

Счет наличности

1100

$ 100

ИЛИ

Счет денежного ящика

1101

$ 100


Закрытие счета
  1. Завершите редактирование счета в KFS, чтобы закрыть счет мелкой кассы / денежного ящика.См. Инструкции в разделе «Настройка учетных записей и управление ими».

Верх

Изменение имен хранителей

Заполните форму отчетности о переводе мелкой наличности / наличных денег в кассовый фонд. Нового хранителя также необходимо настроить в качестве продавца в KFS.

Верх

Пополнение мелких денежных средств

По завершении каждого дня продаж кассу необходимо провести сверку. Сумма в денежном ящике должна равняться остатку, на который он был установлен.Если оставшиеся средства не равны точной сумме дневных продаж, для этого может быть добавлена ​​дополнительная строка к депозиту за продажу. Сумма продаж будет либо увеличена (излишек, + сумма), либо уменьшена (дефицит, -количество) за этот день с использованием объектного кода 6400 Over / Short — Cash.

Бухгалтерская запись

Используется для пополнения счета мелкой наличности. Этот счет не изменяется, если не изменится стоимость мелкой наличности / денежного ящика.Все записи о возмещении мелкой наличности относятся на текущий счет , а не на исходный счет мелкой наличности .

На DV используйте причину платежа «K», подлежащую выплате хранителю счета мелкой наличности, используя тип поставщика «Хранитель мелкой наличности». Вы должны приложить копии квитанций к DV.

Расчетный счет

6XXX

42,13 $

Верх

О мелких денежных средствах в финансовой системе Куали (KFS)

В KFS счет мелких денежных средств представлен балансом объектного кода в аккаунте KFS.

  • КФС объект 1100 — Мелкая наличность
  • КФС объект 1101 — Касса в кассе

В KFS проводится различие между счетами мелкой наличности и счетами денежной наличности в выдвижном ящике. До KFS как мелкие деньги, так и наличные в кассе считались мелкой наличностью.

Верх

Формы

Верх

Как вести точный учет для малого бизнеса | Малый бизнес

Все малые предприятия обязаны вести точный учет своих денежных потоков для целей налогообложения.Кроме того, для надлежащего руководства жизненно важно отслеживать другие показатели успеха в бизнесе. Лучший способ обеспечить надлежащий учет — автоматизировать как можно больше этих процессов, чтобы не требовать человеческих усилий.

Незамедлительно фиксируйте любой доход, полученный вашим бизнесом. Большинство торговых операций можно компьютеризировать и автоматически регистрировать; например, используйте кассовые аппараты с отметкой времени и датами всех продаж, а также ведите внутреннюю компьютеризированную запись для последующей загрузки в бухгалтерское программное обеспечение.Старые кассовые аппараты будут вести эти записи для бизнеса на бумажной ленте; однако, требуя ручного ввода этой информации, мы почти наверняка вызовем ошибки ввода данных или потерю данных, потому что поддерживать каждую транзакцию слишком утомительно.

Отслеживайте отток бизнеса, совершая как можно больше покупок с помощью электронных платежей. Тогда ваш онлайн-банкинг будет вести точный учет всех платежей. Для сравнения, бумажные чеки должны быть сверены со счетом позже, и вводится время задержки между моментом совершения покупки и списанием покупки со счета.Это может быть полезно для целей денежного потока, но это преимущество значительно перевешивается оперативностью и удобством всегда актуального учета.

Измерьте отработанные часы всех наемных и почасовых сотрудников, используя средства, которые не влияют на их рабочий процесс или моральный дух. Например, старомодные часы могут снизить моральный дух рабочих, заставляя их «пробивать часы», но это влияние уменьшается, если их время отслеживается, требуя входа в кассовый аппарат, когда они прибывают на свою контрольную станцию.Не используйте учет рабочего времени для наказания сотрудников — если вы не подозреваете умышленное мошенничество — а для общих мер по повышению эффективности.

Ведите дополнительный учет количества клиентов, которых у вас есть каждый день, в дополнение к их объему продаж. Постоянное движение людей и повторные сделки должны быть связаны с маркетинговыми усилиями, а также с неконтролируемыми внешними факторами, такими как погода, температура и влажность, а также с экономическими факторами, которые могут улучшить или ухудшить деловой климат. Датчик двери может использоваться для измерения количества покупателей в магазине и сравнения с количеством продаж.Некоторые из этих факторов не повлияют на ваш бизнес, в то время как другие могут вызвать резкие колебания продаж. Изучение факторов, влияющих на ваш бизнес, является ключом к стимулированию и увеличению объема продаж.

Писатель Биография

Эллис Дэвидсон является индивидуальным предпринимателем, консультантом по Интернет и технологиям, предпринимателем и автором с 1993 года. Он написал книгу о самозанятости для недавних выпускников колледжей и регулярно пишет в «Macworld» и TidBITS. информационный бюллетень по технологиям.Он заканчивает книгу о возможностях самозанятости во время рецессии. Дэвидсон имеет степень бакалавра искусств в области американской цивилизации Пенсильванского университета.

Баланс кассового аппарата для ресторанов — Prix Fixe Accounting

Начальный и конечный балансы

Ваш ящик должен иметь начальный и конечный баланс, который всегда должен быть достигнут. Вы должны постараться и убедиться, что есть хорошее сочетание наличных денег, на которое можно внести сдачу в начале и в конце дня.Как правило, вам понадобится около 200-500 долларов в ящике. Если вы ведете сезонный бизнес, вы можете увеличить баланс в разгар сезона и снизить его до минимально необходимой суммы.

Начало дня

Когда кассир начинает свой день, он должен проверить итоговую розыгрыш вчерашней ночи. Как указывалось ранее, это должна быть одна и та же сумма каждый день — 200 долларов. После того, как они подтвердили сумму, они должны убедиться, что открыли кассу на своем POS-терминале, если там есть POS-терминал.

Конец дня

Это важная часть дня. Посмотрите журнал Z-Tape или отчет на конец дня. У этого отчета много названий, но он содержит информацию, подобную следующей:

Посмотрите на тип тендера и вытащите точную сумму наличных, в этом примере 276,00 долларов (если есть сдача, вытащите ее тоже, бездельник). Вытащите его и пересчитайте оставшиеся деньги. В этом примере это должно быть 200 долларов. Если это не так, вернитесь и пересчитайте деньги еще раз. Если разница все еще есть, у вас слишком много / мало.Если у вас больше 200 долларов, значит, у вас больше денег, и вы кого-то обманули, а если меньше, значит, вам не хватает. Это не конец света, если это не будет продолжаться. Что делать, если у меня слишком много / мало: вы хотите, чтобы ваш ящик оставался на уровне 200 долларов для следующего человека, поэтому вы собираетесь взять / добавить из своего депозита, чтобы убедиться, что ваш ящик находится на конечном балансе. При внесении депозита отметьте, что произошло превышение / нехватка средств, чтобы те, кто ведет вашу бухгалтерию, его не искали.

После устранения несоответствий составьте квитанцию ​​на указанную сумму и вложите ее в конверт.Положите этот конверт в депозитный мешок. Если у вас есть кассовый аппарат, отсканируйте z-ленту и отправьте своему бухгалтеру, вам не нужно ничего делать, если у вас есть кассовый терминал, если только ваш бухгалтер не луддит.

Денежные операции Депозитные процедуры | Бухгалтерский учет и финансовая отчетность

Подача настольных процедур

Чтобы выполнить требование по представлению и утверждению в отделе бухгалтерского учета и финансовой отчетности процедур обработки денежных средств вашего подразделения, вы должны прикрепить сохраненные процедуры через Workflow.

С местными настольными процедурами обработки наличных денег можно ознакомиться в Форме обработки наличных денег. Отметьте требуемые роли по работе с денежными средствами и их обязанности в разделе «Обязанности».

После заполнения формы (файл MS Word) сохраните документ в своей локальной сети и загрузите его в рабочий процесс по этой ссылке рабочего процесса или войдя в систему самообслуживания — Бизнес и финансовые системы — Финансовые системы и формы — Подача процедуры обработки денежных средств .

Когда вы будете готовы отправить свои процедуры на утверждение, выберите «ссылку рабочего процесса» выше.Вы попадете на экран отправки рабочего процесса с дополнительными инструкциями. Вы прикрепите документ сохраненных процедур вашего подразделения в соответствии с инструкциями к транзакции рабочего процесса в Системе рабочего процесса Университета Айовы. Вы можете направить свои процедуры непосредственно в Бухгалтерский учет и финансовую отчетность на утверждение, если ваше организационное подразделение или отдел не уведомило вас о дополнительных разрешениях, требуемых ими.

Инициатор транзакции рабочего процесса получит уведомление по электронной почте от Бухгалтерии и финансовой отчетности для утверждения или отклонения процедур (со ссылкой на пакет рабочего процесса №).

  • Если в процедурах отказано, бухгалтерская и финансовая отчетность будет работать с вашим подразделением для устранения любых недостатков. Любую отклоненную транзакцию рабочего процесса можно просмотреть самостоятельно, щелкнув значок рабочего процесса в верхнем правом углу, затем «Журнал рабочего процесса» или в разделе «Общие системы и инструменты — Рабочий процесс». Исходный документ процедуры можно открыть, обновить и сохранить на компьютере. На странице «Рабочий процесс процедуры» нажмите «Заменить» (крайний справа) в разделе «Вложения рабочего процесса», чтобы загрузить обновленную форму.
  • Если процедуры утверждены, инициатор может просматривать утвержденные транзакции, открыв Журнал рабочего процесса или в разделе «Бизнес и финансовые системы — Данные, отчеты и панель мониторинга — Список процедур аудита обработки денежных средств».

Прием, депонирование и сверка собранных денежных средств

  1. Денежные средства получены лично
    1. Полученные денежные средства должны быть внесены в кассовый аппарат, если таковой имеется, и копию квитанции выдать покупателю.Если кассовый аппарат недоступен, необходимо использовать предварительно пронумерованные квитанции, а копию квитанции передать покупателю.
    2. Пункт выдачи наличных должен иметь четкое разделение обязанностей. Физическое лицо не должно нести ответственности более чем за один из компонентов обработки наличных денег: выставление счетов / выставление счетов, сбор, депонирование и сверка, если не было получено одобрение от отдела бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
    3. Все чеки должны быть незамедлительно подтверждены ограничительным подтверждением, подлежащим уплате в Университет Айовы.Ограничительное подтверждение имеет место, когда следующий текстовый пример помещается на обратной стороне чека: «Только для депозита на факультет химии Университета Айовы». Название факультета университета важно для отслеживания при возникновении проблемы.
    4. Полученные чеки, предназначенные для другого факультета, должны быть одобрены Университетом штата Айова и отправлены этому отделу на хранение. Если намерение неясно, чеки должны быть одобрены и отправлены в Биллинг-офис университета для обработки.
    5. Все аннулированные транзакции должны быть одобрены и подписаны инспектором пункта выдачи наличных.
    6. Чеки нельзя обналичивать в пунктах выдачи наличных, если только предварительное разрешение не было получено от Управления бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
    7. Возмещения и расходы должны быть оплачены университетским чеком, если другие процедуры не были одобрены отделом бухгалтерского учета и финансовой отчетности.
    8. Полученные денежные средства необходимо сверять с кассовым аппаратом или заранее пронумерованными квитанциями в конце дня или в конце каждой смены.
    9. Только один кассир должен иметь доступ к кассовому аппарату или кассовому аппарату в течение одной смены.
    10. Наличные деньги должны храниться в безопасном или другом надежном месте до их внесения.
  2. Денежные средства, полученные по почте
    1. Письмо открывается, и все полученные чеки должны иметь ограничительный знак подтверждения (пример: «Только для депозита на факультет химии Университета Айовы»). Чеки должны быть введены в утвержденную систему дебиторской задолженности или в заказ билетов. система, если доступна любая из систем.Если ни одна из систем недоступна, следует подготовить список проверок. Общая сумма проверок должна использоваться для целей сверки.
    2. Чеки, полученные отделами или их преподавателями и персоналом по соглашениям, спонсируемым извне, должны быть отправлены в бухгалтерию по грантам для депозита. Чеки, полученные до официально поданного предложения, не будут депонированы до тех пор, пока Отдел спонсируемых программ не получит предложение и не санкционирует депонирование чека Управлением учета грантов.Бухгалтерский учет по грантам является официальным депозитарием Университета для платежей, полученных по спонсируемым соглашениям.
    3. Денежные средства должны храниться в сейфе или другом надежном месте до их внесения.
  3. Сальдирование денежных поступлений
    1. Все собранные денежные средства должны ежедневно уравновешиваться путем сравнения общей суммы наличных денег, чеков, квитанций по кредитным картам и т. Д. С общими суммами кассовых аппаратов, предварительно пронумерованными суммами квитанций и суммами денег, полученных по почте, если применимо.
  4. Подготовка вкладов
    1. Залог должен быть подготовлен кем-то, кто не занимается сбором наличных или вскрытием почты.
    2. Залог должен быть доставлен непосредственно в отделение банка США или в одно из назначенных пунктов приема на территории кампуса не реже чем раз в неделю или когда сумма на руках достигает 500 долларов. Отделения университета могут применять более ограничительную политику депозитов, если безопасность и / или безопасность сотрудников вызывают беспокойство. Бухгалтерская информация должна быть представлена ​​в течение трех рабочих дней с даты депозита через онлайн-систему eDeposit, чтобы обеспечить соответствующую проверку МФК и выверку депозитов.
    3. Места сдачи депозита:
      1. Банк США (в любом месте)
      2. Колледж стоматологии Офис стоматологической клиники, S322 DSB: Пожалуйста, позвоните бизнес-менеджеру заранее, чтобы внести залог. Телефон: 335-7440
      3. UIHC Финансовые услуги для пациентов
        1. Квитанции со счета пациента должны поступать ежедневно до 8:00 утра, следующего за днем ​​их получения.
        2. Квитанции, не предназначенные для пациентов — депозиты могут быть сняты в любом сертифицированном месте приема на территории кампуса или в отделении банка США.
    4. Все полученные средства должны быть депонированы в целости и сохранности. Однако неправильно оформленные чеки могут быть возвращены плательщику.
    5. Информация о подготовке депозита доступна по адресу: http://treasury.fo.uiowa.edu/cash-check-deposits
    6. Информация о системе eDeposit доступна по адресу: http://treasury.fo.uiowa.edu/edeposits-system-access-training
    7. Бухгалтерский учет по кредитной карте
    8. доступен по адресу: https: // edeposit.bo.uiowa.edu/edeposit/index.cfm?action=help (раздел «Файлы для скачивания»). Требуется вход в систему eDeposit через самообслуживание.
  5. Сверка собранных денежных средств
    1. Эту функцию должен выполнять сотрудник, у которого нет обязанностей по работе с денежными средствами.
    2. Подтвержденные депозитные билеты должны быть сверены с ведомственной копией после внесения депозита. Ежемесячно подтвержденные депозитные билеты необходимо сверять с квитанциями в выписках со счета.Доказательства сверки должны храниться в отделах.
    3. Срок хранения — 5 лет.
    4. Дополнительную информацию можно найти на этом веб-сайте.

Обработка наличности — это функция Управления бухгалтерского учета и финансовой отчетности. С вопросами или дополнительной информацией обращайтесь по адресу: [email protected]

.

Детали, которые вы забыли записать, могут вам навредить! — ABIP

Неправильное обращение с вашими коммерческими квитанциями — одна из основных ошибок бухгалтерского учета, которая может стоить вам денег.Чтобы не потерять важную информацию о транзакциях, совершаемых вашей компанией, важно сохранять все полученные квитанции. Организуя чеки, вы сможете более легко и точно оценивать свои расходы. Это также поможет вам во время подготовки налоговой декларации, поскольку вам не придется спешить, чтобы найти все свои квитанции, исправить ошибки или найти точную информацию, относящуюся к одной транзакции. Ниже приведены рекомендации о том, какие квитанции вам следует хранить.

Как предприятия неправильно обрабатывают квитанции

Когда дело доходит до обработки транзакций в вашем бизнесе, некоторые компании не сохраняют все свои квитанции, подтверждающие доход, например:

  • Бланки банковских вкладов
  • Квитанции
  • Счета
  • Квитанция о списании с кредитной карты

Или квитанции о покупках и расходах в том числе:

  • Аннулированные чеки
  • Кассовая лента
  • Счета
  • Квитанция о продаже кредитной карты
  • Возмещение
  • Возврат
  • Интернет-квитанции

Не сохраняя и не делая резервных копий квитанций об операциях, вы подвергаетесь опасности получить эти важные документы и можете забыть включить их в свой баланс или отчет о прибылях и убытках.

Если у вас нет квитанций об операциях, вам будет легко пренебречь записью необходимой информации в чековой книжке и, в конечном итоге, в бухгалтерских журналах. В конце концов, вы увидите неправильные числа в своей бухгалтерской системе, и это может привести к тому, что вы пропустите важные вычеты. Подводя итог, это может оказаться очень дорогостоящим для вашей компании. Чтобы избежать каких-либо проблем, выполните следующие действия, чтобы узнать, как правильно обращаться со своими квитанциями.

Как правильно обращаться с квитанциями

Первое, что вы должны сделать, чтобы правильно обрабатывать квитанции и оставаться организованными! Каждый раз при совершении транзакции сохраняйте квитанцию ​​со всей необходимой информацией.Следующим шагом будет разделение этих квитанций в зависимости от только что произведенных вами расходов. Например, вы должны объединить все свои квитанции о разных покупках и все свои ежемесячные счета за воду и электричество. Не путайте их, потому что в конечном итоге они принадлежат разным счетам в вашем плане счетов.

Еще один важный шаг, который необходимо выполнить, — сделать резервную копию ваших квитанций, сделав ксерокопию или записав их на компьютере. Поскольку квитанции легко выцветают, важно иметь их копию.
Сохранение и надлежащий учет квитанций может занять немного больше времени для каждой транзакции, но в конечном итоге сэкономит ваше время. Это упростит вашу жизнь и обеспечит отображение точных балансов в конце отчетного года.

Для получения дополнительной информации о том, как обрабатывать квитанции, свяжитесь с ABIP сегодня. Один из наших специалистов ответит на все ваши бухгалтерские вопросы.

Почему так важно знать, как отслеживать мелкую наличность

Мелкая наличность — это небольшая сумма денег, которую предприятия хранят в своих помещениях и которая используется для описания операций небольшой компании.Это важно, чтобы вам не приходилось оплачивать расходы из собственного кармана, а также чтобы не было несоответствий в балансовых отчетах. Вот еще больше причин, почему это важно и как отслеживать мелкие деньги.

Почему важны мелкие деньги?

Каждой компании нужны мелкие деньги для ежедневных или еженедельных небольших транзакций. Думайте об этом как о небольшой сумме денег, которая у вас есть под рукой для этих «мелких» расходов, вместо того, чтобы всегда использовать чек.

Тот факт, что эти суммы малы, не означает, что их не важно отслеживать. Со временем они могут накапливаться, и вы обычно можете не думать об отслеживании этих крошечных сумм. Однако есть важные причины, по которым мелкие наличные и умение отслеживать их необходимо.

Операции с мелкой наличностью могут быстро накапливаться. Отсутствие их документирования и отслеживания небольших покупок может означать, что многие ваши потенциальные бизнес-расходы могут остаться невостребованными.Вы практически выбрасываете деньги.

Допустим, у кого-то небольшая команда из пяти человек, и раз в месяц их угощают пиццей, которая стоит 50 фунтов стерлингов каждый раз. Это 600 фунтов стерлингов в год, и отсутствие учета этих мелких денежных затрат означает 600 фунтов упущенной выгоды. Это может относиться к любому сценарию: от канцелярских товаров до цветов и тарифов на такси до мелкого ремонта.

Мелкие наличные также важны, потому что наличие небольшого количества наличных денег для покрытия деловых расходов означает, что вам не нужно копаться в собственных карманах.Вместо этого вы можете относительно легко справиться с неотложными потребностями.

Но самое главное, что вероятность утечки очень высока при регулярных небольших расходах. Это означает, что существует потенциальный риск значительного несоответствия в балансовых отчетах.

Как отслеживать мелкие наличные

Теперь, когда вы знаете, почему мелкие деньги так важны, вот несколько важных шагов, которые вы можете выполнить прямо сейчас, чтобы отслеживать мелкие деньги для вашего бизнеса.

Шаг № 1 — Покупка сейфа

Достаточно легко пойти в магазин канцелярских товаров и купить металлический сейф. Это будет содержать наличные, которые вы можете использовать. Это также отличное место для хранения квитанций.

Ищите небольшую металлическую коробку, которая легко помещается в ящик или занимает небольшую площадь. Убедитесь, что он безопасен, например, имеет кодовый или ключевой замок — все, что затрудняет взлом.

Шаг № 2 — Назначение ответственности

Если вы работаете не по найму и работаете в команде из одного человека, то ответственность за фонд мелкой наличности лежит на вас.Если у вас небольшая команда, вам нужно назначить человека, отвечающего за кассу и счет.

Если вы выберете второй вариант, убедитесь, что назначенное лицо доступно для каждого человека, которому, возможно, потребуется использовать мелкие деньги. Это важная работа, поскольку тот, кто отвечает за охрану этого ящика, должен расплачиваться мелкими денежными средствами, хранить письменные квитанции, пополнять денежные средства в фонде и регистрировать приобретенные предметы.

Шаг № 3 — Сохраните ящик для мелкой наличности и установите лимит

Ваш ящик для мелкой наличности должен храниться вне поля зрения и в закрытом ящике.Но он должен быть легкодоступным, чтобы не тратить слишком много времени на то, чтобы его достать. Если вы хотите быть в большей безопасности, храните свою мелкую кассу в запертом ящике для еще одного уровня защиты.

Затем установите лимит вывода. Мелкие денежные средства не предназначены для замены или избежания бухгалтерского контроля расходов. Все дело в том, чтобы сделать небольшие покупки удобными, когда вам не нужно выписывать чеки. Итак, установите максимальную сумму транзакции, которая будет обрабатываться через систему мелкой кассы — например, 25 фунтов стерлингов.

Таким образом, любая транзакция сверх лимита может быть обработана в рамках обычного процесса покупки как кредиторская задолженность.

Шаг № 3 — Внесите наличные в Мелкий фонд

После того, как вы закончите с основами, самое время положить немного денег в кассу. Создайте фонд, убедившись, что вы вкладываете достаточно средств для оплаты большинства покупок за наличные в течение выбранного периода времени. Нехорошо откладывать 10 фунтов в неделю, когда знаешь, что мелкие расходы будут намного больше.

Хорошая идея — перепутать, сколько у вас хранится в коробке. Включите банкноты номиналом 20, 10 и 5 фунтов стерлингов, а также монеты. Это еще больше упрощает возмещение мелких платежей наличными.

Шаг № 5 — Создание журнала транзакций

Когда вы впервые окунетесь в фонд мелкой наличности, вы должны запустить журнал транзакций, которые проходят через ящик. Это может быть простой рукописный журнал учета, электронная таблица или готовый шаблон, который вы скачали для экономии времени.

Помещать каждую транзакцию в этот журнал. Вы также должны разделить его на разные столбцы, чтобы упростить отслеживание. Примером может быть:

  • Опишите причину транзакции, например покупку канцелярских товаров.
  • Сумма, израсходованная из кассы.
  • Имя лица, расходующего мелкие деньги.
  • Требовать от этого человека вернуть все квитанции.
  • Обновление остатка суммы в фонде после каждой транзакции.

Шаг № 6 — Отслеживание фонда мелких денежных средств в бухгалтерских записях вашего бизнеса

Денежные счета и счета мелких денежных средств являются счетами активов. Когда вы открываете мелкий кассовый фонд, деньги можно переводить между счетами, не влияя на баланс ваших активов. Как только фонд мелкой наличности становится самостоятельным субъектом, вам необходимо отслеживать его как отдельный счет.

Чтобы убедиться, что в ваших балансовых отчетах нет ошибок, убедитесь, что вы регулярно отслеживаете фонд мелкой наличности, чтобы избежать возможных головных болей HMRC.

Шаг № 7 — Учет операций с мелкой наличностью

Когда у вас есть список транзакций, убедитесь, что при каждой покупке присутствует квитанция. Это поможет держать баланс в порядке. Также рекомендуется отсортировать каждую квитанцию ​​по соответствующей категории расходов и получить общие расходы по каждой из них.

Например, вы можете разделить его на почтовые расходы, канцелярские товары и транспорт. Также важно убедиться, что сумма возмещения равна общей сумме поступлений, которая должна вернуть мелкий денежный фонд к его первоначальному балансу.

Благодаря отслеживанию и регистрации каждой операции с мелкими денежными средствами ваши книги останутся в порядке, и вам больше не придется использовать средства из собственных карманов. Учет мелкой наличности так же важен, как и все другие финансовые дела, которыми вам нужно управлять.

Хотя мелкие деньги могут показаться мелочью, это очень важно. Вам по-прежнему необходимо решить, кому будет предоставлен доступ, указать, на что он может быть потрачен, и даже оценить свои ежемесячные расходы.Мы знаем, что это может быть сложно, но чтобы помочь вам начать работу, мы создали несколько бесплатных шаблонов, на которые вы можете сразу же подать иск, включая журнал учета мелкой кассы.

Похожие записи

Вам будет интересно

Профессии в беларуси: Самые востребованные профессии в Беларуси 2020

Вендингового: Вендинг — что это такое, какие вендинговые автоматы (аппараты) существуют и как начать вендинговый бизнес с нуля: инструкция + ТОП-7 фирм, где можно купить вендинговое оборудование

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко