Как написать докладную записку на сотрудника образец. Как правильно пишется докладная записка на сотрудника: образец и нюансы составления

Один из самых распространенных документов в любой организации частного или государственного типа, это докладная, поэтому логично более подробнее рассмотреть, что такое докладная записка (текст докладной, образец, бланк). Итак, приступим. Докладная записка – это образец документа справочно-информационного вида, широко применяемого, как в производственных и трудовых отношениях, так и в делопроизводстве. Докладная записка имеет свой код по ОКУД – 0286041. По правилу, докладная направляется от лица подотчетного к начальнику, снизу-вверх, то есть олицетворяет в служебной иерархии обратную связь.

Форма и виды докладных записок

Существуют внешние и внутренние докладные. Внешние составляются только на корпоративных бланках с реквизитами (или при наличии фирменной печати). Внутренние докладные пишутся на простом листке бумаги.

Текст докладной записки начинается с указания ФИО и должности адресата, лишь в дательном падеже. К примеру, Исполнительному директору ОАО «Стройматериалы» Соколову Алексею Ивановичу, потом ставиться дата написания и исходящий №. Затем следует наименование: «Докладная записка», после этого смысловой текст – тело.

Текст докладной записки

Докладная имеет смысловой блок, который состоит из 3х частей. Первые 2 пишутся абсолютно безотносительно, нейтрально, строго по фактам. Все рекомендации и выводы описываются в заключительной части, но без проявления любых личных эмоций, отношений и чувств. В первую очередь, докладная записка – это документ информационного характера, который обладает юридической силой. Всевозможные фельетоны и кляузы сводят ее значение к минимуму в судебном или административном разбирательстве.

Части следуют в примерном порядке и содержат следующие:

Констатирующая часть, здесь описываются все важные обстоятельства происшествия.
Аналитическая часть содержит описание последствий по продолжительности и по силе.
Рекомендательная часть – автор докладной высказывает свои домыслы и соображения, по итогу дает рекомендации, в каком направлении двигаться дальше.
Подпись, где указывается должность.

Нарушение трудовой дисциплины – образец докладной записки

Это отдельный вид докладной, так как в ней рассматривается личность человека. В следствии этого, при написании рекомендательной или аналитической части необходимо соблюдать нормы действующего законодательства. Если случай сомнительный, желательно посоветоваться с юристом, только после этого давать какие-либо умозаключения с указанием должности и ФИО юриста.

Докладная о нарушении дисциплины труда по форме отличается написанием в шапке с левой стороны название подразделения. Подобная докладная – это абсолютно внутренний документ. Чтобы контролировать ее со стороны, необходимы санкции правоохранительных органов, в противном случае, это будет не законно, так как речь ведется о личности нарушителя. В документации кадрового учета нужно лишь указать ее наличие и реквизиты – подразделение, дата, регистрационный №.

Докладная записка о прогуле

При составлении подобной докладной, нужно учитывать следующее:

Прогулом принято считать отсутствие работника на рабочем месте до 3х часов. Если хоть меньше на секунду – это считается отлучка, а не прогул. В таком случае, достаточно от работника объяснительной записки или же устных объяснений. За прогул наказание намного строже, чем за отлучку.

Перед тем, как составлять докладную записку, необходимо потребовать от трудящегося объяснений, которые будут подкреплены оправдательными документами, а в самой докладной описывается результат.

Образец докладной записки

Пример докладной о прогуле (без шапки, только тело документа):

«Охранник Лебедев Сергей Михайлович отсутствовал на положенном рабочем месте 15.10.2015 г. с 12:35 до 18:00 (до конца смены). Лебедев вышел на следующий день, и объяснил, что ему позвонил директор школы, где учиться его 13 летний сын Егор и сообщил, что он подрался с одноклассником. По словам Лебедева, беседа с сыном затянулась на 2 часа, он сильно расстроился из-за поведения сына, и пришел домой только вечером.

Если брать во внимание, что Лебедев образцовый работник, его стаж превышает 10 лет, к тому же производственный процесс из-за его отсутствия не остановился, предлагаю следующие меры:

1. Объяснения от Лебедева принять в том виде, в котором они есть.
2. Лебедева не наказывать, случившийся прогул официально не оформлять, а оформить в качестве отдыха или выходного за свой счет.
3. В обязательном порядке, провести с Лебедевым разъяснительную беседу.
4. О ситуации с Лебедевым сообщить в профком.

Начальник отдела упаковки Пирогова А.Н.

Мы можем сделать вывод, что докладная – это не обязательно карательный документ. Однако, он всегда предполагает наличие достоверных сведений, точного анализа и адекватных рекомендаций, и советов. Как именно выглядит докладная записка (текст докладной, образец, бланк), можете ознакомиться, прочитав эту статью.

При приеме на работу всем сотрудникам, вне зависимости должности, которую они будут занимать, выдается на руки экземпляр должностной инструкции. В этом документе четко обозначено, какую деятельность должен осуществлять работник. Согласие с требованиями должностной инструкции выражается подписанием трудового договора.

Жизнь такова, что ни один руководитель не застрахован от ситуации, когда подчиненный отказывается от выполнения данного ему задания. Если требования начальника правомерны, и данный вид деятельности прописан в должностной инструкции сотрудника, то за руководителем остается право уведомить вышестоящее руководство о сложившейся ситуации и потребовать применения к работнику мер дисциплинарного взыскания.

Соответственно, докладной запиской о невыполнении должностных обязанностей называют документ, назначение которого состоит в передаче информации снизу вверх по служебной вертикали. Она носит информативный характер и подготавливается начальником на своего подчиненного.

В каких случаях необходимо писать докладную записку?

Решение о целесообразности оформления докладной записки на сотрудника принимается непосредственно его руководителем, однако в каждом конкретном случае необходимо соотносить степень проступка и причины, которые спровоцировали его совершение.

Если начальник понимает, что нарушение требований должностных инструкций было умышленным, весомых аргументов в оправдание своего поведения у работника нет, то написание докладной записки представляется логичным. На ее основании к работнику могут быть применены меры дисциплинарной ответственности, например, выговор или штраф.

При неоднократном нарушении должностных инструкций, работодатель оставляет за собой право поставить вопрос об увольнении работника.

Как написать докладную записку?

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей — это внутренний документ организации и несмотря на то, что форма написания ее свободная, основные правила деловой переписки соблюдать необходимо.

Правила оформления:

1. Оформляется на листе формата А4. Удобно пользоваться фирменным бланком организации с прописанными на нем контактными данными и реквизитами;
2. Как и в остальных формальных документах, указывается наименование организации, должность адресата, после его фамилия, имя, отчество;
3. Ниже пишутся данные автора, но уже без указания организации;
4. Затем указывают наименование документа;
5. Далее, в теле документа коротко излагается суть происшествия. В идеальной докладной должны присутствовать ссылки на конкретные пункты должностной инструкции, от выполнения которых отказывается работник;
6. Если деяние сотрудника повлекло за собой причинение организации материального ущерба, об этом также следует упомянуть;
7. Следующим пунктом следует указание мер, принятие которых, по мнению автора, приведет к урегулированию сложившейся ситуации;
8. Под текстом указывается дата, записка заверяется подписью составителя;
9. Затем документ необходимо зарегистрировать с присвоением номера;
10. Вручение адресату происходит либо лично, либо через секретаря или корпоративную почту.

Структура докладной записки

В докладной записке обязательно должна излагаться следующая информация:

• Данные получателя — обычно это непосредственный начальник руководителя, в подразделении которого был выявлен факт невыполнения должностных обязанностей;
• Описание проблемы — необходимо в сжатой форме изложить основные тезисы. Когда, кем совершено нарушение. Какие конкретно пункты должностной инструкции не были выполнены.
• Ущерб для подразделения или организации в целом . Проанализируйте какими последствиями грозит установленный факт;
• Возможные пути решения. Предложите решение, которое поспособствует решению ситуации;
• Заключение. Ваши данные: должность, фамилия, подпись, дата.

Образец докладной записки

Скачать образец докладной записки вы можете по следующей .

На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности .

• информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
• отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
• инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

Структура и оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

1. Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
2. Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
3. Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
4. Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
5. Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
6. Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Пример докладной о прогуле

Докладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

1. В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
2. Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
3. Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
4. В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Виды и примеры докладной записки: как правильно ее составить

Автор Денис Деловой На чтение 5 мин. Просмотров 654 Опубликовано 16.11.2013

Информационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица. Рассмотрим, как правильно писать докладную записку

Виды докладных записок

Внимание!

Скачать и заполнить бланки ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК можно онлайн. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Докладные записки имеют несколько подразделений.

1. По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
2. Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:

• внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
• внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.

Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.

Составление докладной записки

Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.

1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.

2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.

3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.

Перед тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.

Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.

Оформление внутренней докладной записки

Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.

1. Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
2. В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
3. В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
4. На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г., тот день, когда документ был составлен и подписан.
5. Кратко напишите суть докладной записки.
6. Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
7. В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).

Бланк внешней докладной записки

Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:

• название организации
• наименование документа
• номер документа и дата составления
• город составления
• адресат (должность, инициалы, фамилия)
• заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
• сам текст докладной записки
• должность, фамилия, инициалы, подпись составителя

Пример докладной записки

Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.

Коммерческий отдел

Директору ООО «Импульс»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову А.Л.

9.07.13. №5

о командировании сотрудника отдела на фабрику косметики «Прекрасная»

В связи с расширением ассортимента товаров нашей фирмы и формированием плана рекламной компании на 2013 год прошу командировать специалиста коммерческого отдела Петрову Л.М. на фабрику косметики «Прекрасная» для ознакомления с новыми технологиями создания косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с данной организацией на срок с 10.07.13 по 13.07.13.

Начальник отдела (подпись) Комаров И. А.

Докладная записка о прогуле (образец)

Докладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.

В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.

Главный отдел

Директору ООО «Сладкоежка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.

Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.

Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.

Заместитель директора (подпись) Горшков Ю.Г.

Докладная записка о нарушении дисциплины

Докладная записка на имя руководителя о нарушении дисциплины включает в себя ФИО провинившегося, вид нарушения, количество подобных проступков и возможные пути решения ситуации.

Терапевтическое отделение Главному врачу

ИЛПУ «Городская больница №5»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Веткину И.Д.

Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2010 года, медицинская сестра терапевтического отделения Палкина Н.Н. присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения..

Прошу наложить на Палкину Н.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.

Старшая медсестра (подпись) Иванова Н.Ю.

Скачать образцы (бланки) в формате doc (Word) докладных записок можно здесь:

Онлайн консультация доктора — современный прибыльный бизнес в интернете.

Как зарабатывать на российских и зарубежных фотобанках и фотостоках — читайте в нашей статье.

Как заработать на новогодних открытках — https://bsnss.net/ideas/prazdniki/novogodnie-otkryitki-ruchnoy-rabotyi-kak-zarabotat-tvorchestvom.html

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника образец

Трудовая дисциплина в организациях должна соблюдаться всеми работниками. Правила поведения вводятся не случайно.

 

Нарушение установленных норм может повлечь негативные последствия не только для самого нарушителя, но и для компании в целом.

 

 

Основания для написания докладной записки

 

Для начала разберёмся, что такое докладная записка. Докладная записка – это письменное обращение к руководителю, которое содержит сведения о каком-либо свершившемся или происходящем на данный момент действии, касающемся рабочего процесса предприятия.

 

Наиболее частые случаи написания докладных записок – это нарушения работниками или сторонними лицами правил и норм, обязательных для осуществления рабочего процесса в организации.

 

Обычно докладные записки пишутся в адрес руководства от руководителей служб или подразделений предприятия о фактах нарушения трудовой дисциплины работниками, за которые в соответствии с внутренними документами компании положено дисциплинарное взыскание.

 

Дисциплинарное взыскание можно наложить лишь тогда, когда у руководителя есть письменные подтверждения совершённого сотрудником организации дисциплинарно наказуемого деяния.

 

Докладная записка от непосредственного руководителя работника-нарушителя дисциплины может стать документом, дающим основание применить дисциплинарное взыскание.

 

 

Как правильно пишется докладная записка на сотрудника, образец оформления

 

Докладная записка должна писаться на основе реально установленных фактов. Некоторые виды дисциплинарных взысканий довольно суровы и перед их применением руководство может провести собственное расследование факта нарушения.

 

Поэтому нельзя при написании докладной опираться на домыслы и слухи, личные чувства. Только реально установленные факты.

 

В тексте докладной записки требуется дать краткое, но чёткое описание произошедшего, некоторые обстоятельства, которые явились причиной проступка и последствия, которые этот проступок повлёк.

 

От нарушителя установленных правил, о которых и пишется докладная записка, необходимо получить письменные объяснения случившегося. Если от письменного объяснения собственных действий нарушитель правил отказался, требуется составить соответствующий акт.

 

Объяснительная или акт об отказе от объяснения прилагаются к докладной записке при передаче её руководителю компании. 

 

Помимо нарушений установленных правил, докладными записками могут оформляться различные доклады и отчёты перед руководством о ходе ведения каких-либо работ отделом или сотрудниками предприятия.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки на сотрудника, вариант которого можно скачать бесплатно.

Докладная записка о прогуле. Образец

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

составляем информационный документ для руководства

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.

В левом верхнем углу проставляется исходящий номер и дата: для внешних докладных это обязательно, для внутренних – в зависимости от принятых правил делопроизводства. Далее идет наименование документа: «Докладная записка».

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Составляя докладную записку, стоит помнить, что это юридически значимый документ, имеющий силу в суде, поэтому эмоциональная составляющая в тексте неуместна.

В конце документа инициатор записки проставляет свою подпись, после чего документ лично или посредством связи передается адресату.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Соц-защита.рф

В современной школе у учителя не очень много возможностей влияния на поведение, успеваемость обучающихся. Плохие оценки, замечания в дневнике часто бывают безрезультатны. Одна из форм работы с проблемными детьми, подростками – докладная на ученика руководству школы.

Докладная на ученика

Факт информирования директора делает благоразумными многих детей, а родителей заставляет принять участие в решении проблем. У руководителя есть больше, чем у обычного учителя рычагов влияния на проблему.

В каких случаях нужно писать докладную

Письменный доклад первому руководителю учебного заведения не должен быть предметом каждодневной практики. Это следует делать только в нестандартных ситуациях.

Чаще всего докладная – это жалоба на неприемлемое поведение ученика, которое не позволяет нормально проводить уроки, создает угрозу моральному и физическому здоровью окружающих.

Документ пишут в следующих случаях:

• проявления агрессии по отношению к другим детям, учителю, персоналу школы;
• появления в неадекватном состоянии;
• оскорбления в адрес любых окружающих;
• драки;
• длительного отсутствия без подтверждения уважительных причин;
• регулярного невыполнения заданий;
• любых других нарушений устава учебного заведения.

Учитель не должен замыкаться с проблемами наедине. Следует обязательно информировать директора о сложных учениках. Первый руководитель сможет найти решение, адекватное возникшей ситуации, пригласит для беседы родителей, психологов, специалистов по работе с проблемной молодежью.

Чаще всего докладную на плохого ученика подает классный руководитель. Хорошо зная ребенка, он может оценить ситуацию в целом, понять являются ли нарушения систематическими или необычное поведение спровоцировано какими-то экстремальными обстоятельствами.

Как писать докладную на ученика

При нестандартном поведении учеников по вполне понятным причинам учитель находится в эмоциональном возбуждении. В таком состоянии ничего писать не нужно, следует сначала успокоиться, а затем лаконично изложить суть проблемы на бумаге.

Учитель часто пытается найти образец докладной, но каждая проблема по-своему уникальна, формулировать ее нужно самостоятельно. Ориентироваться можно только на форму изложения. Один из примеров представлен ниже.

Как видно их образца, докладная от учителя на ученика директору школы составляется в обычной форме:

• справа пишется стандартная «шапка»;
• по центру ниже пишется слово «Докладная»;
• далее излагается суть событий;
• внизу указывается дата и ставится подпись учителя.

Основной текст призван доводить до сведения, ставить в известность, поэтому начинать написание докладной следует с этих слов. Если имеются аудио-, видео-, письменное подтверждения нарушений поведения, их нужно перечислить в документе и приложить.

Зачастую докладная на ученика позволяет подействовать на проблемного ребенка, но эта мера не должна быть постоянной, иначе не будет восприниматься должным образом.

Учитель должен описать меры, которые были приняты им до информирования руководства. Желательно указать, что действия педагога соответствовали уставу школы, другим нормативным документам. Это косвенно подтвердит юридическую компетентность преподавателя, готовность защищать собственные права.

---

В конце текста обычно формулируют просьбу, предложение о конкретных мерах по отношению к нарушителю. Это может быть приглашение на индивидуальную беседу к директору, вызов на заседание всего педагогического коллектива, информирование родителей о ситуации от имени руководства школы, перевод ученика в другую группу.

---

Докладная записка на ученика за хамское поведение должна аргументироваться особенно обстоятельно. Весьма вероятно, что у родителей ученика другое понимание этических норм, отличающееся от общепринятых и допустимых в школе. В документе придется конкретно описать слова и действия учащегося, чтобы ни у кого не возникало сомнений в их неправомерности. Образец докладной на ученика о плохом поведении приведен ниже.

Из примера видно, что учитель вынужден цитировать прямую речь юного хулигана, чтобы оскорбительность его слов и действий была очевидной.

Иногда у педагогов, персонала, родителей одноклассников проблемного подростка возникает желание составить докладную на ученика в полицию. Однако такой формы обращения в органы защиты правопорядка не существует. В полицию можно писать заявление. Делать это желательно сразу после инцидента, пока все еще точно помнят и могут подтвердить события.

Докладная на ученика младших классов

В младшей школе обычно нарушения бывают иными. Малыши ведут себя так, как принято в семье, поэтому проблему следует обозначить, а воспитательные усилия приложить, прежде всего, к родителям. При необходимости для индивидуальной работы с ребенком можно призвать психолога школы.

Образец докладной о нарушении дисциплины в младших классах приведен ниже.

В приведенной в примере ситуации директор может пригласить на беседу родителей, обратиться в органы опеки, организовать индивидуальную работу школьного психолога с ребенком.

Докладные от родителей

Желание учителя проинформировать руководство о неблагополучии заслуживает уважения. Гораздо хуже, когда педагоги замалчивают проблемы. Ученик постоянно обижает одного или нескольких одноклассников, позволяет себе драться, а учитель делает вид, что все в порядке. В таком случае выходом может стать докладная на ученика от родительницы ребенка, претерпевающего агрессивные действия от юного хулигана.

Докладные от родителей

Документ пишется так же, как и любая другая докладная. В нем нужно конкретно описать неправомерные действия, реакцию на них учителя, охарактеризовать ситуацию в классе в целом, по видению родителя.

---

Докладная на плохого ученика подлежит обязательной регистрации у секретаря. Реакция директора или его заместителя не заставит себя ждать, поэтому нужно приготовиться к встрече, прийти на нее в спокойном состоянии с аргументами, подтверждающими изложенные события.

Как правильно написать докладную?

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[1]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[1]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Оглавление:

1. Виды докладных записок
2. Структура документа
3. Докладные записки на сотрудников
4. Образец докладной записки на сотрудника

Докладная записка – документ, адресуемый руководителю по какому-либо вопросу, с изложением отправителем своих выводов и предложений по рассматриваемой проблеме. Вопреки стереотипу, она не обязательно касается дисциплинарных проступков, а может носить информационно-справочный характер и затрагивать любые производственные моменты. Как составляется докладная записка – образец оформления и содержания документа рассмотрим на примере.

Виды докладных записок

Докладные записки подразделяются по целям их написания:

• информационная – представляет собой регулярно представляемую справку о ходе и состоянии выполняемых работ;
• отчетная – документ, содержащий данные о произошедших изменениях, выполненных задачах за определенный период;
• инициативная – служебное письмо, которое предполагает побуждение вышестоящих сотрудников к каким-либо действиям, составляется в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т.д.

Как правило, докладная записка используется как элемент обратной связи между руководителем и подчиненным. Это внутренний служебный документ, который составляется на обычной бумаге по форме, утвержденной на предприятии. Если докладная предназначена для вышестоящей организации, заказчика, старшего партнера, она относится к внешним письмам и оформляется на специальном фирменном бланке с реквизитами и печатью.

Структура документа

Докладная записка пишется на имя конкретного лица, поэтому начинается ее составление с указания адресата: должности, фамилии и инициалов. Чуть ниже – ФИО и должность докладывающего сотрудника.[1]

Содержательная часть записки состоит из 3 разделов:

1. Фактический, где констатируется наличие инцидента и описываются сопутствующие ему обстоятельства.
2. Аналитический – раскрывающий уже наступившие и потенциальные последствия происшествия.
3. Рекомендательный, в котором докладчик излагает свое видение ситуации и предлагает варианты решения проблемы.

В зависимости от вида записки и вопроса, которого она касается, аналитическую часть можно исключить. Во многих ситуациях свершение факта уже само по себе является предметом разбирательства, безотносительно последствий, которое оно повлекло. Например, докладная записка о прогуле в любом случае констатирует дисциплинарное нарушение, и ее составителю нет необходимости приводить подтверждающие аргументы.

Докладные записки на сотрудников

Докладные, связанные с нарушением работниками трудовой дисциплины, в организациях оформляются чаще всего. Как правило, это сообщения об опозданиях, отлучках, прогулах, нахождении на работе в пьяном состоянии, невыполнении должностных обязанностей, несоблюдении внутренних инструкций и т.д.

«Жалобы» и «кляузы», как их любят называть сами проштрафившиеся, – особый вид докладных записок. Поскольку на их основании к работнику может быть применено дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения, и даже наступить административная ответственность, при подготовке аналитической и рекомендательной части необходимо строго руководствоваться действующими законодательными нормами (ТК РФ, КоАП). Все сомнительные моменты лучше прояснить с юристом и опытным кадровиком.

Например, отсутствие человека на рабочем месте в течение нескольких часов не квалифицируется автоматически как прогул: если прошло менее 4 часов, то это отлучка, а, следовательно, — более мягкое взыскание. В любом случае, прежде чем писать руководству докладную записку о прогуле, нужно запросить у работника объяснение: вероятно, на проступок его побудила уважительная причина.

Что касается рекомендаций о наказании работника, здесь важно учесть:

• причину отлучки;
• наличие дисциплинарных взысканий в прошлом;
• общая характеристика и «ценность» сотрудника для работодателя;
• тяжесть последствий, которые повлекло отсутствие прогульщика на месте.

Все это составитель записки должен изложить в документе и сделать выводы о необходимости наказания и его возможных формах. Предложения о взысканиях подаются исключительно в виде рекомендаций, так как решение по данному вопросу начальство вправе принимать самостоятельно, не опираясь на мнение подчиненных.

Задача докладчика – изложить «голые» факты без эмоций и дать им правовую оценку, чтобы помочь вышестоящему сотруднику увидеть полную картину инцидента. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины должна содержать указание, какой конкретно пункт правил служебного распорядка был не выполнен, а почему – будет понятно из объяснительной виновного.

Вполне возможно, что директор не усмотрит в провинности работника «состава преступления» или сочтет его объяснения удовлетворительными. Законом не установлено четких понятий уважительных и неуважительных причин, поэтому их трактовка остается на субъективный взгляд руководителя.

Другое дело, если нарушитель отказался оправдываться за свое поведение. В такой ситуации лучшее, что можно сделать – составить акт об отказе от объяснений, приложить его к докладной записке и издать приказ о дисциплинарном взыскании. Если это прогул или алкогольное опьянение, человека можно смело увольнять. В других случаях необходимо вынести предупреждение, выговор, занести эту информацию в личное дело и присовокупить туда все имеющиеся подтверждающие документы. В дальнейшем они послужат основанием для избавления от нерадивого работника по инициативе работодателя.

Образец докладной записки на сотрудника

Рассмотрим пример оформления докладной записки о прогуле:

1. «Шапка» документа: Руководителю АХО Иванову И.И. от старшего специалиста АХО Петровой В.В.
2. Название документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
3. Фактическое содержание: «Довожу до Вашего сведения, что 20.01.2015 г. технический работник Смирнова Алевтина Николаевна отсутствовала на рабочем месте с 14:00 до 18:00. На следующее утро Смирнова вышла на работу без опоздания. По своему отсутствию пояснила, что была вызвана в школу классной руководительницей своего сына Ивана в связи с произошедшей дракой. По случившемуся инциденту в школе присутствовали сотрудники полиции. Пока длились разбирательства, рабочий день подошел к концу. На вопрос, почему не поставила в известность своего непосредственного руководителя, Смирнова ответила, что была очень расстроена и забыла позвонить начальнику».
4. Аналитическая часть: «Смирнова Алевтина Николаевна на нашем предприятии работает более 10 лет, всегда добросовестно относилась к своим обязанностям, дисциплинарных взысканий не имела. По ситуации с прогулом готова предоставить контакты учителя, который подтвердит факт вызова Смирновой в школу. Отсутствие технического работника в период с 14:00 до 18:00 20.01.2015 г. никак не повлияло на работу подразделения».
5. Рекомендации: «В связи с вышеизложенным предлагаю не наказывать Смирнову А.Н., прогул не фиксировать, время отсутствия оформить как административный отпуск. Провести беседу о недопустимости таких ситуаций впредь».
6. Исполнитель: «Старший специалист АХО Петрова В.В., подпись, дата».

Как видно из приведенного примера, составление докладной записки не обязательно влечет за собой карательные меры по отношению к виновному. Однако сотрудник, имеющий в подчинении персонал или отвечающий за определенный фронт работ, не вправе «отпускать грехи» работникам, замалчивая их проступки, и скрывать обстоятельства, способные привести к срыву выполнения поставленных задач. Оперативно и полно довести информацию до вышестоящего руководства – его прямая обязанность.

Видео удалено.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

1. Семенова, Анастасия Дом — зеркало судьбы. Как приворожить удачу для всей семьи; СПб: Невский проспект, 2013. — 157 c.

Как правильно написать докладную?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Позвольте представиться на нашем портале. Меня зовут Валентин Зыков. В настоящее время я уже более 10 лет работаю юристом. Я считаю, что являюсь профессионалом в своей области, хочу подсказать всем посетителям сайта как решать разнообразные задачи.
Все данные для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами)

Меморандум или «меморандум» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Компании часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и деятельности команды компании. Чтобы передать ваше сообщение профессионально, важно понимать правильный формат памятки. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и примеры с советами по написанию профессиональных заметок.

Связано: Заметки: определения и примеры

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы памяток, такие как информационные запросы, подтверждения, периодические отчеты, предложения и памятки с результатами исследования.

Цель или цель сообщения будет отличаться в зависимости от типа напоминания, которое вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной.Вы можете захотеть, чтобы памятка с результатами исследования сохраняла нейтральный тон, но отчетная памятка может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют схожий формат, в теле сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде обычного текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Связано: что такое правильный формат заметки? (С шаблоном и примерами

Разделы служебной записки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя.Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Раздел заголовка включает название и адрес компании, которые уже напечатаны в случае фирменного бланка. Сразу под адресным разделом или фирменным бланком слово «Меморандум» или «Меморандум» , кажется, дает понять, что сообщение передается посредством служебной записки.

Получатель

В этом разделе указаны получатели.Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указываются имя, наименование и отдел лица, написавшего памятку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

Это получатели, которым вы не обращаетесь напрямую в разделе Кому , но которым вы отправляете копию памятки для информации.

Дата

Все служебные записки обязательно должны включать дату написания служебной записки.

Строка темы

Строка темы дает получателям быстрое представление о содержании памятки. Он должен быть кратким и точным. Например, «Тема: Учебное занятие для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение состоит из одного, двух или трех коротких абзацев. В теле сообщения сначала должна быть указана цель написания памятки, а затем переходить к сообщению.Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, то есть тем, какие действия получатели должны предпринять.

Вложения (необязательно)

Для некоторых заметок, например, связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в виде вложения, чтобы подтвердить сообщение заметки.

Формат служебной записки

Вот формат, который можно использовать для создания служебных записок:

Меморандум

Кому: [указать имя получателя]

От: [указать свое имя и должность]

Дата: [Месяц, день, год]

Тема: [Тема служебной записки]

[Памятка не требует приветствия]

Тело служебной записки

[Начните с прямого и краткое введение, в котором указывается причина написания памятки.]

[Предоставьте читателю краткую, но подробную информацию.]

[Закончите четким закрытием и призывом к действию.]

Связано: 7 типов деловых писем и когда их использовать

Примеры памяток

Вот пять примеров бизнес-памяток для различных сценариев:

Пример 1

* Кому: Всем сотрудникам отдела закупок *

* От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера, персонал Обучение и развитие *

* Дата: 22 августа 2020 г. *

* Тема: Обязательное обучение работе с новым программным обеспечением *

Все вы знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок.Компания инвестировала в новое приложение, чтобы улучшить взаимодействие с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сэкономить средства и повысить эффективность.

Мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением 25 августа 2018 года. Мы надеемся, что этот тренинг позволит каждому плавно перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на тренинге.

Пример 2

* Кому: Все сотрудники *

* От: Бриджит Пол, вице-президент, производственный отдел *

* Тема: Периодическое техническое обслуживание завода *

* Дата: 21 сентября 2020 г. *

Пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое заводское обслуживание начнется 27 сентября 2017 г. и продлится в течение следующих трех недель.

По мере того, как мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы чувствуем необходимость поддерживать наши производственные мощности в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для наших сотрудников, соответствовать ожиданиям клиентов и достичь наших планов по доходам.

Во время периодического технического обслуживания мы будем останавливать одну фабрику каждую неделю и увеличивать количество смен на двух производственных объектах, чтобы удовлетворить наши производственные квоты. Мы предприняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных премий и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть проблемы или вопросы относительно планового заводского обслуживания, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Приносим извинения за неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за сотрудничество.

Пример 3

* Кому: Все сотрудники *

* От: Лейла Смит, генеральный директор *

* Дата: 18 февраля 2021 года *

* Тема: Повторяющееся проблемы безопасности данных *

Мне стало известно, что компания испытала серию утечек данных за последние две недели из-за недавних изменений в нашей системе безопасности межсетевого экрана.Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла, по крайней мере, случайная утечка конфиденциальной информации компании. Мы предпринимаем шаги для решения этой проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

Тем временем мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не устранят проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к достижению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

* Кому: Все сотрудники *

* От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу *

* Дата: 12 октября 2020 года *

* Тема: Natasha’s свадьба *

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Ей хотелось бы, чтобы каждый сотрудник отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Chapel of Light на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте Энтони до четверга, 30 октября, и включите диетические инструкции в свой ответ.

Пример 5

* Кому: Отдел продаж Fintech *

* От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж *

* Дата: 20 мая 2021 года *

* Тема: Достижение квоты продаж *

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовые знания продукта, обслуживания клиентов, навыки ведения переговоров и сотрудничества, которые стоит подражать другим командам и отделам компании.

Спасибо за вашу преданность делу и стремление к совершенству. Мы отправим вам бонусные чеки и благодарственные письма до конца недели.

Поздравляем с достижением!

Связано: Руководство по улучшению командной коммуникации на рабочем месте

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям.Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте тему темы как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, подумайте о том, чтобы включить его имя в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, объявляющей расписание праздников на День Благодарения, следует читать «Праздники на День Благодарения», вместо общей фразы типа «Относительно праздников».

Форматирование

Разделите заметку на параграфы, указав в первую очередь важную информацию.Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы в абзацах. При необходимости вы можете включить в главное сообщение раздел с маркированными точками. Держите стиль минималистичным, чтобы не отвлекаться. Используйте полужирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

Тон

Ваш тон зависит от цели напоминания. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете поддерживать тон в дружеском, но профессиональном тоне.Сохраняйте объективность и убедитесь, что в записке нет личной предвзятости. Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть ясной и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, сделайте заметку длиной в одну страницу.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете памятку.Все получатели должны без труда понять это. Составьте акронимы и сокращения и при необходимости объясните технические термины.

Канцелярские товары

Вы можете отправить памятку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или распечатываете памятку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, подумайте о бумаге формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Связано: Как писать и правильно форматировать сообщения электронной почты для бизнеса

Цель

Убедитесь, что заметка подходит для ваших целей.Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы опровергнуть слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до обратной связи или предложения, личный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT».Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы запросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможности для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «По мере того, как наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальные цели «.

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить ваш конкретный запрос для каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросами.«

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на напоминание.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже.Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации, велика вероятность, что вам нужно будет написать много коротких и прямых сообщений для своих сотрудников, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Записка или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения.Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки — совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения. Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать памятку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Вы не хотите тратить время коллег на мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате для отдыха», потому что вы можете неправильно растереть людей. То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке.Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена пропускать повышение из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с подпрыгиванием на столе в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что в конечном итоге любой может ее прочитать. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о предстоящих платежах по счетам.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта памятка — напоминание о том, что отчеты о расходах необходимо подавать к концу дня пятницы». эта памятка, чтобы сообщить вам, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки — лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

Вы, вероятно, столкнетесь с проблемами, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть записка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон заметки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

• В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Конструктор».
• В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки — побудить ваших коллег к каким-либо действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение — и вы — воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

• К : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
• От : укажите свое имя и титул.
• Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
• Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве служебных записок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Всякий раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось на уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните, ваши основные моменты, а исправьте на грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять свою заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно негативно обращается к одному человеку.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное — первое предложение в каждом абзаце. Кроме того, в теме есть четкая тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки — мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

7 шагов для написания впечатляющих заметок на деловом английском

Есть прекрасные романтические стихи.

Увлекательная научно-фантастическая литература.

Остроумный театр-диалог.

А потом… есть служебные записки.

Memos — не самая сексуальная форма английского письма. Они привыкли общаться на рабочем месте, поэтому часто бывают сухими и прямыми.

Но это не значит, что вы должны игнорировать их при изучении делового английского.

На самом деле, написание четких заметок в правильном формате имеет важное значение для эффективного общения с вашим начальником и коллегами. Хорошие памятки могут помочь вам эффективно планировать, решать проблемы, поддерживать прозрачность на рабочем месте и продвигать вашу карьеру.

В этой статье мы дадим вам все инструменты, необходимые для написания заметок на деловом английском, которые впечатлят всех в вашем офисе.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Так что же такое памятка?

Записка (сокращение от «меморандум») — это записка или документ, обычно отправляемый одним человеком одному или нескольким людям в одной компании.

Это может быть записка, оставленная на вашем столе, бюллетень на доске объявлений компании или электронное письмо, отправленное всем сотрудникам. В служебной записке можно записать подробности собрания персонала, изменения политики или даже результатов работы сотрудника.

Хотя заметки могут иметь разные формы, они всегда записываются в определенном формате и в формальном стиле (о чем мы поговорим ниже).Еще одна вещь, о которой следует помнить: заметки можно отправлять по электронной почте, но не каждое электронное письмо является заметкой.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя с лучшей стороны на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

Что делать перед тем, как начать писать памятку

Посмотрите, прежде чем прыгать.

Вы когда-нибудь слышали эту пословицу? Это означает, что вы должны спланировать, прежде чем действовать, и это верно как для жизни, так и для составления памяток.

Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, — это выучить соответствующий деловой словарный запас, и лучший способ сделать это — использовать FluentU . Видео

FluentU включает интерактивных субтитров и карточки , которые предоставят вам всю необходимую информацию о любом деловом слове, которое вы, возможно, изучаете.Попробуйте бесплатно, и написание памятки станет для вас второй натурой.

Затем неплохо было бы сесть с ручкой и листом бумаги (да, по старинке) и выполнить следующие шаги планирования:

1. Напишите черновик: Сначала сделайте черновик своей памятки, перечислив все возможные моменты, которые вы можете придумать.

2. Определите цель памятки: Определите основную цель или «вывод» памятки. Другими словами, по какой причине вы это написали? Это будет ваша тема и вступительное предложение.

3. Определите аудиторию записки: Спросите себя, действительно ли вам нужно рассылать ее всем сотрудникам определенного отдела или только руководителям?

4. Отредактируйте черновик: Теперь вернитесь к своему первому черновику. Сузьте круг вопросов до самых важных и важных.

Что можно и чего нельзя делать при написании памяток

На всякий случай держите эти правила в голове, когда будете писать записку.

• Не используйте неформальный / эмоциональный язык: Держите его строго формальным.Никаких сленговых слов или разговорной речи.

Даже если вы пишете о неадекватной работе сотрудника, не ругайте и не используйте резкие слова. Критикуйте отстраненно, но вежливо.

• Используйте маркированные точки для : Если у вас есть несколько проблем, которые нужно решить в теле, разбейте их, используя маркированные точки. Благодаря этому заметку будет легко читать и быстро понимать.

• Будьте краткими: Не включайте ненужные детали и не используйте множество прилагательных.Спросите себя: «Могу ли я написать это предложение более ясно или прямо?»

• Не забудьте проверить: Даже если вы торопитесь, внимательно просмотрите и вычитайте заметку перед ее отправкой. Мы дадим более подробные инструкции по вычитке позже в этом посте.

Теперь, когда правила понятны, приступим.

1. Знать формат

По сути, памятка состоит всего из двух частей: заголовка (который мы объясним ниже) и тела (текста заметки).Предполагая, что вы печатаете, убедитесь, что ваши абзацы выровнены по левому краю.

Чтобы увидеть, как это выглядит, если все сделано правильно, ознакомьтесь с этими примерами заметок:

• Образец заметки с онлайн-ресурса Purdue OWL

2. Наклейте на заметку

Дайте понять, что это служебная записка, а не уведомление или какой-либо другой официальный документ. Просто напишите «Меморандум» или «Меморандум» вверху страницы.

3. Создайте заголовок

Обычно схема выглядит так:

Кому: (людям, которым вы его отправляете — используйте полные имена и должности)

От кого: (ваше имя и должность)

Тема: (причина, по которой вы пишете записку)

Дата: (включая день, месяц и год)

Пример заголовка памятки будет выглядеть так:

Кому: Алиса Арора, помощник по маркетинговым исследованиям
От: Аджай Дугар, менеджер по продажам
Тема: Ежеквартальное стимулирование продаж
Дата: 15 октября 2017 г.

Не забывайте использовать только официальные имена (без псевдонимов или кратких форм), а тему — как можно более конкретную и прямую.

4. Напишите краткое введение

В отличие от большинства электронных писем и писем, напоминания не требуют приветственного приветствия. Вместо этого просто сразу погрузитесь в тему, не заморачиваясь «Дорогая мисс Джонс…»

Не тратьте время на то, чтобы представиться или подробно описать проблему. Фактически, первое предложение должно резюмировать причину написания меморандума.

Например, вот образец открытия:

«Я заметил, что квартальные продажи книг упали на 10%, поэтому было бы разумно подумать о различных маркетинговых стратегиях для продвижения нашей новой линии авторов.”

Это говорит нам о том, что записка будет посвящена падению продаж и способам противодействия этому. Скорее всего, он закончится призывом к действию — предложением / указанием читателю сделать что-то конкретное для улучшения ситуации.

Вы можете потратить две-три строчки на обсуждение вопроса более подробно, указав факты и цифры или даты и имена, чтобы подчеркнуть срочность и важность. Думайте о введении как о начале тезиса, за которым следуют примеры, иллюстрирующие его.

5. Напишите текст памятки

После краткого вступительного абзаца вы можете использовать тело заметки для добавления дополнительной информации. Вы можете выделить действия, которые следует предпринять, или проблемы, о которых идет речь.

Опять же, будьте как можно более конкретными, но в зависимости от предмета вы можете разделить текст на более мелкие разделы с подзаголовками.

Например, если меморандум по сути является объявлением об изменении политики, его тело может состоять из одного абзаца, описывающего изменение и его последствия для сотрудников.

Однако было бы лучше разбить заметку на более короткие основные абзацы или маркеры, если вы выполняете одно из следующих действий:

• Изучение потенциальных решений сложной проблемы компании

• Перечисление различных тем, затронутых на недавней встрече

• Выделение трех или более проблем

6. Конец выводом

Теперь вы можете закончить свою записку, написав заключение. Заключение должно состоять из одного или двух предложений (хотя это зависит от темы памятки).Вы можете описать проблему в позитивном ключе или включить позитивный призыв к действию.

Некоторые фразы и предложения, которые вы можете использовать, включают:

• Надеюсь на вашу поддержку в этом вопросе.

• Мы надеемся, что это новое изменение политики принесет больше пользы нашим сотрудникам.

• Мы уверены, что эти стратегии приведут к увеличению наших продаж.

• Я рад обсудить ваше мнение на следующей встрече.

• Заранее благодарим вас за постоянную поддержку.

Если вы его распечатываете, вы можете подписать или проштамповать памятку, но в подписи нет необходимости.

7. Корректура

Закончив писать, поищите ошибки в заметке.

Прочтите памятку не менее двух или трех раз, обращая внимание на опечатки и грамматические ошибки. Затем прочтите еще раз, чтобы убедиться, что вы охватили все, что хотели. Вы также можете следить за ненужными деталями, которые можно обрезать.

Когда дело доходит до корректуры, вы не совсем один! Включите проверку орфографии или, что еще лучше, запустите заметку с помощью интеллектуального инструмента редактирования, такого как Grammarly.

Grammarly похож на более умную и мощную программу проверки орфографии. Он ищет орфографические и грамматические ошибки в контексте вашего письма (например, он замечает правильно написанные слова, которые используются неправильно). Он предоставляет объяснения всех обнаруженных ошибок и даже отслеживает ваш прогресс, чтобы вы стали лучше писать на деловом английском с каждой запиской, письмом и электронным письмом.

Практика ведет к совершенству! Вы можете улучшить свои навыки написания памяток, выбрав случайную тему или проблему на рабочем месте, написав на нее краткую памятку, а затем попросив коллегу или друга по учебной работе оценить ее.

Просмотрите памятки, написанные другими людьми, особенно теми, кто занимает более высокое положение в компании. Конечно, ваша первая памятка не будет идеальной, но если вы будете следовать инструкциям, вы обязательно получите довольно приличную. И даже если вы ошибаетесь, не волнуйтесь, а учитесь на своих ошибках.

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Выучить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Скачать)

---

Арчита Миттра — писатель-фрилансер, художник, педагог и говорящий по-итальянски самоучка. Не стесняйтесь обращаться к ней через LinkedIn по вопросам фриланса.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Центр письма | Написание деловых заметок

Написание деловых заметок

ЧТО ТАКОЕ БИЗНЕС-МЕМО?

Деловая записка — это короткий документ, используемый для передачи информации внутри организации.Заметки бывают краткими, прямыми и удобными. Они менее формальны, чем буквы, но должны быть профессиональными и лаконичными. Часто бизнес-памятка преследует двоякую цель: выявить проблему и предложить решение. В других случаях служебные записки могут содержать или запрашивать фактическую информацию.

Бизнес-заметки

предназначены для занятых читателей, которые хотят быстро и легко найти нужную информацию в заметке. При написании деловой заметки вы должны структурировать заметку так, чтобы она соответствовала трем типам читателей:

• Те, кто читает только резюме
• Те, кто просматривает всю записку, выявляют ее ключевые моменты и некоторые детали, которых интересуют
• Те, кто прочитал весь документ, чтобы узнать подробности, подтверждающие его основные утверждения или рекомендации

Имейте в виду, что у этих читателей могут быть разные цели при чтении памятки.Часто читателям необходимо принимать решения о политике и действиях на основе рекомендаций. Другие могут захотеть получить конкретную информацию (свидетельство), необходимую для понимания и обоснования решений о политике и действиях. Читатели также могут захотеть узнать о ваших профессиональных способностях и суждениях.

При определении цели и аудитории вашей памятки спросите себя: кто будет предполагаемым получателем этой памятки? Что я хочу, чтобы получатель сделал после прочтения записки? Какую информацию получатель будет искать в записке? Такие вопросы помогут вам выбрать контент, структуру и стиль.

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ДЕЛОВУЮ ЗАПИСЬ?

Как указано выше, эффективная деловая памятка должна быть краткой, прямой и простой в использовании. Следующие пять стратегий написания помогают читателям легко и быстро ориентироваться в деловых памятках:

1. Сначала представьте главное. Это, возможно, самое важное правило, касающееся структуры и содержания служебных записок. Читатели должны быстро понять содержание и значение памятки. Если у читателей есть вопрос или проблема, они хотят узнать ответ или решение немедленно — если читатели хотят получить больше информации, они могут продолжить чтение.Другими словами, вспомогательные детали должны следовать за основным пунктом или выводом, а не предшествовать ему.
2. Сохраняйте профессиональный лаконичный стиль. Стиль вашего письма должен соответствовать вашей аудитории: в этом случае ваша аудитория — это ваш начальник, ваши коллеги или и то, и другое. Итак, ваш стиль должен быть профессиональным, прямым, сердечным и легко читаемым. Чтобы добиться такого стиля, используйте короткие активные предложения. Избегайте жаргона и претенциозной лексики. Поддерживайте позитивный или нейтральный тон; по возможности избегайте негативных выражений.Профессиональный стиль письма не только упрощает чтение заметок, но и повышает авторитет автора.
3. Создайте очень конкретную строку темы, чтобы дать читателю немедленное представление о теме и цели заметки (или сообщения). Строка темы должна ориентировать читателя на предмет и цель памятки и обеспечивать удобную ссылку для хранения и быстрого просмотра. Предположим, например, что вы пишете, чтобы запросить разрешение и финансирование для деловой поездки.Вы бы избегали общей темы, такой как «Съезд издателей» или «Поездка на конференцию AWP», в пользу чего-то более конкретного, например «Запрос средств: конференция AWP». В последнем примере читателю рассказывается о предмете и о том, что ее просят с этим делать.
4. Предоставьте краткое изложение или обзор основных моментов, особенно если заметка занимает более одной страницы. Часто называемый резюме, первый абзац длинного меморандума или сообщения выполняет следующие функции:
   • Представляет основной запрос, рекомендацию или заключение
   • Обобщает, а затем предварительно просматривает основные факты, аргументы и доказательства
   • Прогнозирует структуру и порядок информации, представленной в оставшейся части памятки
   • Как и тема письма, краткое изложение дает краткий обзор цели и содержания заметки.Читатель использует его, чтобы направлять как быстрое первое чтение, так и последующие быстрые обзоры.
5. Используйте функции формата, такие как заголовки, для обозначения структуры и направления читателей к информации, которую они ищут. Заголовки представляют собой схему заметки, позволяя читателю быстро увидеть, каковы основные темы или моменты и где их найти в заметке. Делайте заголовки параллельными друг другу и как можно более конкретными. Другие особенности формата, которые сигнализируют о структуре и направляют читателей, включают короткие абзацы и блоки текста, списки, выделенные отступами, числами или маркерами, или щедрое использование пробелов для направления взгляда.

СТАНДАРТНЫЙ ЗАГОЛОВОК

Хотя формат памятки может варьироваться от одной организации к другой, стандартный заголовок состоит из серии четко обозначенных строк, которые передают ключевую информацию о содержании памятки и ее распространении. Ниже приведены стандартные элементы заголовка меморандума:

Дата: Дата выдачи меморандума

Кому: Лицо (а), которому оно адресовано в первую очередь

(иногда с указанием должности)

cc: Имя (имена) всех, кто получит копию

(иногда с указанием должности)

От: Имя писателя, за которым обычно следует его / ее

рукописные инициалы (иногда с указанием должности)

Тема: или Re: Краткое изложение темы служебной записки

TO: Все деловые писатели RE: Как написать эффективную записку

(Изображение: cwln305 / CartoonStock)

Четкое и своевременное общение — ключ к эффективному ведению любого бизнеса.

Деловые записки помогают нам сообщить нашим сотрудникам или клиентам о конкретной ситуации или сообщить им о решении текущей проблемы. Примеры того, когда служебные записки могут быть полезны, включают, когда они обсуждают изменение политики или повышение цен, или когда они убеждают читателей принять меры — например, посетить встречу или изменить способ работы.

Какой бы ни была цель, деловая записка наиболее эффективна, когда она связывает ваши собственные цели с интересами ваших читателей.

Если вы хотите писать более эффективные служебные записки, вот пять советов.

1. Выберите свою аудиторию

Чтобы убедиться, что ваше сообщение будет прочитано и в соответствии с ним будут приняты меры, вам необходимо правильно отреагировать на него. Все мы завалены спамом, так что направьте свою записку нужной аудитории. Если информация предназначена только для нескольких человек, не направляйте ее на весь офис.

Будьте осторожны, отправляя конфиденциальную или личную информацию в своей заметке. В некоторых случаях памятка может показаться резкой или даже разжечь ситуацию. Иногда лучшей формой общения по-прежнему остается старомодный телефонный звонок или личная встреча.

2. Четко сформулируйте цель

Хорошая деловая записка должна быть краткой и по существу. Четко сформулируйте свою цель, не вдаваясь в исчерпывающие детали и описания.

Допустим, вы объявляете, что выпуск продукта прекращается. Укажите, когда производство будет остановлено, и кратко процитируйте любые относящиеся к делу факты, подтверждающие это решение. Вы также можете упомянуть цифры из недавнего отчета о продажах, чтобы подкрепить свои соображения.

Не пропустите: Почему так важно избегать клише в деловом письме

3.Приложите данные и документы

Факт: больше людей прочитают краткую памятку.

Итак, что это значит?

Прикрепите к памятке любые объемные формы или документы, чтобы при желании аудитория могла прочитать их для получения дополнительной информации.

Если вы просите всех сотрудников заполнить новую анкету, в памятке можно указать цель опроса и то, как результаты будут использованы для их получения. Затем вы можете указать, что настоящая форма прилагается.

Не пропустите: 5 советов по написанию ОТЛИЧНОГО бизнес-опроса

4.Используйте соответствующий тон.

Тон памятки должен отражать ее цель:

• Памятка о праздничной вечеринке компании может быть легкой и оптимистичной.
• Памятка о предстоящей поминальной службе по основателю компании должна быть уважительной и сдержанной.

Большинство заметок должны быть четкими и деловыми.

Не пропустите: 5 дорогостоящих ошибок в деловой переписке

5. Тщательно корректируйте

Поскольку заметки — это более короткие отрывки текста, вы можете поторопиться с процессом корректуры.Не попадитесь в эту ловушку.

Любые опечатки, орфографические ошибки или другие ошибки умаляют цель памятки (и вашу достоверность). Корректируйте медленно и внимательно, возможно, прочитав текст вслух или попросив коллегу также взглянуть на него, прежде чем отправлять его.

Мы настоятельно рекомендуем запустить вашу заметку кем-то, кто профессионально обучен выявлять ошибки, например редакторам Super Copy Editor. Мы постоянно слышим это: наши услуги по сохранению репутации стоили такой небольшой цены. Вы будете поражены обнаруженными нами ошибками, которые вы пропустили во время десятков различных чтений.Свяжитесь с нами сейчас, чтобы быстро и бесплатно получить расценки.

Обратите особое внимание на написание имен получателей и используйте правильные названия должностей, когда это необходимо.

Еще несколько советов

Большое количество белого пространства и некоторые детали форматирования могут улучшить читаемость заметки. Попробуйте использовать короткие абзацы и списки с отступом или маркированные списки, чтобы не выглядеть плотно и перегружать текст.

Завершите разговор вежливым тоном, и если вы просите своих читателей предпринять какие-то действия, убедитесь, что вы четко представляете, что вы от них хотите.Подумайте, как им следует связываться с вами или другим подходящим человеком, если у них есть вопросы.

Образец деловой записки

Вот образец деловой записки и предлагаемый формат. Вы можете скорректировать этот образец в соответствии с потребностями вашей компании:

Кому: Всем сотрудникам, работающим неполный рабочий день
От: Дэниел Смит, вице-президент
Дата: вторник, 10 декабря
Тема: Проблемы с парковкой

Спасибо, что сообщили нам о ваших проблемах с парковкой на собрании в понедельник.Я хотел бы сообщить вам о трех возможных решениях проблемы нехватки парковки, с которой мы столкнулись во время строительства пристройки. Вот три места, где вы можете припарковаться:

1. Graham Avenue на северной стороне главного здания
2. Неопределенные места за основной парковкой
3. Участок ортодонта рядом с южной стороной главного здания (после 17:00 и только по выходным)

С помощью этих дополнительных опций вы сможете найти места для парковки до конца декабря.

No related posts.