Образец заполнения журнала больничных листов

Журнал учета больничных листов — образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Итоги

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

• получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
• отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
• получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

• номера больничных листков;
• названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
• Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
• даты предоставления больничных сотрудниками;
• периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
• сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Где можно скачать образец журнала регистрации больничных

Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.

Скачать образец

Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.

Узнать больше об особенностях применения учетной политики в организации вы можете в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

 

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

nalog-nalog.ru

Журнал учета больничных листов образец заполнения

Для своего удобства каждый работодатель может вести книгу бюллетени в свободном формате. Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

1. Номер листа временной нетрудоспособности.
2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Скачать образец

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

www.samso.ru

Журнал регистрации больничных листов (бланк и образец)

Для нужен журнал регистрации листков временной нетрудоспособности? Такой журнал вести не обязательно, но если вы хотите оптимально организовать работу между подразделениями организации, то лучше его оформить. Больничные листы, которые приносят сотрудники, обычно сначала поступают работникам отдела кадров. Там они заполняются в соответствующей части, после чего передаются в бухгалтерию для оплаты. Для того чтобы зафиксировать факт поступления больничного листа в организацию, а также сведения, которые нужны для работы кадрового подразделения, заводят журнал регистрации больничных листов, образец которого приведен ниже.

Журнал регистрации больничных листов (образец заполнения)

Скачать бланк журнала регистрации больничных листов

Несмотря на то, что ведения такого журнала не является обязательным для организации, в случае его заведения журнал нужно хранить после его закрытия. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения журнала учета листков нетрудоспособности составляет 5 лет, начиная со следующего года после его закрытия.

Кофе-пауза: ТОП-10 лучших фильмов 2017 года

russia-in-law.ru

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учёт больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования. Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда. Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами. Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Что нужно знать о выдаче больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/chto-neobhodimo-znat-o-vyidache-bolnichnogo-lista.html

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности. Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия. Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен. Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности. И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно. Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся. В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов. Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

Основные требования, предъявляемые к заполнению больничного листа: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/osnovnyie-trebovaniya-predyavlyaemyie-k-zapolneniyu-bolnichnogo-lista.html

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

• наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
• даты начала и окончания ведения журнала,
• если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
3. Фамилия, инициалы работника,
4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
5. Номер больничного листа,
6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице. На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии. В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Мнение эксперта

Роман Ефремов

Стаж более 7 лет. Специализация: трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, уголовное право, общая теория права

Форма журнала регистрации больничных листов

Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:

1. На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа).
2. Табличная часть документа включает обязательное указание данные о работнике, включая ФИО, занимаемую должность и табельный номер.
3. Далее идут столбцы о листе нетрудоспособности, указывается номер и дата выдачи документа, наименование организации, выписавшей листок, дата предоставления работодателю.
4. Последние графы предназначаются для расширенной информации о периоде нетрудоспособности. Здесь указывается конкретная причина, послужившая основанием для выдачи больничного листа, продолжительность и период действия документа. Также в отдельную графу могут быть внесены примечания и комментарии.

Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала. Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно. В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 года).

Требования к оформлению журнала

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
5. Данные вносятся разборчивым почерком.
6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как правильно вписывать коды заболеваний в больничном листе: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-pravilno-vpisyivat-kodyi-zabolevaniy-v-bolnichnom-liste.html

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности. Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов. Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале. Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков. Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

ipshnik.com

Образец журнала регистрации больничных листов

Грамотно заполненный образец журнала регистрации больничных листов позволит организовать систематический учет поступления документов о нетрудоспособности на предприятии.

Он полезен как для специалиста по кадрам, так и бухгалтера-расчетчика. Первый на основании него заполняет табель учета рабочего времени, второй подает сведения в ФСС для возмещения излишне уплаченных работнику начисленных сумм.

Учет листков нетрудоспособности на предприятии

Наличие листа (листов) нетрудоспособности свидетельствуют о том, что работник предприятия определенное время находился:

• на амбулаторном или стационарном лечении;
• на обследовании после несчастного случая на производстве;
• в отпуске по беременности и родам и пр.

По усмотрению лечащего врача листы нетрудоспособности также заполняются по уходу за несовершеннолетним ребенком до 14 лет, инвалидом или пожилым родителем. Впрочем, независимо от обстоятельств выдачи документа, работодатель обязан оплатить неотработанные дни по тарифу, равному ежедневной заработной плате работника.

Как производится оплата — известно каждому главному бухгалтеру. Для этого каждый месяц производятся отчисления в ФСС. Предприятию необходимо лишь погасить часть суммы рассчитанного больничного листа за первые три дня периода.

Остальная часть компенсируется за счет средств Фонда Социального Страхования. Для получения гарантированного возмещения уже уплаченных пособий важно на предприятии организовать грамотный учет листков нетрудоспособности.

Обязанности работодателя	Обязанности ФСС	Права работника
рассчитать пособие по больничному листу, исходя из стажа, продолжительности болезни; приложить копию трудовой книжки работника как доказательство наличия стажа.	проверить правильность заполнения больничного листа и компенсирующего расчета; принять положительное или отрицательное решение о компенсации уплаченных работодателем денежных сумм.	Получить причитающее пособие по листу нетрудоспособности в течение 6 месяцев после болезни (по предъявлению).

Учет документов строгой отчетности осуществляется непосредственно на предприятии. Для этого предусмотрено заполнение специального журнала кадровой службой организации. Правда, кадровики пренебрегают этой формальностью, так как эта обязанность не оговорена нормативными актами. Тем не менее, ведомость помогает в решении некоторых вопросов.

Скачать образец журнала регистрации больничных листов

Её назначение:

• систематизация информации;
• уточнение последовательности и длительности больничных периодов;
• методическая помощь в поиске конкретных документов при проверке ФСС;
• руководство к последующему заполнению Табеля учета рабочего времени;
• точная фиксация страхового стажа (рассчитывается на первый день болезни).

Эти данные важны при решении спорных вопросов. Например, по журналу прослеживается, был ли зарегистрирован тот или иной документ кадровым специалистом, правильно ли указан стаж. По сути, ведомость позволяет избежать конфликтных ситуаций с бухгалтером-расчетчиком или другим специалистом по кадровым вопросам.

Внимание! Основная причина отказов в выплатах ФСС – некорректное заполнение больничных листов. Поскольку ФСС может инициировать камеральную проверку, необходимо строго отслеживать поступление листов нетрудоспособности к работодателю.

Правила заполнения документа

Если лист нетрудоспособности заполняется строго черной гелиевой ручкой, без исправлений и помарок, то требования к журналу как к дополнительному документу на предприятии не устанавливаются. Работодатель вправе решать, как организовать работу в своем подразделении. Ведомость составляется в электронном или в письменном виде.

Электронный вариант сохраняется на диске компьютера кадровой службы. Для удобства заполнения примерную таблицу можно скачать в Интернете. После загрузки файла он редактируется «под нужды» работодателя. Далее активно используется в кадровой работе.

Общие требования к заполнению журналов в письменном виде выглядят следующим образом:

• журнал должен быть прошит как брошюра;
• листы журнала в обязательном порядке нумеруются;
• на последней странице ставится печать организации, дата заполнения, суммарное количество листов;
• информация на последней странице подтверждается подписью руководителя организации;
• на титульном листе указывается не только заголовок, но и полное наименование организации, уплачивающей взносы в ФСС, ее регистрационный номер.
• в журнале фиксируется начальная и конечная дата заполнения.

Образец журнала регистрации больничных листов

Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов

Учет производится по общепринятой табличной форме:

Наименование столбца	Пояснение
Порядковый номер	Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров
Данные работника	Перечисляются ФИО,  при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение
Серия документа	Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа
Код болезни	Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.)
Период заболевания	Указываются пограничные даты больничного листа
Длительность болезни	Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания
Страховой стаж	Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие.
Сумма выплат	Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С

Внимание! Листы нетрудоспособности подлежат оплате по 100 процентному тарифу в случае, когда страховой стаж сотрудника составляет более 7 лет 12 месяцев 30 дней. В период страхового стажа включаются отпуска по уходу за ребенком и периоды получения пособия по безработице.

Примерный образец журнала регистрации больничных листов, его актуальное заполнение на предприятии позволяет сократить время при подготовке документации для передачи в Фонд Социального Страхования. Для его применения в работе следует в точности передать информацию по каждому застрахованному лицу.

Например:

№		Номер б/л	Основание для выдачи	Кол-во дней	Стаж	Велич. пособия	От ком-па-нии	От ФСС	Итого
1.	Сидоров Илья Борисович	285569456235	Уход за матерью	12.09.2016-25.09.2016	12 л. 2 мес. 3 дня	100%	3000	11000	14000

Другой образец заполнения:

ФИО	Табельный номер	Лист нетруд-сти		Больничное учреждение	Причина выдачи	Период нетруд-сти		Общее кол-во дней
		номер	Дата выдачи			с	по
Смирнов Борис Григорьевич	45	145685 585412	04.04.2016	МСЧ № 5 г.Перми	01	04.04. 2016	16.04.2016	13

Есть ли типовой бланк?

Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.

Кто заполняет?

По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.

Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.

Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.

Срок хранения

Журнал является важным документом в системе документооборота предприятия. О его порче или преднамеренном уничтожении сообщается правоохранительным органом. Поэтому его сохранное хранение обеспечивается в сейфе кадровой службы.

Срок хранения важной документации – не более 5 лет. Так как корешки листов нетрудоспособностей остаются на предприятии ровно 6 лет, то целесообразно увеличить общий период сохранности документов до 6 лет.

Решение об уничтожении документа строгой отчетности на предприятии принимается экспертно-проверочной комиссией. Бумаги уничтожаются по акту организацией, уполномоченной на данное действие. На акте ставится пометка: «Уничтожено методом прессования».

Есть ли ответственность за неведение?

При отсутствии журнала на предприятии наказание не планируется. Несмотря на это, каждый работодатель вправе подписать приказ, регламентирующий ведение записей. К распоряжению прилагается инструкция по ведению учета, разработанная кадровой и бухгалтерской службой. Журнал нужен работодателю для эффективного контроля за трудовым процессом.

Даже поверхностное знакомство с документом позволит понять:

• кто и в какое время года чаще всего болеет на предприятии;
• сколько финансов тратиться на обеспечение социальных гарантий;
• какая часть средств возмещается из фонда социального страхования;
• законно ли начисляются пособия.

В соответствии с этими знаниями можно организовать на предприятии меры по профилактике заболеваний. Например, запланировать проведение вакцинации, выезд на оздоровительную базу для отдельных категорий ценных сотрудников. Так что о необходимости заполнения журнала учета больничных листов не стоит сомневаться!

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

buhuchetpro.ru

Журнал регистрации больничных листов (образец)

Листки нетрудоспособности (больничные листы) – первичный кадровый и учётный документ. Поступление его в организацию фиксирует журнал регистрации больничных листов, образец заполнения его граф есть в интернете. Регистрация и учёт в названии журнала взаимозаменяемы, играют роль полных синонимов. Процесс является одним из этапов документооборота больничных.

Инстанции прохождения больничных листов

Бланк листка временной нетрудоспособности разработан в ФСС и распечатывается на фабриках Гознака. Он имеет достаточно высокую степень защиты и подлежит строгой отчётности. Получение пустых бланков медучреждением отмечается в соответствующем журнале. Бланк начинает заполняться лечащим врачом. На руки больному он может быть выдан как в день начала его действия, так и во время выписки.

Затем пациент должен поставить в больничный лист печати в регистратуре и отнести на работу. В фирме пациента больничный лист (БЛ) передаётся в отдел кадров, в бухгалтерию, начальству цеха или офис-менеджеру. Это зависит от того, кто занимается кадрами.

Ответственное должностное лицо заполняет БЛ до конца и отправляет в ФСС. Сотрудник Фонда после обработки возвращает БЛ на предприятие, где он и должен храниться отведённое время. Пациент-работник в этом документообороте не участвует – ФСС не примет от него документы, если предприятие действует.

Учёт больничных листов в журнале

Движение и хранение листков нетрудоспособности на предприятии не регулируются в нормативно-методических актах. Специалисты по кадровому делу рекомендуют придерживаться общих принципов делопроизводства: входящий документ надо зарегистрировать, желательно каждый вид в отдельном журнале.

При предоставлении больничного листа работником кадровику стоит вписать в журнал регистрации порядковый номер, фамилию сотрудника, серию БЛ, причину выдачи (можно кодом), количество дней и период нетрудоспособности. На самом БЛ никаких отметок ставить нельзя.

Для отслеживания сроков в журнале учёта больничных листов стоит указать сроки поступления БЛ в организацию, отправки БЛ в ФСС и возврата оттуда. После получения документа из ФСС разумно учесть размер страховой выплаты от предприятия и от Фонда, т.е. придётся заглядывать в журнал второй раз.

Исходя из требований ФЗ «О страховых взносах» больничные листы следует хранить не меньше 6 лет после окончания расчётного периода. Иначе говоря, если пособие было выплачено 20.12.2015 г., то хранить БЛ надо до 31.12.2021 г. Логично хранить столько же и журнал регистрации БЛ, хотя это не регламентируется в законах.

Разработка формы журнала регистрации больничных

Нормативных шаблонов журнала учёта листков нетрудоспособности нет. Разработкой формы нужно заниматься:

1. специалисту по кадрам, работающему с больничными листами;
2. руководителю службы управления персоналом, ответственному за правильность и полноту кадрового делопроизводства;
3. представителю делопроизводственной службы или отдела информационных технологий, занимающемуся оптимизацией и автоматизацией документационного обеспечения управления;
4. представителю бухгалтерии – это позволит убрать двойную работу (от бухгалтеров может потребоваться реестр БЛ).

Можно создать как бумажный, так и электронный журнал регистрации больничных листов, образец последнего есть в интернете. Однако не все варианты удобны: иногда отсутствуют полезные графы и присутствуют лишние. Электронную таблицу можно составить в программах типа 1С или взять за основу образец реестра от ФСС (он был изначально разработан для пилотного проекта).

Журнал регистрации больничных листов образец

ppt.ru

Журнал учета больничных листов: образец, правила ведения

Больничный лист – официальное подтверждение того, что мы имеем право на то, чтобы остаться дома, при этом без последствий для нас. Конечно, работодатель может быть недоволен тем, что срок больничного листа немал, однако, по закону он не имеет права препятствовать работникам остаться дома. Больше того, после передачи больничного листа в организацию, компания обязана данный документ хранить. Правильная организация хранения этого документа, а также иных бумаг, касающихся работника, подразумевает заведение журнала учета больничных листов. Образец ведения этого журнала мы предоставим сегодня в нашей статье и объясним тонкости обращения с ним.

Журнал учета больничных листов: образец

Какие цели преследует ведение журнала

Содержание статьи

По закону работодатель не обязан вести журнал, однако, это все же желательно, и кроме того, весьма целесообразно. Подтвердить искомую полезность данного документа очень просто, ведь он выполняет несколько практических задач, которые без него сделать очень непросто.

1. Журнал оказывает помощь в процессе отслеживания момента исчерпания сотрудником лимита дней нетрудоспособности, оплачиваемых государством, ориентируясь на конкретные ситуации, тщательно рассмотренные в соответствующих законодательных актах.
2. Использование сохраненного больничного листа предоставляет вам возможность быстро и легко отследить то, как работник соблюдал срок передачи искомого документа, установленный по закону (полгода с момента закрытия).
3. При условии, что больничный лист, полученный после того, как работник вернулся к трудовой деятельности, будет зарегистрирован, его впоследствии будет просто найти в архиве при условии, что необходимо будет передать больничный лист в Фонд социального страхования при запросе от данной организации.
4. Используя журнал, работник, трудящийся в кадровом отделе организации, сможет точно высчитать, на какое количество дней гражданину, заболевшему и взявшему больничный в период отпуска, нужно будет продлить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Существуют общие рекомендации, которые могут помочь вам с тем, чтобы правильно вести данный журнал

Иными словами, перечисленные выше пункты особенную значимость будут иметь для сотрудников отдела кадров, которые отвечают за общее делопроизводство организации, и для которых очень важно правильно организовать учет. Потому-то журналам учета больничных листов и следует уделять особенно пристальное внимание.

Журнал интересующего нас типа можно вести как от руки, так и в печатном виде, как вам больше будет удобно

Форма и бланк заполнения журнала учета больничных листов: образец

Заполнение журнала регистрации листов нетрудоспособности, приносимых работниками, которые недавно находились на больничном, каждый работодатель может вести в свободной форме, так как по закону никакого определенного бланка или никакой конкретной системы для этих целей не установлено.

Получается, сотрудники отдела кадров могут разработать собственный, удобный именно для них вид журнала. Мы предлагаем вам воспользоваться образцом стандартного типа, используемым многими организациями, который вы впоследствии сможете использовать или дополнять так, как вы хотите.

Давайте рассмотрим составление сторон такого журнала в нижеследующей инструкции.

Инструкция: как правильно оформить журнал учета больничных листов для какой-либо организации

Шаг № 1 – подготавливаем титульную страницу журнала

Итак, в первую очередь нам нужно будет оформить титульную страницу нашего журнала, которая будет располагаться в самом начале данного «сборника» сведений. Именно по этой странице люди, которые никогда ранее не видели искомый журнал в глаза, смогут понять, что именно они держат в руках.

Примерный способ оформления титульной страницы журнала по учету больничных листков

Итак, оформляя титульную страницу, вы должны использовать сведения, касающиеся следующих важных аспектов, указанных в таблице ниже.

Таблица 1. Какие сведения нужно указать на титульной странице журнала по учету больничных листов

Сведения	Описание
Данные, идентифицирующие организацию	Так, в первую очередь нужно сказать, что журнал не может вестись просто, как какой-то документ, обособленный от организации. Следовательно, на титульной странице нужно указать не только то, что же это за журнал-то такой, но и также идентифицирующие организацию сведения: полное наименование организации, занимающейся учетом; указание формы собственности организации; указание организационно-правовой формы организации; индивидуальный номер налогоплательщика; код причины постановки на учет; адрес местонахождения компании.
Обозначение документа	Конечно, после того, как мы обозначили, к какой организации принадлежит искомый журнал, можно обратиться и к обозначению самого документа, а именно, указать его название. В нашем случае оно звучит официально как «журнал учета листков нетрудоспособности».
Период ведения документа	Чтобы было удобно осуществлять поиск сведений о конкретных бланках, необходимо вначале журнала также указать: дату начала ведения журнала; дату окончания ведения журнала. Конечно, вы не можете предугадать, когда кончится место в журнале, особенно заполняемом от руки, потому, ради удобства впишите вначале только ту дату, в которую журнал начал вестись, и уже потом, после того, как он будет закончен, укажите день, когда вы перешли к заполнению последующего журнала.

Больничный может быть выдан на разный срок

Как видите, заполнение титульной страницы – процедура простая и понятная. При желании вы можете добавить в эту часть журнала еще какие-либо сведения, однако перегружать ее не нужно, ведь титульная страница нужна только для обозначения основной информации.

Шаг № 2 – заполняем левую часть страницы в виде таблицы

Итак, мы переходим к заполнению основного разворота журнала, состоящего из двух частей:

• левой стороны;
• правой стороны.

Каким образом примерно нужно заполнить левую часть страницы журнала по учету листков нетрудоспособности

Все сведения и с той и с той стороны будут оформляться в виде таблицы. Пример вы можете видеть выше в данном шаге.

Больничные листы содержат важную для сотрудника и работодателя информацию, которую обязательно нужно принимать во внимание при определении, например, количества выплат за больничные дни, и прочих нюансов

Таблица 2. Сведения, вносимые в левую часть основного разворота журнала для регистрации листков нетрудоспособности сотрудников какой-либо организации

Сведения	Описание
Сведения о лице, предоставившем компании-работодателю листок нетрудоспособности	Итак, в первой графе будут идти данные о работнике, листок нетрудоспособности которого вы регистрируете. Вот, какие сведения нужно будет слюда внести: фамилию, имя, отчество гражданина; подразделение, в котором он трудится; должность данного гражданина.
Табельный номер	Сразу же следом за первым столбцом, в который мы внесли основные данные о гражданине, должен идти второй, внутри которого мы будем записывать табельный номер.
Общий столбец с информацией о листке нетрудоспособности	Итак, в следующий общий столбец, поделенный на три более маленьких столбца, необходимо записать сведения, касающиеся непосредственно самого листка временной нетрудоспособности. Речь идет о внесении таких сведений, как серия и номер листка; дата выдачи искомого документа сотруднику в больнице; дата передачи данного листка работодателю на учет и хранение в отдел кадров.

Заполнять данную сторону также будет намного проще, если организовать ее содержимое именно в таком порядке, какой был нами указан, поэтому, вы можете использовать данный образец с уверенностью, что впоследствии работать с журналом вам обязательно будет удобно.

Шаг № 3 – вносим сведения в правую сторону основного разворота журнала

Итак, теперь перейдем к рассмотрению того, как именно нам нужно заполнить правую сторону разворота журнала для регистрации и учета больничных листов.

Как примерно надлежит оформить правую сторону основного разворота журнала

Таблица 3. Какие данные нужно внести в журнал на его правом развороте

Сведения	Описание
Данные об учреждении, выдавшем листок	Учреждение, которое выдало листок нетрудоспособности, будет отмечено в искомом документе. Поэтому, вы просто сможете переписать из него все данные непосредственно в журнал. При условии, что у медицинской организации в названии имеются какие-либо сокращения, можно писать сокращенно, главное, чтобы было понятно, в каком учреждении гражданин получил справку о том, что может некоторое время не работать.
Вид нетрудоспособности	Во втором столбике нужно указать, по какой причине гражданину был выдан листок нетрудоспособности. Смотреть диагноз также нужно будет непосредственно в предоставленном сотрудником документе. Так, например, там вы можете указать, что сотрудник отсутствовал ввиду: перелома ноги; ОРВИ; прочих недугов различного характера.
Период нетрудоспособности	Данный столбец также нужно поделить на две секции, в которых будет обозначаться: с какой даты гражданин находился на больничном; по какую дату гражданин находился дома ввиду того, что нуждался в лечении.
Общее количество дней нетрудоспособности	Общее количество дней нетрудоспособности высчитывается легко при определении даты начала больничного и его окончания. Общее количество этих дней, собственно, и нужно указать в искомом столбике, без всяких дополнений, просто цифрой.
Примечание	Этот столбец нужно сделать в журнале, как говорят, на всякий случай, так как он может вам понадобиться для внесения каких-либо особых сведений или дополнений к другим столбцам.

Листок нетрудоспособности выдают непосредственно в медицинском учреждении, в котором проходит лечение сотрудник

Обратите внимание: вы имеете право на то, чтобы самостоятельно определять, что же будет включено в графы оформляемого вами журнала. Если вам будет удобно вести его как-либо иначе, пожалуйста, делайте так, порой индивидуально созданная система учета оказывается куда более удобной и эффективной.

Особенности ведения и хранения журнала учета больничных листов

Согласно букве закона, при условии, что работодатель принимает решение о ведении таких журналов (а как вы помните, оно добровольное), он берет на себя соответствующую ответственность, которая будет касаться непосредственно длительности хранения данного сборника сведений. Так, по закону обязательной срок хранения таких журналов регистрации больничных листов будет составлять 5 лет.

Журнал рекомендуется держать в месте, защищенном от влажности и посторонних глаз, а страницы внутри него нумеровать, дабы исключить путаницу и возможность незаметного удаления одной из страниц.

После того, как данный сборник сведений будет окончательно подготовлен, необходимо будет его прошить, и на прошивке установить листочек с:

• штампом;
• указанием количества листов, содержащихся в журнале.

Вот такой листок можно крепить на прошивке, не забывая указать на нем основные и дополнительные сведения, а также обязательно проставить штамп организации

Искомые действия можно отнести к общему порядку хранения и учета документации кадрового типа. При условии, что руководитель отдела кадров или руководитель организации, принявший решение о ведении данного журнала, сочтет нужным установить иной порядок хранения и учета данной документации, он имеет право на его воплощение в жизнь.

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

Подведем итоги

Журнал учета больничных листов – важный сборник сведений, содержащий данные о том, какой сотрудник, по какой причине находился на больничном, сколько он отсутствовал на рабочем месте и прочие дополнительные нюансы. Иметь в распоряжении такой журнал порой оказывается очень полезно, так как его наличие значительно упрощает проведение множества процедур учетного и иного типа, проходящих в отделе кадров. При условии, что вы являетесь сотрудником упомянутого подразделения, и начальство дало вам задание разработать журнал, можете воспользоваться представленными нами выше шаблонами, поверьте, они будут вам удобны.

Читайте полезную информацию, о правилах выдачи больничного листа, а также порядок оформления и сроки выдачи, в нашей новой статье.

Видео – Учет больничных

posobie-expert.com