В какие сроки выплачиваются командировочные расходы

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке. Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно ;. Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН. Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации. До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Командировки 2019

Несмотря на то, что термин «командировки» активно используется такими нормативными актами как КЗоТ и НКУ, однако ни один из них не дает этому термину самого определения. Зато очень хорошо с этой задачей справилась Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от По нормам п.

Здесь важно не путать это понятие с поездкой работника, постоянная работа которого проходит в пути или носит разъездной характер. Так или иначе, служебная командировка связана со многими нюансами, которые обязательно следует учитывать, как предприятию, так и командированному работнику. Прежде всего это связано с денежным обеспечением работника, которого отправили, правильным документальным оформлением расходов, понесенных во время такой поездки, определенных гарантий и ограничений, вытекающих из норм законов, в частности КЗоТ и НКУ.

Порядок направления работников в командировки предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем такого предприятия. Эти правила могут быть отражены в колдоговоре или установлены отдельным документом, например в положении о служебных командировках. Обратите внимание! Эти два документа являются обязательными для использования предприятиями и организациями, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств.

Небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа. Однако, если такое предприятие является получателем бюджетных средств, то при направлении работников в служебные командировки, осуществляемые за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие обязано соблюдать эти требования см. В любом случае, начинать отправления работника в служебную командировку следует из соответствующего распоряжения руководителя.

Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом распоряжением.

Этот документ должен содержать, по меньшей мере:. В случае поездки по приглашению, в приказ стоит включить его копию с переводом см. Письма Минфина от В приказе может быть отражена и другая информация. В частности, руководитель предприятия имеет право ввести дополнительные ограничения по суммам средств, выдаваемых командированному работнику в пределах установленных норм , а также целей их использования. Также в приказе можно, в случае необходимости, указать то, что работник специально командирован для работы в выходные и нерабочие праздничные дни см.

После оформления приказа, его копию следует отдать командированному работнику. Такая копия служит основанием для того, чтобы в счет за проживание в гостинице по месту командирования не был включенном туристический сбор.

Ведь плательщиками туристического сбора не является, в частности, лица, прибывшие в командировку пп. С целью обложения НДФЛ, не является доходом налогоплательщика — физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов в пределах фактических расходов, а именно:. Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов , удостоверяющих стоимость этих расходов.

Кроме того, в налогооблагаемый доход не включаются, и как следствие, не облагаются расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица суточные расходы , понесенные в связи с такой командировкой. Направляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом п.

При этом таким работникам выплачивают ст. Как правило, сумма аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом вышеперечисленных расходов.

Оформить перечень и расчет таких расходов можно в виде сметы. В случае командировки по Украине аванс выдается в гривне, а при командировке за границу — в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте. Если при направлении в командировку за границу работник будет осуществлять расходы на территории Украины, часть суммы аванса он может получить и в гривне см.

Письмо Минфина от Напомним, по-прежнему размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы , установленной на 1 января налогового отчетного года, в расчете за каждый календарный день командировки.

Для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному курсу, установленному Нацбанком, в расчете за каждый день. Аванс на командировку за границу должен выдаваться в национальной валюте того государства, в которое отправляют работника, или в свободно конвертируемой валюте.

Сумма такого дохода отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода «». Суточные включают в общую сумму аванса и выдают работнику до начала командировки. Особый порядок выдачи суточных может быть предусмотрен и с учетом режима питания работника в командировке. По крайней мере о таких процента говорится в п. В конце концов, можно отдельно предусмотреть, что в случае если стоимость питания включена в счет гостиницы или проездного документа, суточные уменьшаются на эту сумму.

Отдельно заметим, что суточные законодательство признает расходами, не требующих специального документального подтверждения пп. При этом, норма пп. Предприятие может компенсировать работнику любые расходы на проезд по своему усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировке, ведь законодательство не ограничивает виды транспорта, которым командированное лицо может добраться до места командировки и обратно, а также перемещаться по месту командировки.

В то же время, пп. Итак, подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки в том числе на арендованном транспорте , являются:. Поэтому не будет лишним работодателю зафиксировать легальность таких расходов в локальных нормативах на предприятии, регулирующих правилах о командировке например, положение о командировке.

Как и в случае с расходами на проезд в командировке, расходы на проживание работника предприятие возмещает только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Как уже было сказано выше, не подтвержденные документально расходы, либо вообще не возмещают, или возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход командированного работника. Документами, подтверждающими стоимость расходов на проживание командированных лиц является счета, полученные из гостиниц мотелей или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе по бронированию мест в местах проживания пп.

При этом, согласно требованиям Закона о РРО документами, подтверждающими оплату гостиничных услуг, то есть расчетными документами, могут быть фискальные кассовые чеки РРО или расчетные квитанции.

Бизнесу Юристу Бухгалтеру. Полный прайс Выбрать оптимальное решение. Русский Украинский. Добавление в Избранное. Отменить Добавить. Новости Аналитика Календарь. Новости Аналитика Календарь Актуально.

Калькулятор индексации зарплаты Калькулятор отпусков Конвертер валют Проверка контрагента. В материале поговорим о документальном оформлении командировки, Приказ о направлении работника в командировку, аванс на командировку, начисления суточных и возмещение расходов на проезд и проживание.

Общие моменты Документальное оформление командировки Приказ о направлении работника в командировку Документальное подтверждение расходов в командировке Аванс на командировку Расчет суточных Расходы на проезд при командировке Расходы на проживание во время командировки Общие моменты Несмотря на то, что термин «командировки» активно используется такими нормативными актами как КЗоТ и НКУ, однако ни один из них не дает этому термину самого определения.

Документальное оформление командировки Порядок направления работников в командировки предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем такого предприятия Эти правила могут быть отражены в колдоговоре или установлены отдельным документом, например в положении о служебных командировках.

Последний может содержать, в частности, следующее: порядок выдачи аванса на командировку; размер суточных расходов здесь помните, что установленные сверхурочные суточные потенциально попадают в поле применения НДФЛ и ВС ; предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья например, запрет на наем роскошных апартаментов ; предельный размер расходов на проезд с указанием определенных ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиатранспорт, а также пользование услугами такси и т.

Приказ о направлении работника в командировку Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом распоряжением. Этот документ должен содержать, по меньшей мере: фамилию, имя, отчество и должность лица, которое отправляется; пункт назначения страна, город, другой населенный пункт ; название предприятия, куда командируется работник; цель командировки служебное задание и т. По мнению налоговиков, такими документами являются: транспортные билеты или транспортные счета багажные квитанции , в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов; счета , полученные из гостиниц мотелей или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания; страховые полисы и т.

Аванс на командировку Направляя работника в командировку, работодатель обязан обеспечить его авансом п. Обычно аванс выдают двумя способами: наличными из кассы предприятия; в безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек. Расчет суточных Напомним, по-прежнему размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы , установленной на 1 января налогового отчетного года, в расчете за каждый календарный день командировки.

В году этот показатель достиг — ,30 грн ; Для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному курсу, установленному Нацбанком, в расчете за каждый день.

Расходы на проезд при командировке Предприятие может компенсировать работнику любые расходы на проезд по своему усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировке, ведь законодательство не ограничивает виды транспорта, которым командированное лицо может добраться до места командировки и обратно, а также перемещаться по месту командировки.

Итак, подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость фактических расходов командированного лица на проезд в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки в том числе на арендованном транспорте , являются: транспортные билеты; транспортные счета багажные квитанции ; электронные билеты при наличии посадочного талона если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.

Расходы на проживание во время командировки Как и в случае с расходами на проезд в командировке, расходы на проживание работника предприятие возмещает только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Похожие новости Командировки. Юрлиц обязали раскрыть информацию о конечных бенефициарах: новации Закона о финмониторинге.

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

Главная Как выплачиваются командировочные? Опубликовано: Как выплачиваются командировочные? Часто отправляют в командировки.

По правилам, при деловых поездках сотрудникам положены суточные. Выплачивать их нужно за каждый календарный день поездки.

Как правильно оформляются командировочные по работникам, находящимся в командировке более 6 месяцев? Подходит ли подпункт 7 пункта 3 статьи для данной ситуации? Правильно ли то, что командировочные начисляются только за 2 месяца, где в законодательстве это описано? Когда оплачиваются командировочные суточные, начисляется ли параллельно ЗП, если сотрудник в длительной командировке? Как следует из вопроса, работники находятся в длительной командировке более чем 6 месяцев.

Суточные в командировке 2020: нормы, размеры по России и за границей

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу. Так сколько платить суточных? На отправлено письмо для подтверждения. Вы можете изменить адрес. Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. В Яндекс. Экстерн доступно два новых вебинара. Работодатель обязан возмещать работникам суточные абз. Пример расчета суточных работнику Условие.

Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы. Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов. Трудовой кодекс в ч. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать. При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией.

Новости Инструменты Обучение Форум. Войти Зарегистрироваться.

То, что любая командировка связана с расходами для организации индивидуального предпринимателя — это аксиома. Направляя работника в служебную поездку, ему нужно возместить:. Суточные — это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства.

Срок выплаты суточных при командировках: правила в 2020 году

Образец заявления сотрудника о выдаче аванса под отчет на командировку. Образец приказа о выдаче денежных средств из кассы под отчет на командировку. Инструкция от Системы Главбух: как и в каком размере выдавать суточные.

Несмотря на то, что термин «командировки» активно используется такими нормативными актами как КЗоТ и НКУ, однако ни один из них не дает этому термину самого определения. Зато очень хорошо с этой задачей справилась Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от По нормам п. Здесь важно не путать это понятие с поездкой работника, постоянная работа которого проходит в пути или носит разъездной характер. Так или иначе, служебная командировка связана со многими нюансами, которые обязательно следует учитывать, как предприятию, так и командированному работнику.

Командировочные расходы в 2016 году

.

Командировочные расходы в году Нормы суточных зависят от того, какое предприятие их выплачивает и куда едет сотрудник. Сроки выплаты суточных устанавливают работодатели и отражают во.

.

.

.

.

.

.

.

В какие сроки выплачиваются командировочные расходы

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении. Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Выплаты работникам, направленным в командировку

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Суточные при командировках по России 2018

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Отправить Регистрация. Форум Форум. Активные обсуждения Новые вопросы Мои обсуждения.

Задать вопрос. Доброго времени суток! Ответьте, пожалуйста, на вопрос: в какое время производиться выплата командировочных: до командировки в виде аванса или после по факту подтвержденных расходов.

Александра Кривошеева Консультант. Добрый день. Обычно издается приказ на командировку и передается в бухгалтерию.

Очень удобно, если приложением к приказу является и расчет, какие расходы запланированы в связи с командировкой. Исходя из него, бухгалтер начисляет сумму аванса включаются оплата проезда туда и обратно, стоимость проживания, суточные на все дни командировки плюс какая-то сумма на непредвиденные расходы.

Деньги обязательно выдаются авансом. По возвращении из командировки работник обязан отчитаться в трехдневный срок. Неизрасходованные средства вносятся в кассу. Перерасход, утвержденный руководителем, выплачивается работнику.

Организация бюджетная, деньги на проезд и оплату жилья поступают из областного бюджета, а суточные из местного. Авансом выдавать не хотят, езжай в командировку на свои деньги, потом по факту оплатим. Ответьте пожалуйста на вопрос: правомочно ли это? Добрый вечер. Нет, неправомочно. Постановление Правительства РФ от 13 октября г.

N «Об особенностях направления работников в служебные командировки» Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства суточные. Рассчитать бесплатно. Цитата: Ответьте, пожалуйста, на вопрос: в какое время производиться выплата командировочных: до командировки в виде аванса или после по факту подтвержденных расходов.

Сейчас смотрят. Нужно ли пробивать чек при внесении физлицом денежных средств на расчетный счет организации? За сколько дней до начала ежегодного оплачиваемого отпуска издается приказ? Как в трудовом договоре прописать сроки выплаты зарплаты? Смотрят тему: гость. Александра Кривошеева Консультант 29 марта в Добрый день. Александра Кривошеева Консультант 30 марта в Добрый вечер. После получения подотчетных командировочных сумм работник должен в течение 3 дней либо уехать в командировку, либо вернуть деньги в кассу.

После возвращения из командировки — отчет в 3 дня. По поводу возмещения потраченных сотрудником личных денег на командировку таких жестких сроков нет. Может и затянуться. По поводу убытия в командировку без предварительной выплаты командировочных.

Может быть, и неправомочно, но встречается часто. Например, если возникла необходимость срочной командировки в субботу. Тут без вариантов. А по правилам — как ответила Александра.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу. Так сколько платить суточных? Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 1 раз в неделю.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Командировочные расходы

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы — ст. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от Работнику, направленному в командировку, гарантируется сохранение места работы, должности, среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой ст. Работодатель обязан выплачивать работникам, направленным в командировку, суточные ст. Суточные выплачиваются за каждый нахождения в командировке, включая выходные, праздничные дни, дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути абз. Выплата суточных при возможности ежедневного возвращения к месту постоянного жительства.

Бесплатно скачать образец положения о командировках в формате Word.

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке. Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно ;. Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН. Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации. До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:. Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:. Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов. Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:. Суточные — это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства.

Статья Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Так как командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, то и расходы на ее организацию несет работодатель ст. В командировочные расходы включаются ст. Направляя работника в поездку, нужно знать, что аванс на командировку обязателен, и без него не обойтись п. Постановлением Правительства РФ от Аванс на командировочные расходы включает в себя не только расходы по найму жилого помещения и оплаты проезда, но и суточные за все дни командировки подробнее об этом см. Даже если работник согласен ехать без аванса, пользоваться его предложением нельзя. Дело в том, что суточные относятся к зарплате работника, а за несвоевременную выплату зарплаты законодательством предусмотрена ответственность:. На практике кадровики и бухгалтеры нередко задаются вопросом, за сколько дней до поездки нужно выплатит аванс перечислить на карту Сразу скажем, что конкретного срока выплаты аванса на командировку не установлено, поэтому определение срока выплаты остается на усмотрение организации подробнее об этом см. Подпишитесь на бесплатную рассылку, чтобы получать новые статьи Я принимаю условия Политики конфиденциальности. Ответы на вопросы по трудовому праву.

Командировочные расходы — это расходы, оплачиваемые работнику за в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы.

Выдаем аванс на командировочные расходы

.

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

.

Срок выплаты командировочных

.

Статья 168 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

.

Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

.

Выплачиваем суточные до отъезда в командировку

.

Командировка на один день: как оформить и учесть?

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Предприятие в вопросах и ответах

84. Командировочные расходы

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной (либо подвижный) характер. В этих случаях работникам производится выплата специальных надбавок к заработной плате.

Распоряжение работодателя о выезде в командировку является для работника обязательным.

Не допускается направление в командировку:

1) беременных женщин;

2) лиц, не достигших возраста 18 лет;

3) работников в период действия ученического договора.

Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, могут направляться в командировки только с их согласия.

Документальное оформление командировок.

Максимальная продолжительность командировки в пределах Российской Федерации составляет 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Предельная продолжительность командировок работников за пределы Российской Федерации не установлена. Начиная с 61 дня пребывания работника в командировке за границей, суточные выплачиваются по нормам, установленным для работников загранучреждений Российской Федерации, расположенных в пределах государства, в которое командирован работник.

При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указывается:

1) фамилия, имя, отчество командируемого работника;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование организации, куда командируется работник;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющим работника в командировку.

Такие данные о командировках, как время отъезда в командировку, время прибытия в пункт назначения, отбытие из пункта назначения и прибытие на место постоянной работы с указанием дат, всегда фиксируются в удостоверении. Наличие нескольких пунктов назначения так же прописывается в удостоверении, и должна быть заверена подписью и печатью организации.

Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата проживания и т.д.).

Организации в журналах специальной формы ведут регистрацию лиц, отбывающих и прибывающих в командировки. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя организации.

Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы. Его рассчитывают исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.

По возвращению из командировки в установленные для отчета сроки подотчетное лицо составляет авансовый отчет, в котором перечисляет, когда, кому, на основании какого документа и в какой сумме произведены расходы. Сведения о полагающихся компенсационных выплатах (суточные, найма жилья без оправдательных документов) рассчитываются непосредственно в авансовом отчете. В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию, где проверяется и обрабатывается. Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, а расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета. Остаток аванса подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.

Компенсация расходов при командировках в пределах Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно;

3) возмещение расходов по найму жилого помещения;

4) выплата суточных за время нахождения в командировке;

5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя.

Средний заработок за время нахождения в командировке.

За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Оплата суточных.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные.

При этом днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда – календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы.

Следует учитывать, что если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает работодатель.

Коллективным договором или локальным нормативным актом организации суточные за время нахождения в командировке могут быть установлены в повышенном размере по отношению к нормативу. В этом случае сумма превышения облагается налогом на доходы физического лица и единым социальным налогом.

Оплата транспортных расходов.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

как управлять претензиями для вашего бизнеса

В предыдущей статье этого блога мы объяснили основы настройки политики расходов. Мы упустили только одну вещь — видов расходов, которые вы должны включить в . Вот на что мы сегодня смотрим.

Ни одна политика в отношении расходов не будет полной без исчерпывающего определения всего, что ваши сотрудники могут списать как коммерческие расходы. Без него может быть трудно решить, действительны ли определенные платежи для возмещения расходов, что может привести к спорам с сотрудниками.

Итак, какие расходы следует покрывать, а какие нет? Давайте узнаем, глубоко погрузившись в возмещаемые расходы.

Какие расходы подлежат возмещению?

Важно определить, о чем мы здесь говорим. Когда сотрудники несут расходы от имени вашей компании, им иногда нужно тратить собственные деньги. Как морально, так и юридически требуется, чтобы компания возместила им эти платежи своевременно и в полном объеме.

Но это не означает, что сотрудники могут требовать компенсацию за каждый платеж, который они производят. Чтобы все было справедливо и прозрачно, вам необходимо установить четкие правила того, что считается возмещаемым расходом .

Во-первых, расход должен иметь четкий деловой характер . Это должна быть покупка, связанная с услугами сотрудника перед его или ее работодателем — другими словами, что-то, что необходимо сотруднику для выполнения своей работы.

Это довольно широкое определение, и оно может охватывать все, что угодно, от ночевки в отеле во время деловой поездки до дополнительного монитора для рабочего компьютера. Правила немного различаются от места к месту, поэтому обязательно проверьте свое местное законодательство на предмет точного юридического определения .

Во-вторых, очень важно, чтобы у них было подтверждение оплаты в виде квитанции, счета-фактуры или другого доказательства покупки. Информация, которая должна быть отображена в записи, чтобы сделать ее юридически действительной, различается в зависимости от страны, но как минимум она должна включать общую сумму (с налогом), время и место покупки, а также описание предоставляемого продукта или услуги. .

Наконец, о любых возмещаемых платежах всегда следует сообщать ответственному отделу в разумные сроки. Любая излишняя сумма, оставшаяся у работника от первоначального возмещения, также должна быть возвращена работодателю в те же сроки.

Если расход проходит эти тесты, он вполне может иметь право на налоговый вычет. (Для британских предприятий точные правила четко изложены в этом онлайн-руководстве.)

Примеры возмещаемых расходов

Теперь, когда мы знаем больше о характеристиках допустимых расходов, пора глубже изучить различные категории, возмещение которых ваша компания могла бы рассмотреть.

Путевые расходы

Как один из самых больших источников возмещения расходов сотрудникам, командировки компании покрывают большое количество вещей. Путешествие по делам означает совершение большого количества платежей, и большую часть из них следует рассматривать как действительные расходы .

Все начинается с того, что добирается до аэропорта. — короткая поездка, которая требует больших затрат на общественном транспорте или такси. Сам рейс также составляет большую сумму и должен включать в себя любые покупки еды и напитков в полете на разумную сумму.По прибытии в пункт назначения расходов на проживание являются еще одним основным расходом , который необходимо покрыть.

Хотя все эти расходы являются относительно обычными, есть также некоторые менее известные дорожные расходы, о которых стоит упомянуть. Например, визы или другие проездные документы могут потребоваться при поездках в некоторые части мира, в то время как для других может потребоваться даже вакцинация сотрудников . Обе эти вещи обходятся недешево, и, поскольку они являются неотъемлемой частью деловой поездки, имеет смысл покрыть их в качестве расходов.

Узнайте, как создать отличную политику в отношении командировочных расходов, в предыдущем сообщении в блоге.

(Для читателей из Великобритании, вот наш путеводитель по дорожным расходам HMRC.)

Питание и развлечения

Если сотрудник обедает в командировке, это, конечно же, должно автоматически покрываться как командировочные расходы. Но тогда есть вероятность, что сотрудник захочет угостить клиента или связаться с ним за ужином , потому что он думает, что это положительно повлияет на деловые отношения.В этом случае покрытие этих затрат однозначно будет в интересах вашего бизнеса.

Объем таких «сетевых» расходов должен включать большую часть развлечений, например, поход на музыкальное или спортивное мероприятие, но это учитывается только в том случае, если клиент действительно присутствует.

(Здесь мы объясняем ставки HMRC на питание.)

Транспортные расходы

Во время поездки большинство видов транспорта должны быть покрыты — в конце концов, это рабочая поездка.Но ваши сотрудники могут нести командировочные расходы, когда они не в дороге, например, когда едут на общественном транспорте или едут в офис каждый день . Стоит ли вам покрывать эти расходы?

Это действительно зависит от множества разных вещей. Хорошо финансируемое и успешное предприятие может захотеть сэкономить на расходах на топливо, но молодой стартап, возможно, должен вложить свои деньги в другое место . Если ваша компания стремится к более устойчивому развитию, возможно, имеет смысл предложить что-то совсем другое, например, спонсировать покупку велосипеда.

Обязательно обратите внимание на особые правила для каждой категории возмещения. Например, если сотрудники из Великобритании используют свой личный автомобиль в деловых целях, HMRC установил определенные ограничения на то, сколько вы можете им за это заплатить.

Офисные расходы

Если вы хотите, чтобы ваши люди могли делать отличную работу, имеет смысл предоставить им доступ к лучшим инструментам. Ничто не может повлиять на уровень производительности, например медленный компьютер или сломанная клавиатура, поэтому вам следует включить эти и другие инструменты в свою политику расходов.

Связь

Когда ваша команда постоянно в движении, вы хотите, чтобы все были всегда доступны. Вот почему вы можете захотеть покрыть телефоны своих сотрудников и тарифные планы сотовой связи — особенно для должностей, которые предполагают много разговоров, например, в продажах.

Для компаний, которые работают исключительно с людьми в одном местном офисе, это может быть неинтересно — как всегда, обязательно подумайте, применимо ли это к вашей ситуации.

Как отслеживать возмещение расходов сотрудникам

Для большинства компаний сложная часть состоит не в том, чтобы определить, за что сотрудников могут требовать возмещения.Как мы только что видели, это в основном классические расходы компании, и сотрудники в большинстве случаев могут руководствоваться своим здравым смыслом.

Самое сложное — как для отдельных сотрудников, так и для компании в целом — покрыть эти расходы.

Сотруднику

Это сложно для сотрудников по нескольким причинам:

1. То, как они платят на работе , отличается от того, как они платят в своей частной жизни
2. Затраты могут быть небольшими и нерегулярными, поэтому легко забыть
3. Им необходимо понимать, как правильно сообщать о расходах, и особенно , какие документы требуются

В целом, самая большая проблема заключается в отсутствии четкого формального процесса.А если и есть, то большинство сотрудников об этом не знают.

Для компании

В данном случае мы действительно говорим о финансовой команде (или в небольших компаниях, о офис-менеджере). Именно им приходится иметь дело с каждым заявлением о расходах сотрудников.

Для них проблемы более явные:

1. Отчеты о расходах часто неполные и полны ошибок
2. Претензии могут поступить в любое время в течение месяца или квартала , и сотрудники ожидают немедленного возмещения расходов
3. Обработка претензий требует большого количества ручного ввода данных , что еще хуже, когда есть ошибки

Чтобы преодолеть эти проблемы, вам необходимо внести изменения.И единственный лучший способ улучшить требования к расходам как для сотрудников, так и для финансовых групп — это автоматизировать все худшие части .

Все начинается с хорошего инструмента управления расходами, который помогает сотрудникам предъявлять претензии. Большинство из них начинаются с — мобильного приложения, которое знакомит членов команды с их заявкой . Будут действовать обязательные требования, гарантирующие, что информация не пропущена.

И что самое приятное — сотрудник может просто сфотографировать квитанцию.Им не нужно рыться в кошельке раз в месяц и пытаться вспомнить, за что производилась каждая оплата. Что отлично.

Но реальное преимущество этих систем заключается в их влиянии на финансовые команды. Во-первых, там вообще нет данных . Сотрудник уже заполнил всю информацию, и нет необходимости копировать ее в электронную таблицу.

Финансовый менеджер открывает свою панель управления, быстро проверяет претензию сотрудника, а затем утверждает (или отклоняет) ее к оплате.

• Этот процесс занимает секунды
• Нет необходимости искать в папке входящих сообщений электронной почты и открывать вложения
• Квитанции сохраняются в цифровом виде в правильную папку
• Утвержденные претензии отправлены в ваши бухгалтерские инструменты для оплаты

Когда вы думаете о том, сколько времени вы тратите на ручные процессы, это вызывает тревогу. Отчеты о расходах, вероятно, уже обходятся вашим путешественникам и финансовым специалистам драгоценным временем просто потому, что система неудобна.

Легкость возмещения расходов с Spendesk

К сожалению, даже лучшая политика в отношении расходов не может уберечь расходы от хлопот — для финансового отдела это большая административная нагрузка, в то время как сотрудникам часто приходится долго ждать, чтобы получить возмещение.

Возмещение с помощью Spendesk

Мы создали специальные инструменты для управления всеми расходами ваших команд. Они могут подать претензию, получить одобрение руководства и отправить полный запрос финансовому отделу за считанные секунды.

И самое интересное: теперь финансовые группы могут возмещать расходы сотрудникам прямо с платформы Spendesk. Это происходит практически мгновенно, и командам больше не нужно ждать выплаты заработной платы, чтобы возместить рабочие расходы.

Это справедливее, быстрее и лучше для всех участников!

Если вы хотите протестировать это для своего бизнеса, мы будем рады услышать от вас:

Общая туристическая информация | Деловые связи

IRS определяет бизнес-цель как «Бизнес-цель по расходам или коммерческой выгоде, полученной или ожидаемой к получению».Бизнес-цель должна быть достаточно описательной, чтобы четко продемонстрировать выгоду для UO. Подробная информация должна включать в себя, кто путешествовал, что они делали, почему они путешествовали, а также любые детали, которые считаются важными для объяснения обстоятельств. Расшифровывайте аббревиатуры.

Путешественники могут предоставить документацию, объясняющую цели бизнеса, например электронное письмо, подтверждающее встречу, повестку дня конференции или собрания, тезисы гранта и т. д. Если документация недоступна, путешественники должны предоставить ежедневный журнал для документирования деловой цели за все дни, за которые заявлены расходы.Журнал должен включать даты, название (имена) вовлеченной (ых) организации (й); имена и должности лиц, которых посетили / с которыми проводились консультации; посещенные места, памятники или учреждения; или другие описания по мере необходимости. Описание деятельности должно быть конкретным и содержать, например, тему исследования, название статьи и т. Д., В зависимости от ситуации.

Примеры:

Неадекватные описания:

• Посетить конференцию
• Книга исследований
• Сотрудничество
• Встреча с коллегами

Адекватные описания бизнес-целей с дополнительными примечаниями, чтобы предложить подтверждающую информацию:

• Присутствовать и присутствовать на Гатлинбургской конференции по исследованиям и теории умственной отсталости.Конференция состоится 5-7 марта в отеле Allegro в Чикаго, штат Иллинойс. Это поддерживает цели гранта xxx. Два личных дня в конце поездки. Прилагаемая сравнительная стоимость авиабилетов показывает, что цена только для бизнеса превышает фактические расходы на авиабилеты.
• Поездка в пустыню Мохаве для изучения окаменелостей позвоночных. Программа исследований, тезисы гранта прилагаются.
• В рамках штата на осенний семестр для посещения мероприятий, собраний совета директоров и собраний муниципалитета, встреч с выпускниками, набора студентов и встреч с представителями отдела маркетинга и коллегами из UO для обсуждения усилий по набору персонала.Конкретные подробности поездки указаны в прилагаемом журнале пробега.

Расчет времени в пути для получения возмещения — Финансы и бухгалтерский учет

Заявление директивы

Путешественникам классов A и B, как определено ниже, следует возмещать одну четвертую утвержденной ставки суточных за каждый квартал или его часть дня поездки, включенного в период командировки сотрудника.

Поездки классов A и B будут включать любые командировки по служебным делам вне обычных рабочих часов и вне обычных мест работы, когда считается разумным и необходимым остаться на ночь и для которых утверждены командировочные расходы.

Отчеты о командировочных расходах должны быть подписаны путешественником. Если путешественник готовит отчет о командировочных расходах в модуле командировок и расходов, электронная подпись приемлема. Если отчет о командировочных расходах готовится ведомственным составителем, сводный лист должен быть подписан и приложен в качестве резервной копии со всеми другими необходимыми командировочными квитанциями и информацией. Лица, ответственные за утверждение отчетов о командировочных расходах, должны убедиться, что расходы соответствуют требованиям и что к ним прилагаются все требуемые детализированные квитанции, информация и подписанные отчеты о расходах.Затем путешественнику возмещаются понесенные расходы. Все расходы, связанные с поездкой, должны быть указаны в отчете о расходах, включая расходы, оплаченные с помощью карты покупок UF или прямым платежом. Это сделано для того, чтобы правильно отразить истинную стоимость поездки и обеспечить полное раскрытие информации для целей аудита. Отчеты о командировочных расходах, содержащие только те расходы, для которых не требуются квитанции, все равно должны быть подписаны путешественником и помещены в качестве резервной документации.

Кто должен соблюдать?

Все путешественники университета.

Расчет дней поездки

Путешественникам разрешается путешествовать по стране до 1 дня, а за границу — до 2 дней, чтобы добраться до места назначения. Когда вы путешествуете по нескольким местам, последнее место работы, где вы спите, — это то место, откуда рассчитывается ваша норма еды, независимо от того, в какую часть дня вы находитесь в этом месте. День в пути для каждого класса рассчитывается следующим образом:

Класс A

День в пути: один календарный день (с полуночи до полуночи) — непрерывная поездка на 24 часа или более вдали от официального офиса.

класс B

День поездки: Начинается одновременно с периодом поездки — непрерывная поездка продолжительностью менее 24 часов, включающая ночное отсутствие в официальном офисе.

Определения

в сутки

Выплата путешественнику фиксированной суммы в сутки. UF Per Diem составляет 80 долларов в день (20 долларов в квартал) как для зарубежных, так и для внутренних поездок. Суточные выплачиваются вместо питания и проживания.

Последняя редакция

31.07.2021: проверенные материалы

UF HR Toolkit — Модуль командировок и расходов

Компенсация командировок и сотрудников: (352) 392-1241

путешествия @ ufl.edu

Остались вопросы?

Advisory Legal Opinion — Командировочные расходы, прямой платеж

Номер: AGO 91-19
Дата: 13 марта 1991 г.,
Тема: Путевые расходы, прямая оплата

Г-н Чарльз Д. Бейли-младший
Поверенный Управления аэропорта Сарасота-Манати

RE: ОРГАНА АЭРОПОРТА САРАСОТА-МАНАТИ — ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СОТРУДНИКИ — НАПРАВЛЕНИЕ ПУТЕШЕСТВИЙ оплата питания и проживания в соответствии с п. 112.061 (13), Ф.S., и может принимать правила, разрешающие прямые платежи обычным перевозчикам в соответствии с s. 112.061, Ф.С.

ВОПРОС:

Может ли администрация аэропорта Сарасота-Ламанти производить прямые выплаты отелям, обычным перевозчикам и другим поставщикам на дорожные расходы, понесенные участниками и сотрудниками?

РЕЗЮМЕ:

В соответствии с п. 112.061 (13), F.S., администрация аэропорта Сарасота-ламантинов может производить прямые выплаты поставщику за фактические расходы на питание и проживание.Похоже, что орган может принять подзаконные акты, предусматривающие прямые выплаты обычным держателям акций в соответствии с п. 112.061, Ф.С.

Вы обратились в этот офис с просьбой пересмотреть вывод, сделанный в AGO 76-3, о том, что прямые платежи не могут производиться ресторанам или отелям, обеспечивающим питание и проживание сотрудников, которых вызывают в короткие сроки для поездки во время чрезвычайной ситуации. .

На момент рендеринга AGO 76-3, s. 112.061, F.S., не содержало положений о прямых выплатах ресторанам или гостиницам, обеспечивающим питание и проживание сотрудников.[1] В ответ на AGO 76-3 был принят закон, разрешающий любому агентству оплачивать проживание и питание непосредственно поставщику, когда сотрудник должен нести дорожные расходы в чрезвычайной ситуации. [2]

Раздел 112.061, F.S., является единым законом о командировочных расходах для государственных учреждений в этом штате. Путевые расходы и суточные всех государственных служащих, служащих или уполномоченных лиц, командировочные расходы которых оплачиваются государственным агентством, регулируются ставками и ограничениями, установленными в законе, если иное прямо и конкретно не исключено общим законом. .[3]

Раздел 112.061 (13), FS, гласит:

«Каждый раз, когда агентство требует, чтобы сотрудник совершил поездку либо класса A, либо класса B с уведомлением путешественника об экстренной помощи, такой путешественник может запросить агентство. оплачивать свои расходы на питание и проживание непосредственно продавцу, и агентство может оплачивать продавцу фактические расходы на его питание и проживание в течение периода поездки, но в сумме, не превышающей разрешенную в соответствии с настоящим разделом.. Контролер может предоставить государственному агентству предварительное разрешение на прямые выплаты путевых расходов в других ситуациях, которые приводят к экономии средств для государства. . . . »

Таким образом, в чрезвычайной ситуации, платежи могут производиться агентством напрямую поставщику за питание и проживание в течение периода командировки сотрудника.« Агентство или государственное агентство »определяется для целей статьи 112.061, FS , as:

«любой офис, отдел, агентство, отделение, подразделение, политическое подразделение, правление, бюро, комиссия, орган , район, государственный орган, политический орган, округ, город, город, деревня, муниципалитет или любое другое отдельное правительственное учреждение, созданное в соответствии с законом.»[4] (es)

Таким образом, термин» агентство «в широком смысле включает в себя как государственные, так и местные организации. Управление аэропорта Сарасота-Ламанти было создано особым актом как политический и корпоративный орган. [5] Этот офис ранее определил, что уполномоченный орган подчиняется ограничениям, указанным в статье 112.061, FS, в той степени, в которой разрешающее законодательство не содержит противоречивых положений. [6] .Раздел 112.061, F.S., также не содержит конкретных положений о прямых платежах обычным перевозчикам. Статут, однако, предусматривает, что обычные перевозчики могут получать оплату чеком на рейс или кредитной картой, выставляемой непосредственно агентству [7].

Что касается государственных агентств, я хотел бы отметить, что Департамент банковского дела и финансов, в соответствии с его полномочиями обнародовать правила и положения, касающиеся выплаты государственных средств [8], разрешил прямое выставление счетов за общие расходы оператора связи государству. агентства, [9] при условии предварительного одобрения департамента.[10] Однако правила, позволяющие государственным агентствам производить прямые платежи обычным перевозчикам, не распространяются на юридическое лицо, которое не является государственным агентством, для осуществления аналогичных платежей.

Подобно полномочию Департамента банковского дела и финансов обнародовать правила, позволяющие производить платежи напрямую обычным перевозчикам, может показаться, что полномочия, в соответствии с его установленными законом полномочиями принимать правила для ведения своей деятельности, [11] будут в состоянии обеспечить прямые платежи обычным перевозчикам таким образом, чтобы это не противоречило требованиям s.112.061, Ф.С. Соответственно, администрация аэропорта Сарасота-ламантинов может принять правила, разрешающие прямые платежи поставщикам за питание и проживание, как это предусмотрено в п. 112.061 (13), F.S., и может принимать правила, предусматривающие прямые платежи обычным перевозчикам в соответствии с п. 112.061, Ф.С.

С уважением,

Роберт А. Баттерворт
Генеральный прокурор

RAB / tls

——————— ——————————————

[1] См. с.112.061, Ф.С. (1975). Ср. с. 112.061 (9), ф.С. (1975), уполномочивая Контроллера оплачивать квалифицированным туристическим агентствам, расположенным в штате, за покупку билетов для поездок на обычных перевозчиках.

[2] См. гл. 76-250, Законы Флориды.

[3] См. s. 112.061 (1), Ф.С.

[4] Раздел 112.061 (2) (a), F.S.

[5] Глава 77-651, Законы Флориды с поправками, внесенными гл. 78-620, 86-411, 87-525, 90-407 и 90-414, Законы Флориды.

[6] См. AGO 78-84 (Члены администрации аэропорта Сарасота-Ламанти, не имеющие права в соответствии с его уполномочивающим законодательством или статьей 112.061, FS, на возмещение дорожных расходов при поездке на место и обратно. дома в офис администрации аэропорта). Глава 86-411, Законы Флориды с поправками, гл. 77-651, Законы Флориды, чтобы разрешить участникам компенсацию за пробег, как это предусмотрено в s.112.061, Ф.С., от места жительства до места встреч и возвращения.

[7] См. s. 112.061 (7) (c), FS, предоставляя:

«В случае, если перевозка, отличная от наиболее экономичного класса, утвержденного руководителем агентства, предоставляется обычным перевозчиком по проверке полета или кредитной карте , расходы, превышающие самый экономичный класс, должны быть возвращены путешественником агентству, которому была поручена перевозка, предоставленная таким образом.«(es)

[8] См. ss. 17.075 и 112.061 (9), FS

[9]« Агентство », используемое в главе 3A, FAC, включает любые департамент, созданный в соответствии с главой 20, FS, Исполнительная канцелярия губернатора, Комиссия по дичи и пресноводной рыбе, Комиссия по условно-досрочному освобождению и условно-досрочному освобождению, Административный совет штата, Департамент по военным делам, а также законодательные и судебные органы власти

[10] См. Правила 3A-42.007 (6) и 3A-42.001 (3), F.A.C.

[11] См. s. 4 (а), гл. 77-651, Законы Флориды, дающие полномочия «принимать подзаконные акты для регулирования своих дел и ведения бизнеса».

Сводка допустимых командировочных расходов: Университет штата Айова

№

Последнее обновление страницы: 22 июля 2021 г.

Вид расходов	Политика возмещения	Требуется квитанция о возмещении? См. Требования к квитанции	Требуется квитанция для получения карты T&H? См. Требования к квитанции	Возможные варианты статей расхода в рабочий день
Тезисы докладов конференции	Фактические расходы на копирование материалов конференции или соответствующих тезисов и докладов.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Авиабилеты	Фактическая стоимость наименее дорогого из имеющихся классов. Бизнес-класс и первый класс не подлежат возмещению, если нет специального документально подтвержденного медицинского освобождения.Если вы совмещаете деловую и личную поездку, путешественник должен предоставить сопоставимую стоимость авиабилетов. Возмещение не будет предоставлено без сравнительного предложения. Расходы, связанные с личным проездом по карте T&H, будут возвращены. Дополнительную информацию о медицинских льготах и ​​личных поездках см. В разделе часто задаваемых вопросов — авиаперелеты. Билеты «Консолидатор» для зарубежных пунктов назначения могут быть оплачены по счету поставщика, даже если они не были приобретены в туристическом агентстве, с которым ИСУ заключил договор.Они не могут быть заявлены в отчете о расходах в качестве возмещения. Карту T&H можно использовать ТОЛЬКО с поставщиками ISU, имеющими контракт — корпоративными специалистами по планированию поездок или Key Travel; или напрямую с авиакомпаниями. Пожалуйста, ознакомьтесь с разделами «Обязанности путешественников», «Сводка недопустимых расходов» и «Сайты для путешествий в Интернете» перед покупкой билетов у источника, отличного от туристического агентства, работающего по контракту с ISU. Приемлемая документация для возмещения путевых расходов включает в себя весь маршрут авиакомпании с указанием имен, класса тарифа, дат поездки, всех этапов поездки и уплаченной суммы. Дополнительную информацию см. В разделе часто задаваемых вопросов — авиаперелеты и пакетные предложения для авиабилетов и проживания под заголовком ниже.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Авиабилеты — в штате Авиабилеты — За пределами штата Авиабилеты — Иностранные Сборы турагента — в штате Сборы турагента — За пределами штата Сборы турагента — иностранные
Комиссия за банкомат	Путешественникам, путешествующим за границу, иногда необходимо получить наличные в банкомате.Это возмещается, если предоставлена ​​документация (например, копия выписки по кредитной карте или выписки из банка).	Да, если больше 75 долларов.	Комиссия за банкомат не взимается с карты T&H.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Багажные сборы	Фактические расходы на багаж, необходимый для деловой поездки.Дополнительные расходы на проезд в отпуск или на личные вещи, такие как клюшки для гольфа, не подлежат возмещению.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Плата за провоз багажа — в штате Плата за провоз багажа — за пределами штата Багажный сбор — иностранный
Прокат велосипедов	Фактические расходы на командировки. Дополнительные расходы за дни отпуска не подлежат возмещению.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Такси и наземный транспорт — в штате Такси и наземный транспорт — За пределами штата Такси и наземный транспорт — иностранный
Аренда автомобилей	Фактический расход. Плата должна быть пропорционально распределена, если часть поездки не была связана с бизнесом. Воспользуйтесь ссылками Службы закупок для Enterprise и National, чтобы получить информацию об использовании контрактов, которые включают покрытие для страхового покрытия ущерба от столкновений (CDW), страхование убытков от ущерба (LDW) и ответственность без дополнительных затрат. Пожалуйста, посетите веб-сайт Risk Management для получения информации об аренде автомобилей в агентствах, отличных от Enterprise или National, включая следующие рекомендации: Если покрытие ответственности не предусмотрено, Университет рекомендует сотруднику Университета приобрести минимальную доступную сумму покрытия ответственности. Примеры допустимого покрытия ответственности включают: Дополнительное страхование ответственности (ALI) Приложение к страхованию ответственности (LIS) Дополнительное страхование ответственности (LSI) Дополнительное страхование ответственности (SLI) Дополнительная защита ответственности (SLP) Приобретите опциональную CDW (право на возмещение ущерба при столкновении), LDW (отказ от возмещения убытков) на арендованных транспортных средствах, в соответствии с Управлением рисками.Однако при использовании университетских контрактов через Enterprise и National, покрытия CDW и LDW включены без дополнительных затрат. (Страхование от повреждений при столкновении иногда называется страхованием от повреждений.) Возьмите напрокат автомобиль «в Университет штата Айова… (ваше имя)». При использовании агентств по аренде, отличных от Enterprise или National, CDW и LDW будут возмещены. Другие виды страхования, которые не подлежат возмещению, включают (но не ограничиваются): Автоматическая защита от буксировки (ATP) Экстренная защита от болезней (ESP) Страхование расширенной ответственности (ELI) Расширенная защита ответственности (ELP) Страхование душевного покоя (POM) Страхование от несчастных случаев (PAI) Страхование личного ущерба (PDW) Страхование личных вещей (PEC) Страхование личных вещей (PEI) Защита личных вещей (PEP) Страхование ответственности за аренду (RLI) Суперстрахование от несчастных случаев (SPAI) Защита незастрахованных / недостаточно застрахованных автомобилистов (UMP) Служба помощи на дороге подлежит возмещению в размере . Для получения дополнительной информации см. Библиотеку политик или веб-сайт Управления рисками.	Да, если сумма превышает 75 долларов США.	Да, если больше 75 долларов.	Прокат автомобилей — В штате Прокат автомобилей — За пределами штата Прокат автомобилей — Иностранный
Тесты на COVID-19, вакцинация, таблетки от малярии и т. Д.	Фактические расходы, только если они необходимы для поездки в университет.Требуется только сумма, не покрытая страховкой.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прививки, таблетки от малярии и т. Д.
Комиссия за конвертацию валюты	Фактическая сумма, необходимая для поездки в университет.	Да, если больше 75 долларов.	Нет. Карта T&H будет рассчитывать ставки.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Плата за выход	Фактические расходы могут быть востребованы, если они еще не включены в стоимость билета.Иногда взимается в зарубежных аэропортах. Квитанции часто не предоставляются.	№	№	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Расходы, оплаченные от имени другого путешественника	Эта практика настоятельно не рекомендуется, поскольку она повышает вероятность повторного возмещения.Почти у всех путешественников есть кредитные карты, и желательно, чтобы каждый человек оплачивал и требовал свои собственные расходы отдельно. Когда это невозможно, собственные расходы оплачивающего путешествия путешественника должны быть заявлены в специальных полях (например, Жилье ) на экранах Ввести расходы, а расходы неплательщика должны быть заявлены в поле Прочие с пометкой объяснение в текстовом поле Другие комментарии . Если текстовое поле не предоставляет достаточно места, приложите документ, объясняющий расходы, как часть файла квитанций в формате PDF.Объяснение должно включать имя путешественника, отношение к ISU и разбивку расходов (проживание, питание и т. Д.) В день. Оплата еды для другого путешественника считается Групповым обедом (см. Ниже). Для оплаты такси или такси, которые делятся с другими пассажирами, не требуется дополнительных документов или объяснений, так как стоимость проезда существенно не меняется при добавлении других пассажиров. См. Раздел Такси, такси, автобусы, маршрутные автобусы, метро ниже.Однако, если для каждого человека установлен отдельный тариф, как, например, в автобусах, маршрутных такси до аэропорта или метро, ​​каждый должен заявить о своих расходах.	Да, независимо от суммы.	Да, независимо от суммы.	Категория расходов зависит от приобретенного товара. Пожалуйста, обратитесь к соответствующему типу расходов, чтобы просмотреть правильную статью расходов.
Факсы	Фактические расходы, необходимые для университетского бизнеса. (См. Телефон ниже.)	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Проявление пленки / обработка фотографий	Фактическая стоимость проявления бизнес-пленки или обработки фотографий.Коммерческая цель должна быть объяснена в возмещении.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Комиссия за обмен валюты	Эмитенты кредитных карт часто взимают дополнительную комиссию, если расходы были понесены в иностранной валюте.Это возмещается, если предоставлена ​​документация (например, копия выписки по кредитной карте). (См. Также сборы ATM выше.)	Да, если больше 75 долларов.	Нет. Карта T&H будет рассчитывать ставки.	Прочие командировочные расходы — иностранные
Бензин	Фактический расход. Не может быть заявлено в дополнение к заявлению о пробеге. Обычно требуется только для арендованных автомобилей.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Топливо — в состоянии Топливо — вне штата Топливо — иностранное
Подарки (представительские расходы)	Фактические расходы на подарок, когда принято дарить подарок хозяину, особенно в международных поездках.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Глобальная онлайн-система регистрации	Служба таможенного и пограничного контроля США разрешает ускоренное оформление предварительно утвержденных путешественников с низким уровнем риска по прибытии в США. веб-сайт для получения более подробной информации. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Туристические визы и паспорта
Чаевые (Чаевые)	Фактические суммы, уплаченные за такси, скайкэпы, посыльные и т. Д., Будут возмещены. Чаевые за питание (чаевые официантам) не могут быть заявлены отдельно как средство превышения суточных. При истребовании суточных для внутренних и международных поездок чаевые являются одним из перечисленных непредвиденных расходов и поэтому не могут быть востребованы отдельно. Чаевые на сумму 100 долларов и более требуют подписи, напечатанного имени, адреса и номера социального страхования для налоговой отчетности. Это согласуется с нашим подходом к другим облагаемым налогом выплатам наличными в размере 100,00 долларов США и выше. (Исключения из требования о предоставлении номера социального страхования могут быть предоставлены для международных поездок, поскольку получатели вряд ли будут подлежать налогообложению в США.) Чрезмерная щедрость при чаевых является личным расходом и поэтому не подлежит возмещению.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Групповое питание	Фактические расходы на обед, включая чаевые. Требуется детализированная квитанция и копия клиента. Ксерокопии квитанции с кредитной карты клиента, показывающей только общую сумму еды и чаевых, недостаточно.Детализированная квитанция должна содержать подробную информацию о том, что было куплено, и копия клиента требуется для документального подтверждения суммы, уплаченной за чаевые. Если детализированная квитанция больше недоступна, получатель платежа должен заполнить форму Свидетельства об отсутствии квитанции. Необходимо указать имена других участников и деловую цель трапезы. Алкоголь должен быть вычтен, если он не начислен на неограниченные фонды. Когда необходимо вычесть алкоголь, вы также должны вычесть пропорциональную сумму налога с продаж и чаевых, связанных с алкоголем.Вы можете использовать эту насадку как модель для удержание. Если алкоголь оплачивается по карте T&H, сумма должна быть указана в статье личных расходов для возврата платежа. Расходы на питание для супруга (или другого значимого лица) сотрудника обычно не допускаются. Некоторые возможные исключения включают: Когда супруг (а) интервьюируемого (или другое значимое лицо) также присутствует на приеме пищи во время интервью. Когда сотрудник признается в функции признания персонала, присутствие супруга (или другого значимого лица), как правило, разрешено. При встрече с парой-донором сотрудник ISU может привести с собой супругу (или другое значимое лицо). При посещении мероприятия по сбору средств иногда ожидается, что на нем будут присутствовать супруги сотрудников (или другие значимые лица). Эти исключения не допускаются для финансирования спонсируемых программ и не распространяются на других членов семьи. Как правило, не допускается возмещение или оплата питания родителей, детей или других родственников. В любой ситуации с участием супругов (или других значимых лиц) требуется объяснение для обоснования деловой цели.	Квитанции на групповое питание требуются для всех возмещений командировочных и иных, независимо от суммы, поскольку они считаются расходами на гостеприимство.	Квитанции на групповое питание требуются для всех возмещений командировочных и иных, независимо от суммы, поскольку они считаются расходами на гостеприимство.	Групповое питание — в штате Групповое питание — За пределами штата Групповое питание — иностранное
Интернет	Фактические расходы, необходимые для университетского бизнеса.(См. , телефон ниже).	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Интернет (только для бизнеса)
Прачечная, химчистка	С 01.08.2020 , стирка и химчистка учитываются во всех непредвиденных расходах как часть суточных, поэтому не могут быть заявлены отдельно.	№	№
Жилье — бытовое	Путешественник может потребовать возмещения расходов на проживание, если проживание было необходимо.Компенсация должна производиться по единой ставке на все жилье внутри страны, если только за счет бронирования не одноместных номеров можно получить значительную экономию. Могут быть заявлены только фактические расходы, включая обязательные налоги и сборы. В качестве документации требуется окончательный, детализированный фолио отеля. Попечительский совет установил максимальную ночную ставку для внутренних поездок в зависимости от округов. Максимальная суточная ставка включает только базовую стоимость номера и не включает обязательные налоги, сборы или дополнительные сборы.Сумма возмещения равняется наименьшей из указанных суточных стоимости проживания в соответствующем месте или фактической стоимости проживания. Пределы проживания: Внутри страны : Во всех 99 округах Айовы максимальная суточная базовая стоимость номера составляет 96 долларов за ночь (тариф CONUS), включая Даллас и округ Полк. Внутренний CONUS (за исключением Айовы) : Администрация Генеральных служб США (GSA) установила ставки суточных для поездок внутри страны, за исключением Гавайев, Аляски и других стран.S территорий и владений, и эти ставки могут меняться ежемесячно. Ставки GSA можно проверить здесь. Аляска, Гавайи, территории США : Министерство обороны США устанавливает ставки суточных для этих городов назначения, и эти ставки могут меняться ежемесячно. Ставки DoD можно проверить здесь. Иногда путешественники не могут найти жилье по заниженным ценам.Допустимые исключения см. В разделе «Часто задаваемые вопросы» — «Жилье». Также см. FAQ для получения информации о пакетных предложениях по авиабилетам, проживанию и аренде автомобилей. Расходы на проживание у друзей или родственников не возмещаются. Фильмы в номере и другие личные удобства не подлежат возмещению. Плата за парковку и междугородние звонки, связанные с бизнесом, а также плату за Интернет следует указывать как «Парковка», «Интернет (только для служебного пользования)» или «Карты мобильного телефона / телефона, а не проживание». Airbnb, VRBO и другие аналогичные онлайн-площадки по размещению в Интернете могут использоваться для размещения бизнес-клиентов ISU.Однако из-за обязательств они не могут быть списаны с карты T&H, за исключением случаев использования Airbnb for Work. Чтобы подписаться на Airbnb for Work, посетите веб-сайт «Контракты на закупочные услуги по товарам». Стандартные Airbnb, VRBO или другие сторонние площадки по аренде жилья должны подлежать возмещению только после завершения поездки.	Всегда, вне зависимости от суммы.	Всегда, вне зависимости от суммы.	Домашнее жилье (прилегающие территории США) Домашнее жилье (Аляска, Гавайи и территории США)
Жилье — иностранное	Фактические расходы до суточных, установленных Государственным департаментом.Тарифы можно посмотреть здесь. Возмещение должно производиться по единой ставке. Требуется окончательный детализированный гостиничный фолиант.	Всегда, независимо от суммы.	Всегда, независимо от суммы.
Питание — на месте	С 1 августа 2020 года ISU переходит на суточные в размере 35 долларов США в день, определяемые лимитами, установленными Попечительским советом (B = 7 долларов США, L = 10,50 долларов США, D = 17,50 долларов США). Чаевые могут быть включены, если они не приводят к превышению допустимых суточных.Алкоголь должен быть исключен, если только он не списан с неограниченного счета. Должен быть в статусе путешествия с 7:30 до 8:00, чтобы получить завтрак, с полудня до 13:00. потребовать обед и 17:30. до 18:30 требовать обед. Еда, не требующая ночной поездки , должна быть указана как облагаемая налогом , если основная цель еды не заключалась в обсуждении дел. Модуль «Расходы» требует указания на облагаемое налогом питание.В обязанности специалиста по закупкам и расходам входит проверка налогообложения питания без ночевки.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Суточное питание внутри страны (Аляска, Гавайи и территории США) суточное питание для дома (прилегающие территории США) Суточные на питание без ночлега
Питание — За пределами штата	Начиная с 1 августа 2020 года, ISU переходит на суточное питание по ставкам, установленным GSA для прилегающих к нему штатов (кроме штата) и Министерством обороны для Аляски, Гавайев и территорий США. Чаевые могут быть включены, если они не приводят к превышению максимальной суточной. Алкоголь должен быть исключен, если он не взимается в неограниченный фонд. Если оплата алкоголя оплачивается по T&H Card, сумма должна быть указана в персональном счете. Должен быть в статусе путешествия с 7:30 до 8:00, чтобы получить завтрак, с полудня до 13:00. потребовать обед и 17:30. до 18:30 требовать обед. Расходы на карту T&H, превышающие дневной лимит, необходимо будет перечислить по статьям и вернуть Ubill, если общая сумма возмещения будет отрицательной.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Суточное питание внутри страны (Аляска, Гавайи и территории США) суточное питание для дома (прилегающие территории США) Суточные на питание без ночлега
Питание — иностранное	Ставка суточных, установленная Государственным департаментом США. Чаевые могут быть включены, но не в дополнение к сумме суточных, если используется метод выплаты суточных.Алкоголь должен быть исключен, если только он не списан с неограниченного счета. Неограниченный аккаунт может только использоваться для употребления алкоголя, если присутствуют и не являющиеся сотрудниками ИСУ. Часть непредвиденных расходов на питание и суточные непредвиденные расходы включают «гонорары и чаевые, даваемые носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отеля и персоналу на кораблях», а также «прачечную и химчистку». Следовательно, эти расходы не могут быть заявлены отдельно. Начисления на карту T&H, превышающие дневной лимит, необходимо будет перечислить по статьям и вернуть Ubill с помощью флажка личных расходов. Дополнительную информацию см. В разделе FAQ — Питание.	Да, если больше 75 долларов. Не требуется при требовании суточных.	Да, если больше 75 долларов.	Международное питание в сутки
Пробег — личный автомобиль	Максимальный пробег связан с максимальным значением, разрешенным Налоговой службой, когда государственный автомобиль недоступен. Для поездок, совершаемых 1 января 2021 г. или после этой даты : тариф по умолчанию был уменьшен с 0,2875 до 0,28 доллара. Увеличенный пробег уменьшился с 0,575 доллара до 0,56 доллара за милю. Путешественник может претендовать на более высокую ставку в размере 0,56 доллара США, если: Туда и обратно менее 100 миль, Путешественник постоянно проживает за пределами кампуса, Путешественнику не удалось зарезервировать автомобиль в транспортной службе, Если путешественник не является сотрудником или студентом ISU, или Поездка осуществляется в или из указанного аэропорта (Омаха, Канзас-Сити или Миннеаполис) в 100 или более милях от Эймса с целью получения более дешевого рейса. Для поездок, совершаемых не ранее 1 января 2020 г. : тариф за пробег по умолчанию составляет 0,2875 доллара США. Более высокая ставка составляет 0,575 доллара за милю. Путешественник может претендовать на более высокую ставку в размере 0,575 доллара США, если: Туда и обратно менее 100 миль, Путешественник постоянно проживает за пределами кампуса, Путешественнику не удалось зарезервировать автомобиль в транспортной службе, Если путешественник не является сотрудником или студентом ISU, или Поездка осуществляется в или из указанного аэропорта (Омаха, Канзас-Сити или Миннеаполис) в 100 или более милях от Эймса с целью получения более дешевого рейса. «Поездка туда и обратно» включает в себя всю поездку с отправлением и возвращением в Эймс (или официальную станцию ​​сотрудника, если он базируется за пределами Эймса). Например, если сотрудник, работающий в Ames, водит до Сидар-Рапидс на встречу, затем продолжаем отдельную поездку на гору Вернон для другой встречи, часть поездки от Сидар-Рапидс до горы Вернон не имеет права на более высокую ставку, хотя эта часть пути составляла менее 100 миль. «За пределами кампуса» означает за пределами города Эймс, и, следовательно, не может удобно использовать транспортные средства от транспортных служб. Например, Исследовательский парк ISU находится за пределами главного кампуса, но в пределах города Эймс, и возможность удобно пользоваться транспортными услугами. Следовательно, сотрудники, расположенные в Исследовательском парке ISU или других местах в городе Эймс, не будут автоматически иметь право на более высокую ставку. Если вы не записали показания одометра, вы можете обратиться к справочнику по пробегу — Айова или к справочнику по пробегу — за пределами штата.Можно проконсультироваться с онлайн-источником, таким как Google Maps, относительно обоснованности претензий по милям для пунктов назначения за пределами штата. Официальной станцией (отправной точкой) будет местонахождение постоянного офиса или дома путешественника, в зависимости от того, что меньше. Если сотрудник едет не по кратчайшему маршруту, объяснение должно быть указано в отчете о расходах. Плата за проезд запрашивается отдельно. Бензин обычно возмещается только за арендуемые автомобили, так как он меньше допустимой нормы пробега.Также см. Сводку недопустимых командировочных расходов. на другие невозмещаемые расходы. Дополнительную информацию см. В разделе FAQ — Пробег.	№	Мили не могут быть востребованы по карте T&H.	Пробег — Легкая атлетика Автомобиль Пробег — Норма пробега по умолчанию Пробег — стандартная ставка IRS
Газеты	Фактический расход.Коммерческая цель газет должна быть указана в возмещении.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Пакетные предложения на авиабилеты и гостиницу	Когда авиабилеты и отель объединены в одну цену в рамках пакетной сделки через Travelocity, Orbitz и т. Д.введите полную сумму в поле Прочие расходы — Прочие . Включите объяснение в поле Другие комментарии , что пакетное предложение включало как авиабилеты, так и проживание в отеле, и укажите количество ночей в отеле, покрываемых пакетом. Когда в пакетном пакете суммы делятся между авиабилетом и гостиницей, укажите сумму авиаперелета в поле Airfare Paid by Traveler и пропорционально установите размер платы за гостиницу в поле Lodging для каждой из покрытых ночей. Использование пакетного предложения обычно означает, что отель не предоставит детализированный чек.	Всегда, вне зависимости от суммы.	Не допускается. Чтобы использовать карту T&H, путешественникам необходимо будет оформить бронирование через Key Travel, Corporate Travel Partners или напрямую в авиакомпании.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные (Пожалуйста, отметьте в поле «Памятка», если авиабилеты включены в пакет)
Парковка	Фактический расход.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Парковка — в состоянии Парковка — За пределами штата Парковка — Иностранная
Паспорта, визы	Фактические расходы, если они необходимы для поездки в университет. Если фотография сделана в процессе подачи заявления на паспорт, она может быть возмещена. Поскольку для подачи заявления на паспорт теперь требуется свидетельство о рождении с выпуклой печатью, мы также можем возместить стоимость копии свидетельства о рождении.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.
Ксерокопирование	Фактические расходы, если они необходимы для работы в университете во время командировки. Если вы не путешествуете, необходимо использовать источники на территории кампуса и использовать внутренний счет вместо личного возмещения.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Плата за предпочтительное / выбор места	Некоторые авиакомпании взимают дополнительную плату за выбор места в самолете, что допустимо.Документация обычно является частью маршрута с подробным описанием других сборов. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Предпочтительные места Предпочтительные места для иностранцев
Тарифы премиум-эконом-класса	Некоторые авиакомпании предлагают дополнительное пространство для ног и ширину сиденья по тарифу эконом-класса. Название зависит от авиакомпании (например,g., American Airlines Main Cabin Extra, Delta Airlines Comfort +, United Airlines Economy Plus). Документация обычно является частью маршрута с подробным описанием других сборов. Федеральные фонды не могут быть использованы для дополнительного повышения по сравнению с обычным тарифом эконом-класса. Seat Guru и Smarter Travel сравнивают предложения разных авиакомпаний.	Всегда, вне зависимости от суммы.	Всегда, вне зависимости от суммы.	Места премиум-класса Премиум Эконом Иностранный
Миль для частных самолетов	Миль для частных самолетов может быть возмещена по ставке, установленной Управлением общего обслуживания.Морские мили самолета (NM) следует конвертировать в статутные мили (SM) или обычные мили при подаче возмещения по формуле (1 м. Мили равняется 1,15077945 SM).	№	Нет. Не допускается на карте T&H.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Регистрация	Фактические расходы, исключая дополнительные расходы на посещение супругом или на мероприятиях, предназначенных исключительно для развлекательных целей.Возмещение стоимости всех регистраций на конференцию (включая виртуальную) может быть произведено только после того, как мероприятие прошло. Приветствуется предоплата регистрации с помощью карты ISU Travel & Hospitality Card или карты покупки.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Регистрация на семинар — Государственная Регистрация на семинар — За пределами штата Регистрация на семинары — Иностранные
Сейфы	Фактическая стоимость аренды гостиничного сейфа, необходимого для коммерческого использования.Хранение личных вещей не подлежит возмещению. Если за сейф не взимается дополнительная плата, объясните, и она будет возмещена.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Доставка	Фактические расходы на материалы, которые должны быть отправлены в статусе командировки.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Закуски / безалкогольные напитки	Должен быть указан в графе «Питание» и не должен использоваться как средство превышения суточных.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Суточное питание внутри страны (Аляска, Гавайи и территории США) суточное питание для дома (прилегающие территории США) Суточные на питание без ночлега
Такси, такси, автобусы, шаттлы в аэропорт, метро	Фактический расход, включая чаевые. Использование такси для поездки в аэропорт Де-Мойна или исключительно для ужина не рекомендуется.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Такси и наземный транспорт — в штате Такси и наземный транспорт — За пределами штата Такси и наземный транспорт — иностранный Железнодорожное сообщение / метрополитен — внутренний Железнодорожное сообщение / метрополитен — иностранное
Плата за телефон	Фактические расходы на звонки, связанные с бизнесом. Если это не указано в квитанции отеля, необходимо приложить копию телефонного счета путешественника.(С 1 июля 2009 г. политика разрешений на использование коммуникационных технологий ограничивает возмещение расходов на роуминг, количество минут сверх месячного контракта или международные звонки или временный доступ к услугам во время командировки.) Телефонные карты, используемые для международных поездок, также подлежат возмещению.	Да, независимо от суммы.	Да, независимо от суммы.	Мобильные телефоны / телефонные карты
Плата за проезд	Фактический расход.Квитанции часто не выдаются.	№	№	Плата за проезд — в штате Плата за проезд — за пределами штата Международные сборы
Туры, круизы	Фактические расходы на деловой тур или обязательные конференц-мероприятия подлежат возмещению. Дополнительные или прогулочные туры не подлежат возмещению.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Развлечения — в штате Развлечения — За пределами штата Развлечения — иностранные
Сбор за дорожные чеки	Фактические расходы на поездку в университет.	№	Нет. Не допускается на карте T&H.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные
Программа предварительной проверки TSA	В декабре 2013 года Управление транспортной безопасности начало программу, которая позволяет путешественникам с низким уровнем риска проходить более быстрый и эффективный досмотр в участвующем U.S. аэропортах, для как внутренние, так и международные поездки. (Международный аэропорт Де-Мойн является одним из аэропортов-участников.) Участникам программы также не нужно будет снимать ремни, обувь, куртки и т. Д. или ноутбуки. Пожалуйста, посетите их веб-сайт для получения дополнительной информации о программе. Регистрационный взнос в размере 85 долларов США. возврату не подлежит, даже если заявка отказано. Федеральные фонды не могут быть использованы для этих расходов.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.
Страхование путешествий	Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией о страховании международных поездок CISI на веб-сайте Risk Management, прежде чем приобретать страховое покрытие самостоятельно. В отличие от страховки полетов (см. Сводку недопустимых дорожных расходов), страхование поездки имеет потенциальную выгоду для ISU (например, возмещение стоимости авиабилета) в случае отмены поездки. Это может быть возмещено по усмотрению отдел после рассмотрения того, что покрывается пошлиной.Если это в первую очередь личное страхование, такое как потеря багажа, оно приносит пользу сотруднику и не подлежит возмещению. Также см. Страхование полетов, которое запрещено.	Да, если больше 75 долларов.	Да, если больше 75 долларов.	Прочие командировочные расходы — в штате Прочие командировочные расходы — за пределами штата Прочие командировочные расходы — иностранные

Допустимые командировочные расходы | Система Университета Миссури

Об этой политике

Допустимые командировочные расходы

Номер полиса: 22603

---

Дата вступления в силу:

Последнее обновление:

Ответственный офис:
UM System Controller’s Office

Ответственный администратор:
Системный контроллер UM

Контактное лицо по вопросам политики:

Бухгалтерский учет в кампусе

Категории:

---

Запросить дополнительную информацию

Область применения

Эта политика предназначена для сотрудников университетов и лиц, не являющихся сотрудниками, которым требуется оплата командировочных расходов.

Причина политики

В политике предусматривается возможность оплаты от имени сотрудников или возмещения им санкционированных деловых расходов. Он определяет расходы, которые подпадают под подотчетный план, и те, которые не возмещаются, наряду с другими применимыми правилами плана.

Заявление о политике

Сотрудники и другие лица, которые несут командировочные расходы при ведении официальных дел Университета, могут иметь разумные и необходимые командировочные расходы, оплачиваемые от имени или возмещаемые в соответствии с политикой университета.Необходимо приложить все разумные усилия для использования соответствующих университетских способов оплаты дорожных расходов, чтобы минимизировать личную ответственность.

Требуются детализированные квитанции о возмещении всех расходов на сумму 75 долларов и более, а также всех расходов на гостиницу, независимо от суммы. Путевые расходы, понесенные по One Card, требуют квитанции независимо от суммы в долларах.

Все подразделения или департаменты должны придерживаться политики возмещения командировок, содержащейся в настоящем документе, и не могут устанавливать более низкие лимиты, дополнительные требования или более строгие правила, если этого не требует сторонняя организация.

Документирование деловой цели командировочных расходов, оплачиваемых непосредственно университетом, является обязанностью путешественника и его домашнего отдела и требуется независимо от того, производится ли оплата ваучерами или университетской картой OneCard. Чтобы соответствовать правилам подотчетного плана, документация должна включать сумму, дату, место и бизнес-цель.

Возмещение дорожных расходов до поездки
Возмещение дорожных расходов, оплаченных путешественником до даты поездки, может быть произведено при наличии соответствующей документации.Путешественник несет ответственность за предоставление соответствующей документации, подтверждающей, что расходы были понесены лично. Отдел путешественников отвечает за проверку того, что поездка состоялась, и за получение возмещения от путешественника, если это необходимо.

Жилье
Путешествующее жилье, которое лучше всего соответствует потребностям путешественника и университета, должно быть выбрано путешественником. Путешественники несут ответственность за выбор наиболее экономичного жилья.Квитанция с подробным описанием расходов требуется для всех расходов на проживание. Сводные отчеты, предоставленные компаниями-эмитентами кредитных карт, не будут приняты в качестве обоснования возмещения.

Когда два или более человека проживают в одной комнате, общая сумма компенсации не должна превышать общую сумму, уплаченную за комнату.

Питание
Питание будет возмещаться на основе суточных в соответствии со ставками CONUS, опубликованными Управлением общих служб для пункта назначения, а именно:

• Внутри штата: для ночных поездок в пределах штата Миссури, питание будет возмещаться на основе суточных в соответствии со Стандартной ставкой, установленной CONUS,
• За пределами штата: внутренние поездки в пределах Соединенных Штатов (кроме Миссури) и округа Колумбия основаны на ставке CONUS для пункта назначения
• Зарубежные: для поездок за пределы пятидесяти Соединенных Штатов и округа Колумбия допускается возмещение по ставке суточных, установленной U.С. Государственный департамент.
• Питание в первый и последний дни ночной поездки: суточные, подлежащие возмещению в поездках с ночной поездкой, будут определяться количеством часов в статусе поездки в течение дня следующим образом:

Часов в статусе путешествия	Допустимая сумма
Менее 8 часов	не соответствует требованиям
Не менее 8 часов, но менее 12 часов	50% суточных
12 часов и более	100% суточных

Исключенные пособия на питание
Если питание включено в стоимость проживания в конференциях и гостиницах, покрывается другими университетскими платежами или оплачивается другими лицами, путешественник несет ответственность за соответствующие вычеты из суммы суточных при подаче запроса на возмещение.

Примечание. Плата за индивидуальное питание, подлежащее возмещению на суточной основе, не взимается с помощью карты OneCard.

Продленный рабочий день
Сотрудник может иметь право на временное пособие на питание при поездке без ночевки в качестве не облагаемого налогом минимального дополнительного пособия, если поездка позволяет сверхурочно работать сверх обычного рабочего графика. В этом случае сотрудник может иметь право на разовое питание, равное половине стандартной ставки CONUS, опубликованной Управлением общих служб по усмотрению его отдела.

Прочие расходы
Будет произведена компенсация прочих расходов, понесенных в служебных целях и необходимых для достижения цели поездки:

• Телефон / подключение к Интернету
• Прочие транспортные и сопутствующие расходы
• Регистрация или другие расходы на собрания

Возмещению подлежат только расходы, существенные для ведения бизнеса Университета. Примеры расходов, которые в большинстве случаев не возмещаются, включают тренажерные залы в отелях, обслуживание номеров, мини-бары, фильмы, прачечную и штрафы за транспорт.

Расходы, связанные с спонсируемыми подарками, грантами или контрактами
Возмещение расходов, относящихся к спонсируемым подаркам, грантам или контрактам, заключенным с Университетом для исследований, обучения или других целей, должно полностью соответствовать конкретным условиям и инструкциям подарок, грант или контракт, а также настоящая политика. Если в подарке, гранте или контракте конкретно предусмотрены особые меры по учету командировочных расходов, этот факт необходимо указать в отчете о расходах.

Надбавки на поездки
Департаменты и подразделения могут предоставлять надбавки на поездки, которые ограничивают общую сумму возмещения во время поездки до общей максимальной суммы, определенной до поездки. В этих случаях путешественник должен учитывать отдельные компоненты поездки (например, проживание, суточные, пробег) в соответствии с политикой университета и уменьшить общую сумму возмещения до максимума поездки, введя единственную строку «Корректировка расходов».

Определения

Неработающие — лица, которые не являются сотрудниками Университета, но имеют академические или договорные отношения.(т.е. поставщики, консультанты, докладчики, лекторы, приглашенные профессора и приглашенные студенты).

Ответственность

Путешественник или делегат:

• Подтверждает точность и обоснованность расходов в соответствии с политикой университетских командировок.
• Возместить полученную переплату
• Предоставьте детализированные квитанции о возмещении всех расходов на сумму 75 долларов и более, а также всех расходов на гостиницу, независимо от суммы. Путевые расходы, понесенные по One Card, требуют квитанции независимо от суммы в долларах.

Утверждающий:

• Просмотрите и утвердите запрос на возмещение затрат и всю прилагаемую подтверждающую документацию, чтобы убедиться, что представленные на возмещение расходы соответствуют политике командировок Университета.

Дополнительная информация

Формы

Связанная информация

Политика 22310 о возмещении расходов
Политика 22312 о бизнес-питании
Политика 22605 о гостевых поездках
Политика одной карты

История

Ранее Руководство по деловой политике 505 — Допустимые расходы (пересмотрено 20.09.2016)

Процедура

APSS Travel
Процедура по одной карте
Суточные ставки GSA

5.4.2 Деловые и командировочные расходы

Stanford обязуется поддерживать внутренние и международные исследования, деловые и образовательные поездки, которые продвигают миссию университета, за исключением случаев, когда обстоятельства представляют значительный риск для здоровья или безопасности. Неотложные обстоятельства могут потребовать дополнительных ограничений или инструкций в отношении поездок от имени университета.

Для обеспечения безопасности Стэнфордского сообщества преподаватели, сотрудники, докторанты и студенты должны заблаговременно тщательно планировать свои поездки и в полной мере использовать доступные им университетские ресурсы.Перед покупкой или бронированием поездки преподаватели, сотрудники, докторанты и студенты должны обеспечить соблюдение университетских, местных, государственных и федеральных правил, а также всех соответствующих нормативных актов в пункте назначения.

Определение путешествий, спонсируемых университетами

Путешествие, спонсируемое университетом, определяется как когда университет оплачивает напрямую или возмещает физическим лицам путевые расходы, которые необходимы и уместны для ведения университетской деятельности.Это включает использование любого источника финансирования, за который университет несет финансовую ответственность и подотчетность, включая операционные бюджеты, пожертвования доноров, федеральные гранты и награды, а также любой другой ограниченный или неограниченный фонд. Поездки студентов и докторантов, которые напрямую связаны с их индивидуальным курсом обучения или за которые могут быть присуждены академические кредиты, считаются поездками, спонсируемыми университетом, даже если поездка финансируется за счет их базовой финансовой поддержки.

Путешествие, спонсируемое университетом, может происходить в пределах или за пределами данной местности.Путешествие считается за пределами местности, если пункт назначения находится в 50 милях или более в одну сторону от дома путешественника или исторического кампуса Стэнфорда, в зависимости от того, что больше. Это определение применимо к некоторым правилам дорожных расходов, например к возмещению расходов на проживание в отеле, когда университет будет оплачивать расходы на проживание в отеле только в том случае, если поездка находится за пределами местного района.

Политика бронирования путешествий, спонсируемая университетом: авиабилеты, проживание в отелях и аренда автомобилей

Стэнфорд использует централизованную программу бронирования путешествий (Stanford Travel), которая автоматически регистрирует бронирования поездок в университетском реестре путешествий, который подключается к поставщику Стэнфордского медицинского и личного персонала, а также помощи в поездках и безопасности.Таким образом, чтобы университет мог найти и поддержать своих путешественников в случае возникновения чрезвычайной ситуации, преподаватели, сотрудники, докторанты и студенты, путешествующие от имени университета, должны использовать централизованную программу бронирования поездок для бронирования авиабилетов, проживания в отелях и бронирование автомобилей в аренду.

Если покупка или расходы определены как несоответствующие требованиям, Стэнфорд не будет оплачивать или возмещать расходы. В этих случаях лицо, понесшее расходы, несет ответственность за оплату или возмещение расходов Стэнфорду.

Для покупки авиабилетов, проживания в отеле и / или аренды автомобилей вне централизованной программы бронирования требуется предварительное исключение из декана или вице-президента (или назначенного им лица), которое затем присоединяется к транзакции при ее совершении. Без предварительного утверждения он будет возвращен составителю, и для его обработки потребуется одобрение декана, вице-проректора или вице-президента школы / подразделения и обладателя награды PTA.

Исключения из политики бронирования

В некоторых случаях преподаватели, сотрудники, аспиранты и студенты не обязаны бронировать авиабилеты, проживание в отеле и аренду автомобиля через каналы бронирования Stanford Travel, например:

1. Конференц-отелей (которые можно забронировать напрямую по конференц-тарифу),
2. Перевыпуск или обмен авиабилетов и
3. Туристические покупки, забронированные за пределами США.S. для сотрудников глобальных дочерних компаний и филиалов Стэнфорда. Не сотрудники, связанные с деятельностью, управляемой через эти дочерние компании и филиалы (например, тренеры или волонтеры), также исключены из этой политики бронирования.

Поездки для посетителей, гостей, сотрудников Stanford Healthcare, детской больницы Люсиль Паккард и Национальной ускорительной лаборатории SLAC не включены в эту политику бронирования и должны следовать политикам своей соответствующей организации.

Оплата проезда

Как правило, Stanford Travel Card (TCard) является предпочтительным способом оплаты дорожных расходов. В качестве альтернативы можно использовать личные средства, а запрос на возмещение можно подать после поездки.

Персональный проезд

Когда к деловой поездке добавляется личная составляющая командировок, университет оплачивает или возмещает только расходы на деловую составляющую.Плата, которая была бы понесена без этого личного компонента, должна быть задокументирована во время бронирования, чтобы надлежащим образом обработать возмещение.

Туристическая карта может использоваться для оплаты поездок, которые включают в себя компонент личного путешествия, который не может быть легко отделен от бронирования, но ее нельзя использовать для покупки поездок, которые являются исключительно личными. В случаях, когда Travel Card используется для покупки поездок с личным компонентом, физическое лицо несет ответственность за возмещение университету дополнительных затрат.

Запрещенные поездки

Фонды или ресурсы университета не могут быть использованы там, где Стэнфорд запрещает поездки. См., Например, Стэнфордскую политику в отношении международных поездок в отношении студентов бакалавриата.

Ограничения на поездки

Стэнфордский университет может настоятельно рекомендовать или ограничить поездки в страны или внутри стран, где Государственный департамент США выпустил определенные официальные уровни рекомендаций по путешествиям, где есть другая достоверная информация о значительных рисках для здоровья или безопасности и / или при наличии неотложных обстоятельств.Подробные инструкции можно найти в Стэнфордской международной политике в отношении путешествий. При планировании поездки преподаватели, сотрудники, докторанты и студенты должны сначала ознакомиться с инструкциями по охране здоровья и безопасности путешественников, а также информацией о любых ограничениях на поездки на веб-сайтах Управления по международным делам и окружающей среде, здоровья и безопасности.