Составить докладную записку: Образец докладной записки в 2021-2022 году. Докладная записка на сотрудника

Содержание

Докладная записка — составляем согласно требованиям

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка – это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым сотрудником компании по двум причинам:

  1. По инициативе самого работника.
  2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это – мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды деловой переписки очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

  • периодическая отчетность;
  • разовое предоставление информации по интересующему вопросу.

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором – для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка – это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме. Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

  • опоздание на работу;
  • прогул;
  • невыполнение обязательств;
  • конфликт между сотрудниками;
  • изложение результатов проведенной проверки;
  • доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
  • угроза срыва выполнения планового задания;
  • информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства. Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение. Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства – не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание. Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

  1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
  2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
  3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
  4. Номер документа.
  5. Место составления.
  6. Заголовок.
  7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
  8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы констатировать факт случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет. Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой. Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам. К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления – тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина. Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый – составитель, второй – директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

  1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
  2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
  3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов. В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам. Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия. Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей составляет акт о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки. Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством. Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

Коллективная докладная записка образец. Как правильно составить докладную о некорректном и хамском поведении работника

Сообщаю Вам, что учащийся 9 кл. ….класса на уроки постоянно приходит не подготовленным. Никакие воспитательные приёмы не работают. Регулярно не выполняет домашние задания. Не выполняет текстовые задания и по подготовке к ОГЭ. Кроме того, указанный ученик неоднократно забывает учебники, тетради.

Скачать:


Предварительный просмотр:

Директору


от учителя

Докладная записка


Сообщаю Вам, что учащийся 9 кл. ….класса на уроки постоянно приходит не подготовленным. Никакие воспитательные приёмы не работают. Регулярно не выполняет домашние задания. Не выполняет задания и по подготовке к экзаменам. Кроме того, указанный ученик неоднократно забывает учебники, тетради(забыть учебник и тетрадь в порядке вещей). Ученик со слабой познавательной активностью, успеваемостью, встречаю полное бездействие со стороны матери. Все промежуточные результаты по математике и физике контрольных работ и результаты административных контрольных работ за 1 полугодие 2015-2016 г.в форме ОГЭ неудовлетворительные(подросток и мать с ними ознакомлены под роспись). 21 декабря 2016 г. ученик вместе с матерью ….приглашался на Совет профилактики. Изменений в лучшую сторону не произошло. Мать считает, что она как-то окончила школу и просто не представляет что такое ГИА в реальности.

Были даны разъяснения по поводу того, что если подросток плохо сдаст ОГЭ, то в большинство учебных заведений после 9 класса, его примут только на коммерческой основе, а смогут ли платить.
Подготовку к экзаменам начали в 8-ом классе и она не заладилась с самого начала.

Проводились беседы с матерью, но они ни к чему не привели. Матери было рекомендовано еженедельно посещать школу, но она в силу своей занятости (социальный работник) этого не делает.

Работа через дневник положительного результата не даёт, дневник часто матерью не проверяется. Работа с дневником уч-ся 9 кл. ….

Октябрь с 26-30. На каникулах заниматься самообразованием!

Ноябрь с 9-14. Записывай и делай домашнее задание ежедневно!

Ноябрь с 16-21: Уважаемая Н.В.! Найдите время дл просмотра дневника!

Ноябрь с 23-28: Заполни дневник! Родители! Приобретите сборники по подготовке к ОГЭ!

Декабрь с 1-5: Не выполнил домашнее по сборникам ОГЭ

Декабрь с 7-12: Уважаемые родители! Вы проигнорировали посещение школы 11 декабря! Спасибо за понимание!

28 декабря был не подготовлен к урокам по всем предметам, по немецкому языку не было учебника.

11 января не был на консультации по обществознанию(пришёл на урок физики не без учебника и тетради, про выполнение заданий по физике по сб. ОГЭ не идёт и речи).

18 января по сборникам ОГЭ ни по математике, ни по физике ни чего ни сделано. Молодец!

(12 января выполнение заданий по математике и физике по подготовке к ОГЭ не было.

А можно ли научить того. кто не хочет, не может, не сделает!?

Полагаю что, Вы как руководитель учебного заведения не должны оставлять подобные факты без внимания, тем более что ранее мной в устной форме неоднократно сообщалась информация об отношении ….. к выполнению дом. заданий, посещению консультаций, подавалась докладная в отношении этого ученика в прошлом уч. году.

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка — это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер.

Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым по двум причинам:

  1. По инициативе самого работника.
  2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это — мнение сотрудника, высказанное в письменной форме. Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела. Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать. К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку. Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

  • периодическая отчетность;
  • разовое предоставление информации по интересующему вопросу.

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором — для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка — это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим. В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение. Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме. Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

  • опоздание на работу;
  • прогул;
  • невыполнение обязательств;
  • конфликт между сотрудниками;
  • изложение результатов проведенной проверки;
  • доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
  • угроза срыва выполнения планового задания;
  • информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства. Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение. Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства — не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно. Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание. Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

  1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
  2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
  3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
  4. Номер документа.
  5. Место составления.
  6. Заголовок.
  7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
  8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем. Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет.

Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой. Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам. К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления — тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания». Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.

Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5). Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый — составитель, второй — директор. Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

  1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
  2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
  3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов. В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам.

Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия. Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки. Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции. Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством. Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к .

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является .

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Образец докладной записки

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Докладная записка – это документ информационного характера, который пишется работником вышестоящему руководству или в вышестоящие инстанции с целью сообщить какую-либо информацию, высказать свои предложения идеи, просьбы.

Докладная записка во многом схожа со служебной запиской. Однако служебная записка пишется одним работником предприятия другому в случае, если они находятся на одном уровне, на равнозначных должностях, например, от работника одного подразделения – другому.

Докладная пишется вышестоящему руководству: от работника отдела (подразделения) – начальнику этого подразделения или от начальника – руководителю организации.

В случае, если докладная записка передается между работниками внутри одной организацией, она имеет внутренний характер. Однако, часто она может быть направлена в вышестоящие инстанции, в этом случае она составляется от руководителя организации и носит внешний характер.

В данной статье предлагаем скачать несколько образцов оформления докладной записки, ссылки для скачивания бланков в формате doc представлены в конце статьи.

Как написать докладную записку?

Если документ направляется за пределы организации и носит внешний характер, то для оформления может быть использован фирменный бланк организации. Если же берется обычный лист, то нужно указать наименование организации, от имени которой пишется докладная записка.

Если документ предназначен для внутреннего использования, то необходимо указать название подразделения, работник которого оформляет бланк.

Вверху бланка пишется дата оформления, а при направлении докладной в другие организации указывается также место оформления.

Также обязательным реквизитом являются сведения об адресате: ФИО лица, которому предназначен бланк, а также его должность.

Документ должен иметь название «Докладная записка», а также заголовок «о…».

Основная часть бланка докладной – это текст. Текст должен быть построен по следующему принципу: описание ситуации (причина написания) потом просьбы, выводы, предложения, идеи на основе описанной ситуации.

Иногда текст записки носит просто информативный характер, а иногда требуется вмешательство руководство, выполнение с их стороны каких-либо действий. Например, докладная записка о прогуле работника должна сообщать об отсутствии сотрудника на своем рабочем месте и просьбу применить к виновному дисциплинарное взыскание.

Для примера предлагаем скачать некоторые варианты данного документа:

Скачать образец докладной записки о прогуле – ссылка.

Образец докладной о невыполнении должностных обязанностей – ссылка.

Докладная об оскорблении на рабочем месте – скачать.

О нарушении трудовой дисциплины – скачать.

Как написать докладную?

Как написать докладную? Нет ничего проще. Главное, вы должны быть уверены в своей правоте и готовы отстаивать собственную точку зрения на проблему и не сдаваться. Докладная записка – это деловой документ и оформляется в соответствии с ГОСТом 6.30–2003. Существует три основных правила, как написать докладную записку.

Подготовка

План обычно он состоит из 3 частей:

  • указание причин, фактов и событий, побудивших подготовить записку
  • ваш анализ описываемой ситуации, прогноз ее развития и способы урегулирования. Однако в случае, если вы просто информируете начальство и не хотите делиться своей точкой зрения, то этот пункт может и не писаться
  • делаете вывод и отмечаете свои пожелания действиям руководителя.
  • Создание текста

    Чтобы правильно написать докладную, необходимо использовать служебно-деловой язык переписки. Он не должен содержать эмоциональных высказываний и художественных описаний ситуации. Его форма – четкость, краткость и последовательность изложения. И главное для документа – достоверность и факты, а не ваше личное мнение. Нельзя писать докладную под воздействием эмоций!

    В делопроизводстве вашей организации наверняка есть унифицированные формы документов, образцы деловой переписки, которые можете использовать в качестве наглядного примера. Но если таковые отсутствуют, то, к примеру, рассмотрим, как написать докладную на ученика:

    «О необходимости перевода учащегося.

    В соответствии с Вашим распоряжением о создании психологического комфорта среди учащихся мною, классным руководителем 5 «В» класса Шубиной Еленой Викторовной, проведен ряд воспитательных мероприятий. В результате обстановка в коллективе класса значительно улучшилась. Вместе с тем учениками негативно воспринимается Иванов И.И. из-за систематического хамского отношения к девочкам, что существенно влияет на микроклимат коллектива.

    Дальнейшее обучение Иванова И.И. в настоящем классе нецелесообразно также по причине слабой успеваемости ученика. С учетом действующего в школе класса с учебно-производственным уклоном, полагаю целесообразным перевести в него Иванова И.И. для дальнейшего обучения».

    Реквизиты

    Соблюдайте реквизиты. Важно помнить о требованиях составления документов. Ведь это не просто лист с информацией, а форма оказания воздействия на ситуацию.

    Основных реквизитов всего 8:

    1. название вашей организации – располагается в верхнем левом углу
    2. наименование документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – заглавными буквами по центру или 2 интервала от левого поля
    3. дата – 12.12.2012 или 12 декабря 2012 года
    4. номер регистрации – на одном уровне с датой
    5. заголовок – «о необходимости перевода ученика» – от границы левого поля
    6. непосредственно текст – шрифт Times New Roman, размер – 14, интервала – 1.5, отступ красной строки – 1.25, межстрочный интервал – 1, выравнивание – по ширине текста.
    7. адресат – в правом верхнем углу в именительном падеже для организаций и в дательном – для должностных лиц
    8. реквизиты и подпись исполнителя.

    Теперь вы знаете, как написать докладную директору, но если вы работаете не в школе, а в другой организации, от вас все ровно потребуется строгое соблюдение правил подготовки деловых документов.

    Докладная записка на сотрудника

    Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

    Пример докладной записки

    Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

    Директору ООО «Сфера».

    Павлову Н.П.

    Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота

    По центру: Докладная записка.

    В правой – место: г. Москва.

    Ниже — заглавие: О замене картриджа.

    Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.

    Докладная записка образец

    Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

    Ниже по центру: Докладная записка.

    Текст: В рамках проведения конкурса профессионального мастерства среди молодых строителей прошел первый отборочный тур, в котором приняло участие 14 специалистов. Успешно прошли испытание 11 человек. Второй этап конкурса состоится 14 мая в 14.00 в строении 1А.

    С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

    Докладная записка на ученика

    Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

    Например: О необходимости перевода учащегося

    Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.

    В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В. В. в 7а класс.

    Докладная записка о прогуле

    Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

    Например: О нарушении трудовой дисциплины.

    Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.

    Форма докладной записки

    Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.

    Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

    Докладная записка

    Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

    Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

    В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

    Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

    Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя — на имя руководителя вышестоящей инстанции.

    Как написать докладную записку

    По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

    Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки — наименование организации)
  • наименование документа
  • дата и регистрационный номер документа
  • место (город) составления (для внешней докладной записки)
  • адресат — кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы
  • заголовок к тексту документа — начинается со слов О &hellip, Касательно &hellip
  • текст записки — обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы
  • подпись — должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.
  • Образцы и примеры докладной записки

    Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

    Информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    1 образец Докладная записка о прогуле

    Информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    1 образец Докладная записка на сотрудника за оскорбление

    Информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем.

    1 образец Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

    Информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

    Образец докладной записки о премировании

    Как написать докладную записку?

    Для донесения определенного вида информации до руководящего состава организации составляется докладная записка. Данный документ носит информационно-справочный характер и составляется от работника организации.

    В докладной записке может быть изложена информация любого вида, предложения, жалобы и другие вопросы, касающиеся работы данной организации и взаимоотношений коллектива, может быть просто информационной – сообщать о выполнении какого-либо поручения или распоряжения, совершении определенного действия.

    Несколько образцов написания докладной записки предлагаем скачать по ссылкам в конце статьи.

    Докладная записка пишется работником вышестоящему руководству с одной целью – донести до начальства какую-либо важную информацию, требующую вмешательства руководства. При этом документ носит внутренний характер.

    Кроме этого, в ряде случае докладная записка может быть написана в вышестоящие инстанции – в этом случае она будет носить внешний характер.

    Какова бы ни была причина написания, необходимо соблюдать определенные правила при составлении.

    Как написать докладную записку?

    В бланке докладной записки необходимо указать название подразделения организации (отдела), работником которого является автор документа. Если бланк направляется в вышестоящие инстанции, то пишется наименование организации.

    Если бланк докладной записки адресован за пределы организации, то необходимо указать место составления документа – наименование населенного пункта.

    Обязательно пишется ФИО и должность лица, которому направляется записка.

    Ниже пишется непосредственно текст докладной записки, содержащий описание ситуации, которую необходимо донести до вышестоящего руководства, далее могут быть прописаны предложения, выводы, пути решения вопросов, просьбы в зависимости от причины написания докладной записки.

    В целом, написание докладной записки очень похоже на написание служебной записке за одной лишь разницей. Докладная пишется на имя вышестоящего руководства, а служебная направляется равнозначному работнику.

    Для примера предлагаем скачать несколько образцов написания докладных записок для различных случаев:

    Образец докладной записки на работника за оскорбление – скачать.

    Образец докладной о нарушении трудовой дисциплины – скачать.

    О невыполнении должностных обязанностей – скачать.

    На ученика за хамское поведение — образец.

    Докладная записка на сотрудника: как написать. Совет

    Вы могли неоднократно замечать, что один из сотрудников срывает рабочий процесс, мешает вам работать, а его поведение порой даже угрожает вашему здоровью. В таком случае, чтобы донести до руководителя информацию, составляется докладная записка на сотрудника.

    Докладные записки пишут не только для того, чтобы пожаловаться на поведение сотрудника. На самом деле есть три вида докладных записок: информационная, инициативная и отчетная. Отчетные докладные записки составляют для того, чтобы информировать руководителя о произошедших на работе изменениях. Информационная докладная записка предоставляет руководителю информацию о том, как именно проходит работа. Такой вид докладных составляют регулярно. А вот инициативная докладная записка составляется с целью побудить руководителя или внешнее должностное лицо к действиям, относящимся к одному из сотрудников.

    По своей структуре докладная очень похожа на служебную записку, но есть небольшая разница. Докладные записки пишут от нижестоящего лица вышестоящему, в то время как служебные — от сотрудника или руководителя одного подразделения работнику, который занимает равнозначную по статусу должность в другом подразделении.

    Докладные записки пишут по самым разным причинам, например, появление на работу в нетрезвом виде, хамство, оскорбление сотрудником, прогул, невыполнение трудовых обязанностей. При этом составить докладную на сотрудника можно как самостоятельно, так и от всего коллектива. В случае коллективной записки требование должно быть одно на всех. Если каждый сотрудник коллектива хочет выразить свои претензии, то он должен от себя составить докладную записку.

    Как написать докладную на сотрудника

    Докладную записку пишут на обычном листе бумаги, если она предназначена руководителю. Если докладная носит внешний характер, тогда ее оформляют на служебном бланке компании, в которой вы работаете.

    В правой верхнем углу листа в дательном падеже пишут должность адресата, его фамилию и инициалы. Далее указывают, от кого исходит эта записка (должность, фамилия и инициалы). Посредине бланка находится наименование документа, т. е. «Докладная записка».

    Основной частью деловой записки является текст, который пишут в произвольном характере, но обязательно в деловом стиле. В первом абзаце изложите суть проблемы. Начать предложение можно так: «Довожу до Вашего сведения, что…». Далее опишите то, что случилось. Старайтесь писать кратко и четко, чтобы в одном-двух предложениях отобразить суть проблемы, и как она повлияла на трудовой процесс (например, было сорвано подписание договора, выход из строя техники и т. п.).

    Во втором абзаце следует предложить руководителю наказать провинившегося. Только предложение выносят не в приказном порядке, и уж тем более не пишите, как следует поступить с сотрудником. Руководитель сам решит, какие меры взыскания использовать, возможно, это будет строгий выговор, лишение премии и даже увольнение (в случае систематического невыполнения своих обязанностей или прогулов). Предложение о наказании провинившегося сотрудника можно начать такими словами: «Прошу наложить дисциплинарное взыскание на (фамилия и инициалы сотрудника)» или же «Прошу Вас применить к (фамилия и инициалы сотрудника) меры дисциплинарного воздействия, так как…», «Прошу рассмотреть вопрос о наложении на (фамилия и инициалы сотрудника) дисциплинарное взыскание» или же «Прошу рассмотреть вопрос о привлечении (фамилия и инициалы сотрудника) к дисциплинарной ответственности».

    После окончания основного текста служебной записки поставьте подпись с указанием вашей должности, фамилию и инициалы. Теперь распечатанную или написанную от руки докладную на сотрудника можно отправлять руководителю.

    Как написать отчет: руководство с примерами

    Отчет — это научно-популярный отчет, в котором представлены и/или обобщены факты о конкретном событии, теме или проблеме. Идея состоит в том, что люди, незнакомые с предметом, могут найти все, что им нужно, в хорошем отчете.

    Отчеты позволяют легко поймать кого-то в курсе дела, но на самом деле написать отчет совсем не просто. Итак, чтобы помочь вам понять, что делать, ниже мы представляем небольшой собственный отчет, посвященный написанию отчетов.

    Что такое отчет?

    С технической точки зрения, определение доклада довольно расплывчато: любое сообщение, устное или письменное, по вопросам, касающимся определенной темы. Это может относиться к чему угодно, от свидетельских показаний в зале суда до книжного отчета первоклассника.

    Действительно, когда люди говорят об «отчетах», они обычно имеют в виду официальные документы, излагающие факты по теме, обычно написанные экспертом по этому вопросу или кем-то, кому поручено его расследование.Существуют различные типы отчетов, описанные в следующем разделе, но в основном они подходят под это описание.

    Какая информация используется в отчетах? Хотя приветствуются все факты, отчеты, как правило, содержат следующие типы контента: 

    • Детали события или ситуации
    • Последствия или продолжающийся эффект события или ситуации
    • Оценка статистических данных или аналитики
    • Интерпретации информации в отчете
    • Прогнозы или рекомендации на основе информации в отчете
    • Как информация связана с другими событиями или отчетами

    Отчеты тесно связаны с написанием эссе, хотя есть некоторые четкие различия. В то время как оба опираются на факты, эссе добавляют личные мнения и аргументы авторов. Отчеты обычно придерживаются только фактов, хотя они могут включать некоторую авторскую интерпретацию этих фактов, скорее всего, в заключении.

    Кроме того, отчеты хорошо организованы, обычно с оглавлениями и многочисленными заголовками и подзаголовками. Это облегчает читателям просмотр отчетов в поисках информации, которую они ищут. Эссе, с другой стороны, предназначены для чтения от начала до конца, а не для просмотра конкретных идей.

    Типы отчетов

    Существует несколько различных типов отчетов, в зависимости от цели и того, кому вы представляете свой отчет. Вот краткий список распространенных типов отчетов:

    • Академический отчет: Проверяет понимание учащимся предмета, такого как отчеты о книгах, отчеты об исторических событиях и биографии
    • Бизнес-отчеты: Определяет информацию, полезную для бизнес-стратегии, такую ​​как маркетинговые отчеты, внутренние заметки, SWOT-анализ и технико-экономические обоснования
    • Научные отчеты: Делится результатами исследований, такими как научные статьи и тематические исследования, обычно в научных журналах

    Отчеты можно разделить на категории в зависимости от того, как они написаны. Например, отчет может быть формальным или неформальным, коротким или длинным, внутренним или внешним. В бизнесе вертикальный отчет делится информацией с людьми на разных уровнях иерархии (т. е. людьми, которые работают выше и ниже вас), а горизонтальный отчет предназначен для людей на том же уровне, что и автор, но в разных отделах. .

    Существует столько же типов отчетов, сколько и стилей написания, но в этом руководстве мы сосредоточимся на академических отчетах, которые, как правило, носят формальный и информационный характер.

    >>Подробнее: Что такое академическое письмо?

    Какова структура отчета?

    Структура отчета зависит от типа отчета и требований задания. Хотя отчеты могут использовать собственную уникальную структуру, большинство из них следуют этому базовому шаблону:

    .
    • Резюме: Как и реферат в научной статье, резюме представляет собой отдельный раздел, в котором обобщаются результаты отчета, чтобы читатели знали, чего ожидать. В основном это официальные отчеты и в меньшей степени школьные отчеты.
    • Введение: При подготовке основной части отчета ваше введение объясняет общую тему, которую вы собираетесь обсудить, с вашим тезисом и любой необходимой справочной информацией, прежде чем вы перейдете к своим собственным выводам.
    • Тело: Основная часть отчета объясняет все ваши основные открытия, разбитые на заголовки и подзаголовки. Основная часть составляет большую часть всего отчета; в то время как введение и заключение состоят всего из нескольких абзацев каждое, основная часть может продолжаться на несколько страниц.
    • Заключение: Заключение состоит в том, что вы объединяете всю информацию в своем отчете и приходите к окончательному толкованию или суждению. Обычно это место, где автор вводит свои личные мнения или выводы.

    Если вы знакомы с написанием исследовательской работы, вы заметите, что при написании отчета используется одна и та же структура «введение — основная часть — заключение», иногда с добавлением резюме. Отчеты обычно также имеют свои собственные дополнительные требования, такие как титульные страницы и оглавления, которые мы объясним в следующем разделе.

    Что должно быть включено в отчет?

    Нет жестких требований к тому, что должно быть включено в отчет. Каждая школа, компания, лаборатория, таск-менеджер и учитель могут создать свой собственный формат в зависимости от своих уникальных потребностей. Однако в целом обратите внимание на эти конкретные требования — они часто возникают: 

    .
    • Титульный лист: Официальные отчеты часто используют титульный лист для организации информации; если человеку приходится читать несколько отчетов, титульные страницы облегчают их отслеживание.
    • Оглавление: Как и в книгах, оглавление помогает читателям перейти непосредственно к интересующему их разделу, что ускоряет просмотр.
    • Нумерация страниц: Если вы пишете более объемный отчет, нумерация страниц позволяет убедиться, что страницы расположены по порядку в случае путаницы или опечаток.
    • Заголовки и подзаголовки: Отчеты обычно разбиты на разделы, разделенные заголовками и подзаголовками, для облегчения просмотра и сканирования.
    • Цитаты: Если вы цитируете информацию из другого источника, рекомендации по цитированию сообщают вам рекомендуемый формат.
    • Процитированные страницы: В библиографии в конце отчета перечислены авторы и юридическая информация для других источников, из которых вы получили информацию.

    Как всегда, обратитесь к заданию для конкретных указаний по каждому из них. Люди, читающие отчет, должны сообщить вам, какие руководства по стилю или форматированию им требуются.

    Как написать отчет за 7 шагов

    Теперь давайте поговорим о том, как написать отчет. Выполните семь шагов по написанию отчета, приведенных ниже, чтобы перейти от идеи к готовому документу.

    1 Выберите тему на основе задания

    Прежде чем вы начнете писать, вам нужно выбрать тему вашего доклада. Часто тема назначается вам, как в большинстве деловых отчетов, или предопределяется характером вашей работы, как в случае с научными отчетами.Если это так, вы можете пропустить этот шаг и двигаться дальше.

    Если вы отвечаете за выбор собственной темы, как и в случае со многими академическими отчетами, то это один из самых важных шагов во всем процессе написания. Попробуйте выбрать тему, которая соответствует этим двум критериям: 

    .
    • Имеется адекватная информация: Выберите тему, которая не является слишком общей, но и не слишком конкретной, с достаточным количеством информации, чтобы заполнить отчет без дополнений, но не слишком много, чтобы вы не могли охватить все.
    • Это то, что вас интересует: Хотя это не является строгим требованием, оно повышает качество отчета, если вы увлечены предметом.

    Конечно, не забывайте инструкции к заданию, включая длину, так что держите их в затылке при принятии решения.

    2 Проведение исследований

    В случае с деловыми и научными отчетами исследование обычно проводится вами или предоставляется компанией, хотя и в том, и в другом случае вам придется искать внешние источники.

    При написании академических работ вы в основном сами занимаетесь исследованиями, за исключением случаев, когда от вас требуется использование учебных материалов. Это одна из причин, почему так важно выбрать правильную тему; вы не уйдете далеко, если выбранная вами тема не имеет достаточного количества доступных исследований.

    Ключевым моментом является поиск только авторитетных источников: официальные документы, другие отчеты, исследовательские работы, тематические исследования, книги уважаемых авторов и т. д. Не стесняйтесь использовать исследования, цитируемые в других подобных отчетах. Вы часто можете найти много информации в Интернете через поисковые системы, но быстрая поездка в библиотеку также может помочь в крайнем случае.

    3 Написать тезис

    Прежде чем двигаться дальше, напишите тезис, который поможет вам осмыслить основную тему вашего доклада. Как и тематическое предложение абзаца, тезис резюмирует основную мысль вашего письма, в данном случае — отчет.

    После того, как вы соберете достаточно информации, вы должны заметить некоторые тенденции и закономерности в информации. Если все эти паттерны выводят или ведут к более важной, всеобъемлющей точке зрения, это и есть ваш тезис.

    Например, если вы пишете отчет о заработной плате работников фастфуда, ваш тезис может быть примерно таким: «Хотя раньше заработная плата была соизмерима с расходами на проживание, после многих лет стагнации она перестала быть адекватной». Оттуда остальная часть вашего отчета будет развивать этот тезис с достаточным количеством доказательств и подтверждающих аргументов.

    Хорошо включить тезис как в резюме, так и в предисловие к отчету, но вы все же хотите выяснить это заранее, чтобы знать, в каком направлении двигаться, когда вы будете работать над планом в следующий раз.

    4 Подготовить план

    Написание плана рекомендуется для всех видов письменной речи, но особенно полезно для отчетов, учитывая их упор на организацию. Поскольку отчеты часто разделяются заголовками и подзаголовками, четкое начертание поможет вам оставаться в курсе во время написания, ничего не пропуская.

    Действительно, вы должны начать думать о своем плане на этапе исследования, когда вы начнете замечать закономерности и тенденции. Если вы застряли, попробуйте составить список всех ключевых моментов, деталей и доказательств, которые вы хотите упомянуть.Посмотрите, сможете ли вы поместить их в общие и конкретные категории, которые вы можете превратить в заголовки и подзаголовки соответственно.

    5 Напишите черновик

    Собственно написание черновика или первого черновика обычно занимает больше всего времени. Здесь вы берете всю информацию из своего исследования и облекаете ее в слова. Чтобы не перегружаться, просто следуйте своему плану шаг за шагом, чтобы убедиться, что вы случайно ничего не упустили.

    Не бойся ошибаться; это правило номер один для написания черновика.Ожидание того, что ваш первый набросок будет идеальным, создает большое давление. Вместо этого пишите в естественной и непринужденной манере, а о конкретных деталях, таких как выбор слов и исправление ошибок, позаботьтесь позже. Во всяком случае, для этого и нужны последние два шага.

    6 Проверьте и отредактируйте свой отчет

    Когда ваш черновой вариант закончен, пора вернуться и начать исправлять ошибки, которые вы проигнорировали в первый раз. (Однако перед тем, как вы вернетесь обратно, полезно поспать, чтобы начать редактирование заново, или, по крайней мере, сделать небольшой перерыв, чтобы расслабиться от написания черновика.)

    Мы рекомендуем сначала перечитать ваш отчет, чтобы устранить серьезные проблемы, такие как сокращение или перемещение целых предложений и абзацев. Иногда вы обнаружите, что ваши данные не совпадают или что вы неверно истолковали ключевое свидетельство. Это подходящее время, чтобы исправить ошибки «общей картины» и переписать более длинные разделы по мере необходимости.

    Если вы не знаете, на что обращать внимание при редактировании, вы можете прочитать наше предыдущее руководство с некоторыми более продвинутыми советами по самостоятельному редактированию.

    7 Вычитка и проверка на ошибки

    Наконец, стоит еще раз просмотреть отчет, просто чтобы оптимизировать формулировку и проверить наличие грамматических или орфографических ошибок.На предыдущем шаге вы проверяли ошибки «в целом», но здесь вы ищете конкретные, даже придирчивые проблемы.

    Помощник по письму, такой как Grammarly, отмечает эти проблемы для вас. Бесплатная версия Grammarly указывает на любые орфографические и грамматические ошибки во время письма, а также дает предложения по улучшению вашего письма, которые вы можете применить всего одним щелчком мыши. Премиум-версия предлагает еще более продвинутые функции, такие как корректировка тона и рекомендации по выбору слов, чтобы вывести ваше письмо на новый уровень.

    Как написать отчет за 7 шагов

    1. Карьерный рост
    2. Как написать отчет за 7 шагов
    Автор: редакционная группа Indeed

    22 февраля 2021 г.

    Написание отчетов является важной частью различных должностных инструкций. Умение написать эффективный отчет — полезный навык, который может сделать вас ценным дополнением к любому рабочему месту. Если вы хотите научиться писать успешные отчеты, вам нужно знать, что они обычно влекут за собой и с чего начать.В этой статье мы обсудим, что такое отчет, как его использовать на рабочем месте и какие шаги вы можете выполнить, чтобы написать успешный отчет.

    Подробнее: 5 шагов к созданию отличного делового письма (с советами)

    Что такое отчет?

    Отчет — это документ, в котором представлены результаты исследования, проекта или инициативы. Это также может быть углубленный анализ конкретной проблемы или набора данных. Цель отчета – информировать, обучать и представлять варианты и рекомендации для будущих действий. Отчеты являются неотъемлемым элементом десятков отраслей, включая науку, здравоохранение, уголовное правосудие, бизнес и научные круги. Отчеты обычно состоят из нескольких ключевых элементов, включая:

    • Подробные сводки событий или действий

    • Анализ влияния события

    • Оценки фактов и данных

    • в результате события

    • Рекомендация относительно дальнейших действий

    • Заключение

    Многие профессии включают в себя написание отчетов в качестве основной обязанности.Врачи должны составлять медицинские заключения, в которых представлены их анализы определенных пациентов или случаев. Полицейские составляют протоколы, в которых излагаются подробности допросов и очных ставок. Руководители проектов составляют регулярные отчеты, которые информируют их руководителей о том, как развивается конкретный проект. Все эти отчеты должны быть хорошо написаны, точны и эффективны.

    Как написать отчет

    Умение написать успешный отчет может сделать вас ценным активом на вашем нынешнем рабочем месте или привлекательным кандидатом для новых работодателей.Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при написании отчета:

    1. Определитесь с техническим заданием.

    2. Проведите исследование.

    3. Напишите план.

    4. Напишите первый черновик.

    5. Анализ данных и запись результатов.

    6. Рекомендовать план действий.

    7. Редактировать и распространять.

    1. Принятие решения о техническом задании

    Многие официальные отчеты включают раздел, в котором подробно описывается «техническое задание» документа.Эти условия включают в себя:

    • Какой отчет около

    • , почему нужно

      8
    • , когда он был написан

    • , какова его цель

    Установка этих условий помогает как писателю, так и их читатели должны понять, почему отчет важен и чего он надеется достичь. Техническое задание обычно поясняется в первом абзаце, чтобы читатель мог определить его актуальность, не читая весь документ.Определение конкретных терминов на раннем этапе поможет вам составить план отчета и поддерживать ход обсуждения на протяжении всего процесса написания.

    Связано: Полное руководство по исследованию компании

    2. Проведите исследование

    Для большинства отчетов вам потребуется собрать набор данных, которые непосредственно относятся к вашей теме. Возможно, у вас уже есть доступ к этой информации, если, например, вы врач, у которого есть копии медицинских карт пациента. Однако если перед вами стоит задача анализа проблемы или расследования события, вам, вероятно, потребуется потратить некоторое время на запрос, поиск и организацию данных.

    Интерпретация данных и их форматирование таким образом, чтобы ваши читатели могли их понять, — важная часть написания отчета. Возможно, вам потребуется создать диаграммы, графики или временные шкалы, которые облегчат понимание необработанной информации. Вам также нужно будет тщательно указать свои источники и отслеживать, где и как вы нашли свои данные, чтобы представить их профессионально.

    3. Напишите план

    Следующим шагом будет создание плана отчета. Обычно это выглядит как маркированный или нумерованный список всех разделов документа.Набросок вашего отчета может выглядеть похожим на этот счет. Анализ

  • Заключение

  • Ссылки или библиография

  • Порядок этих разделов — и решение о включении их всех — будет зависеть от конкретного типа отчета, его объема и степени формальности. это должно быть.Самое важное, что нужно сделать при составлении плана, — это включить все необходимые разделы и исключить все, что не способствует достижению цели отчета.

    4. Написание первого черновика

    Написание первого черновика — один из самых важных этапов построения успешного отчета. Цель первого черновика не в том, чтобы написать идеальный документ, а в том, чтобы вывести все основные элементы вашей информации из вашей головы на страницу. Позже у вас будет время дополнить и отредактировать эту первую попытку, поэтому ваша основная цель — просто организовать ваши данные и анализ в черновой вариант, который в конечном итоге станет окончательным продуктом.

    При написании первого черновика вы, скорее всего, обнаружите пробелы в данных или пробелы в анализе. Запишите их, но не пытайтесь решать каждую проблему, когда вы пишете. Вместо этого завершите черновик и сохраните решение проблемы, когда начнете процесс редактирования.

    Связанный: 10 советов по написанию резюме, которые помогут вам найти работу

    5. Анализируйте данные и записывайте выводы

    Основное внимание в каждом отчете уделяется разделу «выводы» или той части, где вы представляете свою интерпретацию данных.Для бухгалтера результаты могут включать объяснение того, почему акции компании упали в течение предыдущего квартала. Для ученого-эколога это может быть краткое изложение эксперимента с биоразлагаемым пластиком и то, как результаты могут повлиять на методы управления отходами.

    Раздел результатов вашего отчета всегда должен содержать ценную информацию, связанную с темой или проблемой, которую вы решаете, даже если результаты далеки от идеальных. Если ваш окончательный вывод состоит в том, что данных было недостаточно или метод исследования был ошибочным, вам нужно будет объяснить это профессионально и точно.

    6. Рекомендация плана действий

    Последний раздел вашего отчета — это ваша рекомендация. Изучив данные и проанализировав любые результаты, вы имеете право представить идею о том, какие действия следует предпринять в ответ на ваши выводы. После проверки количества сверхурочных часов, отработанных их командой, менеджер проекта может порекомендовать добавить в команду дополнительного сотрудника. Хирург может порекомендовать больнице внедрить новые методы стерилизации в операционной после того, как заметит рост предотвратимых инфекций за предыдущие шесть месяцев.Если вы хорошо представили свои данные и продемонстрировали свой опыт, читатель, скорее всего, поверит вашему суждению.

    7. Редактировать и распространять

    Завершающим этапом написания отчета является его тщательное редактирование и распространение среди аудитории. Вам нужно будет отредактировать грамматические ошибки, орфографические ошибки и опечатки. Вам также нужно будет перепроверить свои данные, убедиться, что ваши цитаты верны, и прочитать весь документ, чтобы убедиться, что он представляет собой связное повествование. Если отчет будет прочитан широкой аудиторией, вы можете попросить кого-то еще вычитать его или высказать свое мнение о читабельности содержания.

    Распространение отчета может принимать различные формы в зависимости от вашей конкретной профессии. Вы можете отправить его по электронной почте своему руководителю, представить его в устной форме на собрании персонала или опубликовать в профессиональном журнале. Независимо от того, как и где его читают, ваша цель всегда состоит в том, чтобы создать краткий, информативный и эффективный документ, который будет способствовать повышению производительности на вашем рабочем месте.

    Советы по написанию успешных отчетов

    Вот несколько заключительных советов, которые помогут вам при написании отчетов:

    • Знайте свою аудиторию.Прежде чем вы начнете писать, убедитесь, что вы понимаете, для кого предназначен отчет, зачем им нужна информация и что вы хотите, чтобы они сделали после прочтения отчета. Знание своей аудитории поможет вам определить свой стиль и обеспечить максимально эффективную передачу информации.

    • Внимательно проверьте. Ничто так не портит отчет о качестве, как опечатка. Перед отправкой или представлением отчета обязательно внимательно проверьте его на наличие ошибок.

    • Будьте открыты для обратной связи.В зависимости от вашей должности вы можете получать критику или отзывы о своих отчетах. Постарайтесь оставаться восприимчивым и открытым для критики. Если вы готовы принимать отзывы и реализовывать предложения начальства, в результате ваше письмо, скорее всего, улучшится.

    • Используйте свое время с умом. Написание отчета о качестве может занять от пары часов до нескольких недель. Прежде чем начать, обязательно спланируйте свое время и установите регулярный график написания. Вам также может понадобиться установить ежечасные или ежедневные цели, чтобы убедиться, что ваш прогресс не отклоняется от графика.

    Как правильно и эффективно написать отчет

    Если вы ищете лучший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами профессионально и продуманно, отчет может быть лучшим способом. Но если вы не знаете, как написать отчет, с чего начать?

    Написание отчетов отличается от многих других видов написания, поэтому перед началом работы рекомендуется проявить должную осмотрительность.

    Что нужно включить в отчет? Как вы должны конкретизировать каждый раздел?

    Существуют различные форматы отчетов, основанные на ваших конкретных потребностях, но структура остается одинаковой для каждого из них.

    Давайте рассмотрим, как правильно написать отчет, чтобы вы могли эффективно сообщить о своих выводах.

     

    1 Определите свою цель

    Прежде всего, почему вы пишете этот отчет? В чем суть или цель? Это академический отчет или он связан с бизнесом? Возможно, вам нужно составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет.

    Также подумайте, кто ваша аудитория. Ваш отчет может быть предназначен только для внутреннего использования компанией или может быть внешним для представления инвесторам, клиентам и другим лицам.

    Это периодический отчет, который вам придется пересматривать каждый месяц, квартал или год? Это для людей выше вас в компании или для вашего отдела?

    Понимание вашей цели важно, чтобы знать, что будет содержать ваш контент и куда вам нужно будет перейти, чтобы получить информацию.

     

    2. Составить схему

    Никогда не начинайте что-либо писать, не составив предварительно набросок. Это поможет вам структурировать отчет, понять, какие ресурсы вам нужны, чтобы найти все ваши результаты и материалы и многое другое.

    Этот план не обязательно должен быть слишком подробным, но он дает вам отправную точку для полного отчета. Затем вы можете обращаться к этому плану на протяжении всего процесса написания отчета.

    Начните с цели или задачи вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов под ними, которые вы хотите обязательно отразить в содержании вашего отчета.

    Ваш план может выглядеть примерно так:

     

    3 Соберите свои исследования

    Начните поиск по вашей теме и соберите исследования, необходимые для составления отчета.Это могут быть онлайн-источники, журналы, эксперименты или просто аналитика и цифры из вашей компании CRM или программного обеспечения для продаж.

    Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и информация относятся к каждому из ваших основных пунктов.

    Когда вы закончите собирать все необходимое для завершения отчета, вы можете приступить к написанию.

    Возможно, вам придется вернуться и найти больше информации и провести дополнительные исследования, и это нормально. Но как только вы почувствуете, что поняли материал, который вам нужно осветить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работу с генератором отчетов.

     

    4 Как написать титульную страницу отчета

    Теперь мы готовы приступить к работе над титульной страницей вашего отчета! Когда вы впервые работаете над титульной страницей, рекомендуется начать с шаблона.

    Это поможет вам оживить дизайн вашего отчета и сделать его больше, чем черно-белый текстовый документ. Это также может помочь вам оформить титульный лист эстетически приятным способом, чтобы он выделялся среди вашей аудитории.

    Ознакомьтесь с обложкой этого шаблона отчета Visme ниже.

    При определении того, как написать титульную страницу отчета, вы должны указать до пяти вещей, самой важной из которых, естественно, является название вашего отчета.

    Другие включают, для кого предназначен отчет, кем был подготовлен отчет (вами!), дата или ваш отдел в вашей компании.

    Размещение этой информации прямо на титульном листе отчета — лучший способ дать вашему читателю понять, что именно находится внутри отчета и для кого он предназначен.

     

    5 Как написать отчет Содержание

    Следующей частью вашего отчета будет оглавление.Хотя вы, возможно, еще не знаете точно, как будет построен ваш отчет, ваш план поможет вам начать работу здесь.

    Когда вы пишете свой отчет или даже когда вы его заканчиваете, вы можете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.

    Поскольку вы хотите упростить навигацию, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы размещаете в своем оглавлении.

    Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.

    Видите, у них есть очевидные разделители, чтобы было легко определить, какой раздел начинается на какой странице? Вы хотите убедиться, что подражаете чему-то подобному.

    Есть много разных способов сделать это.

    Во-первых, вы можете выровнять оглавление по правому краю, чтобы заголовки располагались непосредственно рядом с номерами страниц, как в приведенном ниже примере, который был разработан прямо в Visme.

    Или у вас может быть пунктирная линия или другой элемент визуального потока, который направляет взгляд читателя по таблице прямо к номеру страницы.

    Просто убедитесь, что не возникнет путаницы при поиске правильного номера страницы для каждого раздела.

     

    6 Как написать отчет Введение

    Первым разделом, который вы начинаете писать в своем отчете, всегда является резюме или введение. Это должно занять всего одну или две страницы, чтобы дать вашему читателю краткое представление о ваших результатах или выводах.

    Расскажите о методологии, используемой для сбора материала, который вы освещаете в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитики, просмотр данных CRM, расчет доходов и многое другое.

    Вы также хотите включить визуальные эффекты, чтобы помочь рассказать свою историю. Это может быть что угодно, от фотографии до значков или графики. Вы можете даже включить формы, чтобы помочь с вашим дизайном.

    Вот пример введения к отчету о предложении с красивым дизайном страницы и черно-белой фотографией, чтобы оттенить текст.

     

    7 Как написать тело отчета

    Теперь мы переходим к сути вашего доклада. Вы уже составили план, собрали результаты исследований и создали титульную страницу, оглавление и введение.

    Это означает, что вы должны точно знать, что будет содержать основная часть вашего отчета, что облегчит вам погружение в тело.

    Хотя отчеты могут сильно различаться по объему: более короткие отчеты содержат 7–15 страниц, а более длинные — от 30–50 страниц и более, длина, как правило, зависит от вашей темы. Более короткие отчеты посвящены одной теме, а более длинные отчеты охватывают несколько.

    Выполните следующие действия, чтобы правильно написать эффективное тело отчета или получить помощь в написании задания.

    Разделить тело на секции.

    Несмотря на то, что в оглавлении у вас будет каждый из основных заголовков, т. е. введение, основная часть и заключение, вы также захотите включить подзаголовки.

    И вы захотите разделить основную часть отчета на различные разделы в зависимости от того, что он охватывает.

    Если вы создаете годовой отчет, вы можете разделить его по разным месяцам. Если вы создаете финансовый отчет, возможно, вы разделите его на основе различных статистических данных и цифр.

    Существует много разных способов разделить основную часть отчета на разделы, но так же, как мы разбили эту статью на разные подзаголовки, это важно сделать. Это поможет вашему читателю легче усвоить каждый из различных разделов.

    Взгляните, как этот шаблон отчета разбил тело на небольшие куски.

    Погрузитесь в свои результаты и выводы.

    Здесь вы по-настоящему погрузитесь во все собранные вами исследования и расскажете о своей теме.По ходу подзаголовков, которые вы ранее изложили, конкретизируйте каждый из результатов, которые вы обнаружили.

    Отчеты, как правило, носят более формальный характер, так что имейте это в виду при написании. Откажитесь от более разговорного тона, избегайте использования сокращений и правильно цитируйте все свои источники и результаты.

    Убедитесь, что вы освещаете все аспекты темы вашего отчета, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.

    Используйте визуализацию данных и графические органайзеры.

    Не заполняйте отчет до краев одним текстом. Включение изображений, значков, графики, диаграмм и графических органайзеров — отличный способ еще больше визуализировать ваш контент и донести свою точку зрения.

    Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных является ключом к демонстрации ваших чисел и статистики в удобном для восприятия виде.

    Вот пример одного из наших шаблонов, который включает диаграммы и графики на страницах отчета, чтобы его было еще проще понять.

    Чтобы создать хороший отчет, необходимо научиться рассказывать истории с помощью данных. Но вы не хотите останавливаться только на инструментах визуализации данных в своем отчете.

    Включение фотографий и графики в дизайн отчета — еще один отличный способ представить текст и привлечь внимание читателя. Отчеты имеют плохую репутацию из-за скучных стен текста, но мы призываем вас мыслить нестандартно.

    Используйте стоковые фотографии и векторные значки, чтобы лучше донести свою точку зрения.

    Взгляните на страницу-шаблон ниже и посмотрите, как он творчески сочетает различные типы визуальных элементов, чтобы добавить больше на страницу.

    Испытайте каждый из инструментов визуализации данных Visme, библиотеку стоковых фотографий, выбор векторных значков и многое другое, чтобы помочь вашему отчету выделиться из толпы.

    Покройте используемые материалы.

    Убедитесь, что вы указали, какие материалы использовались для получения ваших результатов и каждого из ваших источников. Иногда этот раздел будет коротким и приятным, просто упомянув ваше программное обеспечение CRM или другие инструменты, которые вы использовали для подсчета чисел. Другие будут дольше.

    Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определили свои результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно включите в отчет все использованные ресурсы.

    Подведите итоги по каждому разделу.

    Не каждый раздел в теле вашего отчета будет достаточно длинным, чтобы нуждаться в сводке, но если у вас есть раздел, который включает много информации или занимает несколько страниц, было бы неплохо подытожить его в конце.

    Это поможет вашему читателю удостовериться, что он сохранил всю информацию, и позволит ему бегло просмотреть ваш отчет позже, прочитав сводки по разделам.

     

    8 Как написать заключение по отчету

    Почти готово! Теперь пришло время написать заключение и завершить отчет.

    Во-первых, начните с подведения итогов. Да, вы написали небольшие резюме для каждого раздела в основной части, но теперь вы собираетесь дать общее резюме содержания вашего отчета.

    Обратитесь к своим выводам и обсудите, что они означают. В то время как ваше тело было больше предназначено для демонстрации ваших результатов, вы можете использовать заключение, чтобы рассказать об их контексте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.

    Тогда вы захотите обсудить следующие шаги. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите, что вы планируете сделать, чтобы убедиться, что они улучшатся в следующий раз.Изложите свои цели и стратегии для использования этих результатов.

    И убедитесь, что вы не вводите новую информацию. Хотя вы можете говорить об информации по-другому, вы все равно должны ссылаться исключительно на данные и контент, которые уже есть в вашем отчете.

     

    9 Включите свои источники

    Вы описали использованные вами материалы и ресурсы в разделе основной части вашего отчета, но в конце каждого отчета должна быть полная библиография, в которой каждый из ваших источников указан в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.

    Вы также можете включить слова признательности, выражая благодарность определенным организациям или людям, которые помогли вам составить содержание вашего отчета.

    И в зависимости от цели вашего отчета вы также можете включить в конце глоссарий, чтобы помочь определить отраслевые термины для внешних читателей, которые могут не полностью понять.

     

    Ваша очередь

    Готовы приступить к следующему отчету? Visme упрощает работу с готовыми шаблонами отчетов, которые позволяют вам вставлять информацию и отправлять отчеты своей аудитории!

    Узнайте, как написать выдающийся отчет, выполнив шаги, изложенные в этой статье, и введя данные в великолепный шаблон.Зарегистрируйтесь в своей учетной записи Visme, чтобы начать сегодня.

    Кроме того, узнайте, как создавать красивые документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше короткое 5-минутное обучающее видео.

    Формат написания отчета с шаблонами и образцом отчета

    Существует множество типов отчетов — отчеты о продажах, маркетинговые отчеты, школьные отчеты, отчеты в социальных сетях и многое другое.

    Но независимо от того, какой тип отчета вы должны написать, он должен соответствовать правильному формату написания отчета.При правильном формате ваш отчет будет легко читать и понимать.

    Во-первых, отчет отличается от эссе, публикации в блоге или журналистской статьи. Основная идея доклада — представить факты по конкретной теме, ситуации или событию.

    Речь идет не о поддержке идей или гипотез. Информация должна быть представлена ​​в ясной и лаконичной форме, поэтому правильный формат написания отчета имеет важное значение.

    Существуют разные типы отчетов, а также разные способы их доставки.Отчеты могут быть печатными документами, интерактивными слайдами или даже визуальной инфографикой.

    Следуйте формату, описанному в этой статье, независимо от визуальной композиции вашего отчета. Контент должен быть настроен одинаково для любого выбранного вами формата.

    После того, как вы написали свой отчет, войдите в свою панель инструментов Visme и найдите идеальный шаблон отчета для ваших нужд. Введите письменный контент, создайте визуализацию данных и создайте отчет, который не утомит вашу аудиторию.

     

    Содержание

     

    6 типов отчетов

    Существует множество различных отчетов, которые вам может понадобиться создать.Каждый из них будет следовать аналогичному формату написания отчетов, который мы рассмотрели в этом посте.

    1. Годовые отчеты

    Первый тип отчета, который мы рассмотрим, — это годовой отчет. Как правило, это подводит итоги годового прогресса и производительности бизнеса, чтобы руководители и члены команды знали, как дела в компании.

    Может включать что угодно, от аналитики веб-сайта до прибыли от продаж, в зависимости от того, для кого предназначен отчет.

    2. Еженедельные отчеты

    Одним из отчетов, который будет полезен для вашей команды, является еженедельный отчет, основанный на вашем прогрессе в различных проектах и ​​целях.Это может быть простой одностраничный отчет или более подробный отчет с конкретными обновлениями.

    3. Отчеты по проектам

    Держите клиентов и членов команды в курсе состояния различных проектов, над которыми вы работаете, предоставляя им отчет о проекте. Это может включать временную шкалу хода вашего отчета и крайний срок для каждого сегмента, чтобы держать всех на одной странице.

    4. Отчеты о продажах/маркетинге

    Крайне важно держать вашу команду в курсе того, как продвигаются ваши стратегии продаж и/или маркетинга.Составьте графики, показывающие размер прибыли, увеличение вовлеченности и многое другое.

    Эти типы отчетов также являются отличным способом определить, работают ли ваши стратегии и нуждаются ли они в некоторой настройке в будущем.

    5. Отчет об исследовании

    Иногда, если вам нужно провести какое-то углубленное исследование, лучший способ представить эту информацию — это отчет об исследовании. Будь то научные выводы, данные и статистика исследований и т. д., исследовательский отчет — отличный способ поделиться своими результатами.

    6. Академический отчет

    Академический отчет создается для класса, часто в аспирантуре или бакалавриате университета. Это следует формальному стилю письма и погружается в тему, связанную с академическими исследованиями студента.

     

    Лучший формат написания отчетов

    Теперь мы подошли к самому важному — окончательному формату написания отчетов. Хотя это может варьироваться в зависимости от данных и информации, которую вы извлекаете, следование этому формату всегда будет отличным способом начать любой отчет.

    Это выглядит примерно так:

    • Заголовок: Четкое и лаконичное название отчета.
    • Содержание: Страница, посвященная содержанию вашего отчета.
    • Резюме: Обзор всего вашего отчета — вам нужно подождать, пока вы заполнили полный отчет, чтобы написать этот раздел.
    • Введение: Расскажите о теме отчета и о том, что читатели найдут на его страницах.
    • Текст: Самый длинный раздел вашего отчета — соберите всю информацию и используйте визуализацию данных, чтобы представить ее.
    • Заключение: В отличие от сводки, здесь завершается основная часть отчета и обобщаются все ваши выводы.
    • Рекомендации: Набор рекомендуемых целей или шагов для выполнения с информацией, представленной в этом отчете.
    • Приложения: Список ваших источников, использованных для компиляции информации в вашем отчете.

    Каждый из этих восьми элементов гарантирует, что вы не оставите камня на камне и что ваши читатели точно знают, что они узнают в вашем отчете, и как вы собрали эту информацию.

    Ваш следующий шаг — начать работу с планом. В каждой точке схемы используйте одно или два предложения, чтобы описать, что там будет. Не нужно много говорить, просто идея для вас, чтобы следовать позже. Введите некоторые дизайнерские идеи для общего дизайна.

    Например, в разделе «Оглавление» просто добавьте, что вы хотите, чтобы он охватывал только одну страницу или слайд, отметьте, хотите ли вы добавить страницы только для основных разделов или, возможно, также для подразделов.

    В разделе «Приложения» перечислите все ссылки на источники, которые вы использовали, и добавляйте их по мере проведения дополнительных исследований.Каждый источник, на который вы ссылаетесь в своем отчете, должен быть указан здесь.

    Наиболее важной частью вашего плана является раздел «Тело». Там создайте внутреннюю схему разделов и подразделов, которой вы сможете следовать позже при написании.

    После того, как вы набросали схему, пришло время объединить все содержимое в отчет. Схема, которую мы предоставили выше, — это единственный формат написания отчета, который вам когда-либо понадобится. Вы можете добавить разделы, если это необходимо, но не убирайте их.

    Давайте подробно рассмотрим каждый раздел.

    Титул

    Название вашего доклада должно быть четким. В нем должно быть точно указано, о чем отчет. Помните, что это не роман. При необходимости включите подзаголовок, убедившись, что размер шрифта каждого подзаголовка меньше, чем заголовок.

    С точки зрения дизайна, ваш заголовок может быть оформлен как привлекательная обложка. Должна быть четкая иерархия в том, как выглядит заголовок.

    На заголовке или титульной странице обязательно укажите следующее:

    • Название отчета
    • Подзаголовок отчета (при необходимости)
    • Автор отчета
    • Для кого предназначен отчет
    • Дата написания отчета

    Содержание

    Всегда оставляйте страницу оглавления до конца.В конце концов, вы не можете написать оглавление, если еще не знаете все номера страниц.

    Однако, если в схеме тела уже определены заголовки каждого раздела и подраздела, вы можете добавить их к содержимому и оставить нумерацию на потом.

    Наличие страниц с оглавлением позволяет вашим читателям легко и быстро находить интересующую их информацию, улучшая общую читабельность. Таким образом, вы абсолютно не хотите пропустить этот шаг.

    Резюме

    Точно так же резюме (также известное как реферат) отчета лучше всего делать после того, как вы закончите писать отчет. Вы можете составить резюме в начале, чтобы помочь вам продолжить работу, но вы обязательно захотите вернуться к нему в конце.

    Резюме — это аннотация всего отчета. Он должен включать цель, процесс и фрагмент решения. Это не должно быть длиннее одного или двух абзацев.

    Введение

    Во введении укажите, о чем отчет и почему он был создан.В зависимости от длины вашего доклада, введение может варьироваться от одного абзаца до целой страницы.

    Например, для введения в отчет в социальных сетях достаточно одного абзаца, а для годового отчета больше подойдет целая страница.

    Используйте это время, чтобы представить, почему ваша тема так важна, особенно если это исследовательский отчет. Вы должны сосредоточиться на том, почему ваши читатели должны заботиться о том, что вы обнаружили.

    Корпус

    Основная часть вашего отчета — это место, где собрана вся информация, и это будет самый длинный раздел вашего отчета.Скорее всего, это займет несколько (от 5 до 50) страниц. Следуйте своему первоначальному плану, чтобы поддерживать последовательный поток в создании контента. Напишите содержимое тела в виде разделов и подразделов.

    Кроме того, используйте маркеры и визуализацию данных в качестве визуальных подсказок. Это поможет вашей аудитории лучше понять содержание вашего доклада.

    Посмотрите это видео от Visme, чтобы получить несколько советов по визуализации всех этих данных!

    Заключение

    Завершите отчет хорошо составленным заключением.Сформулируйте его как краткое изложение того, что было освещено в отчете, и обязательно включите упоминание о разделе рекомендаций и ресурсах в приложении.

    Этот раздел никогда не должен приносить новую информацию — вместо этого он должен просто суммировать все выводы, которые вы уже упомянули, в один краткий заключительный раздел.

    Рекомендации

    Создайте раздел рекомендаций в виде набора практических шагов с умными целями, связанными с возможными решениями.Этот раздел не имеет отношения к школьным отчетам или отчетам о книгах, но необходим в деловой обстановке.

    Приложения

    Это раздел, в котором вы перечисляете все свои источники, если это исследовательский отчет. Вы также должны добавить любые ссылки, относящиеся к отчету или предыдущим отчетам по той же теме.

    Вы даже можете связать интерактивную версию отчета, который вы только что создали с помощью Visme. Visme позволяет создавать интерактивные и анимированные документы, которые можно публиковать в Интернете одним щелчком мыши, предлагая новое измерение вашему отчету.

    При создании приложений рекомендуется добавлять только ту информацию, которая имеет отношение к отчету или на которую вы ссылались при написании отчета. Используйте ссылочные аннотации внутри отчета, чтобы ссылаться на содержимое в приложении.

    Содержимое отчета, использованное в этом образце отчета, можно найти здесь.

     

    Лучшие советы по составлению отчетов

    Соблюдение формата написания отчета — это только часть процесса.Вы также должны осознавать, как вы соединяете письменный контент и визуальные эффекты.

    Вот несколько советов от команды Visme, которые помогут вам делать потрясающие отчеты.

    1. Прежде чем писать введение или заключение, напишите основную часть доклада.
    2. Используйте визуализацию как можно чаще, но не «только ради визуальных эффектов». Убедитесь, что у каждого визуального элемента есть цель.
    3. Проверьте свои навыки письма, чтобы составить хорошо написанный отчет. Например, используйте активный залог и воздержитесь от использования слишком большого количества сокращений.Кроме того, используйте простой язык и избегайте наполнения словами.
    4. Придерживайтесь фактов! Будьте ясны и лаконичны.
    5. Используйте средство проверки грамматики, например Grammarly. Даже ваши лучшие KPI и ROI не спасут вас от неправильной грамматики.
    6. Старайтесь, чтобы приложение было небольшим. Не делайте это так долго, чтобы это стало обременительным.

     

    Образец отчета в стандартном формате написания отчета

    Щелкните изображение ниже, чтобы использовать этот настраиваемый шаблон для создания отчета.Он соответствует стандартному формату написания отчета, поэтому вы не запутаетесь и не пропустите раздел.

     

    к вам

    Надеюсь, этот пост помог вам лучше понять, как лучше всего составить отчет. Следование стандартному формату написания отчетов — это именно то, что вам нужно для создания привлекательных и запоминающихся отчетов. Следуйте приведенным выше советам, и вы больше никогда не будете делать скучный отчет.

    Подобно тому, как следование формату написания отчетов поможет вам создать лучший отчет, подписка на Visme поможет вам создать полный набор визуального контента.

    Написание отчетов | Навыки обучения

    Это руководство было написано для общего ознакомления к написанию отчетов. Он описывает типичную структуру отчета и предоставляет пошаговое руководство по созданию четких и понятных отчетов. хорошо структурировано.

    Другие полезные справочники:

    Что такое отчет?

    Отчет пишется с четкой целью и для определенной аудитории.Конкретная информация и фактические данные представлены, проанализированы и применены к конкретной проблеме или проблеме. Информация представлена ​​в виде четко структурированный формат с использованием разделов и заголовков, чтобы информацию легко найти и отслеживать.

    Когда вас просят написать отчет, вам обычно дают отчет краткое, которое содержит инструкции и рекомендации. Отчет бриф может обрисовывать в общих чертах цель, аудиторию и проблему или проблему, которую вы отчет должен учитывать вместе с любыми конкретными требованиями к формату или структура.Это руководство предлагает общее введение в написание отчетов; не забудьте также принять во внимание конкретные инструкции, предоставленные вашим отделение.

    Что делает отчет хорошим?

    Две причины, по которым отчеты используются в качестве формы письменной оценки являются:

    • , чтобы узнать, что вы узнали из чтения, исследования или опыт;
    • , чтобы дать вам опыт важного навыка, который широко используется на рабочем месте.

    Эффективный отчет представляет и анализирует факты и доказательства, которые относящиеся к конкретной проблеме или вопросу краткого отчета. Все источники следует признавать и ссылаться повсюду в соответствии с предпочтительным методом вашего отдела. Для дополнительной информации см.: избегание Плагиат. Стиль написания отчета обычно менее дискурсивен. чем в эссе, с более прямым и экономным использованием языка.А хорошо написанный отчет продемонстрирует вашу способность:

    • понять цель краткого отчета и придерживаться его спецификаций;
    • собирать, оценивать и анализировать соответствующую информацию;
    • структурировать материал в логическом и последовательном порядке;
    • представить свой отчет последовательно в соответствии с инструкциями краткого отчета;
    • сделать соответствующие выводы, которые подтверждаются доказательствами и анализ отчета;
    • при необходимости давать продуманные и практические рекомендации.

    Примеры задач по написанию отчетов

    Первокурсник (химики)

    «Подготовить письменный отчет объемом до двух страниц (максимум), который представляет ваши аргументы за и против жизни на основе кремния с особый акцент на различиях и сходствах химии из углерода и кремния.»

    Второй курс (химики)

    «Подготовить письменный отчет (максимум 4 страницы, включая диаграммы) по химическая тема по вашему выбору.»

    Третий курс (химики)

    «Вы должны подготовить отчет по проекту на третий год продления лабораторный проект (макс. 40 страниц). Ваш отчет должен содержать обзор соответствующей первичной литературы, а также описание вашего экспериментальные методы, результаты и обсуждение и окончательные выводы. То отчет будет оцениваться на предмет структуры, ясности, качества производства и понимание и анализ (полные критерии доступны на Blackboard)».

    Структура отчета

    Основные функции отчета описаны ниже, чтобы обеспечить общее гид. Их следует использовать в сочетании с инструкциями или руководства, предоставленные вашим отделом.

    Титульный лист

    Это должно кратко, но четко описывать цель отчета (если это не очевидно из названия работы). Другие детали вы может включать может быть ваше имя, дату и для кого отчет написано.

    Геология местности вокруг маяка Хилл, Лестершир
    Ангус Тейлор
    2 ноября 2004 г.

    Пример титульного листа

    Техническое задание

    Под этим заголовком вы можете включить краткое объяснение того, кто будет читать доклад (аудитория) почему он был написан (цель) и как это было письменные (методы).Он может быть в виде подзаголовка или отдельного абзаца.

    Отчет, представленный во исполнение требований для курса GL456, факультет геологии, Лестерский университет.

    Пример технического задания

    Резюме (Аннотация)

    Резюме должно кратко описывать содержание отчета. Должно осветить цели отчета, что было обнаружено и какие действия, если таковые имеются, требуется.Стремитесь к объему около 1/2 страницы и избегайте подробностей или обсуждение; просто обозначьте основные моменты. Помните, что резюме это первое, что читается. Он должен предоставить читателю четкий и полезный обзор содержания отчета.

    Обнажение горных пород, принадлежащих к чарнийской супергруппе (поздний докембрий). район вокруг Бикон-Хилл, северный Лестершир.Этот отчет стремится предоставить подробную информацию о стратиграфии на трех участках — копты Дуб, аббатство на горе Сен-Бернар и дубы в Чарнвуде. Было замечено что на каждом из этих участков Чарнийская супергруппа состоит в основном из вулканокластических отложений (аэро- и пепловых туфов) с прослоями аргиллитов и алевролитов. Эти породы имеют особенности которые характерны для отложений на мелководье на склоны вулкана (т.грамм. сварка и переделка игнимбритов). Необходимы дальнейшие исследования, чтобы понять механизмы отложения. и оценить современную мощность отдельных пород.

    Пример резюме (аннотации)

    Содержание (Оглавление)

    На странице содержания должны быть перечислены различные главы и/или заголовки. вместе с номерами страниц. Ваша страница содержания должна быть представлена таким образом, чтобы читатель мог быстро просмотреть список заголовков и найдите конкретную часть отчета.Вы можете пронумеровать главу заголовки и подзаголовки в дополнение к ссылкам на страницы. Что бы ни систему нумерации, которую вы используете, убедитесь, что она ясна и последовательна во всем.

    Введение

    Введение задает тон основной части отчета. То цели и задачи отчета должны быть подробно объяснены. Любой должны быть выявлены проблемы или ограничения в рамках отчета, и описание методов исследования, параметры исследования и любая необходимая предыстория должна быть включена.

    В некоторых отчетах, особенно по естественным наукам, отдельные заголовки для Методы и Результаты используются до к основной части ( Обсуждение ) отчета, как описано ниже.

    Методы

    Информация под этим заголовком может включать: список используемого оборудования; объяснения последующих процедур; актуальная информация о материалах используемые, включая источники материалов и подробности любой необходимой подготовки; ссылка на любые возникшие проблемы и последующие изменения в процедуре.

    Результаты

    Этот раздел должен включать краткое изложение результатов расследования или поэкспериментируйте вместе с любыми необходимыми диаграммами, графиками или таблицами собранных данных, подтверждающих ваши результаты. Представьте свои результаты в логический порядок без комментариев. Обсуждение ваших результатов должно занять место в основной части ( Обсуждение ) доклада.

    Обсуждение

    В основной части отчета вы обсуждаете свой материал.То факты и доказательства, которые вы собрали, должны быть проанализированы и обсуждены с конкретной ссылкой на проблему или проблему. Если ваше обсуждение Раздел длинный, вы можете разделить его на заголовки разделов. Ваши баллы должны быть сгруппированы и расположены в порядке, который является логичным и простым следовать. Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы создать четкую структуру для вашего материала. Используйте маркеры, чтобы представить серию пунктов в удобный список.Как и во всем отчете, все используемые источники должны признаваться и правильно ссылаться. Для получения дополнительных указаний см.: Ссылка и библиографии.

    Заключение

    В заключении следует показать общее значение того, что был покрыт. Вы можете напомнить читателю о самом важном. точки, которые были сделаны в отчете, или выделить то, что вы считаете быть наиболее центральными вопросами или выводами.Однако никаких новых материалов следует представить в заключении.

    Приложения

    Под этим заголовком вы должны указать всю вспомогательную информацию вы использовали то, что не опубликовано. Это могут быть таблицы, графики, анкеты, опросы или стенограммы. Обратитесь к приложениям в тело вашего доклада.

    Чтобы оценить популярность этого изменения, анкета (приложение 2) была роздана 60 сотрудникам.То результаты (Приложение 3) показывают, что изменение хорошо воспринято большинство сотрудников.

    Пример использования приложений

    Библиография

    В вашей библиографии должны быть перечислены в алфавитном порядке по авторам все опубликованные источники, на которые вы ссылаетесь в своем отчете. Есть разные стили использования ссылок и библиографии. Обратитесь к учебному пособию и библиографии и проверьте свой ведомственный справочник для методические рекомендации.Тексты, к которым вы обращались, но не ссылались напрямую могут быть сгруппированы под отдельным заголовком, например, «Вспомогательное чтение». и перечислены в алфавитном порядке, используя тот же формат, что и в вашей библиографии.

    Благодарности

    При необходимости вы можете выразить признательность за помощь конкретным организации или лица, предоставившие информацию, совет или помощь.

    Глоссарий технических терминов

    Полезно предоставить алфавитный список технических терминов с краткое и понятное описание каждого термина.Сюда же можно включить пояснения к разделу аббревиатур, сокращений или стандартных единиц используется в вашем отчете.

    Вам не обязательно использовать все описанные заголовки выше, и они не обязательно будут в порядке, указанном здесь. Проверьте свои ведомственные руководства или инструкции.

    Написание отчета: основные этапы

    Все отчеты должны быть четкими, краткими и хорошо структурированными.Ключ написать эффективный отчет — значит выделить время на планирование и подготовка. При тщательном планировании написание отчета будет сделал намного проще. Основные этапы успешного написания отчета описаны ниже. Подумайте, сколько времени может занять каждый этап и разделить время до крайнего срока между различными этапами. Не забудьте оставить время для окончательного прочтения и проверки.

    Этап 1: Понимание краткого отчета

    Этот первый этап является наиболее важным. Вы должны быть уверены, что вы понимаете цель вашего отчета, как описано в вашем отчете краткое описание или инструкции. Подумайте, для кого предназначен отчет и для чего он пишется. Убедитесь, что вы понимаете все инструкции или требования, и спросите у репетитора, если что-то непонятно.

    Второй этап: сбор и выбор информации

    Как только вы поймете цель своего отчета, вам нужно начать для сбора соответствующей информации.Ваша информация может поступать из различных источников, но объем необходимой информации будет зависеть от того, насколько в отчете требуется много подробностей. Вы можете начать с чтения соответствующую литературу, чтобы расширить ваше понимание темы или проблемы прежде чем перейти к другим формам информации, таким как анкеты, опросы и т. д. Когда вы читаете и собираете информацию, вам необходимо оценить ее отношение к вашему отчету и выберите соответствующий.Продолжайте ссылаться на свой краткий отчет, чтобы помочь вам решить, какая информация является релевантной.

    Третий этап: систематизация материала

    После того, как вы собрали информацию, вам нужно решить, что будет включена и в какой последовательности она должна быть представлена. Начните с группировки вместе точки, которые связаны. Они могут образовывать разделы или главы. Не забывайте обращаться к брифу отчета и будьте готовы сократить любую информацию, которая не имеет прямого отношения к отчету.выберите порядок для вашего материала, который является логичным и легко следовать.

    Этап четвертый: анализ вашего материала

    Прежде чем вы начнете писать свой первый черновик отчета, уделите время рассмотреть и сделать заметки по пунктам, которые вы сделаете, используя факты и доказательства, которые вы собрали. Какие выводы можно сделать из материал? Каковы ограничения или недостатки доказательств? Делайте определенные доказательства противоречат друг другу? Недостаточно просто представить собранную информацию; вы должны связать это с проблема или проблема, описанная в кратком отчете.

    Этап пятый: написание отчета

    Организовав свой материал в соответствующие разделы и заголовки вы можете приступить к написанию первого черновика отчета. Вы можете найти легче написать страницу резюме и содержания в конце, когда вы точно знать, что будет включено. Стремитесь к стилю письма, который прямой и точный. Избегайте болтовни и излагайте свои мысли четко и лаконично. Главы, разделы и даже отдельные абзацы должны быть написаны с четкой структурой.Описанная ниже структура может быть адаптирована и применяется к главам, разделам и даже параграфам.

    • Ввести основную мысль главы/раздела/параграфа
    • Объясните и расширьте идею, определив ключевые термины.
    • Предъявите соответствующие доказательства в поддержку вашей точки зрения.
    • Комментарий к каждой улике, показывающий, как она относится к вашей точке (ам).
    • Завершите главу/раздел/абзац либо показать его значимость для отчета в целом или сделать ссылку к следующей главе/разделу/абзацу.

    Этап шестой: пересмотр и переработка

    В идеале, вы должны оставить время, чтобы сделать перерыв, прежде чем просматривать свой первый черновик. Будьте готовы переставить или переписать разделы в свете вашего обзора.Попробуйте прочитать черновик с точки зрения читателя. Легко ли следовать четкой структуре, которая имеет смысл? Являются ли пункты кратко, но ясно объяснены и подкреплены соответствующими доказательствами? Написание в текстовом процессоре облегчает переписывание и перестановку разделы или абзацы в вашем первом черновике. Если вы напишете свой первый черновик от руки, попробуйте написать каждый раздел на отдельном листе бумаги для облегчения переделки.

    Этап седьмой: Презентация

    После того, как вы будете удовлетворены содержанием и структурой переработанного отчет, можете обратить внимание на презентацию. Проверь это формулировка каждой главы/раздела/подзаголовка ясна и точна. Убедитесь, что вы следовали инструкциям в кратком отчете. Касательно формата и подачи. Проверить правильность нумерации глав, разделов и приложений.Убедитесь, что все ваши источники признаны и правильно указаны. Вам нужно будет проверить чтение ваш отчет об ошибках правописания или грамматики. Если время позволяет, докажи читать не один раз. Ошибки в представлении или выражении создают плохую впечатление и может затруднить чтение отчета.

    Обратная связь

    Любые отзывы преподавателей о возвращенных работах могут быть использованы для создания контрольного списка ключевых моментов для рассмотрения в вашем следующем отчете.Определите приоритетные области за внимание и искать дополнительную информацию и советы. Говорить с вашего наставника или консультанта по поддержке обучения. Используется в этом Таким образом, обратная связь от наставников может стать полезным инструментом для развития и улучшение навыков письма.


    Первоначальный автор: Университет Лестера

    Написание отчетов | Библиотека | Университет Лидса

    Что такое отчет и чем он отличается от написания эссе? Отчеты лаконичны и имеют формальную структуру. Они часто используются для сообщения результатов или выводов проекта.

    Эссе, напротив, часто используются, чтобы показать преподавателю, что вы думаете по теме. Они дискурсивны, и их структура может быть оставлена ​​на усмотрение автора.

    Для кого и для чего отчет?

    Прежде чем писать отчет, вы должны четко понимать, для кого вы его пишете и почему отчет был заказан.

    Помните об аудитории, когда вы пишете свой отчет, думайте о том, что им нужно знать.Например, отчет может быть для:

    • широкая общественность
    • преподавательский состав
    • высшее руководство
    • заказчик/клиент.

    Отчеты обычно оцениваются по содержанию, структуре, макету, языку и ссылкам. Вы должны учитывать фокус вашего отчета, например:

    • Вы сообщаете об эксперименте?
    • Является ли цель предоставить справочную информацию?
    • Должны ли вы давать рекомендации к действию?

    Язык составления отчета

    В отчетах используется четкий и лаконичный язык, который может значительно отличаться от написания эссе.

    Они часто разбиты на разделы, каждый из которых имеет свои заголовки и подзаголовки. Эти разделы могут включать маркеры или нумерацию, а также более структурированные предложения. Абзацы в отчете обычно короче, чем в эссе.

    И эссе, и отчеты являются примерами академического письма. Ожидается, что вы будете использовать грамматически правильную структуру предложения, словарный запас и знаки препинания.

    Академический текст носит формальный характер, поэтому вам следует избегать использования апострофов и сокращений, таких как «это» и «не мог».Вместо этого используйте «это» и «не мог».

    Структура и организация

    Отчеты гораздо более структурированы, чем эссе. Они разделены на разделы и подразделы, которые отформатированы с использованием маркеров или нумерации.

    Структуры отчетов различаются в зависимости от дисциплины, но наиболее распространенными являются следующие структуры:

    Титульный лист

    Титульный лист должен быть информативным и описательным, кратко излагающим тему отчета.

    Резюме (или Резюме в бизнес-отчетах)

    Аннотация представляет собой краткое изложение контекста, методов, выводов и выводов отчета.Он предназначен для того, чтобы дать читателю обзор отчета, прежде чем он продолжит чтение, поэтому рекомендуется написать этот раздел в последнюю очередь.

    В резюме должны быть изложены основные проблемы и цели, а затем приведены основные выводы и основные рекомендации.

    Содержание

    Читатели будут использовать это оглавление, чтобы определить, какие разделы наиболее важны для них. Вы должны убедиться, что ваша страница содержания правильно представляет структуру вашего отчета.

    Взгляните на этот пример страницы содержимого.

    Введение

    Во введении вы должны указать предысторию вашего исследования, а также его цели и задачи. Вы также можете обратиться к литературе в этом разделе; сообщить, что уже известно о вашем вопросе/теме, и есть ли пробелы. Ожидается также, что некоторые отчеты будут включать раздел под названием «Техническое задание», в котором вы указываете, кто запросил отчет, что входит в его состав и каковы его ограничения.

    Методология

    Если ваш отчет касается исследовательской деятельности, вы должны указать, что это было, например, вы могли брать интервью у клиентов, организовывать несколько фокус-групп или делать обзор литературы. Раздел «Методология» должен содержать точное описание использованных материалов и процедур, чтобы другие могли воспроизвести проведенный вами эксперимент.

    Результаты/выводы

    Раздел «Результаты/выводы» должен представлять собой объективную сводку ваших выводов, в которой могут использоваться таблицы, графики или рисунки для описания наиболее важных результатов и тенденций.Вам не нужно пытаться обосновать свои результаты (это произойдет в разделе обсуждения).

    Обсуждение

    Ожидается, что в ходе обсуждения вы критически оцените свои выводы. Возможно, вам придется еще раз указать, что ваш отчет должен был доказать, и было ли это достигнуто. Вы также должны оценить точность и значимость своих выводов и показать, как они вписываются в контекст предыдущих исследований.

    Заключение/рекомендации

    Ваше заключение должно обобщать результаты вашего отчета и содержать предложения по дальнейшим исследованиям или действиям, которые необходимо предпринять.Вам также может понадобиться включить список конкретных рекомендаций по результатам вашего исследования.

    Каталожные номера

    Ссылки представляют собой список любых источников, которые вы использовали в своем отчете. В вашем отчете должен использоваться стандартный стиль ссылок, предпочитаемый вашей школой или отделом, например, Harvard, Numeric, OSCOLA и т. д.

    Приложения

    Вы должны использовать приложения для расширения пунктов, упомянутых в основной части отчета. Если у вас есть только один элемент, это приложение, если у вас есть более одного, они называются приложениями.Вы можете использовать приложения для предоставления резервной информации, обычно данных или статистики, но важно, чтобы содержащаяся информация была непосредственно связана с содержанием отчета.

    Приложениям можно присваивать буквенные или числовые заголовки, например, Приложение А или Приложение 1. Порядок их появления в конце вашего отчета определяется порядком их упоминания в основной части вашего отчета. Вы должны ссылаться на свои приложения в тексте вашего отчета, например, «см. Приложение B для разбивки результатов анкеты».Не забудьте перечислить приложения на странице содержания.

    Презентация и макет

    Отчеты состоят из нескольких разделов и могут также включать визуальные данные, такие как рисунки и таблицы. Таким образом, макет и презентация очень важны.

    Ваш преподаватель или руководство по модулю укажет, как должен быть представлен отчет с точки зрения размера шрифта, полей, выравнивания текста и т. д.

    Вам потребуются хорошие навыки работы с ИТ для обработки графических данных и работы со столбцами и таблицами.Если вам нужно улучшить эти навыки, попробуйте следующие интернет-ресурсы:

    Составление отчета

    Составление отчета

    Основная цель отчетов рецензентов — предоставить редактору информацию, необходимую для принятия решения, но они также должны проинструктировать авторов о том, как усилить свою рукопись, если есть возможность внесения изменений .

    Организуйте рецензию таким образом, чтобы вступительный абзац резюмировал основные выводы статьи, создавал общее впечатление о статье и выделял основные недостатки.За этим абзацем должны следовать конкретные пронумерованные комментарии, которые, при необходимости, могут быть разделены на основные и второстепенные пункты.

    Отчет должен отвечать на следующие вопросы:

    • Подходит ли рукопись для журнала (см. Цели и объем FTB )?
    • написано в соответствии с инструкциями журнала (см. Организация рукописей )?
    • публиковали ли авторы ранее подобную статью, и есть ли уже много отчетов по той же теме, опубликованных другими авторами?
    • каковы основные требования и насколько они значительны?
    • Являются ли утверждения новыми и убедительными?
    • Обсуждаются ли формула изобретения надлежащим образом в контексте более ранней литературы?
    • представляет интерес для более чем специализированной аудитории?
    • Отличается ли эта газета от других в своей области?
    • есть ли другие эксперименты, которые укрепили бы бумагу?

    Для рукописей, которые могут заслуживать дальнейшего рассмотрения, также полезно, если рецензенты могут дать совет по следующим вопросам, где это уместно:

    • как можно улучшить ясность письма (без необходимости вдаваться в конкретные детали орфографии и грамматики ).
    • как рукопись может быть расширена или сокращена.
    • как сделать исследование справедливым, не преувеличивая требований.
    • как улучшить представление методологических деталей, чтобы эксперименты можно было воспроизвести.
    • какие эксперименты авторы могли бы провести для усиления исследований.

    Рукопись должна быть оценена по интересу, новизне, техническому качеству и пригодности. Дополнительные комментарии для редактора должны включать:

    • конкретную рекомендацию относительно публикации (которая должна быть четко обозначена в примечании рецензента)
    • оценку того, насколько предлагаемые дополнительные эксперименты улучшат рукопись и насколько они сложны будет в течение разумного периода времени (3 месяца)
    • в тех случаях, когда рукопись неприемлема в ее нынешнем виде, мнение о том, является ли исследование достаточно многообещающим, чтобы стимулировать новую подачу в будущем.

    Редакция с благодарностью принимает рекомендации рецензентов; однако, поскольку редакционные решения основаны на оценках, полученных из нескольких источников, рецензенты не должны ожидать, что редактор рассмотрит каждую рекомендацию.

    Похожие записи

    Вам будет интересно

    Инн количество цифр у юр лица: сколько цифр, расшифровка номера, внешний вид свидетельства, пример

    Формула экономической рентабельности: Формула экономической рентабельности

    Добавить комментарий

    Комментарий добавить легко