Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. 

Зачем нужно штатное расписание

В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

• Все должности, существующие в компании
• Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров. Помимо этого, штатное расписание помогает упростить пересчет зарплаты сотрудников. 

Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Обязательно или нет?

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами. А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания.

Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре. Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

• Письмо Минтруда №162 однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании. Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с 1 частью статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях: наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. 

Правила составления штатного расписания

Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться. И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности.

Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны. Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций. 

Наименование структурных подразделений и должностей

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

• Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров
• Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в Классификаторе профессий. Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает. Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

• Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).
• Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются планы набора сотрудников и бюджет для этого.

Количество сотрудников и штатных единиц

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”. Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей. Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

• Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
• Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются.

Установление окладов

Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности. А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. 

Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата. При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты. Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП.

Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Утверждение штатного расписания

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить. Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. 

Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

• Название документа
• ФИО руководителя
• Дата, с которой расписание вступает в действие
• Дата подписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Образец приказа про внесение изменений в штатное расписание

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. 

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. 

Образец штатного расписания на 2019 год

Кто составляет штатное расписание

Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании. Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов. Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором. В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер.

Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Выводы

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты.

Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении. А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет.

Формы для заполнения вы можете скачать здесь:

Штатное расписание предприятия, компании, организации | Формирование, разработка и изменение штатного расписания

Формирование штатного расписания – первые шаги в работе электронного сервиса Clobbi, заключающиеся в подготовке НСИ (нормативно справочной информации).

Штатное расписание организации включает в себя сведения о штатных единицах, окладах, установленных для каждой из должностей, период действия штатных единиц, а также осуществляемых  доплатах, если таковые имеют место быть.

Начало работы с персоналом предполагает обязательное ознакомление с картотекой штатного расписания. Данные, содержащиеся  в ней, используются для формирования заработной платы, составления приказов, табелей отчетности.

Правильная и своевременная разработка штатного расписания гарантирует своевременность и правильность начисления заработной платы, а также других производственных расчетов.

Работу по формированию штатного расписания осуществляет бухгалтерия или отдел заработной платы и труда либо сотрудники отдела кадров, в зависимости от принципов распределения функций в каждой конкретной компании.

Программа от Clobbi включает в себя и нормативно-справочную информацию, содержащуюся в соответствующих разделах справочника. Ответственные сотрудники должны заполнять  справочники в строго установленной последовательности. Особенно это касается компаний, где сервис используется не только для работы менеджеров по персоналу и отдела кадров, но и для других целей (закупки, производство, сбыт).

 

Справочник подразделений предприятия

 

Готовое штатное расписание предприятия в Clobbi уже содержит этот раздел. В него вносятся сведения о сотрудниках отделов, цехов, филиалов, подразделений, участков. Данные справочника каждая компания лишь вносит в соответствии с фактическим расписанием штата.

Смотреть видео по работе со справочником подразделений:

 

Справочник должностей

 

Этот раздел, который содержит штатное расписание компании, состоит из перечня должностей, имеющихся в организации. Его также нужно привести в соответствие с фактическими должностями предприятия.

 

 

Смотреть видео по работе со справочником должностей

 

Смотреть видео по работе со справочником персонала

 

Тарифные сетки или тарификация персонала

 

Этот раздел штатного расписания позволяет рассчитывать и начислять заработную плату сотрудников, вносить изменение в штатное расписание, касающееся смены тарификации некоторых должностей. Раздел содержит шаблонные данные, которые также лица,  ответственные за начисление заработной платы, корректирую в соответствии с данными своей организации.

Смотреть видео о тарифных сетках

Управление персоналом

 

Сервис электронного штатного расписания позволяет вести работу по управления персоналом, сохранять сведения о соискателях вакансий, приеме сотрудников на работу, их переводе на другие должности, премировании, наложении штрафов (если таковые предусмотрены), изменения тарификации заработной платы и прочие сведения, отражающие изменение штатного расписания.

Внесение сведений о новом сотруднике начинается с приказа о его приеме на работу, подписанном руководителем. На основании  приказа сведения в электронной системе формируются автоматически. Создается карточка сотрудника, куда вносятся данные об образовании, опыт работы, квалификации.

Создавать приказы и карточки можно одновременно на нескольких сотрудников.

Сервис позволяет хранить сведения о сотруднике, затрагивающие все сферы его жизни, например, состав семьи, наличие инвалидности, наград и премий, дополнительные документы (водительское удостоверение).

 

Табельный учет

 

Сервис Clobbi позволяет вести табельный учет и вносить каждое изменение штатного расписания, касающееся количества календарных дней отработанных каждым сотрудником. Каждое значение присваиваемое конкретной дате уникально. Ему должно соответствовать определенное количество часов.

Для упрощения работы сотрудников бухгалтерии или отдела кадров этот раздел заполнен эталонными значениями. С их помощью можно формировать табель под работу конкретного отдела или филиала предприятия.

 

Начисление заработной платы

 

Этот раздел подразумевает составление штатного расписания, формирование табельного учета и заполнение раздела по управлению кадрами.  Сервис Clobbi позволяет формировать лицевые счета сотрудников, автоматически, при оформлении документов о приеме на работу и составлении личной карточки сотрудника.

Программа позволяет вести учет выдачи авансов, больничных, отпускных, премиальных, рассчитывать доплаты за переработки. Все сведения доступны ответственным лицам и руководству в любой момент времени. Архив программы позволяет хранить данные не только о работающих сотрудниках, но и сведениях об уволенных.

Сервис также позволяет формировать данные о промежуточных выплатах и формировать проводки по платежным ведомостям и сами ведомости.

Также проводится начисление сдельной заработной платы отдельным сотрудникам и наемным бригадам. Для разных видов нарядов программа предусматривает разные виды расчетов. Это делает использование программы максимально удобным и позволяет его адаптировать под структуру каждого предприятия.

Начисление заработной платы и ее выплата, а также прием или увольнение сотрудников осуществляются на основе сведений внесенных в программу электронного штатного расписания.

Она сокращает необходимость ведения бумажного учета, позволяя при необходимости распечатать любой приказ, нормативный акт, акт приема-передачи или другой документ.

С Clobbi управлять персоналом, вести учет выплат, контролировать работу сотрудников, а  также  их перемещение можно намного быстрее и проще, экономя время и средства компании.

Рекомендуем также ознакомиться с разделами:

Штатное расписание: составляем грамотно.

В работе кадрового специалиста большое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе самого серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

         Штатное расписание – это документ, в котором закрепляются структура и штатная численность предприятия. Оно выполняет множество функций:

1) обобщает информацию о количестве работников и заработной плате;

2) определяет число вакансий, на основании которых кадровики подбирают необходимых работников;

3) определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей;

4) позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

5) фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

         Штатное расписание составляется на каждый год. Даже если никаких изменений по сравнению с прошлым годом в структуре и штате вашего предприятия не произошло, вам все равно предстоит переутвердить и ввести в действие штатное расписание на новый производственный год. Если в течение года произошли какие-либо кадровые перестановки, они также должны быть зафиксированы новым штатным расписанием.

         Однако при его составлении часто возникают проблемы. Давайте попытаемся решить их вместе.

         Существуют определенные распространенные заблуждения кадровых работников. Заблуждение первое – штатное расписание является чисто формальным документом, трудовое законодательство не требует его составления, следовательно, можно легко обойтись и без него.

Это, несомненно, так, однако есть веские аргументы в его пользу:

1) ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативных правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. Оно в некоторых случаях подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, налоговые органы при проверке вполне могут попросить организацию показать штатное расписание;

2) составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации.

         Заблуждение второе – если организация небольшая (не более 10 человек) и нет никаких структурных подразделений, то штатное расписание не нужно.

         В принципе, с этим не поспоришь. Если речь идет о совсем маленьком предприятии, то нет острой необходимости составлять штатное расписание. В таких организациях директор сам дает сотрудникам задание, следит за тем, как они работают, проверяет исполнение и т. п. Трудовые обязанности работников там могут часто варьироваться, поэтому их изменения проще отразить в трудовом договоре и других локальных документах. Аргументами в пользу штатного расписания здесь будут:

1) штатное расписание фиксирует не только структурное подразделение, но и оклад работников, и бухгалтеру-расчетчику иметь его намного удобнее – в этом случае штатное расписание можно составить, оставив незаполненной графу «Структурное подразделение»;

2) любая, даже самая маленькая фирма мечтает стать крупным холдингом, поэтому лучше заранее продумать всю стратегию развития фирмы, определить будущую потребность в кадрах и разработать систему оплаты труда.

         Заблуждение третье – в штатное расписание должны включаться только основные работники, совместителям в нем не место. Это не так. В штатное расписание не включаются работники, принятые по гражданско-правовым договорам, но работники, имеющие трудовые отношения с работодателем, в том числе совместители, обязательно вносятся в штатное расписание.

          Теперь, когда мы разобрались с вопросом, нужно ли штатное расписание, перейдем к процессуальным моментам.

         Не существует четкого указания на то, кто именно должен разрабатывать штатное расписание. Поэтому на разных предприятиях разработкой этого документа могут заниматься отдел труда и заработной платы, планово-экономический отдел. В небольших внебюджетных организациях, где такие структурные подразделения отсутствуют, обязанности по составлению данной документации могут быть возложены на кадровика или главного бухгалтера. Эти документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами и юристом организации (при его наличии). Иногда (и это не самый худший вариант) они занимаются составлением штатного расписания вместе. Курирует эту работу заместитель руководителя по управлению персоналом, а при его отсутствии – один из заместителей руководителя, отвечающий за административные вопросы.

         Форма штатного расписания достаточно унифицирована: структурное подразделение – должность – оклад. Поэтому на первый взгляд кажется, что составить этот документ достаточно легко – нужно всего лишь заполнить графы в соответствии с данными конкретной организации. Однако не все так просто, и вопросов на практике возникает множество. На те, которые больше всего волнуют руководителей и кадровых работников, мы постараемся ответить.

         Первый вопрос связан с соотношением должности и размера оклада. Во многих организациях есть необходимость ввести несколько должностей с одинаковым наименованием (к примеру, несколько бухгалтеров, менеджеров, секретарей). В связи с этим возникает неясность – должны ли быть оклады по этим должностям одинаковыми или они могут быть разными. С одной стороны, ТК РФ устанавливает правило о том, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности. И, следовательно, если у вас три бухгалтера, то и оклад у всех троих должен быть один и тот же. Но, с другой стороны – бухгалтеры ведь могут выполнять неодинаковый объем работы, и уравнивать их зарплату будет неправильно. В этом случае правильно будет назвать должности по-разному (старший бухгалтер, начальник группы и т. п.). А если организация крупная, то можно использовать тарифную систему, присвоить каждому бухгалтеру тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату (бухгалтер 1-й категории, бухгалтер 2-й категории и т. п.).

         Второй вопрос связан с так называемой вилкой в окладах. «Вилка» – это когда по должности вводится не твердый оклад, а минимальная и максимальная его сумма. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, зарплата работнику определяется приказом руководителя исходя из этих пределов, которые зафиксированы в штатном расписании.

         Конечно, унифицированная форма не предусматривает ничего подобного, поскольку там присутствует строчка «итого», где нужно указать итоговую сумму окладов всех сотрудников. Кроме того, организация формирует плановый фонд оплаты труда, а такие «вилки» могут создать проблемы с его составлением. Однако, как мы уже говорили, предприятиям не возбраняется вносить какие-либо изменения в форму штатного расписания. Поэтому в том, что касается установления не твердого оклада, а «вилки», работодатель может действовать по своему усмотрению. В этом случае было бы хорошо разработать специальное положение об оплате труда, которое объясняло бы, как колеблется оклад в зависимости от качества работы сотрудника и его поведения.

         Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания – отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии не запрещается и даже нужно. Ведь, по большому счету, вы не можете принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

         Не забывайте, что налоговая инспекция при проверках интересуется штатным расписанием на предмет проверки налогооблагаемой базы (ведь оно содержит сведения о месячном фонде заработной платы). Но иногда на практике возникает интерес именно к структуре предприятия. Приведем пример.

         Во время налоговой проверки возникла необходимость уточнить структуру предприятия, входящего в холдинг и к тому же имеющего целую сеть филиалов. Для уяснения проблемы подчинения структурных подразделений был затребован документ, фиксирующий структуру организации. Комиссии было представлено штатное расписание, в котором четко и наглядно отражена структура организации. К тому же другие документы такого уровня в организации просто отсутствовали. Как уже было сказано, интерес комиссии носил конкретный характер. И в процессе ознакомления со штатным расписанием налоговая проверка обнаружила, что в нем полностью отсутствует единица одного из заместителей руководителя. Соответственно, его оклад и надбавка не включены в фонд заработной платы и, хотя налоговых нарушений в этой области обнаружено не было (бухгалтер рассчитывал налог «по факту»), в акт проверки было включено замечание. Эта ситуация повлекла за собой серьезные нарекания в адрес работника кадровой службы. Понятно, что ошибка носит чисто технический характер, тем не менее она отчетливо демонстрирует, что взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии организации налажено слабо.

         Довольно распространенной ошибкой является указание в нем фамилий. На самом деле штатное расписание – документ обезличенный. Что это значит? А то, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

         Штатное расписание на предприятии обычно одно. Но если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама. Известно, что руководитель филиала действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах компании.

Итак, штатное расписание составлено. Что дальше?

         Его должны подписать главный бухгалтер и руководители структурных подразделений организации. Если штат большой и штатное расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждают своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.

         Если в трудовых договорах работников есть положение, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то ознакомление с ним сотрудников – обязательная процедура. Идеальным вариантом при этом будет прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого работника прямо в его трудовом договоре и не предъявляйте само штатное расписание. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и объем вашей работы значительно сократится.

         Еще один вопрос, требующий разъяснения, связан с так называемыми внештатниками. Если со штатными работниками все более или менее ясно, то в том, кого относить к внештатникам, единого мнения нет. Одни полагают, что это сотрудники, принятые для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации: по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф и т. п. Другие считают, что это те работники, которые не занимают конкретной должности, а выполняют трудовую функцию, и в связи с этим в штатном расписании их должности не обозначены (например, уборщики после произведенного в организации ремонта, ремонтники и др.).

         Третьи предлагают относить к внештатникам лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Но это неверно, поскольку их вообще нельзя назвать работниками и трудовое законодательство на них не распространяется.

         Можно ли вносить изменения в штатное расписание? Изменения в этот документ можно вносить в любое время, необходимо только их правильно оформлять. Расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Кроме переименования должностей, установления другого оклада, в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Так, по определенным правилам происходит сокращение численности или штата работников. При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить работников, которых это касается.

         В заключение хотелось бы напомнить, что переименование должности в штатном расписании (например, с секретаря на секретаря-референта) руководитель не может производить по своему усмотрению. Такое действие будет изменением существенного условия трудового договора, ведь в нем обязательно содержится наименование должности. А значит, здесь требуется письменное согласие сотрудника. То же самое касается заработной платы, если ее конкретный размер стороны указали в трудовом договоре.

         Конечно, никто не может обязать организацию принимать штатное расписание. Однако в любой уважающей себя компании оно есть, поэтому не мешает научиться его правильно составлять и работать с ним

-

Синкина Наталья, Аудитор, Консультант по трудовому законодательству МИРК

Штатное расписание

В каждой современной организации есть такой документ, как штатное расписание. Это документ не обязательный, но полезный. В этой статье мы расскажем, для чего он нужен, каковы правила его составления и утверждения, когда и как необходимо менять этот документ, на что следует обратить внимание в процессе составления, какова должна быть его структура и каков срок хранения документа.

Функции, которые упрощают его применение, включают:

• Организацию рабочего времени сотрудников.
• Проведение ежедневных процедур.
• Оформление новых сотрудников.
• Перевод существующих специалистов на другую должность.
• Начисление заработных плат.
• Формирование мотивационной системы.

С чего начать

Правильнее и удобнее начинать составление штатного расписания с унифицированной формы № Т-3. Однако стоит знать, что сегодня использование унифицированных форм – необязательное условие. Предприятия имеют полное право самостоятельно прописывать и утверждать нужные для работы структуры и формы учетных документов. Причем составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Составлять штатное расписание можно как в печатном виде, так и в рукописном.

Большинство российских компаний для разработки штатного расписания используют унифицированную форму №Т-3 по той простой причине, что это удобно и привычно для сотрудников HR-отдела и управленцев. Что касается государственных организаций, то для них обязательно необходимо использовать установленные формы документов первичного учета.

Пример составления штатного расписания для одной должности можно посмотреть здесь.

Период действия

В процессе составления штатного расписания собственник организации указывает срок действия документа и принимает решение, прописывать ему конкретные даты или нет. Трудовое законодательство России не диктует четких ограничений по времени действия штатного расписания, поэтому организация может установить свои даты либо не устанавливать их вовсе.

Однако если штатное расписание содержит точные даты, пункты должны быть реализованы в соответствии с ними. Когда период действия документа закачивается, обязательно нужно согласовать новый, даже если перемен в содержании не было. Кроме того, работники не обязаны знакомиться с документом, ведь он не является локально-нормативным, соответственно, работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Работодатель не обязан под подпись знакомить работника фирмы со штатным расписанием.

Основные задачи штатного расписания – это указание должностей компании, уровней заработных план и базовый KPI, а также стандартных бонусов и надбавок по каждой должности.

План штатного расписания

Штатное расписание выглядит таким образом:

• Название подразделений и филиалов компании.
• Название всех имеющихся в организации должностей.
• Число штатных единиц индивидуально по имеющейся должности.
• Размеры заработных плат сотрудников.
• Надбавки и бонусы – полностью согласованная мотивация персонала и ее виды.

В штатном расписании компании не следует прописывать конфиденциальную информацию о сотрудниках, не стоит указывать иные личные данные администрации или работников.

Если нужен документ, в котором будет присутствовать каждая штатная единица с Ф. И. О., основной информацией, рекомендуется использовать унифицированную форму штатного расписания. Схема штатного расписания должна быть небольшой, простой и доступной для понимания менеджеру по подбору персонала, инспектору по кадрам и самому руководителю.

Также в штатном расписании может быть указано:

• Наименование каждой должности в организации, которое вправе указывать сам работодатель.
• Должности, которые планируют открыть.
• Вакантные места в компании.

В состав расписания можно ввести перечисление должностей в зависимости от уровня исполнения (ответственности), категории и размера заработных плат. Также возможен пункт «Назначение», в котором указывают дату вхождения в должность. Отличные примеры составления документа можно посмотреть по ссылке.

В соответствии с единым правилом, прописывает штатное расписание организация самостоятельно. Отделения и филиалы подчиняются главному офису и не являются отдельным юрлицом. Поэтому внутреннее штатное расписание распространяется и прорабатывается для работы локального производства и других подразделений этого юридического лица в целом. Контролирует этот внутренний документ инспектор по кадрам либо руководитель отдела кадров, согласовывая основные моменты по мотивации с собственником предприятия и руководителями отделов.

Штатное расписание – порядок оформления | Статьи компании «РосКо»

Необходимость ведения штатного расписания прямо не установлена, но обусловлена положениями ТК РФ. Например, в ст.ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что работа по определенной должности в организации должна определяться штатным расписанием и в соответствии с формулировками штатного расписания отражаться в трудовом договоре. В п. 2 Постановления Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., которым утверждена форма штатного расписания, сказано, что утвержденные формы распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Поэтому, штатное расписание должно быть в каждой организации.

Штатное расписание необходимо и для систематизации структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно предусматривает перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц как действующих, так и вакантных. Лица, работающие в организации по гражданско – правовым договорам в штатное расписание не вносятся.

Единственным нормативно установленным требованием к штатному расписанию является его ведение как указано выше по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Следовательно, содержание штатного расписания определяется его унифицированной формой.

НАРУШЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ТРУДА 

Важным моментом при составлении штатного расписания является правильность указания должности конкретного работника.

В случае, если должность конкретного работника предусматривает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей должны соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках. Соответствие должности квалификационным справочникам влияет также на пенсионные льготы, дополнительные отпуска. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. В любом случае должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Обязанность ознакомления работника со штатным расписанием в законодательстве РФ не установлена.

УСЛУГИ ПО РАСЧЕТУ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Порядок ведения штатного расписания в законодательстве РФ не установлен. Поэтому, работодатель самостоятельно определяет для своей организации порядок его утверждения, порядок и способ его ведения, порядок внесения изменений в штатное расписание, назначает лиц, ответственных за ведение штатного расписания, определяет способ его хранения.

Штатное расписание может утверждаться приказом руководителя организации, или лицом, которое на основании организационно – распорядительных документов, несет ответственность за организацию кадрового учета и ведение штатного расписания. 

Форма приказа об утверждении штатного расписания не установлена, поэтому данный приказ составляется в произвольной форме. Штатное расписание может утверждаться один раз и на несколько лет. У работодателя нет обязанности утверждать штатное расписание, например, ежегодно. Такая необходимость может возникнуть в случае внесения в него изменений.

Изменения в штатное расписание также оформляются соответствующим приказам за подписью руководителя или уполномоченного лица и вносятся путем утверждения нового штатного расписания. Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется текущими потребностями организации.

Штатное расписание утверждается для организации в целом. Поэтому утверждение отдельного штатного расписания для филиалов организации (если они имеются) является неверным. Это обусловлено тем, что филиал – это обособленное подразделение юридического лица и должен подчиняться его централизованной организационно-правовой структуре.

Согласно требованиям унифицированной формы штатное расписание подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если данные должности в организации отсутствуют, то штатное расписание подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Проставление печати на штатном расписании не предусмотрено унифицированной формой № Т-3.

Поскольку штатное расписание содержит персональные данные работников, его хранение, обработка, уничтожение должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства РФ о защите персональных данных.

Так, если штатное расписание содержится на бумажном носителе, то оно хранится, как правило, в металлических сейфах и (или) запирающихся шкафах. Помещения для хранения должны быть оборудованы замками и снабжены сигнализацией. На рабочих столах сотрудников данный документ может находиться в течение рабочего дня. По окончании рабочего дня он должен убираться в место хранения. 

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г. Согласно п. 71 данного Перечня штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). Переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п.73 Перечня). 

Штатное расписание предприятия 2020: составление, утверждение и зачем оно вообще нужно

Штатное расписание — это документ, который является полным отображением структуры вашего предприятия и численности работников, а также “святая святых” для кадровика и бухгалтера. Недооценивать этот документ трудно, так как в нем отображаются все существующие должности на предприятии, соответствующие должностные оклады и структурные подразделения. Поскольку анализ штатного расписания предприятия, можно получить очень много информации, то это один из самых интересных документов для контролирующих органов, в частности для Гоструда. Поэтому правильному оформлению и утверждению штатного расписания надо уделить особое внимание. Сегодня на ресурсе Протокол (Protocol) мы рассмотрим наиболее распространенные вопросы, которые касаются штатного расписания.

Оглавление:

Ни в одном законодательном акте не дается определение штатного расписания. Лишь в пункте 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины говорится о том, что предприятие самостоятельно определяет свою структуру, численность работников и штатное расписание. Даже в нашем любимом КЗОТе (Кодексе законов о труде) не упоминается о данном документе вообще. Также актуальное законодательство не закрепляет типичной формы штатного расписания для небюджетных предприятий.

В связи с этим вопрос: действительно ли нужно на предприятии утверждать такой документ или можно обойтись без него? Прямого ответа закон нам не даст. Но есть одинокие решения суда, которые говорят о том, что штатное расписание вести на негосударственных предприятиях не обязательно. Пример такого решения: http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67192297

В то же время в письме Минсоцполитики № 152 говорится о том, что утверждение штатного расписания является обязательным для предприятий, так как его ведение является необходимой гарантией для прав работника на труд и на обеспечение защиты от незаконного увольнения. Отсутствие данного документа может повлечь собой штрафы от контролирующих органов за нарушение требований законодательства о труде.

Более того, за отсутствие штатного расписания на предприятии вас могут привлечь к ответственности по составу ч. 2 ст. 265 Кодекса законом о труде, а именно — нарушение других требований трудового законодательства.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждение штатного приказа происходит через приказ руководителя. Такой приказ опять же не имеет установленной законом формы, но все равно должен быть составлен согласно общим требованиям к официальным документам. То есть необходимо указать: название самого документа, дату, с которой данное штатное расписание вступает в силу, ФИО руководителя, дату подписания. Ниже сможете найти примитивный пример такого приказа.

ООО “Гедонист”

Приказ № 123

30.06.2020 г.

город Харьков

Об утверждении штатного расписания

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 30.06.2020 года штатное расписание в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен (прилагается).

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

Утверждаю:

штат в количестве 8 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 200 000 тысяч гривен

Директор ООО “Гедонист” Шутько В. С.

(дальше должно идти само штатное расписание)

Правила составления штатного расписания: что там должно быть?

Обычно разработка штатного расписания возлагается на кадровика или бухгалтера на предприятии. Потом этот документ необходимо утвердить с руководителем.

Зафиксируем еще раз для чего вам необходимо штатное расписание:

• отображает сколько все должности, которые существуют на предприятии;
• содержит информацию о тарифных разрядах и зарплаты сотрудников. Тут важно упомянуть, что вы должны указать не конкретного сотрудника, а должность;
• отображает все структурные подразделения предприятия;
• упрощает процесс перерасчета заработной платы;
• без штатного расписания невозможно провести сокращении сотрудника, так как этот процесс полностью завязан на штатке;

Как уже мной упоминалось ранее универсальной формы и структуры для данного документа нет. В то же время вы можете в качестве примера для составления штатного расписания взять типичную форму для бюджетных организаций или составить свою. В вашей штатке всегда должны быть предусмотрено следующее:

1. Должности. При чем и занятые и вакантные и по совместительству.
2. Штатные единицы. Тут идет речь о количестве штатных единиц на каждую должность. Нужен сотрудник на полный рабочий день — устанавливаете полную ставку, в иных случаях, соответственно, полставки и т.д. То есть штатное расписание при неполном рабочем дне должно иметь отметку “0,5” в графе “количество штатных единиц”.
3. Указать код профессии. Название должностей должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010 (тут могут возникать проблемы, так как необходимых должностей может не быть в ДК)
4. Должностные оклады.
5. Надбавки и премии, которые имеют постоянный характер.

Штатное расписание с разбивкой по категориям персонала

Тут речь идет о названиях отделов. Эти названия не унифицированы, но обычно базово они делятся на две больших категории: Администрация и Рабочий аппарат, дальше — фантазируйте по потребностям предприятия.

На основании штатного расписания составляется должностная инструкция по каждой должности ( т. е. прописываются права и обязанности).

Также стоит указать на какой период составляется штатное расписание. Как правило, удобнее всего принимать штатное расписание на год.

С примитивным примером структуры штатного расписания сотрудников можно будет ознакомится ниже.

ООО «Солнышко» Код ЕДРПОУ 12345678 ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ на 2020 год Вводиться в дію з 20.07.2020

Утверждено Приказ директора ООО «Солнышко» 19.07.2020 № 12

Структурное подразделение		Название должности	Профессиональное название работы	Код по КП	Кол-во штат- ных единиц	Должностной оклад, грн	Доплаты, грн		Месячный фонд заработной платы грн
код	название						за ненорм. роб. день	за разъездной характер труда
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
01	Адми- нистрация	Директор	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210.1	1	40 000	—	—	40 000
		Замести- тель директора	Директор (начальник, другой руководитель предприятия)	1210.1	1	35 000	—	—	35 000
02	Отдел кадров	Начальник отдела	Начальник начальник отдела кадров	1232	1	20 000	15%	—	23 000
		Инспектор по кадрам	Инспектор по з кадрам	3423	0,5	12 000	—	—	6000
03	транс- портный отдел	Водитель автотранс-портных средств категории «B»	Водитель автотранспорт-ных средств	8322	2	10 000	20%	—	24 000
		Курьер	Курьер	9151	0,5	6000	—	—	3000
	Вместе	×		×	6				131 000

Пользуйтесь консультацией: Протидія трудовому шантажу: інструкція дій для роботодавця

Изменение штатного расписания

Вносить изменения в этот документ можно. Изменение штатного расписания может понадобится в таких случаях:

• введение новых вакансия
• изменения в заработной плате
• увольнение, сокращение должности
• изменения в условиях труда и т.д.

В зависимости от ситуации, мы можете либо внести изменения в существующий документ приказом, просто перечислив такие изменения, либо утвердить приказом новое штатное расписание.

Обоснование штатного расписания

Любые изменения в штате сотрудников, будь то введение новой должности или же сокращение целого отдела, повышение должностного оклада и т.д., должны обосновываться в приказе, который вносит изменения. Пример ниже.

ООО “Надежда”

НАКАЗ

26. 07.2020 р.

г. Харьков

№ 1313-д

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с увеличением объема продаж,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание ООО «Надежда», утвержденного приказом от 23.03.2019 года № 2-од, такие изменения:
   — ввести в транспортный отдел должность “Курьер” с должностным окладом 8000 гривен. Количество штатных единиц по должности — 1.
2. Начальнику отдела кадров Рябину О.В. Начальнику відділу кадрів Рябій Л. А. внести изменения в штатное расписание с 26.07.2020 года.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор

Семенов

И. М. Семенов

С приказом ознакомлен:

26.07.2020 р. Рябин О.В..

Как отобразить почасовую оплату?

Почасовая оплата труда в штатном расписании отражается в обязательном порядке. Поскольку ведение штатного расписания да и сама форма документа определяется особенностями предприятия, то бланк штатного расписания можно адаптировать для своих условий. Таким образом показать почасовку можно несколькими способами:

1. Ввести специальную колонку для почасовой оплаты, а в графе “месячный фонд заработной платы” внести сумму тарифной ставки исходя из среднемесячного количества отработанных часов.
2. Вносить почасовку в графу “должностной оклад” путем исчисления среднемесячного оклада. При этом лучше добавить примечание, что для этой должности используется почасовая форма оплаты.
3. В графу “должностной оклад” вносить часовую тарифную ставку. Тут тоже необходимо будет добавить сноску об использовании почасовой оплаты.

Сохранение штатного расписания

Срок хранения этого документа зависит от того, на основании государственной или частной собственности работает предприятие. Исходя из этого есть такие сроки хранения:

1. Для государственного/коммунального предприятия + в деятельности которого создаются документы Национального архивного фонда — хранятся все время.
2. Государственное/коммунальное предприятие, но в деятельности которого не создаются документы Национального архивного фонда — 75 лет.
3. Все остальные — срок хранения 3 года.
4. *храним не только штатное расписание, а и его проекты и документы по его разработке.

Данные сроки хранение утверждены приказом Министерства юстиции №578/5

Ссылка на приказ: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Оптимизация штатного расписания

Основная задача оптимизации — добится как можно большего эффекта при наименьших затратах. То есть организовать штат на предприятии вам необходимо таким образом, чтобы рабочая сила не была в переизбытке, полномочия не дублировались, а фонд заработной платы использовался максимально эффективно и рационально.

Выявить свои болевые точки можно только путем глубокого анализа, как структурного, так и количественного. Исходя из полученной аналитики уже можно будет принимать управленческие решения.

Основными инструментами для оптимизации есть:

1. Сокращение как целых структурных подразделений, так и отдельных должностей.
2. Вводить внутреннее совмещение штатных ставок.
3. Вывод части функционала на внешнее обслуживание (аутсорсинг).

При проведении операций по оптимизации персонала также следует помнить о нормах трудового законодательства, социальные гарантии и преимущественные права, особенно при сокращении.

Результатом оптимизации должна быть наиболее оптимальная штатная численность сотрудником, которая необходима для должного выполнения функций предприятия.

Несомненно, штатное расписание — основной кадровый документ на предприятии. Вести его нужно и заполнять нужно внимательно и ответственно, так как это экономит время и упрощает предприятию жизнь при найме и увольнении сотрудников, выплате заработной платы и позволит избежать изнурительных судебных тяжб.

Читайте статью: Звільнення у зв’язку зі скороченням штату: алгоритм дій, інфографіка

Автор консультации: Шутько Виктория Сергеевна

Источник: юридический ресурс Протокол

Разработка типового штатного расписания

Типовые штаты АУП (административно-управленческого персонала) представляют собой нормативные документы, определяющие должности АУП и их число, необходимые для реализации функций управления предприятием, в зависимости от его особенностей и объёмов его деятельности.

Штатное расписание разрабатывается для предприятий на основании использования комплекса нормативных документов: нормативы численности, нормативы обслуживания, норма численности.

Количество должностей по штату обосновывается необходимостью введения данной должности в штат. Должности устанавливаются исходя из необходимости персонификации ответственности за деятельность предприятия.

Разработке штатного расписания предшествует работа по проектированию организационной структуры управления предприятия. Устанавливается число уровней организационной структуры, определяются связи с внешними организациями, определяется состав подразделений и распределяются обязанности в подразделениях, разрабатываются положения и единая номенклатура должностей, квалификационные требования, схемы должностных окладов, законодательные акты и нормативные документы по видам работ.

Как нормативный документ штатное расписание необходимо для нормального выполнения профсоюзом предприятия защитной функции. Индивидуальные условия оплаты труда по контракту не должны быть ниже предусмотренной коллективным договором. Поэтому в штатном расписании должна быть фиксирована та величина оплаты труда, ниже которой по контракту она не может быть.

 Однако, если учредители организации записью соответствующего положения в уставе и в учетной политике предприятия не обяжут ее вести штатное расписание, то вести его необязательно.

Штатное расписание никогда не было документом, используемым только для определения уровня оплаты труда. Это лишь одна из функций, среди которых: фиксирование структуры управления предприятием, нормирование численности работников в профессионально-квалификационном разряде, регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов контроль за соблюдением общего уровня административно-управленческих расходов.

Все эти функции не только остались в условиях заключения контрактов, но и усиливаются. Какой бы самостоятельностью не обладало предприятие и его руководитель, всегда есть необходимость в сопоставлении фактических и нормируемых затрат труда управленческого аппарата как в профессионально-должностном разрезе, так и в разрезе отдельных функций управления. Работники имеют право сравнить свою фактическую и нормируемую загрузку.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Если, например, штатное расписание в подразделении предусматривает 6 человек, а работает 4, то может возникнуть желание потребовать у руководителя соответствующее повышение заработной платы за увеличение объёма работ. Если объём не изменился и вакансии не заполнены, возникает вопрос, как сказывается эта ситуация на работе предприятия.

В штатное расписание могут вводиться только целые должностные единицы или 0,5 должностных единиц. При их расчёте цифры до 0,25 отбрасываются, а от 0,26 до 0,75 округляются до 0,5, свыше 0,75 — округляются до 1,0.

В пределах численности наименований должностей, полагающихся предприятию могут вводиться должности работников меньшей квалификации за счёт должностей работников более высокой квалификации.

Штатное расписание формируется на основании укрупнённой классификации видов деятельности, функций управления процессов труда категорий специалистов, выполняющих эти функции.

Функции управления и процессы труда определяются теми видами деятельности, которые выполняет данное предприятие, и решают вопросы оценки сложности процессов труда.

Укрупнённое деление деятельности на три вида связано с укрупнённой классификацией категорий специалистов. Каждый вид процессов труда и операций может делиться ещё на десять и более классов в зависимости от технологической особенности производства. Содержание каждого класса процессов в значительной мере определяется особенностями систем управления. Содержание каждого класса процесса труда определяется содержанием операций

Типовые штаты регулярно пересматриваются в соответствии с изменением организационно-технических условий.

Поскольку в настоящее время нет документов, регламентирующих порядок внесения изменений в штатное расписание, то и делать это организация может самостоятельно, в любое время, с любой интенсивностью.                                                                                                             

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» количество неполных штатных единиц указывается в долях. Например: 0,25; 0,5; 2,75 и т.д.

В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность работы совместителя не может превышать 4 часов в день и 16 часов в неделю. Поскольку нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, то одного совместителя можно принимать на работу только на 0,4 ставки.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается месячная зарплата в рублях по окладу, тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.

В графах 6-8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Внесенные в форму штатного расписания изменения упрощают его оформление. Вместо руководителей структурных подразделений теперь его подписывает наряду с главным бухгалтером только руководитель кадровой службы.

Теперь не требуется указывать месячный фонд заработной платы, зато требуется указать период действия штатного расписания. Впрочем, если он не определен, достаточно в этой строке поставить прочерк.

В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Как разработать кадровый план

Для бизнеса Путь к успеху извилист и наполнен постоянными проблемами. Пока это невозможно предвидеть каждую новую возможность или проблему на опережение, тщательное планирование может облегчить предприятиям адаптацию к меняющимся условиям. пейзаж.

HR-специалисты считают кадровые вопросы одним из самых больших препятствий для роста. Человеческий компонент бизнеса является одним из его величайших активов, и тщательно разработанный план укомплектования персоналом и развития может помочь вам максимально эффективно использовать сотрудников для достижения успеха.

Сегодня мы возьмем присмотритесь к тому, как разработать план укомплектования персоналом, чтобы вы могли создать гибкий структура того, как вы определяете новые возможности и справляетесь с критически важными функциями вроде расширения и найма.

Что есть кадры?

Штатное расписание постоянная практика поиска и оценки талантливых людей как внутри, так и вне компании. Целью укомплектования персоналом является заполнение ролей в компании максимально эффективно, чтобы помочь бизнесу расти и достигать своих цели производительности.

Для меньшего организации, кадровые процессы часто передаются на аутсорсинг третьей стороне, которая может быть гораздо более квалифицированным, чтобы справиться с кадровыми потребностями этой компании. Вместо того, чтобы нанимать обширный отдел кадров, чтобы помочь компании достичь своих кадровые цели, кадровая компания с опытом и отношениями внутри промышленность привлекается для оказания помощи в этом процессе.

Такие компании, как MyWorkChoice, упрощают укомплектование критически важных должностей в вашем штате по мере необходимости.Это помогает компаниям справляться с растущими проблемами и заполнять выявляемые ими пробелы по мере необходимости.

Больше организации часто обрабатывают все кадровые потребности самостоятельно, что позволяет им полностью контролировать каждый аспект найма и развития сотрудников практики.

Независимо от независимо от того, решаете ли вы это дома, укомплектование персоналом является важной проблемой, которая может помогают или препятствуют росту и успеху каждого бизнеса.

Что такое кадровый план и зачем он мне нужен?

Планирование персонала — это стратегический процесс, в котором лица, принимающие решения, и отдел кадров проверяют организацию, чтобы определить ее личные потребности.Комплексный план послужит дорожной картой для определения количества сотрудников, необходимых вашему бизнесу, типа сотрудников, которые нужны вашему бизнесу, и того, как вы можете задействовать этих сотрудников для достижения целей компании.

Этот план помогает персонал на протяжении всего процесса найма и приема на работу, а также помогает в развитие внутреннего персонала. Планирование персонала также дает прогноз потребности компании в рабочей силе, поэтому это полезный инструмент для создания бюджетов и Управляющая компания финансами.

Без штатного расписания и план развития, может быть трудно или невозможно определить возможности и проблемы, с которыми сталкивается бизнес в сфере труда.Без эффективная стратегия, каждый аспект компании, от качества продукции до моральный дух сотрудников может пострадать, что приведет к задержке роста и потере бизнеса.

Как записаться Составьте план укомплектования персоналом

Для создания кадровый план, вам нужно будет оценить свои текущие кадровые потребности и прогнозировать ваши потребности продвигаются вперед. Разрыв между этими двумя потребностями будет область, где у вашей организации есть возможность приступить к работе.

Создание плана можно разбить на пять основных шагов:

• Определите бизнес-цели
• Оцените текущее укомплектование персоналом ситуация
• Прогнозируйте свои будущие потребности
• Реализуйте план
• Оцените и уточните план

1) Оцените бизнес-цели

Первая ступень процесс заключается в тщательном рассмотрении краткосрочных и долгосрочных целей бизнес в части кадрового обеспечения.Практически у каждой компании есть стратегическая бизнес-план, в котором излагаются цели и планы бизнеса по развитию. Рассматривать эти цели и то, что вам понадобится от ваших сотрудников для достижения этих целей.

Например, если один из целей вашей компании — открыть новый распределительный центр в стране, в вашем кадровом плане необходимо будет учитывать, какие рабочие места потребуются для достижения этой цели.

Намеченные цели в вашем кадровом анализе повлияет на общие цели бизнеса, поэтому вы должен обеспечить полную синергию между целями компании и кадровыми потребностями, чтобы убедитесь, что они выровнены в будущем.

2) Оценить текущее кадровое положение

Чтобы эффективно удовлетворить ваши кадровые потребности, полезно сначала сделать шаг назад и взглянуть на ваша текущая рабочая сила. Так вам будет легче определить, где вам нужно улучшение, и это также прольет свет на членов вашей команды кто, возможно, сможет сыграть более важную роль.

Для запуска процесса, создайте организационную схему компании, чтобы проиллюстрировать рабочие места, навыки, и компетенции каждого члена вашей компании сверху вниз.Организационная диаграмма поможет вам визуализировать вашу рабочую силу и текущую кадровую ситуацию, чтобы вы сможете лучше определить свои будущие потребности и возможности.

Более подробно в ваша организационная структура, тем лучше вам будет. Рассмотрите возможность добавления основных навыков и атрибуты для каждого сотрудника, поскольку они помогут вам определить возможности продвигайтесь изнутри, когда необходимо заполнить должности более высокого уровня.

Ваша компания В организационной диаграмме также будет указана каждая из должностей в компании.Займите каждую позицию и напишите полное описание каждой работы. Определить ядро навыки, которыми должны обладать потенциальные соискатели, а также любые предпосылки вам необходимо помочь вам в проверке будущих кандидатов.

Во время этого процесса, вы захотите тесно сотрудничать с членами управленческой команды которой будет подчиняться каждая должность. Например, если вы документируете описание работы, навыки и требования, которые вам понадобятся со склада ассоциировать должность, проконсультируйтесь с менеджером склада, чтобы убедиться, что вы понимаете полный объем работы, чтобы он мог быть укомплектован соответствующим персоналом.

С этим информации, вам будет намного проще набрать квалифицированных кандидатов, которые должен хорошо вписываться в компанию.

3) Прогнозируй свои будущие потребности

Этот шаг требует Вам нужно проконсультироваться со своим хрустальным шаром, чтобы посмотреть, что ждет в будущем твоя компания.

Прогнозирование вашего будущие потребности потребуют некоторых догадок, и вам нужно будет учесть множество факторов, которые могут повлиять на ваши будущие потребности. Такие вещи, как текучесть кадров, инвестиции в новые технологии, экономику, уровень безработицы и ваши конкуренция может повлиять на вашу способность достигать ваших кадровых целей, и вам нужно будет попытаться учесть их в прогнозе.

Выполнение тренда анализ на основе исторических данных внутри вашей компании — эффективный способ чтобы спрогнозировать ваши потребности в рабочей силе. Взгляните на данные, указывающие на набор кадров за прошлые периоды. закономерности и текучесть кадров. Рассматривайте навыки и образование вашего персонала как а также их демография. Эта информация должна отображать тенденции, которые могут помочь вы прогнозируете свои потребности более точно.

Анализ соотношения еще один важный инструмент, который вы можете использовать, чтобы систематизировать труд, который вам потребуется достигать важнейших целей.В этом анализе вы создадите соотношение между бизнес-директива и труд, необходимый для ее достижения.

Например, давайте говорят, что в прошлом году ваш бизнес отгрузил 500 000 единиц с десятью складами соратники. Соотношение отгруженных единиц к сотрудникам составляет 50 000: 1. А теперь скажем что одна из ваших бизнес-целей — отгрузить дополнительно 250 000 единиц в в следующем году. Применив свой коэффициентный анализ, вы увидите, что вам нужно нанять еще пять сотрудников склада для достижения вашей цели по отгруженным единицам.

Как только вы спрогнозировали ваши будущие потребности в меру своих возможностей, вы можете анализировать и понять разрыв между тем, где вы сейчас находитесь, и тем, куда вам нужно идти в будущее. Отсюда вы можете систематизировать необходимые шаги, которые помогут вам достичь организационные цели.

4) Создайте свой план

Теперь, когда вы собрал и проанализировал все применимые данные о вашем текущем штате и будущие потребности и цели компании, пора систематизировать и реализовать ваши план.На этом этапе вы опишете процессы найма для всей компании.

Вам понадобится планируйте охватить каждый отдел, группу или подразделение в вашей компании. В зависимости от размера вашей компании может быть полезно создать индивидуальный планы для каждого вашего отдела. После того, как каждый отдел завершит свою оценки, все это можно объединить, чтобы раскрыть генеральный план для бизнес.

Совершая план на бумаге — важное дело, требующее сотрудничества и вклада практически от всех сотрудников компании, особенно от лиц, принимающих решения, и людей Ресурсы.Коммуникация имеет решающее значение на протяжении всего процесса, и это особенно важно, когда вы дорабатываете свой план.

5) Оценить и уточнить план

После того, как вы составите план, он должен служить инструментом, который поможет вам оптимизировать процессы найма, выявить выдающихся талантов в организации и достичь различных целей бизнеса. В течение этого времени помните, что ваш план должен быть гибким и адаптироваться к меняющимся потребностям вашего бизнеса.Убедитесь, что ваш план работает на вас, и рассмотрите альтернативы, если ваш план не работает так, как вы планировали. Благодаря появлению новых инструментов и услуг, таких как MyWorkChoice, теперь проще, чем когда-либо, решать ваши кадровые проблемы, поэтому вы можете сосредоточиться на процессах более высокого уровня ведения своего бизнеса.

Что такое кадровый план и как его разработать?

Независимо от того, сосредоточены ли вы на создании новой должности, увеличении численности персонала или просто на повторном найме, обязательно сначала составьте план укомплектования персоналом.Это помогает обеспечить охват всех баз HR, но также гарантирует, что необходимые отделы находятся на одной странице, чтобы они в конечном итоге могли сотрудничать, чтобы привлечь кандидатов, которые лучше всего подходят для организации. Как только комплексный шаблон будет внедрен, ваша компания сможет использовать его в качестве основы для всех своих кадровых потребностей и данных в ближайшие годы.

Определение штатного расписания

Кадровый план — это серия шагов, которые предпринимаются для подтверждения того, что в организации определены две очень важные вещи: 1) точное количество ролей и должностей в компании и 2) работники с нужным набором навыков, занимающие эти должности.В зависимости от потребностей и размера бизнеса сотрудники будут сгруппированы по классификации и / или отделу.

Поскольку кадровые планы должны быть адаптированы для каждой конкретной организации и разработаны HR в сотрудничестве с другими соответствующими отделами, детали могут переходить от плана к плану. Тем не менее, все планы должны быть составлены таким образом, чтобы можно было быстро свериться с цифрами, что может помочь в принятии решений, связанных с наймом, развитием и финансированием, быстрыми и беспроблемными.

Как создать план укомплектования персоналом

Теперь, когда вы знаете, что такое кадровые планы, пора обсудить, как они создаются. Вот некоторые из необходимых шагов, которые необходимо предпринять при создании всех кадровых планов:

1. Создание исчерпывающих описаний должностей и списков требований

Чаще всего описания должностей и списки требований к ним пишут менеджеры по персоналу, но при создании нового задание должно начинаться только одним способом — с разговора с руководителем соответствующей должности.Например, если менеджер по персоналу создает план укомплектования персоналом, который включает в себя сотрудника склада, он должен обратиться к менеджеру склада , прежде чем они приступят к написанию.

Это простой разговор, который позволяет отделу кадров лучше понять, какие именно обязанности будет выполнять сотрудник склада на ежедневной основе. Он также сообщит их список требований, который должен включать следующие данные:

• минимально необходимый предшествующий опыт
• история образования
• История предыдущей работы
• необходимые сертификаты и лицензии

Этот шаг также даст менеджеру по персоналу представление о том, как эта должность может соотноситься с другими в компании, что дает им более точное представление о том, что этому отделу больше всего нужно.

2. Провести текущую оценку нынешних сотрудников

Во многих ситуациях идеальным кандидатом на должность является тот, кто уже работает в компании. Возвращаясь к предыдущему примеру со складским партнером, предположим, что менеджер по персоналу создает план укомплектования штатов, чтобы заполнить должность нового менеджера смены. Поскольку у предприятия уже есть десятки трудолюбивых сотрудников склада, которые приходят и уходят каждый день, может быть разумнее — и более рентабельно — нанять сотрудников изнутри.(И благодаря Воноло вам не нужно беспокоиться о каких-либо сменах, оставшихся открытыми из-за повышения по службе.)

В зависимости от культуры компании это предложение могло быть сделано множеством разных людей и по множеству разных причин. Возможно, заведующий складом уже выбрал фаворита. Возможно, бухгалтерский учет урезал бюджет, поэтому HR решает нанять постоянного сотрудника, чтобы избежать дорогостоящих потребностей в адаптации и обучении.

Каким бы ни был катализатор, ответственные стороны должны сделать все возможное, чтобы обеспечить беспристрастную оценку всех действующих сотрудников, чьи навыки соответствуют должности.Это можно сделать, наблюдая, обсуждая с менеджерами / другими сотрудниками и проверяя зарегистрированную производительность внутреннего кандидата.

3. Анализируйте товарооборот и бизнес-тенденции

Поскольку кадровые планы предназначены для выполнения текущих проектов, важно, чтобы они постоянно дополнялись и изменялись, чтобы они лучше всего отражали то, что происходит в компании, а также на рынке.

Один из способов сделать это — рассчитать тенденции оборота компании.Это поможет отделу кадров спланировать приливы и отливы кадров, которые в противном случае застали бы отдел врасплох во время органических всплесков.

Наряду с тенденциями текучести кадров отдел должен также комплексно подходить к тенденциям бизнеса. Это можно рассматривать как во внутреннем, так и во внешнем. Что касается внутреннего, менеджеры изучают изменения в повседневных режимах работы сотрудников, такие как смена смен и сокращение штатов. Что касается внешнего, то необходимо взвесить такие вещи, как слияния, поглощения и законодательство.

4. Разработка альтернативных кадровых планов

Все предприятия разные, но большинство их объединяет одна общая черта — потребность в более квалифицированных рабочих в периоды пиковых нагрузок. В наши дни все больше и больше компаний сокращают свои бюджеты за счет интеграции кадровой системы по требованию, такой как Wonolo.

При работе на этом этапе должны быть включены все предыдущие названия должностей, описания и бюджетные соображения. Также полезно иметь приблизительное количество сотрудников по требованию, которые могут понадобиться в определенное время года.Лучшее в использовании персонала по требованию — это гибкость, но когда подрядные компании полностью осознают свои потребности, процесс может быть реализован — и воспроизведен — наиболее плавным образом.

Узнайте больше о Wonolo

Формула

для расчета кадровых потребностей | Малый бизнес

Хайди Карденас Обновлено 24 марта 2019 г.

Расчет потребности в персонале является частью планирования человеческих ресурсов, процесса анализа и выявления нехватки и излишка кадров.Для оценки и прогнозирования потребностей в персонале используются различные формулы, основанные на исторических и оценочных данных о производительности компании, таких как объемы продаж и производства. Планирование человеческих ресурсов фокусируется на укомплектовании организации нужным количеством персонала с необходимыми навыками, когда это необходимо для достижения бизнес-целей в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Практический метод

Практический метод расчета потребностей в персонале основан на общей организационной структуре.Например, если организация настроила свою структуру так, чтобы один операционный менеджер приходился на пять линейных супервайзеров, то краткосрочное укомплектование персоналом будет включать сохранение того же количества супервайзеров при текучести кадров. Долгосрочное укомплектование персоналом будет включать планирование пяти супервайзеров на каждого добавленного менеджера. Эмпирическое правило расчета не является точным и не основано на глубоком анализе, оно основано на сохранении организационной структуры.

Использование метода Delphi

Метод Delphi — это метод прогнозирования человеческих ресурсов, который использует данные группы экспертов для анализа истории укомплектования персоналом и кадрового планирования.Группа старших менеджеров, бизнес-консультантов или группа связанных деловых людей, знакомых с кадровой историей организации, отвечает на вопросы о кадрах, и их ответы собираются и используются группой для индивидуального рассмотрения.

Группа не собирается вместе физически, но координируется фасилитатором, который раздает анкеты, собирает ответы и возвращает информацию участникам панели для дальнейшего рассмотрения, пока не будет уточнено кадровое прогнозирование потребностей.Эксперты хранятся анонимно друг от друга, чтобы предотвратить предвзятость и групповое мышление, а также получить максимально объективную и точную информацию.

Понимание методов соотношения

В прогнозировании человеческих ресурсов используются два различных метода соотношения: соотношения укомплектованности персоналом и коэффициенты производительности. Коэффициенты укомплектованности кадрами используются для прогнозирования потребности в найме на основе установленной организационной формы. Например, если в компании есть административный пул из пяти секретарей на каждые 20 старших менеджеров, это соотношение используется для оценки набора секретарей.

Коэффициенты производительности используют оценки единиц, произведенных на одного сотрудника, и применяют их к прогнозам продаж для потребностей в найме. Компания, которая продает 2 миллиона виджетов в год и насчитывает 25 производственных рабочих, должна нанять больше производственных рабочих, если ожидается рост продаж, или должна, по крайней мере, содержать штат из 25 производственных рабочих для обеспечения текущих продаж.

Статистический регрессионный анализ

Статистический регрессионный анализ сравнивает взаимосвязи в исторических данных для прогнозирования потребностей в персонале.Валовые продажи в год за последние пять лет и численность персонала за это время анализируются как достаточные или недостаточные для поддержки продаж в следующие пять лет.

7 шагов для создания эффективных кадровых стратегий

Специализированная кадровая стратегия имеет решающее значение для любого бизнеса, желающего понимать своих людей.

Ваши люди — это самый большой актив вашей компании, который может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество.

Но забота об этих людях требует подхода, ориентированного на людей.

Что такое кадровая стратегия?

Кадровые стратегии часто путают со стратегиями найма, но это не одно и то же.

Набор на работу — это единственный шаг на пути к трудоустройству, он включает в себя поиск и поощрение потенциальных кандидатов к подаче заявок на должности.

Укомплектование персоналом — это непрерывный процесс.

Он включает в себя начальный этап найма, но он выходит далеко за рамки этого и включает в себя то, как вы управляете и удерживаете компетентную и довольную рабочую силу, соответствующую цели, на нужных ролях в нужное время для достижения целей компании.

Сегодня мы делаем еще один шаг вперед.

Это не просто заполнение вакансий, а взгляд на свой персонал в целом, чтобы получить представление и создать для своих сотрудников отличные возможности для привлечения и удержания лучших.

Таким образом, кадровые стратегии больше похожи на «кадровые стратегии».

Стратегии управления персоналом смотрят на то, где находятся ваши высокоэффективные сотрудники и как вы держитесь за них, а также на такие вещи, как то, как вы обеспечиваете их значимой работой.

Вот наши семь шагов к построению эффективной кадровой стратегии таким образом.

1. Определите свои бизнес-цели

Лучшей отправной точкой для кадровой или кадровой стратегии является бизнес-план вашей организации, который должен содержать как краткосрочные, так и долгосрочные цели компании.

Будь то увеличение товарооборота, расширение в новые сектора, запуск новых продуктов или рост за счет приобретения, все эти цели по своей сути движимы вашими людьми.

Итак, ваша стратегия должна быть полностью согласована с целями компании.

2. Определите свой нынешний кадровый ландшафт

Теперь, когда вы знаете, каковы цели вашей организации, вам нужно полное представление о ваших текущих кадрах.

Точное представление о ваших людях начинается с единственного источника правды.

Если ваши данные о людях хранятся в разрозненных системах и в таблицах, все они должны быть объединены в одну систему, чтобы дать вам максимальное представление о ваших сотрудниках.

Отсюда вы можете создавать отчеты и ценные сведения о ваших сотрудниках, например, составлять точные отчеты о численности персонала, выявлять пробелы в навыках и определять потенциальных кандидатов на руководящие должности в рамках планирования преемственности.

3. Анализируйте шаблоны людей

В любой организации всегда есть естественные приливы и отливы кадрового состава; Если вы будете на шаг впереди потенциальных движений, то не обойдетесь без сюрпризов.

На самом базовом уровне наличие четкого представления о датах увольнения и информации поможет вам заблаговременно нанять и заполнить эти должности, сводя к минимуму риск потери знаний, когда кто-то уходит, не завершив передачу.

Сделав еще один шаг вперед, вы можете проанализировать свою рабочую силу, чтобы заранее определить потенциальные перемещения.

Современная система управления персоналом и персоналом скажет вам:

• Численность работников, приближающихся к пенсионному возрасту
• Предстоящие декретные и отцовские отпуска
• Предстоящие акции, для которых потребуется план преемственности
• Лица, которые приближаются к средней продолжительности стажа работы в компании.

Используя такие отчеты и анализируя эти закономерности, вы можете заранее планировать устранение потенциальных пробелов и планировать соответственно.

4. Определить укомплектование персоналом и потребности в людях

Для успешной кадровой и кадровой стратегии вам в первую очередь необходимо понять навыки, опыт и ресурсы, необходимые для достижения ваших бизнес-целей.

Чтобы максимально повысить эффективность процесса найма, вам также необходимо учитывать график действий, необходимых для выполнения каждой роли, и планировать соответственно.

Чтобы это установить, вам необходимо проанализировать дополнительные данные.

Например, какие роли вам нужны? Сколько времени обычно требуется, чтобы их нанять? Каковы временные рамки для введения в курс дела и выхода на полную производительность?

Существующие данные о вашей рабочей силе предоставят полезную информацию, которую вы можете использовать в качестве ориентира.

5. Создайте прогноз кадрового будущего

Учитывая текущую картину кадрового потенциала, неплохо было бы составить долгосрочный план укомплектования персоналом на следующие пять-десять лет.

Это должно быть сделано вместе с вашим исполнительным руководством, владельцами или акционерами.

Им нужно будет поделиться долгосрочным видением компании, чтобы вы могли учесть, будет ли реструктуризация компании или какие-либо будущие приобретения, которые повлекут за собой новые или иные потребности в персонале для бизнеса.

Кроме того, поработайте над прогнозным планированием преемственности, поскольку разные сотрудники будут продвигаться по службе в течение следующих пяти-десяти лет, а также над тем, какие отделы станут жизненно важными для будущего успеха компании и, следовательно, будут расширяться в размерах.

Помимо создания этого прогноза, поймите, что необходимо для его выполнения в вашей компании.

Есть ли у вас кадровая команда адекватного размера, чтобы соответствовать вашим прогнозам? А как насчет бюджета?

Создайте этот план вместе со своим прогнозом в формате, который будет понятен и понятен другим сотрудникам компании.

6. Развитие сильного бренда работодателя и культуры рабочего места

Есть ли у вас стратегии брендинга работодателя и кадрового маркетинга для привлечения тех, кто вам нужен?

Понимание того, как вы создаете среду, в которой люди любят работать, жизненно важно для сохранения всего наилучшего как части вашей стратегии.

Не думайте, что все, что вам нужно для создания идеальной стратегии работы с людьми, можно почерпнуть в стенах вашего собственного офиса.

Обратитесь к своим коллегам из других компаний и попросите их уловить — в девяти случаях из 10 они будут более чем готовы поделиться своим опытом.

Ищите в Интернете модели, которые вы можете воспроизвести, посещайте мастер-классы и семинары, а также используйте социальные сети для поиска идей.

7. Регулярно пересматривайте план

Бизнес-потребности могут быстро меняться, поэтому даже запланировать ежегодный 12-месячный обзор вашего плана вряд ли будет достаточно.

Регулярно пересматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы можете гибко адаптировать и адаптировать потребности людей в бизнесе, если условия меняются в любой момент.

Прекращение действия или подписание контракта с вашим крупнейшим клиентом может серьезно повлиять на ваши кадровые потребности и операционную прибыль.

Если в основе вашей кадровой стратегии лежит создание качественного кадрового опыта, вы используете данные, чтобы получить истинное практическое представление о своих сотрудниках, и, следуя этим шагам, у вас есть все ингредиенты для создания успешной кадровой стратегии, которая работает.

Живая демонстрация Sage People

Хотите привлечь лучших людей, сохранить свой ключевой талант и повысить производительность? Запросите бесплатную живую демонстрацию Sage People и узнайте, как она может помочь вам в достижении ваших целей.

Запросить бесплатную демонстрацию

Растут быстро? Вот трехлетний план укомплектования персоналом, который вам необходимо знать

Организационный и финансовый рост захватывает и вдохновляет, но он также может быстро стать подавляющим. Я узнал, что лучший способ смягчить это подавление — создать здоровую и активную линейку будущих лидеров и менеджеров в вашей организации.

В Avid4 Adventure мы стабильно добивались 30-40-процентного роста годового дохода за последнее десятилетие.Но по мере роста наших доходов возрастала и наша потребность в дополнительном штатном и специализированном персонале. Не так давно за нашим штатным столом сидело всего несколько человек — все носили столько разных организационных головных уборов, что у нас даже не было отделов. Теперь у нас есть стабильная структура отделов и растущее количество возможностей полной и частичной занятости в рамках каждой из этих функций.

Но просто создание большего количества мест вокруг стола — это не здоровый рост — вы должны убедиться, что «нужные люди занимают правильные места».«Правильные люди» — это те, кто искренне верит в ваше видение и искренне руководствуется вашими основными ценностями. Обеспечение того, чтобы эти люди занимали «правильное место», означает, что потребности в конкретной должности соответствуют конкретным навыкам, опыту и опыту сотрудника, и карьерные цели. Я знаю — это сложный вопрос! Вот как это работает в Avid4 Adventure.

Трехлетний план укомплектования персоналом

В прошлом году мы разработали наш трехлетний план укомплектования штатов, чтобы опередить растущую кривую роста персонала.Наша теория заключается в том, что прозрачность и чрезмерная коммуникация в отношении прогнозируемых будущих кадровых потребностей приведут к увеличению числа кандидатов и найму на работу, другими словами, к увеличению числа нужных людей на нужных местах.

Первым шагом в разработке нашего трехлетнего плана укомплектования персоналом было для каждого отдела отменить план, чтобы оценить свои предстоящие административные потребности. Для этого нам нужно было согласовать, куда движется компания и как мы собираемся этого добиться. В Avid4 у нас уже было следующее:

• Документ о концепции компании на 10 лет
• Трехлетнее видение отделов, поддерживающее видение нашей компании
• Годовые ведомственные цели

Каждый отдел использовал эти ориентиры для прогнозирования всех ожидаемых наймов на следующие три года.

После определения прогнозируемых должностей для каждого отдела мы набросали, как будет выглядеть каждое положение. Каждая позиция должна иметь следующую описательную информацию:

• Дата начала — (месяц / год)
• Должность Тип — Полная, почасовая, полная занятость, неполная занятость, контракт и т. Д.
• Отдел
• Диапазон заработной платы (или почасовая оплата)
• Top 2-3 Особые навыки / опыт, необходимые для этой должности
• 2-3 лучших Требуются особые навыки / опыт для этой должности
• Запланированная потребность или возможная потребность — «Запланированная сумма» означает, что это запланированные расходы — мы уверены, что эта позиция будет доступна.«Возможный» означает, что мы думаем о том, чтобы предложить эту позицию, но она не подтверждена.

Затем мы собрали всю эту информацию в простую электронную таблицу, которую вы можете легко отсортировать по году, типу должности, отделу или диапазону окладов. Для большинства перечисленных позиций мы создали короткое 2-3-минутное видео, чтобы пользователи могли подробнее узнать о позиции. Также есть ссылка на быструю форму Google, чтобы люди могли выразить интерес к одной или нескольким будущим вакансиям.Вот фото того, как выглядит электронная таблица:

Трехлетний план укомплектования персоналом заблаговременно рассылается всем нашим сотрудникам. Для нас это означает действующий персонал в штаб-квартире, а также персонал нашего сезонного / частично занятого летнего лагеря (каждое лето мы нанимаем более 650 сезонных сотрудников!). Совместное использование плана помогает нашим нынешним сотрудникам увидеть возможности повышения мобильности. Мы также передаем план укомплектования персоналом потенциальным кандидатам за пределами компании, которые выразили заинтересованность в сотрудничестве с нами.Это становится для нас инструментом привлечения лучших талантов, показывая им путь внутрь.

Кадровые планы и профессиональное развитие

Одна из моих любимых частей этой системы — это то, что личное и профессиональное развитие заложено в план еще до того, как кто-то подаст заявку на работу. В разделе «Особые навыки и опыт» как внутренние, так и внешние кандидаты могут увидеть, чего им нужно достичь, чтобы лучше всего подходить для этой должности. Что касается будущих внутренних кандидатов, мы стремимся поддерживать разработку, которая им понадобится для этого.Когда текущий сотрудник заполняет форму «Я заинтересован», мы сразу же обращаемся к нам, чтобы ответить на вопросы и составить план, как помочь ему занять желаемую должность.

Хотя мы используем трехлетнюю систему укомплектования штатов только первый год, мы получили положительные отзывы от наших сотрудников. Традиционно сотрудники привыкли чувствовать себя «в темноте» на работе или получать информацию только по мере необходимости. Недостаточное общение на рабочем месте является обычным явлением и обычно приводит к сомнениям, страху и недоверию.Но наши сотрудники говорят нам, что наш трехлетний план укомплектования персоналом превосходит их ожидания в отношении коммуникации, поскольку он прозрачен и честен.

По мере развития этой программы мы будем обновлять наш кадровый план каждый год, чтобы он всегда представлял собой скользящий трехлетний период. В любое время внутренние и внешние кандидаты могут изучить ожидаемые возможности на этот год, следующий год и через 2 года. Конечно, планы могут измениться, и должность, которую мы надеемся нанять на следующий год, может не состояться.Но даже если изменения происходят время от времени, мы считаем, что это по-прежнему обеспечивает полезную видимость для всех основных целей и направления развития компании.

Как составить собственный трехлетний план укомплектования персоналом

Трехлетний план укомплектования персоналом в штаб-квартире работает на наш бизнес, потому что (1) мы продолжаем быстро расти и (2) у нас много сезонных сотрудников, которые постоянно просят нас расширить возможности в компании. Тем не менее, каждая компания уникальна, и я бы никогда не стал предлагать модель «включай и работай» для чего-то подобного.Однако я верю, что каждая целеустремленная компания может выполнить определенные ключевые действия.

Вот как начать:

1. Создайте долгосрочное видение. Наличие видения помогает согласовать все в компании и создает дорожную карту, в которой компания движется.

2. Оцените кадровые потребности и изменения в ближайшие годы. Ваше видение — это ваша цель, и ваш кадровый план будет частью стратегии, которая определяет, как вы туда доберетесь.Какие роли будут меняться по мере вашего роста? Кто вам нужен на борту для реализации вашего видения?

3. Поделитесь своим кадровым планом. Превосходите коммуникационные ожидания, делясь своими долгосрочными прогнозами кадрового обеспечения с заинтересованными сторонами и потенциальными кандидатами. Вы привлечете новых мотивированных кандидатов и откроете двери для роста существующих сотрудников.

Хотите, чтобы на ваш почтовый ящик было доставлено еще больше целевых статей для руководителей? Подписаться!

Программа временной занятости — человеческие ресурсы

Программа временной занятости

Программа временной занятости описывает требования для всех временных почасовых должностей UW в классифицированных профилях должностей.Для временных и краткосрочных должностей сотрудников категории специалистов, утвержденных Управлением по компенсациям, а также для почасовых должностей студентов применяются разные методы.

Временные почасовые штатные должности могут использоваться для проектных работ ограниченной продолжительности, нехватки персонала, пиков рабочей нагрузки и текущей работы, которая ограничена менее 20 часами в неделю.

Временные почасовые должности не должны заменять наем штатного персонала, когда у подразделения есть постоянная потребность в человеке, работающем на полставки или более, а также эти должности не должны использоваться в качестве испытательного периода для сотрудника перед тем, как нанять этого сотрудника на постоянное место жительства. , текущая позиция.

Процесс приема на работу

Отдел кадров координирует весь найм временных сотрудников, работающих с почасовой оплатой, если иное не разрешено вице-президентом по кадрам. Подразделение-работодатель не сможет нанять временного почасового сотрудника без создания должности и заявки в Workday и без прохождения найма через UWHIRES.

Есть три способа нанять временного почасового сотрудника:

• Прямой найм — когда менеджеры определили человека, которого они хотят выполнять
• Набор — когда менеджеры хотят набрать кандидатов
• UTemp Staffing — услуга UW по набору и подбору квалифицированных временных сотрудников.

При прямом найме и найме менеджеры должны управлять заработной платой и контролировать рабочее время, чтобы сотрудники не превышали лимит рабочего времени; UTemp Staffing управляет начислением заработной платы и отслеживает часы, отработанные временными почасовыми штатными сотрудниками, чтобы гарантировать соблюдение установленных лимитов.

Вернуться к началу

Ставка заработной платы и профиль должности

Всем временным почасовым сотрудникам выплачивается почасовая ставка, которая находится в пределах диапазона заработной платы для классифицированной должности, которая лучше всего подходит для работы.Отклонения от этой практики требуют предварительного одобрения отдела кадров со стороны вашего представителя по трудоустройству.

Использование временного помощника по персоналу (11863) в качестве должности

Помощник по временному персоналу (код должности 11863) — это профиль должности, который используется, когда работа не соответствует ни одному классифицированному классу. Чтобы использовать это название, вы должны получить одобрение отдела кадров.

Вы не можете использовать титул для оплаты почасовой ставки, выходящей за пределы диапазона наиболее подходящего классифицированного титула.

Вернуться к началу

Ограничения на работу и сверхурочную работу

Временные сотрудники с почасовой оплатой могут работать максимум 950 часов (без сверхурочной работы) в течение 12-месячного периода. Однако некоторые подразделения устанавливают нижний предел, поэтому проверьте правила своего подразделения и убедитесь, что они соблюдаются.

Первоначальный 12-месячный период начинается с первого дня работы в качестве временного сотрудника, который называется Первоначальной датой временного трудоустройства сотрудника (OTED). Последующие 12-месячные периоды начинаются в годовщину OTED.После того, как сотрудник создает OTED, он не меняется, даже если сотрудник покидает UW или занимает другие должности в UW.

Все отработанные часы, кроме сверхурочной, засчитываются в 950-часовой предел. Ограничение распространяется на все временные почасовые штатные должности, в том числе те, которые создаются через UTemp Staffing, путем найма или прямого найма. Если у сотрудника несколько должностей, суммарное количество часов без сверхурочной работы на всех временных почасовых должностях не может превышать 950-часовой предел.

Сверхурочные

Сверхурочные часы не засчитываются в 950-часовой предел.Все временные сотрудники, работающие с почасовой оплатой, имеют право на сверхурочную работу и подлежат требованиям оплаты сверхурочной работы.

Исключения из лимита работ

Временные почасовые (суточные) зарегистрированные медсестры в медицинских центрах UW и в медицинском центре Harborview, а также на определенные категории сотрудников, которые работают на исследовательских судах UW, работающих в океане, не подпадают под лимит в 950 или 1050 часов, как это утверждено Управление финансового управления отдела государственных людских ресурсов.

Вернуться к началу

Отслеживать часы работы сотрудника

Руководители несут ответственность за то, чтобы временные сотрудники с почасовой оплатой не превышали установленный предел рабочего времени.Чтобы отслеживать часы, отработанные вашими сотрудниками, используйте инструмент временного почасового мониторинга занятости, который позволяет вам проверять количество часов, отработанных вашим сотрудником, и отправляет уведомления, когда ваш сотрудник достигает критических часов. Узнайте больше об инструменте мониторинга временной занятости.

Вам не нужно следить за часами, если вы наняли сотрудника через UTemp Staffing, поскольку они сделают это за вас.

Вернуться наверх

Продлить должность сотрудника

Вы можете продлить временную почасовую должность штатного сотрудника на срок до 12 месяцев после текущей даты, если

• Сотрудник имеет право продолжить работу в зависимости от количества часов, оставшихся в его 12-месячном году OTED
• У вас есть бизнес-потребность в продолжении работы сотрудника

Чтобы продлить дату окончания для должности, занимаемой временным почасовым сотрудником:

1. Определите, сколько часов сотрудник проработал на своей текущей должности, используя инструмент поиска часов.
2. Убедитесь, что общее количество часов на текущей должности плюс предлагаемое продление не превышает установленного лимита рабочего времени.
3. Согласовывайте даты окончания продления с интегрированным сервисным центром, используя Мониторинг статуса занятости и изменение работы — Изменение данных — Продление даты окончания срока занятости — Кампус персонала, Руководства пользователя медицинских центров.

Если вы наняли сотрудника через UTemp Staffing, вам следует запросить продление через портал менеджеров UTemp или по электронной почте.

При определенных обстоятельствах вам может потребоваться создать новую позицию и заявку в Workday, а не продлевать дату окончания.Это тот случай, когда:

• Произошло изменение кода класса должности, профиля должности или отдела
• В рабочий день для сотрудника введено увольнение

Вернуться к началу

Пособия, выходной и отпуск

Временные сотрудники с почасовой оплатой, соответствующие критериям отбора, могут участвовать в страховых и пенсионных планах, предоставляемых работодателем. Интегрированный сервисный центр уведомляет сотрудников об их праве.

У временных почасовых сотрудников начисляется оплачиваемый отпуск по болезни.Дополнительную информацию можно найти на странице Отгул для временных сотрудников и студентов, работающих с почасовой оплатой. Аналогичным образом, они также имеют право на неоплачиваемое отсутствие по причине инвалидности или серьезного состояния здоровья (или для ухода за членом семьи с серьезным заболеванием) или на военную службу. Свяжитесь с вашим кадровым специалистом по отпускам, если у вас возникнут вопросы о временном отпуске или отпуске сотрудника.

Вернуться наверх

Представительство Союза

Временный работник с почасовой оплатой может быть представлен профсоюзом и охвачен коллективным договором в зависимости от вида работы и места работы.

SEIU 925, WFSE, WSNA и SEIU 1199 сертифицированы для представления временных сотрудников, если сотрудник проработал 350 часов или более в назначении переговорной единицы в течение 12-месячного периода, начиная с первого дня работы, и:

• Имеет должность и место работы, которые соответствуют названию SEIU Local 925 или WFSE
.
• Имеет должность зарегистрированной медсестры, которая соответствует названию зарегистрированной медсестры WSNA
• Имеет должность, которая соответствует названию единицы переговоров SEIU 1199 в переговорных единицах Professional / Technical, HMC RN и ALNW RN.

Вернуться к началу

Уведомление о временной занятости

Правила государственной гражданской службы требуют, чтобы во время приема на работу вновь назначенные временные сотрудники с почасовой оплатой в классифицированных должностях получали письменную информацию о соответствующих льготах и ​​условиях найма.

Workday отправляет уведомление о временной занятости во время приема на работу, а также для операций добавления и изменения вакансий, в результате которых создается новая временная почасовая должность. Пожалуйста, свяжитесь с ISC с любыми вопросами.

Менеджеры по найму должны просмотреть уведомление с новыми сотрудниками в рамках ориентации своего подразделения.

Исключения из уведомления

Уведомление о временной занятости не распространяется на сотрудников, занимающих определенные должности с ограниченным сроком действия, такие как классифицированные с фиксированной продолжительностью, временные должности сотрудников категории специалистов, должности сотрудников категории специалистов по проектам или следующие должности:

• 10884, медсестра — студентка UW (NE H)
• 11836, Ассистент студента — студент, не являющийся студентом UW (NE H) (должен быть учеба на рабочем месте)
• 10875, помощник студента — студент UW (NE H)
• 21242, фармацевт-стажер — студент (NE H)

Корректировка компенсации — суточные медицинские центры

Суточные RN и медицинские специалисты, работающие в медицинских центрах, могут потребовать ступенчатого повышения, если они отработают не менее 1872 часа с обычной ставкой оплаты (что эквивалентно 90% FTE) в должности суточных с момента их последнего повышения ступени или после начало их текущего суточного назначения.Проверки не могут запрашиваться чаще, чем один раз в 12 месяцев, и в этом расчете учитываются только суточные часы, отработанные с 1 января 2013 года. Если в ходе проверки будет установлено, что с момента последнего ступенчатого повышения было отработано 1872 часа, повышение заработной платы будет предоставлено с даты запроса.

Это положение применяется к персоналу, выплачивающему суточные, работающему на следующих должностях в медицинских центрах UW, в медицинском центре Харборвью и в Эрлифте Северо-Запад:

• Медицинский специалист (21060)
• Ведущий специалист по здравоохранению (21061)
• Дипломированная медсестра 2 (21679 и 21034)
• Дипломированная медсестра 3 (21680, 21035, 21640)
• Медсестра (21038)
• Бортсестра, старший (21039)
• Старшая медсестра (21496)
• Медсестра-поплавок (21497)
• Медсестра (21495)
• Старшая медсестра (21494)

Исключение COVID-19

Временные сотрудники с почасовой оплатой, работающие на критических должностях, необходимых для обеспечения безопасной работы больниц и учреждений в период чрезвычайного положения, связанного с COVID-19, были освобождены от 950-часового лимита UW и 1050-часового максимума штата до 30 июня 2021 года, как было утверждено директор отдела кадров штата Вашингтон согласно WAC 357-04-045.

С 1 июля 2021 года временные почасовые штатные сотрудники, которые превысили установленный в штате максимум 1050 часов в период исключения COVID-19, больше не смогут работать на временной почасовой мощности до тех пор, пока они не пройдут годовщину своей первоначальной временной даты трудоустройства. . Временный персонал с почасовой оплатой, который наработал более 1050 часов и чьи первоначальные даты временного трудоустройства приходятся не на июль, должен быть уволен.

Вернуться к началу

План профессионального развития

| Человеческие ресурсы

Формы для создания плана профессионального развития

В плане профессионального развития документируются цели, необходимые навыки и развитие компетенций, а также задачи, которые должен будет выполнить сотрудник, чтобы поддерживать постоянное совершенствование и карьерный рост.План профессионального развития создается менеджером в тесном сотрудничестве с сотрудником для определения необходимых навыков и ресурсов для поддержки карьерных целей сотрудника и бизнес-потребностей организации.

Профессиональное развитие сотрудников начинается, когда к вашей команде присоединяется новый член. Кроме того, у всех сотрудников должен быть «живой» план профессионального развития. Планирование не должно происходить только после того, как сотрудник определен как нуждающийся в улучшении.Планы профессионального развития следует пересматривать на постоянной основе в течение года, с проведением по крайней мере одного промежуточного обсуждения обзора между сотрудником и руководителем до окончания периода годовой оценки эффективности.

Этапы планирования профессионального развития

Используйте следующие шаги, чтобы вместе со своим сотрудником составить план профессионального развития. Не стесняйтесь использовать примеры планов профессионального развития (перечисленные выше), чтобы помочь вам в этом процессе.

Шаг первый: запросить самооценку у сотрудника

Попросите сотрудника выполнить самооценку своих интересов, навыков, ценностей и личности.Используйте приведенные справа образцы форм планирования эффективности и самооценки, чтобы помочь в этом процессе. Оценивая ответы сотрудника, имейте в виду следующие вопросы:

• Какие навыки, карьерные возможности, технологии интересуют человека?
• Поддерживают ли эти навыки / интересы / цели потребности и цели организации?
• Каковы краткосрочные и долгосрочные шаги для этого?

Шаг второй: Развивайте свою оценку индивидуального уровня навыков

На основе самооценки сотрудника, его трудовой книжки и ваших собственных наблюдений определите уровень квалификации сотрудника по следующим категориям:

• Технические навыки: навыки, необходимые для выполнения работы.
• Социальные навыки: как они работают с другими?
• Способности: природные таланты; особые способности делать или учиться делать определенные вещи.
• Отношение: мировоззрение, чувства, образ мышления, точка зрения.

Шаг третий: оценка потребностей отдела и организации

Чтобы профессиональное развитие было успешным, потребности и интересы сотрудника должны применяться для решения задач организации.Карьерный путь сотрудника должен соответствовать потребностям организации в кадрах. При создании плана профессионального развития учитывайте следующие цели:

• Голы «Большой герцог»
• Ведомственные цели
• Командные голы
• Индивидуальные ворота

Шаг четвертый: изучите возможности развития вместе с сотрудником

Изучите возможности профессионального развития, доступные в Duke, вместе с вашим сотрудником. Некоторые примеры включают:

• Академия профессионального развития — Академия профессионального развития — это центр, посвященный предоставлению программ профессионального развития и ресурсов для персонала, который поддерживает выявленные кадровые потребности по всему Герцогу.Академия предлагает долгосрочные программы обучения с индивидуальной учебной программой, разработанной для развития навыков и способностей, необходимых для заполнения выявленных вакансий в Duke.
• Новые проекты и обязанности — Узнайте, с какими новыми проектами и обязанностями сотрудник может помочь в своем отделе. Сотрудники могут использовать такие возможности для развития новых навыков, таких как веб-дизайн, деловое письмо и управление проектами.
• Workshops & Seminars — Learning & Organizational Development предлагает различные тренинги и семинары, которые помогают сотрудникам развивать свои рабочие навыки и навыки работы с компьютерными технологиями.
• Возможности для получения образования — В Дьюке и в районе Дарема есть множество возможностей для получения образования.Список доступных ресурсов см. В разделе «Обучение».
• Волонтерские возможности — Волонтерские возможности могут предоставить сотруднику уникальный способ развить определенные профессиональные навыки. Найдите на веб-сайте Duke Today список возможностей для волонтеров в Duke (см. Вкладку «Возможности волонтеров»).
• Наставничество — Заинтересованные сотрудники могут быть объединены с наставниками для различных мероприятий, включая информационные собеседования, слежку, обучающие программы и т. Д. Для получения дополнительных ресурсов наставничества посетите веб-сайт Mentoring @ Duke.Академия профессионального развития также может оказать помощь в определении профессиональных целей, прежде чем вы начнете искать отношения наставничества.

Шаг пятый: Запишите и проанализируйте прогресс сотрудника

Сбор отзывов от сотрудников об их прогрессе в развитии, чтобы помочь определить, что у сотрудника хорошо получается, развить его навыки, исправить любые проблемы, которые могут возникнуть, и помочь им развить новые способности, которые улучшат как личные, так и организационные результаты.

Используйте журнал производительности для отслеживания, записи и обратной связи с сотрудником. Запишите даты, события, ожидания и влияние шагов на их развитие. Обязательно запишите:

• Наблюдения за расширенными навыками или знаниями и их применением.
• Прогресс в достижении целей и задач.
• Наблюдения, в которых можно применить навыки / знания — использовать для будущего обсуждения.

  No related posts.