Приходно расходные документы: Оформление приходных и расходных документов по движению товаров

Содержание

Экспертиза сопроводительной документации

  • Начало
  • Описание
  • Регламент
  • Документы
  • Акты
  • FAQ
  • Контакты
  • Заказ

Товаросопроводительные документы — документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации партий товаров на всем пути товародвижения.

В отличие от нормативных документов товаросопроводительные документы имеют слабую правовую основу. Требования к оформлению многих из них регламентированы недостаточно или совсем не установлены. Отсутствие унифицированного подхода приводит к многообразию форм товаросопроводительных документов и затрудняет анализ и сопоставимость сведений, приведенных в аналогичных документах. Товаросопроводительные документы в зависимости от характеристик товара, подразделяются на следующие виды: количественные, качественные, расчетные и комплексные. Разновидности товаросопроводительных документов определяются назначением конкретных документов. 

Количественные товаросопроводительные документы — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. К количественным товаросопроводительным документам относятся упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты. 

Товаросопроводительные документы качества — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве. Товаросопроводительные документы содержат не только сведения о качественных характеристиках товаров, но также о наименовании товаров, их производителей (поставщики), содержат дату изготовления (отгрузки), а также другие необходимые сведения. Примеры: сертификат соответствия, декларация соответствия, гигиенический сертификат, фитосанитарный, ветеринарный. 

Расчетные товаросопроводительные документы — это документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплату транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других расходов, если составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены. К расчетным товаросопроводительным документам относятся протокол согласования цен, счета, счета-фактуры и другие документы о цене.

Комплексные товаросопроводительные документы — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. Примеры комплексных товаросопроводительных документов: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные накладные, коносаменты. 

Экспертизу сопроводительной документации товаров проводят в рамках предотгрузочной и приемочной экспертизы товаров с целью идентификации товара (определение жизненного цикла товара). Она востребована участниками товарных отношений (производители, поставщики, получатели и потребители товаров), государственными предприятиями, судебными инстанциями (случаи арбитража).

Регламент

Стоимость и порядок оплаты

• Стоимость услуги определяется в соответствии с действующими тарифами. Стоимость проведения зависит от объема работ и формируется с учетом количества времени, затраченного экспертом

• Оплата в форме наличного и безналичного расчета (на основании выставленного Счета по указанным в нем реквизитам по безналичному перечислению или наличным платежом)

Процедура

1. Направление заявки и необходимого пакета документов 

2. После предварительного согласования оформление договора, в котором оговариваются порядок и условия работы, сроки выполнения заказа, оплата и отчет о выполненной работе 

3. Подтверждение оплаты услуги

4. Проведение экспертизы

5. Передача отчетных документов 

6. После выполнения услуги Исполнителем подписание сторонами акта об оказании услуг 

Основание для отказа

• Не предоставление полного комплекта документов, необходимых для проведения экспертизы 

• Отсутствие предоплаты

  • Заказать услугу
  • Заказать звонок
  • Задать вопрос

Заказ услуги

Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.

Заказ звонка

Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.

Задать вопрос

Ваш вопрос отправлен, спасибо за обращение.
Отправить еще вопрос.

* Сведения об услугах носят справочный характер и не являются публичной офертой. Условия оказания услуг устанавливаются конкретным договором между Заказчиком и Исполнителем.

Смотрите также

Приходно-расходные сметы | Карасаари

Пояснительная записка к Приходно-расходной смете ДНП «Карасаари»

Имущество общего пользования  — имущество (в том числе земельные участки), предназначенное для обеспечения в пределах территории ДНП потребностей членов ДНП в проходе, проезде, водоснабжении и водоотведении, электроснабжении, газоснабжении, охране, организации отдыха и иных потребностей (дороги, ЛЭП, ТП, шлагбаумы, общие ворота и заборы, детские и спортивные площадки, площадки для сбора мусора, противопожарные сооружения и тому подобное).

Краткая справка по ДНП «Карасаари»:

  1. Протяжённость линий электропередач 1200 м

  2. Протяжённость дорог 2000 м, общей площадью дорожного полотна 6250 м2

  3. Количество трансформаторных подстанций 2 шт.

  4. Количество шлагбаумов 1 шт.

  5. Вывоз мусора в год 1152м3

Все вышеперечисленное является имуществом общего пользования ДНП «Карасаари» и требует постоянного обслуживания для нормальной жизнедеятельности поселка.

Решая общие социально-хозяйственные задачи, ДНП создаёт определенную инфраструктуру.

Инфраструктура — это совокупность объектов, имущества, систем и служб, органов управления необходимых для функционирования и обеспечения условий нормальной жизнедеятельности ДНП.

​Только всё вместе взятое: имущество общего пользования с органами управления, контроля, наёмными работниками и составляют эту самую инфраструктуру, которую садоводы согласно ст. 210 ГК РФ обязаны содержать.

​В состав инфраструктуры ДНП «Карасаари» входит административно-управленческий персонал: председатель, администратор и бухгалтер.

​Членские взносы, предназначены для компенсации затрат ДНП на оплату вознаграждений административно-управленческого персонала, оплату коммунальных услуг для объектов общего пользования, расходы на содержание и ремонт объектов общего пользования ,благоустройство поселка, а также  другие текущие расходы ДНП.

​Членский взнос эквивалентен плате за пользование объектами инфраструктуры ДНП.

​Размер членских взносов определяется на основании годовой приходно-расходной сметы, утвержденной на Общем собрании членов Партнерства и распределяется на количество участков. В ДНП «Карасаари» таких участков на 06.08.2018 — 196 шт.


Отдел технического сопровождения | Управление социально-бытового и материально-технического обеспечения Cанкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого

Отдел технического сопровождения выполняет следующие функции:

 

  1. Проводит прием, регистрацию и осуществляет контроль за правильностью оформления служебных записок, поступающих от структурных подразделений Университета.
  2. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации Управления (служебные записки от структурных подразделений Университета, договоры, документы на оплату, доверенности и т.д.).
  3. Осуществляет сопровождение для дальнейшей обработки и согласования в структурных подразделениях Университета предъявленных к оплате комплектов документов и других отчетных документов поставщиков, согласно правилам внутреннего документооборота.
  4. Осуществляет подготовку доверенностей на получение товарно-материальных ценностей: ведение журнала регистрации выдачи доверенностей и закрытие отчетной документации в установленном порядке.
  5. Оформляет приходно-расходные документы по группам товаров, поступивших на склад Управления и другие структурные подразделения Университета, согласно правилам внутреннего документооборота.
  6. Организует подписание приходно-расходных документов материально ответственными лицами структурных подразделений Университета и дальнейшую передачу этих документов для постановки на учет в УБУ.
  7. Ведет учет личного состава Управления с заполнением табеля учета рабочего времени, списков своевременного прохождения ФЛГ.
  8. Ведет учет предоставления отпусков работникам Управления, осуществляет контроль за соблюдением графиков очередных отпусков.
  9. Организует получение почтовых посылок для структурных подразделений Университета, через Управление с ведением журнала регистрации и выдачи.
  10. Организует сбор информации и передачу особо опасных отходов на лицензированное предприятие от структурных подразделений Университета для обезвреживания и утилизации.
  11. Обеспечивает структурные подразделения Университета питьевой водой.
  12. Обеспечивает своевременную заправку и восстановление расходных материалов для печатающей техники структурных подразделений Университета.
  13. Обеспечивает комплектующими изделиями Управление и структурные подразделения Университета.
  14. Обеспечивает ремонт оргтехники, печатающей техники и бытовых приборов для структурных подразделений университета.
  15. Проверяет правильность определения в заявках структурных подразделений Университета потребности в оборудовании и комплектующих изделиях и на их основе составляет сводные заявки с необходимыми расчетами и обоснованиями.
  16. Осуществляет и контролирует закупки оборудования по нормам и правилам технического сопровождения.
  17. Принимает участие в проведении экспертизы соответствия характеристик товара и услуг, указанных в задачах, предлагаемого участниками размещения заказа, требованиям технического задания Заказчика.
  18. Представляет в Управление правового обеспечения документы и составленные претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
  19. Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов, недостач и неликвидов.
  20. Осуществляет контроль въезда-выезда на территорию здания центрального склада.

Складской учет и схема документооборота склада — основной перечень документации кладовщика

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.


Определение понятий

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.


Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

  1. Товарно-транспортная накладная 1-Т
  2. М-4. Приходный складской ордер
  3. Торг — 1. Акт о приемке товаров
  4. М-17. Карточки учета материалов
  5. Торг-12. Товарная накладная

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.


Разновидности

Вид Название Основание
Прием Накладная от поставщиков На его основании происходит приемка.
Приходная накладная Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию.
ТТН №1-Т Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором — логистика и расчеты проведенные мероприятия.
М-4 В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание.
М-7 Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов.
ТОРГ-1 Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным.
ТОРГ-2 Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема.
Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы ТОРГ-11 Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии.
М-17 С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели — каждое сырье, элемент ассортимента.
ТОРГ-13 Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая — для принимающей.
Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения М-15 Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт — стоимость отгружаемого имущества.
ТОРГ-12 Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций.
ТОРГ-16 Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей.


Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

  • тара;
  • ГСМ;
  • сырье для производства;
  • полуфабрикаты;
  • вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
  • запчасти;
  • отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.


Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

  • сменился человек, который отвечал за помещение;
  • фирма ликвидируется;
  • недавно произошло ЧС;
  • выявили лиц, которые портили имущество;
  • регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

  • ИНВ-22;
  • ИНВ-3;
  • ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.


Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

  • Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
  • Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
  • Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

  • Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
  • Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

  • названии предприятия;
  • кому принадлежит;
  • номер каждой карты отдельно;
  • название помещения;
  • подробности о ценности, которая хранится;
  • информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.


Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Узнай, как в 10 раз повысить эффективность персонала на складе?

Узнать подробнее

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов. .

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Операции прихода

Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

  • название компании грузополучателя;
  • имя контрагента, от которого запасы поступили;
  • номер — обязательно условие;
  • дата составления;
  • название помещений;
  • код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.


Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

  • объемы;
  • в чем измеряется;
  • по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.


Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

  • за средства человека, отвечавшего за изделия;
  • если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.


Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

  • Адресное хранение — кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
  • Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
  • Разработка справочника имущества.
  • Учет поступающего товара и сырья.
  • Возможность контролировать запасы и остатки.
  • Серьезное облегчение поиска любой вещи.
  • Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

  • Mobile SMARTS: Склад 15.
  • Mobile SMARTS: Магазин 15.
  • Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
  • 1С.
  • Модуль адресного хранения.
  • Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

  1. Инвентаризация.
  2. Списание брака/порчи.
  3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
  4. Возврат поставщику.
  5. Возвращение от покупателя.
  6. Продажа.
  7. Введение документа в систему.
  8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.



Количество показов: 135177

Кто подписывает кассовые документы вместо главного бухгалтера и кассира?

Главная → Статьи → Кто подписывает кассовые документы вместо главного бухгалтера и кассира?

 

Учреждение имеет обособленное подразделение, в котором есть директор, но нет ни главного бухгалтера, ни бухгалтера, ни кассира. Роль кассира выполняет администратор. В должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Кто должен подписывать кассовые документы за главного бухгалтера и кассира?

 

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель) из числа своих работников (далее – кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У)).

Из изложенного следует, что под “кассиром” понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. Под “руководителем” в рамках Указания № 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.

В рассматриваемой ситуации в должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. С учетом изложенного выше можно заключить, что администратор в рамках Указания № 3210-У признается “кассиром”. Поэтому администратор, являясь кассиром, может оформлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2) и ставить подпись в графе “подпись кассира” (п.п. 4.2, 4.3 Указания № 3210-У).

Следует отметить, что ни в Указании № 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функций руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. При этом согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение), утвержденного Минфином СССР 29. 07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем учреждения утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения, администратора) полномочиями руководителя или главного бухгалтера в части подписи кассовых документов вправе руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание № 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.

Это косвенно подтверждается и Указаниями по применению и заполнению форм № КО-1, КО-2, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, в которых указано, что названные формы могут быть подписаны не директором и главным бухгалтером, а иным уполномоченным лицом.

Отметим также, что согласно п. 4.3 Указания № 3210-У в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем они подписываются руководителем. Подписи главного бухгалтера и кассира в этом случае не требуется. Соответственно, на наш взгляд, администратор обособленного подразделения может быть наделен одновременно и полномочиями кассира, и полномочиями руководителя (или бухгалтера) по ведению кассовых операций.

 

Ответ подготовил: Журавлев Вячеслав, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Барсегян Артем, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России.
Подключить кассу к ОФД >>

 

Нужна электронная подпись? 
Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Как вы ведете учет входящих и исходящих документов в вашей организации?

Программное обеспечение и системы управления документами в последние годы стали незаменимым инструментом для многих учреждений и органов государственного управления, в основном из-за большого количества документов, информации и запросов, которые ежедневно должны обрабатываться тысячами организаций по всей стране, но какова их основная функция?

Что такое программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда?

Как мы упоминали во введении, давайте подумаем о том, как учреждения могут управлять и оцифровывать всю документацию, которая входит и выходит из их офисов каждый день, и, прежде всего, , как они могут управлять, распространять и классифицировать эту информацию абсолютно безопасным способом? , здесь очень важную роль играет программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда.

Этот тип программного обеспечения помогает централизованно улучшить управление документами любого учреждения, позволяя интегрировать автоматизацию процессов обработки такой информации и связь с другими приложениями.

Преимущества наличия программного обеспечения для ввода и вывода документов

Основные преимущества, которые эти решения могут предложить любой организации или государственному учреждению:
  • Оцифровка  для всей документации, выпущенной и полученной на бумажном носителе.
  • Централизованное администрирование и распределение всех входящих и исходящих записей.
  • Безопасность документов для всей организации
  • Настройка записей и экспорта
  • Статистический контроль всех записей

Какие функции должна иметь система регистрации заезда и отъезда?


Система регистрации и выезда предлагает организациям и пользователям следующие функции:

1. Централизованное управление всей документацией.

Вы сможете иметь программу управления документами, которая позволит вам централизованно управлять, редактировать, авторизовать или подписывать любые документы.

2. Захват всех типов документов

Любой пользователь сможет регистрировать документы в системе с помощью сканера, факса или изображений. Они будут храниться в электронном архиве инструмента.

3. Создание отчета  

Программное обеспечение для управления документами позволяет выполнять исчерпывающий поиск с использованием расширенных фильтров, которые облегчают обнаружение и компиляцию документов или файлов определенным образом с помощью нескольких связанных полей.

4. Подходит для нескольких записей

Системы управления документами предназначены для хранения и управления различными типами процессов записи. Управление файлами, управление бухгалтерским учетом, кадастровое управление или расчеты, среди прочего.

5. Стандарты защиты и безопасности документов.

Эти системы позволят вам контролировать и администрировать доступ всех участников, а также позволят вам распространять резервные копии среди разных пользователей, которые будут выполнять определенные функции во время этого процесса.

Еще одной его особенностью является настройка доступа к системе данных посредством цифрового сертификата или электронного идентификатора.

6. Интеграция с эл. из любого файла происходит.

7. Автоматическое создание документов

Программное обеспечение для управления документами настроено на создание документов Word или PDF на основе предопределенных шаблонов.


Вы знаете Трек?

Track — это программное обеспечение Records для ввода и вывода всей документации вашей организации, разработанное Intelequia, чтобы помочь вам получить 360-градусный обзор всего вашего бизнеса простым и упрощенным способом.

Теперь, когда мы увидели, насколько важно иметь технологическое решение, которое контролирует все документальные записи, чтобы любое учреждение могло получать и выдавать в бумажном или электронном формате, не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию, и наша команда консультантов будет рады помочь вам.

Управление записями

— Infinity ECM

Управление записями

Решение обеспечивает полный контроль над документацией в вашей организации. Позволяет создавать и редактировать документы, получать, упорядочивать, отправлять, архивировать и обмениваться документами между пользователями в определенных местах документации. Решение значительно упрощает мониторинг бизнес-процессов и повышает эффективность работы, коммуникации и скорость решения кейсов.

Управление файлами


Подсистема является одной из самых современных систем делопроизводства. Модули разработаны в соответствии с Положением об офисном бизнесе. Решение включает в себя административную и пользовательскую часть, и каждый пользователь решения имеет инсайт и может работать только с теми документами, которые ему предназначены. Решение обрабатывает обычные процедуры, необходимые для ведения офисного бизнеса, от создания классов, процессов, папок и управления местами для документов.

записей

Подсистема позволяет создавать входящие, исходящие и внутренние записи. Он доступен для поддержки независимых записей документов без файлов дел или присоединения записей к файлам дел. Через систему поддерживается и отправка исходящих записей на проверку.

Материалы дела

Обеспечение целостности документации путем создания элементов в подсистеме Infinity.Прикрепляйте файлы дела к другим файлам дел аналогичного содержания, присоединяйтесь к связанной записи или добавляйте файлы дела со всеми его документами в соответствующую доставку всего за несколько кликов.

Накладные

Следите за движением документов в вашей системе с доставкой. Сдача материалов изменяет место документирования дела или протокола. Внутренняя накладная служит для доставки предметов и документов в одно и то же место документации. Цифровая накладная позволяет в электронном виде просматривать материалы дела и записи за определенный период. Цифровая накладная никогда не меняет местонахождение документации в деле или протоколе.

Почта и доставка

Включает запись входящей почты, запись внутренней почты, создание прямой исходящей почты. Почта состоит из записей и других почтовых отправлений (письма, денежные письма, пакеты, телеграммы). Оформление отгрузочных (отгрузочных) документов через канцелярию.

Займы и процесс обработки предметов

Направление запросов на согласование заимствования архивных документов с контролем сроков возврата оригиналов и отказом в праве рецензирования (электронных накладных) по истечении установленного срока. Обработка элементов включает процессы утверждения, выдачи и определения.

Архивирование и извлечение

Через систему доступно архивирование дел и записей, а также отслеживание местонахождения архива и предложения по извлечению архивного материала после истечения срока. Направление запросов на согласование архивных документов с контролем сроков возврата оригиналов и отказом в праве на просмотр (электронные накладные) по истечении установленного срока.

Попробуйте Infinity ECM Live Demo или 30-дневную бесплатную пробную версию
Попробуйте бесплатно

Архивирование входящей и исходящей корреспонденции как основа для цифровых записей арендаторов – Ассоциация PDF

Записи арендаторов являются одним из наиболее важных источников информации для жилищных обществ, поскольку они содержат полный набор соответствующих документов.Для бесперебойных бизнес-процессов требуется тщательное ведение этих записей и постоянный доступ к их содержанию уполномоченным сотрудникам. Хранение на бумажных носителях неизбежно приводит к задержкам: даже простой поиск информации, связанной с бизнес-процессом, требует много времени. Вот почему WBM, Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte GmbH, решила внедрить цифровую систему учета арендаторов. Основным требованием было архивирование всех входящих и исходящих бумажных и цифровых документов в центральной цифровой системе.

Головной офис WBM в Берлине (Фото: Михаэль Линднер)

В WBM, расположенной на площади Александерплац в Берлине, работает около 365 сотрудников, которые управляют примерно 30 000 квартир и 283 000 квадратных метров промышленной недвижимости. Для этого муниципальная корпорация поддерживает семь пунктов перевалки обслуживающего персонала по всему городу, соединенных с головным офисом радиорелейной системой. Эти промежуточные точки оборудованы для быстрой передачи даже очень больших объемов данных из одного места в другое.

В принципе, WBM получает всю почту в свой центральный почтовый отдел. На практике, однако, обслуживающий персонал получает многочисленные документы через головной офис, которые затем должны быть переданы курьерами в соответствующие отделы или места. До того, как была внедрена цифровая система записи арендаторов, архивирование принимало ряд различных форм. Отдельные места содержали свои собственные архивы. Некоторые документы хранились на микрофильмах. Устройства, используемые для их визуализации, устарели и нуждались в замене в среднесрочной перспективе.Модуль архивации для ERP-системы Wodis Sigma архивировал исходящую почту, в том числе, в частности, массовые рассылки, такие как счета за операционные расходы или выписки по процентным ставкам. Они были сохранены в формате PDF вместе с соответствующими контрактами. Между тем, WBM также продолжал получать все больше и больше документов в электронном формате. Корпорация использовала решение для коллективной работы IBM Notes, которое хранит электронную почту в формате EML. В то время не существовало системы документооборота или документооборота.

Внедряя цифровую систему регистрации арендаторов, WBM преследовал ряд целей.В их число входило устранение необходимости создавать копии исходящей почты и физически хранить их в папках арендаторов. В целях экономии ресурсов в рамках политики корпоративной социальной ответственности WBM также было важно сократить количество копий, используемых для эталонных файлов и теневых архивов. WBM также стремился уменьшить объем параллельной обработки, что было проблемой в таких областях, как обработка счетов. «Сейчас, как и прежде, у нас есть много компаний, которые присылают нам счета в бумажном формате. Мы также получаем цифровые счета, например, от различных поставщиков, которые хранятся в архиве.Затем мы также распечатывали их для обработки и проверки», — сказал Кевин Бочоу из отдела организации и поддержки приложений WBM. Нашей целью было сделать все счета-фактуры доступными в унифицированном формате, другими словами, убедиться, что бумажные документы также сканируются, чтобы обеспечить стандартизированный процесс». Наконец, документы должны быть доступны быстрее, чем раньше, и из любого места.
Всего WBM необходимо было обработать около 400 000 документов в 2015 году. Для этого администраторы изначально использовали бумажные процессы, сканируя и архивируя документы только после завершения процесса.Этот подход известен как «позднее сканирование».

Для исходящей почты этот подход в основном включал массовые рассылки в виде автоматических серийных писем, таких как счета за операционные расходы, уведомления о корректировке арендной платы и отчеты о процентных ставках — все это, конечно, нельзя было редактировать после публикации. Были также отдельные письма арендаторам, которые снова были созданы системой ERP, а затем отредактированы или заполнены вручную, а также письма или счета, отправленные деловым партнерам.Входящую почту можно разделить на две категории: физические документы, такие как деловая почта, заявления и предписания SEPA, и документы, созданные в цифровой форме, такие как электронные письма с фотографиями, уведомления о претензиях, отправленных с мобильных устройств, и счета-фактуры ZUGFeRD.

Администраторы сначала будут сканировать физические документы децентрализованно, используя многофункциональные устройства с разрешением 400 точек на дюйм в черно-белом режиме, чтобы контролировать размеры файлов. Эти (иногда многостраничные) документы затем будут храниться в центральном месте.Цель проекта состояла в том, чтобы сканировать в цвете без негативного влияния на время обработки, передачи или загрузки. Поэтому было необходимо сжать отсканированные документы.

Поэтому

WBM перешел на централизованную оцифровку с использованием высокопроизводительных сканеров, что избавило от необходимости протаскивать бумажные копии через рабочий процесс вместе с цифровыми версиями. Это стало возможным благодаря использованию компонентов рабочего процесса Wodis Sigma R8. Кроме того, приняв центральный офис сканирования, WBM также смогла оцифровать свои внутренние записи по мере необходимости.Чтобы обеспечить универсальные стандарты отображения и долговременную воспроизводимость документов, WBM решила использовать формат PDF/A, который полностью поддерживается системой Wodis ERP. Другими преимуществами с точки зрения WBM были полнотекстовый поиск и возможность использования мобильных приложений. «Мы не должны исключать возможность предоставления документов нашим арендаторам через портал, — сказал Кевин Бочоу, — и такая система также должна быть доступна на мобильных устройствах».

Наконец, СРЗ воспроизвел микрофильмы и передал их WBM в формате PDF.Используя программное решение CrossCap от SRZ, отсканированные документы были дополнительно обработаны, а с помощью штрих-кодов они были обработаны в пакетном режиме и разделены на отдельные оцифрованные документы.

Естественно, WBM также хотела архивировать свои электронные письма в цифровом формате, особенно с учетом их постоянно растущего числа. Для этого электронные письма вручную экспортировались из почтового ящика IBM Notes в формат EML, чтобы их можно было импортировать в Wodis Sigma. С помощью штрих-кода, сгенерированного при экспорте, содержащего соответствующую информацию о документе, электронные письма затем были проиндексированы.«Хранение электронных писем в собственном формате EML, однако, имело тот недостаток, что их нельзя было визуализировать в системе ERP». — сказал Бохов.

Компрессор PDF от Foxit Europe GmbH, внедренный по рекомендации SRZ, дал WBM дополнительные преимущества. Это программное обеспечение преобразует отсканированные документы в сильно сжатые файлы PDF и PDF/A с возможностью полнотекстового поиска. Это позволило WBM сканировать документы в цвете, сохраняя при этом размеры файлов, аналогичные размерам черно-белых файлов. PDF Compressor также включает модуль Born Digital, который конвертирует цифровые документы в формат PDF/A. Это означало, что электронные письма от IBM Lotus можно было хранить в формате PDF/A и отображать в системе ERP. WBM решила внедрить третью версию стандарта PDF/A, в которую можно встраивать файлы всех типов. WBM использует эту опцию для встраивания своих электронных писем и вложений в файл PDF/A-3 в собственном формате.

«Сегодня наши сотрудники имеют доступ ко всем документам по сделке». сказал Кевин Бочоу в заключение. «Все это делается через поиск в системе ERP».


Foxit — ведущий поставщик инновационных продуктов и услуг для работы с PDF, помогающий работникам умственного труда повышать свою производительность и работать с документами.Foxit удовлетворяет потребности трех различных сегментов рынка. Для повышения производительности конечных пользователей Foxit предлагает простое в использовании программное обеспечение для настольных ПК, мобильные приложения и облачные сервисы, позволяющие получать знания …

Подробнее

Порядок обработки входящей корреспонденции для целей делопроизводства и архивирования

Виды корреспонденции

 

Сотрудники архива должны быстро и точно обрабатывать самые разные виды корреспонденции. Входящая корреспонденция будет поступать в архив различными путями.Кто-то придет по традиционной почте, кто-то лично, а кто-то по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах рассмотрения предметов. Некоторые из них будут адресованы министерству, департаменту или агентству, а некоторые — отдельным лицам по имени или по должности. Другие пункты могут быть неадекватно или неразборчиво адресованы. На меньшее количество отправлений будет нанесена маркировка безопасности или конфиденциальности, например, «конфиденциально» или «лично». Некоторая почта может содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно регистрировать и учитывать в архиве.

 

Открытие почты

 

Почта которая:

 

  • С пометкой «личное или конфиденциальное» или адресованное сотруднику министерства/ведомства по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить невскрытым и немедленно передать адресату.

 

Почта которая:

 

  • Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
  • Помеченный возврат отправителю в случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
  • Предназначен для неадминистративного отдела 

 

остается невскрытым и помещается в соответствующий лоток/лоток для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех отделениях должен быть предусмотрен по крайней мере один лоток для входящей почты, в который помещается нераспечатанная обычная внешняя почта.

 

Необходимо всегда соблюдать правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами. (См. также: Работа с секретными документами и файлами). Вся остальная почта должна быть вскрыта и проштампована с указанием даты, как только она будет получена отделом архивов. Во время этого процесса письма должны храниться в папке или другом подходящем контейнере.

 

Вскройте конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при вскрытии конвертов. Многие вложения доставляются отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Приложите такие вложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или подобные предметы. Все вложения должны быть отмечены в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения являются ценными или личными документами.

 

Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, отметив содержимое и референсный номер файла на внешней стороне. Запишите их в регистр или книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

 

Заказная почта

 

  • Входящая заказная корреспонденция забирается с почты курьером архива в установленное время.Мессенджер требуется для подписки на заказное письмо.
  • Затем заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой на почтовый стол в архиве. Процедуры для заказной почты аналогичны обычной почте, описанной выше.
  • После обработки заказной корреспонденции или незарегистрированной корреспонденции с наличными она доставляется лично адресату служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат расписался в Книге ценностей в качестве доказательства того, что корреспонденция была получена.
  • После получения всех подписей Книга ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами

 

Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

 

После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должны быть зарегистрированы назначенным офицером в Реестре входящей корреспонденции. Все графы Реестра должны быть заполнены.Детали, которые необходимо ввести изначально:

 

  1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
  2. Дата письма
  3. Дата получения письма
  4. От кого пришло письмо
  5. Ссылка, данная автором письма
  6. Тема письма

 

Начальник отдела архивов или назначенный офицер решат, как обращаться с предметами. Например:‐

 

  1. Отметьте обычные документы инструкциями по хранению и передайте сотруднику, ответственному за хранение.
  2. Нестандартные письма помещать в почтовые папки для рассылки. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

 

Офицеры, включенные в список рассылки, должны незамедлительно заняться документами в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы передать своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие распоряжения должны быть подписаны и датированы должностным лицом, составившим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все они должны быть возвращены в архив для регистрации.

 

Если в день осуществляется более одного обращения почты, корреспонденция, доставленная после отправки отправления, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые помечены как «срочные», которые должны быть доставлены немедленно. Отделы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.

 

Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным координаторам, сотрудники архива должны указать в соответствующем Листе передачи файлов имя или должность ответственного лица и дату передачи (см. ‐ Раздел 7). В Журнале входящей корреспонденции должны быть внесены следующие сведения:

 

  1. Имя или должность офицера, которому было передано дело, и дата подачи письма
  2. Номер файла, на который было помещено письмо

 

Файл должен быть доставлен соответствующим оперативным офицерам без промедления.

 

Почта с ценностями

 

Почта, содержащая или способная содержать чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы, должна тщательно охраняться с момента ее получения.

 

Должна быть составлена ​​письменная запись обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Журналу входящей корреспонденции) и подписана открывателем почты. Для этой цели используется Книга ценностей или Реестр денежных переводов.Сотрудникам регистратуры следует внести в реестр денежных переводов следующую информацию:

.

 

  1. Серийный номер
  2. Дата получения
  3. Имя лица, отправляющего денежный перевод
  4. Сумма
  5. Детали денежного перевода
  6. Номер чека/Код банка (только чеки)
  7. Имя и подпись сотрудника, открывающего денежный перевод

 

Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть пересчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе почтово-вскрывателем.В журнале нельзя делать подчистки и карандашные записи. Неверная запись может быть аннулирована только путем исправления ее и исправления новой записью, которая оставляет первоначальную запись разборчивой. Все такие изменения должны быть парафированы совместно пост-вскрывателем и надзирающим офицером.

 

Проверить все подлежащие оплате документы (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские тратты и т. д.), чтобы убедиться, что: —

 

  • сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о денежном переводе или другом сопроводительном документе
  • суммы прописью и цифрами совпадают
  • дата и реквизиты получателя указаны правильно
  • переводы подписаны (кроме почтовых и платных переводов)

 

Если невозможно определить цель отправления денежного перевода, включите его в ежедневное банковское обслуживание и примите меры для скорейшего получения необходимой информации.

 

В тех случаях, когда деньги явно опущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно почтовым вскрывателем и надзирающим должностным лицом. Затем лицо, отправившее денежный перевод, сразу же уведомляется об ошибке. Тем временем чек может быть отправлен в банк.

 

Телеграммы и факсы

 

  • Поместите телеграммы в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки должны быть без промедления переданы старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
  • Растет количество почты, получаемой по факсу. Поскольку «мусорная» почта иногда отправляется по факсу, убедитесь, что полученные факсы относятся к действительно офисным делам. Ненужное использование факса не должно поощряться, и следует принять решение о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. Начальнику архива следует проконсультироваться с соответствующим ответственным лицом, если есть сомнения.
  • Материал, отправленный по факсу, имеет тенденцию к выцветанию при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, факс должен быть фотокопирован, а копия помещена в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл, хранящийся для исходных факсов.
  • Все входящие факсы в файл факса должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, позднее получен в архиве, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И ксерокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку на фотокопии могли быть комментарии оперативных сотрудников.

 

Электронная почта

 

  • Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативных офицеров. Однако многие сообщения электронной почты являются рутинными или не имеют отношения к официальным делам, и их не нужно сохранять после того, как они будут прочитаны.
  • Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли оно быть распечатано, чтобы копия помещалась в дело.
  • Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и по возможности сохранен вместе с входящим сообщением.
  • Сообщения электронной почты должны относиться только к одной теме, чтобы облегчить регистрацию. Если электронное письмо относится к нескольким темам, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила подачи и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и дорабатываются)

 

Секретные документы и файлы

 

Обращение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которые нуждаются в них для эффективного выполнения своих обязанностей. Они должны иметь соответствующие разрешения.

Bentley — Документация по продукту

MicroStation

Справка MicroStation

Ознакомительные сведения о MicroStation

Справка MicroStation PowerDraft

Информация о MicroStation PowerDraft

Краткое руководство пользователя MicroStation

Справка синхронизатора iTwin

ProjectWise

Справка службы автоматизации Bentley

Ознакомительные сведения об обслуживании Bentley Automation

Bentley i-model Composition Server для PDF

Подключаемый модуль службы разметки PDF для ProjectWise Explorer

Справка администратора ProjectWise

Справка службы загрузки данных ProjectWise Analytics

Коннектор управления результатами ProjectWise для ProjectWise

Справка по порталу управления результатами ProjectWise

Информация об управлении результатами ProjectWise

Справка по ProjectWise Explorer

Справка по управлению полевыми данными ProjectWise

Справка администратора ProjectWise Geospatial Management

Справка обозревателя ProjectWise Geospatial Management

Ознакомительные сведения о ProjectWise Geospatial Management

Модуль интеграции ProjectWise для Revit Readme

Руководство по настройке управляемой конфигурации ProjectWise

Справка ProjectWise Project Insights

Ознакомительные сведения о подключаемом модуле ProjectWise для Bentley Web Services Gateway

Ознакомительные сведения ProjectWise

Таблица поддержки версий ProjectWise

Справка ProjectWise Web и Drive

Справка ProjectWise Web View

Справка по порталу цепочки поставок

Управление эффективностью активов

Справка AssetWise 4D Analytics

Справка AssetWise ALIM Linear Reference Services

Интернет-справка AssetWise ALIM

Руководство по внедрению AssetWise ALIM Web

AssetWise ALIM Web Краткое руководство по сравнению

Справка AssetWise CONNECT Edition

Руководство по внедрению AssetWise CONNECT Edition

Справка AssetWise Director

Руководство по внедрению AssetWise

Справка консоли управления системой AssetWise

Руководство по администрированию мобильных устройств TMA

Мобильная справка TMA

Анализ моста

Справка по OpenBridge Designer

Справка OpenBridge Modeler

Строительный проект

Справка по AECOsim Building Designer

Файл ознакомительных сведений AECOsim Building Designer

AECOsim Building Designer SDK Readme

Генеративные компоненты для справки Building Designer

Ознакомительные сведения о генеративных компонентах

Справка по OpenBuildings Designer

Ознакомительные сведения о конструкторе OpenBuildings

Руководство по адаптации OpenBuildings Designer

Ознакомительные сведения SDK OpenBuildings Designer

Справка OpenBuildings GenerativeComponents

Ознакомительные сведения о OpenBuildings GenerativeComponents

Справка OpenBuildings Speedikon

Ознакомительные сведения OpenBuildings Speedikon

Справка OpenBuildings StationDesigner

Ознакомительные сведения об OpenBuildings StationDesigner

Гражданский проект

Справка по канализации и инженерным сетям

Справка по OpenRail ConceptStation

Ознакомительные сведения для OpenRail ConceptStation

Справка по OpenRail Designer

Ознакомительные сведения для конструктора OpenRail

Справка по проектировщику воздушных линий OpenRail

Справка OpenRoads ConceptStation

Ознакомительные сведения о OpenRoads ConceptStation

Справка по OpenRoads Designer

Ознакомительные сведения о конструкторе OpenRoads

Справка по OpenSite Designer

Ознакомительная информация OpenSite Designer

Строительство

Справка по ConstructSim Executive

ConstructSim Executive ReadMe

Справка ConstructSim i-model Publisher

Справка ConstructSim Planner

Файл ReadMe для планировщика ConstructSim

Справка по стандартному шаблону ConstructSim

Руководство по установке клиента сервера рабочих пакетов ConstructSim

Справка сервера рабочих пакетов ConstructSim

Руководство по установке сервера рабочих пакетов ConstructSim

Энергия

Bentley Coax Помощь

Справка Bentley Communications PowerView

Bentley Communications PowerView Readme

Bentley Медь Помощь

Bentley Fiber Help

Bentley Inside Plant Помощь

Справка Bentley OpenUtilities Designer

Bentley OpenUtilities Designer Readme

Справка по подстанции Bentley

Ознакомительные сведения о подстанции Bentley

Справка по OpenComms Designer

Ознакомительные сведения о конструкторе OpenComms

Справка OpenComms PowerView

Ознакомительные сведения о OpenComms PowerView

Справка инженера OpenComms Workprint

Ознакомительные сведения инженера OpenComms Workprint

Справка по подстанции OpenUtilities

Ознакомительные сведения о подстанции OpenUtilities

Справка PlantSight AVEVA Diagrams Bridge

Справка по мосту PlantSight AVEVA PID

Справка по экстрактору PlantSight E3D Bridge

Справка по PlantSight Enterprise

Справка по основным компонентам PlantSight

Справка по мосту открытой 3D-модели PlantSight

Справка по программе PlantSight Smart 3D Bridge Extractor

Справка по мосту PlantSight SPPID

Обещание. электронная справка

Информация о Promis.e

Руководство по установке Promis.e — управляемая конфигурация ProjectWise

Руководство пользователя sisNET

Руководство по настройке подстанции — управляемая конфигурация ProjectWise

Инженерное сотрудничество

Справка Bentley Navigator Desktop

Геотехнический анализ

PLAXIS LE Readme

Ознакомительная информация о PLAXIS 2D

Ознакомительные сведения о средстве просмотра вывода PLAXIS 2D

Ознакомительная информация о PLAXIS 3D

Ознакомительные сведения о средстве просмотра выходных данных PLAXIS 3D

Ознакомительная информация о проектировщике моносвай PLAXIS

Управление геотехнической информацией

Справка администратора gINT

Справка gINT Civil Tools Pro

Справка gINT Civil Tools Pro Plus

Помощь коллекционеру gINT

Справка по OpenGround Cloud

Гидравлика и гидрология

Bentley CivilStorm Помощь

Bentley HAMMER Помощь

Bentley SewerCAD Справка

Bentley SewerСправка GEMS

Справка Bentley StormCAD

Bentley WaterCAD Справка

Bentley WaterGEMS Справка

Проект шахты

Справка по обработке материалов MineCycle

Информация о погрузочно-разгрузочных работах MineCycle

Моделирование мобильности

ЛЕГИОН 3D Руководство пользователя

Справка по подготовке к САПР LEGION

Справка конструктора моделей LEGION

Справка по API Симулятора LEGION

Ознакомительные сведения API симулятора LEGION

Помощь Симулятору LEGION

Моделирование

Bentley Просмотреть справку

Bentley Посмотреть ознакомительные сведения

Морской структурный анализ

SACS Закройте пробел в сотрудничестве (электронная книга)

Информация о SACS

Анализ напряжений в трубах и сосудов

AutoPIPE Accelerated Pipe Design (электронная книга)

AutoPIPE Советы новым пользователям

Краткое руководство по AutoPIPE

AutoPIPE & STAAD. Про

Проект завода

Конфигурация AutoPLANT для OpenPlant WorkSet

Ознакомительные сведения для заводов-экспортеров Bentley

Bentley Raceway и справка по прокладке кабелей

Ознакомительные сведения Bentley Raceway и системы управления кабелями

Bentley Raceway and Cable Management — Руководство по настройке управляемой конфигурации ProjectWise

Справка OpenPlant Isometrics Manager

Ознакомительные сведения об OpenPlant Isometrics Manager

Справка OpenPlant Modeler

Файл ознакомительных сведений OpenPlant Modeler

Справка OpenPlant Orthographics Manager

Ознакомительные сведения для OpenPlant Orthographics Manager

Справка OpenPlant PID

Ознакомительные сведения об OpenPlant PID

Справка администратора проекта OpenPlant

Ознакомительные сведения администратора проекта OpenPlant

Справка по поддержке OpenPlant

Ознакомительный файл службы поддержки OpenPlant

Справка PlantWise

Ознакомительные сведения о PlantWise

Реальность и пространственное моделирование

Бентли Карта Справка

Информация о карте Bentley

Справка по мобильной публикации Bentley Map

Консоль облачной обработки ContextCapture Справка

Справка по редактору ContextCapture

Ознакомительные сведения о редакторе ContextCapture

Мобильная справка ContextCapture

Руководство пользователя ContextCapture

Помощь Декарта

Ознакомительные сведения о Декарте

Справка по карте OpenCities

Карта OpenCities Readme

Справка OpenCities Map Ultimate для Финляндии

Карта OpenCities Ultimate для Финляндии Readme

Структурный анализ

Справка OpenTower iQ

Справка по концепции ОЗУ

Справка по структурной системе ОЗУ

STAAD Закройте пробел в сотрудничестве (электронная книга)

СТАД. Профессиональная помощь

Ознакомительная информация STAAD.Pro

Программа физического моделирования STAAD.Pro

Расширенная справка Фонда STAAD

STAAD Foundation Advanced Readme

Детализация конструкции

Справка ProStructures

Ознакомительные сведения о ProStructures

Руководство по внедрению конфигурации ProStructures CONNECT Edition

Руководство по установке ProStructures CONNECT Edition — управляемая конфигурация ProjectWise

21.3.3 Входящая и исходящая корреспонденция/письма

МАРТА швейцарских франков
Акроним Определение
АС Код действия
СКУД Автоматизированная система сбора
ACSS Поддержка автоматизированной системы сбора
АДП Автоматизированная обработка данных
АИМС Автоматизированные системы управления информацией
Управление счетами
АМРХ Возврат средств за обслуживание счетов
АМС Система управления счетами
АПО Армейское почтовое отделение
АСЭД Дата истечения срока действия закона об оценке
ASFR Автоматическая замена возврата
АУР Автоматизированный заниженный отчет
БМФ Деловой мастер-файл
БПК Операционный отдел
БУР Ведущий деловой мастер-файл
КАФ Файл централизованной авторизации
КАУ Внимание при контакте
КАВР Объединенная годовая отчетность по заработной плате
СС Код команды
КПК Централизованная обработка дел
CDP Надлежащая процедура сбора
CFOL Корпоративные файлы онлайн
ДИ Уголовные расследования
СНГ Система отображения корреспонденции
КОМПАСЫ Составная система обработки почты
КП Уведомление о компьютерном параграфе
CRX Система письма Correspondex
CSCO Операция сбора служб соответствия
CSR Представитель отдела обслуживания клиентов
DCF Функция проверки Dishonored
DDIA Соглашение о рассрочке по прямому дебету
ДЛН Номер локатора документа
ДПР Запросы на совершенствование документов
EEFAX Корпоративный электронный факс
EFTPS Электронная система уплаты федеральных налогов
ИНН Идентификационный номер работодателя
ЭО Освобожденная организация
ЕР Планы сотрудников
ЭПМФ Основной файл планов сотрудников
ERS Система разрешения ошибок
ФЗ Полевая помощь
ФК Полевая коллекция
ФДК Центр обнаружения мошенничества
ФИКА Федеральный закон о страховых компенсациях
ФМСС Управление объектами и службы безопасности
Закон о свободе информации Закон о свободе информации
ФПО Почтовое отделение флота
ФОРТ Консультативная группа полевого офиса
ФТД Федеральный налоговый депозит
ФТФ Непредставление штрафа
FTP Неуплата штрафа
ИАТ Интегрированное средство автоматизации
МСКЭ Интегрированная среда взаимодействия с клиентами
ДВС Подразделение экспертизы заявлений осведомителей
ПИК Запросы на сбор информации
ИДРС Интегрированная система поиска данных
IDT Кража личных данных
ИДТВА Помощь жертвам кражи личных данных
МВФ Индивидуальный мастер-файл
IPSU Специализированное подразделение по защите личных данных
ИРА Индивидуальный пенсионный счет
IRC Налоговый кодекс
IRM Руководство налоговой службы
ИРП Обработка возврата информации
ИТ Информационные и технологические услуги
ИТАР Запрос помощи при краже личных данных
КИА/КИТА Погиб в бою/Погиб в террористической акции
ЛКИ Индикатор крупной корпорации
Отчет о действиях руководства
МФ Мастер-файл
MMIA Соглашение о рассрочке с ручным контролем
НПД Профиль национального счета
НФТЛ Уведомление об аресте федеральных налогов
НМФ Не мастер-файл
НУ Обнулено Неотправляемый
ОИК Компромиссное предложение
ОМБ Управление управления и бюджета
ФДТ Потенциально опасный налогоплательщик
ИН Личная информация
Абонент Доверенность
ПСП Планирование и специальные программы
РАФ Файл агента отчетов
RCA Помощник по уважительной причине
РИ Справочный отдел возврата средств
РИВО Возврат операций проверки целостности
РЖ Открыть Отклонить
RO Налоговый инспектор
Об/мин Неправомерное поведение лица, подготовившего возврат
СБСЕ Малый бизнес и самозанятые организации
СК Сервисный центр
СКАМПС Сервисный центр Автоматизированная система обработки почты
SDC Центр разработки схем
Сентябрь Упрощенный план для сотрудников
SERP Программа электронных исследований Servicewide
Замена для возврата
Соглашение об уровне обслуживания Соглашение об уровне обслуживания
СНиП Информационная программа уведомлений для всей службы
СП Обработка отправки
SSA Управление социального обеспечения
SSN Номер социального страхования
ТАС Центр помощи налогоплательщикам
ТАС Адвокатская служба налогоплательщиков
ТБОР Билль о правах налогоплательщика
ТК Код транзакции
ТДА Просроченный счет налогоплательщика
ТДИ Расследование правонарушений налогоплательщиков
ТЭГЭ Освобожденные от налогов и государственные организации
TFRP Штраф за восстановление целевого фонда
ТИА Разрешение на предоставление налоговой информации
ТИГТА Генеральный инспектор казначейства по налоговой администрации
ИНН ИНН
ТП Налогоплательщик
USPS Почтовая служба США
ПВ Организация заработной платы и инвестиций

[РЕШЕНО] Как вы индексируете входящие и исходящие документы?

Пояснение
Индексация означает подборку файлов. При сортировке входящих и исходящих документов можно использовать следующие способы:

Для входящих документов:

При хранении входящих документов наиболее важным правилом является то, что податель должен учитывать либо индивидуальное имя, либо фирменное наименование для фирменного бланка. Имя на бланке используется для хранения записей.
Если в случае бланк не имеет отношения к содержанию письма, то заявитель должен указать имя автора, написавшего письмо, или фирменное наименование автора письма.
Команда или регистратор, занимающийся хранением входящих документов, должен написать имя составителя или название компании в строке подписи документа без фирменного бланка.
Если заявитель видит, что имя физического лица и название бизнеса физического лица одинаково важны, то в таких случаях податель должен указать название компании для хранения документа.

Для исходящих документов:

Податель, занимающийся хранением исходящего документа, должен убедиться, что имя на фирменном бланке должно быть написано на копии файла исходящих документов.
В файле следует убедиться, что если личное имя или название компании стоит на письме, оно написано в правильном индексе. Название компании должно быть использовано в копии файла
Податель должен убедиться, что на копии личного письма имя автора должно быть написано при хранении исходящего документа.
Sample Response
Способы индексации поступающих документов:

Имя на бланке следует использовать для хранения.
Если фирменный бланк не имеет отношения к письму, то для хранения записей необходимо указать имя автора и его фирменное наименование.
Для написания имени следует использовать строку подписи на обычной бумаге.
Название компании пишется всякий раз, когда имена автора и компании кажутся важными.

Способы индексации исходящих записей:

На копии исходящего документа податчик пишет ФИО по адресу письма.
Если имена автора и компании написаны, то податель должен написать название компании в файле.
Имя человека, написавшего письмо, должно быть написано на письме.

Похожие записи

Вам будет интересно

Заработок в интернете реальный: Page not found — Заработок в интернете и работа на дому! Платные опросы за деньги и отзывы!

Компания яндекс история: Компания Яндекс — История

Добавить комментарий

Комментарий добавить легко