Экспертиза сопроводительной документации
- Начало
- Описание
- Регламент
- Документы
- Акты
- FAQ
- Контакты
- Заказ
Товаросопроводительные документы — документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации партий товаров на всем пути товародвижения.
Количественные товаросопроводительные документы — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. К количественным товаросопроводительным документам относятся упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты.
Товаросопроводительные документы качества — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве.
Товаросопроводительные документы содержат не только сведения о качественных характеристиках товаров, но также о наименовании товаров, их производителей (поставщики), содержат дату изготовления (отгрузки), а также другие необходимые сведения. Примеры: сертификат соответствия, декларация соответствия, гигиенический сертификат, фитосанитарный, ветеринарный.
Расчетные товаросопроводительные документы — это документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплату транспортных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других расходов, если составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены. К расчетным товаросопроводительным документам относятся протокол согласования цен, счета, счета-фактуры и другие документы о цене.
Комплексные товаросопроводительные документы — документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения.
Примеры комплексных товаросопроводительных документов: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные накладные, коносаменты.
Экспертизу сопроводительной документации товаров проводят в рамках предотгрузочной и приемочной экспертизы товаров с целью идентификации товара (определение жизненного цикла товара). Она востребована участниками товарных отношений (производители, поставщики, получатели и потребители товаров), государственными предприятиями, судебными инстанциями (случаи арбитража).
Регламент
Стоимость и порядок оплаты
• Стоимость услуги определяется в соответствии с действующими тарифами. Стоимость проведения зависит от объема работ и формируется с учетом количества времени, затраченного экспертом
• Оплата в форме наличного и безналичного расчета (на основании выставленного Счета по указанным в нем реквизитам по безналичному перечислению или наличным платежом)
Процедура
1.
Направление заявки и необходимого пакета документов
2. После предварительного согласования оформление договора, в котором оговариваются порядок и условия работы, сроки выполнения заказа, оплата и отчет о выполненной работе
3. Подтверждение оплаты услуги
4. Проведение экспертизы
5. Передача отчетных документов
6. После выполнения услуги Исполнителем подписание сторонами акта об оказании услуг
Основание для отказа
• Не предоставление полного комплекта документов, необходимых для проведения экспертизы
• Отсутствие предоплаты
- Заказать услугу
- Заказать звонок
- Задать вопрос
Заказ услуги
Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.
Заказ звонка
Ваш запрос отправлен, спасибо за обращение.
Задать вопрос
Ваш вопрос отправлен, спасибо за обращение.
Отправить еще вопрос.
Условия оказания услуг устанавливаются конкретным договором между Заказчиком и Исполнителем.
Смотрите также
Приходно-расходные сметы | Карасаари
Пояснительная записка к Приходно-расходной смете ДНП «Карасаари»
Имущество общего пользования — имущество (в том числе земельные участки), предназначенное для обеспечения в пределах территории ДНП потребностей членов ДНП в проходе, проезде, водоснабжении и водоотведении, электроснабжении, газоснабжении, охране, организации отдыха и иных потребностей (дороги, ЛЭП, ТП, шлагбаумы, общие ворота и заборы, детские и спортивные площадки, площадки для сбора мусора, противопожарные сооружения и тому подобное).
Краткая справка по ДНП «Карасаари»:
-
Протяжённость линий электропередач 1200 м
-
Протяжённость дорог 2000 м, общей площадью дорожного полотна 6250 м2
-
Количество трансформаторных подстанций 2 шт.
-
Количество шлагбаумов 1 шт.
-
Вывоз мусора в год 1152м3
Все вышеперечисленное является имуществом общего пользования ДНП «Карасаари» и требует постоянного обслуживания для нормальной жизнедеятельности поселка.
Решая общие социально-хозяйственные задачи, ДНП создаёт определенную инфраструктуру.
Инфраструктура — это совокупность объектов, имущества, систем и служб, органов управления необходимых для функционирования и обеспечения условий нормальной жизнедеятельности ДНП.
Только всё вместе взятое: имущество общего пользования с органами управления, контроля, наёмными работниками и составляют эту самую инфраструктуру, которую садоводы согласно ст. 210 ГК РФ обязаны содержать.
В состав инфраструктуры ДНП «Карасаари» входит административно-управленческий персонал: председатель, администратор и бухгалтер.
Членские взносы, предназначены для компенсации затрат ДНП на оплату вознаграждений административно-управленческого персонала, оплату коммунальных услуг для объектов общего пользования, расходы на содержание и ремонт объектов общего пользования ,благоустройство поселка, а также другие текущие расходы ДНП.
Членский взнос эквивалентен плате за пользование объектами инфраструктуры ДНП.
Размер членских взносов определяется на основании годовой приходно-расходной сметы, утвержденной на Общем собрании членов Партнерства и распределяется на количество участков. В ДНП «Карасаари» таких участков на 06.08.2018 — 196 шт.
Отдел технического сопровождения | Управление социально-бытового и материально-технического обеспечения Cанкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого
Отдел технического сопровождения выполняет следующие функции:
- Проводит прием, регистрацию и осуществляет контроль за правильностью оформления служебных записок, поступающих от структурных подразделений Университета.
- Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации Управления (служебные записки от структурных подразделений Университета, договоры, документы на оплату, доверенности и т.д.).
- Осуществляет сопровождение для дальнейшей обработки и согласования в структурных подразделениях Университета предъявленных к оплате комплектов документов и других отчетных документов поставщиков, согласно правилам внутреннего документооборота.
- Осуществляет подготовку доверенностей на получение товарно-материальных ценностей: ведение журнала регистрации выдачи доверенностей и закрытие отчетной документации в установленном порядке.
- Оформляет приходно-расходные документы по группам товаров, поступивших на склад Управления и другие структурные подразделения Университета, согласно правилам внутреннего документооборота.
- Организует подписание приходно-расходных документов материально ответственными лицами структурных подразделений Университета и дальнейшую передачу этих документов для постановки на учет в УБУ.
- Ведет учет личного состава Управления с заполнением табеля учета рабочего времени, списков своевременного прохождения ФЛГ.
- Ведет учет предоставления отпусков работникам Управления, осуществляет контроль за соблюдением графиков очередных отпусков.
- Организует получение почтовых посылок для структурных подразделений Университета, через Управление с ведением журнала регистрации и выдачи.
- Организует сбор информации и передачу особо опасных отходов на лицензированное предприятие от структурных подразделений Университета для обезвреживания и утилизации.
- Обеспечивает структурные подразделения Университета питьевой водой.
- Обеспечивает своевременную заправку и восстановление расходных материалов для печатающей техники структурных подразделений Университета.
- Обеспечивает комплектующими изделиями Управление и структурные подразделения Университета.
- Обеспечивает ремонт оргтехники, печатающей техники и бытовых приборов для структурных подразделений университета.
- Проверяет правильность определения в заявках структурных подразделений Университета потребности в оборудовании и комплектующих изделиях и на их основе составляет сводные заявки с необходимыми расчетами и обоснованиями.
- Осуществляет и контролирует закупки оборудования по нормам и правилам технического сопровождения.
- Принимает участие в проведении экспертизы соответствия характеристик товара и услуг, указанных в задачах, предлагаемого участниками размещения заказа, требованиям технического задания Заказчика.
- Представляет в Управление правового обеспечения документы и составленные претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
- Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов, недостач и неликвидов.
- Осуществляет контроль въезда-выезда на территорию здания центрального склада.
Складской учет и схема документооборота склада — основной перечень документации кладовщика
В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.
Определение понятий
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Бланки самых популярных документов для скачивания
- Товарно-транспортная накладная 1-Т
- М-4.
Приходный складской ордер - Торг — 1. Акт о приемке товаров
- М-17. Карточки учета материалов
- Торг-12. Товарная накладная
Основной перечень видов складских документов
Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.
Разновидности
| Вид | Название | Основание |
| Прием | Накладная от поставщиков | На его основании происходит приемка. |
| Приходная накладная | Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию. | |
| ТТН №1-Т |
Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором — логистика и расчеты проведенные мероприятия.
|
|
| М-4 | В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание. | |
| М-7 | Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов. | |
| ТОРГ-1 | Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным. | |
| ТОРГ-2 | Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема. | |
| Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы | ТОРГ-11 |
Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии.
|
| М-17 | С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели — каждое сырье, элемент ассортимента. | |
| ТОРГ-13 | Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая — для принимающей. | |
| Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения | М-15 | Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт — стоимость отгружаемого имущества. |
| ТОРГ-12 | Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций. | |
| ТОРГ-16 | Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей. |
Прием товара
Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:
- тара;
- ГСМ;
- сырье для производства;
- полуфабрикаты;
- вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
- запчасти;
- отходы.
Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации.
Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
- сменился человек, который отвечал за помещение;
- фирма ликвидируется;
- недавно произошло ЧС;
- выявили лиц, которые портили имущество;
- регулярно, минимум раз в год.
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
- ИНВ-22;
- ИНВ-3;
- ИНВ-18 при необходимости.
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Отпуск продукции со склада на сторону: документы
Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:
- Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
- Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
- Заборный лист.
Информация о хранении продукции
Ценность и важность этой части документооборота отражается в:
- Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
- Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.
Карточка складского учета
Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.
В ней непременно должна быть информация о:
- названии предприятия;
- кому принадлежит;
- номер каждой карты отдельно;
- название помещения;
- подробности о ценности, которая хранится;
- информация о том, где располагается в помещении.
Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.
Отчеты по требованию руководителя
При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации.
Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.
Узнай, как в 10 раз повысить эффективность персонала на складе?
Узнать подробнееГотовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать большеУскорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать большеОбязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать большеПовысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать большеПовысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать большеПервое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать большеИсключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать большеПолучение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
.
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать большеИспользуй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Узнать больше Показать все решения по автоматизацииОперации прихода
Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.
В нем указывают:
- название компании грузополучателя;
- имя контрагента, от которого запасы поступили;
- номер — обязательно условие;
- дата составления;
- название помещений;
- код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.
Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Товарная накладная
Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер.
Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия.
Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
- за средства человека, отвечавшего за изделия;
- если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Автоматизация всего происходящего
Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование.
Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.
У автоматизации множество преимуществ:
- Адресное хранение — кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
- Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
- Разработка справочника имущества.
- Учет поступающего товара и сырья.
- Возможность контролировать запасы и остатки.
- Серьезное облегчение поиска любой вещи.
- Упрощение проведения инвентаризации.
Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.
Программы и продукты для ведения складского документооборота
Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:
- Mobile SMARTS: Склад 15.
- Mobile SMARTS: Магазин 15.
- Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
- 1С.
- Модуль адресного хранения.
- Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.
Схема документооборота
Поступление товара от поставщика на склад:
- Инвентаризация.
- Списание брака/порчи.
- Формирование внутренней/внешней отчетности.
- Возврат поставщику.
- Возвращение от покупателя.
- Продажа.
- Введение документа в систему.
- Прием и пересчет.
Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.
Количество показов: 135177
Кто подписывает кассовые документы вместо главного бухгалтера и кассира?
Главная → Статьи → Кто подписывает кассовые документы вместо главного бухгалтера и кассира?
Учреждение имеет обособленное подразделение, в котором есть директор, но нет ни главного бухгалтера, ни бухгалтера, ни кассира.
Роль кассира выполняет администратор. В должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Кто должен подписывать кассовые документы за главного бухгалтера и кассира?
Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель) из числа своих работников (далее – кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У)).
Из изложенного следует, что под “кассиром” понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Под “руководителем” в рамках Указания № 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.
В рассматриваемой ситуации в должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. С учетом изложенного выше можно заключить, что администратор в рамках Указания № 3210-У признается “кассиром”. Поэтому администратор, являясь кассиром, может оформлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2) и ставить подпись в графе “подпись кассира” (п.п. 4.2, 4.3 Указания № 3210-У).
Следует отметить, что ни в Указании № 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функций руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. При этом согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение), утвержденного Минфином СССР 29.
07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем учреждения утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).
На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения, администратора) полномочиями руководителя или главного бухгалтера в части подписи кассовых документов вправе руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание № 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.
Это косвенно подтверждается и Указаниями по применению и заполнению форм № КО-1, КО-2, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, в которых указано, что названные формы могут быть подписаны не директором и главным бухгалтером, а иным уполномоченным лицом.
Отметим также, что согласно п. 4.3 Указания № 3210-У в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем они подписываются руководителем. Подписи главного бухгалтера и кассира в этом случае не требуется. Соответственно, на наш взгляд, администратор обособленного подразделения может быть наделен одновременно и полномочиями кассира, и полномочиями руководителя (или бухгалтера) по ведению кассовых операций.
Ответ подготовил: Журавлев Вячеслав, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Барсегян Артем, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
| Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС? Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России. Подключить кассу к ОФД >> |
| Нужна электронная подпись? Достаточно оставить заявку.  Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >> |
Как вы ведете учет входящих и исходящих документов в вашей организации?
Программное обеспечение и системы управления документами в последние годы стали незаменимым инструментом для многих учреждений и органов государственного управления, в основном из-за большого количества документов, информации и запросов, которые ежедневно должны обрабатываться тысячами организаций по всей стране, но какова их основная функция?Что такое программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда?
Как мы упоминали во введении, давайте подумаем о том, как учреждения могут управлять и оцифровывать всю документацию, которая входит и выходит из их офисов каждый день, и, прежде всего, , как они могут управлять, распространять и классифицировать эту информацию абсолютно безопасным способом? , здесь очень важную роль играет программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда.
Этот тип программного обеспечения помогает централизованно улучшить управление документами любого учреждения, позволяя интегрировать автоматизацию процессов обработки такой информации и связь с другими приложениями.
Преимущества наличия программного обеспечения для ввода и вывода документов
Основные преимущества, которые эти решения могут предложить любой организации или государственному учреждению:- Оцифровка для всей документации, выпущенной и полученной на бумажном носителе.
- Централизованное администрирование и распределение всех входящих и исходящих записей.
- Безопасность документов для всей организации
- Настройка записей и экспорта
- Статистический контроль всех записей
Какие функции должна иметь система регистрации заезда и отъезда?
Система регистрации и выезда предлагает организациям и пользователям следующие функции:
1.
Централизованное управление всей документацией.
Вы сможете иметь программу управления документами, которая позволит вам централизованно управлять, редактировать, авторизовать или подписывать любые документы.
2. Захват всех типов документов
Любой пользователь сможет регистрировать документы в системе с помощью сканера, факса или изображений. Они будут храниться в электронном архиве инструмента.
3. Создание отчета
Программное обеспечение для управления документами позволяет выполнять исчерпывающий поиск с использованием расширенных фильтров, которые облегчают обнаружение и компиляцию документов или файлов определенным образом с помощью нескольких связанных полей.
4. Подходит для нескольких записей
Системы управления документами предназначены для хранения и управления различными типами процессов записи. Управление файлами, управление бухгалтерским учетом, кадастровое управление или расчеты, среди прочего.
5. Стандарты защиты и безопасности документов.
Эти системы позволят вам контролировать и администрировать доступ всех участников, а также позволят вам распространять резервные копии среди разных пользователей, которые будут выполнять определенные функции во время этого процесса.
Еще одной его особенностью является настройка доступа к системе данных посредством цифрового сертификата или электронного идентификатора.
6. Интеграция с эл. из любого файла происходит.
7. Автоматическое создание документов
Программное обеспечение для управления документами настроено на создание документов Word или PDF на основе предопределенных шаблонов.
Вы знаете Трек?
Track — это программное обеспечение Records для ввода и вывода всей документации вашей организации, разработанное Intelequia, чтобы помочь вам получить 360-градусный обзор всего вашего бизнеса простым и упрощенным способом.
Теперь, когда мы увидели, насколько важно иметь технологическое решение, которое контролирует все документальные записи, чтобы любое учреждение могло получать и выдавать в бумажном или электронном формате, не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию, и наша команда консультантов будет рады помочь вам.
Управление записями— Infinity ECM
Управление записями
Решение обеспечивает полный контроль над документацией в вашей организации. Позволяет создавать и редактировать документы, получать, упорядочивать, отправлять, архивировать и обмениваться документами между пользователями в определенных местах документации. Решение значительно упрощает мониторинг бизнес-процессов и повышает эффективность работы, коммуникации и скорость решения кейсов.
Управление файлами
Подсистема является одной из самых современных систем делопроизводства. Модули разработаны в соответствии с Положением об офисном бизнесе. Решение включает в себя административную и пользовательскую часть, и каждый пользователь решения имеет инсайт и может работать только с теми документами, которые ему предназначены.
Решение обрабатывает обычные процедуры, необходимые для ведения офисного бизнеса, от создания классов, процессов, папок и управления местами для документов.
записей
Подсистема позволяет создавать входящие, исходящие и внутренние записи. Он доступен для поддержки независимых записей документов без файлов дел или присоединения записей к файлам дел. Через систему поддерживается и отправка исходящих записей на проверку.
Материалы дела
Обеспечение целостности документации путем создания элементов в подсистеме Infinity.Прикрепляйте файлы дела к другим файлам дел аналогичного содержания, присоединяйтесь к связанной записи или добавляйте файлы дела со всеми его документами в соответствующую доставку всего за несколько кликов.
Накладные
Следите за движением документов в вашей системе с доставкой. Сдача материалов изменяет место документирования дела или протокола. Внутренняя накладная служит для доставки предметов и документов в одно и то же место документации.
Цифровая накладная позволяет в электронном виде просматривать материалы дела и записи за определенный период. Цифровая накладная никогда не меняет местонахождение документации в деле или протоколе.
Почта и доставка
Включает запись входящей почты, запись внутренней почты, создание прямой исходящей почты. Почта состоит из записей и других почтовых отправлений (письма, денежные письма, пакеты, телеграммы). Оформление отгрузочных (отгрузочных) документов через канцелярию.
Займы и процесс обработки предметов
Направление запросов на согласование заимствования архивных документов с контролем сроков возврата оригиналов и отказом в праве рецензирования (электронных накладных) по истечении установленного срока. Обработка элементов включает процессы утверждения, выдачи и определения.
Архивирование и извлечение
Через систему доступно архивирование дел и записей, а также отслеживание местонахождения архива и предложения по извлечению архивного материала после истечения срока.
Направление запросов на согласование архивных документов с контролем сроков возврата оригиналов и отказом в праве на просмотр (электронные накладные) по истечении установленного срока.
Попробуйте Infinity ECM Live Demo или 30-дневную бесплатную пробную версию
Попробуйте бесплатноАрхивирование входящей и исходящей корреспонденции как основа для цифровых записей арендаторов – Ассоциация PDF
Записи арендаторов являются одним из наиболее важных источников информации для жилищных обществ, поскольку они содержат полный набор соответствующих документов.Для бесперебойных бизнес-процессов требуется тщательное ведение этих записей и постоянный доступ к их содержанию уполномоченным сотрудникам. Хранение на бумажных носителях неизбежно приводит к задержкам: даже простой поиск информации, связанной с бизнес-процессом, требует много времени. Вот почему WBM, Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte GmbH, решила внедрить цифровую систему учета арендаторов.
Основным требованием было архивирование всех входящих и исходящих бумажных и цифровых документов в центральной цифровой системе.
В WBM, расположенной на площади Александерплац в Берлине, работает около 365 сотрудников, которые управляют примерно 30 000 квартир и 283 000 квадратных метров промышленной недвижимости. Для этого муниципальная корпорация поддерживает семь пунктов перевалки обслуживающего персонала по всему городу, соединенных с головным офисом радиорелейной системой. Эти промежуточные точки оборудованы для быстрой передачи даже очень больших объемов данных из одного места в другое.
В принципе, WBM получает всю почту в свой центральный почтовый отдел. На практике, однако, обслуживающий персонал получает многочисленные документы через головной офис, которые затем должны быть переданы курьерами в соответствующие отделы или места. До того, как была внедрена цифровая система записи арендаторов, архивирование принимало ряд различных форм.
Отдельные места содержали свои собственные архивы. Некоторые документы хранились на микрофильмах. Устройства, используемые для их визуализации, устарели и нуждались в замене в среднесрочной перспективе.Модуль архивации для ERP-системы Wodis Sigma архивировал исходящую почту, в том числе, в частности, массовые рассылки, такие как счета за операционные расходы или выписки по процентным ставкам. Они были сохранены в формате PDF вместе с соответствующими контрактами. Между тем, WBM также продолжал получать все больше и больше документов в электронном формате. Корпорация использовала решение для коллективной работы IBM Notes, которое хранит электронную почту в формате EML. В то время не существовало системы документооборота или документооборота.
Внедряя цифровую систему регистрации арендаторов, WBM преследовал ряд целей.В их число входило устранение необходимости создавать копии исходящей почты и физически хранить их в папках арендаторов. В целях экономии ресурсов в рамках политики корпоративной социальной ответственности WBM также было важно сократить количество копий, используемых для эталонных файлов и теневых архивов.
WBM также стремился уменьшить объем параллельной обработки, что было проблемой в таких областях, как обработка счетов. «Сейчас, как и прежде, у нас есть много компаний, которые присылают нам счета в бумажном формате. Мы также получаем цифровые счета, например, от различных поставщиков, которые хранятся в архиве.Затем мы также распечатывали их для обработки и проверки», — сказал Кевин Бочоу из отдела организации и поддержки приложений WBM. Нашей целью было сделать все счета-фактуры доступными в унифицированном формате, другими словами, убедиться, что бумажные документы также сканируются, чтобы обеспечить стандартизированный процесс». Наконец, документы должны быть доступны быстрее, чем раньше, и из любого места.
Всего WBM необходимо было обработать около 400 000 документов в 2015 году. Для этого администраторы изначально использовали бумажные процессы, сканируя и архивируя документы только после завершения процесса.Этот подход известен как «позднее сканирование».
Для исходящей почты этот подход в основном включал массовые рассылки в виде автоматических серийных писем, таких как счета за операционные расходы, уведомления о корректировке арендной платы и отчеты о процентных ставках — все это, конечно, нельзя было редактировать после публикации.
Были также отдельные письма арендаторам, которые снова были созданы системой ERP, а затем отредактированы или заполнены вручную, а также письма или счета, отправленные деловым партнерам.Входящую почту можно разделить на две категории: физические документы, такие как деловая почта, заявления и предписания SEPA, и документы, созданные в цифровой форме, такие как электронные письма с фотографиями, уведомления о претензиях, отправленных с мобильных устройств, и счета-фактуры ZUGFeRD.
Администраторы сначала будут сканировать физические документы децентрализованно, используя многофункциональные устройства с разрешением 400 точек на дюйм в черно-белом режиме, чтобы контролировать размеры файлов. Эти (иногда многостраничные) документы затем будут храниться в центральном месте.Цель проекта состояла в том, чтобы сканировать в цвете без негативного влияния на время обработки, передачи или загрузки. Поэтому было необходимо сжать отсканированные документы.
Поэтому WBM перешел на централизованную оцифровку с использованием высокопроизводительных сканеров, что избавило от необходимости протаскивать бумажные копии через рабочий процесс вместе с цифровыми версиями.
Это стало возможным благодаря использованию компонентов рабочего процесса Wodis Sigma R8. Кроме того, приняв центральный офис сканирования, WBM также смогла оцифровать свои внутренние записи по мере необходимости.Чтобы обеспечить универсальные стандарты отображения и долговременную воспроизводимость документов, WBM решила использовать формат PDF/A, который полностью поддерживается системой Wodis ERP. Другими преимуществами с точки зрения WBM были полнотекстовый поиск и возможность использования мобильных приложений. «Мы не должны исключать возможность предоставления документов нашим арендаторам через портал, — сказал Кевин Бочоу, — и такая система также должна быть доступна на мобильных устройствах».
Наконец, СРЗ воспроизвел микрофильмы и передал их WBM в формате PDF.Используя программное решение CrossCap от SRZ, отсканированные документы были дополнительно обработаны, а с помощью штрих-кодов они были обработаны в пакетном режиме и разделены на отдельные оцифрованные документы.
Естественно, WBM также хотела архивировать свои электронные письма в цифровом формате, особенно с учетом их постоянно растущего числа. Для этого электронные письма вручную экспортировались из почтового ящика IBM Notes в формат EML, чтобы их можно было импортировать в Wodis Sigma. С помощью штрих-кода, сгенерированного при экспорте, содержащего соответствующую информацию о документе, электронные письма затем были проиндексированы.«Хранение электронных писем в собственном формате EML, однако, имело тот недостаток, что их нельзя было визуализировать в системе ERP». — сказал Бохов.
Компрессор PDF от Foxit Europe GmbH, внедренный по рекомендации SRZ, дал WBM дополнительные преимущества. Это программное обеспечение преобразует отсканированные документы в сильно сжатые файлы PDF и PDF/A с возможностью полнотекстового поиска. Это позволило WBM сканировать документы в цвете, сохраняя при этом размеры файлов, аналогичные размерам черно-белых файлов. PDF Compressor также включает модуль Born Digital, который конвертирует цифровые документы в формат PDF/A.
Это означало, что электронные письма от IBM Lotus можно было хранить в формате PDF/A и отображать в системе ERP. WBM решила внедрить третью версию стандарта PDF/A, в которую можно встраивать файлы всех типов. WBM использует эту опцию для встраивания своих электронных писем и вложений в файл PDF/A-3 в собственном формате.
«Сегодня наши сотрудники имеют доступ ко всем документам по сделке». сказал Кевин Бочоу в заключение. «Все это делается через поиск в системе ERP».
Foxit — ведущий поставщик инновационных продуктов и услуг для работы с PDF, помогающий работникам умственного труда повышать свою производительность и работать с документами.Foxit удовлетворяет потребности трех различных сегментов рынка. Для повышения производительности конечных пользователей Foxit предлагает простое в использовании программное обеспечение для настольных ПК, мобильные приложения и облачные сервисы, позволяющие получать знания …
ПодробнееПорядок обработки входящей корреспонденции для целей делопроизводства и архивирования
Виды корреспонденции
Сотрудники архива должны быстро и точно обрабатывать самые разные виды корреспонденции.
Входящая корреспонденция будет поступать в архив различными путями.Кто-то придет по традиционной почте, кто-то лично, а кто-то по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах рассмотрения предметов. Некоторые из них будут адресованы министерству, департаменту или агентству, а некоторые — отдельным лицам по имени или по должности. Другие пункты могут быть неадекватно или неразборчиво адресованы. На меньшее количество отправлений будет нанесена маркировка безопасности или конфиденциальности, например, «конфиденциально» или «лично». Некоторая почта может содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно регистрировать и учитывать в архиве.
Открытие почты
Почта которая:
- С пометкой «личное или конфиденциальное» или адресованное сотруднику министерства/ведомства по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить невскрытым и немедленно передать адресату.
Почта которая:
- Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
- Помеченный возврат отправителю в случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
- Предназначен для неадминистративного отдела
остается невскрытым и помещается в соответствующий лоток/лоток для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех отделениях должен быть предусмотрен по крайней мере один лоток для входящей почты, в который помещается нераспечатанная обычная внешняя почта.
Необходимо всегда соблюдать правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами. (См. также: Работа с секретными документами и файлами). Вся остальная почта должна быть вскрыта и проштампована с указанием даты, как только она будет получена отделом архивов. Во время этого процесса письма должны храниться в папке или другом подходящем контейнере.
Вскройте конверты сверху.
Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при вскрытии конвертов. Многие вложения доставляются отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Приложите такие вложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или подобные предметы. Все вложения должны быть отмечены в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения являются ценными или личными документами.
Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, отметив содержимое и референсный номер файла на внешней стороне. Запишите их в регистр или книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.
Заказная почта
- Входящая заказная корреспонденция забирается с почты курьером архива в установленное время.Мессенджер требуется для подписки на заказное письмо.
- Затем заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой на почтовый стол в архиве.
Процедуры для заказной почты аналогичны обычной почте, описанной выше. - После обработки заказной корреспонденции или незарегистрированной корреспонденции с наличными она доставляется лично адресату служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат расписался в Книге ценностей в качестве доказательства того, что корреспонденция была получена.
- После получения всех подписей Книга ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами
Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка
После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должны быть зарегистрированы назначенным офицером в Реестре входящей корреспонденции. Все графы Реестра должны быть заполнены.Детали, которые необходимо ввести изначально:
- Серийный номер (следующий номер по порядку)
- Дата письма
- Дата получения письма
- От кого пришло письмо
- Ссылка, данная автором письма
- Тема письма
Начальник отдела архивов или назначенный офицер решат, как обращаться с предметами.
Например:‐
- Отметьте обычные документы инструкциями по хранению и передайте сотруднику, ответственному за хранение.
- Нестандартные письма помещать в почтовые папки для рассылки. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.
Офицеры, включенные в список рассылки, должны незамедлительно заняться документами в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы передать своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие распоряжения должны быть подписаны и датированы должностным лицом, составившим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все они должны быть возвращены в архив для регистрации.
Если в день осуществляется более одного обращения почты, корреспонденция, доставленная после отправки отправления, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые помечены как «срочные», которые должны быть доставлены немедленно.
Отделы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.
Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным координаторам, сотрудники архива должны указать в соответствующем Листе передачи файлов имя или должность ответственного лица и дату передачи (см. ‐ Раздел 7). В Журнале входящей корреспонденции должны быть внесены следующие сведения:
- Имя или должность офицера, которому было передано дело, и дата подачи письма
- Номер файла, на который было помещено письмо
Файл должен быть доставлен соответствующим оперативным офицерам без промедления.
Почта с ценностями
Почта, содержащая или способная содержать чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы, должна тщательно охраняться с момента ее получения.
Должна быть составлена письменная запись обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Журналу входящей корреспонденции) и подписана открывателем почты. Для этой цели используется Книга ценностей или Реестр денежных переводов.Сотрудникам регистратуры следует внести в реестр денежных переводов следующую информацию:
.
- Серийный номер
- Дата получения
- Имя лица, отправляющего денежный перевод
- Сумма
- Детали денежного перевода
- Номер чека/Код банка (только чеки)
- Имя и подпись сотрудника, открывающего денежный перевод
Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть пересчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе почтово-вскрывателем.В журнале нельзя делать подчистки и карандашные записи. Неверная запись может быть аннулирована только путем исправления ее и исправления новой записью, которая оставляет первоначальную запись разборчивой.
Все такие изменения должны быть парафированы совместно пост-вскрывателем и надзирающим офицером.
Проверить все подлежащие оплате документы (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские тратты и т. д.), чтобы убедиться, что: —
- сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о денежном переводе или другом сопроводительном документе
- суммы прописью и цифрами совпадают
- дата и реквизиты получателя указаны правильно
- переводы подписаны (кроме почтовых и платных переводов)
Если невозможно определить цель отправления денежного перевода, включите его в ежедневное банковское обслуживание и примите меры для скорейшего получения необходимой информации.
В тех случаях, когда деньги явно опущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно почтовым вскрывателем и надзирающим должностным лицом.
Затем лицо, отправившее денежный перевод, сразу же уведомляется об ошибке. Тем временем чек может быть отправлен в банк.
Телеграммы и факсы
- Поместите телеграммы в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки должны быть без промедления переданы старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
- Растет количество почты, получаемой по факсу. Поскольку «мусорная» почта иногда отправляется по факсу, убедитесь, что полученные факсы относятся к действительно офисным делам. Ненужное использование факса не должно поощряться, и следует принять решение о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. Начальнику архива следует проконсультироваться с соответствующим ответственным лицом, если есть сомнения.
- Материал, отправленный по факсу, имеет тенденцию к выцветанию при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, факс должен быть фотокопирован, а копия помещена в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо.
Полученный факс следует поместить в файл, хранящийся для исходных факсов. - Все входящие факсы в файл факса должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, позднее получен в архиве, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И ксерокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку на фотокопии могли быть комментарии оперативных сотрудников.
Электронная почта
- Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативных офицеров. Однако многие сообщения электронной почты являются рутинными или не имеют отношения к официальным делам, и их не нужно сохранять после того, как они будут прочитаны.
- Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли оно быть распечатано, чтобы копия помещалась в дело.
- Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и по возможности сохранен вместе с входящим сообщением.
- Сообщения электронной почты должны относиться только к одной теме, чтобы облегчить регистрацию. Если электронное письмо относится к нескольким темам, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила подачи и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и дорабатываются)
Секретные документы и файлы
Обращение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которые нуждаются в них для эффективного выполнения своих обязанностей. Они должны иметь соответствующие разрешения.
Bentley — Документация по продукту
MicroStation
Справка MicroStation
Ознакомительные сведения о MicroStation
Справка MicroStation PowerDraft
Информация о MicroStation PowerDraft
Краткое руководство пользователя MicroStation
Справка синхронизатора iTwin
ProjectWise
Справка службы автоматизации Bentley
Ознакомительные сведения об обслуживании Bentley Automation
Bentley i-model Composition Server для PDF
Подключаемый модуль службы разметки PDF для ProjectWise Explorer
Справка администратора ProjectWise
Справка службы загрузки данных ProjectWise Analytics
Коннектор управления результатами ProjectWise для ProjectWise
Справка по порталу управления результатами ProjectWise
Информация об управлении результатами ProjectWise
Справка по ProjectWise Explorer
Справка по управлению полевыми данными ProjectWise
Справка администратора ProjectWise Geospatial Management
Справка обозревателя ProjectWise Geospatial Management
Ознакомительные сведения о ProjectWise Geospatial Management
Модуль интеграции ProjectWise для Revit Readme
Руководство по настройке управляемой конфигурации ProjectWise
Справка ProjectWise Project Insights
Ознакомительные сведения о подключаемом модуле ProjectWise для Bentley Web Services Gateway
Ознакомительные сведения ProjectWise
Таблица поддержки версий ProjectWise
Справка ProjectWise Web и Drive
Справка ProjectWise Web View
Справка по порталу цепочки поставок
Управление эффективностью активов
Справка AssetWise 4D Analytics
Справка AssetWise ALIM Linear Reference Services
Интернет-справка AssetWise ALIM
Руководство по внедрению AssetWise ALIM Web
AssetWise ALIM Web Краткое руководство по сравнению
Справка AssetWise CONNECT Edition
Руководство по внедрению AssetWise CONNECT Edition
Справка AssetWise Director
Руководство по внедрению AssetWise
Справка консоли управления системой AssetWise
Руководство по администрированию мобильных устройств TMA
Мобильная справка TMA
Анализ моста
Справка по OpenBridge Designer
Справка OpenBridge Modeler
Строительный проект
Справка по AECOsim Building Designer
Файл ознакомительных сведений AECOsim Building Designer
AECOsim Building Designer SDK Readme
Генеративные компоненты для справки Building Designer
Ознакомительные сведения о генеративных компонентах
Справка по OpenBuildings Designer
Ознакомительные сведения о конструкторе OpenBuildings
Руководство по адаптации OpenBuildings Designer
Ознакомительные сведения SDK OpenBuildings Designer
Справка OpenBuildings GenerativeComponents
Ознакомительные сведения о OpenBuildings GenerativeComponents
Справка OpenBuildings Speedikon
Ознакомительные сведения OpenBuildings Speedikon
Справка OpenBuildings StationDesigner
Ознакомительные сведения об OpenBuildings StationDesigner
Гражданский проект
Справка по канализации и инженерным сетям
Справка по OpenRail ConceptStation
Ознакомительные сведения для OpenRail ConceptStation
Справка по OpenRail Designer
Ознакомительные сведения для конструктора OpenRail
Справка по проектировщику воздушных линий OpenRail
Справка OpenRoads ConceptStation
Ознакомительные сведения о OpenRoads ConceptStation
Справка по OpenRoads Designer
Ознакомительные сведения о конструкторе OpenRoads
Справка по OpenSite Designer
Ознакомительная информация OpenSite Designer
Строительство
Справка по ConstructSim Executive
ConstructSim Executive ReadMe
Справка ConstructSim i-model Publisher
Справка ConstructSim Planner
Файл ReadMe для планировщика ConstructSim
Справка по стандартному шаблону ConstructSim
Руководство по установке клиента сервера рабочих пакетов ConstructSim
Справка сервера рабочих пакетов ConstructSim
Руководство по установке сервера рабочих пакетов ConstructSim
Энергия
Bentley Coax Помощь
Справка Bentley Communications PowerView
Bentley Communications PowerView Readme
Bentley Медь Помощь
Bentley Fiber Help
Bentley Inside Plant Помощь
Справка Bentley OpenUtilities Designer
Bentley OpenUtilities Designer Readme
Справка по подстанции Bentley
Ознакомительные сведения о подстанции Bentley
Справка по OpenComms Designer
Ознакомительные сведения о конструкторе OpenComms
Справка OpenComms PowerView
Ознакомительные сведения о OpenComms PowerView
Справка инженера OpenComms Workprint
Ознакомительные сведения инженера OpenComms Workprint
Справка по подстанции OpenUtilities
Ознакомительные сведения о подстанции OpenUtilities
Справка PlantSight AVEVA Diagrams Bridge
Справка по мосту PlantSight AVEVA PID
Справка по экстрактору PlantSight E3D Bridge
Справка по PlantSight Enterprise
Справка по основным компонентам PlantSight
Справка по мосту открытой 3D-модели PlantSight
Справка по программе PlantSight Smart 3D Bridge Extractor
Справка по мосту PlantSight SPPID
Обещание.
электронная справка
Информация о Promis.e
Руководство по установке Promis.e — управляемая конфигурация ProjectWise
Руководство пользователя sisNET
Руководство по настройке подстанции — управляемая конфигурация ProjectWise
Инженерное сотрудничество
Справка Bentley Navigator Desktop
Геотехнический анализ
PLAXIS LE Readme
Ознакомительная информация о PLAXIS 2D
Ознакомительные сведения о средстве просмотра вывода PLAXIS 2D
Ознакомительная информация о PLAXIS 3D
Ознакомительные сведения о средстве просмотра выходных данных PLAXIS 3D
Ознакомительная информация о проектировщике моносвай PLAXIS
Управление геотехнической информацией
Справка администратора gINT
Справка gINT Civil Tools Pro
Справка gINT Civil Tools Pro Plus
Помощь коллекционеру gINT
Справка по OpenGround Cloud
Гидравлика и гидрология
Bentley CivilStorm Помощь
Bentley HAMMER Помощь
Bentley SewerCAD Справка
Bentley SewerСправка GEMS
Справка Bentley StormCAD
Bentley WaterCAD Справка
Bentley WaterGEMS Справка
Проект шахты
Справка по обработке материалов MineCycle
Информация о погрузочно-разгрузочных работах MineCycle
Моделирование мобильности
ЛЕГИОН 3D Руководство пользователя
Справка по подготовке к САПР LEGION
Справка конструктора моделей LEGION
Справка по API Симулятора LEGION
Ознакомительные сведения API симулятора LEGION
Помощь Симулятору LEGION
Моделирование
Bentley Просмотреть справку
Bentley Посмотреть ознакомительные сведения
Морской структурный анализ
SACS Закройте пробел в сотрудничестве (электронная книга)
Информация о SACS
Анализ напряжений в трубах и сосудов
AutoPIPE Accelerated Pipe Design (электронная книга)
AutoPIPE Советы новым пользователям
Краткое руководство по AutoPIPE
AutoPIPE & STAAD.
Про
Проект завода
Конфигурация AutoPLANT для OpenPlant WorkSet
Ознакомительные сведения для заводов-экспортеров Bentley
Bentley Raceway и справка по прокладке кабелей
Ознакомительные сведения Bentley Raceway и системы управления кабелями
Bentley Raceway and Cable Management — Руководство по настройке управляемой конфигурации ProjectWise
Справка OpenPlant Isometrics Manager
Ознакомительные сведения об OpenPlant Isometrics Manager
Справка OpenPlant Modeler
Файл ознакомительных сведений OpenPlant Modeler
Справка OpenPlant Orthographics Manager
Ознакомительные сведения для OpenPlant Orthographics Manager
Справка OpenPlant PID
Ознакомительные сведения об OpenPlant PID
Справка администратора проекта OpenPlant
Ознакомительные сведения администратора проекта OpenPlant
Справка по поддержке OpenPlant
Ознакомительный файл службы поддержки OpenPlant
Справка PlantWise
Ознакомительные сведения о PlantWise
Реальность и пространственное моделирование
Бентли Карта Справка
Информация о карте Bentley
Справка по мобильной публикации Bentley Map
Консоль облачной обработки ContextCapture Справка
Справка по редактору ContextCapture
Ознакомительные сведения о редакторе ContextCapture
Мобильная справка ContextCapture
Руководство пользователя ContextCapture
Помощь Декарта
Ознакомительные сведения о Декарте
Справка по карте OpenCities
Карта OpenCities Readme
Справка OpenCities Map Ultimate для Финляндии
Карта OpenCities Ultimate для Финляндии Readme
Структурный анализ
Справка OpenTower iQ
Справка по концепции ОЗУ
Справка по структурной системе ОЗУ
STAAD Закройте пробел в сотрудничестве (электронная книга)
СТАД.
Профессиональная помощь
Ознакомительная информация STAAD.Pro
Программа физического моделирования STAAD.Pro
Расширенная справка Фонда STAAD
STAAD Foundation Advanced Readme
Детализация конструкции
Справка ProStructures
Ознакомительные сведения о ProStructures
Руководство по внедрению конфигурации ProStructures CONNECT Edition
Руководство по установке ProStructures CONNECT Edition — управляемая конфигурация ProjectWise
| Акроним | Определение |
| АС | Код действия |
| СКУД | Автоматизированная система сбора |
| ACSS | Поддержка автоматизированной системы сбора |
| АДП | Автоматизированная обработка данных |
| АИМС | Автоматизированные системы управления информацией |
| Управление счетами | |
| АМРХ | Возврат средств за обслуживание счетов |
| АМС | Система управления счетами |
| АПО | Армейское почтовое отделение |
| АСЭД | Дата истечения срока действия закона об оценке |
| ASFR | Автоматическая замена возврата |
| АУР | Автоматизированный заниженный отчет |
| БМФ | Деловой мастер-файл |
| БПК | Операционный отдел |
| БУР | Ведущий деловой мастер-файл |
| КАФ | Файл централизованной авторизации |
| КАУ | Внимание при контакте |
| КАВР | Объединенная годовая отчетность по заработной плате |
| СС | Код команды |
| КПК | Централизованная обработка дел |
| CDP | Надлежащая процедура сбора |
| CFOL | Корпоративные файлы онлайн |
| ДИ | Уголовные расследования |
| СНГ | Система отображения корреспонденции |
| КОМПАСЫ | Составная система обработки почты |
| КП | Уведомление о компьютерном параграфе |
| CRX | Система письма Correspondex |
| CSCO | Операция сбора служб соответствия |
| CSR | Представитель отдела обслуживания клиентов |
| DCF | Функция проверки Dishonored |
| DDIA | Соглашение о рассрочке по прямому дебету |
| ДЛН | Номер локатора документа |
| ДПР | Запросы на совершенствование документов |
| EEFAX | Корпоративный электронный факс |
| EFTPS | Электронная система уплаты федеральных налогов |
| ИНН | Идентификационный номер работодателя |
| ЭО | Освобожденная организация |
| ЕР | Планы сотрудников |
| ЭПМФ | Основной файл планов сотрудников |
| ERS | Система разрешения ошибок |
| ФЗ | Полевая помощь |
| ФК | Полевая коллекция |
| ФДК | Центр обнаружения мошенничества |
| ФИКА | Федеральный закон о страховых компенсациях |
| ФМСС | Управление объектами и службы безопасности |
| Закон о свободе информации | Закон о свободе информации |
| ФПО | Почтовое отделение флота |
| ФОРТ | Консультативная группа полевого офиса |
| ФТД | Федеральный налоговый депозит |
| ФТФ | Непредставление штрафа |
| FTP | Неуплата штрафа |
| ИАТ | Интегрированное средство автоматизации |
| МСКЭ | Интегрированная среда взаимодействия с клиентами |
| ДВС | Подразделение экспертизы заявлений осведомителей |
| ПИК | Запросы на сбор информации |
| ИДРС | Интегрированная система поиска данных |
| IDT | Кража личных данных |
| ИДТВА | Помощь жертвам кражи личных данных |
| МВФ | Индивидуальный мастер-файл |
| IPSU | Специализированное подразделение по защите личных данных |
| ИРА | Индивидуальный пенсионный счет |
| IRC | Налоговый кодекс |
| IRM | Руководство налоговой службы |
| ИРП | Обработка возврата информации |
| ИТ | Информационные и технологические услуги |
| ИТАР | Запрос помощи при краже личных данных |
| КИА/КИТА | Погиб в бою/Погиб в террористической акции |
| ЛКИ | Индикатор крупной корпорации |
| МАРТА | Отчет о действиях руководства |
| МФ | Мастер-файл |
| MMIA | Соглашение о рассрочке с ручным контролем |
| НПД | Профиль национального счета |
| НФТЛ | Уведомление об аресте федеральных налогов |
| НМФ | Не мастер-файл |
| НУ | Обнулено Неотправляемый |
| ОИК | Компромиссное предложение |
| ОМБ | Управление управления и бюджета |
| ФДТ | Потенциально опасный налогоплательщик |
| ИН | Личная информация |
| Абонент | Доверенность |
| ПСП | Планирование и специальные программы |
| РАФ | Файл агента отчетов |
| RCA | Помощник по уважительной причине |
| РИ | Справочный отдел возврата средств |
| РИВО | Возврат операций проверки целостности |
| РЖ | Открыть Отклонить |
| RO | Налоговый инспектор |
| Об/мин | Неправомерное поведение лица, подготовившего возврат |
| СБСЕ | Малый бизнес и самозанятые организации |
| СК | Сервисный центр |
| СКАМПС | Сервисный центр Автоматизированная система обработки почты |
| SDC | Центр разработки схем |
| Сентябрь | Упрощенный план для сотрудников |
| SERP | Программа электронных исследований Servicewide |
| швейцарских франков | Замена для возврата |
| Соглашение об уровне обслуживания | Соглашение об уровне обслуживания |
| СНиП | Информационная программа уведомлений для всей службы |
| СП | Обработка отправки |
| SSA | Управление социального обеспечения |
| SSN | Номер социального страхования |
| ТАС | Центр помощи налогоплательщикам |
| ТАС | Адвокатская служба налогоплательщиков |
| ТБОР | Билль о правах налогоплательщика |
| ТК | Код транзакции |
| ТДА | Просроченный счет налогоплательщика |
| ТДИ | Расследование правонарушений налогоплательщиков |
| ТЭГЭ | Освобожденные от налогов и государственные организации |
| TFRP | Штраф за восстановление целевого фонда |
| ТИА | Разрешение на предоставление налоговой информации |
| ТИГТА | Генеральный инспектор казначейства по налоговой администрации |
| ИНН | ИНН |
| ТП | Налогоплательщик |
| USPS | Почтовая служба США |
| ПВ | Организация заработной платы и инвестиций |
[РЕШЕНО] Как вы индексируете входящие и исходящие документы?
Пояснение
Индексация означает подборку файлов.
При сортировке входящих и исходящих документов можно использовать следующие способы:
Для входящих документов:
При хранении входящих документов наиболее важным правилом является то, что податель должен учитывать либо индивидуальное имя, либо фирменное наименование для фирменного бланка. Имя на бланке используется для хранения записей.
Если в случае бланк не имеет отношения к содержанию письма, то заявитель должен указать имя автора, написавшего письмо, или фирменное наименование автора письма.
Команда или регистратор, занимающийся хранением входящих документов, должен написать имя составителя или название компании в строке подписи документа без фирменного бланка.
Если заявитель видит, что имя физического лица и название бизнеса физического лица одинаково важны, то в таких случаях податель должен указать название компании для хранения документа.
Для исходящих документов:
Податель, занимающийся хранением исходящего документа, должен убедиться, что имя на фирменном бланке должно быть написано на копии файла исходящих документов.
В файле следует убедиться, что если личное имя или название компании стоит на письме, оно написано в правильном индексе. Название компании должно быть использовано в копии файла
Податель должен убедиться, что на копии личного письма имя автора должно быть написано при хранении исходящего документа.
Sample Response
Способы индексации поступающих документов:
Имя на бланке следует использовать для хранения.
Если фирменный бланк не имеет отношения к письму, то для хранения записей необходимо указать имя автора и его фирменное наименование.
Для написания имени следует использовать строку подписи на обычной бумаге.
Название компании пишется всякий раз, когда имена автора и компании кажутся важными.
Способы индексации исходящих записей:
На копии исходящего документа податчик пишет ФИО по адресу письма.
Если имена автора и компании написаны, то податель должен написать название компании в файле.
Имя человека, написавшего письмо, должно быть написано на письме.