Как заполнить кассовую книгу

Для чего нужна кассовая книга и как заполнить кассовую книгу?

Кассовая книга в компании необходима для того, чтобы вести учет проводимых через кассу наличных денежных средств. Её обязаны вести все организации, работающие с наличностью. Каждый индивидуальный предприниматель в случае применения общей или упрощенной систем налогообложения также должен вести этот важный бухгалтерский документ. Заполнению данных следует уделять особое внимание, так как кассовая книга представляет собой отчетность, проверяемую различными  вышестоящими инстанциями.

Способы заполнения кассовой книги

Любой бухгалтер предприятия должен знать, как правильно заполнять кассовую книгу. Предусмотренная законом форма № КО-4 не подлежит изменениям, но предполагает два варианта заполнения. Каждая фирма выбирает тот способ, который является наиболее удобным. Образец заполнения кассовой книги можно найти в соответствующих налоговых органах.

Первый способ – это внесение записей вручную. Документ заводится на определенный промежуток времени. Все тщательно пронумерованные листы книги прошиваются, документ должен быть скреплен мастичной либо сургучной печатью и заверен подписями генерального директора и главного бухгалтера. В соответствии с правилами заполнения кассовой книги, внесение записей осуществляется только шариковой ручкой. Контроль и проверка возлагается на главного бухгалтера.

Порядок заполнения кассовой книги предусматривает, что информация за сутки размещается на одной странице. Там отображаются приходные и расходные материалы. Итоги каждого дня подсчитываются и сводятся к остатку. Отчет кассира располагается на следующем листе. Первый и второй листы одинаково нумеруются, затем между ними кладется копировальная бумага. Один экземпляр листа отрывают, он служит отчетом. Второй оставляют в книге. По окончании рабочего дня записи сверяют. Приходные и расходные кассовые ордера хранятся отдельно.

Второй способ заполнить кассовую книгу ИП или ООО осуществляется в электронном виде. В начале рабочего дня составляются два документа — «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Оба содержат реквизиты фирмы и нумерацию. Отчет листов принято вести с начала года, но в конце каждого месяца и календарного года проставляется  их общее число. Листы проверяет, подписывает и сшивает кассир. Они хранятся до конца года, затем подсчитывается общее количество и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Также, хотели бы напомнить об основных изменениях в правилах организации кассовых операций, вступивших в силу с 2012 года.

Специализированные бухгалтерские фирмы, осуществляющие бухгалтерское обслуживание компаний помогут разобраться со всеми тонкостями при ведении кассовых операций и заполнении кассовой книги.

 

Пример заполнения кассовой книги:

 

 

 

 

 

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Как правильно вести и подшивать кассовую книгу

Если вы продаете товары за наличные средства, то вам придется оформлять кассовую первичку. Кассовая книга – неотъемлемая часть первичных документов в бухгалтерском учете. При неграмотном ведении этой информации предпринимателю грозит штраф. Мы расскажем, как правильно вести и оформить кассовую книгу.

О необходимости кассовой книги в 2019 году

Данный документ обязаны вести все предприниматели и компании вне зависимости от их системы налогообложения и формы организации. Отказаться от этого процесса могут ИП, ведущие учет расходов и доходов и физических показателей по современному налоговому законодательству. Кассовую книгу можно вести в бумажном или электронном виде.

Правила заполнения документа

В кассовой книге отражаются поступление и выдача средств. Вне зависимости от того, ведете вы ее в бумажном или электронном формате, правила заполнения были едиными. Расскажем о них подробнее. В конце рабочего дня продавец должен:

• вывести итог операций за сутки;
• установить остаток средств в кассе на следующий день;
• распечатать электронный журнал;
• пронумеровать, сшить, заверить и поставить печать на каждом листе документа;
• отнести ордера на приход и расход, а также отчет кассира в бухгалтерию.

Как сшивать документы

Бумажные и распечатанные электронные кассовые книги нужно прошивать. Единого порядка для этого не предусмотрено. Однако мы расскажем об универсальном способе.

Пронумеруйте каждый лист обычной гелевой ручкой. Нумерация начинается с единицы.

Сшейте страницы, чтобы они открывались свободно. Завяжите два конца нити, наложите их на задний лист и приклейте сверху бумажный прямоугольник из листа A4. Это будет выглядеть, как своеобразная пломба.

На этом прямоугольнике необходимо указать количество листов в сшитом документе. Ниже директор и бухгалтер компании ставят подписи. Печать ставится на пломбу лишь частично.

Образец заполнения

Если единого образца для сшивания документов нет, то сама форма этого документа предусмотрена. Образец заполнения утвердило постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Кассовая книга: как заполнять, если не хватило «строчек» на одной странице и если работают два кассира | Бухгалтер 911, май, 2019/№22

В нашу редакцию поступило два довольно интересных вопроса, касающихся заполнения кассовой книги (форма № КО-4): — как правильно заполнять кассовую книгу, если не хватает «строчек» на одной странице; — кто должен ставить подпись в кассовой книге, если в течение дня кассиры меняются.

Предлагаем их обсудить.

Собираемся вести кассовую книгу в электронном виде. Если в рамках одного дня у нас большое количество операций (ПКО и РКО), которое не помещается на одной странице. Следующий лист, на котором будут записи ПКО и РКО за этот же день, — это уже следующий порядковый номер страницы? Или же в рамках одного дня проставляется один и тот же номер страницы, хотя физически их может быть несколько?

В первую очередь следует учесть, что, если книга ведется в электронном виде, программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и

распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде (п. 41 Положения № 148).

Иначе говоря, кассовая книга, которая ведется в электронном виде, должна по форме и по содержанию воспроизводить книгу, которая ведется

в бумажной форме.

При этом согласно:

— п. 5 пояснений к типовой форме № КО-4 страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года;

— п. 39 Положения № 148* — листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

То есть нужно отличать листы кассовой книги от страниц. Нечетная и четная страница кассовой книги — это будет один лист (один порядковый номер), но 2 страницы (два отдельных порядковых номера).

Поэтому если для всех записей за день не хватает одной (нечетной) страницы кассовой книги — переходим на следующую (четную) страницу. При этом такая страница будет иметь следующий порядковый номер. Но лист будет один и тот же (кассовый день будет распечатан на одном листе с двух сторон).

При этом подводить итоги по операциям на «первой» нечетной странице, если записи за этот день еще не закончены, считаем, не нужно. Ведь абз. 2 п. 40 Положения № 148 говорит о том, что подытоживать операции кассир должен «ежедневно в конце рабочего дня». При этом

п. 3 Пояснения к форме № КО-4 отрывать бланк «Отчет кассира» до окончания операций дня, когда соответствующие операции были в кассовой книге проведены, прямо запрещает.

Далее продолжаем делать записи на следующей (четной) странице кассовой книги (дата та же самая).

На предприятии бывает ситуация, когда в течение одного дня сменяется кассир, кто должен проставлять подпись в кассовой книге на конец рабочего дня? Или в рамках одного дня должно быть две кассовых книги для одного кассира и позже для другого кассира?

91441241″>Сразу отметим, что согласно п. 39 Положения № 148 каждое предприятие, которое имеет кассовую книгу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличкой в нацвалюте (без учета обособленных подразделений). Поэтому одновременно нескольких кассовых книг на «гривневую» наличность предприятие вести не может.(ср. 025069200)

Не может быть к ней никаких дополнений (дополнительных листов).

А вот в случае если у вас еще есть и «валютная» наличность (например, для загранкомандировок) — то на каждую иностранную валюту должна быть заведена отдельная кассовая книга (опять же с учетом того, что кассовая книга может заводиться только на 1 календарный год; с каждого нового календарного года должна быть новая кассовая книга).

Кассовая книга и журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ведутся по каждой иностранной валюте отдельно.

Теперь что касается второй части вопроса — когда в течение одного календарного дня работают два кассира (например, один — утром, второй — вечером). Этот вопрос четко нормативными документами не урегулирован.

На наш взгляд, в таком случае нужно в первую очередь внутренним порядком оприходования наличности (который обязательно должен быть разработан и утвержден на предприятии — п. 12 Положения № 148) прописать, как в таком случае будут взаимодействовать кассиры (как будет происходить передача налички от одного кассира другому, оприходование наличности в течение дня и как будет заполняться кассовая книга в таком случае).

Как таковая инвентаризация с оформлением акта инвентаризации по форме 7 приложения к Положению № 148, в случае когда происходит в течение дня смена одного кассира на другого, не нужна. Ведь согласно Положению № 879** инвентаризация обязательно проводится в случае изменения материально ответственных лиц. У нас же МОЛ не меняются — они одни и те же. Но поскольку на предприятии несколько кассиров, которые работают по очереди, нужно фиксировать факт передачи наличности от одного кассира к другому.

В Положении № 148 (п. 40) сказано, что кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям получения или выдачи наличных денег по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи. То есть предполагается, что кассовая книга должна заполняться по мере того, как проводится операция получения/выдачи денег и оформления кассовых ордеров. Иначе говоря, мы не ждем окончания рабочего дня для заполнения кассовой книги.

В случае если в течение дня меняется кассир — каждый кассир заполняет отдельную страницу кассовой книги за свою смену.

Иначе говоря, в начале дня первый кассир заполняет поле «Залишок на початок дня» кассовой книги. В конце своего рабочего дня (смены) он выводит остаток наличности на конец своей смены. Это предусмотрено п. 40 Положения № 148: кассир ежедневно в конце рабочего дня суммирует операции за день, выводит остаток наличных денег в кассе. Поэтому в кассовой книге целесообразно предусмотреть строки:

Каждый кассир заполняет отдельную страницу кассовой книги за свою смену, а общий итог за день выводит кассир, смена которого приходится на окончание дня.

— «Разом за зміну»;

— «Залишок на кінець зміни» (указывается дата и время) — выводится остаток наличности на конец смены кассира;

— «Здав/прийняв» — ставятся подписи первого кассира о сдаче налички и второго о ее принятии.

91452732″>

Второй кассир заполняет следующую страницу кассовой книги, в которой:

— указывает «Залишок на початок зміни» — сумму, которая соответствует остатку на конец смены предыдущего кассира;

— выводит остаток наличности на конец своей рабочей смены «Разом за зміну»; «Залишок на кінець зміни» (указывается дата и время)»;

— заполняет поля «Разом за день»; «Залишок на кінець дня»; «у тому числі на зарплату» и ставит свою подпись (т. е. второй кассир закрывает кассовый день).

Кассовая книги | Ведение кассовой книги

Ведение кассовой книги

 

• По российскому законодательству все организации должны хранить свободные деньги в банке, а большинство расчетов между юрлицами должно производиться в безналичном порядке. Для того, чтобы производить расчеты наличными, необходимо иметь кассу, кассира, вести кассовую книгу. ( ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, утв. Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г . N 40)

• Если вы принимаете наличные деньги от населения, то должны иметь кассовый аппарат, поставленный на учет в налоговой инспекции и вести журнал кассира- операциониста ( ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРИМЕНЕНИЮ КОНТРОЛЬНО-КАССОВЫХ МАШИН ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ, утв. Постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г . N 745).

Кассовая книга

 

• Кассовая книга ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

• Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

• Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, то распечатываете за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. по сути у вас получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год — общее количество листов за год.

• Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, его отрывная часть — квитанция к приходному кассовому ордеру, подшивается к банковской выписке.

• Расход денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером или несколькими. Когда вы сдаете деньги в банк, вам выдают ордер и квитанцию. Квитанцию подшиваете к кассе, ордер — к банковской выписке.

Касса

 

• Касса — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В реальности, если вы только выдаете деньги на зарплату и хозрасходы, это может быть кабинет бухгалтера с сейфом в нем.

Кассир

 

• Это может быть либо отдельный работник, либо обязанности кассира могут быть возложены на бухгалтера, или на директора. (Обычно издается приказ от имени директора с формулировкой: в связи с отсутствием в штатном расписании должности счетного работника, обязанности бухгалтера и кассира возлагаю на себя). С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

• Чтобы получать деньги в банке, например, на выплату зарплаты, вам понадобится чековая книжка (пишется заявление на получение чековой книжки по форме банка). Перед поездкой в банк за деньгами вы заполняете чек (правила заполнения — на обложке чековой книжки), ставите подписи, печать. Обычно нужно заранее позвонить в банк и предупредить, какую сумму вы планируете снять по чеку.

• В случае, если у вас постоянная денежная выручка, вы можете получить у банка разрешение использовать дневную выручку на выплату зарплаты и выдачу под отчет на хозрасходы (форму дает банк).

• Также в начале года вы можете оговорить с банком лимит остатка кассы. Это сумма денег, которая может оставаться в кассе на конец дня. По умолчанию, лимит остатка кассы равен нулю, и это значит, что в конце дня все наличные деньги из кассы нужно сдать в банк. Исключение составляют только суммы, снятые на выплату зарплаты, они могут находиться в кассе в течение 3 рабочих дней.

Выдача денег под отчет

 

• Если нужно купить что-либо за наличные, канцтовары, к примеру, можно выдать деньги работнику под отчет (либо директору — он тоже считается работником; возможен вариант, когда директор выдает деньги сам себе (если в штате больше никого нет)). Это значит, что тот, кому выдали деньги должен на них что-то купить, а потом отчитаться о покупке, заполнив авансовый отчет (есть унифицированная форма), и приложить к нему кассовый и товарный чеки. Естественно эта продукция должна быть принята к учету, а расходы экономически обоснованы. Обратите внимание, что если организация- продавец выписывает накладную и счет-фактуру, эти документы должны быть выписаны на организацию, а у вашего сотрудника должна быть доверенность на получение продукции. Только в этом случае вы сможете принять ее к учету.

• Законодательно не установлен срок, на который деньги можно выдать подотчет, организация может сама его установить (издать об этом приказ)однако не стоит устанавливать слишком большой срок, чтобы не вызвать подозрения со стороны проверяющих. По окончании этого срока сотрудник должен отчитаться о покупке либо вернуть деньги в кассу. По командировочным расходам работник должен отчитаться в течение 3 дней после возвращения из командировки. Запрещается выдавать новые суммы под отчет, если работник не отчитался по старым.

Проверка кассовой дисциплины

 

• Кассовую дисциплину имеет право проверить банк, в котором у вас открыт счет. Об этом вас известят в письменном виде. Нужно будет предоставить в банк на проверку полностью оформленные вкладные листы кассовой книги, отчеты кассира с прилагающимися документами и авансовые отчеты, если выдавались деньги под отчет. Если проверка затрагивает текущий год, кассовую книгу сшивать не нужно (сшивается в конце года). По окончании проверки вам вернут кассовую книгу и выдадут акт о проведении проверки кассовой дисциплины, возможно с замечаниями, в соответствии с которыми нужно будет кассовую книгу исправить.

Кассовая книга КО-4 (бланк и образец). Как правильно заполнить кассовую книгу по форме КО-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Кассовая книга — это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации.
Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить форму КО-4

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Кассовая книга. Образец заполнения и ведения кассовой книги. Форма № КО-4

Посредством данного документа бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег. Каждая организация должна вести кассовую книгу только в одном экземпляре. В качестве бланка применяется унифицированная форма № КО-4.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом (в электронном виде).

Ведение кассовой книги

Электронный вариант книги допускается при обеспечении организацей необходимых мер по сохранности кассовых документов. В этом случае к началу каждого следующего рабочего дня должны составляться две одинаковые по содержанию машинограммы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира», содержащие все необходимые реквизиты. Данные листы должны быть пронумерованы в порядке возрастания. Отсчет следует вести с начала года.

В последнем «вкладыше» каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы кассир оставляет у себя и хранит их в течение года, а отчет передает в бухгалтерию (под расписку) вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом вкладные страницы брошюруются (сшиваются) и опечатываются по мере необходимости или по окончании календарного года, с обязательным заверением подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия общего количества страниц за год.

Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, который может зависеть от количества операций.

При данном способе ведения листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней, а их общее количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия на последней странице книги.

Все страницы прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из листы.

Заполнение кассовой книги

Рассмотрим два варианта. Образец заполнения кассовой
книги с вертикальным
расположением листов Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.

Отчет кассира может быть оформлен при этом одним из двух способов.
1. Отчетом кассира является следующая страница кассовой книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами.

Между двумя листами кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.

2. Отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название «Отчет кассира за «______»       ______г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.

По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.

Второй вариант — горизонтальное расположение страниц.

Пример кассовой книги с горизонтальным
расположением страниц Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.

Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части остаются в кассовой книге. Вторые — должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций задень не отрываются.

Сначала на листе кассовой книги указываются все приходные документы, а затем все расходные документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает под расписку в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).

Как говорилось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснений по этому поводу. Тем не менее на титульном листе книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением.

Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Такие обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.

Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию вместе с оригиналами первичных кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии.

В обоих случаях организации необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политике.

В методике необходимо предусмотреть: 1) коды или индексы всех подразделений организации 2) порядок нумерации кассовых документов 3) способ ведения кассовой книги 4) периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

Скачать

Кассовая книга. Отдельные вопросы заполнения.

Для выполнения «Формирование кассовой книги по основной деятельности» необходимо в конце дня по факту прихода и расхода денежной наличности сформировать отчет Кассовая книга. Иногда в программе появляется предупреждение «Обороты по документам и проводкам … не совпадают». Это может быть следствием расхождения по регистрам проводок, а именно: не выписан расходно-кассовый ордер на зарплатную ведомость; при снятии денег из банка проведён документ «Списание с расчетного счета», помимо приходно-кассового ордера, где вторично прошло поступление на счёт 50 со счёта 51.

В программе 1С: Бухгалтерии 7.7, мы проводили и кассовый и банковский документы, где в выписке снимали признак проведения проводки. В 1С: Бухгалтерия 8.3 оставлять нужно только ПКО, где и будут заполнены нужные движения по БУ и НУ. Обороты по проводкам и документам могут отличаться ещё в одном случае, когда заполняется «Отчёт о розничных продажах» и одновременно делается приходный кассовый ордер, который в данной ситуации не нужен. Документ «Поступление наличных» (создается на основании документа «Отчет о розничных продажах») не формирует проводок. Он необходим для формирования печатной формы приходного кассового ордера и отчета Кассовая книга. Но может быть, был выбран приходный кассовый ордер с другим видом операции и уже тогда получится задвоение сумм по кассе. Не исключена и ошибка по ручным операциям или по корректировке сумм в проводках документа.

Предполагает ли новый порядок применения ККТ обязанность вести кассовую книгу? На страницах ИТС даётся следующее разъяснение.

Новый порядок применения ККТ, вступивший в силу с 15.07.2016, не отменяет обязанности организации (независимо от системы налогообложения) вести кассовую книгу). Поэтому если организация использует онлайн-ККТ, вести кассовую книгу все равно необходимо.

Унифицированные формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, при использовании онлайн-ККТ не подлежат обязательному применению. Это касается:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно — кассовой машины»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно — кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира — операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно — кассовых машин, работающих без кассира — операциониста»;
• КМ-6 «Справка — отчет кассира — операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно — кассовых машин и выручке организации»;
• КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
• КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Уважаемые читатели!
Получить ответы на вопросы по работе c программными продуктами 1С Вы можете на нашей Линии Консультаций 1С.
Ждем Вашего звонка!

Учет кассовых операций

Майк Энрайт, менеджер по операциям, BizFilings

Отслеживать свои денежные средства, кредиторскую задолженность и записи может быть непросто. Найдите наиболее эффективные способы держать ваши деньги и ваши записи в порядке и обновлять соответствующим образом.

Если ваша компания представляет собой типичный бизнес, вы имеете дело с различными кассовыми операциями. Объединение всех этих транзакций в одну запись может быть заманчивым, но почти всегда плохой идеей.

Вы захотите записывать свои операции с наличными разными способами, в зависимости от характера вашего бизнеса.

• Журнал продаж и денежных поступлений : Чтобы упростить ведение учета, мы рекомендуем объединить ваши продажи и кассовые поступления в один журнал.
• Ежедневный кассовый лист : Если кассовые операции составляют значительную часть вашего бизнеса, вам также следует подготовить ежедневный кассовый лист для сверки полученных и выплаченных денежных средств за день. Если вы используете ежедневный кассовый лист, вы можете сверять свои денежные поступления с ежедневным депозитом на свой банковский счет.
• Журнал денежных выплат : Здесь должны регистрироваться ваши ежедневные выплаты наличными.
• Выверка банковского счета : Выверка ваших записей с ежемесячной выпиской из банковского счета подтверждает сумму, имеющуюся на вашем текущем счете. Это также поможет вам найти бухгалтерские ошибки. Это также может позволить вам обнаружить (и исправить) нарушения, такие как кражи сотрудников.
• Мелкий кассовый фонд : Если ваши клиенты обычно платят чеком, наличие мелкого кассового фонда предоставит вам наличные деньги для оплаты различных мелких расходов. Фонд мелкой наличности не нужен, если вы пользуетесь кассовым аппаратом и всегда имеете под рукой валюту, если вы отслеживаете эти мелкие покупки.

Ежедневное ведение кассовых листов

Кассовый лист — это ежедневная сверка полученных и выплаченных денежных средств. Если значительная часть вашего бизнеса осуществляется наличными, например, в розничном магазине, вам следует готовить кассовый лист в конце каждого дня. Это разумная практика — ежедневно вносить все денежные чеки на свой банковский счет.

Ваши ежедневные денежные поступления, как правило, должны соответствовать сумме ежедневного банковского депозита.Любые причины разницы должны быть указаны в вашей кассовой ведомости, например как небольшая сумма наличных, выплачиваемая по разным расходам. Если они не совпадают, вам следует изучить и согласовать любые расхождения между двумя суммами.

Ведение кассовых ведомостей предупреждает о любой нехватке или избытке наличных денег в течение дня. Некоторые предприятия предпочитают просто считать наличные в кассе в конце дня, не ведя кассовый лист, что делает их невежественными в отношении каких-либо дефицитов или излишков.Дефицит может быть результатом кражи, или он может быть просто результатом того, что вы не зарегистрировали особую транзакцию, например, расходы, которые вы оплатили наличными, — но без кассовой ведомости вы никогда не узнаете.

Среди Tools & Forms — это кассовый лист для вашего использования. Просто введите свои дневные суммы, чтобы сразу увидеть, есть ли у вас дефицит или избыток наличных в конце дня. Вы можете использовать электронную таблицу снова и снова для повседневных нужд.

Подготовка банковской выверки

Подготовка банковской выверки при получении ежемесячной выписки по счету помогает вам проверять сумму наличных на текущем счете.

Эта выверка необходима, потому что остаток денежных средств в ваших книгах никогда не будет совпадать с остатком, указанным в выписке из банка. Задержка с расчетом по чекам и депозитам, автоматические банковские комиссии и кредиты, которые вы не зарегистрировали, и ошибки, которые вы могли допустить в своих бухгалтерских книгах, делают идеальный вариант невозможным.

После подготовки банковской выверки вы можете быть уверены, что остаток на счете, указанный в ваших бухгалтерских книгах, актуален, и получите представление о любых нарушениях, таких как кража средств сотрудниками.

Пошаговые инструкции по подготовке банковской выверки

1. Подготовьте список депозитов в пути. Сравните депозиты, указанные в вашей банковской выписке, с банковскими депозитами, указанными в журнале денежных поступлений. В своей банковской выверке укажите все депозиты, по которым еще не была подтверждена выписка по счету. Посмотрите на выверку банковских счетов, которую вы подготовили в прошлом месяце. Все ли транзитные депозиты за последний месяц отражены в банковской выписке за этот месяц? Если нет, вы узнаете, что с ними случилось.
2. Подготовьте список непогашенных чеков. В журнале выплат наличных отметьте каждый чек, по которому была проведена выписка из банковского счета в этом месяце. В своей банковской выверке перечислите все непроверенные чеки из журнала выплат. Посмотрите на выверку банковских счетов за последний месяц. Существуют ли какие-либо чеки, которые были погашены в прошлом месяце, но еще не погашены банком? Если да, убедитесь, что они есть в вашем списке непогашенных чеков в этом месяце. Если чек выпущен несколько месяцев назад, но до сих пор не погашен банком, вы можете провести дополнительное расследование.
3. Запишите все банковские комиссии или кредиты. Изучите свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо специальные комиссии, взимаемые банком, которые вы не записали в своих бухгалтерских книгах? Если да, запишите их сейчас, как если бы вы выписали чек на эту сумму. Точно так же, если на ваш счет есть какие-либо кредиты, сделанные банком, они также должны быть записаны. Разместите записи в своей главной книге.
4. Рассчитайте остаток денежных средств по своим бухгалтерским книгам. Вычислите кассовый счет главной книги, чтобы получить конечный остаток денежных средств.
5. Введите сальдо по выверке. В верхней части банковской выверки введите конечный баланс из банковской выписки.
6. Итого депозиты в пути. Сложите депозиты в пути и введите итоговую сумму при выверке. Добавьте общую сумму вкладов в пути к банковскому балансу, чтобы получить промежуточный итог.
7. Итого непогашенных чеков. Сложите непогашенные чеки и введите сумму выверки.
8. Вычислить баланс книги по выверке. Вычтите общую сумму непогашенных чеков из промежуточной суммы на шаге 6 выше. Результат должен соответствовать остатку, указанному в вашей главной книге.

Alpha Company Выверка банка 31 марта 2016 г.
Остаток по выписке из банка		4 672,98 долл. США
Транзитные депозиты
Дата	Сумма
3/30	500 долларов США.25
3/31	$ 1,890,33	$ 2 390,58
Итого		$ 7 063,56
Неоплаченные чеки
Контрольный номер	Сумма
1656	$ 22,50
1693	150 долларов США. 00
1696	32,00
1697	$ 1 902,00
1698	1 105,80 долл. США	3 212,30 долл. США
Остаток по книгам		3 851,26 долл. США

В приведенном выше примере, если на кассовом счете главной книги не отображается сальдо в размере 3 851 доллар.26, вы должны найти причину разницы.

Если ваша банковская выверка не сбалансирована, вам необходимо найти ошибку или ошибки. Возможные причины ошибки банковского баланса:

• Сумма непогашенных чеков добавлена ​​неправильно. Дважды проверьте добавленную вами общую сумму неоплаченных чеков.
• Сумма депозитов в пути добавлена ​​неправильно. Дважды проверьте добавление депозитов в пути.
• Банковский баланс перенесен. Вы начали с правильной суммы в верхней части сверки? Дважды проверьте, сравнив его с остатком на конец месяца в своей банковской выписке.
• Невозможность записи всех позиций выравнивания выписки по счету. Внимательно посмотрите на свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо элементы, такие как различные банковские сборы или автоматические депозиты или снятие средств, которые не были зарегистрированы в ваших книгах?
• Журналы добавлены неправильно. Дважды проверьте добавленные вами кассовые чеки и выплаты наличными.
• Не удалось записать чек или депозит. Вы записывали все чеки и депозиты в свои журналы? Это должно было быть очевидным, когда вы составляли списки транзитных депозитов и неоплаченных чеков.
• Неверно записана сумма. Сравните каждую позицию в выписке из банка с записью в журнале по этой позиции. Вы ввели правильную сумму?

Ведение журнала денежных выплат

Журнал выплат наличных — это место, где вы записываете свои выплаченные операции наличными (или чеками).Это также может быть журнал покупок или журнал расходов.

Хотя вы можете, если вы достаточно наслышаны, найти печатные журналы по выплате наличных, мы настоятельно рекомендуем хранить этот журнал на вашем компьютере или в облаке, как и большинство ваших финансовых журналов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение, вероятно, будет включать в себя какие-либо журналы выплат и покупок, настраиваемые в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Использование учета по методу начисления и журналов выплаты денежных средств

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, вы регистрируете расходы в журнале выплат наличных во время оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.

У вас есть разнообразный магазин. Вы покупаете у основного поставщика товары на общую сумму 7800 долларов США. Большая часть закупки — это инвентарь для перепродажи, но также включены канцелярские товары на 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале покупок:

	Дебет	Кредит
Покупки	7,700
Расходы на канцелярские товары	100
Кредиторская задолженность		7,800

В следующем месяце после получения выписки от поставщика вы выписываете чек для оплаты вашего счета.Сделайте следующую запись в журнале покупок:

	Дебет	Кредит
Кредиторская задолженность	7,800
Наличные		7,800

Примеры журнала денежных выплат

Если ваша компания — магазин розничной торговли, ваши записи в журнале могут выглядеть примерно так:

(Примечание: все суммы в долларах округлены до ближайшего доллара. )

• 2 февраля вы оплатили счет за электричество в размере 177 долларов.
• Также 2 февраля вы приобрели товарный инвентарь на счете у Ash Wholesale по цене 9500 долларов.
• 5 февраля вы потратили 82 доллара на СТО Аткинса, чтобы заправить свои машины для доставки бензином. Вы берете все это со счета, который ведете у Аткинса.
• 8 февраля вы выписываете чек на 9 500 долларов в счет оплаты счета, полученного от Эша.
• 10 февраля вы выписываете чек на 82 доллара на станцию ​​обслуживания Atkins для оплаты вашего счета там.
• По завершении этой страницы журнала вы должны пройти все семь столбцов суммы. Поскольку вы используете систему бухгалтерского учета с двойной записью, вы можете увидеть, все ли записи были записаны правильно. Проверьте, равна ли сумма дебетов сумме кредитов. Итого дебеты: 0 + 9 582 + 9500 + 82 + 177 = 19 341. Всего кредитов: 9 759 + 9 582 = 19 341.

ЖУРНАЛ ПОКУПОВ ЗА: ФЕВРАЛЬ 2016
		Денежные средства		Счета к оплате
Дата	Описание.	Др.	Кр.	Др.	Кр.	Purch. Д-р	Расходы на доставку Др.	Утилиты Exp. Д-р
2	Edison Util. — электричество		177					177
2	Ash Whlsle — инвентарь				9 500	9 500
5	Atkins Serv. Станция — газ				82		82
8	Ash Whlsle — в счету		9 500	9 500
8	Atkins Serv.- на счете		82	82
Итого		0	9 759	9 582	9 582	9 500	82	177

Если сумма столбцов дебета не равна сумме столбцов кредита, у вас возникнет проблема, которую вы должны немедленно отследить. Возможно, вы ввели одну из сумм не в тот столбец. Возможно, вы просто неправильно добавили при подсчете итогов. Обычно ошибку легко определить, потому что дебеты должны равняться кредитам для каждой транзакции.

В вашем журнале покупок может быть намного больше столбцов, чем в этом примере, потому что у вас, вероятно, будет больше классификаций расходов.

Ведение фонда мелкой наличности и работа с дебиторской задолженностью

Почти все предприятия нуждаются в наличных деньгах, чтобы оплачивать мелкие разные расходы.Самый простой способ сохранить эти деньги доступными — через фонд мелкой наличности, если только у вашего бизнеса нет наличных денег от ежедневных транзакций.

Если вы используете наличные деньги из дневных чеков для небольших расходов, необходимо точно записывать все наличные деньги, снятые с кассового аппарата, и подготовить кассовый лист в конце дня, чтобы помочь контролировать наличные, выплаченные из кассового аппарата.

Шаги по созданию фонда мелкой наличности

1. Начните создание фонда мелкой наличности, выписав чек в «Petty Cash». «Обналичить чек.
2. Физически поместите наличные деньги в ящик для мелкой наличности или в ящик для мелкой наличности.
3. Когда вы оплачиваете расходы из мелкой кассы, ведите подробный список всех расходов.
4. Когда деньги почти закончились, сложите расходы в подробном списке.
5. Напишите еще один чек в «Мелкую кассу» на общую сумму расходов. Этот чек должен пополнить фонд до первоначального баланса.

Как пользоваться фондом мелких наличных

Предположим, вы решили создать фонд мелкой наличности для оплаты небольших расходов, которые вы не оплачиваете чеком или дебетовой картой.Вы чувствуете, что необходим фонд мелкой наличности в размере 100 долларов, поэтому вы выписываете чек на 100 долларов, подлежащий оплате в «Мелкую наличность». Вы физически кладете 100 долларов в ящик для мелких денег. Сделайте следующую запись в журнале кассовых выплат:

	Дебет	Кредит
Мелкая наличность	100
Наличные		100

Две недели спустя вы просматриваете ящик для мелкой наличности и находите 25 долларов. 00 осталось. Вы добавляете предметы, перечисленные в списке расходов, и с радостью обнаруживаете, что они в сумме составляют 75,00 долларов (25 + 75 = 100). Вы выписываете чек на сумму 75 долларов США на счет «Petty Cash». Деньги помещаются в кассу. Это пополнит фонд обратно до 100 долларов. Используя список мелких денежных расходов в качестве исходного документа, сделайте следующую запись в журнале денежных выплат:

	Дебет	Кредит
Канцелярские товары	13.20
Авторасходы	39,00
Разное. труд	15,00
Разное. расходы	7,80
Наличные		75,00

Ящик для мелкой наличности или ящик должны быть заблокированы, когда они не используются.Только один человек должен иметь доступ к мелкой наличности, так что один человек несет за нее ответственность.

Понимание дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность (часто сокращенно A / R) — это просто неоплаченные счета-фактуры клиентов и любые другие деньги, причитающиеся вам со стороны ваших клиентов. Сумма всей дебиторской задолженности ваших клиентов указана в качестве текущих активов в вашем балансе.

Ваша бухгалтерская программа должна автоматически вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента.Журнал дебиторской задолженности, который также может использоваться как выписка по клиенту, служит для записи сборов и платежей каждого клиента.

Ведение записей о дебиторской задолженности

Когда клиент что-то покупает, вам нужно:

1. Запишите продажу в журнал продаж и денежных поступлений. Этот журнал будет включать столбцы дебетовой и кредитной дебиторской задолженности. Начисленные продажи и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно.
2. Каждый день продажи в кредит, зарегистрированные в журнале продаж и денежных поступлений, разносятся по соответствующим счетам клиентов в книге счетов дебиторской задолженности.Это позволяет вам узнать не только общую сумму, которую должны вам все кредитные клиенты, но и общую сумму, которую должны каждому клиенту .
3. Записи, сделанные в журнале продаж и денежных поступлений, также суммируются в конце месяца, а результаты разносятся на счет дебиторской задолженности в вашей главной книге. Этот счет является «контрольным счетом» вашей дебиторской задолженности. «Контроль» означает, что после того, как вся ваша проводка будет завершена, общая сумма остатков по клиентам в книге счетов дебиторской задолженности будет такой же, как сальдо на контрольном счете в главной книге. Если они не совпадают, вы можете сказать, что где-то в процессе вы допустили ошибку.

Если вы предоставляете кредит своим клиентам и ведете журнал продаж и денежных поступлений вручную, убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрирует проводку в бухгалтерские книги дебиторской задолженности с автоматической записью операций продаж и кассовых поступлений. Эта система, которая позволяет сэкономить время, также снижает вероятность ошибок при публикации.

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит.Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки по счету в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня. Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке, а копии бухгалтерских книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате.Если рассылать их по почте в виде выписок, каждый месяц составляйте новый лист бухгалтерской книги.

Месячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц. Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

• начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
• все счета, выставленные в течение месяца
• платежей на счету в течение месяца
• любые дебетовые или кредитовые авизо
• конечное сальдо
• срок оплаты

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете по почте выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. Счета к оплате (часто называемая A / P), с другой стороны, сосредоточены на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выплат денежных средств в конце каждого дня проводятся в соответствующий регистр кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате — это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств содержит столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

Следите за своими бухгалтерскими книгами Книги счетов к оплате

помогут вам контролировать свои расходы и кредиторскую задолженность.Если вы ведете точные бухгалтерские книги о платежах, вам будет легко дважды проверять счета, которые вы получаете от своих поставщиков.

В конце месяца сверьте бухгалтерские книги кредиторской задолженности с контрольным счетом кредиторской задолженности. Контрольный счет — это общий остаток кредиторской задолженности из вашей главной книги. Начальная сумма кредиторской задолженности, плюс покупки на счете в течение месяца, минус платежи на счету в течение месяца, должна равняться конечной сумме кредиторской задолженности.Сравните эту сумму с суммой отдельных регистров кредиторской задолженности. Это поможет вам обнаружить любые ошибки, допущенные вами при учете своей кредиторской задолженности. Сверка также может помочь вам выявить любые ошибки в счетах поставщика.

Отчет о сроках погашения кредиторской задолженности является хорошим инструментом управления денежными средствами, который необходимо периодически составлять. Это поможет вам спланировать время и сумму выплат наличными.

Справочное руководство по форме 8300 IRS

Справочное руководство по форме 8300 IRS / FinCEN, Отчет о денежных платежах на сумму свыше 10 000 долларов, полученных в торговле или бизнесе

Это руководство предназначено для обучения и помощи U.S. лица в континентальной части США и на территориях США, которые обязаны подавать форму 8300; а также для налоговых специалистов, которые готовят и заполняют форму 8300 от имени своих клиентов. Это руководство также поддерживает экзаменаторов IRS в их усилиях по последовательному и справедливому администрированию экзаменационных и штрафных программ по форме 8300.

---

Введение

Закон требует, чтобы торговые и коммерческие предприятия сообщали федеральному правительству о денежных выплатах на сумму более 10 000 долларов США, заполнив форму 8300 IRS / FinCEN «Отчет о денежных выплатах на сумму более 10 000 долларов США, полученную в торговом или деловом формате PDF».Транзакции, для которых требуется форма 8300, включают, помимо прочего:

• Взносы на условное депонирование
• Выплаты по ранее существовавшим долгам
• Покупка оборотных инструментов
• Возмещение расходов
• Оформление или погашение кредита
• Продажа товаров или услуг
• Продажа недвижимости
• Продажа нематериального имущества
• Аренда недвижимого или движимого имущества
• Обмен наличных денег на прочие наличные
• Кастодиальные взносы

Информация, содержащаяся в форме, помогает правоохранительным органам в их усилиях по борьбе с отмыванием денег. Когда предприятия соблюдают законы об отчетности, они предоставляют властям контрольный след для расследования возможного уклонения от уплаты налогов, торговли наркотиками, финансирования терроризма и другой преступной деятельности.

Цели

• Определите, о каких транзакциях предприятие должно сообщать
• Определить денежные средства
• Определить, как и когда предприятия должны сообщать о платежах
• Поймите, что за несоблюдение требований могут применяться гражданские и уголовные санкции.

Вид платежей для отчета

Торговые и коммерческие предприятия должны сообщать о полученных денежных платежах, если соблюдаются все следующие критерии:

1. Сумма денежных средств превышает 10 000 долларов США
2. Предприятие получает денежные средства как:

• Единовременная выплата более 10 000 долларов США, или
• Выплаты в рассрочку, при которых общая сумма денежных средств, полученных в течение одного года после первоначального платежа, составляет более 10 000 долларов США, или
• Ранее незарегистрированные платежи, в результате которых общая сумма денежных средств, полученных в течение 12-месячного периода, составила более 10 000 долларов США

3. Заведение получает денежные средства в ходе обычной коммерческой или хозяйственной деятельности
4. Тот же агент или покупатель предоставляет денежные средства
5. Предприятие получает денежные средства в рамках одной транзакции или связанных транзакций

Пример: Дэйв купил новую машину и продал старую за 11 000 долларов. Покупатель заплатил Дэйву наличными. Поскольку Дэйв не занимается торговлей или бизнесом по продаже автомобилей, от него не требуется сообщать о получении денежных средств, превышающих 10 000 долларов США, от продажи автомобиля.

Пример : Джейн управляет ювелирным магазином в Пуэрто-Рико и получила оплату наличными при продаже ювелирных изделий на сумму 12 000 долларов. Ей нужно будет сообщить о транзакции в форме 8300. Как правило, лицо, занимающееся торговлей или бизнесом, находящееся на территории или владении США, подчиняется общей юрисдикции IRS и должно подать форму 8300 в IRS.Это в дополнение к любому обязательству по подаче документов, которое лицо может иметь в налоговых органах территории в соответствии с требованиями, аналогичными требованию подачи формы 8300 в IRS.

Пример: Twilight Cemetery Co. предоставляет своим клиентам места захоронения и услуги по захоронению. В рамках своей деятельности Twilight действует как агент XYZ Insurance. Том, клиент «Сумерки», покупает полис страхования на случай погребения, сделав денежный платеж на сумму более 10 000 долларов в пользу Сумерек, которая немедленно доставляет деньги XYZ.Получение денег агентом Twilight — это транзакция, о которой необходимо сообщать в форме 8300. При заполнении формы 8300 компания Twilight должна предоставить информацию о принципале в Части II.

Денежные средства включают

Денежные средства включают монеты и валюту США и другой страны. К наличным деньгам также могут относиться кассовые чеки, банковские тратты, дорожные чеки и денежные переводы номинальной стоимостью не более 10 000 долларов США, если предприятие получает инструмент в:

• Обозначенная отчетная транзакция (как определено ниже), или
• Любая транзакция, в которой бизнес знает, что клиент пытается избежать сообщения о транзакции в форме 8300.

Пример: Том Гринвуд покупает подержанный автомобиль у автосалона XYZ на общую сумму 12 000 долларов. Он расплачивается кассовым чеком номинальной стоимостью 12 000 долларов. Кассирский чек не считается наличными, поскольку его номинальная стоимость превышает 10 000 долларов США. Компании не нужно заполнять форму 8300.

Обозначенная отчетная операция — это розничная продажа любого из следующего:

• Потребительские товары длительного пользования, такие как автомобиль, лодка или другое имущество, кроме земли или зданий, которое:
  • Подходит для личного пользования
  • Можно разумно ожидать, что при обычном использовании прослужит не менее одного года
  • Имеет продажную цену более 10 000 долларов США
  • Можно увидеть или потрогать (материальное имущество)
• Коллекционный предмет, например произведение искусства, ковер, антиквариат, металл, драгоценный камень, марка или монета.
• Путешествие или развлечения, если общая продажная цена всех товаров, проданных для одной поездки или развлекательного мероприятия в рамках одной транзакции или связанных транзакций, превышает 10 000 долларов США. Общая продажная цена всех товаров, проданных для поездки или развлекательного мероприятия, которая включает продажную цену таких товаров, как авиабилеты, номера в отелях и входные билеты.

Пример: Эд Джонсон просит турагента арендовать пассажирский самолет, чтобы отвезти группу на спортивное мероприятие в другом городе.Он также просит турагента забронировать гостиничные номера и входные билеты для группы. Он расплачивается двумя денежными переводами по 6000 долларов каждый. Турагент получил более 10 000 долларов наличными в рамках назначенной отчетной операции и должен подать форму 8300.

Денежные средства не включают

Денежные средства не включают:

• Персональные чеки, выписанные на счет писателя.
• Кассовый чек, банковский тратт, дорожный чек или денежный перевод номинальной стоимостью более 10 000 долларов США.

Когда клиент использует валюту на сумму более 10 000 долларов США для покупки денежного инструмента, финансовое учреждение, выпускающее кассовый чек, банковский тратт, дорожный чек или денежный перевод, должно сообщить о транзакции, заполнив Отчет о валютных транзакциях FinCEN (CTR).

Пример: Джим Робертс покупает автомобиль у дилеров ABC Auto за 19 000 долларов. Он платит 4000 долларов в валюте и переводит 15000 долларов со своего банковского счета на банковский счет представительства.Электронный перевод не считается наличными для целей отчетности по форме 8300, так как оставшаяся сумма, переведенная дилерам ABC Auto, была ниже 10 000 долларов США, и у дилера нет требований к регистрации.

• Кассирский чек, банковский тратт, дорожный чек или денежный перевод, полученный в качестве платежа по простому векселю или договору купли-продажи в рассрочку (включая договор аренды, который считается продажей для целей федерального налогообложения). Однако это исключение применяется, только если:
  • Компания использует аналогичные векселя или контракты в других продажах конечным покупателям в ходе обычной торговли или бизнеса и
  • Общие платежи за продажу, которые предприятие получает на 60-й день после продажи или ранее, составляют 50 процентов или меньше от покупной цены.
• Кассовый чек, банковский тратт, дорожный чек или денежный перевод, полученный в счет оплаты потребительского товара длительного пользования или коллекционирования, и все три из следующих утверждений верны:
  • Компания получает его по плану платежей, требующему:
    • Один или несколько авансовых платежей и
    • Оплата оставшейся суммы покупной цены до даты продажи.
  • Компания получает его более чем за 60 дней до даты продажи.
  • Компания использует планы платежей с такими же или по существу схожими условиями при продаже конечным покупателям в ходе обычной коммерческой или хозяйственной деятельности.
• Кассовый чек, банковский тратт, дорожные чеки или денежный перевод, полученный для поездки или развлечения, если верны все три из следующих утверждений:
  • Компания получает его по плану платежей, требующему:
    • Один или несколько авансовых платежей и
    • Оплата оставшейся части покупной цены до самой ранней даты, когда какой-либо предмет путешествия или развлечения (например, авиабилет) предоставляется для поездки или развлекательного мероприятия.
  • Компания получает его более чем за 60 дней до даты, когда должен быть произведен последний платеж.
  • Компания использует планы платежей с такими же или по существу схожими условиями при продаже конечным покупателям в ходе обычной коммерческой или хозяйственной деятельности.

Определение связанной операции

Закон требует, чтобы торговые и коммерческие предприятия сообщали о транзакциях, когда клиенты используют наличные деньги в одной транзакции или связанной транзакции.Связанные транзакции — это транзакции между плательщиком или агентом плательщика и получателем денежных средств, которые происходят в течение 24-часового периода. Если один и тот же плательщик совершает две или более транзакций на общую сумму более 10 000 долларов США в течение 24 часов, компания должна рассматривать транзакции как одну транзакцию и сообщать о платежах. 24-часовой период — это 24 часа, не обязательно календарный день или банковский день.

Пример: Розничный продавец мотоциклов продает мотоцикл за 9000 долларов наличными Гэри Смиту по цене 10 а.м. Во второй половине того же дня г-н Смит возвращается, чтобы купить своему сыну еще один мотоцикл и платит 9000 долларов наличными. Поскольку обе транзакции произошли в течение 24-часового периода, они являются связанными транзакциями, и продавец мотоциклов должен заполнить форму 8300.

Транзакции связаны между собой, даже если разница между ними составляет более 24 часов, когда компания знает или имеет основания знать, что каждая из них представляет собой серию связанных транзакций.

Пример: Клиент платит турагенту 8000 долларов наличными за поездку.Два дня спустя тот же клиент платит туристическому агенту еще 3000 долларов наличными, чтобы включить в поездку еще одного человека. Это связанные транзакции, и турагент должен подать форму 8300.

Пример: Клиент покупает автомобиль за 9000 долларов, а затем в течение следующих 12 месяцев платит дилеру дополнительные деньги в размере 1500 долларов за такие товары, как новая трансмиссия, аксессуары, индивидуальная покраска и другие. От представительства не требуется подавать форму 8300, если дополнительные операции не являются частью первоначального договора купли-продажи и у покупателя нет дополнительных юридических обязательств по совершению таких дополнительных операций.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

Компания должна получить правильный ИНН человека (лиц), от которого они получают наличные. Если транзакция проводится от имени другого лица или лиц, компания также должна получить ИНН этого лица или лиц. Отсутствие всей необходимой информации или включение неверной информации в форму 8300 может повлечь за собой гражданское или уголовное наказание. Тем не менее, заявитель может избежать штрафных санкций, если клиент отказывается предоставить ИНН, продемонстрировав, что его отказ в подаче заявки является разумным при обстоятельствах, более полно описанных в 26 CFR 301.6724-1 (e) и (f).

В соответствии с исключением подачи документов, как описано в Публикации 1544 PDF, от заявителя не требуется предоставлять ИНН лица, которое является физическим лицом-нерезидентом или иностранной организацией. Однако требуется подтверждение имени и адреса, и источник подтверждения должен быть указан в пункте 14 формы 8300. Для иностранцев-нерезидентов приемлемая документация будет включать паспорт, регистрационную карту иностранца или другой официальный документ.

Пример: Иностранец-нерезидент без SSN или ITIN совершает покупку, требующую отчетности по форме 8300, и предъявляет мексиканские водительские права для подтверждения своего имени и адреса.Водительское удостоверение, выданное иностранным правительством, будет приемлемым документом для проверки имени и адреса.

Сообщение о подозрительных транзакциях

Могут возникнуть ситуации, когда компания с подозрением относится к транзакции. Транзакция считается подозрительной, если:

• Похоже, что человек пытается помешать компании подать форму 8300,
• Похоже, что человек пытается заставить компанию заполнить ложную или неполную форму 8300 или
• Имеется признак возможной незаконной деятельности.

Компания может сообщать о подозрительных транзакциях, установив отметку в поле «подозрительная транзакция» (поле 1b) в верхней строке формы 8300. Компании также могут позвонить на горячую линию отдела уголовных расследований IRS по телефону 800-800-2877 или в местную службу IRS по уголовным делам. Подразделение расследований для сообщения о подозрительных операциях. Если компания подозревает, что транзакция связана с террористической деятельностью, ей следует позвонить на горячую линию финансовых учреждений по телефону 866-556-3974.

Компания может добровольно подать форму 8300 в тех ситуациях, когда сумма транзакции составляет 10 000 долларов или меньше и является подозрительной.Поскольку в таких ситуациях форма 8300 не требуется, отправлять выписку плательщику не требуется.

Когда сообщать о платежах

Сумма наличных денег, которые клиент использует для транзакции, и время, когда клиент совершает транзакцию, являются определяющими факторами, когда компания должна подавать форму 8300. Как правило, компания должна подать форму 8300 в течение 15 дней после получения денег. Если 15-й день выпадает на субботу, воскресенье или праздничный день, компания должна подать отчет на следующий рабочий день.

Пример: Адвокат получает более 10 000 долларов наличными от лица в качестве предоплаты за юридические услуги. Несмотря на то, что на момент получения денежных средств услуги не оказывались, адвокат должен заполнить форму 8300 в течение пятнадцати дней после получения денежных средств. Как только лицо получает (в результате транзакции или связанных транзакций) наличные деньги, превышающие 10 000 долларов США в результате торговли или бизнеса лица, необходимо заполнить форму 8300.

Множественные платежи

В некоторых случаях плательщик может договориться о выплате наличными в рассрочку.Если первый платеж превышает 10 000 долларов, компания должна подать форму 8300 в течение 15 дней. Если первый платеж составляет не более 10 000 долларов, компания добавляет первый платеж и любые последующие платежи, сделанные в течение одного года после первого платежа. Когда общая сумма денежных выплат превышает 10 000 долларов, компания должна подать форму 8300 в течение 15 дней.

После того, как бизнес-форма подает форму 8300, она должна начать новый подсчет денежных платежей, полученных от этого покупателя. Если компания получает от этого покупателя дополнительные денежные выплаты на сумму более 10 000 долларов США в течение 12 месяцев, она должна подать другую форму 8300 в течение 15 дней с момента платежа, в результате которого сумма дополнительных выплат превышает 10 000 долларов США.

Если компания должна подать форму 8300 и тот же клиент производит дополнительные платежи в течение 15 дней до того, как компания должна подать форму 8300, компания может сообщить обо всех платежах в одной форме.

Пример: 10 января покупатель совершает денежный платеж в размере 11 000 долларов США компании. Тот же клиент производит дополнительные платежи по той же транзакции в размере 4000 долларов 15 февраля, 5000 долларов 20 марта и 6000 долларов 12 мая. К 25 января (пятнадцать дней с 10 января) компания должна подать форму 8300 для оплаты 11000 долларов.К 27 мая (пятнадцать дней с 12 мая) компания должна подать еще одну форму 8300 для дополнительных платежей на общую сумму 15 000 долларов.

Пример: Больничные отделения неотложной помощи часто принимают пациентов, которые оплачивают услуги в рассрочку, наличными или денежными средствами на сумму менее 10 000 долларов. Если рассрочка установлена ​​для одной транзакции, в этом случае лечения, полученного во время посещения отделения неотложной помощи, больница должна заполнить форму 8300, если полученные денежные выплаты превышают 10 000 долларов в течение 12-месячного периода.После заполнения формы 8300 начнется новый подсчет денежных выплат от пациента. Поскольку это не назначенная отчетная транзакция , расширенное определение наличных денег, включающее денежные инструменты, не будет применяться, если только больница не знает, что плательщик пытается с помощью способа платежа помешать больнице сообщать о транзакции по форме 8300. или платежи.

Куда подавать форму 8300

Предприятия могут подавать форму 8300 в электронном виде, используя систему электронной подачи (E-Filing) Закона о банковской тайне (BSA). Электронная регистрация является бесплатной и представляет собой быстрый и безопасный способ для физических лиц подавать свои формы 8300s.Компании также могут отправить форму 8300 в IRS по адресу:

.

Федеральное здание Детройта
P.O. Box 32621
Detroit, MI 48232

Компании на территории США

Компании, включая индивидуальные предприятия, расположенные на территориях США, должны подавать форму 8300 в IRS по операциям с наличными деньгами на сумму 10 000 долларов США и более. Территории США включают Американское Самоа, Северные Марианские острова, Гуам, Пуэрто-Рико и Виргинские острова США. Это требование о регистрации в IRS является дополнением к любому U.Требование подачи заявки на территорию S., которое компания также может предъявлять налоговым органам территории в соответствии с аналогичными правилами территории, в том числе в соответствии с территориальным зеркальным налоговым кодексом США.

Требуемое письменное заявление для клиентов

Когда компания должна подать форму 8300, закон требует, чтобы компания предоставила письменное заявление каждому лицу (лицам), указанным в форме 8300, чтобы уведомить их о том, что компания подала форму. Это требование о предоставлении письменного заявления не применяется в отношении формы 8300, поданной добровольно, включая форму 8300 для сообщения о подозрительной транзакции на сумму менее 10 000 долларов США.

В выписке должна быть указана следующая информация:

• Наименование и адрес предприятия получателя денежных средств,
• ФИО и телефон контактного лица по организации,
• Общая сумма отчетных денежных средств, полученных за 12-месячный период, и
• Заявление о том, что получатель денежных средств сообщает информацию в IRS.

Кодекс и правила определяют только информацию, которую компания должна включать в выписку, но не формат выписки.Компания может использовать свой счет-фактуру для уведомления, если в счете-фактуре содержится вся необходимая информация. Предоставление копии формы 8300 плательщику (ам), хотя это и не запрещено, не рекомендуется из-за конфиденциальной информации, содержащейся в форме, например идентификационного номера работодателя (обычно называемого EIN) или SSN подателя.

Форма 8300 для подачи документов должна предоставить идентифицированным клиентам письменное заявление не позднее 31 января года, следующего сразу за годом, когда клиент произвел платеж наличными.

Бухгалтерский учет

Компания должна хранить копию каждой формы 8300, которую она хранит, и необходимую выписку, которую она отправила клиентам, в течение как минимум пяти лет с даты подачи заявки.

Штрафы

Компании могут быть привлечены к гражданской и уголовной ответственности за несоблюдение закона.

Гражданские штрафы

Для деклараций, которые должны быть поданы 1 января 2011 г. или позднее и до 1 января 2016 г .:

Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за небрежное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 100 долларов за отчет, но не более 1 500 000 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 500 000 долларов США. Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф уменьшается до 30 долларов вместо 100 долларов, а максимальная сумма не должна превышать 250 000 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 75 000 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США.Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей необходимой информации, или о включении правильной информации составляет наибольшее из: (1) 25 000 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных в результате транзакции, но не более 100 000 долларов США. (без ограничения календарного года). Штраф применяется к каждой неудаче. Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 100 долларов за отчет, но не более 1 500 000 долларов за календарный год.Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 500 000 долларов США. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 30 долларов вместо 100 долларов, а максимальная сумма составит 250 000 долларов. IRC 6722 (б). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 75 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Умышленное игнорирование требования о своевременном представлении правильных и полных уведомлений составляет 250 долларов США за каждый сбой или, если больше, 10 процентов от совокупных сумм элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). IRC Раздел 6722 (e).

Для деклараций, подлежащих подаче в течение 2016 календарного года:

IRS корректирует размер штрафа ежегодно с учетом инфляции. Ниже приведены ставки штрафов для форм 8300, подлежащих уплате в течение 2016 календарного года, 1 января 2016 г. или после этой даты.
Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за халатное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 260 долларов за отчет, но не более 3 178 500 долларов за календарный год.Раздел IRC 6721 (a) (1).
• Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 059 500 долларов США. Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф уменьшается до 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная налагаемая сумма не должна превышать 529 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 185 000 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США.Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей требуемой информации или о включении правильной информации составляет наибольшее из: (1) 26 480 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных по транзакции, но не более 105 500 долларов США. (без ограничения календарного года). Штраф применяется к каждой неудаче. Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 260 долларов за отчет, но не более 3 178 500 долларов за календарный год.Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 059 500 долларов США. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная сумма составит 529 500 долларов. IRC 6722 (b) (1). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 185 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Если какой-либо сбой, описанный в подразделе (а) (2), будет исправлен после 30-го дня, указанного в параграфе (1), но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи, штраф составляет 100 долларов вместо 260 долларов, потолок — 1 589 000 долларов.IRC 6722 (б) (2). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 529 500 долларов. ИРК 6722 (b (2).
• Умышленное игнорирование требования о своевременном представлении правильных и полных уведомлений составляет 520 долларов США за каждый сбой или, если больше, 10 процентов совокупной суммы элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). Раздел IRC 6722 (e) (2) (A).

Для деклараций, подлежащих подаче в течение календарного 2017 года:

IRS корректирует размер штрафа ежегодно с учетом инфляции. Ниже приведены ставки штрафов за формы 8300, подлежащие оплате в течение календарного 2017 года, 1 января 2017 года или после этой даты.

Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за халатное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 260 долларов за декларацию, но не более 3 218 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (a) (1).
• Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 072 500 долларов США.Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф снижается до 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная налагаемая сумма не должна превышать 536000 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 187 500 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США. Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей требуемой информации или о включении правильной информации составляет наибольшее из: (1) 26 820 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных в результате транзакции, но не более 107 000 долларов США. (без ограничения календарного года).Штраф применяется к каждой неудаче. Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 260 долларов за отчет, но не более 3 218 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 072 500 долларов США. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная сумма составит 536 000 долларов. IRC 6722 (б). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 187 500 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Если какой-либо сбой, описанный в подразделе (а) (2), будет исправлен после 30-го дня, указанного в параграфе (1), но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи, штраф составляет 100 долларов вместо 260 долларов, потолок — 1 609 000 долларов. IRC 6722 (б) (2). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 536 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (C).
• Умышленное пренебрежение требованием предоставлять своевременные, правильные и полные уведомления составляет 530 долларов за каждый сбой или, если больше, 10 процентов от совокупных сумм элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). Раздел IRC 6722 (e) (2) (A).

Для деклараций, подлежащих подаче в течение 2018 календарного года:

IRS корректирует суммы штрафа ежегодно с учетом инфляции. Ниже приведены ставки штрафов для форм 8300, подлежащих оплате в течение календарного 2018 года, 1 января 2018 года или после этой даты.

Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за халатное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 260 долларов за декларацию, но не более 3 218 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (a) (1).
• Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 072 500 долларов США. Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф снижается до 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная налагаемая сумма не должна превышать 536000 долларов за календарный год.Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 187 500 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США. Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей требуемой информации или о включении правильной информации составляет наибольшее из: (1) 26 820 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных в результате транзакции, но не более 107 000 долларов США. (без ограничения календарного года). Штраф применяется к каждой неудаче.Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 260 долларов за отчет, но не более 3 218 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 072 500 долларов США. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 50 долларов вместо 260 долларов, а максимальная сумма составит 536 000 долларов. IRC 6722 (б). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 187 500 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Если какой-либо сбой, описанный в подразделе (а) (2), будет исправлен после 30-го дня, указанного в параграфе (1), но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи, штраф составляет 100 долларов вместо 260 долларов, потолок — 1 609 000 долларов. IRC 6722 (б) (2). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 536 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (C).
• Умышленное пренебрежение требованием предоставлять своевременные, правильные и полные уведомления составляет 530 долларов за каждый сбой или, если больше, 10 процентов от совокупных сумм элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). Раздел IRC 6722 (e) (2) (A).

Для деклараций, подлежащих подаче в течение 2019 календарного года:

IRS корректирует суммы штрафа ежегодно с учетом инфляции. Ниже приведены ставки штрафов за формы 8300, подлежащие оплате в течение календарного 2019 года, 1 января 2019 года или после этой даты.

Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за небрежное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 270 долларов США за декларацию, но не более 3 275 500 долларов США за календарный год. Раздел IRC 6721 (a) (1).
• Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 091 500 долларов США. Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф уменьшается до 50 долларов вместо 270 долларов, а максимальная сумма не должна превышать 545 500 долларов за календарный год.Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 191 000 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США. Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей необходимой информации или о включении правильной информации составляет наибольшее из: (1) 27 290 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных в результате транзакции, но не более 109 000 долларов США. (без ограничения календарного года). Штраф применяется к каждой неудаче.Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 270 долларов за отчет, но не более 3 275 500 долларов за календарный год. Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 1 091 500 долларов. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 50 долларов вместо 270 долларов, а максимальная сумма составит 545 500 долларов. IRC 6722 (b) (1). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 191 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Если какой-либо сбой, описанный в подразделе (а) (2), будет исправлен после 30-го дня, указанного в параграфе (1), но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи, штраф составляет 100 долларов вместо 270 долларов, а потолок — 1 637 500 долларов. IRC 6722 (б) (2). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 545 500 долларов. IRC 6722 (d) (1) (C).
• Умышленное игнорирование требования о своевременном представлении правильных и полных уведомлений составляет 540 долларов США за каждый сбой или, если больше, 10 процентов совокупной суммы элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). Раздел IRC 6722 (e) (2) (A).

Для деклараций, подлежащих подаче в течение 2020 календарного года:

IRS корректирует размер штрафа ежегодно с учетом инфляции. Ниже приведены ставки штрафов для форм 8300, подлежащих оплате в течение календарного 2020 года, 1 января 2020 года или после этой даты.

Гражданские штрафы и применимые правила:

• Штраф за небрежное несвоевременное заполнение, включение всей необходимой информации или включение правильной информации составляет 270 долларов за отчет, но не более 3 339 000 долларов за календарный год. Раздел IRC 6721 (a) (1).
• Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 13 000 долларов США. Штраф применяется к каждому возврату. Раздел IRC 6721 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неспособность подать заявку в соответствии с разделом 6721 (a) IRC будет исправлена ​​на 30-й день после требуемой даты подачи или ранее, штраф уменьшается до 50 долларов вместо 270 долларов, а максимальная сумма не должна превышать 556 500 долларов за календарный год.Раздел IRC 6721 (b) (1). Максимальный размер составляет 194 500 долларов США для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США. Раздел IRC 6721 (d) (1) (B).
• Штраф за преднамеренное игнорирование требования о своевременном представлении или включении всей необходимой информации или о включении верной информации составляет наибольшее из: (1) 27 820 долларов США или (2) суммы денежных средств, полученных в результате транзакции, но не более 111 000 долларов США. (без ограничения календарного года). Штраф применяется к каждой неудаче.Раздел IRC 6721 (e) (2) (C).
• Штраф за непредставление своевременного, полного и правильного уведомления лицам, которые должны быть указаны в форме 8300, составляет 270 долларов за отчет, но не более 3 339 000 долларов за календарный год. Раздел IRC 6722 (a) (1). Для лиц со средним годовым валовым доходом не более 5 000 000 долларов США потолок составляет 1 13 000 долларов США. Раздел IRC 6722 (d) (1) (A).
• Если какая-либо неполадка в предоставлении, описанная в IRC 6722 (a), будет исправлена ​​в течение 30 дней, штраф составит 50 долларов вместо 270 долларов, а максимальная сумма составит 556 000 долларов. IRC 6722 (b) (1). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 194 000 долларов. IRC 6722 (d) (1) (B).
• Если какой-либо сбой, описанный в подразделе (а) (2), будет исправлен после 30-го дня, указанного в параграфе (1), но не позднее 1 августа календарного года, в котором наступает требуемая дата подачи, штраф составляет 110 долларов вместо 270 долларов, а потолок — 1 669 500 долларов. IRC 6722 (б) (2). Для лиц с валовой выручкой не более 5 000 000 долларов верхний предел составляет 556 500 долларов. IRC 6722 (d) (1) (C).
• Умышленное игнорирование требования о своевременном представлении правильных и полных уведомлений составляет 550 долларов за каждый сбой или, если больше, 10 процентов от совокупных сумм элементов, требуемых для правильной отчетности (без ограничения календарного года). Раздел IRC 6722 (e) (2) (A).

Уголовное наказание

Лицо может быть привлечено к уголовной ответственности за:

• Умышленное непредоставление формы 8300,
• Умышленное заполнение фальшивой или поддельной формы 8300,
• Прекращение или попытка прекращения подачи формы 8300 или
• Настройка, помощь в настройке или попытка настроить транзакцию таким образом, чтобы не было необходимости заполнять форму 8300.

Любое лицо, обязанное подавать форму 8300, которое намеренно не подает, не подает своевременно или не включает полную и правильную информацию, подлежит уголовному наказанию как уголовное преступление в соответствии с разделом 7203 IRC. Санкции включают штраф в размере до 25 000 долларов США (100 000 долларов США). в случае корпорации) и / или тюремное заключение сроком до пяти лет плюс судебное преследование.

Любое лицо, умышленно подающее ложную форму 8300 в отношении существенного вопроса, может быть оштрафовано на сумму до 100 000 долларов (500 000 долларов в случае корпорации) и / или лишено свободы на срок до трех лет, плюс судебное преследование.Раздел IRC 7206 (1)

Штрафы за непредоставление документов могут также применяться к любому лицу (включая плательщика), которое пытается помешать или помешать продавцу (или бизнесу) заполнить правильную форму 8300. Это включает любую попытку структурировать транзакцию таким образом, чтобы может показаться ненужным подавать форму 8300. «Структурирование» означает разбиение крупной денежной транзакции на мелкие денежные транзакции, чтобы скрыть истинную сумму денежных средств, задействованных в транзакции.

Собираем все вместе

В этом уроке вы узнали:

• Кто должен подавать форму 8300
• Когда необходимо подавать форму 8300
• Что представляют собой наличные деньги
• Как идентифицировать обозначенные отчетные операции
• Что такое связанная операция
• Как определить потенциально подозрительную транзакцию
• Какие штрафы могут быть наложены за несоблюдение

Упражнения

1. ABC Retail Jewelers продает ювелирные изделия Джону Смиту на общую сумму 12 500 долларов. Г-н Смит выплачивает полную сумму личным чеком. Обязан ли ABC Retail Jewelers заполнять форму 8300?

а. Да
б. №

2. Джим Джонс покупает пиломатериалы и оборудование для проекта улучшения дома у компании Joe’s Lumber Company. Общая цена составляет 10 500 долларов, и мистер Джонс расплачивается кассовым чеком номинальной стоимостью 10 500 долларов. Должна ли компания Joe’s Lumber Company заполнять форму 8300?

а.Да
б. №

3. Если бы Джим Джонс приобрел пиломатериалы и оборудование на сумму 10 500 долларов, как в вопросе 2, но заплатил 500 долларов валютой и кассовым чеком номинальной стоимостью 10 000 долларов, нужно ли было компании Joe’s Lumber Company подавать форму 8300?

а. Да
б. №

4. City Motors — это розничный автосалон, который продает автомобиль Аните Роббинс по общей цене 17 700 долларов. Она платит личным чеком на 8000 долларов и говорит, что вернется позже в тот же день с остатком в 9700 долларов.Она действительно возвращается в тот же день с 9700 долларами в валюте. Нужно ли City Motors подавать форму 8300?

а. Да
б. №

5. Тот же сценарий, что и в вопросе 4, за исключением того, что г-жа Робинс платит вам кассовым чеком на 8 000 долларов и возвращается днем ​​с 9 700 долларами в валюте. Нужно ли City Motors подавать форму 8300?

а. Да
б. №

6. Томас и Аманда Мур покупают у компании Marina Boating лодку стоимостью 16 000 долларов США с доставкой по расписанию в течение 10 дней.Они платят за лодку валютой. На следующий день г-н Мур приходит в компанию Marina Boating Company и отменяет продажу. Компания Marina Boating возвращает ему $ 16 000 в виде корпоративного чека. Должна ли компания Marina Boating заполнять форму 8300?

а. Да
б. №

7. Компания Otto’s Farming Equipment Leasing сдает в аренду оборудование Маркусу Джонсу, который подписывает договор аренды, в котором соглашается платить 1000 долларов в месяц, но не более чем на 24 месяца. Г-н Джонс платит в первый день каждого месяца, начиная с 1 февраля 2015 г. по 1 января 2017 г., и всегда платит вам в валюте.Нужно ли в отдел лизинга сельскохозяйственного оборудования Otto подавать форму 8300?

а. Да
б. №

8. Ссылаясь на вопрос 7, к какой дате (дням) компания Otto’s Farming Equipment Leasing должна подать форму 8300?

а. 16 ноября 2015 г.
г. 16 декабря 2015 г.
г. 16 ноября 2016 г.
г. 16 декабря 2015 г. и 16 ноября 2016 г.

9. Что касается вопроса 7, к какой дате (-ам) компания Otto’s Farming Equipment Leasing должна предоставить письменное заявление Маркусу Джонсу?

а.31 декабря 2015 г.
б. 31 января 2016 г.
г. 31 января 2017 г.
г. 31 января 2016 г. и 31 января 2017 г.

(См. Приложение 1, где приведены ответы на упражнения.)

Приложение 1, Ответы к упражнениям

1. (b) Персональные чеки не считаются наличными.

2. (b) Кассирский чек номинальной стоимостью более 10 000 долларов не считается наличными.

3. (b) Поскольку операция не соответствует определению розничной продажи потребительского товара длительного пользования, кассовый чек не будет рассматриваться как «наличные», и компания Joe’s Lumber Company не должна будет заполнять форму 8300.«Потребительский предмет длительного пользования» определяется как предмет материальной личной собственности такого типа, который подходит при обычном использовании для личного потребления или использования, который, как можно разумно ожидать, будет полезен в течение не менее одного года при обычном использовании, и который имеет цена продажи более 10 000 долларов. В нормативных актах нет положения, позволяющего сгруппировать два или более потребительских товара длительного пользования для достижения порога в 10 000 долларов.

4. (b) Персональные чеки не являются наличными.

5.(a) Поскольку чек кассира составляет 10 000 долларов или меньше, он считается наличными.

6. (a) Тот факт, что было произведено возмещение, не меняет того факта, что Marina Boating получила в общей сложности более 10 000 долларов наличными и, следовательно, должна подать форму 8300.

7. (a) Отдел лизинга сельскохозяйственного оборудования Otto должен подать форму 8300 после получения более 10 000 долларов в рассрочку в течение 12 месяцев.

8. (d) Когда Otto’s Farming Equipment Leasing оплачивается ежемесячными (частичными) платежами, компания должна добавить первый платеж и любые последующие платежи, произведенные в течение одного года с момента первого платежа.Когда общая сумма денежных выплат превышает 10 000 долларов, компания должна подать форму 8300. После заполнения формы 8300 компания должна начать новый подсчет денежных выплат. Если компания получает дополнительные денежные выплаты на сумму более 10 000 долларов в течение 12 месяцев, она должна подать еще одну форму 8300.

9. (d) Уведомления должны быть предоставлены клиентам до 31 января года, следующего за операцией с наличными. Компания Otto’s Farming Equipment Leasing получила более 10 000 долларов от г-на.Джонса в 2015 и 2016 годах, поэтому уведомления для г-на Джонса требуются до 31 января 2016 года и 31 января 2017 года, соответственно.

Роли и обязанности по работе с денежными средствами

Уровень отдела

Отдел обработки наличности Ro le Администратор

Политика: Требуемая роль
Это лицо может быть администратором отдела (DA) или любым другим лицом, которое коммерческий директор сочтет подходящим.Мы рекомендуем, чтобы этим человеком был кто-то другой, чем кто-либо из лиц, исполняющих другие роли. Однако, если другой вариант недоступен, мы настоятельно рекомендуем ограничить дублирование ролей только местным диспетчером управления обработкой наличных или супервайзером пункта инкассации. При необходимости будет разрешено перекрытие с другими ролями при условии, что назначения соответствуют ограничениям на перекрытие ролей, описанным ниже.

Описание роли

• Поддерживайте своевременную, точную и эффективную связь со всеми местными менеджерами по контролю за обработкой наличных в отделе.
• Своевременное и точное обновление ролей по обработке наличности для всех пунктов приема платежей на уровне подотдела.

Аудиторский контроль: Нет. Если необходимо совпадение ролей, мы настоятельно рекомендуем ограничиться только Local Cash Handling Control Manager и Cash Insight Supervisor .

Подотдел

уровня

I. Местный менеджер по управлению наличностью

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любого из лиц, исполняющих роли. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и руководитель пункта инкассации .

Описание роли

• Поддерживайте строгий внутренний контроль за получением платежей на уровне местоположения платежных квитанций и защиты от потерь.
• Ежегодно пересматривайте местные процедуры обработки наличных денег и обновляйте их по мере необходимости. Как минимум, каждые 3 года повторно представляет процедуры в AFR для утверждения.
• Уведомить администратора ролей по работе с денежными средствами в отделе об изменении ролей персонала, чтобы можно было обновить институциональные роли и работу с денежными средствами.

Аудиторский контроль: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличных и Супервайзер пункта приема наличных.

II. Биллер

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Reconciler.

Описание роли

• Создание и отправка счетов-фактур.
• Зарегистрируйте соответствующие продажи.
• Обновите систему дебиторской задолженности.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Reconciler.

III. Касса пункта выдачи наличных

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и составитель депозитов .

Описание роли

• Проведение кассовых операций с клиентами
• Предоставьте клиенту квитанцию ​​об оплате лично.
• Подтвердите все чеки сразу после получения с ограничительным одобрением Университета Айовы.
• Ввод операций в систему дебиторской задолженности, кассовый аппарат или журнал / журнал кассовых чеков.
• Подсчитайте наличные и представьте кассовые и подтверждающую документацию начальнику пункта выдачи наличных в конце их смены.

Аудиторский контроль: Отсутствие дублирования ролей, кроме Составителя депозитов.

IV. Инспектор пункта выдачи наличных

Политика: Необязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Local Cash Handling Control Manager.

Описание роли

• Монитор функций кассового поступления.
• Разрешать различные транзакции, такие как возврат средств, аннулирование и выверка денежных ящиков.

Контроль аудита: Роли не совпадают, за исключением Администратор ролей отдела обработки наличности и Менеджер местного контроля обработки наличности.

V. Депозитарий

Политика: Требуемая роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от любой из 5 других ролей.Однако, если другой вариант недоступен, это может быть то же лицо, что и кассир пункта выдачи наличных .

Описание роли

• Получение и подсчет денежных поступлений за рабочий день.
• Подготовьте депозит.
• Храните наличные в надежном месте до их внесения.
• Доставить депозит в банк или в указанное место приема депозита.
• Предоставить бухгалтерскую информацию через систему eDeposit в течение 3 рабочих дней с момента внесения банковского депозита.
• Доставьте каждую подтвержденную депозитную квитанцию ​​/ форму электронного депозита посреднику.

Контроль аудита: Отсутствие дублирования ролей, за исключением Кассир пункта инкассации.

VI.

Свидетель

Политика: обязательная роль
Мы рекомендуем, чтобы этот человек отличался от других ролей. Однако, если другой вариант недоступен, это может быть тот же человек, что и Biller.

Описание роли

• Убедитесь, что Составитель депозита депонировал все полученные денежные средства.
• Сопоставьте формы электронного депозита с сопроводительной документацией и с подробным отчетом о транзакциях (TDR).
• Не может получить доступ к наличным деньгам в любой точке, например, к денежному ящику или ящику, сейфу.

Контроль аудита: Нет дублирования ролей, кроме Биллер.

Процедура мелкой кассы — AccountingTools

Как финансировать мелкую кассу

Когда денежные средства добавляются в фонд мелкой кассы, основная концепция заключается в замене суммы любых денежных средств, которые ранее были выплачены из фонда. Это включает в себя обобщение всех произведенных выплат и возврат денежных средств в фонд на эту сумму. Процедура финансирования мелкими денежными средствами изложена ниже:

1. Заполните форму выверки . Заполните форму выверки мелкой кассы, в которой хранитель мелкой кассы перечисляет оставшуюся наличность, выданные ваучеры и любые излишки или несовершеннолетние. Информация о ваучере может быть взята из кассовой книги. Сотрудник отдела бухгалтерского учета просматривает и утверждает форму и отправляет копию сотрудникам отдела счетов к оплате вместе со всеми ваучерами, указанными в форме.Копия остается у хранителя мелкой наличности.

2. Получить наличные . Персонал отдела кредиторской задолженности создает чек, выписанный кассиру на сумму, необходимую для финансирования мелких денежных сумм до установленного лимита. Кассир кладет чек и конвертирует деньги в наличные. Сотрудники отдела кредиторской задолженности направляют форму выверки мелкой кассовой наличности бухгалтеру главной книги.

3. Добавить наличные в кассу . Кассир передает наличные деньги хранителю мелкой наличности, который включает их в кассу.Если имеется мелкая кассовая книга, хранитель вводит сумму полученных денежных средств в книгу и обновляет текущую сумму наличных денежных средств.

4. Учет ваучеров в главной книге . Бухгалтер главной книги записывает суммы ваучера, перечисленные в форме выверки мелкой кассы, как расходы в главной книге, а затем регистрирует форму и прилагаемые ваучеры.

Как выплатить мелкую наличность

Процедура выплаты мелкой наличности разработана для предоставления достаточной документации по каждому расходу, а также доказательства того, что средства были фактически выплачены.Процедура выплаты мелкой наличности описана ниже:

1. Просмотрите запросы на выплату . Выплачивайте средства только на мелкие коммерческие расходы.

2. Разблокировать мелкую кассу . Если запрос на выплату подпадает под правила выплаты мелкой наличности, откройте контейнер, в котором хранится мелкая наличность. По соображениям безопасности фонд мелкой наличности должен быть заблокирован на все время, когда он не используется.

3. Полный ваучер .Лицо, получающее возмещение, заполняет ваучер на возмещение. В этом ваучере должна быть указана выплаченная сумма, тип расходов, дата и лицо, которому были выплачены мелкие наличные. Если есть квитанция, по которой человеку возмещаются расходы, прикрепите ее к ваучеру. Этот шаг необходим для отслеживания типов производимых расходов, которые затем могут быть отнесены на различные счета расходов.

4. Выдача наличных . Подсчитайте выплачиваемые наличные и попросите получателя также подсчитать их, чтобы проверить выплачиваемую сумму.Затем получатель наличных должен подписать ваучер; это является доказательством того, что хранитель не заполнил ваучер, а просто положил в карман соответствующую сумму наличных денег. Храните все заполненные ваучеры в ящике для мелкой кассы.

5. Обновление кассовой книги (по желанию) . При заполнении ваучера хранитель должен немедленно обновить кассовую книгу, добавив сумму, тип и дату расходов и обновив текущий остаток денежных средств. Эта информация также может храниться в электронной таблице.

Сопутствующие курсы

Справочник по бухгалтерскому учету
Управление денежными средствами предприятия
Как проводить аудит наличных средств
Оптимальный учет наличных средств

Справочник по работе с денежными средствами | Финансы и администрация

Введение

Целью данного справочника является определение и документирование движения денежных средств и денежных поступлений, а также рекомендации по надлежащему управлению денежными средствами для тех сотрудников, которые отвечают за получение, обработку и сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Хранитель каждого денежного фонда несет ответственность за целостность денежного фонда. Сотрудники должны понимать свою ответственность за все денежные средства, являющиеся собственностью государства.

Эти правила и инструкции предназначены для защиты не только государственных денег, но и тех сотрудников, которым поручено работать с наличными деньгами.

Определение: «Деньги» — деньги в любой форме, включая валюту (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплату кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.Также называется наличными или кассовыми поступлениями.

Содержание

Общая политика кассового обращения

Цель: дать указания отделам университетского городка по сбору, хранению и отчетности о денежных средствах, а также наметить конкретные процедуры обработки наличности для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают денежные выплаты и выплаты в их эквиваленте.

Политика:

• Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены квитанцией при приеме или получении по почте и отправлены в кассу OSU для обработки в течение одного рабочего дня с использованием формы записи денежных поступлений OSU, чтобы указать, куда следует депонировать средства.
• Деньги нельзя оставлять без присмотра. Это касается кассовых аппаратов, столешниц и денежных ящиков. Если сотрудник покидает свое рабочее место по какой-либо причине, независимо от того, насколько быстро, наличные деньги должны быть надлежащим образом защищены в запертом месте.
• Посторонние лица не должны допускаться в зоны обработки наличных денег.
• Двери всегда должны быть заперты в местах, где обрабатываются наличные деньги.
• Большие суммы наличных денег следует считать и хранить вне поля зрения широкой публики.
• Физические лица должны постоянно сводить оборотные денежные средства к минимуму. Излишки средств должны быть на заблокированном устройстве или депонированы в кассе.
• Полученные денежные средства нельзя использовать для внесения сдачи, получения мелкой наличности и т. Д. Расходы или возмещение не могут быть произведены с помощью денежных поступлений.
• Для хранения на ночь и в другие периоды, когда наличные деньги не используются, их следует хранить в специальном устройстве хранения — в сейфе или запертом контейнере.
• Ни при каких обстоятельствах физическое лицо не должно хранить наличные деньги Университета в своих личных средствах, размещать средства Университета на личном банковском счете или брать средства Университета на хранение домой.

Ответственность отделов кампуса:

• Обеспечить надлежащее использование государственных средств.
• Защитите сотрудников от рисков, следуя политикам и процедурам.
• Обеспечивает сохранность и своевременное, точное внесение денежных средств.

Артикул:

• Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон См. «Внутренний контроль и наличные деньги»
• Стандарт финансового учета Операционное руководство, раздел 100, касающийся депонирования и регистрации
• Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)
• Руководство по управлению денежными средствами казначейства штата Орегон

Депозиты Общая политика

Цель: Давать указания отделам университетского городка по пересылке денежных средств в кассу для записи в баннере и описывать конкретные процедуры для использования отделом.

Затронутые лица / районы: все отделы университетского городка получают депозиты и выплаты наличными.

Политика:

• Департаменты должны внести денежные средства в течение одного рабочего дня после сбора или получения таких денежных средств.
• Своевременное внесение полученных денежных средств обеспечивает улучшенный контроль над средствами, что снижает риск потери из-за ошибок, небрежности или кражи.
• Деньги, хранящиеся на ночь, должны быть защищены каким-либо запорным устройством, например, сейфом или запирающимся шкафом для документов.
• Все чеки должны быть надлежащим образом подтверждены при получении.
• Расходы или возврат не могут быть произведены с помощью кассовых чеков.
• Депозиты, депонирующие подарки, должны следовать изложенным процедурам бухгалтерского учета и не смешивать деньги с общими деньгами или деньгами на самообеспечение.

Обязанности: Отделы, получающие денежные средства по адресу:

• Выполните требования по внесению депозита на следующий рабочий день.
• Предоставьте соответствующую и точную информацию при представлении депозитов.
• Защитные вклады.

Артикул:

• Руководство по бухгалтерскому учету штата Орегон
• Пересмотренный закон штата Орегон (ORS)

Общая информация

• Политика Университета штата Орегон состоит в том, что отделы, работающие с наличными деньгами, должны соответствовать стандартам, установленным в Руководстве по бухгалтерскому учету штата, Руководстве по работе со стандартами финансового учета (FASOM) и пересмотренном законодательстве штата Орегон (ORS).
• Денежные средства включают валюту, монеты, чеки, отчеты о расчетах по кредитным картам и телеграфные переводы.Все поступающие денежные средства должны быть подтверждены, когда они приняты, и отправлены в кассу OSU для обработки с использованием формы записи денежных поступлений OSU. Чтобы получить справку по заполнению формы записи о кассовых поступлениях, обратитесь к разделу «Подготовка кассового чека» на веб-сайте кассы OSU.
• Денежные средства могут представлять собой оплату различных сборов, скидок или возмещений. Полный список типов доходов см. В разделах 100 и 200 FIS (Руководство по политике и процедурам фискальных операций) в FASOM.
• Департаменты, проводящие семинары, конференции или выставляющие счета, которые не регистрируются как часть дебиторской задолженности, должны уведомлять кассу, чтобы входящие чеки и переводы можно было легко идентифицировать для внесения в соответствующий фонд / индекс / счет.

Прием денег и платежей

Валютные платежи

Вся валюта, полученная от постоянных клиентов, должна быть получена немедленно на последовательно пронумерованных кассовых чеках или через кассовый аппарат. Валюту следует пересчитывать в присутствии лица, предъявляющего ее к оплате. Копия квитанции должна быть предоставлена ​​посетителю. Никакая иностранная валюта не принимается.

Платежные чеки

Чеки всех типов, полученные лично или по почте, должны быть одобрены немедленно. Посетители, которые не ходят, должны получить заранее пронумерованный письменный или кассовый чек. Документы, прилагаемые к почтовым платежам, должны быть проставлены печатью сотрудника, открывающего почту. Все чеки, выписанные в OSU, должны быть депонированы в OSU. Информацию о чеках, выписанных в OSU, но предназначенных в качестве подарков или пожертвований, см. В разделе «Деньги в качестве подарка или пожертвования» ниже.

Каждый чек или денежный перевод необходимо проверять на полноту следующим образом:

• Убедитесь, что имя, адрес и номер телефона владельца счета указаны в чеке.Дневной телефонный номер предпочтительнее.
• Убедитесь, что на чеке указано название банка и что маршрутный номер, номер банковского счета клиента и номер чека закодированы на нижнем крае чека.
• Обратите внимание на дату. Не принимайте почтовый чек с датой (чек с датой в будущем) и не соглашайтесь удерживать чек для будущего депозита.
• Убедитесь, что сумма, записанная цифрами, соответствует сумме, написанной прописью. Если другое, сделайте специальную пометку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом.Как правило, банки уважают письменную сумму, а не числовую.

Условия приема чеков

Есть несколько различных категорий чеков. Все они должны рассматриваться как чеки.

• Кассовый чек: чек, купленный в банке на любую сумму; банк дополняет всю информацию на лицевой стороне чека сотрудником банка, подписывающимся в качестве векселя.
• Сертифицированный чек: личный чек, который выписывается владельцем счета, а затем проштампован и подписан служащим банка на лицевой стороне чека.
• Денежный перевод: товар, приобретенный в банке, почтовом отделении или другом коммерческом учреждении на любую сумму до 1000 долларов США. Банк заполняет только информацию о сумме.
• Дорожный чек: специальный чек, предоставляемый банками или другими компаниями для использования путешественниками; эти чеки уже имеют подпись покупателя и должны быть подписаны и датированы в присутствии кассира.
• Персональный чек: письменное поручение, подлежащее оплате по требованию, выписанное в банк вкладчиком; личный чек выписывается против текущего счета физического лица, в отличие от кассового чека, сертифицированного чека, денежного перевода или дорожного чека, которые выписываются против банковских средств.
• Стартовый чек: неперсонализированный закодированный чек, который человек получает от банка при открытии текущего счета. Они предназначены для использования лицом до получения кодированных чеков из банка. Однако они должны приниматься только в том случае, если банк закодировал номер маршрута и номер счета в нижней части чека.
• Иностранный чек: Чек, выписанный в иностранном банке. Даже если после суммы чека написано «USD», он не может быть оплачен в U.S. валюта, если на лицевой стороне чека не указано, что он подлежит оплате через банк США. Если иностранный чек принимается, сделайте специальную отметку на кассовом чеке, чтобы касса могла обработать его надлежащим образом. (См. Также Иностранная валюта и чеки)

Иностранная валюта и чеки

Принимается только валюта США (монеты и купюры). Чеки, выписанные в иностранных банках или выпущенные в иностранной валюте, требуют специальной обработки в кассе OSU и Государственном казначействе.Взыскание по таким чекам может занять у Казначейства несколько дней или недель, чтобы получить средства. Первоначальный депозит в фонд отдела будет суммой, отраженной в чеке, даже если он находится в иностранной валюте. Казначейство обработает товар и обсудит обменный курс. Любые курсовые разницы будут взиматься в депозитарном отделе как уменьшение депозита (дебет на счет доходов, указанный в оригинальном кассовом чеке).

Внесение вкладов

Сохранение денег

Департаменты, получающие денежные средства, несут ответственность за их сохранность и своевременное внесение.Департаменты должны сделать следующее:

• Одобрять чеки с ограничительным индоссаментом немедленно.
• Внесите все деньги в кассу в течение одного рабочего дня.
• Депозиты следует делать чаще, если в отделе отсутствует надежное хранение средств.
• Все деньги, хранящиеся на ночь, должны находиться в безопасном месте.
• Если отдел обнаруживает отдельные события, при которых он не может выполнить требование о внесении депозита на следующий рабочий день из-за необычных обстоятельств, не зависящих от него, рекомендуется, чтобы отдел задокументировал причины возникновения и сохранил документацию в файлах отдела, поскольку это может оказаться полезным для отдела в случае аудита.

Денежные средства с депозитами

Правила отправки валюты и монеты в кассу для депозита:

• Купюры должны быть «лицевой стороной» (все лицевой стороной вверх и лицевой стороной вверх). Это позволяет производить более точный пересчет.
• Купюры следует отсортировать по номиналу, и, если количество номинала достаточно, вырезать или разделить на следующие суммы:
  • Единицы = 25 или 25 долларов США
  • Пятерки = 20 или 100 долларов
  • Десятки = 20 или 200 $
  • Двадцатые годы = 25 или 500 долларов
  • Пятидесятые = 20 или 1000 долларов
  • Сотен = 10 или 1000 долларов
• Монета может быть принята свернутой в роликах типа «дробовик», обеспечивающих точный счет монеты. Рулоны, зажатые вручную, должны быть пересчитаны в кассу. Если вы отправляете в одном пакете с монетой, плотно свяжите его или конвертом.
• При отправке нескольких мешков в качестве одного депозита в Журнале денежных поступлений должны быть указаны мешки отдельно и сумма в долларах, включенная в каждую сумку. Если вы используете пронумерованную сумку, обратите внимание на номер в Журнале кассовых чеков. Это гарантирует, что все наличные деньги могут быть учтены при каждом депозите.

Депонирование пакетов кредитных карт

Платежи по кредитной карте завершаются, когда передается пакетный расчет.Все платежи по кредитной карте должны производиться и вноситься на депозит ежедневно. Отчет о расчетах должен сопровождать заполненную запись о кассовых поступлениях. Отчет о расчетах (имеет разные названия в зависимости от устройства для чтения кредитных карт или машины, используемой для обработки), представляет собой сводку транзакций за определенную дату или диапазон дат и перечисляет общее количество транзакций и общую сумму в долларах. Большинство отчетов о расчетах содержат промежуточные итоги по типам используемых кредитных карт, а также по расходам и кредитам / возмещениям.

Депозиты, сделанные непосредственно в отделении банка

Есть несколько отделов, которым разрешено вносить депозиты напрямую в указанный банк. Эти отделы используют заранее закодированные депозитные квитанции. Копия депозитной квитанции (желтая, розовая или фактическая) отправляется в качестве резервной копии с заполненной отчетом о кассовых поступлениях в кассу для обработки и ввода в Banner.

Инструкция по заполнению банковского депозита:

• Укажите дату в депозитной квитанции.
• Отметьте отдел или индекс на депозитной квитанции.
• Укажите монеты и валюту отдельно в отведенном для этого месте.
• Перечислить проверки и включить ленту счетной машины.
• Отсортируйте все наличные деньги перед чеками, в открытую и в порядке номинала.
• Подтвердить все чеки.
• Включите дорожные чеки с чеками.

Учет по форме учета денежных поступлений

Деньги как доход

Деньги можно перевести на:

• Операционный фонд с использованием индекса и кода счета
  • Учетный код должен быть выбран из серии 0xxxxx
• Фонд главной бухгалтерской книги
  • Код счета главной книги должен быть выбран из серии Axxxx (Актив) или Bxxxx (Ответственность).
• См. Стандартное руководство по эксплуатации финансового управления.

Денежные средства в виде подарков или пожертвований

Дар определяется как пожертвование, отличное от пожертвования, без возмещения ущерба со стороны дарителя, т. Е. Даритель ничего не ожидает взамен подарка. Депозиты на подарочные счета отдела должны состоять из благотворительных пожертвований, сделанных отделу. Пожертвования, сделанные в пользу отдела, даже если они предназначены для общего использования, считаются ограниченными фондами.Эти деньги не следует смешивать с общими фондами или фондами самоподдержки. Эти средства расходуются в соответствии с правилами университета, и их нельзя перерасходовать.

Фонд ОГУ (OSUF) и Фонд сельскохозяйственных исследований (ARF)

• Чеки, выданные OSUF в OSU, должны регистрироваться в указанных фондах (FSxxxx, FExxxx, 438xxx, 8xxxxx или 9xxxxx).
• Only Research Accounting переводит средства в FAxxxx.
• Депозиты из ARF в OSU должны регистрироваться в фондах FAxxxx.
• Проверки, оформленные в OSU, предназначенные для OSUF или ARF
• Депозиты в OSUF и ARF ограничиваются настоящими подарками или доходами от мероприятий по сбору средств, в которых донор намеревается передать дар фонду (фондам).
• Подарки, переданные в фонды, должны оплачиваться в фонды. Если чеки подлежат оплате в OSU, они должны быть депонированы непосредственно в OSU. Если есть доказательства от донора, что он намеревался передать деньги OSUF или ARF, пожалуйста, свяжитесь с этими фондами для получения инструкций.
• Для получения дополнительной информации см. Руководство по политике и процедурам учета грантов, контрактов и подарков.

Деньги как уменьшение расходов

Денежные поступления, которые могут быть депонированы для уменьшения расходов, очень ограничены. Возврат средств продавцу может быть результатом переплаты, возврата предоплаты, возврата бракованного товара, кредита для досрочной оплаты и т. Д.

Депозиты, которые приводят к кредитам на коды счетов, начинающиеся с 2xxxx до 4xxxx, должны:

• Зачисление в фонд и код счета, на который была начислена первоначальная покупка.
• Покажите номер счета-фактуры и / или номер чека первоначального платежа или утверждения Счета к оплате для возврата, скидки или переплаты.
• Если возмещение получено до того, как первоначальный платеж был записан в баннере, код счета должен быть 08001 или 08008.
• Укажите в описании причину (возврат, переплата).
• Возврат средств за регистрацию на семинар / конференцию:
  • Следует записывать с использованием учетного кода 2xxxxx.
  • Приложите копию оригинальной платежной документации, как указано выше.

Возвращенные товары

Чеки о недостаточности денежных средств (NSF) — это чеки, которые возвращаются из банка в отдел по работе с бизнесом из-за отсутствия средств на индивидуальном счете для покрытия позиции. Отдел отдела бизнеса направит чек обратно в банк во второй раз, чтобы попытаться вернуть сумму, как написано. Если чек возвращается в отдел по делам бизнеса во второй раз, чтобы зафиксировать нехватку средств для депозита отдела, будет обработано СП для отмены платежа (дебет на счет доходов отдела).Затем товар будет отправлен в депозитарный отдел, чтобы они могли продолжить работу по своему усмотрению.

Определения

Советы

Уведомление

о банковских переводах, переводах ACH и банковских исправлениях.

Автоматизированная клиринговая палата (АКП)

перевод ACH — это электронный элемент, который обрабатывается через Автоматическую клиринговую палату, созданную в качестве клирингового и расчетного механизма для финансовых учреждений. Переводы ACH достигают места назначения от 2 до 4 рабочих дней и могут быть отозваны или возвращены по разным причинам.

Наличные

валюты; монеты и купюры. Также используется для всех эквивалентов денежных средств, таких как чеки. Часто используется во множественном числе: денежные поступления или деньги.

Квитанции (используются в данном справочнике)

деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.

Электронный перевод денежных средств (EFT)

общий термин для любого движения средств не бумажными средствами; может быть автоматизированной клиринговой палатой (ACH) или банковским переводом.Все входящие электронные платежи для системы Университета Орегона обрабатываются через Отдел управления денежными средствами Казначейства штата Орегон.

Подтверждение / одобрение

акт написания или печати, обычно на оборотной стороне, а иногда и на лицевой стороне чека или другого оборотного инструмента, посредством которого переуступаются и передаются находящиеся в нем денежные средства или имущество.

Денежные средства (используются в данном справочнике)

деньги в любой форме: валюта (монеты и банкноты), чек, банковский перевод, оплата кредитной картой, ACH (прямой депозит), другие электронные переводы денежных средств и т. Д.

Квитанция

существительное: Письменное подтверждение получения денежной суммы или указанного предмета; документ, который обеспечивает контрольный след денежных средств. Форма записи кассовых чеков ОГУ.

глагол: Чтобы отдать или выписать квитанцию ​​об уплаченных деньгах или доставленных товарах или услугах; для учета перевода наличных денег.

Банковский перевод

средств отправлено через электронную сеть Федеральной резервной системы из одного финансового учреждения в другое.Их можно отозвать только с разрешения получателя. Электронные переводы обычно используются, когда требуются большие суммы вместе с возможностью подтверждения получения, а также при совершении международных платежей.

Дополнительные источники информации

Ручные кассовые поступления — операции финансового управления

Где я могу получить ручные кассовые поступления?

ТАМУ — Колледж-Стейшн

Очень немногим отделам разрешено использовать ручные кассовые чеки (форма FD-105a).Чтобы запросить разрешение на использование этих форм, отправьте электронное письмо отделу продаж и дебиторской задолженности с описанием особых обстоятельств вашего отдела.

Если вашему отделу будет дано разрешение на покупку формы FD-105a Квитанции, вы сможете забрать книги квитанций на стойке регистрации отдела финансового управления, которая находится на третьем этаже комплекса общих услуг 3101. Номер Книги, которые ваш отдел может забрать, должны получить предварительное разрешение.

Ответственность за книгу несет лицо, получающее чековую книжку.Вам необходимо будет расписаться за книги и указать номер счета, по которому будет взиматься плата за книги. Ваш отдел будет выставлен счет через IDT в iPayments.

ТАМУ — Галвестон

Очень немногим отделам разрешено использовать ручные кассовые чеки. Чтобы запросить разрешение на использование этих форм, отправьте электронное письмо в кассу с описанием особых обстоятельств вашего отдела.

Если вашему отделу будет дано разрешение на приобретение квитанций вручную, вы сможете забрать квитанции в кассе службы финансового управления, которая находится в центре Sea Aggie.Подразделения могут забрать только одну кассовую книжку.

Ответственность за книгу несет лицо, получающее чековую книжку. Вы должны будете подписать это. Книгу чеков необходимо вернуть в кассу до конца следующего рабочего дня.

Как мне заполнить форму получения наличных вручную?

ТАМУ — Колледж-Стейшн

Необходимо проявлять осторожность при подготовке каждой квитанции, чтобы она соответствовала Правилу 21 Системы.01.02: Раздел «Получение, хранение и депонирование доходов» 2. Просмотр правильно заполненного кассового чека TAMU Manual Cash.

• Квитанции не должны содержать стираний или исправлений в столбце суммы.
• Любые изменения, внесенные в квитанцию, должны быть подписаны.
• Квитанции должны быть подписаны лицом, получающим денежные средства (инициалы не использовать).
• Квитанции должны быть датированы датой получения средств.
• В квитанциях должны быть указаны приобретенный продукт или услуга, количество и цена за единицу.
• Налог с продаж должен быть отделен и указан в квитанции; в утвержденных обстоятельствах «включено» может быть написано рядом со строкой налога с продаж.
• Если покупатель освобожден от налога с продаж, это должно быть указано в квитанции, и необходимо получить свидетельство об освобождении от налога с продаж и хранить его в файле.

ТАМУ — Галвестон

Необходимо проявлять осторожность при подготовке каждой квитанции, чтобы обеспечить соответствие Системному правилу 21. 01.02: Получение, хранение и депонирование доходов, раздел 2.Посмотреть правильно заполненный кассовый чек TAMUG Manual.

• Квитанции не должны содержать стираний или исправлений в столбце суммы.
• Любые изменения, внесенные в квитанцию, должны быть подписаны.
• Квитанции должны быть подписаны лицом, получающим средства, в правом верхнем углу (не используйте инициалы)
• Квитанции должны быть датированы датой получения средств.
• В квитанциях должны быть указаны приобретенный продукт или услуга, количество и цена за единицу.
• Налог с продаж должен быть отдельно написан на квитанции; в утвержденных обстоятельствах «включено» может быть написано рядом со строкой налога с продаж.
• Если покупатель освобожден от налога с продаж, это должно быть указано в квитанции, и необходимо получить свидетельство об освобождении от налога с продаж и хранить его в файле.
• Способ оплаты (номер чека или наличные) должен быть написан от руки в графе рядом с суммами.

Что мне делать с АННУЛИРОВАННЫМИ ручными кассовыми поступлениями?

Аннулированные квитанции должны указывать причину отмены на лицевой стороне белой копии.Он должен быть подписан сотрудником и утвержден начальником отдела. Белые и розовые копии должны быть возвращены в отдел продаж и дебиторской задолженности FMO, MS 6000 для TAMU-College Station. Все копии квитанций должны храниться в книге квитанций при возврате в кассу Морского центра аггие на ТАМУ-Галвестон.

Что мне делать с ЗАВЕРШЕННЫМИ ручными кассовыми поступлениями?

ТАМУ — Колледж-Стейшн

Квитанции об оплате вручную (форма FD-105a) представлены в трех экземплярах: в белом, розовом и синем экземплярах.

• Белая копия должна быть предоставлена ​​клиенту
• Розовая копия должна быть отправлена ​​в FMO вместе с информацией о депозите iPayment
• Синяя копия должна оставаться в книге и храниться в отделе для хранения документации

ТАМУ — Галвестон

Ручные кассовые чеки четырехкратные с белой, розовой, желтой и синей копиями.

• Белая копия должна быть предоставлена ​​клиенту / студенту
• Розовая копия должна храниться в отделе выдачи
• Желтая копия должна быть приложена к платежу и передана в кассу вместе с залогом
• Синяя копия должна оставаться в книге при возврате в кассу

Что делать, если квитанция об оплате вручную отсутствует?

Квитанции должны использоваться в числовом порядке.Если обнаруживается, что квитанции отсутствуют, необходимо немедленно уведомить об этом предприятие или ФМС. Начальник отдела должен представить письмо с объяснением ситуации, связанной с потерей, и разъяснить, какие процедуры вводятся в действие для обеспечения сокращения таких убытков в будущем. Если кассовый чек подозревается в краже, к письму необходимо приложить отчет полиции.

Определение мелкой наличности

Что такое мелкие деньги?

Фонд мелкой наличности — это небольшая сумма наличных денег, которая используется для оплаты мелких расходов, таких как канцелярские товары или возмещение расходов. Фонд мелкой наличности будет периодически сверяться, и операции также будут регистрироваться в финансовых отчетах. В каждом отделе более крупных корпораций может быть касса для мелких наличных денег, которая может быть ящиком или ящиком.

Ключевые выводы

• Мелкая наличность или фонд мелкой наличности — это небольшая сумма наличных денег, используемая для оплаты расходов, слишком малых для выписки чека.
• Для более крупных корпораций в каждом отделе может быть ящик для мелкой наличности.
• Мелкую кассу можно использовать для покупки канцелярских товаров, карточек для клиентов, цветов, оплаты обедов с обслуживанием для сотрудников или компенсации расходов сотрудников.

Что такое мелкие деньги

Операции с мелкой наличностью удобны для небольших операций, для которых выписка чека неоправданна или неприемлема. Небольшая сумма наличных денег, которую компания считает мелкой, будет варьироваться: многие компании хранят от 50 до 200 долларов в качестве фонда мелких денежных средств. Примеры операций, для которых используется фонд мелкой наличности, включают:

• Канцелярские товары
• Карты для клиентов
• Цветы
• Оплата обеда с обслуживанием для небольшой группы сотрудников
• Возмещение работнику мелких рабочих расходов

Кастодианы фонда мелких денежных средств назначаются для наблюдения за фондом. В обязанности хранителя обычно входит обеспечение соблюдения правил и положений о мелкой наличности, запрос пополнения и выдача средств.

Особые соображения

Фонд мелкой кассы периодически сверяется для проверки правильности баланса фонда. Обычно, когда остаток мелкой наличности падает до заранее установленного уровня, хранитель обращается за дополнительной наличностью у кассира. В это время рассчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она соответствует выплаченным средствам из кассы мелкой кассы. Если необходимы новые средства, кассир выписывает новый чек для пополнения ящика мелкой наличности и берет взамен квитанции от покупок, израсходовавших наличные.

Процесс выверки гарантирует, что остаток фонда равен разнице между исходным балансом за вычетом расходов, указанных в квитанциях и счетах. Если остаток меньше, чем должен быть, значит дефицит. Если остаток больше, чем должен быть, значит перерасход. Хотя могут быть незначительные отклонения, в случае несбалансированности источник несоответствия должен быть идентифицирован и исправлен.

Налоговая служба (IRS) рекомендует заполнять квитанции о мелких денежных выплатах и ​​прикреплять их к квитанциям для регистрации и документирования мелких денежных расходов.

Требования к наличным деньгам

Использование фонда мелкой наличности позволяет обойти определенные механизмы внутреннего контроля. Наличие мелкой наличности не означает, что она доступна для любых целей и для кого угодно. Многие компании применяют строгий внутренний контроль для управления фондом. Часто лица с ограничениями имеют право утверждать выплаты и могут делать это только для покрытия расходов, связанных с законной деятельностью или операциями компании.

Мелкому кассиру может быть поручено выписывать чек для пополнения счета мелкой кассы и делать соответствующие бухгалтерские проводки.Хранитель мелкой наличности отвечает за распределение наличных и сбор квитанций по всем покупкам или любому использованию средств. По мере того, как общая сумма наличных денег уменьшается, квитанции должны увеличиваться и соответствовать общей снятой сумме.

Благодаря наличию мелкой кассы и хранителя мелкой наличности двойной процесс помогает сохранить средства в безопасности и гарантировать, что только уполномоченные лица имеют к ним доступ.

Учет мелкой наличности

Когда используется фонд мелкой наличности, операции с мелкой наличностью по-прежнему отражаются в финансовой отчетности.Записи в бухгалтерском журнале не производятся, когда покупки совершаются за наличные, и только тогда, когда хранителю требуется больше наличных — и в обмен на квитанции, он получает новые средства, — записи в журнале регистрируются. Запись в журнале о предоставлении хранителю дополнительных денежных средств является дебетованием фонда мелкой наличности и кредитованием наличных денег.

Если есть дефицит или избыток, запись строки журнала записывается на счет избыточного / короткого. Если фонд мелкой наличности закончился, зачисляется кредит, отражающий прибыль.Если у фонда мелкой наличности недостаточно, дебет вводится для отражения убытков. Избыточный или короткий счет используется для принудительного балансирования фонда после сверки.

.