Офис менеджер это какая сфера деятельности: Профессия офис-менеджер — Work.ua — SNOW DIGITAL AGENCY — агентство полного цикла в сфере интернет-маркетинга

Содержание

Профессия офис-менеджер | Дзержинск рф

Многие люди даже не имеют представления, какие обязанности стоят за профессией Офис-менеджер. Кто-то говорит, что это тот же самый секретарь, другой скажет, что такое название придумали сами секретари, чтобы как-то облагородить не совсем «доброе» имя «секретарь». Тем не менее, за офис-менеджером лежит целая бездна обязанностей и это достаточно обособленная от секретаря фигура. Конечно, начало данной профессии положила профессия секретарь, когда-то, в советские времена считавшаяся очень престижной. Затем, с резким увеличением все возрастающего и охватывающего различные сферы деятельности бизнеса, возникла потребность еще в одной офисной единице, отличной от секретаря, в человеке, который бы координировал работу офиса, был центром активной жизни офиса, сердцем, так сказать. Не будет преувеличением дать офис-менеджеру определение «Сердце офиса», и, думаем, многие с этим согласятся. Без сомнения, в каждой компании обязанности офис-менеджера несколько различны, но не существенны.

Во многих компаниях нет секретаря, но обязательно имеется офис-менеджер. Конечно, профессия офис-менеджера, наверное, не самая лучшая или самая интересная, есть куда более интересные профессии, и офис-менеджер это далеко не предел мечтаний, но чтобы занимать эту должность и верно выполнять все обязанности, недостаточно быть просто образованным. Обычно в офис-менеджеры берут красивых, статных девушек, которые бы с достоинством несли звание «лицо компании», затем кандидат на эту должность должен обладать образованием, иногда желательно обладание иностранными языками. Офис-менеджер должен обладать способностью улаживать конфликтные ситуации, способностью общения с людьми разных социальных уровней и интересов, умением организовать встречи, переговоры, очень хорошей памятью. И это вовсе не полный список того, чем должен обладать каждый офис-менеджер, не говоря уже о разного о рода документации, с которой также приходится иметь дело офис-менеджеру. Порой офис-менеджер знает на зубок все расписания перелетов как за рубеж, так и в своем государстве, знает как даты рождения всех сотрудников офиса, так и даты рождения друзей, родственников и иных людей, тесно связанных с жизнью своего начальника.

Для каждой компании считается удачей найти хорошего, квалифицированного офис-менеджера, т.к. от его действий, организации его работы и подхода зависит практически вся работа компании. Более того, практически все офис-менеджеры, хоть немного , но разбираются в бухгалтерии, менеджменте и многих других специальностях, т.к. ему постоянно приходится работать со всеми сотрудниками в офисе.
У офис-менеджера всегда есть перспектива карьерного роста:

·          Во-первых, успешный офис-менеджер – это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина.

·          Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора). При соответственном дообучении, естественно.

·          В третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности.

· В четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например, руководителем отдела снабжения.

· И в пятых, что хочется особо подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Освоить эту замечательную профессию могут практически все желающие. Например, пройти курсы офис-менеджеров в Институте экономического развития. Курсы станут для Вас отправной точкой в профессиональной деятельности и карьерном росте.

Узнать подробнее и записаться на курсы вы можете по телефонам: 25-49-57, 8-915-955-05-40.
Анастасия Черепанова.

16:02 Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter

1.1 Сущность профессии офис-менеджер и требования к подготовке. Роль и обязанности офис-менеджера на примере компании ООО «Элит-строй»

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

— планирование работы офиса;

— руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т. д.)

— разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

— разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Офис-менеджер в зарубежной компании

Анализируя опыт работы офис-менеджеров за рубежом, необходимо отметить, что должность эта является в некотором роде достаточно специфической. В разных компаниях варьируется круг обязанностей сотрудника. Именно поэтому общепринятых мировых стандартов при подготовке таких специалистов не существует.

ТРЕБОВАНИЯ ВЫСОКИЕ

Обязанности офис-менеджера определяются потребностями конкретной организации, числом ее сотрудников и требованиями руководства. В небольшой организации на плечи этого специалиста часто ложится внушительный объем функций — начиная с обязанностей личного помощника руководителя и заканчивая обязанностями секретаря, администратора, завхоза и даже РR-специалиста. В дополнение могут поручить даже ведение первичной бухгалтерии и решение кадровых вопросов.

Требования к офис-менеджерам в России и за рубежом

К кандидату на должность офис-менеджера за рубежом предъявляют достаточно высокие требования: специальное образование, не ниже чем бакалавриат, высокий уровень знания компьютера, современных программ, информационных технологий, владение иностранными языками, коммуникабельность, высокий уровень общей культуры и культуры делового общения, основы РR.

В плане личностных качеств от офис-менеджера ожидают в первую очередь наличия организаторских способностей, умения оперативно решать возникающие проблемы, а так же энергичности, ответственности, способности справляться с большим потоком информации, руководить людьми (поскольку приходится контролировать работу административного и обслуживающего персонала). (См. Таблицу 1)

ПО СТРАНАМ И КОНТИНЕНТАМ

США и Канада. Высокие требования к офис-менеджерам в этих странах определяются тем, что их роль в деятельности компаний за рубежом становится все более значимой и ответственной. Из публикаций в журнале OfficePRO следует, что офис-менеджерам в США все чаще поручают разработку и ведение новых проектов, работу с персоналом. Большую часть времени они посвящают организационным вопросам, не меньше внимания уделяют информационному обеспечению сотрудников офиса и руководителей различных рангов. Практически такие же условия работы, как в США, работодатели предлагают офис-менеджерам Канады. «Здесь в целом одинаковые требования к знаниям и навыкам, необходимым в офисной работе, — отмечает Лиз Хьюз, вице-президент OfficeTeam¹. — Однако поскольку в Канаде национальными языками являются английский и французский, правительство требует, чтобы каждый гражданин мог получить любую услугу, пользуясь тем языком, которым ему удобнее^»2. Соответственно, в этой стране офис-менеджер должен свободно владеть двумя языками, и ему приходится переходить с одного языка на другой 25-30 раз в день.

Бразилия. В Бразилии, где любая профессия строго регулируется законодательно, офис-менеджеры по-прежнему именуют себя секретарями. Большинство из них закончили технический или секретарский колледж. По словам Патриции Бритес, директора по международным отношениям FENASSEC в Сан-Паулу, и здесь «сфера деятельности офис-менеджеров все больше и больше расширяется, захватывает руководство проектами, обучение персонала, особенно на юго-востоке страны, где преимущественно размещены международные компании».

Великобритания. Согласно исследованиям OfficeTeam’s Summer 2003 National & Workplace Survey, офис-менеджеры Великобритании совсем немного времени уделяют набору текстов, стенографии и ответам на телефонные звонки, а больше решают организационные вопросы. Офис-менеджеры, владеющие несколькими языками, получают более высокие зарплаты, да и в континентальной Европе такие знания все чаще становятся необходимыми для секретарей, желающих получить престижную работу.

Бельгия, Германии, Франция. Если вы собираетесь стать офис-менеджером в Бельгии, вам необходимо знать три-четыре языка: фламандский, французский, немецкий и английский. Компании в этой стране в большинстве своем международные, и сотрудники должны переписываться и общаться на нескольких языках.
Впрочем, в Европе каждая страна отличается прежде всего своими культурными традициями, своим менталитетом. Например, офис-менеджер в Германии должен быть весьма сдержанным в отношениях с шефом. Во Франции гораздо больше времени приходится уделять организационным вопросам и постоянно следить за тем, чтобы шеф в нужное время находился в нужном месте, потому что французский бизнес — это в основном налаживание контактов и организация встреч.

Гонконг. «Если вам нравится динамичная, захватывающая рабочая обстановка, тогда, возможно, Гонконг — для вас, — говорит Роуз Лэм, региональный административный руководитель в гонконгском офисе компании Cotton Council International, филиала National Cotton Council of America. — Гонконг — дом корпоративных офисов самых продвинутых компаний мира. Владея иностранным языком (английским, французским или японским), вы можете получить работу в большой международной компании, использующей самые современные технологии. Кроме того, за знание иностранных языков работодатели могут в два раза увеличить зарплату, предоставить значительные бенефиты³, а также предложить более выгодные условия работы не только в Гонконге, но в Шанхае и других больших китайских городах».
«Японские работодатели требуют от подчиненных полного (если не абсолютного) послушания и подчинения, инициативность офис-менеджеров не поощряется, — отмечает Канако Берингер, которая работала офис-секретарем в компании по исследованию рынка Yano Research Institute (Токио) с 1994 по 1998 год, а в настоящее время является административным секретарем (офис-менеджером) компании Hitachi America Ltd. в Вашингтоне. — Отношение к работникам зависит от компании, но в целом японские фирмы намного отстают от американских. Основная причина в том, что в Японии из-за особенностей менталитета еще не готовы принимать женщин как серьезную рабочую силу. В нашей стране офис-менеджерами работают в основном женщины, и увольнение из-за замужества или рождения ребенка -очень распространенное явление. Со временем многие из них возвращаются на службу, но обычно на неполный рабочий день. А это означает и меньшие зарплаты, и невысокие должности, и ограниченные бенефиты»⁴. Конечно, стиль руководства определяет руководитель, но в любом случае японские офис-менеджеры, как и японские работники в целом, обычно исполняют приказы и стараются избегать конфликтов, споров.

ЧТО ЖЕ ВСЕ-ТАКИ ДЕЛАЕТ ОФИС-МЕНЕДЖЕР?

Анализ исследований OfficeNeam’s Summer 2003 National & Workplace Survey, посвященных особенностям работы офис-менеджеров, позволяет выявить основные требования к должностным обязанностям офис-менеджера в различных странах (Таблица 2).

Обязанности офис-менеджера в различных странах

Из таблицы видно, что наиболее обширный круг должностных обязанностей имеют офис-менеджеры в США, где им все чаще поручают разработку и ведение новых проектов, работу с персоналом. Большую часть времени этот специалист посвящает организационным вопросам по различным направлениям деятельности компании, не меньше внимания уделяет информационному обеспечению сотрудников офиса и руководителей всех рангов. Это объясняется тем, что в США руководители компаний стремятся к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, совмещению нескольких должностей. Поэтому им нужен не просто технический работник для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который занимается кадровой и управленческой деятельностью.

ГДЕ УЧИТЬСЯ?

Обучение по специальности «офис-менеджер» за рубежом предлагают многие колледжи и учебные центры, но содержание их учебных программ может существенно варьироваться. Одни делают акцент на изучении компьютерных офисных программ и оргтехники, другие углубляются в менеджмент и маркетинг, третьи уделяют внимание кадровому делопроизводству, бухгалтерии и психологии.

Наиболее престижное европейское образование по специальности «офис-менеджер» можно получить в Швейцарии, где насчитывается около 20 профильных колледжей, которые имеют узкую специализацию и дают хорошее профессиональное образование, в частности, в области секретарского дела, в вопросах управления офисом и сфере бухгалтерского учета.

Государственные и частные австралийские колледжи осуществляют профессиональную подготовку по широкому спектру направлений. Государственные колледжи, объединенные в систему ТАFЕ (Теchnical and Further Education), считаются наиболее престижными. Типовой набор предложений по офис-менеджменту в колледжах включает программы по бизнесу, менеджменту, маркетингу, бухгалтерскому учету, информационным технологиям, секретарскому делу, офисному дизайну. В группах обучается до 15 человек. Профессиональное обучение имеет выраженную практическую направленность, а по ряду специальностей можно пройти практикум (иногда дополнительно оплачиваемый).

В Австралии в зависимости от длительности обучения выпускник получает сертификат или диплом -обычный или продвинутого уровня (advanced status). Срок обучения для получения сертификата варьируется от 12 до 52 недель. За это время слушатели получают необходимую подготовку, позволяющую заниматься профессиональной деятельностью на младших административных должностях. Диплом выдается в среднем после 1,5-2 лет обучения, диплом продвинутого уровня — после 2,5-3 лет обучения. Этот диплом позволяет искать работу на менеджерские позиции среднего звена.

СКОЛЬКО СТОИТ ОФИС-МЕНЕДЖЕР?

Средний уровень зарплат в сопоставимых ценах в разных странах значительно варьируется. Выпускники колледжей, краткосрочных учебных курсов и соискатели без специального профильного образования ценятся дешевле. Уровень зарплаты возрастает, если претендент на должность имеет опыт работы в крупной фирме от двух лет, владеет несколькими иностранными языками, расторопен и сообразителен. Офис-менеджеры высокого уровня, много знающие и умеющие, как и любые другие специалисты, всегда ценятся дорого. Это вполне объяснимо: умелый помощник может сберечь руководителю минимум два-три часа в день.

Достоверно сопоставить уровень оплаты труда офис-менеджера в разных странах непросто, так как необходимо учитывать множество объективно сравнимых социально-экономических показателей. Учитывая среднюю заработную плату офис-менеджеров в различных странах, мы соотнесли уровень зарплат данной категории работников с уровнем оплаты труда других административных профессий — низко- и высокооплачиваемых (см. диаграмму).

Как видно из диаграммы, наиболее высокий уровень заработной платы по сравнению с другими категориями административных работников — у офис-менеджеров Канады и Америки, наиболее низкий — в Японии и Великобритании.

Рассматривая актуальный рейтинг профессии офис-менеджера, можно утверждать, что данная профессия во всем мире является одной из наиболее распространенных и востребованных на рынке труда среди административного персонала. Именно офис-менеджеры, согласно исследованиям OfficeTeam’s Summer 2006 National & Workplace Survey, занимают лидирующие места в рейтинге профессий. По утверждению аналитиков, эта тенденция сохранится до 2012 года.

Важно учитывать, что должность офис-менеджера — прекрасный старт в административной карьере. Предполагая множество обязанностей, она позволяет сотруднику полноценно выполнять функции управляющего и распорядителя в коллективе. Наибольшие возможности для карьерного роста представляются в США и Канаде.

Несмотря на различия языков и манер общения, дресс-кодов и культурных традиций, в работе офис-менеджеров всего мира очень много общего. Деятельность офис-менеджера за рубежом характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. От него требуется умение быстро переключаться с одного вида работы на другой. Кроме того, современный офис-менеджмент полилингвистичен, т.е. хороший специалист в этой области должен владеть несколькими иностранными языками. Поэтому специалисты офисного администрирования активно востребованы на рынке труда и уступают в четверке профессий — лидеров сферы офисных профессий лишь финансистам, координаторам оптовой торговли и руководителям.

Э.Л.Лозовская

^{1 —} OfficeTeam — специализированная организация, оказывающая различные услуги профессионалам в сфере администрирования бизнеса в США, Канаде, Объединенном Королевстве, Франции, Бельгии, Чешской Республике и Австралии.

^{2 —}Колинько К. Легко ли быть профессионалом? По материалам журнала OfficePRO (США)

^{3 —}Бенефиты (англ. benefits) — неденежные вознаграждения, предоставляемые работникам как дополнение к зарплате или ее часть (например, обеды, билеты на проезд и т.п.)

^{4 —}Стародубинский Э. Управление персоналом в Японии // Консультант директора. 2002. № 15.

Как стать офис-менеджером — Кто кем работает

Офис менеджер компании — профессия-мечта. Скажите, где еще вы можете помогать людям, находясь в центре событий вашей организации?

Офис менеджер — первая точка контакта для посетителей офиса, партнеров или коллег. Иногда кажется, что офис менеджер по работе с клиентами имеет бесконечный круг обязанностей и обременительную ответственность.

Справедливости ради стоит сказать, что карьера в этой должности доступна далеко не каждой девушке, даже если вы являетесь соискателем должности офис менеджера без опыта работы, у вас должно быть огромное желание набраться этого опыта. Работа офис менеджером требует, чтобы у человека был определенный склад характера и качества, способные помочь достичь вам успеха в этой профессии.

Читайте наши советы, собранные в этой статье, чтобы понять, в чем заключается работа офис менеджера и кто может достичь успеха, находясь в этой должности.

Содержание статьи

Офис менеджер компании — постоянная работа в многозадачном режиме

Ошибочно думать, что «офис менеджер компании» просто современное название должности секретаря. Классический секретарь имеет гораздо меньше обязанностей, чем офис менеджер компании. В сферу его компетенций входит подготовка документов для руководства, телефонные звонки, помощь в коммуникации всех подразделений или отделов компании. Чем больше сама компания, тем более высокую ответственность предполагает работа офис менеджером. И да. На этой должности приходится постоянно работать в многозадачном режиме.

Офис менеджер компании как регулировщик движения

В некотором смысле офис менеджер компании, вне зависимости от опыта, который у него есть, чем-то напоминает регулировщика на дорожном перекрестке. В его задачу входит правильное взаимодействие с представителями различных отделов компании, выполнение задач по координации их усилий, офис-менеджер также осуществляет и первый контакт с потенциальными клиентами фирмы. Важным умением человека, занимающего эту должность, является способность выбрать правильное расположение в компании, чтобы эффективно осуществлять взаимодействие всех тех, кто нуждается в его услугах. Для этого ему понадобится узнать всю свою организацию с изнанки, познакомиться со множеством людей и в работе с ними учитывать их психологические особенности.

Офис менеджер компании — ангел связи

В чем же заключается работа офис менеджера? В круг его разнообразных обязанностей входит ведение телефонных переговоров и организация телефонных звонков.

Офис менеджер не только лицо, но и голос компании. Для успешного общения важен и тон голоса, и высота, и выбор слов, и грамотная речь, а также уровень вежливости и стрессоустойчивость при общении с проблемными клиентами или посетителями. Если вы обладаете перечисленными навыками, то можете работать офис-менеджером, не обладая богатым опытом.

Офис менеджер компании в совершенстве владеет компьютером

Офис менеджер компании хорошо разбирается в современных технологиях, а с компьютером «на ты». В зависимости от характера бизнеса вашей организации, компьютер является инструментом, с помощью которого офис менеджер создает таблицы в Excel, презентации в Power Point, редактирует изображения или видеоматериалы, пользуясь для этого соответствующими программами. Само собой, он также должен быть способен напечатать необходимые документы в текстовом редакторе. Все эти навыки также будут более, чем полезны, если вы претендуете на должность офис менеджера, не имея опыта работы, окончив лишь школу или вуз.

Свои навыки в работе с компьютером офис менеджер компании должен постоянно совершенствовать.

Офис менеджер компании должен иметь хорошие навыки общения

Офис менеджер компании всегда находится на острие общения между представителями разных подразделений или отделов предприятия. Он также общается с клиентами, посетителями, партнерами. В большинстве случаев люди ждут от него определенной помощи. Значит, вам придется существенно развить свои навыки общения, а также научиться «читать» людей, чтобы понимать, чего же они хотят на самом деле. Конечно, при условии, что вы хотите достичь успеха в должности офис менеджера компании.

Офис менеджер компании — командный игрок

Офис менеджер всегда играет в команде. И его роль в команде далеко не последняя. Офис менеджер компании как никто другой знает, как взаимодействовать не только с кадровыми сотрудниками предприятия, но и людьми, которые появляются в офисе не каждый день или вовсе случайно. Без хорошего офис менеджера компании вообще невозможно никакое взаимодействие практически на всех уровнях управления. Вот об этом следует помнить тому, кто хочет достичь вершин в этой профессии.

Офис менеджер компании не испытывает страха перед аудиторией

Хороший офис менеджер не испытывает страха перед аудиторией, так как его функции чем-то напоминают работу актера на сцене. Если у вас есть страх перед публичностью, необходимостью выступать, постоянно находиться в центре внимания, то об успешной карьере офис менеджера компании вы можете просто забыть. В вашем списке приоритетов, если вы хотите добиться успеха в профессии, должна быть работа над развитием уверенности в собственных силах и избавлении от ненужной застенчивости.

Офис менеджер умеет принимать критику

Работая в должности офис менеджера компании, вы можете столкнуться с тем, что, по мнению большинства коллег, вы не делаете вообще ничего, кроме того, что постоянно пьете кофе или общаетесь со всеми в чате. Вы никак не можете противостоять такому взгляду на вашу деятельность, но в ваших силах научиться принимать критику, даже если она является неоправданной. Критика вообще является общепринятой частью работы офис менеджера компании. Перестаньте беспокоиться, когда слышите несправедливые или оскорбительные фразы. Лучшее средство — продолжать делать свою работу и делать ее безупречно.

Офис менеджер компании обладает организаторскими способностями

Офис менеджер компании — это не только человек, отправляющий письма или готовящий запросы. На своей должности вам придется проявить максимум организаторских способностей, так как именно от такого навыка зависит, как много людей сможет взаимодействовать своевременно и эффективно. Рекомендуется разработать свою собственную систему организации информационных потоков и придерживаться ее.

Офис менеджер компании — хороший слушатель

В обязанности и навыки офис менеджера компании входит навык активного слушания. Во-первых, научившись слушать, вы быстрее научитесь понимать истинные нужды и мотивы людей. Во-вторых, так вам будет проще реагировать на их просьбы и приносить пользу. В-третьих, даже в самых глупых просьбах иногда содержатся важные детали, которые нельзя упускать из виду ни в коем случае.

Офис менеджер компании — способ решения проблем

Офис менеджер компании часто имеет дело с чрезвычайными ситуациями на всех уровнях. Те, кто не знает, как и кто способен решить возникшую у него проблему, сначала обращаются к офис менеджеру компании. Соответственно, офис менеджер компании по мере сил должен способствовать решению возникающих проблем, а с накопленным практическим опытом иметь определенные алгоритмы для решения тех или иных проблем, которые для вас станут вполне стандартными.

Офис менеджер компании — это ее настроение

Офис менеджер компании — ее душа и сердце. Это человек в компании, к которому люди обращаются первыми. Вам следует научиться демонстрировать ко всем искреннее расположение, а ваша улыбка должна быть сердечной, вне зависимости от того, какое у вас в текущую минуту самочувствие, есть ли проблемы со здоровьем и так далее. Позитивный настрой помогут вам быстро получить положительную репутацию среди коллег и руководства компании.

Анна Волошина, HR

Другие полезные статьи:

менеджер | Описание профессий на Jobs.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.

Специфика работы офис-менеджером:

Плюсы профессии:

Высокий спрос на рынке труда,
Навыки административно-хозяйственной деятельности,
Опыт работы с документами,
Возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

Утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения,
Отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей,
Некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Работа для офис-менеджера:

Коммерческие и государственные организации всех типов.

Личные качества:

исполнительность
организованность
ответственность
коммуникабельность
стрессоустойчивость
презентабельная внешность

Зарплата и перспективы профессии офис-менеджера:

Диапазон окладов велик и зависит от размеров компании и должностных обязанностей офис-менеджера: от $400 (начинающий работник небольшой компании) до $2000 (руководитель организационного отдела крупной фирмы).

Профильное образование:

Эта профессия не требует специальных знаний. Однако многие работодатели хотят видеть на этой должности девушку с высшим гуманитарным образованием. Офис-менеджеру надо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта.

Работа офис-менеджером в Украине:

А вы знаете, что профессия офис-менеджера не только интересная, но и достаточно сложная? Чтобы с вас получился отличный Офис-менеджер, нужно обладать теоретическим и практическими знаниями, а главное – уметь гармонично их объединять в процессе работы.

Также помните – успешный Офис-менеджер не может себе позволить допустить ошибку в работе. Тем более, если вы настроены на успешную карьеру. Ведь повышают только квалифицированных специалистов.

Если же вы уже решили, что Офис-менеджер – это ваша будущая профессия, но еще не знаете, как стать офис-менеджера, просмотрите предложения украинских вузов и учебных центров по подготовке специалистов этой сферы.

Самые женские и самые мужские профессии в столице — Российская газета

Скажи, кем ты работаешь, и я скажу, кто ты? По мнению аналитиков исследовательского центра портала «Суперджоб», самой женской является профессия секретаря-делопроизводителя. К такому выводу они пришли, исследовав резюме претендентов на работу.

Как пояснили «РГ» в исследовательском центре, было изучено 50 популярных профессий, по каждой из которых проведен анализ резюме кандидатов. На некоторые претендуют исключительно дамы. На первом месте среди таких профессий — секретарь. Никто из мужчин не помышляет взвалить на себя эти обязанности.

На втором — начальники и инспекторы отдела кадров. 97 процентов соискательниц и здесь женщины. Замыкают тройку лидеров дамских занятий офис-менеджеры. Эта профессия раньше называлась «завхоз». Занять ее готовы 95 процентов дам.

Заботу об отдыхе сограждан также преимущественно берут на себя женщины: среди них 92 процента менеджеров по туризму.

Среди самых женских профессий и бухгалтеры (на них традиционно претендуют порядка 86 процентов соискательниц), а также ландшафтные дизайнеры (85 — 86 процентов претенденток). Не секрет, что женщины вдобавок ко всем их достоинствам еще и крайне коммуникабельны. Профессия операторов call-центра, похоже, и создана специально для них, как и экологов, менеджеров по маркетингу, сметчиков. Кстати, не боятся умницы и красавицы и весьма ответственных должностей. Среди тех, кто мечтает о карьере андеррайтера — специалиста, чья подпись в буквальном смысле стоит миллионы, так как он оценивает каждую сделку и подписывается под рисками, -дамы составляют 60 процентов.

А вот самая мужская профессия, как отметили в «Суперджобе», это персональные водители. Сюда идут работать 99 процентов представителей сильной половины человечества. Второе место поделили сразу три профессии — операторов печатного оборудования, специалистов по информационной безопасности и администраторов баз данных. Большинство специальностей, связанных с работой в Интернете, являются тоже сугубо мужскими. Системные администраторы-мужчины составляют 96 процентов. В результате исследования выяснилось, что и супервайзеры (сотрудники, выполняющие функцию посредников между персоналом и руководством) — профессия совсем не женская.

Под неусыпным контролем сильного пола находятся и такие сферы деятельности, как охрана труда и соблюдение техники безопасности. Ремонт также невозможно осилить без крепких мужских рук: 65 процентов маляров — представители сильной половины человечества. В их руках и сфера материальной ответственности — 76 процентов согласны стать зав-складом. Ну и, конечно же, одна из самых мужских профессий — телохранитель. Почувствовать себя Кевином Костнером хотят сегодня 97 процентов москвичей.

Что такое офисное управление? Вот все, что вам нужно знать

Когда дело доходит до управления офисом, мы действительно говорим об эффективности офиса и всех аспектах, которые влияют на эффективное выполнение офисной работы. Управление офисом включает в себя координацию деятельности офиса и помощь в поддержании удовлетворенности сотрудников. Ключевые слова здесь — эффективность и результативность — при правильном ведении бизнеса есть контроль за деятельностью офиса, снижение затрат компании, довольные сотрудники и координация всей деятельности предприятия.

Чтобы не было путаницы, в офисах работают разные типы менеджеров (например, ИТ-менеджеры или менеджеры по продажам). Однако офис-менеджмент конкретно относится к административным должностям компаний. Конечно, другие руководящие должности, естественно, относятся к отделам, но офисные менеджеры носят гораздо более общий характер. Проще говоря, офис-менеджер занимается ежедневными деталями и работой общей рабочей среды.

Определение управления офисом

Офис-менеджмент включает в себя планирование, проектирование, осуществление работы в организации и ее офисах.Это включает в себя создание целенаправленной рабочей среды, а также руководство и координацию деятельности офисного персонала для достижения бизнес-целей. Эти действия оцениваются и корректируются для повышения и поддержания эффективности, результативности и производительности.

Основное внимание в этом определении уделяется персоналу, поскольку дорога к эффективному рабочему месту вымощена трудолюбивыми и эффективно управляемыми людьми. Офис-менеджеры часто несут ответственность за рабочие места, расходные материалы, офисный или административный бюджет, обучение персонала, организацию поездок и управление другим персоналом учреждения.Успешный офис-менеджер в любой области должен понимать поведение и потребности своих сотрудников, чтобы научиться наилучшим образом мотивировать своих сотрудников с помощью соответствующих стимулов.

Управление офисом используется в различных областях, хотя во всех сферах есть много общего. Каждая работа по управлению офисом содержит определенные аспекты, которые отличают их от остальных.

Типы офисных должностей

Существует множество профессий офис-менеджеров, однако основные обязанности этих менеджеров очень похожи.Помимо наблюдения за бесперебойной работой администрации компании, обеспечения необходимых расходных материалов и исправности офисного оборудования, офис-менеджеры иногда могут нанимать, увольнять, обучать и продвигать сотрудников.

Управление корпоративным офисом

Должности по управлению корпоративным офисом включают менеджера в каждом филиале данной компании. Районный менеджер (обычно находящийся в головном офисе) наблюдает за всеми другими руководителями филиалов, поэтому поездки между филиалами компании часто являются основным аспектом работы.Кроме того, корпоративные офис-менеджеры планируют новые организационные подходы к кадровым ресурсам и маркетинговым кампаниям.

Управление медицинским кабинетом

Управление медицинским кабинетом требует детальных знаний анатомии и лабораторных процедур, а также законов о здравоохранении. Менеджеры медицинских кабинетов обычно работают в кабинетах врачей, где они контролируют всех фельдшеров. Дополнительные важные обязанности включают конфиденциальность пациента и надлежащую утилизацию медицинских отходов.

Управление юридическим отделом

Должности по управлению юридическим офисом требуют практического опыта в области права и глубокого понимания юридических процедур. Руководители юридических офисов курируют помощников юристов по административным вопросам, управление расчетами заработной платы и отдел кадров фирмы.

Управление виртуальным офисом

Вместо того, чтобы работать в одном бизнесе в качестве штатного сотрудника, менеджеры виртуальных офисов часто работают в нескольких небольших компаниях неполный рабочий день. Это связано с тенденцией малых предприятий заключать контракты на управление виртуальными офисами.Неудивительно, что количество удаленных рабочих мест всех уровней растет, поэтому виртуальные офисные менеджеры являются привлекательным вариантом для стабильно растущих малых предприятий, которым еще не требуется офисный менеджер на месте.

6 основных функций управления офисом

1. Планирование

Создание структуры обязанностей, необходимых для достижения целей вашей компании, является ключевой функцией офис-менеджмента. Когда вы полностью осознаете краткосрочные и долгосрочные цели своего бизнеса, вы сможете спланировать свой подход к их достижению.Детальное планирование и организация совещаний — первый шаг к эффективной работе и облегчению контроля.

2. Организация ресурсов

Организация ресурсов идет рука об руку с планированием для достижения целей компании. Эти ресурсы включают материалы, персонал и финансовую поддержку. Следующим этапом после планирования для офис-менеджеров является делегирование задач, например, определение необходимых материалов и назначение этих материалов выбранному персоналу. Лучшие офис-менеджеры постоянно координируют задачи, чтобы эти ресурсы направлялись к запланированным целям.

3. Штатное расписание

Еще одной ключевой обязанностью офис-менеджера является подбор персонала. Менеджеры исполнительного офиса возглавляют или координируют с отделом кадров все вопросы, связанные с набором персонала, компенсацией, продвижением по службе и выходом на пенсию подчиненных менеджеров.

4. Связь

Эффективная коммуникация, основа любой высокоэффективной работы, является необходимым фактором офисного управления. Если офис-менеджер не может правильно диктовать своим сотрудникам потребности компании, то оптимальная эффективность будет невозможна. Нужно ли одной команде пространство для совещаний определенного размера для проведения еженедельных совещаний? Есть ли у них технологии, которые им нужны в этом пространстве? Помните, хорошее общение идет в обе стороны. Если этот же офис-менеджер не может сформулировать потребности вашей компании, проблема может заключаться в том, что этот офис-менеджер не подходит для вашей организации.

5. Работа с ИТ

Современные офис-менеджеры довольно часто используют технологии в своей работе. Они могут использовать программное обеспечение для своей повседневной работы, а также помогать управлять программным обеспечением и технологиями для сотрудников.Возможно, ваша компания использует программное обеспечение для управления цифровыми объектами. Офис-менеджеры также работают с ИТ-отделом, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех конференц-залов, и должны быть обучены всем технологиям видеоконференций и подключению Wi-Fi для сотрудников и гостей.

6. Мотивация

Очень сложный фактор офисного управления, мотивация проявляется в двух формах. Самомотивация и внешняя мотивация. Когда ваши сотрудники самомотивированы, работа офис-менеджера упрощается.Но когда это не так, работа офис-менеджеров заключается в внешней мотивации. Эта мотивация должна удовлетворять потребности сотрудников, но при этом быть конкурентоспособной, продуктивной и всеобъемлющей. Когда все это делает внешняя мотивация, ваши офисные работники будут иметь высокий моральный дух и с большей вероятностью улучшат свою работу.

Офис-менеджеры — одни из немногих людей, которые ежедневно взаимодействуют с сотрудниками любого уровня виртуально или лицом к лицу. Поскольку офисные культуры во всем мире продолжают расширяться и меняться, значение роли офис-менеджера будет возрастать.

Безопасность | Стеклянная дверь

Пожалуйста, подождите, пока мы проверим, что вы реальный человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, отправьте электронное письмо чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Veuillez терпеливейший кулон Que Nous vérifions Que Vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce сообщение, связаться с нами по адресу Pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind.Ихр Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, Информировать Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Эвен Гедульд А.У.Б. terwijl мы verifiëren u een человек согнуты. Uw содержание wordt бинненкорт вергегевен. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een электронная почта naar om ons te informeren по поводу ваших проблем.

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido se sostrará кратко. Si continúas recibiendo este mensaje, информация о проблемах enviando электронная коррекция .

Espera mientras verificamos Que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en краткий Si continúas viendo este mensaje, envía un correo electronico a пункт informarnos Que Tienes Problemas.

Aguarde enquanto confirmamos que você é uma pessoa de verdade. Сеу контеудо será exibido em breve. Caso continue recebendo esta mensagem, envie um e-mail para Para Nos Informar Sobre O Problema.

Attendi mentre verificiamo che sei una persona reale.Il tuo contenuto verra кратко визуализировать. Se continui a visualizzare questo message, invia удалить все сообщения по электронной почте indirizzo для информирования о проблеме.

Пожалуйста, включите Cookies и перезагрузите страницу.

Этот процесс выполняется автоматически. Вскоре ваш браузер перенаправит вас на запрошенный вами контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Код: CF-102/6d464d141d2f35ad

Пошаговое руководство и пути развития карьеры

Менеджер полевого офиса следит за бесперебойной работой местного офиса компании. Полевой офис — это местонахождение компании, где бы она ни осуществляла свою деятельность. Менеджер полевого офиса выступает в качестве связующего звена между персоналом на местах и корпоративным штабом. Они сообщают о прогрессе своим региональным или корпоративным руководителям. Менеджеры полевых офисов выполняют логистические задачи, такие как управление файлами контрактов, закупка расходных материалов и обработка корреспонденции. Они также контролируют офисный и полевой персонал, соблюдают процедуры компании и обеспечивают соблюдение правил техники безопасности на рабочем месте.Хороший менеджер полевого офиса хорошо организован и умеет управлять людьми.

Руководители отделений на местах зарабатывают в среднем 61 389 долларов в год. Однако люди, которые хотят стать менеджерами полевых офисов, должны сначала заплатить свои взносы, прежде чем они смогут управлять другими.

Большинство руководителей отделений на местах имеют предыдущий опыт работы в офисах, например, на таких должностях, как помощники по административным вопросам. В то же время некоторые из них имеют степень бакалавра в области бизнеса или смежных областях, хотя многие менеджеры полевых офисов добиваются больших успехов, имея только диплом средней школы.

Когда дело доходит до менеджера полевого офиса, это больше, чем кажется на первый взгляд. Например, знаете ли вы, что они зарабатывают в среднем 29,93 доллара в час? Это 62 248 долларов в год!

Когда речь заходит о наиболее важных навыках, необходимых для работы менеджером полевого офиса, мы обнаружили, что во многих резюме указано: 11,5% менеджеров полевых офисов включали файлы контрактов, в то время как 8,6% резюме включали заказы на покупку и 8,1% резюме. включены канцелярские товары. Подобные трудные навыки полезны, когда дело доходит до выполнения основных должностных обязанностей.

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать менеджером полевого офиса, в первую очередь вам следует подумать о том, какое образование вам необходимо. Мы определили, что 53,1% руководителей полевых офисов имеют степень бакалавра. Что касается уровня высшего образования, мы обнаружили, что 3,4% руководителей полевых офисов имеют степень магистра. Несмотря на то, что большинство менеджеров полевых офисов имеют высшее образование, можно стать таковым, имея только диплом средней школы или GED.

Выбор правильной специальности всегда является важным шагом при изучении того, как стать менеджером местного офиса.Когда мы исследовали наиболее распространенные специальности для менеджеров полевых офисов, мы обнаружили, что они чаще всего получают степень бакалавра или степень младшего специалиста. Другие степени, которые мы часто видим в резюме менеджера полевого офиса, включают диплом об окончании средней школы или диплом о высшем образовании.

Вы можете обнаружить, что опыт работы на других должностях поможет вам стать менеджером местного офиса. На самом деле, многие должности менеджера полевого офиса требуют опыта работы в такой роли, как офис-менеджер. Между тем, многие менеджеры полевых офисов также имеют предыдущий опыт работы в таких ролях, как помощник по административным вопросам или представитель по обслуживанию клиентов.

Полное руководство по управлению офисом

Управление офисом — это большая работа, в которой участвует множество заинтересованных сторон. Речь идет не только о раздаче канцелярских принадлежностей и решении других административных задач, но и о том, чтобы ваш современный офис и все в нем работали слаженно.

В этом гайде мы рассмотрим делопроизводство, как это делают современные офис-менеджеры. Мы рассмотрим требования к работе офис-менеджера, навыки, необходимые для достижения успеха, как меняется роль и как вы можете преуспеть в этой области.

Что такое офис-менеджмент?

Управление офисом — это работа, направленная на повышение производительности, эффективности и условий труда в офисе. Это может включать в себя широкий спектр обязанностей, включая управление современным рабочим местом, обращение с офисным оборудованием, создание теплой офисной среды, управление бюджетом офиса, приветствие посетителей и новых сотрудников на рабочем месте, организацию мероприятий в офисе и выездных мероприятий для офиса. персонал, планирование и бронирование командировок для сотрудников, управление внутренними коммуникациями, приобретение офисной мебели и многое другое.

Офис-менеджер — это особая должность, работа которой сильно различается от компании к компании, в зависимости от отрасли, размера компании и состава других отделов. Офисное администрирование будет сильно различаться в зависимости от того, работаете ли вы в крупном или малом бизнесе.

Существует несколько альтернативных названий роли, таких как:

Менеджер по рабочим местам
Начальник отдела офисных операций
Менеджер объекта
Административный директор

Навыки офис-менеджера

Навыки межличностного общения необходимы хорошему офис-менеджеру прежде всего.Офис-менеджеры часто служат посредниками между различными отделами, будь то связь между высшим руководством и персоналом, между отделом кадров и сотрудниками или между компанией и другими работниками в здании, такими как обслуживающий персонал. Прочтите нашу статью о том, как улучшить свои навыки управления офисом и какими инструментами вы должны овладеть, чтобы продвинуться по карьерной лестнице.

Это не означает, что технические компетенции не важны, они, безусловно, могут повысить ценность. В связи с тем, что роль офис-менеджера со временем продолжает меняться, значение технического опыта и образования, таких как способность использовать программное обеспечение или понимание трудового законодательства, возрастает.

При этом основные социальные навыки и обязанности офис-менеджера, на которых следует сосредоточиться:

Организационные навыки и навыки тайм-менеджмента , так как количество и разнообразие требований к должности означает, что только самые организованные офис-менеджеры действительно будут работать хорошо.
Навыки межличностного общения и лидерства , которые позволят поддерживать удовлетворенность сотрудников, производить хорошее первое впечатление на посетителей и устранять напряженные разногласия между командами. Вам также нужно будет работать с множеством различных отделов, включая административный персонал, секретарские роли, финансовые команды, отдел кадров и многое другое.
Коммуникативные навыки , чтобы у членов команды было четкое представление о том, что высшее руководство планирует на будущее, и чего они ожидают от персонала. Это, вероятно, потребует некоторых навыков работы с PowerPoint.
Навыки ведения переговоров , чтобы улучшить любые соглашения, которые компания может иметь с внешними поставщиками. Например, если вы меняете офисное здание, вам потребуются навыки ведения переговоров и умение принимать решения, чтобы получить наилучшее предложение для своей компании.

Каковы типичные виды офисного управления?

Независимо от отрасли, в большинстве компаний есть место для должности офис-менеджера. Однако задачи, поставленные перед этим сотрудником, могут сильно различаться и зависеть от ряда факторов, не в последнюю очередь от отрасли, в которой работает компания.

Наиболее распространенные типы офис-менеджеров:

Менеджеры корпоративных офисов
Менеджеры юридических офисов
Менеджеры медицинских и стоматологических кабинетов
Менеджеры виртуальных офисов

Менеджеры корпоративных офисов

В корпорации главные задачи офис-менеджеров связаны с улучшением работы отделов, работающих в офисе.Среда, в которой работают сотрудники, должна соответствовать выполняемой ими работе, а также брендингу и культуре самой компании.

В корпоративных условиях офис-менеджеры могут участвовать в работе других отделов, таких как отдел кадров (кадры и персонал), финансы и даже маркетинг.

Для крупных корпораций характерно наличие нескольких филиалов, разбросанных по стране или даже по всему миру. В этом случае обычно нанимается по крайней мере один офис-менеджер для надзора за задачами в каждом филиале, каждый из которых подчиняется более старшему офис-менеджеру, обычно работающему в головном офисе, который управляет общими операциями управления офисом.

Юридические офис-менеджеры

Юридические офисы нанимают офис-менеджеров для управления рабочей средой для сотрудников и клиентов компании. Их обязанности различаются в зависимости от офиса, но менеджерам юридического офиса часто поручают работу с поступающими клиентами и другими посетителями здания, работу с административными помощниками, расчет заработной платы персонала и работу над проектами в тандеме с командой HR.

Одной из основных обязанностей руководителя юридического офиса является само помещение.Поскольку именно сюда часто приходят нынешние и потенциальные клиенты, чтобы поговорить со своим юридическим советом, рабочее пространство должно демонстрировать высочайшее чувство профессионализма.

Работа менеджером юридического офиса обычно требует понимания права, особенно в любой области, в которой специализируется компания.

Руководители медицинских и стоматологических кабинетов

В сфере здравоохранения офис-менеджеры часто работают в больницах, кабинетах врачей и стоматологов. При этом от офис-менеджеров, как правило, требуется определенный уровень соответствующих отраслевых знаний. Это может включать образование в области здравоохранения или анатомии, лабораторных процедур и даже законов, касающихся здравоохранения.

Офис-менеджер, работающий в сфере здравоохранения, по-прежнему отвечает за рабочее пространство, уделяя особое внимание созданию среды, подходящей для пациентов. Прежде всего, строгая чистота жизненно важна на всем объекте.

Комфорт и чувство легкости пациентов также важны, поэтому залы ожидания и операционные должны иметь успокаивающую и безопасную эстетику, а персонал необходимо поощрять к тому, чтобы он проявлял подобное присутствие при работе с пациентами.

Дополнительные задачи для офис-менеджеров в сфере здравоохранения могут включать в себя соблюдение конфиденциальности пациентов, обеспечение соблюдения надлежащих методов утилизации медицинских отходов и, возможно, даже надзор за фельдшерами.

Менеджеры виртуальных офисов

Многим компаниям не нужен офис-менеджер, работающий полный рабочий день в одном месте. Компания может быть слишком маленькой и не в состоянии позволить себе кого-то на эту должность, или у них может быть всего несколько часов работы в неделю, чтобы позаботиться о них.Также становится все более распространенным вести бизнес, в котором большая часть сотрудников или, возможно, даже весь персонал работает удаленно.

Для таких компаний роль менеджера виртуального офиса становится все более распространенной и жизненно важной для успеха. Это позволяет офис-менеджеру должным образом решать важные задачи, не заставляя компанию переходить на более традиционную настройку.

Обязанности менеджера виртуального офиса будут сильно зависеть от самой компании — что ей нужно, сколько часов сотрудник должен работать в неделю, культура компании и так далее.Но большая часть обязанностей корпоративного офис-менеджера по-прежнему будет применяться.

Самая большая разница с менеджером виртуального офиса заключается в отсутствии физического пространства для управления. Может показаться излишним иметь офис-менеджера без офиса, но это заблуждение.

В виртуальном офисе офис-менеджер по-прежнему должен совмещать большинство задач традиционного офис-менеджера, таких как организация поездок, планирование выездных мероприятий компании, помощь в проектах для других команд, внедрение инструментов видеоконференцсвязи, но теперь это требует работы с командами. разбросаны по разным локациям.

И это может даже означать разные страны в совершенно разных часовых поясах. Это может показаться нелогичным, но найм офис-менеджера может быть наиболее важным, когда физического офиса нет вообще.

Как меняется концепция офисного управления?

Управление

Office значительно изменилось за последние годы. Эти сотрудники превратились из администраторов и секретарей, которым поручено делать ксерокопии и передавать сообщения, в должности более стратегического уровня в компании.

Многие офис-менеджеры теперь регулярно встречаются со старшими сотрудниками, поскольку им поручено принимать важные решения, такие как расположение офиса, повышение производительности и многое другое.

Современное делопроизводство

Ожидается, что современные офис-менеджеры окажут более непосредственное влияние на формирование доходов компании. Им поручено планировать, выполнять и анализировать собственные проекты так же, как и другим отделам компании, и все это с целью приносить реальную пользу компании.

Все больше и больше офис-менеджеров вовлекаются в работу других команд, например, помогая разрабатывать крупные маркетинговые кампании и кампании по брендингу, помогая планировать корпоративные мероприятия и помогая команде HR в проектах, направленных на повышение удовлетворенности сотрудников и производительности. .

Офис-менеджеру обычно может быть поручено найти и внедрить подходящие программы оздоровления сотрудников, как правило, в координации с отделом кадров.

С этой дополнительной ответственностью и возможностью карьерного роста связаны более высокие ожидания.Успешный офис-менеджер должен иметь опыт и знания в различном программном обеспечении, используемом в компании.

Навыки управления проектами обязательны, так как роль становится все более важной и самостоятельной. Важно, чтобы они были в курсе отраслевых знаний, таких как тенденции, правила и новости.

Офис-менеджера могут попросить носить много разных головных уборов. Мало того, что две компании могут иметь очень разные ожидания от должности, но и обязанности офис-менеджера в компании могут значительно меняться от недели к неделе.

Если другие отделы начинают проекты, которые нуждаются в помощи, или если приближается крупное корпоративное мероприятие, или если происходят внезапные изменения в отрасли, то офис-менеджера можно попросить отказаться от своих текущих задач и помочь устранить слабину.

Каковы основные функции делопроизводства?

Обязанности офис-менеджера в компании будут зависеть от многих факторов, таких как отрасль, размер и культура компании. Таким образом, этот список будет сосредоточен на типичных обязанностях современного офис-менеджера в корпоративном офисе.

Типичные области офисного управления можно разделить на:

Офисное помещение
Управление персоналом
Планирование мероприятий
Поездки сотрудников
Персонал объекта
Внутренняя связь
Охрана и безопасность

Офисное помещение15

Офисное помещение15

В стандартной роли офисного менеджера это часто является ключевой обязанностью. Важно найти баланс между формой и функциональностью, создавая позитивную атмосферу и способствуя высокой производительности.
Примеры задач:
Обеспечение соответствия эстетики офисного помещения бренду и людям, работающим в нем.
Установление культуры, норм и организации работы в офисе.
Создание подходящего рабочего пространства для сотрудников с целью повышения производительности и морального духа.
Замена сломанного, изношенного или устаревшего оборудования.
Управление конференц-залами, используемыми разными командами.
Управление персоналом
Часто, хотя и не без споров, офис-менеджера просят помочь отделу кадров с остальными сотрудниками.А в небольших, перспективных компаниях HR-команды может вообще не быть, и все эти обязанности могут ложиться на офис-менеджера.
В этих случаях не следует рассматривать кандидатуру генерального офис-менеджера, а следует привлечь человека, хорошо разбирающегося в трудовом законодательстве.
В любом случае привлечение офис-менеджера к обязанностям отдела кадров может включать в себя более мягкие задачи, такие как выслушивание жалоб и отзывов от сотрудников, а также задачи, связанные с заработной платой и льготами.
Примеры задач:
Управление льготами и программами благополучия.
Понимание того, как сотрудники в офисе работают лучше всего, и каковы их потребности и желания.
Работа с HR по подбору и найму.
Администрирование оплаты и продвижения по службе существующего персонала
Помощь в создании внешней мотивации для сотрудников.
Управление персоналом объекта
Сотрудники компании часто не единственные люди, работающие в офисных помещениях.В офисе часто будут присутствовать внешние подрядчики и сотрудники арендуемого здания, и управление ими, как правило, входит в компетенцию офис-менеджера.
Примеры задач:
Работа с людьми, которые работают в офисных помещениях, но не являются сотрудниками компании, например, ремонтники, охранники или водители.
Общение с арендодателем или управляющим недвижимостью.
Установление отношений с внешними поставщиками.
Планирование мероприятий
Управление событиями, происходящими в офисных помещениях, явно входит в компетенцию офис-менеджера. Это часто также распространяется на мероприятия за пределами офиса, будь то мероприятия по созданию команды или мероприятия с участием клиентов и потенциальных клиентов.
Пример задач:
Планирование и организация праздничных мероприятий в офисе.
Организация выездных поездок, таких как семинары, тимбилдинги, ретриты и т. д.
Работа с площадками, продавцами, стендами и маршрутами.
Командировки сотрудников
Управление командировками сотрудников — важная часть современного офисного менеджмента. Необходимо учитывать множество движущихся частей, и рабочая нагрузка по управлению поездками может быть огромной и временами очень хаотичной.
Непредвиденные осложнения, связанные с поездками, могут иметь разрушительные последствия для компании, если с ними не справиться должным образом, поскольку это может означать пропуск важного отраслевого мероприятия или потерю крупного потенциального клиента.
Примеры задач:
Управление бюджетом командировок сотрудников.
Работа с рейсами, транспортом в аэропорты и из аэропортов и размещением.
Действия в чрезвычайных ситуациях, например, при отмене или опоздании на рейс.
Внутренняя связь
Коммуникация между высшим руководством компании и работающими сотрудниками чрезвычайно важна для продуктивной работы компании. Управление этим часто возлагается на офис-менеджера.Даже если в компании есть отдел коммуникаций или специалисты по коммуникациям в составе маркетинговой команды, офис-менеджера могут попросить помочь с такой работой.
Примеры задач:
Донесение потребностей и целей компании до ее сотрудников.
Информирование сотрудников об изменениях в компании, таких как брендинг, найм и обновления отдела.
Выслушивание и принятие во внимание опасений и потребностей сотрудников
Охрана и безопасность
Нельзя недооценивать важность создания безопасной рабочей среды.Это означает, что условия труда сотрудников должны быть безопасными, а компания также должна быть защищена от возможных внешних угроз.
Организация и проведение учений, т.е. для пожарных или активных стрелков
Обеспечение закрытия здания в ночное время
Управление группами безопасности или видеонаблюдения
Выдача и отслеживание ключей и пропусков для сотрудников и гостей
Обеспечение доступа к надлежащему защитному снаряжению
Утверждение инструментов и материалов используется соответствующими сотрудниками
(вместе с ИТ) Безопасность данных
(вместе с отделом кадров) Борьба с домогательствами, дискриминацией или угрожающим поведением между сотрудниками, проявлениями гнева и разочарования со стороны персонала
Роль профессиональный администратор продолжает развиваться, с каждым годом предъявляя все больше требований к должности. Один из лучших способов сравнить свои навыки с рынком — это посмотреть на должностные инструкции офис-менеджера, вы увидите высокие ожидания, которые возлагают на многие компании.
Компании могут видеть прямое влияние офис-менеджеров на их рабочую среду, и поэтому эта роль вряд ли исчезнет в ближайшее время. Для офис-менеджеров эта роль настолько требовательна, что может привести к руководящим должностям в компании от начальника штаба до даже главного операционного директора.
Профиль работы офис-менеджера | Перспективы.ac.uk
Ваша обязанность как офис-менеджера заключается в надзоре за административной деятельностью, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов , соответствующие записи актуальны, и все административные процессы работают эффективно.
В небольшой организации вы можете выполнять большинство задач самостоятельно, а в более крупных организациях вы можете контролировать работу команды. Названия должностей различаются и включают следующие варианты:
бизнес-менеджер
административный менеджер
операционный менеджер.
Обязанности
В качестве офис-менеджера вам необходимо:
использовать ряд программ, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных, для обеспечения эффективной работы офиса
управлять онлайн-системами и бумажными документами
разработка и внедрение новых административных систем, таких как ведение документации
учет расходов офиса и управление бюджетом
организация планировки офиса и поддержание поставок канцелярских принадлежностей и оборудования
поддержание состояния офиса и организация необходимого ремонта
организация и председательствовать на встречах с персоналом — на низкооплачиваемых должностях это может включать в себя написание повестки дня и ведение протокола, но у старших менеджеров обычно есть помощник по административным вопросам, который делает это
, наблюдает за набором нового персонала, иногда включая обучение и введение в должность
, обеспечивает адекватное уровни персонала для покрытия пропусков и пиков рабочей нагрузки, часто с использованием временных агентства ping
проводить аттестацию персонала, управлять производительностью и дисциплинировать сотрудников
делегировать работу персоналу и управлять их рабочей нагрузкой и результатами
способствовать развитию и обучению персонала
внедрять и продвигать политику равенства и разнообразия
составлять отчеты для высшего руководства и проводить презентации
отвечать на запросы и жалобы клиентов
просматривать и обновлять политики в области охраны труда и техники безопасности и обеспечивать их соблюдение
проверять соблюдение законов о защите данных в отношении хранения данных, а также просматривать и обновлять политики
организация регулярных испытаний электрооборудования и устройств безопасности
посещение конференций и тренингов
управление социальными сетями для вашей организации.
Заработная плата
Заработная плата офис-менеджеров варьируется в зависимости от типа отрасли, работодателя и уровня ответственности. Типичная начальная зарплата может варьироваться от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
При наличии опыта заработная плата может вырасти до 30 000–50 000 фунтов стерлингов.
Должности офис-менеджеров в таких областях, как Национальная служба здравоохранения и высшее образование, обычно следуют структуре оценок.
Данные о доходах предназначены только для справки.
Рабочее время
Как правило, вы работаете 35 часов в неделю, хотя вам может потребоваться рано начать работу или остаться допоздна в периоды занятости.Могут быть возможности для работы неполный рабочий день или совместная работа.
Чего ожидать
Обычно работа ведется в офисе. Размер и стиль офиса будут зависеть от организации, в которой вы работаете. Например, у вас может быть отдельный офис или общий офис с командой в офисе с открытой планировкой. Из-за последствий COVID-19, вероятно, произойдет некоторый переход к работе на дому, но в большинстве случаев роль сохранит некоторый аспект присутствия в офисе.
Работа доступна в городах по всей Великобритании.Также могут быть возможности для небольших предприятий в сельской местности.
В большинстве должностей требуется элегантная профессиональная одежда, особенно при работе с клиентами.
Работа может быть сложной, так как вы часто отвечаете за соблюдение целей и сроков, а также дисциплинируете персонал.
Вы можете перемещаться между офисами, если вы работаете в разных офисах, а иногда и в удаленных местах для обучения и конференций, или работаете в других филиалах.
Квалификация
Вы можете стать офис-менеджером с любой степенью или HND, но следующие предметы могут быть особенно полезными:
деловое администрирование/управление бизнесом
компьютерные и информационные технологии
управление человеческими ресурсами
управление
государственное управление.
Поступление без степени, HND или базовой степени возможно, если у вас есть соответствующий опыт работы и навыки. Многие офис-менеджеры начинают работать на уровне офисных администраторов и продвигаются по карьерной лестнице благодаря опыту. Некоторые работодатели будут запрашивать управленческую квалификацию на уровне офис-менеджера.
Если вам 16 лет или больше, и вы не обучаетесь на дневном отделении, у вас есть возможность пройти обучение в сфере бизнеса и управления на среднем, продвинутом и высшем уровнях.На более высоком уровне вы можете пройти обучение на роль офис-менеджера. Узнайте больше о бизнес-обучении.
NVQ/SVQ также доступны для бизнеса и администрирования.
Обычно для того, чтобы стать офис-менеджером, не требуется последипломного образования, но некоторые выпускники предпочитают продолжить обучение в сфере, связанной с бизнесом.
Навыки
Вам потребуется:
отличные организаторские навыки и навыки управления временем
знание Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) и других широко используемых офисных пакетов навыки набора текста
способность расставлять приоритеты задач и работать под давлением
хорошие навыки работы в команде и уверенность в том, что она может руководить и мотивировать команду
способность управлять своей рабочей нагрузкой и одновременно контролировать других
отличные навыки межличностного, устного и письменного общения, способность общаться на уровне старшего руководства и Совета директоров
навыки ведения переговоров и построения отношений
внимание к деталям
гибкость и адаптируемость к изменяющимся рабочим нагрузкам
подход к решению проблем в работе
навыки управления проектами
знакомство с законодательством в сфере занятости, равенства и многообразия, г защита данных — это полезно, но не обязательно.
Опыт работы
Конкуренция варьируется в зависимости от сферы занятости, но на должности офис-менеджеров обычно подается множество заявок. Релевантный офисный опыт обязателен. Возможности доступны через кадровые агентства или младшие административные должности.
Также полезно получить опыт, демонстрирующий хорошие навыки работы в команде и управления. Участие во внеклассном проекте или управление командой волонтеров — хороший способ развить эти навыки, особенно если у вас не было возможности применить их в рабочей среде.
Узнайте больше о различных видах опыта работы и доступных стажировках.
Работодатели
Офис-менеджеры работают в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, вы можете работать в любой организации, имеющей офис, от малого бизнеса до государственных органов и транснациональных корпораций.
К типичным работодателям относятся:
строительные компании
Национальная служба здравоохранения и частные организации здравоохранения
образовательные учреждения, включая школы, учреждения дополнительного и высшего образования
местные и центральные органы власти
благотворительные организации и общественные группы
организации
юридические фирмы
социальные организации
индустрия развлечений, творчества, СМИ и отдыха
инженерные фирмы
транспортные компании
розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы
производители во всех отраслях промышленности
организации безопасности 129
услуги
Коммунальные услуги — поставщики газа, электричества, воды и телекоммуникаций.
Ищите вакансии по телефону:
Кадровые агентства также занимаются вакансиями. Вакансии также рекламируются в LinkedIn и на сайтах крупных организаций.
Повышение квалификации
Возможности обучения во многом зависят от вашего работодателя, хотя большинство работодателей предлагают хотя бы базовое обучение, например, работе с собственными базами данных и системами управления контентом. Также распространено неформальное обучение на рабочем месте.
Обучение проводится либо внутри компании (обычно в более крупных организациях), либо через сторонние компании, предлагающие курсы в таких областях, как:
управление и руководство командами
оценка
набор и отбор
законодательство о равенстве и многообразии
здоровье и безопасность
маркетинг
управление стрессом
тайм-менеджмент
самоуверенность.
В небольших компаниях вам, скорее всего, придется взять на себя инициативу и решить свои собственные потребности в непрерывном профессиональном развитии (CPD). Курсы часто оплачивает ваш работодатель, но бюджет на обучение может быть ограничен.
Членство в Институте административного управления (IAM) полезно и дает доступ к последним новостям, событиям и скидкам на обучение, а также возможность общаться с офис-менеджерами и соответствующим персоналом.
IAM также предоставляет ряд квалификаций, в том числе сертификат IQ IAM уровня 4 в области офисного и административного управления, который разработан специально для офисных и административных руководителей, а также для тех, кто стремится занять высшую должность в офисном управлении.
Если у вас еще нет административной квалификации, вы можете выбрать получение диплома, NVQ, HND или степени в области бизнеса, администрирования или в смежных областях, таких как управление персоналом.
Есть также возможность изучать делопроизводство или бизнес в аспирантуре, например, получив степень магистра делового администрирования (MBA). Поиск курсов последипломного образования MBA.
Перспективы карьерного роста
Должность офис-менеджера обычно не является начальным уровнем, и вы, как правило, имеете предыдущий административный или управленческий опыт, часто в смежном секторе, прежде чем приступить к работе.
Заняв должность и получив некоторый опыт, вы можете взять на себя дополнительные обязанности, например, управлять большим количеством сотрудников или взять на себя более высокие управленческие обязанности.
В качестве альтернативы вы можете управлять другим офисом в организации, в котором работает больше сотрудников или на который возложена большая ответственность. Например, вы можете перейти от управления небольшой командой в финансовом отделе к управлению всем финансовым отделом.
После приобретения большего опыта в качестве офис-менеджера у вас могут появиться возможности подняться до старшего руководства и продвинуться дальше до главы отдела.Узкие места могут возникнуть для старших должностей, особенно когда в организации есть несколько офис-менеджеров. Может помочь развитие специализированной области, такой как финансы, человеческие ресурсы или стратегическое развитие.
Роль офис-менеджера также может стать хорошей ступенькой на пути к должности начальника штаба. На этой должности вы, как правило, обеспечиваете эффективное управление и лидерство во всех областях администрирования, кадрового обеспечения и персонала, отвечающего за управление проектами и их завершение.Вы также поддержите лиц, принимающих решения на высшем уровне в организации.
Авторы редакторов AGCAS
Март 2021 г.
© Авторское право AGCAS & Graduate Prospects Ltd · Отказ от ответственности
Посмотрите, насколько хорошо вы соответствуете этому профилю работы и более чем 400 другим.
Похожие вакансии и курсы
MSC
Управление и руководство
9 Cranfield University
Школа управления
Посмотреть курс
Event
Аспирант День
8
Манчестер Метрополитен Университет
Manchester
Просмотр события
Выпускник схема
Программа для выпускников «Изменения и трансформации» — лето 2022 г.

Посмотреть вакансию

для выпускников схема

Программа для выпускников бизнес-аналитиков — март 2022 г.

Посмотреть вакансию

Office Administrator vs.Офис-менеджер: в чем разница?

Карьерный справочник
Поиск работы
Офис-администратор и офис-менеджер: в чем разница?

От редакции Indeed

23 июля 2021 г.

Каждому офису нужна сильная команда специалистов по административной поддержке для эффективной работы офиса. Если вам нравится работать в быстро меняющейся среде, где вы несете прямую ответственность за то, чтобы все работало гладко и хорошо организовано, вы можете найти карьеру офисного администратора или офис-менеджера очень полезной.Хотя некоторые люди используют термины «офис-администратор» и «офис-менеджер» как синонимы, между этими двумя ролями есть несколько ключевых различий.

Знание этих различий может помочь вам определить, какой из этих путей административной карьеры подходит именно вам. В этой статье мы обсуждаем различия между офисным администратором и офис-менеджером на основе типичных должностных обязанностей, необходимых навыков, уровня образования, опыта и средней заработной платы для каждой должности.

Чем занимается администратор офиса?

Администратор офиса — это специалист по административной поддержке, который использует процессы, ориентированные на технические аспекты эффективного и стратегического управления офисом.Общие обязанности и ответственность для роли офисного администратора могут варьироваться от одного дня к другому, но обычно включают:

Организация файлов, счетов, заказов на покупку и квитанций
Обеспечение точности и систематизации всех календарей
Планирование и организация заседаний и мероприятий
Бронирование Путешествия на руководители
Поздравительные клиенты и посетители, когда они прибывают в офис
Отвечая на телефонные звонки и ответы на голосовые почты и электронные письма
Обеспечение офис остается чистым и организованным
Эксплуатация и техническое обслуживание офисного оборудования, такого как компьютеры и копировальные аппараты
Проверка и поддержание запасов канцелярских товаров, заказ новых расходных материалов по мере необходимости
Исследование и оценка потенциала приобретения новой офисной техники 9 0003
Написание отчетов и подготовка презентаций

Подробнее: Узнайте о том, как стать офисным администратором

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджер — член руководящей группы, курирующий административный вспомогательный персонал офиса. Офис-менеджеры используют процессы, направленные на поддержание позитивной рабочей среды, чтобы офис работал эффективно и продуктивно. Общие обязанности и ответственность для роли офис-менеджера могут различаться в зависимости от компании, в которой он работает, но обычно включают:

Управление офисными процессами, такими как планирование и начисление заработной платы, для обеспечения эффективной работы офиса
Обеспечение офисных сотрудников и сотрудники счастливы и продуктивны
Найм новых сотрудников и надзор за существующими сотрудниками
Ведение программ ориентации и обучения сотрудников
Работа с административным персоналом офиса для разработки целей и приоритетов
вопросы от административного персонала офиса
Составление и управление бюджетом офиса и бухгалтерской деятельностью
Составление отчетов и проведение презентаций по эффективности офиса для высшего руководства
Экскурсия по офису для клиентов или гостей
Назначение встреч с поставщиками офисных услугOffice Manager
Следующие разделы обсуждают различия между администратором офиса и менеджером Office на основе:
- Обязанности
- Образование
- Опыт
- зарплата
Обязанности
Основное различие между обязанностями офисного администратора и офисного менеджера заключается в их уровне старшинства и полномочий. Администраторы офиса обычно несут ответственность за повседневную деятельность, которая обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса. Офис-менеджеры, как правило, несут ответственность за создание и управление политиками и процедурами офиса, а также за надзор за административным персоналом офиса, чтобы обеспечить их обучение, инструменты, ресурсы и поддержку, необходимые им для того, чтобы быть счастливыми и продуктивными.
Навыки
Навыки, необходимые для успешной работы офисным администратором или офис-менеджером, имеют несколько сходств и различий.Навыки управления временем

Первичные сильные стороны, необходимые для успеха в роли офисного менеджера, включают в себя:

аналитические навыки
навыки лидерства
бюджетирование

Навыки принятия решений
Конфликт Разрешение
эмоциональный интеллект

как офисные администраторы и офисные менеджеры также нужны следующие сильные стороны, чтобы быть успешными в их ролях:

организации
гибкость
навыки связи

Способность к многозадачности

Отраслевые знания и опыт

Связанные: Навыки, которые следует включить в резюме офис-менеджера

Образование

диплом средней школы. Многие офисные администраторы начинают свою карьеру до получения высшего образования, но на должности офис-менеджеров большинство работодателей предпочитают кандидатов, имеющих как минимум степень младшего специалиста. Степень бакалавра в таких областях, как менеджмент, бизнес-администрирование или информационные технологии, может дать кандидатам преимущество при подаче заявления на любую из этих должностей.

Опыт

Количество опыта, необходимого для того, чтобы стать офисным администратором или офис-менеджером, зависит от работодателя.Как правило, работодатели отдают предпочтение кандидатам с административным опытом не менее одного-двух лет на должность офис-администратора и не менее двух-четырех лет на должность офис-менеджера. Сильный опыт руководства или управления также полезен для кандидатов, которые хотят стать офис-менеджером. Некоторые работодатели также отдают предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в отрасли, в которой работает компания.

При приеме на работу офисные администраторы обычно проходят обучение без отрыва от производства для изучения систем, процессов и процедур, используемых в офисе. Это обучение обычно длится от нескольких недель до одного месяца. Офисным администраторам, работающим в медицинских или технических областях, может потребоваться более обширная подготовка для их конкретной области. Большинство офисных менеджеров не проходят обучение на рабочем месте, когда начинают свою работу, потому что у них уже есть обширный административный и руководящий опыт, который подготовил их к своей роли. По мере того, как они набираются опыта в своей роли, офисные администраторы могут повышаться до должности офис-менеджера.

Заработная плата

Заработная плата администратора офиса и офис-менеджера может варьироваться в зависимости от их географического положения, размера компании, в которой они работают, их уровня образования и количества соответствующего опыта. Как правило, офис-менеджеры получают более высокую базовую зарплату, чем офисные администраторы. Офис-менеджеры также могут получать дополнительную компенсацию, например премии. Вот средние зарплаты для этих должностей:

Средняя базовая зарплата офисного администратора в США. S.: $34 021 в год
Средняя базовая зарплата офис-менеджера в США: $49 657 в год, плюс средняя денежная премия в размере $3 000 в год

Работа, аналогичная офисным администраторам и офисным менеджерам

Если помогает офис или организация, работающая без сбоев, привлекает вас, есть много вакансий, которые следует рассмотреть. Вот 10 рабочих мест, похожие на офис администратора и офис менеджер:

административный координатор
администратора
исполнительные услуги администратор
General Manager
Special Координатор программ
административная поддержка Manager
Office Assistant
9
Manager
30
Office Clerk

Администратор офиса VS Office Manager: понимание ролей

Администратор офиса против.Офис-менеджер: Какая разница?

Хотя легко предположить, что офис-менеджер (OM) и офис-администратор (OA) делают одно и то же, эти две должности имеют тонкие различия, которые могут суммироваться в течение одной карьеры.

(PS: делайте больше дерьма с помощью The Assist — бесплатного еженедельного информационного бюллетеня №1, созданного помощниками помощниками.)

Мы подробно рассмотрим две позиции ниже, но вот краткое изложение основных различий между OA и OM.(Примечание: вы, вероятно, найдете исключения из этих утверждений, в зависимости от конкретной компании и роли, о которой идет речь.)

Офис-менеджеры сосредоточены на «людских» процессах. Они обеспечивают бесперебойную и эффективную работу офисов, предоставляя сотрудникам инструменты, ресурсы, политики и инициативы, способствующие хорошей работе.
Администраторы Office сосредоточены на «технических» процессах. Они поддерживают стратегическую и эффективную работу офисов, внедряя и улучшая технологические решения, процессы и графики, которые обеспечивают бесперебойную работу — мы рекомендуем использовать такое программное обеспечение, как monday.ком.

Типичный рабочий день

Один день из жизни офис-менеджера

День в жизни офис-менеджера будет выглядеть по-разному почти в каждой компании, но большая часть дня любого OM, вероятно, будет связана с управлением офисными процессами, чтобы помочь работе работать максимально эффективно и сделать сотрудников счастливыми и продуктивными. Руководителю, возможно, придется в один день взять известного клиента с собой на экскурсию по офису, а на следующий день провести вводный инструктаж для новых сотрудников.

Волнение, разнообразие и, самое главное, человека делают роли ОМ полезными для энергичных людей. В интервью Artisan Creative один офис-менеджер сказал: «Я думаю, что самая полезная часть моей работы — это выполнение задач, которые, как я знаю, сделают чей-то день немного легче».

Вот пример списка дел ОМ на один день. (Это может быть все, что планирует сделать офис-менеджер, но, естественно, каждый божий день преподносит множество сюрпризов.)

Проверьте кухонные и кофейные принадлежности. Размещайте ежемесячный заказ кофе и закусок; запланируйте доставку на пятницу во второй половине дня.
Встретьтесь с командой администраторов офиса, чтобы разработать еженедельные приоритеты и контрольные показатели.
Запустить и экспортировать еженедельный отчет о заработной плате.
Посетите новых сотрудников (3 на этой неделе), чтобы доставить брелоки и ознакомиться с процедурами безопасности.
Позвоните поставщику, чтобы запланировать установку новой аудиовизуальной системы в главном конференц-зале.
Получите одобрение генерального директора относительно окончательного маршрута предстоящего ретрита компании.
Отправить приглашение по электронной почте на выездное мероприятие компании.
Встреча с новым клиентом до встречи с отделом маркетинга в 14:00.
Регистрировать вновь полученные счета.
Проверяйте сотрудников, нанятых на 90 дней, чтобы убедиться, что все идет гладко.
Попросите контролера подписать бюджет на следующий месяц.
Исследуйте и оценивайте растения, удобные для офиса, для новой оздоровительной инициативы.

Один день из жизни офисного администратора

Администраторы Office каждый день выполняют разные задачи, но почти все, что делают OA, требуют внимания к эффективности и пристального внимания к деталям. Такие задачи, как бронирование международных поездок и оценка потенциальных ИТ-покупок, на первый взгляд имеют мало общего, но в обоих случаях требуется, чтобы кто-то внимательно выслушивал, задавал правильные вопросы, мыслил стратегически и принимал решения независимо. День в жизни офисного администратора включает в себя множество умственных упражнений.

Вот пример списка дел OA на один день. Как и OM, OA в любой день обрабатывают множество запросов в последнюю минуту.

Потратьте один час на предложение новой системы отслеживания запасов
Демонстрационный звонок потенциальному новому поставщику ИТ-безопасности; проект краткого изложения для представления Главному информационному управлению (CIO).
Забронируйте авиабилеты и транспорт для всех руководителей (5), направляющихся в Канаду на ежегодную отраслевую конференцию.
Просматривайте последние приглашения на собрания от руководства, планируйте собрания, а также обновляйте и синхронизируйте календари.
Отвечать на все электронные письма в учетной записи Office. (Потратьте на это дополнительные 30 минут сегодня, чтобы наверстать упущенное.)
Обработка счетов, полученных на прошлой неделе.
Обработать все запросы на возмещение в очереди.
Координация встречи клиентов в аэропорту и бронирование ужина для саммита на следующей неделе.
Обратитесь к списку кандидатов из отдела кадров, чтобы назначить собеседование по телефону.
Очистить кладовку в конференц-зале 2.
Отправьте электронное письмо о новых правилах парковки, вступающих в силу в следующем месяце.

Офис-менеджер и администратор офиса: особенности

Мы составили приведенные ниже списки обязанностей, навыков и квалификаций, сравнив несколько текущих должностных инструкций для офис-менеджеров и офисных администраторов, работающих в различных отраслях.Вы можете просматривать списки как общие обзоры того, чего ожидать, поскольку основные обязанности и требования для этих разносторонних должностей могут радикально различаться от компании к компании и даже от города к городу.

Обязанности

Обязанности офис-менеджера:

Резюме: Офис-менеджеры внедряют и контролируют политики и процедуры, которые создают эффективную среду, в которой сотрудники преуспевают. ОМ служат «лицами» своих компаний как внутри, так и снаружи; посетители офиса обычно встречаются с ОР раньше всех, а сотрудники обычно первыми посещают ОР, когда у них возникают вопросы или опасения.

Занимается инвентаризацией и заказом канцелярских принадлежностей, кухонных принадлежностей и других мелочей, необходимых для работы офиса
Руководит работой других вспомогательных сотрудников офиса
Внедряет важные процедуры безопасности, включая разработку планов эвакуации, проведение учений и обеспечение безопасности здания
Ведет книги и записи
Управляет расчетом заработной платы
Владеет процессами выставления счетов
Определяет организацию и архитектуру информации компании
Взаимодействие с клиентами, поставщиками, руководством здания и сотрудниками на регулярной основе
Поддерживает офисное оборудование и при необходимости устраняет неисправности
Управляет крупными офисными проектами, такими как ремонт, установка и дизайн офиса
Управляет бюджетом офиса
Переговоры и отслеживание контрактов
Главный офис Fields звонит
Готовит служебные рассылки
Обучение и инструктаж новых сотрудников
Координаты расписаний офисных конференц-залов
Помогает при приеме на работу и увольнении новых сотрудников, включая определение схемы рассадки
Руководство по улучшению планировки офиса
Планы встреч и мероприятий
Слушает (и решает связанные с ними вопросы) жалобы
Разрешает конфликты сотрудников
Создает и представляет отчеты по запросу

Обязанности администратора офиса:

Резюме: Администраторы офиса стратегически выполняют все необходимые дела в офисе. Они также находят способы сделать работу еще быстрее и эффективнее. Сотрудники, которые заметили внезапное улучшение в процессах закупок, должны быть благодарны OA.

Заказ и техническое обслуживание канцелярских товаров и услуг, включая ИТ-ресурсы, оборудование и стандартные поставки
Представляет интересы офиса в отношениях с внешними партнерами, включая поставщиков, консультантов и клиентов
Помогает в наборе и найме новых сотрудников
Контролирует финансовое управление офиса, от управления расходами до реализации процессов
Разрабатывает инициативы, связанные с корпоративной культурой и благополучием сотрудников
Обрабатывает календари путешествий, маршруты и заказы
Принимает и отвечает на организационные телефонные звонки, электронные письма и традиционную почтовую корреспонденцию
Сотрудничает между отделами, помогая планировать мероприятия и инициативы
Помогает с штатными расписаниями и исполнительными календарями
Обеспечивает поддержку по мере необходимости (расписание, планирование и т. д.).) директорам, менеджерам и руководителям
Полевые технические и логистические вопросы
Создает отчеты и презентации
Помогает при планировании встреч и мероприятий
Поддерживает порядок в общих офисных помещениях
Обрабатывает входящие и исходящие пакеты и почту
Обрабатывает офисную связь

(PS: Делайте больше с помощью The Assist — бесплатного еженедельного информационного бюллетеня №1, созданного помощниками помощниками.)

Навыки

Навыки офис-менеджера:

Резюме: Офис-менеджеры обладают большой энергией, аналитическими способностями и эмоциональным интеллектом.Обладая этими базовыми навыками, мотивированный будущий ОР может быстро приобрести дополнительные знания и компетенции для достижения успеха.

Понимает и интерпретирует сложную информацию, касающуюся как абстрактных (взаимоотношения), так и технических (управление запасами) офисных обязанностей
Использует эмоциональный интеллект для решения проблем в офисе, вызванных действиями человека
Хорошо слушает и быстро обрабатывает вербальную коммуникацию
Эффективно общается как в устной, так и в письменной форме
Адаптируется к изменяющимся требованиям и обязанностям
Работает независимо
Остается гибким и организованным
Руководит другими и делегирует задачи
Стратегически управляет временем
Направляет проекты и рабочие процессы от начала до завершения
Детали замков большие и малые

Навыки администратора офиса:

Резюме: Администраторы Office умеют упорядочивать и обрабатывать информацию, принимать умные, обоснованные решения и добиваться цели.

Организует работу
Управляет временем и процессами с прицелом на эффективность и стратегические изменения
Решает как логистические, так и человеческие проблемы
Одновременно управляет приоритетами
Проявляет инициативу в решении проблем и улучшении процессов
Пишет и говорит четко
Работает над задачами изобретательно и гибко
Запоминает ключевые детали
Поддерживает организацию информации, процессов и физических пространств
Принимает решения без надзора
Работает быстро, но точно

Квалификация

Квалификация офис-менеджера:

Степень бакалавра (B.А.) или эквивалент
2-4 года соответствующего опыта

Квалификация офисного администратора:

Степень бакалавра (BA) или эквивалент
1-2 года соответствующего опыта
Экспертное владение стандартными офисными инструментами, такими как Microsoft Office Suite и Автоматическая обработка данных (ADP)

Карьерный рост

Как у офисных менеджеров, так и у офисных администраторов есть яркая карьера, наполненная неограниченным потенциалом. Всего за несколько лет OM и OA могут узнать о тонкостях ведения бизнеса больше, чем многие сотрудники, работающие в специализированных областях, узнают за несколько лет. Люди на этих должностях учатся думать на ходу, а также приобретают опыт решения критически важных проблем без помощи начальства или высшего руководства. Кроме того, эти роли узнают всех в компании. Это означает, что они могут узнать, сколько рабочих мест в компании работает, развить выдающиеся внутриличностные навыки и создать все необходимые сети для смены карьеры внутри компании.

В дополнение к тому, что они позиционируют себя как для восходящей, так и для горизонтальной мобильности, OM и OA часто приобретают полный набор навыков, необходимых для того, чтобы стать успешными предпринимателями или операционными консультантами.

Карьера офис-менеджера

Овладение всесторонней позицией офис-менеджера может открыть множество дверей и множество карьерных путей. У ОМ есть шанс вырасти до менеджеров высокого уровня, особенно если они разовьют умение решать проблемы и долгосрочное стратегическое планирование.Они также могут специализироваться на определенных аспектах этой роли, занимая должности в области управления персоналом, должности бухгалтера, должности для обучения в компании и многое другое.

По данным Princeton Review,

«Будущее офис-менеджеров выглядит светлым. Многие экономисты предсказывают, что экономика продолжит расти и предоставит больше возможностей для работы в офисе в течение следующих шести лет».

Некоторые ОР осваивают основы своих ролей в небольших фирмах, а затем перерастают в новые роли ОР в более крупных компаниях.OM, которые переходят в более крупные компании, скорее всего, будут выполнять те же основные функции, но часто берут на себя больше обязанностей. Эти смены помогают OM расширять свои роли по мере того, как они расширяют свои навыки.

Карьера администратора офиса

Поскольку рабочие места администратора офиса сопряжены с множеством проблем и универсальны, OA могут построить полноценную карьеру на основе конкретных задач и навыков, представляющих наибольший интерес. Например, OA, который добился успехов в планировании офисных мероприятий и встреч, может использовать этот опыт, чтобы получить работу по планированию мероприятий на полный рабочий день.OA, у которого сложились тесные рабочие отношения с одним конкретным руководителем, может перейти на роль помощника руководителя высокого уровня. OA, который разработал или работал над несколькими программами оздоровления сотрудников, может в конечном итоге стать директором компании по благополучию / счастью или, в некоторых случаях, начальником штаба.

Короче говоря, возможности карьерного роста для целеустремленного и амбициозного администратора офиса не имеют границ. OA с конкретными карьерными целями должны обязательно заниматься проектами и обязанностями, соответствующими этим целям, для создания звездных резюме.

Вопросы офис-менеджерам и офисным администраторам Поле за день

Должностные инструкции дают прекрасное представление об основных обязанностях, основных моментах, с которыми лицо, занимающее эту должность, столкнется во время ежегодных обзоров и других проверок эффективности. Однако описания вакансий не дают соискателям или новым сотрудникам представления о типах вопросов и разовых запросов, с которыми они, вероятно, столкнутся в любой день. Никто не может контролировать этот аспект работы, но OM и OA, которые готовятся ко всему и ко всему, будут испытывать меньше стресса на работе.

О чем спрашивают (или говорят) офис-менеджеры:

У нас закончилась туалетная бумага.
Когда следующее отступление роты?
Как сбросить пароль на компьютере?
Я потерял ключ от ванной.
Можете ли вы вычитать это письмо?
Что мы должны сделать для нашей осенней прогулки?
Какой серийный номер у принтера на втором этаже?
Как получить доступ к голосовой почте?
Можете ли вы провести [вставьте клиента] экскурсию по офису?
Мое интервью прибыло рано; ты составишь ей компанию?
В договоре аренды офиса что-нибудь сказано о животных?
В договоре аренды офиса что-нибудь сказано о покраске стен?
Когда должен быть произведен этот платеж?
Какой номер счета-фактуры для платежа [указать поставщика] за апрель?
Можем ли мы выключить кондиционер?
Джиму вернули деньги за хот-доги?
Можем ли мы включить кондиционер?
Как сделать офис веселее?
Могу ли я забронировать конференц-зал в четверг в полдень?
Как заказать еду для обеда?

О чем спрашивают (или говорят) администраторы Office:

Когда будет доставлен заказ бумаги для печати?
Как вы думаете, [вставьте клиенту] понравилась презентация?
Как включить динамики в конференц-зале?
Как получить доступ к голосовой почте?
В холодильнике странно пахнет.
Вы забронируете мне билет на конференцию в Исландии?
Сколько новых сотрудников у нас было в марте?
Не могли бы вы освободить мое расписание на послеобеденное время?
У меня завтра какие-нибудь встречи?
Когда следующий отпуск?
Можете ли вы провести завтрашнюю презентацию для [указать поставщика]?
Что-то протекает из вентиляционного отверстия в конференц-зале 1.
Есть ли у нас офисный дресс-код? Что там говорится о шлепанцах?
Не могли бы вы поговорить с [вставить поставщика] и сообщить мне, стоит ли [вставить инструмент] своих денег?
Включили ли мы какие-либо вегетарианские блюда в заказ на завтрашний обед?
Можете ли вы сделать так, чтобы все знали о новой политике удаленной работы?
Я получил посылку сегодня?
Как, по вашему мнению, мы можем улучшить культуру нашей компании?
Сотрудники довольны?
Как вы думаете, [вставьте имя сотрудника] нравится его новая роль?

Вы опытный OM или OA? Помогите новым сотрудникам и соискателям, оставив свой экспертный совет в комментариях ниже!

(PS.