В каких случаях составляются объяснительные записки? приведите пример объяснительной записки.

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка — это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз — как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Содержание

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

-первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;

-второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Оформление

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

В нашей организации заявления и объяснительные работники пишут от руки.

Сейчас мы разрабатываем Инструкцию по кадровому делопроизводству и хотим в т. ч. унифицировать документы, оформляемые в процессе трудовых отношений.

Можем ли мы обязать сотрудников использовать разработанные и утвержденные бланки заявления и объяснительной записки?

Как заявления, так и объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в т. ч. и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, например включаться в Табель и Альбом форм документов отдела кадров.

В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным. [6, с. 97].

Объяснительная записка

 Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.

Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2016

Об отсутствии на рабочем месте.

 Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам. Оправдательных документов не имею.

 

 Бухгалтер                      И.И. Александрова

studfiles.net

Объяснительная записка: правила составления и рекомендации

Писали ли вы когда-нибудь объяснительные записки? И как? Получалось?!
В сети интернет можно найти кучу разнообразных объяснительных шедевров из раздела «Юмор и Приколы», но если говорить об этом серьезно, то надо отметить, что и в таких документах существуют свои правила и практика делового документооборота.

Истребование от какого-либо человека объяснительной записки означает попытку разобраться в обстоятельствах того или иного дела либо свершившегося факта. В таком документе отражается только позиция заявителя без указания просьб или каких-либо выводов. Обычно содержание объяснительной записки включает в себя пояснение мотивов совершенных действий и их хронологию. Чтобы грамотно составить такой документ, рекомендую ознакомиться сразу с несколькими удачными примерами записок.

Как составляется объяснительная записка: что рекомендуют специалисты?

Как все прочие, этот документ оформляется по правилам составления бумаг деловой переписки. В качестве рекомендаций здесь могут выступить следующие правила:

1. Использование делового стиля изложения. В содержании объяснительной записки не допускается применять просторечную или ненормативную лексику.
2. Написание от собственного имени. Человек должен давать объяснение от первого лица.
3. Лаконичность содержания и его достоверность. Документ должен быть составлен кратко и по существу с указанием только имевших место фактов. Их следует перечислять в хронологическом порядке, т. е. изложение должно быть последовательным.
4. Документ должен иметь заголовок – «Объяснительная записка», а также дату составления. После оформления бумаги заявитель обязан её подписать.

В каких случаях оформляется объяснительная записка?

Как правило, такой документ требуют написать при фиксации следующих фактов:

• опоздание на работу,
• невыполнение плана,
• нарушение сроков выполнения работы,
• появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии,
• прогул и пр.

Очень часто объяснения с человека берутся для применения в отношении него определённых дисциплинарных мер. Чтобы смягчить наказание, рекомендую составлять объяснительную согласно вышеприведенным правилам.

Нюансы оформления документа

Объяснительную записку следует писать на имя того руководителя или начальника, кто её истребует. Ознакомившись с содержанием документа, он обязан поставить на нём свою резолюцию, которая и ляжет в основу применения или неприменения мер дисциплинарного воздействия. Очевидно, что грамотно составленный документ повысит шансы на благоприятный исход. Подстраховаться от любых возможных ошибок поможет конструктор договоров онлайн, который позволяет оформлять деловые бумаги любого типа и содержания.

zgoba.ru

Как писать объяснительную на работу правильно

Объяснительная записка — это документ. Он не имеет движения за пределами работы организации и доступен только для внутреннего обращения. В нем указывается, по какой причине виновник совершил тот или иной поступок.

Что послужило следствием другого отрицательного явления. Объяснительная может быть как самостоятельным документом, так и дополнением к основному. В последнем случае в нем указываются пояснения к основному.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно!

Цель составления записки: прояснение сложившейся ситуации главным лицом. Он может быть виновным или не виновным. Она составляется для проведения внутреннего разбирательства. Выявить причины и прийти к нахождению виновного или, наоборот, его оправдания.

Согласно ТК РФ, директор организации должен запросить у обвиняемого объяснительную записку. Работник, в свою очередь, может отказаться, тогда работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание без разбирательства.

Следует отметить, что запрашивать написание объяснительную записку имеет право только работодатель. Если такое обращение последовало, лучше его исполнить. Просьбы начальника отдела или вашего руководителя можно оставлять без внимания.

Объяснительная записка должна проинформировать работодателя о случившемся инциденте. Видение ситуации должно быть изложено с позиции составляющего. Иногда она пишется для разъяснения какого-либо проекта или отчета. В этом случае она пишется в произвольной форме и прикладывается к основному документы.

Как правильно написать объяснительную записку на работу

Форма объяснительной записки:

1. В верхнем правом углу указывается на чье имя составляется объяснительная записка (работодатель).
2. Под указание на кого, пишется от кого она составляется, указывая при этом должность.
3. По центру пишем название: «Объяснительная».
4. В самом тексте указываем причину случившегося и следствие поступка.
5. В правом нижнем углу ставим подпись и дату.

К основным правилам составления объяснительной записки относятся:

1. Пишите только правду. Если вскроется ложная информация, последствия отрицательно скажутся на вашей работе.
2. Не перекладывайте вину на коллег. В случае задействования нескольких людей, работодатель вправе запросить объяснительные у них и они изложат свое видение ситуации. Результатом станет выявление разногласий. Тем самым вы дополнительно получите врагов – коллег.
3. Не стоит писать: «мне не подсказали», «меня не научили» и т. д. При оформлении на работу вами подписывается должностная инструкция, в которой указан перечень необходимых знаний и умений для занимаемой должности.

Скачать образец написания объяснительной на работу в формате MS Word.

При написании объяснительной записки опирайтесь на документы (должностные инструкции и т. д.). Можно указать, что неверно понял формулировку и т. д. При возможности лучше назвать документ не «Объяснительная записка», а «Пояснительная записка».

При допущении серьезной ошибки, можно опираться на большой объем работы или плохое самочувствие. В заключение можно указать, что вы признаете за собой данную ошибку, обязуетесь устранить и впредь не допускать.

Тип изложения объяснительной записки:

1. Изложение возможно только в деловом стиле.
2. Краткость, без дополнительных пояснений, не относящихся к событию.
3. Объяснение от 1-ого лица.
4. Дата и подпись обязательна.

В случае серьезного дисциплинарного проступка и возможности в будущем судебного заседания, для написания объяснительной записки лучше обратиться к юристу.

Отказ от написания записки допускается, но впоследствии будет относиться плюсом не в вашу сторону. Лучше изложить свою точку зрения в ситуации. Если вы не виноваты, обратите на это особое внимание при изложении пояснений. Можно добавить волшебную в таких случаях фразу: «В сложившейся ситуации, пришлось действовать по обстоятельствам».

При написании отдайте предпочтение набору на компьютере, чем написанию от руки. Если дело серьезное и ваше заявление будут рассматривать специалисты по форме и виду буквы они смогут сделать определенные выводы.

Пример объяснительной записки

Объяснительная записка может быть составлена по различным основаниям. Например, опоздание на работу, допущение ошибки в документах, грубое нарушение дисциплины и т. д.

Рассмотрим объяснительную записку по поводу опоздания на работу. Следует отметить, при отсутствии на работе более четырех часов, работодатель вправе уволить сотрудника.

Управляющему

ПАО «Городбанк»

в г. Ярославле

О. Г. Петрову

От контролера-кассира отдела

Корпоративных продаж

Страховой Д. Ю.

Объяснительная записка

12.04.15, я Диана Юрьевна Страхова, опоздала на рабочее место на 30 минут по следующей причине. Автобус №35 сломался на автовокзале и не пришел по расписанию на остановку «Московская» в 7:35. Это привело к ожиданию следующего автобуса, подошедшего через 30 минут.

В последующем, обязуюсь не опаздывать на работу. Выходить из дома заранее. В случае непредвиденного случая, сообщать своему непосредственному руководителю Поповой Ю. К. о причине задержи. 30 минут, на которое было совершено опоздание, обязуюсь отработать.

Страхова Д.Ю. (подпись)

12.04.15

После написания объяснительной записки, она предоставляется руководителю или временно исполняющему его обязанности. На документе он проставляет свое решение – резолюцию.

Если определена мера взыскания, составляется приказ или иной документ. К ним уже прикладывается записка.

Объяснительная записка об опоздании

Директору

ЗАО «Строительная компания «Омега»

Павличенко Г. Р.

От секретаря Звенцовой О. К.

Объяснительная записка

Касательно опоздания на работу 25 июня 2014 года.

Я, Звенцова Оксана Константиновна, опоздала 25.06.14 на работу на 3 ч. Утром, спускаясь по лестнице из квартиры многоэтажного дома, стала свидетелем драки. Подъехавшие полицейские в принудительной форме попросили стать свидетелем происшествия. С ними проехала в полицейский участок №3, по улице Ромашкина, д.1. Составление протокола заняло 2,5ч. После этого я отправилась на работу. О своем опоздании был предупрежден заместитель директора Иванов Олег Викторович. Прошу учесть уважительную причину опоздания.

Звенцова О. К. (подпись)

25.06.2014

Образец объяснительной записки о прогуле

Руководителю ОАО «МТС»

Орлову С. С.

от продавца-консультанта Игрова О. В.

Объяснительная записка

Касательно невыхода на работу 20 мая 2015 года

Я, Игров Олег Владимирович, 19 мая 2015 года отмечал с друзьями свое 20-тилетие. Вследствие большого количества алкогольной продукции, празднование продолжалось до раннего утра. Закрыв на пару минут глаза, проснулся только в обед 20 мая. На работу идти было уже поздно. Прошу принять во внимание уважительные обстоятельства праздника.

Игров О. В. (подпись)

21.05.2015

prostopozvonite.com

Записка Объяснительная — это… Что такое Записка Объяснительная?



Записка Объяснительная

документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.

• Записка Люковая
• Запись

Смотреть что такое «Записка Объяснительная» в других словарях:

• записка объяснительная — Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка. [http://www.lexikon.ru/dict/buh/index.html] Тематики бухгалтерский учет …   Справочник технического переводчика

• ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка …   Большой бухгалтерский словарь

• ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого либо события, факта, поступка …   Большой экономический словарь

• Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств… Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В… …   Официальная терминология

• Объяснительная записка — письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого либо факта, действия, обстоятельств. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• объяснительная записка — и.   В делопроизводстве: служебный документ, записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое л. действие, факт, происшествие, представляемое… …   Учебный словарь стилистических терминов

• записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. 1. Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная з. З. лектору. 2. Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в официальной форме. Объяснительная… …   Энциклопедический словарь

• записка — и; мн. род. сок, дат. скам; ж. см. тж. записочка 1) Листок бумаги, содержащий короткое письмо, вопрос, сообщение и т.п. Оставить, получить записку. Любовная запи/ска. Запи/ска лектору. 2) Краткое изложение какого л. дела, сообщение о чём л. в… …   Словарь многих выражений

• записка — и.   В делопроизводстве: вид служебных документов, краткое изложение какого л. вопроса или пояснение содержания какого л. факта, события (например, служебная з., докладная з., памятная з., объяснительная з.) …   Учебный словарь стилистических терминов

• объяснительная записка — Жанр официально делового стиля, документ, указывающий на причины, которые привели к нарушениям. Составляется в произвольной форме Используются следующие клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую информацию: Сообщаю Вам …   Словарь лингвистических терминов Т.В. Жеребило

dic.academic.ru

Пример объяснительной записки. Как написать объяснительную записку?

У каждого человека наверняка бывали случаи на работе, когда приходилось писать объяснительную записку. На первый взгляд кажется, что все просто, но когда приходится ее писать, сложно собраться с мыслями и довести до руководства суть проблемы. Итак, в этой статье поговорим о том, как правильно составлять подобный документ и рассмотрим пример объяснительной записки.

Что это такое?

Для начала попробуем ответить на вопрос о том, что такое объяснительная записка. По сути, этот документ поясняет руководящему лицу точку зрения его автора по поводу произошедшего события (прогул или опоздание на работу, нарушение сроков исполнения задания или его объемов и многое другое). Также объяснительная записка может быть написана для того, чтобы объяснить содержание и суть какого-либо документа (отчеты, проекты и другие подобные документы). При этом написать ее можно на общем бланке, которым пользуется организация. Если сотрудник совершил дисциплинарный проступок, то в соответствии с Трудовым кодексом работодатель имеет право попросить нарушителя объяснить ситуацию в письменном виде. В том случае, если не была предоставлена объяснительная записка на работу вовремя, работодатель может составить акт об отказе и применить дисциплинарные меры. Поэтому проще написать ее.

Прежде всего, в тексте следует указать факты, которые имеют прямое отношение к возникшей ситуации. После этого необходимо изложить причины неудачного исхода дела (согласитесь, объяснительную записку в случае победы руководство не требует). Писать лучше деловым языком, мысли должны быть выражены коротко и ясно. Следует описывать только факты, касающиеся дела, избегать оправданий (в этом случае вы явно признаете свою вину) и неправдивого изложения фактов. Записка должна быть веской и аргументированной. Неплохо, если есть возможность посоветоваться с коллегами, родными или друзьями. Объяснительная записка, образец которой представлен ниже, может быть написана от руки с указанием реквизитов.

Виды объяснительных записок

Условно подобные записки можно разделить на два вида: оправдательного и пояснительного характера. Первый вариант работник предоставляет в том случае, когда необходимо указать причины собственного правонарушительного деяния. Пояснительные же записки оформляются работником для объяснения причин содеянного, с указанием обстоятельств и условий, не зависящих от воли автора записки.

Чаще всего объяснительные документы требуют в следующих случаях: опоздание на работу, появление на рабочем месте в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении, совершение хищения имущества с рабочего места, совершенный аморальный проступок, отсутствие на рабочем месте или прогул, несоблюдение правил охраны труда, несоблюдение трудовой дисциплины, предоставление недостоверных сведений в уполномоченные органы. Конечно же, проще написать ее, когда имеется пример объяснительной записки перед глазами.

Форма объяснительной записки

На практике подчиненный оформляет документ в одном экземпляре на листе стандартного формата (А4). Как правило, записка оформляется на имя руководителя компании или организации. Существуют унифицированные формы подобных документов, но они носят только рекомендательный характер. По желанию руководителя может быть издан указ об использовании единой формы объяснительного документа в организации. В случае если работник написал записку в произвольной форме, отличающейся от утвержденной, руководитель не должен считать ее недействительной, поскольку на суть объяснения это не влияет.

Оформление

Суть объяснительной записки состоит в том, чтобы объяснить вышестоящему руководству причины неисполнения поручения, нарушения технологической или трудовой дисциплины. В реквизитах должны быть обязательно указаны: полное наименование организации, ФИО руководителя, которому адресована записка, наименование («Объяснительная записка»), номер регистрации документа и дата его составления, небольшой подзаголовок к самому тексту («Касательно…», «О…»), ФИО составителя. Далее идет пояснительный текст и личная подпись. Структура пояснительного текста должна быть разбита на две части: фактическую (с указанием фактов, приведших к написанию записки) и объясняющую (с указанием причин, поясняющих ситуацию или сам факт нарушения). Следует также отметить, что реквизиты служебной и объяснительной записки схожи между собой.

В каких случаях нужно требовать объяснительную записку?

Дисциплинарное взыскание и его наложение регулируется Трудовым кодексом. Прежде чем наложить на работника взыскание, важно документально подтвердить факт нарушения. Только после этого с работника можно требовать написание объяснительной записки с изложением причин его поведения.

Далее руководство анализирует причины и принимает решение: считать их уважительными либо нет. В том случае, если объяснения в письменном виде не предоставлены по истечении двух рабочих дней, составляется акт, который должны подписать как минимум два свидетеля. При наличии такого акта, руководитель имеет право наложить на работника дисциплинарное взыскание даже без объяснений самого работника. Дисциплинарное взыскание можно наложить не позже одного календарного месяца с момента обнаружения нарушения. Отсчет этого срока приостанавливается в случае, если работник находится в отпуске или на больничном. Взыскание не может быть применено по истечении шести месяцев с момента обнаружения нарушения.

Пример объяснительной записки

1. Оформление записки о нарушении трудовой дисциплины

Руководителю ООО «Энергосбыт»

Петрову П.П.

20.10.2010 № 23-45/12

Объяснительная записка

О задержке поставки материалов

Я, Иванов Иван Иванович, ответственный за поставку материалов и расходных элементов, занимаю эту должность с 15.07.2010. В понедельник 18 октября 2010 года я должен был доставить материалы в ИП «Энергетик». Но по причине неисправности грузового автотранспорта доставил только 19 октября.

Личная подпись

2. Пример объяснительной записки с юмором (реквизиты заполняются как в первом примере). «Опоздал на работу 19 марта 2013 года по уважительной причине. Утром, перед тем как идти в детский сад, сыну очень сильно захотелось в туалет (по физиологической нужде). Время моего опоздания в точности соответствует продолжительности нахождения ребенка в туалете. Считаю, что данный случай можно отнести к числу ситуаций непреодолимой силы (форс-мажор), поскольку он не зависел от моего желания прийти на работу вовремя».

Писать объяснительную с оттенком юмора следует только в том случае, если вы уверены, что она будет правильно понята вашим руководителем.

fb.ru

No related posts.