Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

1. Оригиналы
2. Нотариально заверенные копии
3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

1. Руководителем юридического лица
   Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
2. Главным бухгалтером
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
4. Иным работником юридического лица.
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
   • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
   • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
   Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
   Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
   • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
   • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
   Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

egais.center-inform.ru

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

• местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
• слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
• наименование должности – кто заверяет копию,
• личная подпись,
• расшифровка подписи,
• дата заверения,
• поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

Верно
Ведущий специалист
отдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская
28.12.2014                 Печать

 

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

• листы нумеруются,
• затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
• на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
• на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
• нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

delo-ved.ru

Минфин разрешил не заверять каждый лист многостраничных документов — Российская газета

Минфин разрешил заверять целиком многостраничные пачки документов, которые необходимо предоставить в инспекцию при налоговой проверке. В своем письме от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 минфин рекомендовал прошивать пачки копий документов и ставить на них одну печать. Ранее заверенной считалась копия документа, на которой есть все реквизиты, придающие ей юридическую силу, что делало обязательным заверение каждого листа. Теперь делать это необязательно.

К прошитым вместе копиям документов минфин предъявляет несколько требований. Во-первых, текст документа, все даты, визы и резолюции должны быть свободно читаемы. Во-вторых, страницы следует сшивать таким образом, чтобы их можно было легко отксерокопировать. В-третьих, прошивка должна быть достаточно прочной, чтобы пачка копий не разваливалась при чтении. И последнее, все страницы документа следует пронумеровать и указать общее количество листов.

Вся необходимая налоговикам информация должна присутствовать на документе. Так как на каждом листе ее дублировать не нужно, можно разместить ее на оборотной стороне последнего листа или на отдельном листе. Обязательно нужно указать реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и ее расшифровку, дату заверения документа. Также следует поставить на документе надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью__ листов». Количество листов следует указать словами. Кроме того, к документам необходимо приложить сопроводительное письмо и опись всех представленных бумаг.

Правовых последствий документ не несет, но рекомендаций стоит придерживаться, чтобы не портить отношений с инспектором

Рекомендованные минфином правила уже активно используются в деловом документообороте. Их применение в общении с налоговыми органами упростит работу организаций. «Налоговый орган в своих рекомендациях поддерживает существующие в деловой практике способы заверения документов. В частности, допускается как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошивка многостраничного документа и заверение его в целом. Если рассматривать новый для налоговых проверок способ заверения документа целиком, то он существенно облегчает предоставление объемных документов, так как экономит время специалистов организации на подготовку запрошенных бумаг. Достаточно сшить документ и проставить нужную отметку о заверении на сшивке», — считает управляющая АФ «БИЗНЕС-СТУДИО» Елизавета Сейтбекова.

Эксперты заявляют о том, что правовых последствий для компаний документ не несет, поэтому использование рекомендованных минфином норм безопасно для компаний и не грозит штрафами. «Даже если налогоплательщик, например, прошьет стопку документов неудобным для копирования образом, ошибется в нумерации листов, то отказать в их приемке налоговая инспекция не сможет, если прошивка заверена должным образом. А что значит «исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа», вообще не ясно. Каковы здесь критерии, и как все это должно соотноситься со степенью интенсивности изучения инспектором документов? В общем, правовых последствий документ не несет, но рекомендаций стоит придерживаться, чтобы не портить отношения с инспектором», — говорит Александр Вотинцев, координатор Свердловского реготделения Палаты налоговых консультантов.

rg.ru

Как правильно заверить сшитые копии документов?

Наверняка, каждый из нас хотя бы раз в своей жизни сталкивался с необходимостью заверения копий многостраничных документов. Такого рода требование нередко предъявляется для бумаг, которые нужно предъявить в налоговые службы, суды, банки и другие учреждения для трудоустройства, оформления имущественных сделок, открытия наследственного дела, получения пенсий и выплат. Особенно этот вопрос актуален, когда имеется острая необходимость подать один и тот же документ сразу в несколько служб.

Казалось бы, что здесь сложного? Нужно просто прийти к нотариусу и предоставить отснятые копии документов. Однако согласно опыту и практике довольно часто возникают ситуации, когда специалист отказывается совершать данную процедуру по различным на то причинам:

• содержание документа противоречит законодательству;
• в документе имеются исправления, зачеркнутые слова или ошибки;
• текст документа трудно прочитать;
• документы не правильно прошиты или скреплены;
• отсутствует дата выдачи документа, регистрационный номер, а также подпись и печать того, кто его выдавал;

При отсутствии вышеперечисленных ограничений вы можете заверить у нотариуса практически любые многостраничные копии документов. Это повысит их юридическую силу и доверие к копии, исключит малейшие сомнения в ее правдивости, а также выступит надежной защитой ваших интересов в некоторых непредвиденных случаях.

Давайте представим себе такую ситуацию, что вам срочно нужно предоставить копии документов в банк для оформления кредита или к налоговикам для отчета. Хорошо, если такая копия одна, а если их более ста? Ведь несмотря на то, что компьютеры занимают важную часть в нашей жизни и с каждым днем электронный документооборот набирает все большую популярность в современном делопроизводстве, многие продолжают работать только лишь с бумажной документацией.

На сегодняшний день четких правил для заверения сшитых копий документов не существует. Однако несмотря на это, все же есть определенный алгоритм действий, которого рекомендуется придерживаться при прохождении данной процедуры:

• изготовить копии;
• скрепить листы металлической скобой или сшить нитью в месте, где отсутствует текст;
• пронумеровать копии в соответствии с нумерацией подлинника;
• поставить заверяющую подпись у нотариуса с отметкой на последнем листе, что копия верна, количеством листов в документе, должностью, фамилией и инициалами, подписью, датой заверения и печатью;

Если вам необходимо срочно заверить сшитые копии документов, обращайтесь в нашу нотариальную контору, расположенную по адресу г. Москва, Ленинградский проспект 14 к1. У нас вы сможете заверить копии абсолютно любых документов быстро, легко и с гарантией соблюдения строгой конфиденциальности. Все, что потребуется от вас, лишь предоставить свой паспорт и сшитые копии документов, которые необходимо заверить. Стоимость удостоверения копии зависит от документа, количества страниц и согласовывается индивидуально с каждым клиентом. Для записи на прием к специалисту или получения дополнительной информации обращайтесь по телефону +7(495) 234 7966.

notariuz.ru

Как правильно заверить копию с копии документа. Как заверить копию документа? Нотариально заверенные копии документов

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Из смысла п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ о порядке выдачи копий документов) также следует, что, если законом не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. Обратите внимание!

Внимание!

Все случаи обязательного нотариального заверения копий документов предусмотрены действующим законодательством РФ.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 (далее — Основы законодательства о нотариате), на территории России верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы. Если же в населенном пункте нотариуса нет, право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст. 37 Основ законодательства о нотариате, имеют глава администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района. Нотариальные действия на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ.

Один из наших работников обратился с просьбой о предоставлении оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией?

По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель о

www.yuriste.ru